BAB III ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 RIWAYAT PERUS AHAAN 3.1.1 Sejarah Perusahaan Tahun 1980 beberapa tokoh masyarakat di sekitar Tomang, Kebon Jeruk, Jakarta Barat mendirikan sekolah. Gagasan mendirikan sekolah dilandasi oleh semangat mengabdi dan melayani masyarakat di daerah tersebut. Pada saat itu, banyak anak usia sekolah tidak tertampung oleh sekolah yang sudah ada. Dunia pendidikan
menjadi pilihan
yang sangat
tepat
karena
memungkinkan memberikan sumbangan yang sangat berarti bagi Gereja, Nusa dan Bangsa. M emajukan masyarakat yang ada di sekitar menjadi tujuan dalam mendirikan sekolah ini. Para tokoh ingin memberikan sumbangan yang terbaik bagi masyarakat, Gereja, Nusa dan Bangsa yang dicintainya. Berdasarkan pelayanan tersebut, diberilah nama sekolah yang didirikan ini “SEKOLAH ABDI SISWA”. Sekolah Abdi Siswa di bawah naungan “Yayasan Abdi Siswa”. Para pendiri Yayasan Abdi Siswa yaitu : Bapak Dhaya Soekotjo, S.H , Bapak Z. Adijuwono , Bapak Hamonangan Pasaribu, S.H , Bapak Ir. Reyno Adiputranto , Bapak Drs. Thalieb Halim , (+) Bapak F. Guntar Hasnan Bangun , Bapak Ir. Panji Kusuma , Bapak
drg.
Hendro Tjahyono , Bapak Ir. Firman Alamsyah , (+) Bapak Drs. Agustinus Kahono , Bapak Drs. Randy Setiawan 55
56
Yayasan Abdi Siswa disyahkan oleh Notaris M .M .I. Wiardi, S.H dengan Akta Pendirian no 19, Tanggal 11 Juni 1980. Sedangkan SM A Katolik Abdi Siswa berdiri tahun 1992. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan M enjadi lembaga pendidikan yang menghasilkan manusia beriman, cerdas, tangguh dan dapat menjawab tantangan masa depan. 3.1.2.2 Misi Perusahaan M enyelenggarakan pendidikan berdasarkan nilai Katolik dengan menekankan kepribadian, kebudayaan, wawasan kebangsaan dan spiritualitas.
57
3.2 S TRUKTUR ORGANIS AS I 3.2.1 Gambar S truktur Organisasi Kepala Dinas Dikmenti
KASUDI N Dikmenti
Yayasan
Pengawas Kepala Sekolah
Kepala Tata Usaha
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
Tim SAS
Guru BK
Wali Kelas
Guru
Siswa
Gambar 3.1 S truktur Organisasi S MA Katolik Abdi S iswa 3.2.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab di Sekolah Abdi Siswa 3.2.2.1 Tugas Kepala Sekolah Kepala Sekolah mempunyai 3 fungsi yaitu : a. Kepala Sekolah selaku pimpinan •
M enyusun Perencanaan
•
M engorganisasikan kegiatan
Pembina OSIS
OSIS
58
•
M engarahkan kegiatan
•
M elaksanakan kegiatan
•
M elaksanakan pengawasan
•
M elaksanakan evaluasi terhadap kegiatan
•
M enetukkan kebijaksanaan
•
M engadakan rapat
•
M engambil keputusan
•
M engatur proses belajar mengajar
•
M engatur administrasi - Kantor - Siswa - perlengkapan
•
M engatur Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
•
M engatur hubungan sekolah dengan masyarakat
b. Kepala Sekolah selaku Administrator •
Perencanaan
•
Pengorganisasian
•
Pengarahan
•
Pengkoordinasian
•
Pengawasan
•
Kurikulum
•
Kesiswaan
59
•
Kantor
•
Kepegawaian
•
Perlengkapan
•
Keuangan
•
Perpustakaan
c. Kepala Sekolah Selaku Supervisor •
Kegiatan belajar mengajar
•
Kegiatan bimbingan dan penyuluhan
•
Kegiatan kurikulum dan ekstrakurikuler
•
Kegiatan ketatausahaan
•
Kegiatan kerjasama dengan masyarakat
Tugas – tugas tersebut bila diperinci sebagai berikut : a. Kegiatan mengatur proses belajar mengajar •
M engatur program catur wulan atau semester dan program tahunan, termasuk juga pembagian tugas mengajar.
•
M enyusun jadwal pelajaran setiap tahun.
•
M engatur pelaksanaan penyusunan model satuan pelajaran dan pembagian waktu yang digunakan..
•
M engatur pelaksanaan evaluasi belajar.
•
M engatur norma penilaian.
•
M engatur norma kenaikan kelas atau tingkat.
•
M engatur pencatatan kemajuan pelajaran murid.
60
•
M engatur usaha – usaha peningkatan perbaikan pengajaran (melaksanakan supervise intern).
•
M engatur program pengisian waktu – waktu kosong karena guru berhalangan hadir.
b. M engatur kegiatan tata usaha dan keuangan sekolah •
M enyelenggarakan surat menyurat.
•
M engatur penerimaan keuangan.
•
M engelola penggunaan keuangan.
•
M empertanggungjawabkan keuangan.
c. Kegiatan mengatur kesiswaan •
M engatur
penerimaan
murid
berdasarkan
peraturan
penerimaan murid baru. •
M engatur program bimbingan dan penyuluhan.
•
M encatat kehadiran dan ketidakhadiran guru atau murid.
•
M engatur program ko-kurikulum (Pramuka,UKS dan lain – lain).
•
M engatur mutasi (kepindahan murid).
d. Kegiatan mengatur personalia •
M enginventarisasi personalia.
•
M engusulkan formasi guru dan merencanakan pembagian tugas guru, termasuk menghitung beban kerja guru.
61
•
M engusulkan pengangkatan, kenaikan pangkat, perpindahan guru dan administrasi kepegawaian lainnya..
•
M engatur kesejahteraan sosial staff sekolah.
•
M engatur pembagian tugas bilamana guru sakit, cuti, pension dan lain sebagainya.
e. Kegiatan mengatur peralatan pengajaran •
M engatur buku – buku pelajaran untuk pegangan guru dan murid.
•
M engatur perpustakaan untuk guru dan murid di sekolah.
•
M engatur alat – alat pelajaran dan peraga tiap bidang studi. Ketiga kegiatan itu meliputi pengadaan, pemeliharaan, dan pertanggungjawabaannya.
f. Kegiatan mengatur gedung dan perlengkapan sekolah •
M engatur pemeliharaan kebersihan gedung dan keindahan halaman sekolah (lingkungan sekolah secara fisik) termasuk juga lapangan olah raga, ruangan senam (aula), kebun sekolah dan lain – lain.
•
Pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan sekolah (kursi, meja, lemari, papan tulis, kapur, perlengkapan tata usaha, atau alat tulis menulis kantor dan lain - lain).
62
•
M enyelenggarakan
inventarisasi
tanah,
gedung,
dan
perlengkapan sekolah, baik yang habis pakai maupun yang permanen. g. M engatur hubungan sekolah dengan masyarakat •
M enerima dan memberikan pelayanan pada tamu
•
M ewakili sekolah dalam hubungan kerja dengan pihak luar dalam kegiatan yang telah disetujui oleh yayasan.
3.2.2.2 Tugas Wakil Kepala Sekolah Secara umum, tugas Wakil Kepala Sekolah adalah : a. Wakil Kepala Sekolah mewakili Kepala Sekolah ke dalam dan keluar jika Kepala sekolah berhalangan. b. Wakil Kepala Sekolah membantu dalam menyiapkan Program, Perencanaan, Pelaksanaan evaluasi dan analisis atau program kegiatan yang dibuat. c. Wakil Kepala Sekolah secara khusus membidangi kegiatan / tugas tertentu. Secara khusus, Wakil Kepala Sekolah dipecah menjadi tiga yaitu : a. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum yang bertugas : •
M empersiapkan rapat – rapat guru.
•
M enelaah dan mempelajari perkembangan kurikulum, kurikulum baru untuk diterapkan di sekolah.
•
M erencanakan pembagian tugas mengajar.
63
•
M erencanakan dan melaksanakan ulangan – ulangan, ulangan umum, pembagian rapor dan kenaikan kelas.
•
M enyusun jadwal pelajaran yang sesuai dan efektif.
•
M engevaluasi hasil belajar.
•
M elaksanakan kegiatan UAS/UAN.
•
M engusahakan peningkatan mutu pelajaran.
•
M engumpulkan dan memeriksa buku persiapan mengajar, program catur wulan, program semester dan program tahunan.
•
M engkoordinasi guru M GMP lokal (sekolah).
b. Wakil Kepala Sekolah Urusan Kesiswaan yang bertugas : •
M erencanakan,
mempersiapkan
dan
melaksanakan
pembentukan pengurus OSIS. •
M embina dan memantau kegiatan OSIS.
•
M elaksanakan penataran Pengenalan lingkungan sekolah.
•
M elaksanakan penerimaan siswa baru pada permulaan tahun ajaran.
•
M endorong dan mewujudkan latihan ke-O SIS-an.
•
M erencanakan dan mengusulkan calon Pembina OSIS.
•
M eningkatkan kegiatan ekstrakurikuler yang efektif dan berkualitas.
64
•
M empersiapkan dan melaksanakan upacara – upacara bendera.
•
M enegakkan terwujudnya dan terlaksananya tata tertib sekolah secara baik dan konsisten.
c. Wakil Kepala Sekolah Urusan Administrasi Sarana/Prasarana dan Lingkungan Hidup yang bertugas : •
M erencanakan dan mensupervisi administrasi sekolah.
•
M emelihara dan mengawasi barang – barang inventaris sekolah untuk dapat dimanfaatkan secara efektif dan tahan lama.
•
M engusulkan pada Kepala Sekolah barang – barang yang perlu diperbaiki, diganti, dibeli, ditambah atau dihapuskan.
•
M emelihara dan meningkatkan kebersihan lingkungan sekolah.
•
M emelihara dan meningkatkan penghijauan lingkungan sekolah.
•
M enerima dan memanfaatkan barang – barang yang diterima oleh sekolah dari pihak–pihak tertentu.
•
M erencanakan dan melaksanakan kerja bakti sekolah. Catatan :
- M asalah keuangan (perencanaan, penggunaan laporan dan supervisi) di bawah tanggung jawab langsung Kepala Sekolah.
65
- Selama jabatan Wakil Kepala Sekolah Urusan Administrasi, Sarana/Prasarana belum terisi, tugasnya menjadi tanggung jawab Kepala Sekolah. 3.2.2.3 Tugas Guru Guru dibagi menjadi beberapa bagian yaitu : a. Guru Kelas yang bertugas : • M enyusun program pengajaran. • M enyajikan program pengajaran. • Evaluasi belajar. • M enganalisis hasil evaluasi belajar. • M enyusun dan melaksanakan program bimbingan dan pengayaan. • M enyusun dan melaksanakan program bimbingan dan penyuluhan di kelas yang menjadi tanggungjawabannya. • Bimbingan guru dalam bidang dalam kegiatan ekstrakurikuler. • Bimbingan guru dalam kegiatan proses belajar mengajar. • Bimbingan karier siswa. • Kegiatan UAS/UAN. • Pelaksanaan tugas tertentu di sekolah. • Pembuatan karya tugas ilmiah di bidang pendidikan. • Penemuan teknologi tepat guna di bidang pendidikan. • Pembuatan alat pelajaran/ alat peraga.
66
• Penciptaan karya seni. • Keikutsertaan dalam pengembangan kurikulum. b. Guru Bidang Studi yang bertugas : •
M embuat rencana semester atau tahunan mata pelajaran masing – masing.
•
M embuat PSP/SP sebelum mengajar.
•
Bertanggungjawab atas pencapaian target kurikulum mata pelajaran masing – masing.
•
M encatat dan melaporkan hasil belajar siswa.
•
M embantu siswa yang mengalami kesulitan dalam proses belajar mengajarnya.
•
M encatat dan melaporkan hasil kesulitan belajar siswa.
•
M enyampaikan kepada guru BP/BK masalah – masalah siswa yang bersifat khusus.
•
Bersedia menggantikan guru yang berhalangan hadir.
•
M enyelesaikan sendiri masalah siswa dalam hubungan dengan mata pelajaran yang diajarkan.
•
M emeriksa absensi siswa.
•
M emeriksa kertas ulangan dan mengembalikan kepada siswa.
•
M embuat catatan kegiatan harian.
•
M embuat rencana ko-kurikuler.
67
•
M embuat rencana pengayaan perbaikan.
•
M engumpulkan soal – soal sebagai bank soal.
c. Guru Bimbingan dan Penyuluhan yang bertugas : •
M enyusun program bimbingan dan penyuluhan.
•
Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar.
•
M elaksanakan koordinasi dengan : Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan atau wali kelas dalam menilai siswa apabila terjadi pelanggaran oleh siswa.
•
M emberi layanan bimbingan dan penyuluhan kepada siswa agar lebih berprestasi.
•
M emberi saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan kerja yang sesuai.
•
M ember penilaian tentang pelaksanaan BP.
•
M enyusun statistic BP.
•
M engisi formulir BP.
•
M enyusun laporan BP.
3.2.2.4 Tugas Wali Kelas Tugas Wali Kelas adalah : a. M engenal semua murid yang ada di kelasnya. b. M engadakan atau memelihara inventarisasi kelas.
68
c. M embuat peta atau denah tempat duduk siswa kelasnya. d. M embuat jadwal kegiatan kelas. e. M enentukkan atau membuat regu kerja harian. f. M embantu siswa memecahkan persoalan pribadi maupun persoalan kelas. g. M embuat identitas pribadi siswa. h. M encatat hasil belajar anak. i. M embuat laporan hasil belajar cawu/semester siswa(rapor). j. Bekerja sama dengan guru BP memecahkan problem yang dihadapi siswa. k. M engadakan kunjungan rumah (home visit) bila dianggap perlu atau sepengetahuan Kepala Sekolah. l. M engikuti kegiatan kelasnya yang mungkin dilakukan di luar sekolah seperti camping, karya wisata, misa di gereja, piknik, anak kelasnya yang mengalami musibah (kematian atau sakit) dan lain – lain. 3.2.2.5 Tugas Tata Usaha Tugas bagian tata usaha yang dipimpin oleh Kepala Tata Usaha adalah : a. Penyusunan program tata usaha sekolah. b. Penyusunan keuangan. c. Pengurusan pegawai. d. Pembinaan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah. e. Penyusunan perlengkapan sekolah.
69
f. Penyusunan
laporan
pelaksanaan
kegiatan
pengurusan
ketatausahaan secara berkala. g. Penyusunan perlengkapan sekolah. 3.2.2.6 Tugas Rumah Tangga Sekolah Rumah tangga sekolah terdiri dari lima bagian yaitu : a. Petugas Kebersihan yang bertugas : •
Bertanggungjawab atas kebersihan dan kerapihan ruang belajar, ruang kantor, halaman sekolah, toilet dan WC.
•
Bertanggungjawab dalam merawat tanaman – tanaman di lingkungan sekolah.
b. Petugas Keamanan (Satpam) yang bertugas : •
Bertanggungjawab menjaga kemanan sekolah pada siang dan malam hari.
•
M engatur kelancaran perparkiran sekolah.
c. Pesuruh Sekolah yang bertugas : •
M engantar surat.
•
M engatur minuman karyawan.
•
Selalu siap di tempat (kantor) bila tidak ada kegiatan khusus, dapat menjalankan tugas sebagai kurir.
d. Petugas Perawatan dan Perbaikan yang bertugas : •
M engadakan perbaikan dan perawatan bangunan yang rusak.
70
•
M engadakan pengecatan/pengapuran bangunan sekolah yang perlu dilaksanakan.
e. Petugas Perawatan Listrik dan AC yang bertugas : •
M engawasi keamanan kelistrikan di lingkungan sekolah.
•
M engadakan perbaikan listrik atau lampu – lampu yang rusak.
•
Perawatan AC, telepon, sound system dan alat – alat listrik lainnya.
3.3 S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN Sistem belajar mengajar yang ada di sekolah ini mulai memanfaatkan komputer dan media internet sebagai sarana pembelajaran. Guru memanfaatkan media internet untuk memberi contoh dan penjelasan yang lebih detail kepada siswa. Dalam sistem belajar mengajar, siswa menerima pengajaran sebagian besar dari guru melalui tatap muka dan diskusi secara langsung dengan guru. Jika siswa merasa kurang mengerti akan pelajaran yang ada, maka siswa langsung bertanya pada guru tetapi jika guru tersebut tidak ada, maka siswa tidak bisa mendapat jawaban tersebut. Selain itu terdapat juga studi lapangan dengan mengunjungi tempat - tempat yang berkaitan dengan mata pelajaran tersebut. Sistem penilaian di sekolah menengah atas Abdi Siswa juga secara manual. Guru memberikan ulangan kepada siswa. Setelah itu, guru memeriksa ulangan siswa dan nilai – nilai yang ada dikalkulasi manual oleh para guru. Jadi, setiap guru akan menulis raport siswa, guru tersebut akan mengkalkulasi nilai siswa tersebut secara
71
manual dan menuliskannya secara manual. Setelah itu, guru menuliskan hasil raport tersebut di buku raport yang disediakan. Sistem absensi juga dilakukan secara manual. Absensi diterapkan dengan menggunakan buku absen. Setiap hari, ketua kelas mengambil buku absen dan memberikan tanda di buku tersebut untuk siswa yang hadir, izin maupun alpha. Lalu buku tersebut dikembalikan ke tata usaha. Setelah itu, pihak tata usaha akan menyimpan data tersebut dan di akhir tahun ajaran, absen tersebut akan dikalkulasi jumlah izin dan alpha lalu dimasukkan ke raport. 3.4 DIAGRAM ALIRAN DATA 3.4.1 Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks
72
3.4.2 Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol 3.5 DEFINIS I S IS TEM 3.5.1 Mission S tatement Tujuan dari pembuatan sistem E – Learning ini adalah untuk membantu kegiatan belajar mengajar yang ada di sekolah Abdi Siswa. Dalam sistem ini
73
mempermudah untuk menjelaskan materi pelajaran, mengkalkulasi hasil pembelajaran siswa, melakukan diskusi antar guru dan siswa, memberikan siswa soal – soal latihan, dan dalam menyesuaikan dengan sistem pembelajaran yang ada. 3.5.2 Mission Objective a. M emasukkan data •
M emasukkan data siswa
•
M emasukkan data guru
•
M emasukkan data mata pelajaran
•
M emasukkan data absensi
•
M emasukkan data nilai
•
M embuat topik di forum
•
M embuat pendapat di forum
b. M engubah data •
M engubah data siswa
•
M engubah data guru
•
M engubah data mata pelajaran
•
M engubah data absensi
•
M engubah data nilai
•
M engubah topik di forum
•
M engubah pendapat di forum
c. M enghapus data
74
•
M enghapus data siswa
•
M enghapus data guru
•
M enghapus data mata pelajaran
•
M enghapus topik di forum
•
M enghapus pendapat di forum
d. M enampilkan laporan •
M enampilkan laporan penilaian
•
M enampilkan data siswa
•
M enampilkan data guru
3.5.3 Sistem Boundaries
Gambar 3.4 S istem Boundaries 3.6 US ER REQUIREMENT S PECIFIC ATION 3.6.1 Data Requirement a. Informasi yang diinput : •
Data Siswa
75
Informasi yang berisi tentang data – data siswa yang bersekolah di sekolah menengah atas Abdi Siswa •
Data Guru Informasi yang berisi tentang data – data guru yang mengajar di sekolah Abdi Siswa
•
Data M ata Pelajaran Informasi yang berisi tentang data – data mata pelajaran yang diajarkan di sekolah Abdi Siswa
•
Data Penilaian Informasi yang berisi tentang data – data proses penilaian yang ada di sekolah Abdi Siswa
•
Data Sekolah Berisi laporan-laporan kegiatan siswa dan kinerja guru serta informasi internal sekolahan.
•
Data Absensi Berisi laporan absensi siswa setiap hari hingga akhir semester pelajaran.
•
Data Tugas Berisi tugas-tugas siswa yang diberikan oleh guru.
•
Data Ulangan Berisi data-data ulangan siswa.
3.6.2 Transaction Requirement Data Data Entry -
Entry detail data siswa
76
-
Entry detail data guru
-
Entry detail nilai siswa
-
Entry detail informasi / laporan
-
Entry detail kurikulum
-
Entry detail data sekolahan
-
Entry detail absensi siswa
Data Update/Delete -
Update/Delete data siswa
-
Update/Delete data guru
-
Update/Delete nilai siswa
-
Update/Delete informasi / laporan
-
Update/Delete kurikulum
Data Queries -
Tampilkan data pertanyaan siswa forum
-
Guru menjawab pertanyaan dari siswa
-
Tampilkan nilai siswa
-
M elihat data siswa
-
M elihat data guru
-
M endownload materi materi pelajaran
-
M engisi nilai untuk rapor bayangan untuk siswa bersangkutan
-
M elihat nilai rapor bayangan yang diberikan ke siswa
-
M elihat isi topic yang dibuat siswa dan guru
-
Tampilkan 10 nama siswa dengan rata-rata nilai tertinggi di kelas
77
-
M emberikan bank soal sesuai mata pelajaran yang bersangkutan
-
Siswa dapat melihat materi yang akan diajarakan
3.6.3 General S ystem Requirement Sistem yang di butuhkan oleh sekolahan Abdi Siswa adalah sebagai berikut: 1. Sebuah Database yang terintegrasi yang mampu menampung data siswa, guru, seta data-data internal dan eksternal. 2. Dibutuhkan Sistem aplikasi yang dapat memudahkan siswa dalam belajar mengajar secara online, sehingga siswa juga bisa belajar di luar sekolah. 3. Dibutuhkan juga sarana forum untuk berkomunikasi sehingga diluar sekolahpun siswa masih bisa berdiskusi dengan teman atau guru. 4. Sarana untuk mengumpulkan tugas (upload) sehingga memudahkan siswa dalam menggumpulkan tugasnya. 3.7 PERMAS ALAHAN YANG DIHAD API Permasalah yang dihadapi adalah sebagai berikut: -
Pihak sekolah sulit dalam melakukan update data karena sering terjadi redudansi dalam penginputan data.
-
Guru kesulitan dalam pengkalkulasian nilai sehingga memungkinkan terjadi kesalahan dalam pengkalkulasian nilai siswa.
-
Data yang tidak tercatat secara komputerisasi sulit untuk di update, karena bila terjadi kesalahan harus mengulang dari awal.
-
Para siswa sulit dalam mencari materi pelajaran yang dibutuhkan karena materi disampaikan secara lisan.
-
Security data yang lemah karena data masih dalam bentuk fisik atau tertulis.
78
-
Belum ada data integrity karena data data diupdate secara manual sehingga tidak bisa diakses secara realtime.
3.8 ALTERN ATIF PEMEC AHAN MAS ALAH Berdasarkan analisa terhadap masalah yang dihadapi saat ini oleh sekolahan menengah atas Abdi Siswa, maka dibutuhkan aplikasi basis data (E-Learning) yang mampu menampung dan mengelola data-data sekolahan baik itu siswa maupun guru. Dengan adanya aplikasi ini, mampu mempermudah kegiatan belajar mengajar dan penyediaan informasi bagi siswa.
