BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1
Profil Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan PT. FDR yang berdiri sejak 26 A gustus 1991 merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi ban sepeda motor (tire dan tube) dengan menerapkan teknologi mutakhir dari Jepang dan Jerman. PT. FDR sendiri merupakan salah satu anak cabang dari perusahaan berskala internasional milik yaitu PT. Astra Honda M otor (AHM). PT. FDR pertama kali memulai produksi pada bulan Juli 1994 memulai ban yang dihasilkan dari PT. FDR dirancang sesuai dengan Standar Nasional Indonesia (SNI) dan telah mendapat pengakuan mutu internasional dengan sertifikasi ISO 9001. M elalui kerja sama teknis dengan Shinko Rubber, Yokohama Rubber Company, dan Continental AG, PT. FDR menerapkan teknologi mutakhir dalam menciptakan FDR tire, ban berkualitas yang menjadi ban resmi balap motor Indonesia tahun 2006-2007 (M otoprix, Indoprix), serta Federal tire, ban resmi motor Honda.
50
51
3.1.2
Misi dan Visi Perusahaan Adapun misi dan visi dari PT. FDR adalah sebagai berikut :
•
Visi PT. FDR M enjadi produsen ban motor terbaik dan nomor satu di Indonesia.
•
M isi PT. FDR M eningkatkan riset teknologi, kontrol ketat atas kualitas hasil produksi, peningkatan pelayanan kepada pelanggan, budaya mutu dalam segala bidang serta peningkatan benefit bagi segenap stakeholders secara berkesinambungan.
3.1.3
S truktur Organisasi Setiap Organisasi harus mempunyai struktur organisasi yang baik dan teratur untuk dapat menjamin terselenggaranya proses kerja dari suatu sistem yang di terapkan. Dengan adanya struktur organisasi ini dapat diketahui secara jelas batasan kekuasaan, wewenang, serta tanggung jawab seseorang dalam suatu perusahaan. Selain itu, hal ini juga akan membantu proses dari suatu sistem tersebut sehingga akan tercapai tujuan yang ingin dicapai bersama. Berikut ini adalah struktur organisasi PT. FDR secara luas :
52
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT.FDR
53
Gambar 3.2 Struktur organisasi planning control
3.1.4
Tugas dan Wewenang 1.
Board of Director Board of Director merupakan bagian tertinggi di PT.FDR yang mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : a.
M enentukan kebijakan-kebijakan perusahan
b.
M emilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer)
c.
M enyetujui anggaran tahunan perusahaan, dan
d.
M enyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.
54
2.
Group a.
M embantu tugas-tugas Board of Director.
b.
M elaporkan kinerja serta membuat keputusan jangka panjang dan menengah.
c.
M engkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang administrasi keuangan, kepegawaian dan sekretariat.
d.
M erencanakan
dan
mengembangkan
sumber-sumber
pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
3.
IT & BPRE Tugas dan wewenang dari IT & BPRE adalah mengintegrasikan sistem – sistem yang ada kesetiap divisi, agar mempermudah dalam penyebaran informasi dan pengaksesan data.
4.
Marketing dan Purchasing Director ¾
Tugas dan wewenang marketing director adalah: a. Bertanggung jawab dalam menentukan strategi pemasaran untuk pengembangan produk b. M engambil keputusan-keputusan mengenai metode-metode yang akan digunakan untuk memasarkan produk, seperti
55
menentukan harga produk, dan
menentukan sistem
promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan. -
Marketing Tugas dan wewenang bagian marketing adalah : a. M elakukan penelitian terhadap pangsa pasar, mencari tahu kepuasan pelanggan terhadap produk yang dipasarkan b. M engembangkan strategi pemasaran produk dan menerapkan strategi merek c. M elakukan pertemuan/metting setiap minggu dan bulan dengan kantor pusat untuk membicakan jumlah produk yang akan di produksi. d. M embuat laporan bulanan.
¾
Tugas dan wewenang Purchasing director adalah : a. M emastikan kegiatan operasional tetap berjalan. b. M engawasi department pembelian dan operasional, c. M enjamin kinerja dan kualitas kerja agar pekerjaan diselesaikan tepat waktu dengan kualitas terbaik.
56
-
Purchasing Tugas dan wewenang bagian purchasing adalah : a. Bertanggung jawab dalam hal pengadaaan barang dengan cara membeli persedian (bahan baku mentah, mesin) b. M elakukan
negosiasi harga dan
jumlah
untuk
mendapatkan barang dan harga yang seminim mungkin c. M emastikan barang (bahan baku mentah, mesin) sampai ke gudang tepat waktu sesuai dengan jadwal pengiriman.
5.
Manufacturing dan Research dan Development Director ¾
Tugas dan wewenang manufactring director adalah : a. M enetapkan kebijakan yang berhubungan dengan hal strategi operasi manufaktur b. M engawasi dan mengarahkan semua operasi manufaktur dan menjamin kinerja serta keselamatan pekerja dengan menetapkan standard kesalamatan dalam pabrik
57
c. M emastikan kualitas peralatanan (mesin) dan bahan baku berkualitas tinggi sehingga dapat menghasilkan produk (ban) yang berkualitas sehingga dapat memenuhi harapan pelanggan.
¾
Tugas dan wewenang Research dan Development Director adalah : a. M erekrut, melatih dan menyediakan manajemen kinerja yang diperlukan b. Bertindak sebagai penghubung dengan pihak eksternal dalam hal yang berhubungan dengan pengadaan jasa dan material. ‐
Quality Assurance dan Quality Control Tugas dan wewenang Quality Assurance adalah : a.
M emastikan pengerjaan produk (ban) dan produk (ban) yang dihasilkan sesuai dengan standart perusahaan dengan maksud dapat memenuhi prasyarat standart kualitas baik eksternal dan internal, termasuk juga standart hukum yang berlaku.
58
b.
M emonitor dan memberikan saran terharap kinerja sistem manajemen mutu dan menghasilkan data serta laporan kinerja.
Tugas dan wewenang Quality Control adalah : a.
M emeriksa
dan
memastikan
produk
yang
dihasilkan memenuhi standar yang diperlukan. 3 hal yang harus di priksa selama proses produksi yaitu : ‐ M emeriksa bahan baku yang di terima sebelum
masuk tahap produksi ‐ M emeriksa produk (ban) dan peralatan (mesin)
selama proses produksi ‐ M einspeksi atau pengujian produk sebelum
produk di kirim ke pelanggan.
‐
Plant (Production Planning Control) Tugas dan wewenang plant adalah : a.
M embuat perencanaan berdasarkan forecast untuk 3 bulan kedepan mengenai jumlah (ban) produk yang akan di produksi dan jumlah material yang
59
dibutuhkan
untuk memproduksi produk (ban)
tersebut b.
M embuat
purchase
requisition
yang
berisi
permintaan material kepada bagian purchasing. c.
M elakukan control / monitor terhadap perubahan permintaan dari kantor pusat atau pelanggan setiap pertengahan bulan.
d.
M engontrol peralatan-peralatan (mesin) yang ada di pabrik.
‐ Engineering Tugas dan wewenang Engineering adalah : a. M elakukan pengawasan produksi yang ada di pabrik b. M emelihara kesehatan mesin dengan cara melakuan control, jika terjadi kerusakan pada mesin-mesin yang ada di pabrik, maka bagian Engineering akan segera melakukan perbaikan. c. M elakukan pengujian terhadap produk (ban) yang telah di produksi hal ini dilakukan untuk dapat menjaga kualitas produk (ban).
60
‐ Research and Development Tugas dan wewenang Bagian Research and Development adalah : a.
M elakukan pengembangan terhadap produk (ban) baru sesuai dengan kebutuhan pangsa pasar
b.
M embuat
resep
memproduksi
yang
ban,
hal
akan
digunakan
untuk
ini
dilakukan
untuk
meningkatkan kualitas produk (ban).
6.
Finance dan Administration Director ¾
Tugas dan wewenang finance director adalah : a. M erencanakan, memimpin dan mengendalikan keuangan b. M engelola keuangan, dan sumber daya manusia c. M engembangkan sistem akutansi yang efektif d. M emastikan keuangan di kelola menurut perundangundagan dan prisnip umumnya.
akuntansi yang berlaku pada
61
¾
Tugas dan wewenag Administration Director adalah : a. M emonitor sistem keuangan b. M emastikan bahwa keuangan / anggaran digunakan secara tepat. ‐ Human Resource Development dan General Affairs Tugas dan wewenang Human Resource Development (HRD) adalah : M engelola karyawan baru dan bertanggung jawab untuk melakukan penyaringan terhadap tenaga kerja baru dan memberikan pelatihan kepada karyawan baru. Tugas dan wewenang General Affairs adalah : a. M elaksanan pelayanan yang ada di kantor b. M enyediakan fasilitas dan layanan administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk medukung kelancaran operasional perusahaan ‐ Finance dan Accounting Tugas dan wewenang finance dan accounting adalah : M erencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungs i keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan
62
informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan.
Bagian Forecast to plan dalam PT. FDR terbagi menjadi : 1. Bagian Material Control Yaitu bagian dari Production Planning Control (PPC) yang melakukan rencana perhitungan
pada material serta melakukan component
breakdown dalam memperhitungan kebutuhan pada material murni. Bagian Material Control juga terdiri dari planner kebutuhan material murni beserta kebutuhan packaging dan planner sparepart yaitu bagian PPC yang memperhitungkan kebutuhan dalam penggunaan sparepart dalam pembuatan tire dan tube. 2. Bagian Production Control Yaitu bagian dari PPC yang melakukan perencanaan produksi yang akan diserahkan kepada bagian produksi di lapangan dimana perencanaan dibuat berdasarkan demand atau permintaan produksi serta berdasarkan pada perhitungan pembelian material pada bulan yang bersangkutan. Selain itu, bagian PC juga bertugas melakukan monitoring pada proses produksi berjalan. .
63
3.2 Length of Effort Table 3.1 Length of Effort Waktu
Jumlah
Tanggal
Hasil Kegiatan
Kegiatan
Peserta
Materi
Jam
Kegiatan 1. Memperole h pengertian mengenai overview modules
8 Juni
pada 13.00 – 3
2010
Mentor
Overvi ew
Pembimbing
Modules
PT.
FDR
Briefing
16.00
2. Menentukan modules yang
akan
dikerjakan selama praktek kerja Memperoleh 1. Mentor 24
pengenal an 14.00 -
Juni
Pembimbing 3
17.00
Forecast to
Briefing
mengenai 2. Purchase
plan
2010
modules yang Analyst dipilih Company
Memperoleh
64 Profile Introduction
pengetahuan mengenai profile umum perusahaan Merubah mentalitas dasar
setiap
peserta 5 26
7.00 –
dari
seorang Introduction
HRD Manager
pelajar Basic
Juli 2010
12.00
Trainning
menjadi Mentality seorang pekerja
yang
siap bergabung dengan
PT.
FDR Memperoleh pengetahuan mengenai standard SOP, IK & operation Kualitas procedure, instruksi kerja, dan
kualitas
dari PT. FDR Sistematika
Mengenal
65 Produksi
proses produksi
tire
dan tube Mengetahui fungsi
ban,
produk
yang
dihasilkan, ukuran
ban,
struktur
ban,
bagian
ban,
tipe
ban,
Pengetahuan produk beserta keuntungan, perawatan dan istilah-istilah penting dalam proses produksi. Mengetahui serti fikasi ISO 9001:2000
pengakuan yang digunakan oleh PT. FDR Mengetahui
5K 2S
alat
/sistem
management
66 dalam bekerja Mengetahui jenis
limbah
dan
bahan
LK3 Material & kimia,
serta
mesin karakteristik mesin Mengetahui sistem managemen yang mengikut sertakan seluruh karyawan dari seluruh ATQC
tingkatan
(Astra Total
organisasi
Quality
dengan
Control)
penerapan konsep pengendalian kualitas
dan
metode statistic untuk mencapai kepuasan pelanggan dan
67 yang mengerjakann ya Memahami materi 13.00 –
Proses
produksi yang
produksi tire
diberikan oleh
Mentor 1
Preparation
14.00
pembimbing dan tube
PT.
FDR
dalam bentuk softcopy Melakukan touring
ke
Proses 14.00 –
Mentor 2
Plant tour
16.00
pabrik
dan
produksi tire pembimbing
melihat proses dan tube produksi yang berlangsung
1.Chief
27
Information
garis besar
Officer
proses ERP
(CIO)
pada
2.Manufacturi 7.00 –
Juli
perusahaan, Modules
3
Briefing
ng& EAM
10.00 2010
Memahami
dengan modul Overvi ew
sistem
– modul
development
terkait.
manager 3.Head of IT department
68 & general affair 4.Data resources management manager Membuat laporan harian mengenai 10.00 –
Daily
Mentor
Production
reporting
Pembimbing
Process
2 16.00
pembuatan ban dalam dan ban luar
Memahami 28
7.00 –
Juli
16.00
Overvi ew Oracl e EBS 8
sub MPIC
modules
Oracl e EBS
exploration
dalam Oracle
2010
modules EBS modules
29
Survey 7.00 –
Juli
8
langsung pada
16.00 2010
1.MPIC Business
overall proses Overvi ew
2.Mentor process 30
forecast
Pembimbing exploration
7.00 – Juli
to
forecast to plan
dan
plan module
8
mengetahui
16.00 2010
jenis purchase requisition.
2
7.00 – 8
Agustus
16.00
Consultation
MPIC
Planning
Memahami
process
alur
proses
69 2010
Forecast
to
plan Mengetahui asal data pada sales forecast 3 dan Master Agustus
Forecast, Demand
2010
7.00 – 8
Marketing
Master
Manager
Demand
Consultation
16.00
Schedule Schedule
4
Mengetahui 7.00 –
Agustus
8
timeline
16.00 2010
proses Consultation
MPIC
MPS, MRP
planning dari
5 7.00 – Agustus
forecast, 8
16.00
MDS, sampai
2010 MRP 6
Mengetahui 7.00 –
Agustus
8
Consultation
MPIC & PPC
MRP
proses dalam
16.00 2010
MRP.
9
Business 7.00 –
Agustus
8
Process
16.00 2010
Documentati
Dokumentasi
on forecast,
dalam bentuk
MDS, MPS,
flowchart dan
Audit Manager Documentati
70 10
on
MRP
scenario
7.00 – Agustus
8 16.00
2010
7.00 – 6
Preparation
-
13.00
forecast,
Membuat
MDS, MPS,
bahan
MRP
presentasi Persentasi pemahaman
forecast, proses
11
MDS, MPS,
Agustus
MRP
2010
bisnis
modul forecast
1.Mentor
to
13.30 – 2
Presentation
plan
Pembimbing
16.00 2.MPIC
First Access Accessing
Sistem
EBS
Support
Oracl e EBS 12
into Oracle EBS
7.00 – Agustus
8
Prosedur
16.00 2010
Exploring
Forecast,
pembuatan
EBS
MDS, MPS
forecast, MDS, MPS
13
7.00 –
Exploring 8
Agustus
16.00
Oracl e EBS
Latihan
(Forecast to
EBS
EBS
trial
71 2010
plan module) Trial
EBS
dengan
data
EBS pada forecast, consultation
MPIC
item
yang
MDS dan berjalan
di
MPS perusahaan Memahami 7.00 – forecast, 15.00
Exploring 7
EBS
MDS, MPS, MRP
menu MRP : net WIP, net reservation, net purchasing
16 Agustus
dari e-book
2010
Memahami menu MRP : 15.00 – 1
Consultation
MPIC
MRP
net WIP, net
16.00 reservation, net purchasing 07.00 –
Understandi 7
15.00
Mencari -
ng MRP
sumber
18 tentang safety Agustus
MRP 15.00-
2010
stock di MRP 1
Consultation
MPIC
16.00
19
07.00 –
Exploring 6
Agustus
14.00
MRP (safety
Finding
stock)
problems
EBS
72 2010
dalam MRP
14.002
Consultation
MPIC
16.00
Finding Exploring problems 07.00 –
EBS MRP 7
14.00
-
MRP
dalam MRP
dan MRP excel
Mempelajari excel Perhitungan 14.00 –
perhitungan 1
20
Consultation
PPC
material
15.00
material tanpa requirement menambahkan
Agustus
safety stock
2010
Mencari perbedaan data compound 15.001
Consultation
MPIC
MRP
pada
EBS
dengan
yang
16.00
ada di excel
73 Finding Exploring problems 07.00
EBS MRP 7
14.00
-
MRP
dalam MRP
dan MRP excel
23 Mencari Agustus perbedaan 2010 data 15.001
Consultation
MPIC
MRP
compound
16.00 pada
EBS
dengan
yang
ada di excel Exploring Finding 07.00
EBS MRP 7
14.00
-
MRP
problems
dan MRP dalam MRP excel Mencari perbedaan
24 data Agustus compound 2010 15.001
Consultation
MPIC
pada
EBS
dengan
yang
MRP
16.00
ada di excel
25
07.00
3
Exploring
-
Perhitungan
Mencari
74 Agustus
10.00
2010
excel
material
perhitungan
requirement
material
perbedaan data compound pada
EBS
dengan
yang
ada di excel Mencari perbedaan Perhitungan 10.00 –
spec
Material 2
Consultation
12.00
material
compound
Control Staff requirement
yang terdapat di
EBS
dan
excel Mengetahui adanya kesalahan nilai pada spec di
13.00 – 3 16.00
Research and
Perhitungan
Development
CMDS
BOM
dalam
EBS,
dan
adanya
Consultation kesalahan compound dalam
excel
perhitungan material requirement
75 Memperoleh
Exploring 26
akses
BOM
(Bills
of
Perhitungan 07.00 -
Agustus
excel 9
16.00
material) pada IT division
material
perhitungan
menu
2010
Supply
requirement material
Chain Planner pada
EBS
server 8025 Mengetahui penyebab perbedaan nilai compound CMDS
pada
perhitungan Exploring 27
excel 07.00 -
Agustus
Perhitungan
requirement
Production 9
perhitungan
16.00 2010
material
material
dan
Planner material dan EBS
requirement
mengetahui kelebihan compound IMD
pada
salah
satu
sample finish good
76 Komparasi Exploring antara 07.00 – 30
excel 5
12.00
spec
Compound -
perhitungan
dari
bagian
breakdown PPC
Agustus
dan
material bagian R&D
2010
Memperoleh Perhitungan 10.00 –
data spec dari
Material 2
Consultation
12.00
material
R&D
Control Staff requirement
Komparasi Exploring antara 07.00 –
excel 5
12 .00
spec
Compound -
perhitungan
dari
bagian
breakdown PPC
dan
material bagian R&D Personalize form MPS dan 31 Agustus
13.00 – 1
Personalisasi
-
EBS Oracle
MRP
pada
14.00 kotak tick dan
2010
untick Memahami perhitungan Safety stock, kebutuhan 14.00 –
bucket days, 2
16.00
Consultation
MPIC
material fixed lot dengan adanya mutiplier safety
stock,
bucket
days
77 dan fixed lot multiplier Komparasi hasil perhitungan material antara EBS 07.00 –
dan
Comparatio 7
14.00
-
EBS Oracle
manual
excel
n dengan adanya
01
safety
stok,
bucket
days
dan fixed lot
Septem
multiplier
ber
Mengetahui
2010
adanya perhitungan multiplier pada saat 14.00 – 1
Production
Fixed lot
Planner
multiplier
Consultation
16.00
produksi di luar perhitungan material dan compound breakdown
02
Exploring
Komparasi
07.00 – Septem
Compound 3
excel
10 .00 ber
-
antara
spec
breakdown perhitungan
dari
bagian
78 2010
material
PPC
dan
bagian R&D Mengetahui perhitungan material requirement pada
saat
Perhitungan 10.00 –
Production 2
Consultation
12 .00
production material
Planner
dengan requirement melibatkan multiplier, fixed
order,
dan minimum order Membuat perbandingan material requirement dari Perhitungan 13.00 –
demand, excel
Comparatio 3
16 .00
EBS
-
material
material
n requirement
planning, EBS supply excel production planning
dan
79 Membuat perbandingan material requirement 03
dari
EBS
Perhitungan Septem
07.00 –
Comparatio 9
ber
16.00
demand, excel -
material
n
material requirement
2010
planning, EBS supply
dan
excel production planning 06
Mempersiapka Perhitungan
Septem
07.00 –
n bahan 9
ber
Preparation
-
Material
16.00
presentasi Requirement
2010 07
Mempersiapka Perhitungan
Septem
07.00 –
n bahan 9
ber
Preparation
-
Material
16.00
presentasi Requirement
2010 20
Mempersiapka Perhitungan
Septem
07.00 –
n bahan 9
ber
Preparation
-
Material
16.00
presentasi Requirement
2010 24
Material
Mempersiapka
7.00 – Septem
6
Preparation
-
requirement
n bahan
13.00 ber
presentasi
80 2010
Revisi pada 1.
2. 13.30 –
Mentor
alur proses
Pembim
dan scenario
bing
forecast to
Bagian-
plan
bagian 2
Presentation
16.00
MPIC
MRP
yang terkait material require ment 27 Melakukan Septem
07.00 –
Material 9
ber
Preparation
-
16.00
revisi
pada
Requirement next activity
2010 28 Septem
07.00 –
Laporan 9
ber
16.00
Material
Pembuatan
Akhir
Requirement
laporan akhir
2010 29 Septem
07.00 –
Laporan 9
ber 2010
16.00
Material
Pembuatan
Akhir
Requirement
laporan akhir
81
3.3
Proses Umum Produksi Proses produksi di PT. FDR terbagi atas 2 proses yaitu : - Proses pembuatan tire (ban luar) - Proses pembuatan tube (ban dalam) Berikut ini adalah gambaran aliran proses produksi yang ada pada PT. FDR :
Gambar 3.3 Proses produksi tire dan tube
82
3.3.1
Proses Produksi Tire dan Tube PT. FDR adalah sebuah perusahaan manufacturing ban sepeda motor (tire dan tube). Distribution produknya adalah Federal (Astra Honda M otor) dan FDR . Untuk menghasilkan sebuah tire (ban luar) dan tube (ban dalam) dilakukan sebuah proses pengerjaan. Adapun proses pembuatan tire & tube adalah sebagai berikut :
3.3.1.1 Proses Produksi Tire 3.3.1.1.1 Mixing Untuk melakukan proses pembuatan ban, baik tir e (ban luar) maupun tube (ban dalam) dilakukan proses mixing terlebih dahulu. Proses mixing adalah proses pencampuran bahan-bahan row material (rubber, filler, chemical, final batch) menjadi satu. Untuk melakukan proses mixing, sebelumnya dilakukan
permintaan
bahan-bahan material apa saja yang dibutuhkan untuk proses mixing. Dari warehouse akan mengeluarkan MOT (Move Order Transfer) ke mixing, kemudian barang akan langsung di bawa ke mixing. Setelah itu, seluruh material akan ditimbang sesuai dengan spec masing-masing.
83
Adapun jenis-jenis KTB (Kelompok Timbang) utnuk row material tersebut adalah : 1.
Rubber (Karet)
2.
Filler (Karbon)
3.
Chemical
4.
Final Batch
Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 3.2 Pemakaian material 1.
Kelompok Rubber
No
No. Part
Nama M aterial
1
NR02
Rubber SIR 10
2
NR04
RUBBER RECLAIM
3
SR01
RUBBER BUTYL 268
4
SR02
RUBBER BR 01
5
SR03
RUBBER SBR 1502
84
No
No. Part
Nama M aterial
6
SR04
RUBBER SBR 1712
7
SR06
RUBBER SBR 1712
8
SR08
RUBBER REC. BUTYL
9
SR11
RUBBER BROM O BUTYL
2.
Kelompok Filler (Karbon)
No
No. Part
Nama M aterial
10
RA01
C/B N330
11
RA02
C/B N550
12
RA03
C/B N660
13
RA07
C/B N220
14
RA08
C/B N115
15
FL02
CaCo3 LA100
16
CA03
WHITE TITAN
3.
Kelompok Chemical
No 17
No. Part PA02
Nama M aterial DISPERSANT 16
85
18
PA03
HOM OGENIZER 60
19
PA04
DISPERSANT 215
20
PA05
STRUKTOL HT 105
21
PG01
PEPTIZER CHEM ICAL
22
TF01
TACRESIN CIR
23
TF05
TACRESIN PFR
24
AO01
AO PARAFIN WAX
25
AO03
AO 6PPD
26
AO04
AO TMQ
27
AO06
AO M ICROWAX
28
AO08
AO SP-H
29
VA01
STEARIC ACID
30
VA02
ZINC OXIDE
4.
Kelompok Final Batch No
No. Part
Nama M aterial
31
AC02
ACC TMTD
32
AC03
ACC M BTS
33
AC05
ACC TMTM
86
34
AC06
ACC CBS
35
AC07
ACC M BT
36
AC13
ACC DCBS
37
VG02
SULFUR
38
VG03
INS SULFUR / CRYSTEX
39
VG04
TACKIROL
40
RT01
RETARDER PVI
41
RL08
BATCH OFF ANTI TACK
Setelah penimbangan dari semua material selesai, kemudian dilakukan proses mixing. Proses mixing dilakukan secara bertahap, pertama-tama material karet terlebih dahulu dimasukkan ke mesin bernama banbury atau mesin bernama kneader, kemudian dimasukkan filler lalu chemical. M esin banbury atau mesin kneader akan menggiling karet, filler dan chemical. Kemudian akan diproses lagi oleh mesin roll mixing agar materialmaterial tersebut lebih tercampur. Hasil dari proses mixing akan terbentuk master compound. Untuk menghasilkan sebuah compound, pada master compound dicampur lagi dengan material final
87
batch, seperti sulfur, cbs dan retarder PVI. Ketiga bahan ini juga ditimbang sesuai spec-nya, kemudian master compound beserta material final batch akan digiling oleh mesin bernama banbury atau mesin bernama kneader. Kemudian akan diproses lagi dengan digiling oleh mesin mill blender, setelah proses tersebut selesai dilakukan maka akan terbentuklah sebuah compound (finish compound) . Sebelum melakukan proses untuk membuat sebuah compound yang baru, mesinnya harus di cleaning dulu, agar compound yang baru tidak tercampur dengan material yang menempel pada mesin. M isalnya dari proses pembuatan compound karet alam ke butyl. Untuk lebih mengetahui perbedaan manakah yang disebut master compound dan compound dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
88
Tabel 3.3 Contoh master compound dan compound Master Compound
Compound
M – UADR
UADR
M – LMDA
LM DA
M – KXDN
KXDN
M – IMDB
IMDB
Dengan kata lain proses membuat compound dilakukan secara 2 tahap, yaitu : 1.
Pembentukan master compound
2.
Finish compound
Ada beberapa master compound yang masih perlu diproses sebelum pencampuran material final batch, yaitu proses penggilingan (X-M ill). Adapun jenis-jenis dari master compound tersebut: •
M – IMDB
•
M – WADC
ply cord (BM ) untuk membuat bead wire (WM )
•
M – GM DA
untuk membuat compound racing
89
Untuk prosesnya, yaitu : 1.
Master Compound
2.
X – Mill
3.
Final batch
digiling lagi biar halus
Setelah pembentukan compound berhasil dibuat, maka compound tersebut akan di M OT (Move Order Transfer) ke PSS (Part Stock Supply). Kemudian dari PSS, compound tersebut akan di M OT lagi sesuai kebutuhan permintaan untuk fungsinya masing-masing, misalnya ke proses SA (Special Articel).
3.3.1.1.2 Extruding Tire Setelah compound berhasil dibuat dari proses mixing, kemudian compound tersebut di M OT lalu dikirim ke proses extruding. Proses extruding adalah suatu proses untuk memperhalus sebuah compound. M isalnya compound CMDR dan compound
TM DR.
Compound tersebut kemudian di eksekusi dimesin extruding sehingga menghasilkan sebuah tread (EM ). Tread (EM ) akan dijadikan sebagai bagian luar dari sebuah tire (ban luar).
90
Tread (EM ) yang dihasilkan tersebut akan diteruskan lagi ke dalam sebuah proses (masih dalam satu mesin extruding), sehingga tread dilapisi dengan dua compound. Yang pertama compound atas, dan yang kedua compound bawah. Compound–compound tersebut berasal dari jenis bahan material yang sama. Sehingga hasil akhir dari compound tersebut menghasilkan tread per peacess dengan ukuran dan warna yang berbedabeda pada sisi kiri dan kanan dari sebuah tread. Gambar suatu compound dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
compound 2 (bawah) compound 1 (atas)
Warna biru pada tread
compound 2 (bawah)
Gambar 3.4 Struktur tread
Jenis compound yang berbeda-beda tersebut tergantung dari ukuran cetakan yang digunakan untuk masing-masing compound. Sedangkan untuk warna dari tread tersebut digunakan untuk membedakan jenis compound yang satu dengan jenis compound yang lain, misalnya untuk membedakan dimensi dari compound.
91
Compound tersebut ada yang berwarna biru, merah, kuning dan putih. Setelah itu, tread didinginkan pada mesin cooling, agar tread tidak terjadi penyusutan. Kemudian, tread dibasahi, dikeringi dan diberikan titik balancing (keseimbangan). Titik balancing tersebut berada ditengah tread dan diberi warna kuning, artinya untuk menyeimbangkan ketika memasang sebuah valve pada tube (ban dalam). Tread (EM ) yang bagus (tidak cacat) diteruskan untuk proses selanjutnya, yaitu proses
building.
Kemudian di M OT (Move Order Transfer) ke PSS (Part Stock Supply). Dari PSS, tread tersebut akan di MOT lagi sesuai kebutuhan permintaan. Tetapi ada juga hasil dari tread tersebut yang kurang bagus (ada cacat).
Untuk tread yang kurang bagus tersebut dikategorikan menjadi 2, yaitu : 1.
Defect
dilakukan repair
2.
Reject (Scrap)
dibuang.
proses
92
Tread yang bagus akan dibuat menjadi green tire pada proses building. Tread yang tidak bisa diperbaiki (repair), dinamakan yake.
3.3.1.1.3 Special Artikel (S A) Pada Special artikel terdapat pembuatanp ply cord (BM -XXX), bead wire (WM -XXX), insulation (IM XXX), dan pembuatan alat bantu pada proses curing (air bag & bledder).
1.
Ply cord (BM-XXX) Pembuatan item plycord melalui proses topping cord (TM -XXX). Pada proses topping cord, material nilon cord (NC-XXX) dilapisi dengan compound CM DS Compound CMDS Nilon Cord
Compound CMDS
Gambar 3.5 Topping cord Hasil dari topping cord berupa ply cord (BM XXX) dengan lebar standar 1,4 m. Kemudian ply cord yang sudah jadi akan melalui proses
bias
93
Cutting, yaitu proses Pemotongan ply cord menjadi 2 bagian dengan lebar dan sudut tertentu, sehingga terbentuklah ply cord 1 (BM -XXX-1) & Ply cord 2 (BM -XXX-2). BM merupakan singkatan dari bias Cutting Manufacturing.
Topping
Ply cord
NC
Nilon Cord
(BM‐XXX)
BM‐XXX‐1
Bias
BM‐XXX‐2
Gambar 3.6 Proses pembuatan ply cord
2.
Bead wire (WM-XXX) M aterial Kawat yang dilapisi dengan compound WADC.
94
WM merupakan singkatan dari wire manufacturing
Kawat
Bead wire (WM)
Compound WADC
+
Gambar 3.7 Proses pembuatan bead wire 3.
Insulation (IM-XXX) Diproses ini terdapat pembuatan Item Squegee, dengan cara menambahkan sedikit compound dengan lebar 1 mili ke lapisan ply cord 1. Insulation digunakan sebagai pengganti dari ban dalam, yang biasa digunakan pada pembuatan ban tubbless.
Ply cord (BM‐XXX)
Compound ili
Gambar 3.8 Sequegee
95
4.
Air Bag & Bledder a.
Air Bag M erupakan material support di curing atau sebagai alat bantu sebagai proses pembentuk tire.
Bentuknya
seperti
tube
compound
dimasukkan dalam mesin b.
Bledder Material support di curing, bentuknya seperti green tire. Hasil dari SA berupa ply cord (BM -XXX), bead wire (WM -XXX), insulation (IM -XXX) akan di M OT (Move Order Transaksi) ke Tire Assy, dan untuk bledder dan air bag akan dibuatkan M OT ke bagian Curing.
3.3.1.1.4 Tire Assy Tahap ini merupakan proses pembentukan Green tire (AM -XXX). Dalam proses ini seluruh material Inti pembentuk Tire seperti bead wire, ply cord, tread diassembly menjadi satu. M esin yang digunakan : M esin Allwell, Middland, shinco.
96
Adapun langkah – langkah dalam Assembly: 1.
M asukkan bead wire ke sisi kanan dan kiri.
2.
Tempelkan insulation (IM -XXX) untuk tire jenis tertentu. Seperti untuk ban tubbless
3.
Tempelkan lapisan pertama ply cord (BM -XXX-1), kemudian rekatkan masing-masing ujungnya.
4.
Tempelkan lapisan ke dua ply cord (BM -XXX-2) diatas ply cord 1, kemudian rekatkan masingmasing ujungnya.
Bead wire
Bead wire Tread Ply cord 2 Ply cord 1
Gambar 3.9 Proses pembuatan green tire
Hasil dari tire assy berupa green tire (AM -XXX) untuk green tire tube dan (AN-XXX) untuk green tire
97
tubeless, kemudian akan di M OT (M ove Order Transfer) ke bagian Curing.
3.3.1.1.5 Curing Process Dalam proses produksi ban di PT. FDR curing adalah proses yang dilakukan untuk membentuk atau mencetak ban dengan menggunakan tenaga air dan pemanasan dengan suhu yang tinggi. Proses ini dilakukan setelah melewati tahapan-tahapan proses sebelumnya yaitu mixing, topping, extruding, dan building. M aterial yang dibutuhkan untuk proses curing adalah green tire (AM dan AN) yang dibentuk di proses building. Namun ada dua proses yang dilakukan sebelum green tire masuk ke mesin curing, yaitu proses spraying dan gimlate. Setelah melewati dua proses itu barulah green tire masuk ke proses curing. Proses produksi di curing ada lima tahapan yaitu : 1.
Spraying Spraying adalah proses pemberian serbuk/talc pada bagian dalam green tire, proses ini bertujuan agar permukaan bagian dalam green tire tidak lengket saat dipasangkan bledder ataupun air bag pada saat proses curing.
98
2.
Pemanasan Setelah di spraying, masuk ke proses selanjutnya yaitu proses memanaskan, pada proses ini green tire diberi udara panas agar serbuk yang sudah diberikan diproses sebelumnya menempel ke permukaan dalam green tire.
3.
Gimlate Pada proses gimlate, green tire diberi lubanglubang, proses ini bertujuan untuk menghilangkan / mengeluarkan udara pada green tire.
4.
Curing Di tahap ini ada dua jenis mesin curing yang digunakan yaitu curing dengan menggunakan air bag dan curing yang menggunakan bledder. Green tire dimasukan ke dalam mesin curing dengan waktu sekitar 5 menit dan suhu 1600 C. Setelah dimasak, green tire di keluarkan dari mesin dan sudah berbentuk tire (CM dan CN).
5.
Final inspection tire Pada proses ini tire yang sudah melewati proses pendinginan
di mesin PCI di periksa, dan
dipisahkan antara tire yang masuk kelas A, defect dan reject. Untuk tire kelas A akan langsung
99
keproses selanjutnya, sedangkan bagi tire yang masuk golongan defect di kembalikan ke bagian finishing, dan tire yang masuk golongan reject atau scrap
langsung dikirim ke WCT atau tempat
pembuangan produk yang reject
spraying
pemanasa
Final
Gimlate
curing
Gambar 3.10 Flow chart pembuatan tire diproses curing
Setelah proses final inspection selesai dilakukan, maka dilakukan completion. Completion adalah entri data aktual sesuai data yang ada di lapangan. Tire (CM ) akan di Move Order Transfer (M OT) ke semi finish good.
100
3.3.1.2 Proses Produksi Tube Proses produksi tube atau ban dalam hampir sama seperti proses pembuatan tire, yaitu melalui proses mixing, extruding, dan curing. Yang membedakan adalah pada proses pembuatan tube tidak terlalu banyak melakukan M OT. Karena pada proses pembuatan tube tidak terlalu banyak perpindahan material. Berikut ini adalah tahapan-tahapan proses pembuatan tube : 3.3.1.2.1 Straining Pada proses straning bahan dasar yaitu compound digiling sampai halus di mesin strainer. Yang kemudian dilanjutkan ke proses extruding.
3.3.1.2.2 Extruding Pada proses extruding, compound diproses di mesin extruding, out put yang dihasilkan dari mesin ini berbentuk seperti selang panjang atau biasa diberi kode EE. Setelah dari mesin extruding dilanjutkan ke proses selanjutnya yaitu proses pendinginan melalui air yang sudah disiapkan di line produksi. Proses selanjutnya adalah pemberian merk dan talc. Pemberian talc bertujuan agar permukaan tube tidak lengket, setelah itu barulah proses pemotongan tube. Di line produksi ini
101
juga ada penempelan kertas yang bertujuan untuk memudahkan di proses valve setting yang bersifat manual.
3.3.1.2.3 Valve setting Proses selanjutnya adalah valve setting, ada dua jenis proses penempelan valve yaitu secara manual dan otomatis. Penempelan valve secara manual dilakukan pada tube yang berbahan dasar dari karet alam, sedangkan penempelan secara auto dilakukan pada tube yang berbahan dasar butyl.
3.3.1.2.4 Spilicing Spilicing (SE) adalah proses penyambungan tube, tube yang masih terpisah di jepitkan dimesin yang kemudian diberikan tekanan dan energi panas, sehingga tube akan tersambung, lalu dilakukan pengecekan dengan sedikit memberikan udara.
3.3.1.2.5 Curing Curing adalah proses terakhir pada pembuatan tube, dimana tube tersebut akan dimasak didalam suatu mesin bernama curing tube. Berbeda dengan tire, tire
102
dilakukan pemasakan dengan dua cara yang berbeda, yaitu air bag dan bledder. Sedangkan tire hanya dilakukan dalam satu cara, melalui mesin yang bernama curing tube.
3.3.1.2.6 Final inspection Setelah berhasil membuat tube dari mesin curing, tube tersebut akan langsung di kirim ke final inspection. Pada final inspection, dilakukan pemompaan pada tube untuk mengisi angin dan dilakukan pemasangan baut (nut) dan washer, kemudian dilakukan pengecekan kondisi tube yang defect dan reject. Barang yang bagus akan di M OT (Move Order Transfer) ke SFG (Semi Finish Good).
3.3.1.3 Final Inspection Final inspection adalah proses untuk mengecek kondisi barang apakah barang tersebut reject atau defect. Defect adalah barang yang masih bisa diperbaiki, sedangkan reject dalah barang yang sudah tidak bisa diperbaiki (scrap).
103
3.3.1.4 Semi Finish Good Semi Finish Good adalah proses terakhir pada proses produksi pembuatan ban yaitu proses packing. Untuk tire dilakukan wrapping (pembungkusan) serta pemberian merek dan stiker (FDR dan Honda) , sedangkan untuk proses tube sebelum dipacking, tube di vacum (agar angin keluar dari tube), setelah itu proses pemasangan nut dan washer kemudian tube dilipat, dimasukkan kedalam kotak kecil, kemudian packing.
3.4
Sistem Perencanaan dan Pengendalian Produksi PT. FDR 3.4.1
Pengenalan Umum Sistem Perancanaan dan Pengendalian Produksi adalah proses untuk merencanakan dan mengendalikan material yang masuk, diolah, dan keluar dari sistem produksi / operasi sehingga permintaan pasar dapat dipenuhi dengan jumlah yang tepat, dengan waktu penyerahan yang tepat, serta biaya produksi minimum. Secara garis besar, pekerjaan yang ada dapat kita bagi menjadi dua bagian besar, yaitu : perencanaan produksi, dan pengendalian produksi. Aktivitas perencanaan dan pengendalian produksi pada PT. FDR dilakukan oleh bagian Planning Control, terdiri dari aktifitas forecasting sampai dengan released job, seperti terlihat pada gambar dibawah ini :
104
Gambar 3.11 Alur forecast to plan
• Forecasting Forecasting merupakan kegiatan peramalan permintaan untuk bulan yang akan datang, yang dilakukan oleh bagian marketing. Sebagian besar forecast bulanan dapat diterima dari luar, seperti forecast OEM yang diperoleh dari Astra Honda M otor, ataupun perkiraan permintaan dari distributor. Kegiatan forecasting adalah memverifikasi dan melakukan adjustment atas forecast yang datang, atau bahkan melakukan sendiri forecast permintaan atas data historis, seasonal factor,
analisa pasar, dan lain-lain. Forecast tidak
menyertakan ketersediaan stock, safety stock, minimum dan kelipatan
105
order, dan sejenisnya. Forecast yang didapat atau dikeluarkan adalah forecast untuk 3 bulan ke depan, yaitu bulan M +1, M+2, dan M +3. Forecast akan di input ke dalam sistem untuk menunjukkan original forecast yang didapat baik dari AHM maupun dari hasil perhitungan. Forecast ini kemudian akan dapat dibandingkan dengan actual sales order yang didapat pada bulan bersangkutan. Forecast dapat dimasukkan dalam bentuk harian maupun bulanan. • MDS (Master Demand Schedule) Master Demand Schedule merupakan jadwal permintaan atau jadwal pengiriman pesanan, yang secara garis besar terdiri dari forecast maupun actual sales order. Load M DS adalah proses untuk mendefinisikan Master Demand Schedule (M DS) dari forecast dan sales order. M DS akan menggabungkan permintaan dari forecast dan sales order, dimana permintaan dari sales order akan memiliki prioritas yang lebih tinggi dibandingkan permintaan dari forecast. • MPS (Master Production Schedule) Master Production Schedule merupakan jadwal induk produksi, yang menunjukkan jadwal harian produksi di level Finished Good. Load M PS adalah proses untuk menerjemahkan Master Demand Schedule. Plan M PS ini harus dibuat sebelum Planning Control melakukan pembuatan Master Production Schedule (M PS). Tujuan
106
dari pembuatan Plan M PS adalah menentukan M DS mana yang akan di launch dan dibuatkan rencana produksi dalam bentuk Master Production Schedule. Setelah Plan M PS dibuat, maka Planning Control akan melakukan proses Launch MPS, yaitu proses perhitungan dan pembuatan
M PS
secara
otomatis
oleh
sistem
dengan
mempertimbangkan permintaan yang tertuang dalam M DS, On-hand, dan Safety Stock. M PS akan dilakukan hanya untuk level finished goods. Hasilnya adalah rekomendasi rencana produksi induk yang kemudian harus dilakukan pengecekan kembali, apakah rencana tersebut dapat dipenuhi dengan kapasitas yang tersedia. • MRP(Material Requirement Planning) Material Requirement Planning (M RP) dilakukan di EBS dengan menjalankan M RP launch plan, mengeluarkan rekomendasi pengadaan material, baik untuk bahan yang dibeli dan dibuat. Dalam MPS, tidak ada rencana pembelian raw material yang akan dibuat. Akan tetapi, dalam Material Requirement Planning (M RP), rencana pembelian raw material beserta rencana produksi akan dibuat secara otomatis. Input atas M RP dapat dilakukan melalui setup Plan options, di mana Planning Control dapat melakukan berbagai macam simulasi
107
dengan mempertimbangkan atau meniadakan pertimbangan spesifik demand (termasuk Trial), onhand, safety stock, outstanding PR/PO, ataupun job Order sebagai demand atau supply. Proses pembuatan plan M RP dan launch M RP mirip dengan proses pembuatan plan M PS dan proses launch M PS. Perbedaannya hanya pada hasil yang digenerate oleh sistem. • Perencanaan Kapasitas (CRP) Capacity Resource Planning merupakan perencanaan kapasitas dengan basis yang lebih detail daripada RCCP. Agar CRP dapat dilakukan dengan memperhatikan alternate bill dan alternate resources, maka CRP akan dilakukan dengan sebuah customized report yang dituangkan lebih lanjut dalam functional design. • Manufacturing Scheduling MPS dan M RP adalah alat bantu untuk merencanakan produksi. Ketika work order telah dibuat dan telah sampai pada bagian produksi, maka masalah yang dihadapi adalah permasalahan mengenai jadwal dan pengendalian produksi harian yang terperinci dalam rangka menyelesaikan work order yang telah dihasilkan M PS dan M RP. Tools manufacturing scheduling digunakan untuk mengatur work order yang ada sesuai dengan prioritas, optimalisasi utilisasi mesin yang ada.
108
• Release Planned Order Setelah di verifikasi, maka planned order siap di release. Release planned order bertujuan untuk secara aktual membuat purchase requisition untuk pembelian raw material, atau membuat perintah produksi dalam bentuk discrete job untuk pembuatan komponen WIP (work in process) atau FG (Finish Goods).
3.4.2
Proses Forecast to Plan yang sedang Berjalan 3.4.2.1 Proses Bisnis yang sedang Berjalan Proses Forecast to plan merupakan satu kesatuan proses yang terintegrasi antara bagian marketing, Planning Control , Material Planning Control (M PC), production, dan purchasing. Document input awal daripada proses forecast to plan adalah document forecast yang dibuat oleh bagian marketing. Setiap bulannya bagian marketing akan mengadakan sales production meeting dan menerbitkan Marketing Order (M O). Marketing order kemudian akan menjadi dasar untuk bagian Planning Control untuk membuat perencanaan bulanan. Perencanaan ini terdari dari rencana 1 bulan ke depan yang dibuat secara detail, serta rencana 3 bulanan yang dibuat hanya berdasarkan kebutuhan kotor. karena setiap bulan biasanya ada perubahan
109
order
dari
marketing
(karena
mengikuti
turun-naiknya
permintaan produksi), maka apabila ada revisi Marketing Order (MO) harus diserahkan kepada bagian planning control sebelum tanggal 5 setiap bulannya. Dari input berupa Marketing Order (M O) tersebut, selanjutnya akan diolah oleh Planning Control menjadi Order Fulfilment
Schedule
(OFS)
yang
merupakan
perjanjian
pemenuhan kebutuhan produksi yang diminta bagian marketing kepada bagian Planning Control yang akan dibicarakan di dalam Production Sales Meeting (PSM ) dan Marketing Production Meeting (M PM ). Terdapat dua kali meeting antara bagian Production Planning dan marketing, yaitu sebelum dan sesudah Order Fulfillment Schedule (OFS) dibuat. Production sales meeting adalah pertemuan antara bagian marketing dan Planning Control sebelum Order Fulfilment Schedule (OFS) dibuat, sedangkan Marketing Production Meeting (M PM) adalah pertemuan sesudah Order Fulfillment Schedule (OFS) dibuat. Tujuan dari diadakannya dua kali meeting tersebut adalah untuk merundingkan demand yang diminta bagian marketing dan supply yang sanggup di penuhi oleh bagian produksi. Didalam perundingan akan didapatkan titik temu antara permintaan dan pemenuhan produksi yang akan dituangkan kedalam Order
110
Fulfillment Schedule (OFS) ataupun revisi Order Fulfillment Schedule (OFS) apabila terjadi perubahan dalam Marketing Production Meeting (M PM ). Order Fulfillment Schedule (OFS) inilah yang akan menjadi dasar dari proses selanjutnya. Order Fulfilment Schedule (OFS) akan menjadi dasar perhitungan Material Requirement Planning (M RP) yang dilakukan oleh bagian Material Control (M C). Pada proses bisnis PT. FDR perhitungan material requirement dibedakan menjadi 2 proses, yaitu : perhitungan packaging serta permintaan pembelian packaging dan perhitungan M RP. Dalam perhitungan packaging, akan diperhitungkan kebutuhan pemakaian packaging dalam setiap produk jadi (finish goods) yang diproduksi. Adapun pertimbangan dalam perhitungan packaging adalah bahwa kebutuhan packaging hanya dibutuhkan oleh barang jadi (finish goods) tipe Y (finish goods yang didistribusikan untuk dijual bebas), sedangkan barang jadi (finish goods) tipe X yang diproduksi untuk AHM tidak memerlukan packaging karena dikirim dalam bentuk setting (tire dan tube). Setelah dilakukan perhitungan packaging, akan diketahui jumlah kebutuhan packaging yang harus disediakan. Selain daripada perhitungan packaging, Order Fulfilment Schedule (OFS) akan diolah menjadi perhitungan Material Requirement Planning
111
(M RP). Proses perhitungan M RP yang sekarang berjalan di PT. FDR dilakukan secara manual dengan menggunakan excel document.
Perhitungan
material
requirement
dengan
menggunakan excel dibagi menjadi dua tingkatan, yaitu tingkat compound & non-compound
requirement serta compound
breakdown requirement. Setelah didapat hasil perhitungan kebutuhan, maka selanjutnya akan dilakukan prosedur pembelian material oleh bagian purchasing. Bagian Material Control (M C) akan melakukan control kedatangan material dan apabila diperlukan, bagian Material Control (M C) akan melakukan perencanaan pembelian material tambahan untuk selanjutnya dibuatkan prosedur pembelian. Selanjutnya apabila telah dilakukan perhitungan material, tugas bagian Production Control selanjutnya adalah membuat perencanaan produksi yang akan diserahkan kepada bagian produksi. Perencanaan produksi dibuat berdasarkan Order Fulfilment Schedule (OFS) yang telah disetujui oleh bagian marketing dan Production Control . Setelah perencanaan produksi selesai dibuat, akan diserahkan kepada bagian produksi untuk dilakukan prosedur pelaksanaan produksi. Belum selesai sampai pada perencanaan produksi saja, bagian Planning Control harus melakukan monitoring pada proses produksi
112
berjalan. Apabila diperlukan, maka akan dilakukan over tim e untuk memenuhi kebutuhan produksi yang akan dikoordinasikan dengan seksi – seksi yang terkait.
Gambar
3.12
Rich
picture
proses
berjalan
113
Gambar 3.13 Proses bisnis berjal
114
3.4.2.1.1 Forecast to Plan
Gambar 3.14 Forecast
115
Penjelasan : Proses forecasting dimulai oleh bagian marketing dengan memasukkan data forecast item finish goods ke dalam sistem, yang dimana data forecast dibuat berdasarkan jadwal produksi AHM dan estimasi jumlah permintaan finish goods. Lalu data forecast dientri untuk disimpan, dan dokumen forecast akan dientri ke sistem yaitu EBS dengan menggunakan data-loader. Sebagai tambahan, data forecast dari AHM berisi tentang estimasi produk yang akan dipesan di 3 bulan ke depan, dimana estimasi dibuat dengan melihat dari data-data penjualan
dari bulan-bulan sebelumnya untuk melihat produk
mana yang lebih laku di pasar sehingga akan dibuat lebih di bulan berikutnya untuk memenuhi permintaan pasar, serta dengan adanya surveisurvei lokasi dari pemakaian motor di lokasi-lokasi tertentu. Forecast yang telah dibuat digunakan untuk perencanaan agregat (MDS) agar skenario produksi dapat mengantisispasi fluktuasi permintaan. Apalagi keadaan PT. FDR yang tipe produksinya adalah make-to-stock. Forecast dibuat oleh divisi marketing karena bagian marketing yang menerima order dan yang bertanggung jawab dalam permintaan barang.
116
3.4.2.1.2 MDS
Gambar 3.15 Master Demand Schedule
117
Penjelasan : Master Demand Schedule (M DS) di buat berdasarkan Marketing Order (M O) selanjutnya akan diolah oleh Planning Control menjadi Master Demand Schedule (M DS). Master Demand Schedule (M DS) akan menggabungkan permintaan dari forecas t dan sales order, dimana permintaan dari sales order akan memiliki prioritas yang lebih tinggi dibandingkan permintaan dari forecast. Berdasarkan Marketing Order bagian Planning Control akan membuat 3 (tiga) document Master Demand Schedule, dimana ke 3 (tiga) document tersebut akan disimpan oleh bagian marketing, bagian Material Planning Control (M PC) dan bagian Planning Control. Master Demand Schedule yang telah dibuat oleh bagian Planning Control akan di input kedalam sistem EBS dengan menngunakan data Loader.
118
3.4.2.1.3 MPS
Gambar 3.16 Master Production Schedule
119
Penjelasan : Berdasarkan Master Demand Schedule (M DS) akan di buat perencanaan bulanan (monthly planning document ) yang terdari dari rencana 1 bulan ke depan yang dibuat secara detail, serta rencana 3 bulanan yang dibuat hanya berdasarkan kebutuhan kotor. Monthly planning document akan digunakan dalam proses menetukan Material Requirement Planning (M RP), selain itu monthy planning document juga digunakan untuk oleh Planning Control untuk membuat Order Fulfilment Schedule (OFS) yang merupakan perjanjian pemenuhan kebutuhan produksi yang diminta bagian marketing kepada bagian Planning Control. Order Fulfilment Schedule (OFS) kemudian akan di input kedalam excel dan juga ke dalam sistem EBS. Order Fulfillment Shedule (OFS) akan menjadi dasar perhitungan Material Requirement Planning (M RP) yang dilakukan oleh bagian Material Control (M C). Pada proses bisnis PT. FDR perhitungan material requirement dibedakan menjadi 2 proses, yaitu : perhitungan packaging serta permintaan pembelian packaging. Terdapat dua kali meeting antara bagian Production Planning dan marketing, yaitu sebelum dan sesudah Order Fulfillment Schedule (OFS) dibuat. Production sales meeting adalah pertemuan antara bagian marketing dan planning control sebelum Order Fulfilment Schedule (OFS) dibuat, sedangkan
120
Marketing Production Meeting (MPM ) adalah pertemuan sesudah Order Fulfillment Schedule (OFS) dibuat. Tujuan dari diadakannya
dua
kali
meeting
tersebut
adalah
untuk
merundingkan demand yang diminta bagian marketing dan supply yang sanggup di penuhi oleh bagian produksi. Didalam perundingan akan didapatkan titik temu antara permintaan dan pemenuhan produksi yang akan dituangkan kedalam Order Fulfillment Schedule (OFS) ataupun revisi Order Fulfillment Schedule (OFS) apabila terjadi perubahan dalam Marketing Production Meeting (M PM ).
121
3.4.2.1.4 MRP
Gambar 3.17 Material Requirement Planning
122
Penjelasan : Material Requirement Planning (M RP) di buat berdasarkan Material Production Schedule (M PS). perhitungan packaging, Order Fulfilment Schedule (OFS) akan diolah menjadi perhitungan Material Requirement Planning (M RP) yang kemudian hasil perhitungan tersebut akan di simpan kedalam excel (karena sistem masih berjalan
secara manual) yang
kemudian akan dipakai untuk menjadi dasar untuk membuat purchase requisition, purchase requsition yang dibuat berdasarkan perhitungan permintaan material dan pembelian material kemudian akan di input kedalam sistem EBS, sedangkan document purchase requsition akan di berikan kepada bagian purchasing untuk kemudian di buatkan menjadi purchase order. Selain itu purchase requisition juga digunakan untuk melakukan pengecekan kedatangan stock dan pembelian barang, hal ini dilakukan agar kebutuhan akan material selalu tercukupi sehingga perlu adanya monitoring terhadap kedatangan material. Sedangkan Perhitungan packaging dan permintaan pembelian packaging akan menghasilkan 2 (document) document yaitu packaging requirement, dan purchase requisition packaging yang kemudian akan di input kedalam sistem EBS. Ke 2 (dua) document tersebut juga akan digunakan untuk melakukan pegecekan kedatangan stock dan pembelian.
123
3.4.2.1.4.1
Fokus
Sistem
perencanaan
dan
pengendalian produksi PT. FDR pada proses MRP
Persediaan adalah idle resources yang menunggu proses lebih lanjut. Artinya, keberadaan sumber daya tersebut menunggu proses lebih lanjut pada sistem manufaktur serta pemasaran pada sistem distribusi. 3 bentuk persediaan pada sistem manufaktur adalah :
• Bahan baku (raw material) • Barang setengah jadi (Work in process) • Barang jadi (finish goods) Pada sistem manufaktur PT. FDR, terdapat hubungan langsung antara tingkat persediaan, jadwal produksi serta permintaan konsumen. Untuk itu diperlukan perencanaan dan pengendalian persediaan yang efektif
dan
efisien.
Teknik
perencanaan
kebutuhan material (Material Requirement Planning) digunakan untuk merencanakan dan mengendalikan item
barang
–
barang
yang
bersifat
saling
ketergantungan (dependent) dengan item – item pada tingkat
yang
lebih
tinggi.
Kebutuhan
saling
124
ketergantungan barang tersebut terjadi karena adanya hubungan pemakaian item – item tersebut dalam memproduksi barang – barang lain seperti bahan baku dan komponen assembling yang akan menghasilkan sebuah barang jadi (finish goods).
Gambar 3.18 Input dan output M RP
125
Gambar
diatas
menunjukan
hubungan
antara
perencanaan produksi dan proses penjadwalan serta hubungannya dengan peran M RP. Salah satu trigger daripada M RP sendiri adalah M PS (Master Production Schedule) yang memberikan jadwal informasi tentang produk – produk yang harus dihasilkan pada level finish goods. Untuk kebutuhan pemenuhan jadwal produksi tersebut, banyak item barang-barang sub assembling yang harus di buat (item to Make) atau dibeli (item to Buy). Jadi secara kesimpulan, M RP menggunakan
M PS
sebagai
sumber
untuk
mengestimasi kebutuhan – kebutuhan akan komponenkomponen dari suatu produk. Sistem M RP memiliki beberapa kemampuan utama yang menjadi ciri khas daripada sistem tersebut. Antara lain : 1.
Penentuan kebutuhan yang tepat
2.
M enentukan kebutuhan minimal untuk setiap rencana pemesanan
3.
M enentukan pelaksanaan pemesanan
126
4.
Penjadwalan ulang atau pembatalan untuk sebuah jadwal yang sudah direncanakan
3.4.2.1.4.1.1 Input Sistem
Material
Requirement Planning Adapun input dari sebuah sistem M RP adalah : 1. MPS MPS
(Master
production
schedule)
adalah penjadwalan penyediaan barang pada level finish goods, artinya M PS merupakan
pemicu
utama
daripada
sistem M RP itu sendiri. Tanpa adanya input MPS, maka sistem M RP tidak bisa berjalan.
2. Catatan inventory Catatan persediaan merupakan hal lain yang sama pentingnya dengan M PS. Dalam prosesnya sistem M RP perlu untuk membaca jumlah persediaan on
127
hand
yang
dimiliki,
tingkat
level
persediaan, dan catatan – catatan tentang persediaan lainnya.
3. BOM (struktur produk) Struktur produk adalah data yang akan diolah didalam M RP. Jika input struktur produk tidak
sesuai dengan
proses
manufaktur maka akan mengakibatkan perencanaan persediaan dan produksi yang salah. Dampak dari hal ini adalah kesalahan dalam menyediakan barang – barang yang diperlukan dalam sebuah proses produksi.
3.4.2.1.4.1.2 Output sistem Material Requirement Planning Adapun output dari sebuah sistem M RP adalah : 1. Jadwal
pemesanan
yang
harus
dilakukan atau direncanakan baik itu dari supplier ataupun dari pabrik itu sendiri.
128
2. M emberikan
suggestion
apabila
diperlukan penjadwalan ulang 3. M emberikan
suggestion
untuk
pembatalan atau penambahan pesanan 4. M emberikan indikasi tentang keadaan persediaan saat ini.
3.4.2.1.4.1.3
Tahapan
Pengolahan
Material
Requirement
Planning Adapun tahapan-tahapan dalam pengolah M RP adalah : 1.
Netting Netting
merupakan
proses
perhitungan kebutuhan bersih (net requirement)
yang
besarnya
merupakan selisih antara kebutuhan kotor (gross requirement) dengan jadwal (schedule
penerimaan order
persediaan
receipt)
dan
129
persediaan
awal
yang
tersedia
(beginning inventory) 2.
Lotting Lotting merupakan suatu proses untuk menentukan besarnya jumlah pesanan optimal untuk setiap item secara individual didasarkan pada hasil perhitungan kebutuhan bersih yang telah dilakukan dari proses netting
3.
Offsetting Offsetting merupakan proses yang bertujuan menentukan saat yang tepat untuk melakukan pemesanan dalam memenuhi kebutuhan bersih.
4.
Explossion Explossion
merupakan
proses
perhitungan kebutuhan kotor untuk item pada level yang lebih bawah. Perhitungan ini didasarkan pada
130
pemesanan item-item produk pada level yang lebih atas.
3.4.2.1.4.1.4 Faktor
yang
Mempengaruhi Penerapan MRP Adapun
faktor-faktor
yang
mempengaruhi Penerapan M RP adalah : 1. Struktur produk Faktor
struktur
produk
sangat
berpengaruh pada sistem M RP. Pada sebuah
proses
manufaktur,
struktur
produk dari level finish goods sampai dengan raw material merupakan sebuah rangkaian yang saling berketergantungan, baik itu item produk yang harus dibeli (to buy) atau item produk yang harus dibuat (to make). Karena panjangnya sebuah proses manufaktur, maka agak sulit untuk membuat sebuah struktur produk utuh dari level finish goods sampai dengan raw material. Hal inilah yang harus
131
diperhatikan, karena tanpa input yang baik pada sistem M RP, output yang dihasilkan pun akan tidak valid untuk digunakan.
2. Ukuran LOT Dalam sebuah proses manufaktur, setiap proses
produksi
harus
diusahakan
seefektif dan seefisien mungkin, oleh karena itu digunakan penentuan ukuran Lot per produk. Dalam menentukan ukuran lot sebuah item barang, sangat tergantung pada proses manufaktur itu sendiri,
tergantung
kepada
sistem
produksi yang berjalan di manufaktur tersebut. Oleh karena itu pendefinisian ukuran lot harus dilakukan sesuai dengan standar kerja yang ada.
3. Lead time berubah – ubah Hal lain yang memperngaruhi M RP adalah lead time. Dalam menyediakan kebutuhan material sebuah produk, kita
132
perlu memperhatikan lead time dari masing –
masing item
yang
ada.
M aksudnya adalah kita perlu mengetahui lead time yang dibutuhkan oleh sebuah item barang dari mulai proses pemesanan hingga barang diterima di gudang dan siap untuk digunakan. Seringkali lead time dari sebuah item berubah – ubah tergantung daripada keadaan dan situasi dari supplier/ vendor. Karena lead time yang sering kali berubah – ubah dan bervariasi, maka data pun harus up to date.
3.4.2.2 Aplikasi M odul Forecast to Plan pada PT. FDR menggunakan 2 (dua) buah sistem informasi yang masing-masing mempunyai beban kerja yang berbeda sesuai dengan kebutuhan dalam proses bisnis yang ada. Penjelasan atas dua sistem informasi tersebut dibahas seperti di bawah ini:
133
3.4.2.2.1
EBS (Enterprise Bussiness Suite) Aplikasi EBS ini berfungsi sebagai sistem informasi
yang digunakan untuk menangani seluruh proses forecast to plan mulai dari forecast sampai pada tahapan released job, termasuk di dalamnya menghasilkan laporan-laporan terkait. Semua karyawan tetap mempunyai hak akses atas aplikasi ini.
3.4.2.2.2
Excel (Manual) Excel manual adalah sistem perhitungan manual yang
berjalan secara pararel dengan sistem EBS. Perhitungan excel manual sendiri merupakan metode perhitungan lama. Penggunaan excel manual dikarenakan adanya ketidakpercayaan terhadap hasil perhitungan dari sistem EBS. Input dari sistem perhitungan manual sendiri adalah dokumen Order Fulfilment Schedule (OFS) dan hardcopy spec yang akan diolah sehingga menghasilkan output berupa kebutuhan material. Kebutuhan material disini adalah kebutuhan murni untuk pemenuhan produksi setiap item barang jadi yang ada di dalam dokumen Order Fulfilment Schedule (OFS).
134
3.4.3
Permasalahan yang Dihadapi. Permasalahan yang dihadapi dalam ruang lingkup M RP pada modul forecast to plan adalah : •
Perhitungan persediaan material yang dari EBS yang tidak digunakan dikarenakan ketidaksamaan nilai atau tidak valid bila dibandingkan dengan acuan manual excel perhitungan M RP sebelumnya.
•
Repetisi proses kerja antara perhitungan dari sistem manual excel dan sistem EBS, sehingga menambah beban kerja dari bagian Planning Control.
Secara spesifik permasalahan diatas dapat dijabarkan sebagai berikut : hasil output dari perhitungan M RP yang tidak digunakan karena dianggap tidak valid, sehingga current process yang terjadi adalah manual excel perhitungan material dijalankan parallel dengan perhitungan M RP di EBS. Saat ini sistem berjalan secara pararel, artinya sistem lama dan EBS berjalan berdampingan. beberapa bagian yang terkait dalam proses forecast to plan adalah marketing, Planning Control, dan bagian produksi serta bagian pembelian. bagian Planning Control
masih terkendala dalam
menggunakan EBS dikarenakan output perhitungan M RP pada sistem EBS yang tidak valid, tetapi bagian pembelian (purchasing) telah menggunakan sistem EBS sehingga pembuatan PO (Purchase
135
Order) dilakukan melalui sistem EBS. Jadi ada missing link antara penggunaan EBS pada bagian Planning Control dan purchasing. Tanpa adanya integrasi dalam keseluruhan proses bisnis yang berjalan simultan, EBS tidak dapat digunakan.
Bagian marketing menggunakan EBS dengan memasukan sales forecast serta M DS (Master Demand Schedule) pada EBS, selanjutnya sesuai dengan ik-701-0015 bagian M PC (Material Planning Control) akan membuat M PS (Material Planning Schedule) berdasarkan M DS (Master Demand Schedule) yang ada. Sebenarnya M PS (Material Planning Schedule)
adalah repetisi
OFS (Order Fulfilment Schedule) document. Setelah M PS (Material Planning Schedule) dibuat, selanjutnya akan dilakukan perhitungan M RP (Material Requirement Planning) berdasarkan MPS (Material Planning Schedule) hasil pengujian
sistem,
Requirement Planning)
yang ada. Tetapi berdasarkan
hasil perhitungan
M RP
(Material
EBS dan M RP (Material Requirement
Planning) manual selalu berbeda sehingga sistem lama masih terus digunakan tanpa menghiraukan sistem baru. Tentunya dalam melakukan pembelian bahan baku membutuhkan data kebutuhan material yang akurat yang belum dapat diberikan oleh sistem EBS. Karena bagian pembelian telah menggunakan EBS, maka data yang akan diolah menjadi pembelian barang harus berasal dari EBS,
136
sehingga PT. FDR menggunakan data loader untuk menembak data manual perhitungan M RP (Material Requirement Planning) kedalam EBS. Disintegrasi sistem yang terjadi pada bagian Planning Control mengakibatkan terganggunya keseluruhan proses bisnis, tetapi dengan digunakannya data loader saat ini untuk memasukan data manual kedalam EBS maka sampai saat ini bagian-bagian lain dapat melakukan proses bisnisnya. Dengan menggunakan alternative data loader, saat ini masalah disintegrasi sistem dapat di integrasikan secara paksa. Akan tetapi ini bukanlah pemecahan masalah jangka panjang, data loader hanyalah alternatif untuk menyatukan sistem yang belum terintegrasi agar pekerjaan bagian lain yang sudah menggunakan EBS tidak terganggu dengan bagian yang belum menggunakan EBS.
3.4.4
Alternatif Pemecahan Masalah Alternatif pemecahan masalah dari permasalahan di atas adalah : •
M encari faktor-faktor penyebab perbedaan dari sistem manual excel dengan sistem EBS
•
M encari alternatif setting parameter di EBS
•
M embuat personalisasi untuk memudahkan user
137
Sistem EBS membutuhkan keutuhan keseluruhan proses untuk mencapai maksimal. Dengan kondisi saat ini dimana output sistem EBS dianggap tidak valid sehingga penggunaan sistem EBS oleh bagian Planning Control terkendala. Dengan terkendalanya sistem M RP (Material Requirement Planning) mengakibatkan proses pembuatan PR (Purchase Requisition) material dan manufacturing scheduling tidak dapat dilakukan. Untuk memperbaiki kendala yang dialami maka hal utama yang harus dilakukan adalah menggunakan EBS sistem. EBS sistem dapat menyediakan data yang valid sesuai dengan kebutuhan PT. FDR, caranya adalah dengan mencari faktor – faktor yang menyebabkan perbedaan data antara EBS dan manual. Bukan hanya mencari perbedaan, akan tetapi harus dilakukan pencarian alternative setting parameter pada sistem EBS. Seperti kita ketahui, dengan penggunaan best practice sistem, maka bukan EBS yang menyesuaikan dengan keadaan perusahaan tetapi perusahaan yang harus menyesuaikan dengan keadaan EBS. Parameter pada excel manual harus terdapat pula pada EBS sistem dengan cara adanya perhitungan yang sama seperti proses perhitungan manual. Setelah ditemukan alternative parameter, maka harus dilakukan personalisasi sistem sehingga memudahkan user dalam memasukkan parameter yang ada.
