BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan PT XYZ merupakan pelopor industri produk X di Indonesia. Didirikan pada 11 Juni 1971 dengan nama awal PT XY, yang sahamnya secara mayoritas dimiliki oleh PT Y. Saat itu, PT XY hanya merakit, sedangkan komponennya diimpor dari Jepang dalam bentuk CKD (completely knock down). Tipe produk X yang pertama kali di produksi oleh PT XYZ adalah tipe bisnis. Jumlah produksi pada tahun pertama selama satu tahun hanya 1500 unit, namun melonjak menjadi sekitar 30 ribu pada tahun dan terus berkembang hingga saat ini. Produk X terus berkembang dan menjadi salah satu produk andalan di Indonesia. Kebijakan pemerintah dalam hal lokalisasi komponen otomotif mendorong PT XY memproduksi berbagai komponen produk X tahun 2001 di dalam negeri melalui beberapa anak perusahaan, diantaranya PT A (1974) yang memproduksi komponenkomponen dasar produk X, PT B (1979) yang khusus memproduksi produk pendukung produk X, PT C (1984) yang memproduksi mesin produk X serta PT D (1990) yang khusus memproduksi saluran pembuangan produk X. Seiring dengan perkembangan kondisi ekonomi serta tumbuhnya pasar dari produk X, terjadi perubahan komposisi kepemilikan saham di pabrikan PT XYZ ini. Pada tahun 2000 PT A dan beberapa anak perusahaan di merger menjadi satu dengan nama PT XYZ, yang komposisi kepemilikan sahamnya menjadi 50% milik PT XYdan 50% milik XY Japan. 34
35
Saat ini PT XYZ memiliki 3 fasilitas pabrik perakitan, pabrik pertama berlokasi Sunter, Jakarta Utara yang juga berfungsi sebagai kantor pusat. Pabrik ke dua berlokasi di Pegangsaan Dua, Kelapa Gading, serta pabrik ke 3 yang sekaligus pabrik paling mutakhir berlokasi di kawasan MM 2100 Cikarang Barat, Bekasi. Pabrik ke 3 ini merupakan fasilitas pabrik perakitan terbaru yang mulai beroperasi sejak tahun 2005. Dengan keseluruhan fasilitas ini PT XYZ saat ini memiliki kapasitas produksi 4.3 juta unit produk X per-tahunnya, untuk permintaan produk X motor di Indonesia yang terus meningkat. Salah satu puncak prestasi yang berhasil diraih PT XYZ adalah pencapaian produksi ke 20 juta pada tahun 2007. Prestasi ini merupakan prestasi pertama yang yang berhasil diraih oleh industri produk X di Indonesia bahkan untuk tingkat ASEAN. Secara dunia pencapaian produksi produk X dari PT XYZ sebanyak 20 juta unit adalah yang ketiga, setelah pabrik sepeda motor ABC di Cina dan India. Guna menunjang kebutuhan serta kepuasan pelanggan produk X, saat PT XYZ di dukung oleh 1.600 showroom dealer penjualan yang diberi kode X1, 3.800 layanan service atau bengkel XYZ dengan kode X2, serta 6.500 gerai suku cadang atau X, yang siap melayani jutaan pengguna produk X di seluruh Indonesia. Industri produk X saat ini merupakan suatu industri yang besar di Indonesia. Karyawan PT XYZ saat ini berjumlah sekitar 15.000 orang, ditambah 130 vendor dan supplier serta ribuan jaringan lainnya, yang kesemuanya ini memberikan dampak ekonomi berantai yang luar biasa. Keseluruhan rantai ekonomi tersebut diperkirakan dapat memberikan kesempatan kerja kepada sekitar 500 ribu orang.
36
3.2 Visi dan Misi Visi
dari
perusahaan
PT.
XYZ,
yaitu:
Untuk memimpin pasar produk X di Indonesia dengan cara merealisasikan mimpi dan menciptakan kegembiraan para pelanggan serta berkontribusi bagi masyarakat Indonesia. M isi
dari
perusahaan
PT.
XYZ,
yaitu:
M enciptakan solusi mobilitas bagi masyarakat dengan produk dan layanan yang terbaik. 3.3 S truktur organisasi PT XYZ yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur memiliki struktur organisasi sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. XYZ
3.4 Tugas dan Wewenang Di dalam struktur organisasi PT XYZ, terdapat pembagian yang jelas mengenai tugas dan wewenang yang dimiliki oleh masing-masing divisi, yang bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan, dimana tugas dan wewenang dari masing-masing divisi antara lain :
37
1. President & Vice President President & Vice President tugas dan bertanggung jawab memimpin perusahaan dan bertanggung jawab atas kestabilan perusahaan sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan. 2. Director of Marketing Director of Marketing memiliki tugas dan wewenang untuk mengidentifikasi kebutuhan pangsa pasar sehingga PT. XYZ dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan peningkatan kualitas kuantitas produk yang dihasilkan oleh PT. XYZ. 3. Director of Production, Engineering & Procurement Director ini membawahi tiga divisi yang berbeda yaitu : a. Production Pada divisi produksi, director mempunyai tugas dan wewenang dalam merencanakan produksi produk pada PT. XYZ sehingga mampu memenuhi permintaan pihak eksternal (konsumen) dan permintaan internal (dealer). b. Engineering Pada divisi produksi, director mempunyai tugas dan wewenang dalam melakukan pengawasan, pengoperasionalan, pengendalian keamanan dan pemeliharaan terhadap mesin-mesin berat yang berfungsi vital sebagai jantung operasi PT. XYZ.
38
c. Procurement Pada divisi procurement, director mempunyai tugas dan wewenang dalam melakukan fungsi pengendalian internal terhadap aktivitas pembelian semua material dan barang yang dibutuhkan untuk proses produksi dan material lain yang dibutuhkan dalam fungsi operasional perusahaan. 4. Director of Finance & Accounting Director of Finance & Accouting memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga dengan adanya divisi ini maka kegiatan yang berhuhubungan dengan keuangan di PT.XYZ dapat terkelola secara optimal serta pencatatan dapat tersimpan dengan baik. 5. Director of Human Resources, GA, & IT Director ini membawahi tiga divisi yang berbeda yaitu : a. Human Resources Pada divisi Human Resource, director mempunyai tugas dan wewenang dalam
memberikan
pelatihan-pelatihan
bagi
karyawan
untuk
meningkatkan kualitas karyawan yang dimiliki PT. XYZ dan melakukan perekrutan dan evaluasi karyawan berdasarkan kinerja, skill, serta disiplin dan berbagai penilaian lain dari karyawan PT. XYZ. b. GA (General Affairs) Pada divisi General Affairs, director mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: 1. M erencanakan sistem dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien
39
2. M embantu dan mengatur pelaksanaan kegiatan intern PT. XYZ 3. M elakukan persetujuan atas surat tugas, surat mutasi, dan surat referensi kerja yang harus dikeluarkan. c. IT (Information Technology) Pada divisi IT, director mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: 1. M enyusun rencana strategis IT untuk mendukung proses bisnis PT. XYZ 2. M enyelenggarakan
dan
mengembangkan
layanan
IT
untuk
mendukung proses bisnis PT. XYZ 3. M enangani masalah dan memberikan solusi terhadap masalah yang terjadi di dalam perusahaan serta menganalisa, merumuskan, dan membuat operating model atau master plan sistem yang terintegrasi. 3.5 Length of Effort Length of effort menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama internship di PT. XYZ, berikut adalah daftar kegiatan: Tgl
Waktu Kegiatan 07.30 – 12.00
Jumlah Jam 4,5
Kegiatan
Briefing
Overvi ew Perusahaan
Wawancara
Overvi ew Procure to Pay
Overvi ew
Procure to Pay End to End Process
5 Juli 2011 13.00 16.30
6 Juli 2011
07.30 – 12.00
3,5
4,5
Materi
Peserta
Hasil Kegiatan
- Learning Division - Peserta internship - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek Anggota tim proyek
1. Mengetahui proffile pada PT. XYZ. 2. Mengetahui struktur organisasi PT. XYZ. Memperoleh pengenalan garis besar mengenai proses Procure to Pay pada PT. XYZ. Memperoleh pengenalan proses bisnis procure to pay melalui flowchart.
40
13.00 – 16.30
7 Juli 2011
3,5
Overvi ew
Procure to Pay End to End Process Procure to Pay End to End Process Procure to Pay End to End Process
4,5
Briefing
13.00 – 16.30
3,5
Review
07.30 – 12.00
4,5
Tugas
Rich Picture
13.00 – 16.30
3,5
Briefing
Rich Picture
Overvi ew
PR Processing for Non Stock
Anggota tim proyek
Anggota tim proyek
Tugas
PR Processing for Non Stock Scenario Level
Briefing
Procure to Pay Module dan penyusuna n skripsi
- Mentor pembimbing - Anggota tim proyek
07.30 – 12.00
4,5
11 Juli 2011 13.00 – 16.30
7.30 – 12.00
13.00 – 16.30 14 Juli 2011
07.30 – 12.00
3,5
4,5
3,5
4,5
Tugas
Overvi ew
Schedule Purchasing – PO Creation for Generic
Memperoleh pengenalan proses bisnis procure to pay melalui flowchart.
- Mentor Memperoleh pengenalan pembimbing lebih detail mengenai - Anggota tim proses bisnis procure to proyek pay. Anggota tim Memperoleh proyek pemahaman proses bisnis procure to pay melalui flowchart. Anggota tim Rich Picture yang proyek menggambarkan proses bisnis procure to pay PT. XYZ. - Mentor pembimbing Memahami setiap fungsi - Anggota tim pada procure to pay . proyek
07.30 – 12.00
8 Juli 2011
13 Juli 2011
Anggota tim proyek
Memahami proses permintaan pembelian untuk barang stock dan non-stock. Membuat dokumentasi mengenai sistem permintaan pembelian yang akan direkomendasikan.
Memahami apa saja yang harus dikerjakan untuk mencapai target.
Anggota tim proyek
Menyusun hal-hal yang harus dikerjakan selam a internship.
Anggota tim proyek
Memahami proses permintaan pembelian pada PT. XYZ.
41
13.00 – 16.30
07.30 – 12.00
3,5
4,5
Tugas
Briefing dan Review
15 Juli 2011 12.00 – 16.30
07.30 – 12.00
3,5
4,5
Briefing dan Review
Briefing
18 Agustus 2011 13.00 – 16.30
19 Juli 2011
20 Juli 2011
3,5
Briefing
Purchasing – PO Creation for Generic Scenario Level
Anggota tim proyek
PR Processing for Non Stock Scenario Level Purchasing – PO Creation for Generic Scenario Level PR Processing for Non Stock Scenario Level Purchasing – PO Creation for Generic Scenario Level Business Process Improveme nt
- Mentor pembimbing - Anggota tim proyek
09.30 – 12.00
2,5
Konsultasi
13.00 – 16.30
3,5
Konsultasi
Analisa masalah
Overvi ew
Recei ving – Goods Recei ving for Generic
07.30 – 12.00
4,5
- Mentor pembimbing - Anggota tim proyek
Anggota tim proyek
Anggota tim proyek
- Dosen pembimbing - Anggota tim proyek - Dosen pembimbing - Anggota tim proyek Anggota tim proyek
Membuat dokumentasi mengenai sistem pembelian yang akan direkomendasikan.
Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi permintaan pembelian.
Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi pembelian.
Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi permintaan pembelian.
Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi pembelian. Mempelajari tentang metode Business Process Improvement. Menganalisa masalah – masalah yang terdapat pada sistem berjalan. Memahami proses penerimaan barang pada PT. XYZ.
42
13.00 – 16.30
07.30 – 12.00 21 Juli 2011 13.00 – 16.30
09.30 – 11.30 22 Juli 2011
13.00 – 16.00
07.30 – 12.00
3,5
4,5
3,5
2
3
4,5
Tugas
Overvi ew
Tugas
07.30 – 12.00
3,5
4,5
3,5
Payment without DP Scenario Level
Konsultasi
Dokumenta si
Business Process Improveme nt
Briefing dan Review
Recei ving – Goods Recei ving for Generic Scenario Level
Briefing dan Review
Payment without DP Scenario Level
Briefing
Recei ving – Goods Recei ving for Generic Scenario Level
Briefing
Payment without DP Scenario Level
26 Juli 2011 13.00 – 16.30
Payment without DP
Scenario Level
25 Juli 2011 13.00 – 16.30
Recei ving – Goods Recei ving for Generic Scenario Level
Anggota tim proyek
Membuat dokumentasi mengenai sistem penerimaan barang yang akan direkomendasikan.
Anggota tim proyek
Memahami proses penagihan dan pembayaran pada PT. XYZ.
Anggota tim proyek
Membuat dokumentasi mengenai sistem penagihan dan pembayaran yang akan direkomendasikan.
- Dosen pembimbing - Anggota tim proyek Anggota tim proyek
- Mentor pembimbing - Anggota tim proyek
- Mentor pembimbing - Anggota tim proyek Anggota tim proyek
Anggota tim proyek
Analisa scenario level yang telah dibuat sesuai dengan masalah. Mendokumentasi scenario level yang dibuat dengan metode Business Process Improvement. Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi penerimaan barang. Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi penagihan dan pembayaran. Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi penerimaan barang. Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi penagihan dan pembayaran.
43
27 Juli 2011
28 Juli 2011
29 Juli 2011
1 Agustus 2011
2 Agustus 2011
3 Agustus 2011
07.30 – 12.00
4,5
Overvi ew
13.00 – 16.30
3,5
Overvi ew
09.00 – 12.00
3
Konsultasi
13.0016.00
3
Literature
07.30 – 12.00
4,5
Literature
13.00 – 16.00
3,5
Tugas
07.30 – 12.00
13.00 – 16.30
07.30 – 12.00
13.00 – 17.00
07.30 – 12.00
13.00 – 16.30
SAP Procure to Pay SAP Procure to Pay Scenario Level Cost Benefit Analysis Cost Benefit Analysis Cost Benefit Analysis
4,5
Briefing
Cost Benefit Analysis
3,5
Review and Briefing
Cost Benefit Analysis
4,5
3,5
4,5
3,5
Tugas
Tugas
Tugas
Tugas
PR Processing for Non Stock Purchasing – PO Creation for Generic Recei ving – Goods Recei ving for Generic Scenario Level Payment without DP Scenario Level
Anggota tim proyek Anggota tim proyek - Dosen pembimbing - Anggota tim proyek Anggota tim proyek Anggota tim proyek Anggota tim proyek - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek Anggota tim proyek
Anggota tim proyek
Anggota tim proyek
Anggota tim proyek
Mengenal sistem Procure to Pay pada SAP PT. XYZ. Mengenal sistem Procure to Pay pada SAP PT. XYZ. Analisa scenario level yang telah dibuat sesuai dengan masalah. Mempelajari metode Cost Benefit Analysis. Mempelajari metode Cost Benefit Analysis. Menganalisa Cost dan Benefit dari setiap masalah. Membahas Cost dan Benefit yang telah dibuat. Mengenal teori tentang Cost and Benefit Analysis. Mendokumentasikan proses bisnis permintaan pembelian yang sedang berjalan. Mendokumentasikan proses bisnis pembelian yang sedang berjalan. Mendokumentasikan proses bisnis penerimaan barang yang sedang berjalan. Mendokumentasikan proses bisnis pembayaran yang sedang berjalan.
44
4 Agustus 2011
5 Agustus 2011
8 Agustus 2011
10 Agustus 2011 12 Agustus 2011 15 Agustus 2011 16 Agustus 2011 19 Agustus 2011
07.30 – 12.00
13.00 – 16.30
07.30 – 12.00
13.00 – 16.30
4,5
3,5
4,5
3,5
Tugas
Tugas
Tugas
Tugas
07.30 – 12.00
4,5
Briefing
12.00 – 16.30
3,5
Review dan Briefing
07.30 – 12.00
4,5
Tugas
13.00 – 16.30
3,5
Tugas
4,5
Tugas
3,5
Tugas
4,5
Tugas
3,5
Tugas
4,5
Tugas
3,5
Tugas
4,5
Briefing
07.30 – 12.00 13.00 – 16.30 07.30 – 12.00 13.00 – 16.30 07.30 – 12.00 13.00 – 16.30 07.30 – 12.00
PR Processing for Non Stock Purchasing – PO Creation for Generic Recei ving – Goods Recei ving for Generic Payment without DP
Anggota tim proyek
Anggota tim proyek
Anggota tim proyek
Anggota tim proyek
Mendokumentasikan proses bisnis permintaan pembelian yang direkomendasikan. Mendokumentasikan proses bisnis pembelian yang direkomendasikan. Mendokumentasikan proses bisnis penerimaan barang yang direkomendasikan. Mendokumentasikan proses bisnis pembayaran yang direkomendasikan.
Activity Diagram Procure to Pay Activity Diagram Procure to Pay User Interface
- Mentor pembimbing - Anggota tim proyek - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek Anggota tim proyek
User Interface
Anggota tim proyek
Membuat rancangan user interface website.
User Interface User Interface User Interface User Interface User Interface User Interface
Anggota tim proyek
Membuat rancangan user interface website. Membuat rancangan user interface website. Membuat rancangan user interface website. Membuat rancangan user interface website. Membuat rancangan user interface website. Membuat rancangan user interface website.
User Interface
Anggota tim proyek Anggota tim proyek Anggota tim proyek Anggota tim proyek Anggota tim proyek - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek
Membahas activity diagram proses bisnis Procure to Pay. Memperbaiki activity diagram dan membahas kembali. Membuat rancangan user interface website.
Membahas ran cangan user interface website.
45 13.00 – 16.30
22 Agustus 2011
24 Agustus 2011
3,5
Review
User Interface
07.30 – 12.00
4,5
Briefing
User Interface
13.00 – 16.30
3,5
Overvi ew
User Interface
07.30 – 12.00
4,5
Tugas
User Interface
13.00 – 16.30
3,5
Tugas
User Interface Tabel 3.1 Length of Effort
Anggota tim proyek - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek Anggota tim proyek Anggota tim proyek Anggota tim proyek
Memperbaiki rancangan user interface website Membahas ran cangan user interface website. Mempelajari coding pada website. Membuat coding pada user interface website. Membuat coding pada user interface website.
3.6 Sistem yang sedang berjalan 3.6.1
Narasi atau Prosedur Sistem yang Berjalan Purchase Requisition (PR) dibuat sebagai permintaan pembelian untuk persediaan material lokal. PR terdiri dari 2 jenis, yaitu PR – Non M RP dan PR – M RP. Untuk PR – Non M RP dibuat langsung oleh Requester, sedangkan PR – M RP dibuat oleh sistem berdasarkan jumlah komponen yang telah digunakan dalam proses produksi. PR yang terbentuk akan dicek apakah PR tersebut merupakan hasil M RP atau bukan. Untuk PR – Non M RP, maka Section Head akan melakukan pengecekan PR. Selanjutnya akan diperiksa kelengkapan harga pada PR. Jika harga belum ada maka akan dibuat ke Puchasing Staff untuk menanyakan estimasi harga yang dibuat oleh Requester, selanjutnya Purchasing Staff akan me-maintain harga pada PR. Jika harga
pada
PR
sudah
lengkap,
maka
Section
Head
harus
menyetujui/menolak PR. Jika PR tidak disetujui, maka Section Head akan membatalkan PR dan ada informasi dari sistem yang disampaikan kepada
46
Requester. Jika PR disetujui, maka PR dapat di-release oleh Purchasing Staff dan dilanjutkan dengan pembuatan PO. Untuk PR – M RP, maka akan dilanjutkan pembuatan PO dilengkapi dengan BCT. Pada saat pembuatan PO akan dilakukan pengecekan harga pada sistem. Jika harga sudah ada, maka PO dapat langsung dibuat. Jika harga tidak ada, maka Purchasing Staff harus me-maintain info record, selanjutnya PR yang telah terbentuk akan diubah menjadi PO, jika jumlah PO kurang dari jumlah PR, Purchasing Staff akan melakukan konfirmasi kepada Requester, Jika jumlah PO disetujui, maka Requester akan memberitahu Fund Manager untuk mengirim memo ke Purchasing Staff, yang kemudian akan membatalkan sisa jumlah pada PR, dan mengulang proses perubahan PR ke PO. Jika jumlah PO tidak disetujui, maka sistem melakukan pemeriksaan ketersediaan budget dengan harga, jika jumlah PO lebih besar sama dengan jumlah PR, juga akan dilakukan pengecekan ketersediaan budget Jika budget tidak tersedia dan kebutuhan barang/jasa memiliki
tingkat
urgensi yang tinggi,
Purchasing
Staff
harus
menghubungi Requester, dan Requester yang membuat PR harus mengajukan permintaan perubahan budget kepada Fund Manager. PO tidak akan terbentuk jika budget tidak tersedia. Setelah dilakukan prosedur Over Budget, Purchasing staff akan mengulang proses pembuatan PO. Apabila PO sudah tidak over budget, PO akan disimpan dan dicetak oleh Purchasing Staff, PO yang sudah dicetak akan dicek dan
47
disetujui oleh Purchasing Function Head dan dikirim ke vendor melalui fax. Untuk penerimaan barang, vendor mengirim barang beserta surat jalan dan dokumen referensi (PO/BCT Pending) ke warehouse (WAHO) PT. XYZ yang akan diterima oleh karyawan WAHO PT. XYZ. Karyawan WAHO akan memeriksa kelengkapan dokumen yang dibawa. Apabila
dokumen
tidak
lengkap
maka
barang
tidak
dapat
diterima/pengiriman ditolak. Sementara apabila dokumen lengkap, maka selanjutnya akan dilakukan receiving inspection processes, dimana dilakukan pengecekan antara dokumen order (BCT), surat jalan (SJ) dan fisik barang. Dari receiving inspection processes akan didapat data pengiriman. Setelah data ini diperoleh, material dibawa ke area penyimpanan dan dilakukan transaksi penerimaan berdasarkan data tersebut. Untuk material/barang non BCT, transaksi kemudian dilanjutkan dengan melakukan entry BPB+ sejumlah penerimaan. Untuk barang BCT, transaksi penerimaan dilakukan dengan melakukan scan BCT. BCT ini hanya dapat di-scan 1 kali saja dan dengan melakukan scan BCT, maka sistem akan mencatat penerimaan material sejumlah yang tercantum pada BCT tersebut. Apabila fisik barang yang diterima lebih kecil dari BCT yang di-scan, maka karyawan harus melakukan entry jumlah yang diterima dan sistem akan mengkalkulasi jumlah barang yang tidak diterima yang akan membentuk
48
BCT Pending. BCT Pending ini selanjutnya diserahkan ke vendor sebagai dasar bagi vendor untuk mengirimkan kekurangan barang. Untuk barang BCT, transaksi penerimaan ini akan menghasilkan cetakan Bukti Penerimaan Barang (BPB+) yang kemudian ditempelkan di SJ. SJ yang tidak ada tempelan BPB+ tidak dapat digunakan sebagai dasar penagihan. Vendor akan melakukan verifikasi BPB+ sebelum membuat Invoice. Jika terdapat kesalahan, maka vendor akan menghubungi Purchasing Staff, dan apabila diperlukan koreksi, Receiving Dept Head akan me-non-aktifkan BPB+ dan
membatalkan BPB+, lalu bagian
WAHO harus mengulang kembali proses pembuatan BPB+. Jika semua barang telah dikirim, maka vendor dapat membuat Invoice berdasarkan SJ yang dilengkapi BPB+. Invoice beserta dokumen bermaterai dibawa oleh vendor ke Treasury. Treasury akan mengecek kelengkapan dokumen kemudian entry Invoice tersebut ke dalam SAP disertai penyimpanan dan pencetakan Tanda Terima Invoice (TTDV) dan tanggal pembayaran yang akan diberikan kepada vendor. Tanggal pembayaran dihitung berdasarkan baseline date yaitu tanggal terima Invoice ditambah lama jatuh tempo yang tertera di PO ditambah jumlah hari ke hari Rabu terdekat setelah tanggal jatuh tempo. Dokumen bermaterai dari vendor berisi: -
Nama dan alamat perusahaan (vendor).
-
NPWP (jika ada).
-
Dokumen pembelian yang sah.
49
-
Surat jalan beserta Bukti penerimaan barang (BPB+).
-
Kronologis (jika ada keterlambatan pekerjaan yang bukan merupakan kesalahan vendor).
-
Berita Acara Denda (jika ada keterlambatan pekerjaan yang merupakan kesalahan vendor).
-
Bukti cetak DN yang sudah di post (jika ada Berita Acara Denda).
Sebelum melakukan pembayaran, Treasury harus melakukan pembuatan payment proposal. Payment proposal ini harus dibuat paling lambat 3 hari kerja sebelum hari pembayaran. Dasar pembuatan payment proposal yaitu hasil monitoring Treasury atas semua Invoice dari vendor yang telah diverifikasi dan belum dibayar. Kemudian hasil payment proposal akan diotorisasi oleh Treasury Manager. Setelah dilakukan otorisasi kemudian akan dilakukan pembayaran ke vendor.
50
3.6.2 Overview Acti vity Diagram Dari Sistem yang Berjalan a d Busine s s Proc e ss M ode l [Ye s]
Re q ue ste r
Pu rc ha si n g Sta ff
WAHO
Tre asu ry
Trea su ry M a na g e r
Sec ti on He a d
Fu nd M a na g e r
Pu rch a si ng Fu nc ti on He ad
Re ce i vi n g Dep t He a d
Ve n d or
Si ste m
Cre a te Purc ha se Re quis ition
Me ngec e k P R M RP / Non M RP [Ap a kah PR M RP? ]
M enge c ek PR
[No]
[h a rg a l en g ka p ?]
Me m bua t m e mo
[No ] [Yes ]
Appr ov e /re je c t PR
M a inta in ha rga PR
[Ye s]
[Ap p ro v e PR? ]
[No]
Me ne rima informa s i pe m bata la n PR
[Ye s]
M e mba talk a n PR M e nge c ek k e le ngk a pa n ha rga pa da pe m bua ta n PO
Re le as e PR
[Ada h arg a ? ]
Ma intain in fo re cord
[No]
[Ye s]
Me nge ce k k e le ngk apa n bara ng [Ju m l ah PO < j u ml a h PR?]
M e mutusk a n Konfirm a s i
K onfirm as i k e Re que ste r
[Ye s] [No]
[Ap pro v e ko n fi rma si ]
M e nge c e k ov e r budge t
[N o]
M e mbua t me m o pe mba tala n
[Y es]
[Ap a ka h o v er b u dg e t? ]
M e mba ta lk a n sis a jum la h PR
Me nga juk a n pe rm intaa n pe ruba ha n budge t
[Ye s] Ma inta in budget Me nyim pan da n m enc e tak PO
[No ]
Me ngec e k da n m e ny e tu jui PO
M ene rim a PO
Fa x PO
Me ne rima ba ra ng & k ele ngka pa n dok um e n
Me ngirim bar ang, sura t ja lan, dan dok um en re fe rens i
[Do ku me n l en g ka p ?] [No ]
[Ye s] R ec e iv ing ins pe c tion proc e ss e s [BCT/No n BCT? ]
[BCT] [No n BCT]
S ca n BCT
Entry Pene rim aa n
M e m bua t BPB+ M ene rim a sura t ja la n & BPB+ [B ara n g
[Ye s]
M ene rim a BCT pe nding
Ve rifik a s i BPB+ [ad a ke sa a l h a n? ] Konfirm a si La poran Ke s a laha n
[Ye s] M e ngore k si Lapora n Kes a la ha n
[No ]
[A pp ro ve Ke sa a l h a n]
[No ]
M e mbua t Inv oic e
M ene rim a, m enge ce k inv oic e & ke le ngk a pan dok um e n
M ela k uk a n in v oic e v e rific ation
Me nyim pan da n me nc eta k TTDV da n tanggal pe mba ya ra n
Me ne rima TTDV da n tanggal pe m bay ar an
Me m bua t pa ym e nt pr opos al Otoris a si pa y me nt propos a l M e lak uk an pe mba ya ra n M ene rim a pem ba ya ra n
Gambar 3.2 Activity Diagram Sistem Berjalan
Me m be ntuk BCT pe nding
M e ngirim BCT pe nding & s ur at ja la n
51
3.7 Masalah Yang Dihadapi Adapun masalah-masalah yang dihadapi setelah pengimplementasian SAP : 1. Pengiriman dokumen Purchase Order membutuhkan banyak waktu dan biaya. 2. Vendor membutuhkan waktu untuk mengecek apakah barang yang dikirim sesuai dengan barang yang diterima. 3. Vendor tidak cepat dalam menanggapi pengiriman kekurangan barang. 4. Proses kerja pelaporan kesalahan terhadap penerimaan barang tidak efisien. 5. Karyawan melakukan kesalahan input Invoice dari vendor. 6. Biaya operasional tidak efisien. 3.8 Usulan Pemecahan Masalah Adapun usulan untuk masalah-masalah diatas yaitu dengan pengembangan suatu website dimana berfungsi sebagai berikut : 1. Pembuatan sistem dengan fungsi view Purchase Order. 2. Pembuatan sistem dengan fungsi view BPB+. 3. Pembuatan sistem dengan fungsi view BCT Pending. 4. Pembuatan sistem dengan fungsi BPB+ Report. 5. Pembuatan sistem dengan fungsi pembuatan Invoice. 6. Pembuatan sistem dengan fungsi View Payment.
