BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT.
BATANGHARI
TEBING
PRATAMA
adalah
anak
perusahaan dari PT. BATANGHARI & GROUP yang beralamat di M enara Kuningan Lt. 9, B2-B3 Jalan HR. Rasuna Said Blok X-7, Kav. 5 Jakarta Selatan. PT. BATANGHARI TEBING PRATAMA didirikan oleh beberapa pemegang saham, yang kemudian dikelola sepenuhnya oleh Drs. H. Asril Sultan Amir., Ak. yang
bertindak
sebagai
Direktur
Utama
pada
perusahaan ini. Pabrik PT. BATANGHARI TEBING PRATAM A berlokasi di Jalan Prof. M . Yamin, Tebing Tinggi Deli, Sumatera Utara 20631. Perusahaan ini berdiri pada tahun 1983 di Sumatera Utara dan telah mendapat Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan No.1043/04-02/SIUP/PK/VI/1987 yang disahkan oleh Kantor Departemen Perindustrian dan Perdagangan Kotamadya Tebing Tinggi pada tanggal 18 September 1987 di Deli Serdang, Sumatera Utara. PT.
BATANGHARI
TEBING
PRATAM A
merupakan
suatu
perusahaan yang bergerak di bidang produksi Crumb Rubber atau yang lebih dikenal dengan karet remah dan tergabung dalam GAPKINDO (Gabungan Perusahaan Karet Indonesia).
44
45 Proses singkat pengolahan produk PT. BATANGHARI TEBING PRATAM A yaitu, bahan mentah karet diolah kembali menjadi karet remah untuk bahan baku ban yang sesuai dengan kriteria GAPKINDO yaitu SIR-20 Standardized Indonesian Rubber. Lingkup pemasaran meliputi dalam maupun luar negeri. Sehingga pelanggan dari perusahaan ini berasal dari luar negeri maupun dari Indonesia sendiri.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Sebuah perusahaan yang dinamis dan bertanggung jawab, serta berkomitmen
untuk
menghasilkan
produk
yang
berkualitas
secara
internasional dan sesuai dengan kriteria standarisasi yang berlaku.
Misi PT. BATANGHARI TEBING PRATAMA memiliki M isi : 1.
Untuk menjadi suatu perusahaan yang memiliki hasil produksi terbaik dan dapat mempertahankan kualitas produk yang dipasarkan.
2.
M emperoleh profit yang sesuai dengan target manajemen perusahaan.
3.
M ampu bersaing dengan perusahaan yang sejenis lainnya.
4.
M emberikan nilai atraktif bagi pemegang saham
46 3.1.3 S truktur Organisasi Organization chart (bagan organisasi) dalam suatu perusahaan dapat menggambarkan kegiatan yang dilakukan perusahaan, strategi perusahaan untuk mencapai tujuan, pembagian kerja masing-masing bagian dalam suatu perusahaan, serta menggambarkan pula rincian pembagian wewenang dan tanggung jawab serta menunjukkan bagaimana setiap fungsi dapat saling bekerjasama. Struktur organisasi PT. BATANGHARI TEBING PRATAMA dapat ditampilkan sebagai berikut : DIREKTUR UTAM A DIREKTUR KEPALA PABRIK
PEM BELIAN
KEUANGAN
PRODUKSI
EXPORT
PERSONALIA
BENGKEL
BAHAN OLAH KARET
M ESIN
KASIR
PRODUKSI BASAH PRODUKSI KERING
LISTRIK
SPAREPART
PEM BUKUAN LAB / QUALITY CONTROL GUDANG / PACKING
Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. BATANGHARI TEBING PRATAMA. (Sumber : PT. BATANGHARI TEBING PRATAMA, Th. 2009)
47 3.1.4 Wewenang dan Tanggung Jawab Berdasarkan hasil wawancara dapat kami uraikan tugas atau wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dan fungsi yang ada dalam struktur organisasi PT. BATANGHARI TEBING PRATAMA : 1.
Direktur Utama M erupakan pemilik perusahaan dan juga merupakan pimpinan tertinggi dalam perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawab sebagai seorang Direktur Utama perusahaan adalah : •
M erumuskan dan menetapkan rencana kerja dan tujuan umum perusahaan secara keseluruhan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
•
M enetapkan pokok-pokok kebijaksanaan umum yang akan menjadi pedoman bagi keseluruhan aktivitas perusahaan.
2.
Direktur Fungsi Direktur adalah menerapkan apa yang telah dirumuskan oleh Direktur Utama. Adapun wewenang dan
Tanggung jawabnya
adalah : •
Berinteraksi langsung dengan karyawan.
•
M engambil keputusan untuk kepentingan dan kemajuan perusahaan.
•
M engecek laporan bulanan dari semua bagian di dalam perusahaan.
•
M empertimbangkan usulan dari bawahannya yang bermanfaat bagi kelancaran usaha perusahaan.
48 •
M emecahkan
permasalahan
yang timbul dalam pelaksanaan
kebijakan umum dan operasional. •
M engawasi dan menjalankan aktivitas perusahaan sesuai dengan perencanaan, petunjuk dan
peraturan yang telah ditetapkan
perusahaan. •
M elakukan koordinasi, pengawasan, pengendalian dan pembinaan fungsi organisasi baik antar personil, material dan finansial perusahaan.
3.
Kepala Pabrik Wewenang dan tanggung jawab dari Kepala Pabrik antara lain sebagai berikut : •
Bertanggung jawab langsung pada Direktur.
•
M engkoordinasi tugas dan fungsi bagian-bagian dibawahnya.
•
M enerima laporan dari masing-masing bagian mengenai hasil laporan operasi perusahaan.
•
M embuat laporan pertanggungjawaban untuk diserahkan kepada Direktur.
•
M enentukan kebijakan yang harus diambil untuk mengatasi masalah yang tidak dapat dipecahkan oleh bagian-bagian dibawahnya dan mempertanggungjawabkan semua pekerjaannya kepada atasan.
4.
Pembelian Wewenang dan tanggung jawab dari bagian Pembelian dalam perusahaan ini antara lain:
49 •
M enghubungi leveransir (pengumpul) agar barang yang dibeli datang tepat pada waktunya dan harga pembelian yang murah dengan kualitas barang yang baik.
•
M engadakan analisa terhadap leveransir atas mutu, ketepatan waktu, serta jumlah pembelian yang dilakukan.
•
M empelajari surat penawaran harga dari leveransir. PT. BATANGHARI TEBING PRATAMA melakukan pembelian
bahan olah karet (BOKAR) melalui pemasok lain jika terjadinya kekurangan persediaan bahan olah karet yang di dapat dari perkebunan yang dimiliki oleh perusahaan itu sendiri. Selain itu bagian pembelian melakukan pemesanan suku cadang ketika persediaan suku cadang telah mencapai titik pemesanan kembali. 5.
Bahan Olah Karet Bagian ini memiliki wewenang dan tanggung jawab dalam melakukan pengecekan atau inspeksi terhadap bahan olah karet yang tiba di pabrik baik yang berasal dari perkebunan sendiri maupun yang berasal dari pemasok lainnya, kemudian bahan olah karet tersebut di klasifikasikan berdasarkan jenis dan kualitasnya.
6.
Sparepart Bagian Sparepart atau suku cadang bertanggung jawab dalam mengawasi suku cadang yang ada, selain itu bagian ini berwenang dalam membuat surat permintaan pembelian suku cadang yang dibutuhkan.
50 7.
Keuangan Bagian Keuangan memiliki wewenang dan tanggung jawab dalam mengatur penyediaan dan penggunaan dana sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mengkoordinasikan dan menyusun kebijakan, prosedur dan program kerja di bidang akuntansi dan keuangan, melakukan pembayaran gaji karyawan, serta mengatur dan mengawasi kegiatan penerimaan dan pengeluaran uang menurut prosedur yang berlaku.
8.
Kasir Bagian ini berwenang dan bertanggung jawab dalam melakukan pembayaran dan pemerimaan uang dari pihak yang terkait.
9.
Pembukuan Bagian Pembukuan berwenang dan bertanggung jawab dalam mencatat data keuangan dan membuat laporan keuangan.
10. Produksi Bagian Produksi berwenang dan bertanggung jawab dalam mengendalikan dan memantau keseluruhan proses produksi, apakah telah berjalan sesuai dengan prosedur yang ada atau tidak. 11. Produksi Basah Bagian ini merupakan sub dari bagian produksi, dimana pada bagian ini berwenang dan bertanggung jawab dalam menjalankan proses produksi dari bahan mentah menjadi bahan setengah baku melalui proses basah.
51 12. Produksi Kering Bagian ini masih merupakan sub dari bagian produksi, dimana wewenang dan tanggung jawab dari bagian ini hampir menyerupai bagian Produksi Basah, hanya saja bagian ini merupakan kelanjutan dari proses basah, dimana pada bagian ini dalam menjalankan proses produksinya melalui proses kering. 13. Quality Control Bagian Quality Control berwenang dan bertanggung jawab dalam memantau apakah produk yang akan dipasarkan memenuhi kriteria yang dibutuhkan atau tidak. Pada bagain ini pemantauan dibagi menjadi tiga tahapan, yaitu : •
M anusia Pada tahap ini, bahan baku yang siap dipasarkan diperiksa oleh tenaga ahli manusia untuk mencari apakah ada kandungan lain selain karet yang tercampur ketika melakukan proses produksi.
•
M esin Tahap lanjutan setelah diperiksa oleh tenaga ahli manusia, bahan baku diperiksa kembali menggunakan metal detector (mesin pendeteksi kandungan zat besi), apakan bahan baku mengandung unsur besi atau tidak.
•
Laboratorium Tahap terakhir pada quality control, dimana bahan baku yang siap dipasarkan akan diambil sedikit sample, yang kemudian akan
52 dilakukan uji kelayakan produk di laboratorium, agar produk yang dihasilkan sesuai dengan kriteria GAPKINDO. 14. Gudang / Packing Bagian ini bertanggung jawab menjaga keamanan barang yang telah dibeli oleh perusahaan. Wewenang dan Tanggung jawab dari bagian gudang itu sendiri antara lain : •
M eminta
barang yang sudah
hampir
habis
dengan
cara
melaporkannya ke bagian pembelian. •
M enerima barang yang baru saja diantar oleh leveransir kemudian mengeceknya agar dapat menentukan kualitas dari tiap-tiap barang yang datang.
•
M engatur tata letak barang di gudang.
•
M emberikan laporan persediaan bulanan.
•
M engawasi keluar masuknya barang dari gudang kemudian mencatatnya dalam buku stok.
•
M engatur barang yang akan dikirim.
•
Bertanggung jawab atas kehilangan barang.
15. Export Bagian ekspor bertanggung jawab dalam mengawasi proses pengiriman bahan baku yang akan di kirim ke pembeli yang berada di mancanegara.
53 16. Personalia Bagian personalia memiliki tugas dan tanggung jawab dalam merekrut, mengelola, dan mengawasi tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. 17. Bengkel Bagian bengkel memiliki wewenang dan tanggung jawab dalam mengelola, mengatur, dan mengawasi persediaan spare part atau suku cadang yang dibutuhkan dalam proses produksi. 18. M esin Bagian ini bertanggung jawab dalam memelihara mesin-mesin yang terkait dalam proses produksi. Apabila terjadi kerusakan pada mesin atau pada salah satu suku cadangnya. Bagian mesin melaporkan ke bagian bengkel guna mendapatkan suku cadang lain sebagai gantinya. 19. Listrik Bagian ini bertanggung jawab mengawasi kapasitas daya alokasi penggunaan listrik pada alat-alat yang terkait dalam proses produksi.
3.2 Sistem yang Berjalan 3.2.1 Narasi Prosedur Sistem yang Berjalan Sistem persediaan yang sedang berjalan pada PT. BATANGHARI TEBING PRATAMA saat ini ada 5 (lima) buah prosedur, yaitu prosedur permintaan bahan setengah baku, penerimaan bahan setengah baku, pengiriman bahan setengah baku ke bagian produksi untuk diolah dari bahan
54 setengah baku menjadi bahan baku, pengemasan bahan baku, pengiriman bahan baku kepada konsumen dan pemesanan pembelian bahan setengah baku jika diperlukan. Untuk menyimpan dan mengelola persediaan perusahaan, pihak manajemen telah menetapkan bahwa barang-barang dalam proses dan barangbarang yang telah dikemas untuk dikirim disimpan di dalam gudang. Berikut ini adalah penjelasan sistem yang sedang berjalan : •
Bila ada barang yang dibutuhkan oleh gudang untuk kegiatan produksi, maka bagian gudang akan membuat surat permintaan dan melakukan permintaan bahan setengah baku yang berada di perkebunan milik PT. BATANGHARI TEBING PRATAM A, apabila gudang memerlukan stock mendesak, tetapi perkebunan milik perusahaan belum panen, maka bagian gudang akan mengisi dan memberikan Surat Permintaan Pembelian Bahan Setengah Baku (SPPBSB) kepada bagian pembelian, setelah itu bagian pembelian akan membuat Surat Pembelian sebagai arsip. Kemudian bagian pembelian akan menghubungi leveransir yang berlokasi di daerah setempat, yang bertugas sebagai koordinator petani setempat. Selanjutnya bagian gudang membuat Surat Bukti Penerimaan rangkap 2 (dua) sebagai arsip dan diberikan kepada bagian pembelian. Pada akhir bulan Bagian Gudang memberikan laporan bulanan kepada kepala pabrik.
•
Ketika bahan setengah baku telah sampai di site atau gudang, bahan setengah baku tersebut akan dicek dan di klasifikasikan berdasarkan
55 kualitasnya. Langkah selanjutnya bagian gudang mencatat jumlah persedian yang baru diterima dan dijumlahkan dengan persediaan yang ada. Selanjutnya bahan setengah baku akan dikirim ke bagian produksi untuk diolah menjadi bahan baku disertai dengan surat pengeluaran bahan setengah baku. •
Bahan mentah yang sebelumnya telah diolah menjadi bahan setengah baku di perkebunan, akan diolah kembali oleh bagian produksi untuk menjadi bahan baku. Setelah proses produksi selesai, bahan baku akan dikirim ke bagian quality control.
•
Pada bagian quality control bahan baku akan dicek kualitasnya apakah sesuai dengan kriteria atau tidak. Jika memenuhi kriteria maka bahan baku akan siap dikirim ke bagian packaging dan shipping.
•
Setelah bahan baku diterima pada bagian packing, proses pengemasan akan
dilakukan
sesuai
dengan
permintaan
konsumen,
apakah
menggunakan shrink wrap atau metal box. Selanjutnya setelah bahan baku dikemas, bagian shipping atau pengiriman akan membuat Surat Bukti Pengiriman rangkap 3 (tiga) dan Surat Jalan sebagai arsip bagian pengiriman dan sisanya akan masing-masing akan diberikan ke bagian gudang dan kepada konsumen.
56 3.2.2 Rich Picture Sistem yang Berjalan
Gambar 3.2 Rich Picture PT. BATANGHARI TEBING PRATAMA
57 Keterangan : •
1
= Bagian Gudang melakukan pengecekan persediaan bahan
setengah baku. •
2
= Apabila panen tiba Perkebunan akan melakukan pengiriman
bahan setengah baku ke Bagian Gudang, selanjutnya Bagian Gudang akan membuat Surat Bukti Penerimaan Bahan Setengah Baku rangkap dua. •
3
= Bagian Gudang akan melakukan permintaan pembelian bahan
setengah baku kepada Bagian Pembelian apabila perkebunan belum panen. •
4
= Bagian Gudang menerima bahan setengah baku dari Leveransir
kemudian Bagian Gudang akan membuat Surat Bukti Penerimaan Bahan Setengah Baku rangap dua. •
5
=
Bagian
Gudang
akan
pengklasifikasian bahan setengah
melakukan baku
baik
pengecekan
dan
yang berasal dari
perkebunan maupun Leveransir. •
6
= Bagian Gudang akan mencatat penambahan persediaan bahan
setengah baku. •
7
= Ketika kegiatan produksi akan dilakukan, Bagian Gudang akan
melakukan pencatatan terhadap persedian yang akan dikeluarkan. •
8
= Selanjutnya Bagian Gudang akan mengirim bahan setengah
baku ke Bagian Produksi disertai dengan Surat Pengeluaran Bahan Setengah Baku.
58 •
9
= Setelah kegiatan produksi selesai, Bagian Produksi akan
mengirim bahan baku kepada Bagian Quality Control untuk melakukan uji kelayakan dari bahan baku hasil produksi. •
10
= Setelah bahan baku memenuhi persyaratan, Bagian Quality
Control akan mengirim bahan baku yang lolos maupun yang tidak lolos uji kelayakan kepada Bagian Gudang. •
11
= Bagian Gudang mengirim bahan baku yang siap dikirim ke
Bagian Packing untuk dilakukan pengemasan. •
12
= Bahan baku yang telah dikemas akan dipersiapkan untuk
dikirim kepad konsumen. •
13
= Kemudian bahan baku yang telah dikemas akan dikirim kepada
pihak konsumen disertai dengan Surat Bukti Pengiriman rangkap tiga dan Surat Jalan •
14
= Bagian Gudang akan mengirim laporan per periode kepada
Kepala Pabrik sesuai dengan kebutuhannya
3.3 Analisa Temuan Hasil Survey Berdasarkan hasil survey dan wawancara yang telah kami lakukan kepada pihak terkait,
terdapat
beberapa
kelemahan
pada
sistem
persediaan
PT. BATANGHARI TEBING PRATAM A, yang sebagian besar dikarenakan sistem pencatatan dan perhitungan yang berjalan masih menggunakan cara manual dan teknologi lama. Diantaranya adalah sebagai berikut :
59 1. Temuan
Tidak tersedianya pengkodean pada persediaan bahan Sistem
informasi
informasi
utama
akuntansi dan
persediaan
yang
adalah
sistem
paling penting
dalam
menjalankan usaha retail karena persediaan yang begitu Kriteria
banyak harus dikoordinasi dengan sistem yang memadai. Santoso
dan
Wiwit
Priyo
(http://ebursa.depdiknas.go.id/pustaka/ptk/abstrak.php?recid=1 952&id=3) Bagian
gudang tidak
melakukan
pengelempokkan
dan
Sebab pengorganisasian pada stok persediaan. Terjadi kesulitan dalam proses pencarian barang yang Akibat diinginkan secara cepat. M enggunakan sistem pengkodean barang seperti halnya suatu Sistem Informasi Persediaan yang berbasis komputerisasi Rekomendasi visual database untuk menangani kegiatan yang berhubungan dengan persediaan agar dapat mengelola persediaan dengan tepat, cepat dan efektif
Proses pencatatan stok persediaan masih dilakukan secara 2.
Temuan manual M enurut pandangan M cleod (2001, p250) database berguna Kriteria untuk mengatasi kendala memanajemen data usaha yang
60 dilakukan meliputi penyortiran dan penggabungan file, pemrograman komputer yang ekstensif untuk mencari, mencatat dan mencocokan catatan file, serta indeks file dan kaitan yang dibangun ke dalam catatan data. Bagian gudang melakukan pencatatan stok persediaan dengan Sebab menggunakan tulisan tangan Terjadi ketidakakuratan data karena data ditulis menggunakan Akibat
tulisan tangan, sehingga terjadi kesalahan input data yang disebabkan tulisan tangan yang tidak dapat dibaca M emerlukan
Rekomendasi
sebuah
sistem pencatatan
database yang
terkomputerisasi untuk mencegah terjadinya resiko-resiko tersebut.
3.
Temuan
Kurangnya laporan yang berkaitan dengan control persediaan M enurut Boockholdt (1999, p655), laporan-laporan yang dihasilkan dalam sistem informasi akuntansi persediaan sebagai berikut : 1. Inventory Status Report
Kriteria Laporan status persediaan meliputi semua barang yang dicatat sebagai persediaan, jumlah barang yang ada di gudang, dan biaya. Di dalam sistem batch, laporan ini dicetak secara harian atau mingguan.
61 2. Query Inventory Items Report Laporan
yang
hanya
menampilkan
barang
yang
barang
yang
diinginkan. 3. Reorder Report Laporan
yang
seharusnya
berisikan
persediaan
dipesan kembali bila jumlah barang telah
menipis. 4. Physical Inventory Report Laporan yang dihasilkan secara periodik, berisikan hasil pengecekan fisik untuk setiap barang yang ada di gudang. Laporan – laporan yang tersedia hanya menyediakan Sebab
informasi penerimaan, pengeluaran, dan pengiriman dan hanya tersedia dalam periode bulanan. Kurangnya informasi persediaan seperti current stok dan tidak tersedianya laporan yang dapat ditampilkan kapan saja
Akibat
tanpa harus menunggu periode bulanan sehingga dapat mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan dan kurangnya kontrol persediaan Perlu
dibuatnya
sistem
komputerisasi
yang
dapat
menghasilkan berbagai laporan tentang persediaan dan dapat Rekomendasi langsung menampilkan serta mencetak laporan-laporan sesuai dengan kebutuhannya
62 Berdasarkan hasil temuan di atas, kami menyarankan untuk melakukan perbaikan sistem persediaan guna menunjang kegiatan produksi pada PT. BATANGHARI TEBING PRATAMA. Adapun saran yang kami berikan adalah dengan membuat suatu program berbasis komputerisasi visual database yang dapat diakses secara cepat dan dapat menyimpan, mengolah, mengendalikan data dengan konsisten, serta dapat mencegah kehilangan data.
3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Formulir yang digunakan oleh perusahaan, diantaranya sebagai berikut : 1.
Surat Permintaan Bahan Setengah Baku
2.
Surat Permintaan Pembelian Bahan Setengah Baku
3.
Surat Bukti Penerimaan
4.
Surat Bukti Pengiriman
5.
Surat Bukti Pengeluaran
6.
Surat Jalan Laporan-laporan yang dibutuhkan perusahaan untuk kebutuhan informasi
persediaan adalah sebagai berikut : 1.
Laporan Permintaan Bahan Setengah Baku
2.
Laporan Permintaan Pembelian Bahan Setengah Baku
3.
Laporan Penerimaan Bahan Setengah Baku
4.
Laporan Persedian Bahan Setengah Baku
5.
Laporan Pengeluaran Bahan Baku
6.
Laporan Pengiriman Bahan Baku
