BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1. Analisis Perusahaan 3.1.1. Riwayat Perusahaan Rumah Sakit Umum Daerah Koja (RSUD Koja) pada awalnya hanya sebuah pusat pelayanan kesehatan sederhana yang didirikan pada tahun 1943 oleh Dr. Arif. Namun pada tahun 1952 pemerintah mulai membangun rumah sakit di lokasi tersebut yang diresmikan penggunaannya pada tahun 1954 mula-mula berupa balai pengobatan
dan
rumah
bersalin
yang kemudian
secara berangsur
dikembangkan menjadi Rumah Sakit Umum. Pada tahun 1977 oleh M enteri Kesehatan ditetapkan sebagai RSU Kelas C. Pada waktu itu telah terdapat pelayanan spesialistik anak, bedah, penyakit dalam serta kebidanan dan kandungan, menyusul kemudian pelayanan spesialistik THT. Pada masa kepemimpinan Dr. Purboyo dilakukan penambahan beberapa pelayanan spesialistik lainnya. Pada tahun 1984 secara resmi, melalui Peraturan Daerah DKI Jakarta Nomor 1/1984, RSUD Koja ditetapkan sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan DKI Jakarta. Pada waktu tersebut juga telah direncanakan pemindahan lokasi RSUD Koja ke Sunter karena lokasi semula akan terkena proyek perluasan pelabuhan. Rencana ini menyebabkan kurangnya perhatian Pemda terhadap sarana fisik dan peralatan yang ada, yang mengakibatkan minimalnya sarana pelayanan. Pada tahun 1988, dilakukan penilaian kembali terhadap pemindahan lokasi. Dari hasil penilaian tersebut, Dinas Kesehatan sebagai instansi induk mengusulkan kepada Pemda DKI Jakarta untuk mengembangkan RSUD Koja di lokasinya yang sekarang. Pada akhir 1991 mulai melaksanakan proyek pembangunan gedung baru RSUD Koja. 40
41 Pembangunan tahap pertama (gedung berlantai 4) selesai pada akhir 1992 sedangkan tahap kedua (gedung berlantai 8) selesai pada akhir 1994. M ulai tahun 1990 secara bertahap dilakukan pula pengembangan jenis pelayanan spesialistik sehingga saat ini RSUD Koja telah dapat memberikan semua pelayanan spesialistik. 3.1.2. Visi dan Misi 3.1.2.1.
Visi Perusahaan Rumah Sakit Koja sesuai dengan visinya adalah Rumah Sakit
Dambaan Seluruh M asyarakat lebih memfokuskan keberadaannya bagi pelayanan masyarakat sekitar dengan memberikan kemudahan dalam setiap aktifitasnya serta terjangkau untuk seluruh golongan dan tingkat ekonomi. Dengan adanya RSUD Koja ini setidaknya memberikan harapan
bagi
masyarakat
golongan
menengah
kebawah
untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan yang layak. RSUD Koja Ingin menjadi rumah sakit yang dapat terus berkembang seirning dengan modernisasi dalam bidang medis dunia. Dengan mengikuti perkembangan diharapkan RSUD Koja akan semakin menjadi pilihan dan dambaan masyarakat tidak hanya peduduk atau masyarakat sekitar, namun juga masyarakat Jakarta pada umumnya. 3.1.2.2.
Misi Perusahaan Sesuai dengan visi RSUD yang berbasiskan masyarakat sekitar,
maka misi dari RSUD koja ini adalah memberikan pelayanan sepenuh hati, profesional dengan biaya terjangkau dan mewujudkan pelayanan prima menuju Jakarta sehat untuk semua. 3.1.3. S truktur Organisasi
3.1.3
S truktur Organisasi
Gambar 3.1 S truktur Organisasi pada RS UD Koja 42
43 3.1.3.1.
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Direktur Bertanggung jawab atas keseluruhan operasional Rumah Sakit : a. M elaksanakan
pemeriksaan
intern
keuangan
dan
Operasional. b. M elaksanakan pencapaian tujuan awal dan sasarannya secara efektif, efisien dan ekonomis. c. M eningkatkan Corporate Governance Rumah Sakit, terutama
dengan
manajemen
resiko,
efektifitas
proses
implementasi
etika
pengendalian sosial
dan
pengukuran kinerja rumah sakit. d. M enciptakan
nilai
tambah
dengan
mengidentifikas i
peluang-peluang untuk meningkatkan kehematan, efisiens i dan efektifitas pelaksanaan kegiatan di rumah sakit. 2. Wakil Direktur dan Keuangan Dipimpin oleh seorang Wakil direktur yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit dalam hal : a. Sumber Daya M anusia (SDM ) b. Keuangan dan Perencanaan c. Umum dan Pemasaran 3. Bagian Umum dan pemasaran Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Keuangan dan Umum dalam hal :
44 a. Pelaksanaan pelayanan kesehatan b. Pelaksana pengelolaan penatausahaan c. Pelaksanaan kegiatan surat-menyurat dan kearsipan antara lain penerimaan, pencatatan, penaklikan, penomoran, stempel, pendistribusian dan pengiriman surat serta penyimpan, penelusuran dan pemeliharaan arsip. d. M enyiapkan bahan laporan bagian umum dan pemasaran yang berkaitab dengan tugas dan fungsi satuan pelaksana tata usaha. 4. Bagian Sumber Daya Manusia Dipimpin oleh seorang koordinator yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Umum dan Pemasaran dalam hal : a. Pelaksanaan pengelolaan administrasi kepegawaian Rumah Sakit b. Pembuatan peraturan / hukum kepegawaian dan konseling. c. Pelaksanaa pengelolaan pendidikan dan latihan serta pengembangan pegawai rumah sakit. 5. Bagian Keuangan dan Perencanaan Dipimpin oleh seorang koordinator yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Umum dan Pemasaran dalam hal : a.
Pelaksanaan Sistem Informasi Rumah Sakit
45 b.
Perencanaan
kebutuhan
software,
hardware maupun
jaringan SIM RS c.
M enyajikan kebutuhan laporan dan data billing system.
d.
Pengelolaan keuangan dan anggaran.
e.
Pengelolaan keuangan akuntansi Rumah Sakit.
f.
Penyusunan
perencanaan
tahunan/lima
tahunan.
anggaran
Dan
dan
melakukan
program koordinasi
pelaksanaan program. 6. Wakil Direktur Pelayanan Dipimpin oleh seorang Wakil direktur yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit dalam hal : a.
Bidang Pelayanan M edis
b.
Bidang Pelayanan Penunjang M edis
c.
Bidang Pelayanan Keperawatan
7. Bidang Pelayanan Medis a.
Pelaksanaan pelayanan khusus medis, Standar operasional, standar
ketenagaan
pengembangan
dan
pelayanan
sarana medis,
dalam
rangka
melaporkan
dan
mempertanggungjawabkan pelaksanaan satuan pelayanan khusus
kepada
kepala
bidang
pelayanan
medis,
melaksanakan koordinasi antar kepada satuan dan instalasi. b.
Perencanaan, koordinasi, melaksanakan dan mengevaluasi layanan kesehatan unit rawat jalan.
46 c.
Pengendalian
serta pembinaan
pelaksanaan
kegiatan
instalasi rawat jalan, medical check up, hemodialisa dan rujukan. d.
M enyiapkan
bahan
laporan
kepada Kepala Bidang
Pelayanan M edis yang berhubungan dengan tugas – tugas instalasi pelayanan kamar operasi. 8. Bidang Pelayanan Penunjang Medis Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Pelayanan dalam hal : a.
Instalasi Farmasi
b.
Instalasi Laboratorium
c.
Instalasi Rekam M edik
d.
Instalasi Rehabilitasi M edik
e.
Instalasi Gizi
9. Bidang Pelayanan Keperawatan Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Keuangan dan Umum dalam hal : a. Asisten M anajer Keperawatan 1 b. Asisten M anajer Keperawatan 2 (ASKEP) c. Asisten M anajer Keperawatan 3 (Logistik)
47 3.1.4.
Analisis Sistem yang Berjalan
Sistem pada RSUD Koja saat ini memang sudah menerapkan sistem basis data, namun masih terpisah menjadi 2 bagian, yaitu database rsudkoja2 & rsudkojari. Rsudkoja2 adalah basis data yang digunakan untuk menampung data-data rumah sakit yang berkaitan dengan instalasi rawat jalan. Semua data mulai dari data pasien, obat, jumlah transaksi, data dokter,dll tersimpan dalam data base rsudkoja2. Sedangkan rsudkojari adalah data base yang menyimpan semua informasi tentang rumah sakit yang berkaitan dengan bagian Rawat Inap. Semua data-data kamar dan ruangan dicatat dalam data base ini, juga data pasien yang pernah berobat berikut obat yang digunakan, total biaya, semua tercatat didalam data base ini. User sendiri berjumlah 71 user, yang menempati 3 bagian utama, yaitu staff bagian Rawat Inap, staff bagian Rawat Jalan dan staff IGD. 3.1.4.1. Rich Picture Proses Instalasi Rawat Jalan
Gambar 3.2 Rich Picture Proses Instalasi Rawat Jalan Pada RS UD KOJA
48 Deskripsi: 1. Pasien yang baru pertama kali melakukan pemeriksaaan mendaftar ke bagian loket dengan memberikan kartu tanda penduduk (KTP) atau surat identitas lainnya. Jika pasien memakai penjamin pada saat pendaftaran pasien wajib melampirkan surat penjamin. 2. Bagian loket menginput ke database data diri pasien dan poliklinik yang akan dikunjungi pasien. 3. Bagian loket memberikan surat pengantar pemeriksaan (SPP) ke pasien. 4. Pasien ke poliklinik untuk melakukan pemeriksaan dengan membawa SPP dan surat penjamin yang akan diberikan ke dokter yang menangani pasien tersebut. 5. Dokter membuat SPD (Surat Pengantar Dokter) yang beris i tindakan apa saja yang dilakukan dokter terhadap pasien dan resep obat. 6. Pasien memberikan SPD ke bagian loket sekaligus membayar atas tindakan yang dilakukan oleh dokter dan resep obat. 7. Pasien memberikan bukti tanda pembayaran, resep dan surat penjamin ke bagian apoteker dan mengambil obat.
49 3.1.4.2. Proses Instalasi Rawat Inap
Gambar 3.3 Rich Picture Proses Instalasi Rawat Inap Pada RS UD Koja Deskripsi: 1. Pasien yang baru pertama kali melakukan pemeriksaaan mendaftar ke bagian loket dengan memberikan kartu tanda penduduk (KTP) atau surat identitas lainnya. Jika pasien memakai penjamin pada saat pendaftaran pasien wajib melampirkan surat penjamin. 2. Bagian loket menginput ke database data diri pasien dan poliklinik yang akan dikunjungi pasien. 3. Bagian loket memberikan surat pengantar pendaftaran (SPP) ke pasien. 4. Pasien menuju poliklinik untuk melakukan pemeriksaan dengan membawa SPP dan Surat Penjamin yang akan diberikan ke dokter yang menangani pasien tersebut.
50 5. Dokter membuat surat pengantar opname (SPO) yang berisi tindakan apa saja yang dilakukan dokter terhadap pasien dan resep obat. 6. Jika kondisi pasien mengharuskan untuk melakukan perawatan inap maka dokter memberikan SPO ke bagian administrasi yang berisi hasil pemeriksaan terhadap pasien. 7. Bagian administrasi menginput ke database hasil pemeriksaan pasien dan mencari kamar yang tersedia untuk pasien. 8. Bagian administrasi memberikan informasi mengenai kamar yang tersedia untuk pasien. 9. Pasien menuju ke ruangan yang tersedia untuk melakukan perawatan secara intensif dengan membawa SPO. 10. Perawat mengontrol pasien meliputi mencatat semua tindakan yang dilakukan dokter terhadap pasien saat pasien dirawat. 11. Perawat menginput semua tindakan ke database. 12. Bagian administrasi menerima semua informasi mengenai tindakan yang dinput oleh perawat dan merincikan biaya yang harus dibayarkan oleh pasien. 13. Jika kondisi pasien sudah memungkinkan untuk pulang kerumah pasien memberikan dokumen rawat inap kebagian administrasi sekaligus membayar resep obat dan tindakan yang dilakukan selama perawatan di rumah sakit. 14. Pasien memberikan bukti tanda pembayaran, resep dan surat penjamin ke bagian apoteker dan mengambil obat.
51 3.1.4.3.
Proses Instalasi IGD
Gambar 3.4 Rich Picture Proses Instalasi Gawat Darurat pada RS UD Koja Deskripsi: 1. Pasien yang baru pertama kali melakukan pemeriksaaan mendaftar ke bagian loket dengan memberikan kartu tanda penduduk (KTP) atau surat identitas lainnya. Jika pasien memakai penjamin pada saat pendaftaran pasien wajib melampirkan surat penjamin. 2. Bagian loket menginput ke database data diri pasien dan ruangan yang tersedia yang akan dikunjungi pasien. 3. Bagian loket memberikan surat pengantar pendaftaran (SPP) ke pasien. 4. Pasien menuju ke ruangan IGD yang tersedia
52 5. Selama masa perawatan dokter selalu menontrol pasien, dokter mencatat semua tindakan yang dilakukan selama masa perawatan. 6. Dokter memberikan semua hasil tindakan ke bagian loket, kemudian bagian loket merincikan total biaya yang harus diabayar oleh pasien selama masa perawatan. 7. Pasien membayar ke bagian loket, jika pasien menggunakan penjamin pasien diharuskan membawa surat penjamin.
3.2. Basis data yang digunakan Pokok dalam merancang database adalah bagaimana merancang database sehingga dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan kemudahannya untuk dikembangkan dimasa yang akan datang. Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan secara fisik. Pada perancangan konseptual, digunakan beberapa konsep pendekatan relasional. M odel konseptual mengkombinasikan beberapa cara untuk memproses data dan untuk beberapa aplikasi. M odel konseptual tidak tergantung aplikasi tertentu dan tidak tergantung DBM S, Hardware yang digunakan.
3.2.1.
ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data yang didasarkan pada objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.
53 Dalam susunan ERD pada RSUD Koja ini melibatkan 19 tabel. Tabeltabel ini antara lain : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.
Tabel Kamar Tabel Identitas Pasien Tabel Dokter Tabel SM F Tabel Jadual Periksa Rawat Jalan Tabel Poliklinik Tabel Registrasi RS Tabel Ruang Rawat Tabel Tarif Tindakan M edik IGD Tabel Billing IGD Kelompok Pasien Tabel Billing Rawat Jalan Pagi Kelompok pasien Tabel Tarif Tindakan M edik Rawat Jalan Tabel Wilayah Tinggal Tabel Propinsi Tabel Kecamatan Tabel Kelurahan Tabel Kabupaten Tabel Struk Billing Tabel Transaksi Pelayanan Rawat Inap
3.2.1.1 ERD rsudkoja2 Berikut adalah ERD rsudkoja2 yang digunakan dalam penyusunan data warehouse RSUD Koja.
54
Gambar 3.5 ERD pada rsudkoja2
55 3.2.1.2 ERD rsudkojari Berikut adalah ERD rsudkojari yang digunakan dalam penyusunan data warehouse RSUD Koja.
Gambar 3.6 ERD pada rsudkojari
56 3.2.2.
Specifikasi Table
Spesifikasi dari masing-masing tabel yang terlibat dalam ERD diatas dijabarkan pada bagian lampiran. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Nama Tabel Kamar IdentitasPasien Dokter SM F JadualPeriksaRajal Poliklinik RegistrasiRS RuangRawat TarifTindakanM edikIGD BillingIGDklpPasien BillingRajalPagiKlpPasien TarifTindakanM edikRajal WilayahTinggal Propinsi Kecamatan Kabupaten Kelurahan StrukBilling TransaksiPelayananRinap Tabel 3.1 S pesifikasi Tabel ERD
Lampiran L1 LI L2 L2 L3 L3 L3 L4 L4 L4 L6 L6 L7 L8 L8 L8 L9 L9 L10
3.3. Analisis Kebutuhan Informasi Untuk menentukan keputusan yang tepat bagi perusahaan, pihak manajemen membutuhkan informasi yang berguna dari proses operasional yang terjadi di Rumah Sakit, informasi tersebut adalah: a. Informasi mengenai total pendapatan dan total transaksi pada rawat jalan dalam periode waktu kurun waktu 3,5 tahun. Kebutuhan informasi ini meliputi jumlah pasien yang berkunjung, dan jumlah pendapatan dari setiap transaksi. Informasi ini diperlukan untuk
57 membuat keputusan seperti keputusan penambahan instalasi, atau penambahan alat dan obat yang mendukung bagian rawat jalan. b. Informasi mengenai total pendapatan dan total transaksi pada instalasi rawat inap dalam periode waktu tertentu. Informasi ini meliputi jumlah pasien yang melakukan rawat inap, jumlah pendapatan dari setiap transaksi, c. Informasi mengenai total pendapatan dan total transaksi pada instalasi gawat darurat dalam periode waktu tertentu. M eliputi jumlah pendapatan, layanan yang paling banyak digunakan, layanan yang paling sedikit dikunjungi, di instalasi IGD, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan apabila suatu saat ingin mengupgrade peralatan yang dirasa masih kurang. d. Informasi mengenai jumlah transaksi pada tiap dokter. Informasi ini diperlukan untuk mengetahui dokter mana yang menerima pasien paling banyak, dilihat dari jumlah transaksi masing-masing dokter tersebut. e. Informasi mengenai wilayah pasien. meliputi informasi mengenai daerah mana yang paling banyak berkunjung dan melakukan transaksi, dapat dilihat berdasarkan rentang waktu yang dapat disesuaikan. f. Informasi mengenai total pendapatan yang dihasilkan tiap dokter. Dapat melihat jumlah pemasukan dari tiap-tiap dokter secara lebih detail, hal ini diperuntukkan bagi analisa misalnya dokter yang paling produktif selama 1 tahun atau dokter yang paling sedikit dikunjungi, untuk selanjutnya menjadi bahan pertimbangan pihak management.
58 g. Informasi mengenai poliklinik mana yang paling banyak melakukan transaksi dan dapat dilihat berdasarkan periode waktu yang ditentukan. Dapat dilihat berdasarkan jumlah transaksi yang terjadi di masingmasing poklinik yang dikondisikan dalam kurun waktu tertentu. h. Informasi tentang 5 poliklinik teraktif dalam melayani pasien, hal ini dapat dilihat untuk kemudian dapat mengetahui faktor-faktor penyebab keaktifan poliklinik tersebut dan melakukan perbaikan. i. Prediksi mengenai wilayah pasien dalam kurun waktu 5 tahun kedepan yang paling banyak melakukan pemeriksaan di RSUD Koja.
3.3.1.
Permasalahan yang dihadapi
Belum adanya pembuatan laporan perbandingan dalam kurun waktu yang lebih lama. a. Belum adanya
laporan berbentuk grafik untuk memudahkan dalam
menganalisa dan pengambilan keputusan. Laporan saat ini berupa tabeltabel angka. Pihak RSUD merasa sangat kesulitan saat harus membandingkan angka yang terlalu banyak, selain itu sering juga terjadi kesalahan dalam melihat angka yang berakibat kesalahan dalam perhitungan. b. Laporan yang dihasilkan belum bisa dilihat dari berbagai macam dimensi. Laporan-laporan yang tersaji saat ini masih sangat bergantung pada kertas, kami mencatat ada beberapa laporan yang harus di berikan dalam setiap rapat evaluasi. Setiap laporan yang diberikan merupakan laporan
59 statis yang hanya diberikan dalam beberapa lembaran kertas, sedangkan laporan yang dibutuhkan sangat banyak. c. Perbedaan tempat penyimpanan data antara basis data rawat jalan dan rawat inap sehingga menyulitkan dalam membuat laporan. d. M anajemen membutuhkan laporan prediksi 5 tahun kedepan mengenai pendapatan per daerah untuk menganalisa dan mengambil keputusan.
3.4. Teknologi Informasi Teknologi Informasi sangat mutlak diperlukan dalam sebuah pengembangan data warehouse, perencanaan yang baik akan sebuah penerapan atau penggunaan teknologi informasi yang tepat dapat membantu user dalam menggunakan sistem. Teknologi Informasi dalam penerapannya berdampak langsung pada kecepatan akses user, kecepatan mengolah, dan kecepatan memproses. Dengan semakin mendukungnya TI, maka kinerja perusahaan juga akan semakin baik dan user akan merasa semakin nyaman dalam menggunakan sistem. 3.4.1.
S pecifikasi Hardware pada RS UD Koja
Spesifikasi Processor Hardisk Memory MotherBoard Floopy Disk VGA Card Modem Ethernet Card Monitor Casing Keyboard and Mouse
Tipe Intel Xeon QuadCore 5410 Ghz 2 X 146 Gb 15k RPM SAS DDR 2 2GB dan 2GB ASUS None Intel None D-Link PCI 10/100 HP 15 inchi Simbadda 300 watt Logitech
60 Printer Canon Switch 3 com 100 Tabel 3.2 S pesifikasi Hardware pada RS UD Koja
3.4.2.
S pecifikasi S oftware pada RS UD Koja Spesifikasi Keterangan Operating System Pentium 4 2ghz Windows XP sp2 DBMS SQL Server 2008 Jaringan LAN & Wireless Modem ADSL Jumlah User 71 Tabel 3.3 S pesifikasi Software pada RS UD Koja
3.5. Usulan Pemecahan masalah Berdasarkan permasalahan yang telah kami tangkap dari hasil analisa di RSUD Koja, maka usulan kami untuk solusinya adalah membangun suatu aplikasi data warehouse yang dapat mengintegrasikan data dari dua basis data yang berbeda yaitu rsudkojari dan rsudkoja2. M asing-masing basis data mempunyai media penyimpanan dan tabel-tabel record sendiri, dimana ada kecenderungan mempunyai tabel yang serupa, namun berbeda detail datanya. Hal ini meningkatkan resiko untuk terjadinya redudansi data diantara kedua basis data tersebut. Untuk mencegah terjadinya redudansi yang diakibatkan kurangnya filtering data, maka kami akan menggabungkan kedua basis data tersebut menjadi suatu data warehouse. Sehingga mempermudah pihak manajemen dalam pembuatan suatu laporan yang dapat dilihat dari berbagai dimensi.
61 Laporan yang dihasilkan bersifat fleksibel sehingga manajemen dapat mengcostumize sendiri laporan yang dinginkan sesuai dengan periode waktu yang diinginkan. M enyajikan informasi yang ringkas atau summary dalam bentuk pivot table dan grafik sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan. Selain itu dengan adanya aplikasi data warehouse dapat menyediakan informasi prediksi dalam kurun waktu yang dapat ditentukan.
