BAB 3 ANALIS IS PROSES BISNIS
3.1. Pengenalan Perusahaan 3.1.1 Profil Perusahaan PT. Ceria Plas merup akan p erusahaan manufaktur khususnya memp roduksi beraneka macam mainan yang terbuat dari plastik. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1974 dan bergerak dalam bidan g manufaktur y ang memfokuskan diri untuk menyediakan mainan- main an plastik yang bermutu keseluruh toko dan distributor-distributor seluruh Indonesia. Dengan pengalaman menjual plastik kurang lebih 20 tahun, PT Ceria Plas terus menerus berjuang untuk menjad i perusahaan b erkelas di Indon esia, y ang mamp u memb erikan kualitas barang tertinggi b agi p ara pelanggan dan karyawan.
Perusahaan kini memperkerjakan lebih dar i 100 kary awan dan mempunyai puluhan mesin produksi p lastik y ang berop erasional. Dengan mesin p roduksi plastik yang ada, perusahaan men ghasilk an p roduk utamanya yaitu bola mandi terbuat dar i p lastik (den gan beraneka macam ukuran) dan barang plastik lainny a yang dapat diproduksi sesuai dengan musim dan p ermintaan pelanggan. Pada saat ini, PT Ceria Plas memiliki 4 caban g gudan g y ang tersebar diseluruh Jabodetabek untuk memp ermudah p endistribusian mainanmainan plastik berkualitas yang dimana peminatny a terus berkembang setiap tahunny a.
51
52
3.1.2 Visi dan Misi 3.1.2.1 Visi Perusahaan Menjadi p erusaahan manufaktur p lastik terbaik se-Indonesia 3.1.2.2 Misi Perusahaan -
Menjaga kecep atan p roses dan kualitas hasil p roduksi untuk setiap p roduk y ang dip esan.
-
Menyediakan har ga komp etitif kepada p ara p elangganny a.
-
Mengurangi devisa dengan menyediak an distributor produk yang dibuat didalam negeri.
-
Meningkatkan kreatifitas anak-anak den gan mainan y ang dihasilkan.
53
3.1.3 S truktur Organisasi
Gambar 3.1 St rukt ur Organisasi
3.1.4. Fungsi Setiap Bagian Secara Keseluruhan o Direktur Menetapkan dan menjaga ren cana op erasi agar sesuai dengan tujuan dan sasaran p erusahaan, baik dalam jan gka pendek dan jan gka panjang Mewakili perusahaan didalam hubun gan den gan instansi-instansi pemerintah, swasta, dan badan-badan masyarakat.
lainnya ataup un
dalam
54
Mengkaji
ulang
dan
men ganalisis
kemajuan
dari
keu an gan
perusahaan, serta membandin gkan hasil nyata dengan rencana-rencana yang telah di tetap kan. Menerima lap oran – laporan dan rekomendasi dari manajer – manajer untuk tindakan perbaikan bila dip erlukan.
o Bagian Penjualan dan Pemasaran Meriset dan meneliti barang pasaran. Setelah dilakukan p erhitungan cost baran g dan baran g tersebut dap at menguntungkan maka bagian penjualan akan membuat surat p ermintaan p roduksi barang baru kep ada bagian produksi. Mencari dan men entukan distributor sehat (secara finansial dan rep utasi). Membuat surat penawaran kep ada pelanggan. Membuat sales order. Membuat surat p ermintaan pengeluaran b aran g kep ada supervisor gudang. Membuat surat p ermintaan produksi barang baru ap abila terdapat pesanan barang jenis baru yan g belum p ernah dip roduksi. Membuat surat jalan. Membuat surat tagih pelanggan untuk p embay aran y ang telah jatuh tempo. Melakukan advertising dan p romosi Menghasilkan lap oran penjualan bulanan Mengup date data p elanggan ( input dan edit)
55
o Bagian Produksi Manager Produksi ‐
Melakukan pengawasan p ada proses p roduksi.
‐
Menerima surat penambahan stok dan surat p ermintaan produksi barang baru.
‐
Membuat surat permintaan bahan baku.
‐
Melakukan pengecekan kualitas p ada barang hasil p roduksi.
‐
Membuat surat hasil p roduksi.
‐
Menghasilkan lap oran hasil p roduksi setiap bulan.
Supervisor teknisi ‐
Melakukan modifikasi p ada mesin produksi sehingga dapat men ghasilk an bentuk p roduk y ang baik.
‐
Melakukan perbaikan p ada mesin produksi y ang rusak.
‐
Membuat surat permintaan sparepart.
o Bagian gudang Melakukan packing terhadap barang y ang akan dikirim. Membuat surat pengelu aran baran g sebanyak dua ran gkap. Membuat Surat Pembelian Bahan Baku kepada bagian p embelian. Memantau jumlah bahan baku pada gudang dan membuat surat pembelian bah an baku. Melakukan pengecekan stok bar ang dan membuat surat p enambahan stok.
56
o Bagian Keuangan Memastikan transaksi-transaksi keuangan dapat tercatat dengan benar sesuai den gan p rinsip-p rinsip akuntansi y ang lazim dan ber laku dengan pengendalian intern y ang baik. Membayar pembelian-pembelian perusahaan yang dilakukan terhadap supplier (biasaany a dikir im surat tagih supplier dari supplier). Menerima ran gkap Surat tagih pelan ggan dari b agian Penjualan. Menyediakan biay a gaji k ary awan setiap bulan. Membuat akumulasi laporan keuangan setiap bulan. Menyiapkan,
menganalisis, dan
men gintrep retasikan
hasil-hasil
keuangan sup aya dimanfaatkan oleh m anajemen di dalam proses pengambilan keputusan.
o Bagian Personalia Mengelola absensi. Mengarsip semua data yang berkaitan dengan kepegawaiaan dan data pribadi kary awan. Mengadakan perekrutan berd asarkan p ermintaan
sumber d aya
manusia dar i setiap divisi sesuai den gan p ersyaratan yang diminta. Mengatur administrasi gaji dengan baik serta mengawasi p embay aran gaji dan tunjan gan-tunjan gan untuk p egawai.
o Bagian Pembelian Memilih supplier y ang dap at dip ercay a.
57
Menerima surat p embelian bahan baku dari supervisor gudan g lalu membuat purchase order kep ada supp lier. Menerima surat p ermintaan sparepart dari supervisor teknisi lalu membuat purchase order kep ada supplier. Menerima p embelian d ari div isi lain. Mengupdate data supplier (input dan edit)
o Bagian IT Bertanggun gjawab
dalam
perencanaan
dan
p elaksanaan
pengemban gan dari p royek sistem yang ada d i dalam perusahaan. Bertanggun gjawab terhadap p elaksanaan, p erawatan, dan p eny ediaan hardware & software, serta jaringan y an g ada pada p erusahaan.
3.2. Gambaran Proses Bisnis Berjalan Pada bagian ini akan membahas proses bisnis y ang berjalan di dalam semua bagian yang ada p ada perusahaan PT. Ceria Plas.
3.2.1. S ystem Definition PT Ceria Plas bergerak dibidang plastik dan memasarkan p roduknya kep ada dua tip e p elanggan y aitu supermarket dan toko. Beberapa pelanggannya Carrefour, Giant dan Hyp ermart dan selain kepada supermarket besar mereka juga mend istribusikan produknya kep ada toko mainan diberbagai kota.
58
Proses yang berjalan secara umum : Proses bisnis di p erusahaan ini diawali d en gan adanya surat p enawaran y ang dibuat oleh bagian p enjualan dan p emasar an kepada p elanggan. Kemudian pelanggan yan g berminat akan memberikan purchase order. Untuk barang jenis baru yang belum p ernah diproduksi, bagian p enjualan dan pemasar an akan men geluarkan surat p ermintaan produksi kep ada bagian gud ang. Sedangk an untuk baran g y an g sudah pernah dip roduksi, bagian penjualan d an pemasaran akan membuat surat persiap an barang kepada bagian gud ang. Ap abila baran g telah siap , bagian gudan g ak an memberikan surat p engeluar an barang kep ada bagian penjualan dan p emasar an. Kemudian bagian penjualan dan p emasaran akan membu at surat jalan dan diserahk an kep ada supir. Bagian gud an g ak an m eny iap kan barang dan dimasukkan kedalam truk untuk dikirim ke p elanggan.
Setelah sales order untuk pelanggan tersebut telah jatuh temp o maka bagian penjualan dan p emasaran akan membuat surat tagih kepada p elanggan. Setelah pelanggan membayar, rangkap surat tagih dan uan g akan diberik an kep ada bagian keu angan.
Ap abila bagian p roduksi menerima surat p ermintaan produksi dari bagian penjualan dan pemasar an. Bagian p roduksi akan m elakuk an p roses p roduksi barang tersebut. Selain itu bagian produksi juga mener ima surat p enambahan stok dari bagian gudan g untuk melakukan p roses p roduksi. Bila dalam proses produksi, terdapat kekurangan bahan b aku, maka b agian p roduksi akan membuat surat permintaan bahan baku k epada bagian gudang. Setelah proses
59
produksi selesai, maka akan dibuat surat hasil p roduksi oleh bagian p roduksi dan diberikan kep ada bagian gudang untuk menambah stok barang digud ang. Surat hasil p roduksi tersebut kemudian dikembalikan kembali ke bagian produksi.
Bagian gudan g ak an men gecek stok bahan baku, ap abila ad a kekuran gan maka akan dibuat surat p embelian b ahan b aku dah diberikan k ep ada bagian pembelian. Bagian pembelian kemudian akan melakukan p emesan an kep ada supplier dengan membuat purchase order. Rangk ap purchase order akan diberikan k epada bagian k euangan.
Bagian p roduksi ju ga d ap at melakukan pembelian sprarepart den gan membuat surat pembelian sparepart dan diberik an kep ada bagian pembelian untuk dibuatkan purchase order kep ada supplier. Rangkap purchase order akan diber ikan kep ada bagian keu an gan.
Setiap
menerima surat tagih dari supplier, bagian keuan gan ak an
men gelu arkan pembay aran d alam bentuk giro / cek / kas. Ap abila ada surat retur dari pelanggan, maka barang akan dikembalikan k e bagian gud ang untuk di daur ulang. Dan bar an g p en gganti akan d i kir imkan pada saat pengiriman berikutny a.
Karyawan akan meberikan d aftar absensi kep ada bagian personalia untuk dilakukan pen ghitungan total gaji yang d idap at. Bagian p ersonalia ak an member ikan total gaji yang harus dibay ar kep ada bagian keu angan. Bagian
60
keuangan akan memb erikan uan g tersebut. Bila karyawan in gin melakuk an cuti, karyawan dapat men gisi surat permohonan cuti yan g kemudian ak an dip roses. Apabila di setujui maka akan dikeluark an surat keterangan cuti.
Proses yang berjalan di Bagian Penjualan dan Pemasaran : ‐
Perusahaan m embuat surat p enawaran (terdiri dari spesifikasi bar ang dan harganya) kep ada p elanggan yang dituju untuk meny epakati harga dan kondisi transaksi lainnya.
‐
Pesanan y ang dip esan p elan ggan, akan dibuat sales order y ang berisi sesuai den gan spesifikasi barang-barang yang d ipesan.
‐
Kemudian, bagian p enjualan memberikan surat persiap an barang kep ada supervisor gudang untuk melakukan p roses packing pada baran g y ang dip esan.
‐
Setelah bar an g sudah siap kirim, maka supervisor gudan g memb erikan rangk ap surat p engelu aran baran g k epada bagian penjualan untuk dibuatkan surat jalan y ang d iberik an kep ada sup ir.
‐
Pada akhirny a supir akan men girim barang dan surat jalan kep ada pelanggan.
‐
Bagian p enjualan akan membu at surat tagih y ang dib erikan kep ada pelanggan yan g p emabayaranny a telah jatuh tempo. Surat tagih y ang sudah lunas, rangk apny a akan diberikan kepada bagian keuan gan perusahaan.
‐
Pada suatu saat bagian pemasaran m elih at barang yang mempunyai potensi keuntungan maka akan dilakukan p erhitungan-perhitungan untuk memasark an
dan
memp roduksi
baran g
tersebut.
Jika
barang
61
dip ersetujukan maka bagian penjualan akan membuat surat p ermintaan produksi barang baru. ‐
Pada saat retur p enjualan, p elanggan akan membuat surat retur y ang diberikan p ada bagian penjualan yang kemudian daftar produk yang akan diganti akan dibarengi dengan sales order p elan ggan y ang b erikutnya.
Proses yang berjalan di bagian produksi. ‐
Jika bagian p roduksi menerima surat penambahan stok (untuk barang yang sudah p ernah di p roduksi) atau surat permintaan p roduksi barang baru (untuk baran g jenis baru) maka sta ff p roduksi akan membu at surat permintaan bahan baku y ang diserahkan kep ada supervisor gud an g, y ang kemudian digunakan untuk men geluark an bahan baku y ang dip erlukan.
‐
Baran g yang sudah jadi, seb elum disimp an p ada gud an g, melewati proses pengawasan kualitas dan dilakukan p encatatan terhadap barang cacat. Setelah melakukan p roses pengecekan kemudian d ibuat surat hasil produksi y ang diberikan kep ada supervisor gudang. Sup ervisor gudang akan mem asukan jumlah data barang kemudian surat hasil p roduksi tersebut dikembalikan kep ada manager p roduksi.
‐
Ap abila terdapat kerusakan pada mesin p roduksi, maka teknisi akan melap orkan kepada supervisor teknisi. Supervisor teknisi akan membuat surat p ermintaan sparepart y ang di berik an kep ada bagian p embelian.
Proses yang berjalan di bagian keuangan ‐
Menerima rangk ap surat tagih yang sudah dibayar, untuk kemudian dicatat.
62
‐
Ketika bagian p embelian sudah membuat purchase order k e supplier, rangk ap dua dar i purchase order tersebut diberikan kep ada bagian keuan gan untuk dicatat. Setelah jatuh temp o, maka bagian keuangan akan membayar utang d agang tersebut kep ada supplier.
‐
Bagian keuan gan y ang men erima surat p ermintaan gaji dari bagian personalia maka b agian keuangan akan memb erikan jumlah biay a y ang ditentukan pada surat tersebut.
‐
Setiap bulannya, bagian keu an gan akan mencatat semua p engeluaran perusahaan untuk gaji p egawai, admin istrasi (listrik, bensin, air minum, dan lain-lain).
Proses yang berjalan di bagian pembelian ‐
Setelah m enerima surat pembelian bahan baku dar i supervisor gudang, maka b agian p embelian akan membuat purchase order untuk dib erikan kep ada supplier.
‐
Menerima surat p enerimaan sparepart dar i supervisor teknisi, kemudian membuat purchase order kep ada supplier
‐
Setiap purchase order dibuat rangkap dua. Ran gkap kedua dib erikan kep ada bagian keu an gan.
‐
Setiap bulannya bagian pembelian men gevalu asi setiap supplier untuk mengetahui har ga baru b ahan baku yang dib erikan supplier, dan melakukan perubahan har ga jika ada.
63
Proses yang berjalan di bagian gudang ‐
Jika supervisor gudang menerima surat p ersiapan barang maka barang akan dipacking.
‐
Kemudian supervisor gudan g akan membu at surat p engeluaran barang dua rangk ap. Rangkap kedua diber ikan kep ada bagian p enjualan untuk dibuatkan surat jalan.
‐
Setelah supir men erima surat jalan dan b aran g y ang sudah di packing maka sup ir akan men girim b aran g ke pelan ggan yang dituju.
‐
Pada setiap harinya, supervisor gudan g melakukan p engecekan jumlah stok barang dan jika suatu baran g dilihat jumlahny a sudah sedikit akan dibuat surat p enambahan stok.
‐
Jika p roses produksi telah selesai, mak a supervisor gudang akan menerima surat hasil produksi dari bagian produksi. Supervisor gudang akan men ambah jum lah stok baran g, dan kemudian surat hasil p roduksi akan di kembalikan kepada bagian p roduksi.
‐
Supervisor gudang secara berk ala melakuk an pengecekan jumlah stok bahan baku, apabila bah an baku perlu ditambah, m aka akan d ibuat surat pembelian bah an baku dan d iberikan kep ada bagian pembelian.
‐
Ap abila bahan baku y ang dip esan sudah datang, supervisor gudang akan memasukan jumlah data bahan b aku yang datan g.
‐
Ketika terjadi retur penjualan, bagian gud an g ak an men erima barang retur dari sup ir, dan melakukan p encatatan baran g r etur tersebut.
64
Proses yang berjalan di Bagian Personalia -
Setiap bulan kary awan akan member ikan data absensi kep ada bagian personalia untuk mengurus p embayaran gaji
-
Kemudian bagian p ersonalia akan merek ap seluruh data absensi kary awan dan dan membu at surat permintaan gaji k ebagian keuangan.
-
Keuangan akan mengeluarkan biaya gaji yang d iperlukan p ada bagian personalia. Bagian p ersonalia k emudian akan membay arkan gaji kep ada setiap kary awan.
-
Jika karyawan ingin memohon cuti m aka karyawan men gisi surat permohonan cuti y ang kemudian d i p roses. Jika disetujui m aka bagian personalia akan memb erikan surat keterangan cuti kep ada karyawan tersebut.
-
Pada setiap akhir bu lan bagian personalia akan membuat laporan absensi kep ada direktur p erusahaan.
65
3.2.2. Rich Picture
Gambar 3. 2 Ri ch picture keseluruhan
66
Rich p icture bagian penjualan dan pemasaran
Gambar 3. 3 Ri ch pi cture bagian penj ual an dan pemasaran
67
$
Rich p icture bagian produksi
Gambar 3. 4 Ri ch pi cture bagian produksi
68
$
Rich p icture bagian keuangan
Gambar 3. 5 Ri ch pi cture bagi an keuangan
$
69
Rich p icture bagian gudang
Gambar 3.6 Rich pi cture bagi an gudang
70
Rich p icture bagian pembelian
Bagian Gudang
1a. Surat Pembelian Bahan Baku
$
$
Bagian Produksi
1b. Surat Pembelian Spare Part
$
2. Purchase Order
Supplier
Bagian Pembelian
$
4. Laporan Pembelian
3. Rangkap Purchase Order
Direktur
Gambar 3. 7 Ri ch pi cture bagi an pembeli an
$
Bagian Keuangan
71
Rich p icture bagian personalia
Gambar 3. 8 Ri ch pi cture bagi an personali a
72
3.2.3. Use Case sistem berjalan Use ca se bagian penjualan dan pemasaran
Gambar 3.9 Use case bagian penjual an dan pemasaran
73
Use ca se bagian produksi
Gambar 3.10 Use case bagian produksi
74
Use ca se bagian keuangan
Gambar 3. 11 Use case bagian keuangan
Use ca se bagian pembelian
Gambar 3. 12 Use case bagi an pembelian
75
Use ca se bagian personalia
Gambar 3. 13 Use case bagian personali a
76
Use ca se bagian gudang
Gambar 3.14 Use case bagi an gudang
77
3.2.4. Aplikasi yang Berjalan Pada saat in i, p erusahaan memp uny ai 6 aplikasi yang tidak terhubung antara satu dan y ang lain. Aplikasi dik emban gkan den gan software pemrogram an object oriented, Visual Basic .NET dan men ggunakan database SQL Server. Ap likasi y ang berjalan d an database y ang ada pada setiap bagian tidak salin g terhubun g.
3.2.4.1. Aplikasi Sistem Penjualan Fitur – fitur yang terdapat dalam Ap likasi Sistem Penjualan : a. Create Sales Order b. Create Tagihan (Invoice) c. Create Persiap an Barang d. Create Permintaan Produksi e. Create Delivery Order f. Mengup date data p elanggan ( input dan edit) g. Create Lap oran Penjualan User : Staff Bagian Penju alan Output : o
Sales Order
o
Invoice
o
Surat Persiapan Baran g
o
Surat Permintaan Produksi
o
Delivery Order
o
Lap oran Penjualan (Penjualan Bulan an)
78
3.2.4.2. Aplikasi Sistem Produksi Fitur – fitur yang terdapat dalam Ap likasi Sistem Produksi : a. Create Record Hasil Produksi b. Create Permintaan Bahan Baku c. Create Lap oran Produksi User : Staff produksi Fitur : a. Create Permintaan Sparepart User : Supervisor teknisi Output : o
Surat Hasil Produksi
o
Surat Permintaan Bah an Baku,
o
Lap oran Produksi (Produksi p er bulan)
o
Surat Permintaan Sparepart.
3.2.4.3. Aplikasi Sistem Keuangan a. Create Lap oran Keuangan b. Record Buku Besar User : Staff Keuan gan Output : o Lap oran Keuangan o Pencatatan Buku Besar
79
3.2.4.4. Aplikasi Sistem Pembelian a. Create Purchase Order b. Mengup date data supplier (input dan edit) c. Create Lap oran Pembelian User : Staff Pembelian Output : o Purchase Order o Lap oran Pembelian (Pembelian Per Bulan)
3.2.4.5. Aplikasi Sistem Gudang a. Create Penambahan Stok b. Create Pembelian B ahan Baku c. Create Pengeluaran Baran g d. Mengup date Stok Barang e. M engup date Stok Bahan Baku f. Create Laporan Persediaan Barang dan Bahan Baku User : Supervisor Gudang Output : o
Surat Penambahan Stok
o
Surat Pembelian Bah an Baku
o
Surat Pengeluaran Baran g
o
Lap oran Persediaan Baran g dan Bah an Baku (Per Bulan)
80
3.2.4.6. Aplikasi Sistem Personalia a. Menginp ut Data Kary awan b. Memproses Absensi c. Create Keteran gan Cuti d. Create Permintaan Gaji e. Create Lap oran Absensi User : Staff Personalia Output :
User Aplikasi Penjualan Produksi Keuangan Pembelian Gudang Person alia
o
Surat Keterangan Cuti
o
Surat Permintaan Gaji
o
Lap oran Absensi (Per Bulan) Bagian Penjualan dan Pemasaran
Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Produksi Keuangan Pembelian Gudang Personalia
X X X X
X
Tabel 3.1 Pengguna aplikasi ber jalan
3.2.5 Masalah Sistem Berjalan Sistem Penjualan : - Serin g k ehilangan doku men y ang terkait den gan bagian penjualan sep erti: rangkap purchase order dan rangkap surat retur dari konsumen. - Tidak dapat menentukan spesifikasi produk baru y ang akan dip roduksi. Spesifikasi menyan gkut harga produk, bahan baku p roduk, dan lain-lain.
X
81
Sistem Gudang : ‐
Sering keh ilan gan dokumen yang terkait dengan b agian gudan g seperti : surat p ermintaan bahan baku dan surat hasil produksi.
‐
Temp at p eny imp anan barang dicatat secara manu al dalam bentuk lap oran.
Sistem Produksi : ‐
Bagian produksi tidak efisien dalam mem inta bahan baku. Bagian p roduksi harus mencetak surat p ermintaan b ahan b aku, y ang kemudian di berikan kepada supervisor gudan g. Supervisor gudang kemudian akan mengeluarkan bahan baku sesuai dengan p ermintaan. Hal tersebut kurang efisien, diharapkan bagian p roduksi dapat langsung meminta bahan baku tanp a mencetak surat p ermintaan, dan juga lan gsung men gurangi jum lah stok bahan baku.
‐
Produksi tidak dilakukan secara terjadwal Pada saat ini permintaan p roduksi masih berdasarkan p ermintaan dari supervisor gudang. Sebelum meminta p roduksi, supervisor gudan g akan mengecek stok p roduk y ang sudah mencapai titik minimum.
Sistem Keuangan : ‐
Proses pengumpulan data transaksi sulit karena harus meminta data dari setiap bagian sehingga p embuatan laporan p un memerluk an waktu y ang cukup lama.
82
Sistem Personalia : ‐
Proses p embagian gaji karyawan yang terlalu lama k arena bagian personalia harus mem inta dana gaji kary awan kepada bagian keuan gan
Sistem Pembelian : ‐
Sulitny a menentukan perbandin gan har ga dari supplier.
‐
Sulitny a filtering supplier m ana y ang berkompeten untuk bekerjasama dengan perusahaan kita dalam bid an g p embelian.
83
3.2.6. Masalah dan Perkembangan Aplikasi
Aplikasi Penjualan
Gudan g Produ ksi Keuan gan
Person alia Pemb elian
Permasalahan - Tidak - Tidak - Tidak - Tidak - Tidak
ada ada ada ada
Pengembang an
fitur penentuan waktu pengiri man fitur penagihan otomatis fitur pencat at an retur fitur credit li mit
adanya fitur reorder point
- Tidak fitur lokasi penyi mpanan barang - Tidak ada otomati sasi proses permi nt aan bahan baku - Tidak ada fitur penj adwal an produksi - Tidak ada fitur pembuat an laporan profit & loss secara otomatisasi - Tidak ada otomati sasi proses journal entry - Tidak ada fitur ot omatisasi absensi - Tidak adanya otomati sasi proses purchase order
- W akt u pengiriman bisa terotomatisasi - Ot omatisasi Surat Tagih - Fitur untuk menganalisis fi nansi al pelanggan berdasarkan kurva penjual annya - Fitur pencat at an retur - Bil a ada barang at au bahan baku yang sudah sampai jumlah t ert ent u akan mengel uarkan warning. - Dapat menentukan storage location - Proses permint aan bahan baku tidak perl u mencetak surat lagi - Adanya jadwal produksi yang t erencana seti ap hari - Fitur untuk membuat l aporan khusus (profit & loss dll) unt uk l ebih menget ahui kondisi finansi al perusahaan - Fitur untuk menganalisis cash flow perusahaan sehi ngga mengetahui bagai mana meningkat kan profi t - Sist em absensi otomatis - Adanya fit ur penganalisisan suppli er yang t erbaik - Adanya otomatisasi purchase order unt uk bagi an keuangan - Adanya otomatisasi purchase order dari surat permintaan spare part dan surat pembelian bahan baku
Tabel 3.2 Masalah dan pen gem ban gan aplikasi berjalan
84
Aplikasi Penjualan Masalah : -
Tidak ada fitur penentuan waktu pengiriman Waktu pengiriman tidak langsun g ditentukan secar a tetap karena bisa saja apabila pelanggan tertentu ingin meminta p engiriman bar ang esok hari, hal tersebut dap at dilakukan sehin gga membuat jadwal p en giriman lainnya yang sudah ada menjadi terundur.
-
Tidak ada fitur penagihan otomatis Bagian penjualan dan pemasaran ser ing dap at masalah untuk mengetahui sales order man a saja y an g sudah jatuh temp o dan harus di tagih, sehin gga hal ini menyebabkan staf harus melihat kembali sales order tercetak y ang sudah jatuh tempo.
-
Tidak ada fitur pencatatan retur Surat retur y ang d idapat dari pelanggan b elum dicatat
secara
komputerisasi sehingga meny ulitkan perusahaan untuk mengetahui jumlah r etur p ada setiap p engiriman b arang y ang dilakuk an. -
Tidak ada credit limit Bagian Keuan gan tidak dap at menentukan kredit limit secara otomatis untuk pelanggan tertentu sehingga bagian keuan gan tidak men getahui jumlah hutang p elan ggan y ang belu m dilunasi sehin gga menyebabkan perusahaan rugi d an transaksi sebelumny a tidak tertagih.
Pengembangan -
Waktu pengiriman dapat terotomatisasi sehingga prioritas terhadap pengiriman leb ih teratur.
85
-
Otomatisasi surat tagih Bila ada sales order y ang sudah jatuh temp o langsung dicetak surat tagih secara otomatis sehin gga semua tagihan p un tertagih pada waktu y ang tep at.
-
Fitur untuk menganalisis finansial pelanggan berdasarkan kurva penjualanny a untuk mengetahui tingk at pembelian dari pelanggan tersebut
-
Fitur pencatatan retur, sehingga p erusahaan men getahui ju mlah r etur yang telah terjadi sehin gga p erusahaan bisa men ganalisis tingk at kerugian yang ditimbulkan d ari retur tersebut.
Aplikasi Gudang Masalah : -
Tidak adanya fitur reorder point Dalam proses penambahan stok bahan baku dan p roduk, harus ada batas minimal stok y ang ada agar proses penjualan atau produksi tidak harus melihat database stok p roduk atau bahan baku.
-
Tidak ada lokasi penyimpanan barang Ada 4 gudan g di p erusahaan ini. Yan g satu sebagai p usat letaknya bersamaan den gan temp at p roduksi. Sedangkan yang lainnya hanya menamp ung p roduk dan bahan baku. Selama in i gudang p usat mendistribusikan p roduk dan bah an bakuny a ke gudang lainnya hanya melalui rep ort secara manual saja. Sehin gga supervisor gudan g terkadang kesulitan untuk mengetahui lokasi penyimp anan barang tertentu.
86
Pengembangan -
Bila ada barang atau bahan baku yang sudah sampai jumlah tertentu (ROP) akan mengeluarkan warning. Jadi ketika seoran g user lo gin dalam aplikasi ak an m endap at warning stok barang yang sudah menjad i batas minimal stok.
-
Dapat menentukan stora ge location Menambah database sendiri untuk setiap p eny imp anan barang, jadi ada atribut storage location untuk setiap database p ersediaan baran g y ang ada di gudang.
Aplikasi Keuangan Masalah : -
Tidak ada fitu r pembu atan lap oran p rofit & loss secara otomati sasi Selama ini pembuat an laporan masih dilakukan dengan proses yang lama dan t idak real ti me karena harus menunggu proses journal entry yang lama karena di input sat u persat u bill set iap bagian.
-
Tidak ada otomatisasi p roses journ al entry Proses journal ent ry masih harus di input sat u per sat u dan harus menunggu rangkap dua dari dokumen-dokumen yang diberikan oleh set iap bagian.
Perkembangan : -
Fitur untuk membuat laporan khusus (profit dan loss) untuk lebih mengetahui kondisi finansial perusahaan Pencip taan lap oran laba ru gi secara langsung dari ap likasi.
-
Fitur untuk menganalisis cash flow perusahaan sehingga mengetahui bagaimana meningkatkan profit Pembuatan cash flow secara langsung dari ap likasi.
87
Aplikasi Personalia Masalah : -
Tidak ada fitur otomatisasi absensi Absensi y ang digunakan menggun akan k artu. Sehin gga setiap bulan ketika absensinya dikump ulkan, bagian personalia akan men gumpulkan kartu seluruh kary awan dan masih secar a manual dip eriksa satu per satu.
Perkembangan : -
Sistem absensi otomatis Proses absensi sebaikny a menggunakan RFID, dan p roses absensi lan gsung
terkomputerisasi
sehin gga
ketika
setiap
bulan
waktu
pengumpulan absensi d ap at secara lan gsun g dan mempermudah pengumpulan data, sehin gga p roses p embagian gaji dapat dilakukan secara cep at.
Aplikasi Pembelian Masalah : -
Tidak adanya otomatisasi proses purchase order Seharusny a ketika adanya surat permintaan sparepart atau surat pembelian bahan b aku maka purchase order akan langsun g tercetak dan tersimp an di dalam database sehin gga bagian keuangan akan lan gsung men getahui secara real time men gen ai p embelian tersebut.
Perkembangan : -
Adanya fitur penganalisisan supplier yang terbaik Adany a sistem summary tentang supplier mana y ang terbaik, b aik dar i
88
harga p roduk, p roses delivery, serta cost dan diskon. -
Adanya otomatisasi purchase order untuk bagian keuangan Tidak memer lukan lagi ran gkap purchase order yang harus diberikan oleh bagian p embelian ke bagian keuan gan. Karena data y ang ada dapat diakses oleh bagian keuan gan.
-
Adanya otomatisasi purchase order da ri surat permintaan sparepart dan surat pembelian bahan baku Purchase order akan d i crea te secara otomatis begitu surat p ermintaan sparep art / surat p embelian bahan baku dicip takan.
Aplikasi Produksi Masalah : -
Tidak ada otomatisasi permintaan bahan baku Adany a standard operasional produksi dalam memproses suatu produk sehingga bagian p roduksi tidak p erlu lagi m emp erkirakan berapa jum lah bahan baku yang h arus disediakan dalam proses produksi.
-
Tidak ada fitur penjadwalan produksi Adany a jadwal p roduksi y ang rutin dilakukan. Seh ingga setiap shift produksi y ang ada p ada tiap hariny a dapat dengan jelas memp roduksi suatu barang dan mencegah terjad iny a kehabisan suatu p roduk.
Perkembangan : -
Proses p ermintaan bahan baku tidak p erlu m encetak surat lagi
-
Adany a jadwal produksi y ang terencana setiap hari
89
3.2.7 Permasalahan Aplikasi Secara Umum Permasalah an umu m yan g serin g terjad i di setiap ap likasi antara bagian adalah : ‐
Data tidak terintegrasi antara setiap bagian, sehin gga terjadi dup likasi data antar tiap bagian dan p enggunaan kertas yang masih banyak untuk menjalani setiap p roses antar bagian.
‐
Tidak ada signal p esan antar setiap bagian. Kar ena bagian p roduksi, bagian penjualan dan bagian p roduksi memerluk an sebuah ap likasi y ang dapat member itahu p esan, tanp a memakai telep on intern p erusahaan.
