BAB 2 LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN
2.1 Pengertian Internet, Intranet dan Ekstranet Sebagai salah satu teknologi informasi yang berkembang sangat pesat sekarang ini, internet memberikan dampak yang besar pada kehidupan manusia. Saat ini teknologi internet mempunyai peran yang sangat penting, termasuk di antaranya teknologi intranet dan ekstranet yang merupakan bagian dari internet. Menurut Santoso (2007, kangbudhi.wordpress) Internet adalah sebuah sistem komunikasi
global
yang
menghubungkan
komputer-komputer
dan
jaringan-jaringan
komputer di seluruh dunia. Setiap komputer dan jaringan terhubung secara langsung maupun tidak langsung ke beberapa jalur utama yang disebut internet backbone dan dibedakan satu dengan yang lain menggunakan unique name yang bisa disebut alamat IP 32 bit. Contoh 202.133.81.6 Menurut Santoso (2007, kangbudhi.wordpress) Intranet adalah sebuah jaringan komputer berbasis protokol TCP/IP seperti internet, hanya saja digunakan dalam internal perusahaan atau kantor dengan aplikasi berbasis web dan teknologi komunikasi data seperti internet ( bahkan warung internet /warnet dapat dikategorikan sebagai intranet). Sedangkan Ekstranet adalah jika sebuah badan usaha atau bisnis mengekspose sebagian dari internal jaringan ke komunitas di luar. Menurut Bandyo-Padhyay (2003, p154) Ekstranet adalah perluasan dari intranet yang menghubungkan antar intranet dan perusahaan yang dapat membuat Virtual Private Network antara pemasok, konsumen dan organisasi lain yang berhubungan.
5
6
Beberapa keuntungan penggunaan internet antara lain : a) Pemasaran dan Penjualan Semakin bertambahnya perusahaan-perusahaan yang menggunakan internet dan semakin beragamnya, maka pemasaran di indonedia mulai marak. Pemasaran di internet melibatkan baik riset dan keaktifan alur dari informasi yang ada. Salah satu bisnis utama dalam pemasaran di internet adalah support pelanggan (customer
support). Pelanggan dapat menjangkau suatu perusahaan sesuai dengan jadwalnya sendiri, pada jam kerja ataupun pada saat malam hari di internet untuk mendapatkan informasi. Informasi untuk pelanggan ini disimpan dalam bentuk
archive, dan akan diakses oleh pelanggan untuk mendapatkan informasi tersebut. Kesadaran produsen akan kepuasan konsumen semakin meningkat. Konsep pemasaran ini menciptakan bagian bulletin board dukungan pelanggan yang menawarkan konsultan teknis, pelayanan kepuasan konsumen dan informasi produkproduk terbaru.
b) Global Saat ini banyak perusahaan di dunia mulai dari perusahaan kecil sampai dengan perusahaan terbesar di dunia dapat memasuki pasaran internasional dengan menggunakan internet. Dengan menggunakan internet, kita dapat mengetahui produk-produk apa saja yang sedang dikerjakan oleh pesaing kita pada jaringannya. Dengan bergabung pada lingkungan cyberspace, kita bisa mendapatkan data-data dari pesaing ataupun dari pelanggannya dan dalam waktu bersamaan memberikan informasi yang berharga kepada pelanggan sekaligus kepada pesaing. Hingga akhirnya mampu mendekatkan diri kepada pelanggan, serat kesiapan meningkatkan mutu produk/jasa dan layanan yang memuaskan pelanggan.
7
c) Komunikatif (internal dan eksternal) Seringkali berbisnis dalam internet melibatkan komunikasi internal dan eksternal. Biasanya komunikasi dalam internet menggunakan e-mail. E-mail adalah suatu program utilitas untuk berkomunikasi melalui internet, e-mail dapat dikirim ke berbagai penjuru dunia dengan cepat dan mudah. Dengan menggunakan e-mail suatu perusahaan dapat menghemat biaya dalam pengiriman informasi ke pelanggan dari segi waktu maupun biaya.
d) Penghematan Banyak bisnis yang menggunakan internet sebagai alat Bantu komunikasi menggantikan
telepon dan surat pos
yang bersifat
konvensional.
Dengan
menggunakan e-mail, banyak perusahaan menghemat ribuan dolar dibandingkan dengan menggunakn telepon jarak jauh dan pengiriman melalui pos konvensional. Selain menghemat biaya telekomunikasi, promosi dengan internet cukup murah dibandingkan dengan media lain karena promosi ini dapat menampilkan berbagai informasi mulai dari profil perusahaan, produk, harga, resource, alamat e-mail, nomor telepon, logo perusahaan dan ditambahkan lagi dengan kehebatan dari teknologi
komputer
dan multimedia, sehingga menjadikan promosi sebuah
produk/jas menjadi lebih menarik dan canggih.
2.2 Pengertian Analisis Sistem dan Perancangan Analisis sistem menurut Alter (2002, p61) adalah suatu proses yang sangat umum dari
mendefinisikan
suatu
masalah,
mengumpulkan
informasi
yang
bersangkutan,
mengembangkan pemecahan alternatif dan memilih di antara pemecahan-pemecahan tersebut. Sedangkan, Menurut Laudon dan Laudon (2002, p316) analisis sistem adalah
8
analisis permasalahan dimana organisasi akan berusaha memecahkannya dengan sistem informasi. Menurut McLeod (2004, p9) sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai sesuatu tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area bisnis cocok dengan definisi ini. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti telah kita bahas sebelumnya dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. Sistem dapat terdiri dari subsistem dan bagian-bagian elemen, menurut McLeod (2004, p10) Subsistem sebenarnya adalah sistem di dalam suatu sistem, yang berarti bahwa sistem berada pada lebih satu tingkat. Perancangan menurut Laudon dan Laudon (2002, p82) adalah suatu tahapan dalam alur hidup sistem yang menerjemahkan spesifikasi perancangan untuk solusi sistem. Sedangkan menurut McLeod (2004, p140) perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan. Langkah-langkah tahap rancangan : 1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci 2. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem 3. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem 4. Memilih konfigurasi yang terbaik 5. Menyiapkan usulan penerapan 6. Menyetujui atau menolak penerapan sistem
9
2.3 Kriteria Website yang Baik dan Web Usability Menurut Laudon dan Laudon (2002, p17) website adalah keseluruhan dari pemeliharaan halaman www oleh organisasi atau individual. Sedangkan homepage adalah tampilan layer text dan grafik www yang menyambut user dan menjelaskan pembangunan halaman oleh organisasi. (Laudon dan Laudon, 2002, p273). Situs yang baik harus dilihat dari kacamata pemakai, artinya situs sudah "terpasang"
(hosting) dan berfungsi termasuk bisa dicari (websearched) oleh siapapun "secara mudah" dari berbagai penjuruh dunia, dan yang terakhir dapat memberi kesan yang menarik dengan penyajian (presentasi) yang mudah diserap, informatif dan tidak ber-lebih2-an apalagi
"misleading". (Anonymous, 2003, netfirms.com). Berdasarkan pendapat Nielsen (2000), website yang baik harus memenuhi syaratsyarat tertentu, yaitu : •
Page design 1. Waktu untuk menampilkan halaman kurang dari 5 sampe 6 detik. 2. Buat ukuran halaman download anda 32 KB atau kurang. Hal ini termasuk grafik yang unik. 3. Buat ukuran halaman yang konsisten. Jika beberapa kecil atau cepat dan yang lainnya besar atau lambat, pengunjung anda akan kehilangan kepercayaan terhadap situs tersebut. 4. Jika anda menggunakan grafik, buat grafik yang kecil. Coba untuk menggunakan grafik yang sama dari halaman yang satu ke halaman yang lain. 5. Waspadalah terhadap real estate laytoar. Konsumsi dari pengunjung browser dan sistem operasi sangat signifikan terhadap area layer yang tersedia. Halaman harus padat walaupun mudah dibaca. Halaman adalah untuk keuntungan pengunjung anda. Pengunjung menginginkan informasi dan tidak tertarik dengan pekerjaan seni anda.
10
6. Tanggap terhadap variasi (dan versi), platform hardware, and bandwith yang pengunjung anda pakai. Banyak dari pengunjung anda akan membukanya dari rumah. Mereka dapat menggunakan Opera, Macs, Web TV, resolusi 800x600 atau kecepatan 46 KB. 7. Hindarkan menggunakan frames. Frames menarik karena menyediakan wilayah yang dapat digulung dalam halaman anda tetapi dapat membuang bingung pengunjung, search engine dan proses penunjukan halaman. 8. Gunakan Occum’s razor ke halaman web anda. (Occum menyarankan bahwa semua hal adalah setara, hipotesis yang termudah yang menang). 9. Hilangkan iklan di halaman anda. Itu memakan ruangan. Ini bukanlah alasan mengapa pengunjung anda datang. 10. Jangan coba untuk memikat pengunjung dalam situs anda. Ini tidak sopan dan bagaimanapun tidak akan berjalan. Ketika anda mengikutsertakan jalur dari luar (dan anda harus, anda merupakan bagian dari komunitas yang besar) pastikan anda membuat dengan jelas kemana pengunjung akan pergi dan dimana akhir dari situs anda. •
Content design 1. Buatlah situs anda dengan ringkas. Buatlah copy halaman anda kemudian dikurangi jumlah kalimatnya menjadi 50%. Fokus apa yang penting kepada pengunjung anda. Orang membaca melalui monitor computer kurang lebih 25% lebih lambat dibandingkan dengan kertas. 2. Ciptakan kejelasan secara visual. Gunakan headlines, kata yang ditebalkan tetapi tidak digaris bawahi, bulleted list, table dan struktur visual lainnya supaya pengunjung dapat dengan cepat mengerti kunci utama dari suatu halaman. 3. Bukalah agensi yang personal. Anda tidak perlu menulis yang membosankan, akademis, atau gaya bahasa bisnis. Dengan kata lain, jangan terlalu lucu.
11
4. Perbaikilah copy anda dengan baik dari spell check, grammar check atau fact
check.
Usahakan
agar
banyak
orang
memeriksa
copy anda
sebelum
mengirimnya. Usahakan penulis yang professional memperbaiki copy anda. Error dalam situs anda akan mengurangi kredibilitas. 5. Gunakan bahasa yang sederhana yang dapat dimengerti oleh pengunjung. 6. Usahakan agar pengunjung mudah untuk mendapatkan apa yang mereka kehendaki dan yang mereka perhatikan. 7. Buatlah judul halaman yang berarti (mengandung makna). Ingatlah bahwa pengunjung dapat memasuki situs anda hanya melalui homepage anda. Search engine akan menyusun halaman situs anda hanya berdasarkan judulnya. 8. Membantu perkembangan sifat yang mudah dibaca. Gunakan sans serif fonts (seperti Arial) untuk Body text. Mereka mudah untuk dibaca daripada serif fonts (seperti Times Roman) di monitor computer. 9. Fokuslah kepada kemampuan pengamatan. Pengunjung menatap situs lebih daripada membacanya. Amatilah setiap situs anda. 10. Gunakan multi-media yang hemat. Kebanyakan dari populasi bersambung ke internet dengan menggunakan modem. •
Site design 1. Semua halaman di dalam situs anda harus jelas dan konsisten yang dapat mengidentifikasikan situs siapa ini dan apa kegunaannya. Pendekatan yang natural adalah dengan menggunakan logo yang sama di lokasi yang sama pada semua halaman. 2. Homepage harus termasuk ke dalam bagian direktori dari situs yang paling penting.
12
3. Sekitar setengah dari pengguna web anda adalah pencari domain dan akan mencari jalan melalui website terutama dengan menggunakan search. Oleh karena itu, semua halaman dari web anda harus menyediakan fasilitas search. 4. Homepage merupakan tempat yang baik dalam melakukan pemberitahuan mengenai perubahan, pelayanan dan produk yang baru, dan lain-lain. Anda harus menyediakan beberapa bagian dari homepage untuk berita dan memperbaharuinya sedikitnya sekali setiap bulan. 5. Hindari layar homepage yang heboh, terutama yang menampilkan keahlian dari
web master anda, tetapi karena mereka memberikan sedikit informasi, sebenarnya hanya merupakan sebuah pintu yang pengunjung harus buka untuk mencari tahu apakah anda mempunyai apa yang mereka inginkan. 6. Ketika mengunjungi setiap halaman dari situs anda, pengunjung ingin mengetahui : a) Saya dimana ? - Jadi sediakan nama situs website anda, pembagian yang umum dan nama halaman dari setiap halaman. b) Saya sudah kemana saja ? - Idelalnya, tunjukan jalan yang mereka ambil untuk kesana. c) Kemana saya dapat pergi ? - Halaman dibawah halaman ini, tetapi juga bagaimana cara untuk kembali ke homepage dan level halaman yang setara. 7. Desain situs anda sekitar suatu struktur atau kerangka yang masuk akal bagi pengunjung dan yang mereka perhatikan. Ini harus mewakili bagaimana mereka meninjau bisnis anda dari titik kebutuhan mereka daripada bagaimana anda meninjau bisnis anda sendiri. 8. Buatlah peraturan dari penggunaan web. Tidak seperti software di windows dimana Microsoft telah membangun standart yang de facto (absolute), perkembangan dari peraturan web berkembang dan menghilang dalam suatu
13
pasar yang penuh dengan ide. Pemakai telah terbiasa untuk beberapa pola umum dari desain dan navigasi. Gunakan yang umum dan yang terbaik. Jangan mencoba terlalu kreatif, kecuali anda mempunyai alasan yang baik. 9. Di dalam dunia software, sebuah aplikasi mengontrol pemakai. Di dunia web, pemakai adalah pemimpin dan pasti akan melakukan apa yang menurut anda bahkan tidak masuk akal. Mereka meng-klik link yang pertama menurut mereka kelihatan menjanjikan. Mereka mungkin tidak membaca dengan hati-hati tulisan yang ada. Jadi buatlah sesuatu yang mudah bagi mereka untuk mundur dan memulai kembali tanpa harus berjalan kembali ke jalan yang sama. Lihatlah setiap halaman dari titik point dimana seseorang pergi kesana karena suatu kesalahan. Suatu studi menunjukkan bahwa pemakai biasanya hampir selalu berada di dalam halaman yang salah. 10. Jangan menyediakan ke bagian yang belum selesai dari situs anda, sediakan pesan “sedang dalam perbaikan” ketika pengunjung sampai kesana. Pengunjung tidak mau tahu apa yang anda harapkan untuk lakukan suatu waktu di masa depan. Mereka ada di dalam situs anda sekarang. Mereka mau tahu apa yang ada sekarang dan bagaimana cara mencarinya.
Menurut Nielsen (2003, www. useit.com) mendefinisikan usability sebagai ukuran kualitas pengalaman user ketika berinteraksi dengan sesuatu, baik itu website, aplikasi
software ataupun bentuk teknologi lain, dimana user dapat beroperasi. Kata “usability” juga mengacu pada metode untuk meningkatkan kemudahan penggunaan selama proses desain.
Usability dideskripsikan dari lima komponen kualitas : •
Learnability (kemudahan untuk dipelajari): Seberapa mudah user dapat mencapai tujuan mereka ketika pertama kali mereka berinteraksi dengan suatu desain?
14
•
Efisiensi : Ketika user sudah mempelajari suatu desain, seberapa cepat mereka dapat mencapai tujuannya?
•
Memorability (kemudahan untuk diingat) : Ketika user kembali berinteraksi dengan desain setelah tidak menggunakannya kembali?
•
Erros (Kesalahan) : Seberapa banyak kesalahan yang dibuat user, seberapa parah kesalahan tersebut, dan seberapa mudah mereka dapat memperbaiki kesalahan tersebut?
•
Kepuasan : Seberapa puaskah user dalam menggunakan desain tersebut?
Menurut CNET/Builder (2008, ict.perbanas.edu) ada 7 kriteria yang menentukan sebuah website termasuk website yang baik, yaitu : 1. Usability Jacob Nielsen sang guru usability, usability adalah ' dapatkah seorang user menemukan cara untuk menggunakan website tersebut dengan efektif (doing things
right). Masih menurut Jacob, usability memiliki 5 karakteristik : -
Mudah untuk dipelajari
-
Efisien untuk digunakan
-
Mudah untuk diingat
-
Tingkat frekuensi kesalahan
-
Tingkat kepuasan pemakai
Karakteristik yang telah ditentukan oleh Jacob Nielsen akan sangat sulit kita terapkan 100%, apalagi kalau sudah menyangkut kepentingan klien web, tetapi paling tidak bisa menjadi acuan yang membantu kita untuk merancang layout suatu website, agar website tersebut : -
Mudah dipelajari penggunaannya oleh pengunjung.
15
-
Mudah diingat dan digunakan navigasinya oleh pengunjung.
-
Dapat digunakan secara efisien.
-
Memperkecil
kesalahan
pemakaian
oleh
pengunjung
dalam
mengoperasionalkan web. -
Memuaskan pengunjung hingga akhirnya tertarik untuk kembali lagi.
2. Sistem navigasi Navigasi yang mudah dipahami oleh pengunjung secara keseluruhan. 3. Graphic Design Pemilihan grafis, layout, warna, bentuk maupun typografi yang menarik visual pengunjung untuk menjelajahi website. 4. Content Isi/konten yang bermanfaat ( 'Content is king , but without good design , Content is
a naked king' ), kecuali website tersebut adalah website eksperimental/show off. 5. Kompatibilitas Seberapa luas sebuah website didukung kompabilitas peralatan yang ada, misalnya
browser dengan berbagai plugin nya ( IE, Mozilla, Opera, Netscape, Lynx, Avant, Maxthon dan masih banyak lagi dengan berbagai versi dan plugin nya) 6. Loading time Waktu
panggil
(loading
time),
walaupun
ada
banyak
faktor
yang
akan
mempengaruhi waktu panggil (loading time) website yang akan kita buka, diantaranya: besar bandwith / koneksi pengakses, kondisi webserver pada saat diakses, aplikasi yang digunakan dalam membangun website, dsb. Anda memiliki waktu 8 detik pertama untuk meyakinkan pengunjung untuk meneruskan menjelajahi website anda atau menutup browser dan pergi ke website lain. Oleh karena itu, letakkan 'sesuatu' di 8 detik pertama tersebut yang bisa menarik
16
perhatian pengunjung. Hint: ukuran sebuah halaman web html dengan image di dalamnya (tanpa flash) adalah kurang lebih 50-60 kb. 7. Functionality Ini akan melibatkan programmer dengan script-scriptnya, misal PHP,ASP,Java,CGI dsb, untuk menciptakan sebuah website yang dinamis, interaktif dan 'hidup' yang bisa mengajak pengunjung berkomunikasi secara langsung. Seberapa baik sebuah
website bekerja dari aspek teknologikal nya. Satu hal lagi aspek yang tidak boleh kita lupakan adalah accesibility, yaitu memaksimalkan penggunaan sebuah content ketika satu/lebih indera kita dimatikan/dikurangi (khususnya mata), ingat bahwa mungkin saja pengunjung website kita adalah orang yang memiliki kekurangan secara fisik
(Accesibility Checklist Recomendationnya W3C ).
2.4 Pengertian E-Business Menurut Carter (2002, p3) E-Business adalah melakukan segala tipe bisnis (antara sebuah organisasi dengan konsumennya) melalui Internet. Menurut Chaffey (2002, p8) E-Business diartikan sebagai semua pertukaran informasi melalui media elektronik baik di dalam suatu organisasi maupun dengan pemegang saham eksternal yang mendukung cakupan dari proses bisnis. Sedangkan menurut kalakota (2001), E-Business merupakan berbagai macam aktivitas bisnis secara elektronik dengan menggunakan teknologi yang berbasis internet. E-
Business meliputi seluruh aplikasi dan proses yang memungkinkan perusahaan untuk melayani transaksi bisnis. Selain itu, E-Business memiliki konsep yang lebih luas daripada E-
Commerce karena E-Business tidak hanya sekedar transaksi dari E-Commerce atau kegiatan membeli dan menjual melalui web. Akan tetapi, E-Business merupakan keseluruhan strategi untuk
memperbaharui
model
bisnis
yang lama
memaksimalkan nilai bagi pelanggan dan keuntungan.
dengan bantuan
teknologi
untuk
17
2.5 Pengertian E-Commerce Menurut Carter (2002, p2) E-Commerce adalah semua bentuk transaksi yang berhubungan dengan aktivitas komersial, baik itu organisasi maupun individual yang berdasarkan pengolahan dan transmisi data yang terdigitalisasi, termasuk teks, suara, dan gambar visual. Chaffey (2002, p8) menggambarkan E-Commerce sebagai bagian dari E-Business karena E-Commerce tidak mengacu pada kebanyakan transaksi dalam suatu bisnis seperti memproses permintaan pembelian yang merupakan bagian dari E-Business.
E-BUSINESS
E-COMMERCE
Gambar 2.1 Hubungan E-Business dengan E-Commerce Sumber : Chaffey (2002, p8)
2.6 Pengertian Procurement
Procurement
merupakan
kegiatan
yang
penting
dalam
kelangsungan hidup perusahaan, terutama dalam industri manufaktur.
mempertahankan
18
Chaffey (2002, p292) mengemukakan bahwa procurement dibagi menjadi dua bagian, yaitu : 1. Procurement untuk bahan baku, yang mana bahan baku ini akan diproduksi menjadi barang jadi. 2. Procurement untuk operasi, yang mana barang ini akan digunakan untuk keperluan operasional perusahaan, seperti alat tulis kantor, perlengkapan kantor, dll.
Menurut Bandyo-Padhyay (2003, p35) Procurement adalah beberapa proses bisnis dimana dapat dilaksanakan lebih efektif dengan bantuan internet, karena dengan adanya internet kualitas proses negosiasi suplai lebih cepat dan biayanya lebih efektif. Menurut Kalakota (2001, p314) procurement didefinisikan sebagai kegiatan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pembelian, transportasi, penggudangan, dan proses penerimaan. Sedangkan menurut Turban (2004, p231) procurement management adalah pengaturan semua kegiatan yang berhubungan dengan pembelian barang dan jasa yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Hampir 80% barang yang dibeli merupakan barang MRO (maintenance, repairs, operations). Barang MRO merupakan barang yang digunakan sehari-hari di dalam perusahaan baik dalam kegiatan operasi, perbaikan, dan pemeliharaan faktor-faktor produksi perusahaan. Selain itu, menurut Turban (2004, p231) ada beberapa metode procurement yang utama, diantaranya : 1. Beli dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer berdasarkan katalog-katalog mereka dan mungkin melalui negosiasi. 2. Beli dari katalog dari perantara yang mengumpulkan katalog-katalog penjual.
19
3. Beli dari katalog pembeli internal yang telah disetujui oleh perusahaan, termasuk harga yang telah disetujui dan yang telah dikumpulkan. Cara ini membuat yang berkeperluan memesan langsung dari vendor. 4. Melakukan penawaran atau tendering (kebalikan dari lelang) dalam sebuah sistem di mana supplier bersaing satu sama lain. Metode ini digunakan untuk pembelian dalam jumlah besar. 5. Beli melalui situs lelang publik atau privat dimana organisasi berpartisipasi sebagai salah satu pembeli. 6. Bergabung dengan sistem pembelian grup yang mengumpulkan permintaan partisipan, menciptakan volume yang besar. Lalu grup tersebut dapat negosiasi harga atau membuat proses tendering. 7. Berkolaborasi dengan supplier untuk berbagi informasi mengenai penjualan dan persediaan sehingga mengurangi persediaan dan stok dan meningkatkan pengiriman
just-in-time.
2.7 Pembelian 2.7.1 Pengertian Pembelian Bagian pembelian sering disebut juga purchasing department, bagian pengadaan atau procurement department. Menurut Indrajit (2005, p4) pembelian diartikan sebagai proses yang menggambarkan suatu pembelian, dimana terdapat proses mencari, tempat membeli, memilih pemasok, negosiasi harga, memastikan pengiriman barang dan hal lainnya yang berhubungan dengan pembelian. Untuk jenis barang yang pemakaiannya bersifat rutin maka barang tersebut harus mempunyai stok minimum. Stok minimum harus ditetapkan dengan
20
perencanaan dan pengawasan bersama dengan bagian keuangan dengan memperhatikan faktor-faktor: 1. Jangka waktu (umur) pemakaian barang. 2. Jumlah pemakaian suatu jenis barang dalam satu waktu tertentu. 3. Jangka waktu pembelian sampai barang itu diterima. 4. Jumlah pembiayaan (keuangannya).
2.7.2 Fungsi dan Proses Pembelian Menurut Indrajit (2005, p22) fungsi dan proses pembelian meliputi : 1. Pengenalan kebutuhan Pengenalan ini berasal dari permintaan dari pemakai barang atau dari hasil perhitungan sendiri. Kebutuhan yang dimaksud adalah yang memerlukan pembelian. 2. Penentuan kebutuhan Penentuan kebutuhan adalah menentukan jumlah yang perlu dibeli, kapan barang yang perlu dibeli harus datang, dan di mana barang tersebut diperlukan. 3. Pemilihan sumber pembelian Terkait dengan pemilihan antara membeli langsung ke pabrik, distributor, pengecer, agen, pemasok biasa dan lainnya. Sumber pembelian ini juga penting untuk menentukan apakah harganya cukup wajar, penyerahannya dapat dipercaya, apakah mutunya terjamin. 4. Penentuan harga Hal yang perlu dipertimbangkan dalam penentuan haga tidak hanya “harga pembelian”, tetapi juga biaya total yang timbul.
21
5. Penempatan pesanan Penempatan pesanan dilakukan dalam bentuk pengeluaran surat pesanan atau
prurchase order, atau pembuatan kontrak pembelian. Semua persyaratan pembelian yang dianggap perlu harus dicantumkan secara lengkap dan jelas untuk menghindari timbulnya perselisihan di kemudian hari. 6. Penindaklanjutan pesanan Yang bertanggung jawab dalam hal ini adalah yang mengeluarkan surat pesanan, yaitu pembeli, maksudnya supaya pemasok lebih bertanggung jawab dalam melaksanakan kewajibannya. 7. Pengangkutan barang Maksudnya adalah pengangkutan barang dari tempat pemasok ke gudang pembeli, dalam hal ini dapat dibebankan pada pemasok pihak ketiga
(forwading agent). 8. Pencatatan pembelian Pencatatan ini dilakukan untuk memenuhi maksud berikut ini : - Tempat dan sebab keterlambatan dapat dideteksi dengan mudah. - Perkembangan pembelian setiap waktu dapat diketahui. - Penyusunan statistik dan laporan dapat dilakukan dengan mudah. - Pencarian data lama yang diperlukan dapat dilakukan dengan mudah. 9. Pemeliharaan hubungan dengan pemasok Dalam hal ini hubungan pembeli-penjual dianggap sebagai mitra kerja yang berupaya saling menguntungkan. 10. Pembinaan pemasok Meliputi evaluasi kinerja pemasok dengan kriteria tertentu. Bila kriteria tidak sesuai dengan standar maka akan dilakuakn penghentian jasa pemasok, kesempatan untuk memperbaiki diri atau pemberian pelatihan dan pembinaan.
22
11. Pengendalian mutu Hal ini dilakukan agar barang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan. 12. Analisis mutu Adalah kegiatan melakukan analisis atas kebutuhan dan spesifikasi barang yang dibeli. Barang yang dibeli harus tepat spesifikasinya dan tidak berlebihan.
Selain itu fungsi pembelian menganut prinsip-prinsip klasik pembelian, menurut Indrajit (2005, p6) prinsip pembelian tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Sesuai dengan mutu yang dibutuhkan (the right quality). 2. Dalam jumlah yang diperlukan (the right quantity). 3. Sesuai dengan waktu yang dibutuhkan (the right time). 4. Sesuai dengan tempat yang diperlukan (the right place). 5. Dengan harga wajar (the right price). 6. Dari sumber yang tepat (the right source).
2.8 E-Procurement 2.8.1 Pengertian E-Procurement Menurut Indrajit (2004, www.ebizzasia.com) E-Procurement merupakan suatu mekanisme pembelian masa kini atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian moderen dengan memanfaatkan sejumlah aplikasi berbasis internet dan perangkat teknologi informasi terkait lainnya sebagai enabler dalam menjalankan proses tersebut. Dalam konsep ini, dikenal sejumlah istilah yang kerap dipergunakan oleh para praktisi bisnis dan teknologi informasi. Memang karena sekilas terlihat sama, sejumlah istilah tersebut sering diputarbalikkan (tergantung dengan konteks yang
23
ada), namun pada dasarnya masing-masing istilah tersebut memiliki definisi dan ruang lingkup arti yang cukup berbeda, seperti:
•
Aplikasi e-Procurement Æ merupakan perangkat lunak atau software yang dipergunakan
untuk
mengaplikasikan
konsep
e-Procurement
dalam
perusahaan. •
Sistem e-Procurement Æ merupakan kumpulan dari sejumlah komponenkomponen atau entitas-entitas di dalam perusahaan, yang saling terkait satu dengan lainnya, yang memiliki fungsi untuk menjalankan konsep e-
Procurement di dalam perusahaan. Adapun yang dimaksud dengan komponen terkait misalnya: perangkat keras (hardware), perangkat lunak
(software), sumber daya manusia (brainware) dan pemakai atau pengguna (users), kebijakan (policy), tata kelola (governance), proses (business process), dan infrastruktur perusahaan. •
Sistem Aplikasi e-Procurement Æ merupakan kumpulan dari sejumlah komponen-komponen atau modul-modul aplikasi (sejumlah sub-program dan database), yang saling terkait satu dengan lainnya, untuk membentuk suatu aplikasi
holistik
(utuh)
dan
terintegrasi
dengan
fungsi
utama
mengaplikasikan konsep e-Procurement dalam perusahaan. •
Biasanya istilah “aplikasi e-Procurement” dipergunakan dalam konteks penyusunan portofolio proyek perencanaan dan pengembangan aplikasiaplikasi yang dibutuhkan perusahaan, sementara “sistem e-procurement” dipakai jika ingin membahas konsep pembelian moderen dimana terjadi hubungan yang erat antara strategi bisnis dan strategi sistem dan teknologi informasi, sementara “sistem aplikasi e-Procurement” akan mengemuka
24
dalam penyusunan technical blueprint untuk membuat perangkat lunak
(software engineering). Menurut
chaffey
(2002,
p257) e-procurement adalah
intregasi
dan
manajemen elektronik dari semua aktivitas procurement termasuk di antaranya permintaan pembelian, pengesahan, pemesanan, pengiriman, dan pembayaran di antara pihak pembeli dan pemasok. E-procurement sebaiknya diarahkan pada perbaikan performa untuk tiap “lima kesesuain” dalam pembelian, yaitu : 1. Pada tingkat harga yang tepat. 2. Dikirimkan pada waktu yang tepat. 3. Pada tingkat kualitas yang tepat. 4. Pada jumlah yang tepat. 5. Dari sumber yang tepat.
2.8.2 Tujuan dan keuntungan E-Procurement Menurut Fellenstein (2001, p186) tujuan e-procurement adalah untuk mengurangi biaya-biaya procurement agar para eksekutif dan pemimpin bisnis mengetahui kombinasi teknologi e-business yang tepat. Solusi e-procurement yang baru sekarang menyediakan akses online menuju informasi procurement perusahaan bagi para karyawan dan rekan bisnis. Tipe solusi ekstranet seperti ini menyediakan praktek yang berbiaya lebih rendah untuk berkomunikasi dengan
supplier, dan sebaliknya untuk supplier untuk mengakses informasi yang mereka cari dalam legacy system perusahaan.
Menurut Bandyo-Padhyay (2003, p176) keuntungan e-procurement adalah : 1. Biaya yang lebih rendah.
25
2. Koordinasi yang lebih baik antara pihak-pihak yang berbeda. 3. Pembelian yang optimal.
2.8.3 Implementasi E-Procurement Menurut Turban (2004, p235) implementasi e-procurement yang dilakukan perusahaan : 1. Menyesuaikan e-procurement dengan strategi e-commerce. 2. Mengkaji ulang dan merubah proses e-procurement itu sendiri. E-procurement dapat mempengaruhi berapa banyak agen pembelian di perusahan, lokasi, dan bagaimana pembelian disetujui. 3. Menyediakan tempat pertemuan antara e-procurement dengan sistem informasi perusahaan yang terintegrasi seperti ERP atau SCM (supply chain management). 4. Mengkoordinasi sistem informasi pembeli dan penjual. 5. Mengkonsolidasikan sejumlah supplier yang biasa menjadi minimun dan memastikan integrasi dengan sistem informasi mereka dan jika mungkin dengan proses bisnisnya.
2.8.4 Penguna dan Tugas Utama E-Procurement Menurut Carter (2002, p46) pengguna utama dari E-Procurement adalah : - Pengguna eksternal, yang terdiri atas:
Supplier / pemasok , yaitu orang yang menjual produk atau layanan di luar organisasi dan orang yang mungkin mendukung produk atau layanan tersebut, terdiri atas : ~ Supplier saat ini ~ Supplier potensial
26
- Pengguna internal, yang terdiri atas :
Penyedia produk, yaitu orang yang membantu memperoleh produk atau layanan dari luar organisasi.
Manajer, yaitu orang yang departemennya membutuhkan produk atau jasa tersebut dan orang yang mempunyai anggaran untuk memperoleh produk dan jasa itu.
Pekerja, yaitu orang yang akan menggunakan produk atau jasa tersebut.
Akuntan, yaitu orang yang menyediakan layanan akuntansi untuk e-
procurement tersebut.
Menurut Carter (2002, p47) tugas utama dari e-procurement meliputi : 1. Mengidentifkasikan kebutuhan produk atau jasa. 2. Mencocokkan kebutuhan menurut anggaran yang ada. 3. Memilih produk atau jasa yang bersaing. 4. Memesan produk atau jasa. 5. Menerima produk atau jasa. 6. Membayar produk atau jasa tersebut. 7. Memperoleh dukungan yang dibutuhkan. 8. Menyediakan dukungan akuntansi tambahan untuk tugas-tugas tersebut.
2.9 Analytical Hierarchy Process (AHP) 2.9.1 Metodologi AHP Menurut Mulyono (2004, p335) dalam menyelesaikan persoalan dengan menggunakan AHP, ada beberapa prinsip yang harus dipahami. Antara lain adalah :decomposition,
consistency.
comparative judgement, syntetis of priority, dan logical
27
a) Decomposition Setelah persoalan didefinisikan, maka perlu dilakukan decomposition yaitu memecah persoalan yang utuh menjadi unsur–unsurnya. Jika ingin mendapatkan hasil yang akurat, pemecahan juga dilakukan pada unsur– unsurnya sampai tidak mungkin dilakukan pemecahan lebih lanjut, sehingga didapatkan beberapa tingkatan dari persoalan tadi. Karena alasan ini maka proses analisis ini dinamakan hirarki (hierarchy). Ada dua jenis hirarki, yaitu : lengkap dan tidak lengkap. Dalam hirarki lengkap, semua elemen pada suatu tingkat memiliki semua elemen yang ada pada tingkat berikutnya. Jika tidak demikian maka dinamakan hirarki tidek lengkap. b) Comparative Judgement Prinsip ini berarti membuat penilaian tentang kepentingan relatif dua elemen pada suatu tingkat tertentu dalam kaitannya dengan tingkat diatasnya. Penilaian ini merupakan inti dari penilaian AHP, karena ia akan berpengaruh pada prioritas elemen – elemen. Hasil dari penilaian ini akan tampak lebih enak bila disajikan dalam bentuk matriks yang dinamakan
pairwise comparison matrix. Pertanyaan yang biasanya diajukan dalam menyususn skala kepentingan adalah :
Elemen mana yang lebih ( penting / disukai / mungkin / … )? Dan
Berapa kali lebih ( penting / disukai / mungkin / … )? Agar memperoleh skala yang bermanfaat ketika membandingkan
dua elemen, seseorang yang memberikan jawaban perlu pengertian menyeluruh tentang elemen – elemen yang dibaningkan dan relevansinya terhadap criteria atau tujuan yang dipelajari. Dalam penyusunan skala kepentingan ini, digunakan patokan sebagai berikut :
28
Tabel 2.1 Interpretasi Perbandingan Berpasangan Pada AHP Deskripsi
Kriteria A
Kriteria B
B/A
A sama pentingnya dengan B
1
1
1
A sedikit lebih penting dari B
3
1
1/3
A secara signifikan lebih penting dari B
5
1
1/5
A jauh lebih penting dari B
7
1
1/7
A secara absolut lebih penting dari B
9
1
1/9
Dalam penilaian kepentingan relatif dua elemen berlaku aksioma reciprocal artinya jika elemen i dinilai 3 kali lebih penting disbanding j, maka elemen j harus sama dengan 1 / 3 kalinya lebih penting dari elemen i. disamping itu, perbandingan dua elemen yang sama akan menghasilkan anka 1, artinya sama penting. Dua nilai yang berlainan dapat saja dinilai sama penting. Jika terdapat n elemen, maka akan dapat diperoleh pairwise comparison matrix berukuran n x n. banyaknya penilaian yang diperlukan dalam menyusun matrix ini adalah n (n-1) / 2 karena matriksnya reciprocal dan elemen diagonal sama dengan 1. c) Syntetis of priority Dari
eigenvectornya
setiap untuk
pairwise
comparison
mendapatkan
local
matrix
kemudian
priority,
karena
dicari
pairwise
comparison matrix terdapat pada setiap tingkat, maka unutk mendapatkan global priority harus dilakukan sintesa di antara local priority. Prosedur melakukan sintesa berbeda menurut bentuk hirarki. Pengurutan elemen– elemen menurut kepentingan relatif melalui prosedur sintesa dinamakan
priority setting.
29
d) Logical Consistency Konsistensi memiliki dua makna. Pertama adalah bahwa objek – objek yang serupa dapat dikelompokkan sesuai dengan keseragaman dan relevansi. Contohnya, anggur dan kelereng dikelompokkan dalam himpunan yang seragam jika bulat merupakan kriterianya, tetapi tidak dapat jika rasa kriterianya. Arti kedua adalah menyangkut tingkat hubungan antara objek – objek yang didasarkan pada kriteria tertentu. Contohnya, jika manis merupakan kriteria dan madu dinilai 5 x lebih manis dari gula, dan gula lebih manis 2 x dari sirup, maka seharus madu dinilai 10 x lebih manis dari sirup. Jika madu dinilai 4 x manisnya dibanding sirup, maka penilaian tidak konsisten dan proses harus diulang jika ingin mendapatkan penilaian yang lebih tepat.
2.9.2 Penentuan Metode AHP Untuk
lebih
jelasnya
akan
dijelaskan
langkah-langkah
AHP
dalam
memecahkan masalah dan menghasilkan sebuah keputusan. Langkah awal mulai dari mendefinisikan masalah hingga perhitungan pengolahan data menggunakan matriks. Metode AHP nya adalah sebagai berikut : 1. Penentuan Kriteria Mengidentifikasikan kriteria dan subkriteria apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Tidak lupa menentukan alternatif lain yang dinilai baik oleh perusahaan. Contoh : •
Untuk masalah keterlambatan pengiriman barang dapat dimasukkan dalam kriteria delivery (pengiriman).
•
Untuk masalah kualitas yang kurang memuaskan dapat dikategorikan sebagai kriteria Quality ( kualitas bahan baku ).
30
•
Menentukan
alternatif
mana
saja
yang
menjadi
pilihan
terbaik
perusahaan. 2. Penentuan Hirarki Hirarki adalah alat yang paling mudah untuk memahami masalah yang kompleks dimana masalah tersebut diuraikan ke dalam elemen-elemen yang bersangkutan. Menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen tersebut sekaligus menentukan keputusan mana yang akan diambil. Proses penyusunan elemen-elemen secara hirarkis meliputi pengelompokan elemen-elemen dalam komponen yang sifatnya homogen dan menyusun komponenkomponen tersebut dalam level hirarki yang tepat. Hirarki juga merupakan abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antara komponen dan juga dampak-dampaknya pada sistem. Abstraksi ini mempunyai bentuk saling berkaitan. Tersusun dan suatu puncak atau sasaran utama (ultimate goal) turun ke sub-sub tujuan tersebut. Lain kepelaku (aktor) yang memberi dorongan. Turun ke tujuan-tujuan pelaku. Kemudian kebijakan-kebijakan strategi-strategi tersebut. Dengan demikian hirarki adalah sistem yang tingkatan-tingkatan (level) keputusannya berstratifikasi dengan beberapa elemen keputusan pada setiap tingkatan keputusan. 3. Langkah Penilaian Untuk mengisi pairwise comparison matrix tersebut, digunakan nilai dalam skala 1-9 yang ditetapkan bagi pertimbangan dalam masing-masing elemen yang sejenis (untuk mengetahui skala lihat tabel...) Penilaian dilakukan oleh empat decision maker, maka setelah mengisi lembar penilaian digunakan rumus rata-rata geometrik.
31
Keterangan : Jika untuk aktifitas i mendapat suatu angka bila dibandingkan dengan aktifitas j, maka j mempunyai nilai kebalikannya dibandingkan dengan i. 4. Mencari rata-rata Geometrik Rata-rata geometrik =
X 1. X 2... Xn
Hasil dari rata-rata geometrik ini kemudian dimasukkan ke dalam pairwise
comparison matrix. 5. Langkah prioritas Dalam pengambilan keputusan hal yang perlu diperhatikan adalah pada saat pengambilan data, dimana data ini diharapkan dapat mendekati nilai yang sesungguhnya. Derajat kepentingan pelanggan dapat dilakukan dengan pendekatan perbandingan berpasangan. Perbandingan berpasangan sering digunakan untuk menentukan kepentingan relatif dari elemen-elemen dan kriteria-kriteria yang ada. Perbandingan berpasangan tersebut diulang untuk semua elemen dalam tiap tingkat. Elemen dengan bobot paling tinggi adalah pilihan keputusan yang layak dipertimbangkan untuk diambil. Untuk setiap kriteria dan alternatif. Kita harus melakukan perbandingan berpasangan (pairwise comparison) yaitu membandingkan setiap elemen dengan elemen yang lainnya pada setiap tingkat hirarki secara berpasangan sehhingga didapat nilai tingkat kepentingan elemen dalam bentuk pendapat kualitatif. Langkah selanjutnya adalah menetapkan prioritas dengan membuat dengan membuat suatu pairwise comparison matrix, yaitu maksudnya elemenelemen dibandingkan berpasangan terhadap suatu kriteria yang ditentukan.
32
Tabel 2.2 Pairwise Comparison Matrix A1 A1
A2
A3
A4
A5
1
A2
1
A3
1
A4
1
A5
1
Tabel 2.3 Perhitungan Pairwise Comparison Matrix A1
A2
A3
A1
1
0.5
0.25
A2
2
1
0.5
A3
4
2
1
6. Normalisasi Matriks Setelah matriks tersebut diisi maka normalisasikan matriks tersebut. Caranya pertama – tama jumlahkan nilai-nilai dalam setiap kolom. Lalu membagi setiap entry pada setiap kolom dengan jumlah pada kolom tersebut untuk memperoleh matriks yang dinormalisasikan. Contoh :
Tabel 2.4 Mencari Jumlah Kolom A1
A2
A3
A1
1
0.5
0.25
A2
2
1
0.5
A3
4
2
1
Jumlah
7
3.5
1.75
33
Tabel 2.5 Normalisasi Matrix A1
A2
A3
A1
0.14
0.14
0.06
A2
0.29
0.29
0.16
A3
0.57
0.57
0.57
Jumlah
7
3.5
1.75
7. Penentuan Prioritas Relatif Kemudian merata-ratakan sepanjang baris dengan menjumlahkan semua nilai dalam setiap baris dari matriks yang dinormalisasi itu, dan membagi banyaknya entri dari setiap baris : ( 0.14 + 0.14 + 0.06 ) : 3 = 0.14 ( 0.29 + 0.29 + 0.16 ) : 3 = 0.29 ( 0.57 + 0.57 + 0.57 ) : 3 = 0.57 Dari contoh di atas sintesis ini menghasilkan prioritas relatif menyeluruh, atau preferensi untuk S1, S2, S3 tersebut masing-masing 0.14, 0.29, dan 0.57 8. Konsistensi Nilai – nilai perbandingan berpasangan yang dilakukan harus diperiksa konsistensinya, misalnya bila dalam melakukan perbandingan kita menilai A>B dan B>C, maka secara logis seharusnya A>C. Untuk menghitung konsistensi ini. AHP telah memiliki rumus untuk menghitung consistency Konsistensi mengandung dua arti, yaitu :
34
1. Bahwa pemikiran atau obyek yang serupa dikelompokkan menurut persamaan dan pertaliannya. 2. Bahwa intensitas relasi antar gagasan atau antar obyek yang didasarkan pada suatu kriteria tertentu akan saling membenarkan secara logis. Untuk menghitung konsistensi, hitung dengan prinsip eigen value ( λ max ), jika max dekat dengan n (n adalah jumlah elemen yang dibandingkan satu sama lain), hal ini berarti bahwa matrix konsisten. Jika
λ
max tidak dekat
dengan nilai n ini berarti bahwa matrix tidak konsisten. Sebuah index diperlukan untuk mengukur konsistensi dari bobot. Mulyono mengusulkan untuk menggunakan Consistency Index
CI =
(λ max − n) . Ini adalah (n − 1)
index yang dapat mengukur berapa banyak konsistensi matrix yang dibandingkan berbeda dengan konsistensi sempurna. AHP mengukur konsistensi secara umum dengan menggunakan Consistency Ratio (CR).
Consistency Ratio ini didapatkan dengan membagi Consistency Index dengan Random Index (RI). 9. Langkah Iterasi Ulangi langkah dari langkah ke - 2 sampai langkah ke – 6 untuk setiap matriks dari setiap level hierarki. 10. Langkah Penentuan Prioritas Final Kalikan setiap Vector Priority pada level yang paling bawah dengan kriteria pada level yang lebih tinggi dan begitu seterusnya, kemudian tambahkan hasilnya untuk mendapatkan Overall Priority.
35
2.10 Porter’s Model dan SWOT 2.10.1 Model Lima Kekuatan Porter Model ini diperkenalkan oleh Michael Porter (1980) dan telah dimodifikasi dan disebarkan ke lainnya. Model lima kekuatan porter merupakan sebuah
framework yang menyediakan jalan untuk memperkirakan tekanan persaingan yang
dapat
berpengaruh
pada
strategi
organisasi.
Porter
(2001)
telah
memperbaharui modelnya dan telah mengadopsi kegunaan internet yang berhubungan dengan teknologi. Michael E. Porter (David, 2006, p130), melihat hakikat suatu industri sebagai kombinasi atas lima kekuatan : 1. Persaingan di antara perusahaan sejenis Persaingan di antara perusahaan sejenis biasanya merupakan kekuatan terbesar di dalam lima kekuatan kompetitif. Intensitas persaingan di antara perusahaan sejenis yang bersaing cenderung meningkat karena jumlah pesaing semakin bertambah, pesaing semakin seragam dalam hal ukuran dan kemampuan,
serta
permintaan
untuk
produk
industri
menurun
dan
pemotongan harga menjadi semakin umum. Persaingan juga meningkat ketika pelanggan
dapat
berpindah
merek
dengan
mudah,
hambatan
untuk
meninggalkan pasar tinggi, biaya tetap tinggi, produk mudah rusak, serta ketika perusahaan pesaing berbeda dalam hal strategi, tempat mereka berasal dan budaya. Selain itu, ketika merger dan akuisisi menjadi umum dalam suatu industri dan persaingan antar perusahaan sejenis semakin intensif, laba perusahaan menurun, serta dalam beberapa kasus bahkan membuat suatu industri menjadi sangat tidak menarik.
36
2. Kemungkinan masuknya pesaing baru Pada saat perusahaan baru dengan mudah masuk ke dalam suatu industri tertentu, intensitas persaingan antarperusahaan meningkat. Perusahaan baru kadang-kadang memasuki suatu bisnis dengan produk berkualitas lebih tinggi, harga lebih rendah, dan sumber daya pemasaran yang besar. Dengan demikian tugas penyusun strategi adalah untuk mengidentifikasi perusahaan yang berpotensi masuk ke pasar, memonitor strategi pesaing baru, untuk membuat serangan balasan apabila dibutuhkan, serta untuk memanfaatkan kekuatan dan peluang yang ada saat ini. 3. Potensi pengembangan produk substitusi Dalam banyak industri, perusahaan bersaing dekat dengan produsen produk
substitusi dalam industri yang berbeda. Keberadaan produk substitusi menciptakan batas harga tertinggi yang dapat dibebankan sebelum konsumen beralih ke produk substitusi. Tekanan kompetisi yang berasal dari produk subtitusi meningkat sejalan dengan menurunnya harga relatif dari produk substitusi dan sejalan dengan biaya konsumen untuk beralih ke produk lain menurun. Cara terbaik untuk mengukur kekuatan kompetitif produk substitusi adalah dengan memantau pangsa pasar yang didapat oleh produk-produk tersebut, juga dengan memantau rencana perusahaan untuk meningkatkan kapasitas dan penetrasi pasar. 4. Kekuatan tawar-menawar penjual / pemasok Kekuatan tawar-menawar penjual / pemasok mempengaruhi intensitas persaingan dalam suatu industri, khususnya ketika ada sejumlah besar pemasok, ketika hanya ada sedikit barang substitusi yang cukup bagus atau biaya untuk mengganti bahan baku sangat mahal.
37
5. Kekuatan tawar-menawar pembeli / konsumen Kalau pelanggan terkonsentrasi atau jumlahnya besar atau membeli dalam jumlah banyak, kekuatan menawar merupakan kekuatan utama yang mempengaruhi intensitas persaingan dalam suatu industri. Persaingannya adalah untuk mendapatkan pembeli dan untuk melakukan perdagangan pada harga yang menghasilkan laba yang dapat diterima.
Menurut Porter (Rangkuti, 2004, p11) persaingan dipengaruhi oleh lima kekuatan yang dikenal sebagai lima kekuatan porter seperti pada gambar berikut ini:
Pemain baru
Persaingan Industri Kekuatan Pemasok
Kekuatan Pembeli
Produk Pengganti
Gambar 2.2 Model Lima Kekuatan Porter Sumber : Rangkuti (2004, p11)
38
2.10.2 SWOT Analisis Menurut Rangkuti (2004, p18) analisis SWOT adalah Identifikasi faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat mengidentifikasikan faktor-faktor kekuatan (strength), kelemahan (weakness) internal perusahaan serta peluang (opportunities) dan ancaman (threat) dalam lingkungan yang dihadapi perusahaan. Berikut adalah penjelasan faktor-faktor tersebut : A. Kekuatan (strength) Kekuatan adalah sumber daya, ketrampilan atau keunggulan-keunggulan lain relatif
terhadap
pesaing.
Kekuatan
adalah
kompetensi
khusus
yang
memberikan keunggulan komparatif bagi perusahaan di pasar. B. Kelemahan (weakness) Kelemahan adalah keterbatasan atau kekurangan dalam sumber daya, ketrampilan dan kapabilitas yang menghambat kinerja perusahaan. C. Peluang (opportunity) Peluang adalah suatu situasi yang paling menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Identifikasi pada segmen pasar sebelumnnya membawa peluang dalam persaingan atau kegiatan pengaturan, perubahan teknologi, dan peningkatan hubungan dengan pembeli dapat menghasilkan peluang bagi perusahaan. D. Ancaman (threat) Ancaman adalah suatu situasi yang merugikan dalam lingkungan perusahaan. Masuknya pesaing baru, pertumbuhan pasar yang lambat, peningkatan daya tawar dari pihak pembeli, perubahan teknologi dan peraturan baru atau yang diperbaharui dapat menghasilkan ancaman bagi perusahaan.
39
Kegunaan analisisis SWOT adalah :
Untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan sendiri dalam rangka menyusun strategi bersaing.
Untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan pesaing dalam rangka memenangkan persaingan.
Informasi dari hasil analisa internal dan eksternal perusahaan sebagai bahan dasar untuk melakukan pengembangan ataupun investasi baru.
Hasil analisis internal dan eksternal yang akurat sebagai acuan untuk pengambilan keputusan meneruskan atau memberhentikan satu divisi usaha (untuk perusahaan multibisnis).
Semua hasil analisis dapat digunakan sebagai bahan perencanaan membuat rencana bisnis (business plan), action plan bisnis (berkaitan dengan tugas konsultan bisnis).
Tahapan membuat analisis SWOT (Rangkuti, 2004, p22) : 1. Tahap pengumpulan data : tahap ini pada dasarnya tidak hanya sekedar kegiatan pengumpulan data, tetapi juga kegiatan pengklasifikasian dan pra analisis. Pada tahap ini data dibedakan menjadi dua yaitu data eksternal dan data internal. Berikut adalah tahapan penyusunan matriks: a) Matriks EFAS (External Factor Analysis Summary) • Susunlah peluang dan ancaman dalam kolom 1 • Berikan bobot masing-masing faktor peluang dan ancaman dalam kolom 2 dengan menggunakan teknik perbandingan berpasangan, dimana total bobot kolom 2 harus tepat 1. • Kalkulasikan rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (out standing) sampai dengan
40
1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi organisasi yang bersangkutan. Peluang terbesar diberikan rating 4 dan peluang terkecil diberikan rating 1. Sedangkan untuk ancaman adalah sebaliknya, sehingga ancaman terkecil diberikan rating 4 dan ancaman terbesar diberikan rating 1. • Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4, hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor. • Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi organisasi yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana organisasi tertentu bereaksi terhadap faktorfaktor strategis eksternalnya. Total skor ini juga dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
b) Matriks IFAS (Internal Factor Analysis Summary) • Susunlah faktor yang menjadi kekuatan dan kelemahan pada kolom 1 • Berikan bobot masing-masing faktor kekuatan dan kelemahan dalam kolom 2 dengan menggunakan teknik perbandingan berpasangan, dimana total bobot kolom 2 harus tepat 1. • Kalkulasikan rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (out standing) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi organisasi yang bersangkutan. Kekuatan terbesar diberikan rating 4 dan kekuatan terkecil diberikan rating 1. Sedangkan untuk kelemahan
41
adalah sebaliknya, sehingga kelemahan terkecil diberikan rating 4 dan kelemahan terbesar diberikan rating 1. • Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4, hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor. • Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi organisasi yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana organisasi tertentu bereaksi terhadap faktorfaktor strategis internalnya. Total skor ini juga dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
2. Tahap analisis : nilai total yang dihasilkan dari tabel EFAS dan IFAS dipergunakan untuk mengetahui posisi relatif organisasi yang dianalisis, dibandingkan dengan organisasi pesaing. Namun untuk keperluan analisis SWOT nilai total tersebut hanya menunjukkan bagaimana organisasi tertentu
bereaksi
terhadap
faktor-faktor
strategis
eksternal
dan
internalnya. Oleh karena itu setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan maka tahap selanjutnya adalah memanfaatkan semua informasi tersebut dalam model-model kuantitatif perumusan strategi. Berikut ini beberapa model yang dapat dipergunakan, yaitu :
• Matriks IE, matriks internal eksternal ini dikembangkan dari model General Electric (Ge-model). Parameter yang digunakan meliputi parameter kekuatan internal perusahaan dan pengaruh eksternal yang
42
dihadapi. Tujuan penggunaan model ini adalah untuk memperoleh strategi bisnis di tingkat korporat yang lebih detail.
Gambar 2.3 Matriks IE Sumber : Rangkuti (2004, p42)
Diagram perusahaan,
tersebut tetapi
dapat
pada
mengidentifikasikan
prinsipnya
kesembilan
9 sel
sel itu
strategi dapat
dikelompokkan menjadi 3 daerah utama yang membutuhkan strategi berbeda, yaitu : a. Grow & build, tumbuh & kembangkan, utk sel 1,2,4. strategi: intensif dan integrasi. b. Hold & maintain, jaga & pertahankan, utk sel 3,5,7. strategi: penetrasi pasar & pengembangan produk. c.
Harvest/divest, panen/jual, utk sel 6,8,9.
43
• Matriks SWOT, matriks ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matriks ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis.
Gambar 2.4 Matriks SWOT Sumber : Rangkuti (2004, p31)
• Strategi
SO Æ
Strategi
ini
dibuat
berdasarkan
jalan
pikiran
perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. • Strategi ST Æ Strategi ini dibuat dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman.
44
• Strategi WO Æ Strategi diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. • Strategi WT Æ Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
2.10.3 QSPM (Quantitative Strategic Planning Matrix) Menurut David (2006, p308) Di samping membuat strategi untuk menghasilkan daftar berprioritas, hanya ada satu teknik analisis dalam literatur yang didesain untuk menentukan daya tarik relatif dari alternatif tindakan yang layak. Teknik ini adalah Matriks Perencanaan Strategi Kuantitatif (QSPM), yang termasuk dalam tahap 3 dari kerangka kerja analisis perumusan strategi. Teknik ini secara objektif mengindikasikan alternatif strategi mana yang terbaik. QSPM menggunakan input dari analisis tahap 1 dan tahap 2 untuk menentukan secara objektif di antara strategi yaitu Matrik EFE SWOT, Matrik IFE, dan Matrik Profil Kompetitif (CPM) yang membentuk tahap 1, digabung dengan Matrik SPACE, Matrik SWOT, Matrik BCG, Matrik IE dan Matrik Grand Strategy, yang membentuk dalam tahap 2, memberikan informasi yang dibutuhkan untuk membuat QSPM (tahap 3). Untuk membuat QSPM dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut : Langkah 1 : Membuat daftar peluang/ancaman eksternal dan kekuatan/kelemahan internal kunci perusahaan pada kolom kiri dalam QSPM. Informasi ini harus diambil secara langsung dari matrik EFE dan IFE. Minimum sepuluh faktor keberhasilan kunci eksternal dan sepuluh faktor keberhasilan kunci internal harus dimasukkan dalam QSPM.
45
Langkah 2 : Berikan bobot untuk masing-masing faktor internal dan eksternal. Bobot ini identik dengan yang ada pada Matrik EFE dan IFE. Bobot disajikan dalam kolom persis di samping kanan faktor keberhasilan kunci eksternal dan internal.
Langkah 3 : Evaluasi Matriks tahap 2 (pencocokan), dan identifikasi alternatif strategi yang harus dipertimbangkan organisasi untuk diimplementasikan. Catat strategi-strategi ini pada baris atas dari QSPM. Kelompokkan strategi ke dalam set yang independen jika memungkinkan.
Langkah 4 : Tentukan nilai daya tarik (attractiveness Scores-AS). Didefinisikan sebagai angka yang mengidentifikasikan daya tarik relatif dari masing-masing strategi dalam set alternatif tertentu. Nilai daya tarik ditentukan dengan mengevaluasi masing-masing faktor internal atau eksternal kunci, satu pada suatu saat tertentu, dan mengajukan pertanyaan, “Apakah faktor ini memengaruhi pilihan strategi yang dibuat?”. Jika jawabannya ya, maka strategi tersebut harus dibandingkan secara relatif terhadap faktor kunci tersebut. Secara spesifik, nilai daya tarik harus diberikan untuk masing-masing strategi untuk mengindikasikan daya tarik relatif dari satu strategi atas strategi lainnya, dengan mempertimbangkan faktor tertentu. Jangkauan untuk nilai daya tarik adalah 1 = tidak menarik, 2 = agak menarik, 3 = cukup menarik, 4 = sangat menarik. Jika jawaban
atas pertanyaan di atas
jawabannya adalah tidak, mengindikasikan bahwa faktor kunci tersebut tidak memiliki dampak terhadap strategi dalam set tersebut. Gunakan tanda minus untuk mengindikasikan bahwa faktor utama tersebut tidak memengaruhi pilihan strategi yang dibuat. Catatan : jika memberikan nilai daya tarik (AS) untuk satu strategi, kemudian berikan nilai AS untuk yang lainnya. Dalam kata lain, jika satu
46
strategi mendapat minus, maka yang lainnya pada baris yang sama harus mendapat minus juga.
Langkah 5 : Hitung total nilai daya tarik. Total nilai daya tarik (TAS) didefinisikan sebagai produk dari pengalian bobot (Langkah 2) dengan nilai daya tarik (Langkah 4) dalam masing-masing baris. Total nilai daya tarik mengindikasikan daya tarik relatif dari masing-masing alternatif strategi, dengan hanya mempertimbangkan pengaruh faktor keberhasilan kunci internal atau eksternal yang terdekat. Semakin tinggi total nilai daya tarik, semakin menarik alternatif strategi tersebut (dengan hanya mempertimbangkan faktor keberhasilan kunci terdekat).
Langkah 6 : Hitung penjumlahan total nilai daya tarik. Tambahkan total nilai daya tarik dalam masing-masing kolom strategi QSPM. Penjumlahan total nilai daya tarik mengungkapkan strategi mana yang paling menarik dari setiap set alternatif. Nilai yang lebih tinggi mengindikasikan strategi yang lebih menarik, mempertimbangkan semua faktor internal dan eksternal yang relevan yang dapat memegaruhi keputusan strategis. Tingkat perbedaan antara penjumlahan total nilai daya tarik dari set alternatif strategi tertentu mengindikasikan tingkat kesukaan relatif dari satu strategi di atas yang lainnya.
47
2.11 Metode Pengembangan Aplikasi 2.11.1 Unified System Development Process (Bennet, 2002, p54) Unified System Development Process (USDP) dan terdiri dari banyak nasihat bagus dalam pengembangan software. Daur pengembangan untuk USDP digambarkan pada gambar dibawah ini dan terdiri dari empat fase : •
Inception berkenaan dengan menentukan cakupan dan tujuan dari proyek.
•
Elaboration berfokus pada penentuan syarat atau keperluan sistem dan menentukan struktur dari sistem.
Construction yang mempunyai tujuan utama untuk membuat sistem
•
software. Transition berkenaan dengan instalasi produk dan rollout.
•
Menurut Bennet (2002, p109) Proses pengembangan harus menentukan apa yang harus diselesaikan, kapan harus diselesaikan dan oleh siapa untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Teknik menajemen proyek digunakan untuk mengatur dan mengendalikan proses untuk setiap individual proyek. Salah satu dari proses pengembangan software yang sekarang digunakan secara luas adalah USDP yang telah dikembangkan oleh tim yang menciptakan UML. Diklaim bahwa USDP memasukkan banyak praktek-praktek terbaik dalam pengembangan sistem informasi. Hal-hal tersebut antara lain adalah : •
Iterative and incremental development
•
Component-based development
•
Requirement driven development
•
Configurability
•
Architecture centrism
•
Visual modeling techniques
48
Proses pengembangan sistem memasukkan aktivitas-aktivitas utama berikut ini :
1. Requirements Captures and Modeling 2. Requirements Analysis 3. System Design 4. Class Design 5. Interface Design 6. Data management Design 7. Construction 8. Testing 9. Implementation
2.11.2 Web Application Extension for UML Menurut Conallen (2003, p379) WAE atau Web Application Extension merupakan profile Unified Modeling Languange (UML) formal yang memungkinkan tim pengembang aplikasi web untuk menggunakan UML untuk merancang abstraksi aplikasi web mereka pada tingkat perancangan. WAE memungkinkan kita untuk mempresentasikan halaman-halaman web dan elemen-elemen signifikan arsitektur lainnya dalam model berdampingan dengan normal classes dari model.
49
2.12 Kerangka Pemikiran
Gambar 2.5 Kerangka pemikiran Sumber : Penulis (2008)
