BAB 2 LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN
2.1
Pengertian Data, Information, Knowledge, dan Wisdom (DIKW) Sebelum munculnya sebuah knowledge management (KM), kita harus memahami
terlebih dahulu dan dapat membedakan antara data, informasi, knowledge, dan wisdom. Dimana hal tersebut akan menjadi bahasan yang akan diperluas dalam penelitian ini. Pembedaan data, informasi, dan knowledge sangat penting sekali dalam sebuah knowledge management. Karena ketidakjelasan pembedaan pengertian akan menimbulkan inefisiensi dan kesalahan dalam penerapan KM. Disamping itu, pemahaman istilah knowledge dan wisdom juga penting dimana kedua hal itu lebih dapat “memanusiakan” KM, yang selama ini KM lebih berbasiskan IT dari sekedar data warehouse (Gudang data) dan data network (Jaringan data) atau aspek teknologi kearah yang lebih komprehensif. Dalam buku KM Tobing L Paul (2007) menurut Russell Ackoff (1989) seorang pakar system dan guru besar bidang perubahan organisasi, menyatakan bahwa isi atau kandungan dari intelektualitas dalam mentalitas manusia dapat diklasifikasikan dalam 5 kategori, yaitu : •
Data, berupa simbol-simbol.
•
Informasi, data yang diproses agar dapat dimanfaatkan, dimana informasi ini digunakan untuk menjawab pertanyaan tentang “who” (siapa), “what” (apa),
“where” (dimana), dan “when” (kapan). •
Knowledge, merupakan aplikasi dari data dan informasi dalam menjawab pertanyaan “how” (bagaimana).
•
Understanding, mengapresiasikan pertanyaan “why” (mengapa).
9
10
•
Wisdom, evaluasi dari understanding.
Ackoff (1989) dalam buku KM Tobing L Paul (2007) mengindikasikan bahwa empat kategori konten yang pertama berhubungan dengan masa lalu, keempat ketegori tersebut berurusan dengan apa yang telah terjadi dan apa yang telah diketahui. Sedangkan kategori yang kelima, wisdom berkaitan dengan urusan dengan masa depan. Connectedness Wisdom
Knowledge
Information
Understanding Principles
Understanding Patterns
Understanding Relation Data Understanding Gambar 2.1 Heirarki DIKW dari data ke wisdom (Sumber : Bellinger, et all)
2.1.1 Data Dalam pemahaman konsep data banyak sekali para ilmuwan mengartikannya dan mengintepretasikannya, seperti menurut Mike Powell (2003) dalam bukunya Information
Management for development Organizations, dimana menurut beliau data itu ialah koleksi terstruktur dari kumpulan fakta (structured of collection facts). Dimana jika kita
11
ilustrasikan dalam sebuah kumpulan dari transaksi-transaksi sehari-hari yang ada disebuah toko dimana jika kita belanja disuatu toko akan kita melakukan transaksi pembayaran pada cash register yang dimana hal tersebut secara terus menerus akan menambah data pada basis transaksi toko tersebut. 2.1.2 Informasi Menurut Budiman pratomo (2004) informasi ialah sebuah data yang telah diolah. Biasanya menggunakan aturan statistika, sehingga dapat mengandung arti. Oleh karena itu sebuah informasi harus bisa diambil dari data-data yang akurat, sehingga ketika kita membutuhkan sebuah informasi yang kita butuhkan maka kita akan mendapatkan sebuah informasi yang akurat pula, dan tentu juga terpercaya. 2.1.3 Knowledge Dalam gambar 2.1 heirarki DIKW untuk menuju pengetahuan maka kita harus melewati data dan informasi terlebih dahulu. Dimana disini menggambarkan bahwa knowledge itu lebih dalam lagi dan luas dari data dan informasi. Dalam buku yang ditulis oleh Von Krogh, Ichiyo, serta Nonaka (2000) salah satu pengertian dari pengetahuan ialah merupakan justified true believe. Seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang menciptakan pengetahuan, ia menciptakan pemahaman atas suatu situasi baru dengan cara berpegang pada kepercayaan yang telah dibenarkan. Dalam definisi ini, pengetahuan merupakan konstruksi dari kenyataan, dibandingkan sesuatu yang benar secara abstrak. Penciptaan pengetahuan tidak hanya merupakan kompilasi dari fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang sulit disederhanakan atau ditiru. Penciptaaan pengetahuan melibatkan perasaan dan sistem kepercayaan (belief
systems) dimana perasaan atau sistem kepercayaan itu bisa tidak disadari.
12
Polanyi seorang ahli kimia merupakan orang pertama yang memperkenalkan bahwa knowledge terdiri dari dua jenis yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge ialah knowledge yang diam didalam benak manusia dalam bentuk intuisi,
judgement
(pernyataan), skill (kemampuan), values (nilai), dan belief
(kepercayaan) yang sangat sulit diformalisasikan dan dibagi ke orang lain. Sedangkan explicit knowledge adalah knowledge yang dapat atau sudah terkodifikasi dalam bentuk dokumen atau berwujud lainnya sehingga dapat memudahkan untuk ditransfer dan didistribusikan dengan menggunakan berbagai media seperti kaset, cd, dvd, dan lainnya. Kedua jenis knowledge itu dikonversi oleh Nonaka dan Takeuchi (1995) melalui empat jenis proses, yaitu : Sosialisasi, Eksternalisasi, Kombinasi, dan Internalisasi.
Tacit Knowledge
ke
Explicit Knowledge
Tacit Knowledge
SOSIALISASI
EKSTERNALISASI
INTERNALISASI
KOMBINASI
dari Explicit Knowledge
Gambar 2.2 Empat Model Konversi Knowledge (Sumber : SECI Process, Nonaka & Takeuchi, 1995)
13
1.
Sosialiasi, merupakan proses sharing (berbagi) dan penciptaan tacit knowledge melalui interaksi dan pengalaman langsung.
2. Eksternalisasi, merupakan pengartikulasi tacit knowledge menjadi eksplisit
knowledge melalui proses dialog dan refleksi. 3. Kombinasi, merupakan proses konversi eksplisit knowledge menjadi eksplisit knowledge yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian eksplisit dan informasi. 4. Internarlisasi, merupakan proses pembelajaran dan akusisi knowledge yang dilakukan oleh anggota organisasi terhadap eksplisit knowledge yang disebarkan ke seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge anggota organisasi. 2.1.4 Understanding Salah satu definisi dari understanding menurut Webster dalam buku KM Tobing L Paul (2007), ialah the capacity to apprehend a general relations of particular atau kemampuan untuk memahami arti (meaning) dari hubungan-hubungan antar bagianbagian dari sesuatu. Menurut Bellinger et al (2006), understanding merupakan proses melalui mana kita memperoleh knowledge dan melakukan sintesa untuk menciptakan knowledge baru.
2.1.5 Wisdom Menurut Xiaoming Cong dan Kaushik V Pandya (2003) mengemukakan bahwa wisdom merupakan pemanfaatan dari knowledge yang telah diakumulasi dalam jangka waktu tertentu. Pengertian wisdom berdasarkan salah satu definisi yang disediakan Webster juga kurang lebih sama, yaitu accumulated philosophic or scientific learning (filosofi akumulasi atau pelajaran ilmiah).
14
5.1.6 Connectedness Connectedness
yang
berada
dalam
sumbu
vertical
dari
heirarki
DIKW
menggambarkan tingkat integritas dari unsur-unsur yang membentuk data, informasi, knowledge, dan wisdom. Data merupakan kumpulan berbagai fakta dan rekaman transaksi yang masih terpisah satu sama lain. Tingkat kohesivitas (keterkaitan) dari unsur-unsur pembentuk informasi lebih tinggi dari data. Pada level informasi sudah ditemukan relasi antar unsur-unsur pembentukannya. Selanjutnya level kohesivitas meningkat pada knowledge, pada level knowledge ini, sudah ditemukan formasi dan gambar yang utuh dari unsur-unsur yang membentuknya. Tingkat kohesivitas yang paling tinggi ditemukan pada level wisdom.
2.2 Knowledge Management (Ilmu Manajemen Pengetahuan)
2.2.1 Definisi Dalam mendefinisikan Knowledge Management (KM) mungkin banyak sekali sumber-sumber yang berkualitas untuk dijadikan sebagai acuan pengertian, untuk kali ini saya akan mengambil empat definisi knowledge management : Pertama yaitu menurut anonymous 1 (2008) ialah “disiplin ilmu yang digunakan
untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang ”. Jadi KM bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.
15
Kedua menurut Jarvenspaa dan Maki (2001) “menciptakan pengetahuan baru,
berbagi pengetahuan dan difusi (menyebarkan), serta menjadikan alat untuk mempromosikannya ”. Ketiga Menurut
anonymous 2 (2008) ialah “asosiasi proses penciptaan,
menyebarkan, menguji, mengintegrasikan, dan sebagai utilitas didalam organisasi ”. Sedangkan yang keempat menurut Robert Buckman (2004) yang merupakan salah satu CEO yang terjun langsung dalam memimpin implementasi KM diperusahaan Buckman Labs, memilih definisi dari American Productivity and Quality Centre (APQC). Definisi KM menurut APQC yang ialah systematics approaches to help information and
knowledge emerge and flow to right people at the right time to create value (Pendekatan sistematik untuk menolong informasi dan munculnya pengetahuan dan arus kepada orang yang tepat di waktu yang tepat dalam menciptakan sebuah nilai). Dari keempat definisi diatas saya menyimpulkan definisi yang sekiranya sesuai dengan penerapan KM di government seperti Sekretariat Negara Republik Indonesia ialah pengertian dari anonymous 2 (2008) karena kenapa disini definisi tersebut menekankan integritas sebagai utilitas didalam organisasi, oleh karena itu pengertian tersebut akan lebih tepat digunakan dipemerintahan kita pada umumya, karena integritas di pemerintahan Indonesia pada umumnya belum tercipta secara maksimal. Setelah kita mengerti definisi dari KM maka kita bisa dengan mudah mendefinisikan KMS (Knowledge Management System), menurut Tobing L Paul (2007). Knowledge Management System ialah mekanisme proses yang terpadu dalam
penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaan berbagai informasi menjadi asset intelektual organasasi yang permanen.
16
Arsitektur KM
Penyelarasan Strategi KM dengan Strategi Bisnis perusahaan
Arsitektur Operasi Proses KM Pengukuran Performansi KM
Budaya Perusahaan Yang Supportif
Arsitektur Operasi Organisasi KM
Arsitektur Teknologi Operasi KM
Gambar 2.3 Pengantar KM (Sumber : Knowledge Management, Tobing L Paul, 2007 : h xvi) 2.2.2 Manfaat Implementasi KM Knowledge merupakan asset kunci agar suatu perusahaan memiliki keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Keunggulan kompetitif tersebut diperoleh dari dampak implementasi KM terhadap berbagai bidang : a.
Bidang operasi dan pelayanan Menurut pemikir manajemen terkemuka Peter F Drucker (1998) seorang pekerja
disebuah perusahaan disebut juga knowledge work, dimana hal tersebut digunakan untuk sebuah pengambilan keputusan. Perusahaan yang memiliki knowledge worker adalah perusahaan yang memiliki basis costumer knowledge yang terkelola dengan baik. Costumer knowledge digunakan untuk membantu mereka dalam memberikan pelayanan yang terbaik terhadap pelanggannya.
17
b.
Bidang pengembangan kompetensi personil Proses pembelajaran terjadi secara kontinyu. Proses ini berawal dari akusisi
pengetahuan yang kemudian diaplikasikan dalam proses bisnis organisasi. Knowledge yang diaplikasikan memunculkan pengetahuan baru (knowledge creation). Knowledge ini kemudian diperlihara dan dibagi kembali untuk dapat diakusisi dan dimanfaatkan secara luas. Siklus ini menjadi proses utama dalam KM yaitu berupa : knowledge creation (penciptaan pengetahuan), knowledge retention (pengingat pengetahuan), knowledge
sharing (berbagi pengetahuan), dan knowledge utilization (pemanfaatan pengetahuan). Pengetahuan menjadi terbatas nilainya jika pengetahuan itu tidak disebarkan. Sebuah kekuatan untuk saling berbagi akan mengurangi biaya dan menambahkan efektivitas dan keunggulan kompetitif yang baik. Menurut Song (2002) menjalankan efektitas melalui knowledge sharing, organisasi akan mengurangi resiko ketidakjelasan, improvisasi efektifitas, mengurangi biaya pelatihan, dan masih banyak lagi. Menurut Robert-Witt (2002) Knowledge management digunakan untuk saling berbagi didalam organisasi, tetapi terjadi sebuah penambahan dan penyimpanan informasi di kepala seseorang. Jika kita tinjau secara aplikatif pada zaman sekarang ini berbagi pengetahuan sudah kearah pada penerapan teknologi informasi seperti forum diskusi, chatting, dan lain-lain. Secara interface baik itu berjalan dimediasi internet, intranet, dan juga ekstranet
itu
sesuai
dengan
kebutuhannya
dari
setiap
organisasi
dalam
mengaplikasikannya. Sebuah knowledge sharing juga dimanfaatkan oleh organisasi sebagai sebuah mentoring dari kinerja organisasi ataupun perusahaan. Menurut Yound and Perrewe (2005) peer mentoring hubungan yang secara sengaja dibangun untuk membangun hubungan antara sesama karyawan dan menyediakan tempat untuk berbagi dalam pengalaman baru, dukungan pekerjaan antar karyawan sehingga perusahaan tahu benar
18
apa yang sedang dihadapi oleh karyawan itu sendiri. Dan dari situlah perusahaan akan mengerti apa yang harus dilakukannya untuk meningkatkan kinerja.
c.
Bidang pemeliharaan ketersediaan knowledge Skill dan knowledge yang dimiliki oleh para pekerja dalam sebuah perusahaan
perlu dikelola oleh perusahaan untuk menjamin tidak terjadinya knowledge loss (kehilangan pengetahuan), knowledge loss adalah suatu kondisi dimana perusahaan kehilangan knowledge yang dibutuhkan, karena pemikiran yang ada belum ditransfer kedalam memory (penyimpanan). Jika kita sudah mentransfernya kedalam memory, kita dapat mempergunakan data-data problem solver kapan saja jika kita butuhkan dengan cepat, oleh karena itu sebuah knowledge management system itulah keseluruhan knowledge itu berlabuh.
d.
Bidang inovasi dan pengembangan produk Salah satu produk dari KM adalah proses pembelajaran yang berimplikasi terhadap
peningkatan kemampuan inovasi yaitu dengan terciptanya knowledge baru. Inovasi yang dikombinasikan dengan kebutuhan pelanggan akan menjadi solusi atau produk yang efektif dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi pelanggan.
19
2.2.3 Elemen-Elemen Knowledge Management Dalam menyusun sebuah rencana knowledge management, pertama kali tentunya harus melakukan survey akan kebutuhan institusi atau perusahaan tersebut. Dengan memperhitungkan semua aktifitas-aktifitas untuk memenuhi kebutuhan yang ada. Tantangan selanjutnya adalah menemukan atau membuat perangkat lunak yang cocok dalam konteksnya untuk rencana secara keseluruhan. Dalam sebuah artikel di Information Week, Jeff Angus & Jeetu Patel (1998) menggambarkan empat (4) proses utama yang harus dijalankan, dimana hal ini merupakan element utama secara umum dalam membangun sebuah knowledge management. Dimana untuk lebih jelasnya bisa melihat tabel dibawah ini. Tabel 2.1 Elemen-Elemen Proses Utama Knowledge Management (Sumber : Information Week, Jeff Angus & Jeetu Patel, 1998)
Proses Utama
Aktifitas
Pengumpulan & pemasukan data
OCR & scanning Pemasukan suara Mengambil informasi dari berbagai sumber Mencari informasi untuk dimasukan
Pengorganisasian / pengkatalogkan
Pengindexan Pemfilteran Link/penghubungan
Pemurnian & Pemberian konteks
Kerjasama Compacting Projecting Data Mining
Aliran diseminasi (penyebaran)
Sharing Alert Push
20
2.2.4 Faktor-Faktor Penting Dalam Implementasi KM
Gambar 2.4 Building Knowledge Management Team (Sumber : Bryant Scott, Terborg James, 2008)
Untuk mengimplementasikan sebuah knowledge management dalam mencapai tujuan dari sebuah organisasi maka langkah pertama adalah membuat knowledge management team, yang dimana disini masing-masing sektor memiliki keahlian dimasing-masing bidangnya seperti sektor-sektor yang ada diatas. Sehingga dalam menjalankan sebuah knowledge management system disebuah perusahaan dapat berjalan dengan lancar, karena kenapa sebuah knowledge management system yang mana dapat mendapatkan harapan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh sebuah organisasi ataupun perusahaan yang ingin ditujunya yaitu sebuah kesatuan dalam pengetahuan. Menurut buku Paul L Tobing (2007) yang berjudul “Knowledge
21
Management
konse,
arsitektur
dan implementasi”,
menerangkan
bahwa
dalam
mengimplementasikan sebuah knowledge management adalah sebagai berikut : a. Manusia Pada hakekatnya knowledge management berada didalam pemikiran manusia berupa tacit knowledge. Carla O’Dell mengatakan bahwa 80% knowledge berupa tacit knowledge dan hanya 20% berupa knowledge eksplisit. Girard (2006) disamping sebagai sumber knowledge, manusia pada hakekatnya juga merupakan pelaku dari proses-proses yang ada didalam KM. Jika proses knowledge sharing dan knowledge creation tidak dapat berjalan dengan lancar, maka persoalan utamanya adalah karena tidak ada kemauan dan kemampuan manusia untuk melakukannya.
b. Leadership (kepemimpinan) Peran yang sangat kritis yang harus dijalankan oleh pemimpin adalah membangun visi yang kuat, yaitu visi yang dapat menggerakkan seluruh anggota organisasi untuk mencapai visi tersebut. Visi tidak hanya sekedar statement (pernyataan). Yang bersifat retorik tetapi harus diikuti oleh tindakan nyata dari pimpinan itu sendiri dalam memberikan teladan dan keyakinan kepada seluruh anggota organisasi bahwa memang organisasi sungguh-sungguh diarahkan dan digerakkan menuju visi yang telah ditetapkan.
c. Teknologi Perkembangan teknologi informasi (TI) yang sudah merasuk ke semua aspek kegiatan manusia membuat penggunaan teknologi informasi yang menjadi salah satu enabler (pemungkin) dari KM. Perkembangan TI membuat semakin banyak proses yang diotomatisasi dan juga semakin banyak pekerja yang menghabiskan waktunya didepan
22
komputer baik untuk melakukan pekerjaan analisis, mengeksekusi proses bisnis, maupun untuk berkomunikasi. internet saat ini sudah menjadi interface dan sekaligus integrator antara manusia dengan manusai lain. Perkembangan teknologi internet dan berbagai aplikasi didalamnya membuat teknologi ini menjadi ketinggalan zaman utama pengembangan KM tool. Tujuan utama dari penggunaan teknologi internet dalam KM adalah untuk mendistribusikan knowledge melalui internet, intranet, ataupun ekstranet yang memungkinkan knowledge yang dimiliki perusahaan dan karyawan tersebar secara corporate wide (perusahaan yang luas) dan menjadi milik kolektif perusahaan atau organisasi. Selain berfungsi sebagai media utama pendisribusian knowledge, penggunaan teknologi informasi dalam KM juga sangat berperan dalam mengeksekusi berbagai proses di KM yaitu : •
Capture (menangkap), generate (menghasilkan) atau akusisi knowledge.
•
Kodifikasi knowledge.
•
Knowledge maintenance (validasi, pemeliharaan integritas knowledge).
•
Security for knowledge (pengamanan dari pengetahuan).
•
Memonitor pemanfaatan knowledge.
d. Organisasi Organisasi
berkaitan
dengan
penanganan
aspek
operasional
dari
aset-aset
knowledge, termasuk fungsi-fungsi, proses-proses, struktur organisasi formal dan informal, ukuran dan indikator pengendalian, proses penyempurnaan, dan rekayasa proses bisnis. Organisasi yang supportif dalam KM adalah organisasi yang menghargai knowledge dan yang memilikinya. Organisasi ini sangat fleksible dan sangat mudah menyesuaikan diri dengan perubahan. Galbraith et al (2002) menyatakan bahwa reconfigurable organization (organisasi yang dinamis) adalah organisasi yang mampu
23
mengkombinasi dan mengkombinasikan ulang skill, kompetensi, dan sumber daya organisasi untuk merespon perubahan-perubahan lingkungan. Sehingga jenis organisasi ini adalah berbasis pengetahuan.
e. Learning Garvin (1998), mendefinisikan learning organization (organisasi pembelajaran) sebagai keterampilan organisasi dalam lima aktifitas utama yaitu : 1. Penyelesaian masalah secara sistematis. 2. Pengujicobaan pendekatan-pendekatan baru. 3. Belajar dari pengalaman masa lalu. 4. Belajar dari praktek terbaik. 5. Transfer/sharing knowledge (berbagi pengetahuan) secara cepat dan efisien ke seluruh organisasi. Proses learning menjadi sangat penting dalam KM, karena melalui proses inilah diharapkan muncul ide-ide, inovasi dan knowledge baru, yang akan menjadi komoditas utama yang mendorong dalam proses KM. 2.2.5 Knowledge Management System Consulting Perspective
Gambar 2.5 Mindmap Consulting Perspective KMS (Sumber : Chen Hsinchun, 2001)
24
Dalam mempelajari sebuah terminologi tentang Knowledge Management System lebih dalam lagi, saya memiliki sebuah saran – saran dan perspektif dari beberapa konsultan terkenal dimancanegara, yang mana para perusahaan konsultan ini sudah malang-melintang didunia organization learning based (organisisi yang berbasiskan
pembelajaran), khususnya dalam kasus Knowledge Management. Data-data di bawah ini dikutip dari Artificial Intelligence Lab, University of Arizona. Tucson Chen, Hsinchun (2001). •
DATAWARE TECHNOLOGY mengemukakan bahwa knowledge management system memiliki 7 metodologi pemikiran seperti : 1. Indentify business problem (identifikasikan masalah bisnis) 2. Prepare to change (persiapan untuk berubah) 3. Create knowledge management team (membuat tim manajemen pengetahuan) 4. Perform a knowledge audit and analysis (menganalisa dan membuat audit performansi pengetahuan).
5. Define the key features of the solution (menjelaskan fitur kunci dari sebuah solusi) 6. Implement the building blocks for knowledge management (menjalankan dan membangun penghalang untuk manajemen pengetahuan). 7. Link knowledge to people (menghubungkan pengetahuan ke orang). •
DELPHI GROUP’s mengemukakan bahwa knowledge management system memiliki 8 metodologi pemikiran seperti : 1.
Key concepts and frameworks for KM (kunci konsep dan kerangka untuk manajemen pengetahuan).
2.
How to use KM as a competitive tool
(bagaimana untuk menggunakan
manajemen pengetahuan sebagai alat untuk bersaing).
25
3.
The culture and organization aspects of KM (budaya dan aspek organisasi manajemen pengetahuan).
4. Best practices in KM (pelatihan terbaik didalam manajemen pengetahuan).
•
5.
The technology of KM (teknologi manajemen pengetahuan).
6.
Market analysis (analisa pasar).
7.
Justifying KM (membenarkan/mensejajarkan manajemen pengetahuan).
8.
Implementing KM (implementasi manajemen pengetahuan).
ANDERSEN CONSULTING mengemukakan bahwa knowledge management system memiliki 6 metodologi pemikiran seperti : 1. Acquire (mendapatkan) 2. Create (menciptakan). 3. Synthesize (menyatukan). 4. Share (berbagi). 5. Use to achieve organizational goals (digunakan untuk mencapai sasaran/tujuan organisasi). 6. Establish an environment conducive to knowledge sharing (mendirikan sebuah lingkungan kondusif untuk berbagi pengetahuan).
•
PRICEWATERHOUSECOOPERS mengemukakan bahwa knowledge management system memiliki 5 metodologi pemikiran seperti : 1. Find (mencari). 2. Filter for relevance (menyaring untuk relevan). 3. Format to problem (susunan untuk permasalahan). 4. Forward to right people (mengajukan ke orang yang tepat). 5. Feedback from users (timbal balik dari para pengguna).
26
•
ERNST & YOUNG mengemukakan bahwa knowledge management system memiliki 4 metodologi pemikiran seperti : 1. Knowledge generate (menghasilkan pengetahuan). 2. Knowledge representation (penyajian pengetahuan). 3. Knowledge codification (kodifikasi pengetahuan). 4. Knowledge application (aplikasi pengetahuan).
2.3 Arsitektur Manajemen Pengetahuan Tujuan penyusunan arsitektur KM adalah untuk menyediakan kerangka dan landasan bagi pengembangan dan pengoperasian inisiatif KM. sedangan arsitektur KM didefinisikan sebagai deskripsi tentang komponen dan kapabilitas serta keterkaitan atau interrelationship antar komponen dalam merealisasikan keuntungan dan manfaat KM terhadap perusahaan. Elemen-elemen yang ada dalam arsitektur KM adalah strategi KM, peran dan value propotion, model operasi, dan arsitektur operasi.
Gambar 2.6 Empat Elemen Dasar Arsitektur Knowledge Management (Sumber : Knowledge Management, Tobing L Paul, 2007 : h 35)
27
2.3.1 Strategi Manajemen Pengetahuan Strategi KM merupakan penjabaran dari strategi bisnis perusahaan. Dalam strategi KM diformulasikan visi, misi, dan obyektif strategis dari pengelolaan knowledge yang mendukung visi, misi, dan obyektif perusahaan. Kemudian pada tahapan selanjutnya dilakukan identifikasi tentang langkah-langkah apa yang harus diterapkan dari sisi KM dalam mendukung pengimplementasian strategi bisnis dan pencapaian objektif startegis dari perusahaan. Penyelarasan strategi KM dengan strategi bisnis perusahaan dilakukan melalui suatu kerangka, yaitu gambar dan penjelasannya dapat dilihat dibab selanjutnya. Strategi KM perlu dirumuskan dengan hati-hati dan tidak hanya sekedar dokumen panjang. Proses implementasi KM merupakan perjalanan panjang yang membutuhkan visi, arah yang jelas dan tingkat komitmen dan kedisiplinan yang tinggi dituangkan dalam strategi KM.
2.3.2 Peran dan Value Proposition KM Untuk menjelaskan poin ini akan diambil contoh melalui kasus implementasi KM di Telkom. Pada saat awal implementasi KM di Telkom, para karyawan dan manajemen memiliki pemahaman yang sangat bervariasi terhadap KM. Pemahaman ini juga menimbulkan ekspektasi yang berbeda dari karyawan dan manajemen yang potensial menimbulkan kebingungan dan beban terlalu besar bagi pengelola knowledge, apalagi jika dituntut untuk memenuhi keinginan semua pihak. Ada tiga pilihan peran yang dapat muncul dalam pengelolaan knowledge yaitu : •
Pertama, knowledge management diarahkan untuk mengelola knowledge sebagai produk. Artinya pengelolaan knowledge mengkonsentrasikan dari dalam melakukan kodifikasi knowledge dan menempatkan dalam reporsitory knowledge (penyimpanan pengetahuan) yang dapat diakses oleh karyawan sesuai otoritasnya.
28
•
Kedua, KM diarahkan untuk mempertemukan antara orang yang memiliki knowledge (knowledge producer) dengan orang yang membutuhkan knowledge
(knowledge consumer). Konsekuensi dan pilihan ini adalah pengelolaan knowledge harus dapat mengidentifikasi orang-orang yang memiliki knowledge tertentu dan mempertemukannya dengan orang-orang yang membutuhkannya. •
Ketiga,
memerankan
kedua
pilihan
tersebut
diatas
sekaligus,
peran
ini
mengkombinasikan pilihan pertama dan kedua, membutuhkan sumber daya yang lebih besar, jika sumber daya tidak cukup, maka pengelolaan knowledge bisa menjadi stagnan (diam ditempat) dan tidak fokus. Namun sekian banyak keuntungan yang ditawarkan oleh KM, dari penelitian Anantatmulya (2005) menyimpulkan bahwa hasil atau manfaat yang paling disukai oleh perusahaan (organisasi profit) dari hasil implementasi KM adalah : 1. Meningkatkan hasil kolaborasi dalam perusahaan 2. Meningkatkan keterampilan karyawan 3. Meningkatkan mutu produk dan layanan Dalam melakukan pemilihan manfaat yang ingin ditawarkan, unit pengelola knowledge perlu melakukan identifikasi masalah-masalah krusial yang sedang dihadapi perusahaan saat ini dan yang akan datang. 2.3.3 Model Operasi KM Dengan mengambil analogi dengan terminologi bisnis, maka KM harus memiliki layanan produk yang harus dijual kepada para pengguna. Dalam merancang model operasi, pengelola knowledge harus melakukan analisis tentang kondisi ketersediaan knowledge perusahaan untuk menentukan kebutuhan knowledge perusahaan, dan
29
mengidentifikasikan unit serta personil yang mana yang membutuhkan knowledge tersebut. Organisasi dapat menyediakan knowledge dengan berbagai cara antara lain : •
Melakukan kodifikasi knowledge kemudian menyimpannya di knowledge base (basis pengetahuan) perusahaan dan memberi otoritas kepada pekerja atau unit yang membutuhkan untuk mengakses dan mendapatkan kembali knowledge.
•
Mengirim personil yang telah diseleksi untuk mengikuti pelatihan untuk mengakusisi knowledge yang dibutuhkan.
•
Mengundang expert (internal atau ekternal) untuk membagikan pengetahuannya melalui program yang mirip in house training (pelatihan sederhana).
•
Melakukan benchmark (tolak ukur) kepada perusahaan lain yang dianggap memiliki knowledge yang dibutuhkan.
•
Mendorong anggota organisasi untuk menggali secara mandiri pengetahuan yang dibutuhkannya, misalnya dengan melakukan bedah buku, melakukan riset, membuat prototype dan memfasilitasi kelompok diskusi intensif dalam bentuk special interest group (SIG), forum group discussion (FGD), atau community practice (CoP).
2.3.4 Arsitektur Operasi KM Dalam arsitektur operasi knowledge management terdiri dari komponen yaitu : proses, organisasi, dan teknologi. 2.3.4.1 Proses Dalam sebuah proses utama dalam arsitektur operasi KM sangat beragam, baik itu dari sisi terminologi maupun dari pengertian, dimana didalam secara proses itu sendiri KM diciptakan untuk kemajuan organisasi atau perusahaan dalam mencapai
30
visi dan misinya, dimana untuk lebih dalam lagi kita memahami proses KM lebih lanjut maka lihat point-point penting di bawah ini : •
Proses – proses utama dalam KM Terminologi pembagian proses-proses utama dalam KM sangat bervariasi. Ada yang membagi dalam tiga proses utama yaitu akusisi, sharing, dan utilisasi knowledge itu menurut Tiwana (2000). Jika menurut De jannet (1996) bahwa KM
memiliki
pengetahuan),
proses
yang
knowledge
terdiri
dari
interpretation
knowledge creation (penciptaan (menerangkan
pengetahuan),
knowledge dissemination and use (penyebaran dan penggunaan pengetahuan), serta knowledge retention and refinement (penahanan dan penjelasan ulang pengetahuan). Sementara diberbagai literatur lainnya pembagian proses kurang lebih sama yaitu : knowledge creation (penciptaan pengetahuan), knowledge
retention (Penahanan pengetahuan), knowledge sharing (berbagi pengetahuan), dan knowledge utilization (pemanfaatan pengetahuan). •
Pengoperasian KM secara virtual Untuk menjalankan KM secara virtual maka perusahaan atau organisasi membutuhkan apa yang namanya KM tool. Dimana KM tool memfasilitasi collect (koleksi) dan connect (hubungan) dalam pengimplementasian secara virtual, untuk mengoperasikan KM tool, dibutuhkan pengorganisasian atau pembagian kerja dari para petugas diunit KM, yaitu : 1. Petugas administrasi konten, yaitu petugas yang melakukan administrasi konten, menyimpan knowledge, membuat directory knowledge, dan merapikan penyimpanan knowledge dalam repository KM tool, sehingga senantiasa mudah diakses oleh orang yang membutuhkan.
31
2. Petugas administrasi system, yaitu petugas yang bertanggung untuk memastikan bahwa fungsi-fungsi dan kapabilitas KM tool berfungsi dengan semestinya. 3. Petugas administrasi expert, petugas ini berfungsi untuk mendata dan memutakhirkan data expert dan membuka forum-forum virtual (CoP). Selain itu, petugas ini juga berfungsi untuk memonitor aktifitas forum-forum virtual dan memastikan agar pengetahuan yang tercipta diforum virtual dapat dipindahkan ke memory, dan terakhir masuk ke dalam data warehouse. 4. Help desk, yaitu sebagai contact center untuk semua keluhan terkait dengan pengoperasian KM tool. Dimana help desk itu sendiri fungsinya ialah menampung dan menangani berbagai pertanyaan dan keluhan yang dihadapi oleh pengguna.
•
Menjalankan KM melalui forum tatap Muka KM Tool sangat membantu dalam memfasilitasi knowledge sharing sehingga knowledge yang didapat disebarkan secara luas ke semua karyawan korporasi yang memiliki akses ke KM Tool. Sebuah forum tatap muka banyak sekali tersedia model yang kreatif atau proses penyelesaian masalah yang belum dapat
diimplementasikan
secara
efektif
pada
forum
online,
seperti
brainstorming, diagram tulang ikan ishikawa, stakeholder analysis, idea generation, nominal group technique (NGT), force field analysis, red team, knowledge café brainstorming dan after action review (AAR).
32
2.3.4.2
Organisasi
Sub komponen organisasi juga menyangkut budaya perusahaan berupa nilainilai kolektif yang dianut dan berlaku di perusahaan. Agar lebih kondusif terhadap implementasi
KM
perlu
dikembangkan
organisasi
(learning
pembelajaran
organization). Yaitu dengan menumbuhkan keterampilan organisasi dalam aktifitasaktifitas pemecahan masalah secara sistematik, pengujicobaan, pendekatanpendekatan baru, pembelajaran dari pengalaman masa lalu, pembelajaran best practice dari pihak lain, dan pentransferan knowledge secara cepat dan efisien ke seluruh organisasi. Untuk mempelajari lebih dalam lagi mengenai arsitektur KM ke dalam organisasi adalah sebagai berikut : •
Implementasi KM dan perancangan organisasi Perubahan perusahaan.
strategis Struktur
menuntut organisasi
adanya
perubahan
menggambarkan
struktur
organisasi
bagaimana
sebuah
perusahaan mengalokasikan dan memposisikan sumber daya yang dimilikinya dan mengatur interaksi antar pekerja, unit dan posisi sehingga membentuk suatu formasi dan pola “permainan” yang fit dengan strategi yang ditetapkan serta efektif dan efisien dalam memenangkan kompetisi. •
Karakteristik organisasi pengelola manajemen pengetahuan Pengelolaan knowledge sangat berbeda dengan pengelolaan asset perusahaan lain. Dalam pengeloalaan asset intelektual ini, berbagai karakteristik berikut sebaiknya dipenuhi baik dari segi struktural maupun dari sisi karakteristik individu yang menduduki struktur-struktur yang ada karakteristik struktur : 1. Tidak bersifat birokratis, prosedur administratif terhadap substansi knowledge berada pada level yang minimal.
33
2. Unit-unit berbentuk sel-sel yang menyebar diberbagai unit tetapi tetap terkordinasi. 3. Tidak heirarkis, sehingga kesan hubungan atau proses atasan bawahan sebaiknya tidak ada. Karakteristik personil pengelola knowledge : 1. Seorang pemimpin yang dapat bersikap professional, bukan birokrat yang
memegang
teguh
prosedur
dan
memiliki
mentalitas
atasan/bawahan. 2. Wawasan yang luas atau seorang generalis. 3. Memiliki
profesionalisme
networking
yang
luas
baik
diinternal
perusahaan maupun diluar perusahaan. 4. Komunikatif, yaitu mampu melakukan komunikasi dan koordinasi secara virtual dan tatap muka 5. Fasilitator, mampu memfasilitasi berbagai pihak dan dalam berbagai knowledge, berkolaborasi dan belajar.
•
Posisi – posisi penting dalam organisasi KM Sehubungan dengan pengorganisasian KM, maka diberbagai perusahaan atau organisasi sudah muncul berbagai nama-nama posisi yang variatif dalam unit KM. Beberapa penamaan posisi didalam KM dan fungsinya dijelaskan sebagai berikut : 1. Chief Knowledge Officer, dimana posisi menduduki pimpinan tertinggi pengelolaan knowledge dalam suatu perusahaan yang bertanggung jawab untuk : 9
Menciptakan visi pengelolaan knowledge.
34
9
Mensosialisasikan dan menjual konsep dan inisiatif KM serta membagi visi kepada manajemen senior.
9
Menyampaikan manfaat-manfaat KM yang memberikan kontribusi significance terhadap keberhasilan perusahaan.
2. Assistant Vice President Knowledge Management (AVP KM), dimana pada posisi ini tugasnya adalah sebagai berikut : 9
Memastikan
tersedianya
strategi
dan
kebijakan
knowledge
management dan memonitor efektifitas implementasi. 9
Memastikan tersedianya kesisteman knowledge management.
9
Melakukan kampanye dan penyebarluasan penggunaan KM.
3. Senior Officer KM Operation, yang bertugas membantu AVP KM dalam : 9
Memastikan tersedianya usulan forum expert dan monitoring berjalannya forum expert.
9
Memastikan berfungsinya knowledge sharing virtual dan tatap muka.
9
Memastikan tersedianya laporan performansi system aplikasi KM tool.
4. Senior
Officer
KM
systems
Development,
yang
membantu AVP KM dalam : 9
Menyusun strategi & kebijakan knowledge management.
9
Menyusun alternatif pemilihan system & model KM.
9
Menyusun arsitektur kesisteman KM.
9
Menyusun requirement system aplikasi KM tool.
bertugas
35
2.3.4.3 Teknologi Teknologi
ialah
salah
satu
enabler
(pemungkin)
yang
membuat
pengeksekusian proses-proses didalam KM lebih efektif dan efisien. Gilardo (2005) menyebutkan empat peran utama teknologi bagi perusahaan global yang diyakini juga relevan untuk perusahaan-perusahaan berskala nasional yaitu : •
Memelihara dan menjaga jejak dari data-data transaksi operasional.
•
Menganalisa lingkungan bisnis.
•
Memberikan dukungan dalam proses pengambilan keputusan.
•
Meningkatkan kolaborasi dan pengambilan keputusan oleh kelompok. Gilardo (2005) juga membuat daftar dari teknologi KM yang tersedia untuk
perusahaan global, yaitu : •
Portal.
•
Business Intelegence (intelejen bisnis).
•
Document Management (dokumen manajemen).
•
Intellegent Agent (agen intelejen).
•
Search Engines Optimization (optimisasi mesin pencarian).
•
Knowledge Resources Directories (direktori sumber pengetahuan/semacam
buku). •
Costumers
Relationship
Management
/CRM
(manajemen
hubungan
pelanggan). •
Messaging/E-mail (pesan elektronik).
•
Groupware
atau
Colaboration
Technologies
(pengelompokan/teknologi
kolaboratif). •
Remainder/Web Calenders (pengingat/kalender web).
36
•
DSS/Decision Support System (sistem pendukung keputusan).
•
Workflow and Tracking (arus kerja dan penelusuran).
•
Web Casting.
•
E-learning/Web based Training/Multimedia Based Training/Computer Based Training (pembelajaran elektronik/pelatihan berbasis web/pelatihan berbasis
multimedia/training berbasis komputer). •
Content Management (Manajemen Konten). Pemilihan teknologi dan aplikasi diatas disesuaikan dengan proses bisnis,
aliran knowledge dan system distribusi knowledge serta fungsi-fungsi organisasi yang telah dikembangkan dan disesuaikan dengan kebutuhan yang ada.
2.4 Budaya Pendukung Manajemen Pengetahuan 2.4.1 Implementasi Knowledge Management Berpusat Kepada Manusia Dalam bab-bab sebelumnya komponen arsitektur operasi KM yaitu teknologi, organisasi, dan proses sudah dibahas. Kita sekarang akan membahas tentang budaya, yang juga merupakan bagian dari komponen organisasi yang membentuk arsitektur operasi KM. budaya merupakan salah satu enabler sekaligus barrier (halangan) yang paling potensial terhadap suksesnya implementasi KM.
2.4.2 Budaya Sharing Kunci Sukses Implementasi KM Perbedaan yang mendasar antara aset fisik dan asset knowledge terletak kepada proses peningkatan nilai. Nilai asset fisik akan berkurang jika dipergunakan dan cenderung bertambah atau memiliki nilai tetap jika dipergunakan. Inti dari Knowledge
Sharing
ialah mencoba untuk menambahkan value dari knowledge yang dimiliki
37
perusahaan. seseorang yang melakukan knowledge sharing tidak akan kehilangan knowledge yang dimilikinya tetapi justru melipat gandakan nilai dari knowledge tersebut.
2.4.3 Elemen – Elemen Budaya Sharing Untuk suksesnya pembentukan budaya sharing sebagai inti KM, perusahaan harus memenuhi syarat organisasional atau kultural sebagai berikut : •
Peran kepemimpinan berupa kemampuan merumuskan visi, keterlibatan langsung, pemberian dukungan dan advokasi.
•
Budaya perusahaan yang memberikan iklim kepercayaan dan keterbukaan.
•
Adanya kemauan dari pimpinan organisasi untuk mempromosikan knowledge sharing dan kolaborasi.
•
2.5
Perusahaan memiliki struktur organisasi yan adaptif.
Penyelarasan Strategi Knowledge Management dengan Strategi Bisnis perusahaan. 2.5.1
Strategi Perusahaan dan Strategi KM Menurut kamus Longman (2003) strategi merupakan “planned series of actions for
achieving something “ atau merupakan tindakan-tindakan yang terencana dalam rangka mencapai sesuatu. Strategi perusahaan merupakan salah satu fondasi yang harus tetap diacu dalam menyusun implementasi setiap inisiatif-inisiatif suatu organisasi, termasuk didalamnya inisiatif implementasi KM. dalam strategi tercakup visi, misi, objektif, dan program serta langkah-langkah yang akan dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi.
38
2.5.2 Integrasi Knowledge Dengan Strategi Organisasi Ada dua tahap utama yang dapat diidentifikasikan pada proses yang berkaitan dengan strategi organisasi, yaitu tahap formulasi strategi dan tahapan implementasi strategi. Ada perbedaan karateristik antara knowledge yang dibutuhkan untuk tahap implementasi strategi. Karakteristik knowledge untuk tahap formulasi strategi lebih banyak berbentuk knowledge yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti knowledge tentang pasar, peta persaingan (termasuk knowledge tentang competitor), karakteristik pelanggan dan performansi produk. Sedangkan knowledge untuk tahap implementasi strategi (termasuk inisiatif dan proses bisnis) lebih fokus kepada knowledge yang memberi tuntunan dalam pengambilan keputusan yang bersifat operasional.
2.5.3 Integrasi Pengetahuan Dengan Proses Bisnis Ketika dipastikan bahwa knowledge sudah tersedia untuk mendukung implementasi suatu proses bisnis, tidak serta merta bahwa knowledge itu akan menyatu didalam proses bisnis. Untuk mengintegrasikan knowledge ke dalam proses bisnis/manajemen, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut : •
Identifikasi proses bisnis (what to do).
•
Identifikasi metodologi yang digunakan untuk pelaksanaan proses bisnis.
•
Identifikasi tool yang akan digunakan untuk melakukan proses bisinis itu.
•
Identifikasi kualifikasi atau knowledge level dari personil yang menjadi penanggung jawab dan eksekutor dari proses bisnis.
•
Identifikasi output dari proses bisnis dan indikator keberhasilannya.
•
Pemetaan kebutuhan knowledge untuk masing-masing proses bisnis dan dampaknya terhadap output suatu proses.
39
2.5.4 Efektifitas Dan Efisiensi KM Tujuan utama KM adalah memastikan tersedianya knowledge yang dibutuhkan pada saat yang tepat dan untuk orang yang tepat yang penggunaannya akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi atau untuk menciptakan nilai bagi perusahaan untuk kebutuhan knowledge dan tingkat kepentingannya perlu dirumuskan sebagai acuan utama penyediaan knowledge. Tingkat ketersediaan knowledge yang tinggi, tidak menjamin bahwa KM diorganisasi tersebut sudah berjalan dengan efektif. Knowledge overload dapat terjadi jika ketika ditemukan link yang tepat antara ketersediaan knowledge dengan tingkat kebutuhan dan tingkat kestrategisan dari knowledge.
T I N G G I
R E N D A H
TIDAK EFEKTIF
TARGET
TARGET
TIDAK EFISIEN
Gambar 2.7 Efektifitas dan Efisiensi KM (Sumber : Smeltzer dan Bonello, 2004)
40
2.6 Pengukuran Performansi Manajemen Pengetahuan Dalam pengimplementasian KM secara menyeluruh dimana hal yang diharapkan dari sebuah perusahaan atau organisasi ialah suatu keefektifan dan integritas informasi antar sesama, dimana disuatu perusahaan harus melakukan sebuah pengukuran performansi, dimana hal ini sangat berguna sekali dilakukan, karena kita bisa mengukur apakah tujuan dan strategi yang diharapkan sudah tercapai atau tidak. Mengapa hal ini perlu dilakukan dalam sebuah perusahaan, berikut ini alasan-alasan mengapa hal ini perlu dilakukan dalam pengukuran performansi KM :
•
Indikator-indikator kinerja tradisional yang dianut sebagian besar perusahaan saat ini, masih berfokus kepada masa lalu (apa yang telah dilakukan dan dicapai), kurang memberi arah atau pedoman yang jelas terhadap apa yang harus dilakukan saat ini dan saat yang akan datang.
•
Agar manajemen dapat membuat keputusan yang benar.
•
Agar perusahaan dapat mencapai objektif strategis.
•
Agar fokus pada beberapa prioritas kunci.
•
Untuk bechmarking.
•
Agar personil diberi tanggung jawab untuk pencapaian target perusahaan dan memberi perhatian yang lebih fokus pada area-area kritis.
•
Agar
dapat
melakukan
perbaikan
dan
penyempurnaan
secara
kontinyu
(berkelanjutan).
•
Untuk menerjemahkan strategi ke aktifitas operasional yang tepat. Untuk melakukan pengukuran performansi banyak beberapa pendekatan yang
digunakan sejauh ini oleh banyak perusahaan atau organisasi diantaranya yaitu pendekatan
41
Balanced Scorecard (BSC), Skandia Navigator, IMPaKT, dan Pendekatan dari Department of the Navy (DON) Amerika Serikat, dan sebagainya. 2.6.1 Balanced Scorecard (BSC) BSC dikembangkan oleh Kaplan dan Norton pada awal tahun 1990an merupakan pendekatan yang semakin banyak digunakan diberbagai perusahaan untuk mengukur performansi organisasi, dan merupakan salah satu metode yang diadopsi secara luas dalam KM. dimana BSC menghubungkan strategi organisasi dan objektif-objektif yang diukur dalam empat perspektif utama, yaitu : •
Financials, dimana hal ini menyangkut bagaimana perusahaan memberi nilai tambah kepada pemegang sahamnya, contoh : profitability dan cash flow.
•
Costumers, menyangkut manfaat apa yang diperoleh pelanggan dari perusahaan ?, Apakah kebutuhan dan ekspektasi pelanggan terpenuhi ?, contoh : kepuasan pelanggan dan pangsa pasar.
•
Proses Bisnis Internal, menyangkut tindakan-tindakan apa aja yang harus dilakukan dengan excellence agar berhasil. Apa saja proses-proses yang penting yang memiliki dampak terbesar terhadap pelanggan dan target-target financial ?, contoh : kecepatan keberhasilan tender dan kecepatan penanganan keluhan pelanggan.
•
Learning & Growth,
menyangkut orientasi ke sukses dimasa depan,
bagaimana sebuah perusahaan dapat dengan konsisten menambah value, contohnya : biaya per unit, dan produk-produk baru yang diluncurkan.
2.6.2 Skandia Navigator Skandia AFS adalah sebuah perusahaan swedia yang bergerak dalam bidang jasa keuangan dan tercatat sebagai pionir dalam melakukan pengukuran knowledge yang
42
dimilikinya. Skandia AFS secara ekstensif mencoba banyak tool dan metode – metode dalam bidang intellectual capital (IC), dan akhirnya mengembangkan tool ICnya sendiri yang dinamai Skandia Navigator. Skandia Navigator adalah sebuah tool untuk mengevaluasi soft asset dari suatu organisasi, seperti system manajemen pelaporan yang membantu manager memvisualisasikan dan mengembangkan indikator-indikator yang merefleksikan asset-asset intangible (aset tak berwujud). Indikator IC Skandia Navigator dihasilkan melalui analisis dari 164 indikator/metric (91 berbasis intellectual dan 73 berbasis financial tradisional yang mencakup 5 area yaitu :
FINACIALS FOCUS
COSTUMER FOCUS
HUMAN FOCUS
PROCESS FOKUS
RENEWAL & DEVELOPMENT
Gambar 2.8 Kerangka Skandia Navigator (Sumber : Knowledge Management, Tobing L Paul, 2007 : h 174) Menurut Bose (2004) 5 fokus area yang juga disebut sebagai perspektif adalah financials, costumers, proses, renewal & development, seperti yang ditunjukan pada gambar diatas.
2.6.3 IMPaKT Pada tahap awal implementasi KM, pemilihan indikator yang berbasis kepada aktifitas masih dapat diterima, hal ini penting untuk menggalang antusiasme seluruh
43
anggota organisasi untuk terlibat aktif dalam proses KM, terutama sharing, belajar dan memanfaatkan knowledge untuk pekerjaannya sehari-hari. Tetapi pada tahap selanjutnya, unit KM harus lebih mengintegrasikan performansi KM dengan performansi bisnis perusahaan secara utuh, untuk itu perlu disusun kerangka pengukuran performansi KM. Carrillo et al (2003) menawarkan sebuah kerangka yang mengintegrasikan KM dengan IMPaKT (Improving Management Performance Through Knowledge Transformation / improvisasi performansi manajemen melalui tranformasi pengetahuan ).
Pendefinisian Tujuan Identifikasi tujuan bisnis/objektif strategis dan menyusun indikator
Bisnis Strategi
Assesment implikasi-implikasi tujuan bisnis terhadap knowledge base perusahaan
Identifikasi knowledge eksiting dari perspektif proses, manusia, dan produk Menentukan knowledge gap dari perspektif proses, manusia, dan produk
Strategi KM
Mengembangkan inisiatif-inisiatif KM dan menyelaraskannya dengan indikator/pengukuran
Assesment Dampak dari inisiatif KM Assesment dari indicator- indicator proses, orang, dan produk Assesment hasil berdasarkan indicator-indicator performansi kunci
Gambar 2.9 IMPaKT Kerangka Bisnis dan Inisiatif KM (Sumber : Carrillo et al, 2003)
Evaluasi Strategi KM
44
Seperti yang ditunjukan pada gambar 2.9 kerangka IMPaKT menggambarkan bahwa untuk dapat mengakses dampak dari KM, maka inisiatif – inisiatif KM harus diselaraskan dengan objektif strategis dari perusahaan melalui tiga tahap yaitu : •
Perumusan strategi bisnis korporasi
•
Perumusan strategi KM
•
Evaluasi dari strategi KM
2.6.4 Pendekatan Dari Department of the Navy (DON) Amerika Serikat Untuk mengukur manfaat-manfaat KM tersebut, DON mengembangkan sebuah kerangka yang mengaplikasikan tiga bentuk pengukuran performansi inisiatif KM, yaitu indicator outcome, indicator output, dan indicator system. Indicator outcome mengukur semua karakteristik organisasional seperti peningkatan produktifitas dan pendapatan. Indicator output mengukur kualitas upaya-upaya, misalnya efektifitas dari lesson learned. Terakhir, indicator system pengukuran efektifitas, fungsionalitas, kegunaan dan responsifitas dari KM tool dan inisiatif-inisiatif KM lainnya seperti pembentukan special interest group. Contoh dari masing-masing bentuk pengukuran ini dapat dilihat pada tabel 5.1. Tabel 2.2 Contoh Indikator Performansi KM (Sumber : Metric Guide for KM initiatives, DON, dikutip oleh Ross & Schulte, 2005) Inisiatif KM • • Special Interest Group
• •
Indicator System Jumlah Kontribusi Frekuensi Update Jumlah Anggota Rasio jumlah kontributor dengan jumlah anggota
•
•
Indicator Output Jumlah trainee yang dilatih oleh rekan sekerjanya Jumlah masalah yang diselesaikan
•
•
Indicator Outcome Peningkatan mutu dan efisiensi organisasional Pengetahuan yang dicapture
45
Expert atau direktori expertise
Sistem Kolaborasi
• Jumlah akses ke situs • Frekwensi penggunaan • Jumlah kontribusi • Jumlah panggilan terhadap help desk.
•
• Waktu tanggap selama proses kolaborasi • Jumlah pengguna • Jumlah paten yang dihasilkan • Jumlah artikel dan presentasi yang dihasilkan
• •
• •
• •
Waktu penyelesaian masalah Jumlah masalah yang disolusi Waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan expert Jumlah proyek Jumlah produk baru Rata-rata learning curve Waktu tanggap proposal dan rasio keberhasilannya
•
•
•
• •
•
Peningkatan mutu dan efisiensi organisasional Waktu dan uang yang dihemat melalui pemanfaatan knowledge expert dan knowledge base/directory expertise Pengurangan biaya dalam pengembangan, akusisi dan pemeliharaan produk Pengurangan jumlah delay Waktu tanggap yang lebih cepat terhadap proposal Pengurangan learning curve bagi karyawan baru.
46
2.7
MANAJEMEN PEMERINTAHAN Dalam memahami manajemen pemerintahan mungkin banyak sekali ruang lingkup
untuk memahami itu semua, untuk kali ini saya membahas ruang lingkup yang sesuai dan berhubungan dengan KNOWLEDGE MANAGEMENT, dimana kita harus memahami konsep learning organization (Organisasi Pembelajaran) yang mana secara definisi adalah suatu organisasi yang senantiasa mengembangkan kapasitasnya untuk membangun masa depan
(Peter Senge). Suatu
organisasi
yang
memiliki
keterampilan
menciptakan,
menguasai
dan
mempelajarkan pengetahuan serta dengan perubahan perilakunya mampu melakukan kilas balik terhadap pengetahuan baru serta pandangannya (David Garvin). •
Memiliki otonomi.
•
Memiliki daya tangkal terhadap intervensi pihak eksternal.
•
Menghasilkan kualitas asli (Genuine Quality).
Berikut ini adalah karakteristik organisasi pembelajaran menurut Peter Senge (1996) : 1. Systems Thinking •
Fokus terhadap bagaimana sesuatu masalah akan dipecahkan melalui interaksi antar elemen dalam suatu sistem.
•
Lebih mengutamakan mengkaji elemen sistem yang lebih besar dan saling berinteraksi daripada mengkaji bagian-bagian kecil dari suatu sistem.
2. Personal Mastery •
Dicapai melalui suatu proses peningkatan berkelanjutan atau disebut “generative
learning” senge (1996). •
Kendala antara dimana keberadaan seseorang saat ini dengan “keinginan” disebut
“creative tension”.
47
•
Kreativitas akan muncul jika seseorang tidak puas dengan kondisi saat ini yang mendorong dirinya untuk berubah.
3. Mental models •
Tetap dalam mental unilateral.
•
Memaksimalkan menang dan meminimalkan kalah.
•
Menekankan perasaan negatif.
•
Berupaya serasional mungkin dimana seseorang mendefenisikan tujuannya serta mengevaluasi perilakunya menurut ukuran apakah dia telah atau belum mencapai tujuannya itu.
4. Building shared vision •
Bermula dari visi individu, yaitu sesuatu yang dipegang teguh sebagai kebenaran.
•
Visi seseorang seringkali dimaknai sebagai sasaran yang hendak dicapai.
•
Suatu organisasi haruslah dibangun diatas visi para anggotanya.
•
Bagi pemimpinan ini berarti bahwa visi organisasi tidak boleh diciptakan hanya oleh pimpinan, tetapi harus berasal dari hasil interaksi antar individu didalam organisasi tersebut.
•
Peran pemimpin dalam menciptakan “shared vision” adalah bersinergi dengan bawahan untuk menciptakan visi organisasi (jangan memaksa kehendak) dengan cara berdialog.
5. Team learning •
Tim adalah sekumpulan orang-orang yang mengerjakan sesuatu secara bersamasama (Robinson dan Finley).
•
Fundamental bellets sebuah tim : a. Tim pekerja merupakan unsur bangunan organisasi.
48
b. Tim harus mampu mengelola “kultur, proses, sistem serta hubungan kemitraan antar mereka untuk mencapai kesuksesan. •
Karakteristik team learning yang handal, adalah : a. Memiliki sasaran yang jelas dan senantiasa meningkat. b. Struktur dibentuk berlandaskan orientasi hasil capaian. c.
Anggota tim memiliki kompetensi.
d. Bersatunya komitmen. e. Lingkungan kerjasama kondusif. f.
Memiliki standard mutu.
g. Memiliki dukungan dan pengakuan eksternal. h. Memiliki prinsif kepemimpinan. Tabel 2.3 Paradigma Penyelenggaraan Organisasi Pemerintah (Organisasi Publik) (Sumber : Thoha, dalam Widodo, 2005 : h 3) No.
Lama
Baru
1.
Rule government
Good governance
2.
Sentralisasi
Desentralisasi
3.
Rule/government
Private sector/civil society
4.
Masyarakat Powerless
Masyarakat Powerful
5.
Suka Mengatur
Suka Melayani
6.
Pendekatan Kekuasaan
Fleksibel/Kolaboratis/Dialogis
7.
Sloganis
Realistis/Pragmatis
49
Tabel 2.4 Pergeseran Paradigma Organisasi (Sumber : Ancok, dalam Usman, 2000 : h 138-139) No. 01
Dimensi Sifat Organisasi
Second wave Hierarchy (jejang)
Third wave Networking (jaringan)
02
03
Keluaran (output)
Market share (memperbesar
Creation (produk
organisasi
pangsa pasar)
baru)
Pengambilan
Institusi
Individu
keputusan
(empowerment)
04
Gaya kerja organisasi
Kaku
Fleksibel
05
Kekuatan organisasi
Stabilitas organisasi
Kemampuan adaptasi
06
Orientasi organisasi
Self sufficiency
Interdepencies (saling ketergantungan)
07
Tujuan organisasi
Perencanaan strategik dan
Kualitas prima
tujuan yang ingin dicapai 08
09
Orientasi
Tertumpu pada pandangan
Gaya kepemimpinan
kepemimpinan
dogmatic
bervisi
Kualitas produk
Kurang maksimal
Kualitas prima
menekankan tingginya kualitas produk 10
Orientasi pegawai
Memperoleh rasa aman
Pengembangan diri
bekerja
(security)
(personal growth)
50
11
Orientasi pegawai pada
Pengejaran status dan
Berbuat sesuatu
pekerjaan
pangkat
yang berbeda melebihi prestasi orang lain
12
Kekuatan sumberdaya
Pemilikan uang tunai dalam
Pemilik informasi
jumlah yang besar (cash) 13
Motivasi bekerja
Menyelesaikan pekerjaan
Membangun sesuatu yang baru
14
Kultur organisasi
Menghindari resiko (risk
Keberanian
aversive)
menghadapi resiko
(risk prone) Ada banyak formula untuk membenahi manajemen, khasnya manajemen pelayanan publik, antara lain melalui strategi pembenahan, yaitu : (1) privatisasi, (2) pelayanan prima, dan (3) membangun visi dan orientasi baru Hardjosoekarto (1997). Sedangkan Atmosudirdjo (1997) akan halnya David Osborne & Ted Gaebler (2003) mengusulkan (1) perlunya semangat kewirausahaan dan (2) peningkatan kinerja, dan Kristiadi (1997) mengusulkan perlunya penerapan manajemen modern. Usul lain yang agak lebih lengkap, menuntut agar manajemen pelayanan public (1) lebih professional, (2) memiliki jiwa entrepreneur, dan (3) mampu bertindak sebagai fasilitator.
Manajemen pelayanan public menjadi lebih bersifat administrative, dan oleh
karena itu penegasan kembali mengenai pelayanan publik yang “apolitis” sangat diperlukan. Formula tesebut dikenal sebagai New Publik Manajemen (NPM), Manajemen Pelayanan yang berwatak Entrepeneuralship atau Entrepreneurial Government (EG), dan New Public Servis (NPS), dengan perbandingan secara ringkas sebagai berikut ini :
51
Table 2.5 Perbandingan Old Publik Administration (OPA), New Public Management (NPM), New Public Service (NPS), Enterpreneural Government (EG), dan Electronic Government (EG) (Sumber : Mukhlis Sukardi, 2005) Model/ Dimensi
OPA
NPM
Tujuan
Efisien dan professional
Palayanan prima
Kualitas pelayanan
Insentif
Fungsional struktural Pada klien dan konsikuen secara hirarkis
System konsekuen Pada kustomer ala pasar
Pada top management
Pada pekerja dan pengguna jasa Menyentuh hati, winning minds Penekanan pada perombakan visi dan misi
Fungsional struktural swasta Pada warga negara (citizens) secara multidimensional Pada warga negara
Pertanggung jawaban Kekuasaan
Budaya
Peranan pemerintah Konsef kepentingan publik
Arogan rutin Penekanan pada ketaatan menjalankan aturan dan efisiensi Rowing (mendayung) Kepentingan public tercermin dalam UU yang secara politis sudah didesain pemerintah
NPS
Ramah inovatif Penekanan pada perombakan kultur pelayanan
EG Pelayanan dengan pemberdayaan System konsekuen Pada customer ala pasar Pada pekerja dan pengguna jasa Menyentuh hati, winning minds Penekanan pada perombakan DNA birokrasi
sterring
serving
sterring
Kepentingan public merupakan aggregate kepentingan individu
Kepentingan public merupakan hasil dialog mengenai nilai
Kepentingan publik merupakan aggregate (selisih) kepentingan individu
Electronic -Government (E-G)
52
Solusi paling rasional : A. NEW PUBLIC MANAGEMENT (NPM) 1. Memfokuskan aktivitasnya hanya pada kegiatan manajemen, tidak pada aktivitas kebijakan. 2. Mencoba melihat manajemen pelayanan publik pada segi penilian kinerja (performance
appraisal) dan efisiensi, tidak dari segi politis. 3. Dilakukan pemecahan manajemen pelayanan public menjadi badan-badan kecil dan sederhana yang berkaitan langsung dengan kepentingan dasar pengguna jasa (user-pay bases). 4. Menggunakan landasan pasar (quasimarkets) sebagai daya dorong bagi terciptanya kompetisi. 5. Pemangkasan ekonomi biaya tinggi sehingga ongkos untuk memperoleh pelayanan menjadi lebh murah. 6. Ditandai dengan gaya manajemen yang berorientasi pada output, cara tersingkat, penggunaan insentif moneter, dan kebebasan pengelolaan Rhodes (1994). 7. Ada empat model NPM Ferlie (1995) : •
Model 1 the efficiency drive.
•
Model 2 downsizing and decentralization.
•
Model 3 in search of excellence.
•
Model 4 public service orientation.
8. Penerapan model ini pertama kali dilakukan di Inggris oleh Margaret Thatcher (1980) dengan mengusung sejumlah ahli yang sukses memimpin organisasi-organisasi bisnis ke pemerintahannya sebagai penasehat ahli. 9. Semangat
efisiensi
dan
penyerahan
urusan
publik
ke
pihak
swasta
dalam
pemerintahannya menjadi sangat besar (menuai hasil yang luar biasa), pertumbuhan
53
ekonomi meningkat, angka pengangguran berkurang, dan uang negara banyak dihemat penggunaannya. 10. Negara-negara yang sukses menerapkan model ini adalah Australia, Kanada, dan New Zealand. Negara-negara dengan sebutan Anglo Saxon termasuk UK Janet dan Robert Denhardt (2003).
B. ENTERPRENEURAL GOVERNMENT (EG) 1. Istilah lain manajemen pelayanan publik, dengan ciri-ciri : •
Mengedepankan kompetisi.
•
Mampu memberdayakan masyarakat (dengan membatasi peran birokrasi).
•
Berorientasi pada hasil (outcome).
•
Lebih menggunakan misi ketimbangan aturan sebagai daya dorongnya.
•
Mencoba semaksimal mungkin mencegah (prevent) persoalan yang muncul ketimbang memecahkannya.
•
Menggunakan
semua
potensi
yang
ada
untuk
earning
money
ketimbang
membelajakannya. •
Mengedepankan desentralisasi dan mendorong partisipasi, mengadopsi mekanisme pasar dalam manajemen pelayanan publik.
•
Pengutamakan peran sebagai katalisator ketimbang sebagai pengelola pelayanan publik.
2. Penerapan model ini pertama kali dilakukan oleh Clinton di Amerika Serikat (sukses), dengan indikasi angka pengangguran menurun tajam, pertumbuhan ekonomi meningkat pesat, dan peluang kerja terbuka lebar.
54
C. NEW PUBLIC SERVICE (NPS) 1. Muncul atas landasan teori sebelumnya, seperti teori demokrasi citizen, teori pemberdayaan masyarakat sipil, teori organisasi yang humanis, dan teori posmo administrasi publik. 2. Doktrin NPS, antara lain : •
Dilakukan secara demokrasi.
•
Dilakukan secara strategis dan rasional atas dasar pertimbangan politik, ekonomi, serta organisasi.
•
Dilakukan dengan mengutamakan dialog untuk mencapai kesepakatan pelayanan.
•
Menganggap pengguna jasa sebagai warga negara (citizen) dengan hak dan kewajibannya yang melekat.
•
Responsive terhadap kebutuhan warga negara.
•
Memperhatikan aturan yang telah disepakati bersama, nilai-nilai yang berlaku di masyarakat, norma-norma politik, standard pelayanan professional, serta interest warga negara.
•
Memberlakukan diskresi (penilaian) dan akuntabel meski banyak kendala.
•
Memiliki struktur yang terbuka dan kepemimpinan yang kolaboratif.
•
Memiliki motivasi yang kuat untuk melayani dan berkonstribusi pada masyarakat banyak.
3. Kritik model ini terhadap model NPM dan EG adalah : •
Pelayanan publik yang dilakukan oleh birokrasi bukanlah melayani pelanggan (customer), tetapi warga negara (citizen).
•
Semangat yang ada dalam birokrasi publik ketika berhadapan dengan pengguna jasa bukanlah “how to steer” tetapi how to serve”.
55
•
Birokrasi publik haruslah berfikir secara strategic (think strategically) dan bertindak secara demokratis (act democratically).
•
Harus ada perjanjian antara birokrasi publik sebagai penyedia layanan dengan warga negara sebagai pengguna jasa (citizen charter) yang memberikan kepastian kepada pengguna
jasa
akan
diberikan
pelayanan
standar
dengan
segala
macam
konsekuensinya ketika pelayanan tersebut tidak didapatkannya. 4. Model ini diterapkan pertama kali di Inggris dan di beberapa negara lain seperti Australia, New Zealand, Perancis, dan Belgia.
D. TEKNOLOGI INFORMASI ATAU E-GOVERNMENT DALAM PELAYANAN PUBLIK 1. Ide dasarnya adalah pada kebijakan buatlah sekali saja, maksudnya badan-badan/dinasdinas dan lembaga pemerintah berusaha menghindari duplikasi usaha, mematuhi standar-standar umum dan menggunakan infrastruktur yang sama untuk melayani warga masyarakat tanpa sekat. 2. E-Government adalah sistem manajemen informasi dan manajemen layanan masyarakat berbasis internet. 3. Layanan ini diberikan oleh pemerintah kepada masyarakatnya dengan memanfaatkan internet. 4. Akan muncul sangat banyak pengembangan modus layanan dari pemerintah kepada masyarakat yang memungkinkan peran aktif masyarakat dimana diharapkan masyarakat dapat secara mandiri melakukan registrasi perijinan, memantau proses penyelesaian, melakukan pembayaran secara langsung untuk setiap perijinan dan layanan publik lainnya. 5. Dengan bantuan teknologi internet akan dapat dilakukan darimana saja dan kapan saja.
56
6. Dengan memanfaatkan system e-government masyarakat akan menjadi lebih produktif (tidak perlu antri dalam waktu yang lama). 7. Dengan adanya online system, masyarakat dapat memanfaatkan banyak waktunya untuk melakukan pembangunan yang lain sehingga diharapkan produktivitas daerah meningkat yang juga akan meningkatkan produktivitas nasional. 8. E-government diharapkan : •
Mendorong perbaikan layanan masyarakat umum, misalnya unit pelayanan masyarakat terpadu.
•
Mendorong
aplikasi
fungsional
tiap
dinas
di
kabupaten/kota,
misalnya
pengembangan data hasil pengelolaan data potensi ditiap dinas yang dapat diolah dalam bentuk-bentuk yang informatif (grafik yang harus tersedia untuk perencanaan selanjutnya), pendaftaran paten dan hak cipta produk-produk pengembangan dari kecamatan-kecamatan, dll. 9. Keuntungan e-government di kabupaten/kota, antara lain : •
Peningkatan kualitas pelayanan (layanan publik 24 jam berkat adanya teknologi internet).
•
Dengan menggunakan teknologi online, banyak proses yang dapat dilakukan dalam format digital, hal ini akan banyak mengurangi penggunan kertas (paperwork), sehingga proses akan menjadi lebih efisien dan hemat.
•
Database dan proses terintegrasi akurasi data lebih tinggi, mengurangi kesalahan identitas dan lain-lain.
•
Semua proses transparan karena semua berjalan secara online.
•
Mengurangi KKN.
57
2.8
E-Government Overview
Sebuah teknologi informasi akhir-akhir ini sudah bergerak kearah pemerintahan, yang mana dengan mengimplementaskan sebuah aplikasi berbasis TI maka secara kinerja semua kegiatan akan tercipta secara otomatisasi. Sebelum kita lebih jauh lagi kita harus paham terlebih dahulu pengertian e-government itu sendiri, menurut Turban (2006) e-government ialah pemanfaatan teknologi informasi yang menyediakan akses untuk informasi dan service mengenai pemerintahan kepada warga negara atau penduduk, bisinis partner, dan bagian yang bekerja disektor publik lainnya. Di Amerika Serikat penggunaan e-government yang dilakukan oleh federasi pemerintahan yang mana telah dikendalikan sejak 1998. Government Paperwork Elemination Act oleh Presiden Clinton’s 17 Desember 1999, dan juga memorandum on egovernment yang mana menawarkan 500 formulir yang digunakan oleh penduduk (seperti formulir pajak) yang diedarkan secara online ditahun 2000. Beberapa kategori lebih dalam lagi saya bahasa mengenai defiinisi e-government yaitu interaksi antara government-to-citizen (G2C), government-to-business (G2B), governmentto-government (G2G), and government-to-employment (G2E).
2.8.1
Government to Citizen (G2C)
Government-to-citizen
merupakan category dari e-government yang termasuk
semua interaksi antara pemerintah dan penduduk. Dimana pada G2C ini saya memberikan contoh tidak dari pemerintah luar akan tetapi dari pemerintahan Indonesia yaitu tepatnya di BALI yang mana disana pemerintah BALI menerapkan e-government yang dibuat untuk memperpanjang KTP (Kartu Tanda Penduduk) secara online, dimana
58
masyarakat Bali hanya tinggal mengisi form yang telah disediakan dan mendapatkan outputnya atau KTP dan bisa langsung diprint.
Gambar 2.10 Homepage Bali online KTP (Sumber : Anonymous 3, http://www.kependudukan.denpasarkota.go.id/KTP/, 2008)
2.8.2
Government to Business (G2B)
Government-to-business
merupakan
e-government
yang
diterapkan
oleh
pemerintahan yang mana membangun interaksi antara pemerintah dengan bisnis partner,
59
dimana bisnis partner tersebut menyediakan produk dan jasanya yang dijual ke pemerintah. Seperti beberapa contoh aktifitas dari G2B adalah sebagai berikut : •
Government E-Procurement Kegiatan ini dilakukan oleh pemerintah untuk melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan oleh pihak pemerintah yang dibuka untuk umum kepada semua vendor atau supplier, yang mana pemerintah melakukan tendering system atau reverse auction untuk mencari harga TERBAIK dan pula diikuti oleh kualitas yang baik pula.
•
Group Purchasing Konsep group purchasing ialah pembelian yang dilakukan pemerintah kepada supplier yang dalam implementasnya dalam proses pembeliannya bersamaan dengan pembeli lain sehingga harga yang didapat akan lebih murah. Dan ini semua dilakukan secara online, U.S government merequest permintaan barang, dan pembeli lain boleh ikut untuk join bersama dalam pembelian, sehingga membeli dalam jumlah besar dan mendapatkan potongan harga.
•
Forward E-Auction Banyak pemerintahaan melakukan lelang karena disebabkan oleh kelebihan perlengkapan atau barang-barang lainnya, biasanya pemerintah Amerika Serikat bergerak melakukan auction menggunakan private network (jaringan pribadi) dan juga internet.
60
2.8.3
Government to Government (G2G)
Government-to-government
merupakan
e-government
yang
diterapkan
oleh
pemerintahan yang mana membangun interaksi antara didalam pemerintah dengan pihak atau unit pemerintah yang lainnya, yang dimana akan diharapkan sebuah efektifitas dan efisiensi antar unit pemerintahan, berikut ini beberapa contoh G2G yang diterapkan pemerintah Amerika Serikat : •
Intelink, intelink menggunakan jaringan intranet membuat klasifikasi berbagi informasi diantara U.S intelligence agencies.
•
Procurement
Marketing
Administration),
and
Acces
Network
(Small
Business
service ini (http://www.pro-net.sba.gov) menyediakan
database pencarian mengenai kontrak kantor berbagai unit department pemerintahan untuk mencari produk dan service yang terjual.
2.8.4 Government to Employment (G2E)
Government-to-employment
merupakan
e-government
yang
diterapkan
oleh
pemerintahan yang mana membangun interaksi antara didalam pemerintah dengan para pegawai atau karyawan instansi pemerintah setempat, dimana sasaran utama penerapan G2E ialah meningkatkan efektifitas dan efisiensi antar pegawai, dimana salah satu contoh G2E yang diterapkan di U.S Government to U.S office of Management and Budget (2002) menyediakan seperti : •
E-payroll, penggabungan system terpusat lebih dari 14 processing across government.
61
•
E-record
management,
menetapkan
keseragaman
prosedur
dan
standarisasi untuk agency dalam perubahan dari paper-based record menjadi electronics files. •
E-training,
menyediakan
penyimpanan
pelatihan
mengenai
hal-hal
pembelajaran tentang pemerintahan. •
Enterprise case management,
informasi terpusat mengenai proses
pengadilan. •
Integrated acquisition, agencies memberikan elemen-elemen data umum untuk memungkinkan agencies lain yang diberikan informasi mengenai procurement, logistical, payment, dan kemampunan menaksirkan keputusan.
•
Integrated human resources,
mengintegrasikan seluruh personal atau
pegawai instansi pemerintah. •
Recruitment one-stop, informasi automatisasi tentang kesempatan karir, resume submission, routing, and assessment. Kemajuan federal hiring proses dalam menyediakan up-to-the-minute application status untuk job seekers.
2.9
Web Design Overview
Dalam menyusun skripsi kali ini saya akan membuat knowledge management system berbasiskan web dengan menggunakan teknologi intranet, dan juga tidak terlupa dalam mendesign sebuah website yang baik ada beberapa aturannya yaitu : •
Navigation,
disini dijelaskan bagaimana arah ataupun tujuan website itu
berhubungan atau link antar halaman. •
Consistency, dimana design website yang terlihat oleh visitor itu dari halaman satu ke halaman lain sama.
62
•
Performance, berapa lama dibutuhkan waktu untuk menampilkan halaman websitenya.
•
Appearance, dimana website indah dan menyenangkan untuk dilihat.
•
Quality assurance,
dimana webisite itu tersedia 24 jam dan 7 hari dalam
seminggu, dan juga website tersedianya komponen-komponen seperti search tool, navigation link, dll. •
Interactivity, dimana terjadi interaksi antara admin dan visitor seperti forum diskusi, chatting, dll.
•
Security,
keamanan visitor akan diutamakan sekali seperti password, dan
informasi lainnya. •
Scalability,
design web diharapkan tidak diam ditempat dalam pencapaian
kearah yang lebih baik lagi dimasa depan.
2.10
Web Programming Overview
Dalam membuat website itu tampak lebih dinamis dan atraktif biasanya para web programmer menyatukan design web dengan scripting server side sehingga terjadi interactivy antara user dan admin. Seperti contoh dibawah ini halaman homepage dari BINUSMAYA yang menggunakan bahasa pemograman web .NET framework dengan ekstension file (.aspx).
63
Gambar 2.11 Homepage Binusmaya Learning Management System (Sumber : Anonymous 4, http://www.binusmaya.binus.ac.id, 2008) Di mana dalam pemograman web dibedakan lagi menurut jenis eksekusinya yaitu client side dan server side, berikut ini penjelasannya. 2.10.1
Client Side Scripting
Client side server pada saat eksekusinya bisa langsung dijalankan tanpa menggunakan web server, atau kita bisa bilang kita bisa menjalankannya langsung pada saat kita running. Ekstension file client side scripting ialah (.html, .htm) serta didukung oleh beberapa teknologi seperti javascipt, Jscript, dan lain-lain.
64
2.10.2
Server Side Scripting
Server-side scripting menawarkan keamanan yang lebih baik dari pada client side scripting, karena apapun yang dikirimkan oleh client akan selalu dicek oleh web server. Sedangkan HTML atau client side hanya digunakan untuk menampilkan sebuah dokumen yang bersifat statis. Ekstension file server side scripting ialah (.asp, .php, .aspx, .cgi, dll).
Gambar 2.12 Server Side Scheme Flow (Sumber : Awaludin, Muhammad, ITS SURABAYA, 2006)
2.11 Perkembangan Teknologi Website 2.11.1 Generasi Web 1.0 Menurut anonymous 5 (2008) Teknologi Web 1.0 merupakan website yang masih bisa dibilang bersifat satu arah, yang mana hanya disediakan secara umum atau online pengunjung hanya bisa membaca saja, dan belum bisa membuat interaksi antara pengunjung atau pembaca dengan admin. Atau bisa dibilang web 1.0 only read activity.
65
2.11.2 Generasi Web 2.0 Teknologi Web 2.0 adalah sebuah istilah yang dicetuskan pertama kali oleh O'Reilly Media (2003), dan dipopulerkan pada konferensi web 2.0 pertama ditahun 2004, merujuk pada generasi yang dirasakan sebagai generasi kedua layanan berbasis web seperti situs jaringan sosial, wiki, perangkat komunikasi, dan folksonomi yang menekankan pada kolaborasi online dan berbagi antar pengguna. O'Reilly Media, dengan kolaborasinya bersama MediaLive International, menggunakan istilah ini sebagai judul untuk sejumlah seri konferensi, dan sejak 2004 beberapa pengembang dan pemasar telah mengadopsi ungkapan ini. Walaupun kelihatannya istilah ini menunjukkan versi baru daripada web, istilah ini tidak mengacu kepada pembaruan kepada spesifikasi teknis World Wide Web, tetapi lebih kepada bagaimana cara si-pengembang sistem didalam menggunakan platform web. Mengacu pada Tim Oreilly, istilah Web 2.0 didefinisikan sebagai berikut :
"Menurut O'Reilly Media (2003) Teknologi Web 2.0 adalah sebuah revolusi bisnis di dalam
industri komputer yang terjadi akibat pergerakan ke internet sebagai platform, dan suatu usaha untuk mengerti aturan-aturan agar sukses di platform tersebut. ”Web 2.0 menjadi topik hangat dalam pembahasan web saat ini.
2.11.2.1
Prinsip-prinsip Web 2.0
•
Web sebagai platform.
•
Data sebagai pengendali utama.
•
Efek jaringan diciptakan oleh arsitektur partisipasi.
•
Inovasi dalam perakitan sistem serta situs disusun dengan menyatukan fitur dari pengembang
yang
terdistribusi
pengembangan "open source").
dan
independen
(semacam
model
66
•
Model bisnis yang ringan, yang dikembangkan dengan gabungan isi dan layanan.
•
Akhir dari siklus peluncuran (release cycle) perangkat lunak (perpetual beta).
•
Mudah untuk digunakan dan diadopsi oleh user.
2.11.3 Generasi Web 3.0 Web 3.0 merupakan generasi ketiga dari layanan internet berbasis web. Konsep Web 3.0 pertama kali diperkenalkan Tim Berners Lee (2001), penemu World Wide Web, menulis sebuah artikel ilmiah yang menggambarkan Web 3.0 sebagai sebuah sarana bagi mesin untuk membaca halaman-halaman Web. Hal ini berarti bahwa mesin akan memiliki kemampuan membaca web sama seperti yang manusia dapat lakukan sekarang ini. Web 3.0 berhubungan dengan konsep Web Semantik, yang memungkinkan isi web dinikmati tidak hanya dalam bahasa asli pengguna, tapi juga dalam bentuk format yang bisa diakses oleh agen-agen software. Beberapa ahli bahkan menamai Web 3.0 sebagai Web Semantik itu sendiri. Keunikan dari Web 3.0 adalah konsep dimana manusia dapat berkomunikasi dengan mesin pencari. Kita bisa meminta Web untuk mencari suatu data spesifik tanpa bersusahsusah mencari satu per satu dalam situs-situs Web. Web 3.0 juga mampu menyediakan keterangan-keterangan yang relevan tentang informasi yang ingin kita cari, bahkan tanpa kita minta. Web 3.0 terdiri dari Web semantik, Format mikro, Pencarian dalam bahasa pengguna, Penyimpanan data dalam jumlah besar, Pembelajaran lewat mesin, Agen rekomendasi, yang merujuk pada kecerdasan buatan Web.
Web
3.0
menawarkan
metode
yang
efisien
dalam
membantu
komputer
mengorganisasi dan menarik kesimpulan dari data online. Web 3.0 juga memungkinkan fitur web menjadi sebuah sarana penyimpanan data dengan kapasitas yang luar biasa besar. Walaupun masih belum sepenuhnya direalisasikan, Web 3.0 telah memiliki beberapa standar
67
operasional untuk bisa menjalankan fungsinya dalam menampung metadata, misalnya Resource Description Framework (RDF) dan the Web Ontology Language (OWL). Konsep Web Semantik metadata juga telah dijalankan pada Yahoo’s Food Site, Spivack’s Radar Networks, dan sebuah development platform, Jena, di Hewlett-Packard.
68
2.12
Pengenalan Flowchart Sebelum kita mengetahui dan belajar flowchart lebih jauh lagi alangkah lebih baiknya
kita mengetahui istilah-istilah flowchart, yang mana hal tersebut diharapkan untuk menghindari inefisiensi makna untuk tahap selanjutnya. Dimana menurut Widia S TH (1982) dalam bukunya Teknik Dasar Membuat Program Flowchart, Flowchart adalah bagan yang menggambarkan urutan instruksi untuk proses dengan komputer dan menghubungkan antara suatu proses dengan proses lainnya, dengan menggunakan simbol-simbol tertentu.
System flowchart adalah suatu bagan dengan simbol-simbol tertentu yang menggambarkan urutan prosedur dari proses suatu file didalam suatu media menjadi file didalam media lain, dalam suatu sistem pengolahan data. Program flowchart adalah suatu bagan dengan simbol tertentu yang menggambarkan urutan proses secara mendetail dan hubungan antara suatu proses (instruksi) dengan proses lainnya dalam suatu program. Menurut Hartono Jogiyanto (1999) program flowchart adalah suatu bagan yang menggambarkan arus logika dari data yang akan diproses dalam suatu program dari awal sampai akhir. Didalam menyusun pekerjaan membuat program flowchart termasuk dalam tahap analisisnya ada beberapa tahap-tahap yang harus diperhatikan, menurut Widia S TH (1982) berikut ini adalah tahapan-tahapan sebagai berikut : 1.
Tahap yang mengenali pembuatan flowchart dilakukan dengan mempelajari program spesification yang berisi : •
Tujuan program.
•
Keadaan data input dan output.
•
System flowchart.
•
Keterangan mengenai proses.
69
2. Berdasarkan keterangan dari program spesification, tentukanlah garis besar jalannya proses. 3. Kemudian tentukanlah detail proses didalam proses utama dengan cara : •
Mempelajari data-data (item) apa yang diminta pada output.
•
Bagaimana cara mendapatkan data-data tersebut.
•
Dari mana asal data-data tersebut dan operasi apa yang harus dilakukan terhadapnya.
•
Dalam mencari asal data, perlu dipelajari data-data pada input.
•
Proses apa yang harus dilakukan terhadap data input agar menghasilkan output seperti yang diminta.
•
Apakah semua record diproses dengan cara yang sama.
•
Perhatikan syarat-syarat atau kondisi-kondisi yang menentukan hubungan antara keadaan data dan operasi terhadap data itu.
4. Tentukan bilamana proses berakhir. •
Kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan bila suatu file telah habis (selesai) diproses.
2.12.1
Simbol-Simbol Flowchart
Dalam bagan alir terdiri dari simbol-simbol yang mewakili fungsi-fungsi langkahlangkah program dari garis alir (flowlines) menunjukan urutan dari simbol-simbol yang akan dikerjakan. Berikut ini adalah simbol-simbol program flowchart menurut ANSI (American National Standard Institute).
70
1. Simbol Terminal (Terminal Symbol) Digunakan untuk menunjukan awal dan akhir dari program.
2. Simbol Persiapan (Preparation Symbol) Digunakan untuk memberikan nilai awal pada suatu variable atau counter.
3. Simbol Pengolahan (Processing Symbol) Digunakan untuk pengolahan aritmatika dan pemindahan data.
4. Simbol Keputusan (Decision Simbol) Digunakan untuk mewakili operasi perbandingan logika.
5. Simbol Proses Terdefinisi (Predefined Process Symbol) Digunakan untuk proses yang detilnya dijelaskan terpisah, misalnya dalam bentuk subroutine.
6. Simbol Penghubung Halaman Sama (On Page Connector Symbol) Digunakan untuk menunjukan hubungan arus proses yang terputus masih dalam halaman yang sama.
71
7. Simbol Penghubung Halaman Lain (Off Page Connector Symbol) Digunakan untuk menunjukan hubungan arus proses yang terputus masih dalam halaman yang berbeda.
8. Simbol Penjelasan (Annotation Flag Symbol) Digunakan untuk menunjukan hubungan arus proses yang terputus masih dalam halaman yang berbeda.
2.12.2 Bentuk-Bentuk Struktur Logika Flowchart Berikut ini adalah beberapa bentuk dasar struktur logika yang diwakili oleh bagan alir atau diagram alir. 1. Struktur Urut Sederhana (Simple Seqeunce Sctructure) Struktur ini semata-mata hanya berisi langkah-langkah yang urut saja, satu diikuti yang lainnya.
Gambar 2.13 Simple Seqeunce Sctructure (Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 664)
72
2. Struktur Loncat (Branch Structure) Struktur ini berisi suatu loncatan ke proses tertentu oleh statemant GO TO atau statement IF.
Kondisi
Ya
Benar ?
Tidak
Gambar 2.14 Branch Sctructure (Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 664)
3. Struktur Seleksi (Selection Structure) Struktur ini merupakan penyelesain kondisi yang menggunakan statemen IF THEN ELSE.
Gambar 2.15 Selection Sctructure (Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 665)
73
4. Struktur Perulangan FOR (FOR Loop Structure) Struktur ini merupakan perulangan beberapa blok statemen yang dibentuk dengan statemen FOR.
Gambar 2.16 FOR Loop Structure (Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 665)
5. Struktur perulangan DO WHILE (DO WHILE Loop Sructure) Struktur ini menunjukan suatu blok statemen akan dikerjakan (DO) berulang-ulang selama (WHILE) kondisi yang diseleksi masih terpenuhi dan akan keluar dari lingkungan LOOP bila kondisi sudah tidak terpenuhi.
Gambar 2.17 DO WHILE Loop Sructure (Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 666)
74
6. Struktur perulangan DO UNTIL (DO UNTIL Loop Structure) Struktur ini menunjukan suatu blok statemen akan dikerjakan (DO) sampai (UNTIL) kondisi yang diseleksi tidak dipenuhi.
Gambar 2.18 DO UNTIL Loop Structure (Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 666)
7. Struktur CASE (Case Structure) Struktur ini akan memproses sebuah blok statemen pada salah satu kondisi case yang terpenuhi dari sejumlah case yang ada.
Gambar 2.19 CASE Structure (Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 667)
75
2.13
Analisis Diagram Tulang Ikan Ishikawa
Penemu analisis diagram tulang ikan ishikawa ialah Kouro Ishikawa (1960) ia menemukan tools (alat) grafik pemikiran dalam menyusun cause and effect map terhadap masalah yang sedang dihadapi yang berasal dari berbagai sumber dan variasi proses. Kouro Ishikawa menampilkan pola tulang ikan tersebut dimana dengan tujuan untuk mendatangkan beberapa sumber kunci untuk berkontribusi secara significant terhadap masalah yang sedang diuji, selanjutnya sumber-sumber masalah ini dijadikan sebuah target pengembangan. Diagram tulang ikan ishikawa juga mengilustrasikan hubungan yang luas diantara efek kontributor yang memungkinkan. Berikut ini adalah beberapa tipe-tipe diagram Ishikawa yang disusun berbagai kategori : a. The 6 M’s Mesin, metoda, bahan-bahan, perawatan, pegawai, lingkungan (rekomendasi untuk perusahaan industri manufaktur).
(Catatan : Untuk industri manufaktur yang lebih modern mengunakan kategori seperti peralatan, proses, orang, manajemen, lingkungan, dan bahan-bahan). b. The 8 M’s Harga, promosi, orang, proses, tempat, kebijakan, prosedur, dan produk atau servis (rekomendasi untuk administrasi & servis industri). C. The 4 M’s Lingkungan, pemasok, sistem, dan kemampuan (rekomendasi untuk servis industri). Menurut anonymous 6 (2008) langkah-langkah membangun Ishikawa digaram adalah sebagai berikut : 1. Tempatkan masalah utama dibagian sebelah kotak kanan (Bagian Kepala Ikan).
76
2. Memiliki sebuah tim untuk mengklarifikasikan semua variasi masalah potensial. 3. Gunakan pengelompokan terhadap variabel-variabel proses yang berhubungan dan disesuaikan dengan masing-masing grup. masing-masing grup diberikan label sesuai dengan tulang Ishikawa digram. 4. Tempatkan masing-masing proses variabel ke tulang tepat pada diagram Ishikawa. 5. Kombinasikan masing-masing tulang disetiap bagian, dan pastikan variabel proses itu spesifik, dapat diukur, dan dapat dikontrol. Untuk lebih jelasnya mempelajari diagram tulang Ishikawa bisa dilihat gambarnya diilustrasikan dibawah ini.
Gambar 2.20 Contoh Diagram Tulang Ikan Ishikawa (Sumber : Anonymous 7, http://www.blackbelt.pl, 2008)
77
2.14
FGD (Focused Group Discussion) Dalam menentukan sebuah pengumpulan data banyak sekali berbagai macam metode
untuk melakukan itu semua, dimana pengumpulan data dapat bersifat kualitatif dan kuantitatif. Dimana dalam FGD (Focused Group Discussion) merupakan sebuah tool (alat) dalam melakukan penelitian kualitatif, dimana secara definisi menurut Rushkoff, Douglas (2005) FGD adalah suatu format riset kualitatif dimana suatu kelompok orang atau sekitarnya dalam sikap mereka ke arah suatu produk, jasa, konsep, iklan, gagasan, atau pengemasan. Pertanyaan dimohon masuk suatu kelompok interaktif yang menentukan dimana peserta adalah cuma-cuma untuk berbicara dengan anggota kelompok lain.
2.14.1 Tipe-Tipe Forum Group Discussion Berikut ini adalah beberapa tipe-tipe dari sebuah implementasi Focused Group Discussion, antara lain : •
Two-Way Focused Group, dimana terdiri dari dua grup yang mana satu grup pertama memperhatikan apa yang didiskusikan grup kedua dan untuk keseluruhan menghasilkan kesimpulan.
•
Dual Moderator Focused Group, satu moderator memastikan kemajuan sesi proses secara perlahan-lahan, dan sedangkan yang lain memahaminya.
•
Duelling Modelling Focuse Group, dua moderator dengan bebas mengambil sisi yang berlawanan pada saat pembahasan (penengah).
•
Respondent moderator focus group, satu atau lebih dari seorang responden diminta untuk menjadi moderator sementara.
•
Client participant focus groups, satu atau lebih dari perwakilan klien berpartisipasi didalam diskusi, baik secara terbuka maupun tertutup.
78
•
Mini Focus Group, sebuah grup yang terdiri antara 4 sampai 5 anggota.
•
Teleconference focus groups, menggunakan jaringan telepon.
•
Online Focused Group, komputer yang terhubung melalui internet.
Penelitian dengan menggunakan pengumpulan data kualitatif dengan cara FGD (Focused Group Discussion) sangatlah efektif sekali, dimana hal jika ditinjau ini dari segi waktu sangatlah tidak memakan waktu yang banyak, dimana dari sisi pemerintahan banyak melakukan FGD untuk menyelesaikan masalah yang ada. Yang mana dibawah ini ialah hasil-hasil penelitian dengan menggunakan FDG : 1. Propinsi Kalimantan Selatan melakukan FGD dalam agendanya membuat GD TIK Provinsi KALTIM, dimana dalam FGD ini dihadiri oleh Kepala BPID KALTIM, dan rekan-rekan dan juga dalam FGD ini dilaunching Aplikasi Manajemen Aset Daerah dan Manajemen Kesehatan Masyarakat. (Sumber : Anonymous 8, http://www.gditkaltim.files.wordpress.com, 2008) 2. Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta mengadakan FGD dalam menjaring kretifitas, daya saing, dan juga kemandirian masyarakat yogyakarta dalam menjaga kelestarian keseniannya. Dimana dalam FGD ini dihadirkan narasumber dari direktur FKY, pengelola warta Jazz, Bapak Aji Wartono, Antroplog, FIB UGM Bapak Dr. GR. Lono Lastoro Simatupang dan UAJ Dr. A. Suroso yang dipandu oleh moderator Kepala Bidang DSKM Ir. Azharudin AR. (ti-bpd). (Sumber : Anonymous 9, http://www.bapeda.pemdadiy.go.id, 2008)
79
2.15
System Development Life Cycle (SDLC) Pendekatan system merupakan metodologi. Dimana menurut Mcleod (2007) metodogi
secara definisi ialah suatu jalan atau cara yang direkomendasikan dalam melakukan sesuatu. Dan pendekatan sistem ialah metodologi dasar untuk pemecahan berbagai macam permasalahan. Dan siklus hidup pengembangan sistem adalah suatu aplikasi dari pendekatan sistem untuk pengembangan suatu sistem informasi.
Gambar 2.21 SDLC Konsep (Sumber : Mcleod Raymond , Schell George, 2007 : h 188) Secara tahap SDLC traditional ada tampak seperti diatas dimana semua tahap-tahap itu memiliki langkah-langkah perencanaan yang berbeda-beda, dimana setiap tahap akan selalu terkait dengan tahap-tahap yang lain. Setiap langkah yang ada pada konsep pengembangan system dengan menggunakan system development life cycle memang sangat praktis dan mudah dalam menyusun setiap langkah demi langkah akan tetapi kita harus mengetahui secara tepat konsep dan tujuan setiap langkah tersebut agar penyusunan dapat sesui dengan apa yang diharapkan.
80
Tabel 2.6 Penjelasan Langkah-Langkah SDLC (Sumber : Anonymous 10, Software Project Management Plans, 2008) Proses Pengembangan Sistem
Kegiatan Yang Dilakukan
1. Fase Perencanaan (Planning Phase)
Semua permasalahan coba diidentifikasikan secara rinci, dan juga masalah-masalah ini dijadikan sebagai acuan untuk fase-fase berikutnya, untuk fase ini yang dibahas seperti :
2. Fase Analisis (Analysis Phase)
•
Problem (Masalah)
•
Solution (Solusi)
•
Benefit (Keuntungan)
•
Scope (Ruang Lingkup)
Memulai mempersiapkan apa saja yang dibutuhkan dari perencanaan sebelumnya, dimana disini sudah diperkirakan dari sisi teknologi, cost, rencana proses, audit and control reqiurement, acceptence criteria, dan sebagainya.
3. Fase Desain (Design Phase)
Mencoba mendefinisikan bagaimana system akan
bekerja
secara
keseluruhan.
The
following are documented in the design specification : •
Bagaimana input, output, operasi, dan audit control kebutuhan yang akan
81
dikerjakan •
Penerimaan uji perencanaan
•
Fasilitasi perlengkapan dan juga personel yang dibutuhkan
•
Membuat manual prosedur yang dibutuhkan untuk operasi system yang direncanakan.
4. Fase Implementasi
Dalam fase ini kita melakukan action dari apa
(Implementation Phase)
yang telah direncanakan sebelumnya, baik itu dari fase perencaaan, fase analisis, dan juga fase desain.
5. Fase Penggunaan (Use Phase)
Semua perencaanaan dari awal sampai akhir sudah completed dan program siap untuk dijalankan untuk menunjang kinerja operasi yang diharapkan.
82
2.16 Prototyping Creation Menurut Mcleod Raymond, Schell George (2007) dalam bukunya Management
Information System bahwa Pola pengembangan sistem selalu meninjau kembali dan mengulang perkerjaan tersebut sampai mendapatkan sistem yang memenuhi kebutuhan para pengguna. Suatu proyek cenderung untuk melampui batas waktu yang telah ditentukan. Keterlambatan ini bisa memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun dan menelan biaya jauh diatas yang dianggarkan. Untuk mengatasi hal ini, para pengembang sistem mencoba menerapkan teknik yang telah terbukti efektif dalam mengatasi kasus serupa ini, yaitu pada proyek pengembangan desain otomotif. Proyek ini menerapkan teknik yang disebut prototype. Definisi prototype menurut Mcleod (2007) ialah suatu versi sistem potensial yang disediakan bagi pengembang dan calon pengguna yang dapat memberikan gambaran bagaimana kira-kira sistem tersebut akan berfungsi bila telah disusun dalam bentuk yang lengkap. Proses dalam memproduksi suatu prototype disebut Protoyping. Tujuannya adalah menghasilkan prototype secepat mungkin, bahkan dalam satu malam, dan memperoleh umpan balik dari pengguna yang akan memungkinkan prototype untuk tingkatan secepat mungkin. Proses ini bisa diulang beberapa kali sehingga menghasilkan prototype yang dianggap sempurna.
83
2.17
Kerangka Pemikiran
Gambar 2.22 Kerangka Pemikiran Setneg KMS (Sumber : Hasil Penelitian SETNEG KMS, 2008)
84
Berikut
ini
adalah
penjelasan
dari
Kerangka
Pemikiran
yang
akan
diimplementasikan di Kantor Sekretariat Negara Republik Indonesia : •
Pertama menyusun CAUSE EFFECT DIAGARAM dengan menggunakan FISHBONE ISHIKAWA, dimana pada tahap ini mengidentifikasikan masalah-masalah yang sedang dihadapi di SETNEG. Dimana identifikasi masalah tersebut menjadi tolak ukur dalam indikator upgrading (peningkatan) knowledge management system kearah yang diharapkan.
•
Setelah
indikator-indikator
masalah
terbuat
maka
kita
lakukan
ANALISIS
KEBUTUHAN secara lebih dalam lagi dimana pada tahap ini kita membuat FGD (Focused Group Discussion) untuk user (Front End) dan Setneg Web Admin (Back End). Serta melampirkan sedikit teori pemahaman tentang knowledge management, dan melampirkan perbandingan knowledge management system dengan Pemerintah Negara lainnya (Asia Tenggara). •
Setelah terbentuk notulen FGD dengan baik dari user dan Setneg Web admin maka kita buat knowledge management team untuk membuat PROTOTYPE PROGRAM KMS tersebut sesuai apa dari hasil sebelumnya.
•
Setelah PROTOTYPE dapat diterima
maka Upgrading ke sebuah pengembangan
system dengan Graphical User Interface yang lebih baik lagi dan mudah dimengerti oleh semua platform penggunanya dapat dilakukan, yang mana hal ini berpacu pada analisis sebelumnya, dan menggunakan konsep SDLC (System Development Life Cycle). •
Setelah NEW SETNEG KMS selesai maka langsung diimplementasikan di SETNEG SERVER. Setelah hal itu semua dijalankan maka kita akan melakukan analisis performansi dengan kuesioner IMPaKT (Improvement Management Performance Through-Knowledge-Transformation.
