ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 34

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Geert LELOUP

Brussel 2009

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Geert LELOUP

Brussel 2009

DANKWOORD De auteur wil bij deze graag alle betrokkenen bedanken die hem geholpen en ondersteund hebben bij de opmaak van de voorliggende archiefselectielijst. Eerst en vooral gaat zijn dank uit naar al de personeelsleden van de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole die ondanks hun drukke agenda de nodige tijd vrij gemaakt hebben om hem te ontvangen, hun taken en opdrachten toe te lichten en het door hen beheerde papieren en digitaal archief te bespreken. Zonder hun medewerking was het niet mogelijk geweest de archiefselectielijst op zo'n korte termijn te realiseren. Verder wil de auteur dhr. Alfons Boon, Voorzitter van de FOD Budget en Beheerscontrole, en dhr. Gert De Smet, Directeur-Generaal en Voorzitter ad interim van de FOD, bedanken voor hun instemming met de opmaak van een archiefselectielijst voor de FOD. Tot slot ook een bijzonder woord van dank voor mevr. Elke Blommaert, medewerkster van de Dienst van de Voorzitter, die als contactpersoon de samenwerking tussen de FOD en het Rijksarchief mee in goede banen geleid heeft. Daarnaast wil de auteur zijn hiërarchisch meerderen en collega's van het Rijksarchief bedanken. Hij kon ook nu weer rekenen op de ondersteuning en de waardevolle feedback van dhr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en van mevr. Rolande Depoortere, afdelingshoofd van de afdeling "Toezicht en advies". Hetzelfde geldt trouwens voor de zijn collega's van diezelfde afdeling, bij wie hij altijd kon aankloppen voor het bespreken en aftoetsten van zijn beslissingen.

5

INHOUDSTAFEL DANKWOORD ........................................................................................................................ 1 INHOUDSTAFEL..................................................................................................................... 7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN................................................................................... 9 LIJST VAN ILLUSTRATIES................................................................................................. 11 LIJST VAN AFKORTINGEN ................................................................................................ 13 INLEIDING............................................................................................................................. 15 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER ................................................................... 17 Geschiedenis............................................................................................................................ 17 Bevoegdheden en activiteiten.................................................................................................. 19 Organisatie en werking............................................................................................................ 27 ORGANIGRAMMEN............................................................................................................. 37 VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN ................................................. 57 Principes en basisbegrippen van de archivistiek ..................................................................... 57 Analyse van de archiefvorming............................................................................................... 57 Beschrijving van de belangrijkste archiefreeksen ................................................................... 59 Selectiepolitiek ........................................................................................................................ 60 Elders bewaarde archieven ...................................................................................................... 64

7

LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN BRONNEN ARA: Archief van het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën.

GEDRUKTE BRONNEN Almanach royal, 1908-1920. Belgisch Staatsblad, 1846-2007.

WERKEN BAUDHUIN F., Code économique et financier, Brussel, Bruylant, 1942, p. 410-416. BOURGEOIS P., Le Ministère du Budget (1946-1948). Le Ministère de l'Administration générale et des Pensions (1948-1949). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 24), 1992, 151 p. BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances. Étude de l'administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie: 1946-1994, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 75), 1995, 451 p. BRAL G., Het Rijksadministratief Centrum, Brussel, Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Dienst Monumenten en Landschappen (Brussel, stad van kunst en geschiedenis 44), 2007, 47 p. COPPIETERS G., Archiefselectielijst voor het archief van de Federale Overheidsdienst Kanselarij, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten), 2008 (in voorbereiding). CHRISTENS R., Het hotel van Financiën. Geschiedenis van een huis. Wetstraat 12, Tielt, Lannoo, 1987, 133 p. De Inspectie van Financiën. 1938-1963, Brussel, Ministerie van Financiën, [1963], 444 p. DESMAELE B., Le Ministère des Finances. Étude de l’évolution structurelle de l’administration centrale et de ses organes consultatifs. Première partie: 1831-1945, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 9), 1990, 239 p. DUBOIS E., Étude sur le système belge du Budget de l’État: exposé historique et critique, Brussel, Hayez, 1904, 479 p. Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Activiteitenverslag 2003, Brussel, FOD Budget en Beheerscontrole, 2004, 32 p. Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Activiteitenverslag 2006, Brussel, FOD Budget en Beheerscontrole, 2007, 59 p.

9

Lijst van bronnen en werken

Het Ministerie van Financiën en zijn administraties in het algemeen Staatsbestel, Brussel, Ministerie van Financiën, 1982, 39 p. + bijlagen. Histoire des finances publiques en Belgique, Institut belge des Finances publiques, Brussel, Bruylant. Tome 1, 1950, XVI + 663 p. Tome 2, 1954, 491 p. Tome 3, 1955, 463 p. Tome 4: La période 1950-1980, 1988, 1099 p. Jaarboek van de administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven, Brussel, Ministerie van Financiën, 1998, XXII + 12 p. JACQUEMIN M., Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en van de Hoge Gezondheidsraad: Archiefselectielijst 2008, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten 17), 2008, 110 p. Le Ministère des Finances. Mission. Structure, Brussel, Ministère des Finances, 1973, 39 p. MATTHIJS H., NAERT F. en VUCHELEN J., Handboek openbare financiën, Antwerpen, Intersentia, 1999, 435 p. + index. MATTHIJS H., Overheidsbegrotingen, Brugge, Die Keure, 1996, XXXI + 278 p. PARISIS A., Budget - Trésor - Monnaie: les fonctions du Ministère des Finances en Belgique, Brussel, Éditions Wellens, 1953, 275 p. SENELLE R., "Losse beschouwingen betreffende de ontwikkeling van de administratieve en de begrotingscontrole in de rijksdiensten, zoals zij werd georganiseerd bij het koninklijk besluit van 5 oktober 1961", in: Rechtskundig Weekblad, Antwerpen, vzw Rechtskundig Weekblad, XXVI, 1962, 15, kol. 825-834. VAN DER MEULEN J., Notice sur le Comité du Budget, s.l., Inspection des finances, 1942, 11 p. WILLEMS A., Inleidende uiteenzetting over "De Bijzondere Dienst voor Begrotingsenquêtes" gehouden door A. Willems, Inspecteur-generaal van financiën, op de "Follow-up" dag voor hogere ambtenaren in de Rijksuniversiteit te Gent, Seminarie voor Productiviteitsstudie- en onderzoek, op woensdag 28 februari 1968, Brussel, Ministerie van Financiën, 1968, 45 p. WOUTERS N., De Führerstaat: overheid en collaboratie in België, Tielt, Lannoo, 2006, 264 p.

10

LIJST VAN ILLUSTRATIES 1.

Foto van de Zinnerstraat, Brussel. Foto auteur.

2.

Foto van het Esplanadegebouw, Brussel. Foto auteur.

3.

Foto van de Astro-toren, Brussel. Foto auteur.

4.

Foto van de Financiëntoren, Brussel. Copyright Federale Overheidsdienst Financiën.

5.

Foto van de Koningsstraat, Brussel. Foto auteur.

6.

Scan van een voorblad van notulen van het Begrotingscomité Copyright Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën.

7.

Scan van een agenda van de briefwisseling van de Dienst van de Controle op de Uitgaven. Copyright Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën.

11

LIJST VAN AFKORTINGEN ABCU

Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven

ARA

Algemeen Rijksarchief

B&B

Budget en Beheerscontrole

BOC

Basisoverlegcomité

B.S.

Belgisch Staatsblad

BSC

Balanced Scorecard

CNOC

Commissie voor de normalisatie van de openbare comptabiliteit

DAB

Dienst (van) Algemeen Bestuur

DMS

Document Management System

ECOFIN

Raad Economische en Financiële Zaken (Europese Unie)

EMAS

Eco-Management and Audit Scheme

FOD

Federale Overheidsdienst

GDPWB

Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk

HR

Human Resources

ICBF

Interministeriële Conferentie van Financiën en Begroting

ICT

Informatie- en Communicatietechnologie

IF

Inspectie van Financiën

INR

Instituut voor de Nationale Rekeningen

MCESC

Ministerieel Comité voor Economie en Sociale Coördinatie

OISZ

Openbare Instellingen van de Sociale Zekerheid

P&O

Personeel en Organisatie

POD

Programmatorische Overheidsdienst

RAC

Rijksadministratief Centrum

RMA

Records Management Application

SWR

Samengevoegde Wetten op de Rijkscomptabiliteit

13

INLEIDING Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Deze wet is ook van toepassing op de FOD Budget en Beheerscontrole, maar het is praktijk niet erg efficiënt om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT IS EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het geeft aan welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats (in dit geval het Rijksarchief) overgebracht kunnen worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer, dus voor kennisbeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. WIE NAM HET INITIATIEF VOOR DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? In mei 2008 nam de FOD Budget en Beheerscontrole contact op met het Rijksarchief, met de vraag of een aantal archiefreeksen vernietigd konden worden. Tijdens een eerste bezoek van mevr. Rolande Depoortere, afdelingshoofd van de afdeling “Toezicht en advies” van het Rijksarchief, bleek algauw dat de FOD erg gebaat zou zijn met de opmaak van een archiefselectielijst. Dit was perfect in te passen in de planning van het Rijksarchief, dat immers beoogt om tegen 2010 over archiefselectielijsten te beschikken voor alle federale overheids-

15

Inleiding

diensten, programmatorische overheidsdiensten en federale wetenschappelijke instellingen. Bovendien is de FOD Budget en Beheerscontrole een verhoudingsgewijs kleine federale overheidsdienst met een duidelijk afgebakend takkenpakket, wat betekende dat er op vrij korte tijd een archiefselectielijst opgesteld kon worden. De FOD was zich bovendien ook bewust van de eerder aangehaalde voordelen van een dergelijk instrument. De opmaak werd toevertrouwd aan dhr. Geert Leloup, assistent van de afdeling “Toezicht en advies”. HOE VERLIEP DE OPMAAK VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? Dhr. Geert Leloup had op 2 september 2008 een eerste onderhoud met dhr. Gert De Smet, Voorzitter ad interim van de FOD, en met mevr. Elke Blommaert, hoofd van de dienst Algemene Ondersteuning, om de opmaak de archiefselectielijst toe te lichten en reeds enkele vragen te stellen. Daarbij aansluitend werd een algemene presentatie gehouden voor de medewerkers van de verschillende diensten, die als contactpersoon zouden optreden. Vervolgens bracht dhr. Leloup in de periode september-november 2008 in totaal 12 verschillende bezoeken aan de FOD. Voor elke dienst werden de taken en de daaruit voortvloeiende archiefreeksen besproken, de bewaartermijnen en de definitieve bestemmingen. De contactpersonen ontvingen kort na het gesprek een eerste ontwerpversie van de archiefselectielijst voor hun dienst, met de vraag om deze af te toetsen en zo nodig te corrigeren. Parallel werd de geschiedenis, de bevoegdheden en activiteiten én de organisatie en de werking van de FOD Budget en Beheerscontrole bestudeerd op basis van wet- en regelgeving, jaarverslagen, literatuur, enz. De opmaak van de archiefselectielijst nam in totaal ongeveer twee maanden in beslag. De archiefselectielijst werd in januari 2009 volledig afgerond en voor nazicht voorgelegd aan mevr. Rolande Depoortere. Tegelijkertijd werd deze ook voorgelegd aan de medewerkers van de FOD. Na enkele correcties werd de archiefselectielijst in juli 2009 definitief bekrachtigd door de ondertekening van een overeenkomst door de Algemeen Rijksarchivaris en de Voorzitter ad interim van de FOD Budget en Beheerscontrole.

16

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER Dit onderdeel behandelt achtereenvolgens de geschiedenis, de bevoegdheden en activiteiten en de organisatie en de werking van de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole (FOD B&B) en haar rechtsvoorgangers. Het moet de lezer de nodige achtergrondinformatie bieden over de algemene historische en institutionele context van de archiefvorming. GESCHIEDENIS De Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole is pas in 2003 opgericht en is dus in zijn huidige vorm een vrij jonge organisatie. Zijn geschiedenis gaat echter heel wat verder terug en weerspiegelt belangrijke historische gebeurtenissen en tendensen. De FOD vormde immers vóór 2003 als de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven onderdeel van het Ministerie van Financiën. De begrotingsopmaak was in de periode voor de Eerste Wereldoorlog een relatief eenvoudige zaak, omdat de Belgische overheid als "nachtwakersstaat" een relatief beperkt takkenpakket had en haar uitgaven dus vrij goed in kon schatten. Vandaar dat de opmaak van de begroting voor het grootste deel van de 19de eeuw en het begin van de 20ste eeuw gecoördineerd wordt door diensten van de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Financiën. De externe controle op de overheidsfinanciën wordt overigens in 1830 aan het Rekenhof toevertrouwd. De Eerste Wereldoorlog bracht de Belgische overheidsfinanciën een gevoelige klap toe. De eerste jaren na het einde van de "Grote Oorlog" ontspoorde de Belgische begroting door de uitgaven voor de wederopbouw, de teleurstellende belastingsinkomsten, een aantal monetaire misrekeningen en de lager dan verwachte Duitse herstelbetalingen. Dit culmineerde in 1926 in een zware financiële crisis en in een devaluatie van de Belgische frank, die tijdelijk respijt brengt. Deze gebeurtenissen weerspiegelen zich in de uitbouw van de overheidsdiensten die met de begrotingsopmaak en -controle belast worden: de oprichting van een Algemeen Bestuur der Begroting (1919) en de aanstelling van de controleurs van de vastleggingen (1921). Bovendien worden er ook een ministerieel Schatkistcomité (1926) en een ministerieel Begrotingscomité (1930) opgericht. De samenwerking en onderlinge bevoegdheidsafbakening van al deze diensten en beleidsorganen laat evenwel te wensen over. De zware economische crisis van de jaren 1930 vereist echter een strikt begrotingsbeleid en een meer slagkrachtige begrotingsadministratie. Het idee groeit om de bestaande diensten te groeperen in een afzonderlijke administratie, die belast wordt met het centraliseren en onderzoeken van de begrotingsvoorstellen, het voorbereiden van de begrotingswetten en het verzekeren van het financieel toezicht op de uitvoering van de begroting. Na een eerste, voorlopige hergroepering wordt daarom in 1934 de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven (ABCU) opgericht. Bovendien worden ook de bestaande ministeriële comités grondig gereorganiseerd: in 1936 wordt het Schatkistcomité opgeheven en worden diens bevoegdheden overgedragen aan een gereorganiseerd en versterkt Begrotingscomité. Tot slot wordt in 1938 de Inspectie van Financiën opgericht, dat de "controle op het stuk en ter plaatse" moet uitvoeren. De Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven is ondertussen een eerste maal gereorganiseerd en onder meer uitgebreid met een studie- en documentatiedienst. Tijdens de Tweede Wereldoorlog komt het evenwicht van de begroting in het gedrang, onder meer door de door Duitsland opgelegde bezettingskosten.1 Een strikte begrotingscontrole dringt zich dus op. Het Begrotingscomité wordt in juli 1940 heropgestart en de in het comité 1

WOUTERS N., De Führerstaat: overheid en collaboratie in België, Tielt, Lannoo, 2006, p. 64.

17

FOD Budget en Beheerscontrole - Historisch en institutioneel kader

zetelende ministers worden voor de duur van de bezetting vervangen door hun secretarissengeneraal. De administratie blijft ondertussen functioneren. Na de Tweede Wereldoorlog vormt de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven in de jaren 1946-1948 de kern van een afzonderlijk en volwaardig Ministerie van Begroting. Het gevolg van het aantreden van de regering Van Acker III en de benoeming van de socialist Jules Joseph Merlot als de eerste minister van Begroting, waarbij zowel persoonlijke als politiek-administratieve factoren een rol spelen l. De toenmalige minister van Financiën, Franz De Voghel, had in deze moeilijke naoorlogse periode met grote financiële en monetaire problemen te kampen en kon het niet alleen bolwerken. Bovendien was de socialistische partij de belangrijkste coalitiepartner binnen de regering Van Acker III én een partij die voordien bijna altijd uitgesloten was van de voogdij over het Ministerie van Financiën. De oprichting van een Ministerie van Begroting bood deze dan ook de kans om via een omweg invloed te winnen op het vlak van de overheidsfinanciën. Het Ministerie van Begroting was echter maar een kort leven beschoren. Na het aantreden van de regering Spaak II in 1947 en de gedeeltelijke herschikking van deze regering in 1948 werd Merlot ontheven van zijn functie van minister van Begroting en werd de toestand ook op administratief en organisatorisch vlak volledig teruggedraaid.2 Na de opheffing van het Ministerie van Begroting in 1948 droeg de minister van Financiën overigens opnieuw als enige de verantwoordelijkheid voor de begroting, tot er vanaf 1960 in de regering weer een onderstaatssecretaris, staatssecretaris of minister voor Begroting werd benoemd.3 Tijdens de tweede helft van de 20ste eeuw wordt de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven verschillende malen gereorganiseerd, maar deze reorganisaties hadden in hoofdzaak betrekking op steeds dezelfde diensten en telkens dezelfde bevoegdheden. Het Begrotingscomité was eveneens bij een aantal reorganisaties betrokken en werd achtereenvolgens omgevormd en/of omgedoopt tot Comité voor Financiën en Begroting (1961), Ministerieel Comité voor budgettair beheer en openbaar ambt (1966), Ministerieel Comité voor Begroting (1972-1992) en Ministerieel Comité voor Budgettair Beleid (19781980). De in het kader van de staatshervorming doorgevoerde regionalisering had echter tot gevolg dat het Overlegcomité Regering-Executieven en de interministeriële conferenties in praktijk bepaalde bevoegdheden van de ministeriële comités overnemen. Bovendien veroorzaakten de problemen met de toekenning van uitvoerlicenties aan het Luikse wapenbedrijf FN de val van de regering Martens VIII en wezen deze erop dat het systeem van de ministeriële comités voorbijgestreefd was. De regering Dehaene I besliste dan ook onmiddellijk na haar aantreding in 1992 om de nationale ministeriële comités af te schaffen en de bevoegdheid inzake beraadslagingen en beslissingen opnieuw integraal aan de Ministerraad toe te wijzen.4 De Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven werd in 2001 in het kader van de Copernicus-hervorming voor een tweede maal in haar geschiedenis van het Ministerie van Financiën afgesplitst en ditmaal omgevormd tot de zelfstandige Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Een doorslaggevend argument was dat de horizontale, ondersteunende overheidsdiensten en de verticale, op de burger gerichte overheidsdiensten duidelijker van elkaar gescheiden moeten worden. Bovendien verwierf het op dat moment ook een aantal bijkomende opdrachten op het vlak van beheerscontrole. De Inspectie van Financiën was intussen in de tweede helft van de jaren 1990 omgevormd tot het interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën en verwierf een grotere autonomie ten opzichte van de 2

BOURGEOIS P., Le Ministère du Budget (1946-1948). Le Ministère de l’Administration Générale et des Pensions (1948-1949). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 24), 1992, pp. 23-26. 3 Voor een historisch overzicht van de verantwoordelijke ministers, staatssecretarissen en onderstaatssecretarissen, zie: Jaarboek van de administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven, Brussel, Ministerie van Financiën, 1998, pp. IV-VII. 4 COPPIETERS G., Archiefselectielijst voor het archief van de Federale Overheidsdienst Kanselarij, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten), 2008, pp. 55-56.

18


begrotingsadministratie. Haar geschiedenis wordt meer in detail besproken in de inleiding van een afzonderlijk gepubliceerde archiefselectielijst. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN De oudste wettelijke grondslagen voor de rijkscomptabiliteit van de Belgische staat waren de Grondwet van 1830 en de wet van 15 mei 18465. Tijdens de 20ste eeuw werden een aantal belangrijke wijzigingen doorgevoerd, met name door de wet van 28 juni 19636, de wet van 31 december 19667, de bijzondere wet van 16 januari 19898 en de wet van 28 juni 19899. Deze en andere reglementeringen werden in 1991 gedeeltelijk gecoördineerd door het koninklijk besluit van 17 juli 1991 tot coördinatie van de wetten op de rijkscomptabiliteit, die in de literatuur doorgaans worden vermeld als “Samengevoegde Wetten op de Rijkscomptabiliteit” (SWR)10. De wet van 22 mei 2003 voerde tot slot een aantal fundamentele wijzigingen door, al is de inwerkingtreding ervan uitgesteld tot 1 januari 200911. De administratieve en begrotingscontrole is dan weer het geheel van regels en procedures dat de Regering aan zichzelf en aan ieder van haar leden oplegt voor de uitvoering van de begroting, door middel van koninklijke of ministeriële besluiten. De belangrijkste grondslagen voor deze controle waren achtereenvolgens het koninklijk besluit van 11 november 1936,12 het koninklijk besluit van 20 augustus 194613, het koninklijk besluit van 5 oktober 196114 en het koninklijk besluit van 16 november 199415. De Programmawet van 2 juli 1981 heeft in haar artikel 81 ondertussen deze administratieve en begrotingscontrole ondertussen ook wettelijk gedefinieerd.16 Tot slot werden ook de instellingen van openbaar nut door de wet van 16 maart 1954 nauwer bij de begrotingsopmaak en - controle betrokken.17 Bij de oprichting van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven in 1934 werden de volgende bevoegdheden vermeld: centraliseren en onderzoeken van de begrotingsvoorstellen, voorbereiden van de begrotingswetten en verzekeren van het financieel 5

Wet van 15 mei 1846 op de rijkscomptabiliteit (B.S., 19/05/1846, p. 1243). Wet van 28 juni 1963 tot wijziging en aanvulling van de wetten op de Rijkscomptabiliteit (B.S., 31/07/1963, p. 7675). 7 Wet van 31 december 1966 houdende wijziging van de wet van 28 juni 1963 (B.S., 28/01/1967, p. 851). 8 Bijzondere wet van 16 januari 1989 betreffende de financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten (B.S., 17/01/1989, p. 850). 9 Wet van 28 juni 1989 houdende wijzigingen van de wet van 28 juni 1963 tot wijziging en aanvulling van de wetten op de Rijkscomptabiliteit, van de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut en van de wet van 15 mei 1846 op de comptabiliteit van de Staat, en tot opheffing van de wet van 31 december 1986 tot regeling van de voorlopige kredieten (B.S., 18/07/1989, p. 12548). 10 Wetten op de Rijkscomptabiliteit, gecoördineerd op 17 juli 1991 (B.S., 21/08/1991, p. 17986). 11 Wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale staat (B.S., 03/07/2003, p. 35883). De oorspronkelijke datum van inwerkingtreding van 01/01/2004 werd achtereenvolgens uitgesteld tot 1 januari 2005 door het besluit van 23 december 2003, tot 1 januari 2006 door art. 498 van de programmawet van 27 december 2004, tot 1 januari 2007 door het besluit van 20 december 2005, tot 1 januari 2008 door art. 97 van de programmawet van 27 december 2006 en tot 1 januari 2009 door art. 2 van de wet van 21 december 2007 houdende diverse bepalingen. 12 Koninklijk besluit van 11 november 1936 houdende opheffing van het Schatkistcomité en overdracht aan het heringericht en versterkt Begrotingscomité van zekere van zijn bevoegdheden van toezicht op de uitvoering van de Rijksbegroting (B.S., 19/11/1936, p. 7522). 13 Besluit van de regent van 20 augustus 1946 houdende organisatie van de administratieve en begrotingscontrole (B.S., 05/09/1946, p. 7366). 14 Koninklijk besluit van 5 oktober 1961 tot regeling van de administratieve en begrotingscontrole (B.S., 07/10/1961, p. 7558). Zie ook: SENELLE R., "Losse beschouwingen betreffende de ontwikkeling van de administratieve en de begrotingscontrole in de rijksdiensten, zoals zij werd georganiseerd bij het koninklijk besluit van 5 oktober 1961", in: Rechtskundig Weekblad, Antwerpen, vzw Rechtskundig Weekblad, XXVI, 1962, 15, kol. 825-834. 15 Koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole (B.S., 17/01/1995, p. 1062). 16 Programmawet van 2 juli 1981 (B.S., 08/07/1987, p. 8759). 17 Wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut (B.S., 24/03/1954, p. 2210). 6

19


toezicht op de uitvoering van de begroting. Tien jaar later vermeldde een koninklijk besluit bevoegdheden met betrekking tot de begrotingen, de kredieten, de Inspectie van Financiën, de comptabiliteit der vastgestelde uitgaven en het toezicht op de uitvoering van de rijksbegroting. De huidige Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole heeft deze bestaande bevoegdheden in 2001 geërfd en enkele nieuwe bevoegdheden op het vlak van beheerscontrole verworven. Concreet behelzen deze nu de opmaak van de begroting en de begeleiding en opvolging van het begrotingsproces van de federale overheid; de opmaak van de rekening en de begeleiding en opvolging van het boekhoudkundig proces van de federale overheid in zijn hoedanigheid van federale accountant; de preventieve integriteitsbewaking; de uitbouw van een expertisecentrum voor het onderzoek, de opmaak en de ontwikkeling van methodes, normen en technieken inzake begroting, beheerscontrole en rapportering; de ondersteuning van derden op al deze vlakken; het onderzoek en de analyses van de reële, te verwachten en de wenselijke budgettaire evoluties van de gezamenlijke overheid en haar verschillende subsectoren. De FOD Budget en Beheerscontrole oefent dus een hele waaier aan activiteiten uit, die hier per dienst of per orgaan nader toegelicht worden en in hun historische context geplaatst worden. Vóór de oprichting van de huidige FOD Budget en Beheerscontrole berustte de leiding van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven bij een directeur-generaal,18 die beroep kon doen op een eigen secretariaat (de “Hoge Directie” of “Algemene Directie”). Voor het onderzoek van de benoemingen en bevorderingen van het personeel werd deze bijgestaan door een College van Dienstchefs. De belangrijkste beslissingen werden echter genomen op een hoger niveau, door de Secretaris-Generaal en de Directieraad van het Ministerie van Financiën. Nu beschikt de FOD over een eigen Voorzitter en Directiecomité, (de post-Copernicus benamingen voor de Secretaris-Generaal en de Directieraad). De Voorzitter is belast met de algemene leiding en de coördinatie van de activiteiten van de organisatie. Hij draagt als voorzitter van het Directiecomité bij tot de ontwikkeling van de strategische visie, alsook tot de opstelling en uitvoering van het managementplan en van de operationele plannen van de verschillende diensten. De Voorzitter verzekert ook de algemene leiding van de diensten die door een mandaathouder N-1 geleid worden. Hij wordt bij de uitvoeringen van zijn taken ondersteund door de "dienst van de Voorzitter". Het Directiecomité is conform de bepalingen van het koninklijk besluit van 7 november 2000 belast met het beheer van de FOD, overeenkomstig het strategisch plan van de Voorzitter. Het formuleert alle nuttige voorstellen met betrekking tot de werking van de federale overheidsdienst en verzekert de coördinatie tussen de diensten onderling en hun activiteiten. Het stelt het begrotingsontwerp en de eventuele aanpassingen hieraan voor én houdt toezicht op de uitvoering ervan. Hetzelfde geldt voor het jaarlijks personeelsplan.19 De vroegere Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven beschikte niet over een eigen financiële dienst, personeelsdienst of ICT-dienst, aangezien het als administratie van het Ministerie van Financiën hiervoor beroep kon doen op andere diensten van dat ministerie. De voormalige afdeling Algemene Zaken was enkel verantwoordelijk voor het beheer van de documentatie, het archief, de inschrijving en verzending van briefwisseling en sommige aangelegenheden met betrekking tot materieel en personeel.20 De nieuwe FOD diende bijgevolg zijn overkoepelende en transversale diensten dan ook vrijwel van nul op te starten. De vier horizontale federale overheidsdiensten Kanselarij van de Eerste Minister, Budget en Beheerscontrole, Personeel en Organisatie en Fedict hebben er echter in 2003 voor 18

Voor een historisch overzicht van de verschillende directeurs-generaal, zie: Jaarboek van de administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven, Brussel, Ministerie van Financiën, 1998, p. IX. 19 Koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst (B.S., 18/11/2000, p. 38333) en koninklijk besluit van 19 juli 2001 houdende diverse bepalingen betreffende de inwerkingstelling van de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten (B.S., 28/07/2001, p. 25591). 20 Het Ministerie van Financiën en zijn administraties in het algemeen Staatsbestel, Brussel, Ministerie van Financiën, 1982, Begr. 2.

20


geopteerd om hun stafdiensten zoveel mogelijk gemeenschappelijk te organiseren, vandaar de naam Shared Services of Gemeenschappelijke diensten. Deze diensten nemen de opdrachten inzake personeel en organisatie, budget en beheerscontrole en ICT voor elk van de vier organisaties op zich en staan onder leiding van één stafdirecteur bij de FOD Kanselarij van de Eerste Minister (Stafdirecteur Budget en Beheerscontrole), één bij de FOD Personeel en Organisatie (Stafdirecteur Personeel en Organisatie) en één bij de FOD Fedict (Stafdirecteur ICT). De graad van samenwerking verschilt echter sterk van dienst tot dienst. De stafdienst Budget en Beheerscontrole (B&B) is belast met het beheer van de begroting van de FOD, gaande van de opmaak van de begroting tot het uitvoeren van de betalingen. Verder is de dienst ook verantwoordelijk voor de invoering van beheersmethodes en interne controle. De stafdienst Personeel en Organisatie (P&O) bestaat uit een cel Personeelsadministratie en een cel Human Resources (HR). De cel Personeelsadministratie heeft in 2005 het personeelsbeheer overgenomen van de centrale personeelsadministratie van de FOD Financiën. Het werkt in het kader van de Shared Services nauw samen met de personeelsdiensten van de drie andere horizontale FOD's en is zelfs samen met hen op éénzelfde adres in de Wetstraat gevestigd. Toch blijven deze diensten onderling duidelijk van elkaar gescheiden en hebben ze bijvoorbeeld hun eigen personeel en archieven behouden. De cel Human Resources staat dan weer in voor het beleid inzake "human resources" en is verantwoordelijk voor het opstarten en opvolgen van de wervingsprocedures, de loopbaanontwikkeling en het vormingsbeleid. Het verzorgt ook het secretariaat van het Basisoverlegcomité (BOC). De stafdienst Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) is dan weer verantwoordelijk voor de aankoop van het informaticamateriaal, de hulp aan personeelsleden bij problemen en het beheer van de servers en de website. Het staat ook in voor het aankopen, verder ontwikkelen en implementeren van specifieke informaticatoepassingen voor de andere diensten van de FOD: één voorbeeld daarvan is de Budgetex-toepassing. De Stafdienst Algemene Ondersteuning groepeert het economaat, het beheer van het gebouw, het onthaal, de vertaaldienst, de documentatiedienst, het welzijn21 en de cel duurzame ontwikkeling. Tot slot is de dienst van de Voorzitter verantwoordelijk voor de ondersteuning van het managementproces met in het bijzonder het proces van opstelling en opvolging van de uitvoering van het managementplan. Bovendien zorgt deze dienst voor de het secretariaat en de opvolging van de beslissingen van het directiecomité en de communicatie ervan binnen de FOD. Daarnaast kunnen transversale projecten door deze dienst getrokken en desgevallend uitgevoerd worden. De Documentatiedienst beheert de centrale bibliotheek en bewaart interessante documentatie. De dienst heeft lange tijd te kampen gehad met beperkte werkingsmiddelen en onduidelijkheid over zijn rol.22 Het beschikt bijgevolg alleen over aanwinstenlijsten en (nog) niet over een papieren of digitale catalogus. De Macrobudgettaire dienst (de vroegere dienst van de Begrotingsstudiën) heeft een dubbele opdracht. De dienst ondersteunt de minister van Begroting bij de voorbereiding en uitvoering van het begrotingsbeleid. Het verzamelt en evalueert de cijfergegevens van de federale overheid en de sociale zekerheid bij de voorbereiding en opmaak van de begroting. Het opvolgen van de uitvoering van de begroting van de verschillende deelsectoren van de overheid behoort eveneens tot de taken van de dienst alsook de voorbereiding van officiële teksten over het begrotingsbeleid zoals de Algemene Toelichting, het Stabiliteitsprogramma en de Zilvernota. Het principe van de Algemene Toelichting werd ingevoerd door het koninklijk besluit van 19 februari 1848, dat in art. 6 bepaalde: Le budget de chaque département sera précédé

21 De FOD Budget en Beheerscontrole is aangesloten bij de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (GDPWB). Voor meer informatie, zie: JACQUEMIN M., Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en van de Hoge Gezondheidsraad: Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten 17), 2008, p. 27. 22 Dit is ook merkbaar aan het feit dat het na de jaren 1950 niet meer in het officieel organigram wordt vermeld.

21


d’une note ayant pour but d’expliquer sommairement toutes les parties du projet présenté.23 Nu bepalen de artikelen 9 en 10 van de gecoördineerde wetten op de Rijkscomptabiliteit dat de bij de Kamer van Volksvertegenwoordigers ingediende ontwerpen van de rijksmiddelenbegroting en van de algemene uitgavenbegroting vergezeld moeten gaan van een algemene toelichting, bestaande uit een ontleding en synthese van de begroting, een economisch verslag, een financieel verslag en een meerjarenraming. Het Stabiliteitsprogramma is dan weer een vrij nieuw instrument, opgelegd in het kader van de invoering van de euro. Volgens een in 1997 ingevoerde Europese verordening is elke lidstaat die de Europese eenheidsmunt heeft ingevoerd, verplicht om elk jaar een stabiliteitsprogramma aan de Raad Economische en Financiële Zaken (ECOFIN) en de Europese Commissie voor te leggen, waarin onder meer de budgettaire middellangetermijndoelstelling en de verwachte schuldontwikkeling worden toegelicht.24 Deze stabiliteitsprogramma's zijn op korte tijd uitgegroeid tot een belangrijk instrument voor de coördinatie van het begrotingsbeleid. Tot slot heeft de wet van 5 september 2001 tot oprichting van het Zilverfonds bepaald dat de regering op voorstel van de ministers bevoegd voor Begroting, voor Sociale Zaken, voor Pensioenen en voor Middenstand jaarlijks een Zilvernota opstelt, waarin ze haar beleid met betrekking tot de vergrijzing uiteenzet.25 De tweede hoofdopdracht van de Macrobudgettaire dienst is de opmaak van de economische en functionele hergroepering van de verrichtingen van de federale overheid waarmee na de Tweede Wereldoorlog in het kader van de Benelux is gestart.26 De dienst is overigens ook verantwoordelijk voor de methodologie van beide groeperingen en voor de uniforme toepassing van deze methodologie voor de federale overheid en de gemeenschappen en gewesten. Tot slot neemt de dienst in dit kader ook het secretariaat waar van de in 1991 opgerichte Algemene Gegevensbank, een samenwerkingsverband tussen de federale overheid en de gemeenschappen en gewesten voor de uniforme verzameling van de budgettaire gegevens van de verschillende overheden.27 Deze gegevens worden onder meer door het Instituut van de Nationale Rekeningen (INR) als basis gebruikt voor de opmaak van de overheidsrekeningen. Het beheer van deze Algemene Gegevensbank wordt gecoördineerd door de Interministeriële Conferentie van Financiën en Begroting (ICBF)28 en de Werkgroep van de Algemene Gegevensbank. De dienst Begroting en Controle vervult enkele kerntaken van de FOD. Het ondersteunt en adviseert de opmaak van de rijksbegroting en van de begrotingen van de rijksdiensten en stelt onder meer de desbetreffende omzendbrieven op. De wet- en regelgeving op de rijkscomptabiliteit geeft echter weinig informatie over de concrete procedure, die momenteel elk jaar het volgende verloop kent.29 Tijdens de maand april stelt de minister van Begroting een omzendbrief op waarin uitgelegd wordt hoe de begroting opgemaakt moet worden (berekeningen, verantwoordingen). Vervolgens stelt elke minister in de maand mei samen met zijn administratie op basis van de richtlijnen in de omzendbrief een voorstel op voor de begroting van zijn departement. Die voorstellen worden voor advies voorgelegd aan de bevoegde Inspecteur van financiën, die een verslag opmaakt voor de minister van Begroting. In juni volgen de bilaterale vergaderingen, met discussie tussen de departementen en de minister van Begroting. Enkele maanden later worden er in september postbilaterale 23 Koninklijk besluit van 19 februari 1848 houdende vaststelling van de vorm van de begrotingen en hun verbanden met de in te dienen rekeningen (B.S., 07/03/1848, p. 581). 24 Verordening (EG) nr. 1466/97 van de Raad van 7 juli 1997 over versterking van het toezicht op begrotingssituaties en het toezicht op en de coördinatie van het economisch beleid (www.eur-lex.europa.eu). 25 Wet van 5 september 2001 waarborging van een voortdurende vermindering van de overheidsschuld en tot oprichting van een Zilverfonds (B.S., 14/09/2008, p. 30813). 26 Voor meer informatie, zie: MATTHIJS H., NAERT F. en VUCHELEN J., Handboek openbare financiën, Antwerpen, Intersentia, 1999, pp. 118-127. 27 Samenwerkingsakkoord van 1 oktober 1991 ondertekend door de minister van Financiën en de minister van Begroting van de Belgische Staat, de Gemeenschappen, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en de Gewesten (www.begroting.be). 28 Het secretariaat van het ICBF wordt verzorgd door de Studiedienst van de FOD Financiën. 29 Een omschrijving van de procedure bij de aanvang van de 20ste eeuw is terug te vinden in: DUBOIS E., Étude sur le système belge du Budget de l’État: exposé historique et critique, Brussel, Hayez, 1904, pp. 154-157.

22


vergaderingen op kabinetsniveau georganiseerd over de bilaterale knelpunten inzake primaire uitgaven. De ramingen van de fiscale ontvangsten, de interestlasten, de ontvangsten en uitgaven van de sociale zekerheid, enz. worden verzameld en geëvalueerd via de Macrobudgettaire dienst. Tijdens de maand oktober wordt de politieke discussie afgerond en worden de definitieve cijfers door de Ministerraad goedgekeurd tijdens het zogenaamde begrotingsconclaaf. Vervolgens moeten de documenten bij de Kamer van Volksvertegenwoordigers worden ingediend, uiterlijk op 31 oktober van het jaar dat het begrotingsjaar voorafgaat. Uiterlijk op 31 december voorafgaand aan het begrotingsjaar moet de begroting goedgekeurd zijn.30 Een tweede belangrijke opdracht is de administratieve en begrotingscontrole, in het kader waarvan de dienst Begroting en Controle advies verleent aan de minister bevoegd voor begroting. Hoger is reeds gesignaleerd dat de desbetreffende procedures de voorbije decennia verschillende malen aangepast zijn en in de mate van het mogelijke versoepeld werden. Het koninklijk besluit van 16 november 1994 voerde de momenteel geldende procedure in: de minister voor Begroting moet zich akkoord verklaren met de voorontwerpen van wet, de ontwerpen van koninklijk besluit en ministerieel besluit, van omzendbrief of van beslissing waarvoor geen of onvoldoende kredieten bestaan of waardoor, rechtstreeks of onrechtstreeks, de ontvangsten kunnen worden beïnvloed of nieuwe uitgaven kunnen ontstaan. Het artikel 47 van de SWR (het vroegere artikel 6 van de wet van 20 juli 1921) bepaalt daarenboven dat elke bestuurshandeling tot oprichting van definitieve of tijdelijke ambten, ofwel tot herziening der reglementsbepalingen betreffende de jaarwedden of uitkeringen voor het personeel, door de minister bevoegd voor Begroting meeondertekend moet worden. Nauw daarbij aansluitend verleent de dienst ook advies over de aan de Ministerraad voorgelegde dossiers in uitvoering van de artikelen 40 en 44 van de wetten op de Rijkscomptabiliteit. Deze artikelen bepalen immers dat de voorstellen die ertoe strekken de controleur van de vastleggingen te machtigen om uitgaven boven het bedrag der toegestane kredieten te viseren of om van het Rekenhof een voorlopig visum te vorderen, door de minister bevoegd voor begroting aan de Ministerraad voorgelegd moeten worden.31 Een derde belangrijke taak is het advies dat aan de Ministerraad uitgebracht wordt, meestal in de vorm van synthesenota’s. Tot slot nemen medewerkers van de dienst deel aan de onderhandelingen over en de opvolging van beheerscontracten met de openbare instellingen van de sociale zekerheid met beheersautonomie, die in uitvoering van het koninklijk besluit van 3 april 1997 worden afgesloten.32 De dienst groeit overigens meer en meer uit tot een overleg- en kenniscentrum voor de andere FOD’s en POD’s en heeft in dat kader het Forum B&B opgestart. Dit Forum besteedt niet alleen aandacht aan concrete kwesties, zoals de voorbereiding van de begrotingsrondes, maar ook aan meer algemene evoluties en nieuwe initiatieven.33 De dienst Controle van de Vastleggingen groepeert de controleurs van de vastleggingen en kent een lange geschiedenis. De eerdere aangehaalde wetten van 20 juli 1921 en 10 juni 1922 bepaalden dat er ambtenaren aangesteld werden als rekenplichtigen voor de vastlegging van de kredieten binnen de begrotingskredieten én dat deze ambtenaren ook de contracten en overeenkomsten voor werken, leveringen en transporten dienden te viseren. Bovendien stipuleerden deze wetten dat elke beslissing tot instelling van nieuwe betrekkingen en tot herziening van wedden en uitkeringen mee door de minister van Financiën ondertekend moesten worden.34 Het koninklijk besluit van 16 december 1927 breidde dit laatste uit tot 30

Voorbereiding van de begroting (www.begroting.be). Gelet op de budgettaire impact en de plaats binnen het begrotingsproces, worden deze dossiers traditioneel beschouwd als dossiers Begroting. Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Activiteitenverslag 2006, Brussel, FOD Budget en Beheerscontrole, 2007, p. 21, voetnoot 2. 32 Koninklijk besluit van 3 april 1997 houdende maatregelen met het oog op de responsabilisering van de openbare instellingen van sociale zekerheid, met toepassing van artikel 47 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels (B.S., 30/04/1997, p. 10467). 33 Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Activiteitenverslag 2006, Brussel, FOD Budget en Beheerscontrole, 2007, p. 31. 34 Wet van 20 juli 1921 tot instelling van de boekhouding der betaalbare gestelde kredieten (B.S., 05/09/1921, p. 7270) en wet van 10 juni 1922 tot wijziging van de wet van 20 juli 1921 (B.S., 05/10/1922, p. 6961). 31

23


vroegtijdige of buiten het organiek kader verleende weddenverhogingen.35 De koninklijke besluiten van 3 september 1921 en 2 september 1922 werkten de procedures verder uit.36 Het besluit van de regent van 27 juli 194837 en het koninklijk besluit van 7 mei 195338 pasten de regels na de Tweede Wereldoorlog aan. Voor meer fundamentele aanpassingen is het echter wachten op de wet van 28 juni 1963, die de “rekenplichtige der vastgelegde uitgaven” omdoopt tot de “controleur der vastleggingen”, hun bevoegdheden uitbreidt tot alle kredieten en bevestigt dat deze ook belast zijn met het viseren van de ordonnanceringen.39 Het koninklijk besluit van 31 mei 1966 en het ministerieel besluit van 8 juli 1966 zullen in navolging daarvan nieuwe procedures voor de controle op de vastlegging van de uitgaven doorvoeren.40 De controleurs zijn in praktijk doorgaans geaffecteerd bij de verschillende federale overheidsdiensten en dienen er over te waken dat kredietoverschrijdingen vermeden worden en uitgaven correct aangerekend worden: zij oordelen dus in tegenstelling tot de Inspectie van Financiën niet over het nut van de uitgaven in kwestie. Concreet wordt een uitgavendossier door het betrokken departement aan een controleur voorgelegd. Deze verleent dan via een vastleggingsbulletin zijn visum, bezorgt het dossier dan terug aan het departement en bewaart zelf enkel het vastleggingsbulletin (een andere mogelijkheid is dat er een opmerking geformuleerd wordt). Nadien wordt via de ordonnancering ook gecontroleerd of het bevel tot betaling correct is en met de vastlegging overeenstemt (ook in dit geval kan er een opmerking geformuleerd worden). De gegevens met betrekking tot de vastleggingen worden door de verschillende controleurs in een centraal register ingevoerd en vervolgens vergeleken en afgetoetst met de gegevens van Administratie der Thesaurie van de FOD Financiën (die belast is met de centralisatie en de boekhoudkundige verwerking van de ontvangsten en de uitgaven van de federale Staat). Voor de departementen die reeds de FEDCOM-logica volgen, geldt de volgende procedure. Concreet wordt een uitgavendossier door het betrokken departement aan een controleur voorgelegd. Deze verleent dan zijn visum rechtstreeks in de FEDCOM-toepassing, bezorgt het dossier dan terug aan het departement en bewaart zelf enkel het ontwerp van de bestelbon (een andere mogelijkheid is dat er een opmerking geformuleerd wordt). Nadien wordt via de vereffening ook gecontroleerd of het bevel tot betaling correct is en met de vastlegging overeenstemt (ook in dit geval kan er een opmerking geformuleerd worden). De dienst Federal Accountant is een gloednieuwe entiteit die instaat voor de realisatie van het FEDCOM-project (FEDCOM is de samentrekking van "Federale Comptabiliteit" "Comptabilité Fédéral") en in het verlengde daarvan de verantwoordelijkheid inzake de boekhouding van de federale overheid overneemt van de FOD Financiën. Het project werd in september 2007 gelanceerd om een nieuwe rijkscomptabiliteit in te voeren en een ondersteunend IT-platform te ontwikkelen.41 Dankzij het project zal de federale Staat over een moderne drieledige boekhouding beschikken: een begrotingsboekhouding, om de uitvoering van de staatsbegroting op te volgen; een algemene boekhouding, die gedeeltelijk vergelijkbaar is met die van de private sector, om de evolutie van het patrimonium (balans) en de federale resultaten (resultatenrekening) op te volgen; een analytische boekhouding, voor analyse van de uitgaven per kostencentrum. Deze drie boekhoudingen zullen geautomatiseerd verlopen 35

Koninklijk besluit van 16 december 1927 houdende bezoldigingen der staatsagenten (B.S., 17/12/1927, p. 5593). Koninklijk besluit van 3 september 1921 houdende verordening betreffende de boekhouding der betaalbaar gestelde kredieten (B.S., 05-06/09/1921, p. 7271) en koninklijk besluit van 2 september 1922 houdende wijziging van het reglement van de boekhouding der betaalbaar gestelde kredieten (B.S., 05/10/1922, p. 6962). 37 Besluit van de regent van 27 juli 1948 houdende innerlijke wederinrichting en reglement van de comptabiliteit der vastgelegde uitgaven (B.S., 21/08/1948, p. 6765). 38 Koninklijk besluit van 7 mei 1953 houdende innerlijke reorganisatie en reglement van de comptabiliteit der vastgelegde uitgaven (B.S., 24/05/1953, p. 3312) 39 Wet van 28 juni 1963 tot wijziging en aanvulling van de wetten op de Rijkscomptabiliteit (B.S., 31/07/1963, p. 7675). 40 Koninklijk besluit van 31 mei 1966 houdende regeling van de controle op de vastlegging van de uitgaven in de diensten van algemeen bestuur van de Staat (B.S., 02/08/1966, p. 7785) en ministerieel besluit van 8 juli 1966 houdende de interne regeling van de controle op de vastlegging van de uitgaven (B.S., 09/08/1966, p. 8034), later gewijzigd door het ministerieel besluit van 14 april 1967 (B.S., 06/05/1967, p. 4889). 41 FEDCOM in het kort… (www.begroting.be). 36

24


via een ERP-systeem (merknaam SAP-databank). Het stuurcomité met vertegenwoordigers van de verschillende betrokken organisaties begeleidt en coördineert het project. De projectgroep is belast met de dagelijkse uitvoering van FEDCOM en bestaat enerzijds uit het centraal team bij de FOD Budget en Beheerscontrole en anderzijds uit plaatselijke teams met vertegenwoordigers van de betrokken organisaties. Tijdens de pilootfase (september 2007 tot januari 2009) zijn de prototypes ontwikkeld, uitgetest, verbeterd en verfijnd, worden de toekomstige gebruikers opgeleid, is de toepassing bij enkele pilootorganisaties geïmplementeerd en werd deze pilootorganisaties ondersteund. Vervolgens wordt de toepassing tijdens de drie uitrolfases (in 2009 en 2010) bij de andere organisaties ingevoerd. De nieuwe dienst Federal Accountant zal vanaf dat moment belast worden met het verder functioneel onderhouden van de toepassing (en onder meer optreden als helpdesk), de officiële documenten inzake rapportering met betrekking tot de boekhouding opstellen én de opleidingen actualiseren, uitbreiden en ter beschikking stellen. De dienst Management Support is eveneens een jonge dienst en heeft tot doel een nieuwe managementcultuur binnen de federale overheid te stimuleren. Het lanceert tal van projecten met betrekking tot risicobeheer, interne audit en interne controle: opmaak van wet- en regelgeving, concrete projecten voor de FOD zelf, enz. Het ontwikkelt in dit kader ook tal van beheersinstrumenten en opvolgingsinstrumenten. Tot slot organiseert het ook opleidingen met betrekking tot deze materie. Deze dienst kan overigens in zekere zin beschouwd worden als de verre rechtsopvolger van de Dienst Methoden, die in de jaren 1980 belast was met “het volgen van de evolutie van de moderne beheerstechnieken ten einde alle mogelijke acties te bepalen op het gebied van de begroting en van de controle en hun toepassing te bevorderen in de ministeriële departementen”.42 Het Bureau voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie is de laatste jaren uitgebouwd om de preventieve bewaking van de integriteit van de federale overheidsdiensten te coördineren. Het heeft een deontologisch kader opgesteld voor de ambtenaren van het federaal administratief openbaar ambt en werkt momenteel aan de ontwikkeling van een regeling voor belangenconflicten en van een meldingssysteem voor deontologisch onaanvaardbaar gedrag (“klokkenluiders”). Het verleent informatie en advies over deontologie en ambtelijke ethiek aan de diensten van het federaal administratief openbaar ambt én organiseert opleidingen ter zake. Voorts volgt het de internationale ontwikkelingen met betrekking tot integriteitsbeleid en integriteitsbeheer op, meerbepaald binnen de Verenigde Naties, de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling en de Raad van Europa. Tot slot zijn er ook verschillende overleg- en adviesorganen actief: de Adviesgroep Ambtelijke Ethiek en Deontologie voor de ondersteuning van de dienst bij de uitvoering van het federaal preventief integriteitsbeleid, het Horizontaal Forum van Integriteitscoördinatoren voor overleg met de federale overheidsdiensten én de Interfederale Commissie voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie voor het overleg met de gemeenschappen en de gewesten. Verder vermeldt het organigram van de FOD ook de autonome entiteit Monitoring & Controle, waarmee de Inspectie van Financiën wordt bedoeld. Zoals de naam én de stippellijn in dit organigram aangeven, bezit het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën vandaag de dag een grote autonomie ten opzichte van de FOD. Haar bevoegdheden en activiteiten zullen dan ook in een afzonderlijke archiefselectielijst nader toegelicht worden. Tot slot mogen de rol van de Ministerraad en van de minister bevoegd voor de begroting niet over het hoofd gezien worden. Het is de Ministerraad die toezicht houdt op de uitvoering van de begroting en bij belangrijke kwesties de knopen doorhakt. Eerder is al gesignaleerd dat de Ministerraad tijdens de 20ste eeuw een aantal comités heeft opgericht om namens haar de begrotingsopmaak en -controle te coördineren. Het koninklijk besluit van 26 mei 1926 richt in 42

Het Ministerie van Financiën en zijn administraties in het algemeen Staatsbestel, Brussel, Ministerie van Financiën, 1982, Begr. 4.

25


de schoot van de Ministerraad het Schatkistcomité op, dat belast wordt met het opvolgen van de Thesaurie en het uitoefenen van het toezicht op de uitgaven van de staat.43 Het koninklijk besluit van 26 juni 1926 werkt deze bevoegdheden verder uit.44 Het koninklijk besluit van 8 februari 1929 stipuleert enkele jaren later dat elke benoeming en bevordering bij alle ministeries voor advies aan het comité voorgelegd moeten worden.45 Het koninklijk besluit van 8 november 1932 reduceert het comité echter tot een louter adviesverlenend orgaan en wijzigt de samenstelling ervan door te bepalen dat het voortaan door de minister van Financiën wordt voorgezeten en verder uit twee andere ministers bestaat.46 Ontdaan van alle macht zal het Schatkistcomité na 1932 nog slechts zelden samenkomen.47 Haar rol wordt overgenomen door het Begrotingscomité dat door het koninklijk besluit van 18 december 1930 opgericht is en bevoegd wordt voor de voorbereiding van de voorontwerpen van begrotingswetten en van de kredietwetten die de begroting wijzigen. Het moet ook de door de verschillende ministeries ingediende kredietvoorstellen of -wijzigingen onderzoeken en coördineren. De opdracht van het comité is op dat moment echter louter adviserend: de rapporten worden aan de minister van Financiën en aan de Eerste Minister overgemaakt.48 Het algemeen reglement van de rijkscomptabiliteit wordt in 1931 aangepast om het bestaan en de opdrachten van het comité te bestendigen.49 De bestaande comités worden in 1936 gereorganiseerd: het Schatkistcomité wordt opgeheven en diens bevoegdheden worden overgedragen aan een gereorganiseerd en versterkt Begrotingscomité. Het Begrotingscomité blijft verantwoordelijk voor de opmaak van de voorontwerpen van de begrotingswetten en van alle bijhorende kredietwetten. De bepalingen inzake het toezicht op de uitvoering van de begroting bevatten echter de meeste nieuwigheden. De basisregel is dat het Begrotingscomité niet tussenkomt in de uitvoering van de begroting zoals deze door de begrotingswetten is voorzien: haar advies is alleen vereist wanneer het bedrag van een regelmatig op de begroting uitgetrokken krediet wordt aangepast. De daaropvolgende jaren worden de bevoegdheden van het Begrotingscomité nog verschillende malen aangepast, meer bepaald door de koninklijk besluiten van 16 april 1937,50 18 april 193851 en 7 juni 1938.52 Het aantal aan het Begrotingscomité voorgelegde zaken wordt echter zo groot, dat het de werking ervan dreigt te verlammen. Vandaar dat het koninklijk besluit van 26 augustus 1939 bepaalt dat bij het toezicht op de uitvoering van de begroting enkel de belangrijke zaken door het Begrotingscomité besproken worden en de overige kwesties aan de Eerste Minister of aan de minister van Financiën voorgelegd worden.53 Na de Tweede Wereldoorlog behoudt het Begrotingscomité ook tijdens het korte bestaan van het Ministerie van Begroting (1946-1948) de opdracht de begrotingsvoorstellen van de verschillende ministeries te onderzoeken en het toezicht uit te oefenen op de uitvoering van de begroting. Het blijft het daaropvolgende decennium actief tot in 1961 al diens bevoegdheden overgenomen worden door het 43

Koninklijk besluit van 26 mei 1926 tot instelling van een Comité van Thesaurie (B.S., 28/05/1926, p. 2889). Koninklijk besluit van 26 juni 1926 houdende het reglement en de bevoegdheden van het Comité der Schatkist (B.S., 28-29/06/1926, p. 3472), later gewijzigd en aangevuld door het koninklijk besluit van 19 oktober 1926 (B.S., 21/10/1926, p. 5829). 45 Koninklijk besluit van 8 februari 1929 houdende wijzigingen van de algemene kaders van de centrale besturen der ministeriële departementen (B.S., 10/03/1929, p. 1038). Het Schatkistcomité geeft dit prerogatief op in 1934. Zie: VAN DER MEULEN J., Notice sur le Comité du Budget, s.l., Inspection des Finances, 1942, p. 1. 46 Koninklijk besluit van 8 november 1932 houdende het Schatkistcomité. Reglement en bevoegdheden. Benoeming van leden (B.S., 10/11/1932, p. 6138). 47 BAUDHUIN F., op.cit., p. 410. 48 Koninklijk besluit van 18 december 1930 tot instelling van een begrotingscomité (B.S., 25/12/1930, p. 6866). 49 Algemeen reglement van 22 juli 1931 op de rijkscomptabiliteit (B.S., 01/08/1931, p. 4364). 50 Koninklijk besluit van 16 april 1937 houdende het statuut van de tijdelijke bedienden (B.S., 18/04/1937, p. 2602). 51 Koninklijk besluit van 18 april 1938 houdende tijdelijke beperking van de aanwerving van het Rijkspersoneel (B.S., 24/04/1938, p. 2736), verlengd door het koninklijk besluit van 17 april 1939 (B.S., 27/04/1939, p. 3016) tot 1 mei 1940. 52 Koninklijk besluit van 7 juni 1938 houdende instelling van een inspectie van financiën (B.S., 24/06/1938, p. 4130) 53 Koninklijk besluit van 26 augustus 1939 houdende wijziging van de bevoegdheid van het Begrotingscomité, verlichting van de taak van de Kabinetsraad en regeling van zekere bevoegdheden van de Eerste Minister en de minister van Financiën (B.S., 01/09/1939, p. 5970). 44

26


Ministerieel Comité voor budgettair beheer en openbaar ambt,54 dat in 1972 wordt omgedoopt tot Ministerieel Comité voor Begroting.55 De wet van 22 december 1977 bepaalt dat dit comité er ook over moet waken dat de instellingen van openbaar nut hun ontvangsten en uitgaven op het financieel beleid van de Staat afstemmen en dat het in dat kader hun begrotingen moet onderzoeken.56 Een groot deel van zijn bevoegdheden wordt in 1978 overgedragen aan het nieuwe Ministerieel Comité voor Budgettair Beleid, dat echter al in 1980 weer wordt afgeschaft. De nationale ministeriële comités worden in 1992 volledig afgeschaft en de bevoegdheid inzake beraadslagingen en beslissingen wordt opnieuw integraal aan de Ministerraad toegewezen.57 ORGANISATIE EN WERKING Net zoals bij vele andere overheidsdiensten wordt de historische evolutie op organisatorisch vlak gekenmerkt door een gestage uitbreiding en toenemende complexiteit, die het alsmaar aangroeiende takenpakket weerspiegelen. Het ministerieel besluit van 20 mei 1834 bepaalt dat de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Financiën op administratief vlak belast wordt met de voorbereiding van de wetten op de gewone en buitengewone begroting, de algemene uitgavenbegroting en het verzamelen van al de daartoe vereiste documentatie.58 Hij kan hiervoor beroep doen op het 1ste bureau van zijn Secretariaat-Generaal, het Bureau Budget, comptabilité de l’administration centrale, matériel et adjudications (zie organigram p. 37). Deze dienst wordt in 1842 omgedoopt tot het Bureau Budgets, tenue des registres d’imputation, rapports avec la Cour des comptes, règlement d’ordre et personnel des gens de service en in 1843 tot de 1ère Division Budgets, tenues des registres d’imputation, rapports avec la Cour des comptes pour ce qui concerne la comptabilité générale, pensions (zie organigrammen p. 38 en p. 39). De bevoegdheden van deze dienst worden in 1846 opgesplitst, wat leidt tot de oprichting van het nieuw 1er Bureau budgets, comptabilité de l’administration centrale (zie organigram p. 40).59 Het Bureau budgets, comptabilité blijft lange tijd actief en overleeft een reorganisatie in 1849 (zie organigram p. 41). Vervolgens worden er met het koninklijk besluit van 26 mei 1883 een Comité permanent du budget en een afzonderlijke Service spécial du budget opgericht (zie organigram p. 42). Het comité is samengesteld uit de Secretaris-Generaal en de vier leidende ambtenaren van het Ministerie van Financiën. Het is belast met het beheer van de Service spécial du budget en heeft de opdracht de voorontwerpen van de begrotingswetten en alle bijhorende kredietwetten op te stellen én de begrotingsinformatie van de verschillende ministeries te centraliseren en te coördineren.60 Na verloop van tijd wordt de Service spécial du budget opnieuw aan het Secretariaat-Generaal verbonden en verdwijnt het Comité permanent du budget uit beeld.61 Het koninklijk besluit van 30 december 1911 heft de beide 54

Organiek koninklijk besluit van 12 april 1966 van het Ministerieel Comité voor budgettair beheer en openbaar ambt (B.S., 21/04/1966, p. 4221), 55 Koninklijk besluit van 1 maart 1972 houdende organiek van de Ministeriële Comités (B.S., 07/03/1972, p. 2669). 56 Wet van 22 december 1977 betreffende de budgettaire voorstellen 1977-1978, art. 182-184 (B.S., 24/12/1977, p. 15204), art. 182-184. 57 Koninklijk besluit van 16 maart 1992 tot opheffing van het koninklijk besluit van 4 oktober 1961 betreffende de modaliteiten van de beraadslaging van de Ministerraad en het organiek koninklijk besluit van 30 mei 1974 van de Ministeriële Comités met nationale bevoegdheid (B.S., 21 maart 1992, p. 6083). 58 Ministerieel besluit van 20 mei 1834 (Rec. Adm., 1834, nr. 271). 59 DESMAELE B., Le Ministère des Finances. Étude de l’évolution structurelle de l’administration centrale et de ses organes consultatifs. Première partie: 1831-1945, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 9), 1990, pp. 84-91. 60 Koninklijk besluit van 26 mei 1883 houdende instelling van een bestendig comité der begroting (B.S., 30/05/1883, p. 1997). Dit wijzigde het koninklijk besluit van 31 december 1875 houdende organisatie van de centrale administratie [van het Ministerie van Financiën, red.] (B.S., 06/01/1876, p. 76). 61 De Service spécial du budget wordt vanaf 1897 in de Almanach royal bij het Secretariaat-Generaal vermeld. Zie: DESMAELE B., op.cit., pp. 91-92, voetnoot 164. Het Comité permanent du budget wordt vanaf 1908 niet langer in de Almanach royal vermeld. Zie: Almanach royal, Brussel, Guyot Frères, 1908, p. 159. Bernard Desmale citeert

27


uiteindelijk officieel op.62 De bevoegdheden van de Service spécial du budget worden op dat moment opnieuw overgedragen aan één van de diensten van het Secretariaat-Generaal (zie organigram p. 43).63 Na de Eerste Wereldoorlog wordt naar een eerder beproefde formule teruggegrepen en worden met het koninklijk besluit van 7 maart 1919 een Begrotingscomité en een Algemeen Bestuur der Begroting opgericht.64 De “regeringsraad” bij het Ministerie van Financiën wordt aangesteld als Begrotingscomité en is verder samengesteld uit een raadsheer bij het Rekenhof, de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Financiën, het hoofd van het nieuwe Algemeen Bestuur der Begroting en een hogere ambtenaar van de Administratie van de Thesaurie. Het is belast met het onderzoek van de begrotingsvoorstellen die door de verschillende departementen en diensten aan de minister van Financiën voorgelegd worden. Het Begrotingscomité verdwijnt ook ditmaal snel uit beeld, maar het Algemeen Bestuur der Begroting blijft daarentegen wel actief in de schoot van het Secretariaat-generaal (zie organigram p. 44). De wetten van 20 juli 1921 en 10 juni 1922 voeren de comptabiliteit van de vastgestelde uitgaven in, waardoor de "rekenplichtigen voor de vastlegging van de kredieten " belast worden met het hoger toezicht op het vastleggen van de uitgaven door de rekenplichtigen van de Staat.65 Deze ambtenaren worden verbonden aan het Algemeen Bestuur der Begroting.66 De wet van 20 juli 1921 bepaalt daarenboven in artikel 6 dat “elke bestuursakte tot oprichting van definitieve of tijdelijke ambten, ofwel tot herziening der reglementsbepalingen betreffende de jaarwedden of uitkeeringen voor het personeel” door de minister van Financiën mee ondertekend moet worden. Verder worden er in deze periode enkele belangrijke ministeriële comités opgericht: het Schatkistcomité (1926) en het Begrotingscomité (1930). Het Schatkistcomité is samengesteld uit minister van Staat Francqui als voorzitter, de minister van Financiën en de minister van Nijverheid. Het Begrotingscomité staat onder leiding van de minister van Financiën en is verder samengesteld uit een afgevaardigde van de Eerste Minister, de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Financiën, de Directeur-Generaal van de Administratie van de Thesaurie en de Openbare Schuld, de Directeur van de Dienst Begroting en het hoofd van de administratieve dienst van het Schatkistcomité. Het secretariaat van dit Begrotingscomité wordt toevertrouwd aan de Dienst der Begroting.67 Het koninklijk besluit van 2 april 1925 heeft ondertussen bepaald dat de opdrachten met betrekking tot de begrotingen, de kredieten en de boekhouding van de vastgestelde kredieten naar de Administratie van de Thesaurie en de Staatsschuld overgeheveld zouden worden.68 De uitvoering van deze beslissing is echter gekoppeld aan het vertrek van de toenmalige

ook Albert Parisis: Ses attributions [van het Comité, red.] passèrent bientôt entre les mains de l’Administration et il cessa officiellement d’exister. Zie PARISIS A., Budget - Trésor - Monnaie: les fonctions du Ministère des Finances en Belgique, Brussel, Éditions Wellens, 1953, p. 68. 62 Koninklijk besluit van 30 december 1911 houdende opheffing van het bestendig comité der begroting (B.S., 31/01/1912, p. 579). 63 Vermoedelijk worden deze bevoegdheden overgedragen aan de dienst Bibliothèque, Affaires Générales, Indicateur. Deze laatste wordt immers onmiddellijk na de Eerste Wereldoorlog omgedoopt tot de Service du Budget, Bibliothèque, Indicateur, Affaires Générales. Zie: Almanach royal, Brussel, Guyot Frères, 1920, p. 144. 64 Koninklijk besluit van 7 maart 1919 houdende het comité der begroting (B.S., 15/03/1919, p. 961). 65 Wet van 20 juli 1921 tot instelling van de boekhouding der betaalbare gestelde kredieten (B.S., 05/09/1921, p. 7270) en wet van 10 juni 1922 tot wijziging van de wet van 20 juli 1921 (B.S., 05/10/1922, p. 6961). Later door het koninklijk besluit van 14 augustus 1933 (B.S., 16-17/08/1933, p. 4415) uitgebreid tot de staatsbedrijven en instellingen met eigen beheer. 66 Nota voor de Minister “Situation des comptables de dépenses engagées”, 22 mei 1929 (Archief van het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën, nr. 397). 67 Koninklijk besluit van 18 december 1930 tot instelling van een begrotingscomité (B.S., 25/12/1930, p. 6866). 68 Koninklijk besluit van 2 april 1925 houdende reglement tot inrichting van de centrale administratie van het Ministerie van Financiën (B.S., 02/05/1925, p. 2469).

28


Directeur-Generaal G. Vandeputte.69 Sommige bronnen verwijzen desondanks naar een 10e Bestuur der Begroting van de Administratie van de Thesaurie en de Staatsschuld, met twee verschillende diensten: de Eerste Dienst Begroting en de Tweede Dienst Boekhouding van de vastgelegde uitgaven.70 Na Vandeputte's vroegtijdig overlijden eind 1930 groeit echter de kritiek op deze beslissing. Zijn collega, Directeur-Generaal Oscar Plisnier formuleert het in een nota als volgt: A la suite d'une erreur organique, ce service [du Budget, red.], constitué pendant de longues années en administration indépendante des autres a été incorporé... dans l'Administration de la Trésorerie avec laquelle il n'a que des rapports lointains. Théoriquement et pratiquement qui dit Budget dit précisément autre chose que Trésorerie. Hij wijt dit in nog een andere nota aan het imago van de begrotingsdiensten: On a dit et répété... que les fonctionnaires dirigeant de Budget en étaient les "relieurs". Réduits à ce rôle, on pouvait évidemment les rattacher n'importe où.71 Bovendien is er volgens Plisnier een groot gebrek aan coherentie. Zo zijn zowel het Algemeen Bestuur der Begroting als het Schatkistcomité verantwoordelijk voor de beoordeling van de personeelsuitgaven en zelfs van de vastlegging van de uitgaven in het algemeen. Verder coördineert het Secretariaat-Generaal de herziening van de personeelskaders en van de barema's die in uitvoering van het eerder aangehaalde koninklijk besluit van 26 mei 1926 aan het Schatkistcomité voorgelegd moeten worden, terwijl dit eigenlijk onder de taken het Algemeen Bestuur der Begroting zou moeten vallen. Tot slot worden de contracten en de subsidies inhoudelijk alleen afgetoetst door het Schatkistcomité.72 Begin jaren 1930 is er dus binnen het Ministerie van Financiën een groot aantal verschillende diensten en organen (met soms overlappende bevoegdheden) betrokken bij de opmaak en opvolging van de begroting. Uiteindelijk haalt Oscar Plisnier zijn slag thuis en zal de administratieve organisatie bijgestuurd en gerationaliseerd worden. Het Bestuur der Begroting en de Dienst Boekhouding van de vastgelegde uitgaven worden door het koninklijk besluit van 18 februari 1931 overgeheveld naar het Secretariaat-Generaal, waarbinnen ze een speciale afdeling vormen (zie organigram p. 45).73 Bovendien wordt het secretariaat van het Schatkistcomité op dat moment ook naar deze diensten overgeheveld.74 Tot slot wordt met het Secretariaat-Generaal afgesproken dat het Bestuur der Begroting de aanvragen voor de inrichting van nieuwe betrekkingen, voor de uitbreiding van de kaders en de benoemingen binnen de bestaande personeelskaders onderzoekt en dat het Secretariaat-Generaal zich op alle kwesties met betrekking tot de retributies en vergoedingen van de rijksambtenaren concentreert (meerbepaald de barema's, de vroegtijdige en buiten het personeelskader toegekende weddenverhogingen, de vergoedingen en de zitpenningen).75 Vervolgens wordt met het koninklijk besluit van 11 januari 1934 de beslissing genomen om de betrokken diensten van het Secretariaat-Generaal af te splitsen en tot de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven (ABCU) om te vormen. Deze administratie wordt onderverdeeld in drie verschillende diensten (zie organigram p. 46): een Directie van de Begroting, een Directie voor het Toezicht op de Vastlegging van de Uitgaven en een Directie voor de Controle van de Uitgaven. Het secretariaat van het Begrotingscomité wordt verzorgd door de

69 Artikel 43 van het koninklijk besluit van 2 april 1925. Zie ook: Nota van Oscar Plisnier voor de Eerste Minister, 11 december 1930. (Archief van het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën, nr. 397). 70 DESMAELE B., op.cit., p. 133. 71 Nota van Directeur-Generaal Oscar Plisnier, ca. 1930 (Archief van het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën, nr. 397). 72 Nota van Directeur-Generaal Oscar Plisnier, ca. 1930 (Archief van het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën, nr. 397). 73 Koninklijk besluit van 18 februari 1931 houden het reglement tot inrichting van de centrale administratie [van het Ministerie van Financiën, red.] (B.S., 20/02/1931, p. 755). DESMAELE B., op.cit., p. 93, voetnoot 166. 74 Memorie van toelichting van het koninklijk besluit van 11 januari 1934 houdende inrichting van het bestuur der begroting en van het toezicht der uitgaven (B.S., 14/01/1934, p. 212). 75 Brief van Henin, Secretaris-Generaal van het Ministerie van Financiën, aan Oscar Plisnier, Directeur-Generaal van het Bestuur der Begroting van 24 februari 1931 (Archief van het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën, nr. 397).

29


Directie Begroting, het secretariaat van het Schatkistcomité door de Directie voor de Controle van de Uitgaven.76 Na enkele jaren wordt de administratie grondig gereorganiseerd (zie organigram p. 47). Het koninklijk besluit van 3 november 1937 introduceert een nieuw organigram, met enerzijds een Directie van de Begroting, de Documentatie en de Studie en anderzijds een Directie van het Toezicht der Uitgaven.77 De Directie van de Begroting en de Directie voor het Toezicht op de Vastlegging van de Uitgaven worden in dit nieuwe organigram samengevoegd tot één enkele Directie der Begroting. Deze wordt bovendien uitgebreid met een Studie- en Documentatiedienst die informatie over binnen- en buitenland moet inzamelen: op die manier hoopt de wetgever de begrotingstechniek en -politiek te kunnen verbeteren.78 Het secretariaat van het Begrotingscomité wordt op dat moment wel overgedragen aan de andere directie, de Directie Controle van de Uitgaven (het Schatkistcomité was ondertussen opgeheven, zie verder). Het daaropvolgende jaar wordt de Inspectie van Financiën (IF) opgericht, dat onder hoede van de minister van Financiën de "controle op het stuk en ter plaatse" moet uitvoeren.79 Het koninklijk besluit van 30 maart 1939 richt bij de Eerste Minister een Dienst van Algemeen Bestuur (DAB) op die een aantal taken van de administratie inzake het toezicht op de uitgaven over zou nemen,80 maar wegens het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog wordt de uitvoering ervan voor de duur van de oorlog opgeschort door het koninklijk besluit van 31 oktober 1940.81 Verder worden ook de ministeriële comités in deze periode grondig gereorganiseerd. Het koninklijk besluit van 11 november 1936 heeft in de tussentijd het Schatkistcomité opgeheven en diens bevoegdheden overgedragen aan een gereorganiseerd en versterkt Begrotingscomité.82 De samenstelling van het nieuwe Begrotingscomité weerspiegelde deze van het vroegere Schatkistcomité, met dat verschil dat het voortaan voorgezeten wordt door de Eerste Minister om het gezag ervan te verstevigen. Daarnaast zetelden ook de minister van Financiën en twee andere ministers in het comité. Het secretariaat werd logischerwijze opnieuw aan de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven toevertrouwd. Tijdens de Tweede Wereldoorlog wordt de administratie door het Besluit van de Secretarissen-generaal van 24 mei 1944 gereorganiseerd en in twee diensten opgedeeld: de Algemene Inspectie van Financiën en het Bestuur der Begroting (zie organigram p. 48).83 De 76

Koninklijk besluit van 11 januari 1934 houdende inrichting van het bestuur der begroting en van het toezicht der uitgaven (B.S., 14/01/1934, p. 212). Zie ook: DESMAELE B., op.cit., p. 94. en p. 192. 77 Koninklijk besluit van 3 november 1937 houdende nieuwe inrichting van het bestuur van de begroting en van de controle op de uitgaven (B.S., 24/12/1937, p. 7740). 78 Dit idee wordt al enkele jaren voordien door Oscar Plisnier bepleit: La Belgique.. ne possède aucun service public capable de documenter le gouvernement - de façon systématique s’entend - au sujet de certains aspects de la politique budgétaire d’autre pays. les études comparées sont cependant utiles, ne fût que pour briser dans l’esprit des traditionalistes qui ne vivent que de précédents des idées souvent fausses parce qu’elles deviennent anachroniques… Nota van Oscar Plisnier, ca. 1930 (Archief van het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën, nr. 397). De aanstelling van Plisnier tot Secretaris-Generaal van het Ministerie van Financiën in 1937 biedt hem eindelijk de kans dit te realiseren. 79 Koninklijk besluit van 7 juni 1938 houdende instelling van een inspectie van financiën (B.S., 24/06/1938, p. 4130) en koninklijk besluit van 30 juni 1938 houdende vaststelling van de administratieve toestand van de inspecteurs van financiën (B.S., 01/07/1938, p. 4262). Zie ook: De Inspectie van Financiën. 1938-1963, Brussel, Ministerie van Financiën, [1963], pp. 21-23. 80 Koninklijk besluit van 30 maart 1939 tot instelling van een Dienst van Algemeen Bestuur (B.S., 02/041939, p. 2156). Deze zou de volgende bevoegdheden overnemen van de Administratie van de Begroting en voor de Controle van de Uitgaven: de uitgaven van personeel, benoemingen, bevorderingen en weddeverhogingen; het toezicht op organieke kaders; de administratieve inrichting; de instelling van nieuwe diensten. 81 Koninklijk besluit van 31 oktober 1940 houdende schorsing of wijziging van allerhande bepalingen van het Statuut van het rijkspersoneel en van de besluiten, die het Statuut aanvullen of ermee verband houden (B.S., 15/11/1940, p. 1758). 82 Koninklijk besluit van 11 november 1936 houdende opheffing van het Schatkistcomité en overdracht aan het heringericht en versterkt Begrotingscomité van zekere van zijn bevoegdheden van toezicht op de uitvoering van de Rijksbegroting (B.S., 19/11/1936, p. 7522). 83 Besluit van de Secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën van 24 mei 1944 betreffende de inrichting van het Bestuur van de begroting en van het toezicht over de uitgaven (B.S., 10/06/1944, p. 2865).

30


Inspectie van Financiën werd op dat moment één van de diensten van de begrotingsadministratie en verloor een deel van haar oorspronkelijke autonomie. Een gevolg van de veel nauwere samenwerking die tijdens de oorlog tussen de administratie en de Inspectie van Financiën was gegroeid door de afwezigheid van de minister van Financiën.84 De Algemene Inspectie der Financiën was onder meer verantwoordelijk voor de leiding en coördinatie van de Inspectie van Financiën, het toezicht op de uitvoering van de begroting, de administratieve controle, het toezicht op de staatsbedrijven, toelagen, bezuinigingen, studie van begrotingskwesties, begrotingsdocumentatie en het secretariaat van het Begrotingscomité. Het Bestuur der Begroting was onder andere belast met het onderzoek van de begrotingsvoorstellen, de voorbereiding van de begrotingswetten, de studie van de financiële gevolgen van wetten en reglementen en het toezicht op het begrotingsevenwicht, de goedkeuring van de begrotingen en rekeningen van staatsbedrijven, en de controle der vastleggingen. Na de bevrijding van België wordt dit nieuwe organigram door het besluit van de regent van 5 februari 1945 overgenomen en bekrachtigd.85 Het daaropvolgende jaar volgt een nog veel ingrijpender reorganisatie met de oprichting van een afzonderlijk en volwaardig Ministerie van Begroting.86 Concreet wordt er met het besluit van de regent van 20 augustus 1946 een nieuwe organisatie van de administratieve en begrotingscontrole ingevoerd. Er wordt een Ministerie van Begroting opgericht, dat de opdracht heeft de minister van Begroting bij te staan bij de uitvoering van zijn opdrachten. Het Begrotingscomité bestaat nu uit de Eerste Minister, de minister van Begroting, de minister van Financiën en uit drie andere ministers. De Inspectie van Financiën wordt eveneens aan het nieuwe ministerie verbonden, omgedoopt tot de Inspectie der Begroting en ook belast met de boekhouding der vastgelegde uitgaven. Tot slot wordt er in elk ministerie een departementale begrotingscommissie opgericht, die de begrotingsvoorstellen moet opstellen en de uitvoering van de begroting moet opvolgen.87 Een ander besluit van de regent van 20 augustus 1946 hevelt de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven over naar het nieuwe ministerie.88 Verder worden er nog een aantal andere diensten van verschillende ministeries aan het Ministerie van Begroting overgedragen: het Vast Wervingssecretariaat, het Hoog Comité van Toezicht en het Algemeen Bestuur van de Diensten van de Eerste Minister én de pensioendiensten van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, het Ministerie van Financiën, het Ministerie van Verkeerswezen en het Ministerie van Landsverdediging.89 Het organigram van het nieuwe ministerie vermeldt de Algemene Diensten, het Hoog Comité van Toezicht, een afzonderlijk secretariaat voor het Begrotingscomité, de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven, de Inspectie der Begroting, het Vast Wervingssecretariaat en de Algemene Directie der Pensioenen (zie organigram p. 49).90

84

De Inspectie van Financiën. 1938-1963, Brussel, Ministerie van Financiën, [1963], p. 24. Besluit van de regent van 5 februari 1945 betreffende de inrichting van het bestuur van de begroting en van de Controle op de Uitgaven (B.S., 07/03/1945, p. 1271). Zie ook: BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances. Études de l'administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie: 1946-1994, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 75), 1995, p. 303. 86 BOURGEOIS P., Le Ministère du Budget (1946-1948). Le Ministère de l’Administration Générale et des Pensions (1948-1949). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 24), 1992, pp. 15-19 (wet- en regelgeving), pp. 23-26 (geschiedenis) en pp. 67-77 (organigrammen). 87 Besluit van de regent van 20 augustus 1946 houdende organisatie van de administratieve en begrotingscontrole (B.S., 05/09/1946, p.7366). 88 Besluit van de regent van 20 augustus 1946 houdende overplaatsing van het Bestuur van de Begroting en van de Controle van het Ministerie van Financiën naar het Ministerie van Begroting (B.S., 05/09/1946, p. 7370). 89 Respectievelijk door het besluit van de regent van 3 augustus 1946 houdende organisatie van de diensten van den Eerste Minister (B.S., 28/08/1946 p. 7149) en het besluit van de regent van 1 november 1946 betreffende de overbrenging van diensten (B.S., 18-19/11/1946, p. 9430) 90 Besluit van de regent van 25 oktober 1946 houdende vaststelling van het organiek kader en de weddeschalen van het personeel der diensten van het Ministerie van Begroting (B.S., 02/11/1946, p. 9046). 85

31


Het Ministerie van Begroting is echter maar een kort leven beschoren. Reeds in 1948 wordt de klok volledig teruggedraaid: de begrotingsadministratie, het Begrotingscomité en de Inspectie der Begroting verhuizen opnieuw naar het Ministerie van Financiën, de departementale begrotingscommissies worden opgeheven.91 Wat overblijft wordt omgedoopt tot het Ministerie van het Algemeen Bestuur en de Pensioenen.92 Het besluit van de regent van 28 januari 1949 bepaalt het personeelskader van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven (zie organigram p. 50) en vermeldt een Dienst van de Begroting, een Dienst van de Controle op de Uitgaven, een Dienst voor Budgettaire Studiën en Documentatie, een Dienst Verzending, Klassement, Machineschrijven, de Inspectie van Financiën en de Comptabiliteit der Vastgelegde Uitgaven. Het afzonderlijke secretariaat van het Begrotingscomité werd opgeheven en naar de Dienst van de Begroting overgeheveld.93 Het koninklijk besluit van 15 december 1948 voert het vroegere reglement van het Begrotingscomité in grote lijnen weer in. Het bepaalt nog dat de minister van het Algemeen Bestuur en de Pensioenen nog in het Begrotingscomité zetelt, maar dit is een vruchteloos achterhoedegevecht.94 Het koninklijk besluit van 19 augustus 1949 zal nauwelijks een half jaar later de samenstelling van het Begrotingscomité opnieuw wijzigen en bepalen dat de Eerste Minister, de minister van Financiën en twee andere ministers in het comité zetelen (en daar is de minister van het Algemeen Bestuur en de Pensioenen niet langer bij).95 Na de verkiezingen van 1949 en het aantreden van een nieuwe regering Spaak wordt het Ministerie van Algemeen Bestuur en Pensioenen volledig ontmanteld en worden alle overblijvende diensten terug overgeheveld naar hun respectievelijke vroegere ministeries.96 Het koninklijk besluit van 20 maart 1950 past het reglement van het Begrotingscomité in die zin aan en draagt de bevoegdheden van de minister van het Algemeen Bestuur en de Pensioenen over aan de Eerste Minister en aan de minister van Financiën.97 De minister van Financiën draagt na de opheffing van het Ministerie van Begroting in 1948 opnieuw de verantwoordelijkheid voor de begroting, tot er vanaf 1960 in de regering weer een onderstaatssecretaris, staatssecretaris of minister van Begroting wordt aangesteld.98 Het koninklijk besluit van 11 februari 1977 legt uiteindelijk de bevoegdheden van de minister van Begroting ten opzichte van de administratie vast: deze is verantwoordelijk voor alle zaken met betrekking tot de begroting en de controle op de uitgaven. De minister van Financiën blijft niettemin verantwoordelijk voor het administratief en financieel beheer van de administratie.99 91

Besluit van de regent van 24 december 1948 houdende wijziging van de bevoegdheden en aanhechting van diensten (B.S., 29/12/1948 p. 10263). 92 Besluit van de regent van 27 november 1948 houdende ontslagnemingen en benoemingen van Ministers (B.S., 29/11/1948, p. 976) dat Jules Jospeh Merlot ontheft van zijn functie van minister van Begroting en benoemt tot minister van Algemeen Bestuur en Pensioenen. Zie ook besluit van de regent van 1 juni 1949 betreffende de ambtsbevoegdheden van de minister van het Algemeen Bestuur en de Pensioenen (B.S., 08/07/1949, p. 6459) 93 Besluit van de regent van 28 januari 1949 houdende vaststelling van het kader en de weddeschalen van het personeel van het bestuur van de Begroting en van de Controle op de Uitgaven (B.S., 09/02/1949, p. 901). Zie ook: BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances..., p. 36. 94 Besluit van de regent van 15 december 1948 houdende regeling van de ambtsbevoegdheden van het Begrotingscomité (B.S., 10-11/01/1949, p. 165). 95 Besluit van de regent van 19 augustus 1949 tot wijziging van het besluit van de regent van 15 december 1948 houdende regeling van de ambtsbevoegdheden van het Begrotingscomité (B.S., 02/09/1949, p. 8429). Het koninklijk besluit van 15 december 1958 (B.S., 24/12/1958, p. 9132) zou het aantal leden optrekken door te bepalen dat er voortaan vier andere ministers in het comité zitting hebben. 96 Besluit van de regent van 19 september 1949 houdende overdracht van bevoegdheden van de minister van het Algemeen Bestuur en pensioenen naar de Eerste Minister, naar de minister van Financiën en naar de minister van Wederopbouw (B.S., 05/10/1949, p. 9570). 97 Besluit van de regent van 20 maart 1950 tot wijziging van het besluit van de regent van 15 december 1948 houdende regeling van de ambtsbevoegdheden van het Begrotingscomité (B.S., 20/03/1950, p. 2412). 98 Jaarboek van de administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven, Brussel, Ministerie van Financiën, 1998, pp. IV-VII. 99 Koninklijk besluit van 11 februari 1977 houdende vaststelling van de bevoegdheden van de minister van Begroting en de minister van Pensioenen binnen het Ministerie van Financiën (B.S., 19/02/1977, p. 2006). Later gewijzigd door het koninklijk besluit van 13 januari 1986 tot wijziging van het koninklijk besluit van 11 februari

32


De Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven wordt in de tweede helft van de 20ste eeuw verschillende malen gereorganiseerd, maar deze reorganisaties blijven in grote lijnen beperkt tot het samenvoegen of opsplitsten van steeds dezelfde diensten.100 Een goed voorbeeld is de reorganisatie van de administratie in 1954, die beperkt blijft tot de samenvoeging van de Dienst van de Controle op de Uitgaven en de Dienst Verzending, Klassement, Machineschrijven en tot de fusie van de Inspectie van Financiën met de Comptabiliteit der Vastgelegde Uitgaven (zie organigram p. 51). Nauwelijks twee jaar later wordt het aantal diensten nog verder ingeperkt en blijven enkel de Dienst van de Begroting, de Dienst van de Controle op de Uitgaven en de Dienst van de Inspectie van Financiën over. De eerste twee diensten worden wel verder onderverdeeld in een groot aantal afdelingen, waarin de vroegere diensten nog te herkennen zijn (zie organigram p. 52). Na een reorganisatie in 1965 stijgt het aantal diensten opnieuw en is er sprake van een Hoge Directie, een Dienst van de Begroting, een Dienst van de Begrotingsstudiën, een Dienst van de Controle op de Uitgaven, een Dienst van de Inspectie van Financiën en een Dienst Instellingen van Openbaar Nut (zie organigram p. 53). De "Comptabiliteit der Vastgelegde Uitgaven" was eerst verbonden aan de Dienst Instellingen van Openbaar Nut, maar wordt al in 1966 overgeheveld naar de Dienst van de Inspectie van Financiën. De Dienst Instellingen van Openbaar Nut wordt als nieuwe dienst belast met de coördinatie van de begrotingsopmaak van deze instellingen en met de controle op de uitvoering ervan101: deze dienst wordt echter vrij snel weer opgeheven en zijn dossiers worden voor het merendeel overgedragen aan de Dienst van de Begroting en aan de Dienst van de Controle op de Uitgaven.102 De in 1966 in de schoot van het Secretariaat-generaal opgerichte Dienst voor Begrotingsenquêtes wordt in 1969 overgeheveld naar de administratie.103 Deze dienst moet via enquêtes en onderzoek bestuderen of de aan de diensten en instellingen ter beschikking gestelde middelen wel doelmatig en efficiënt aangewend worden, maar verdwijnt al snel weer uit beeld. Begin jaren 1980 wordt het organigram verschillende malen aangepast (zie organigram p. 54). De Dienst van de Inspectie van Financiën en van de Controle op de Vastleggingen wordt opnieuw opgesplitst en opgedeeld in een Dienst van de Inspectie van Financiën en een Dienst Comptabiliteitscontrole. Een nieuwe Afdeling Algemene Zaken wordt belast met meer praktische opdrachten, zoals het beheer van de briefwisseling en van het archief. De nieuwe Dienst Methoden wordt belast met het opvolgen van de evolutie van de moderne beheerstechnieken op het vlak van begroting en controle.104 Tot slot wordt de administratie eind jaren 1980 nogmaals gereorganiseerd (zie organigram p. 55). De Hoge Directie wordt omgedoopt tot Algemene Directie. De Dienst van de Begroting en de Dienst van de Controle op de Uitgaven worden samengevoegd tot één enkele Dienst van de Begroting en de Controle op de Uitgaven. De Afdeling Algemene Zaken en de Dienst Comptabiliteitscontrole worden dan weer samengevoegd tot één enkele Dienst van Algemene Zaken en Comptabiliteitscontrole, maar behouden hun eigen karakter door de opdeling van de dienst in een Afdeling Algemene Zaken en een Afdeling Controle van de Vastleggingen. De Dienst van de Begrotingsstudiën blijft al die tijd een afzonderlijke dienst, belast met de opmaak van de algemene toelichting en de economische en functionele hergroepering van de begrotingsgegevens.105 De staats1977 houdende vaststelling van de bevoegdheden van de minister van Begroting en de minister van Pensioenen in het Ministerie van Financiën (B.S., 01/02/1986, p. 1296). 100 BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances..., pp. 304-311. 101 Le Ministère des Finances. Mission. Structure, Brussel, Ministère des Finances, 1973, p. 34. 102 Inspectieverslag 1979 (Centraal Dossier Algemeen Rijksarchief, nr. 1027.01). 103 Koninklijk besluit van 5 maart 1969 betreffende de Dienst voor Begrotingsenquêtes (B.S., 14/03/1969, p. 2161). Voor meer informatie over de voorgeschiedenis, organisatie en werking van de dienst, zie: WILLEMS A., Inleidende uiteenzetting over "De Bijzondere Dienst voor Begrotingsenquêtes" gehouden door A. Willems, Inspecteur-generaal van financiën, op de "Follow-up" dag voor hogere ambtenaren in de Rijksuniversiteit te Gent, Seminarie voor Productiviteitsstudie- en onderzoek, op woensdag 28 februari 1968, Brussel, Ministerie van Financiën, 1968, 45 p. Zie ook: Le Ministère des Finances. Mission. Structure, Brussel, Ministère des Finances, 1973, p. 35. 104 Het Ministerie van Financiën en zijn administraties in het algemeen Staatsbestel, Brussel, Ministerie van Financiën, 1982, Begr. 2-4. 105 Le Ministère des Finances. Mission. Structure, Brussel, Ministère des Finances, 1973, p. 34.

33


hervorming en de oprichting van de gemeenschappen en gewesten vereisen een zekere coördinatie. Vandaar dat in 1991 de Algemene Gegevensbank opgericht wordt, een samenwerkingsverband tussen de federale overheid en de gemeenschappen en gewesten voor de uniforme inzameling van de budgettaire gegevens van de verschillende overheden.106 Hoewel de belangrijkste beleidsbeslissingen in deze periode door de Directieraad van het overkoepelende Ministerie van Financiën genomen worden, zijn er ook een aantal beslissingen die aan het College van Dienstchefs gedelegeerd worden. Dit in 1961 opgerichte College van de Dienstchefs wordt voorgezeten door het hoofd van administratie en was voorts samengesteld uit de ambtenaren-generaal van de administratie. Het wordt belast met het onderzoeken van de benoemingen en bevorderingen van het personeel (met uitzondering van de ambtenaren die deel uitmaken van het college en met uitzondering van de ambtenaren van niveau 1).107 Het Begrotingscomité is ondertussen in 1961 opgeheven en vervangen door het Comité voor Financiën en Begroting. Deze reorganisatie was gekoppeld aan de oprichting van het Ministerieel Comité voor Economie en Sociale Coördinatie (MCESC) bij de Diensten van de Eerste Minister, dat algemene richtlijnen zal uitvaardigen voor het door de regering te volgen economisch, financieel en sociaal beleid en de uitvoering ervan zal coördineren.108 Het nieuwe Comité voor Financiën en Begroting is actief in de schoot van de Ministerraad en onder toezicht van het MCESC, wordt voorgezeten door de Eerste Minister en bestaat voorts uit de minister van Financiën, de minister van Landsverdediging, de minister van Economische Zaken en Energie, de minister van Sociale Voorzorg en de minister van Binnenlandse Zaken en van het Openbaar Ambt. Het secretariaat wordt verzorgd door de Directeur-Generaal van het Bestuur der Begroting.109 Het Comité voor Financiën en Begroting is amper vijf jaar actief, want wordt in 1966 opgeheven en opgevolgd door het Ministerieel Comité voor budgettair beheer en openbaar ambt.110 Het aantal leden wordt op dat moment gevoelig opgetrokken, aangezien naast de Eerste Minister ook de Vice-Eerste Minister en minister van Begroting, de minister van Tewerkstelling en Arbeid, de minister van Financiën, de minister van Nationale Opvoeding, de minister van Binnenlandse Zaken, de minister-staatssecretaris voor Posterijen, Telegrafie en Telefonie én de ministerstaatssecretaris voor het Openbaar Ambt in het comité zetelen.111 Het secretariaat wordt ook nu weer toevertrouwd aan de Directeur-generaal van de begrotingsadministratie.112 Na 106

Samenwerkingsakkoord van 1 oktober 1991 ondertekend door de minister van Financiën en de minister van Begroting van de Belgische Staat, de Gemeenschappen, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en de Gewesten (www.begroting.be). 107 Ministerieel besluit van 17 april 1961 houdende samenstelling der colleges van dienstchefs van het Ministerie van Financiën (niet bekendgemaakt in het B.S.), en ministerieel besluit van 16 maart 1972 waarbij sommige van de aan de Directieraad toegekende machten inzake loopbaan van het Rijkspersoneel, aan de colleges van dienstchefs worden toevertrouwd (niet bekendgemaakt in het B.S.), beiden later opgeheven en vervangen door het ministerieel besluit van 20 november 1978 houdende oprichting en samenstelling der colleges van dienstchefs van het Ministerie van Financiën en waarbij aan deze colleges sommige bevoegdheden inzake de loopbaan van het Rijkspersoneel worden toevertrouwd (B.S., 31/01/1995, p. 2088), dat op zijn beurt wordt gewijzigd door het ministerieel nesluit van 23 maart 1989 (B.S., 31/01/1995, p. 2090) én het ministerieel besluit van 10 juni 1994 (B.S., 31/01/1995, p. 2091). Zie ook Huishoudelijk reglement van het College van de Dienstchefs van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven (B.S., 13/11/1998, p. 36875). 108 Voor meer informatie over het MCESC, zie COPPIETERS G., Archiefselectielijst voor het archief van de Federale Overheidsdienst Kanselarij, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten), 2008, pp. 48-49. (in voorbereiding) 109 Koninklijk besluit van 2 juni 1961 houdende oprichting van het Ministerieel Comité voor economische en sociale coördinatie en van de ministeriële comités die er van afhangen (B.S., 05/06/1961, p. 4720) en koninklijk besluit van 5 oktober 1961 tot regeling van de administratieve en begrotingscontrole (B.S., 07/10/1961, p. 7558). 110 Organiek koninklijk besluit van 12 april 1966 van het Ministerieel Comité voor budgettair beheer en openbaar ambt (B.S., 21/04/1966, p. 4221), 111 Het koninklijk besluit van 11 juli 1968 (B.S., 20/07/1968, p. 7733) wijzigt de samenstelling en trekt het aantal leden nog op. De koninklijke besluiten van 6 februari 1969 (B.S., 11/02/1969, p. 1067) en 4 maart 1971 (B.S., 16/03/1971, p. 3261) stemmen de samenstelling dan weer af op de gewijzigde samenstelling van de regering. 112 Le Ministère des Finances. Mission. Structure, Brussel, Ministère des Finances, 1973, p. 33.

34


verloop van enkele jaren wordt het comité in 1972 omgedoopt tot het Ministerieel Comité voor Begroting.113 De samenstelling ervan wordt voortaan bepaald door de Eerste Minister. Het organiek koninklijk besluit van 30 mei 1974 vormt het comité om tot een volwaardig ministerieel comité met nationale bevoegdheid, op dezelfde hoogte als het MCESC.114 De wet van 22 december 1977 bepaalt dan weer dat het comité er eveneens over moet waken dat de instellingen van openbaar nut hun ontvangsten en uitgaven op het financieel beleid van de Staat afstemmen en dat het in dat kader hun begrotingen moet onderzoeken.115 Een groot deel van de bevoegdheden wordt in 1978 overgedragen aan het nieuwe Ministerieel Comité voor Budgettair Beleid, dat door de Eerste Minister wordt voorgezeten en waarvan de leden door de Eerste Minister worden aangeduid na advies van de Ministerraad.116 De klok wordt echter in 1980 weer teruggedraaid: het Ministerieel Comité voor Budgettair Beleid wordt opgeheven en het Ministerieel Comité voor Begroting herwint zijn vroeger belang.117 Het secretariaat van het Ministerieel Comité voor Begroting wordt in die periode verzorgd door de Dienst van de Begroting.118 De nationale ministeriële comités worden in 1992 afgeschaft en de bevoegdheid inzake beraadslagingen en beslissingen wordt opnieuw aan de Ministerraad toegewezen.119 Na meer dan een halve eeuw wordt de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven door het koninklijk besluit van 15 mei 2001 opnieuw van het Ministerie van Financiën afgesplitst en tot de zelfstandige Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole omgevormd.120 Het ministerieel besluit van 17 december 2002 bepaalt vervolgens dat de nieuwe Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole vanaf 1 januari 2003 het personeel overneemt van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven en ook de facto van start gaat.121 De nieuwe organisatie krijgt ook een eigen structuur, die de belangrijkste principes van de Copernicushervorming weerspiegelt (zie organigram p. 56). Het Directiecomité wordt overeenkomstig de bepalingen van het koninklijk besluit van 7 november 2000 voorgezeten door de Voorzitter en is samengesteld uit de hoofden van de operationele diensten, de functionele directeurs van de stafdiensten en de directeur van de beleidscel.122 De Voorzitter van het Directiecomité wordt voortaan ondersteund door vier stafdiensten: de dienst Personeel en Organisatie (P&O), de dienst Informatie- en Communicatietechnologie (ICT), de dienst Budget en Beheerscontrole (B&B) en de dienst Algemene Ondersteuning. De taken worden uitgevoerd door de Macrobudgettaire dienst (die ook de Algemene Gegevensbank beheert), de dienst Begeleiding Begroting, de dienst Controle van de Vastleggingen, de dienst Federale Accountant, de dienst Management Support, de dienst 113

Koninklijk besluit van 1 maart 1972 houdende organiek van de Ministeriële Comités (B.S., 07/03/1972, p. 2669). Organiek koninklijk besluit van 30 mei 1974 van de ministercomités met nationale bevoegdheid (B.S., 12/06/1974, p. 8325). 115 Wet van 22 december 1977 betreffende de budgettaire voorstellen 1977-1978, art. 182-184 (B.S., 24/12/1977, p. 15204), art. 182-184. 116 Koninklijk besluit van 5 januari 1978 houdende instelling van een Ministerieel Comité voor budgettair beleid (B.S., 02/04/1978, p. 1232). 117 Koninklijk besluit van 4 februari 1980 tot wijziging van het organiek koninklijk besluit van 30 mei 1974 van de Ministeriële Comités met nationale bevoegdheid en tot opheffing van het koninklijk besluit van 5 januari 1978 houdende instelling van een Ministerieel Comité voor budgettair beleid (B.S., 15/03/1980, p. 3387). 118 Het Ministerie van Financiën en zijn administraties in het algemeen Staatsbestel, Brussel, Ministerie van Financiën, 1982, Begr. 2. 119 Koninklijk besluit van 16 maart 1992 tot opheffing van het koninklijk besluit van 4 oktober 1961 betreffende de modaliteiten van de beraadslaging van de Ministerraad en het organiek koninklijk besluit van 30 mei 1974 van de Ministeriële Comités met nationale bevoegdheid (B.S., 21 maart 1992, p. 6083). 120 Koninklijk besluit van 15 mei 2001 houden oprichting van de Federale Overheidsdienst Begroting en Beheerscontrole (B.S., 16/05/2001, p. 16055). De Nederlandse naam van de FOD, “Federale Overheidsdienst Begroting en Beheerscontrole”, wordt bijna onmiddellijk door middel van een erratum gewijzigd tot “Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole” (B.S., 23/05/2001, p. 17199). 121 Ministerieel besluit van 17 december 2002 tot uitvoering van het koninklijk besluit van 15 mei 2001 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole (B.S., 03/02/2003, p. 4475). De enige uitzondering is het personeelsbeheer, dat tot eind 2004 door de centrale personeelsadministratie van de FOD Financiën wordt verzorgd. 122 Koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst (B.S., 18/11/2000, p. 38333). 114

35


Integriteitsbewaking en de autonome entiteit Monitoring & Controle.123 De dienst Management Support en de dienst Integriteitsbewaking zijn totaal nieuwe entiteiten, die opgericht werden in het kader van de nieuwverworven bevoegdheden inzake beheerscontrole. Het nieuwe organigram werd de daaropvolgende jaren nog verschillende malen bijgestuurd. De dienst Begeleiding Begroting en de Dienst Controle van de Vastleggingen werden in 2005 samengevoegd tot één enkele dienst Begeleiding Begroting, die echter nog steeds is onderverdeeld in een afdeling Begroting en Controle en een afdeling Controle van de Vastleggingen. De dienst Integriteitsbewaking is dan weer in 2006 omgedoopt tot het Bureau voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie.124 Tot slot werd de documentatiedienst in 2007 overgeheveld van de dienst naar de Macrobudgettaire dienst en in 2009 opnieuw naar de dienst Algemene Ondersteuning Algemene Ondersteuning. Het koninklijk besluit van 17 november 2002 heeft ondertussen een nieuw Basisoverlegcomité opgericht voor het overleg met de vakbonden van het personeel van de FOD.125 Het ministerieel besluit van 2 april 2003 heeft dan weer de oprichting van een Departementale Raad van Beroep geregeld,126 die conform artikel 83 van het statuut van het rijkspersoneel onder meer de beroepen bij evaluaties en de beroepen in tuchtzaken behandelt.127 De uitbouw van de FOD wordt ook weerspiegeld door het stijgend personeelsbestand, van 130 personeelsleden in 2004 tot 144 in 2008.128 Tot slot is het interessant te signaleren dat de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole én haar rechtsvoorgangers veelvuldig verhuisd zijn (zie ook illustraties). Het Secretariaat-Generaal van het Ministerie van Financiën was aanvankelijk in de Wetstraat gehuisvest.129 De pas opgerichte Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven verhuist omstreeks 1939 naar een gebouw aan de Hertogstraat, een duidelijk teken van haar toegenomen autonomie en belang. De daaropvolgende decennia volgen er nog verschillende verhuisoperaties: in 1950 naar een gebouw aan de Zinnerstraat, in 1968 naar het Esplanadegebouw van het nieuwe Rijksadministratief Centrum (RAC),130 in 1979 naar de Astro-toren aan de Sterrenkundelaan en in 1996 naar de Financiëntoren. Het personeel van de nieuwe Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole verhuist in december 2003 van de Financiëntoren naar een ander gebouw, dat aan de Koningsstraat in Brussel gelegen is.131

123

Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Activiteitenverslag 2003, Brussel, FOD Budget en Beheerscontrole, 2004, p. 5. 124 Omzendbrief nr. 573 van 17 augustus 2007 met betrekking tot het deontologisch kader voor de ambtenaren van het federaal administratief openbaar ambt (B.S., 27/08/2007, p. 44406). Zie ook Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Activiteitenverslag 2006, Brussel, FOD Budget en Beheerscontrole, 2007, p. 43. 125 Ministerieel besluit van 17 november 2002 houdende oprichting van een Basisoverlegcomité voor de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole (B.S., 03/12/2002, p. 54357). Later opgeheven en vervangen door het ministerieel besluit van 19 december 2002 houdende oprichting van een Basisoverlegcomité voor de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole (B.S., 24/12/2003, p. 60563). 126 Ministerieel besluit houdende oprichting van de departementale raad van beroep bij de Federale Overheidsdienst Begroting en Beheerscontrole en delegatie van sommige bevoegdheden van de minister van Begroting in geval van voorziening in beroep voor deze raad (B.S., 28/04/2003, p. 22678). Deze raad is in praktijk echter nog niet actief. 127 Koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het Rijkspersoneel (website www.fedweb.belgium.be, gecoördineerde versie van 22/06/2007). 128 Website www.pdata.be, 29/08/2008. 129 CHRISTENS R., Het hotel van Financiën. Geschiedenis van een huis. Wetstraat 12, Tielt, Lannoo, 1987, 133 p. 130 BRAL G., Het Rijksadministratief Centrum, Brussel, Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Dienst Monumenten en Landschappen (Brussel, stad van kunst en geschiedenis 44), 2007, 47 p. 131 Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Activiteitenverslag 2003, Brussel, FOD Budget en Beheerscontrole, 2004, p. 31.

36

FOD Budget en Beheerscontrole - Organigrammen

ORGANIGRAMMEN Organigram van het Secretariaat-Generaal van het Ministerie van Financiën, 1834-1841

37


Organigram van het Secretariaat-Generaal van het Ministerie van Financiën, 1842-1843

38



39



40



41



42



43



44



45


Organigram van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven, 1934-1937

46



47



48


Vereenvoudigd organigram van het Ministerie van Begroting, 1946-1948

49



50



51



52



53



54



55


Organigram van de FOD Budget en Beheerscontrole, 2003-heden

56

VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN De FOD Budget en Beheerscontrole bezit een groot aantal archiefstukken, die haar bevoegdheden en activiteiten weerspiegelen. Vraag is natuurlijk welke archiefstukken precies gevormd worden, hoe deze momenteel beheerd worden en hoe deze geselecteerd zullen worden. Voor een goed begrip worden eerst de belangrijkste principes en basisbegrippen van de archivistiek kort aangehaald en nader toegelicht. PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK Archiefstukken De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren in principe niet tot het archief. Archiefreeksen De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeelden zijn de personeelsdossiers, de ontvangen brieven, de dossiers die door een dienst in het kader van een van zijn specifieke competenties behandeld zijn en telkens over een zaak handelen, de agenda’s van de uitgaande brieven… Archiefvormers De organisatie, persoon of groep personen die, in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, archief tot stand brengt of tot stand heeft gebracht. ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING De FOD beschikt niet over een eigen archiefdienst en heeft bijvoorbeeld ook geen archiefverantwoordelijken aangeduid. De rol van de afdeling Algemene Ondersteuning is beperkt tot logistieke ondersteuning en de coördinatie van de contacten met het Rijksarchief. De FOD beschikt evenmin over een alles overkoepelend ordeningsplan, een schema voor de indeling en de rangschikking van haar archief. Elke dienst organiseert, ordent en beheert naar eigen inzicht het archief. Om te komen tot een harmonisering van het dossierstelsels en een grotere coherentie is het wenselijk dat de verschillende diensten nadenken over een systematisch gebruik van ordeningsplannen die het beheer van zowel dynamische (lopende) als statische archieven aanzienlijk zou vergemakkelijken. Voor de toekomstige invoering van een systeem van records management, is dit (zijn deze) ordeningsplan(nen) zonder twijfel een onmisbare basisvoorwaarde. De meeste papieren archiefstukken worden bewaard in de kantoren van de medewerkers. Slechts een beperkt aantal diensten maken gebruik van de archiefruimte in de kelder van het gebouw: de cel Human Resources, de afdeling Begroting en Controle en de Macrobudgettaire Dienst. Deze archiefruimte bezit een aantal belangrijke pluspunten. Positief is dat de vloeren, wanden en plafonds uit beton bestaan, dat alle oppervlakken glad en vlak afgewerkt zijn én

57

FOD Budget en Beheerscontrole - Vorming, beheer en selectie van archieven

dat er geen ramen zijn. Bovendien is deze ruimte voldoende beveiligd en zijn de deuren zelfsluitend en met deugdelijke sloten uitgerust. De brandveiligheid levert evenmin grote problemen op, net zomin als het binnenklimaat. De archiefruimte is tot slot uitgerust met een aantal vaste, metalen archiefrekken. Toch zijn er ook enkele minpunten, vooral op het vlak van de reiniging en het gebruik. De archiefruimte wordt onvoldoende gereinigd, waardoor alles op termijn door een stoflaag bedekt zal worden. Bovendien lagen er ondanks de aanwezigheid van voldoende aantallen archiefrekken een groot aantal dossiers anderhalve meter opgestapeld in een hoek van de archiefruimte. Tot slot hebben te veel medewerkers vrije toegang tot de archiefruimte en is er bijvoorbeeld een stock publicaties zonder veel overleg midden in de ruimte neergepoot. Het advies luidt dan ook om de archiefruimte regelmatiger te laten reinigen, duidelijker onderlinge afspraken te maken over het gebruik van de archiefruimte én de archiefrekken effectief en efficiënter te gebruiken. Een tweede ruimte kelder wordt door de Documentatiedienst gebruikt om documentatie en archief te bewaren: deze voldoet niet alleen aan de belangrijkste eisen, maar wordt ook voldoende gereinigd en optimaal beheerd. Tot slot is er ook de cel Personeelsadministratie, die in het kader van de Shared services in een gebouw aan de Wetstraat gevestigd is. Deze bewaart het grootste deel van het papieren archief in de kantoren van de dienst: enkel de personeelsdossiers van de uit dienst getreden medewerkers worden naar de kelderverdieping overgebracht, waar ze naar verluidt in goede omstandigheden bewaard worden. De FOD beschikt op dit moment net zoals vele andere overheidsdiensten nog niet over een overkoepelende en coherente strategie voor de langetermijnbewaring van digitale kantoordocumenten en e-mail. Een eerste poging om een Document Management System (DMS) in te voeren, is gestrand omdat het systeem niet gebruiksvriendelijk genoeg was en vereiste dat grote aantallen papieren documenten handmatig ingescand moesten worden. Bovendien ontstond op die manier een digitaal schaduwarchief van het papieren archief. Vandaar dat dit DMS momenteel alleen gebruikt wordt door de afdeling Begroting en Controle voor de “Dossiers administratieve en begrotingscontrole”, waarvoor het tijdens de testfase was ingevoerd. De overige digitale kantoordocumenten worden op gedeelde netwerkschijven of op persoonlijke harde schijven bewaard, die echter niet altijd even efficiënt beheerd en ingedeeld worden. De e-mails worden doorgaans in de eigen persoonlijke mailbox bewaard, wat betekent dat deze informatie verloren gaat wanneer een personeelslid vertrekt. Het gevolg van dit alles is dat heel wat digitale documenten uit veiligheidsoverwegingen op papier afgedrukt worden, wat tot een explosieve aangroei van de papiermassa leidt. Een mogelijke oplossing voor deze problematiek is de invoering van digitale groepsklassementen op de gedeelde netwerkschijven, met een gestructureerde mappenstructuur die het bestaande papieren ordeningsstelsel en/of de belangrijkste taken weerspiegelt en de creatie van digitale dossiers mogelijk maakt. Een meer gebruiksvriendelijke, maar duurdere oplossing is de invoering van een aangekochte of zelf ontwikkelde Records Management Application (RMA), dat zich van een DMS onderscheidt door een beter gedefinieerde ordeningsstructuur, de optie om bewaartermijnen en definitieve bestemmingen te integreren en de mogelijkheid om e-mail op verantwoorde wijze te archiveren. Nadeel is wel dat een RMA minder flexibel is dan een DMS. E-mails en hun bijlagen dienen in beide gevallen niet langer in het emailsysteem bewaard te worden, maar kunnen samen met de andere relevante digitale bestanden van het e-mailprogramma naar het desbetreffende digitale dossier geëxporteerd worden en daar bewaard worden (zoals papieren brieven samen met andere documenten in één dossier bewaard worden). Enkel die e-mails die ontvangen en verstuurd worden in uitvoering van de opdrachten hebben een archiefwaarde en moeten in dit kader in het digitaal dossier opgenomen te worden. Voor persoonlijke of louter informatieve e-mails is dit niet nodig aangezien ze na korte tijd vernietigd kunnen worden. Voor de archivering van databanken en websites zal het Rijksarchief nog specifieke richtlijnen uitwerken. Het Rijksarchief heeft tijdens de jaren 1960 en 1970 de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven verschillende toelatingen tot vernietiging verleend (onder meer naar aanleiding van verhuisoperaties). Zo werd in 1962 een dergelijke toelating verleend voor

58


agenda's van de briefwisseling, onvolledige begrotingsdocumenten, de Algemene Toelichting, rapporten van de Inspectie van Financiën en begrotingsdossiers (die laatste omdat er genoeg informatie terug te vinden was in de notulen van het Begrotingscomité die aan het Rijksarchief overgedragen zouden worden, zie verder). In 1979 volgde een toelating tot vernietiging voor de dossiers inzake de opmaak van de begroting, de dossiers inzake de economische en functionele classificatie, de dossiers inzake de vastlegging van de uitgaven, de dossiers van de Inspectie van Financiën en de dossiers van de Afdeling Algemene Zaken. Deze en andere toelatingen hadden overigens ook betrekking op de vernietiging of overdracht van boeken en documentatie, die strikt genomen niet onder de toepassing van de Archiefwet valt. Nadien is er echter heel wat archief vernietigd zonder dat de wettelijke verplichte voorafgaandelijke toelating van het Rijksarchief is gevraagd. Heel wat diensten hebben bijvoorbeeld op basis van mondelinge, interne afspraken en/of op basis van het koninklijk besluit van 25 november 1952132 jaarlijks oudere stukken vernietigd die geen administratief nut meer bezaten. Bovendien wisten medewerkers van de FOD te signaleren dat er naar aanleiding van de laatste twee verhuisoperaties - in 1996 en in 2003 - ook een groot aantal dossiers zijn afgevoerd. Dit alles verklaart waarom de archiefreeksen bij sommige diensten niet verder dan één tot vijf jaar terug gaan. Hoewel sommige van de verloren gegane reeksen weinig historische waarde bezaten en hun verdwijning geen groot verlies betekent, zijn er andere reeksen waarvoor dit wel geldt. Voorbeelden zijn de notulen en bijhorende stukken van de verschillende ministeriële comités (het Schatkistcomité, het “eerste” Begrotingscomité, het Comité voor Financiën en Begroting, het Ministerieel Comité voor Begroting, enz.), de notulen en bijhorende stukken van het College van Dienstchefs, de beleidsdossiers van vroegere directeurs-generaal, de originele begrotingsrichtlijnen, de “Dossiers begrotingsopmaak en -procedures” uit de jaren 1970, 1980 en 1990, enz. 133 BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN Het archief van de FOD bestaat uit een groot aantal archiefreeksen die de verschillende taken van de FOD weerspiegelen. Hoewel deze archiefvorming sterk van dienst tot dienst verschilt, kunnen er toch enkele algemene tendensen gesignaleerd worden. De archiefreeksen van de dienst van de Voorzitter en van de transversale diensten handelen voornamelijk over het beleid en het beheer van de FOD. De belangrijkste zijn logischerwijze terug te vinden bij de dienst van de Voorzitter. Voorbeelden zijn de jaarverslagen, de managementplannen en de notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité. De archiefreeksen van de verschillende transversale, horizontale diensten (Algemene Ondersteuning, Budget & Beheerscontrole, Personeel & Organisatie en ICT) weerspiegelen het eerder praktisch en uitvoerend takenpakket van deze diensten en omvatten een aantal “klassieke” reeksen zoals logistieke dossiers, bestelbonnen, facturen, personeelsdossiers, personeelsdatabank… De veelvuldige verhuisoperaties uit het verleden én de recente oprichting van de huidige FOD hebben tot gevolg dat er weinig archiefreeksen uit de periode vóór 2003 dateren. De “verticale” diensten zijn doorgaans ouder dan de “horizontale” diensten, maar ook hun archieven gaan door de vele verhuisoperaties en (al dan niet daaraan gekoppelde) archiefvernietigingen niet ver terug in de tijd. Hun archiefreeksen weerspiegelen de bevoegdheden van de FOD ten opzichte van de andere overheidsorganen op het vlak van begroting en beheerscontrole en omvatten onder meer dossiers inzake de opmaak van de begroting, de 132

Koninklijk besluit van 25 november 1952 houdende vaststelling der termijnen waarna het in het Rekenhof neergelegd archief mag vernietigd worden (B.S., 06/12/1952, p. 8793). 133 De eerlijkheid gebiedt wel te signaleren dat vroegere generaties rijksarchivarissen van mening waren dat deze dossiers begrotingsopmaak en -procedures weinig interessant waren, omdat de definitieve begroting gedrukt wordt voor de bespreking in het parlement en omdat de voorbereidende voorstellen en nota’s zowel bij de ministers als bij de Eerste Minister als voorzitter van de toenmalige comités terug te vinden zouden moeten zijn. De ervaring leert echter dat dit laatste geen argument (meer) is, omdat de notulen van de ministeriële comités verloren gegaan zijn en omdat deze comités niet langer actief zijn.

59


redactie van begrotingsdocumenten, de administratieve en begrotingscontrole, de ontwikkeling van nieuwe boekhoudingssystemen en -instrumenten… SELECTIEPOLITIEK De selectie is de intellectuele en materiële ingreep die erin bestaat om binnen een geheel aan archief datgene af te zonderen wat bewaard moet worden en datgene wat vernietigd mag worden. Deze selectie wordt in de mate van het mogelijke uitgevoerd op het niveau van volledige dossiers, aangezien de selectie van document per document voor hedendaagse archieven veel te arbeidsintensief is. Wanneer er toch in de dossiers geselecteerd moet worden, dan is er een onderscheid tussen enerzijds microselectie (een gedeeltelijke bewaring) en anderzijds selectie door middel van steekproeven, die moeten getuigen van de aard en de samenstelling van de vernietigde documenten. Het schonen is dan weer een selectiemethode die document per document wordt uitgevoerd en die ertoe leidt dat de dubbels, de kladversies en de blanco formulieren uit een dossier worden verwijderd. Het schonen kan tevens de gelegenheid zijn om de hechtmechanieken en materialen te verwijderen die de bewaring van documenten kunnen schaden (metalen paperclips, nietjes, klasseermappen,… ). Deze operatie valt strikt genomen niet onder de selectie, maar onder de materiële behandeling van de documenten. De volgende algemene selectiecriteria werden gehanteerd bij de opmaak van de archiefselectielijst voor de FOD Budget en Beheerscontrole: − − − −

− − −

Bewaring van de originele uitgaande en binnenkomende briefwisseling (op papier en in digitale vorm); Bewaring per directie van de minuten van uitgaande brieven wanneer die voor bepaalde reeksen briefwisseling eventuele hiaten opvullen, of wanneer zij de enige verwijzingsbron zijn voor een welbepaalde periode; Bewaring van de notulen van interne vergaderingen (op het niveau van de dienst die deze vergaderingen organiseert, bijvoorbeeld op niveau van het directoraat-generaal indien het een stafvergadering van de directeurs betreft); Bewaring van de notulen van externe vergaderingen wanneer de FOD het secretariaat van een commissie, een comité of een werkgroep verzekert; voor de vergaderingen waaraan de FOD deelneemt als effectief lid of louter als waarnemer, zal de definitieve bestemming of de vernietiging van deze documenten afhankelijk zijn van mogelijkheid om de notulen al dan niet gemakkelijk terug te vinden bij de instelling of het organisme dat voor het secretariaat instaat; Bewaring, dienst per dienst, van de dossiers die specifiek zijn voor een opdracht of een bevoegdheid van de FOD. Deze dossiers, die zo nodig worden geschoond, bevatten relevante informatie over de voornaamste activiteiten van de archiefvormer; Bewaring (zo nodig na selectie) van alle dossiers die van rechtsvoorgangers zijn geërfd en die omwille van hun secundaire waarde een belangrijke informatiebron vormen; Bewaring van de geïnformatiseerde gegevens (onder andere databanken) in hun oorspronkelijke omgeving en naargelang van de te bewaren elementen een migratie van de gegevens of zelfs een emulatie van de systemen voorzien teneinde alle informatie te bewaren. De documenten die in blijvend te bewaren dossiers worden bewaard en die ook in digitale vorm bestaan (tekstdocumenten, grafieken en statistische tabellen) zullen tijdelijk bewaard mogen worden in hun papieren versie indien het dossier waar die documenten inzitten een coherente archivistische eenheid vormt die niet terug te vinden is of zal zijn in een digitale omgeving; op middellange termijn zal de voorkeur uitgaan naar de uitbouw van een digitaal (dynamisch en/of statisch) klassement waarmee de digitale documenten die werden geproduceerd of ontvangen in hun geheel zullen kunnen worden beheerd;

60


−

Selectie of zelfs vernietiging van homogene documentatiedossiers indien blijkt dat de bewaarde documentatie gemakkelijk op een andere manier kan worden teruggevonden; − Vernietiging van de louter technische dossiers na verloop van de aangegeven bewaartermijn: bijvoorbeeld de zuiver financiële dossiers, de aankoopdossiers voor uitrusting en materiaal. Hoe zijn deze algemene selectiecriteria in praktijk voor de verschillende diensten toegepast? Het archief van de dienst van de Voorzitter bevat enkele interessante reeksen, die de bron bij uitstek zullen vormen voor de geschiedenis van de FOD. De jaarverslagen, de managementplannen, de notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité, de dossiers inzake de oprichting van de FOD en de databank voor het meten en opvolgen van de werkzaamheden van de diensten komen allen in aanmerking voor integrale, blijvende bewaring. De enige uitzondering zijn de voorbereidende stukken voor de opmaak van de jaarverslagen en de mananagementplannen, die slechts een tijdelijk belang bezitten en na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd kunnen worden. De dossiers inzake de behandeling van de schriftelijke parlementaire vragen kunnen zelfs volledig vernietigd worden, omdat de antwoorden in het Bulletin van vragen en antwoorden gepubliceerd worden. Nog andere reeksen moeten zowel omwille van hun bewijswaarde als hun historische waarde blijvend bewaard worden. Voorbeelden zijn de originele wetten, koninklijke besluiten en ministeriële besluiten houdende organisatie en de procedures voor budget en beheerscontrole, de originele koninklijke en ministeriële besluiten houdende delegaties én de stukken inzake de mandaten van de personeelsleden als regeringscommissaris. De dossiers inzake de juridische geschillen worden blijvend bewaard omdat ze interessante informatie bieden over twistpunten. Jammer genoeg zijn er op dit hoogste niveau erg weinig archiefbescheiden terug te vinden uit de periode van de vroegere Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven. De enige die nog in de kelder aangetroffen werden, hadden betrekking op de deelname van de vroegere Directeur-generaal aan de Commissie voor de normalisatie van de openbare comptabiliteit (CNOC): omdat deze commissie bij de FOD Financiën over een eigen secretariaat beschikt, kunnen de stukken aan deze laatste overgedragen worden. Vervolgens zijn er de verschillende transversale diensten. De dienst Algemene Ondersteuning heeft een eerder praktisch takenpakket, waardoor slechts enkele reeksen in aanmerking komen voor permanente bewaring: de agenda van de uitgaande brieven als getuige van haar activiteiten, de dossiers inzake het beheer van het archief als bron voor de geschiedenis van het archief en de reeksen van de preventieadviseur. Bij de stafdienst Budget en Beheerscontrole worden enkel die reeksen blijvend bewaard die een overzicht bieden van het financieel beheer: de dossiers inzake de opmaak van de begroting van de FOD zelf, de COBRA-databank voor de opvolging van de boekhouding en de verslagen inzake het beheer van de thesaurierekeningen. De overige reeksen kunnen zonder probleem vernietigd worden. Bij de stafdienst P&O zijn er zowel archieven van de cel Personeelsadministratie als van de cel Human Resources. De door de cel Personeelsadministratie bewaarde reeksen gaan niet verder terug dan 2005, omdat het personeelsbeheer tot dat jaar door de centrale personeelsadministratie van de FOD Financiën werd verzekerd. De personeelsdossiers zijn met hun geschatte omvang van 30 strekkende meter de meest omvangrijke reeks, maar kunnen vernietigd worden omdat de belangrijkste gegevens terug te vinden zijn in de afzonderlijk bewaarde originele koninklijke en ministeriële besluiten en in de personeelsdatabank. De dossiers inzake de opmaak en opvolging van het personeelskader/personeelsplan en het taalkader en de originele koninklijke besluiten inzake het statuut van het personeel kunnen blijvend bewaard worden omdat ze enerzijds niet zo omvangrijk zijn en anderzijds inzicht kunnen bieden in het algemeen personeelsbeleid van de FOD. De reeksen die een louter tijdelijk administratief belang bezitten (zoals de staten met de opgaven der wijzigingen, de jobstudentendossiers en de databank voor de tijdsregistratie) kunnen zonder probleem na verloop van tijd vernietigd worden. De cel Human Resources bewaart ook een aantal reeksen voor blijvende bewaring die in aanmerking komen omdat ze informatie bieden over het

61


personeelsbeleid van de FOD en over de relaties met het personeel: de dienstnota's, de belangrijkste stukken uit de dossiers inzake aanwervings-, bevorderings- en taalexamens, de brochures voor het onthaal van nieuwe medewerkers, de cursussen en teksten van de interne opleidingen en seminaries én de notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité. Bij de stafdienst ICT kunnen dient de documentatie inzake de ontwikkeling van een databank blijvend bewaard te worden omdat deze nodig zal zijn om de bewuste databank te documenteren en op lange termijn te kunnen bewaren. De internet-, intranet en extranetsite van de FOD dient dan weer voor en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd te worden, om de "look and feel" van dit belangrijk communicatiekanaal te kunnen reconstrueren. De dubbels van bestelbonnen voor aankoop van informaticamateriaal kunnen vernietigd worden. Tot slot moet er mee rekening gehouden worden dat de stafdiensten in het kader van de Shared Services mee aangestuurd worden door een stafdirecteur bij de FOD Kanselarij van de Eerste Minister, de FOD Personeel & Organisatie en de FOD Fedict: ook op dat niveau zullen aan aantal reeksen blijvend bewaard of vernietigd worden.134 Het archief van de Macrobudgettaire dienst bevat enkele reeksen die latere generaties historici ongetwijfeld zullen interesseren. De agenda's van de briefwisseling en van de belangrijke emails geven inzicht in de werking van de dienst en zullen het mogelijk maken om bepaalde kwesties snel te traceren. De dubbels van de ingekomen brieven en de minuten van de uitgaande brieven met betrekking tot meerjarenramingen, de contacten met het kabinet/de beleidscel, enz. worden blijvend bewaard, terwijl de overige minder interessante brieven vernietigd kunnen worden. De Algemene Toelichting bij de begroting en de erin opgenomen Zilvernota worden gepubliceerd, wat betekent dat alle desbetreffende archiefbescheiden vernietigd kunnen worden. Het Stabiliteitsprogramma over het Belgische budgettaire beleid voor de komende periode wordt goedgekeurd door de Ministerraad en wordt dan ook beter op dat niveau blijvend bewaard. De economische en de functionele hergroeperingen zijn een unieke bron en worden dan weer reeds gebruikt voor wetenschappelijke studies, wat verklaart waarom de definitieve papieren en digitale versie bewaard zal worden. De Algemene Gegevensbank bevat zeer waardevolle informatie: zowel de databank zelf als al de andere desbetreffende archiefreeksen worden daarom blijvend bewaard. De aanwinstenlijsten van de documentatiedienst hebben een hoofdzakelijk praktisch nut en kunnen daarom vernietigd worden van zodra de erin opgenomen informatie op een andere wijze beschikbaar is, bijvoorbeeld via een geïnformatiseerde bibliotheekcatalogus. De dienst bewaart echter ook enkele interessante archiefreeksen, die - in tegenstelling tot de andere bij de FOD aangetroffen reeksen - erg ver terug gaan in de tijd: de stageverslagen van medewerkers, de parlementaire stukken van Kamer en Senaat met betrekking tot de begroting, de dubbels van de omzendbrieven met richtlijnen voor de begrotingsopmaak en de begrotingscontrole en het documentatiebulletin van het Ministerie / de FOD Financiën. Hoewel de parlementaire stukken en het documentatiebulletin niet door de FOD zelf gepubliceerd zijn en dus eigenlijk niet tot het archief behoren, zijn deze zo zeldzaam dat ze wel in aanmerking komen voor blijvende bewaring. De omzendbrieven zijn dubbels, maar moeten tot 1999 blijvend bewaard worden omdat de originelen verloren gegaan zijn (zie volgende paragraaf). De afdeling Begroting en Controle vormt de belangrijkste dienst van de FOD en oefent enkele kerntaken uit. De notulen en bijhorende stukken van het Forum B&B voor overleg met de andere FOD's en POD's vormt een interessante bron voor de studie van de relaties met de andere federale diensten en moet dus blijvend bewaard worden. De originele omzendbrieven met de richtlijnen voor de begrotingsopmaak en de begrotingscontrole bevatten waardevolle informatie met betrekking tot de begrotingsprocedures, maar zijn slechts vanaf 2000 bewaard gebleven (gelukkig bewaart de Documentatiedienst een reeks dubbels sinds 1951, zie vorige 134 COPPIETERS G., Archiefselectielijst voor het archief van de Federale Overheidsdienst Kanselarij, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten), 2008, p. 147.

62


paragraaf). De dossiers begrotingsopmaak bieden een inzicht in de opmaak van de federale begroting, maar moeten wegens hun omvang geselecteerd worden: van elk dossier zullen de het advies van de Inspectie van Financiën, de voorbereidende nota en de notulen van de bilaterale gesprekken en de “AS-tabellen”135 bewaard worden, terwijl de voorstellen vernietigd worden. De dossiers Ministerraad kunnen daarentegen vernietigd worden, omdat de volledige reeks dossiers door de Secretarie van de Ministerraad bij de FOD Kanselarij van de Eerste Minister bewaard zal worden. De dossiers inzake de onderhandelingen over en de opvolging van de beheersovereenkomsten met de openbare instellingen van de sociale zekerheid kunnen dan weer geselecteerd worden omdat de FOD Budget en Beheerscontrole enkel verantwoordelijk is voor de budgettaire opvolging en voor de verantwoording tegenover het Rekenhof. Dit verklaart waarom de originele rekeningen en de belangrijke verantwoordingsstukken blijvend bewaard moeten worden en alle andere (ook elders bewaarde) stukken vernietigd kunnen worden. Een goed voorbeeld van dergelijke elders bewaarde stukken zijn de originele overeenkomsten, die door de voogdijminister en door elke openbare instelling van de sociale zekerheid bewaard worden én in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd worden: de FOD beschikt niet over een dergelijk origineel exemplaar en baseert zich op de in het Belgisch Staatsblad verschenen tekst. Voor de afdeling Controle van de Vastleggingen luidt het advies dat enkel de reeksen met betrekking tot de gevolgde procedures blijvend bewaard moeten worden: de handboeken, checklists en stappenplannen én de CODENVA-tabellen met richtlijnen voor de behandeling en codering van vastleggingsdossiers. De overige reeksen vloeien voort uit de eigenlijke controle van de vastleggingen en bezitten weinig historische waarde omdat dit slechts één stap in de procedure voor de overheidsuitgaven vormt. De informatie zal bovendien ook terug te vinden zijn bij de gecontroleerde diensten zelf, waar het vastleggingsbulletin en de eventuele nota met opmerkingen onderdeel zal vormen van het desbetreffende dossier. Bovendien is ook heel wat informatie afkomstig van de Administratie van de Thesaurie van de FOD Financiën (en in de toekomst van de dienst Federal Accountant) of bestemd voor het Rekenhof. De dienst Federal Accountant heeft de opdracht een nieuwe rijkscomptabiliteit in te voeren en een ondersteunend IT-platform (ERP) te ontwikkelen. De informatie met betrekking tot dit initiatief wordt dus best op dit overkoepelende, coördinerende niveau bewaard, zodat het bij de verschillende overheidsdiensten vernietigd kan worden. Zowel de dossiers inzake de opmaak van voorstudies, de notulen en bijhorende stukken van de evaluatiecommissie en van het stuurcomité, de stukken inzake de ontwikkeling als de databank zelf worden daarom blijvend bewaard. De reeksen van de helpdesk zijn van meer tijdelijk belang en kunnen na verloop van tijd vernietigd worden. De boekhoudkundige rapporten over het algemeen bestuur voor het Rekenhof en het Parlement zullen dan weer een nieuwe archiefreeks vormen met een grote historische waarde. De dienst Management Support en het Bureau voor Deontologie en Ambtelijke Ethiek zijn beide jonge diensten, die projecten ontwikkelen voor de hele federale overheid op twee relatief nieuwe terreinen: de eerste op het vlak van interne controle, interne audit en administratieve en begrotingscontrole, de tweede (zoals de naam van de dienst aangeeft) op het gebied van ambtelijke ethiek en deontologie. Vandaar dat het merendeel van hun archiefreeksen na het verstrijken van de desbetreffende bewaartermijnen (en na eventuele selectie) in aanmerking komt voor blijvende bewaring. Tot slot zijn er ook de archiefbescheiden van de personeelsleden van de FOD die wegens hun expertise tijdelijk benoemd worden tot regeringscommissaris bij bepaalde instellingen van openbaar nut. Deze van de categorieën B, C en D staan immers in overeenstemming met de 135

Deze tabellen vermelden het bedrag van het vorige begrotingsjaar, het nieuwe voorstel, het resultaat na de bilaterale gesprekken, het resultaat na het begrotingsconclaaf en het uiteindelijk bedrag.

63


wet van 16 maart 1954 onder de controle van de minister of de ministers van wie ze afhangen, die daartoe één of meer regeringscommissarissen aanstellen. De regeringscommissaris woont, met raadgevende stem, de vergadering van de bestuurs- en controleorganen bij. Bovendien kan hij bij de minister beroep instellen tegen elke beslissing die hij met de wet, met de statuten of met het algemeen belang strijdig acht. De minister doet daarop uitspraak in akkoord met de andere bij de kwestie betrokken ministers.136 Het koninklijk besluit nr. 4 van 18 april 1967 zou daarbij aansluitend ook nog een stelsel van dwangvoogdij invoeren: wanneer het algemeen belang of de naleving van de wet of de reglementen het eist, dan kan de betrokken minister of de regeringscommissaris het beheersorgaan verplichten om te beraadslagen over iedere door hem bepaalde aangelegenheid. Neemt het beheersorgaan geen beslissing of gaat de minister niet akkoord met de genomen beslissing, dan kan de Koning, bij in Ministerraad overlegd besluit, de beslissing nemen in plaats van het beheersorgaan.137 Hoewel de autonomie van de regeringscommissarissen gerespecteerd moet worden én de archiefvorming ongetwijfeld sterk van commissaris tot commissaris kan verschillen, leek het toch aangewezen om in de archiefselectielijst een algemeen geformuleerde bepaling met betrekking tot deze archiefbescheiden op te nemen. Dit advies luidt om na vijf jaar al de van de openbare instelling in kwestie ontvangen notulen en verslagen te vernietigen en enkel de stukken met betrekking tot de geformuleerde opmerkingen en de genomen (dwang)maatregelen blijvend te bewaren. Dit moet voorkomen dat deze mogelijk interessante, in de lokalen van de FOD bewaarde archieven verloren zouden gaan. Een berekening leert dat van de in totaal 117 in de archiefselectielijst opgesomde reeksen er 46 (doorgaans kleinere) reeksen integraal bewaard moeten worden, 25 reeksen geselecteerd zullen worden en 45 (doorgaans grotere) reeksen integraal vernietigd kunnen worden. Eén reeks wordt overgedragen aan de FOD Financiën. ELDERS BEWAARDE ARCHIEVEN Het Ministerie van Financiën en de Administratie van de Begroting en Controle op de Uitgaven hebben in het verleden al een aantal interessante archiefbestanden aan het Algemeen Rijksarchief in Brussel overgedragen (zie ook illustraties). De archieven van het SecretariaatGeneraal die in het interbellum bij het Algemeen Rijksarchief zijn neergelegd, bevatten onder meer de voorontwerpen van begroting uit de periode 1831-1930.138 De overige archieven van de voormalige dienst Budgets, comptabilité zijn vermoedelijk opgesplitst en verloren gegaan.139 Het in 1992 bij het Algemeen Rijksarchief neergelegd archief van het SecretariaatGeneraal van het Ministerie van Financiën bevat dan weer stukken van de diensten die belast waren met de opmaak van de begroting, de bepaling van de retributies en vergoedingen van de rijksambtenaren en de algemene organisatie van het Ministerie van Financiën, stukken die hoofdzakelijk dateren uit de periode van de Eerste Wereldoorlog en uit het interbellum. Het bestand bevat bovendien een reeks notulen en bijhorende stukken van het “eerste” Begrotingscomité uit de jaren 1930-1931 en 1933 én een reeks dubbels van de notulen van het Begrotingscomité uit de periode 26 september 1940 - 12 november 1942. Tot slot zijn er in dit archief ook archiefstukken terug te vinden van enkele hogere ambtenaren. Vooral deze van Oscar Plisnier, de grondlegger van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven bevatten interessante informatie over de organisatie en de opdrachten van de

136

Wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut (B.S., 24/03/1954, p. 2210). 137 Koninklijk besluit nr. 4 van 18 april 1967 tot wijziging en aanvulling van de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut (B.S., 20/04/1967, p. 4166). 138 COSEMANS A., Ministère des Finances. Ancien fonds. Nos. 1-229, 404-614 (1830-1932). Inventaire, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Toegangen in beperkte oplage Algemeen Rijksarchief 73), 1989, 31 p. 139 Idem, p. XXVII.

64


administratie. Dit volledige archiefbestand is ontsloten door een gepubliceerde inventaris.140 De Administratie van de Begroting en Controle op de Uitgaven heeft op haar beurt in 1962 een volledige reeks notulen en bijhorende stukken van het Begrotingscomité uit de periode 1936-1958 aan het Algemeen Rijksarchief overgedragen. Deze reeks is pas geïnventariseerd en herverpakt naar aanleiding van de opmaak van deze archiefselectielijst.141 Tot slot wordt er in het Algemeen Rijksarchief nog een archiefbestand van de administratie met een omvang van 18 strekkende meter bewaard. De archiefbescheiden dateren hoofdzakelijk uit de jaren 1950 en 1960 en omvatten onder meer dossiers inzake de begrotingsopmaak, dossiers "administratieve en begrotingscontrole", stukken van de Inspectie van Financiën, dossiers inzake begrotingsenquêtes en stukken van de regeringscommissarissen en de afgevaardigden van de ministers van financiën bij bepaalde instellingen van openbaar nut. Dit vermoedelijk in de loop van de jaren 1970 overgedragen bestand werd eveneens geïnventariseerd naar aanleiding van de opmaak van de archiefselectielijst.142 De beide inventarissen zullen normaliter in de loop van 2009 verschijnen.

140

VROOM M., Ministerie van Financiën. Algemeen secretariaat (1914-1945). Overdracht april 1992. I. Ministère des Finances. Secrétariat général (1914-1945). Transfert d'avril 1992. I, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Toegangen in beperkte oplage Algemeen Rijksarchief 121), 1992, XL + 192 p. en VROOM M., Ministerie van Financiën. Algemeen secretariaat (1914-1945). Overdracht april 1992. II. Ministère des Finances. Secrétariat général (1914-1945). Transfert d'avril 1992. II, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Toegangen in beperkte oplage Algemeen Rijksarchief 122), 1992, 193-387 p. 141 LELOUP G., Inventaris van het archief van het Begrotingscomité (1936-1958) en van de voorbereidende vergadering der ambtenaren (1952-1956), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Inventarissen Algemeen Rijksarchief), 2009 (in voorbereiding). 142 LELOUP G., Inventaris van het archief van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven van het Ministerie van Financiën 1903-1972 (vnl. 1946-1972), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Inventarissen Algemeen Rijksarchief), 2009 (in voorbereiding).

65

67

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

Recommend Documents