Archief van de Belgische Technische Coöperatie. Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

155

Archief van de Belgische Technische Coöperatie Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst 2014

door

Geert LELOUP

5467

Brussel – Bruxelles 2015

ARCHIEF VAN DE BELGISCHE TECHNISCHE COÖPERATIE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

2014



155

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification: Publ. 5467 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



155

Archief van de Belgische Technische Coöperatie

Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst 2014

door

Geert LELOUP


DANKWOORD De opmaak van archiefselectielijst is altijd een collectief proces en dat gold ook in het geval van de Belgische Technische Coöperatie (BTC): de realisatie van de voorliggende archiefselectielijst was nooit mogelijk geweest zonder de hulp en medewerking van talloze anderen. De auteur wenst dan ook graag van dit woord vooraf gebruik te maken om hen hiervoor te bedanken. Hij wenst in de eerste plaats Carl Michiels te bedanken, die als Voorzitter van het Directiecomité van de BTC het nut van een archiefselectielijst voor zijn organisatie inzag en de medewerking van zijn instelling aan de opmaak ervan toegezegde. Voorts ook een woord van dank van de auteur voor Luc Laloo, Logistiek Coördinator en contactpersoon van de auteur, voor zijn inspanningen om hem in contact te brengen met de collega’s van de verschillende diensten en cellen in Brussel, én voor zijn opvolger Philippe Van Goethem, die dezelfde rol vervulde bij de opmaak van de selectielijst voor de landenkantoren. De auteur wenst uiteraard ook alle medewerkers van de BTC te bedanken die hij in het kader van de opmaak van de archiefselectielijst heeft gesproken. Niet alleen hebben zij hem te woord gestaan, de nodige informatie bezorgd en actief mee gediscussieerd over geschikte beschrijvingen, bewaartermijnen en definitieve bestemmingen, velen onder hen hebben na afloop ook nog nuttige feedback verleend. Het feit dat zij allen overtuigd waren van het nut van een goed archiefbeheer speelde daarin een belangrijke rol. Tot slot mag ook de cruciale ondersteuning en hulp van een aantal collega’s van de auteur binnen het Rijksarchief niet onvermeld blijven. Zijn dank gaat uit naar zijn afdelings- en diensthoofden Rolande Depoortere en Kathleen Devolder en naar zijn collega’s bij wie hij altijd terechtkon voor feedback en toetsing van selectiebeslissingen.

5

INHOUDSTAFEL

DANKWOORD ........................................................................................................................ 5 INHOUDSTAFEL..................................................................................................................... 7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN................................................................................... 9 LIJST VAN AFKORTINGEN ................................................................................................ 11 DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE........................................................................... 13 GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING .................................................. 15 ORGANOGRAMMEN ........................................................................................................... 25 DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE ........................................ 29

7

LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN A. GEDRUKTE BRONNEN Annuaire administratif et judiciaire. Administratief en gerechtelijk jaarboek, 1994-2010. Belgisch Staatsblad, 1998-2010. Parlementaire stukken Kamer van Volksvertegenwoordigers, 1998.

B. WERKEN BAETEN S., “De BTC: enkele bemerkingen bij gedeeltelijk onterechte kritiek”, in: Tijdschrift voor Bestuurswetenschappen en Publiekrecht, 2000, pp. 114-119. LOZE P., Espace Jacqmotte. Brussel De Marollen De stad herbeleven - Bruxelles Les Marolles Réinvestir la ville, Leuven, Lannoo, 2007, 260 p. TALLIER P.-A., YANTE J.-M.,, CARNEL S., COPPIETERS G., PIRLOT V., PLISNIER FL., Guide des organismes d’intérêt public en Belgique / Gids van de instellingen van openbaar nut in België. Deel 1. Le phénomène parastatal en Belgique, 19e-21e siècle. Partie introductive / Parastatalen in België, 19de-21ste eeuw. Inleiding; Deel 2. Notices des parastataux soumis à la loi du 16 mars 1954 et de ceux supprimés auparavant / Notities van de parastatalen onderworpen aan de wet van 16 maart 1954 en van diegene die daarvoor afgeschaft werden; Deel 3. Notices des parastataux non soumis à la loi du 16 mars 1954 / Notities van de parastatalen niet onderworpen aan de wet van 16 maart 1954, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 2008 (Gidsen / Guides 70). VANDENHOLE W., “De Belgische Technische Coöperatie N.V. van publiek recht met sociaal oogmerk als alternatief voor 'parastatalisering' en privatisering”, in: Tijdschrift voor Bestuurswetenschappen en Publiekrecht, 1999, 54, nr. 5, pp. 339- 351.

C. WEBSITES BIO: www.bio-invest.be. BTC: www.btcctb.org. FOD Buitenlandse Zaken: www.diplomatie.be. FOD Buitenlandse Zaken, Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking: www.dgci.be. Kamer van Volksvertegenwoordigers: www.dekamer.be.

9

LIJST VAN AFKORTINGEN ABOS

Algemeen Bestuur van de Ontwikkelingssamenwerking

ALC

Annoncer la Couleur

BFVZ

Belgisch Fonds voor de Voedselzekerheid

BIO

Belgische Investeringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden

BOC

basisoverlegcomité

BOF

Belgisch Overlevingsfonds

BTC

Belgische Technische Coöperatie

COGEO

(département) Coordination Géographique (departement) Geografische coördinatie

CMO

Convention Mise en Œuvre

CTB

Coopération technique belge

DBE

Dienst Bijzondere Evaluatie van de Ontwikkelingssamenwerking

DCD

Development Cooperation Directorate

DGD

Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking

DGIS

Directie-Generaal Internationale Samenwerking

DGOS

Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking

DIRCOM

Directiecomité

DOP

Demande d’Ouverture de Poste

DTF

Document Technique et Financier

EMAS

Environmental Management and Audit Scheme

EST

(département) Expertise Sectoriel et Thématique (departement) Sectoriële en Thematische Expertise

ETR

End-of-Term Review

FF

Formuleringsfonds

FOD

Federale Overheidsdienst

FTC

Fair Trade Centre

11

GLOS

Gemengde Lokale Overlegstructuur

ICM

Information and Communication Management

IS

International Services

ISP

indicatief samenwerkingsprogramma

KLB

Kleur Bekennen

LAF

Local Administration and Finance Officer

L&A

Logistiek & Aankopen

LeA

Logistiek en Aankopen

MINTH

Maison Internationale - Internationaal Huis

MIP

micro-interventieprogramma

MM

middle manager / middle management

MTR

Mid-Term Review

MVO

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

NGO

niet-gouvernementele organisaties

NV

Naamloze Vennootschap

OCZAA

(Desk) Oost, Centraal, Zuidelijk Afrika & Azië

OESO

Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling

Parl. st.

parlementaire stukken

R&D

Research and Development

RDF

Rapport de Formulation

Resrep

resident representative(s)

RR

représentations résidentes

SMCL

Structure Mixte de Concertation Locale

SPOC

Single Point of Contact

TA

Technische Assistenten

TDC

Trade for Development Centre

TER

Travel Expenses Reports

VDOS

Vrijwillige Dienst Ontwikkelingssamenwerking

12

DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE DE CONTEXT VAN DE PUBLICATIE In november 2009 nam de Belgische Technische Coöperatie contact op met het Rijksarchief, met de vraag of er voor instelling een archiefselectielijst opgesteld zou kunnen worden, waarbij verwezen werd naar eerdere, gelijkaardige initiatieven van het Rijksarchief. Deze vraag was perfect in te passen in de planning van het Rijksarchief, dat ernaar streeft om systematisch archiefselectielijsten op te (laten) stellen voor alle federale diensten en instellingen. Bovendien bood het ook de uitgelezen kans om een ontwerp van generieke archiefselectielijst voor parastatalen te toetsen aan de praktijk en te vertalen naar een concrete instelling. De opmaak werd toevertrouwd aan Geert Leloup, assistent bij de afdeling “Toezicht en advies”. HET AFGELEGDE PARCOURS Geert Leloup had op 26 februari 2010 een eerste onderhoud met Luc Laloo, Logistiek Coördinator, en Nathan Jamar, Junior procesmanager van de dienst Kwaliteitsbeheer, om de opmaak de archiefselectielijst toe te lichten en reeds enkele vragen te stellen. Tijdens dit overleg werd onder meer beslist dat de door de dienst Kwaliteitsbeheer ontwikkelde procesnomenclatuur gebruikt zou worden als basis voor de functionele indeling van de archiefselectielijst aangezien de BTC op vrij korte termijn gereorganiseerd zou worden en een op basis van het organogram ingedeelde selectielijst vrijwel onmiddellijk achterhaald zou zijn. Wel werden de hoofdrubrieken herschikt op basis van de archivistische basisprincipes, waarbij van algemeen naar bijzonder wordt gewerkt en de ondersteunende taken als eerste worden vermeld. Ook de subrubrieken werden naargelang de noden aangepast omdat deze geen een-op-eenrelatie vormden met de archiefvorming. Vervolgens bracht Geert Leloup in de maanden april-juli 2010 in totaal 35 verschillende bezoeken aan de zetel van de BTC in Brussel. Voor elke dienst werden de taken en de daaruit voortvloeiende archiefreeksen besproken, evenals de bewaartermijnen en de definitieve bestemmingen. De contactpersonen ontvingen kort na het gesprek een eerste ontwerpversie van de archiefselectielijst voor hun dienst, met de vraag om deze af te toetsen en zo nodig te corrigeren. Parallel werd de geschiedenis, de bevoegdheden en activiteiten én de organisatie en de werking van de BTC bestudeerd op basis van wet- en regelgeving, jaarverslagen, literatuur, enz. De opmaak van de archiefselectielijst voor de zetel nam in totaal ongeveer anderhalve maand in beslag. De archiefselectielijst voor de zetel werd uiteindelijk midden juli 2010 volledig afgerond en voor nazicht voorgelegd aan Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling “Toezicht en advies” van het Rijksarchief. Tegelijkertijd werd deze voor een laatste maal ter controle voorgelegd aan de medewerkers van de BTC. Na enkele correcties werd de archiefselectielijst in december 2010 definitief bekrachtigd door de ondertekening van een overeenkomst door de Algemeen Rijksarchivaris en de Voorzitter van het Directiecomité van de BTC. Tot slot diende hierbij aansluitend nog een afzonderlijke selectielijst opgesteld te worden voor de landenkantoren in het buitenland. Een eerste in het Nederlands opgestelde ontwerpversie werd in het voorjaar van 2011 door Geert Leloup opgesteld op basis van de op de zetel in Brussel bewaarde archieven van de opgeheven landenkantoren in Tunis en Ouagadougou. Door de drukke agenda’s van alle betrokkenen kon deze versie pas in de loop van 2013 en de eerste maanden van 2014 bij enkele landenkantoren afgetoetst, op enkele punten aangepast en zowel naar het Frans, het Engels als het Spaans vertaald worden. Finaliter volgde in april 2014 de goedkeuring door het hoofd van de dienst “Toezicht en advies” Kathleen Devolder en

13

de bekrachtiging door de ondertekening van een overeenkomst door de Algemeen Rijksarchivaris en de Voorzitter van het Directiecomité van de BTC. Tegelijkertijd werd van de gelegenheid gebruik gemaakt om conform een beleidswijziging van het Rijksarchief de bestaande selectielijst voor de zetel op te splitsen in enerzijds een studiedossier voor zowel de zetel als de landenkantoren en anderzijds een selectielijst voor de zetel. De inhoud van dit laatste document bleef evenwel ongewijzigd.

14

GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING Dit onderdeel behandelt de geschiedenis, de bevoegdheden en activiteiten en de organisatie en de werking van de Belgische Technische Coöperatie. Het moet de lezer de nodige achtergrondinformatie bieden over de historische en institutionele context van de archiefvorming. A. BEKNOPTE GESCHIEDENIS VAN DE INSTELLING De Belgische ontwikkelingssamenwerking werd eind 20ste eeuw grondig gereorganiseerd zodat deze over meer vrijheid en soepelheid zou kunnen beschikken om interventies op het terrein uit te voeren. De Belgische Technische Coöperatie (BTC) -Coopération technique belge (CTB) werd met de wet van 21 december 19981 opgericht als naamloze vennootschap (NV) van publiek recht met sociaal oogmerk.2 Het daarbij aansluitend uitgevaardigde koninklijk besluit van 15 februari 1999 bevatte tal van bijkomende bepalingen met betrekking tot de organisatie en de werking.3 BTC nam een deel van de bevoegdheden over van het Algemeen Bestuur voor Ontwikkelingssamenwerking (ABOS) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, meer bepaald deze inzake de uitvoering van interventies in het zuiden en sensibilisering in het noorden. De uitstippeling van het beleid werd toevertrouwd aan de hervormde DirectieGeneraal Internationale Samenwerking (DGIS) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, het huidige Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking (voorheen DGOS, sinds kort DGD) van de FOD Buitenlandse Zaken. De Belgische hulp werd toegespitst op een aantal landen, sectoren en thema's. De partnerlanden werden gekozen omdat ze bij de armste landen in de wereld horen of omdat België er een jarenlange ervaring heeft op het vlak van ontwikkelingssamenwerking. De wet van 1999 heeft voorts de volgende sectoren en thema’s vastgelegd: basisgezondheidszorg, onderwijs en opleiding, landbouw en voedselzekerheid, basis-infrastructuur, goed bestuur, gelijke rechten voor mannen en vrouwen, zorg voor het milieu, sociale economie, de strijd tegen aids en kinderrechten. Bovendien voorzag de oprichtingswet dat BTC interventies in het zuiden voor derden kan uitvoeren. Het voorbije decennium heeft de BTC zich gestaag ontwikkeld en - zowel in het zuiden als het noorden - talloze initiatieven gelanceerd. Zo maakten latere wijzigen aan de wet van 1998 mogelijk dat BTC ook acties kon ondernemen voor de eerlijke handel4 en voor de inzet van jongeren in het zuiden5. Het actieterrein van de organisatie werd ook meermaals verruimd. Een in 2006 doorgevoerde wetswijziging6 bepaalde dat BTC ook interventies voor derden mag uitvoeren in landen die geen partnerland zijn en een wetswijziging in 20097 versoepelde de lijst van programma’s en actieterreinen die in aanmerking komen voor een bijkomende

1

Wet van 21 december 1998 tot oprichting van de «Belgische Technische Coöperatie» in de vorm van een vennootschap van publiek recht (BS, 30/12/1998, p. 41810). Zie ook de wet van 28 december 1998 (BS, 30/12/1998, p. 41824). 2 Zie VANDENHOLE W., “De Belgische Technische Coöperatie N.V. van publiek recht met sociaal oogmerk als alternatief voor 'parastatalisering' en privatisering”, in: Tijdschrift voor Bestuurswetenschappen en Publiekrecht, 1999, 54, nr. 5, pp. 339- 351 en BAETEN S., “De BTC: enkele bemerkingen bij gedeeltelijk onterechte kritiek”, in: Tijdschrift voor Bestuurswetenschappen en Publiekrecht, 2000, pp. 114-119. 3 Koninklijk besluit van 15 februari 1999 tot uitvoering van artikel 13 van de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de 'Belgische Technische Coöperatie' in de vorm van een vennootschap van publiek recht (BS, 27/02/1999, p. 5987). 4 Programmawet van 30 december 2001 (BS, 31/12/2001, p. 45708). 5 Wet van 27 december 2005 houdende diverse bepalingen (BS, 30/12/2005, p. 57359). 6 Wet van 20 juli 2006 houdende diverse bepalingen (BS, 28/07/2006, p. 36940). 7 Wet van 30 december 2009 houdende diverse bepalingen (BS, 31/12/2010, p. 82925).

15

opdracht aan de BTC. Nog andere aanpassingen aan de wet waren erop gericht om het beheer te optimaliseren.8 Tot slot nog opmerken dat BTC naast een hoofdzetel in Brussel ook beschikt over een uitgebreid netwerk van landenkantoren in het buitenland. B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE INSTELLING De instelling bezit verschillende bevoegdheden, die opgesplitst kunnen worden in drie grote taakgebieden: interventies in het zuiden voor de Belgische overheid, interventies in het noorden voor de Belgische overheid en interventies toegewezen door derden. Eerst komen echter de interne bevoegdheden aan bod, met name het bestuur, de controle en de administratieve ondersteuning. Het bestuur van de BTC berust bij een aantal organen en personen: de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur, de verantwoordelijke voor het dagelijks beheer en het Directiecomité. De Algemene Vergadering oefent geen andere bevoegdheden uit dan die welke haar zijn voorbehouden door de bepalingen van de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen die van toepassing zijn op de naamloze vennootschappen: de belangrijkste hiervan zijn het wijzigen van de statuten, de goedkeuring van de jaarrekening, het benoemen en ontslaan van bestuurders en het toekennen van een bezoldiging. De Raad van Bestuur bezit uitgebreide bevoegdheden, aangezien deze volgens de inrichtingswet bevoegd is om alle handelingen te verrichten die nodig of nuttig zijn voor de verwezenlijking van het maatschappelijk doel van de BTC. De oprichtingswet specificeert voorts dat de raad de strategie van de BTC bepaalt op voorstel van de verantwoordelijke voor het dagelijks beheer en elk jaar een ondernemingsplan goedkeurt9 waarin de doelstellingen en de strategie van de BTC op middellange termijn worden vastgesteld, alsmede het in artikel 164bis, § 1, 6° van de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen bedoelde bijzonder verslag. Nog volgens de wet kan de raad bevoegdheden geheel of gedeeltelijk overdragen aan de verantwoordelijke voor het dagelijks beheer, al zijn er ook belangrijke uitzonderingen.10 De Raad van Bestuur houdt collegiaal toezicht op de verantwoordelijke voor het dagelijks beheer, die regelmatig verslag moet uitbrengen aan de raad. De verantwoordelijke voor het dagelijks beheer is belast met de door de Raad van Bestuur overgedragen bevoegdheden alsmede met de uitvoering van diens beslissingen . Hij wordt uitgenodigd op alle vergaderingen van de Raad van Bestuur en heeft er een raadgevende stem. Hij kan op zijn beurt, na akkoord van de raad, sommige van zijn bevoegdheden overdragen aan één of meerdere leden van het Directiecomité of aan personeelsleden van de BTC. De Raad van Bestuur besliste echter in 2004 om de taken en bevoegdheden van de verantwoordelijke voor het dagelijks beheer voor onbepaalde tijd toe te vertrouwen aan een Voorzitter van het Directiecomité.11 Het 8

De reeds aangehaalde programmawet van 30 december 2001 en de wet houdende diverse bepalingen van 20 juli 2006 voerden een aantal aanpassingen door met betrekking tot het financieel beheer en/of het personeelsbeheer. 9 De onderdelen van het ondernemingsplan die de uitvoering van de taken van openbare dienst betreffen worden voor toetsing aan de bepalingen van het beheerscontract ter goedkeuring voorgelegd aan de minister onder wie de BTC ressorteert. De andere elementen worden hem ter informatie medegedeeld. 10 Meer bepaald: 1° de goedkeuring van het beheerscontract evenals van elke wijziging hiervan; 2° het vaststellen van de strategie en de goedkeuring van het ondernemingsplan alsmede van het bijzonder verslag bedoeld in artikel 164bis, § 1, 6° van de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen; 3° het toezicht op de verantwoordelijke voor het dagelijks beheer, inzonderheid wat de uitvoering van het beheerscontract betreft; 4° de goedkeuring van de inventaris en de jaarrekeningen, met inbegrip van de balans, de resultatenrekening en de toelichting alsmede van het beleidsverslag, bedoeld in artikel 77 van de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen; 5° de participatie in bestaande of op te richten publiek- of privaatrechtelijke vennootschappen, groeperingen, verenigingen of instellingen, bedoeld in artikel 9, alsmede de voordracht van vertegenwoordigers van de BTC in de beheersorganen van die vennootschappen, groeperingen, verenigingen of instellingen; 6° de bijeenroeping van de algemene vergadering; 7° de andere bevoegdheden die door deze wet, door de krachtens deze wet aangenomen statuten en door de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen, uitdrukkelijk aan de raad van bestuur worden toegewezen. 11 Website www.btcbtc.org, geraadpleegd op 01/03/2010.

16

Directiecomité is dan weer belast met de door de verantwoordelijke voor het dagelijks beheer overgedragen bevoegdheden en de leden helpen de verantwoordelijke voor het dagelijks beheer bij de uitoefening van diens bevoegdheden, met name door diens beslissingen uit te voeren. Tot slot nog signaleren dat er met een in 2003 uitgevaardigd ministerieel besluit een Basisoverlegcomité (BOC) voor het overleg met de vakbonden is opgericht, dat wordt voorgezeten door de verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur.12 De inrichtingswet bevat ook bepalingen met betrekking tot de organisatie van de controle. Voor wat het administratief toezicht betreft, staat de BTC onder de controlebevoegdheid van de minister onder wie de BTC ressorteert en van de Minister van Begroting: deze controle wordt uitgeoefend door bemiddeling van twee regeringscommissarissen, die moeten waken over de naleving van de wet, de statuten van de BTC, het beheerscontract en de overeenkomsten inzake de toekenning van taken van openbare dienst. Zij worden uitgenodigd op alle vergaderingen van de raad van bestuur en hebben er een raadgevende stem. Elke regeringscommissaris kan beroep aantekenen bij de minister aan wie hij verslag uitbrengt tegen elke beslissing van organen van de BTC, die hij strijdig acht met de wet, met de statuten van de BTC, met het beheerscontract of met de overeenkomsten inzake de toekenning van taken van openbare dienst. Dit beroep is eveneens mogelijk tegen elke beslissing die erop gericht is taken die de BTC zelf kan uitvoeren, toe te wijzen aan derden. De controle op de financiële toestand, op de jaarrekeningen en op de regelmatigheid van de financiële verrichtingen wordt dan weer toevertrouwd aan een College van Commissarissen. Naast de externe controle zijn er ook interne controlemechanismen (zie verder). Verschillende medewerkers, cellen en diensten verrichten een aantal belangrijke ondersteunende taken. Het secretariaat van de Voorzitter van het Directiecomité en het secretariaat van de Raad van Bestuur zijn verantwoordelijk voor de praktische administratieve ondersteuning, het beheer van de briefwisseling, het opstellen en bewaren van notulen van de bestuurs- en interne overlegorganen, enz. Kwaliteitsbeheer beoogt de ontwikkeling van policies, guidelines, templates en checklists, brengt alle processen in kaart via de procesnomenclatuur en -beschrijvingen en is verantwoordelijk voor de uitvoering van process reviews en (half)jaarlijkse management reviews. Research & Development (R&D) focust zich op de aanpassingen van de organisatiestructuur en het beheer van een aantal verbeteringsprojecten. Andere, meer ondersteunende taakgebieden zijn het personeelsbeheer, financieel beheer, ICTbeheer, logistiek en aankopen en, tot slot, interne en externe communicatie. Het financieel beheer en het ICT-beheer worden momenteel toevertrouwd aan het departement Financiën en Information and Communication Management (ICM), het personeelsbeheer aan het departement Human Resources (HR). Het financieel beheer omvat onder meer de opmaak van de begroting en de begrotingswijzigingen, het bijhouden van de boekhouding en de opmaak van de jaarrekening. Het ICT-beheer behelst de ontwikkeling van programma’s en de ondersteuning van de collega’s. Het personeelsbeheer omvat onder meer de rekrutering en selectie van nieuwe medewerkers, het beheer van de personeelsdossiers, de organisatie van individuele vormingen en groepsvormingen, enz. Daarbij moet overigens steeds in het achterhoofd gehouden worden dat de medewerkers door het statuut van de BTC als NV van publiek recht niet onder het klassieke statuut van het rijkspersoneel vallen. De organisatie van reizen en visa voor de medewerkers van de zetel, het terrein en de stagiairs en beursstudenten zijn uiteraard een belangrijke opdracht en ressorteren onder een cel van de directie HR. De logistiek en de aankopen ressorteren momenteel onder het departement Geografische 12 Ministerieel besluit van 11 februari 2003 houdende de oprichting van een basisoverlegcomité voor de Belgische Technische Coöperatie en aanwijzing van haar voorzitter (BS, 21/02/2003, p. 8608).

17

Coördinatie. De logistieke diensten zijn verantwoordelijk voor het beheer van het gebouw in Brussel, voor het voorraadbeheer in Brussel en bij de vertegenwoordigingen in het buitenland en voor sommige openbare aanbestedingen. Het beheer van deze openbare aanbestedingen wordt echter steeds meer gecentraliseerd bij hun collega’s van de cel Openbare Aanbestedingen, die de gunning van openbare aanbestedingen moeten opvolgen. De aan deze cel verbonden juristen verlenen de vertegenwoordigingen in het buitenland ondersteuning op dit vlak, maar verlenen daarnaast ook meer algemeen juridisch advies en juridische ondersteuning bij rechtsprocedures. De interne en externe communicatie zijn toevertrouwd aan twee verschillende diensten. De medewerkers van de horizontale stafdienst voor interne communicatie verspreiden informatie binnen BTC door de terbeschikkingstelling van processen-verbaal van het directiecomité met geanonimiseerde en geschrapte gegevens, de opmaak en verzending van interne nieuwsbrieven en de ontwikkeling van de intranetsite. Ook de vertalingen en het onthaal behoren tot het takenpakket. De collega’s van de cel Externe Communicatie en Marketing zijn verantwoordelijk voor de opmaak van jaarlijkse communicatieplannen, de coördinatie van de communicatie en ontwikkeling van een huisstijl, het beheer van verschillende communicatiekanalen, zoals de perscommuniqués, persconferenties en -reizen, de internetsite, nieuwsbrieven, publicaties, promomateriaal, enz. Ook de opmaak van het jaarverslag ressorteert onder deze dienst. Voorts vormt de ontwikkeling van een beleid voor maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) momenteel een belangrijke prioriteit voor de BTC. Concreet gaat het daarbij om de ontwikkeling van een intern integriteits-, aids- en genderbeleid, het behalen en behouden van milieulabels en de uitvoering van interne audits. De strategische aansturing en de coördinatie van het eerste aandachtspunt wordt toevertrouwd aan de betrokken experts in de verschillende departementen: integriteit wordt aangestuurd door de directeur Financiën, gender en aids door de directeur HR. De betrokkenen ontwikkelen niet alleen een beleid inzake deze thema’s binnen de organisatie van de BTC, maar komen ook tussen bij de formulering van projecten. De milieulabels vallen onder de bevoegdheid van de EMAS-coördinator. De interne audit verricht dan weer audits op de zetel en op het terrein. De auditoren evalueren op basis van een jaarlijks intern auditplan en een jaarlijkse risicoanalyse de doeltreffendheid van het risico- en controlebeheer en de beleidsprocessen. Van elke audit wordt verslag uitgebracht aan de geauditeerden en aan het auditcomité, een emanatie van de raad van bestuur. Zowel het kennisbeheer als het beheer van partnerschappen moeten tot slot nog uitgebouwd worden. De interventies in het zuiden voor de Belgische overheid omvatten projecthulp, begrotingshulp, basket hulp en studie- en stagebeurzen. Hoewel België de principes van de Verklaring van Parijs13 volledig onderschrijft, verloopt een aanzienlijk deel van de ontwikkelingshulp nog steeds via concrete projecten. Een project is een geheel van middelen (geld, materiaal, expertise…), activiteiten en resultaten waar donorland en partnerland het over eens zijn. Een project wil in een bepaalde tijdspanne, in een bepaalde geografische zone en met een bepaald budget specifieke doelstellingen bereiken. De procedure van een dergelijk project voorziet doorgaans in de afsluiting van een Convention Mise en Œuvre (CMO), de opmaak van een Document Technique et Financier (DTF) en een Rapport de Formulation (RDF), de opvolging door een Gemengde Lokale Overlegstructuur (GLOS), de rapportering over de vorderingen van het project via jaarrapporten en de evaluatie via een Mid-Term Review (MTR) en een eventuele End-of-Term Review (ETR). Na afloop van het project volgt een inhoudelijke en financiële afsluiting. De duurtijd van een dergelijk project bedraagt gemiddeld drie tot vier jaar. Een ander type interventie is de begrotingshulp, waarbij het geld van de donoren direct op de staatsbegroting van het begunstigde land wordt ingeschreven. Het 13 De Verklaring van Parijs is een internationaal akkoord dat in maart 2005 in Parijs werd goedgekeurd door meer dan honderd regeringen van donoren ontwikkelingslanden en door meerdere multilaterale instellingen. In de Verklaring van Parijs engageren al de ondertekenaars zich om ontwikkelingshulp doeltreffender te maken. De vijf principes die de Verklaring van Parijs naar voor schuift zijn: eigenaarschap (ownership), afstemming (alignment), harmonisering (harmonization), resultaatgericht beheer (managing for results) en wederzijdse verantwoordelijkheid (mutual accountability).

18

land in kwestie kan zo meer activiteiten uitvoeren om de armoede te bestrijden, op basis van goedgekeurde meerjarenplannen. Begrotingshulp is minder tijdrovend en goedkoper dan projecthulp, maar verhoogt de kans op een slecht financieel beheer omdat de overheidsdiensten van de partnerlanden niet altijd over de nodige beheers- en controlemechanismen beschikken. Tussen projecthulp en begrotingshulp bestaan nog een aantal hybride hulpvormen, met als belangrijkste de zogenaamde basket funding, sectorale begrotingshulp waarmee dus een bepaalde sector wordt geholpen. Het grote verschil met begrotingshulp is dat het geld uit basket funding niet volledig volgens de procedures van het begunstigde partnerland wordt aangewend. Een laatste essentiële component van de Belgische ontwikkelingssamenwerking zijn de studie- en stagebeurzen voor onderdanen van de partnerlanden. Dankzij dergelijke beurzen kunnen zij hun competenties en beroepscapaciteiten verbeteren via universitaire studies (master en doctoraat), stages en studiereizen. De opleidingen vinden plaats in hun land van herkomst, in de andere partnerlanden of in België. De interventies in het noorden behelzen de sensibilisering, de organisatie van opleidingen, de bevordering van de eerlijke handel en de inzet van Junior Assistenten. De BTC is in België actief op het vlak van sensibilisering voor de Noord-Zuidrelaties en stimuleert, promoot en ondersteunt mondiale vorming en actief wereldburgerschap in het onderwijs en dit zowel voor de derde graad van het basisonderwijs, het secundair onderwijs als het hoger onderwijs: in Vlaanderen gebeurt dat door Kleur Bekennen (KLB), in het Franstalige landsgedeelte door Annoncer la Couleur (ALC). Concreet zorgen medewerkers voor advies op maat, educatief materiaal, nascholing en financiële ondersteuning en treden ze op als tussenpersoon wanneer scholen op zoek zijn naar begeleide activiteiten en coaching. Eigen websites worden gebruikt om ruchtbaarheid te verlenen en informatie te verspreiden. De Infocyclus is dan weer een opleiding omtrent de internationale samenwerking en de problematiek van de Noord-Zuidverhoudingen. Het initiatief heeft een lange traditie want werd reeds decennia geleden opgestart door het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Momenteel worden er elf cycli per jaar georganiseerd, telkens met een programma voor een vijftigtal Nederlandstaligen en een vijftigtal Franstaligen. De lesinhoud is gevarieerd en handelt onder meer microfinanciering, conflictpreventie, het Europese ontwikkelingsbeleid, gelijke kansen voor mannen en vrouwen, enz. Een belangrijke innovatie is de lancering van Claroline, een platform voor e-learning. De bevordering van de eerlijke handel is een verhoudingsgewijs vrij recent verworven bevoegdheid. Het Trade for Development Centre - dat tot 2008 de naam Fair Trade Centre droeg - is een programma dat instaat voor de promotie van eerlijke en duurzame handel met de ontwikkelingslanden, en dat zorgt voor handelshulp. Het wil een expertisecentrum vormen voor eerlijke handel, duurzame handel en handelshulp, verleent ondersteuning aan producentenorganisaties, en, tot slot, organiseert bewustmakingscampagnes en ontwikkelt instrumenten voor de sensibilisering van de consument, de economische actoren en de Belgische overheid. De meest zichtbare initiatieven zijn de Week van de Fair Trade, de aanwezigheid op beurzen en salons en een eigen website. De in 2006 gelanceerde Vrijwillige Dienst voor Ontwikkelingssamenwerking (VDOS) is het meest recente initiatief. Het werd opgestart toen na de tsunami-ramp van 2004 bleek dat heel wat jongeren ter plaatse in de getroffen landen wilden helpen, maar dat het ontbrak aan de nodige ondersteuning en begeleiding ter plaatse. Bovendien zou de inzet van jongeren in het zuiden toekomstige ontwikkelingswerkers de kans bieden de nodige ervaring op te doen én de Belgische bevolking kunnen sensibiliseren.14 Het programma wil jongeren dus de kans bieden een eerste beroepservaring op te doen in de ontwikkelingssamenwerking: onder begeleiding van een coach werken jongeren minimum 1 en maximaal 2 jaar mee in een project van de 14

Parl. St. Kamer, 2005-2006, nr. 2097/1.

19

BTC, of in een project van een Belgische niet-gouvernementele organisatie. De BTC is verantwoordelijk voor de organisatie van het programma en voor de selectie van de jongeren die eraan deel willen nemen. Wegens verwarring omtrent het begrip “vrijwilliger” werd de Vrijwillige Dienst voor Ontwikkelingssamenwerking in 2010 omgedoopt tot het Juniorprogramma. Dankzij haar statuut en haar expertise op het terrein kan de BTC ook opdrachten uitvoeren voor rekening van andere nationale en internationale organisaties die werken aan duurzame menselijke ontwikkeling. Deze gedelegeerde samenwerking is een hulpvorm waarbij de donoren een deel van hun ontwikkelingsgeld toevertrouwen aan een andere donor. België kan bijvoorbeeld middelen krijgen van andere landen en instellingen om projecten in Congo uit te voeren omdat het wordt beschouwd als een ervaren expert in Centraal-Afrika. C. ORGANISATIE EN WERKING VAN DE INSTELLING De BTC bezit als ‘naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk’ een voor Belgische overheidsorganisaties unieke organisatiestructuur. Zoals reeds in het vorige onderdeel is gesignaleerd, bepaalde de oprichtingswet van 1998 dat de BTC over een aantal bestuurs- en controleorganen beschikt, meer bepaald de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur, de verantwoordelijke voor het dagelijks beheer, het Directiecomité, de regeringscommissarissen en het College van Commissarissen. De Algemene Vergadering groepeert alle aandeelhouders, maar haar enige aandeelhouder is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de Minister van Ontwikkelingssamenwerking. De Raad van Bestuur bestaat uit twaalf leden en telt evenveel Nederlandstalige als Franstalige leden. De leden worden, bij een in ministerraad overlegd besluit, benoemd door de koning voor een hernieuwbare termijn van vier jaar, op basis van hun kennis van de internationale samenwerking of inzake beheer. De verantwoordelijke voor het dagelijks beheer wordt eveneens op basis van diens kennis van de internationale samenwerking of inzake beheer door de koning en bij een in ministerraad overlegd besluit benoemd, maar in zijn geval voor een hernieuwbare termijn van zes jaar. De Raad van Bestuur stelt op voordracht van de verantwoordelijke voor het dagelijks beheer een Directiecomité samen, dat maximaal zes leden telt. De verantwoordelijke voor het dagelijks beheer maakt van rechtswege deel uit van dit directiecomité en zit het voor. Hij stelt ook de praktische regels inzake de werking van het directiecomité vast. De Raad van Bestuur heeft echter in 2004 beslist om de taken en bevoegdheden van de verantwoordelijke voor het dagelijks beheer voor onbepaalde tijd toe te vertrouwen aan een Voorzitter van het Directiecomité.15 De regeringscommissarissen worden benoemd en afgezet door de koning, de ene op de voordracht van de minister onder wie de BTC ressorteert en de andere op de voordracht van de Minister van Begroting. Het College van Commissarissen telt tot slot vier leden. Twee van hen worden benoemd door het Rekenhof (en gekozen onder de leden van het Hof), de twee andere door de algemene vergadering. Naast de bestuurs- en controleorganen zijn er uiteraard ook de centrale administratieve diensten in Brussel. Sinds de oprichting van de BTC in 1999 zijn deze reeds een aantal maal ingrijpend gereorganiseerd, met als belangrijkste mijlpalen de jaren 2002 en 2004.16 Vóór de oprichting van de BTC ressorteerden de bevoegdheden bij het Algemeen Bestuur voor Ontwikkelingssamenwerking (ABOS) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, dat midden jaren 1990 onderverdeeld was in een aantal ondersteunende diensten (meer bepaald 15

Website www.btcbtc.org, geraadpleegd op 01/03/2010. Gebaseerd op basis van de in de verschillende jaarverslagen en beleidsverslagen gepubliceerde organogrammen en op basis van een door dhr. Goethals ter beschikking gestelde interne nota van de BTC met een overzicht van de evolutie organisatiestructuur en werkafspraken BTC. 16

20

een Juridisch Bureau, een Bureau Algemene Zaken en een Afdeling Voorlichting), een Bestuursdirectie van de Beleidsbepaling en een Bestuursdirectie voor de Bilaterale Betrekkingen. De eerste bestuursdirectie was verder onderverdeeld in een Planningsdienst, een Beoordelingsdienst en een Dienst Internationale Organisatie, de tweede in een Dienst Algemene Zaken, Maghreb en Midden-Oosten, een Dienst Centraal-Afrika, een Dienst Andere landen van Afrika en een Dienst Azië, Oceanië, Latijns-Amerika.17 Bij de start van de BTC in 1999 werd de nieuwe organisatie in een aantal diensten en steundirecties georganiseerd die weinig overeenkomst vertoonde met deze van het ABOS (zie organogram p. 25). De overkoepelende diensten omvatten op dat moment het secretariaat van de Voorzitter van het Directiecomité, het secretariaat van de Raad van Bestuur en een dienst Kwaliteitsmanagement. Het personeelsbeheer werd toevertrouwd aan een directie Human Resources, terwijl het financieel beheer en de juridische opvolging van de overheidsopdrachten tot het takenpakket behoorden van een directie Administratie en Financiën. De Operationele Directie (OPS) was tot slot verantwoordelijk voor de algemene ondersteuning en coördineerde de samenwerkingsprogramma’s, de administratieve, financiële en operationele opvolging van de interventies in het zuiden en alle interventies in het noorden. Voor de studiebeurzen werden binnen deze directie een afzonderlijke cel opgericht. Er was ook sprake van een dienst Ondersteuning Privé-sector, die de daaropvolgende jaren echter niet meer werd vermeld. Een eerste reorganisatie volgde echter al in 2002 (zie organogram p. 26). Een nieuwe Algemene Directie ondersteunde het management en groepeerde de administratieve ondersteuning, de juridische adviseur, de cel Vertegenwoordigers (Resrep) en de Dienst Kwaliteit en Methode. De directies Human Resources en Financiën werden dan weer samengevoegd tot één enkele directie Administratie, met daarbinnen vier departementen met elk hun middle manager (MM): Financiën, Logistiek, ICT en Human Resources. Binnen de Operationele steundirectie werden drie afzonderlijke departementen opgericht, die respectievelijk verantwoordelijk waren voor de geografische coördinatie, voor de sectorale ondersteuning en voor de “bijzondere programma’s” (de interventies in het noorden). Naast de bestaande studiebeurzen werd BTC ook verantwoordelijk voor twee andere programma’s, de Infocycli en Kleur Bekennen (KLB) - Annoncer la Couleur (ALC). De Infocycli werden door DGOS overgedragen,18 Kleur Bekennen en Annoncer la Couleur door de vzw Maison Internationale - Internationaal Huis (MINTH).19 Vervolgens werd in 2004 een tweede reorganisatie doorgevoerd die de grondslag zou leggen voor het huidige organogram (zie organogram p. 27). De Algemene Directie werd opnieuw afgeschaft en vervangen door verschillende horizontale diensten. Op dit niveau werd tegelijkertijd een nieuwe stafdienst Interne Communicatie opgericht. De directie Administratie werd opnieuw opgesplitst in twee afzonderlijke entiteiten, met enerzijds een directie Financiën en Information- en Communication Management voor het financieel beheer, de ICT en de logistiek en anderzijds een steundirectie Human Resources voor het personeelsbeheer en voor de nieuwe Vrijwillige Dienst Ontwikkelingssamenwerking (VDOS). De Operationele Directie verdween en werd opgevolgd door twee nieuwe directies. De directie Geografische Coördinatie (GEO) was voortaan verantwoordelijk voor de 17

Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, Brussel, 1994-1995, pp.121-122. Interview met mevr. El Keffi, 25/05/2010. 19 Parl. Hand. Senaat, 10/10/2002, 2-230. De vzw MINTH werd in 2000 opgericht op initiatief van de toenmalige Staatsecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking en had volgens de statuten tot doel de internationale solidariteit te vergroten, de bestaande sensibiliseringsinitiatieven te versterken, voorwaarden te creëren die een effectieve en efficiënte werking toelaten van de organisaties die deze doelstellingen nastreven of ondersteunen en, tot slot, een ontmoetingscentrum te vormen voor organisaties en personen om permanent discussie, kennisvorming en meningsvorming rond internationale solidariteit te stimuleren. Statuten van de vzw Maison International Internationaal Huis (Bijl. BS, 25/01/2000, p. 2359). Nieuwe, aangepaste statuten volgden in 2001. Nieuwe statuten van de vzw Maison International - Internationaal Huis (Bijl. BS, 30/01/2001, p. 916). De vzw werd uiteindelijk in 2005 opgeheven. Ontbinding van de vzw Maison International - Internationaal Huis (Bijl. BS, 27/12/2005). 18

21

algemene ondersteuning en werd onderverdeeld in drie geografisch ingedeelde subentiteiten, meer bepaald een desk Noord- & West-Afrika (met inbegrip van Palestina), een desk Centraal- en Oost-Afrika en een desk Azië, Latijns-Amerika & Zuidelijk Afrika. De juridische opvolging van de overheidsopdrachten en het beheer van de studiebeurzen zouden eveneens onder deze directie ressorteren. De nieuwe directie Sectorale en Thematische Expertise (EST) werd bevoegd voor de sectorale en operationele ondersteuning van de interventies in het zuiden en overkoepelde ook de cellen voor de interventies in het noorden en de nieuwe dienst voor marketing en externe communicatie. Het organogram werd nadien nog een aantal malen aangepast en bijgestuurd. Bij de horizontale diensten werd in 2005 (opnieuw?) een cel opgericht voor de ondersteuning van de vertegenwoordigers, terwijl bij de Directie Financiën en ICM het departement Financiën werd opgesplitst in een dienst Boekhouding en een dienst Controlling. Nog datzelfde jaar werd de directie Sectorale en thematische expertise uitgebreid met het nieuwe Fair Trade Centre (FTC) voor de bevordering van de eerlijke handel, een initiatief dat voordien gelanceerd was onder auspiciën van de dat jaar opgeheven vzw MINTH en de Stichting Max Havelaar.20 De laatste jaren zijn er nog enkele, kleinere wijzigingen doorgevoerd in het organogram. De aanstelling van een interne preventieadviseur in 2008 en de oprichting van een stafdienst Research and Development (R&D) in 2009 deden het aantal horizontale diensten verder aangroeien. De dienst Interne Communicatie was door de tijdelijke inzet van een informatiebeheerder in de periode 2006-2008 ook verantwoordelijk voor het informatiebeheer. De horizontale dienst Coördinatie Vertegenwoordigers verhuisde in 2007 naar het departement Human Resources en werd omgedoopt tot de cel Coördinatie Terrein. De cel Personeelsbeheer van dit departement was voordien al omgedoopt tot Payroll en Reizen. De desks van de directie Geografische Coördinatie werden in 2008 gereorganiseerd: de desk Azië, LatijnsAmerika & Zuidelijk Afrika werd opgeheven en de bevoegdheid inzake Azië verhuisde naar de desk Centraal- en Oost-Afrika en deze inzake Latijns-Amerika naar de desk Noord- & West-Afrika. Voortaan was er dus sprake van een desk Noord- & West-Afrika, LatijnsAmerika, Palestina en een desk Oost, Centraal, Zuidelijk Afrika & Azië. De logistieke diensten werden in 2007 ondergebracht bij de dienst Controlling, maar werden het daaropvolgende jaar overgeheveld naar de steundirectie Geografische Coördinatie, waar ze voortaan samen met de medewerkers voor de juridische opvolging van de overheidsopdrachten de cel Logistiek en Aankopen (LeA) vormden. Bij het departement Sectorale en Thematische Expertise werd in 2008 de cel Fair Trade Centre omgedoopt tot de cel Trade for Development Centre (TDC) en in 2010 de cel Vrijwillige Dienst Ontwikkelingssamenwerking tot de cel Juniorprogramma. De eerste naamsverandering was ingegeven door uitbreiding van de opdrachten van de cel,21 de tweede door de vaststelling dat de benaming ‘vrijwilliger’ niet zo geschikt was en problemen opleverde bij het verkrijgen van visa of de integratie van de betrokkenen in hun projecten.22 De cellen Kleur Bekennen (KLB) en Annoncer la Couleur (ALC) werden tot slot vanaf september 2009 geleid door één enkele coördinator, daar waar er voordien twee actief waren.23 De huidige organisatiestructuur vertoont als gevolg van deze aanpassingen nu de volgende indeling (zie organogram p. 28). De overkoepelende diensten omvatten het secretariaat van de Voorzitter van het Directiecomité, het secretariaat van de Raad van Bestuur, de cel Interne Communicatie, de cel Research & Development, de cel Kwaliteitsbeheer, en, tot slot, de preventieadviseur. Het departement Human Resources is onderverdeeld in de cel Payroll en Reizen, de cel Rekrutering en Selectie, de cel Opleiding en Competentiebeheer, de cel Juridisch Advies en de cel Juniorprogramma. Het departement Financiën & Information and 20

Interview met dhr. Poos, 15/04/2010. Nieuwsbericht Trade for Development Centre vervangt Fair Trade Centre. Website www.befair.be, geraadpleegd op 01/03/2010. 22 Nieuwsbericht Vrijwillige dienst wordt Juniorprogramma. Website www.btcbtc.org, geraadpleegd op 01/03/2010. 23 Interview met mevr. Acke, 16/06/2010. 21

22

Communication Management (ICM) groepeert drie cellen, meer bepaald Controlling, Boekhouding en Information and Communication Management. Tot slot zijn er dus de twee departementen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de kerntaken van de BTC, waarbij de ene geografisch en de andere thematisch is georganiseerd. Het departement Geografische Coördinatie groepeert de verschillende geografische desks, de cel Studiebeurzen en stages en de cel Logistiek en Aankopen. Het departement Sectorale en thematische expertise is nu onderverdeeld in een gelijknamige cel Sectorale en thematische expertise, een cel Internationale Diensten, een cel Marketing en Communicatie, een cel Algemene Informatiecyclus, de cel Fair Trade Centre, en, tot slot, de cellen Annoncer la Couleur en Kleur Bekennen. De interne audit - die in dit verhaal nog niet aan bod is gekomen - heeft binnen het organogram van de BTC logischerwijze altijd een onafhankelijke positie bekleed en rapporteert rechtstreeks aan het Auditcomité. Wel dient er rekening mee gehouden te worden dat de auditoren eind 2007 in dienst zijn getreden en dat de uitvoering van interne audits voordien toevertrouwd was aan een externe consultant.24 Tot slot nog signaleren dat er concrete plannen om het organogram opnieuw grondig te herzien met het oog op een meer performante organisatie en een geïntegreerd beheer van de projectcyclus. De hoofdzetel van de BTC is overigens van bij de start in 1999 gehuisvest in de Espace Jacqmotte, een tot kantoor- en woonzone herbestemde koffiebranderij aan de Hoogstraat, in het hart van de Brusselse Marollen.25 De uitbreiding van het aantal medewerkers vereiste wel de ingebruikname van nieuwe, aanpalende kantoren in het gebouwencomplex. De BTC beschikt tot slot over een bescheiden vergader- en congrescapaciteit, die regelmatig door de sector wordt gebruikt. Voorts mag niet uit het oog verloren worden dat de BTC over een uitgebreid netwerk beschikt van vertegenwoordigingen in het buitenland, de zogenaamde landenkantoren of représentations résidentes (RR). Vanuit het landenkantoor ondersteunt de plaatselijk vertegenwoordiger, bijgestaan door een multidisciplinair team van internationale en nationale medewerkers, het samenwerkingsprogramma met het partnerland. De plaatselijk vertegenwoordiger vertegenwoordigt de BTC-directie bij de lokale (nationale of internationale) instanties, en vooral bij de attaché voor ontwikkelingssamenwerking van DGOS en de Belgische ambassade. De financieel en administratief manager (Local Administration and Finance Officer of LAF) is belast met het administratief, financieel en logistiek beheer van het landenkantoor en de projecten. Hij begeleidt de projecten van begin tot einde. De programme officer volgt de projecten en programma’s van de BTC op en ondersteunt de technisch assistenten (TA) die op het project werken. Hij beheert de planning en de monitoring van de projecten.26 Het landenkantoor of het project staat in voor de rekrutering van nationale medewerkers en beheert hun contracten. Het netwerk van in het buitenland wordt naargelang de noden aangepast, uitgebreid of ingekrompen.27 Momenteel bestaat het uit 18 vertegenwoordigingen, verspreid over Afrika, Azië en Zuid-Amerika. De organisatie had eind 2008 ongeveer 650 medewerkers in dienst, waarvan 181 in Brussel.28 BTC werkt uiteraard nauw samen met tal van andere Belgische overheidsdiensten en -instellingen. Het Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking (DGOS) van de FOD Buitenlandse Zaken stippelt het beleid uit. De Dienst Bijzondere Evaluatie van de Ontwikkelingssamenwerking (DBE) is krachtens zijn oprichtingsbesluit van 17 februari 2003 belast met het plannen en uitvoeren van gerichte evaluaties die betrekking hebben op alle 24

Interview met mevr. Maciag, 15/06/2010. LOZE P., Espace Jacqmotte. Brussel De Marollen De stad herbeleven - Bruxelles Les Marolles Réinvestir la ville, Leuven, Lannoo, 2007, 260 p. 26 Website www.btcbtc.org, geraadpleegd op01/03/2010. 27 Zo werden in 2008 de landenkantoren in Yaoundé (Kameroen) en Abidjan (Ivoorkust) gesloten. Belgische Technische Coöperatie. Jaarverslag 2008, Brussel, BTC, 2009, p. 9. Het kantoor in Tunis (Tunesië) sloot in april 2010 de deuren. 28 Website www.btcbtc.org, geraadpleegd op 01/03/2010. 25

23

activiteiten van de federale Staat die door het Comité voor Ontwikkelingshulp van de OESO erkend worden als officiële ontwikkelingshulp.29 De betrekkingen met de Belgische Investeringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden (BIO)30 werden geregeld door de wet van 3 november 2001.31

29 Koninklijk besluit van 17 februari 2003 houdende de oprichting van een dienst «Bijzondere Evaluatie van de Internationale Samenwerking» (BS, 19/02/2003, p. 8013). 30 Website www.bio-invest.be. 31 Wet van 3 november 2001tot oprichting van de Belgische Investeringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden en tot wijziging van de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de "Belgische Technische Coöperatie" in de vorm van een vennootschap van publiek recht (BS, 17/11/2001, p. 39093).

24

ORGANOGRAMMEN ORGANOGRAM ZETEL, 1999-2002 Interne Audit Secretariaat van de Voorzitter van het Directiecomité Secretariaat van de Raad van Bestuur Dienst Kwaliteitsmanagement Directie Human Resources Directie Administratie en Financiën Operationele Directie

25

ORGANOGRAM ZETEL, 2002-2004 Interne Audit Algemene Directie Administratieve Ondersteuning Juridisch Adviseur Dienst Kwaliteit en Methode Cel Vertegenwoordigers Directie Administratie Departement Financiën Departement Logistiek Departement ICT Departement Human Resources Operationele Directie Geografisch Departement Thematisch en Sectoraal Departement Departement Bijzondere Programma’s

26

ORGANOGRAM ZETEL, 2004-2010 Interne Audit Secretariaat van de Voorzitter van het Directiecomité Secretariaat van de Raad van Bestuur Dienst Kwaliteitsbeheer Dienst Interne Communicatie (2006-2008: en informatiebeheer) Dienst Coördinatie Vertegenwoordigers (2005-2006) Intern Preventieadviseur (vanaf 2007) Dienst Research and Development (vanaf 2009) Directie Human Resources Personeelsbeheer (vanaf 2006: Payroll en reizen) Coördinatie Terrein (vanaf 2007) Rekrutering Opleiding en Competentiebeheer Juridisch Advies Vrijwillige Dienst Ontwikkelingssamenwerking (vanaf 2010 Juniorprogramma) Directie Financiën en Information- en Communication Management Departement Financiën (vanaf 2005 met dienst Boekhouding en dienst Controlling) Departement Information- en Communication Management Departement Logistiek (2004-2008) Directie Geografische Coördinatie Desk Noord- & West-Afrika (met inbegrip van Palestina) Desk Centraal- en Oost-Afrika Desk Azië, Latijns-Amerika & Zuidelijk Afrika vanaf 2008: Desk Noord- & West-Afrika, Latijns-Amerika, Palestina Desk Oost, Centraal, Zuidelijk Afrika & Azië Studiebeurzen en Stages Openbare aanbestedingen (vanaf 2008: Logistiek en Aankopen) Directie Sectorale en Thematische Expertise Sectorale en Thematische Expertise Internationale diensten Marketing en Externe Communicatie Algemene Informatiecycli Annoncer la Couleur - Kleur Bekennen (vanaf 2009 met één coördinator) Fair Trade Centre (vanaf 2005, vanaf 2008 Trade for Development Centre)

27

ORGANOGRAM ZETEL, HEDEN Interne Audit Secretariaat van de Voorzitter van het Directiecomité Secretariaat van de Raad van Bestuur Dienst Interne Communicatie Dienst Kwaliteitsbeheer Dienst Research & Development Interne Preventieadviseur EMAS Directie Human Resources Payroll en Reizen Coördinatie Terrein Rekrutering en Selectie Opleiding en Competentiebeheer Juridisch Advies Juniorprogramma Directie Financiën & Information and Communication Management dienst Boekhouding dienst Controlling Information- en Communication Management Directie Geografische Coördinatie Desk Noord- & West-Afrika, Latijns-Amerika, Palestina Desk Oost, Centraal, Zuidelijk Afrika & Azië Studiebeurzen en stages Logistiek en Aankopen Directie Sectorale en Thematische Expertise Sectorale en Thematische Expertise Internationale Diensten Marketing en Externe Communicatie Algemene Informatiecycli Annoncer la Couleur - Kleur Bekennen Trade for Development Centre

28

DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE A. ARCHIEFVORMING EN -BEHEER De Belgische Technische Coöperatie heeft momenteel geen archivaris of informatiebeheerder in dienst. Een eerste vraag die gesteld moet worden: is het archief volledig? De Belgische Technische Coöperatie is een verhoudingsgewijs jonge instelling, dus eventuele lacunes in het archief zouden verbazing opwekken. Toch konden er een aantal reeksen niet in hun geheel getraceerd worden. Mogelijk kunnen bijkomende opzoekingen uitkomst bieden, maar het is toch enigszins verontrustend dat de betrokken diensten zelf geen weet hebben van de eventuele vindplaats. Vervolgens is er de vraag of het archief in “goede, geordend en toegankelijke staat” wordt bewaard. De goede staat van de stukken heeft betrekking op de bewaring in geschikte archiefruimten en opberging in geschikte verpakkingsmaterialen. Tijdens de opmaak van de archiefselectielijst werd een bezoek gebracht aan de verschillende archiefruimten en werden deze geëvalueerd met behulp van een checklist van het Rijksarchief. De BTC beschikt in het eigen gebouwencomplex over twee archiefruimten, die echter niet aan alle eisen voldoen en een veel te beperkte capaciteit hebben. Wegens het plaatsgebrek doet de organisatie ook beroep op een privé-firma in de rand van Brussel voor de externe opslag van een deel van het semi-dynamisch archief. Met de verpakking stellen zich daarentegen geen problemen. De ordening van het archief heeft betrekking op de vraag of archiefbescheiden op basis van logische en heldere criteria geordend worden en deze ordening systematisch toegepast wordt. Positief is dat heel wat departementen en diensten over een ordeningsplan beschikken, met als meest voorkomende ordening deze op basis van landcodes en boekhoudkundige codes.32 Bovendien wordt voor papieren en digitale archieven doorgaans (maar niet altijd) dezelfde ordening gehanteerd, wat opzoekingen enorm vergemakkelijkt. Het risico bestaat echter dat met name op de netwerkschijven de bestaande ordening met het verstrijken van de tijd niet of minder gerespecteerd wordt. Een ander nadeel is dat de indeling van deze schijven gebaseerd is op het organogram, waardoor deze bij een reorganisatie achterhaald is en diensten vervolgens meerdere schijven moeten raadplegen. Functionele ordeningsplannen die de taken weerspiegelen zouden daarbij een uitkomst kunnen bieden. Tot slot is er de toegankelijkheid van het archief: kan de aanwezige informatie binnen een redelijke termijn getraceerd en geraadpleegd worden? De algemene conclusie luidt dat er heel wat digitale nadere toegangen in de vorm van rekenbladen en databanken bestaan die verdere opzoekingen mogelijk maken, maar ook dat de vorm en de gebruikte software sterk kunnen verschillen. Daarnaast is er nog de algehele problematiek van het digitaal archief. De BTC beschikt op dit moment net zoals vele andere overheidsdiensten en instellingen nog niet over een overkoepelende en coherente strategie voor de langetermijnbewaring van digitale kantoordocumenten en e-mail. De digitale kantoordocumenten worden doorgaans met behulp van de klassieke commerciële softwareprogramma’s opgesteld en op gemeenschappelijke en vrij goed gestructureerde netwerkschijven bewaard, maar er is nog geen strategie voor hun langetermijnbewaring. Het grootste knelpunt wordt echter gevormd door de e-mails. Deze worden doorgaans in de eigen persoonlijke mailbox bewaard, wat betekent dat deze informatie verloren gaat wanneer een personeelslid vertrekt. E-mailarchivering is in principe wel mogelijk via het e-mailprogramma, maar wordt wegens de omslachtige procedure amper of niet gedaan. Er zijn al evenmin afspraken over het te archiveringsformaat van 32

Hoewel de boekhoudkundige codes het nadeel hebben dat ze voor de gebruiker geen concrete betekenis hebben en een project soms onder verschillende boekhoudkundige codes kan vallen, betreft het wel een unieke nummering.

29

geëxporteerde e-mails. Eén mogelijke oplossing is de optimalisering van de bestaande digitale groepsklassementen op de gedeelde netwerkschijven door de gestructureerde mappenstructuur verder uit te werken en te verfijnen, door de lees- en schrijfrechten duidelijker af te bakenen en door de export van e-mails in een welbepaald formaat te stimuleren. Een meer gebruiksvriendelijke, maar duurdere oplossing is de invoering van een aangekocht of zelf ontwikkeld Document Management System (DMS) of Records Management Application (RMA). Een DMS biedt de mogelijkheid om versies bij te houden, intern stukken rond te sturen en metadata toe te voegen, zoals de plaats in de (aanpasbare) ordeningsstructuur. Een RMA onderscheidt zich van een DMS door een beter gedefinieerde ordeningsstructuur én de optie om bewaartermijnen en definitieve bestemmingen te integreren. Nadeel is wel dat een RMA minder flexibel is dan een DMS. E-mails en hun bijlagen dienen in beide gevallen niet langer in het e-mailsysteem bewaard te worden, maar kunnen samen met de andere relevante digitale bestanden van het e-mailprogramma naar het desbetreffende digitale dossier geëxporteerd worden en daar bewaard worden. Positief is dat de ICT-diensten van de BTC momenteel werken aan de ontwikkeling van een DMS, al zou er daarbij wel rekening gehouden moeten worden met de eventuele retroactieve opname van oudere bestanden, de duurzaamheid van de bestanden, de archivering van e-mails en de mogelijkheid om alsnog bewaartermijnen en definitieve bestemmingen in het systeem te integreren. Het Rijksarchief heeft reeds een aantal richtlijnen en brochures uitgewerkt met betrekking tot de archivering van digitale kantoordocumenten en e-mail, die de BTC alvast op weg kunnen helpen.33 Voor de archivering en overbrenging van databanken en websites zal het nog specifieke richtlijnen uitwerken. Het archief van de BTC bestaat uit een groot aantal archiefreeksen die de verschillende taken van de organisatie weerspiegelen. Hoewel deze archiefvorming logischerwijze sterk van dienst tot dienst verschilt, zijn er toch enkele algemene tendensen. De archiefreeksen van de managementondersteunende cellen en diensten in Brussel handelen voornamelijk over het beleid van de BTC. Voorbeelden van belangrijke, strategische documenten zijn de jaarlijkse ondernemingsplannen, de jaarlijkse beleidsverslagen, de dossiers inzake aanpassingen van de organisatiestructuur en de notulen en bijhorende stukken van de van de Algemene Vergadering, van de Raad van Bestuur, van het Directiecomité, van het College van Commissarissen van het Gemengd Beheerscomité BTC - DGOS. De archiefreeksen van de verschillende transversale, horizontale diensten weerspiegelen hun praktisch en uitvoerend takenpakket en omvatten een aantal “klassieke” reeksen zoals bestelbonnen, facturen, personeelsdossiers, personeelsdatabank, logistieke dossiers, enz. De diensten in Brussel en de landenkantoren in het buitenland die belast zijn met de eigenlijke uitvoering van de taken van de BTC bezitten een aantal archiefreeksen die deze taken weerspiegelen. De aanwezigheid van een aantal reeksen met betrekking tot interventies in het zuiden (zowel voor rekening van de Belgische staat als voor derden) ligt voor de hand, maar daarnaast zijn er in Brussel ook de dossiers inzake de interventies in het noorden die ook erg omvangrijk en gevarieerd kunnen zijn. Voorbeelden van dit laatste type zijn de archiefreeksen van de beurzen en stages en deze van het Juniorprogramma. B. BEWAARTERMIJNEN De in voorliggende archiefselectielijst vermelde bewaartermijnen werden bepaald door de medewerkers van de BTC, rekening houdend met de administratieve en juridische waarde van de reeksen in kwestie. Daarbij werd gestreefd naar uniforme en in de mate van het mogelijke gelijklopende bewaartermijnen, die de toepassing van de selectie moeten vergemakkelijken.

33

Website www.arch.be, rubriek “Advies over archiefbeheer”.

30

Een aantal van deze bewaartermijnen hebben een wettelijke grondslag. De vennootschapswetgeving bepaalt bijvoorbeeld dat de vennootschapsakten, de processen-verbaal van de algemene vergadering van de aandeelhouders, de verslagen van de raad van bestuur, de verslagen van de raad van commissarissen, de aanwezigheidslijsten van de vergaderingen en het aandeelhoudersregister tot 5 jaar na de vereffening van de vennootschap bewaard moeten worden. De bewaartermijn van 5 jaar voor de dossiers inzake juridisch advies is afgeleid van art. 2276bis van het Burgerlijk Wetboek, dat bepaalt dat advocaten 5 jaar na het beëindigen van hun taak ontlast zijn van hun beroepsaansprakelijkheid en niet meer verantwoordelijk zijn voor de bewaring van de stukken. Deze verjaring is echter niet van toepassing wanneer de advocaat uitdrukkelijk met het bewaren van bepaalde stukken is belast. De bewaartermijnen van 30 jaar voor de dossiers inzake juridische geschillenrechtsprocedures is gebaseerd op de bepaling van art. 2262 en 2262bis van datzelfde wetboek, die respectievelijk stipuleren dat bepaalt dat alle de zakelijke rechtsvorderingen pas na een termijn van 30 jaar verjaren en alle persoonlijke rechtsvorderingen na 10 jaar. Deze termijnen beginnen pas te lopen na de definitieve, gerechtelijke uitspraak. Voor financiële stukken wordt verwezen naar de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen, zoals gewijzigd door de art. 55 en 56 wet van 8 juni 2008, die bepaalt dat de verantwoordingsstukken en boeken 7 jaar bewaard moeten worden te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. Bovendien bepaalt de BTW-wetgeving dat zowel BTW-plichtigen als nietBTW-plichtige rechtspersonen en particulieren hun boeken, de originele aankoopfacturen, de dubbels van de uitgaande facturen en de andere stukken met betrekking tot hun verrichtingen bewaren voor een periode van 7 jaar vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft en op hun datum wat facturen of andere stukken betreft.34 De wetgever heeft voor een aantal reeksen van de preventiedienst duidelijke bewaartermijnen vastgelegd, maar opvallend genoeg niet voor de globale preventieplannen, de jaarlijkse actieplannen, de maandverslagen, de jaarverslagen en de stukken van de preventiecomités. Daar er elke vijf jaar een nieuw globaal preventieplan wordt opgesteld, luidt het advies om al deze reeksen minimum voor de duur van dit plan - dus 5 jaar - te bewaren. Veiligheidshalve wordt echter een bewaartermijn van 10 jaar aangeraden, zodat er ook steeds teruggegrepen kan worden naar stukken met betrekking tot het vorige actieplan. De vele - al dan niet wettelijk verplichtte - inventarissen, lijsten en formulieren moeten in ieder geval bewaard worden tot de invoering van een nieuwe versie of tot het einde van het gebruik van een arbeids- of beschermingsmiddel. Daarnaast zijn er ook heel wat archiefreeksen waarvoor geen wettelijke bewaartermijnen gelden: de medewerkers hebben in dat geval de termijn bepaalt op basis van de praktijkervaring. Zo is voor de dossiers inzake interventies in het zuiden na grondig, intern overleg gekozen voor een bewaartermijn van 5 jaar na aanvaarding van de definitieve oplevering van het project, zodat BTC enerzijds de zekerheid bezit dat het dossier werkelijk volledig afgerond is en anderzijds bij de lancering van nieuwe projecten nog gedurende een aantal jaren terug zal kunnen grijpen naar dossiers van vroegere, gelijkaardige projecten. Voor interventies voor derden werd geopteerd voor een bewaartermijn van 10 jaar na aanvaarding van de definitieve oplevering, een termijn die opgelegd wordt door de donoren in kwestie (zoals de EU). Voor acties in het Noorden viel de keuze wegens gelijkaardige redenen doorgaans op 10 jaar: nadien is de informatie zo verouderd dat deze geen administratief nut meer bezit. Voor de openbare aanbestedingen is dan weer gekozen voor bewaartermijnen van 5 en 10 jaar omdat het onderscheid tussen de gunningsdossiers en de uitvoeringsdossiers - waaraan wettelijke bewaartermijnen van 2 en 10 jaar gekoppeld kunnen worden - bij de aanleg van de dossiers niet gemaakt wordt. De bewaartermijnen voor de verschillende archiefreeksen van de interne audit zijn wegens gebrek aan wettelijk kader en best practices gebaseerd op de normen voor externe auditeurs. Voor personeelsdossiers is tot slot de keuze gevallen op “75 jaar na geboortejaar”, omdat deze stukken bevatten die van belang zijn voor

34

BTW-Wetboek (online raadpleegbaar op www.fisconet.be).

31

de berekening van pensioenrechten. Voor de in het kader van de ontwikkelcirkels aangelegde dossiers werd veeleer uit praktische overwegingen voor dezelfde bewaartermijn gekozen. C. SELECTIE VAN HET ARCHIEF De selectie is de intellectuele en materiële ingreep die erin bestaat om binnen een geheel aan archief datgene af te zonderen wat bewaard moet worden en datgene wat vernietigd mag worden. Deze selectie wordt in de mate van het mogelijke uitgevoerd op het niveau van volledige dossiers, aangezien de selectie van document per document voor hedendaagse archieven veel te arbeidsintensief is. Wanneer er toch in de dossiers geselecteerd moet worden, dan is er een onderscheid tussen enerzijds microselectie (een gedeeltelijke bewaring) en anderzijds selectie door middel van steekproeven, die moeten getuigen van de aard en de samenstelling van de vernietigde documenten. Het schonen is dan weer een selectiemethode die document per document wordt uitgevoerd en die ertoe leidt dat de dubbels, de kladversies en de blanco formulieren uit een dossier worden verwijderd. Het schonen kan tevens de gelegenheid zijn om de hechtmechanieken en materialen te verwijderen die de bewaring van documenten kunnen schaden (metalen paperclips, nietjes, klasseermappen, enz.). Deze operatie valt strikt genomen niet onder de selectie, maar onder de materiële behandeling van de documenten. Verder is er de vraag van de selectie van digitale gegevens. De geïnformatiseerde gegevens (onder andere in databanken) moeten in hun oorspronkelijke omgeving worden bewaard en er moet naargelang van de te bewaren elementen een migratie van de gegevens of zelfs een emulatie van de systemen voorzien worden teneinde om alle informatie te kunnen bewaren. De blijvend te bewaren archiefreeksen die zowel in papieren als digitale vorm bestaan, worden beiden overgebracht naar het Rijksarchief zodat er geen informatie verloren gaat en papieren stukken later niet gedigitaliseerd moeten worden. Op middellange termijn zal de voorkeur uitgaan naar de uitbouw van een digitaal (dynamisch en/of statisch) klassement waarmee de digitale documenten die werden geproduceerd of ontvangen in hun geheel beheerd zullen kunnen worden. De volgende algemene selectiecriteria werden gehanteerd bij de opmaak van de archiefselectielijst voor de Belgische Technische Coöperatie: -

-

-

-

Bewaring van de originele uitgaande en binnenkomende briefwisseling (op papier en in digitale vorm); Bewaring, dienst per dienst, van de minuten van uitgaande brieven wanneer die voor bepaalde reeksen briefwisseling eventuele hiaten opvullen, of wanneer zij de enige verwijzingsbron zijn voor een welbepaalde periode; Bewaring van de notulen van interne vergaderingen (op het niveau van de dienst die deze vergaderingen organiseert, bijvoorbeeld op niveau van het directoraat-generaal indien het een stafvergadering van de directeurs betreft); Bewaring van de notulen van externe vergaderingen wanneer de Belgische Technische Coöperatie het secretariaat van een commissie, een comité of een werkgroep verzekert; voor de vergaderingen waaraan de Belgische Technische Coöperatie deelneemt als effectief lid of louter als waarnemer, zal de definitieve bestemming of de vernietiging van deze documenten afhankelijk zijn van mogelijkheid om de notulen al dan niet gemakkelijk terug te vinden bij de instelling of het organisme dat voor het secretariaat instaat; Bewaring, dienst per dienst, van de dossiers die specifiek zijn voor een opdracht of een bevoegdheid van de Belgische Technische Coöperatie. Deze dossiers, die zo nodig geschoond worden, bevatten relevante informatie over de voornaamste activiteiten van de archiefvormer;

32

-

-

-

-

Bewaring (zo nodig na selectie) van alle dossiers die van rechtsvoorgangers zijn geërfd en die omwille van hun secundaire waarde een belangrijke informatiebron vormen; Bewaring van de geïnformatiseerde gegevens (onder andere databanken) in hun oorspronkelijke omgeving en naargelang van de te bewaren elementen een migratie van de gegevens of zelfs een emulatie van de systemen voorzien teneinde alle informatie te bewaren. De documenten die in blijvend te bewaren dossiers worden bewaard en die ook in digitale vorm bestaan (tekstdocumenten, grafieken en statistische tabellen) zullen tijdelijk bewaard mogen worden in hun papieren versie indien het dossier waar die documenten inzitten een coherente archivistische eenheid vormt die niet terug te vinden is of zal zijn in een digitale omgeving; op middellange termijn zal de voorkeur uitgaan naar de uitbouw van een digitaal (dynamisch en/of statisch) klassement waarmee de digitale documenten die werden geproduceerd of ontvangen in hun geheel zullen kunnen worden beheerd; Selectie of zelfs vernietiging van homogene documentatiedossiers indien blijkt dat de bewaarde documentatie gemakkelijk op een andere manier kan worden teruggevonden; Vernietiging van de louter technische dossiers na verloop van de aangegeven bewaartermijn: bijvoorbeeld de financiële dossiers, de aankoopdossiers voor uitrusting en materiaal.

Hoe zijn deze algemene selectiecriteria in deze archiefselectielijst voor de BTC toegepast? Het archief van het secretariaat van de Voorzitter van het Directiecomité en dat van de Raad van Bestuur bevatten enkele interessante reeksen, die de bron bij uitstek zullen vormen voor de geschiedenis van de BTC. De briefwisseling van de Voorzitter van het Directiecomité, diverse originele contracten en overeenkomsten en de notulen en bijhorende stukken van de verschillende bestuurs- en overlegorganen komen allen in aanmerking voor integrale, blijvende bewaring. De bestuursorganen ontvangen echter lang niet altijd de laatste, definitieve versie van strategische stukken, wat verklaart waarom deze ook op het niveau van de verschillende diensten blijvend bewaard moeten worden. De dossiers inzake de behandeling van de schriftelijke parlementaire vragen kunnen daarentegen volledig vernietigd worden, omdat de antwoorden in het Bulletin van vragen en antwoorden gepubliceerd worden. De jaarlijkse ondernemingsplannen en beleidsverslagen bieden een overzicht van de activiteiten van de BTC en zijn dus historisch erg waardevol. De voorbereidende stukken voor de opmaak van deze jaarlijkse ondernemingsplannen en beleidsverslagen bezitten daarentegen een tijdelijk belang en kunnen na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd worden. Een aantal reeksen met betrekking tot de interne organisatie - de dossiers inzake aanpassingen van de organisatiestructuur en deze inzake verbeteringsprojecten - bieden een inzicht in de interne werking en zullen daarom - in het geval van de verbeteringsprojecten na selectie - blijvend bewaard worden. Datzelfde argument verklaart ook waarom de policies, guidelines, templates en checklists en de procesnomenclatuur en -beschrijvingen van de dienst Kwaliteitsbeheer in aanmerking komen voor blijvende bewaring, evenals de rapporten van de process reviews en de management reviews. Bij de cel Interne Audit kunnen alle reeksen daarentegen na verloop van tijd vernietigd worden omdat auditeurs aan het Auditcomité rapporteren en alle belangrijke stukken aan dit orgaan overmaken. Vervolgens zijn er de ondersteunende diensten in Brussel die belast zijn met het financieel beheer, het personeelsbeheer, de logistiek, de marketing (interne en externe communicatie) en de aankopen. Het financieel beheer gaat gepaard met een omvangrijke archiefproductie, waarin duchtig geselecteerd kan worden. De financiële verantwoordingsstukken (kredietnota’s, kasstukken rekeninguittreksels, enz.) en verschillende reeksen dossiers kunnen zonder probleem na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd worden, aangezien via de permanent te bewaren

33

begrotingen, jaarrekeningen, balansen, resultatenrekening en toelichtingen en verschillende databanken het financieel beheer op de hoofdlijnen gereconstrueerd kan worden. Voor het personeelsbeheer worden enkel die reeksen bewaard die een algemeen overzicht bieden van de diverse aspecten het personeelsbeleid en de mogelijkheid bieden om de identiteit en belangrijkste achtergrondgegevens van de personeelsleden te achterhalen. Voorbeelden zijn strategische documenten, statistieken, databanken en rekenbladen met de belangrijkste gegevens. Wegens hun specifiek profiel en achtergrond worden ook de personeelsdossiers van de expats en deze van de leidende ambtenaren en de experts op de zetel als blijvend te bewaren gekenmerkt. Het logistiek beheer en het ICT-beheer bieden vooral praktische ondersteuning, wat verklaart waarom vrijwel alle reeksen na het verstrijken van de desbetreffende bewaartermijnen vernietigd kan worden. Voor wat de communicatie betreft, is de selectie er vooral op gericht om de strategische documenten (zoals deze inzake de huisstijl) en én de verschillende eindproducten (zoals de nieuwsbrieven, de algemene intranet- en internetsite, de perscommuniqués, publicaties, enz.) te bewaren. De stukken met betrekking tot de praktische aspecten kunnen vernietigd worden. De foto’s en films waarop de BTC de rechten bezit worden blijvend bewaard omdat ze letterlijk en figuurlijk een beeld schetsen van de activiteiten van de BTC. Voor de openbare aanbestedingen is er voor gekozen om enkel de belangrijkste stukken uit de dossiers te bewaren, met name het bestek, de weerhouden offerte, het gunningsverslag, de gunningsbrief en alle processen-verbaal. Op die manier kan de omvang van de reeks enorm ingeperkt worden en is toch de belangrijkste informatie terug te vinden over elke openbare aanbesteding, een formule waar de BTC veelvuldig gebruik van maakt. Dé kerntaak van de BTC zijn uiteraard de interventies in het zuiden, voor de Belgische overheid of voor derden. Het spreekt voor zich dat de afzonderlijke bewaarde originele Conventions Mise en Œuvre en de addenda wegens hun juridisch, praktisch en historisch belang blijvend bewaard moeten worden. De dossiers inzake de sectorgebonden strategie en deze inzake de partnerprogramma’s overstijgen het projectniveau, getuigen van ontwikkelingen op (middel)lange termijn en komen daarom in aanmerking voor blijvende bewaring. Voor de eigenlijke projectdossiers is er dan weer gekozen om enkel de inhoudelijk en technisch belangrijke stukken te selecteren en bewaren: voor de sectoriële coördinatoren komt dit neer op het bestek en de weerhouden offerte, de studies, de “as built”-plannen en de foto’s, voor de geografische coördinatoren op de bijzondere overeenkomst, de verslagen van de Gemengde Lokale Overlegstructuur (GLOS), het Document Technique et Financier (DTF), het Rapport de Formulation (RDF), de jaarrapporten, de Mid-Term Review (MTR), de eventuele End-of-Term Review (ETR) en de inhoudelijke en financiële afsluiting. Hetzelfde advies wordt mutatis mutandis geformuleerd voor de door de Internationale Diensten beheerde dossiers inzake interventies voor derden. Alle overige stukken en de vele dubbels, kopies en voorlopige versies kunnen vernietigd worden. Hetzelfde geldt voor meer prozaïsche reeksen, zoals de (al dan niet afzonderlijk bewaarde) zendingsorders en travel expenses reports. De studiebeurzen en -stages gaan gepaard met een enorme papierproductie. De selectie beoogt daarom de blijvende bewaring van de strategische en programmaoverkoepelende reeksen (met inbegrip van de jaarlijkse Conventions Mise en Œuvre) en van de studiebeursdossiers. Voor de individuele stagedossiers wordt daarentegen gestreefd naar een representatieve selectie, waarbij één jaar per decennium wordt bewaard. Het verschil tussen studiebeurzen en stages is dat de eerste categorie een veel langere duur en een belangrijker engagement behelzen dan de tweede. De belangrijkste gegevens zijn hoe dan ook tevens terug te vinden in de databank, die blijvend wordt bewaard en op die manier statistisch onderzoek én verdere opzoekingen mogelijk maakt. Het micro-interventieprogramma (MIP) gaat voorlopig gepaard met een zeer beperkte archiefvorming en wordt daarom aangeduid als integraal te bewaren.

34

De interventies in het noorden behelzen de bevordering van de eerlijke handel, het Juniorprogramma voor de inzet van Junior Assistenten in het zuiden, de organisatie van de opleidingen omtrent de internationale samenwerking en de problematiek van de NoordZuidverhoudingen en de sensibilisering door Annoncer la Couleur en Kleur Bekennen. Ook in deze gevallen is de selectiepolitiek erop gericht om die reeksen te bewaren die een synthetische overzicht bieden en die stukken die het eindresultaat vormen van de Noordacties. Voor het Trade for Development Centre houdt dit in dat de notulen en bijhorende stukken van de Technische Commissie voor eerlijke handel, het reglement, de belangrijkste stukken van overlegvergaderingen met de actoren van het veld en de resultaten van onderzoeken en studies worden bewaard. Van de sensibiliseringscampagnes worden eveneens de belangrijkste stukken bewaard. De dossiers inzake de steun aan producenten in het zuiden worden dan weer niet bewaard omdat elk ondersteund project wordt toegelicht in een afzonderlijke brochure. Bij het Juniorprogramma komen de volgende, inhoudelijk belangrijke en in omvang beperkte reeksen in aanmerking voor blijvende bewaring: de notulen en bijhorende stukken van het overlegcomité met kabinet, DGOS en BTC, de (in dit geval inhoudelijk wél interessante) notulen en bijhorende stukken van het teamoverleg, de activiteitenverslagen en de dossiers inzake het beleid en de strategie. Bij de reeksen die handelen over de selectie en inzet van de Junior Assistenten worden zowel het rekenblad als de inhoudelijke opvolgingsdossiers van de op het terrein ingezette Junior Assistenten blijvend bewaard. De originele administratieve documenten worden bewaard door de verschillende personeelsdiensten35 en worden ook op dat niveau bewaard. De website met verschillende blogs en met het forum van Junior Assistenten en de eindverslagen van de debriefings zullen bovendien meer inzicht bieden in hun concrete ervaringen. De dossiers inzake de organisatie van informatieavonden en inzake de selectie van de kandidaat Junior Assistenten kunnen daarentegen vernietigd worden omdat ze enkel een voorbereidende fase documenteren. De selectie van het archief van de Infocycli vertoont veel overeenkomsten met het voorgaande: blijvende bewaring van reeksen die het beleid op de hoofdlijnen documenteren (zoals de notulen en bijhorende stukken van de belangrijke overlegorganen, activiteitenverslagen en Convention Mise en Œuvre) en inzicht bieden in de uitvoering (rekenblad en databank, programma’s en kalenders). Ook de syllabi, presentaties en gebruikte teksten worden bewaard omdat deze de visie op ontwikkelingssamenwerking documenteren. Alle stukken met betrekking tot de praktische uitvoering kunnen daarentegen vernietigd worden. De getuigschriften van de deelnemers worden bewaard omdat deze gelijkgesteld zijn aan diploma’s en grote juridische waarde bezitten. Voor Kleur Bekennen en Annoncer la Couleur vertaalt de achterliggende selectiepolitiek zich in de blijvende bewaring van de verslagen van de verschillende overlegorganen, de jaarlijkse actieplannen en activiteitenverslagen (met inbegrip van de statistieken), de dossiers inzake de opmaak, opvolging en evaluatie van de Convention Mise en Œuvre (CMO) en de overeenkomsten met de partners, het educatief en pedagogisch materiaal, het promotiemateriaal, de nieuwsbrieven en de websites. De massa’s voorbereidende stukken en dossiers kunnen daarentegen zonder enig probleem vernietigd worden. Tot slot wordt bij de selectie van de archieven van de landenkantoren in het buitenland steeds rekening gehouden met de vraag of de belangrijkste informatie al dan niet ook bij de zetel wordt bewaard: vandaar de beslissing om onder meer de dossiers inzake de financiële en inhoudelijke opvolging van de uitvoering van projecten te laten vernietigen en de dossiers 35

Bij de dienst Payroll Zetel voor de drie weken durende briefing vóór het vertrek, bij de dienst Payroll Terrein voor de eigenlijke tewerkstelling op het terrein.

35

inzake de financiële en inhoudelijke opvolging van beurzen en stages en deze inzake de financiële en inhoudelijke opvolging van projecten in het kader van het microinterventieprogramma (al dan niet na selectie) te laten bewaren. C. ELDERS BEWAARDE ARCHIEVEN BTC functioneert uiteraard niet in een vacuüm: er zijn immers nog tal van andere actoren actief (geweest) op het vlak van de ontwikkelingssamenwerking, elk met hun eigen archiefvorming. BTC heeft noch bij zijn oprichting in 1999, noch bij de latere overheveling van bepaalde opdrachten veel archiefbescheiden geërfd van zijn rechtsvoorganger, het Algemeen Bestuur voor Ontwikkelingssamenwerking (ABOS) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Enkel de dossiers van de op dat moment lopende projecten zijn blijkbaar mee verhuisd naar BTC. Personeelsdossiers van de van het ABOS overgekomen personeelsleden werden daarentegen opnieuw samengesteld. Vrijwel alle bewuste archieven van het ABOS worden bijgevolg bewaard door die andere rechtsopvolger, de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking van de FOD Buitenlandse Zaken. Het archief van het vroegere ABOS heeft naar verluidt een omvang van verschillende kilometers, klimt op tot het begin van de jaren 1960 en omvat onder meer notulen en bijhorende stukken van het Beheerscomité en van de Raad voor Ontwikkelingssamenwerking, personeelsdossiers, dossiers inzake de bilaterale en multilaterale samenwerking, dossiers inzake de erkenning van en samenwerking met nietgouvernementele organisaties en beurzen- en stagedossiers. Het archief is nog grotendeels onontsloten en de raadpleging ervan gebeurt conform de algemene archiefreglementering van de FOD Buitenlandse Zaken. Het archief van de vroegere vzw Maison Internationale Internationaal Huis (MINTH) wordt in overeenstemming met de bepalingen van de opheffingsakte36 eveneens door DGOS bewaard, maar heeft naar verluidt een erg beperkte omvang. Twee door de BTC bewaarde computers van het MINTH bleken dan weer volledig gewist te zijn. De meer recente archieven van de DGOS zelf en van de Dienst Bijzondere Evaluatie van de Ontwikkelingssamenwerking (DBE) zal uiteraard ook erg interessante informatie bevatten. Kabinetsarchieven bezitten in België het statuut van privé-archief, met als gevolg dat de ministers of staatssecretarissen van ontwikkelingssamenwerking autonoom over het lot van hun archief kunnen beslissen, gaande van vernietiging tot overbrenging naar het Rijksarchief of naar een privaatrechtelijke archiefinstelling. Daarnaast zijn er nog andere potentieel interessante privé-archieven, zoals deze van de niet-gouvernementele organisaties (NGO). Er heerst echter onduidelijkheid over het beheer en de bewaring van dergelijke archieven. Binnen de werkgroep privaatrechtelijke archieven van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie (VVBAD) werd daarom eind 2009 een afzonderlijke werkgroep NGO-archieven opgericht om deze in kaart brengen.

36

Ontbinding van de vzw Maison International - Internationaal Huis (Bijl. BS, 27/12/2005).

36



155

Archief van de Belgische Technische Coöperatie Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst 2014

door

Geert LELOUP

5467


Archief van de Belgische Technische Coöperatie. Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst

Recommend Documents