ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 57
ARCHIEF VAN DE KANSSPELCOMMISSIE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010
door Kathleen DEVOLDER
Brussel 2010
ARCHIEF VAN KANSSPELCOMMISSIE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010
door Kathleen DEVOLDER
Brussel 2010
INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE....................................................................................................5 WOORD VOORAF......................................................................................................7 INLEIDING..................................................................................................................9 LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES............................................11 BRONNEN....................................................................................................................11 WERKEN.....................................................................................................................11 WEBSITES....................................................................................................................11 LIJST VAN AFKORTINGEN..................................................................................13 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER...................................................15 NAAM.........................................................................................................................15 GESCHIEDENIS..............................................................................................................15 BEVOEGDHEDEN............................................................................................................15 ORGANISATIE EN WERKING.............................................................................................18 ORGANOGRAM.......................................................................................................21 VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEF......................................23 PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK..........................................................23 ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING.................................................................................23 BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSE ARCHIEFREEKSEN.......................................................24 SELECTIEPOLITIEK.........................................................................................................25
5
6
WOORD VOORAF
Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp en medewerking gekregen van een aantal personen die ik in dit ‘woord vooraf’ wil vermelden. In de eerste plaats wil ik dhr. Léo Tubbax bedanken, mijn contactpersoon binnen de Kansspelcommissie. Hij gaf mij tekst en uitleg over de organisatie en de werking van de Kansspelcommissie, leidde mij in de administratie rond en hielp me bij het in kaart brengen van de diverse archiefreeksen. Mijn dank gaat eveneens uit naar dhr. Karel Velle, algemeen rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, Advisering en Coördinatie van Verwerving en Selectie van het Algemeen Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden ten slotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Kathleen Devolder juli 2010
7
8
INLEIDING 1. Doel en structuur van een archiefselectielijst Overheidsarchieven zijn belangrijk. In de eerste plaats moeten overheidsorganen door middel van hun archieven aan politiek en burger verantwoording kunnen afleggen over hun handelen. In de tweede plaats draagt een zorgvuldig archiefbeheer bij aan een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van elk overheidsorgaan. Een goede informatievoorziening is een voorwaarde voor een goed functionerende overheid. In de derde plaats zijn overheidsarchieven historisch waardevol. Ze vormen onderdeel van ons nationaal cultureel erfgoed. Juist omwille van het erfgoedbelang bepaalt artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei 20091, dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder de toestemming van de algemeen rijksarchivaris of van zijn gemachtigden. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document telkens opnieuw de toestemming van de algemeen rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een serie personeelsdossiers) als om losse verzamelingen van stukken over een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct worden de uiterste data vermeld, de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben en hun juridische bewaartermijn verstreken is. De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming – in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten – weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. 2. Hoe gaat u concreet te werk? Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met de hand of 1
Belgisch Staatsblad, 12.08.1955 en 19.05.2009. In 2010 werden 2 uitvoeringsbesluiten gepubliceerd, nl. het KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 en het KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis (Belgisch Staatsblad, 23.09.2010).
9
met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men beroep doen op een gespecialiseerde firma die na de vernietiging een attest aflevert. U dient wel het Rijksarchief minstens één maand op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 20 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Dit kan eventueel door de administratie zelf gebeuren, maar deze moet er dan wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. U kunt de documenten ook overdragen aan het Rijksarchief waar ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. We willen benadrukken dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefbescheiden, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief heeft recent richtlijnen opgemaakt voor het duurzaam bewaren van digitale bestanden (e-mailarchivering en archivering van digitale kantoordocumenten). 2 Andere richtlijnen – inzake de archivering van websites bijvoorbeeld – zijn in voorbereiding. 3. De totstandkoming van deze archiefselectielijst In mei 2010 nam dhr. Leo Tubbax van de Kansspelcommissie contact op met het Algemeen Rijksarchief i.v.m. de mogelijke overdracht van archieven naar het Rijksarchief. De Kansspelcommissie is niet heel ruim behuisd en gezien de gestage aangroei van de dossiers dreigt in de komende jaren plaatsgebrek te ontstaan. De Commissie wil hieraan verhelpen door over te gaan tot een systematische scanning van de vergunningsdossiers en vroeg zich af wat na het scannen met de papieren dossiers moet of mag gebeuren. De vraag van de Kansspelcommissie vormde de aanleiding voor de opmaak van onderhavige lijst die de KSC zal toelaten haar archieven op systematische wijze te selecteren. We willen er wel op wijzen dat deze archiefselectielijst een momentopname is. Indien nieuwe series ontstaan of bestaande series stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet de lijst gewijzigd worden, uiteraard in overleg met het Rijksarchief.
2
S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009 en S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009.
10
LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES BRONNEN FOD Justitie. Acitiviteitenverslagen, Brussel, FOD Justitie, 2004-2009. Kansspelcommissie. Activiteitenverslagen, Brussel, Kansspelcommissie, 2001-2009. De Kansspelcommissie, Brussel, Kansspelcommissie, s.d. [Brochure]. Gokken. Wat is jouw inzet?, Brussel, Kansspelcommissie, 2008 [Brochure]. Bluf! Bluf! Dossier pédagog!que. Pedagog!sch dossier, Brussel, Kansspelcommissie, 2010.
WERKEN M. CALLU, J. SMET, Kansspelwetgeving. De wet van 7 mei 1999 op de kansspelen, de kansspelinrichtingen en de bescherming van de spelers en haar uitvoeringsbesluiten, Gent, 2009. S. DEBROUX , “Politie en kansspelen.‘Eerlijk verdiend, bij het gokken…’” in Inforevue, maart 2006, p. 30-33.
WEBSITES http://www.economie.fgov.be. http://www.gamingcommission.fgov.be. http://www.just.fgov.be.
11
12
LIJST VAN AFKORTINGEN CJH
Commission des Jeux de Hasard
FOD
Federale Overheidsdienst
GREF Gaming Regulators European Forum KB
Koninklijk besluit
KSC
Kansspelcommissie
13
14
HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER NAAM Kansspelcommissie (KSC) – Commission des Jeux de Hasard (CJH).
GESCHIEDENIS In België geldt een verbod op kansspelen. Deze worden door de wetgever als volgt gedefinieerd: “Kansspelen: elk spel of weddenschap, waarbij een ingebrachte inzet van om het even welke aard, hetzij het verlies van deze inzet door minstens één der spelers of wedders, hetzij een winst van om het even welke aard voor minstens één der spelers, wedders of inrichters van het spel of de weddenschap tot gevolg heeft en waarbij het toeval een zelfs bijkomstig element is in het spelverloop, de aanduiding van de winnaar of de bepaling van de winstgrootte”.3 In de praktijk worden kansspelen wél toegelaten, maar onder strenge voorwaarden en mits een vergunning. Omdat een absoluut verbod van kansspelen in het verleden heeft geleid tot een wildgroei aan clandestiene spelen, werd ervoor gekozen om een beleid van kanalisering door middel van vergunningen te voeren. Bij de wet van 7 mei 1999 op de kansspelen, de kansspelinrichtingen en de bescherming van spelers werd daarom de Kansspelcommissie opgericht.4 Deze wet werd begin 2010 gewijzigd.5 De vernieuwde kansspelwet treedt in werking op 1 januari 2011.
BEVOEGDHEDEN De Kansspelcommissie heeft als belangrijkste taken: -
het verstrekken van advies aan de regering en het parlement inzake kansspelen. Dit kan gaan van ondersteuning bij ontwerpen van koninklijke besluiten, over advies bij wetswijzigingen tot antwoorden op aan kansspelen gerelateerde vragen.
-
het verlenen van vergunningen, namelijk: vergunningen klasse A voor casino’s. In België is het aantal exploitatieplaatsen van vergunningen klasse A bij wet beperkt tot 9; vergunningen klasse B voor speelautomatenhallen. Het maximumaantal toegestane vergunningen bedraagt 180; vergunningen klasse C voor cafés die maximaal twee bingo’s of one-balls uitbaten; vergunningen klasse D voor personen die in casino’s, speelzalen, en sinds de wetswijziging van 2010 ook in wedkantoren werken; vergunningen E voor de leveranciers, fabrikanten en herstellers van kansspeltoestellen. In 2010 werd de kansspelwet van 7 mei 1999 herzien om aansluiting te vinden met de technologische evolutie die de voorbije jaren plaatsvond (o.a. de opmars van allerhande mediaspelletjes en van kansspelen via internet). De kansspelwet werd
3
Artikel 2.1 van de wet van 7 mei 1999 op de kansspelen, de kansspelinrichtingen en de bescherming van de spelers. Belgisch Staatsblad, 30.12.1999. 4 Belgisch Staatsblad, 30.12.1999. De Kansspelcommissie, Brussel, Kansspelcommissie, s.d. [Brochure]. 5 Wet van 10 januari 2010 tot wijziging van de wet van 7 mei 1999 op de kansspelen, de kansspelinrichtingen en de bescherming van de spelen, wat de Kansspelcommissie betreft. Belgisch Staatsblad, 01.02.2010.
15
uitgebreid met drie groepen: weddenschappen, internetspelen en mediaspelen. Er werden twee nieuwe types vergunningen gecreëerd: F1 voor de organisatoren of inrichters van weddenschappen; F2 voor de aannemers van die weddenschappen; G voor mediaspelletjes. -
het uitvoeren van controles inzake kansspelen.
-
het controleren van vergunninghouders. In geval van overtreding van de kansspelwet van 7 mei 1999 kan de Commissie een administratieve sanctie opleggen, gaande van een waarschuwing, over de schorsing van een exploitatie van enkele machines voor een bepaalde duur, tot het intrekken van de vergunning. Een sanctieprocedure is een procedure op tegenspraak en is onderworpen aan strikte regels. Aan een beslissing gaat een uitgebreid overleg door de Commissie vooraf. Vergunninghouders voor wie een sanctie dreigt, krijgen de mogelijkheid om zich door de Kansspelcommissie te verdedigen, al dan niet bijgestaan door een advocaat. Momenteel beperkt de sanctiemogelijkheid van de Commissie zich tot het opleggen van administratieve sancties, maar door de wetswijziging van 20106 (inwerkingtreding op 1 januari 2011) krijgt de Kansspelcommissie de mogelijkheid om naast administratieve sancties ook geldboetes op te leggen wanneer het parket beslist om niet te vervolgen. Hierdoor zullen niet langer enkel de vergunningshouders maar ook de spelers op het matje kunnen worden geroepen. Aangezien de kansspelwet een strafwet is, kunnen overtreders voor sommige overtredingen ook strafrechterlijk worden vervolgd met gevangenisstraffen van 6 maanden tot 5 jaar en/of boetes van 100 euro tot 100.000 euro tot gevolg. 7
-
het verzekeren van de bescherming van spelers en gokkers. 8 Bij de toegang tot kansspelinrichtingen klasse I en II gebeurt een grondige identiteitscontrole. De toegang is immers verboden voor personen onder de 21 jaar (met uitzondering van de meerderjarige personeelsleden op hun plaats van tewerkstelling) en voor magistraten, notarissen, gerechtsdeurwaarders en leden van de politiediensten buiten de uitoefening van hun functie (art. 54 van de wet van 7 mei 1999). De Kansspelcommissie ontzegt bovendien de toegang tot de speelzalen van de kansspelinrichtingen klasse I en II aan: personen die er vrijwillig om vragen. Elke burger kan door middel van het formulier ‘aanvraag tot verbod op toegang’ 9 voor zichzelf een toegansverbod tot de speelzalen van alle kansspelinrichtingen klasse I en II aanvragen. Deze vrijwillige uitsluiting kan door de betrokkene worden herroepen, maar uitsluitend per aangetekende brief en mits een bedenktijd van drie maanden. In de toekomst zal ook een derde, de echtgenote, een vzw of een OCMW die aan schuldbemiddeling doet, een gokverslaafde op de lijst kunnen laten zetten. De betrokkene zal dan wel gehoord moeten worden; personen die op basis van een gerechtelijke uitsluiting de toegang tot de speelautomatenhallen en casino’s moet worden geweigerd, namelijk: • personen die in staat van verlengde minderjarigheid zijn verklaard; • onbekwaamverklaarden op verzoek van hun wettelijke vertegenwoordiger of van hun gerechtelijke raadsman;
6
Wet van 10 januari 2010 tot wijziging van de wet van 7 mei 1999 op de kansspelen, de kansspelinrichtingen en de bescherming van de spelen, wat de Kansspelcommissie betreft. Belgisch Staatsblad, 01.02.2010. 7 De Kansspelcommissie, Brussel, Kansspelcommissie, s.d., p. 8 [Brochure]. 8 KB van 15 december 2004 betreffende de wijze waarop de toegang tot de kansspelinrichtingen van klasse I en II wordt verboden of ontzegd. Belgisch Staatsblad,10.01.2005. 9 Dit formulier is downloadbaar op de webstie van de Kansspelcommissie.
16
• •
personen aan wie, overeenkomstig het Koninklijk Besluit nr. 22 van 24 oktober 1934, een verbod is opgelegd om bepaalde ambten, beroepen of werkzaamheden uit te oefenen; geesteszieken voor wie, bij rechterlijke beslissing, een beschermingsmaatregel werd aangevraagd.
De identiteitsgegevens van deze verschillende categorieën van uitgesloten personen worden door de KSC opgenomen in de EPIS-databank (Excluded Persons Information System) die de exploitanten van speelzalen en casino’s online moeten raadplegen vooraleer ze iemand toegang geven tot hun zaak. In de speelzalen van de kansspelinrichtingen klasse I en II geldt een verplichting tot spelersregistratie: de toegang is slechts toegestaan wanneer de betrokken persoon een identiteitsbewijs voorlegt en de exploitant zijn volledige naam, voornamen, geboorteplaats en geboortedatum, beroep en adres in een register inschrijft. 10 Andere beschermingsmaatregelen zijn het verbod om alcoholische dranken te serveren en om een kredietkaart te gebruiken in de speelautomatenhallen 11 en het verbod minderjarigen (-18 jaar) te laten spelen in cafés. De gokinrichtingen mogen zich niet in de buurt bevinden van plaatsen waar veel jongeren of kwetsbare personen komen, dus niet in de buurt van scholen, ziekenhuizen, gebedshuizen en gevangenissen. Om het verlies van astronomische bedragen te verhinderen, is bovendien voor alle gokautomaten het verlies per uur vastgesteld. 12 Het verlies per uur betekent de winst die een machine maximaal per uur mag opstrijken. De Commissie beschikt over financiële gegevens van de speelautomaten, die haar dagelijks online worden overgemaakt door de inrichtingen van klasse I en II. Dit systeem stelt de Commissie in staat de exploitatie van de toestellen te controleren. De Kansspelcommissie werkt voor de vervulling van haar taken nauw samen met diverse instanties: - het College van de Procureurs-generaal, de parketten en politiediensten (voor de controle en beteugeling van illegale kansspelen); - de Cel voor Financiële Informatieverwerking (vnl. bestrijding van het witwassen van geld van criminele oorsprong); - diverse geledingen van de FOD Financiën (m.b.t. de correcte inning van de belastingen op kansspelen); - de dienst Metrologie van de FOD Economie (Algemene Directie Kwaliteit en Veiligheid – Reglementering en Controlebeleid). Vooral met deze laatste dienst onderhoudt de Kansspelcommissie intensieve contacten. Metrologie is overeenkomstig de bepalingen van de artikels 52 en 53 van de wet van 7 mei 1999 belast met het afleveren van modelgoedkeuringen 13 en met het uitvoeren van de eerste ijk,14 de periodieke ijk15 en de technische controle van kansspeltoestellen. De technische 10
KB van 15 december 2004 betreffende het toegangsregister in de speelzalen van kansspelinrichtingen van klasse I en II. Belgisch Staatsblad, 10.01.2005. 11 Aan de kansspelen mag alleen worden deelgenomen met contant betaalde speelpenningen en –fiches of met muntstukken. 12 Ook de winstmogelijkheden worden op die manier aan banden gelegd. Zo wordt de verslavende werking van de kansspelen gereduceerd. 13 De modelgoedkeuring omvat een administratief en technisch onderzoek, alsook het uitvoeren van uitgebreide testen in het labo. Hierbij wordt nauwgezet het betrokken keuringsprotocol gevolgd dat interpretatie en uitleg geeft van de geldende voorschriften. Het protocol bevat ook een beschrijving van de wijze waarop de testen moeten uitgevoerd worden. Activiteitenverslag Kansspelcommissie 2005, Brussel, Kansspelcommissie, 2006, p. 46. 14 De eerste ijk omvat een onderzoek op ieder nieuw kansspeltoestel, voorafgaand aan het eerste gebruik teneinde vast te stellen of die conform is met het goedgekeurde model. Het accent ligt daarbij op de controle van de ingebouwde software om vast te stellen of die overeenstemt met deze die oorspronkelijk werd goedgekeurd. Ibid., p. 46. 15 De periodieke ijk heeft hetzelfde doel als de eerste ijk en gebeurt op geregelde tijdstippen op de in dienst zijnde automaten. Ibid., p. 46.
17
regels waaraan de automatische kansspelen moeten voldoen, worden beschreven in de keuringsprotocollen van de kansspelen.16
ORGANISATIE EN WERKING De Kansspelcommissie is een onafhankelijke administratieve commissie die onder de FOD Justitie ressorteert. Ze bestaat uit een gelijk aantal Nederlandstalige en Franstalige vertegenwoordigers van de zes ministers belast met het beleid inzake kansspelen, namelijk: - de minister van Begroting en Overheidsbedrijven - de minister van Binnenlandse Zaken - de minister van Economie - de minister van Financiën - de minister van Justitie - de minister van Volksgezondheid. Elke partner is vertegenwoordigd door twee leden en twee plaatsvervangers. De Commissie wordt geleid door de voorzitter van de Kansspelcommissie, een magistraat. Ze komt in principe elke eerste woensdag van de maand samen. De Commissie wordt volledig door de sector gefinancierd. De bijdragen die zij ontvangt van de sector worden teruggestort aan de Schatkist; een deel ervan wordt gebruikt om de werking van de Commissie te financieren. De voorzitter van de Kansspelcommissie wordt bijgestaan door een Controlecel17 bestaande uit een aantal gedetacheerde leden van de federale gerechtelijke politie, attachés met het statuut van officier van de gerechtelijke politie en financieel deskundigen. De attachés en de financieel deskundigen verrichten hun controletaken bovenop hun administratieve taken binnen de KSC. De Controlecel voert op regelmatige basis controleacties op het terrein uit. Dit kunnen zowel acties zijn in de vergunde kansspelinrichtingen (bezoeken om na te gaan of de exploitatiewijze van de speelzaal en van de inrichting in het algemeen conform de wetgeving verloopt) als in clandestiene goktenten of privé-woningen waar illegale kansspelen worden vermoed.18 Zij verleent op verzoek bijstand aan de lokale politie (vanuit politioneel opzicht is het toezicht op de kansspelen toebedeeld aan de lokale politie) en aan de federale politie (deze is bevoegd in geval van financiële delinquentie, bij inbreuken over het ganse grondgebied van België of als bijzondere methoden nodig zijn). Leden van de Controlecel geven ook vorming aan ambtenaren en aan politiemensen, bijvoorbeeld aan de Rechercheschool. De voorzitter van de Kansspelcommissie maakt, samen met een lid van de Controlecel, deel uit van het Gaming Regulators European Forum (GREF). Het GREF, opgericht in 1989, bestaat uit vertegenwoordigers van regelgevende en toezichthoudende organisaties op het gebied van spelen in Europa. De twee belangrijkste doelstellingen van het GREF zijn: - een forum bieden waar Europese regelgevers op het gebied van spelen elkaar kunnen ontmoeten, standpunten en informatie uitwisselen en kunnen discussiëren over beleid; - bij bijzondere gelegenheden en met instemming van de deelnemers deze regelgevers vertegenwoordigen en fungeren als centraal contactpunt. 19 De relaties met de Europese overheid worden behartigd door de (eenmans)cel ‘relaties EU’. De cel Externe communicatie verzorgt de contacten met de pers, staat in voor de opmaak van folders en jaarverslagen en voor het bijwerken van de website van de Commissie. In 2009 maakte de Kansspelcommissie werk van een grootse preventiecampagne ‘BLUF!’, speciaal 16
http://economie.fgov.be/nl/ondernemingen/Marktreglementering/Metrologie/wettelijke_metrologie/kansspelen. In het organogram op p. 17: “Expert Police/expert Politie”. 18 Zo stelde de Controlecel in 2008 205 controledossiers op m.b.t. loterijen, illegale automaten, illegale gokhuizen, vergunningen A, B en C enzovoort. Deze controledossiers werden in 216 rapporten gegoten; 171 PV’s werden overgemaakt aan het parket. Er werden 20 toestellen in beslag genomen, eveneens de totaalsom van € 43.389. Activiteitenverslag Kansspelcommissie 2008, Brussel, KSC, 2009, p. 46. 19 http://www.gref.net. 17
18
gericht tot jongeren van 14 tot 18 jaar. Men stelde een film en een pedagogisch dossier op. Dit laatste bevat leidraden, sleutelbegrippen en een aantal activiteiten (o.a. een gezelschapsspel) die bedoeld zijn om een debat op gang te brengen. De Commissie wordt administratief ondersteund door een Secretariaat bestaande uit een 35tal ambtenaren die ressorteren onder de FOD Justitie. 20 Het wordt geleid door een administrateur en omvat naast de ‘klassieke’ ondersteunende diensten – de receptie, P&O, Budget en beheerscontrole en ICT – een juridische cel, een cel Vergaderingen Kansspelcommissie en diverse cellen die instaan voor het beheer van de dossiers vergunningen. De Juridische dienst is belast met de opmaak van ontwerpen van wetten en besluiten en van adviezen, en met de behandeling van kabinetsnota’s en parlementaire vragen. De dienst staat tevens in voor de opvolging van procedures voor de hoven en rechtbanken, de Raad van State en het Grondwettelijk Hof. De cel Vergaderingen Kansspelcommissie verzekert het secretariaat van de Kansspelcommissie. Dit impliceert het opmaken, versturen en archiveren van de agenda met dagorde en van de verslagen en bijhorende stuken van de maandelijkse vergaderingen. De cel Vergunningen klasse A staat in voor het beheer van de dossiers ‘vergunningen klasse A’ vereist voor de uitbating van een kansspelinrichting klasse I of casino. In België is het maximale aantal vergunningen klasse A dat tegelijkertijd kan worden toegekend, vastgelegd op negen. Er zijn momenteel vier casino’s in Vlaanderen (Blankenberge, Knokke, Middelkerke en Oostende), vier in Wallonië (Chaudfontaine, Dinant, Namen en Spa) en één in Brussel. De cel Vergunningen klasse B staat in voor het beheer van de dossiers ‘vergunningen klasse B’ vereist voor de uitbating van een speelautomatenhal. In totaal mogen op het Belgische grondgebied 180 vergunningen klasse B worden toegekend. Actueel zijn al deze vergunningen uitgereikt. De cel Vergunningen klasse C beheert de zogenaamde dossiers ‘café’ (ca. 8000 dossiers). Caféhouders die maximaal twee bingo’s willen uitbaten, dienen immers een vergunning klasse C aan te vragen. De cel Vergunningen klasse D beheert de dossiers van het personeel van speelhallen en casino’s (ca. 4500 dossiers). Personeel tewerkgesteld in een kansspelinrichting klasse I of II moet in het bezit zijn van een vergunning D. De Kansspelcommissie organiseert regelmatig opleidingsdagen voor het personeel van kansspelinrichtingen. Na afloop van deze opleiding krijgen de cursisten een vergunning D. Na vijf jaar moet een vervolgopleiding worden gevolgd. Ook fabrikanten, plaatsers en herstellers van kansspeltoestellen moeten over een vergunning van de Kansspelcommissie beschikken, namelijk een vergunning E. De dossiers ‘plaatsers kansspelen’ (een 200-tal) worden beheerd door de cel Vergunningen klasse E. De cel Dossiers x staat in voor de ontvangst van de formulieren ‘aanvraag tot verbod op toegang tot de speelzalen van alle kansspelinrichtingen klasse I en II’ en voor de registratie van de verschillende categorieën van uitgesloten personen in EPIS (Excluded Persons Information System). Vóór de introductie van EPIS (2005) verspreidde de cel op regelmatige
20
Dit aantal is met inbegrip van de voorzitter en de bij de KSC gedetacheerde politieagenten. De administratie is gevestigd in Kantersteen nr 47 te Brussel.
19
basis lijsten van personen die zelf om een toegangsverbod verzocht hadden naar alle inrichtingen klasse I en II. De cel Inbelspelletjes ten slotte beheert de dossiers televisiespelletjes. Sinds 1 januari 2007 (inwerkingtreding van het KB van 10 oktober 2006 21) moeten organisatoren van televisiespelletjes die een volledig tv-programma vormen, een dossier ter goedkeuring indienen bij de Kansspelcommissie. De Commissie onderzoekt met medewerking van de dienst Metrologie van de FOD Economie, het verloop van de spelletjes en de selectie van de deelnemers. De Commissie is tevens belast met de behandeling van klachten over die spelletjes. In de toekomst zullen wellicht cellen worden opgericht voor het beheer van de dossiers van de nieuwe types vergunningen gecreëerd door de wet van 10 januari 2010: F1 voor de organisatoren of inrichters van weddenschappen F2 voor de aannemers van die weddenschappen G voor mediaspelletjes.22
21
Koninklijk besluit van 10 oktober 2006 houdende de voorwaarden waaraan spelen die aangeboden worden in het kader van televisieprogramma’s via nummerreeksen van het Belgische nummerplan, waarvoor het toegelaten is om van de oproeper, naast de prijs van de communicatie, ook de betaling van de inhoud te vragen, doch beperkt tot deze reeksen waarop het eindgebruikertarief geen functie is van de tijdsduur van de oproep en die een totaalprogramma inhouden, dienen te voldoen. Belgisch Staatsblad, 19.10.2006. 22 Wet van 10 januari 2010 tot wijziging van de wet van 7 mei 1999 op de kansspelen, de kansspelinrichtingen en de bescherming van de spelen, wat de Kansspelcommissie betreft. Belgisch Staatsblad, 01.02.2010.
20
ORGANOGRAM
23
http://www.gamingcommission.fgov.be.
21
23
SAMENSTELLING VAN DE KANSSPELCOMMISSIE
24
Activiteitenverslag Kansspelcommissie 2008, Brussel, KSC, 2009, p. 12.
22
24
VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEF PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK Archiefstukken De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren in principe niet tot het archief. Archiefreeksen De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeelden zijn de agenda’s van de briefwisseling, de ontvangen brieven, de personeelsdossiers, de dossiers die door een dienst in het kader van één van zijn specifieke competenties behandeld zijn en telkens over een zaak handelen, enz. Archiefvormers De organisatie, persoon of groep personen die, in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, archief tot stand brengt of tot stand heeft gebracht: in dit geval de instellingen van openbaar nut.
ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING De Kansspelcommissie beschikt ondanks haar betrekkelijk recent bestaan – oprichting in 2000 krachtens de wet van 7 mei 1999 25 – over een aanzienlijk archiefbestand (ca. 350 strekkende meter). In haar hoedanigheid van advies-, beslissings- en controleorgaan maakt de administratie een rist aan archiefreeksen aan. De belangrijkste worden op de volgende pagina’s nader toegelicht. De grote meerderheid van de dossiers vloeien voort uit de bevoegdheid van de Kansspelcommissie inzake het toekennen, schorsen of intrekken van vergunningen voor de kansspelsector. De Commissie behandelt jaarlijks enkele duizenden vergunningsaanvragen (A, B, C, D, E) en maakt individuele dossiers aan per vergunninghouder. De aanvragen vergunningen klasse C – caféhouders die maximaal twee bingo’s willen uitbaten – zijn het talrijkst. In de periode 2001-2008 behandelde de KSC niet minder dan 25.800 vergunningsaanvragen; het aantal effectief toegekende vergunningen bedroeg eind 2008 8109.26 Ter vergelijking: in diezelfde periode waren 9 vergunningen A, 180 vergunningen B en 189 vergunningen E actief. Sinds 2002 werden 4512 vergunningen D toegekend. 27 De Commissie werkt met papieren vergunningsdossiers. Weliswaar wordt binnenkomende briefwisseling gescand; de documenten kunnen bijgevolg zowel in papieren als in digitale versie geraadpleegd worden. De dossiers zijn geordend op volgnummer en worden ontsloten door een databank (‘JHKS’, acroniem voor jeux de hasard kansspelen). De papieren dossiers 25
Activiteitenverslag Kansspelcommissie 2004, Brussel, KSC, 2005, p. 7. Activiteitenverslag Kansspelcommissie 2008, Brussel, KSC, 2009, p. 22. 27 Aantal behandelde vergunningsaanvragen: B: 609 – D: 7209 – E: 346. Ibid., p.17-27. 26
23
– dynamische, semi-statische én statische – worden bewaard in de kantoren van de dossierbeheerders. In een aantal cellen werden de statische dossiers uit het klassement (uit de rekken) verwijderd en in verhuisdozen ingepakt. Tot op heden werden nog geen dossiers vernietigd. Met het oog op efficiëntere werkprocessen en plaatswinst heeft de KSC tijdens de voorbije weken voorbereidingen getroffen om over te gaan tot scanning van de vergunningsdossiers. Na de digitalisering zullen de papieren dossiers die geen administratief nut meer hebben, vernietigd worden. Dossiers in de dynamische fase daarentegen zullen zowel in papieren als in digitale vorm beschikbaar blijven. Voor de bewaartermijnen van de diverse reeksen verwijzen we naar de archiefselectielijst (p. 26). Aangezien het dossiers betreft die niet in aanmerking komen voor permanente bewaring heeft het Rijksarchief geen bezwaar tegen deze subsitutie-operatie. Zoals vermeld in de inleiding dient de Kansspelcommissie, conform de archiefwet van 24 juni 1955,28 wel toestemming te vragen aan de algemeen rijksarchivaris vooraleer over te gaan tot de effectieve vernietiging van de dossiers.
BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSE ARCHIEFREEKSEN Notulen van de vergaderingen van de Kansspelcommissie De Kansspelcommissie vergadert maandelijks om te beslissen over de toekenning (of gemotiveerde weigering), schorsing of intrekking van vergunningen, om advies uit te brengen over wetgevende of regelgevende initiatieven enzovoort. Van deze vergaderingen wordt een proces-verbaal opgesteld. In 2007 werd op de website van de KSC een beschermde zone ingesteld, enkel toegankelijk voor de leden van de Commissie en het Secretariaat, om de documenten voor de vergaderingen van de Commissie snel ter beschikking te kunnen stellen. Uit pragmatische overweging heeft de KSC een aantal jaar geleden beslist om technische kwesties, omwille van de complexiteit van sommige zaken, in een aparte vergadering te bespreken. Deze vergaderingen worden bijgewoond door leden van de Commissie, door leden van de dienst Metrologie en eventueel ook door personen die uitgenodigd worden om toelichting te geven bij de diverse items. Van de vergaderingen van deze technische subcommissie wordt eveneens een verslag opgemaakt dat besproken wordt op de eerstvolgende plenaire vergadering van de Kansspelcommissie. Tijdens deze vergadering beslist men of de standpunten ingenomen door de technische commissie worden weerhouden. De notulen van de Kansspelcommissie en bijhorende stukken worden zowel in digitale als in papieren versie gearchiveerd. Vergunningsdossiers De vergunningsdossiers A, B, C, D en E bevatten de volledig ingevulde aanvraagformulieren (downloadbaar op de website van de KSC) met de vereiste bijlagen. 29 Voor vergunningen klasse A betreft het volgende bijlagen: een recent uittreksel uit het strafregister; een recent bewijs van goed gedrag en zeden waaruit blijkt dat de aanvrager over burgerlijke en politieke rechten beschikt; een kopie van de drie laatste belastingsaangiften in de personenbelasting (+ bijlage 2 indien de aanvrager zelfstandig is) en van de aanslagbiljetten. Voor de periode welke niet wordt gedekt door deze documenten (d.w.z. deze tussen de laatste belastingsaangifte en de aanvraag van vergunning A) dienen kopieën bijgevoegd te worden van de loonfiches, een overzicht van inkomsten uit roerende goederen en 28 29
Gewijzigd bij wet van 6 mei 2009. Belgisch Staatsblad, 12.08.1955 en 19.05.2009. www.gamingcommission.fgov.be. Procedure: hoe een aanvraag indienen?
24
kapitalen, en – in geval van verkoop van een onroerend goed – een kopie van de verkoopsakte; een kopie van de aangiften in de vennootschapsbelasting met de bijhorende bescheiden, opgaven en inlichtingen van de drie laatste aanslagjaren; de identiteit van alle aandeelhouders en een lijst van het aantal aandelen per aandeelhouder. Voor de Belgische aandeelhouders volstaat de naam, voornaam en het rijksregisternummer; voor buitenlandse aandeelhouders moet de volledige identiteit worden vermeld; een exemplaar van de concessie-overeenkomst gesloten tussen de exploitant en de gemeente van vestiging van de kansspelinrichting; het bewijs dat de aanvrager over de nodige financiële middelen beschikt om de waarborg van 250.000 euro te dekken.
Voor vergunningen klasse B betreft het: de volledige identiteit van de aandeelhouders van de vennootschap (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en rijksregisternummer); een recent bewijs van goed gedrag en zeden, waaruit blijkt dat de aanvrager over burgerlijke en politieke rechten beschikt; een kopie van de drie laatste belastingsaangiften in de personenbelasting (+ bijlage 2 indien de aanvrager zelfstandig is) en van de aanslagbiljetten. Voor de periode welke niet wordt gedekt door deze documenten (d.w.z. deze tussen de laatste belastingsaangifte en de aanvraag van vergunning B) dienen kopieën bijgevoegd te worden van de loonfiches, een overzicht van inkomsten uit roerende goederen en kapitalen, en – in geval van verkoop van een onroerend goed – een kopie van de verkoopsakte; een kopie van de aangiften in de vennootschapsbelasting met de bijhorende bescheiden, opgaven en inlichtingen van de drie laatste aanslagjaren; een advies van de burgermeester van de gemeente waaruit blijkt dat aan alle wettelijke vereisten is voldaan wat de uitbating betreft. Dit advies dient origineel te zijn, ondertekend door de burgemeester en voorzien van een stempel van de gemeente; een kopie van het convenant afgesloten tussen de gemeente van vestiging en de uitbater; het bewijs dat de aanvrager over de nodige financiële middelen beschikt om de waarborg van 75.000 euro te dekken; een plan van de omgeving van de zaal waarin de onderwijsinstellingen, ziekenhuizen, plaatsen die vooral door jongeren worden bezocht, plaatsen waar erediensten worden gehouden en gevangenissen zijn aangeduid. Dit plan moet een schaal van 1 cm/2500 cm hebben; een plan van de kansspelinrichting zelf waarop de verschillende lokalen (ook privé) en de plaats van alle toestellen zijn aangeduid; een document waarin de aanvrager verklaart dat er geen wijzigingen zijn in de situatie zoals beschreven in de aanvraag; een lijst van de vennootschappen waarin de zaakvoerders/bestuurders meer dan 20 % van de aandelen hebben. Deze lijst omvat een omschrijving van de functie en het exacte aantal aandelen, de naam van de vennootschap en zijn doel; een verklaring van de activiteiten die de zaakvoerders/bestuurders uitoefenen in een onderneming die een vergunning klasse E nodig heeft. Voor vergunningen klasse C betreft het: het advies van de burgemeester dat aan alle wettelijke voorwaarden voor de uitbating van de kansspelinrichting is voldaan of het bewijs dat dit advies aangetekend werd aangevraagd. Het advies moet origineel zijn, getekend door de burgemeester of een gewettigd volmachtigde en het moet afgestempeld zijn door de gemeente;
25
een kopie van de statuten van de vennootschap indien de aanvrager een rechtspersoon is; een origineel uittreksel uit het strafregister (enkel indien de aanvrager een buitenlander is). Voor vergunningen klasse D dienen volgende documenten overgemaakt te worden: een origineel attest van goed gedrag en zeden; 2 pasfoto’s. Voor vergunningen klasse E ten slotte: de volledige identiteit van de aandeelhouders van de vennootschap (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en het rijksregisternummer); een recent bewijs van goed gedrag en zeden, waaruit blijkt dat de aanvrager over burgerlijke en politieke rechten beschikt; een kopie van de drie laatste belastingsaangiften in de personenbelasting (+ bijlage 2 indien de aanvrager een zelfstandige is) en de aanslagbiljetten; een kopie van de aangiften in de vennootschapsbelasting met de bijhorende bescheiden, opgaven en inlichtingen van de 3 laatste aanslagjaren; het bewijs dat de aanvrager over de nodige financiële middelen beschikt om de waarborg van 12.500 euro per schijf van 50 toestellen of van 25.000 euro (indien de aanvrager het onderhoud van toestellen uitoefent) te dekken; een document waarin de aanvrager verklaart dat er geen wijzigingen zijn in de situatie zoals beschreven in de aanvraag; een lijst van de vennootschappen waarin de zaakvoerders/bestuurders meer dan 20 % van de aandelen hebben. Deze lijst omvat een omschrijving van de functie en het exacte aantal aandelen, de naam van de vennootschap en zijn doel. De dossiers bevatten verder alle documenten voortvloeiend uit de administratieve behandeling van de vergunningsaanvragen: een kopie van het schrijven van de KSC i.v.m. de toekenning van de vergunning, een bewijs van betaling van de waarborg aan de Deposito- en Consignatiekas, kopieën van uitnodigingen tot betaling van de jaarlijkse bijdrage en van verwittigingen indien de bijdrage niet tijdig werd gestort, ev. advies tot intrekking van de vergunning enzovoort. Dossiers van vergunningshouders E bevatten minstens een beschrijvende nota met foto van de materialen dienstig voor de uitbating van kansspelen in kansspelinrichtingen klasse I, II of III (om te vermijden dat een persoon materialen of toestellen zou voorstellen zonder in de voorwaarden te zijn om deze in te voeren of te vervaardigen voor de kansspelmarkt) en/of een dossier in verband met automatische spelen of tafelspelen (attest, beschrijving en foto’s). 30 Tijdens de eerste jaren van zijn bestaan maakte het Secretariaat van de KSC voor het beheer van de dossiers gebruik van een eenvoudige, intern ontwikkelde toepassing. Toen bleek dat deze onvoldoende mogelijkheden bood om tegemoet te komen aan de eisen die werden gesteld inzake gegevensopslag, automatisering van processen en verkorting van de afhandelingstermijn van vergunningsaanvragen werd een externe firma ingeschakeld om een nieuwe applicatie te ontwikkelen. Software AG ontwikkelde in 2002-2003 een toepassing 31 bestaande uit drie componenten: - de intranettoepassing omvat de relationele databank (dossiergerelateerde informatie) en bijhorende functionaliteit ten dienste van het Secretariaat van de KSC voor het uitvoeren van haar taken; - de volledig geïndexeerde documentaire database bevat alle nodige informatie ter ondersteuning van de dagelijkse werking van de Commissie; 30
Activiteitenverslag Kansspelcommissie 2003, Brussel, KSC, 2004, p. 42. Het betreft een web-based applicatie die integraal gebruik maakt van Oracle-software (applicatie- en database server) aangevuld met maatsoftware (Java2). Activiteitenverslag Kansspelcommissie 2004, Brussel, KSC, 2005, p. 82. 31
26
-
de internettoepassing omvat een website met relevante informatie inzake kansspelen.32
De toepassing werd in de loop der jaren continu aangepast en uitgebreid. Vermelden wij o.a. de integratie van de EPIS (Excluded Persons Information System)-databank in 2005.33 Dankzij deze databank kunnen uitbaters van speelzalen en casino’s nagaan of een persoon toegang mag krijgen tot de kansspelinrichting. De databank kan online geraadpleegd worden. De uitbater codeert de naam, voornaam en de geboortedatum van een persoon en ontvangt een bericht waarin hij verneemt of de persoon al dan niet toegang mag krijgen tot de kansspelinrichting. De reden voor ontzegging wordt niet vermeld waardoor de persoonlijke levenssfeer wordt gevrijwaard. X-dossiers Dit zijn de dossiers van personen die een toegangsverbod tot de speelzalen van kansspelinrichtingen I en II aanvragen. Het betreft zeer dunne dossiers. Ze bevatten enkel het aanvraagformulier of de brief (met handtekening), een kopie van de identiteitskaart (recto verso), en eventueel de aangetekende brief waarmee de uitsluitingsaanvraag wordt herroepen. Controledossiers De artikels 9, 15 en 20 van de kansspelwet van 7 mei 1999 geven de KSC specifiek de opdracht om toezicht te houden op de wet en haar uitvoeringsbesluiten. 34 De Controlecel houdt van haar acties dossiers bij (een dossier per feit, chronologisch gerangschikt). In deze controledossiers wordt alle informatie m.b.t. de actie verzameld: briefwisseling, bewijsmateriaal, verslagen van verhoren, rapporten, een kopie van het proces-verbaal. Het aantal controledossiers en processen-verbaal neemt jaarlijks toe: het aantal controles steeg in 2008 slechts met de helft, maar het aantal opgemaakte processen-verbaal klom met 185 % (van 171 in 2008 tot 487 in 2009).35
SELECTIEPOLITIEK In de inleiding wezen we al op het belang van overheidsarchief. Voor een administratie is archief in de eerste plaats een instrument voor bedrijfsvoering. Ze ontvangt of creëert documenten tijdens de uitoefening van haar bevoegdheden. De documenten hebben een onmiddellijk doel: ze ondersteunen de eigen werking en dienen ter verantwoording van haar beslissingen en daden. Een goede informatiehuishouding is een must voor een efficiënte werking van elke administratie. Archieven hebben naast deze administratieve waarde echter ook cultuurhistorische waarde: ze vormen het bronnenmateriaal voor de wetenschappelijke studie van de bestuurlijke instellingen en de samenleving, in het heden en in het verleden. Het is de taak van het Rijksarchief om toezicht te houden op de bewaring in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven en om de archieven van openbare besturen, hoven en rechtbanken… te verwerven en te bewaren, maar dit gebeurt slechts nadat deze archieven een grondige selectie ondergaan hebben. Archiefselectie en -vernietiging zijn noodzakelijk vanwege plaatsgebrek en vanwege de hoge financiële kosten voor conservering, maar vooral ook omwille van de toegankelijkheid van het archief. Door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is. De selectieve vernietiging van minder belangrijke archiefbescheiden is van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de 32
Activiteitenverslag Kansspelcommissie 2004, Brussel, KSC, 2005, p. 81-82. Activiteitenverslag Kansspelcommissie 2005, Brussel, KSC, 2006, p. 74. 34 Activiteitenverslag Kansspelcommissie 2008, Brussel, KSC, 2009, p. 46. 35 Activiteitenverslag Kansspelcommissie 2009, Brussel, KSC, 2010, p. 39. 33
27
toegankelijkheid van het archief. Ze stelt het Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten. Het bepalen van de definitieve bestemming van een archiefreeks – bewaren of vernietigen – gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijs- of informatiewaarde (beleidsdocumenten zoals notulen van beslissingsorganen, of bescheiden die informatie over de werking in synthetische vorm weergeven zoals jaarverslagen en statistieken) komen in aanmerking voor permanente bewaring. Documenten die de neerslag vormen van routinematige, ondersteunende taken (zoals personeelsbeheer, financieel of materieel beheer) worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoonweg vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening gehouden met het bewaarniveau36, met de ouderdom van de stukken en met de omvang van de reeksen. Toegepast op het archief van de Kansspelcommissie, levert dit volgende ‘grote’ reeksen 37 op die in aanmerking komen voor permanente bewaring en overdracht naar het Rijksarchief: - de notulen van de vergaderingen en bijhorende stukken van de KSC; - de jaarverslagen; - de adviezen; - de databank met dossiergerelateerde informatie; - een beperkt aantal vergunningsdossiers, namelijk alle dossiers A (het betreft een zeer beperkt aantal dossiers aangezien het maximaal aantal vergunningen A dat tegelijkertijd kan worden toegekend vastgelegd is op negen) en een selectie van de Bdossiers, met name 3 dossiers per provincie. De overige dossiers B, de duizenden vergunningsdossiers klasse C, D, E én de dossiers X mogen na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd worden. De gegevens uit deze dossiers zijn immers in gebalde vorm opgeslagen in de databank die wél bewaard zal blijven; - een steekproef van de dossiers inzake controle van erkende en illegale kansspelinrichtingen, met name elk tiende dossier.
36
Het bewaarniveau wordt gedefinieerd als “het niveau of onderdeel van een organisatie, waar de archiefbescheiden in hoofdzaak zijn behandeld of waar de archiefbescheiden met bewijskracht naar buiten zijn gevormd, en waar bijgevolg de archiefbescheiden moeten bewaard worden”. H. COPPENS, Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, p. 44. 37 Voor een overzicht van alle archiefreeksen: zie de archiefselectielijst vanaf p. 26.
28
