ARCHIEF VAN DE DIENST VREEMDELINGENZAKEN FOD BINNENLANDSE ZAKEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 70

ARCHIEF VAN DE DIENST VREEMDELINGENZAKEN FOD BINNENLANDSE ZAKEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

door Glenn MAES

Brussel 2010

ARCHIEF VAN DE DIENST VREEMDELINGENZAKEN FOD BINNENLANDSE ZAKEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

door Glenn MAES

Brussel 2011

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archief stukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

LIJST VAN AFKORTINGEN AFI

Automated Fingerprint Identification System

C

Clandestienen

CI

Centrum voor Illegalen

CGVS

Commissariaat voor de Vluchtelingen en Staatlozen.

DBMS

Database Management System

DVZ

Dienst Vreemdelingenzaken

EEG

Europese Economische Gemeenschap

EU

Europese Unie

Fedasil

Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers

FOD

Federale Overheidsdienst

INAD

Inadmissibles

IND

Immigratie- en Naturalisatiedienst

IOM

International Organization for Migration

NGO

Niet-gouvernementele organisatie

OV-nr.

Openbare Veiligheidsnummer

RIO

Rapport Institutioneel Onderzoek

RVV

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

Selor

Selectiebureau van de Overheid

SMEDEM

Service de Migration Economique – Dienst voor Economische Migratie

SIS

Schengen Informatie Systeem

WSQ

Wavelet Scalar Quantization

WTC

World Trade Center

7

8

SELECTIELIJST De selectielijst is een systematisch overzicht, een lijst van alle archiefreeksen die, ongeacht hun drager, door een persoon of een instelling opgemaakt en ontvangen zijn in uitvoering van zijn of haar activiteiten. Deze duidt op zijn minst de aard aan van de archiefreeksen, de bewaartermijn van elke reeks en hun definitieve bestemming. Op die manier weet de Dienst Vreemdelingenzaken al van bij de totstandkoming van de documenten, en zelfs nog vóór de totstandkoming ervan, welke vernietigd zullen mogen worden na het verstrijken van hun bewaartermijn en welke blijvend bewaard zullen moeten worden wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde. Deze selectielijst is volgens structureel model opgebouwd en volgt dus het organigram. We hebben om twee redenen voor deze aanpak gekozen. Ten eerste is een structurele selectielijst voor de medewerkers makkelijker te hanteren omdat zij niet zelf de vertaalslag moeten maken tussen taak en reeks. Hoewel er bij de DVZ heel veel archief centraal beheerd wordt, weten de archiefbeheerders meestal goed welke dienst de documenten gevormd heeft. De structurele aanpak geeft bijgevolg ook de mogelijkheid om de bijdragen van de verschillende uitvoeringsbureaus duidelijk te maken. IN DE TABEL VERMELDE GEGEVENS In de tabel worden de volgende gegevens weergegeven: De archiefvormende diensten In deze selectielijst wordt het organigram gevolgd, en wordt elk bureau of dienst als archiefvormende dienst beschouwd. Archiefreeksen Het archief wordt per reeks omschreven aangezien deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast zullen worden. Reekscode Voor het gebruiksgemak, vooral wanneer het aantal archiefreeksen groot is, wordt aan elke in de lijst vermelde reeks een code te toegekend waarmee de reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig kan worden geïdentificeerd. Datering (uiterste data) De auteur heeft beslist geen aparte kolom datering toe te voegen. De reden is dat voor een aantal diensten (bvb. de centra) onder één hoofding werden behandeld. De datering in de diensten is echter verschillend, waardoor de weergegeven data niet meer correct zullen zijn. Bovendien is het archiefbeleid zo gecentraliseerd dat de datering binnen de diensten te snel zou veranderen.

9

Dienst Vreemdelingenzaken - archiefselectielijst

Bewaartermijn De bewaartermijn duidt aan hoe lang een reeks binnen de instelling moet bewaard worden. De bewaartermijn geeft aan welke de administratieve en/of juridische bewaartermijn is van de betrokken archiefdocumenten: hoe lang de documenten nuttig zijn voor de uitoefening van de taken van de dienst en hoe lang ze juridische bewijskracht kunnen hebben. Deze termijn werd bepaald in samenspraak met de medewerkers van de instelling. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt door het Rijksarchief bepaald. Er zijn drie mogelijke definitieve bestemmingen: • Bewaren: in dit geval moeten deze archiefreeksen ook na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn bewaard worden en tenslotte aan het Rijksarchief overgedragen worden. • Vernietigen: deze reeksen mogen nadat de administratieve bewaartermijn is verstreken, vernietigd worden. • Selecteren: in deze reeksen komen sommige documenten in aanmerking voor bewaring op lange termijn, maar zijn sommige documenten ook minder interessant. We zullen in voorkomend geval de precieze selectiecriteria vermelden in de kolom “opmerkingen”. Deze beslissing gaat in vanaf het verstrijken de bewaartermijn. Opmerkingen In deze kolom is er ruimte voor eventuele verduidelijkingen of verdere informatie. VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD De reeksen worden per dienst weergegeven, maar ook binnen elke dienst worden de reeksen in een bepaalde volgorde voorgesteld. Als eerste komen de reeksen in verband met de interne werking en organisatie van de instelling aan bod alsook de synthesedocumenten in verband met de uitvoering van de taken van de dienst. Op de tweede plaats komen eventuele reeksen i.v.m. de uitvoering van de bevoegdheden van de diensten of bureaus. De typedocumenten nemen in dit deel een belangrijke plaats in. We geven voor elk bureau een niet exhaustieve lijst op van de typedocumenten die het bureau bijdraagt aan het individuele vreemdelingendossier. Deze typedocumenten worden in één cel weergegeven. We hebben voor deze aanpak gekozen omdat de typedocumenten niet als een aparte reeks kunnen gezien worden. Als laatste komen alle reeksen aan bod die tot algemene documentatie kunnen worden gerekend of de reeksen die door andere archiefvormers werden neergelegd. Ook binnen de verschillende hoofdingen hebben de reeksen een bepaalde volgorde. Voor de vreemdelingendossiers en de documenten in verband met procedures met betrekking op vreemdelingen heeft de auteur getracht de documenten zo veel mogelijk in de volgorde van de procedure weer te geven.

10

Code van de reeks

Reeks

Bewaar- Definitieve termijn bestemming

Opmerkingen

A. DIRECTEUR-GENERAAL EN BELEIDSONDERSTEUNING Archief met betrekking tot interne werking De orginelen bevinden zich bij de diensten van de Voorzitter van de FOD Binnenlandse Zaken.

A.001

Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité van de FOD Binnenlandse Zaken

10 jaar

vernietigen

A.002

Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van de directeur-generaal en zijn diensten

30 jaar

bewaren

A.003

Notulen en bijhorende stukken van het Informeel Overlegcomité

10 jaar

selecteren

Enkel de notulen bewaren die niet bij de Coördinatie Centra en/of de Dienst Personeel en Organisatie bewaard worden. Deze reeks is onvolledig (zie reeksen B2.005 en E5.2.045).

A.004

Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité

10 jaar

selecteren

Idem

A.005

Notulen en bijhorende stukken van het Tussenoverlegcomité

10 jaar

selecteren

Idem

A.006

Dossiers inzake de opmaak van het strategisch plan

10 jaar

bewaren

A.007

Statistieken

10 jaar

selecteren

A.008

Dienstnota’s met een algemene draagwijdte voor de hele DVZ

30 jaar

bewaren

11

Enkel de statistieken die niet worden overgemaakt aan het Studiebureau en de statistieken die niet door andere diensten binnen DVZ worden opgemaakt bewaren.

[Nom de l’institution] - Tableau de tri

Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Archief met betrekking tot de politieke verantwoording van de directeur-generaal A.009

Dossiers inzake politieke antwoorden en interpellaties van de directeur-generaal

30 jaar

bewaren

A.010

Nota’s aan het Kabinet van de Minister

30 jaar

bewaren

Archief met betrekking tot de samenwerking tussen Dienst Vreemdelingenzaken en andere instellingen of organisaties A.011

Samenwerkingsprotocollen met andere federale diensten (bvb. de FOD Justitie, de federale politie, Fedasil, enz.)

A.012

Notulen en bijhorende stukken van vergaderingen tussen de Dienst Vreemdelingenzaken en Fedasil

A.013

Samenwerkingsprotocollen met internationale organisaties; bvb. International Organization for Migration (IOM), sommige ngo’s, enz.

A.014

Dossiers inzake overleg binnen de EU

10 jaar na het verstrijken van het protocol

bewaren

10 jaar

bewaren

10 jaar na afloop van het samenwerkingsakkoord

bewaren

10 jaar

selecteren

12

Enkel de dossiers die het Belgisch standpunt weergeven bewaren, de andere dossiers vernietigen.


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Archief met betrekking tot andere taken van de directeur-generaal A.015

Dossiers inzake buitenlandse zendingen van de directeur-generaal

10 jaar

bewaren

A.016

Dossiers inzake het beheer van Europese fondsen buiten het Terugkeerfonds en Buitengrenzenfonds

10 jaar

vernietigen

De volledige reeks wordt bewaard bij de Dienst Boekhouding en Begroting

A.017

Verslagen en bijbehorende stukken met betrekking tot de uitvoeringsbureaus en andere diensten

2 jaar

vernietigen

Deze reeks wordt volledig bewaard door de dienst die ze heeft opgemaakt.

Archief met betrekking tot de algemene documentatie A.018

Arresten van het Europese Hof van Justitie

Tot ze niet meer van nut zijn

vernietigen

A.018

Stukken betreffende algemene documentatie (vaak aangeleverd door andere organisaties)

Tot ze niet meer van nut zijn

vernietigen

10 jaar

bewaren

B. LOGISTIEKE DIENSTEN B1. COÖRDINATIE LOGISTIEKE DIENSTEN Archief met betrekking tot het intern beheer B1.001

Notulen van de vergaderingen met de verantwoordelijken van elke logistieke dienst (ca. 1993-2008)

13

Sinds 2008 jaar vinden er geen coördinatievergadering meer plaats.


Code van de reeks B1.002

Reeks


Onderwerpsmap betreffende de logistieke diensten

10 jaar

vernietigen

Tot hun vervanging door een andere nota op het zelfde onderwerp

bewaren

Opmerkingen

Een reeks aangelegd door de directrice van de coördinatiediensten betreffende de uitvoering van bepaalde logistieke taken (bv. Archiefverhuizing, maandverslagen,…).

B2. PERSONEEL EN ORGANISATIE Archief met betrekking tot de interne werking B2.001

Dienstnota’s met betrekking tot het personeelsbeheer

Archief met betrekking tot personeelsbeheer B2.002

Dubbels van personeelsdossiers

65 jaar na geboorte personeelslid

vernietigen

De originele personeelsdossiers bevinden zich bij de Dienst Personeel en Organisatie van de FOD Binnenlandse Zaken.

B2.003

Personeelsdatabank (in Microsoft Access)

tot ingrijpende verandering databank

vernietigen

De volledige databank wordt bewaard op het niveau van de Stafdienst Personeel en Organisatie van de FOD Binnenlandse Zaken.

In de databank vinden we een samenvatting van de gegevens die we ook in de personeelsdossiers vinden, zoals de dienst van het personeelslid, zijn status, zijn medisch centrum,…

14


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

B2.004

Attesten van afwezigheden (bvb. de Medex-formulieren)

2 jaar

vernietigen

B2.005

Verslagen van syndicale vergaderingen

10 jaar

bewaren

B2.006

Procedures voor benoeming van statutaire personeelsleden

tot de procedure verandert

vernietigen

De procedures komen overeen met procedures van andere FOD’s en POD’s.

B2.007

Dossiers inzake de sollicitaties van contractuele medewerkers

5 jaar

vernietigen

Het PV van het sollicitatiegesprek gaat naar de dienst Personeel en Organisatie van de FOD Binnenlandse Zaken.

B2.008

Onthaalbrochure voor nieuwe medewerkers

tot vervanging door nieuwe brochure

bewaren

B2.009

Dossiers inzake de interne vorming waarvoor niet samengewerkt wordt met OFO

10 jaar

vernietigen

B2.010

Syllabi bij de vormingen

10 jaar

vernietigen

B2.011

Onderwerpsmappen met betrekking tot het ontstaan en evolutie van andere diensten binnen Dienst Vreemdelingenzaken

10 jaar

bewaren

15

Deze reeks geeft nuttige inzichten in de evolutie van de Dienst Vreemdelingenzaken.


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

B3. BOEKHOUDING, BEGROTING EN ECONOMAAT Archief met betrekking tot de interne werking B3.001

Interne briefwisseling en instructies aan de dienst

10 jaar

vernietigen

B3.002

Notulen van de vergaderingen gehouden door de financieel verantwoordelijken van de Centra voor Illegalen

10 jaar

bewaren

10 jaar

vernietigen

10 jaar na einde contract

bewaren

De originele stukken bevinden zich bij de centrale archiefdienst en dienen op dat niveau te worden bewaard (zie reeksen B6.001 en B6.002)

Archief met betrekking tot de begroting B3.003

Begrotingsvoorstellen

Archief met betrekking tot het financieel beheer van de instelling B3.004

Contracten met derde partijen (zowel contracten gesloten door de centrale diensten in Brussel als voor de Centra voor Illegalen)

16

Het begrotingsvoorstel wordt naar de Stafdienst Begroting en Budgetcontrole van de FOD Binnenlandse Zaken gezonden.



Reeks


Aankoopdossiers

10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Dit dossier verzamelt alle stukken rond één bepaalde aankoop. In deze aankoopdossiers bevinden zich alle bestelbons, facturen, offertes van bedrijven, vastleggingen.

B3.006

Vastleggingsdossiers

10 jaar

vernietigen

De originelen bevinden zich bij de Stafdienst Budget en Beheerscontrole van de FOD Binnenlandse Zaken.

B3.007

Dubbels van bestelbonnen

5 jaar

vernietigen

Kopie van de bestelbon die zich ook al in het Aankoopdossier bevindt. Deze bestelbon wordt dus dubbel geklasseerd.

B3.008

Dubbels van facturen

10 jaar

vernietigen

B3.009

Lastenboek

10 jaar

vernietigen

B3.010

Loonfiches voor de tolken

10 jaar

vernietigen

1 jaar

vernietigen

De tolken werken op zelfstandige basis. Er wordt niet echt een contract opgemaakt omdat hun loon vastgelegd wordt bij Ministerieel Besluit.

B3.011

Verzendnota’s Nota verstuurd door de Centra voor Illegalen als zij een document naar de centrale Boekhouding sturen. Dit document wordt getekend voor ontvangst.

17


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

B3.012

Stukken betreffende abonnementen op vakliteratuur

2 jaar

vernietigen

B3.013

Stukken betreffende onkosten van het personeel en de reisvergoedingen

10 jaar

vernietigen

De originelen bevinden zich bij de dienst Budget en Beheerscontrole van de FOD Binnenlandse Zaken.

B3.014

Gegevens boekhoudkundig programma

10 jaar

selecteren

Gegevens die een algemeen overzicht geven van de financiële toestand bewaren (bvb. jaaroverzichten), de rest vernietigen

B3.015

Documentatie in verband met rijksfinanciën en documentatie

tot ze niet meer van nut is

vernietigen

Archief met betrekking tot de werving van Europese fondsen B3.016

Notulen van de interne vergaderingen van de cel

10 jaar

bewaren

B3.017

Dossiers inzake de meerjarenplannen van de verschillende projecten

10 jaar

bewaren

B3.018

Dossiers inzake de jaarplannen van de verschillende projecten

10 jaar

bewaren

B3.019

Instructies van de Europese Commissie betreffende specifieke projecten

10 jaar

bewaren

B3.020

Dossiers inzake samenwerkingsovereenkomsten (Memory of Understanding)

10 jaar

bewaren

18


Code van de reeks

Reeks


B3.021

Notulen van de vergaderingen van de stuurgroep (Steering Group)

10 jaar

vernietigen

B3.022

Dossiers inzake de oproepen voor het indienen van projecten

10 jaar

bewaren

B3.023

Dossiers inzake projectvoorstellen

10 jaar

bewaren

B3.024

Projectfiches

10 jaar

bewaren

B3.025

Dossiers inzake het toekennen van de projecten

10 jaar

bewaren

B3.026

Dossiers inzake de opvolging van de projecten

10 jaar

bewaren

B3.027

Contracten met derden

10 jaar

bewaren

B3.028

Dossiers inzake budgetaanpassingen voor de projecten en/of onderzoeksprogramma’s

10 jaar

bewaren

B3.029

Rapporten betreffende de projecten aan de inspectie van Financiën

10 jaar

vernietigen

B3.030

Dossiers inzake opmerkingen en/of bijsturingen voor de projecten

10 jaar

vernietigen

5 jaar

vernietigen

B4. VERTAALDIENST Archief met betrekking tot het vertalen van teksten B4.001

Register van de vertalingen

19

Opmerkingen

De originelen bevinden zich bij de Europese Commissie.



Reeks


Dubbels van alle door de dienst gemaakte vertalingen

5 jaar

vernietigen

zolang het gebouw in gebruik is

bewaren

B5. DIENST GEBOUWEN EN VEILIGHEID Archief met betrekking tot het beheer van de gebouwen B5.001

Plannen van de gebouwen

B5.002

Contracten met de Regie der Gebouwen

10 jaar

bewaren

B5.003

Briefwisseling met de Regie der Gebouwen

10 jaar

bewaren

B5.004

Onderhoudscontracten

30 jaar

vernietigen

B5.005

Dossiers inzake de verhuis van de diensten van North Gate II naar WTC II

10 jaar

bewaren

B5.006

Notulen en bijhorende stukken van de Werkgroep Verhuizing

10 jaar

bewaren

Archief met betrekking tot het garanderen van de veiligheid B5.007

Dossiers inzake regelgeving brandveiligheid

10 jaar

vernietigen

B5.008

Dossiers inzake de interne noodplannen

30 jaar

vernietigen

20

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


B5.009

Dossiers inzake het preventieteam in noodgevallen

zolang gebouw in gebruik is

vernietigen

B5.010

Rapporten van de oefeningen van het preventieteam

10 jaar

vernietigen

B5.011

Dossiers inzake inbreuken op de regelgeving met betrekking tot preventie

10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Archief met betrekking tot het beheer van de telefooncentrales B5.012

Dossiers inzake het beheer van de telefooncentrale

zolang de centrale in gebruik is

vernietigen

B5.013

Documentatie over de telefooncentrales (bvb. handleidingen)

zolang de centrale in gebruik is

vernietigen

B6. ARCHIEF EN REGISTER Archief met betrekking tot de postregistratie B6.001

Inkomende en uitgaande stukken in papieren vorm

75 jaar

vernietigen*

B6.002

Inkomende en uitgaande stukken in digitale vorm

75 jaar

bewaren

21

Op voorwaarde dat de digitale kopie duurzaam bewaard kan worden en rechtsgeldig is (zie inleiding p. 52). zie ook B6.001


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Dynamisch, semi-dynamisch en statisch archiefbeheer B6.003

Individuele Vreemdelingendossiers (1943-heden)

B6.004

Stukken betreffende de cultuur en ontwikkeling van groepen migranten (geordend op basis van thuisland)

75 jaar na opening dossier

bewaren

30 jaar

bewaren

De selectiebeslissing wordt voorlopig uitgesteld. Voor meer informatie: zie inleiding p. 48-51.

C. DIRECTIE ASIEL C1. ADVISEUR-GENERAAL Archief met betrekking tot de interne werking C1.001

Jaarverslagen

30 jaar

selecteren

Enkel de jaarverslagen die uitgebreider zijn dan het algemene jaarverslag van Dienst Vreemdelingenzaken bewaren.

C1.002

Statistieken

10 jaar

selecteren

Enkel de statistieken bewaren die niet aan het studiebureau worden overgemaakt.

C1.003

Notulen en bijhorende stukken van interne vergaderingen

10 jaar

bewaren

C1.004

Uitvoeringsnota’s

10 jaar

bewaren

22


Code van de reeks C1.005

Reeks


Dienstnota’s

10 jaar

selecteren

Opmerkingen

Dienstnota’s met impact op de werking van de directie bewaren, dienstnota’s voor medewerkers afzonderlijk of naar aanleiding van ad-hocsituaties vernietigen

C2. BUREAU INTERVIEWS EN BESLISSINGEN Archief met betrekking tot interne werking C2.001


10 jaar

bewaren

C2.002

Overzichtstatistieken

10 jaar

vernietigen

C2.003

Dagelijkse statistieken

1 jaar

vernietigen

C2.004

Dienstnota’s en instructies aan de medewerkers

10 jaar

selecteren

C2.005

Vademecum

10 jaar

bewaren

Deze statistieken worden overgemaakt aan het Studiebureau

De algemene dienstnota’s bewaren, de persoonlijke dienstnota’s n.a.v. een specifiek geval vernietigen.

Archief met betrekking tot de uitvoering van de taken C2.006

Zie reeks B6.003

Typedocumenten bestemd voor de Individuele Vreemdelingendossiers: •

inschrijvingsformulieren van asielzoekers,

•

attest van aankomst van de vreemdeling in het kader van een

23


Code van de reeks

Reeks


asielprocedure, •

uitnodiging aan de asielzoeker om zich aan te bieden voor een interview,

•

verslagen van interviews ingeval een hangende asielprocedure in een derde Schengen-land,

•

vragenlijsten gezinssamenstellingen voor bepaalde landen,

•

vragenlijsten gezinssamenstellingen voor bepaalde landen,

•

stukken houdende de beslissingen van de ontvankelijkheid van de aanvraag (akkoord of weigering, soms vergezeld van een bevel om het land te verlaten), tot juni 2007 en stukken houdende de beslissingen tot overmaking van het dossier aan het CGVS; vanaf juni 2007). Deze beslissing duidt enkel op het feit dat de asielaanvraag al dan niet ontvankelijk werd verklaard, de beslissing tot het geven van het asiel gebeurt bij het CGVS. Zij bewaren het volledige dossier,

•

stukken houdende de beslissing tot weigering van verblijf en bevel om het land te verlaten,

•

enz.

24

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Archief met betrekking de samenwerking met het Commissariaat-Generaal voor de Staatlozen en Vluchtelingen (niet in vreemdelingendossier) C2.007

Ontvangstbewijs voor het overdragen van het asieldossier naar het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en Staatlozen

10 jaar

vernietigen

C3. BUREAU ADMINISTRATIE EN REGISTRATIE Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst C3.001

Notulen en bijhorden stukken betreffende interne vergaderingen

10 jaar

bewaren

C3.002

Statistieken

10 jaar

selecteren

Enkel de statistieken die niet aan het Studiebureau worden overgemaakt bewaren.

C3.003

Dienstnota’s

10 jaar

selecteren

Dienstnota’s met algemene draagwijdte voor de dienst bewaren; de adhoc-nota’s of nota’s gericht naar één specifiek persoon vernietigen

C3.004

Vademecum

tot het niet meer van toepassing is

bewaren

1 maand

vernietigen


Lijsten met nationaliteiten die subsidiële bescherming genieten

25


Code van de reeks

Reeks

C3.006

Minuten van uitgaande brieven aan scholen m.b.t. toelating aan kinderen van asielzoekers voor een buitenlandse schoolreis

C3.007

Typedocumenten bestemd voor het Individudeel Vreemdelingendossier: •

inschrijvingsformulier van de vreemdelingen,

•

formulier voor het bewijs van een asielaanvraag,

•

briefwisseling met het CGVS m.b.t. de identiteitscontrole van de asielzoeker,

•

beslissingen van het CGVS met betrekking tot de asielaanvraag,

•

beslissingen van de Raad van Vreemdelingenbetwistingen m.b.t. het beroep tegen de beslissing van het CGVS,

•

bevel om het land te verlaten,

•

stukken houdende een bevel om het land te verlaten,

•

aanvragen voor verlenging aan het CGVS,

•

minuten van uitgaande brieven aan scholen m.b.t. weigering aan kinderen van asielzoekers voor een buitenlandse schoolreis,

•

enz.

Bewaar- Definitieve termijn bestemming 5 jaar

Opmerkingen

vernietigen

Zie reeks B6.002

26


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Archief met betrekking tot samenwerking met andere instellingen C3.008

Notulen en bijhorende stukken van samenwerkingsvergaderingen met het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en Staatlozen

10 jaar

bewaren

C4. BUREAU DUBLIN Archief met betrekking tot de interne werking C4.001


10 jaar

bewaren

C4.002

Notulen en bijhorende stukken van commissievergaderingen i.v.m. Dublin

10 jaar

vernietigen

Deze notulen gaan uit van de Europese Commissie en worden daar ook bewaard.

C4.003

Dublin-akkoorden (en Engelse vertaling)

tot vervanging van de akkoorden

vernietigen

Deze akkoorden zijn verschenen in het Europese Publicatieblad

C4.004

Dienstnota’s

5 jaar

selecteren

De algemene dienstnota’s en nota’s in verband met de (algemene) werking van de dienst bewaren; dienstnota’s aangaande specifieke gevallen of persoonlijke dienstnota’s: vernietigen.

C4.005

Vademecum


bewaren

27


Code van de reeks

Reeks




formulieren betreffende verzoeken tot overname van vreemdelingen door belgië gericht aan andere (Schengen-) lidstaten,

•

formulieren betreffende het verzoeken tot overname van vreemdelingen door andere lidstaten gericht aan België,

•

informele briefwisseling,

•

briefwisseling met de gesloten centra voor illegalen betreffende eventuele Dublin-procedures,

•

inkomende brieven met psychologische verklaringen,

•

beslissingen tot opsluiting,

•

stukken houdende de beslissingen tot vrijstellingen,

•

instructies aan grensposten bij een transit van een vreemdeling aan een ander Schengen-land,

•

verslagen van de transfers van de vreemdeling, enz.

28

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

C5. BUREAU PRINTRAK Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst C5.001

Dagstatistieken Printrak

2 jaar

vernietigen

C5.002

Maandstatistieken Printrak

10 jaar

vernietigen

C5.003

Statistieken van vragen aan de Europese databank voor vingerafdrukken van asielzoekers en illegalen (Eurodac)

10 jaar

bewaren

Archief met betrekking tot het uitvoeren van de taken C5.004

Databank van de vingerafdrukken van de asielzoekers


vernietigen

C5.005

Databank van de vingerafdrukken van de illegalen


vernietigen

C5.006

Databank van de vingerafdrukken van mogelijke illegalen


vernietigen

29

Deze statistieken documenteren specifiek de Belgische deelname in het Eurodac-systeem. De statistieken van Eurodac in het algemeen worden bewaard door de Europese Commissie.


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

D. DIRECTIE TOEGANG EN VERBLIJF D1. ADVISEUR-GENERAAL EN ZIJN SECRETARIAAT Archief met betrekking tot de interne werking D1.001

Briefwisseling

10 jaar

selecteren

D1.002

Notulen en bijhorende stukken van de maandelijkse vergaderingen met de bureauhoofden

10 jaar

bewaren

D1.003

Notulen en bijhorende stukken van vergaderingen in verband met specifieke problemen

5 jaar

vernietigen

D1.004

Notulen afkomstig van andere instellingen

tot ze niet meer van nut zijn

vernietigen

D1.005

Statistieken

10 jaar

vernietigen

D1.006

Dienstnota’s

10 jaar

selecteren

30

Enkel de briefwisseling, die door de postregistratiedienst wordt beheerd, bewaren. Zie reeksen B6.001 en B6.002

Deze reeks is onvolledig en de vergaderingen zijn niet van beslissend belang. Er worden niet bij elke vergaderingen notulen opgesteld.

Deze statistieken worden doorgegeven aan het Studiebureau. Dienstnota’s met algemene draagwijdte voor de dienst bewaren; de adhoc-nota’s of nota’s gericht naar één specifiek persoon vernietigen.


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Archief met betrekking tot het interventies van de Minister in het Vreemdelingendossier D1.007

Zie reeks B6.003

Typedocumenten voor de Individuele Vreemdelingendossiers: •

aanvragen voor interventie van de Minister in een Individueel Vreemdelingendossier

•

antwoorden op interacties van de minister

•

enz.

D2. BUREAU KORT VERBLIJF Archief met betrekking tot de interne werking D2.001

Notulen van dienstvergaderingen

10 jaar

bewaren

D2.002

Statistieken

10 jaar

bewaren

D2.003

Vademecum


bewaren

D2.004

Dienstnota’s

tot ingrijpende verandering

selecteren

31

Dienstnota’s met algemene draagwijdte voor de dienst bewaren; de adhoc-nota’s of nota’s gericht naar één specifiek persoon vernietigen.


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Archief met betrekking tot uitvoering van de taken D2.005

Zie reeks B6.003


instructies per dossier aan Belgische ambassades inzake de reglementering en procedures betreffende visa,

•

dossiers betreffende de aanvraag van een visum en de bijbehorende bewijsstukken,

•

formulier van de genomen beslissingen,

•

briefwisseling inzake de opvolging van de procedure voor het toekennen van het visum,

•

enz.

D2.006

Verklaringen van aankomst

75 jaar

bewaren

D2.007

Algemene briefwisseling met ambassades (geen briefwisseling inzake individuele vreemdelingen).

10 jaar

vernietigen

D2.008

Uitgaande brieven aan gemeenten betreffende de aanvraag tot een adrescontrole

2 jaar

vernietigen

D2.009

Rapporten van adrescontroles

75 jaar

vernietigen

32


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Archief met betrekking tot de consultatie van de partners (Vision) D2.010

Stukken betreffende aanvragen voor concertaties (zie p. 24)

D2.011

Lijsten met gevoelige nationaliteiten (Visionlijsten)

D2.012

Informele briefwisseling met partnerlanden

1 jaar

vernietigen

1 maand

vernietigen

1 jaar

vernietigen

D3. BUREAU LANG VERBLIJF Archief met betrekking tot de interne werking D3.001

Jaarverslagen

10 jaar

bewaren

D3.002

Notulen en bijhorende stukken van dienstvergaderingen

10 jaar

bewaren

D3.003

Instructies aan de medewerkers

tot ze niet meer van toepassing zijn

vernietigen


vernietigen

Archief met betrekking tot de uitvoering van de taken D3.004

Werkdocumenten

33

Deze lijsten worden quasi dagelijks aangepast en geven enkel een lijst met landen.


Code van de reeks D3.005

Reeks

Bewaar- Definitieve termijn bestemming Zie reeks B6.003

Typedocumenten bestemd voor het Individuele Vreemdelingendossier: •

stukken betreffende aanvragen voor een visum of permanente verblijfsvergunning,

•

beslissing tot toekenning of weigering van een verblijfsvergunning,

•

briefwisseling met de vreemdeling in verband met de aanvraag en de toekenning van de verblijfsvergunning,

•

briefwisseling met derde partijen (gemeenten, politiediensten, advocaten, ambassades,...),

•

beslissing tot het intrekken van de verblijfsvergunning,

•

processen-verbaal van de Gerechtelijke Politie,

•

dossiers inzake fraude bij de aanvraag tot vestiging in België,

•

dossiers inzake onderzoek naar valse identiteiten,

•

dossiers inzake het aanvragen van een nieuwe identiteit,

•

stukken inhoudende bevelen om het land te verlaten,

•

enz.

Opmerkingen

34


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

D4. BUREAU GEZINSHERENIGING Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst D4.001


10 jaar

bewaren

D4.002

Statistieken

10 jaar

selecteren

De statistieken die doorgegeven worden aan de Algemene Studiedienst vernietigen; de statistieken die niet doorgegeven worden bewaren.


Zie reeks B6.002


attest betreffende het aanmelden van de vreemdeling bij het gemeentebestuur,

•

verslag van samenwonen (=verklaring dat het koppel wel degelijk samenwoont),

•

stukken betreffende het aanvragen voor nieuw samenkomstverdrag aan de Raad van State (vóór juni 2007) en de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (vanaf 2007),

•

nota aan de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen betreffende de weigering voor een verblijf van meer dan drie maanden,

35


Code van de reeks

Reeks

•

stukken betreffende het onderzoek naar de familiale toestand van de vreemdeling,

•

vragen voor informatie gericht tot Bureau Schengen Informatie Systeem/SIS,

•

intrekking beslissing tot weigering van het grondgebied te verlaten,

•

weigering tot inoverwegingname vluchtelingenstatuut,

•

onontvankelijkheidsverklaring van het Bijzonder Doorlaatbewijs,

•

beslissing tot onontvankelijkheidsverklaring van aanvraag tot verblijfsvergunning,

•

beslissing tot weigering van verblijf (evt. met bevel om het grondgebied te verlaten),

•

tijdelijke verblijfsvergunning,

•

interne nota aan de hiërarchie aangaande de beslissing in het dossier,

•

verklaring van het akkoord met de verlenging van de verblijfsvergunning,


36

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

•

stukken betreffende het onderzoek naar fraude,

•

dubbels van visa,

•

instructies per dossier aan ambassades voor het afleveren van een visum,

•

dossiers betreffende de aanvraag van een visum (met bewijsstukken voor het aanvragen van het visum),

•

beslissingsformulieren,

•

briefwisseling inzake de opvolging van de procedure voor het toekennen van het visum,

•

uitgaande brieven aan gemeenten voor de aanvraag tot een adrescontrole,

•

rapporten van adrescontroles,

•

enz.


Archief met betrekking tot documentatie D4.0004

Algemene documentatie

tot ze niet meer van nut

37

vernietigen

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

is

D5. BUREAU HUMANITAIRE REGULARISATIES Archief met betrekking tot de interne werking D5.001

Jaarverslagen

10 jaar

bewaren

D5.002


10 jaar

bewaren

D5.003

Statistieken

10 jaar

selecteren

D5.004

Instructies voor de medewerkers van de dienst

tot wijziging instructie

vernietigen

D5.005

Dossiers inzake Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)

1 jaar

vernietigen

Het verslag is uitvoeriger dan het volledige verslag van de Dienst Vreemdelingenzaken.

Enkel de statistieken die niet aan het Studiebureau overgemaakt worden bewaren.

De originelen bevinden zich in de personeelsdossiers bewaard door de dienst “Personeel en Organisatie”.

Archief met betrekking tot het uitvoeren van de taken D5.006

Zie reeks B6.003.


briefwisseling met de advocaat van de betrokken vreemdeling,

•

minuten van uitgaande brieven met instructies aan de

38


Code van de reeks

Reeks


gemeenten over een specifiek dossier, •

briefwisseling inzake informatie-uitwisseling met het Commisariaat-Generaal van de Vluchtelingen en Staatlozen en de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen,

•

briefwisseling met de in het dossier betrokken vreemdeling,

•

minuten van uitgaande brieven aan socio-economische organisaties,

•

voorstellen tot regularisatie (gericht aan de directeur-generaal),

•

rapporten van de ambtenaar-geneesheer,

•

beslissingen,

•

enz.

Archief met betrekking tot humanitaire regularisaties D5.007

Medische databank


vernietigen

zolang ze van nut is

vernietigen

Archief met betrekking tot algemene documentatie D5.008

Algemene documentatie

39

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

D6. BUREAU MINDERJARIGEN EN MENSENHANDEL Archief met betrekking tot de interne werking D6.001

Jaarverslagen

10 jaar

bewaren

D6.002

Dienstnota’s met procedures en instructies

10 jaar

bewaren

D6.003

Statistieken

10 jaar

selecteren

D6.004

Notulen en bijhorende stukken van vergaderingen met andere bureaus (opgemaakt door het Bureau Minderjarigen en Mensenhandel

10 jaar

bewaren

Deze jaarverslagen zijn uitgebreider dan de algemene jaarverslagen van de Dienst Vreemdelingenzaken.

Enkel de statistieken die niet worden overgemaakt aan het Studiebureau bewaren.

Archief met betrekking tot de uitvoering van de taken (Cel Minderjarigen) D6.005

•

1

Zie reeks B2.006

Typedocumenten bestemd voor het Individuele Vreemdelingendossier: identificatiefiche van de niet-begeleide minderjarige vluchteling. Deze fiches worden verstuurd naar de Dienst Voogdij van Niet-Begeleide Minderjarige Vreemdelingen. Bij FOD Justitie wordt elk twintigste dossier bewaard 1,

DEVOLDER (K.), op. cit., p. 64.

40


Code van de reeks

Reeks

•

nota aan de directeur-generaal betreffende een vreemdeling,

•

aankomstverklaringen (vóór 2006) en verslagen van immatriculatie (na 2006),

•

formulieren voor de verlenging van de aankomstverklaringen,

•

verslagen van interviews van minderjarigen (enkel diegene die door het Bureau worden afgenomen en niet diegene die afgenomen werden door het Bureau Interviews en Beslissingen),

•

verblijfsvergunningen,

•

documenten houdende bevelen om het land te verlaten,

•

documenten houdende bevelen tot terugbrenging,

•

enz.


Opmerkingen

Archief met betrekking tot de uitvoering van de taken (Cel Mensenhandel) D6.006

Zie reeks B2.006


formulieren voor aanvraag van de toepassing van het statuut

41


Code van de reeks

Reeks


mensenhandel, •

stukken houdende de verlenging van het Bevel om het land te verlaten,

•

aankomstenverklaringen (tot 2006), attesten van immatriculatie (na 2006),

•

stukken houdende verlengingen van de aankomstverklaringen en attest van immatriculatie,

•

stukken betreffende kennisneming van een beslissing,

•

briefwisseling inzake het uitwisselen van informatie (gemeenten, politiediensten, particuliere personen…),

•

inkomende brieven van parketten aangaande hun genomen beslissing inzake de mensenhandel,

•

verblijfsvergunningen,

•

stukken houdende vernieuwingen van tijdelijke verblijfsvergunningen,

42

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

•

stukken houdende bevelen om het land te verlaten,

•

minuten van uitgaande brieven aan opvangcentra voor asielzoekers van Fedasil,

•

enz.


Opmerkingen

D7. BUREAU MONITORING DIPLOMATIEKE POSTEN Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst D7.001

Jaarverslagen

10 jaar

bewaren

D7.002

Statistieken

10 jaar

D7.003

Vademecum


bewaren

vernietigen

Deze jaarverslagen zijn uitgebreider dan de jaarverslagen van de Dienst Vreemdelingenzaken zelf De volledige reeks van deze statistieken wordt ook bewaard bij het Studiebureau.


Notulen en bijhorende stukken van de coördinatievergaderingen van het bureau met de vertegenwoordigers van de gelijknamige dienst van het DG Protocol van de FOD Buitenlandse Zaken

10 jaar

bewaren

D7.005

Briefwisseling met diplomatieke posten inzake de gegeven

10 jaar

vernietigen

43

De meest nuttige informatie is beschikbaar in het


Code van de reeks

Reeks

Bewaar- Definitieve termijn bestemming controlerapport.

ondersteuning D7.006

Opmerkingen

Controlerapporten van diplomatieke posten (gebeurt op basis van de opgevraagde dossiers).

5 jaar

bewaren


vernietigen

5 jaar

vernietigen

De diplomatieke posten bewaren deze rapporten verplicht vijf jaar, en daarna worden ze daar vernietigd.

Archief met betrekking tot algemene documentatie D7.007

Algemene werkdocumenten

D7.008

Statistieken opgemaakt door de FOD Buitenlandse Zaken.

D8. HELPDESK TOEGANG EN VERBLIJF Archief met betrekking tot de interne werking D8.001


10 jaar

vernietigen

D8.002

Maandelijkse statistieken voor het bureau en voor de hiërarchie (vergezeld van een rapport dat toelichting geeft)

10 jaar

vernietigen

D8.003

Jaarlijkse overzichtsstatistieken

1 jaar

vernietigen

D8.004


10 jaar

vernietigen

44

Deze statistieken worden volledig in het jaarverslag van de Dienst Vreemdelingenzaken opgenomen.


Code van de reeks

Reeks


D8.005

Dossiers inzake ontwikkelcirkels

10 jaar

vernietigen

D8.006

Dossiers inzake persoonlijke rapporten voor medewerkers

10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Archief met betrekking tot het uitoefenen van de helpdeskfunctie D8.007

Inkomende brieven betreffende vragen van betrokkenen (meestal per mail of fax)

1 jaar

vernietigen

Opmerking: deze worden niet opgenomen in het Individueel Vreemdelingendossier.

D8.008

Minuten van uitgaande brieven betreffende antwoorden op gestelde vragen (meestal per mail of fax)

1 jaar

vernietigen

Idem.

D8.009

Inkomende mails en faxen betreffende vragen van betrokkenen inzake economische migratie

1 jaar

vernietigen

D8.010

Telefoonnota’s

1 jaar

vernietigen

2 maand

vernietigen

Op deze nota’s staan vermeld: het tijdstip van oproep, reden van de oproep, vraag.

D8.011

Lijsten met het aantal oproepen

E. DIRECTIE CONTROLE BINNENLAND EN GRENZEN E1. ADVISEUR-GENERAAL EN ADJUNCT Archief met betrekking tot de interne werking

45


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

E1.001

Dubbels van de nota’s aan de minister

10 jaar

bewaren

E1.002

Dossiers inzake specifieke projecten centra

10 jaar

bewaren

E1.003

Notulen en bijhorende stukken van de maandelijkse vergaderingen met de bureauhoofden

10 jaar

bewaren

E1.004

Statistieken

10 jaar

vernietigen

Deze statistieken worden overgedragen aan het Studiebureau.

E1.005

Notulen en bijhorende stukken van vergaderingen in verband met specifieke problemen

5 jaar

vernietigen

Deze reeks is onvolledig en de vergaderingen zijn niet van beslissend belang. Er worden niet van elke vergaderingen notulen opgesteld

E1.006

Dienstnota’s

10 jaar

selecteren

Dienstnota’s met algemene draagwijdte bewaren, de nota’s betreffende adhoc-problemen vernietigen.

E2. DIRECTIE VERWIJDERINGEN E2.1. BUREAU CLANDESTIENEN Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst E2.1.001

Notulen van bureauvergaderingen

10 jaar

bewaren

E2.1.002

Statistieken

10 jaar

selecteren

46

Enkel de statistieken die niet worden overgedragen aan het Studiebureau bewaren.


Code van de reeks E2.1.003

Reeks

Bewaar- Definitieve termijn bestemming tot ze niet meer van toepassing zijn


Opmerkingen

vernietigen

Archief met betrekking tot het uitvoeren van de taken E2.1.004

Zie reeks B6.003.


politieverslagen van arrestaties,

•

stukken betreffende aanvragen voor controles op vreemdelingen bij de gemeenten,

•

stukken houdende beslissingen genomen door de Federale Politie,

•

processen-verbaal van de Sociale Inspectie,

•

briefwisseling met de migratiediensten van de Gewesten inzake het al dan niet in het bezit zijn van een geldige arbeidskaart,

•

minuten van uitgaande brieven aan de werkgevers inzake vermaningen betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers,

•

documenten houdende aanvragen voor adrescontroles,

47


Code van de reeks

Reeks

•

rapporten van adrescontroles,

•

Europese doorlaatbewijzen,

•

stukken houdende de beslissingen tot terugname door een ander land,

•

terugnameverslag en antwoorden op terugnameverslag,

•

stukken betreffende de praktische regelingen voor de terugname van de vreemdeling,

•

documenten houdende verklaringen voor vrijwillige terugkeer,

•

stukken betreffende de praktische regelingen voor de vrijwillige terugkeer,

•

documenten houden beslissingen tot uitstellingen van bevelen,

•

attesten met redenen tot uitstel van een bevel,

•

enz.


E2.1.005

Minuten van uitgaande herinneringsbrieven aan werknemers voor het betalen van de boetes (“rappels”)

10 jaar

vernietigen

E2.1.006

Briefwisseling met Financiën inzake afspraken voor het innen van de boetes voor het tewerkstellen van illegale vreemdelingen

10 jaar

vernietigen

48

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

E2.1.007

Kwitanties bij ontvangen betalingen

10 jaar

vernietigen

E2.1.008

Jaarrekeningen

10 jaar

bewaren

Deze reeks bestaat uit aparte jaarrekeningen voor de terugvordering van de kosten aan de werkgevers.

10 jaar

vernietigen

Deze dienstnota’s handelen uitsluiten over specifieke adhoc-problemen.


bewaren

E2.2. BUREAU IDENTIFICATIE Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst E2.2.001

Interne nota’s (dienstnota’s)

E2.2.002

Vademecum


Zie reeks B6.003.


dubbels van de verkregen reisdocumenten voor uitgewezen vreemdelingen. De originele documenten worden meegegeven met de personen zelf. In het Individuele Vreemdelingendossiers worden de dubbels van deze documenten opgenomen,

•

uitgaande briefwisseling inzake de kennisgeving van de toestand van de geïdentificeerde vreemdeling aan de bevoegde

49


Code van de reeks

Reeks


overheid. Intern staat deze reeks beter bekend als “Eerste Brief”,

E2.2.004

•

stukken houdende aanvragen voor readmissie (d.m.v. bilaterale akkoorden of Dublin-overeenkomst),

•

briefwisseling met buitenlandse ambassades en consulaten en met de Belgische vertegenwoordiging in het buitenland,

•

intakeverslagen van de centra,

•

dossiers inzake de beslissingen tot verlengingen (kan toegekend worden omdat de vreemdeling niet binnen de twee maand kan geïdentificeerd worden),

•

briefwisseling met advocaten,

•

briefwisseling inzake het opvragen van informatie bij derden,

•

stukken inhoudende beslissingen inzake het toekennen van vrijstellingen (bvb. bij niet-verwijderbare vluchtelingen),

•

stukken betreffende gerechtelijke beslissingen,

•

enz.

Stukken betreffende de organisatie van het interview of ondervragingen en faxen naar het Centrum voor Illegalen voor

5 jaar

50

vernietigen

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

praktische regelingen ondervragingen E2.2.005

Stukken betreffende opdrachten tot vervoer Bureau Transfert

1 jaar

vernietigen

E2.2.006

Checklists voor nog te volgen stappen in de behandeling van een dossier

tot de behandeling van het dossier voltooid is

vernietigen

E2.2.007

Werkdocumenten en informatie


vernietigen

E2.3 BUREAU REPATRIËRINGEN Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst E2.3.001

Statistieken

10 jaar

selecteren

E2.3.002

Dienstnota’s met formele instructies

10 jaar

bewaren

E2.3.003

Dienstnota’s met informele instructies

2 jaar

vernietigen

Enkel de statistieken die niet worden overgedragen aan het Studiebureau bewaren.

Archief met betrekking tot de uitvoering van de taken E2.3.004

Zie reeks B6.003

Typedocumenten bestemd voor het Individuele

51


Code van de reeks

Reeks


Vreemdelingendossier: •

begeleidingsfiches van de vreemdeling (interne naam: “nota’s aan de minister”),

•

overzichtslijsten van de organisatie van de repatriëring (per dossier),

•

risicoanalyse voor luchtvaartmaatschappijen,

•

begeleidende documenten betreffende de toestand van de vreemdeling,

•

minuten van uitgaande brieven aan de Federale Politie voor nadere informatie over de Repatriëring,

•

verslagen van het vertrek van de illegalen,

•

beslissingsdocument in geval van weigering,

•

documenten houdende beslissingen tot verlenging van de opsluiting,

•

formulieren voor de aanvraag van beveiligde vluchten,

•

stukken houdende aanvragen voor transit,

•

stukken betreffende de praktische regelingen voor transport,

52

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

•

E2.3.005


Opmerkingen

enz.

Facturen van luchtvaartmaatschappijen

10 jaar

vernietigen

10 jaar

bewaren

3 jaar na afsluiten dossier

vernietigen

Deze taak wordt uitgevoerd door de Federale Politie.

E2.4. BUREAU SCHENGEN INFORMATIE SYSTEEM (SIS) Archief met betrekking tot interne werking E2.4.001



Dossiers inzake de uitwisseling van gegevens met andere Schengen-landen

E2.4.003

Formulier voor het signaleren van vreemdelingen in het centraal informaticasysteem van de Schengen-landen

5 jaar

vernietigen

Idem.

E2.4.004

Notulen en bijhorende stukken van vergaderingen met de andere Schengen-landen (Sirene)

10 jaar

vernietigen

De officiële gesprekspartner bij Sirene is de Federale Politie.

E2.4.005

Dossiers inzake akkoorden met andere landen

10 jaar na het verstrijken van het akkoord

bewaren

53


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

E2.5. BUREAU PERMANENTIE Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst E2.5.001

Notulen dienstvergaderingen

10 jaar

bewaren

E2.5.002

Jaarverslag ten behoeve van externe diensten

5 jaar

vernietigen

E2.5.003

Interne jaarverslagen betreffende de werking van de dienst

10 jaar

bewaren

E2.5.004

Statistieken

10 jaar

selecteren

E2.5.005

Vademecum


bewaren

E2.5.006

Instructies voor de medewerkers


vernietigen

2 jaar

vernietigen

Archief met betrekking tot personeelsbeheer specifiek aan deze cel E2.5.007

Maandelijkse overzichtslijsten van geleverde prestaties

54

De inhoud van deze verslagen wordt volledig weergegeven in het jaarverslag van de Dienst Vreemdelingenzaken

Enkel de statistieken die niet aan het Studiebureau worden overgemaakt bewaren.



Reeks


Stukken betreffende Kritische Prestatie Indexen (KPI’s)

2 jaar

vernietigen

2 maand

vernietigen


vernietigen

10 jaar

bewaren

Opmerkingen


Maandelijkse activiteitenverslagen

E2.5.010

Tabel met nationaliteiten die onmiddellijk mogen verwijderd worden (“landentabel”)

E2.5.011

Instructies en afspraken met andere diensten (voornamelijk Bureau Clandestienen, Bureau Repatriëringen en Bureau Grenscontrole)

E2.5.012

Typedocumenten bestemd voor het Individuele Vreemdelingendossier: aangezien dit bureau enkel de permanentie

Deze verslagen handelen voornamelijk over technische problemen of ad hoc voorvallen

Zie reeks B6.003

verzekert tijdens het weekend of tijdens de nacht, komen de typedocumenten die dit bureau toevoegt aan het Individuele Vreemdelingendossier overeen met die van de andere bureaus. Zie voornamelijk E2.1.004 (Bureau Clandestienen) en E2.3.004 (Bureau Repatriëringen).

55


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

E3. GEVANGENEN E3.1. BUREAU OPGESLOTENEN Archief met betrekking tot het uitvoeren van de taken E3.1.001

Zie reeks B6.003


voorbereidende stukken inzake de beslissingen in de asielprocedures van ex-gedetineerde,

•

briefwisseling met de advocaten van de gedetineerden,

•

briefwisseling met de gevangenissen,

•

voorbereidende stukken voor de opmaak van de Koninklijke Besluiten van verwijdering,

•

stukken betreffende de beslissingen getroffen in de asielprocedures van vluchtelingen,

•

Ministeriële Besluiten met betrekking tot het intrekken van het verblijfsrecht van ex-gedetineerde,

•

enz.

56


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

E3.2. BUREAU IDENTIFICATIE OPGESLOTENEN Archief met betrekking tot de werking E3.2.001

Notulen en bijhorende stukken van de dienstvergaderingen

10 jaar

bewaren

E3.2.002

Jaarverslagen

10 jaar

bewaren

E3.2.003

Statistieken door de dienst opgemaakt in verband met de identificatie van de opgesloten

10 jaar

selecteren

E3.2.004

Vademecum


bewaren

2 jaar

vernietigen

De informatie opgenomen in deze jaarrapporten is uitgebreider dan de informatie die in het algemeen jaarrapport wordt bijgehouden. Enkel de statistieken die niet overgemaakt worden aan het Studiebureau bewaren.

Archief met betrekking tot personeelsbeheer E3.2.005

Dubbels van stukken betreffende ontwikkelcirkels

57

De originelen bevinden zich bij de Dienst Personeel en Organisatie.


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen


Zie reeks B6.003


stukken betreffende adviezen voor de Cel Identificatie voor de aanvraag van de reisdocumenten,

•

stukken betreffende informatie voor luchthavens en vliegtuigmaatschappijen voor het vervoer van vluchtelingen,

•

enz.

E3.2.007

Vingerafdrukken en foto’s van de te identificeren gevangen (buiten het vreemdelingendossier)

10 jaar

vernietigen

E3.2.008

Rapporten van bezoeken aan de verschillende gevangenissen tijdens de identificatieprocedure

10 jaar

vernietigen

E3.2.009

Stukken betreffende informatie en instructies over de buitenlandse wetgevingen en afspraken (bvb. vormvereisten documenten van sommige landen, regels voor het omgaan met gevangen op het grondgebied van de desbetreffende landen)

tot informatie verouderd is

vernietigen

E3.2.010

Stukken betreffende opdrachten voor het Bureau Transfert

1 jaar

vernietigen

58


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

E4. GERECHTELIJKE SECTIE Archief met betrekking tot de uitvoering van de taken E4.001

Resultaatbladen

30 jaar

bewaren

10 jaar

selecteren

Deze resultaatbladen worden aan het einde van elke actie opgesteld. Het is een tabel met samenvattingen en cijfermateriaal van de actie (gerechtelijke arrondissement, activiteitensector, nationaliteiten, aantal per nationaliteit)

E4.002

Briefwisseling met derden ( bvb. politiediensten, advocaten, enz.)

Briefwisseling met advocaten en de Staatsveiligheid bewaren; praktische briefwisseling (zoals tijd en plaats van een actie) vernietigen

E5. DIRECTIE CENTRA E5.1. BUREAU COÖRDINATIE CENTRA Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst coördinatie centra en de centra zelf E5.1.001

Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van de Bureau Coördinatie Centra.

10 jaar

bewaren

E5.1.002

Notulen en bijhorende stukken van de maandelijkse vergaderingen van de centrumdirecteurs

10 jaar

bewaren

E5.1.003

Jaarverslagen van het Bureau Coördinatie Centra

10 jaar

vernietigen

59

De informatie uit deze documenten wordt opgenomen in


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

de het activiteitenverslag van Dienst Vreemdelingenzaken

E5.1.004

Jaarverslagen van de gesloten centra

10 jaar

bewaren

E5.1.005

Dossiers inzake de statistieken van de gesloten centra

10 jaar

bewaren

E5.1.006

Overzichtslijsten van de statistieken in de gesloten centra

5 jaar

vernietigen

E5.1.007

Dienstnota’s

10 jaar

selecteren

E5.1.008

Briefwisseling met NGO’s

10 jaar

bewaren

E5.1.009

Opvolgingsdossiers moderniseringsprojecten centra

10 jaar

vernietigen

tot ingrijpende aanpassing

selecteren

De dienstnota’s met een algemene draagwijdte bewaren, de dienstnota’s betreffende adhoc-problemen vernietigen.

Archief met betrekking tot de bewonerswerking E5.1.010

Informatiebrochures voor de bewoners van de centra (in verschillende talen)

60

1 exemplaar in minstens één van de officiële talen in België bewaren.


Code van de reeks

Reeks


E5.1.011

Dossiers inzake procedures aanhangig gemaakt bij de Klachtencommissie in verband met de behandeling van bewoners in de centra

10 jaar

bewaren

E5.1.012

Opvolgingstabel Klachtencommissie

10 jaar

vernietigen

E5.1.013

Aanvragen voor administratieve verwijdering aan de Minister van Justitie

10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

De officiële notulen van de vergaderingen van deze commissie worden bewaard bij de FOD Binnenlandse Zaken.

Voor onhandelbare bewoners kan de Dienst Vreemdelingenzaken een aanvraag indienen aan de DG EPI van de FOD Justitie om deze vreemdelingen (tijdelijk) in een gevangenis onder te brengen

E5.1.014

Dossiers inzake de planning en de uitvoering van de risicoanalyses (bijvoorbeeld: agressiebeheersing)

10 jaar

selecteren

E5.1.015

Beleidsplannen inzake de opvoeding en activiteiten in de centra

10 jaar

bewaren

E5.1.016

Activiteitendossiers van de gesloten centra

10 jaar

vernietigen

E5.1.017

Individuele leerlingendossiers van de gesloten centra

10 jaar

vernietigen

E5.1.018

Dossiers betreffende isolerende maatregelen in de gesloten centra

10 jaar

vernietigen

E5.1.019

Dossiers inzake specifieke praktische problemen met betrekking tot bewonerswerking

10 jaar

vernietigen

61

Eindrapporten bewaren, voorbereidende dossiers vernietigen.


Code van de reeks

Reeks


Archief met betrekking tot het personeel van de centra E5.1.020

Dossiers inzake vormingen georganiseerd voor de personeelsleden van de centra (georganiseerd door de Directie Centra). Deze reeks bevat o.a. de voorbereidende dossiers voor de vorming, deelnemerslijsten, syllabi en evaluaties.

10 jaar

bewaren

E5.1.021

Dossiers inzake de psychologische en mentale begeleiding van het personeel van de centra

10 jaar

bewaren

E5.1.022

Dossiers inzake syndicaal overleg

10 jaar

bewaren

Archief met betrekking tot gebouwen en infrastructuur van de centra E5.1.023

Notulen en bijbehorende stukken inzake de vergaderingen met de Regie der Gebouwen

10 jaar

bewaren

E5.1.024

Bouwplannen van het nieuwe centrum ter vervanging van het huidige transitcentrum 127

tot einde gebruik nieuw centrum

bewaren

E5.1.025

Driemaandelijkse overzichtslijsten van de centra

10 jaar

vernietigen

E5.1.026

Dossiers inzake behoefteprogramma’s van de gesloten centra

10 jaar

bewaren

E5.1.027

Lastenboek van de infrastructuur van de centra

10 jaar

vernietigen

62

Opmerkingen



Reeks


Dossiers inzake prioriteitenplanning van de centra

10 jaar

bewaren

tot ze geen nut meer heeft

vernietigen

Opmerkingen

Archief met betrekking tot de algemene documentatie E5.1.029

Algemene documentatie zoals rapporten van andere diensten (zowel binnen als buiten DVZ) en informatie allerlei over de vreemdelingenpolitiek en centra (zowel binnen- als buitenland)

E5.2. GESLOTEN CENTRA VOOR ILLEGALEN Archief met betrekking tot de interne werking E5.2.001

Jaarverslagen van de centra

10 jaar

vernietigen

Zie reeks E5.1.004. Het gaat om dezelfde reeks die dubbel bewaard wordt.

E5.2.002

Dienstnota’s

10 jaar

selecteren

Dienstnota’s met algemene draagwijdte bewaren; de dienstnota’s met betrekking tot adhoc-problemen vernietigen


bewaren

Archief met betrekking tot de bewoners E5.2.003

Bewonersdossiers De inhoud van een bewonersdossier kan verschillen van centrum tot centrum: zie inleiding p. 45.

63

Aangezien de bewonersdossiers samengaan met het Individuele Vreemdelingendossier betreffende de bewoner, wordt de selectiebeslissing van deze dossiers uitgesteld (zie inleiding p. 48-51).


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

E5.2.004

Medische dossiers van de bewoners


vernietigen

E5.2.005

Sociale dossiers van de bewoners


selecteren

Eén op honderd bewaren.

E5.2.006

Stukken houdende vrijwillige verklaring van terugkeer

2 jaar

vernietigen

De verklaringen worden opgesteld in de eigen taal van de vreemdeling. Een vertaling van deze verklaring bevindt zich in het Individueel Vreemdelingendossier dat door de centrale diensten bewaard wordt. In sommige centra maakt deze reeks deel uit van het bewonersdossier.

E5.2.007

Stukken houdende vrijwillige verklaring van stopzetting procedure (in een ander Europees land).

2 jaar

vernietigen

Idem

tot ingrijpende verandering structuur databank

vernietigen

De databank is enkel een werkinstrument dat gebruikt wordt om snel informatie van een bepaalde bewoner te kunnen traceren.

6 maand

vernietigen

Soms is een ander Europees land verantwoordelijk voor de procedure (het land waar de migrant gearresteerd is). Dan kan het gebeuren dat een vreemdeling liever terug wil dan asiel aan te vragen.

E5.2.008

Databank van de bewoners Deze databank bevat de belangrijkste gegevens van de bewoners uit het het bewonersdossier (zie reeks E5.2.003).

E5.2.009

Dubbels van verslagen naar aanleiding van maatregelingen tot

64


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

afzonderingen van de bewoners (intern ISO-verslagen) E5.2.010

Verslagen naar aanleiding van een (al dan niet verplicht) opgelegd apart regime

1 jaar

vernietigen

E5.2.011

Interventieverslagen

1 jaar

vernietigen

Deze verslagen documenteren de aanleiding waarom een bewoner op apart regime werd gezet en/of waarom een sanctie werd opgelegd. Niet te verwarren met vorige reeks.

E5.2.012

Stukken houdende aanvragen van een gesprek met een directie

1 jaar

vernietigen

E5.2.013

Notulen en bijbehorende stukken van het (maandelijks) overleg aangaande de bewonersproblematiek

1 jaar

bewaren

E5.2.014

Briefwisseling met de advocaat (al dan niet Pro Deo) van de bewoners (ook aanvraagformulieren voor een advocaat)

tot vertrek bewoner

vernietigen

De belangrijkste briefwisseling voor het afhandelen van de dossiers bevindt zich in het Individueel Vreemdelingendossier en wordt op dat niveau bewaard.

E5.2.015

Dossiers in verband met asielaanvragen van bewoners

5 jaar

vernietigen

De originelen bevinden zich in het Individueel Vreemdelingendossier dat op centraal niveau wordt bewaard.

E5.2.016

Dossiers inzake éénmalige overnachtingen en korte verblijven van één of enkele nachten (vooral in de centra 127 en 127bis)

5 jaar

vernietigen

E5.2.017

Dossiers inzake procedures aanhangig gemaakt bij de

tot zaak

vernietigen

65

Deze reeks is niet volledig en de originele stukken


Code van de reeks

Reeks

Bewaar- Definitieve termijn bestemming voorbij is

Klachtencommissie in verband met de behandeling van bewoners in de centra

Opmerkingen

worden bij het Bureau Coördinatie Centra bewaard (zie reeks E5.1.010).

Archief met betrekking tot de werking van de leefvleugels E5.2.018

Logboeken

1 jaar

vernietigen

Deze reeks bevat de logboeken van de slaapzaal, dagzaal, eetzaal, activiteiten. Er wordt enkel een chronologische opsomming gemaakt .

E5.2.019

Bezoekersregisters

1 jaar

vernietigen

E5.2.020

Bezoekersfiches

10 jaar

vernietigen

Voorbeeld van de wijze van noteren: een bewoner heeft al meerdere keren agressief gedrag getoond en heeft al meerdere mondelinge verwittigingen gehad.

Deze bron kan belangrijk zijn voor een eventueel gerechtelijk onderzoek.

Als externen (familie, vrienden) een bezoek willen brengen aan bewoner, moeten zij hier een aanvraag toe indienen.

E5.2.021

Lijsten van de portier (geeft weer wie binnen en buiten het centrum komt).

6 maand

vernietigen

E5.2.022

Stukken betreffende de persoonlijke financiële toestand van de bewoners.

tot vertrek bewoner

vernietigen

In deze reeks bevinden zich de opgave van het geld dat een bewoner bij aankomst bij zich had en de formulieren van het door de bewoner opgevraagd geld.

66

Bij sommige centra worden deze stukken in het bewonersdossier bewaard.


Code van de reeks

Reeks

E5.2.023

Karweibladen (overzicht van de karweien uitgevoerd door de bewoners)

E5.2.024

Namenlijsten van de bewoners in het centrum

Bewaar- Definitieve termijn bestemming 1 jaar

vernietigen

6 maand

vernietigen

Opmerkingen

Deze namenlijst wordt dagelijks opgesteld en doorgefaxt naar Brussel. Zo weet het Bureau Clandestienen (cfr. supra) snel welk centrum plaats heeft om nieuwe bewoners op te vangen.

E5.2.025

Kamerlijsten

1 jaar

vernietigen

E5.2.026

Planning van de activiteiten met van de bewoners

1 jaar

selecteren

E5.2.027

Agenda’s en notulen van de vergaderingen van het veiligheidspersoneel

10 jaar

vernietigen

E5.2.028

Dienstnota volgend op de vergaderingen van het veiligheidspersoneel

1 jaar

vernietigen

E5.2.029

Dossiers inzake de boetes die luchtvaartmaatschappijen moeten betalen als ze een illegale vreemdeling vervoeren (enkel centrum 127)

5 jaar

vernietigen

67

1 maand per jaar bewaren: 1995: januari, 1996: februari,enz.)

Deze dienstnota’s bevatten informatie die gedistilleerd werd uit de verslagen van de vergaderingen van het veiligheidspersoneel (tweemaandelijks). Ze zijn heel praktisch en behandelen meestal heel specifieke problemen.


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Archief met betrekking tot het financieel beheer van het centra E5.2.030

Driemaandelijkse en maandelijkse verslagen van de financiële toestand van het centrum

10 jaar

bewaren

E5.2.031

Facturenboeken

10 jaar

vernietigen

E5.2.032

Mandatendossiers voor aankopen

5 jaar

vernietigen

E5.2.033

Machtigingen om persoonlijk geld aan een bewoner te mogen uitkeren

5 jaar na vertrek bewoner

vernietigen

Archief met betrekking tot het personeelsbeheer van de centra E5.2.034

Personeelsdossiers

10 jaar

vernietigen

E5.2.035

Algemene dienstnota’s

10 jaar

bewaren

E5.2.036

Uurroosters van personeelsleden

2 jaar

vernietigen

E5.2.037

Stukken betreffende buitengewone prestaties van personeelsleden (zondag-, nachten weekendwerk)

2 jaar

vernietigen

E5.2.038

Prikkaarten, verlofaanvragen en ziektemeldingen

2 jaar

vernietigen

68

De originele personeelsdossiers worden op de Personeelsdienst van Dienst Vreemdelingenzaken en bij de Dienst Personeel en Organisatie van de FOD Binnenlandse Zaken bewaard


Code van de reeks

Reeks


E5.2.039

Stukken houdende aanvragen syndicaal en educatief verlof

10 jaar

vernietigen

E5.2.041

Stukken betreffende reiskosten en onkostenvergoedingen van de personeelsleden

5 jaar

vernietigen

E5.2.042

Stukken betreffende het jaarlijks medisch onderzoek van de personeelsleden

zolang de medewerker in dienst is

vernietigen

E5.2.043

Dossiers betreffende het syndicaal overleg

10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

E5.3. BUREAU TRANSFERT Archief met betrekking tot de algemene werking van de dienst E5.3.001

Notulen en bijbehorende stukken van dienstvergaderingen

10 jaar

bewaren

E5.3.002

Notulen en bijhorende stukken van de werkgroepen voor modernisering van de dienst en agressiebeheer

10 jaar

bewaren

E5.3.003

Statistieken

10 jaar

selecteren

E5.3.004

Dossiers inzake de opmaak van de risicoanalyses

10 jaar

bewaren

69

Enkel de statistieken die niet aan het Studiebureau worden overgedragen bewaren.


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Archief met betrekking tot het vervoer van personen en goederen E5.3.005

Stukken houdende aanvragen van personen- of goederenvervoer

1 jaar

vernietigen

E5.3.006

Dossiers inzake de dagelijkse planningen van het vervoer

6 maand

vernietigen

E5.3.007

Telefoonlijsten

tot verandering telefoonlijst

vernietigen

E5.3.008

Permanentielijsten van de verschillende telefoon- en gsmtoestellen

6 maand

vernietigen

E5.3.009

Dossiers inzake interventies en incidenten

15 jaar

bewaren

E5.3.010

Dossiers inzake pechverhelping VTB-VAB

10 jaar

vernietigen

tot persoon uit dienst treedt

vernietigen

Archief met betrekking tot personeelsbeheer E5.3.011

Dubbels van personeelsdossiers

E5.3.012

Maandoverzicht van de prestaties

5 jaar

vernietigen

E5.3.013

Stukken betreffende verloven, ziekte en andere afwezigheden

5 jaar

vernietigen

70

De originele personeelsdossiers worden bewaard bij de Dienst Personeel en Organisatie.


Code van de reeks

Reeks


E5.3.014

Uurroosters

5 jaar

vernietigen

E5.3.015

Stukken betreffende buitengewone prestaties (zaterdag, zondag en nacht)

2 jaar

vernietigen

E5.3.016

Stukken betreffende wissels van werkploegen

2 jaar

vernietigen

E5.3.017

Rechtvaardigingsbladen van personeelsleden

2 jaar

vernietigen

Opmerkingen

De personeelsleden vermelden op dit formulier van de reden van overwerk.

E5.3.018

Dossiers inzake aanvragen voor een aangepast werkregime (bvb. halftijds)

10 jaar

vernietigen

E5.3.019

Dossiers inzake vergoedingen voor verplaatsingen (woon-werkverkeer, fietsvergoedingen)

2 jaar

vernietigen

E5.3.020

Dossiers inzake opleiding van het personeel (opleidingsplan, inschrijvingen, socialisatietrajecten, opleiding van nieuwe werknemers, syllabi,…)

10 jaar

selecteren

E5.3.021

Dossiers inzake de aanvragen voor BIAC-badges voor personen en BIAC-toelatingen voor voertuigen

5 jaar

vernietigen

71

Opleidingsplan en syllabi: bewaren, overige documenten: vernietigen.



Reeks

Dossiers inzake medisch onderzoek van de medewerkers

Bewaar- Definitieve termijn bestemming zolang medewerker in dienst is

vernietigen

Archief met betrekking tot financieel beheer E5.3.023

Dubbels van aankoopdossiers

10 jaar

vernietigen

E5.3.024

Dossiers inzake de reiskosten voor verplaatsingen ten behoeve van de dienst

1 jaar

vernietigen

E5.3.025

Dossiers inzake aankoop van uniformen en werkkledij

5 jaar

vernietigen

E5.3.026

Kwitantiefiches

2 jaar

vernietigen

E5.3.027

Dossiers inzake het afsluiten van verzekeringen en de verzekeringspolissen

15 jaar

vernietigen

E5.3.028

Stukken houdende aanvragen voor liquide middelen (wordt gebruikt omdat sommige instellingen enkel cash geld willen aanvaarden)

1 jaar

vernietigen

zolang wagen in gebruik is

vernietigen

Archief met betrekking tot het beheer van het wagenpark E5.3.029

Technische fiches van de wagens

72

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


E5.3.030

Boorddocumenten van de wagens

zolang wagen in gebruik is

vernietigen

E5.3.031

Dossiers inzake technische keuring van de wagens

zolang de wagen in gebruik is

vernietigen

E5.3.032

Stukken betreffende het onderhoud van de wagens

1 jaar

vernietigen

E5.3.033

Dossiers inzake de verkeersboetes van de chauffeurs

5 jaar

vernietigen


vernietigen

10 jaar

bewaren

Archief met betrekking tot algemene documentatie E5.3.034

Handleidingen

E6. GEMEENTEN EN ONDERSTEUNING E6.1. BUREAU GRENSCONTROLE Archief met betrekking tot de interne werking E6.1.001

Statistieken

73

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


E6.1.002

Dienstnota’s

10 jaar

selecteren

E6.1.003

Vademecum


bewaren

10 jaar

bewaren

10 jaar

vernietigen


bewaren

10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

De dienstnota’s met algemene draagwijdte bewaren, de diensten met betrekking tot ad hoc problemen vernietigen.

Archief met betrekking tot het uitvoeren van de grensinspecties E6.1.004

Controledossiers van de grensinspectie In deze reeks bevinden zich ook de verslagen van de actieve controles

E6.1.005

Stukken betreffende administratieve boetes aan vervoerders

E6.1.006

Instructies aan de grensposten

E6.1.007

Facturen voor verblijfskosten van vreemdelingen

E6.1.008


Zie reeks B6.003

administratief verslag van de Federale Politie,

74


Code van de reeks

E6.1.009

Reeks

•

stukken houdende beslissingen tot het al dan niet toelaten van de vreemdeling,

•

stukken houdende bevelen tot uitwijzing,

•

dubbels visumaanvragen zeelui,

•

dubbels uitgereikte visa aan zeelui,

•

enz.


Dossiers inzake administratieve boetes aan rederijen

10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Overzichtsinformatie over deze boetes worden verwerkt in de statistieken.

Archief met betrekking tot voorbereidend internationaal wetgevend werk E6.1.010

Voorbereidende stukken in verband met (internationale) wetgeving

10 jaar

bewaren

E6.1.011

Notulen en bijbehorende stukken van de Europese werkgroep Buitengrenzen (in de schoot van de Raad van Europa)

10 jaar

vernietigen

E6.1.012

Notulen en bijbehorende stukken van internationale vergaderingen

10 jaar

vernietigen

E6.1.013

Ondertekende internationale akkoorden

30 jaar

bewaren

75

Deze notulen worden in de desbetreffende internationale instelling bewaard.


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

E6.2. BUREAU CONTROLE GEMEENTEN Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst E6.2.001

Notulen van dienstvergadering

10 jaar

bewaren

E6.2.002

Statistieken

10 jaar

bewaren

E6.2.003

Instructies voor de medewerkers van de dienst


vernietigen

30 jaar

selecteren

Archief met betrekking tot de uitvoering van actieve controles op gemeenten E6.2.004

Controledossiers van de gemeenten

Archief met betrekking tot de aanmaak van de (blanco) verblijfstitels E6.2.005

Boekhoudkundig programma (eigen ontwikkeling) voor het drukken en leveren van de verblijfstitels

30 jaar

vernietigen

E6.2.006

Registers voor de aanmaak en beheer van de verblijfstitels (opgeheven bij invoering van de software in 1993)

30 jaar

vernietigen

76

De controlerapporten bewaren, de overige stukken vernietigen


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

E7. ONDERSTEUNING E7.1 BUREAU OPSPORINGEN Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst E7.1.001

Jaarverslagen

10 jaar

vernietigen

E7.1.002

Notulen en bijhorende stukken van interne dienstvergaderingen

10 jaar

bewaren

E7.1.003

Statistieken

10 jaar

bewaren

E7.1.004

Instructies


vernietigen

E7.1.005

Vademecum


bewaren

30 jaar

bewaren


Notulen en bijhorende stukken van vergaderingen met externe partners aangaande de problematiek en verspreiding van bepaalde

77

De gegevens van de jaarverslagen worden gereproduceerd in het jaarverslag van de Dienst Vreemdelingenzaken


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

fenomenen met concrete voorstellen om deze aan te pakken E7.1.007

Notulen van vergaderingen van de uitvoeringsbureaus

1 jaar

vernietigen

E7.1.008

Notulen en bijhorende stukken van vergaderingen met lokale parketten inzake schijnhuwelijken

10 jaar

bewaren

E7.1.009

Statistieken van aanvragen voor informatie van externe partners (ambassades, consulaire posten)

10 jaar

bewaren

E7.1.010

Studies van de problematiek van de verschillende fenomenen

30 jaar

bewaren

E7.1.011


Stukken betreffende de inspectieaanvragen van externe partners (gemeenten, politiediensten, parketten, sociale inspectie,…) betreffende een specifiek individueel dossier,

•

Stukken betreffende de aanvragen voor originele stukken uit of inzage in het individueel vreemdelingendossier,

•

Enz.

De notulen bevinden zich bij desbetreffend uitvoeringsbureau

Zie reeks B6.003

Archief met betrekking tot informanten E7.1.012

Dossiers inzake beschermde getuigen

30 jaar

78

bewaren

De Federale Politie laat weten welke vreemdelingen


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

getuigenbescherming krijgen op basis van de beslissing van de Commissie voor Getuigenbescherming.

Archief met betrekking tot algemene documentatie E7.1.013

Werkdocumenten en algemene documentatie


vernietigen

E7.2 BUREAU IMMIGRATIE- EN VERBINDINGSAMBTENAREN Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst E7.2.001


10 jaar

bewaren

E7.2.002

Statistieken

10 jaar

vernietigen

Deze statistieken worden overgedragen aan het Studiebureau

Archief met betrekking tot het beheersen van fenomenen en immigratiestromen E7.2.003

Notulen en bijhorende stukken van uitwisselingsvergaderingen

30 jaar

bewaren

E7.2.004

Rapporten van buitenlandse zendingen

30 jaar

bewaren

E7.2.005

Maandelijkse activiteitenrapporten van de immigratie- en

5 jaar

vernietigen

79

Deze rapporten geven een volledig verslag van de zending, incl. de vastgestelde problemen en eventuele stappen die reeds zijn ondernomen om het probleem tegen te gaan. Deze rapporten geven enkel een opsomming van de


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

activiteiten die gedurende een maand door een ambtenaar werden uitgevoerd.

verbindingsambtenaren

Dit rapport wordt opgemaakt tijdens de zendingen en geeft enkel de dagelijkse agenda en zeer dringende problemen weer. De problemen die eventueel worden besproken worden in het Rapport van de buitenlandse zending herhaalt.

E7.2.006

Dagelijkse activiteitenverslagen van de immigratieambtenaren

1 jaar

vernietigen

E7.2.007

Dossiers inzake strategische analyses van fenomenen in migratie(stromen)

30 jaar

bewaren

Per land worden specifieke aspecten met betrekking tot migratie bestudeerd.

E7.2.008

Rapporten van internationale seminaries en workshops

30 jaar

bewaren

Deze door de dienst opgestelde rapporten geven goed het Belgisch standpunt t.o.v. het probleem weer.

Archief met betrekking tot projecten voor vrijwillige terugkeer en andere steunprojecten E7.2.009

Administratieve Samenwerkingsakkoorden (Memories of Understanding) met derde landen

10 jaar na einde van het akkoord

bewaren

E7.2.010

Dossiers inzake projecten en sensibiliseringscampagnes in verband met migratie naar België

30 jaar

bewaren

E7.2.011

Dossiers inzake analyses van uitstroom en terugkeer

30 jaar

bewaren

80


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

F. OPVOLGING F1. BUREAU NATURALISATIES Archief met betrekking tot interne werking F1.001

Notulen en bijbehorende stukken van interne vergaderingen (agenda’s en notulen) en instructies van het diensthoofd

10 jaar

bewaren

F1.002

Statistieken

5 jaar

vernietigen

De volledige reeks Statistieken wordt overgedragen aan het Studiebureau en wordt op dat niveau bewaard.

Archief met betrekking tot het uitvoeren van de taken F1.003

Zie reeks B6.003


minuten van antwoorden aan de Kamer van Volksvertegenwoordigers,

•

lijsten met antwoorden voor het Parket bij een nationaliteitsverklaring of nationaliteitskeuze. Deze documenten zijn eigenlijk gewoon namenlijsten waarbij meestal wordt opgemerkt dat voor deze vreemdelingen geen bijzonderheden te melden zijn,

•

minuten van uitgaande brieven met antwoorden aan de Parketten voor specifieke gevallen, enz.

81


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Archief met betrekking tot de algemene documentatie F1.005

Arresten en antecedenten

F1.005

Documentatie en werkdocumenten

20 jaar

vernietigen


vernietigen

De volledige reeks arresten is bij het Hof van Cassatie. Deze arresten hebben enkel een informatieve waarde voor de medewerkers van deze dienst.

F2. BUREAU GESCHILLEN

Archief met betrekking tot de werkprocessen F2.001

Statistieken

10 jaar

selecteren

Enkel de statistieken die niet overgemaakt worden aan het Studiebureau bewaren.

F2.002

Dienstnota’s

10 jaar

selecteren

De dienstnota’s met algemene draagwijdte bewaren, de specifieke ad hoc nota’s of de persoonlijke nota’s vernietigen.

Archief met betrekking tot het uitvoeren van de taken F2.003

Zie reeks B6.003


verzoekschriften of dagvaardingen betekend door de Raad van Vreemdelingenbetwistingen (vanaf juni 2007),

82


Code van de reeks

Reeks

•

vastlegging van de zitting,

•

ontvangstbewijzen,

•

nota met betrekking tot de beslissing van de Raadkamer aan het bureau verantwoordelijk voor de opsluiting,

•

nota aan Bureau Transfert voor de overbrenging van de vreemdeling naar de rechtbank of de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen,

•

minuten van uitgaande brieven aan de Raad van State bevattende informatie over de huidige toestand betrokken vreemdeling,

•

minuten van uitgaande brieven aan de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen betreffende informatie over de huidige toestand en de voortgang van de procedure van de betrokken vreemdeling,

•

minuten van uitgaande brieven aan het Parket bevattende informatie over de huidige toestand en de opvolging voortgang van de procedure van de betrokken vreemdeling,

•

interne nota aan de directeur-generaal Dienst Vreemdelingenzaken betreffende de toestand en de voortgang van de procedure van de betrokken vreemdeling,

•

verzoekschrift aan de burgemeesters van een gemeente om een


83

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


aanwezigheidscontrole te laten uitvoeren, •

minuten van uitgaande begeleidende brieven bij uittreksels uit het Individueel Vreemdelingendossier en ontvangstbewijzen,

•

verzoekschriften aan de Raadkamer om de opsluiting van de betrokken vreemdeling te verlengen,

•

verzoekschriften aan de gemeenten om het Bijzonder Verblijfsdocument aan de betrokkene over te maken,

•

beslissingen tot intrekking van het Bijzonder Verblijfsdocument,

•

verzoekschriften aan de gemeenten om het Bijzonder Verblijfsdocument niet meer te verlengen,

•

minuten van uitgaande brieven om het Parket-Generaal op de hoogte te brengen van de beslissing genomen door de Dienst Vreemdelingenzaken,

•

minuten van de begeleidende brieven bij het verzoekschrift tot in vrijheidsstelling gericht aan de Procureur des Konings,

•

briefwisseling met de advocaat van de betrokken vreemdeling gedurende de procedure,

•

verzoekschrift tot instellen van een cassatieberoep bij de Raad van State n.a.v. een beslissing van de Raad voor

84

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

Vreemdelingenbetwistingen, •

beslissingen (arresten, vonnissen of beschikkingen) betekend door de Raad van State (voor juni 2007 alle geschillen; vanaf juni 2007 enkel bij cassatieberoep),

•

enz.

Archief met betrekking tot werkdocumenten F2.004

Werkdocumenten en algemene documentatie


vernietigen

tot vervanging door nieuw repertorium

bewaren

G. ONDERSTEUNING G1. BUREAU INTERNATIONALE BETREKKINGEN Archief met betrekking tot het voorbereiden van internationale wetgeving G1.001

Repertorium van alle inkomende en uitgaande stukken (papier)

85

Het repertorium staat los van het centrale repertorium en is van toepassing voor stukken die uitzonderlijk niet via de centrale postregistratie worden bezorgd.


Code van de reeks

Reeks


Opmerkingen

5 jaar na de vervanging van de richtlijn

vernietigen

Deze zijn gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Beslissingen genomen door de Raad van de Europese Unie

10 jaar

vernietigen

Deze reeks wordt bewaard bij de Raad van de Europese Unie.

G1.004

Notulen van de vergaderingen van de Raad van de Europese Unie op het gebied van Justitie en Binnenlandse Zaken (JAI)

10 jaar

selecteren

Notulen opgesteld door de dienst zelf bewaren; dubbels van andere diensten vernietigen.

G1.005

Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen binnen de Dienst Vreemdelingenzaken ter voorbereiding van Europese wetgeving

10 jaar

vernietigen

De volledige reeks wordt bewaard bij de FOD Justitie2

G1.006

Notulen en bijhorende stukken van vergaderingen met andere (internationale) instellingen

30 jaar

bewaren

G1.007

Voorbereidende nota’s gericht aan de directeur-generaal

10 jaar

bewaren

G1.008

Briefwisseling met vertegenwoordigers van buitenlandse organisaties (bvb. de Benelux,…)

10 jaar

selecteren

G1.002

Officiële richtlijnen van de Raad van de Europese Unie

G1.003

2

Deze nota’s vormen een snelle samenvattende bron voor het bestuderen van de Belgische betrekkingen met een bepaald land. De briefwisseling aangaande beslissingen bewaren, de uitvoerende afspraken zoals het tijdstip van een vergadering vernietigen

DEVOLDER (K.), Archief van de FOD Justitie, DG Wetgeving en Fundamentele Vrijheden: archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en selectielijsten 5, 2008, p. 53.

86


Code van de reeks G1.009

Reeks


Notulen en bijhorende stukken met betrekking tot de vergaderingen van de Schengen-landen

10 jaar

bewaren

Opmerkingen

G2. STUDIEBUREAU Archief met betrekking tot het verzamelen van de statistieken G2.001

Jaarverslagen van de Dienst Vreemdelingenzaken

10 jaar

bewaren

G2.002

Statistieken van de verschillende diensten

30 jaar

bewaren

Archief met betrekking tot het verbereiden van de antwoorden op parlementaire vragen G2.003

Dossiers inzake de voorbereiding van de antwoorden op parlementaire vragen

10 jaar

bewaren


Vernietigen

30 jaar

bewaren

G3. BUREAU ALGEMENE DOCUMENTATIE Archief met betrekking tot het beheer van de bibliotheek G3.001

Catalogus van de bibliotheek (Microsoft Access)

Archief met betrekking tot het beheer van de documentatie G3.002

Algemene documentatiedossiers (tot heden, maar met een sterke

87

Ook de dossiers van de directeur-generaal en zijn


Code van de reeks

Reeks


voorgangers worden in deze reeks opgenomen.

terugval tijdens de laatste jaren van de jaren 1990) G3.003

Toegang tot de algemene documentatiedossiers (papier en als Worddocument)

Opmerkingen

tot hij vervangen wordt door een nieuwe toegang

bewaren

Archief met betrekking tot de interne communicatie (i.s.m. de Dienst Communicatie) G3.004

Nieuwsbrieven

10 jaar

bewaren

G3.005

Interne nieuwsbrief speciaal voor personeelsleden

verstreken

vernietigen

G3.006

Intranetsite van de Dienst Vreemdelingenzaken


bewaren

Het Rijksarchief zal richtlijnen ter beschikking stellen voor het bewaren van intranetsites.


bewaren

Het Rijksarchief zal richtlijnen ter beschikking stellen voor het bewaren van websites.

10 jaar

1 exemplaar bewaren

Deze personeelsnieuwsbrief gericht op alledaagse feiten en weetjes en behandelt geen beslissende of belangrijke informatie voor de Dienst Vreemdelingenzaken.

Archief met bestemming tot externe communicatie en perswerking G3.007

Website

G3.008

Publicaties en brochures

88


Code van de reeks G3.009

Reeks


Persclippings (persknipsels)

10 jaar

89

vernietigen

Opmerkingen

ARCHIEF VAN DE DIENST VREEMDELINGENZAKEN FOD BINNENLANDSE ZAKEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

Recommend Documents