ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE NATIONAAL INSTITUUT VOOR CRIMINALISTIEK EN CRIMINOLOGIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 6

ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE NATIONAAL INSTITUUT VOOR CRIMINALISTIEK EN CRIMINOLOGIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2007

1

2

ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE NATIONAAL INSTITUUT VOOR CRIMINALISTIEK EN CRIMINOLOGIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2007

4

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archief stukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk

De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering

De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk.

Adm. bewaartermijn

De administratieve bewaartermijn wordt bepaald door het Nationaal Instituut voor Criminalsitek en Criminologie en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De administratieve bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. Het NICC kan deze termijnen immers te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming

De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met het Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen

Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven

DIRECTIESECRETARIAAT BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering

Administratieve bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

-

-

-

-

-

BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

Uitgaande briefwisseling van de directie

2007-heden

10 jaar

bewaren

Briefwisseling met het Ministerie van Justitie

1994-2000

10 jaar

bewaren

Briefwisseling met de Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele aangelegenheden (DWTC) en nota’s aan de hoofden van de federale wetenschappelijke instellingen

1999-2002

10 jaar

bewaren

Briefwisseling met de procureurs-generaal en het college van procureurs-generaal

1997-1999

10 jaar

bewaren

Briefwisseling met de gerechtelijke politie

1996-1999

10 jaar

bewaren

Briefwisseling met de Algemene Politiesteundienst (APSD)

1999-2000

10 jaar

bewaren

Briefwisseling met het Ministerie van Ambtenarenzaken, Dienst van Algemeen Bestuur

1996-1999

10 jaar

bewaren

8

Briefwisseling met het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (Ministerie van Ambtenarenzaken) betreffende de evaluatie van rijksambtenaren

1998-2000

10 jaar

vernietigen

Briefwisseling met de Vaste Commissie voor Taaltoezicht

1992-1999

10 jaar

bewaren

Omzendbrieven van het college van de procureurs-generaal

2003-heden

10 jaar

bewaren

Notulen van vergaderingen van de subcommissie Federale wetenschappelijke instellingen van I.C.W.B. (Federale Interministeriële Commissie voor Wetenschapsbeleid)

1998-2000

10 jaar

bewaren

1997-2001

10 jaar

bewaren

Verslagen van meetings van EAFS (European Academy of Forensic Science)

1996-2000

5 jaar

vernietigen

Gepubliceerde verslagen

Verslagen van ENFSI meetings (European Network of Forensic Science Institutes)

2000-2001

5 jaar

vernietigen

Gepubliceerde verslagen

Rapporten van de jaarlijkse ASCLDvergaderingen (American Society of Crime Laboratory Directors)

1995-1999

5 jaar

vernietigen

Gepubliceerde rapporten

Jaarverslagen

1992-1997

10 jaar

bewaren

Dossier “Missing Children” Dossier inzake de ministeriële richtlijn betreffende de opsporing van vermiste personen en de protocollen voor het verbeteren van de samenwerking tussen Child Focus en de gerechtelijke autoriteiten

9

Stukken inzake de organisatie van vergaderingen

2007-heden

5 jaar

bewaren

Agenda’s en verslagen van de vergaderingen van de beheerscommissie van het NICC

1998-heden

10 jaar

bewaren

Processen-verbaal van de vergadering van de wetenschappelijke raad van het NICC

1992-2002

10 jaar

bewaren

Verslagen van de Commissie voor werving en bevordering van het NICC

1992-2002

10 jaar

bewaren

Verslagen van het college der diensthoofden

2002-heden

10 jaar

bewaren

Verslagen van dienstvergaderingen

1999-2004

10 jaar

bewaren

Dossier inzake het Basisoverlegcomité

1998-2002 2006-2007

10 jaar

bewaren

Dossier inzake het Comité voor preventie en bescherming op het werk

2006-2007

10 jaar

bewaren

Dossier inzake de begroting

2003-2006

10 jaar

bewaren

Dossier inzake het Rekenhof

2007-heden

10 jaar

bewaren

Dienstnota’s

2007-heden

10 jaar

bewaren

Dossier inzake de opleiding van magistraten

1998-2001

10 jaar

bewaren

Briefwisseling inzake personeelszaken

1993-1998

10 jaar

vernietigen

10

Dossier inzake het statuut van het statutair personeel

2000-2002

10 jaar

vernietigen

Activiteitenverslagen van het personeel

1998-2003

10 jaar

vernietigen

Zendingsverslagen

2001-2002

10 jaar

vernietigen

(Spontane) kandidaturen

2000-2002

10 jaar

vernietigen

Stukken betreffende jobstudenten

1997-2001

5 jaar

vernietigen

Aanvragen voor bezoeken aan het NICC

1997-1998

5 jaar

vernietigen

2006

5 jaar

vernietigen

1996-1999

5 jaar

vernietigen

Datering



Stukken betreffende de begroting van de dienst

1999-heden

10 jaar

vernietigen

Bestelbons

1999-heden

10 jaar

vernietigen

Aanvragen voor maaltijden en consumpties voor bezoekers Dossier inzake de Sport- en Cultuurkring van het NICC

KWALITEITSDIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

11

Opmerkingen


Datering



Dossiers inzake procedures en methodes, per unit1

1999-heden

10 jaar

bewaren

1999-heden

30 jaar

bewaren

2004-heden

10 jaar

vernietigen

Verslagen van interne audits uitgevoerd door de QA- dienst

1999-heden

10 jaar

vernietigen

Verslagen van de jaarlijkse vergadering met de directie ter evaluatie van het kwaliteitsmanagementsysteem (“Directiebeoordelingen”)

1999-heden

10 jaar

bewaren

1999-heden

10 jaar

vernietigen

2005-heden

10 jaar

vernietigen

Briefwisseling met Beltest/Belac Accreditatiecertificaten, auditrapporten met verbeterpunten

Dossier inzake klachtenbehandeling Interne en externe klachten, “verbeterpunten”

Dossiers inzake de deelname van de diverse labo’s aan ringtesten Analyses van teststalen; interlaboratoriumtesten om de eigen efficiëntie en kwaliteit te meten

Elektronische databank van de ringtesten

1

Een “unit” kan zowel een labo als een ondersteunende dienst zijn. 12

Opmerkingen

Dossiers inzake de erkenning van labo’s voor het uitvoeren van bloedanalyses naar het rijden onder invloed (“Tox Belgium”) Bevat briefwisseling met de deelnemende labo’s en met het kabinet van de minister van Justitie, de chromatogrammen (per labo) en de ingebonden rapporten met de resultaten vanwege het GTFcH.

2002-heden

30 jaar

vernietigen

Weigeringen van dossiers Aanvragen voor analyses die door het NICC niet (kunnen) uitgevoerd worden.

Elektronische databank van de weigeringen van dossiers Elektronische documenten beheerd via Vivaldi

1999-heden

10 jaar

vernietigen

2005-heden

10 jaar

vernietigen

2006-heden

10 jaar

vernietigen

1993-heden

30 jaar

vernietigen

2003-heden

10 jaar

vernietigen

Vivaldi: softwaresysteem voor het beheer en de beheersing van documenten en documentatie

“ShareQal”: gedeelte van de server voorbehouden voor de QA-dienst Bevat: brieven Tox B, ringtesten, elektronische archivage van oude documenten van voor de introductie van Vivaldi

Registers bezoekerstoegang en vertrouwelijkheid

13

Deze gegevens worden o.a. gebruikt voor statistische bewerking: om te detecteren of er vraag bestaat naar een welbepaalde techniek

De papieren versies van de procedures en methodes (met de handtekeningen) worden wel bewaard (zie hierboven)

INTERNE DIENST VOOR BESCHERMING EN PREVENTIE OP HET WERK (IDBP) BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Verslagen van wettelijke controles (controles van de gebouwen, werkongevallen enz.)

2000-heden

5 jaar

vernietigen

BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

1992-heden

75 jaar

vernietigen

DIRECTIE ALGEMENE DIENSTEN PERSONEEL EN ORGANISATIE

Personeelsdossiers

14

De originele personeelsdossiers worden bewaard door de centrale personeelsdienst van de FOD Justitie

Databank van het personeel 1992-heden

75 jaar

vernietigen

Wetgeving betreffende personeelszaken

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Briefwisseling

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Briefwisseling met het Ministerie/ FOD Financiën

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Ministeriële rondzendbrieven

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Dienstnota’s van het NICC

1992-heden

10 jaar

bewaren

Functiebeschrijvingen

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Elektronische functiebeschrijvingen

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Spontane sollicitaties

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Stukken betreffende stagiairs

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Stukken betreffende interims

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Briefwisseling met interimkantoren

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Stukken betreffende het overgangsexamen niveau A

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Stukken betreffende de kinderbijslag

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Aanvragen van zendingen

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Naam, voornaam, datum aanwerving, graad, functie, biografische gegevens

15

Verslagen van zendingen

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Stukken betreffende opleidingen

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Databank van interne en externe vormingen

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Aanwezigheidslijsten van interne seminaries

1992-heden

5 jaar

vernietigen

Listings van de prikklok

1992-heden

5 jaar

vernietigen

Datering



ICT BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Dossiers inzake het budget van de dienst

1993-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de opleiding van het personeel van de dienst

1993-heden

10 jaar

vernietigen

Datering



Dossiers inzake de ontwikkeling, het onderhoud en het beheer van PIMS (Proces Information Management System)

1995-heden

30 jaar

vernietigen

Digitale handleidingen voor PIMS

1995-heden

30 jaar

vernietigen

Dossiers inzake kwaliteitsborging (aankoop van Vivaldi)

2003-2007

10 jaar

vernietigen


16

Opmerkingen

Opmerkingen

Security bestanden

1998-heden

10 jaar

vernietigen

Datering



1995-heden

30 jaar

vernietigen

1993-2002

10 jaar

vernietigen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Fakturen “Aankopen”

1998-heden

10 jaar

vernietigen

Fakturen “Verkopen”

1998-heden

10 jaar

vernietigen

Instructies voor het gebruik van anti-virussen

ZAKENBEHEER BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST

Opmerkingen

PIMS-dossiers (Proces Information Management System) PIMS = intern systeem om het verloop van de overtuigingsstukken binnen het Instituut te kunnen traceren (administratieve opvolging van de overtuigingsstukken of dossiers)

Registers bezoekerstoegang en vertrouwelijkheid

BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

17

“Share Fin”: gedeelte van de server voorbehouden voor de dienst Budget en beheerscontrole

1998-heden

10 jaar

vernietigen

Boekhoudsysteem (BOB-software)

1998-heden

10 jaar

vernietigen

Inkomende en uitgaande briefwisseling

1998-heden

10 jaar

vernietigen

Maandelijkse lijsten van de uitbetaling van het dotatiepersoneel

1998-heden

10 jaar

vernietigen

Dossier inzake verzekeringen

1998-heden

10 jaar

vernietigen

Datering



Bestelbons

1993-2007

10 jaar

vernietigen

Prijsoffertes

1993-2007

10 jaar

vernietigen

Datering



Plattegronden van het gebouw van het NICC

1950-heden

50 jaar

bewaren

Dienstnota’s

1993-2007

10 jaar

vernietigen

Procedures inzake afvalbehandeling

1993-2007

10 jaar

vernietigen

TECHNISCHE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST


BIBLIOTHEEK

18

Opmerkingen

Opmerkingen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Prijsaanvragen

2001- heden

3 jaar

vernietigen

Kopieën van bestelbons

2001- heden

10 jaar

vernietigen

Kopieën van facturen

2001 - heden

10 jaar

vernietigen

Datering



2006-2007

10 jaar

vernietigen

2006-heden

15 jaar

vernietigen

Datering



DEPARTEMENT CRIMINALISTIEK AFDELING DRUGS EN TOXICOLOGIE TOXICOLOGIE BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Databank van het voorraadbeheer

Opmerkingen

Bestellingen van materiaal nodig voor de analyses

Databank van de apparaten BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST

19

Opmerkingen

1994-heden

30 jaar

selecteren: 2 dossiers per jaar bewaren

2003-heden

30 jaar

vernietigen

Digitale analysegegevens

1998-heden

30 jaar

vernietigen

Dossiers inzake kwaliteitsborging

2002-heden

10 jaar

vernietigen

Databank van de overdrachten van overtuigingsstukken tussen de dienst Toxicologie en het Laboratorium voor Genetische Identificatie

2006-heden

10 jaar

vernietigen

Gegevens van de temperatuurcontrole van de ijskasten en diepvriezers waarin de stalen en de solventen nodig voor het uitvoeren van analyses, bewaard worden

2004-2005

10 jaar

vernietigen

Digitale gegevens van de temperatuurcontrole

2003-heden

10 jaar

vernietigen

Datering



2001-heden

10 jaar

vernietigen

Datering



Deskundigendossiers “TOX” Databank “Tox” Databank met resultaten en administratieve gegevens van de dossiers

DRUGS BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Digitale schuldvorderingen BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST

20

Opmerkingen

Opmerkingen

Deskundigendossiers “DRU”

1993-heden

30 jaar


Digitale expertiseverslagen

1993-heden

30 jaar

vernietigen

Analysegegevens (calibratiecurven)

1998-heden

30 jaar

vernietigen

Digitale analysegegevens

1996-heden

30 jaar

vernietigen

Datering



1996-heden

10 jaar

vernietigen

Datering



1996-heden

30 jaar


Bevatten alle gegevens gegenereerd door de PC: meetresultaten, foto’s, berekeningen, het deskundigenverslag, enz. Ingekomen stukken worden niet gescand.

1996-heden

30 jaar

vernietigen

Elektronische databank van autolakken

1996-heden

30 jaar

bewaren

AFDELING ANALYTISCHE SCHEIKUNDE LABORATORIUM VOOR MATERIAALANALYSE BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Digitale bestanden inzake de werking en het beheer van de dienst BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST

Deskundigendossiers “MAT”

Opmerkingen

Opmerkingen

Digitale Deskundigendossiers “MAT”

21

Deze databank vormt een afzonderlijk deel van de Europese databank

“Eurocap” (European collection of automotive paint) Deze databank vormt een afzonderlijk deel van de Europese databank “Eurocap” (European collection of automotive paint)

Elektronische databank van spuitlakken

1996-heden

30 jaar

bewaren

Dossiers met gegevens om in te voeren in de databanken van auto- en spuitlakken

2000-heden

30 jaar

vernietigen


Datering



Opmerkingen

Stukken betreffende de werking en het beheer van de dienst

1996-heden

10 jaar

vernietigen

-

Digitale documenten betreffende de werking van de dienst

1996-heden

10 jaar

vernietigen

Datering



Deskundigendossiers “BRA”

1993-heden

30 jaar


Digitale deskundigendossiers

1994-heden

30 jaar

vernietigen

1994-heden

30 jaar

vernietigen

BRAND EN EXPLOSIES


Digitale onderzoeksdata Ruwe onderzoeksdata per dossier

22

Opmerkingen

Databank met administratieve gegevens van de deskundigendossiers

1994-heden

30 jaar

vernietigen


2002-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake Research & Development

1996-heden

12 jaar

vernietigen

Verslagen van meetings van ENFSI (European Network Forensic Institute)

1995-heden

5 jaar

vernietigen

Verslagen van vergaderingen van de Arson Prevention Club

1993-heden

5 jaar

bewaren

1994-heden

10 jaar

vernietigen

Externe briefwisseling (digitaal)

Deze verslagen worden gepubliceerd

Administratieve briefwisseling, los van de dossiers

LABORATORIUM VEZELS EN TEXTIEL BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering




1996-heden

10 jaar

vernietigen

Digitale bestanden inzake de werking en het beheer van de dienst

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Datering



1993-heden

30 jaar

selecteren: 2 dossiers per jaar


Deskundigendossiers “TEX”

23

Opmerkingen

Opmerkingen

Digitale deskundigenverslagen

1997-heden

30 jaar

vernietigen

2001-heden

30 jaar

vernietigen


2002-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake Research & Development

1997-heden

12 jaar

vernietigen

Verslagen van de vergaderingen van ENFSI (European Network Forensic Institute)

1997-heden

5 jaar

vernietigen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Deskundigendossiers “BAL”

1994-heden

30 jaar


Bruikleenregister van gearchiveerde deskundigendossiers

1994-heden

30 jaar

vernietigen

“Share BAL\expertise”

1994-heden

30 jaar

vernietigen

Databank “TEX” Bevat administratieve gegevens en analyseresultaten

Aanvankelijk papieren verslagen, nu verspreid in digitale vorm

AFDELING BALISTIEK MECHANISCHE BALISTIEK

24

Voorlopige versie van digitale documenten van de deskundigendossiers, gerangschikt per dossier

“Final Bal” Definitieve versie van digitale documenten van de deskundigendossiers, gerangschikt per dossier

1994-heden

30 jaar

vernietigen

NATIONALE BALLISTISCHE GEGEVENSBANK BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

1993- heden

100 jaar

bewaren


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-

Nationale ballistische gegevensbank

CHEMISCHE BALISTIEK

25


Deskundigendossiers “CBA”

Datering



1995-heden

30 jaar


2007-heden

100 jaar

bewaren

1994-heden

30 jaar

vernietigen

1996-heden

30 jaar

vernietigen

2006-heden

30 jaar

vernietigen

2006-heden

50 jaar

vernietigen

1995-heden

30 jaar

vernietigen

GSR databank (Gun Shot Residues) Wetenschappelijke databank van de samenstelling van schotresten

GSR SEM-results (Scanning Elektronen Microscoop) Gegevens van de metingen door de elektronische microscopen (beeldbestanden)

Digitale foto’s van kledingstukken of objecten die bemonsterd werden FORSEM-results Resultaten van het forensisch SEM-onderzoek (Scanning Elektronen Microscoop)

Databank “Munitiestock - Ballistiek” Databank van de munitiestock van het NICC: geeft een overzicht van wie wat met de munitie gedaan heeft.

Databank GSR kits (Gun Shot Residues) Databank met gegevens van gebruikte GSR kits of van kits die geproduceerd, maar nog niet gebruikt werden

26

Opmerkingen

AFDELING BIOLOGIE LABORATORIUM VOOR GENETISCHE IDENTIFICATIE BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering




1992- heden

10 jaar

vernietigen

Databank van de laboratoriumapparatuur

2000-heden

15 jaar

vernietigen

Databank van het kalibreren van de pipetten

2004-heden

15 jaar

vernietigen

Databank van het beheer van de stock van de reagentia en van de proefbuizen (verbruiksproducten van het labo)

2003-heden

15 jaar

vernietigen


Datering



1992-heden

30 jaar

selecteren: 2 dossiers per jaar selecteren

1999-heden

30 jaar

vernietigen

Databank met administratieve gegevens per dossier

2002-heden

15 jaar

vernietigen

Dossiers met ruwe gegevens van de

1992-heden

30 jaar

vernietigen

Deskundigendossiers “DNA” Databank van de follow-up van de overtuigingsstukken Geeft een overzicht van de analysestappen per staal (per dossier)

27

Opmerkingen

Opmerkingen

genetische profielen (“displays”) Ruwe onderzoeksgegevens (elektronische versie)

Januari 1997heden

15 jaar

vernietigen

Laboschriften met registratieformulieren

1992-heden

30 jaar

vernietigen


1992-heden

10 jaar

vernietigen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

2001-heden

30 jaar

vernietigen

Wet van 22 maart 1999 (artikel 4, paragraaf 4)2: “De DNA-profielen en de in dit artikel bedoelde gegevens die daarop betrekking hebben, worden op bevel van het openbaar ministerie gewist uit de DNA-gegevensbank “Criminalistiek” wanneer de bewaring ervan in de gegevensbank niet of niet meer nuttig is voor de strafprocedure. De DNA-profielen en de gegevens die daarop betrekking hebben, worden in elk geval uit de gegevensbank gewist, naar gelang van het geval: 1° wat de niet-geïdentificeerde DNAprofielen betreft, 30 jaar na de opname

NATIONALE DNA GEGEVENS (DIS)

Deskundigendossiers “Criminalistiek” Dossiers inzake DNA-profielen van “aangetroffen sporen van menselijk celmateriaal”

2

Belgisch Staatsblad, 20 mei 1999. 28

ervan in de gegevensbank 2° wat de geïdentificeerde DNAprofielen betreft, zodra in het dossier waarvoor het DNA-profiel verkregen is een rechterlijke beslissing is genomen die in kracht van gewijsde is gegaan.”

Deskundigendossiers “Veroordeelden”

2001-heden

10 jaar na het overlijden van de veroordeelde

vernietigen

Wet van 22 maart 1999 (artikel 5, paragraaf 5): “De in de DNAgegevensbank “Veroordeelden” opgenomen gegevens worden op bevel van het openbaar ministerie verwijderd tien jaar na het overlijden van de persoon waarop ze betrekking hebben”

2001-heden

30 jaar

vernietigen

Wet van 22 maart 1999

2001-heden

30 jaar

vernietigen

2001-heden

30 jaar

vernietigen

2001-heden

30 jaar

vernietigen

Dossiers inzake DNA-profielen van veroordeelden

CODIS (Combine DNA Index System) Databank van genetische profielen van veroordeelden en van sporen

Dossiers “Cluster” Formulieren betreffende stalen waarvan de DNAprofielen identiek zijn op basis van hun gemeenschappelijke genetische systemen

“Archivage” Reeds gescande DIS-dossiers

“BD Admin” Databank met administratieve gegevens van alle DISdossiers

29

Formulieren van interne overdracht van Zakenbeheer naar de dienst nationale DNAdatabank

2001- heden

10 jaar

vernietigen

1996-2002

10 jaar

vernietigen

2005-heden

10 jaar

vernietigen


Datering




1992-heden

10 jaar

vernietigen

Databank van de apparatuur

2005-heden

15 jaar

vernietigen

Datering



Deskundigendossiers “FIB” en “MIC”

1993-heden

30 jaar


Digitale deskundigendossiers

1993-heden

30 jaar

vernietigen

Ontvangstbewijzen voor vorderingen, overtuigingsstukken en briefwisseling

Dossiers “Lokale BD” Documenten betreffende het labo in het NICC daterend van vóór de oprichting van de nationale databank

Verslagen van vergaderingen

De gegevens zijn opgenomen in de databank Codis

MICROSPOREN


30

Opmerkingen

Opmerkingen

Digitiale deskundigendossiers inzake entomologie

2003-heden

30 jaar

vernietigen

Databank met administratieve gegevens inzake deskundigendossiers

1993-heden

30 jaar

vernietigen

Laboschriften met registratieformulieren

1992-heden

30 jaar

vernietigen


1992-heden

10 jaar

vernietigen

Digitale lijst van de overtuigingsstukken

1993-heden

15 jaar

vernietigen

Databank van de follow-up van de overtuigingsstukken in de kelder

2006-heden

15 jaar

vernietigen

Digitale lijsten van interne en externe transfers van de overtuigingsstukken

2000-heden

15 jaar

vernietigen

Datering



Opmerkingen

Kopieën van personeelsdossiers

2000-heden

50 jaar

vernietigen

De originele dossiers worden bewaard door de centrale personeelsdienst van de FOD Justitie

Dossiers inzake aanvragen van stageplaatsen en spontane sollicitaties

1997-heden

10 jaar

vernietigen

DEPARTEMENT CRIMINOLOGIE BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

31

Dossiers inzake onderzoeksprojecten gefinancierd door de Europese Gemeenschap

1998-1999

10 jaar

vernietigen

Administratie inzake vertalingen

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Kopieën van facturen

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Onkostennota’s en stukken betreffende zendingen

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Kleine onkosten

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Stock van het materieel

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Datering



Kopieën van inkomende en uitgaande briefwisseling

2000-heden

10 jaar

bewaren

Register van inkomende en uitgaande briefwisseling

2000-2007

10 jaar

bewaren

Briefwisseling betreffende onderzoeksprojecten

1998-heden

10 jaar

bewaren

Briefwisseling betreffende besluiten en ministeriële omzendbrieven

1997-heden

10 jaar

bewaren

Briefwisseling, contracten, facturen enzovoort


32

De originelen bevinden zich op het NICC (Budget en beheerscontrole)

Opmerkingen

Verslagen van vergaderingen van de begeleidingscomités van de onderzoeksprojecten

1997-heden

10 jaar

bewaren

Deze rapporten worden niet centraal bewaard. Elke ambtenaar bewaart de verslagen van de begeleidingscomités waarin hij/zij zetelt Ter aanvulling van de documenten aangetroffen in het archief van het directiesecretariaat

Processen-verbaal van vergaderingen van het beheerscomité, de wetenschappelijke raad en de jury van aanwerving en promotie van het NICC

2000-heden

10 jaar

bewaren

Processen-verbaal van de vergaderingen van het departement Criminologie

2000-heden

10 jaar

bewaren

Rapporten van dienstvergaderingen

1996-2000

10 jaar

vernietigen

Dossiers met de ruwe onderzoeksresultaten

1997-heden

30 jaar

vernietigen

De onderzoeksrapporten van het departement zijn raadpleegbaar op de internetsite van het NICC. Ze worden ook gedrukt en op beperkte schaal verspreid.

Uittreksels van penitentiaire databanken, van databanken van justitiehuizen, rechtbanken, de dienst gerechtskosten enz. gebruikt voor het onderzoek

1997-heden

30 jaar

vernietigen

Bewaren op een hoger niveau

Activiteitenverslagen

1996-2007

10 jaar

vernietigen

Dienstorders van de FOD Justitie

1997-heden

10 jaar

bewaren

Omzendbrieven van het college van de procureurs-generaal

2000-2007

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake aanvragen van informatie

1997-heden

10 jaar

vernietigen

33

Stukken betreffende vorming

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Databank van (uitnodigingen voor) studiedagen, colloquia enzovoort

2000-heden

10 jaar

vernietigen

Databank van inkomende boeken

2000-heden

10 jaar

vernietigen

34

ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE NATIONAAL INSTITUUT VOOR CRIMINALISTIEK EN CRIMINOLOGIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

Recommend Documents