ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 34

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Geert LELOUP

Brussel 2009

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Geert LELOUP

Brussel 2009

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

LIJST VAN AFKORTINGEN ABCU

Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven

ARA

Algemeen Rijksarchief

B&B

Budget en Beheerscontrole

BOC

Basisoverlegcomité

B.S.

Belgisch Staatsblad

BSC

Balanced Scorecard

CNOC

Commissie voor de normalisatie van de openbare comptabiliteit

DAB

Dienst (van) Algemeen Bestuur

DMS

Document Management System

ECOFIN

Raad Economische en Financiële Zaken (Europese Unie)

EMAS

Eco-Management and Audit Scheme

FOD

Federale Overheidsdienst

GDPWB

Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk

HR

Human Resources

ICBF

Interministeriële Conferentie van Financiën en Begroting

ICT

Informatie- en Communicatietechnologie

IF

Inspectie van Financiën

INR

Instituut voor de Nationale Rekeningen

MCESC

Ministerieel Comité voor Economie en Sociale Coördinatie

OISZ

Openbare Instellingen van de Sociale Zekerheid

P&O

Personeel en Organisatie

POD

Programmatorische Overheidsdienst

RAC

Rijksadministratief Centrum

RMA

Records Management Application

SWR

Samengevoegde Wetten op de Rijkscomptabiliteit

7

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefreeksen, hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De archiefvormende diensten De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen De reeksen worden met het oog op het gebruiksgemak voorzien van een code, waarmee elke reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig geïdentificeerd kan worden. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Datering (uiterste data) De archiefreeksen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudste en het jongste aanwezige document of dossier. Bewaartermijn Gebaseerd op de administratieve bewaartermijn, is de bewaartermijn gelijk- of langduriger. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een normatieve tekst, een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de archivaris-inspecteur en de archiefvormer. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de reeks geen nut meer bezit. Een goed voorbeeld is het gebruik van "tot substitutie", om aan te geven dat archiefbescheiden pas hun administratief nut verliezen wanneer ze (door middel van digitalisering, hoge resolutie scans, fotokopies…) integraal vervangen worden en op die manier blijvend geraadpleegd kunnen worden. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de FOD, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de selectie. Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie opgenomen.

9

FOD Budget en Beheerscontrole - Archiefselectielijst

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

A. DIENSTEN VAN DE VOORZITTER EN STAFDIENSTEN A1. DIENST VAN DE VOORZITTER A1.001.

Dossiers inzake de opmaak van de jaarverslagen - voorbereidende stukken (papier en digitaal (MS Word))

2003-heden

3 jaar

vernietigen

- definitieve versie (papier en digitaal (PDF))

2003-heden

10 jaar

1 exemplaar bewaren

- voorbereidende stukken (papier en digitaal (MS Word))

2003-heden

3 jaar

vernietigen

- definitieve versie (papier en digitaal (PDF))

2003-heden

10 jaar

1 exemplaar bewaren

A1.003.

Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité (papier en digitaal (MS Word en PDF))

2003-heden

30 jaar

bewaren

A1.004.

Notulen en bijhorende stukken van het Forum van de Voorzitters van de FOD’s en POD’s (papier en digitaal (MS Word en PDF))

2003-heden

10 jaar

vernietigen

A1.002.

.

Dossiers inzake de opmaak van de managementplannen (met zowel strategische als operationele plannen)

De originelen worden bewaard door de FOD Kanselarij van de Eerste Minister.


Code van de reeks

Reeks

A1.005.

Dossiers inzake de Copernicus-hervorming en de oprichting van de FOD Budget en Beheerscontrole (papier)

A1.006.

"Balanced Scorecard (BSC)", databank voor het meten en opvolgen van de werkzaamheden van de diensten van de FOD (Miro)

Datering

2000-2002

2006-heden

Bewaartermijn

10 jaar

10 jaar


selecteren

bewaren

A1.007.

Dossiers inzake de behandeling van schriftelijke parlementaire vragen (papier en digitaal (MS Word en e-mail), geordend op volgnummer)

2006-heden

5 jaar

vernietigen

A1.008.

Wetten, koninklijke besluiten en ministeriële besluiten houdende de organisatie, de procedures en de delegaties voor budget en beheerscontrole (originelen op papier)

2001-heden

30 jaar

bewaren

A1.009.

Stukken inzake de mandaten van de regeringscommissarissen (papier)

1991-heden

10 jaar

bewaren

A1.010.

Dossiers inzake de juridische geschillen (Raad van State, Grondwettelijk Hof…)

2007-heden

5 jaar na het afsluiten van het dossier

bewaren

Opmerkingen

Deze worden momenteel bewaard door de documentatiedienst. De stukken met betrekking tot de oprichting van de FOD (verslagen, studies…) bewaren, de overige stukken vernietigen. De boordtabellen worden maandelijks in MS Word formaat voorgelegd aan het Directiecomité. Deze dossiers worden momenteel beheerd door een medewerker van de afdeling Begroting en Controle. De vragen en antwoorden worden gepubliceerd in de parlementaire stukken.

Deze dossiers worden momenteel beheerd door een medewerker van de afdeling Begroting en Controle.


Code van de reeks A1.011.

A1.012.

Reeks

Notulen en bijhorende stukken van de Directieraad van het Ministerie van Financiën

Notulen en bijhorende stukken van de Commissie voor de normalisatie van de openbare comptabiliteit (CNOC)

Datering

2002-2002

1993-2003

Bewaartermijn


verstreken

vernietigen

De originelen worden bewaard door de Diensten van de Voorzitter van de FOD Financiën.

overdragen aan de FOD Financiën

Het secretariaat van de CNOC, wordt verzorgd door de afdeling Commissies van het Hoofdbestuur van de Administratie van het kadaster, de registratie en de domeinen van de FOD Financiën.

verstreken

Opmerkingen

A2. DIENST ALGEMENE ONDERSTEUNING A2A. DIENST ALGEMENE ONDERSTEUNING (GROEPEERT ECONOMAAT, GEBOUW, ONTHAAL, VERTAALDIENST, WELZIJN, DUURZAME ONTWIKKELING) A2a.001.

Agenda van de uitgaande brieven (papieren register)

2003-heden

5 jaar

bewaren

A2a.002.

Minuten van de uitgaande brieven (papier en digitaal (MS Word))

2003-heden

5 jaar

vernietigen

A2a.003.

Dossiers inzake het beheer van het archief (papier en digitaal (MS Word))

2003-heden

10 jaar

bewaren

A2a.004.

Dubbels van de bestelbons van het economaat (papier)

2003-heden

6 jaar

vernietigen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A2a.005.

Dubbels van facturen van het economaat (papier)

2003-heden

6 jaar

vernietigen

De originelen worden bewaard door de stafdienst Budget en Beheerscontrole.

A2a.006.

Notulen en bijhorende stukken van ABA-FOR, het netwerkoverleg van de economen van de federale overheid (papier en digitaal (MS Word en PDF))

2002-heden

5 jaar

vernietigen

De originelen worden bewaard door de FOD P&O.

A2a.007.

Dossiers inzake het beheer, het gebruik, de inrichting en de beveiliging van het gebouw (papier)

2003-heden

5 jaar

vernietigen

A2a.008.

Inventaris van de lichamelijke roerende goederen (papier)

2003-heden

10 jaar

vernietigen

A2a.009.

Dossiers inzake de vertalingen (digitaal (MS Word)

2007-heden

2 jaar

vernietigen

A2a.010.

Globale preventieplannen en jaaractieplannen van de preventieadviseur (papier en digitaal (MS Word en PDF))

2005-heden

30 jaar

bewaren

A2a.011.

Jaarverslagen van de preventieadviseur (papier en digitaal (MS Word en PDF))

2005-heden

30 jaar

bewaren

De FOD B&B is aangesloten bij de Gemeenschappelijke dienst voor preventie en bescherming op het werk (GDPWB), wat de geringe archiefvorming verklaart.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A2a.012.

Dossiers inzake de duurzame ontwikkeling (papier en digitaal (MS Word en PDF))

2005-heden

5 jaar

vernietigen

Handelen onder meer over de Interdepartementale Commissie voor Duurzame Ontwikkeling (ICDO), het behalen van het EMAS-certificaat, enz. Deze materie wordt gecoördineerd door de POD Duurzame Ontwikkeling.

A2a.013.

Stukken met betrekking tot het logistiek beheer van het kabinet van de staatssecretaris voor Duurzame Ontwikkeling en Sociale Economie (huur- en leasingcontracten, copies van plattegronden)

2004-2007

10 jaar

vernietigen

De dienst was slechts tijdelijk belast met deze opdracht. Deze reeks wordt niet langer aangevuld.

A2A. DOCUMENTATIEDIENST A2b.001.

Aanwinstenlijsten voor de collectie parlementaire stukken van Kamer en Senaat met betrekking tot de begroting (digitaal: MS Excel)

1997-heden

tot substitutie

vernietigen

A2b.002.

Aanwinstenlijsten voor de collectie boeken (digitaal: MS Excel)

2003-heden

tot substitutie

vernietigen

A2b.003.

Aanwinstenlijsten voor de collectie tijdschriften (digitaal: MS Excel)

2006-heden

tot substitutie

vernietigen

A2b.004.

Formulieren voor de registratie van de ontleningen (papier, chronologisch geordend)

2005-heden

5 jaar

vernietigen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A2b.005.

Stageverhandelingen van medewerkers (papier, chronologisch geordend)

1968-heden

30 jaar

bewaren

Deze reeks omvat ook stageverslagen van medewerkers van de Inspectie van Financiën.

A2b.006.

Parlementaire stukken van Kamer en Senaat met betrekking tot de begroting (papier, ingebonden, chronologisch geordend)

1830-heden

30 jaar

bewaren

Hoewel deze gepubliceerd zijn, is deze ingebonden reeks uniek en handig te raadplegen.

A2b.007.

Dubbels van de omzendbrieven met richtlijnen voor de begrotingsopmaak en de begrotingscontrole (papier, chronologisch geordend)

1951-heden

50 jaar

selecteren

De dubbels tot en met 1999 bewaren, deze na 1999 vernietigen. De originelen worden vanaf 2000 bewaard door de afdeling Begroting en Controle (zie C1.004.).

A2b.008.

Documentatiebulletin van het Ministerie / de FOD Financiën (papier, chronologisch geordend)

1957-heden

30 jaar

bewaren

Hoewel deze gepubliceerd zijn, is deze reeks toch vrij zeldzaam.

A3. STAFDIENST BUDGET & BEHEERSCONTROLE A3.001.

Dubbels van de uitgaande brieven van het diensthoofd (chronologisch geordend, papier en digitaal (MS Word))

2005-heden

3 jaar

vernietigen

A3.002.

Dossiers inzake de opmaak van de begroting van de FOD (chronologisch geordend, papier en digitaal (MS Word en Excel))

2005-heden

6 jaar

bewaren


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A3.003.

“COBRA”, databank voor de opvolging van de boekhouding (SQL)

2005-heden

6 jaar

bewaren

A3.004.

Vastleggingsdossiers met originele bestelbonnen, contracten openbare aanbestedingen, visa van de controleurs der vastleggingen en van de Inspectie van Financiën… (chronologisch geordend op jaar en daarbinnen op volgnummer)

2005-heden

6 jaar

vernietigen

A3.005.

Ordonnanceringsdossiers met originele facturen, nota’s… (geordend op volgnummer)

2005-heden

6 jaar

vernietigen

A3.006.

Stukken inzake het beheer van de thesaurierekening voor inkomsten - briefwisseling

2005-heden

5 jaar

vernietigen

- rekeninguittreksels

2005-heden

5 jaar

vernietigen

- maandelijkse staten

2005-heden

5 jaar

vernietigen

- jaarlijks verslag

2005-heden

5 jaar

bewaren

Opmerkingen

COBRA werd ontwikkeld door de FOD Mobiliteit en Vervoer, in samenwerking met de FOD Kanselarij van de Eerste Minister. Het zal in januari 2009 opgevolgd worden door een nieuwe en meer gedetailleerde SAP databank.


Code van de reeks A3.007.

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Stukken inzake het beheer van de thesaurierekening voor uitgaven De originelen worden bewaard door het Rekenhof

- dubbels van bewijsstukken (facturen, betalingsbewijzen, enz.)

2005-heden

6 jaar

vernietigen

- rekeninguittreksels

2005-heden

6 jaar

vernietigen

- trimesterieel verslag

2005-heden

6 jaar

bewaren

Een exemplaar wordt voorgelegd aan het Rekenhof.

Slechts een klein aantal papieren brieven wordt nog in dit register geregistreerd.

A4. STAFDIENST P&O A4A. CEL PERSONEELSADMINISTRATIE A4a.001.

Agenda van de briefwisseling

2005-heden

5 jaar

vernietigen

A4a.002.

Jaarboek met opgave van de toestand van het personeel

2005-heden

10 jaar

1 exemplaar bewaren

A4a.003.

Dossiers inzake de opmaak en opvolging van het personeelskader/personeelsplan en het taalkader

2005-heden

10 jaar

bewaren

A4a.004.

Koninklijke besluiten inzake het statuut van het personeel

2007-heden

50 jaar

bewaren


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A4a.005.

Koninklijke en ministeriële besluiten met betrekking tot de individuele personeelsleden (chronologisch geordend)

2005-heden

50 jaar

bewaren

A4a.006.

Staten met de opgaven der wijzigingen van het personeel

2005-heden

10 jaar

vernietigen

A4a.007.

Databank voor de registratie van de aankomst- en vertrektijden en van de verloven en afwezigheden (“ProNet”, Visual Basic)

2004-heden

5 jaar

vernietigen

2005-heden

75 jaar na het geboortejaar van het personeelslid

A4a.008.

Personeelsdatabank (“Focus”, Oracle)

A4a.009.

Personeelsdossiers van de individuele personeelsleden (worden opgesplitst in een reeks dossiers inzake statutaire personeelsleden en een reeks dossiers inzake contractuele personeelsleden, daarbinnen opgesplitst per taalrol en daarbinnen alfabetisch geordend op familienaam).

2005-heden

75 jaar na het geboortejaar van het personeelslid

A4a.010.

Jobstudentendossiers

2005-heden

10 jaar

Opmerkingen

Dubbels van deze besluiten worden ook in het personeelsdossier bewaard (zie A4a.008.).

bewaren

De gegevens zullen in 2009 in het kader van het eHR-project naar een nieuwe databank overgeheveld worden.

vernietigen

Deze dossiers bevatten subdossiers met betrekking tot werving en bevordering, evaluatie, wedde, ziekte en varia (verloven, fietsvergoeding, ongevallen…).Bevatten ook dubbels van stukken uit de periode vóór 2005, die door de personeelsadministratie van de FOD Financiën worden bewaard.

vernietigen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A4B. CEL HUMAN RESOURCES A4b.001.

Agenda’s van de uitgaande brieven

1993-heden

5 jaar

vernietigen

A4b.002.

Dienstnota’s (chronologisch geordend, zowel papier als digitaal (PDF))

2003-heden

10 jaar

bewaren

A4b.003.

Briefwisseling en e-mails inzake spontane sollicitaties (chronologisch geordend)

2003-heden

5 jaar

vernietigen

A4b.004.

Dossiers inzake de organisatie van aanwervings-, bevorderings- en 1997-heden taalexamens (chronologisch geordend)

A4b.005.

Dossiers inzake het onthaal en de integratie van nieuwe medewerkers

A4b.006.

Dossiers inzake de evaluatie van stagiairs

2003-heden

2003-heden

10 jaar

10 jaar

50 jaar

Slechts een klein aantal papieren brieven wordt nog in dit register geregistreerd.

selecteren

De processen-verbaal met de deelnemerslijsten, vragen en uitslagen bewaren, de overige stukken vernietigen.

selecteren

1 exemplaar van elke eigen brochure, handleiding en Powerpointpresentatie bewaren, de overige stukken vernietigen.

selecteren

De stageverhandelingen bewaren, de overige stukken vernietigen. Dubbele bewaring met de reeks van de Documentatiedienst moet wel vermeden worden (zie B1c.004). De bewaartermijn is gekoppeld aan deze van de reeks personeels-


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

dossiers (zie A4a.009.). De cursussen en teksten van de interne opleidingen en seminaries bewaren, de overige stukken vernietigen.

A4b.007.

Dossiers inzake de organisatie van interne en externe opleidingen en seminaries (chronologisch geordend)

2003-heden

10 jaar

selecteren

A4b.008.

Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité (chronologisch geordend, zowel papier als digitaal (MS Word))

2005-heden

10 jaar

bewaren

2003-heden

5 jaar

vernietigen

De originelen worden bewaard door de stafdienst B&B.

2004-heden

tot invoering van een nieuwe databank

selecteren

De inhoudelijk belangrijke stukken (handleiding en/of stukken met betrekking tot bestandsformaat, versienummer, beheer van de gebruiksrechten) bewaren, de overige vernietigen.

2005-heden

vóór en na elke ingrijpende aanpassing

bewaren

A5. STAFDIENST ICT A5.001.

A5.002.

A5.003.

Dubbels van bestelbonnen voor aankoop van informaticamateriaal

Stukken inzake de ontwikkeling en implementatie van de databank Budgetex (papier en digitaal (MS Word))

Internet-, intranet en extranetsite van de FOD (Oracle Portal)

Er is één webstek met een internet-, intranet- en extranettoegang


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

B. MACROBUDGETTAIRE DIENST, ALGEMENE GEGEVENSBANK EN DOCUMENTATIEDIENST B1. Macrobudgettaire dienst B1.001.

Agenda van de briefwisseling en van de belangrijke e-mails (papieren registers)

2001-heden

5 jaar

bewaren

B1.002.

Agenda van de briefwisseling en van de belangrijke e-mails (digitale MS Access databank)

2005-heden

5 jaar

bewaren

B1.003.

B1.004.

B1.005.

Dubbels van de ingekomen brieven en de belangrijke e-mails

Minuten van de uitgaande brieven en de belangrijke e-mails

2002-heden

2002-heden

5 jaar

5 jaar

selecteren

De belangrijke brieven (meerjarenramingen, contacten met de beleidscel…) bewaren, de overige vernietigen.

selecteren

De belangrijke brieven (meerjarenramingen, contacten met het kabinet…) bewaren, de overige vernietigen.

Archiefbescheiden inzake de opmaak van de Algemene Toelichting bij de begroting - voorbereidende stukken (papier en digitaal)

De definitieve versie wordt gepubliceerd in de parlementaire stukken.

2008-heden

6 maanden

vernietigen


Code van de reeks

B1.006.

B1a.007.

Reeks

Datering

Bewaartermijn


- laatste ontwerpversie met aanduiding van de wijzigingen

2006-heden

2 jaar

vernietigen

- definitieve versie (papier)

1970-heden

5 jaar

vernietigen

- definitieve versie (PDF)

2002-heden

5 jaar

vernietigen

Archiefbescheiden inzake de opmaak van de Zilvernota over het beleid met betrekking tot de vergrijzingsproblematiek - voorbereidende stukken (papier en digitaal)

2008-heden

6 maanden

vernietigen


2002-heden

2 jaar

vernietigen

Opmerkingen

De Zilvernota wordt opgesteld op basis van een verslag van de Studiecommissie voor de Vergrijzing en een advies van de afdeling Financieringsbehoeften van de Hoge Raad van Financiën. De definitieve versie wordt opgenomen in de Algemene Toelichting bij de begroting (zie B1a.005).

Archiefbescheiden inzake de opmaak van het Stabiliteitsprogramma over het Belgische budgettaire beleid voor de komende periode - voorbereidende stukken (papier en digitaal)

2008-heden

6 maanden

vernietigen


2002-heden

2 jaar

vernietigen

De definitieve versie wordt bewaard door de FOD Kanselarij van de Eerste Minister.


Code van de reeks B1a.008.

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Archiefbescheiden inzake de opmaak van de economische en de functionele hergroeperingen

- voorbereidende stukken (papier en digitaal)

1995-heden

3 jaar / 10 jaar

selecteren

- definitieve versie (1950-1987: papieren publicatie, 1987-1999: databank IBM AS en afgedrukte papieren listings, 1999-heden: tabellen MS Excel)

1950-heden

30 jaar

bewaren

B2. ALGEMENE GEGEVENSBANK B2.001.

Agenda van de briefwisseling en van de belangrijke e-mails (papieren registers)

1999-heden

5 jaar

bewaren

B2.002.

Jaarverslagen (papier en PDF)

1997-heden

30 jaar

bewaren

B2.003.

Notulen en bijhorende stukken van de werkgroep van de Algemene Gegevensbank (papier en MS Word of Excel)

1991-heden

10 jaar

bewaren

B2.004.

“Algemene Gegevensbank”, tabellen met de budgettaire gegevens van de centrale overheden (MS Excel)

1991-heden

30 jaar

bewaren

De stukken met betrekking tot de gehanteerde methodologie na 10 jaar blijvend bewaren, de overige stukken na 3 jaar vernietigen. De gegevens worden ook doorgestuurd naar het Instituut voor Nationale Rekeningen (INR).


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

C. DIENST BEGELEIDING BEGROTING C1. AFDELING BEGROTING EN CONTROLE C1.001.

Agenda van de briefwisseling van de centrale cel (papieren register)

2003-heden

5 jaar

bewaren

C1.002.

Agenda van de briefwisseling van de cellen Begroting en Controle (digitaal: MS Acces)

2004-heden

5 jaar

bewaren

C1.003.

Koninklijke besluiten inzake begrotingsmateries

2006-heden

5 jaar

bewaren

C1.004.

Notulen en bijhorende stukken van het Forum B&B voor overleg met de andere FOD's en POD's (papier en digitaal (MS Word))

2004-heden

5 jaar

bewaren

C1.005.

Omzendbrieven met de richtlijnen voor de begrotingsopmaak en de begrotingscontrole (papier, chronologisch geordend)

C1.006.

"Dossiers begrotingsopmaak en -procedures", dossiers inzake de opstelling en actualisering van de federale begroting en van de begrotingen van de instellingen en diensten die ervan afhangen - dossiers van de centrale cel voor de directeur-generaal (papier, geordend per jaar en per departement)

2000-heden

2006-heden

7 jaar

2 jaar

bewaren

selecteren

De oudere omzendbrieven zijn vernietigd, maar de documentatiedienst bewaart wel een reeks dubbels sinds 1951 (zie B1c.006.). Het advies van de Inspectie van Financiën, de voorbereidende nota en de notulen van de bilaterale gesprekken, de “AStabellen” en eventuele andere relevante of belangrijk geachte stukken bewaren, de voorstellen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

vernietigen. Voor de periode 2003-2005 dient deze selectie uitgevoerd te worden bij de cellen begroting en controle, omdat de dossiers van de centrale cel reeds vernietigd zijn. Deze reeks omvat ook de dossiers in uitvoering van de artikelen 40 en 44 van de wetten op de Rijkscomptabiliteit

- dossiers van de cellen Begroting en Controle (papier, geordend per jaar en per departement)

2003-heden

5 jaar

2003-2005: selecteren 2006-heden: vernietigen

C1.007.

"Dossiers administratieve en begrotingscontrole", dossiers inzake het advies over de dossiers voorgelegd in het kader van de administratieve en begrotingscontrole (papier en belangrijkste stukken vanaf 2006 ook digitaal (PDF), geordend per jaar en per departement)

2002-heden

5 jaar

selecteren

De belangrijke dossiers en/of de principedossiers bewaren, de overige vernietigen.

C1.008.

'"Dossiers Ministerraad", dossiers inzake het advies uitgebracht over de dossiers voorgelegd aan de Ministerraad (papier, geordend per jaar en per departement)

vernietigen

Deze dossiers worden gecoördineerd door de FOD Kanselarij van de Eerste Minister en daar blijvend bewaard.

selecteren

De rekening en andere belangrijke budgettaire verantwoordingsstukken bewaren, de overige vernietigen. De originele overeenkomsten worden door de voogdijminister en door elke OISZ bewaard én in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.

C1.009.

Dossiers inzake de onderhandelingen over en de opvolging van de beheersovereenkomsten met openbare instellingen van de sociale zekerheid vanuit budgettair oogpunt (papier en digitaal, geen systematische ordening)

2002-heden

2005-heden

5 jaar

5 jaar


Code van de reeks C1.010.

Reeks

Dossiers inzake de opvolging van de "lasten uit het verleden" (de betaling van uitgaven van een begrotingsjaar in het daaropvolgende begrotingsjaar)

Datering

1991-1995, 1997-2000

Bewaartermijn


30 jaar

bewaren

Opmerkingen

C2. AFDELING CONTROLE VAN DE VASTLEGGINGEN (M.I.V. CONTROLEURS VAN DE VASTLEGGINGEN BIJ DE DEPARTEMENTEN) Deze gegevens worden vanaf 2006 opgenomen in een centrale databank (zie A1.007). Deze worden centraal door de dienst bewaard.

C2.001.

“Balanced Scorecard (BSC)”, tabellen voor het meten en opvolgen van de werkzaamheden van de controleurs van de vastleggingen (MS Excel)

2003-2005

5 jaar

bewaren

C2.002.

Handboeken, checklists en stappenplannen (MS Word en PDF)

2005-heden

tot ingebruikname nieuwe versie

1 exemplaar bewaren

Deze worden centraal door de dienst bewaard.

C2.003.

“CODENVA”, tabellen met richtlijnen voor de behandeling en codering van vastleggingsdossiers (MS Excel)

2005-heden

tot ingebruikname nieuwe versie

bewaren


C2.004.

Vastleggingsbulletins

2003-heden

5 jaar

vernietigen

Deze worden door de controleurs van de vastleggingen bewaard.

C2.005.

Nota’s met opmerkingen over vastleggingen (papier, op basis CODENVA)

1996-1997, 2003-heden

5 jaar

vernietigen


C2.006.

Nota’s met opmerkingen over ordonnanceringen (papier en MS Word)

1996-1997, 2003-heden

5 jaar

vernietigen



Code van de reeks

Reeks

C2.007.

“Register Controle van de Vastleggingen”, tabellen met overzicht van de genomen vastleggingen, gesplitste kredieten, bijkredieten en investeringsprogramma’s (geordend per departement, per jaar) (MS Excel)

C2.008.

“Listings EC 244”, lijsten met overzicht van de vaste uitgaven, ontvangen van de Administratie Thesaurie (geordend per departement)

C2.009.

“Listings EC 211 N”, lijsten met overzicht van de vastleggingen, ontvangen van de Administratie Thesaurie (geordend per departement)

Datering

2003-heden

2003-heden

2003-heden

Bewaartermijn

5 jaar

5 jaar

5 jaar


Opmerkingen

vernietigen

Deze wordt centraal door de dienst beheerd en bewaard en door de controleurs van de vastleggingen aangevuld. Maandelijks wordt een kopie van het register naar het Rekenhof verstuurd. Een detail van de vastleggingen geboekt op de gesplitste kredieten wordt maandelijks in 2 exemplaren naar het Rekenhof verstuurd. De oudere papieren registers werden reeds vernietigd.

allen vernietigen

Deze worden zowel door de dienst (alle listings) als door controleurs van de vastleggingen (listings voor hun toegewezen departement) bewaard.

allen vernietigen

Deze worden zowel door de dienst (alle listings) als door controleurs van de vastleggingen (listings voor hun toegewezen departement) bewaard.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

C2.010.

“Listings EC 212”, lijsten met overzicht van de gesplitste kredieten, ontvangen van de Administratie Thesaurie (geordend per departement)

2003-heden

5 jaar

allen vernietigen

Deze worden zowel door de dienst (alle listings) als door controleurs van de vastleggingen (listings voor hun toegewezen departement) bewaard. Elke maand worden 2 exemplaren naar het Rekenhof verstuurd.

C2.011.

“RAPS”, lijsten met overzicht van de gegevens ingevoerd in de databank CICS van de Administratie Thesaurie (papieren afdrukken en PDF-kopieën van de databank CICS)

2003-heden

5 jaar

vernietigen


C2.012.

Lijsten met overzicht van de uitbetaalde wedden, ontvangen van de dienst CDVU van de Administratie Thesaurie

2003-heden

5 jaar

vernietigen


Deze is beperkt tot die brieven die niet in het desbetreffende dossier opgeborgen worden en dus weinig interessant zijn.

D. DIENST FEDERAL ACCOUNTANT (FEDCOM-PROJECT)

D1.001.

Briefwisseling van het diensthoofd (thematisch geordend)

2007-heden

5 jaar

vernietigen

D1.002.

Dossiers inzake de opmaak van voorstudies voor de ontwikkeling van de FEDCOM-databank (papier en digitaal (MS Word en Visio))

2002-2004

zolang de databank in gebruik is

bewaren


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


D1.003.

Notulen en bijhorende stukken van de evaluatiecommissie voor de selectie van de softwarefirma, briefwisseling, het bestek, de verschillende offertes (papier en digitaal (MS Word, Excel en Powerpoint & PDF))

maart 2005januari 2007

6 jaar

selecteren

D1.004.

Notulen en bijhorende stukken van het stuurcomité voor de begeleiding van het FEDCOM-project (papier en digitaal (MS Word, Excel en Powerpoint & PDF))

2007-heden


bewaren

D1.005.

Stukken inzake de processen, functionele specificaties, configuratie, aanwijzigen voor de gebruikers en de gebruikersomgeving van de FEDCOM-databank (papier en digitaal (MS Word))

2007-heden


bewaren

D1.006.

“Scenario’s”, dynamische prototypes van de FEDCOM-databank (MS AVI)

2007-2008

5 jaar

vernietigen

D1.007.

FEDCOM-databank (IBM, SAP)

2009-heden


bewaren

D1.008.

Databank voor de registratie van problemen met de SAP-software (SAP, Solution Manager)

2007-heden


vernietigen

Opmerkingen

De notulen en bijhorende stukken van de evaluatiecommissie, belangrijke briefwisseling, het bestek en de weerhouden offerte bewaren, de overige stukken vernietigen.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


D1.009.

Databank voor de registratie van problemen met de FEDCOMdatabank (CA, Unicenter Ticket)

2008-heden


vernietigen

D1.010

Boekhoudkundige rapporten over het algemeen bestuur voor het Rekenhof en het Parlement (papier en digitaal (MS Excel))

2009-heden

30 jaar

bewaren

Opmerkingen

E. DIENST MANAGEMENT SUPPORT

E1.001.

Dossiers inzake de projecten rond interne controle, interne audit en administratieve en begrotingscontrole: opmaak van wet- en regelgeving, interne projecten voor de FOD… (papier en digitaal (MS Word en Excel))

2005-heden

10 jaar

selecteren

De briefwisseling, verslagen, nota’s bewaren, de documentatie vernietigen. De originele koninklijke besluiten worden bewaard door de diensten van de Voorzitter.

E1.002.

Stukken inzake de opmaak van werkinstrumenten voor interne controle, interne audit en administratieve en begrotingscontrole (digitaal (MS Word en Excel))

2005-heden

10 jaar

selecteren

De eindversie van het werkinstrument bewaren, de voorbereidende stukken vernietigen.

E1.003.

Stukken inzake de organisatie van opleidingen (digitaal (MS Word en MS Powerpoint))

2005-heden

5 jaar

selecteren

De syllabi en de presentaties bewaren, de overige vernietigen

2003-heden

10 jaar

bewaren

G. BUREAU VOOR DEONTOLOGIE EN AMBTELIJKE ETHIEK G1.001.

Dossiers inzake de opmaak van beleidsnota's inzake deontologie en ambtelijke ethiek (digitaal: MS Word, PDF)


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


G1.002.

Stukken van het horizontaal forum van integriteitscoördinatoren (digitaal: MS Word, PDF, MS Powerpoint)

2003-heden

10 jaar

bewaren

G1.003.

Notulen en bijhorende stukken van de Adviesgroep Ambtelijke Ethiek en Deontologie (digitaal: MS Word, PDF)

2006-heden

10 jaar

bewaren

G1.004.

Notulen en bijhorende stukken van de Interfederale Commissie voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie (digitaal: MS Word, PDF)

2009-heden

10 jaar

bewaren

G1.005.

Dossiers inzake het ontwerp en de aanpassing van een deontologische code voor de ambtenaren van het federaal administratief openbaar ambt (digitaal: MS Word, PDF)

2006-heden

10 jaar

bewaren

G1.006.

Dossiers inzake de ontwikkeling van een regeling voor belangenconflicten (digitaal: MS Word, PDF)

2006-heden

10 jaar

bewaren

G1.007.

Dossiers inzake de ontwikkeling van een meldingssysteem voor deontologisch onaanvaardbaar gedrag (“klokkenluiders”) (digitaal: MS Word, PDF)

2006-heden

10 jaar

bewaren

G1.008.

Stukken inzake het verlenen van informatie en advies over deontologie en ambtelijke ethiek aan diensten van het federaal administratief openbaar ambt (digitaal: e-mail, MS Word)

2006-heden

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Dit overlegorgaan is lange tijd niet actief geweest, maar zal in 2009 heropgestart worden.

Het zou interessant zijn om op basis van de stukken een overzicht op te stellen van de diensten die advies ingewonnen hebben en dit overzicht alsnog blijvend te bewaren.


Code van de reeks

Reeks

G1.009.

Dossiers inzake de organisatie van opleidingen voor diensten van het federaal administratief openbaar ambt (digitaal: MS Word, PDF, MS Powerpoint)

G1.010.

Dossiers inzake de opvolging van de ontwikkelingen met betrekking tot integriteitsbeleid en integriteitsbeheer op internationaal vlak: Verenigde Naties, OESO en Raad van Europa (digitaal: MS Word, PDF)

Datering

2006-heden

2006-heden

Bewaartermijn


10 jaar

selecteren

De syllabi en de presentaties bewaren, de overige vernietigen.

selecteren

De stukken die een Belgisch standpunt of initiatief weergeven bewaren (voorbereidende stukken, nota’s, verslagen), de overige vernietigen.

selecteren

De stukken met betrekking tot de geformuleerde opmerkingen en genomen (dwang)maatregelen bewaren, de van de instellingen ontvangen notulen en verslagen vernietigen.

10 jaar

Opmerkingen

H. REGERINGSCOMMISSARISSEN EN AFGEVAARDIGDEN VAN DE MINISTER VAN FINANCIËN

H1.001.

Archiefbescheiden van medewerkers van de FOD Budget en Beheerscontrole in hun hoedanigheid van regeringscommissaris of afgevaardigde van de minister van Financiën bij instellingen van openbaar nut

-

5 jaar

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

Recommend Documents