ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 42

ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Glenn MAES

Brussel 2010

ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Glenn MAES

Brussel 2010

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archief stukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

INHOUDSTAFEL LIJST VAN AFKORTINGEN....................................................................................9 SELECTIELIJST.......................................................................................................11 A. ADMINISTRATEUR-GENERAAL EN INTERNE AUDIT .....................................................................................13 A1. ADMINISTRATEUR-GENERAAL EN ZIJN SECRETARIAAT.......................................................................13 A2. INTERNE AUDIT..........................................................................................................................17 B. ALGEMENE DIRECTIE............................................................................................................................18 B1. DIRECTIE INTERNATIONALE BETREKKINGEN.....................................................................................18 B2. DIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE.............................................................................................29 B3. DIENST LOGISTIEK......................................................................................................................33 B4. CENTRALE DIENST VOOR INFORMATIEVOORZIENING..........................................................................34 B5. FINANCIËLE MARKETEN EN DIENSTEN...........................................................................................35 C. ALGEMENE DIRECTIE: THESAURIE EN STAATSSCHULD...............................................................................37 C1. DIRECTIE THESAURIEVOORUITZICHTEN...........................................................................................37 C2. BEHEER VAN DE REKENING VAN DE SCHULD...................................................................................38 C3. DIENST STAATSWAARBORGEN EN CONTROLE VERRICHTINGEN VAN OVERHEIDSINSTELLINGEN ..................40 C3.1 STAATSWAARBORGEN, GEDEBUDGETTEERDE LENINGEN EN DE SCHULD VAN GEMEENSCHAPPEN EN GEWESTEN..................................................................................................................................41 C3.2. FINANCIËLE EN BEHEERSCONTROLE VAN OVERHEIDSINSTELLINGEN EN LENINGEN VAN EX-KONGO....42 C4. DIENST VOOR DE GROOTBOEKEN ..................................................................................................43 C5. AGENTSCHAP VAN DE SCHULD.......................................................................................................45 C5.1. SECRETARIAAT...................................................................................................................45 C5.2 MIDDLE OFFICE .................................................................................................................48 C5.3. BACK OFFICE....................................................................................................................49 D. ALGEMENE DIRECTIE: ALGEMENE COMPTABILITEIT EN BETALINGEN...........................................................51 D1. ALGEMENE REKENING VAN DE STAAT...........................................................................................51 D2. DIRECTIE CONTROLE EN VERIFICATIE VAN DE REKENINGEN VAN DE STAAT........................................53 D3. CENTRALE REKENPLICHTIGE...........................................................................................................54 D4. DIRECTIE ORDONNANCERING EN AANREKENING VAN DE ONTVANGSTEN EN UITGAVEN.........................55 D5. REKENPLICHTIGE DER GESCHILLEN................................................................................................56 E. DIRECTIE CENTRALE DIENST VOOR VASTE UITGAVEN...............................................................................58 E1. ALGEMENE COÖRDINERENDE DIENST.............................................................................................58 E2. ALGEMENE BOEKHOUDING DIENST VOOR VASTE UITGAVEN..............................................................58 E3. KINDERBIJSLAG...........................................................................................................................59 E4. WEDDEN....................................................................................................................................60 E5. PENSIOENEN EN OORLOGSPENSIOENEN............................................................................................61 E6. TERUGVORDERINGEN....................................................................................................................62 F. NATIONALE CONSIGNATIE- EN DEPOSITOKAS............................................................................................62 F1. CONSIGNATIEREKENINGEN EN CONTROLE VAN DE AGENTSCHAPPEN.......................................................63 F3. BORGTOCHTEN EN CONSIGNATIES VAN BORGTOCHTEN IN EFFECTEN....................................................64 F4. SOLIDAIRE BORGTOCHTEN............................................................................................................64 F5. NATIONALE KANTOOR VOOR ROERENDE WAARDEN.........................................................................64 F6. NATIONALE KAS VOOR RAMPENSCHADE.........................................................................................66

7

8

LIJST VAN AFKORTINGEN ALeSH

Amortisatiefonds van de Leningen voor de Sociale Huisvesting

AfDB

African Development Bank (Afrikaanse Ontwikkelingsbank)

AsDB

Asian Development Bank (Aziatische Ontwikkelingsbank)

ASEM

Asia-Europe Meeting

BFBH

Belgische Dienst voor Buitenlandse Handel (BDBH)

BEVAK

Beleggingsvennootschap met vast kapitaal

BLWI

Belgisch-Luxemburgs Wisselinstituut

BNB

Banque Nationale de Belgique

BTW

Belastingen over Toegevoegde Waarde

CBHK

Centraal Bureau voor Hypothecair Krediet

CDVU

Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven

DIMONA

Déclaration immédiate / Onmiddellijke Aangifte

DMS

Database Management System

Ecofin

Raad voor Economische en Financiële Zaken

EIB

Europese Investeringsbank

EEG

Europese Economische Gemeenschap

EMU

Europese Monetaire Unie

EU

Europese Unie

Fedcom

Federale Compatibiliteit

FOD

Federale Overheidsdienst

FTP

File Transfer Protocol

IADB

Inter-American Development Bank (Inter-Amerikaanse Ontwikkelingsbank)

IDA

International Development Association (Internationale Ontwikkelingsorganisatie)

IEFA

Internationale en Europese Financiële Aangelegenheden

IIA

Institute of Internal Auditors 9

Inhoudstafel

IT

Informatietechnologie

IMF

Internationaal Monetair Fonds

KMB

Koninklijke Munt van België

Medex

Medische Expertise

NBB

Nationale Bank van België

NDD

Nationale Delcredere Dienst

NGO

Niet-gouvernementele Organisatie

NMBS

Nationale Maatschappij der Buurtspoorwegen / Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen

NV

Naamloze Vennootschap

OECD

Organization for Economic Co-operation and Development

OLO

Obligation Linéaire - Lineaire Obligatie

RSZ

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid

SAP

Systems, Applications, Data and Products in Computer Processing

SWR

Samengestelde Wetten op de Rijkscomptabiliteit

10

SELECTIELIJST De selectielijst is een systematisch overzicht, een lijst van alle archiefreeksen die, ongeacht hun drager, door een persoon of een instelling opgemaakt en ontvangen zijn in uitvoering van zijn of haar activiteiten. Deze duidt op zijn minst de aard aan van de archiefreeksen, de bewaartermijn van elke reeks en hun definitieve bestemming. De instelling weet op die manier al van bij de aanvang van de totstandkoming van de documenten, en zelfs nog vóór de totstandkoming ervan, welke vernietigd zullen mogen worden na het verstrijken van hun bewaartermijn en welke blijvend bewaard zullen moeten worden wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde. Deze selectielijst wordt voor het grote deel op de structurele manier opgebouwd en volgt m.a.w. het organogram van de instelling. Hierbij werd het organogram gevolgd, zoals het in de praktijk werd toegepast, wat soms licht kan afwijken van het officiële organogram (cf. supra). Zo worden diensten, bureaus of directies die in de praktijk veel samenwerken, documenten uitwisselen en/of gelijkvormige taken hebben in de selectielijst samen genomen. Voorbeelden zijn alle diensten en directies die internationale betrekkingen coördineren, evenals alle directies van de Financiële Markten. IN DE TABEL VERMELDE GEGEVENS De archiefvormende diensten Wanneer de tabel op een openbare instelling met complexe structuur betrekking heeft, dan beschouwt men de verschillende onderafdelingen van de organisatie als archiefvormende entiteiten, met inachtneming van de hiërarchie der diensten. De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken. Reekscode Elke in de lijst vermelde reeks een krijgt een code waarmee de reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig kan worden geïdentificeerd. Deze wordt vooral gebruikt voor het aanvragen van vernietiging. Archiefreeksen Het archief wordt per reeks omschreven aangezien deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast zullen worden. Datering (uiterste data) Van elke reeks wordt geprobeerd om bij benadering de datum van het oudste en van het jongste stuk aan te geven. Indien de reeks nog doorloopt, dan wordt dat aangeduid met de vermelding heden

11

Lijst van afkortingen

Bewaartermijn De bewaartermijn duidt aan hoe lang een reeks binnen de instelling moet bewaard worden. De bewaartermijn geeft aan welke de administratieve en/of juridische bewaartermijn is van de betrokken archiefdocumenten: hoe lang de documenten nuttig zijn voor de uitoefening van de taken van de dienst en hoe lang ze juridische bewijskracht kunnen hebben. Deze termijn werd bepaald door de medewerkers van de instelling. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt door het Rijksarchief bepaald. Er zijn drie mogelijke definitieve bestemmingen: • Bewaren: in dit geval moeten deze archiefreeksen ook na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn bewaard worden en tenslotte aan het Rijksarchief overgedragen worden. • Vernietigen: deze reeksen mogen nadat de administratieve bewaartermijn is verstreken, vernietigd worden. • Selecteren: in deze reeksen komen sommige documenten in aanmerking voor bewaring op lange termijn, maar zijn sommige documenten ook minder interessant. We zullen in voorkomend geval de precieze selectiecriteria vermelden in de kolom “opmerkingen”. Deze beslissing gaat in vanaf het verstrijken de bewaartermijn. Opmerkingen In deze kolom is er ruimte voor eventuele verduidelijkingen of verdere informatie. Indien de reeks als definitieve bestemming selecteren heeft, wordt in deze kolom aangegeven hoe de selectie precies moet verlopen (cfr. supra). VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD Voor elke entiteit (dienst) van elk hiërarchisch niveau van het organogram, wordt een onderscheid gemaakt tussen twee verschillende categorieën archiefreeksen. Als eerste komen de reeksen aangaande de interne werking aan bod. In de tweede instantie komen de reeksen aan bod in het kader van het uitvoeren van de taken. Er werd zoveel mogelijk geprobeerd om documenten die uit dezelfde taak of handeling voortspruiten bij elkaar te groeperen. Als laatste komt de meer algemene documentatie aan bod. Voor de selectielijst van de Directie Europese internationale Betrekkingen is er een verdere opdeling gemaakt in taakgebieden, zoals internationale betrekkingen, investeringen in het buitenland en nationalisaties. De auteur heeft voor deze aanpak gekomen omdat de directie zoveel verschillende archiefreeksen aanmaakt en deze het overzicht helpt te bewaren.

12

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

A. Administrateur-generaal en Interne Audit A1. Administrateur-generaal en zijn Secretariaat Archief met betrekking tot de interne werking A1.001

Dienstnota’s

1995-heden

30 jaar

bewaren

A1.002

Notulen en bijhorende stukken van het College (van directeurs) van de Thesaurie

1998-heden

30 jaar

bewaren

A1.003

Dossiers inzake de strategische plannen

2000-heden

tot het niet meer van toepassing is

vernietigen

De originelen bevinden zich bij de Directie Personeel en Organisatie.

A1.004

Dossiers inzake de personeelsplannen

2003-2007

verstreken

vernietigen

De originelen bevinden zich bij de Directie Personeel en Organisatie.

A1.005

Dossiers inzake de operationalisering van de Administratie van de Thesaurie

ca. 2000

verstreken

vernietigen

A1.006

Dossiers inzake de controle op de werking van de Koninklijke Munt van België

1998-heden

10 jaar

bewaren

A1.007

Notulen en bijhorende stukken van het Beheerscomité van de Koninklijke Munt van België

1998-heden

10 jaar

vernietigen

De originelen bevinden zich bij de Muntmeester van de Koninklijke Munt van België.

A1.008

Dossiers inzake de strategische plannen van de

2000-2005

10 jaar

vernietigen

De originelen bevinden zich bij de

13

Administratie van de Thesaurie - archiefselectielijst

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Muntmeester van de Koninklijke Munt van België.

Koninklijke Munt van België A1.009

Rapporten van de Dienst Interne Audit

2000-heden

30 jaar

bewaren

A1.010

Rapporten van formele adviezen van de Dienst Interne Audit

2000-heden

30 jaar

bewaren

A1.011

Dossiers inzake de meting van de impact van regelgeving op de werking van de administratie (de zgn. Kafka-test)

2004

30 jaar

bewaren

A1.012

Stukken betreffende de ontwikkelcirkels van de personeelsleden

2008-heden

10 jaar

vernietigen

De originelen bevinden zich bij de Dienst Personeel en Organisatie.

A1.013

Dossiers inzake de vorming van ambtenaren niveau B en C

2005-heden

5 jaar

vernietigen

Idem

A1.014

Stukken betreffende de mandaten van personeelsleden

ca. 1990-heden

5 jaar

vernietigen

Idem

A1.015

Dossiers inzake aanwerving en bevordering (o.a. via Selor)

ca. 1995-heden

5 jaar

vernietigen

Idem

A1.016

Dossiers inzake de loopbaan van de ambtenaren van niveau A

1998-heden

5 jaar

vernietigen

Idem

A1.017

Briefwisseling met de verschillende ombudsdiensten die financiële aangelegenheden behandelen

1997-heden

30 jaar

bewaren

A1.018

Dossiers inzake het kennisbeheer

2004-heden

10 jaar

bewaren

A1.019

Dossiers inzake de brandbeveiliging en noodplannen

2000-heden

5 jaar

vernietigen

14

De originelen bevinden zich bij de Dienst Logistiek.


Code van de reeks A1.020

Reeks

Datering

Dossiers inzake de verhuizing van de FOD Financiën naar het North Galaxy-complex

2005

Bewaartermijn


verstreken

vernietigen

Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst A1.021

Stukken betreffende de oprichting en wettelijke grondslag van het Opvolgingscomité van de Europese Investeringsbank

2000-heden

5 jaar

vernietigen

De originelen bevinden zich bij de Dienst Europese en Internationale Samenwerking.

A1.022

Notulen en bijhorende stukken van het Opvolgingscomité van de Europese Investeringsbank

2000-heden

10 jaar

vernietigen

Idem

A1.023

Dossiers inzake de praktische organisatie van de zendingen van de administrateur-generaal

2003-heden

7 jaar

vernietigen

A1.024

Dossiers inzake de relaties met Belgische Niet-gouvernementele Organisaties (NGO’s)

[2000]-heden

10 jaar

bewaren

A1.025

Dossiers inzake de afspraken en de samenwerking met de Nationale Delcrederedienst

1921-heden

5 jaar

bewaren

A1.026

Stukken betreffende de statuten, wettelijke grondslagen en organisatie van de Nationale Bank van België

2003-heden

tot wijziging statuut of organisatie

vernietigen

A1.027

Dossiers inzake het overleg met de Nationale Bank van België

1998-heden

10 jaar

bewaren

A1.028

Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité van de

2000-heden

5 jaar

vernietigen

15

De originelen bevinden zich bij de Nationale Bank van België.

De originelen bevinden zich bij de


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Nationale Bank van België.

Nationale Bank van België A1.029

Notulen en bijhorende stukken jaarlijkse vergaderingen van de aandeelhouders van de Nationale Bank van België

1998-heden

10 jaar

vernietigen


A1.030

Dossiers inzake studies van de Nationale Bank van België

1998-heden

10 jaar

vernietigen


A1.031

Dossiers inzake de financiering van het Berlaymontgebouw, SABENA, BIAC, RTM

2002-heden

5 jaar

vernietigen

De originelen bevinden zich bij het Agentschap van de Schuld.

A1.032

Dossiers inzake de financiële toestand van de NMBS

ca. 2000-heden

10 jaar

vernietigen

A1.033

Dossiers inzake de deelname aan internationale vergaderingen

ca. 2000-heden

10 jaar

vernietigen

A1.034

Notulen en bijhorende stukken van bestuursorga(a)n(en) van het Centraal Bureau voor Hypothecair Krediet (CBHK)

ca. 1975-2000

30 jaar

bewaren

Het CBHK werd rond 2000 ontmanteld en grotendeels geprivatiseerd.

A1.035

Notulen en bijhorende stukken van de Werkgroep “Kosten- en voordeelstudie van de betaalmiddelen” (incl. subwerkgroepen)

1998-heden

5 jaar

bewaren

Het is niet duidelijk wie deze werkgroep heeft geleid.

A1.036

Notulen en bijhorende stukken van de Amortisatiekas voor de Leningen van de Sociale Huisvesting

1998-2008

10 jaar

bewaren

A1.037

Notulen en bijhorende stukken van de vastgoedbevaks

2006

10 jaar

bewaren

16

De originelen bevinden zich bij de Directie Internationale Betrekkingen.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


tot wet niet meer geldig is

vernietigen

10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Archief met betrekking tot algemene documentatie A1.038

Uittreksels uit het Belgisch Staatsblad

ca. 2000-heden

A1.039

Algemene documentatie en krantenknipsels

2003-heden

A2. Interne Audit Archief met betrekking tot de interne werking -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de uitvoering van de bevoegdheden van de dienst A2.001

Auditcharter

2000-heden

30 jaar

bewaren

Het basisdocument dat de methodes van de Interne Audit vastlegt

A2.002

Rapporten van de Interne Audit

2000-heden

niet van toepassing

niet van toepassing

Deze documenten worden na de aanmaak onmiddellijk aan de Administrateur-generaal overgemaakt. Zie reeks A1.009.

A2.003

Rapporten van formele adviezen

2000-heden

niet van toepassing

niet van toepassing

Deze documenten worden na de aanmaak onmiddellijk aan de Administrateur-generaal overgemaakt. Zie reeks A1.009.

17


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A2.004

Dossiers inzake de (verbeterings-)projecten

2000-heden

30 jaar

selecteren

A2.005

Voorbereidende documenten voor de opmaak van auditrapporten

2000-heden

10 jaar

vernietigen

2000-heden

tot deze geen nut meer heeft

vernietigen

Archief met betrekking tot de algemene documentatie A2.006

Algemene documentatie

B. Algemene Directie B1. Directie internationale Betrekkingen Archief met betrekking tot het intern beheer van de diensten B1.001

Jaarverslagen

[1980]-heden

30 jaar

bewaren

B1.002

Dienstnota’s

1996-heden

30 jaar

vernietigen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst Taakgebied: deelname aan Europees en internationaal overleg

18

Opmerkingen

De eindverslagen en belangrijke beslissingsdocumenten bewaren, de voorbereidende werkstukken vernietigen. Deze reeks bestaat uit verschillende documenten, die aangeleverd worden door de geauditeerde diensten.


Code van de reeks B1.003

Reeks

Datering

Stukken betreffende de medewerking aan het BelgischLuxemburgs Wisselinstituut (BLWI)

Bewaartermijn


1963-heden

30 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Deze reeks bevat de statuten, statistische rapporten, notulen van vergaderingen en bijhorende stukken

B1.004

Notulen en bijhorende stukken van het Comité van Ministers van de Raad van Europa

1982-heden

30 jaar

vernietigen

B1.005

Notulen en bijbehorende stukken van de Raad van Economische en Financiële Zaken (Ecofin) van de Europese Economische Gemeenschap (EEG) en de Europese Unie (EU)

1968-heden

10 jaar

vernietigen

B1.006

Dossiers inzake het aandeel van België in de financiering van de Europese Economische Gemeenschap (EEG) en de Europese Unie (EU)

ca. 1970-heden

30 jaar

bewaren

B1.007

Briefwisseling met de Europese Commissie

ca. 1970-heden

20 jaar

bewaren

B1.008

Briefwisseling met de afdeling Boekhouding van de Europese Unie (EU)

ca. 1980-heden

10 jaar

bewaren

B1.009

Dossiers inzake de begroting van de Europese Commissie

[1990-heden]

10 jaar

vernietigen

B1.010

Dossiers inzake de internationale relaties van de Europese Unie (EU)

[1960]-heden

30 jaar

vernietigen

19

De officiële documenten bevinden zich bij de Europese Commissie.



Reeks

Datering

Stukken inzake Europese samenwerking op verschillende beleidsdomeinen, zoals: werkgelegenheid, concurrentiekracht, interne markt, belastingen, integratie en algemene markt),

Bewaartermijn


1968-heden

30 jaar

selecteren

Deze reeks bestaat uit: -

notulen van de vergaderingen van diverse Europese instellingen

-

Europese verordeningen

-

Afspraken tussen de lidstaten

-

Europese en Belgische rapporten

B1.012

Stukken betreffende het Belgisch Voorzitterschap van de Europese Unie (EU)

1993-heden

30 jaar

bewaren

B1.013

Dossiers inzake het regionaal monetair beleid

[1970-1999]

30 jaar

bewaren

B1.014

Dossiers inzake het wisselkoersbeleid

[1980-1999]

verstreken

bewaren

B1.015

Dossiers inzake betrekkingen binnen de Europese en Economische Monetaire Unie (EMU)

1987-heden

30 jaar

bewaren

B1.016

Voorbereidende dossiers van de conferentie van de Europese Monetaire Unie (EMU)

1987-heden

30 jaar

bewaren

20

Opmerkingen

Enkel de Belgische rapporten bewaren


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


B1.017

Dossiers inzake seminaries en colloquia van de Europese en Economische Monetaire Unie (EMU)

1999-heden

30 jaar

vernietigen

B1.018

Dossiers inzake de voorbereiding en de uitvoering van het Stabiliteitspact voor de garantie van de waardevastheid van de euro in België

1999-heden

30 jaar

bewaren

B1.019

Dossiers inzake het stabiliteitspact voor de garantie van de waardevastheid van de euro in andere lidstaten

1999-heden

10 jaar

vernietigen

B1.020

Briefwisseling met andere lidstaten inzake de invoering van de euro

2001-heden

30 jaar

bewaren

B1.021

Rapporten van de uiteenzettingen van Grégoire Brouhns (voormalig administrateur-generaal van de Administratie van de Thesaurie) over het Belgisch monetair beleid

1990-1998

verstreken

bewaren

B1.022

Stukken betreffende de geschiedenis en de werking van het Internationaal Monetair Fonds (IMF)

1948-1957

verstreken

bewaren

B1.023

Stukken betreffende de aanpassing van de statuten van het Internationaal Monetair Fonds (IMF)

1947-1993

30 jaar

vernietigen

B1.024

Dossiers inzake de aansluiting van België bij het Internationaal Monetair Fonds (IMF)

1947- 1970

verstreken

bewaren

B1.025

Stukken betreffende de aanpassingen van het vermogen van de

[1947]-heden

10 jaar

bewaren

21

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Belgisch-Franse vertegenwoordiging in het Internationaal Monetair Fonds (IMF) B1.026

Stukken betreffende de bijdragen van de bij het Internationaal Monetair Fonds (IMF) aangesloten landen

1969-heden

30 jaar

vernietigen

B1.027

Dossiers inzake de hulpverlening van het Internationaal Monetair Fonds (IMF) aan derde landen

1969-heden

30 jaar

bewaren

B1.028

Notulen en bijhorende stukken van de vergadering van het Interim Committee of the Board of Governors van het Internationaal Monetair Fonds (IMF)

1982-heden

30 jaar

vernietigen

B1.029

Rekeninguittreksels en transacties tussen de Schatkist en het Internationaal Monetair Fonds (IMF)

1971-heden

10 jaar

vernietigen

B1.030

Dossiers inzake de liquide middelen voor de kredieten

1962-heden

30 jaar

bewaren

B1.031

Stukken betreffende de voorwaarden voor leningen van het Internationaal Monetair Fonds (IMF)

1983

verstreken

vernietigen

B1.032

Notulen en bijhorende stukken van de Organization for Economic Co-operation and Development (OECD)

1995-heden

10 jaar

vernietigen

B1.033

Dossiers inzake de Belgische deelname aan het Trustfonds van de Organization for Economic Co-operation and Development (OECD)

[1961]-heden

30 jaar

bewaren

22

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Deze reeks bevat stukken over de implementatie en verschillende vooruitgangsrapporten.

B1.034

Dossiers inzake de (evolutie van) de internationale markten

1988-1995

verstreken

bewaren

B1.035

Dossiers inzake de Asia-Europe Meeting (ASEM)

1982-heden

30 jaar

vernietigen

B1.036

Notulen en bijhorende stukken van de Club van Parijs

1956-heden

30 jaar

Selecteren

B1.037

Dossiers inzake de Belgische deelname aan de Group of Ten (G10) en Group of 4 (G4) en andere internationale overlegplatforms

1993-heden

30 jaar

vernietigen

B1.038

Dossiers betreffende Europese handelsembargo’s

2006-heden

10 jaar

selecteren

Deze reeks bevat de aanvragen tot het handelsembargo.

Taakgebied: relaties met internationale banken B1.039

Dossiers inzake de Belgische deelname aan de Wereldbank en het Trust Fund

1998-heden

30 jaar

bewaren

B1.040

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Bestuur van de Europese Investeringsbank (EIB)

1974-heden

10 jaar

vernietigen

B1.041

Notulen en bijhorende stukken van vergaderingen met de

1977-heden

10 jaar

bewaren

23

Enkel de notulen bewaren die het Belgisch standpunt afdoende documenteert.

Enkel de Belgische standpunten bewaren.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Europese Investeringsbank (EIB) B1.042

Algemene beleidsstukken van de Asian Development Bank (AsDB)

1995-heden

10 jaar

vernietigen

B1.043

Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van de Asian Development Bank (AsDB)

jaren 1990-heden

10 jaar

vernietigen

B1.044

Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van de Nationale Bank van India

1986-heden

10 jaar

vernietigen

B1.045

Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van de African Development Bank (AfDB)

1975-heden

10 jaar

vernietigen

B1.046

Notulen en bijhorende stukken van de Board van de InterAmerican Development Bank (IADB)

1978-heden

10 jaar

vernietigen

ca. 1960-heden

30 jaar

selecteren

De inhoudelijk belangrijke stukken (verslagen van het Interministerieel Comité, protocollen, enz.) bewaren, de uitvoeringsstukken (betalingen) vernietigen.

1975-heden

30 jaar

selecteren

De inhoudelijk belangrijke stukken (protocollen, enz.) bewaren, de uitvoeringsstukken (betalingen)

Taakgebied: investeringen in het buitenland B1.047

Dossiers inzake de leningen aan investeerders in buitenlandse bedrijven Meestal bevat dit dossier: een aanvraag voor een investering, het advies van de Commissie en de beslissing van de Minister van Financiën

B1.048

Dossiers inzake de voedsel- en landbouwhulp

24


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

vernietigen.

B1.049

Dossiers inzake de toetreding van België tot de International Development Association (IDA)

1969

30 jaar

bewaren

B1.050

Stukken betreffende de herverdeling van de inkomsten in de International Development Association (IDA)

[1978]

30 jaar

bewaren

B1.051

Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van de International Development Association (IDA)

1967-heden

30 jaar

vernietigen

B1.052

Rapporten inzake financiële aspecten met betrekking tot ontwikkelingssamenwerking

1990-heden

10 jaar

vernietigen

B1.053

Notulen en bijhorende stukken van het Europese Comité voor Ontwikkeling (incl. vergaderingen ten gevolge van specifieke aangelegenheden)

1975-heden

10 jaar

vernietigen

B1.054

Wetgeving met betrekking tot de Belgische Dienst voor Buitenlandse Handel (BDBH)

1954-1964

verstreken

vernietigen

B1.055

Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van de Beheerscommissie van de Belgische Dienst voor Buitenlandse Handel (BDBH)

1989-1990

verstreken

vernietigen

Taakgebied: internationale samenwerking (Nationale Delcrederedienst)

25


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Deze reeks wordt reeds bewaard in het Algemeen Rijksarchief. Toegang: JACQUEMIN (M.), Inventaire des archives de l’Office national du Ducroire (1924-2006), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Inventarissen, 426, p. 28-57.

B1.056

Notulen en bijhorende stukken van het Beheerscomité van de Nationale Delcredere Dienst (NDD)

1981-1996

verstreken

vernietigen

B1.057

Dossiers inzake het personeelsbeheer van de Nationale Delcredere Dienst (NDD)

1977-1984

verstreken

vernietigen

Deze reeks bevat vooral stukken voor aanwervingen en bevorderingen

B1.058

Principedossiers van de Nationale Delcredere Dienst (NDD)

ca. 1960-1985

verstreken

vernietigen

B1.059

Dossiers inzake het budget van de Nationale Delcrederedienst (NDD)

1981-1990

verstreken

vernietigen

B1.060

Jaarverslagen van de Nationale Delcrederedienst (NDD)

1993-1997

verstreken

vernietigen

B1.061

Verslagen van bezoeken van prominenten van de Nationale Delcrederedienst (NDD)

1982-1994

verstreken

vernietigen

B1.062

Rekeninguittreksels en betalingsbewijzen van de Nationale Delcrederedienst (NDD)

1980-heden

10 jaar

vernietigen

B1.063

Dossiers met waarborg voor rekening van de Staat waarvoor nooit

1999-heden

30 jaar

vernietigen

26


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


1965-heden

10 jaar

vernietigen

1962-heden

30 jaar

bewaren

ca. 1960-heden

30 jaar

bewaren

Opmerkingen

een polis werd afgeleverd B1.064

Stukken betreffende de opmerkingen van het Rekenhof

Taakgebied: nationalisaties B1.065

Protocollen inzake de nationalisaties Deze reeks bevat de algemene samenwerkingsakkoorden tussen België en andere landen

B1.066

Dossiers inzake de nationalisaties Deze reeks bevat de betalingsakkoorden, de briefwisseling, en de uitwerking)

B1.067

Dossiers inzake de onderhandelingen met buitenlandse partners

ca. 1970-heden

30 jaar

bewaren

B1.068

Dossiers inzake de leningen die België rechtstreeks toekent via een bilateraal akkoord

1969-heden

30 jaar

bewaren

B1.069

Notulen en bijbehorende stukken van de raden van bestuur van verschillende banken

ca. 1960-heden

30 jaar

selecteren

B1.070

Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van

ca. 1990-heden

30 jaar

bewaren

27

Enkel dossiers met een expliciet Belgisch standpunt bewaren.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

De originelen bevinden zich bij de Diensten Algemene Rekening van de Staat (zie p. 114).

consultatieve groepen Taakgebied: Belgische en internationale boekhouding B1.071

Dossiers inzake de begroting en de algemene boekhouding van de Staat

ca. 1960-heden

10 jaar

vernietigen

B1.072

Aanrekeningsboeken ontvangers

1980-heden

10 jaar

vernietigen

B1.073

Facturen

ca. 1960-heden

10 jaar

vernietigen

B1.074

Briefwisseling met het Rekenhof

1984-heden

10 jaar

vernietigen

B1.075

Dossiers inzake de terugbetaling van Duitse Reichsmarks en Nederlandse guldens

1940-1945

verstreken

bewaren

Archief met betrekking tot de algemene documentatie en wetgeving B1.076

Uittreksels van de gepubliceerde wetgeving

[1960]-1989

tot de wetgeving niet meer van toepassing is

vernietigen

B1.077

Rapporten en publicaties van andere instellingen

1958-heden

tot ze geen informatieve waarde meer heeft

vernietigen

28


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


tot verandering van het statuut

vernietigen

B1.078

Statuten van de Nationale Bank van België

[1960-heden]

B1.079

Maandelijkse situatie raming en engagementen van de Nationale Bank van België

2008-heden

1 jaar

vernietigen

B1.080

Listings van niet-fiscale ontvangsten overgedragen aan de Schatkist van de Nationale Bank van België

ca. 2000-heden

5 jaar

vernietigen

B1.081

Maandverslagen van de DG Economische Buitenlandse relaties van het Ministerie van Buitenlandse Zaken

1995-1996

verstreken

vernietigen

Opmerkingen

B2. Dienst Personeel en Organisatie Archief met betrekking tot interne werking B2.001

Dubbels van de notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité

1991-heden

10 jaar

vernietigen

B2.002

Dienstnota’s

jaren 1990-heden

30 jaar

bewaren

B2.003

Dienstorders

1999-heden

10 jaar

vernietigen

29

De originelen bevinden zich bij de Voorzitter van de FOD Financiën.

Dienstorders handelen over specifieke carrièremogelijkheden, zoals het vacant verklaren van een betrekking. Relevante dienstorders voor één persoon worden toegevoegd aan het personeelsdossier.



Reeks

Datering

Dossiers inzake het organisatorisch kader

1927-heden

Bewaartermijn


10 jaar

bewaren

Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst (personeelsbeheer van de Thesaurie) B2.005

Briefwisseling inzake personeelsbeheer

1939-heden

30 jaar

bewaren

B2.006

Lijst van personeelsleden

1946 -1960

verstreken

bewaren

B2.007

Jaarboeken met overzicht personeelsleden (“groene boekje”)

1960 -1997

verstreken

bewaren

B2.008

Databank van personeelsleden

2000-heden

30 jaar

bewaren

B2.009

Personeelsdossiers

1930-heden

70 jaar na geboortejaar personeelslid

selecteren

De personeelsdossiers worden geordend op datum van indiensttreding.

Het personeelsdossier beslaat heel de carrière van de ambtenaar en bestaat uit het ziektedossier en het eigenlijke personeelsdossier. De volgende dossiers zijn permanent te bewaren:

30

-

leidinggevende ambtenaren zoals: administrateurgeneraal, directeurs en diensthoofden

-

markante figuren op politiek of economisch gebied

-

personeelsleden aangesteld


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

ten gevolge van buitengewone omstandigheden

B2.010

Benoemingsdossiers

Wervingsdossiers

personeelsleden geschorst/ontslagen wegens buitengewone handelingen

-

"klokkenluiders", personeelsleden die illegale, immorele of niet-legitieme praktijken bij hun werkgever bekendmaken

Deze worden op dezelfde wijze geselecteerd als de personeelsdossiers (zie reeks B2.009).

1940-heden


selecteren

1940-heden

10 jaar

vernietigen

De stukken inzake de weerhouden kandidaten worden in het personeelsdossier opgenomen (zie reeks B2.009).

Een dossier bevat het curriculum vitae, de sollicitatiebrief, het sollicitatie- en stageverslag en het stagerapport.

B2.011

-

Een dossier bevat de oproep tot kandidaatstelling, de door de kandidaten ingediende stukken en hun beoordeling

B2.012

Notulen en bijhorende stukken van de colleges van diensthoofden voor de beoordeling van kandidaten

1990-1993

10 jaar

bewaren

De stukken inzake de weerhouden kandidaten worden in het personeelsdossier opgenomen (zie reeks B2.009).

B2.013

Notulen en bijhorende stukken van de jury van werving en bevordering

1993-heden

30 jaar

bewaren

De stukken inzake de weerhouden kandidaten worden in het personeels-

31


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

dossier opgenomen (zie reeks B2.009).

B2.014

Briefwisseling inzake mutaties en interne mobiliteit

2003-heden

10 jaar

bewaren

B2.015

Dubbels van brieven inzake werkonderbreking

1985-heden

10 jaar

vernietigen

B2.016

Dossiers inzake de opname van (politieke) mandaten

1940-heden

10 jaar

bewaren

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst (vorming van het personeel van de Thesaurie) B2.017

Syllabi opgesteld door de Thesaurie

[1990]-heden

tot ingrijpende aanpassing

1 exemplaar bewaren

B2.018

Stagerapporten van statutaire ambtenaren

[1990]- heden

10 jaar

bewaren

B2.019

Rapporten van opleidingen

2002-heden

10 jaar

vernietigen

Archief met betrekking tot algemene documentatie B2.020

(Verwijzingen naar) wetgeving inzake personeelsbeheer

[1960]-heden


vernietigen

B2.021

Documentatie met betrekking tot pensioenregeling

1987

verstreken

vernietigen

32

Het origineel wordt in het personeelsdossier opgenomen (zie reeks B2.009).


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

B3. Dienst Logistiek Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B3.001

Register van uitgaande brieven

2008-heden

10 jaar

vernietigen

B3.002

Lijsten van ingekomen aangetekende zendingen

2008-heden

1 jaar

vernietigen

B3.003

Bezoekersregisters (deels in digitale vorm)

2008-heden

5 jaar

vernietigen

B3.004

Inventaris voor het beheer van de stock

[2002]-heden

5 jaar

vernietigen

B3.005

Plannen van de gebouwen

2006-heden

zolang het gebouw in gebruik is

vernietigen

30 jaar

vernietigen

zolang het gebouw in gebruik is

vernietigen

Deze reeks bevat de gewone plannen van de gebouwen, de elektrische leidingen, enz.

B3.006

Onderhoudscontracten met derden

[1970]-heden

B3.007

Dubbels van de rapporten van de veiligheidsadviseur

2006-heden

33

De originelen bevinden zich bij de Regie der Gebouwen.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


B3.008

Rapporten met betrekking tot de evacuatie- en brandoefeningen

2003-heden

10 jaar

vernietigen

B3.009

Dossiers betreffende de organisatie van buitenlandse zendingen

ca. 1990-heden

10 jaar

vernietigen

B3.010

Dubbels van facturen

1998-heden

10 jaar

vernietigen

1997-heden

zoals overeengekomen met de desbetreffende dienst

vernietigen

-

-

Opmerkingen

De dossiers i.v.m. de zendingen van de Administrateur-generaal worden door diens secretariaat bewaard (zie reeks A1.023).

De originelen worden doorgestuurd naar de centrale dienst voor de logistiek van de FOD Financiën

B3.011

Dubbels van documenten afkomstig van andere diensten

B4. CENTRALE DIENST VOOR INFORMATIEVOORZIENING Archief met betrekking tot de interne werking -

-

-

-


Stukken betreffende het beheer van de mainframes en het computerpark

2000-heden

34

tot materiaal niet meer gebruikt

vernietigen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

wordt B4.002

Algemene website en websites van de verschillende directies en diensten van de Administratie van de Thesaurie

ca. 1990-heden

voor en na elke ingrijpende wijziging

bewaren

Het Rijksarchief zal richtlijnen uitwerken voor de archivering van websites.

B4.003

Intranetsites van de Administratie van de Thesaurie

ca. 1990-heden

voor en na elke ingrijpende wijziging

bewaren

Het Rijksarchief zal richtlijnen uitwerken voor de archivering van intranetsites.

B5. FINANCIËLE MARKTEN EN DIENSTEN Archief met betrekking tot de interne werking -

-

-

-

-

-


Briefwisseling

[1993]-heden

10 jaar

selecteren

B5.002

Dossiers inzake de voorbereiding van wetgeving

1986-heden

10 jaar

bewaren

B5.003

Dossiers inzake de voorbereiding van de antwoorden op

1979-heden

10 jaar

vernietigen

35

Alle briefwisseling met betrekking tot formele beslissing en formele uitvoering van de taken bewaren, informele briefwisseling vernietigen.

Deze parlementaire vragen zijn


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

beschikbaar bij het Parlement en zijn gepubliceerd.

parlementaire vragen B5.004

Dossiers inzake de voorbereiding van Europese richtlijnen

[1990]-heden

tot richtlijn bekrachtigd werd

selecteren

B5.005

Dossiers inzake de voorbereiding van de implementatie van Europese richtlijnen met betrekking tot de financiële markten in België

[1990]-heden

20 jaar

bewaren

B5.006

Dossiers inzake het juridische luik van de overheidsopdrachten

ca. 1990-heden

20 jaar

bewaren

B5.007

Dossiers inzake het verstrekken van juridisch advies (intern en extern)

1990-heden

5 jaar

vernietigen

B5.008

Dossiers inzake de behandeling van vragen van particulieren in verband met financiële markten

1960-heden

5 jaar

vernietigen

Enkel de dossiers bewaren die duidelijk een Belgisch standpunt weergeven.

Het betreft steevast punctuele vragen: vragen om informatie, doorverwijzing naar de meest aangewezen dienst of bemiddeling

B5.009

Dossiers inzake de verlening van staatswaarborgen aan bedrijven

1979-heden

30 jaar

bewaren

B5.010

Begeleidende dossiers inzake (de gerechtelijke procedure van) het faillissement van (overheids)bedrijven

ca. 1990-heden

10 jaar

bewaren

B5.011

Notulen en bijhorende stukken van interne en externe

[1990]-heden

10 jaar

selecteren

36

Enkel de notulen bewaren van de


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

werkgroepen waarvan de dienst het secretariaat verzorgt.

werkgroepen Archief met betrekking tot de algemene documentatie B5.012


[1990]-heden

tot deze niet meer nuttig zijn

-

-

vernietigen

C. Algemene Directie: Thesaurie en Staatsschuld C1. Directie Thesaurievooruitzichten Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst -

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst C1.001

Registers van de algemene jaarlijkse ramingen van de Schatkist

1830-heden

30 jaar

bewaren

C1.002

Rapporten van de maandelijkse schatkisttoestand

1957-heden

10 jaar

bewaren

C1.003

Voorbereidende dossiers maandelijkse schatkisttoestand

1997-heden

10 jaar

vernietigen

37

Deze fardes bevatten hulpdocumenten om de maandelijkse schatkisttoestand op te maken: deze zijn veelal afkomstig van andere instellingen en zijn eerder uitvoerende stukken.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


C1.004

Dossiers inzake maand- en weekramingen (achtdagenramingen)

2000-heden

5 jaar

vernietigen

C1.005

Dossiers inzake de dagramingen van de schatkisttoestand

2001-heden

5 jaar

vernietigen

C1.006

Nota’s aan de Nationale Bank van België inzake de schatkisttoestand

2000-heden

5 jaar

vernietigen

C1.007

“Leidraad centraliserende rekening”, rekeninguittreksels van de centraliserende rekening van de Thesaurie

2000-heden

5 jaar

vernietigen

C1.008

Listings van de verrichtingen van diverse rekeningen

1997-heden

5 jaar

vernietigen

C1.009

Stukken betreffende de algemene begroting van de Staat

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Dit document wordt voornamelijk gebruikt om de maandelijkse schatkistramingen op te maken.

De originelen bevinden zich bij de FOD Budget en Beheerscontrole.

C2. Beheer van de Rekening van de Schuld Archief met betrekking tot interne werking -

-

-

-

-

-


Overzichtstabellen van de staatsschuld

2000-heden

38

tot nieuw

bewaren

Deze tabellen werden opgesteld vanaf 2000, maar bevatten gegevens


Code van de reeks

Reeks

Datering

Deze tabellen, in Microsoft Excelformaat worden jaarlijks aangevuld met de meest recente gegevens

Bewaartermijn


die opklimmen tot 1846.

document

C2.002

Jaarrekening van de Schuld

1846-heden

10 jaar

bewaren

C2.003

Staten van de maandelijkse situatie van de staatsschuld

1922-heden

10 jaar

bewaren

C2.004

Staten van de dagelijkse situatie van de staatsschuld

1998-heden

10 jaar

vernietigen

C2.005

Conventies met bedrijven uit de privé-sector in verband met de overname van een deel van de staatsschuld

1846-1936

verstreken

bewaren

C2.006

Nota’s aan de minister en persmededelingen met betrekking tot de uitvoering van ordonnanties

ca. 1990-heden

10 jaar

vernietigen

C2.007

Minuten van ordonnanceringen

2006-heden

10 jaar

vernietigen

C2.008

Uittreksels van betalingsopdrachten via het boekhoudprogramma TRADIX

1998-heden

10 jaar

vernietigen

C2.009

Lijst van teruggekochte leningen, afgedrukt uit het boekhoudprogramma TRADIX

1998-heden

10 jaar

vernietigen

C2.010

Lijst van schulden van andere instellingen

2002-heden

10 jaar

bewaren

C2.011

Rekeninguittreksels van de Nationale Bank van België

2007-heden

1 jaar

vernietigen

39

Opmerkingen

Er wordt een kopie overgemaakt aan het Rekenhof en het origineel wordt met de ordonnancering meegegeven.


Code van de reeks

Reeks

Datering

C2.012

Betalingsbewijzen

[1990]-heden

C2.013

Kwitanties van de uitgaven voor de Lineaire Obligaties (OLO’s)

1998-heden

Bewaartermijn


10 jaar

vernietigen

n.v.t.

n.v.t.

Opmerkingen

De kwitanties worden doorgegeven aan het Agentschap van de Schuld.

C3. Dienst Staatswaarborgen en Controle verrichtingen van Overheidsinstellingen C3.1 Staatswaarborgen, Gedebudgetteerde Leningen en de Schuld van Gemeenschappen en Gewesten Archief met betrekking tot interne werking -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst C3.1.001

Maandelijkse staten van de Gewaarborgde Schuld

1950-heden

C3.1.002

Dossiers betreffende de Staatswaarborgen aan bedrijven

ca. 1950-heden

Deze reeks bevat: -

voorbereidende nota’s

-

overeenkomsten

-

betalings- en bewijsstukken

-

listings

40

30 jaar

bewaren

30 jaar na verstrijken staatswaarborg

selecteren

Overeenkomsten en overzichtsrekeningen bewaren, de overige stukken vernietigen


Code van de reeks

C3.1.003

Reeks

-

ordonnanties

-

overzichtsrekeningen

Datering

Dossiers inzake het Nationaal Fonds voor Schoolgebouwen

Bewaartermijn


30 jaar

vernietigen

zolang deze informatieve waarde heeft

vernietigen

1959 -2007

Opmerkingen

Het gros van deze reeks bestaat uit betalingsstukken

Archief met betrekking tot algemene documentatie C3.1.004


?-heden

Deze reeks bevat o.m. krantenknipsels, rapporten van andere instellingen, enz.

C3.2. Financiële en beheerscontrole van overheidsinstellingen en leningen van ex-Kongo Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst -

-

-

-

-

-


Listings en betalingsstukken

1944-heden

30 jaar

vernietigen

C3.2.002

Dossiers inzake de leningen van de overheidsinstellingen

1965-heden

30 jaar

bewaren

41


Code van de reeks

Reeks

C3.2.003

Betalingsborderellen van de leningen

C3.2.004

Datering

Bewaartermijn


1990-heden

10 jaar

vernietigen

Titels van leningen

1965-heden

30 jaar na afsluiten van de lening

vernietigen

C3.2.005

Jaarrekening en rekenkundige stukken van de te controleren organisaties

1997-heden

10 jaar

vernietigen

C3.2.006

Dossiers inzake de schuld van geprivatiseerde instellingen

1991- heden

30 jaar

bewaren

C3.2.007

Dossiers betreffende schenkingen aan de Staat om het belang van het Volk te dienen

1995-heden

10 jaar na het verstrijken van de overeenkomst

bewaren

C3.2.008

Briefwisseling inzake het Amortisatiefonds voor de leningen van de sociale huisvesting (ALesH)

1991-2007

10 jaar

vernietigen

C3.2.009

Grootboeken van het Amortisatiefonds voor de leningen van de sociale huisvesting (ALesH)

1991-2007

10 jaar

bewaren

C3.2.010

Balansen van het Amortisatiefonds voor de leningen van de

1991-2007

10 jaar

bewaren

42

Opmerkingen

Deze rekeningen bevinden zich ook bij de gecontroleerde instellingen. Deze reeks bevat naast alle statuten, belangrijke informatie met betrekking tot de financiële geschiedenis van de instelling.

De documenten handelen over praktische uitvoering van de betalingen van de leningen.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

sociale huisvesting (ALesH) C3.2.011

Dossiers inzake het Amortisatiefonds voor de leningen van de sociale huisvesting (ALesH)

1991-2007

10 jaar

vernietigen

C3.2.012

Betalingsmandaten en bewijsstukken inzake de Amortisatiekas voor leningen van de sociale huisvesting (ALesH)

1991-2007

10 jaar

vernietigen

C3.2.013

Dossiers inzake dotatie aan het Belgisch-Congolees Fonds voor Delging en Beheer

1888-1960

verstreken

bewaren

C3.2.014

Titels betreffende leningen van het voormalige Belgisch Congo

1888-1960

verstreken

bewaren

C3.2.015

Ontvangstbewijzen van betalingen ten behoeve van de lening van het voormalige Belgisch Congo

1888-1960

verstreken

vernietigen

C3.2.016

Staatsbons van het voormalige Belgisch Congo

1935 -1960

verstreken

vernietigen

2008-heden

1 jaar

vernietigen

Archief met betrekking tot algemene documentatie C3.2.017

Jaarverslagen van te controleren instellingen

C4. Dienst voor de Grootboeken Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst -

-

-

43

-

-

-


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


30 jaar na opzegging van de lening

nader te bepalen in overleg met het Rijksarchief en op basis van een inventaris


Grootboeken van de openbare schuld - papieren grootboek

1843-1945

- meccanografisch grootboek (ponskaarten)

1945-1990

- digitaal grootboek

1990-heden

De applicatie draait op een mainframe en werd gemaakt in COBOL

C4.002

Dossiers inzake de lopende schuld met eindvervaldatum

1945-heden

30 jaar na eindvervaldatum

C4.002

Fiches voor de ontsluiting van dossiers van de eeuwigdurende schuld

1945 -1990

tot deze niet meer van nut zijn

bewaren

C4.004

Dossiers inzake eeuwigdurende schuld

1843-1945 (laatst geopende lening)

30 jaar na opzegging van de lening

bewaren

C4.005

Dossiers inzake leningen van andere overheidsinstellingen

1980-1990

30 jaar na eindvervaldatum lening

bewaren

44

bewaren

Opmerkingen


Code van de reeks C4.006

Reeks

Datering

Bewijsstukken van betalingen (listings) en betalingsstukken van intrest

Bewaartermijn

1980 -heden

30 jaar na eindvervaldatum lening

Definitieve bestemming vernietigen

C5. Agentschap van de schuld C5.1. Secretariaat Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst C5.1.001

Notulen en bijhorende stukken van het Strategisch Comité

1998-heden

6 jaar

bewaren

C5.1.002

Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité

1998-heden

6 jaar

bewaren

C5.1.003

Notulen en bijhorende stukken van het Uitvoerend Comité

1998-heden

6 jaar

bewaren

C5.1.004

Notulen en bijhorende stukken van het Morning Committee van het Front Office

1998-heden

6 jaar

bewaren

10 jaar na einde contract

bewaren


Dossiers inzake de samenwerking met de betalingsagenten (Nationale Bank en Bank van de Post)

ca. 1990-heden

Deze reeks bevat beheersovereenkomsten, notulen en bijhorende stukken van vergaderingen

45

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


C5.1.006

Contracten met de Primary Dealers (“code of duties”)

1991-heden


bewaren

C5.1.007

Briefwisseling met de Primary Dealers

1991-heden

10 jaar na einde van alle overeenkomsten met de dealer

vernietigen

C5.1.008

Dubbels van facturen van betaling aan de Primary Dealers

1991-heden

3 jaar na afloop contract

vernietigen

C5.1.009

Evaluaties van de Primary en Recognized Dealers

1991-heden


bewaren

C5.1.010

Contracten met Recognized Dealers (“code of duties”)

1991-heden


bewaren

C5.1.011

Briefwisseling met Recognized Dealers

1991-heden

10 jaar na einde van alle overeenkomst en met de dealer

vernietigen

46

Opmerkingen

Deze briefwisseling heeft een zuiver uitvoerend karakter.

Deze briefwisseling heeft een zuiver uitvoerend karakter.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


C5.1.012

Contracten met leveranciers van financiële informatie (via overheidsopdracht)

1998-heden


bewaren

C5.1.013

Dossiers inzake relaties met andere openbare instellingen

1997-heden

10 jaar

bewaren

C5.1.014

Dossiers inzake de relaties met de gemeenschappen en gewesten

1998-heden

10 jaar

vernietigen

C5.1.015

Dossiers inzake de lening aan de Europese Commissie voor het Berlaymontgebouw

2002-heden

10 jaar

bewaren

C5.1.016

Dossiers inzake maatregelen tegen de economische crisis (o.a. reddingsoperaties van de banken)

2008-heden

30 jaar

bewaren

C5.1.017

Datawarehouse ten behoeve van de bestrijding van de economische crisis

2008-heden

30 jaar

vernietigen

C5.1.018

Handleiding bij de marktproducten

1998-heden

tot ingrijpende verandering

1 exemplaar bewaren

C5.1.019

Syllabus met betrekking tot de verschillende producten die het Agentschap van de Schuld verkoopt

2000-heden


1 exemplaar per taal bewaren

47

Opmerkingen

Bevatten niet meer informatie dan de gepubliceerde documenten.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn



vernietigen

Opmerkingen

Archief met betrekking tot de algemene documentatie en de vorming C5.1.020

Documentatie over beleggingsproducten van andere banken

1998-heden

C5.2 Middle Office Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst -

-

-

-

-

-


Jaarverslagen van het Agentschap van de Schuld

1987-heden

30 jaar

bewaren

C5.2.002

Stukken betreffende de voorbereiding van presentaties (intern: road shows) van de producten van het Agentschap van de Schuld

2005-heden

2 jaar

vernietigen


vernietigen

Archief met betrekking tot de algemene documentatie C5.2.003

Algemene documentatie zoals o.a. statistieken van andere instellingen, informatie over de financiële markten, enz.

z.d.

48


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

C5.3. Back Office Archief met betrekking op de interne werking van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de boekhouding van het Agentschap van de Schuld C5.3.001

Maandelijkse overzichtsstaten

2008-heden

10 jaar

bewaren

C5.3.002

Dagelijkse overzichtsstaten

2008-heden

5 jaar

vernietigen

C5.3.003

Databank voor het beheer van de financiële operaties

1997-heden


vernietigen

Het betreft enkel (geldelijke) transacties die door het Agentschap van de Schuld zijn uitgevoerd.

Idem

Deze databank wordt gehost door een externe firma. Het Database Management System (DMS) is Sybase, maar voor de werking van gegevens worden Access-applicaties aan de hoofddatabank gekoppeld

C5.3.004

Databank in het boekhoudsysteem TRADIX

2008-heden


vernietigen

C5.3.005

Rekeninguittreksels van de lopende rekeningen bij de Nationale Bank

2008-heden

1 jaar

vernietigen

C5.3.006

Rekeninguittreksels van de lopende rekeningen bij de Bank van de Post

2008-heden

1 jaar

vernietigen

49


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Archief met betrekking tot het IT-beheer C5.3.007

Logboeken van de databanksystemen

1997-heden

1 jaar

vernietigen

C5.3.008

Register met hard- en softwareproblemen

1997-heden

5 jaar

vernietigen

C5.3.009

Contracten met de hostingbedrijven

1997-heden


vernietigen

C5.3.010

Contracten met persagentschappen voor ontvangst van (financiële) informatie

1997-heden


vernietigen

Deze bestanden worden gebruikt bij het oplossen van technische problemen.


Tickets ontvangen van het Front Office

1998-heden

30 jaar

vernietigen

C5.3.012

Stukken betreffende betalingenopdrachten en instructies tot uitkeringen van deviezen

2007-heden

1 jaar

vernietigen

C5.3.013

Briefwisseling inzake de bevestiging van (betalings)opdrachten

2007-heden

1 jaar

vernietigen

C5.3.014

Signalisatiefiche van de uitgegeven Schatkistbons

2007-heden

1 jaar

vernietigen

50

Dit zijn louter opsommingen van transacties.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


C5.3.015

Stukken betreffende de notificaties

2007-heden

1 jaar

vernietigen

C5.3.016

Dossiers inzake de aanbestedingen van Schatkistcertificaten

1999-heden

10 jaar

vernietigen

C5.3.017

Bewijsstukken van de Schatkistcertificaten ten behoeve van het Rekenhof

2008-heden

1 jaar

vernietigen

C5.3.018

Draaiboek van de opvolging en uitvoering van de Schatkistcertificaten

2008-heden

1 jaar

bewaren

Opmerkingen

D. Algemene Directie: Algemene Comptabiliteit en Betalingen D1. Algemene Rekening van de Staat Archief met betrekking tot interne werking -

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst D1.001

Notulen en bijhorende stukken van overlegvergaderingen met het Rekenhof

2003-heden

10 jaar

bewaren

D1.002

Algemene rekeningen van de Staat

1839-heden

10 jaar

bewaren

Deze rekening is een samenvatting van de Thesaurierekening, de uitvoeringsrekening van de begroting en de rekening van de

51

Voor 2003 waren er geen formele vergaderingen en werden er geen notulen opgesteld.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

De gegevens zijn integraal opgenomen in de algemene rekening, zie reeks D1.002.

vermogenswijziging

D1.003

Thesaurierekening

1939-heden

30 jaar

vernietigen

D1.004

Hulprekeningen en hulpstaten voor de opmaak van de Thesaurierekening

1939-heden

30 jaar

vernietigen

D1.005

Grootboeken van de Thesaurie

1936-heden

30 jaar

vernietigen


D1.006

Rekening van de vermogenswijzigingen

1939-heden

10 jaar

vernietigen


D1.007

Rekening van de uitvoering van de begroting

ca. 1940-heden

5 jaar

vernietigen


D1.008

Rekening van de afzonderlijke sectie van de begroting en stukken betreffende de aanpassing van de begroting

1968-heden

10 jaar

bewaren

D1.009

Beheersrekeningen van rekenplichtigen van de federale staat

1909-heden

30 jaar

vernietigen

D1.010

Rekening van de Rijkskassier

1986-heden

30 jaar

bewaren

D1.011

Listings en gedetailleerd cijfermateriaal

1998-heden

2 jaar

vernietigen

52

De rekeningen zijn te vinden in de instelling die ze heeft uitgevaardigd.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


D1.012

Boeken van opmerkingen van het Rekenhof

[1936]-heden

10 jaar

vernietigen

D1.013

Wetsontwerp voor de wet inzake de begroting

1940-heden

5 jaar

vernietigen

Dit wetsontwerp bevat de staat van de begroting van dat jaar die door de Minister van Financiën aan het Parlement moet worden voorgelegd, waarna het Parlement zijn goedkeuring moet geven.

Opmerkingen

De wet waarvoor dit ontwerp model staat wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

D2. Directie Controle en Verificatie van de Rekeningen van de Staat Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst -

-

-

-

-

-


Jaarstaten van de van de rijkscomptabiliteit (zowel fiscaal als niet-fiscaal)

1880-heden

30 jaar

bewaren

D2.002

Maandstaten van de rijkscomptabiliteit

1978-heden

30 jaar

vernietigen

D2.003

Jaarrekeningen van de gecontroleerde instellingen

1960-heden

30 jaar

vernietigen

D2.004

Detailstaten

2001-heden

7 jaar

vernietigen

D2.005

Eindrekeningen van de rekenplichtigen

1880-heden

30 jaar

vernietigen

53

Deze rekeningen worden ook door de instellingen zelf bewaard.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Deze rekening wordt enkel opgemaakt wanneer een rekenplichtige zijn werkzaamheden beëindigt.

D2.006

Stukken betreffende de ordonnancering van de bedragen ten gunste van de gewesten, gemeenschappen en andere besturen

2001-heden

7 jaar

vernietigen

D2.007

Stukken betreffende de ordonnancering van zowel fiscale als nietfiscale bedragen (bvb. terugbetaling van de belastingen, douane, terugbetaling van ontvangen gelden van derde instellingen)

2001-heden

7 jaar

vernietigen

D2.008

Betalingsbewijzen

2001-heden

7 jaar

vernietigen

D2.009

Betalingsstukken betreffende de teruggave van de in de oorlog verloren of vernietigde goederen

[1997]-heden

30 jaar

Bewaren

D2.010

Stukken betreffende arresten van het Rekenhof bij nazicht van de rekeningen en boeken van opmerkingen van het Rekenhof

[1880]-heden

10 jaar

vernietigen

D3. centrale rekenplichtige Archief met betrekking tot de interne werking van de dienst -

-

-

-

-

-


Beheersrekening van de Staat

1999-heden

54

10 jaar

bewaren


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

D4. Directie Ordonnancering en Aanrekening van de Ontvangsten en Uitgaven Archief met betrekking tot het de interne organisatie van de dienst D4.001

Principedossiers

jaren 1990-heden

30 jaar

bewaren

Deze dossiers documenteren de werkwijze en het functioneren van de dienst.

D4.002

Dienstnota’s

1978-heden

30 jaar

vernietigen

Deze dienstnota’s hebben betrekking op ad hoc beslissingen.


Beheersrekening van de ontvangsten

1979-heden

7 jaar

bewaren

D4.004

Lijst van het dagelijks overzicht van het beschikbare werkbedrag (intern: provisies genoemd)

1979-heden

30 jaar

vernietigen

D4.005

Listings en fiches van de maandelijkse situatie van de ontvangsten

1979-heden

30 jaar

vernietigen

D4.006

Dossiers inzake de ordonnancering en overschrijving van de schrifturen

1979-heden

30 jaar

vernietigen

D4.007

Dossiers inzake de boeking van transfers

1979-heden

30 jaar

vernietigen

55

Van 1979 tot 1995 bestaan deze fiches enkel op microfilm, waarvoor echter geen leesapparaat beschikbaar is.

In tegenstelling tot de vorige reeks wordt in dit geval geld overgeboekt, zoals bvb. bij vergissingen.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


D4.008

Dossiers inzake de ordonnanties van terugbetalingen

1979-heden

30 jaar

vernietigen

D4.009

Dossiers inzake de patrimoniale ordonnanties bij de verkoop of overdracht van Staatseigendom

2002-heden

7 jaar

vernietigen

D4.010

Bewijs van inlezing ordonnantie Jaarlijkse situatie van buitenlandse ordonnanceringen

1999-heden

10 jaar

vernietigen

D4.011

Dossiers inzake de regularisaties van betalingen

1994-heden

30 jaar

vernietigen

D4.012

Rekeninguittreksels Bank van de Post en Nationale Bank van België

2002-heden

7 jaar

vernietigen

D4.013

Dagelijkse lijst met overzicht van de verrichtingen Nationale Bank

2002-heden

7 jaar

vernietigen

Opmerkingen

De eigenlijke dossiers bevinden zich bij de Directie Patrimoniumdocumentatie van de Administratie van de Registratie en Domeinen. De door hen bewaarde reeks is veel vollediger dan deze bij Thesaurie.

D5. Rekenplichtige der Geschillen Archief met betrekking tot het intern beheer van de dienst -

-

-

-

-

-


Statistieken van het aantal behandelde dossiers

ca. 2000-heden

56

10 jaar

bewaren


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


10 jaar

bewaren

5 jaar na laatste handeling

bewaren

D5.002

Beheersrekening van de Rekenplichtige van de Geschillen

1995-heden

D5.003

Geschillendossiers inzake betalingen van andere federale overheidsinstellingen

[1990]-heden

D5.004

Geschillendossiers inzake faillissementen en vereffeningen

1999-heden

10 jaar

vernietigen

Deze reeks bevat aanstelling van de schuldbemiddelaar, briefwisseling met de schuldbemiddelaars, kwitanties van inkomende tegoeden en betalingsbewijzen van uitgaande betalingen

D5.005

Geschillendossiers inzake echtscheidingen

2004-heden

5 jaar na laatste handeling in het dossier

vernietigen

D5.006

Geschillendossiers inzake loonbeslag

1999-heden

10 jaar

vernietigen

D5.007

Geschillendossiers inzake successierechten

1999-heden

10 jaar

vernietigen

D5.008

Algemene facturen van de Rekenplichtigen van de Geschillen

1998-heden

10 jaar

vernietigen

57

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


1999-heden

10 jaar

bewaren

Opmerkingen

E. Directie Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven E1. Algemene Coördinerende Dienst Archief met betrekking tot de interne werking E1.001

Interne nota’s

Deze zijn ook toegankelijk via de databank.

Deze handelen over de interpretatie en toepassing van de wetgeving.

E1.002

Databank voor intern gebruik van interne nota’s, werkprocedures en toegang tot algemene documentatie

1999-heden


vernietigen

E1.003

Presentaties vormingen

2002-heden

5 jaar

bewaren

E2. Algemene boekhouding Dienst voor Vaste Uitgaven Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst E2.001

Thesaurierekeningen

1999-heden

10 jaar

vernietigen

E2.002

Dossiers inzake de ordonnanceringen

1999-heden

10 jaar

vernietigen

E2.003

Stukken betreffende de voorberekeningen (BELCOTAX)

1999-heden

10 jaar

vernietigen

E2.004

Stukken betreffende de reglementering van de Rijksdienst voor

1980-heden

10 jaar

vernietigen

58

Zie reeks D1.003.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


[1975]-heden

25 jaar

selecteren

Opmerkingen

Sociale Zekerheid (RSZ) E3. Kinderbijslag Archief met betrekking tot de uitvoering van de taken E3.001

Individuele dossiers van de kinderbijslag van de (nu: federale) ambtenaren Deze zijn geordend op de familienaam van de rechthebbende ouder.

E3.002

Lijsten van de opgaven voor de kinderbijslag

2003-heden

5 jaar

vernietigen

E3.003

Databank voor de betalingen van de kinderbijslag

2002-heden

5 jaar

vernietigen

E3.004

Toegang tot de codes van de databank

1992-heden

tot ingrijpende verandering codes

vernietigen

E3.005

Dossiers inzake juridisch advies

2000-heden

5 jaar

vernietigen

59

Eén op 1000 dossiers bewaren op basis van het door de computertoepassing gegeven nummer. De oudere dossiers werden echter reeds vernietigd.

Het gaat meestal om ad hoc vragen over specifieke kwesties.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

E4. Wedden Archief met betrekking tot het uitvoeren van de taken E4.001

Briefwisseling aangaande de wedden

2004-heden

5 jaar

vernietigen

E4.002

Weddefiches

jaren 1950-heden

5 jaar

vernietigen

Dit document is eigenlijk een lijst met verschillende wedden

E4.003

Weddeopgaven

2004-heden

5 jaar

vernietigen

E4.004

Stukken betreffende adreswijzigingen

2007-heden

1 jaar

vernietigen

E4.005

Stukken betreffende achterstallige betalingen

2004-heden

5 jaar

vernietigen

E4.006

Aangiftedossiers van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)

2001-heden

7 jaar

vernietigen

Zal meer en meer vervangen worden door de DIMONA-aangiften.

E4.007

Inlichtingenbladen van de wedden (persoonlijke inlichtingenbladen van alle medewerkers)

2004-heden

5 jaar

vernietigen

De originelen bevinden zich in de personeelsdossiers van de verschillende overheidsdiensten bevinden.

E4.008

Briefwisseling met schuldeisers (ambtenaren die aan wie een te laag loon werd uitbetaald)

1979-heden

30 jaar

vernietigen

E4.009

Databank met betalingsverrichtingen voor de wedden

2002-heden

10 jaar

vernietigen

60


Code van de reeks E4.010

Reeks

Datering

Microfiches betalingsverrichtingen wedden

1976 -1992

Bewaartermijn


verstreken

vernietigen


vernietigen

Opmerkingen

E5. Pensioenen en Oorlogspensioenen Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst E5.001

Pensioenfiches

1936-heden

E5.002

Schulddossiers van de pensioenen

[1910]-heden

30 jaar

bewaren

E5.003

Betalingslijsten van de pensioenen

2007-heden

1 jaar

vernietigen

E5.004

Betalingslijsten van de oorlogspensioenen

2008-heden

1 jaar

vernietigen

E5.005

Levensbewijzen

2008-heden

1 jaar

vernietigen

E5.006

Uittreksel van de overlijdensakten

2007-heden

1 jaar

vernietigen

E5.007

Aangiften sociale zekerheid

2003-heden

5 jaar

vernietigen

E5.008

Listings achterstallige betalingen van pensioenen

2001-heden

7 jaar

vernietigen

E5.009

Contracten met banken

2008-heden

1 jaar

vernietigen

61

Deze fiches zijn bevatten weinig informatie.

Deze contracten geven enkel aan dat de banken de bedragen zullen doorstorten en eventueel te veel


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

betaalde bedragen zullen terugstorten.

E5.010

Dossiers inzake ordonnanceringen

1999-heden

10 jaar

vernietigen

E5.011

Rekeninguittreksels

1991-heden

10 jaar

vernietigen

E6. Terugvorderingen Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

E6.001

Minuten van uitgaande brieven inzake de terugvordering

2008-heden

1 jaar

vernietigen

E6.002

Terugvorderingdossiers

2003-heden

5 jaar na het afsluiten van het dossier

vernietigen

E6.003

Ontvangstbewijzen van de betalingen

1999-heden

10 jaar

vernietigen

1954-heden

10 jaar

bewaren

F. NATIONALE CONSIGNATIE- EN DEPOSITOKAS Archief met betrekking tot interne werking van de Dienst F.001

Jaarverslagen

62

Deze brieven worden daarnaast ook nog eens in het terugvorderingdossier bewaard.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


1979-heden

30 jaar

vernietigen

Opmerkingen

F1. Consignatierekeningen en controle van de agentschappen Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

F1.001

Controledossiers van de agentschappen Deze dossiers bevatten alle boekhoudkundige stukken van de Agentschappen van de Consignatie- en Depositokas

F1.002

Dossiers inzake de inkomsten en terugbetalingen van de borgtochten

1979-heden

30 jaar

vernietigen

F1.003

Dossiers inzake de inkomsten en terugbetalingen van de notarisgelden

1979-heden

30 jaar

vernietigen

F1.004

Dossiers inzake de inkomsten en terugbetalingen van de vonnissen ten laste of ten voordele van de Staat

1979-heden

30 jaar

vernietigen

F1.005

Dossiers inzake de inkomsten en terugbetalingen in het kader van de vereffende vennootschappen

1979-heden

30 jaar

vernietigen

F1.006

Titels op naam

1979-heden

30 jaar

vernietigen

63

Deze dossiers bevatten louter betalingsstukken.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


30 jaar

vernietigen

30 jaar

vernietigen

30 jaar

vernietigen

Opmerkingen

F2. BORGTOCHTEN IN GELD Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst F2.001

Dossiers inzake de terugbetalingen van borgtochten in geld

1979-heden

F3. Borgtochten en Consignaties van Borgtochten in effecten Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst F3.001

Dossiers inzake de terugbetalingen van borgtochten in effecten

1979-heden

F4. Solidaire Borgtochten Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst F4.001

Vrijgegeven borgstellingakten

1979-heden

F5. Nationale Kantoor voor Roerende Waarden Archief met betrekking tot de interne werking -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot het financiële beheer F5.001

Jaarrekening van het Nationaal Kantoor voor Roerende Waarden

1999-heden

64

10 jaar

bewaren


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


F5.002

Databank van transacties

1999-heden

10 jaar

vernietigen

F5.003

Betalingsbewijzen

1999-heden

10 jaar

vernietigen

1921-heden

30 jaar

bewaren

Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst F5.004

Bulletin der met verzet aangetekende waarden. Dit bulletin bestaat omvat: -

samenvattend bulletin (vier keer per jaar)

-

bijvoegsels bij het bulletin, met alle recent buitenbezit gestelde waarden (verschijnt zo vaak als nodig)

F5.005

Cumulatieve lijst van zonder waarde verklaarde effecten

2005-heden

10 jaar

bewaren

F5.006

Lijst van de zonder waarde verklaarde effecten

2005-heden

10 jaar

vernietigen

Een overzicht wordt opgenomen in de cumulatieve lijst.

F5.007

Dossiers van verzetbetekening

2006-heden

4 jaar

enkele specimens bewaren

De samenvattende gegevens zijn in de verschillende bulletins te vinden. Verder bestaat deze reeks enkel uit uitvoeringsstukken.

2005-heden

2 jaar

vernietigen

Door deze handeling wordt het effect uit het Bulletin geschrapt.

(bevat o.a. verklaring van het verzet, de bevestiging of de verwerping en briefwisseling met de bank)

F5.008

Dossiers inzake handlichtingen

65


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

F6. Nationale Kas voor Rampenschade Archief met betrekking tot de interne werking -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst F6.001

Beheersrekening Nationale Kas voor Rampenschade

1976-heden

5 jaar

bewaren

F6.002

Stukken betreffende de uitvoering van de betaalorders

1976-heden

5 jaar

vernietigen

66

ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

Recommend Documents