Archief van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit van de Federale Overheidsdienst Financiën

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

161

Archief van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit van de Federale Overheidsdienst Financiën Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst 2015

door

Geert LELOUP

5480

Brussel – Bruxelles 2015

ARCHIEF VAN DE ALGEMENE ADMINISTRATIE VAN DE FISCALITEIT VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN

VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

2015



161

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification: Publ. 5480 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



161

Archief van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit van de Federale Overheidsdienst Financiën

Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst 2015

door

Geert LELOUP


DANKWOORD Fiscaliteit is een complexe materie. De auteur is er zich dan ook goed van bewust dat hij zowel het voorliggend studiedossiers als de bijhorende archiefselectielijst niet had kunnen opstellen zonder de steun en hulp van collega’s-ambtenaren, zowel binnen de Algemene Administratie van de Fiscaliteit als binnen het Rijksarchief. Eerst en vooral wil hij wijlen Administrateur-generaal Carlos Six bedanken voor diens instemming met de opmaak van een selectielijst voor de Algemene Administratie van de Fiscaliteit. Diens vroegtijdige en onverwachte overlijden in mei 2014 was een groot verlies voor de administratie: de hoop is dan ook dat deze selectielijst zijn historische erfenis mee veilig zal stellen. Het verklaart ook de dankbetuiging aan diens opvolger, waarnemend Administrateur-generaal Philippe Jacquij, die de selectielijst heeft bekrachtigd. Een bijzonder woord van dank is voorts weggelegd voor Isabelle Rengoir, die als contactpersoon voor het Rijksarchief zowel inhoudelijk als praktisch het hele proces mee in goede banen heeft geleid. Uiteraard is hij ook de ambtenaren van de administratie - zowel op centraal niveau als bij de buitendiensten in Brussel - bijzonder dankbaar voor het feit dat ze ondanks hun drukke agenda de nodige tijd voorzagen om uitleg te geven over hun taken en de daaruit voortvloeiende informatie en actief mee te denken over bewaartermijnen en definitieve bestemmingen. Hij koestert dan ook de hoop dat de kwaliteit van selectielijst hun inspanningen weerspiegelt en dat dit instrument hen in de toekomst van groot nut zal zijn. Zoals eerder aangegeven, kon de auteur ook nu weer beroep doen op zijn collega’srijksarchivarissen voor de bespreking, toetsing en bijsturing van selectiebeslissingen. Zijn diensthoofd Kathleen Devolder speelde daarbij een cruciale rol, net als zijn collega-archivaris Filip Strubbe en voormalig collega-archivaris Liesbeth De Frenne.

5

INHOUDSTAFEL

DANKWOORD .......................................................................................................................................5 INHOUDSTAFEL....................................................................................................................................7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN..................................................................................................9 LIJST VAN AFKORTINGEN ...............................................................................................................13 DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE ..........................................................................................17 GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING .................................................................19 DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE .......................................................49

7

LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN A. BRONNEN Brussel, Algemeen Rijksarchief, Ministerie van Financiën. Oud fonds. B. GEDRUKTE BRONNEN Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique. Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, 1908-2013. Belgisch Staatsblad, 1851-2013. FOD Financiën. Jaarverslagen, 2009-2013. Parlementaire Stukken Kamer van Volksvertegenwoordigers, 1925-2009. C. WERKEN BOURGEOIS P., Le Ministère du Budget (1946-1948). Le Ministère de l'Administration générale et des Pensions (1948-1949). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 24), 1992, 151 p. BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances. Étude de l'administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie: 1946-1994, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 75), 1995, 451 p. BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances (1830-1994). III. Aperçu des compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 88), 1996, 192 p. BRAL G., Het Rijksadministratief Centrum, Brussel, Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Dienst Monumenten en Landschappen (Brussel, stad van kunst en geschiedenis 44), 2007, 47 p. CHRISTENS R., Het hotel van Financiën. Geschiedenis van een huis. Wetstraat 12, Tielt, Lannoo, 1987, 133 p. DE FRENNE L., Archief van de Federale Overheidsdienst Financiën: Algemene Administratie van de Inning en de Invordering: Archiefselectielijst 2014, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten 144), 2014, 45 p. DELHAYE Y., Le régime fiscal des sociétés coloniales. II. La loi du 21 juin 1927, Brussel, Denis, 1952, 274 p. DESMAELE B., Le Ministère des Finances. Étude de l’évolution structurelle de l’administration centrale et de ses organes consultatifs. Première partie: 1831-1945, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 9), 1990, 239 p.

9

DE VUYST P., ‘Les administrations centrales publiques. Quelques réformes désirables’, in: Etudes administratives, Ronse, Lehert-Delcour, 1935, 37 p. GERARD M.-L., ‘L’organisation des départements ministériels’, in: Etude sur la réforme des services administratifs de l’Etat, Brussel, 1935, pp. 25-35. Handboek voor fiscaal recht, Mechelen, Kluwer, 2008, 1500 p. HAECK F., Essai sur l’organisation centrale du Ministère des Finances, Brussel, sn., 1846, 53 p. HARDEWYN A., "Een 'vergeten' generale repetitie. De Duitse oorlogsbelastingen in België tijdens de Eerste Wereldoorlog", in: Cahiers d'histoire du temps présent, III, 1999, 6, pp. 183210. HARDEWYN A., Tussen sociale rechtvaardigheid en economische efficiëntie. Een halve eeuw fiscaal beleid in België (1914-1962), Brussel, VUBPress, 2003, 260 p. Het Ministerie van Financiën en zijn administraties in het algemeen Staatsbestel, Brussel, Ministerie van Financiën, 1982, 39 p. + bijlagen. JANSSENS P., VERBOVEN H. en TIBERGHIEN A., Drie eeuwen Belgische belastingen. Van contributies, controleurs en belastingsconsulenten, Brussel, Fiscale Hogeschool, 1990, 432 p. “Kent u de Administratie der Belastingen?”, in: Bulletin der belastingen, Brussel, Ministerie van Financiën - Administratie der Directe Belastingen, 1961, 732, pp. 335-348 en 376, pp. 1124-1133. Le Ministère des Finances. Mission. Structure, Brussel, Ministère des Finances, 1973, 39 p. Office spécial d'imposition des sociétés et firmes coloniales. Dispositions légales relatives à l'imposition des sociétés et firmes congolaises, Brussel, Somers, 1928, 31 p. PARISIS A., Budget-Trésor-Monnaie. Les fonctions du Ministre des Finances en Belgique, Brussel, Wellens, 1953, 275 p. PIRARD J., Le pouvoir central belge et ses comptes économiques, 1830-1913, Brussel, Koninklijke Academie van België, 1980, 529 p. PFEIL Th., Op gelijke voet. Geschiedenis van de Belastingdienst, Deventer, Kluwer, 2009, 591 p. TRIGALET M., VANDEWEYER L. en PRENEEL M., ‘Cinq années de collecte d’archives du SPF Finances aux Archives de l’Etat. Nouvelles perspectives pour la recherche’, in: 8e Congrès de l’Association des Cercles francophones d’Histoire et d’Archéologie de Belgique. Congrès de Namur (28-31 août 2008). Actes, Namen, Presses universitaires de Namur, 2011, I. VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G., Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, Tweede herziene en uitgebreide uitgave, Brussel, Koninklijke Commissie voor Geschiedenis, 2009, 1630 p. VAN DE PERRE S., "'Niets is in materie van financie nadeeliger dan variabiliteit'. De weerslag van de scheiding op de overheidsfinanciën in België (1830-1840)", in: JUDO F. en

10

VAN DE PERRE S. (red.), De prijs van de scheiding. Het uiteenvallen van het Verenigd Koninkrijk der Nederlanden. 1830-1839, Kapellen, Pelckmans, 2007, pp. 207-252. WITTE E., De constructie van België, 1828-1847, Leuven, LannooCampus, 2006, 214 p. Wegwijs in de Directe Belastingen, Brussel, Ministerie van Financiën, 1986, 31 p.

11

LIJST VAN AFKORTINGEN A

Auto [verkeersbelasting]

AAB

Algemene Administratie van de Belastingen

AABI

Algemene Administratie van de Belastingen en de Invordering

AAFisc

Algemene Administratie van de Fiscaliteit

AAII

Algemene Administratie van de Inning en Invordering

AAPD

Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie

ABCU

Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven

AFZ

Administratie van Fiscale Zaken

AI

Administratie van de Invordering

AINV

Administratie van de Invordering

AKRED

Administratie van het Kadaster, de Registratie en de Domeinen

AOIF

Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit

ARA

Algemeen Rijksarchief

B&B

Budget en Beheerscontrole

BBI

Bijzondere Belastinginspectie

BDBVK

Bijzondere Dienst der Belastingen voor de Koloniale Maatschappijen en Firma’s

BNI

Belasting Niet-Inwoners

BO

Bureau d’ordre

BOW

Belcotax-on-web

BPM

Business Process Management

BS

Belgisch Staatsblad

BTW

Belasting over de Toegevoegde Waarde

C

Contentieux

CC

controlecentrum - centre de contrôle

Cf

Classement formulaires

13

Ci

Classement impôts

CIRC

Circulaires

Co

Classement organisation

Cp

Classement personnel

CTK

centraal taxatiekantoor

D&A

Douane en Accijnzen

ET

Enregistrement - TVA

ETL

Enregistrement - TVA - Législation

FINTO

Finance Tower (Financiëntoren)

FOD

Federale Overheidsdienst

GO

Grote Ondernemingen

HR

Human Resources

IAM

Identity and Access Management

J

Jeux [Belastingen op spelen en weddenschappen]

KBO

Kruispuntbank voor Ondernemingen

KMO

Kleine en Middelgrote Ondernemingen

LOD

Lokale Opsporingsdirectie

NCO

Nationaal Centrum voor Opsporingen

NIOD

Nationale en Internationale Opsporingsdirectie

NOD

Nationale Opsporingsdirectie

NOGA

North Galaxy

OB

Ordebureau

OCC

Operationele Coördinatie en Communicatie

OD

Ontspanning - Divertissement

OE&O

Operationele Expertise en Ondersteuning

OIS

Office Spécial d'Imposition des Sociétés et Firmes Coloniales

OV

Onroerende Voorheffing

14

P (1)

Professionnels

P (2)

Particulieren

PB

Personenbelasting

P&O

Personeel en Organisatie

PatDoc

Patrimoniumdocumentatie

PMO

Program Management Office

QPV

Questions Parlementaires - Parlementaire Vragen

R

Revenus

RAC

Rijksadministratief Centrum

RH

Reforme - Hervorming

RV

Roerende Voorheffing

SPOC

Single Point of Contact

SWIB

Samengeschakelde Wetten op de Inkomstenbelastingen

TACM

Tax Audit & Compliance Management

TOW

Tax-on-Web

VENB

Vennootschapsbelasting

WIB

Wetboek van de Inkomstenbelastingen

15

DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE DE CONTEXT VAN DE PUBLICATIE Het Rijksarchief en de Federale Overheidsdienst Financiën werken de laatste jaren nauw samen om voor alle administraties en diensten archiefselectielijsten op te stellen die zowel het beheer, de selectie, de vernietiging als de overbrenging van archieven kunnen stroomlijnen en verbeteren. Na de opmaak van selectielijsten voor de Algemene Administraties Thesaurie, Patrimoniumdocumentatie, Douane en Accijnzen en voor de Stafdienst P&O vormde de Algemene Administratie van de Fiscaliteit de volgende prioriteit. Die prioritering was ingegeven door twee belangrijke tendensen: enerzijds de fysieke herschikking (of reshuffle) van de centrale diensten in het North Galaxy-complex in Brussel, anderzijds de herschikking en -groepering (of “kanteling”) van de buitendiensten. Bovendien waren in het verleden weinig tot geen archieven van de rechtsvoorgangers van de huidige administratie overgebracht naar het Rijksarchief, waardoor belangrijke lacunes dreigden te ontstaan in historische kennis over de Belgische belastingadministratie. HET AFGELEGDE PARCOURS De auteur startte in december 2013 met de redactie van het studiedossier op basis van weten regelgeving, administratieve gidsen en allerhande publicaties en documentatie, wat ca. vijf werkdagen in beslag nam. Vervolgens werd eind januari 2014 een algemene informatievergadering georganiseerd voor alle leidende ambtenaren van de Administratie van de Fiscaliteit en daarbij aansluitend in de periode februari-april 2014 ca. 25 bezoeken ter plaatste gebracht aan de centrale diensten, waarbij de auteur samen met de diensten de archiefreeksen in kaart bracht en de bewaartermijnen en de definitieve bestemmingen trachtte te bepalen. Eind april werden via twee halfdaagse bezoeken aan de centrale archiefruimtes in de kelders van het North Galaxy-complex ook de oudere archieven in kaart gebracht. Tot slot volgde - na een intermezzo van enkele maanden wegens de indiening van de belastingaangiften en de traditionele bijhorende piek van de werkdruk voor de buitendiensten in de periode mei-juni in augustus-september 2014 een tiental bezoeken aan buitendiensten in Brussel om ook hun archiefvorming te bestuderen en heldere selectierichtlijnen uit te kunnen werken. De redactie van een eerste ontwerpversie werd eind september 2014 afgerond, waarna deze voor feedback en goedkeuring werd voorgelegd aan de administrateur-generaal en diens medewerkers. Na de doorvoering van enkele laatste aanpassingen in februari - april 2015 op aangeven van de administratie werd de archiefselectielijst uiteindelijk in mei 2015 goedgekeurd en gevalideerd. De redactie nam in totaal ca. 60 werkdagen in beslag.

17

GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING A. BEKNOPTE GESCHIEDENIS De grondslag voor het Belgische belastingstelsel1 werd gelegd tijdens de periode van het Verenigd Koninkrijk der Nederlanden (1815-1830), meer bepaald met de wet van 12 juli 1821 op de directe belastingen, de indirecte belastingen en de accijnzen - de zogenaamde “Stelselwet” - en de wet van 26 augustus 1822 op de in-, uit- en doorvoerrechten.2 De directe belastingen bestonden uit de grondbelasting, de personele belastingen op basis van uiterlijke tekenen van welstand en de patentrechten. De indirecte belastingen omvatten de registratie-, erfenis- en zegelrechten. De accijnzen waren onder meer van toepassing op zout, bier, suiker en alcoholische dranken. Het fiscaal beleid groeide uit tot één van de splijtpunten tussen de meer geïndustrialiseerde Zuidelijke en de op internationale handel georiënteerde Noordelijke Nederlanden: terwijl de jonge Belgische industrie schreeuwde om tolmuren en bescherming tegen de bikkelharde Engelse concurrentie, pleitten de Nederlandse handelskringen voor een vrij handelsverkeer.3 Desondanks kozen de nieuwe machthebbers er na de Belgische revolutie van 1830 voor om het bestaande belastingstelsel te behouden en zich te beperken tot de afschaffing van enkele gehate belastingen of de aanpassing van de tarieven.4 De enige andere, belangrijke 19de-eeuwse aanpassing was de verhoging van het tarief van de successierechten en de uitbreiding tot de rechte lijn in 1851.5 Het Belgische belastingsysteem evolueerde dus amper of niet en had geen direct verband met de reële inkomsten. Het gevolg was dat het aandeel van de directe belastingen in de fiscale inkomsten daalde van 44,25% in 1832 tot amper 29,65% in 1913. Pas aan de vooravond van de Eerste Wereldoorlog volgden meer fundamentele hervormingen, met de verhoging van het patentrecht,6 de invoering van belastingen op motorvoertuigen7 en op filmvoorstellingen8 en de vervanging van het patentrecht voor de aandelenvennootschappen door een belasting op de inkomsten en winsten van vennootschappen.9 De Eerste Wereldoorlog vormde een belangrijke mijlpaal, onder meer door de pogingen van de Duitse bezetter om het belastingstelsel aan te passen en zo het oplopende begrotingstekort van het bezette België te dempen, een tekort dat voortvloeide uit de ineengestorte economie, de weggevallen douanerechten en de Duitse overname van spoorwegen en posterijen die vóór de oorlog een belangrijke inkomstenbron hadden gevormd.10 De Belgische staat had na de oorlog zelf nood aan nieuwe inkomsten en voerde naar Engels model een moderne, progressieve inkomsten- en omzetbelastingstelsel in, met cedulaire inkomstenbelastingen 1

Voor een algemeen historisch overzicht, zie: JANSSENS P., VERBOVEN H. en TIBERGHIEN A., Drie eeuwen Belgische belastingen. Van contributies, controleurs en belastingsconsulenten, Brussel, Fiscale Hogeschool, 1990, 432 p. 2 PFEIL Th., Op gelijke voet. Geschiedenis van de Belastingdienst, Deventer, Kluwer, 2009, pp. 96-102. 3 VAN DE PERRE S., "'Niets is in materie van financie nadeeliger dan variabiliteit'. De weerslag van de scheiding op de overheidsfinanciën in België (1830-1840)", in: JUDO F. en VAN DE PERRE S. (red.), De prijs van de scheiding. Het uiteenvallen van het Verenigd Koninkrijk der Nederlanden. 18301839, Kapellen, Pelckmans, 2007, pp. 207-252. 4 WITTE E., De constructie van België, 1828-1847, Leuven, LannooCampus, 2006, pp. 63-67. 5 Wet van 17 december 1851 (BS, 22/12/1851). 6 Wet van 29 december 1909 (BS, 31/12/1909). 7 Wet van 2 september 1913 (BS, 08-09/09/1913). 8 Wet van 3 september 1913 (BS, 08-09/09/1913). 9 Wet van 1 september 1913 (BS, 08-09/09/1913). 10 HARDEWYN A., "Een 'vergeten' generale repetitie. De Duitse oorlogsbelastingen in België tijdens de Eerste Wereldoorlog", in: Cahiers d'histoire du temps présent, III, 1999, 6, pp. 183-210.

19

- aparte belastingen op welbepaalde categorieën van inkomsten - met een grondbelasting op grondinkomsten, een mobiliënbelasting op roerende inkomsten en een bedrijfsbelasting op bedrijfsinkomsten.11 Daarbovenop werd ook een progressieve supertaks geheven, waarbij alle inkomsten van de drie cedelen werden opgeteld en conform een progressief tarief werden belast. Deze supertaks werd in 1930 afgeschaft en vervangen door de aanvullende personele belasting.12 Naast de vooroorlogse verkeersbelasting werden nog een hele resem andere, aan de inkomstenbelastingen gelieerde taksen ingevoerd, onder meer op spektakels en vermakelijkheden, spelen en weddenschappen, meubilair en zelfs honden.13 Dit basissysteem werd behouden tot 1962, al werd het steeds zwaarder en complexer.14 Tot slot nog signaleren dat zowel na de Eerste als de Tweede Wereldoorlog belastingen op oorlogswinsten werden geheven.15 Na de Tweede Wereldoorlog waren dat onder meer de door de Administratie der Directe Belastingen geheven speciale belasting op de winsten voortvloeiend uit leveringen en prestaties aan de vijand16 en de extra belasting op de in oorlogstijd behaalde exceptionele inkomsten, winsten en baten.17 De derde oorlogsbelasting op kapitaal werd daarentegen door de Administratie der Registratie en Domeinen geheven.18 De wet van 20 november 196219 vormde een nieuwe start, met een geglobaliseerde inkomstenbelasting op het totale inkomen en een opdeling in diverse categorieën belastingsplichtigen: personenbelastingen (PB) voor natuurlijke personen, vennootschapsbelastingen (VENB) voor vennootschappen en rechtspersonenbelastingen (RPB) voor rechtspersonen. Tegelijkertijd werden de roerende en onroerende voorheffing (RV en OV) geïntroduceerd. Later dat decennium werd met de wet van 3 juli 196920 de omzetbelasting afgeschaft en vervangen door de Belasting over de Toegevoegde Waarde (BTW), die met ingang van 1 januari 1971 werd geheven. De belasting niet-inwoners21 (BNI) - zowel voor natuurlijke personen (BNI/nat. pers.)22 als voor vennootschappen (BNI/ven.) - verving in 1982 de vroegere extraneïteit.23 Sindsdien zijn nog talloze hervormingen doorgevoerd, onder meer

11

Wet van 29 oktober 1919 (BS, 24-25/11/1919), later gewijzigd door de wet van 3 augustus 1920 (BS, 14/08/1919). Voor een gecoördineerde versie, zie het koninklijk besluit van 9 augustus 1920 (BS, 14/08/1919) met de “Samengeschakelde wetten op de inkomstenbelastingen” of SWIB. 12 Wet van 13 juli 1930 (BS, 16/07/1930), later gewijzigd door het koninklijk besluit nr. 101 van 22 februari 1935 (BS, 25-26/02/1935). 13 BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances (1830-1994). III. Aperçu des compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 88), 1996, pp. 170-172. 14 Voor meer informatie, zie: HARDEWYN A., Tussen sociale rechtvaardigheid en economische efficiëntie. Een halve eeuw fiscaal beleid in België (1914-1962), Brussel, VUBPress, 2003, 260 p. 15 Voor meer informatie, zie: BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances (1830-1994). III. Aperçu des compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 88), 1996, pp. 119-121. 16 Wet van 15 oktober 1945 (BS, 28/10/1945). 17 Wet van 16 oktober 1945(BS, 28/10/1945). 18 Wet van 17 oktober 1945 (BS, 28/10/1945). 19 Wet van 20 november 1962 (BS, 01/12/1962). 20 Wet van 3 juli 1969 (BS, 17/04/1969). 21 In het Nederlands aanvankelijk “niet-verblijfhouders”. 22 Naast “gewone” niet-inwoners zijn er tevens de buitenlandse kaderleden. In het Wetboek Inkomstenbelastingen zijn geen wetsartikelen in verband met het bijzonder aanslagstelsel voor buitenlandse kaderleden voorzien. Het stelsel is immers ingevoerd via de circulaire Ci. RH. 624/325.294 van 8 augustus 1983. Voor meer informatie, zie: Het bijzonder belastingstelsel voor buitenlandse kaderleden, Brussel, Rekenhof, februari 2003 (www.ccrek.be, geraadpleegd op 26/09/2014). 23 Wet van 3 november 1976 tot wijziging van het Wetboek van de inkomstenbelastingen (BS, 09/12/1976). Het eerste aanslagjaar was 1982. Koninklijk besluit van 28 mei 1982 tot vastlegging van de modellen van de aangifteformulieren inzake de belasting der niet-verblijfhouders voor het aanslagjaar 1982 (BS, 01/07/1982).

20

door de wet van 22 december 198924 die de vennootschapsbelasting en de belasting nietinwoners hervormde.25 De opeenvolgende staatshervormingen hebben tot slot geleid tot de stapsgewijze overdracht van verschillende voorheffingen en bijzondere taksen aan de gewesten.26 Vanzelfsprekend moeten deze belastingen door een instantie berekend, opgelegd en geïnd worden. Traditioneel ressorteert deze taak sinds 1831 onder het Ministerie - sinds 2001: de Federale Overheidsdienst of FOD - Financiën, waarvan de bevoegdheden en de organisatie op het vlak van belastingen in de volgende twee onderdelen aan bod komen. B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN Het takenpakket van de rechtsvoorgangers van de huidige Algemene Administratie van de Fiscaliteit (AAFisc) evolueerde logischerwijze naargelang de belastingen die geheven werden. Het huidige takenpakket behelst de inkomstenbelastingen (natuurlijke personen, rechtspersonen, vennootschappen en niet inwoners), de BTW, de voorheffingen (onroerende voor Brussels Hoofdstedelijk Gewest en Waals Gewest, roerende en bedrijfsvoorheffing), de speciale taksen: belasting op de spelen en de weddenschappen voor Vlaams Gewest en Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de belasting op de automatische ontspanningstoestellen voor Vlaams Gewest en Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de verkeersbelasting op de autovoertuigen voor Waals Gewest en Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de belasting op inverkeerstelling voor Waals Gewest en Brussels Hoofdstedelijk Gewest, het eurovignet voor Waals Gewest en Brussels Hoofdstedelijk Gewest.27 De laatste decennia zijn evenwel een aantal taken afgesplitst. Was de vroegere Administratie van de Directe Belastingen verantwoordelijk voor zowel de heffing, inning, invordering en controle van de directe belastingen (en mutatis mutandis de BTW-diensten van de Administratie der BTW, registratie en domeinen voor BTW), dan is de huidige Algemene Administratie Fiscaliteit nu “enkel” nog verantwoordelijk voor de heffing en controle van de directe belastingen en de BTW. Zowel de voorbereiding, de uitvoering en de opvolging van de wetgeving, de inning en invordering als de praktische ondersteuning zijn nu aan andere entiteiten binnen de FOD Financiën toevertrouwd, respectievelijk sinds 1996 aan de Administratie van de Fiscale Zaken (sinds 2009 geïntegreerd in de Stafdienst Beleidsexpertise en -ondersteuning), sinds 1998 aan de Administratie van de Invordering (AI of AINV, sinds 2009 de Algemene Administratie van de Inning en de Invordering, AAII ) en eveneens sinds 2009 aan de horizontale Stafdiensten Budget en Beheerscontrole (B&B), Personeel en Organisatie (P&O), Logistiek en ICT. Deze complexe evolutie komt in het volgende onderdeel uitgebreid aan bod. Voorts moet er ook een onderscheid gemaakt worden tussen de rol van de centrale diensten in Brussel en deze van de buitendiensten. Het takenpakket van de centrale diensten omvatte traditiegetrouw de inhoudelijke en praktische coördinatie van de contacten met de minister en de hogere ambtenaren, de voorbereiding, de uitvoering en de opvolging van de wetgeving, de organisatie en werking van de administratie, de inzameling van documentatie en opmaak van statistieken, de coördinatie van de internationale betrekkingen, de coördinatie van geschillen en vervolgingen, de coördinatie en praktische ondersteuning van gerichte controleacties en de interpretatie en toepassing van de wetgeving.

24

Wet van 22 december 1989 (BS, 29/12/1989). Handboek voor fiscaal recht, Mechelen, Kluwer, 2008, pp. 9-10. 26 Ibid., p. 1304-1317. 27 http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/structuur_en_diensten/algemene_administraties/fiscaliteit, geraadpleegd op 03/12/2013. 25

21

De kerntaak van de administratie - de eigenlijke heffing en controle van belastingen - werd van oudsher vervuld door de buitendiensten. Voor directe belastingen was tot voor kort een verdere taakverdeling zichtbaar tussen de gewestelijke directies, de inspecties en de kantoren.28 De gewestelijke directeur coördineerde de activiteiten in zijn ressort en trad op als administratief rechter bij geschillen. Bezwaarschriften moesten immers ingediend worden bij de gewestelijke directeur der belastingen: tegen zijn beslissing kon enkel beroep aangetekend worden bij het Hof van Beroep (en in het uiterste geval: Cassatie), waarna het dossier voor verdere opvolging werd overgemaakt aan de centrale diensten. De rondreizende provinciale inspectie focuste zich op de interne controle en coördinatie, de plaatselijke inspecties op algemene inspectie en inspectie van geschillen door bezwaarschriften te onderzoeken en hierover aan de gewestelijke directeur een advies te verlenen. De controlekantoren binnen elk inspectiegebied waren verantwoordelijk voor de verzending, ontvangst en behandeling van de aangifteformulieren, terwijl de ontvangkantoren belast waren met de betalingen en alle eraan verbonden kwesties (afbetalingsplannen, uitstel van betaling, berekening van nalatigheidsintresten, dwangmaatregelen, enz.) onder toezicht van comptabiliteitscontroleurs. Geleidelijk aan ontstonden centrale taxatiekantoren (CTK’s), die de controlekantoren ontlastten door veeleer routinematige dossiers over te nemen, zoals het bijhouden van gegevens van belastingsplichtigen, het verzenden, ontvangen en ordenen van de aangiften, verifiëren van eenvoudige aangiften. Voor BTW was mutatis mutandis dezelfde indeling van kracht. Hoewel het organogram grondig gewijzigd werd, de inning en invordering (en bijhorende inspectie) rond de laatste eeuwwisseling afgesplitst werden en, tot slot, door de opkomst van de mechanografie en informatica informatiestromen heel anders verlopen (zie volgend onderdeel), zijn deze basisopdrachten van de buitendiensten ten gronde nog steeds dezelfde. C. ORGANISATIE EN WERKING29 Vanwege het takenpakket behoort de Algemene Administratie van de Fiscaliteit tot één van de oudste administraties van het land: het Ministerie van Financiën dat in 1831 het licht zag, beschikte al over een Administratie Directe Belastingen en Douane en Accijnzen. Deze werd in 1834 samengevoegd met het Kadaster tot één enkele Administratie der Directe Belastingen, Kadaster, Douane en Accijnzen.30 Deze organisatie bleef bijna een eeuw van kracht, tot in 1926 een opsplitsing werd doorgevoerd tussen enerzijds Directe Belastingen en Kadaster en anderzijds Douane en Accijnzen. Een tweede opsplitsing volgde in 1930 met de creatie van een Administratie der Directe Belastingen en een Administratie van het Kadaster. Tijdens de jaren 1970 volgde een nieuwe hergroepering door de oprichting van de Algemene Administratie der Belastingen (AAB) met daarbinnen de administraties Directe Belastingen, Douane en Accijnzen, (de op 1 januari 1971 ingevoerde) Belastingen over de Toegevoegde Waarde, Registratie en Domeinen en, tot slot, Kadaster.31 Het laatste decennium van de 20ste eeuw stond in het teken van de creatie van een Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit (AOIF) door de fusie van directe belastingen en BTW, terwijl het eerste decennium van de 20ste eeuw gedomineerd werd door de Coperfin-hervorming, die uiteindelijk uitmondde in de creatie van enerzijds een Algemene Administratie Fiscaliteit 28

“Kent u de Administratie der Belastingen?”, in: Bulletin der belastingen, Brussel, Ministerie van Financiën - Administratie der Directe Belastingen, 1961, 376, pp. 1124-1133; Wegwijs in de Directe Belastingen, Brussel, Ministerie van Financiën, 1986, pp. 3-4, 31. 29 Gebaseerd op: DESMAELE B., Le Ministère des Finances. Étude de l’évolution structurelle de l’administration centrale et de ses organes consultatifs. Première partie: 1831-1945, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 9), 1990, passim, BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances. Étude de l'administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie: 1946-1994, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 75), 1995, passim en Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, 1994-2013. 30 Brussel, Algemeen Rijksarchief, Archief van het Ministerie van Financiën. Oud Fonds, inventarisnummer 327/748. 31 Koninklijk besluiten van 14 en 16 november 1978 (BS, 21/02/1979).

22

(AAFisc) en anderzijds een Algemene Administratie Inning en Invordering (AAII). Maar ook op het lager niveau van de diensten zijn reorganisaties schering en inslag, zoals uit onderstaand overzicht blijkt. Vóór de Tweede Wereldoorlog was de situatie relatief eenvoudig. De Administratie der Directe Belastingen, Kadaster, Douane en Accijnzen was van 1834 tot 1846 in een aantal afdelingen georganiseerd en van 1846 tot 1875 in een aantal directies en burelen. De directe belastingen ressorteerden samen met het kadaster onder één directie, afdeling of bureel, al waren voor de geschillen en de verificatie van de registers van de ontvangers andere entiteiten verantwoordelijk. Vervolgens werd de administratie in 1876 gereorganiseerd en in afdelingen opgedeeld, met onder meer een Service des contributions directes, een Service du contentieux en een Service de la vérification. Bij de overgang naar de 20ste eeuw werd wegens verschuivingen aan de top opnieuw gekozen voor een indeling in twee algemene directies met elk een eigen algemeen directeur,32 één voor directe belastingen en één voor douane en accijnzen. De taakverdeling tussen beide was echter onduidelijk, want de eerste behartigde alle algemene zaken en personeelskwesties, de tweede alle geschillen en verificatieoperaties: pas in 1911 kwam hierin verandering door de aanstelling van één administrateur-directeur voor de administratie33 en de oprichting van een aparte directie Personnel, affaires générales, vérification des écritures. De buitendiensten van de administratie waren georganiseerd in 9 provinciale directies, die op hun beurt opgedeeld waren in contrôles de contributions of controlekantoren en bureaux de recettes des contributions of ontvangkantoren. Waren er in 1908 respectievelijk 108 en 568 actief,34 dan stegen deze aantallen in 1920 tot 141 en 586.35 Na de Eerste Wereldoorlog bleef de basisindeling met drie algemene directies van kracht tot in 1925 douane en accijnzen en in 1930 het kadaster werden afgesplitst en omgevormd tot aparte administraties. De belangrijkste reden was de in het vorig onderdeel reeds gesignaleerde invoering van inkomstenbelastingen.36 Deze opdeling was al vroeger van toepassing op de provinciale diensten aangezien deze al in 1920 waren opgesplitst tussen directe belastingen en kadaster enerzijds en douane en accijnzen anderzijds.37 Een Service spécial des contributions directes coördineerde vanaf 1926 de betrekkingen tussen de centrale, provinciale en buitendiensten. Het aantal directies op het niveau van de buitendiensten steeg ondertussen tot 11, onder meer door de opsplitsing van de directie Brabant.38 De nieuwe Administratie der Directe Belastingen werd na 1930 opgedeeld in drie directies, al ontbreekt informatie over hun precieze takenpakket (zie organogram p. 33). Pas in 1937 werd melding gemaakt van een 1e Directie Evaluation budgétaire, statistique de toute nature, fonds des communes, een 2e Directie Impôts directs et taxes y assimilées, contentieux relatif à ces impôts et taxes, fiscalité provinciale et communales en een 3e Directie Personnel et affaires générales (zie organogram p. 34). Het aantal provinciale directies was ondertussen gestegen tot 12.39 Een andere belangrijke ontwikkeling was de invoering van een geïntegreerd belastingstelsel voor koloniale bedrijven. Die moesten aanvankelijk zowel in België als in Belgisch Congo belastingen betalen, een complexe regeling die tot complicaties en overlappingen leidde.40 Vandaar dat in 1927 bij het Ministerie van Koloniën de Bijzondere 32

PARISIS A., Budget-Trésor-Monnaie. Les fonctions du Ministre des Finances en Belgique, Brussel, Wellens, 1953, p. 66. 33 ibid., p. 66. Zie ook: Brussel, Algemeen Rijksarchief, Archief van het Ministerie van Financiën. Oud Fonds, inventarisnummer 242/95. 34 Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique, Brussel, Bruylant, 1908, pp. 464-467. 35 Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique, Brussel, Bruylant, 1920, pp. 640-643. 36 PARISIS A., op.cit., p. 66. 37 Koninklijk besluit van 4 mei 1920 (BS, 12/05/1920). 38 Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique, Brussel, Bruylant, 1926, p. 730. 39 Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique, Brussel, Bruylant, 1931, p. 720. 40 Parl. St. Kamer, 1925-1926, 190.

23

Dienst der Belastingen voor de Koloniale Maatschappijen en Firma’s (BDBVK) - beter bekend onder de Franse benaming Office Spécial d'Imposition (OIS) - 41 werd opgericht, een instelling van openbaar nut die zowel onder de Minister van Koloniën en Financiën ressorteerde. Deze was belast met de inning van inkomstenbelastingen bij bedrijven die in Belgisch Congo actief waren maar hun maatschappelijke zetel of hoofdkwartier in België hadden, zonder onderscheid tussen de Belgische of koloniale oorsprong van de belastingen. De instelling was bemand door ambtenaren van de beide ministeries, die tijdens vergaderingen - waarvan verslagen werden opgesteld - de jaarlijkse aangiften en bijhorende bewijsstukken beoordeelden en de aanslagvoet vastlegden. Bij niet-aangifte, ontbrekende bewijsstukken of ernstig vermoeden van fouten kon de dienst een aanslag van ambtswege vaststellen. De Administratie der Directe Belastingen was van 1946 tot en met 1950 opgedeeld in 9 directies (zie organogram p. 35), waarvan de indeling hoofdzakelijk gebaseerd was op het type belastingen, met een 1e Directie Statistiek en Begrotingsramingen, een 2e Directie Grondbelasting, een 3e Directie Mobiliënbelasting, een 4e Directie Bedrijfsbelasting, een 5e Directie Aanvullende Belasting, een 6e Directie Betwiste Zaken en, tot slot, een 9e Directie Tijdelijke Bijzondere Belastingen. De 7e Directie Personeel en Algemene Zaken en 8e Directie Organisatie - Meubilair - Algemene Comptabiliteit groepeerden de horizontale diensten. Met ingang van 1 januari 1951 werd een nieuw organogram ingevoerd met 12 directies (zie organogram p. 36). De 1e Directie behield de opmaak van begrotingsramingen en van allerhande statistieken. De 2e Directie was voortaan verantwoordelijk voor grondbelasting, autobelastingen, gokbelastingen, openingtaksen, provinciale en gemeentelijke taksen en opcentiemen en verschillende taksen. De 3e Directie behield de mobiliënbelasting, maar was nu ook bevoegd voor de bedrijfsbelastingen ten laste van rechtspersonen. Het takenpakket van de 4e Directie werd daarentegen ingeperkt tot de bedrijfsbelastingen ten laste van particulieren, meer bepaald handelaars, nijveraars, landbouwers, vrije beroepen en loontrekkenden. Het takenpakket van de 5e Directie bleef de aanvullende belastingen omvatten, met de aanvullende personele belasting, de militaire taksen, de algemene vraagstukken met betrekking tot directe belastingen, de taxatieprocedure, de tussenkomst van de administratie in de toepassing van sociale en andere wetten en de speciale en buitengewone oorlogsgerelateerde belastingen. De nieuwe 6e Directie was belast met de documentatie van buitendiensten met het oog op taxatie, de monografie van de nijverheden en beroepen en de organisatie van het toezicht op de “belastbare stof”. De 7e Directie was voortaan bevoegd voor inningen, vervolgingen en de comptabiliteit van ontvangers en van directies. De 9e Directie volgde de internationale ontwikkelingen op. De vroegere 6e Directie Betwiste Zaken werd eenvoudigweg omgedoopt tot de 9e Directie Gerechtelijke Geschillen. De horizontale diensten waren tot slot georganiseerd in een 10e Directie voor personeelszaken, een 11e Directie voor algemene zaken, financiën en logistiek en een 12e Directie voor alle resterende kwesties als mechanisatie, documentatie en opleiding. Vanaf 1955 wordt ook verwezen naar een afzonderlijk secretariaat van de directeur-generaal die aan het hoofd van de administratie stond. De administratie onderging in 1960 een grondige reorganisatie, waarbij enerzijds het aantal directies steeg tot 14, maar anderzijds deze gegroepeerd werden in 4 overkoepelde “algemene inspecties” (zie organogram p. 37). Het secretariaat van de directeur-generaal kreeg nu de benaming “Algemene Directie”. De 1e Algemene Inspectie was verantwoordelijk voor de wetgeving, de internationale betrekkingen en de studies omtrent inkomstenbelastingen en groepeerde drie daarmee corresponderende directies. De 2e Algemene Inspectie was belast 41

Wet van 21 juni 1927 (21/07/1927) en koninklijk besluit van 18 juli 1927 (BS/03/08/1927). Zie ook: DELHAYE Y., Le régime fiscal des sociétés coloniales. II. La loi du 21 juin 1927, Brussel, Denis, 1952, 274 p.

24

met de zetting van de inkomstenbelastingen en van de eraan gekoppelde belastingen, waarbij de 4e Directie de mobiliënbelasting en de bedrijfsbelasting voor rechtspersonen opvolgde, de 5e Directie de bedrijfsbelasting voor particulieren en de aanvullende personele belasting, de 6e Directie onder meer de grondbelastingen en de 7e Directie alle bijzondere taksen (verkeersbelastingen, gokbelastingen, enz.), de provinciale en gemeentelijke opcentiemen en de uitvoering van sociale wetten. De 3e Algemene Inspectie Invordering en Geschillen omvatte de 8e Directie voor invorderingen, vervroegde stortingen, vervolgingen en burgerlijke en strafrechtelijke geschillen, de 9e Directie voor gerechtelijke fiscale geschillen met rechtspersonen en de 10e Directie voor gerechtelijke fiscale geschillen met particulieren. Tot slot was er de 4e Algemene Inspectie met vier directies die respectievelijk verantwoordelijk waren voor de comptabiliteit, het personeel, algemene zaken en organisatie. De BDBVK werd na de opheffing van het Ministerie van Koloniën overgeheveld naar het Ministerie van Financiën42 en was mogelijk eerst ondergebracht bij de “Voorlopige Administratie voor de financiële aangelegenheden van Congo en Ruanda-Urundi”.43 De wet van 17 juni 1960 had ondertussen bepaald dat de koloniale bedrijven met hoofdzetel in België voor het Belgische of Congolese statuut moesten kiezen, maar het bijzondere belastingstelsel van 1927 bleef voor de Belgische bedrijven van kracht.44 Het in 1960 ingevoerde organogram was echter maar korte tijd van kracht, want in 1964 volgde een nieuwe reorganisatie (zie organogram p. 38) wegens de invoering van de algemene inkomstenbelasting. De vier algemene inspecties ruimden plaats voor vijf overkoepelende diensten, met een heel andere indeling in directies. Naast het secretariaat van de directeur-generaal was nu sprake van een Sectie voor Informatie en Documentatie (SID). De 1e Dienst groepeerde twee directies, waarbij de eerste de wetgeving opvolgde en de tweede de internationale relaties. Bij de 2e Dienst was er eveneens sprake van twee directies, met enerzijds een directie voor belastingen op aandelenvennootschappen en rechtspersonenbelastingen en anderzijds een directie voor belastingen op personenvennootschappen. De 3e Dienst draaide rond de personenbelasting en was het terrein van drie directies. De 4e Dienst omvatte 5 directies en had onder meer als bevoegdheden de gerechtelijke geschillen, de invorderingen, vervroegde stortingen en vervolgingen, en tot slot, allerhande bijzondere taksen. De 5e Dienst nam de taken over van de vroegere 4e Algemene Inspectie, maar was nu opgedeeld in vijf verschillende directies die alle ondersteunende taken voor hun rekening namen. Op het niveau van de buitendiensten werden de 12 bestaande directies vervangen door 14 naar de provinciehoofdsteden vernoemde gewestelijke directies, die nu opgedeeld waren in inspecties, controles en ontvangkantoren.45 De ontvangkantoren werden in grotere gemeenten opgesplitst tussen kantoren voor fysieke personen en kantoren voor vennootschappen (of centrale taxatiekantoren, CTK). Tijdens het daaropvolgende decennium volgden opnieuw meerdere reorganisaties. De basisstructuur van vijf overkoepelde diensten werd in 1970 behouden, maar de directies werden wel herschikt (zie organogram p. 39). De 1e Dienst groepeerde nu drie directies door de directie voor internationale betrekking op te splitsen in een directie voor de internationale betrekkingen en een directie voor de toepassing van de internationale overeenkomsten. Het aantal directies bij de 3e Dienst voor personenbelastingen steeg dan weer van 3 naar 5 door verdere opsplitsing en specialisatie. Bij de 5e Dienst werden de directies voor automatisering opgesplitst in directies A en B. Voor de 2e en 4e Dienst veranderde er aanvankelijk niets, al 42

Koninklijk besluit van 30 mei 1961 (BS, 03/06/1961), koninklijk besluit van 23 mei 1962 (BS, 30/05/1962) en koninklijk besluit van 3 juli 1962 (BS, 01/08/1962). 43 Voor meer informatie, zie: BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances. Étude de l'administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie: 1946-1994, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 75), 1995, pp. 39-40 en 359-366. 44 Wet van 17 juni 1960 (BS, 18/06/1860). 45 Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique, Brussel, Bruylant, 1967-1968, pp. 1576.

25

dook bij deze laatste nu wel de BDVK op. Dat veranderde bij een tweede, in 1973 doorgevoerde reorganisatie, die vooral impact had op de 2e, 3e, en 4e Dienst (zie organogram p. 40). De 2e Dienst overkoepelde nu vijf directies door de samenvoeging van de bevoegdheden inzake vennootschapsbelastingen personenbelastingen. De nieuwe 3e Dienst met vier directies werd belast met de organisatie en planning van de taxatie, het toezicht op de diensten en het algemeen luik van de vestiging van belastingen via algemene bepalingen, onderzoek en controle, bewijsmiddelen aanslagprocedure en strafbepalingen. Bij de 4e Dienst werd een nieuwe, afzonderlijke 6e Directie gecreëerd voor bijzondere taksen. Een laatste, in 1978 doorgevoerde ingreep was de creatie van de overkoepelende Algemene Administratie van de Belastingen (cfr. supra) en de oprichting van de afzonderlijke Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie (BBI) door de bijzondere diensten van de Directe Belastingen en van de BTW, Registratie en Domeinen samen te voegen.46 Rond 1980 volgden nog belangrijke enkele wijzigingen. De Sectie voor Informatie en Documentatie werd omgedoopt tot Infodoc en als 4e Directie geïntegreerd in de 1e Dienst. Bij de 2e Dienst voor vennootschapsbelastingen personenbelastingen nam het aantal directies verder toe, van 5 tot 6. De meest ingrijpende aanpassingen hadden echter betrekking op de 5e Dienst die de ondersteunende diensten groepeerde: deze werd opgesplitst in enerzijds een 5e Dienst met 4 directies voor financiële, logistieke en personeelsgebonden taken en anderzijds een 6e Dienst met 5 directies voor automatisering. Het is duidelijk dat de informatica stelselmatig aan belang won. Zo werd bij externe communicatie verwezen naar het Centrum voor Informatieverwerking dat gegevens van belastingsplichtigen en betalingen op magneetbanden ontving en verwerkte.47 Eind jaren 1980 volgden nog enkele aanpassingen bij de 5e en 6e Dienst en de creatie van een nieuwe directie met een bijzonder heterogeen takenpakket binnen de 5e Dienst, maar de basisindeling bleef grosso modo intact. Tot slot werd rond 1994 het aantal directies binnen de 3e Dienst gehalveerd (van 4 naar 2) door deze per taalrol op te splitsen en daarbinnen de bestaande bevoegdheden te groeperen. Tegelijkertijd werd bij de 5e Dienst nog een nieuwe, 6e Directie gecreëerd, ditmaal voor algemene organisatiegebonden kwesties. Hetzelfde beeld bij de 6e Dienst voor informatica, waar een bijkomende 7e Directie werd opgericht wegens de opkomst van het internet. Parallel met deze evolutie bij de Administratie der Belastingen werd naar aanleiding van de invoering van de BTW binnen de Administratie der Registratie en Domeinen een afzonderlijke Sector van de Belasting over de Toegevoegde Waarde gecreëerd. Deze was in 1970 georganiseerd in 4 diensten en 15 directies, met een 1e Dienst Algemene zaken met 4 directies, een 2e Dienst Geschillen met 6 directies, een 3e Dienst Bijzondere regelingen en boekhoudkundige voorschriften met 2 directies en een 4e Dienst Tarief - ontheffing van de voorraden - met het zegel gelijkgestelde taksen met drie directies met (zie organogram p. 41). Naast een tweede sector voor registratie en domeinen was een derde sector verantwoordelijk voor alle gemeenschappelijke ondersteunende diensten. Dit organigram werd in 1972 grondig bijgestuurd en het aantal diensten steeg tot 5: de 1e Dienst was nu verantwoordelijk voor geschillen, de 2e voor invoer, uitvoer en internationaal vervoer, de 3e voor Bijzondere regelingen, ontheffing van de voorraden en met het zegel gelijkgestelde taksen, de 4e voor controle en verplichtingen van belastingplichtigen en de 5e voor algemene zaken (zie organogram p. 42). Hoewel er in 1977 (zie organogram p. 43) en 1982 (zie organogram p. 44) enkele belangrijke verschuivingen plaatsvonden, bleef deze indeling grosso modo tot eind jaren 1980 van kracht. Op dat moment werd binnen de administratie een afzonderlijke sector met alle wetgevingsdiensten werd gecreëerd en daalde het aantal diensten binnen de sector BTW opnieuw tot vier (zie organogram p. 45). De in de jaren 1970 ingevoerde organisatie met in diensten en directies georganiseerde administraties van enerzijds Directe Belastingen en anderzijds BTW, Registratie en 46 47

Koninklijk besluit van 14 november 1978 (BS, 21/02/1979). Wegwijs in de Directe Belastingen, Brussel, Ministerie van Financiën, 1986, p. 12.

26

Domeinen onderging pas na enkele decennia een fundamentele reorganisatie in het kader van de hervorming van de Belgische belastingadministratie, die in 1991 werd gelanceerd met de opstelling van een vijfjarenplan. De eerste fase startte begin 1996 met de oprichting van de Administratie Fiscale Zaken (AFZ) waarin de vroegere diensten van de fiscale coördinatie en de diensten wetgeving en internationale overeenkomsten werden samengebracht. Deze groepeerde zes diensten: logistiek, internationale betrekkingen (zowel voor BTW als directe belastingen), personenbelastingen, vennootschapsbelasting, BTW, Douane en Accijnzen en, tot slot, registratie en onroerende voorheffing. De impact op de bestaande Administratie der Directe Belastingen was onmiddellijk zichtbaar aangezien verschillende directies van de 1e Dienst naar deze nieuwe administratie werden overgeheveld. Tegelijkertijd werd bij de 5e Dienst een cel Begroting, Fiscale Ontvangsten en Statistieken opgericht, die de taken van de vroegere 1e Directie overnam. De overige vijf directies werden vernummerd.48 Een jaar later werd de Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit (AOIF) opgericht49 met het oog op de samenvoeging van de controlediensten van de directe belastingen en de BTW. Deze administratie was in een eerste fase samengesteld uit een “Dienst voorbereiding en begeleiding van de herstructurering” (DVB) op centraal niveau en uit polyvalente controlecentra en één enkele directie van de opsporingen op het niveau van de buitendiensten. De centrale dienst moest de latere fasen van de herstructurering voorbereiden, terwijl de controlecentra verantwoordelijk waren voor de polyvalente verificatie van de fiscale toestand (inkomstenbelastingen, BTW en met zegel gelijkgestelde taksen) van alle natuurlijke en rechtspersonen en voor de behandelingen van de betwistingen en gerechtelijke geschillen. De nieuwe Nationale Opsporingsdirectie of NOD was op zijn beurt opgedeeld in een afdeling Lokale Opsporingsdirectie (LOD) en Nationale en Internationale Opsporingsdirectie (NIOD).50 Een directiecomité met administrateurs- en directeurs-generaal uit de diverse betrokken administraties oefende de taken uit van een directeur-generaal, terwijl het dagelijks beheer werd toevertrouwd aan een auditeur-generaal van financiën. Daarnaast moest een begeleidingscomité bij de Algemene Administratie der Belastingen de personeelsproblematiek bij het opstarten van de nieuwe structuren onderzoeken en helpen oplossen.51 Eind 1998 volgde de oprichting van een afzonderlijke Administratie van de Invordering.52 De hervorming liep echter alles behalve vlot en met het koninklijk besluit van 18 december 1998 volgde een bijsturing door de herstructurering te “internaliseren” - met andere woorden door de bestaande administraties meer inspraak te verlenen - en deze in twee fasen - eerst hergroepering, vervolgens integratie - door te voeren.53 Concreet werden voor de AOIF een directeur-generaal en een beheerscomité met vertegenwoordigers van de betrokken administraties ingesteld en centrale diensten opgericht. Het begeleidingscomité bij de Algemene Administratie der Belastingen werd afgeschaft en in plaats daarvan zag een contactgroep overheid - representatieve vakorganisaties met verschillende subcontactgroepen het licht.

48

Administratief en Gerechtelijk Jaarboek voor België, Brussel, Bruylant, 1997, pp. 154-157. Koninklijk besluit van 6 juli 1997 houdende oprichting van de Administratie van de ondernemingsen inkomensfiscaliteit (BS, 31/07/1997). 50 FOD Financiën. Jaarverslag 2010, Brussel, FOD Financiën, 2011, p. 78. Voor meer informatie, zie het auditrapport van het Rekenhof uit 2006: www.ccrek.be/Docs/2006_07_NatOpsporing.pdf, geraadpleegd op 03/12/2013. 51 Voor de afbakening van hun ambtsgebieden, zie: beslissing van de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Financiën van 31 oktober 1997 betreffende de territoriale bevoegdheid van sommige diensten van de Administratie van de ondernemingsen inkomensfiscaliteit (BS, 24/12/1997). 52 Koninklijk besluit van 18 december 1998 houdende oprichting enerzijds van de Administratie van het kadaster, de registratie en de domeinen en van de Administratie van de invordering en anderzijds van de graad van auditeur-generaal, dienstchef, en houdende hervorming van de Administratie van de ondernemingsen inkomensfiscaliteit (BS, 31/12/1998). 53 Idem. 49

27

Het koninklijk besluit van 1998 werd evenwel op 13 november 2002 door de Raad van State vernietigd,54 waardoor in 2003 een nieuw koninklijk besluit uitgevaardigd moest worden om de continuïteit te verzekeren.55 De invoering van de nieuwe organisatiestructuur was op dat moment reeds ver gevorderd, zoals blijkt uit het Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België uit 2001 (zie organogram p. 46).56 De nieuwe Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit omvatte nu het secretariaat van de directeur-generaal, een dienst I Personenbelasting, Vennootschapsbelasting en BTW met 12 directies, een dienst II Verplichtingen van de Belastingsplichtigen, Taxatieprocedures en Taxatiewerkzaamheden met drie directies, een dienst III Internationale Betrekkingen met drie directies, een dienst IV Geschillen met vier directies, een dienst V Personeel en Beroepsopleiding met 6 directies en een dienst VI Automatisering met 9 directies. De Dienst VII Begroting en Algemene Zaken groepeerde twee directies, de Dienst VIII Logistiek, Informatie en Documentatie vier. Enkele jaren later waren enkele wijzigingen zichtbaar, maar bleef deze basisindeling van toepassing.57 Naar aanleiding van de algemene Copernicus-hervorming was ondertussen in 2000 de Coperfin-hervorming gelanceerd, die voor de nieuwe Federale Overheidsdienst (FOD) Financiën58 een indeling in drie Algemene Administraties voorzag (Belastingen & Invordering, Patrimoniumdocumentatie en Thesaurie), met daarbinnen verschillende Algemene Directies. De Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit zou in dat kader geïntegreerd worden in de Algemene Administratie van de Belastingen en de Invordering (AABI) en opgedeeld worden in drie nieuwe Algemene Directies: Grote Ondernemingen (GO), Kleine en Middelgrote Ondernemingen (KMO) en Particulieren (P).59 Deze zouden op hun beurt bestaan uit enerzijds twee centrale stafdiensten - Management Ondersteuning en Doelgroepenstrategie - en anderzijds lokale centra met een verdere onderverdeling in afdelingen en/of teams. De indeling op basis van het type belasting werd dus verlaten ten voordele van een indeling op het type klant. Twee koninklijke besluiten van 31 maart 2003 regelden de overgang van het Ministerie van Financiën naar de nieuwe Federale Overheidsdienst Financiën60 en de bevoegdheden van de administrateurs-generaal tijdens de overgangsperiode.61 De nieuwe managers die de herstructurering in goede banen moesten leiden, werden in april 2003 benoemd.62 De Nationale Opsporingsdirectie werd in de loop van 2004 omgevormd tot het Nationaal Centrum voor Opsporingen (NCO): hoewel het

54

Arrest nr. 112537 van de Raad van State van 13 november 2002: www.raadvanstate.be, geraadpleegd op 03/12/2013. 55 Koninklijk besluit van 21 januari 2003 houdende de organisatie van de Administraties der directe belastingen, van de BTW, registratie en domeinen en van het kadaster (BS, 26/06/2003). 56 Administratief en Gerechtelijk Jaarboek voor België, Brussel, Bruylant, 2001, pp. 146-153. 57 Administratief en Gerechtelijk Jaarboek voor België, Brussel, Bruylant, 2004-2005, pp. 128-133. 58 Koninklijk besluit van 17 februari 2002 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Financiën (BS, 22/02/2002). 59 Voor de definitie van en het onderscheid tussen de vennootschappen type KMO en type GO, zie: circulaire nr. CiRH 81/601.900, ET 117.615 (AOIF nr. 4/2010) van 11 januari 2010 (online raadpleegbaar op www.fisconet.be). 60 Koninklijk besluit van 31 maart 2003 tot regeling van de overdracht van bevoegdheden bij de overgang van het Ministerie van Financiën naar de Federale Overheidsdienst Financiën (BS, 14/05/2003). 61 Koninklijk besluit van 31 maart 2003 tot toekenning van bevoegdheden bij de Federale Overheidsdienst Financiën, aan de Administrateur-generaal van de Belastingen en de Invordering, de Administrateur-generaal van de Patrimoniumdocumentatie en de Administrateur-generaal van de Thesaurie, gedurende het bestaan van de voorlopige cel (BS, 14/05/2003). 62 Koninklijke besluiten van 4 april 2003 (BS, 25/04/2003). Zie ook: CoperfinFlash Extra, 16 december 2003: http://minfin.fgov.be/portail2/nl/downloads/modernisation/coperfin/brochures/coperfinflash-extraainv.pdf, geraadpleegd op 03/12/2013.

28

sinds de laatste reorganisatie ressorteert onder de Administratie Particulieren (cfr. infra), verricht het ook opsporingen voor andere administraties en diensten.63 De ervaring leerde echter dat grote hergroepering van verschillende diensten met zeer verschillende bevoegdheden binnen één enkele Algemene Administratie van de Belastingen de en Invordering problemen veroorzaakte. Vandaar dat met het koninklijk besluit van 3 december 200964 gekozen werd voor de oprichting van twee algemene administraties met enerzijds een Algemene Administratie van de Fiscaliteit en anderzijds een Algemene Administratie van de Inning en de Invordering. Binnen de Algemene Administratie van de Fiscaliteit werd echter wel vastgehouden aan een opdeling in GO, KMO en P. Bij wijze van overgangsmaatregel werden de sommige diensten van de Administratie der directe belastingen en de diensten van de sector BTW van de Administratie van de BTW, Registratie en Domeinen onder de verantwoordelijkheid geplaatst van de Administrateur-generaal van de Fiscaliteit en andere onder de verantwoordelijkheid van de Administrateur-generaal van de Inning en de Invordering. Nieuwe en oude structuren bleven de daaropvolgende jaren parallel functioneren. Het organogram uit 2011 (zie organogram p. 47) weerspiegelde dit, met een Dienst van de Administrateur-generaal, een cel Personeelszaken en een cel Beheerscontrole, een Dienst Operationele Coördinatie en Communicatie, een Dienst Operationele Expertise en Ondersteuning met daarbinnen de vroeger reeds bestaande Dienst I Personenbelasting - Vennootschapsbelasting - BTW, Dienst II Verplichtingen van de belastingsplichtigen, Taxatieprocedure en -werkzaamheden, dienst III Internationale Betrekkingen, dienst IV Geschillen, Dienst V Automatisering en Dienst VI Logistiek, Informatie en Documentatie.65 De taken van de vroegere diensten V Personeel en Beroepsopleiding en VII Begroting en Algemene Zaken waren ondertussen overgenomen door de nieuwe Stafdiensten P&O en B&B van de FOD, wat verklaart waarom Dienst VIII omgedoopt was tot dienst VI.66 Het huidige, in 2013 via een resem koninklijke en ministeriële besluiten67 deels effectief in werking getreden organogram van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit68 (zie organogram p. 48) omvat op centraal niveau de volgende horizontale entiteiten: Dienst van de Administrateur-generaal, Dienst Operationele Expertise en Ondersteuning (OE&O), Dienst Operationele Coördinatie en Communicatie (OCC), cel Business Partner P&O en cel Beheerscontrole. De Dienst van de Administrateur-generaal omvat onder meer het directiesecretariaat, de cel Logistiek en geresponsabiliseerde budgetten, de cel Privacy en Identity and Access Management (IAM) en de cel Organisatiebeheersing. De Dienst Operationele Coördinatie en Communicatie is een verhoudingsgewijs kleinere entiteit en groepeert de verantwoordelijken voor strategie, Program Management Office (PMO), Business Process Management (BPM) en communicatie. De Dienst Operationele Expertise en Ondersteuning voor de inhoudelijke coördinatie is belast met een omvangrijk en gevarieerd takenpakket en is voortaan opgebouwd uit twee horizontale diensten voor procescoördinatie en administratieve ondersteuning en uit 63

FOD Financiën. Jaarverslag 2010, Brussel, FOD Financiën, 2011, pp. 78-79.Voor meer informatie, zie het auditrapport van het Rekenhof uit 2006: www.ccrek.be/Docs/2006_07_NatOpsporing.pdf, geraadpleegd op 03/12/2013. 64 Koninklijk besluit van 3 december 2009 houdende regeling van de operationele diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën (BS, 09/12/2009). Zie ook. FOD Financiën. Jaarverslag 2009, Brussel, FOD Financiën, 2010, pp. 16-17. 65 Organogram van de centrale diensten van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, 2011. MS Excel-bestand ter beschikking gesteld door mevr. I. Rengoir. 66 Koninklijk besluit van 3 december 2009 houdende regeling van de diensten andere dan operationele van de Federale Overheidsdienst Financiën (BS, 09/12/2009). Later opgeheven en vervangen door het koninklijk besluit van 19 juli 2013 tot vaststelling van het organiek reglement van de Federale Overheidsdienst Financiën en van de bijzondere bepalingen die van toepassing zijn op het statutair personeel (BS, 20/08/2013). 67 Koninklijke en ministeriële besluiten van 19 juli 2013 (BS, 02/08/2013). 68 Organogram van de centrale diensten van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, 2013. PDF-bestand ter beschikking gesteld door mevr. I. Rengoir.

29

de gespecialiseerde diensten Personenbelasting, Vennootschapsbelasting, BTW, Taxatieprocedure & verplichtingen, Internationale Betrekkingen, Geschillen, Tax Audit & Compliance Management (TACM) en Applicatiebeheer en Business Analyse. Het is binnen deze dienst dat de reorganisatie de grootste impact heeft, met diensten die deels opgesplitst en deels samengevoegd worden. De cel Business Partner P&O ondersteunt het personeelsbeleid, de cel Beheerscontrole het financieel beleid. De eigenlijke ondersteunende diensten voor personeel, begroting, logistiek en ICT zijn gecentraliseerd en ondergebracht bij de horizontale stafdiensten van de FOD. De verticale, uitvoerende diensten zijn voortaan opgedeeld in een Administratie Particulieren (P), een Administratie Kleine en Middelgrote Ondernemingen (KMO) en een Administratie Grote Ondernemingen (GO). Elk van deze drie administraties bezit eigen centrale diensten, die telkens zijn opgedeeld in een Dienst van de Administrateur en een Dienst Managementondersteuning. De taakverdeling tussen de dienst Operationele Expertise & Ondersteuning onder de Administrateur-generaal (N-1) en de diensten Managementondersteuning onder de Administrateurs (N-2) op het gebied van interpretatie en toepassing van fiscale wetgeving is dat de eerste veeleer de principegevallen behandelen en de tweede veeleer de routinegevallen of specifieke gevallen: het onderscheid tussen beide is evenwel niet eenvoudig te maken omdat een principezaak een routinezaak kan worden en vice versa en omdat gebruik gemaakt wordt van dezelfde rubriekcodes, waardoor de beide types dossiers vaak fysiek vermengd zijn.69 Op het niveau van de buitendiensten is de Administratie Particulieren momenteel verder onderverdeeld in Gewestelijke Directies Directe Belastingen en een Nationale Opsporingsdirectie. Voor de Administratie KMO zijn er Gewestelijke Directies Directe Belastingen en Gewestelijke Directies BTW actief. De Administratie Grote Ondernemingen omvat op het niveau van de buitendiensten unieke Controlecentra voor Directe Belastingen én BTW. Normaliter zal in de loop van 2015 in het kader van de zogenaamde “"kanteling” ook op dit niveau een nieuwe structuur ingevoerd worden met op het hoogste niveau van de administraties P, KMO en GO centra, die verder opgedeeld zijn in afdelingen “Dienstverlening en beheer” en “Controle”. De afdelingen “Dienstverlening en beheer” overkoepelen op hun beurt een aantal teams “Beheer” en “Infocenters”, de afdelingen “Controle” een aantal teams “Controle” en “Expertise”. De nieuwe administratie Grote Ondernemingen vormt een uitzondering door de creatie van één enkel Centrum voor Grote Ondernemingen in Brussel voor het hele land met een afdeling “Beheer”, een afdeling “Sectorcoördinatie” en een afdeling “Gespecialiseerde Controles”. De traditionele controle wordt toevertrouwd aan verschillende centra met daarbinnen afdelingen “Controle” en daarbinnen teams “Controle” en “Expertise”.70 Tot slot nog een laatste woord over de huisvesting en het personeelsbestand van de centrale administratie. Zoals zovele andere diensten was de Administratie der Directe Belastingen, Kadaster, Douane en Accijnzen gedurende de tweede helft van de 19de eeuw gehuisvest in de gebouwen van het Ministerie van Financiën aan de Wetstraat, waar nummer 12 vandaag de dag nog steeds dienst doet als de ambtswoning van de Minister van Financiën.71 De eerste concrete adresvermelding van de Administratie der Directe Belastingen in 1930 vermeldt het aanpalende gebouw in de Wetstraat 14,72 waar het op dat moment reeds enkele decennia gevestigd was. Wegens plaatsgebrek verhuisde de administratie in 1966 naar een kantoorgebouw met het adres Aarlenstraat 80 in de Leopoldwijk73 en midden jaren 1980 in het kader van een centralisatie van alle centrale diensten van het Ministerie van Financiën naar de welbekende Financiëntoren74 van het Rijksadministratief Centrum (RAC).75 69

Dit verklaart waarom deze in de archiefselectielijst onder eenzelfde subrubriek opgenomen zijn. Toekomstig organogram van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, 2014. Ter beschikking gesteld door dhr. P. Verwaeren. 71 CHRISTENS R., Het hotel van Financiën. Geschiedenis van een huis. Wetstraat 12, Tielt, Lannoo, 1987, pp. 49-56. 72 Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique, Brussel, Bruylant, 1930, p. 89. 73 Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique, Brussel, Bruylant, 1967-1968, p. 316. 74 Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique, Brussel, Bruylant, 1986, p. 244. 70

30

Vervolgens verkasten vrijwel alle centrale diensten van de FOD Financiën - met uitzondering van de Administratie Thesaurie - omstreeks 2005 naar hun huidig adres, het North Galaxy (NOGA) complex in de Brusselse Noordwijk.76 De gerenoveerde Financiëntoren - of Finance Tower (FINTO) - huisvest nu onder meer de Brusselse buitendiensten van de FOD en de Algemene Administratie. Met 9.736 effectieve personeelsleden in 201277 is de Algemene Administratie van de Fiscaliteit de grootste entiteit van de FOD Financiën: ca. 450 van hen zijn tewerkgesteld bij de centrale diensten, de overige bij de buitendiensten.

75

BRAL G., Het Rijksadministratief Centrum, Brussel, Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Dienst Monumenten en Landschappen (Brussel, stad van kunst en geschiedenis 44), 2007, 47 p. 76 Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique, Brussel, Bruylant, 2006, p. 131. 77 FOD Financiën. Jaarverslag 2012: www.jaarverslag.financien.belgium.be/, geraadpleegd op 04/12/2013.

31

ORGANOGRAMMEN Administratie der Directe Belastingen - centrale diensten, 1930-1936

33

Administratie der Directe Belastingen - centrale diensten, 1936-1940

34


35


36


37


38


39


40

Administratie der BTW, Registratie en Domeinen - centrale diensten, 1970-1972

41


42


43


44


45

Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit - centrale diensten, 1997-2009

46

Algemene Administratie van de Fiscaliteit - centrale diensten, 2009-2013 (overgangsfase)

47

Algemene Administratie van de Fiscaliteit - centrale diensten, 2013-heden

48

DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE A. ARCHIEFVORMING EN -BEHEER Centrale diensten Net zoals vele andere administraties van de Federale Overheidsdienst Financiën beschikken de centrale diensten van de Administratie van de Fiscaliteit over een eigen Ordebureau (OB) of Bureau d’Ordre (BO) voor de postverdeling, de registratie in papieren repertoria en databanken, klassering en opberging van dossiers en de uithaling van dossiers op vraag van de diensten. Dit Ordebureau ressorteert in het huidige organogram onder de Dienst Administratieve Ondersteuning en is het resultaat van een fusie van de ordebureaus van de vroegere Administraties der Directe Belastingen en der BTW. Bovendien is een medewerkster van de Dienst van de Administrateur-generaal aangeduid als archiefverantwoordelijke en contactpersoon voor het Rijksarchief. Het beheer van digitale bestanden valt onder de verantwoordelijkheid van de diensten en ambtenaren zelf, met steun van de Stafdienst ICT. De papieren archieven hebben al meerdere verhuisoperaties meegemaakt en worden nu bewaard in het North Galaxy complex (cfr. supra). De oudere dossiers worden doorgaans in de centrale archiefruimte in de kelder bewaard, de meer recente in de gemeenschappelijke archiefruimtes op de kantoorverdiepingen of in de kantoren van de medewerkers. Doorgaans, want sommige diensten verkiezen om al hun archieven op de kantoorverdiepingen te bewaren, ofwel omdat ze gevoelige informatie bevatten, ofwel om er snel en eenvoudig toegang toe te krijgen zonder beroep te moeten doen op het Ordebureau. De open archiefruimtes op de werkvloer zijn ingericht met vaste, afsluitbare kasten, de afzonderlijke en afsluitbare archiefruimtes met metalen, verrijdbare rekken. De bewaaromstandigheden beantwoorden op vrijwel alle punten aan de gestelde eisen. Hetzelfde geldt voor de centrale archiefruimte in de kelder die als zodanig ontworpen en ingericht is. Positief is dat vloeren en wanden uit beton en het plafond uit vuurbestendige houtwolplaten bestaan, dat de meeste oppervlakken glad en vlak afgewerkt werden én dat er geen ramen zijn. Bovendien is deze ruimte voldoende beveiligd en zijn de deuren zelfsluitend en met deugdelijke sloten uitgerust. De brandveiligheid levert met de aanwezigheid van een branddetectie- en sprinklersysteem en voldoende aantallen brandblussers en waterhaspels evenmin grote problemen op, net zomin als het binnenklimaat dat verzekerd wordt door een acclimatisatiesysteem. Het enige nadeel aan de sprinklerinstallatie is dat deze bij activatie niet lokaal blust, maar over de volledige ruimte: bij een eventuele brand en inschakeling van de installatie zullen dus alle archieven waterschade oplopen. De archiefruimte is tot slot uitgerust met vaste, metalen archiefrekken, die goed opgesteld werden en voldoende ruime gangpaden vormen. De capaciteit is voorlopig voldoende groot. Toch zijn er ook enkele minpunten. De buitenmuren hebben ruwe oppervlakken en vertonen op enkele plaatsen sporen van vochtinsijpeling, die wel behandeld maar niet volledig ongedaan gemaakt werd. Enkele afvoerleidingen aan de buitenmuren hangen deels boven de aanwezige rekken en vormen dus een risico. Thermometers en hygrometers om de temperatuur en de luchtvochtigheid te meten, ontbreken. De archiefruimte wordt onvoldoende gereinigd, waardoor heel wat dossiers door een laag stof (of in sommige gevallen zelfs van de ruwe muren afkomstig gruis) bedekt worden. Dossiers en registers worden ofwel zonder verpakking, ofwel in verhuisdozen in de rekken opgeborgen. Bovendien lagen er ondanks de aanwezigheid van voldoende aantallen archiefrekken een aantal dossiers in verhuisdozen, die op hun beurt opgestapeld zijn op paletten of op de vloer. Tot slot zijn er afspraken over welke medewerkers toegang krijgen tot de archiefruimte (in feite zelfs te strikt aangezien één persoon per dienst toegang krijgt, waardoor bij diens afwezigheid de dienst geen toegang heeft), maar dat belet niet dat ook publicaties, documentatie en kantoormateriaal zonder veel overleg gestouwd worden. Het advies luidt dan ook om de archiefruimte regelmatiger te laten reinigen, duidelijkere afspraken te maken over de toegang tot en het

49

gebruik van de archiefruimte, de archiefrekken effectief en efficiënter te gebruiken en de belangrijke dossiers op te bergen in archiefdozen. De ordening wordt nog sterk gekenmerkt door de vroegere opdeling in een Administratie der Directe Belastingen en een Administratie der BTW (cfr. supra). Dit is zelfs zichtbaar bij de opberging van de dossiers: bij de Administratie der Directe Belastingen gebeurt dit traditioneel horizontaal in pakken op legplanken, bij BTW verticaal in hangmappen. De dossiers inzake de inkomstenbelastingen worden geordend volgens het ordeningsplan van de voormalige Administratie der Directe Belastingen, dat vermoedelijk uit de jaren 1920 dateert.78 De hoofdrubrieken worden aangeduid door tweeletterige codes, namelijk Cp. (Classement Personnel) voor personeelgerelateerd archief, Co. (Classement Organisation) voor organisatie- en automatiseringgebonden stukken, Cf. (Classement Formulaires) voor alle formulieren en, tot slot, Ci. (Classement Impôts) voor de “technische” diensten, i.e. de diensten die belast zijn met de interpretatie en toepassing van de wetgeving. Door de afsplitsing van de personeelsdienst en de overheveling van alle personeelsleden en archieven naar de Stafdienst in 2013 wordt het kenmerk Cp. niet meer gebruikt, terwijl het kenmerk Co. geleidelijk in onbruik is geraakt. Cf. en Ci. worden wel nog steeds toegepast. Voor Cf. is de verdere indeling gebaseerd op de volgnummers van de formulieren. Voor de aangifteformulieren van diverse belastingen gaat deze reeks terug tot het jaar 1968 en heeft deze een omvang van ca. 60 strekkende meter. Voor alle overige formulieren is dit respectievelijk het jaar 1963 en een omvang van ca. 40 strekkende meter. Voor Ci. is de toestand complexer aangezien deze verder onderverdeeld is in een groot aantal subrubrieken: de belangrijkste zijn A (Auto) voor dossiers verkeersbelasting, BT (betekenis onbekend) voor de dossiers inzake de samenwerking met andere administraties en registratie als aannemer, D (Divers) voor allerlei dossiers, J (Jeux) voor de dossiers inzake belastingen op spelen en weddenschappen, OD (Ontspanning - Divertissement) voor de dossiers inzake belastingen op automatische ontspanningstoestellen, P (Professionnels) voor de dossiers inzake beroepsinkomsten, R (Revenus) voor alle inkomstenbelastingen overkoepelende dossiers en, tot slot RH (Reforme - Hervorming) voor al de na 1962 ingevoerde inkomstenbelastingen. Elke subrubriek wordt daarbinnen nog verder opgesplitst in genummerde rubrieken: zijn deze bij de meeste eenvoudigweg doorlopend genummerd, dan worden deze bij de subrubriek RH aangevuld met één, twee of drie cijfers. De rubriekcodes die starten met 3 handelen bijvoorbeeld over de personenbelasting, met 4 over de vennootschapsbelasting, met 5 over de rechtspersonenbelasting, enz. Hoewel het ordeningsplan op een heldere logica berust, vertoont het ook (alsmaar meer) gebreken: de laatste actualisering dateert uit 1995, waardoor het niet meer up to date is. Sommige rubrieken worden niet meer gebruikt, andere groeien uit tot grote reeksen met afzonderlijke toegangen, nog andere vertonen een vermenging van verschillende types dossiers. Repertoria en een databank maken het mogelijk opzoekingen te verrichten, maar de oudste repertoria uit de periode vóór 1978 zijn ca. 2004 bij de verhuis van de Financiëntoren naar North Galaxy op initiatief van een ambtenaar en zonder toelating van het Rijksarchief vernietigd, waardoor het onmogelijk is geworden binnen rubrieken gerichte opzoekingen te verrichten. Het Ci-klassement heeft anno 2014 een geschatte omvang van bijna 400 strekkende meter en klimt op tot 1920 of - in het geval van de dossiers met kenmerk Ci.RH - tot 1963.79 De bewaring, ordening en ontsluiting van de dossiers inzake de BTW volgt een heel andere logica: hier worden de dossiers ongeacht hun inhoud sinds de oprichting van de Administratie van de BTW in 1969 eenvoudigweg voorzien van het kenmerk ET (Enregistrement - TVA) en 78

Dit vermoeden is ingegeven door de datering van de oudste stukken, de toenmalige invoering van een modern belastingstelsel en creatie van een afzonderlijke Administratie der Directe Belastingen en de hoofdzakelijk Franse benaming van de hoofdrubrieken. 79 De rubriek Ci.R.4. “Diplomatieke vrijstellingen – Engelse begraafplaatsen” bevat als enige nog oudere stukken, die opklimmen tot 1884.

50

vervolgens doorlopend genummerd. Via de repertoria en databanken is het mogelijk om een dossier op te zoeken, maar de omschrijvingen zijn vaak beperkt tot de naam van de betrokken firma of particulier. De praktijk leerde algauw dat het systeem verre van perfect was, aangezien sommige diensten besloten hun dossiers ofwel fysiek afzonderlijk te bewaren, ofwel afzonderlijk te bewaren, één ET-nummer als rubrieknummer te gebruiken en dit vervolgens aan te vullen met een eigen doorlopende nummering. Het centrale ET-klassement heeft anno 2014 een geschatte omvang van ca. 500 strekkende meter en klimt op tot de oprichting van de Administratie der BTW in 1969. Worden ook de andere, afzonderlijk bewaarde reeksen ET-dossiers bijgeteld, dan komen we uit op zo’n 650 strekkende meter. Naast Ci. en ET zijn er nog twee andere reeksen met een grote omvang. Enerzijds is er het archief van de dienst Geschillen, die van oudsher over een eigen afzonderlijke en doorlopend genummerde reeks geschillendossiers inzake inkomstenbelastingen beschikt met kenmerk C (Contentieux). Deze heeft een omvang van bijna 400 strekkende meter en klimt op tot 1960 (cfr. supra). Voor BTW werden en worden de geschillendossiers wel geklasseerd in de overkoepelende ET-reeks. Anderzijds zijn er de door het ordebureau beheerde reeksen inzake de behandeling van de parlementaire vragen met kenmerk QPV (Questions Parlementaires Parlementaire Vragen): deze klimt voor de inkomstenbelastingen op tot 1948, voor BTW tot 1969. Samen opgeteld hebben deze een omvang van ongeveer 130 strekkende meter. Het centraal bewaarde papieren archief bezit dus een totale omvang van ca. 1,6 strekkende kilometer. Na de laatste eeuwwisseling opgerichte diensten doen echter geen of minder beroep op het Ordebureau en organiseren, ordenen en beheren hun papieren stukken naar eigen inzicht. Soms creëren ze eigen ordeningssystemen met afzonderlijke toegangen, soms wordt dit overgelaten aan de individuele ambtenaren. Deze diensten vragen bijvoorbeeld wel nog dossiernummers aan omdat een instructie een rubriekcode moet dragen, maar bezorgen geen papieren dossier meer aan het Ordebureau: het papieren dossier is in dergelijke gevallen een louter virtueel gegeven. Het vroegere ordeningssysteem wordt dus steeds minder relevant en dreigt helemaal te verwateren. Eenzelfde tendens is zichtbaar in de digitale werkomgeving. De Administratie van de Fiscaliteit beschikt op dit moment net zoals vele andere overheidsdiensten nog niet over een overkoepelende en coherente strategie voor de langetermijnbewaring van digitale kantoordocumenten en e-mail. De digitale kantoordocumenten worden op gedeelde netwerkschijven of op persoonlijke harde schijven bewaard, die echter niet altijd even efficiënt beheerd en ingedeeld worden. De e-mails worden doorgaans in de eigen persoonlijke mailbox bewaard, wat betekent dat deze informatie verloren gaat wanneer een personeelslid vertrekt. Een alternatief is de aanmaak van een mailbox voor de dienst, waarin alle e-mails echter eenvoudigweg chronologisch bewaard worden. Het is veelzeggend dat recent opgerichte diensten als de “Cel Privacy en IAM” en de “Dienst Operationele Coördinatie en Communicatie” tijdens de opmaak van de selectielijst lieten weten geen archieven te bezitten, ondanks de bemerking dat de definitie van archief zowel recente als digitale informatie omvat. De administratie neemt zelf initiatieven om dit te counteren, door samenwerkingplatforms in te voeren of databanken op te starten, die echter maar beperkte onderdelen van het takenpakket dekken en niet altijd rekening houden met de langetermijnbewaring van de erin opgeslagen documenten. Het gevolg van dit alles is dat heel wat digitale documenten en e-mails uit veiligheidsoverwegingen op papier afgedrukt worden, wat tot een explosieve aangroei van de papiermassa leidt. Een mogelijke oplossing voor deze problematiek is de invoering van digitale groepsklassementen op de gedeelde netwerkschijven, met een gestructureerde mappenstructuur die het bestaande papieren ordeningsstelsel en/of de belangrijkste taken weerspiegelt en de creatie van digitale dossiers mogelijk maakt. Een meer gebruiksvriendelijke, maar duurdere oplossing is de invoering van een aangekochte of zelf ontwikkelde Records Management Application (RMA), dat zich van een DMS onderscheidt door een beter gedefinieerde ordeningsstructuur, de optie om bewaartermijnen en definitieve bestemmingen te integreren en de mogelijkheid om e-mail op verantwoorde wijze te

51

archiveren. Nadeel is wel dat een RMA minder flexibel is dan een DMS. E-mails en hun bijlagen dienen in beide gevallen niet langer in het e-mailsysteem bewaard te worden, maar kunnen samen met de andere relevante digitale bestanden van het e-mailprogramma naar het desbetreffende digitale dossier geëxporteerd worden en daar bewaard worden (zoals papieren brieven samen met andere documenten in één dossier bewaard worden). Enkel die e-mails die ontvangen en verstuurd worden in uitvoering van de opdrachten hebben een archiefwaarde en moeten in dit kader in het digitaal dossier opgenomen te worden. Voor persoonlijke of louter informatieve e-mails is dit niet nodig aangezien ze na korte tijd vernietigd kunnen worden. Voor de archivering van databanken en websites zal het Rijksarchief nog specifieke richtlijnen uitwerken. De administratie zou dus moeten streven naar een actualisering en nieuwe harmonisering van het ordeningsplan voor zowel papieren als digitale stukken om te vermijden dat het informatiebeheer verder fragmenteert, met alle risico’s van dien. De volgende stap is de invoering van een systeem van records management, dat voldoende gestructureerd, stabiel, flexibel én gebruiksvriendelijk is. Bovendien wordt op dat moment ook best rekening gehouden met de in de selectielijst opgenomen bewaartermijnen en definitieve bestemmingen, die in het volgende onderdeel nader toegelicht worden. Buitendiensten De buitendiensten van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit bewaren een beperkt aantal reeksen, die door de grote aantallen belastingplichtigen80 evenwel zeer omvangrijk kunnen zijn. Voor belastingen met verplichte periodieke aangifte omvat het overkoepelde papieren fiscaal dossier doorgaans een permanent dossier met de belangrijkste stukken,81 de jaarlijkse aangiften en bijlagen en een controledossier met neerslag van de controles. Deze subdossiers kunnen ofwel samen in één enkele reeks per belastingplichtige, ofwel als afzonderlijk reeksen bewaard worden. De aangiften kunnen bijvoorbeeld samen met het permanent dossier per belastingplichtige bewaard worden, ofwel in afzonderlijke reeksen per aanslagjaar. Die laatste ordening heeft het voordeel dat de aangiften efficiënter bewaard en uiteindelijk vernietigd kunnen worden, maar vereist anderzijds wel een goede registratie. Voor belastingen met spontane aangifte zijn deze reeksen logischerwijze niet terug te vinden. Nog andere mogelijk voorkomende reeksen zijn de dossiers met aanvragen tot vermindering of vrijstelling van belastingen door welbepaalde categorieën belastingplichtigen die hiervoor in aanmerking komen. Tot slot zijn de huidige gewestelijke directies bevoegd voor de opvolging van de administratieve en gerechtelijke geschillen, die ook hier ofwel één enkele reeks, ofwel (meerdere) gescheiden reeksen papieren dossiers vormen. Voor de buitendiensten kan logischerwijze geen concrete informatie vermeld worden met betrekking tot de materiële bewaring van hun papieren archieven aangezien deze verspreid over het land in diverse gebouwencomplexen bewaard worden. De bewaaromstandigheden kunnen 80

Voor het aanslagjaar 2013: 6.830.338 belastingsplichtigen voor PB, 510.812 voor VENB, 74.612 voor BNI natuurlijke personen, 9.9973 voor BNI vennootschappen en 94.989 voor RPB. FOD Financiën. Jaarverslag 2013: http://www.jaarverslag.financien.belgium.be/nl, geraadpleegd op 19/09/2014. 81 Het permanent dossier bevat voor natuurlijke personen: map verzekeringen (alle gegevens en attesten met betrekking tot de aftrek van levensverzekeringspremies en aflossingen van schuldsaldoverzekeringen), berekeningsnota’s, alle belangrijke vaststellingen bij de vorige controles, een opgave met alle opgelopen fiscale boeten, een map met alle gegevens uit het handelsregister, eventueel delgingstabellen en opgaven 328, een map met specifieke controlemaatregelen eigen aan het beroep (bijvoorbeeld de geleverde en gebruikte ontvangstbewijzen van een vrij beroep), enz. Voor vennootschappen: de statuten en latere wijzigingen, berekeningsnota’s, map met delgingstabellen, map met fiscale stimuli (bijvoorbeeld kapitaalsubsidies en investeringsaftrek), map met reservetabellen, map verzekeringen (verplichte pensioenfiche groepsverzekering, kopij polis bedrijfsleidersverzekering) en een map met diverse gegevens (bijvoorbeeld gegevens uit het persoonlijk dossier van de vennoten of bestuurders), enz.

52

bijgevolg sterk verschillen. Hetzelfde geldt uiteraard voor de datering van de verschillende archiefreeksen, die doorgaans slechts opklimt tot de periode 1970-2000 (al zal de ervaring dit moeten uitwijzen). Voor alle reeksen gekoppeld aan leiding en ondersteunende functies kon tot slot teruggevallen worden op het voorbeeld van de selectielijst voor de Algemene Administratie Inning en Invordering.82 Door de verregaande informatisering en digitalisering dooft de papieren archiefvorming geleidelijk uit, zowel door initiatieven van de FOD zelf als door de mogelijkheid om databanken van andere instanties te raadplegen (met als belangrijkste voorbeeld de Kruispuntbank voor Ondernemingen of KBO). De permanente dossiers83 worden bijvoorbeeld systematisch ingescand door de onder de Stafdienst Logistiek ressorterende scanningcentra in Gent en Namen en vervolgens vernietigd. Hetzelfde gebeurd met papieren aangiften en bijlagen. Voor deze substitutie zijn procedures uitgetekend en is de nodige juridische omkadering voorzien die de digitale kopieën dezelfde bewijskracht verleend als de papieren originelen.84 Nog andere gegevens worden door heel wat belastingplichtigen digitaal aangeleverd, via kanalen als Tax-on-Web (TOW) en Biztax. Daarnaast is er voor de personenbelastingen de in 2011 geïntroduceerde vereenvoudigde, vooraf ingevulde aangifte voor belastingsplichtigen met een stabiele fiscale situatie, zoals werklozen, gepensioneerden en personen die een ziekte- en invalidatieuitkering ontvangen: ook deze worden in een puur digitale omgeving gecreëerd. Controleacties worden tot slot in toenemende mate uitgetekend op centraal niveau en vervolgens via digitale weg toegewezen aan de betrokken controlediensten en -ambtenaren. Het gebruik van de applicatie “Workflow geschillen” heeft er tot slot toe geleid dat in de digitale omgeving sprake is van een verregaande centralisering en integratie van alle informatie. Tegelijkertijd is echter vastgesteld dat de massale digitaliserings- en substitutiecampagnes met kinderziektes te kampen hebben. Heel wat permanente dossiers zijn bijvoorbeeld ingescand, waarna de papieren originelen vernietigd konden worden: op het terrein is evenwel vastgesteld dat opnieuw papieren exemplaren aangelegd worden omdat de inscanning van nieuwe, voor het permanent dossier bestemde stukken door de scanningcentra in Gent en Namen niet altijd mogelijk is door gebrek aan personeel bij de betrokken diensten om de stukken scanklaar te maken én door de continue inzet van de scanningcentra voor de digitalisering van de papieren aangiften in welbepaalde periodes van het jaar. Soms zijn de applicaties ook te omslachtig of tijdrovend voor welbepaalde taken. Voor nog andere, meer specifieke opdrachten als de behandeling van aanvragen tot vermindering of vrijstelling van belastingen verloopt de hele procedure nog op papier. Tot slot zijn er ook vaak juridische hinderpalen voor een volledige omschakeling naar een digitale werkomgeving. Zo kunnen de statuten van een vennootschap eisen dat stukken door drie personen ondertekend moeten worden, terwijl in een digitale omgeving slechts één enkele digitale handtekening mogelijk is: in dat geval verkrijgt de vennootschap het recht om stukken alsnog in papieren vorm in te dienen.

82

DE FRENNE L., Archief van de Federale Overheidsdienst Financiën: Algemene Administratie van de Inning en de Invordering: Archiefselectielijst 2014, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Archiefbeheersplannen en selectielijsten 144), 2014, pp. 14-16. 83 Instructie nr. Ci.RH.82/614.653 (AAFisc Nr. 53/2011) dd. 28.11.2011. 84 Wet van 5 september 2001 tot wijziging van artikel 53octies van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde, artikel 2 (BS, 13/10/2001); Wet van 10 augustus 2005 tot invoeging van een artikel 314bis in het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992, artikel 2 (BS, 02/09/2005); wet van 8 juni 2009 tot wijziging van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 inzake de belastingaangiften, artikel 5 (BS, 18/06/2009); aanhef van het koninklijk besluit van 10 mei 2010 tot wijziging van het KB/WIB 92 wat de aangifte inzake roerende voorheffing betreft (BS, 14/05/2010); wet van 28 december 2011 houdende diverse bepalingen, artikels 13 en 23 (BS, 30/12/2011).

53

B. BEWAARTERMIJNEN De bevoegdheden van de centrale diensten en van de buitendiensten van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit zijn zeer verschillend. Dit verklaart waarom ook de bewaartermijnen tussen beide niveaus sterk variëren. Voor de centrale diensten die belast zijn met de principe- en toepassingsgevallen, is er de grote waarde van het precedent. Beslissingen die decennia geleden genomen zijn, kunnen nog steeds van kracht zijn. Vandaar dat voor beide materies doorgaans voor een bewaartermijn van 30 jaar is gekozen. Routinedossiers - vragen om informatie, toepassing van eerder genomen principebeslissingen - kunnen reeds na 3 jaar vernietigd worden conform de bij de buitendiensten vermelde buitengewone aanslagtermijnen. Het belastingstelsel dat vóór 1962 van toepassing was, is niet langer relevant, wat verklaart waarom bij de bewaartermijnen “verstreken” is ingevuld. Hetzelfde geldt voor die belastingen die geregionaliseerd zijn of worden, waarbij pragmatisch is gekozen voor een bewaartermijn “tot overheveling aan alle gewesten”. De bewaartermijnen voor de dossiers inzake rechtsprocedures of geschillen is gebaseerd op de bepaling van art. 2262 en 2262bis van het Burgerlijk Wetboek, die respectievelijk stipuleren dat alle de zakelijke rechtsvorderingen na een termijn van 30 jaar verjaren en alle persoonlijke rechtsvorderingen na 10 jaar. Deze termijnen beginnen pas te lopen na de definitieve, gerechtelijke uitspraak. Voor alle courante, organisatiegebonden informatie is ten slotte de mening en ervaring van de betrokken diensten dat deze gewoonlijk na tien jaar elke relevantie verloren heeft. De bewaartermijnen voor de archieven van de buitendiensten zijn - soms indirect - gebaseerd op de weten regelgeving, die de voorbije decennia meermaals gewijzigd is. Voor de alle belastingen overkoepelende rubriek met archiefreeksen inzake de opvolging van administratieve en gerechtelijke geschillen is zowel sprake van opvallende overeenkomsten als van frappante verschillen. Voor administratieve geschillen geldt een standaardtermijn van “10 jaar na einddatum behandeling” voor alle belastingen. Voor gerechtelijke geschillen inzake vennootschappen gaat de voorkeur van de betrokken diensten uit naar een bewaartermijn van 30 jaar, met verwijzing naar het hoger reeds aangehaalde art. 2262 van het Burgerlijk Wetboek. Voor vrijwel alle andere belastingen is de bewaartermijn vastgelegd op “10 jaar na einddatum behandeling”, dus dezelfde bewaartermijn als voor administratieve geschillen. Voor gerechtelijke geschillen inzake rechtspersonen is tot slot gekozen voor “20 jaar na einddatum behandeling” omdat er verhoudingsgewijs minder juridische geschillen zijn en de jurisprudentie op dit vlak trager evolueert. De variërende complexiteit van de geschillen, de uiteenlopende aantallen dossiers en de ervaring van de diensten spelen dus een belangrijke rol bij de bepaling van deze bewaartermijn. Voor de inkomstenbelastingen voorziet het huidige WIB 92 verschillende aanslagtermijnen: in artikel 353 en 359 een gewone aanslagtermijn van tot en met 30 juni van het jaar dat volgt op het aanslagjaar voor een geldige aangifte en in artikel 354 een buitengewone aanslagtermijn van 3 jaar voor een niet-aangifte of laattijdige aangifte. Voorts stipuleert datzelfde Wetboek in artikel 315 dat belastingplichtigen hun boeken en bescheiden tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk moeten bewaren. Artikel 315bis legt dezelfde termijn op voor computersystemen. Beide termijnen bedroegen aanvankelijk 5 jaar,85 maar de artikels 186 en 187 van de Programmawet van 22 december 2008 hebben deze opgetrokken tot 7 jaar. Dit vloeide voort uit de verlenging van de aanslagtermijnen in het kader van de strijd tegen de fiscale fraude van 2 tot 4 jaar in artikel 354 van datzelfde Wetboek.86 Belangrijkste argumenten waren het risico dat door de verlaging van de controlefrequentie bepaalde aanslagjaren aan een controle zouden 85 86

Wet 6 juli 1994 houdende fiscale bepalingen, art. 53. (BS, 16/07/1994). Programmawet van 22 december 2008, artikels 186 en 187 (BS, 29/12/2008).

54

ontsnappen en de vaststelling dat in andere Europese landen langere termijnen golden.87 Vanzelfsprekend hadden deze wijzigingen ook impact op de door de administratie gehanteerde bewaartermijnen voor de eigen archieven, die in 2001 in antwoord op een parlementaire vraag waren opgelijst: de stukken van de permanente dossiers worden onbeperkt bewaard, de aangiften en bijlagen 10 jaar. Een belangrijke opmerking is evenwel dat de fiscale dossiers van de natuurlijke personen die ten minste 7 jaar overleden zijn (behalve wanneer de zaak door de echtgeno(o)t(e) wordt voortgezet) of die sedert ten minste 7 jaar definitief naar het buitenland vertrokken zijn vernietigd kunnen worden, evenals de fiscale dossiers van vennootschappen die ontbonden of geliquideerd zijn waarvan de vereffening op 1 januari van het aanslagjaar sedert ten minste 7 jaar afgesloten is, voor zover dat de ontbinding of liquidatie niet voortvloeit uit de fusie van vennootschappen of de opslorping van een vennootschap door een andere, dat er geen belastingen meer te vorderen zijn ten laste van deze ontbonden of geliquideerde vennootschappen en dat er geen betwisting aanhangig is waarvoor geen uitspraak werd gedaan.88 De diensten voor rechtspersonenbelastingen hanteren traditioneel dezelfde termijn. Rekening houdend met het streven naar uniformiteit, de ervaring en de samenwerking met het buitenland - waar vaak langere termijnen gelden - is echter gekozen om in plaats van 7 jaar steeds een termijn van 10 jaar te hanteren. In praktijk is er vaak nog een belangrijke tussenstap, aangezien de controlecentra en -kantoren enkel de laatste drie tot vier aangiften en bijlagen in hun kantoren bewaren en de oudere naar centrale archiefruimten laten overbrengen, de zogenaamde “dédoublement” of “ontdubbeling”.89 Voor BTW legt het Wetboek in artikel 60 voor BTW-plichtigen een termijn van 7 jaar op voor boeken, facturen en andere stukken, te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op de sluiting van het boekjaar, vanaf hun datum wat facturen of andere stukken betreft of vanaf het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan. Deze termijn bedroeg aanvankelijk 10 jaar, maar werd door de wet houdende diverse bepalingen van 27 december 2005 in het kader van de administratieve vereenvoudiging afgestemd op de verjaringstermijn in artikel 81 bis90 en ingekort tot 7 jaar.91 In artikel 9 van het koninklijk besluit nr. 3 van 12 december 1969 wordt de bewaartermijn van documenten met betrekking tot handelingen die strekken of bijdragen tot de oprichting of de verkrijging, met voldoening van de belasting, van een gebouw of tot de verkrijging met voldoening van de belasting van een zakelijk recht op een gebouw, vastgelegd op 15 jaar. Minstens even belangrijk is het in 1999 ingevoerde artikel 81bis bepaalt dat een vordering verjaart na het verstrijken van het derde kalenderjaar volgend op dat waarin de oorzaak van opeisbaarheid van die belasting, interesten en administratieve geldboeten zich heeft voorgedaan. Deze termijn bedraagt echter 7 kalenderjaren wanneer er sprake is van onregelmatigheden.92 Aanvankelijk was een onderscheid voorzien tussen een bewaartermijn van 5 jaar bij “bedrieglijk opzet of met het oogmerk te schaden” (ofwel fraude) en een termijn van 7 jaar voor bepaalde andere gevallen. De termijn van vijf jaar werd echter door de hoger aangehaalde Programmawet van 22 december 2008 verhoogd tot 7 jaar, opnieuw in het kader van fraudebestrijding. Ook hier is evenwel gekozen voor een uniforme termijn van 10 jaar. 87

Parl. St. Kamer, 2008-2009, 1607/1. Zie ook: Circulaire nr. AFZ/2009-0276-2 (AFZ N° 7/2009) Ci.RH.81/597.982 (AOIF N° 35/2009) dd. 01.07.2009 (online raadpleegbaar op www.fisconet.be). 88 Parlementaire vraag nr. 759 van 17 juli 2001 gesteld door mevr. Pieters (Parl. Vr. en Antw., Kamer, 2001-2002, nr. 125, p. 15710). De in de vorige voetnoot geciteerde circulaire wijst erop dat “…alle documenten waarvoor een bewaringstermijn van vijf jaar van toepassing was … vanaf heden zeven jaar dienen te worden bewaard”. Vandaar dat in de tekst de termijnen van “vijf jaar” vervangen zijn door “zeven jaar”. 89 Bible du BCT, hoofdstuk Dédoublement des dossiers, [2005] (met dank aan mevr. Isabelle Rengoir om bij de opmaak van de selectielijst een exemplaar te bezorgen, dat eveneens opgeborgen is in Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99) 90 Parl. St. Kamer, 2005-2006, 2098/1. 91 Wet houdende diverse bepalingen van 27 december 2005 (BS, 30/12/2005). 92 Wet van 15 maart 1999 betreffende de beslechting van fiscale geschillen, art. 53 (BS, 27/03/1999).

55

Eenzelfde tendens tot inkorting van bewaartermijnen voor belastingplichtigen is overigens zichtbaar in wettelijke bepalingen voor vennootschappen. Bepaalde de wet van 17 juli 197593 en het bijhorende koninklijk besluit van 12 september 198394 aanvankelijk dat ondernemingen hun boekhoudkundige registers en bewijsstukken 10 jaar dienden te bewaren, dan werd deze termijn in 2008 ingekort tot 7 jaar.95 De nieuwe wet van 17 juli 2013 nam deze bepaling over.96 Bij vereffening voorziet het wetboek ondernemingen dat de boeken en bescheiden van de vennootschap in kwestie gedurende ten minste 5 jaar bewaard moeten worden.97 Door de impact op de bewaarplicht voor vennootschappen is deze materie goed gedocumenteerd.98

C. SELECTIE VAN HET ARCHIEF De selectie is de intellectuele en materiële ingreep die erin bestaat om binnen een geheel aan archief datgene af te zonderen wat bewaard moet worden en datgene wat vernietigd mag worden. Deze selectie wordt in de mate van het mogelijke uitgevoerd op het niveau van volledige dossiers, aangezien de selectie van document per document voor hedendaagse archieven veel te arbeidsintensief is. Wanneer er toch in de dossiers geselecteerd moet worden, dan is er een onderscheid tussen enerzijds microselectie (een gedeeltelijke bewaring) en anderzijds selectie door middel van steekproeven, die moeten getuigen van de aard en de samenstelling van de vernietigde documenten. Het schonen is dan weer een selectiemethode die document per document wordt uitgevoerd en die ertoe leidt dat de dubbels, de kladversies en de blanco formulieren uit een dossier worden verwijderd. Het schonen kan tevens de gelegenheid zijn om de hechtmechanieken en materialen te verwijderen die de bewaring van documenten kunnen schaden (metalen paperclips, nietjes, klasseermappen,… ). Deze operatie valt strikt genomen niet onder de selectie, maar onder de materiële behandeling van de documenten. Vooraleer we meer uitleg geven over de in de selectielijst opgenomen selectiebeslissingen, staan we eerst stil bij eerdere contacten tussen het Rijksarchief en de rechtsvoorgangers van de huidige administratie met betrekking tot selectieoperaties en bij de ongeoorloofde vernietigingen van archief. Voor het archief van het hoofdbestuur van de voormalige Administratie der Directe Belastingen was de samenwerking met het Rijksarchief beperkt tot enkele contacten in 1971 en 1972. Toenmalige rijksarchivarissen konden echter niet anders dan signaleren dat de diensten naar aanleiding van hun verhuis van de Wetstraat naar de Aarlenstraat omstreeks 1966 (cfr. supra) heel wat archief vernietigd hadden en dat de traditie bestond om routinedossiers na één of drie jaar te laten vernietigen: het gevolg was dat de oudste archieven “slechts” tot het interbellum opklommen. Bovendien bezaten deze volgens de diensten nog 93

Wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen, art. 9 (BS, 04/09/1975). 94 Koninklijk besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen, art. 6 (BS, 28/09/1983). 95 Wet van 8 juni 2008 houdende diverse bepalingen, art. 55-56 (BS, 16/06/2008). 96 Wet van 17 juli 2013 houdende invoeging van Boek III " Vrijheid van vestiging, dienstverlening en algemene verplichtingen van de ondernemingen ", in het Wetboek van economisch recht en houdende invoeging van de definities eigen aan boek III en van de rechtshandhavingsbepalingen eigen aan boek III, in boeken I en XV van het Wetboek van economisch recht, art. III.86 (BS, 18/08/2013) 97 Wetboek van vennootschappen van 7 mei 199, art. 195 (BS, 06/08/1999). 98 BOGAERTS D. e.a., Bewaring van documenten, Mechelen, Kluwer, 2005, 71p.; GOEMINNE S., “Praktisch overzicht van de bewaring van boeken en documenten”, in: Pacioli, 313, 14-27 februari 2011, pp. 1-4 (http://www.bibf.be/Uploads/Documents/doc_2976.pdf, geraadpleegd op 22/09/2014); VANDER LINDEN M., “Hoe lang moet u de ondernemingsdocumenten bewaren?”, in: Pacioli, 114, 15 februari 2002, sp. (http://www.bibf.be/Index.asp?Idx=1444, geraadpleegd op 22/09/2014);

56

steeds administratief nut.99 Voor de buitendiensten was de samenwerking veel langduriger en structureler, maar tegelijkertijd ook één van vallen en opstaan. De archieven van de belastingen uit de Nederlandse en Franse periode in de provincie Brabant waren overgebracht naar het Rijksarchief en geïnventariseerd,100 maar voor het overige deel van de 19de en de eerste helft van de 20ste eeuw was geen enkel archief bewaard gebleven.101 Tussen 1958 en 1972 werden met de regelmaat van de klok in samenwerking met de administratie instructies uitgevaardigd voor de selectie, vernietiging en overbrenging van archieven van de gewestelijke directies en controlekantoren. De aanleiding was een eerste instructie van de administratie die bepaalde welke archiefreeksen - doorgaans na 3 of 5 jaar - vernietigd konden worden.102 Na tussenkomst van het Rijksarchief,103 een eerste, aarzelende toezegging vanwege de administratie104 en enkele inspectiebezoeken door verschillende rijksarchivarissen stipuleerde een tweede in 1958 uitgevaardigde instructie dat de directies de statistieken nr. 206A en 731 naar het Rijksarchief dienen over te brengen, de controlekantoren - na selectie: enkel voor vrije beroepen, handelaars, landbouwers en industriëlen, niet voor loontrekkenden - de aangiften 276 met bijlagen en de index van het gedrukt materieel nr. 389 en de ontvangkantoren de kohieren nr. 239 en 244, de index van het gedrukt materieel nr. 389 en de statistieken nr. 731.105 Quasi tegelijkertijd werd afgesproken dat alle overgebrachte archieven enkel geraadpleegd konden worden mits toelating van het hoofdbestuur, of ze nu ouder of jonger dan 100 jaar waren.106 Vele diensten hadden echter de eerste instructie al uitgevoerd en heel wat archief integraal laten vernietigen.107 Een daaropvolgende instructie uit 1962 was gedetailleerder en lijstte nog meer over te brengen archieven op, onder meer met betrekking tot de oorlogsbelastingen. Ook het in het kader van de vennootschapsbelasting opgesteld fiscaal dossier 275 (individuele aangiften van vennootschappen, vergelijkbaar met de reeks 276 voor personen) moest nu overgebracht worden 5 jaar na de ontbinding of liquidatie van de desbetreffende vennootschap.108 De enorme massa - vaak zonder de gevraagde voorafgaande selectie - overgebrachte archieven dwong het Rijksarchief er echter toe om alle overbrengingen (tijdelijk) op te schorten.109 Eind 1962 drong de Algemeen Rijksarchivaris aan op een betere selectie van de aangiften 276 en vernietiging van de 99

Brief van G. Beterams aan de Algemeen Rijksarchivaris van 25 mei 1971 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 100 L. VAN MEERBEECK, Inventaire des archives des contributions du Brabant. Régimes français et hollandais (An IV-1830), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Toegangen in beperkte oplage 275), 1995. 101 Nota inzake het archief van de Administratie der belastingen, [1972] (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 102 Instructie Co.1/16.679 van 28 februari 1958. Naar de papiermolen te verzenden archieven (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 103 Brief van de Algemeen Rijksarchivaris aan de Directeur-Generaal van de Administratie der Directe Belastingen van 14 april 1958 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 104 “Om allerhande redenen gaat het niet op de ontzaglijke hoeveelheid archieven… naar uw depot over te brengen en ze daar te schiften. De overgrote massa biedt niet het minste belang uit historisch oogpunt. Een ander gedeelte, zeer gering van omvang, verdient belangstelling, en moet dus bewaard blijven”. Circulaire betreffende het archief van Directe Belastingen, [mei 1958] (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 105 Instructie Co.1/16.679 van 21 november 1958. Verzending van archieven naar de papiermolen en naar het Rijksarchief (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 106 Brief van de Directeur-Generaal van de Administratie der Directe Belastingen aan de Algemeen Rijksarchivaris van 9 september 1958; brief van de Algemeen Rijksarchivaris aan de DirecteurGeneraal van de Administratie der Directe Belastingen van 5 november 1958 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 107 “De bevelen van het hoofdbestuur worden uitgevoerd, zonder meer.” Brief van C. Wijffels aan de Algemeen Rijksarchivaris van 24 mei 1958 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 108 Instructie Co.1/21.413 van 1 augustus 1962. Verzending van archieven naar de papiermolen en naar het Rijksarchief (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 109 Brief van de Algemeen Rijksarchivaris aan de Minister van Financiën van 11 september 1962 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99).

57

aangiften van particulieren.110 Dit advies werd door de administratie overgenomen en aan alle diensten gecommuniceerd.111 Een ander euvel was dat de instructies door sommige diensten niet werden toegepast.112 De opening van nieuwe archiefbewaarplaatsen in Beveren in 1964 bood tijdelijk soelaas en een nieuwe instructie uit 1969 bevatte dezelfde bepalingen als deze uit 1962.113 Maar zelf ondanks het feit dat niet alle diensten archief overbrachten, bleek de massa gewoonweg te groot: tussen 1 juli 1969 en 31 juli 1970 werd ca. 4,5 strekkende kilometer naar het Rijksarchief te Beveren overgebracht, wat zelfs ca. 6,5 strekkende kilometer had kunnen zijn indien alle kantoren de instructie hadden nageleefd.114 De toestand was onhoudbaar115 en vandaar dat in 1972 na intern overleg binnen het Rijksarchief116 werd beslist dat enkel de kohieren 239 van de ontvangstkantoren overgebracht zouden worden en dan nog enkel voor de jaartallen die eindigen op de cijfers 0 en 5.117 De gegevens uit de kohieren 239 werden immers verwerkt in statistieken door het toenmalige Nationaal Instituut voor de Statistiek: omwille van de individuele gegevens werd de bewaring van 1 jaar op 5 niettemin aanvaardbaar geacht. De aangiften 276 waren gewoonweg te omvangrijk en soms onbetrouwbaar. Elke selectie - zowel op basis van het type belastingplichtige, op chronologische basis als op geografische basis - werd als subjectief beschouwd.118 Voor de vennootschappen werden de balansen daarenboven gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Voorts werden met toelating van de administratie de reeds in het Rijksarchief bewaarde archieven werden - met uitzondering van de kohieren 239 vernietigd.119 Hoewel het aantal overgebrachte archieven dankzij deze bijsturing inkromp tot een beheersbare omvang, werd tegelijkertijd vastgesteld dat een derde van de kantoren nog geen enkele overbrenging had verricht.120 Een vaststelling die in 1982 nog steeds gold.121 De laatste overbrengingen naar het Rijksarchief dateerden grosso modo uit de jaren 1990,

110

…les dépôts des Archives de l’Etat risquaient de s’écrouler sous la masse de papier… M. le Conservateur des Archives de l’Etat à Gand m’annonçait pour la seule Province de la Flandre orientale 40 camions de 10 tonnes! Brief van de Algemeen Rijksarchivaris aan Inspecteur-generaal Loeckx van de Administratie der Directe Belastingen van 15 december 1962 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 111 Instructie Co.1/21.413 van 16 januari 1963. Verzending van archieven naar de papiermolen en naar het Rijksarchief. Opberging van documenten (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 112 “…die Directe Belastingen onze archiefwet van 24 juni 1955 niet schijnen te kennen en voortgaan op grond van geperimeerde circulaires eigenmachtig documenten naar de papiermolen te zenden zodat het gevaar bestaat dat waardevolle stukken … verloren gaan”. Brief van G. Beterams aan de Algemeen Rijksarchivaris van 9 maart 1966 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 113 Instructie Co.1/32.211 van 10 juni 1969. Verzending van archieven naar de papiermolen en naar het Rijksarchief (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 114 Brief van G. Asaert aan de Algemeen Rijksarchivaris van 28 april 1975, met bijlagen (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 115 Nota inzake het archief van de Administratie der belastingen, [1972] (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 116 Verslag van een vergadering op het Algemeen Rijksarchief van 14 maart 1972 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 117 Brief van de Algemeen Rijksarchivaris aan J. Herssens van de Administratie der Directe Belastingen van 30 maart 1972; Instructie Co.35.543 van 20 maart 1973. Verzending van archieven naar de papiermolen en naar het Rijksarchief (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 118 Nota inzake het archief van de Administratie der belastingen, [1972] (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 119 Brief van de Algemeen Rijksarchivaris aan J. Herssens van de Administratie der Directe Belastingen van 17 mei 1972; brief van J. Herssens van de Administratie der Directe Belastingen aan de Algemeen Rijksarchivaris van 29 mei 1972 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 120 Brief van G. Asaert aan de Algemeen Rijksarchivaris van 28 april 1975, met bijlagen (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 121 Brief van de Algemeen Rijksarchivaris aan de Administratie der Directe Belastingen van 7 mei 1982 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99).

58

ondanks het feit dat de in 1989 uitgevaardigde index 389 van drukwerk en materiaal122 herhaalde dat de kohieren 239 na selectie naar het Rijksarchief overgebracht moesten worden. Even was er in 1990 sprake van om een nieuwe instructie op te stellen,123 maar dit leverde uiteindelijk geen concrete eindresultaten op. Daarnaast zijn er ook bij BTW grote verschillen tussen de centrale diensten en de buitendiensten. Voor het archief van de centrale diensten zijn nooit selectierichtlijnen uitgevaardigd of toegepast, wat verklaart waarom het archief verhoudingsgewijs veel omvangrijker is dan dat inzake de inkomstenbelastingen. Voor de buitendiensten was opnieuw sprake van een trial-and-error-aanpak door de enorme omvang. Om de diensten te ontlasten hadden alle BTW-kantoren in de periode 1982-1987 in totaal ca. 4,5 strekkende kilometer archief zonder voorafgaande selectie naar het Rijksarchief in Beveren overgebracht,124 waaronder zelfs stukken van nog lopende dossiers.125 Vervolgens stipuleerde een in 1988 op voorstel van het Rijksarchief in de instructie M (Materieel) van de voormalige Administratie der BTW Registratie, Domeinen opgenomen onderdeel dat sommige reeksen van de BTW-ontvangkantoren naar het Rijksarchief in Beveren overgebracht moesten worden: een steekproef van de individuele dossiers 605 inzake gewone belastingsplichtigen en de bijhorende listings 725 van de belastingplichtige klanten, de dossiers 106² inzake eigenaars van een nieuw opgericht gebouw die het voorwerp uitmaakten van een expertise en de registers 56 van orders en van onderrichtingen.126 Door de toepassing van deze selectie besloeg een tweede, in 1989 georganiseerde overbrenging “slechts” 320 strekkende meter. Bij wijze van proef waren deze selectiecriteria ook toegepast op een klein onderdeel van het reeds in Beveren bewaarde archief.127 Finaal werd echter in 1989 beslist dat alle BTW-archieven vernietigd konden worden.128 Het reeds in Beveren bewaard BTW-archief werd met vertraging uiteindelijk omstreeks 2005 integraal vernietigd. Net zoals bij Directe Belastingen was ook voor BTW in 1990 sprake van de opmaak van een nieuwe instructie (of veeleer aanpassing van de instructie M),129 die echter nooit gerealiseerd werd. Daarbij aansluitend nog signaleren dat er ook meer recent nog ongeoorloofde, zonder de wettelijk verplichte toelating van het Rijksarchief doorgevoerde vernietigingen van archief hebben plaatsgevonden. Medewerkers van de centrale diensten getuigden dat tijdens de laatste verhuisoperatie van de Financiëntoren naar North Galaxy in 2004-2005 zonder tussenkomst van het Rijksarchief containers met archief werden afgevoerd, ondanks een actieve tussenkomst van verschillende rijksarchivarissen.130 Bovendien verliep de overdracht van het 122

Ministerie van Financiën Administratie der Directe Belastingen. Index 389 drukwerken en kantoorbehoeften geleverd door de Dienst van het materieel van het Algemeen Secretariaat. Toestand op 1-1-1989. 123 Nota van J. Verhelst van 24 oktober 1990 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.99). 124 Nota van D. Verstraeten van 11 oktober 1989 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 217.99). 125 “Het is dus uitgesloten van, om zoals in 1981, stukken uit nog te behandelen dossiers neer te leggen”. BTW-Informatie 13/88. 126 Brief van J. Verhelst aan B. Legon van 18 december 1987; Instructie Materieel. Documenten en archief, 1 oktober 1988 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 217.99). In de interne publicatie BTW-Informatie 13/88 werd een veel uitgebreidere versie gepubliceerd (met dank aan mevr. Isabelle Rengoir om bij de opmaak van de selectielijst een exemplaar te bezorgen, dat eveneens opgeborgen is in Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 217.99). 127 Nota van D. Verstraeten van 11 oktober 1989 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 217.99). 128 Brief van J. Verhelst aan F. Luycx van 21 december 1989 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 217.99). 129 Brief van J. Verhelst aan de Algemeen Rijksarchivaris van 25 juli 1990 (Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 217.99). 130 Een verklaring is de massa archieven die in de Financiëntoren bewaard werden, de tijdsdruk en de focus op het archief van de voormalige Dienst van het Sekwester. VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G., Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, Tweede herziene en uitgebreide uitgave, Brussel, Koninklijke Commissie voor Geschiedenis, 2009, p. 411. Voor meer informatie, zie: TRIGALET M., VANDEWEYER L. en PRENEEL M., “Cinq années de collecte

59

resterende archief allesbehalve vlot: meer dan 9 jaar later staan sommige verhuisdozen nog steeds onaangeroerd in rekken. Dezelfde conclusie gaat op voor de buitendiensten: zo is bij de centralisering van de Brusselse buitendiensten in de FINTO in 2008-2009 volgens medewerkers massaal archief geschoond en vernietigd, weliswaar met bijhorende instructies die onder meer rekening hielden met de toen geldende bewaartermijnen.131 Met dit alles in het achterhoofd is bij de opmaak van de huidige selectielijst gekozen voor een selectiepolitiek waarbij het bewaarniveau bij de centrale diensten ligt. Niet alleen zijn daar vanuit diverse invalshoeken - beleidsmatig, organisatorisch, fiscaal en juridisch - alle belangrijke dossiers terug te vinden, de ervaring heeft ook geleerd dat de bewaring op het niveau van de buitendiensten een onmogelijke opdracht is. Bovendien is er op archiefvlak een grotere continuïteit op centraal niveau dan bij de buitendiensten.132 Niettemin zijn de verschillende archiefreeksen op centraal niveau vrij omvangrijk en is ook hier dus nood aan selectie. De basisfilosofie is dat na het verstrijken van de bewaartermijnen principedossiers blijvend bewaard en routinedossiers vernietigd moeten worden: dit is ook meteen de belangrijkste achilleshiel, aangezien elk dossier afzonderlijk en met kennis van zaken - dus bij voorkeur door of met steun van de diensten- beoordeeld moet worden. Bovendien zijn de toegangen op het archief geen grote hulp, omdat deze ofwel deels verloren gegaan (Directe Belastingen), ofwel te vaag (BTW) zijn. Voor de Directe Belastingen stelt dit probleem zich uiteindelijk minder, omdat de traditie bestond om een dergelijke selectie na drie jaar door te voeren. Bij BTW is een dergelijke schifting echter nooit toegepast, waardoor een retroactieve selectie toegepast moet worden op honderden meters archief. Eén mogelijk oplossing is om op basis van bestaande commentaren de belangrijkste dossiers te identificeren en uit de reeks te lichten en alle overige te vernietigen. Veel alternatieven zijn er echter niet: alles bewaren is geen optie, alles vernietigen evenmin. Willen de diensten dit knelpunt in de toekomst vermijden en meteen ook de aangroei van het archief beheersbaar houden, dan is het aangewezen om - opnieuw - zowel in een papieren als digitale omgeving systematisch aan te duiden of een dossier over een routine-, dan wel principekwestie handelt en respectievelijk na 3 jaar vernietigd of na 30 jaar bewaard en vervolgens naar het Rijksarchief overgebracht moet worden. Voor parlementaire vragen liggen de zaken eenvoudiger omdat zowel de vragen als finale antwoorden gepubliceerd werden en worden in de Bulletins van vragen en antwoorden van Kamer en Senaat. Enkel de steekkaarten met oplijsting van alle vragen per parlementslid bezitten toegevoegde waarde omdat deze meerdere legislaturen kunnen overspannen en dus eenvoudiger te gebruiken zijn dan de per legislatuur opgedeelde Bulletins. Voor de buitendiensten ligt het accent op vernietiging, met enkele uitzonderingen. De eerste zijn de geschillendossiers inzake de spelen en weddenschappen omdat het een zeer specifieke, inhoudelijk interessante materie betreft. Bovendien was de archiefvorming niet alleen verhoudingsgewijs beperkt in aantal meters of gigabytes, maar dooft deze ook uit door de overheveling van de materie naar de gewesten. Een tweede uitzondering zijn de toegangen (zowel steekkaarten als databankgegevens) met betrekking tot het statuut buitenlands kaderlid omdat deze inzicht bieden in een zeer specifieke bevolkingsgroep waarvan elders weinig tot geen sporen te vinden zijn. Tot slot komen ook de dossiers inzake de aangifte van roerende voorheffing voor het inkomstenjaar 2012, aanslagjaar 2013 in aanmerking voor blijvende bewaring wegens de unieke, eenmalige context en omwille van hun al bij al beperkte

d’archives du SPF Finances aux Archives de l’Etat. Nouvelles perspectives pour la recherche”, in: 8e Congrès de l’Association des Cercles francophones d’Histoire et d’Archéologie de Belgique. Congrès de Namur (28-31 août 2008). Actes, Namen, Presses universitaires de Namur, 2011, I. 131 Règles d’archivage et de pilonnage van Secrétariat et logistique - FINTO: la nouvelle Tour Finances, 14/04/2008. Ter beschikking gesteld door dhr. Ph. Bruggeman. 132 Veiligheidshalve is voor buitendiensten evenwel de algemene bepaling opgenomen dat het Rijksarchief gecontacteerd dient te worden indien er nog archieven aangetroffen uit de periode vóór 1962, het invoeringsjaar van het Wetboek Inkomstenbelastingen. De archieven uit deze vroegste periode zijn immers ook op centraal niveau slechts deels bewaard gebleven.

60

omvang.133 De wet van 28 december 2011 bepaalde immers dat belastingplichtigen ofwel een bijkomende heffing van 4 % in moesten laten houden op alle inkomsten waarop ze van toepassing was, ofwel alle belastbare roerende inkomsten aan moesten geven waarbij alleen 4 % extra ingehouden zou worden boven de grens van 20.020 euro.134 De wet van 27 december 2012 met ingang van het daaropvolgende inkomstenjaar 2013, aanslagjaar 2014 bepaalde evenwel dat geen sprake meer was van een bijkomende heffing van 4 % - het systeem van 21% + 4% werd vervangen door een uniek tarief van 25% - en dat de roerende voorheffing opnieuw "bevrijdend" werd.135 Tot slot nog signaleren dat veiligheidshalve in de selectielijst ook verwezen wordt naar eventueel bewaard gebleven archieven inzake voormalige directe belastingen uit de periode vóór 1962 en deze inzake voormalige oorlogsbelastingen. Voor de eerste categorie geldt de aanbeveling het bevoegde Rijksarchief te contacteren voor een selectiebeslissing, voor de tweede de selectiebeslissing deze te bewaren en te laten overbrengen naar het betrokken Rijksarchief. D. ELDERS BEWAARDE ARCHIEVEN Zowel bij andere administraties als bij het Algemeen Rijksarchief zijn archieven terug te vinden van de rechtsvoorgangers van de huidige Algemene Administratie van de Fiscaliteit, de voormalige Administratie van de Directe Belastingen en deze van de BTW als onderdeel van de voormalige Administratie van de BTW, Registratie en Domeinen. De dossiers inzake de opmaak en wijziging van wetgeving zijn na de oprichting van de Administratie van Fiscale Zaken in 1996 door deze laatste overgenomen. Deze van de Directe Belastingen gaan terug tot 1920 en dragen de code Ci.D.19, deze van de BTW klimmen op tot 1978 en zijn voordien van de code ETL (Enregistrement - TVA - Législation). De personeelsarchieven zijn overgedragen aan de recent opgerichte Stafdienst P&O en klimmen doorgaans op tot eind 19de, begin 20ste eeuw. Het Algemeen Rijksarchief bewaart op dit moment geen enkel archiefbestand dat afkomstig is van de centrale diensten van de vroegere Administratie der Directe Belastingen, los van wat oudere formulieren en administratieve drukwerken.136 Bijkomende informatie over de Administratie der Directe Belastingen is wel in het Algemeen Rijksarchief terug te vinden in de algemene reeksen koninklijke en ministeriële besluiten uit de periode 1830-1890, in de verschillende archiefbestanden van het Algemeen Secretariaat met stukken uit de periode 1830-1932 en in het archief van het Rekenhof uit de periode 1831-1939, die alle met behulp van gepubliceerde toegangen of inventarissen geraadpleegd kunnen worden.137 Verschillende buitendiensten hebben daarentegen wel in uitvoering van de Archiefwet oudere archieven uit de 19de en de 20ste eeuw overgebracht naar de verschillende Rijksarchieven in de Provinciën. Het betreft doorgaans een selectie van de kohieren 239 met gegevens van alle belastingsplichtigen, zonder gepubliceerde en/of gedetailleerde inventarissen. Twee uitzonderingen op deze regel zijn enerzijds het archief van de Brabantse buitendienst uit de Franse en Hollandse tijd dat momenteel in het Rijksarchief te Anderlecht wordt bewaard en de vennootschapsdossiers van het controlekantoor vennootschappen 2 in Kortrijk dat in het Rijksarchief te Kortrijk geraadpleegd kan worden. Beide bestanden zijn geïnventariseerd. De vroegere 133

Voor het controlecentrum in Brussel ca. 10 strekkende meter. Daarnaast zijn er nog controlecentra in Eupen, Gent en Luik. De totale omvang bedraagt maximaal 30 strekkende meter. Er worden echter nog steeds aangiften ingediend, dus indien de omvang te groot blijkt te zijn, dan kan eventueel gekozen worden voor een bewaring van een representatieve steekproef van 1 op 10 dossiers. 134 Wet houdende diverse bepalingen van 28 december 2011 (BS, 30/12/2011). 135 Programmawet van 27 december 2012 (BS, 31/12/2012). Zie ook de algemene beleidsverklaring van 21 november 2012. Parl. Hand. Kamer, 21 november 2012. 136 Algemeen Rijksarchief, centraal dossier 219.01. 137 Voor meer gedetailleerde informatie, zie: VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G., Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, Tweede herziene en uitgebreide uitgave, Brussel, Koninklijke Commissie voor Geschiedenis, 2009, pp. 411-412 en 418.

61

centrale BTW-diensten - die in eerste instantie aan de Administratie der Registratie en Domeinen waren verbonden - hebben wel reeds archief overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief, namelijk een archiefbestand inzake de invoering van de BTW met stukken uit de periode 1965-1970. De bijhorende toegang is helaas (nog) niet gepubliceerd. Het archief van de voormalige “Voorlopige Administratie voor de financiële aangelegenheden van Congo en Ruanda-Urundi” werd in 2003 naar het Algemeen Rijksarchief overgebracht, bevat onder informatie over bedrijven met overheidsparticipaties uit de periode 1950-1975 en is deels ontsloten door een niet-gepubliceerde toegang.

62



161

Archief van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit van de Federale Overheidsdienst Financiën Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst 2015

door

Geert LELOUP

5480


Archief van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit van de Federale Overheidsdienst Financiën

Recommend Documents