ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 42

ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Glenn MAES

Brussel 2010

ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Glenn MAES

Brussel 2010

DANKWOORD Allereerst gaat mijn grote dank uit naar Karel Velle, de Algemeen Rijksarchivaris, en naar Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, advies en coördinatie van verwerving en selectie, omdat zij mij deze opdracht hebben toevertrouwd. Voorts een woord van dank aan Jean-Pierre Arnoldi, administrateur-generaal van de Administratie van de Thesaurie van de FOD Financiën, en Serge Lesens, Muntmeester, voor het vertrouwen dat zij in mij en in het Rijksarchief stellen en omdat zij mij in hun instellingen hebben ontvangen. Daarbij aansluitend wil ik graag mijn oprechte dank betuigen aan alle medewerkers van de Thesaurie en van de Koninklijke Munt van België voor hun hulp bij het verzamelen, plaatsen en verwerken van de gegevens. Mijn bijzondere dank gaat daarbij uit naar Jean Hambursin en Marleen Magelinckx, die namens de Thesaurie optraden als contactpersonen. Ook wil ook een oprecht woord van dank richten tot Guido Biebaut, hoofd van de financiële dienst van de Koninklijke Munt. Tot slot wil ik alle collega’s van het Rijksarchief bedanken die mij hebben ondersteund bij de uitwerking van deze publicatie. Daarbij dank ik in het bijzonder twee collega’s met heel wat expertise met betrekking tot het archief van de FOD Financiën, namelijk Geert Leloup, eveneens verbonden aan de afdeling Toezicht, advies en coördinatie van verwerving en selectie, en Luc Vandeweyer, verbonden aan de afdeling Collectiebeheer van het Algemeen Rijksarchief: hedendaagse periode. Hartelijk bedankt, iedereen! Zonder jullie steun en hulp zou deze publicatie nooit tot stand gekomen zijn. Er rest mij nog te zeggen dat de samenwerking met al deze mensen zeer fijn was en dat ik hoop dat het Rijksarchief en de Thesaurie in de toekomst deze goede samenwerking kunnen blijven behouden.

Glenn Maes december 2009

5

INHOUDSTAFEL

DANKWOORD.........................................................................................1 INHOUDSTAFEL ....................................................................................7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN.................................................9 BRONNEN...........................................................................................................................................9 GEDRUKTE BRONNEN ....................................................................................................................9 WERKEN.............................................................................................................................................9

WEBSITES ..................................................................................................................10

LIJST VAN AFKORTINGEN ..............................................................13 INLEIDING.............................................................................................15 ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE ........................................17 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER ...............................19 GESCHIEDENIS.....................................................................................................................................19 BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN ......................................................................................................20 ORGANISATIE EN WERKING .................................................................................................................23

ORGANOGRAMMEN ..........................................................................29 ARCHIEFVORMING, ARCHIEFBEHEER EN SELECTIE...........57 PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK ........................................................................57 ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING ..................................................................................................58 BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN .................................................................59 VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE ......................................................................................60

7

8

LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN BRONNEN De Federale Staatsschuld. Syllabus voor de personeelsleden van niveau A van de FOD Financiën, juni 2007, 79 p. Inspectieverslag Geert Leloup en Luc Vandeweyer over het bezoek aan de Administratie van de Thesaurie, 16 januari 2008. Officieus organogram Administratie van de Thesaurie, 2009. Officieus organogram Koninklijke Munt van België, 2009. Syllabus voor de medewerkers van niveau A van het Agentschap van de Schuld met betrekking tot de verschillende aangeboden producten, onuitgegeven, juni 2007, 78 p.

GEDRUKTE BRONNEN Annuaire Administratif, 1926, nr. 196. Belgisch Staatsblad, 1846-2009.

WERKEN BEYENS (E.), Gids van de Federale Administratie. Deel I: de federale ministeries, Brussel, Federale Dienst voor Informatie, 1997, 503 p. BOURGEOIS (P.). Le Ministère des Finances. Etude de l’Administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie: 1946-1994, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 75, 1995, 451 p. BOURGEOIS (P.), Le Ministère des Finances (1830-1994). III. Aperçu des Compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 88, 192 p. BUFFEL (L.), De modernisering van de boekhouding van de Federale Overheid: algemene opzet, in: Bulletin de documentation, Brussel, Federale Overheidsdienst Financiën, 69, 2009, p. 99-125. CARNEL (S.), COPPIETERS (G.), PIRLOT (V.), PLISNIER (F.) (o.l.v. YANTE (J.-M.), TALLIER (P-A.)), Gids van de instellingen van openbaar nut in België. Deel I: Parastatalen in België, 19de-20ste eeuw: Inleiding, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Gidsen, 70, 2008 5 dln.

9

Lijst van bronnen en werken

COPPENS (H.), Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de “Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’Etat en Belgique” (1994) aangevuld met lijsten van redactionele vromen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit “Archiefterminologie” 1990) en met verwijzing naar “Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland” (2003), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Manuale, 49, 223 p. COSEMANS (A.), Ministère des Finances: ancien fonds, nos. 1-229, 404-614 (1830-1932) : inventaire, Brussel, Algemeen Rijksarchief, Toegangen in beperkte oplage [van het] Algemeen Rijksarchief, 73, 31 p. COSEMANS (A.), Ministère des Finances: ancien fonds, nos. 615-804 (1914-1922): inventaire, Brussel, Algemeen Rijksarchief, Toegangen in beperkte oplagen [van het] Algemeen Rijksarchief, 75, 1989, 15 p. DESMAELE (P.), Le Ministère des Finances. Etude de l’évaluation structurelle de l’Administration centrale et des ses organes consultatifs. Première partie : 1831-1945, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 9, 1990, 239 p. JACQUEMIN (M.), Inventaire des archives de l’Office national du Ducroire (1924-2006), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Inventarissen, 426, 124 p. LELOUP (G.), Archief van de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en archiefselectielijsten, 34, 91 p. LELOUP (G.), Inventaris van het archief van de administratie Thesaurie en Staatsschuld met betrekking tot de na de Tweede Wereldoorlog doorgevoerde muntsanering, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Inventarissen, 423, 34 p. LELOUP (G.), Inventaris van het archief van de Nationale Bank van België, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Inventarissen, 421, 88 p. LELOUP (G.), Inventaris van het archief van de Nationale Bank van België met betrekking tot de na de Tweede Wereldoorlog doorgevoerde muntsanering, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Inventarissen, 422, 216 p.

WEBSITES Administratie van de Thesaurie: treasury.fgov.be (geraadpleegd op 10/07/2009). Agentschap van de Schuld en Ondersteunende Dienst van de Schuld: www.debtagency.be (geraadpleegd op 03/07/2009). Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven - wedden: www.wedden.fgov.be (geraadpleegd op 24/08/2009). Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven - kinderbijslag: www.kinderbijslag.fgov.be (geraadpleegd op 24/08/2009). Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven – pensioenen: www.cdvupensioenen.fgov.be (geraadpleegd op 24/08/2009).

10

Lijst van bronnen en werken

Dienst van de Grootboeken: www.grootboeken.be (geraadpleegd op 11/11/2009). Financiering van de Staat en Financiële Markten: treasury.fgov.be/intera3 (geraadpleegd op 11/11/2009). Internationale en Europese Financiële Aangelegenheden: iefa.fgov.be (geraadpleegd op 11/09/2009). Interne Auditcel van de Thesaurie: interneauditthesaurie.be (geraadpleegd op 28/07/2009). Koninklijke Munt van België: www.koninklijkemuntvanbelgie.be (geraadpleegd op 11/11/2009). Nationale Deposito- en Consignatiekas: www.depositokas.be (geraadpleegd op 11/11/2009). Nationaal Kantoor voor Roerende Waarden: www.roerendewaarden.be (geraadpleegd op 24/08/2009).

11

LIJST VAN AFKORTINGEN ALeSH

Amortisatiefonds van de Leningen voor de Sociale Huisvesting

AfDB

African Development Bank (Afrikaanse Ontwikkelingsbank)

AsDB

Asian Development Bank (Aziatische Ontwikkelingsbank)

ASEM

Asia-Europe Meeting

BFBH

Belgische Dienst voor Buitenlandse Handel (BDBH)

BEVAK

Beleggingsvennootschap met vast kapitaal

BLWI

Belgisch-Luxemburgs Wisselinstituut

BNB

Banque Nationale de Belgique

BTW

Belastingen over Toegevoegde Waarde

CBHK

Centraal Bureau voor Hypothecair Krediet

CDVU

Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven

DIMONA

Déclaration immédiate / Onmiddellijke Aangifte

DMS

Database Management System

Ecofin

Raad voor Economische en Financiële Zaken

EIB

Europese Investeringsbank

EEG

Europese Economische Gemeenschap

EMU

Europese Monetaire Unie

EU

Europese Unie

Fedcom

Federale Compatibiliteit

FOD

Federale Overheidsdienst

FTP

File Transfer Protocol

IADB

Inter-American Development Bank (Inter-Amerikaanse Ontwikkelingsbank)

IDA

International Development Association (Internationale Ontwikkelingsorganisatie)

IEFA

Internationale en Europese Financiële Aangelegenheden

IIA

Institute of Internal Auditors

13

Lijst van afkortingen

IT

Informatietechnologie

IMF

Internationaal Monetair Fonds

KMB

Koninklijke Munt van België

Medex

Medische Expertise

NBB

Nationale Bank van België

NDD

Nationale Delcredere Dienst

NGO

Niet-gouvernementele Organisatie

NMBS

Nationale Maatschappij der Buurtspoorwegen / Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen

NV

Naamloze Vennootschap

OECD

Organization for Economic Co-operation and Development

OLO

Obligation Linéaire - Lineaire Obligatie

RSZ

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid

SAP

Systems, Applications, Data and Products in Computer Processing

SWR

Samengestelde Wetten op de Rijkscomptabiliteit

14

INLEIDING WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN SELECTIELIJST? Een selectielijst is een systematische lijst van door een archiefvormer gevormde archiefreeksen, met vermelding van de bewaartermijn en de definitieve bestemming. Hij geeft met andere woorden aan welke documenten blijvend bewaard zullen worden en welke vernietigd kunnen worden na het verstrijken van hun administratieve bewaartermijn. EEN MANAGEMENTINSTRUMENT Een selectielijst is een nuttig instrument om de werking van een instelling te stroomlijnen, want het is een essentieel instrument voor documentbeheer (records management) en informatiebeheer, en bij gevolg ook voor het kennisbeheer van de instelling. Archief bestaat namelijk niet uit losse documenten, maar uit documenten die gevormd worden in een context (zie verder) en die de werking van de instelling documenteren. Een goed archiefbeheer is een cruciale schakel bij een gestroomlijnde informatie-uitwisseling. De selectielijst laat toe lokalen en servers te beheren, want hij geeft een overzicht van de archiefreeksen die wel en niet moeten bewaard worden. Een archiefreeks die maar een beperkte tijd bewaard moet worden, vraagt een minder strenge behandeling dan een archiefreeks die voor permanente bewaring in aanmerking komt. Archieven die voor vernietiging in aanmerking komen, moeten bijvoorbeeld niet in zuurvrije archiefdozen herverpakt worden. Lokalen die bestemd zijn voor de bewaring van archief dat op termijn mag vernietigd worden, moeten ook aan minder strenge eisen voldoen dan lokalen die bestemd zijn voor de bewaring van permanent te bewaren archief. Daarnaast is de selectielijst een nuttig instrument voor het voorkomen van dubbele klassementen, omdat medewerkers van de verschillende diensten vaak niet weten welk archief elders gevormd wordt. Een dergelijk dubbel klassement kan ongetwijfeld heel nuttig zijn als werkdocument, maar het is onnodig deze dubbels langer dan nodig te bewaren. Dat kost alleen maar plaats of schijfruimte, zodat het bewaren van dubbele klassementen onnodig geld kost. Deze selectielijst kan bovendien als basis dienen voor een ordeningsplan, een plaatsingslijst (een lijst die aanduidt waar de documenten in de archiefruimte te vinden zijn) of een toegang tot het archief. Tot slot kan de selectielijst gebruikt worden om de documentenstroom en - in het verlengde hiervan - de werkstroom te volgen en te verbeteren. Archief is immers de documentatie van werkprocessen binnen een instelling, wat impliceert dat een archiefdocument ook niet los kan gezien worden van zijn context. Indien er geen goed archiefbeleid is ontwikkeld gaan documenten zich al snel opstapelen tot “een hoop papier en computerbestanden” zonder enig informatief nut. Ze kunnen dan zelfs slechte informatie geven. Slechte informatie is minder nuttig dat geen informatie. Maar goede informatie is het nuttigst. DE CONTEXT VAN DE PUBLICATIE Het Rijksarchief streeft ernaar om binnen een niet-afzienbare tijd selectielijsten op te (laten) stellen voor alle centrale administraties van de FOD Financiën. Het is in dit kader dat het Rijksarchief op eigen initiatief contact heeft opgenomen met de Thesaurie en het voorstel heeft geformuleerd om een selectielijst op te stellen.

15

Inleiding

De Archiefwet van 24 juni 1955, waarvan de artikels één tot en met zes werden gewijzigd door de Wet van 6 mei 20091, bepaalt immers dat een federale overheidsdienst voor wat betreft het archiefbeheer onderworpen is aan het toezicht van de Algemeen Rijksarchivaris. Concreet stipuleren deze bepalingen dat een openbare dienst geen archiefdocumenten mag vernietigen zonder de toelating van de Algemeen Rijksarchivaris. De te bewaren archiefstukken dienen bovendien na dertig jaar te worden overgedragen aan het Rijksarchief. Er waren voordien al contacten tussen het Rijksarchief en de Thesaurie. Zo stelde collega Geert Leloup in 2008 een inventaris op van archief van de Dienst der Muntsanering. In dat kader brachten Geert Leloup en Luc Vandeweyer - destijds de centrale archiefinspecteur voor de FOD Financiën - reeds een aantal voorbereidende bezoeken en gaven zij al enkele aanwijzingen die de Thesaurie op weg moest helpen naar een goed archiefbeheer. DE VOLGORDE VAN DE REALISATIE De voorliggende publicatie kwam in verschillende stappen tot stand. De eerste introductiebrief, gericht aan de administrateur-generaal, werd verstuurd op 28 mei 2009. Op 15 juni vond een informatiesessie plaats, waarop alle directeuren en diensthoofden waren uitgenodigd. De inspectiebezoeken vingen dan aan vanaf 24 juni 2009 met een bezoek aan de Dienst Personeel en Organisatie. Na enkele maanden konden de bezoeken op 22 oktober 2009 afgerond worden. De informatie, vooral afkomstig uit de interviews, werd aangevuld met gepubliceerde werken en andere geschreven bronnen, zoals de instellingenstudies van het Ministerie van Financiën van Pascale Bourgeois en Bernard Desmaele. Daarnaast waren er de talrijke jaarverslagen, organogrammen en ordeningsplannen, die verschillende medewerkers van de Administratie van de Thesaurie hebben aangereikt. Na elk bezoek ontvingen de medewerkers van de verschillende diensten een ontwerpversie van de selectielijst. Hen werd dan gevraagd om deze ontwerpversie na te lezen en hun eventuele opmerkingen aan de auteur kenbaar te maken. De tweede helft van de maand oktober en de volledige maand november werd gebruikt voor het schrijven van het inleidende gedeelte, het historisch-institutioneel kader en de beschrijving van de procedures voor de archiefvorming en het archiefbeheer. Vervolgens werd deze selectielijst afgetoetst door het afdelingshoofd van de Afdeling Toezicht, Advies en Coördinatie van Verwerving en Selectie en door de Algemeen Rijksarchivaris. Tot slot werd hij in februari 2010 zowel door de Algemeen Rijksarchivaris als door de administrateur-generaal gevalideerd en bekrachtigd.

1

Wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen (Belgisch Staatsblad van 19/05/2009, p. 37860).

16

ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER GESCHIEDENIS Het is in dit eerste onderdeel geenszins de bedoeling om een volledige geschiedenis van de Thesaurie uit de doeken te doen, maar wel om het historisch kader van de bevoegdheden en de organisatiestructuur te schetsen. Lezers die een meer informatie willen, kunnen onder andere de publicaties van Bernard Desmaele en Pascale Bourgeois raadplegen alsook in de inleidingen van de inventarissen van Geert Leloup. Ook deze historische inleiding is grotendeels op deze werken gebaseerd. Na de onafhankelijkheid van België werd het vroegere Departement van Financiën van het Verenigd Koninkrijk der Nederlanden omgevormd tot het Ministerie van Financiën en vond er een algemene, op Franse leest geschoeide, centralisatie plaats. De bevoegdheden van het Nederlandse Amortisatiesyndicaat werden verdeeld, waardoor er twee instellingen ontstonden, namelijk de Registratie der Domeinen en de Schatkist. De Minister van Financiën werd aangesteld als het enige hoofd van de Schatkist2. De belangrijkste opdracht van de Thesaurie was het schriftelijk vastleggen van de transacties van de Schatkist. Zij was echter niet verantwoordelijk voor het eigenlijk geldelijk beheer over de Schatkist, aangezien dit tot de bevoegdheid behoorde van de rekenplichtigen van de Staat, en waarbij de Rijkskassier (in de eerste instantie: de Generale Maatschappij) de daadwerkelijke transacties uitvoerde. Deze rekenplichtigen werkten overigens niet rechtstreeks voor de Administratie van de Schatkist, maar waren verbonden aan andere diensten van het Ministerie van Financiën en daarbuiten3. Daarnaast vormde de delging van de Schuld van meet af aan een belangrijk onderdeel van haar werkzaamheden. De staatsschuld vond zijn oorsprong in de gezamenlijke staatsschuld van het Koninkrijk der Nederlanden, waarvan België vanaf 1839 een deel moest aflossen. Bovendien maakte het jonge België meteen nieuwe schulden4. Door de wet van 15 mei 1846 en zijn uitvoeringsbesluit van 28 oktober 1850 vervingen de oude provinciale directies door de “agenten van de Schatkist”. Deze werden benoemd door de Koning en zijn in dienst van de Administratie. Deze agenten waren gevestigd in de kantoren van de Nationale Bank van België. Hun belangrijkste taak was de boekhouding voeren van de medewerkers van de Nationale Bank die de betalingen uitvoerden5. Tot en met de jaren 1920 bleven de taken van de Thesaurie grotendeels onveranderd6, maar vanaf de jaren 1930 zou de administratie stapsgewijs meer bevoegdheden verwerven. De zware economische crisis van de jaren 1930 bracht immers vele (kleine) spaarders in de problemen, waardoor de overheid zich geroepen voelde om maatregelen treffen. Om de spaarder de mogelijkheid te bieden zich tegen al te hebberige bankiers te beschermen, werkte de Thesaurie een wetgevend kader uit voor de financiële instellingen7. Vanaf de jaren 1970 werd de internationale context steeds belangrijker. De in 1967 opgerichte Europese Economische Gemeenschap (EEG) zou een steeds prominentere rol gaan spelen, een tendens waarop de Belgische administratie moest anticiperen. De Thesaurie deed dit door 2

Ibidem, p. 35. BOURGEOIS (P.), Le Ministère des Finances (1830-1994). III. Aperçu des Compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 88, p. 186. 4 Ibidem, p. 71. 5 Ibidem, p. 186. 6 BEYENS (E.), Gids van de Federale Administratie. Deel I: de federale ministeries, Brussel, Federale Dienst voor Informatie, 1997, p. 188. 7 Ibidem, p. 186-187. 3

19

Administratie van de Thesaurie - Historisch en institutioneel kader

in 1977 door een speciale dienst voor internationale betrekkingen op te richten (zie organogram p. 49). Sinds haar oprichting heeft de administratie twee maal een naamsverandering ondergaan. Tijdens de eerste periode, van 1831 tot 1862, heette ze Bestuur der openbare Schatkist. In 1862 werd ze omgedoopt Bestuur der Thesaurie en openbare Schuld8. De administratie zou deze naam blijven dragen tot 1971, toen ze haar huidige naam, Administratie van de Thesaurie, kreeg9. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN De bevoegdheden van de Thesaurie berusten op drie grote pijlers: de gecentraliseerde boekhouding van de Staat, het beheer van de staatsschuld en de uitbetaling van de wedden en pensioenen van de personeelsleden van de meeste overheidsdiensten. Naast deze hoofdopdrachten, volgt ze de financiële markten, oefent ze toezicht uit op het financieel beheer van de zogenaamde instellingen van openbaar nut10 (gedecentraliseerde instellingen die meestal rechtspersoonlijkheid bezitten11) en beheert ze nog drie verschillende kassen: de Deposito- en Consignatiekas, Nationale Kas voor Rampenschade en de Nationale Kas voor Oorlogspensioenen. De Administratie van de Thesaurie oefent dus een hele waaier aan activiteiten uit die hierna per dienst verder zullen toegelicht worden. De Interne Auditcel evalueert op een zelfstandige, objectieve en onafhankelijke wijze de kwaliteit van de werking van de administratie. Onder interne audit verstaat de Interne Auditeur het “geheel van acties ondernomen door de algemene leiding, het management en het personeel teneinde redelijke zekerheid te verkrijgen over het bereiken van de doelstellingen (cfr. zuinig en doelmatig gebruik van de beschikbare middelen, risicobeheersing, integriteit, betrouwbaarheid en exhaustief karakter van de beheersinformatie, respecteren van wetgeving en reglementering, van algemene beleidslijnen, programma's, plannen en interne procedures, voorkomen van fraude)12. De toegepaste methode volgt de deontologie van het Institute for Internal Auditors (IIA), waarvan de Interne Audit van Thesaurie ook deel uitmaakt. De cel treedt hierbij niet enkel repressief, maar ook pro-actief op. De Belgische Thesaurie speelt een belangrijke rol in de buitenlandse betrekkingen van de Belgische financiën. De Dienst Internationale Betrekkingen geeft aan Belgische bedrijven die in ontwikkelingslanden willen investeren de mogelijkheid om krediet aan te vragen en verzorgt de nationalisering, oftewel de overheveling van particulier eigendom naar eigendom van de Belgische Staat in het buitenland. Deze directie is ook het eerste aanspreekpunt voor buitenlandse financiële instellingen en vertegenwoordigt België in het bilateraal en multilateraal financieel beleid. Zo is ze onder meer actief permanent lid van de Club van Parijs, een internationale organisatie die de kredieten van verschillende landen op elkaar probeert af te stellen13.

8

In 1938 werd in de Nederlandse benaming voor de instelling licht aangepast en werd openbare Schuld vervangen door Staatsschuld, zodat de nieuwe naam Bestuur der Thesaurie en Staatsschuld werd. De Franse benaming Trésorerie et Dette publique bleef echter ongewijzigd, DESMAELE (B.), op.cit., p.60. 9 Voor meer informatie betreffende de naamswijzigingen zie; DESMAELE (B.), op.cit., p. 60-61, 97, 103 en BOURGEOIS (P.). Le Ministère des Finances. Etude de l’Evolution structurelle de l’administration centrale et des organes consultatifs. Première partie: 1831-1945, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 9, p. 264. 10 treasury.fgov.be/home_nl.htm#opdracht (geraadpleegd op 29/07/2009). 11 CARNEL (S.), COPPIETERS (G.), PIRLOT (V.), PLISNIER (F.) (o.l.v. YANTE (J.-M.), TALLIER (P-A.)),, Gids van de instellingen van openbaar nut in België. Deel I: Parastatalen in België, 19de-20ste eeuw: Inleiding, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Gidsen, 70, 2008, p. 33. 12 interneauditthesaurie.be/Auditfunctie/Auditfunctie.htm (geraadpleegd op 28/07/2009). 13 iefa.fgov.be (geraadpleegd op 27/10/2009).

20


De Dienst Personeel en Organisatie neemt het personeelsbeheer voor zijn rekening en coördineert voorts de vormingen die aan de personeelsleden worden aangeboden. De Dienst Logistiek staat in voor het beheer van de gebouwen, het onthaal en de veiligheid. Hij doet dit in samenwerking met de Veiligheidsadviseur, die rechtstreeks van de centrale diensten van de FOD Financiën afhangt. Uiteraard wordt de financiële markt op de voet gevolgd. De Dienst Financiële Markten staat de Minister van Financiën bij voor zijn besluitvorming met betrekking tot de financiële markten en de financiële instellingen. Hij focust zich daarbij voornamelijk op de bank- en beurswetgeving en de wetgeving in verband met het beheer van de staatsschuld14, die vanaf 1998 officieel werd opgenomen in de begroting15. Daarnaast speelt de Thesaurie ook een belangrijke rol op juridisch gebied en bereidt ze binnenlandse wetgeving én de ratificatie van de Europese richtlijnen door België voor. Andere diensten van de Thesaurie - en eventueel ook van andere overheidsinstellingen kunnen bij deze dienst terecht voor juridisch advies. Daarnaast behandelt deze dienst ook alle juridische geschillen met betrekking tot de financiële markten. Eén van de belangrijkste bevoegdheden, reeds sinds de 19de eeuw, is het beheer van de (nu: federale) staatsschuld alsook de schuld van enkele andere instellingen, zoals van het Amortisatiefonds van de Leningen voor de Sociale Huisvesting (ALeSH) en de gewaarborgde schuld16. De Ondersteunende Dienst van de Schuld verleent ondersteuning aan alle andere diensten die taken uitvoeren in verband met de staatsschuld. Deze directie drukt de officiële waardepapieren die worden uitgegeven bij leningen van de federale staat en staatsobligaties. Daarnaast drukt ze ook promotiemateriaal dat voornamelijk door het Agentschap van de Schuld wordt verspreid. Verder verwerkt ze de tot 2004 afgeloste effecten aan toonder, een systeem dat vanaf 2015 niet meer zal bestaan. Tot 2005 sorteerde en verwerkte ze alle effecten in verband met Staatsschuld die door de Nationale Bank werden doorgegeven. Vanaf 2005 verwerkt de Nationale Bank deze effecten echter zelf en is de Ondersteunende Dienst van de Schuld nog enkel belast met de controle van deze verwerking. Daarnaast is deze dienst het eerste aanspreekpunt voor elke natuurlijke of rechtspersoon die vragen heeft over coupons of effecten aan toonder. Dergelijke effecten waren lang prominent aanwezig in het Belgische beleggingslandschap, maar zullen binnenkort volledig verdwenen zijn17. Het Agentschap van de Schuld, dat deel uitmaakt van de Thesaurie maar als een bank is opgebouwd (cf. infra), beheert de staatsschuld in de praktijk. Zijn bevoegdheden zijn geregeld door een wet uit 199118 die het monetair beleid voor het beheer van overheidseffecten behandelt. Zijn voornaamste taak is het aangaan van leningen en het uitgeven van schuldeffecten of obligaties. Hij verkoopt verschillende soorten overheidseffecten. Deze schuldeffecten staan open voor zowel particulieren als professionele beleggers. De Staat gaat a.h.w. een lening aan ten opzichte van de “klant” (d.i. de koper, een klant van een belegging). Hierna bespreken we enkele voorbeelden van mogelijke staatseffecten die te koop worden aangeboden: • Lineaire obligaties (OLO) zijn obligaties op middellange termijn die worden uitgegeven in verschillende schijven (tranches). Ze worden uitgegeven in euro en hebben een vaste vervaldatum waarop ze kunnen worden teruggekocht of kunnen worden verlengd. Vanaf 2000 geeft de Staat maar om de twee maanden nieuwe OLO’s uit. Buiten deze data kunnen ze enkel op de secundaire markt gekocht worden.

14

treasury.fgov.be/intera3/nl_msf.htm (geraadpleegd op 10/07/2009). Wet van 19/12/1997 houdende de Rijksmiddelenbegroting voor het begrotingsjaar 1998 (Belgisch Staatsblad van 30/12/1997, p. 35128). 16 De Federale Staatsschuld. Syllabus voor de personeelsleden van niveau A van de FOD Financiën, juni 2007, p. 2. 17 Afschaffing van de effecten aan toonder: het einde van een tijdperk, Infofolder Deutsche Bank, 2008, p. 1-4. 18 Wet van 02/01/1991 betreffende de markt van de effecten van de overheidsschuld en het monetair beleidsinstrumentarium (Belgisch Staatsblad van 25/01/1991, p. 1524). 15

21


•

•

•

•

Schatkistcerficaten richten zich eerder op professionele beleggers en worden voor maximum één jaar uitgegeven. Ze worden altijd uitgedrukt in euro. Normaliter doet de Schatkist twee uitgiften per maand. Schatkistbons zijn vaste rente-effecten voor drie, vijf of acht jaar, bestemd voor particuliere personen. Het voordeel ten opzichte van de schatkistcertificaten (of in het Engels Belgian Treasury Bills) is dat ze veel flexibeler zijn voor de niet-professionele belegger. De staatsbons zijn een beleggingsproduct op maat van de particulier. Het zijn effecten op korte termijn met een looptijd van drie, vijf of acht jaar. De staatsbon is echter veel flexibeler en spitst zich eerder toe op particuliere beleggers. Sinds 1995 is het niet meer mogelijk een gewone klassieke lening af te sluiten tussen een particulier en de Staat.

De Nationale Bank van België en de Bank van de Post zijn de betalingsagenten van het Agentschap van de Schuld, maar om zijn producten te verkopen werkt het Agentschap samen met partners uit de privé-sector. Deze verkooppunten worden ingedeeld in twee categorieën: de Primary Dealers mogen de producten van de Schatkist verkopen en opvolgen, de taken van de Secondary Dealers worden per dealer vastgelegd in een apart contract en kunnen dus per dealer verschillen. Tot slot kon een consument zich ook op naam laten inschrijven in een lening, wat dan gebeurde in het Grootboek der Openbare Schuld. De klassieke lening is echter verdwenen. In de plaats daarvan worden vanaf 2010 de “groene leningen” ingevoerd, die bedoeld zijn om milieuverantwoordelijk te investeren. Voorts staat de Thesaurie in voor de algemene boekhouding van de Staat. De Directie Algemene Boekhouding controleert de rekeningen en de beheersrekeningen van alle instellingen van de federale overheid. Op basis van deze gegevens stelt ze samenvattende staten op die een overzicht bieden van de boekhouding van deze instellingen. De Thesaurie is overigens een belangrijke tussenpersoon tussen de geschillendiensten van de Administratie van de Belasting en de Invordering en de natuurlijke of rechtspersonen aan wie de fiscus, om juridische redenen, nog een geldbedrag verschuldigd is. De Administratie van Belasting en Invordering stort het verschuldigde geld aan de Rekenplichtige der Geschillen, die het geld op zijn beurt aan de betrokkenen overmaakt. De opdracht en dienst van de Thesaurie die bij de meeste ambtenaren bekend is, is de Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven of CDVU, want deze betaalt o.a. de lonen, toeslagen, kinderbijslag en geboortepremies van de statutaire en contractuele federale ambtenaren, ministers en staatssecretarissen19. Daarnaast betaalt ze de pensioenen uit van de federale ambtenaren, de medewerkers van sommige parastatalen en zelfs van sommige overheidsbedrijven (o.a. De Post en Belgacom)20. Het Nationaal Kantoor voor Roerende Waarden is belast met de bescherming tegen de ongewilde buitenbezitstelling van de effecten aan toonder, zoals vastgelegd in de wet van 24 juli 192121. Personen waarvan effecten zijn zoek geraakt of gestolen werden, of personen waarvan effecten zijn ontnomen door middel van oplichting, kunnen verzet aantekenen tegen de verhandeling ervan. Het Nationaal Kantoor voor Roerende Waarden registreert deze effecten in een bulletin dat vier keer per jaar verschijnt. Zodra het effect in het Bulletin is verschenen, dient de emittent alle verhandelingen en uitbetalingen, waarop het effect recht zou geven, op te schorten. De emittent moet het effect inhouden en het Kantoor voor Roerende Waarden op de hoogte te stellen22 De schrapping uit het Bulletin - of met de juridische term: 19 www.wedden.fgov.be/home/default.htm en www.kinderbijslag.fgov.be/home/default.htm (geraadpleegd op 24/07/2009). 20 www.cdvupensioenen.fgov.be/payment/clients.htm (geraadpleegd op 24/08/2009). 21 Wet van 24 juli 1921 op de ongewilde buitenbezitstelling van de titels aan toonder (Belgisch Staatsblad, 10/08/1921, p. 6470). 22 www.roerendewaarden.be/nl_depossession_opposition_effets.htm (geraadpleegd op 10/11/2009).

22


de handlichting - gebeurt op dezelfde wijze als de verzetbetekening. Zodra de handlichting werd toegekend, kan het effect opnieuw op normale wijze in circulatie worden gebracht. De Nationale Deposito- en Consignatiekas “bewaart” het geld en de effecten die bij de Staat in bewaring worden gegeven door derden. Geld of effecten kunnen om verschillende redenen in bewaring worden gegeven. Notarissen mogen sommen die ze hebben ontvangen ten gevolge van een behandelde zaak die op rekening van derden zijn gemaakt en die hoger zijn dan 2 478,94 euro maximaal één maand in bewaring houden. Nadien moeten zij deze sommen deponeren bij de Nationale Deposito- en Consignatiekas of een erkende kredietinstelling. In dit geval houden ze wel zelf het beheer, tot ze gedurende twee jaar niet zijn opgeëist door de rechthebbende23. Daarnaast kan ook iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon vrijwillig geld of effecten deponeren. Dit kan ook gebeuren door rust- en verzorgingstehuizen die het kapitaal voor een bepaalde tijd in bewaring geven. Schuldenaars die een inbeslagname van hun goederen boven het hoofd hangt, kunnen zich hiertegen beschermen door het verschuldigde bedrag in bewaring te geven aan de Deposito- en Consignatiekas. In juridische taal noemt men dit het “kantonnement”, wat ofwel op vrijwillige basis kan gebeuren, ofwel wordt opgelegd of toegestaan door een gerechtelijke uitspraak. De gerechtelijke kantonnementen zijn echter de bevoegdheid van de Agentschappen van de Deposito- en Consignatiekas, die tot de Administratie van Registratie en Domeinen behoren24. Tot slot beheert de Nationale Depositokas de schuldvorderingen uit vonnissen die ten voordele of ten laste van de Staat zijn25. De twee andere, aan de Thesaurie verbonden kassen zijn de Nationale Kas voor Rampenschade en de Nationale Kas voor Oorlogspensioenen. De eerste betaalt alle vergoedingen uit die door het Rampenfonds werden goedgekeurd, terwijl de uitbetaling van de oorlogspensioenen voor haar rekening neemt( deze kas wordt echter de facto door de CDVU beheerd). ORGANISATIE EN WERKING De huidige organisatiestructuur van de Thesaurie bevat nog steeds enkele kenmerken uit de 19de eeuw. De directies en diensten hebben nog steeds geen echte naam, maar worden daarentegen aangeduid met een rangtelwoord zoals dit voor de Copernicus-hervorming gangbaar was. Men spreekt bijvoorbeeld van Eerste Directie, Tweede Bureau. Hierbij merken we op dat het rangtelwoord van de directie of dienst soms werd aangepast als er een directie werd opgeheven, maar soms ook niet. Daardoor lijkt het of er soms een aantal directies over het hoofd gezien zijn. Een tweede kanttekening is dat er soms afgeweken werd van de gangbare nomenclatuur, zodat ineens de naam “Dienst” opdook en de benamingen Dienst, Directie en Bureau door elkaar werden gebruikt. Tot slot ook nog opmerken dat de taak die de diensten uitvoeren sinds de 19de eeuw ook de maatstaf is voor de groepering van de ambtenaren in verschillende diensten. Daardoor lijkt het organogram soms meer op een beknopte taakomschrijving dan op een echt organogram. Elke directie heeft aanvankelijk een welomlijnde taak, maar naarmate de tijd vordert, worden de opdrachten van de diensten alsmaar complexer. Dit onderdeel schetst in grote lijnen de organisatorische evolutie van de Thesaurie, vanaf haar oprichting tot nu. De wet op de Rijkscomptabiliteit van 1846 regelde voor het eerst de wijze waarop de boekhouding van de Belgische Staat moest worden gevoerd, en vormde daarmee de belangrijkste wettelijke grondslag van de procedures die de werking van de Thesaurie regelden26. In de 23

Koninklijk Besluit van 10/01/2002 betreffende het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de boekhouding van de notarissen (Belgisch Staatsblad van 12/01/2002, p. 936). 24 www.depositokas.be/Agentschappen/AgentschappenDCK.htm (geraadpleegd op 15/11/2009). 25 Wet van 06/02/1970 betreffende de verjaring van schuldvorderingen ten laste of ten voordele van de Staat en de provinciën (Belgisch Staatsblad van 28/02/1970, p. 1975). 26 Wet van 15/05/141 betreffende de Rijkscomptabiliteit (Belgisch Staatsblad van 19/05/1846, p. 1243).

23


loop van de 20ste eeuw werd deze wet regelmatig aangepast door verschillende nieuwe wetten, die in 1991 werden gecoördineerd en gegroepeerd en die in de literatuur meestal als Samengestelde Wetten op de Rijkscomptabiliteit (SWR) door het leven gaan27. Vanaf 1834 kende de Thesaurie drie “onderverdelingen” (of “divisions”) die de drie pijlers van zijn toenmalige taken weergaven, namelijk: de algemene boekhouding (Grootboek van de Thesaurie, ontvangsten en borgtochten), de uitgaven en, tot slot, de openbare schuld (zie organogram p. 29). Deze organisatiestructuur kreeg enkele decennia later een wettelijke grondslag met de wet van 1864 en het koninklijk besluit van 28 oktober 185028. Het Koninklijk Besluit van 15 december 1862 legde vervolgens de taken van de Openbare Schatkist vast en stipuleerde dat deze verantwoordelijk was voor de boekhoudkundige administratie van de administratie van de Douane en Accijnzen en van de Registratie en Domeinen. Vanaf 1863 werd ook de Nationale Depositokas ondergebracht bij de Thesaurie29, waarvoor een vierde directie werd gecreëerd (zie organogram p. 32). Een commissie, die uit vijf leden bestond, was verantwoordelijk voor het toezicht op deze kas. Deze commissie werd voorgezeten door de (later Eerste) Voorzitter van het Rekenhof en bestond uit één Kamerlid, aangesteld door de Kamer van Volksvertegenwoordigers, één senator, aangesteld door de Senaat, en twee door de Koning aangestelde leden. Ze is nog altijd actief30. In 1878 groeide het bureau voor alle betalingen i.v.m. het leger uit tot een volwaardige directie (zie organogram p. 34). Voorbeelden van dergelijke uitgaven zijn de soldij van de dienstplichtigen, allerhande militaire uitgaven en de uitbetaling van schadevergoedingen uit militaire dienstbaarheden31, bijvoorbeeld aan eigenaars van gebouwen die schade hadden opgelopen door krijgsdienst. Een door de Koning aangestelde Commissie deed uitspraak of een eigenaar al dan niet in aanmerking kwam voor een schadevergoeding. Vanaf 1894 werd er een duidelijker onderscheid gemaakt tussen de openbare schuld aan toonder en de ingeschreven staatsschuld (of het eigenlijke grootboek van de rijksschuld, niet te verwarren met het grootboek van de Thesaurie) met als gevolg dat de directie Openbare Schuld werd opgesplitst in een Directie van de Ingeschreven Schuld en een Directie Openbare Schuld aan Toonder, die in eerste instantie ook de algemene indicateur en pensioenen bleef behandelen (zie organogrammen, pp. 35-36). Voorts werden de diensten licht herschikt en spitste de laatste directie zich voortaan toe op de boekhouding van de andere administraties van het Ministerie van Financiën en de uitgaven voor de krijgsdienst. In 1908 werd de geschillendienst, wat overeenstemt met de latere rekenplichtige voor de geschillen (cfr. rekenplichtigen), overgeheveld naar dezelfde directie als de Consignaties en voor de eerste keer vernoemd. De boekhouding van de andere administraties van het Ministerie van Financiën verhuisde naar de Algemene Boekhouding. De directie waartoe deze taak tot 1908 behoorde, behield enkel haar oorspronkelijke taak, namelijk de uitbetaling van de eigenaars die schade hadden geleden door activiteiten in het kader van de militaire dienst (zie organogram p. 37).

27

LELOUP (G.), Archief van de FOD Budget en Beheerscontrole. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 34, 91 p. 28 BOURGEOIS (P.), Le Ministère des Finances (1830-1994), III. Aperçu des compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Studia, 88, 1996, p. 186. 29 Koninklijk Besluit van 15/12/1862 (Belgisch Staatsblad van 01/01/1863, p. 5). 30 Koninklijk Besluit van 18/03/1935 tot samenschakeling van de wetten betreffende de inrichting en de werking van de Deposito- en Consignatiekas en tot aanbrenging van wijzigingen daarin krachtens de wet van 31 juli 1934 (Belgisch Staatsblad van 21/03/1935, p. 1178). De notulen van deze toezichtscommissie zouden niet verder gaan dan de annotaties op de boekhouding. Blijkbaar worden zij systematisch vernietigd bij de Administratie van de Thesaurie. 31 Wet van 02/04/1873 tot toekenning van schadevergoeding uit hoofde van militaire dienstbaarheden (Belgisch Staatsblad van 05/04/1873, p. 934).

24


Hoe de Thesaurie functioneerde tijdens de Eerste Wereldoorlog is niet geheel duidelijk, wat trouwens geldt voor het hele Ministerie van Financiën. Volgens Desmaele zou de impact van de Duitse bezetter zich hebben beperkt tot de instandhouding van de Belgische administratie zoals deze bestond vóór de oorlog32. De oorlog bracht veel mensen schade toe, niet enkel op emotioneel vlak, maar zeker ook op materieel vlak. Daarom richtte de Minister van Financiën in 1920 een dienst op voor de terugbetaling van de oorlogsschade (zie organogram p. 38). De oorlog had voorts tot gevolg dat heel veel mensen hun effecten aan toonder verloren hadden. Effecten aan toonder hadden echter de eigenschap dat de persoon die het effect kon voorleggen, ook als eigenaar beschouwd kon worden en dus recht had op de voordelen ervan, waardoor er een handel ontstond in effecten die onvrijwillig van eigenaar wisselden. Om de rechtmatige eigenaars te beschermen werd op 24 juli 1921 de wet op de buitenbezitstelling aan toonder uitgevaardigd en het Nationaal Kantoor der Roerende Waarden opgericht33. Datzelfde jaar werd ook de directie die de militairen betaalde, aangehecht aan de Dienst Pensioenen. Tot slot werd er een aparte directie voor het Budget opgericht, die nog tijdens het interbellum zou uitgroeien tot een zelfstandige Administratie van de Begroting en de Controle van de Uitgaven (de huidige FOD Budget en Beheerscontrole)34. De wet van 10 juni 1937 gaf de Minister van Financiën de mogelijkheid om de financiën van de hele publieke sector te regelen. De Directie Openbaar Krediet werd opgericht om hem hierbij de nodige administratieve ondersteuning te bieden35. Deze directie regelde enerzijds de wetgeving voor het openbaar krediet, maar controleerde anderzijds ook de andere overheidsinstellingen. Vanaf 1937 werd ook duidelijker omschreven wat verstaan werd onder Algemene Zaken en bleek dat het vaak specifieke kwesties in verband met de financiële politiek betrof (zie organogram p. 42). Soms werd ook de Dienst Personeel en Organisatie tot de Algemene Zaken gerekend, maar een echte lijn valt hierin niet te trekken. Tijdens WOII heeft de Duitse bezetter een militaire administratie opgericht die in principe de taak van de Belgische administratie had moeten overnemen, totdat een nieuwe burgerlijke administratie opnieuw haar taken kon opnemen. Deze militaire administratie was echter niet meer dan een controleorgaan, want zij bleek niet in staat te zijn om de Belgische administratie te vervangen36. In tegenstelling tot wat voor de Eerste Wereldoorlog het geval was, beschikken we voor de bezettingsjaren van de Tweede Wereldoorlog wél over een organogram. Zo werden in 1942 de Dienst Ingeschreven Schuld en de Dienst Pensioenen van elkaar losgekoppeld en werd er een afzonderlijke Dienst Betalingen opgericht (zie organogram p. 43). Na de Tweede Wereldoorlog werden er in de schoot van de Thesaurie een aantal tijdelijke diensten opgericht, die in de nasleep van de oorlog een aantal specifieke opdrachten moesten uitoefenen. De Dienst der muntsanering volgde bijvoorbeeld samen met de Nationale Bank van België de eind 1944 doorgevoerde "Gutt-operatie" op, waarbij alle bankbiljetten met een waarde van méér dan 100 Belgische frank verplicht aangegeven, deels omgeruild en deels geblokkeerd moesten worden. De dienst was in dat kader ook verantwoordelijk voor de coördinatie van de laattijdige aangiften. De geblokkeerde tegoeden werden vervolgens stapsgewijs vrijgegeven, waardoor deze dienst met het verstrijken van de jaren afgebouwd

32

DESMAELE (B.), op.cit., p. 37. Wet van 24 juli 1921 op de ongewilde buitenbezitstelling van de titels aan toonder (Belgisch Staatsblad, 10/08/1921, p. 6470). 34 LELOUP (G.), Archief van de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en archiefselectielijsten, 34, p. 18. 35 BOURGOIS (P.), Aperçu des compétences, op.cit., p. 60-61. 36 DESMAELE (B.), op.cit., p. 40. 33

25


kon worden en uiteindelijk in 1960 definitief werd opgeheven37. Een andere tijdelijke dienst, de Dienst der Bezetsopeisingen, was dan weer belast met de vergoeding van de burgers wier persoonlijke bezittingen waren opgeëist door de Duitse bezetter. Na 1945 werd het organogram herschikt en begonnen de contouren van de huidige organisatie zich af te tekenen. De benaming directie werd in eerste instantie vervangen door dienst. De eerste dienst werd een algemene steundienst, waaronder documentatie, organisatie en personeelsbeleid vielen. De tweede en derde dienst werd de Dienst Openbaar Krediet en Staatsschuld (zie organogram p. 45). De nieuwe dienst, de Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven (CDVU), werd opgericht in 194938 en was de rechtstreekse opvolger van de Centrale Dienst van de Liquidatie van de Verrichtingen uit 1939, maar met dien verstande dat de CDVU beter gestructureerd was. Hij bestond in die dagen reeds uit de drie grote pijlers bestond die vandaag nog steeds te herkennen zijn: algemene studiedienst, lonen en pensioenen. In 1961 werden de diensten opnieuw ingedeeld in directies39 en kon er een opvallende stijging van het aantal diensten vastgesteld worden. Bovendien biedt dit organogram voor de eerste maal inzicht in de nadere organisatie van de Munt, hoewel ze reeds in 1942 van de Administratie van de Douane en Accijnzen naar de Thesaurie werd overgeheveld40. De Munt was toen georganiseerd in twee diensten: een administratieve dienst, die o.a. de boekhouding verzorgde, en een technische dienst, die de munten daadwerkelijk sloeg. De Directie Financiële Betrekkingen met het Buitenland werd opgericht in 1964 en was de directe voorloper van de huidige Dienst Europese en Internationale Betrekkingen. Van 1964 tot 1968 had de Koninklijke Munt een tijdelijke dienst Telling der Effecten die de opdracht had alle effecten te tellen (zie organogram p. 47). De Dienst Internationale Monetaire Aangelegenheden werd opgericht in 1977 en was actief naast de Dienst Financiële Betrekkingen met het Buitenland, waarbij de eerste zich vooral toespitste op de zuiver monetaire aangelegenheden en de laatste ook de meer economische aangelegenheden behandelde (hoewel er niet altijd een duidelijk onderscheid was in de taakverdeling tussen beide diensten). De Directie Internationale Monetaire Aangelegenheden werd echter in 1978 alweer opgeheven en ondergebracht bij de Directie Relaties met het Buitenland (zoals de Dienst Financiële Betrekkingen na de fusie zou heten)41. Deze dienst zou gedurende de jaren 1970 en het begin van de jaren 1980 een opvallende groei kennen, mede dankzij de steeds intensievere Europese betrekkingen (zie organogram p. 49). In 1986 volgde opnieuw een kleine herschikking van het organogram. Sommige diensten werden vanaf nu gegroepeerd in een algemene directie, maar buiten de invoering van de nieuwe benaming zijn er in feite geen wijzigingen te signaleren. Algemeen waren er twee DG’s, namelijk Thesaurie en Staatsschuld en Algemene Boekhouding, waaronder de betalingsdiensten en de kassen vielen42 (zie organogram pp. 50-51). In 1995 poogde men de administratie opnieuw te rationaliseren door het organogram lichtjes te herschikken. De diensten Internationale Betrekkingen, Algemene Zaken en Openbaar Krediet werden wel gegroepeerd, maar niet omgevormd tot een algemene directie. Aan de twee overige algemene directies werd niet geraakt43. De Diensten Organisatie en Personeel 37

LELOUP (G.), Inventaris van het archief van de administratie Thesaurie en Staatsschuld met betrekking tot de na de Tweede Wereldoorlog doorgevoerde muntsanering, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Inventarissen, 423, p. 9-11. 38 BOURGEOIS (P.), Aperçu, op.cit., p. 66-67. 39 BOURGEOIS (P.), Evolution, op.cit., p. 254. 40 BOURGEOIS (P.), Aperçu, op.cit., p. 138. 41 BOURGEOIS (P.), Aperçu, op. cit., p. 273. 42 BOURGEOIS (P.), Evolution, op. cit., p. 280-288. 43 BOURGEOIS (P.), Evolution, op. cit., p. 296-302.

26


werden op datzelfde moment omgevormd tot Dienst Logistiek en Personeel en Organisatie. Sindsdien staan beide diensten onder leiding van één en dezelfde verantwoordelijke (zie organogram pp. 55-56). Op basis van studies die door externe consultants werden uitgevoerd vanaf 1993, werd beslist om de Dienst van de Schuld op te splitsen in de Ondersteunende Dienst van de Schuld en het Agentschap van de Schuld. Deze splitsing zou in de praktijk doorgevoerd worden vanaf 1998. Het Agentschap van de Schuld had vooral tot doel om de problemen aan te pakken voor de toetreding tot de eurozone, en diende vooral de concurrentiedruk die België zou ervaren grondig aan te pakken44. De Ondersteunende Dienst van de Schuld bestaat voortaan uit drie directies, namelijk de Directie Thesaurievooruitzichten, de Directe Compatibiliteit Maandelijkse Toestand van de Schuld en de Directie Financiële Dienst van de Leningen en Drukkerij. De structuur van het afgesplitste Agentschap van de Schuld is dan weer geïnspireerd op de structuur van een bank en is onderverdeeld in een Front Office, een Middle Office en een Back Office. Het Front Office beheert voornamelijk de staatsschuld en schrijft de schuldeffecten uit. Het Morning Committee, genoemd naar het moment van de dag waarop vergaderd wordt, bestaat uit alle medewerkers van dit Front Office. Het Middle en Back Office hebben geen formele vergadering. Het Secretariaat en de Interne Audit van het Agentschap van de Schuld, niet te verwarren met de Interne Audit van de Thesaurie, wordt door de drie directies gedeeld. Tot slot heeft het Agentschap nog een eigen dienst ICT, die los staat van de ICT-dienst van de Thesaurie, en die aan het Back Office van het Agentschap is aangehecht. In navolging van Coperfin, de implementatie van de Copernicushervorming bij het Ministerie van Financiën, werd in 2000 een Interne Audit opgericht bij de Administratie van de Thesaurie, die lid is van het Institute for Internal Auditors (IIA)45. Ze bestaat uit twee auditeurs: één van de Nederlandse en één van de Franse taalrol. Deze cel rapporteert rechtstreeks aan de Administrateur-generaal van de Thesaurie, maar handelt onafhankelijk om haar controles objectief en correct uit te kunnen voeren. Als de huidige trend zich doorzet, ziet het er naar uit dat de Thesaurie de komende jaren voor één van haar grootste herstructureringen in haar geschiedenis staat. De FOD Financiën wil haar werking rationaliseren, om aan de moderne uitdaging van het tweede decennium van de 21ste eeuw te kunnen beantwoorden. Deze hervormingsinspanningen werden uiteindelijk bekroond met het zopas afgekondigde koninklijk besluit van 3 december 2009, waarin sprake is van een Algemene administratie van de thesaurie.46 Daarnaast zijn er ook enkele geplande, kleinere aanpassingen van het organogram. Er bestaan concrete plannen om één geïntegreerde auditcel te creëren op het niveau van de FOD Financiën, wat in feite zou neerkomen op een fusie van de bestaande auditcellen binnen de FOD, namelijk die van de Thesaurie en die van de Administratie van de Belasting en Invordering. De daadwerkelijke fusie is gepland voor 1 januari 2010. Verder zijn er op het moment van schrijven nog twee rekenplichtigen voor de Geschillen, één Nederlandstalige en één Franstalige, die elk een vijftal medewerkers ter hunner beschikking hebben. Er is sprake dat de Nederlandstalige en de Franstalige cel op korte termijn zullen fusioneren, hoewel er nog geen zekerheid over bestaat. Ook bij de Dienst van de Schuld zullen er wijzigingen optreden. Het Grootboek der (Ingeschreven) Openbare Staatsschuld mag, na bijna twee eeuwen trouwe dienst, met pensioen. Deze dienst zal worden omgevormd tot een nieuwe dienst van de “Groene Leningen” waarbij het mogelijk is om bij 44

www.debtagency.be/nl_service_missions.htm (geraadpleegd op 03/07/2009). Koninklijk Besluit van 12/01/2000 tot wijziging van het koninklijk besluit van 29 oktober 1971 tot vaststelling van het organiek reglement van het Ministerie van Financiën en van de bijzondere bepalingen die er voorzien in de uitvoering van het Statuut van het Rijkspersoneel (Belgisch Staatsblad van 13/05/2000, p. 15196), Coperfin bij de Thesaurie en de andere Diensten, document te downloaden op: www.minfin.fgov.be (geraadpleegd op 05/11/2009). 46 Koninklijk besluit van 3 december 2009 houdende regeling van de operationele diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën (Belgisch Staatsblad van 09/12/2009, p. 76442)., 45

27


de Staat leningen af te sluiten voor groene projecten. De precieze datum van inwerkingtreding is nog niet bekend, maar het zal waarschijnlijk nog in 2010 of 2011 zijn. De meest fundamentele hervorming zullen echter gepaard gaan met de invoering van het Fedcom-systeem. Het project Fedcom is een informaticasysteem voor het boekhoudkundig beheer en beoogt de invoering van een nieuwe federale boekhoudingstructuur en de ontwikkeling van een hieraan aangepast boekhoudpakket47. Er wordt een dubbele boekhouding ingevoerd, waarbij er wordt geboekt in de algemene boekhouding en aangerekend in de budgettaire boekhouding. Het Fedcom-systeem informatiseert drie processen: van bestelling tot betaling, van gesteld recht tot kasbeheer en van budgettering tot rapportering. Een verrichting moet eerst worden goedgekeurd alvorens ze werkelijk verricht kan worden, waardoor het visum van het Rekenhof wegvalt. De invoering van dit nieuwe systeem zal ongetwijfeld consequenties hebben voor de werking en de structuur van de Thesaurie. Hoewel het op het moment van schrijven nog niet helemaal duidelijk is wat de gevolgen zullen zijn, zullen bepaalde diensten vermoedelijk opgeheven worden of naar de FOD Budget en Beheerscontrole overgeheveld worden. In het volgende hoofdstuk wordt de evolutie van deze complexe organisatie eenvoudiger samengevat en geschetst aan de hand van de organogrammen van de administratie. Om het geheel overzichtelijk te houden, worden de organogrammen tussen 1908 en 1994 beperkt tot het niveau van de directies. De lezer die meer informatie wil, kan immers terecht in bovengenoemde werken van Bernard Desmaele (voor de periode tot 1940) en van Pascale Bourgeois (vanaf 1942). Bij elk van de organogrammen werd een precieze verwijzing naar beide werken voorzien.

47

BUFFEL (L.), De modernisering van de boekhouding van de Federale Overheid: algemene opzet, in: Bulletin de documentation, Brussel, Federale Overheidsdienst Financiën, 69, 2009, p. 111.

28

ORGANOGRAMMEN Organogram 1834-184648 Eerste Afdeling: Grootboek, algemene rekening, controle en verificatie van de schrifturen van de directeuren der Schatkist in de Provinciën, ordonnancering van uitgaven van de Staat, Controle Schatkistbons Tweede Afdeling: Algemene Zaken, geschillen, provinciale en buitenlandse fondsen in de Schatkist, verificatie van de uitgaven van de Staat Derde Afdeling: Grootboek van de Openbare Schuld, grootboek van de Pensioenen ten laste van de Staat en aan de Pensioenkas voor ambtenaren van het Ministerie van Financiën, roerende renten en glijdende schuld

48

DESMAELE (B.), Le Ministère des Finances. Etude de l’évolution structurelle de l’administration centrale et de ses organes consultatifs, Première Partie: 1831-1945, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 9, 1990, p. 98-99.

29

Administratie van de Thesaurie - Organogrammen

Organogram van 1846-184949 Eerste Directie: Grootboek, ontvangsten, borgtochten Tweede Directie: Uitgaven Derde Directie: Openbare Schuld en Giften

49

Ibidem, p. 100.

30


Organogram 1849-186250 Eerste Directie: Centrale Boekhouding Tweede Directie: Uitgaven

50

Ibidem, p. 101.

31


Organogram van 1863-187551 Eerste Directie: Algemene Boekhouding Tweede Directie: Ontvangsten en Uitgaven Derde Directie: Openbare Schuld en Pensioenen Vierde Directie: Amortisaties, Borgtochten, Consignaties, Geschillen en Diverse Zaken Dienst der Algemene Pensioenkas

51

Ibidem., p. 104.

32


Organogram van 1876-187852 Eerste Directie: Algemene Boekhouding Tweede Directie: Ontvangsten en Uitgaven Derde Directie: Openbare Schuld en Pensioenen Vierde Directie: Amortisaties, Borgtochten, Geschillen, Consignaties en Personeel van de Administratie

52

Ibidem, p. 106-107.

33


Organogram van 1878-189353 Eerste Directie: Algemene Boekhouding Tweede Directie: Ontvangsten en Uitgaven Derde Directie: Openbare Schuld en Pensioenen Vierde Directie: Amortisaties, Borgtochten, Geschillen, Consignaties en Personeel van de Administratie Vijfde Directie: Militie (uitbetaling), pensioenen

53

Ibidem, p. 108-111.

34


Organogram van 1894-189954 Eerste Directie: Algemene Boekhouding, personeel Tweede Directie: Ontvangsten en Uitgaven Derde Directie: Ingeschreven Openbare Schild Vierde Directie: Consignaties, Borgtochten en Geschillen Vijfde Directie: Openbare Schuld aan Toonder, Indicateur en Pensioenen Zesde Directie: Boekhouding van de Administratie van de Registratie en de Domeinen, Uitbetaling in het kader van de Krijgsdienst

54

Ibidem, p. 111-112.

35


Organogram van 1900-190755 Eerste Directie: Algemene Zaken, Algemene Boekhouding, Amortisatiekas, Deposito- en Consignatiekas, Spaarkas, Personeel Tweede Directie: Ontvangsten en Uitgaven, Boekhouding van de Administratie van de Directe Belastingen, Douane en Accijnzen Derde Directie: Ingeschreven Openbare Schild Vierde Directie: Consignaties, Borgtochten en Geschillen Vijfde Directie: Openbare Schuld aan Toonder, Indicateur en Pensioenen Zesde Directie: Boekhouding van de Administratie van de Registratie en de Domeinen, Uitbetaling in het kader van de Krijgsdienst

55

Ibidem, p. 113-115.

36


Organogram van 1908-191456 I. Algemene Zaken – Algemene Boekhouding Eerste Directie: Algemene Zaken, Algemene Boekhouding, Amortisatiekas, Deposito- en Consignatiekas, Buurtspoorwegen, Personeel Tweede Directie: Algemene Boekhouding, Boekhouding van de Administratie der Directe Belastingen, Douanen en Accijnzen en van de Administratie der Registratie en Domeinen II. Openbare Schuld Derde Directie: Grootboek der Openbare Schuld III. Geschillen – Borgtochten en Consignaties Vierde Directie: Consignaties, Borgtochten IV. Openbare Schuld aan Toonder en Indirecte Staatsschuld – Pensioenen – Uitbetaling in het kader van de Krijgsdienst Vijfde Directie: Schuld aan Toonder, Pensioenen en Algemene Indicateur Zesde Directie: Uitbetaling in het kader van de Krijgsdienst (vier gelijknamige bureaus) V. Ordonnancering en Controle van de Uitgaven van de Staat Zevende Directie: Ordonnancering en Controle van de Uitgaven van de Staat

56

Ibidem, p. 116-118.

37


Organogram van 1920-192457 I. Algemene Zaken – Algemene Boekhouding Eerste Directie: Algemene Zaken, Algemene Boekhouding, Amortisatiekas, Deposito- en Consignatiekas, Buurtspoorwegen, Personeel van de Administratie, Algemene Indicateur Tweede Directie: Algemene Boekhouding, Boekhouding van de Administratie der Directe Belastingen, Douanen en Accijnzen en van de Administratie der Registratie en Domeinen II. Openbare Schuld Derde Directie: Grootboek der Openbare Schuld III. Geschillen – Borgtochten en Consignaties Vierde Directie: Consignaties, Borgtochten IV. Openbare Schuld aan Toonder en Indirecte Staatsschuld – Pensioenen – Uitbetaling in het kader van de Krijgsdienst Vijfde Directie: Schuld aan Toonder en Indirecte Staatsschuld, Pensioenen Zesde Directie: Uitbetaling in het kader van de Krijgsdienst V. Ordonnancering en Controle van de Uitgaven van de Staat Zevende Directie: Ordonnancering en Controle van de Uitgaven van de Staat Achtste Directie: Oorlogsschade, Inspecties Agenten Thesaurie en Dienst Controle Wissels

57

Ibidem, p. 119-122.

38


Organogram van 1925-192958 I. Algemene Zaken – Algemene Boekhouding Eerste Directie: Algemene Zaken, Algemene Boekhouding, Amortisatiekas, Deposito- en Consignatiekas, Buurtspoorwegen, Personeel van de Administratie, Algemene Indicateur Tweede Directie: Algemene Boekhouding, Boekhouding van de Administratie der Directe Belastingen, Douanen en Accijnzen en van de Administratie der Registratie en Domeinen II. Openbare Schuld Derde Directie: Grootboek der Openbare Schuld III. Geschillen – Borgtochten en Consignaties Vierde Directie: Consignaties, Borgtochten IV. Openbare Schuld aan Toonder en Indirecte Staatsschuld – Pensioenen – Uitbetaling in het kader van de Krijgsdienst Vijfde Directie: Schuld aan Toonder en Indirecte Staatsschuld, Pensioenen V. Pensioenen VI. Ordonnancering en Controle van de Uitgaven van de Staat Zevende Directie: Ordonnancering en Controle van de Uitgaven van de Staat, Inspecties agenten van de Schatkist Achtste Directie: Oorlogsschade, Dienst Controle Wissels Belgische Dienst der Repartities

58

Ibidem, p. 123-128.

39


Organogram van 1930-193459 I. Schatkist Eerste Directie: Algemene Zaken, Financiële Dienst van de Deposito- en Consignatiekas, Buurtspoorwegen, Nationale maatschappij voor goedkope woningen en woonvertrekken, diverse financiële tussenkomsten, Belgische Dienst der Repartities, Personeel, Indicateur Belgische Dienst der Repartities Tweede Directie: Inspecties ambtenaren van de Thesaurie, Thesaurievooruitzichten B. Boekhouding en ordonnancering van uitgaven Derde Directie: Algemene boekhouding, boekhouding van de fiscale diensten Vierde Bureau: Ordonnancering en Controle van de Uitgaven van de Staat C. Schuld aan toonder en pensioenen Vijfde Directie: Schuld aan toonder Zesde Directie: Schulden aan toonder Zevende Directie: Pensioenen ten laste van de Schatkist D. Consignaties, Borgtochten en Ingeschreven Schuld Achtste Directie: Grootboek der Openbare Schuld Negende Directie: Consignaties en Borgtochten E. Budget Tiende Directie: Budget

59

Ibidem, p. 129-133.

40


Organogram van 1935-193760 I. Schatkist Eerste Directie: Algemene Zaken, Financiële Dienst van de Deposito- en Consignatiekas, Buurtspoorwegen, Thesaurievooruitzichten, Delcredere, Nationale maatschappij voor goedkope woningen en woonvertrekken, diverse financiële tussenkomsten, Belgische Dienst der Repartities, Personeel, Indicateur II. Boekhouding en ordonnancering van uitgaven Tweede Directie: Betaling van uitgaven van de Staat via Postrekening, inspectie van agenten van de Thesaurie Derde Directie: Algemene Boekhouding, boekhouding van administratieve boekhouding Vierde Directie: Ordonnancering, directe mandaten, inspecties agenten van de Thesaurie III. Schuld aan toonder en pensioenen Vijfde Directie: Schuld aan toonder Zesde Directie: Schulden aan toonder IV. Ingeschreven Schuld en Pensioenen Zevende Directie: Pensioenen ten laste van de Schatkist Achtste Directie: Grootboek der Openbare Schuld

60

Ibidem, p. 134-138.

41


Organogram van 1937-194061 I. Schatkist Eerste Directie: Interessante algemene vragen, publieke staatsschuld, situatie van de Schatkist, Thesaurievooruitzichten, Delcredere, Nationale maatschappij voor goedkope woningen en woonvertrekken, diverse financiële tussenkomsten, Belgische Dienst der Repartities, Personeel van de administratie van de administratie en de Rijkskassier, Indicateur II. Boekhouding en ordonnancering van uitgaven Tweede Directie: Betaling van uitgaven van de Staat via Postrekening, inspectie van agenten van de Thesaurie Derde Directie: Algemene Boekhouding, boekhouding van administratieve boekhouding. Vierde Directie: Ordonnancering, directe mandaten, inspecties agenten van de Thesaurie III. Schuld aan toonder Vijfde Directie: Schuld aan toonder Zesde Directie: Schuld aan toonder IV. Ingeschreven Schuld en Pensioenen Zevende Directie: Pensioenen ten laste van de Schatkist Achtste Directie: Grootboek der Openbare Schuld

61

Ibidem, p. 139-144.

42


Organogram van 1942-194662 Eerste Dienst: Thesaurie Dienst der Organisatie, der Documentatie en der Studiën betreffende Overheidsfinanciën, Agenda en Verzending Eerste Directie: Personeel van het Bestuur en van de Rijkskassier, Aangelegenheden van Algemene Aard, Dagstaat der Ontvangsten en Uitgaven, Jaarstaat van ’s Rijks Schatkist, Begrotingen Tweede Directie: Portefeuille der Schatkist, Thesaurievoorschotten, Verrichtingen in Vreemde Deviezen, Bescherming der Spaarders, Financiële Dienst van diverse Stichtingen en Instellingen, Financiële Deelneming van de Staat in de Instellingen van Algemeen Nut. Tijdelijke Dienst: Dienst der Bezettingsopeisingen (1946) Tweede Dienst: Schuld aan Toonder Derde Directie: Studie en Uitgifte van de Leningen, Begrotingen en Rekeningen der Staatsschuld, Dienst der Binnenlandse en Buitenlandse Schulden, Schulden op Korte en Halflange Termijn, Lotenleningen, Aanmaak van Effecten en Comptabiliteit der Grondstoffen Vierde Directie: Dienst der Leningen door de Staat Gewaarborgd, Verificatie en Comptabiliteit van de Buiten Omloop Gestelde Effecten en van de Betaalde Coupons, Onvrijwillige Ontzetting van Effecten der Staatsschuld Derde Dienst: Algemene Comptabiliteit Vijfde Directie: Algemene Comptabiliteit van het Bestuur der Financiën, Controle der Stortingen Gedaan in de Rijkskas en op de Schatkistrekening bij de Postcheque en Girodienst, Comptabiliteit der Schriftuuroverschrijvingen, Controle der Uitgaven en Ontvangsten der Rekenplichtigen van de Schatkist, Comptabiliteit van de andere Besturen van het Ministerie van Financiën Zesde Directie: Houden van de Centralisatie-Rekeningen op Naam van ’s Rijks Schatkist bij de Postcheque- en Girodienst, Registers van Aanrekening op de Begrotingen. Vierde Dienst: Betalingen Zevende Directie: Betalingsgeschillen, Napluizen en Uitvoeren van de door de Verschillende Departementen en Diensten Gedane Uitgaven, Comptabiliteit der Betalingen Achtste Directie: Betaling van Wedden, Pensioenen, Rentetermijnen, Tegemoetkomingen, Hulpvergoedingen, Comptabiliteit der Verrichtingen, Aanmaak der Betalingsinstrumenten bij Mechanographisch Proces Tijdelijke Dienst: Centrale Dienst der Wedden van het Leger Vijfde Dienst: Pensioenen Negende Directie: Pensioenen der Ambtenaren en Beambten, Magistraten, Leden van het Onderwijzend Personeel en van de Eredienst Tiende Directie: Pensioenen van Weduwen en Wezen, Regierekeningen, Persoonlijke Rekeningen, Niet Verplichte Bijdragen (magistraten, ambtenaren en beambten en onderwijs), Gemeenterekening, Persoonlijke Rekeningen

62

BOURGEOIS (P.), Le Ministère des Finances. Etude de l’Administration centrale et Répertoires des Services Publics et Commissions. Deuxième partie: 1946-1996, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 75, 1995, p. 222-231.

43


Zesde Dienst: Ingeschreven Schuld Elfde Directie: Grootboek, Inschrijvingen en Overschrijvingen, Omzettingen in Effecten aan Toonder, Mutatiën (Brussel) Zevende Dienst: Deposito- en Consignatiekas Twaalfde Directie: Gerechtelijke Consignatiën in Speciën en Waarden, Consignatiën Voortspruitende uit de Toepassing der Wetten op de Onvrijwillige Ontzettingen van Effecten aan Toonder, Borgtochten Dienst der Burgerlijke Oorlogsslachtoffers Muntdirectie Nationaal Kantoor der Roerende Waarden Tijdelijke Dienst: Dienst der Muntsanering (vanaf 1944)

44


Organogram van 1946-195563 Eerste Dienst: Organisatie, Documentatie, Personeel Organisatie: algemene organisatie, agenda en verzending Algemene Documentatie en Studiën betreffende Overheidsfinanciën Personeel van het Bestuur en van de Agentschappen van de Staatskassier Tweede Dienst: Thesaurie en Openbaar Krediet Eerste Directie: Thesaurie Eerste Bureau: Binnenkomende en Uitgaande Schatkistgelden, Aangelegenheden algemene aard die ’s Rijks Schatkist aanbelangen, begrotingen, Jaarstaat der ’s Rijks Schatkist Portefeuille der Schatkist, Thesaurievoorzieningen, verrichtingen in vreemde deviezen Muntfonds, bescherming der Spaarders, Financiële Dienst van Diverse Stichtingen en Instellingen Tweede Directie: Openbaar Krediet Dienst van het Openbaar Krediet Financiële Deelneming van de Staat in de Instellingen van Algemeen Nut Tijdelijke Diensten64: • Dienst der Opeising en Dienst Regeling van de Verhuring aan de Geallieerden • Dienst der Muntsanering Derde Dienst: Staatsschuld Derde Directie: Schuld aan Toonder Tijdelijke Dienst: Portefeuille der Effecten van de Muntsanering Vierde Directie: Dienst der Roerende Waarden Vierde Dienst: Algemene Comptabiliteit en Betalingen Vijfde Directie: Algemene Boekhouding Zesde Directie: Ordonnancering Zevende Directie: Betalingen Vijfde Dienst: Ingeschreven Schuld Achtste Directie: Grootboek van de Openbare Schuld, Titels aan Toonder, Ordonnancering en Comptabiliteit der Rentetermijnen en Militaire Dienstbaarheden Zesde Dienst: Deposito- en Consignatiekas Zevende Dienst: Muntdirectie Technische Dienst Werkhuizen Comptabiliteit Dienst: Pensioenen Directie voor Rustpensioenen Directie der Weduwen- en Wezenpensioenen Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven

63

Ibidem, p. 232-244. Het is niet geheel duidelijk of deze diensten al dan niet tot de Tweede Directie behoren, zie BOURGEOIS, p. 235. 64

45


Organogram van 1955-196165 Eerste Dienst: Organisatie en Vaste Uitgaven Organisatie – Documentatie – Personeel – Mecanografie Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven Tweede Dienst: Thesaurie (en Amortisatiekas) Eerste Directie: Thesaurie Tweede Directie: Financiële betrekkingen met het Buitenland Tijdelijke Diensten: • Dienst der Muntsanering • Telling der Effecten Derde Dienst: Staatsschuld Derde Directie: Budget en Rekening van de Schuld, Studie en Uitgifte van de Leningen, Begroting en Rekeningen van de Openbare Schuld, Diensten van de Binnenlandse en Buitenlandse Schuld Vierde Directie: Leningen Gewaarborgd door de Staat, Onrechtstreekse Schuld, Verificatie en Compatibiliteit van de Afgeloste Schuld, Ongewilde Buitenbezitstelling van de Effecten Tijdelijke Dienst: Portefeuille der Dienst van de Muntsanering Vierde Dienst: Centrale Compatibiliteit Vijfde Directie: Algemene Comptabiliteit Zesde Directie: Ordonnancering Zevende Directie: Betalingen Tijdelijke Diensten: Comptabiliteit van het Belgische Ministerie van Financiën te Londen, Belgische Leen- en Spaarkas Budgettaire Regularisatie van de Rekeningen van de Economische Opdrachten, van de Dienst Wederzijdse Hulp en Distributiebureau Nationaal Hulpfonds voor de Huishoudelijke Heruitrusting van de Arbeiders Vijfde Dienst: Grootboek van de Staatsschuld Achtste Directie: Ingeschreven Schuld Zesde Dienst: Deposito- en Consignatiekas Negende Directie: Deposito- en Consignatiekas en Ongewilde Buitenbezitstelling van de Effecten aan Toonder Zevende Dienst: Munt Achtste Dienst: Dienst der Roerende Waarden

65

Ibidem, p. 245-254.

46


Organogram van 1961-196466 Eerste Dienst: Thesaurie Eerste Directie: Financiële Politiek, Toestand van de Schatkist, Bescherming van de Spaarders, Amortisatiekas der Staatsschuld Tweede Directie: Financiële Deelneming en Controle op Sommige Instellingen van Openbaar Nut Derde Directie: Financiële Betrekkingen met het Buitenland Tijdelijke Dienst: Telling der Effecten en Muntsanering Tweede Dienst: Staatsschuld Vierde Directie: Studiën en Uitgiften van de Leningen, Begroting en Rekening van de Staatsschuld, Buitenlandse Schulden, Schulden op Korte en Halflange Termijn, Aanmaak van Effecten Vijfde Directie: Binnenlandse Schulden met Inbegrip van de Muntsanering, Onrechtstreekse Schuld, Leningen door de Staat Gewaarborgd Zesde Directie: Ingeschreven Schuld, Houden van het Grootboek der Openbare Schuld, Onvrijwillige Buitenbezitstelling van Effecten der Staatsschuld Derde Dienst: Algemene Zaken Zevende Directie: Organisatie, Documentatie, Personeel, Mecanografie, Nationaal Kantoor voor Roerende Waarden Achtste Directie: Centrale Dienst der Vaste Uitgaven Vierde Dienst: Algemene Comptabiliteit en Betalingen Negende Directie: Centralisatie der Rekenplichtigen van ’s Rijks Schatkist, Centrale Comptabiliteit van de Fiscale Administraties, Controle der Verrichtingen Uitgevoerd door de andere Rekenplichtigen van de Schatkist Tiende Directie: Ordonnancering en Bijhouden der Registers van Aanrekening der Uitgaven, Begrotingsrekeningen, Patrimoniale Comptabiliteit, Rekenplichtige der Overboekingen Elfde Directie: Centraliserend Rekenplichtige, Rekenplichtige inzake Geschillen, Rekenplichtige der Liggende Gelden Vijfde Dienst: Deposito- en Consignatiekas Twaalfde Directie: Deposito- en Consignatiekas Zesde Dienst: Administratie van de Munt

66

Ibidem, p. 255-263.

47


Organogram van 1964-197267 Eerste Dienst: Thesaurie Eerste Directie: Financiële Politiek, Toestand van de Schatkist, Bescherming van de Spaarders, Amortisatiekas der Staatsschuld Tweede Directie: Financiële Deelneming, Controle op Sommige Instellingen van Openbaar Nut Tweede Dienst: Financiële Betrekkingen met het Buitenland Derde Directie: Financiële Betrekkingen met het Buitenland Derde Dienst: Staatsschuld Vierde Directie: Studiën, Begroting, Rekeningen en Toestanden van de Staatsschuld Vijfde Directie: Binnen- en Buitenlandse Leningen: Uitgiften, Diensten van de Lotenleningen, van de Rechtstreekse Buitenlandse Schuld en van de Schuld op Korte en Halflange Termijn Zesde Directie: Dienst van de Binnenlandse Geconsolideerde Leningen (andere dan de lotenleningen van de Onrechtstreekse Schulden) en van de door de Staat Gewaarborgde Leningen Tijdelijke Dienst: Omruiling van Lotenleningen Zevende Directie: Onvrijwillige Buitenbezitstelling van Effecten der Staatsschuld, Nationaal Kantoor voor Roerende Waarden Vierde Dienst: Algemene Zaken Achtste Directie: Organisatie, Documentatie, Personeel, Negende Directie: Mechanografie Tiende Directie: Centrale Dienst der Vaste Uitgaven Vijfde Dienst: Algemene Compatibiliteit en Betalingen Elfde Directie: Centrale der Rekeningsschrifturen van ’s Rijks Schatkist, Centrale Comptabiliteit van de Fiscale Administraties, Controle der Verrichtingen Uitgevoerd door de Andere Rekenplichtigen van de Schatkist Twaalfde Directie: Ordonnancering en Bijhouden der Registers van Aanrekeningen der Uitgaven, Begrotingsrekeningen, Patrimoniale Comptabiliteit, Rekenplichtige der Overboekingen Dertiende Directie: Centraliserend Rekenplichtige, Rekenplichtige inzake Geschillen, Rekenplichtige der Liggende Gelden Zesde Dienst: Deposito- en Consignatiekas Veertiende Directie: Gerechtelijke Consignaties in Speciën en Waarden, Materiële Deposito’s en Vrijwillige Consignaties Zevende Dienst: Munt Tijdelijke Dienst: Telling der Effecten

67

Ibidem, p. 264-271.

48


Organogram van 1972-198668 Secretariaat Eerste Dienst: Thesaurie Eerste Directie: Thesaurie Tweede Directie: Financiële Deelneming van de Staat in de Inlichtingen van Algemeen Nut, Studies van de algemene Financiële Problemen Tweede Dienst: Internationale Monetaire Aangelegenheden (1977-1978)69 Derde Dienst: Financiële Betrekkingen met het Buitenland Vierde Dienst: Staatsschuld Vierde Directie: Documentatie en Studies, Budgetteringen en Rekeningen, Comptabiliteit, Leningen op Korte en Halflange Termijn (Binnen- en Buitenland) Vijfde Directie: Uitgifte en Verantwoording van de Leningen, Binnenlandse Leningen en Aanmaak van Effecten Zesde Directie: Leningen door de Staat Gewaarborgd, Indirecte Leningen, Binnenlandse Leningen zonder Tussenvervaldag, Leningen van Gedecentraliseerde Besturen Zevende Directie: Ingeschreven Schuld, Grootboeken van de Staat, Onvrijwillige Buitenbezitstelling van de Effecten der Staatsschuld en van de Daarmede Gelijkgestelde Effecten, Nationaal Kantoor der Roerende Waarden Vijfde Dienst: Algemene Zaken Achtste Directie: Organisatie, Personeel, Beroepsvormingen Negende Directie: Centrum voor Informatieverwerking Tiende Directe: Deposito- en Consignatiekas Zesde Dienst: Algemene Comptabiliteit Elfde Directie: Algemene Rekening van de Staat, Wet houdende de Eindregeling van de Begroting, Begrotingsrekening, Uitgaven, Rekening van de Vermogenswijzigingen Twaalfde Directie: Compatibiliteit van het Bestuur der Directe Belastingen, van het Bestuur van de B.T.W., van de Registratie en Domeinen en van het Bestuur der Douanen en Accijnzen, Rekeningen van de Staatsrekenplichtigen andere dan Fiscale Dertiende Directie: Aanrekening van de Ontvangsten en Rekenplichtige van de Overboekingen, Ordonnancering en Aanrekening van de Uitgaven, Vereffening van de Veranderlijke Uitgaven der Buitendiensten van het Ministerie van Financiën, Controle van de Fondsen en Rekeningen waarover door de Tussenkomst van de Minister van Financiën wordt beschikt, Verrichtingen op de Thesaurierekeningen Veertiende Directie: Centraliserende Rekenplichtige, Comptabiliteit der Geschillen, Comptabiliteit der Liggende Gelden Zevende Dienst: Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven Vijftiende Directie: Wedden Zestiende Directie: Pensioenen Achtste Dienst: Koninklijke Munt van België Administratie Techniek

68 69

Ibidem, p. 272-279 Vanaf 1978 schuift elke dienst een nummer op en wordt de Derde Dienst de Tweede Dienst, enz.

49


Organogram van 1986-199170 Eerste Dienst: Internationale, Financiële en Monetaire Betrekkingen Eerste Directie: Internationale Monetaire Betrekkingen Tweede Directie: Financiële Betrekkingen met het Buitenland Tweede Dienst: Dienst van het Openbaar Krediet Derde Directie: Economische Expansie Vierde Directie: Voogdij over de Openbare Financiële Instellingen Derde Dienst: Koninklijke Munt van België Administratie Techniek Vierde Dienst: Algemene Zaken Vijfde Directie: Organisatie, Personeel, Documentatie Zesde Directie: Centrum voor Informatieverwerking EERSTE ALGEMENE DIRECTIE: THESAURIE EN STAATSSCHULD Vijfde Dienst: Thesaurie Zevende Directie: Thesaurie Achtste Directie: Maandelijkse Toestanden van de Schatkist, Jaarlijkse Algemene Stand van de Schatkist, Vervalboek Zesde Dienst: Algemene Financiële Problemen Negende Directie: Algemene Financiële Problemen Tiende Directie: Controle der Instellingen van Openbaar Nut Zevende Dienst: Staatsschuld Elfde Directie: Uitgifte van de Binnenlandse Leningen Twaalfde Directie: Financiële Dienst, Binnenlandse Leningen Dertiende Directie: Leningen in Deviezen, Gewaarborgde Schuld Veertiende Directie: Begroting en Vlottende Schuld Vijftiende Directie: Ingeschreven Schuld en Onvrijwillige Buitenbezitstelling TWEEDE ALGEMENE DIRECTIE: ALGEMENE COMPTABILITEIT EN BETALINGEN Achtste Dienst: Algemene Comptabiliteit Zestiende Directie: Algemene Rekening van de Staat, Wet houdende de Eindregeling van de Begroting, Begrotingsrekening, Uitgaven, Rekening van de Vermogenswijzigingen Zeventiende Directie: Compatibiliteit van het Bestuur der Directe Belastingen, van het Bestuur van de B.T.W., van de Registratie en Domeinen en van het Bestuur der Douanen en Accijnzen, Rekeningen van de Staatsrekenplichtigen andere dan Fiscale Achttiende Directie: Aanrekening van de Ontvangsten en Rekenplichtige van de Overboekingen, Ordonnancering en Aanrekening van de Uitgaven, Vereffening van de Veranderlijke Uitgaven der Buitendiensten van het Ministerie van Financiën, Controle van de Fondsen en Rekeningen waarover door de Tussenkomst van de Minister van Financiën wordt beschikt, Verrichtingen op de Thesaurierekeningen Negentiende Directie: Centraliserende Rekenplichtige, Comptabiliteit der Geschillen, Comptabiliteit der Liggende Gelden

70

Ibidem, p. 280-288.

50


Negende Dienst: Centrale Dienst der Vaste Uitgaven Twintigste Directie: Algemene Zaken Eenentwintigste Directie: Wedden Tweeëntwintigste Directie: Pensioenen DEPOSITO- EN CONSIGNATIEKAS (Drieëntwintigste Directie) NATIONALE KAS VOOR RAMPENSCHADE (Vierentwintigste Directie) NATIONALE KAS VOOR OORLOGSPENSIOENEN (Vijfentwintigste Directie) TIJDELIJKE DIENST Telling der Effecten, Beheer van aan de Staat Toegekende Effecten en Speciën, Laattijdige Omruilingen (tot 1989) Voorlopige Administratie voor de Financiële Aangelegenheden van Kongo en Ruanda-Urundi

51


Organogram 1991-199371 Eerste Dienst: Internationale Betrekkingen Eerste Directie: Multilaterale Financiële Instellingen Tweede Directie: Bilaterale Financiële en Commerciële Transferten Tweede Dienst: Europese en Internationale Financiële en Monetaire Aangelegenheden Derde Directie: Europese en Internationale Monetaire Aangelegenheden Vierde Directie: Europese Internationale en Algemene Financiële Aangelegenheden Derde Dienst: Openbaar Krediet Vijfde Directie: Waarborgen en Deelnemingen van de Staat Zesde Directie: Voogdij en Controle Vierde Dienst: Algemene Zaken Zevende Directie: Organisatie, Personeel Achtste Directie: Centrum voor Informatieverwerking EERSTE ALGEMENE DIRECTIE: THESAURIE EN STAATSSCHULD Vijfde Dienst: Thesaurie Negende Directie: Thesaurie Tiende Directie: Maandelijkse Toestanden, Jaarlijkse Algemene Stand van de Schatkist, Vervalboek Zesde Dienst: Koninklijke Munt van België (tot 1992) Administratie Techniek Zevende Dienst: Staatsschuld Elfde Directie: Uitgifte van de Binnenlandse Leningen Twaalfde Directie: Financiële Dienst Dertiende Directie: Leningen in Deviezen, Gewaarborgde Schuld Veertiende Directie: Begroting en Vlottende Schuld Vijftiende Directie: Ingeschreven Schuld en Onvrijwillige Buitenbezitstelling, Nationaal Kantoor voor Roerende Waarden TWEEDE ALGEMENE DIRECTIE: ALGEMENE COMPTABILITEIT Achtste Dienst: Algemene Comptabiliteit Zestiende Directie: Algemene Rekening van de Staat, Wet houdende de Eindregeling van de Begroting, Begrotingsrekening, Uitgaven, Rekening van de Vermogenswijzigingen Zeventiende Directie: Compatibiliteit van het Bestuur der Directe Belastingen, van het Bestuur van de B.T.W., van de Registratie en Domeinen en van het Bestuur der Douanen en Accijnzen, Rekeningen van de Staatsrekenplichtigen andere dan Fiscale Achttiende Directie: Aanrekening van de Ontvangsten en Rekenplichtige van de Overboekingen, Ordonnancering en Aanrekening van de Uitgaven, Vereffening van de Veranderlijke Uitgaven der Buitendiensten van het Ministerie van Financiën, Controle van de Fondsen en Rekeningen waarover door de Tussenkomst van de Minister van Financiën wordt beschikt, Verrichtingen op de Thesaurierekeningen

71

Ibidem, p. 289-295.

52


Negentiende Directie: Centraliserende Rekenplichtige, Comptabiliteit der Geschillen, Comptabiliteit der Liggende Gelden Negende Dienst: Centrale Dienst der Vaste Uitgaven Twintigste Directie: Algemene Zaken Eenentwintigste Directie: Wedden Tweeëntwintigste Directie: Pensioenen DEPOSITO- EN CONSIGNATIEKAS (Drieëntwintigste Directie) NATIONALE KAS VOOR RAMPENSCHADE (Vierentwintigste Directie) NATIONALE KAS VOOR OORLOGSPENSIOENEN (Vijfentwintigste Directie) TIJDELIJKE DIENST Telling der Effecten, Beheer van aan de Staat Toegekende Effecten en Speciën, Laattijdige Omruilingen (tot 1989) Voorlopige Administratie voor de Financiële Aangelegenheden van Kongo en Ruanda-Urundi EUROPESE ECONOMISCHE GEMEENSCHAP Centralisatie der Eigen Middelen van E.E.G.

53


Organogram van 199472 Eerste Dienst: Internationale Betrekkingen Eerste Directie: Multilaterale Financiële Instellingen Tweede Directie: Bilaterale Financiële en Commerciële Transferten Tweede Dienst: Europese en Internationale Financiële en Monetaire Aangelegenheden Derde Directie: Europese en Internationale Monetaire Aangelegenheden Vierde Directie: Europese, Internationale en Algemene Financiële Aangelegenheden Derde Dienst: Openbaar Krediet Vijfde Directie: Controle der Instellingen van Openbaar Nut en Beheer van Deelnemingen van de Staat Zesde Directie: Toezicht op de Openbare Kredietinstellingen Vierde Dienst: Algemene Zaken Zevende Directie: Organisatie, Personeel Achtste Directie: Centrum voor Informatieverwerking EERSTE ALGEMENE DIRECTIE: THESAURIE EN STAATSSCHULD Vijfde Dienst: Thesaurie Negende Directie: Thesaurie Tiende Directie: Schatkistramingen, Toestanden van de Schatkist Zevende Dienst: Staatsschuld Elfde Directie: Uitgifte van Klassieke Publieke Leningen in Belgische Frank, Economie en Statistiek, Financiële en Risicoanalyse, Vertaling en Verslaggeving, Secretariaat en Markten, Begrotingen en Rekeningen Twaalfde Directie: Financiële Dienst van de Leningen in Belgische Frank Dertiende Directie: Uitgiften van Leningen in Deviezen op Lange Termijn Veertiende Directie: Marktzaal, Uitgifte van Leningen in Deviezen Vijftiende Directie: Grootboek, Verzet op Effecten en Nationaal Kantoor der Roerende Waarden TWEEDE ALGEMENE DIRECTIE: ALGEMENE COMPTABILITEIT EN BETALINGEN Achtste Dienst: Algemene Comptabiliteit Zestiende Directie: Centrale Comptabiliteit Zeventiende Directie: Controle en Verificatie der Rekenplichtige Achttiende Directie: Ordonnancering en Aanrekening Negentiende Directie: Centraliserende Rekenplichtige, Rekenplichtige der Geschillen Negende Dienst: Centrale Dienst der Vaste Uitgaven Twintigste Directie: Algemene Zaken, Centraal Bureau Eenentwintigste Directie: Wedden Tweeëntwintigste Directie: Pensioenen Drieëntwintigste Directie: Deposito- en Consignatiekas Vierentwintigste Directie: Nationale Kas voor Rampenschade Vijfentwintigste Directie: Nationale Kas voor Oorlogspensioenen EUROPESE ECONOMISCHE GEMEENSCHAP Centralisatie der Eigen Middelen van de E.E.G. 72

Ibidem, p. 296-302.

54


Organogram 1995-heden73 Algemene Administratie Cel Interne Audit Algemene Dienst Dienst I: Internationale Betrekkingen Eerste Directie: Multilaterale Financiële Instellingen Tweede Directie: Bilaterale Financiële Transferten Derde Directie: Europese en internationale monetaire Aangelegenheden Dienst II: Economische, monetaire en financiële aangelegenheden Derde Directie: Europese en internationale economische en monetaire aangelegenheden Vierde Directie: Directie Financiële Aangelegenheden Dienst III: Koninklijke Munt van België (tot 1998)74 Dienst IV: Algemene Zaken Vijfde Directie: Personeel, opleiding en informatie en Logistiek • Bureau 1: Personeel, opleiding en informatie • Bureau 2: Logistiek Zesde Directie: Centrum voor Informatieverwerking Zevende Directie: Infocenter Eerste Directoraat-Generaal (tot 1998 Algemene Directie): Dienst V: Openbaar Krediet (tot 1998) Achtste Directie: Staatsparticipatie en controle op overheidsinstellingen Negende Directie: Economische expansie, staatswaarborgen, en beheer van Fondsen Dienst VI: Muntfonds (tot 1998) Dienst VII: Staatsschuld Tiende Directie: Thesaurievooruitzichten Elfde Directie: Comptabiliteit – Maandelijkse Toestand van de Schuld Twaalfde Directie: Drukkerij Dertiende Directie: Gewaarborgde Schuld en Controle Overheidsinstellingen (vanaf 1998) Vijftiende Directie: Grootboeken van de Staatsschuld Agentschap van de Schuld (vanaf 1998): • Secretariaat • Eerste Bureau: Front Office • Tweede Bureau: Middle Office • Derde Bureau: Back Office Tweede Directoraat-Generaal (tot 1998 Algemene Directie) Dienst VIII. Algemene Comptabiliteit Zestiende Directie: Algemene Rekeningen van de Staat Zeventiende Directie: Directie Controle en verificatie van de rekeningen van de Staatsrekenplichtige Achttiende Directie: Aanrekening en Ordonnancering Negentiende Directie: Centraliserende Rekenplichtigen en Rekenplichtige der Geschillen • Centrale Rekenplichtigen • Directie A: Nederlandstalige Rekenplichtige der Geschillen 73

Officieus organogram Thesaurie, 2009. Deze dienst wordt in sommige organogrammen nog als onderdeel van de Thesaurie vermeld, hoewel ze sinds 1992 het statuut van instelling met afzonderlijk beheer bezit.

74

55


• Directie B: Franstalige Rekenplichtige der Geschillen Centrale Dienst der Vaste Uitgaven Bureau 1: Interne Zaken Bureau 2: Wedden Bureau 3: Pensioenen en Oorlogspensioenen Bureau 4: Kinderbijslag Kassen: Drieëntwintigste Directie: Nationale Deposito- en Consignatiekas Vierentwintigste Directie: Nationale Kas voor Rampenschade Vijfentwintigste Directie: Nationale Kas voor Oorlogspensioenen

56

ARCHIEFVORMING, ARCHIEFBEHEER EN SELECTIE PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK Het archief Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie, een persoon of een groep personen in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen. Het betreft dus om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager, waardoor in de praktijk alle aangemaakte of ontvangen documenten als archief worden beschouwd. Boeken en gedrukte tijdschriften behoren daarentegen niet tot het archief. Archiefreeksen De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeeld: de personeelsdossiers, beheersrekeningen of de agenda’s van de uitgaande brieven. Vaak kan een archiefreeks beschouwd worden als de basis van het klassement De archiefvormer Om het even welke organisatie, persoon of groep personen die, in de uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, archief tot stand brengt of tot stand heeft gebracht. De instelling kan in haar geheel als een archiefvormer worden beschouwd, maar afzonderlijke diensten of personen kunnen eveneens als een archiefvormer worden beschouwd. In ons geval kunnen dus zowel de instelling, de directies als de bureaus als een archiefvormer worden beschouwd. Levensfase van een archief Aangezien elk document, ongeacht de datum, tot het archief kan worden gerekend (cfr. supra) doorloopt het archief verschillende levensfases: de dynamische, semi-dynamische (of semistatische) en de statische fase, dus van zijn aanmaak tot zijn bewaring in het archief of vernietiging. Dynamisch archief75 Dynamisch archief is archief met een administratieve waarde voor de archiefvormer of zijn rechtsopvolger. Het komt er dus op neer dat de documenten die nog regelmatig door de Administratie van de Thesaurie gebruikt en aangevuld worden het dynamisch archief vormen.

75

Def.nr. 29 in COPPENS (H.), Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de “Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’Etat en Belgique” (1994) aangevuld met lijsten van redactionele vromen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit “Archiefterminologie” ‘1990) en met verwijzing naar “Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland” (2003), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Manuale, 49, p. 26.

[Nom de l’institution] - Tableau de tri

Semi-dynamisch archief76 Het archief is semi-dynamisch als het geen administratieve waarde meer heeft voor de archiefvormer en/of zijn rechtsopvolger, maar waarvan anderzijds de bewaartermijn nog niet verstreken is. In deze levensfase wordt het archief niet meer regelmatig gebruikt of aangevuld. De bewaartermijn is echter nog niet verstreken omdat de archiefbescheiden nog een informatieve waarde kunnen hebben die mee werd ingecalculeerd in de bewaartermijn (cfr. infra). Het statisch archief77 Het archief wordt statisch als geen administratieve waarde meer heeft voor de archiefvormer en waarvan de bewaartermijn is verstreken. Dit archief wordt door de archiefvormer zelfs niet meer geraadpleegd, maar kan nog wel een cultuurhistorische waarde hebben (cfr. infra). Bij de meeste mensen is het statisch archief beter bekend als “historisch archief”, wat eigenlijk een verouderde term is. ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING De Thesaurie heeft geen centrale archiefdienst. De Dienst Logistiek is verantwoordelijk voor de archiefruimten, wijst deze toe aan de verschillende diensten en stelt hen verder het nodige materiaal ter beschikking. Daarnaast beschikt sinds 2008 elke dienst één of meerdere archiefverantwoordelijken, die instaan voor het dagelijks beheer van het archief78. Zij richten de aan hen toegewezen ruimte in en zijn verantwoordelijk voor het onderhoud van het klassement. Iedere dienst kan naar eigen goeddunken bepalen hoe hij zijn archief inricht. Over het algemeen kunnen wij stellen dat er, voor wat betreft het archiefbeheer, reeds rekening werd gehouden met de aanbevelingen die collega’s Geert Leloup en Luc Vandeweyer hadden geformuleerd bij hun vorig bezoek. Vroeger had iedereen onbeperkte toegang tot het archief, vandaag moet iedereen die de archiefruimten wil betreden een badge afhalen bij de Dienst Logistiek en hij moet deze ook terugbrengen nadat hij de ruimte heeft verlaten. Dit systeem is al een hele stap in de goede richting, maar het is toch aan te raden om in de toekomst te registreren welke personen de archiefruimten betreden. Voorts is het noemenswaardig te vermelden dat de meeste archiefverantwoordelijken een plaatsingslijst hebben opgesteld. Niettemin hebben we vastgesteld dat een aantal van de in 2007 vastgestelde pijnpunten nog niet helemaal zijn weggewerkt. De administratie vernietigt nog steeds regelmatig archief zonder toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris, omdat de ambtenaren - die daadwerkelijk met het archiefbeheer belast zijn - niet op de hoogte werden gebracht van de verplichtingen die de Archiefwet hen oplegt. Daarbij moeten we wel opmerken dat de meeste archiefverantwoordelijken van goede wil zijn en bereid zijn om vanaf nu de Archiefwet te respecteren. Op 5 september 2009 werd de eerste, officieel door de Algemeen Rijksarchivaris bekrachtigde, machtiging tot vernietiging afgeleverd voor de dossiers inzake verzetbetekening van het Nationaal Kantoor voor Roerende Waarden uit de periode 2000-200579. Het gevolg van deze vernietigingen is dan ook dat er tot nu verhoudingsgewijs weinig historisch waardevol archief uit de 20ste eeuw aan het Algemeen Rijksarchief werd overgedragen. Wel heeft het Algemeen Rijksarchief heel wat archief uit de 19de eeuw en het 76

Def. nr. 30 in COPPENS (H.), op.cit., p. 26. Def. nr. 31 in COPPENS (H.), op. cit., p. 26 78 Inspectieverslag Geert Leloup en Luc Vandeweyer over het bezoek aan de Administratie van de Thesaurie, 16 januari 2007. 79 Machtiging tot vernietiging voor het Nationaal Kantoor der Roerende Waarden, 5 september 2009. 77

58


begin van de 20ste eeuw (1831-1936) in zijn bezit, dat ontsloten werd door Arthur Cosemans80. Daarnaast bewaart het de rekeningen van de regering in ballingschap, al is het niet geheel duidelijk of deze rekeningen tot het archief van de Thesaurie gerekend kunnen worden81. Tot slot bewaart het Algemeen Rijksarchief ook het (fragmentarisch bewaard gebleven) archief van enkele tijdelijke diensten, zoals de Dienst voor de Muntsanering,82 en dat van de Voorlopige administratie voor de financiële aangelegenheden van Congo, Ruanda-Urundi.83 Het gebouw van de Thesaurie bevindt zich in Brussel tussen de Handelsstraat en de Kunstlaan en bestaat uit een oude - 19de-eeuwse vleugel - en een recente vleugel. Deze gebouwen werden enkele jaren geleden volledig gerenoveerd. Zoals collega’s Leloup en Vandeweyer reeds hebben aangegeven, beschikt het gebouw over degelijke archiefruimten84. In het nieuwe gebouw zijn er vijf afzonderlijke kelderruimtes. Er zijn weinig tot geen leidingen, met uitzondering van het lokaal met de archieven van de CDVU, waar de leiding van een bovenliggende beerput door de archiefruimten loopt (met alle risico's van dien). Verder beschikt elk lokaal over metalen rekken en een branddetectiesysteem. In het oude gebouw is er één grote kelderruimte met verschillende verdiepingen en één centrale trap zijn. Ook hier zijn branddetectiesystemen aanwezig en zijn er bijna geen doorkruisende leidingen. Wel is er op de onderste verdiepingen een probleem met grondwater. De dienst Logistiek heeft daarom uitdrukkelijk gevraagd om géén archief op de onderste rekken te plaatsen, maar wegens plaatsgebrek kunnen de diensten deze maatregel niet altijd opvolgen. Daardoor wordt een kleine hoeveel archief (ca. 2,5 m) van de Ondersteunende Dienst van de Schuld bedreigd. Tot slot bewaarde de Thesaurie tot 2007 een deel van haar archieven in een opslagplaats van de FOD Financiën aan de Willebroekkaai. De Thesaurie werkt nog voornamelijk met papieren documenten, onder meer omdat het Rekenhof de gegevens doorgaans op papier opvraagt. Er zijn wel al enkele diensten, zoals het Bureau Thesaurievooruitzichten, die hun documenten digitaal naar het Rekenhof kunnen versturen via een beveiligd FTP-protocol. Wel is er een algemeen “boekhoudkundig informatiesysteem” voor het elektronisch boeken van bedragen. Dit systeem draait op een centrale mainframe en wordt centraal beheerd door de medewerkers van de Dienst voor Informatievoorziening. Het systeem dateert echter uit de jaren 1980 en is dus vrij gedateerd. Naar alle waarschijnlijkheid zal het verdwijnen bij de implementatie van Fedcom en de daaraan gekoppelde invoering van een SAP-systeem. Deze toepassingen en het mainframe worden technisch beheerd door een aparte dienst: de Dienst Centrale Informatieverwerking Voor de diensten die zich met de staatsschuld bezighouden, ligt de situatie iets gecompliceerder. De Ondersteunende Dienst van de Schuld heeft een eigen databank die op een mainframe draait en door de Centrale Dienst voor Informatievoorziening wordt beheerd, maar die geen toegang geeft tot andere databanken. Enkel het Agentschap van de Schuld heeft een eigen IT-dienst en ontwikkelt zelf zijn programma’s, die meestal in Access worden opgesteld. BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN Gezien het specifieke karakter van deze instelling, treffen we binnen de reeksen van de verschillende diensten vaak hetzelfde type van documenten aan, die meestal louter uitvoerend zijn, zoals: rekeningen, facturen, bestelbons, listings, kwitanties en betalingsstukken. Daarom 80

COSEMANS (A.), Ministère des Finances: ancien fonds, nos. 1-229, 404-614 (1830-1932) : inventaire, Brussel, Algemeen Rijksarchief, Toegangen in beperkte oplage [van het] Algemeen Rijksarchief, 73, 31 p. 81 COSEMANS (A.), Ministère des Finances : ancien fonds, nos. 615-804 (1914-1922) : inventaire, Brussel, Algemeen Rijksarchief, Toegangen in beperkte oplage [van het] Algemeen Rijksarchief, 15 p. 82 LELOUP (G.), Inventaris archief Thesaurie Muntsanering op.cit. 83 Dit vrij omvangrijke bestand kan voorlopig enkel met behulp van een onvolledige en rudimentaire plaatsingslijst geraadpleegd worden. 84 Inspectieverslag Geert Leloup en Luc Vandeweyer, 16/01/2008.

59


zullen we enkel de belangrijkste reeksen of reeksen met ander types documenten nader toelichten. Bepaalde diensten stellen jaarverslagen op. Een voorbeeld is het Agentschap van de Schuld en zijn voorloper binnen de Dienst van de Staatsschuld, die al sinds 1987 elk jaar de statistische gegevens bundelen van het aantal uitgegeven producten en van de financiële toestand van de Staatsschuld. Een tweede dienst die een jaarverslag opstelt is de Deposito- en Consignatiekas. Het begon hiermee in 1954. Het jaarverslag gaf aanvankelijk enkel een overzicht van de boekhouding, maar vanaf de jaren 1980 werden ze ook uitgebreid met statistische gegevens, zoals het aantal in bewaring gegeven effecten. Daarnaast zijn er nog enkele diensten die een inhoudelijk belangrijke reeks vormen. De dienst Internationale Betrekkingen legt een grote reeks aan met leningen aan Belgische investeerders die in het buitenland willen investeren die teruggaat tot de jaren 1960. Deze reeks bevat de protocollen die de afspraken tussen beide landen vastleggen, de dossiers van de verschillende leningen en de uitvoerende stukken betreffende de betalingen en transacties. Ook bij de diensten die de Staatsschuld beheren vinden we enkele specifieke reeksen terug. De Grootboeken van de Openbare Schuld zijn een vermeldenswaardige reeks om apart te vermelden. Deze grootboeken - waarvan de oudste, bij de Thesaurie bewaarde exemplaren van 1843dateren, - bevatten per lening alle namen van de personen die op de lening hebben ingetekend. Er werd elk jaar voor elke lening een nieuw boek geopend. Vanaf 1945 werden er geen fysieke boeken meer aangelegd, maar werden de gegevens met behulp van een meccanografisch systeem bijgehouden op ponskaarten. Vanaf 1990 werd dan een digitaal systeem gebruikt, op maat gemaakt in de destijds populaire COBOL-programmeertaal. Deze bestanden worden bewaard op magnetische banden. Daarnaast beheert diezelfde dienst een aparte reeks aangelegd van alle verplichte leningen die men de leningen van de eeuwigdurende schuld noemt. Deze leningen moesten door andere besturen, zoals steden en gemeenten, verplicht worden aangegaan. De eerste dossiers zijn geopend in 1843, de laatste in 1945. De bestaande dossiers werden aangevuld tot 1999, waarna de eeuwigdurende schuld een stille dood stierf. Deze reeks bevat informatie over de lening en de jaarlijkse afbetaling. Hoewel bij de algemene directie Betalingen voornamelijk uitvoerende stukken worden gevormd (cf. supra), zijn er toch enkele belangrijke rekeningen die we onder de aandacht moeten brengen. Eén voorbeeld daarvan is de algemene rekening van de Staat, die een beknopt overzicht biedt van de verhoudingen tussen de daadwerkelijke uitgaven van de Staat en de begrote uitgaven. Deze rekening wordt samengesteld op basis van drie andere rekeningen, namelijk de thesaurierekening, de rekening van de vermogenswijzigingen en de rekening van de uitvoering van de begroting. De thesaurierekening is een lopende rekening waarop alle verrichtingen van de centrale overheid worden vermeld. De uitvoeringsrekening van de begroting geeft eveneens elke uitgavenpost weer, maar koppelt deze aan de verschillende begrotingsposten. De Rekening van de vermogenswijziging geeft ook alle verrichtingen van de uitgaven weer, maar vergelijkt tevens de impact op het totale vermogen (vandaar haar naam). Deze drie rekeningen en de algemene rekening van Staat werden bewaard sinds 1939. VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE Het archief van de Administratie van de Thesaurie bestrijkt momenteel circa 15 strekkende kilometer. Het is echter onmogelijk om al dat archief te bewaren, want het zou onbeheersbaar worden en bovendien te veel tijd en ruimte kosten. Bijgevolg zou het te veel tijd kosten om het archief te ontsluiten en toegankelijk te maken, zodat de facto niemand er nog iets in terug zal kunnen terugvinden.

60


Velen zijn van oordeel dat de bovenstaande argumenten niet van toepassing zijn op digitale bestanden, waarbij we tegenwoordig beschikken over terrabytes aan opslagruimte en geavanceerde full text-zoekstrategieën. Niets is echter minder waar. De bestandsgroottes nemen evenredig toe met onze schijfgroottes. Bij een integrale bewaring komt vroeg of laat de melding dat de schijf overvol is, waardoor een nieuwe schijf en/of zwaardere apparatuur moet aangekocht worden, wat eigenlijk vergelijkbaar is met de uitpuilende kasten papier. Het zal bovendien langer duren vooral de computer informatie kan terugvinden: hoe meer informatie er op een schijf staat, des te langer een zoekprogramma nodig heeft om een zoekactie uit te voeren (zelfs als er geïndexeerd wordt). Dit betekent natuurlijk niet dat documenten zomaar lukraak vernietigd kunnen worden. Selectie is een intellectuele en materiële procedure die erin bestaat permanent te bewaren archiefstukken af te zonderen van archiefstukken die voor vernietiging in aanmerking komen85. Zoals de voorgaande definitie aangeeft, moet de archivaris met verschillende factoren rekening houden bij de selectie. Een belangrijk criterium is het bewaarniveau. Reeksen worden over het algemeen bewaard bij de dienst die ze gevormd hebben. De dubbels die bij andere diensten worden bewaard en die gebruikt worden als werkdocumenten, kunnen bijgevolg vernietigd worden, waardoor vermeden wordt dat dezelfde reeks op verschillende plaatsen bewaard worden. Dit geldt voor alle notulen van vergadering waarvan een dienst niet het secretariaat verzorgt of die geen inzicht bieden in het proces van de besluitvorming. Daarom mogen de meeste notulen van de vergaderingen met Europese en internationale instellingen vernietigd worden. Zij worden immers al elders bewaard. Hetzelfde geldt voor notulen van werkgroepen waaraan diverse diensten binnen de Thesaurie deelnemen. Daarnaast mogen ook rekeningen en financiële stukken die aangeleverd worden door een andere dienst en waaraan de ontvangende dienst geen waarde toevoegt vernietigd worden. We denken bijvoorbeeld aan de Thesaurierekening, die we zowel aantreffen bij de Algemene Rekening van de Staat als bij de CDVU. De reeks bij de CDVU is slechts een kopie. Op deze regel kan echter een uitzondering worden gemaakt als blijkt dat de dubbele reeks vollediger is dan de reeks bij de archiefvormende dienst. Verder werden de volgende algemene selectiecriteria toegepast bij de Thesaurie: - bewaring van de beleidsdocumenten die inzicht bieden in de besluitvorming bij de Administratie van de Thesaurie - bewaring van de documenten die de uitvoering van het beleid documenteren - bewaring van de documenten die relaties met andere diensten documenteren - bewaring van de overzichtsstaten en (beheers)rekeningen, voor zover zij het meest volledige overzicht geven - vernietiging van de zgn. uitvoerende stukken, zoals de boekhoudkundige stukken. Bij dit laatste selectiecriterium moet de archivaris er echter over waken niet in de val te trappen om archief te laten vernietigen dat voor hem te technisch en onbegrijpelijk is, want deze kunnen voor sommige gespecialiseerde onderzoekers een rijke en veelzijdige bron vormen. De medewerkers van de verschillende diensten kunnen echter indicaties geven over het mogelijk historisch nut van dergelijke reeksen. Hieronder volgt een beknopt overzicht van de manier waarop deze algemene selectiecriteria werden toegepast bij de verschillende directies. We hebben ons tot enkele representatieve voorbeelden beperkt, maar aangezien bij de Thesaurie veel reeksen op een gelijkaardige manier zijn opgebouwd zijn de in deze voorbeelden uitgewerkte selectiecriteria mutadis mutandis toepasbaar op de andere reeksen.

85

Def. Nr. 62 in: COPPENS (H.), op.cit., p. 39.

61


Het archief van de Administrateur-generaal bevat hoofdzakelijk kopieën van elders bewaarde reeksen. Het bevat wel enkele reeksen beleidsdocumenten, zoals de rapporten en verslagen van de Interne Audit die de sterke en zwakke punten van de werking van de administratie blootleggen en eventuele voorstellen formuleren ter verbetering van de werkprocedures. Bij de dienst Interne Audit is het belangrijk het auditcharter te bewaren, want deze tekst schetst het kader waarin de Interne Audit haar werk verricht. De (verbeterings)projecten van de Interne Audit zijn een mooi voorbeeld van documenten die de uitvoering van het beleid documenteren. In dit geval zijn de voorbereidende documenten minder van belang, want de beslissingsdocumenten geven ook weer hoe tot een bepaalde beslissing tot stand kwam. De rapporten en adviezen van de interne auditeur worden na de opmaak echter onmiddellijk doorgegeven aan de Administrateur-generaal. Daarnaast zijn er de verschillende diensten van de Algemene Dienst (zie organogram p. 55). De belangrijkste reeksen bij de diensten Internationale Betrekking en Financiële Markten die voor permanente bewaring in aanmerking komen, zijn de documenten die het standpunt van België in een bepaalde instelling en/of zaak documenteren. Voorbeelden hiervan zijn de voorbereidende stukken van de implementatie van de Europese richtlijnen in de Belgische wetgeving, de notulen in Europese vergaderingen voor zover (de totstandkoming van) de Belgische standpunten documenteren. Daarnaast kent deze directie ook enkele reeksen met beleidsdocumenten, zoals de dossiers inzake het stabiliteitspact van België, de protocollen inzake investeringen in het buitenlanden en nationalisatiedossiers. De meeste notulen van andere nationale, Europese, internationale en private instellingen mogen vernietigd worden, aangezien ze in de desbetreffende instellingen bewaard worden. Voor wat het personeelsbeheer betreft, is het belangrijk om enkele, op basis van specifieke criteria geselecteerde personeels- en benoemingsdossiers te bewaren, alsook alle dossiers inzake de politieke mandaten, want zij bieden een inkijk in de carrières van de betrokkenen. De selectiepolitiek voor de Directies “Thesaurie en Staatsschuld” en “Betalingen” is nagenoeg identiek. Allereerst vormen deze directies ook beleidsdocumenten, zoals de notulen van diverse beleidsbepalende comités, de verschillende directie- en beheerscomités van verschillende diensten en de Morning Committees van het Agentschap van de Schuld. Voorts zijn de overzichtsdocumenten, zoals de jaarstaten en overzichtslijsten, de voornaamste documenten die voor permanente bewaring in aanmerking komen. Ook de meeste rekeningen dienen bewaard te worden, ze geven immers een inkijk in de financiële situatie, zodat een vorser de financiële evolutie van de Staat en de staatsschuld kan schetsen. Voorbeelden hiervan zijn de Jaarlijkse Toestand van de Schatkist of de Jaarlijkse Rekening van de Staatsschuld. Rekeningen die echter integraal in een andere, meer uitvoerige rekening, worden opgenomen, dienen niet afzonderlijk bewaard te worden. Zo worden de Thesaurierekening, de Rekening van de vermogenswijziging en de Rekening van de uitvoering van de begroting volledig opgenomen in de Algemene Rekening van de Staat. Zuiver uitvoerende documenten zoals, ordonnanties, betaalopdrachten, kwitanties en rekeninguittreksels kunnen vernietigd worden. Bepaalde diensten vormen dossiers die louter de uitvoering van een elders genomen beslissing behandelen. Een belangrijk voorbeeld hiervan zijn de dossiers van de Nationale Deposito- en Consignatiekas die geen enkel spoor bevatten van de reden waarom een bepaalde som geld of effect in bewaring werd gegeven. Een gelijkaardige situatie stellen we vast bij de Rekenplichtige der Geschillen. Hij voert enkel de betaling uit, terwijl de inhoudelijke geschillendossiers door de Geschillendienst van de Administratie van de Belastingen en Invordering worden behandeld. Bijgevolg kunnen de in de Thesaurie bewaarde dossiers vernietigd worden.

62

ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIE VAN DE THESAURIE VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

Recommend Documents