ARCHIEF VAN DE DIENST VREEMDELINGENZAKEN FOD BINNENLANDSE ZAKEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 70

ARCHIEF VAN DE DIENST VREEMDELINGENZAKEN FOD BINNENLANDSE ZAKEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

door Glenn MAES

Brussel 2010

ARCHIEF VAN DE DIENST VREEMDELINGENZAKEN FOD BINNENLANDSE ZAKEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

door Glenn MAES

Brussel 2011

DANKWOORD Allereerst gaat mijn grote dank uit naar dhr. Karel Velle, de Algemeen Rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, diensthoofd van de afdeling “Toezicht, advies en coördinatie van verwerving en selectie”, omdat zij mij deze opdracht hebben toevertrouwd alsook naar dhr. Freddy Roosemont, directeur-generaal van de Dienst Vreemdelingenzaken, voor het vertrouwen dat hij in mij en in het Rijksarchief stelt en omdat hij mij in zijn instelling heeft ontvangen. Voorts zou ik graag mijn oprechte dank betuigen aan alle medewerkers van de Dienst Vreemdelingenzaken, die mij geholpen hebben met het verzamelen, plaatsen en verwerken van de gegevens. Mijn bijzondere dank gaat uit naar Tom Kersemans, die mij gedurende de hele opdracht heeft bijgestaan met zijn historische en institutionele kennis van de Dienst Vreemdelingenzaken. Graag zou ik ook een oprecht woord van dank willen richten tot de medewerkers van het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en Staatlozen, dhr. Bonmariage en dhr. Crochet die bereid waren om hun praktijk van de archiefvorming toe te lichten. Tot slot wil ik alle collega’s van het Rijksarchief bedanken die mij hebben ondersteund bij het uitwerken van deze publicatie. Daarbij denk ik in het bijzonder aan twee collega’s van de afdeling “Collectiebeheer Hedendaagse Periode”, namelijk: dhr. Pierre-Alain Tallier, afdelingshoofd, en dhr. Filip Strubbe, wetenschappelijke medewerker, voor het verstrekken van de informatie over de geschiedenis en van het archief van de instelling. Ten slotte dank ik dhr. Geert Leloup en dhr. Paul Drossens voor hun algemene en taalkundige ondersteuning. Hartelijk bedankt, iedereen! Zonder jullie steun en hulp zou deze publicatie nooit tot stand gekomen zijn. Er rest mij nog te zeggen dat de samenwerking met al deze mensen zeer fijn was en dat ik hoop dat we in de toekomst deze goede samenwerking kunnen blijven behouden.

Glenn Maes Mei 2010

5

INHOUDSTAFEL DANKWOORD ................................................................................................................ 5

INHOUDSTAFEL .......................................................................................................... 7

LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN ............................................................. 9 BRONNEN................................................................................................................................ 9 GEDRUKTE BRONNEN ......................................................................................................... 9 WERKEN .................................................................................................................................. 9 WEBSITES ............................................................................................................................. 11

LIJST VAN AFKORTINGEN ............................................................................... 13

INLEIDING ..................................................................................................................... 15 De context van de publicatie................................................................................................. 15 De volgorde van de realisatie................................................................................................ 15

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER ........................................ 17 GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER ............................................................................... 17 BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN ......................................................................................... 18 Logistiek en interne werking ................................................................................................ 19 Asiel......................................................................................................................................... 20 De toegang en het verblijf van de vreemdelingen ............................................................... 21 Binnenland, grenscontrole en de verwijdering van vreemdelingen .................................. 23 Het uitoefenen van controle op andere overheden en instellingen.................................... 26 Het bestuderen van algemene trends en ondersteunen van de uitvoeringsbureaus ........ 27 ORGANISATIE EN WERKING ..................................................................................................... 29

ORGANIGRAMMEN ................................................................................................ 35

7

ARCHIEFVORMING, ARCHIEFBEHEER EN SELECTIE .............. 39 PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK........................................................... 39 ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING ...................................................................................... 40 BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN .................................................... 43 VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE ......................................................................... 45 Enkele termen en concepten ................................................................................................. 45 Welke selectiemethoden zijn er en waarom selecteren? .................................................... 46 Eventuele selectie van de Individuele Dossiers ................................................................... 46 Selectie van de overige archiefreeksen................................................................................. 49

8

LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN BRONNEN Persbericht van de Minister van Binnenlandse Zaken Patrick Dewael, 19/07/2006. Verslag van vernietiging van archief Dienst Vreemdelingenzaken bij de verhuis van North Gate II naar WTC II, overgemaakt aan het Rijksarchief, 2008. GEDRUKTE BRONNEN Activiteiten- en jaarverslagen van de Dienst Vreemdelingenzaken: 1989-2007. Belgische Grondwet: gecoördineerde versie van 17 februari 1994. Belgisch Staatsblad: 1953-2008. Informatiebrochure voor garanten, Dienst Vreemdelingenzaken, 2007. Integraal Verslag van de Commissie voor het Bedrijfsleven, het Wetenschapsbeleid, het Onderwijs, de Nationale culturele en wetenschappelijke Instellingen, de Middenstand en de Landbouw: 16/04/2008 en 04/06/2008. Internationaal Verdrag betreffende de Status van Vluchtelingen (ook Conventie van Genève genoemd) van 28/11/1951 (geraadpleegd op www.vluchtelingenwerk.org/vluchtverdrag.htm, 02/06/2009). “Les archives en péril”, in : Le Soir van 17/03/2008. Naturalisaties: Infosteekkaart van de Kamer van Volksvertegenwoordigers, nr. 11, 2006, 2 p. Newsletter van de Dienst Vreemdelingenzaken: 26/09/2008. Publicatieblad van de Europese Unie: 1997-2000. WERKEN AERTS (E.), Archiefselectie vanuit de statistiek: de steekproef in de archivistiek, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Manuale, 28, 1998, 49 p. BOONE (B.) en DEPOORTERE (R.), Ministère de la Justice, Service police des étrangers: inventaire des microfilms des dossiers individuels, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Instruments de recherche à tirage limité, 413, 1996, 12 p. CAESTECKER (F.), STRUBBE (F.), TALLIER (P.A.), De individuele vreemdelingendossiers afkomstig van de Openbare Veiligheid (Vreemdelingenpolitie) (18351945), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Zoekwijzers, 18, 16 p.

9

CARNIER (M.), PRENEEL (M.), (Z)onder stof en (z)onder water. Basiscursus archiefbehoud voor de medewerkers van het Rijksarchief, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Manuale, 54, 2007, p. 13. CARPENTIER (C.), MOSER (F.), De staatsveiligheid : geschiedenis van een destabilisatie, Leuven, Kritak, 1994, 293 p. (vertaling uit het Frans door: MIDDENDORP J.en DAL C.) COPPENS (H.), Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de “Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’Etat en Belgique” (1994) aangevuld met lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit “Archiefterminologie” (1990) en met verwijzing naar “Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland” (2003), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Manuele, 49, 229 p. COOK (T.), The Archival Appraisal of Records containing Personal Information: a RAMP study with Guidelines. P arijs, UNESCO, 93 p. Costs of Digital Preservation. Den Haag, Digitale Duurzaamheid, Nationaal Archief, 2005, 23 p. DEPOORTERE (R.), De dossiers van de Vreemdelingenpolitie en van de Dienst Naturalisaties van de FOD Justitie, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 6 p. DE RUYVER (B.), VAN EECKHOUTE (W.), VAN IMPE (K.), DE SOMERE (P.), Mensenhandel doorgelicht: de Filipijnen als casestudy, Antwerpen, Maklu, 1999, 405 p. DEVOLDER (K.), Archief van de FOD Justitie, Directoraat-Generaal wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 5, 2007, 89 p. GASNAULT (F.), “La sélection des archives contemporaines au risques du malthusianisme”, in: Bulletin des Bibliothèques de France, Parijs, Enssib, 2000, 4, p. 39-42. Het tekort van het teveel. Verantwoordelijkheden. Advies erfgoedselectiebeleid, deel I en II, Rapport van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Den Haag, september 2005, 61 p. JACQUEMIN (M.), Les archives de la police fédérale : tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 8, 2008, 225 p. JEURGENS (K.), BONGENAER (A.), WINDHORST (M.), Gewaardeerd Verleden. Bouwstenen voor een waarderingsmethodiek van archieven, Den Haag, Commissie voor Waardering en Selectie, Nationaal Archief, 98 p. LELOUP (G.), Archiefruimten. Praktische aanbevelingen en checklist, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Aanbevelingen archiefbeheer, 1, 2009, 21 p. LUCASSEN (T.), “Vreemdelingendossiers en de mogelijkheden tot reductie (1975-1995)”, in: KLEP (P.) red., Steekproeven uit massale archiefbestanden ter wille van het historisch belang, Den Haag, Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1997, p. 138139.

10

PLISNIER (F.) m.m.v. CAESTECKER (F.), Inventaire des Archives du Ministère de la Justice. Administration de la Sûreté Publique (Police des Etrangers). Dossiers généraux : deuxième versement 1930-1960 [1814-1986], Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchieven in de Provinciën, Inventaires, 417, 181 p. PUT (E.), Het Ministerie van Justitie (1831-1988). Deel I: Organisatiestructuur van de centrale administratie en de adviesorganen, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia 6, 1990, 174 p. PUT (E.), Het Ministerie van Justitie (1831-1988). Deel II: Overzicht van de bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia 22, 1992, 298 p. Selectielijst voor de archiefbescheiden van de minister van justitie en de onder zijn zorg vallende actoren op het Beleidsterrein nationaliteiten vanaf 1945, versie: 26I, Centrale Archiefselectiedienst, 2003, 17 p. SOYEZ (S.), Archief van het Directoraat-Generaal Civiele Veiligheid, archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 11, 139 p. SOYEZ (S.), Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Manuale, 58, 66 p. SWIRTLICH (A.M.), “The Functional Approach to Appraisal. The Experience of the National Archives of Australia”, in: Comma, 2002, ICA, p. 57-62. VERVAECK (S.), Inventaire des archives du Ministère de Finances, administration de la Sûreté Publique, Dossiers Généraux (Régime français-1914), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Inventarissen, 60, 1968, 95 p. WEBSITES Website van het Commissariaat-Generaal van de Vluchtelingen : www.cgvs.be (geraadpleegd op 27/02/2009). Website van de Dienst Vreemdelingenzaken: www.dofi.fgov.be (geraadpleegd op 04/05/2009). Website van de FOD Buitenlandse Zaken: www.diplomatie.be (geraadpleegd op 06/04/2009). Website van de FOD Justitie: www.just.fgov.be (geraadpleegd op 26/02/2009). Website “Informations Technology Laboratory” van het National Institute of Standards and Technology: www.itl.nist.gov (geraadpleegd op 07/04/2009). Website van de online petitie tegen de overdracht van de Individuele Vreemdelingendossiers tot 1943 aan het Algemeen Rijksarchief: www.lapetition.be/en-ligne/pour-le-maintien-lofficedes-trangers-de-laccs-aux-dossiers-des-familles-juives-ayant-immigr-avant-guerre-vers-labelgique-2343.html (geraadpleegd 12/03/2009). Website “Tijdschrift voor (geraadpleegd op 13/03/2009).

Vreemdelingenrecht”:

11

www.vmc.be/vreemdelingenrecht/

Website Trasys: www.trasys.be (geraadpleegd op 15/04/2009). Website Handelingen van de Centrale Archief Selectiedienst www.handelingenbank.info (geraadpleegd op 18/03/2009).

12

van

Nederland:

LIJST VAN AFKORTINGEN AFI

Automated Fingerprint Identification System

C

Clandestienen

CI

Centrum voor Illegalen

CGVS

Commissariaat voor de Vluchtelingen en Staatlozen.

DBMS

Database Management System

DVZ

Dienst Vreemdelingenzaken

EEG

Europese Economische Gemeenschap

EU

Europese Unie

Fedasil

Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers

FOD

Federale Overheidsdienst

INAD

Inadmissibles

IND

Immigratie- en Naturalisatiedienst

IOM

International Organization for Migration

NGO

Niet-gouvernementele organisatie

OV-nr.

Openbare Veiligheidsnummer

RIO

Rapport Institutioneel Onderzoek

RVV

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

Selor

Selectiebureau van de Overheid

SMEDEM

Service de Migration Economique – Dienst voor Economische Migratie

SIS

Schengen Informatie Systeem

WSQ

Wavelet Scalar Quantization

WTC

World Trade Center

13

INLEIDING WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN SELECTIELIJST? Een selectielijst is, volgens de officiële archiefterminologie van het Rijksarchief, een systematisch geordende lijst waarin een opsomming wordt gegeven van de reeksen archiefbescheiden die door één of meer archiefvormers worden gevormd, met vermelding van hun bewaartermijn1. Een selectielijst is het basisinstrument voor archiefbeheer. Hij geeft een overzicht van alle aanwezige archiefreeksen, dus van de archiefbescheiden die omwille van vormelijke en/of inhoudelijke kenmerken bij elkaar horen2 en een logische entiteit vormen. De selectielijst is een nuttig instrument voor het voorkomen van dubbele klassementen, omdat medewerkers van de verschillende diensten vaak niet weten welk archief elders gevormd wordt. Een dergelijk dubbel klassement kan ongetwijfeld heel nuttig zijn als werkdocument, maar het is onnodig deze dubbels langer dan nodig te bewaren. Dat kost alleen maar plaats of schijfruimte, zodat het bewaren van dubbele klassementen onnodig geld kost. Deze selectielijst kan bovendien als basis dienen voor een ordeningsplan, een plaatsingslijst (een lijst die aanduidt waar de documenten in de archiefruimte te vinden zijn) of een toegang tot het archief. Tot slot kan de selectielijst gebruikt worden om de documentenstroom en - in het verlengde hiervan - de werkstroom te volgen en te verbeteren. Archief is immers de documentatie van werkprocessen binnen een instelling, wat impliceert dat een archiefdocument ook niet los kan gezien worden van zijn context. Indien er geen goed archiefbeleid is ontwikkeld gaan documenten zich al snel opstapelen tot “een hoop papier en computerbestanden” zonder enig informatief nut. Ze kunnen dan zelfs slechte informatie geven en slechte informatie is minder nuttig dan geen informatie. Maar goede informatie is het nuttigst.

De context van de publicatie Er waren reeds eerder contacten tussen de Dienst Vreemdelingenzaken en het Algemeen Rijksarchief. Eind 2008 werd de overdracht voltooid van de Individuele Vreemdelingendossiers geopend tot 1943. Naar aanleiding van deze contacten, toonden met name de Gesloten Centra voor Illegalen interesse in een doordacht archiefbeleid. Bij uitbreiding werden ook de centrale diensten in het onderzoek betrokken, te meer omdat er zonder een onderzoek van de centrale diensten geen verantwoorde waardering of selectie kan plaatsvinden voor de hele DVZ.

De volgorde van de realisatie De eerste contacten tussen de afdeling “Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie” van het Rijksarchief en de Dienst Vreemdelingenzaken vonden plaats in oktober en november van 2008. Eerst vonden er een aantal vergaderingen plaats met de Algemeen Rijksarchivaris, de directeur-generaal van Vreemdelingenzaken en dhr. Tom Kersemans, de toenmalige verantwoordelijke voor de overdracht. Op 19 november vond een infosessie plaats voor alle geïnteresseerden, waarbij de opmaak van de archiefselectielijst werd toegelicht. In de periode november 2008 tot april 2009 vonden 43 inspectiebezoeken plaats, zowel in de gesloten centra als in de centrale diensten te Brussel. Na elk bezoek werd een ontwerp van 1

COPPENS (H.), Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique: usage aux Archives de l’Etat en Belgique (1994) aangevuld met de lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland, Brussel, 2004, p. 41. 2 Ibidem, p. 67.

15

een selectielijst bezorgd aan de respondent, waarbij gevraagd werd om deze selectielijst te verbeteren en de voorgestelde bewaartermijnen af te toetsen. De informatie die we door middel van deze interviews hebben verkregen, konden we verder uitwerken aan de hand van enkele schriftelijke bronnen. Zo beschikt de Dienst Vreemdelingenzaken sinds 1989 over zeer uitgebreide jaarverslagen . De jaarverslagen van 2003 tot 2007 werden zelfs gepubliceerd op hun website3. Ook de website zelf biedt veel informatie over de structuur, de werking en de daaraan verbonden wetgeving. Voor de geschiedenis zijn de instellingenstudies van het Ministerie van Justitie, opgesteld door collega Eddy Put, van het allergrootste belang. Begin mei werd de selectielijst voor de eerste keer nagelezen door het afdelingshoofd van de afdeling "Toezicht en advies", waarna nog enkele aanpassingen werden verricht. Tot slot hebben zowel de Algemeen Rijksarchivaris als de directeur-generaal van de Dienst Vreemdelingenzaken de archiefselectielijst gevalideerd en goedgekeurd.

3

http://www.dofi.fgov.be (geraadpleegd op 03/04/2009)

16

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER De inventarissen4 die in het verleden al door het Rijksarchief zijn gepubliceerd, bieden reeds een kort overzicht van de geschiedenis van de Vreemdelingenpolitie en de huidige Dienst Vreemdelingenzaken. Het is zeker niet de bedoeling om dit werk te herhalen en een gedetailleerde geschiedenis te schrijven: deze tekst is dan ook hoofdzakelijk gebaseerd op werk dat recent door onze collega’s werd gepubliceerd. Ook vermeldenswaard is dat de Dienst Vreemdelingenzaken tot 1994 deel heeft uitgemaakt van het Ministerie van Justitie en dat collega Eddy Put reeds twee lijvige bundels aan deze instelling heeft gewijd: ook hierin vinden we massa's informatie over Vreemdelingenzaken terug. De Openbare Veiligheid werd reeds vlak na de Belgische onafhankelijkheid opgericht om het koninkrijk vooral te behoeden voor buitenlands (lees: Nederlands) gevaar5. Door het Besluit van het Voorlopig Bewind werd een Comité de Sûreté Publique opgericht, wiens taak aanvankelijk niet eenduidig was. Die duidelijkheid kwam er pas nadat de Belgische staat in 1839 formeel werd erkend6. Vanaf 1839 kreeg de Openbare Veiligheid de expliciete bevoegdheid om toe te zien op de vestiging en het verblijf van de vreemdelingen7. Tijdens de eerste decennia van haar bestaan was het statuut van de Openbare Veiligheid vaag en verhuisde de administratie om de haverklap tussen verschillende voogdijministeries. In 1840 werd de Openbare Veiligheid onder de voogdij van de Minister van Justitie geplaatst omdat er te veel kritiek kwam op de houding tegenover de stakende arbeiders en de vreemdelingen8. Vanaf 1890 werd de Openbare Veiligheid definitief onder de voogdij van de Minister van Justitie geplaatst9. Tijdens de negentiende eeuw wou de Openbare Veiligheid vooral een politieke politie zijn, zodat de nadruk sterk kwam te liggen op het uitbannen van “subversieve” vreemdelingen of vreemdelingen die een gevaar vormden voor het jonge België10. Na de Eerste Wereldoorlog kwam er een grotere stroom van migranten, vaak ook uit de lagere sociale middens. Door deze evolutie moest nu met veel meer factoren rekening gehouden worden dan tevoren (o.a. economische factoren, tewerkstelling, enz.). Deze evolutie had tot gevolg dat de opdracht van de Openbare Veiligheid steeds complexer werd, zodat een verdere specialisering zich opdrong11. Daarom werd de Vreemdelingenpolitie vanaf 1929 een aparte directie onder de koepel van het Bestuur van de Openbare Veiligheid12. Door de oorlog(sdreiging) werd de Staatsveiligheid in 1940 overgeheveld naar het Ministerie van 4

PLISNIER (F.) m.m.v. CAESTECKER (F.), Inventaire des archives du Ministère de la Justice , Administration de la Sûreté Publique (Police des Etrangers). Dossiers généraux : deuxième versement 1930-1986 [1814-1996], Brussel, 2008, 181 p. en VERVAECK (S.), Inventaire des archives du Ministère de Finances, administration de la Sûreté Publique, Dossiers Généraux (Régime français – 1914), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1968, 95 p. 5 CARPENTIER (C.), MOSER (F.), De Staatsveiligheid : geschiedenis van een destabilisatie, Leuven, Kritak, 1994, p. 21 (vertaling uit het Frans door MIDDENDORP J. en DAL C.). 6 Ibidem, p. 21. 7 Inleiding van F. CAESTECKER in: PLISNIER (F.), Inventaire des archives du Ministère de la Justice , Administration de la Sûreté Publique (Police des Etrangers). Dossiers généraux : deuxième versement 1930-1986 [1814-1996], Brussel, 2008, p. 29. 8 CARPENTIER (C.), MOSER (F.), op. cit., p. 22. 9 CAESTECKER (F.), PLISNIER (F.), op. cit., p. 31. 10 CAESTECKER (F.), STRUBBE (F.), TALLIER (P.A.), De individuele vreemdelingendossiers afkomstig van de Openbare Veiligheid (Vreemdelingenpolitie) (1835-1943), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Zoekwijzers, 18, 2009, p.4. 11 PLISNIER F., op.cit., p. 31. 12 PUT (E.), Het Ministerie van Justitie. Deel I: Organisatiestructuur van de centrale administratie en de adviesorganen, 1990, p. 31.

17

Landsverdediging. Tijdens de oorlog nam Binnenlandse Zaken de voogdij weer over tot 1945, wanneer de Openbare Veiligheid weer terugkeerde naar Justitie, onder wiens voogdij het zou blijven tot 199413. In 1953 ratificeerde België de volledige Conventie van Genève of het Vluchtelingenverdrag14. Dit verdrag erkende de vluchtelingenstatus, bepaalde welke rechten vluchtelingen hadden, welke vreemdelingen het vluchtelingenstatuut kregen en wat de rechten en de plichten zijn van zowel de vluchtelingen als de staten die dit verdrag ondertekenden15. In 1977 veranderde de naam van de Vreemdelingenpolitie in Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ)16. De bestaande wetgeving werd in 1980 opgeheven en vervangen door de nieuwe “vreemdelingenwet”17, die onder andere de asielprocedure vastlegde (cfr. infra). Tot vandaag vormt deze wet nog steeds de basis voor de werking van de Dienst Vreemdelingenzaken. Op 15 juli 1992 werd de Dienst Vreemdelingenzaken onder de bevoegdheid van de Minister van Binnenlandse Zaken geplaatst18, maar bleef hij budgettair en organiek afhangen van het Ministerie van Justitie19. Pas op 1 januari 1994 werd Vreemdelingenzaken officieel een directoraat-generaal van het Ministerie van Binnenlandse Zaken20. In de 21ste eeuw zag de Dienst Vreemdelingenzaken een deel van zijn taken overgeheveld worden naar andere instellingen, voornamelijk het Commissariaat-Generaal van de Vluchtelingen en Staatlozen, dat vanaf 2007 de beslissingsbevoegdheid in asieldossiers overnam van de Dienst Vreemdelingenzaken. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN De Dienst Vreemdelingenzaken staat de Minister van Asiel en Migratiebeleid bij met het uitvoeren van het vreemdelingenbeleid. Hij ziet toe of de reglementering in verband met migratie wel correct wordt uitgevoerd en op de toegang, de vestiging en het verblijf van vreemdelingen in ons land. Hij is de verantwoordelijke dienst voor de verwijdering van vreemdelingen. De wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, de vestiging, het verblijf en de verwijdering21 van vreemdelingen vormt de wettelijke basis van zijn bevoegdheden. Deze wet is de eerste vreemdelingenwet die alle aspecten van toegang tot het grondgebied en het bedrijf regelt. De vorige wetten met betrekking tot de vreemdelingenpolitie handelden voornamelijk over vreemdelingen die zich schuldig gemaakt

13

PUT (E.), Ibidem, 1990, p. 30-31. Wet van 26/06/1953 houdende goedkeuring van het Internationaal Verdrag betreffende de Status van Vluchtelingen en van de Bijlagen, ondertekend te Geneve, op 28 Juli 1951 (Belgisch Staatsblad van 04/10/1953, p. 6262). 15 Internationaal Verdrag betreffende de Status van Vluchtelingen (ook Conventie van Genève genoemd) van 28/11/1951 (geraadpleegd op www.vluchtelingenwerk.org/vluchtverdrag.htm, 02/06/2009). 16 Bestuur van de Openbare Veiligheid – Vreemdelingenpolitie: wijze van benaming en adreswijziging (Belgisch Staatsblad van 26/07/1977, p. 10523). 17 Wet van 15/12/1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, de vestiging en het verblijf van de vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 31/12/1980, p. 14584). 18 Koninklijk besluit van 13/07/1992 houdende vaststelling van bepaalde ministeriële bevoegdheden (Belgisch Staatsblad van 15/07/1992, p. 16224) . 19 Jaarverslag Dienst Vreemdelingenzaken, 1993, p. 4. 20 Koninklijk Besluit van 31/12/1993 betreffende de organisatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Ambtenarenzaken (Belgisch Staatsblad van 01/01/1994, p. 8). 21 Wet van 15/12/1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, de vestiging en het verblijf van de vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 31/12/1980, p. 14584). 14

18

hadden aan criminele feiten, zwervers en illegalen (de zgn. subversieve vreemdelingen)22. Het is niet de bedoeling om hier al de wetgeving van de negentiende en begin van de twintigste eeuw op te sommen en te verklaren. Hiervoor kan de geïnteresseerde terecht bij de werken van Rolande Depoortere, Filip Strubbe en Frank Caestdecker die telkens een mooi overzicht van de wetgeving voor die periode geven23. Vermeldenswaard is de wet op de vreemdelingenpolitie van 1952, die aangeeft wanneer vreemdelingen de toegang tot het grondgebied kan toegekend of geweigerd worden24. Vanaf 1953 was de wet die het Vluchtelingenverdrag ratificeerde het belangrijkste uitgangspunt. Nadien werd in 1965 een wet aangenomen die bepaalt welke documenten reizigers moeten kunnen verleggen tijdens hun doortocht25. In 1977 werden bilaterale akkoorden gesloten tussen België en andere landen (bvb. Spanje en Italië) met betrekking tot de wijze waarop onderdanen van deze landen in België kunnen werken26 In de volgende hoofdstukken zullen we nader ingaan op de verschillende taken die de Dienst Vreemdelingenzaken vandaag uitvoert. We zullen ons hiervoor baseren op drie hoofdpijlers: zoals ook DVZ die heeft gedefinieerd, nl: asiel, toegang en verblijf tot het grondgebied en controle en verwijdering van de vreemdelingen. Daarnaast bespreken we de ondersteunende taken, de controle op andere overheden. De taken van de logistieke diensten komen als eerste aan bod, omdat deze ook bij de selectielijst als eerste behandeld worden.

Logistiek en interne werking Deze diensten worden gegroepeerd in een aparte directie, nl: de directie Logistiek (cfr. infra, hoofdstuk: organisatie en werking). De Dienst Personeel en Organisatie is verantwoordelijk voor het personeelsbeheer van zowel statutaire als contractuele medewerkers van de Dienst Vreemdelingenzaken en is uiteraard het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers. Voor de aanwerving van contractuelen wordt meestal een selectieprocedure door Vreemdelingenzaken opgestart en uitgevoerd. De notulen van de sollicitatiegesprekken gaan vervolgens naar de stafdienst Personeel en Organisatie van de FOD Binnenlandse Zaken. Deze laatste brengt de geselecteerde kandidaten op de hoogte. Daarnaast speelt deze dienst een belangrijke rol in het uitwerken van het uitgebreide opleidingsaanbod voor zowel personeelsleden als partners zoals politiediensten, gemeenten, enz. De Dienst Gebouwen en Veiligheid heeft vier kerntaken. Hij beheert het gebouw, grijpt in bij problemen en zorgt voor de uitvoering van kleine herstellingen. Zijn tweede taak is het garanderen van de veiligheid in en rond de gebouwen: zowel voor het personeel, de vreemdelingen als andere bezoekers. Hij staat tot slot in voor het onthaal27. De Dienst Archief en Register heeft het hele archief- en documentbeheer onder zijn hoede. Enerzijds klasseert de archiefdienst de Individuele Vreemdelingendossiers en eventueel ander semi-dynamisch archief van de diensten. De cel Register behandelt de briefwisseling, scant deze in en zorgt voor de postbedeling (zie hoofdstuk Archiefvorming, p. 40).

22

Zie: DEPOORTERE (R.), De dossiers van de Vreemdelingenpolitie en van de Dienst Naturalisaties van de FOD Justitie. Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, p. 3-4. 23 BOONE (B.), DEPOORTERE (R.), Ibidem, p. 3-4; STRUBBE (F.), TALLIER (P.A.), CAESTECKER (F.), op. cit., p. 3-4. 24 Wet van 28/03/1952 betreffende de Vreemdelingenpolitie (Belgisch Staatsblad van 30/03/1952, p. 2462). 25 Wet van 17/12/1963 tot inrichting van de controle op reizigers in logementhuizen (Belgisch Staatsblad van 26/05/1965, p. 6345). 26 Wet van 13/12/1976 houdende goedkeuring van de bilaterale akkoorden betreffende de tewerkstelling in België van buitenlandse werknemers (Belgisch Staatsblad van 17/06/1977, p. 8060). 27 Jaarverslag Dienst Vreemdelingenzaken, 2007, p. 42-43.

19

Het algemeen financieel beheer van de instelling berust bij de Dienst Boekhouding en Begroting. Hij werkt veel samen met en legt verantwoording af aan de Stafdienst Budget en Beheer van de FOD Binnenlandse Zaken. Hij beheert de interne inkomsten en uitgaven. Verder stelt hij ook een ontwerp van begroting op dat door de Stafdienst Budget en Beheer van de FOD Binnenlandse Zaken wordt gevalideerd en uitgevoerd. De nieuwe cel “Werving van EU-Fondsen” werd opgericht in augustus 2007 naar aanleiding van de oprichting van het Buitengrenzenfonds in het kader van het programma “Solidariteit en Beheer van Migratiestromen”. Het Buitengrenzenfonds financiert projecten die tot doel hebben de controles van migranten aan de buitengrenzen van de EU te verbeteren en de procedures van de lidstaten beter op elkaar af te stemmen28. Via het programma krijgt elke lidstaat de beschikking over vier fondsen. Twee van de vier fondsen worden voor België beheerd door de Dienst Vreemdelingenzaken , nl: het Terugkeerfonds en het Buitengrenzenfonds. Het derde fonds, het Europees Vluchtelingenfonds, wordt beheerd door Fedasil. Het vierde fonds, het Europees Fonds voor de Integratie van Onderdanen van Derde Landen” door de FOD Sociale Zekerheid. Via de fondsen kan de Dienst Vreemdelingenzaken op Belgisch niveau Europese subsidies verdelen over verschillende projecten om de controle aan de Belgische buitengrenzen en het terugkeerbeleid van immigranten te bevorderen. De projecten moeten een praktisch bruikbaar resultaat opleveren. In een aantal gevallen is er in België slechts één dienst bevoegd voor een bepaalde problematiek, zodat logischerwijs deze dienst onmiddellijk het project krijgt toebedeeld. In de andere gevallen wordt er eerst een oproep tot voorstellen gelanceerd, waarna deze voorstellen worden geanalyseerd en waarbij de beste voorstellen een subsidie toegekend krijgen. De dienst ICT van DVZ, die voorheen onder het toezicht van de Directie Logistiek viel, is geïntegreerd in de Stafdienst Informatie en Communicatietechnologie van de FOD Binnenlandse Zaken, die instaat voor het technisch beheer van databanktoepassingen zoals Evibel en voor het onderhoud van het pc- en serverpark.

Asiel De directie Asiel is bevoegd voor het opstarten van de asielaanvraag van de asielzoekers en de opvolging van het asielprocedure. Sinds juni 2007 handelt de Dienst Vreemdelingenzaken enkel het praktisch aspect van de asielprocedure af. Het eigenlijke onderzoek naar de asielaanvraag wordt uitgevoerd door het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en Staatlozen (CGVS), dat dan uiteindelijk een beslissing in het dossier zal nemen. De asielzoeker maakt voor de eerste keer kennis met de Dienst Vreemdelingenzaken bij de Bureaus Interviews en Beslissingen en Registratie en Administratie. Het Bureau Registratie en Administratie neemt de “identiteit” van de persoon op. De identiteit wordt in alle vertrouwen opgenomen, want men kan een asielzoeker - die potentieel gevaar loopt - niet dwingen om zijn identiteit vrij te geven of een identiteitsdocument voor te leggen. Bij de registratie neemt het Bureau Printrak de vingerafdruk van de asielzoeker. Elke asielzoeker zal worden uitgenodigd voor een interview dat wordt afgenomen door het Bureau Interviews en Beslissingen. Op basis van de documenten en het interview zal, indien België bevoegd is, het dossier worden overgemaakt aan het CGVS, dat uiteindelijk als onafhankelijke instelling een beslissing zal uitvaardigen. Als een asielzoeker niet akkoord is met de beslissing, kan hij tegen deze beslissing beroep aantekenen bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (RVV), die vanaf 1 juni 2007, de taken van de Raad van State in verband met vreemdelingenbetwistingen overnam29. In de Overeenkomst van Dublin uit 199730 kwamen

28

Beschikking nr. 574/2007/EG van het Europees Parlement en de Raad van 23/05/2007 tot instelling van het programma van het Buitengrenzenfonds van 2007-2013 als onderdeel van het Algemene Programma “Solidariteit en beheer van Migratiestromen” (Publicatie van de Europese Unie van 06/06/2007, L 144/22). 29 Wet van 16/09/2006 tot wijziging van de wet van 15/08/1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 06/10/2006, p. 53533).

20

de Schengen-landen overeen dat het land waar de asielzoeker voor het eerst een asielvraag heeft ingediend, verantwoordelijk is voor de afhandeling ervan. Het Bureau Dublin, dat werd genoemd naar deze overeenkomst, onderzoekt of de asielzoeker al in een ander Schengenland asiel heeft aangevraagd. Indien dit het geval is, dan wordt de asielaanvraag overgeheveld naar het desbetreffende land. Omgekeerd neemt het Bureau Dublin ook asielaanvragen over van andere landen wanneer België bevoegd is.

De toegang en het verblijf van de vreemdelingen De Dienst Vreemdelingenzaken onderzoekt de aanvraag voor een visum of een verblijfsvergunning en zal dan uiteindelijk beslissen om deze al dan niet toe te kennen. Daar houdt het echter niet op voor de DVZ, want hij volgt de vreemdeling op tot deze het land verlaat of de Belgische nationaliteit verkrijgt. Bijvoorbeeld: bij studenten zal hij de student tijdens zijn hele academische carrière volgen en regelmatig bij de academische overheid naar de studievoortgang van de vreemdeling informeren. Als de student bijvoorbeeld te weinig vordert, dan kan de Dienst de Minister voorstellen om de verblijfsvergunning in te trekken. Sommige vreemdelingen proberen ten onrechte een verblijfsvergunning te verkrijgen. Wanneer vastgesteld wordt dat een vreemdeling zijn verblijfsvergunning op een frauduleuze manier heeft bekomen, kan hij deze verliezen31. Bepaalde groepen van vreemdelingen vragen om een speciale behandeling. Eén voorbeeld hiervan zijn de “economische migranten”. Deze groep vreemdelingen wil zich voor kortere of langere tijd in België vestigen met het oog op zakelijke belangen. Er kan binnen deze groep bijvoorbeeld worden gedacht aan bedrijfsleiders op zakenreis. Voor hen is het absoluut noodzakelijk dat de procedure snel verloopt, omdat zij anders een deel van hun inkomsten dreigen te verliezen. Om hen tegemoet te komen voorziet DVZ in een snelprocedure, die wordt behandeld door cellen verzameld onder de naam “Service de Migration Economique – Dienst voor Economische Migratie (SMEDEM) en die aan verschillende andere bureaus binnen de Directie Toegang en Verblijf zijn aangehecht (zie organisatie en werking p. 34). Seizoenarbeiders kunnen overigens geen gebruik maken deze regeling, zij moeten de normale procedure volgen om een visum voor kort verblijf te bekomen. Het Bureau Humanitaire Regularisaties behandelt alle aanvragen voor een verblijf van langer dan drie maanden, waarbij specifieke omstandigheden kunnen worden ingeroepen waardoor de vreemdeling geen verblijfsvergunning kon aanvragen bij een diplomatieke Belgische post32. De ingeroepen gronden kunnen heel divers zijn33, maar medische redenen komen het vaakst voor. Als de vreemdeling besluit om asiel aan te vragen zal het dossier overgemaakt worden aan het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en Staatlozen, dat uiteindelijk een beslissing in het dossier zal nemen34. Het CGVS kan ook de status van vluchteling toekennen35. Soms treft men niet-begeleide minderjarige vreemdelingen aan. Een speciaal bureau van de DVZ zal zich over hen ontfermen. Onder niet-begeleide minderjarigen verstaat de wetgever: 30

Overeenkomst betreffende de vaststelling van de staat die verantwoordelijk is voor de behandeling van een asielverzoek dat bij een van de lidstaten van de Europese Gemeenschappen wordt ingediend - Overeenkomst van Dublin (Publicatieblad van de Europese Unie, C 254, 19/08/1997, p. 1-12). 31 Art. 10, § 3 en art.11 § 1, 4 van de Wet van 15/12/1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, de vestiging en het verblijf van de vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 31/12/1980, p. 10523). 32 Jaarverslag Dienst Vreemdelingenzaken, 2007, p. 73. 33 Art. 9bis en 9ter van Wet van 15/12/1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van de vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 31/12/1980, p. 14584). 34 Vanaf 1 juni 2007 is het Commissariaat-Generaal voor Staatlozen en Vluchtelingen als enige instantie bevoegd voor asielaanvragen. 35 www.cgvs.be/nl/A_propos_du_CGRA/opdrachten/uitreiking_van_bepaalde_documenten_van_burgerlijke_stand/ index.jsp (geraadpleegd op 27/02/2009).

21

een persoon onder de 18 jaar of een persoon die onder de 18 jaar verklaart te zijn, die geen onderdaan is van de Europese Unie (EU) en niet begeleid is door zijn ouders of een wettelijke voogd36. De DVZ geeft dit door aan de Dienst voor de Voogdij van Niet-Begeleide Vreemdelingen van het DG Wetgeving, Fundamentele Rechten en Vrijheden van de FOD Justitie, die een voogd zal aanstellen37. Nadat Justitie een voogd heeft aangesteld, neemt de Dienst Vreemdelingenzaken het dossier opnieuw over om het op te volgen. Hij zal er op toezien dat de minderjarige de beste wettelijke procedure krijgt en dat hem geen onrecht wordt aangedaan door derden. Op het einde van de procedure wordt er een permanente verblijfstitel of een visum voor lange tijd afgeleverd door het Bureau Minderjarigen en Mensenhandel, tenzij de minderjarige tijdens de procedure meerderjarig is geworden. In dat geval zal vanaf dat moment de “normale” procedure worden gevolgd. De cel Mensenhandel doet onderzoek naar slachtoffers van mensenhandel38 en beschermt niet-EU onderdanen39 die hiervan het slachtoffer zijn geworden. Hij zal het slachtoffer bijstaan bij de juridische procedures door bvb. een advocaat te regelen. Als het gerecht heeft vastgesteld dat de vreemdeling effectief een slachtoffer van mensenhandel is, dan zal deze een permanente verblijfsvergunning krijgen. Indien deze voorwaarden niet zijn vervuld, dan zal een gewone aanvraag tot verblijf of asiel ingediend worden. De POD Maatschappelijke Integratie en de FOD Volksgezondheid zorgen op hun beurt voor het welzijn en de integratie van het slachtoffer. De adviseur-generaal van de Directie Toegang en Verblijf, heeft buiten zijn coördinerende rol, nog een andere functie. Hij beantwoordt alle vragen, gericht aan de minister, in verband met een bepaald vreemdelingendossier. Vragen van algemene aard of met betrekking tot het vreemdelingenbeleid worden evenwel niet door deze dienst behandeld. Het voorbereiden van parlementaire vragen behoort dan weer tot het takenpakket van het Studiebureau (zie p. 30) of van het bureau of de dienst die het best op de hoogte is van de behandelde problematiek. De Helpdesk Toegang en Verblijf is het eerste aanspreekpunt voor diegenen die bij een vreemdelingendossier betrokken zijn, in de eerste plaats: de vreemdeling zelf of zijn advocaat. Op administratieve en technische vragen beantwoordt de helpdeskmedewerker in de mate van het mogelijke zelf, voor meer specifieke vragen over een dossier zal hij in de eerste plaats naar een andere dienst doorverwijzen. Enkel de vragen over dossiers met betrekking tot economische migratie (SMEDEM, cfr. supra) zal de Helpdesk zelf beantwoorden en bestuderen, zodat er zo weinig mogelijk tijd verloren gaat. Sinds de ondertekening van de Schengenakkoorden (1995) leveren de Schengen-landen geen nationale visa voor kort verblijf meer af, maar worden er standaard visa afgeleverd die voor het hele Schengengebied geldig zijn. Daarom kan elk Schengen-land voor gevoelige nationaliteiten een “concertatie” of overleg aanvragen. Dit betekent in de praktijk dat een ander land dat een aanvraag krijgt van een vreemdeling van die bepaalde nationaliteit om het Schengen-gebied te betreden overleg moet plegen met het land dat de nationaliteit als “gevoelig” heeft bestempeld. Dat land zal dan uiteindelijk beslissen of de vreemdeling al dan niet tot het Schengen-gebied wordt toegelaten. In geval van weigering kan de DVZ een visum afleveren dat beperkt is tot België. Deze lijst met “gevoelige” nationaliteiten wordt dagelijks aangepast.

36

Omzendbrief van 15/09/2005 betreffende het verblijf van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 07/10/2005, p. 43376). 37 www.just.fgov.be/index_nl.htm (geraadpleegd 26/02/2009). Voor meer informatie over de werking van deze dienst en de desbetreffende archiefreeksen zie DEVOLDER (K.), Archief van de FOD Justitie, DirectoraatGeneraal Wetgeving, Fundamentele Rechten en Vrijheden, p. 43 en 63-64. 38 Idem, p. 77. 39 EU-onderdanen kunnen niet beschermd worden wegens het vrij verkeer van personen en goederen binnen de Europese Unie. Deze bescherming valt dus ook weg voor inwoners van de nieuwe Oost-Europese EU-landen.

22

Binnenland, grenscontrole en de verwijdering van vreemdelingen Binnen de Directie Controle Binnenland resulteren in eerste instantie de uitvoeringsbureaus, waaronder Bureau Clandestienen, Bureau C-SIS, Bureau Cel Identificatie, Bureau Cel Repatriëring en de Permanentie, die instaan voor de controle en verwijdering van vreemdelingen in illegaal verblijf. Anderzijds omvat deze directie ook het Bureau Gevangenen, dat instaat voor de dossiers van vreemdelingen die voor gemeenrecht in de gevangenissen zijn opgesloten, en de Gerechtelijke Sectie, die ondersteuning biedt aan de politie en aan de Sociale Inspectie wanneer deze bij gerichte acties op het terrein vreemdelingen aantreffen. De kerntaak van Bureau Clandestienen is het nemen van administratieve beslissingen omtrent vreemdelingen in illegaal verblijf, nadat deze dienst in het bezit wordt gesteld van een administratief controlerapport van de lokale of Federale Politie. Aan de hand van het individueel dossier van de vreemdeling wordt de verblijfssituatie van de gecontroleerde persoon nagegaan. Indien de vreemdeling legaal in België verblijft of indien er een schorsende procedure tegen een beslissing hangende is, kan de betrokkene zonder meer beschikken. Indien de vreemdeling illegaal verblijft, zal Bureau Clandestienen (en de permanentie na de kantooruren) naargelang de feiten in het dossier beslissen om de betrokkene een bevel te geven om het grondgebied te verlaten, te repatriëren of op te sluiten ter beschikking van de Dienst Vreemdelingenzaken met het oog op een repatriëring of een terugleiding naar de grens. Binnen Bureau Clandestienen neemt de Cel Terugnames eveneens beslissingen in het kader van bilaterale akkoorden, wanneer ze ingaat op het verzoek van een buurland om een vreemdeling die daar is opgepakt aan België over te dragen via één van de officiële grensposten. Verder volgt Bureau Clandestienen de dossiers van illegalen op. Indien een repatriëring is uitgevoerd omwille van een illegale tewerkstelling,40 dan is deze dienst belast met het invorderen van de verwijderingskosten bij de verantwoordelijke werkgever. Indien het geen illegale tewerkstelling betreft, maar een garant41 zich voor een vreemdeling borg heeft gesteld, dan zal ook deze worden aangeschreven om de verwijderingskosten te betalen binnen een aansprakelijkheidstermijn van twee jaar (vanaf de binnenkomst van de vreemdeling op het Belgisch grondgebied).42 Indien de werkgever of de garant niet tot betaling overgaan, wordt het dossier doorgespeeld aan de Administratie van de Domeinen van de FOD Financiën. Een laatste cel binnen de dienst volgt de dossiers op van vreemdelingen die op vrijwillige basis geen gevolg hebben gegeven aan een bevel om het grondgebied te verlaten. Deze cel geeft aan de lokale politie de opdracht om de vreemdeling uit zijn woning te halen in het kader van een gedwongen verwijderingsprocedure.

Het Bureau C-SIS beheert voornamelijk alle gegevens met betrekking tot vreemdelingen aan wie de toegang tot het Schengen-grondgebied moet worden geweigerd. Dit bureau is voor België verantwoordelijk voor het invoeren, het bewaren en het verwijderen van de signaleringen in het Schengen Informatie Systeem (SIS). Dit systeem seint vreemdelingen die het Schengen-gebied niet mogen betreden omdat ze een gevaar vormen voor de publieke veiligheid43. Het is een uitwisselingssysteem voor politiediensten uit het Schengen-gebied dat wordt beheerd door het uitwisselingsnetwerk tussen de politiediensten van de Schengen-

40 De Sociale Inspectie staat in voor het toezicht op het te werk stellen van werknemers van een vreemde nationaliteit en het uitoefenen van een zelfstandige beroepsactiviteit door medewerkers van een vreemde nationaliteit. Zie: http://www.socialsecurity.fgov.be/nl/over_de_fod/organogram/socinsp/presentatie/taken.htm (geraadpleegd op 25/01/2009). 41 Jaarverslag Dienst Vreemdelingenzaken 2007, p. 107-110. 42 Informatiebrochure voor garanten. Kort verblijf, Dienst Vreemdelingenzaken, 4 p. Deze brochure is volledig te downloaden op: http://www.dofi.fgov.be/nl/informatiebrochure%20garanten.pdf (geraadpleegd op 29/01/2009). 43 Het Schengenacquis als bedoeld in artikel 1, lid 2, van Besluit 1999/435/EG van de Raad van 20 mei 1999, art. 96, Publicatieblad van de Europese Unie, L 239, 2000, p. 43-44.

23

landen (Sirene)44. Voor België is de Federale Politie de officiële gesprekspartner in het Sirene-netwerk. Het Bureau Schengen Informatie Systeem van de Dienst Vreemdelingenzaken beheert alle gegevens die betrekking hebben op “gevaarlijke” vreemdelingen die in België geseind staan en geeft deze gegevens door aan de Federale Politie. Deze laatste zal dan het overkoepelende systeem voeden. Dit bureau zal ook deelnemen aan de Sirene-vergaderingen, het Europees uitwisselingsnetwerk tussen Schengenlanden, voor de zaken die specifiek betrekking hebben op vreemdelingen. Het voert echter niet zelf het woord, omdat enkel de Federale Politie bevoegd is om in deze materie te spreken. Elke persoon die geen onderdaan is van één van de Lidstaten van de Europese Unie wordt beschouwd als een vreemdeling. Hij moet worden gesignaleerd teneinde hem de toegang tot het grondgebied te weigeren; dit betekent dat hij het voorwerp uitmaakt van een ministerieel terugwijzingsbesluit of een koninklijk uitwijzingsbesluit waartegen hij geen beroep kan indienen. De vreemdeling aan wie de toegang moet worden geweigerd mag, ongeacht de Schengen-staat die hem heeft gesignaleerd, het Belgisch grondgebied niet betreden. Indien hij daar toch wordt aangetroffen, moet hij worden aangehouden en ter beschikking gesteld van Bureau C-SIS, zodat hij van het Schengen-grondgebied kan worden verwijderd. Indien de gepaste procedure om de een of andere reden niet kan worden uitgevoerd, moet het land waaraan het verzoek wordt gericht dit ten opzichte van de seinende partij rechtvaardigen. Dit is met name het geval voor een persoon die wettelijk op het Belgisch grondgebied verblijft. Deze persoon moet worden vrijgelaten en het land dat hem heeft gesignaleerd, moet stappen ondernemen om de seining zo snel mogelijk in te trekken. Het Bureau C-SIS moet tevens over de openbare orde waken, opdat de uitvoeringsbureaus de vereiste beslissingen kunnen nemen met betrekking tot de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. De dienst houdt zich tenslotte ook bezig met het signaleren in de Algemene Nationale Gegevensbank van de Federale Politie (ANG). Het doel is de betrokkene een beslissing, genomen door de Dienst Vreemdelingenzaken, te laten betekenen. Bureau Cel Identificatie (CID) is verantwoordelijk voor de opvolging van de dossiers van personen die onder andere door de Bureaus Clandestienen en C-SIS of door de Permanentie worden opgesloten met het oog op hun verwijdering. Dat geldt ook voor personen die niet in het bezit zijn van de nodige reisdocumenten of voor wiens verwijdering eerst de toestemming dient te worden gevraagd aan het herkomstland of aan een lidstaat van de Europese Economische Ruimte. Binnen de zeven dagen na de opsluiting dient de Cel Identificatie contact op te nemen met ambassades, consulaten of andere overheden om de vreemdeling als één van hun onderdanen te identificeren. Er dient dus te worden nagegaan of de opgesloten vreemdeling de identiteit en/of de nationaliteit bezit die hij beweert te hebben. Een positieve identificatie bij de bevoegde overheid leidt immers ook tot een toestemming om de vreemdeling terug te brengen naar zijn herkomstland. Hierop zal de ambassade, het consulaat of de bevoegde overheid een reisdocument (paspoort, laissez-passer, …) voor de vreemdeling afleveren of de toestemming geven om de betrokkene te verwijderen zonder documenten of met een EU-laissez-passer (een reisdocument opgesteld door de Dienst Vreemdelingenzaken naar uniform model van de EU). Indien vreemdelingen tevoren in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte verbleven of er een asielprocedure (kunnen) doorlopen, zal de Cel Identificatie met de partneradministraties van deze lidstaat nagaan of de betrokkenen niet naar het land in kwestie kunnen terugkeren. Dit akkoord kan verkregen worden op basis van de bestaande bilaterale readmissieakkoorden of op basis van de Dublin-verordening die de verantwoordelijkheid van de lidstaten inzake asielaanvragen regelt. Bureau Cel Identificatie stimuleert ook de vrijwillige terugkeer van vreemdelingen die in de gesloten centra verblijven of in de woonunits voor families met minderjarige kinderen. 44 Voor meer informatie zie: JACQUEMIN (M.), Archives de la police fédérale, Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 8, 2008, p. 61.

24

Daarbij worden aan de vreemdelingen diverse mogelijkheden voorgesteld op basis van het vrijwillig terugkeerprogramma van de Internationale Organisatie voor Migratie (IOM) of op basis van de projecten van het EU Terugkeerfonds. Deze acties gebeuren in samenwerking met de sociale diensten van de gesloten centra en de terugkeerfunctionarissen, verantwoordelijk voor de familie-woonunits. Tenslotte zorgt Bureau Cel Identificatie voor het pre-identificeren van illegale vreemdelingen opgesloten in gevangenissen, hetgeen gebeurt in samenwerking met Bureau DID (identificatiecel van de gevangenen). Om een eventuele transfer naar een gesloten centrum te vermijden, zal men trachten een akkoord voor reisdocument of terugname te krijgen terwijl de vreemdeling nog steeds in de strafinstelling zit. Van zodra een vreemdeling geïdentificeerd is, zal het dossier van de betrokkene – in geval van een gedwongen terugkeer – aan de Cel Repatriëringen (Bureau CR) worden overgemaakt. In geval van een vrijwillige terugkeer zal de Cel Identificatie samen met de IOM de terugkeer naar het herkomstland organiseren.

Vreemdelingen in illegaal verblijf worden opgesloten in daartoe speciaal ingerichte centra, van waaruit zij zullen gerepatrieerd worden. De duur van hun verblijf is afhankelijk van de situatie, maar een gemiddeld verblijf duurt ongeveer twee maanden45. De persoon wordt dan ofwel vrijgelaten, al dan niet met een bevel om het land te verlaten, ofwel gerepatrieerd. Het Bureau Repatriëringen neemt de praktische uitvoering van de repatriëring van illegale personen in gesloten centra en gevangenissen voor zijn rekening. Bij een repatriëring wordt sinds 1998 steeds hetzelfde stappenplan gevolgd, dat een onderdeel is van het nieuwe protocol voor uitwijzingen tussen de Federale Politie en de Dienst Vreemdelingenzaken. Het nieuwe protocol kwam er na het eindrapport van de Commissie belast met de Evaluatie van de Instructies inzake de Verwijderingen (beter bekend als de Commissie Vermeersch, genoemd naar haar voorzitter de ethicus Etienne Vermeersch). Deze commissie werd opgericht naar aanleiding van de dood van de Nigeriaanse Semira Adamu die door verstikking omkwam bij een poging tot repatriëring46. Bij een eerste repatriëring wordt steeds gepoogd om de vreemdeling vrijwillig te laten vertrekken. Vanuit het gesloten centrum of de gevangenis waar hij verblijft, wordt hij overgebracht naar de Federale Politie op de luchthaven, die hem naar het vliegtuig brengt maar hem niet op de vlucht vergezelt. Daar kan de betrokkene weigeren om te vertrekken, waarop hij opnieuw naar een gesloten centrum gebracht wordt. Als deze eerste poging niet lukt en de vreemdeling zijn repatriëring weigert, dan probeert men hem te repatriëren met een lijnvlucht waarbij hij zal geëscorteerd worden door de Federale Politie. Deze blijft in dat geval verantwoordelijk voor de vreemdeling tot hij in het land van herkomst (of het verantwoordelijke land voor de overname van de betrokkene) aan de plaatselijke autoriteiten wordt overgedragen. Indien de betrokkene ook onder de begeleiding van politie-escorteurs niet kan vertrekken, zal Bureau Repatriëring een zgn. “beveiligde vlucht” aanvragen. Dit zijn speciale vluchten, ingelegd door Defensie, waarop zich geen gewone passagiers bevinden. Tenslotte kunnen ook personen die zich in open centra begeven en een bevel kregen om het grondgebied te verlaten, met behulp van de Cel Repatriëring op vrijwillige basis uit België vertrekken.

Verwijderingen en repatriëringen vinden ook ’s nachts of tijdens het weekend plaats. Daarom moet ook op die tijdstippen de permanentie bij DVZ verzekerd worden. Deze taak wordt uitgeoefend door een speciaal daarvoor opgericht bureau: de Permanentie. Deze dienst is operationeel op weekdagen van 17u tot 7u, tijdens weekends en op feest- en brugdagen. De Permanentie, samengesteld uit zeven ploegen met vier medewerkers, is hoofdzakelijk verantwoordelijk voor het overnemen van de bevoegdheden van diverse uitvoeringsbureaus waaronder Bureau Clandestienen, Bureau C-SIS, Bureau D, de Grensinspectie, en de Dienst Geschillen. 45 46

Jaarverslag Centrum voor Illegalen te Brugge, 2007, p. 29. Persbericht van de Minister van Binnenlandse Zaken Patrick Dewael, 19/07/2006, 2 p.

25

Ze werkt daarenboven vaak samen met de Gerechtelijke Sectie, die de politiediensten bijstaat in het kader van operaties op het terrein. Deze diensten werken doorgaans op dezelfde tijdstippen als de Permanentie en maken hiervan gebruik voor de identificatie van aangetroffen vreemdelingen. Op basis van hun doorgezonden administratieve verslagen stelt de Permanentie de nodige bijlagen op. Tenslotte beantwoordt de Permanentie ook telefonische oproepen van diverse partners (binnenlandse en buitenlandse politiediensten, gesloten centra, Parket, Child Focus, advocaten, griffies van gevangenissen, luchtvaartmaatschappijen, derden, ...).

De illegalen die in de gevangenis verblijven vormen een aparte groep. Ze hebben immers wederrechtelijke feiten gepleegd. De DVZ heeft voor de begeleiding van deze groep twee aparte bureaus in het leven geroepen: het Bureau Opgeslotenen en het Bureau Identificatie Opgeslotenen. Het Bureau Opgeslotenen is verantwoordelijk voor de opvolging van de dossiers van vreemdelingen die in de gevangenis zitten voor feiten van gemeen recht. Het Bureau neemt als gedelegeerde van de Minister een beslissing over de verblijfstoestand van de vreemdeling op het ogenblik dat hij voor Justitie de gevangenis mag verlaten. Ofwel kan de vreemdeling zonder meer worden vrijgelaten, ofwel, indien hij geen verblijfsrecht meer heeft in België, krijgt hij een bevel om het grondgebied te verlaten met al dan niet met een repatriëring of opsluiting tot gevolg. Indien de vreemdeling een gevaar voor de openbare orde betekent, kan hem bij Koninklijk of Ministerieel Besluit een verblijfsverbod van 10 jaar worden opgelegd. Bureau DID (Identificatiecel van de gevangenen. Bureau DID (Identificatiecel van de gevangenen, zie organisatie en werking p. 33) neemt de identificatie van de gedetineerde vreemdeling op zich. De werkmethode verloopt gelijkaardig met de identificatie van de andere illegalen, maar heeft een complexer karakter door de specificiteit van de doelgroep. De Gerechtelijke Sectie ondersteunt de politiediensten (bvb. bij wegcontroles) en de Sociale Inspectie (bvb. bij controles op werkplekken) bij controles van vreemdelingen op het terrein. Alle medewerkers van deze sectie zijn agent van de Gerechtelijke Politie (vandaar de naam Gerechtelijke Sectie), met beperkte bevoegdheden.

Het uitoefenen van controle op andere overheden en instellingen De Dienst Vreemdelingenzaken moet controleren of de vreemdelingenwet van 15 december 198047 door de gemeenten en de grensposten - zoals havens en luchthavens - correct wordt toegepast. Hij beschikt hiervoor over verschillende bureaus, naargelang de instelling of overheid die moet worden gecontroleerd. Gemeenten komen veel met vreemdelingen in aanraking, waardoor ze een belangrijke schakel tussen de vreemdeling en DVZ vormen. Het loket op het gemeentehuis is vaak het eerste aanspreekpunt van de vreemdeling die in het Rijk een aanvraag tot verblijf/vestiging indient en ook omgekeerd schakelt DVZ de gemeente regelmatig in bij het uitvoeren van bijvoorbeeld (adres)controles. Het Bureau Controle Gemeenten waakt erover dat de gemeenten de vreemdelingenwet en de wetten op het bijhouden van de verschillende registers correct toepassen en de vreemdelingen goed informeren. Daarnaast heeft deze dienst ook een adviserende functie. Gemeenten kunnen bij dit bureau terecht voor alle informatie in verband met vreemdelingen(wetgeving). Om deze controles uit te voeren, bezoeken de agenten van DVZ op geregelde tijdstippen alle gemeenten van het Rijk als gevolg van een geplande routinecontrole of als extra interventie wanneer grote problemen in de werking van de gemeente worden vastgesteld. Om efficiënt te zijn, zou een controle van elke gemeente om de drie jaar moeten plaatsvinden, maar dit is niet haalbaar gelet op de personeelsbezetting. 47 Wet van 15/12/1980 betreffende de toegang tot het grondgebeid, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 22/12/1995, p. 34498).

26

Teneinde de werking van de gemeenten en de samenwerking met DVZ te optimaliseren, werd in 2003 een werkgroep opgericht met een aantal pilootgemeenten. Deze werkgroep, die om de twee maanden samenkomt, wordt geleid door de adviseur van de directie Controle Binnenland en Grenzen & Ondersteuning en zij zorgt ervoor dat de procedures beter op elkaar worden afgestemd en problemen worden opgelost. Heel wat vreemdelingen worden onmiddellijk de toegang geweigerd bij een grenscontrole aan één van de buitengrenzen van het Schengen-grondgebied, waartoe men zowel controles in de havens als in de luchthavens rekent. Het Bureau Grenscontrole ziet erop toe dat deze controleposten de vreemdelingenwet correct toepassen en dat de controle overal uniform wordt uitgevoerd conform de Schengen-reglementering. Hiervoor worden op regelmatige tijdstippen controles ter plaatse uitgevoerd. In tegenstelling tot de andere “controlebureaus” heeft dit bureau echter ook beslissingsbevoegdheid inzake de toegang tot het Schengengrondgebied. De Federale Politie, die rechtstreeks in contact staat met de vreemdeling, vormt hier een belangrijke schakel tussen de vreemdeling en DVZ die een beslissing neemt op basis van een administratief verslag dat door haar wordt opgesteld. Bij een negatieve beslissing zal de Federale Politie instaan voor de eigenlijke uitvoering van de verwijdering. Na de verwijdering zal het Bureau Grenscontrole de kosten van de verwijdering (terugdrijving) van een niet-toegelaten vreemdeling verhalen op de verantwoordelijke vervoerder die de vreemdeling naar de Belgische grens heeft gebracht. Deze dienst is in dit kader ook bevoegd om administratieve boetes op te leggen aan vervoerders van personen die niet over de nodige binnenkomstdocumenten beschikken. Naast de luchthavens vormen de zeegrenzen eveneens een belangrijke buitengrens. Onze havens verwelkomen dus veel buitenlandse schepen die bemand worden door buitenlandse zeelui. Vaak zijn ze op een korte doorreis, gaan dan weer verder om een tijd later opnieuw terug te keren voor een korte doorreis. Opdat ze niet telkens een nieuw visum moeten aanvragen, kunnen zij een transitvisum bekomen dat wordt afgeleverd door het Bureau Grenscontrole. België kan deze visa relatief makkelijk uitreiken omdat er voor ons land minder risico aan verbonden is. Als de zeelui problemen veroorzaken of in de illegaliteit verdwijnen, dan weet de Belgische Staat immers waar verhaal te halen, namelijk bij de verantwoordelijke rederij. Tot slot zetelt het Bureau Grenscontrole in verschillende internationale commissies, waarin zij meedenkt over (de interpretatie van) de wetgeving. Het verzorgt zelf het secretariaat van de Commissie Buitengrenzen, waarvan de adviseur-generaal van de Directie Controle Binnenland en Grenzen voorzitter is. België beschikt over een uitgebreid netwerk en diplomatieke posten (ambassades en consulaten)48 die allemaal reisdocumenten en/of visa kunnen afleveren voor. Sommige visa mogen de ambassade ambtshalve afleveren, zonder expliciete toestemming van DVZ, afhankelijk van nationaliteit of (de duur van) het beoogde verblijf. Het Bureau Diplomatieke Posten zal, net zoals de bureaus Controle Gemeenten en Controle Grenzen, nagaan of de diplomatieke posten de regels voor het aanvragen van visa of verwijderingen correct toepassen. Uiteraard kan niet elke diplomatieke post worden bezocht en daarom gebeuren de controles op basis van bij de verschillende diplomatieke posten opgevraagde dossiers.

Het bestuderen van algemene trends en ondersteunen van de uitvoeringsbureaus De kwaliteit van een dienst als DVZ staat of valt met de geboden ondersteuning. In het algemeen ondersteunen sommige bureaus de andere uitvoeringsbureaus. Vaak staat deze ondersteuning in relatie tot wetgeving of algemene trends in migratie. De wettelijke basis van het Bureau Opsporingen ligt in het artikel 81 van de inmiddels al gekende vreemdelingenwet van 15 december 1980. De taken van dit bureau zijn onder te verdelen in twee categorieën, die echter wel een nauwe band met elkaar hebben. Enerzijds is dit bureau een ondersteunend bureau voor alle betrokken uitvoeringsbureaus en voor externe 48

www.diplomatie.be/nl/addresses/abroad/websites.asp (geraadpleegd op 06/04/2009).

27

partners zoals lokale parketten, gemeenten, de lokale en Federale Politie, enz. Anderzijds verstrekt het specifieke informatie over specifieke dossiers aan belanghebbenden en herbergt het de veiligheidsambtenaren voor de geclassificeerde documenten. Daarnaast is het ook een informatie-, documentatie- en kenniscentrum. Het verzamelt informatie over trends en fenomenen in verband met migratie (bijvoorbeeld over schijnhuwelijken, mensenhandel,enz.), bestudeert deze en werkt ook strategische plannen uit om deze fenomenen aan te pakken en in te dijken. Het Bureau Immigratie- en Verbindingsambtenaren werd in 2000 opgericht met als doel om zowel pro-actief als repressief op te treden tegen mensenhandel en mensensmokkel, fenomenen die vanaf het einde van de jaren 1990 hoogtij vieren, al is het niet makkelijk om met cijfers hierover voor de boeg te komen49. In tegenstelling tot de cel Mensenhandel, die individuele gevallen behandelt (cfr. supra), concentreert dit bureau zich voornamelijk op de strategische aanpak van het fenomeen in zijn totaliteit. De immigratieambtenaren onderzoeken de immigratiestromen uit bepaalde landen waar zich vaak problemen voordoen. Ze focussen zich hierbij vooral op de methoden van immigratie en mensensmokkel. Ze gaan na hoe mensensmokkelaars te werk gaan om hun slachtoffers te ronselen en hoe de plaatselijke media tegenover België staan. Om hun onderzoek te staven, zullen de immigratieambtenaren de verschillende landen van herkomst bezoeken en het probleem ter plaatse samen met de plaatselijke autoriteiten bekijken. Dit bureau is tevens de verbindingsbrug met instellingen in de landen van herkomst en probeert samenwerkingsverbanden met deze landen op te starten, die de terugkeer van de vreemdeling moeten vergemakkelijken. Tot slot biedt DVZ via de immigratieambtenaren hulp aan derde landen die bepaalde projecten in verband met immigratiebeleid willen opstarten of die een eigen immigratiedienst willen opstarten. Het bureau beschikt daarnaast over twee verbindingsambtenaren: één voor Duitsland en één voor Nederland. Deze ambtenaren verzorgen de onmiddellijke samenwerking - verbinding - met respectievelijk de Nederlandse Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en het Duitse Ausländeramt. Aanvankelijk werkten deze verbindingsambtenaren in Nederland respectievelijk Duitsland, maar omdat ze te geïsoleerd waren van collega’s, verblijven deze verbindingsambtenaren nu om beurt in Brussel en in Nederland/Duitsland. De verbindingsambtenaar met Duitsland zal binnenkort echter ontheven worden van zijn functie. Het Bureau Naturalisaties verschaft inlichtingen (aan de Parketten) en adviezen (aan de Kamer van Volksvertegenwoordigers) betreffende de verblijfshistoriek van kandidaat-Belgen. Tot 1995 oordeelde de Dienst Nationaliteiten van het DG Wetgeving en Fundamentele Vrijheden van de FOD Justitie of een vreemdeling al dan niet in aanmerking kwam om de Belgische nationaliteit te verkrijgen50. Vanaf 1995 is naturalisatie de exclusieve bevoegdheid van de Kamer51. Om via deze procedure de Belgische nationaliteit te verkrijgen, moet de vreemdeling minimaal 18 jaar zijn en gedurende drie jaar (twee jaar voor een erkend vluchteling) zijn hoofdverblijfplaats in België hebben gehad of aantonen dat hij een “werkelijke” band heeft met België (bvb. via familie)52. De Dienst Naturalisaties van de Kamer onderzoekt deze aanvragen en zal uiteindelijk bepalen of de vreemdeling al dan niet genaturaliseerd zal worden. Tijdens dit onderzoek zal de Dienst Naturalisaties van de Kamer bijkomende informatie vragen aan het Bureau Naturalisaties van DVZ en wordt de Dienst Naturalisaties van DVZ gevraagd om een advies te formuleren. Op basis van dit advies zal de Kamer dan een beslissing nemen. Op deze vragen dient de DVZ schriftelijk te antwoorden.

49

Het cijfermateriaal is meestal enkel toegankelijk voor de opsporende diensten; zie: DE RUYVER (B.), VAN EECKHOUTE (W.), VAN IMPE (K.), DE SOMERE (P.), Mensenhandel doorgelicht: de Filippijnen als casestudy, Antwerpen, Maklu, 1999, p. 31. 50 DEVOLDER (K.), op. cit., p. 42. 51 De Belgische Grondwet, art. 74; wet van 13/04/1995 tot wijziging van de naturalisatieprocedure en van het Wetboek van de Belgische nationaliteit (Belgisch Staatsblad van 10/06/1995, p. 16645). 52 Naturalisaties, Infosteekkaart van de Kamer van Volksvertegenwoordiger, nr. 11, 2006, 2 p.

28

De tweede procedure is de nationaliteitsverklaring of nationaliteitskeuze, die via het parket loopt. Om van dit recht gebruik te maken, moet de vreemdeling aan een strikt aantal voorwaarden voldoen, zoals reeds zeven jaar wettelijk in België verbleven hebben53. Toch zullen ook de parketten informatie vragen aan de Dienst Vreemdelingenzaken, maar aangezien DVZ niet de tijd noch de middelen heeft om elke vraag individueel schriftelijk te beantwoorden, wordt bij aanvragers voor wiens verblijfsrecht niets ongunstig te melden valt, geantwoord in de vorm van een namenlijst waarop alle vreemdelingen staan die voor de procedure in aanmerking komen. Van zodra er iets op te merken is in het persoonlijk dossier van de aanvrager, zal een individueel schriftelijk antwoord worden verstuurd. Er is ten slotte nog één groot verschil ten opzichte van de procedure bij de Kamer: bij deze procedure geeft de Dienst Vreemdelingenzaken enkel informatie en géén advies. Het Bureau Geschillen vertegenwoordigt de DVZ bij geschillen over een door de DVZ genomen beslissing54. De vreemdeling kan bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen een beroep aantekenen tegen een beslissing van de Dienst Vreemdelingenzaken (alsook tegen beslissingen van het CGVS)55. Vóór juni 2007 werden alle geschillen inzake vreemdelingenbetwistingen door de Raad van State behandeld, maar de wet van 15 september 2006 bepaalde dat de bevoegdheden van de Raad van State inzake het “vreemdelingencontentieux” werden overgeheveld naar de nieuw opgerichte Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (RVV)56. Deze nieuwe bevoegdheidsverdeling trad in werking op 1 juni 200757. Het Bureau Internationale Betrekkingen vertegenwoordigt de Dienst Vreemdelingenzaken bij diverse internationale organisaties. Het verdedigt het Belgische standpunt bij deze organisaties en ontwikkelt mee de internationale wet- en regelgeving. Het leeuwendeel van zijn werk speelt zich af bij de Raad van de Europese Unie58. Het werkt voor deze opdracht samen met het Studiebureau. Het Studiebureau heeft zelf twee grote taken. Enerzijds bestudeert het de wetgeving en haar uitwerking. Alle antwoorden op parlementaire vragen aan de minister van Asiel en Migratiebeleid worden door het Studiebureau voorbereid (cfr. supra), dat zich hiervoor soms laat bijstaan door de bureaus die de meeste kennis hebben over de te behandelen zaak. Anderzijds bewaart en bewerkt het alle belangrijke statistieken. ORGANISATIE EN WERKING Tot na de Tweede Wereldoorlog was de organisatie van de Vreemdelingenpolitie vrij plat en eenvoudig. Er waren drie grote diensten die elk een taak van de Dienst Vreemdelingenzaken op zich namen: “toelating”, “toezicht diversen” en “archief en register”. Bovendien was de grens tussen de Vreemdelingenpolitie en de andere diensten van de Openbare Veiligheid nog zeer vaag. Tot 1950 was er bvb. één dienst “Gerechtelijke Identificatie” die zowel bevoegd 53 Website bij het Tijdschrift voor Vreemdelingenrecht: www.vmc.be/vreemdelingenrecht/wegwijs.aspx?id=74 (geraadpleegd op 13/03/2009). 54 Jaarverslag Dienst Vreemdelingenzaken, 2007, p. 175. 55 www.vmc.be/vreemdelingenrecht/wegwijs.aspx?id=287 (geraadpleegd op 23/03/2009). 56 Wet van 15/09/2006 tot wijziging van de Wet van 15/08/1980 betreffende de toegang, het verblijf de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 06/10/2006, p. 53533); Wet van 15/09/2006 betreffende de hervorming van de Raad van State en de oprichting van een Raad voor Vreemdelingenzaken (Belgisch Staatsblad van 06/10/2006, p. 53468). 57 Koninklijk Besluit van 27/04/2007 tot vaststelling van de datum van inwerkingtreding van de Wet van 15/09/2006 tot wijziging van de wet van 15/12/1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging, en de verwijdering van vreemdelingen en tot vaststelling van de datum bedoeld in dit artikel 231 van de wet van 15 september 2006 tot hervorming van de Raad van State en tot oprichting van een Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (Belgisch Staatsblad van 21/05/2007, p. 27343). 58 Jaarverslag Dienst Vreemdelingenzaken, 2007, p. 178.

29

was voor vreemdelingen als voor de Belgen die de staatsveiligheid in gevaar zouden kunnen brengen (zie organigram p. 35). In 1955 werd een speciaal bureau opgericht voor het vervoer van personen, namelijk het Bureau Transfert. Vanaf 1993, bij de oprichting van de centra (cfr. infra) heeft dit bureau bases in elk Gesloten Centrum en verzorgt zij het vervoer van vreemdelingen en personeel tussen de centra, de centrale diensten en de grensposten. Na de naamsverandering van Vreemdelingenpolitie naar Dienst Vreemdelingenzaken in 1977, kreeg de instelling meer taken toebedeeld met als gevolg dat de instelling uitbreidde en het aantal diensten groeide. Vreemdelingenzaken zou voortaan zes directies tellen. Voorts werden er aparte bureaus opgericht voor vreemdelingen die afkomstig zijn uit EEG-landen en voor vreemdelingen die niet afkomstig zijn uit EEG-landen59 (zie organigram p. 35). Hiermee werd het basisorganigram vastgelegd dat bleef voortbestaan tot de huidige directeur-generaal in 2003het volledige organigram liet herschikken. Vanaf 1977 tot deze herschikking werden de directies overigens gewoon met een rangtelwoord aangeduid (de eerste directie, de tweede directie,…, de elfde directie). De jaren 1990 kenmerkten zich vooral door een groei en door voortdurend kleine verschuivingen in het organigram. Regelmatig werden diensten samengevoegd, afgeschaft of overgeheveld. Het heeft echter geen zin om deze herschikkingen één voor één toe te lichten omdat de verdeling van de directies eerder praktisch gericht was en het dus niet veel uitmaakte of een dienst nu bij de eerste of de vijfde directie hoorde. Voorts groeide het aantal diensten, niet zo zeer omdat er meer taken en bevoegdheden bijkwamen, maar wel omdat het aantal te behandelen dossiers groter werd. Eén van die meer praktische verschuivingen was de opdeling van de bureaus in Nederlandstalige en Franstalige secties. De tweedeling tussen bureaus die dossiers van EEG-onderdanen en niet-EEG-onderdanen behandelen, leefde dan weer voort in de derde directie, waar het Bureau A - waarbij de A stond voor alle nationaliteiten - verantwoordelijk was voor de behandeling van alle dossiers voor alle vreemdelingen die niet uit EEG-landen afkomstig waren en voor de dossiers van alle studenten (ook EEG-studenten)60. Het Bureau E, waarbij de E stond voor Europese nationaliteiten, behandelde de dossiers van EEG-onderdanen. In 1993 werden de centra voor illegalen opgericht in navolging van het artikel 74/6 dat in dat jaar61 werd toegevoegd aan de Vreemdelingenwet, om te vermijden dat illegalen en asielzoekers wier aanvraag geweigerd werd in de onderwereld zouden belanden. De centra werden allemaal rond dezelfde periode opgericht en momenteel telt ons land er vijf in totaal. Er zijn drie zgn. Gesloten Centra voor Illegalen (CI): één in Merksplas (CIM), één in Brugge (CIB) en één in Vottem (CIV). Deze drie centra houden illegalen vast tot hun repatriëring. Daarnaast zijn er nog twee centra die ook wel illegalen vasthouden, maar daarnaast ook onderdak bieden aan asielzoekers die aan de grens asiel aanvragen (transitcentrum 127 op de militaire luchthaven in Melsbroek) en aan de zgn. “kortverblijvers” of “overnachters” die slechts één of twee nachten in het centrum moeten verblijven alvorens gerepatrieerd te worden (voornamelijk repatriëringscentrum 127bis in Steenokkerzeel, maar soms ook in transitcentrum 12762). Ze profiteren beiden van hun ligging nabij de internationale luchthaven Brussels Airport, wat snelle repatriëringen mogelijk maakt. Tot slot maakt ook het INADcentrum organisatorisch deel uit van 127bis. Het is gelegen op de transitzone van Brussels Airport en herbergt vreemdelingen die op de luchthaven door de grenspolitie werden tegengehouden en die onder geen beding het Belgisch grondgebied mogen betreden (de zgn. 59

PUT (E.), op. cit., p. 102. Jaarverslag Dienst Vreemdelingenzaken, 1999 - 2000, p. 186. 61 Wet van 06/05/1993 tot wijziging van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 21/05/1993, p. 11974). 62 Het centrum 127 te Melsbroek en het centrum 127 bis te Steenokkerzeel liggen vlak bij elkaar. Melsbroek is een deelgemeente van Steenokkerzeel (zie: www.steenokkerzeel.be; geraadpleegd op 14/04/2009). 60

30

“inadmissibles” of niet-toegelatenen). Voor het INAD-centrum gelden enkele andere regels dan voor de andere centra, waardoor sommigen geneigd zijn om dit centrum als een apart centrum te beschouwen: vandaar dat sommige bronnen over zes gesloten centra spreken63. De Gesloten Centra zijn altijd op een dezelfde manier georganiseerd, aangezien elk centrum gelijkaardige taken heeft. Elk centrum wordt geleid door een centrumdirecteur die op zijn beurt wordt bijgestaan door verschillende directies, die meestal als volgt zijn ingedeeld:

1) Operationele Werking: verzorgt en begeleidt de dagelijkse werking in het centrum; 2) Bewoners (maatschappelijke assistenten, bewonerssecretariaat en bewonerscommunicatie);

3) Medische dienst (dokters, verpleegkundigen, psychologen); 4) Personeelsadministratie; 5) Logistiek (ICT, Boekhouding). Tijdens de nacht, in het weekend en op feestdagen wordt het centrum geleid door de zgn. “directeur van wacht”. Alle directeurs (attachés) van het centrum, inclusief de centrumdirecteur zelf, hebben om beurt wachtdienst. De week van wacht begint op maandag en eindigt op de eerste daaropvolgende maandag. Gedurende deze week moet de directeur van wacht permanent bereikbaar zijn om eventuele noodsituaties onder controle te krijgen. In 1993 werd ook het Bureau Printrak opgericht64 (zie organigram p. 36). Vóór die tijd werden vingerafdrukken vooral in een repressieve criminele dossiers opgenomen en waren de bureaus die verantwoordelijk waren voor opgeslotenen (zie p. 27) hiermee belast. Tot 1995 maakten de cellen Identificatie en Identificatie Opgeslotenen deel uit van het Bureau Clandestienen. Door de grote aangroei van de hoeveelheid dossiers en de toenemende specialisatie van de procedures en regelgeving kon een opdeling niet achterwege blijven. In 1995 werd een eerste splitsing doorgevoerd en splitste het Bureau Identificatie zich af van het Bureau Clandestienen (zie organigram p. 36). De Schengenakkoorden uit 1995 vereisten de oprichting van een nieuw Bureau Vision (zie p. 24) dat het overleg tussen de verschillende Schengen-landen met betrekking tot de gevoelige nationaliteiten coördineerde. In 1995 werd in de jaarverslagen voor het eerste melding gemaakt van het zogenaamde Bureau Polyvalent. Zoals de naam al doet vermoeden, moest het de andere bureaus bijstaan op momenten dat deze het te druk hadden en te veel taken moesten verrichten in een te kort tijdsbestek. Het Bureau Humanitaire Regularisaties werd voor een eerste keer opgericht in 1999, maar terug opgeheven in 2000. Na een korte onderbreking van drie jaar werd het in 2003 heropgericht (zie organigram p. 37). Vóór 1999 en tussen 2000 en 2003 werden de taken die nu door dit bureau worden uitgevoerd verdeeld over verschillende bureaus die verantwoordelijk waren voor het toekennen van de verblijfsvergunningen. In 2000 splitste zich een nieuwe cel af van de cel Identificatie, namelijk het Bureau Identificatie Opgesloten, dat zich expliciet ging richten op de identificatie van gedetineerde illegalen, omdat deze identificatie een lange en specifieke procedure met veel veldwerk vereist. De Gerechtelijke Sectie werd opgericht op 1 februari 2002. De meeste bevoegdheden werden voorheen uitgeoefend door de Dienst Opsporingen.

63 64

Bijvoorbeeld sommige ngo’s (Vluchtelingenwerk Vlaanderen,...). Jaarverslag Dienst Vreemdelingenzaken, 1993, p. 66.

31

Tot 2003 werden de Nederlandstalige en Franstalige Bureaus afzonderlijk opgenomen in het organigram. Vandaag staan de Nederlandstalige en Franstalige diensten niet meer afzonderlijk in het organigram vermeld, maar in de praktijk kennen veel bureaus een Nederlandstalige en een Franstalige “cel” die soms elk een verantwoordelijke hebben. In 2003 werd het organigram, dat nog steeds op dat van 1977 gebaseerd was, volledig herschikt. De directeur-generaal was er immers van overtuigd dat het organigram te onduidelijk was. Bovendien bleken de diensten te veel versplinterd te zijn en dus niet effectief genoeg op te kunnen treden. In plaats van aan elke directie een niets zeggende naam toe te kennen (eerste directie, tweede directie,…) baseerde men het nieuw organigram op de zeven “pijlers” van DVZ: centra, verwijdering, toegang en verblijf, juridische directie, inspectie, asiel en logistieke diensten65. Aan het hoofd van de instelling staat de directeur-generaal die voortaan bij de uitvoering van zijn taken wordt bijgestaan door twee ondersteunende diensten, nl: de communicatiedienst en dienst ondersteuning. De diensten met betrekking tot de interne werking van de instelling worden allemaal geïntegreerd in de Directie Logistiek, waarbij elke dienst een verantwoordelijke heeft. Ook aan het hoofd van deze directie staat een directeur/adviseur-generaal, die de celverantwoordelijken opvolgt en bijstaat met raad en daad. In deze directie vinden we o.a. de Cel Personeel, de Cel Gebouwen en Veiligheid en de Cel Boekhouding en Begroting. De Cel Boekhouding en Begroting bestaat zelf nog eens uit drie aparte cellen: · de cel Boekhouding die verantwoordelijk is voor de algemene boekhouding; · de cel Aankoop die instaat voor alle aankopen, zowel van de centra als van de centrale diensten; · de in juli 2007 opgerichte Cel voor de Werving van EU-fondsen. De bovenvermelde pijlers werden de nieuwe directies waaronder de bureaus opnieuw werden geschikt (zie organigram p. 37). Alle bureaus die de eventuele toegang van de vreemdeling tot België regelden, werden samengebracht onder de directie “Toegang en Verblijf”. De diensten per nationaliteit werden opgeheven en vervangen door diensten die ingedeeld worden per soort visum of verblijfsvergunning. Men onderscheidt vandaag de dienst Kort Verblijf, Lang Verblijf, Gezinshereniging en Minderjarigen. Het Bureau Lang Verblijf bestaat sinds 2003 uit drie verschillende cellen: de cel voor de uitwijzing van EU-burgers en fraudeonderzoek (zie hoger), een cel Verblijfsvergunningen Studenten en een cel Verblijfsvergunning voor een lange termijn voor alle andere vreemdelingen. Alle bureaus die asielaanvragen behandelen werden onder de koepel van de Directie Asiel gebracht, zoals het Bureau Administratieve Cel (het latere Bureau Administratie en Registratie), het Bureau Minderjarigen, het Bureau Dublin, enz. (zie organigram p. 37). De gesloten centra werden gegroepeerd in de Directie Centra en alle diensten die de verwijdering van illegalen opvolgden, zoals: Bureau Clandestienen, Bureau Repatriëringen, Bureau SIS, enz., werden gegroepeerd in de Directie Verwijderingen. Alle directies die juridische kwesties behandelden, werden onder gebracht in de Juridische Directie, hoewel dient opgemerkt te worden dat ook de Vertaaldienst zijn plaats binnen deze directie had. Het Bureau Polyvalent kreeg geen plaats meer in het organigram en zijn medewerkers werden verdeeld over verschillende andere bureaus. Een eerste lichte aanpassing van het nieuwe organigram vond plaats in 2007. De directies Centra, Inspecties en Verwijderingen werden tot één directie Controle, Binnenland en Grenzen omgevormd (zie organigram p. 38). Deze indeling sloot nauwer aan bij de praktijk, want deze directies werkten al nauw samen en ze stonden onder leiding van dezelfde administrateur-generaal. Binnen deze nieuwe directie werden de oude directies behouden. Er duikt dus een dubbele benaming van directie op, nl. directies binnen een directie. De directie Inspectie werd omgedoopt tot directie Gemeenten en Ondersteuning. Het Bureau Monitoring Diplomatieke Posten werd pas opgericht in mei 2007 en maakt deel uit van de directie Toegang en Verblijf. Zijn voorganger; het Bureau Controle van ambtswege afgeleverde visa 65

Jaarverslag Vreemdelingenzaken, 2003 (tekst te downloaden op http://www.dofi.fgov.be , geraadpleegd op 09/04/2009).

32

(zie organigram p. 36) werd in 2003 opgeheven wegens een gebrek aan middelen66. De Juridische Dienst werd omgevormd tot de Directie Opvolging en Ondersteuning. Binnen deze directie veranderde weinig, behalve dat de Vertaaldienst verhuisde naar de Dienst Logistiek. Sinds het aantreden van de regering Leterme I in 2007 valt het asiel- en migratiebeleid niet meer onder de bevoegdheid van de minister van Binnenlandse Zaken. Voor dit beleid is een nieuwe afzonderlijke ministerportefeuille gecreëerd. De eerste minister die specifiek verantwoordelijk werd voor Asiel en Integratie was mevrouw Annemie Turtelboom. Organisatorisch en budgettair ressorteert de DVZ echter nog steeds onder de FOD Binnenlandse Zaken. Een soortgelijke situatie bestond van 1992 tot 1994, toen het vreemdelingenbeleid al toegevoegd was aan de portefeuille van de minister van Binnenlandse Zaken, maar de Dienst Vreemdelingenzaken organisatorisch en budgettair onder de verantwoordelijkheid van de FOD Justitie bleef ressorteren. Tot slot is de dienst Economische Migratie in 200867 aangehecht aan de Bureaus voor Lang Verblijf en Kort Verblijf, naargelang de periode van de behandelde visa of verblijfsvergunningen. Aangezien de concertatie zich beperkt tot visa voor kort verblijf, werd het Bureau Vision aangehecht aan het Bureau Kort Verblijf (zie organigram p. 38).

66 67

Jaarverslag Dienst Vreemdelingenzaken, 2007, p. 54. Newsletter Dienst Vreemdelingenzaken, 26/09/2008.

33

ORGANIGRAMMEN Organigram 1912 - 1947 (met bepaalde diensten van de Staatsveiligheid)68

• • • • • •

Kabinet Toelating en uitwijzing van de vreemdelingen Toezicht op de vreemdelingen Diversen Archief en register Gerechtelijke identificatie (Openbare Veiligheid)

Organigram van 1947-195069

• • • •

Algemene Zaken Controle der Vreemdelingen Vervolgde of veroordeelde vreemdelingen Gerechtelijke Identificatie (Openbare Veiligheid)

Organigram van 1950 – 197770

•

• • •

Algemene Zaken • Register • Archief • Verzending Controle van de vreemdelingen Vervolgde en veroordeelde vreemdelingen Grenzeninspectie

Organigram 1977-199371

• • • • •

•

Grenzeninspecties Toezicht op vreemdelingen: EEG Toezicht op vreemdelingen: niet-EEG, studenten en staatlozen Opgesloten vreemdelingen Algemene zaken • Archief • Register • Verzending Beroepen (vanaf 1981)

68

PUT (E.), op.cit., p. 70. PUT (E.), op.cit., p. 88. 70 PUT (E.), op.cit., p. 90. 71 PUT (E.), op.cit., p. 96. 69

35

Organigram van 1993 - 200372

•

•

•

• •

• •

•

•

72

Algemene Directie • Secretariaat • Studiebureau en Algemene Directie • Bureau Internationale Betrekkingen • Secretariaat van de Commissie van Advies voor Vreemdelingen Algemene Inspectie • Gemeenten • Bureau Polyvalent • Bureau Grenscontrole • Bureau Controle van Ambtswege Afgeleverde Visa • Bureau Opsporingen Eerste Directie • Bureau Clandestienen • Bureau Permanentie • Bureau Opgeslotenen • Bureau Sirene/SIS Tweede Directie • Bureau EEG-onderdanen Derde Directie • Bureau niet-EEG-onderdanen • Bureau Studenten • Bureau Visa • Bureau Vision Vierde Directie • Bureau Beroepen Vijfde Directie • Personeel • Dienst Gebouwen en Veiligheid • Dienst Onthaal • Economaat • Archief • Register • Documentatiedienst Zesde Directie • Bureau Repatriëringen • Printrak • Wachtregister en spreidingsplan Zevende Directie • Bureau Transfert • Gesloten Centra

Jaarverslag Dienst Vreemdelingenzaken, 1993, 74 p.

36

Organigram van 2003 tot 200773 •

73

Directeur-Generaal (bijgestaan door zijn secretariaat en de dienst Interne en externe communicatie) • Directie Centra • Algemene Coördinatie en Controle Gemeenten • Gesloten Centra voor Illegalen • Bureau Transport • Directie Verwijdering • Bureau Clandestienen • Bureau Identificatie • Bureau Repatriëringen • Bureau Schengen Informatie Systeem • Bureau Permanentie • Bureau Opgeslotenen • Directie Toegang en Verblijf` • Bureau Kort Verblijf • Bureau Lang Verblijf • Bureau Gezinshereniging • Bureau Verzoeken tot Herziening • Bureau Art. 9 § 3, Humanitair (= Bureau Humanitaire Regul.) • Bureau Naturalisaties • Bureau Minderjarigen en Mensenhandel • Helpdesk • Juridische Directie • Studiebureau • Bureau Internationale Betrekkingen • Algemene Documentatiedienst • Vertaalbureau • Openbaarheid van Bestuur • Beroepen • Directie Inspectie • Bureau Opsporingen • Bureau Controle Gemeenten • Bureau Grensinspectie • Bureau Immigratieambtenaren • Gerechtelijke Sectie • Directie Asiel • Bureau Verhoren en Beslissingen • Bureau Cel Zaventem • Bureau Administratieve Cel • Bureau Minderjarigen • Bureau Printrak • Bureau Dublin • Directie Logistieke Diensten • Personeel • Econoom • Boekhouding en Begroting • Vorming • Gebouw/veiligheid • Onthaal • Informatica

Jaarverslagen Dienst Vreemdelingenzaken; 2003 – 2006.

37

Organigram van 2007 tot heden74

74

http://www.dofi.fgov.be/orga/orga.pdf (geraadpleegd van 01/05/2009).

38

ARCHIEFVORMING, ARCHIEFBEHEER EN SELECTIE

PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK Archief Archiefstukken (archiefbescheiden) zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie, een persoon of een groep personen in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen75. Het betreft dus om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager die de Dienst Vreemdelingenzaken van ambtswege opmaakt of ontvangt. Reeks De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium76. Velen werken dus met archiefreeksen zonder het zelf te beseffen, want meestal worden verschillende documenten per functie of type geordend. Voorbeeld van mogelijke reeksen zijn: de personeelsdossiers, de ontvangen brieven, vreemdelingendossiers, asielaanvragen, agenda’s van vergaderingen,… De archiefvormer77 Een archiefvormer is een zelfstandig handelend orgaan, persoon of groep personen die archiefbescheiden ontvangt, opmaakt en bewaart uit hoofde van zijn/haar activiteiten of in uitvoering van zijn/haar opgedragen taken. Toegepast op de Dienst Vreemdelingenzaken, kunnen we verschillende archiefvormers onderscheiden. Enerzijds kan de Dienst Vreemdelingenzaken in zijn geheel als archiefvormer worden beschouwd. Maar anderzijds kunnen ook de bureaus als een archiefvormer worden beschouwd, omdat zij ook zelfstandig archief aanleggen. Levensfase van een archief Aangezien elk document, ongeacht de datum, tot archief kan worden gerekend (cfr. supra) doorloopt het archief verschillende levensfases: de dynamische, semi-dynamische (of semistatische) en de statische fase van zijn aanmaak tot zijn bewaring in het archief of vernietiging. Dynamisch archief78 Dynamisch archief is archief met een administratieve waarde voor de archiefvormer of zijn rechtsopvolger. Eigenlijk komt het erop neer dat het dynamisch archief de documenten zijn die nog regelmatig gebruikt en aangevuld worden door de Dienst Vreemdelingenzaken. 75

Def.nr. 7 in COPPENS (H.), op. cit., p. 18. Def.nr. 139 in COPPENS (H.), op.cit., p. 66. 77 Def.nr. 23 in COPPENS (H.), op.cit., p. 24. 78 Def.nr. 29 in COPPENS (H.), op.cit., p. 26. 76

39

Semi-dynamisch archief79 Semi-dynamisch (of semi-statisch archief) is archief dat geen administratieve waarde meer heeft voor de archiefvormer en/of zijn rechtsopvolger, maar waarvan de bewaartermijn nog niet verstreken is. In deze levensfase wordt het archief niet meer regelmatig gebruikt of aangevuld. De bewaartermijn is echter nog niet verstreken, omdat de archiefbescheiden nog een informatieve waarde kunnen hebben die mee werd ingecalculeerd in de bewaartermijn (cfr. infra). Het statisch archief80 Statisch archief is archief dat geen administratieve waarde meer heeft voor de archiefvormer en waarvan de bewaartermijn is verstreken. Dit archief wordt door de archiefvormer zelfs niet meer geraadpleegd, maar kan nog wel een cultuur-historische waarde hebben (cfr. infra). ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING Bij de Dienst Vreemdelingenzaken is het archiefbeleid, mede omwille van de gevoeligheid van de behandelde stukken, strikt centraal geregeld. Er is dus een centrale archief- en registratiedienst die de post centraliseert. De inkomende brieven worden via een centraal systeem gescand, van een barcode voorzien en digitaal verdeeld. Het overgrote deel van de briefwisseling (ca. 95%) heeft betrekking op de individuele vreemdelingendossiers en worden toegevoegd aan de digitale vreemdelingendossiers. De overige brieven (ca. 5%) worden meestal via hun barcode gelinkt aan de databank van het postregistratiesysteem, die meteen als primaire toegang fungeert. In het papieren klassement zelf worden de brieven niet meer als een aparte reeks geklasseerd, maar chronologisch opgeslagen bij de andere stukken, zoals de stukken voor het (digitaal) vreemdelingendossier. Dit betekent dat er in de praktijk geen echte doorlopende reeks meer bestaat: de instelling vertrouwt volledig op de digitale zoekmogelijkheden. De bestemmeling krijgt geen originele papieren kopie meer in handen. Voor dringende poststukken wordt er evenwel een uitzondering gemaakt. Sommige diensten moeten (bvb. Bureau Clandestienen) bepaalde brieven snel verwerken, zodat er bijgevolg geen tijd is om de scanningprocedure af te wachten. Deze brieven worden, nadat ze behandeld zijn door betrokken dienst, onmiddellijk ingescand en aan het digitale klassement toegevoegd. Enkele bureaus of diensten volgen de hierboven beschreven werkwijze nog niet (nauwgezet) en registreren (deels) hun eigen briefwisseling, zoals het Bureau Geschillen en sommige adviseurs-generaal. Ook de papieren individuele vreemdelingendossiers worden door de centrale archiefdienst beheerd. De bureaus die een papieren dossier - dus een dossier geopend vóór november 2002 - willen behandelen, moeten dat dossier opvragen bij deze dienst. Nadat alle nodige verrichtingen in het dossier afgehandeld zijn, moet het bureau het dossier terugbezorgen aan de centrale archiefdienst. Het is geenszins de bedoeling dat dossiers (of stukken van dossiers) bij de bureaus blijven rondslingeren. De Individuele Vreemdelingendossiers tot 1943 zijn reeds overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief. De dossiers vanaf 1943 bevinden zich in de kelder van de Dienst Vreemdelingenzaken in het WTC. De lokalen zijn allen voorzien van rookdetectoren en een blusinstallatie. Door het lage niveau van de ruimten is er wel een vochtprobleem: op bepaalde plaatsen in de ruimte sijpelt het grondwater naar binnen, met als gevolg dat er zelfs plassen op de vloer liggen. Dit water kan niet bij de archieven komen en er zijn ook nog geen vochtplekken op de muur aangetroffen, maar voorzichtigheid is toch geboden: dit grondwater kan immers nefaste invloed hebben op de algemene relatieve vochtigheidsgraad. In een ideaal 79 80

Def.nr. 30 in COPPENS (H.), op.cit., p. 26. Def.nr. 31 in COPPENS (H.), op.cit., p. 26

40

archiefdepot bedraagt de temperatuur ongeveer 18° C en is er een relatieve vochtigheidsgraad van 50 tot 55%81. Op korte termijn is het alvast belangrijk dat de DVZ erover waakt dat de temperatuur én de relatieve vochtigheid niet te veel schommelen, zodat er tijd is om een degelijke duurzame oplossing voor dit probleem uit te werken. In november 2002 werd het digitaal82 vreemdelingendossier ingevoerd. Vanaf dat moment worden er geen papieren dossiers meer aangelegd. De eerste stappen naar het digitaal individueel vreemdelingendossier werden reeds in 1992 gezet. Er werd een voorstudie gedaan, waarna de opdracht werd uitbesteed aan de firma Trasys83. In 1997 werd de eerste versie ingevoerd voor het behandelen van asielaanvragen. Stelselmatig werd het digitaal dossier verder uitgebreid naar alle diensten totdat het papieren dossier uiteindelijk volledig verdween eind 2002. Alle papieren stukken voor de Individuele Vreemdelingendossiers worden gescand en via digitale weg ter beschikking gesteld. Het dossier wordt virtueel samengebracht via het digitaal vreemdelingendossier met behulp van het programma Evibel. De originele papieren documenten worden apart chronologisch bewaard en voorzien van een identificatienummer en barcode, zodat de originelen makkelijk terug te vinden zijn. Evibel kan informatie weergeven van verschillende Database Management Systemen (DBMS) - zoals het Rijksregister, Vreemdelingenregister en Wachtregister voor Asielzoekers) - maar de informatie van het digitaal vreemdelingendossier haalt het uit een grote onderliggende SQL-databank (Oracle). Daarnaast zijn er nog toegangen voorzien voor databanken van de politie. Deze laatste mogelijkheid wordt echter (nog) niet gebruikt. De workflow van de behandeling van het vreemdelingendossier is de basis van het programma. Evibel is in staat stukken van het dossier te visualiseren, maar het heeft het bronprogramma nodig dat op de achtergrond moet worden opgestart. Voorbeeld: als een gebruiker een doc-bestand wil openen in Evibel dan zal dat programma Microsoft Office Word op de achtergrond starten. Het document wordt dan weergegeven in een vereenvoudigde versie van Word. Ook briefwisseling - zowel e-mails als gescande versies van papieren brieven - kunnen aan Evibel gelinkt worden. Het systeem heeft een uitgebreid rechtenbeheer dat werkt aan de hand van “profielen” die bepalen welke handelingen een gebruiker wel of niet kan uitvoeren. Op het hoogste niveau wordt een profiel toegekend aan het bureau of de dienst. Daarnaast kunnen er binnen elke dienst aan de verschillende medewerkers aparte profielen worden toegekend. Het basisniveau binnen de dienst is meestal “traitement”, wat betekent dat de standaardhandelingen voor die dienst in het vreemdelingendossier uitgevoerd kunnen worden. Maar de bureauverantwoordelijke kan aan bepaalde bureaus meer of minder rechten toekennen. De diensten van de Logistieke Diensten bewaren weinig originele documenten, omdat zij deze documenten meestal voor verder gevolg overmaken aan de centrale diensten van de FOD Binnenlandse Zaken. Dit is bijvoorbeeld het geval voor alle personeelsdossiers, aankoopdossiers en contracten. Bij de DVZ worden slechts dubbels bewaard. De archiefdienst bewaart naast de Individuele Vreemdelingendossiers ook het semi-statisch archief van andere diensten (bvb. de boekhouding). Er zijn reeds inspanningen ondernomen voor een centraal documentatiebeheer, waarbij onder documentatie wordt begrepen: documenten die met een bepaald doel zijn bij elkaar gebracht of documenten die informatie over een bepaald onderwerp bevatten84. Aan de bureaus werd 81

CARNIER (M.), PRENEEL (M.), (Z)onder stof en (z)onder water. Basiscursus archiefbehoud voor de medewerkers van het Rijksarchief, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Manuale, 54, 2007, p. 13; LELOUP (G.), Archiefruimten. Praktische aanbevelingen en checklist, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Aanbevelingen archiefbeheer, 1, 2009, p. 9. 82 Bij de Dienst Vreemdelingenzaken spreekt men meestal over het elektronisch vreemdelingendossier i.p.v. het digitaal vreemdelingendossier. In deze selectielijst wordt echter de voorkeur gegeven om digitaal te gebruiken om dat het echt gaat voor bestanden die binair (in digits) leesbaar zijn. In zo’n geval is digitaal de meest correcte en meest gangbare term in het Nederlands. 83 http://www.trasys.be/home/ (geraadpleegd op 15/04/2009). 84 Def.nr. 3 in COPPENS (H.), op. cit., p. 15.

41

gevraagd om hun documentatie, zodra ze voor hen geen informatieve waarde meer heeft, over te maken aan de Algemene Documentatiedienst. De algemene dossiers bestaan uit: wetgeving, rechtspraak, enz. Deze regel werd en wordt niet door iedereen opgevolgd, maar vroeger meer dan nu. De Algemene Documentatiedienst was namelijk een geschikt toevluchtsoord voor archieven die geen nut meer hadden, zodat in de bureaus plaats gemaakt kon worden. Door de toenemende populariteit van de informatiesnelweg wordt van deze dienst minder en minder gebruik gemaakt. Er is een primaire toegang voor de algemene dossiers beschikbaar. Om de Algemene Documentatiedienst aan te passen aan de digitale wereld, werd een project voor een kennisbeheerssysteem opgestart dat gebruik maakt van Microsoft SharePoint. Dit systeem verkeert echter nog in een testfase. Naast de algemene documentatie beheert de Algemene Documentatiedienst de dossiers die aangelegd werden door de voorgangers van de huidige directeur-generaal. Ze worden bij de algemene dossiers gevoegd. De Gesloten Centra voor Illegalen kampen met een nijpend plaatsgebrek en zijn vaak genoodzaakt hun archief op ongeschikte plaatsen te bewaren . Stukken worden doorgaans chronologisch en soms per functie geordend. Ook voor het digitaal klasseren wordt vaak gebruik gemaakt van een klassement eigen aan het centrum of zelfs eigen aan de medewerker. Vingerafdrukken van vreemdelingen worden in drie verschillende databanken bijgehouden. Enerzijds zijn er de databank voor de vingerafdrukken van asielzoekers en deze voor de vingerafdrukken van illegalen. Daarnaast is er nog een derde databank voor mensen die vermoedelijk illegaal zijn, maar waarvan men nog geen zekerheid heeft of waarvoor men nog nader onderzoek moet verrichten. Vaak komen in deze databank vingerafdrukken terecht van mensen die de politie als “illegaal” bestempelt, hoewel deze laatste dat niet kan of mag bepalen. Soms worden de vingerafdrukken op een papieren drager aangeleverd. De vingerafdrukken kunnen aangereikt worden bij het registreren van de asielzoeker of doordat ze worden doorgeven door andere (politie)diensten. Deze worden vervolgens met een speciale, zeer nauwkeurige scanner gescand. Elke vingerafdruk krijgt een unieke code, waarmee ook kan worden vastgesteld bij welke categorie de vreemdeling hoort, zodat het systeem automatisch de digitale vingerafdrukken naar de juiste databank kan doorsturen. De vingerafdrukken, zowel de rechtstreeks opgenomen vingerafdrukken als de gescande vingerafdrukken, worden echter niet automatisch naar de databank doorgesluisd. Een operator moet eerst nog handmatig een kwaliteitscontrole verrichten (de zgn. “quality check”). Tijdens dit stadium kan de kwaliteit van de vingerafdruk worden bijgewerkt, o.m. door ze mooi in een kader te schikken. Nadat al deze controles zijn afgerond, kan de vingerafdruk naar de eigenlijke databank worden verzonden. De gebruikte software is een combinatie tussen een “Automated Fingerprint Identification System (AFI)”, d.i. speciale software voor het erkennen en digitaliseren van vingerafdrukken en een gewone DBMS. Het AFI is ontwikkeld door het bedrijf Printrak85 - waarnaar ook het Bureau Printrak is genoemd - en Oracle levert de DBMS. De beelden van de vingerafdrukken worden opgeslagen in het formaat Wavelet Scalar Quantization (WSQ). WSQ is de standaard van de FBI voor het uitwisselen van digitale vingerafdrukken in politionele en juridische middens. Het is een lossy compressiealgorithme voor vingerafdrukken in grijstinten die naast de beelden zelf ook nog de metadata (descriptoren) bevat86.

Tot slot nog een laatste word over de reeds vernietigde archiefreeksen. De Gesloten Centra hebben tot op heden nog geen archief vernietigd, maar hopelijk kan deze selectielijst hen 85

Printrak is overgenomen door de Amerikaanse multinational Motorola Incorporated. WSQ Image Compression . Encoder/decoder, Certification Guidelines, National Institutes of Standards and Technology, 1999 (tekst integraal te bekijken op http://www.itl.nist.gov/iad/894.03/fing/cert_gui.html; geraadpleegd op 07/04/2009). 86

42

helpen om de broodnodige plaats vrij te maken. De centrale diensten van DVZ hebben naar aanleiding van de verhuizing van North Gate II naar het WTC reeds archief vernietigd. Het gaat voornamelijk om: kostenstaten van tolken, facturen, bestelbons, prestatiebladen die centra overmaakten aan het Bureau Coördinatie Centra, transferlijsten, enz. De stukken dateerden allemaal tussen 1990 en 200187. Hiervoor werd de wettelijk verplichte voorafgaandelijke toelating van de Algemeen Rijksarchivaris verkregen. BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN Elk document dat over een vreemdeling wordt aangemaakt of ontvangen wordt toegevoegd aan het dossier (voor meer details: zie selectielijst), die samen de meest lijvige reeks vormen. Individuele Vreemdelingendossiers komen in verschillende vormen voor, gaande van een lijvig dossier tot één enkel formulier (bvb. bij een visum afgeleverd van ambtswege), naargelang de handelingen die nodig zijn bij het behandelen van het dossier. Men kan de documenten waaruit de dossiers bestaan in twee grote categorieën onderbrengen. Enerzijds zijn er documenten die een beslissing inhouden of die de beslissing documenteren. Voorbeelden van “beslissende” documenten zijn: verblijfsvergunningen, een bevel om het grondgebied te verlaten, een toekenning van een verblijfsvergunning, een nota aan de minister, verlengingen van verblijfstitels, briefwisseling met betrokkenen en/of advocaten en andere derden die de beslissing kunnen documenteren (die kunnen aantonen waarom een bepaalde persoon al dan niet het verblijfsrecht heeft gekregen). Anderzijds zijn er documenten die enkel de uitvoering van een bepaalde beslissing documenteren. Tot deze categorie behoren alle documenten die in relatie staan tot de repatriëring van de vreemdeling. Voorbeelden: bevel tot opsluiting, alle documenten inzake de vlucht - vooral gevormd door Bureau Repatriëringen - zoals de boeking van de vlucht, risicoanalyses voor luchtvaartmaatschappijen, aanvragen voor een transit in een ander land, stukken betreffende het transport van en naar een Gesloten Centrum voor Illegalen, een psychologisch verslag. De meeste Individuele Vreemdelingendossiers bevatten een identificatiefiche, begeleidingsfiche of administratief verslag. De identificatiefiche is een overzichtsdocument dat de persoonlijke gegevens van de vreemdeling bevat, zoals: naam, nationaliteit, adres in België, burgerlijke staat, kinderen en talenkennis. Begeleidingsfiches worden enkel opgemaakt als de procedure uiteindelijk uitmondt in een repatriëring (cfr. supra). Deze begeleidingsfiche is in feite een synthese van het hele vreemdelingendossier. De fiche is verdeeld in drie rubrieken. In de eerste rubriek zijn bijna alle persoonlijke gegevens en een foto van de vreemdeling in kwestie te vinden. Men vindt in deze rubriek ook informatie betreffende de talenkennis van de persoon, zijn burgerlijke staat, informatie over de partner en de kinderen en de perso(o)n(en) die belangrijk zijn voor de repatriëring. De tweede rubriek geeft de volledige historiek van de persoon. Er wordt dieper in gegaan op de geschiedenis van het verblijf van de persoon, of hij al dan niet asiel heeft aangevraagd, of hij al dan niet veroordelingen heeft opgelopen, wanneer hij opgesloten is geweest en of er al dan niet al pogingen tot verwijderingen zijn ondernomen. De derde rubriek geeft de toestand van de vreemdeling aan tijdens de verwijdering: zoals de houding tegenover de verwijdering en eventuele psychische problemen. Dossiers van vreemdelingen die niet tot een repatriëring geleid hebben, bevatten meestal een “nota aan de minister”. Deze nota is in de eerste plaats bedoeld om de hiërarchie in te lichten over de aard en het waarom van de genomen beslissing. Deze nota geeft ook de belangrijkste persoonsgegevens weer en uiteraard de beslissing en de motivatie daarvan. Elk Individueel Vreemdelingendossier van een vreemdeling die asiel aanvraagt bevat een geschreven rapport van het verhoor of interview. Ook dit document geeft een overzicht van de persoonlijkheid en toestand van de vreemdeling in kwestie. Dossiers van 87

Voor een volledige lijst zie : Verslag van vernietiging van archief Dienst Vreemdelingenzaken bij de verhuis van North Gate II naar WTC II, overgemaakt aan het Rijksarchief, 2008, p. 1-2. Daarnaast werd in dit rapport een specimen van elk vernietigd archiefstuk opgenomen.

43

vreemdelingen die gearresteerd worden bij controles bevatten een administratief verslag. Dit standaardformulier, dat door de Federale Politie moet ingevuld worden, zou de identiteit van de vreemdeling, de identiteit van zijn familie in eerste graad, eventuele familieleden in België, de aard van de controle, de hoedanigheid van de feiten en de beslissing van DVZ moeten bevatten. Het probleem met deze documenten is dat ze meestal onvolledig of niet goed worden ingevuld. Vanaf 2003 werd het digitaal vreemdelingendossier ingevoerd (cf. supra). De wijze waarop thans het digitaal individueel vreemdelingendossier is opgemaakt, is zorgwekkend voor de bewaring op lange termijn. Zowel documenten die aan het elektronisch dossier worden toegevoegd als de onderliggende databank zelf (zie p. 41) worden in een eigendomsgebonden formaat opgeslagen. Dit betekent dat de DVZ voor de bewaring op lange termijn afhankelijk is van bepaalde softwareproducenten (Oracle en Microsoft). Zodra zij beslissen het formaat niet meer te ondersteunen, zal het niet meer kunnen gebruikt worden in nieuwe toepassing en dreigt een massa informatie verloren te gaan. De uitdaging om deze bewaring op lange termijn te verzekeren zal dus niet min zijn. Om het geheel te kaderen, zullen we even dieper ingaan op de problemen bij het bewaren van digitaal archief in het algemeen. Eén grote misvatting kan alvast uit de wereld geholpen worden: het bewaren van digitaal archief is niet makkelijker en zeker niet goedkoper dan archief op een papieren drager. Net zoals bij papieren dragers de geschikte ruimten en bewaarmateriaal moeten worden voorzien, zullen voor digitaal archief voldoende sterke hardware en opslagcapaciteit moeten worden ingeschakeld. Er zijn voldoende krachtige servers nodig om het archief te stockeren en om de software, die nodig is om de archiefdocumenten ter beschikking te stellen, te laten draaien88. Net zoals in de papieren wereld, geldt hier de regel: hoe groter het bestand, hoe duurder. Het spreekt natuurlijk voor zich dat een digitaal archief gepaard gaat met een aanzienlijke personeelskost voor goed opgeleid IT-personeel89. Tot dus ver zijn er veel gelijkenissen met het papieren equivalent, maar er is één groot verschil. Het digitale archief is, veel meer dan zijn papieren evenknie, onderhevig aan veroudering. De digitale wereld evolueert constant en het digitale archief moet op deze veranderingen anticiperen. Dit betekent dus dat het archief voortdurend, meer dan bij papieren archief, moet worden opgevolgd (eigenlijk begint het digitaal archiveren bij de creatie van het document90), waarbij onze aandacht niet in het minst moet uitgaan naar drager en bestandsformaat. De hardware evolueert en het is niet ondenkbaar dat de dragers van vandaag binnen enkele jaren niet meer kunnen gelezen worden. Daarnaast moet er ook nog rekening gehouden worden met de evoluerende software en bestandsformaten91. Het is in deze context echter niet nodig om verder in te gaan op technische details92. Als er vandaag niet nagedacht wordt over een adequate digitale bewaarstrategie en er geen middelen voor vrijgemaakt worden, dan zullen de Individuele Dossiers binnen tien à twintig jaar onbruikbaar zijn én zal alle informatie onherroepelijk verloren gaan. Net zoals bij het papieren archief het geval is, geldt ook hier het principe: “hoe complexer het bestand, hoe complexer de eventuele bewaarstrategie en hoe meer kans dat belangrijke informatie zal verloren gaan. Naast de Individuele Vreemdelingendossiers worden er ook Algemene Dossiers aangelegd. Deze dossiers bevatten documentatie over welbepaalde fenomenen, de bestudering ervan en eventueel een actieplan. Daarnaast worden ook alle dossiers die door de directeuren-generaal

88

Costs of Digital Preservation, Den Haag, Digitale Duurzaamheid, Nationaal Archief, 2005, p. 6. (integraal te downloaden op www.digitaleduurzaamheid.nl/bibliotheek/docs/CoDPv1.pdf; geraadpleegd op 12/03/2009). 89 Idem, p. 7-8. 90 SOYEZ (S.), Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Manuale, 58, 2008 p. 10. 91 SOYEZ (S.), Ibidem, p. 32-33. 92 Het Rijksarchief zal richtlijnen ter beschikking stellen die de technische kant van het digitaal archiveren meer in detail behandelen.

44

werden aangelegd in deze reeks geïntegreerd. De Algemene Dossiers tot 1960 worden bewaard op het Algemeen Rijksarchief waarbij de oudste zelfs teruggaan tot de Franse Tijd93. Bij de Gesloten Centra voor Illegalen vormt het bewonersdossier de ruggengraat van het archief. Het bewonersdossier verschilt lichtjes per centrum, maar de basis en het uitgangsprincipe zijn steeds dezelfde. In dit dossier wordt de volledige levensloop van de bewoner tijdens zijn verblijf in het centrum gevolgd, vaak met dubbels uit het individueel vreemdelingendossier. De meeste van de stukken die door de centra gevormd worden vinden ook hun weg naar het Individuele Vreemdelingendossier. Het verschil tussen de centra zit hem in het feit dat het ene centrum alle stukken betreffende bewoners (zoals de lijst met bezittingen) in het bewonersdossier verzamelt, terwijl andere centra meer aparte reeksen vormen. Sommige centra, vooral 127 en 127bis, hebben een specifiek “publiek”, zoals de kortverblijvers (zie p. 31), wier dossier er iets anders kan uitzien dan een doorsnee bewonersdossier, omdat ze maar kort in ons land verblijven of al een dossier hebben in een ander centrum. Buiten de Individuele Vreemdelingendossiers treffen we bij DVZ reeksen aan die ook in andere instellingen te vinden zijn, zoals contracten, facturen en (dubbels van) aankoopdossiers. Om plaats te besparen in de bureaus, kunnen de archiefvormende diensten vrijwillig hun archief overdragen aan de Centrale Archiefdienst. Tot slot bewaart de instelling nog heel wat notulen van vergaderingen met nationale en internationale instellingen en organisaties alsook de briefwisseling met deze organisaties. VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE

Enkele termen en concepten - selectie: de intellectuele en materiële procedure die erin bestaat permanent te bewaren archiefbescheiden af te zonderen van deze die voor vernietiging in aanmerking komen94. Archivarissen zijn er zich van bewust dat de gedachte om archiefbescheiden te vernietigen voor veel ambtenaren en historici heel schrikwekkend is. Selectie impliceert dus dat niet alle archiefbescheiden in aanmerking komen om te bewaren. Toch mag de archivaris niet in het wilde weg archiefbescheiden laten vernietigen. Selectie bestaat immers uit de intellectuele oefening die nodig is om de archiefstukken een waarde toe te kennen (waardering). - waardering/waardebepaling: kritisch onderzoek naar de waarde van archiefdocumenten, meestal met het oog op hun selectie95. De archivaris moet aan de archiefbescheiden een bepaalde waarde toekennen. Deze waarde kan een administratieve waarde (d.w.z. de waarde die het document voor het uitvoeren van de taken van de instelling) of een permanent historische waarde zijn. Op basis van de waarde wordt dan een selectiebeslissing genomen, m.a.w. op basis van die waarde wordt beslist of het archief al dan niet voor blijvende bewaring in aanmerking komt. - schoning: het afzonderen van dubbels en blanco’s en het verwijderen van nietjes en andere onderdelen die schadelijk kunnen zijn voor het document.

93

Zie PLISNIER (F.) m.m.v. CAESTECKER (F.), op .cit, p. 22 en VERVAECK (S.), Inventaire des archives du Ministère de Finances, administration de la Sûreté Publique, Dossiers Généraux (Régime français-1914), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1968, 95 p. 94 Def.nr. 62, in COPPENS (H.), Archiefterminologie (AT2), p. 39. 95 Def.nr.. 37 in COPPENS (H.), op. Cit., p. 37.

45

Welke selectiemethoden zijn er en waarom selecteren? Over het nut van selectie is reeds heel wat inkt gevloeid. Heel wat historici zouden graag zoveel mogelijk documenten willen bewaren voor de volgende generaties. Maar vanaf de jaren 1950 neemt de archiefvorming exponentieel toe, waardoor archivarissen niet meer in staat zijn om alle archiefstukken te bewaren. Een eerste probleem zou een enorm plaatsgebrek zijn.96 Ten tweede zou het archief niet meer beheersbaar of ontsluitbaar zijn, met als gevolg dat geen enkele onderzoeker de informatie nog kan gebruiken, waardoor de kans op foutieve informatie aanzienlijk vergroot97.

Eventuele selectie van de Individuele Dossiers De eventuele selectie van de Individuele Vreemdelingendossiers is een zeer grote uitdaging en ligt zeer moeilijk (cfr. infra), o.m. omdat deze dossiers veel gevoelige persoonsgegevens bevatten en omwille van hun belang voor de nabestaanden (cfr. infra). Het Rijksarchief acht de tijd momenteel nog niet rijp om selectiebeslissingen te nemen. Op dit moment is het al dan niet selecteren trouwens geen dringende kwestie, want de reeks heeft een lange bewaartermijn. Maar de vrees bestaat dat dit slechts uitstel van executie is. Daarom wil de auteur van de gelegenheid gebruik maken om dit onderwerp al even aan te snijden, want er zal in de toekomst moeten over nagedacht en gediscussieerd worden. Ook zal bepaald moeten worden wie deze moeilijke knoop zal moeten doorhakken. Ook in België is reeds tot uiting gekomen hoe gevoelig de inhoud van de Individuele Dossiers wel is. Ze worden vandaag al veel gebruikt voor historisch onderzoek en geraadpleegd door nabestaanden van vreemdelingen. Sinds de afgesloten dossiers in 2005 toegankelijk werden gesteld voor een select publiek (familieleden, bepaalde onderzoekers) nam het aantal geraadpleegde dossiers exponentieel toe98. Vooral voor de nabestaanden en familieleden zijn de individuele vreemdelingendossiers van onschatbare waarde, omdat het vaak de enige bron is die hen informeert over hun afkomst en hen dus in staat stelt om hun identiteit te bepalen. Toen bekend gemaakt werd dat de dossiers, die tussen 1912 en 1943 geopend waren, aan het Algemeen Rijksarchief overgedragen werden, waren er bijvoorbeeld negatieve reacties. De krant Le Soir titelde in de editie van 7 maart 2008: “Les Archives juives en péril”99 en er werd een online petitie opgestart om de dossiers met betrekking tot de gedeporteerde joden bij de Dienst Vreemdelingenzaken te houden100. Zelfs in het Parlement heeft de kwestie al voor heel wat onrust gezorgd. Zo werden er verschillende parlementaire vragen gesteld, o.a. door Corinne de Permentier en Fouad Lahssaini101. Zowel uit de parlementaire vragen als de reacties op de petitie, bleek dat nabestaanden zich vooral zorgen maakten over de toegankelijkheid van de dossiers en over het mogelijk verlies van de knowhow van de archivaris van Dienst Vreemdelingenzaken. Ze vreesden dat ze niet meer op dezelfde manier geholpen konden worden en een anonieme nummer in een leeszaal van een grote 96

GASNAULT (F.), La sélection des archives contemporaines au risques du malthusianisme, Paris, Bulletin des Bibliothèques de France, 40, 2000, p. 40. 97 Het tekort van het teveel. Verantwoordelijkheden. Advies erfgoedselectiebeleid, deel I en II. Rapport van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Den Haag, september 2005, p. 23-24. 98 ARNHEM (L.), 10 jaar Openbaarheid van Bestuur bij de Dienst Vreemdelingenzaken, Bijdrage op de Studiedag “Grensgevallen”, georganiseerd door het Algemeen Rijksarchief i.s.m. Dienst Vreemdelingenzaken, 26/03/2009. 99 Le Soir, 17/03/2008. 100 www.lapetition.be/en-ligne/pour-le-maintien-loffice-des-trangers-de-laccs-aux-dossiers-des-familles-juivesayant-immigr-avant-guerre-vers-la-belgique-2343.html (geraadpleegd op 12/03/2008). 101 Vraag van mevrouw Corinne de Permentier aan de vice-eerste minister en de minister van Binnenlandse Zaken over het “Joods archief” op 16/04/2008, Integraal Verslag van de Commissie voor het Bedrijfsleven, het Wetenschapsbeleid, het Onderwijs , de Nationale culturele en wetenschappelijke Instellingen, de Middenstand en de Landbouw, 16/04/2008, p. 16-17 ; vraag van de heer Fouad Lahssaini aan de vice-eerste minister en de Minister van Binnenlandse Zaken over de toestand van de toegang tot “het dossier van de joodse families die vóór de Tweede Wereldoorlog naar België zijn geëmigreerd" (nr. 5466), Integraal Verslag Commissie van het Bedrijfsleven, het Wetenschapsbeleid, het Onderwijs, de Nationale wetenschappelijke en culturele Instellingen, de Middenstand en de Landbouw, 04/06/2008, p. 7-11.

46

archiefinstelling zouden worden. Anderen vreesden dat de dossiers definitief “gearchiveerd” zouden worden en dat niemand er nog toegang toe zou verkrijgen, wat aantoont hoeveel misvattingen er bestaan over de rol van het Rijksarchief. Naast deze familiale waarden heeft het archief van de Individuele Vreemdelingendossiers ook een grote historische waarde102, bvb. voor de sociale geschiedenis en de geschiedenis van de migratie(politiek) in België. Het Rijksarchief was zich echter bewust van deze problematiek en heeft op 26 maart 2009 een colloquium georganiseerd over de historische waarde en de selectie van vreemdelingendossiers. De onderstaande paragrafen zijn dan ook deels op de ervaringen van de studiedag gebaseerd. Een eerste mogelijkheid is het volledig en integraal bewaren van de individuele vreemdelingendossiers. Dit impliceert dus dat niet alleen de belangrijke beslissingsdocumenten, maar ook de kleinste telefoonnota bewaard zal worden. De Dienst Vreemdelingenzaken bewaart 21,5 strekkende kilometer en kent een aangroei van 500 à 600 strekkende meter per jaar. Daarnaast bewaart het Algemeen Rijksarchief in Brussel reeds 5,25 strekkende kilometer, wat overeenkomt met ca. 2,5 miljoen Individuele Vreemdelingendossiers103. De Individuele Dossiers maken nu reeds 8,5% uit van al het hedendaags archief dat bij het Algemeen Rijksarchief bewaard wordt. Tot slot bewaart ook het CGVS kilometers archief met betrekking tot asielzoekers, waarvan het gros van de documenten bestaat uit originelen die door de DVZ zijn overgemaakt en waarvan de DVZ zelf de dubbels bewaart. De enorme omvang van het bestand, en zeker de aangroei ervan sinds de laatste jaren, veroorzaakt de nodige logistieke problemen. Sinds België de Conventie van Genève in 1953 heeft geratificeerd, en later sinds de invoering van de Vreemdelingenwet van 1980 (cfr. supra), zijn de dossiers steeds lijviger geworden. De huidige gebouwen van het Rijksarchief zouden die stroom niet meer kunnen verwerken of toch maar een bepaalde tijd voor de goede bewaring kunnen zorgen. Een tweede uitdaging is het beheren, , ontsluiten en ter beschikking stellen van het archief, waarvoor het nodige personeel zal moeten worden voorzien 104. Een tweede wetenschappelijke methode die zou kunnen gebruikt worden, is de steekproefsgewijze selectie. Het achterliggende idee van de steekproef is dat het niet nodig is om de totaliteit te onderzoeken om toch zinvolle uitspraken over die totaliteit te doen105. Het bepalen van een steekproefmethode is een zeer belangrijke doch moeilijke klus. De archivaris moet daarbij met enkele zeer belangrijke aspecten rekening houden, namelijk met de wijze waarop het archief tot stand is gekomen, de werking van de organisatie en in de informatie die in de documenten gegeven wordt106. Het is geenszins onze bedoeling om alle beschikbare steekproefmethoden toe te lichten107. De meest bruikbare steekproefmethode zou de theoretische steekproef zijn op basis van een alfabetisch of numeriek criterium108. Bij een alfabetisch criterium zou men alle individuele dossiers waarvan de naam begint met een bepaalde tevoren gekozen letter bewaren en de 102

Het belang van de Individuele Vreemdelingendossiers voor historisch onderzoek wordt uitgebreid toegelicht in: STRUBBE (F.), TALLIER (P.A.), CAESTECKER (F.), De Individuele Vreemdelingendossiers van de Openbare Veiligheid, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 11, p. 8-12. 103 CAESTECKER (F.), STRUBBE (F.), TALLIER (P.A.), De Individuele Vreemdelingendossiers afkomstig van de Openbare Veiligheid (Vreemdelingendossiers), Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 2009, p. 3. 104 TALLIER (P.A)., KERSEMANS (T.), MAES (G.), 20 kilometer individuele vreemdelingendossiers, integraal bewaren?”, bijdrage in het kader van de studiedag “Grensgevallen. De vreemdelingenadministratie in België, georganiseerd op het Algemeen Rijksarchief op 26/03/2009. 105 AERTS (E.), Archiefselectie vanuit de statistiek: de steekproef in de archivistiek, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Manuale, 28, 1998, p. 8. 106 Ibidem, p. 12-13. 107 Voor meer informatie met betrekking tot de steekproef als selectiemethode, zie: AERTS (E.), Archiefselectie vanuit de statistiek: de steekproef in de archivistiek, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Manuale, 1998, 49 p. + bijlagen. 108 Ibidem, p. 25-31.

47

andere vernietigen. Bij een numeriek criterium zou men dossier met bepaalde nummers uit het bestand lichten en deze bewaren (bvb. één op de vijfhonderd). Bij het kiezen van de steekproef moeten er, zeker voor dit bestand, enkele richtlijnen in acht genomen worden. Het bewaarde bestand moet zo heterogeen mogelijk zijn. Men moet dus vermijden dat alle weerhouden dossiers van personen met dezelfde nationaliteit of van dezelfde periode zijn. De Nederlandse archivaris Leo Lucassen heeft reeds te maken gehad met een gelijkaardig probleem bij de Nederlandse IND. Hij is van mening dat het integraal bewaren van alle vreemdelingendossiers geen zin heeft, maar oppert onmiddellijk dat een goede selectiemethode quasi onhaalbaar is. Om dit probleem te ondervangen combineert hij verschillende steekproefmethoden. Hij laat 2% van de dossiers bewaren. Daarnaast laat hij een steekproef nemen van de verschillende kleine groepen, omdat zij minder “kans maken” om in de algemene steekproef opgenomen te worden. Tot slot zou hij nog van ieder jaar willekeurig 200 dossiers laten bewaren109. De DVZ heeft echter één voordeel ten opzichte van de IND. Hij ordent de Individuele Vreemdelingendossiers op de datum van opening en niet op naam en/of nationaliteit. Bovendien krijgt elk dossier bij zijn opening een uniek OV-nummer (Openbaar Veiligheidsnummer) dat chronologisch wordt toegekend. Daarom zou men als selectiecriterium het OV-nummer kunnen hanteren, omdat op die manier gegarandeerd wordt dat een zo heterogeen mogelijk bestand bewaard wordt. Welke implicaties zou deze selectiemethode hebben? In feite komt het erop neer dat enkel één op de honderd of duizend dossiers blijvend bewaard wordt en dat de overige dossiers worden vernietigd, zonder dat er enig spoor van wordt bewaard. Het voordeel van deze methode is dat, zodra het criterium en de frequentie waarmee de dossiers moeten bewaard worden is vastgelegd, de selectie zelf weinig arbeidsintensief is en bijgevolg snel kan worden uitgevoerd. Toch valt niet te ontkennen dat er ook een onmiskenbaar nadeel aan deze selectiemethode verbonden is. Ze houdt geen rekening met de nabestaanden. Er zal dan van het overgrote deel van de personen geen spoor meer te vinden zijn, wat het bestand voor vele nabestaanden dus feitelijk onbruikbaar zal maken. Een derde mogelijkheid zou de selectie op micro-niveau zijn door elk dossier op zichzelf te selecteren, alle documenten met een impact op de beslissing te bewaren en de documenten die enkel een uitvoering van een beslissing zijn te vernietigen. Er kan ook overwogen worden om foto’s voor permanente bewaring in aanmerking te laten komen, gezien de emotionele waarde voor sommige onderzoekers110. Deze selectiemethode heeft enkele voordelen ten opzichte van de selectiemethode die hierboven besproken werd, nl.: 1) elke nabestaande vindt voldoende informatie terug over zijn/haar familielid; 2) geen enkel document dat de beslissing heeft gedocumenteerd, wordt vernietigd; 3) door de massa “uitvoerende documenten” te vernietigen, wordt er heel wat plaats bespaard en wordt het veel goedkoper om de permanente bewaring van de beslissende documenten (beter) te verzekeren. Aan deze selectiemethode kleeft echter een groot nadeel. Als men deze selectiemethode grondig wil toepassen, dan zal het een heel grote operatie zijn die veel tijd en middelen zal vergen. Daarnaast kent het archief nog een ander gevaar. Door het lange, (saaie) en nauwkeurig werk dat er bij komt kijken, bestaat het risico dat de selectiecriteria foutief worden toegepast, met als gevolg dat er mogelijk ongecontroleerd stukken worden vernietigd en gevoelige informatie verloren kan gaan. Een vierde mogelijkheid is het enkel bewaren van de synthesefiches, identificatiefiches of begeleidingsfiches (zie p. 43-44). Deze documenten zijn vaak makkelijk te herkennen en dus makkelijk te selecteren. Via deze methode kan heel wat plaats in de magazijnen bespaard 109

LUCASSEN (T.), “Vreemdelingendossiers” en de mogelijkheden tot reductie (1975-1995), in: KLEP (P.) red., Steekproeven uit massale archiefbestanden ter wille van het historisch belang, Den Haag, Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1997, p. 138-139. 110 Met dank aan dhr. Filip Strubbe (ARA) en dhr. Louis-Phillipe Arnhem (DVZ) voor deze toelichting.

48

worden en wordt voor de nabestaanden toch informatie over elke voorouder gegarandeerd. Deze selectiemethodiek heeft wel één groot nadeel voor historici. De identificatiedocumenten zijn meestal té beknopt: ze geven informatie over de genomen beslissingen die van toepassing zijn op de persoon, maar bieden geen inzicht in de manier waarop de beslissingen tot stand gekomen zijn. De algemene dossiers (cfr. diensten Algemene Documentatie en Dienst Opsporingen) geven wel een algemeen beeld van de problemen, maar ze geven geen inzicht in de procedure. De wetgeving en zelfs de parlementaire vragen documenteren wel deze procedures, maar onthullen weinig over de manier waarop ambtenaren deze regels in de praktijk brengen. Om dit probleem te ondervangen zou men deze selectiemethode echter kunnen combineren met de steekproefmethode: één op de 100 of één op 1000 dossiers integraal bewaren en van de andere dossiers alleen de identificerende of de synthese documenten bewaren. De selectiewerkzaamheden zouden een stuk sneller verlopen dan wanneer men in elk dossier afzonderlijk zou moeten selecteren. Bovendien kunnen historici op basis van de weerhouden dossiers op een adequate manier historisch onderzoek verrichten, mits de criteria van de steekproef objectief gekozen zijn. De archivaris dient er natuurlijk wel op toe te zien dat van elk groep dossiers (verwijdering, verblijf en asiel) genoeg dossiers worden bewaard, zodat hij zeker is dat elke procedure afdoende gedocumenteerd wordt. Tot slot kan men zich nog de vraag stellen op welk moment de selectie moet plaatsvinden. Kunnen de individuele dossiers niet gedurende het leven van enkele generaties bewaard worden, waarna ze geselecteerd worden om plaats te maken voor nieuwe (voor)ouders? Theoretisch zou dat mogelijk zijn, maar het is ten zeerste de vraag of deze werkmethode nuttig is. In een papieren omgeving zou een dergelijke theorie zich nog laten rechtvaardigen, want de oude documenten ruimen immers plaats voor de nieuwe documenten. In een digitale omgeving ligt dit echter anders. Om een archiefstuk enkele generaties te bewaren dienen ook de nodige investeringen worden gedaan. Het enige waarop dan nog kan worden bespaard is de plaats op de servers, want het onderzoek naar bestandsdragers en -formaten moet ook voor de meer recentere bestanden verricht worden. Daarenboven zal het heel moeilijk zijn om de grens te bepalen. Hoe lang moeten ze na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn nog bewaard worden? Waar wordt de grens precies getrokken? Is een dossier van een (over)grootouder minder belangrijk dan dat van een ouder? Uit het voorgaande kunnen we dus besluiten dat eventuele selectie een zware dobber zal worden. De dossiers zijn voor vele nabestaanden het enige bewijs van hun voorouders. De reeks Individuele Vreemdelingendossiers groeit echter zodanig dat de permanente bewaring een haast onmogelijke opdracht lijkt te zijn. Daarom hebben we verschillende denkpistes voor een eventuele selectie besproken, waarbij we bij elke selectiemethode aandacht hadden voor hun voor- en nadelen.

Selectie van de overige archiefreeksen Hoewel de Individuele Vreemdelingendossiers de overgrote meerderheid van het archief van de Dienst Vreemdelingenzaken vormen, worden er ook nog archiefreeksen buiten het individueel vreemdelingendossier aangelegd. Voor deze archieven konden we uiteraard wel een onmiddellijk toepasbare selectiepolitiek ontwikkelen.

Bij reeksen met een historische waarde die bij verschillende diensten worden bewaard, zal uiteindelijk aan de dienst die de originelen gevormd heeft of de dienst die de meest volledige reeks bezit gevraagd worden de archiefreeks te bewaren. Een voorbeeld zijn de statistieken, die meestal bij het Studiebureau zullen bewaard worden. De uitvoerende bureaus moeten dus enkel de statistieken bewaren die niet zijn overgedragen aan het Studiebureau.

49

Archiefreeksen die een inzicht geven in de werking van de instelling, dienen sowieso bewaard te worden. Voorbeelden van zulke reeksen, die we bij de meeste diensten terugvinden, zijn: het vademecum met instructies voor nieuwe medewerkers, de dienstnota’s met “algemene draagwijdte” en eventuele verdere instructies aan de medewerkers van de dienst. Bij de logistieke diensten noteren we veel gelijkenissen met de andere federale instellingen, waardoor ook de selectiepolitiek gelijklopend is. Facturen, bestelbonnen en aankoopdossiers mogen vernietigd worden na de wettelijke bewaartermijn. De historicus die de financiële situatie van een instelling willen onderzoeken, kunnen immers beroep doen op de algemene overzichtsbronnen, zoals jaarrekeningen. Daarnaast sturen de meeste logistieke diensten hun originelen op naar hun voogdijdienst van de FOD Binnenlandse Zaken. Zij bewaren daar de belangrijkste stukken, waardoor het niet noodzakelijk is dat deze reeksen bij Dienst Vreemdelingen zelf te bewaren111. De algemene dossiers en de archiefreeksen die tendensen documenteren inzake migratie en migratiebeleid zijn vanzelfsprekend de moeite waard om te bewaren. Hierbij kunnen we bijvoorbeeld denken aan de verslagen van de rapporten en studies die het Bureau Opsporingen opstelt. Daarenboven worden ook alle door de directeuren-generaal aangelegde en ontvangen dossiers in deze reeks geïntegreerd, zodat ze een goed beeld geeft van het beleid bij DVZ doorheen zijn geschiedenis. De bewonersdossiers van de centra zijn gekoppeld aan de Individuele Vreemdelingendossiers van de vreemdelingen in kwestie. Daarom wordt ook bij deze reeks de selectiebeslissing uitgesteld. Maar, net zoals bij de Individuele Vreemdelingendossiers, zal er ook voor de bewonersdossiers van de gesloten centra moeten nagedacht worden over een mogelijke selectie in de toekomst. Een mogelijkheid zou kunnen zijn: één op 100 of 1000 dossiers te bewaren. De belangrijke informatie over de vreemdeling is te vinden in het Individueel Vreemdelingendossier dat op het centraal niveau bewaard wordt. Dit dossier legt echter meer het accent op de bewoner tijdens hun verblijf in het centrum. De papieren briefwisseling wordt niet meer als aparte reeks geklasseerd, maar tussen de andere inkomende stukken die niets met elkaar te maken hebben. De meeste diensten klasseren hun digitale kopie. Daardoor is de selectie binnen de reeks een onmogelijke opdracht. Daarom kan er voor geopteerd worden om de digitale kopie blijvend te bewaren en de het papieren versie te vernietigen, op voorwaarde dat de digitale kopie duurzaam kan bewaard worden en dat de digitale kopie rechtsgeldig is. De gescande stukken worden in het TIFF-formaat opgeslagen. TIFF is een open standaard en is geschikt voor de bewaring op lange termijn. Voorts moet de kwaliteit van de dragers regelmatig gecontroleerd worden om verlies te voorkomen. Een groter probleem is echter de rechtsgeldigheid van de gescande documenten. Getekende documenten zijn enkel rechtsgeldig met de originele handtekening, wat tot gevolg heeft dat de gescande versie, die enkel een gescande handtekening bevat, niet rechtsgeldig is. Om het papieren origineel te kunnen vernietigen, moet aan beide voorwaarden voldaan worden.

111 Voor gelijkaardige praktijken binnen de FOD Binnenlandse Zaken zie: SOYEZ (S.), Archief van het Directoraat-Generaal Civiele Veiligheid, archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 11, p. 7.

50

51