ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 95
ARCHIEF VAN HET BENELUX-GERECHTSHOF VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2012
door Geert LELOUP
Brussel 2012
ARCHIEF VAN HET BENELUX-GERECHTSHOF VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2012
door Geert LELOUP
Brussel 2012
INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE .................................................................................................... 5 WOORD VOORAF ..................................................................................................... 7 INLEIDING .................................................................................................................. 9 LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES ........................................... 11 BRONNEN .................................................................................................................. 11 WERKEN ................................................................................................................... 11 WEBSITES ................................................................................................................. 12 LIJST VAN AFKORTINGEN.................................................................................. 13 GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING ................................. 17 NAAM ....................................................................................................................... 17 GESCHIEDENIS .......................................................................................................... 17 BEVOEGDHEDEN ....................................................................................................... 17 ORGANISATIE EN WERKING ....................................................................................... 18 DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE ....................... 21 PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK.............................................. 21 ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER ..................................................................... 21 BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSE ARCHIEFREEKSEN ......................................... 22 BEWAARTERMIJNEN .................................................................................................. 22 SELECTIE .................................................................................................................. 23
5
WOORD VOORAF De voorliggende archiefselectielijst zou niet tot stand gekomen zijn zonder de medewerking en hulp van talloze personen. Ik denk daarbij in de eerste plaats aan het College van Secretarissen-Generaal van de Benelux dat zich bewust was van het belang van een goed archiefbeheer en van de historische waarde van het archief van het Secretariaat-Generaal (dat overigens ook het archief omvat van het Comité van Ministers en van de Raad van de Economische Unie) en daarom contact opgenomen heeft met de nationale archiefinstellingen van de drie partnerlanden met de vraag om de ontwikkeling van een archiefbeleid te ondersteunen. Daarenboven schaarde ook de Griffie van het Benelux-Gerechtshof zich achter dit project om het archiefbeheer te verbeteren. Het Beneluxparlement en de in Nederland gevestigde Gemeenschappelijke Diensten werden dan weer niet bij dit initiatief betrokken aangezien deze over eigen diensten beschikken, los van het Secretariaat-Generaal. De opmaak van een archiefselectielijst vormt de eerste stap in het voor de Benelux ontwikkelde plan van aanpak en kon alleen opgesteld worden dankzij de bereidwillige medewerking van de verschillende teams en diensten. Ondanks hun drukke agenda's waren zij erg hulpvaardig en steeds bereid om de nodige uitleg te verschaffen over hun takenpakket en over de inhoud van de door hen bewaarde archiefreeksen. Bovendien werkten zij actief mee aan de vastlegging van bewaartermijnen en verleenden zij advies over de mogelijke definitieve bestemmingen. Voorts wens ik ook een woord van dank te richten aan de verschillende collega-archivarissen en de betrokken experts uit België, Nederland en Luxemburg voor hun vertrouwen en voor de vele vruchtbare gedachte-uitwisselingen en nuttige adviezen.
7
INLEIDING Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. Vraag is echter hoe lang archiefstukken administratief-juridisch nut bezitten en of archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden of daarentegen vernietigd kunnen worden. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT IS EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het geeft aan welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer, dus voor kennisbeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. WIE NAM HET INITIATIEF VOOR DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? In januari 2010 nam het Secretariaat-Generaal van de Benelux contact op met de nationale archiefinstellingen van België, Nederland en Luxemburg, met de vraag of zij ondersteuning konden bieden bij de uitbouw en optimalisering van het archiefbeheer. Tijdens een op 29 maart 2010 georganiseerde overlegvergadering tussen het Secretariaat-Generaal en vertegenwoordigers van de drie nationale archiefinstellingen (Rijksarchief in België, het Nationaal Archief van Nederland en de Archives nationales de Luxembourg) werd overeengekomen dat het Rijksarchief in België een stappenplan zou ontwikkelen, dat vervolgens voor goedkeuring voorgelegd zou worden aan alle betrokken partijen. De eerste stap behelsde de opmaak van een archiefselectielijst, die werd toevertrouwd aan dhr. Geert Leloup, assistent van de afdeling “Toezicht en advies”.
9
Benelux-Gerechtshof HOE VERLIEP DE OPMAAK VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? Dhr. Geert Leloup hield op 9 september 2010 een algemene presentatie voor de medewerkers van het Secretariaat-Generaal en het Benelux-Gerechtshof om zowel het overkoepelende stappenplan als de opmaak van de archiefselectielijst toe te lichten. Vervolgens bracht dhr. Geert Leloup in de periode september-oktober 2010 zes bezoeken aan het Secretariaat-Generaal en één bezoek aan de Griffie van het Benelux-Gerechtshof. Telkens werden de taken en de daaruit voortvloeiende archiefreeksen besproken, evenals de bewaartermijnen en de definitieve bestemmingen. De contactpersonen ontvingen kort na het gesprek een eerste ontwerpversie van de archiefselectielijst, met de vraag om deze af te toetsen en zo nodig te corrigeren. Een laatste bezoek was tot slot gewijd aan de studie van de in de archiefruimten bewaarde archiefstukken. Parallel werden de geschiedenis, de bevoegdheden en activiteiten én de organisatie en de werking van de Benelux bestudeerd op basis van wet- en regelgeving, jaarverslagen, literatuur, enz. De opmaak van de archiefselectielijst nam in totaal ongeveer twee weken in beslag. De archiefselectielijst werd in november 2010 volledig afgerond, vervolgens vertaald en uiteindelijk in mei 2011 voorgelegd aan alle betrokken partijen. Tijdens een overlegvergadering in oktober 2011 werd feedback verleend en beslist de ontwerpversie voor te leggen aan externe experts uit de betrokken landen, meer bepaald aan mevr. Corinne Schroeder (Archives nationales de Luxembourg, Luxemburg) mevr. Inge Schoups (Stadsarchief Antwerpen, België) en dhr. Bert van der Zwan (Ministerie van Buitenlandse Zaken, Nederland). Nadat midden mei 2012 alle reacties ontvangen waren, werden nog enkele laatste correcties en aanpassingen doorgevoerd. De archiefselectielijst werd tot slot in 29 mei 2012 definitief bekrachtigd.
10
LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES BRONNEN Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, Brussel, 1954-. Audit Secretariaat-Generaal Benelux. Eindrapportage, s.l., KPMG, 2001, 56 p. Benelux Publicatieblad, 1960-. Archief van het Secretariaat-Generaal van de Benelux, dienstnota's 1961-1971.
WERKEN Benelux 1944-1954, Brussel, Orgaan van het Comité Benelux, juli-augustus 1954, sp. Benelux, actief en actueel, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, september 2009, 48 p. (online raadpleegbaar op www.benelux.int). Benelux, een grenzeloze toekomst (reactie van het secretariaat-generaal op het rapport van het Comité van Wijzen ('De Benelux opnieuw bezien'), Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, 1995, 52 p. Benelux: nut en noodzaak van nauwere samenwerking, Den Haag, Adviesraad Internationale Vraagstukken, 2007, 53 p. (online raadpleegbaar op www.aiv-advies.nl). BLOEMEN E. S. A. (red.), Het Benelux-effect: België, Nederland en Luxemburg en de Europese integratie, 1945-1957, Amsterdam, Neha, 1992. BOEKEMA F., VAN HOUTUM H., VERAGHTERT K., Benelux, Quo Vadis?, Groningen, 1994, 297 p. CASTELAIN M. F. (red.) e.a., De Benelux economische unie: wetenswaardigheden, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, 1985, 70 p. De Benelux, opnieuw bezien, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux,, 1994, 42 p. Een kwarteeuw Beneluxraad 1957-1982: uitgegeven ter gelegenheid van het 25-jarig bestaan van de Raadgevende interparlementaire Beneluxraad, Brussel, Raadgevende interparlementaire Beneluxraad, 1982, 23 p. JASPAR E. J. M. H., “Réalisations économiques dans le domaine de la coopération économique”, in: L’Annuaire Européen / The European Yearbook, 1956, II. MEADE J. E., LIESNER H. H. en WELLS S. J., Case studies in European Economic Union, Londen, Oxford University Press, 1962, VII + 424 p. Omschrijving van de thans bij het Secretariaat-Generaal bestaande functies en vergelijking hiervan met de nationale en internationale functies. Rapport aan de Ministeriële Werkgroep voor Administratieve Zaken, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux (onuitgegeven rapport), 1 oktober 1977, 31 p. POSTMA A. e.a., Benelux in de kijker: 50 jaar samenwerking, Tielt, Lannoo, 1994, 408 p. (online raadpleegbaar op www.benelux.int).
11
Benelux-Gerechtshof
VAN DEN OOSTERKAMP J. S., “Is er naast de Europese Unie nog toekomst voor de Benelux?”, in: SEW. Tijdschrift voor Europees en economisch recht, 2002, nr. 6, juni, pp. 237-240. WEISGLAS M., Benelux. Van nabuurstaten tot uniepartners, Amsterdam - Brussel, Elsevier, 1949, IX + 342 p. WOUTERS J. (red.) e.a., De Benelux: tijd voor een wedergeboorte?, Antwerpen, Intersentia, 2006, 279 p. WOUTERS J. (red.) e.a., Vlaanderen en de Benelux: elementen voor een toekomstvisie, Leuven, KUL - Instituut voor internationaal recht, 2006, Working papers 101, 32 p. (online raadpleegbaar op www.vlaamsparlement.be).
WEBSITES Benelux: www.benelux.int. Benelux-Gerechtshof: www.courbeneluxhof.be. Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom: www.boip.int. Beneluxparlement: www.benelux-parlement.eu. RefLex databank van de Raad van State van België: http://reflex.raadvst-consetat.be/reflex.
12
LIJST VAN AFKORTINGEN ABNL
Admiraliteit Benelux
AD
Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen
AG
Agenda
AJ
Bijzondere Commissie Administratieve en Strafrechtelijke Samenwerking
AP
Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen
AR
afdeling Algemene Zaken en Ruimtelijke Ordening
ARP
Commissie voor Landbouw, Voedselvoorziening en Visserij
AZ
Afdeling Algemene Zaken
BBIE
Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom
BBTM
Benelux-Bureau voor Tekeningen of Modellen
BCKB
Bijzondere commissie voor Kwaliteitsverklaringen in de Bouw
BEB
Commissie voor Buitenlandse Economische Betrekkingen
BEU
Benelux Economische Unie
BLEU
Belgisch-Luxemburgse Economische Unie
BMB
Benelux Merkenbureau
BNL
Benelux
BOIE
Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom
BU
Bijzondere commissie voor de Vergelijking der Begrotingen van Overheidsen Semi-overheidsinstellingen
CAC
Raad voor de Handelsakkoorden
CAD
Administratieve Raad voor de Douaneregelingen
CBPC
Werkgroep Consumentenbescherming
CIC
Commissie voor Industrie en Handel
CLIM
overleg inzake klimaat en milieu
CM
Bijzondere Commissie voor de Middenstand
CO
Convocatie
13
Benelux-Gerechtshof COG
Centrale Overleggroep
COL
College
COM
Dienst Boekhouding
COOP
Expertengroep “Politiële en justitiële samenwerking”
CRB
Centrale Raad voor het Bedrijfsleven
D
Team Duurzame Ontwikkeling
DF
Commissie voor Douane en Belastingen
EEG
Europese Economische Gemeenschap
EMU
Economische en Monetaire Unie
EN
Bijzondere Commissie voor Energie
ESRA
Economische en Sociale Raad van Advies
ET
Commissie voor het Vrije Verkeer en de Vestiging van Personen
EU
Europese Unie
GS
Werkgroep Grensoverschrijdende Samenwerking
HO
(Zee)Havenoverleg
HPA
Commissie voor de Harmonisatie van de Landbouwpolitiek
I
Dienst Bedrijfsvoering
IMI
Afdeling Interne Markt
IPR
Raadgevende Interparlementaire Beneluxraad
IZ
Afdeling Interne Zaken
J (1)
Commissie voor Justitie
J (2)
Team Justitie en Binnenlandse Zaken
JEU
Werkgroep Jeugdbeleid
JUR
Juridische afdeling
KvK
Kamers van Koophandel
LM
Commissie voor Leefmilieu
LOG
overleg inzake logistiek
M
Team Markt
14
Benelux-Gerechtshof
M&D
Afdeling Markt en Duurzame Ontwikkeling
MF
Commissie voor Monetaire en Financiële Vraagstukken
NO
nota / brief
P
Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer
PRO
Programmatisch Centrum
PV
proces-verbaal
R
Raad van de Economische Unie
R/a
Raad van de Economische Unie in beperkte samenstelling
R/jur
Comité van Juristen
RDP
Vergadering van de Voorzitters van de raden
REB
Werkgroep Economische Samenwerking en Regionaal Economisch Beleid
REG
Afdeling Ruimtegebonden Grensoverschrijdende Samenwerking
REU
Raad van de Economische Unie
RIZIV
Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering
RO
Bijzondere Commissie voor Ruimtelijke Ordening
S
Stafbureau
S&O
Afdeling Strategie en Organisatie
S&P
Afdeling Veiligheid en Externe relaties
SE
Sociaal-economische Afdeling
SG
Secretariaat-Generaal
SO
Commissie voor Sociale Vraagstukken
SP
Bijzondere Commissie voor de Volksgezondheid
ST
Bijzondere Commissie voor de Coördinatie van de Statistiek
P
Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer
PR
Public Relations
T (1)
Bijzondere Commissie voor het Toerisme
T (2)
Dienst Taal
15
Benelux-Gerechtshof T&S
Afdeling Ruimte en Mens
VE
Commissie voor het Verkeer
VVSA
overleg van de secretarissen-generaal inzake voedselveiligheid
16
GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING NAAM Benelux-Gerechtshof - Cour de Justice Benelux.
GESCHIEDENIS Het streven naar unificatie van het recht gaat vaak gepaard met het verlangen naar een unificatie van de rechtspraak. Vandaar dat op 31 maart 1965 het Verdrag betreffende de instelling en het statuut van een Benelux-Gerechtshof werd ondertekend,1 dat echter pas negen jaar later in werking zou treden: de eerste zitting vond uiteindelijk plaats op 11 mei 1974 en nog datzelfde jaar werd de eerste zaak aanhangig gemaakt.2 Een in uitvoering van het Verdrag opgesteld Reglement van Orde en Reglement op de Procesvoering voerden bijkomende bepalingen in met betrekking tot de organisatie en werking van het Hof.3 Sinds haar oprichting heeft het Benelux-Gerechtshof honderden zaken behandeld.4
BEVOEGDHEDEN De belangrijkste missie van het Benelux-Gerechtshof is het bevorderen van de gelijkheid bij de toepassing van Benelux-regelgeving, zoals deze met betrekking tot intellectuele eigendom (waren- en dienstmerken, tekeningen en modellen), dwangsommen, de invordering van belastingsschulden, de vogelbescherming en de gelijke fiscale behandeling. Daarnaast bezit het een meer specifieke rechtsprekende taak inzake ambtenarengeschillen binnen de Benelux Unie. De eerste taak is dus de uitleg van gemeenschappelijke rechtsregels, een taak die nader omschreven wordt in het Verdrag van 31 maart 1965 en in het Reglement op de Procesvoering van het Hof. Twee wegen zijn mogelijk om de uitleg van een gemeenschappelijke rechtsregel te verkrijgen: ofwel stelt een nationaal rechtscollege een prejudiciële vraag aan het Hof waarna het Hof een bindend arrest wijst (rechtsprekende bevoegdheid), ofwel vraagt een Benelux-regering uitleg aan het Hof, waarop het Hof met een advies antwoordt (adviserende bevoegdheid). Die uitleg van een gemeenschappelijke rechtsregel wordt vastgesteld door een raadkamer die uit negen rechters bestaat, met drie rechters van elke nationaliteit. De rechtsprekende taak inzake ambtenarengeschillen binnen de Benelux Unie is aan het Hof toegekend door een Protocol van 29 april 1969 (voor personen in dienst van de Benelux Economische Unie) en een Protocol van 11 mei 1974 (voor personen in dienst van het Benelux Merkenbureau en van het Benelux-Bureau voor Tekeningen of Modellen).5 Deze rechtsmacht wordt uitgeoefend door een kamer van het Hof, die uit drie rechters bestaat, met één rechter uit elk land. Die functie van het Hof verleent het personeel van het SecretariaatGeneraal van de Benelux Economische Unie te Brussel en het personeel van de in Den Haag gevestigde Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom dezelfde rechtsbescherming als de nationale ambtenaren. Tot slot willen we nog signaleren dat momenteel een mogelijke uitbreiding van de bevoegdheden van het Benelux-Gerechtshof bestudeerd wordt. 1 Verdrag van 31 maart 1965 betreffende de instelling en het statuut van een Benelux-Gerechtshof, later gewijzigd door de protocollen van 10 juni 1981 en 23 november 1984 (gecoördineerde versie online raadpleegbaar op www.courbeneluxhof.be). 2 POSTMA A. e.a., op.cit., p. 145. 3 Beiden zijn online raadpleegbaar op www.courbeneluxhof.be. 4 Voor een overzicht en de raadpleging van de (belangrijkste) processtukken, zie www.courbeneluxhof.be. 5 Beiden zijn online raadpleegbaar op www.courbeneluxhof.be.
17
Benelux-Gerechtshof
ORGANISATIE EN WERKING Het Verdrag van 1965 bepaalt dat het Hof negen rechters en plaatsvervangende rechters telt, die uit de magistraten van het Hof van Cassatie van België, de Hoge Raad der Nederlanden en het Cour supérieure de Justice van Luxemburg worden benoemd. De functies van president en van eerste en tweede vice-president bij het Hof worden volgens nationaliteit bij toerbeurt vervuld voor een periode van drie jaar. Een reeds gestart maar onderbroken mandaat van drie jaar moet worden voltooid door een rechter van dezelfde nationaliteit. De president en de twee vice-presidenten worden tijdens een algemene vergadering bij absolute meerderheid van stemmen van de aanwezige leden verkozen. Het Parket van het Hof is samengesteld uit drie advocaten-generaal, onder wie één eerste advocaat-generaal als hoofd van het Parket, en eventueel uit plaatsvervangende advocatengeneraal. Zij worden gekozen uit de leden van het Openbaar Ministerie bij de in de vorige paragraaf reeds vermelde hoogste rechtscolleges van de drie landen. De functie van Hoofd van het Parket wordt volgens nationaliteit bij toerbeurt vervuld voor een periode van drie jaar. Ook hier geldt dat een aangevangen doch onderbroken mandaat van drie jaar voltooid moet worden door een advocaat-generaal van dezelfde nationaliteit. Zowel de rechters, de plaatsvervangende rechters als de advocaten-generaal worden benoemd bij beschikking van het Comité van Ministers. Hun benoeming bij het Hof vormt geen beletsel voor het verder uitoefenen van hun nationale functie.6 De magistraten blijven bij het Hof en het Parket in functie zolang zij in hun eigen land als zodanig in actieve dienst zijn.7 Het Hof wordt in principe bijgestaan door drie griffiers, die respectievelijk de Belgische, de Luxemburgse en de Nederlandse nationaliteit bezitten. De griffiers worden benoemd door het Comité van Ministers in overeenstemming met de President en het Hoofd van het Parket. Volgens het Verdrag worden de griffiers bij voorkeur gekozen uit de ambtenaren van het Secretariaat-Generaal van de Benelux Economische Unie. Eén van de griffiers bekleedt de functie van Hoofdgriffier: de President en het Hoofd van het Parket wijzen hem gezamenlijk aan en lichten het Comité van Ministers hierover in. Conform het Reglement van Orde verdeelt de Hoofdgriffier het werk tussen de griffiers en bepaalt hij de taken van het griffiepersoneel. De Griffie vormt dus het algemeen secretariaat van het rechtscollege en heeft als algemene taak de leden van het Hof bij te staan in de uitoefening van hun Benelux-functie en als specifieke opdracht het procesverloop te bewaken. Het Reglement van Orde bepaalt dat de algemene vergadering bijeengeroepen wordt om te beraadslagen en te beslissen over de gevallen waarin het Verdrag voorziet, alsmede over alle andere onderwerpen die het statuut en de werkwijze van het Hof betreffen. Deze algemene vergadering is samengesteld uit de president, de vice-presidenten, de rechters en plaatsvervangende rechters, de advocaten-generaal en de plaatsvervangende advocaten-generaal. Tijdens de beraadslagingen heeft ieder lid stemrecht. De Hoofdgriffier en de griffiers wonen de vergadering bij en worden geraadpleegd over alle kwesties met betrekking tot de Griffie. Formeel is het Hof geen instelling van de Benelux Unie, maar dit neemt niet weg dat er talrijke dwarsverbindingen tussen Hof en Unie bestaan. Voorbeelden daarvan zijn dat de permanente zetel van het Hof bij het Secretariaat-Generaal van de Unie is gevestigd, dat de leden en de griffiers van het Hof door het Comité van Ministers worden benoemd, dat het personeel voor secretariële en vertaal- en tolkopdrachten door het Secretariaat-Generaal ter beschikking wordt gesteld en dat de kosten van het Hof een post vormen op de begroting van het Secretariaat-Generaal. 6 Het Verdrag bepaalt ook dat de leden van het Hof en van het Parket geen enkele vaste wedde genieten. Zij ontvangen enkel een door het Comité van Ministers vastgestelde vergoeding voor reis- en verblijfkosten. 7 De Luxemburgse magistraten die de pensioengerechtigde leeftijd hebben bereikt, kunnen echter hun functie bij het Hof blijven uitoefenen tot ze de leeftijd van 70 jaar bereikt hebben.
18
Benelux-Gerechtshof
Tot slot nog een woord uitleg over de procedures bij het Hof, zoals deze in het Reglement op de Procesvoering en de verschillende protocollen zijn vastgelegd. De eerste titel van het reglement bevat de bepalingen met betrekking tot de procedure voor de uitleg van gemeenschappelijke rechtsprocedures. De nationale rechter beslist om de vraag van uitleg waarmee hij wordt geconfronteerd, aan het Hof voor te leggen. Hij formuleert zijn vraag in een beslissing (beschikking, vonnis of arrest) die door zijn Griffie aan de Griffie van het Benelux-Hof wordt overgemaakt. De partijen hebben het recht om vervolgens binnen een door het Hof vastgestelde termijn een memorie bij de Griffie in te dienen, waarin hun standpunt wordt verdedigd. Binnen dezelfde termijn kunnen de ministers van justitie van de drie Benelux-landen bij het Hof een schriftelijke uiteenzetting omtrent het geschilpunt indienen. Elke partij en de ministers van justitie kunnen vervolgens verzoeken een memorie van antwoord in te dienen. De met de zaak belaste (plaatsvervangend) advocaat-generaal stelt vervolgens een conclusie op, een uitvoerig en gemotiveerd advies omtrent de door hem voorgestelde oplossing. Dat advies wordt aan partijen medegedeeld, waarop zij binnen een termijn van een maand schriftelijk kunnen reageren. Van zodra deze termijn verstreken is, wordt een werkgroep van drie leden (één per land) samengesteld, onder wie een rechterrapporteur die met de opstelling van een conceptarrest wordt belast. De werkgroep bespreekt dit concept en stelt een ontwerparrest op, waarover vervolgens beraadslaagd wordt in een raadkamer van negen leden (drie per land). Het arrest wordt door de president of een rechter die aan de beraadslagingen heeft deelgenomen, in openbare zitting en in aanwezigheid van een lid van het Parket en een griffier uitgesproken. Tot slot wordt een afschrift van het arrest door de griffier overgemaakt aan het rechtscollege dat het verzoek om uitleg heeft gedaan, aan de partijen en de ministers van justitie. De procedure voor de adviserende taak van het Hof wijkt enkel in de beginfase af van de hoger geschetste procedure voor prejudiciële zaken. Wanneer een of meer der drie regeringen het Hof verzoeken een advies te formuleren over de uitleg van een rechtsregel, dan stelt de griffier de andere regeringen van dat verzoek in kennis en verzoekt hij hen binnen een bepaalde termijn hun opmerkingen aan het Hof kenbaar te maken door middel van een bij de Griffie in te dienen memorie. Binnen een maand na indiening van het verzoek laat de griffier in het officiële publicatieblad van elk van de drie landen een bericht opnemen waarin een beknopte samenvatting wordt gegeven van de inhoud van het verzoek en met het bericht dat partijen die betrokken zijn bij een rechtsgeding of een arbitrage, waarin dezelfde kwestie aan de orde is, bij de Griffie een memorie met hun beschouwingen kunnen indienen binnen een maand na de publicatie. Voor de procesgang voor ambtenarenzaken stipuleren de protocollen en het Reglement op de Procesvoering dat het beroep wordt ingesteld door indiening van een verzoekschrift bij de Griffie van het Hof, waarop de Unie binnen een bepaalde termijn een memorie van antwoord aan de Griffie moet overmaken. De partijen worden vervolgens ter zitting opgeroepen en tijdens deze zitting hoort de Kamer eventueel getuigen en deskundigen die zij ambtshalve of op verzoek van partijen heeft opgeroepen. Het Hof doet vervolgens uitspraak, waarna de griffier zo spoedig mogelijk de partijen kennis geeft van de uitspraak.
19
DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK Archiefstukken De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren in principe niet tot het archief, tenzij ze door de instelling zelf zijn opgesteld. Archiefreeksen De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeelden zijn de agenda’s van de briefwisseling, de ontvangen brieven, de personeelsdossiers, de dossiers die door een dienst in het kader van één van zijn specifieke competenties behandeld zijn en telkens over een zaak handelen, enz. Archiefvormers De organisatie, persoon of groep personen die, in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, archief tot stand brengt of tot stand heeft gebracht: in dit geval het BeneluxGerechtshof.
ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Het archief van het Benelux-Gerechtshof wordt beheerd en bewaard door de Griffie. Het Verdrag van 1965 bepaalt dat de archieven van het Hof, waar deze zich ook bevinden, onschendbaar zijn. Het Reglement van Orde bevat meer specifieke inlichtingen en stipuleert onder meer dat de Hoofdgriffier of een door hem aangewezen griffier belast is met het opstellen van het proces-verbaal van de beraadslagingen van de algemene vergadering, dat de griffier van elke openbare zitting een proces-verbaal opmaakt, dat de dossiers van de aanhangige zaken onder verantwoordelijkheid van de Hoofdgriffier samengesteld en bijgehouden worden en dat de Griffie de minuten, registers en akten bewaart. In praktijk worden de meer recente papieren archiefstukken bewaard in de kantoren van het Benelux-Gerechtshof om dan vervolgens na enkele jaren in stevige en duidelijk geëtiketteerde archiefdozen verpakt te worden en naar een archiefruimte in de kelder te verhuizen. De bewaaromstandigheden in deze archiefruimte zouden naar verluidt niet te wensen overlaten, al is er wel sprake van een toenemend plaatsgebrek. Digitale bestanden worden opgesteld met behulp van klassieke kantoortoepassingen, worden bewaard op een gemeenschappelijke netwerkschijf met regelmatige back-ups en gaan terug tot de jaren 1990. Sinds 2009 worden de processtukken in pdf en via een afgeschermd deel van de website ter beschikking gesteld aan de leden van het Hof en aan de betrokken partijen. Retroactief werden ook oudere processtukken gedigitaliseerd en online ter beschikking gesteld. Sommige (maar niet alle) pdf-bestanden worden ook bewaard op de gemeen-
21
Benelux-Gerechtshof schappelijke netwerkschijf. Belangrijke e-mails worden afgedrukt en geregistreerd omdat de e-mailbestanden wegens de beperkte opslagcapaciteit doorgaans na 6 maanden vernietigd worden. Voor de openbaarheid van het archief kan verwezen worden naar artikel 4 ter van het verdrag van 1965, dat bepaalt dat de lokalen en de vergaderingen van het Benelux-Gerechtshof, alsmede de archieven van het Hof, waar deze zich ook bevinden, onschendbaar zijn en dat behoudens geval van overmacht de lokalen en de vergaderingen van het Hof slechts met toestemming van de President of van een door hem aangewezen persoon betreden mogen worden. De interpretatie van dit artikel luidt dat niemand toegang heeft tot het archief zonder een dergelijke toestemming. Een uniforme en coherente (interne) regeling inzake de voorwaarden voor raadpleging en reproductie van het archief dringt zich evenwel op indien het Gerechtshof een transparante organisatie wil zijn.
BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSE ARCHIEFREEKSEN Het Benelux-Gerechtshof bewaart verschillende reeksen die de uitoefening van haar taken weerspiegelen. Eerst en vooral zijn de basisdocumenten die aan de grondslag liggen van de oprichting, het statuut en de organisatie en werking van het Hof, zoals de verdragsteksten en protocollen, het reglement van orde en het reglement op de procesvoering. De organisatie van de algemene vergadering resulteert dan weer in de opmaak van een proces-verbaal en de bewaring van de bijhorende vergaderstukken. Verder zijn er ook enkele meer algemene reeksen terug te vinden die veeleer voortvloeien uit de administratieve ondersteuning van het Hof. Voorbeelden daarvan zijn de agenda’s en minuten van de uitgaande stukken, de dossiers inzake de organisatie van studiedagen en de dossiers inzake de benoeming, het ontslag en de toekenning van eervolle onderscheidingen aan leden van het Hof. Alle overige administratieve archiefstukken - personeelsdossiers van het griffiepersoneel, financiële stukken, enz. - worden bewaard door de diensten van het Secretariaat-Generaal van de Benelux (cf. supra). Tot slot spreekt het voor zich dat ook de registers en dossiers van de aanhangige zaken door de Griffie van het Benelux-Gerechtshof beheerd en bewaard worden. Een dossier inzake de uitlegging van gemeenschappelijke rechtsregels bevat in de regel briefwisseling, een memorie, een memorie van antwoord, conclusies van de advocaat-generaal, antwoord op de conclusies van de advocaat-generaal, nota’s van de rechters, een conceptarrest, het procesverbaal van de zitting en het origineel, ondertekend arrest (of een advies). De dossiers inzake de ambtenarenzaken bevatten doorgaans het inleidend verzoekschrift, een memorie van antwoord, bewijsstukken, deskundigenrapporten, het proces-verbaal van de zitting en het arrest.
BEWAARTERMIJNEN De bewaartermijnen zijn vastgelegd door de Griffie van het Benelux-Gerechtshof, deels op basis van de praktijkervaring en deels op basis van de huidige “Richtlijn voor de archieven van de rechterlijke macht” van het Rijksarchief in België.8 Met “tot vervanging” wordt aangegeven dat de Griffie enkel afstand kan doen van stukken indien ze over een volwaardige (papieren of digitale) kopie beschikt.
8 Richtlijn van 13 oktober 2009 betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen (online raadpleegbaar op www.arch.be).
22
Benelux-Gerechtshof
SELECTIE De in de selectielijst uitgestippelde selectie is er op gericht om die reeksen met een historische waarde blijvend te laten bewaren. Er bestaat geen twijfel over dat zowel vanuit juridisch als informatief oogpunt zowel de basisdocumenten, de processen-verbaal als de registers en dossiers van de aanhangige zaken blijvend bewaard moeten worden. De minuten van de uitgaande brieven en nota’s kunnen daarentegen vernietigd worden omdat het merendeel van stukken ook in de procesdossiers terug te vinden zijn en de overige eerder praktische kwesties betreffen. De agenda van uitgaande brieven en nota’s wordt dan weer wel bewaard omdat deze een inzicht kan bieden in de behandelde kwesties en aanknopingspunten kan bieden bij opzoekingen. De dossiers inzake de leden van het Benelux-Gerechtshof worden aangeduid als blijvend te bewaren omdat deze inzicht kunnen bieden in hun profiel en in hun carrière binnen het Hof. Tot slot moet van de dossiers inzake de organisatie van studiedagen na het verstrijken van de bewaartermijn enkel het eindverslag van de studiedag in kwestie blijvend bewaard worden.
23
