ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN BUITENDIENSTEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 75

ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN BUITENDIENSTEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

door Paul DROSSENS

Brussel 2011

ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN BUITENDIENSTEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

door Paul DROSSENS

Brussel 2011

WOORD VOORAF Deze archiefselectielijst is het resultaat van de samenwerking tussen het Rijksarchief en het Directoraat-generaal Justitiehuizen. Verschillende mensen hebben er direct of indirect hun medewerking aan verleend en verdienen een woord van dank. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar dhr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie van het Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wil verder ook een gemeend woord van dank richten aan mevr. Annie Devos, directeurgeneraal van het DG Justitiehuizen, en aan de heer Olivier Crabbe die als contactpersoon onze toeverlaat was voor de praktische afspraken. De gecontacteerde personeelsleden van het hoofdbestuur en de buitendiensten van het Directoraat-generaal Justitiehuizen wil ik van harte bedanken omdat zij, ondanks hun gevulde agenda, tijd wilden vrijmaken voor de interviews en steeds bereidwillig al mijn vragen beantwoordden.

Paul Drossens

5

INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF................................................................................................................. 5 INHOUDSTAFEL ................................................................................................................... 7 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN .......................................... 9 LIJST VAN AFKORTINGEN ............................................................................................. 13 INLEIDING ........................................................................................................................... 15 I. DOEL EN STRUCTUUR VAN DE SELECTIELIJST ............................................................. 15 II. HOE GAAT U CONCREET TE WERK?............................................................................. 15 III. DE TOTSTANDKOMING VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST ......................................... 16 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER .............................................................. 17 I.

GESCHIEDENIS ............................................................................................................. 17 A. Van Sociale dienst tot Dienst Sociaal Werk ............................................................ 17 B. Dienst Justitiehuizen................................................................................................ 20 C. Directoraat-generaal Justitiehuizen ....................................................................... 21 II. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN ............................................................................ 23 A. Eerstelijnswerking ................................................................................................... 23 B. Slachtofferonthaal ................................................................................................... 24 C. Burgerrechtelijke opdrachten ................................................................................. 24 D. Strafrechtelijke opdrachten ..................................................................................... 25 III. ORGANISATIE EN WERKING ........................................................................................ 34 A. Directeur van het justitiehuis .................................................................................. 34 B. Manager kernprocessen .......................................................................................... 35 C. Coördinator alternatieve gerechtelijke maatregelen .............................................. 35 D. Justitieassistenten.................................................................................................... 35 E. Administratief en technisch personeel ..................................................................... 35 F. Raden en commissies ............................................................................................... 36 IV. ORGANOGRAMMEN .................................................................................................... 39 VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN............................................ 45 I. PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK............................................... 45 II. ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING EN -BEWARING ................................................ 46 III. HET CONCEPT SELECTIE.............................................................................................. 47 IV. BESCHRIJVING EN SELECTIE VAN HET ARCHIEF ......................................................... 48 A. Ondersteunende processen ...................................................................................... 48 B. Kernprocessen ......................................................................................................... 48 C. Raden en commissies............................................................................................... 49 D. Gedeponeerde archieven......................................................................................... 50 Regionale directeurs........................................................................................................ 50 Adjunct-adviseurs slachtofferonthaal.............................................................................. 51

7

8

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN BRONNEN ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Tienjarig verslag 1945-1955’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, IX, 1955, 7-8, p. 217-382. ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag 1955-1960’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XIV, 1960, 6, p. 353-499. ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag 1960-1965’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XIX, 1965, 6, p. 283-416. ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag 1965-1970’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XXIV, 1970, 5, p. 187-424. ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag 1970-1975’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XXIX, 1975, 6, p. 395-678. ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag 1975-1980’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, 1980, 3-4, p. 131-404. BPR (Business Proces Reengineering) Justitiehuizen, met alle eindproducten (brochures, presentaties, visieteksten, typedocumenten, werkinstructies, enz.), 2007-2009. Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 1999. Brussel, Ministerie van Justitie, 2000. Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 2000. Brussel, Ministerie van Justitie, 2001. Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 2001. Brussel, Ministerie van Justitie, 2002. Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 2002. Brussel, Ministerie van Justitie, 2003. Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 2003. Brussel, Ministerie van Justitie, 2004. Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2004. Brussel, FOD Justitie, 2005. Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2005. Brussel, FOD Justitie, 2006. Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2006. Brussel, FOD Justitie, 2007. Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2007. Brussel, FOD Justitie, 2008. Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2008. Brussel, FOD Justitie, 2009. Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2009. Brussel, FOD Justitie, 2010. Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou relatifs à ce département. - Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende. Reeks 3: 1830-1973, Brussel/Nijvel, 1851-1984.

9

SIPAR. Technische handleiding en vademecum. Versie 9 september 2008. Brussel, FOD Justitie, 61 p. SIPAR voor slachtofferonthaal. Vademecum. Versie 21 december 2007. Brussel, FOD Justitie, 44 p. WERKEN BAEYENS L., ‘Detentiebegeleiding vanuit de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing’, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 273-296. BALTUS J., ‘Service des auxiliaires sociaux’, L’Ecrou, XI, 1930, p. 353-357. BEYENS K., ‘Bespreking jaarverslag Dienst Justitiehuizen 1999’, Panopticon, 2002, p. 69-74. BEYENS K., BAS R., KAMINSKI D., ‘Elektronisch toezicht in België. Een schijnbaar penitentiair ontstoppingsmiddel’, Panopticon, 2007, 3, p. 21-40. BEYENS K., SCHEIRS V., ‘Sociale voorlichtingsrapporten in het kader van straftoemeting: tussen brugfunctie en professioneel strijdtoneel’, Panopticon, 2010, 2, p. 6-25. CHRISTIAENSEN S., ‘Klassieke en hedendaagse beroepen en functies in de strafuitvoering’, in HEIRBAUT D., ROUSSEAUX X. en VELLE K. (red.). Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Brugge, Die Keure, 2004, p. 323-342. COPPENS H.. Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’Etat en Belgique (1994) aangevuld met lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie (1990) en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland (2003). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, 229 p. (Miscellanea Archivistica Manuale, 49). DE BRAY L., ‘De Sociale Dienst der Strafinrichtingen’, Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, 8, 1954, 6, p. 191-203. DEN TEULING (A.J.M.). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, ’s Gravenhage, Stichting Archiefpublicaties, 2003, s.p. DE RUYVER B., PELC I., DE GRAEVE D., BUCQUOYE A., CORNELIS L., NICAISE P., Drugs in cijfers II. Studie naar de betrokken actoren, overheidsuitgaven en bereikte doelgroepen. Vervolg studie. Drogues en chiffres II. Etude des acteurs concernés, des dépenses publiques et des populations atteintes. Etude de suivi. Gent, Academia Press, 2007, XVII-324 p. DE VALCK S., STORME I., ‘Van overheidsclassering naar psychosociale dienst (Strafinrichtingen) en Justitiehuizen (Rechterlijke Organisatie)’, in BOUVERNE-DE BIE M., KLOECK K., MEYVIS W., ROOSE R. en VANACKER J. (red.). Handboek Forensisch Welzijnswerk. Gent, Academia Press, 2002, p. 77-113. DE VALCK S., ‘Naar een meer humane, toegankelijke en efficiënte justitie… De uitdaging van de justitiehuizen’, Panopticon, 1999, p. 583-591. DE VALCK S., ‘Twee jaar ‘burgerlijke opdrachten’ in de dienst Justitiehuizen’, Panopticon, 2001, p. 209-212.

10

DEVOLDER K., Archief van de FOD Justitie Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, 117 p. (Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 16) DEVROEY K., VERHELST M., RUBBENS A., VAN DESSEL L., ‘Het samenwerkingsakkoord tussen de Staat en de Vlaamse Gemeenschap inzake slachtofferzorg’, Panopticon, 2003, 4, p. 393-397. DOMINICUS H., ‘Alternatieve sancties en vormen van afdoening, beleidsontwikkelingen en knelpunten’, in VAN DAELE D., VAN WELZENIS I. (red.), Actuele thema’s uit het strafrecht en de criminologie. Leuven, Universitaire Pers, 2004, p. 31-46 (Samenleving, criminaliteit en strafrechtspleging, 26). DROSSENS P., Archiefselectielijst van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009, 123 p. (Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 32) GENONCEAUX D., ‘Penitentiaire dienst voor maatschappelijk diensbetoon’, Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, 1, 1947, 12, p. 199-218. GENONCEAUX D., ‘Sociale dienst der strafinrichtingen. Zijn organisatie, zijn principes en zijn techniek’, Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, 12, 1958, 1, p. 3-52. JACOBS-COENEN, B., ‘De sociale dienst van het bestuur strafinrichtingen en de strafrechtsbedeling’, Panopticon, 1981, 3, p. 198-221. JONCKHEERE A., ‘SIPAR, un système informatique emblématique des transformations observables au sein des maisons de justice’, Champ pénal / Penal field, nouvelle revue internationale de criminologie (online), Séminaire Innovations Pénales, La justice, ses formes et ses modèles, 2007. (http://champpenal.revues.org/2943) JONCKHEERE A., VANNESTE C., Onderzoek met betrekking tot de wetenschappelijke exploitatie van het gegevensbestand betreffende de justitiehuizen (SIPAR). Eerste rapport. Brussel, Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie, december 2006, 83 p. JONCKHEERE A., VANNESTE C., Wetenschappelijke exploitattie van SIPAR, de databank van de justitiehuizen. Analyse van de gegevens van 2006. Brussel, Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie, februari 2009, 111 p. LUYPAERT H., BEYENS K., FRANCOISE C., KAMINSKI D. m.m.v. JANSSENS C., Werken en leren als straf. Le travail et la formation comme peines. Brussel, VUBPress, 2007, 289 p. MAES E., Van gevangenisstraf naar vrijheidsstraf. 200 jaar Belgisch gevangeniswezen. Antwerpen, Maklu, 2009, 1228 p. MAES E., ‘Vijf jaar justitiehuizen. Enkele cijfers over de werking van de justitiehuizen tijdens de periode 1999-2002’, Panopticon, 2004, 6, p. 73-109. MEYVIS W., ‘Forensisch welzijnswerk op de brug tussen strafrechtsbedeling, gevangenis en samenleving’, in: A. NEYS, T. PETERS, F. PIETERS en J. VANACKER (eds.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 359-389.

11

NEYS A., PETERS T., ‘De geschiedenis van het gevangeniswezen’, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 1-49. PASMANS V., ‘De geboorte van een apart Directoraat-generaal voor de justitiehuizen’, Panopticon, 2007, 3, p. 71-73. PIETERS F., ‘Het gevangeniswezen: structuur en organisatie’, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 51-77. SISCOT J.-M., VANACKER J., ‘Het gevangenispersoneel’, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 105-124. STEYAERT J., In de ban van het getal. Cliëntregistratie in de Vlaamse ambulante welzijnszorg. Universitaire Instelling Antwerpen (onuitgegeven doctoraatsverhandeling), 1996 (http://www.steyaert.org/jan/proefschrift/). VANDENBROUCKE M., ‘Detentiebegeleiding vanuit de Penitentiair Antropologische Dienst’, in: A. NEYS, T. PETERS, F. PIETERS en J. VANACKER (eds.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 249-271. VAN DEN WYNGAERT C., Strafrecht, strafprocesrecht en internationaal strafrecht in hoofdlijnen. Antwerpen-Apeldoorn, Maklu, 2006, 1364 p. VERMEIREN V., De werking van de Vlaamse justitiehuizen: een vergelijkende studie. Universiteit Gent (onuitgegeven verhandeling), 2003, 129 p. (http://www.scriptiebank.be/) VERSTRAETEN R., Handboek strafvordering. Antwerpen-Apeldoorn, Maklu, 2007, 1193 p. WILRYCX F., ‘Sociale dienst en probatie’, Panopticon, 1990, p. 431-450.

12

LIJST VAN AFKORTINGEN AWS

Autonome werkstraf

BD

Beperkte detentie

BIS

Bemiddeling in strafzaken

BO

Burgerrechtelijke opdrachten

BPR

Business Proces Reengineering

B.S.

Belgisch Staatsblad

Bull.

Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen

BVR

Beknopt Voorlichtingsrapport

CBM

Commissie voor de Bescherming van de Maatschappij

CVI

Commissie Voorwaardelijke Invrijheidstelling

DG EPI

Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen

DIG

Dienst Individuele Gevallen

DMWS

Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing

ET

Elektronisch toezicht

FOD

Federale Overheidsdienst

KB

Koninklijk Besluit

MB

Ministerieel Besluit

ME

Maatschappelijke enquête

MO

Ministeriële Omzendbrief

NCET

Nationaal Centrum Elektronisch Toezicht

OBE

Oriëntatie- en Behandelingseenheid

OM

Openbaar Ministerie

PAD

Penitentiair Antropologische Dienst

POC

Penitentiair Oriëntatiecentrum

PSD

Psychosociale Dienst

13

Rec.

Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou rélatifs à ce département / Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende

SIPAR

Système Informatique PARajudiciaire

SO

Slachtofferonthaal

SOSIP

SIPAR voor slachtofferonthaal

SURB

Strafuitvoeringsrechtbank

VI

Voorwaardelijke invrijheidstelling

VLV

Voorlopige invrijheidstelling

VOV

Vrij onder voorwaarden

14

INLEIDING I.

Doel en structuur van de selectielijst

De voornaamste reden waarom archiefdocumenten worden opgemaakt, is een doelmatige en doeltreffende ondersteuning van de bestuurshandelingen. Een zorgvuldig archiefbeheer bevordert de efficiënte werking van de dienst: stukken worden vlugger teruggevonden. Zelfs na de afhandeling van een zaak blijven bepaalde dossiers nog een tijdlang bruikbaar ter ondersteuning van nieuwe zaken, omdat het als model kan dienen of omdat het toekomstige beleid erop kan worden gebaseerd. Archieven vervullen ook een andere rol. Overheidsorganen moeten bijvoorbeeld aan de hand van hun archieven verantwoording kunnen afleggen aan de politiek en de burger over hun handelen. Tot slot is het bewaren van archiefdocumenten op langere termijn noodzakelijk voor de wetenschappelijke studie van de maatschappij in het verleden. Archieven afkomstig van overheidsorganen moeten de studie mogelijk maken van het functioneren van de overheidsadministratie en van haar impact op de maatschappij. Daarenboven bevatten de door de overheid gevormde archieven informatie van algemeen cultureel belang. De Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei 20091, stipuleert dat vernietiging van archiefdocumenten (van overheidsorganen) niet is toegelaten zonder voorafgaande toelating van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigde. Het Rijksarchief bepaalt wat moet bewaard worden en wat kan vernietigd worden. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document telkens opnieuw de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Bij elke archiefreeks worden de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming vermeld. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben. De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming – in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten – weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan.

II.

Hoe gaat u concreet te werk?

Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met 1

Belgisch Staatsblad, 12 augustus 1955 en 19 mei 2009.

15

de hand of met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men een beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na de vernietiging een attest aflevert. U dient wel het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken, de uiterste data en de omvang. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Dit kan eventueel door de administratie zelf gebeuren, maar deze moet er dan wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. U kan de documenten ook overdragen aan het Rijksarchief, waar ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. Merken we ten slotte nog op dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefdocumenten, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief heeft recent richtlijnen opgemaakt voor het duurzaam bewaren van bepaalde digitale archiefdocumenten (e-mails2 en kantoordocumenten3). Richtlijnen voor andere digitale documenten en informatiesystement (zoals websites) zijn in voorbereiding. Deze archiefselectielijst is in wezen een momentopname. Indien nieuwe reeksen ontstaan of bestaande reeksen worden stopgezet, bijvoorbeeld tengevolge van gewijzigde bevoegdheden, moet de selectielijst aangepast worden. Het is dan ook raadzaam om de archiefselectielijst, in overleg met het Algemeen Rijksarchief, up-to-date te houden.

III.

De totstandkoming van deze archiefselectielijst

In de loop van 2004 heeft rijksarchivaris Karel Velle een selectielijst opgesteld voor de archieven van de justitiehuizen. Deze lijst is nooit door de minister van Justitie gevalideerd, maar circuleerde wel als niet-gedateerde ministeriële omzendbrief nr. 1768. De voorbije jaren zijn er door het Rijksarchief op basis van deze lijst meermaals machtigingen tot archiefvernietiging verleend aan justitiehuizen, die hierom verzochten om redenen van plaatsgebrek. In mei 2009 nam het Directoraat-generaal Justitiehuizen contact op met de afdeling Toezicht van het Rijksarchief voor een actualisatie van de archiefselectielijst voor de justitiehuizen omwille van nieuwe bevoegdheden en dus nieuwe archiefreeksen, alsook voor de integratie van de archieven van de centrale diensten in zo’n lijst. Ik werd met deze opdrachten belast. Een eerste overleg vond plaats in juni 2009. De heer Olivier Crabbe van de juridische dienst werd aangeduid als contactpersoon. De voorbereidende werkzaamheden voor de selectielijst gingen pas echt van start na de voorstelling van het project op het managementteam van 30 april 2010 waaraan alle leidinggevenden van het hoofdbestuur deelnamen. In de loop van mei en juni werd een plaatsbezoek gebracht aan de diverse centrale diensten te Brussel. In september en december volgden nog bezoeken aan de justitiehuizen van Dendermonde en Gent. Het justitiehuis van Oudenaarde werd reeds in januari 2010 bezocht. De bevindingen bij de plaatsbezoeken en de interviews werden verder aangevuld met onderzoek van relevante literatuur en wet- en regelgeving en verwerkt in onderhavige publicatie. Omwille van de overzichtelijkheid en de gebruiksvriendelijkheid werd ervoor geopteerd om een aparte selectielijst te maken voor het hoofdbestuur en de buitendiensten.

2

SOYEZ S., Richtlijnen voor het beheer en digitale archivering van e-mails. Versie 1.1. (oktober 2009). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009. 3 SOYEZ S., Richtlijnen voor het beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1. (oktober 2009). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009.

16

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER

I.

Geschiedenis

A.

Van Sociale dienst tot Dienst Sociaal Werk

De systematische begeleiding van delinquenten vindt zijn oorsprong bij de wet-Lejeune van 31 mei 1888 tot invoering van de voorwaardelijke invrijheidstelling en de voorwaardelijke veroordeling in het strafstelsel4. Deze wet maakte het mogelijk dat een tot vrijheidsstraf veroordeelde vervroegd in vrijheid werd gesteld, mits de verbintenis om gedurende een proeftijd bepaalde voorwaarden na te leven. Het toezicht werd uitgeoefend door zogenaamde beschermingscomités, private organisaties bestaande uit vrijwilligers. Het op professionele basis georganiseerd justitieel sociaal werk deed zijn intrede na de Eerste Wereldoorlog. Onder invloed van de wet op de bescherming van de maatschappij5 werden in 1930 de eerste vier maatschappelijk werkers aangeworven in de gevangenissen. Zij werden verbonden aan de antropologische laboratoria van de gevangenissen van Gent, Luik, Merksplas en Vorst6, waar ze medewerking verleenden aan het diagnostisch werk, enquêteverslagen opstelden ter voorbereiding van voorlopige of voorwaardelijke invrijheidstellingen en controle uitoefenden op de invrijheidsgestelden. De maatschappelijk werkers werden gezien als verbindingsagenten tussen de antropologische dienst, de directie, de beschermingscomités en de diensten voor sociale wederaanpassing7. In 1937 werden de sociaal assistenten (ondertussen met tien) onttrokken aan de Penitentiair Antropologische Dienst en verbonden aan de nieuw opgerichte Sociale Dienst van het Bestuur der Strafinrichtingen8. Op centraal niveau werd een Centrale Sociale Dienst ingericht die als taak had de werkzaamheden van de sociaal assistenten te controleren en te coördineren. De leiding van de centrale dienst werd toevertrouwd aan een inspectrice met een speciale opleiding in de sociale technieken. Zij werd bijgestaan door een administratief secretariaat. De sociaal assistenten kregen elk een regio toegewezen waarbinnen zij voor alle opdrachten van penitentiair sociaal werk bevoegd waren. Aanvankelijk was elke sociaal assistent verantwoordelijk voor een gebied dat overeenstemde met een provincie of een dichtbevolkt gerechtelijk arrondissement. Na de Tweede Wereldoorlog kon door de uitbreiding van het personeelsbestand het actieterrein worden gereduceerd. Elke sociaal assistent werd aan een strafinrichting verbonden en stond in voor een gebied dat doorgaans overeenstemde met een gerechtelijk

4

CHRISTIAENSEN S., ‘Klassieke en hedendaagse beroepen en functies in de strafuitvoering’, in HEIRBAUT D., ROUSSEAUX X. en VELLE K. (red.). Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Brugge, Die Keure, 2004, p. 330; DE VALCK S., STORME I., ‘Van overheidsclassering naar psychosociale dienst (Strafinrichtingen) en Justitiehuizen (Rechterlijke Organisatie)’, in BOUVERNE-DE BIE M., KLOECK K., MEYVIS W., ROOSE R. en VANACKER J. (red.). Handboek Forensisch Welzijnswerk. Gent, Academia Press, 2002, p. 79; STEYAERT J., In de ban van het getal. Cliëntregistratie in de Vlaamse ambulante welzijnszorg. Universitaire Instelling Antwerpen (onuitgegeven doctoraatsverhandeling), 1996, p. 24 (http://www.steyaert.org/jan/proefschrift/). 5 Wet van 9 april 1930 tot bescherming van de maatschappij tegen de abnormalen en gewoontemisadigers (B.S., 11 mei 1930). 6 Koninklijk Besluit van 5 augustus 1930 tot oprichting van een betrekking van maatschappelijk assistent (Rec., 1930, p. 179). 7 Ministerieel Besluit van 29 september 1930 inzake de bevoegdheid van de maatschappelijke assistenten (Rec., 1930, p. 209). 8 Omzendbrief van de directeur-generaal van het Bestuur der Strafinrichtingen van 6 september 1937 inzake de inrichting van de post-penitentiaire sociale dienst (Rec., 1937, p. 191-197).

17

arrondissement9. Op centraal niveau werd het kader in 1959 uitgebreid met twee inspecteurs, één voor elke taalrol. In de loop der jaren groeide het takenpakket van de maatschappelijk assistenten. In 1948 werd de praetoriaanse probatie ingevoerd10 en de maatschappelijk assistenten kregen, elk in hun regio, de verantwoordelijkheid voor het toezicht erop. Vanaf het begin van de jaren vijftig begonnen de rechtbanken ook ‘persoonlijkheidsenquêtes’ of voorlichtingsrapporten aan te vragen om zicht te krijgen op de persoonlijkheid van de verdachte, zijn milieu en de diverse factoren die geleid hadden tot het delinquent gedrag11. In de jaren 1960-1970 kwamen andere categorieën maatschappelijk werkers in beeld. Het in voege treden van de wet van 29 juni 1964 betreffende de opschorting, het uitstel en de probatie had tot gevolg dat naast het bestaande personeel enkele tientallen probatieassistenten werden aangesteld, die instonden voor de voorlichting van de rechter en voor de geïndividualiseerde verplichte begeleiding van, toezicht op en verslaggeving over de delinquenten onder probatie. Aan de commissies tot bescherming van de maatschappij van Antwerpen, Gent, Leuven en Luik werden begin jaren 1960 eveneens maatschappelijk assistenten toegevoegd. Hun taak bestond erin voor elke geïnterneerde een sociaal dossier samen te stellen op basis van een uitgebreid familiaal en sociaal onderzoek, medewerking te verlenen aan het uitwerken van de reclassering en toezicht uit te oefenen op de geïnterneerden. In 1963 werd ook een maatschappelijk assistent gehecht aan de penitentiaire schoolcentra van Marneffe en Hoogstraten, de Centrale Gevangenis van Leuven en het pas opgerichte Penitentiair Oriëntatiecentrum (POC)12 te Sint-Gillis13. In 1971 werden in de schoot van de Penitentiair Antropologische Dienst in negen strafinrichtingen Observatie- en Behandelingseenheden (OBE’s) opgericht. Deze diensten, bestaande uit een adjunct-directeur, een deeltijds psychiater, een deeltijds psycholoog en een voltijds maatschappelijk assistent, kregen naast de begeleiding en behandeling van individuele gevangenen, als bijzondere taak de voorbereiding van de voorwaardelijke invrijheidstelling en het systematisch penitentiair verlof14. Tegelijkertijd werden de eerste maatschappelijk werkers in ‘binnendienst’ aangesteld15. Zij waren bestendig werkzaam in de strafinrichtingen en stonden in voor het 9

GENONCEAUX D., ‘Sociale dienst der strafinrichtingen. Zijn organisatie, zijn principes en zijn techniek’, Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, 12, 1958, 1, p. 7-8. 10 Een praetoriaanse probatie houdt in dat het parket voorwaarden gaat koppelen aan een seponering. Als de dader effectief de voorwaarden naleeft die zijn voorgesteld door het openbaar ministerie, zal dit leiden tot de seponering van de zaak. Het openbaar ministerie kan, bij het niet naleven van de voorwaarden of bij het plegen van nieuwe feiten door de dader, de zaak heropenen. Enkel bij verjaring van de feiten is zo’n heropening niet meer mogelijk. 11 CHRISTIAENSEN S., art. cit., p. 332-333; BAEYENS L., ‘Detentiebegeleiding vanuit de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing’, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 274. 12 Het POC was belast met de medisch-psychologische observatie van de probleemgevallen in de strafinrichtingen bij wie de klassieke observatiemethoden in de antropologische laboratoria gefaald hadden. De te onderzoeken gedetineerden werden groepsgewijs opgenomen en verbleven gedurende een zestal weken in de inrichting. Op basis van een uitgebreide observatie werd een gemotiveerd advies geformuleerd over de classificatie en verdere behandeling van de onderzochte personen. Na verloop van tijd breidde het takenpakket van het POC verder uit en verrichtte men er drie types van onderzoek: een grondig persoonlijkheidsonderzoek van gedetineerden met zware correctionele of criminele straffen met het oog op hun eventuele invrijheidstelling en de voorwaarden waaronder deze kon verlopen, een oriëntatieonderzoek van criminele veroordeelden bij de aanvang van hun straf en onderzoeken van korte duur gericht op het oplossen van bepaalde sociale problemen bij gedetineerden. Het POC werd in 1992 officieel opgeheven. De klinische werkzaamheden van het POC lagen op dat moment reeds een aantal jaren stil tengevolge van een gevangenisopstand in september 1987. 13 ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjaarlijks verslag 1960-1965’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XIX, 1965, 6, p. 345-347. 14 NEYS A., PETERS T., ‘De geschiedenis van het gevangeniswezen’, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg, p. 32. 15 Voordien wijdden de maatschappelijk assistenten reeds een deel van hun tijd aan intern sociaal werk, via wekelijkse zitdagen in de strafinrichting, maar hun focus lag voornamelijk op extramurale prestaties (enquêtes en begeleiding).

18

onthaal van gedetineerden, de psycho-sociale bijstand van gedetineerden én personeel, de voorbereiding van de reclassering en het bijhouden van het sociaal dossier. Ingevolge de nieuwe bevoegdheden inzake probatie werd de Sociale Dienst in 1969 omgedoopt tot Sociale Dienst en Probatie van de buitendiensten van het Bestuur Strafinrichtingen. In 1972 traden de eerste regionale inspecteurs in dienst, die de schakel vormden tussen de centrale directie en de maatschappelijk werkers en die onder meer belast waren met het administratief toezicht op en de begeleiding van de maatschappelijk werkers16. Na de Staatshervorming van 1980, waarbij de penitentiaire en post-penitentiaire hulpverlening, met uitzondering van de uitvoering van strafrechterlijke beslissingen, als ‘persoonsgebonden materie’ tot de bevoegdheid van de Franse en Vlaamse Gemeenschap ging behoren, werden 14 maatschappelijk assistenten en twee inspecteurs van de Sociale Dienst en Probatie, evenals alle door Justitie gesubsidieerde private reclasseringsdiensten (beschermingscomités, werken voor wederaanpassing en onthaaltehuizen), overgeheveld naar de ministeries van de Gemeenschappen. Het Bestuur Strafinrichtingen behield een licht afgeslankte sociale dienst voor taken die rechtstreeks verband hielden met de uitvoering van straffen en maatregelen en die een gedragsdeskundige inbreng vereisten (voorlichting en advies, begeleiding en toezicht)17. In 1992 werd de Sociale dienst en Probatie opgeheven en vervangen door de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing (DMWS)18. De naamswijziging drong zich op omdat de dienst ingevolge de wet van 20 juli 1990 op de voorlopige hechtenis nieuwe taken had gekregen die buiten het kader van ‘strafinrichtingen en probatie’ lagen19. Begin jaren 1990 werden ook bij het openbaar ministerie enkele initiatieven genomen op het vlak van justitiële begeleiding en voorlichting. Bij wijze van proefproject werd in 1993 een Dienst Slachtofferonthaal opgericht bij acht parketten. Drie jaar later beschikte elk parket van de procureur des Konings over zo’n dienst. In functie hiervan werden aan de parketten maatschappelijk assistenten toegevoegd en verbindingsmagistraten aangeduid. In 1994 werd de bemiddeling in strafzaken officieel in ons strafrechtssysteem ingevoerd20, waardoor voor sommige misdrijven het verval van de strafvordering mogelijk werd. Bij de parketten werd hiertoe een Dienst Bemiddeling in Strafzaken opgericht. De uitvoering van de bemiddelingsopdrachten (uitvoeren van enquêtes en begeleiden en opvolgen van het bemiddelingsproces) gebeurde door bemiddelingsassistenten die ressorteerden onder de parketten. De Dutroux-affaire veroorzaakte een schokgolf in het justitiële werkveld. Opeens werden problemen die al jaren sluimerden, zoals de verspreiding van het personeel over verschillende diensten, de beperkte samenhang, de veel te hoge werklast en het gebrek aan logistieke en leidinggevende ondersteuning, aangekaart. In een spoedreactie op de dramatische gebeurtenissen keurde de ministerraad op 30 augustus 1996 een reeks maatregelen goed die tot doel hadden de efficiëntie en effectiviteit van justitie te verbeteren, de humane aanpak te optimaliseren en de toegankelijkheid te verhogen. Op centraal niveau werden de Penitentiair Antropologische Dienst en de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing opgeheven en hun bevoegdheden verdeeld tussen twee nieuwe diensten, die in 1998 van start gingen. De Psychosociale Dienst bij het Directoraat-generaal Strafinrichtingen verving de Penitentiair Antropologische Dienst, waartoe de antropologische diensten en de OBE’s in de 16

‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjaarlijks verslag 1970-1975’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XXIX, 1975, 6, p. 492-493. 17 MEYVIS W., ‘Forensisch welzijnswerk op de brug tussen strafrechtsbedeling, gevangenis en samenleving’, in: A. NEYS, T. PETERS, F. PIETERS en J. VANACKER (eds.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 366. 18 Koninklijk Besluit van 20 oktober 1992 tot oprichting van de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing bij de buitendiensten van het Bestuur Strafinrihvintgen (B.S., 31/10/1992). 19 BAEYENS L., art. cit., p. 275. 20 Wet van 10 februari 1994 houdende regeling van een procedure voor de bemiddeling in strafzaken (B.S., 27 april 1994).

19

strafinrichtingen behoorden, en het deel van de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing dat was belast met interne opdrachten (‘de binnendienst’)21. De extramurale sociale zorg van de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing (probatie, maatschappelijk onderzoek en begeleidingen) werd ondergebracht in de Dienst Sociaal Werk bij het Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie. Om de versnippering op het terrein tegen te gaan, besliste de ministerraad tot de oprichting in elk gerechtelijk arrondissement van een justitiehuis, waarbinnen alle parajustitiële diensten zouden worden samengebracht. B.

Dienst Justitiehuizen

De Dienst Sociaal Werk was eigenlijk een tussenfase naar de oprichting van de Dienst Justitiehuizen in 1999. De Dienst Justitiehuizen ontstond door samenvoeging van de Dienst Sociaal Werk met de diensten voor slachtofferonthaal en de diensten voor bemiddeling in strafzaken bij de parketten. Het wettelijk kader van de Dienst Justitiehuizen – twee wetten, vier koninklijke en evenveel ministeriële besluiten – trad op 1 juli 1999 in werking. De Dienst Justitiehuizen maakte aanvankelijk deel uit van het Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie en bestond op centraal niveau uit twee grote afdelingen. De algemene afdeling omvatte de cel Visieontwikkeling en beleidsondersteuning, de cel Middelen, de cel SIPAR, de cel Personeelspolitiek en de cel Vorming. De specifieke afdeling bestond uit twee ondersteunende diensten: de steundienst Alternatieve Maatregelen (SAM) en de steundienst Slachtofferzorg (SSZ). Ingevolge de dienstorder van de voorzitter van het Directiecomité van 27 juni 2003 werden de taken van de justitiehuizen echter verdeeld tussen twee directoraten-generaal. Bemiddeling in strafzaken, vrijheid onder voorwaarden, probatie, autonome werkstraf, penitentiaire opdrachten en vrijheid op proef hingen af van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen. Eerstelijnswerking, slachtofferonthaal en burgerrechtelijke opdrachten hingen af van het Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie. Op centraal niveau bleef enkel de dienst Slachtofferzorg deel uitmaken van het DG Rechterlijke Organisatie. De andere diensten werden overgeheveld naar het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen. De bevoegdheden van de cel Personeelsbeleid werden deels overgeheveld naar de recruteringscel van de nieuwe stafdienst Personeel en Organisatie (P&O) en deels naar de personeelsdienst van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen. Het materieel beheer van de justitiehuizen en de werkingskosten van het personeel bleven de bevoegdheid van de Dienst Gebouwen en Materieel van het DG Rechterlijke Organisatie. De Dienst Justitiehuizen omvatte naast een centrale administratie ook buitendiensten. Deze waren op twee niveaus gestructureerd, een regionaal niveau en een lokaal niveau’22. Per Hof van Beroep was er een regionaal bestuur onder leiding van een regionaal directeur. Voor Brussel werd een Nederlandstalige en een Franstalige regionaal directeur voorzien. De regionaal directeur beschikte over een administratieve kracht en een staf van adjunct-adviseurs die onder meer werkten voor de bemiddeling in strafzaken en het slachtofferonthaal. De regionaal directeur was verantwoordelijk voor de coördinatie van de verschillende justitiehuizen in het rechtsgebied van het hof van beroep. Per taalrol vervulde een regionaal directeur bovendien de rol van regionaal directeur-coördinator23. Op lokaal niveau werd in elk gerechtelijk arrondissement een justitiehuis opgericht. Het eerste justitiehuis opende haar deuren in Kortrijk op 19 november 1997. Eind 2002 beschikten alle 27 arrondissementen over een justitiehuis. Het justitiehuis van Brussel werd ontdubbeld in een Frans- en een Nederlands21

De activiteiten, de bevoegdheden en de archiefvorming van de Psychosociale Dienst op centraal niveau en bij de strafinrichtingen komen uitgebreid aan bod in respectievelijk: DEVOLDER K., Archief van de FOD Justitie Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, 117 p. en DROSSENS P., Archief van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009, 123 p. 22 Ministerieel Besluit van 23 juni 1999 tot vaststelling van de basisinstructies voor de justitiehuizen (B.S., 29 juni 1999). 23 Ministerieel Besluit van 23 juni 1999 tot vaststelling van de functiebeschrijvingen en profielen voor het personeel van de buitendiensten van de Dienst Justitiehuizen van het Ministerie van Justitie (B.S., 29 juni 1999).

20

talige afdeling. De oprichting van de justitiehuizen ging niet alleen gepaard met een gevoelige uitbreiding van het personeelskader, maar resulteerde ook in het samengaan van bestaande diensten, de toewijzing van nieuwe opdrachten en de creatie van nieuwe functies. Bovendien kwam er een einde aan de diverse benamingen en statuten van het parajustitieel personeel: probatieassistenten, bemiddelingsassistenten en maatschappelijk assistenten werden justitieassistenten24. C.

Directoraat-generaal Justitiehuizen

In 2005 werd op aangeven van de toenmalige directeur-generaal van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen een BPR (Business Proces Reengineering) opgestart voor de buitendiensten van de Dienst Justitiehuizen. Het doel van de BPR was een grondige analyse te maken van de gehanteerde werkmethoden en –processen en van de organisatiestructuur van de justitiehuizen. Het project toonde vrij snel aan dat de constructie waarbij de Dienst Justitiehuizen was ondergebracht bij twee directoraten-generaal voor veel verwarring zorgde. De conclusie was dat de sturing van de justitiehuizen vanuit één DG zou moeten gebeuren. Het directiecomité van de FOD Justitie deed op 31 augustus 2005 het voorstel om de Dienst Justitiehuizen in haar geheel onder te brengen bij het DG Uitvoering Straffen en Maatregelen. De toenmalige minister van Justitie, Laurette Onkelinx, liet in een schrijven van 10 oktober 2005 aan de voorzitter van het directiecomité echter weten dat er een apart DG Justitiehuizen moest komen. Het was enerzijds weinig opportuun de justitiehuizen integraal bij het DG Uitvoering Straffen en Maatregelen te incorporeren aangezien bepaalde opdrachten, zoals slachtofferonthaal en eerstelijnswerking, veel ruimer zijn dan de opdracht van dat DG. De oprichting van een apart DG voor de justitiehuizen vergrootte anderzijds de zichtbaarheid, zowel naar de burgers toe als naar de opdrachtgevers, wat het opzetten van samenwerkingsverbanden zou faciliteren25. Op 20 september 2006 werd Annie Devos benoemd als directeur-generaal van het DG Justitiehuizen. De officiële start van het DG vond plaats op 1 januari 2007. Sedert 1 september 2007 is het DG Justitiehuizen ook belast met de opvolging van het elektronisch toezicht. In België werd er voor het eerst geëxperimenteerd met elektronisch toezicht (ET) in de periode april 1998-september 2000. De justitiehuizen stonden in voor de voorlichtingsrapportage en voor de begeleiding van de persoon die onder ET werd gesteld26. In oktober 2000 werd het elektronisch toezicht nationaal ingevoerd en nam het Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht (NCET), opgericht in de schoot van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen, dit takenpakket over27. De afwezigheid van een wettelijk statuut, een gebrek aan rolduidelijkheid en verschillende visies op de relatie tussen sociale begeleiding en controle lagen aan de basis hiervan28. De justitieassistenten weigerden bijvoorbeeld om ingeschakeld te worden voor de controle ter plaatse bij overtreding van het tijdschema door de onder elektronisch toezicht gestelde. Er werd dus een aparte structuur opgezet waardoor de begeleiding van de onder elektronisch toezicht gestelden gebeurde door ‘maatschappelijk’ assistenten van het NCET, die niet onder de Dienst Justitiehuizen ressorteerden. Met de overheveling van de bevoegdheid voor elektronisch toezicht werd terug een omgekeerde beweging gemaakt en zijn de maatschappelijk assistenten voor het ET (opnieuw) bij de justitiehuizen ondergebracht. Ook de personeelsleden van het NCET die instaan voor de monitoring ressorteren nu onder het DG Justitiehuizen. De leden van de mobiele equipe van het NCET, die instaan voor de planning en plaatsing van 24

Koninklijk Besluit van 13 juni 1999 genomen ter uitvoering van de wet van 12 april 1999 tot wijziging van sommige bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek en tot overplaatsing van sommige personeelsleden in dienst bij de parketten of verbonden aan een probatiecommissie (B.S., 29 juni 1999). 25 Jaarverslag FOD Justitie 2005. Brussel, FOD Justitie, 2006, p. 30; Jaarverslag FOD Justitie 2006, Brussel, FOD Justitie, 2007, p. 36, 39; PASMANS V., ‘De geboorte van een apart Directoraat-generaal voor de justitiehuizen’, Panopticon, 2007, 3, p. 71. 26 Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 1999. Brussel, Ministerie van Justitie, 2000, p. 31-32; DE VALCK S., STORME I., art. cit., p. 84. 27 BEYENS K., BAS R., KAMINSKI D., ‘Elektronisch toezicht in België. Een schijnbaar penitentiair ontstoppingsmiddel’, Panopticon, 2007, 3, p. 21-22. 28 Ibidem, p. 28; DE VALCK S., STORME I., art. cit., p. 111.

21

de enkelbanden en boxen, blijven echter deel uitmaken van het DG EPI, de rechtsopvolger van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen. Het DG Justitiehuizen bestaat uit een centraal bestuur en buitendiensten: de 28 justitiehuizen. Van een regionaal niveau op het niveau van het Hof van Beroep is niet langer sprake. Voortaan zijn er nog maar twee regionale directies (Noord en Zuid) die respectievelijk bevoegd zijn voor het Nederlandstalige en het Franstalige landsgedeelte. De twee regionale directeurs zetelen op het niveau van het hoofdbestuur29. De bevoegdheden en activiteiten van de justitiehuizen en de organisatie en werking worden in de volgende paragrafen besproken.

29

Zie de archiefselectielijst van het DG Justitiehuizen Hoofdbestuur voor hun bevoegdheden en archiefvorming.

22

II.

Bevoegdheden en activiteiten

Het DG Justitiehuizen staat in voor: - de justitiële begeleiding en het toezicht van daders in opdracht van de gerechtelijke en/of administratieve overheden, gericht op het voorkomen van recidive; - het onthaal, het informeren, het bijstaan en doorverwijzen van slachtoffers van strafrechtelijke misdrijven; - het informeren en voorkomend doorverwijzen van burgers die betrokken zijn in een conflict of geconfronteerd worden met een gerechtelijke procedure; - het verstrekken van informatie aan de gerechtelijke en/of administratieve overheden door maatschappelijke enquêtes, beknopte voorlichtingsrapporten of burgerrechtelijke sociale studies; - het ondersteunen van een coherent beleid met betrekking tot alternatieve wijzen van conflicthantering en sanctionering alsook van de ondersteuning aan slachtoffers door gerichte sensibilisering en subsidiëring30. Het doel van een justitiehuis is bijdragen tot een meer toegankelijke, humane en efficiënte justitie, waarin de responsabilisering van de justitiabele centraal staat. De opdrachten van de justitiehuizen zijn sinds hun oprichting sterk geëvolueerd en uitgebreid. De basisopdrachten van een justitiehuis, die hierna meer uitgebreid aan bod komen, zijn momenteel: - eerstelijnswerking - slachtofferonthaal - burgerrechtelijke opdrachten - strafrechtelijke opdrachten: bemiddeling in strafzaken vrijheid onder voorwaarden probatieopschorting/uitstel dienstverlening en vorming autonome werkstraf voorwaardelijke en voorlopige invrijheidstelling internering beperkte detentie elektronisch toezicht De rode draad doorheen al deze opdrachten is het herstellen van de verstoorde relaties tussen dader, slachtoffer en maatschappij. Hiervoor wordt er intens samengewerkt met de belangrijkste partners op het terrein, meer bepaald de magistratuur, de balie, penitentiaire instellingen, lokale overheden en hulpverleners. A.

Eerstelijnswerking

Eerstelijnswerking bestaat erin alle personen met vragen of moeilijkheden in verband met welbepaalde domeinen van justitie, te onthalen en te informeren. In het kader van deze opdracht bieden de justitieassistenten opvang en informatie aan burgers met vragen of problemen die, naar hun mening, een oplossing kunnen vinden binnen justitie. De justitieassistenten informeren over de verschillende bestaande mogelijkheden en verwijzen indien nodig door naar de bevoegde persoon of dienst. In de meeste gevallen betreft het de juridische eerste- of tweedelijnsbijstand31, een gerechtelijke dienst of gespecialiseerde hulpverlening. De dienstverlening is gratis en anoniem. 30

Jaarverslag FOD Justitie 2008. Brussel, FOD Justitie, 2009, p. 37; Jaarverslag FOD Justitie 2009. Brussel, FOD Justitie, 2010, p. 43. 31 Juridische eerstelijnsbijstand is “de juridische bijstand die wordt verleend in de vorm van praktische inlichtingen, juridische informatie, een eerste juridisch advies of de verwijzing naar een gespecialiseerde instantie of organisa-

23

B.

Slachtofferonthaal

Slachtoffers van misdrijven en hun verwanten moeten door de magistraten en het personeel van de parketten en rechtbanken zorgvuldig en correct bejegend worden, de nodige informatie verstrekt krijgen en zonodig doorverwezen worden naar de gespecialiseerde diensten32. Zij worden hierin bijgestaan door justitieassistenten voor het slachtofferonthaal. De taken van de justitieassistent zijn de volgende: - informeren van de slachtoffers. Bijvoorbeeld het geven van specifieke informatie over de belangrijke fases van de gerechtelijke procedure of optreden als tussenpersoon en de vragen van de betrokkenen aan de magistraat overbrengen; - verlenen van bijstand tijdens bepaalde fases van de procedure, zoals bij het verhoor van de slachtoffers, bij de inzage in het dossier, op de zitting van de rechtbank of tijdens de reconstructie; - doorverwijzen naar en samenwerken met de lokale diensten teneinde psychosociale hulp of juridisch advies te verstrekken; - signaleren van de problemen waarmee slachtoffers in hun contacten met de gerechtelijke overheid worden geconfronteerd en het sensibiliseren van zowel de magistraten als het personeel van de parketten en de rechtbanken voor de specifieke noden en rechten van slachtoffers. C.

Burgerrechtelijke opdrachten

De burgerrechtelijke opdrachten werden vóór 1998 uitgevoerd door de consulenten verbonden aan de sociale dienst van de jeugdrechtbank. Deze diensten ressorteren sinds 1988 onder de bevoegdheid van de Gemeenschappen. Het ministerieel overlegcomité van 2 april 1996 besloot echter de burgerrechtelijke opdrachten opnieuw over te hevelen naar de diensten van het Ministerie van Justitie. Sedert 1998 zijn de justitiehuizen belast met de uitvoering ervan33. Een burgerrechtelijke opdracht betreft het uitvoeren van een burgerrechtelijke sociale studie met als resultaat een rapport dat de opdrachtgever (de jeugdrechter, de rechter in kortgeding of het hof van beroep) in staat moet stellen om een geïndividualiseerde beslissing te nemen in zaken waarbij kinderen betrokken zijn. De meeste opdrachten hebben betrekking op de regeling van het ouderlijk gezag, de herziening van de verblijfsregeling en het recht op persoonlijk contact van ouders en grootouders bij een scheiding. Maar ook adoptie of de toestemming tot een huwelijk van minderjarigen kan het onderwerp uitmaken van een sociale studie. De justitieassistent neemt per brief contact op met de partijen om een eerste gesprek in het justitiehuis te organiseren. Nadien vindt in elk van de ouderlijke milieus een huisbezoek plaats om het gesprek daar verder te zetten en het kind of de kinderen te ontmoeten. De justitieassistent verwerkt de verzamelde gegevens om ieders standpunten, verwachtingen en de in overweging genomen oplossingen inzake het ouderlijk gezag, de huisvesting van het (de) kind(eren) of het omgangsrecht, te verduidelijken. De justitieassistent gaat evenwel niet na of de inlichtingen die de partijen verschaffen juist zijn: het is aan de partijen om hun argumenten te staven ten aanzien van de magistraat die met het dossier is belast. Tijdens een derde en laatste gesprek in het justitiehuis worden de conclusies van de sociale studie meegedeeld aan de betrokken partijen. Het verslag wordt vervolgens aan de magistraat die met het dossier belast is, overgemaakt.

tie”. Juridische tweedelijnsbijstand is “de juridische bijstand die wordt verleend in de vorm van een omstandig juridisch advies, bijstand al dan niet in het kader van een procedure of bijstand bij een geding (…)” (art. 508/1 Gerechtelijk Wetboek, ingevoegd bij wet van 23 november 1998 betreffende de juridische bijstand (B.S., 22 december 1998)). 32 Artikel 3bis van de voorafgaande titel van het Wetboek van Strafvordering. 33 DE VALCK S., ‘Twee jaar ‘burgerlijke opdrachten’ in de dienst Justitiehuizen’, Panopticon, 2001, p. 209.

24

Op het einde van de sociale studie maakt de justitieassistent een analyse en formuleert eventueel een of meer voorstellen. Het rapport wordt neergelegd ter griffie van de bevoegde rechtbank. Na de neerlegging van het verslag komt de justitieassistent niet meer tussenbeide in de procedure. De bevoegde magistraat baseert zich op de sociale studie om een beslissing te nemen. Deze beslissing kan definitief of voorlopig zijn. Indien de situatie evolueert, kan de beslissing worden herzien. Het rapport moet drie maanden na ontvangst van het mandaat afgeleverd worden. D.

Strafrechtelijke opdrachten

1.

Bemiddeling in strafzaken

Bemiddeling in strafzaken, geïntroduceerd bij wet van 10 februari 199434, is een herstelgerichte procedure waarbij het parket zelf aan de verdachte een alternatieve maatregel kan opleggen. Via de bemiddelingsprocedure wordt het slachtoffer als benadeelde erkend en krijgt hij de kans om rechtstreeks vragen te stellen aan de dader en eventueel zijn onzekerheid of angst uit te drukken. Anderzijds leert de dader de gevolgen van zijn handelen inzien en krijgt hij de gelegenheid om hiervoor verantwoording af te leggen tegenover het slachtoffer. Via een overeenkomst tussen dader en slachtoffer wordt getracht om de materiële of morele schade te herstellen. Naast dit herstel kan de procureur des Konings nog bijkomende voorwaarden ten aanzien van de dader voorstellen (geneeskundige behandeling of therapie, dienstverlening of vorming). De bemiddeling beoogt het verval van strafvordering en het niet recidiveren van de dader. De bemiddeling in strafzaken is een vrijwillige procedure: zij vereist de instemming en de actieve medewerking van alle partijen. De procureur des Konings kan bemiddeling in strafzaken voorstellen indien het gaat om een feit waarvoor hij meent een gevangenisstraf van minder dan twee jaar te moeten vorderen. Indien de procureur des Konings de procedure van bemiddeling in strafzaken wenst toe te passen, maakt hij het dossier over aan het justitiehuis in zijn gerechtelijk arrondissement. In eerste instantie start de justitieassistent die met deze opdracht wordt belast een bemiddelingsproces op tussen dader en slachtoffer. Hij heeft een onpartijdig gesprek met de dader en met het slachtoffer. Hij tracht hen samen te brengen en dit met het oog op het herstellen van de schade. De justitieassistent onderzoekt de redenen en de gevolgen van de feiten, maar ook de verwachtingen van de partijen ten einde een overeenkomst te bereiken die iedereen tevreden stelt. Indien de procureur des Konings één of meerdere bijkomende maatregelen aan de dader heeft voorgesteld, zal de justitieassistent, in tweede instantie, de haalbaarheid van deze maatregel(en) in samenspraak met de dader nagaan. De justitieassistent bepaalt ook de invulling van de uit te voeren werkzaamheden, rekening houdend met de opmerkingen van de dader en zijn lichamelijke en intellectuele capaciteiten. In een verslag brengt hij hierover aan de parketmagistraat rapport uit35. Indien een overeenkomst tussen dader en slachtoffer wordt bereikt en indien de dader de (eventuele) bijkomende maatregel(en) heeft aanvaard, organiseert de procureur des Konings een bemiddelingszitting. Op deze zitting wordt de bemiddelingsovereenkomst officieel bekrachtigd en ondertekenen de partijen een proces-verbaal waarin de concrete maatregelen en uitvoeringsmodaliteiten zijn omschreven.

34

Wet van 10 februari 1994 houdende de regeling van een procedure voor de bemiddeling in strafzaken (B.S., 27 april 1994). 35 In het kader van de dienstverlening en de opleiding is dit een maatschappelijke enquête.

25

Het proces-verbaal kan volgende maatregelen bevatten: - diverse modaliteiten van schaderegeling36; - een therapeutische begeleiding37; - een dienstverlening38; - een opleiding39. Gedurende een maximumtermijn van zes maanden wordt de naleving van de bemiddelingsovereenkomst en de uitvoering van de voorgestelde alternatieve maatregel door de justitieassistent opgevolgd. De dader moet daartoe de nodige bewijsstukken voorleggen40. Wanneer de dader na zes maanden alle voorwaarden heeft vervuld, vervalt de strafvordering en wordt het dossier definitief afgesloten op het niveau van het parket. Indien een overeenkomst tussen dader en slachtoffer daarentegen onmogelijk blijkt of de bijkomende maatregelen niet aanvaard worden door de dader, wordt de procedure stopgezet. De justitieassistent stelt dan een objectief en beknopt verslag op waarin de redenen worden uiteengezet waarom de procedure niet tot een akkoord heeft geleid en de procureur des Konings beslist over het gevolg dat aan het dossier gegeven moet worden. 2.

Vrijheid onder voorwaarden

De wet op de voorlopige hechtenis41, die toepasbaar is op personen verdacht van feiten strafbaar met minstens één jaar gevangenisstraf en wanneer de openbare veiligheid in gedrang komt, voorziet de mogelijkheid van vrijheid of invrijheidstelling onder voorwaarden (VOV). De bevoegde instantie (de onderzoeksrechter, het onderzoeksgerecht of het vonnisgerecht) beslist dan de verdachte in vrijheid te stellen mits oplegging van één of meerdere voorwaarden die hij/zij moet naleven42. De voorwaarden gelden voor maximum drie maanden. Deze periode kan echter tot de datum van het vonnis worden verlengd met telkens drie maanden. Bij het bepalen van de voorwaarden kan de rechter een beroep doen op een justitieassistent om een beknopt voorlichtingsrapport (BVR)43 op te stellen of een maatschappelijke enquête (ME)44 uit te voeren.

36

Bijvoorbeeld: een schadevergoeding (eventueel gespreid in de tijd), het herstel van de materiële of morele schade, wederzijdse uitleg of excuses. Aangezien er geen enkele wettelijke termijn is voor deze maatregelen, moet deze in de overeenkomst worden bepaald. 37 Wanneer de dader van de feiten een ziekte of een verslaving inroept, kan hem worden gevraagd gedurende maximum zes maanden een behandeling of een therapie te volgen. 38 De dader moet een onbezoldigde activiteit verrichten ten dienste van de gemeenschap gedurende maximum 120 uren binnen een termijn van ten hoogste zes maanden. 39 Aan de dader kan worden gevraagd maximum 120 uren opleiding te volgen binnen een termijn van ten hoogste zes maanden. 40 Bijvoorbeeld: een bewijs dat de dader het slachtoffer heeft vergoed of dat hij schriftelijke excuses heeft aangeboden, een attest waaruit blijkt dat hij de opleiding heeft gevolgd heeft, enz. 41 Wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis (B.S., 14 augustus 1990). 42 Er zijn twee soorten voorwaarden: verplichtingen (bijvoorbeeld de verplichting gehoor te geven aan de uitnodiging van de justitieassistent of het volgen van een ontwenningskuur) en verbodsbepalingen (bijvoorbeeld het verbod om op bepaalde plaatsen te komen). Het naleven van de verbodsbepalingen wordt niet door de justitieassistenten maar door de politiediensten gecontroleerd. 43 “Het beknopt voorlichtingsrapport is een verslag, waarbij de justitieassistent slechts bevraagt en rapporteert in functie van de specifieke vraag van de opdrachtgever, naar de haalbaarheid van een dienstverlening [ondertussen vervangen door autonome werkstraf, nvda], een opleiding of een andere specifieke maatregel” (art. 2, KB van 7 juni 2000 tot bepaling van de algemene principes inzake het gebruik van de maatschappelijke enquête en het beknopt voorlihchtingsrapport in strafzaken (B.S., 7 mei 2000)). 44 Een maatschappelijke enquête is algemener van aard dan een BVR. “Een maatschappelijke enquête is een sociaal onderzoek waarbij de justitieassistent, samen met de beklaagde, de feiten in een bredere psycho-sociale context plaatst, om een geïndividualiseerde maatregel voor te stellen, die toekomst- en herstelgericht is” (art. 3, KB van 7 juni 2000 tot bepaling van de algemene principes inzake het gebruik van de maatschappelijke enquête en het beknopt voorlihchtingsrapport in strafzaken (B.S., 7 mei 2000)).

26

De justitieassistent staat in voor de begeleiding van de opgelegde voorwaarden en licht de magistraat in over de wijze waarop de voorwaarden worden nageleefd. Indien de voorwaarden niet worden nageleefd of indien de verdachte een nieuw feit pleegt, kan een nieuw aanhoudingsbevel worden afgegeven. De opgelegde voorwaarden kunnen ook altijd worden gewijzigd, opgeheven of verlengd. Tijdens de vrijheid onder voorwaarden vindt er regelmatig overleg plaats tussen de verdachte en de justitieassistent. Het is de bedoeling recidive te voorkomen en de opgelegde voorwaarden te doen naleven. Vijftien dagen vóór het einde van de proefperiode bezorgt de justitieassistent een eindverslag aan de opdrachtgevende overheid. Deze kan beslissen om de verdachte opnieuw in hechtenis te nemen, de termijn van de VOV met drie maanden te verlengen of de verdachte vrij te laten. 3.

Probatieopschorting of -uitstel

De probatiewet van 29 juni 196445 biedt de strafrechter de mogelijkheid om de uitspraak van een veroordeling op te schorten46 of de tenuitvoeringlegging van (een gedeelte van) de veroordeling uit te stellen47, mits het gepleegde feit niet strafbaar is met een criminele straf van meer dan vijf jaar, en dit gedurende een proeftermijn van één tot vijf jaar. Uitstel en opschorting zijn gunsten die de rechter aan respectievelijk de beklaagde (bij opschorting) en de veroordeelde (bij uitstel) kan geven. De betrokkene heeft er nooit recht op, zelfs al voldoet hij aan de wettelijke voorwaarden. Bij opschorting van de uitspraak van de veroordeling acht de rechter de ten laste gelegde feiten bewezen, zonder dat een veroordeling wordt uitgesproken. Bij uitstel beslist de rechter dat de tenuitvoeringlegging van de door hem uitgesproken straffen wordt uitgesteld, waardoor zij nooit zullen uitgevoerd worden indien de beslissing niet wordt herroepen. Aan deze opschorting of dit uitstel kunnen geïndividualiseerde voorwaarden worden gekoppeld die gedurende de proeftermijn moeten nageleefd worden48. In dat geval is er sprake van probatie-opschorting of probatie-uitstel. De beklaagde of de veroordeelde moet akkoord gaan met de opgelegde voorwaarden, maar moet ook actief meewerken aan de uitvoering van de maatregel. Bij het bepalen van de voorwaarden kan de rechter een beroep doen op een justitieassistent om een beknopt voorlichtingsrapport op te stellen of een maatschappelijke enquête uit te voeren. Op de tenuitvoeringlegging van de bijzondere voorwaarden wordt toegezien door de probatiecommissie, die bij de rechtbank van eerste aanleg is ingesteld. Justitieassistenten staan in voor de begeleiding van de verdachten of de veroordeelden aan wie bij rechterlijke beslissing een probatiemaatregel werd opgelegd en brengen hierover verslag uit aan de commissie. Indien de voorwaarden worden nageleefd, vervalt de strafvordering op het einde van de proeftermijn. Indien de voorwaarden niet worden nageleefd, meldt de probatiecommissie dit aan de procureur des Konings, die de zaak opnieuw naar de rechtbank kan verwijzen. In het geval van opschorting, kan de rechtbank beslissen de opschorting te herroepen en alsnog een straf opleggen of nieuwe probatievoorwaarden voorstellen. In het geval van uitstel kan de rechtbank het uitstel herroepen, met als gevolg dat de gevangenisstraf moet worden uitgevoerd of de boete moet worden betaald.

45

Wet van 29 juni 1964 betreffende de opschorting, het uitstel en de probatie (B.S., 17 juli 1964). Om in aanmerking te komen voor opschorting mag de beklaagde nog niet veroordeeld zijn geweest tot een gevangenisstraf van meer dan zes maanden. 47 Om in aanmerking te komen voor uitstel mag de veroordeelde nog niet veroordeeld zijn geweest tot een gevangenisstraf van meer dan twaalf maanden. 48 Net zoals bij VOV zijn er twee soorten voorwaarden: verplichtingen (bijvoorbeeld de verplichting gehoor te geven aan de uitnodiging van de justitieassistent of het volgen van een ontwenningskuur) en verbodsbepalingen (bijvoorbeeld het verbod om op bepaalde plaatsen te komen). Het naleven van de verbodsbepalingen wordt niet door de justitieassistenten maar door de politiediensten gecontroleerd. 46

27

4.

Dienstverlening en vorming

De dienstverlening en de vorming werden als alternatieve maatregelen geïntroduceerd door de wetten van 10 februari 199449. Ze introduceerden een manier van responsabilisering en een participatie van de dader bij het herstel van de aangerichte schade. Dienstverlening is een niet-bezoldigde activiteit die wordt bepaald op grond van de lichamelijke en verstandelijke geschiktheid van degene die ze moet verrichten en wordt verricht in de vrije tijd, tussen de school- en de beroepsactiviteiten. Zij wordt uitgevoerd bij openbare diensten, bij verenigingen zonder winstoogmerk of stichtingen met een sociaal, cultureel of wetenschappelijk doel. Via de dienstverlening wordt de dader de kans geboden om op een actieve manier een positieve bijdrage te leveren aan de maatschappij als compensatie voor de door hem aangerichte schade. Onder vorming wordt het volgen van een bepaalde opleiding of therapie verstaan die aansluit bij het gepleegde delict (bijvoorbeeld een verkeerscursus, een leerprogramma voor daders van seksueel geweld of een cursus omgaan met agressie). Deze alternatieve maatregelen werden aanvankelijk toegepast als modaliteit van de bemiddeling in strafzaken door het parket, als voorwaarde voor probatieopschorting of –uitstel, naar aanleiding van een vrijheid onder voorwaarden of in het kader van een proeftermijn voor een eventuele genadeverlening. Ingevolge artikel 8 van de wet van 17 april 2002 tot invoering van de werkstraf werd de mogelijkheid om een dienstverlening op te leggen in het kader van de probatie en de bemiddeling in strafzaken opgeheven. De mogelijkheid bleef bestaan als overgangsmaatregel tot 1 mei 200450, alsook voor de misdrijven gepleegd vóór de inwerkingtreding van de wet van 17 april 2002. De dienstverlening werd een volwaardige straf, die niet als een probatievoorwaarde, maar als een daadwerkelijke hoofdstraf kon worden opgelegd (zie: autonome werkstraf). Anderzijds werd bij wet van 22 juni 2005, in werking getreden op 6 augustus 2005, de dienstverlening wel opnieuw ingevoerd als modaliteit bij de bemiddeling in strafzaken51. 5.

De autonome werkstraf

De autonome werkstraf, ingevoerd bij wet van 17 april 200252, is een hoofdstraf die wordt uitgesproken in correctionele zaken of in politiezaken en die als alternatief kan dienen voor de gevangenisstraf of de geldboete. Ze bestaat uit een aantal uren onbezoldigd werk ten bate van de gemeenschap en mag enkel worden verricht bij openbare diensten, verenigingen zonder winstoogmerk of stichtingen met een sociaal, wetenschappelijk of cultureel oogmerk. De werkstraf mag niet bestaan uit een activiteit die in de aangewezen overheidsdienst of vereniging doorgaans door bezoldigde werknemers wordt verricht53. De duur van deze werkstraf bedraagt minstens 20 en maximum 300 uren.

49

Wet van 10 februari 1994 tot wijziging van de wet van 29 juni 1964 betreffende de opschorting, het uitstel en de probatie (B.S., 27 april 1994) en wet van 10 februari 1994 houdende regeling van een procedure voor de bemiddeling in strafzaken (B.S., 27 april 1994). 50 Koninklijk besluit van 18 juni 2003 tot vaststelling van de datum van inwerkingtreding van sommige bepalingen van de wet van 17 april 2002 tot invoering van de werkstraf als autonome straf in correctionele zaken en in politiezaken. (B.S., 17 juli 2003). 51 Wet van 22 juni 2005 tot wijziging van art. 216ter van het Wetboek van strafvordering, teneinde de dienstverlening opnieuw in te voeren in het kader van de bemiddeling in strafzaken (B.S., 27 juli 2005). 52 Wet van 17 april 2002 tot invoering van de werkstraf als autonome straf in correctionele en politiezaken (B.S., 7/05/2002). 53 Voorbeelden van werkstraffen zijn het verwijderen van zwerfvuil en het opruimen van illegale stortplaatsen, helpen bij archeologische opgravingen of keukenhulp in verzorgingstehuizen.

28

Bijna alle misdrijven komen in aanmerking voor de toepassing van de werkstraf. De wet stelt geen beperkingen die verband houden met het gerechtelijk verleden van de beklaagde. Sommige misdaden komen echter nooit in aanmerking voor een werkstraf54. De werkstraf kan alleen met de instemming van de betrokkene worden opgelegd. Omdat de werkstraf niet kan worden afgedwongen, voorziet de rechter reeds in het vonnis tot veroordeling tot een werkstraf in een vervangende gevangenisstraf of een geldboete. Het openbaar ministerie, de onderzoeksgerechten of de vonnisgerechten kunnen alvorens een beslissing te nemen een justitieassistent de opdracht geven een beknopt voorlichtingsverslag te maken of een maatschappelijke enquête uit te voeren. Wie wordt veroordeeld tot een werkstraf wordt opgevolgd door een justitieassistent van het justitiehuis van het gerechtelijk arrondissement van zijn verblijfplaats. Het is de justitieassistent die instaat voor de concrete invulling van de werkstraf. Deze bepaalt hij na de veroordeelde gehoord te hebben en rekening houdende met zijn opmerkingen en de richtlijnen van de rechter. De justitieassistent gaat ook na of de veroordeelde de werkstraf conform de voorwaarden uitvoert en bezorgt alle relevante informatie aan de probatiecommissie, die toezicht houdt op de uitvoering van de autonome werkstraf. De probatiecommissie kan de inhoud van de straf aanpassen of verduidelijken, ambtshalve, op vordering van het openbaar ministerie of op verzoek van de veroordeelde. Aan het aantal uren van de opgelegde werkstraf mag echter niet worden geraakt. De werkstraf moet in beginsel worden uitgevoerd binnen twaalf maanden na de dag waarop de veroordeling in kracht van gewijsde is gegaan. De probatiecommissie kan deze termijn verlengen, ambtshalve of op verzoek van de veroordeelde. Indien de justitieassistent vaststelt dat de veroordeelde zijn werkstraf niet of slechts gedeeltelijk uitvoert, dan meldt hij dit onverwijld aan de probatiecommissie. Deze roept de veroordeelde op, houdt een zitting zonder aanwezigheid van het openbaar ministerie en stelt een verslag op met het oog op de toepassing van de vervangende straf. Het verslag wordt ter kennis gebracht van de veroordeelde, het OM en de justitieassistent. Het parket kan dan beslissen om over te gaan tot de uitvoering van de vervangende straf die steeds samen met de autonome werkstraf wordt uitgesproken. 6.

Voorwaardelijke en voorlopige invrijheidstelling

De voorwaardelijke invrijheidstelling (VI) maakt het mogelijk om een veroordeelde gedetineerde, die één derde van zijn straf heeft ondergaan of twee derde in geval van recidive, in vrijheid te stellen. Sinds 1 maart 1999 was het de commissie voorwaardelijke invrijheidstelling die hierover besliste en de voorwaarden bepaalde. Op 1 februari 2007 namen de strafuitvoeringsrechtbanken de VI-bevoegdheid over van de commissies voor de voorwaardelijke invrijheidstelling. De veroordeelde moet een reclasseringsplan kunnen voorleggen en er mogen geen tegenindicaties zijn die de reïntegratie in de maatschappij in de weg staan. Aan de VI is een verplichte begeleiding door een justitieassistent verbonden. De justitieassistent zal een verslag opstellen waarin samen met de justitiabele, de doelstellingen binnen de begeleiding en het begeleidingstraject in het kader van de na te leven voorwaarden, aan de opdrachtgever meegedeeld worden. Op het einde van de termijn licht de justitieassistent de opdrachtgever in over het verloop van de begeleiding en de naleving van de voorwaarden door middel van een eindverslag. De voorlopige invrijheidstelling (VLV) is een courante praktijk voor effectieve gevangenisstraffen tot en met drie jaar. Het heeft tot doel de overbevolking in de gevangenissen en de negatieve gevolgen hiervan voor gedetineerden en personeel tegen te gaan. Aan de voorlopige invrijheidstelling kunnen 54

Het betreft meer bepaald: gijzelneming, verkrachting en bepaalde vormen van aanranding van de eerbaarheid, bederf van de jeugd en prostitutie indien er minderjarigen bij betrokken zijn, doding in verschillende vormen en doodslag in het kader van zware diefstal.

29

voorwaarden worden verbonden, waaronder een verplichte justitiële begeleiding door een justitieassistent55. 7.

Invrijheidstelling op proef in het kader van een internering

Krachtens de wet van 1 juli 1964 tot bescherming van de maatschappij tegen abnormalen, gewoontemisdadigers en plegers van bepaalde seksuele strafbare feiten kan een internering worden uitgesproken door een onderzoeksgerecht (raadkamer of kamer van inbeschuldigingstelling) en door een vonnisgerecht (correctionele rechtbank of hof van beroep) aan daders waarvan bewezen is dat ze een wanbedrijf of misdaad hebben gepleegd, die op het ogenblik van de feiten én van de berechting ontoerekeningsvatbaar zijn en die op het ogenblik van berechting verkeren in een staat van sociale gevaarlijkheid. De commissie tot bescherming van de maatschappij (CBM) beslist over de tenuitvoeringlegging van de internering. De CBM kan gelasten dat de geïnterneerde voorgoed of op proef in vrijheid zal worden gesteld, wanneer zijn geestestoestand voldoende verbeterd is en de voorwaarden voor zijn reclassering vervuld zijn. Hiertoe kan de CBM aan het justitiehuis van de verblijfplaats van de geïnterneerde opdracht geven tot het opstellen van een beknopt voorlichtingsrapport of het uitvoeren van een maatschappelijke enquête. Indien de invrijheidstelling op proef wordt gelast, dan wordt de geïnterneerde onderworpen aan een sociaal-geneeskundige voogdij. In het kader van deze voogdij wordt de invrijheidsgestelde onderworpen aan een sociale voogdij, die wordt uitgeoefend door een justitieassistent. Deze sociale voogdij maakt het mogelijk een sociale begeleiding te waarborgen die tot doel heeft recidive te voorkomen door de opvolging en het toezicht op de naleving van de voorwaarden. De justitieassisten brengt binnen een maand na de invrijheidstelling verslag uit aan de CBM, en verder telkens als hij het nuttig acht of als de CBM hem erom verzoekt, en ten minste om de zes maanden. Hij stelt, indien nodig, ook maatregelen voor die hij nodig acht. Op 13 juli 2007 verscheen in het Belgisch Staatsblad de wet van 21 april 2007 betreffende de internering van personen die lijden aan een geestesstoornis. Deze wet treedt in principe in werking op 1 januari 2012 en zal de bepalingen van de wet van 1 juli 1964 die betrekking hebben op de internering opheffen. Na de inwerkingtreding van deze wet zullen niet langer de commissies tot bescherming van de maatschappij, maar de strafuitvoeringsrechtbanken bevoegd zijn voor de opvolging van de geïnterneerden. Tijdens de tenuitvoerlegging van de internering kunnen aan de geïnterneerden een aantal modaliteiten toegekend kunnen worden, zoals een uitgaansvergunning, verlof, beperkte detentie, elektronisch toezicht en invrijheidstelling op proef. De voorwaarden, de contra-indicaties en de procedure, volgens dewelke deze modaliteiten worden toegekend, worden op gedetailleerde wijze in de wet geregeld. De strafuitvoeringsrechtbank zal met het oog op de toekenning van zulke modaliteiten aan het justitiehuis kunnen vragen een maatschappelijke enquête of een beknopt voorlichtingsrapport op te stellen. De justitieassistent is ook belast met de begeleiding van de geïnterneerde aan wie elektronisch toezicht of een invrijheidsstelling op proef wordt toegekend. Hij brengt hierover verslag uit aan de strafuitvoeringsrechtbank binnen een maand na de toekenning van de modaliteit en verder telkens hij het nuttig acht of als de strafuitvoeringsrechtbank hem erom verzoekt, en ten minste om de zes maanden.

55

De categorieën van veroordeelden die in aanmerking komen voor opvolging en begeleiding door een justitiehuis, worden opgesomd in de ministeriële omzendbrief nr. 1771 van 17 januari 2005 inzake voorlopige invrijheidstelling, gewijzigd door de omzendbrief nr. 1787 van 24 november 2006 en de omzendbrief van nr. 1794 van 7 februari 2007.

30

8.

Beperkte detentie

Beperkte detentie is een wijze van uitvoering van de vrijheidsstraf die de veroordeelde toelaat om op regelmatige wijze de strafinrichting te verlaten voor een bepaalde duur van maximum 12 uur per dag56. De beperkte detentie kan aan de veroordeelde worden toegekend om professionele, opleidingsof familiale belangen te behartigen die zijn aanwezigheid buiten de gevangenis vereisen. De strafuitvoeringsrechtbank kan bij de toekenning naast de algemene voorwaarde (geen strafbare feiten plegen) ook bijzondere geïndividualiseerde voorwaarden (bijvoorbeeld het volgen van een behandeling) opleggen. Vier maanden voor de veroordeelde zich bevindt in de tijdsvoorwaarden voor beperkte detentie, licht de gevangenisdirecteur de veroordeelde in over de mogelijkheid om beperkte detentie aan te vragen. Indien de veroordeelde een verzoek tot beperkte detentie indient, formuleert de gevangenisdirecteur zijn advies aan de strafuitvoeringsrechter. Voor het opstellen van zijn advies kan de gevangenisdirecteur een beknopt voorlichtingsrapport of een maatschappelijke enquête vragen aan het justitiehuis. Indien de beperkte detentie is toegekend, bepaalt de justitieassistent het uurrooster en de standaardinstructies van de beperkte detentie57. Hiertoe nodigt hij de veroordeelde uit voor een eerste bureelgesprek. In overleg met de veroordeelde wordt de concrete invullling van het programma bepaald, rekening houdend met de geïndividualiseerde voorwaarden. Tijdens dit gesprek wordt het standaarduurrooster, dat door de strafinrichting is opgesteld, besproken en desgevallend aangepast58. De justitieassistent staat in voor de opvolging van de veroordeelde en het toezicht op het verloop van de beperkte detentie. Hij is verantwoordelijk voor elke wijziging van het uurrooster, met uitzondering van bijzondere situaties die zich buiten de openingsuren van het justitiehuis zouden voordoen.Binnen een maand na de toekenning van de beperkte detentie brengt de justitieassistent verslag uit aan de strafuitvoeringsrechtbank, en verder telkens hij het nuttig acht of wanneer de strafuitvoeringsrechtbank hierom verzoekt en ten minste om de zes maanden59. Wanneer de justitieassistent door de gevangenisdirecteur in kennis wordt gesteld van een niet-naleving van het uurrooster, bespreekt hij dit met de veroordeelde en verwerkt hij dit in een verslag aan de strafuitvoeringsrechtbank60. 9.

Elektronisch toezicht

Het elektronisch toezicht is een wijze van uitvoering van de vrijheidsstraf waardoor de veroordeelde het geheel of een gedeelte van zijn vrijheidsstraf buiten de gevangenis ondergaat. Gedurende het ET draagt de veroordeelde steeds een enkelband. Deze wordt aangebracht in de gevangenis. De enkelband stuurt via een bewakingsbox, die bij de veroordeelde thuis wordt geïnstalleerd, een signaal uit naar een centrale computer. Dit laat het Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht (NCET) toe permanent het naleven van het uurrooster te controleren. Voor de uitwerking en de opvolging van het ET, werkt het NCET nauw samen met het justitiehuis van de verblijfplaats van de veroordeelde. Voor veroordeelden tot één of meer vrijheidsstraffen waarvan het uitvoerbaar gedeelte meer dan drie jaar bedraagt, neemt de strafuitvoeringsrechtbank de beslissing tot ET en is de wettelijke basis de wet 56

Wet van 17 mei 2006 betreffende de externe rechtspositie van de veroordeelden tot een vrijheidsstraf en de aan het slachtoffer toegekende rechten in het raam van de strafuitvoeringsrechtbanken, art. 21 (B.S., 15 juni 2006). 57 Koninklijk besluit van 29 januari 2007 tot bepaling van de concrete invulling van het programma van de beperkte detentie en het elektronisch toezicht (B.S., 1 februari 2007), gewijzigd bij koninklijk besluit van 16 juli 2008 (B.S., 5 september 2008). 58 Het uurrooster bestaat uit verschillende tijdsblokken die weergeven wanneer de veroordeelde de gevangenis moet verlaten en wanneer hij terug in de gevangenis moet zijn. 59 Telkens de justiieassistent verslag uitbrengt aan de strafuitvoeringsrechtbank, bezorgt hij een afschrift hiervan aan het openbaar ministerie bij de strafuitvoeringsrechtbank en aan de gevangenisdirecteur. 60 Ministeriële omzendbrief nr. 1804 (II) van 25 juli 2008 betreffende samenwerkingsafspraken tussen het DG Penitentiaire Inrichtingen en het DG Justitiehuizen betreffende de uitvoering van de beperkte detentie.

31

van 17 mei 200661. Voor veroordeelden tot effectieve gevangenisstraffen waarvan het totaal drie jaar of minder bedraagt, wordt de beslissing tot ET genomen door de gevangenisdirecteur of de Dienst Individuele Gevallen (DIG)62 van het DG Penitentiaire Inrichtingen en is de ministeriële omzendbrief van 25 juli 2008 van toepassing63. Met het oog op het opstellen van zijn advies vraagt de gevangenisdirecteur een maatschappelijke enquête64 aan bij de directeur van het bevoegde justitiehuis. Een justitieassistent wordt aangesteld om deze enquête uit te voeren. In voorkomend geval doet de justitieassistent ook voorstellen in functie van de concrete inhoud van het programma van het ET. Binnen de maand na ontvangst van de aanvraag tot maatschappelijke enquête, maakt de justitieassistent deze aan over de gevangenisdirecteur. In de beslissing tot toekenning van het ET zijn eveneens een programma en bijkomende voorwaarden uitgewerkt die de veroordeelde moet volgen. Het programma is erop gericht dat er voldoende stappen ondernomen worden voor een veilige en sociale reclassering van de veroordeelde. Om met zijn reclassering in orde te zijn, zal de veroordeelde moeten bewijzen dat hij een woonplaats heeft en dat hij een nuttige dagbesteding heeft. Indien noodzakelijk moet hij ook een begeleiding ondergaan. De beslissing/het vonnis tot toekenning van het ET wordt overgemaakt aan het NCET, die het op haar beurt overmaakt aan de directeur van het bevoegde justitiehuis. Een justitieassistent wordt dan aangesteld die de opdracht krijgt de veroordeelde te begeleiden bij de naleving van het programma en de voorwaarden. In functie van dit programma stelt de justitieassistent een uurrooster en standaardinstructies op voor de veroordeelde65. Hiertoe begeeft de justitieassistent zich binnen de 48 uren volgend op de aanvang van het ET naar de verblijfplaats van de veroordeelde om er een eerste onderhoud te hebben met betrekking tot de uitwerking van de concrete invulling van het ET. Bij het opstellen van het uurrooster wordt rekening gehouden met de tijd nodig voor de algemene en bijzondere geïndividualiseerde voorwaarden waaraan het ET is onderworpen (afspraak met de justitieassistent, het werk, de opleiding, het zoeken naar werk, de begeleidingen en opvolgingen), de vrije uren van de veroordeelde en zijn penitentiair verlof. De informatiefiche en het uurrooster worden hierna overgemaakt aan het NCET. Wijzigingen aan het uurrooster worden door de justitieassistent onmiddellijk meegedeeld aan het NCET. Binnen de maand na de toekenning van het ET, maakt het NCET het aanvangsverslag van de justitieassistent over aan de gevangenisdirecteur of aan de strafuitvoeringsrechtbank. Verder stelt de 61

Wet van 17 mei 2006 betreffende de externe rechtspositie van de veroordeelden tot een vrijheidsstraf en de aan het slachtoffer toegekende rechten in het raam van de strafuitvoeringsrechtbanken (B.S., 15 juni 2006). 62 De DIG neemt de beslissing tot ET voor veroordeelden die veroordeeld zijn voor feiten van seksueel misbruik of die geen recht van verblijf in België hebben. 63 Ministeriële omzendbrief nr. 1803 (III) van 25 juli 2008 betreffende de reglementering elektronisch toezicht als strafuitvoeringsmodaliteit (raadpleegbaar op: http://www.just.fgov.be/index_nl.htm). 64 De maatschappelijke enquête bevat ten minste volgende elementen die de gevangenisdirecteur in staat stellen om een beter zicht te krijgen op: - de materiële omstandigheden waarin het ET zal worden uitgevoerd; - het akkoord van de eventuele meerderjarige huisgenoten; - de houding van de veroordeelde ten aanzien van de voorgestelde maatregel; - de nuttige dagbesteding die is gericht op een reïntegratie op professioneel en educatief vlak (werk, opleiding, vrijwilligerswerk, zoeken naar werk) of op familiaal vlak, of is gerechtvaardigd door een specifieke situatie in het geval van invaliditeit, ziekteuitkering of pensioengerechtigheid in het geval dit geattesteerd kan worden; - de verblijfplaats en de omgeving waar het ET wordt uitgevoerd; - de familale context; - de aard van de gepleegde feiten; - het risico dat de veroordeelde een ernstig gevaar vormt voor de fysieke integriteit van derden; - het risico van plegen van nieuwe ernstige strafbare feiten; - de houding van de veroordeelde ten aanzien van de slachtoffers van zijn misdrijven; - het risico dat de veroordeelde zijn slachtoffers zou lastigvallen. 65 Koninklijk besluit van 29 januari 2007 tot bepaling van de concrete invulling van het programma van de beperkte detentie en het elektronisch toezicht (B.S., 1 februari 2007), gewijzigd bij koninklijk besluit van 16 juli 2008 (B.S., 5 september 2008).

32

justitieassistent minstens om de zes maanden een evolutieverslag op, dat wordt overgemaakt aan het NCET en van daaruit wordt verzonden naar de gevangenisdirecteur of de strafuitvoeringsrechtbank.

33

III.

Organisatie en werking

Het ministerieel besluit van 23 juni 1999 tot vaststelling van de functiebeschrijvingen en profielen voor het personeel van de buitendiensten van de Dienst Justitiehuizen van het Ministerie van Justitie onderscheidt volgende functies op lokaal niveau: directeur van het justitiehuis, adjunct-adviseur bij de directeur van het justitiehuis, coördinator van het justitiehuis, justitieassistent, bestuursassistent/bestuurschef en onthaalbeambte66. Recent werden in het kader van de BPR (Business Process Reengineering), dat liep van eind 2004 tot april 2008, de bedrijfsprocessen van de justitiehuizen fundamenteel geherstructureerd. Projectgroepen hebben zeven kernprocessen van de justitiehuizen (enquêtes, begeleidingen, eerstelijnswerking, slachtofferonthaal, autonome werkstraf, bemiddeling in strafzaken en burgerrechtelijke opdrachten) geïdentificeerd en bestudeerd om de processen, de activiteiten en de taken gedetailleerd te beschrijven. Dit resulteerde onder meer in uniforme instrumenten ter ondersteuning van het dagelijkse beheer en in duidelijke richtlijnen inzake de manier van werken, waardoor het beheer van een justitiehuis meer geobjectiveerd en onderbouwd werd. Op organisatorisch vlak heeft de BPR ook een impact gehad op de interne structuur. Er werd een nieuw organisatieen besturingsmodel uitgewerkt en de functies van het personeel zijn beter omlijnd. Grotere justitiehuizen zijn versterkt met één of meerdere managers kernprocessen. De functie van adjunct-adviseur bij de directeur bestaat niet meer. Er zijn vijf organisatiemodellen ontwikkeld voor het lokaal niveau (zie IV. Organogrammen). Naar rato van de werklast wordt in deze modellen de directeur al dan niet bijgestaan door één of meerdere managers kernprocessen. In bepaalde gevallen staat een directeur in voor twee justitiehuizen. Hierna komen de diverse functies binnen het justitiehuis meer uitgebreid aan bod. Het personeel van het justitiehuis maakt ook regelmatig deel uit van commissies, raden en overlegstructuren. De organen waarvan het secretariaat (geheel of gedeeltelijk) wordt verzekerd door personeel van de buitendiensten van het DG Justitiehuizen worden hierna eveneens beschreven. Aangezien de justitiehuizen (geheel of gedeeltelijk) instaan voor de archiefvorming, is het relevant dat de archiefreeksen die door deze organen worden aangemaakt, eveneens in kaart worden gebracht en gewaardeerd met het oog op selectie. De probatiecommissie, waarvan het secretariaat weliswaar wordt waargenomen door het personeel van het justitiehuis, valt buiten het bereik van deze selectielijst aangezien ze niet ressorteert onder het DG Justitiehuizen maar onder het College van Procureurs-generaal67. A.

Directeur van het justitiehuis

De operationele leiding van het justitiehuis berust bij de directeur. Sedert de BPR is de directeur integraal bevoegd voor alle ondersteunende processen (budget, logistiek, P&O, ICT). Hij moet het dagelijks beheer van het justitiehuis verzekeren en instaan voor de begroting van activiteiten en middelen van het justitiehuis. Het personeel van het justitiehuis staat onder zijn leiding en wordt door hem geëvalueerd. Hij heeft uitsluitend een managementtaak en voert geen individuele dossiers uit. De directeur en/of de manager kernprocessen sturen de coördinator alternatieve gerechtelijke maatregelen, het administratief personeel werkzaam in de kernprocessen en de justitieassistenten aan. Zij zien ook toe op een evenwichtige en efficiënte verdeling van de voorlichtings- en begeleidingstaken tussen de verschillende justitieassistenten. Daarnaast heeft de directeur een volwaardige rol van gesprekspartner voor de opdrachtgevers en de samenwerkingspartners op lokaal niveau. Hij rapporteert periodiek en op eigen initiatief ten aanzien van de regionaal directeur inzake de werking van het justitiehuis, de resultaten van de uitgevoerde dossiers en de ondersteunende middelen. Hij signaleert ook knelpunten binnen de uitvoering van de opdrachten van het justitiehuis en formuleert voorstellen en adviezen die de processen en de organisatie van het justitiehuis kunnen verbeteren.

66 67

B.S., 29 juni 1999. De archieven van de probatiecommissie vormen het onderwerp van een aparte selectielijst.

34

B.

Manager kernprocessen

De manager kernprocessen heeft de operationele leiding over een team belast met één of meerdere kernprocessen binnen het justitiehuis en is verantwoordelijk voor het goede verloop van deze kernprocessen. Hij volgt de medewerkers op en organiseert en coördineert de opdrachten. Hij ziet ook toe op een evenwichtige en efficiënte verdeling van de voorlichtings- en begeleidingstaken tussen de verschillende justitieassistenten. De medewerkers die onder de kernmanager ressorteren, worden door hem geëvalueerd. Hij staat ook in voor de ontwikkeling van het potentieel van de medewerkers van het team, verzekert de informatiedoorstroming en formuleert adviezen betreffende de verschillende opdrachten van het justitiehuis zowel naar de medewerkers als naar de directeur toe. Hij rapporteert periodiek en op eigen initiatief ten aanzien van de directeur inzake de werking van het team en de resultaten van de uitgevoerde dossiers. C.

Coördinator alternatieve gerechtelijke maatregelen

De functie van coördinator is gericht op de coördinatie, promotie en ondersteuning van de alternatieve gerechtelijke maatregelen op niveau van het gerechtelijk arrondissement. Hij voert beleidsbeslissingen in verband met alternatieve maatregelen uit en streeft ernaar deze op het terrein te doen toepassen en in een geïntegreerde manier op elkaar af te stemmen, rekening houdend met de behoeften van de regio en de nationale beleidslijnen. Hij onderhoudt contacten en organiseert overleg met alle betrokken actoren binnen het gerechtelijk arrondissement (justitieassistenten, magistratuur, advocatuur, gevangeniswezen, politiediensten, de lokale overheden, regionale welzijns- en gezondheidszorg,…) teneinde de efficiëntie, de continuïteit en de uniformiteit van de werking te waarborgen. Hij zorgt er ook voor dat alle nodige informatie betreffende alternatieve gerechtelijke maatregelen ter beschikking worden gesteld van de betrokken actoren. Hij formuleert ook beleidsondersteunende en –vernieuwende voorstellen en neemt deel aan werkvergaderingen (bijvoorbeeld van de Directie Expertise op centraal niveau). D.

Justitieassistenten

De justitieassistenten vormen de grootste personeelscategorie in de justitiehuizen. Zij maken bijna 80 procent uit van het personeelsbestand68. Zij werken uitsluitend op de kernprocessen en staan in voor één of meerdere specifieke opdrachten van voorlichting of begeleiding (onthaal van de burger, slachtofferonthaal, burgerrechtelijke opdrachten of opdrachten in het kader van strafrechtstoepassing). Daarnaast neemt de justitieassistent deel aan de vergaderingen en het overleg die door de directeur van het justitiehuis worden georganiseerd. E.

Administratief en technisch personeel

Naast bovengenoemde functies zijn er binnen het justitiehuis ook personeelsleden die instaan voor het onthaal of voor administratieve en/of logistieke taken. De onthaalbeambte staat in voor het onthaal van de bezoekers van het justitiehuis en verwijst de bezoekers door naar de gevraagde personen en diensten, of naar de justitieassistent die de permanentie of de eerstelijnsfunctie verzorgt. Hij beantwoordt tevens de telefonische oproepen, schakelt deze door naar de juiste persoon of geeft informatie omtrent de bereikbaarheid van deze persoon. Het administratief personeel staat in voor de organisatie van het secretariaat van het justitiehuis (en in bepaalde gevallen van de probatiecommissie), de personeelsadministratie, het beheer van het materiaal en het financieel beheer (rekenplichtige). Zij staan ook in voor het beheer van het semi-statisch archief. Bepaalde administratieve medewerkers worden ook ingeschakeld bij de ondersteuning van de kernprocessen: controle van territoriale

68

Het kader van de buitendiensten van het DG Justitiehuizen in 2009 bestond uit 1095 personen, waarvan 865 justitieassistenten.

35

bevoegdheid van het justitiehuis bij ingekomen mandaten, voorbereiden van brieven, registreren van gegevens in SIPAR, archiveren van dossiers, enz. F.

Raden en commissies

1.

Evaluatie- en opvolgingscommissie projecten

In de wet van 30 maart 1994 houdende sociale bepalingen69 zijn er in het kader van het Globaal Plan voor de tewerkstelling, het concurrentievermogen en de sociale zekerheid maatregelen voorzien ter ondersteuning van het strafrechtelijk beleid, het veiligheidsbeleid en het samenlevingsbeleid. Steden en gemeenten kunnen op aanvraag een forfaitaire bijdrage ontvangen teneinde over te gaan tot bijkomende aanwervingen voor het omkaderen van alternatieve gerechtelijke maatregelen indien zij hiertoe een overeenkomst sluiten met de minister van Justitie70. In het kader hiervan is er, krachtens artikel 3 van het koninklijk besluit van 12 augustus 199471, in elk gerechtelijk arrondissement een evaluatie- en opvolgingscommissie opgericht op initiatief van de minister van Justitie. Deze commissie is belast met: het (jaarlijks) evalueren van de voorstellen tot overeenkomst van de gemeenten en het uitbrengen van een met redenen omkleed advies over elk van deze voorstellen; het toezicht op de tenuitvoeringlegging van de gesloten overeenkomsten en tot slot het garanderen dat het programma, vastgesteld in de overeenkomst, optimaal wordt ingepast in de andere programma’s die reeds worden uitgevoerd in gelijkaardige domeinen72. Deze commissie wordt voorgezeten door de procureur des Konings en is verder samengesteld uit de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg, de voorzitter van de probatiecommissie, een onderzoeksrechter, de arrondissementscommissaris, de directeur van het justitiehuis en de coördinator alternatieve gerechtelijke maatregelen. Normaliter woont ook een ambtenaar van de dienst Operationele Ondersteuning van het DG Justitiehuizen de vergadering bij. De commissie kan ook personen of verenigingen consulteren die de omkadering van alternatieve gerechtelijke maatregelen reeds in de praktijk hebben toegepast of die reeds ervaring hebben op het domein van slachtofferhulp, voor zover die personen niet rechtstreeks betrokken zijn bij de onderzochte dossiers. Het secretariaat van de commissie wordt verzekerd door een personeelslid van het justitiehuis. 2.

Lokale overlegstructuren

Om op lokaal niveau het overleg en de coördinatie tussen het justitiehuis en de diverse opdrachtgevende instanties te bevorderen voorzag het koninklijk besluit van 13 juni 199973 in de oprichting van een commissie strafrechtstoepassingen en een commissie civielrechtelijke toepassingen bij elk justitiehuis. Deze commissies zijn echter zelden of nooit bijeengekomen. In de praktijk vond er doorgaans informeel overleg plaats tussen de diverse actoren.

69

B.S., 31 maart 1994. De overeenkomst bepaalt enerzijds het aantal personen waartoe de gemeente zich verbindt de zorg en de begeleiding op zich te nemen en anderzijds het aantal bijkomende aanwervingen waarvoor de federale staat een financiële tegemoetkoming toekent. De overeenkomst regelt desgevallend ook de modaliteiten volgens dewelke het aangeworven burgerpersoneel geheel of gedeeltelijk ter beschikking wordt gesteld van een bestaande vereniging die ervaring heeft met de zorg voor personen in de in de overeenkomst bedoelde domeinen. 71 Koninklijk besluit van 12 augustus 1994 tot vaststelling van de voorwaarden waaronder de gemeenten een financiële hulp kunnen genieten voor de aanwerving van bijkomend burgerpersoneel belast met de begeleiding van alternatieve strafrechterlijke maatregelen, de criminaliteitspreventie en de opvang inzake drugsverslaving (B.S., 16 september 1994). 72 Ministeriële omzendbrief van 12 september 1996 tot wijziging van de omzendbrief van 7 maart 1995 met betrekking tot de aanwerving door de gemeenten van bijkomend personeel belast met de omkadering van alternatieve maatregelen, mogelijk gemaakt in het kader van het globaal plan voor de tewerkstelling, het concurrentievermogen en de sociale zekerheid (B.S., 29 november 1996). 73 KB van 13 juni 1999 houdende organisatie van de dienst Justitiehuizen van het Ministerie van Justitie (B.S., 29 juni 1999) 70

36

Recent kwam hierin verandering. Ingevolge het koninklijk besluit van 1 oktober 200874 zijn er zowel op federaal als lokaal niveau overlegstructuren opgericht. Op lokaal niveau zijn deze overlegstructuren gestructureerd op het niveau van de rechtsgebieden van de hoven van beroep en op het niveau van de gerechtelijke arrondissementen75. De overlegstructuren hebben tot doel om op geregelde tijdstippen de vertegenwoordigers van de opdrachtgevende overheden en van het DG Justitiehuizen samen te brengen om hun samenwerking in het kader van de opdrachten van het DG Justitiehuizen te evalueren. Hiermee wordt beoogd de processen van de opdrachten te uniformiseren, in voorkomend geval door het bepalen van samenwerkingsmodaliteiten. De overlegstructuren komen minstens tweemaal per jaar samen op bijeenroeping van de voorzitter. De overlegstructuren op het niveau van de gerechtelijke arrondissementen zijn samengesteld uit: de directeur van het justitiehuis van het gerechtelijk arrondissement, die het voorzitterschap waarneemt, de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg en de procureur des Konings. De procureur-generaal bij het hof van beroep en de directeur van de regionale directie Noord of Zuid kunnen aan de vergadering deelnemen als zij het nuttig achten. Het secretariaat wordt waargenomen door het justitiehuis. De lokale overlegstructuur ingesteld bij koninkijk besluit van 1 oktober 2008 is niet bevoegd voor alle kernprocessen. Het KB voorziet dat enkel probatie, vrijheid onder voorwaarden, autonome werkstraf en bemiddeling in strafzaken aan bod kunnen komen. Voor de kernprocessen inzake de uitvoering van vrijheidsstraffen en maatregelen (beperkte detentie, elektronisch toezicht, voorwaardelijke en voorlopige invrijheidstelling, internering) is een ander KB van toepassing76. Het secretariaat van de in dit KB voorziene overlegstructuren wordt echter niet door het DG Justitiehuizen waargenomen en valt dan ook buiten het bereik van deze selectielijst. Voor de kernprocessen eerstelijnswerking, burgerrechtelijke opdrachten en slachtofferonthaal zijn er officieel geen overlegstructuren voorzien. Dit neemt echter niet weg dat er in de praktijk tussen het justitiehuis en de bevoegde actoren (bijvoorbeeld de jeugdrechtbank bij burgerrechtelijke opdrachten) wel overleg plaats vindt. Aangezien het niet formeel is geregeld, vindt dergelijk overleg in elk gerechtelijk arrondissement plaats naargelang er nood aan is. 3.

Arrondissementele raad voor het slachtofferbeleid

Het slachtofferbeleid is een materie waarin meerdere instellingen vanuit verschillende bevoegdheden betrokken zijn. Met het oog op een coherente uitwerking van het arrondissementele slachtofferbeleid door de procureur des Konings, in overleg met de verantwoordelijken van de andere bevoegde instanties, werd de oprichting van een arrondissementele raad voor het slachtofferbeleid voorzien in de ministeriële richtlijn van 13 juli 1993 inzake het slachtofferonthaal op rechtbanken en parketten. In de arrondissementele raad worden de vragen, problemen, maatregelen en initiatieven inzake het slachtofferbeleid besproken77. Ingevolge artikel 11 van het samenwerkingsakkoord van 7 april 1998 tussen de Staat en de Vlaamse Gemeenschap inzake slachtofferzorg, goedgekeurd bij decreet van 15 december 199878, is er in ieder Vlaams gerechtelijk arrondissement een arrondissementele raad voor het slachtofferbeleid opgericht, die minstens tweemaal per jaar bijeenkomt. De raad heeft als opdracht: de in het samenwerkingsakkoord gemaakte afspraken te concretiseren en te implementeren in functie van een integrale slacht74

Koninklijk besluit van 1 oktober 2008 houdende de samenstelling en werking van de overlegstructuren inzake de harmonisering van de uitvoeringsmodaliteiten van de opdrachten toevertrouwd aan het directoraat-generaal Justitiehuizen van de FOD Justitie (B.S., 17 oktober 2008). 75 De federale overlegstructuren en de lokale overlegstructuren op het niveau van het hof van beroep worden behandeld in de archiefselectielijst voor het hoofdbestuur van het DG Justitiehuizen. 76 Koninklijk besluit van 1 oktober 2008 tot inwerkingtreding en uitvoering van de artikelen 98/1 van de wet van 17 mei 2006 betreffende de externe rechtspositie van veroordeelden tot een vrijheidsstraf en de aan het slachtoffer toegekende rechten in het raam van de strafuitvoeringsmodaliteiten en 120, eerste lid, van de wet van 21 april 2007 betreffende de internering van personen met een geestesstoornis (B.S., 17 oktober 2008). 77 Ministeriële richtlijn van 15 september 1997 inzake het onthaal van slachtoffers op parketten en rechtbanken. 78 B.S., 13 juli 1999.

37

offerzorg, de samenwerking tussen de bevoegde federale diensten en de erkende initiatieven van de Vlaamse Gemeenschap te ondersteunen en op te volgen, onder meer door de nodige beleidsmaatregelen voor te stellen en uit te werken, en moeilijkheden die zich voortdoen inzake het slachtofferbeleid te rapporteren aan de bevoegde overheden en mogelijke verbeteringen voor te stellen. De raad is minimaal samengesteld uit de procureur des Konings en/of zijn verbindingsmagistraat, een vertegenwoordiger van een door de Vlaamse Gemeenschap erkend centrum, opvangcentrum en vertrouwenscentrum kindermishandeling, de korpschefs van de politiezones of hun vertegenwoordiger, de directeur-coördinator van de federale politie of zijn vertegenwoordiger, een vertegenwoordiger van de balie, de directeur van het arrondissementele justitiehuis en een justitieassistent voor het slachtofferonthaal. De leden van de raad kiezen tweejaarlijks een voorzitter en ondervoorzitter. De justitieassistent is niet verkiesbaar. Het secretariaat van de raad wordt waargenomen door de justitieassistent voor het slachtofferonthaal. Deze staat in voor de verslaggeving, het versturen van de uitnodigingen en het bepalen van de agenda in overleg met de voorzitter. Met de andere regionale overheden werd tot op heden nog geen volwaardig samenwerkingsakkoord afgesloten79. Hier zal binnen afzienbare tijd echter verandering in komen. Op 5 juni 2009 werd een protocolakkoord inzake slachtofferzorg afgesloten tussen de federale staat, de Franse Gemeenschap, de Franse Gemeenschapscommissie, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, de Vlaamse Gemeenschap, het Waals Gewest en de Duitstalige Gemeenschap80. In deze protocolakkoorden werd het engagement aangegaan een samenwerkingsakkoord af te sluiten tegen eind 2010. In afwachting hiervan regelen de protocolakkoorden de samenwerking op het vlak van slachtofferzorg. In deze protocolakkoorden is ook de oprichting voorzien van een arrondissementele raad voor het slachtofferbeleid in de andere arrondissementen. De opdrachten en de samenstelling van deze raad zijn dezelfde als de Vlaamse tegenhanger. Het secretariaat van deze arrondissementele raden wordt echter waargenomen bij beurtrol. 4.

Welzijnsteam slachtofferzorg

In Vlaanderen zijn er ingevolge het samenwerkingsakkoord van 7 april 1998 binnen elk gerechtelijk arrondissement ook één of meerdere welzijnsteams slachtofferzorg opgericht. De leden van het welzijnsteam bepalen in onderlinge afspraak de frequentie van hun bijeenkomsten. Het team heeft als dubbele opdracht om enerzijds binnen de lijnen van het samenwerkingsakkoord de samenwerking en taakverdeling te regelen in het welzijnsteam en met andere diensten en personen die een bijdrage leveren aan de individuele slachtofferzorg binnen het werkingsgebied van het welzijnsteam, en anderzijds de arrondissementele raad voor het slachtofferbeleid te informeren en te adviseren over de opdracht van de raad. Het welzijnsteam is samengesteld uit: een justitieassistent slachtofferonthaal, een personeelslid van een dienst voor slachtofferbejegening bij de politiediensten binnen het werkingsgebied van het welzijnsteam en een hulpverlener van een door de gemeenschap erkend centrum. Het secretariaat van de welzijnsteams wordt om beurten waargenomen. In de protocolakkoorden van 5 juni 2009 is voorzien in de oprichting van één of meerdere welzijnsteams slachtofferzorg in de andere arrondissementen. De opdrachten en de samenstelling zijn dezelfde als de Vlaamse tegenhangers.

79

Tussen de federale staat, de Franse Gemeenschap en het Waals Gewest werd er op 14 mei 1998 weliswaar een samenwerkingsakkoord afgesloten, maar dit werd nooit officieel bekrachtigd in een decreet. 80 B.S., 15 juli 2009.

38

IV.

Organogrammen

Organogram regionaal en lokaal niveau, 1999-200681

Regionaal directeur Staf van adjunct-adviseurs

Administratief secretariaat

Directeur van het justitiehuis Adjunct-adviseur

Administratief secretariaat

Coördinator alternatieve maatregelen

81

Justitieassistenten

Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 2003. Brussel, Ministerie van Justitie, 2004, p. 21. 39

Organogram lokaal niveau (I), 2007-heden82

Justitiehuizen: Hasselt Nijvel Tongeren Dinant Doornik Mechelen Brussel NL Brugge Kortrijk Eupen Verviers Oudenaarde

82

Overgenomen uit: Presentatie van de resultaten van de BPR. FOD Justitie, Generieke powerpointpresentatie voor de opdrachtgevers, juli 2007.

40

Organogram lokaal niveau (II), 2007-heden83

Justitiehuizen: Aarlen en Eupen Hoei en Marche-en-Famenne Ieper en Veurne

83

Overgenomen uit: Presentatie van de resultaten van de BPR. FOD Justitie, Generieke powerpointpresentatie voor de opdrachtgevers, juli 2007.

41

Organogram lokaal niveau (III), 2007-heden84

Justitiehuizen: Bergen Namen Turnhout Leuven Dendermonde

84

Overgenomen uit: Presentatie van de resultaten van de BPR. FOD Justitie, Generieke powerpointpresentatie voor de opdrachtgevers, juli 2007.

42

Organogram lokaal niveau (IV), 2007-heden85

Justitiehuizen: Antwerpen Charleroi Gent Luik

85

Overgenomen uit: Presentatie van de resultaten van de BPR. FOD Justitie, Generieke powerpointpresentatie voor de opdrachtgevers, juli 2007.

43

Organogram lokaal niveau (V), 2007-heden86

Justitiehuis: Brussel FR

86

Overgenomen uit: Presentatie van de resultaten van de BPR. FOD Justitie, Generieke powerpointpresentatie voor de opdrachtgevers, juli 2007.

44

VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN I.

Principes en basisbegrippen van de archivistiek

Archief Archiefdocumenten zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen worden door een organisatie, een persoon of een groep personen in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen. Het betreft dus om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Briefwisseling, e-mails, computerbestanden, webpagina’s, film- en geluidsbanden, kaarten en plannen zijn allemaal archiefdocumenten. Het Belgisch Staatsblad, boeken en gedrukte tijdschriften fungeren als documentatie en behoren niet tot het archief. Archiefreeksen Archiefreeksen of -series zijn groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeeld: de personeelsdossiers, de ontvangen omzendbrieven, de dossiers elektronisch toezicht. Archiefvormer Een archiefvormer is een zelfstandig handelend orgaan, persoon of groep personen die archiefdocumenten ontvangt, opmaakt en bewaart uit hoofde van zijn/haar activiteiten of in uitvoering van de hem/haar opgedragen taken. Levenscyclus van het archief Archief kent een hele levenscyclus, die niet eindigt wanneer het archief het kantoor van de bevoegde ambtenaar verlaat. In essentie onderscheidt men drie fasen in de levensloop van archiefdocumenten: de dynamische, semi-statische en statische fase. In de dynamische fase hebben de archiefdocumenten in eerste plaats een administratieve functie. De stukken worden regelmatig gebruikt en bevinden zich binnen handbereik van de ambtenaar, hetzij in zijn eigen kantoor, hetzij in een archiefruimte in de onmiddellijke nabijheid. De ordening en bewaring is voornamelijk afgestemd op de individuele ambtenaar. Wanneer het dossier wordt afgesloten loopt de dynamische fase naar zijn einde. Na het afsluiten van het dossier kan het nog enige tijd onder de hoede van de behandelende ambtenaar blijven. De semi-statische fase is een tussenperiode. De dossiers zijn wel afgesloten maar de termijn van juridische en administratieve verantwoordelijkheid is nog niet verstreken. Het is aangewezen bescheiden die semi-statisch zijn geworden uit de bureaus te halen en naar de archiefruimte over te brengen. Het dynamische deel blijft op die manier overzichtelijk. De statische fase begint bij het verstrijken van de administratief-juridische bewaartermijn. In deze fase primeert de culturele en historisch-wetenschappelijke waarde van de archiefdocumenten. De archiefdocumenten die geselecteerd werden ter vernietiging, worden in deze fase effectief vernietigd. De archiefdocumenten die voor permanente bewaring in aanmerking komen, blijven over en komen in aanmerking voor overdracht naar het Rijksarchief.

45

II.

Analyse van de archiefvorming en -bewaring

De archieven van de justitiehuizen berusten nog allemaal ter plaatse. Overbrengingen naar het Rijksarchief werden nog niet uitgevoerd. De dynamische dossiers berusten op het bureau van de bevoegde justitieassistent. De semi-statische dossiers en de dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken, worden apart bewaard. Afhankelijk van de behuizing en de beschikbare archiefruimte varieert de bewaring van goed tot wanordelijk. Tijdige selectie dringt zich dus op. In een aantal justitiehuizen is er reeds archief vernietigd na machtiging door het Rijksarchief. In veel justitiehuizen is echter nog nooit een archiefselectie uitgevoerd. Doorgaans gaan de oudste archiefreeksen terug tot het eind van de jaren 1990, de periode waarin de justitiehuizen zijn opgericht. Uitzonderlijk zijn ook dossiers van de rechtsvoorgangers bewaard gebleven: probatiebegeleidingsdossiers uit de jaren 1960-1990, voogdijdossiers van de sociale dienst uit de jaren 1950-1980, enz. De BPR (Business Process Reengineering) heeft een grote impact gehad op het organisatorisch vlak (cf. supra). Voor de standaardisering van de archiefvorming bij de diverse justitiehuizen was het eveneens relevant. Het BPR-project resulteerde onder meer in 345 werkinstructies en 300 standaarddocumenten (modelbrieven, formulieren) die ondertussen in alle justitiehuizen zijn geïmplementeerd87. Bij elk (kern)proces wordt beschreven wie de verantwoordelijke actor is, wat de werkwijze is, welke documenten door de opdrachtgever aan het justitiehuis ter beschikking moeten gesteld worden en welke middelen er moeten gehanteerd worden (bijvoorbeeld: typebrief x, opvolgingsfiche y). Aan de hand van deze procesbeschrijvingen kan de archiefvorming inzake de kerprocessen accuraat worden gereconstrueerd. Bij het in kaart brengen van de archiefvorming bij de justitiehuizen is het eveneens relevant om te wijzen op het bestaan van de applicatie SIPAR (Système Informatique PARajudiciaire). Dit programma werd eind jaren 1990 ontwikkeld door een privébedrijf, in 2001 getest door de justitiehuizen van Gent en Mons en vervolgens progressief ingevoerd bij de andere justitiehuizen. In 2005 was SIPAR operationeel in alle justitiehuizen88. SIPAR is een programma bestemd voor de justitiehuizen en had aanvankelijk als finaliteit: het efficiënt beheren van de mandaten, het vergemakkelijken van de administratieve follow-up en het bezorgen van basisinformatie inzake mandaten aan andere justitiehuizen89. Mettertijd is SIPAR uitgebreid met andere functionaliteiten waardoor het momenteel mogelijk is om met deze applicatie: de dossiers van de justitiabelen te beheren (registratie van de mandaten en van de interventies van de justitieassistenten, automatische aanlevering van modeldocumenten (SIPARdoc)); gegevens te registreren van de justitiabelen, het personeel van het justitiehuis en de personen en instanties waarmee het justitiehuis samenwerkt; de eerstelijnscontacten te registreren; het werk binnen het justitiehuis te organiseren (agenda met de planning van elke medewerker (AssisAgenda), registratie van de gepresteerde uren, de overuren, resterende vakantiedagen, aanmaken van onkostenstaten (SIPARagenda)); statistieken in real time te beheren en via diverse interfaces andere databanken te consulteren (bijvoorbeeld SIDIS/Griffie, het informaticasysteem van de strafinrichtingen)90. Voor slachtofferonthaal bestaat een aparte module: SOSIP (SIPAR voor slachtofferonthaal), een webapplicatie die is gekoppeld aan de agenda voor de berekening van de gepresteerde uren en de onkostenvergoedingen en aan andere randapplicaties (zoals SIPARdoc)91. Het beheer van SIPAR berust bij de Stafdienst ICT van de FOD Justitie.

87

Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2008. Brussel, FOD Justitie, 2009, p. 42. JONCKHEERE A., ‘SIPAR, un système informatique emblématique des transformations observables au sein des maisons de justice’, Champ pénal / Penal field, nouvelle revue internationale de criminologie, 2007. 89 Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2004. Brussel, FOD Justitie, 2005, p. 30. 90 SIPAR. Technische handleiding en vademecum. Versie 9 september 2008. Brussel, FOD Justitie, 61 p. 91 SIPAR voor slachtofferonthaal. Vademecum. Versie 21 december 2007. Brussel, FOD Justitie, 44 p. 88

46

III.

Het concept selectie

Selectie is de intellectuele en materiële procedure die erin bestaat de permanent te bewaren archiefdocumenten af te zonderen van deze die voor vernietiging in aanmerking komen. Archiefselectie is noodzakelijk. Het is onmogelijk alle archiefdocumenten te bewaren die binnen een organisatie worden opgemaakt of ontvangen. De Belgische federale overheidsdiensten alleen produceren jaarlijks tientallen kilometers archief. De integrale bewaring hiervan zou een enorme bewaarcapaciteit vergen en onverantwoord veel geld kosten. Het zou bovendien nefast zijn voor de toegankelijkheid: door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is. Alles bewaren heeft daarenboven weinig zin: niet alle archiefstukken hebben immers een archiefwaarde. Veel documenten behouden slechts kortstondig een administratieve of juridische waarde. Ze dienen enkel om tijdens een bepaalde periode informatie van administratieve aard vast te leggen of rechten en verplichtingen te kunnen bewijzen. Zodra deze redenen van bewaring zijn vervallen, hebben de documenten voor de archiefvormer geen verder nut. De meeste van deze documenten zijn echter ook voor later onderzoek van geen of gering belang. Enkel de archiefdocumenten met emotionele waarde, met een cultureel of wetenschappelijk belang of die voor verantwoording nodig zijn, komen voor permanente bewaring in aanmerking. Het bepalen van de definitieve bestemming (bewaren of vernietigen) van een archiefreeks gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijswaarde of informatiewaarde worden onmiddellijk bewaard, documenten die de neerslag vormen van routinematige handelingen worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoon vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening gehouden met het zgn. bewaarniveau. In de AT2 (79) wordt hieronder verstaan: “Het niveau of onderdeel van een organisatie, waar de archiefdocumenten in hoofdzaak zijn behandeld of waar de archiefdocumenten met bewijskracht naar buiten zijn gevormd, en waar bijgevolg de archiefdocumenten moeten bewaard worden”92. Een variant op deze definitie wordt gehanteerd in Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (119): “Bestuurlijk, organisatorisch of administratief niveau van een archiefvormer van welke bij de selectie van archiefbestanddelen met dezelfde inhoud als de archiefbestanddelen van andere archiefvormers binnen of buiten dezelfde organisatie die archiefbestanddelen blijvend worden bewaard, terwijl de overeenkomstige archiefbestanddelen van de andere archiefvormers worden vernietigd”93. Bij overheidsorganisaties komt het regelmatig voor dat dezelfde informatie op meerdere plaatsen wordt bewaard, zij het niet altijd in dezelfde vorm. De informatie wordt bij voorkeur op die plaats bewaard waar de informatie hetzij het volledigst, hetzij het best toegankelijk is, zodat elders bewaarde ontwerpen en afschriften kunnen worden vernietigd. Vooral bij een archiefvormer als het justitiehuis is het van belang om het bewaarniveau te bepalen: de archiefneerslag van heel wat ondersteunende processen is ook grotendeels terug te vinden bij de centrale diensten van het DG Justitiehuizen en nagenoeg alle kernprocessen van het justitiehuis gebeuren in opdracht van andere instanties, die uiteindelijk over de authentieke documenten (gaan) beschikken. Een bijzondere vorm van selectie is schoning. Het is een procedure die erin bestaat stukken of objecten af te zonderen die: niet tot het archief horen (documentatie, zoals het Belgisch Staatsblad), overbodig geworden zijn (identieke dubbels, fotokopieën, blanco-formulieren, een niet terzake doende versie van een tekst), een louter tijdelijk belang hebben (ontvangstmeldingen) of schadelijk zijn (metalen papierklemmen, ordners of classeurs, plastieken kaften). Het doel van schonen is het reduceren van het bewaarde volume. Bovendien wordt ook de ‘goede staat’ van het permanent te bewaren archief veiliggesteld. Schonen kan best in een zo vroeg mogelijk stadium gebeuren, bijvoorbeeld onmiddellijk na het sluiten van een dossier. Schonen dient alleszins te gebeuren vóór het verlaten van het kantoor. Hoe groter de kennis van de dossiervorming, des te sneller het schonen verloopt en met het minste risico op fouten. Schonen wordt enkel toegepast op dossiers die voor permanente bewaring 92

COPPENS H., Archiefterminologie (AT2). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, p. 44. DEN TEULING (A.J.M.). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, ’s Gravenshage, Stichting Archiefpublicaties, 2003.

93

47

in aanmerking komen of dossiers met een betrekkelijk lange bewaartermijn. Het is weinig zinvol dossiers te schonen die op termijn integraal mogen vernietigd worden. In tegenstelling tot het integraal vernietigen van bescheiden is voor het schonen geen toestemming van het Rijksarchief vereist.

IV.

Beschrijving en selectie van het archief

A.

Ondersteunende processen

Net zoals de meeste andere archiefvormers vervullen de justitiehuizen een aantal ondersteunende taken inzake administratief-juridisch beheer, personeelsbeheer, financieel beheer, materieel beheer, e.d.m. De neerslag van dergelijke handelingen komt grotendeels in aanmerking voor vernietiging. Dit geldt onder meer voor de archiefneerslag van financiële aard of met betrekking tot personeelsaangelegenheden (verlofbladen, aanvragen tot bekomen van dientvrijstelling,…). Deze documenten worden doorgaans ook op een hoger niveau bewaard. De dossiers van de personeelsleden van de justitiehuizen worden bijvoorbeeld centraal beheerd door de Directie P&O van het DG Justitiehuizen. Na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn zal een selectie van de personeelsdossiers definitief worden bewaard op het niveau van P&O. De personeelsdossiers die bij de justitiehuizen worden bewaard, mogen na een kortere termijn vernietigd worden. Beleidsdocumenten (operationele plannen, notulen van beslissingsorganen) en documenten die informatie in synthetische vorm weergeven (jaarverslagen) komen wel in aanmerking voor bewaring. Niet alle notulen dienen echter bewaard te blijven. Neem bijvoorbeeld de notulen van de briefing- of teamvergaderingen. Op deze vergaderingen worden de gemeenschappelijke opdrachten, de concrete punten uit de dagelijkse werking, een bepaald geval of een theoretische probleemstelling besproken. Inhoudelijk vormen de notulen van deze bijeenkomsten echter geen zodanige meerwaarde dat permanente bewaring noodzakelijk is. B.

Kernprocessen

Sinds de implementatie van de BPR wordt in alle justitiehuizen een uniforme methodologie gehanteerd. Binnen de kernprocessen wordt er gewerkt met geïntegreerde rapportagemodellen (aanvangs-, meldings-, evolutie- en eindverslagen; begeleidingsplannen), modelbrieven en standaardformulieren. De vorm van de documenten en de inhoud van de dossiers zijn bijgevolg voor elk justitiehuis nagenoeg identiek. De registratie en de input van de identificatie- en dossiergegevens en van de tussenkomsten gebeurt digitaal via SIPAR. De dossiervorming is echter altijd op papier. Bij alle kernprocessen, met uitzondering van de eerstelijnswerking, worden dossiers aangelegd. De dossiervorming verloopt vrij gelijklopend bij de meeste kernprocessen. In wezen start het archiefvormingsproces met de ontvangst van een mandaat en de registratie van de dossiergegevens. Na verificatie van een aantal zaken (territoriale bevoegdheid justitiehuis, aanwezigheid van de noodzakelijk documenten,…) gebeurt de administratieve voorbereiding van het dossier: het dossier wordt aangemaakt in SIPAR en een papieren werkdossier wordt aangelegd en aan de justitieassistent bezorgd94. De opdracht wordt uitgevoerd en de diverse producten (enquêtes, verslagen, rapporten, brieven, opvolgingsfiches,…) worden aan de opdrachtgever overgemaakt. Het dossier wordt uit94

Bij de bemiddeling in strafzaken wordt soms met het origineel strafdossier gewerkt en wordt daarnaast een werkdossier aangemaakt. De gerechtelijke bundel zal uiteindelijk terug aan het parket worden overgemaakt en het werkdossier zal door het justitiehuis worden gearchiveerd. Bij slachtoferonthaal zal na ontvangst van de schriftelijke vatting van de magistraat op basis van een eerste kennisname van het dossier (of wat op dat ogenblik aan informatie voorhanden is) uitgemaakt worden in welke mate een tussenkomst door de dienst slachtofferonthaal wenselijk is. Indien de opdracht wordt opgenomen, wordt het dossier geregistreerd in SOSIP en wordt een werkdossier aangelegd. Uiteindelijk zal het dossier worden afgesloten in SOSIP en worden gearchiveerd.

48

eindelijk afgesloten in SIPAR en gearchiveerd door het secretariaat. Op het niveau van het justitiehuis resteert in wezen enkel een kopie van de documenten. De enige unieke stukken in de dossiers zijn de persoonlijke notities van de justitieassistenten, maar die moeten conform de werkinstructies worden vernietigd vooraleer het dossier door het secretariaat wordt gearchiveerd. Aangezien de authentieke documenten en eindproducten die door het justitiehuis worden gevormd steevast op het niveau van de opdrachtgever worden bewaard, komen de afgesloten dossiers die bij het justitiehuis berusten, rekening houdend met het criterium ‘bewaarniveau’, integraal in aanmerking voor vernietiging. De maatschappelijke enquêtes of de beknopte voorlichtingsrapporten vormen doorgaans geen aparte reeks. Zij worden normaliter aan het begeleidingsdossier toegevoegd indien het dezelfde feiten betreft als deze die tot de begeleiding aanleiding geven. Indien ze toch een aparte reeks vormen (bijvoorbeeld als er geen begeleiding volgt) komen ze net als de dossiers integraal in aanmerking voor vernietiging op basis van het criterium ‘bewaarniveau’. In het kader van de eerstelijnswerking wordt nauwelijks archief gevormd95. Het fysiek of telefonisch onthaal van een burger en het gevoerde gesprek resulteren normaliter niet in een archiefneerslag. Schriftelijke vragen worden beantwoord aan de hand van een modelbrief, waarin de burger wordt verwezen naar de permanenties van de eerstelijnswerking of wordt doorverwezen naar de eerstelijns juridische bijstand. Enkel inzake de slachtofferverklaring is er enige noemenswaardige archiefvorming. Sinds het KB van 29 januari 200796 kan een slachtoffer informatie krijgen en/of geven over de strafuitvoeringsmodaliteiten van de veroordeelden in de zaak waarin hij/zij benadeeld werd. Door het invullen van de slachtofferverklaring geeft het slachtoffer uiting aan zijn/haar wens om bij de strafuitvoering van de dader te worden betrokken. Het slachtoffer kan de slachtofferverklaring overmaken aan de justitieassistent eerstelijn of aan de griffie van de strafuitvoeringsrechtbank. Indien het slachtoffer de slachtofferverklaring overmaakt aan de justitieassistent eerstelijn maakt deze de slachtofferverklaring met begeleidend schrijven onverwijld over aan de griffie van de strafuitvoeringsrechtbank. Een kopie van de slachtofferverklaring en van de modelbrieven blijft berusten op het niveau van het justitiehuis. De ontvangst en het verzenden van de slachtofferverklaring wordt in een register genoteerd. Zowel de kopieën als het register mogen na het verstrijken van de bewaartermijn worden vernietigd. C.

Raden en commissies

Evaluatie- en opvolgingscommissie projecten Het archief dat door deze commissies wordt gevormd, omvat de ingediende projectvoorstellen97 en het advies dat de betreffende commissie, na bestudering van elk casus, formuleert ten aanzien van de Operationele dienst van het DG Justitiehuizen. Het dossier van elk project wordt verder opgevolgd door de bevoegde cel binnen deze dienst. Die heeft tot taak de voorstellen tot overeenkomst te evalueren op basis van het advies van de evaluatie- en opvolgingscommissie en van het justitiehuis, de 95

Alle activiteiten worden wel in SIPAR geregistreerd. Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 2, 6°, van de wet van 17 mei 2006 betreffende de externe rechtspositie van de veroordeelden tot een vrijheidsstraf en de aan het slachtoffer toegekende rechten in het raam van de strafuitvoeringsmodaliteiten (B.S, 1 februari 2007). 97 Een projectvoorstel bevat minstens volgende elementen: - een korte schets van de aard van het project; - het aantal personen die het voorwerp uitmaken van beslissingen van gerechtelijke instanties, waartoe de gemeente zich verbindt de zorg en begeleiding op zich te nemen; - het aantal bijkomende aanwervingen waarvoor de federale overheid een financiële tegemoetkoming toekent en de kwalificaties die wenselijk zijn; - de modaliteiten volgens dewelke het personeel geheel of gedeeltelijk ter beschikking wordt gesteld van een bestaande vereniging die ervaring heeft met de zorg voor personen in de betreffende domeinen; - de reeds bestaande programma’s in gelijkaardige domeinen die reeds in de gemeente werkzaam zijn; - de wijze waarop eventuele werkings- en investeringskosten, die de gemeenten of de verenigingen zelf moeten dragen, zullen vergoed worden. 96

49

overeenkomsten juridisch uit te werken en ze voor te leggen aan de minister van Justitie. De dienst maakt ook, samen met de arrondissementele commissies, een periodieke evaluatie van het effect van de maatregelen98. Alle relevante archiefdocumenten die door de evaluatie- en opvolgingscommissie worden ontvangen of opgemaakt berusten bijgevolg ook op het centraal niveau, waar bovendien het volledige dossier wordt bewaard. Om die reden is het opportuun om het archief van deze commissie, na het verstrijken van de administratief-juridische bewaartermijn, te selecteren voor vernietiging. Lokale overlegstructuren De notulen en bijhorende documenten van de lokale overlegstructuren die op het niveau van het gerechtelijk arrondissement (formeel bij KB of informeel) zijn georganiseerd, bieden de mogelijkheid om na te gaan hoe binnen elk gerechtelijk arrondissement de samenwerking tussen de opdrachtgevende overheden en het justitiehuis wordt geëvalueerd, waar de problemen zich situeren, welke oplossingen worden aangereikt en hoe de samenwerking kan geoptimaliseerd worden. Deze archiefdocumenten komen dan ook integraal in aanmerking voor permanente bewaring. Arrondissementele raad voor het slachtofferbeleid en het welzijnsteam slachtofferzorg De notulen en bijhorende documenten, alsook de adviezen, opmerkingen en aanbevelingen die door de arrondissementele raden en de welzijnsteams worden opgemaakt, komen in aanmerking voor permanente bewaring omdat ze een beeld schetsen van hoe in elk gerechtelijk arrondissement het slachtofferbeleid en de slachtofferzorg in de praktijk worden geïmplementeerd, welke vragen en problemen er zich stellen en welke initiatieven en maatregelen er op dit terrein worden genomen. Aangezien de notulen van de arrondissementele raden en van de welzijnsteams niet systematisch worden overgemaakt aan het Nationaal Forum voor het slachtofferbeleid, is het aangewezen dat de archiefdocumenten die voortvloeien uit de werking van de raden en de welzijnsteams integraal op het niveau van het gerechtelijk arrondissement worden bewaard. D.

Gedeponeerde archieven

Regionale directeurs Met de oprichting van het DG Justitiehuizen in 2007 is het aantal regionale directeurs teruggebracht van zes naar twee: één voor het Nederlandstalige en één voor het Franstalige landsgedeelte. De twee regionale directeurs zetelen sinds die datum op het niveau van het hoofdbestuur en niet langer op het niveau van een hof van beroep. De archieven van de regionale directeurs die op het niveau van het hof van beroep actief waren, worden idealiter gecentraliseerd bewaard bij de rechtsopvolger(s), de huidige regionale directeurs. In de praktijk berusten de archieven in bepaalde gevallen nog bij de justitiehuizen waar de regionaal directeur zetelde of zijn ze nog in het bezit van de voormalige regionale directeurs. De voornaamste archiefreeksen die bewaard moeten blijven, zijn de notulen en bijhorende stukken van de diverse vergaderingen (directeursvergadering, regionale vergadering, sectorvergadering, basisoverlegcomité, werkgroepen, begeleidingscomités,…) waaraan de regionaal directeur deelnam en vaak het voorzitterschap bekleedde. Omdat de algemene briefwisseling (met het hoofdbestuur, het parketgeneraal,…) mogelijk een beeld kan schetsen over de toepassing van de wet- en regelgeving, de organisatie, de nieuwe bevoegdheden, e.d.m. lijkt het opportuun om deze reeks eveneens te selecteren ter bewaring. Omzendbrieven en dienstnota’s, evenals documenten betreffende personeelsaangelegenheden of materieel beheer, komen in aanmerking voor vernietiging.

98

Zie de archiefselectielijst van het hoofdbestuur van het DG Justitiehuizen.

50

Adjunct-adviseurs slachtofferonthaal Een belangrijke reeks die niet mag verloren gaan, zijn de jaarverslagen inzake slachtofferonthaal. Het is niet duidelijk of deze reeks nog integraal wordt bewaard. De jaarverslagen inzake slachtofferonthaal van Brussel voor de periode 1998-2003 berusten momenteel bij het hoofd van de Directie Expertise. Mogelijk hebben ook andere, voormalige adjunct-adviseurs nog jaarverslagen in hun bezit. Idealiter worden deze ter attentie van het hoofdbestuur gebracht opdat ze daar kunnen worden gecentraliseerd en op termijn voor permanente bewaring worden overgemaakt aan het Rijksarchief.

51

53