ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 74
ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN HOOFDBESTUUR VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2011
door Paul DROSSENS
Brussel 2011
ARCHIEF VAN DE FOD JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL JUSTITIEHUIZEN HOOFDBESTUUR VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2011
door Paul DROSSENS
Brussel 2011
WOORD VOORAF Deze archiefselectielijst is het resultaat van de samenwerking tussen het Rijksarchief en het Directoraat-generaal Justitiehuizen. Verschillende mensen hebben er direct of indirect hun medewerking aan verleend en verdienen een woord van dank. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar dhr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie van het Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wil verder ook een gemeend woord van dank richten aan mevr. Annie Devos, directeurgeneraal van het DG Justitiehuizen, en aan de heer Olivier Crabbe die als contactpersoon onze toeverlaat was voor de praktische afspraken. De gecontacteerde personeelsleden van het hoofdbestuur en de buitendiensten van het Directoraat-generaal Justitiehuizen en van het Nationaal Forum voor slachtofferbeleid wil ik van harte bedanken omdat zij, ondanks hun gevulde agenda, tijd wilden vrijmaken voor de interviews en steeds bereidwillig al mijn vragen beantwoordden.
Paul Drossens
5
6
INHOUDSTAFEL Table des matières WOORD-VOORAF................................................................................................................5 INHOUDSTAFEL................................................................................................................7 LIJST VAN BRONNENEN WERKEN................................................................................9 LIJST VAN AFKORTINGEN............................................................................................13 INLEIDING........................................................................................................................15 DOEL EN STRUCTUUR VAN DE SELECTIELIJST.................................................................................15 HOE GAAT U CONCREET TE WERK?..............................................................................................15 DE TOTSTANDKOMING VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST..................................................................16 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER...............................................................17 GESCHIEDENIS.........................................................................................................................17 A. Van Sociale dienst tot Dienst Sociaal Werk................................................................17 B. Dienst Justitiehuizen...................................................................................................20 C. Directoraat-generaal Justitiehuizen...........................................................................21 BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN...............................................................................................23 ORGANISATIE EN WERKING........................................................................................................23 A. Dienst van de directeur-generaal...............................................................................23 B. Directie Managementondersteuning...........................................................................24 C. Directie P&O.............................................................................................................25 D. Directie Expertise......................................................................................................25 E. Regionale directies.....................................................................................................29 F. Nationaal Forum voor slachtofferbeleid....................................................................30 ORGANOGRAMMEN...................................................................................................................32 VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN..............................................35 PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK.....................................................................35 ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING EN -BEWARING.......................................................................36 HET CONCEPT SELECTIE............................................................................................................37 BESCHRIJVING EN SELECTIE VAN HET ARCHIEF...............................................................................39 A. Dienst van de directeur-generaal...............................................................................39 B. Directie Managementondersteuning...........................................................................39 C. Directie P&O.............................................................................................................41 D. Directie Expertise......................................................................................................42 E. Regionale directies.....................................................................................................46 F. Nationaal Forum voor slachtofferbeleid....................................................................46
7
8
LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN BRONNEN ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Tienjarig verslag 1945-1955’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, IX, 1955, 7-8, p. 217-382. ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag 1955-1960’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XIV, 1960, 6, p. 353-499. ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag 1960-1965’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XIX, 1965, 6, p. 283-416. ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag 1965-1970’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XXIV, 1970, 5, p. 187-424. ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag 1970-1975’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XXIX, 1975, 6, p. 395-678. ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjarig verslag 1975-1980’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, 1980, 3-4, p. 131-404. BPR (Business Proces Reengineering) Justitiehuizen, met alle eindproducten (brochures, presentaties, visieteksten, typedocumenten, werkinstructies, enz.), 2007-2009. Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 1999. Brussel, Ministerie van Justitie, 2000. Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 2000. Brussel, Ministerie van Justitie, 2001. Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 2001. Brussel, Ministerie van Justitie, 2002. Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 2002. Brussel, Ministerie van Justitie, 2003. Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 2003. Brussel, Ministerie van Justitie, 2004. Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2004. Brussel, FOD Justitie, 2005. Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2005. Brussel, FOD Justitie, 2006. Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2006. Brussel, FOD Justitie, 2007. Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2007. Brussel, FOD Justitie, 2008. Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2008. Brussel, FOD Justitie, 2009. Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2009. Brussel, FOD Justitie, 2010. Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou relatifs à ce département. - Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende. Reeks 3: 1830-1973, Brussel/Nijvel, 1851-1984.
9
SIPAR. Technische handleiding en vademecum. Versie 9 september 2008. Brussel, FOD Justitie, 61 p. SIPAR voor slachtofferonthaal. Vademecum. Versie 21 december 2007. Brussel, FOD Justitie, 44 p. WERKEN BAEYENS L., ‘Detentiebegeleiding vanuit de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing’, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 273-296. BALTUS J., ‘Service des auxiliaires sociaux’, L’Ecrou, XI, 1930, p. 353-357. BEYENS K., ‘Bespreking jaarverslag Dienst Justitiehuizen 1999’, Panopticon, 2002, p. 69-74. BEYENS K., BAS R., KAMINSKI D., ‘Elektronisch toezicht in België. Een schijnbaar penitentiair ontstoppingsmiddel’, Panopticon, 2007, 3, p. 21-40. BEYENS K., SCHEIRS V., ‘Sociale voorlichtingsrapporten in het kader van straftoemeting: tussen brugfunctie en professioneel strijdtoneel’, Panopticon, 2010, 2, p. 6-25. CHRISTIAENSEN S., ‘Klassieke en hedendaagse beroepen en functies in de strafuitvoering’, in HEIRBAUT D., ROUSSEAUX X. en VELLE K. (red.). Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Brugge, Die Keure, 2004, p. 323-342. COPPENS H.. Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’Etat en Belgique (1994) aangevuld met lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie (1990) en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland (2003). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, 229 p. (Miscellanea Archivistica Manuale, 49). DE BRAY L., ‘De Sociale Dienst der Strafinrichtingen’, Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, 8, 1954, 6, p. 191-203. DEN TEULING (A.J.M.). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, ’s Gravenhage, Stichting Archiefpublicaties, 2003, s.p. DE RUYVER B., PELC I., DE GRAEVE D., BUCQUOYE A., CORNELIS L., NICAISE P., Drugs in cijfers II. Studie naar de betrokken actoren, overheidsuitgaven en bereikte doelgroepen. Vervolg studie. Drogues en chiffres II. Etude des acteurs concernés, des dépenses publiques et des populations atteintes. Etude de suivi. Gent, Academia Press, 2007, XVII-324 p. DE VALCK S., STORME I., ‘Van overheidsclassering naar psychosociale dienst (Strafinrichtingen) en Justitiehuizen (Rechterlijke Organisatie)’, in BOUVERNE-DE BIE M., KLOECK K., MEYVIS W., ROOSE R. en VANACKER J. (red.). Handboek Forensisch Welzijnswerk. Gent, Academia Press, 2002, p. 77-113. DE VALCK S., ‘Naar een meer humane, toegankelijke en efficiënte justitie… De uitdaging van de justitiehuizen’, Panopticon, 1999, p. 583-591. DE VALCK S., ‘Twee jaar ‘burgerlijke opdrachten’ in de dienst Justitiehuizen’, Panopticon, 2001, p. 209-212. 10
DEVOLDER K., Archief van de FOD Justitie Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, 117 p. (Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 16) DEVROEY K., VERHELST M., RUBBENS A., VAN DESSEL L., ‘Het samenwerkingsakkoord tussen de Staat en de Vlaamse Gemeenschap inzake slachtofferzorg’, Panopticon, 2003, 4, p. 393-397. DOMINICUS H., ‘Alternatieve sancties en vormen van afdoening, beleidsontwikkelingen en knelpunten’, in VAN DAELE D., VAN WELZENIS I. (red.), Actuele thema’s uit het strafrecht en de criminologie. Leuven, Universitaire Pers, 2004, p. 31-46 (Samenleving, criminaliteit en strafrechtspleging, 26). DROSSENS P., Archiefselectielijst van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009, 123 p. (Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 32) GENONCEAUX D., ‘Penitentiaire dienst voor maatschappelijk diensbetoon’, Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, 1, 1947, 12, p. 199-218. GENONCEAUX D., ‘Sociale dienst der strafinrichtingen. Zijn organisatie, zijn principes en zijn techniek’, Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, 12, 1958, 1, p. 3-52. JACOBS-COENEN, B., ‘De sociale dienst van het bestuur strafinrichtingen en de strafrechtsbedeling’, Panopticon, 1981, 3, p. 198-221. JONCKHEERE A., ‘SIPAR, un système informatique emblématique des transformations observables au sein des maisons de justice’, Champ pénal / Penal field, nouvelle revue internationale de criminologie (online), Séminaire Innovations Pénales, La justice, ses formes et ses modèles, 2007. (http://champpenal.revues.org/2943) JONCKHEERE A., VANNESTE C., Onderzoek met betrekking tot de wetenschappelijke exploitatie van het gegevensbestand betreffende de justitiehuizen (SIPAR). Eerste rapport. Brussel, Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie, december 2006, 83 p. JONCKHEERE A., VANNESTE C., Wetenschappelijke exploitattie van SIPAR, de databank van de justitiehuizen. Analyse van de gegevens van 2006. Brussel, Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie, februari 2009, 111 p. LUYPAERT H., BEYENS K., FRANCOISE C., KAMINSKI D. m.m.v. JANSSENS C., Werken en leren als straf. Le travail et la formation comme peines. Brussel, VUBPress, 2007, 289 p. MAES E., Van gevangenisstraf naar vrijheidsstraf. 200 jaar Belgisch gevangeniswezen. Antwerpen, Maklu, 2009, 1228 p. MAES E., ‘Vijf jaar justitiehuizen. Enkele cijfers over de werking van de justitiehuizen tijdens de periode 1999-2002’, Panopticon, 2004, 6, p. 73-109. MEYVIS W., ‘Forensisch welzijnswerk op de brug tussen strafrechtsbedeling, gevangenis en samenleving’, in: A. NEYS, T. PETERS, F. PIETERS en J. VANACKER (eds.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 359-389.
11
NEYS A., PETERS T., ‘De geschiedenis van het gevangeniswezen’, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 1-49. PASMANS V., ‘De geboorte van een apart Directoraat-generaal voor de justitiehuizen’, Panopticon, 2007, 3, p. 71-73. PIETERS F., ‘Het gevangeniswezen: structuur en organisatie’, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 51-77. RUBBENS A., VAN CAMP T., ‘Tien jaar slachtofferbeleid in België: stand van zaken en kritische reflectie’, Panopticon, 2005, 3, p. 78-84. SISCOT J.-M., VANACKER J., ‘Het gevangenispersoneel’, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 105-124. STEYAERT J., In de ban van het getal. Cliëntregistratie in de Vlaamse ambulante welzijnszorg. Universitaire Instelling Antwerpen (onuitgegeven doctoraatsverhandeling), 1996 (http://www.steyaert.org/jan/proefschrift/). Strategisch plan van een nationaal slachtofferbeleid. Fundamenten voor een Belgisch handvest van het slachtoffer van een strafrechtelijk misdrijf. Brussel, Ministerie van Justitie – Nationaal Forum voor Slachtofferbeleid, 1996, 50 p. VANDENBROUCKE M., ‘Detentiebegeleiding vanuit de Penitentiair Antropologische Dienst’, in: A. NEYS, T. PETERS, F. PIETERS en J. VANACKER (eds.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 249-271. VAN DEN WYNGAERT C., Strafrecht, strafprocesrecht en internationaal strafrecht in hoofdlijnen. Antwerpen-Apeldoorn, Maklu, 2006, 1364 p. VERMEIREN V., De werking van de Vlaamse justitiehuizen: een vergelijkende studie. Universiteit Gent (onuitgegeven verhandeling), 2003, 129 p. (http://www.scriptiebank.be/) VERSTRAETEN R., Handboek strafvordering. Antwerpen-Apeldoorn, Maklu, 2007, 1193 p. WILRYCX F., ‘Sociale dienst en probatie’, Panopticon, 1990, p. 431-450. XHONNEUX M., GILSOUL L., Presentatie van de activeiten van het Forum – Présentation des activités du Forum. Lezing gehouden op de studiedag 15 jaar Nationaal Forum voor slachtofferbeleid - Balans, evaluatie en perspectieven, 22 februari 2010 (http://www.droitsdesvictimes.just.fgov.be/site/victimeNl/images/Nl_149.pdf).
12
LIJST VAN AFKORTINGEN B.S.
Belgisch Staatsblad
Bull.
Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen
CBM
Commissie voor de Bescherming van de Maatschappij
CVI
Commissie Voorwaardelijke Invrijheidstelling
DG EPI
Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen
DMWS
Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing
KB
Koninklijk Besluit
MB
Ministerieel Besluit
MO
Ministeriële Omzendbrief
OBE
Oriëntatie- en Behandelingseenheid
PAC
Penitentiair Antroplogisch Centrum
PAD
Penitentiair Antropologische Dienst
PSD
Psychosociale Dienst
Rec.
Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou rélatifs à ce département / Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende
SURB
Strafuitvoeringsrechtbank
VI
Voorwaardelijke Invrijheidstelling
13
14
INLEIDING Doel en structuur van de selectielijst De voornaamste reden waarom archiefdocumenten worden opgemaakt, is een doelmatige en doeltreffende ondersteuning van de bestuurshandelingen. Een zorgvuldig archiefbeheer bevordert de efficiënte werking van de dienst: stukken worden vlugger teruggevonden. Zelfs na de afhandeling van een zaak blijven bepaalde dossiers nog een tijdlang bruikbaar ter ondersteuning van nieuwe zaken, omdat het als model kan dienen of omdat het toekomstige beleid erop kan worden gebaseerd. Archieven vervullen ook een andere rol. Overheidsorganen moeten bijvoorbeeld aan de hand van hun archieven verantwoording kunnen afleggen aan de politiek en de burger over hun handelen. Tot slot is het bewaren van archiefdocumenten op langere termijn noodzakelijk voor de wetenschappelijke studie van de maatschappij in het verleden. Archieven afkomstig van overheidsorganen moeten de studie mogelijk maken van het functioneren van de overheidsadministratie en van haar impact op de maatschappij. Daarenboven bevatten de door de overheid gevormde archieven informatie van algemeen cultureel belang. De Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei 2009 1, stipuleert dat vernietiging van archiefdocumenten (van overheidsorganen) niet is toegelaten zonder voorafgaande toelating van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigde. Het Rijksarchief bepaalt wat moet bewaard worden en wat kan vernietigd worden. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document telkens opnieuw de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Bij elke archiefreeks worden de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming vermeld. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben. De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming – in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archief documenten – weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan.
Hoe gaat u concreet te werk? Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het 1
Belgisch Staatsblad, 12 augustus 1955 en 19 mei 2009.
15
gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met de hand of met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men een beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na de vernietiging een attest aflevert. U dient wel het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken, de uiterste data en de omvang. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernie tiging in. Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Dit kan eventueel door de administratie zelf gebeuren, maar deze moet er dan wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. U kan de documenten ook overdragen aan het Rijksarchief, waar ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. Merken we ten slotte nog op dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefdocumenten, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief heeft recent richtlijnen opgemaakt voor het duurzaam bewaren van bepaalde digitale archiefdocumenten (e-mails 2 en kantoordocumenten3). Richtlijnen voor andere digitale documenten en informatiesystement (zoals websites) zijn in voorbereiding. Deze archiefselectielijst is in wezen een momentopname. Indien nieuwe reeksen ontstaan of bestaande reeksen worden stopgezet, bijvoorbeeld tengevolge van gewijzigde bevoegdheden, moet de selectielijst aangepast worden. Het is dan ook raadzaam om de archiefselectielijst, in overleg met het Algemeen Rijksarchief, up-to-date te houden.
De totstandkoming van deze archiefselectielijst In de loop van 2004 heeft rijksarchivaris Karel Velle een selectielijst opgesteld voor de archieven van de justitiehuizen. Deze lijst is nooit door de minister van Justitie gevalideerd, maar circuleerde wel als niet-gedateerde ministeriële omzendbrief nr. 1768. De voorbije jaren zijn er door het Rijksarchief op basis van deze lijst meermaals machtigingen tot archiefvernietiging verleend aan justitiehuizen, die hierom verzochten om redenen van plaatsgebrek. In mei 2009 nam het Directoraat-generaal Justitiehuizen contact op met de afdeling Toezicht van het Rijksarchief voor een actualisatie van de archief selectielijst voor de justitiehuizen omwille van nieuwe bevoegdheden en dus nieuwe archiefreeksen, alsook voor de integratie van de archieven van de centrale diensten in zo’n lijst. Ik werd met deze opdrachten belast. Een eerste overleg vond plaats in juni 2009. De heer Olivier Crabbe van de juridische dienst werd aangeduid als contactpersoon. De voorbereidende werkzaamheden voor de selectielijst gingen pas echt van start na de voorstelling van het project op het managementteam van 30 april 2010 waaraan alle leidinggevenden van het hoofdbestuur deelnamen. In de loop van mei en juni werd een plaatsbezoek gebracht aan de diverse centrale diensten te Brussel. In september en december volgden nog bezoeken aan de justitiehuizen van Dendermonde en Gent. Het justitiehuis van Oudenaarde werd reeds in januari 2010 bezocht. De bevindingen bij de plaatsbezoeken en de interviews werden verder aangevuld met onderzoek van relevante literatuur en wet- en regelgeving en verwerkt in onderhavige publicatie. Omwille van de overzichtelijkheid en de gebruiksvriendelijkheid werd ervoor geopteerd om een aparte selectielijst te maken voor het hoofdbestuur en de buitendiensten.
2
SOYEZ S., Richtlijnen voor het beheer en digitale archivering van e-mails. Versie 1.1. (oktober 2009). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009. 3 SOYEZ S., Richtlijnen voor het beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1. (oktober 2009). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009.
16
HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER Geschiedenis A.
Van Sociale dienst tot Dienst Sociaal Werk
De systematische begeleiding van delinquenten vindt zijn oorsprong bij de wet-Lejeune van 31 mei 1888 tot invoering van de voorwaardelijke invrijheidstelling en de voorwaardelijke veroordeling in het strafstelsel4. Deze wet maakte het mogelijk dat een tot vrijheidsstraf veroordeelde vervroegd in vrijheid werd gesteld, mits de verbintenis om gedurende een proeftijd bepaalde voorwaarden na te leven. Het toezicht werd uitgeoefend door zogenaamde beschermingscomités, private organisaties bestaande uit vrijwilligers. Het op professionele basis georganiseerd justitieel sociaal werk deed zijn intrede na de Eerste Wereld oorlog. Onder invloed van de wet op de bescherming van de maatschappij 5 werden in 1930 de eerste vier maatschappelijk werkers aangeworven in de gevangenissen. Zij werden verbonden aan de antropologische laboratoria van de gevangenissen van Gent, Luik, Merksplas en Vorst 6, waar ze medewerking verleenden aan het diagnostisch werk, enquêteverslagen opstelden ter voorbereiding van voorlopige of voorwaardelijke invrijheidstellingen en controle uitoefenden op de invrijheidsgestelden. De maatschappelijk werkers werden gezien als verbindingsagenten tussen de antropologische dienst, de directie, de beschermingscomités en de diensten voor sociale wederaanpassing 7. In 1937 werden de sociaal assistenten (ondertussen met tien) onttrokken aan de Penitentiair Antropologische Dienst en verbonden aan de nieuw opgerichte Sociale Dienst van het Bestuur der Strafinrichtingen8. Op centraal niveau werd een Centrale Sociale Dienst ingericht die als taak had de werk zaamheden van de sociaal assistenten te controleren en te coördineren. De leiding van de centrale dienst werd toevertrouwd aan een inspectrice met een speciale opleiding in de sociale technieken. Zij werd bijgestaan door een administratief secretariaat. De sociaal assistenten kregen elk een regio toegewezen waarbinnen zij voor alle opdrachten van penitentiair sociaal werk bevoegd waren. Aanvankelijk was elke sociaal assistent verantwoordelijk voor een gebied dat overeenstemde met een provincie of een dichtbevolkt gerechtelijk arrondissement. Na de Tweede Wereldoorlog kon door de uitbreiding van het personeelsbestand het actieterrein worden gereduceerd. Elke sociaal assistent werd aan een strafinrichting verbonden en stond in voor een gebied dat doorgaans overeenstemde met een gerechtelijk arrondissement 9. Op centraal niveau werd het kader in 1959 uitgebreid met twee inspecteurs, één voor elke taalrol. 4
CHRISTIAENSEN S., ‘Klassieke en hedendaagse beroepen en functies in de strafuitvoering’, in HEIRBAUT D., ROUSSEAUX X. en VELLE K. (red.). Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Brugge, Die Keure, 2004, p. 330; DE VALCK S., STORME I., ‘Van overheidsclassering naar psychosociale dienst (Strafinrichtingen) en Justitiehuizen (Rechterlijke Organisatie)’, in BOUVERNE-DE BIE M., KLOECK K., MEYVIS W., ROOSE R. en VANACKER J. (red.). Handboek Forensisch Welzijnswerk. Gent, Academia Press, 2002, p. 79; STEYAERT J., In de ban van het getal. Cliëntregistratie in de Vlaamse ambulante welzijnszorg. Universitaire Instelling Antwerpen (onuitgegeven doctoraatsverhandeling), 1996, p. 24 (http://www.steyaert.org/jan/proefschrift/). 5 Wet van 9 april 1930 tot bescherming van de maatschappij tegen de abnormalen en gewoontemisadigers (B.S., 11 mei 1930). 6 Koninklijk Besluit van 5 augustus 1930 tot oprichting van een betrekking van maatschappelijk assistent (Rec., 1930, p. 179). 7 Ministerieel Besluit van 29 september 1930 inzake de bevoegdheid van de maatschappelijke assistenten (Rec., 1930, p. 209). 8 Omzendbrief van de directeur-generaal van het Bestuur der Strafinrichtingen van 6 september 1937 inzake de inrichting van de post-penitentiaire sociale dienst (Rec., 1937, p. 191-197). 9 GENONCEAUX D., ‘Sociale dienst der strafinrichtingen. Zijn organisatie, zijn principes en zijn techniek’, Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen, 12, 1958, 1, p. 7-8.
17
In de loop der jaren groeide het takenpakket van de maatschappelijk assistenten. In 1948 werd de praetoriaanse probatie ingevoerd10 en de maatschappelijk assistenten kregen, elk in hun regio, de verantwoordelijkheid voor het toezicht erop. Vanaf het begin van de jaren vijftig begonnen de rechtbanken ook ‘persoonlijkheidsenquêtes’ of voorlichtingsrapporten aan te vragen om zicht te krijgen op de persoonlijkheid van de verdachte, zijn milieu en de diverse factoren die geleid hadden tot het delin quent gedrag11. In de jaren 1960-1970 kwamen andere categorieën maatschappelijk werkers in beeld. Het in voege treden van de wet van 29 juni 1964 betreffende de opschorting, het uitstel en de probatie had tot gevolg dat naast het bestaande personeel enkele tientallen probatieassistenten werden aangesteld, die instonden voor de voorlichting van de rechter en voor de geïndividualiseerde verplichte begeleiding van, toezicht op en verslaggeving over de delinquenten onder probatie. Aan de com missies tot bescherming van de maatschappij van Antwerpen, Gent, Leuven en Luik werden begin jaren 1960 eveneens maatschappelijk assistenten toegevoegd. Hun taak bestond erin voor elke geïnterneerde een sociaal dossier samen te stellen op basis van een uitgebreid familiaal en sociaal onderzoek, medewerking te verlenen aan het uitwerken van de reclassering en toezicht uit te oefenen op de geïnterneerden. In 1963 werd ook een maatschappelijk assistent gehecht aan de penitentiaire schoolcentra van Marneffe en Hoogstraten, de Centrale Gevangenis van Leuven en het pas opgerichte Penitentiair Oriëntatiecentrum (POC)12 te Sint-Gillis13. In 1971 werden in de schoot van de Penitentiair Antropologische Dienst in negen strafinrichtingen Observatie- en Behandelingseenheden (OBE’s) opgericht. Deze diensten, bestaande uit een adjunct-directeur, een deeltijds psychiater, een deeltijds psycholoog en een voltijds maatschappelijk assistent, kregen naast de begeleiding en behandeling van individuele gevangenen, als bijzondere taak de voorbereiding van de voorwaardelijke invrijheidstelling en het systematisch penitentiair verlof14. Tegelijkertijd werden de eerste maatschappelijk werkers in ‘binnendienst’ aangesteld15. Zij waren bestendig werkzaam in de strafinrichtingen en stonden in voor het onthaal van gedetineerden, de psycho-sociale bijstand van gedetineerden én personeel, de voorbereiding van de reclassering en het bijhouden van het sociaal dossier. Ingevolge de nieuwe bevoegdheden inzake probatie werd de Sociale Dienst in 1969 omgedoopt tot Sociale Dienst en Probatie van de buitendiensten van het Bestuur Strafinrichtingen. 10
Een praetoriaanse probatie houdt in dat het parket voorwaarden gaat koppelen aan een seponering. Als de dader effectief de voorwaarden naleeft die zijn voorgesteld door het openbaar ministerie, zal dit leiden tot de seponering van de zaak. Het openbaar ministerie kan, bij het niet naleven van de voorwaarden of bij het plegen van nieuwe feiten door de dader, de zaak heropenen. Enkel bij verjaring van de feiten is zo’n heropening niet meer mogelijk. 11 CHRISTIAENSEN S., art. cit., p. 332-333; BAEYENS L., ‘Detentiebegeleiding vanuit de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing’, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 274. 12 Het POC was belast met de medisch-psychologische observatie van de probleemgevallen in de strafinrichtingen bij wie de klassieke observatiemethoden in de antropologische laboratoria gefaald hadden. De te onderzoeken gedetineerden werden groepsgewijs opgenomen en verbleven gedurende een zestal weken in de inrichting. Op basis van een uitgebreide observatie werd een gemotiveerd advies geformuleerd over de classificatie en verdere behandeling van de onderzochte personen. Na verloop van tijd breidde het takenpakket van het POC verder uit en verrichtte men er drie types van onderzoek: een grondig persoonlijkheidsonderzoek van gedetineerden met zware correctionele of criminele straffen met het oog op hun eventuele invrijheidstelling en de voorwaarden waaronder deze kon verlopen, een oriëntatieonderzoek van criminele veroordeelden bij de aanvang van hun straf en onderzoeken van korte duur gericht op het oplossen van bepaalde sociale problemen bij gedetineerden. Het POC werd in 1992 officieel opgeheven. De klinische werkzaamheden van het POC lagen op dat moment reeds een aantal jaren stil tengevolge van een gevangenisopstand in september 1987. 13 ‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjaarlijks verslag 1960-1965’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XIX, 1965, 6, p. 345-347. 14 NEYS A., PETERS T., ‘De geschiedenis van het gevangeniswezen’, in NEYS A., PETERS T., PIETERS F. en VANACKER J. (red.), Tralies in de weg, p. 32. 15 Voordien wijdden de maatschappelijk assistenten reeds een deel van hun tijd aan intern sociaal werk, via wekelijkse zitdagen in de strafinrichting, maar hun focus lag voornamelijk op extramurale prestaties (enquêtes en begeleiding).
18
In 1972 traden de eerste regionale inspecteurs in dienst, die de schakel vormden tussen de centrale directie en de maatschappelijk werkers en die onder meer belast waren met het administratief toezicht op en de begeleiding van de maatschappelijk werkers16. Na de Staatshervorming van 1980, waarbij de penitentiaire en post-penitentiaire hulpverlening, met uitzondering van de uitvoering van strafrechterlijke beslissingen, als ‘persoonsgebonden materie’ tot de bevoegdheid van de Franse en Vlaamse Gemeenschap ging behoren, werden 14 maatschappelijk assistenten en twee inspecteurs van de Sociale Dienst en Probatie, evenals alle door Justitie gesubsidieerde private reclasseringsdiensten (beschermingscomités, werken voor wederaanpassing en onthaaltehuizen), overgeheveld naar de ministeries van de Gemeenschappen. Het Bestuur Strafinrichtingen behield een licht afgeslankte sociale dienst voor taken die rechtstreeks verband hielden met de uitvoering van straffen en maatregelen en die een gedragsdeskundige inbreng vereisten (voorlichting en advies, begeleiding en toezicht)17. In 1992 werd de Sociale dienst en Probatie opgeheven en vervangen door de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing (DMWS)18. De naamswijziging drong zich op omdat de dienst ingevolge de wet van 20 juli 1990 op de voorlopige hechtenis nieuwe taken had gekregen die buiten het kader van ‘strafinrichtingen en probatie’ lagen19. Begin jaren 1990 werden ook bij het openbaar ministerie enkele initiatieven genomen op het vlak van justitiële begeleiding en voorlichting. Bij wijze van proefproject werd in 1993 een Dienst Slachtoffer onthaal opgericht bij acht parketten. Drie jaar later beschikte elk parket van de procureur des Konings over zo’n dienst. In functie hiervan werden aan de parketten maatschappelijk assistenten toegevoegd en verbindingsmagistraten aangeduid. In 1994 werd de bemiddeling in strafzaken officieel in ons strafrechtssysteem ingevoerd20, waardoor voor sommige misdrijven het verval van de strafvordering mogelijk werd. Bij de parketten werd hiertoe een Dienst Bemiddeling in Strafzaken opgericht. De uitvoering van de bemiddelingsopdrachten (uitvoeren van enquêtes en begeleiden en opvolgen van het bemiddelingsproces) gebeurde door bemiddelingsassistenten die ressorteerden onder de parketten. De Dutroux-affaire veroorzaakte een schokgolf in het justitiële werkveld. Opeens werden problemen die al jaren sluimerden, zoals de verspreiding van het personeel over verschillende diensten, de beperkte samenhang, de veel te hoge werklast en het gebrek aan logistieke en leidinggevende ondersteuning, aangekaart. In een spoedreactie op de dramatische gebeurtenissen keurde de ministerraad op 30 augustus 1996 een reeks maatregelen goed die tot doel hadden de efficiëntie en effectiviteit van justitie te verbeteren, de humane aanpak te optimaliseren en de toegankelijkheid te verhogen. Op centraal niveau werden de Penitentiair Antropologische Dienst en de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing opgeheven en hun bevoegdheden verdeeld tussen twee nieuwe diensten, die in 1998 van start gingen. De Psychosociale Dienst bij het Directoraat-generaal Strafinrichtingen verving de Penitentiair Antropologische Dienst, waartoe de antropologische diensten en de OBE’s in de strafinrichtingen behoorden, en het deel van de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing dat was belast met interne opdrachten (‘de binnendienst’)21. De extramurale sociale zorg van de Dienst 16
‘Bedrijvigheid van het Bestuur der Strafinrichtingen. Vijfjaarlijks verslag 1970-1975’, Bulletin van het Bestuur der Strafinrichtingen, XXIX, 1975, 6, p. 492-493. 17 MEYVIS W., ‘Forensisch welzijnswerk op de brug tussen strafrechtsbedeling, gevangenis en samenleving’, in: A. NEYS, T. PETERS, F. PIETERS en J. VANACKER (eds.), Tralies in de weg. Het Belgische gevangeniswezen: historiek, balans en perspectieven, Leuven, Universitaire Pers Leuven, 1994, p. 366. 18 Koninklijk Besluit van 20 oktober 1992 tot oprichting van de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing bij de buitendiensten van het Bestuur Strafinrihvintgen (B.S., 31/10/1992). 19 BAEYENS L., art. cit., p. 275. 20 Wet van 10 februari 1994 houdende regeling van een procedure voor de bemiddeling in strafzaken (B.S., 27 april 1994). 21 De activiteiten, de bevoegdheden en de archiefvorming van de Psychosociale Dienst op centraal niveau en bij de strafinrichtingen komen uitgebreid aan bod in respectievelijk: DEVOLDER K., Archief van de FOD Justitie Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, 117 p. en DROSSENS P., Archief van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009, 123 p.
19
Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing (probatie, maatschappelijk onderzoek en begeleidingen) werd ondergebracht in de Dienst Sociaal Werk bij het Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie. Om de versnippering op het terrein tegen te gaan, besliste de ministerraad tot de oprichting in elk gerechtelijk arrondissement van een justitiehuis, waarbinnen alle parajustitiële diensten zouden wor den samengebracht. B.
Dienst Justitiehuizen
De Dienst Sociaal Werk was eigenlijk een tussenfase naar de oprichting van de Dienst Justitiehuizen in 1999. De Dienst Justitiehuizen ontstond door samenvoeging van de Dienst Sociaal Werk met de diensten voor slachtofferonthaal en de diensten voor bemiddeling in strafzaken bij de parketten. Het wettelijk kader van de Dienst Justitiehuizen – twee wetten, vier koninklijke en evenveel ministeriële besluiten – trad op 1 juli 1999 in werking. De Dienst Justitiehuizen maakte aanvankelijk deel uit van het Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie en bestond op centraal niveau uit twee grote afdelingen (Organogram 1). De algemene afdeling omvatte de cel Visieontwikkeling en beleidsondersteuning, de cel Middelen, de cel SIPAR, de cel Personeelspolitiek en de cel Vorming. De specifieke afdeling bestond uit twee ondersteunende diensten: de steundienst Alternatieve Maatregelen (SAM) en de steundienst Slachtofferzorg (SSZ). Ingevolge de dienstorder van de voorzitter van het Directiecomité van 27 juni 2003 werden de taken van de justitiehuizen echter verdeeld tussen twee directoraten-generaal (Organogram 2). Bemiddeling in strafzaken, vrijheid onder voorwaarden, probatie, autonome werkstraf, penitentiaire opdrachten en vrijheid op proef hingen af van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen. Eerstelijnswerking, slachtofferonthaal en burgerrechtelijke opdrachten hingen af van het Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie. Op centraal niveau bleef enkel de dienst Slachtofferzorg deel uitmaken van het DG Rechterlijke Organisatie. De andere diensten werden overgeheveld naar het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen. De bevoegdheden van de cel Personeelsbeleid werden deels overgeheveld naar de recruteringscel van de nieuwe stafdienst Personeel en Organisatie (P&O) en deels naar de personeelsdienst van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen. Het materieel beheer van de justitiehuizen en de werkingskosten van het personeel bleven de bevoegdheid van de Dienst Gebouwen en Materieel van het DG Rechterlijke Organisatie. De Dienst Justitiehuizen omvatte naast een centrale administratie ook buitendiensten. Deze waren op twee niveaus gestructureerd, een regionaal niveau en een lokaal niveau’ 22. Per Hof van Beroep was er een regionaal bestuur onder leiding van een regionaal directeur. Voor Brussel werd een Nederlandstalige en een Franstalige regionaal directeur voorzien. De regionaal directeur beschikte over een administratieve kracht en een staf van adjunct-adviseurs die onder meer werkten voor de bemiddeling in strafzaken en het slachtofferonthaal. De regionaal directeur was verantwoordelijk voor de coördinatie van de verschillende justitiehuizen in het rechtsgebied van het hof van beroep. Per taalrol vervulde een regionaal directeur bovendien de rol van regionaal directeur-coördinator 23. Op lokaal niveau werd in elk gerechtelijk arrondissement een justitiehuis opgericht. Het eerste justitiehuis opende haar deuren in Kortrijk op 19 november 1997. Eind 2002 beschikten alle 27 arrondissementen over een justitiehuis. Het justitiehuis van Brussel werd ontdubbeld in een Frans- en een Nederlandstalige afdeling. De oprichting van de justitiehuizen ging niet alleen gepaard met een gevoelige uitbrei ding van het personeelskader, maar resulteerde ook in het samengaan van bestaande diensten, de toewijzing van nieuwe opdrachten en de creatie van nieuwe functies. Bovendien kwam er een einde aan de diverse benamingen en statuten van het parajustitieel personeel: probatieassistenten, bemiddelingsassistenten en maatschappelijk assistenten werden justitieassistenten24. 22
Ministerieel Besluit van 23 juni 1999 tot vaststelling van de basisinstructies voor de justitiehuizen (B.S., 29 juni 1999). 23 Ministerieel Besluit van 23 juni 1999 tot vaststelling van de functiebeschrijvingen en profielen voor het personeel van de buitendiensten van de Dienst Justitiehuizen van het Ministerie van Justitie (B.S., 29 juni 1999). 24 Koninklijk Besluit van 13 juni 1999 genomen ter uitvoering van de wet van 12 april 1999 tot wijziging van som mige bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek en tot overplaatsing van sommige personeelsleden in dienst bij de
20
C.
Directoraat-generaal Justitiehuizen
In 2005 werd op aangeven van de toenmalige directeur-generaal van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen een BPR (Business Proces Reengineering) opgestart voor de buitendiensten van de Dienst Justitiehuizen. Het doel van de BPR was een grondige analyse te maken van de gehanteerde werkmethoden en –processen en van de organisatiestructuur van de justitiehuizen. Het project toonde vrij snel aan dat de constructie waarbij de Dienst Justitiehuizen was ondergebracht bij twee directoraten-generaal voor veel verwarring zorgde. De conclusie was dat de sturing van de justitiehuizen vanuit één DG zou moeten gebeuren. Het directiecomité van de FOD Justitie deed op 31 augustus 2005 het voorstel om de Dienst Justitiehuizen in haar geheel onder te brengen bij het DG Uitvoering Straffen en Maatregelen. De toenmalige minister van Justitie, Laurette Onkelinx, liet in een schrijven van 10 oktober 2005 aan de voorzitter van het directiecomité echter weten dat er een apart DG Justitiehuizen moest komen. Het was enerzijds weinig opportuun de justitiehuizen integraal bij het DG Uitvoering Straffen en Maatregelen te incorporeren aangezien bepaalde opdrachten, zoals slachtofferonthaal en eerstelijnswerking, veel ruimer zijn dan de opdracht van dat DG. De oprichting van een apart DG voor de justitiehuizen vergrootte anderzijds de zichtbaarheid, zowel naar de burgers toe als naar de opdrachtgevers, wat het opzetten van samenwerkingsverbanden zou faciliteren25. Op 20 september 2006 werd Annie Devos benoemd als directeur-generaal van het DG Justitiehuizen. De officiële start van het DG vond plaats op 1 januari 2007. Sedert 1 september 2007 is het DG Justitiehuizen ook belast met de opvolging van het elektronisch toezicht. In België werd er voor het eerst geëxperimenteerd met elektronisch toezicht (ET) in de periode april 1998-september 2000. De justitiehuizen stonden in voor de voorlichtingsrapportage en voor de begeleiding van de persoon die onder ET werd gesteld 26. In oktober 2000 werd het elektronisch toezicht nationaal ingevoerd en nam het Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht (NCET), opgericht in de schoot van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen, dit taken pakket over27. De afwezigheid van een wettelijk statuut, een gebrek aan rolduidelijkheid en verschillende visies op de relatie tussen sociale begeleiding en controle lagen aan de basis hiervan 28. De justitieassistenten weigerden bijvoorbeeld om ingeschakeld te worden voor de controle ter plaatse bij overtreding van het tijdschema door de onder elektronisch toezicht gestelde. Er werd dus een aparte structuur opgezet waardoor de begeleiding van de onder elektronisch toezicht gestelden gebeurde door ‘maatschappelijk’ assistenten van het NCET, die niet onder de Dienst Justitiehuizen ressorteerden. Met de overheveling van de bevoegdheid voor elektronisch toezicht werd terug een omgekeerde beweging gemaakt en zijn de maatschappelijk assistenten voor het ET (opnieuw) bij de justitiehuizen ondergebracht. Ook de personeelsleden van het NCET die instaan voor de monitoring ressorteren nu onder het DG Justitiehuizen. De leden van de mobiele equipe van het NCET, die instaan voor de planning en plaatsing van de enkelbanden en boxen, blijven echter deel uitmaken van het DG EPI, de rechtsopvolger van het DG Uitvoering van Straffen en Maatregelen. Het DG Justitiehuizen bestaat uit een centraal bestuur en buitendiensten: de 28 justitiehuizen. Van een regionaal niveau op het niveau van het Hof van Beroep is niet langer sprake. Voortaan zijn er nog maar twee regionale directies (Noord en Zuid) die respectievelijk bevoegd zijn voor het Neder landstalige en het Franstalige landsgedeelte. De twee regionale directeurs zetelen op het niveau van het hoofdbestuur. parketten of verbonden aan een probatiecommissie (B.S., 29 juni 1999). 25 Jaarverslag FOD Justitie 2005. Brussel, FOD Justitie, 2006, p. 30; Jaarverslag FOD Justitie 2006, Brussel, FOD Justitie, 2007, p. 36, 39; PASMANS V., ‘De geboorte van een apart Directoraat-generaal voor de justitiehuizen’, Panopticon, 2007, 3, p. 71. 26 Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 1999. Brussel, Ministerie van Justitie, 2000, p. 31-32; DE VALCK S., STORME I., art. cit., p. 84. 27 BEYENS K., BAS R., KAMINSKI D., ‘Elektronisch toezicht in België. Een schijnbaar penitentiair ontstoppingsmiddel’, Panopticon, 2007, 3, p. 21-22. 28 Ibidem, p. 28; DE VALCK S., STORME I., art. cit., p. 111.
21
Het hoofdbestuur van het DG Justitiehuizen heeft ondanks het korte bestaan reeds een aantal verhuizingen meegemaakt: bij de oprichting in januari 2007 werkten de meeste medewerkers op de Waterloolaan 76, terwijl anderen zich in het gebouw Bordet A op de Waterloolaan 115 bevonden. In afwachting van een locatie voor alle centrale diensten heeft het directoraat-generaal half september 2007 zijn intrek genomen in het Treurenberggebouw, op de hoek van de Treurenberg en het Leuvenseplein. Het Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht, dat in die periode bij het DG Justitiehuizen werd ondergebracht, was op dat moment gehuisvest in de Berkendaelstraat. Uiteindelijk zijn alle centrale diensten van het DG Justitiehuizen eind november 2008 ingetrokken in een gerenoveerd gebouw op de Leuvenseweg 38. De bevoegdheden en activiteiten van de centrale diensten en de organisatie en werking worden in de volgende paragrafen besproken.
22
Bevoegdheden en activiteiten Het Directoraat-generaal Justitiehuizen staat in voor: - de justitiële begeleiding en het toezicht van daders in opdracht van de gerechtelijke en/of admi nistratieve overheden, gericht op het voorkomen van recidive; - het onthaal, het informeren, het bijstaan en doorverwijzen van slachtoffers van strafrechtelijke misdrijven; - het informeren en voorkomend doorverwijzen van burgers die betrokken zijn in een conflict of geconfronteerd worden met een gerechtelijke procedure; - het verstrekken van informatie aan de gerechtelijke en/of administratieve overheden door maatschappelijke enquêtes, beknopte voorlichtingsrapporten of burgerrechtelijke sociale studies; - het ondersteunen van een coherent beleid met betrekking tot alternatieve wijzen van conflict hantering en sanctionering alsook van de ondersteuning aan slachtoffers door gerichte sensibilisering en subsidiëring29. Op het centraal niveau worden vijf kernprocessen en vijf ondersteuningsprocessen geïdentificeerd 30. De kernprocessen hebben enerzijds te maken met de ontwikkeling van expertise (conceptuele aansturing, beleidsondersteuning, operationele ondersteuning, overlegstructuren en samenwerkingsverbanden) en anderzijds met de tactische aansturing en operationele opvolging van het lokale niveau (lijnmanagement). Hieronder ressorteert eveneens de administratieve opvolging van het elektronisch toezicht en de aansturing van de justitiehuizen en de mobiele equipe. De ondersteuningsprocessen zijn: managementprocessen, personeel- en organisatieprocessen, budget en beheerscontrole, logistiek en ICT.
Organisatie en werking Het Directoraat-generaal Justitiehuizen is een jonge organisatie die in 2007 van start ging en tijdens de eerste jaren nog volop in ontwikkeling was. De structuur (organogrammen) van het hoofdbestuur werd in de loop van 2008 op punt gesteld nadat de leidinggevenden waren benoemd en een golf van nieuwe medewerkers zijn intrede had gedaan. Het DG Justitiehuizen wordt geleid door mevr. Annie Devos. Het hoofdbestuur van het DG Justitiehuizen telt een 120-tal personeelsleden. Het Nationaal Forum voor slachtofferbeleid ressorteert strikt gezien niet onder het DG Justitiehuizen, maar huist wel in hetzelfde gebouw op de Leuvenseweg. Om de medewerkers van het Nationaal Forum te kunnen informeren over de selectiebeslissingen inzake het door hen beheerde archief, is dit advies- en overlegorgaan toch in deze selectielijst opgenomen. A.
Dienst van de directeur-generaal
Directeur-generaal De directeur-generaal is belast met de dagelijkse leiding van het DG Justitiehuizen. Hij vertaalt de strategische objectieven van de voorzitter van de FOD naar management- en operationele plannen, waakt over het budget en stuurt het personeel aan. Hij zit het managementteam voor en ver-
29
Jaarverslag FOD Justitie 2008. Brussel, FOD Justitie, 2009, p. 37; Jaarverslag FOD Justitie 2009. Brussel, FOD Justitie, 2010, p. 43. 30 PASMANS V., ‘De geboorte van een apart Directoraat-generaal voor de justitiehuizen’, Panopticon, 2007, 3, p. 72.
23
tegenwoordigt het directoraat-generaal in het directiecomité van de FOD Justitie. De directeurgeneraal is ook voorzitter van diverse overlegorganen, zoals de federale overlegstructuur. Secretariaat van de directeur-generaal Het secretariaat beheert de agenda van de directeur-generaal en staat in voor de registratie van de inkomende brieven, kabinetsnota’s en parlementaire vragen voor alle centrale diensten, met uitzonde ring van de Directie Expertise. Het secretariaat ondersteunt deze diensten ook op logistiek vlak: reservatie vergaderinglokalen, broodjesmaaltijden,… De secretaris van de directeur-generaal is tevens de persoon die de afwezigheden van het personeel van het hoofdbestuurd in Medex registreert. B.
Directie Managementondersteuning
Dienst Communicatie, PMO en Planning Deze dienst ondersteunt het DG Justitiehuizen bij de organisatie en implementatie van de strategische en operationele doelstellingen en begeleidt de veranderingsprocessen. Dienst Budget, Logistiek en ICT De Dienst Budget, Logistiek en ICT staat in voor de ondersteuning van de justitiehuizen op het vlak van gebouwen en materieel. Anderzijds staat de dienst ook in voor de financiële afhandeling van de nationale projecten en de projecten Globaal Plan 31 en sinds april 2009 voor de uitbetaling van financiële hulp aan personen onder elektronisch toezicht zonder middelen van bestaan. De dienst beheert ook het dossier van het beheerscontract met de firma die instaat voor de aanlevering en het onderhoud van de applicatie voor de opvolging van het elektronisch toezicht en van de enkelbanden en de monitoringboxen. Dienst data-analyse en kwaliteit Een belangrijke taak van de dienst is het verzekeren van een permanente ondersteuning aan alle gebruikers van de computerapplicaties voor de registratie en het beheer van mandaten (SIPAR). Met het oog hierop stelt de dienst gebruikshandleidingen op voor SIPAR, voorziet hij de nodige opleiding voor het gebruik van SIPAR, verleent hij toegang tot het programma aan de bevoegde personen, beantwoordt hij de vragen van de justitiehuizen over de gebruikswijze van SIPAR, verzamelt hij de verzoeken om aanpassing van de tool, analyseert hij de problemen en lost ze op, controleert hij het functioneren van het netwerk en de SIPAR-server en controleert hij de juistheid van de gegevens. De dienst staat ook in voor de beschikbaarstelling van de statistische gegevens aan de bevoegde instanties. Het beheer van SIPAR berust bij de Stafdienst ICT van de FOD Justitie. Een andere belangrijke taak is het ontwikkelen en onderhouden van instrumenten voor de analyse, het beheer en de ondersteuning van de besluitvorming (ter ondersteuning van het management, voor de uitwerking van het strafrechtelijk beleid,…) gebaseerd op gefundeerde, consistente en blijvend betrouwbare gegevens. Zo heeft de dienst onder meer gewerkt aan een instrument voor het ‘beheer van de achterstand’ van de opdrachten, waardoor het mogelijk is de evolutie te volgen van de dossiers die nog toegewezen moeten worden binnen een justitiehuis. Een ander voorbeeld is het programma resource planning, gebaseerd op de gegevens van SIPAR, dat het de directies van de justitiehuizen mogelijk maakt de werkdruk voor de justitieassistenten te objectiveren, de werklast optimaal te verdelen en de plaatselijke personeelsbehoeften beter en objectiever te definiëren. In 2009 werd ook gestart met de ontwikkeling van een statistische gegevensbank (datawarehouse), die uiteindelijk alle statistische tools en beheersinstrumenten van het DG Justitiehuizen zou moeten voeden, en werden de eerste stappen gezet naar een vernieuwing van het informaticasysteem voor het 31
Zie Directie Expertise, Dienst Operationele ondersteuning.
24
beheer van de mandaten (nieuw SIPAR-systeem). Voor de ontwikkeling, implementatie en follow-up van de verschillende beheers- en statistische instrumenten werkt de dienst nauw samen met de stafdienst ICT van de FOD Justitie. C.
Directie P&O
De Directie P&O is enkel bevoegd voor de personeelsleden van de buitendiensten van het DG Justitiehuizen. De selectie, de werving en het beheer van de administratieve en financiële loopbaan van de personeelsleden van de centrale diensten behoren tot de taken van de stafdienst Personeel en Organisatie van de FOD Justitie. Dienst Personeelsbeheer Deze dienst staat in voor het opstellen en opvolgen van het personeelsplan, het administratieve beheer van de dossiers van het personeel van de buitendiensten (verlof, ziekte, pensioen, wedden, kinder bijslag,…) en het behandelen van tuchtdossiers. In coördinatie met de regionale directeurs staat de dienst ook in voor het beheer van de sociale relaties. Dienst Groei en ontwikkeling De voornaamste opdrachten van deze dienst zijn: - het uitwerken van een beleid op gebied van kennis- en competentiebeheer; - het lanceren van overheidsopdrachten inzake opleidingen; - de organisatie en coördinatie van interne en externe opleidingen; - het onthaal en de integratie van nieuwe medewerkers; - het beheren van de dossiers ontwikkelcirkels van het administratief personeel (jaarlijks) en de justitieassistenten (tweejaarlijks); - het beheren van de dossiers gecertificeerde opleidingen; - het onderhouden van relaties met de stafdienst Personeel en Organisatie van de FOD Justitie voor transversale projecten; - de opvolging en financiële afhandeling van opleidingsverlof en dienstvrijstelling voor opleidingen; - het beheren van dossiers van stagiairs. Dienst Selectie De Dienst Selectie coördineert de selectie en werving van justitieassistenten en managers kernprocessen32. De aanwervingen gebeuren in nauwe samenwerking met SELOR. D.
Directie Expertise
Secretariaat Het secretariaat ondersteunt de diensten van de Directie Expertise op administratief en logistiek vlak. Juridische sectie De juridische sectie biedt juridische ondersteuning aan de verschillende diensten van de directie Expertise. Deze juridische ondersteuning heeft betrekking op de materies die behoren tot het bevoegdheidsdomein van de justitiehuizen en omvat verschillende aspecten, zoals bijvoorbeeld: op de hoogte blijven van de wetgeving, reglementering en rechtspraak in domeinen die relevant zijn voor de justitiehuizen of het opzoeken en analyseren van informatie uit de vakliteratuur en andere informatie32
Het administratief personeel van de justitiehuizen wordt geselecteerd door de Stafdienst P&O.
25
bronnen om een volledig en gedocumenteerd advies te kunnen verlenen op een vraag of bij een probleem. Daarenboven verschaft de juridische afdeling, proactief of op verzoek, informatie van juridische en reglementaire aard aan interne medewerkers (collega’s, directie,…) of aan de justitie huizen. Zij verstrekt juridisch advies aan de diensten van de directie Expertise op vragen die betrekking hebben op de bevoegdheden van de justitiehuizen. Zij biedt ook juridische ondersteuning door deel te nemen aan werkgroepen en aan opleidingen in samenwerking met de cel Opleiding. Een bijkomende opdracht is het behandelen van de aanvragen tot erkenning van verenigingen die bijstand verlenen aan slachtoffers33. De juridische sectie beheert sinds kort ook de dossiers met de benoemingsbesluiten van de leden van de probatiecommissies34. Voordien was het secretariaat hiermee belast. Dienst Conceptuele aansturing en beleidsondersteuning De voornaamste taak van deze dienst is het beheren van de kennis (theoretisch, methodologisch, juri disch,…) die noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de opdrachten die aan de justitiehuizen worden toevertrouwd. De dienst werkt mee aan de ontwikkeling van een visie en een methodologie door deelname aan werkgroepen35, projecten, studiedagen, opleidingen en het opvolgen van specifieke literatuur. De kennis en bestaande praktijken worden geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd binnen daartoe opgerichte werkgroepen. In het kader van kennisoverdracht waakt de dienst erover dat nuttige informatie wordt overgemaakt aan de verschillende medewerkers via dienstnota’s, antwoorden op vragen van de justitiehuizen, de portaalsite, de nieuwsbrief Inside MJH,… In samenwerking met de cel Opleiding zorgt de dienst ook voor het aansturen en inhoudelijk invullen van vorming. Daarnaast heeft de dienst een ondersteunende rol ten aanzien van de minister van Justitie in de uitwerking van zijn beleid (redactie van nota’s en adviezen, antwoorden op parlementaire vragen,…) en ten aanzien van het College van Procureurs-generaal bij de uitwerking van het strafrechtelijk beleid inzake slachtofferonthaal, bemiddeling in strafzaken en strafuitvoering 36. Binnen de dienst zijn de taken verdeeld in functie van de verschillende opdrachten van de justitiehuizen. Dienst Operationele ondersteuning De dienst Operationele Ondersteuning bestaat uit twee secties, die respectievelijk bevoegd zijn voor de organisatie en opvolging van projecten en voor de opleiding van het personeel van de buitendiensten. De eerste cel is voornamelijk belast met het administratieve en financiële beheer van de projecten gesubsidieerd door de FOD Justitie ter omkadering van bepaalde alternatieve straffen en maatregelen. Het gaat meer bepaald om de projecten van het Globaal Plan en de zogenaamde ‘nationale projecten’37. 33
Deze opdracht werd vóór de oprichting van het DG Justitiehuizen vervuld door de Steundienst Slachtofferzorg van het DG Rechterlijke Organisatie. De erkenningsprocedure werd opgestart met de invoeging van art. 53bis, bij KB van 18 mei 1998 (B.S., 19 juni 1998), in het KB van 18 december 1986 betreffende de commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden. Sinds 1 februari 2007 is de erkenningsprocedure geregeld bij KB van 29 januari 2007, art. 4 § 1 (B.S., 1 februari 2007). 34 Probatiecommissies bestaan uit een magistraat (voorzitter), een advocaat en een ambtenaar. Er zijn tevens een of meer secterarissen voorzien. De benoemingsbesluiten hebben betrekking op de advocaat en de ambtenaar. 35 Bijvoorbeeld de werkgroep ‘adoptie’ die in 2009 op vraag van de minister van Justitie werd opgericht met het oog op de ontwikkeling van een methodologie voor de justitiehuizen betreffende het opnemen van de grondige burgerrechtelijke sociale studies gebaseerd op artikel 348.11 van het Burgerlijk Wetboek (weigering van een ouder om zijn kind te laten adopteren). 36 Jaarverslag FOD Justitie 2009, p. 46; ‘Dienst conceptuele aansturing en beleidsondersteuning’, Inside MJH, april 2010. 37 DOMINICUS H., ‘Alternatieve sancties en vormen van afdoening, beleidsontwikkelingen en knelpunten’, in VAN DAELE D., VAN WELZENIS I. (red.), Actuele thema’s uit het strafrecht en de criminologie. Leuven, Universitaire Pers, 2004, p. 34-36; LUYPAERT H., BEYENS K., FRANCOISE C., KAMINSKI D. m.m.v. JANSSENS C., Werken en leren als straf. Le travail et la formation comme peines. Brussel, VUBPress, 2007, p. 79-90.
26
De subsidiemogelijkheden binnen het Globaal Plan (voor de tewerkstelling, het concurrentievermogen en de sociale zekerheid) vloeien voort uit de wet van 30 maart 1994 houdende sociale bepalingen38. Steden en gemeenten kunnen een overeenkomst afsluiten met de FOD Justitie om bijkomend personeel aan te werven ter omkadering van de alternatieve gerechtelijke maatregelen 39. De financiering gebeurt in de vorm van een forfaitaire tussenkomst zoals voorzien in het KB van 12 augustus 199440. Deze overeenkomsten worden, mits gunstige evaluatie, jaarlijks verlengd binnen de budgettaire mogelijkheden. De projectvoorstellen worden door de gemeenten of de verenigingen ingediend bij de voorzitter van de arrondissementele evaluatie- en opvolgingscommissie 41. De voorstellen tot overeenkomst worden door de commissie bestudeerd en beoordeeld en hierna samen met het advies van de commissie overgemaakt aan de dienst Operationele ondersteuning. De dienst heeft tot taak de voorstellen tot overeenkomst te evalueren op basis van het advies van de evaluatie- en opvolgingscommissie en van het justitiehuis, de overeenkomsten juridisch uit te werken en ze voor te leggen aan de minister van Justitie. De dienst maakt ook, samen met de arrondissementele commissies, een periodieke evaluatie van het effect van de maatregelen 42. Anderzijds is er het ‘nationale subsidiekanaal’. Het uitvoeringsbesluit dat volgde op de invoering van de dienstverlening en opleiding als mogelijke probatievoorwaarde in 1994 voorzag dat de minister van Justitie binnen de budgettaire mogelijkheden subsidies kan toekennen aan bepaalde projecten43. Er werd vooropgesteld dat de projecten in het Nederlandstalige landsgedeelte een gelijkaardige tegenhanger krijgen in het Franstalige landsgedeelte en omgekeerd, vandaar de naam ‘nationale projecten’. Momenteel is de subsidiëring geregeld bij KB van 17 december 2003 44. Instellingen kunnen een subsidie krijgen voor de organisatie van leermaatregelen, werkstraffen, dienstverleningen of bemiddeling. De nationale projecten voorzien hun aanbod in elk gerechtelijk arrondissement. Sommige organisaties zijn op nationaal niveau actief (bijvoorbeeld het BIVV), andere organisaties werken alleen in Vlaanderen en hebben een tegenhanger in Wallonië 45. De subsidies dienen jaarlijks aangevraagd te worden. De Operationele dienst behandelt deze aanvragen en controleert of aan de voorwaarden is voldaan en of ze nageleefd worden. Daartoe kan de dienst alle nuttige inlichtingen en stukken opvragen en zelfs een onderzoek ter plaatse uitvoeren. De andere taken van de cel bestaan uit: de opvolging van protocolakkoorden met bepaalde openbare diensten inzake de uitvoering van werkstraffen 46, een samenwerking met het Waals Gewest 38
Wet van 30 maart 1994 houdende sociale bepalingen (B.S., 31 maart 1994). De overeenkomst bepaalt enerzijds het aantal personen waartoe de gemeente zich verbindt de zorg en de begeleiding op zich te nemen en anderzijds het aantal bijkomende aanwervingen waarvoor de federale staat een financiële tegemoetkoming toekent. De overeenkomst regelt desgevallend ook de modaliteiten volgens dewelke het aangeworven burgerpersoneel geheel of gedeeltelijk ter beschikking wordt gesteld van een bestaande vereniging die ervaring heeft met de zorg voor personen in de in de overeenkomst bedoelde domeinen. 40 KB van 12 augustus 1994 tot vaststelling van de voorwaarden waaronder de gemeenten een financiële hulp kunnen genieten voor de aanwerving van bijkomend burgerpersoneel belast met de begeleiding van alternatieve strafrechterlijke maatregelen, de criminaliteitspreventie en de opvang inzake drugsverslaving (B.S., 16 september 1994). 41 Zie voor een meer uitgebreide bespreking van deze commissie (samenstelling, archiefvorming,…) de selectielijst van de buitendiensten van het DG Justitiehuizen. 42 Ministeriële omzendbrief van 12 september 1996 tot wijziging van de omzendbrief van 7 maart 1995 met betrekking tot de aanwerving door de gemeenten van bijkomend personeel belast met de omkadering van alternatieve maatregelen, mogelijk gemaakt in het kader van het globaal plan voor de tewerkstelling, het concurrentievermogen en de sociale zekerheid (B.S., 29 november 1996). 43 KB van 6 oktober 1994 houdende uitvoeringsmaatregelen inzake de dienstverlening en opleiding (B.S., 15 oktober 1994). 44 KB van 17 december 2003 betreffende de subsidiëring van instellingen die voorzien in een gespecialiseerde begeleiding voor burgers die betrokken zijn in een gerechtelijke procedure (B.S., 12 maart 2004). 45 DE RUYVER B., PELC I., DE GRAEVE D., BUCQUOYE A., CORNELIS L., NICAISE P., Drugs in cijfers II. Studie naar de betrokken actoren, overheidsuitgaven en bereikte doelgroepen. Vervolg studie. Drogues en chiffres II. Etude des acteurs concernés, des dépenses publiques et des populations atteintes. Etude de suivi. Gent, Academia Press, 2007, p. 174. 46 Protocolakkoord van 31 januari 2005 tussen de minister van Defensie en de minister van Justitie betreffende de uitvoering van werkstraffen en dienstverleningen binnen Defensie; Protocolakkoord van 12 april 2007 tussen de minister van Binnenlandse Zaken en de minister van Justitie betreffende de uitvoering van werkstraffen en dienstverleningen binnen de FOD Binnenlandse Zaken. 39
27
in het kader van de opvang van personen die tot een werkstraf zijn veroordeeld47, de erkenning van bemiddelingsdiensten48 en het regelen van de collectieve verzekering van de werkgestraften. Daarnaast speelt de dienst de praktische en organisatorische problemen die door de coördinatoren en de gesubsidieerde diensten worden aangekaart door aan de juiste personen en verstrekt hij kwantitatieve en kwalitatieve gegevens op vraag van het DG. De cel Opleiding ondersteunt en adviseert de dienst Groei en ontwikkeling (P&O) en de hiërarchische lijn bij de organisatie van de voor de core business specifieke technische opleidingen. Ze bepaalt de pedagogische inhoud van de specifieke opleidingen: de pedagogische doelstellingen (over te dragen kennis, te ontwikkelen of te verwerven kennis, te ontwikkelen gedrag, te bereiken resultaten criteria, …), de geschikte ontwikkelmethoden (les, supervisie, intervisie, coaching,…), de toe te passen pedagogische methode (proces, materiaal), het geschikte type opleider (intern/extern, competenties, ervaring) en de evaluatiecriteria. Ze bepaalt ook de organisatorische elementen van de specifieke opleidingen: plaats, data, duur van de opleidingen,… Nadien evalueert ze de opleidingen met de deel nemers, hiërarchie en deskundigen en bezorgt de dienst Groei en ontwikkeling en de hiërarchische lijn een advies over de organisatie van de technische opleidingen (kwaliteit van de opleiding, kwaliteit van de opleider, verworven capaciteiten). Samen met de dienst Groei en ontwikkeling draagt de sectie ook bij aan de opmaak van het jaarlijkse opleidingsplan (deelontwikkelingsplan). Ze organiseert tevens de overdracht van de kennis en de ontwikkeling van de voor de core business specifieke competenties. Met het oog hierop informeert ze het veld over nuttige studiedagen en opleidingen, vergaart ze relevante informatie en stelt die ter beschikking in een gemakkelijk consulteerbare vorm (syllabus, lesnota’s, vademecum), organiseert ze de opleiding van de deskundigen uit het veld die deelnemen aan het proces van kennisoverdracht, alsook de pedagogische opleiding en ondersteuning van de interne opleiders. Voor de overdracht van de technische kennis organiseert de sectie basisopleidingen en individuele of collectieve supervisies. Dienst Overleg en samenwerking Deze dienst bevordert de samenwerking en het overleg met de externe partners (opdrachtgevende overheden, andere DG’s of FOD’s, gemeenschappen en gewesten, de verenigingssector,…) door de reeds bestaande partnerschappen en de behoeften van de justitiehuizen te inventariseren. Hij staat in voor de organisatie en opvolging van de federale en lokale overlegstructuren die bij KB van 1 oktober 2008 zijn opgericht teneinde de uitvoering van de opdrachten van de justitiehuizen te uniformiseren en te harmoniseren49. Hij verzorgt ook het secretariaat van de federale overlegstructuur 50. De dienst
47
In het kader van de ministeriële omzendbrief 2004/MINFP/001 van 29 januari 2004 betreffende de opvang van personen die tot een werkstraf zijn veroordeeld en van minderjarigen (B.S., 3 maart 2004). Voordien in het kader van de ministeriële omzendbrief 2000/MINFP/009 inzake de opvang van personen die tot dienstverlening werden veroordeeld en minderjarigen (B.S., 16 februari 2001). 48 De erkenning is geregeld bij KB van 26 januari 2006 tot bepaling van de erkenningscriteria van de bemiddelingsdiensten zoals bepaald door artikel 554, § 1, van het Wetboek van strafvordering.(B.S., 1 februari 2006). 49 Ingevolge het koninklijk besluit van 1 oktober 2008 houdende de samenstelling en werking van de overlegstructuren inzake de harmonisering van de uitvoeringsmodaliteiten van de opdrachten toevertrouwd aan het directoraat-generaal Justitiehuizen van de FOD Justitie (B.S., 17 oktober 2008) zijn er op federaal en lokaal niveau overlegstructuren opgericht. Op lokaal niveau werden deze overlegstructuren opgericht op het niveau van de rechtsgebieden van de hoven van beroep en op het niveau van de gerechtelijke arrondissementen. De overlegstructuren hebben tot doel om op geregelde tijdstippen de vertegenwoordigers van de opdrachtgevende overheden en van het DG Justitiehuizen samen te brengen om hun samenwerking in het kader van de opdrachten van het DG Justitiehuizen te evalueren. Hiermee wordt beoogd de processen van de opdrachten te uniformiseren, in voorkomend geval door het bepalen van samenwerkingsmodaliteiten. De overlegstructuren komen minstens tweemaal per jaar samen op bijeenroeping van de voorzitter. 50 De federale overlegstructuur is samengesteld uit: de directeur-generaal van het DG Justitiehuizen, die het voorzitterschap waarneemt, de directeurs van de regionale directie Noord en Zuid, de adviseur van de Directie Expertise, de eerste voorzitters van de hoven van beroep, de procureurs-generaal en vier vertegenwoordigers van de parketten van eerste aanleg, aangewezen door de Raad van procureurs des Konings. Deze personen kunnen zich laten vergezellen door een deskundige en/of medewerker van hun keuze.
28
ondersteunt daarnaast de directeur-generaal en het lijnmanagement bij hun opdracht om concreet vorm te geven aan de op strategisch niveau genomen beslissingen en ontwikkelde samenwerkingsverbanden. Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht Het Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht (NCET) verzekert het administratieve beheer van de dossiers elektronisch toezicht. Het NCET is tevens verantwoordelijk voor de centralisatie en coördinatie van de informatie inzake elektronisch toezicht en voor de controle op het naleven van het uurrooster. Het NCET ontvangt de vragen en mandaten van de opdrachtgevers en maakt ze voor uitvoering over aan de justitiehuizen. De aanvragen tot interventie (plaatsing, interventies en desacti veringen) worden door het NCET overgemaakt aan de mobiele equipe die verantwoordelijk is voor het plaatsen van de enkelbanden en de boxen. De personeelsleden van de monitoring van het NCET ontvangen de door de justitieassistenten opgestelde uurroosters en voeren een administratieve controle door alvorens deze te coderen. Ze verwerken de aanpassingen van de uurroosters die worden gevraagd door de justitieassistenten of, buiten de kantooruren, door de justitiabelen onder elektronisch toezicht. Ze maken ook de aanvragen voor penitentiair verlof over aan de bevoegde griffies. Zij staan bovendien in voor de opvolging van het technische beheer van de alarmsystemen: ze analyseren de ontvangen alarmen, nemen contact op met de justitiabele en maken alle inlichtingen over aan de justitieassistenten die verantwoordelijk zijn voor de begeleiding. De directie van het NCET baseert zich op deze informatie om adequaat te reageren op de niet-naleving van de uurroosters. Dit kan aan de hand van een informatiebrief, een verwitting, een herberekening of een melding. E.
Regionale directies
De regionale directies, één voor het Franstalige en één voor het Nederlandstalige landsgedeelte, bestaan uit een regionaal directeur, een stafmedewerker en een secretariaatsmedewerker. Ze fungeren als verbinding tussen het centraal en het lokaal niveau. De regionale directies geven leiding en aansturing aan de justitiehuizen in hun regio met het oog op de realisatie van de strategische doelstellingen. De opvolging van de uitvoering van de operationele plannen gebeurt onder meer door het uitvoeren van plaatsbezoeken. De regionaal directeur ondersteunt, coacht en evalueert de directeurs van de justitiehuizen in het kader van de uitvoering van hun missie. Hij fungeert als bemiddelaar bij conflicten en behandelt mogelijke klachten. In samenwerking met de personeelsdienst beheert hij ook de sociale relaties. Hij beheert bovendien de relaties met de externe partners op regionaal niveau. In het kader hiervan vervult de regionaal directeur onder meer de voorzittersfunctie van de lokale overlegstructuren op het niveau van het hof van beroep 51. Het secretariaat van dit orgaan wordt eveneens waargenomen door de regional directie.
51
De overlegstructuren op het niveau van de rechtsgebieden van de hoven van beroep zijn samengesteld uit: de directeur van de regionale directie Noord of Zuid, die het voorzitterschap waarneemt, de directeurs van de justitiehuizen gelegen in het rechtsgebied van het hof van beroep, de eerste voorzitter van het hof van beroep, de voorzitters van de rechtbanken van eerste aanleg, de procureur-generaal bij het hof van beroep en de procureurs des Konings van de gerechtelijke arrondissementen binnen het rechtsgebied van het hof van beroep.
29
F.
Nationaal Forum voor slachtofferbeleid
Het Nationaal Forum is een nationaal advies- en overlegorgaan dat werd opgericht door de minister van Justitie op 16 juni 1994 naar aanleiding van een parlementair initiatief 52. Wat de arrondissementele raad voor het slachtofferbeleid is op lokaal vlak 53, is het Nationaal Forum op nationaal vlak. Het Nationaal Forum brengt de vertegenwoordigers van alle ministers, administraties en verenigingen die bij het slachtofferbeleid zijn betrokken, met inbegrip van het College van Procureurs-generaal, rond de tafel. Het fungeert als overlegorgaan voor de verschillende institutionele actoren van het justitieel, politioneel en welzijnskader die betrokken zijn bij de rechten van en zorg voor slachtoffers. Het Nationaal Forum is belast met het verlenen van advies over probleemstellingen en (voor)ontwerpen van regelgeving inzake slachtofferbeleid; de uitwerking van voorstellen tot verbetering van de positie van het slachtoffer en van de slachtofferzorg, van de samenwerking op het terrein en van de afstemming tussen het nationaal en supranationaal slachtofferbeleid; de evaluatie van slachtoffergerichte initiatieven en van protocol- of samenwerkingsakkoorden inzake slachtofferzorg en de sensibilisering van het publiek en de politieke overheden 54. Deze opdrachten realiseert het Nationaal Forum door het formuleren van adviezen en aanbevelingen; de organisatie van studiedagen; het uitgeven van of meewerken aan brochures voor burgers die slachtoffer zijn geworden van een misdrijf of voor professionals; het realiseren van andere publicaties (artikels, handelingen van studiedagen, presentaties); het verspreiden van persberichten en een nieuwsbrief; het ontwikkelen van pedagogische tools (zoals DVD’s) en, sinds 2006, het onderhouden van een website met alle relevante informatie en eindproducten55. Grofweg om de vijf jaar maakt het Nationaal Forum een ‘stand van zaken’ op 56, waarin wordt nagegaan in welke mate de voorstellen van het Nationaal Forum in de praktijk zijn omgezet, in welke materies zich nog problemen voordoen en in welke sectoren nog bijkomende inspanningen geleverd moeten worden. Naar aanleiding van elke verkiezing wordt ook een memo randum opgesteld ter attentie van de politieke partijen en toekomstige regeringen waarin de aandacht wordt gevestigd op specifieke knelpunten. In het kader van het samenwerkingsakkoord van 7 april 1998 tussen de Staat en de Vlaamse Gemeenschap inzake slachtofferzorg, goedgekeurd bij decreet van 15 december 1998 57, is voorzien dat binnen het Nationaal Forum voor Slachtofferbeleid minimaal tweemaal per jaar overleg wordt gepleegd tussen de vertegenwoordigers van de Staat en de Vlaamse Gemeenschap en alle relevante maat schappelijke voorzieningen en instanties op het vlak van de slachtofferzorg. Dit overleg heeft als drieledige opdracht: de samenwerking en het overleg te bevorderen tussen de diensten van de Staat en deze van de Gemeenschappen, alsook met de arrondissementele raden en met alle relevante maatschappelijke voorzieningen en instanties die betrokken zijn bij de slachtofferzorg; op eigen initiatief of op hun verzoek, advies te verstrekken aan de Minister van Justitie, van Binnenlandse Zaken of aan de Vlaamse regering over elke aangelegenheid die van belang is voor de ontwikkeling van het slachtofferbeleid; en de toepassing van het samenwerkingsakkoord tweejaarlijks te evalueren en hierover aan de bevoegde ministers te rapporteren.
52
http://www.slachtofferrechten.just.fgov.be/; Ministeriële richtlijn van 15 september 1997 inzake het onthaal van slachtoffers op parketten en rechtbanken; Strategisch plan van een nationaal slachtofferbeleid. Fundamenten voor een Belgisch handvest van het slachtoffer van een strafrechtelijk misdrijf. Brussel, Ministerie van Justitie – Nationaal Forum voor Slachtofferbeleid, 1996, p. 7. 53 Zie voor een meer uitgebreide bespreking van de arrondissementele raden voor het slachtofferbeleid de selectielijst voor de buitendiensten van het DG Justitiehuizen. 54 RUBBENS A., VAN CAMP T., ‘Tien jaar slachtofferbeleid in België: stand van zaken en kritische reflectie’, Panopticon, 2005, 3, p. 78. 55 XHONNEUX M., GILSOUL L., Presentatie van de activeiten van het Forum – Présentation des activités du Forum. Lezing gehouden op de studiedag 15 jaar Nationaal Forum voor slachtofferbeleid - Balans, evaluatie en perspectieven, 22 februari 2010. 56 In 1998 en 2004 publiceerde het Nationaal Forum een ‘stand van zaken’. Een geactualiseerde versie werd op de studiedag van 22 februari 2010 door de medewerkers van het Nationaal Forum in het vooruitzicht gesteld. 57 Belgisch Staatsblad, 13 juli 1999.
30
In de diverse op stapel staande protocolakkoorden inzake slachtofferzorg, die op 5 juni 2009 werden afgesloten tussen de federale staat, de Franse Gemeenschap, de Franse Gemeenschapscommissie, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, de Vlaamse Gemeenschap, het Waals Gewest en de Duitstalige Gemeenschap58, is eveneens voorzien dat het Nationaal Forum een overlegplatform vormt voor de vertegenwoordigers van de bevoegde ministers en diensten van de Staat, de Gemeenschappen en de Gewesten, en van alle instanties en diensten die bij de slachtofferzorg betrokken zijn. De opdrachten van het Nationaal Forum die in deze protocolakkoorden zijn geformuleerd, zijn nagenoeg identiek aan die in het samenwerkingsakkoord van 7 april 1998. Het secretariaat van het Nationaal Forum werd aanvankelijk waargenomen door een ambtenaar van de Steundienst Slachtofferzorg. Sinds 2005 beschikt het Nationaal Forum over een eigen secretariaat met een Frans- en een Nederlandstalige attaché.
58
Belgisch Staatsblad, 15 juli 2009.
31
Organogrammen 1.
59
Organogram dienst Justitiehuizen, DG Rechterlijke Organisatie, 1999-2003 59
Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 2000. Brussel, Ministerie van Justitie, 2001, p. 7.
32
2.
60
Organogram opdrachten justitiehuizen op centraal niveau, 2003-200660
Jaarverslag Dienst Justitiehuizen 2003. Brussel, Ministerie van Justitie, 2004, p. 8.
33
3.
61
Organogram van het DG Justitiehuizen, anno 201061
Jaarverslag Federale Overheidsdienst Justitie 2009. Brussel, FOD Justitie, 2010, p. 44.
34
VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN Principes en basisbegrippen van de archivistiek Archief Archiefdocumenten zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen worden door een organisatie, een persoon of een groep personen in uit oefening van haar of zijn functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen. Het betreft dus om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Briefwisseling, e-mails, computerbestanden, webpagina’s, film- en geluidsbanden, kaarten en plannen zijn allemaal archiefdocumenten. Het Belgisch Staatsblad, boeken en gedrukte tijdschriften fungeren als documentatie en behoren niet tot het archief. Archiefreeksen Archiefreeksen of -series zijn groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeeld: de personeelsdossiers, de ontvangen omzendbrieven, de probatiedossiers. Archiefvormer Een archiefvormer is een zelfstandig handelend orgaan, persoon of groep personen die archief documenten ontvangt, opmaakt en bewaart uit hoofde van zijn/haar activiteiten of in uitvoering van de hem/haar opgedragen taken. Levenscyclus van het archief Archief kent een hele levenscyclus, die niet eindigt wanneer het archief het kantoor van de bevoegde ambtenaar verlaat. In essentie onderscheidt men drie fasen in de levensloop van archiefdocumenten: de dynamische, semi-statische en statische fase. In de dynamische fase hebben de archiefdocumenten in eerste plaats een administratieve functie. De stukken worden regelmatig gebruikt en bevinden zich binnen handbereik van de ambtenaar, hetzij in zijn eigen kantoor, hetzij in een archiefruimte in de onmiddellijke nabijheid. De ordening en bewaring is voornamelijk afgestemd op de individuele ambtenaar. Wanneer het dossier wordt afgesloten loopt de dynamische fase naar zijn einde. Na het afsluiten van het dossier kan het nog enige tijd onder de hoede van de behandelende ambtenaar blijven. De semi-statische fase is een tussenperiode. De dossiers zijn wel afgesloten maar de termijn van juridische en administratieve verantwoordelijkheid is nog niet verstreken. Het is aangewezen bescheiden die semi-statisch zijn geworden uit de bureaus te halen en naar de archiefruimte over te brengen. Het dynamische deel blijft op die manier overzichtelijk. De statische fase begint bij het verstrijken van de administratief-juridische bewaartermijn. In deze fase primeert de culturele en historisch-wetenschappelijke waarde van de archiefdocumenten. De archiefdocumenten die geselecteerd werden ter vernietiging, worden in deze fase effectief vernietigd. De archiefdocumenten die voor permanente bewaring in aanmerking komen, blijven over en komen in aanmerking voor overdracht naar het Rijksarchief.
35
Analyse van de archiefvorming en -bewaring Bij het hoofdbestuur van het DG Justitiehuizen is er geen centrale archiefdienst. Elke dienst organi seert, ordent en beheert naar eigen inzicht zijn archief. De dynamische archiefdocumenten in papieren vorm worden bewaard in de kantoren. De semi-statische documenten en die waarvan de bewaartermijn is verstreken, worden doorgaans apart bewaard. De oudste documenten (m.u.v. de personeelsdossiers) gaan terug tot het midden van de jaren 1990. In het gebouw op de Leuvenseweg 38 worden meerdere lokalen en ruimten gebruikt voor de bewa ring van afgesloten archief. Er is geen centrale archiefruimte voor alle diensten. De dynamische en de afgesloten dossiers van het personeel van de buitendiensten, die in omvang circa 100 strekkende meter bestrijken, worden in een lokaal bewaard vlakbij de bureau’s van de Directie P&O op het gelijkvloers. De meeste archiefdocumenten worden bewaard op de verdieping –1. Het archief van het NCET, dat terug gaat tot 2000, neemt hier de meeste plaats in beslag. Het gaat enerzijds om de omvangrijke reeks dossiers van gedetineerden onder elektronisch toezicht (naar schatting zo’n 400 strekkende meter) en anderzijds om allerhande administratieve archiefreeksen die dateren uit de periode toen het NCET nog onder het DG Uitvoering Straffen en Maatregelen ressorteerde. De reeks dossiers elektronisch toezicht wordt grotendeels bewaard in een lokaal dat is uitgerust met vaste ‘archiefrekken’ (open kasten met planken). De dossiers zijn per jaar numeriek geordend en zitten in niet-zuurvrije archiefdozen, die op hun beurt deels in de rekken en deels in verhuisdozen steken. Het lokaal zit overvol: nagenoeg alle rekken zijn gevuld en naast de rekken staan zeker nog 80 verhuisdozen opgestapeld. De overige dossiers en de diverse administratieve archiefreeksen zitten in verhuisdozen en worden deels in de gang, deels in een andere ruimte op dezelfde verdieping bewaard. In de gang staan er enkele tientallen verhuisdozen tegen de muur opgestapeld. In het lokaal, dat op termijn moet dienst doen als personeelsrefter, staan er circa 100 verhuisdozen her en der verspreid. Op de verdieping –1 is er daarnaast nog een lokaal dat voornamelijk door de diensten Opleiding en Groei en ontwikkeling wordt gebruikt als archiefruimte. Het archief dat hier wordt bewaard, dateert uit de periode vóór de oprichting van het DG Justitiehuizen. Een deel is opgeborgen in bureaukasten (in ordners, dossiermappen, archiefdozen,…), een deel zit in verhuisdozen die op de grond staan of tegen de muur zijn opgestapeld. In de verhuisdozen zit, naast de archieven van personeelsleden die de dienst hebben verlaten, ook een deel van de administratieve bibliotheek. Opmerkelijk is dat enkel het lokaal waar het NCET het merendeel van de dossiers elektronisch toezicht bewaart, afgesloten is. De archiefdocumenten in de gang en in de andere twee lokalen kunnen in principe geraadpleegd en zelfs gemanipuleerd worden door onbevoegden. Een zelfde probleem stelt zich met de afgesloten projectdossiers van de dienst Operationele ondersteuning. Deze dossiers worden bewaard in een ruimte op de derde verdieping die toegang biedt tot een vergaderlokaal. Het merendeel ervan zit in verhuisdozen. Een algemene vaststelling is dat, door de veelvuldige verhuizingen en personeelswissels, een aanzienlijk deel van het afgesloten archief nog steeds in verhuisdozen zit, met vaak als enige indicatie van de inhoud de naam van de dossierbehandelaar. Dit, gekoppeld aan de gebrekkige ordening van ‘oud’ archief in de diverse lokalen en het feit dat er tot op heden nog niet of nauwelijks is geselecteerd, staat een goed en overzichtelijk beeld van het aanwezige archief in de weg. Voorliggende selectielijst kan hier grotendeels soelaas bieden. Een aanzienlijk deel van het afgesloten archief kan immers, na het verstrijken van de bewaartermijn, worden vernietigd. Onder meer op de verdieping –1 zal hierdoor een einde worden gesteld aan het plaatstekort en aan de talrijke, her en der verspreide verhuisdozen gevuld met archief. Een eerste maal zal een vrij grootschalige vernietiging dienen plaats te vinden, waarbij alle archiefdocumenten waarvan de bewaartermijn is verstreken en die de definitieve bestemming ‘vernietigen’ hebben, ook daadwerkelijk worden vernietigd. Eens de achterstanden zijn weggewerkt, volstaat het om jaarlijks een kleinschaligere vernietigingsronde te organiseren om de omvang van het archief binnen de perken te houden. De selectie kan bovendien als vertrekpunt dienen om intern duidelijke afspraken te maken omtrent het gebruik en de beveiliging van de archieflokalen, de behandeling van de permanent te bewaren documenten (verpakking in zuurvrij materiaal, eenduidige beschrijving, opmaak dossierinventaris), de ordening van de reeksen,…
36
Het beheer van papieren documenten is slechts één aspect van de problematiek van het archiefbeheer. Bij de centrale diensten worden ook heel wat archiefdocumenten digitaal bijgehouden. De meeste diensten werken met digitale groepsklassementen op gedeelde netwerkschijven. Elke entiteit heeft een eigen plek op de server met specifieke toegangsrechten. Binnen de groepsklassementen wordt doorgaans gebruik gemaakt van een gestructureerde mappenstructuur die de belangrijkste taken van de dienst weerspiegelt en die de creatie van digitale dossiers mogelijk maakt. Bij de dienst Conceptuele aansturing en beleidsondersteuning is bijvoorbeeld sinds 2008 een degelijk groepsklassement ontwikkeld. Op het hoogste niveau zijn er de mappen betreffende de diverse taken en activiteiten (FAQ, teamvergaderingen, opleidingen, de kernprocessen van de justitiehuizen,…). Op een lager niveau, binnen de mappen die handelen over een specifiek kernproces, is een logische en uniforme onderverdeling uitgewerkt62. Bij de juridische sectie werd eveneens een digitaal klassement uitgewerkt naar analogie met de dienst Conceptuele aansturing en beleidsondersteuning 63. Het belang van een goed gestructureerde mappenstructuur kan niet voldoende onderstreept worden. Het vormt de basis voor een efficiënt beheer van digitale documenten, vermijdt dubbelbewaring en zorgt ervoor dat de documenten snel kunnen worden teruggevonden. Een aandachtspunt hierbij is het hanteren van duidelijke, betekenisvolle en uniforme namen voor de hoofd- en submappen én voor de digitale bestanden. Idealiter wordt in samenspraak binnen elke dienst een overzichtelijk en logisch klassement ontwik keld, dat zowel de papieren als de digitale archiefdocumenten omvat64. Vermeldenswaard is tot slot het intranet van het DG Justitiehuizen waar alle noodzakelijke documentatie, wet- en regelgeving, FAQ, dienstorders,… zijn gecentraliseerd en ter beschikking worden gesteld aan het personeel van de centrale diensten én van de buitendiensten van het DG.
Het concept selectie Selectie is de intellectuele en materiële procedure die erin bestaat de permanent te bewaren archiefdocumenten af te zonderen van deze die voor vernietiging in aanmerking komen. Archiefselectie is noodzakelijk. Het is onmogelijk alle archiefdocumenten te bewaren die binnen een organisatie worden opgemaakt of ontvangen. De Belgische federale overheidsdiensten alleen produceren jaarlijks tientallen kilometers archief. De integrale bewaring hiervan zou een enorme bewaarcapaciteit vergen en onverantwoord veel geld kosten. Het zou bovendien nefast zijn voor de toegankelijkheid: door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is. Alles bewaren heeft daarenboven weinig zin: niet alle archiefstukken hebben immers een archiefwaarde. Veel documenten behouden slechts kortstondig een administratieve of juridische waarde. Ze dienen enkel om tijdens een bepaalde periode informatie van administratieve aard vast te leggen of rechten en verplichtingen te kunnen bewijzen. Zodra deze redenen van bewaring zijn vervallen, hebben de documenten voor de archiefvormer geen verder nut. De meeste van deze documenten zijn echter ook voor later onderzoek van geen of gering belang. Enkel de archiefdocumenten met emotionele waarde, met een cultureel of wetenschappelijk belang of die voor verantwoording nodig zijn, komen voor permanente bewaring in aanmerking. Het bepalen van de definitieve bestemming (bewaren of vernietigen) van een archiefreeks gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijswaarde of informatiewaarde worden onmiddellijk bewaard, documenten die de neerslag vormen van routinematige handelingen worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoon vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening gehouden met het zgn. bewaarniveau. In de AT2 (79) wordt 62
Elke map bevat volgende onderdelen: ‘documentatie’, ‘nota’s Inspectie Financiën’, ‘nota’s DG’, ‘nota’s kabinet’, ‘parlementaire vragen’, ‘presentaties’, ‘verslagen werkgroepen’, ‘werkdocumenten’. 63 Dit groepsklassement is enkel bewerkbaar door leden van de juridische dienst; de leden van de conceptuele dienst hebben wel de mogelijkheid om het te consulteren. 64 Zie: SOYEZ S., Richtlijnen voor het beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1. (oktober 2009). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009, p. 24.
37
hieronder verstaan: “Het niveau of onderdeel van een organisatie, waar de archiefdocumenten in hoofdzaak zijn behandeld of waar de archiefdocumenten met bewijskracht naar buiten zijn gevormd, en waar bijgevolg de archiefdocumenten moeten bewaard worden” 65. Een variant op deze definitie wordt gehanteerd in Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (119): “Bestuurlijk, organisatorisch of administratief niveau van een archiefvormer van welke bij de selectie van archief bestanddelen met dezelfde inhoud als de archiefbestanddelen van andere archiefvormers binnen of buiten dezelfde organisatie die archiefbestanddelen blijvend worden bewaard, terwijl de overeenkomstige archiefbestanddelen van de andere archiefvormers worden vernietigd” 66. Bij overheidsorganisaties komt het regelmatig voor dat dezelfde informatie op meerdere plaatsen wordt bewaard, zij het niet altijd in dezelfde vorm. De informatie wordt bij voorkeur op die plaats bewaard waar de informatie hetzij het volledigst, hetzij het best toegankelijk is, zodat elders bewaarde ontwerpen en afschriften kunnen worden vernietigd. Vooral bij een archiefvormer als het justitiehuis is het van belang om het bewaarniveau te bepalen: de archiefneerslag van heel wat ondersteunende processen is immers ook grotendeels terug te vinden bij de centrale diensten van het DG Justitiehuizen. Een bijzondere vorm van selectie is schoning. Het is een procedure die erin bestaat stukken of objecten af te zonderen die: niet tot het archief horen (documentatie, zoals het Belgisch Staatsblad), overbodig geworden zijn (identieke dubbels, fotokopieën, blanco-formulieren, een niet terzake doende versie van een tekst), een louter tijdelijk belang hebben (ontvangstmeldingen) of schadelijk zijn (metalen papierklemmen, ordners of classeurs, plastieken kaften). Het doel van schonen is het redu ceren van het bewaarde volume. Bovendien wordt ook de ‘goede staat’ van het permanent te bewaren archief veiliggesteld. Schonen kan best in een zo vroeg mogelijk stadium gebeuren, bijvoorbeeld onmiddellijk na het sluiten van een dossier. Schonen dient alleszins te gebeuren vóór het verlaten van het kantoor. Hoe groter de kennis van de dossiervorming, des te sneller het scho nen verloopt en met het minste risico op fouten. Schonen wordt enkel toegepast op dossiers die voor permanente bewaring in aanmerking komen of dossiers met een betrekkelijk lange bewaartermijn. Het is weinig zinvol dossiers te schonen die op termijn integraal mogen vernietigd worden. In tegenstelling tot het integraal vernietigen van bescheiden is voor het schonen geen toestemming van het Rijksarchief vereist. Net zoals andere archiefvormers vervult het hoofdbestuur van het DG Justitiehuizen zowel ondersteunende als uitvoerende taken. Bij het nemen van een selectiebeslissing voor de archiefneerslag van de ondersteunende taken (zoals personeelsbeheer, financieel beheer, materieel beheer, e.d.m.) kan men zich grotendeels baseren op wat hieromtrent voor andere archiefvormers werd beslist in het verleden. In essentie kan geconcludeerd worden dat de neerslag van louter ondersteunende handelingen grotendeels in aanmerking komt voor vernietiging. Praktisch impliceert dit dat quasi alle archief neerslag van financiële aard of met betrekking tot personeelsaangelegenheden, weliswaar na afloop van de administratief-juridische bewaartermijn, mag vernietigd worden. Men kan stellen dat voornamelijk beleidsdocumenten (managementplannen, notulen van beslissingsorganen,…) en documenten die informatie in synthetische vorm weergeven (periodieke verslagen, toegangen op dossiers,…) in aanmerking komen voor bewaring. Niet alle notulen dienen echter bewaard te blijven. Neem bijvoorbeeld de notulen van de teamvergaderingen van de dienst Conceptuele aansturing en beleidsondersteuning. Op deze teamvergaderingen worden de gemeenschappelijke opdrachten, de concrete punten uit de dagelijkse werking, een bepaald geval of een theoretische probleemstelling besproken. Inhoudelijk vormen de notulen van deze bijeenkomsten echter geen zodanige meerwaarde dat permanente bewaring noodzakelijk is.
65
COPPENS H., Archiefterminologie (AT2). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, p. 44. DEN TEULING (A.J.M.). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, ’s Gravenshage, Stichting Archiefpublicaties, 2003. 66
38
Beschrijving en selectie van het archief A.
Dienst van de directeur-generaal
Directeur-generaal Het managementplan (de definitieve versie en de relevante conceptversies) alsook de jaarverslagen van het DG Justitiehuizen moeten permanent worden bewaard. De notulen en bijhorende documenten van het managementteam en van de stuurgroep moeten eveneens permanent worden bewaard 67. Normaliter worden deze reeksen in de selectielijst beschreven bij de dienst die de secretaris aanlevert. Aangezien het hier om twee dienstoverschrijdende overlegorganen gaat, hebben we ervoor geopteerd deze reeksen op het hoogste niveau, dat van de directeurgeneraal, te beschrijven. Bij het DG Justitiehuizen is het de gewoonte dat elke secretaris de notulen die door hem/haar zijn opgemaakt, bijhoudt. Dit is echter nefast voor een goede bewaring. Secretarissen wisselen met de tijd en daardoor is er geen continue reeks 68. Het is dan ook aangewezen dat de notulen en bijhorende documenten, telkens de secretaris wijzigt, worden overgedragen aan de opvolger, die zo over de hele reeks beschikt en kan instaan voor het beheer ervan. De directeur-generaal vaardigt zelf dienstorders uit ten aanzien van het personeel van het DG. Deze documenten, die digitaal op de intranetsite staan, moeten permanent worden bewaard. Anderzijds onvangt het DG Justitiehuizen ook dienstorders en flash-info’s 69 van de FOD Justitie. Aangezien deze documenten op het niveau van de FOD moeten bijgehouden worden, mogen ze na het verstrijken van de bewaartermijn bij het DG worden vernietigd. Hetzelfde geldt voor de dossiers van de disciplinaire raad van de FOD Justitie. De directeur-generaal ontvangt een kopie van deze dossiers, die betrekking kunnen hebben op alle personeelsleden van de FOD Justitie en niet alleen op personeel van het DG Justitiehuizen. Deze kopieën moeten niet op het niveau van het DG worden bewaard. De huidige directeur-generaal, mevr. Annie Devos, was projectleidster van de BPR Justitiehuizen. Het uitgebreide dossier inzake de BPR wordt op het secretariaat bewaard. Het bestaat uit diverse subdossiers die onder meer betrekking hebben op: evaluaties, contacten, brochures, e-letter, fase 1, implementaties, informatiesessies, procesboek en implementatie, project PMO, projectgroep, stuurgroep, vertalingen, werkgroep College van procureurs-generaal. Het volledige dossier inzake de BPR moet permanent worden bewaard. Secretariaat van de directeur-generaal Het secretariaat registreert de inkomende brieven, kabinetsnota’s en parlementaire vragen van de centrale diensten, met uitzondering van de Directie Expertise, in een Wordbestand (per jaar). De inkomende stukken van het Directiecomité van de FOD Justitie worden in een apart Excelbestand gere gistreerd. De secretaris van de directeur-generaal is tevens de persoon die de afwezigheden van het personeel van het hoofdbestuurd in Medex registreert. De papieren neerslag ervan dient slechts een beperkte tijd bewaard te worden. B.
Directie Managementondersteuning
67
De stuurgroep is een overlegorgaan waaraan alle leidinggevenden van het DG Justitiehuizen deelnemen met uitzondering van de directeur-generaal en het hoofd van P&O. De directeur-generaal kan wel op uitnodiging deelnemen aan de vergaderingen. 68 De notulen van het managementteam worden bijvoorbeeld verspreid bewaard in de bureaus van de huidige en voormalige secretaris(sen). 69 Flash Info is een informatiebrief aan alle hoofden van dienst, die via de mededelingenborden en intranet ook ter attentie van alle medewerkers wordt verspreid.
39
Dienst Communicatie, PMO en Planning Het DG Justitiehuizen geeft sinds oktober 2009 de tweemaandelijkse, digitale nieuwsbrief Inside MJH uit, bestemd voor het personeel bij de centrale diensten en de buitendiensten. De redactie van Inside MJH wordt verzorgd door een redactiecomité, samengesteld uit medewerkers van de verschillende centrale diensten van het DG. De nieuwsbrief wordt digitaal beheerd via het groepsklassement. De medewerkers plaatsen tegen een bepaalde datum de eigen bijdrage(n) in de conceptversie. Na redactie (controle schrijfwijze en verbetering van fouten en verkeerde zinsconstructies) wordt de voorlopige versie voorgelegd aan het managementteam, dat opmerkingen kan formuleren en eventuele wijzi gingen kan doorvoeren. De e-nieuwsbrief wordt finaal verspreid en ter beschikking gesteld via de interne portaalsite. Voor elk nummer van de nieuwsbrief wordt een digitaal dossier aangelegd. Hierin zitten de verschillende versies, de gebruikte foto’s en illustraties, enz. Uiteindelijk moet enkel het eindproduct, de definitieve versie van elk nummer, worden bewaard. Dienst Budget, Logistiek en ICT Deze dienst vervult voornamelijk een ondersteunende taak ten aanzien van de justitiehuizen op het vlak van gebouwen en materieel. In de praktijk fungeert de dienst als tusseninstantie en is het de centrale stafdienst Budget, Beheerscontrole en Logistiek van de FOD Justitie die instaat voor het budget van de justitiehuizen, de bestellingen (bijv. de modernisering van de informatica) en het beheer van de gebouwen en de logistiek. Het archief van deze dienst bevat dan ook voornamelijk kopieën van bestellingen, onderhoudscontracten,… waarvan de originelen bij de stafdienst worden bewaard. De dienst is daarnaast belast met de financiële afhandeling van projectdossiers. Deze dossiers zijn chronologisch geordend per jaar en vervolgens per gemeente (Globaal Plan) of per VZW (nationaal project). Met de overheveling van de bevoegdheid van het elektronisch toezicht naar het DG Justitiehuizen is het DG ook bevoegd voor het afsluiten en opvolgen van het beheerscontract met de firma die instaat voor de aanlevering van de applicatie voor de opvolging van het elektronisch toezicht en van de enkel banden en de monitoringboxen. Dit contract wordt vijfjaarlijks afgesloten. Het dossier bevat naast het contract ook het lastenboek, de aanbesteding, de ingediende offertes,… Deze dossiers moeten permanent worden bewaard. Sinds april 2009 neemt de dienst ook de uitbetaling van financiële hulp aan personen onder elektronisch toezicht zonder middelen van bestaan op zich. Voordien gebeurde dit door het NCET. Alle archiefreeksen die door de dienst worden aangemaakt, met uitzondering van het dossier inzake het beheerscontract ET, komen na het verstrijken van de administratief-juridische bewaartermijn in aanmerking voor vernietiging. Dienst data-analyse en kwaliteit Het beheer van SIPAR berust bij de stafdienst ICT van de FOD Justitie. De dienst data-analyse en kwaliteit voorziet wel in handleidingen voor de gebruikers van SIPAR en SOSIP en vervult de functie van helpdesk. De handleidingen worden bewaard. De eventuele archiefneerslag van de helpdeskfunctie komt integraal in aanmerking voor vernietiging. Daarnaast trekt de dienst zelf ook gegevens uit de databanken om statistieken op te stellen. Deze informatie moet eveneens worden bewaard.
40
C.
Directie P&O
Dienst Personeelsbeheer De dienst Personeelsbeheer beheert de (papieren) dossiers van het personeel van de buitendiensten van het DG Justitiehuizen. Het gaat om klassieke personeelsdossiers met documenten inzake verlof en ziekte, kinderbijslag, stage, de evolutie van de wedde, arbeidsongevallen, competentiemetingen, pensioenaanvragen,… De dossiers zijn geordend per taalgroep en vervolgens alfabetisch op naam. De dynamische dossiers bestrijken circa 80 strekkende meter. De afgesloten dossiers, van de personeelsleden die uit dienst zijn getreden, worden in een apart klassement bijgehouden en bestrijken zo’n 20 strekkende meter. De dossiers van de leidinggevende functies (directeur, adjunct-adviseur, manager kernprocessen) moeten integraal worden bewaard. De andere personeelsdossiers worden in sterk gereduceerde vorm bewaard. Uit deze personeelsdossiers worden volgende documenten geselecteerd ter bewaring: - de dienststaat, met de identificatiegegevens van de betrokkene en een summier overzicht van de car rière; - alle officiële besluiten; - de samenvattende weddefiche; - de samenvattende fiche inzake ziekteverloven; - evaluatieformulieren of –verslagen. Alle andere documenten (inzake kinderbijslag, verlof, opleiding, woon-werkverkeer,…) in deze dossiers mogen vernietigd worden70. Momenteel gebruikt de dienst Personeelbeheer PERSON, een databank waarin de basisinformatie zit over personeelsleden (identificatiegegevens, burgerlijke stand, anciënniteit, graad, wedde,…). Deze databank wordt beheerd door de stafdienst ICT van de FOD Justitie. Er wordt echter gewerkt aan een interfederale databank voor personeel, PEOPLESOFT, waarmee de administratieve en geldelijke loopbaan zal worden beheerd. Een groot aantal FOD’s doen hieraan mee. De sturing gebeurt door het DG EHR van de FOD P&O71. Aangezien het beheer van deze databanken niet onder het DG Justitiehuizen ressorteert, worden ze niet opgenomen in de selectielijst. Dienst Groei en ontwikkeling Deze dienst beheert onder meer de dossiers opleidingsprojecten. In het deelontwikkelingsplan van het DG Justitiehuizen72 staat vermeld welke opleidingsprojecten dat jaar worden georganiseerd. Per opleidingsproject wordt een dossier aangelegd. Dit dossier bevat telkens het vastleggingsbulletin, de financiële synthesefiche, briefwisseling met de stafdienst P&O, de Inspecteur van Financiën, de voorzitter van het Directiecomité en/of de minister, een inhoudelijke synthesefiche (17-puntenplan), het lastenboek, stukken betreffende de aanvraag, analyse en selectie van offertes, de overeenkomst (bij bedragen hoger dan 5500€) of bestelbon (bij bedragen lager dan 5500€) , facturen,… De dossiers zijn chrono logisch geordend per jaar en vervolgens numeriek (bijv. 2010-MJH-011). Het is niet relevant om de volledige archiefneerslag van de totstandkoming en de keuze van elk opleidingsproject te bewaren. De inhoudelijke synthesefiches, het zogenaamde 17-puntenplan, aangevuld met het jaarlijks overzicht van de opleidingen die in het voorgaande jaar zijn georganiseerd, bieden voldoende inzicht in de aard van deze opleidingen (inhoud, aantal deelnemers, leerdoelen, lesgever, duur,…). Met het oog op de registratie en opvolging van de opleidingsverloven en de dienstvrijstellingen wordt een Access-databank bijgehouden, die nog afkomstig is van de stafdienst P&O. Parallel hiermee wordt een Excelbestand bijgehouden dat ongeveer dezelfde functie vervult. Op termijn zullen beide databan ken worden geïntegreerd in PEOPLESOFT. Alle archiefvorming in het kader van de registratie en van 70
Een gelijkaardige selectiemethode wordt gehanteerd voor de dossiers van het penitentiair personeel bij het DG EPI. Zie: DEVOLDER K., Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 62-63. 71 Zie: http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/eHR/index.jsp. 72 Zie Directie Expertise, dienst Operationele ondersteuning.
41
de administratieve en financiële afhandeling van dienstvrijstellingen en opleidingsverlof komt, na het verstrijken van de bewaartermijn, integraal in aanmerking voor vernietiging. Dienst Selectie De Dienst Selectie coördineert de selectie en werving van justitieassistenten en managers kernprocessen. Een onderscheid moet gemaakt worden tussen de aanwerving van statutairen en van contractuelen. Statutairen worden gerecruteerd op basis van hun rangschikking in de wervingsreserve die door SELOR is aangelegd. Voor de aanwerving van contractuelen wordt volgende procedure gevolgd: SELOR levert een lijst van kandidaten aan (personen die niet geslaagd zijn voor het examen van statutair maar wel beantwoorden aan het profiel), een uitnodiging wordt verzonden en een selectieproef wordt georganiseerd. Van elke kandidaat wordt een evaluatiefiche opgesteld waarin de jury de capaciteiten van elke kandidaat quoteert. Op basis van deze fiches wordt een proces-verbaal opgemaakt voor de vacature met een rangschikking van de kandidaten. Dit proces-verbaal wordt verzonden naar SELOR en bij goedkeuring wordt de eerstgerangschikte kandidaat gecontacteerd. De stukken die bij de dienst Selectie worden bewaard, inclusief deze betreffende spontane sollicitaties, mogen na het verstrijken van de bewaartermijn worden vernietigd. D.
Directie Expertise
Secretariaat Het secretariaat registreert de inkomende en uitgaande brieven, kabinetsnota’s en parlementaire vragen van de directie Expertise in een Excelbestand. Verder worden hier onder meer de bestelbonnen voor bureaumateriaal bijgehouden, de inventaris van fotokopiemachines,... Het secretariaat houdt ook een schaduwklassement bij van personeelsdossiers van de Directie Expertise. Het gaat hier om dubbels. De originele documenten worden bij de dienst Personeelsbeheer bewaard. Vanaf het moment dat een personeelslid de dienst verlaat, kunnen deze documenten worden vernietigd. Juridische sectie De juridische sectie bewaart in wezen weinig archief. Juridische adviezen worden ten behoeve van de diensten van de Directie Expertise via mail verstuurd. Relevante wetteksten of andere documentatie worden op intranet geplaatst. De meest omvangrijke archiefreeks zijn de dossiers inzake de erkenning van verenigingen die bijstand verlenen aan slachtoffers. De reeks start in 1999 73. De dossiers zijn geordend per vereniging en per erkenningsperiode. Wanneer de erkenning van een vereniging wordt hernieuwd, wordt een nieuw dossier aangelegd. Het gaat in totaal om een 15-tal verenigingen. De dossiers bevatten: de aanvraag tot erkenning, met in bijlage de oprichtingsakte, de statuten, het recentste activiteitenverslag en, indien van toepassing, het bewijs dat de vereniging subsidies ontvangt van de federale overheid of van de gemeenschaps- of gewestelijke overheid; een ontvangstverklaring; de nota aan de minister; het origineel erkenningsbesluit (KB) en de nota aan de dienst van het Belgisch Staatsblad voor de publicatie ervan. Normaliter moeten de werkingsverslagen en eventuele wijzi gingen van de statuten en van de opdrachten van de vereniging aan de juridische dienst worden overgemaakt of meegedeeld gedurende de periode van erkenning, maar dit gebeurt zelden of nooit. Desondanks is het aangewezen om deze dossiers te selecteren voor permanente bewaring. Verder dient ook de reeks dossiers met de originele benoemingsbesluiten van de leden van de probatiecommissies permanent te worden bewaard74. 73
De grondslag van de erkenning is art. 53bis van het KB van 18 december 1986, ingevoegd bij KB van 18 mei 1998 (B.S., 19 juni 1998), betreffende de commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden. Sinds 1 februari 2007 is de erkenningsprocedure geregeld bij KB van 29 januari 2007, art. 4 § 1 (B.S., 1 februari 2007). 74 Probatiecommissies bestaan uit een magistraat (voorzitter), een advocaat en een ambtenaar. Er zijn tevens een of meer secterarissen voorzien. De benoemingsbesluiten hebben betrekking op de advocaat en de ambtenaar.
42
Dienst Conceptuele aansturing en beleidsondersteuning De voornaamste eindproducten die door de dienst worden voortgebracht, zijn: adviezen aan de minister, visieteksten, ontwerpen van ministeriële omzendbrieven,… Strikt gezien moeten op het niveau van de dienst enkel de adviezen aan de minister en de visieteksten worden bewaard. De andere eindproducten worden op een ander niveau bewaard. Veelal komen deze eindproducten tot stand binnen werkgroepen. Dit kunnen interne werkgroepen zijn, samengesteld uit leden van DG Justitiehuizen (hoofdbestuur en/of buitendiensten), of externe werkgroepen, waaraan ook vertegenwoordigers van andere instanties deelnemen. Aangezien de notulen en bijhorende documenten van deze werkgroepen, ongeacht hun samenstelling, mooi het totstandkomingsproces illustreren van een richtlijn, advies of visienota, wordt deze reeks integraal bewaard. Normaliter worden deze documenten enkel bewaard indien de dienst ook het secretariaat waarneemt. In de gevallen echter dat er twijfel bestaat of de notulen ook daadwerkelijk worden bewaard indien het secretariaat door een andere dienst of overheidsinstantie wordt waargenomen (bijv. DG EPI, de regionale administraties of instellingen,…), wordt op veilig gespeeld en worden deze documenten eveneens bewaard. De omvang van deze reeksen (doorgaans in digitale vorm) is niet van die aard dat de bewaring ervan veel problemen met de opslag zal veroorzaken. Niet alle notulen komen in aanmerking voor permanente bewaring. Een voorbeeld hiervan zijn de notulen van de teamvergaderingen. In de teamvergaderingen worden de gemeenschappelijke opdrachten, concrete punten uit de dagelijkse werking, een bepaald geval of een theoretische probleemstelling besproken. In deze vergaderingen kunnen de diverse leden feedback geven aan of krijgen van hun collega’s en blijven ze op de hoogte van hetgeen binnen (een deel van) de dienst gebeurt. De notulen van de diverse teamvergaderingen zijn een noodzakelijke tool voor het goed functioneren van de dienst maar zijn op lange termijn weinig waardevol en mogen na het verstrijken van de bewaartermijn worden vernietigd. De archiefreeksen die betrekking hebben op het beantwoorden van parlementaire vragen of van vragen van justitiehuizen mogen eveneens worden vernietigd. Parlementaire vragen en antwoorden worden toch gepubliceerd, al dan niet in een door het kabinet gewijzigde vorm. De voornaamste en moeilijkste vragen van justitiehuizen worden toegevoegd aan de FAQ op de intranetsite opdat ook andere stake holders hier kennis van kunnen nemen. Deze FAQ worden continu geüpdatet. Op de server wordt het digitaal archief bewaard van één van de rechtsvoorgangers van de directie Expertise, de steundienst Alternatieve Maatregelen (SAM). Dit archief bestrijkt grosso modo de periode 2001-2007 en is circa 2,5 Gb. groot. De bevoegdheden van deze steundienst zijn grotendeels verdeeld over de diensten Conceptuele aansturing en beleidsondersteuning en Operationele ondersteuning. De in deze selectielijst geformuleerde beslissingen zijn eveneens van toepassing op dit digitaal archief. Dienst Operationele ondersteuning Bij de dienst Operationele ondersteuning dient onderscheid gemaakt te worden tussen de reeksen gevormd of ontvangen in het kader van de opvolging van projecten enerzijds en van de opleiding van het personeel anderzijds. De twee voornaamste reeksen bij de projectopvolging zijn de dossiers van het Globaal Plan en van de nationale projecten. De dossiers van het Globaal Plan, geordend per gemeente, bestaan uit meerdere subdossiers. Het algemeen subdossier bevat het officieel besluit, het advies van de Inspectie Financiën en de documenten inzake de evaluatie. Een tweede subdossier bevat de ingediende projectvoorstellen75 en het advies dat de evaluatie- en opvolgingscommissie heeft geformuleerd ten aanzien van de 75
Een projectvoorstel bevat minstens volgende elementen: - een korte schets van de aard van het project;
43
Operationele dienst. Een derde subdossier bevat het advies van het justitiehuis. De dossiers ‘nationale projecten’ bevatten een samenvattende staat van de opvolging van het dossier, de ingediende aanvraag, een activiteitenverslag van het voorgaande werkingsjaar, een actieplan waarin de instelling de doelstellingen en werkmethode toelicht van de activiteit waarvoor subsidies worden gevraagd, een raming van het vereiste budget en de beslissing van de minister. Naast deze twee reeksen zijn er nog een aantal minder omvangrijke reeksen projectdossiers. De dossiers inzake de erkenning als bemiddelingsdienst bedoeld in art. 554 § 1 Sv. bevatten het ver zoek tot erkenning, de statuten van de vzw, de samenstelling van de raad van bestuur, een toelichting over de doelstellingen van de dienst en de wijze waarop deze verwezenlijkt zullen worden, de documenten waaruit blijkt dat de vereniging voldoet aan de gestelde criteria en de jaarlijks over te maken activiteitenverslagen. De dossiers inzake de evaluatie van de protocolakkoorden betreffende de uitvoering van werkstraffen bij de FOD Binnenlandse Zaken en de FOD Defensie bevatten de resultaten van de jaarlijkse bevraging van de justitiehuizen door de Operationele dienst en een syntheseverslag aan de minister. Alle bovengenoemde reeksen projectdossiers worden permanent bewaard. Het dossier inzake de samenwerking met het Waals Gewest in het kader van de opvang van personen die tot een werkstraf zijn veroordeeld mogen daarentegen, na het verstrijken van de bewaartermijn, worden vernietigd. Dit dossier bevat in wezen enkel inlichtingenfiches, met per arrondissement een overzicht van de diverse diensten die op dit terrein actief zijn, die ter beschikking van de justitiehuizen worden gesteld. Ook het dossier inzake de collectieve verzekering van werkgestraften mag, 5 jaar na het hernieuwen van het verzekeringscontract, worden vernietigd. Dit dossier bevat het poliscontract en de door de dienst opgestelde brochure met alle relevante informatie bestemd voor de justitiehuizen en de gesubsidieerde verenigingen. Bij de dienst Opleiding zijn er twee reeksen die permanent moeten bewaard worden, namelijk de definitieve versie van het jaarlijks deelontwikkelingsplan en een digitaal en papieren exemplaar van de basiscursussen voor Nederlandstalige en Franstalige justitieassistenten. Documenten die zijn gevormd bij de totstandkoming ervan mogen wel worden vernietigd. De dienst Opleiding werkt bij de keuze en de organisatie van opleidingsprojecten nauw samen met de dienst Groei en ontwikkeling. Elke dienst neemt een deel van het werk op zich. Het eindproduct, de dossiers opleidingsprojecten, worden bij de dienst Groei en ontwikkeling bewaard. De dienst Opleiding bewaart echter nog een neerslag van de eigen bijdrage aan elk dossier. Deze docu menten, die in wezen dubbels zijn, kunnen worden vernietigd van zodra ze voor de dienst geen nut meer hebben. Supervisies zijn een vorm van opleiding en/of begeleiding van justitieassistenten en hebben betrekking op een bepaald thema. Een supervisie kan individueel of in beperkte groep worden georganiseerd, doorgaans om de zes weken en gespreid over twee jaar. Ze worden zowel intern als extern georganiseerd. De externe supervisies worden in het ontwikkelingsplan opgenomen en de archiefneerslag berust bij de betrokken instantie. De dossiers van de interne supervisies berusten bij de dienst Opleiding. Zo’n dossier bevat contracten, aanwezigheidslijsten, intakefiches aan de hand waarvan de cursisten kunnen meedelen wat ze van de supervisie verwachten en reflectieverslagen die na de supervisie worden opgesteld door de cursisten. Deze dossiers mogen op termijn worden vernietigd. Dienst Overleg en samenwerking - het aantal personen die het voorwerp uitmaken van beslissingen van gerechtelijke instanties, waartoe de gemeente zich verbindt de zorg en begeleiding op zich te nemen; - het aantal bijkomende aanwervingen waarvoor de federale overheid een financiële tegemoetkoming toekent en de kwalificaties die wenselijk zijn; - de modaliteiten volgens dewelke het personeel geheel of gedeeltelijk ter beschikking wordt gesteld van een bestaande vereniging die ervaring heeft met de zorg voor personen in de betreffende domeinen; - de reeds bestaande programma’s in gelijkaardige domeinen die reeds in de gemeente werkzaam zijn; - de wijze waarop eventuele werkings- en investeringskosten, die de gemeenten of de verenigingen zelf moeten dragen, zullen vergoed worden.
44
Het personeel van de dienst Overleg en samenwerking overlegt regelmatig met collega’s van de dienst Conceptuele aansturing en beleidsondersteuning (bijvoorbeeld ‘groot team’ met alle leden van beide diensten of ‘klein team’ met de dienst Overleg en samenwerking en de strafrechtelijke cel of de burgerlijke cel van van de dienst Conceptuele aansturing en beleidsondersteuning). De notulen van de diverse teamvergaderingen waaraan leden van de dienst Overleg en samenwerking deelnemen, dienen niet bewaard te worden. De notulen en bijhorende documenten van de diverse werkgroepen waarvan het secretariaat door de dienst wordt verzekerd, worden wel bewaard. De medewerkers van de dienst Overleg en samenwerking verzorgen bijvoorbeeld het secretariaat van de federale overlegstructuur inzake de har monisering van de uitvoeringsmodaliteiten van de opdrachten van het DG Justitiehuizen. De notulen en de bijhorende stukken (zoals powerpointpresentaties of andere documenten) moeten integraal bewaard worden. De voorbereidende stukken (e-mails, aanwezigheidslijsten, conceptversies van het verslag,…) mogen vernietigd worden. Soms staat de dienst ook in voor de eindredactie van publicaties (bijv. de handelingen van het collo quium 10 jaar Justitiehuizen, 2-3 december 2009). Van de archiefneerslag die hieruit voortvloeit, wordt enkel een digitale en een papieren versie van het eindproduct, de publicatie, bewaard. Nationaal Centrum voor Elektronisch Toezicht Voor de registratie van alle documenten en de administratieve opvolging van de dossiers maakt het NCET gebruik van het programma PROGSEET2008, dat intern in 2008 is ontwikkeld. In deze applicatie zijn alle gegevens over de dossiers ET op synthetische manier verwerkt. Alle in- en uitgaande documenten worden geregistreerd: datum, codenummer, naam van de betrokkene, aard van het document (meldingsverslag, opvolgingsverslag, interventie, uurroosters, brieven,…). Het bevat ook de basisgegevens van elke gedetineerde onder ET, zoals: de beslissing van ET, wanneer het dossier is aangemaakt, de gevangenis en het justitiehuis, penitentiair verlof, recuperatie van het mate riaal,… De voorganger ervan is PROGSEETV7 en bevat gelijkaardige gegevens die terug gaan tot 1999. Momenteel wordt gewerkt aan een opvolger, GASE. Deze bestanden moeten permanent bewaard worden. De gegevens erin kunnen gebruikt worden voor de opmaak van statistieken of voor wetenschappelijk onderzoek en mogen dus niet verloren gaan. De meest omvangrijke archiefreeks van het NCET is zonder twijfel de reeks dossiers van gedeti neerden onder elektronisch toezicht. De afgesloten dossiers die op de verdieping –1 worden bewaard, bestrijken in totaal zo’n 400 strekkende meter. De dossiers zijn chronologisch geordend per jaar en vervolgens numeriek. Ze bevatten onder meer documenten betreffende het uurrooster, het penitentiair verlof, interventies naar het materiaal toe, (kopieën van) verslagen van de justitieassistenten, attesten van het OCMW,… Inhoudelijk zijn de dossiers niet van die aard dat ze voor permanente bewaring in aanmerking komen. Alle relevante informatie wordt bovendien op het niveau van de opdrachtgever (gevangenisdirecteur, strafuitvoeringsrechtbank of dienst Individuele Gevallen van DG EPI) bijgehouden. Gezien de materiële omvang van deze reeks is het aangewezen dat jaarlijks een selectie wordt uitgevoerd om de beschikbare archiefruimte op peil te houden. In de verhuisdozen op de verdieping –1 troffen we, naast de dossiers elektronisch toezicht, nog heel wat archief aan uit de periode toen het NCET nog onder het DG Uitvoering Straffen en Maatregelen ressorteerde en zelf instond voor het logistiek en personeelsbeheer. Het gaat onder meer om lastenboeken voor meubilair, dossiers inzake het onderhoud van liften, brandveiligheid, kopiemachines en telefonie, facturen, bestelbonnen, treinbiljetten en aanwezigheidslijsten van personeel. In een aantal dozen zaten ook dossiers inzake de aanwerving van contractueel personeel (briefwisseling, CV’s, ingevulde examenformulieren,…). De Directie P&O, en meer bepaald de dienst Selectie, werd hierop attent gemaakt. Eens de nog relevante documenten voor de personeelsdienst uit deze dozen zijn verwijderd, mogen de overige administratieve documenten, waarvan de bewaartermijnen normaliter bijna zijn verstreken, worden vernietigd.
45
E.
Regionale directies
De voornaamste archiefreeksen die op het niveau van de regionale directie worden aangelegd, zijn de notulen en bijhorende documenten (agenda, briefwisseling, presentaties,…) van de diverse bijeenkomsten die door de regionaal directeur worden aangestuurd, meer bepaald: de directeurs vergaderingen, de vergaderingen van de coördinatoren alternatieve gerechtelijke maatregelen, het basisoverlegcomité en de lokale overlegstructuren ingesteld bij KB van 1 oktober 2008 op het niveau van het hof van beroep. Een andere belangrijke reeks zijn de ‘inspectiedossiers’, geordend per justitiehuis. Deze dossiers zijn de neerslag van de bezoeken aan en de contacten met de justitiehuizen en geven een inzicht in de dagelijkse werking van de buitendiensten, de implementatie van de operationele plannen,... Op het niveau van de regionale directie wordt eveneens een gevalideerde versie van het operationeel plan van elk justitiehuis bewaard. De archieven van de zes regionale directeurs die tot 2007 op het niveau van het hof van beroep actief waren, worden idealiter gecentraliseerd bewaard bij de rechtsopvolger(s), de huidige regionale directeurs. In de praktijk berusten de archieven in bepaalde gevallen nog bij de justitiehuizen waar de regionaal directeur zetelde of zijn ze nog in het bezit van de voormalige regionale directeurs. De voornaamste archiefreeksen die bewaard moeten blijven, zijn de notulen en bijhorende stukken van de diverse vergaderingen (directeursvergadering, regionale vergadering, sectorvergadering, basisoverlegcomité, werkgroepen, begeleidingscomités,…) waaraan de regionaal directeur deelnam en vaak het voorzitterschap bekleedde. Omdat de algemene briefwisseling (met het hoofdbestuur, het parketgeneraal,…) mogelijk een beeld kan schetsen over de toepassing van de wet- en regelgeving, de organisatie, de nieuwe bevoegdheden, e.d.m. lijkt het opportuun om deze reeks eveneens te selecteren ter bewaring. Omzendbrieven en dienstnota’s, evenals documenten betreffende personeelsaangelegenheden of materieel beheer, komen in aanmerking voor vernietiging. F.
Nationaal Forum voor slachtofferbeleid
Het archief van het Nationaal Forum is grotendeels digitaal. Nagenoeg alle eindproducten staan online op de website (http://www.slachtofferrechten.just.fgov.be/). Heel wat documenten worden echter ook in analoge, papieren vorm bewaard op het secretariaat, waar ze in een hangmappenklassement steken. De reeksen die zeker in aanmerking komen voor permanente bewaring, zijn de notulen en bijhorende documenten, de adviezen, de aanbevelingen (memorandum, stand van zaken, knelpuntennota,…), de nieuwsbrief en de diverse eindproducten (handelingen van studiedagen en andere publicaties, brochures, DVD’s76). Aangezien de notulen van de arrondissementele raden en van de welzijnsteams niet systematisch worden overgemaakt aan het Nationaal Forum voor slachtofferbeleid, werd beslist dat deze documenten op het niveau van het gerechtelijk arrondissement worden bewaard 77. De kopieën die het Nationaal Forum ontvangt, mogen na verloop van tijd vernietigd worden.
76
Meer bepaald de DVD ‘Traject van een slachtoffer’ (2008) en de DVD rond partnergeweld (2011) die als vormingsmateriaal dienen voor opleidingen aan politie, magistraten en hulpverleners die contact hebben met slachtoffers. 77 Zie de selectielijst van de buitendiensten van het DG Justitiehuizen.
46
