Archief van de Regie der Gebouwen. Archiefselectielijst

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

175

Archief van de

Regie der Gebouwen Archiefselectielijst 2015

door

Nicolas SURDIACOURT

vertaald in het Nederlands door Sigrid DEHAECK met medewerking van Cléo FLAMENT

5519

Brussel – Bruxelles 2015

ARCHIEF VAN DE

R EGIE DER G EBOUWEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2015



175

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification : Publ. 5519 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



175

Archief van de


door

Nicolas SURDIACOURT



DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. In de praktijk is het echter heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming nadat deze documenten hun administratief nut verloren hebben. De selectielijst geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs al van vóór hun ontstaan, welke stukken na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

INHOUDSTAFEL DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

5

INHOUDSTAFEL

7

LIJST VAN AFKORTINGEN

9

GEBRUIK SELECTIELIJST

11

A. A1. A2. A3.

DIRECTIE EN ADMINISTRATIE Statuten en wettelijk kader Strategisch beleid Activiteiten van de beheers-, controle-, en overlegorganen Beheers- en controleorganen (Raad van Bestuur, Strategisch Comité, enz.) Overlegorganen en werkgroepen A4. Organisatie en interne werking A5. Interne controle

13 13 13 14 14 15 16 17

B. STAFDIENSTEN B1. Juridische ondersteuning en advies B2. Personeelsbeheer Opleiding B3. Financieel beheer B4. Logisiek beheer B4.1. Beheer van onroerende goederen (terreinen en gebouwen) B4.2. Beheer van roerende goederen (materieel) B4.3. Beheer milieuzorg B4.4. Beheer van wagenpark B5. Coördinatie van hulp en sociale activiteiten B6. Beheer bedrijfskeuken B7. Preventie en bescherming op het werk B8. Beheer informatie- en communicatietechnologie B9. Coordinatie van communicatie, pers en vertalingen B10. Beheer van de bibliotheek

18 18 19 23 24 26 26 27 28 29 29 30 31 35 36 38

C. C1. C2. C3.

40 40 43 44 44 45 47 50 53 56

C4. C5. C6. C7.

VASTGOEDBEHEER Beheer openbare overheidsopdrachten (plaatsing en opvolging) Klantenbeheer Patrimoniumbeheer en vastgoedstrategie C3.1. Patrimoniumbeheer C3.2. Vastgoedstrategie Beheer van Projecten (constructie en renovatie) Beheer van facility en onderhoud Immo (huur en verkoop) Realisatie van studies in architectuur en engineering

7

LIJST VAN AFKORTINGEN ACFO ARA BS CDVU DAG DPB EMAS EPC FD FOD FWI HVAC ICT IF JD KB KCML MB MSDS NBN OFO PID PO PV RDB RH RSZ SAE STS TF

Audit Comité Federale Administratie Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Belgisch Staatsblad Centrale Dienst der Vaste Uitgaven Dienst administrateur-generaal Dienst patrimoniumbeheer Eco-management en audit schema Energieprestatiecertificaat Financiële Dienst Federale Overheidsdienst Federale wetenschappelijke instellingen Heating, Ventilation and Air-conditioning Information and communications technology Inspectie financiën Juridische dienst Koninklijk Besluit Koninklijke Commissie voor Monumenten en Landschappen Ministerieel Besluit Material Safety Data Sheet (Fiche de sécurité) Normalisatiebureau Opleidingsinstituut van de Federale Overheid Postinterventiedossier Personeel en organisatie Proces-verbaal Regie der Gebouwen Rekenhof Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Studiedienst architectuur en engineering Spécifications techniques – technische specificaties Technische fiche

9

GEBRUIK SELECTIELIJST

De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefreeksen, hun administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Een volgens het functioneel model opgestelde selectielijst geeft de archiefreeksen niet weer in overeenstemming met het organigram van de diensten, maar volgens de bevoegdheden en de activiteiten waarvan de uitoefening aanleiding gaf tot het ontstaan van de documenten. De archivaris of de archiefverantwoordelijke van de instelling in kwestie kan de toepassing van deze selectielijst op de eigen organisatie ondersteunen of een aangepaste selectielijst opstellen, wat het gebruiksgemak natuurlijk verder kan verhogen. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn weergegeven. Codes van de archiefreeksen De codes bieden de mogelijkheid om elke archiefreeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren bij contacten tussen het Rijksarchief en de organisatie. Deze codes hebben geen enkel verband met de eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering van de selectie belast zullen worden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve bewaartermijn (in de instelling) De bewaartermijn wordt bepaald door de instelling en geeft aan hoe lang de instelling de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen goede werking te kunnen garanderen als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en de instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de reeks geen nut meer bezit. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde bewaartermijnen, zie het studiedossier. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de cultureelwetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Na het verstrijken van de bewaartermijn zijn er drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de selectie. De blijvend te bewaren reeksen moeten in uitvoering van de Archiefwet overgebracht worden naar het Rijksarchief. De in voorliggende archief-

11

Archiefselectielijst ̶ Regie der Gebouwen

selectielijst vermelde definitieve bestemmingen zijn een voorstel en kunnen enkel op initiatief en verantwoordelijkheid van de betrokken archivaris van het Rijksarchief nog aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigingen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve bestemmingen, zie het studiedossier. Opmerkingen De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier.

12


Code

Reeks

Administratieve bewaartermijn

Definitieve bestemming

A1.001

Wetten, koninklijke besluiten, ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen (originelen) m.b.t. de oprichting, de organisatie en de werking van de instelling

30 jaar

bewaren en overbrengen naar RA

A1.002

Dossiers inzake de opmaak van de hierboven vermelde wetten, koninklijke besluiten, ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen

30 jaar


A. DIRECTIE EN ADMINISTRATIE A1. STATUTEN EN WETTELIJK KADER

A2. STRATEGISCH BELEID A2.001

Dossiers inzake het strategisch beleid (beleidsnota's, beleidsplannen, evaluaties, beheersovereenkomsten, enz.)

30 jaar


A2.002

Processen-verbaal en bijhorende stukken van het overleg met het kabinet

12 jaar


A2.003

Kabinetsnota’s van de minister of staatssecretaris belast met de Regie der Gebouwen

12 jaar


A2.004

Steering dossiers (vergadering kabinet – directiecomité)

12 jaar


A2.005

Briefwisseling, adviezen, nota’s en bijhorende documenten inzake het overleg met de Ministerraad

12 jaar


13

Opmerkingen


Code

Reeks



A2.006

Briefwisseling, adviezen, nota’s en bijhorende documenten inzake het overleg met de Inspectie van Financiën

12 jaar


A2.007

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen

10 jaar

vernietigen

A3. ACTIVITEITEN VAN DE BEHEERS-, CONTROLE- EN OVERLEGORGANEN BEHEERS- EN CONTROLEORGANEN (RAAD VAN BESTUUR, STRATEGISCH COMITÉ, ENZ.) A3.001

Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van deze organen

30 jaar


A3.002

Stukken betreffende de samenstelling van deze organen (benoemingsbeslissingen of ontslag van leden, ledenlijsten, enz.)

30 jaar


A3.003

Agenda’s van de vergaderingen

30 jaar


A3.004

Uitnodigingen van de vergaderingen

tot na de vergadering

vernietigen

A3.005

Processen-verbaal of verslagen van de vergaderingen

30 jaar


A3.006

Documenten behandeld tijdens de vergaderingen en/of opgenomen als bijlagen

30 jaar


14

Opmerkingen


Code

Reeks



A3.007

Besluiten (lijsten)

30 jaar


A3.008

Verslagen van bedrijfsrevisoren

30 jaar


A3.009

Stukken betreffende de praktische organisatie van de vergaderingen

tot na de vergadering

vernietigen

Opmerkingen

OVERLEGORGANEN EN WERKGROEPEN A3.010

Nota’s, processen-verbaal en documenten van het basisoverlegcomité

10 jaar

selecteren en overbrengen naar RA

De agenda's en de pv’s bewaren, de briefwisseling en uitnodigingen vernietigen.

A3.011

Nota’s, processen-verbaal en documenten van het tussenoverlegcomité

10 jaar


De agenda's en de pv’s bewaren; de briefwisseling en uitnodigingen vernietigen.

A3.012

Nota’s, processen-verbaal en bijhorende documenten van interne werkgroepen

10 jaar


De agenda's en de pv’s bewaren; de briefwisseling en uitnodigingen vernietigen.

15


Code

Reeks



Opmerkingen Wanneer de Regie het secretariaat verzorgt: agenda's en pv’s bewaren; briefwisseling en uitnodigingen vernietigen. Wanneer de Regie deelneemt als lid of waarnemer: vernietigen.

A3.013

Nota’s, processen-verbaal en bijhorende documenten van externe werkgroepen

10 jaar


A3.014

Nota’s, processen-verbaal en verslagen van de dienstvergaderingen

5 jaar

vernietigen

A4. ORGANISATIE EN INTERNE WERKING A4.001

Jaarverslagen en activiteitenverslagen van de instelling

15 jaar


A4.002

Statistieken en cijfermateriaal betreffende de activiteiten van de instelling

15 jaar


A4.003

Dossiers inzake de organisatie en de interne werking (organogrammen, dossiers inzake reorganisaties, enz.)

15 jaar


16

Statistieken en niet gepubliceerd of moeilijk te reconstrueren cijfermateriaal bewaren, de overige vernietigen.


Code

Reeks



Opmerkingen

Elke 6 jaar, één exemplaar (in elk taal) van de belangrijkste dragers (affiches, folders, enz.) bewaren.

A5. INTERNE CONTROLE A5.001

Documenten en methodologische informatiedragers

tot opmaak nieuwe versie


A5.002

Dossiers inzake de (interne en externe) communicatie: presentaties, teksten, brochures, enz.


vernietigen

A5.003

Documenten (formulieren, briefwisseling, enz.) m.b.t. de risk-manager

Uitoefeningstermijn van de risk-manager

vernietigen

A5.004

Driemaandelijkse reporting

6 jaar

vernietigen

A5.005

Jaarlijkse verslagen gestuurd aan het ACFO

6 jaar


A5.006

Dossiers inzake vergaderingen (nota’s, processen-verbaal en agenda’s):

6 jaar

vernietigen

-

Interne vergaderingen Directiecomité Steering Comité

17


Code

Reeks



Opmerkingen

B1.001

Dossiers inzake juridische adviezen: kopieën van stukken, nota, goedkeuring, eindversie, enz.

10 jaar

vernietigen

B1.002

Dossiers inzake rechtsprocedures: - zakelijke rechtsvorderingen

30 jaar na definitieve uitspraak


De dossiers die een precedentwaarde bezitten bewaren, de overige vernietigen.

- persoonlijke rechtsvorderingen

10 jaar na definitieve uitspraak



10 jaar na beslechting van het geschil



≥ 10 jaar*

vernietigen

B. STAFDIENSTEN B1. JURIDISCHE ONDERSTEUNING EN ADVIES

B1.003

Geschillendossiers voor de hoven, rechtbanken en de Raad van State

B1.004

Dossiers inzake overheidsopdrachten (voor werken, diensten of leveringen)

*

Zie reeks C1.

De aanbestedende dienst bewaart alle documenten betreffende de gunning van de opdracht of de concessie voor openbare werken ten minste gedurende 10 jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht. (art. 161 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren – Belgisch Staatsblad van 9 augustus 2011). De administratieve bewaartermijn moet bovendien ten minste gelijk zijn aan de waarborgtermijn voor een opdracht voor werken, de overeenkomsttermijn voor een opdracht voor diensten en de gebruikstermijn van goederen voor een opdracht voor leveringen.

18


Code

Reeks



B1.005

Dossiers inzake het afsluiten en de opvolging van huurcontracten

10 jaar na einde huurcontract

vernietigen

B1.006

Dossiers inzake het afsluiten en de opvolging van verzekeringscontracten

10 jaar na einde contract

vernietigen

B1.007

Omzendbrieven, richtlijnen, type- en modeldocumenten


vernietigen

B1.008


10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

B2. PERSONEELSBEHEER B2.001

Personeels- en arbeidsreglement



B2.002

Brochures voor de personeelsleden (onthaalbrochure, vademecum, enz.)


vernietigen

B2.003

Dienstnota's

10 jaar


B2.004

Dossiers inzake de opmaak en opvolging van het organieke kader, het personeelskader, het taalkader, de personeelsbehoeften en de personeelsplanning

10 jaar


19

Het arbeidsreglement behoort in principe tot de sociale documenten en heeft in die zin een minimale bewaartermijn van 5 jaar.

Eén exemplaar in elk taal bewaren.


Code

Reeks



B2.005

Dossiers inzake het administratief, geldelijk en syndicaal statuut

10 jaar


B2.006

Dossiers inzake specifieke P&O of HRM-projecten

10 jaar

vernietigen

B2.007

Dossiers inzake aanwervings-, benoemings-, bevorderings- en taalexamens of -procedures (m.b.t. interne aanwervingen en m.b.t. Selor), met PV’s rangschikking

na het verstrijken van de periode om in beroep te gaan

vernietigen

B2.008

Stukken betreffende spontane sollicitaties

3 jaar

vernietigen

B2.009

Dossiers inzake de ontwikkeling van functieprofielen en evaluatiemethodes

10 jaar


B2.010

Personeelsregister



20

Opmerkingen De dossiers inzake de intern opgestelde regelingen bewaren, de overige vernietigen.

Het personeelsregister behoort in principe tot de sociale documenten en heeft in die zin een minimale bewaartermijn van 5 jaar.


Code B2.011

Reeks Individuele personeelsdossiers (bevat: kopieën van de diploma’s, stageverslagen, stukken betreffende examens, evaluaties, promoties, opleidingen, salarissen, geldigverklaring van dienstjaren, enz.)



75 jaar na geboortejaar personeelslid


Opmerkingen Personeelsdossiers bewaren van: 





leidinggevende ambtenaren (met inbegrip van diegenen die deze functie ad interim uitoefenen); personeelsleden die een functie van adviseurgeneraal, attaché ingenieur of attaché architect uitoefenen; geschorste of ontslagen personeelsleden.

De overige dossiers vernietigen.

B2.012

Databank “Fispa” (centralisatie van personeelsdata)


vernietigen

B2.013

Individuele rekeningen, loonafrekeningen en eventuele bijlagen, toekenning van premies

5 jaar

vernietigen

B2.014

Briefwisseling met de Centrale Dienst der Vaste Uitgaven (CDVU): verzending van overplaatsingen

1 jaar

vernietigen

21

Dit zijn sociale documenten. Hebben in die zin een minimale bewaartermijn van 5 jaar.


Code

Reeks



B2.015

Déclaration Multifonctionnelle - Multifunctionele Aangifte (DMFA) bij de RSZ

5 jaar

vernietigen

B2.016

Déclarations Immédiates - Onmiddellijke Aangiften (DIMONA) bij de RSZ

6 maanden

vernietigen

B2.017

Aangifte van Sociale Risico's (ASR) bij de RSZ

1 jaar

vernietigen

B2.018

Stukken betreffende de inhoudingen en afdrachten (bedrijfsvoorheffing, RSZ, enz.)

10 jaar

vernietigen

B2.019

Stukken betreffende de toelagen en vergoedingen (woon-werkverkeer, overwerk, werkkleding en uitrusting, vorming, enz.)

10 jaar

vernietigen

B2.020

Stukken betreffende de uitkeringen (vakantiegeld, kinderbijslag, wachtgeld, enz.)

10 jaar

vernietigen

B2.021

Aanwezigheidslijsten, prikklokgegevens en controlelijsten

1 jaar

vernietigen

B2.022

Stukken betreffende het verlof (databank, registers, roosters en fiches)

1 jaar

vernietigen

B2.023

Stukken betreffende het ziekteverlof (attesten, verslagen controlebezoeken, enz.)

5 jaar

vernietigen

22

Opmerkingen


Code

Reeks



B2.024

Dossiers inzake zendingen en studiereizen

5 jaar


B2.025

Dossiers inzake de toekenning van eervolle onderscheidingen in nationale orden

10 jaar

vernietigen

B2.026

Dossiers inzake de toekenning van burgerlijke eretekens en arbeidseretekens

10 jaar

vernietigen

B2.027

Dossiers of stukken inzake stagiairs ("beroepsinleving")

5 jaar

vernietigen

B2.028

Dossiers of stukken inzake jobstudenten

5 jaar

vernietigen

B2.029

Stukken betreffende personeelsverenigingen

10 jaar


Dossiers inzake personeelsleden die een stage lopen: kopie van het KB, lijst van de opleidingen die de stagiair zal volgen, (driemaandelijkse) stageverslagen

1 jaar

vernietigen

Opmerkingen Briefwisseling, zendingsverslagen en andere inhoudelijk belangrijke stukken bewaren, de stukken met betrekking tot de praktische organisatie vernietigen.

Oprichtings- en benoemingsakten, statuten, reglementen, pv’s, jaarverslagen, brochures bewaren. De overige vernietigen.

OPLEIDING

B2.030

23

De originele documenten bevinden zich in het individueel dossier.


Code

Reeks



B2.031

Eindverhandelingen opgemaakt in het kader van de stages

10 jaar


B2.032

Interne inschrijvingsformulieren voor de OFO opleidingen

1 jaar

vernietigen

B2.033

Dossiers inzake studiedagen: aanvraagformulieren, ontostenstaten, overeenkomsten, tarifering, evaluatieformulieren

1 jaar

vernietigen

B2.034

Dossiers inzake overheidsopdrachten voor specifieke opleidingen gegeven door externe consultants

10 jaar

vernietigen

B2.035

Documenten en didactische dragers (syllabi, presentaties, enz.)


vernietigen

B2.036

Opleidingsplannen (tweejaarlijks) en bijgewerkte versies (met opleidingen en het aantal personeelsleden die de opleidingen volgden)

6 jaar


10 jaar


10 jaar




B3. FINANCIEEL BEHEER B3.001 B3.002 B3.003

Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse begroting en de begrotingsaanpassingen Grootboeken Databank van de boekhouding

24

Opmerkingen

De originele facturen worden naar de dienst boekhouding gestuurd.


Code

Reeks



B3.004

Facturen

15 jaar

vernietigen

B3.005

Bewijsstukken

10 jaar

vernietigen

B3.006

Opvolging van facturering en vervaltermijnen

2 jaar

vernietigen

B3.007

Aankoopdossiers van duurzame roerende goederen

tot einde gebruik

vernietigen

B3.008

Aankoopdossiers van niet-duurzame roerende goederen

10 jaar

vernietigen

B3.009

Dossiers inzake reservatie van kredieten

10 jaar

vernietigen

B3.010

Dossiers inzake gehuurde goederen: kopie van de contracten (huurcontracten), betalingstermijnen, briefwisseling

10 jaar na afsluiting huurcontract

vernietigen

B3.011

Rekeninguittreksels

10 jaar

vernietigen

B3.012

Rekening en verantwoording van de uitgaven (maandelijkse bewijsstukken voor kleine uitgaven – met facturen)

10 jaar

vernietigen

B3.013


≥10 jaar*

vernietigen

*

Opmerkingen

Zie reeks C1.


25


Code

Reeks



B3.014

Jaarrekening met balans en resultatenrekening

10 jaar


B3.015

Boekhoudkundige jaarverslagen

10 jaar


B3.016

Dadingen tussen partijen (i.g.v. onderaanbesteding van de facturering aan een derde)

10 jaar na de afsluiting of einde contract

vernietigen

B3.017

Lijst van failliete vennootschappen (data afkomstig uit het Belgisch Staatblad, Kruispuntbank van Ondernemingen, enz.)

2 jaar

vernietigen

zolang het gebouw door de Regie benut wordt


B4. LOGISTIEK BEHEER B4.1 BEHEER VAN ONROERENDE GOEDEREN (TERREINEN EN GEBOUWEN) B4.1.001

Akten en dossiers inzake de verwerving en/of concessie van terreinen en gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten)

B4.1.002

Dossiers inzake de bouw, de aanpassing, de renovatie en de restauratie van terreinen en gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten)

10 jaar na de werken

vernietigen

B4.1.003

Dossiers inzake het onderhoud en herstel van terreinen en gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten)

10 jaar na de werken

vernietigen

26

Opmerkingen


Code

Reeks



B4.1.004

Plannen van gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten)


vernietigen

B4.1.005

Foto's van terreinen en gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten)


vernietigen

B4.1.006

Dossier inzake de huur (als huurder) van terreinen en gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten)

tot 10 jaar na einde huurcontract

vernietigen

B4.1.007

Dossiers inzake de werken aan gehuurde terreinen en gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten)

tot 10 jaar na einde huurcontract

vernietigen

B4.1.008

Dossiers inzake verhuisoperaties

tot afronding verhuisoperatie

vernietigen


vernietigen

3 jaar

vernietigen

B4.2. BEHEER VAN ROERENDE GOEDEREN (MATERIEEL) B4.2.001

Inventaris van materieel en/of meubilair

B4.2.002

Stukken betreffende het beheer van leveringen en van de stock (dubbels van bestelbonnen, leveringsbonnen, aanvraagformulieren, enz.)

27

Opmerkingen


Code

Reeks




vernietigen

Opmerkingen

B4.2.003

Lijsten en andere overzichten van leveringen en van de stock

B4.2.004

Dossiers inzake arbeidsmiddelen en installaties (bevat een bestelbon of een lastenboek, een document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, een indienststellings- of keuringsrapport, de gebruiksaanwijzing, instructies, enz).

zolang de arbeidsmiddelen of installaties in dienst zijn

vernietigen

De periodieke keuringsverslagen kunnen vernietigd worden na ontvangst van een nieuw verslag.

B4.2.005

Dossiers inzake de collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen (bevat een bestelbon, een document van de leverancier dat aan de gestelde eisen inzake veiligheid en hygiëne voldaan is, een indienststellings- of keuringsrapport, de gebruiksaanwijzing, instructies, enz.)

zolang de arbeidsmiddelen of installaties in dienst zijn

vernietigen

De periodieke keuringsverslagen kunnen vernietigd worden na ontvangst van een nieuw verslag.

B4.3. BEHEER MILIEUZORG B4.3.001

Milieudossiers van de gebouwen (gebruikt door de Regie voor zijn eigen diensten)

20 jaar

vernietigen

B4.3.002

Dossiers inzake het energiebeheer en inzake de uitvoering van energieaudits

5 jaar

vernietigen

B4.3.003

Dossiers inzake de invoering van een gecertificeerd systeem inzake milieuzorg (EMAS)

5 jaar

vernietigen

B4.3.004

Afvalstoffenregister en identificatieformulieren

10 jaar

vernietigen

28


Code

Reeks



B4.4. BEHEER WAGENPARK B4.4.001

Dossiers inzake de verwerving van de voertuigen

totdat het voertuig verkocht of gedeclasseerd wordt

vernietigen

B4.4.002

Dossiers inzake de verzekering van de voertuigen

totdat het voertuig verkocht of gedeclasseerd wordt

vernietigen

B4.4.003

Dossiers inzake het onderhoud en herstel van de voertuigen

10 jaar

vernietigen

B5. COÖRDINATIE VAN HULP EN SOCIALE ACTIVITEITEN B5.001

Intern reglement van de sociale dienst



B5.002

Dossiers inzake de communicatie van de sociale dienst (onthaalbrochure, intranet)


vernietigen

B5.003

Dossiers inzake de aanvragen van bijdragen en/of premies van de sociale dienst

10 jaar

vernietigen

B5.004

Dossiers inzake aangeboden geschenken aan het personeel

10 jaar

vernietigen

29

Opmerkingen


Code

Reeks

B5.005

Dossiers inzake organisatie van activiteiten, plichtplegingen voor het personeel

B5.006

Dossiers inzake arbeidsgeneeskunde: -

Lijst van de arbeiders onderworpen aan het gezondheidstoezicht

-

Medisch onderzoek bij indiensttreding en gezondheidsbeoordelingsfiches van de personeelsleden



10 jaar

vernietigen

5 jaar

vernietigen

10 jaar na vertrek personeelslid

vernietigen

B6. BEHEER BEDRIJFSKEUKEN B6.001

Rekeningenboeken (inkomsten en uitgaven)

7 jaar

vernietigen

B6.002

Boekhoudplan

7 jaar

vernietigen

B6.003

Facturen en rekeninguittreksels

7 jaar

vernietigen

B6.004

Documenten inzake schuldvorderingen en inkomsten

7 jaar

vernietigen

B6.005

(Maandelijkse en jaarlijkse) balansen

7 jaar

vernietigen

B6.006

Documenten inzake het beheer van de stock (waaronder software, economaat)

7 jaar

vernietigen

B6.007

Personeelsdossiers

75 jaar na geboortejaar personeelslid

vernietigen

30

Opmerkingen


Code

Reeks

B6.008

Documenten inzake hygiënecontrole (HACCP)

B6.009

Stukken betreffende erkenningen, toelatingen en voorafgaande registraties afgeleverd door het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid (FAVV)

B6.010

Stukken betreffende inspecties door het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid (FAVV)

B6.011

Maandelijkse menuplanningen

B6.012

Dagelijkse menu's



2 jaar

vernietigen

totdat geldigheid verstreken is

vernietigen

tot volgende gelijkaardige inspectie

vernietigen

6 maanden

vernietigen

1 week

vernietigen


vernietigen

B7. PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK B7.001 B7.002 B7.003 B7.004

Identificatiedocument

Vijfjaarlijkse globale preventieplannen Jaarlijkse actieplannen Maandverslagen of driemaandelijkse verslagen

31

10 jaar


10 jaar


10 jaar

vernietigen

Opmerkingen


Code B7.005

Reeks


Jaarverslagen en bijlagen


10 jaar selecteren en overbrengen naar RA

B7.006

Verslagen van de externe preventiedienst – arbeidsgeneesheer.

5 jaar

B7.007

Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van het preventiecomité

10 jaar

B7.008

Stukken betreffende de samenstelling van het preventiecomité

10 jaar


B7.009

Processen-verbaal van het preventiecomité

10 jaar


B7.010

Documenten behandeld tijdens de vergadering en/of opgenomen als bijlagen

10 jaar


B7.011

Dossier inzake de voorstellen en adviezen van het preventiecomité

10 jaar


B7.012

Register waarin werknemers voorstellen, opmerkingen of advies kunnen optekenen

10 jaar


32

Opmerkingen Vernietigen indien het jaarverslag én de bijlagen integraal in het algemeen jaarverslag van de instelling zijn opgenomen.

vernietigen


De opeenvolgende goedgekeurde reglementen bewaren, de voorbereidende documenten vernietigen.


Code

Reeks



tot zolang van toepassing

vernietigen

B7.013

Wetten, besluiten en overeenkomsten betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk

B7.014

Dossiers inzake de voorstellen en adviezen van de preventieadviseur in het kader van het globale preventieplan

10 jaar

vernietigen

B7.015

Dossiers inzake de organisatie van vorming, cursussen en bijscholingen

10 jaar

vernietigen

B7.016

Dossiers inzake de organisatie van acties inzake welzijn op het werk

10 jaar

vernietigen

B7.017

Dossiers inzake de organisatie van onderzoeksprojecten

10 jaar

vernietigen

B7.018

Dossiers inzake de opmaak van risico-analyses (met inbegrip van de risicoposten en veiligheidsposten)


vernietigen

B7.019

Verslagen van periodieke bezoeken aan de werklokalen

10 jaar

vernietigen

B7.020

"Gebouwendossiers", dossiers inzake de veiligheidscoördinatie van een gebouw

zolang het gebouw door de instelling benut wordt

vernietigen

B7.021

Verslagen van de coördinatiestructuur, veiligheids- en gezondheidsplan, coördinatiedagboek en postinterventiedossier bij tijdelijke en mobiele werkplaatsen

10 jaar

vernietigen

B7.022

Interne noodplannen en -procedures


vernietigen

33

Opmerkingen


Code

Reeks



10 jaar

vernietigen

B7.023

Verslagen van de brand- en evacuatieoefeningen

B7.024

Dossiers inzake de arbeidsmiddelen, installaties en collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen (CBM en PBM): advies inzake gestelde eisen op het vlak van veiligheid en hygiëne

zolang middel of installatie in gebruik is

vernietigen

B7.025

Inventaris van de toestellen en machines die door de erkende organismen moeten gecontroleerd worden in uitvoering van de reglementaire bepalingen


vernietigen

B7.026

Lijst van de gebruikte gevaarlijke stoffen en preparaten (MSDS fiches)


vernietigen

B7.027

Lijst van de aanwezige emissiepunten met betrekking tot lucht- en waterverontreiniging


vernietigen

B7.028

Asbestinventaris


vernietigen

B7.029

Explosieveiligheidsdocumenten (EVD)


vernietigen

B7.030

Vuurvergunningen voor brandgevaarlijke werken

tot beëindiging werken en eindinspectie

vernietigen

B7.031

"Naamlijsten van het gezondheidstoezicht", naamlijst met de werknemers die verplicht aan het gezondheidstoezicht onderworpen zijn en naamlijst met de werknemers die onderworpen zijn aan de verplichte inentingen of TBC-tests

5 jaar

vernietigen

34

Opmerkingen

De inventaris is in Hydra geïntegreerd.

Wordt bij het jaarlijks actieplan gevoegd, zie reeks B7.003.


Code

Reeks



B7.032

Meetgegevens van asbest

40 jaar

vernietigen

B7.033

Arbeidsongevallenformulieren

10 jaar

vernietigen

B7.034

Verslagen van ernstige arbeidsongevallen

50 jaar

vernietigen

B7.035

"Klachtendossiers", dossiers inzake psychosociale klachten en inzake klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk (OSGW) of grensoverschrijdend gedrag (GOG)

zolang personeelslid in dienst is

vernietigen

Opmerkingen

B8. BEHEER INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE B8.001

Dossiers inzake de aankoop, levering en implementatie van hard- en softwaresystemen (M-files system)

zolang systeem in gebruik is

vernietigen

B8.002

Dossiers inzake de ontwikkeling en implementatie van softwaresystemen (al dan niet in eigen beheer of door middel van uitbesteding)

zolang systeem in gebruik is


B8.003

Inventaris van hard- en sofwaresystemen (M-files system)


vernietigen

B8.004

Stukken betreffende het onderhoud en het beheer van hard- en softwaresystemen (Drive Devteam$)

1 jaar

vernietigen

35

Bewaren indien de software gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie. De overige vernietigen.


Code

Reeks

B8.005

Stukken betreffende de ondersteuning van het gebruik van hard- en softwaresystemen (Drive Devteam$)

B8.006

Softwarelicenties (Excel M-files)



1 jaar

vernietigen

na einde licentie

vernietigen

Opmerkingen

B9. COÖRDINATIE VAN COMMUNICATIE, PERS EN VERTALINGEN B9.001

Dossiers inzake promotie en public relations

10 jaar


Begrotingen, bestekken, weerhouden offertes en eindproducten in de vorm van affiches, folders, brochures bewaren, de overige vernietigen.

B9.002

Dossiers inzake de organisatie van persconferenties

5 jaar


De persteksten of het persdossier bewaren, de uitnodigingen en aanwezigheidslijsten vernietigen.

B9.003

Persberichten

5 jaar


Eén exemplaar in elke taal bewaren.

B9.004

Persoverzichten en persknipsels

5 jaar


De persknipsels met betrekking tot de instelling bewaren, de overige vernietigen.

36


Code

Reeks



Opmerkingen Verslagen, bestekken, weerhouden offerte en eindproducten in de vorm van briefhoofden bewaren, de overige vernietigen.

B9.005

Dossiers inzake de ontwikkeling van het logo en de huisstijl

10 jaar


B9.006

Dossiers inzake de redactie en uitgave van publicaties, brochures, folders en affiches

1 jaar

vernietigen

B9.007

Publicaties, brochures, folders en affiches

5 jaar



B9.008

Jaarlijks activiteitenverslag

10 jaar



B9.009

Stukken betreffende het inhoudelijk beheer van de internet-, intranet- en/of extranetsite

1 jaar

vernietigen

B9.010

Internet-, intranet- en/of extranetsite

tot vervanging


B9.011

Personeelsgids (Who’s who)


vernietigen

37

Vóór en na elke ingrijpende aanpassing, de documentatie over de site, zijn structuur en zijn lay out, en de statistieken van het aantal bezoeken bewaren.


Code

Reeks



Opmerkingen

B9.012

Foto- en beeldmateriaal waarop de instelling de rechten bezit

30 jaar


Het beeldmateriaal wordt bij voorkeur overgedragen aan het Koninklijk Belgisch Filmarchief.

B9.013

Dossiers inzake de organisatie van enquêtes

5 jaar


De enquêteresultaten bewaren, de overige stukken vernietigen.

B9.014

Stukken betreffende de behandeling van vragen

5 jaar

vernietigen

B9.015

Registers en stukken van het onthaal

1 jaar

vernietigen

B9.016

Registers van de aanvragen tot openbaarmaking van bestuursdocumenten

5 jaar

vernietigen

B9.017

Dossiers inzake de organisatie van personeelsevenementen

5 jaar


B9.018

Stukken betreffende vertalingen

1 jaar

vernietigen


vernietigen

10 jaar

vernietigen

B10. BEHEER VAN DE BIBLIOTHEEK B10.001

Dossiers inzake de opmaak en wijziging van een bibliotheekreglement

B10.002

Aanwinstenregisters van de bibliotheek

38

Teksten van toespraken en foto's bewaren, overige stukken betreffende de praktische organisatie vernietigen.


Code

Reeks



1 jaar

vernietigen

tot vervanging

vernietigen

B10.003

Stukken betreffende de aanwinsten (dubbels van bestelbonnen, enz.)

B10.004

Catalogi van de bibliotheek

B10.005

Registers of stukken betreffende de inschrijving van de lezers

10 jaar

vernietigen

B10.006

Registers of stukken betreffende de ontleningen uit de bibliotheek

10 jaar

Vernietigen

39

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

C. VASTGOEDBEHEER C1. BEHEER OPENBARE OVERHEIDSOPDRACHTEN (PLAATSING/GUNNING EN OPVOLGING) C1.001

(Bijzondere) Lastenboeken

beheertermijn van het gebouw door de Regie (min. 10 jaar)*


C1.002

(Eventuele) rectificaties van het lastenboek

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.003

Proces-verbaal van opening van inschrijving

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.004

Offerteaanvragen

≥ 10 jaar*

vernietigen

*

Dossiers inzake het architecturale patrimonium* (volgens de wet van 8 juni 1992). De overige vernietigen.

De aanbestedende dienst bewaart alle documenten betreffende de gunning van de opdracht of de concessie voor openbare werken ten minste gedurende 10 jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht. (art. 161 van het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren – Belgisch Staatsblad van 9 augustus 2011). De administratieve bewaartermijn moet bovendien ten minste gelijk zijn aan de waarborgtermijn voor een opdracht voor werken, de overeenkomsttermijn voor een opdracht voor diensten en de gebruikstermijn van goederen voor een opdracht voor leveringen. * De term ‘het architecturale patrimonium” omvat volgende onroerende goederen: 1. monumenten: alle bouwwerken van opmerkelijk historisch, archeologisch, artistiek, wetenschappelijk, sociaal of technisch belang met inbegrip van de bijbehorende uitrusting en de decoratieve elementen; 2. architecturale complexen: homogene groep stedelijke of landelijke gebouwen van opmerkelijk historisch, archeologisch, artistiek, wetenschappelijk, sociaal of technisch belang die voldoende coherent zijn om deel uit te maken van een topografische afbakening 3. landschappen: gezamelijk werk van de mens en van de natuur, gedeeltelijk geconstrueerd en voldoende coherent om deel uit te maken van een topografische afbakening van opmerkelijk historisch, archeologisch, artisitiek, wetenschappelijk, sociaal of technisch belang.

40


Code

Reeks


C1.005

Ingediende offertes

≥ 10 jaar*

C1.006

Aanvragen van nadere informatie:

≥ 10 jaar*

-

aan de juridische dienst van de Regie

-

aan de inschrijvers: aanvraag van bewijsstukken (voor de prijzen), attesten (fiscale en sociale schulden, enz.)

Definitieve bestemming vernietigen

Aanbestedingsverslag

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.008

Toekenningsbeslissing

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.009

Briefwisseling met de Inspectie van Financiën: aanvraag van adviezen, adviezen en nota’s

≥ 10 jaar*

C1.010

(Eventuele) aanvraag van verlenging van de geldigheidsduur van de offerte

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.011

Aanvraag van vastlegging (krediet)

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.012

Kennisgeving van de gunningsbeslissing:

≥ 10 jaar*

niet weerhouden offertes

-

weerhouden offerte

De niet weerhouden offertes kunnen na 5 jaar vernietigd worden.

vernietigen

C1.007

-

Opmerkingen

vernietigen

vernietigen

41

Nota’s en adviezen worden door de bestuursafdeling bewaard. (cf.: A2.005).


Code

Reeks



C1.013

Formulier en publicatie van het bericht over de gunning van de opdracht

≥ 10 jaar*

C1.014

Aanvraag van borgtocht bij een inschrijver en eventuele herinneringen

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.015

Dienstorder

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.016

Aanvraag van voorschotten voor herzieningen

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.017

Processen-verbaal van de vooruitgang van de werken

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.018

Werfboek

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.019

Aangifte van schuldvordering

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.020

Processen-verbaal van betalingen

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.021

Aanvraag van facturen bij de inschrijvers

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.022

Vereffeningsborderellen

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.023

Processen-verbaal van oplevering van werken:

beheertermijn van het gebouw door de Regie (min. 10 jaar)

vernietigen

≥ 10 jaar*

vernietigen

C1.024

-

voorlopige

-

definitieve

Aanvraag van opheffing van borgtocht

42

vernietigen

Opmerkingen Deze documenten zijn alleen van toepassing op Europese opdrachten.


Code

Reeks



15 jaar

vernietigen

C1.025

Facturen

C1.026

“Delta” software


vernietigen

C1.027

“Paymaster” software


vernietigen

Opmerkingen

C2. KLANTENBEHEER C2.001

Klantendossiers: vragen (briefwisseling) en informatie geordend per klant, plaats, gebouw en/of project

10 jaar na de afsluiting van het dossier

vernietigen

C2.002

DESK: gecentraliseerde databank voor de vragen van de klanten



C2.003

Specifieke vragen van de klanten

10 jaar

vernietigen

C2.004

Nota’s en adviezen van de Ministerraad

10 jaar


C2.005

Nota’s en adviezen van de Inspectie van Financiën

10 jaar


C2.006

Interne nota’s inzake het beheer

10 jaar

vernietigen

43

Deze vragen worden in DESK geïntegreerd.


Code

Reeks



C2.007

Dossiers inzake de behoeften

10 jaar

vernietigen

C2.008

Dossiers inzake de begroting

10 jaar

vernietigen

C2.009

Dossiers inzake de bezettingsnormen

10 jaar


C2.010

Dossiers inzake de hergroepering van klanten (in één complex of gebouw)

zolang het gebouw door de Regie wordt beheerd (min. 10 jaar)


C2.011

Analytische tabel van de briefwisseling (in-out)

10 jaar

vernietigen



Opmerkingen

C3. PATRIMONIUMBEHEER EN VASTGOEDSTRATEGIE C3.1. PATRIMONIUMBEHEER C3.1.001

Dossiers van gebouwen: briefwisseling, foto’s, enz. (klassement per regio, complex en gebouw)

*

Dossiers inzake het architecturale patrimonium* (volgens de wet van 8 juni 1992). De overige vernietigen.

De term ‘het architecturale patrimonium” omvat volgende onroerende goederen: 1. monumenten: alle bouwwerken van opmerkelijk historisch, archeologisch, artistiek, wetenschappelijk, sociaal of technisch belang met inbegrip van de bijbehorende uitrusting en de decoratieve elementen; 2. architecturale complexen: homogene groep stedelijke of landelijke gebouwen van opmerkelijk historisch, archeologisch, artistiek, wetenschappelijk, sociaal of technisch belang die voldoende coherent zijn om deel uit te maken van een topografische afbakening

44


Code

Reeks





C3.1.002

Databank van de gebouwen (Hydra)

C3.1.003

Dossiers inzake het algemeen beheer en de normalisatie van de gebouwen

10 jaar


C3.1.004

Thematische dossiers (overdrachten van gebouwen aan de gewesten of gemeenschappen, politiehervorming, enz.)

10 jaar


C3.1.005

Dossiers inzake de verkoop van gebouwen per lot

10 jaar




Opmerkingen

C3.2. VASTGOEDSTRATEGIE C3.2.001

Dossiers inzake de strategie met betrekking tot een gebouw: -

huisvesting, gebruik, …

-

bouwvergunning

-

informatie betreffende parkings

-

informatie betreffende de gebruikers (aantal mensen, voltijdse equivalenten, advies van de IF, enz.)

-

belastingen

3. landschappen: gezamelijk werk van de mens en van de natuur, gedeeltelijk geconstrueerd en voldoende coherent om deel uit te maken van een topografische afbakening van opmerkelijk historisch, archeologisch, artisitiek, wetenschappelijk, sociaal of technisch belang.

45


Code C3.2.002

C3.2.003

Reeks Dossiers inzake de portefeuillestrategie: -

fiches en contractsamenvattingen

-

termijnen (beëindiging, datum van afsluiting, enz.)

-

activawaardering

-

kostenanalyse en –structuur

Dossiers inzake de werkruimte- en kwaliteitsnormen: -

behoefteprogramma’s

-

bezettingsnormen

-

prestaties (gebouwen, inrichting, enz.)

-

monitoring van de bezetting van administratieve gebouwen



Opmerkingen

10 jaar


Bewaren: opgaven, verslagen, samenvattingen en syntheses, die een globaal overzicht en/of de gevolgde politiek tonen.



C3.2.004

Dossiers inzake de opvolging van de vastgoedmarkt

10 jaar

vernietigen

C3.2.005

Dossiers inzake het afsluiten van partnerschappen

10 jaar

vernietigen

C3.2.006

Dossiers inzake het opstellen van richtlijnen (procedures immo, huren, ter beschikking stelling, opvolging van postinterventiedossiers (PID), enz.)

10 jaar

vernietigen

C3.2.007


10 jaar

vernietigen

46


Code

Reeks



Opmerkingen

tot bekendmaking van de opdracht


Dossiers inzake het architecturale patrimonium (volgens de wet van 8 juni 1992) en inzake de internationale projecten bewaren. De overige vernietigen.




C4. BEHEER VAN PROJECTEN (CONSTRUCTIE EN RENOVATIE) C4.001

C4.002

Schetsen: -

plannen

-

processen-verbaal

-

andere stukken

Voorontwerpen: -

plannen (architectuur, stabiliteit, HVAC, elektriciteit, elektromechanica, enz.)

-

processen-verbaal

-

andere stukken

47


Code C4.003

C4.004

Reeks Projectdossiers: -

plannen

-

lastenboeken

-

technische documenten (architectuur, stabiliteit, HVAC, elektriciteit, elektromechanica, enz.)

-

metingen

-

processen-verbaal

-

andere stukken


*



Opmerkingen




≥ 10 jaar*

vernietigen

Zie reeks C1.


48


Code C4.005

C4.006

Reeks Uitvoeringsdossiers: -

algemene stukken (lijst van de medewerkers, planning, kennisgevingen, enz.)

-

plannen

-

processen-verbaal

-

technische fiches

-

boekhoudkundige documenten: inschrijvingen, metingen, enz.

-

technische stukken (architectuur, stabiliteit, HVAC, elektriciteit, elektromechanica, enz.): plannen, technische fiches, processenverbaal

-

stukken betreffende veiligheidscoördinatie

-

stukken betreffende de opvolging: processen-verbaal en andere

-

dossier inzake de oplevering van werken: opmerkingen, PV’s van voorlopige en definitieve oplevering

As-built dossier (met inbegrip van plannen, technische fiches, processenverbaal, postinterventiedossier) per gebouw of project

49



Opmerkingen

10 jaar na definitieve oplevering

vernietigen

In geval van een geschil moeten de dossiers 10 jaar na beslechting van het geschil bewaard worden.





Code

Reeks



≥ 10 jaar*

vernietigen

Opmerkingen

C5. BEHEER VAN FACILITY EN ONDERHOUD C5.001


C5.002




C5.003




C5.004

Boekhoudkundige documenten:

15 jaar

vernietigen

-

facturen

-

afrekeningen

-

overzicht van de vorderingen

*

Zie reeks C1.

Oorspronkelijke facturen moeten zich bevinden op de financiële dienst (budget en boekhouding). Zie reeks B3.


50


Code C5.005

C5.006

Reeks Processen-verbaal van vergaderingen: -

interne

-

externe



10 jaar

vernietigen

tot afsluiting van het dossier

Briefwisseling: -

interne

-

verstuurd (aan de operationele diensten)

-

externe

vernietigen 10 jaar

tot afsluiting van het dossier

C5.007

Beheerovereenkomst

5 jaar na afsluiting van de overeenkomst

vernietigen

C5.008

Contracten (met inbegrip van de bijakten en bijlagen):

5 jaar na afsluiting van de overeenkomst of na verkoop

vernietigen

-

onderhoud

-

schoonmaak

-

huur

51

Opmerkingen


Code

Reeks



C5.009

Plaatsbeschrijvingen (aanvang, tussentijd en einde)


vernietigen

C5.010

Proces-verbaal van terbeschikkingstelling

5 jaar na afsluiting van de (huur) overeenkomst, of na verkoop

vernietigen

C5.011

Documenten in verband met de complexen en gebouwen:


vernietigen

Eerste verslag

vernietigen

C5.012

-

bouwvergunningen

-

milieuvergunningen

-

as-built dossier

-

pid / postinterventiedossier

-

evacuatieplannen

-

technische inventaris

Controle- en conformiteitsverslagen van: -

elektrische installaties

-

hijsinstallaties / elektromechanische installaties

Twee laatste verslagen

52

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

C6. IMMO (HUUR EN VERKOOP) C6.001




Nota’s en adviezen worden op het niveau van de directie (buitendient) bewaard.

C6.002




Nota’s en adviezen worden op het niveau van de directie (buitendient) bewaard.

C6.003

Akten, transcripties, huurcontracten, overeenkomsten, bijakten en bijlagen

5 jaar na afsluiting van de (huur) overeenkomst, of na verkoop

vernietigen

C6.004

Koninklijke besluiten tot regeling van de eigendomsoverdracht van staatsgebouwen



53


Code C6.005

Reeks Boekhoudkundige documenten (facturen en opvolging): -

belastingen (gemeentelijke, gewestelijke, onroerende voorheffing)

-

borderellen

-

lastenverdeling

-

vervaldagen betalingen

-

fraudeverklaring

-

terugbetaling van werken

-

opvolging van de betalingen (huren)



15 jaar

vernietigen

10 jaar

vernietigen

C6.006

Dossiers inzake klachten

C6.007

Dagvaardingen (in het kader van gerechtelijke geschillen)

1 jaar na afsluiting van het geschil

vernietigen

C6.008

Briefwisseling (ivm uitvoering/opvolging contracten):


vernietigen

-

met de eigenaren

-

met de gebruikers

54

Opmerkingen


Code C6.009

C6.010

Reeks Attesten, certificaten, vergunningen betreffende een gebouw: -

bodemonderzoek (bodemverontreiniging)

-

asbestinventaris

-

(steden)bouwkundige vergunningen en milieuvergunning

-

energieprestatiecertificaat

-

pid / postinterventiedossier

Wettelijk toezicht: -

elektrische installaties (hoog- en laagspanning)

-

hijsinstallaties / elektromechanische installaties

-

branddetectiesysteem

-

evacuatiealarmsysteem

-

veiligheidsverlichting




vernietigen

Eerste verslag

vernietigen

Twee laatste verslagen

C6.011

Dossiers inzake ramingen (vastgoed, werken, enz.)

Tot opmaak nieuwe versie

vernietigen

C6.012

Plannen van de gebouwen


vernietigen

55

Opmerkingen


Code

Reeks



C6.013

Plaatsbeschrijvingen (aanvang, tussentijd en einde)


vernietigen

C6.014

Processen-verbaal van terugname-teruggave


vernietigen

C6.015

Processen-verbaal van geraamde schade


vernietigen

C7. REALISATIE VAN STUDIES IN ARCHITECTUUR EN ENGINEERING C7.001




C7.002




56

Opmerkingen


Code

Reeks

C7.003

Dossiers inzake de implementatie van een project: masterplan, (ondertekende) plannen, as-built dossier, metingen, foto’s, enz.

C7.004

Schetsdossiers:

C7.005

-

plannen

-

processen-verbaal

-

andere stukken

Voorontwerpdossiers: -

plannen (architectuur, stabiliteit, HVAC, elektriciteit, elektromechanica, enz.)

-

processen-verbaal

-

andere stukken

57



Opmerkingen




10 jaar



10 jaar




Code C7.006

Reeks Ontwerpdossiers: -

plannen

-

lastenboeken

-

technische documenten (architectuur, stabiliteit, HVAC, elektriciteit, elektromechanica, enz.)

-

metingen

-

processen-verbaal

-

andere stukken

C7.007


C7.008

Analyse- en expertisedossiers (uit te voeren werken)

*



Opmerkingen

10 jaar



≥ 10 jaar*

vernietigen



Zie reeks C1. Dossiers inzake het architecturale patrimonium (volgens de wet van 8 juni 1992) en inzake de internationale projecten bewaren. De overige vernietigen.


58


Code

Reeks



C7.009

Restauratiedossiers: voorbereidende studie inzake het erfgoed (geschiedenis, technieken, bouw, plannen, Commissie Monumenten en Landschappen, enz.)

10 jaar


C7.010

Dossiers inzake onderhoud: contracten, technische dossiers, briefwisseling, processen-verbaal van oplevering van werken, historische samenvatting, veiligheidscoördinatie en risico-analyse

10 jaar na einde contract

vernietigen

C7.011

Dossiers inzake werkzaamheden van asbestverwijdering

40 jaar

vernietigen

C7.012

Type-documenten:


-voor intern gebruik -officiële documenten voor extern gebruik (type-bestekken, documenten inzake normen, enz. C7.013

Dossiers inzake beroepen vakmanschap, materialen en technieken: publicaties, normen, technische goedkeuring, STS, productcatalogussen

C7.014

(Interne en externe) briefwisseling

59

Opmerkingen

Pv van oplevering der werken en lastenboek worden (theoretisch) op niveau Bureel der Werken bewaard, contracten liften 30 jaar

vernietigen bewaren en overbrengen naar RA

Tot onbruikbaarheid

vernietigen

10 jaar

vernietigen

1 exemplaar in elke taal bewaren



175

Archief van de


door

Nicolas SURDIACOURT


5519


Archief van de Regie der Gebouwen. Archiefselectielijst

Recommend Documents