ARCHIEF VAN HET INTERFEDERAAL KORPS VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 54

ARCHIEF VAN HET INTERFEDERAAL KORPS VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

door Geert LELOUP

Brussel 2010

ARCHIEF VAN HET INTERFEDERAAL KORPS VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

door Geert LELOUP

Brussel 2010

DANKWOORD Naar goede gewoonte wil de auteur een woord van dank richten aan al diegenen die hun medewerking verleend hebben aan de opmaak van deze archiefselectielijst. De auteur wenst op de eerste plaats Pierre Reynders, Korpschef van het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën, van harte te bedanken voor zijn instemming met de opmaak van een archiefselectielijst voor het archief van het korps. Voorts een bijzonder woord van dank voor Marc Luypaert, attaché van het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën, die zo vriendelijk was de auteur te woord te staan en hem al de nodige informatie met betrekking tot de archiefvorming en het archiefbeheer van het korps te verschaffen. Daarnaast verdienen ook de hiërarchisch meerderen en collega’s een bijzondere vermelding. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en Rolande Depoortere, afdelingshoofd van de afdeling "Toezicht en advies", voor hun praktische en inhoudelijke adviezen, de collega's van afdeling "Toezicht en advies" voor de vele vruchtbare discussies.

5

INHOUDSTAFEL

DANKWOORD............................................................................................................5 INHOUDSTAFEL........................................................................................................7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN ....................................................................9 LIJST VAN ILLUSTRATIES ..................................................................................11 LIJST VAN AFKORTINGEN..................................................................................13 INLEIDING................................................................................................................15 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER...................................................17 GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER ................................................................................................17 BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE ARCHIEFVORMER .................................................................18 ORGANISATIE EN WERKING VAN DE ARCHIEFVORMER ............................................................................21

ORGANIGRAMMEN ...............................................................................................25 VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN ................................27 PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK ............................................................................27 ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING ......................................................................................................27 BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN .....................................................................29 VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE ..........................................................................................29 ELDERS BEWAARDE ARCHIEVEN .............................................................................................................31

ILLUSTRATIES ........................................................................................................31

7

LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN BRONNEN ARA, Brussel: Archief van het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën.

GEDRUKTE BRONNEN Belgisch Staatsblad, 1921-2007.

WERKEN BOURGEOIS P., Le Ministère du Budget (1946-1948). Le Ministère de l'Administration générale et des Pensions (1948-1949). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 24), 1992, 151 p. BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances. Étude de l'administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie: 1946-1994, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 75), 1995, 451 p. De Inspectie van Financiën. 1938-1963, Brussel, Ministerie van Financiën, [1963], 444 p. De inspecties van financiën in de Beneluxlanden, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, 1964, 31 p. DESMAELE B., Le Ministère des Finances. Étude de l’évolution structurelle de l’administration centrale et de ses organes consultatifs. Première partie: 1931-1945, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 9), 1990, 239 p. MAGAIN A., L’Inspection des Finances, Bruxelles, Institut belge des Finances publiques, 1941, 123 p. SENELLE R., "Losse beschouwingen betreffende de ontwikkeling van de administratieve en de begrotingscontrole in de rijksdiensten, zoals zij werd georganiseerd bij het koninklijk besluit van 5 oktober 1961", in: Rechtskundig Weekblad, Antwerpen, vzw Rechtskundig Weekblad, XXVI, 1962, 15, kol. 825-834.

9

LIJST VAN ILLUSTRATIES

1.

Foto van de Zinnerstraat, Brussel. Foto auteur.

2.

Foto van het Esplanadegebouw, Brussel. Foto auteur.

3.

Foto van de Astro-toren, Brussel. Foto auteur.

4.

Foto van de Financiëntoren, Brussel. Copyright Federale Overheidsdienst Financiën.

5.

Foto van de De Lignestraat, Brussel. Foto auteur.

6.

Scan van een groepsfoto van de inspecteurs van financiën uit 1944. Copyright Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën.

11

LIJST VAN AFKORTINGEN ABCU

Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven

ARA

Algemeen Rijksarchief

B&B

Budget en Beheerscontrole

BS

Belgisch Staatsblad

DAB

Dienst (van) Algemeen Bestuur

DMS

Document Management System

FOD

Federale Overheidsdienst

IF

Inspectie van financiën

POD

Programmatorische Overheidsdienst

n.v.t.

niet van toepassing

RAC

Rijksadministratief Centrum

RANVA

Registratie, Authentificatie, Notificatie, Verspreiding en Archivering van adviezen

RMA

Records Management Application

13

INLEIDING

Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Deze wet is ook van toepassing op de het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën, maar het is praktijk weinig praktisch om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT IS EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het geeft aan welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats (in dit geval het Rijksarchief) overgebracht kunnen worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer, dus voor kennisbeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. WIE NAM HET INITIATIEF VOOR DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? Het initiatief voor de opmaak van deze archiefselectielijst werd genomen door het Rijksarchief, naar aanleiding van de opmaak van een archiefselectielijst voor de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole (FOD B&B).

15

Inleiding

HOE VERLIEP DE OPMAAK VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? Geert Leloup, assistent bij de afdeling “Toezicht en advies” van het Rijksarchief, nam in oktober 2008 naar aanleiding van de opmaak van een archiefselectielijst voor de FOD B&B contact op met Pierre Reynders, Korpschef van het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën, met de vraag of deze belangstelling had voor de opmaak van een selectielijst voor het archief van de instelling. Daarop had hij begin november 2008 een onderhoud met Marc Luypaert, attaché bij het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën, die kort de werking en de archiefvorming toelichtte en al de nodige gegevens verstrekte. De opmaak van deze archiefselectielijst en van de inleiding nam in totaal ongeveer één week in beslag. Vervolgens werd de ontwerpversie door Marc Luypaert in juni 2009 voorgelegd aan de Korpschef en de Korpsraad van het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën. De tekst werd in september 2009 aangepast op basis van de geformuleerde opmerkingen en nadien voor nazicht voorgelegd aan Rolande Depoortere, afdelingshoofd van de afdeling “Toezicht en advies”. Tot slot werd de archiefselectielijst definitief bekrachtigd door de ondertekening van een overeenkomst door de Algemeen Rijksarchivaris en de Korpschef van het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën in [xxxx].

16

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER Dit onderdeel behandelt achtereenvolgens de geschiedenis, de bevoegdheden en activiteiten en de organisatie en de werking van de Inspectie van financiën. Het moet de lezer de nodige achtergrondinformatie bieden over de historische en institutionele context van de archiefvorming. GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER De Inspectie van financiën (IF) bekleedt een unieke positie in het Belgische institutionele landschap. De geschiedenis van dit korps is al even opmerkelijk en weerspiegelt enkele belangrijke historische tendensen. Haar ontstaan is te verklaren door de grote economische en financiële problemen die na de Eerste Wereldoorlog opdoken. De eerste jaren na deze "Grote Oorlog" ontspoorde de Belgische begroting door de uitgaven voor de wederopbouw, de teleurstellende belastingsinkomsten, een aantal monetaire misrekeningen en de veel lager dan verwachte Duitse herstelbetalingen. De Belgische regering werd steeds vaker geconfronteerd met het nieuwe fenomeen van zware bijkredieten, die tijdens de uitvoering van de begroting opdoken. Een eerste reactie was de invoering van de comptabiliteit van de vastgestelde uitgaven door de Wetten van 20 juli 1921 en 10 juni 1922, dus van een hoger toezicht op het vastleggen van de uitgaven.1 Vrij snel werd echter duidelijk dat de bijkredieten niet door de administratie of door de verantwoordelijke ordonnateurs werden gevraagd, maar door de Belgische regering zelf. Bovendien had de economische crisis van de jaren 1930 de Belgische economie en de Belgische overheidsfinanciën opnieuw een gevoelige klap toegebracht. De regering opteerde voor een aantal klassieke crisismaatregelen, mét inbegrip van een verscherpt toezicht op de overheidsuitgaven. Dit vertaalde zich onder meer in de oprichting van een Begrotingscomité en van een volwaardige Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven (ABCU). Vanaf 1934 duikt het idee op om ook een Inspectie van financiën op te richten, maar het duurde nog enkele jaren vooraleer deze effectief het levenslicht zag.2 De Inspectie van financiën werd uiteindelijk in 1938 opgericht en diende de "controle op het stuk en ter plaatse" uit te oefenen. De nieuwe inspecteurs van financiën kregen een tweevoudige opdracht: het uitoefenen van de controle op de dagelijkse uitvoering van de begroting én het bestuderen van maatregelen die besparingen kunnen opleveren en de werking van de diensten kunnen verbeteren. Ze moesten zowel raadgever als financieel controleur van een minister zijn. Hun bijzonder statuut moest deze twee ogenschijnlijk tegenstrijdige functies met elkaar verzoenen. De inspecteur van financiën ressorteerde onder de Minister van Financiën, maar werd als financieel adviseur ter beschikking gesteld van de minister van een departement. Bovendien werd de ministeriële verantwoordelijkheid tegenover het parlement gerespecteerd door het feit dat de inspecteur slechts een advies uitbracht, dat op zich geen bindende kracht bezat. De eerste reacties van de ambtenaren van de ministeries op de komst van de inspecteurs van financiën varieerden sterk: ofwel negeerden zij de inspectie en legden ze slechts een beperkt aantal dossiers voor, ofwel overspoelden zij de inspecteur in kwestie met een massa dossiers en documenten. Na verloop van enkele maanden verbeterden de relaties en verwierf de Inspectie van financiën meer krediet, naar eigen zeggen dankzij een aantal interessante adviezen over belangrijke problemen waarmee de ministeries te kampen hadden en dankzij de goede medewerking bij de voorbereiding van de begroting voor het jaar 1940.3 1

Wet van 20 juli 1921 tot instelling van de boekhouding der betaalbare gestelde kredieten (BS, 05/09/1921, p. 7270) en wet van 10 juni 1922 tot wijziging van de Wet van 20 juli 1921 (BS, 05/10/1922, p. 6961). 2 De Inspectie van financiën. 1938-1963, Brussel, Ministerie van Financiën, [1963], pp. 19-21. 3 De Inspectie van financiën, p. 24.

17

Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën - Historisch en institutioneel kader

Tijdens de Tweede Wereldoorlog bleef de Inspectie van financiën actief, al zou ze door de afwezigheid van de Minister van Financiën rechtsreeks onder de Secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën ressorteren en als gevolg daarvan in 1944 administratief verbonden worden aan de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven. Tegelijkertijd werd een Inspecteur-Generaal van Financiën (later: “Inspecteur-Generaal van Financiën Korpschef”) aangeduid. Na de bevrijding zouden er in reactie op de al te grote invloed van de ambtenaren op de overheidsfinanciën enkele drastische maatregelen genomen worden. De Inspectie van financiën werd overgeheveld naar het nieuwe Ministerie van Begroting en werd omgevormd tot een Inspectie der begroting met meer beperkte bevoegdheden. Deze maatregelen werden echter al in 1948 volledig teruggedraaid en de Inspectie van financiën zou opnieuw haar oude benaming en haar vroegere bevoegdheden verwerven.4 De daaropvolgende decennia bleef de Inspectie van financiën de haar toevertrouwde bevoegdheden uitoefenen, ondanks de regelmatig geuite kritiek (naar eigen zeggen de “normale reactie van de gecontroleerde tegenover pottenkijkers”).5 Verschillende koninklijke besluiten voerden een aantal aanpassingen door, maar in wezen oefent de Inspectie van financiën vandaag de dag nog steeds de haar in 1938 toegewezen bevoegdheden uit. De staatshervormingen en de daaraan gekoppelde oprichting en uitbouw van de gemeenschappen en de gewesten hadden ondertussen wel een grote impact op het statuut en de organisatie van de Inspectie van financiën, aangezien de gemeenschappen en de gewesten met de staatshervorming van 1989 het recht verworven hadden om hun eigen administratieve en begrotingscontrole te organiseren en daartoe een beroep konden doen op inspecteurs van financiën die hen ter beschikking gesteld zouden worden. Vandaar dat in 1998 een Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën werd opgericht, met eigen beheersorganen in de vorm van het Interministerieel Comité van de Inspectie van financiën, de Korpschef en de Raad van het Korps. De inspecteurs van financiën zijn nog steeds federale ambtenaren, maar de gemeenschappen en de gewesten worden nu nauwer betrokken bij het beheer van het korps. Het gevolg is dat de Inspectie van financiën als interfederaal orgaan weer een grotere autonomie heeft verworven ten opzichte de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven van het Ministerie van Financiën en ten opzichte van diens rechtsopvolger, de huidige Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole (FOD B&B). BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE ARCHIEFVORMER Vandaag de dag is het Interministerieel Comité van de Inspectie van financiën verantwoordelijk voor alle beheersbeslissingen. Het beslist onder meer, op advies van de Korpschef, over de terbeschikkingstelling van een inspecteur van financiën aan een gefedereerde entiteit. De dagelijkse leiding van de Inspectie van financiën wordt uitgeoefend door de Korpschef, die voor het administratief beheer, het financieel beheer en het personeelsbeheer een beroep kan doen op een beperkt secretariaat.6 Vóór de hervorming van de Inspectie van financiën in 1998 was de dagelijkse leiding van het korps overigens toevertrouwd aan de Inspecteur-Generaal van financiën - Korpschef, een functie die tijdens de Tweede Wereldoorlog was ingesteld.

4

De Inspectie van financiën, pp. 24-25. Voor meer informatie, zie ook: BOURGEOIS P., Le Ministère du Budget (1946-1948). Le Ministère de l’Administration Générale et des Pensions (1948-1949). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 24), 1992, 154 p. 5 De Inspectie van financiën, p. 25. 6 Het administratief personeelsbeheer wordt nog deels verzekerd door de personeelsadministratie van de Federale Overheidsdienst Financiën.

18


De inspecteurs van financiën vervullen sinds 1938 een dubbele rol: zij zijn zowel raadgever als financieel controleur van de minister waarbij ze zijn geaccrediteerd. Ze verstrekken als raadgever alle aanbevelingen die de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de ingezette middelen kunnen verhogen, de werking van de diensten van het departement kunnen verbeteren en besparingen kunnen verwezenlijken. Daarnaast oefenen zij een controlebevoegdheid uit in naam van de ministers tot wier bevoegdheid de begroting en het algemeen bestuur behoren. Deze beide bevoegdheden werden achtereenvolgens uitgeoefend op basis van het koninklijk besluit van 7 juni 1938,7 het besluit van de regent van 20 augustus 1946,8 het besluit van de regent van 16 december 1948,9 het koninklijk besluit van 5 oktober 196110 en het koninklijk besluit van 16 november 1994.11 Het koninklijk besluit van 8 april 1954 bevat dan weer bepalingen met betrekking tot de controle op de instellingen van openbaar nut.12 De gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschapscommissies hebben conform het artikel 51 van de bijzondere wet van 16 januari 1989 hun eigen regels voor de administratieve en begrotingscontrole in kunnen voeren en eigen accenten kunnen leggen bij de invulling van de bevoegdheden van de hen ter beschikking gestelde inspecteurs van financiën (waarop hier niet verder in detail wordt ingegaan).13 De raadgevend functie van de inspecteurs van financiën was reeds impliciet voorzien door het koninklijk besluit van 7 juni 1938. Het koninklijk besluit van 5 oktober 1961 zal deze raadgevende rol van de inspecteurs van financiën echter benadrukken en expliciet stipuleren dat deze in de eerste plaats budgettaire en financiële raadgevers waren van de ministers bij wie ze hun functie uitoefenden. De inspecteurs van financiën kunnen de minister bij wie zij geaccrediteerd zijn allen aanbevelingen verstrekken die de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de ingezette middelen kunnen verhogen, de werking van de diensten kunnen verbeteren en besparingen kunnen verwezenlijken. Tot 1994 dienden zij hun rapporten via de bevoegde minister aan de Eerste Minister, aan de Minister van Financiën en/of de minister bevoegd voor Algemeen Bestuur voor te leggen. De ministers kunnen op hun beurt de inspecteurs vragen advies uit te brengen over allerlei kwesties. Zij kunnen de inspecteurs daarenboven ook belasten met onderzoeken bij de door de staat gesubsidieerde openbare of particuliere instellingen. Tot slot konden de Eerste Minister en de Minister van Financiën de inspecteurs tot 1994 vragen hun advies uit te brengen over elke kwestie van budgettaire aard. De minister waarbij de inspecteur geaccrediteerd was, ontving in dat geval een afschrift van het verslag. De controlerende functie wordt uitgeoefend via het alom gekende "advies van de Inspectie van financiën". Het koninklijk besluit van 7 juni 1938 belastte de inspecteurs van financiën met het bewaken van de dagelijkse uitvoering van de begroting. Ze dienden hun advies te verlenen over de ontwerpen en memories van toelichting van wetten, koninklijke besluiten en ministeriële besluiten die gevolgen hadden voor de begroting en in dat kader voorgelegd 7

Koninklijk besluit van 7 juni 1938 houdende instelling van een inspectie van financiën (BS, 24/06/1938, p. 4130). 8 Besluit van de regent van 20 augustus 1946 houdende organisatie van de administratieve en begrotingscontrole (BS, 05/09/1946, p. 7366). 9 Besluit van de regent van 16 december 1948 houdende regeling van de ambtsbevoegdheden der Inspectie van Financiën (BS, 10-11/01/1949, p. 167). Later gewijzigd door het Besluit van de Regent van 20 maart 1950 (BS, 30/03/1950, p. 2413). 10 Koninklijk besluit van 5 oktober 1961 tot regeling van de administratieve en begrotingscontrole (BS, 07/10/1961, p. 7558). Zie ook: SENELLE R., "Losse beschouwingen betreffende de ontwikkeling van de administratieve en de begrotingscontrole in de rijksdiensten, zoals zij werd georganiseerd bij het koninklijk besluit van 5 oktober 1961", in: Rechtskundig Weekblad, Antwerpen, vzw Rechtskundig Weekblad, XXVI, 1962, 15, kol. 825-834. 11 Koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole (BS, 17/01/1995, p. 1062). 12 Koninklijk besluit van 8 april 1954 ter regeling van de modaliteiten van controle vanwege de inspecteurs van financiën op sommige instellingen van openbaar nut (BS, 18/04/1954, p. 3143). 13 Bijzondere wet van 16 januari 1989 betreffende de financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten (BS, 17/01/1989, p. 850).

19


moesten worden aan het Begrotingscomité, de Minister van Financiën of de Minister van Algemeen Bestuur.14 Bovendien dienden ze ook controle uit te oefenen op de vaststelling, vereffening, ordonnancering of mandatering van de uitgaven, op de naleving van de wetgeving inzake aanbestedingen en overeenkomsten, op het gebruik van gelden en waren, op de stukken van de ordonnateurs en de rekenplichtigen, op de vaststelling en vereffening van de aan de schatkist verschuldigde sommen en op de snelheid van de invordering. Deze controle zou in praktijk hoofdzakelijk beperkt blijven tot een systematische controle op de toepassing van de wetgeving inzake aanbestedingen en overeenkomsten.15 Deze controlebevoegdheid werd in 1946 ingeperkt, maar in 1948 opnieuw in zijn vroegere vorm hersteld. Het koninklijk besluit van 5 oktober 1961 voerde enkele wijzigingen door om de controle te versoepelen. De inspecteurs van financiën dienden nog steeds hun advies te verlenen over al de voorstellen die aan het Comité voor Financiën en Begroting, de Minister van Financiën of de Minister bevoegd voor Algemeen Bestuur voorgelegd moesten worden én over alle voorstellen met een financiële weerslag of met betrekking tot de administratieve organisatie van de diensten. Het advies was echter niet langer vereist voor: bepaalde personeelsuitgaven (bevorderingen binnen de perken van de kaders; toekenning van wedden, lonen toelagen en vergoedingen in toepassing van de bestaande reglementering; opdrachten in het buitenland), voor overeenkomsten betreffende aannemingen van werken, leveringen en transporten beneden een bepaald bedrag, voor bepaalde toelagen (toelagen beneden een bepaald bedrag: toelagen toegekend overeenkomstig organieke regelen die de toekenningsvoorwaarden en het bedrag ervan vaststellen) en voor andere uitgaven die aan organieke regelen onderworpen zijn. Deze afwijking kon daarenboven nog uitgebreid worden tot andere uitgaven of tot uitgaven met een hoger bedrag na gemeenschappelijk overleg tussen de betrokken minister en de Minister van Financiën of de Minister voor Algemeen Bestuur. Van deze mogelijkheid werd ruim gebruik gemaakt.16 Daartegenover stond dat de Minister van Financiën en de Minister bevoegd voor Algemeen Bestuur voor bepaalde categorieën van uitgaven konden beslissen dat een gunstig advies van de inspecteur van financiën hen vrij zou stellen van andere formaliteiten. Het koninklijk besluit van 16 november 1994 versoepelde het systeem enkele decennia later nogmaals door de vermelde bedragen te verhogen, wat het aantal voorgelegde dossiers moest verminderen en zodoende een betere controle van de belangrijke zaken mogelijk moest maken. Het advies van de inspecteur van financiën werd nu ook verplicht voor voorstellen die betrekking hebben op het verlenen van een staatswaarborgen. Het koninklijk besluit van 9 juli 2007 voerde dan weer onder bepaalde voorwaarden een a posteriori controle in op de uitvoering van het personeelsplan en op de aanwervingen bij de FOD's en de POD's, alsook bij de diensten die ervan afhangen.17 Er was ook steeds een procedure voorzien voor het geval dat een minister het niet eens was met het advies van de inspecteur van financiën. Het koninklijk besluit van 7 juni 1930 voorzag dat deze kwestie aan het Begrotingscomité voorgelegd moest worden. Het koninklijk besluit van 5 oktober 1961 paste deze procedure aan door te bepalen dat het voorstel in eerste instantie aanhangig gemaakt moest worden bij de Minister van Begroting of bij de Minister van Ambtenarenzaken, en, wanneer deze zijn akkoord niet kan betuigen, dan pas voorgelegd moest worden aan het ministerieel comité bevoegd voor begroting. Wegens de afschaffing van de ministeriële comités in 1992 wordt een dergelijk beroep in tweede instantie nu bij de Ministerraad aangetekend. 14

De inspecties van financiën in de Beneluxlanden, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, 1964, p. 11. MAGAIN A., L’Inspection des Finances, Bruxelles, Institut belge des Finances publiques, 1941, p. 37. 16 De inspecties van financiën in de Beneluxlanden, p. 22. 17 Koninklijk besluit van 9 juli 2007 betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën (BS, 23/07/2007, p. 39341). 15

20


Tot slot is het interessant om te signaleren dat de Inspectie van financiën doorheen de jaren ook bij tal van andere taken en activiteiten betrokken is geweest. Zo dienden ook de opmerkingen van het Rekenhof en de antwoorden van het departement tot 1961 voor advies aan de inspecteur van financiën voorgelegd te worden. Nu worden deze opmerkingen enkel meegedeeld. Het koninklijk besluit van 7 juni 1938 bepaalde dat de Inspectie van financiën haar medewerking moest verlenen aan de Koninklijke Commissaris voor de Administratieve Hervorming. Het koninklijk besluit van 20 augustus 1946 belastte haar met het voeren van de comptabiliteit der vastgelegde uitgaven, maar deze beslissing werd in 1948 teruggedraaid. Het koninklijk besluit van 5 oktober 1961 bepaalde dan weer dat de inspecteurs hun medewerking dienden te verlenen aan het in 1959 opgerichte Bureau voor Economische Programmatie en ook als economisch adviseur moesten optreden. Zij dienden hun adviezen af te toetsen aan het economisch expansieprogramma én rekening te houden met het economisch en sociaal leven, de verhouding tussen overheid en privé-sector en de rol van de overheid in de economie.18 Deze bepaling werd in 1994 geschrapt omdat het Bureau voor Economische Programmatie ondertussen was opgeheven. De verschillende, elkaar opvolgende koninklijk besluiten stipuleren trouwens steevast dat de inspecteurs van financiën bij de uitvoering van hun bevoegdheden toegang hebben tot alle dossiers en archieven én dat ze van de diensten alle inlichtingen ontvangen die zij vragen. Daartegenover staat dat zij niet mogen deelnemen aan het beheer van de diensten van de minister waarbij ze geaccrediteerd zijn en ook geen bevelen mogen geven tot het verhinderen of schorsen van verrichtingen. Een in 2007 ingevoerde deontologische code bevat bijkomende ethische gedragsregels die de inspecteurs in acht dienen te nemen bij de uitoefening van hun ambt.19 ORGANISATIE EN WERKING VAN DE ARCHIEFVORMER Een belangrijke bekommernis bij de oprichting van de Inspectie van financiën in 1938 was dat deze een grote mate van onafhankelijkheid moest bezitten, ook ten opzichte van de Minister van Financiën. Dit verklaart waarom de inspecteurs wel op voordracht van de Minister van Financiën werden benoemd en aan het Ministerie van Financiën werden verbonden, maar door het koninklijk besluit van 30 juni 1938 administratief aan het Begrotingscomité werden verbonden. De Minister van Financiën had dus strikt genomen niet eens het recht om hen instructies te geven over hun wijze van werken, al was dit in praktijk spoedig anders.20 Een ander opvallend gegeven was dat de Inspectie van een ambtenarenkorps zonder centrale aansturing vormde, aangezien de inspecteurs elk afzonderlijk hun ambt waarnamen onder het direct gezag van de Minister van het departement waarbij ze gedelegeerd waren. Het koninklijk besluit van 7 juni 1938 bepaalde wel dat de inspecteurs van financiën minstens éénmaal per maand samen dienden te komen onder het voorzitterschap van de Directeur-generaal van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven om wetgevende en reglementaire maatregelen voor te stellen en om individuele ervaringen met de ministeriële departementen uit te wisselen en te bespreken. Tijdens de Tweede Wereldoorlog verloor de Inspectie van financiën een deel van haar oorspronkelijke autonomie, omdat ze door de afwezigheid van de Minister van Financiën rechtstreeks onder de Secretaris-Generaal van het Ministerie van Financiën ressorteerde.21 Bij een reorganisatie van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven in 1944 werd een Algemene Inspectie van financiën als één van de twee diensten in het 18

De Inspectie van financiën, p. 129-140. Koninklijk besluit van 20 december 2007 houdende vaststelling van de deontologische code van het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën (BS, 06/02/1998, p. 7777) en Deontologische code van het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën (BS, 06/02/1998, p. 7783) 20 De Inspectie van Financiën, pp. 22-23. 21 Idem, p. 24. 19

21


organigram opgenomen. Bovendien werd deze onder leiding van een Inspecteur-Generaal geplaatst, die gekozen werd uit het korps der inspecteurs en in het organiek kader van de administratie werd opgenomen.22 Deze Inspecteur-Generaal zorgde voortaan voor de verdeling en de coördinatie van de taken van het korps onder het hoger toezicht van de Directeur-generaal van de administratie. Hij kon er als diensthoofd van de administratie een beroep doen op een secretariaat en kreeg het gezelschap van een aantal "horizontale" inspecteurs, waardoor in praktijk in de schoot van de administratie een centrale cel ontstond. Sommige van deze horizontale inspecteurs werden bovendien ingeschakeld in de diensten van de administratie, waardoor een vermenging ontstond met administratieve ambtenaren.23 Er moesten overigens geen specifieke functies voorzien worden aangezien de inspecteurs voor een post aangewezen werden door een dienstorder van de Minister van Financiën, genomen op het door de Directeur-generaal goedgekeurde voorstel van de Inspecteur-Generaal.24 De daaropvolgende decennia was Dienst van de Inspectie van financiën als onderdeel van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven bij verschillende reorganisaties betrokken. Het werd in dat kader verschillende malen samengevoegd met de Dienst voor de Controle van de Vastleggingen (bijvoorbeeld in de periode 1954-1956 en in de periode 1978-1989), maar behield door haar specifiek statuut steeds een eigen naam en een zekere autonomie.25 De benaming “Korpschef” werd rond 1963 toegevoegd aan de titel van de Inspecteur-Generaal omdat een aanpassing van de loopbaanregeling voorzag dat de inspecteurs van financiën na verloop van tijd tot inspecteur-generaal bevorderd konden worden.26 De verplichting dat de inspecteurs van financiën regelmatig dienden te vergaderen, was ondertussen door het koninklijk besluit van 5 oktober 1961 afgeschaft. Het eerder aangehaalde koninklijk besluit van 28 april 1998 voerde een nieuw organigram in voor het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën (zie organigram p. 25) en verleende het opnieuw een grotere administratieve autonomie ten opzichte van het Ministerie van Financiën.27 Het Interministerieel Comité van de Inspectie van financiën neemt voortaan alle beheersbeslissingen. Dit Comité bestaat uit alle ministers van de verschillende regeringen die bevoegd zijn voor begroting, en wordt voorgezeten door de federale minister van begroting. Deze laatste roept het bijeen op eigen initiatief of op vraag van één van de leden. De Korpschef is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het korps en neemt alle dringende maatregelen nodig voor de goede werking onder voorbehoud van een bekrachtiging door het Comité tijdens zijn eerstvolgende bijeenkomst. Hij woont met raadgevende stem de vergaderingen van het Comité bij en neemt er het secretariaat van waar. Hij wordt daartoe voor vijf jaar benoemd door het Comité uit een lijst van drie kandidaten voorgedragen door de leden van het korps. De Korpschef wordt bijgestaan door een beperkt secretariaat. Tot slot is er ook de Korpsraad, die bestaat uit de Korpschef, drie inspecteurs van financiën van de Nederlandse taalrol en drie inspecteurs van financiën van de Franse taalrol. Deze Korpsraad verleent het Comité advies over alle kwesties betreffende de organisatie, de werking en de plichtenleer van het korps. De zes inspecteurs en hun plaatsvervangers worden verkozen door de vastbenoemde leden van het korps in actieve dienst, met uitsluiting van de leden die gedetacheerd zijn of op zending zijn. Het koninklijk besluit van 4 maart 2001 organiseerde de terbeschikkingstelling van ambtenaren van het Ministerie van Financiën van het Secretariaat

22 Besluit van de secretaris-generaal van het ministerie van Financiën van 24 mei 1944 betreffende de inrichting van het Bestuur van de begroting en van het toezicht over de uitgaven (BS, 10/06/1944, p. 2865). 23 De inspecties van financiën in de Beneluxlanden, pp. 30-31. 24 De Inspectie van financiën, pp. 65-71. 25 BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances…, pp. 303-311. 26 De inspecties van financiën in de Beneluxlanden, p. 28. De koninklijke besluiten van 30 en 31 december 1963 waarnaar in deze publicatie verwezen wordt, zijn niet in het Belgisch Staatsblad terug te vinden. 27 Koninklijk besluit van 28 april 1998 tot organisatie van het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën (BS, 05/08/1998, p. 25098).

22


van de Korpschef en van de Raad van het Korps.28 Het koninklijk besluit van 1 april 2003 bevatte dan weer bijkomende bepalingen met betrekking tot het administratief en geldelijk statuut van de inspecteurs van financiën.29 Het aantal inspecteurs zou op lange termijn geleidelijk aan toenemen. Het inspectiekorps bestond bij de start in 1938 uit maximaal 12 inspecteurs en 6 adjunct-inspecteurs.30 Dit aantal wordt de daaropvolgende jaren verschillende malen aangepast: in 1941 tot 12 inspecteurs en 7 adjunct-inspecteurs,31 in 1946 tot 16 inspecteurs en 16 adjunct-inspecteurs,32 in 1954 tot 16 inspecteurs en 12 adjunct-inspecteurs33 en in 1995 tot 68 inspecteurs.34 Momenteel telt het korps maximum 61 inspecteurs.35 Hun loopbaanregeling heeft altijd rekening gehouden met hun unieke positie: het koninklijk besluit van 30 juni 1938 verleende hen onmiddellijk een relatief hoge positie en een ruime vlakke loopbaan, zodat ze geen verdere bevorderingen of andere voordelen zouden nastreven.36 Een tweede koninklijk besluit van diezelfde datum regelde de aanwervingsprocedure en bepaalde dat de kandidaten aan een vergelijkend examen moesten deelnemen, een opvallende nieuwigheid in die tijd.37 Verschillende koninklijk besluiten hebben de wervingsvoorwaarden en -procedure nadien nog stap voor stap verstrengd.38 Enkele ministeriële besluiten regelden de stage van de inspecteurs en de samenstelling van een bijzonder college dat moet oordelen over de stagairs.39 Dit college bestond aanvankelijk uit de Korpschef, de Directeur-Generaal van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven en de Directeur-Generaal van de Studiedienst van het Ministerie van Financiën. Nu is het samengesteld uit vier inspecteurs-generaal van financiën, waaronder de Korpschef.

28

Koninklijk besluit van 4 maart 2001 tot vaststelling van het terbeschikkingstellingformatie van het administratieve personeel van het Secretariaat van de Korpschef en de Raad van het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën (BS, 29/03/2001, p. 10256). 29 Koninklijk besluit van 1 april 2003 tot vaststelling van het statuut van de leden van het interfederaal Korps van de Inspectie van financiën en tot wijziging van het koninklijk besluit van 28 april 1998 tot organisatie van het interfederaal Korps van de Inspectie van financiën (BS, 06/08/2003, p. 40306). 30 Koninklijk besluit van 30 juni 1938 houdende vaststelling van de administratieve toestand van de inspecteurs van financiën (BS, 01/07/1938, p. 4262). 31 Besluit van de secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën van 3 februari 1941 (BS, 24-25/03/1941, p. 2077), later hernomen door het besluit van de regent van 5 februari 1945 betreffende het inspectiekorps van financiën (BS, 7 maart 1945, p. 1273). 32 Besluit van de regent van 25 oktober 1946 houdende vaststelling van het organiek kader en de weddeschalen van het personeel der diensten van het Ministerie van Begroting (BS, 02/11/1946, p. 9046). 33 Koninklijk besluit van 4 maart 1954 houdende het organiek kader van het Ministerie van Financiën (BS, 04/03/1954, p. 1573). 34 Koninklijk besluit van 7 april 1955 tot vaststelling van de personeelsformatie van het Ministerie van Financiën (BS, 30/06/1995, p. 18534). 35 Koninklijk besluit van 28 april 1998 tot organisatie van het Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën (BS, 05/08/1998, p. 25098). 36 Koninklijk besluit van 30 juni 1938 houdende vaststelling van de administratieve toestand van de inspecteurs van financiën (BS, 01/07/1938, p. 4262). 37 Koninklijk besluit van 30 juni 1938 houdende aanwerving van de inspecteurs van financiën (BS, 01/07/1938, p. 4263). 38 Besluit van de regent van 1 april 1948 houdende vaststelling der wervingsformaliteiten voor de betrekkingen van adjunct-inspecteur van financiën, van adjunct-begrotingsadviseur en van adjunct-bestuursadviseur (BS, 08/04/1948, p. 2818), koninklijk besluit van 16 januari 1964 houdende tijdelijke maatregelen die afwijken van de regelen welke voor de werving in de betrekkingen van adjunct-inspecteur van financiën en van adjunct-adviseur van algemeen bestuur zijn gesteld (BS, 29/01/1964, p. 864), koninklijk besluit van 8 augustus 1966 tot vaststelling van de wervingsvoorwaarden voor de betrekkingen van adjunct-inspecteur van financiën en adjunct-adviseur van financiën (BS, 24/08/1966, p. 8529) en koninklijk besluit van 21 november 1996 tot wijziging van het koninklijk besluit van 8 augustus 1966 tot vaststelling van de wervingsvoorwaarden voor de betrekkingen van inspecteur van financiën, van adviseur van financiën en van adviseur van de thesaurie (BS, 14/12/1996, p. 31244). 39 Ministerieel besluit van 20 juli 1967 tot organisatie van de stage van de kandidaten voor de betrekkingen van adjunct-inspecteur van financiën (BS, 08/08/1967, p. 8357), ministerieel besluit van 11 januari 2001 houdende bepaling van de samenstelling van het bijzonder College voorzien in artikel 9 van het ministerieel besluit van 20 juli 1967 tot organisatie van de stage van de kandidaten voor de betrekkingen van adjunct-inspecteur van financiën (BS, 31/03/2001, p. 10638).

23


Tot slot is het interessant te signaleren dat de “centrale cel” van de Inspectie van financiën vele malen verhuisd is (zie ook illustraties). Deze was vanaf de Tweede Wereldoorlog gehuisvest in het gebouw van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven aan de Hertogstraat in het centrum van Brussel. De daaropvolgende decennia verhuisde het samen met de administratie verschillende malen: in 1950 naar een gebouw aan de Zinnerstraat, in 1968 naar het Esplanadegebouw van het nieuwe Rijksadministratief Centrum (RAC), in 1979 naar de Astro-toren aan de Sterrenkundelaan en in 1996 naar de Financiëntoren. Het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën verhuisde uiteindelijk in 2003 van de Financiëntoren naar een gebouw in de De Lignestraat. De bij de ministers geaccrediteerde inspecteurs van financiën en de aan de gefedereerde entiteiten ter beschikking gestelde inspecteurs van financiën krijgen van oudsher onderdak bij de betrokken overheidsdiensten om de "controle op het stuk en ter plaatse" uit te oefenen.

24

ORGANIGRAMMEN Organigram van het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën, 1998-heden40

40 De organigrammen vóór 1998 zijn terug te vinden in de archiefselectielijst voor de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole.

25

VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN

Het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën bezit een aantal archiefreeksen, die haar bevoegdheden en activiteiten weerspiegelen. Vraag is natuurlijk welke archiefreeksen precies gevormd worden, hoe deze momenteel beheerd worden en hoe deze geselecteerd zullen worden. Voor een goed begrip worden eerst de belangrijkste principes en basisbegrippen van de archivistiek kort aangehaald en nader toegelicht. PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK Archiefstukken De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren in principe niet tot het archief. Archiefreeksen De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van een zelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeelden zijn de personeelsdossiers, de ontvangen brieven, de dossiers die door een dienst in het kader van een van zijn specifieke competenties behandeld zijn en telkens over een zaak handelen, de agenda’s van de uitgaande brieven… Archiefvormers De organisatie, persoon of groep personen die, in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, archief tot stand brengt of tot stand heeft gebracht. ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING Het Secretariaat van het Interfederaal Korps van de Inspectie van financiën bezit momenteel geen overkoepelend ordeningsplan: iedere medewerker ordent en bewaart zijn archief naar eigen inzicht en vermogen. Hetzelfde geldt voor de bij de ministers geaccrediteerde inspecteurs van financiën en de aan de gefedereerde entiteiten ter beschikking gestelde inspecteurs van financiën. Een omzendbrief van de Eerste Minister uit 1939 bepaalde dat de inspecteurs van financiën het door het Begrotingscomité gebruikte decimaal classificatiestelsel moesten overnemen,41 maar het is niet duidelijk of dit ooit effectief gebeurd is. Het recente papieren archief van de Korpschef en het secretariaat van de Inspectie van financiën wordt bewaard in de kantoren en in een aanpalende archiefruimte. Deze archiefruimte vertoont geen fundamentele gebreken, wordt steevast afgesloten en is ingericht met gesloten metalen kasten. Minder positief is dat deze ruimte veel te klein is en nu reeds volledig benut wordt. De personeelsdossiers en de originele besluiten met betrekking tot de 41 Omzendbrief van Hubert Pierlot, Eerste Minister, van 26 september 1939 (ARA, Archief van het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën, nr. 30).

Interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën - archiefselectielijst

Inspectie van financiën worden beheerd en bewaard door de Personeelsdienst van de FOD Financiën, die momenteel in het North Galaxy complex is gevestigd. De geaccrediteerde of ter beschikking gestelde inspecteurs van financiën bewaren hun archieven in hun kantoren bij de desbetreffende overheidsdiensten of op hun thuisadres. Vrij verrassend is dat er momenteel geen interne richtlijnen bestaan voor de fysieke bewaring en beveiliging van het door hun bewaarde archief. De Inspectie van financiën beschikt op dit moment net zoals vele andere overheidsdiensten nog niet over een overkoepelende en coherente strategie voor de langetermijnbewaring van alle digitale kantoordocumenten en e-mails. Positief is dat ze een databank gelanceerd heeft voor de Registratie, Authentificatie, Notificatie, Verspreiding en Archivering van de adviezen (RANVA), die ook online via een streng beveiligde toegang geraadpleegd kan worden. De overige digitale kantoordocumenten worden echter op gedeelde netwerkschijven of op persoonlijke harde schijven bewaard, die niet altijd even efficiënt beheerd en ingedeeld worden. De e-mails worden doorgaans in de eigen persoonlijke mailbox bewaard, wat betekent dat deze informatie verloren gaat wanneer een personeelslid vertrekt. Het gevolg van dit alles is dat heel wat digitale documenten uit veiligheidsoverwegingen op papier afgedrukt worden, wat tot een explosieve aangroei van de papiermassa leidt. Een mogelijke oplossing voor deze problematiek is de invoering van digitale groepsklassementen op de gedeelde netwerkschijven, met een gestructureerde mappenstructuur die het bestaande papieren ordeningsstelsel en/of de belangrijkste taken weerspiegelt en de creatie van digitale dossiers mogelijk maakt. Een meer gebruiksvriendelijke, maar duurdere oplossing is de invoering van een aangekochte of zelf ontwikkelde Records Management Application (RMA), dat zich van een DMS onderscheidt door een beter gedefinieerde ordeningsstructuur, de optie om bewaartermijnen en definitieve bestemmingen te integreren en de mogelijkheid om e-mails op verantwoorde wijze te archiveren. Nadeel is wel dat een RMA minder flexibel is dan een DMS. E-mails en hun bijlagen dienen in beide gevallen niet langer in het e-mailsysteem bewaard te worden, maar kunnen samen met de andere relevante digitale bestanden van het emailprogramma naar het desbetreffende digitale dossier geëxporteerd worden en daar bewaard worden (zoals papieren brieven samen met andere documenten in één dossier bewaard worden). Enkel die e-mails die ontvangen en verstuurd worden in uitvoering van de opdrachten hebben een archiefwaarde en moeten in dit kader in het digitaal dossier opgenomen te worden. Voor persoonlijke of louter informatieve e-mails is dit niet nodig aangezien ze na korte tijd vernietigd kunnen worden. Voor de archivering van databanken en websites zal het Rijksarchief nog specifieke richtlijnen uitwerken. Het Rijksarchief heeft tijdens de jaren 1960 en 1970 de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven verschillende toelatingen tot vernietiging van archief verleend (onder meer naar aanleiding van verhuisoperaties). Zo werd in 1962 een dergelijke toelating tot vernietiging verleend voor een aantal rapporten van de Inspectie van financiën. Later volgde er in 1979 een toelating tot vernietiging voor de dossiers. Nadien is er echter heel wat archief vernietigd zonder dat de wettelijke verplichte voorafgaandelijke toelating van het Rijksarchief is gevraagd: de huidige archiefreeksen gaan in de regel immers niet verder terug dan midden of einde jaren 1990. Hoewel sommige van de verloren gegane reeksen weinig historische waarde bezaten en hun verdwijning geen groot verlies betekent, zijn er andere reeksen waarvoor dit wel geldt. Voorbeelden zijn de briefwisseling, de oudere dossiers van de verschillende korpschefs en de eventuele notulen van interne vergaderingen. Het gevolg is dat mogelijk waardevolle archiefbronnen voor de geschiedenis van de Inspectie van financiën voor de jaren 1970, 1980 en 1990 onherroepelijk verloren gegaan zijn.

28


BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN De centraal bewaarde archiefreeksen van de Inspectie van financiën hebben voornamelijk betrekking op het beheer, de coördinatie en de dagelijkse leiding van het korps. Het betreft een aantal "klassieke" reeksen, zoals de agenda's van de briefwisseling, de minuten van de uitgaande brieven, de jaarlijkse activiteitenverslagen en de notulen van de beheers- en overlegorganen, evenals enkele reeksen inzake het financieel beheer en het personeelsbeheer. De bij de inspecteurs van financiën terug te vinden reeksen dubbels van verleende adviezen en bijhorende voorbereidende stukken hebben logischerwijze hoofdzakelijk betrekking op de uitvoering van hun taken. Van de adviezen op federaal niveau wordt een (vroeger enkel papieren, nu ook digitaal) dubbel bewaard door het secretariaat van het korps. VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE De selectie is de intellectuele en materiële ingreep die erin bestaat om binnen een geheel aan archief datgene af te zonderen wat bewaard moet worden en datgene wat vernietigd mag worden. Deze selectie wordt in de mate van het mogelijke uitgevoerd op het niveau van volledige dossiers, aangezien de selectie van document per document voor hedendaagse archieven veel te arbeidsintensief is. Wanneer er toch in de dossiers geselecteerd moet worden, dan is er een onderscheid tussen enerzijds microselectie (een gedeeltelijke bewaring) en anderzijds selectie door middel van steekproeven, die moeten getuigen van de aard en de samenstelling van de vernietigde documenten. Het schonen is dan weer een selectiemethode die document per document wordt uitgevoerd en die ertoe leidt dat de dubbels, de kladversies en de blanco formulieren uit een dossier worden verwijderd. Het schonen kan tevens de gelegenheid zijn om de hechtmechanieken en materialen te verwijderen die de bewaring van documenten kunnen schaden (metalen paperclips, nietjes, klasseermappen, enz.). Deze operatie valt strikt genomen niet onder de selectie, maar onder de materiële behandeling van de documenten. De volgende algemene selectiecriteria werden gehanteerd bij de opmaak van de archiefselectielijst voor de Inspectie van financiën: − − − −

−

−

Bewaring van de originele uitgaande en binnenkomende briefwisseling (op papier en in digitale vorm); Bewaring van de minuten van uitgaande brieven wanneer die voor bepaalde reeksen briefwisseling eventuele hiaten opvullen, of wanneer zij de enige verwijzingsbron zijn voor een welbepaalde periode; Bewaring van de notulen van interne vergaderingen; Bewaring van de notulen van externe vergaderingen wanneer de Inspectie van financiën het secretariaat van een commissie, een comité of een werkgroep verzekert; voor de vergaderingen waaraan de Inspectie van financiën deelneemt als effectief lid of louter als waarnemer, zal de definitieve bestemming of de vernietiging van deze documenten afhankelijk zijn van mogelijkheid om de notulen al dan niet gemakkelijk terug te vinden bij de instelling of het organisme dat voor het secretariaat instaat; Bewaring, dienst per dienst of directie per directie, van de dossiers die specifiek zijn voor een opdracht of een bevoegdheid van de Inspectie van financiën. Deze dossiers, die zo nodig worden geschoond, bevatten relevante informatie over de voornaamste activiteiten van de archiefvormer; Bewaring van de geïnformatiseerde gegevens (onder andere databanken) in hun oorspronkelijke omgeving en naargelang van de te bewaren elementen een migratie van de gegevens of zelfs een emulatie van de systemen voorzien teneinde alle informatie te bewaren. De documenten die in blijvend te bewaren dossiers worden bewaard en die ook in digitale vorm bestaan (tekstdocumenten, grafieken en statistische tabellen) zullen tijdelijk bewaard mogen worden in hun papieren versie indien het dossier waar die

29


documenten inzitten een coherente archivistische eenheid vormt die niet terug te vinden is of zal zijn in een digitale omgeving; op middellange termijn zal de voorkeur uitgaan naar de uitbouw van een digitaal (dynamisch en/of statisch) klassement waarmee de digitale documenten die werden geproduceerd of ontvangen in hun geheel zullen kunnen worden beheerd; − Selectie of zelfs vernietiging van homogene documentatiedossiers indien blijkt dat de bewaarde documentatie gemakkelijk op een andere manier kan worden teruggevonden; − Vernietiging van de louter technische dossiers na verloop van de aangegeven bewaartermijn: bijvoorbeeld de zuiver financiële dossiers, de aankoopdossiers voor uitrusting en materiaal. Hoe zijn deze algemene selectiecriteria in praktijk toegepast voor de Inspectie van financiën? De Korpschef en het secretariaat bewaren een aantal reeksen die op lange termijn een belangrijke bron zullen vormen voor de geschiedenis van de Inspectie van financiën. De agenda van de uitgaande brieven en de dubbels van de uitgaande brieven bieden een overzicht van dag tot dag. De activiteitenverslagen en de jaarboeken zijn dan weer erg interessant om snel inzicht te verwerven in de organisatie en werking van het korps: vandaar dat er één archiefexemplaar (in beide landstalen) blijvend bewaard moet worden. De notulen en bijhorende stukken van het Interministerieel Comité van de Inspectie van financiën en van de Korpsraad zijn zowel van administratief-juridisch als van historisch belang, aangezien deze organen de beheersbeslissingen nemen. De personeelsdossiers bevatten in principe geen originele stukken (die worden bewaard door de FOD Financiën), maar worden op advies van de Inspectie van financiën voorlopig aangeduid als blijvend te bewaren, in afwachting van de opmaak van een selectielijst voor de betrokken diensten van de FOD Financiën. De financiële stukken kunnen daarentegen na het verstrijken van de bewaartermijn zonder probleem vernietigd worden omdat deze louter courante financiële verrichtingen documenteren en inhoudelijk weinig interessant zijn. De website dient tot slot voor en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd te worden, om de "look and feel" - dus zowel de structuur en functionaliteiten als een overzicht van de erop geplaatste informatie - van dit belangrijk communicatiekanaal te kunnen reconstrueren. De adviezen van de Inspectie van financiën verdienen bijzondere aandacht. Een dergelijk advies bevat doorgaans een beknopte samenvatting van het voorstel, een uitgebreide analyse en, tot slot, het eigenlijke positieve of negatieve advies.42 Hoewel deze het belangrijkste en meest omvangrijke archiefproduct van het korps vormen, is de vraag of deze wel blijvend bewaard moeten worden. Het advies van de Inspectie van financiën is immers slechts één stap in een procedure en zal in principe steeds terug te vinden zijn in het desbetreffende dossier van de betrokken overheidsdienst. Wanneer een dossier inhoudelijk de moeite waard wordt geacht om blijvend bewaard te worden, dan zal het advies van de Inspectie van financiën ook permanent bewaard worden én samen met de andere stukken van het dossier bestudeerd en in zijn bredere context beoordeeld kunnen worden. Daartegenover staat dat met behulp van de adviezen de concrete werking en het achterliggende beleid van het korps bestudeerd zouden kunnen worden. Daarvoor kan echter een beroep gedaan worden op de andere, als blijvend te bewaren aangeduide reeksen. De beslissing dat de dubbels van de verleende adviezen (zowel bij het secretariaat als bij de inspecteurs zelf) na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd kunnen worden, sluit overigens ook aan bij de eerdere selectiebeslissingen van het Rijksarchief én bij de opvatting van de Inspectie van financiën dat de adviezen aan de ministers verleend worden en bijgevolg hun eigendom worden.

42

De Inspectie van Financiën, p. 45.

30


Een berekening leert dat van de twaalf in de archiefselectielijst opgesomde reeksen er zes integraal bewaard zullen worden, twee geselecteerd moeten worden en vier integraal vernietigd kunnen worden. De te vernietigen reeksen zijn echter de meest omvangrijke in aantallen strekkende meters of in aantallen bits en bytes. ELDERS BEWAARDE ARCHIEVEN Het Ministerie van Financiën en de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven hebben in het verleden al een aantal interessante archiefbestanden aan het Algemeen Rijksarchief in Brussel overgedragen. Het in 1992 bij het Algemeen Rijksarchief neergelegd archief van het Secretariaat-Generaal van het Ministerie van Financiën bevat onder omzendbrieven met betrekking tot de Inspectie van financiën (1936-1942), een dossier inzake de werking (1938-1942), een dossier inzake de vragen voorgelegd door de inspecteurs, de notulen van de vergaderingen van de inspecteurs van financiën (1940-1944), enkele rapporten van de Inspectie van financiën (1940, 1944, 1951) én een groepsfoto van de inspecteurs van financiën uit 1944 (zie ook illustraties). Dit archiefbestand is ontsloten door een gepubliceerde inventaris en bijhorende indices.43 Daarnaast wordt in het Algemeen Rijksarchief nog een archiefbestand bewaard van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven met een omvang van circa 18 strekkende meter. Daarin zijn onder meer de verslagen van vergaderingen van de inspecteurs van financiën uit de periode 19491957 terug te vinden. Dit in de loop van de jaren 1970 overgedragen bestand is zopas geïnventariseerd naar aanleiding van de opmaak van de archiefselectielijsten voor de FOD Budget en Beheerscontrole en voor de Inspectie van financiën.44 Tot slot is er ook de documentatiedienst van de FOD Budget en Beheerscontrole, die nog een aantal stageverslagen van inspecteurs van financiën bewaart.

43 VROOM M., Ministerie van Financiën. Algemeen secretariaat (1914-1945). Overdracht april 1992. I. Ministère des Finances. Secrétariat général (1914-1945). Transfert d'avril 1992. I, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Toegangen in beperkte oplage Algemeen Rijksarchief 121), 1992, XL + 192 p. en VROOM M., Ministerie van Financiën. Algemeen secretariaat (1914-1945). Overdracht april 1992. II. Ministère des Finances. Secrétariat général (1914-1945). Transfert d'avril 1992. II, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Toegangen in beperkte oplage Algemeen Rijksarchief 122), 1992, 193-387 p. 44 LELOUP G., Inventaris van het archief van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven van het Ministerie van Financiën [1903-1972 (vnl. 1946-1972)], Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Inventarissen Algemeen Rijksarchief), 2009, 83 p. (in voorbereiding).

31


ILLUSTRATIES

1-5. De centrale diensten van de Inspectie van financiën waren als onderdeel van de Administratie van de Begroting en de Controle op de Uitgaven in Brussel achtereenvolgens gevestigd in een gebouw aan de Zinnerstraat (foto bovenaan links), in het Esplanadegebouw (foto bovenaan rechts), in de Astro-toren (foto midden links) en in de Financiëntoren (foto midden rechts). Het is sinds 2003 gehuisvest in een kantoorgebouw aan de De Lignestraat (foto onderaan).

32

6. Het in het Algemeen Rijksarchief in Brussel bewaarde archief van het Secretariaat-generaal van het Ministerie van Financiën bevat onder meer een groepsfoto van de inspecteurs van financiën uit 1944.

ARCHIEF VAN HET INTERFEDERAAL KORPS VAN DE INSPECTIE VAN FINANCIËN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

Recommend Documents