ARCHIEF VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL VAN DE BENELUX VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2012

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 95

ARCHIEF VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL VAN DE BENELUX VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2012

door Geert LELOUP

Brussel 2012

ARCHIEF VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL VAN DE BENELUX VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2012

door Geert LELOUP

Brussel 2012

INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE .................................................................................................... 5 WOORD VOORAF ..................................................................................................... 7 INLEIDING .................................................................................................................. 9 LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES ........................................... 11 BRONNEN .................................................................................................................. 11 WERKEN ................................................................................................................... 11 WEBSITES ................................................................................................................. 12 LIJST VAN AFKORTINGEN.................................................................................. 13 GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING ................................. 17 NAAM ....................................................................................................................... 17 GESCHIEDENIS .......................................................................................................... 17 BEVOEGDHEDEN ....................................................................................................... 17 ORGANISATIE EN WERKING ....................................................................................... 18 ORGANOGRAMMEN.............................................................................................. 29 1961-1963 ................................................................................................................ 29 1963-1965 ................................................................................................................ 30 1965-1970 ................................................................................................................ 31 1970-1977 ................................................................................................................ 32 1977-1982 ................................................................................................................ 33 1982-1993 ................................................................................................................ 34 1993-2006 ................................................................................................................ 35 2006-2009 ................................................................................................................ 36 2009-HEDEN ............................................................................................................. 37 DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE ....................... 39 PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK.............................................. 39 ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER ..................................................................... 39 BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN .......................................... 42 BEWAARTERMIJNEN .................................................................................................. 43 SELECTIE .................................................................................................................. 43 ELDERS BEWAARDE ARCHIEVEN ............................................................................... 44

5

Secretariaat-Generaal van de Benelux

6

WOORD VOORAF De voorliggende archiefselectielijst zou niet tot stand gekomen zijn zonder de medewerking en hulp van talloze personen. Ik denk daarbij in de eerste plaats aan het College van Secretarissen-Generaal van de Benelux dat zich bewust was van het belang van een goed archiefbeheer en van de historische waarde van het archief van het Secretariaat-Generaal (dat overigens ook het archief omvat van het Comité van Ministers en van de Raad van de Economische Unie) en daarom contact opgenomen heeft met de nationale archiefinstellingen van de drie partnerlanden met de vraag om de ontwikkeling van een archiefbeleid te ondersteunen. Daarenboven schaarde ook de Griffie van het Benelux-Gerechtshof zich achter dit project om het archiefbeheer te verbeteren. Het Beneluxparlement en de in Nederland gevestigde Gemeenschappelijke Diensten werden dan weer niet bij dit initiatief betrokken aangezien deze over eigen diensten beschikken, los van het Secretariaat-Generaal. De opmaak van een archiefselectielijst vormt de eerste stap in het voor de Benelux ontwikkelde plan van aanpak en kon alleen opgesteld worden dankzij de bereidwillige medewerking van de verschillende teams en diensten. Ondanks hun drukke agenda's waren zij erg hulpvaardig en steeds bereid om de nodige uitleg te verschaffen over hun takenpakket en over de inhoud van de door hen bewaarde archiefreeksen. Bovendien werkten zij actief mee aan de vastlegging van bewaartermijnen en verleenden zij advies over de mogelijke definitieve bestemmingen. Voorts wens ik ook een woord van dank te richten aan de verschillende collega-archivarissen en de betrokken experts uit België, Nederland en Luxemburg voor hun vertrouwen en voor de vele vruchtbare gedachte-uitwisselingen en nuttige adviezen.

7

INLEIDING Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. Vraag is echter hoe lang archiefstukken administratief-juridisch nut bezitten en of archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden of daarentegen vernietigd kunnen worden. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT IS EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het geeft aan welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer, dus voor kennisbeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. WIE NAM HET INITIATIEF VOOR DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? In januari 2010 nam het Secretariaat-Generaal van de Benelux contact op met de nationale archiefinstellingen van België, Nederland en Luxemburg, met de vraag of zij ondersteuning konden bieden bij de uitbouw en optimalisering van het archiefbeheer. Tijdens een op 29 maart 2010 georganiseerde overlegvergadering tussen het Secretariaat-Generaal en vertegenwoordigers van de drie nationale archiefinstellingen (Rijksarchief in België, het Nationaal Archief van Nederland en de Archives nationales de Luxembourg) werd overeengekomen dat het Rijksarchief in België een stappenplan zou ontwikkelen, dat vervolgens voor goedkeuring voorgelegd zou worden aan alle betrokken partijen. De eerste stap behelsde de opmaak van een archiefselectielijst, die werd toevertrouwd aan dhr. Geert Leloup, assistent van de afdeling “Toezicht en advies”.

9

Secretariaat-Generaal van de Benelux HOE VERLIEP DE OPMAAK VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? Dhr. Geert Leloup hield op 9 september 2010 een algemene presentatie voor de medewerkers van het Secretariaat-Generaal en het Benelux-Gerechtshof om zowel het overkoepelende stappenplan als de opmaak van de archiefselectielijst toe te lichten. Vervolgens bracht dhr. Geert Leloup in de periode september-oktober 2010 zes bezoeken aan het Secretariaat-Generaal en één bezoek aan de Griffie van het Benelux-Gerechtshof. Telkens werden de taken en de daaruit voortvloeiende archiefreeksen besproken, evenals de bewaartermijnen en de definitieve bestemmingen. De contactpersonen ontvingen kort na het gesprek een eerste ontwerpversie van de archiefselectielijst, met de vraag om deze af te toetsen en zo nodig te corrigeren. Een laatste bezoek was tot slot gewijd aan de studie van de in de archiefruimten bewaarde archiefstukken. Parallel werden de geschiedenis, de bevoegdheden en activiteiten én de organisatie en de werking van de Benelux bestudeerd op basis van wet- en regelgeving, jaarverslagen, literatuur, enz. De opmaak van de archiefselectielijst nam in totaal ongeveer twee weken in beslag. De archiefselectielijst werd in november 2010 volledig afgerond, vervolgens vertaald en uiteindelijk in mei 2011 voorgelegd aan alle betrokken partijen. Tijdens een overlegvergadering in oktober 2011 werd feedback verleend en beslist de ontwerpversie voor te leggen aan externe experts uit de betrokken landen, meer bepaald aan mevr. Corinne Schroeder (Archives nationales de Luxembourg, Luxemburg) mevr. Inge Schoups (Stadsarchief Antwerpen, België) en dhr. Bert van der Zwan (Ministerie van Buitenlandse Zaken, Nederland). Nadat midden mei 2012 alle reacties ontvangen waren, werden nog enkele laatste correcties en aanpassingen doorgevoerd. De archiefselectielijst werd tot slot in 29 mei 2012 definitief bekrachtigd.

10

LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES BRONNEN Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, Brussel, 1954-. Audit Secretariaat-Generaal Benelux. Eindrapportage, s.l., KPMG, 2001, 56 p. Benelux Publicatieblad, 1960-. Archief van het Secretariaat-Generaal van de Benelux, dienstnota's 1961-1971.

WERKEN Benelux 1944-1954, Brussel, Orgaan van het Comité Benelux, juli-augustus 1954, sp. Benelux, actief en actueel, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, september 2009, 48 p. (online raadpleegbaar op www.benelux.int). Benelux, een grenzeloze toekomst (reactie van het secretariaat-generaal op het rapport van het Comité van Wijzen ('De Benelux opnieuw bezien'), Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, 1995, 52 p. Benelux: nut en noodzaak van nauwere samenwerking, Den Haag, Adviesraad Internationale Vraagstukken, 2007, 53 p. (online raadpleegbaar op www.aiv-advies.nl). BLOEMEN E. S. A. (red.), Het Benelux-effect: België, Nederland en Luxemburg en de Europese integratie, 1945-1957, Amsterdam, Neha, 1992. BOEKEMA F., VAN HOUTUM H., VERAGHTERT K., Benelux, Quo Vadis?, Groningen, 1994, 297 p. CASTELAIN M. F. (red.) e.a., De Benelux economische unie: wetenswaardigheden, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, 1985, 70 p. De Benelux, opnieuw bezien, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux,, 1994, 42 p. Een kwarteeuw Beneluxraad 1957-1982: uitgegeven ter gelegenheid van het 25-jarig bestaan van de Raadgevende interparlementaire Beneluxraad, Brussel, Raadgevende interparlementaire Beneluxraad, 1982, 23 p. JASPAR E. J. M. H., “Réalisations économiques dans le domaine de la coopération économique”, in: L’Annuaire Européen / The European Yearbook, 1956, II. MEADE J. E., LIESNER H. H. en WELLS S. J., Case studies in European Economic Union, Londen, Oxford University Press, 1962, VII + 424 p. Omschrijving van de thans bij het Secretariaat-Generaal bestaande functies en vergelijking hiervan met de nationale en internationale functies. Rapport aan de Ministeriële Werkgroep voor Administratieve Zaken, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux (onuitgegeven rapport), 1 oktober 1977, 31 p. POSTMA A. e.a., Benelux in de kijker: 50 jaar samenwerking, Tielt, Lannoo, 1994, 408 p. (online raadpleegbaar op www.benelux.int).

11


VAN DEN OOSTERKAMP J. S., “Is er naast de Europese Unie nog toekomst voor de Benelux?”, in: SEW. Tijdschrift voor Europees en economisch recht, 2002, nr. 6, juni, pp. 237-240. WEISGLAS M., Benelux. Van nabuurstaten tot uniepartners, Amsterdam - Brussel, Elsevier, 1949, IX + 342 p. WOUTERS J. (red.) e.a., De Benelux: tijd voor een wedergeboorte?, Antwerpen, Intersentia, 2006, 279 p. WOUTERS J. (red.) e.a., Vlaanderen en de Benelux: elementen voor een toekomstvisie, Leuven, KUL - Instituut voor internationaal recht, 2006, Working papers 101, 32 p. (online raadpleegbaar op www.vlaamsparlement.be).

WEBSITES Benelux: www.benelux.int. Benelux-Gerechtshof: www.courbeneluxhof.be. Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom: www.boip.int. Beneluxparlement: www.benelux-parlement.eu. RefLex databank van de Raad van State van België: http://reflex.raadvst-consetat.be/reflex.

12

LIJST VAN AFKORTINGEN ABNL

Admiraliteit Benelux

AD

Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen

AG

Agenda

AJ

Bijzondere Commissie Administratieve en Strafrechtelijke Samenwerking

AP

Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen

AR

afdeling Algemene Zaken en Ruimtelijke Ordening

ARP

Commissie voor Landbouw, Voedselvoorziening en Visserij

AZ

Afdeling Algemene Zaken

BBIE

Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom

BBTM

Benelux-Bureau voor Tekeningen of Modellen

BCKB

Bijzondere commissie voor Kwaliteitsverklaringen in de Bouw

BEB

Commissie voor Buitenlandse Economische Betrekkingen

BEU

Benelux Economische Unie

BLEU

Belgisch-Luxemburgse Economische Unie

BMB

Benelux Merkenbureau

BNL

Benelux

BOIE

Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom

BU

Bijzondere commissie voor de Vergelijking der Begrotingen van Overheidsen Semi-overheidsinstellingen

CAC

Raad voor de Handelsakkoorden

CAD

Administratieve Raad voor de Douaneregelingen

CBPC

Werkgroep Consumentenbescherming

CIC

Commissie voor Industrie en Handel

CLIM

overleg inzake klimaat en milieu

CM

Bijzondere Commissie voor de Middenstand

CO

Convocatie

13

Secretariaat-Generaal van de Benelux COG

Centrale Overleggroep

COL

College

COM

Dienst Boekhouding

COOP

Expertengroep “Politiële en justitiële samenwerking”

CRB

Centrale Raad voor het Bedrijfsleven

D

Team Duurzame Ontwikkeling

DF

Commissie voor Douane en Belastingen

EEG

Europese Economische Gemeenschap

EMU

Economische en Monetaire Unie

EN

Bijzondere Commissie voor Energie

ESRA

Economische en Sociale Raad van Advies

ET

Commissie voor het Vrije Verkeer en de Vestiging van Personen

EU

Europese Unie

GS

Werkgroep Grensoverschrijdende Samenwerking

HO

(Zee)Havenoverleg

HPA

Commissie voor de Harmonisatie van de Landbouwpolitiek

I

Dienst Bedrijfsvoering

IMI

Afdeling Interne Markt

IPR

Raadgevende Interparlementaire Beneluxraad

IZ

Afdeling Interne Zaken

J (1)

Commissie voor Justitie

J (2)

Team Justitie en Binnenlandse Zaken

JEU

Werkgroep Jeugdbeleid

JUR

Juridische afdeling

KvK

Kamers van Koophandel

LM

Commissie voor Leefmilieu

LOG

overleg inzake logistiek

M

Team Markt

14


M&D

Afdeling Markt en Duurzame Ontwikkeling

MF

Commissie voor Monetaire en Financiële Vraagstukken

NO

nota / brief

P

Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer

PRO

Programmatisch Centrum

PV

proces-verbaal

R

Raad van de Economische Unie

R/a

Raad van de Economische Unie in beperkte samenstelling

R/jur

Comité van Juristen

RDP

Vergadering van de Voorzitters van de raden

REB

Werkgroep Economische Samenwerking en Regionaal Economisch Beleid

REG

Afdeling Ruimtegebonden Grensoverschrijdende Samenwerking

REU

Raad van de Economische Unie

RIZIV

Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering

RO

Bijzondere Commissie voor Ruimtelijke Ordening

S

Stafbureau

S&O

Afdeling Strategie en Organisatie

S&P

Afdeling Veiligheid en Externe relaties

SE

Sociaal-economische Afdeling

SG

Secretariaat-Generaal

SO

Commissie voor Sociale Vraagstukken

SP

Bijzondere Commissie voor de Volksgezondheid

ST

Bijzondere Commissie voor de Coördinatie van de Statistiek

P

Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer

PR

Public Relations

T (1)

Bijzondere Commissie voor het Toerisme

T (2)

Dienst Taal

15

Secretariaat-Generaal van de Benelux T&S

Afdeling Ruimte en Mens

VE

Commissie voor het Verkeer

VVSA

overleg van de secretarissen-generaal inzake voedselveiligheid

16

GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING NAAM Secretariaat-Generaal van de Benelux - Secrétariat Général du Benelux. Afkorting: SG BNL.

GESCHIEDENIS De Benelux is een intergouvernementeel samenwerkingsverband tussen België, Nederland en Luxemburg. De grondslagen werden gelegd tijdens de Tweede Wereldoorlog toen de regeringen van de drie landen beslisten om nauwer te gaan samenwerken en een NederlandsBelgisch-Luxemburgse Douane-Unie op te richten. De op 5 september 1944 afgesloten Nederlands-Belgisch-Luxemburgse douaneovereenkomst trad uiteindelijk op 1 januari 1948 in werking. Deze overeenkomst voorzag reeds in een verdere uitbouw van de samenwerking en stipuleerde dat er een duurzame economische unie nagestreefd zou worden.1 Een volgende stap was het Akkoord van de Voor-Unie van 15 oktober 1949 dat de invoering van deze economische unie moest voorbereiden.2 Tien jaar later was het zover toen het Verdrag tot de oprichting van de Benelux Economische Unie (BEU) van 3 februari 1958 werd afgesloten,3 dat op 1 november 1960 in werking trad. Het Verdrag uit 1958 beoogde een verbreding en een verdieping van de economische samenwerking. Het had een duurtijd van vijftig jaar (met mogelijke verlengingen voor opeenvolgende periodes van telkens tien jaar), wat verklaart waarom op 17 juni 2008 een nieuw, overkoepelend Benelux-Verdrag ondertekend is, dat echter nog niet door alle partijen is geratificeerd.4 De uitbreiding van de samenwerking naar andere terreinen dan louter het economische heeft tot gevolg dat de officiële benaming van de Benelux zal veranderen van Benelux Economische Unie in Benelux Unie. Het vernieuwde Verdrag is voor onbepaalde tijd gesloten, al zal elk land het na een eerste periode van tien jaar kunnen opzeggen met een termijn van drie jaar.

BEVOEGDHEDEN De in 1948 in werking getreden Nederlands-Belgisch-Luxemburgse douaneovereenkomst schafte de invoerrechten af op het intra Benelux-handelsverkeer en voerde tegenover andere landen een gemeenschappelijk buitentarief in. De eerste aandachtspunten waren dus douaneregelingen, afstemming van de buitenlandse handel en afstemming van handelsakkoorden. Het Verdrag van 1958 tot instelling van de Benelux Economische Unie bepaalde dat België, Nederland en Luxemburg in het kader van de Unie zouden streven naar het vrij verkeer van personen, goederen, kapitaal en diensten, de coördinatie van het economische, financiële en sociale beleid en een gemeenschappelijk beleid op het vlak van de economische betrekkingen met derde landen en de daarmee verband houdende betalingen. De daaropvolgende decennia zou het actieterrein van de Benelux sterk evolueren. Zo werd de samenwerking verder uitgebouwd en dan met name op het vlak van toerisme, leefmilieu, ruimtelijke ordening, duurzaamheid, energie en veiligheid. Zo werd in 2004 het Verdrag van Senningen inzake politiebevoegdheden bij grensoverschrijdende criminaliteitsbestrijding afgesloten. Nieuw is dat de politie onbeperkt en zonder voorafgaande toestemming mag reizen, arresteren en wapens dragen binnen de Benelux, wat verder gaat dan het Verdrag van Schengen. Daartegenover staat dat bestaande bevoegdheden door de uitbouw van de Europese 1

Douaneovereenkomst tussen België, Luxemburg en Nederland, gesloten te Londen op 5 september 1944 en tot deze Overeenkomst behorend Protocol, gesloten te 's-Gravenhage, op 14 Maart 1947. 2 Akkoord van Voor-Unie tussen de BLEU en het Koninkrijk der Nederlanden, bijlagen, ondertekeningsprotocol en bijgevoegde verklaring, ondertekend te Luxemburg op 15 oktober 1949. 3 Verdrag van 3 februari 1958 tot instelling van de Benelux Economische Unie (Benelux Publicatieblad, Band 1) en Uitvoeringsprotocol van 3 februari 1958 (Benelux Publicatieblad, Band 1). 4 Verdrag van 17 juni 2008 tot herziening van het op 3 februari 1958 gesloten Verdrag tot instelling van de Benelux Economische Unie.

17

Secretariaat-Generaal van de Benelux Economische Gemeenschap (EEG) en de Europese Unie (EU) volledig uitgehold werden. Het nieuwe Benelux-Verdrag uit 2008 formuleerde als twee nieuwe hoofddoelstellingen enerzijds de voortzetting van de Benelux-samenwerking als proeftuin voor Europa en de uitbreiding van de grensoverschrijdende samenwerking. Drie hoofdthema’s staan daarbij centraal: de interne markt en economische unie, duurzaamheid en justitie en binnenlandse zaken. Deze drie thema's worden conform de bepalingen van het nieuwe Verdrag uitgewerkt in een vierjarig gemeenschappelijk werkprogramma dat vervolgens nadere invulling krijgt in jaarlijkse werkplannen van het Secretariaat-Generaal. Het nieuwe Verdrag voorziet tot slot uitdrukkelijk in de mogelijkheid voor de Benelux-landen om samen te werken met andere Europese lidstaten of regionale samenwerkingsverbanden van die landen. Het SecretariaatGeneraal verleent de nodige administratieve ondersteuning door het secretariaat te verzorgen van de verschillende politieke en ambtelijke overlegorganen die in het kader van de Benelux actief zijn en door het tot stand brengen van de noodzakelijke verbindingen.

ORGANISATIE EN WERKING Het secretariaat-generaal vormt het administratief steunpunt voor de samenwerking binnen de Benelux en voor een goed begrip is het daarom aangewezen om ook de andere actoren toe te lichten. Bij de beschrijving van de organisatie en werking wordt een onderscheid gemaakt tussen de Nederlands-Belgisch-Luxemburgse Douane-Unie in de periode 1948-1960 en de Benelux (Economische) Unie in de periode 1960-heden. Benelux Douane-Unie (1948-1960) De in 1948 in werking getreden bilaterale douaneovereenkomst van 5 september 1944 tussen Nederland en de Belgisch-Luxemburgse Unie (BLEU) richtte een aantal administratieve structuren op die de uitvoering van de overeenkomst dienden te verzekeren. Het hoogste orgaan was de interministeriële vergadering van Nederlandse en BLEUministers, waaraan alle voorstellen voorgelegd moesten worden, waarna het deze op zijn beurt voor goedkeuring moest overmaken aan de bevoegde uitvoerende of wetgevende instanties van hun land. Dit orgaan zou in praktijk vrij snel het Comité van Ministers gaan heten. Voor en na de inwerkingtreding van het Verdrag werden er overigens ook regelmatig Ministerconferenties georganiseerd. Verder werden er door de overeenkomst drie Raden opgericht waarin de beide partijen paritair vertegenwoordigd waren. De Administratieve Raad voor de Douaneregelingen (CAD) was belast met de unificatie van wet- en regelgeving inzake invoerrechten en accijnzen. Deze werd ondersteund door een Commissie voor Douanegeschillen, die zich bindend kon uitspreken over bezwaarschriften tegen beslissingen in laatste aanleg van de bevoegde instanties in Nederland of de BLEU. De Administratieve Raad voor de regeling van de buitenlandse handel was bevoegd voor de administratie en de uitvoering van de gemeenschappelijke regeling van de buitenlandse handel. Deze werd op 17 april 1946 omgedoopt tot Raad van de Economische Unie (R), een indicatie van de gestegen verwachtingen omtrent zijn rol. De Raad voor de Handelsakkoorden (CAC) diende tot slot zoveel mogelijk de bepalingen inzake de betrekkingen met derde landen op elkaar af te stemmen. De raden waren elk samengesteld uit drie vertegenwoordigers van Nederland en drie vertegenwoordigers van de BLEU en het voorzitterschap roteerde tussen de beide handelspartners. Een belangrijke kanttekening is dat de raden reeds in 1946 officieel geïnstalleerd werden, dus nog voordat het Verdrag in 1948 in werking was getreden: de in 1944 in Londen gesloten bilaterale douaneovereenkomst diende immers na de terugkeer van de regeringen uit ballingschap nog herzien te worden vooraleer ze in werking kon treden en dat bleek niet mogelijk zonder beroep te doen op deze overlegorganen. De drie Raden richtten op hun beurt nog talloze overlegorganen op voor verdere besprekingen. De Administratieve Raad voor de Douaneregelingen stelde een Commissie voor het tarief, een Commissie voor douane-

18

Secretariaat-Generaal van de Benelux formuleringen en een Commissie voor Accijnzen en Omzetbelasting in. De Raad van de Economische Unie richtte dan weer een tiental commissies op voor de bestudering van het beleid van de drie landen in diverse economische sectoren en de formulering van mogelijke maatregelen. Voorbeelden waren de Commissie voor Industriële Ontwikkeling, de Commissie voor Landbouw, Voedselvoorziening en Visserij, de Commissie voor de Coördinatie van Statistieken, enz. Deze commissies zouden op hun beurt voor specifieke vraagstukken beroep doen op subcommissies. Zo richtte de Commissie voor Landbouw, Voedselvoorziening en Visserij subcommissies op voor akkerbouw, tuinbouw, veeteelt, zuivel en visserij. Net zoals bij de drie Raden gold het beginsel van pariteit ook bij de commissies en subcommissies.5 De Raad voor Handelsakkoorden deed tot slot beroep op een Permanente Commissie voor de coördinatie van het handelsbeleid en diverse subcommissies.6 De Voorzitters van de raden konden bovendien ad hoc overlegorganen oprichten of bestaande overlegorganen belasten met een specifieke opdracht. De overlegstructuren van raden en expertencommissies werd dus algauw zeer complex: met het oog op een betere coördinatie van hun werkzaamheden zou er door middel van een nota-uitwisseling tussen de drie regeringen in 1947 ook een Vergadering van de Voorzitters van de Raden (RDP) opgericht worden. Deze werd niet alleen belast met een coördinerende opdracht, maar tevens met het oplossen van meningsverschillen binnen de raden en met de controle van de werkzaamheden van het SecretariaatGeneraal. Een aan het Verdrag gehecht protocol had immers ook een Secretariaat-Generaal van de Raden der Nederlands-Belgisch-Luxemburgse Douane-overeenkomst opgericht dat de administratieve ondersteuning voor zijn rekening nam. Het diende het secretariaat waar te nemen van de drie Raden en de nodige verbindingen tot stand te brengen. De leiding berustte bij een Secretaris-generaal van Nederlandse nationaliteit, die werd bijgestaan door een adjunct-secretaris van Belgische nationaliteit en een adjunct-secretaris van Luxemburgse nationaliteit. Deze werden door de drie betrokken regeringen benoemd op voordracht van de Raden. Dit Secretariaat-Generaal was onderverdeeld in een afdeling A, een afdeling B en een afdeling C, maar hun precieze bevoegdheden kon vooralsnog niet achterhaald worden.7 Mogelijk stemden deze overeen met deze van de drie Raden. Tot slot nog signaleren dat er in 1952 een Speciale Beneluxcommissie werd ingesteld naar aanleiding van de problemen die opdoken als gevolg van de onevenwichtige ontwikkeling van prijzen en lonen in de drie landen. Deze commissie was paritair samengesteld uit vertegenwoordigers van het bedrijfsleven van België, Luxemburg en Nederland en diende advies over deze problematiek te verlenen. Voor de studie van meer specifieke kwesties kon de commissie eigen subcommissies oprichten. Benelux (Economische) Unie (1960-heden) Het Benelux-Verdrag van 1958 voerde een nieuwe organisatiestructuur in, die verder bouwde op deze van de Nederlands-Belgisch-Luxemburgse Douane-overeenkomst. Het nieuwe maar nog niet in werking getreden Verdrag van 2008 zal vijftig jaar later een aantal belangrijke aanpassingen doorvoeren, maar op de hoofdlijnen toch de bestaande organisatie behouden. Het hoogste beslissingsorgaan is het Comité van Ministers, dat zorg moet dragen voor de toepassing van het Benelux-Verdrag en de verwezenlijking moet verzekeren van de daarin vervatte doelstellingen. Het kan bindende beschikkingen uitvaardigen, overeenkomsten vaststellen, aanbevelingen formuleren en richtlijnen geven aan de ambtelijke organen en 5

WEISGLAS M., Benelux. Van nabuurstaten tot uniepartners, Amsterdam - Brussel, Elsevier, 1949, pp. 120-123 en pp. 133-138. 6 Benelux 1944-1954, Brussel, Orgaan van het Comité Benelux, juli-augustus 1954, sp. 7 Een dienstnota uit 1961 vermeldt enkel dat de bestaande afdelingen A, B en C gereorganiseerd worden en zegt dus niets over hun bevoegdheden in de periode 1948-1961. Dienstnota NS (61) 10 van 22 augustus 1961 (Archief van het Secretariaat-Generaal van de Benelux).

19

Secretariaat-Generaal van de Benelux diensten. Het oorspronkelijke Verdrag uit 1958 voorzag dat elk land ten minste drie leden van zijn regering aan diende te wijzen om in dit comité te zetelen, maar de regeringen konden ook andere regeringsleden uitnodigen om aan een bepaalde zitting deel te nemen. Het nieuwe Verdrag uit 2008 stipuleert nu dat het comité van elk land ten minste één vertegenwoordiger op ministerieel niveau zal tellen, maar dat de samenstelling kan variëren naargelang de agenda en de verdeling van de bevoegdheden. Beslissingen worden met algemene stemmen genomen en elk land beschikt daarbij over één stem. Het Verdrag uit 1958 bepaalde dat het Comité van Ministers minimum om de drie maanden diende samen te komen, maar in praktijk daalde het vergaderritme algauw tot tweemaal per jaar.8 Het nieuwe Benelux-Verdrag bepaalt dat het Comité minstens éénmaal per voorzitterschap dient bijeen te komen, in praktijk éénmaal per jaar. Een andere nieuwigheid is de invoering van een door het Comité goedgekeurd gemeenschappelijk werkprogramma, dat borg moet staan voor een sterkere politieke aansturing vanuit de drie landen. Zowel het Verdrag van 1958 als dat van 2008 bepalen dat het comité ministeriële werkgroepen kan oprichten, een mogelijkheid waar veelvuldig gebruik van gemaakt werd. Ook de oprichting van Gemeenschappelijke Diensten en de bepaling van hun bevoegdheden, organisatie en werkwijze vallen onder de bevoegdheid van het Comité. Ten slotte werd eind jaren 1960 beslist om jaarlijks een buitengewone vergadering van het Comité van Ministers te houden op het niveau van de Regeringshoofden. Dergelijke regeringsconferenties of mini-tops zijn echter na 1969 enkel gehouden in 1970, 1975 en 1982. Een op datzelfde moment opgericht Stimuleringscollege was actief tot 1976. De laatste jaren vindt er voorafgaand aan de Europese Raden wel een afstemming van politieke standpunten plaats tussen de Ministers-presidenten en de Ministers van Buitenlandse Zaken.9 De Raad van de Economische Unie (REU) - door het Verdrag van 2008 omgedoopt tot Benelux Raad - is het hoogste ambtelijke orgaan van de Benelux en vormt de schakel tussen het Comité van Ministers en de verschillende ambtelijke overlegorganen. Bij de oprichting werden in feite de vroegere Raad van de Economische Unie en de Vergadering van de Voorzitters van de raden samengevoegd tot één enkel orgaan. De Raad van de Economische Unie dient de werkzaamheden van de commissies en bijzondere commissies te coördineren, de nodige richtlijnen te geven en de voorstellen met een eventueel eigen advies door te geven aan het Comité van Ministers. Het moet voorts waken over de uitvoering van de besluiten van het Comité en kan voorstellen doen aan het Comité die het nuttig acht voor de werking van de Unie. Hoewel de Raad van de Economische Unie volgens de verdragstekst een centrale rol speelt, komt het nu slechts om de twee à drie jaar in een afgeslankte vorm bijeen.10 Het laat zich bijstaan door een coördinatiecomité, dat in de praktijk de activiteiten van de Benelux op de voet volgt en daarbij nauw samenwerkt met het Secretariaat-Generaal. Dit adviserende comité bestaat uit de nationale coördinatoren, de ambtenaren van de ministeries van Buitenlandse Zaken die op nationaal vlak bevoegd zijn voor de Benelux-samenwerking.11 Het Verdrag uit 2008 zal de Raad van de Economische Unie dus omvormen tot Benelux Raad en de bestaande opdrachten uitbreiden met de voorbereiding van de vergaderingen en besluiten van het Comité van Ministers en van de ministeriële werkgroepen. Het Verdrag uit 1958 bepaalt dat het Comité van Ministers het aantal afgevaardigden in deze Raad dient vast te leggen.12 Naar analogie van het Comité van Ministers stipuleert het nieuwe Verdrag uit 2008 dat elk land ten minste één vertegenwoordiger zal kunnen aanwijzen en dat de samenstelling zal kunnen variëren naargelang de agenda en de verdeling van de bevoegdheden.

8

POSTMA A. e.a., Benelux in de kijker: 50 jaar samenwerking, Tielt, Lannoo, 1994, p. 134. VAN DEN OOSTERKAMP J. S., “Is er naast de Europese Unie nog toekomst voor de Benelux?”, in: SEW. Tijdschrift voor Europees en economisch recht, 2002, nr. 6, juni, pp. 237-240. 10 POSTMA A. e.a., op. cit., pp. 138-139 en Benelux: nut en noodzaak van nauwere samenwerking, Den Haag, Adviesraad Internationale Vraagstukken, 2007, p. 31 (online raadpleegbaar op www.aiv-advies.nl). 11 Website www.vlaamsparlement.be/vp/informatie/pi/informatiedossiers/benelux/655.pdf. 12 Zie ook: Beschikking M 60 9 van 3 november 1960 van het Comité van Ministers van de Benelux Economische Unie ter vaststelling van het aantal afgevaardigden waaruit de Raad van de Economische Unie bestaat (Benelux Publicatieblad, Band 2). 9

20

Secretariaat-Generaal van de Benelux De Commissies en Bijzondere Commissies speelden een belangrijke rol in de in 1958 ingevoerde overlegstructuur. Het Verdrag richtte immers zeven commissies en vijf bijzondere commissies op, elk met een eigen actieterrein.13 Het Comité van Ministers kon krachtens het verdrag de taakverdeling van deze overlegorganen bepalen.14 Het mocht bovendien nieuwe commissies en bijzondere commissies instellen en had de mogelijkheid om bestaande bijzondere commissies op te heffen.15 Het Comité van Ministers bepaalde tot slot ook de wijze waarop elke commissie en bijzondere commissie werd samengesteld. De commissies en bijzondere commissies richtten op hun beurt eigen overlegorganen (subcommissies, werkgroepen, werkgroepen ad hoc, subwerkgroepen, subgroepen, stuurgroepen, directiecomités, coördinatiecomités, enz.) op voor de verdere bespreking van meer specifieke materies. Het systeem van commissies en bijzondere commissies kwam echter in toenemende mate onder druk te staan omdat deze overlegstructuren te rigide waren en niet mee konden evolueren met bredere politieke, economische en maatschappelijke tendensen. Zo holde de eenmaking van de Europese markt in 1992 het takenpakket van de Commissie voor Douane en Financiën volledig uit. De invoering van de Europese Economische en Monetaire Unie (EMU) had hetzelfde gevolg voor de Commissie voor Monetaire en Financiële Aangelegenheden. Vandaar dat zowel in 197516 als in 199517 beslist werd om de activiteiten van een aantal commissies en bijzondere commissies stop te zetten, hoewel sommige aan deze commissies gekoppelde overlegorganen wél bleven functioneren. Tegelijkertijd werden er in de loop van de laatste twee decennia op formele of informele basis meer flexibele overlegorganen opgericht voor nieuwe actieterreinen van de Benelux. Het Verdrag van 2008 bestendigt deze evolutie en voert een nieuw en meer flexibel systeem in van ambtelijke werkgroepen en commissies van onafhankelijke deskundigen. De verdragstekst bepaalt echter in de slotbepalingen dat bestaande commissies en bijzondere commissies hun werkzaamheden voort kunnen zetten, wat tot gevolg heeft dat ook de komende jaren oude en nieuwe overlegstructuren naast elkaar zullen blijven bestaan en functioneren.

13

Het verschil tussen een commissie en een bijzondere commissie was dat de voorzitters van de commissies een permanente zetel hadden in de Raad van de Economische Unie, terwijl de voorzitters van de bijzondere commissies enkel deelnamen aan vergaderingen waarop hun bevoegdheden aan bod kwamen. MEADE J. E., LIESNER H. H. en WELLS S. J., Case studies in European Economic Union, Londen, Oxford University Press, 1962, p. 71. 14 Zie ook Beschikking M 60 18 van 3 november 1960 van het Comité van Ministers van de Benelux Economische Unie ter bepaling van de taakverdeling van de Commissie en de Bijzondere Commissies van de Unie en van hun samenstelling (Benelux Publicatieblad, Band 2). 15 Sinds de inwerkingtreding van het Verdrag zijn er enkel nieuwe Bijzondere Commissies ingesteld. Zie onder meer Beschikking M 60 12 van 3 november 1960 van het Comité van Ministers van de Benelux Economische Unie tot instelling van een Commissie voor het vrije verkeer en de vestiging van personen (Benelux Publicatieblad, Band 2), Beschikking M 69 24 van 3 juli 1969 van het Comité van Ministers van de Benelux Economische Unie tot instelling van een bijzondere commissie voor het toerisme, en tot bepaling van haar bevoegdheid en samenstelling (Benelux Publicatieblad, Band 3), Beschikking M 69 18 van 3 juli 1969 van het Comité van Ministers van de Benelux Economische Unie tot instelling van een Bijzondere Commissie voor de Ruimtelijke Ordening, ter bepaling van haar bevoegdheid en van haar samenstelling (Benelux Publicatieblad, Band 3), Beschikking M 70 14 van 10 juni 1970 van het Comité van Ministers van de Benelux Economische Unie tot instelling van een bijzondere commissie voor Administratieve en strafrechtelijke samenwerking en tot bepaling van haar bevoegdheid en samenstelling (Benelux Publicatieblad, Band 3), Beschikking M 80 7 van 28 augustus 1980 van het Comité van Ministers van de Benelux Economische Unie tot instelling van een Bijzondere Commissie voor het Leefmilieu (Benelux Publicatieblad, Band 6-II) en Beschikking M 80 12 van 3 december 1980 van het Comité van Ministers van de Benelux Economische Unie tot instelling van een Bijzondere Commissie voor Energie, ter bepaling van haar bevoegdheid en van haar samenstelling (Benelux Publicatieblad, Band 6-II), Beschikking M 91 4 van 15 februari 1991 van het Comité van Ministers van de Benelux Economische Unie tot instelling van een bijzondere commissie voor kwaliteitsverklaringen in de bouw (Benelux Publicatieblad, Band 6-III) en Beschikking M 91 19 van 16 december 1991 van het Comité van Ministers van de Benelux Economische Unie tot instelling van een Bijzondere Commissie voor Grensoverschrijdende samenwerking. (Benelux Publicatieblad, Band 5-II). 16 POSTMA A. e.a., op.cit., p. 140. 17 Voor de voorafgaandelijk gevoerde discussie, zie: De Benelux, opnieuw bezien, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, 1994, 42 p. en Benelux, een grenzeloze toekomst (reactie van het secretariaat-generaal op het rapport van het Comité van Wijzen ('De Benelux opnieuw bezien'), Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, 1995, 52 p.

21

Secretariaat-Generaal van de Benelux Verder dient uit een oogpunt van volledigheid nog gesignaleerd te worden dat het nieuwe Verdrag een aantal bestaande instellingen zal opheffen. Twee instellingen die niet langer vermeld worden zijn het College van Scheidsrechters en de Economische en Sociale Raad van Advies. Het College van Scheidsrechters was volgens het oorspronkelijk Verdrag verantwoordelijk voor de beslechting van geschillen die tussen de landen zouden kunnen rijzen met betrekking tot de toepassing van de verdragstekst en van overeenkomsten. Wanneer een geschil niet in het Comité van Ministers bijgelegd kon worden, dan werd dit geschil hetzij op gezamenlijk verzoek van de bij het geschil betrokken partijen, hetzij op verzoek van één van de partijen bij het College van Scheidsrechters aanhangig gemaakt. De vonnissen en de voorstellen tot minnelijke schikking werden bij meerderheid van stemmen aangenomen. De vonnissen waren definitief en niet vatbaar voor beroep, net zoals de door de partijen aanvaarde minnelijke schikkingen. Het Comité van Ministers kon het College van Scheidsrechters ook verzoeken advies uit te brengen over rechtsvragen. Het College van Scheidsrechters was samengesteld uit afdelingen naargelang de verschillende soorten van geschillen: voor iedere afdeling wees ieder land een nationale scheidsrechter en een plaatsvervangende nationale scheidsrechter aan. Voor ieder geschil bestond de afdeling uit de nationale scheidsrechter van de bij het geschil betrokken partijen evenals een persoon die bij toerbeurt werd aangewezen uit een door het Comité van Ministers vastgestelde lijst. Deze persoon bekleedde het voorzitterschap van de afdeling. Het College van Scheidsrechters heeft echter nooit een uitspraak geveld: slechts éénmaal is een geschil voorgelegd, dat echter vervolgens alsnog door diplomatiek overleg opgelost kon worden.18 Bovendien is er ook het later opgerichte Benelux-Gerechtshof (cf. infra). De Economische en Sociale Raad van Advies (ESRA) is de rechtsopvolger van de bovenvermelde Speciale Beneluxcommissie. Deze ESRA is in 1958 opgericht naar het voorbeeld van de reeds bestaande nationale adviesorganen, zoals de Nederlandse SociaalEconomische Raad. Het diende op verzoek van het Comité van Ministers adviezen te verlenen met betrekking tot vraagstukken die rechtstreeks verband hielden met de werking van de Unie. Deze kan daarenboven ook op eigen initiatief advies verlenen. De Raad van Advies bestaat uit ten hoogste 27 leden en 27 plaatsvervangende leden, waarvan een derde wordt aangewezen door elk van de drie landen. De Raad van Advies koos zelf uit zijn leden een Voorzitter. Het secretariaat wordt volgens sommige bronnen verzorgd door de Belgische Centrale Raad voor het Bedrijfsleven (CRB).19 De Raad speelt in praktijk sinds jaren geen rol van betekenis (meer) en zal daarom door het nieuwe Verdrag opgeheven worden.20 Het Secretariaat-Generaal voert echter wél nog regelmatig overleg met bepaalde bedrijfssectoren. Eén voorbeeld is het overleg met de zogenaamde bilaterale Kamers van Koophandel (KvK), met name de Belgisch-Luxemburgse Kamer van Koophandel voor Nederland en de Nederlandse Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg waarop bestaande of nieuwe belemmeringen tussen de landen van de Benelux aangekaart worden. Nog een ander voorbeeld is het in 1972 gelanceerde Zeehavenoverleg (HO) met de bewindslieden, havenbeheerders en vertegenwoordigers van de havenbedrijven. Het Secretariaat-Generaal (SG) is het administratief steunpunt voor de politieke en ambtelijke samenwerking in het kader van de Benelux. Het Secretariaat-Generaal is sinds de tweede helft van de jaren 1960 ondergebracht in een eigen kantorencomplex aan de Regentschapsstraat in Brussel. Voordien had het haar kantoren in een gebouw aan de Wetstraat. De werktalen zijn het Nederlands en het Frans, al wordt ook het Engels gebruikt bij contacten met andere landen. 18

WOUTERS J. (red.) e.a., De Benelux: tijd voor een wedergeboorte?, Antwerpen, Intersentia, 2006, p. 58. Idem, p. 58. 20 Benelux: nut en noodzaak van nauwere samenwerking, Den Haag, Adviesraad Internationale Vraagstukken, 2007, p. 30. 19

22


Het Verdrag van 1958 bepaalt dat de Secretaris-Generaal - in praktijk het SecretariaatGeneraal - belast is met het secretariaat van het Comité van Ministers, van de Raad van de Economische Unie, van de Commissies en de Bijzondere Commissies en van de eventuele ondergeschikte organen. Dit houdt in dat het Secretariaat-Generaal zowel de agenda’s en convocaties als de processen-verbaal dient op te stellen en informatie dient te verwerken in nota’s. Nog andere door het Verdrag toegekende taken behelzen de coördinatie van de werkzaamheden van deze instellingen en het tot stand brengen van de noodzakelijke verbindingen.21 De Secretaris-Generaal kan bovendien alle voorstellen doen die nuttig zijn voor de uitvoering van het verdrag.22 Tot slot bepaalt het oorspronkelijke Verdrag ook dat het Comité van Ministers als hoogste orgaan van de Benelux de Secretaris-Generaal nog andere taken kan opdragen. Voorts zijn ook de verslaggeving aan het Beneluxparlement en de praktische ondersteuning van de Griffie van het Benelux-Gerechtshof tot het takenpakket gaan behoren. Het Verdrag uit 2008 behoudt de bestaande opdrachten en zal deze uitbreiden met de opdracht om een gecoördineerd voorstel te doen voor het gemeenschappelijk werkprogramma en het jaarplan op te stellen. De leiding van het Secretariaat-Generaal berust volgens het oorspronkelijk Verdrag bij een Secretaris-Generaal van Nederlandse nationaliteit, die wordt bijgestaan door een Adjunct-Secretaris-Generaal van Belgische nationaliteit en een Adjunct-Secretaris-Generaal van Luxemburgse nationaliteit. Sinds 1960 vormen zij samen het College van Secretarissen-Generaal (COL).23 Het nieuwe Verdrag vermeldt het College expliciet als orgaan en bepaalt enkel nog dat de drie nationaliteiten vertegenwoordigd moeten zijn. De leden van het College werden door het Comité van Ministers aanvankelijk voor onbepaalde tijd benoemd. Sinds 1975 geldt echter een termijn van vijf jaar, een termijn die nog eens met vijf jaar verlengd kan worden24: deze regeling wordt door het nieuwe Verdrag overgenomen. Binnen het College is geen sprake van een formele portefeuilleverdeling.25 Het personeel van het Secretariaat-Generaal wordt benoemd en ontslagen door de SecretarisGeneraal, maar het personeelsstatuut, de personeelsformatie, de loonschalen, de pensioenen, de toelagen en alle andere arbeidsvoorwaarden worden vastgelegd door het Comité van Ministers. Het organogram van het Secretariaat-Generaal is de voorbije decennia meermaals grondig gewijzigd in functie van de wijzigende actieterreinen.26 Het eerste bekende organogram uit het begin van de jaren 1960 vermeldt slechts drie afdelingen, die eenvoudigweg omschreven werden als de afdelingen A, B en C (zie organogram p. 31). Uit een dienstnota van 196127 blijkt dat de Afdeling A belast was met de ondersteuning van het Comité van Ministers, de Raad van de Economische Unie en een aantal werkgroepen, de Commissie voor Monetaire en Financiële Aangelegenheden, de Commissie voor Douane en Belastingen, de Bijzondere Commissie voor de Coördinatie van de Statistiek, de Bijzondere Commissie voor de vergelijking der Begrotingen van Overheids- en SemiOverheidsinstellingen en, tot slot, voor de betrekkingen met het Beneluxparlement en de 21

In praktijk wordt op zeer uiteenlopende wijzen ondersteuning verleent, gaande van faciliterende en ambtelijke tot expertmatige en diplomatieke ondersteuning. De mogelijkheid tot het vervullen van een expertmatige en diplomatieke rol hang zowel af van het onderwerp als van de ambtenaar van het Secretariaat-Generaal die ondersteuning verleent. Audit Secretariaat-Generaal Benelux. Eindrapportage, s.l., KPMG, 2001, p. 17. 22 De Secretaris-Generaal verwierf in 1975 ook een groter initiatiefrecht. Beschikking M 75 13 van 21 oktober 1975 van het Comité van Ministers van de Benelux Economische Unie ter verlening van een groter initiatiefrecht aan de Secretaris-Generaal (Benelux Publicatieblad, Band 6-II). 23 Beschikking M 60 18 van 3 november 1960 van het Comité van Ministers van de Benelux Economische Unie tot instelling van een College van Secretarissen-Generaal (Benelux Publicatieblad, Band 2). 24 POSTMA A. e.a., op. cit., p. 141. 25 Audit Secretariaat-Generaal Benelux. Eindrapportage, s.l., KPMG, 2001, p. 7. 26 Deels gereconstrueerd op basis van het Administratief en Gerechtelijk Jaarboek voor België, Brussel voor de jaren 1954, 1960, 1970-1971, 1972-1973, 1975-1976, 1977, 1980-1981, 1982-1983, 1987-1988, 1993, 1994-1995 en 1998. 27 Dienstnota NS (61) 10 van 22 augustus 1961 (Archief van het Secretariaat-Generaal van de Benelux).

23

Secretariaat-Generaal van de Benelux Economische en Sociale Raad van Advies. De Afdeling B verzorgde dan weer het secretariaat van de Commissie voor Buitenlandse Economische Betrekkingen, de Commissie voor Industrie en Handel, de Bijzondere Commissie voor de Volksgezondheid, de Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen, de Commissie voor Landbouw, Voedselvoorziening en Visserij, de Commissie tot Harmonisatie van de Landbouwpolitiek en van de Studiecommissie voor de Kostprijzen en het Comité voor de Coördinatie van het Wetenschappelijk Onderzoek in de Landbouw. Tot slot was de Afdeling C verantwoordelijk voor de Commissie voor het Verkeer, de Commissie voor Sociale Vraagstukken, de Bijzondere Commissie voor de Middenstand, de Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer, de Commissie voor het Verkeer en de Vestiging van Personen, de Raad van de Economische Unie in beperkte samenstelling en voor diverse werkgroepen van de Raad van de Economische Unie. Het in 1961 ingevoerde organogram werd in 1963 een eerste maal aangepast (zie organogram p. 32)28 door de overheveling van de contacten met het Beneluxparlement van de Afdeling A naar de Afdeling C en de overheveling van het secretariaat van een aantal werkgroepen van de Raad van de Economische Unie van de Afdeling B naar diezelfde Afdeling C. Tegelijkertijd werd een Afdeling D voor vertaal- en tolkopdrachten opgericht, evenals een administratieve dienst. Nog eens twee jaar later, in 1965, volgde er een nieuwe reorganisatie (zie organogram p. 33),29 waarbij de Afdeling C werd omgevormd tot een Juridische Dienst die zich voortaan zou concentreren op juridische en administratieve zaken, met inbegrip van het secretariaat van de Raad van de Economische Unie in beperkte samenstelling. De overige bevoegdheden werden overgeheveld naar de afdelingen A en B en onder hen beiden herverdeeld. De Afdeling A behartigde nu de contacten met het Beneluxparlement en de Economische en Sociale Raad van Advies en het secretariaat van het Comité van Ministers, de Raad van de Economische Unie en een aantal werkgroepen, de Commissie voor Monetaire en Financiële Aangelegenheden, de Commissie voor Douane en Belastingen, de Commissie voor Buitenlandse Economische Betrekkingen, de Commissie voor Landbouw, Voedselvoorziening en Visserij, het Comité voor de Coördinatie van het Wetenschappelijk Onderzoek in de Landbouw, de Bijzondere Commissie voor de Coördinatie van de Statistiek en de Bijzondere Commissie voor de vergelijking der Begrotingen van Overheids- en Semi-Overheidsinstellingen. De Afdeling B behield het secretariaat van de Commissie voor Industrie en Handel en van de Commissie voor de Volksgezondheid en werd voorts verantwoordelijk voor de Commissie voor het Verkeer, de Commissie voor Sociale Vraagstukken, de Bijzondere Commissie voor de Middenstand, de Commissie voor het Verkeer en de Vestiging van Personen en voor de Commissie voor Ruimtelijke Ordening. De Afdeling D bleef ongewijzigd verder functioneren. De administratieve dienst werd tot slot omgedoopt tot de Afdeling E en de boekhouding vormde voortaan een afzonderlijke Afdeling F. Bij de aanvang van de jaren 1970 volgde een nieuwe aanpassing van de taakverdeling (zie organogram p. 34). De Afdeling A was voortaan verantwoordelijk voor de ondersteuning van het Comité van Ministers, de Raad van de Economische Unie, de Commissie voor het Verkeer, de Commissie voor Sociale Vraagstukken, de Bijzondere Commissie voor Volksgezondheid, de Bijzondere Commissie voor Ruimtelijke Ordening, de Bijzondere Commissie voor Toerisme, voor een aantal werkgroepen en voor de contacten met de Economische en Sociale Raad van Advies. Afdeling B verzekerde het secretariaat van de Commissie voor de Buitenlandse Economische Betrekkingen, de Commissie voor Monetaire en Financiële Aangelegenheden, de Commissie voor Industrie en Handel, de Commissie voor Landbouw, Voedselvoorziening en Visserij, de Commissie voor Douane en Belastingen, de Bijzondere Commissie voor de Coördinatie van de Statistiek, de Bijzondere Commissie voor de vergelijking der Begrotingen van Overheids- en Semi-Overheidsinstellingen, de Bijzondere 28 29

Nota SG/adm (63) 51 (Archief van het Secretariaat-Generaal van de Benelux). Nota SG/adm (65) 60 (Archief van het Secretariaat-Generaal van de Benelux).

24

Secretariaat-Generaal van de Benelux Commissie voor de Aanbestedingen, de Bijzondere Commissie voor de Middenstand en een aantal werkgroepen. De Afdeling C behield haar juridisch takenpakket, maar werd tevens verantwoordelijk voor het secretariaat van de Commissie voor het Vrij verkeer en de Vestiging van Personen en van de Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer. De afdeling E en F werden opgeheven en hun bevoegdheden werden overgeheveld naar de afdeling C.30 Slechts enkele maanden later werden deze laatste maatregel deels teruggedraaid door voor alle administratieve en financiële zaken opnieuw een afdeling E op te richten.31 Nog een half jaar later verhuisde het secretariaat van het Comité van Ministers en van de Raad van de Economische Unie van de Afdeling A naar de Afdeling B en dat van de Bijzondere Commissie voor Aanbestedingen en van de Bijzondere Commissie voor de Middenstand in omgekeerde richting.32 De in 1960 ingevoerde en verschillende malen aangepaste organisatiestructuur werd omstreeks 1977 fundamenteel herzien (zie organogram p. 35): voortaan was het SecretariaatGeneraal onderverdeeld in een Sociaal-economische Afdeling (SE), een Afdeling Algemene Zaken en Ruimtelijke Ordening (AR), een Juridische Afdeling (JUR), een Programmatisch Centrum (PRO), de Dienst Boekhouding (COM) en de Taaldienst (T). Het Programmatisch Centrum was samengesteld uit de Secretarissen-Generaal, de afdelingshoofden en een rapporteur en diende de activiteiten van de instelling te coördineren.33 Begin jaren 1980 werd dit nieuwe organogram echter opnieuw bijgestuurd (zie organogram p. 36). De Sociaaleconomische Afdeling werd omgedoopt tot de Sociaal-Economische en Financiële Afdeling. De bestaande Afdeling Algemene Zaken en Ruimtelijke Ordening werd opgesplitst in een Administratieve Afdeling en een Afdeling Kwaliteit van het Leven. De Boekhouding werd daarbij opnieuw onderdeel van de Administratieve Afdeling. Het Programmatisch Centrum werd omgedoopt tot de Afdeling Middellange en lange termijnplanning. De Juridische Afdeling en de Taaldienst waren als enige entiteiten niet bij deze reorganisatie betrokken. Vervolgens werd in 1987 een nieuwe Afdeling Coördinatie opgericht. Nadien volgde er in 1993 een reorganisatie waarbij het Secretariaat-Generaal werd onderverdeeld in een Afdeling Algemene Zaken (AZ), een Afdeling Economie, Fiscaliteit en Binnenlandse Markt, een Afdeling Grensoverschrijdende Samenwerking en Ruimtelijke Beleid, een Afdeling Interne Zaken (IZ) en een Taalafdeling (zie organogram p. 37).34 Slechts enkele jaren later werd de Afdeling Economie, Fiscaliteit en Binnenlandse Markt omgedoopt tot Interne Markt (IMI) en de Afdeling Grensoverschrijdende Samenwerking en Ruimtelijke Beleid tot de Afdeling Ruimtegebonden Grensoverschrijdende Samenwerking (REG). De Afdeling Algemene Zaken was in de nieuwe organisatiestructuur verantwoordelijk voor de interne en externe coördinatie van de werkzaamheden van het secretariaat-generaal, voor de externe profilering van de Benelux-samenwerking, voor het personenverkeer en voor de persoonsgebonden grensoverschrijdende samenwerking zoals jeugd. Het voerde dus zowel beleidsondersteunende als coördinerende en intern ondersteunende taken uit. De Afdeling Interne Markt coördineerde de economische samenwerking op terreinen die verband hielden met de interne markt en de economische grensoverschrijdende samenwerking. De samenwerking op het gebied van ruimtelijke ordening, het leefmilieu, het verkeer en vervoer en de infrastructuur en de publiekrechtelijke grensoverschrijdende samenwerking behoorden dan weer tot het actieterrein van de Afdeling Ruimtegebonden Grensoverschrijdende Samenwerking. De Afdeling Interne Zaken was tot slot bevoegd voor de juridische en

30

Dienstnota NS (70) 9 van 27 april 1970 (Archief van het Secretariaat-Generaal van de Benelux). Dienstnota NS (70) 12 van 16 juni 1970 (Archief van het Secretariaat-Generaal van de Benelux). 32 Organogram 2 februari 1971 (Archief van het Secretariaat-Generaal van de Benelux). 33 Omschrijving van de thans bij het Secretariaat-Generaal bestaande functies en vergelijking hiervan met de nationale en internationale functies. Rapport aan de Ministeriële Werkgroep voor Administratieve Zaken, Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux (onuitgegeven rapport), 1 oktober 1977, p. 5. 34 Benelux, een grenzeloze toekomst (reactie van het secretariaat-generaal op het rapport van het Comité van Wijzen ('De Benelux opnieuw bezien'), Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, 1995, p. 27. 31

25

Secretariaat-Generaal van de Benelux administratieve aangelegenheden, het personeelsbeleid, de boekhouding en alle andere aspecten van de interne bedrijfsvoering. Na een nieuwe reorganisatie in 2006 (zie organogram p. 38) vertoonde het organogram een indeling in een Afdeling Strategie en Organisatie (S&O), een Afdeling Veiligheid en Externe relaties (S&P), een Afdeling Markt en Duurzame Ontwikkeling (M&D), een Afdeling Ruimte en Mens (T&S) en een Taalafdeling voor tolk- en vertaalwerkzaamheden. De Afdeling Strategie en Organisatie was binnen deze nieuwe structuur verantwoordelijk voor het beleid, het personeelsbeheer, het financieel beheer en de juridische dienst. De Afdeling Veiligheid en Externe relaties coördineerde de politionele en justitiële samenwerking, het ICT-beheer en de externe communicatie. Het terrein van de Afdeling Markt en Duurzame Ontwikkeling omvatte onder meer interne markt, fiscale fraude, toerisme, leefmilieu en natuurbehoud en voedselveiligheid en veterinaire samenwerking. De Afdeling Ruimte en Mens beheerde tot slot de materies inzake verkeer en vervoer, ruimtelijke ordening, jeugd en sociale zaken. De huidige organisatiestructuur werd tot slot in 2009 ingevoerd (zie organogram p. 39). De Afdeling Strategie en Organisatie werd opgesplitst in een Stafbureau (S) en een Dienst Bedrijfsvoering (I). De overige afdelingen werden omgedoopt tot teams en opgedeeld in een Team Markt (M), een Team Duurzame Ontwikkeling (D) en een Team Justitie en Binnenlandse Zaken (J). De bevoegdheden van de vroegere Afdeling Ruimte en Mens werden daarbij grotendeels overgenomen door het Team Duurzame Ontwikkeling. De Taalafdeling (T) was opnieuw als enige entiteit niet bij deze reorganisatie betrokken. Hoger werd reeds gesignaleerd dat het Comité van Ministers Gemeenschappelijke Diensten kan oprichten. De meest bekende zijn het Benelux Merkenbureau (BMB) en het BeneluxBureau voor Tekeningen of Modellen (BBTM) voor de registratie van merken, modellen en tekeningen in de Benelux. Deze in de jaren 1970 opgerichte instellingen werden in 2006 opgevolgd door het Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE) in Den Haag. Een ander voorbeeld van een gemeenschappelijke dienst is de Admiraliteit Benelux (ABNL) in Den Helder, de in 1995 ingevoerde overkoepelende staf van de Belgische Marinecomponent en de Nederlandse Koninklijke Marine. Van 1972 tot en met 1983 was er in Brussel ook een Gemeenschappelijke Benelux-dienst voor registratie van geneesmiddelen actief.35 Tot slot waren er in de vroege jaren 1970 ook plannen om een Benelux-Commissie voor de Metrologie op te richten, maar de desbetreffende overeenkomst is nooit in werking getreden.36 Elk van deze instellingen beschikt(e) over eigen diensten, los van het SecretariaatGeneraal. Tot slot beschikt de Benelux niet alleen over uitvoerende organen, maar ook over een parlementaire en een gerechtelijke instelling. De Raadgevende Interparlementaire Beneluxraad (IPR) werd opgericht met de Overeenkomst van 5 november 1955 om een democratisch deficit te vermijden. De oprichting ging vooraf aan het Unie-Verdrag van 1958, wat ook verklaart waarom het werkterrein breder is dan dat van de Unie en ook de culturele samenwerking, de samenwerking op het gebied van buitenlands beleid en de eenmaking van het recht omvat. Dit “Beneluxparlement” is samengesteld uit 21 Nederlandse, 21 Belgische en 7 Luxemburgse parlementsleden. Het komt conform de bepalingen van het reglement van orde afwisselend en voor twee opeenvolgende jaren bijeen in Brussel, Den Haag en Luxemburg. De Raad beraadslaagt in principe minimaal éénmaal per jaar en op vraag van de regeringen van de drie landen, maar in praktijk tot driemaal per jaar.37 Het verleent deze 35

De EEG koos uiteindelijk voor een systeem van wederzijds erkenning van nationale registraties, waardoor de registratie van geneesmiddelen opnieuw naar het nationale niveau overgeheveld moest worden. Bovendien kampte de dienst met financieringsproblemen. POSTMA A. e.a., op. cit., p. 144. 36 Benelux-Overeenkomst van 11 maart 1970 inzake de metrologie (Benelux Publicatieblad, Band 5-II) en Protocol van 16 maart 1971 tot wijziging van de Benelux-Overeenkomst inzake de metrologie (Benelux Publicatieblad, Band 5-II). 37 POSTMA A. e.a., op. cit., p. 135.

26

Secretariaat-Generaal van de Benelux regeringen advies over vraagstukken met betrekking tot de Economische Unie en over verdragen, overeenkomsten en protocollen. De regeringen brengen op hun beurt jaarlijks verslag uit. Het Beneluxparlement beschikt voorts over eigen overlegorganen en ambtelijke organen. Het secretariaat van het Beneluxparlement is in Brussel gevestigd, maar heeft geen formele band met het Secretariaat-Generaal van de Benelux.38 Die laatste vormt echter wel het intermediair orgaan bij uitstek aangezien het de antwoorden van het Comité van Ministers op vragen en aanbevelingen van de Raad coördineert en het jaarlijks verslag aan de Raad opstelt. Het Benelux-Gerechtshof komt aan bod in het tweede, afzonderlijk onderdeel van deze publicatie.

38

WOUTERS J. (red.) e.a., op. cit., p. 68.

27

ORGANOGRAMMEN 1961-1963

29


1963-1965

30


1965-1970

31


1970-1977

32


1977-1982

33


1982-1993

34


1993-2006

35


2006-2009

36


2009-HEDEN

37

DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK Archiefstukken De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren niet tot het archief, tenzij ze door de instelling zelf zijn opgesteld. Archiefreeksen De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeelden zijn de agenda’s van de briefwisseling, de ontvangen brieven, de personeelsdossiers, de dossiers die door een dienst in het kader van één van zijn specifieke competenties behandeld zijn en telkens over een zaak handelen, enz. Archiefvormers De organisatie, persoon of groep personen die, in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, archief tot stand brengt of tot stand heeft gebracht: in dit geval het SecretariaatGeneraal van de Benelux.

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER Zowel het Benelux-Verdrag van 1958 als dat van 2008 bepalen dat de archieven onschendbaar zijn: de verdragstekst uit 1958 vermeldt dit expliciet, terwijl deze uit 2008 zich beperkt tot een verwijzing naar het Verdrag van Wenen van 18 april 1961 inzake diplomatiek verkeer (en zolang niets nader is voorzien door een aanvullende overeenkomst).39 De in het Benelux Publicatieblad verschenen ministeriële beschikkingen en aanbevelingen zijn uiteraard openbaar, maar andere zijn omwille van hun vertrouwelijk karakter nooit gepubliceerd en kunnen dus niet door iedereen (onmiddellijk) geraadpleegd worden. Daarnaast kunnen er nog andere vertrouwelijke stukken in het archief aangetroffen worden, maar het is in dit stadium onmogelijk om uitspraken te doen over hun aantal en inhoud. Voorts speelt ook de bescherming van de persoonlijke levenssfeer een rol. In praktijk worden door derden ingediende verzoeken tot raadpleging momenteel ad hoc behandeld. Het Secretariaat-Generaal van de Benelux beschikt momenteel niet over een eigen archiefdienst en heeft al evenmin een professionele archivaris in dienst. Een administratief medewerkster van het Secretariaat-Generaal heeft echter de voorbije jaren als archiefverantwoordelijke gepoogd het archief te beheren, archiefstukken van de verschillende diensten te aanvaarden en op te bergen en op basis van bestaande lijsten uit midden jaren 1980 zowel een archiefoverzicht als de bijhorende plaatsingslijsten op te stellen en verder aan te vullen. Wegens plaatsgebrek in de archiefruimten (cf. infra) zag zij zich echter genoodzaakt om dit enkele jaren geleden stop te zetten en zich te beperken tot het uithalen van stukken op vraag van collega’s. 39

Artikel 24 van dit verdrag bepaalt “Het archief en de documenten van de zending zijn te allen tijde en waar deze zich ook mogen bevinden onschendbaar”.

39


Dit brengt ons bij het volgende punt, de materiële bewaring van het archief. Het overgrote merendeel van het papieren archief wordt bewaard in een kelderruimte. Positief is dat deze archiefruimte met een klimaatbeheersingssysteem is uitgerust, met vaste metalen rekken is ingericht, vlakke muren en vloeren bezit en met brandbestrijdingsapparaten is uitgerust. Bovendien is er nu - in tegenstelling tot vroeger - controle op wie toegang heeft tot deze archiefruimte. Het lokaal heeft echter ondanks de aanwezigheid van een klimaatbeheersingssysteem te kampen met een te hoge luchtvochtigheid. Bovendien is er overduidelijk een nijpend plaatsgebrek. Daarnaast zijn er in de kelder nog twee kleinere archiefruimtes, waar archiefstukken van de boekhouding en van de juridische dienst worden bewaard. Deze lokalen zijn op dezelfde wijze ingericht als de grote archiefruimte, maar zijn niet uitgerust met een klimaatbeheersingssysteem en hebben daardoor te kampen met een veel te hoge luchtvochtigheid. De archiefstukken zijn doorgaans verpakt in verouderde portefeuilles of in de oorspronkelijke ordners. De portefeuilles worden bij de raadpleging van de archiefstukken vervangen door (gewone) archiefdozen, maar tot nu toe is slechts een heel klein gedeelte van het archief op die manier herverpakt. Verder hebben de diensten bij de reorganisatie in 2009 wegens plaatsgebrek in de archiefruimten hun meest recente papieren archiefstukken overgebracht naar de bibliotheek, waar deze zonder enige logica en ordening zijn opgeborgen in rekken. Daarnaast bewaart het Secretariaat-Generaal ook heel wat digitale archiefstukken. Hoewel de eerste computers in 1988 in gebruik werden genomen,40 dateren de eerste bewaard gebleven bestanden slechts uit het einde van de jaren 1990. De digitale bestanden - die zijn opgesteld met behulp van klassieke kantoorsoftwarepakketten - worden momenteel bewaard op gedeelde netwerkschijven, die regelmatig geback-upt worden. Bovendien zijn ook de lees- en schrijfrechten duidelijk geregeld. De bestanden worden bijgehouden in het oorspronkelijke softwareformaat, maar enkele tests hebben aangetoond dat deze bestanden nog steeds geraadpleegd kunnen worden. De e-mails worden doorgaans in de eigen persoonlijke mailbox bewaard, wat betekent dat deze informatie verloren gaat wanneer een personeelslid vertrekt. Het gevolg van dit alles is dat heel wat digitale documenten uit veiligheidsoverwegingen op papier afgedrukt worden, wat tot een explosieve aangroei van de papiermassa leidt. Hoe zit het met de ordening en toegankelijkheid van het archief? De activiteiten van het Secretariaat-Generaal draaien in grote mate op de ondersteuning van het politiek en ambtelijk overleg en het zal de lezer dan ook niet verbazen dat dit een grote impact heeft op de archiefvorming en de ordening. Het archiefoverzicht van het papieren archief is ingedeeld in rubrieken, waarbij elk overlegorgaan en elke entiteit (Comité van Ministers, Raad van de Economische Unie, Commissies en Bijzondere Commissies, afdelingen van het SecretariaatGeneraal, enz.) een eigen code en afkorting krijgt. De ondergeschikte overlegorganen krijgen vervolgens een eigen afgeleide code en afkorting. Het Comité van Minister wordt bijvoorbeeld aangeduid met de code 11 en de afkorting M, de Ministeriële werkgroep voor de middenstand met de code 11-11 en de afkorting M/CM. De Commissie voor de Buitenlandse Economische Betrekkingen wordt dan weer aangeduid met de code 21 en de afkorting BEB, de Permanente subcommissie voor de handelspolitiek met 21-27 en BEB/CP en, tot slot, de subwerkgroep Textiel met 21-27-02 en BEB/CP/text. Deze aanpak heeft het voordeel dat de verbanden tussen de verschillende overlegorganen duidelijk aangegeven worden, maar het nadeel dat het niet aangepast werd aan de evolutie naar een lossere structuur van ambtelijke werkgroepen en commissies van onafhankelijke deskundigen (cf. supra) en moeilijker toe te passen is in een digitale omgeving. De plaatsingslijsten vormen een uitstekende toegang tot het archief al bevatten ze niet alle nodige gegevens omtrent inhoud en datering van de archiefstukken en zijn ze enigszins rudimentair opgesplitst. Een ander knelpunt is dat grote gedeelten van het archief - meer bepaald van de juridische medewerkers, van de 40

Benelux, een grenzeloze toekomst (reactie van het secretariaat-generaal op het rapport van het Comité van Wijzen ('De Benelux opnieuw bezien'), Brussel, Secretariaat-Generaal van de Benelux, 1995, p. 28.

40

Secretariaat-Generaal van de Benelux personeelsdienst, van de dienst boekhouding en van het economaat - afzonderlijk bewaard worden en niet in het archiefoverzicht omschreven worden. Een complicerende factor is dat er heel wat dubbels en persoonlijke exemplaren van dezelfde stukken terug te vinden zijn. De indeling van de netwerkschijven is dan weer gebaseerd op het organogram van het Secretariaat-Generaal en wijkt bijgevolg af van het ordeningsplan voor het papieren archief. Het heeft ook tot gevolg dat bij een reorganisatie de bestaande indeling aangepast moet worden: zo zijn de bestanden uit de periode vóór de reorganisatie in 2006 geordend op basis van het vroegere organogram, en deze uit de periode na 2006 op basis van het huidige organogram. Dit kan op termijn problemen opleveren naarmate de kennis over de vroegere organogrammen en bevoegdheidsverdelingen vervaagt. Een andere belangrijke kanttekening is dat er momenteel geen duidelijke procedures voorzien zijn voor de vorming, bewaring, beheer en eventuele vernietiging van archiefstukken, bijvoorbeeld in de vorm van een dienstnota. Een eerste belangrijk knelpunt is dat er niet altijd duidelijk afspraken gemaakt zijn over wie wat bewaart: zo wordt het merendeel van de authentieke juridische teksten bewaard door de juridische dienst, maar worden sommige (authentieke afschriften van) verdragen en overeenkomsten bewaard door andere diensten. Medewerkers beslisten zelf, op eigen initiatief of ze hun archiefstukken al dan niet lieten overbrengen naar de archiefruimten en bewaren in sommige gevallen nog stukken uit de jaren 1960, 1970 of 1980. Bovendien worden oudere stukken sinds enkele jaren ook noodgedwongen in de kantoren bewaard wegens het nijpend plaatsgebrek in de archiefruimten. De plannen en de stukken met betrekking tot de bouw van het gebouw zijn nog terug te vinden in de kantoren van het economaat, terwijl in het kantoor van de personeelsverantwoordelijke nog stukken vanaf de jaren 1950 aangetroffen werden. De medewerkers hadden bovendien lange tijd vrije toegang tot deze archiefruimtes, waardoor sommige archiefstukken verdwenen zijn en lacunes ontstaan zijn. Voorts is er in het verleden op eigen initiatief minstens éénmaal archief vernietigd, zonder dat dit werd gedocumenteerd. Toch is het archief over het algemeen goed bewaard gebleven: enkel de stukken van de Raad voor de Handelsakkoorden (CAC) konden (voorlopig) niet getraceerd worden. Sommige archiefreeksen worden dan weer veel te lang bewaard en nemen onnodig veel plaats in beslag. Rekening houdend met deze stand van zaken, dient het Secretariaat-Generaal de volgende maatregelen te nemen om het beheer en de lange termijn bewaring van het archief te kunnen verbeteren: •

•

Beheer o Aanstelling van een archiefverantwoordelijke of informatiebeheerder met een duidelijk omschreven takenpakket. o Vastlegging van procedures inzake beheer, bewaring, selectie en vernietiging in een dienstnota en/of in een op basis van deze archiefselectielijst ontwikkeld archiefbeheersplan. Materiële bewaring o Regelmatige toepassing van de bepalingen van de archiefselectielijst om bijkomende ruimte te creëren in archiefruimten en op servers en, op termijn, de aangroei binnen de perken te houden. o Ruimten met ongeschikte bewaaromstandigheden naar gelang de noden en beschikbare middelen niet langer gebruiken als archiefruimten of deze ruimten laten aanpassen. Continue monitoring van temperatuur en relatieve luchtvochtigheid is hoe dan ook aangewezen. o Vervanging van de verouderde verpakking van blijvend te bewaren papieren stukken. o Conversie en/of migratie van blijvend te bewaren digitale bestanden om ook de leesbaarheid op lange termijn te kunnen garanderen. Gezien de ouderdom van de digitale bestanden verdient deze maatregel absolute prioriteit, zowel vanuit het oogpunt van de organisatie als vanuit het oogpunt van het

41


•

•

wetenschappelijk onderzoek: de kans op ongecontroleerd verlies van belangrijke stukken is immers groot. Ordening en toegankelijkheid o De inventarisatie van blijvend te bewaren papieren en digitale stukken op basis van de reeds bestaande plaatsingslijsten. o De invoering van digitale groepsklassementen op de gedeelde netwerkschijven, met een gestructureerde mappenstructuur die het bestaande papieren ordeningsstelsel en/of de belangrijkste taken weerspiegelt, op lange termijn bruikbaar blijft (en dus niet gekoppeld is aan het huidige organogram) én de creatie van digitale dossiers mogelijk maakt. Een meer gebruiksvriendelijke, maar duurdere oplossing is de invoering van een aangekocht of zelf ontwikkeld Document Management System (DMS) of Records Management Application (RMA). Een DMS biedt de mogelijkheid om versies bij te houden, intern stukken rond te sturen en metadata toe te voegen, zoals de plaats in de (aanpasbare) ordeningsstructuur. Nadeel is wel dat een RMA minder flexibel is dan een DMS. E-mails en hun bijlagen dienen in beide gevallen niet langer in het e-mailsysteem bewaard te worden, maar kunnen samen met de andere relevante digitale bestanden van het e-mailprogramma naar het desbetreffende digitale dossier geëxporteerd worden en daar bewaard worden (zoals papieren brieven samen met andere documenten in één dossier bewaard worden). Enkel die e-mails die ontvangen en verstuurd worden in uitvoering van de opdrachten hebben een archiefwaarde en moeten in dit kader in het digitaal dossier opgenomen te worden. Voor persoonlijke of louter informatieve e-mails is dit niet nodig aangezien ze na korte tijd vernietigd kunnen worden. Openbaarheid: uitstippelen van de voorwaarden voor raadpleging en reproductie van stukken door externen. Een uniforme en coherente (interne) regeling inzake de voorwaarden voor raadpleging en reproductie van het archief dringt zich op indien het Secretariaat-Generaal een transparante organisatie wil zijn.

De nationale archiefinstellingen van België, Nederland en Luxemburg kunnen desgewenst het Secretariaat-Generaal de nodige ondersteuning bieden bij de verdere uitwerking en toepassing van deze aanbevelingen.

BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN De interne werking en de uitoefening van de taken gaan logischerwijze gepaard met de opmaak van talloze archiefreeksen, die in de archiefselectielijst in detail omschreven worden. De lijst is functioneel geordend, op basis van de taken van het Secretariaat-Generaal. Zoals uit het voorgaande onderdeel reeds is gebleken, is het organogram de voorbije decennia meermaals gewijzigd en biedt het bijgevolg geen aanknopingspunten. Bovendien zou een op basis van het huidig organogram ingedeelde archiefselectielijst bij een volgende reorganisatie opnieuw achterhaald zijn. Een bijkomend voordeel van deze functionele indeling is dat deze ook als basis kan dienen voor het archiefschema van het nog te inventariseren archief. Voorts is het van belang op te merken dat de bevoegdheid van het Secretariaat-Generaal in de archiefselectielijst algemeen omschreven wordt als “ondersteuning van de Beneluxsamenwerking”, omdat een verdere opdeling in bevoegdheidsdomeinen (bijvoorbeeld: economie, veiligheid en justitie, enz.) moeilijk door te voeren is zonder anachronistische overlappingen of lacunes. Rekening houdend met het feit dat sinds de oprichting van de Benelux ook honderden subcommissies, subwerkgroepen en ad hoc overlegorganen actief zijn geweest, werd ook beslist om enkel de hoofdactor van het overleg inzake een bepaald samenwerkingsterrein te vermelden en alle overige als de “eraan gekoppelde overlegorganen”. De enige uitzondering op deze regel zijn de Raad van de Economische Unie in beperkte samenstelling en het Comité van juristen omdat deze beide van groot belang zijn voor de interne werking van het Secretariaat-Generaal.

42


Het administratief beheer, het financieel beheer, het personeelsbeheer en het materieel beheer gaan gepaard met de aanleg van een aantal “klassieke” reeksen, zoals briefwisseling, nota’s, strategische documenten, juridische stukken, financiële stukken, personeelsdossiers, enz. De kerntaak van het Secretariaat-Generaal - de ondersteuning van de Benelux-samenwerking in het algemeen en het verzorgen van het secretariaat van de verschillende politieke en ambtelijke Benelux-overlegorganen in het bijzonder - leidt tot de opmaak van convocaties (CO), agenda’s (AG), processen-verbaal (PV), nota’s en briefwisseling (NO), die soms één reeks en soms afzonderlijke reeksen vormen. Deze stukken worden tegenwoordig zowel op papier als in digitale vorm bewaard. De belangrijkste buitenbeentjes zijn de audiovisuele archieven in de vorm van een fotocollectie en een kleine filmcollectie. Geen van beide collecties zijn beschreven, wat hun identificatie en datering bemoeilijkt. Wegens de specifieke technische eisen zullen de films op aanraden van het Rijksarchief in België in bewaring gegeven worden aan het Koninklijk Filmarchief in Brussel.

BEWAARTERMIJNEN Bij de opmaak van de archiefselectielijst werd in de mate van het mogelijke gestreefd naar het gebruik van bewaartermijnen van 1 jaar, 2 jaar, 3 jaar, 5 jaar, 10 jaar en 30 jaar én naar de toekenning van gelijkaardige bewaartermijnen voor gelijkaardige archiefreeksen. De Stafdienst en de Dienst Bedrijfsvoering hebben gekozen voor bewaartermijnen op basis van hun ervaring met de raadpleging van die reeksen die voortvloeien uit de interne organisatie en werking van het Secretariaat-Generaal. Voor strategische reeksen (zoals de vierjaarlijkse gemeenschappelijke werkprogramma's, de jaarplannen, de jaarverslagen, de stukken van het Comité van Ministers, van ministeriële werkgroepen en van de Raad van de Economische Unie) is gekozen voor de maximale bewaartermijn van 30 jaar, voor de overige reeksen voor aangepaste bewaartermijnen van 3 jaar, 5 jaar of 10 jaar. De (dossiers inzake de juridische voorbereiding van) verdragsteksten, ministeriële beschikkingen, administratieve ministeriële beschikkingen en aanbevelingen hebben een grote juridische waarde en moeten daarom steeds geraadpleegd kunnen worden, wat de keuze voor de bewaartermijn “tot vervanging” verklaart. Hiermee wordt aangegeven dat de diensten enkel afstand kunnen doen van deze stukken indien ze over een volwaardige (papieren of digitale) kopie beschikken. De originele verdragsteksten worden evenwel voor de duurtijd van het desbetreffende verdrag door het Secretariaat-Generaal bewaard indien het is aangeduid als depositaris. Voor de stukken van de Taaldienst geldt een veel kortere termijn van 2 jaar aangezien deze een ondersteunende taak uitoefent en de vertaalde stukken steevast aan de betrokken diensten en teams overmaakt. De verschillende teams hebben tot slot voor de processen-verbaal en de bijhorende stukken van de ambtelijke overlegorganen voor een bewaartermijn van 10 jaar gekozen op basis van hun eigen praktijkervaringen en in de wetenschap dat er na het verstrijken van deze termijn niet meer teruggegrepen wordt naar de stukken.

SELECTIE Tot op heden ontbraken richtlijnen voor de selectie van het archief. Eén dienstnota uit 1962 bevatte een aantal bepalingen met betrekking tot het archief van de Benelux Douane-Unie uit de periode 1946-195741 en stipuleerde onder meer dat één exemplaar van de gestencilde 41

Dienstnota NS (62) 10 van 29 oktober 1961 betreffende archief documenten, publikaties, bibliotheek en classement correspondentie (Archief van het Secretariaat-Generaal van de Benelux).

43

Secretariaat-Generaal van de Benelux stukken door de administratieve dienst werd bijgehouden, terwijl de afdelingen hun eigen exemplaren mochten vernietigen. De roze kopieën van de verzonden brieven uit diezelfde periode werden bewaard door het secretariaat van de Secretaris-Generaal, terwijl de door de afdeling bewaarde blauwe kopieën vernietigd mochten worden. De voorliggende archiefselectielijst bepaalt dat voor de reeksen die voortvloeien uit de interne organisatie en werking enkel een aantal kernreeksen in aanmerking komen voor blijvende bewaring, zoals de verslagen van de overlegorganen, de dossiers inzake reorganisaties, de belangrijkste financiële stukken (begroting, kwartaalafrekening), de dossiers inzake het statuut van het personeel, de personeelsoverzichten (steekkaarten, databank), de personeelsdossiers (met uitzondering van de soms tientallen salarisfiches) en de belangrijkste archiefstukken met betrekking tot de bouw van het gebouw. De overige stukken nemen heel wat plaats in beslag en zijn vanuit historisch oogpunt weinig interessant, zoals de facturen en dubbels van bestelbonnen. De stukken van de Taaldienst kunnen wegens de hoger reeds gesignaleerde reden vernietigd worden nadat hun bewaartermijn verstreken is. De processen-verbaal en de bijhorende stukken van de verschillende politieke en ambtelijke overlegorganen komen wegens hun historische waarde in aanmerking voor blijvende bewaring. Bovendien betekent dit dat de door de nationale niveaus bewaarde exemplaren en versies in principe vernietigd kunnen worden. De enige uitzondering op deze regel zijn de van de nationale instellingen ontvangen ruimtelijke ordeningsplannen, aangezien deze omvangrijke reeksen vormen en bij voorkeur op nationaal niveau worden bewaard. Ook stukken met betrekking tot de opmaak van publicaties en de organisatie van symposia, seminaries, enz. kunnen vernietigd worden, op voorwaarde dat de publicatie zelf of de akten van het symposium of seminarie blijvend bewaard worden. De selectie van de afzonderlijk bewaarde minuten van verzonden reeksen en nota's is een knelpunt. Deze minuten worden in principe ook in het desbetreffende dossier bewaard, maar zekerheid daarover is er in praktijk niet. Vandaar dat veiligheidshalve gekozen is voor de bewaring van de verschillende reeksen, alhoewel deze verhoudingsgewijs vrij veel plaats in beslag nemen en ook heel wat minder interessante stukken bevatten.

ELDERS BEWAARDE ARCHIEVEN Heel wat stukken van de Benelux zijn logischerwijze ook terug te vinden op het nationaal niveau van de drie partnerlanden, zowel bij de respectievelijke ministeries voor buitenlandse zaken als bij de verschillende vakdepartementen. Oudere stukken zijn ondertussen reeds overgebracht naar de verschillende nationale archiefinstellingen. Voorts zijn er de archieven van een aantal andere instellingen die in het kader van de Benelux actief zijn en die elders bewaard worden. Een vijftal strekkende meter papieren archief van de Economische en Sociale Raad van Advies (ESRA) en van diens rechtsvoorganger, de Speciale Beneluxcommissie, wordt bewaard door de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven in Brussel. De stukken dateren uit de periode 1949-1984 en omvatten briefwisseling, processenverbaal en adviezen, zowel van plenaire vergaderingen als van een aantal ondergeschikte werkgroepen (coördinatie landbouwpolitiek, verzekeringswezen, harmonisatie van de omzetbelasting, harmonisatie van de sociale zekerheid, belemmering van diensten- en goederenverkeer, integratie en werkgelegenheid van vreemde arbeidskrachten, enz.). Verder is er ook een dossier te vinden over de installatievergadering van de ESRA in 1961. Van digitaal archief is blijkbaar geen sprake.42 Het is echter niet duidelijk of het archief in kwestie afkomstig is van de Economische en Sociale Raad van Advies zelf of van de Belgische delegatie bij dit orgaan. Bovendien laat ook de ordening te wensen over. Het archief van de 42

Met dank aan mevr. Caroline Renard van het documentatiecentrum van de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven voor het aanleveren van deze informatie.

44

Secretariaat-Generaal van de Benelux Raadgevende Interparlementaire Beneluxraad (IPR) wordt beheerd door het vast secretariaat van deze instelling in Brussel. Het Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE) is in Den Haag gevestigd, waar ook het archief wordt bewaard.

45

ARCHIEF VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL VAN DE BENELUX VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2012

Recommend Documents