ARCHIEF VAN DE PROGRAMMATORISCHE OVERHEIDSDIENST WETENSCHAPSBELEID VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 41

ARCHIEF VAN DE PROGRAMMATORISCHE OVERHEIDSDIENST WETENSCHAPSBELEID VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Glenn MAES

Brussel 2010

ARCHIEF VAN DE PROGRAMMATORISCHE OVERHEIDSDIENST WETENSCHAPSBELEID VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Glenn MAES

Brussel 2010

DANKWOORD Allereerst gaat mijn grote dank uit naar dr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en naar dr. Rolande Depoortere, diensthoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie, omdat zij mij deze opdracht toevertrouwden alsook naar dr. Phillipe Mettens, Voorzitter van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid, voor het vertrouwen dat hij in mij en in het Rijksarchief stelt en omdat hij mij in zijn instelling heeft ontvangen. Verder zou ik graag mijn oprechte dank betuigen aan alle medewerkers van de POD Wetenschapsbeleid die mij geholpen hebben met het verzamelen, plaatsen en verwerken van de gegevens. Mijn bijzondere dank gaat uit naar dhr. Serge Degeest, die mij heeft geholpen mijn weg te vinden in de soms moeilijke structuur van de POD Wetenschapsbeleid, én naar dhr. De Dobbeleer, die mij meerdere malen in de archiefruimten heeft rondgeleid en regelmatig mijn vragen heeft beantwoord. Ten slotte wil ik alle collega’s van het Rijksarchief bedanken die mij hebben ondersteund bij het uitwerken van deze publicatie. Daarbij denk ik in het bijzonder aan twee collega’s, namelijk Sébastien Soyez en Geert Leloup. Hartelijk bedankt, iedereen! Zonder jullie steun en hulp zou deze publicatie nooit tot stand gekomen zijn. Er rest mij nog te zeggen dat de samenwerking met al deze mensen zeer fijn was en dat ik hoop dat we in de toekomst deze goede samenwerking kunnen blijven behouden. Glenn Maes. Januari 2009.

5

INHOUDSTAFEL DANKWOORD .......................................................................................5 INHOUDSTAFEL ...................................................................................7 LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES ...........................9 Bronnen ............................................................................................................................................9 Uitgegeven bronnen..........................................................................................................................9 werken ............................................................................................................................................10 Websites..........................................................................................................................................11

LIJST VAN AFKORTINGEN ..............................................................13 INLEIDING ...........................................................................................15 Wat verstaat men onder een selectielijst?.......................................................................................15 De context van de publicatie en de volgorde van de realisatie.......................................................15

PROGRAMMATORISCHE OVERHEIDSDIENST (POD) WETENSCHAPSBELEID.....................................................................17 HISTORISCH-INSTITUTIONEEL KADER .......................................19 Geschiedenis...................................................................................................................................19 Bevoegdheden en activiteiten .........................................................................................................22 Organisatie en werking ..................................................................................................................33

ORGANOGRAMMEN..........................................................................39 ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER ...................................45 Principes en basisterminologie van de archivistiek........................................................................45 Analyse van de archiefvorming ......................................................................................................46 Voorstelling van het concept selectie..............................................................................................49

7

8

LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES BRONNEN Coperscience, document van de werkgroep tot hervorming van het Federaal Wetenschapsbeleid in het licht van de Copernicus-hervorming. Dienstbericht van de Voorzitter van de POD Wetenschapsbeleid van 4 augustus 2003. Eindverslag van de Regeringscommissaris voor de hervorming van de Wetenschappelijke Inrichtingen van de Staat, 1988. Informatiebrochure MOSAICC (Micro-Organisms Sustainable Use and Access Regulation), 2 p. Inspectieverslag van Marc Therry, 5 november 1995. L’organisation de la Politique scientifique en Belgique et la place qu’occupent les SPPS dans cette structure, februari 1993. La Politique scientifique fédérale dans le cadre de modernisation des administrations publiques, 15 maart 2000. Synoptische Tabel van de activiteiten van de DWTI, 07/01/2008. UITGEGEVEN BRONNEN Activiteitenverslag van de Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden, 1997, 179 p. Belgisch Staatsblad , 1932-2008. De Belgische Grondwet, Kamer van Volksvertegenwoordigers, oktober 2007. DUMOULIN (J.), Heeft België nog een federaal wetenschapsbeleid nodig?, maart 1999. GRABERT (M.). COST-A flexible research networking tool, Brussel, 2008. Presentatie ter beschikking gesteld via: http://www.cost.esf.org/index.php?id=985 (geraadpleegd op 27/07/2008). Informatiebrochure van de Belgische Gecoördineerde Verzamelingen voor MicroOrganismen: Internationaal Depositaris onder het Verdrag van Boedapest. Introduction on the Budapest Treaty, World Intellectual Property Organization, 3 p. Jaarverslag van de Diensten voor Wetenschappelijke, Culturele en Technische Aangelegenheden, 2000. Rapports de la Commission Nationale pour l’étude des problèmes que posent à la Belgique et aux Territoires d’Outre-Mer les progrès des Sciences et leurs Répercussions économiques et sociales, Bruxelles, Ministères des Affaires Culturelles, 1957, 484 p.

9

WERKEN BACKELJAUW (D.), EVENA (D.), e.a. Federaal Wetenschapsbeleid. Voorstelling van het Departement, Brussel, POD Wetenschapsbeleid, z.d. COPPENS (H.), Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’Etat en Belgique (1994) aangevuld met de lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland, Brussel, 2004, 229 p. DROSSENS (P.) m.m.v. THERRY (M.), Beleidsdomein Wetenschap: Archiefbeheersplan Administratie, Wetenschap en Innovatie, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en Selectielijsten, 10, 2004, 67 p. EYSKENS (G.) en SMITS (J.). Gaston Eyskens: de Memoires, Tielt, Lannoo, 1993, 1005 p. DEN TEULING (A.J.M.), Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, ’s Gravenshage, Stichting Archiefpublicaties, 2003. Guide de l’administration fédérale. Tome I : Les ministères fédéraux. Brussel, College van Secretarissen-Generaal, 1995, 500 p. HONDEGHEM (A.) en DEPRE (R.), red., De Copernicushervorming in perspectief. Veranderingsmanagement in de federale overheid, Brussel, 2005, 447 p. LAUREYS (V.), “Voor een geïntegreerde archivistiek. De bewaar- en vernietigingslijst”, in: Bibliotheek-en archiefgids, 1993 (69), 2, p. 81. LELOUP (G.), Instellingsarchief van het archief van het Koninklijk Museum voor MiddenAfrika: archiefselectielijst, Brussel, 2006, 137 p. MAES (G.). Selectielijst van de Koninklijke Sterrenwacht van België, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 2008, 89 p. THERRY (M.), Koninklijke, ministeriële en andere Besluiten voorbereid door het Bestuur van het Hoger Onderwijs, Wetenschappen en letteren (1900-1922) en het Bestuur van het Hoger Onderwijs en de Wetenschappen (1922-1960), in het bijzonder door de afdeling Wetenschappen. (Ministerie van (Binnenlandse Zaken en) Openbaar onderwijs c.q. Ministerie van Wetenschappen en Kunsten), Brussel, 1997. VAN DER CRUYSSSEN (C.), Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1848-1884; 19071991) deel I: Organisatie, Brussel, 1995, 329 p. VAN DER CRUYSSSEN (C.), Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1848-1884; 19071991) deel III: Repertoria van de wetenschappelijke instellingen van de Staat, van de academies en van de domeinen van Gaasbeek en Mariemont, Brussel, 1996, 46 p. VAN HAEGEDOREN (G.) en SEUTIN (B.). De bevoegdheidsverdeling in het Federale België. Het wetenschappelijk onderzoek. Brugge, Die Keure, 144 p.

10

WEBSITES http://digipat.stis.fgov.be (geraadpleegd op 23/07/2008). http://ec.europa.eu/environment/emas/about/summary_en.htm (geraadpleegd op 01/07/2008). http://ec.europa.eu/research/era/index_en.html (geraadpleegd op 27/6/2007). http://eurofed.stis.fgov.be (geraadpleegd op 24/07/2008). http://www.begrid.be (geraadpleegd op 09/06/2008). http://www.belnet.be (geraadpleegd op 09/06/2008). http://www.belspo.be (geraadpleegd op 07/10/2008). http://www.bhrs.be (geraadpleegd op 02/07/2008). http://www.bluesky.unina.it/ (geraadpleegd op 28/08/2008). http://www.cas.org (geraadpleegd op 04/06/2008). http://www.dns.be (geraadpleegd op 07/07/2008). http://www.esrf.eu/AboutUs/CompanyInfo/ (geraadpleegd op 17/06/08). http://www.eureka.be/about.do (geraadpleegd op 27/06/2008). http://www.hdp.be/HDP_STATICWEB/index.php?p=main6&entity_id=6&main_id=6&langu age=nl (geraadpleegd op 24/05/2008). http://www.iue.it/About/ (geraadpleegd op 08/05/2008). http://www.plan.be/desc.php?lang=nl&TM=30&IS=90 (geraadpleegd op 28/08/2008). http://www.research.be (geraadpleegd op 04/06/2008). http://www.sourceforge.net (geraadpleegd op 07/07/2008). http://www.statbel.fgov.be/fiGurEs/nacebel2008_nl.asp (geraadpleegd op 28/08/2008). http://www.stis.fgov.be (geraadpleegd op 23/07/2008). http://www.stn-international.de/ (geraadpleegd op 04/06/2008). http://www.ugent.be/nl/univgent/feiten (geraadpleegd op 29/09/2008).

11

LIJST VAN AFKORTINGEN BELNET

Belgisch Telematica Netwerk

BCCM

Belgian Coordinated Collections of Micro-Organisms

BGVM

Belgische Gecoördineerde Verzamelingen voor Micro-Organismen

BS

Belgisch Staatsblad

BUOO

Bruto Binnenlandse Uitgaven voor Onderzoek en Experimentele Ontwikkeling

CFS

Comité voor Federale Samenwerking

CIS

Comité voor Internationale Samenwerking

COST

European Cooperation in Scientific and Technical Research

DG

Directoraat-Generaal

DNS

Domain Name System

DPWB

Diensten voor Programmering van het Wetenschapsbeleid

DWTC

Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden

DWTI

Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie

EMAS

ECO-Management and Audit Scheme

ERA

European Research Area

ESA

European Space Agency (Europese Ruimtevaartorganisatie)

EU

Europese Unie

EUI

European University Institute

FEDESCO

Facilitates Energy Efficiency

FedMAN

Federal Metropolitan Area Network

FOD

Federale Overheidsdienst

FWI

Federale Wetenschappelijke Instelling(en)

ICWB

Interministeriële Commissie voor Wetenschapsbeleid

IDA

Internationaal Depositaris

13

IM

Instant Messaging

IUAP

Interuniversitaire Attractiepolen

MCWB

Ministerieel Comité voor Wetenschapsbeleid

NCWTD

Nationaal Centrum voor Wetenschappelijke en Technische Documentatie

NDC

Nationale Dienst voor Congressen

NRWB

Nationale Raad voor Wetenschapsbeleid

OESO

Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling

O&O

Onderzoek en Experimentele Ontwikkeling

POD

Programmatorische Overheidsdienst

SAB

Staatsinstelling met Afzonderlijk Beheer

STAT

Statistiek (CFS/STAT)

WIPO

World Intellectual Property Organization

14

INLEIDING WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN SELECTIELIJST? Een selectielijst is, volgens de officiële archiefterminologie van het Rijksarchief, een systematisch geordende lijst waarin een opsomming wordt gegeven van de reeksen archiefbescheiden die door één of meer archiefvormers worden gevormd, met vermelding van hun bewaartermijn1. Een selectielijst is het basisinstrument voor archiefbeheer. Hij geeft een overzicht van alle aanwezige archiefreeksen, dus van de archiefbescheiden die omwille van vormelijke en/of inhoudelijke kenmerken bij elkaar horen2 en een logische entiteit vormen. De selectielijst is een nuttig instrument voor het voorkomen van dubbele klassementen, omdat medewerkers van de verschillende diensten vaak niet weten welk archief elders gevormd wordt. Een dergelijk dubbel klassement kan ongetwijfeld heel nuttig zijn als werkdocument, maar het is onnodig deze dubbels langer dan nodig te bewaren. Dat kost alleen maar plaats of schijfruimte, zodat het bewaren van dubbele klassementen onnodig geld kost. Deze selectielijst kan bovendien als basis dienen voor een ordeningsplan, een plaatsingslijst (een lijst die aanduidt waar de documenten in de archiefruimte te vinden zijn) of een toegang tot het archief. Tot slot kan de selectielijst gebruikt worden om de documentenstroom en - in het verlengde hiervan - de werkstroom te volgen en te verbeteren. Archief is immers de documentatie van werkprocessen binnen een instelling, wat impliceert dat een archiefdocument ook niet los kan gezien worden van zijn context. Indien er geen goed archiefbeleid is ontwikkeld gaan documenten zich al snel opstapelen tot “een hoop papier en computerbestanden” zonder enig informatief nut. Ze kunnen dan zelfs slechte informatie geven. Slechte informatie is minder nuttig dat geen informatie. Maar goede informatie is het nuttigst. DE CONTEXT VAN DE PUBLICATIE EN DE VOLGORDE VAN DE REALISATIE De bezoeken afgelegd in het kader van deze selectielijst, zijn niet de eerste bezoeken van het Rijksarchief bij Wetenschapsbeleid. De eerste selectielijst voor de toenmalige Diensten voor Programmatie van het Wetenschapsbeleid werd in 1991door collega Marc Therry opgesteld. De daaropvolgende jaren heeft hij nog diverse inspectiebezoeken verricht, o.a. op vraag van de archivaris/documentbeheerder van de instelling. Afgaand op de briefwisseling die in het Centraal Dossier van het Algemeen Rijksarchief te vinden is, stellen we vast dat de laatste inspectie van dhr. Therry dateert van 1996. Vanaf 2000 zette collega Michel Oosterbosch de inspecties verder naar aanleiding de zgn. Copernicus-hervorming. Deze inspecties werden aangevuld met een opleiding, die door het Rijksarchief werd georganiseerd en verzorgd, waarna aan de medewerkers werd gevraagd om zelf een selectielijst op te stellen. Wegens tijdsgebrek is het echter bij ontwerpversies gebleven. Deze selectielijst is in verschillende stappen tot stand gekomen. Na een eerste contact tussen het Algemeen Rijksarchief en de POD Wetenschapsbeleid werd een informatiesessie gegeven, die vooral werd bijgewoond door diensthoofden en de van te voren aangewezen contactpersonen van de verschillende diensten. Vervolgens werden alle diensten van de POD 1

COPPENS (H.), Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique: usage aux Archives de l’Etat en Belgique (1994) aangevuld met de lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland, Brussel, 2004, p. 41. 2 Def. nr. 139 in: ibidem, p. 67.

15

Wetenschapsbeleid systematisch bezocht tussen het einde van februari en juni 2008. Sommige diensten hadden zo’n complexe structuur of vormden zo veel verschillende reeksen archief, dat het soms onmogelijk was om de hele dienst in één (of een halve) dag te bezoeken, met als gevolg dat er meerdere bezoeken en zendingen nodig waren om de informatie met betrekking tot één dienst te verzamelen. Na elk bezoek werd een voorlopige selectielijst opgesteld en verstuurd naar de contactpersoon van de desbetreffende dienst, met de vraag de ontwerpversie af te toetsen en te becommentariëren. Op basis van de feedback werden de lijsten verbeterd: in sommige gevallen werd een nieuwe versie doorgestuurd, die nogmaals becommentarieerd kon worden. De informatie uit de interviews werd overigens aangevuld met schriftelijke bronnen. Het belangrijkste document was de functiebeschrijving die gemaakt werd in het licht van de Copernicus-hervorming (CoperScience), waarbij wel rekening gehouden moet worden met het feit dat dit document nooit volledig werd toegepast in de dagelijkse werking. Daarnaast vormden de websites van de verschillende diensten (zowel op internet als op extranet) en een aantal jaarverslagen een rijke bron. Voor het wettelijke kader konden we terugvallen op talrijke, in het Belgisch Staatsblad gepubliceerde wetten en uitvoeringsbesluiten. Naast de centrale diensten van de POD Wetenschapsbeleid werden er ook bezoeken gebracht aan en selectielijsten opgesteld voor de volgende Staatsinstellingen met Afzonderlijk Beheer: de Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie (DWTI), het Belgisch Telematica Netwerk (BELNET) en de Hoge Belgische Vertegenwoordiging voor het Ruimtevaartbeleid. Deze selectielijsten zijn achteraan in de publicatie terug te vinden. De samenwerking tussen het Algemeen Rijksarchief en de verschillende archiefvormers eindigt geenszins met de voltooiing van deze selectielijsten. Voor elke instelling zal een vergadering belegd worden over de implementering van deze selectielijst. Bovendien staat het Rijksarchief ook steeds ter beschikking voor advies. De selectielijst beschrijft de situatie zoals ze vandaag geldt. Organisaties evolueren echter en daarom is het belangrijk dat deze lijst regelmatig wordt herzien en geactualiseerd. Het Algemeen Rijksarchief zal dit om de vijf jaar proberen te doen.

16

PROGRAMMATORISCHE OVERHEIDSDIENST (POD) WETENSCHAPSBELEID

HISTORISCH-INSTITUTIONEEL KADER GESCHIEDENIS De grondslagen voor het Belgische wetenschapsbeleid werden gelegd in 1959, met de oprichting van de eerste politieke en administratieve organen voor de coördinatie van dit beleid. Vervolgens werden in 1968 de Diensten voor de Programmatie van het Wetenschapsbeleid (DPWB) opgericht. Deze werden in 1994 omgevormd tot de Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden (DWTC) om tot slot in 2003, na de Copernicus-hervorming, in de Programmatorische Overheidsdienst Wetenschapsbeleid (POD Wetenschapsbeleid) te veranderen. Tijdens de jaren 1950 werden de beleidsmakers er zich meer en meer van bewust dat het nuttig was een wetenschapsbeleid uit te bouwen. Midden jaren 1950 ging het economisch steeds beter en maakte de technologische vooruitgang grote sprongen. Bovendien werden in het buitenland tal van initiatieven genomen om de wetenschap vanuit de staat te ondersteunen. De Belgische gezagsdragers waren er van overtuigd dat ook België deze tendens moest volgen om te vermijden dat het achterop zou hinken en dat de resultaten van het wetenschappelijk onderzoek niet gevaloriseerd zouden worden. Daarom werd in 1957 een Nationale Commissie opgericht om de “problemen wetenschappen en de weerslag ervan op economisch en sociaal gebied3” te bestuderen. Deze commissie focuste zich vooral op het universitair onderwijs en op het statuut van het personeel en de studenten van de universiteiten. Ze pleitte in haar eindverslag voor een verbetering van de statuten van de universiteiten, gekoppeld aan een uitbreiding van het personeelskader en een verbetering van het statuut van het wetenschappelijk personeel. Tot slot achtte de commissie het noodzakelijk dat de wetenschappers de resultaten van hun onderzoek beter moesten communiceren. Een vanuit de overheid ondersteund wetenschapsbeleid was noodzakelijk om dit alles te realiseren4. Concreet werden met het Koninklijk Besluit van 16 september 1959 drie organen opgericht5, namelijk: het Ministerieel Comité voor het Wetenschapsbeleid (MCWB), de Interministeriële Commissie voor het Wetenschapsbeleid (ICWB) en de Nationale Raad van het Wetenschapsbeleid (NRWB). Elk orgaan had zijn eigen taak. Het Ministerieel Comité hield zich vooral bezig met het wettelijke en wetgevende kader in verband met het wetenschapsbeleid. Het stippelde het politiek beleid in grote lijnen uit. De uitvoering van dat beleid behoorde tot het takenpakket van de Interministeriële Commissie voor het Wetenschapsbeleid. De Nationale Raad voor Wetenschapsbeleid werd eind september 1959, op advies van de Interministeriële Commissie, opgericht en had vooral een adviesfunctie op het gebied van wetenschapsbeleid en universitair onderwijs6. Het beleidsdomein voor wetenschapsbeleid werd aan de bevoegdheden van de Eerste Minister toegevoegd7. Vanaf 1963 groeide de invloed van de Raad : het Bureau van de Raad stond voortaan de Eerste Minister, als voorzitter van het Comité, bij8.

3

Koninklijk Besluit van 17/01/1957 tot instelling van een nationale commissie belast met de studie van de aan België en de overzeese gebieden gestelde problemen betreffende de vooruitgang der wetenschappen en de weerslag ervan op sociaal en economisch gebied (Belgisch Staatsblad van 19/01/1957, p. 342). 4 Rapports de la Commission Nationale pour l’étude des problèmes qui posent à la Belgique et aux Territoires d’Outre-Mer les progrès des Sciences et leurs Répercussions économiques et sociales, Bruxelles, Ministère des Affaires Culturelles, 1957, p. 32-36. 5 Koninklijk Besluit van 16/09/1959 betreffende de organisatie van het wetenschapsbeleid (Belgisch Staatsblad van 22/09/1959, p. 6773). 6 EYSKENS (G.) en SMITS (J.), Gaston Eyskens: de Memoires, Tielt, Lannoo, 1993, p. 481. 7 Activiteitenverslag Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden, 1997, p. 9. 8 Koninklijk Besluit van 17/04/1963 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 16/09/1959 betreffende de organisatie van het wetenschapsbeleid (Belgisch Staatsblad van 20/04/1963, p. 4221).

Programmatorische Overheidsdienst Wetenschapsbeleid – Historisch-institutioneel kader

Een volgende belangrijke stap was de benoeming van voormalig Eerste Minister Theo Lefèvre tot Minister van de Programmatie van het Wetenschapsbeleid in 1968. Het was immers onder zijn impuls dat de Diensten voor de Programmatie van het Wetenschapsbeleid (DPWB) opgericht werden en aan de Diensten van de Eerste Minister verbonden werden9. Deze nieuwe DPWB lanceerden tal van initiatieven in de jaren 1970. Bij de start van dit decennium werden de eerste nationale onderzoeksprogramma’s opgestart en werden de eerste jaarlijkse programma’s voor Geconcerteerde Onderzoeksacties (de voorloper van de Interuniversitaire Attractiepolen) tussen universiteiten en andere wetenschappelijke instellingen opgestart10. De jaren 1980 en het begin van de jaren 1990 werden dan weer vooral gekenmerkt door de verschillende staatshervormingen, die tal van bevoegdheden overhevelden naar de gemeenschappen en gewesten. Tijdens de staatshervorming van 1980 werd bepaald dat het fundamenteel (of “zuiver”) onderzoek een nationale bevoegdheid bleef, terwijl het toegepaste onderzoek een gemeenschapsaangelegenheid werd11. Vrij snel werd echter duidelijk dat het veel te moeilijk was om een dergelijke lijn te trekken tussen fundamenteel en toegepast onderzoek. Daarom schrapte de wetgever in 1988 het onderscheid tussen beiden en mocht elk gezagsniveau tegelijkertijd alle aangelegenheden van het wetenschapsbeleid behandelen12. In de praktijk zou echter overeengekomen worden welke materie op welk niveau behandeld mocht worden. Het universitair onderwijs werd integraal overgeheveld naar de gemeenschappen. Een goed voorbeeld is de vroegere Rijksuniversiteit Gent, die overgeheveld werd naar Vlaanderen en omgedoopt werd tot Universiteit Gent (1991)13. Het economisch en industrieel onderzoek werd dan weer overgeheveld naar de gewesten. Voor de nationale overheid restte de overgebleven bevoegdheden. Een belangrijke bijkomende bepaling was evenwel dat het nationale niveau in 1988 ook de toestemming kreeg om tussen te komen als het onderzoek in een internationaal kader past waarbij België is aangesloten of als het belang van het onderzoek dat van de gemeenschap of het gewest overstijgt. De drie gezagsniveaus sloten vervolgens samenwerkingsakkoorden over welk niveau welke bevoegdheden kreeg en zetten overlegstructuren op die tot vandaag van kracht zijn, al is het in een min of meer aangepaste vorm. Toch bleef het tot het begin van de jaren 1990 heel onduidelijk welk gezagsniveau welke bevoegdheden zou krijgen. Pas in 1993 werden er meer duidelijke afspraken geformuleerd die omgezet werden in een wet14. De federale overheid werd bevoegd voor het wetenschappelijk onderzoek dat nodig is voor de uitoefening van haar eigen taken, voor de opbouw en onderhoud van grensoverschrijdende netwerken, het ruimtevaartonderzoek in een internationaal kader, de federale wetenschappelijke en culturele instellingen, (onderzoeks)programma’s die een homogene uitvoering op nationaal en internationaal vlak vragen, de Belgische medewerking aan internationale onderzoeksorganen en het bijhouden van de inventaris van het wetenschappelijk potentieel. Deze taken worden vandaag de dag nog steeds uitgeoefend door de POD Wetenschapsbeleid. Een andere belangrijke maatregel uit 1993 was de overheveling van de voogdij van de Federale Wetenschappelijke Instellingen naar de Diensten voor de Programmatie van het Wetenschapsbeleid. De wetenschappelijke instellingen zijn in de loop van hun bestaan overigens meerdere malen veranderd van voogdijministerie. Vanaf 1913 vielen de wetenschappelijke instellingen onder het ministerie van Wetenschappen en Kunsten, dat in 1932 9

Activiteitenverslag van de Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden, 1997, p. 9. 10 Ibidem, p. 9. 11 Heeft België nog een federaal wetenschapsbeleid nodig?, maart, 1999, p. 1. 12 Wet van 08/08/1988 tot wijziging van de Bijzondere Wet van 08/08/1980 tot de hervorming van de instellingen (Belgisch Staatsblad van 13/08/1980, p. 11376). 13 http://www.ugent.be/nl/univgent/feiten (geraadpleegd op 29/09/2008). 14 Artikel 3 van de Bijzondere Wet van 16/07/1993 tot vervollediging van de federale staatsstructuur (Belgisch Staatsblad van 20/07/1993, p. 16774).

20


werd omgedoopt tot het Ministerie van Openbaar Onderwijs en in 1960 tot het Ministerie van Nationale Opvoeding en Cultuur15. De wetenschappelijke instellingen blijven onder dit ministerie ressorteren tot de jaren 1980. Door de toenemende regionalisering en daaraan gekoppelde opsplitsing van dit ministerie werd de situatie echter onhoudbaar (cfr. supra). Vandaar dat in 1988 een Regeringscommissaris voor de hervorming van de Wetenschappelijke Instellingen werd aangesteld. Deze schreef in zijn eindverslag dat de dubbele ministeriële voogdij door een Minister van Nationale Opvoeding en Nederlandse Cultuur en een Minister van Nationale Opvoeding en Franse Cultuur één van de factoren was die aan de basis lagen van de inefficiëntie waarmee de wetenschappelijke instellingen op dat moment te kampen hadden. De besluitvorming moest immers door twee onafhankelijke ministeries gebeuren, die vaak met getrokken messen tegenover elkaar stonden16. De tweede vraag was welke minister dan wel bevoegd zou moeten worden. Er waren twee opties: de Eerste Minister of een minister van wetenschapsbeleid. Regeringscommissaris Liebaers had onmiskenbaar de voorkeur voor de Eerste Minister17 om elke belangenvermenging te vermijden18. Maar ondanks die voorkeur werden uiteindelijk de instellingen - met enige vertraging - in 1988 aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken gehecht. Dit droeg op zijn beurt de instellingen in 1992 over aan de Minister van Wetenschapsbeleid, wat de wetenschappelijke instellingen onder de voogdij van de Diensten voor de Programmatie van het Wetenschapsbeleid bracht19. Tot slot hebben de Diensten voor Programmatie van het Wetenschapsbeleid in 1994 de bevoegdheden inzake het onderwijs overgenomen die krachtens artikel 127 van de Belgische Grondwet een federale bevoegdheid waren gebleven. De naam Diensten voor Programmatie van het Wetenschapsbeleid veranderde in Diensten voor Wetenschappelijke, Culturele en Technische Aangelegenheden (DWTC). Concreet werden de volgende bevoegdheden op het vlak van onderwijs aan de DWTC toevertrouwd: het bepalen begin en einde van de schoolplicht, het taaltoezicht in het onderwijs voor gebieden met tweetaligheid, het betalen van dotaties aan gemeenschappen voor de studiefinanciering voor buitenlandse studenten, het financieren van instellingen voor hoger onderwijs (zoals de SHAPE International School in Bergen en de European University Institute in Firenze), de geldigheid van diploma’s van nietEU onderdanen voor de toegang tot gereglementeerde beroepen en de uitvoering van de Europese richtlijn betreffende een algemeen stelsel van erkenning van hogeronderwijsdiploma’s in andere lidstaten20. De POD Wetenschapsbeleid zal deze bevoegdheden echter vanaf 2001opnieuw stelselmatig verliezen21. De laatste bevoegdheden - zoals de financiering van specifieke hogere onderwijsinstellingen in binnen- en vooral buitenland werden in 2008 overgedragen aan de Federale Overheidsdienst (FOD) Binnenlandse Zaken22. De enige uitzondering is het taaltoezicht voor tweetalige gebieden, dat het gemeenschapsniveau overstijgt en door het Koninklijk Besluit van 14 maart 199723 opnieuw een federale bevoegdheid werd. Naast de hierboven geschetste onderwijs bevoegdheden, werden in 1994 ook enkele culturele bevoegdheden aan de DWTC overgedragen, met name de subsidiëring 15

VAN DER CRUYSSSEN (C.), Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1878-1884; 1907-1991) deel III: Repertoria van de wetenschappelijke instellingen van de Staat, van de academies en van de domeinen van Gaasbeek en Mariemont, Brussel, 1996, p. 10. 16 Eindverslag van de Regeringscommissaris voor de hervorming van de Wetenschappelijke Inrichtingen van de Staat, 1988, p. 54. 17 Ibidem, p. 65. 18 Ibidem, p. 61-62. 19 LELOUP (G.), Instellingsarchief van het archief van het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika: archiefselectielijst, Brussel, 2006, p. 39. 20 Richtlijn 89/48/EEG van de Raad van 21/12/1988 betreffende een algemeen stelsel van erkenning van hogeronderwijsdiploma’s waarmee beroepsopleidingen van ten minste drie jaar worden afgesloten (Publicatieblad van de Europese Unie nr. L019 van 24/01/1989, p. 0016). 21 Koninklijk Besluit van 27/12/2007 tot vaststelling van bepaalde ministeriële bevoegdheden (Belgisch Staatsblad van 31/12/2007, p. 66253). 22 Koninklijk Besluit van 17/08/2008 tot vaststelling van bepaalde ministeriële bevoegdheden (Belgisch Staatsblad van 24/04/2008, p. 22183). 23 Koninklijk Besluit van 14/03/1997 houdende werking van de taalinspectie in het onderwijs (Belgisch Staatsblad van 29/07/1997, p. 19407).

21


van bi-culturele – zowel voor de Nederlandstaligen als de Franstaligen belangrijke instellingen en van internationale culturele organisaties24. De Regering Verhofstadt I wou bij haar aantreden aan het einde van de jaren 1990 de werking van de federale overheid moderniseren, doorzichtiger en performanter maken25. De oude ministeries werden omgevormd tot tien verticale Federale Overheidsdiensten (FOD’s). Daarnaast werden er nog enkele Programmatorische Overheidsdiensten (POD’s) opgericht. Deze POD’s hadden aanvankelijk een tijdelijk, legislatuur gebonden, karakter en waren verbonden aan een FOD26. De Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden werden in dit kader omgevormd tot een POD, die was verbonden aan de FOD Economie. Deze nieuwe naam werd in gebruik genomen op 12 december 200227. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN De huidige bevoegdheden van de POD Wetenschapsbeleid zijn vastgelegd door het Koninklijk Besluit van 12 december 200228. Dit Koninklijk Besluit werd gewijzigd door het Koninklijk Besluit van 5 augustus 200629. Op de website van de instelling is er een korte beschrijving te vinden van de taken: Het Federaal Wetenschapsbeleid heeft als opdracht het wetenschapsbeleid en aanverwante aangelegenheden voorbereiden, uitvoeren en evalueren, en in het bijzonder: • • •

•

de tenuitvoerlegging, in opdracht van de regering, via de DG’s “Onderzoek & Ruimtevaart” en “Coördinatie & Informatie”, van wetenschappelijke en technische middelen ter ondersteuning van de bevoegdheden van de federale overheid, de uitbouw van een permanente expertise in de universiteiten en onderzoekscentra ten dienste van de federale overheid op het gebied van wetenschap en techniek, de ondersteuning van de 11 federale wetenschappelijke instellingen die onder toezicht staan van de POD Wetenschapsbeleid, alsook van de Dienst voor wetenschappelijke en technische informatie (DWTI) en Belnet, het telematicaonderzoek netwerk, bij hun administratief, financieel en materieel beheer en de coördinatie en de valorisatie van hun onderzoeksactiviteiten en hun wetenschappelijke dienstverlening, bovendien zijn de Eerste Minister en de Minister van Wetenschapsbeleid in januari 2002 overeengekomen het departement te belasten met het vraagstuk van de tijdens de oorlog geplunderde culturele goederen van de Joodse gemeenschap. 30

Hierna volgt een bespreking van de bevoegdheden en taken van de verschillende diensten, waarbij achtereenvolgens de ondersteunende diensten, de stafdiensten en de operationele directoraten-generaal aan bod komen. 24

Deze bi-communautaire culturele instellingen zijn: het Koninklijk Belgisch Filmarchief, het Museum van het Kind, Federatie van de Vrienden van de Belgische Musea, Belgisch Centrum voor Muziekdocumentatie, Bibliotheek van het Koninklijk Conservatorium van Brussel, de Jonge Filharmonie, Muziekkapel Koningin Elisabeth, Astoria-concerten, Middagconcerten, Cultuur en Toerisme vzw, Brusselse Orgelkring en Europalia. De internationale instellingen zijn: Internationale Studiecentrum voor het Materieel Behoud en de Restauratie van Cultuurgoederen, International Agency for Classical Archeology (bron: website POD Wetenschapsbeleid: www.belspo.be (geraadpleegd op 15/08/2008). 25 HONDEGHEM (A.), DEPRE (R.), red., De Copernicushervorming in perspectief. Veranderingsmanagement in de federale overheid, 2005, p. 67-68. 26 Ibidem., p. 76-77 27 Ibidem., p. 92., Koninklijk Besluit van 12 december 2002 houdende de oprichting van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid (Belgisch Staatsblad van 25/12/2002, p. 58175). 28 Koninklijk Besluit van 12/12/2002 houdende de oprichting van de Programmatorische Overheidsdienst Wetenschapsbeleid (Belgisch Staatsblad van 25/12/2002, p. 58175). 29 Koninklijk Besluit van 05/08/2006 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 12/12/2002 houdende de oprichting van de Programmatorische Overheidsdienst Wetenschapsbeleid (Belgisch Staatsblad van 25/08/2006, p. 42368). 30 http://www.belspo.be/belspo/act/index_nl.stm (geraadpleegd 02/08/2008).

22


1. De bevoegdheden van de ondersteunende diensten De "Ondersteunende Diensten van de Voorzitter" is een verzamelnaam voor alle diensten die de Voorzitter bijstaan bij het uitvoeren van zijn taken. Deze diensten bestaan uit: • • • • • • • •

het Kabinet van de Voorzitter de Strategische Cel de Juridische Dienst het Secretariaat van het Directiecomité en Interfaces FWI de Dienst Logistieke Voorzieningen de Vertaaldienst de Dienst Taaltoezicht in het onderwijs de Dienst Preventie en Bescherming op het Werk en milieu

Het Kabinet van de Voorzitter bestaat uit diens assistent, diens secretaresse en andere algemeen inzetbare administratieve medewerkers van de POD Wetenschapsbeleid. Het ondersteunt de Voorzitter bij administratieve taken en valt rechtstreeks onder diens gezag. De assistent van de voorzitter vormt de schakel tussen de Voorzitter en de andere medewerkers van het Wetenschapsbeleid. Hij is de spreekbuis van de Voorzitter naar de medewerkers van de POD Wetenschapsbeleid en vice versa. Hij stelt mededelingen, dienstnota’s, dienstorders en dienstberichten op en deelt deze mee aan de belanghebbenden. Het “Secretariaat van het Directiecomité en Interfaces FWI” zorgt voor de communicatie met de Federale Wetenschappelijke Instellingen, wat betekent dat de communicatie met de Federale Wetenschappelijke Instellingen niet tot het takenpakket van de assistent van de Voorzitter behoort. De assistent van de Voorzitter leest alle brieven die de Voorzitter moet ondertekenen (de zgn. signataires) na en bereidt de toespraken voor die de Voorzitter zal houden. Het kan ook gebeuren dat hij in naam van de Voorzitter de toespraak geeft. De assistent wordt door de secretaris/secretaresse van de Voorzitter bijgestaan voor administratieve taken. De Strategische Cel is één van de kleinste diensten van de POD. Ze bestaat slechts uit twee personen: namelijk de coördinator en zijn adjudant. Zij verdelen de taken zelfstandig. Deze cel bereidt het strategisch plan voor, waarna de Voorzitter het bestudeert, becommentarieert en ten slotte goedkeurt. Ze doet onderzoek naar het beleid dat de POD Wetenschapsbeleid (op lange of korte termijn) moet volgen. Het hoofd van de Strategische Cel treedt daarenboven op als de Belgische vertegenwoordiger bij het European University Institute (EUI) in Firenze. Dit instituut biedt een éénjarig Masterprogramma in Europees en internationaal recht aan en verschillende doctoraatsprogramma’s. De lesgevers en studenten zijn afkomstig uit de hele Europese Unie31.De adjudant van de Strategische Cel is dan weer tevens de veiligheidsofficier voor de geclassificeerde documenten binnen de POD. Hij bewaart alle geclassificeerde en dus vertrouwelijke documenten in verband met het wetenschapsbeleid van België. Zijn taak wordt bepaald door de wet van 11 december 199832. De interne auditeur bekleedt een aparte plaats in het organigram. Hij valt formeel onder de Voorzitter, maar is in de praktijk quasi onafhankelijk. De inmenging van de Voorzitter moet immers beperkt blijven om de onafhankelijkheid van de interne auditeur te garanderen. Hij peilt door middel van enquêtes of de medewerkers van de POD zich goed voelen en tevreden zijn over hun werk en het werkklimaat. Hij neemt enquêtes af, stelt een risicoplan op en rapporteert regelmatig aan de Voorzitter over zijn bevindingen. Daarnaast vertegenwoordigt hij de POD in de Financiële Raad van de Europese Commissie.

31

http://www.iue.it/About/ (geraadpleegd op 08/05/2008). Wet van 11/12/1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen (Belgisch Staatsblad 07/05/1999, p. 1572).

32

23


De taken van de Juridische Dienst kunnen in drie grote groepen onderverdeeld worden: geschillenbeheer, het verlenen van juridisch advies en het bijhouden van documentatie. Een geschillendossier wordt in drie stappen behandeld. Het spreekt vanzelf dat een procedure over een geschil heel wat voorbereiding en onderzoek vraagt. De jurist begint met het uitvoeren van een voorstudie. Indien nodig stelt hij een advocaat aan. Na afloop van de zaak verzamelt de jurist alle bewijsstukken en schrijft hij zijn conclusies over de zaak. Indien nodig zal hij op een later tijdstip zijn conclusies nog bijsturen en eventueel hoger beroep adviseren aan de betrokken partijen. Als de betrokken partijen beslissen in beroep te gaan zal hij de beroepsprocedure blijven opvolgen. Tot slot bestudeert de jurist van de POD Wetenschapsbeleid de einduitspraak en zorgt hij dat beslissing wordt uitgevoerd en dat het eventuele ereloon van de advocaat wordt betaald. De Juridische Dienst verleent daarnaast alle soorten adviezen van juridische aard. Zo behoort het opstellen van (ontwerpen van) koninklijke besluiten in verband met het wetenschapsbeleid tot zijn taakgebieden. De dienst beantwoordt parlementaire vragen die met wetenschap en wetenschapsbeleid te maken hebben. Deze dienst is tot slot hét kenniscentrum voor alle juridische documentatie binnen de POD. Het volgt de nieuwe juridische ontwikkelingen op en verzamelt (nieuwe) documentatie. Voor Federale Wetenschappelijke Instellingen geldt voor juridische problemen en advies dezelfde procedure als bij problemen van andere niet-juridische aard. Ze komen eerst terecht bij de “juridische cel” van de Dienst Interfaces FWI (cfr.infra). Deze laatste geeft zelf antwoord op de vraag of verwijst de vraagsteller naar de juiste persoon. Sinds 1993 staan elf Federale Wetenschappelijke Instellingen onder de voogdij van de Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden33. De Dienst Interfaces FWI is het aanspreekpunt voor (de algemeen directeurs van) de Federale Wetenschappelijke Instellingen. Ze vormt dus de brug tussen de Federale Wetenschappelijke Instellingen en de ondersteunende diensten van de POD. Ofwel beantwoorden de medewerkers van de Dienst Interfaces onmiddellijk de gestelde vraag ofwel verwijzen ze de vraagsteller door naar een andere persoon of dienst. Deze dienst werkt ook in de andere richting. Verzoeken van de POD aan de Federale Wetenschappelijke Instellingen worden via deze dienst aan de desbetreffende FWI overgemaakt. De dienst verleent advies in verband met juridische, administratieve en beheersmatige aangelegenheden. Voor vragen en ondersteuning van financiële aard kunnen ze terecht bij de cel Begroting van de FWI’s van de stafdienst Begroting en Beheerscontrole (zie p. 27). Tot slot heeft deze dienst het secretariaat verzorgd van de Commissie voor Restitutie van de Bezittingen van de Joodse slachtoffers van de nazibezetting tijdens de Tweede Wereldoorlog. De wet van 20 december 200134 bepaalde immers dat leden van de joodse gemeenschap wier bezittingen door de Duitse bezetter zijn gestolen of leden van de joodse gemeenschap die door de bezetter werden gedwongen om bezittingen achter te laten, een aanvraag tot schadeloosstelling konden indienen. Deze aanvraag werd onderzocht door een Commissie voor de schadeloosstelling van leden van de joodse Gemeenschap van België voor hun goederen die werden geplunderd of achtergelaten tijdens de oorlog 1940-1945. Het Koninklijk Besluit van 4 september 200235 legde de werking van de commissie en het secretariaat vast. Het vermeldt niet waar en op welke wijze het secretariaat diende te functioneren, maar in praktijk werd het bij de Dienst Interfaces FWI ondergebracht.

33

De elf Federale Wetenschappelijke Instellingen zijn: Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (ARA), de Koninklijke Bibliotheek van België (KB), Studie- en Documentatiecentrum Oorlog en Hedendaagse Maatschappij (SOMA), de Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België (KMSKB), de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis (KMKG), het Koninklijk Instituut voor Kunstpatrimonium (KIK), het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen (KBIN), het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika (KMMA), de Koninklijke Sterrenwacht van België (KSB), het Koninklijk Meteorologisch Instituut van België (KMI) en het Belgisch Instituut voor Ruimte-aëronomie (BIRA) 34 Wet van 20/12/2001 betreffende de schadeloosstelling van de leden van de Joodse Gemeenschap van België voor hun goederen die werden geplunderd of achtergelaten tijdens de oorlog 1940-1945 (Belgisch Staatsblad van 24/01/2002, p. 02402). 35 Koninklijk Besluit van 04/09/2002 betreffende de werking en het secretariaat van de Commissie voor schadeloosstelling van de leden van de Joodse Gemeenschap van België voor hun goederen die werden geplunderd of achtergelaten tijdens de oorlog van 1940-1945 (Belgisch Staatsblad van 17/09/2002, p. 41101).

24


Begin 2008 werd deze bevoegdheid overgeheveld naar de FOD Kanselarij van de Eerste Minister36. De bevoegdheden van de Dienst Taaltoezicht in het Onderwijs worden bepaald door de wet van 30 juli 196337 waarin wordt gesteld dat het de taak is van de taalinspecteurs het recht op onderwijs van een kind in de eigen (moeder)taal te verzekeren. De wet van 14 juli 193238 legt vast dat de onderwijstaal gelijk is aan de bestuurstaal van het gebied waarin de school gelegen is. In Vlaanderen is het Nederlands de onderwijstaal, in het Franstalige gebied is dat het Frans en in het Duitstalig gebied het Duits. De artikels 1 en 12 van diezelfde wet bepalen dat in Brussel (en bij uitbreiding de faciliteitengemeenten) de onderwijstaal gelijk moet zijn aan de moedertaal van het kind of de taal waarin het kind zijn vorige studies heeft voltooid. Het is de taak van de dienst om in Brussel en de faciliteitengemeenten te verifiëren of de leerling de onderwijstaal van zijn school voldoende machtig is. De scholen gelegen op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of van de faciliteitengemeenten zijn verplicht om elk jaar een “dossier” over te maken aan de taalinspecteurs, waarna de taalinspecteurs beslissen of ze een onderzoek instellen. Ook de school zelf kan bij ernstige twijfels over de talenkennis van het kind aan de taalinspecteurs vragen een onderzoek in te stellen. De ouders moeten een taalverklaring afleggen en aantonen (bvb. door het diploma of getuigschrift van het kind voor te leggen) dat het taalregime van de school bij de vorige studies of de taalvaardigheid van het kind aansluit39. De taalinspecteurs gaan binnen een maand na de inschrijving ter plaatse om de verklaring van de ouders na te trekken en de talenkennis van het kind te testen. Dat kan gebeuren via gesprekken met de schooldirectie, de leerkracht en eventueel met de leerling zelf. Als de taalinspecteurs niet tot een akkoord komen over een bepaalde zaak, wordt de definitieve beslissing genomen door de Commissie inzake Taaltoezicht40. Indien een ouder, schoolhoofd of andere betrokkene niet akkoord is met de beslissing van de taalinspecteur kan hij beroep aantekenen bij de Jury van het Taaltoezicht die dan uiteindelijk de laatste bindende beslissing neemt. Het secretariaat van de Commissie en de Jury wordt verzorgd door de dienst: de taalinspecteurs organiseren de zittingen en roepen de leden bijeen. Eventuele grote problemen delen de inspecteurs mee aan de Minister van Onderwijs van de gemeenschap waartoe de school behoort. De Dienst Logistieke Voorzieningen is een typisch ondersteunende dienst. Zijn dienstverlening omvat een groot spectrum aan taken, gaande van het beheer van het economaat tot het beheer van de gebouwen. De Dienst Logistieke Voorzieningen bestaat uit vier cellen, namelijk de cel Ondersteuning en Organisatie, de cel Beheer Economaat, de cel Beheer van de Gebouwen en de cel Organisatie van de Dienstverlening.De cel Ondersteuning en Organisatie zorgt ervoor dat de documenten toegankelijk en vindbaar zijn en dat ze snel bij de bestemmeling aankomen. Onder deze cel vallen het centraal archief en het Centraal Register (zie het hoofdstuk over archiefvorming, p. 45). De cel Beheer Economaat koopt en beheert het materiaal van de POD. De cel Beheer van de gebouwen is verantwoordelijk voor het onderhoud van de gebouwen. Ze voert herstellingen uit en kijkt in samenwerking met de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (zie p. 26), waar er eventueel verbeteringen kunnen worden aangebracht. Ze verricht de dagelijkse veiligheidscontrole van het gebouw en ook het schoonmaakpersoneel valt onder deze cel. Ze kent de beschikbare ruimte aan de verschillende toepassingen/diensten toe, naargelang de vraag en de mogelijkheden. De cel Organisatie van de Dienstverlening staat tot slot in voor de bezoekersregistratie en de catering bij vergaderingen. 36

Koninklijk Besluit van 12/02/2008 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 04/09/2002 betreffende de werking en het secretariaat van de Commissie voor schadeloosstelling van de leden van de Joodse Gemeenschap van België voor hun goederen die werden geplunderd of achtergelaten tijdens de oorlog van 1940-1945 (Belgisch Staatsblad van 19/02/2008, p. 10320). 37 Wet van 30/07/1963 houdende de taalregeling in het onderwijs (Belgisch Staatsblad 22/08/1963, p. 8210-8216). 38 Wet van 14/07/1932 houdende de taalregeling in het lager en middelbaar onderwijs (Belgisch Staatsblad 03/08/1932, p. 4121-4125). 39 Wet van 31/07/1963 houdende de taalregeling in het onderwijs (Belgisch Staatsblad van 22/08/1963, p. 8210). 40 Wet van 31/07/1963 (Belgisch Staatsblad 22/08/1963, p. 8210).

25


De kerntaak van de Vertaaldienst is het vertalen van teksten van en naar het Nederlands, Frans en Engels (en uitzonderlijk ook naar andere talen). Daarnaast biedt de dienst ook taaladvies aan de medewerkers van de POD: medewerkers kunnen aan de vertaaldienst vragen om teksten (geen vertalingen, maar elke tekst) na te lezen en te corrigeren. De Vertaaldienst bestaat uit één Nederlandstalige vertaler, één Franstalige vertaler en een administratief medewerker. Sinds 1998 heeft de POD Wetenschapsbeleid een milieucoördinator in dienst. Hij moet ervoor zorgen dat de medewerkers zich bewust worden van de milieuproblematiek op de werkvloer. Hij stippelt het milieubeleid van de POD uit en ziet toe op de correcte uitvoering ervan. De POD neemt deel aan EMAS (ECO-Management and Audit Scheme), een Europees initiatief om het milieubeheer te verbeteren. EMAS is een managementtool die bedrijven toelaat om hun performantie op milieugebied te meten en te evalueren. Om een EMAScertificaat te bemachtigen moet een instelling enkele stappen doorlopen41: een milieurapport opstellen, op basis van het milieurapport een milieubeheersplan opstellen, een milieu-audit doorvoeren die het beheersplan ter plaatste evalueert en tot slot een rapport voorleggen waarin de verwezenlijkingen op het gebied van milieubeheer worden afgewogen tegenover de voor ogen gestelde doelstellingen en de actiepunten voor de toekomst. De milieucoördinator staat aan het hoofd van de cel Duurzame Ontwikkeling. Deze cel werkt de procedures uit voor duurzame ontwikkeling en milieubeleid binnen de POD. Ze doet dit aan de hand van de rapporten en aanbevelingen van de milieucoördinator. De Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk geeft advies over allerlei aspecten die met veiligheid op het werk te maken hebben. Dit kan bijvoorbeeld gaan over: hygiëne, de gezondheid op het werk, stress en ergonomie (zoals de inrichting van het bureau of de werkruimte). De preventieadviseur ziet erop toe dat de veiligheid van personeelsleden en bezoekers (zoals werknemers van een externe firma die klussen komen opknappen) wordt gegarandeerd. Om zich op een adequate manier van deze taak te kunnen kwijten is het noodzakelijk dat de preventieadviseur alle mogelijke risico’s in kaart brengt. Daarom stelt hij een risico-inventaris op. Hij maakt een algemeen plan voor de veiligheid en ziet toe op de uitvoering hiervan. Indien er problemen in verband met veiligheid worden vastgesteld, is de preventieadviseur de eerste contactpersoon. Hij zal de problemen vaststellen en hij zal de bevoegde diensten (Logistieke Voorzieningen en de Voorzitter) op de hoogte brengen. Preventie, veiligheid en bescherming op het werk is een heel ruim begrip en daarom kan de preventieadviseur niet van elk onderdeel evenveel op de hoogte zijn. Voor velden waarin hij niet (zo) veel expertise heeft, doet hij beroep op een externe partner.

2. De bevoegdheden van de stafdiensten De stafdiensten zijn verantwoordelijk voor één bepaalde kerntaak: zoals personeelsbeheer, interne en externe communicatie, financieel beheer en het beheer van de ICT. Voor meer informatie over de specifieke werking van deze stafdiensten, zie het hoofdstuk over de Organisatie en Werking (p. 33). De Stafdienst Personeel en Organisatie is het zenuwcentrum voor de aanwerving van nieuw personeel, het verlengen van contracten en het benoemen van ambtenaren. Ze ontvangt de kandidaturen en stuurt deze door naar de jury voor aanwerving en bevordering. Nadat de selectieprocedure is afgerond, wordt de lijst met de rangschikking aan deze cel overgemaakt die de kandidaten na de selectieprocedure op de hoogte stelt. Het taakgebied van deze stafdienst behelst het volledige personeelsbeheer van de medewerkers van de POD en sommige medewerkers van de FWI. Zoals het bij het Wetenschapsbeleid wel vaker het geval is, kan deze stafdienst in verschillende cellen ingedeeld worden, naar gelang de taken die ze uitvoeren. De stafdienst Personeel en Organisatie bestaat uit vier cellen, namelijk: de cel Algemene Ondersteuning en Coördinatie, de cel Planning van de Human Resources en 41

http://ec.europa.eu/environment/emas/about/summary_en.htm (geraadpleegd op 01/07/2008).

26


Selectie, de cel Loondienst en Personeelsbeheer en de cel Loopbaanbegeleiding en Kennisbeheer De cel Algemene Ondersteuning en Coördinatie bereidt zowel de personeelsenveloppes van verschillende Federale Wetenschappelijke Instellingen als het algemene personeelsplan van de POD Wetenschapsbeleid voor. Op regelmatige basis wordt er met behulp van de lijsten van de Centrale Diensten voor Vaste Uitgaven gecontroleerd of de budgetten voor het personeel niet worden overschreden. In geval van aanwervingen of verlengingen van contracten vraagt deze dienst advies aan de Stafdienst Begroting en Beheercontrole en de Inspectie van Financiën. Tot slot werkt deze cel alle procedures voor telewerken (één vaste dag in de week thuis werken) of thuiswerken (thuiswerk naargelang de behoeften) uit en ze behandelt ook de desbetreffende aanvragen. De cel Planning van de Human Ressources en Selectie en de cel Loopbaanbegeleiding en Kennisbeheer stippelen loopbaankansen en de competentiemetingen van het personeel uit. Er wordt nauw samengewerkt met het Selectiebureau van de Overheid (Selor). De cel Loondienst en Personeelsbeheer zorgt uiteraard voor het beheer van de lonen, maar ook voor de administratieve kant van de aanwerving van wetenschappelijk personeel bij de Federale Wetenschappelijke Instellingen. De Stafdienst Begroting en Beheerscontrole is de financiële dienst van de POD en wordt intern vaak met deze naam aangeduid. Voor de herkenbaarheid zullen we deze stafdienst ook als Financiële Dienst aanduiden. Het hoofd van de Juridische Dienst is tegelijkertijd formeel diensthoofd van de Financiële Dienst. Hij wordt in de praktijk bijgestaan door een adjunctdiensthoofd die de dagelijkse leiding van de dienst op zich neemt. De Financiële Dienst bestaat uit verschillende cellen, namelijk: de cel Boekhouding, de cel Begroting, de cel Administratief Beheer van de Onderzoekscontracten, de cel Voogdijbeheer over de Staatsinstelling met Afzonderlijk Beheer en de Wetenschappelijke Instellingen én de de cel Financiële Controle De cel Boekhouding zorgt voor de uitvoering van het algemeen financieel beheer. Ze maakt bestelbonnen op en voert de betalingen en ordonnanceringen uit. Deze cel beheert verder de rekeningen van de POD en stelt jaarlijks een jaarrekening op. Ook alle zendingen naar het buitenland worden door deze cel geregeld. De cel Begroting maakt de jaarlijkse begroting op voor de (centrale diensten van de) POD en kijkt de begroting na voor de Federale Wetenschappelijke Instellingen. Ze bereidt de parlementaire documenten voor het goedkeuren van de begroting voor en zorgt voor de opvolging en de communicatie hieromtrent. Ze legt de jaarlijkse dotaties voor de Federale Wetenschappelijke Instellingen vast. Deze cel ziet ook toe op de uitvoering van de begroting. Federale Wetenschappelijke Instellingen kunnen bij deze cel terecht voor advies in verband met de begroting. De kerntaak van de cel Administratief Beheer van de Onderzoekscontracten is het uitvoeren van betalingen conform de modaliteiten die dergelijke contracten zijn afgesproken. Het hoofd van de cel stelt een type contract en aanhangsel vast met als doel de administratieve contracten te harmoniseren en werkt vervolgens een algemene financiële tabel uit en doet een raming van de vastleggings- en ordonnanceringskredieten. De verificateur is verantwoordelijk voor het klasseren en bijhouden van de contracten. Hij houdt, samen met de dossierbeheerder van het onderzoeksprogramma (meestal een medewerker van het DG Onderzoek en Toepassingen), de tabellen bij van de opvolging van de contracten. De cel beantwoordt vragen om voorschotten en behandelt de schuldvorderingdossiers, waar de betaalopdrachten nogmaals worden gecontroleerd. Ze controleert en ondertekent de betaalopdrachten en de herinneringsbrieven. Tot slot geeft deze cel advies bij het beheer van deze contracten en vertegenwoordigt ze de POD in de financiële comités van verschillende internationale organisaties (bijvoorbeeld: Het Europees Universitair Instituut in Firenze).

27


De cel Voogdij over de Staatsinstellingen met Afzonderlijk Beheer en Wetenschappelijke Instellingen ziet toe op de coherentie tussen de Kaderprogramma’s en beslissingen van de beheerscommissies van de Staatsinstellingen met Afzonderlijk Beheer (BELNET, DWTI en de Belgische Hoge Vertegenwoordiging voor de Ruimtevaart) en van de FWI. Ze volgt de begroting en de boekhouding op en toetst af of deze instellingen de kaderprogramma’s correct toepassen. Ze is voorts belast met de financiële aspecten van de onderwijsbevoegdheden, zoals het uitbetalen van dotaties aan de gemeenschappen voor onderwijs en het betalen van de wedden van gedetacheerd personeel. De cel Financiële Controle ziet toe op de correcte uitvoering van de begroting van de POD Wetenschapsbeleid en controleert alle financiële transacties op een coherente wijze worden doorgevoerd. De Stafdienst ICT staat in voor de aankoop van de nieuwe hard- en software en stelt deze ter beschikking van de andere diensten. De FWI en de Staatsinstellingen in Afzonderlijk Beheer behoren niet tot het taakgebied van deze dienst, aangezien zij elk over een eigen ICT-dienst beschikken. In geval van problemen biedt ze ondersteuning aan de ambtenaren van de POD. Als er geen (geschikte) software voor bepaalde taken op de markt voor handen is, ontwikkelt deze dienst eigen programma’s en applicaties in huis. Een technische medewerker van deze dienst staat dan in voor het onderhoud van de servers en bijgevolg ook verantwoordelijk voor het maken van back-ups en het technisch beheer van de websites. Het inhoudelijke beheer van de algemene website is in handen van de Stafdienst Communicatie en Valorisatie. Daarnaast zijn er nog dienstspecifieke websites die onder het inhoudelijk beheer van de betrokken diensten zelf vallen. Tot slot beschikt deze dienst over een grafisch ontwerper die de vormgeving van de brochures, folders en website van de POD verzorgt. De Stafdienst Communicatie en Valorisatie is bevoegd voor de interne en externe communicatie. Hij beheert de bibliotheek en stelt de persoverzichten op. Het beheer van het intra- en het extranet behoort eveneens tot de taken. Tot slot is de dienst ook verantwoordelijk voor de eindredactie van Science Connection (het tijdschrift van het Federaal Wetenschapsbeleid) en voor de ondersteuning bij het organiseren van externe evenementen.

3. De bevoegdheden van de operationele directoraten-generaal 3.1 Het Directoraat-generaal van de Internationale en Interfederale Coördinatie en Wetenschappelijke Indicatoren 3.1.1 Dienst Internationale en Interfederale Coördinatie De Dienst Coördinatie Interfederale en Internationale Samenwerking is de spreekbuis van het federale wetenschapsbeleid naar andere gezagsniveaus en internationale organisaties. De POD neemt immers een belangrijke plaats in bij het nationaal en internationaal overleg aangaande het wetenschapsbeleid. Ze coördineert de contacten tussen de verschillende gezagsniveaus van het federale België. Ze neemt het secretariaat van de Commissie van Federale Samenwerking (CFS) op zich. België moet in internationaal overleg als land met een éénsgezind standpunt naar buiten komen42. De Commissies voor Federale Samenwerking (CFS) en Internationale Samenwerking (CIS) werden op 1 februari 199143 opgericht. Binnen de Commissie voor Internationale Samenwerking proberen de verschillende federale partners (de POD Wetenschapsbeleid, de gemeenschappen en de gewesten) via overleg een gezamenlijk Belgisch standpunt te vinden. Dit standpunt zal dan door de POD worden vertolkt in internationale organen zoals de Europese Unie, de Europese Ruimtevaart Organisatie ESA, de 42 Samenwerkingsakkoord van 01/02/1991 met betrekking tot de inrichting van de Commissie “Federale Samenwerking” en de Commissie “Internationale Samenwerking” van de interministeriële conferentie van wetenschapsbeleid (Belgisch Staatsblad van 09/02/1991, p. 2707). 43 Ibidem, p. 2707.

28


Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), de NAVO en de Verenigde Naties (VN).

3.1.2 Dienst Indicatoren Onderzoek en Experimentele Ontwikkeling (O&O) De Dienst Indicatoren Onderzoek en Experimentele Ontwikkeling (O&O) brengt het Belgisch aandeel van het onderzoek en experimentele ontwikkeling in de verschillende (economische) sectoren in kaart44. Hiervoor worden zowel afgesloten gegevens als schattingen (op basis van begrotingen en inschattingen van andere instellingen of organisaties) gebruikt. Om tot objectieve gegevens te komen, moet het cijfermateriaal eerst worden verzameld. Dit cijfermateriaal bestaat deels uit reeds beschikbaar cijfermateriaal, deels uit gegevens uit allerhande publicaties en deels (voornamelijk) uit gegevens die gehaald worden uit enquêtes die verspreid worden onder bedrijven en organisaties. Daarna worden de ingezamelde gegevens geanalyseerd en gepubliceerd als statistieken. De meeste van deze statistieken zijn te vinden op een specifiek voor dit doel ontwikkelde extranetsite waartoe ook alle partners op federaal, gemeenschaps- en gewestniveau toegang hebben. Deze dienst berekent onder meer de Bruto Binnenlandse Uitgaven voor Onderzoek en Experimentele Ontwikkeling (BUOO), alle uitgaven voor Onderzoek en Experimentele Ontwikkeling op het Belgisch grondgebied gedurende één jaar45. De Dienst Indicatoren werkt, als partner, samen met de gemeenschappen en de gewesten en coördineert het overleg tussen de verschillende gezagniveaus van de Belgische Staat op het gebied van de statistieken voor Onderzoek en Experimentele Ontwikkeling (zie ook de Dienst Internationale en Interfederale Coördinatie en Interfaces FWI). In de schoot van de CFS werd een overleggroep “Inventaris en statistieken inzake onderzoek en experimentele ontwikkeling” (CFS/STAT) opgestart. Het doel van deze werkgroep is een overzicht van de Belgische inspanningen op het gebied van Onderzoek en Experimentele Ontwikkeling op te stellen dat voldoet aan de internationale normen. Zij stelt de budgettaire kredieten voor en volgt de werkzaamheden i.v.m. Onderzoek en Experimentele Ontwikkelingen op. Elk gezagsniveau verzamelt de gegevens voor zijn bevoegdheden en geeft deze gegevens door aan CFS/STAT46. De CFS/STAT coördineert de internationale samenwerking op het gebied van de uitvoering van de samenwerking in verband met de werkzaamheden van de permanente inventaris voor het wetenschappelijk onderzoek. Naast de nationale samenwerking is deze dienst ook actief op internationaal vlak, zoals in Europese overleggroepen. Op dit gebied worden de taken dus verdeeld tussen de Dienst Indicatoren en de Dienst Interfaces FWI. De dienst stelt tot slot de gegevens voor België ter beschikking aan de Europese Commissie, Eurostat (de Europese organisatie voor statistieken) en de OESO.

3.2 Het Directoraat-generaal Onderzoek en Toepassingen Het directoraat-generaal Onderzoek en Toepassingen ondersteunt de uitbouw van onderzoeksprogramma’s in verschillende wetenschappelijke domeinen. Ze beoogt op die wijze een referentiekader te bieden voor het beleid op het gebied van onderzoeksactiviteiten. Via dit directoraat-generaal kunnen subsidies voor wetenschappelijk onderzoek worden aangevraagd47. Daarnaast stimuleert het via financiële en administratieve steun de samenwerking tussen Belgische topwetenschappers.

44

http://www.belspo.be/belspo/stat/wti_nl.stm (geraadpleegd op 28/05/08). http://www.belspo.be/belspo/stat/RDstat/buoo_nl.stm (geraadpleegd op 28/05/2008). 46 http://www.belspo.be/belspo/stat/wti_nl.stm (geraadpleegd op 28/05/08). 47 Jaarverslag Federaal Wetenschapsbeleid, 2000, p. 23. 45

29


3.2.1 De Dienst van de Onderzoeksprogramma’s De Dienst Onderzoeksprogramma’s volgt de administratieve kant van het onderzoeksprogramma op en begeleidt of coördineert de projecten i.v.m. de desbetreffende programma’s. Elk onderzoeksprogramma bestaat immers uit één of meerdere onderzoeksprojecten in het kader van een welbepaald thema. De dienst is verantwoordelijk voor de coördinatie van de contacten met de dienst tussen de interne en externe partners van de verschillende projecten. Er worden vergaderingen tussen de verschillende comités belegd en workshops georganiseerd. Voordat een onderzoeksprogramma opgestart kan worden, moeten eerst de nodige contacten gelegd worden en dient het kader van het onderzoeksprogramma voorbereid te worden. In samenwerking met de experts uit de desbetreffende onderzoeksdomeinen worden de thema’s vastgelegd en uitgewerkt. Zodra het thema van het onderzoeksprogramma vastligt, wordt er een begeleidingscomité (ook programmacomité genoemd) opgericht. Alle federale departementen, die belang hebben bij het gevoerde onderzoek worden uitgenodigd om aan dit comité deel te nemen. Het begeleidingscomité komt normaal om de zes maanden bijeen, volgt de wetenschappelijke werkzaamheden in het kader van een programma en keurt de zesmaandelijkse tussentijdse verslagen van een programma goed. Het begeleidingscomité geeft advies over de komende financiering van het programma. De procedure die wordt gevolgd bij het opstarten en opvolgen van projecten is steeds dezelfde. Eerst wordt een oproep voor het indienen van voorstellen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Iedere Belgische partner kan een voorstel indienen op voorwaarde dat hij over rechtspersoonlijkheid beschikt. Per project wordt er een projectcoördinator aangesteld die verantwoordelijk is voor het indienen van het project en die gedurende het hele project als de contactpersoon voor de POD zal optreden. Hij dient een dossier in dat opgesteld is in het Nederlands of in het Frans én in het Engels. In dit dossier geeft hij o.a. een korte en een gedetailleerde beschrijving van het project en een beschrijving van de deelnemende partners. Na het verstrijken van de deadline worden de ingezonden voorstellen geëvalueerd door buitenlandse experts en het begeleidingscomité. Wanneer de experts en het begeleidingscomité hun eerste evaluatie hebben afgerond, wordt de lijst met weerhouden en niet weerhouden projecten aan de minister van Wetenschapsbeleid voorgelegd. De minister beslist uiteindelijk welke programma’s worden gefinancierd en kan tegen het advies van het begeleidingscomité ingaan. Bij het begin van het onderzoeksproject wordt er een contract opgesteld. Het project wordt tussentijds geëvalueerd door buitenlandse wetenschappelijke experts uit het vakgebied en door het begeleidingscomité. In artikel 10 van het Ministerieel Besluit van 3 juni 199948 wordt de duur van een project standaard op vier jaar vastgelegd, al komt het voor dat een project slechts twee jaar bestrijkt. De projectcoördinator moet elke zes maand een tussentijds verslag indienen dat door het begeleidingscomité gevalideerd wordt. Na elke fase van twee jaar wordt het project geëvalueerd door externe experts. Op basis van deze evaluatie formuleert het begeleidingscomité een advies over het al dan niet samenvatten van de tweede fase. Elk toepassingsproject moet daarnaast een opvolgingscomité oprichten met vertegenwoordigers van de betrokken instellingen externe experts en eventueel vertegenwoordigers van diegenen waarvoor de ontwikkelde toepassing bedoeld is. Het begeleidt het project en het laat toe om de ontwikkelingen in een ruimere context te plaatsen. Het geeft regelmatig advies over de oriëntering van het project. Er dient niettemin opgemerkt te worden dat dit comité geen controlefunctie heeft over het project. Het moet tot slot minstens om de zes maanden samenkomen: indien het deze regel niet navolgt, kan het gesanctioneerd worden. In uitzonderlijke gevallen kan het niet opvolgen van deze vergaderplicht zelfs leiden tot het intrekken van de subsidies voor het project. 48

Ministerieel Besluit van 3 juni 1999 tot vaststelling van de wijze van financiering van onderzoeksprogramma’s en -acties in federale wetenschappelijke instelling die onderworpen zijn aan het gezag van de Minister van Wetenschapsbeleid (Belgisch Staatsblad van 24/09/1999, p. 36056).

30


De staat stelt een maximaal bedrag ter beschikking van het project, en betaalt met de uitvoering van het project de - door bewijsstukken verantwoorde - reële uitgaven, terug. Streefdoel is steeds om de verschillende fases evenwichtig te financieren. De Interuniversitaire Attractiepolen (IUAP) ondersteunen wetenschappelijke instellingen (universiteiten, federale wetenschappelijke instellingen,…) om via onderzoeksnetwerken hun wetenschappelijke expertise uit te breiden. De onderzoeksnetwerken beslaan meerdere wetenschappelijke disciplines en de verschillende netwerken zijn zeer verscheiden. Door die verscheidenheid wordt het hele spectrum aan wetenschappelijke disciplines, van biotechnische en toegepaste wetenschappen tot mensen cultuurwetenschappen, gedekt. Een onderzoeksnetwerk moet ten minste bestaan uit: • Drie teams bestaande uit onderzoekers van verschillende universiteiten of wetenschappelijke instellingen (bvb. Federale Wetenschappelijke Instellingen) • Eén Nederlandstalig team en één Franstalig team (een Duitstalig team is facultatief). • Hoofdteams die nog met verschillende andere teams samenwerken. De Interuniversitaire Attractiepolen werken met verschillende fases en elke fase duurt vijf jaar. Gedurende zo’n fase doorlopen de verschillende netwerken verschillende stadia, gaande van lancering tot evaluatie. Bij de aanvang van elke fase wordt een oproep tot kandidaatstelling gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Onderzoeksinstellingen kunnen dan zelf partners zoeken (die aan de bovengenoemde voorwaarden voldoen) en een dossier voor “hun” netwerk indienen. Nadat de dossiers van de kandidaten zijn ontvangen, evalueren internationale experts de ingediende voorstellen. Op basis van de bevindingen van deze experts wordt dan beslist hoeveel subsidies de netwerken toebedeeld krijgen. De details van de samenwerkingsakkoorden worden opgesteld in nauw overleg tussen de verschillende deelnemende instellingen, de gemeenschappen en de federale staat. Op geregelde tijdstippen in de fase evalueert een team van internationale experts de projecten en programma’s van deze netwerken. De dienst gaat op zoek naar en legt contacten met de verschillende experts. Op het einde van elke fase wordt er een laatste algemene evaluatie uitgevoerd en wordt er een finaal rapport opgesteld. Een gedeelte van het budget wordt vrijgemaakt voor niet-Belgische onderzoeksteams of voor een Europese wetenschappelijke instelling. Tot slot zijn er ook de Belgische Verzamelingen voor Micro-Organismen (BGVM) - vaak beter bekend onder zijn Engelse naam Belgian Coordinated Collections of Micro-organisms (BCCM)49- voor het beheer van het depot voor Micro-organismen in België. Via de in 1987 opgerichte BVGM biedt de POD universiteiten toegang tot verschillende stammen bacteriën, gisten en ander microbiotisch onderzoeksmateriaal voor wetenschappelijk onderzoek. De BGVM bestaan uit vier verschillende verzamelingen waartussen onderling uitwisseling bestaat: zie onderstaand diagram.

49

In deze selectielijst zullen enkel de Nederlandse benaming en afkorting worden gehanteerd conform de taalwetten in België.

31


Afbeelding 1: Structuur van de Belgische Gecoördineerde Verzamelingen voor Micro-Organismen (BGVM)

Het neerleggen van micro-organismen bij de BGVM volstaat om wettelijk in orde te zijn met het Verdrag van Boedapest, dat de BGVM als Internationaal Depositaris (IDA) erkent. De BGVM zijn in die hoedanigheid bevoegd om octrooien te verlenen aan andere instellingen voor het kweken en bewaren van micro-organismen. Een instelling die micro-organismen wil bewaren hoeft dus niet zelf alle handelingen van de aanvraag uit te voeren, maar ze brengt de BGVM op de hoogte. De BGVM zorgen voor de praktische afhandeling van de aanvraag bij de autoriteit van het internationaal depot. Daarnaast moedigen de BGVM onderzoekers en wetenschappelijke instellingen aan om hun microbieel materiaal ten dienste te stellen van de onderzoeksgemeenschap. Na een kwaliteitscontrole worden de stammen opgenomen in de publieke verzameling (zie afbeelding 1). Eventuele beperkingen van de beschikbaarheid van de stam worden gerespecteerd door op te leggen dat bepaalde onderzoeken voorbehouden blijven voor de onderzoeksinstelling aan wie de stam behoort. Onderzoekers en wetenschappelijke kunnen bij de BGVM een gemotiveerde aanvraag dienen om stammen aan te kopen voor wetenschappelijk onderzoek wat tot gevolg heeft dat deze een heuse klantenwerking hebben. Een dergelijke aanvraag moet gegevens omvatten aangaande de aard en het doel van het onderzoek dat de instelling wil doen. De BGVM kunnen een aanvraag weigeren. De Belgische Gecoördineerde Verzamelingen van Micro-organismen sluiten akkoorden met binnenlandse en buitenlandse agentschappen en leveren ondersteuning bij het onderzoek, zodat microbieel materiaal op verschillende plaatsen bewaard kan worden. Dit gebeurt ook onder de vorm van onderzoeksprogramma’s, die een procedure volgen die vergelijkbaar is met deze voor de andere onderzoeksprogramma's. De Belgische Gecoördineerde Verzamelingen voor Micro-organismen hebben de MOSAICC opgesteld, een vrijwillige gedragscode, om het Verdrag van Boedapest in praktijk om te zetten. MOSAICC staat voor Micro-Organisms Sustainable use and Access regulation and International Code of Conduct en beoogt netwerken beter met elkaar te laten samenwerken en een betere toegang tot microbieel materiaal te bieden50. Via MOSAICC is het mogelijk om 50 MOSAICC Summary, te downloaden op: http://bccm.belspo.be/projects/mosaicc/index.php (geraadpleegd op 08/08/2008).

32


snel te achterhalen waar de micro-organismen vandaan komen alsook de overdracht van stalen micro-organismen te volgen. De BGVM ontwikkelen pilootprojecten en bieden tot slot ook communicatiemiddelen voor het uitwisselen van microbieel materiaal aan de verschillende partners.

3.2.2 De Dienst Ruimtevaartonderzoek en -toepassingen De Dienst Ruimtevaart heeft drie grote doelen. Ze vertegenwoordigt België bij de Europese Ruimtevaartorganisatie ESA als het gaat om zuiver wetenschappelijke problemen en/of onderzoeksprogramma’s. Ze richt onderzoeksprogramma’s en –netwerken op om het wetenschappelijk potentieel van ons land te promoten. Tot slot stelt deze dienst, onder mandaat van de regeringen, middelen en ondersteuning ter beschikking voor Belgische en Europese onderzoeksprojecten. De dienst kan eigenlijk worden opgedeeld in drie éénheden met elk een eigen kerntaakhet beheer van de nationale onderzoeksprogramma’s voor ruimteonderzoek, het beheer van de internationale onderzoeksprogramma’s voor ruimteonderzoek en het beheer van de onderzoeksprogramma’s in verband met ruimtevaart. De procedures voor de onderzoeksprogramma’s zijn gelijkaardig aan de procedures die gevolgd worden bij de Dienst Onderzoeksprogramma’s. ORGANISATIE EN WERKING De huidige POD valt onder het gezag van de Minister van Wetenschapsbeleid, maar doorheen de tijd zijn er verschillende voogdijministers bevoegd geweest voor dit beleidsdomein. Aanvankelijk was het wetenschapsbeleid aangehecht aan de Minister van Binnenlandse Zaken (1890-1891). Van 1907 tot 1944 viel het wetenschapsbeleid onder de bevoegdheid van de Minister van Wetenschappen en Kunsten, van 1944 tot 1958 onder de Minister van Openbaar Onderwijs. Vanaf 1961 werd er een Minister van Wetenschapsbeleid aangesteld, maar deze had niet alleen het wetenschapsbeleid als bevoegdheid (maar ook economie, begroting of een ander departement). Deze situatie bestaat vandaag de dag nog steeds: de huidige minister van Wetenschapsbeleid heeft naast het wetenschapsbeleid ook nog de bevoegdheden KMO’s, Middenstand en Landbouw in haar portefeuille. De evolutie van deze instelling wordt gekenmerkt door twee algemene tendensen. De instelling gaat kleinschalig van start, maar zal vanaf 1968 stelselmatig meer taken toebedeeld krijgen en het aantal diensten zien groeien Vanaf de jaren 1980 wordt het Wetenschapsbeleid echter geconfronteerd met de toenemende regionalisering. Regelmatig zullen er bevoegdheden moeten worden afgestaan aan de regio’s. Maar ook het omgekeerde komt voor: bepaalde bevoegdheden die reeds aan de regio’s waren toebedeeld, zullen worden geherfederaliseerd. De eerste politieke en administratieve organen zagen pas het levenslicht in 1959. Er werden drie overlegorganen opgericht: het Comité voor Wetenschapsbeleid, de Interministeriële Commissie voor Wetenschapsbeleid en de Nationale Raad voor Wetenschapsbeleid (zie organigram p. 39). In het Comité voor Wetenschapsbeleid zetelden de volgende ministers of hun afgevaardigden: de Eerste Minister, de Minister die belast was met het Ondervoorzitterschap van de Kabinetsraad, de Minister van Belgisch Kongo en Ruanda-Urundi, de Minister van Financiën, de Minister van Landbouw, de Minister van Culturele Zaken, de Minister van Volksgezondheid en van het Gezin, de Minister van Openbaar Onderwijs en de Minister van Economische Zaken. De Eerste Minister nam zelf het voorzitterschap van dit Comité waar. De Commissie voor Wetenschapsbeleid bestond uit dertien leden, die elk door de minister van hun respectievelijk departement werden aangeduid. Elk departement wiens minister in het Ministerieel Comité voor Wetenschapsbeleid was vertegenwoordigd, mocht

33


een vertegenwoordiger naar de Commissie sturen. De samenstelling van werd in 1963 gewijzigd: vanaf dat moment was de commissie samengesteld uit de secretaris-generaal van de Nationale Raad van Wetenschapsbeleid, de secretaris-generaal van het Ministerie van Nationale Opvoeding en Cultuur en tot slot nog acht leden die door de respectievelijke departementen worden aangeduid. De secretaris-generaal werd op dat moment eveneens voorzitter van de Interministeriële Commissie. Tot slot was er ook de de Nationale Raad voor Wetenschapsbeleid. Het bureau van deze raad bestond uit de Voorzitter, de Ondervoorzitter en de Secretaris-Generaal. De Secretaris-Generaal was het hoofd van het secretariaat van de Nationale Raad voor Wetenschapsbeleid, waaruit de Diensten voor Programmatie van het Wetenschapsbeleid groeiden. Vervolgens werden in 1968 de Diensten voor Programmatie van het Wetenschapsbeleid (DPWB) opgericht. Hoewel ze aangehecht werden aan de Diensten van de Eerste Minister51, voerde ze vanaf het begin een onafhankelijke koers. De leiding werd toevertrouwd aan de Secretaris-Generaal en een Directieraad. Het begon aanvankelijk zeer kleinschalig met een organigram dat enkel bestond uit een Secretaris-Generaal en enkele ondersteunende diensten, zoals een Personeelsdienst, een Juridische Dienst en een Dienst Logistieke Voorzieningen (zie organigram p. 40). Vanaf 1968 worden er statistieken van het wetenschappelijke ontwikkelingen in België opgesteld en wordt de eerste inventaris van het wetenschappelijke potentieel bijgehouden. Een nieuw opgerichte Dienst voor de Inventaris en de Statistiek zal deze taak op zich nemen. Tijdens de jaren 1970 worden naast de reeds bestaande ondersteunende diensten tal van operationele diensten opgericht. Zo worden in 1970 de Diensten van de Thematische Onderzoeksprogramma's ingesteld voor de opvolging van de eerste nationale onderzoeksprogramma’s (Kwaliteit van Water en Lucht en Informatica) opgestart. Bovendien worden de DPWB in 1975 belast met de Belgische onderzoeksprogramma’s van de ESA en wordt de Dienst voor Ruimteonderzoek en –toepassingen opgericht. Deze dienst is nog steeds actief en voert nog altijd deze taak uit. Tijdens de jaren 1980 leidt de toenemende regionalisering tot de oprichting van twee nieuwe diensten: de Dienst voor Internationale Activiteiten (1982) voor het in goede banen leiden van het internationaal overleg en de Dienst voor Interdepartementale Samenwerking (1988) voor de coördinatie van het overleg tussen de verschillende gezagsniveaus binnen België. Voorts werden in 1983 de Belgische Gecoördineerde Verzamelingen van Micro-organismen (BGVM) opgericht. Deze dienst is oorspronkelijk ontstaan in het kader van het Nationaal Programma voor Valorisatie van de Biowetenschap52 en kreeg in 1987 een permanent karakter. De BGVM vallen overigens onder het Verdrag van Boedapest aangaande het Internationaal Depot van de Micro-Organismen53. Tot slot werd in 1987 ook de Dienst van de Netwerken voor Wetenschappelijk Onderzoek opgestart met als doel de samenwerking tussen de Belgische universiteiten te bevorderen. Tijdens de jaren 1970 waren er al de zgn. Geconcerteerde Onderzoeksacties tussen universiteiten en de Belgische overheid, ad hoc samenwerkingsakkoorden tussen de universiteiten onderling en de Staat. Nadat het universitair onderwijs in 1988 werd overgeheveld naar de 51 THERRY (M.), Archiefinspectie en -selectie bij de Diensten van de Eerste Minister, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, 107, p. 26. 52 Activiteitenverslag DWTC 1997, p. 9-10. 53 Dit verdrag werd in 1977 goedgekeurd en was in 1980 in werking getreden. Tijdens de jaren 1970 groeide immers het bewustzijn dat er nood was aan samenwerking en een gezamenlijke politiek voor de bewaring van micro-organismen. Het aanvragen van een patent voor het deponeren van micro-organismen was reeds een ingeburgerde praktijk, maar er was geen uniforme wetgeving en de procedures van de verschillende landen waren niet op elkaar afgesteld. Vandaar dat het verdrag één procedure vastlegt voor de patentaanvragen voor microorganismen en ervoor zorgt dat wetenschappelijke instellingen maar éénmalig een patent moeten aanvragen, dat dan in alle lidstaten geldig is. Voor meer informatie, zie: Introduction to the Budapest Treaty, World Intellectual Property Organization, p. 2-3.

34


gemeenschappen, poogde de DPWB via onderzoeksnetwerken de samenwerking tussen de verschillende (taal)gemeenschappen op wetenschappelijk gebied te bevorderen. Eind de jaren 1980 werden de DPWB overigens ook betrokken bij het beheer van de Nationale Dienst voor Congressen (NDC). Deze dienst was in 1971 opgericht54 in de schoot van het Ministerie van Nationale Opvoeding, maar werd in 198755 omgevormd tot een Staatsdienst met Afzonderlijk Beheer en aan de DPWB verbonden. Deze dienst beheerde het Paleis van Congressen in Brussel, waar zalen verhuurd werden voor colloquia, congressen en waar tentoonstellingen georganiseerd werden die dikwijls in relatie stonden tot de congressen die er gehouden werden. Organisatoren van manifestaties konden bij de dienst terecht voor advies in verband met het organiseren van manifestaties. De dienst speelde tot slot een rol in de opleiding van jongeren die een opleiding volgen in het toerisme en nam deel aan internationale organisaties zoals de “Organisation Internationale des Palais de Congrès” of “World Tourism Association”56. Toen de DWTC in 1993 de voogdij verwierven over de federale wetenschappelijke instellingen, werd de Dienst van de Federale Wetenschappelijke Instellingen opgericht. Eén jaar later gaf de overdracht van nieuwe bevoegdheden op het vlak van onderwijs en cultuur (zie hoger) aanleiding tot de oprichting van de dienst “Onderwijs en Cultuur”. Midden jaren 1990 bestond het organigram daardoor uit vier ondersteunende diensten en vijf operationele diensten. De ondersteunende diensten waren de Algemene administratieve diensten (verder onderverdeeld in de Personeelsdienst, de Financiële Dienst, de Dienst Logistieke Voorzieningen en de Juridische Dienst), de Dienst van de Inventaris en de Statistiek, de Dienst voor Interdepartementale Coördinatie en de Dienst voor Internationale Activiteiten). De operationele diensten uit de Dienst voor de Thematische Onderzoeksprogramma's, de Dienst van de Netwerken voor Wetenschappelijk Onderzoek, de Dienst voor Ruimteonderzoek en toepassingen, de Dienst van de Federale Wetenschappelijke Instellingen en de Dienst van het Onderwijs en de Culturele Aangelegenheden. Deze bestaande organisatiestructuur werd in 1997 licht aangepast (zie organigram p. 41). De naam van de personeelsdienst veranderde in Dienst Human Ressources. De Dienst van de Netwerken voor Wetenschappelijk Onderzoek werd omgedoopt tot de Dienst Interuniversitaire Attractiepolen57. Tegelijkertijd werden BELNET en de Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie (DWTI) in het organigram geïntegreerd. Deze beide diensten zouden echter begin 21ste eeuw weer van de DWTC afgesplitst worden (voor meer informatie over de geschiedenis en organisatie van beide instellingen, zie pp. 111-113 en pp. 125-127). De grootste hervorming van het organigram vond echter in 2002 plaats in het kader van de Copernicus-hervorming. Het organigram werd volledig herschikt en aangepast aan de nieuwe structuur van alle federale instellingen (zie organigram p. 42-44). De functie van SecretarisGeneraal werd vervangen door een Voorzitter, die voortaan bijgestaan wordt door het Directiecomité. Dit Directiecomité bestaat uit de Voorzitter, de directeurs van de Federale Wetenschappelijke Instellingen, de directeurs-generaal van de nieuwe directoraten-generaal “Onderzoek en Toepassingen” en “Internationale en Interfederale Coördinatoren en Coördinatie" en de directeurs van de stafdiensten en de directeur van de Dienst Communicatie

54 Koninklijk Besluit van 29/04/1971 houdende oprichting van een buitendienst van het Ministerie van Nationaal Opvoeding onder de benaming “Nationale Dienst voor Congressen” (Belgisch Staatsblad van 22/06/1971, p. 7956). De rechtsvoorganger van deze dienst was het in 1958 opgerichte Congressenhuis . Voor meer informatie, zie: VAN DER CRUYSSEN C., Het ministerie van Onderwijs en Cultuur (1847-1878; 1907-1991), Deel I: Organisatie, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 1995, p. 77. 55 Koninklijk Besluit van 31/03/1987 waarbij de Nationale Dienst voor Congressen wordt opgericht als Staatsinstelling met Afzonderlijk Beheer (Belgisch Staatsblad van 11/06/1987, p. 5736). 56 Activiteitenverslag POD Wetenschapsbeleid 1997, p.65-66. 57 Activiteitenverslag van de Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden, p. 27.

35


en Valorisatie58. De taken van het comité worden bepaald door artikel 5 van het Koninklijk Besluit van 7 november 200059 en artikel 9 van het Koninklijk Besluit van 19 juli 200160. Het stippelt het algemeen beheer van de POD uit overeenkomstig het strategisch plan. Het doet nuttige voorstellen met betrekking tot de werking van de POD en werkt het personeelsplan uit. Het doet een voorstel voor de begroting van de POD en ziet er ook op toe dat de begroting correct wordt uitgevoerd. Het geeft advies in verband met graadverhogingen en bevorderingen van personeelsleden van niveau A. Verder verleent het advies inzake cumulatiemachtigingen en tuchtaangelegenheden. De bestaande organisatie werd eveneens grondig aangepast. De vroegere indeling tussen ondersteunende diensten en operationele verdween. De nieuwe Diensten van de Voorzitter groeperen een aantal bestaande en nieuwe diensten. Het secretariaat van de Secretaris-generaal werd omgevormd tot het Kabinet van de Voorzitter. Dit Kabinet bestaat vandaag uit de assistent van de Voorzitter, het Secretariaat van de Voorzitter en enkele andere algemeen inzetbare administratieve krachten. De nieuwe Strategische Cel moet het eerder aangehaalde strategisch plan uittekenen. Twee van de vier vroegere administratieve ondersteunende diensten - de Juridisch Dienst en de Dienst Logistieke Voorzieningen - werden eveneens naar de Diensten van de Voorzitter overgeheveld. Hetzelfde gebeurde met de operationele Dienst van de Federale Wetenschappelijke Instellingen. Deze werd omgedoopt tot de Dienst Interfaces FWI en Secretariaat van het Directiecomité omdat de twee secretarissen van het Directiecomité (één voor elke taalrol) voortaan ook deel van deze dienst uitmaken. De Dienst Onderwijs en Cultuur werd opgeheven en het taaltoezicht werd eveneens aan de Diensten van de Voorzitter gehecht. Twee van de vroegere administratieve diensten werden omgevormd tot aparte stafdiensten: de Personeelsdienst werd de Stafdienst Personeel en Organisatie, de Financiële Dienst de Dienst Begroting en Beheerscontrole Deze laatste werd op dat moment overigens verantwoordelijk voor de dotaties en financieringen voor het onderwijs. Het merendeel van de vroegere operationele diensten werd in twee nieuwe directoraten-generaal gegroepeerd. De Dienst van de Inventaris en de Statistiek werd omgevormd tot Dienst voor Indicatoren voor Onderzoeken Experimentele Ontwikkeling. De Dienst voor (Interfederale)61 en Interdepartementale Samenwerking en de Dienst voor Internationale Activiteiten werden dan weer samengevoegd tot de Dienst voor Interfederale en Internationale Coördinatie. Beide diensten vormden samen het nieuwe Directoraat-Generaal voor de Interfederale en Internationale Coördinatie en Wetenschappelijke Indicatoren. De drie diensten die verantwoordelijk zijn voor onderzoeksprogramma’s (de Dienst Onderzoeksprogramma’s, de Dienst Interuniversitaire Attractiepolen en de Dienst voor Ruimteonderzoek en -toepassing) worden in één DG Onderzoek en Toepassingen gegroepeerd. Samengevat bestaat de POD nu uit drie algemene structuren: de ondersteunende diensten die de Voorzitter bijstaan in de dagelijkse werking van de instellingen, de uitvoerende directoraten-generaal voor de indicatoren (statistieken) en de onderzoeksprogramma’s en –netwerken en de Federale Wetenschappelijke Instellingen die officieel directoraten-generaal zijn van de POD, maar die een grote mate van autonomie hebben. Het in 2002 ingevoerde organigram is nog steeds van kracht. Wel werden in 2003 de taken van de vroegere Secretaris-Generaal in verband met de vertegenwoordiging van België op het gebied van ruimtevaartbeleid overgenomen door de Hoge Vertegenwoordiger voor Ruimtevaartbeleid (zie p. 145-146). Een andere ingreep was de privatisering van de Nationale Dienst voor Congressen door de oprichting van de Naamloze Vennootschap Paleis voor Congressen 58

Huishoudelijk Reglement van het Directiecomité van de POD Wetenschapsbeleid, 01/06/2005 (Belgisch Staatsblad van 13/07/2005). 59 Koninklijk Besluit van 07/11/2000 inhoudende de oprichting van organen die gemeenschappelijk zijn aan elke overheidsdienst (Belgisch Staatsblad van 18/11/2000, p. 38333). 60 Koninklijk Besluit van 19/07/2001 betreffende de invulling van de beleidsorganen van de federale overheidsdiensten en betreffende de personeelsleden van de federale overheidsdiensten die aangewezen zijn om deel uit te maken van een kabinet van een lid van een Regering of van een College van een Gemeenschap of een Gewest (Belgisch Staatsblad 28/07/2001), p. 25600. 61 De term Interfederale werd reeds enkele jaren voordien toegevoegd aan de naam van de Dienst voor Interdepartementale Samenwerking.

36


in 2004. De POD zou nog een groot deel van de taken van deze NV voor zijn rekening nemen tot 2006,62 toen alle banden met de Naamloze Vennootschap en bijgevolg ook met de vroegere Nationale Dienst voor Congressen werden verbroken. Het personeel werd verdeeld over de andere diensten van de POD (inclusief de Federale Wetenschappelijke Instellingen) verdeeld. Tot slot moet gesignaleerd worden dat de in 1959 opgerichte overlegorganen nog steeds actief zijn, zij het onder een aangepaste naam of vorm. De Nationale Raad voor Wetenschapsbeleid werd in 1997 omgedoopt tot Federale Raad voor het Wetenschapsbeleid63. Deze is nog altijd het adviesorgaan inzake wetenschapsbeleid en telt drieëndertig leden, bestaande uit vertegenwoordigers van de verschillende universiteiten, wetenschappelijke instellingen, mensen uit het bedrijfsleven en vertegenwoordigers van de werknemersorganisaties64. De (sinds 1997 Federale) Interministeriële Commissie voor Wetenschapsbeleid65is nog steeds belast met de voorbereiding van regeringsbeslissingen en de uitvoering van het beleid. Ze heeft ook enkele permanente subcommissies opgericht, zoals een adviescommissie voor (de organisatie en de structuur) van de FWI. Tot slot is er in 1989 een Interministeriële Conferentie voor het Wetenschapsbeleid (IMCWB) opgericht met regeringsleden van de gewesten, gemeenschappen en de nationale (later federale) staat om het overleg tussen de verschillende gezagsniveaus te coördineren. Deze Conferentie heeft ook enkele subcommissies opgericht, zoals de CFS en de CIS (zie hoger). Men kan in zekere zin zeggen dat deze Conferentie de taken van het Interministerieel Comité voor Wetenschapsbeleid deels heeft overgenomen. De diensten voor wetenschapsbeleid zijn sinds 1959 gevestigd in twee gebouwen in de Wetenschapsstraat, in het hart van Brussel. Het huurcontract loopt echter eind 2009 ten einde, waardoor de POD een ander onderkomen zal moeten vinden.

62

Koninklijk Besluit van 05/08/2006 tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 12/12/2002 houdende de oprichting van de Programmatorische Overheidsdienst Wetenschapsbeleid (Belgisch Staatsblad van 25/08/2006, p. 42368). 63 Koninklijk Besluit van 08/08/1997 houdende de oprichting van de Federale Raad voor Wetenschapsbeleid (Belgisch Staatsblad van 27/09/2007, p. 25574). 64 Voor een volledige samenstelling van de Federale Raad voor Wetenschapsbeleid: zie http://www.belspo.be/belspo/council/struc_nl.stm (geraadpleegd op 27/01/2008). 65 Koninklijk Besluit van 06/01/1997 betreffende de interdepartementale coördinatie van het wetenschapsbeleid (Belgisch Staatsblad van 13/02/1997, p. 02928.

37

Programmatorische Overheidsdienst Wetenschapsbeleid - Organogrammen

ORGANOGRAMMEN 1. Organigram van de rechtsvoorgangers (1959)

39


2. Organogram (1968-1997)

40


3. Organogram (1997-2002)66 •

66

Secretaris-Generaal o Ondersteunende diensten Algemene administratieve diensten • Human Ressources • Financiële Dienst • Logistieke Voorzieningen • Juridische Dienst Dienst van de Inventaris en de Statistiek Dienst voor Interfederale en Interdepartementale Coördinatie Dienst voor Internationale Activiteiten o Operationele Diensten: Dienst voor de Thematische Onderzoeksprogramma’s Dienst van de Netwerken voor Wetenschappelijk Onderzoek Dienst voor Ruimteonderzoek en – Toepassingen Dienst van de Federale Wetenschappelijke Instellingen Dienst van het Onderwijs en de Culturele Aangelegenheden Nationale Dienst voor Congressen BELNET Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie

Dienst van de Eerste Minister. Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele Aangelegenheden: Opdrachten en Activiteiten, 1997, p. 13

41


4. Huidig organogram67 (p. 42-44)

67

Extranetsite van de POD Wetenschapsbeleid.

42


43


44

[Nom de l’institution] - Tableau de tri

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER

PRINCIPES EN BASISTERMINOLOGIE VAN DE ARCHIVISTIEK

1. Het archief Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie, een persoon of een groep personen in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen68. Het betreft dus om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Boeken en gedrukte tijdschriften behoren daarentegen niet tot het archief. In tegenstelling tot de Angelsaksische of Duitse wereld maken wij geen onderscheid tussen “records” of “documenten” en “archives” of “archief”. Men onderscheidt drie fases in de archiefvorming: de dynamische, semi-dynamische en statische fase. Hoewel Herman Coppens in de officiële Archiefterminologie (AT2) een iets ingewikkeldere definitie opgeeft, komt het eigenlijk hierop neer: in de dynamische fase worden de documenten nog dagelijks gebruikt bij het uitvoeren van de taken, in de semidynamische fase worden de documenten nog af en toe geraadpleegd en is de bewaartermijn nog niet verstreken, in de statische fase is de bewaartermijn verstreken en hebben de archiefstukken enkel nog historisch of cultureel nut.

2. Archiefreeksen De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van een zelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium69. Het zijn dus logische eenheden. Voorbeeld: de personeelsdossiers, de ingekomen brieven, de zakendossiers die door een dienst in het kader van een van zijn specifieke competenties behandeld zijn, of de agenda’s van de uitgaande brieven. Meestal worden deze reeksen “logisch” opgebouwd tijdens de archiefvorming.

3. De archiefvormer Een archiefvormer is een zelfstandig orgaan, groep of groep personen die archief ontvangt, opmaakt en bewaart uit hoofde van zijn/haar activiteiten of in uitvoering van hem/haar opgedragen taken70. De POD Wetenschapsbeleid is één archiefvormer. Maar ook elk dienst of cel kan als een aparte archiefvormer worden beschouwd. Zelfs een individuele medewerker kan een archiefvormer zijn indien deze een zekere autonomie bezit.

68

Definitie nr. 7, in: COPPENS (H.), op.cit., p. 18. Definitie nr. 139, in: COPPENS (H.), op.cit., p. 66. 70 Definitie nr. 23, in: COPPENS (H.), op.cit., p. 24. 69

45


ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING

1. De centrale archiefdiensten: centraal register en centraal archief 1.1 Werking Er zijn in het verleden al verschillende pogingen ondernomen om een archiefbeleid uit te werken bij het Federaal Wetenschapsbeleid. Het Centraal Register (het vroegere “Grijs Dossier”) registreert en centraliseert alle inkomende en uitgaande stukken (vnl. briefwisseling) van de verschillende diensten van de POD Wetenschapsbeleid. De dienst heeft als doel het klassement van de andere diensten aan te vullen. Tevens is deze dienst het aanspreekpunt voor de medewerkers van het Rekenhof wanneer zij documenten nodig hebben bij het uitvoeren van hun controles. Het centraal Register is eveneens verantwoordelijk voor het beheer en de verdeling van de agenda van de Ministerraad. De documenten van de ministerraad kunnen er worden opgevraagd71. Het Centraal Register zorgt voorts voor de postbedeling en het ophalen van de post bij de verschillende diensten. Alle papieren brieven (zowel ingaande als uitgaande) moeten via het Centraal Register tot bij de bestemmeling komen. Alle inkomende en uitgaande brieven worden gescand en opgeslagen in een databank op basis van Microsoft Access. De dienst ICT heeft voor deze databank een front-end webinterface toegevoegd, zodat de databank voor gebruikers makkelijk via het intranet te raadplegen is. De ruimte van het Centraal Register is ingericht met metalen rekken en met gesloten metalen ladekasten. Het Centraal Archief, dat bemand wordt door twee ambtenaren van niveau C, klasseert de documenten zodra ze de semi-dynamische of statische fase bereikt hebben. Er zijn in het verleden al dienstorders en dienstnota’s uitgevaardigd over de archivering en de rol van het Centraal Archief. De eerste dienstorder dateert van 19 januari 2000 en introduceert de databank “Documentenbeheer”, de toegang voor alle archiefbescheiden die bij het Centraal Archief zijn neergelegd. Elk document krijgt een code die wordt bepaald in overleg met de beheerder van het Centraal Archief. De databank is opgebouwd in verschillende niveaus. De serie is het hoogste niveau en verwijst naar het orgaan, de categorie wijst naar onderdelen en diensten van het orgaan en de werkgroep is de kleinste entiteit. Gescande documenten zijn beschikbaar in TIFF-formaat, “digital born” documenten in hun oorspronkelijk formaat (meestal in doc-formaat dat als standaard gebruikt wordt in Microsoft Word tot en met versie 2003) en alle documenten vanaf 2000 zijn via het intranet beschikbaar. De documenten die de gebruiker op zijn scherm krijgt, zijn slechts kopieën van het origineel document. Het originele document staat op een andere server om te vermijden dat gebruikers de documenten zouden kunnen aanpassen. Zolang het archief nog in de dynamische fase is, worden de documenten bij de medewerkers zelf bewaard. Daarnaast heeft elke verdieping een eigen archiefruimte die meestal dienst doet als ruimte voor semi-dynamisch en soms zelf statisch archief, vooraleer het naar het Centraal Archief verhuist. Verder worden in het Centraal Archief de definitieve documenten bewaard voor de Nationale Raad voor Wetenschapsbeleid, de Federale Raad voor Wetenschapsbeleid, de Federale Interministeriële Commissie voor Wetenschapsbeleid (ICWB), de Commissies Internationale en Federale Samenwerking en tot slot voor de Internationale Comités van de Onderzoeksprogramma’s.

71

Dienstbericht POD Wetenschapsbeleid van 4 augustus 2003.

46


1.2 Archiefruimten De archiefruimten bevinden zich in de kelders van het gebouw in de Wetenschapsstraat 8, naast een ondergrondse parkeergarage. De problemen met sommige van deze archiefruimten zijn een oud zeer. In een inspectieverslag van 5 oktober 1995 maakt collega Marc Therry72 reeds melding van de zeer slechte staat. Nog steeds ontbreekt elke brandbeveiliging en hangen leidingen los. De grootste archiefruimte is het best uitgerust en beschikt over een branddeur, acclimatisatie en rookdetectoren. Wel zijn hier en daar vochtplekken vastgesteld. De archiefruimte voor de oudste personeelsdossiers is heel wat minder geschikt. Niet alleen werd een relatieve vochtigheid van maar liefst 66 % gemeten, er is ook geen afdoende verluchting. Een deel van het archief staat bovendien in kartonnen dozen op de grond (zonder rekken). Tot slot worden er ook objecten bewaard die niets met het archief te maken hebben en die er bijgevolg niet thuishoren, zoals een oude stofjas, oude kantoormaterialen, enz. In de ruimte waar de oudste onderzoeksprogramma’s worden bewaard, is de geur muf en ondragelijk. Er zijn duidelijk vochtplekken waarneembaar op de muur. Ook hier worden objecten bewaard die niet in het archief thuishoren. De oudere archieven van de Financiële Dienst worden in nog een andere archiefruimte bewaard. Hier zijn de temperatuur en de relatieve vochtigheid in orde. Een ander positief punt zijn de metalen rekken, waar het archief in archiefdozen of in hun originele verpakking worden bewaard. De ruimte voor het tussenklassement geeft uit op de straatkant en is slecht afgeschermd. De wind - vermengd met de uitlaatgassen van de auto’s - waait er binnen, wat zeker niet bevorderlijk is voor de staat van de documenten. Bovendien wordt de ruimte ook gebruikt voor de opslag van deuren en oude bureaus. De ruimte is wel ingericht metalen rekken.

1.3 Het archiefbeleid en archiefbeheer Buiten de hierboven genoemde (en de niet algemeen gevolgde) regels, zijn er geen regels voor archiefbeheer vastgelegd. Elke dienst bepaalt zijn eigen procedures inzake het archiefbeheer met als gevolg dat er groot contrasten bestaan tussen de verschillende diensten op het vlak van archiefprocedures. Sommige diensten baseren hun archiefbeheer op internationale standaarden zoals ISO 9001, de norm voor kwaliteitseisen van organisaties. Voorbeelden van deze diensten zijn de Dienst Milieubeheer en de BGVM. Andere diensten hebben helemaal geen archiefprocedures. Een voorbeeld van dergelijke dienst is het Kabinet van de Voorzitter of de Juridische Dienst. Er worden verschillende soorten klassementen gehanteerd, gaande van thematisch tot numeriek en alfabetisch. Onderzoeksprogramma’s (zowel in de Dienst Onderzoeksprogramma’s, de Dienst BGVM als de Dienst IUAP) wordt er per fase of onderzoeksprogramma geklasseerd. Bij de BGVM worden alle documenten per fase geklasseerd en worden de twee laatste fases bijgehouden. De andere fases worden overgedragen naar het centraal archief. Notulen en bijhorende stukken voor overlegorganen en vergaderingen (zoals verschillende beheerscommissies, het Directiecomité, interfederale en internationale organen) worden doorgaans chronologisch per vergadering bewaard.

72

Inspectieverslag van Marc Therry (destijds archivaris-inspecteur Algemeen Rijksarchief), 05/10/1995.

47


Een vaak terugkerend gegeven zijn de dubbele klassementen, vooral van brieven en contracten. Voor alle diensten van het DG Onderzoek en Toepassingen geldt dat de dubbels van de contracten (voor zover zij een financiële weerslag hebben) door de diensten zelf worden bewaard en de originelen door de Financiële Dienst. Voor de briefwisseling, ministeriële besluiten en parlementaire vragen kan dezelfde vaststelling gemaakt worden. De meeste diensten bewaren een versie van de brief, besluit of vraag bij het dossier, een tweede exemplaar wordt bewaard bij het Centraal Register.

1.4 Toegankelijkheid van het archief Naast de databank “documentenbeheer” van het Centraal Archief en de databanken “Briefwisseling” en “Nota’s van de Ministerraad” van het Centraal Register zijn er nog verschillende andere primaire toegangen. Sommige diensten hebben een lijst opgesteld die een rudimentaire toegang biedt tot de documenten. In andere diensten (zoals de Dienst Indicatoren en de Preventiedienst) worden er documenten op intranet en/of in een databank geplaatst en online ter beschikking gesteld.

2. Verleden en toekomst 2.1 Het verleden van het archief? De POD Wetenschapsbeleid heeft in 2004 en 2005 de personeelsdossiers van de personeelsleden van de federale wetenschappelijke instellingen73 (geboortejaren 1862 tot 1935) aan het Algemeen Rijksarchief in Brussel overgedragen. Eind 2008 vond een derde overdracht van de personeelsdossiers plaats, namelijk deze van de personeelsleden met de geboortejaren 1936 en 1937. Het volledige bestand heeft momenteel een geschatte omvang van 76 strekkende meter en wordt ontsloten door een niet-gepubliceerde overdrachtslijst. Daarnaast hebben de DWTC in 1997 een reeks originele koninklijke, ministeriële en andere besluiten uit de periode 19001960 aan het Algemeen Rijksarchief overgedragen. Deze reeks heeft een omvang van circa twee strekkende meter en kan geraadpleegd worden met behulp van een gepubliceerde inventaris.74 Deze reeks sluit overigens op zijn beurt aan bij een nog oudere, eveneens in het Algemeen Rijksarchief bewaarde reeks. Er zijn in het verleden echter ook archieven vernietigd. Zo werden bijvoorbeeld alle facturen en uitvoerende stukken uit de periode vóór 1995 vernietigd zonder de - nochtans wettelijk verplichte - toelating van de Algemeen Rijksarchivaris. Voorts is bekend dat er nog andere archieven zijn vernietigd, maar in de meeste gevallen is hiervan geen (geschreven) spoor terug te vinden.

2.2 Toekomstperspectieven? In de toekomst zal het belangrijk zijn om een goed archiefbeleid uit te werken. Dit archiefbeleid kan enkel slagen indien het door de hele instelling gesteund wordt. Er is gezamenlijk overleg nodig tussen de Centrale Archiefdienst, het hoofd van de Dienst Logistieke Voorzieningen en de andere diensten, zodat er een oplossing gevonden kan worden die voor iedereen werkbaar is. Het is misschien nuttig een werkgroep “archief en 73

Naast de personeelsdossiers van personeelsleden van de nationale wetenschappelijke inrichtingen van de staat (de huidige federale wetenschappelijke instellingen), zijn er ook een beperkt aantal personeelsdossiers met betrekking tot de personeelsleden van ministeries, academies en de Koninklijke Commissie voor Monumenten en Landschappen. 74 THERRY (M.), Koninklijke, ministeriële en andere Besluiten voorbereid door het Bestuur van het Hoger Onderwijs, Wetenschappen en letteren (1900-1922) en het Bestuur van het Hoger Onderwijs en de Wetenschappen (1922-1960), in het bijzonder door de afdeling Wetenschappen. (Ministerie van (Binnenlandse Zaken en) Openbaar onderwijs c.q. Ministerie van Wetenschappen en Kunsten), Brussel, 1997.

48


documentbeheer” op te richten waarin volgende personen zetelen: de archivaris-documentbeheerder, de beheerder van het Centraal Register, het diensthoofd van de Dienst Logistieke Voorzieningen en één vertegenwoordiger van elke dienst. In deze werkgroep kunnen maatregelen en wensen in verband met het archiefbeheer worden besproken. VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE

1. Waarom moeten we selecteren? Selectie is een zeer moeilijk doch belangrijk onderdeel van het archiefbeheer. Sommigen zouden alle documenten willen bewaren, maar dat is bij een te grote aangroei van documenten echter onmogelijk. Het zou te veel tijd en ruimte kosten. Bovendien duurt het ook veel langer om ze te ontsluiten en is het veel lastiger om een overzicht te bewaren: onderzoek heeft uitgewezen dat medewerkers van administraties gemiddeld zestig procent van hun werktijd besteden aan het zoeken naar de juiste documenten75. Door een goede selectie uit te voeren kan die tijd fors gereduceerd worden en de medewerkers kunnen de vrijgekomen tijd aan andere zaken besteden. De tijds- en ruimtewinst bespaart de instelling dus ook geld. Er moet immers minder materiaal aangekocht én onderhouden worden. Anderen verkiezen dan weer om al hun documenten te vernietigen, waardoor belangrijke informatie voor de toekomst kan verloren gaan.Het lijkt alsof de hierboven genoemde argumenten voor selectie niet van toepassing zijn voor digitaal materiaal, in een tijdperk van geavanceerde zoekprogramma’s en harde schijven met een capaciteit van terabytes. Niets is echter minder waar. De bestandsgroottes en onze schijven blijven exponentieel toenemen: bij een integrale bewaring, komt vroeg of laat de melding dat de schijf overvol is, waardoor een nieuwe schijf en/of zwaardere apparatuur moet aangekocht worden. Dit is het de digitale equivalent van de uitpuilende kasten. Het zal bovendien langer duren vooral de computer informatie kan terugvinden: hoe meer informatie er op een schijf staat, des te langer een zoekprogramma nodig heeft om een zoekactie uit te voeren (zelfs als er geïndexeerd wordt).

2. Wat is selectie? Selectie is “de intellectuele en materiële procedure die erin bestaat de permanent te bewaren archiefbescheiden af te zonderen van de deze die voor vernietiging in aanmerking komen76”. Men mag bij het selecteren van archief dus niet ondoordacht te werk gaan. De eerste stap is het in kaart brengen van de reeksen en het bepalen van de waarde van de stukken. Men stelt dus een kritisch onderzoek in teneinde de waarde van archiefbescheiden vast te stellen77. Een document kan verschillende soorten waarde hebben. De administratieve waarde is de waarde die het document heeft voor de administratie zelf, of zijn rechtsopvolger, voor de lopende of toekomstige zaken. De bewaartermijn duidt de termijn aan hoe lang het document moet bewaard worden alvorens de beslissing van de definitieve bestemming mag worden uitgevoerd. Omdat de archiefvormer het archief het beste kent, is deze het best geplaatst om de bewaartermijn te bepalen. De permanente waarde is de waarde die het archiefdocument heeft door zijn bewijsfunctie of informatieve functie die permanente bewaring rechtvaardigt78. Dit zijn documenten die nog een bewijsfunctie kunnen hebben voor een rechtbank of die door vorm of inhoud een culturele en historische waarde hebben. De blijvende waarde leidt tot de bepaling van de definitieve bestemming. Reeksen die als definitieve bestemming “bewaren” hebben meegekregen moeten blijvend bewaard worden en mogen dus niet vernietigd worden. Reeksen waar vernietigen staat, 75

LAUREYS (V.), “Voor een geïntegreerde archivistiek. De bewaar- en vernietigingslijst, in: Bibliotheek-en archiefgids, 1993 (69)”, 2, p. 81. 76 Definitie nr. 62 in COPPENS (H.), op.cit. p.38. 77 Definitie nr. 58 in: COPPENS (H.), op.cit., p. 37. 78 Definitie nr. 60 in COPPENS (H.), op. cit., p. 37.

49


mogen na toestemming van de Algemene Rijksarchivaris; daadwerkelijk vernietigd worden. De voorafgaandelijke toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris blijft dus noodzakelijk om archiefbescheiden te vernietigen. Vernietigen van documenten houdt meer in dan het weggooien in de papiermand of het wissen met de delete-toets. Onder vernietigen van archiefbescheiden wordt verstaan: het zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die erop zijn vastgelegd zijn kunnen worden gereconstrueerd79. Papieren dragers moeten met een papierversnipperaar versnipperd worden. Digitale dragers (diskettes, cd’s,…) worden het best verbrijzeld80. Het schonen van het archief is altijd toegelaten zonder toelating te vragen aan de Algemeen Rijksarchivaris. Bij het schonen worden dubbels en blanco documenten vernietigd81. Verder worden alle nietjes, postits, paperclips en andere overtolligheden verwijderd, omdat deze schadelijk zijn voor het document. Door consequent te selecteren (volgens de richtlijnen van het Algemeen Rijksarchief) en te schonen, houdt men de informatiestroom binnen de instelling in de hand.

3. Algemene selectiepolitiek Bij het bepalen van de definitieve bestemming werd de vraag gesteld of de reeks interessante bron kan zijn voor (toekomstig) historisch onderzoek en/of de informatie in andere overzichtsbronnen te vinden is. De auteur kon hiervoor onder meer terugvallen op het werk van zijn voorgangers Marc Therry en Michel Oosterbosch (zie hoger). Daarnaast werd door collega Paul Drossens een gelijkaardig archiefselectieproject uitgevoerd voor de Administratie Wetenschap en Innovatie van de Vlaamse overheid82. De volgende reeksen documenten worden bewaard: Notulen van vergaderingen en bijhorende stukken: zij bieden inzicht in het besluitvormingsproces; Rapporten en eindrapporten zijn goede overzichtsdocumenten voor de werking van een dienst, werkgroep of comité; Briefwisseling die handelt over de concrete werking van de dienst; Rekeningen en overzicht van begroting, want zij geven een beeld van de financiële toestand van de instelling; Statistieken: zij zijn nuttig om evoluties op lange termijn in een organisatie of aangaande een bepaald onderwerp te bestuderen. De volgende reeksen mogen vernietigd worden nadat hun administratieve bewaartermijn is verstreken: Algemene documentatie en informatiedocumenten die door de medewerkers worden verzameld bij het uitvoeren van de taken: deze documenten zijn meestal door andere instellingen opgesteld en dienen dus niet op het niveau van de POD Wetenschapsbeleid bewaard te worden; Briefwisseling en e-mail inzake praktische afspraken, zoals uitnodigingen en praktische modaliteiten; Facturen, bestelbonnen, rekeninguittreksels en andere uitvoerende stukken bij betalingen; Documenten die op een ander niveau of in een andere instelling worden bewaard.

79

Definitie nr. 15 in DEN TEULING (A.J.M.), Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, ’s Gravenshage, Stichting Archiefpublicaties, 2003. 80 DEVOLDER (K.), Archief van de FOD Justitie. Directoraat-Generaal Wetgeving, Rechten en Fundamentele Vrijheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2007, p. 11. 81 Definitie nr. 69 in: COPPENS (H.), op. cit., Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, p. 41. 82 DROSSENS (P.) m.m.v. THERRY (M.), Beleidsdomein Wetenschap: Archiefbeheersplan Administratie, Wetenschap en Innovatie, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en Selectielijsten, 10, 2004, 67 p.

50


4. Specifieke selectiepolitiek Dit onderdeel focust op de selectiebeslissingen voor de meest omvangrijke reeksen. De methodes voor de selectie kunnen variëren. Eerst en vooral speelt het niveau waarop de reeksen bewaard worden een grote rol. Het komt regelmatig voor dat de reeksen bij verschillende diensten of instellingen worden bewaard. Dan moet bekeken worden op welk niveau de documenten blijvend bewaard moeten worden. Het basisprincipe luidt dan dat het originele document of de betekende versie van het document bewaard moet worden en dat de dubbels vernietigd mogen worden. Deze regel kan echter niet altijd strikt toegepast worden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de chronologische briefwisseling in het Centraal Register. Het is niet altijd duidelijk of de originelen of de dubbels bij het Centraal Register terug te vinden zijn. Bovendien gaat, in tegenstelling tot wat het intern reglement voorschrijft, niet alle briefwisseling naar het Centraal Register. De briefwisseling handmatig selecteren is echter tijdrovend en niet realistisch. Vandaar dat alle reeksen briefwisseling blijvend bewaard zullen worden. Toch betekent dit niet dat alle brieven voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De brieven die handelen over praktische afspraken, zoals datum en plaats van een vergadering, kunnen alsnog op elk niveau en bij elke dienst vernietigd worden. Voor de juridische adviezen wordt een onderscheid gemaakt tussen formele en informele juridische adviezen. Informele juridische adviezen zijn vaak het resultaat van een specifieke vraag voor een specifieke (niet zo dringende) situatie. Een deel van deze vragen worden per email beantwoord, aan ander deel gewoon mondeling beantwoord (zodat er eigenlijk geen geschreven spoor van de vraag bestaat). Geschillendossiers bevatten interessante informatie over eventuele conflicten met derden. Een belangrijke reeks vormt de reeks “schadeloosstelling van de goederen van de Joodse gemeenschap in beslag genomen tijdens de Tweede Wereldoorlog”, die een mooi overzicht geeft over de wijze waarop de schadeloosstelling in België werd uitgevoerd en een aanvullende bron kan vormen voor later onderzoek naar deze beslagnames. Voor statistieken komen alle analyses, eindresultaten en samengevatte statistieken in aanmerking voor permanente bewaring. Zij geven een historicus een snel overzicht in het cijfermateriaal over de wetenschap. De voorbereidende documenten dienen niet permanent te worden bewaard omdat de historicus of onderzoekers met de eindresultaten zal werken en de berekeningen niet meer zelf zal herhalen. De onderzoeksprogramma’s en -netwerken vragen een aparte selectiepolitiek. Hoewel alle documenten die gevormd worden in verband met onderzoeksprogramma’s een interessante bron kunnen zijn, is het uit praktische overwegingen niet haalbaar om alles integraal te bewaren. Keuzes moeten dan ook gemaakt worden. De Ministeriële Besluiten die stellen dat een onderzoeksprogramma mag gelanceerd worden komen in aanmerking voor permanente bewaring omdat ze niet gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. Ook de begeleidende nota’s zijn een interessante bron om het besluitvormingsproces te documenteren. De lijst met ingediende voorstellen zijn interessant omdat ze een overzicht bieden van alle ingediende voorstellen, mét inbegrip van afgewezen voorstellen. Alle reeksen inzake de opvolging en evaluatie van het programma komen tot slot in aanmerking voor permanente bewaring omdat ze het verloop van een onderzoeksprogramma documenteren.

51

ARCHIEF VAN DE PROGRAMMATORISCHE OVERHEIDSDIENST WETENSCHAPSBELEID VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

Recommend Documents