ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 21
ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER ARCHIEFSELECTIELIJST 2008
door Guy COPPIETERS
Brussel 2008
2
ARCHIEF VAN DE FOD KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER ARCHIEFSELECTIELIJST 2008
door Guy COPPIETERS
Brussel 2008
4
DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL
Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.
5
6
LIJST VAN AFKORTINGEN ADSV
Algemene Directie voor Selectie en Vorming
Ann.adm.
Annuaire administratif et judiciaire de Belgique / Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België
Besl. W.
Besluitwet
B&B
Budget en Beheerscontrole
B.S.
Belgisch Staatsblad
BSG
Besluit van de secretarissen-generaal
CDVU
Centrale Dienst der Vaste Uitgaven
CMCES
Comité Minstériel de Coordination Économique et Social
CRISP
Centre de recherche et d'information socio-politiques
CSC
Comité supérieur de controle
DAB
Dienst van Algemeen Bestuur
DEM
Diensten van de Eerste Minister
DEH
Dienst voor Economisch Herstel
EM
Eerste Minister
FOD
Federale Overheidsdienst
FVD
Belgische Federale Voorlichtingsdienst
GM
Gids der Ministeries / Guide des Ministères
HCT
Hoog Comité van Toezicht
ICT
Informatie- en Communicatietechnologie
IEC
Interministeriële Economische Commissie
Inbel
Belgisch Instituut voor Voorlichting en Documentatie
IPC
International Perscentrum in het Résidence Palace (RP-IPC)
Inbel
Belgisch Instituut voor Voorlichting en Documentatie / Institut belge d’Information et de Documentation
KB
Koninklijk Besluit
MCEC
Ministerieel Comité voor Economische Coördinatie
MCESC
Ministeriëel Comité voor Economische en Sociale Coördinatie
OREC
Office de Redressement Économique
P&O
Personeel en Organisatie
POD
Programmatorische Federale Overheidsdienst
PM
Premier Minstre
RB
Regentsbesluit
7
SAG
Service d'administration générale
SFI
Service Fédéral belge d’Information
SPR
Secrétariat Permanent au Recrutement / Secrétariat permanent de recrutement du personnel de I’État
s.m.
strekkende meter
VNCPC Vaste Nationale Cultuurpactcommissie VWS
Vast Secretariaat voor Werving van het Rijkspersoneel / Vast Wervingssecretariaat
8
ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het personeel van FOD Kanselarij van de EM weet op deze wijze in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn voor vernietiging in aanmerking komen en welke wegens hun historisch belang blijvende bewaring verdienen. Deze laatste kunnen op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefbescheiden
De archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Archiefbescheiden, die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling, maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.
Datering De archiefbescheiden worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Adm. bewaartermijn
De administratieve bewaartermijn wordt bepaald door de FOD Kanselarij van de EM en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De administratieve bewaartermijnen, die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn nog voor wijziging vatbaar. De FOD Kanselarij van de EM kan deze termijnen op elk moment opnieuw bekijken.
Def. bestemming
De definitieve bestemming wordt bepaald door het Algemeen Rijksarchief in overleg met de contactpersonen, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.
Opmerkingen
Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven
9
10
Archiefselectielijst
Datering
Administratieve bewaartermijn
Thematische dossiers inzake de werking van de FOD Kanselarij van de EM
2003-heden
Legislatuur
Bewaren
Geordend volgens directie / (staf)dienst / commissie en vervolgens per onderwerp.
Notulen en bijhorende vergaderstukken van het Forum van de voorzitters van de FOD’s en POD’s
2003-heden
6 jaar
Bewaren
Chronologisch geordend per vergadering.
Managementplan 2004-2008
2004
4 jaar
Bewaren
Register van ingekomen en uitgaande stukken
?-heden
Legislatuur
Bewaren
BESCHEIDEN
Definitieve bestemming
Opmerkingen
1. BEHEERSORGANEN OF ‘HORIZONTALE’ DIRECTIES 1.1. VOORZITTER VAN HET DIRECTIECOMITÉ
11
Vermenging met stukken van beleidscel. Intern beschouwd als zijnde “privaat” archief.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
1.2. DIRECTIECOMITÉ Archiefbescheiden betreffende het Directiecomité worden bewaard door de Stafdienst P&O.
12
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
1.3. GEMEENSCHAPPELIJKE STAFDIENSTEN / SERVICES D’ENCADREMENT COMMUNS 1.3.1. Dienst Budget & Beheerscontrole (B&B) / Service Budget & Controle de la Gestion 1.3.1.1. Directeur stafdienst Budget & Beheerscontrole (shared Services) Besluitenlijst van de vergadering met de stafdirecteurs
2003-heden
5 jaar
Bewaren
Rapporten aan het Directiecomité
2003-heden
5 jaar
Vernietigen
Tussentijdse (technische) rapporten betreffende financiële aangelegenheden
2003-heden
6 jaar
Vernietigen
Maandelijkse boordtabel betreffende financiële beheerscontrole
2003-heden
6 jaar
Vernietigen
Rapporten betreffende occasionele gebeurtenissen
2008-heden
6 jaar
Bewaren
Dossiers inzake maatsoftware voor de shared services
2007-heden
5 jaar
Bewaren
Mailberichten ontvangen en verstuurd door de directeur van de stafdienst B&B
2003-heden
5 jaar
Bewaren
Opgesplitst per FOD en per thema boekhouding, begroting, Directiecomité.
Verstreken
Bewaren
Update in 2004 en 2005 op niveau van de FOD. Bewaard bij de stafdienst P&O.
Managementplan 2003 van de directeur
2003
13
Bewaard bij de bescheiden van het Directiecomité.
Bewaard bij Directiecomité.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
1.3.1.2. Boekhouding van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister
Koninklijke en Ministeriële Besluiten betreffende financiële en boekhoudkundige aangelegenheden
1992-heden
5 jaar
Bewaren
Vóór 1992 bevinden deze originelen zich bij de Personeelsdienst. Het betreft hier onder meer de aanstelling van rekenplichtigen bij MB en de toekenning van subsidies bij KB.
Budgettaire en boekhoudkundige gegevens onder elektronische vorm, ingebracht in het programma Cobra
1997-heden
6 jaar
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 125).
Vastleggingbulletins betreffende kredietreservering voor bepaalde uitgaven
1998-heden
6 jaar
Vernietigen
Chronologisch geordend. Bevat contracten en bestelbons. Chronologisch geordend.
Ordonnanties met opdracht tot betaling aan het Ministerie van / de FOD Financiën. Formulier en bijhorende bewijsstukken betreffende de betaling van facturen en schuldvorderingen
1998-heden
6 jaar
Vernietigen
Aanrekeningslijsten van de Thesaurie van het Ministerie van / de FOD Financiën met uittreksels van uitgaven
1998-heden
6 jaar
Vernietigen
Geldend als officieel bewijs dat de ordonnantie werd uitgevoerd.
Tabellen betreffende de herverdeling van gestemde kredieten per basisallocatie afkomstig van de CDVU. Met begeleidende brief
1993-heden
1 jaar
Vernietigen
Controle-instrument om risico van kredietoverschrijding te vermijden.
Kopies van de bestelbons gericht aan de leveranciers
1998-heden
6 jaar
Vernietigen
Nederlands- of Franstalig volgens de taal waarin het contract of de factuur is opgemaakt.
Kopie ervan bevindt zich ook bij het economaat. Vanaf 2005 per dienst geordend.
14
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Originelen bevinden zich bij het Rekenhof. Kopies van ingekomen facturen
1998-2002
6 jaar
Vernietigen
Alfabetisch geordend per leverancier en per jaar. Belangrijke of specifieke geordend in afzonderlijke ordner, bijvoorbeeld advocaten, De Lijn,…
Ingekomen facturen
2003-heden
6 jaar
Vernietigen
Kopie van de rekeningen van de biculturele instellingen
2002-heden
2 jaar
Vernietigen Voor fiche 281.10 worden de originelen opgemaakt door de CDVU.
Kopie van persoonlijke fiches voor belastingsaangifte 281.10 (werknemers), 281.50 (vrije beroepen) en 325.10 (verzamellijsten van gegevens van persoonlijke fiches)
1998-heden
6 jaar
Vernietigen
Kopie van staat van personeelsuitgaven van de CDVU per maand en per jaar
1998-2006
2 jaar
Vernietigen
Accessbestand met gedetailleerde staat van personeelsuitgaven van de CDVU
2006-heden
2 jaar
Vernietigen
Indicateur van uitgaande briefwisseling
1995-heden
6 jaar
Vernietigen
BESCHEIDEN
Rekenhof komt sinds 2003 ter plaatse voor controle.
Datering
15
Administratieve
Definitieve
Originele fiches worden opgemaakt betreffende de presentiegelden voor drie commissies.
Uitgebreide versie is enkel onder elektronische vorm beschikbaar, meer bepaald in een Excel-spreadsheet. Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
bestemming
Kopie van minuten van uitgaande brieven betreffende leveranciers, het Rekenhof, de Inspectie van Financiën, de controleur van de Vastleggingen
1998-heden
6 jaar
Vernietigen
Dossiers inzake het verlenen van subsidies aan de FVD, het Museum van Europa, de Stichting Roeping en de Europese Beweging-België
1996-heden
6 jaar
Vernietigen
Dossiers inzake de financiering van de Koning Boudewijnstichting
1987-1995
Verstreken
Vernietigen
Chronologisch geordend per jaar en genummerd.
1.3.1.3. Rekenplichtige voor de Directie Externe Communicatie en het IPC Databank met boekhoudkundige gegevens betreffende het IPC
2002-heden
6 jaar
Bewaren
Boekhoudprogramma sisa(winsone). Dagelijkse backup via server. Geen mogelijkheid gegevens selectie te wissen.
Kopies van inkomende facturen betreffende het IPC
2002-heden
6 jaar
Vernietigen
Originelen bewaard bij het IPC.
Kopies van minuten van uitgaande facturen betreffende het IPC
2002-heden
6 jaar
Vernietigen
Originelen bewaard bij het IPC.
(Kopies van ) Rekeninguittreksels betreffende het IPC
2002-heden
6 jaar
Vernietigen
Originelen bewaard bij het IPC tot 2005.
Minuten van uitgaande brieven betreffende boekhoudkundige aangelegenheden van het IPC
2002-heden
6 jaar
Vernietigen
De informatie- en communicatieopdracht van de Federale en Programmatorische Overheidsdiensten Overeenkomsten en bijhorende stukken betreffende de informatie- en communicatieopdracht van de Federale en Programmatorische Overheidsdiensten, bevattende onder meer bestelbons, krantenuittreksels en protocollen. BESCHEIDEN
2004-heden
Datering
16
6 jaar
Administratieve
Selecteren
Definitieve
Duplicaat bij de Directie Externe Communicatie. Bestelbons en stukken van secundair belang kunnen verwijderd worden. Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
bestemming
Ingekomen facturen betreffende de informatie- en communicatieopdracht van de Federale en Programmatorische Overheidsdiensten
2004-heden
6 jaar
Vernietigen
Rekeninguittreksels betreffende de informatie- en communicatieopdracht van de Federale en Programmatorische Overheidsdiensten
2004-heden
6 jaar
Vernietigen
Minuten van uitgaande brieven gericht aan de FOD Financiën en het Rekenhof betreffende de informatie- en communicatieopdracht van de Federale en Programmatorische Overheidsdiensten
2004-heden
6 jaar
Vernietigen
Fonds voor de financiering van de informatie- en communicatieopdrachten ontwikkeld door de Algemene Directie Externe Communicatie Kopie van overeenkomsten betreffende het Fonds voor de financiering van de informatie- en communicatieopdrachten ontwikkeld door de Algemene Directie Externe Communicatie
2003-heden
6 jaar
Vernietigen
Originelen bij Algemene directie externe communicatie.
Rekeninguittreksels betreffende het Fonds voor de financiering van de informatie- en communicatieopdrachten ontwikkeld door de Algemene Directie Externe Communicatie
2003-heden
6 jaar
Vernietigen
Andere opdrachten dan deze voor de FOD’s-POD’s.
Ingekomen brieven van en minuten van uitgaande brieven gericht aan de FOD Financiën en het Rekenhof betreffende het Fonds voor de financiering van de informatie- en communicatieopdrachten ontwikkeld door de Algemene Directie Externe Communicatie
2003-heden
6 jaar
Vernietigen
Andere opdrachten dan deze voor de FOD’s-POD’s.
17
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
1.3.1.4. Rekenplichtige voor de Kanselarij en het kabinet/ de beleidscel Rekeningen en bewijsstukken betreffende de ontvangsten voor syndicale premies en andere syndicale aangelegenheden van de openbare instellingen (parastatalen en autonome overheidsbedrijven)
1987-heden
6 jaar
Bewaren
Maandelijkse balansen met verzamelstaten van ontvangsten en uitgaven, dubbels van rekeninguittreksels en bijhorende verklaringen op erewoord. In 1997 en 2006 werden akkoorden gesloten met de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Plaatselijke en Provinciale Overheden (RSZPPO) betreffende de ontvangsten en stortingen voor de ambtenaren van lokale en provinciale besturen.
Stukken betreffende het beheer van het Leningskantoor van de DEM / Kanselarij, de zogenaamde Leenkas
1989-2006
6 jaar
Bewaren
In het bijzonder verantwoordingsstukken tegenover de Thesaurie en het afsluiten van de rekeningen.
Kopies van bewijsstukken, facturen en schuldvorderingen, van de Voorschotkas
1992-heden
6 jaar
Vernietigen
Originelen viermaandelijks overgemaakt aan het Rekenhof.
Stukken betreffende het beheer van de Voorschotkas met basisallocaties en originele rekeninguittreksels, geordend per maand
1998-heden
6 jaar
Vernietigen
Voorschotkas mag betalingen verrichten tot max. 5.500 Euro zonder visum (kasuitgaven en gezamenlijke overschrijvingen via postcheque). Originele stukken betreffende saldi worden overgemaakt aan het Rekenhof.
18
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Stukken betreffende buiten- en binnenlandse zendingsopdrachten en dienstreizen
2006-heden
6 jaar
Vernietigen
Staten met overzicht van maandelijkse basisallocaties per dienst of directie
2006-heden
6 jaar
Vernietigen
Tabellen van maandelijkse uitgaven per basisallocatie
2000-heden
6 jaar
Vernietigen
Opmerkingen
Uitgeprinte versie beschikbaar vanaf 2001. Vanaf 2005 opgemaakt in Excel.
Copies van facturen en schuldvorderingen
2000-heden
6 jaar
Vernietigen
Boekhoudkundige stukken betreffende Bistel
1998
Verstreken
Vernietigen
19
Geordend per jaar en alfabetisch.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
1.3.2. Dienst Personeel & Organisatie (P&O) / Service Personnel & Organisation 1.3.2.1. Personeelsaangelegenheden Verzameling van Koninklijke Besluiten betreffende benoemingen en personeelsorganisatie voorgedragen door de EM
1949-heden
20 jaar
Bewaren
Verzameling van Ministeriële Besluiten betreffende benoemingen en personeelsorganisatie voorgedragen door de EM
1949-heden
20 jaar
Bewaren
Verzameling van Besluiten door staatssecretarissen, toegewezen aan de DEM, betreffende benoemingen en personeelsorganisatie
1945-1950, 1968-1992
Beheer van deze staatssecretariaten gebeurde door de Kanselarij. Verstreken
Bewaren Geordend per minister of staatssecretaris.
110 jaar na Personeelsdossiers
1949-heden
Statutaire Nederlandstalige personeelsleden
1949-heden
Statutaire Franstalige personeelsleden
1949-heden
Contractuele Nederlandstalige personeelsleden
1949-heden
Contractuele Franstalige personeelsleden
1949-heden
Nederlandstalige kabinetsmedewerkers
1949-heden
Franstalige kabinetsmedewerkers
1949-heden
20
Bevat vóór 1992 ook besluiten betreffende boekhoudkundige en financiële aangelegenheden.
de geboortedatum van het personeelslid
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 125).
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
(Vervolg personeelsdossiers) 1962-2003 FVD (1994-2003) en de rechtsvoorganger Inbel (1962-1994) VWS
1949-1996
ADSV
1964-1985
HCT
1949-1996
DAB
1964-1985
Contractueel hulppersoneel
1949-heden
Betreft geen stukken van de leden van het College.
Betreft meestal onderhoudspersoneel en personeel met logistieke taken. Gegevens terug te vinden in de personeelsdossiers.
Personeelsfiches “Inventaris van het personeel”
1975-1985
20 jaar
Vernietigen
Gegevensbank per personeelslid volgens rijksregisternummer, onderverdeeld in persoonlijke, administratieve en geldelijke gegevens.
1992-heden
20 jaar
Bewaren
Voorbereidende dossiers inzake de administratieve organisatie van het VWS
1969-1992
Verstreken
Bewaren
Dossiers inzake personeelsaangelegenheden van het HCT
1950-1995
Verstreken
Bewaren
Dossiers inzake de rekrutering bij het HCT
1968-1986
Verstreken
Bewaren
21
Sinds 1999 onder elektronische vorm bewaard onder de benaming PDATA en bewaard bij de FOD P&O.
Bevat jaarverslagen van het VWS voor de periode 1987-1992.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Omzendbrieven van de DAB
1947-1985
Verstreken
Bewaren
Kopies van de weddenfiches van de DAB
1972-1984
Verstreken
Vernietigen
Dossiers inzake het organiek kader van de DAB
1967-1984
Verstreken
Bewaren
Dienstorders en -nota’s van de DAB
1959-1974
Verstreken
Bewaren
Dossiers inzake stagiairs van niveau 1 van de DAB
1961ca.1975
Kopies van agenda, notulen en notificaties van het Ministerieel Comité voor Buitenlands Beleid.
110 jaar na de geboortedatum van het personeelslid
Bewaren
1967-1970, 1977-1980
Verstreken
Bewaren
Dossiers inzake Ministeriële Comités
1989-1992
Verstreken
Vernietigen
“Opgaven der wijzigingen CDVU”, maandelijkse staat met opdrachten van de (FOD) Kanselarij aan de CDVU voor de Nederlandstalige personeelsleden
1964-heden
15 jaar
Bewaren
“Opgaven der wijzigingen CDVU”, maandelijkse staat met opdrachten van de (FOD) Kanselarij aan de CDVU voor de Franstalige personeelsleden
1964-heden
15 jaar
Bewaren
Briefwisseling met de CDVU
1982-heden
20 jaar
Vernietigen
Ingekomen instructies van de CDVU
Ca.1950heden
20 jaar
Vernietigen
Ingekomen instructies van de Rijksdienst voor Kinderbijslag van Werknemers
Ca. 1980heden
20 jaar
Vernietigen
22
Opmerkingen
Bevat beknopte informatie.
Bevat fotokopies.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Notulen en vergaderstukken betreffende de Algemene Syndicale Raad van Advies
Datering
1974-1985
Administratieve bewaartermijn
20 jaar
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Bewaren
Nadien overgenomen door de Secretarie voor syndicale aangelegenheden. Nadien overgenomen door de Secretarie voor syndicale aangelegenheden.
Dossiers inzake het syndicaal statuut van de overheidsdiensten
1974-1986
20 jaar
Bewaren
Dossiers inzake de organisatie en het personeelskader
1949-2001
5 jaar
Bewaren
Jaarboek van het personeel
1975-heden
5 jaar
Bewaren na schoning
Dubbels verwijderen. Eénmalige opdracht van de staatssecretaris van Modernisering en Informatisering van de Openbare Diensten Guy Lutgen.
Dossiers inzake de informatisering van de personeelsdienst
1988-1992
Verstreken
Bewaren
“Radioscopie”, dossiers inzake de doorlichting van de DEM
1990-1992
Verstreken
Bewaren
Nota’s van de personeelsdienst aan de Ministerraad
1968-1988
Verstreken
Vernietigen
Volledige verzameling bij Secretarie van de Ministerraad. Volledige verzameling bij Directie Coördinatie en Juridische zaken die alle vragen centraliseert en overmaakt aan Kamer en Senaat.
Stukken betreffende parlementaire vragen aan de EM betreffende personeelsaangelegenheden en openbaar ambt
1964-1984
Verstreken
Vernietigen
Jaarlijkse rekruteringsplannen
1971-1981
Verstreken
Bewaren
Nota’s betreffende rekrutering en wervingsmachtigingen
1975-1988
Verstreken
Bewaren
BESCHEIDEN
Datering
23
Administratieve
Definitieve
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
bestemming
Register betreffende wervingsmachtigingen
1975-1988
Verstreken
Bewaren
Dossiers inzake wervingen
1988-heden
30 jaar
Bewaren
Dossiers inzake benoemingen en bevorderingen in de sector Openbaar ambt
1949-1984
Verstreken
Vernietigen
Dossiers inzake benoemingen en bevorderingen (in de sector EM)
1949-heden
20 jaar
Vernietigen
Dossiers inzake tewerkstellingsprojecten van jongeren en werklozen
1977-1991
50 jaar
Bewaren
Dossiers inzake bevorderingsexamens
1949-heden
30 jaar
Bewaren
Weddeschalen
1953-1970
30 jaar
Vernietigen
Loonlijsten
1968-1974
30 jaar
Vernietigen
Driemaandelijkse opgaven van de pensioenen
1969-1988
20 jaar
Vernietigen
Verzamelstaten van loonsverhogingen
1978-1981
Verstreken
Vernietigen
Thematische dossiers inzake uiteenlopende personeelsaangelegenheden zoals kinderbijslag, taalkaders, bezoldiging, mobilisatie van rijksambtenaren of buitenlandse missies
1951-1998
Verstreken
Selecteren
Stukken betreffende het College van Secretarissen-generaal
1994-1999
Verstreken
Vernietigen
Stukken betreffende de sociale dienst
1951-1978
10 jaar
Bewaren
BESCHEIDEN
Datering
24
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie.
Opmerkingen
Archiefselectielijst
Bevat fotokopies.
Dossiers inzake nationale orden en burgerlijke eretekens
1948-1988
Verstreken
Vernietigen
Deze stukken zijn ook terug te vinden bij de Secretarie van de Ministerraad van de Directie Secretariaten en Overleg en bij de Dienst Protocol & Onderscheidingen van de Directie Coördinatie en Juridische zaken.
Minuten van uitgaande brieven van de personeelsdienst
1988-heden
20 jaar
Vernietigen
Afschriften van minuten van uitgaande brieven bevinden zich in de personeelsdossiers.
Register van de uitgaande brieven van de personeelsdienst
1950-heden
20 jaar
Bewaren
Vanaf 2002 wordt het register elektronisch bijgehouden.
Verzoekschriften met aanvragen voor rijksregisternummers / nationale nummers
Ca. 1980ca. 1990
Verstreken
Vernietigen
Verzameling van besluiten, circulaires en ministeriële beslissingen
1942-1960
Verstreken
Selecteren
Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie. Bewaard bij FOD P&O
“Mededelingen aan het personeel”, interne dienstmededelingen voor de DEM
1965-heden
20 jaar
Bewaren
Kopies van ministeriële omzendbrieven
1975-heden
Verstreken
Vernietigen
Datering
Administratieve bewaartermijn
BESCHEIDEN
25
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archiefselectielijst
Thematische dossiers van Christophe Cuche
1963-2006
Verstreken
Selecteren
Documentatie en publicaties betreffende personeelsaangelegenheden en reglementering terzake
1970-heden
10 jaar
Vernietigen
Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie.
1.3.2.2. Directieraad en directiecomité Ingebonden. Notulen van de vergaderingen van de Directieraad van de DEM
1950-1970
20 jaar
Bewaren Vergaderingen nrs. 1-154.
Kopie van de notulen van de vergaderingen van de Directieraad van de DEM
1950-1966
20 jaar
Vernietigen
Notulen van de vergaderingen van de Directieraad van de DEM. Sector Openbaar ambt
1979-1984
20 jaar
Bewaren
Notulen van de vergaderingen van de Directieraad van de DEM. Sector EM
1980-1984
Notulen van de vergaderingen van de Directieraad van de besturen die onder het gezag van de EM zijn geplaatst
Vergaderingen nrs. 1-150. Ingebonden. Vergaderingen nrs. 54-82. Ingebonden.
Verstreken
Bewaren Vergaderingen nrs. 51-70.
1985-heden
20 jaar
Bewaren
Ingebonden voor vergaderingen 1 tot 95. In ordners voor vergaderingen 96 tot 111. Vanaf 2001 enkel onder elektronische vorm beschikbaar.
Correspondentie en convocaties betreffende de Directieraad
1953-1956
26
Verstreken
Bewaren
Archiefselectielijst
Dossiers inzake de Directieraad, sinds de Copernicushervorming Directiecomité genoemd
1987-heden
15 jaar
Bewaren
Voorbereidende dossiers inzake de samenstelling van de Directieraad van het Vast Wervingsecretariaat
1940-1965
Verstreken
Bewaren
27
Vanaf 2005 onder elektronische vorm beschikbaar.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
1.3.3. Dienst Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) / Technologies de l’Information et de la Communication Uitnodigingen voor interne werkvergaderingen
1997-heden
10 jaar
Vernietigen
Notulen van vergaderingen van interne werkvergaderingen en technische meetings betreffende werkprocessen
1997-heden
10 jaar
Vernietigen
Handleidingen van ICT-toepassingen
1999-heden
10 jaar
Vernietigen
Minuten van verantwoordingsnota’s betreffende aankopen
1997-heden
10 jaar
Vernietigen
Dossiers inzake de bestelling en de aankoop van informaticamateriaal (waarborg, fouten in facturatie, toewijzing, afspraken, …)
1997-heden
10 jaar
Vernietigen
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 126).
Omzendbrieven betreffende ICT-procedures
1997-heden
10 jaar
Vernietigen
Bevat nauwelijks recente omzendbrieven.
Briefwisseling betreffende de toegang tot informatie- en documentatiebronnen voor ambtenaren van de Federale overheid
1998-heden
10 jaar
Vernietigen
Toegang tot persagentschap Belga, Reuters, AFP, Regedoc,…
Slides en andere presentatiestukken betreffende toespraken over ICT
1998-heden
10 jaar
Vernietigen
Tabellen voor budget en software licenties
2001-heden
10 jaar
Vernietigen
28
Opgemaakt in Excel (Spreadsheet).
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
1.4. ONDERSTEUNENDE DIENSTEN / SERVICES D’APPUI 1.4.1. Vertaaldienst / Service Traduction Mailberichten van de coördinator van de Vertaaldienst
2000-heden
1 jaar
Vernietigen
Het archiefbeheer gebeurt op individuele basis. Enkel onder elektronische vorm bewaard op een server.
Ingekomen teksten voor vertaling
2007-heden
Legislatuur
Vernietigen Origineel bewaard bij de opdrachtgever. Enkel onder elektronische vorm bewaard op een server.
Uitgaande vertaalde teksten
2007-heden
Legislatuur
Vernietigen Vertaling bewaard bij de opdrachtgever. Alleen terminologische woordenlijst bewaren.
Gegevens opgenomen in vertaalsoftware met herkenbaarheid van eerder vertaald werk en een woordenlijst van terminologie
2004-heden
29
Legislatuur
Selecteren
Sinds begin 2007 verplicht en systematisch gebruik van de vertaalsoftware. In deze software wordt ad hoc een dossier gecreëerd.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
1.4.2. Secretariaat & Logistiek / Secrétariat & Logistique Kopie van facturen
2003-heden
3 jaar
Vernietigen
Originelen bij boekhouding.
Dossiers inzake overeenkomsten
2003-heden
Einde contract + 1 jaar
Vernietigen
Geordend per bedrijf of per thema.
Briefwisseling met de Regie der Gebouwen betreffende het beheer van de gebouwen
1975-heden
Gebruik van de gebouwen
Bewaren na schoning
Kopie van plannen en plattegronden van de gebouwen
1975-heden
Gebruik van de gebouwen
Bewaren
1985-heden
2 legislaturen
Afschriften van benoemingsbesluiten van kabinetsmedewerkers
Vernietigen
Originelen bij de Regie der Gebouwen. Originelen bij de respectievelijke FOD of POD. Geordend per ministerie/FOD/POD.
Verzoekschriften gericht aan de premier betreffende de samenstelling van een wagenpark
1999-heden
30
2 legislaturen
Vernietigen
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2. OPERATIONELE OF ‘VERTICALE’ DIRECTIES 2.1. DIRECTIE SECRETARIATEN EN OVERLEG / DIRECTION SECRÉTARIATS ET CONCERTATION 2.1.1. Secretarie van de Ministerraad / Secrétariat du Conseil des Ministres 2.1.1.1. Organisatie Dossiers inzake de voorbereiding van de Ministerraad
1944-heden
Legislatuur
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p.126).
Beknopt verslag van de Ministerraad
1914-heden
Legislatuur
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 126-127). Ingebonden per jaar.
Agenda’s van de Ministerraad
1944-heden
Legislatuur
Bewaren
Notificaties van de beslissingen van de Ministerraad
1944-heden
Legislatuur
Bewaren
Ingebonden per jaar.
Elektronische Regedoc-dossiers van de Ministerraad en het Overlegcomité
1989-heden
60 jaar
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 127).
Inlichtingenfiches met persoonlijke gegevens van regeringsleden
1944-heden
60 jaar
Bewaren
Alfabetisch geordend.
Fiches van regeringsleden, op naam, met opeenvolgende regeringsambten
1944-heden
Overlijden minister
Bewaren
BESCHEIDEN
Datering
31
Administratieve
Aangevuld met toegevoegde agendapunten.
Alfabetisch geordend. Afzonderlijk klassement voor overleden en levende ministers.
Definitieve
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
Processen-verbaal van eedafleggingen van ministers
Processen-verbaal van de eedaflegging van de Voorzitters van de Executieven / Ministers-presidenten van de deelregeringen
1944-heden
Legislatuur
bestemming
Bewaren
Opgemaakt in twee exemplaren waarvan één bestemd voor het Koninklijk Paleis. Opgemaakt in drie exemplaren waarvan één bestemd voor het Koninklijk Paleis en één voor de executieven/deelregeringen.
1981-heden
Legislatuur
Bewaren
Briefwisseling met vragen tot informatie of inlichtingen over de regering, de werking van de Ministerraad, het kabinet,…
1979-heden
5 jaar
Bewaren na schoning
Briefwisseling met het het Koninklijk Paleis (Kabinet van de Koning)
1940-heden
5 jaar
Bewaren na schoning
Thematische dossiers van de Ministerraad
1945-heden
Afhankelijk van onderwerp
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 127)
Collectie van parlementaire documenten (gedrukte stukken)
1945-heden
3 jaar
Vernietigen
Beschikbaar bij parlement.
Belgisch Staatsblad
1945-heden
3 jaar
Vernietigen
Dubbel gebruik na selectie/verhuis naar bibliotheek.
Ingekomen brieven betreffende de aanvragen van ministers voor reizen naar het buitenland
1999-heden
5 jaar
Vernietigen
Copie van de adviezen van de Raad van State
1999-heden
3 jaar
Vernietigen
2.1.1.2. Archieven (en verzending)
Beschikbaar bij de Raad van State. BESCHEIDEN
Datering
32
Administratieve
Definitieve
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
bestemming
Schriftelijke parlementaire vragen met minuut van begeleidend schrijven en antwoord
1985-heden
5 jaar
Vernietigen
Indicateur van de briefwisseling met het Koninklijk Paleis (Kabinet van de Koning) betreffende stukken ter ondertekening van het Staatshoofd
1918-heden
10 jaar
Bewaren
Ingekomen brieven van het ministerie van Justitie / de FOD Justitie betreffende de bekleding van de wetten met ’s Lands zegel door de minister van Justitie en de toelating tot bekendmaking in het Belgisch Staatsblad
1990-heden
5 jaar
Bewaren
Circulaires hoofdzakelijk betreffende de werking van de Ministerraad en de kabinetten
1946-heden
10 jaar
Bewaren
Notulen van het kernkabinet
1977-1981
Verstreken
Bewaren
Normaliter bewaard in het kabinetsarchief van de premier.
Nota’s van de administratie aan de Ministerraad
1982-1991
Verstreken
Bewaren
Normaliter bewaard in de dossiers van de Ministerraad.
Originelen van Ministeriële Besluiten van de Diensten van de Eerste Minister
1918-1965
Verstreken
Bewaren
Originelen van Koninklijke Besluiten van de FOD Kanselarij van de EM die op de Ministerraad gekomen zijn
1918-heden
10 jaar
Bewaren
Verzameling van regeringsverklaringen, -akkoorden en –mededelingen van de EM
1918-heden
Legislatuur
Bewaren
Agenda’s en notificaties van de Ministerraad
1972-heden
10 jaar
Bewaren
BESCHEIDEN
Datering
33
Administratieve
Definitieve
Beschikbaar bij parlement.
Bevat ook verzoeken tot decoraties komende van gemeenschappen en gewesten.
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
Persberichten met verslag van de Ministerraad, opgemaakt door Inbel
1982-1996
Verstreken
bestemming
Bewaren
Recentere persberichten bewaard door Directie Externe Communicatie.
Kopie van notulen van het Overlegcomité
1982-1996
Verstreken
Vernietigen
Zie reeks Agenda’s, notificaties van de beslissingen en notulen van het Overlegcomité bewaard door de Secretarie van het Overlegcomité.
Dossiers inzake de samenstelling van de regering, geordend per regering
1918-heden
10 jaar
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 128).
Originelen van bijzondere machten en bijhorende stukken onder de regeringen Van Zeeland en de Broqueville
1934-1936
Verstreken
Bewaren
Diverse stukken betreffende besluitvorming, in het bijzonder betreffende de besluitwetten
1939-1940
Verstreken
Bewaren
Originelen van Koninklijke Besluiten betreffende de oprichting van vier executieven en de overdracht van personeelsleden
1979-1988
Verstreken
Bewaren
Dossiers van de Ministerraad betreffende de oprichting van Ministeriële Comités
1979-1992
Verstreken
Bewaren
Archiefbescheiden afkomstig van G. Hubert
Archiefbescheiden afkomstig van S. Blickx
BESCHEIDEN
1964-1990
1988-1995
Datering
34
Verstreken
Verstreken
Administratieve
Selecteren
Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie.
Selecteren
Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie.
Definitieve
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
Voorbereidende documenten, notulen, agenda’s en notificaties betreffende diverse ministeriële comités, interministeriële conferenties, fondsen en commissies
1960(?)heden
35
Verstreken
bestemming
Bewaren
Archieven zullen wellicht in de zomer van 2008 overgedragen worden, voorzien van overdrachtslijst.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.1.2. Secretarie van het Overlegcomité / Secrétariat du Comité de Concertation Chronologisch geordend. Agenda’s, notificaties van de beslissingen en notulen van het Overlegcomité
Tot 1993 bewaard in kelder. 1980-heden
20 jaar
Bewaren
Op papier en digitaal vanaf 1989-1993: zie elektronische Regedoc-dossiers bij de Secretarie van de Ministerraad. Thematisch geordend.
Dossiers omvattende nota’s en alle andere vergaderstukken van het Overlegcomité
1980-heden
20 jaar
Bewaren
Briefwisseling betreffende het Overlegcomité
1980-heden
Legislatuur
Bewaren
Convocaties van het Overlegcomité voor de werkgroepen
1995-2004
20 jaar
Vernietigen
Agenda’s en notificaties van de beslissingen van het Comité van het Impulsfonds voor het migrantenbeleid
1994-2002
20 jaar
Bewaren
Chronologisch geordend.
Dossiers omvattende nota’s en alle andere vergaderstukken van het Comité van het Impulsfonds voor het migrantenbeleid
1994-2002
20 jaar
Bewaren na schoning
Dubbels van notificaties verwijderen. Chronologisch geordend.
Agenda’s en notificaties van de beslissingen van de Samenwerkingscommissie Staat- Brussels Hoofdstedelijk Gewest
1993-1998
20 jaar
Bewaren.
Chronologisch geordend.
Dossiers omvattende nota’s en alle andere vergaderstukken van de Samenwerkingscommissie Staat- Brussels Hoofdstedelijk Gewest
1994-2002
20 jaar
Bewaren na schoning
36
Op papier en digitaal vanaf 1989-1993: Zie elektronische Regedoc-dossiers. Geïntegreerd in de dossiers van het Overlegcomité.
Dubbels van notificaties verwijderen. Chronologisch geordend.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Dossiers inzake de Interministeriële Conferenties
Datering
1989-heden
Administratieve bewaartermijn
Geen
Definitieve bestemming
Bewaren
Opmerkingen
Geordend per ministerie / FOD (in classeur) en vervolgens chronologisch geordend in ordner. Onvolledig.
Dossiers inzake samenwerkingsakkoorden
1988-heden
37
Geen
Bewaren
Thematisch geordend. Volledig voor de aangelegenheden behandeld door het Overlegcomité, onvolledig voor de andere overlegorganen.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.1.3. Secretarie voor syndicale aangelegenheden / Secrétariat des Affaires syndicales 2.1.3.1. Secretarie van de comités Notulen en protocollen van het Comité A, het Gemeenschappelijk Comité voor alle overheidsdiensten
1987-heden
50 jaar
Bewaren
Kopie van notulen, protocollen en bijhorende vergaderstukken van het Comité A, het Gemeenschappelijk Comité voor alle overheidsdiensten
1987-heden
Legislatuur
Bewaren na schoning
Chronologisch geordend per vergadering.
Vernietigen
Stukken zijn beschikbaar onder elektronische vorm (pdf-formaat) via sharepoint voor de betrokkenen. Anno 2007 bestaan er plannen om de notulen en vergaderstukken te integreren in de maatsoftware e-premier. Deze bescheiden vormen een onderdeel van het Comité A, maar worden gezien hun omvang apart bijgehouden. Het protocol dat tussen de delegaties van de overheden en van de vakorganisaties wordt afgesloten met betrekking tot een Intersectoraal Akkoord, vindt men eveneens terug in de desbetreffende vergadering van het Comité A.
Notulen en vergaderstukken van het Comité A, het Gemeenschappelijk Comité voor alle overheidsdiensten
2005-heden
Legislatuur
Vergaderstukken van de informele werkgroepen betreffende de opmaak van Intersectorale Akkoorden
1989-heden
10 jaar
Bewaren
Notulen en protocollen van het Sectorcomité I - Algemeen Bestuur
1987-heden
50 jaar
Bewaren
BESCHEIDEN
Datering
38
Administratieve
Definitieve
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
bestemming
Chronologisch geordend per vergadering. Kopie van notulen, protocollen en bijhorende vergaderstukken van het Sectorcomité I - Algemeen Bestuur.
1987-heden
Legislatuur
Bewaren na schoning
Adviezen van het Hoog Overlegcomité - Sector I
1986-heden
50 jaar
Bewaren
Bevat notulen en bijhorende vergaderstukken van het Hoog Overlegcomité Sector I.
Chronologisch geordend per vergadering Kopie Notulen, adviezen en bijhorende vergaderstukken van het Hoog Overlegcomité - Sector I.
1986-heden
Legislatuur
Bewaren na schoning
Briefwisseling met de vakbonden
1985-heden
5 jaar
Bewaren
Geordend per vakorganisatie en vervolgens chronologisch
Briefwisseling betreffende de uitreiking van legitimatiekaarten aan vakbondsafgevaardigden door het Ministerie van Ambtenarenzaken / FOD P&O
1984-heden
5 jaar
Vernietigen
Bevat kopie van de legitimatiekaart en origineel verzoekschrift van de vakbond.
Thematische operationele dossiers (betreffende onder meer 4dagenweek, bescherming van de syndicale afgevaardigden, tewerkstelling in de publieke sector, personen met een handicap, overleg in de zorgsector, wijziging relevante wetgeving…)
1985-heden
10 jaar
Bewaren na schoning
BESCHEIDEN
Datering
39
Administratieve
Definitieve
Geïntegreerd in Notulen, protocollen en bijhorende vergaderstukken van het Comité I, het sectorcomité Algemeen Bestuur.
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
bestemming
Statistieken betreffende het aantal contractueel en statutair tewerkgestelden in de overheidsdiensten - federaal en deelstatelijk niveau: Tewerkstellingsrapport (uitvoering van protocol 144/1 van het Comité A van 4 juni 2004); - aantal contractuelen tewerkgesteld in de diensten die onder het Sectorcomité I vallen (op basis van deze gegevens hebben de vakorganisaties het recht om een aantal contractueel afgevaardigden aan te duiden (art. 88, §§ 1, 3 en 4 KB van 28 september 1984); - herverdeling van de arbeid in de openbare sector - controlefiches (art. 9, §§ 2 en 3 KB van 10 april 1995)
2005-heden 5 jaar
Bewaren
2001-heden
Het Tewerkstellingsrapport is eveneens beschikbaar in elektronische vorm (pdf-formaat) via sharepoint voor de betrokkenen.
1995-heden
2.1.3.2. Secretarie van de Commissies (met een autonoom statuut) Notulen van de Commissie voor de vakbondspremies en van de Commissie voor de controle van de representativiteit van de vakorganisaties in de publieke sector
1980-heden
50 jaar
Bewaren
Dossiers betreffende vakbondspremies
1980-heden
10 jaar
Bewaren
Dossiers betreffende representativiteit van de vakorganisaties
1984-heden
10 jaar
Bewaren
Briefwisseling met de vakbonden (specifiek voor wat betreft de vakbondspremies en de representativiteit)
1980-heden
5 jaar
Bewaren
40
Chronologisch geordend per vakorganisatie.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.1.4. Secretarie van het Ministerieel Comité en van het College voor inlichting en veiligheid / Secrétariat du Comité ministériel et du Collège du renseignement et de la sécurité
Dossiers van het Ministerieel Comité voor inlichting en veiligheid
1998-heden
50 jaar
Bewaren
Vanaf 2001 thematisch geordend. Voor de periode vanaf 2001 bestaat er een tabel met inhoudsopgave voor circa 90 dossiers. Voordien chronologisch geordend, niet alles geïntegreerd.
Dossiers van het College voor inlichting en veiligheid
1998-heden
50 jaar
Bewaren
Vanaf 2001 thematisch geordend. Voor de periode vanaf 2001 bestaat er een tabel met inhoudsopgave voor circa 90 dossiers. Voordien chronologisch geordend, niet alles geïntegreerd.
Dossiers van Pierre-Yves Dutillieux (tot 2001 secretaris van het College) voornamelijk inzake voorbereiding van wetgeving betreffende inlichtingen en veiligheid
Operationele dossiers van Koen Declercq voornamelijk inzake voorbereiding van wetgeving betreffende inlichtingen en veiligheid
1998-2001
2001-heden
41
10 jaar
10 jaar
Selecteren
Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie.
Selecteren
Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.2. DIRECTIE COÖRDINATIE EN JURIDISCHE ZAKEN / DIRECTION COORDINATION ET AFFAIRES JURIDIQUES 2.2.1. Studiedienst / Service d’Etudes Dossiers inzake de instellingen (NOB, PSK, De Munt,) die onder de voogdij van de EM vallen, in het bijzonder betreffende parlementaire vragen, de samenstelling van de beheersorganen, taalkaders, … Dossiers inzake het Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding
2003-heden
2003-2007
10 jaar
10 jaar
Vernietigen
Zie Thematische dossiers van de Ministerraad voor de dossiers die daar behandeld worden.
Vernietigen
Zie Thematische dossiers van de Ministerraad voor de dossiers die daar behandeld worden.
5 jaar
Kanselarij treedt op als coördinator bij de vragen om inlichtingen.
Publicatie van economisch landenonderzoek van België door de OESO in de reeks OECD Economic Surveys en voorbereidende stukken terzake
2004-heden
Nota’s betreffende de stand van zaken van de omzetting van Europese richtlijnen die onder de bevoegdheid van de EM vallen
2004-heden
5 jaar
Vernietigen
Zie Thematische dossiers van de Ministerraad.
Geactualiseerde tabel betreffende de opvolging van de arresten van het Grondwettelijk Hof, voorheen het Arbitragehof, op voorstel van de Kamer van Volksvertegenwoordigers. Met begeleidend schrijven van de Kamervoorzitter
2004-heden
2 jaar
Vernietigen
Zie Thematische dossiers van de Ministerraad waar de definitieve versie wordt goedgekeurd.
Vernietigen
Zie Thematische dossiers van de Ministerraad. Mondeling vragen worden behandeld door beleidscel. Beschikbaar bij Parlement.
Schriftelijke parlementaire vragen
BESCHEIDEN
Legislatuur
Datering
42
(2 vorige edities)
10 jaar
Administratieve
Vernietigen
Studie gebeurt om de twee jaar.
Definitieve
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
Adviezen aan de beleidscel
1999-heden
10 jaar
bestemming
Selecteren
Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie. Elektronische archieven.
Algemene dossiers en/of briefwisseling (met regeringsleden, andere FOD’s, Gewesten, Gemeenschappen, niet-gouvernementele organisaties, burgers, …), in het bijzonder betreffende vragen om juridisch advies
1999-heden
10 jaar
Selecteren
Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie. Elektronische archieven. Thematisch geordend.
43
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.2.2. Dienst Overheidsopdrachten / Service des Marchés publics
Notulen en vergaderstukken Overheidsopdrachten
van
de
Commissie
voor
de
Dossiers inzake klachten van de Europese Commissie betreffende overheidsopdrachten
Sinds midden jaren 1990 ook onder elektronische vorm. 1960-heden
30 jaar
Bewaren De archiefbescheiden van de periode 1960-1980 werden ingebonden.
1980-heden
30 jaar
Bewaren
Geordend per klacht. Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p.128).
Dossiers inzake overheidsopdrachten
1977-heden
20 jaar
Bewaren
Dossiers inzake de voorbereiding van implementatie van Europese richtlijnen
1975-heden
20 jaar
Bewaren
Sinds 2006 archiefbescheiden onder elektronische vorm.
Dossiers inzake richtlijnen behandeld door het Aviserend Comité voor de overheidsopdrachten (bij de Europese Commissie), de EGwerkgroepen General Agreement on Tariffs and Trade (GATT) Wereldhandelsorganisatie (WHO) / Organisation Mondiale du Commerce (OMC), Benelux…
1980-2000
20 jaar
Bewaren
Sinds 2006 archiefbescheiden onder elektronische vorm.
Ingekomen en minuten van uitgaande brieven voornamelijk betreffende de interpretatie van de regelgeving
1992-heden
20 jaar
Bewaren
Belangrijke mails worden afgedrukt en toegevoegd.
44
Zie Thematische dossiers van de Ministerraad voor dossiers voorgelegd aan de raad.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.2.3. Dienst Geschillen / Service du Contentieux Zie Thematische dossiers van de Ministerraad. Sinds oprichting van Arbitragehof in 1989. Dossiers van rechtszaken voor het Grondwettelijk Hof, voorheen het Arbitragehof
1989-heden
30 jaar
Bewaren
Dossiers van rechtszaken voor de Raad van State waarbij de premier betrokken is
1984-heden
30 jaar
Bewaren
Dossiers inzake geschillen voor de rechtbank waarbij de premier betrokken is (bijvoorbeeld met dagvaarding en juridische uitspraak)
1984-heden
30 jaar
Bewaren
Dossiers « Geschillen - Planschade / Contentieux - Plans de secteur » inzake de lasten van het verleden
1981-heden
30 jaar
Bewaren
Correspondentie betreffende aangelegenheden zonder juridische gevolgen
1984-heden
10 jaar
Bewaren
45
Kanselarij treedt op als coördinator/”brievenbus”. Dossiers van de Kanselarij zijn anders samengesteld dan de dossiers bij het Hof ‘(accent op administratieve afhandeling met toewijzing aan bevoegde minister, aanstelling van advocaat). Sinds de oprichting van de dienst in 1984.
Kanselarij treedt op als coördinator. Deze dossiers worden automatisch doorgestuurd naar de bevoegde minister.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.2.4. Dienst Protocol & Onderscheidingen / Service Protocole et Distinctions honorifiques
Kopies van individuele verzoekschriften tot het bekomen van eretekens of onderscheidingen afkomstig van gemeenschappen en Gewesten
Originele verzoekschriften keren terug naar de administratie van de betrokkene. Gegevens worden geregistreerd in het steekkaartensysteem en de algemene gegevensbank van de Nationale orden (burgerlijke eretekens) / Fichier central des Ordres bij de FOD Buitenlandse Zaken.
2005-heden
2 jaar
Vernietigen
Individuele verzoekschriften tot het bekomen van eretekens of onderscheidingen, afkomstig van de Kanselarij
1980-heden
5 jaar
Bewaren
Dossiers inzake het ceremonieel protocol betreffende de Koninklijke Familie (Huwelijken, Overlijdens, adellijke titels,…)
1984-heden
15 jaar
Bewaren
Zie Thematische dossiers van de Ministerraad. Bevattende onder meer gegevens vanaf 1830, alfabetische lijsten van huidige ministers, lijsten met politieke informatie.
Lijsten van de Ministers van Staat
1963-heden
15 jaar
Bewaren
Correspondentie betreffende diverse aangelegenheden
1998-heden
15 jaar
Vernietigen
46
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.2.5. Dienst Institutionele Hervormingen / Service Réformes institutionelles
Dossiers inzake de overdracht van goederen en personeel naar de Gewesten en Gemeenschappen
1988-heden
20 jaar
Bewaren
Zie ook Thematische dossiers van de Ministerraad. KB’s betreffende eigendoms- en personeelsoverdracht moeten goedgekeurd worden door de Ministerraad.
Dossiers inzake de opvolging van het Overlegcomité waarin de premier het initiatief heeft
2004-heden
10 jaar
Bewaren
Zie ook Dossiers van het Overlegcomité.
47
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.3. DIRECTIE EXTERNE COMMUNICATIE / DIRECTION COMMUNICATION EXTERNE 2.3.1. Directeur-generaal Dossiers inzake de oprichting van de Algemene Directie Externe Communicatie en de ontbinding van de FVD
2002-2003
Verstreken
Bewaren
Strategisch business plan van de Directeur-generaal betreffende communicatie
2002
Duur van het plan
Bewaren
Eénmaal geactualiseerd tot op heden.
Stukken betreffende de interne organisatie
2002-heden
Mandaat
Bewaren
Ook beschikbaar op de server.
Net-exemplaren van toespraken of speeches van de Directeur-generaal
2002-heden
5 jaar
Bewaren
Ook beschikbaar op de server.
Lijsten van van politieke woordvoerders en andere communicatieverantwoordelijken van de overheidsdiensten
2002-heden
Legislatuur
Bewaren
Presentaties van de Directeur-generaal, in het kader van zijn lidmaatschap van de Club de Venise, die de verantwoordelijken van de nationale informatiediensten in de Europese unie groepeert
2003-heden
5 jaar
Bewaren
Dossiers inzake het internationale luik van de campagne en promotietour Invest in belgium
2003-heden
Einde campagne
Bewaren
Dossiers inzake het nationale luik van de promotietour Invest in belgium, uitgevoerd met de werkgeversverenigingen
2005-2006
Einde campagne
Bewaren
Dossiers inzake de organisatie van het evenement ter gelegenheid van de uitbreiding van de Europese Unie
2004
Afsluiting project
Bewaren
48
Alle presentaties worden ook beheerd op de website, die enkel toegankelijk is voor leden van deze informele groep.
Vooral betreffende de promotie van de notionele intrestaftrek.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Dossiers inzake de vieringen van het 175-jarig bestaan van België en 25 jaar federalisme
2004-2006
Afsluiting project (2008?)
Bewaren
Evaluatieformulier van de Directeur-generaal en verslag van de EM betreffende de werking van de Directie Externe Communicatie
2005-2007
2 jaar
Bewaren
Dossiers van Fernand Van Hemelrijck, afgevaardigde van de EM bij de Raad van Bestuur van de rechtsvoorgangers FVD en Inbel
(1962)1997 -2002
Verstreken
Selecteren
Opmerkingen
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 128).
Beknopte inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie. Onderbreking voor 2005 ten gevolge van crash van de harde schijf.
Ingekomen en uitgaande mailberichten van de Directeur-generaal
2002-heden
Projectgebonden
Selecteren
Geordend volgens project, kalender per maand of alfabetisch. Selectie van inhoudelijk relevante mailberichten.
Kopie van briefwisseling met onder meer de ministers van Begroting en Financiën betreffende het Fonds voor de financiering van de informatie- en communicatieopdrachten ontwikkeld door de Directie Externe Communicatie
Notulen en vergaderstukken betreffende het informatie- en communicatiebeleid van de Europese Instellingen
BESCHEIDEN
2002-heden
1 jaar
Vernietigen
Origineel bewaard bij stafdienst B&B. Kopie bij de projectbeheerder. Elektronisch consulteerbaar op Europese website.
2002-heden
5 jaar
Vernietigen Bewaard bij de Cel Steun & Coördinatie.
Datering
49
Administratieve
Definitieve
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
bestemming
Kopies van dossiers inzake de beroepsprocedure voor de Raad van State tegen de benoeming van de Directeur-generaal
2002-heden
Tot uitspraak
Vernietigen
Originele dossiers bewaard bij Directie Coördinatie en Juridische Zaken.
Kopie van verslagen betreffende de rekeningen van het IPC
2003-2007
3 jaar
Vernietigen
Originelen bewaard bij het IPC.
Nota’s aan het forum van voorzitters betreffende de visie en de opdracht van externe communicatie bij de overheidsdiensten (FOD’s en POD’s)
2004-heden
3 jaar
Vernietigen
Bewaard in archieven van het Forum van de voorzitters van de FOD’s en de POD’s (Zie voorzitter van het Directiecomité).
Kopie van “Balanced score card”, steekkaarten met evaluatie en meting betreffende de werking van de dienst
2007-heden
Per evaluatieperiode
Vernietigen
Originelen bewaard bij stafdienst B&B.
50
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.3.2. Cel Steun & Coördinatie / Cellule Appui & Coordination Dossiers inzake de algemene organisatie van Inbel en FVD afkomstig van beide rechtsvoorgangers
1962-2001
10 jaar
Vernietigen
Personeelsnota’s
1990-1992
Verstreken
Vernietigen
Thematische stukken betreffende personeelsaangelegenheden
1992-2003
20 jaar
Vernietigen
Overeenkomsten, protocolakkoorden en contracten betreffende informatie- en communicatieopdrachten
1991-heden
20 jaar
Bewaren
Verslagen van de vergaderingen van de Directie Externe Communicatie
2003-2005
5 jaar
Bewaren
Minuten van uitgaande brieven en nota’s
2003-heden
10 jaar
Bewaren
Dossiers inzake eigen initiatieven in het kader van de viering 175 jaar België / 25 jaar Federalisme
2004-2006
10 jaar
Bewaren
Dossiers inzake de aanvaarding van externe initiatieven voor financiële tussenkomst in het kader van de viering 175 jaar België / 25 jaar Federalisme
2004-2008
10 jaar
Bewaren
Aanrekeningslijsten van de Thesaurie van het Ministerie van Financiën met uittreksels van uitgaven in het kader van de viering 175 jaar België / 25 jaar Federalisme.
2005-heden
8 jaar
Vernietigen
Stukken betreffende de algemene werking van het IPC
2002-heden
10 jaar
Vernietigen
BESCHEIDEN
Datering
51
Administratieve
Definitieve
Niet-geselecteerd archief voor overdracht naar Algemeen Rijksarchief.
Bevat zowel kopies als originelen.
Met indicateur in Excel-spreadsheet.
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
bestemming
Kopie van boekhoudkundige stukken betreffende de concessie van het restaurant van het IPC
2003-heden
5 jaar
Vernietigen
Originelen bevinden zich bij het IPC.
Minuten van uitgaande bestelbons
2003-heden
10 jaar
Vernietigen
Geklasseerd per nummer en ontsloten via lijst in spreadsheet.
Register van overheidsopdrachten en lastenboeken
2003-heden
10 jaar
Vernietigen
Dossiers inzake de toekenning van subsidies aan promotie-initiatieven
2003-heden
10 jaar
Vernietigen
Dossiers inzake de opvolging van de projecten uitgevoerd door de diensten van de Directie Externe Communicatie
2003-heden
5 jaar
Vernietigen
Doorgaans schaduwarchief.
Kopie van dossiers inzake de voorbereiding en het beheer van het budget van de Directie Externe Communicatie
2003-heden
10 jaar
Vernietigen
“Basisdossier” bij stafdienst B&B.
Kopies van inlichtingsformulieren van de FOD Kanselarij van de EM en de FOD Buitenlandse Zaken
2003-heden
10 jaar
Vernietigen
Originelen bevinden zich bij respectievelijke FOD’s.
Stukken betreffende de Club de Venise
2002-heden
5 jaar
Vernietigen
Documentatie
2003-heden
5 jaar
Vernietigen
Notulen en vergaderstukken het informatie- en communicatiebeleid van de Europese Instellingen
Betreffende onder meer auteursrecht, Witboek of Club de Venise. Bewaard in opdracht van Directeurgeneraal.
2002-heden
5 jaar
Vernietigen Elektronisch consulteerbaar op Europese website.
52
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.3.3. Dienst Creatie en Distributie / Service Création & Distribution 2.3.3.1. Dienst in Wetstraat 16, Brussel Briefwisseling
2003-heden
10 jaar
Bewaren na schoning
Dossiers inzake projecten van publicaties
2003-heden
10 jaar
Bewaren na schoning
Dossiers inzake projecten van overheidscampagnes
2004-heden
10 jaar
Bewaren na schoning
Dossiers inzake andere projecten
Databanken, hoofdzakelijk met adresgegevens
2004-heden
1997-heden
10 jaar
10 jaar
Bewaren na schoning
Vernietigen
Sommige brieven werden geregistreerd.
Bijvoorbeeld film over België ( 20042005), vernieuwing van de Infoshop en infoshop bij de website ( 2006), samenwerking met De Post. Bijvoorbeeld repertoria van de ministeries / FOD’s of de kabinetten. De data werden meestal gepubliceerd.
Dossiers, onder elektronische vorm, geplaatst op de server van de FOD Kanselarij
2003-heden
10 jaar
Vernietigen
Kopies van bestelbons
2003-heden
3 jaar
Vernietigen
Kopies van uitgaande facturen
2003-heden
3 jaar
Vernietigen
BESCHEIDEN
Datering
53
Administratieve
Definitieve
Betreft een werkinstrument voor de belangrijkste hierboven vermelde dossiers.
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
Inventaris van de infoshop
bestemming
2003-heden
10 jaar
Vernietigen
Briefwisseling
1995-heden
10 jaar
Vernietigen
Bestelbons van de klant en kopies van uitgaande facturen
1993-heden
10 jaar
Vernietigen
Facturen betaald door de klanten
1998-heden
10 jaar
Vernietigen
Vorderingsbonnen betreffende de gratis levering van producten
1999-heden
10 jaar
Vernietigen
Stukken betreffende (gratis) leveringen aan het Koninklijk Paleis
1993-heden
10 jaar
Vernietigen
Ontvangstenboek met kastickets
1998-heden
10 jaar
Vernietigen
Ontvangstenboek betreffende de stortingen op rekening van De Post
1998-heden
10 jaar
Vernietigen
Leveringsbons
1998-heden
10 jaar
Vernietigen
Kredietnota’s
1998-heden
10 jaar
Vernietigen
Zwart-witfoto’s betreffende aspecten van België
1962-1980
100 jaar
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 128-129).
Fichefardes met afdrukken van foto’s betreffende aspecten van België
1962-1980
100 jaar
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 129).
2.3.3.2. Organisatie en beheer van de Infoshop, Regentlaan 54, Brussel
Vanaf 2004 gebruikt de infoshop een nieuw boekhoudsysteem met opvolging van stockbeheer.
Vanaf 2004 werd wekelijks een rekening opgemaakt van de kastickets.
2.3.3.3. Activiteiten van de Infoshop, Regentlaan 54, Brussel
BESCHEIDEN
Datering
54
Administratieve
Definitieve
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
bestemming
Negatieven van zwart-witfoto’s betreffende aspecten van België
1962-1980
100 jaar
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 128-129).
Kleurendia’s (ektachromen) betreffende aspecten van België
1962-1980
100 jaar
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 128-129).
Kopie van Kleurendia’s (ektachromen) betreffende aspecten van België en in het bijzonder de meest populaire zichten
1962-1980
100 jaar
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 128-129).
Publicaties van Algemene Directie Externe Communicatie en rechtsvoorgangers Inbel en FVD
1962-heden
100 jaar
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 128).
Foto’s van audiënties bij de Koninklijke Familie gemaakt door Dimitri Ardelean, fotograaf in dienst van Inbel
1989-1997
100 jaar
Bewaren
Originele negatieven van de officiële foto’s en de staatsieportretten van de Koninklijke Familie
1989-heden
100 jaar
Bewaren
Geordend per gezin.
Foto’s betreffende aspecten van België gemaakt door Dimitri Ardelean, fotograaf in dienst van Inbel
1990-2002
10 jaar
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 129).
Kleurenfoto’s betreffende aspecten van België gemaakt door Dimitri Ardelean, fotograaf in dienst van Inbel
2000-2002
10 jaar
Bewaren
Het betreft hier de circa 500 geselecteerde opnamen geselecteerd voor digitalisering onder de vorm van een witte ordner ter inzage. De foto’s werden op een CD-rom geplaatst (Zie infra). Afdrukken Zie hogervermelde fichefardes en Archiefvorming en archiefbeheer (p. 129).
BESCHEIDEN
Datering
55
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archiefselectielijst
Filmrollen, negatieven en fotografische afdrukken (‘contactplaten’) betreffende aspecten van België gemaakt door Dimitri Ardelean, fotograaf in dienst van Inbel
2000-2002
100 jaar
Bewaren
Geordend volgens nummer van de filmrol.
CD-rom met circa 500 kleurenfoto’s betreffende aspecten van België gemaakt door Dimitri Ardelean, fotograaf in dienst van Inbel
2000-2002
10 jaar
Bewaren
De foto’s werden gescand op 3 verschillende resoluties. Bibliotheek afkomstig van Inbel / FVD, opgericht in 1987-1988.
Publicaties en documentatie van de voormalige Bibliotheek
1962-heden
50 jaar
Bewaren na schoning
Geen ontleningen of aankopen meer, uitsluitend voor intern gebruik. Er bestaat een toegang via een Excelspreadsheet en een alfabetisch geordende fichesbak.
Verzameling van audiovisuele documenten betreffende België
1988(1992?)
56
10 jaar
Selecteren
Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.3.4. Dienst Communicatie van de Ministerraad / Service Communication du Conseil des Ministres Toegankelijk via website. Voor de programmawetten worden er geen persmededelingen verspreid. Elektronische persmededeling van de Ministerraad
1995-heden
30 jaar
Bewaren
Er bestaat geen papieren versie van deze mededelingen. Papieren afdrukken werden verspreid indien een persconferentie georganiseerd werd. Tot 2002 werden berichten per fax naar de redacties gestuurd.
Databank van de ingeschreven Belgische journalisten
2002-heden
30 jaar
Vernietigen
Databank van buitenlandse correspondenten en gerechtigden tot consultatie
2002-heden
30 jaar
Vernietigen
57
Databank (beheerd door het IPC) maakt melding naam, persnummer, eventueel medium of krant, thema’s.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.3.5. Dienst Online / Service Online Businessplan
2002
Duur van het plan
Bewaren
Masterplan
2003
Duur van het plan
Bewaren
Projectdossiers inzake de aanmaak en het beheer van websites en servers
1997-heden
Dossiers inzake het beheer van de federale portaalsite
Dossiers intern anti-chronologisch geordend.
Duur van het project
Bewaren
2000-heden
Geldigheid
Selecteren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 130).
Elektronische versie van de Federale portaalsite www.belgium.be
2000-heden
Geldigheid
Bewaren
Kopie beschikbaar op CD-ROM (bij Fedict).
Notulen en vergaderstukken van CommnetKernPortaal (CNKP)
2004-heden
5 jaar
Bewaren
Notulen en vergaderstukken van CommnetKern
2004-heden
5 jaar
Vernietigen
Bewaard bij FOD P&O.
Dossiers inzake de seminaries van Commnet
2004-heden
5 jaar
Vernietigen
Bewaard bij FOD P&O.
Excel-spreadsheet met synthese van de bestelbons van alle projecten van de dienst Online
2006-heden
6 jaar
Bewaren
Mailberichten van het diensthoofd
2005-heden
1 jaar
Selecteren
58
Betreft ongeveer 70 websites en 15 servers.
Elektronisch bewaard in jaarlijkse folders op de server.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Elektronisch gearchiveerd in projectfolders op de server van de Kanselarij.
Elektronische dossiers met belangrijkste operationele documenten van een project
2005-heden
Duur project
Selecteren
Projectdossiers inzake de aankoop van hard- en software met prijsvragen voor bedragen tot 67000 Euro
1997-heden
6 jaar
Vernietigen
Projectdossiers inzake aangekochte dienstverlening (consultancy)
1997-heden
6 jaar of duur van de opdracht
Vernietigen
Bugetfiches per jaar
2000-heden
6 jaar
Vernietigen
Ingekomen aankoopfacturen
2002-heden
6 jaar
Vernietigen
Een kopie is ter beschikking bij dienst Boekhouding.
Verkoopfacturen
2002-heden
6 jaar
Vernietigen
Een kopie is ter beschikking bij dienst Boekhouding.
2005-heden
Einde mandaat van Task Force
Vernietigen
Bewaard bij FOD Buitenlandse Zaken.
Elektronische dossiers van de International Task Force Holocaust
59
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.3.6. Dienst Offline / Service Offline Financieringstype: “sans flux” (overheidsdienst betaalt direct); thesaurie of 1227 (eigen middelen). Excel spreadsheet met synthesetabel van bestelbons per dossier per jaar en per financieringstype
2004-heden
6 jaar
Bewaren
Excel spreadsheet met overzichtstabel van de campagnes
2004-heden
6 jaar
Bewaren
Excel spreadsheet met tabel budgettaire projectfiche
2004-heden
6 jaar
Bewaren
Volgens respondent zijn er gelijkaardige tabellen bij Cel Steun & Coördinatie op leverancier en onderwerp; bij rekenplichtige B&B aangevuld met facturatiegegevens.
Gelijkaardige tabellen bij rekenplichtige B&B aangevuld met facturatiegegevens. Offerte, prospectus (inclusief CDRom) worden bewaard.
Dossiers inzake voorstel van campagne
2002-heden
6 jaar
Selecteren
Dossiers inzake de toewijzing en het beheer van promotiecampagnes
2004-heden
6 jaar
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 130).
Powerpointpresentatie van uitgevoerde campagnes
2005-heden
1 jaar
Bewaren
Bewaard op server.
60
“Creatieve presentaties”, doorgaans weergegeven op Cad-a-pack-platen of architectenkarton, worden vernietigd.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2006 ontbreekt gedeeltelijk. Mailberichten per campagne
2003-heden
Promotiemateriaal op diverse dragers (synthetische banners, golfbal, affiches, pralinedoosjes, T-shirts, tassen…)
2002-heden
Dossiers inzake overeenkomsten met de federaties van uitgevers (van dagbladen en andere communicatiemiddelen) om te genieten van voorkeurstarieven bij de federale overheid
1993-heden
61
Duur campagne
Selecteren
Selectie van inhoudelijk relevante mailberichten voor de campagne. Eén exemplaar van papieren dragers apart te bewaren.
Duur campagne
Selecteren
6 jaar na einde overeenkomst
Bewaren
Voor andere dragers dient de dienst zelf collectie aan te leggen. Bevat bedrijfsgevoelige informatie.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
2.3.7. Internationaal Perscentrum in het Résidence Palace / Centre de Presse international au Résidence Palace (RP-IPC) (Staatsdienst met afzonderlijk beheer) 2.3.7.1. Organisatie en beheer “Financiële rapportering”. Jaarrapporten betreffende de financiële aangelegenheden
2002-heden
8 jaar
Bewaren
Agenda betreffende de activiteiten van het IPC
2002-heden
5 jaar
Vernietigen
Uitsluitend beschikbaar onder elektronische vorm.
Tabel betreffende de planning voor het gebruik van de zalen
2002-heden
6 jaar
Vernietigen
Uitsluitend beschikbaar onder elektronische vorm. Tot 2004 onder de vorm van een Excel-tabel.
Stukken betreffende zaalverhuur
2002-heden
3 jaar
Vernietigen
Bevat gegevens over huurders / klanten.
Overeenkomsten betreffende algemene ondersteunende diensten (onder meer catering,…)
2002-heden
3 jaar
Vernietigen
Overeenkomsten betreffende technische ondersteuning (onder meer verlichting,…)
2002-heden
3 jaar
Vernietigen
Vervallen huurovereenkomsten
2002-heden
3 jaar
Vernietigen
Actieve huurovereenkomsten voor drie jaar
2002-heden
6 jaar
Vernietigen
Huurovereenkomsten voor 27 jaar
2002-heden
30 jaar
Vernietigen
62
Komt slechts zelden voor.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Stukken betreffende de goedkeuring door de Inspectie van Financiën van
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Vernietigen 2002-heden
Duur huurovereenkomst
2002-heden
5 jaar
Verzoekschriften betreffende de reservatie van de zalen, meestal ingekomen mailberichten
2002-heden
3 jaar
Vernietigen
Aanbestedingsdossiers
2002-heden
8 jaar
Vernietigen
Originele bewijsstukken (o.a. meer specifiek: facturen) voor de boekhouding
2002-heden
8 jaar
Vernietigen
Uittreksels van de bankrekening
2002-heden
30 jaar
Vernietigen
Attestatie wanneer er geen facturen worden opgemaakt.
Kopie van de boekhoudkundige rapporten
2002-heden
8 jaar
Bewaren
Volgens respondent bevindt origineel zich bij rekenplichtige in de Wetstraat 16, maar daar niet teruggevonden.
Ingekomen facturen
2002-heden
8 jaar
Vernietigen
Chronologisch geordend volgens facturatienummer.
Minuten van uitgaande facturen
2002-heden
8 jaar
Vernietigen
Chronologisch geordend volgens facturatienummer.
a) huurovereenkomsten
b) aanbestedingen na vervallen termijn
BESCHEIDEN
Datering
63
Administratieve
Definitieve
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
Documentatie ter ondersteuning van de exploitatie van het perscentrum
bestemming
2002-heden
1 jaar
Vernietigen
Jaarlijks businessplan
2002-heden
5 jaar
Bewaren
Verslagen en bijhorende vergaderstukken van het Beheerscomité
2002-heden
8 jaar
Bewaren
2.3.7.2. Activiteiten
Chronologisch geordend per vergadering. Uitsluitend beschikbaar onder elektronische vorm.
Persmededeling van de Ministerraad
1995-heden
3 jaar
Bewaren
Persmededelingen van de Federale Overheid verspreid via presscenter.org
2002-heden
3 jaar
Bewaren
64
Persmededelingen van de voormalige FVD werden opgenomen in het bestand. Uitsluitend beschikbaar onder elektronische vorm.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
3. DIENST VOOR ADMINISTRATIEVE VEREENVOUDIGING (DAV) / AGENCE POUR LA SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE (ASA) 3.1. Organisatie en beheer Minuten van uitgaande brieven
1999-heden
10 jaar
Bewaren na schoning
Boekhoudkundige stukken betreffende buitenlandse zendingen en reizen
1999-heden
5 jaar
Selecteren
Kopies van facturen
1999-heden
10 jaar
Vernietigen
Dossiers van kredietvastlegging
1999-heden
5 jaar
Vernietigen
Borderel van postverzending
1999-heden
5 jaar
Vernietigen
Schuldvorderingen
1999-heden
5 jaar
Vernietigen
Kasregister
1999-heden
5 jaar
Vernietigen
Dossiers inzake externe vergaderingen
1999-heden
5 jaar
Vernietigen
Betreft onder meer de levering van toestellen.
Nota’s gericht aan de Sociale verzekeringsfondsen
1999-heden
5 jaar
Vernietigen
FOD Sociale Zekerheid, DG Zelfstandigen en RSVZ zijn eigenaars en uitgever van deze documenten.
65
Overzichtslijsten bewaren en onkostennota’s vernietigen.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
3.2. Activiteiten Jaarverslagen
1999-2003
10 jaar
Bewaren
Beschikbaar voor 1999-2000, 2001, 2002-2003 en werden neergelegd bij de Koninklijke bibliotheek.
Actieplannen, jaarprogramma van de DAV
1999-heden
20 jaar
Bewaren
In 1999 strategisch plan en vervolgens elk jaar een actieplan.
Dossiers inzake het Sturingscomité
1999-heden
10 jaar
Bewaren
Chronologisch geordend.
Ingekomen en uitgaande mailberichten van de directeur-generaal.
1999-heden
5 jaar
Bewaren
Enkel bewaard onder elektronische vorm.
Gegevensbank betreffende het Kafkameldpunt voor administratieve lasten
2003-heden
10 jaar
Bewaren na schoning
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 130).
Rapporten betreffende de Kafka-meldingen
2004-heden
10 jaar
Bewaren
Vooruitgangsrapporten van het Kafkaplan gericht aan de Ministerraad
2004-heden
5 jaar
Vernietigen
Syntheseverslag betreffende de opvolging en actualisering van het actieplan vereenvoudiging van de federale regering, opgesteld per overheidsdienst
2000-heden
5 jaar
Vernietigen
1999-heden
5 jaar
Vernietigen
Adviezen inzake administratieve vereenvoudiging op vraag van de Ministerraad, regeringsleden, staatssecretarissen of overheidsdiensten BESCHEIDEN
Datering
66
Administratieve
Definitieve
Bewaard in archief van de Ministerraad en van de Staatssecretaris voor administratieve vereenvoudiging. Sporadisch opgemaakt. Bewaard in de thematische dossiers van de Ministerraad. Alfabetisch geordend. De uitgebrachte adviezen zijn verwerkt in de nota's aan de Ministerraad. Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
Lastenboeken betreffende de website www.vereenvoudiging.be
2000-heden
5 jaar
bestemming
Bewaren
Dossiers inzake de enquête en het meten van administratieve lasten
2000-heden
10 jaar
Bewaren na schoning
Het onderzoek wordt om de twee jaar uitgevoerd door het Federaal Planbureau, met rapport. In de toekomst zullen deze meetdossiers geïntegreerd worden in de realisatiedossiers en geplaatst in de nieuwe lokalen van de cel meetbureau. Deze metingen zijn eigen metingen van de DAV, volgens de Standard Kosten Model (SKM)-methodologie.
Dossiers inzake realisaties van vereenvoudigingsprojecten
2003-heden
10 jaar
Bewaren na schoning
Zie opmerkingen bij de vorige archiefreeks.
Selecteren
Inventaris zal door de DAV voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie.
Dossiers inzake overheidsopdrachten ter uitvoering van projecten
1999-heden
10 jaar
Databank met ontwerpen van vereenvoudigingsprojecten en de opvolging ervan
2004-heden
10 jaar
Bewaren
Bestaat uit 2 databanken door de creatie van een nieuwe versie (Catali Gent).
Dossiers inzake het netwerk van vereenvoudigingsambtenaren
1999-heden
10 jaar
Bewaren
Geordend per vergadering.
Lijst met contactpersonen van netwerk van vereenvoudigingsambtenaren in overheidsdiensten (FOD’s en POD’s)
1999-heden
10 jaar
Vernietigen
Dossiers inzake het Overlegplatform inzake administratieve vereenvouding
2003-heden
10 jaar
Bewaren
BESCHEIDEN
Datering
67
Administratieve
Definitieve
Geordend per vergadering. Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
Thematische dossiers van adjunct-directeur-generaal De Vos
1999-heden
10 jaar
bestemming
Selecteren
Met volgende hoofdindeling: DAV, economie, sociale zekerheid, financiën, werkgelegenheid, zelfstandigen, openbaar bestuur en instellingen, OESO. Inventaris zal door de DAV voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie. Onvolledig. Bij selectie van notulen en bijhorende vergaderstukken verifiëren of archief integraal bewaard wordt in kabinetsarchief van Verhofstadt I.
Dossiers inzake de Task Force Administratieve Vereenvoudiging
BESCHEIDEN
2001-2003
Datering
68
5 jaar
Administratieve bewaartermijn
Selecteren
Definitieve bestemming
Task Force was slechts twee jaar actief en kende een beperkt aantal vergaderingen. Betreft onder meer de opstart van de Kruispuntbank voor Ondernemingen en de opmaak van de wet van 16 januari 2003 betreffende de oprichting ervan.
Opmerkingen
Archiefselectielijst
Stukken betreffende de deelname aan werkgroepen en organen waarvan de DAV niet de initiatiefnemer is, onder meer het Coördinatiecomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, de werkgroepen in het kader van E-gov, het douaneplatform bij de FOD Financiën, portal www. belgium, de Gemengde werkgroep Modernisering van de Sociale Zekerheid, de Public Sector Information Group, het Interministerieel Economisch Comité bij de FOD Economie, de officiële vertegenwoordiging van België op internationaal niveau bij de Europese Unie en de OESO, de Interministeriële Economische Commissies bij het Ministerie van Economische Zaken / de FOD Economie.
1999-heden
5 jaar
Vernietigen
Stukken betreffende de presentatie van colloquia en studiedagen
2004-heden
10 jaar
Vernietigen
“Landendossiers”, documentatie betreffende buitenlandse diensten voor administratieve vereenvoudiging
1999-heden
10 jaar
Bewaren na schoning
Persdossiers met overzicht van de berichtgeving inzake administratieve vereenvoudiging
1999-heden
5 jaar
Bewaren na schoning
Dossiers inzake de analyse van NIS-enquêtes
2000-heden
10 jaar
Vernietigen
Inventaris van de vennootschapswetgeving en procedures voor het starten van een onderneming
2001
10 jaar
Bewaren
Het ging hier om een éénmalige inventarisatie-operatie.
Dossiers inzake gegevensinzameling voor de Kruispuntbank van Ondernemingen
2001-heden
5 jaar
Vernietigen
FOD Economie is de beheerder.
Vernietigen
FOD Binnenlandse Zaken (diensten Rijksregister) en Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid zijn eigenaars en beheerders.
Dossiers inzake de gegevensinzameling voor het Rijksregister, aangevuld met het BISregister van de Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid
2006-heden
69
5 jaar
Onder elektronische vorm.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
4. COMMISSIES / COMMISSIONS 4.1. COMMISSIE VOOR SCHADELOOSSTELLING VAN DE LEDEN VAN DE JOODSE GEMEENSCHAP VAN BELGIË / COMMISSION DE DÉDOMMAGEMENT DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ JUIVE DE BELGIQUE 4.1.1. Organisatie en beheer Dossiers inzake de interne werking en de coördinatie van de Commissie
2001-2007
5 jaar
Bewaren
Mandaten en bijhorende briefwisseling met de Thesaurie betreffende de uitbetaling van verschuldigde bedragen
2003-2007
10 jaar
Bewaren
Lijsten van bezoekers
2003-2007
5 jaar
Bewaren
Eindrapport van de Commissie voor de schadeloosstelling van de leden van de Joodse gemeenschap van België
December 2007
5 jaar
Bewaren
Kopies van jaarverslag over te maken aan de EM
2002-2007
5 jaar
Bewaren
Niet openbaar, bevat privacygevoelige gegevens
Notulen en bijhorende vergaderstukken van de Commissievergaderingen
2002-2007
10 jaar
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 130).
Centraal repertorium onder de vorm van een databank met verzameling van gegevens betreffende de aanvragen
1997-2007
10 jaar
Bewaren
4.1.2. Activiteiten
BESCHEIDEN
Datering
70
Administratieve
Definitieve
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
bestemming
Individuele dossiers met aanvragen tot schadeloosstelling
1997-2007 (einde 19de eeuw)
10 jaar
Bewaren
Repertorium onder de vorm databank, genaamd Mala Zimetbaum, betreffende aanvragen tot schadeloosstelling ingediend bij de Studiecommissie
1997-2001
10 jaar
Bewaren
Juridische dossiers inzake geschillen in behandeling bij de Raad Van State
2003-heden
5 jaar
Bewaren
Briefwisseling, mailberichten of faxen met vragen betreffende algemene inlichtingen
2001-2006
5 jaar
Bewaren
Kopies van verzoekschriften tot schadeloosstelling ingediend bij de Studiecommissie
1997-2001
5 jaar
Bewaren na schoning
Individuele verzoekschriften tot schadeloosstelling en bijhorende bewijsstukken, ingediend via de World Jewish Restitution Organization (WJRO), Belgische afdeling
1997-2001
5 jaar
Bewaren
Laattijdige verzoekschriften tot schadeloosstelling
2003-2007
5 jaar
Bewaren
Individuele archieven van de onderzoekers bij de Studiecommissie
1997-2001
5 jaar
Bewaren na schoning
Dossiers inzake de restitutie van culturele goederen behandeld door dhr. Jacques Lust onderzoeker bij onder meer het Belgisch Interventieen Restitutiebureau en de FOD Kanselarij van de EM
2002-2007
5 jaar
Bewaren
BESCHEIDEN
Datering
71
Administratieve
Definitieve
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 130-131).
Toegang via agenda tot 2005.
Door de onderzoekers is per categorie (financiën, verzekeringen, immobiliën…) een archief aangelegd.
Opmerkingen
Archiefselectielijst
bewaartermijn
Kopies van archiefbescheiden betreffende rekeningen van de Brüsseler Treuhandgesellschaft (BTG) bij de Société française de Banque et de Dépôts (SFBD)
Kopies van collectie Sammelverfahren – Wiedergutmachung
Kopies van collectie International Commission on Holocaust Era Insurance Claims (ICHEIC), dossiers inzake aanvragen betreffende verzekeringspolis
bestemming
1998 5 jaar
Bewaren
(1940)
2002-2007 (19601980)
2002-2007
5 jaar
Bewaren
Kopies van originele documenten gemaakt bij de Société Générale door de Studiecommissie (sluit aan bij het archief Sekwester- Brüsseler Treuhandgesellschaft (BTG), dossiers SFBD). Kopies van originele documenten uit archief in Berlijn. Toegang via centrale databank.
5 jaar
Bewaren
Kopies van originele documenten betreffende België, ingediend bij het ondertussen opgedoekte ICHEIC Londen, onder Pdf-formaat. Slechts gedeeltelijk op papieren drager. Kopies van originele documenten uit archief “Dienst Oorlogsslachtoffers”.
Kopies van archiefbescheiden betreffende Möbelaktion Antwerpen + Möbelaktion Brussel
2002-2007 (1942)
5 jaar
Kopies van individuele formulieren met gegevens van Joodse individuen, opgemaakt door het Devisen Schutz Kommando (DSK)
2002-2007 (1940)
5 jaar
72
Bewaren Gegevens voor Möbelaktion Antwerpen staan op CD-rom. Bewaren
Wellicht onvolledig.
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
4.2. ADMINISTRATIEVE DIENSTEN VAN DE VASTE NATIONALE CULTUURPACTCOMMISSIE (VNCPC) / SERVICES ADMINISTRATIFS DE LA COMMISSION NATIONALE PERMANENTE DU PACTE CULTUREL (CNPPC) 4.2.1. Organisatie en beheer Stukken betreffende het economaat en financiën
1985
7 jaar
Vernietigen
Kopie van ingekomen facturen
1985-heden
7 jaar
Vernietigen
Originele stukken beschikbaar bij B&B.
Kopie van stukken betreffende fondsenvoorschotten
1985-heden
7 jaar
Vernietigen
Originele stukken beschikbaar bij B&B.
Kopie van bestelbons
1985-heden
7 jaar
Vernietigen
Originele stukken beschikbaar bij B&B.
Kopie van uittreksels van postrekening
1985-heden
7 jaar
Vernietigen
Originele stukken na 4 maand bij Rekenhof.
Jaarverslagen
1977-heden
4 jaar
Bewaren
Notulen van de Algemene Vergadering
1975-heden
4 jaar
Bewaren
Notulen van het Directiecomité
1975-heden
4 jaar
Bewaren
Dossiers inzake de samenstelling van de commissie
1976-heden
4 jaar
Bewaren
Persoonsdossiers met beknopte inlichtingen over de leden van de Commissie en het Bureau
1975-heden
4 jaar
Bewaren
4.2.2. Activiteiten
73
Archiefselectielijst
Dossiers inzake klachten ingediend bij de VNCPC
1976-heden
Uitspraak + 6 maand
Bewaren
Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 131).
Repertorium met algemene gegevens betreffende de klachtendossiers
1976-heden
50 jaar
Bewaren
Databank onder Access.
Ingekomen stukken, voornamelijk brieven
1976
Uitspraak + 6 maand
Bewaren
Ingekomen brieven betreffende klachten worden geïntegreerd in het klachtendossier.
Nederlandstalig register van ingekomen stukken
1976-heden
50 jaar
Bewaren
Franstalig register van ingekomen stukken
1976-heden
50 jaar
Bewaren
Minuten van uitgaande stukken, voornamelijk brieven
1976-heden
Uitspraak + 6 maand
Bewaren
Nederlandstalig register van uitgaande stukken
1976-heden
50 jaar
Bewaren
Franstalig register van uitgaande stukken
1976-heden
50 jaar
Bewaren
Documentatie van Nederlandstalige dienst
1976-heden
10 jaar
Vernietigen
Documentatie met bijzonder nuttig karakter wordt bijgehouden.
Documentatie van Franstalige dienst
1976-heden
10 jaar
Vernietigen
Documentatie met bijzonder nuttig karakter wordt bijgehouden.
74
Minuten van uitgaande brieven betreffende klachten worden geïntegreerd in het klachtendossier.
Archiefselectielijst
75
Archiefselectielijst
BESCHEIDEN
Datering
Administratieve bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
5. BIJZONDERE MISSIES / MISSIONS PARTICULIÈRES Tijdens een telefonisch onderhoud gaven dhr. Van Hemelrijck en dhr. Debuisson te kennen geen archief te vormen. Ze maken hun archiefbescheiden hoofdzakelijk over aan de stafdienst B&B.
76