FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER BESTUURSOVEREENKOMST FOD KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER

FOD KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER

BESTUURSOVEREENKOMST

FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER 2016-2018

P a g i n a 1 | 39 Bestuursovereenkomst

Inhoudsopgave Deel 1. Definities en draagwijdte van de bestuursovereenkomst ............................................................................. 4 Artikel 1 - Draagwijdte van deze bestuursovereenkomst ...................................................................................... 4 Artikel 2 - Kader van de overeenkomst .................................................................................................................. 4 Artikel 3 – Geïntegreerd bestuursplan ................................................................................................................... 4 Deel 2. Verbintenissen van de partijen ...................................................................................................................... 5 Artikel 4 – Beheersprincipes .................................................................................................................................. 5 Artikel 5 - Voorafgaand overleg en informatieverstrekking .................................................................................. 5 Artikel 6 – Wijzigingen van de overeenkomst ....................................................................................................... 5 Artikel 7 – Nieuwe opdrachten .............................................................................................................................. 6 Artikel 8 – Consolidatie van de verbintenissen ...................................................................................................... 6 Artikel 9 - Opvolging van het bereiken van de doelstellingen ............................................................................... 6 Artikel 10 – Periodiek overleg ................................................................................................................................ 6 Artikel 11 - Jaarlijkse toetsing ................................................................................................................................ 6 Artikel 12 – Rapportering ....................................................................................................................................... 6 Artikel 13 – Weerslag van de maatregelen waarover werd beslist na de ondertekening van de overeenkomst . 7 Artikel 14 – Financiering......................................................................................................................................... 7 Artikel 15 – Herinvestering efficiëntiewinsten....................................................................................................... 7 Artikel 16 - Overheveling van bevoegdheden en hertekening van de structuur ................................................... 7 Artikel 17 - Niet-naleving van de aangegane verbintenissen................................................................................. 7 Deel 3. De prioritaire doelstellingen, processen en projecten van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister ......... 8 Artikel 18 - Missie, visie, waarden.......................................................................................................................... 8 Artikel 19 - Strategische inzetten ........................................................................................................................... 9 Artikel 20 - Huidige structuur van de FOD ........................................................................................................... 11 Artikel 21 – Stakeholdersanalyse ......................................................................................................................... 11 Artikel 22 - Strategische risicoanalyse.................................................................................................................. 12 Artikel 23 - Prioriteiten van de Minister............................................................................................................... 13 Artikel 24 – Strategische visie .............................................................................................................................. 13 Artikel 25 – Kernprocessen .................................................................................................................................. 14 Artikel 26 - Strategische doelstellingen die betrekking hebben op de efficiënte en kwaliteitsvolle uitvoering van de missies en opdrachten........................................................................................................................ 18 Artikel 27 - Operationele doelstellingen die betrekking hebben op de efficiënte en kwaliteitsvolle uitvoering van de missies en opdrachten ................................................................................................................. 18 P a g i n a 2 | 39 Bestuursovereenkomst

Artikel 28 - De belangrijkste projecten, processen, initiatieven of acties............................................................ 18 Artikel 29 – Schema van middelen ....................................................................................................................... 21 Deel 4. Invulling van de transversale doelstellingen voor alle FOD’s ...................................................................... 22 Artikel 30 – Subsidiariteit m.b.t. de implementering van de transversale doelstellingen ................................... 22 Artikel 31 – Gemeenschappelijke basis................................................................................................................ 22 Artikel 32 - Efficiëntieverbetering en kostenreductie .......................................................................................... 23 Artikel 33 – Administratieve vereenvoudiging ..................................................................................................... 26 Artikel 34 – Klantgerichtheid of verbetering van de relatie met de gebruiker/burger ....................................... 28 Artikel 35 – Duurzame ontwikkeling .................................................................................................................... 29 Artikel 36 – Bevordering gelijke kansen .............................................................................................................. 32 Artikel 36bis - Bevordering van het welzijn & organisatiecultuur ....................................................................... 34 Artikel 37 – Verbetering interne controle ............................................................................................................ 35 Artikel 38 – Verbetering interne audit ................................................................................................................. 35 Artikel 39 – Dienstoverschrijdende samenwerking ............................................................................................. 36 Deel 5 – Administratieve fases ................................................................................................................................. 39 Artikel 40 – Overleg met het BOC ........................................................................................................................ 39 Artikel 41 – Goedkeuring door het Directiecomité ............................................................................................. 39

P a g i n a 3 | 39 Bestuursovereenkomst

Bestuursovereenkomst 2016-2018 Federale Overheidsdienst Kanselarij van de Eerste Minister Deel 1. Definities en draagwijdte van de bestuursovereenkomst Artikel 1 - Draagwijdte van deze bestuursovereenkomst Deze bestuursovereenkomst bevat de verbintenissen die de Federale Overheidsdienst Kanselarij van de Eerste Minister, vertegenwoordigd door de Voorzitter van het Directiecomité a.i. en de federale Regering, vertegenwoordigd door Eerste Minister, voogdijminister(s) van de betrokken overheidsdienst onderschrijven in het kader van de uitvoering van de bestuursovereenkomsten voor de periode van 1 januari 2016 tot 31 december 2018. Deze bestuursovereenkomst wordt gesloten in overeenstemming met de bepalingen van het koninklijk besluit van 4 april 2014 tot wijziging van het koninklijk besluit van 29 oktober 2001 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de Federale Overheidsdiensten (FOD’s) en de Programmatorische federale Overheidsdiensten (POD’s) en tot wijziging van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de FOD’s en de POD’s.

Artikel 2 - Kader van de overeenkomst De bestuursovereenkomst wordt gesloten voor een duur van drie kalenderjaren en heeft een strategische planningshorizon van drie jaar die wordt geconcretiseerd in operationele planningshorizonten van één jaar. De bestuursovereenkomst leidt tot een betere en meer aangehouden en periodieke afstemming tussen de beleidsdoelstellingen van het beleid en de uitvoering en opvolging ervan door de betrokken overheidsdienst. De bestuursovereenkomst en het jaarlijks bestuursplan vormen de basis voor de jaarlijkse evaluatie van de mandaathouders.

Artikel 3 – Geïntegreerd bestuursplan Het bestuursplan als jaarlijks operationeel plan integreert de opvolging en uitvoering van de verschillende thematische actieplannen die verbonden zijn aan de transversale doelstellingen zoals bedoeld in artikel 11bis, §2, 5° van het voormeld KB.

P a g i n a 4 | 39 Bestuursovereenkomst

Deel 2. Verbintenissen van de partijen Artikel 4 – Beheersprincipes De overeenkomst sluitende partijen, met name mevrouw Françoise Audag - Dechamps Voorzitster van het Directiecomité a.i. van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister en de heer Charles Michel, Eerste Minister, voogdijminister van deze FOD, verbinden zich als echte partners ertoe deze beheersprincipes na te leven. De overeenkomst sluitende partijen verbinden zich ertoe om gunstige voorwaarden te scheppen met het oog op de uitvoering van de wederzijdse verbintenissen die in deze overeenkomst zijn vastgelegd. Op dat vlak vormt het eerbiedigen van het voorafgaande overleg een kritische succesfactor. Beide partijen verbinden zich tot structureel overleg en sluiten wederzijdse akkoorden als evenwaardige partners. Opdat de overheidsdienst zijn opdracht op een kwaliteitsvolle wijze kan uitvoeren, verbindt de voogdijminister zich ertoe de overheidsdienst binnen de budgettaire context de nodige autonomie te verlenen en de nodige middelen ter beschikking te stellen. Dit is een substantiële voorwaarde opdat de overheidsdienst zou kunnen worden gehouden tot de naleving van de verbintenissen van deze overeenkomst. De mandaathouders van hun kant verbinden zich er toe de nodige stappen te ondernemen om in synergie initiatieven te ontwikkelen om de efficiëntie te verhogen en efficiëntiewinsten te boeken, innovatie na te streven en de nodige stappen te ontwikkelen om een kwaliteitsvolle en toegankelijke dienstverlening te verzekeren, in samenspraak met en afgestemd op de noden en de verwachtingen van de gebruikers en de stakeholders. Indien de FOD in het kader van een wettelijke opdracht moet samenwerken met een andere overheidsdienst, verbinden de voogdijoverheden zich ertoe de voorwaarden te scheppen om de samenwerking te waarborgen.

Artikel 5 - Voorafgaand overleg en informatieverstrekking Elk voorontwerp van wet of besluit tot wijziging van de wetgeving en/of regelgeving die de FOD betreft of die een aangelegenheid regelt die tot de FOD behoort wordt in overleg met de cel Algemene Beleidscoördinatie en de Beleidscel van de Eerste Minister voorbereid.

Artikel 6 – Wijzigingen van de overeenkomst De aanpassingen ingevolge objectieve parameters voorzien in de bestuursovereenkomst, namelijk de aanpassingen van opdrachten, taken, doelstellingen of indicatoren vermeld in de overeenkomst die geen weerslag hebben op de globale enveloppen voorzien in de overeenkomst, zullen worden uitgevoerd volgens de procedure voorzien in artikel 11bis, § 7, van het koninklijk besluit van 4 april 2014.

P a g i n a 5 | 39 Bestuursovereenkomst

Artikel 7 – Nieuwe opdrachten Iedere nieuwe opdracht toegewezen aan de FOD, bij of krachtens een wet of een reglementaire beslissing, wordt in een aanhangsel bij de overeenkomst opgenomen (Voorontwerp van wet inzake overheidsopdrachten – Titel 4 - Bestuur) Indien deze toewijzing bijkomende budgettaire en/of personeelsmiddelen vereist, zal dit het voorwerp uitmaken van onderhandelingen met de voogdijminister. Hoofdstuk “Governance” van het voorontwerp van wet inzake overheidsopdrachten (omzetting RL 2014/24 en 25/EU – verzoek tot oprichting van een contactpunt … (zie infra art.28, 5° titel).

Artikel 8 – Consolidatie van de verbintenissen Voor een vlotte opvolging van de verbintenissen van beide partijen zullen alle wijzigingen bij de uitvoering van de overeenkomst worden geconsolideerd in hetzelfde document.

Artikel 9 - Opvolging van het bereiken van de doelstellingen De voogdijminister en de FOD verbinden zich ertoe het bereiken van de doelstellingen en het uitvoeren van de projecten zoals beschreven in de bestuursovereenkomst aandachtig op te volgen.

Artikel 10 – Periodiek overleg Om de correcte en adequate uitvoering door de voogdijminister en door de FOD van de verbintenissen die uit deze bestuursovereenkomst voortvloeien mogelijk te maken, zal de voogdijminister een overleg organiseren met betrekking tot budgettaire maatregelen en maatregelen inzake het openbaar ambt die een betekenisvolle impact kunnen hebben op de lopende bestuursovereenkomsten.

Artikel 11 - Jaarlijkse toetsing De bestuursovereenkomst wordt jaarlijks getoetst op basis van een verslag dat betrekking heeft op de uitvoering van de bestuursovereenkomst en dat is opgesteld door de voorzitter van het directiecomité, of desgevallend door de voorzitter. In voorkomend geval, wordt de bestuursovereenkomst aangepast aan de gewijzigde omstandigheden, onder de voorwaarden bedoeld in §7 met betrekking tot de wijziging van de bestuursovereenkomst. Over de resultaten van dit overleg wordt door de deelnemers een tegensprekelijk en gemotiveerd verslag opgesteld, dat met betrekking tot de aangelegenheden waarover geen overeenstemming wordt bereikt, de onderscheiden standpunten weergeeft.

Artikel 12 – Rapportering De FOD verbindt er zich toe een rapporteringssysteem te ontwikkelen en in stand te houden dat de voortgang van de beheers- en beleidscyclus meet en visualiseert zodat dit als basis dient voor het periodiek en/of ad hoc overleg met de voogdijminister.

P a g i n a 6 | 39 Bestuursovereenkomst

Artikel 13 – Weerslag van de maatregelen waarover werd beslist na de ondertekening van de overeenkomst In het kader van de jaarlijkse toetsing van de uitvoering van de wederzijdse verbintenissen opgenomen in de bestuursovereenkomst en in de context van het sluiten van bestuursovereenkomsten zal de voogdijminister rekening houden met de weerslag van de maatregelen waarover werd beslist of die werden ingevoerd na het sluiten van onderhavige overeenkomst en die hebben geleid tot een relevante en meetbare stijging van de taken of van hun complexiteit of van sommige uitgaven, voor zover de overheidsdienst de weerslag van deze wijzigingen tijdig heeft meegedeeld.

Artikel 14 – Financiering De federale regering verbindt zich ertoe aan de FOD de noodzakelijke basishypotheses mee te delen voor het opmaken van de jaarlijkse begroting. De federale regering verbindt er zich toe bij ongewijzigd beleid de nodige middelen voor de uitvoering van de kerntaken en essentiële opdrachten van de FOD zoals beschreven in de bestuursovereenkomst en het bestuursplan tijdig toe te kennen.

Artikel 15 – cf voorstel van het College van de Voorzitters – Ministerraad van 21.05.2015 (2015A04180.001)° Niet van toepassing .

Artikel 16 - Overheveling van bevoegdheden en hertekening van de structuur Voor de hertekening of redesign van de federale overheidsstructuur verbindt de FOD zich ertoe om deel te nemen aan elke technische werkgroep met betrekking tot de hertekening en om nuttige inlichtingen te verschaffen tijdens de voorbereidende fase van deze hertekening.

Artikel 17 - Niet-naleving van de aangegane verbintenissen Wanneer één van de partijen de aangegane verbintenissen niet volledig of slechts gedeeltelijk kan naleven, zal deze partij de andere partij hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen en zal ze met de andere partij overleg plegen om maatregelen af te spreken om die situatie te verhelpen of op te vangen. Indien er een probleem is inzake de naleving van de verbintenis, zullen de partijen trachten, in de mate van het mogelijke, het met elkaar eens te worden over de beste manier om hierover te beslissen.

P a g i n a 7 | 39 Bestuursovereenkomst

Deel 3. De prioritaire doelstellingen, processen en projecten van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister Afdeling 1 - Situering van de FOD

Artikel 18 - Missie, visie, waarden Missie: 15 mei 2001. - Koninklijk besluit houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst [Kanselarij van de Eerste Minister] (BS 17 mei 2001). 1° de administratieve en logistieke taken met betrekking tot de voorbereiding en de follow-up van de vergaderingen van de Ministerraad; 2° de ondersteuning van de Eerste Minister bij de uitoefening van zijn functie wat de coördinatie en de federale integratie van het beleid betreft; 3° de ondersteuning van de Eerste Minister bij de uitoefening van zijn functie wat de coördinatie en de interfederale integratie van het beleid betreft en in het kader van zijn rol als Lid van de Europese Raad; 4° de oprichting van een kenniscel en een dienstencentrum voor de communicatie; de organisatie, de uitbouw en de coördinatie van departementsoverschrijdende communicatie en informatie naar en met de burger, de media en de andere beleidsverantwoordelijken; 5° de voogdij over de volgende drie federale culturele instellingen : de Koninklijke Muntschouwburg, het Paleis voor Schone Kunsten en het Nationaal Orkest van België; 6° de administratieve en logistieke ondersteuning van andere diensten wanneer een wettelijke of reglementaire bepaling daarin voorziet.

19 juli 2001. - Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 2, 1°, van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur (BS 1 september 2001) In het kader van de opdrachten vastgesteld in 4°, zijn de Federale Overheidsdienst Kanselarij van de Eerste Minister en in het bijzonder de entiteit Externe Communicatie belast met de conceptie- en realisatietaken van het informatiebeleid van de federale overheid. In dit kader en onverminderd de aangelegenheden die tot de bevoegdheden behoren van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, is de Dienst en in het bijzonder de entiteit Externe Communicatie belast met : 1. het aanwenden van alle voorlichtingstechnieken om de burger voor te lichten en het land beter te doen kennen; 2. het verzamelen van een zo volledig mogelijke documentatie betreffende het nationaal patrimonium en de nationale werkzaamheden en verwezenlijkingen; 3. het coördineren van de initiatieven genomen op de gebieden bedoeld in 1° en 2°; 4. het verlenen van technische bijstand, op aanvraag, aan elke natuurlijke of rechtspersoon die een doel nastreeft dat ertoe bijdraagt België beter te doen kennen. P a g i n a 8 | 39 Bestuursovereenkomst

Visie Onze visie berust op drie pijlers: 1.Efficiëntie De Kanselarij biedt haar klanten: • expertise • professionalisme • kwaliteitsdiensten. Zij speelt vaak de voortrekkersrol in nieuwe projecten en partnerschappen. 2. Mens De Kanselarij mobiliseert al haar medewerkers rond gemeenschappelijke projecten en waarden en moedigt transversaliteit aan. Ze heeft ook oog voor de persoonlijke ontwikkeling van haar medewerkers. 3.Moderniteit De Kanselarij staat open voor wat leeft in de maatschappij en in de wereld.

Waarden Naast de basiswaarden van het deontologische kader, die voor alle federale personeelsleden gelden, beschikt de Kanselarij over eigen waarden: flexibiliteit, excellentie en vertrouwen. 1.Flexibiliteit Dankzij de flexibiliteit van de prestaties van het personeel kan de Kanselarij sinds jaar en dag het bijzonder ritme volgen dat door de politieke agenda, de vergaderingen de communicatie van de regering, maar ook door de organisatie van evenementen wordt opgelegd. Voor specifieke projecten ontwikkelt de Kanselarij bovendien intern een systeem dat toelaat om expertise en kennis te delen en uit te wisselen. 2. Excellentie Op de Kanselarij is de kwaliteit van de geleverde diensten alomtegenwoordig, zowel op het vlak van logistiek en informatica (performante en beveiligde uitrusting en installaties…) als op het vlak van administratieve, juridische, budgettaire en communicatie-expertise. 3. Vertrouwen Proactiviteit en loyaliteit wekken vertrouwen. Dat vertrouwen moet bij elke machtsoverdracht worden vernieuwd en moet telkens in de loop van de legislatuur worden bestendigd.

Artikel 19 - Strategische inzetten De Kanselarij wil een antwoord geven op negen uitdagingen die een impact hebben op maatschappelijk, milieu, economisch en ethisch vlak. P a g i n a 9 | 39 Bestuursovereenkomst

Die negen uitdagingen, die in het GRI-verslag worden uitgewerkt, zijn gerangschikt in volgorde van het belang dat zowel onze stakeholders als wijzelf eraan hechten: 1. Ondersteuning van de werking van de federale regering door de kwaliteit en de continuïteit van de diensten die we aanbieden 2. Transparante informatie door een efficiënte communicatie van de beslissingen van de federale regering en van de diensten die de federale overheid 3. Verantwoorde openbare investeringen door de voorbereiding van de reglementering overheidsopdrachten door bijzondere aandacht te bieden aan maatschappelijke en milieuclausules te schenken 4. Ondersteuning van het overleg tussen de federale staat en de deelstaten en tussen de federale staat, de deelstaten en de vakbonden door onze deskundigheid en het vertrouwen dat wij opwekken 5. Optimale federale administratie door als drijvende kracht achter belangrijke projecten op te treden, door in transversale projecten te investeren en door gemeenschappelijke waarden te delen 6. Gelijkheid voor iedereen door het uitvoeren van actieplannen zoals gendermainstreaming, handistreaming, diversiteitsbeleid 7. Welzijn en motivatie van het personeel • door werkinstrumenten en -processen te verbeteren • door gezonde voeding te promoten • door de personeelsleden aan te moedigen een carrièreplan te verwezenlijken • door interne mobiliteit te stimuleren 8. zichtbaarheid en promotie van de federale instellingen, promotie-, communicatie- en bewustmakingsacties en de organisatie van evenementen met een hoge toegevoegde waarde 9. Green efficiency door de aanpak van • afval • mobiliteit • CO²-vermindering • energie-, water-, papierverbruik

P a g i n a 10 | 39 Bestuursovereenkomst

Artikel 20 - Huidige structuur van de FOD Minister belast met de Federale Culturele Instellingen Eerste Minister

Secretariaat Minister van Duurzame Ontwikkeling

Voorzitter van het Directiecomité a.i.

Cel Algemene Beleidscoördinatie

B&B

Staatssecretaris belast met Administratieve Vereenvoudiging, toegevoegd aan de Minister van Veiligheid en Binnenlandse Zaken

Beleidscel

P&O

ICT

Vertaaldienst

Secretariaat & Logistiek

Coördinatie en Juridische Zaken

Secretariaten en Overleg Ministerraad

Externe Communicatie

Projecten & Begeleiding

Studiedienst

Redactie

Overlegcomité

Overheidsopdrachten

Syndicale Aangelegenheden

Geschillen

Inlichting en Veiligheid

Protocol en Onderscheidingen

Productie

Verspreiding

Multimédia

Informatiecampagnes Online

Promotie

Evenementen & Partnerschappen IPC

Centrum voor Cybersecurity België

Diensten van het Auditcomité

Diensten van de Cultuurpactcommissie

Federale culturele instellingen

Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging

Federaal Instituut voor Duurzame Ontwikkeling

Artikel 21 – Stakeholdersanalyse Onze stakeholders Onze belangrijkste stakeholders zijn in volgorde van belang: • de eerste minister en de federale regering • het personeel van de Kanselarij • de burgers • de secretariaten en beleidscellen van de federale regeringsleden • de leveranciers • de institutionele partners • de privépartners • de media

P a g i n a 11 | 39 Bestuursovereenkomst

Relevantiematrix

Artikel 22 - Strategische risicoanalyse In het kader van de uitwerking van de interne controle wordt op dit ogenblik in elke operationele directie en in elke stafdienst een risicoanalyse van de processen uitgevoerd. Strategisch gezien worden de processen van twee operationele algemene directies (Secretariaten en Overleg, Coördinatie en Juridische Zaken) sterker dan andere overheidsdiensten blootgesteld aan het risico dat als “politiek” kan worden bestempeld (blokkering van een beslissing, regeringscrisis, lopende zaken, etc.). Meer algemeen zijn de volgende strategische risico’s geïdentificeerd: 1. Vermindering van de middelen, zowel budgettair als qua personeel (vergroot door de kleine omvang van de diensten) P a g i n a 12 | 39 Bestuursovereenkomst

2. Demotivering van het personeel (vergrijzing, uiteenlopende verwachtingen van verschillende generaties: Y, X en babyboomers) 3. Tekort aan bepaalde beroepen en/of gebrek aan aantrekkingskracht als werkgever (voornamelijk voor ICT) 4. Informatieveiligheid en Cybersecurity (rekening houdend met het hoge niveau van de ontwikkelde informaticatoepassingen en van de interoperabiliteit)

Afdeling 2 - Prioriteiten van de Minister (s)

Artikel 23 - Prioriteiten van de Minister (s) Beleidsverklaring van de Eerste Minister van 14 november 2014 - DOC KAMER 54 0020/015 Algemene beleidsnota van 30 oktober 2015 - DOC KAMER 54 1428/002 

Verdere uitvoering van de zesde staatshervorming

  

Verdere operationalisering van het Centrum voor cybersecurity België Werking van de Nationale Veiligheidsraad Oprichting van de Gemeenschappelijke Interneauditdienst



Omzetting van drie Europese richtlijnen overheidsopdrachten die in het kader van de Small Business Act zijn goedgekeurd in 2014

  

Modernisering van de overheidsdiensten Federale overheidsorganisatie (optimalisering van de organisatiestructuur) Begrotingskader (begrotingsneutraliteit tot 2017)

Afdeling 3 – Beheers- en beleidsprocessen 2016-2018

Artikel 24 – Strategische visie   

Een efficiënte administratie zijn die haar expertise, haar professionalisme en haar kwaliteit aanbiedt aan haar klanten en die handelt als drijvende kracht en partner in het kader van haar opdrachten. Een administratie zijn die al haar personeelsleden mobiliseert rond projecten en gedeelde waarden door de transversaliteit te bevorderen en een stimulerende administratie zijn die zich inzet voor de ontplooiing van haar personeelsleden Een moderne administratie zijn die tegemoetkomt aan de maatschappelijke bekommernissen

Deze strategische ambities ondersteunen de strategische doelstellingen van de organisatie, zowel van de operationele directies als van de stafdiensten. In september 2013 heeft het directiecomité gekozen voor twee strategische prioriteiten; efficiëntie in de gebruikte middelen en transversaliteit.

P a g i n a 13 | 39 Bestuursovereenkomst

Artikel 25 – Kernprocessen Kernprocessen

Aanleiding/IN

Type proces

OUT

Klanten

Richtlijnen over de werking van de reg + steun bij de installatie van de beleidsorganen Specifieke ICT-support 1. De beleidsorganen van de regeringsleden bijstaan bij hun installatie en hun dagelijks beheer

2. De Eerste minister en de federale regering ondersteunen door in te staan voor het goede verloop van de regeringsvergaderingen, de intergouvernementele vergaderingen en het sociaal overleg

Installatie van de regering + vraag van de beleidsorganen

Controle samenstelling beleidsorganen operationeel

Facilities (wagenpark, A-nummerplaten …) Instaan voor de digitale veiligheid van de toepassingen en de gegevens

Vraag van de Eerste minister en van zijn regering om te vergaderen

operationeel

De vergaderingen organiseren (uitnodigingen, agenda en documentatie via e-premier) Vertaal- en tolkwerk Facilities (inrichting en installaties) Coördinatie van de regeringsprojecten

Beleidsorganen van de regeringsleden

Eerste minister + reg + nietpermanente leden van de veiligheidsraad die dat wensen

Opvolging van de institutionele hervormingen Coördinatie van de parlementaire vragen operationeel

3. De Eerste minister, zijn beleidsorganen en de federale regering ondersteunen bij de uitvoering van het regeerakkoord

Vraag om ondersteuning en juridisch advies van de Eerste minister, zijn beleidsorganen of de regering

Coördinatie van de geschillen Grondwettelijk Hof en beheer van de geschillen Eerste minister Protocol en coördinatie eervolle onderscheidingen Werking van de reg: legistiek, richtlijnen, ministeriële bevoegdheden, juridische adviezen

Eerste minister + reg + parlement + justitie + raad van state + deelgebieden

P a g i n a 14 | 39 Bestuursovereenkomst

Websites en advies sociale media van de regeringsleden Persmededelingen MR Presscenter.org Belga en elektronisch persoverzicht

4. De communicatie van de Eerste minister en de federale regeringsleden ondersteunen met moderne en efficiënte communicatiemiddelen

Vraag van de Eerste minister en van zijn regering om hun beslissingen te communiceren

5. De federale communicatie coördineren en ondersteunen, in coördinatie met de andere federale, gefedereerde en Europese entiteiten en diensten aanbieden aan de burgers en de pers

Vraag van andere FOD's, van de deelgebieden of van Europa

operationeel

6. Communicatieacties van de federale reg - het imago van het federale België in België ondersteunen

Subsidieaanvragen van het maatschappelijke middenveld, vraag van de regering

operationeel

7. Beheer van de gebouwen Wetstraat 16 en Lambermont, hun technische installaties en ICT-voorzieningen

Vraag naar een beveiligde, operationele en aangename werkomgeving

operationeel

Organisatie van evenementen en persconferenties Federale visibiliteit Europese partnerschappen portaal Belgium.be Internationaal Perscentrum (IPC) Federale campagnes presscenter.org CNK en CNK België toegang Belga Beheer van de subsidieaanvragen

Eerste minister + reg

Federale en gefedereerde entiteiten, de pers en Europa Federale reg Maatschappelijk middenveld: vzw's, culturele en sociale wereld…

Ondersteuning van projecten Beveiligde toegang tot het gebouw Facilities: inrichting en kantoormateriaal, schoonmaak, restaurant, contacten met de Regie…

operationeel

ICT-support, -materiaal en infrastructuur

Interne CH + leden van de beleidsorganen van de Premier + Eerste minister

P a g i n a 15 | 39 Bestuursovereenkomst

8. De management- en supportprocessen van de Kanselarij optimaal beheren

Vraag van de EM, van zijn beleidsorganen en van het Directiecomité voor de goede werking van de organisatie

support

Administratieve ondersteuning, P&O, B&B en IT

Kanselarij-EM en leden van de beleidsorganen van de EM

9. De representativiteit en de betaling van de syndicale premies controleren

Wettelijke verplichting

operationeel

Controle van de representativiteit en van de betaling van de syndicale premies

Ambtenaren (in ruime zin)

Omzetting van de Europese richtlijnen naar Belgisch recht en statistische verslagen

Aanbestedende overheden en aanbestedende entiteiten economische operatoren

10. De Europese richtlijnen in verband met overheidsopdrachten omzetten en de statistieken bijhouden

11. Instaan voor het beheer van de protocoldossiers

Wettelijke verplichting Wettelijke verplichting en medeondertekening van de EM (gemeenschappen en gewesten)

12. De officiële portretten van de koninklijke familie verspreiden

Vraag naar officiële portretten

13. De diensten opgericht bij de Kanselarij ondersteunen

Verplichting tot administratieve, logistieke, juridische ondersteuning van de diensten opricht bij de Kanselarij

operationeel

operationeel

Toekenning van eervolle onderscheidingen

operationeel

De foto's versturen - beheer van de officiële foto's - verspreiding van de foto's op openbare plaatsen

Kanselarij, gemeenschappen, gewesten Federale, gewestelijke en lokale administraties, burgers

Ondersteuning P&O, B&B, ICT, logistiek,

DAV-CultuurpactFIDO-ACFO, Cyberveiligheid

operationeel

P a g i n a 16 | 39 Bestuursovereenkomst

14. De diensten onder administratieve voogdij ondersteunen

Verplichting tot administratieve, logistieke en juridische ondersteuning van de diensten onder administratieve voogdij

operationeel

Juridische ondersteuning, B&B, IT, betaling van de subsidies…

Bozar-De MuntNOB

P a g i n a 17 | 39 Bestuursovereenkomst

Artikel 26 - Strategische doelstellingen die betrekking hebben op de efficiënte en kwaliteitsvolle uitvoering van de missies en opdrachten Strategische doelstelling 1: optimale organisatie van de besluitvorming in de Ministerraad, het Overlegcomité, de Nationale Veiligheidsraad en het Strategisch Comité voor Inlichting en Veiligheid, en van de syndicale onderhandeling binnen Comité A en Sectorcomité I. Strategische doelstelling 2 : inhoudelijke ondersteuning van de Eerste Minister wat betreft de coördinatie van het beleid en de werking van de regering. Strategische doelstelling 3: de communicatie van de Eerste minister, de federale regering en de federale overheden ondersteunen en begeleiden om de banden tussen de administratie en de burgers te verbeteren, in dit kader de burgers, journalisten, verenigingen en ondernemingen informeren via diverse interactieve kanalen over de beslissingen en de acties van de overheden en het positieve imago van België versterken door communicatieacties te voeren in synergie en samenwerking met haar Belgische, Europese en internationale partners. Strategische doelstelling 4: een efficiënte administratie zijn die investeert in de transversaliteit, het beheer van de human resources en in de efficiëntie en effectiviteit van de ingezette middelen (human resources, budgettair, logistiek en IT). Strategische doelstelling 5: administratieve en logistieke ondersteuning van diensten opgericht bij de FOD en andere diensten wanneer een wettelijke of reglementaire bepaling hierin voorziet, en coördinatie van de administratieve en budgettaire opvolging van de federale culturele instellingen.

Artikel 27 - Operationele doelstellingen die betrekking hebben op de efficiënte en kwaliteitsvolle uitvoering van de missies en opdrachten Cf bijlage Bestuursplan - Deel 6 De houders van managementfuncties N-1 (Secretariaten en Overleg, Coördinatie en Juridische Zaken en Externe Communicatie) hebben een bestuursplan opgesteld dat de operationele doelstellingen herneemt. Voor de stafdiensten en de dienst Secretariaat en Logistiek hebben, in afwezigheid van houders van staffuncties, de verantwoordelijken van deze diensten actieplannen opgesteld voor 2016-2018.

Artikel 28 - De belangrijkste projecten, processen, initiatieven of acties Personeel en Organisatie  

.BE MOVE projecten (de talenten identificeren en mobiliseren in transversale projecten van de organisatie) en Talent Avenue (tijdelijke terbeschikkingstelling tussen FOD’s) de interne communicatie verbeteren, meer bepaald het ontwikkelen van interactieve uitwisselingen via het intranet

Budget en Beheerscontrole 

de implementering van de elektronische facturatie verderzetten in samenwerking met Fedict en de FOD B&B P a g i n a 18 | 39

Bestuursovereenkomst

ICT 

initiatieven ontwikkelen voor de verbetering van de dienstverlening, in verband met de veiligheid en de verlaging van de kosten - operationele synergiën, onder meer in het kader van het beheer van de exploitatieovereenkomst ICT Shared Services - investeringen met een energiebesparend effect

Algemene Directie Coördinatie en Juridische Zaken, de 3 Stafdiensten en de Dienst Secretariaat en Logistiek  

Operationalisering van het Centrum voor cybersecurity België Operationalisering van de Gemeenschappelijke Interne Auditdienst in de loop van 2016

Algemene Directie Coördinatie en Juridische Zaken  De omzetting tegen 18 april 2016 van drie Europese richtlijnen Overheidsopdrachten die in het kader van de Small Business Act zijn goedgekeurd in 2014  Oprichting tegen 31 december 2016 van het aanspreekpunt voor de samenwerking met de Europese Commissie wat betreft de toepassing van het hoofdstuk “Governance” en van de wetten en besluiten inzake overheidsopdrachten: de oprichting van dit aanspreekpunt moet onderzocht worden in het kader van de “optimalisatie van de federale overheid” (binnen de horizontale FOD’s / synergie met de FOD Economie, Middenstand en Energie)  Elektronische opvolging en transmissie van teksten binnen het wetgevend proces  Modernisering van de databank Arbi geschillen (opvolging geschillen – hoofdzakelijk van het Grondwettelijke Hof) Algemene Directie Externe Communicatie In de periode 2016-2019 zal de algemene directie Externe Communicatie in het kader van haar opdrachten meer specifiek de nadruk leggen op: -

-

de communicatie van de regeringsbeslissingen naar de burgers, journalisten en organisaties door met name in te staan voor de communicatie van de beslissingen van de Ministerraad; het advies over en de ondersteuning van de communicatieacties van de Eerste minister en de regering; de organisatie van nieuwe acties op vraag van de Eerste minister en de regering, in het kader van de communicatie over de “optimalisatie van de federale overheid” en de zichtbaarheid van het federale niveau of informatiecampagnes gericht aan de burgers; de versterking van het imago van ons land, in samenwerking met alle betrokkenen, door het ontwikkelen van communicatietools (film), het organiseren van ceremonieën of de deelname van België aan internationale evenementen zoals de Olympische zomerspelen in Rio, de Europese Voetbalbeker Euro 2016 in Frankrijk, de Wereldbeker 2018 in Rusland, wereldtentoonstellingen, etc.

P a g i n a 19 | 39 Bestuursovereenkomst

-

-

-

-

-

de ontwikkeling van de digitale aanwezigheid en van de internetcommunicatie van de federale regering en haar leden, alsook van de federale organisaties, onder meer via de gemoderniseerde portaalsite www.belgium.be en de sociale media; haar ontwikkeling als expertise- en competentiecentrum dat de federale organisaties zijn diensten en bevoegdheden op het vlak van externe communicatie ter beschikking stelt, onder meer inzake de organisatie, evaluatie en optimalisatie van sensibiliseringscampagnes; de uitwerking, ontwikkeling of ondersteuning van departementsoverschrijdende projecten en/of projecten die verschillende bevoegdheidsniveaus samenbrengen, zoals de omvorming van de website business.belgium.be tot een uniek ondernemingsloket; de voortzetting van het strategische partnerschap met de Europese instellingen; de verdere verbetering van het beheer van het Résidence Palace – Internationaal Perscentrum, om de Belgische overheden, de Europese instellingen en de journalisten een dienstencentrum, forum en ontmoetingsplaats van hoge kwaliteit te blijven aanbieden; de verdere verbetering van de interne werking en van de ontwikkeling van de competenties ven de medewerkers om een kwaliteitsvolle dienstverlening te blijven garanderen.

P a g i n a 20 | 39 Bestuursovereenkomst

Artikel 29 – Schema van middelen

BUDGET Personeelskosten

2016

2017

2018

17.744

17.431

17.150

Werkingskosten

3.359

3.291

3.225

21/1 ICT netwerk

4.914

4.809

4.705

31/1 externe Communication 31/2 federale culturele instellingen 32/1 Dienst voor administratieve vereenvoudiging 32/2 Vaste Cultuurpactcommissie 32/3 Sociale tussenkomsten : vakbondspremies 32/4 Aauditcomité

3.814

3.798

3.663

53.011

51.950

50.912

2.245

2.200

2.156

60

59

58

20.342

19.935

19.536

89

87

85

33/1 Duurzame Ontwikkeling

1.022

1.002

981

34/1 Cybersecurity

1.807

1.770

1.734

125

122

120

108.532

106.454

104.325

35/1 federale interne auditdienst

BUDGET 2016-2017-2018 35/1 federale interne auditdienst 34/1 Cybersecurity 33/1 Duurzame Ontwikkeling 32/4 Aauditcomité 32/3 Sociale tussenkomsten : vakbondspremies 32/2 Vaste Cultuurpactcommissie 32/1 Dienst voor administratieve vereenvoudiging 31/2 federale culturele instellingen 31/1 externe Communication 21/1 ICT netwerk Werkingskosten Personeelskosten BUDGET 0

10000

20000

30000

40000

50000

P a g i n a 21 | 39 Bestuursovereenkomst

60000

Deel 4. Invulling van de transversale doelstellingen voor alle FOD’s Afdeling 1 – Algemene bepalingen

Artikel 30 – Subsidiariteit m.b.t. de implementering van de transversale doelstellingen Het hoofddoel is de FOD’s te responsabiliseren, de werking te moderniseren en efficiënter te maken vertrekkend vanuit een gemeenschappelijke visie voor alle FOD’s en die door alle FOD’s worden onderschreven.

In dit kader streven de FOD’s er naar om gemeenschappelijke acties te ondernemen die gelden voor het geheel van de FOD’s.

De normen en standaarden die aan de transversale doelstellingen zijn verbonden en die hier in onderling akkoord worden vooropgesteld zijn inspanningsverbintenissen. Iedere FOD wordt aangespoord een traject uit te tekenen dat vertrekkend vanuit hun huidige positie en maturiteit hen moet aanzetten om binnen de mogelijkheden en rekening houdend met de eigen specifieke omstandigheden een eigen en gefaseerde weg naar de realisatie en de implementatie ervan uit te stippelen en hiervoor verantwoording te kunnen afleggen.

Artikel 31 – Gemeenschappelijke basis De onderscheiden domeinen beantwoorden aan de doelstellingen vervat in het regeerakkoord en vertolken de leidende principes die op hun beurt een emanatie zijn van de gemeenschappelijk gedragen strategische assen:      

integratie en coördinatie van de dienstverlening, kostenefficiëntie (artikel 32) klantgerichtheid innovatie vereenvoudiging (artikel 33) digitalisering

Deze strategische assen werken transversaal door in het uittekenen van de doelstellingen van deze 7 domeinen zodat bepaalde operationele doelstellingen en indicatoren op meerdere domeinen kunnen slaan.

P a g i n a 22 | 39 Bestuursovereenkomst

Afdeling 2 – Specifieke bepalingen

Artikel 32 - Efficiëntieverbetering en kostenreductie Efficiëntieverbetering en kostenreductie is een samenspel van externe maatregelen als e-government, vereenvoudiging en digitalisering van processen met interne maatregelen en acties zoals het verbeteren van de processen, een betere coördinatie en afstemming en integratie van dienstverlening en het correct inschatten van behoeften en de impact waarbij dit alles gemonitord wordt door interne controle en interne audit.

Het College van voorzitters en de Regering verbinden zich ertoe om de budgettaire procedures te herzien om de budgettaire autonomie van de organisaties te verhogen. Dit impliceert: -

de ontwikkeling van een globale enveloppebenadering het behouden van de efficiëntiewinsten de interne financiering van de synergie het financieren van uitzonderlijke investeringsprojecten

(a) Een eerste vereiste is het goed beheer en het optimaliseren van de processen en projecten en het borgen van de kwaliteit ervan om te komen tot een grotere maturiteit. Elke organisatie identificeert en beschrijft zijn processen. De FOD engageert zich acties te organiseren om zijn kernprocessen te verbeteren.

Als KPI geldt:

•

Het aandeel processen waarop procesverbetering zoals Lean, werklastmeting,… wordt toegepast over de periode van de komende 3 jaar Streefdoel is optimaliseren van 5 tot 10% van de processen voor de operationele AD’s 2016: min 5% 2017: min 8% 2018: min 10%

(b) Een ver doorgedreven opvolging en digitalisering van de processen als sluitstuk kan een ernstig efficiëntiewinst opleveren. Dit is zeker het geval op het vlak van het beheer en het ontwikkelen van het personeel. De FOD verbindt zich er toe zich in te schrijven in de beleidsdoelstellingen inzake de digitalisering van de processen en de nodige inspanningen te leveren. P a g i n a 23 | 39 Bestuursovereenkomst

Als gemeenschappelijke actie engageert het College van voorzitters zich om vooruitgang te boeken m.b.t. de digitalisering van de personeelsdossiers. Dit behelst onder meer:   

het gebruik maken van Crescendo voor het beheer van de evaluatiedossiers het registreren en opvolgen van het absenteïsme het voorzien en het opvolgen van de VTO-dagen (Vorming, Training & Opleiding) per ambtenaar

Als KPI geldt: Het % aantal gedigitaliseerde personeelsdossiers op het totaal aantal personeelsdossiers over de periode van de komende 3 jaar De F

de FOD Kanselarij zal deze KPI opvolgen aan de hand van de “komende” oprichting van het nieuwe Persopoint (vroegere eHR). Momenteel worden de personeelsdossiers opgevolgd met een intern ontwikkelde tool Webfocus. In deze tool zijn 100% van de administratieve personeelsgegevens geregistreerd.

Als KPI geldt: Het % aantal evaluatiedossiers dat via Crescendo of een andere tool wordt opgevolgd en aangevuld over de periode van de komende 3 jaar Cijfers 2015: 95% Streefdoel 2016: 95% Streefdoel 2017: 95% Streefdoel 2018: 95%

P a g i n a 24 | 39 Bestuursovereenkomst

Als KPI geldt: Het monitoren van het kort en langdurig absenteïsme en positioneren t.o.v. een streefcijfer over de periode van de komende 3 jaar 2015: cijfers FED 20 4,4% (federale mediaan 6%) 2016: lager dan federale mediaan 2017: lager dan federale mediaan 2018: lager dan federale mediaan

Als KPI geldt: Het aantal dagen VTO/VTE /jaar over de periode van de komende 3 jaar 2015: 5,6 dagen/personeelslid (federale mediaan 2,1 dagen/personeelslid) 2016: gelijk aan of hoger dan huidige resultaat met een maximum van 10 dagen 2017: gelijk aan of hoger dan huidige resultaat met een maximum van 10 dagen 2018: gelijk aan of hoger dan huidige resultaat met een maximum van 10 dagen

(c) Ook op het vlak van het beheer van de kosten speelt digitalisering een grote rol. De FOD engageert zich deze processen en projecten maximaal digitaal te laten verlopen: 

Het opvolgen van het aandeel overheidsopdrachten dat via e-procurement verloopt of dient te verlopen is een belangrijke indicator. In het kader van de omzendbrief “P&O/2012/e-Proc” wordt het gebruik van de federale e-Procurement toepassingen van de FOD P&O gemonitord. De resultaten worden driemaandelijks medegedeeld en opgevolgd.

Als KPI geldt: het aantal dossiers op het totaal aantal overheidsopdrachten dat via eprocurement verloopt over de periode van de komende 3 jaar, rekening houdend met de Europese drempel. P a g i n a 25 | 39 Bestuursovereenkomst

Aantal boven de Europese drempel (ref.: eerste trimester 2015: 100% monitoring e-procurement – www.publicprocurement.be) Streefdoel 2016: 100% Streefdoel 2017: 100% Streefdoel 2018: 100% Aantal onder Europese drempel (buiten onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking): Streefdoel 2016: 100% Streefdoel 2017: 100% Streefdoel 2018: 100%

(d) Tenslotte focust men zich op het monitoren van de productie en de productiekost met het zicht op het verbeteren van de efficiëntie. De voorgestelde actie voor het bereiken van deze opdracht is het ontwikkelen van een gemeenschappelijke methodiek en afspraken rond werklastmeting als instrument voor de efficiëntieverbetering:

Als KPI geldt: •

Het bestaan van een gemeenschappelijke methodiek inzake werklastmeting De FOD Kanselarij kan deze KPI slechts opvolgen aan de hand van de input van de FOD P&O en gemeenschappelijke FOD’s.

Artikel 33 – Administratieve vereenvoudiging Ook de administratieve vereenvoudiging gaat samen met e-government, vereenvoudiging en digitalisering van processen. (a) Op het vlak van inschatting van de behoeften en het incalculeren van de impact, engageert de FOD zich om de effecten van geplande of nieuwe regelgeving in kaart brengen via een vroegtijdige impactanalyse. Als KPI geldt het aantal nieuwe regelgevingen waarvoor een voorafgaandelijke impactanalyse heeft plaatsgevonden. KPI RIA 2016: 100% Bestuursovereenkomst KPI RIA 2017 : 100% KPI RIA 2018 : 100%

P a g i n a 26 | 39

(b) Op het vlak van administratieve vereenvoudiging, engageert de FOD zich om tegen het einde van de bestuursovereenkomst de administratieve lasten opgelegd aan burgers, ondernemingen en verenigingen te beperken en bij te dragen tot de door de regering vastgestelde doelstelling van [30] % vermindering. De nulmeting van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging aan de hand van het Kafka-meetmodel is niet van toepassing voor de FOD Kanselarij. Het integreren van een intern actieplan administratieve vereenvoudiging dat tevens de acties omvat vereist om te voldoen aan de only-once regelgeving zoals bepaald in de Wet 5 mei 2014 (BS 4 juni 2014) is eveneens niet van toepassing.

c) Op het vlak van e-government en digitalisering van processen verbindt de FOD zich er toe actief bij te dragen tot de digitalisering van de dienstverlening en het verminderen van de papierstroom (paperless administration) Hiertoe worden een maximum aantal databanken of gegevensbronnen van de instelling via een dienstenintegrator ontsloten en worden een maximum aantal datasets in het kader van de PSIregelgeving ter beschikking gesteld voor hergebruik.

Als KPI’s gelden:

•

het aantal dienstverleningen dat extern wordt aangeboden via digitale kanalen over de periode van de komende 3 jaar Voor de FOD Kanselarij is deze KPI niet van toepassing

•

Aantal databanken of gegevensbronnen van de instelling die via een dienstenintegrator worden ontsloten op een totaal aantal databanken of gegevensbronnen over de periode van de komende 3 jaar (dossiers m.b.t. burgers – only once) Voor de FOD Kanselarij is deze KPI niet van toepassing

•

Aantal datasets dat in het kader van de PSI-regelgeving wordt ter beschikking gesteld voor hergebruik op een totaal aantal datasets over de periode van de komende 3 jaar (Open Data) Voor de FOD Kanselarij is deze KPI niet van toepassing. Dit is te herevalueren in functie van de federale open data strategie en toekomstige wetgeving – cf. MR 24.07.2015 – notificatie 2015A18180.013 en 014

•

Het % van de facturen die elektronisch worden behandeld op een totaal aantal ontvangen facturen over de periode van de komende 3 jaar : Cijfers B&B 2015 (referentiejaar 2014): P a g i n a 27 | 39 100% van de opgelegde leveranciers in het kader van het pilootproject Bestuursovereenkomst Streefdoel 2016: 80% van de opgelegde leveranciers Streefdoel 2017: 90% van de opgelegde leveranciers Streefdoel 2018: 100% van de opgelegde leveranciers

Artikel 34 – Klantgerichtheid of verbetering van de relatie met de gebruiker/burger Op het vlak van de verbetering klantgerichtheid of verbetering van de relatie met de gebruiker/burger, engageert de FOD zich om de klantgerichtheid als een permanent aandachtspunt en een sturend onderdeel te ontwikkelen van een beleid en dienstverlening dat optimaal afgestemd is op de noden en de verwachtingen van de gebruikers – of groepen van gebruikers - en de stakeholders, op het respectvol omgaan met burgers, bedrijven en belanghebbenden, met bijzondere aandacht voor de meest kwetsbaren, en het regelmatig poolshoogte te nemen en desgewenst de dienstverlening bij te sturen.

Als acties worden voorzien:  

Het betrekken van stakeholders in het beheer Het integreren van de voorstellen/resultaten in de Bestuursovereenkomst Als KPI’s gelden:

      

•

Het periodiek meten van de klanttevredenheid via de bestaande tools ter zake: JA/GEDEELTELIJK/NEEN Het periodiek in kaart brengen van de klantenbehoeften: JA/GEDEELTELIJK/NEEN Het bekend maken van de resultaten van de metingen: JA/GEDEELTELIJK/NEEN Het ontwikkelen en bijsturen van een actieplan i.s.m. de gebruikers: JA/GEDEELTELIJK/NEEN Het beschikken over een publiek toegankelijk geactualiseerd handvest van de klantgerichte overheid: JA/NEE Het aantal aanpassingen ex ante aan de dienstverlening n.a.v. de metingen: minstens 50% Het beroep doen op ervaringsdeskundigen in armoede: JA/NEE

De ratio ontvankelijke en gegronde klachten op het totaal aantal klachten over de periode van de komende 3 jaar Gegevens 2015 : 0 klachten Streefdoel 2016: 50% Streefdoel 2017: 50% Streefdoel 2018: 50%

P a g i n a 28 | 39 Bestuursovereenkomst

Artikel 35 – Duurzame ontwikkeling Duurzame ontwikkeling gaat over de manier waarop zowel economische, sociale en ecologische aspecten in overweging worden genomen in de werking en het beleid van een organisatie en houdt zowel een kort, een middellang als een lang termijnperspectief voor ogen. Inzetten op duurzame ontwikkeling is dan ook voor elke organisatie anders en houdt specifieke doelstellingen en uitdagingen in, afhankelijk van haar corebusiness, haar omvang, haar invloed, haar geografische ligging, haar klanten, e.a. Specifieke aandacht zal worden besteed aan de principes van “gendermainstreaming” en “Handistreaming” in de verschillende fasen van beleidsvoering. Op het vlak van duurzame ontwikkeling, engageert de FOD zich om in overleg met zijn stakeholders zijn materiële en immateriële maatschappelijke impact op vlak van duurzame ontwikkeling te monitoren en te ontwikkelen. De FOD ziet het als zijn opdracht om: (1) de aan hem opgedragen taken goed uit te voeren met een minimale negatieve impact van de processen en diensten op de stakeholders (mens en milieu) (2) oog te hebben voor alle vormen van maatschappelijke toegevoegde meerwaarde die hij als overheidsdienst realiseert, en deze in het kader van gemeenschappelijke waardecreatie met stakeholders verder uit te werken De FOD zal a) een beheerssysteem hanteren waarbij dat de lasten onder controle blijven (gebaseerd op de Internationale richtlijnen voor maatschappelijke verantwoordelijkheid (ISO 26000 of het behoud van EMAS-certificaat) en dat op frequente basis in stakeholder overleg geëvalueerd wordt en waarover tweejaarlijks rapportage gebeurt in de vorm GRI 4, op voorwaarde dat er een oplossing gevonden wordt voor de aanzienlijke administratieve lasten en kosten (extra budget).

Als KPI geldt •

De aanwezigheid van een op ISO 26000 gebaseerd of equivalent beheerssysteem of de aanwezigheid van een actieplan volgens PDCA-cyclus in functie van beschikbare ressources

streefdoel 2016: OPSTART streefdoel 2017: JA streefdoel 2018: JA P a g i n a 29 | 39 Bestuursovereenkomst

b) jaarlijks een actieplan duurzame ontwikkeling opmaken (KB van 22 september 2004) en integreren in het bestuursplan.

Als KPI geldt •

de mate van vooruitgang van de maatregelen opgenomen in het jaarlijks actieplan duurzame ontwikkeling van de dienst over de periode van de komende 3 jaar

Streefdoel 2016: 0% Streefdoel 2017: 50% Streefdoel 2018: 75%

c) In het jaarlijks bestuursplan het actieplan “Handistreaming” integreren

Als KPI geldt Het aantal maatregelen waarbij aandacht besteed werd aan handistreaming Het streefdoel zakt omdat men er van uitgaat dat almaar minder maatregelen nodig zijn op termijn Streefdoel 2016 : 7 Streefdoel 2017 : 5 Streefdoel 2018 : 5

P a g i n a 30 | 39 Bestuursovereenkomst

d) In het jaarlijks bestuursplan het actieplan “Gendermainstreaming” integreren

Als KPI geldt: •

Het aantal maatregelen waarbij aandacht besteed werd aan gendermainstreaming Het streefdoel zakt omdat men er van uitgaat dat almaar minder maatregelen nodig zijn op termijn Streefdoel 2016 : 41 Streefdoel 2017 : 30 Streefdoel 2018 : 20

e) op regelmatige basis en op kwalitatieve manier in dialoog te treden met zijn stakeholders aangaande zijn werking en beleid

Als KPI geldt:

De frequentie van een stakeholdersdialoog

S

streefdoel: systematisch organiseren van stakeholderoverleg met de stakeholders van de directie externe communicatie en de dienst overheidsopdrachten

P a g i n a 31 | 39 Bestuursovereenkomst

f)

Het rapporteren om de twee jaar over zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid aan de hand van de richtlijnen van het Global Reporting Initiative

Als KPI geldt:

De publicatie van GRI-verslag om de twee jaar publicatie 2015 = verslag GRI 2014 publicatie 2017 = verslag GRI 2016

Artikel 36 – Bevordering van gelijke kansen De FOD’s willen een spiegel van de maatschappij zijn en gaan derhalve voor een inclusieve maatschappij en willen dit vertalen in de samenstelling van het personeel door een inclusief HR-beleid dat een gelijke toegang tot het openbaar ambt voor elke burger van dit land mogelijk maakt. Op het vlak van het diversiteitsmanagement , engageert de FOD zich om de federale diversiteit bevorderende initiatieven te ondersteunen door o.m. inspanningen te leveren op het vlak van: (a) Het verstrekken van de ratio aan de door de regering aangeduide diensten m.b.t. personen met een handicap die in dienst zijn (b) Het verstrekken van gegevens over de verdeling man/vrouw in de 1e en 2e taaltrap van de administratie (c) Het naleven van de integratie van de genderdimensie in het geheel van zijn activiteiten (d) Het participeren in specifieke acties in het kader van de tewerkstelling van de specifieke categorieën personen (e) Het streven naar binnen de gestelde termijnen de effectieve invulling en naleving van de gehandicaptenquota van 3% van het personeelsbestand en hiervoor alle maatregelen te nemen om de arbeidsposten aan te passen en een specifiek onthaal hiervoor te ontwikkelen (f) Het verstrekken van gegevens over de tewerkstelling van personen van een andere nationaliteit dan de Belgische (g) Op het vlak van de gedifferentieerde behandeling inzake het verlengd inzetten van competenties op de werkvloer, zal de FOD meewerken aan initiatieven die als doelstelling hebben een leeftijdsbewust personeelsbeleid te ontwikkelen De FOD’s engageren zich tot de opvolging van de volgende indicatoren en het nemen van positieve en correctieve maatregelen.

P a g i n a 32 | 39 Bestuursovereenkomst

Als KPI’s gelden: Het ondernemen van acties op het vlak van gender mainstreaming Streefdoel: (cf. artikel 35, punt d)

Het opstellen van een actieplan leeftijdsbewust personeelsbeleid Streefdoel: een operationeel actieplan is beschikbaar in 2016

Opgelet het behalen van onderstaande streefdoelen zijn enkel van toepassing indien wervingen en bevorderingen kunnen worden doorgevoerd!

•

Het naleven van de bij de artikelen 53 en 54 van het KB van 2 oktober 1937 opgelegde quota van maximum 2/3 van hetzelfde geslacht bij nieuwe aanwijzingen en benoemingen.

Gegevens 2015: 30,4% (federale mediaan 34%) Streefdoel 2016: 33% Streefdoel 2017: 33% Streefdoel 2018: 33%

•

Het opvolgen van het gehandicaptenquotum van 3% van het personeelsbestand over de komende 3 jaar Gegevens 2015: 2,3% 2016: 2,3 2017: 2,5 2018: 3

Het tewerkstellen van het aantal -26-jarigen Gegevens 2015: 4,7% (federale mediaan: 2%) 2016: hoger dan of gelijk aan de federale mediaan 2017: hoger dan of gelijk aan de federale mediaan 2018: hoger dan of gelijk aan de federale mediaan

P a g i n a 33 | 39 Bestuursovereenkomst

Artikel 36bis - Bevordering van het welzijn & organisatiecultuur De FOD neemt de nodige acties om:

-

de bedrijfscultuur te doen evolueren zodat het welzijn van de medewerkers wordt bevorderd en het evenwicht tussen werk en privéleven wordt gerespecteerd de medewerkers meer autonomie te geven en te responsabiliseren een mensgericht leiderschap te integreren, zowel voor het top- als middlemanagement.

De volgende KPI’s worden opgevolgd aan de hand van de benchmark FED20 en de duurzame sociale balans. Absenteïsme: gegevens 2015 = 4,4% Streefdoel = lager dan of gelijk aan de federale mediaan, 6% turnover (positif/negatief): gegevens 2015 = 4,4% Streefdoel = hoger dan of gelijk aan de federale mediaan, 4% Tevredenheid: gegevens 2015 = 82,4% Streefdoel = (hoger dan of gelijk aan de federale mediaan, 72% welzijn en psychosociale risico’s : % gemotiveerde klachten per jaar ingediend bij de vertrouwenspersoon: gegevens 2015 = 0,5% Streefdoel = 0% interne mobiliteit: gegevens 2015 = 5,8% Streefdoel = hoger dan of gelijk aan de federale mediaan, 3% externe mobiliteit: gegevens 2015 = 14,3 % Streefdoel = hoger dan of gelijk aan de federale mediaan, 6% het aantal telewerkers: gegevens 2015 = 26,8% Streefdoel = hoger dan of gelijk aan de federale mediaan, 24% % management met een Vitrivius opleiding: gegevens 2015 = 50% Streefdoel = 50% of hoger

P a g i n a 34 | 39 Bestuursovereenkomst

Artikel 37 – Verbetering interne controle Op het vlak van de verbetering interne controle engageert de FOD zich om tegen het einde van de bestuursovereenkomst het maturiteitsniveau inzake interne controle te verhogen. Hierbij wordt het referentiekader interne controle COSO/INTOSAI gebruikt conform de geldende reglementaire bepalingen van de koninklijk besluiten van 17 augustus 2007 met betrekking tot het intern controlesysteem en de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht.

Hiertoe verbindt hij er zich toe een nulmeting uit te voeren. Deze kan gebeuren op basis van de MMX (maturiteitsmatrix) van het ACFO of een andere matrix die beter aansluit bij de omvang en behoeften van de organisatie. Op basis van het vastgestelde maturiteitsniveau wordt een actieplan opgesteld en opgevolgd om de maturiteit inzake interne controle van de organisatie te verbeteren en te monitoren.

Als KPI’s voor de komende drie jaar gelden de uitvoering van de nulmeting [ ja (groen) / neen (rood) / gedeeltelijk (oranje) ] de aanwezigheid van een coördinator interne controle : ja/neen de opmaak van het actieplan ter verbetering van het maturiteitsniveau interne controle [ ja / nee / gedeeltelijk ] en de realisatie van dit actieplan [ ja / neen / gedeeltelijk ] Het streefdoel is om zoveel mogelijk in het groen te staan of ten minste een positieve evolutie te kunnen vaststellen en te kunnen aantonen.

Artikel 38 – Verbetering interne audit Gelet op de oprichting van een federale gemeenschappelijke interne auditdienst: Op het vlak van de verbetering interne audit, engageert de FOD zich het interneauditcharter te ondertekenen en actief mee te werken met de gemeenschappelijke Interneauditdienst o.a. in de volgende domeinen:   

het meewerken aan de jaarlijkse risicoanalyse van de interne audit, het waarborgen van de toegang tot informatie, communicatie met de verantwoordelijke voor de interne audit en andere verantwoordelijkheden bepaald in het Auditcharter.

P a g i n a 35 | 39 Bestuursovereenkomst

Als KPI’s voor de komende drie jaar gelden Auditcharter ondertekend [ja/neen] (jaarlijkse opgave) Kwalitatieve informatie werd tijdig aan het FIA verstrekt [ja/nee] (dit betreft zowel de medewerking aan de risicoanalyse, het waarborgen van de toegang tot informatie,…)

Het streefdoel is om zoveel mogelijk in het groen te staan of ten minste een positieve evolutie te kunnen vaststellen en te kunnen aantonen.

Artikel 39 – Dienstoverschrijdende samenwerking Op het vlak van de dienstoverschrijdende samenwerking, engageert de FOD zich om op permanente basis de dienstoverschrijdende samenwerking te bevorderen door te participeren en te investeren in de federale of beleidsoverschrijdende initiatieven die er op gericht zijn om tot synergie te komen De FOD schrijft zich in het initiatief van het College van voorzitters om een gemeenschappelijke cartografie van de mogelijke domeinen van synergie op te maken. De FOD neemt deel aan gerichte prioritaire acties rond een aantal gekozen thema’s zoals IT, Facility & logistiek, HRM en budgetbeheer.

De FOD engageert zich om: (a) de nodige beheersdata in kaart te brengen, te professionaliseren en voor de betrokken actoren en stakeholders digitaal ter beschikking te stellen.

Dit vertaalt zich in: 



Het op constructieve wijze meewerken aan elke transversaal initiatief m.b.t. het inzamelen en het aanleveren van de gevraagde bedrijfsgegevens aan instrumenten zoals de FED-20, PData, de Quick Scan en de Duurzame Sociale Balans Het meewerken aan de totstandkoming van een gemeenschappelijk instrument voor de werklastmeting als objectieve basis voor het opstellen van het personeelsplan en de impact van de opdrachten op het ter beschikking en het alloceren van de resources

P a g i n a 36 | 39 Bestuursovereenkomst

(b) Het meewerken aan de uitbouw van een federale loopbaanbegeleiding

Als KPI’s voor de komende drie jaar gelden

Aantal personen dat binnen de Kanselarij is opgeleid in loopbaanbegeleiding: gegevens 2015 = 2 Streefdoel = 2 of hoger met een maximum van 5 personen Deelname aan de activiteiten inzake de federale loopbaanbegeleiding onder andere door het ter beschikking stellen van expertise Streefdoel = JA

(c) Bij te dragen tot de realisatie van gecoördineerde horizontale vereenvoudigings- en synergie projecten waarbij meerdere diensten of beleidsniveaus betrokken zijn.

Als KPI’s voor de komende drie jaar gelden: Aantal horizontale projecten waarbij men betrokken is Streefdoel: tussen 3 en 5

Aantal gerealiseerde projecten Streefdoel: minsten 1 project per jaar

(d) Bij te dragen tot het federaal efficiëntieprogramma in opvolging van OPTIFED

(e) Bij te dragen tot de voorbereiding, de datacollectie en de verwezenlijking van de optimalisatie

(f) Bij te dragen tot een transversaal onderbouwd, effectief, efficiënt en interactief communicatiebeleid (informeren, bewustmaken, converseren) op maat van de burger: -

Een correcte, verstaanbare en tijdige informatie verstrekken, zowel intern als extern via de geschikte communicatiekanalen; P a g i n a 37 | 39

Bestuursovereenkomst

-

Het bewerkstellingen van synergie en samenwerking met andere organisaties op het vlak van communicatie om de effectiviteit, efficiëntie en impact te versterken; Als KPI’s voor de komende drie jaar gelden:

De terbeschikkingstelling van een tool om de index maturiteit van de FOD’s te meten

Het systematisch co-organiseren van CommNet evenementen en publicaties voor het netwerk van Federale communicatoren

Het streefdoel is om deze acties 100% te realiseren.

-

-

Het ondersteunen van de veranderingen in onze organisatie door de doelgroepen te informeren, bewust te maken en met hen in dialoog te gaan over het wat, het waarom en het hoe van de komende verandering. Op het vlak van interne communicatie de transversaliteit, informatiedeling en interacties binnen de organisatie bevorderen;

Als KPI voor de komende drie jaar geldt

Het bestaan van een gevalideerd actieplan interne communicatie voor de organisatie: JA/GEDEELTELIJK/NEEN

Het aantal gerealiseerde acties uit het actieplan Streefdoel = minstens 75 % of hoger

P a g i n a 38 | 39 Bestuursovereenkomst