ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 52
ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MOBILITEIT EN VERVOER DIRECTORAAT-GENERAAL MARITIEM VERVOER ARCHIEFSELECTIELIJST 2010
door Bart WILLEMS
Brussel 2010
ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MOBILITEIT EN VERVOER DIRECTORAAT-GENERAAL MARITIEM VERVOER ARCHIEFSELECTIELIJST 2010
door Bart WILLEMS
Brussel 2010
DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL
Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.
5
6
LIJST VAN AFKORTINGEN
BS
Belgisch Staatsblad
CDS
Centrale Databank Scheepvaart
CVD
Certificaat van Deugdelijkheid
DGMV
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer
EPIC
Enig Plan en Informatiecentrum
FCBH
Federaal Comité voor de Beveiliging van de Havenfaciliteiten
FOD
Federale Overheidsdienst
Hazmat
Hazardous Materials
IAO
Internationale Arbeidsorganisatie
IMDG-code
International Maritime Dangerous Goods Code
IMO
International Maritime Organization
KB
Koninklijk besluit
MB
Ministerieel besluit
PARIS MOU
Paris Memorandum of Understanding on Port State Control
STCW
Standard of Training Certification and Watchkeeping
8
ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratief-juridische bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het laat de archiefvormer toe reeds in een vroeg stadium geïnformeerd te zijn omtrent welke archiefdocumenten op termijn vernietigd mogen worden en welke documenten wegens hun historisch belang in aanmerking komen voor blijvende bewaring en overdracht naar het Rijksarchief. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefreeks
Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakuitoefening maken geen deel uit van het archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief. Archiefreeksen zijn archiefstukken die samengevoegd zijn op grond van gemeenschappelijke formele kenmerken (bijvoorbeeld de redactionele vorm, het ontwikkelingsstadium of een bepaalde functie) of inhoudelijke kenmerken.
Reekscode
Voor het gebruiksgemak wordt een reekscode gehanteerd om de reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren.
Bewaartermijn
De administratief-juridische bewaartermijn wordt bepaald door de archiefvormer zelf en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden.
Def. bestemming
De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis van de cultureelwetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.
Opmerkingen
Voor bepaalde archiefbescheiden wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven
We opteerden voor een structureel model aangezien de organisatiestructuur van de DGMV doorheen de tijd in wezen nauwelijks is gewijzigd.
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer - Archiefselectielijst
10
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
A. SECRETARIAAT VAN DE DIRECTEUR-GENERAAL Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst A.001
Kopieën onkostennota’s van buitenlandse zendingen
2003-heden
3 jaar
vernietigen
A.002
Kopieën van afwezigheidslijsten personeel
2007-heden
1 jaar
vernietigen
A.003
Stukken betreffende de delegatie bij afwezigheid van de directeurgeneraal
2004-heden
1 jaar
vernietigen
A.004
Kopieën van de agenda van de maandelijkse bijeenkomsten van de Europese Raad
2007-heden
1 jaar
vernietigen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst A.005
Inkomende en uitgaande brieven
2003-heden
10 jaar
bewaren
A.006
Accesdatabank met de agenda van de briefwisseling
1998- heden
10 jaar
bewaren
A.007
Ontvangen en verstuurde mailberichten
2003-heden
5 jaar
selecteren
11
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
A.008
Managementplan
2004-heden
15 jaar
bewaren
A.009
Stukken betreffende de State of the Union van de Directeurgeneraal
2003-heden
10 jaar
bewaren
A.010
Notulen van de vergaderingen van het Directiecomité
2003-heden
10 jaar
vernietigen
A.011
Notulen van de vergaderingen van het Beheerscomité (voorheen Stafvergadering of Kernvergadering)
2003- heden
10 jaar
bewaren
A.012
Dossiers inzake de lopende projecten van de directeur-generaal
2003- heden
10 jaar
bewaren
A.013
Kopieën van de kabinetsdossiers
2003-heden
3 jaar
bewaren
A.014
Interne en externe dienstnota’s van de directeur-generaal
2003-heden
10 jaar
bewaren
12
Worden op het niveau van de voorzitter bewaard
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
A.015
Dienstnota’s van de dienst P&O
1999-heden
10 jaar
bewaren
A.016
Notulen van de vergaderingen van het Hoog Overlegcomité
2003-heden
10 jaar
bewaren
A.017
Notulen van de vergaderingen van het Regulier Overleg Federale Overheid - Vlaamse Overheid
2006-heden
10 jaar
bewaren
A.018
Notulen van de vergaderingen van het overleg tussen het DGMV en het Ministerie van Verkeer en Waterstaat (Nederland)
2008-heden
10 jaar
bewaren
A.019
Notulen van de vergaderingen van het trilaterale overleg (Kabinet, DGMV en de voorzitter van het directiecomité)
2008-heden
10 jaar
bewaren
A.020
Stukken betreffende het Federaal Comité voor de Beveiliging van de havenfaciliteiten (voorheen Nationale Autoriteit Maritieme Beveiliging)
2004-heden
10 jaar
bewaren
A.021
Stukken betreffende de Standard of Training Certification and Watchkeeping (STCW)
1995-heden
10 jaar
bewaren
A.022
Kopieën van het Engine International Air Pollution Prevention Certificate (EIAPPC)
2007-heden
zolang motor in gebruik is
vernietigen
A.023
Notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur van de Hogere Zeevaartschool van Antwerpen
1998-heden
5 jaar
vernietigen
A.024
Jaarverslagen van de Hogere Zeevaartschool van Antwerpen
2000-heden
5 jaar
vernietigen
13
Opmerkingen
Wordt door P&O bewaard
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
A.025
Stukken betreffende parlementaire vragen
A.026
Plannen van het voormalig RMT-gebouw in Oostende
A.027
Stukken betreffende de verhuis van de buitendiensten in Oostende en Gent
A.028
Jaarverslagen van andere instellingen
Datering ?-heden
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
10 jaar
vernietigen
10 jaar
bewaren
1998-heden
10 jaar
vernietigen
?-heden
1 jaar
vernietigen
2003-heden
5 jaar
selecteren
Opmerkingen
B. DIRECTIE SCHEEPVAARTCONTROLE
B1. SECRETARIAAT VAN DE DIRECTEUR B1.001
Ontvangen en verstuurde mailberichten
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort,
14
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen mogen vernietigd worden.
B1.002
Verslagen van vergaderingen met Taakgroepchefs, Beheerscomité, Fonds der Belgische Rijnvaart, Instituut voor het transport langs de Binnenwateren, Flag State Contact Group, promotie Binnenvaart Vlaanderen, BOC.
?-heden
10 jaar
bewaren
B1.003
Stageverslagen
1995-heden
10 jaar
bewaren
B1.004
Briefwisseling over ongevallen met schepen
?-heden
10 jaar
bewaren
B1.005
Omzendbrieven van het Ministerie van Openbare Werken, Bruggen en Wegen
1909-1941
statisch archief
bewaren
B1.006
Voorschriften betreffende de politie en de scheepvaart van het Ministerie van Openbare Werken, Bruggen en Wegen, Bestuur Waterwegen, Exploitatiedienst der Scheepvaartwegen
1881-2001
statisch archief
bewaren
B2. SCHEEPVAARTCONTROLE - CERTIFICATIE EN INSPECTIE ZEEVAART - VLAGGENSTAAT - METINGEN ZEEVAART Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst B2.001
Briefwisseling
1999-heden
10 jaar
bewaren
B2.002
Toegangen op de inkomende en uitgaande brieven
1999-heden
10 jaar
bewaren
15
Tot 1999 vormen registers de toegang op de briefwisseling. Vanaf 2003 is de toegang een
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen acces-databank.
B2.003
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
B2.004
Facturen van geleverde prestaties van de inspecteurs
1996-heden
10 jaar
vernietigen
Jaren 1960heden
tot zolang het selecteren schip onder Belgische vlag vaart
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten van de dienst B2.005
Dossiers inzake zeeschepen
16
-Van de papieren documenten enkel het huidige en vorige certificaat (afhankelijk van de termijn) bewaren. Oudere vervallen certificaten kunnen
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen worden vernietigd. -Per decennium en per type boot (koopvaardij, visserboot, bagger, enzovoort) vijf volledige dossiers permanent bewaren. -De digitale versie van de documenten bewaren in de Centrale Databank voor Scheepvaart (CDS).
B2.006
Plannen zeeschepen
?-heden
tot zolang het schip onder Belgische vaart
selecteren
B2.007
Meetboekjes en meetbrieven van zeeschepen
1897-heden
50 jaar
bewaren
B2.008
Registers op het nummer van de meetbrieven en op naam van het schip
jaren 1960heden
50 jaar
bewaren
17
Hangt samen met dossiers inzake zeeschepen (B2.005).
Vanaf 2006 is de Centrale Databank voor Scheepvaart (CDS) de toegang op de meetbrieven.
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
B3. SCHEEPVAARTCONTROLE - CERTIFICATIE EN INSPECTIE ZEEVAART - PORT STATE CONTROL Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst B3.001
Briefwisseling
1996-heden
B3.002
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
10 jaar
bewaren selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
B3.003
Notulen van vergaderingen
1996-heden
10 jaar
bewaren
B3.004
Facturen
1995-heden
7 jaar
vernietigen
B3.005
Prestatiestaten
?-heden
2 jaar
vernietigen
18
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks B3.006
Reeks Overzichten van de overuren
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
1996-heden
2 jaar
vernietigen
Opmerkingen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B3.007
Kopieën van inspectierapporten
1999-heden
5 jaar
vernietigen
B3.008
Detentiedossiers
1995-heden
10 jaar
vernietigen
B3.009
Verklaringen aspirant-officier van de zeevaartschool
1981-2007
30 jaar
bewaren
Na 2007 worden deze verklaringen door Schepenbeheer Antwerpen afgeleverd. Ze worden aldaar in het dossier STWC gevoegd (B9.003).
B3.010
Verklaringen gas, olie en chemicaliën
1981-2007
30 jaar
vernietigen
Na 2007 worden deze verklaringen door Schepenbeheer Antwerpen afgeleverd. Ze worden aldaar in het dossier STWC gevoegd (B9.003).
19
De inspectiegegevens van de gecontroleerde schepen worden opgeslagen in een centrale databank in SaintMalo (Frankrijk). Zie pagina 37.
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archief van andere archiefvormers (Vlaggenstaat) B3.011
Typegoedkeuringen oliewaterafscheiders
1980-1986
B3.012
Navigatielichten
1993-2001
B3.013
Vergunningen slepers
1997-2001
15 jaar 15 jaar
vernietigen vernietigen
15 jaar
vernietigen
B4. SCHEEPVAARTCONTROLE - CERTIFICATIE EN INSPECTIE ZEEVAART - HAZMAT
Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst B4.001
Briefwisseling
1999-heden
10 jaar
bewaren
B4.002
Verslagen van werkvergaderingen
1999-heden
10 jaar
bewaren
B4.003
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen
20
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
B4.004
Kopieën van boordtabellen
2001-heden
10 jaar
vernietigen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B4.005
Draaiboek taakgroep Hazmat
?-heden
15 jaar
bewaren
B4.006
Inspectiedossiers
1999-heden
3 jaar
vernietigen
B4.007
Digitale foto’s genomen tijdens inspecties
?-heden
10 jaar
selecteren
B4.008
Certificaten tankcontainers
1999-heden
tot zolang unit in gebruik is
vernietigen
B4.009
Excel-lijst van gecertificeerde containers
2000-heden
30 jaar
bewaren
B4.010
Toelatingen voor afwijkingen op de IMDG-code (samenladingen)
1996-heden
10 jaar
vernietigen
B4.011
IMO-rapporten
1999-heden
20 jaar
vernietigen
21
Indien de schepen op de foto’s identificeerbaar zijn bewaren, zo niet vernietigen.
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks B4.012
Reeks UN-rapporten
Datering 1999-heden
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
20 jaar
vernietigen
-
-
-
10 jaar
bewaren
Opmerkingen
B5. SCHEEPVAARTCONTROLE - CERTIFICATIE EN INSPECTIE ZEEVAART - PLEZIERVAART Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -
-
-
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B5.001
Briefwisseling, faxen
1999-heden
B5.002
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
22
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
B5.003
Wachtlijsten voor inspecties
2006-heden
5 jaar
vernietigen
B5.004
Acces-databank met verslagen inspecties
2003-heden
15 jaar
vernietigen
B5.005
Kopieën van certificaten van deugdelijkheid
2000-heden
10 jaar
vernietigen
B5.006
Stukken betreffende niet-geslaagden aan examen brevet pleziervaart op zee
2007-heden
2 jaar
vernietigen
B5.007
Stukken betreffende personen die niet hebben deelgenomen aan het examen voor het behalen van een brevet pleziervaart op zee
2007-heden
2 jaar
vernietigen
B5.008
Briefwisseling i.v.m. oproep voor examens
2008-heden
2 jaar
vernietigen
Opmerkingen Excel-bestand
Worden bewaard in de Centrale Databank Scheepvaart (E1.001).
B6. SCHEEPVAARTCONTROLE - CERTIFICATIE EN INSPECTIE BINNENVAART EN PLEZIERVAART - RIVER STATE Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst B6.001
Briefwisseling
1999-heden
B6.002
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
23
10 jaar
bewaren selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
B6.003
Dienstorders
1999-heden
10 jaar
bewaren
B6.004
Prestatiebladen
2000-heden
10 jaar
vernietigen
B6.005
Aanwezigheidslijsten
2000-heden
5 jaar
vernietigen
B6.006
Aanvragen en overzichten compensatierust
2000-heden
5 jaar
vernietigen
B6.007
Dienstregelingen
2000-heden
5 jaar
vernietigen
B6.008
Schaduwdossiers personeelsdossiers
1999-heden
5 jaar na het einde van de loopbaan van het personeelslid
vernietigen
24
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B6.009
Lijsten van gecontroleerde binnenvaartuigen
1999-heden
10 jaar
bewaren
B6.010
Dossiers inzake vaartuigen die niet in regel zijn
1999-heden
tot zolang het vernietigen schip vaart
B6.011
Kopieën van controleformulieren
1999-heden
10 jaar
vernietigen
B6.012
Dossiers inzake vergunningen bunkeren en evenementen
2003-heden
10 jaar
bewaren
B6.013
Stukken betreffende het toezicht examens stuurbrevet
1999-heden
10 jaar
vernietigen
Worden ingevoerd in de Centrale Databak Scheepvaart (E1.001).
B7. SCHEEPVAARTCONTROLE - CERTIFICATIE EN INSPECTIE BINNENVAART EN PLEZIERVAART - EPIC Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst B7.001
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals
25
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B7.002
Dossiers inzake keuring binnenvaartschepen
?-heden
10 jaar
selecteren
B7.003
Dossiers inzake keuring van nieuwe binnenvaartschepen
?-heden
10 jaar
bewaren
Plannen bewaren
Archief van het waterschoutambt/zeevaartpolitie Antwerpen B7.004
Processen-verbaal
1946-ca. 1994
verstreken
bewaren
statisch archief
B7.005
Passagierslijsten
jaren 1990
verstreken
bewaren
statisch archief
B7.006
Briefwisseling
1949-?
verstreken
bewaren
statisch archief
B7.007
Stukken betreffende aan de ‘ketting’ gelegde schepen
1969-1997
verstreken
vernietigen
statisch archief
B7.008
Stukken betreffende verstekelingen
1979-1994
verstreken
bewaren
statisch archief
B8. SCHEEPVAARTCONTROLE - CERTIFICATIE EN INSPECTIE BINNENVAART EN PLEZIERVAART - “ONE STOP” BINNENSCHEPEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst B8.001
Facturen
1999-heden
26
7 jaar
vernietigen
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
B8.002
Rekeninguittreksels
1999-heden
7 jaar
vernietigen
B8.003
Briefwisseling i.v.m. opmaken facturen
1999-heden
7 jaar
vernietigen
B8.004
Prestatiebladen
1999-heden
5 jaar
vernietigen
B8.005
Dienstnota’s
1999-heden
15 jaar
bewaren
Opmerkingen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B8.006
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
B8.007
Dossiers inzake meetbrieven binnenscheepvaart
1998-heden
27
30 jaar
bewaren
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks B8.008
Reeks Registers van de meetbrieven van de binnenvaart
Datering 1971-heden
Bewaartermijn 30 jaar
Definitieve bestemming
Opmerkingen
bewaren
Vanaf 1998 worden de gegevens bewaard in de Centrale Databank Scheepvaart (E1.001).
selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36.
SCHEEPVAARTCONTROLE - SCHEPENBEHEER B9. SCHEPENBEHEER ANTWERPEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst B9.001
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
28
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B9.002
Monsterrollen ter koopvaardij
1919-2005
50 jaar
selecteren
In overleg met een archivarisinspecteur van het Rijksarchief nagaan of er geen dubbels zijn met de reeds overgedragen monsterrollen.1 Monsterrollen van na 1972 integraal overdragen.
B9.003
Dossiers inzake de aanvraag voor een STCW-certificaat koopvaardij
2001-heden
50 jaar
selecteren
Belgische zeelui integraal bewaren. Van vreemde zeelui enkel een steekproef bijhouden. 1 op 10 dossiers van vreemde zeelui (het 1ste, 11de, 21ste, 31ste, enz).
B9.004
Vaarstaten van Belgische en vreemde zeelieden die onder Belgische vlag varen en van Belgische zeelieden onder vreemde vlag
?-heden
50 jaar
selecteren
Belgische zeelui integraal bewaren. Van vreemde zeelui enkel een steekproef bijhouden. 1 op 10 dossiers van vreemde zeelui (het 1ste, 11de, 21ste, 31ste, enz).
B9.005
Dossiers inzake de aanvraag voor een vlaggenbrief
1982-heden
15 jaar
vernietigen
1
VERMOTE J., Inventaris van het archief van het Waterschoutsambt te Antwerpen ((1855) 1919-1972), Brussel, Rijksarchief Beveren (ter perse).
29
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
B9.006
Dossiers inzake zeestrijders
B9.007
Dossiers inzake de aanvraag immatriculatieplaat voor pleziervaartuigen
B9.008
Dossiers inzake overleden zeelieden of verdwenen zeelieden op zee
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
verstreken
bewaren
?-heden
tot de sloping
vernietigen
?-heden
30 jaar
bewaren
Opmerkingen Statisch archief.
B10. SCHEPENBEHEER BRUSSEL Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst B10.001
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
30
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B10.002
Meetbrieven van binnenvaartschepen
?-heden
50 jaar
bewaren
B10.003
Registers van de meetbriefnummers
1899-heden
50 jaar
bewaren
B10.004
Attesten van sloping van binnenvaartschepen
1975-heden
10 jaar
bewaren
B10.005
Registers van de sloping
1952-heden
30 jaar
bewaren
B10.006
Dossiers inzake de aanvraag van een immatriculatieplaat voor pleziervaartuigen
?-heden
tot de sloping
vernietigen
B10.007
Dossiers inzake de aanvraag van een vlaggenbrief
?-heden
10 jaar
vernietigen
B10.008
Register van afgeleverde vlaggenbrieven
1966-heden
30 jaar
bewaren
B10.009
Aanvragen tot het bekomen van een stuurbrevet voor de pleziervaart
1993-heden
20 jaar
vernietigen
B10.010
Antwoordformulieren van de examens voor het behalen van een stuurbrevet
1999-heden
2 jaar
vernietigen
31
Worden naar Antwerpen verhuisd (EPIC, zie B7)
Worden naar Antwerpen verhuisd (EPIC, zie B7)
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
B11. SCHEPENBEHEER GENT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst B11.001
Dienstnota’s
1982-heden
B11.002
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
30 jaar
bewaren selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B11.003
Prestatiebladen ter controle van alle inspecteurs
?-heden
5 jaar
vernietigen
B11.004
Dossiers inzake de aanvraag voor een vlaggenbrief
2004-heden
10 jaar
vernietigen
32
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
B11.005
Betalingsbewijzen van vlaggenbrieven
?-heden
2 jaar
vernietigen
B11.006
Rekeninguittreksels
?-heden
7 jaar
vernietigen
B11.007
Dossiers inzake de aanvraag voor een immatriculatieplaten voor pleziervaartuigen
?-heden
tot de sloping
vernietigen
B11.008
Monsterrollen koopvaardij
1969-1983
50 jaar
bewaren
B11.009
Monsterrollen Scheldevisserij
1941-1965
50 jaar
bewaren
B11.010
Akten van Consent voor de Scheldevisserij
?-heden
5 jaar
vernietigen
B11.011
Kopieën van aanvragen voor (de verlenging van) vaarbewijzen
?-heden
3 jaar
vernietigen
B11.012
On Board Training Record Book for Deck Cadets
2002-heden
20 jaar
bewaren
B11.013
Bemanningslijsten van de Unie Redding Sleepdienst (URS)
2001-2008
5 jaar
vernietigen
B11.014
Stukken betreffende de uitreiking van treinticketten
?-heden
5 jaar
vernietigen
33
Opmerkingen
De originelen worden in Brussel in het DG Vervoer te Land bijgehouden
Worden door URS zelf bijgehouden
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
B12. SCHEPENBEHEER OOSTENDE Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst B12.001
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B12.002
Monsterrollen ter visserij (Blankenberge, De Panne, Heist, Nieuwpoort, Oostende en Zeebrugge)
1910-2005
50 jaar
bewaren
B12.003
Afschriften van Verklaring Zeeverslag (Blankenberge,
ca. 1950-1999
10 jaar
bewaren
2
Aanvulling van de reeds overgedragen monsterrollen.2
VERMOTE J., Inventaris van het archief van het waterschoutsambt te Oostende, 1815-1909 (Rijksarchief Beveren, Inventarissen, 167), Brussel, 2008.
34
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Nieuwpoort, Oostende en Zeebrugge) B12.004
Vaarstaten van vissers
ca. 1937heden
50 jaar
bewaren
B12.005
Certificaten van bekendheid met de reglementen betreffende de navigatie
?-heden
50 jaar
bewaren
B12.006
Dossiers inzake aanvragen voor het verkrijgen van zeebrieven voor zeeschepen (visserij)
1996-heden
50 jaar
vernietigen
B12.007
Certificaat medische geschiktheid
?-heden
3 jaar
vernietigen
B12.007
Dossiers inzake de aanvraag voor een vlaggenbrief
1982-heden
10 jaar
vernietigen
B12.008
Dossiers inzake de aanvraag voor een immatriculatieplaat voor pleziervaartuigen
2008-heden
tot de sloping
vernietigen
Alfabetische fichier: eerste reeks betreft vissers geboren vóór 1906. Vanaf 2001 zitten de gegevens in de Centrale Databank Scheepvaart (E1.001).
B13. SCHEPENBEHEER ZEEBRUGGE Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst B13.001
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
35
selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
B13.002
Verlofbladen
1998-heden
2 jaar
vernietigen
B13.003
Prestatiebladen
?-heden
2 jaar
vernietigen
B13.004
Dienstverrichtingen
1976-heden
10 jaar
vernietigen
B13.005
Indicateurs inkomende en uitgaande stukken
1986-heden
10 jaar
bewaren
2004-heden
50 jaar
selecteren
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B13.006
Dossiers inzake de aanvraag voor een STCW-certificaat sleepvaart, offshore, baggerschepen
36
Belgische zeelui integraal bewaren. Van vreemde zeelui enkel een steekproef bijhouden. 1 op 10 dossiers van vreemde zeelui (het 1ste,
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen 11de, 21ste, 31ste, enz).
B13.007
Dossiers inzake de aanvraag voor een vlaggenbrief
2008-heden
15 jaar
vernietigen
B13.008
Dossiers inzake de aanvraag voor een immatriculatieplaat voor pleziervaartuigen
2008-heden
tot de sloping
vernietigen
B13.009
Inlichtingen logboeken
1960-heden
15 jaar
vernietigen
B13.010
Kopieën havenbeweging
1998-heden
2 jaar
vernietigen
B13.011
Dubbels van facturen i.v.m. havenrechten
1998-heden
7 jaar
vernietigen
B13.012
Dossiers inzake visserijschepen
?-heden
tot zolang het schip vaart
bewaren
De stukken worden bewaard op nummer van het schip (bv. Z2). Deze dossiers bevatten kopieën van meetbrieven, zeebrieven, zeeverslagen, enzovoort).
B13.013
Monsterrollen ter visserij
1944-2005
50 jaar
vernietigen
Het betreft kopieën. De ingebonden monsterrollen ter visserij die in Oostende worden bewaard moeten overgedragen worden aan het Rijksarchief (B12.002).
B13.014
Afschriften van Verklaring Zeeverslag
1943-1998
10 jaar
selecteren
37
Voor de periode 1946-1992 werden de verslagen in
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen registers genoteerd. Van de losse zeeverslagen dienen enkel de ontbrekende jaren (1943-1945 en 1993-1998) bewaard te worden.
B13.015
Officiële lijst van de Belgische vissersvaartuigen
B13.016
Onderzoeksdossiers van de Rijkscommissaris bij de Onderzoeksraad voor de Zeevaart en arresten van de Onderzoeksraad
B13.017 B13.018
1943-1999
10 jaar
bewaren
1961-1997
noden van de dienst
vernietigen
Jaarverslagen over de vissersvloot
1946-1993
10 jaar
bewaren
Vaarstaten van vissers
ca. 1937heden
50 jaar
selecteren
ca. 1970heden
tot 5 jaar nadat het personeelslid uit dienst is
vernietigen
B14. PLAATSELIJKE ADMINISTRATIE (SCHELDE EN KUST) B14.001
Personeelsdossiers (schaduwdossiers)
38
De originelen worden op de griffie van de Antwerpse rechtbank bewaard. Deze stukken worden overgedragen naar het Rijksarchief Antwerpen.
In overleg met een Rijksarchivaris-inspecteur nagaan of dit dubbels zijn van de in Oostende bewaarde fiches (B12.004)
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
B14.002
Kopieën van facturen, onkostennota’s en bestelbonnen
1998-heden
7 jaar
vernietigen
B14.003
Prestatiestaten
2000-heden
5 jaar
vernietigen
B14.004
Richtlijnen inzake personeelszaken
?-heden
tot zolang de regel in voege is
vernietigen
B14.005
Stukken betreffende logistiek (dienstwagen, aankoop kantoorbenodigdheden)
?-heden
15 jaar
vernietigen
C. DIRECTIE WETGEVING EN JURIDISCHE AANGELEGENHEDEN C1. REGELGEVING C1.001
Dossiers inzake de voorbereiding, opvolging en aanpassing van wetten en koninklijke besluiten
?-heden
noden van de dienst
vernietigen
C1.002
Kopieën van wetten, decreten, koninklijke besluiten en Europese richtlijnen
1547-heden
noden van de dienst
vernietigen
C1.003
Dossiers inzake scheepskredieten
?-2005
10 jaar
bewaren
C1.004
Beheersrekeningen scheepskredieten
1970-1989
10 jaar
bewaren
C1.005
Verslagen van de Nationale Maatschappij voor Krediet aan de Nijverheid betreffende scheepskredieten
1994-2000
10 jaar
bewaren
39
Opmerkingen
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
C1.006
Documentatie scheepskredieten
10 jaar
vernietigen
C1.007
Verslagen van het Technisch Comité
10 jaar
bewaren
C1.008
Stukken betreffende de samenstelling van het Technisch Comité
10 jaar
bewaren
C1.009
Dossiers inzake het Comité Maritime
10 jaar
bewaren
C1.010
Stukken betreffende het zeevaartpolitiereglement
30 jaar
bewaren
?-heden
Opmerkingen
C2. HUMAN RESOURCES C2.001
Personeelsleden (schaduwdossier)
?-heden
tot 5 jaar nadat het personeelslid uit dienst is
vernietigen
C2.002
Dossiers inzake de tijdelijke aanstelling van externe medewerkers
?-heden
15 jaar
vernietigen
C2.003
Boordtabellen
5 jaar
vernietigen
C2.004
Organogrammen
15 jaar
bewaren
C3. BUDGET, SECRETARIAAT EN LOGISTIEK C3.001
Inkomende en uitgaande brieven
2003-heden
10 jaar
bewaren
C3.002
Agenda van de briefwisseling (accesdatabank)
1998-heden
10 jaar
bewaren
40
Originele personeelsdossiers worden centraal bewaard.
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks C3.003
Reeks Ontvangen en verstuurde mailberichten
Datering
Bewaartermijn
?-heden
Definitieve bestemming selecteren
Opmerkingen E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
C3.004
Stukken betreffende het opstellen van de begroting
2002-heden
7 jaar
vernietigen
C3.005
Dubbels facturen
1989-heden
7 jaar
vernietigen
C3.006
Rekeninguittreksels
?-heden
7 jaar
vernietigen
C3.007
Dubbels rekeningen
1990
7 jaar
vernietigen
C3.008
Stukken betreffende de uitbetaling van voorschotgelden
1993-heden
7 jaar
vernietigen
41
Wordt centraal bewaard bij Budget en Beheerscontrole.
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
C3.009
Rekeningen Belgacom
2002-heden
7 jaar
vernietigen
C3.010
Rekeningen Proximus
2001-heden
7 jaar
vernietigen
C3.011
Rekeningen Shell
2002-heden
7 jaar
vernietigen
C3.012
Visum Rekenhof
1990-heden
7 jaar
vernietigen
C3.013
Stukken betreffende de aankoop van duurzame goederen (code 7402)
1996-heden
7 jaar
vernietigen
C3.014
Stukken betreffende de aankoop van verbruiksgoederen (code 1201)
2003-heden
7 jaar
vernietigen
C3.015
Aanbestedingsverslagen
2008-heden
7 jaar
vernietigen
C3.016
Maandelijkse monitoring van de uitgaven
2008-heden
2 jaar
vernietigen
Opmerkingen
D. DIRECTIE EXPLOITATIE, BEVEILIGING EN HAVENAANGELEGENHEDEN D1. JURIDISCHE ONDERSTEUNING Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst D1.001
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
42
selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst D1.002
Dossiers inzake de voorbereiding, opvolging en aanpassing van wetten en koninklijke besluiten
?-heden
noden van de dienst
vernietigen
D1.003
Kopieën van wetten, decreten, koninklijke besluiten en Europese richtlijnen
1547-heden
noden van de dienst
vernietigen
D1.004
Briefwisseling
1995-heden
10 jaar
bewaren
D1.005
Stukken betreffende voorstellen voor het toekennen van de Ridderorde en het Ereteken voor Arbeid
1994-2001
10 jaar
bewaren
D1.006
Dossier inzake de zaak Pressos tegen de Belgische staat
verstreken
43
bewaren
Statisch archief
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archief van andere archiefvormers (archief van Ronald Carly uit hoofde van zijn functie van Rijkscommissaris bij de Onderzoeksraad voor de Zeevaart) vernietigen
De originelen worden op de griffie van de Antwerpse rechtbank bewaard. Deze stukken worden overgedragen naar het Rijksarchief Antwerpen.
noden van de dienst
vernietigen
De originelen worden op de griffie van de Antwerpse rechtbank bewaard. Deze stukken worden overgedragen naar het Rijksarchief Antwerpen.
1926-heden
30 jaar
bewaren
Stukken betreffende vergoedingen voor zitpenningen en verplaatsingen van de voorzitter en de bijzitters
?-heden
5 jaar
vernietigen
D1.011
Verzameling wetten en besluiten
1830-1984
20 jaar
vernietigen
D1.012
Benoemingsdossiers
?-heden
30 jaar
bewaren
D1.013
Dubbels van de zittingslijsten
1997-heden
5 jaar
vernietigen
D1.014
Afschriften van de Verklaringen Zeeverslag
2007-heden
2 jaar
vernietigen
D1.007
Onderzoeksdossiers van de Rijkscommissaris bij de Onderzoeksraad voor de Zeevaart
1928-heden
noden van de dienst
D1.008
Arresten van de Onderzoeksraad voor de Zeevaart
1927-heden
D1.009
Stukken betreffende de wet- en regelgeving over de Onderzoeksraad voor de Zeevaart
D1.010
44
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
D2. NAUTISCHE AANGELEGENHEDEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst D2.001
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst D2.002
Stukken betreffende het secretariaat van het Federaal Comité voor de Beveiliging van de havenfaciliteiten (voorheen Nationale Autoriteit Maritieme Beveiliging)
2004-heden
15 jaar
bewaren
D2.003
Dossier inzake de beveiliging van havens en havenfaciliteiten
2004-heden
15 jaar
bewaren
45
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
D2.004
Dosiers i.v.m. aanvragen van brevetten
1981-heden
30 jaar
vernietigen
D2.005
Registers met naamlijsten van personen die een brevet hebben behaald
1837-heden
30 jaar
bewaren
D2.006
Dossiers inzake de aanvraag van een radarbrevet
1994-2007
30 jaar
vernietigen
Opmerkingen
D3. BEDRIJVEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst D3.001
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
selecteren
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
46
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst D3.002
Dossiers inzake aanvragen voor het verkrijgen van zeebrieven voor zeeschepen (koopvaardij, visserij)
?-heden
zolang het schip vaart
selecteren
D3.003
Registers van de zeebrieven en inschrijving van de roepnaam
1966-heden
30 jaar
bewaren
D3.004
Dossiers inzake aanvragen voor het verkrijgen van verzekeringscertificaten voor zeeschepen
2009-heden
zolang verzekering loopt
vernietigen
D3.005
Officiële lijsten van Belgische zeeschepen en van de vloot van de Marine
1993-heden
10 jaar
bewaren
D3.006
Officiële lijst van de Belgische vissersvaartuigen
1993-heden
10 jaar
bewaren
D3.007
Lijsten van de roepnamen van de vaartuigen
?-heden
10 jaar
bewaren
D3.008
Dossiers inzake gesloopte of verkochte zeeschepen
1980-heden
10 jaar
bewaren
47
Het lopende en het vorige certificaat bewaren. Alle oudere vervallen certificaten vernietigen. Nadat het vaartuig gesloopt of niet meer onder Belgische vlag vaart, worden dit de ‘dossiers inzake gesloopte of verkochte zeeschepen’ (D3.008, D3.009).
Het lopende en het vorige certificaat bewaren. Oudere vervallen certificaten vernietigen
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
D3.009
Dossiers inzake gesloopte of verkochte vissersvaartuigen
1996-heden
10 jaar
bewaren
D3.010
Lijst van gesloopte of verkochte Belgische schepen
1980-heden
30 jaar
bewaren
D3.011
Dossiers inzake de voorbereiding, opvolging en aanpassing van wetten en koninklijke besluiten
?-heden
noden van de dienst
vernietigen
D3.012
Dossiers inzake staatssteun aan scheepvaartbedrijven
?-heden
10 jaar
bewaren
D3.013
IMO-circulaires
1978-heden
noden van de dienst
vernietigen
2006-heden
10 jaar
bewaren
Opmerkingen
D4. EXPLOITATIE AANGELEGENHEDEN D4.1
Dossier inzake de Convention du Travail Maritime
E. DIRECTIE VEILIGHEID EN MILIEUVRIJWARING ICT-TECHNISCHE VOORSCHRIFTENEN-OPLEIDING EN VERKEER
E1.001
Centrale Databank Scheepvaart
1998-heden
tot substitutie
bewaren
E1.002
Website www.mobilit.fgov.be
?-heden
tot substitutie
selecteren
48
Een beeld van de internetsite bewaren bij elke grondige wijziging. Enkel wat betrekking heeft op het DG Maritiem Vervoer. Het Rijksarchief bereidt
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen momenteel richtlijnen voor inzake de archivering van websites.
E1.003
Intranetsite
?-heden
tot substitutie
selecteren
E1.004
Stukken betreffende offertes, aanbestedingen en contracten inzake ICT.
1997-heden
15 jaar
vernietigen
E1.005
Dossiers inzake de voorbereiding, opvolging en aanpassing van wetten en koninklijke besluiten m.b.t. technische voorschriften over veiligheid en milieuvrijwaring
-heden
noden van de dienst
vernietigen
E1.006
Ontvangen en verstuurde mailberichten
?-heden
selecteren
Een beeld van de intranetsite bewaren bij elke grondige wijziging. Het Rijksarchief bereidt momenteel richtlijnen voor inzake de archivering van websites.
E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de taken en opdrachten hebben een administratieve waarde en moeten bewaard worden. Voor de langetermijnbewaring van e-mails zie pagina 36. Persoonlijke of louter informatieve e-mails zoals nieuwsbrieven, mededelingen
49
Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst
Code van de reeks
Reeks
Datering
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen zonder verder gevolg, afwezigheden, enzovoort, mogen vernietigd worden.
50