ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MOBILITEIT EN VERVOER DIRECTORAAT-GENERAAL MARITIEM VERVOER

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 52

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MOBILITEIT EN VERVOER DIRECTORAAT-GENERAAL MARITIEM VERVOER VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

door Bart WILLEMS

Brussel 2010

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MOBILITEIT EN VERVOER DIRECTORAAT-GENERAAL MARITIEM VERVOER VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2010

door Bart WILLEMS

Brussel 2010

DANKWOORD Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp gekregen van verschillende personen die ik hier graag wil bedanken. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, Advisering en Coördinatie van Verwerving en Selectie van het Rijksarchief en Michel Oosterbosch, Afdelingshoofd van het Rijksarchief Antwerpen. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden de nodige begeleiding en ondersteuning en stonden ook in voor de evaluatie van deze archiefselectielijst. Ik wil eveneens een woord van dank richten aan Frans Van Rompuy, directeur-generaal van het Directoraat-generaal Maritiem Vervoer, alsook aan alle medewerkers van het DG voor de bijzonder vlotte samenwerking en het hartelijke onthaal. Last but not least wil ik Kathleen Devolder danken, omdat ze een eerdere versie van deze archiefselectielijst van de nodige commentaar heeft voorzien. Hiervoor ben ik haar zeer erkentelijk.

INHOUDSTAFEL DANKWOORD ......................................................................................................................................5 INHOUDSTAFEL ..................................................................................................................................7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN...............................................................................................9 1. Gedrukte bronnen .........................................................................................................................9 2. Werken..........................................................................................................................................9 LIJST VAN AFKORTINGEN ............................................................................................................13 INLEIDING ..........................................................................................................................................15 1. Doel en structuur van de archiefselectielijst ..............................................................................15 2. Hoe gaat u concreet te werk? .....................................................................................................15 3. De totstandkoming van deze archiefselectielijst .........................................................................18 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER .............................................................................19 1. Historiek in vogelvlucht van de FOD Mobiliteit en Vervoer ......................................................19 2. Bevoegdheden en activiteiten van de archiefvormer ..................................................................22 3. Organisatie en werking ..............................................................................................................24 ORGANOGRAMMEN ........................................................................................................................29 VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN ...........................................................33 1. Principes en basisbegrippen van de archivistiek........................................................................33 2. Analyse van de archiefvorming ..................................................................................................33 3. Beschrijving van de belangrijkste archiefreeksen ......................................................................36 4. Voorstelling van het concept selectie..........................................................................................39 BIJLAGEN............................................................................................................................................41

8

LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN 1. GEDRUKTE BRONNEN

Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, 1946-2003. Belgisch Staatsblad, 1830-2009. Gids der ministeries. Repertorium van de federale, gemeenschappelijke en gewestelijke overheidsdiensten van België, Brussel, 2009, p. 500-501. Kwaliteit, dag na dag…, Brussel, FOD Mobiliteit en Vervoer, 2008. Onze passie? Dienstverlening, Brussel, FOD Mobiliteit en Vervoer, 2006, 2007. Vademecum van de beroepsvaart op de binnenwateren. Overzicht van de belangrijkste reglementen, Brussel, FOD Mobiliteit en Vervoer, 2005. Wegwijs in de federale administratie. Deel 1. De federale ministeries, Brussel, 1997, 2000. www.mobilit.fgov.be. 2. WERKEN ASAERT G., Inventaris van de meetbrieven (1884-1913), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1981. DE SMET S., m.m.v. NUYTTENS M., Beleidsdomein Infrastructuur en Mobiliteit. Archiefbeheersplan DAB Vloot, Directie (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en Selectielijsten Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, 30), Brussel, 2004. DEVOLDER C., Het Ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie (18841990). I. Organisatie (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 63), Brussel, 1995. DEVOLDER C., Het Ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie (18841990). II. Bevoegdheden (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 65), Brussel, 1995. PRENEEL M., Overzicht van de archieven in het Rijksarchief te Beveren. Archiefvormers van het ressort Vlaanderen (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archievenoverzichten, 7), Brussel, 2006. SIX C., Administration de la Marine et de la Navigation intérieure. Inventaire des archives du Service de la Navigation intérieure, 1898-1991 (Versées en 2009) (Algemeen Rijksarchief, Inventarissen, 443), Brussel, 2009.

9

SIX C., Inventaires des archives produites par les services décentralisés et les organes consultatifs du ministère des Communications, Conseil supérieur des Transport, Commission centrale pour la Navigation du Rhin, Société des Nations, Commission consultative et technique des Communications et du Transit, Office National pour l'Achèvement de la Jonction Nord-Midi (Algemeen Rijksarchief, Inventarissen, 439), Brussel, 2009. SIX C., Inventaires des archives produites par les services décentralisés et les organes consultatifs du Ministère des Travaux publics. Office de la Navigation; Comité de Contentieux; Conseil supérieur de la Navigation intérieure. Commission nationale des Grands Travaux (Algemeen Rijksarchief, Inventarissen, 445), Brussel, 2009. SIX C., Ça déménage au SPF Mobilité et Transports. Une synthèse de la mission de surveillance effectuée par les Archives de l’État de novembre 2003 à décembre 2005 (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 180), Brussel, 2009. SIX C., Inventaire des recueils d’arrêtés ministériels relatifs à l’Administration de la Marine 1831-1988, originaux et copies versés par le service Personnel & Organisation du SPF Mobilité & Transports (Algemeen Rijksarchief, Inventarissen), Brussel, (ter perse). SIX C., Inventaire des recueils d’arrêtés royaux et du Régent relatifs à l’Administration de la Marine, 1831-1988, originaux et copies versés par le service Personnel & Organisation du SPF Mobilité & Transports (Algemeen Rijksarchief, Inventarissen), Brussel, (ter perse). SIX C., Archives de l’Administration de la Marine et de la Navigation intérieure, 1878-2000. Versements 2005 (Algemeen Rijksarchief, Inventarissen), Brussel, (ter perse). SIX C. & VAN DER HERTEN B., De FOD Mobiliteit en Vervoer en zijn voorgangers in: VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (eds.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19e-21e eeuw, Brussel, 2009, p. 472-489. VAN DER EYCKEN J., Archief van de FOD Mobiliteit en Vervoer. Directoraat-generaal Vervoer te Land (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Archiefbeheersplannen en selectielijsten), Brussel, (ter perse). VAN DER HERTEN, B. Ministerie van Verkeer en Infrastructuur in: VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (eds.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19de-20ste eeuw, Brussel, 1999, p. 447-460. VELLE K., Het Ministerie van Openbare Werken (1837-1990). I. Organisatie (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 32), Brussel, 1993. VELLE K., Het Ministerie van Openbare Werken (1837-1990). II. Bevoegdheden (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Studia, 33), Brussel, 1993. VERMOTE J., Inventaris van het archief van het waterschoutsambt te Oostende, 1815-1909 (Rijksarchief te Beveren, Inventarissen, 167), Brussel, 2008.

10

VERMOTE J., Inventaris van her archief van het waterschoutsambt te Antwerpen ((1855) 1919-1972) (Rijksarchief te Beveren, Inventarissen), Brussel (ter perse). VLEESCHOUWERS, C., Administratieve evolutie van het Bestuur van het Zeewezen, 18301978 in: Archief- en Bibliotheekwezen in België, XLIX, 1978, p. 504-540 en L, 1979, p. 84101. VLEESCHOUWERS C., Inventaris van het Archief van het Bestuur van het Zeewezen. 18301976, Brussel, 1979. VLEESCHOUWERS C., Het bestuur, respectievelijk de Regie van het Zeewezen tijdens de Tweede Wereldoorlog in: Archief- en Bibliotheekwezen in België, L, 1979, p. 30-83.

11

LIJST VAN AFKORTINGEN

BS

Belgisch Staatsblad

CDS

Centrale Databank Scheepvaart

CVD

Certificaat van Deugdelijkheid

DGMV

Directoraat-generaal Maritiem Vervoer

EPIC

Enig Plan en Informatiecentrum

FCBH

Federaal Comité voor de Beveiliging van de Havenfaciliteiten

FOD

Federale Overheidsdienst

Hazmat

Hazardous Materials

IAO

Internationale Arbeidsorganisatie

IMDG-code

International Maritime Dangerous Goods Code

IMO

International Maritime Organization

KB

Koninklijk besluit

MB

Ministerieel besluit

PARIS MOU

Paris Memorandum of Understanding on Port State Control

STCW

Standard of Training Certification and Watchkeeping

13

14

INLEIDING 1. DOEL EN STRUCTUUR VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

Het archief van het directoraat-generaal Maritiem Vervoer bestaat uit documenten die werden opgemaakt of ontvangen in het kader van de uitoefening van zijn taken. Deze documenten hebben dan ook een administratief en/of een juridisch nut. Na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn heeft de administratie deze documenten in principe niet meer nodig bij het vervullen van zijn taken. Een archiefselectielijst geeft aan hoe lang een document administratieve waarde heeft en welke documenten permanent bewaard moeten worden omwille van hun historische waarde. Deze documenten moeten volgens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei 2009, na 30 jaar overgedragen worden aan het Rijksarchief. De archiefwet schrijft voor dat er geen documenten van overheidsorganen zonder voorafgaande toelating van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigde vernietigd mogen worden. Het Rijksarchief bepaalt via deze archiefselectielijst wat moet bewaard worden en wat, na toelating van het Rijksarchief, kan vernietigd worden. Een archiefselectielijst is dus een systematische lijst van door een archiefvormer gevormde archiefreeksen of -documenten, met opgave van de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming. Zij vermeldt welke documenten blijvend bewaard moeten worden en welke vernietigd kunnen worden na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn.

2. HOE GAAT U CONCREET TE WERK? Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de documenten permanent bewaard blijven. Documenten ouder dan 30 jaar dienen in een goede, geordende en toegankelijke staat worden overgedragen aan het Rijksarchief, waar ze, met respect voor de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. Merken we nog op dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefdocumenten, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief heeft recent richtlijnen opgemaakt voor het duurzaam bewaren van digitale bestanden (e-mailarchivering en archivering van digitale kantoordocumenten).1 Andere richtlijnen –inzake archivering van websites bijvoorbeeld – zijn in voorbereiding. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u, na toelating van het Rijksarchief, tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met de hand of met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men een beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na de vernietiging een attest aflevert. 1

SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008; SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0 (Août 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. Voor een Nederlandse versie zie www.arch.be.

Directoraal-generaal Maritiem Vervoer - Inleiding

U dient wel het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. Deze archiefselectielijst is in wezen een momentopname. Indien nieuwe reeksen ontstaan of bestaande reeksen worden stopgezet, bijvoorbeeld tengevolge van gewijzigde bevoegdheden, moet de selectielijst aangepast worden. Het is dan ook raadzaam om de archiefselectielijst, in overleg met het Algemeen Rijksarchief, up-to-date te houden.

16


Documentbeheer op de werkvloer2 *Documenten volgens een consequent aan te houden methode ordenen (vb. chronologisch, alfabetisch, dossiersgewijs) *Archiefbeheer: volgens een vastgelegd ordeningsplan en in goede bewaaromstandigheden (bureau, archieflokaal) *Opmaak van toegangen (inventarissen)

Nagaan en respecteren van de administratieve bewaartermijn

Definitieve bestemming nagaan in de archiefselectielijst

BEWAREN

VERNIETIGEN

Na vervallen van de administratieve bewaartermijn Vb. Bewaartermijn van 7 jaar Vb. Facturen van 2002 2002+7= 2009

Schonen van dossiers: vernietigen van blanco’s, dubbels, verwijderen van nietjes, paperclips, plastic mapjes

Vernietigen vanaf 1 januari 2010 *Tijdelijk bewaren op het DGMV

Toelating tot vernietiging vragen aan het Rijksarchief (www.arch.be)

*Na 30 jaar: overdragen aan het Rijksarchief in goede, geordende en toegankelijke staat (www.arch.be)

Hoe vernietigen? Papier: Zelf versnipperen of door een externe firma met levering van attest van vernietiging cd-rom, audio-cd, video-cd: verbrijzelen Harde schijven, diskettes, banden: demagnetiseren

Opmaken van een vernietigingslijst 2

Op basis van Meester over mijn schoolarchief, p. 64.

17


3. DE TOTSTANDKOMING VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST Deze archiefselectielijst is het resultaat van een goede samenwerking tussen het Algemeen Rijksarchief en het Directoraat-generaal Maritiem Vervoer. Op 29 oktober 2009 werd het doel van de opdracht door Rolande Depoortere, afdelingshoofd Toezicht, Advisering en Coördinatie van Verwerving en Selectie van het Algemeen Rijksarchief en Bart Willems, Rijksarchief Antwerpen, aan de directeur-generaal, de heer Frans Van Rompuy, voorgesteld. Daarop volgden in de maanden november 2009 tot januari 2010 plaatsbezoeken aan de verschillende diensten van het DGMV. Deze archiefselectielijst werd opgemaakt op basis van de tijdens deze plaatsbezoeken verzamelde gegevens.

18

Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Historisch-institutioneel kader

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER 1. HISTORIEK IN VOGELVLUCHT VAN DE FOD MOBILITEIT EN VERVOER3 De Federale Overheidsdienst (FOD) Mobiliteit en Vervoer kent vele voorgangers. De taken waar de FOD Mobiliteit en Vervoer nu voor bevoegd is, werden in het verleden door verschillende ministeries uitgevoerd (zie tabel 1). Bij het ontstaan van België in 1831 werden vijf ministeriële departementen opgericht: Binnenlandse Zaken, Justitie, Financiën, Buitenlandse Zaken en Oorlog. Het zeewezen werd een bevoegdheid van het ministerie van Buitenlandse zaken. Bij KB van 13 januari 1837 werd het ministerie van Openbare Werken opgericht.4 Het kreeg onder meer de bevoegdheid over zeewezen, maar drie jaar later (KB van 18 april 1840) ging zeewezen opnieuw naar het ministerie van Buitenlandse Zaken. Een KB van 29 mei 1872 bepaalde dat zeewezen terug overgeheveld werd naar het ministerie van Openbare Werken. Het ministerie van Buitenlandse Zaken behield wel de bevoegdheid over een aantal internationale aspecten van het kust-, rivieren- en kanalenbeheer, de zeebrieven, de sanitaire informatie en de emigratie. Bij KB van 16 juni 1884 werd het ministerie van Spoorwegen, Posterijen en Telegrafen opgericht.5 Dit kaderde in een algemene herstructurering van de Belgische ministeries. De bevoegdheden inzake landbouw, industrie, mijnen, bruggen en wegen werden in 1884 van het ministerie van Binnenlandse Zaken overgeheveld naar het nieuwe ministerie van Landbouw, Nijverheid en Openbare Werken. In strikte zin was het ministerie van Spoorwegen, Posterijen en Telegrafen een voortzetting van het ministerie van Openbare Werken zoals dat in 1837 was opgericht. In 1912 wordt bij KB van 11 november beslist om het zeewezen en de spoorwegen in aparte ministeries onder te brengen. De ministeries van Zeewezen, Posterijen en Telegrafen en Spoorwegen zagen het levenslicht. Het experiment duurt slechts twee jaar, want in 1914 werden beiden ministeries weer herenigd in het ministerie van Spoorwegen, Zeewezen, Posterijen en Telegrafen (KB 28 februari 1914). Kort na WO I (KB van 31 juli 1919) werd de Dienst van het Vervoer over de Binnenwateren (die behoorde tot het ministerie van Oorlog) overgeheveld naar het ministerie van Spoorwegen, Zeewezen, Posterijen en Telegrafen. De Dienst Binnenwateren werd een apart beheer, dat eind 1920 (KB 19 november 1920) samensmolt met het Beheer van het Zeewezen. Door de nauwe samenwerking tussen de spoorwegen en de waterwegen hoopte de regering de vervoerscrisis te bekampen. Bij KB van 14 november 1919 werd de ‘Dienst’ een ‘Beheer’ van het Vervoer over de Binnenwateren. Het KB van 23 juni 1931 hevelde de bevoegdheden met betrekking tot het vervoer langs de binnenwateren over naar het ministerie van Openbare werken. De bevoegdheden van het Beheer van het Zeewezen werden verder uitgebreid met het handelsbeheer van de dienst van de pakketboten tussen Oostende en Dover (KB van 28 augustus 1926), de propaganda voor het reizigersverkeer en voor de zeelijn OostendeDover (KB van 20 december 1929). Even werden de bevoegdheden inzake zeevisserij, internationaal zeeonderzoek en statistiek en toezicht over de visserij in de Noordzee overgedragen aan het ministerie van Landbouw (KB van 7 oktober 1927) om bij KB van 6 juni 1931 opnieuw over te gaan naar het ministerie van Verkeerswezen. Dit ministerie was

3

Op basis van DEVOLDER C., Het ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie (18841990). I. Organisatie, deel 1; PRENEEL M., Overzicht van de archieven; SIX C. en VAN DER HERTEN B., De FOD Mobiliteit en Vervoer en zijn voorgangers, p. 472-489; VAN DER HERTEN B., Ministerie van Verkeer en Infrastructuur, p 447-460; VLEESCHOUWERS C., Inventaris van het archief van het Bestuur van het Zeewezen. 4 VELLE K., Het ministerie van Openbare Werken (1837-1990), p. 186-187. 5 DEVOLDER C., Het ministerie van Verkeer en van Post, Telegrafie en Telefonie (1884-1990). I. Organisatie, deel 1, p. 30-43 en 293-338; VLEESCHOUWERS C., Inventaris van het archief van het Bestuur van het Zeewezen, p. 7-24.

19


de opvolger van het ministerie van Spoorwegen, Zeewezen, Posterijen, Telegrafen, Telefonen en

Tabel 1: Overzicht van de ministeries bevoegd voor het Zeewezen Periode 1831-1837 1837-1840 1840-1872 1872-1884 1884-1912 1912-1914 1914-1925 1925-1929 1929-1938 1938-19396 1939 1939-19617 1961-19748 1974-1990 1990-2001 2001-

Naam van het ministerie Buitenlandse Zaken en Zeewezen Openbare Werken Buitenlandse Zaken Openbare Werken Spoorwegen, Posterijen en Telegrafen Zeewezen, Posterijen en Telegrafen Spoorwegen, Zeewezen, Posterijen en Telegrafen Spoorwegen, Zeewezen, Posterijen, Telegrafen, Telefonen en Luchtvaart (Vervoer) Verkeerswezen Verkeerswezen, Posterijen, Telegrafie, Telefonie en Nationaal Instituut voor Radio Omroept Verkeerswezen en Openbare Werken Verkeerswezen Verkeerswezen, Post, Telegraaf en Telefoon Verkeerswezen Verkeerswezen en Openbare Werken FOD Mobiliteit en Vervoer

Luchtvaart dat bij KB van 8 december 1925 was opgericht. Vier jaar later worden de bevoegdheden met betrekking tot het verkeerswezen afgesplitst en ontstaat een ministerie van Posterijen, Telegrafen en Telefonen en een Ministerie van Vervoer (KB 19 oktober 1929), dat in november 1929 het ministerie van Verkeerswezen wordt. Het MB van 12 januari 1932 stelde een nieuw organogram vast voor het Beheer van het Zeewezen. Het omvatte: een secretariaat, een technische dienst en vijf bureaus: exploitatie (I), personeel (II), boekhouding (III) (samen de ‘Staatszeevaartdiensten’), koopvaardij (IV) en zeevisserij (V) (samen de ‘Handelsvaart’). In 1935 werd het ‘Beheer van het Zeewezen’ omgedoopt tot ‘Bestuur van het Zeewezen’ en kreeg het een nieuwe structuur met directies en afdelingen. Schematisch zag de organisatie er als volgt uit: Directie Exploitatie

Afdeling Bewegingen en Toezicht Materiaal en Voortstuwing

Administratie

Personeel Boekhouding

Handelsscheepvaart en Algemene Zaken

Koopvaardij Zeevisserij Algemene Zaken Secretariaat Documentatie

Dienst voor Mobilisatie en Vracht 6

Het KB van 15 mei 1938: verenigde de twee ministeries opnieuw in een ministerie van Verkeerswezen, Posterijen, Telegrafie en Telefonie en Nationaal Instituut voor Radio-Omroep; KB van 22 februari 1939: versmelting met het ministerie van Openbare Werken, fusie ongedaan gemaakt bij KB van 16 april 1939. 7 KB van 9 oktober 1961: opnieuw één ministerie met dat van de Post (ministerie van Verkeerswezen en van Post, telegraaf en Telefoon), met twee ministers. 8 KB van 19 augustus 1974: naam opnieuw ingekort tot ministerie van Verkeerswezen.

20


Tegen de achtergrond van de oorlogsdreiging, kreeg de koning door de wet van 16 juni 1937 nieuwe bevoegdheden inzake de organisatie en de coördinatie van alle beschikbare vervoersmiddelen. Aan het Bestuur van het Zeewezen werd een Dienst voor Mobilisatie en Vracht toegevoegd. Bij besluit van 30 mei 1941 werd in Antwerpen een zeevervoersdienst opgericht die het transport op zee moest organiseren in functie van de ravitaillering en de economie. De Belgische vloot was begin 1941 uitgeweken naar Groot-Brittannië (besluitwet van 10 januari 1941). De Regie van het Zeewezen, opgericht bij besluitwet van 29 augustus 1941, moest de uitgeweken vloot beheren en het Bestuur van het Zeewezen buiten het bezet gebied leiden. Op 1 juni 1945 keerden de Belgische zeeschepen officieel terug. De Regie van het Zeewezen bleef bestaan tot 1960 voor de afwikkeling van het beheer in Londen.9 Na de Tweede Wereldoorlog werd onder voogdij van het ministerie van Openbare Werken de dienst voor Regeling der Binnenvaart als openbare instelling opgericht (KB van 12 december 1944). Samen met een andere openbare instelling, de Belgische Sleepvaartgroepering (KB van 12 december 1944), stond de dienst in voor de modernisering, het herstel en de uitbreiding van de binnenscheepvaart in ons land. De Exploitatiedienst der Scheepvaartwegen (openbare instelling opgericht bij Regentsbesluit van 21 februari 1946) werd specifiek belast met de studie van en het toezicht op de binnenscheepvaart, inclusief alles wat de politie van de scheepvaart betrof.10 In 1953 werd in het ministerie van Verkeerswezen het Bestuur van de Binnenvaart als autonoom bestuur ingericht (KB van 6 juni 1953). Bij KB van 25 november 1959 fuseerde het met het Bestuur van het Zeewezen tot ‘Bestuur van het Zeewezen en van de Binnenscheepvaart’. Bij KB van 24 februari 1953 werd de Dienst van de Zeevisserij overgedragen aan het ministerie van Landbouw. Door de oprichting van de Regie voor Maritiem Transport, bij wet van 1 juli 1971, die belast was met de organisatie en de exploitatie van het vervoer over zee tussen België en het Verenigd Koninkrijk, werd de vroegere dienst van de pakketboten Oostende-Dover zelfstandig. Met de staatshervorming van 1988 werd een groot deel van de bevoegdheden van het ministerie van Verkeerswezen naar de gewesten overgedragen (Bijzondere wet van 8 augustus 1988). De Gewesten werden bevoegd voor de havens, de loodsdiensten, de bebakeningsdiensten en de reddings- en sleepdiensten op zee. Tevens werden de koopvaardij, de zeevisserij en de binnenscheepvaart als economische sectoren geregionaliseerd. De algemene reglementering en wetgeving inzake scheep- en binnenvaart en de controle op de toepassing ervan bleven in handen van de federale overheid. De zeevaartpolitie, de zeevaartinspectie en de scheepsmeetdienst bleven eveneens nationaal. Daarnaast werden de bevoegdheden van het Bestuur der Waterwegen van het ministerie van Openbare Werken, zoals de waterwegen en aanhorigheden, de havens en hun aanhorigheden, de veerdiensten, de zeewering en de dijken geregionaliseerd.11 De afgeslankte federale ministeries van Verkeer en Openbare Werken werden samengevoegd. Het nieuwe ministerie van Verkeer en Infrastructuur trad in werking op 1 juli 1990. Vanaf dan was het federale niveau bevoegd voor het algemeen beleid, de normen en de technische voorschriften inzake vervoersmiddelen, terwijl de gewesten de verantwoordelijkheid droegen over het sectorieel economisch beleid. In 2001 werd het ministerie van Verkeer en Infrastructuur in het kader van het Copernicusplan omgevormd tot een Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer. De FOD Mobiliteit en Vervoer stelt zich tot doel het voorbereiden en implementeren van een federaal mobiliteits- en vervoersbeleid.12 De FOD Mobiliteit en Vervoer valt onder de politieke verantwoordelijkheid van de federale minister of staatssecretaris onder wiens bevoegdheid mobiliteit en transport vallen. De minister beschikt over een aantal directe medewerkers die werkzaam zijn in de Strategische Cel. De directeur van deze Strategische Cel is lid van het 9

VLEESCHOUWERS, C. Het bestuur, respectievelijk de Regie van het Zeewezen, p. 30-83; PRENEEL M., Overzicht van de archieven, p. 561. 10 VELLE K., Het ministerie van Openbare Werken (1837-1990), p. 186-187. 11 DE SMET S., m.m.v. NUYTTENS M., Beleidsdomein Infrastructuur en Mobiliteit, p.15-16. 12 Onze passie? Dienstverlening, Brussel, FOD Mobiliteit en Vervoer, 2006 (www.mobilit.fgov.be).

21


Directiecomité van de FOD Mobiliteit en Vervoer. De onafhankelijke Dienst Regulering van het Spoorwegvervoer en van de Exploitatie van de Luchthaven Brussel-Nationaal staat onder het rechtstreekse gezag van de minister van Mobiliteit. Aan het hoofd van de FOD staat het Directiecomité, dat samengesteld is uit een voorzitter, de directeurs-generaal van de vier directoraten-generaal (I. Mobiliteit en Verkeersveiligheid, II. Vervoer te Land, III. Luchtvaart en IV. Maritiem Vervoer) en de directeurs van de Stafdiensten (Begroting en Beheerscontrole, Personeel en Organisatie, Informatie- en Communicatietechnologie). De voorzitter van het Directiecomité beschikt over een ondersteuningscel en een Cel externe Communicatie. De horizontale Stafdiensten staan in voor het dagelijkse beheer van de financiën, het personeel en het gebruik van ICT. De Ondersteuningsdiensten (Logistiek, Interne Audit en Juridische dienst) hebben een coördinerende opdracht ten dienste van de gehele FOD en staan de voorzitter bij in de uitoefening van zijn functie. Het directoraat-generaal Maritiem Vervoer is opgedeeld in vier directies: I. Scheepvaartcontrole, II. Wetgeving en Juridische Aangelegenheden, III. Veiligheid en Milieuvrijwaring en IV. Exploitatie, Beveiliging en Havenaangelegenheden. De bevoegdheden en activiteiten van de verschillende diensten worden in het volgende deel uiteengezet. 2. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE ARCHIEFVORMER De FOD Mobiliteit en Vervoer erfde de bevoegdheden van het ministerie van Verkeer en Infrastructuur. Het KB van 20 november 2001 legde de opdrachten van de FOD Mobiliteit en Vervoer als volgt vast13: 1. het vervoer te land, ter zee en in de lucht: - beleidsvoorbereiding en -evaluatie; - wetgeving en reglementering; - coördinatie; - controle. 2.

de mobiliteit: - beleidsvoorbereiding en -evaluatie; - wetgeving en reglementering; - coördinatie en bevordering; - verkeersinfrastructuur met federale financiering.

3.

het verkeer en de verkeersveiligheid: - beleidsvoorbereiding en -evaluatie; - wetgeving en reglementering; - coördinatie; - controle.

Het DG Maritiem Vervoer ondersteunt de ontwikkeling van een Belgisch, Europees en wereldwijd scheepvaartbeleid en zorgt mee voor de toepassing ervan. Deze opdracht gebeurt in uitvoering van de in Belgisch recht omgezette internationale regelgeving uitgaande van de International Maritime Organization (IMO)14, de International Labour Organization (IAO of ILO)15 en de Europese Unie. Zowel de controle van de vaartuigen als hun bemanning vallen onder haar bevoegdheid. Enerzijds levert het DG Maritiem Vervoer certificaten af en anderzijds voert zij (onaangekondigde) technische controles uit op de vaartuigen. 1. Inspectie: met het oog op het handhaven van de scheepvaartregelgeving met betrekking tot Belgische en vreemde schepen worden onaangekondigde inspecties uitgevoerd aan boord van de schepen, op het terrein (havengebieden) en desgevallend bij erkende instellingen. 13

Belgisch Staatsblad, 24.11.2001, p. 40357. www.imo.org. 15 www.ilo.org. 14

22


2. Certificatie: het afleveren van persoons- en scheepsgebonden attesten (certificaten, brevetten, meetbrieven, enzovoort) op verzoek van de belanghebbende (scheepseigenaar, reder, varende) nadat aan de hand van een bekwaamheidsonderzoek of een technisch onderzoek (examen, technische schouwing, meting, documentverificatie) gebleken is dat aan de wettelijke voorschriften wordt voldaan. Het DG Maritiem Vervoer bereidt ook het beleid voor inzake de exploitatie en de beveiliging van havens. Ze verdedigt op nationaal en internationaal niveau het Belgisch beleidsstandpunt inzake scheepvaartexploitatie via de werkgroep Transportraad Europese Unie, de IAO en de OESO. Ook de uitwerking van het beleid inzake de juridische aspecten van de scheepvaart en van het beveiligen de scheepvaart en van het maritieme milieu behoren tot haar bevoegdheden. Tevens bereidt ze het beleid voor inzake de juridische aspecten van de scheepvaart, de maritieme veiligheid en de bescherming van het maritieme milieu. Dit doet ze o.a. door te zetelen in de werkgroep Transportraad Europese Unie, het Legal Commitee van de Internationale Maritieme Organisatie (IMO), het European Maritime Accidents Investigation Forum, werkgroep Milieu van de Raad van de Europese Unie, het IMO Maritime Safety Committee, het IMO Maritine Environment Protection Committee, de Centrale Rijnvaartcommissie, enzovoort.

23


3. ORGANISATIE EN WERKING Het directoraat-generaal Maritiem Vervoer is opgedeeld in vier directies: I. Scheepvaartcontrole, II. Wetgeving en Juridische Aangelegenheden, III. Veiligheid en Milieuvrijwaring en IV. Exploitatie, Beveiliging en Havenaangelegenheden.16

a)

Directie Scheepvaartcontrole

De directie Scheepvaartcontrole is belast met het uitvoeren van de controle op de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake scheepvaart. Zowel de controle van de vaartuigen als hun bemanning vallen onder haar bevoegdheid. De twee voornaamste opdrachten van de directie Scheepvaartcontrole zijn het afleveren van certificaten en het uitvoeren van technische en administratieve controles op de vaartuigen. I. ZEEVAART 1. De taakgroep Schouwingen en Certificatie Zee is de dienst die de certificatie van zeegaande schepen verzorgt (Buitendiensten Oostende/Antwerpen). Binnen de dienst Schouwingen en Certificatie Zee is de taakgroep Vlaggenstaat belast met het periodiek inspecteren van zeeschepen die onder Belgische vlag varen. De schouwingen met gunstig resultaat geven aanleiding tot de afgifte van nationale en internationale certificaten. Niet alle schouwingen die nodig zijn voor de certificatie van koopvaardijschepen worden door de dienst zelf uitgevoerd. Sommige worden uitbesteed aan erkende classificatiemaatschappijen. Het werk van deze classificatiemaatschappijen wordt gecontroleerd door het uitvoeren van alternerende schouwingen aan boord van schepen, de analyse van de rapporten van de classificatiemaatschappijen en het gezamenlijk uitvoeren van inspecties. De taakgroep Metingen Zeevaart (Buitendienst Oostende) levert meetbrieven af voor zeeschepen.17 Scheepsmeting laat toe de vaartuigen te identificeren door het opnemen van hun hoofdkenmerken (o.a. de naam van het vaartuig, het type, de afmetingen, enzovoort), de tonnenmaat en het laadvermogen. 2. De taakgroep Port State Control (Havenstaatcontrole) voert inspecties uit op schepen die onder vreemde vlag varen. Tijdens deze inspecties wordt nagegaan of deze vreemde schepen in regel zijn met de internationale veiligheidsvoorschriften. Ook de leef- en werkomstandigheden en eventuele milieuverontreiniging worden gecontroleerd. Om ervoor te zorgen dat die controle in het ene land niet strenger of soepeler is dan in het andere, hebben de maritieme autoriteiten van achttien Europese landen (inclusief Canada) een samenwerkingsverband gesloten: het Paris Memorandum of Understanding on Port State Control (MOU). Dit verdrag trad in 1982 in werking. Tot 1997 maakte de taakgroep Havenstaatcontrole samen met Vlaggenstaat de dienst Zeevaartinspectie uit.18 3. Het zeetransport van gevaarlijke goederen is verboden, tenzij het gebeurt met inachtneming van de voorschriften. De taakgroep HazMat (Hazardous Materials) oefent toezicht uit op de correcte naleving van de voorschriften met betrekking tot het zeetransport van gevaarlijke goederen. Het vervoer van goederen en in het bijzonder het zeetransport, is per definitie een internationale, grensoverschrijdende aangelegenheid en bijgevolg onder de jurisdictie van verschillende landen valt. Vandaar dat er nood is aan een internationale code voor het maritiem vervoer van gevaarlijke stoffen. Onder auspiciën van de IMO werd in 1966 een

16

Op basis van: Onze passie? Dienstverlening, Kwaliteit , dag na dag…, (www.mobilit.fgov.be). Wet van 20 juni 1883, wet van 31 maart 1927, 29 maart 1965, KB van 15 oktober 1935 en de Conventie van Genève van 15 februari 1966 nopens de meting van binnenvaartuigen. 18 KB van 13 september 1998 houdende de havenstaatcontrole en wijziging van het KB van 20 juli 1973 houdende zeevaartinspectiereglement. 17

24


International Maritime Dangerous Goods Code uitgewerkt (IMDG-code). Deze code geldt als basis voor nationale reglementering voor het vervoer van gevaarlijke stoffen over zee.19 4. Pleziervaartuigen die verhuurd of gebruikt worden voor het vervoer van maximum 12 passagiers, doch niet voor het vervoer van goederen of dieren, moeten over een commerciële vlaggenbrief beschikken. Wie een commerciële vlaggenbrief wenst aan te vragen moet onder meer ook in het bezit zijn van een certificaat van deugdelijkheid (CVD). Een certificaat van deugdelijkheid is een document dat na onderzoek van het vaartuig wordt afgegeven en dat bepaalt dat het vaartuig voldoet aan de wettelijke voorschriften om op zee te varen. Dit certificaat is vijf jaar geldig. De taakgroep Pleziervaart (op zee) voert de controle van het pleziervaartuig uit en dit op vraag van de begunstigde. Het eigenlijke CVD worden door de taakgroep Vlaggenstaat afgeleverd. Daarnaast organiseert de taakgroep Pleziervaart de examens voor yachtman en yachtnavigator. Voor pleziervaart op zee is in België geen bekwaamheidsbewijs vereist. Personen die toch een brevet wensen kunnen in België wel examens afleggen. Met het brevet bewijst men zijn bekwaamheid, wat van nut kan zijn bij het huren van een pleziervaartuig in België of het buitenland.20 II. BINNENVAART EN PLEZIERVAART 1. De taakgroep River State voert geplande en onaangekondigde inspecties uit (zowel administratief als technisch) van vaartuigen die op alle binnenwateren varen om na te gaan of de wettelijke en reglementaire bepalingen worden nageleefd. Dit gebeurt met het oog op het handhaven van een veilige scheepvaart met respect voor het milieu en een gezonde concurrentie. Voordien stond de dienst bekend onder de naam ’Dienst Inspectie Binnenvaart en Pleziervaart’. Naast het uitvoeren van controles op het terrein worden de volgende taken uitgevoerd: 1. het houden van toezicht op examens voor de stuurbrevetten21 en 2. het afleveren van vergunningen voor bunkerschepen (schepen die olie leveren aan of vervuilde olie aftappen van zeeschepen die in de Belgische havens liggen) en watersportevenementen op de Schelde.22 2. Sinds 1 januari 2007 wordt het onderzoek van een binnenschip door een polyvalent team uitgevoerd. Dit heeft als voordeel dat de schepen minder vaak moeten stilliggen. Wanneer een certificaat vervallen is, neemt de schipper contact op met de taakgroep Enig Plan en InformatieCentrum (EPIC, Antwerpen). Op basis van de gegevens in de Centrale Databank Scheepvaart kan het EPIC aan de schipper voorstellen om verschillende onderzoeken samen te laten vallen. Indien nodig worden de vervaldata van de certificaten geharmoniseerd. Het EPIC staat ook in voor de opmaak van het certificaat van onderzoek, het communautair certificaat en het certificaat van goedkeuring. De taakgroep “One stop” Binnenschepen voert de technische controle van de binnenvaartschepen uit. 3. Het afleveren van persoonsgebonden attesten, de tweede grote opdracht van de directie Scheepvaartcontrole, is de taak van de (buiten)diensten Schepenbeheer in Antwerpen, 19

De wet op de veiligheid der schepen van 5 juni 1972 bepaalt in artikel twee dat “geen Belgisch of vreemd schip vanuit een Belgische haven zee mag kiezen of in de Belgische zeewateren varen, en geen schip in het buitenland onder Belgische vlag zee mag kiezen als het niet in staat van veiligheid is”. Volgende wetgeving regelt ook het vervoer van gevaarlijke stoffen over zee: KB van 20 juli 1973 betreffende het zeevaartinspectiereglement (gewijzigd op 29 februari 2004), het Memorandum of Understanding on Port Sate Control, het KB van 13 september 1998 betreffende de havenstaatcontrole, de Convention on Safe Containers van 2 december 1972 (Wet van 20 augustus 1981 en KB van 4 juni 1984), de International Convention for the Safety of Life at Sea (SOLAS 1974). 20 KB van 21 mei 1958 betreffende de toekenning van brevetten, diploma’s, certificaten en vergunningen in de koopvaardij, de zeevisserij en de pleziervaart. 21 MB van 16 mei 1995 betreffende de organisatie van de examens met het oog op het bekomen van het stuurbrevet. 22 KB van 23 september 1992, houdende het scheepvaartreglement van de Beneden-Schelde.

25


Brussel, Gent, Oostende en Zeebrugge. Een kantoor te Luik behoort tot de buitendienst van het DG Vervoer te Land.23 De buitendiensten Schepenbeheer hebben de administratieve taken overgenomen van het voormalige Waterschoutsambt. De politionele taken van het Waterschoutambt zijn sinds de politiehervorming van 1999 overgegaan naar de zeevaartpolitie.24 De administratieve bevoegdheden, zoals bijvoorbeeld het afleveren van zeemansboekjes, het opmaken van monsterrollen (tot november 2007), de controle op het aanen afmonsteren van zeelieden aan boord van Belgische schepen en het toezicht op buitenlandse schepen en zeelieden tijdens hun verblijf in de Belgische wateren en havens, werden overgeheveld naar de directie Scheepvaartcontrole. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de door de (buiten)diensten afgeleverde documenten.25

Brussel

Pleziervaart -Stuurbrevet pleziervaart en Evaluatiecommissie -Immatriculatieplaat voor plezierboten -Vlaggenbrief

Antwerpen, Loodsgebouw

Antwerpen, Maritiem Huis

-Immatriculatieplaat voor plezierboten -Vlaggenbrief

Gent

-Immatriculatieplaat voor plezierboten -Vlaggenbrief

23

Beroepsvaart - binnenvaart -Radarbrevet -Meetbrief -Officieel nummer -Akte van sloping -Toegang tot het beroep -Getuigschrift van vakbekwaamheid -Vaarbewijs -Passagiersvervoer -Exploitatievergunning -Vlootverklaring -Capaciteitsbeleid communautaire vloot Commissie voor onderzoek EPIC (Enig Plan- en InformatieCentrum) -Communautair certificaat -Certificaat van onderzoek -Certificaat van goedkeuring (ADNR) -Meetbrief -STCW (koopvaardij, sleepvaart, offshore, baggervaart) -Zeemansboekjes -Vaarstaat -Vaarbevoegdheidsbewijs ‘estuaire vaart’, commerciële pleziervaart (KB 26.05.2006) -Certif Ship Security Officer (SOLAS 1974) -Vaarbewijs -Passagiersvervoer -Consent Scheldevisserij

VAN DER EYCKEN J., Archief van de FOD Mobiliteit en Vervoer, Directoraat-generaal Vervoer te Land. 24 Wet van 3 mei 1999 betreffende de regeling van de bevoegdheden ingevolge de integratie van de zeevaartpolitie in de federale politie, wijziging op 22 december 2004. KB 3 mei 1999, wijziging 3 februari 2000. 25 www.mobilit.fgov.be.

26


Oostende

Zeebrugge

-Brevetten Pleziervaart op zee -Certificaat van deugdelijkheid: Scheepvaartcontrole Pleziervaart -CE-verklaring : Scheepvaartcontrole Pleziervaart -Meetbrief: Scheepsmeting Binnenvaart -Immatriculatieplaat voor plezierboten -Vlaggenbrief -Immatriculatieplaat voor plezierboten -Vlaggenbrief

-Meetbrief: Scheepsmeting Binnenvaart -Beroepsvaart: Visserij -Alle verrichtingen

-Beroepsvaart: Visserij -Alle verrichtingen

b) Directie Exploitatie, Beveiliging en Havenaangelegenheden De directie Exploitatie, Beveiliging en Havenaangelegenheden bereidt het beleid voor inzake deze drie domeinen en geeft mee vorm aan de regelgeving ter zake. Deze directie ondersteunt de directeur-generaal als voorzitter van het Federaal Comité voor het Beveiligen van de Havenfaciliteiten (FCBH). Ze verdedigt en onderhandelt het Belgisch beleidsstandpunt inzake scheepvaartexploitatie op nationaal en internationaal niveau (werkgroep Transportraad Europese Unie, de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO)). Voorts staat de directie in voor de juridische ontwikkeling van de aangelegenheden binnen haar domein, met name inzake aansprakelijkheden en registratie, en verstrekt ze ter zake juridische adviezen. Ook wordt nautisch-technisch advies verstrekt bij het opstellen van de scheepvaartregelgeving. De directie behartigt tevens de sociaal-economische aangelegenheden die verband houden met de scheepvaart. c)

Directie Wetgeving en Juridische Aangelegenheden

De directie Wetgeving en Juridische Aangelegenheden bereidt het beleid voor inzake de juridische aspecten van de scheepvaart, de maritieme veiligheid en de bescherming van het maritieme milieu. Ze verdedigt het Belgisch standpunt op internationaal niveau (werkgroep Transportraad Europese Unie, het Legal Commitee van de Internationale Maritieme Organisatie (IMO), het European Maritime Accidents Investigation Forum) en werkt aldus mee aan de ontwikkeling van de internationale regelgeving. Op nationaal niveau is deze directie de vertegenwoordiger van de FOD Mobiliteit en Vervoer (Kustwacht, interdepartementale werkgroepen, enzovoort). De directie is ook verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsbeleid van het Directoraat-generaal. Ze stelt het personeelsplan op, bewaakt het personeelseffectief, initieert de wervings- en bevorderingsprocedures, beheert de opleidingen en evaluaties en de registratiesystemen inzake afwezigheden. De directie heeft ten slotte als taak de budgetbestedingen te beheren en te zorgen voor de algemene administratieve ondersteuning (algemeen secretariaat). d)

Directie Veiligheid en Milieuvrijwaring

Deze directie ondersteunt het beleid ter verbetering van de scheepvaartveiligheid en het beveiligen van het maritieme milieu. Dit doet ze door in te staan voor de technische aspecten

27


van de ontwerpteksten van de regelgeving m.b.t. de zeevaart, de binnenvaart en de pleziervaart. De directie verdedigt het Belgisch standpunt op internationaal niveau (werkgroepen Transport en Milieu van de Raad van de Europese Unie, het IMO Maritime Safety Committee, het IMO Maritine Environment Protection Committee, de Centrale Rijnvaartcommissie, enzovoort). Op nationaal niveau is de directie Veiligheid en Milieuvrijwaring de vertegenwoordiger van de FOD Mobiliteit en Vervoer inzake deze materie. Verder ondersteunt de directie het informatica-intranet van het DGMV binnen het intranet van de FOD en zorgt ze voor een eerstelijnsondersteuning van de computerhard- en software en van de communicatiemiddelen.

28

ORGANOGRAMMEN26 Ministerie van Verkeerswezen (1971-1990)27 DIENSTEN VAN DE SECRETARIS-GENERAAL BESTUUR VAN HET VERVOER BESTUUR VAN HET ZEEWEZEN EN VAN DE BINNENVAART ALGEMENE DIRECTIE ADMINISTRATIEVE DIRECTIE Dienst personeel en comptabiliteit Dienst Economaat Dienst Loodswezen DIRECTIE KOOPVAARDIJ Dienst Economie en Sociale Zaken Dienst Wetgeving en Documentatie Dienst Havenbelangen Dienst Mobilisatie TECHNISCHE DIRECTIE DIRECTIE BINNENVAART Algemeen kwesties Economische kwesties Technische kwesties BESTUUR DER LUCHTVAART COMMISSARIAAT-GENERAAL VOOR TOERISME

26

De archieven die nog bij het Directoraat-generaal Maritiem Vervoer werden aangetroffen, dateren voornamelijk van na de Tweede Wereldoorlog. Om die reden werden enkel organogrammen van het ministerie/FOD van na 1945 in deze archiefselectielijst opgenomen. Organogrammen voor de periode 1831-1945 zijn te vinden in: DEVOLDER C., Het ministerie van verkeer, dl. I, p. 53-684. 27 DEVOLDER C., Het ministerie van verkeer, dl. I, p. 334-335; Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, Brussel, 1974, p. 159-160.

Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Organogrammen

Ministerie van Verkeer en Infrastructuur (1990-1997)28 DIENSTEN VAN DE SECRETARIS-GENERAAL BESTUUR VAN STRUCTUUR

DE

VERKEERSREGLEMENTERING

EN

VAN

DE

BESTUUR VAN HET ZEEWEZEN EN VAN DE BINNENVAART ALGEMENE DIRECTIE Secretariaat: personeel, comptabiliteit, organisatie DIENST SCHEEPVAARTBELEID Directie Scheepvaartreglementering en administratieve zaken Directie Scheepvaartpolitiek en internationale betrekkingen DIENST SCHEEPVAARTVEILIGHEID Dienst Havenbelangen DIRECTIE BINNENVAART BESTUUR VAN HET VERVOER TE LAND BESTUUR DER LUCHTVAART

28

SIX C., Ca déménage au SPF Mobilité et Transport, p. 64.

30

INFRA-


Ministerie van Verkeer en Infrastructuur

(1998-2006)29 DIENSTEN VAN DE SECRETARIS-GENERAAL BESTUUR VAN WEGVERKEER EN INFRASTRUCTUUR BESTUUR VAN HET VERVOER TE LAND BESTUUR VAN MARITIEME ZAKEN EN SCHEEPVAART DIRECTORAAT-GENERAAL Secretariaat en logistieke cel SCHEEPVAARTBELEID Wetgeving en reglementering Internationale aangelegenheden Sociaal-economische aangelegenheden Nautische aangelegenheden SCHEEPVAARTVEILIGHEID Technische voorschriften Opleiding en verkeer SCHEEPVAARTCONTROLE Keuringen en certificaten Inspecties BUITENDIENSTEN BESTUUR DER LUCHTVAART

29

Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, Brussel, 2001, p. 124-125.

31


FOD Mobiliteit en Vervoer (2007-2009)30 DIRECTIE COMITÉ DIRECTORAAT-GENERAAL MOBILITEIT EN VERKEERSVEILIGHEID DIRECTORAAT-GENERAAL VERVOER TE LAND DIRECTORAAT-GENERAAL MARITIEM VERVOER DIRECTIE SCHEEPVAARTCONTROLE Zeevaart, Certificatie en inspectie Schouwingen en certificatie Vlaggenstaat Metingen zeevaart Pleziervaart Port State Control Hazmat Binnenvaart en pleziervaart, Certificatie en inspectie “One stop” binnenschepen River state Epic Schepenbeheer Antwerpen Schepenbeheer Oostende Schepenbeheer Gent Schepenbeheer Brussel Plaatselijke administratie (PA) Schelde Plaatselijke administratie (PA) Kust DIRECTIE EXPLOITATIE, BEVEILIGING EN HAVENAANGELEGENHEDEN Juridische ondersteuning Nautische aangelegenheden Bedrijven Exploitatie aangelegenheden DIRECTIE WETGEVING EN JURIDISCHE AANGELEGENHEDEN Regelgeving Budget Secretariaat en logistiek Human Resources DIRECTIE VEILIGHEID EN MILIEUVRIJWARING Technische voorschriften zeevaart Technische voorschriften binnenvaart ICT Opleiding en verkeer DIRECTORAAT-GENERAAL LUCHTVAART

30

Gids der ministeries. Repertorium van de federale, gemeenschappelijke en gewestelijke overheidsdiensten van België, Brussel, 2009, p. 500-501.

32

Directoraat-generaal Maritiem Vervoer – Archiefselectielijst

VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN 1. PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK Het archief Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie, een persoon of een groep personen in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen. Het betreft dus om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Boeken en gedrukte tijdschriften behoren daarentegen niet tot het archief. Archiefreeksen De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeeld: de personeelsdossiers, de ontvangen brieven, de zakendossiers die door een dienst in het kader van een van zijn specifieke competenties behandeld zijn, of de agenda’s van de uitgaande brieven. De archiefvormer Om het even welke organisatie, persoon of groep personen die, in de uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, archief tot stand brengt of tot stand heeft gebracht. 2. ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING Het ordeningsplan (het ‘klassement’) Een groot deel van de archieven van het DGMV (vroeger het Bestuur van het Zeewezen) werden in het verleden reeds naar het Rijksarchief overgebracht. In 1979 publiceerde C. Vleeschouwers een inventaris van het archief van het Bestuur van het Zeewezen.31 Deze inventaris betrof de overdrachten die in de periode 1940-1978 hadden plaatsvonden.32 Op die manier werd ca. 220 meter archief uit de periode van 1830 tot 1976 in 10.446 nummers beschreven. Het merendeel van het archief dat nu nog door het DGMV zelf wordt bewaard dateert van na de jaren 1970. Recent (2005) werden er opnieuw archieven overgedragen omdat de diensten van de FOD Mobiliteit en Vervoer die voorheen op verschillende locaties gevestigd waren naar het huidige gebouw in de Vooruitgangstraat te Brussel verhuisden. Deze centralisering van de diensten was een uitgelezen kans om archieven te selecteren die in aanmerking kwamen om overgedragen te worden aan het Algemeen Rijksarchief. Deze overdrachten kwamen tot stand onder de begeleiding van collega C. Six. Op die manier werd tussen 2003 en 2005 nog eens ca. 150 meter archief aan het Algemeen Rijksarchief overgedragen.33 Ook de buitendiensten van het DGMV hebben in het verleden archief overgedragen naar de Rijksarchieven. Zo wordt onder meer in het Rijksarchief Beveren het archief bewaard van de buitendienst Antwerpen van het Bestuur van het Zeewezen (ca. 280 meter).34 Daarnaast werden ook archieven overgedragen (ca. 126 meter) door de Waterschoutsambten 31

VLEESCHOUWERS C., Inventaris van et Archief van het Bestuur van het Zeewezen, 1830-1976, Algemeen Rijksarchief, Brussel, 1979. 32 Over de verschillende overdrachten zie de uitvoerige beschrijving in VLEESCHOUWERS C., Inventaris van et Archief van het Bestuur van het Zeewezen, p. 25-34. 33 SIX C., Ca déménage au SPF Mobilité et Tranports, p. 77-79. 34 PRENEEL M., Overzicht van de archieven in het Rijksarchief Beveren, p. 566-568.

33


van Antwerpen, Zeebrugge en Oostende (waarvan een deel in het Rijksarchief Brugge wordt bewaard).35 Sinds in 1988 een deel van bevoegdheden betreffende het zeewezen en de binnenvaart werden geregionaliseerd en omdat de politiehervorming van 1999 het Waterschoutambt werd afgeschaft, viel een deel van het archief onder de bevoegdheid van de rechtsopvolgers. Onder meer de politionele taken van het Waterschoutsambt werden overgeheveld naar de zeevaartpolitie. De administratieve taken bleven een bevoegdheid van de ‘ambtenaar belast met de scheepvaartcontrole’ die onder het DGMV bleef opereren. Niet alle archieven werden door de rechtsopvolgers daadwerkelijk overgenomen. In de buitendienst Antwerpen bijvoorbeeld worden nog (kopieën van) processen-verbaal van de zeevaartpolitie vanaf 1946 bewaard. Zij werden wegens plaatsgebrek in de nieuwe gebouwen ter plaatse gelaten. Uiteraard ontslaat dit hen niet van hun verantwoordelijkheid voor hun archief. Dat er in het verleden al heel wat archief werd overgedragen, wil echter niet zeggen dat het steeds, zoals de wet het voorschrijft, in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ werd overgedragen. Een groot deel van het overgedragen archief is slechts rudimentair ontsloten, wat het wetenschappelijk onderzoek niet vergemakkelijkt. Dit is onder meer te wijten aan het ontbreken van een algemeen ordeningsplan en een gebrekkige coördinatie op het vlak van het archiefbeheer. De verschillende directies, taakgroepen en personeelsleden hebben een grote autonomie inzake het archiefbeheer. Het gebrek aan coördinatie komt tot uiting op twee vlakken: 1. Verschillende (buiten)diensten maken dezelfde reeksen documenten aan, maar hanteren elk een eigen ordeningswijze. 2. Het aanleggen van dubbele reeksen leidt tot de vorming van schaduwarchieven die uiteraard veel van de schaarse archiefruimte in beslag nemen. Er werd bijvoorbeeld vastgesteld dat verschillende diensten kopieën bewaren van wetten en koninklijke besluiten. Een centralisering zou hier zeker al plaatsen geldbesparend kunnen werken. Door het niet gescheiden bewaren van persoonlijke documenten, documentatie en het eigenlijke archief dat uit hoofde van de taken en bevoegdheden van de diensten wordt aangemaakt, wordt een efficiënt archiefbeheer bemoeilijkt. Vooral in de archiefruimten op de zevende verdieping in de hoofdzetel aan de Vooruitgangstraat, waar het semi-dynamisch archief wordt bewaard kampt men om die reden met plaatsgebrek. Sommige taakgroepen hebben wel al pogingen ondernomen om de aanzwellende papiermassa beheersbaar te houden en hebben interne richtlijnen uitgewerkt om hun klassementen periodiek te schonen. De taakgroepen EPIC en Vlaggenstaat kunnen op die manier oude vervallen certificaten uit de dossiers lichten (Zie bijlagen 1 en 2). Samenvattend: De FOD of het DGMV heeft geen eigen archiefdienst en er is geen archiefverantwoordelijke aangesteld. Er bestaat geen ordeningsplan voor het archief van het DGMV. Elke dienst organiseert en beheert naar eigen inzicht zijn archief. Om te komen tot een harmonisering en coherentie is het wenselijk dat de verschillende directies nadenken over een systematisch gebruik van ordeningsplannen die het beheer van zowel dynamische (lopende) als statische archieven aanzienlijk vergemakkelijken. Voor de toekomstige invoering van een systeem van records management is een ordeningsplan zonder twijfel een onmisbare basisvoorwaarde.

Het beheer, de bewaring en de fysieke opslag van archieven De archiefwet van 24.06.1955, gewijzigd bij wet van 06.05.2009, schrijft in artikel vijf voor dat “de overheden, bedoeld in het eerste artikel [rechtbanken der rechterlijke macht, de Raad van State, de Rijksbesturen, de provincies, de gemeenten en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen] geen archiefdocumenten mogen vernietigen zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of van diens gemachtigden.” Nochtans werden in het verleden documenten die hun administratieve waarde hadden verloren, zonder meer vernietigd. 35

IDEM, p. 572-573.

34


Een globaal overzicht krijgen van de omvang van het door het DGMV bewaarde archief wordt bemoeilijkt doordat de verschillende (buiten)diensten over verschillende archiefruimten beschikken. De archieven van de centrale diensten in Brussel (Vooruitgangstraat, zevende verdieping) worden in de kantoren (voor het lopend archief), in twee archiefruimten op de zevende verdieping met compactussen voor het semi-dynamisch archief (archieflokalen 7A2 en 7A19) en verschillende compactussen in de archiefkelder (-1) bewaard. De centralisering van de buitendienst van Antwerpen (actueel nog gevestigd op twee locaties) is een uitgelezen moment om vóór de eigenlijke verhuis die archieven te selecteren die voor overdracht naar het Rijksarchief Antwerpen in aanmerking komen. De selectie moet gebeuren op basis van deze archiefselectielijst. Digitaal archief

“Elektronische archieven, d.w.z. documenten en gegevens die op een digitale drager geregistreerd zijn, zijn archieven in de betekenis van de Archiefwet van 24 juni 1955. Het begrip archief is onafhankelijk van de drager. Elektronische archieven zijn dus net zoals alle andere archieven (op papier, op magnetische drager, audiovisuele documenten, enzovoort) onderworpen aan de wet van 24 juni 1955, wat inhoudt dat ze onder het toezicht staan van de Algemeen Rijksarchivaris en zijn afgevaardigden, en dat de vernietiging of het uitwissen ervan enkel toegelaten is na een formele, schriftelijke toelating van de Algemeen Rijksarchivaris. Een procedure met het oog op de vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale documenten moet dus op voorhand worden toegestaan door de Algemeen Rijksarchivaris.”36

De ICT-dienst van het DGMV beheert op de internetsite van de FOD (www.mobilit.fgov.be) het gedeelte over maritiem vervoer, een intranetsite en verschillende databanken. De belangrijkste databank is de ‘Centrale Databank Scheepvaart’ (ook Enig Loket genoemd).37 Deze databank, in gebruik sinds 1999, is opgebouwd uit twee grote delen: schepen en personen. Elk certificaat dat door het DGMV wordt afgeleverd, wordt met behulp van de geregistreerde gegevens in deze databank aangemaakt. In principe worden er geen papieren kopieën van deze certificaten meer aangemaakt. Vanuit verschillende locaties in België is deze Oracle databank te bereiken. De databank is beveiligd doordat gewone gebruikers gegevens niet rechtstreeks kunnen wijzigen en verwijderen. Afhankelijk van de taak van de gebruiker, krijgt hij toegang tot bepaalde modules. Om dit mogelijk te maken wordt er gewerkt met een gebruikersafhankelijk menu. Om de beveiliging van de applicatie te sturen en voor de eenvormigheid dient de gebruiker de applicatie steeds op te starten via een icoon op het werkblad of het startmenu van zijn computer. De gegevens en de structuur van de databank moeten worden bewaard, alsook de voorbereidingsdossiers/bestekken en de documentatie over de databank. De databanken bevatten namelijk erg belangrijke informatie in verband met het maritiem vervoer. Websites komen net als andere digitale documenten in aanmerking om te worden gearchiveerd. Vooral door het tijdelijk karakter van de websites houdt de archivering ervan specifieke en complexe eisen in.38 Omdat de website een communicatiemiddel is van de FOD-DGMV en aldus veel relevante informatie bevat moet gewezen worden op de noodzaak de websites te bewaren. Ook op de intranetsite worden digitale gegevens opgeslagen die van belang zijn om bewaard te worden. De ICT-dienst van het DGMV moet evenwel enkel instaan voor die gegevens die specifiek voor de eigen diensten bedoeld zijn (de gegevens van en over het directiecomité, de verbeteringsprogramma’s en Informatie van uw dienst).

36

Richtlijn, De digitalisering van het beheer en van de bewaring van archieven, Algemeen Rijksarchief Brussel, 2007, p. 2. 37 MEYNS M., Handleiding bij de applicatie Enig Loket, Versie V3.5, 21 augustus 2008, FOD Mobiliteit en Vervoer, Maritiem vervoer, Scheepvaartcontrole. 38 In de toekomst zal het Rijksarchief richtlijnen uitwerken m.b.t. het archiveren van websites.

35


Om reden van technologische veroudering is het bewaren van digitale archiefdocumenten op lange termijn niet evident. Hard- en software evolueren voortdurend, het raadplegen van bestanden wordt onmogelijk zodra applicaties verdwijnen of bepaalde bestandsformaten niet meer ondersteunen. Digitale dragers hebben maar een levenstermijn van vijf tot tien jaar. Aangezien ook digitale archiefdocumenten bewaard moeten worden, moet de administratie aan dit probleem de nodige aandacht schenken. Veel digitale archiefdocumenten moeten dus op de lange termijn leesbaar blijven. Digitale archiefdocumenten die niet in een geschikt archiveringsformaat zijn opgeslagen, dienen dus op termijn omgezet te worden naar een geschikt archiveringsformaat. Dat wil zeggen dat dit formaat bij voorkeur gestandaardiseerd is, op en gedocumenteerd (de technische specificaties beschikbaar), wijd verspreid, software- en producentonafhankelijk, en dat de opslag niet leidt tot informatieverlies. Zo dienen e-mails bij voorkeur op een elektronische drager bewaard te worden en buiten de e-mail software. Opteer hierbij voor een zo open mogelijk exporteerformaat.39 Aanbeveling voor de keuze van archiveringsformaten van kantoordocumenten40 Documenttypes Tekstdocument

Opslagformaten DOC, ODT, RTF, TXT

Presentatie

PPT, ODP

Spreadsheet, rekenblad (grafisch)

XLS, ODS, CSV

Database

MDB, CSV

ODB,

Archiveringsformaten Gestructureerd: XML, ODT Niet gestructureerd: TXT, PDF/A Herbruikbaar: ODP Niet herbruikbaar: PDF/A XML, ODS, CSV, PDF/A

DBF, XML, CSV, PDF/A

3. BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN De omvangrijkste archiefreeksen worden door de verschillende taakgroepen van de directie Scheepvaartcontrole geproduceerd. In het hiernavolgend overzicht worden enkel die archiefreeksen vermeld die een substantieel deel vormen van het totaal aan geproduceerde documenten. Deze directie voert vooral de controle uit op de toepassing van de wet- en regelgeving. De andere directies hebben meer beleidsondersteunende taken. Met het oog op het handhaven van de scheepvaartregelgeving worden onverwachte inspecties gehouden aan boord van Belgische en buitenlandse schepen. De directie Scheepvaartcontrole coördineert de inspecties van de visserij, de zee-, de binnen- en de pleziervaart. De inspecties vinden op twee niveaus plaats: 1. de controle van de schepen en 2. de controle van de bemanning. 1. CONTROLE VAN SCHEPEN a. Zeeschepen De dienst Schouwingen en Certificatie Zee is de dienst die certificaten van zeegaande schepen aflevert (Buitendienst Oostende). Binnen de dienst Schouwingen en Certificatie Zee is de taakgroep Vlaggenstaat belast met het periodiek inspecteren van zeeschepen die onder Belgische Vlag varen. De schouwingen met gunstig resultaat geven aanleiding tot de afgifte van nationale en internationale certificaten. De belangrijkste archiefreeksen die deze dienst produceert zijn de dossiers van zeeschepen. Om de werking van de dienst te vergemakkelijken wordt per schip een dossier aangemaakt vanaf de bouw van het schip of 39

SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. Voor een Nederlandse versie zie www.arch.be. 40 SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0 (Août 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 31.

36


vanaf het moment van invlagging. De lopende certificaten worden bijgehouden in de archiefruimte ‘Klassement’ in gekleurde klasseurs (de kleur wijst op het type schip) en dan alfabetisch per schip. Bijbehorende plannen worden apart in archiefdozen geklasseerd. Om de dossier behandelbaar te houden worden enkel de lopende certificaten in de gekleurde kaften bijgehouden. Vervallen certificaten worden uit de klasseurs gelicht en vervolgens in het ‘dood archief’ bewaard volgens hetzelfde ordeningssysteem. Om de historiek van het schip te kunnen achterhalen worden vervallen certificaten nog een tijd bijgehouden en nadien volgens een interne richtlijn vernietigd (bijlage 1). Al de certificaten worden via de Centrale Databank Scheepvaart aangemaakt. In de Antwerpse ‘antenne’ van Vlaggenstaat worden vier certificaten aangemaakt: het Document of Compliance, het Safety Management Certificate, het International Ship Security Certificate en het Continuous Synopsis Record. Deze certificaten worden ook bewaard in de scheepsdossiers. Ze worden aangemaakt via de Centrale Databank Scheepvaart. De taakgroep Metingen Zeevaart (Buitendienst Oostende) levert meetbrieven af voor zeeschepen. De meetbrieven worden geklasseerd op nummer van de meetbrief. Vroeger bestond er een register op nummer van de meetbrief en op naam van het schip. Sinds 2005 wordt de Centrale Databank Scheepvaart als toegang op de dossiers gebruikt. In de dossiers van de meetbrieven worden onder andere de aanvraag voor de meting, de meetstaten van het schip, de meetbrief, een plan van het schip, eventueel statuten van de nv of bvba en briefwisseling bijgehouden. Recent werden ook de meetbrieven opgemaakt in Antwerpen naar de buitendienst van Oostende overgebracht. De taakgroep Port State Control maakt in hoofdzaak twee grote reeksen aan: inspectierapporten en detentiedossiers. De archiefreeks inspectierapporten bevat het controleformulier dat de inspecteur opmaakt tijdens zijn inspectie. De inspectiegegevens van de gecontroleerde schepen worden opgeslagen in een centrale databank van Paris MOU in Saint-Malo (Frankrijk). Het inspectierapport moet twee jaar aan boord van het schip voorhanden zijn. Wanneer een schip niet in regel is, wordt het aan de ‘ketting’ gelegd en wordt er een detentiedossier opgemaakt. Deze worden per jaar en per schip geordend. Ze bevatten o.m. het controleformulier van de inspectie, een lijst van de bemanning, het definitieve getypte rapport, een bericht van aanhouding, een notice of detention, briefwisseling met de autoriteiten, een notice of release en een kopie van de factuur voor de gemaakte kosten van de inspectie. De taakgroepen ‘Schepenbeheer Oostende’ en ‘Bedrijven’ van de directie Exploitatie, Beveiliging en Havenaangelegenheden leveren zeebrieven af voor vaartuigen die op zee varen. Het dossier voor de aanvraag van een zeebrief bevat o.m. volgende documenten: de aanvraag, briefwisseling, een kopie van het Certificaat van Deugdelijkheid, een kopie van de meetbrief en een kopie van de registratie van het vaartuig. b) Binnenvaartschepen en pleziervaartschepen De taakgroep Binnenvaart en Pleziervaart, Certificatie en Inspectie (Buitendienst Antwerpen) coördineert het afleveren van certificaten en het technisch onderzoek van schepen voor de binnen- en pleziervaart. Sinds 2007 beheert de taakgroep Enig Plan en Infomatiecentrum (EPIC, Antwerpen) de individuele dossiers van binnenvaartschepen. De dossiers worden gerangschikt volgens het uniek Europees scheepsidentificatienummer. Dit nummer verandert niet tijdens de levensduur van een schip.41 Per schip worden drie mapjes bewaard. Eén met de lopende certificaten, één met de afgelopen certificaten (certificaten ouder dan 10 jaar worden vernietigd) en een derde mapje met plannen (zie bijlage 2). De toegang op de dossiers is de Centrale Databank Scheepvaart. Nieuwbouwdossiers (met o.a. certificaten, schema’s, mails, plannen, stabiliteitsdossier, enzovoort) worden in archiefdozen op naam van het schip bewaard. De technische en administratieve controle op alle vaartuigen die op de binnenwateren varen wordt door de taakgroep River State uitgevoerd met vestigingen in Oostende en Antwerpen. Sinds de oprichting van de dienst in 1999 worden er lijsten van gecontroleerde vaartuigen opgemaakt. Pas als een vaartuig niet in regel is, wordt er een dossier opgemaakt (zowel te 41

KB van 5 september 1974 betreffende de officiële nummering van de vaartuigen en het reglement van onderzoek voor Schepen die de Rijn bevaren (ROSR).

37


Oostende als te Antwerpen).42 Deze dossiers bevatten onder meer het controleformulier, alle correspondentie met de eigenaar, kopieën van documenten van het schip die relevant zijn (o.a. een kopie van de meetbrief), een verslag van de vaststellingen, het vaarverbod en eventueel ook foto’s. De taakgroepen Schepenbeheer staan in voor het afleveren van de immatriculatieplaten voor plezierboten. Om zich op de scheepvaartwegen of hun aanhorigheden te mogen bevinden, moet elke plezierboot voorzien zijn van een immatriculatieplaat.43 De immatriculatieplaat is definitief en blijft bij de plezierboot tot de sloping. Het dossier met betrekking tot de aanvraag van een immatriculatieplaat bevat volgende documenten: een eigendomsbewijs van het vaartuig, een kopie van de identiteitskaart, een verklaring van overeenstemming CE voor het pleziervaartuig, een verklaring van overeenstemming CE voor de motor en een attest van schrapping indien het vaartuig tweedehands werd gekocht en onder vreemde vlag voer. Pleziervaartuigen die in volle zee, vreemde wateren en in Belgische zeewateren varen moeten in het bezit zijn van een vlaggenbrief.44 De vlaggenbrief vervalt na de vermelde geldigheiddatum of als er een wijziging optreedt in de gegevens die moeten vermeld worden op de vlaggenbrief, of als de inschrijving in het register der pleziervaartuigen wordt doorgehaald. Het dossier met betrekking tot de aanvraag van een vlaggenbrief bevat de volgende documenten: een eigendomsbewijs van het vaartuig, een origineel nationaliteitsbewijs, een verklaring van overeenstemming CE voor het pleziervaartuig, een verklaring van overeenstemming CE voor de motor, een attest DL2B, een attest van schrapping indien het vaartuig tweedehands werd gekocht en onder vreemde vlag voer en een certificaat van deugdelijkheid voor een commerciële vlaggenbrief. Een commerciële vlaggenbrief geldt voor pleziervaartuigen die verhuurd of gebruikt worden voor het vervoer van maximum 12 passagiers doch niet voor het vervoer van goederen of dieren. 2. CONTROLE VAN DE BEMANNING Na de integratie van de zeevaart- spoorweg- en luchtvaartpolitie in 1999 bij de federale politiediensten werd het waterschoutsambt afgeschaft. Een deel van de archieven dat betrekking had op de politionele taken is meegegaan naar de zeevaartpolitie. Een aanzienlijk deel oudere archieven werd echter ter plaatse gelaten. Zo worden in de archiefruimte aan de Tavernierkaai te Antwerpen o.m. de kopieën van de processen-verbaal van de zeevaartpolitie van Antwerpen bewaard (vanaf 1946). De administratieve taken van het Waterschoutsambt werden overgenomen door de ambtenaren belast met scheepvaartcontrole. De monsterrollen ter koopvaardij worden bewaard vanaf 1910. De reeks monsterrollen die klaar zijn om overgedragen te worden zijn het vervolg op de monsterrollen die reeds in het Rijksarchief Beveren worden bewaard. De reeks loopt tot 2007, het moment waarop de opmaak van monsterrollen niet meer wettelijk verplicht was. De taakgroepen Schepenbeheer leveren persoonsgebonden certificaten af: een Certificaat Bekendheid met de reglementen betreffende de navigatie, de zeebrief (alle schepen die commercieel worden uitgebaat moeten voorzien zijn van een zeebrief).45 Alle controles en het afleveren van certificaten gebeuren vanuit de Centrale Databank Scheepvaart. Sinds de in gebruik name van de Centrale Databank Scheepvaart worden er geen kopieën van afgeleverde certificaten meer bijgehouden. Naast het afleveren van vlaggenbrieven en immatriculatieplaten voor pleziervaart worden in het Schepenbeheer Antwerpen ook het STCW-certificaat (Standard of Training Certification and Watchkeeping) en zeemansboekjes afgeleverd. Tot 2007 werden er ook monsterrollen opgemaakt. Nu worden persoonlijke arbeidsovereenkomsten worden overgemaakt aan Schepenbeheer Antwerpen. De zeevarende aan boord van een schip dat onder Belgische vlag 42

Overeenkomstig de wet van 5 juni 1972 op de veiligheid van schepen, het KB van 19 maart 2009 betreffende de technische voorschriften van binnenvaartschepen. 43 KB van 24 september 2006. Algemeen politiereglement voor de scheepvaart en de binnenwateren. 44 KB van 4 juni 199 betreffende de inschrijving en registratie van pleziervaartuigen. 45 KB van 20 juli 1973, Wet van 5 juni 1972 en KB van 31 december 1983 betreffende de veiligheid der schepen

38


vaart, moet in het bezit zijn van een Belgisch vaarbevoegdheidsbewijs. Ook buitenlandse vaarbevoegdsheidsbewijzen kunnen worden erkend. Deze erkenning (endorsement) wordt afgegeven aan officieren in bezit van een geldig STCW “certificate of competency”, uitgegeven door een EU-land of door een land waarmee België een overeenkomst tot erkenning van de zeevarenden uit dat land heeft gesloten.46 Het STCW-certificaat is vijf jaar geldig en wordt geklasseerd op volgnummer. In de toekomst zal het klassement op basis van het stamnummer van de aanvrager worden geordend. 4. VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE Overheidsarchieven zijn belangrijk. Niet alleen voor de werking van de diensten, maar ook voor de rechtzoekende burger en omwille van hun historische waarde. Dit wil echter niet zeggen dat na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn alle archieven bewaard en overgedragen moeten worden aan het Rijksarchief. Gezien de aanzwellende archiefmassa is dit praktisch niet haalbaar. Jaarlijks worden door de overheidsdiensten massa’s documenten geproduceerd (in papieren en digitale vorm) waardoor integrale bewaring niet wenselijk én haalbaar is. Het is noodzakelijk die documenten te selecteren die voor permanente bewaring in aanmerking komen. De selectieve vernietiging van minder belangrijke archiefbescheiden is van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de toegankelijkheid van het archief; ze stelt het Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten.47 Het spreekt voor zich dat documenten met een grote bewijs- of infomatiewaarde beter permanent bewaard blijven, terwijl documenten die voortvloeien uit routinematige handelingen aan een nadere selectie onderworpen of integraal vernietigd kunnen worden. Wanneer dezelfde informatie op verschillende bestuurlijke niveaus wordt bewaard, worden best die documenten bijgehouden waar de informatie hetzij het volledigst, hetzij het best toegankelijk is. Elders bewaarde kopieën of afschriften kunnen dan vernietigd worden. Een klassiek voorbeeld vormen de dubbels van personeelsdossiers die door de verschillende diensten worden bijgehouden, maar die eigenlijk door de dienst P&O van de FOD worden beheerd. Ook digitaal archief wordt op dezelfde wijze beschreven en gewaardeerd als papieren archief. Om bewaring, overdracht naar het Rijksarchief en ontsluiting op lange termijn te verzekeren is ook selectie van het digitaal archief noodzakelijk. Indien alles zou bewaard blijven is er continue vraag naar zwaardere apparatuur nodig. Ook bij de computer duurt het terugvinden van informatie langer indien er geen selecties werden uitgevoerd. Hoe meer informatie er op een schijf staat, hoe langer een zoekprogramma nodig heeft om een zoekactie uit te voeren. Het snel terugvinden van de juiste informatie veronderstelt dat enkel het essentiële wordt bijgehouden. Archiveren is ook het selecteren van documenten die geen administratieve en/of historische waarde meer hebben. Door niet langer documenten onnodig te bewaren kan er ook op financieel vlak bespaard worden. Daarenboven wordt er plaats bespaard wanneer op basis van deze selectielijst het archief waarvan de administratieve bewaartermijn verstreken is op een systematische en consequente wijze wordt uitgevoerd. Als gevolg van de regelmatige vernietiging stijgt ook de efficiëntie van de werking. Er zal immers minder tijd verloren gaan naar het terugvinden van de juiste documenten. Het strekt tot aanbeveling om de uiteindelijke bestemming van de documenten (vernietigen of permanent te bewaren) door middel van gekleurde stickers visueel zichtbaar te maken. Pas dit uniform en consequent toe: 46

Richtlijn 2008/106/EG van het Europees Parlement en van de Raad van 19 november 2008 inzake het minimum opleidingsniveau van zeevarenden (herschikking). Deze richtlijn stelt een geharmoniseerd minimumopleidingsniveau voor zeevarenden in de Gemeenschap vast. Zij is gebaseerd op het IMO-Verdrag betreffende de normen voor zeevarenden inzake opleiding, diplomering en wachtdienst (STCW-Verdrag) aangevuld met deel A van de STCW-Code. 47 DEVOLDER K., Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketenen Leefmilieu. Bestuur van de medische expertise (Medex). Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009, p. 48.

39


-rood voor documenten die permanent bewaard moeten worden -blauw met een jaartal voor de vernietiging: voor de tijdelijk te bewaren documenten die na afloop van de administratieve bewaartermijn als bestemming vernietigen hebben gekregen. Op die manier is in één oogopslag duidelijk welke documenten permanent bewaard moeten worden en naar het Rijksarchief moeten worden overgebracht en welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden. Documenten die voor permanente bewaring in aanmerking komen vereisen extra zorg juist omwille van hun langdurige bewaring. Deze documenten moeten in zuurvrije dozen en mappen worden bewaard. Tevens dienen alle schadelijke elementen verwijderd te worden. Permanent en tijdelijk te bewaren documenten worden best gescheiden in het archiefdepot bewaard. De dozen of mappen die in hetzelfde jaar mogen worden vernietigd kunnen best bij elkaar worden geplaatst. Voorbeelden Documenten die inzicht geven in de werking en organisatie van de instelling zoals processenverbaal van vergaderingen, briefwisseling, email, organogrammen, dienstnota’s, enzovoort worden bewaard omwille van het institutioneel-historisch belang. Sommige documenten worden vollediger op andere plaatsen bewaard. Voorbeeld: De Onderzoeksdossiers en de arresten van de Onderzoeksraad voor de Zeevaart (D1.006 en D1.007) kregen als definitieve bestemming ‘vernietigen’, omdat de originele documenten op de Antwerpse rechtbank worden bewaard. De kopieën van de inspectierapporten van de dienst Port State Control worden in digitale vorm bijgehouden via een centrale databank van Paris MOU in Saint-Malo. Vandaar dat de kopieën na vijf jaar kunnen worden vernietigd. Bepaalde documenten moeten slechts bewaard worden omdat ze enkel een documentaire waarde voor de dienst hebben, maar eigenlijk niet voortvloeien uit de taken en bevoegdheden van de diensten. Voorbeeld: De verzamelingen van kopieën van wetten, decreten en koninklijke besluiten en Europese richtlijnen (C1.002 en D1.002) kregen als definitieve bestemming ‘vernietigen’ omdat ze enkel bewaard moeten worden voor zolang ze nut hebben voor de dienst. Documenten met geringe historische waarde kunnen reeds snel na het verliezen van de administratieve bewaartermijn vernietigd worden. Voorbeelden zijn de prestatiebladen, facturen, kopieën van onkostennota’s, enzovoort. Soms bepalen juridische criteria de bewaartermijn. Voorbeeld: In het geval van boekhoudkundige stukken is dit zeven jaar. In sommige gevallen is de omvang van de reeks dermate groot dat een volledige overdracht van het archief naar het Rijksarchief niet gewenst is. Om die reden werden er nadere selectiecriteria opgesteld. Voorbeeld de STCW-dossiers (B9.002) en de Dossiers betreffende de zeeschepen (B2.005).

40

BIJLAGEN Bijlage 1

Directoraat-generaal Maritiem Vervoer - Bijlagen

Bijlage 2

42


Bijlage 3 Belgische wetgeving en reglementaire teksten inzake maritiem vervoer Datum

Omschrijving

KB 15-10-1935

Algemeen reglement der Scheepvaartwegen

Wet 05-05-1936

Wet van 5 mei 1936 op de binnenbevrachting

RB 01-08-1948

Vervoer van brandbare vloeistoffen

KB 07-09-1950

Bijzondere reglementen van sommige scheepvaartwegen

KB 21-05-1958

Brevetten, diploma’s, certificaten en vergunningen in de koopvaardij, de zeevisserij en de pleziervaart

KB 23-10-1965

Verlenen van radardiploma’s voor de Rijn

KB 18-07-1966

Onderzoek van vaartuigen en vlotten die de Rijn bevaren

KB 05-09-1974

Officiële nummering van vaartuigen

KB 18-08-1975

Reglement van politie en scheepvaart voor het Kanaal van Brussel naar de Rupel en voor de Haven van Brussel

Wet 24-11-1975

Goedkeuring en uitvoering van het Verdrag inzake de internationale bepalingen ter voorkoming van aanvaringen op zee, 1972, bijgevoegd Reglement en zijn Bijlagen, opgemaakt te Londen op 20 oktober 1972

Wet 08-07-1976

Vergunning voor de exploitatie van binnenvaartuigen

KB 20-06-1977

Koninklijk besluit ter uitvoering van de wet van 24 november 1975 houdende goedkeuring en uitvoering van het Verdrag inzake de internationale bepalingen ter voorkoming van aanvaringen op zee

KB 04-08-1981

Politie- en scheepvaartreglement voor de Belgische territoriale zee, kusthavens en -stranden

KB 09-05-1988

Voorwaarden voor het regime dat door de Herziene Rijnvaartakte wordt gereserveerd voor de vaartuigen die tot de Rijnvaart behoren

Wet 21-05-1991

Stuurbrevet voor het bevaren van de scheepvaartwegen van het Rijk

KB 23-09-1992

Politiereglement van de Beneden-Zeeschelde

KB 23-09-1992

Scheepvaartreglement voor de Beneden-Zeeschelde

KB 23-09-1992

Scheepvaartreglement voor het kanaal van Gent naar Terneuzen

KB 06-01-1993

Scheepvaartreglement voor de gemeenschappelijke Maas

KB 14-05-1993

Deelname aan het vervoer over de scheepvaartwegen van het Rijk

KB 02-06-1993

Stuurbrevetten voor zekere categorieën van pleziervaartuigen

KB 15-10-1993

Instelling van een radarbrevet

MB 16-05-1995

Stuurbrevetten voor zekere categorieën van pleziervaartuigen

KB 16-01-1996

Toegang tot het beroep van ondernemer van goederenvervoer over de binnenwateren

43


KB 12-01-1998

Essentiële veiligheidseisen voor pleziervaartuigen. Opgeheven en vervangen door KB 23-02-2005

KB 23-12-1998

Vaarbewijzen voor binnenvaartuigen voor goederen- en personenvervoer

KB 04-06-1999

Inschrijving en registratie van pleziervaartuigen

KB 31-05-2000

Verlenen van Rijnschipperspatenten

MB 06-12-2002

Organisatie van een examen matroos voor de binnenvaart

Wet 16-01-2003

Oprichting Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)

KB 24-06-2003

Toekenningsregels van ondernemingsnummer en vestigingseenheidsnummer in KBO

KB 23-02-2005

Vaststelling van essentiële veiligheidseisen en van essentiële eisen in verband met de geluids- en uitlaatemissies voor pleziervaartuigen

KB 24-09-2006

Koninklijk besluit houdende vaststelling van het algemeen politiereglement voor de scheepvaart op de binnenwateren van het Koninkrijk

Wet 05-02-2007

Wet betreffende de maritieme beveiliging

KB 09-03-2007

Koninklijk besluit houdende de bemanningsvoorschriften op de scheepvaartwegen van het Koninkrijk.

KB 27-03-2007

Koninklijk besluit houdende de organisatie van de examens en de vaststelling van de retributies voor de bekwaamheidsbewijzen in Rijn- en binnenvaart

KB 21-04-2007

Koninklijk besluit betreffende de maritieme beveiliging

Wet 29-06-2008

Wet houdende instemming met het Verdrag van Boedapest inzake de overeenkomst voor het vervoer van goederen over de binnenwateren (CMNI), gedaan te Boedapest op 22 juni 2001

KB 19-03-2009

Koninklijk besluit tot vaststelling van de technische voorschriften voor binnenschepen (invoering Europese richtlijn 2006/87) Andere reglementaire teksten

Link

Omschrijving EUROPA

Verordening (EG) Nr. 718/1999, 29-03-1999

Verordening betreffende het beleid ten aanzien van de capaciteit van de communautaire binnenvaartvloot

Verordening (EG) Nr. 725/2004, 31-03-2004

Verordening betreffende de verbetering van de beveiliging van schepen en havenfaciliteiten

Richtlijn 2005/65/EG, 26-10-2005

Richtlijn betreffende het verhogen van de veiligheid van havens.

Richtlijn 2006/87/EG, 12-12-2006

Technische voorschriften voor binnenschepen

BELGISCHE HAVENS

44


ANTWERPEN 31-012005

Gemeentelijke havenpolitieverordening

GENT

Algemene politieverordening van de haven van Gent RIJN

ADNR

Vervoer van gevaarlijke stoffen

RARadar

Reglement voor de Afgifte van Radarpatenten

RARijn

Reglement voor de Afgifte van Rijnpatenten

ROSR

Reglement van Onderzoek voor Schepen die de Rijn bevaren

RVP

Rijnvaartpolitiereglement VERENIGDE NATIES

CEVNI

Code Européen des voies de navigation intérieure

45


46

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MOBILITEIT EN VERVOER DIRECTORAAT-GENERAAL MARITIEM VERVOER

Recommend Documents