ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 9

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2008

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2008

WOORD VOORAF Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp en medewerking gekregen van tal van personen die ik hier graag even in de kijker wil plaatsen. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar dhr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie van het Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden ten slotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wil verder ook een gemeend woord van dank richten aan alle in het kader van dit initiatief gecontacteerde diensthoofden en personeelsleden van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie, omdat zij ondanks hun drukke agenda toch tijd wisten vrij te maken om de enquête van het Rijksarchief in te vullen en om mij wegwijs te maken in de archieven van hun dienst.

Kathleen Devolder november 2007

INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF

5

INHOUDSTAFEL

7

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN

9

INLEIDING 1. Doel en structuur van de archiefselectielijst 2. Hoe gaat u concreet te werk? 3. De totstandkoming van deze archiefselectielijst

11 11 11 12

DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE

13

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER

15

I. Historiek van de archiefvormer 1. Overzicht van de diensten bevoegd voor de verificatie en vereffening van gerechtskosten 2. Overzicht van de diensten bevoegd voor de bouw en uitrusting van hoven en rechtbanken 3. Overzicht van de diensten bevoegd voor het toezicht op de algemene organisatie van het notariaat 4. Overzicht van de diensten bevoegd voor het personeelsbeheer van de rechterlijke orde 5. Overzicht van de diensten bevoegd voor het statistisch onderzoek 6. Overzicht van de diensten bevoegd voor het beheer van het strafregister

15 16 17 18 19 20 22

II. Bevoegdheden en activiteiten 1. Bevoegdheden en activiteiten van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie 2. Bevoegdheden en activiteiten van de verschillende diensten van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie Coördinatie- en steundienst - Directie P&O rechterlijke orde Dienst Personeel rechterlijke orde Afdeling RO I Afdeling RO II Dienst Opleiding rechterlijke orde Juridische dienst - Directie LOG & ICT rechterlijke orde Dienst Gebouwen Dienst Materieel Dienst Budget RO Dienst ICT RO - Directie Specifieke expertisecentra Dienst Strafregister Dienst Gerechtskosten

25 25 25 25 25 30 31 32 32 32 33 33 33 33 33 33

ORGANOGRAMMEN

35

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER 1. Algemeen 2. De selectie van de archieven

47 47 48

7

24 24

BIJLAGE: OVERZICHT VAN HET AANTAL METER ARCHIEF BEWAARD OP 1 NOVEMBER 2007 DOOR DE VERSCHILLENDE DIENSTEN VAN HET DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE 51

ORGANISATIE

8

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN BRONNEN Enquêtes over de archieven van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie, ingevuld door de diensthoofden of door medewerkers van de diverse diensten. http://www.bcn-not.be. http://www.erfgoedinspectie.nl. http://www.just.fgov.be. http://www.pro-justitia.be.

GEDRUKTE BRONNEN Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België. Annuaire administratif et judiciaire de Belgique, Brussel, 1990-2007. Belgisch Staatsblad. Moniteur belge, Brussel, 1845-2007. Gids der Ministeries. Tijdschrift van de Belgische administratie. Guide des ministères. Revue de l’administration belge, Brussel, 1989-2006. Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou relatifs à ce département. Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende. Reeks 1: 1795-1813, Brussel, 18741893. Reeks 2: 1814-1830, Brussel, 1849-1851. Reeks 3: 1830-1973, Brussel/Nijvel, 1851-1984.

WERKEN AERTS E., Archiefselectie vanuit de statistiek: de steekproef in de archivistiek, Brussel, 1998, 49 p. BOUMANS R., Ministerie van Justitie. Algemeen Secretariaat-2de afdeling. Ministère de la Justice. Secrétariat général-2ème section, Brussel, 1960, 127 p. De erfgoedinspectie en het archiefwettelijk toezicht. Informatieblad van de Nederlandse Erfgoedinspectie, s.d.. DEPOORTERE R., État de l’ouverture à la recherche. Département I. Conseil d’Etat. Ministère de la Justice, Brussel, 2000, 37 p. DEPOORTERE R., SAOUDI N., WILLE I., Inventaire des archives du Ministère de la Justice. Direction générale de l’Organisation judiciaire. Service du personnel des greffes et parquets. Versement 2001, Brussel, 2001.

9

DEVOLDER K., Archief van de FOD Justitie. Directoraat-generaal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden. Archiefselectielijst, Brussel, 2007, 89 p. Directoraat-generaal Strafinrichtingen. Jaarverslag 1998, Brussel, 1999, 293 p. Federale Overheidsdienst Justitie, Brussel, 2005, 18 p. [Informatiebrochure uitgegeven door de FOD Justitie]. Federale Overheidsdienst Justitie. Jaarverslag 2004, Brussel, 2005, 97 p. Federale Overheidsdienst Justitie. Jaarverslag 2005, Brussel, 2006, 116 p. Federale Overheidsdienst Justitie. Jaarverslag 2006, Brussel, 2007, 119 p. HEIRBAUT D., ROUSSEAUX X. & VELLE K. (red.), Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, 444 p. Justitie in België, Brussel, 2005, 42 p. [Informatiebrochure uitgegeven door de FOD Justitie]. PUT E., Het Ministerie van Justitie (1831-1988). Deel I. Organisatiestructuur van de centrale administratie en de adviesorganen. Deel II. Overzicht van de bevoegdheden, Brussel, 1992, 298 p. STORME M. (red.), De Hoge raad voor de Justitie na vier jaar gewogen. Verslagboek van het colloquium van 17 november 2004. Le Conseil supérieur de la Justice, une évaluation après quatre ans. Actes du colloque du 17 novembre 2004, Brugge-Brussel, 2005, 224 p. VELLE K., Ministerie van Justitie in: VAN DEN EECKHOUT P., VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19e-20e eeuw, Brussel, 2003, p. 327-347. VELLE K., Recht en gerecht. Bibliografische inleiding tot het institutioneel onderzoek van de rechterlijke macht (1796-1994), Brussel, 1994, 762 p. VELLE K., De selectie van de archieven van de correctionele griffies in België. Enkele beschouwingen en aanbevelingen, Brussel, 2000, 69 p. VERHELST J., Het toezicht op en de selectie van archief, Brussel, 1988, 46 p. Verslag over het archiefwettelijk toezicht in 2005, Den Haag, 2006, 32 p. VERWILGHEN M., Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen, Brussel, 2002, 116 p.

10

INLEIDING 1. Doel en structuur van de archiefselectielijst Overheidsarchieven zijn belangrijk. In de eerste plaats moeten overheidsorganen door middel van hun archieven aan politiek en burger verantwoording kunnen afleggen over hun handelen. In de tweede plaats draagt een zorgvuldig archiefbeheer bij aan een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van elk overheidsorgaan. Een goede informatievoorziening is een voorwaarde voor een goed functionerende overheid. In de derde plaats zijn overheidsarchieven historisch waardevol. Ze vormen onderdeel van ons nationaal cultureel erfgoed.1 Juist omwille van het erfgoedbelang bepaalt artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955 dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of van zijn gemachtigden.2 Dit geldt uiteraard ook voor de archieven van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document steeds opnieuw de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een serie personeelsdossiers) als om losse verzamelingen van stukken omtrent een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct worden de uiterste data vermeld, de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben. De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming – in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de documenten – weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. Wij berekenden dat het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie op basis van onderhavige archiefselectielijst onmiddellijk 110 meter archief kan overdragen aan het Algemeen Rijksarchief3 en ca. 160 meter archief kan vernietigen.4 Op termijn kan overgegaan worden tot de vernietiging van een 6.000-tal strekkende meter archiefbescheiden.

2. Hoe gaat u concreet te werk? Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen 1

De erfgoedinspectie en het archiefwettelijk toezicht. Informatieblad van de Nederlandse erfgoedinspectie, s.d. Belgisch Staatsblad, 12 augustus 1955. 3 Het betreft voornamelijk archieven van de Afdeling Statistiek en van de Dienst Gerechtskosten. De overdracht dient te gebeuren volgens de richtlijnen van afdeling 5 (Collectiebeheer: hedendaagse periode) van het Algemeen Rijksarchief. 4 Het betreft voornamelijk archieven van de Dienst Opleiding RO. 2

11

met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers, zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met de hand of met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men beroep doen op een gespecialiseerde firma die na de vernietiging een attest aflevert. U dient wel het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Dit kan eventueel door de administratie zelf gebeuren, maar deze moet er dan wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. U kan de documenten ook overdragen aan het Rijksarchief waar ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. Merken we ten slotte nog op dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefbescheiden, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief bereidt momenteel richtlijnen voor betreffende het duurzaam bewaren van digitale bestanden.

3. De totstandkoming van deze archiefselectielijst Deze archiefselectielijst is het tweede deel van een ‘trilogie’ over de archieven van de FOD Justitie. Het is de bedoeling om na deze archiefselectielijst voor de archieven van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie en na het reeds verschenen werk over de archieven van het Directoraatgeneraal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden5, ook nog een selectielijst voor de archieven van het Directoraat-generaal Penitentiaire inrichtingen te maken. Vertrekpunt van deze archiefselectielijst was een enquête over de archieven van de verschillende diensten. Tijdens een infovergadering op 19 april werd aan de diensthoofden en/of archiefverantwoordelijken RO het wat en het waarom van een archiefselectielijst uitgelegd en toelichting gegeven bij de enquête van het Rijksarchief. Deze bevat vragen over de dienst (benaming, oprichtingsdatum, bevoegdheden en opdrachten enz.), over het archiefbeheer en ten slotte ook over de archieven zelf. Aan de aanwezigen werd gevraagd om de enquête in te vullen en te bezorgen aan mevr. Françoise Leroy, diensthoofd van de Coördinatie- en steundienst, die als contactpersoon met het Rijksarchief optrad. Na ontvangst van de ingevulde enquêtes eind juli 2007, bezocht ik in de periode septemberoktober 2007 tijdens een 15-tal zendingen alle diensten van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie, en verwerkte de gegevens van de enquête en van mijn inspectieverslagen in onderhavige publicatie. Tot slot wil ik er nog op wijzen dat deze archiefselectielijst een momentopname is. Indien nieuwe series ontstaan of bestaande series stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet de selectielijst gewijzigd worden. Het is dan ook raadzaam om de archiefselectielijst, in overleg met het Algemeen Rijksarchief, up-to-date te houden.

5

K. DEVOLDER, Archief van de FOD Justitie. Directoraat-generaal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden. Archiefselectielijst, Brussel, 2007, 89 p.

12

DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER I. HISTORIEK VAN DE ARCHIEFVORMER6 De FOD Justitie, het vroegere Ministerie van Justitie, is één van de vijf oudste Belgische ministeries. Na de Belgische onafhankelijkheid werd in de schoot van de tijdelijke regering het Comité de Justice opgericht. De administrateur-generaal van dit comité, Alexandre Gendebien, werd op 26 februari 1831 benoemd tot de eerste minister van Justitie van het koninkrijk België.7 Het departement Justitie was aanvankelijk een zeer bescheiden administratie die naast studiewerk inzake wetgeving, vooral bevoegd was voor de inrichting van de rechterlijke macht, voor burgerlijke stand, huwelijksdispensaties en voor de behandeling van verzoeken tot naturalisatie. Tijdens het eerste decennium na de onafhankelijkheid groeide het takenpakket van het departement, voornamelijk door overheveling van bevoegdheden van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Zo werd de Administration de la Sûreté publique van januari 1832 tot augustus 1834 aan het Ministerie van Justitie gehecht. Na een tijdelijke terugkeer van dit bestuur naar Binnenlandse Zaken, werd het in april 1840 opnieuw naar Justitie overgeheveld. In 1832 werd het Ministerie van Justitie ook bevoegd voor het gevangeniswezen (KB 17 januari) en voor de weldadigheidsinstellingen (KB 30 oktober). In 1833 werd de dienst verantwoordelijk voor de uitgave van de Moniteur belge die aanvankelijk onder Binnenlandse Zaken ressorteerde, bij Justitie ondergebracht (KB 28 maart 1833). Door het KB van 4 juni 1840 ten slotte, kreeg Justitie ook de bevoegdheid inzake erediensten toegewezen. Samen met het bevoegdhedenpakket wijzigde de structuur van het ministerie. In 1831 vormden de bureaus het hoogste niveau in de administratie. Het Ministerie van Justitie bestond aanvankelijk uit 3 bureaus. Tussen 1832 en 1840 maakten de bureaus plaats voor afdelingen. In 1840 telde Justitie 5 afdelingen: het Bestuur van de Erediensten en van de weldadigheidsinstellingen, het Bestuur van de Gevangenissen en van de openbare veiligheid, Wetgeving en gerechtelijke statistiek, Comptabiliteit, en de afdeling Moniteur en Bulletin officiel. Deze structuur bleef in de daaropvolgende decennia vrij goed gehandhaafd. In tegenstelling tot bijvoorbeeld het Ministerie van Financiën, kende Justitie een redelijk stabiele structuur. De benamingen van de diensten binnen Justitie ondergingen wel wijzigingen: de afdelingen maakten in 1846 plaats voor besturen en de benaming ‘bestuur’ werd in 1890 vervangen door ‘algemeen bestuur’. Door de uitbreiding van de bevoegdheden van Justitie (o.a. inzake kinderbescherming) in de eerste decennia van de twintigste eeuw, groeide het aantal besturen in 1919 aan tot zeven. Na de Tweede Wereldoorlog werden de algemene besturen opnieuw omgevormd tot besturen. Bij MB van 30 december 1997 ten slotte, werd de naamgeving van de besturen veranderd in directoraten-generaal. In het kader van de modernisering van het openbaar ambt werd het Ministerie van Justitie in 2002 omgevormd tot de Federale Overheidsdienst Justitie.8 De secretaris-generaal werd als hoofd van de administratie vervangen door de voorzitter van het directiecomité. Dhr. Alain Bourlet werd aangesteld vanaf 18 juni 20029; de overgang van het Ministerie van Justitie naar de FOD Justitie trad in werking op 15 juli 2002.10

6

Gebaseerd op: E. PUT, Het Ministerie van Justitie (1831-1988), Brussel, 1992, 298 p. en K. VELLE, Ministerie van Justitie, in: P. VAN DEN EECKHOUT, G. VANTHEMSCHE (eds.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19e-20e eeuw, Brussel, 2003, p. 327-347. 7 Regentsbesluit van 26 februari 1831 (Recueil, 1830-1835, p. 57). 8 Formeel opgericht bij KB van 23 mei 2001 (Belgisch Staatsblad, 29 mei 2001). 9 KB van 11 juni 2002 (Belgisch Staatsblad, 15 juni 2002). 10 Omzendbrief nr. 514 (Belgisch Staatsblad, 3 mei 2002).

15

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie – Institutioneel-historisch kader

We zullen ons in het kader van deze archiefselectielijst voor de archieven van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie concentreren op de directe rechtsvoorgangers van deze administratie. Voor de volledige organogrammen van het Ministerie van Justitie in de negentiende eeuw verwijzen we graag naar de gedetailleerde studie van E. Put.11 Hierna volgt een chronologisch overzicht van de rechtsvoorgangers van de diensten van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie, en een korte schets van de belangrijkste institutionele evoluties. 1. Overzicht van de diensten bevoegd voor de verificatie en vereffening van gerechtskosten12 Periode

Naam bevoegde dienst

1831-1832

3de bureau

1832-1840

3de afdeling: [Algemene comptabiliteit]

1840-1846

4de afdeling: Comptabiliteit [vanaf 1844: 2de bureau: Onderzoek en comptabiliteit van de gerechtskosten]

1846-1868

Afdeling [vanaf 1858: Bestuur] van de comptabiliteit en de pensioenen; Bureau van de algemene comptabiliteit en de gerechtskosten

1868-1872

Algemeen secretariaat; Afdeling van de comptabiliteit, de gerechtskosten en de pensioenen

1872-1886

4de Bestuur: Algemene comptabiliteit, wedden en pensioenen, gerechtskosten; 3de sectie: Gerechtskosten

1886-1891

4de Algemeen bestuur: Comptabiliteit en statistiek; 3de sectie: Gerechtskosten

1891-1903

Algemeen secretariaat; 2de sectie; 3de bureau

1903-1924

5de Algemeen bestuur: Rekenplichtigheid, statistiek en strafregister; 1ste sectie: Rekenplichtigheid; 3de bureau

1924-1925

5de Algemeen bestuur: Rekenplichtigheid, wedden en pensioenen, gerechtskosten; 3de sectie

1925-1927

Algemeen secretariaat; 5de sectie: Jaarwedden, pensioenen en gerechtskosten; 2de bureau

1927-1947

Algemeen secretariaat; 3de sectie: Algemene rekenplichtigheid, gerechtskosten, jaarwedden [en pensioenen]; 3de bureau

1947-1954

Algemene diensten; Comptabiliteit, economaat, wedden en gerechtskosten; Gerechtskosten

1954-1984

Algemene diensten; Algemene comptabiliteit

1984-1995

Algemene diensten; Gerechtskosten

1995-1997

Algemeen secretariaat; Algemene boekhouding en gerechtskosten

11 12

E. PUT, op. cit., I, p. 53-104. Ibid., II, p. 222.

16


1997-2002

Directoraat-generaal Algemene diensten; Algemene boekhouding en gerechtskosten

2002-heden

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie; Directie Specifieke expertisecentra; Dienst Gerechtskosten

De verificatie en de vereffening van de gerechtskosten (dit zijn o.a. verplaatsingsonkosten, erelonen van de tolken en de deskundigen; griffiekosten en onderhoud van hoven en rechtbanken vallen niet onder de noemer gerechtskosten13) werd tot de Tweede Wereldoorlog waargenomen door het Algemeen secretariaat. Na 1945 werden de zogenaamde algemene diensten gebundeld tot een aparte administratieve eenheid.14 Na een korte terugkeer van de gerechtskosten naar het Algemeen secretariaat in de periode 1995199715, vond de dienst vanaf ’98 weer onderdak bij de Algemene diensten, ondertussen het Directoraat-generaal Algemene diensten genaamd.16 Na de omvorming van het Ministerie van Justitie tot de Federale Overheidsdienst Justitie17 werd de Dienst Gerechtskosten ondergebracht bij het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie. 2. Overzicht van de diensten bevoegd voor de bouw en uitrusting van hoven en rechtbanken18 Periode


1831-1832

3de bureau

1832-1840

3de afdeling: [Algemene comptabiliteit]

1840-1846

4de afdeling: Comptabiliteit [vanaf 1844: 1ste bureau: Algemene comptabiliteit]

1846-1868

Afdeling [vanaf 1858: Bestuur] van de comptabiliteit en de pensioenen; Bureau van de algemene comptabiliteit en de gerechtskosten

1868-1872

Algemeen secretariaat; Afdeling van de comptabiliteit, de gerechtskosten en de pensioenen

1872-1880

Algemeen secretariaat; 3de sectie: Algemene comptabiliteit

1880-1886

4de Bestuur: Algemene comptabiliteit, wedden en pensioenen, gerechtskosten; 1ste sectie: Algemene comptabiliteit

1886-1891

4de Algemeen bestuur: Comptabiliteit en statistiek; 1ste sectie: Algemene comptabiliteit

1891-1903

Algemeen secretariaat; 2de sectie; 1ste bureau

13

Ibid., II, p. 222. Ibid., I, p. 89. 15 Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, 1996-1997. 16 Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, 1999. In het Administratief en gerechtelijk jaarboek van 1998 wordt nog de benaming ‘Bestuur Algemene diensten’ gehanteerd, hoewel het MB van 30 december 1997 de naamgeving van ‘besturen’ in ‘directoraten-generaal’ veranderde. 17 KB van 23 mei 2001 (Belgisch Staatsblad, 29 mei 2001) en MB van 10 juli 2002 (Belgisch Staatsblad, 12 juli 2002). 18 E. PUT, op. cit., II, p. 235-237. 14

17


1903-1924

5de Algemeen bestuur: Rekenplichtigheid, statistiek en strafregister; 1ste sectie: Rekenplichtigheid; 1ste bureau

1924-1925

5de Algemeen bestuur: Rekenplichtigheid, wedden en pensioenen, gerechtskosten; 1ste sectie

1925-1927

Algemeen secretariaat; 4de sectie: Algemene rekenplichtigheid en 6de sectie: Bouwwerken

1927-1947

Algemeen secretariaat; 3de sectie: Algemene rekenplichtigheid, gerechtskosten, jaarwedden [en pensioenen]; 1ste bureau en 4de sectie: Bouwwerken

1947-1954

Algemene diensten; Comptabiliteit, economaat, wedden en gerechtskosten

1954-1995

Algemene diensten; Gebouwen en materieel

1995-1997

Bestuur Rechterlijke orde; Dienst Gebouwen en materieel

1997-2002

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie; Dienst Gebouwen en materieel

2002-heden

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie; Directie LOG & ICT RO; Dienst Gebouwen en Dienst Materieel

Het organogram van het Ministerie van Justitie vermeldt voor het eerst een aparte dienst Gebouwen en materieel in 1954. Wellicht betreft het een afsplitsing van de vroegere Dienst Comptabiliteit, economaat, wedden en gerechtskosten.19 Sinds ’95 ressorteert Gebouwen en materieel onder het Bestuur Rechterlijke orde, waarvan de naam door het MB van 30 december ’97 wijzigde in het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie.20 Na de hervorming van het Ministerie van Justitie tot de FOD Justitie (juli 2002) werd de Dienst Gebouwen en materieel opgesplitst in twee diensten, onder de bevoegdheid van de Directie LOG & ICT RO.

3. Overzicht van de diensten bevoegd voor het toezicht op de algemene organisatie van het notariaat21 Periode


1831-1832

2de bureau

1832-1833

2de afdeling

1833-1846

Algemeen secretariaat; 2de bureau

1846-1850

Algemeen secretariaat; Bureau van de registratie, de archieven en het personeel

1850-1862

Afdeling van het algemeen secretariaat; Bureau van de registratie, de archieven en het personeel

19

E. PUT, op. cit., I, p. 91. K. VELLE, Ministerie van Justitie, in: P. VAN DEN EECKHOUT, G. VANTHEMSCHE (eds.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19e-20e eeuw, Brussel, 2003, p. 340. 21 E. PUT, op. cit., II, p. 251-252. 20

18


1862-1872


1872-1891

Algemeen secretariaat; 2de sectie: Personeel

1891-1903

Algemeen secretariaat; 1ste sectie; 2de bureau

1903-1919


1919-1947


1947-ca. 1972

Algemene diensten; Personeel en algemene zaken

Ca. 1972-1995

Algemene diensten; Personeel [vanaf 1986: Personeel rechterlijke orde]

1995-1997

Bestuur Rechterlijke orde; Dienst Personeelszaken rechterlijke orde

1997-heden

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie; Dienst Personeel(szaken) rechterlijke organisatie; Magistratuur RO I

De minister van Justitie is verantwoordelijk voor de algemene organisatie van het notariaat en speelt een rol in de benoeming van kandidaat-notarissen en van notaris-titularissen (zie p. 27-28).22 23

4. Overzicht van de diensten bevoegd voor het personeelsbeheer van de rechterlijke orde Periode


1831-1832

2de bureau

1832-1833

2de afdeling

1833-1846


1846-1850


1850-1862

Afdeling van het algemeen secretariaat; Bureau van de registratie, de archieven en het personeel

1862-1872


1872-1891


1891-1903

Algemeen secretariaat; 1ste sectie; 2de bureau

1903-1919


1919-1947


1947-1972

Algemene diensten; Personeel en algemene zaken

22

Wet met betrekking tot de organisatie van het notariaat van 25 ventôse jaar XI (16 maart 1803), gewijzigd door de wet van 4 mei 1999 (Belgisch Staatsblad, 1 oktober 1999). 23 E. PUT, op. cit., II, p. 245-246.

19


Ca. 19721995

Algemene diensten; Personeel [vanaf 1986: Personeel rechterlijke orde]

1995-1997

Bestuur Rechterlijke orde; Dienst Personeelszaken rechterlijke orde

1997-heden

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie; Dienst Personeelszaken rechterlijke organisatie; Magistratuur (RO I) en Griffies en parketten (RO II)

De FOD Justitie staat in voor het personeelsbeheer van de magistratuur, van de ministeriële ambtenaren zoals gerechtsdeurwaarders, van de rechters in handelszaken, en van de griffies en parketsecretariaten. De minister van Justitie benoemt de personeelsleden van de griffie en van het parketsecretariaat. Het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie behartigt ook de administratieve verwerking van de aanwervingen van magistraten. In 2000 onderging het personeelsbeleid van de rechterlijke macht een drastische hervorming door de instelling van de Hoge Raad voor de Justitie. Waar de minister van Justitie voorheen een belangrijke rol speelde in de benoeming van magistraten, kan de koning (lees: de minister van Justitie) sindsdien geen magistraat meer benoemen of bevorderen die daartoe niet door de Hoge Raad voor de Justitie is voorgedragen, bovendien als enige. De uitvoerende macht kan enkel nog een voordracht weigeren, maar dan gaat de zaak opnieuw naar de Hoge Raad of komt er een nieuwe vacature.24 Het Bestuur Rechterlijke orde omvatte in de jaren negentig naast de Dienst Personeelszaken rechterlijke orde ook een Dienst Personeelszaken gerechtelijke politie (zie organogram p. 39-40), vanaf 2000 de Dienst Gerechtelijke politie-NICC-Buitendiensten van de Veiligheid van de StaatJustitiehuizen genaamd. Deze dienst werd in 2001 opgesplitst. De bevoegdheden (en de archieven) inzake de gerechtelijke politie werden in 2001 overgedragen aan de federale politie; de bevoegdheden inzake het personeel van het NICC en de Staatsveiligheid aan de stafdienst P&O; de bevoegdheden inzake Justitiehuizen aan het Directoraat-generaal Strafinrichtingen (in afwachting van de oprichting van het nieuwe Directoraat-generaal Justitiehuizen in januari 2007). 25

5. Overzicht van de diensten bevoegd voor het statistisch onderzoek Periode


1835-1840

2de afdeling: Wetgeving en gerechtelijke statistiek

1840-1841

3de afdeling: Wetgeving en gerechtelijke statistiek

1841-1844

3de afdeling: Wetgeving en gerechtelijke statistiek; Centraal bureau voor statistiek

1844-1845

3de afdeling; 4de bureau: Algemene statistiek van het ministerie

1845-1850

Algemeen secretariaat; Bureau van de statistiek

1850-1862

Afdeling van het algemeen secretariaat; Bureau van de statistiek

1862-1872

Algemeen secretariaat; Bureau van de statistiek

24

P. VAN ORSHOVEN, Rapport. Het statuut van de Hoge Raad voor de Justitie. Enkele kanttekeningen, in: M. STORME (red.), De Hoge Raad voor de Justitie na vier jaar gewogen. Verslagboek van het colloquium van 17 november 2004. Le Conseil supérieur de la Justice, une évaluation après quarante ans. Actes du colloque du 17 novembre 2004, Brugge-Brussel, 2005, p. 23. 25 E. PUT, op. cit., II, p. 220-222.

20


1872-1886

Algemeen secretariaat; 4de [vanaf 1880: 3de] sectie: Statistiek

1886-1891

4de Algemeen bestuur: Comptabiliteit en statistiek; 4de sectie: Statistiek

1891-1893

3de Algemeen bestuur: Wetgeving, rechtspraak, gratieverlening en patronaat; 3de sectie: Statistiek

1893-1903

3de Algemeen bestuur: Wetgeving, rechtspraak, gratieverlening en patronaat; 4de sectie: Statistiek, Centraal Strafregister, dienst voor anthropometrische identificatie; 1ste bureau: Statistiek

1903-1924

5de Algemeen bestuur: Rekenplichtigheid, statistiek en strafregister; 2de sectie; 1ste bureau: Statistiek

1924-1925

2de Algemeen bestuur: [Beheer van de] gevangenissen en [de] openbare veiligheid; 1ste [Algemeen] bestuur: Gevangenissen; 7de [6de] sectie: Statistiek, strafregister en strafontheffing

1925-1927

2de Algemeen bestuur: Gevangenissen; 6de sectie; 1ste afdeling: Statistieken

1927-1932

2de Algemeen bestuur: Strafinrichtingen en gestichten voor geesteszieken; 3de sectie: Statistiek, strafontheffing, strafregister; 1ste bureau: Statistiek

1932-1939

2de Algemeen bestuur: Instellingen tot bescherming der maatschappij; 6de sectie: Statistiek, strafontheffing, strafregister; 1ste bureau: Statistiek

1939-1996

Centrale dienst voor de statistiek (Ministerie van Binnenlandse Zaken, later Ministerie van Economische Zaken)

1996-1998

Secretariaat-generaal, Dienst Statistiek26

1999-2001

Secretariaat-generaal; Directie Statistiek en logistieke middelen27

2002

Stafdienst Secretariaat, logistiek en communicatie; Directie Statistiek en logistieke middelen28

2003-juni 2007

Diensten van de voorzitter, Cel Statistieken29

Juni 2007heden

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie; Coördinatie- en steundienst; Afdeling Statistieken

In de eerste jaren van de Belgische onafhankelijkheid genoten gerechtelijke statistieken een bijzondere waardering. X. Rousseaux en A. Tixhon beschrijven de jaren 1830-1850 als “l’ère de gloire de la statistique judiciaire”. In 1835 stelde de toenmalige minister van Justitie, Antoine Ernst, voor om over te gaan tot een volledige herziening van de criminele statistieken en om een echte “stastistique civile et 26

In de inleiding van De jaarlijkse statistieken van de hoven en rechtbanken. Gegevens 1998-1999 (http://www.just.fgov.be) wordt vermeld dat de secretaris-generaal van het Ministerie van Justitie in 1996 het initiatief nam om binnen het Secretariaat-generaal een Dienst Statistiek op te richten. De Gids der ministeries. Tijdschrift van de Belgische administraties vermeldt eerst in het organogram van 2001 de Directie Statistiek en logistieke middelen. Gids der ministeries. Tijdschrift van de Belgische administraties, 2001, p. 393. 27 De jaarlijkse statistieken van de hoven en rechtbanken. Gegevens 1999-2001. (http://www.just.fgov.be) 28 De jaarlijkse statistieken van de hoven en rechtbanken. Gegevens 2002. (http://www.just.fgov.be) 29 De jaarlijkse statistieken van de hoven en rechtbanken. Gegevens 2003. (http://www.just.fgov.be)

21


commerciale” op poten te zetten.30 Deze werkzaamheden zouden gecoördineerd worden door de bij KB van 12 februari 1835 opgerichte afdeling Wetgeving en gerechtelijke statistiek. In de tweede helft van de negentiende eeuw verslapte de aandacht voor de statistiek. Het in 1841 opgerichte Centraal bureau voor statistiek verhuisde in de periode 1845-1885 eerst naar het Algemeen secretariaat en wisselde nadien diverse keren van algemeen bestuur. Na de oprichting van de Centrale dienst voor de statistiek (KB van 2 december 1932) – in 1946 omgedoopt tot het Nationaal Instituut voor de Statistiek – werd de statistische activiteit van alle ministeries bij KB van 7 augustus 1939 overgeheveld naar het Ministerie van Binnenlandse Zaken.31 In 1996 nam de secretaris-generaal van het Ministerie van Justitie de beslissing om binnen het Secretariaat-generaal opnieuw een Dienst Statistiek op te richten.32 De Cel Statistieken behoorde in de periode 2003-2007 tot de Diensten van de voorzitter, maar werd recent (juni 2007) als ‘Afdeling Statistieken’ toegevoegd aan de Coördinatie- en steundienst van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie. 6. Overzicht van de diensten bevoegd voor het beheer van het strafregister33 Periode


1888-1891

3de Algemeen bestuur: Wetgeving en gratieverlening; 4de sectie: Centraal Strafregister

1891-1903

3de Algemeen bestuur: Wetgeving, rechtspraak, gratieverlening en patronaat; 1ste sectie (criminele sectie); 3de bureau

1903-1919

5de Algemeen bestuur: Rekenplichtigheid, statistiek en strafregister; 2de sectie: (Statistiek, strafregister [dienst voor antropometrische vaststellingen en strafontheffing]); 2de bureau

1919-1924

5de Algemeen bestuur: Rekenplichtigheid, statistiek en strafregister; 3de sectie: (Strafontheffing en strafregister); 1ste bureau

1924-1925

2de Algemeen bestuur: [Beheer van de] gevangenissen en [de] openbare veiligheid; 1ste [Algemeen] bestuur: Gevangenissen; 7de sectie

1925-1927

2de Algemeen bestuur: Gevangenissen; 6de sectie; 2de afdeling (Strafregister en strafontheffing); 1ste bureau

1927-1932

2de Algemeen bestuur: Strafinrichtingen en gestichten voor geesteszieken; 3de sectie: Statistiek, strafontheffing, strafregister; 2de bureau

1932-1947

2de Algemeen bestuur: Instellingen tot bescherming der maatschappij; 6de Sectie: Statistiek, strafontheffing, strafregister; 2de bureau

1947-ca. 1950

Bestuur der Strafinrichtingen; Strafregister

30

X. ROUSSEAUX en A. TIXHON, Les statistiques judiciaires belges (1830-2000), in: D. HEIRBAUT, X. ROUSSEAUX & K. VELLE (red.), Politieke en sociale geschiedenis van justitie van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, p. 163. 31 E. PUT, op. cit., I, p. 42-43. 32 De jaarlijkse statistieken van de hoven en rechtbanken. Gegevens 1998-1999. (http://www.just.fgov.be) 33 E. PUT, op. cit., II, p. 273-274.

22


Ca. 1950-1972

Algemene diensten; Strafregister en gerechtelijke identificatie [, materieel van de gerechtelijke politie]

1972-1995

Algemene diensten; Centraal Strafregister. Personeel: gerechtelijke politie

1995-1997

Bestuur Rechterlijke orde; Dienst Personeelszaken gerechtelijke politie. Centraal Strafregister

1997-2000

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie; Dienst Personeelszaken gerechtelijke politie. Centraal Strafregister

2000-2002

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie. Centraal Strafregister

2002-heden

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie. Directie Specifieke expertisecentra. Dienst Strafregister

Het Centraal Strafregister, de centrale gegevensbank van strafrechtelijke veroordelingen opgericht bij koninklijk besluit van 30 december 188834, ressorteerde aanvankelijk onder het algemeen bestuur bevoegd voor wetgeving. In 1903 verhuisde de dienst naar het vijfde Algemeen bestuur, om van 1924 onder het Bestuur Gevangenissen (later: Strafinrichtingen) te vallen. Na de Tweede Wereldoorlog werd de centrale gegevensbank overgeheveld naar de Algemene diensten van het ministerie. In ’95 werd het samen met het beheer van het personeel van de gerechtelijke politie ondergebracht in het Bestuur Rechterlijke orde (vanaf 1 januari 1998: Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie). De bevoegdheid inzake gerechtelijke politie werd in 2001 overgedragen aan de federale politie, maar het Centraal Strafregister maakt nog steeds deel uit van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie.

34

Koninklijk besluit van 30 december 1888. Belgisch Staatsblad, 10 januari 1889.

23


II. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN 1. Bevoegdheden en activiteiten van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie In zijn informatiebrochure beschrijft de FOD Justitie zijn opdrachten als volgt: De FOD Justitie draagt bij tot: • een optimale en begrijpelijke wetgeving, • een toegankelijk en efficiënt gerechtelijk apparaat, • een evenwichtige uitvoering van de gerechtelijke beslissingen, • dat alles, in een steeds internationaler wordende context. Op korte termijn wil de FOD Justitie een centre of excellence worden in de ondersteuning van de wetgevende, rechterlijke en uitvoerende macht, zowel op nationaal als op internationaal niveau.35

Om deze opdrachten te verwezenlijken, beschikt de FOD Justitie o.a. over vier directoraten-generaal (1° Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden, 2° Rechterlijke organisatie, 3° Penitentiaire inrichtingen36, 4° Justitiehuizen37), de zogenaamde verticale diensten, en over 3 stafdiensten (P&O, Budget en beheerscontrole en ICT), de horizontale diensten genaamd. De verticale diensten zijn belast met specifieke werkzaamheden die zij in de FOD Justitie op exclusieve wijze uitoefenen. Het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie adviseert de minister van Justitie op het vlak van personeel, materieel, financiële en andere middelen ten behoeve van het gerechtelijk apparaat. Het verstrekt de hoven en rechtbanken de nodige logistieke en materiële middelen met het oog op de goede werking van de diensten van de rechterlijke orde. Het zorgt voor het personeelsbeheer van de magistratuur, griffies en parketsecretariaten en voor de organisatie van de opleiding van het personeel van de rechterlijke orde. Daarnaast ziet dit directoraat-generaal toe op de controle en betaling van de gerechtskosten in strafzaken, staat het in voor het beheer van het Centraal Strafregister, en werkt het mee aan de uitwerking van de wet- en regelgeving met betrekking tot de rechterlijke organisatie.38 Tot en met 2006 stond het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie ook in voor de logistieke ondersteuning en coördinatie van de initiatieven van de FOD Justitie inzake slachtofferhulp. Op 1 januari 2007 werd de Dienst Slachtoffers en rechtsbijstand echter overgeheveld naar het nieuw opgerichte Directoraat-generaal Justitiehuizen. Het directoraat-generaal wordt momenteel geleid door dhr. Claude Cheruy en telt een 205-tal personeelsleden. Het is gehuisvest in de Waterloolaan 115 te Brussel (3de en 4de verdieping), met uitzondering van de Dienst Strafregister die ondergebracht is in de Hallepoort, nummer 5-8.

35

Federale Overheidsdienst Justitie, Brussel, 2005, 18 p. Tot 2006 het Directoraat-generaal Uitvoering van straffen en maatregelen genaamd. 37 In werking sinds januari 2007. 38 Federale Overheidsdienst Justitie. Jaarverslag 2006, Brussel, 2007, p. 10. 36

24


2. Bevoegdheden en activiteiten van de verschillende diensten van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie Coördinatie- en steundienst Deze dienst ressorteert rechtstreeks onder de directeur-generaal. De website vermeldt nogal cryptisch dat de dienst “alle taken vervult die niet onder andere diensten vallen of die betrekking hebben op verscheidene diensten”. Concreet staan de vijf personeelsleden in voor: - de coördinatie van de gemeenschappelijke dossiers van de verschillende diensten van het directoraat-generaal; - het beheer van de gegevensbank van de parlementaire vragen, het beheer van de omzendbrieven, van de bijzondere reglementen van de rechtbanken, van de protocollen van de basisoverlegcomités39; - vertaalwerk voor de verschillende diensten van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie; - het beheer van de bureaubenodigdheden van de diensten Personeel RO; - het verlenen van punctuele hulp aan het directiesecretariaat van de directeur-generaal; - het beheer van de zendingen van magistraten naar het buitenland, van de kilometercontingenten, de reis- en verblijfskosten en de fietsvergoedingen voor magistraten en personeel van de griffies en parketsecretariaten. In juni 2007 werd de Afdeling Statistiek die momenteel 3 personeelsleden telt, toegevoegd aan de Coördinatie- en steundienst. Deze afdeling is belast met de terbeschikkingstelling van de jaarlijkse activiteitenstatistieken van rechtbanken, hoven en notariaten op het niveau van de griffie en het parket (van de rechtbanken van eerste aanleg tot de hoven van beroep). In de komende jaren zal de opmaak van de activiteitenstatistieken van de parketten overgaan op het College van procureurs-generaal. Dit staat nu reeds in voor de opmaak van de jaarstatistiek van het Openbaar Ministerie (met informatie over de opsporing en vervolging van strafzaken door de correctionele parketten) en van het federaal parket.

DIRECTIE P&O RECHTERLIJKE ORDE Dienst Personeel rechterlijke orde AFDELING RO I De afdeling RO I beheert de dossiers van de leden van de magistratuur, van de ministeriële ambtenaren (notarissen en gerechtsdeurwaarders) en van hun plaatsvervangers, en van de rechters in handelszaken (in totaal een 8200-tal lopende dossiers). De dienst is meer bepaald belast met: - het benoemen (of de administratieve verwerking van de aanwerving) en ontslaan van magistraten, notarissen en gerechtsdeurwaarders; - het beheer van de administratieve en de geldelijke loopbaan van de magistraten; - het benoemen en ontslaan van rechters in handelszaken; - de benoeming en de opvolging van de stage van de gerechtelijke stagiairs.

39

Krachten de wet van 25 april 2007 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakorganisaties van de griffiers van de rechterlijke orde, de referendarissen bij het Hof van Cassatie en de referendarissen en parketjuristen bij de hoven en rechtbanken, kan de koning per rechtsgebied van het hof van beroep een basisoverlegcomité oprichten dat “elk uitsluitend bevoegd is voor aangelegenheden die het desbetreffende rechtsgebied niet overstijgen”. Belgisch Staatsblad, 2 juli 2007.

25


1. Magistraten Tot januari 2000 was de benoeming van magistraten een prerogatief van de uitvoerende macht. De politieke (gepolitiseerde) benoemingen van de leden van de rechterlijke macht waren reeds in de negentiende eeuw voorwerp van kritiek40 en kwamen in de loop van de twintigste eeuw steeds meer onder vuur te liggen. In 1991 werd met de oprichting van het Wervingscollege der magistraten een eerste aanzet gegeven tot de depolitisering en de objectivering van de aanwervingen in de magistratuur. De wet van 18 juli ’91 koppelde de toegang tot de magistratuur aan een gerechtelijke stage van 18 of 36 maanden waarvoor een vergelijkend toelatingsexamen moest afgelegd worden, of aan het slagen in een examen beroepsbekwaamheid.41 De zaak Dutroux (1996) en vooral de spectaculaire ontsnapping van ‘België’s publieke vijand nr. 1’ in april 1998 leidde tot een storm van maatschappelijk protest en vormde de directe aanleiding voor het Octopusakkoord van 24 mei 1998, een politiek akkoord waarin acht partijen besloten tot een diepgaande hervorming van de Belgische politie en justitie.42 Het akkoord vertaalde zich in de daaropvolgende jaren in een “nooit eerder geziene vloed aan wetgeving betreffende de organisatie en de werking van de magistratuur”.43 De eerste belangrijke wet terzake was de wet van 22 december 1998 tot wijziging van sommige bepalingen van deel II van het Gerechtelijk Wetboek met betrekking tot de Hoge Raad van Justitie, de benoeming en aanwijzing van magistraten en tot invoering van een evaluatiesysteem.44 Deze wet bewerkstelligde een drastische reorganisatie van het personeelsbeleid van de rechterlijke macht; hij voorzag in een geobjectiveerd systeem van toegang tot en bevordering binnen de magistratuur, en in een externe controle op alle geledingen ervan. De Hoge Raad voor de Justitie, een nieuw opgerichte instelling ingeschreven in artikel 151 van de Grondwet, vormde de spil van deze hervorming. De HRJ is een onafhankelijke instelling, samengesteld uit 22 magistraten en uit evenveel externe leden, verkozen met twee derde meerderheid door de Senaat. In de praktijk verloopt de benoemingsprocedure van een magistraat sinds de installatie van de Hoge Raad van Justitie op 1 januari 2000 als volgt:45 na het verschijnen van een vacature in het Belgisch Staatsblad, hebben geslaagden in het magistratenexamen of zij die met vrucht de gerechtelijke stage doorlopen hebben, dertig dagen de tijd om zich kandidaat te stellen. Dit moet gebeuren met een aangetekende brief aan de minister van Justitie. Voor elke kandidaat wordt door de Dienst Personeel RO I een dossier aangelegd. In afgewerkte staat bevat dit dossier volgende stukken: - de kandidaatstelling met alle overgemaakte stavingsstukken met betrekking tot de studies en beroepservaring; - de motivering en het curriculum vitae van de kandidaat; - de schriftelijke adviezen die door de minister van Justitie gevraagd worden aan personen en instanties uit de werkomgeving van de kandidaat en aan die van het te begeven ambt (bijvoorbeeld de korpschefs van de betrokken gerechtelijke instanties), en in voorkomend geval, de opmerkingen van de kandidaat; 40

L. BURGELMAN, Geschiedenis van de Belgische magistratuur (1830-2002), in: D. HEIRBAUT, X. ROUSSEAUX & K. VELLE (red.), Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, p. 190-191. 41 Wet van 18 juli 1991 tot wijziging van de voorschriften van het Gerechtelijk Wetboek die betrekking hebben op de opleiding en de werving van magistraten. Belgisch Staatsblad, 26 juli 1991. 42 K. VELLE, Het institutioneel kader: het Ministerie van Justitie, in: D. HEIRBAUT, X. ROUSSEAUX & K. VELLE (red.), Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, p. 30. 43 L. BURGELMAN, Geschiedenis van de Belgische magistratuur (1830-2002), in: D. HEIRBAUT, X. ROUSSEAUX & K. VELLE (red.), Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, p. 194. 44 Belgisch Staatsblad, 2 februari 1999. 45 R. DE CORTE, Rapport benoeming, aanwijzing en selectie vier jaar Hoge Raad voor de Justitie, in: M. STORME (ed.), De Hoge Raad voor de Justitie na vier jaar gewogen. Verslagboek van het colloquium van 17 november 2004. Le Conseil supérieur de la Justice, une évaluation après quatre ans. Actes du colloque du 17 novembre 2001, Brugge-Brussel, 2005, p. 35-41.

26


-

de verslagen van de gerechtelijke stage indien deze doorlopen werd; de definitieve beoordeling in het evaluatiedossier voor kandidaten die reeds magistraat zijn; de stukken waaruit de betekening van de adviezen aan de kandidaat blijkt.

De minister van Justitie onderzoekt daarop de ontvankelijkheid van de kandidatuur.46 In het geval dat de minister beslist dat de kandidatuur niet ontvankelijk is, wordt de kandidaat hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht en wordt het dossier afgesloten. De volledige benoemingsdossiers worden vervolgens overgemaakt aan de Hoge Raad voor de Justitie, waar ze naar de bevoegde benoemings- en aanwijzingscommissie (BAC) gaan: de Nederlandstalige, de Franstalige, of de Verenigde BAC (wanneer het een te begeven ambt betreft waarvoor de kennis van de twee landstalen vereist is). De (V)BAC moeten binnen de veertig dagen de kandidaten met elkaar vergelijken op hun verdiensten en bekwaamheden en één kandidaat voordragen aan de minister van Justitie – beslissing die een tweederden meerderheid vereist. Weigert de (V)BAC een voordracht te doen, dan wordt de vacature opnieuw uitgeschreven. De koning (de minister van Justitie) beschikt vanaf de ontvangst van de voordracht over 60 dagen om de voordracht om te zetten in een formele gemotiveerde benoeming. De minister van Justitie kan echter ook gemotiveerd weigeren om de voorgedragen kandidaat te benoemen. In dat geval gaat het dossier terug naar de (V)BAC. Deze laatste dient binnen 15 dagen vanaf de ontvangst van de weigeringsbeslissing een nieuwe voordracht te doen: ofwel draagt ze dezelfde kandidaat voor, ofwel een andere. Maar ook nu weer kan de koning aanvaarden of gemotiveerd weigeren. In dat laatste geval dient de benoemingsprocedure van vooraf aan herbegonnen te worden. Dat laatste gebeurt overigens ook wanneer het staatshoofd nalaat om (tijdig) de van hem verwachte beslissing te treffen. De Dienst Personeel RO I beheert momenteel de dossiers van een 2.500-tal magistraten. Deze bevatten naast de stukken betreffende de benoeming, ook documenten betreffende de evolutie van hun loopbaan, evaluaties (de periodieke evaluatie van magistraten werd ingevoerd door de wet van 22 december 1998),47 ministeriële besluiten (m.b.t. ziekteverloven) en koninklijke besluiten (die de magistraten toestemming verlenen om deel uit te maken van allerhande commissies en raden) enzovoort.

2. Notarissen Ook de toegang tot het beroep van notaris werd in 1999 grondig hervormd.48 De wet van 4 mei 1999 tot wijziging van de wet van 25 ventôse jaar XI (16 maart 1803) op het notarisambt49 voorzag in de oprichting van een Nederlandstalige, een Franstalige en de Verenigde benoemingscommissie(s) voor het notariaat met een drievoudige taak50: - op een objectieve en niet-politieke wijze een doorslaggevende rol spelen in het benoemingsbeleid van de notarissen door onder meer ieder jaar een vergelijkend examen te organiseren dat leidt tot de titel van kandidaat-notaris; - de behandeling van klachten van particulieren tegen notarissen; - het formuleren van adviezen en voorstellen aan de overheden betreffende de algemene werking van het notariaat.

46

Zijn de voorwaarden om kandidaat te zijn vervuld en zijn alle vereiste stukken aanwezig? L. BURGELMAN, Geschiedenis van de Belgische magistratuur (1830-2002), in: D. HEIRBAUT, X. ROUSSEAUX & K. VELLE (red.), Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, p. 194. 48 F. STEVENS, De notarissen, in: D. HEIRBAUT, X. ROUSSEAUX & K. VELLE (red.), Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, p. 260. 49 Belgisch Staatsblad, 1 oktober 1999. 50 http://www.bcn-not.be. 47

27


De wet beschrijft op gedetailleerde wijze de benoemingsprocedure van kandidaat-notarissen en van notarissen. Houders van het diploma licentiaat in het notariaat én van een stagecertificaat uitgereikt door de Nationale Kamer van Notarissen kunnen deelnemen aan het jaarlijks vergelijkend examen om tot kandidaat-notaris benoemd te worden. De Verenigde benoemingscommissies stellen samen het programma van de vergelijkende toelatingsproef op. Na goedkeuring door de minister van Justitie, wordt het programma in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd, samen met een oproep tot kandidaatstelling en met het koninklijk besluit dat het aantal te benoemen notarissen per taalrol vaststelt. Ieder jaar stelt de koning na advies van de benoemingscommissies het aantal te benoemen kandidaat-notarissen vast, met een maximum van zestig. Wie aan het vergelijkend examen wil deelnemen, richt zijn kandidatuur per aangetekend schrijven aan de minister van Justitie. Om ontvankelijk te zijn, moet de kandidaatstelling voor een benoeming tot kandidaat-notaris de in het KB van 30 december 1999 bepaalde bijlagen bevatten.51 Art. 39 (§ 2) van de wet van 4 mei ’99 bepaalt dat “elke benoemingscommissie (…) de voor de uitoefening van het notarisambt noodzakelijke kennis, maturiteit en praktische bekwaamheden van de kandidaten (moet) beoordelen en de meest geschikte kandidaten (moet) rangschikken op basis van hun bekwaamheid en geschiktheid”. De rangschikking wordt opgemaakt op grond van een vergelijkend examen dat bestaat uit een schriftelijk en een mondeling gedeelte. Enkel de kandidaten die meer dan 60 % behalen op de schriftelijke proef worden uitgenodigd voor het mondeling gedeelte. Wanneer de benoemingscommissie deze kandidaten uitnodigt voor het mondeling examen, verzoekt zij tevens de minister van Justitie om schriftelijke en gemotiveerde adviezen over deze kandidaten in te winnen bij de Procureur des Konings van het arrondissement waar de kandidaat zijn woonplaats heeft (m.b.t. de vraag of de kandidaat veroordelingen heeft opgelopen en of er een strafonderzoek hangende is) en bij het adviescomité van notarissen van de provincie waar de kandidaat zijn beroepsactiviteit in het notariaat uitoefent of het laatst heeft uitgeoefend (m.b.t. de bekwaamheid en de geschiktheid van de kandidaat om het notarisambt uit te oefenen). De benoemingscommissie maakt op basis van de resultaten van het schriftelijk en van het mondeling examen een voorlopige rangschikking van de meeste geschikte kandidaten op, en bezorgt deze aan de minister van Justitie. Na ontvangst van de voorlopige rangschikking zendt de minister van Justitie de gevraagde adviezen naar de voorzitter van de benoemingscommissie.52 Na onderzoek van de adviezen stelt de benoemingscommissie de definitieve rangschikking op en zendt die naar de minister van Justitie, samen met een gemotiveerd proces-verbaal ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de benoemingscommissie. De koning benoemt binnen de maand na de verzending van de definitieve lijst met gerangschikte kandidaten, de betrokkenen tot kandidaat-notaris. Deze benoeming wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Wie niet gerangschikt is op de definitieve lijst kan zich de volgende jaren opnieuw kandidaat stellen. De benoemde kandidaat-notarissen worden opgenomen in het tableau van de Kamer van Notarissen van de provincie waar zij hun werkzaamheden uitoefenen. Enkel kandidaat-notarissen kunnen kandideren bij een vacante standplaats. De benoemingsprocedure van notarissen kent een gelijkaardig verloop als die van kandidaat-notarissen: kandidaatstelling via een aangetekende brief aan de minister van Justitie met de door de koning bepaalde bijlagen, het aanvragen door de minister van Justitie van gemotiveerde schriftelijke adviezen over de kandidaten bij de Procureur des Konings en het adviescomité van notarissen, en ten slotte het overmaken van de benoemingsdossiers (d.w.z. de kandidatuur met de vereiste bijlagen en de schriftelijke adviezen) aan de bevoegde benoemingscommissie. Na de kandidaten te hebben gehoord, stelt de benoemingscommissie een rangschikking op van de drie meest geschikte kandidaten op grond van criteria die betrekking hebben op “de bekwaamheid en de geschiktheid van de kandidaten voor het uitoefenen van 51

Koninklijk besluit van 30 december 1999 tot vaststelling van de bijlagen die bij de kandidatuur voor een benoeming tot kandidaat-notaris en bij de kandidatuur voor een benoeming tot notaris dienen te worden gevoegd. Belgisch Staatsblad, 8 januari 2000. 52 In het kader van het onderzoek van de adviezen kan de benoemingscommissie beslissen om de kandidaat die opmerkingen heeft geformuleerd omtrent het advies, nogmaals te horen.

28


het ambt van notaris”. De koning benoemt de notaris uit de drie voorgestelde kandidaten op voordracht van de minister van Justitie. De Dienst Personeel RO I beheert de benoemingsdossiers van een 1200-tal notarissen.

3. Gerechtsdeurwaarders De benoeming van gerechtsdeurwaarders wordt geregeld door het Gerechtelijk Wetboek, artikel 510 en volgende.53 De kandidaat voor een ambt van gerechtsdeurwaarder richt zijn aanvraag (binnen een termijn van één maand na de bekendmaking van de vacature in het Belgisch Staatsblad) bij een ter post aangetekende brief tot de minister van Justitie en tot de voorzitter van de Nationale Kamer van de Gerechtsdeurwaarders.54 De minister van Justitie wint adviezen in over de verdiensten en bekwaamheden van de kandidaten, en draagt op basis van de definitieve adviezen meegedeeld door de Procureur-generaal, de Procureur des Konings en de voorzitter van de Nationale Kamer van de Gerechtsdeurwaarders (of hun gemachtigde vertegenwoordiger), en op basis van het dossier, een kandidaat ter benoeming voor aan de koning. De Dienst Personeel RO I beheert de dossiers van een 700-tal gerechtsdeurwaarders.

4. Rechters in handelszaken De lekenmagistraten in de rechtbanken van koophandel zijn mensen die vanuit hun professionele achtergrond een zekere expertise en deskundigheid binnenbrengen in de dagelijkse rechtspraxis van de beroepsmagistraat. Wellicht als gevolg van de specificiteit van hun opdracht werd de benoeming van rechters in handelszaken buiten de bevoegdheidssfeer van de Hoge Raad voor Justitie gehouden.55 Rechters in handelszaken (werkende en plaatsvervangende) worden benoemd door de koning op de gezamenlijke voordracht van de ministers bevoegd voor Justitie, Economische Zaken en Middenstand. Kandidaten voor het ambt van rechter in handelszaken kunnen zichzelf aanmelden (binnen een termijn van één maand na het verschijnen van een vacature in het Belgisch Staatsblad) of worden voorgedragen door representatieve professionele of interprofessionele organisaties uit de handel of de nijverheid. De werkende of plaatsvervangende rechters in handelszaken worden benoemd voor een termijn van vijf jaar.56 De dossiers van de rechters in handelszaken bevatten documenten betreffende de kandidaatstelling, de benoeming, een eventuele verlenging en het ontslag, maar geen weddendossier. Rechters in handelszaken ontvangen geen wedde, maar (krachtens art. 356 van het Gerechtelijk Wetboek toegekende) presentiegelden.57

53

T. LEMOINE, L’évolution de la fonction d’huissier durant l’époque contemporaine, in: D. HEIRBAUT, X. ROUSSEAUX & K. VELLE (red.), Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, p. 265-269. 54 Hij zendt eveneens een afschrift ervan samen met zijn dossier, aan de syndicus-voorzitter van de raad van de arrondissementskamer waar hij solliciteert. Gerechtelijk Wetboek, artikel 512. 55 L. BURGELMAN, Geschiedenis van de Belgische magistratuur (1830-2002), in: D. HEIRBAUT, X. ROUSSEAUX & K. VELLE (red.), Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, p. 206-207. 56 Gerechtelijk Wetboek, art. 203-204. 57 Koninklijk besluit van 22 april 1999 tot vaststelling van het bedrag van presentiegelden die kunnen worden toegekend aan de raadsheren en rechters sociale zaken en de rechters in handelszaken. Belgisch Staatsblad, 4 mei 1999.

29


AFDELING RO II Deze dienst beheert de dossiers van de leden en de personeelsleden van de griffies en de parketsecretariaten. 1. Griffie58 Artikel 171 van het Gerechtelijk Wetboek bepaalt dat er een griffie is in elk rechtscollege. De griffie is samengesteld uit leden van de griffie en uit personeelsleden van de griffie. Leden van de griffie zijn de hoofdgriffiers, de griffiers-hoofden van dienst, de griffiers en de adjunctgriffiers. Personeelsleden van de griffie waren tot voor kort (1 december 2006) de opstellers en beambten, en allerlei ‘bijzondere graden’, zoals administratief agent (telefonist en bode), bibliotheekbeheerder en arbeider. Sinds de inwerkingtreding van het nieuw statuut voor het administratief personeel van de griffies en de parketsecretariaten59 op 1 december 2006 onderscheidt men, naar analogie van de ambtenaren van de federale besturen, drie functieniveaus: niveau B (deskundige), niveau C (assistent) en niveau D (medewerker). De griffier is belast met een dubbele opdracht: hij vervult griffietaken en staat de rechter bij als griffier in alle verrichtingen van diens ambt, zowel in civielrechterlijke als in strafrechterlijke processen. De griffier is enerzijds de notaris van het gerechtelijk gebeuren, de getuige die authenticiteit verleent aan de gerechtelijke akten. Anderzijds oefent hij taken uit ter griffie, zoals het verlijden van akten van de griffier. Krachtens art. 173, 7° van het Gerechtelijk Wetboek is hij belast met de zorg voor en het beheer van het archief.60 De hoofdgriffier leidt de griffie; hij verdeelt de griffietaken en de administratieve taken en wijst de griffiers aan die de rechter bijstaan (art. 172 Ger. W.). Hij staat in voor de voorwerpen onder zijn bewaring of bewaking, en is tegenover de partijen verantwoordelijk voor de overgelegde stukken (art. 175 Ger. W.). 2. Parketsecretariaat61 Het parketsecretariaat is de administratieve dienst verbonden aan ieder parket, onder leiding van de hoofdsecretaris. Het parketsecretariaat is samengesteld uit leden en personeelsleden. De leden van het parketsecretariaat zijn de hoofdsecretaris, de secretaris-hoofd van dienst, de secretaris en de adjunct-secretaris. De personeelsleden van het parketsecretariaat zijn de medewerkers (niveau D), assistenten (niveau C) en deskundigen (niveau B) (vóór december 2006: vertalers, opstellers en beambten, en bijzondere graden zoals vertaler-revisor, gerechtelijk technisch assistent, administratief agent (telefonist en bode), bibliotheekbeheerder en arbeider). 58

Gebaseerd op: P. VRANCKEN, Griffiers in hoven en rechtbanken en parketsecretariaten, in: D. HEIRBAUT, X. ROUSSEAUX & K. VELLE (red.), Politieke en sociale geschiedenis van justitie van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, p. 217-222. 59 In het nieuw statuut vervalt het onderscheid tussen de personeelsleden van de griffies en de parketten. Er is voortaan één gemeenschappelijke loopbaan zodat de overgang tussen griffie en parket vergemakkelijkt. Federale Overheidsdienst Justitie. Jaarverslag 2006, Brussel, 2007, p. 15. 60 “Hij neemt de passende maatregelen om alle archiefbescheiden die hij onder zijn beheer heeft in goede staat te bewaren, om ze te ordenen en te inventariseren, ongeacht hun vorm, structuur en inhoud”. Wet van 23 mei 2003 tot wijziging van de artikelen 173, 182 en 185 van het Gerechtelijk Wetboek. Belgisch Staatsblad, 12 juni 2003. 61 Gebaseerd op: P. VRANCKEN, Griffiers in hoven en rechtbanken en parketsecretariaten, in: D. HEIRBAUT, X. ROUSSEAUX & K. VELLE (red.), Politieke en sociale geschiedenis van justitie van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, p. 222-224.

30


De secretaris verleent bijstand aan de magistraten voor documentatie- en opzoekingswerk, voor het samenstellen van dossiers en voor alle taken, met uitzondering van die welke expliciet aan de magistraten zijn voorbehouden. Hij heeft handtekenbevoegdheid voor de documenten die eigen zijn aan zijn functie en deze ondertekend in opdracht van het hoofd van het parket. Hij bewaart de registers, het archief en de documenten van het parket. De hoofdsecretaris van het parket leidt de administratieve diensten en staat zelf onder leiding en toezicht van de Procureur-generaal, van de Procureur des Konings of van de arbeidsauditeur. Hij verdeelt de administratieve taken onder de leden en het personeel van het secretariaat. Het aantal leden van de griffie wordt bij wet bepaald. De koning bepaalt het aantal leden van het parketsecretariaat en het aantal personeelsleden van de griffie en van het parketsecretariaat (art. 177, 178, 179, 180, 181 en 182 Ger. W.) De Dienst Personeel RO II houdt toezicht op de invulling van het kader en zorgt voor de publicatie van vacatures in het Belgisch Staatsblad in geval van vacante betrekkingen. De dienst ontvangt de kandidaturen en stuurt ze door aan de gerechtelijke overheden voor advies. Na ontvangst van dit advies, maakt de dienst een nota op voor het kabinet van de minister. Personeelsleden van de griffie en van de parketsecretariaten worden benoemd door de minister van Justitie; de leden van de griffie en van het parketsecretariaat worden benoemd door de koning. Na de benoeming brengt de dienst de gerechtelijke overheden op de hoogte. Momenteel beheert de dienst de dossiers van een 9.000-tal personen, vanaf hun aanwerving (benoeming, contract) tot hun vertrek (ontslag, pensioen), met inbegrip van alle mogelijke verloven (ziekteverlof, disponibiliteit), carrièrestappen (promoties, delegaties) enzovoort. Tot voor kort stond de Dienst RO II ook in voor de organisatie van examens ‘voor de werving en de loopbaan van de leden van de griffies en van de parketsecretariaten en van het personeel van de griffies en parketsecretariaten’.62 Door de gewijzigde wetgeving rond de loopbaan, zullen deze examens in de toekomst door SELOR georganiseerd worden.63

Dienst Opleiding rechterlijke orde Deze dienst staat in voor de organisatie van de permanente opleiding van de magistratuur en het personeel van de griffies en de parketten, alsook van de theoretische opleiding van de gerechtelijke stagiairs. De dienst gaat terug op de Dienst Vorming van de magistraten - Wervingscollege der magistraten, ingesteld bij wet van 18 juli 1991.64

1. Opleiding voor magistraten en gerechtelijke stagiairs Art. 259bis 9 (§ 2) van het Gerechtelijk Wetboek belast de benoemings- en de aanwijzingscommissies van de Hoge Raad voor de Justitie sinds 2000 met de voorbereiding van de richtlijnen en de programma’s voor de permanente vorming van magistraten en de gerechtelijke stage. “De bevoegde dienst bij het ministerie van Justitie zorgt in samenwerking met de verenigde benoemingscommissie voor de uitvoering van de programma’s en de logistieke ondersteuning op de wijze door de Koning bepaald”. 62

Koninklijk besluit van 20 november 1998 betreffende de vergelijkende examens en examens georganiseerd voor de werving en de loopbaan van de leden van de griffies en van de parketsecretariaten en van het personeel van de griffies en de parketsecretariaten. Belgisch Staatsblad, 1 december 1998. In september 2007 organiseerde de dienst voor de laatste keer schriftelijke examens voor kandidaat-griffier en kandidaat-secretaris. Just News. Interne krant van de Federale Overheidsdienst Justitie, nr. 32, februari 2008, p. 19. 63 Federale Overheidsdienst Justitie. Jaarverslag 2006, Brussel, 2007, p. 15. 64 K. VELLE, Het institutioneel kader: het Ministerie van Justitie, in: D. HEIRBAUT, X. ROUSSEAUX & K. VELLE (red.), Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, p. 32.

31


2. Opleiding voor het personeel van de griffies en parketten Op 1 september 2006 werd in het Belgisch Staatsblad het koninklijk besluit gepubliceerd dat de beroepsopleiding regelt van het gerechtspersoneel dat de magistraten bijstaat. Het bepaalt expliciet dat referendarissen, parketjuristen, griffiers, secretarissen, attachés, deskundigen, medewerkers en assistenten in de hoven en rechtbanken recht hebben op een opleiding “die nuttig is voor hun functioneren in de rechterlijke organisatie”.65 Artikel 4 van het KB stelde een opleidingscommissie in66 bevoegd voor het opstellen en het actualiseren van het opleidingsprogramma, het bepalen van de inhoud van de opvangopleiding (voor nieuw personeel) en van de algemene opleiding (binnen de 6 maanden na de indiensttreding), en de erkenning van de opleidingen die geen deel uitmaken van het opleidingsprogramma. De opleidingsdienst binnen het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie werd krachtens artikel 6 belast met: - de voorbereiding van het opleidingsprogramma; - de praktische uitvoering van het opleidingsprogramma, van de opvangopleiding en van de algemene opleiding; - het secretariaat van de opleidingscommissie; - de opvolging en de controle van de opleidingen en de analyse van hun doeltreffendheid; - de verspreiding van informatie omtrent de opleidingsmogelijkheden. Op termijn zou de opleiding voor het personeel van de rechterlijke orde en voor magistraten en gerechtelijke stagiairs opgaan in een onafhankelijk opleidingsinstituut.67

Juridische dienst Steundienst opgericht in 1995, die advies uitbrengt over alles wat betrekking heeft op het statuut van de magistraten en het personeel van de rechterlijke orde, en die de wetgeving uitwerkt die op hen van toepassing is.

DIRECTIE LOG & ICT RECHTERLIJKE ORDE Deze directie verstrekt de hoven en rechtbanken de nodige logistieke en materiële middelen met het oog op de goede werking van de diensten van de rechterlijke orde. De dienst beheert de aankoop van materieel en de onderhoudscontracten van de gebouwen, en betaalt de facturen die eruit voortvloeien.

Dienst Gebouwen Deze dienst zorgt in samenwerking met de Regie der Gebouwen die optreedt als bouwheer of als huurder voor de federale overheid, voor: - een gepaste huisvesting voor de gerechtelijke diensten en de justitiehuizen; - de fysieke beveiliging van de gerechtsgebouwen en justitiehuizen (installatie en onderhoud van de veiligheidssystemen en organisatie van het toezicht); - het onderhoud “bewoner” van de gebouwen.

65

Koninklijk besluit van 22 augustus 2006 betreffende de beroepsopleiding van sommige personeelsleden van de diensten die de rechterlijke macht terzijde staan. Belgisch Staatsblad, 1 september 2006, artikel 2. 66 Deze opleidingscommissie, voorgezeten door de directeur-generaal van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie (of zijn aangestelde), is samengesteld uit 2 magistraten van de zetel, 2 magistraten van het openbaar ministerie, 6 personeelsleden van de griffies, 6 personeelsleden van de parketsecretariaten, 2 parketjuristen en 2 referendarissen. Zij worden door de minister van Justitie voor een verlengbare termijn van 6 jaar aangewezen na hun kandidaatstelling (art. 5). 67 Federale Overheidsdienst Justitie. Jaarverslag 2006, Brussel, 2007, p. 13.

32


Dienst Materieel De dienst staat in voor de uitrusting en de werking van de gerechtelijke diensten en de justitiehuizen (aankoop, huur, onderhoud). Tot de taken van deze dienst behoort o.a. het bestellen van allerhande drukwerk voor de gerechtelijke diensten en van treinbiljetten voor het personeel van de rechterlijke orde.

Dienst Budget RO Deze dienst is belast met: - het uitwerken van begrotingsvoorstellen betreffende de werking van de rechterlijke orde en de justitiehuizen; - de follow-up van de begroting; - de uitvoering van de begroting: vastlegging en opvolging van de vastleggingsdossiers, voorbereiding van de dossiers voor vereffening door voorafgaande goedkeuring, betalingen op de geldvoorschotten (juridische abonnementen en “kleine” uitgaven van de magistraten).

Dienst ICT RO De ICT-dienst RO staat in voor de computerinfrastructuur; hij stelt computermateriaal ter beschikking van magistraten en van het personeel van parketten en griffies (of zorgt voor de vernieuwing ervan).

DIRECTIE SPECIFIEKE EXPERTISECENTRA

Dienst Strafregister Het Centraal Strafregister werd bij KB van 30 december 1888 opgericht ter vervanging van het oude Répertoire des condamnés bij de sectie Openbare Veiligheid.68 Deze centrale gegevensbank bevat dossiers over Belgen die – in België of in het buitenland – een veroordeling tot criminele, correctionele of politiestraffen hebben opgelopen, maar ook beslissingen tot internering en tot opschortingen van de uitspraak (artikel 589 van het Wetboek van Strafvordering heeft het letterlijk over “gegevens betreffende beslissingen genomen in strafzaken of ter bescherming van de maatschappij”).69 Het register wordt bijgehouden aan de hand van veroordelingsbulletins die de griffies van de hoven en rechtbanken aan de FOD Justitie overmaken. De laatste grondige hervorming van het Centraal Strafregister dateert van 1997 (wet van 8 augustus).70 De Dienst Strafregister ontvangt, rangschikt en verwerkt de gegevens aangeleverd door de gerechtelijke autoriteiten, maar verstrekt desgevraagd ook uittreksels uit het Centraal Strafregister aan gerechtelijke en administratieve overheden, privé-personen of buitenlandse overheden. De databank van het Centraal Strafregister dient tevens als basis voor de statistieken van de veroordelingen, opschortingen en interneringen opgemaakt door de Dienst voor het strafrechterlijk beleid.

Dienst Gerechtskosten De dienst staat in voor: - de ontvangst, verificatie en vereffening van de gerechtskosten in strafzaken (erelonen van de deskundigen en diverse vergoedingen in strafzaken verschuldigd aan gerechtsdeurwaarders en getuigen); 68

E. PUT, op. cit., I, p. 43. Voor een gedetailleerde opsomming van de persoonsgegevens opgenomen in het Strafregister: zie artikel 590 van het Wetboek van Strafvordering. Wet van 8 augustus 1997 betreffende het Centraal Strafregister. Belgisch Staatsblad, 24 augustus 2001. 70 Wet van 8 augustus 1997 betreffende het Centraal Strafregister. Belgisch Staatsblad, 24 augustus 2001. 69

33


-

het secretariaat van de Commissie voor de gerechtskosten in strafzaken; de opvolging, de evaluatie, de aanpassing van wet- en regelgeving met budgettaire gevolgen voor de onkosten. De dienst waakt over de afstemming van de tarieven op de technologische vooruitgang.

De Comissie voor de gerechtskosten in strafzaken (Commission des frais de justice répressive) werd opgericht bij KB van 1 september 1920.71 Haar werking werd recent gewijzigd door de programmawet van 27 december 200672 en het KB van 26 april 2007 houdende regeling van de Commissie voor de gerechtskosten.73 De Commissie doet uitspraak over betwistingen inzake het bedrag van gerechtskosten. Bij vertraging in de uitvoering van een opdracht, bij slechte uitvoering of bij overdreven facturering kan de vorderende magistraat de onkostenstaat van een “dienstverlenende persoon” (een deskundige) verminderen bij een met redenen omklede beslissing. De minister of zijn afgevaardigde kan de vermindering van de onkostenstaat door de magistraat goedkeuren of betwisten. Tot 2007 stond de Dienst Gerechtskosten in voor het beheer van contentieuze zaken en de voorbereiding van de dossiers van de Commissie voor de gerechtskosten in strafzaken. Sinds de nieuwe wetgeving van kracht werd, is het niet langer de Dienst Gerechtskosten, maar de dienstverlenende persoon zelf die binnen een termijn van één maand na kennisgeving, een zaak aanhangig kan maken bij de Commissie voor de gerechtskosten in strafzaken. De Commissie, samengesteld uit een magistraat van de zetel, een magistraat van het parket en een deskundige of dienstverlenende persoon, doet uitspraak als administratief rechtscollege.74 Het is de bedoeling om de werking van de Dienst Gerechtskosten op termijn strikter te scheiden van de activiteiten van de Commissie. Weliswaar blijft de dienst het secretariaat van de Commissie waarnemen (art. 5, paragraaf 4 van de programmawet van 27 december 2006).

71

Belgisch Staatsblad, 30 september 1920. Belgisch Staatsblad, 28 december 2006. 73 Belgisch Staatsblad, 25 mei 2007. 74 Programmawet van 27 december 2006, artikel 5. 72

34

ORGANOGRAMMEN75 194776 Algemeen secretariaat ALGEMENE DIENSTEN 1. Personeel en algemene zaken 2. Comptabiliteit, economaat, wetten en gerechtskosten BESTUUR DER EREDIENSTEN, GIFTEN EN LEGATEN BESTUUR DER STRAFINRICHTINGEN 1. Studiën - Geschillen der gevangenissen 2. Genaden, voorwaardelijke invrijheidstelling en sociale dienst 3. Personeel, comptabiliteit en materieel 4. Strafregister 5. Dienst der instellingen voor geesteszieken 6. Centrale arbeidsdienst (Centrale dienst van de arbeid in strafinrichtingen) BESTUUR DER VREEMDELINGENPOLITIE (BESTUUR VAN DE STAATSVEILIGHEID) DIENST DER KINDERBESCHERMING BESTUUR DER WETGEVING

75

Aangezien de archieven die we in het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie aantroffen bijna uitsluitend dateren uit de tweede helft van de twintigste eeuw, hebben we in deze archiefselectielijst enkel de organogrammen van het Ministerie van Justitie/FOD Justitie van na de Tweede Wereldoorlog opgenomen. Voor de organogrammen uit de periode 1830-1945: zie E. PUT, op. cit., I, p. 53-87. De organogrammen weerspiegelen de hoofdstructuur van het Ministerie of van de FOD. Om een goed overzicht te bewaren, wordt de verdere onderverdeling in diensten alleen voor de rechtstreekse rechtsvoorgangers van de diensten van het huidige Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie vermeld. 76 Op basis van het Regentsbesluit van 4 juli 1947 (Belgisch Staatsblad, 12 juli 1947) en de Annuaire administratif et judiciaire de Belgique van 1948. E. PUT, op.cit., I, p. 88-89.

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie – Organogrammen

195477 Algemeen secretariaat ALGEMENE DIENSTEN 1. Personeel en algemene zaken 2. Sociale dienst 3. Algemene comptabiliteit 4. Gebouwen en materieel 5. Strafregister en gerechtelijke identificatie BESTUUR DER EREDIENSTEN, GIFTEN, LEGATEN EN STICHTINGEN BESTUUR DER STRAFINRICHTINGEN BESTUUR VAN DE OPENBARE VEILIGHEID DIENST VOOR KINDERBESCHERMING BESTUUR DER WETGEVING

77

Op basis van het KB van 2 april 1954 (Belgisch Staatsblad, 4 april 1954). E. PUT, op. cit., I, p. 90-92.

36


196878 Algemeen secretariaat ALGEMENE DIENSTEN 1. Personeel en algemene zaken 2. Vertaaldienst 3. Sociale dienst 4. Algemene comptabiliteit 5. Gebouwen en materieel 6. Strafregister en gerechtelijke identificatie BESTUUR DER EREDIENSTEN, GIFTEN, LEGATEN EN STICHTINGEN BESTUUR DER STRAFINRICHTINGEN BESTUUR VAN DE OPENBARE VEILIGHEID DIENST VOOR JEUGDBESCHERMING BESTUUR DER WETGEVING

78

Op basis van de Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique, 1967-1968 en het KB van 8 januari 1968 (Belgisch Staatsblad, 1 februari 1968). E. PUT, op. cit., I, p. 93-95.

37


197779 Algemeen secretariaat ALGEMENE DIENSTEN 1. Algemene zaken en verzending 2. Vertaaldienst 3. Studiedienst 4. Bibliotheek 5. Sociale dienst 6. Personeel 7. Algemene comptabiliteit 8. Gebouwen en materieel 9. Centraal Strafregister. Personeel: gerechtelijke politie BESTUUR EREDIENSTEN, GIFTEN, LEGATEN EN STICHTINGEN BESTUUR STRAFINRICHTINGEN BESTUUR OPENBARE VEILIGHEID DIENST VOOR JEUGDBESCHERMING BESTUUR WETGEVING BESTUUR CRIMINELE INFORMATIE

79

Op basis van het KB van 25 november 1977 (Belgisch Staatsblad, 10 december 1977) en de Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique, 1979-1980. E. PUT, op. cit., I, p. 96-99.

38


198880 Algemeen secretariaat ALGEMENE DIENSTEN 1. Algemene zaken en verzending 2. Vertaaldienst 3. Bibliotheek 4. Sociale dienst 5. Personeel – Rechterlijke orde 6. Gerechtskosten 7. Gebouwen en materieel 8. Centraal Strafregister. Personeel: gerechtelijke politie 9. Centrum voor informatieverwerking 10. Juridische informatica (Justel) BESTUUR EREDIENSTEN, GIFTEN, LEGATEN EN STICHTINGEN BESTUUR STRAFINRICHTINGEN BESTUUR OPENBARE VEILIGHEID DIENST VOOR JEUGDBESCHERMING BESTUUR VAN BURGERLIJKE EN CRIMINELE ZAKEN VEILIGHEID INZAKE KERNERGIE COMMISSARIAAT-GENERAAL VOOR DE VLUCHTELINGEN EN DE STAATLOZEN (VASTE) BEROEPSCOMMISSIE VOOR DE VLUCHTELINGEN

80

Op basis van de Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique, 1987-1988. Aangevuld met het Belgisch Staatsblad. E. PUT, op. cit., I, p. 100-104.

39


199781 Algemeen secretariaat BESTUUR ALGEMENE DIENSTEN 1. Algemene boekhouding en gerechtskosten 2. Directie Personele en materiële middelen 3. Vertaaldienst 4. Juridische informatica (Justel) - Bibliotheek 5. Centrum voor informatieverwerking BELGISCH STAATSBLAD BESTUUR RECHTERLIJKE ORDE 1. Dienst Gebouwen en materieel 2. Dienst Personeelszaken rechterlijke orde 3. Dienst Personeelszaken gerechtelijke politie - Centraal Strafregister BESTUUR STRAFINRICHTINGEN BESTUUR BURGERLIJKE WETGEVING EN EREDIENSTEN BESTUUR STRAFWETGEVING EN RECHTEN VAN DE MENS BESTUUR VEILIGHEID VAN DE STAAT

DIENST VOOR HET STRAFRECHTELIJK BELEID COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER NATIONAAL INSTITUUT VOOR CRIMINALISTIEK EN CRIMINOLOGIE SCHOOL VOOR CRIMINOLOGIE EN CRIMINALISTIEK

81

Op basis van het Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, 1998, p. 171-176. Het Bestuur Rechterlijke orde werd reeds in 1995 opgericht naast het Bestuur Algemene diensten (K. VELLE, Ministerie van Justitie, in: P. VAN DEN EECKHOUT, G. VANTHEMSCHE (eds.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19e-20e eeuw, Brussel, 2003, p. 340), maar in het Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België voor de jaren 1996-1997 vinden we daaromtrent geen gegevens terug.

40


199982 Algemeen secretariaat DIRECTORAAT-GENERAAL ALGEMENE DIENSTEN 1. Algemene boekhouding en gerechtskosten 2. Directie Personele en materiële middelen 3. Vertaaldienst 4. Juridische informatica (Justel) - Bibliotheek 5. Centrum voor informatieverwerking BELGISCH STAATSBLAD DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE 1. Dienst Gebouwen en materieel 2. Dienst Personeelszaken rechterlijke organisatie • Magistraten • Personeel griffies en parketten 3. Juridische cel 4. Dienst Vorming van de magistraten. Wervingscollege der magistraten 5. Dienst Personeelszaken gerechtelijke politie. Centraal Strafregister 6. Dienst Sociaal werk83 • Steundienst alternatieve maatregelen • Steundienst slachtofferzorg DIRECTORAAT-GENERAAL STRAFINRICHTINGEN DIRECTORAAT-GENERAAL BURGERLIJKE WETGEVING EN EREDIENSTEN DIRECTORAAT-GENERAAL STRAFWETGEVING EN RECHTEN VAN DE MENS BESTUUR VEILIGHEID VAN DE STAAT DIENST VOOR HET STRAFRECHTELIJK BELEID COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER NATIONAAL INSTITUUT VOOR CRIMINALISTIEK EN CRIMINOLOGIE SCHOOL VOOR CRIMINOLOGIE EN CRIMINALISTIEK CENTRALE DIENST VOOR DE BESTRIJDING VAN DE CORRUPTIE

82

Op basis van het Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, 1999, p. 168-173. Opgericht op 1 januari 1998 als afsplitsing van de Dienst Maatschappelijk werk strafrechtstoepassing (Directoraat-generaal Strafinrichtingen). Deze dienst groepeerde alle parajustitiële werkzaamheden die buiten de gevangenis uitgevoerd werden (probatie, sociaal onderzoek en begeleiding). De medewerkers, justitieassistenten genoemd, werden ondergebracht in de Justitiehuizen die geleidelijk aan in elk gerechtelijk arrondissement opgericht werden. Directoraat-generaal Strafinrichtingen. Jaarverslag 1998, Brussel, 1999, p. 9.

83

41


200084 Algemeen secretariaat DIRECTORAAT-GENERAAL ALGEMENE DIENSTEN 1. Algemene boekhouding en gerechtskosten 2. Directie Personele en materiële middelen 3. Vertaaldienst 4. Juridische informatica (Justel) - Bibliotheek 5. Centrum voor informatieverwerking BELGISCH STAATSBLAD DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE Juridische cel Dienst Gebouwen en materieel Diensten Personeelszaken van de rechterlijke organisatie • Magistratuur (RO I) • Griffies en parketten (RO II) • Gerechtelijke politie - NICC - Buitendiensten van de Veiligheid van de Staat - Justitiehuizen85 • Dienst Vorming van de magistraten Dienst Justitiehuizen • Wetenschappelijke en juridische ondersteuning • Materiële ondersteuning • Vorming • Parajustitieel werk Steundiensten • Steundienst slachtofferzorg • Steundienst alternatieve gerechtelijke maatregelen Centraal Strafregister DIRECTORAAT-GENERAAL STRAFINRICHTINGEN DIRECTORAAT-GENERAAL BURGERLIJKE WETGEVING EN EREDIENSTEN DIRECTORAAT-GENERAAL STRAFWETGEVING EN RECHTEN VAN DE MENS BESTUUR VEILIGHEID VAN DE STAAT DIENST VOOR HET STRAFRECHTELIJK BELEID DIENST VEILIGHEID INZAKE KERNENERGIE COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER 84

Op basis van een intern organogram van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie (Algemeen Rijksarchief, Centraal Dossier). 85 In 2001 werden de bevoegdheden inzake gerechtelijke politie overgedragen aan de federale politie. Nota van A. Vandesteene, directeur-generaal Rechterlijke organisatie aan dhr. Bourlet, voorzitter van het directiecomité, 20 september 2002. Archieven van het Secretariaat van de directeur-generaal.

42


NATIONAAL INSTITUUT VOOR CRIMINALISTIEK EN CRIMINOLOGIE COMMISSIE VOOR HULP AAN SLACHTOFFERS VAN OPZETTELIJKE GEWELDDADEN

43


200786

ORGANOGRAM VAN DE FOD JUSTITIE

86

Federale Overheidsdienst Justitie. Jaarverslag 2006, Brussel, 2007, p. 7 en p. 11.

44


DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE Coördinatie- en steundienst Directie P&O RO 1. Dienst Personeel RO Afdeling RO I Afdeling RO II 2. Dienst Opleiding RO 3. Juridische dienst Directie LOG & ICT RO 1. Dienst Gebouwen Afdeling Veiligheid 2. Dienst Materieel 3. Dienst Budget RO 4. Dienst ICT Directie Specifieke expertisecentra 1. Dienst Strafregister 2. Dienst Gerechtskosten

45

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER 1. Algemeen Er is binnen het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie geen centrale archiefdienst. Elke dienst staat in voor het beheer van de eigen archieven en hanteert een eigen ordeningsstelsel. De archieven worden voornamelijk bewaard in de kantoren; de grootste archiefvormers waaronder de personeelsdiensten RO I en RO II, de Dienst Budget RO en het Centraal Strafregister slaan hun (oudste) dossiers op in diverse kelders van het gebouw aan de Waterloolaan. We troffen in het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie quasi uitsluitend twintigste-eeuws archief aan. Dit heeft ongetwijfeld te maken met het feit dat deze administratie een essentieel logistieke functie heeft en verhoudingsgewijs veel documenten produceert die na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd (kunnen) worden. Refereren wij bijvoorbeeld aan de archieven van de Dienst Budget RO of de Dienst Materieel. Anderzijds is het zo dat in het verleden aanzienlijke inspanningen geleverd werden om de archieven die wèl voor permanente bewaring in aanmerking komen, over te dragen aan het Rijksachief. Dit geldt met name voor de personeelsdiensten RO I en II.87 Dienst RO I Deze dienst (of de rechtsvoorganger ervan) heeft tijdens de voorbije decennia meerdere neerleggingen gedaan van personeelsdossiers van magistraten, van griffiers van hoven en rechtbanken,88 en van de ministeriële ambtenaren: - In september 1957 droeg het Algemeen secretariaat (2de afdeling) 44 meter dossiers uit de periode 1830-1914 (1654 nummers) over.89 - In 1993 (vóór de laatste verhuizing van de dienst) werden 44.577 dossiers uit de periode 18301953 – goed voor 23,6 meter archief – overgedragen. Deze dossiers zijn numeriek geordend. Ze werden zonder inventaris overgedragen; het alfabetisch repertorium bleef op het Ministerie van Justitie. - Recent (oktober 2007) werden ook de dossiers van magistraten, notarissen, gerechtsdeurwaarders en rechters in handelszaken, ontslagen, gepensioneerd of overleden in de jaren 1953-1980, naar het Rijksarchief overgebracht (42 meter). In tegenstelling tot de dossiers van voor 1953 zijn ze alfabetisch geordend90; ze zijn ontsloten door een (voorlopig onuitgegeven) overdrachtslijst. Dienst RO II In het najaar van 2000 ondernam mevr. Rolande Depoortere een systematische inspectieronde in het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie dat destijds geleid werd door mevr. Anne Vandesteene. Aansluitend op deze doorlichting droeg de Dienst RO II in 2001 54 meter archief over (859 nummers).91 Het betreft meer bepaald: - Algemene dossiers per rechtbank of per hof. Deze dossiers bevatten briefwisseling tussen het Ministerie van Justitie en de Procureur-generaal, de voorzitter van de rechtbank of de eerste voorzitter van het hof betreffende wijzigingen in het kader van het personeel van de griffie, 87

Voor een volledig overzicht van de neerleggingen van het Ministerie van Justitie: R. DEPOORTERE, Etat de l’ouverture à la recherche. Département I. Conseil d’Etat. Ministère de la Justice, Brussel, 2000, 37 p. 88 Tot 1950 werden de dossiers van de griffiers samen bewaard met die van de magistraten. 89 R. BOUMANS, Ministerie van Justitie. Algemeen secretariaat 2de afdeling. Ministère de la Justice. Secretariat général 2ème section, Brussel, 1960, 127 p. 90 In 1985 is de dienst terug overgeschakeld op een numerieke ordening. 91 R. DEPOORTERE, N. SAOUDI en I. WILLE, Inventaire des archives du Ministère de la Justice. Direction générale de l’Organisation judiciaire. Service du personnel des greffes et parquets. Versement 2001, Brussel, 2001.

47

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie – Archiefvorming en -beheer

-

-

betreffende benoemingen, bevorderingen, mutaties, ontslagen of pensioneringen van personeelsleden. Verder bevinden zich in de dossiers ook rapporten van de Procureur-generaal of van de eerste voorzitter van het hof van beroep of van het arbeidshof over de kandidaten voor de vacante betrekkingen. Ramingen van de jaarlijkse begrotingen voor personeel, 1950-1980. Registers van de loopbanen en de wedden van het personeel van de griffies en de parketten (per rechtbank), 1908-1950. Deze registers vermelden: de naam van de personeelsleden, de datum van indiensttreding, de functie, het netto- en het brutoloon en de evolutie ervan. Er is ook een rubriek over de familiale situatie, maar deze laatste werd niet altijd systematisch ingevuld. Individuele dossiers van hoofdgriffiers, griffiers-hoofd van dienst, hoofdsecretarissen en secretarissen-hoofd van dienst die op het moment van de overdracht (2001) overleden of minstens 20 jaar ontslagen of gepensioneerd waren. Het betreft ‘klassieke’ loopbaandossiers met kopieën van de koninklijke besluiten van benoeming, mutatie, bevordering, ontslag; met briefwisseling tussen de dienst en de griffies of parketten inzake ziekte, verloven, afwezigheden, onderbrekingen van de loopbaan, aanvragen tot mutatie enzovoort.

2. De selectie van de archieven In de inleiding wezen we op het belang van overheidsarchieven. Dit betekent echter niet dat deze na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn in hun totaliteit (en vrac) kunnen overgedragen worden aan het Rijksarchief. Sinds enkele decennia worden openbare besturen geconfronteerd met een aanzwellende archiefmassa. Ondanks de toenemende automatisering neemt de hoeveelheid papier explosief toe. Een enquête uitgevoerd door het Rijksarchief in april 2006 wees uit dat de federale en programmatorische overheidsdiensten samen zo’n 292.820 strekkende meter archief bewaren.92 Het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën beheert momenteel reeds 220 kilometer bescheiden, en jaarlijks komt daar nog eens 6 à 7 kilometer bij. Archiefselectie en archiefvernietiging zijn dan ook noodzakelijk. Niet alleen vanwege het plaatsgebrek en de hoge financiële kosten voor conservering, maar vooral ook omwille van de toegankelijkheid van het archief.93 Door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is.94 De selectieve vernietiging van minder belangrijke archiefbescheiden is van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de toegankelijkheid van het archief; ze stelt het Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten. Uit onze inspectiebezoeken bleek dat het Directoraat-generaal RO momenteel 6.957 meter archief bewaart (zie bijlage 1). Slechts een gedeelte van deze archieven komt in aanmerking voor blijvende bewaring. De levensduur van archiefstukken is afhankelijk van de belangen die bij het ontstaan, de verwerking, de opslag en de bewaring van de informatie gemoeid zijn. Bepaalde informatie heeft een zeer tijdelijk belang, andere data zijn fundamenteel voor het instandhouden en sturen van de bedrijfsprocessen, of hebben naast juridische bewijswaarde ook cultuurhistorische waarde. Bij het opstellen van een archiefselectielijst worden deze verschillende belangen – de belangen van de bedrijfsvoering van de organisatie, van de rechts- en bewijszoekenden en van de historische onderzoekers – zorgvuldig afgewogen.95 Voor de opmaak van deze archiefselectielijst konden wij terugvallen op de selectielijsten die mevr. Rolande Depoortere in november 2000 na een systematische inspectieronde in het Directoraat-gene-

92

Resultaten van de enquête over de archieven bij de federale en programmatorische overheidsdiensten, april 2006. 93 J. VERHELST, Het toezicht op en de selectie van archief, Brussel, 1988, p. 26-27. 94 Verslag over het archiefwettelijk toezicht in 2005, Den Haag, 2006, p. 11. 95 M. VERWILGHEN, Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen, Brussel, 2002, p. VII.

48


raal Rechterlijke organisatie maakte; de selectiecriteria die zij destijds in samenspraak met de toenmalige diensthoofden vastlegde, blijven vandaag (op enkele kleine wijzigingen na) gehandhaafd.96 In de volgende paragrafen zullen wij kort ingaan op de belangrijkste archiefreeksen van enkele diensten binnen het DG. Dienst RO I De individuele dossiers van magistraten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, rechters in handelszaken en stagiairs vormen de hoofdmoot van de archieven van de dienst. Zij moeten na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn integraal bewaard worden. Daarnaast bewaart de dienst nog twee belangrijke historische bronnen: de registers met de samenstelling van de hoven en rechtbanken in de periode 1832-1967, en het vervolg op deze registers, nl. de alfabetische steekkaarten waarop in de periode 1967-2006 dezelfde informatie bijgehouden werd. Deze documenten hebben voor de dienst sinds 1 januari 2007 geen administratief nut meer en moeten dan ook zo snel mogelijk overgedragen worden aan het Rijksarchief. Dienst RO II De dienst bewaart zo’n 600 strekkende meter individuele dossiers van (personeels)leden van de griffies en parketsecretariaten voor de periode 1950-2007, en nog eens 60 meter dossiers van schoonmaaksters en bodes ter terechtzitting. Conform de instructies van 2000 zal op deze dossiers kwalitatieve microselectie toegepast worden: enkel de dossiers van de leidinggevenden, namelijk van de hoofdgriffiers, griffiers-hoofd van dienst, hoofdsecretarissen en secretarissen-hoofd van dienst, komen voor permanente bewaring in aanmerking.97 Directie LOG & ICT RO Binnen deze directie dient onderscheid gemaakt te worden tussen de archieven van de diensten Materieel, Budget en ICT die na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijnen vernietigd kunnen worden enerzijds, en de principe-, werken veiligheidsdossiers van de Dienst Gebouwen anderzijds. Deze laatste komen door hun cultuurhistorische waarde voor bewaring in aanmerking. Aangezien de Dienst Gebouwen als tussenschakel fungeert tussen de Regie der Gebouwen en de gebruikers (lees de gerechtelijke diensten), zijn de (ver)bouwdossiers van de Regie der Gebouwen in de meeste gevallen vollediger. Het verdient dan ook de voorkeur om deze dossiers op het niveau van de Regie te bewaren. Zolang er echter geen archiefselectielijst voor de archieven van deze instelling van openbaar nut voorhanden is (en we bijgevolg geen duidelijk beeld hebben van de aanwezige archiefreeksen), moeten de dossiers van de Dienst Gebouwen bewaard blijven. Voor de veiligheidsdossiers opteerden we voor een selectie op basis van subjectieve criteria, namelijk behoud van enkele dossiers van bijzondere gerechtsgebouwen, te kiezen door het diensthoofd. Dienst Strafregister De Dienst Strafregister is gehuisvest in de Hallepoort 5-8 te 1060 Brussel, maar het archief ervan is wegens plaatsgebrek ondergebracht in de kelders van de FOD Justitie in de Waterloolaan 115. De veroordelingsbulletins van de hoven en rechtbanken in strafzaken worden in de Hallepoort genummerd en ingevoerd in een databank. Men werkt met dossiers op naam98 waarin de veroordelingen afzonderlijk worden ingevoerd. Na de invoer worden de bulletins genummerd en gestempeld, en doorgegeven aan het archief waar ze numeriek geklasseerd worden. Het archief telt momenteel ongeveer 4.985.000 bulletins, wat zo’n 3.665 strekkende meter archief vertegenwoordigt. Door personeelsgebrek kampt de dienst met een zekere vertraging bij de invoer van de strafrechterlijke beslissingen. Er is momenteel een project in voorbereiding om de veroordelingsbulletins te digitaliseren. 96

Syntheserapport van R. Depoortere over de inspectiebezoeken aan het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie, november 2000, 14 p. (Algemeen Rijksarchief, Centraal dossier). 97 R. DEPOORTERE, Nouvelles directives concernant le tri des dossiers individuels des agents des greffes et parquets, 22 november 2000. 98 Het invoerscherm vermeldt volgende gegevens: dossiernummer, Rijksregisternummer, naam, voornaam, adres, woonplaats, geboorteplaats en -datum, geslacht, burgerlijke stand, beroep (wordt ingevuld aan de hand van codes), nationaliteit, datum van overlijden.

49


De wet betreffende het Centraal Strafregister van 8 augustus 1997 bepaalt dat “de gegevens die betrekking hebben op overleden personen, éénmaal per jaar aan het Algemeen Rijksarchief toegezonden (worden)”.99 Dit gebeurt in realiteit niet, maar het Algemeen Rijksarchief acht dit ook niet wenselijk. Reeds op het eind van de jaren tachtig gaf de Algemeen Rijksarchivaris na een inspectiebezoek van dhr. Grauwen toestemming tot de vernietiging van de dossiers van personen ouder dan 85 jaar. Mevr. Depoortere schaarde zich achter deze selectiebeslissing in haar rapport van november 2000. Gezien hun geringe informatiewaarde enerzijds en hun grote omvang anderzijds, mogen de beslissingsbulletins na het overlijden van de betrokken persoon vernietigd worden. De databank waarin sinds 1 oktober 1988 de criminele, correctionele of politiestraffen geregistreerd worden daarentegen, hebben wij in de archiefselectielijst de bestemming ‘bewaren’ meegegeven. Dienst Gerechtskosten De Dienst Gerechtskosten bewaart naast de eigen archieven ook de archieven van de Commissie voor de gerechtskosten waarvan ze het secretariaat waarneemt. Het betreft 35 meter dossiers (in mapjes met daarop de beslissing genoteerd door de voorzitter van de Commissie), de registers met de verslagen van de vergaderingen (opgemaakt door de secretaris tijdens de zittingen), en de processen-verbaal van de vergaderingen (geredigeerd aan de hand van de verslagen). Gezien de uniciteit van de instelling – een typisch Belgische instelling dixit het diensthoofd – moeten deze archieven integraal bewaard worden.

99

Wet van 8 augustus 1997 betreffende het Centraal Strafregister. Belgisch Staatsblad, 24 augustus 2001.

50

BIJLAGE Overzicht van het aantal meter archief bewaard op 1 november 2007 door de verschillende diensten van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie

DIENST

AANTAL STREKKENDE METER ARCHIEF

Directeur-generaal Secretariaat van de directeur-generaal Coördinatie- en steundienst Afdeling Statistieken DIRECTIE P&O RO Dienst Personeel rechterlijke orde – Afdeling RO I Dienst Personeel rechterlijke orde – Afdeling RO II Dienst Opleiding rechterlijke orde Juridische dienst DIRECTIE LOG & ICT RO Dienst Gebouwen Dienst Materieel Dienst Budget RO Dienst ICT RO DIRECTIE SPECIFIEKE EXPERTISECENTRA Dienst Strafregister Dienst Gerechtskosten

6m 6m 12 m 55 m

TOTAAL

6957 m

575 m 1169 m 207 m 48 m 250 m 52 m 741 m 6m 3665 m 165 m

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE

Recommend Documents