ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 9

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2008

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2008

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk

De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering

De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk.

Adm. bewaartermijn

De administratieve bewaartermijn wordt bepaald door het Directoraatgeneraal Rechterlijke organisatie en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De administratieve bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. Het directoraat-generaal kan deze termijnen immers te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming

De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen

Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie - Archiefselectielijst

DIRECTEUR-GENERAAL BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering

Administratieve bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

-

-

-

-

-

BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

Disciplinaire dossiers

2003-heden

10 jaar

vernietigen

Thematische dossiers (werkdossiers)

2003-heden

10 jaar

bewaren

Begrotingsdossiers

2003-heden

10 jaar

vernietigen

SECRETARIAAT VAN DE DIRECTEUR-GENERAAL BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Jaarverslagen en organogrammen

2000-heden

10 jaar

bewaren

Briefwisseling

2003-heden

10 jaar

bewaren

Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie – Archiefselectielijst

Dossiers inzake het Directiecomité Agenda’s, notulen, documentatie over besproken onderwerpen, aantekeningen van de directeur-generaal

Dienstnota’s van de voorzitter van de FOD Justitie aan de leden van het directiecomité

2003-heden

10 jaar

bewaren

2003-heden

10 jaar

bewaren

selecteren: mededelingen inzake vervangingen (bijvoorbeeld tijdens ziekteverlof, tijdens de kerstvakantie) vernietigen

Dienstorders van de directeur-generaal Rechterlijke organisatie aan de verschillende diensten

Originele samenwerkingsprotocollen

2003-heden

10 jaar

bewaren

Adviezen van de inspecteur van Financiën

2003-heden

10 jaar

vernietigen

Ministeriële en koninklijke besluiten

2003-heden

10 jaar

vernietigen

Het betreft geen originele besluiten

Jaarlijkse verslagen over de werking van de rechtbanken (in toepassing van artikel 340 par. 2, 2° van het Gerechtelijk Wetboek)

2003-heden

10 jaar

vernietigen

Dubbels van de werkingsverslagen bewaard door de Juridische dienst

9


Mercurialen 2000-heden

5 jaar

2003-heden

tot het betrokken personeelslid de dienst verlaat

vernietigen

Betekeningen door personeelsleden

2003-heden

10 jaar

vernietigen

Agenda’s en processen-verbaal van de ministerraad

2003-heden

10 jaar

vernietigen

Redevoeringen gehouden ter gelegenheid van de plechtige opening van het nieuwe gerechtelijk jaar

Personeelsdossiers van het personeel van het Directoraat-generaal Rechterlijke organisatie Met uitzondering van de personeelsdossiers van de diensten Personeel RO I en RO II die beheerd worden door de Coördinatie- en steundienst

bewaren

De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door de stafdienst Personeel & Organisatie

COÖRDINATIE- EN STEUNDIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Dossiers inzake bijzondere reglementen van de rechtbanken

1840-heden

100 jaar

bewaren

10


Excel-document met overzicht van de werkzaamheden inzake bijzondere reglementen Dossiers inzake de basisoverlegcomités opgericht per rechtsgebied van het hof van beroep (wet van 25 april 2007).

2004-heden

10 jaar

vernietigen

2007-heden

10 jaar

bewaren

Bevatten agenda’s en verslagen van de vergaderingen

2004- heden

10 jaar

vernietigen

In feite betreft het drie databanken: er wordt onderscheid gemaakt tussen Senaat, Kamer van Volksvertegenwoordigers en mondelinge vragen

Personeelsdossiers van de ambtenaren van de diensten Personeel RO I en RO II en van het Directiesecretariaat

2004-heden

5 jaar na het vertrek van het betrokken personeelslid

vernietigen

De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door de stafdienst Personeel & Organisatie

Dossiers inzake het beheer van de bureaubenodigdheden en van de fotokopieertoestellen van de diensten Personeel RO I en RO II

2004-heden

3 jaar

vernietigen

Dossiers inzake zendingen van magistraten naar het buitenland

2005-heden

5 jaar

vernietigen

Omzendbrieven van het Directoraatgeneraal Rechterlijke organisatie

2004-heden

10 jaar

bewaren

Databank van de follow-up van de parlementaire vragen

11


Elektronische versie van de omzendbrieven van het Directoraatgeneraal Rechterlijke organisatie

2004-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake het beheer van de kilometercontingenten, de reis- en verblijfskosten en de fietsvergoeding voor magistraten en het personeel van griffies en parketsecretariaten

2004-heden

10 jaar

vernietigen

BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Statistische gegevens betreffende hoven en rechtbanken

1979-heden

10 jaar

bewaren

Niet volledig gepubliceerd

Statistische gegevens betreffende faillissementen en concordaten

1979-heden

10 jaar

bewaren

Niet gepubliceerd

Excel-bestand per type statistiek per jaar

1996-heden

10 jaar

bewaren

Word-bestanden met omschrijvingen van de statistische rubrieken (metadata)

1996-heden

10 jaar

bewaren

AFDELING STATISTIEKEN

12


DIRECTIE P&O RO DIENST PERSONEEL RECHTERLIJKE ORDE – AFDELING RO I BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

1983-heden

30 jaar na het overlijden, het ontslag of de pensionering

bewaren

1983-heden


bewaren

1983-heden


bewaren

Weddenfiches van magistraten en stagiairs

1967-heden


vernietigen

Dossiers van kandidaat-notarissen, niet geslaagd voor het vergelijkend examen

2002-heden

10 jaar

vernietigen

Individuele dossiers van magistraten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, plaatsvervangers en stagiairs

Individuele dossiers van rechters in handelszaken

Weddendossiers van magistraten en stagiairs

13

Dit dossier wordt na het vertrek van het personeelslid toegevoegd aan het individueel dossier


georganiseerd door de benoemingscommissies voor het notariaat Dossiers van kandidaat-notarissen, geslaagd voor het examen (laureaten)

2002-heden

30 jaar

bewaren

2002-heden

10 jaar

vernietigen

1998-heden

10 jaar

vernietigen

Staten: veranderingen in wedden van de magistraten die doorgegeven worden aan de Centrale dienst vaste uitgaven die instaat voor de betaling van de wedden

1999-heden

15 jaar

vernietigen

Jaarlijkse begroting

1990-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de toekenning van eretekens aan de leden van de rechterlijke orde

1990-heden

10 jaar

bewaren

1960-heden

50 jaar

bewaren

Deze dossiers komen bij de individuele dossiers terecht

Dossiers van kandidaat-magistraten Geslaagd voor het magistratenexamen, maar nog niet benoemd. De dossiers worden geklasseerd per vacature

Dossiers van kandidaatgerechtsdeurwaarders Dossiers geklasseerd per vacature

Dossiers “Mutaties”

Alfabetisch repertorium van de personeelsleden in dienst Fiches met naam, geboortedatum, adres, datum van indiensttreding, opeenvolgende

14

De originele koninklijke besluiten worden bewaard door de dienst Algemene zaken van de FOD Justitie


posten en functies (historiek van de carrière) en nummer van het individueel dossier

Alfabetisch repertorium van de personeelsleden die de dienst verlaten hebben ?-heden

50 jaar

bewaren

2000-heden

100 jaar

bewaren

1967-heden

50 jaar

vernietigen

1832-1967

30 jaar

bewaren

Idem. Als personeelsleden de dienst verlaten, wordt hun steekkaarten apart geklasseerd

Databank “Person” Kardex Overzicht van het personeel per rechtbank én per graad

Bevat dezelfde gegevens als het alfabetisch repertorium en de databank

Registers met de samenstelling van de hoven en rechtbanken Overzicht van het personeel per rechtbank en per graad. Geeft de lijst van de magistraten in functie, met de datum van de indiensttreding en van het verlaten van de dienst

Alfabetische steekkaarten met de samenstelling van het personeel van de hoven en rechtbanken Een fiche per rechtbank; bevat de lijst van de magistraten met de datum van hun indiensttreding en hun uitdiensttreding, en de nummers van de individuele dossiers

1967-2006

30 jaar

bewaren

15

Vervolg op de registers. Deze steekkaarten worden sinds 1 januari 2007 niet meer aangevuld en/of gebruikt. De gegevens van de registers en steekkaarten werden overgenomen in het hierna vermelde bestand “Historique”


(Word-)bestand “Historique” met de samenstelling van het personeel van de hoven en rechtbanken

2000-heden

50 jaar

bewaren

DIENST PERSONEEL RECHTERLIJKE ORDE – AFDELING RO II BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

1950-heden

tot het overlijden van de ambtenaar

selecteren: de dossiers van de hoofdgriffiers, de griffiers-hoofd van dienst, de hoofdsecretarissen en de secretarissen-hoofd van dienst bewaren

Individuele personeelsdossiers van schoonmaaksters en van bodes ter terechtzitting

1950-heden

tot het overlijden van de ambtenaar

vernietigen

Databank “Person”

1990-heden

100 jaar

bewaren

?-1990

30 jaar

vernietigen

Individuele personeelsdossiers Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de dossiers van personeelsleden in actieve en non-actieve dienst (deze laatste worden in de kelder bewaard)

Databank “LOG-TE” Dit is de voorloper van “Person”

16

De gegevens van “LOG-TE” werden overgenomen in “Person”


Elektronisch repertorium van het gerechtelijk personeel “Archives OJ II” Excel-lijst met volgende gegevens: archiefnummer, naam, voornaam, datum en reden van vertrek

Individuele loonfiches

Individuele loonfiches - “Kardex”

De gegevens in “Archives OJ II” bevinden zich ook in “Person”

1990-heden

100 jaar

vernietigen

1955-1966 1

75 jaar

vernietigen

1969-heden

tot het overlijden of uitdiensttreding van de ambtenaar

selecteren: de fiches van de hoofdgriffiers, de griffiers-hoofd van dienst, de hoofdsecretarissen en de secretarissen-hoofd van dienst bewaren

Deze loonfiches worden na het vertrek (ontslag, pensioen, overlijden) van de ambtenaar toegevoegd aan diens individueel dossier en zullen dus samen met de individuele dossiers van de diensthoofden bewaard worden

1987-heden

5 jaar

vernietigen

Deze dossiers werden in de praktijk reeds na 10 jaar vernietigd door de dienst

1985-heden

10 jaar

vernietigen

Algemene dossiers per griffie of per parket Briefwisseling tussen de dienst RO II en de hoofdgriffiers of hoofdsecretarissen betreffende het beheer van het personeel van de griffies en parketsecretariaten (aanvragen tot uitbreiding van het kader, benoeming van bijkomend personeel enzovoort)

Begrotingsdossiers

1

Dit is de periode waarin de dienst zelf instond voor de berekening van de wedden. In oktober 1966 nam het Ministerie van Financiën deze taak over.

17


Dossiers inzake de organisatie van examens Het betreft hier geen examenuitslagen. Het examen van de geslaagde kandidaten wordt geklasseerd in hun individueel dossier

Dossiers inzake het toekennen van burgerlijke en nationale eretekens aan het personeel van de rechterlijke orde

1987-2006

15 jaar

vernietigen

1985-heden

5 jaar

bewaren

Dossiers inzake het toekennen van het Kruis der Ontsnapten Het Kruis der Ontsnapten werd ingesteld op 25 februari 1944 door de Belgische regering in ballingschap in Londen. Dit ereteken werd uitgereikt aan diegenen die tijdens de Tweede Wereldoorlog ontsnapten uit België, uit een ander bezet land of uit Duitsland, en naderhand hun patriottisme bewezen.

1945-?

10 jaar

bewaren

Datering



1990-heden

10 jaar

vernietigen

De dossiers bevatten interessante informatie omdat de aanvrager moest aantonen dat hij, na zijn of haar ontsnapping, ofwel in een weerstandsgroep had gediend, ofwel wegens vaderlandsliefde minimum drie maanden in de gevangenis had gezeten, ofwel clandestien had gereisd “om deel te nemen in België’s actie tot voortzetting van de oorlog”.

DIENST OPLEIDING RECHTERLIJKE ORDE BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Databank begroting dienst

18

Opmerkingen



Datering



1990-heden

3 jaar

vernietigen

1990-heden

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Dossiers inzake opleidingen Bevatten: 1° briefwisseling met de sprekers en met de Hoge Raad voor de Justitie; 2° nota aan de minister en de comptabiliteit; 3° briefwisseling met de deelnemers; 4° omzendbrieven; 5° reservatieformulieren voor lokalen, seminariecentra, simultaanvertaling enz.

Databank van de opleidingen Bevat volgende gegevens: nummer dossier, code, data, thema van de opleiding, organisator, maximale kostprijs van de opleiding

Teksten van lezingen gegeven tijdens de opleidingen

1990-heden

5 jaar

vernietigen

Evaluatieformulieren van de opleidingen

1990-heden

3 jaar

vernietigen

1995-2007

10 jaar

vernietigen

Principedossiers Dossiers inzake vragen over opleiding in het buitenland, informatica- en taalcursussen, enz.

2

Opgericht bij wet van 20 juli 2006 (Belgisch Staatsblad, 1 september 2006).

19

Deze teksten worden bezorgd aan de Commissie voor de modernisering van de rechterlijke orde die ze on-line ter beschikking zal stellen (mits toegangscode) 2


Eindwerken van magistraten gemaakt in het kader van de managementscursus

1998-2007

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake het examen dat toegang verleende tot de magistratuur (vóór de oprichting van de Hoge Raad voor de Justitie)

1992-2000

5 jaar

vernietigen

Dossier inzake het vergelijkend toelatingsexamen voor de gerechtelijke stage

1992-2000

5 jaar

vernietigen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

JURIDISCHE DIENST

Dossiers van de juridische dienst

1995-heden

30 jaar

selecteren: enkel de dossiers m.b.t. de voorbereiding van wetsontwerpen bewaren

Lijst van de dossiers

1995-heden

30 jaar

bewaren

DPR-dossiers (droit de procédureprocesrecht)

?-2004

selecteren in overleg met het Rijksarchief

30 jaar

20

Het betreft dossiers overgedragen door de Dienst Gerechtelijk recht (Directoraatgeneraal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden) krachtens een beslissing van het directiecomité in oktober 2004


Lijst van de DPR-dossiers AJB-dossiers (assistance juridiquejuridische bijstand)

?-2004

30 jaar

bewaren

2005-heden

30 jaar

bewaren

2005-heden

30 jaar

bewaren

2000-2007

10 jaar

bewaren

Principedossiers inzake juridische bijstand

Lijst van de principedossiers (Word) Rapporten van het OBFG (Ordre des barreaux francophones et germanophones) en van het OVB (Orde van Vlaamse Balies) Papieren en elektronische versie

2005-2007

10 jaar

bewaren

De verslagen over de werking van de rechtbanken voor de jaren 2000-2004 worden bewaard in de Bibliotheek van de FOD Justitie


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-

Jaarlijkse verslagen over de werking van de rechtbanken (in toepassing van artikel 340 par. 2, 2° van het Gerechtelijk Wetboek)

DIRECTIE LOG & ICT RO DIENST GEBOUWEN

21



Datering



Budgetdossiers van mevr. P. Liekens, diensthoofd

1999-heden

10 jaar

vernietigen

Principedossiers

1930-heden

50 jaar

bewaren

1940-heden

tot 10 jaar na de bezetting van het gebouw

vernietigen

Onderhoudsdossiers

1940-heden

tot 10 jaar na opzegging van het contract

vernietigen

Databank van de onderhoudscontracten lopende over meerdere jaren

2000-heden

20 jaar

vernietigen

Werkdossiers van mevr. P. Liekens, diensthoofd

1990-2007

10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Algemene dossiers Deze dossiers bevatten: de aanvraag van de rechtbank, de vastlegging, een kopie van bestelbon, de originele offertes, briefwisseling, de nota aan de inspecteur van Financiën, briefwisseling van/met de firma’s die niet weerhouden werden, enz. Er wordt onderscheid gemaakt tussen Nederlandse en Franse dossiers. De dossiers zijn alfabetisch geordend op adres

22

Het betreft dubbels van dossiers van bouwprojecten (algemene dossiers of dossiers van de architecten en ingenieurs)


Werkdossiers: opvolging van lopende bouwprojecten 10 jaar

bewaren in afwachting van de opmaak van een archiefselectielijst voor de archieven van de Regie der Gebouwen (zie p. 49)

1980-2007

10 jaar

bewaren in afwachting van de opmaak van een archiefselectielijst voor de archieven van de Regie der Gebouwen (zie p. 49)

Veiligheidsdossiers

1999-heden

tot het verlaten van het gebouw of substitutie van de veiligheidsinstallatie

selecteren: de veiligheidsdossiers van enkele bijzondere gerechtsgebouwen bewaren

Parlementaire vragen

1990-heden

10 jaar

vernietigen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-

Deze dossiers bevatten: verslagen van vergaderingen, werkplannen, plattegronden enz. Geen officiële stukken; deze bevinden zich in de algemene dossiers

Plattegronden

1990-2007

Gepubliceerd

DIENST MATERIEEL

23



Datering



Aankoopdossiers en briefwisseling betreffende aanvragen vanwege de rechtbanken

1990-heden

10 jaar

vernietigen

Principedossiers, bijzondere bestekken, ev. offertes en stalen verbonden aan een bijzonder bestek

1970-heden

10 jaar

vernietigen

Drukwerkmodellen (voor briefpapier, enveloppen, mappen en registers)

1970-heden

tot substitutie door nieuw model

vernietigen

Aankoopdossiers wagens

2000-heden

10 jaar

vernietigen

Parlementaire vragen

1990-heden

10 jaar

vernietigen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Begrotingsdossiers

2001-heden

5 jaar

vernietigen

Vastleggingsdossiers

2001-heden

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

DIENST BUDGET RO

24


Aankoopdossiers (meubilair, telefonie, kledij, informatica enzovoort)

1993-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers kleine uitgaven (boeken, juridische abonnementen voor de magistraten)

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers griffie- en secretariaatskosten

2001-heden

5 jaar

vernietigen

Geldvoorschotten: kopieën facturen, verantwoordingen

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Vereffeningen

1993-heden

5 jaar

vernietigen

Dubbels van facturen uitgestelde vergoedingen

2001-2007

5 jaar

vernietigen

o.a. met de Post en met de gerechtelijke diensten (aanvragen voor bijkredieten voor kleine uitgaven bijvoorbeeld)

1990-heden

5 jaar

vernietigen

Principedossiers

1995-2004

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake verzekeringen (OMOB)

1998-2002

10 jaar

vernietigen

Briefwisseling

Dossiers rekeningen gerechtelijke politie

1996-2001

5 jaar

vernietigen

25

De bevoegdheid inzake gerechtelijke politie werd in 2001 overgedragen aan de federale politie. Deze dossiers bleven achter in de kelder


Circulaires en dienstnota’s (mededeling van de kredieten en richtlijnen inzake griffiekosten)

1995-heden

10 jaar

vernietigen

Dubbels van schuldvorderingen wasserij (voor het wassen van de gordijnen van het justitiepaleis) en voor de bewakingsdienst

1995-heden

5 jaar

vernietigen

1990-heden

5 jaar

vernietigen

Processen-verbaal van de vergaderingen van de Commissie van advies inzake de overname van de gerechtelijke gebouwen

1962-heden

50 jaar

bewaren

Personeelsdossiers

1990-heden

10 jaar

vernietigen

Dienstnota’s van de FOD Justitie en van het Directoraat-generaal

1990-heden

10 jaar

vernietigen

Aanvragen voor treinbiljetten

1990-heden

5 jaar

vernietigen

Databank van NMBS-bulkbiljetten voor dienstverplaatsingen

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Fiches van de meterstanden van de fotokopiemachines van de Belgische gerechtelijke diensten

1995-heden

3 jaar

vernietigen

Belastingsaangiften De dienst doet aangifte van betalingen aan de Directe belastingen

26

De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door de stafdienst P&O


Fiches van de papiervoorraad van de fotokopiemachines, printers en faxtoestellen van de Belgische gerechtelijke diensten

2006-heden

3 jaar

vernietigen

Aankoopdossiers van de fotokopiedienst

2001-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers van de kopie- en offsetmachines (huurmarkt)

1990-heden

10 jaar

vernietigen

Facturen fotokopiemachines en papier

1990-heden

10 jaar

vernietigen

‘Diversen’ (dossiers inzake aankoop van onderhoudsproducten voor fotokopiemachines, slechte werking van fotokopiemachines enz.)

2000-heden

10 jaar

vernietigen

Dossier inzake het wagenpark van RO II (kilometerstanden van de wagens, facturatie van herstelling van de wagens van de parketten en parketten-generaal)

1999-heden

10 jaar

vernietigen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

1998-heden

10 jaar

vernietigen

DIENST ICT

Aankoopdossiers

27


Briefwisseling met gerechtelijke diensten

1998-heden

10 jaar

vernietigen

Principedossiers

1998-heden

10 jaar

vernietigen

DIRECTIE SPECIFIEKE EXPERTISECENTRA DIENST STRAFREGISTER BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

1945-heden

tot het overlijden van de betrokken persoon

vernietigen

ca. 1900-heden


Veroordelingsbulletins van de hoven en rechtbanken in strafzaken, nl. bulletins van veroordeling, van internering en van opschorting Kardex Alfabetische steekkaarten van de veroordeelden. Deze bevatten volgende gegevens: naam, voornamen, geboortedatum en -plaats, dossiernummer, naam van vader en moeder

28

vernietigen

Fichesysteem gebruikt vóór de invoer van de veroordelingen in een databank (vanaf oktober 1988). Deze fiches worden vandaag nog steeds gebruikt voor opzoekingen naar personen geboren voor 1930


1945-heden


bewaren


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

19de eeuwheden

50 jaar

bewaren

1999-heden

50 jaar

bewaren

Dubbels van de kostenstaten

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Betaalopdrachten aan de FOD Financiën

1995-heden

15 jaar

vernietigen

Regularisaties van de betalingen voor het Rekenhof

1995-heden

15 jaar

vernietigen

Databank van de veroordelingen tot criminele, correctionele of politiestraffen

DIENST GERECHTSKOSTEN

Principedossiers Inventaris van de principedossiers, getiteld: “Classement des dossiers de principe. Mise à jour le 1er septembre 1999” Dit is een herwerkte versie van een oudere inventaris (vermoedelijk uit de jaren zestig)

29

De originelen worden verzonden naar het Rekenhof


ARCHIEVEN VAN DE COMMISSIE VOOR GERECHTSKOSTEN IN STRAFZAKEN

Registers met handgeschreven verslagen 1963-heden

30 jaar

bewaren

Processen-verbaal van de vergaderingen van de Commissie voor gerechtskosten in strafzaken

1987-heden

30 jaar

bewaren

Dossiers van de Commissie voor gerechtskosten in strafzaken

1930-heden

10 jaar

bewaren

Inventarissen van de dossiers van de Commissie

1968-heden

10 jaar

bewaren

Informatieportaal van het Directoraatgeneraal Rechterlijke organisatie

2003-heden

niet van toepassing

bewaren na elke grondige aanpassing

Bevat volgende gegevens: data, aanwezigen, nr. dossier, korte inhoud van het debat, beslissing

30

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL RECHTERLIJKE ORGANISATIE ARCHIEFSELECTIELIJST 2007

Recommend Documents