ARCHIEF VAN DE FDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL PENITENTIAIRE INRICHTINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 16

ARCHIEF VAN DE FDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL PENITENTIAIRE INRICHTINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2008

ARCHIEF VAN DE FDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL PENITENTIAIRE INRICHTINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2008

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

LIJST VAN AFKORTINGEN BAB

Begroting, Aankopen, Boekhouding

BPR

Business Process Reengineering

BR

Besluit van de Regent

B.S.

Belgisch Staatsblad

CDRGA

Centrale Dienst van de Regie van de Gevangenisarbeid

CVI

Commissie Voorwaardelijke Invrijheidstelling

DIG

Dienst Individuele Gevallen

DIGG

Dienst Individuele Gevallen en Gratie

DG EPI

Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen

DG USM

Directoraat-generaal Uitvoering van Straffen en Maatregelen

DGZG

Dienst voor Gezondheidszorg Gevangenissen

DMWS

Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing

EMD

Electronisch Medisch Dossier

FOD

Federale Overheidsdienst

IDPB

Interne Dienst voor Preventie en Bescherming

KB

Koninklijk Besluit

MB

Ministerieel Besluit

MO

Ministeriële Omzendbrief

OBE

Oriëntatie- en Behandelingseenheid

OGV

Ondersteuning, Gebouwen, Veiligheid

PAD

Penitentiair Antropologische Dienst

PB

Pentitentiair beambte

PMO

Program Management Office

POC

Penitentiair Oriëntatiecentrum

PSD

Psychosociale Dienst

SIDIS

Système Informatique de Détention – Detentie Informatica Systeem

SUR

Strafuitvoeringsrechtbank

VI

Voorwaardelijke Invrijheidstelling

8

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk

De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering

De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk.

Adm. bewaartermijn

De administratieve bewaartermijn wordt bepaald door het Directoraatgeneraal Penitentiaire Inrichtingen en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De administratieve bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. Het directoraat-generaal kan deze termijnen immers te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming

De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen

Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven.

Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen - Archiefselectielijst

DIRECTEUR-GENERAAL BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering

Administratieve bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

-

-

-

-

-

BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

Notulen van het directiecomité

2006-heden

10 jaar

bewaren

Benoemingsdossiers (lopende procedures)

2006-heden

5 jaar

vernietigen

BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

ca. 1960-heden

tot het overlijden van de gedetineerde in kwestie

selecteren

TAALADJUNCT

Individuele dossiers inzake uitkeringen aan gedetineerden met een blijvende invaliditeit ten gevolge van gevangenisarbeid

Elk 10de dossier bewaren

Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen – Archiefselectielijst

SECRETARIAAT EN EXTERNE RELATIES COÖRDINATOR SECRETARIAAT EN EXTERNE RELATIES BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

2002-heden

10 jaar

bewaren

september 2003-heden

10 jaar

bewaren

2005-heden

10 jaar

bewaren

2000-heden

10 jaar

selecteren in overleg met het Rijksarchief op basis van een inventaris

?-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake het directiecomité Bevat: agenda’s, documenten, verslagen van vergaderingen

Dossiers inzake het interne managementteam Bevat: agenda’s, documenten, verslagen van vergaderingen

Dossier per gevangenis Bevat: briefwisseling, rapporten enz.

Thematische dossiers

Dossiers inzake de Staatsveiligheid

11


Dossiers inzake individuele personeelsleden (bijvoorbeeld inzake pesterijen)

2006-heden

5 jaar

vernietigen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

2006-heden

10 jaar


2006-heden

10 jaar

bewaren

2006-heden

10 jaar

bewaren

10 jaar


ATTACHE COMMUNICATIE

Thematische dossiers Alfabetisch geordend

Dossier per gevangenis Bevat: het jaarlijks verslag van het bezoek van de directeur-generaal aan de gevangenis, verslagen van de Financiële Inspectie, rapporten over het communicatieonderzoek in de gevangenissen 1 enz.

Collectieve brieven aan gevangenissen Dossiers inzake projecten en werkgroepen

2006-heden

1

Hoe worden berichten van de directie verspreid in de gevangenissen? Komen berichten terecht bij de penitentiaire beambten? Worden de richtlijnen inzake communicatie toegepast?

12


Dossiers inzake buitenlandse zendingen van personeelsleden van het DG EPI (contacten met de Dienst Internationale Betrekkingen van de Diensten van de Voorzitter)

2006-heden

3 jaar

vernietigen

Aanvragen van studenten

2006-heden

3 jaar

vernietigen

Aanvragen voor bezoeken aan gevangenissen

2006-heden

3 jaar

vernietigen

Vragen om informatie

2006-heden

3 jaar

vernietigen

Persaanvragen

2006-heden

3 jaar

vernietigen

SECRETARIAAT DIRECTEUR-GENERAAL BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Rapporten van de jaarlijkse bezoeken van de directeur-generaal aan de gevangenissen

2006-heden

10 jaar

bewaren

Verslagen van vakbondsvergaderingen

2007-heden

10 jaar

bewaren

Dossier inzake de stuurgroep ‘Agressie’

2007-heden

10 jaar

bewaren

13


‘Billets verts’ 2006-heden

10 jaar

bewaren

?-heden

10 jaar

bewaren


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Excel-document “Courrier Secrétariat” (register van briefwisseling)

2002-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers “bezoeken”

2002-heden

3 jaar

vernietigen

Dossiers “stages”

2002-heden

3 jaar

vernietigen

Dossiers “gerechtelijke stages”

2002-heden

3 jaar

vernietigen

Dossiers “onderzoeken en eindwerken”

2002-heden

3 jaar

vernietigen

Weigeringen

2002-heden

3 jaar

vernietigen

Dossier “annulaties”

2002-heden

3 jaar

vernietigen

Dossier “diverse (bezoeken)”

2002-heden

3 jaar

vernietigen

Vragen en nota’s van het kabinet

Elektronisch register van de ‘billets verts’

SECRETARIAAT

14


P&O BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

?-heden

20 jaar

bewaren

Ministeriële omzendbrieven

1995-heden

tot opheffing of vervanging

vernietigen

Dienstorders P&O

1998-heden

10 jaar

bewaren

Principedossiers

Individuele dossiers van het personeel van de strafinrichtingen en van het Veiligheidskorps Alfabetisch geordend

ca. 1900-heden

Bewaren op het niveau van de Dienst Juridische en Conceptuele Ondersteuning.

De dossiers van de leidinggevende en medische functies (gevangenisdirecteurs, sociale inspecteurs, hoofdgeneesheren, antropologen, adviseur-psychologen, d.w.z. de huidige klasse A1, A2, A3, A4) volledig bewaren.

100 jaar na geboorte van het personeelslid

selecteren

15

Uit de overige dossiers enkel bewaren: 1° de dienststaat 2° de officiële besluiten 3° de samenvattende weddefiche 4° de samenvattende fiche inzake ziekteverloven 5° ev. evaluatieformulieren en/of verslagen.


Klapper (steekkaartsysteem) op personeelsdossiers Bevat volgende gegevens: dossiernummer, naam, datum van geboorte, van indiensttreding, van pensioen, gevangenis waar het personeelslid tewerkgesteld is.

ca. 1930-1990

tot 2025

bewaren

Op lokaal niveau zullen de steekkaarten van de personeelsleden ook bewaard worden. 2

Er zijn 5 registers: - nrs. 2290-4744 (1877-jaren ’50) - nrs. 4745-8707 (jaren ’50-1977) - nrs. 8708-12120 (1977-1987) - nrs.12121-13706 (1987-1992). De gegevens werden bijgewerkt tot 15 oktober 1993 - nrs. 13707-14312 (1992-11 augustus 1993). De gegevens werden bijgewerkt tot 15 oktober 1993.

Personeelsregisters Dossiernummer, naam, data van de besluiten, loopbaan van de agent

1877-1993

tot 2025

bewaren

Databank “Personne”

1993-heden

tot substitutie

bewaren

Databank “SP-Expert” 2006-heden

tot substitutie

vernietigen

Databank “Begroting”

?-heden

10 jaar

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de basisoverlegcomités van de diverse strafinrichtingen

?-heden

10 jaar

bewaren

Databank voor het beheer van de activiteiten van het personeel (werk, verlof, ziekteverlof enz.)

2 3

Deze software dienstrooster is een hulp bij de planning voor het penitentiair personeel en bij het beheer van het administratieve aspect. De strafinrichtingen te Gent en Bergen werden in 2006 als eersten met deze software uitgerust. 3

P. DROSSENS, Archief van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst, p. 73. FOD Justitie. Jaarverslag 2006, Brussel, FOD Justitie, [2007], p. 61

16


Collectieve ministeriële besluiten (promoties en weddenherzieningen)

1990-heden

50 jaar

bewaren

Benoemings- en bevorderingsbesluiten

1998-heden

50 jaar

bewaren

Lijsten inzake bevorderingen en tussentijdse verhogingen

1990-heden

5 jaar

vernietigen

2001-heden

3 jaar

vernietigen

Dossiers inzake examens en aanwervingen (contractuelen, herstelconsulenten, …)

1996-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake contacten met vakbonden (briefwisseling, aanvragen van syndicale premies, syndicale verloven)

1974-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake mobiliteitsaanvragen

1990-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake arbeidsongevallen

1980-heden

10 jaar

vernietigen

Weddenherzieningen

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake premies (tweetaligheid, gevarenpremie chauffeurs enz)

1990-heden

10 jaar

vernietigen

Dagverslagen van het personeel in de strafinrichtingen Bevatten volgende gegevens: indiensttredingen, mutaties, pensioneringen, ontslagen, afwezigheden wegens ziekte, verlof enz. Geordend per gevangenis

17


Aanvragen tot cumulatiebemachtiging

1990-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake vorming

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake kilometercontigenten

2001-heden

5 jaar

vernietigen

Dossiers inzake veiligheid, gezondheid en verfraaiing van de werkplaats

1990-heden

5 jaar

vernietigen

2003-2007

10 jaar

bewaren

1988-heden

10 jaar

vernietigen

1945-2003

10 jaar

bewaren

Deze dossiers bevinden zich in 3 verhuisdozen met opschrift “Best. Commissie I” (II en III) in kelder –3.

1940-2003

10 jaar

bewaren

Het betreft 3 archiefdozen en een ordner.

1940-ca.1950

verstreken

bewaren

Het betreft 24 registers, bewaard in kelder -3.

‘Billets verts’ Vragen en nota’s van het kabinet

Dossiers inzake parlementaire vragen

Het betreft enkel vragen en antwoorden; deze worden gepubliceerd.

Dossiers inzake de bestuurscommissies van de strafinrichtingen Geordend per gevangenis. Bevatten gegevens betreffende de samenstelling van de commissies (ministeriële besluiten van benoeming) en overzichten van de werkzaamheden

Dienststaten van de bestuurscommissies van de strafinrichtingen Registers van personeel tewerkgesteld in gevangenissen en interneringscentra Bevat volgende gegevens: naam en voornaam, graad, datum van in diensttreding of eerste eedaflegging, geboorte- en huwelijksdatum, naam en voornaam van de echtgenote, geboorte- en overlijdensdatum

18


van de echtgenote, ev. datum van echtscheiding, mutaties (besluiten + wedde), gezinssituatie (geboortedata van de kinderen + aantal personen ten laste), vroegere diensten, wedde

Registers van personeel van militaire auditoraten

1944- ca. 1950

verstreken

bewaren

Het betreft 7 registers, bewaard in kelder -3.


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

PROGRAM MANAGER

Elektronische projectfiles Bevatten: doelstellingen van het project, opgave van de nodige maatregelen, menselijke middelen, coördinaten van de projectleider, de verschillende ‘milestones’ van het project enz.

2003-heden

3 jaar

vernietigen

2003-heden

3 jaar

vernietigen

Projectsys Elektronische tool voor projectopvolging

19

Deze projectfiches worden in de loop van het project telkens bijgewerkt; de weerslag ervan zal blijken op het niveau van de verschillende diensten.


Het DG EPI heeft het organogram op basis van het BPR niet overgenomen. Toch bewaren als weerspiegeling van het Copernicus gedachtengoed.

BPR (Business Process Reengineering) voor de verticale diensten van het DG EPI

2003-heden

3 jaar

bewaren

Processen-verbaal van de vergaderingen van het PMO-platform

2003-heden

3 jaar

vernietigen

Slide shows, presentaties voor regionale diensten

2003-heden

3 jaar

vernietigen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

2000-heden

5 jaar

vernietigen

?-heden

tot substitutie

vernietigen

Bewaren op het niveau van het Project Management Office (Diensten van de voorzitter).

ICT

Projectdossiers Intranet

20


FINANCIËLE INSPECTIEDIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

1997-heden

30 jaar

bewaren

2007-heden

10 jaar

bewaren

Inspectierapporten van de diverse gevangenissen Justix Tool voor het beheer van de massa van de gedetineerden

FINANCIEEL EN LOGISTIEK BEHEER BEGROTING - AANKOPEN - BOEKHOUDING (BAB) BEGROTING BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-

21



Datering



1908-heden

30 jaar

bewaren

1950-heden

30 jaar

bewaren

1954-1985 en 1991-heden

30 jaar

bewaren

Begrotingsdossiers: Rijksmiddelenbegroting

1954-heden

30 jaar

bewaren

Vastleggingsdossiers voor de strafinrichtingen

1974-heden

15 jaar

vernietigen

Jaarrekeningen per gevangenis (Staat 191)

1967-heden

30 jaar

vernietigen

Ministeriële rondzendbrieven en instructies uitgaande van de dienst

Opmerkingen

Met een inventaris beginnend in 1945

Principedossiers Thematisch geordend. Geen inventaris

Begrotingsdossiers

Jaarrekeningen van de penitentiaire instellingen: 1. Staat 193: volledige rekening

1967-heden

30 jaar

bewaren

2. Staat 194: vastgestelde en geïnde rechten voor de Schatkist

22

Eén exemplaar wordt gestuurd naar de minister van Financiën, die het doorstuurt naar het Rekenhof.


Onderhoudsprijs per gedetineerde, per dag voor de verschillende strafinrichtingen (Staten 247) 1972-heden

10 jaar

bewaren

ca. 1980-heden

30 jaar

bewaren

Werkdossiers

2000-2007

5 jaar

vernietigen

Listings van betalingsordonnanties

1998-2007

10 jaar

vernietigen

Vastleggingsbulletins

2002-heden

5 jaar

vernietigen

Buitenlandse schuldvorderingen

2000-heden

10 jaar

vernietigen

1930-nu

30 jaar

vernietigen

Reglementen betreffende de strafinrichtingen

1833-1943

verstreken

bewaren

2 kartonnen dozen “Allerlei – divers” en “Comptabilité de l’Etat” in kelder -3.

Reglementen betreffende de Rijksweldadigheidskolonies

1903-1921

verstreken

bewaren

2 kartonnen dozen “Colonies de bienfaisance de l’Etat – RW K Landlopers” in kelder –3.

ca. 1939-1945

verstreken

bewaren

[Kartonnen doos op het rek “Jos” in de kelder –3.]

De onderhoudsprijs is de prijs voor voeding, toiletartikelen, kledij, slaapartikelen per gedetineerde per dag.

Deficitaire rekeningen

Individuele dossiers inzake schadeloosstelling van gedetineerden voor verlies of diefstal van goederen in de gevangenis

Documenten betreffende de centra voor buitenlandse geïnterneerden te Marchin (Hoei), Merksplas, Nijvel, Rekem, Ruiselede en Sint-Andries (Brugge)

23


Inspectierapporten van de boekhouding van diverse interneringscentra en penitentiaire instellingen

1946-1953

verstreken

bewaren

Het betreft algemene rapporten over penitentiaire inrichtingen (1950-1953); rapporten over de instellingen van sociaal verweer te Bergen en Doornik (1947); de vreemdelingencentra in het Klein Kasteeltje (1948) en te Poix-Saint-Hubert (1949); het penitentiair mijncentrum Zwartberg (1950-51); interneringscentra te Beverloo (19461950), Breendonk (1946), Kortrijk (1946-1947), Dampreny (1947-1948), Dinant (1946-1947), Gent (1946), Grivegnée (1946-1948), Hemiksem (1946-1948), Hoei (1946), Lokeren (1946-1948), Leuven (1946-1947), Mechelen (1946-1950), Nimy (1946-1948), Klein Kasteeltje (1946-1951), Sint-Kruis Brugge (1946-1952), Vilvoorde (19461949) en de Rijksweldadigheidskolonie te Rekem (1947).

[Kartonnen doos op het rek “Jos” in de kelder –3.] Boekhoudkundige inspectierapporten van de strafinrichtingen, met bijhorende briefwisseling

1970-1987

verstreken

bewaren

Jaarrekeningen van de kolonies van Merksplas en Wortel en van de strafinrichting te Sint-Andries-Brugge (in gebruik tot 1991)

1975-1998

verstreken

bewaren

Dossiers inzake (de afrekening van) subsidies voor de grote werken aan de kolonies van Wortel en Merksplas, in het kader van hun omvorming tot gesloten instellingen na de afschaffing van de wet op de beteugeling van de landloperij (1993)

1988-ca 1999

verstreken

bewaren

24


Auditrapport door Tractebel over het beheer in de gevangenissen

jaren ‘90

5 jaar

bewaren

Dossiers inzake parlementaire vragen

1990-heden

10 jaar

vernietigen

Onderzoeksovereenkomsten met verschillende universiteiten inzake het project “herstelgerichte detentie”

1997-1999

10 jaar

bewaren

Subsidies aan organisaties die instaan voor de begeleiding van alternatief gestraften

1992-1999

10 jaar

bewaren


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

2000-heden

10 jaar

vernietigen

Worden gepubliceerd.

Deze bevoegdheid werd overgeheveld, eerst naar het DG Rechterlijke Organisatie, later naar DG Justitiehuizen.

AANKOPEN

Aankoopdossiers voor nationale aankopen Het betreft: celwagens, brandblusapparaten, voeding, kledij gedetineerden en uniformen personeel. Deze dossiers bevatten o.a. de Staten 20 voor de eerste uitzet van penitentiaire beambten bij indiensttreding

25


Werkdossiers 2000-heden

5 jaar

vernietigen

2000-heden

10 jaar na einde van het contract

vernietigen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

1941-heden

30 jaar

bewaren

Bevat: vragen om inlichtingen vanwege strafinrichtingen, aankopen waarvoor de vastlegging nog lopende is enz.

Kopieën van onderhoudscontracten afgesloten door de strafinrichtingen

BOEKHOUDING

Registers van de borgsommen van de rekenplichtigen van de gevangenissen (Registres des cautionnements des comptables des prisons) Bevat volgende gegevens: naam en voornaam rekenplichtige, bevoegdheden, inrichting, data van benoeming en installatie, data van de besluiten welke de borgtocht wijzigen, opmerkingen

26

Het betreft 3 registers: 1941-1946, 1946-177, 1977-heden.


Individuele dossiers van de rekenplichtigen van de gevangenissen

idem

tot de uitdiensttreding van de rekenplichtige

bewaren

2000-heden

10 jaar

vernietigen

Kopieën van de rekeningen der gelden van de strafinrichtingen: - Borderellen van uitgaven opgenomen in de afrekening (Staten 170)

Worden naar het Rekenhof gezonden. De dienst houdt een kopie bij (niet van alle bewijsstukken).

- Voorschottenrekeningen (Staten 177)

Kopieën van de warenrekeningen (Staten 226)

De jaarfactuurboeken van de inkomende facturen van de gevangenissen (Staten 169)

2000-heden

10 jaar

vernietigen

2000-heden

15 jaar

vernietigen

2000-heden

30 jaar

vernietigen

Papieren en elektronische versie

Driemaandelijkse staten (Staten 183) Driemaandelijkse staten van ontvangsten en uitgaven (rekening der gelden + massa)

4

Directoraat-generaal Uitvoering van Straffen en Maatregelen. Handleiding boekhouding en beheer, juli 2003.

27

De rekenplichtigen maken jaarlijks de rekening van hun beheer van waren voor de eerste maart over aan de centrale administratie. 4 De centrale administratie stuurt de rekening na verificatie door aan het Rekenhof en bewaart een kopie.


Elektronische beheerstabellen van de diverse strafinrichtingen

5

ca. 1997-heden

10 jaar

vernietigen

Listings van voorafgaandelijke toestemmingen vanwege de dienst BAB voor uitgaven boven de 2500 euro

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Facturen van uitgaven verricht door de dienst BAB voor het geheel van de strafinrichtingen (bijvoorbeeld voor opleidingscursussen gevolgd door ambtenaren van verschillende gevangenissen, voor gezamenlijke bestellingen, terugbetaling van transport- en zendingkosten van ambtenaren van het DG EPI)

2000-heden

10 jaar

vernietigen

Kopieën van machtigingen tot uitbetaling van invaliditeitsuitkeringen voor oud-gedetineerden (Rekenhof)

1985-heden

15 jaar

vernietigen

Rekeningen van uitgaven voor geïnterneerden krachtens de wet op het sociaal verweer

?-ca. 1990

10 jaar

vernietigen

Deze beheerstabellen worden op centraal niveau niet op systematische wijze bewaard. Bewaren op lokaal niveau. 5

P. DROSSENS, Archief van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst, p. 78.

28


DIENST ONDERSTEUNING, GEBOUWEN EN VEILIGHEID (OGV) BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

ca. 1995-heden

10 jaar

bewaren

2006-heden

10 jaar

bewaren

2006-heden

10 jaar

bewaren

Briefwisseling Principedossiers Werkdossier per gevangenis Bevat: aanvraagformulieren voor infrastructuurwerken, adviezen, briefwisseling met de Regie der Gebouwen enz.

Pdf-dossiers van de diverse strafinrichtingen

De dienst is nog te recent om nu reeds te beslissen of het papieren en/of het pdf-dossier bewaard zal worden. Voorlopig de beide bewaren.

2006-heden

10 jaar

bewaren


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-

MILIEU

29



Datering



Milieudossiers van de penitentiaire inrichtingen

1998-heden

20 jaar

selecteren

Dossier inzake het opstellen van een mobiliteitsdiagnostiek en het uitstippelen van een mobiliteitsbeleid van het Directoraat-generaal EPI

2004-heden

5 jaar

bewaren

Dossiers inzake energie-audits in de gebouwen van de FOD Justitie, 6 in samenwerking met de Regie der Gebouwen en FEDESCO (Federal Energy Service Company) 7

2004-heden

3 jaar

vernietigen

Dossier inzake de EMAS-certificatie

2005-heden

5 jaar

bewaren

Briefwisseling betreffende de werking van de Cel duurzame ontwikkeling

2004-heden

5 jaar

vernietigen

6

Opmerkingen

Een milieudossier van een open, van een half-open en van een gesloten instelling bewaren.

Bewaren op het niveau van de Cel duurzame ontwikkeling.

De FOD Justitie heeft 384 gebouwen (Federale Overheidsdienst Justitie, Brussel, 2007, p. 18). Momenteel worden in een 10-tal gebouwen energie-audits uitgevoerd. Federal Energy Service Company is een overheidsbedrijf dat als doel heeft projecten te bestuderen en te verwezenlijken die op het gebied van eco-efficiëntie een economische en ecologische vooruitgang verzekeren. Ze doet dit d.m.v. behoud, recuperatie en rationeel gebruik van energie, in welke vorm en voor welke doeleinden deze ook gebruikt wordt. 7

30


MOBIELE EENHEID ELEKTRONISCH TOEZICHT BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Personeelsdossiers


Planning van de werkzaamheden (plaatsen en verwijderen van de elektronische enkelbanden)

Datering


2007-heden

tot het uit dienst treden van het personeelslid

vernietigen

Datering



2007-heden


3 jaar

vernietigen

Opmerkingen

De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door de P&O dienst van het Directoraat-generaal EPI. Opmerkingen

De dossiers inzake elektronisch toezicht worden beheerd door de Dienst Operationele Ondersteuning Monitoring ET (Directoraatgeneraal Justitiehuizen).

STRATEGISCHE ONDERSTEUNING DIENST GEZONDHEIDSZORG GEVANGENISSEN (DGZG) BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Dossier betreffende de uitbouw van de dienst

Datering



1976-heden

20 jaar

bewaren

31

Opmerkingen



Principedossiers

Inspectierapporten, geordend per strafinrichting

Datering



1976-heden

50 jaar

bewaren

1976-nu

30 jaar

bewaren

1997-heden

tot substitutie

bewaren

1999-heden

tot substitutie

bewaren

Opmerkingen

Bevat o.a. dossiers over de aanpak van de hongerstakingen in de gevangenissen onder de ministers van Justitie Gol en Wathelet.

Databank “Epicure” Elektronisch medisch dossier (EMD). Bevat: medische gegevens van de gedetineerde, nota’s en voorschriften van de geneesheer van de gevangenis, medische attesten, resultaten van medische beeldvorming, van de klinische biologie of van gespecialiseerde onderzoeken

Databank “Medidata” Elektronische dossiers van de ca. 600 zelfstandigen werkzaam in de medische diensten van de gevangenissen (dokters, psychologen, tandartsen en andere zorgverleners). Bevat: identiteitsgegevens, taal, aanspreektitel, privé-adres, administratief adres, functie, gevangenis, enz.

32

In de nabije toekomst zal overgeschakeld worden op “Personamed”.


Personeelsdossiers Geordend op de geboortedatum van de betrokkene. Bevatten kopieën van contracten, maar ook nota’s over medische incidenten met gedetineerden, problemen met de dienst enz.

1940-heden

30 jaar

vernietigen

PACK-server met medische foto’s van gedetineerden

2008-heden

30 jaar

vernietigen

Boekhoudkundige dossiers (facturatie van honoraria en van aankopen van medisch materiaal)

1999-heden

10 jaar

vernietigen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Principedossiers

1998-heden

20 jaar

bewaren

Organogrammen van de psychosociale diensten in de Belgische strafinrichtingen

1998-heden

5 jaar

bewaren

PSYCHOSOCIALE DIENST

33

Bevat ook dossiers inzake de voorbereiding van ministeriële rondzendbrieven.


Kopieën van koninklijke en ministeriële besluiten in verband met de dienst

1998-heden

10 jaar

vernietigen

De originelen worden bewaard door Algemene Zaken van de FOD Justitie.

1998-heden

10 jaar

vernietigen

Ministeriële rondzendbrieven worden bewaard op het niveau van de Dienst Juridische en Conceptuele Ondersteuning.

bewaren

De adviesraad (de adviseur-generaal Maatregelen, de geneesheer-directeur, de administratief verantwoordelijke, 8 psychologen-directeurs, 6 inspecteurs maatschappelijk werk en 2 vormingsinspecteurs) bracht adviezen uit over problemen aangebracht door haar leden en die nadien verder onderzocht werden in de raad van beheer. 8

bewaren

De raad van beheer (de adviseur-generaal Maatregelen, 2 regionaal directeurs, de geneesheer-directeur, de administratief verantwoordelijke, de 2 psychologendirecteurs-coördinatoren en de 2 aangeduide inspecteurs maatschappelijk werk) stelde, indien nodig, bijkomende vragen, nam beslissingen op basis van adviezen geformuleerd door de adviesraad, en vertaalde deze in instructies. 9

Thematisch geordend

Kopieën van ministeriële circulaires

Processen-verbaal van de vergaderingen van de adviesraad

Processen-verbaal van de vergaderingen van de raad van beheer

8 9

1998-ca. 2005

1998-ca. 2005

5 jaar

5 jaar

Directoraat-generaal Strafinrichtingen, Jaarverslag 1999, p. 28. Directoraat-generaal Strafinrichtingen, Jaarverslag 1999, p. 29.

34


Processen-verbaal van de vergaderingen van het kwaliteitsteam

1998-ca. 2005

5 jaar

bewaren

1998-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake werkgroepen waar leden van de dienst deel van uitmaken

1998-heden

5 jaar

bewaren

Contracten met psychologen, maatschappelijk assistenten enz. die op zelfstandige basis in de strafinrichtingen werken

1998-heden

tot het einde van het contract

vernietigen

Dossiers inzake vragen van het kabinet, van de secretaris-generaal of van de directeur-generaal

1998-heden

10 jaar

bewaren

1998-ca. 2004

5 jaar

vernietigen

Projectdossiers Dossiers inzake de voorbereiding en de uitvoering van diverse psychosociale projecten

Dossiers inzake parlementaire vragen 10

Ibid., p. 28.

35

Het kwaliteitsteam (de geneesheer-directeur, de administratief verantwoordelijke, vertegenwoordigers van elke PSD-functie en 2 PSD-directeurs) stippelde de beleidslijnen en de dagelijkse politiek van de dienst uit. Het doel van het kwaliteitsteam was: 1° toe te zien op het verbeteren van de kwaliteit van de adviezen die aan de bevoegde instanties werden bezorgd; 2° het optimaliseren van de begeleiding van de gedetineerden; 3° garant te staan voor een uniforme werking van de verschillende PSD-teams. 10


GEDEPONEERD ARCHIEF: ARCHIEVEN VAN DE PENITENTIAIR ANTROPOLOGISCHE DIENST (PAD)11 BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



1963-1990

10 jaar

bewaren


Datering



Jaarverslagen van de Oriëntatie- en Behandelingseenheden opgemaakt door de geneesheer-directeur (krachtens de ministeriële omzendbrief van 12 juli 1994)

1994-1997

10 jaar

bewaren

Morele en antropologische dossiers (nrs. 1 tot ca. 141.500)

1953-heden

20 jaar na vrijlating

selecteren

1953-heden

tot substitutie

bewaren

Briefwisseling van de geneesheerdirecteur

Opmerkingen

Opmerkingen

De morele en antropologische dossiers van de gedetineerden waarvan het opsluitingsdossier wordt weerhouden, bewaren. 12

Steekkaartsysteem op morele dossiers Bevat volgende gegevens: naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, dossiernummer, datum van inschrijving dossier, gevangenis van herkomst, eventueel ook de datum van uitlening van het dossier en de bestemming

11

Bewaard in de gevangenis van Sint-Gillis (kelder onder vleugel C). Voor de selectiecriteria inzake opsluitingsdossiers: zie P. DROSSENS, Archief van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst, p. 52-55.

12

36


Registers van binnenkomende morele dossiers Bevat volgende gegevens: datum, gevangenis, naam en voornaam, dossiernummer

?-heden

20 jaar

vernietigen

Bevatten dezelfde gegevens als het steekkaartsysteem.

GEDEPONEERD ARCHIEF: ARCHIEVEN VAN HET PENITENTIAIR ORIËNTATIECENTRUM (POC) 13 BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



ca. 1963-1987

verstreken

bewaren

Dienstorders en dienstnota’s

ca. 1963-1987

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de organisatie en werking van de dienst

ca. 1963-1987

verstreken

bewaren

Personeelsdossiers

ca. 1963-1987

verstreken

bewaren

Datering



ca. 1963-1987

verstreken

bewaren

Briefwisseling: inkomende en minuten van uitgaande brieven

Opmerkingen

Genummerd & in ordners


Observatiedossiers van gedetineerden 491 dossiers in genummerde ordners, met vermelding van de naam van de gedetineerde op de rug van de map

13

Bewaard in de gevangenis van Sint-Gillis, meer bepaald in de kelder onder vleugel C.

37

Opmerkingen


Klapper (steekkaartsysteem) op de onderzochte gedetineerden

ca. 1963-1987

verstreken

Elektro-encefalogrammen (e.e.g.-scans) van de onderzochte gedetineerden

ca. 1963-1987

verstreken

Verhandelingen, onuitgegeven rapporten, publicaties van het personeel

ca. 1963-1987

verstreken

bewaren


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

1975-heden


bewaren

januari 1970heden

tot substitutie

bewaren

1985-heden

tot substitutie

bewaren

bewaren

selecteren

30 e.e.g.’s bewaren: 10 genomen aan het begin, 10 in het midden en 10 aan het einde van de reeks.

JURIDISCH & CONCEPTUEEL

Ministeriële omzendbrieven en collectieve brieven Register van de ministeriële omzendbrieven Register van de collectieve brieven

38

De elektronische versie van de meest recente ministeriële omzendbrieven en collectieve brieven is raadpleegbaar op intranet.


Principe- en studiedossiers ca. 1940-heden


Inventaris van de principedossiers

ca. 1960-?

bewaren

Thematische dossiers

1980-heden

Geschillendossiers (betreffende werkongevallen in gevangenissen, diefstallen van persoonlijke bezittingen, muiterijen, onwettige detentie enz.)

Een eerste selectie van de principe- en studiedossiers betreffende de jaren 1925-1980 (15 strekkende meter) werd in 2001 overgedragen aan het Rijksarchief. 14 Er bevinden zich in de kelder –3 echter nog principedossiers. De codes op de rug (Romeinse en Arabische cijfers) verwijzen naar een thematische indeling. De meest recente principedossiers bevinden zich in de kantoren van de medewerkers. Hiervan is voorlopig geen inventaris beschikbaar. Getypte inventaris met aanduiding van de codes in Romeinse en Arabische cijfers.


30 jaar

Elk 10de dossier bewaren. 1945-heden

30 jaar

selecteren

1981-heden

tot substitutie

bewaren

Geordend per jaar, per nummer.

De geschillendossiers vanaf 1982 worden in de kantoren bewaard. De dossiers uit de periode 1945-1981 bevinden zich vermoedelijk in de kelder –3.

Register van de geschillendossiers Bevat volgende gegevens: nr. dossier, naam, jurisdictie 14

R. DEPOORTERE, N. SAOUDI, I. WILLE, Inventaire des archives du Ministère de la Justice. Direction générale des Etablissements pénitentiaires. Service Etudes et Affaires générales, secrétariat du directeur général et service du personnel pénitentiaire. Versement 2001, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2001.

39


Elektronisch register van de geschillendossiers (Word) 2000-heden

tot substitutie

bewaren

1984-1993 en 2001-2003

10 jaar


1996-heden

10 jaar

vernietigen

ca. 1987-heden

tot het overlijden van de gedetineerde

selecteren

eind jaren 1980-1992

10 jaar

bewaren

Bevat dezelfde gegevens: nr. dossier, naam, jurisdictie

Dossiers inzake parlementaire vragen en interpellaties Elektronisch register van de parlementaire vragen (Excel) Bevat volgende gegevens: schriftelijke of mondelinge vraag, nummer, datum, aanvrager, onderwerp, publicatie, beheer van het dossier, verzending naar het kabinet, retour vanwege het kabinet, opmerkingen

Dossiers inzake werkongevallen bij gedetineerden tijdens de detentie 15 Alfabetisch geordend

Inspectiedossiers van de penitentiaire inrichtingen

Elk 10de dossier bewaren.

Het betreft hier dossiers geërfd van de vroegere inspecteur-generaal.

Geordend per strafinrichting

15

Soortgelijke dossiers, nl. individuele dossiers inzake werkongevallen bij leden van het penitentiair personeel werden reeds geselecteerd en overgedragen aan het Rijksarchief. R. DEPOORTERE, N. SAOUDI, I. WILLE, Inventaire des archives du Ministère de la Justice. Direction générale des Etablissements pénitentiaires. Service Etudes et Affaires générales, secrétariat du directeur général et service du personnel pénitentiaire. Versement 2001, Bruxelles, 2001, p. 4.

40


Dossiers van inspecteur-generaal Janssens over vergaderingen van de Raad van Europa betreffende het penitentiair beleid

jaren 1980

5 jaar

bewaren

Bevat: uitnodigingen, processen-verbaal van de vergaderingen, bijlagen

REGIONALE DIRECTIE (NOORD EN ZUID) (ADJUNCT) REGIONAAL DIRECTEUR BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Ministeriële omzendbrieven en collectieve brieven

1945-heden


bewaren

Volledige verzameling bewaard op het bureau van dhr. M. George.

Verslagen van het managementteam

2003-heden

10 jaar

vernietigen

Thematische dossiers (projectdossiers over bepaalde aspecten van het penitentiair beleid, bijvoorbeeld: de hoge veiligheidsafdelingen)

2000-heden

10 jaar

bewaren

41

Bewaren op het niveau van de coördinator Secretariaat en Externe Relaties.


Dossier per strafinrichting 2000-heden

10 jaar


Operationele plannen van strafinrichtingen

2006-heden

5 jaar

bewaren

Verslagen van de basisoverlegcomités van de diverse strafinrichtingen

2005-heden

10 jaar

vernietigen

Dossier inzake het structureel overleg met de Vlaamse overheid betreffende hulp- en dienstverlening aan gedetineerden 16 en de gefaseerde implementatie van het samenwerkingsakkoord met het Vlaamse Ministerie Welzijn

2000-heden

20 jaar

bewaren

Dossiers inzake ontwikkelingscirkels

2005-heden

5 jaar

vernietigen

Dossiers inzake personeelszaken (bijvoorbeeld wervingsprocedures)

2000-heden

10 jaar

vernietigen

Onderverdeeld in verschillende mappen: basisoverlegcomités, personeel, gedetineerden, varia…

Bewaren op het niveau van de P&O dienst.

COÖRDINATOR HERSTELGERICHTE DETENTIE

16


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-

Strategisch Plan Hulp- en dienstverlening aan gedetineerden, goedgekeurd door de Vlaamse regering op 8 december 2000.

42



Datering



2000-2004

10 jaar

bewaren

2000-heden

10 jaar

bewaren

2000-heden

10 jaar

bewaren

2000

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake personeelszaken (recrutering van contractuele attachés, functiebeschrijvingen)

2000-heden

10 jaar

vernietigen

Dossier per gevangenis

2000-heden

10 jaar

vernietigen

Publicaties, brochures, video’s of DVD’s gerealiseerd door de dienst

2000-heden

5 jaar

één exemplaar bewaren in de drie nationale talen

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Bovenlokale jaarverslagen Jaarverslagen van de herstelconsulenten Aanvankelijk op papier, nu elektronisch

Verslagen van het maandelijkse werkoverleg tussen de coördinator herstelgerichte detentie en de plaatselijke herstelconsulenten Dossier inzake de ministeriële rondzendbrief nr. 1719 (4 oktober 2000)

Begrotingsdossiers De dienst heeft een apart budget voor vorming voor gedetineerden door externe partners

43

Opmerkingen


Projectdossiers (bijv. het project Herstelfonds of Opvang van personeelsleden die tijdens het werk het slachtoffer werden van agressie/in samenwerking met het Rode Kruis)

2000-heden

10 jaar


Dossiers inzake diverse werkgroepen voor welbepaalde projecten (bijv. werkgroep Individueel werkboek, Burgerlijke Partij, Intranet) of werkgroepen op het niveau van het DG (bijv. werkgroep betreffende ‘afdelingen voor de uitvoering van individuele bijzondere veiligheidsmaatregelen’, voorheen ‘afdelingen hoge veiligheid’)

2000-heden

10 jaar


Dossier inzake externe partners (bijv. vzw De Rode Antraciet)

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de voorbereiding van publicaties

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Dossiers inzake vorming (herstelconsulenten, magistraten, penitentiaire beambten enz.)

2000-heden

5 jaar

vernietigen

2005-heden

5 jaar

selecteren

Excel-sheets “Registratie en evaluatie opvangteams”. In 2005 opgerichte teams met speciaal opgeleide personeelsleden om steun te bieden aan collega’s die tijdens hun werk een traumatiserende gebeurtenis (bijv. agressie) meemaken. De inrichtingen sturen gegevens door over incidenten in de

44

De resultaten van de analyse bewaren; de sheets vernietigen.


gevangenissen die op centraal niveau geanalyseerd worden met het oog op de ontwikkeling van mechanismen om te anticiperen op conflicten.

Dossier inzake de organisatie van een forum over herstelrecht in 2004 (Marneffe), en in 2005 (Gent)

2004-2005

5 jaar

bewaren

Dossiers inzake internationale congressen

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Vragen vanwege het kabinet, o.a. groene nota’s

2000-heden

10 jaar

bewaren

Persberichten

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Bevat stukken betreffende de historiek, de voorbereiding, de akten

DIENST INDIVIDUELE GEVALLEN (DIG) BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

?-heden

20 jaar

bewaren

Principedossiers

45


Individuele dossiers ca. 1954-heden

20 jaar na de laatste vrijlating 17 van de gedetineerde

selecteren

of 10 jaar na het overlijden

Dossiers tot en met 1960: dossiers integraal bewaren. Dossiers vanaf 1961: enkel de dossiers bewaren van gedetineerden veroordeeld tot criminele straffen. Eveneens bewaren: de zogenaamde ‘vedettendossiers’. Dit zijn dossiers die dikwijls opnieuw uitgehaald/gebruikt worden en daarom op een apart rek geplaatst worden. De oudste individuele dossiers (nrs. 1-30.000) van de DIG en van de rechtsvoorganger, Geschillen der Gevangenissen, bevinden zich in de gevangenis van Sint-Gillis, meer bepaald in de kelder onder vleugel C. 18

Klapper (steekkaartsysteem) op de individuele dossiers Bevatten volgende gegevens: naam gedetineerde, geboortedatum, geboorteplaats, nummer van het dossier

Dossiers voorwaardelijke invrijheidstelling (wet Lejeune van 31 mei 1888)

1897-heden

ca. 1950-1999

tot substitutie

bewaren

20 jaar na de VI

selecteren

Voor de gedetineerden waarvan het individueel dossier bewaard wordt, ook het VI-dossier bewaren. Eveneens bewaren: dossiers waarop de minister aantekeningen gemaakt heeft.

17

Vrijlating, en dus geen “strafonderbrekingen” zoals bijvoorbeeld ontvluchtingen! Enkel de (op het tijdstip van de verhuizing) ‘passieve’ dossiers werden verhuisd. Er bevinden zich dus ook nummers kleiner dan 30.000 in het archief van de DIG in de Waterloolaan. 18

46


Adviesdossiers voorwaardelijke invrijheidstelling (wetten van 5 en 18 maart 1998)

1999-2007

20 jaar na de VI

vernietigen

1972-heden

tot substitutie

bewaren

1972-heden

tot substitutie

bewaren

1990-heden

tot substitutie

bewaren

De originele adviezen worden bewaard in het archief van de commissie voor de voorwaardelijke invrijheidstelling. 19

Register van ontvluchtingen en pogingen tot ontvluchting Bevat volgende gegevens: volgnummer, dossiernummer, gevangenis, naam, voornaam, wettelijke toestand, datum van het gebeurde, aangewend middel, opmerkingen

Register van zelfmoorden en pogingen tot zelfmoord Bevat volgende gegevens: volgnummer, dossiernummer, gevangenis, naam, voornaam, wettelijke toestand, datum van het gebeurde, aangewend middel, opmerkingen

Register halve vrijheden Bevat volgende gegevens: volgnummer, gevangenis, naam en voornaam, dossiernummer, straffen, datum halve vrijheid

19

P. DROSSENS, Archief van de Commissie Voorwaardelijke Invrijheidstelling. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, 29 p.

47


Register van voorlopige invrijheidstellingen met het oog op de voorwaardelijke invrijheidstelling 1953-1999

20 jaar

bewaren

1998-heden

tot substitutie

bewaren

1998-januari 2007

20 jaar

bewaren

1997-heden

tot substitutie

bewaren

Bevat volgende gegevens: volgnummer, gevangenis, naam, dossiernummer, datum van invrijheidstelling, voogdij, opmerkingen

Register van de voorlopige invrijheidstellingen om gezondheidsredenen Bevat volgende gegevens: volgnummer, naam, voornaam, dossiernummer, datum van invrijheidstelling, datum van overlijden

Register van voorlopige invrijheidstelling vreemdelingen Bevat volgende gegevens: dossiernummer, naam, voornaam, gevangenis, datum van de beslissing van de minister, datum van invrijheidstelling

Register van voorlopige invrijheidstelling van seksuele delinquenten (veroordeeld voor zedenfeiten) Bevat volgende gegevens: volgnummer, naam, dossiernummer, datum van beslissing, datum van voorlopige invrijheidstelling, ev. begeleiding, data van rapporten

48

In de Nederlandstalige dienst vervangen door een Excel-document.


Register van toegekende VI Bevat volgende gegevens: volgnummer, strafinrichting, naam en voornaam, dossiernummer, datum van het KB dat de VI toekent, ondergane periode, begeleiding, uitgesproken straffen, bemerkingen, hoeveelste voorstel, positief of negatief advies, taalrol, huisvesting

[28 december 1931]- april 1999

20 jaar

bewaren

1938-1999

20 jaar

bewaren

1938-1999

20 jaar

bewaren

2001-heden

tot substitutie

bewaren

Register van verdagingen en verwerpingen van VI Bevat volgende gegevens: volgnummer, strafinrichting, naam, dossiernummer, verdaging of verwerping, opmerkingen, datum beslissing

Register intrekkingen VI Bevat volgende gegevens: volgnummer, gevangenis, naam, voornaam, dossiernummer, motief van de veroordeling ten tijde van de VI, motief van de intrekking van de VI, jaar van de VI, jaar van het verstrijken van de proefperiode, jaar van het intrekken van de VI

Register TBR (terbeschikkingstelling) Bevat volgende gegevens: volgnummer, naam, gevangenis, datum invrijheidstelling

49

In de Nederlandstalige dienst vervangen door een excel-document.


Register elektronisch toezicht Bevat volgende gegevens: naam, voornaam, datum aankomst, volledig dossier, uiterste datum voor beslissing, datum van beslissing

2000-7 juni 2002

20 jaar

bewaren

1999-heden

tot substitutie

bewaren

2002-heden

tot substitutie

bewaren

In de Nederlandstalige dienst vervangen door een excel-document.

Register “Computer op cel” Bevat volgende gegevens: naam, voornaam, dossiernummer, datum van beslissing

Excel-document inzake elektronisch toezicht, voorlopige invrijheidstelling seksuele delinquenten en TBR

DIENST ADMINISTRATIEF BEHEER BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

1998-heden

tot substitutie

bewaren

2001-heden

tot substitutie

bewaren

SIDIS (Système Informatique de Détention-Detentie Informatica Systeem) Griffie Databank

50


OPERATIONELE ONDERSTEUNING CENTRALE DIENST VAN DE REGIE VAN GEVANGENISARBEID (CDRGA) BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Verslagen van de driemaandelijkse vergaderingen van de beheerscommissie

april 2007heden

10 jaar

bewaren


Datering



Dossiers inzake de organisatie van opleidingen voor het technisch personeel

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Excel-bestanden inzake de uitvoering van de tweejarige projecten goedgekeurd door de beheerscommissie in 2007

2007-heden

5 jaar

vernietigen


Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-

Opmerkingen

Opmerkingen

DIENST BOEKHOUDING

51



Datering



Elektronisch boekhoudprogramma PIA (Public Integrated Accounting)

2002 - heden

10 jaar

bewaren

Balansen en resultaatrekeningen

1931-heden

30 jaar

bewaren

Balansen van de rijkslandbouwbedrijven (Merksplas, Ruiselede, Wortel, Marneffe, SaintHubert, Hoogstraten)

1980-1993

30 jaar

bewaren

Rekening der gelden per gevangenis

1985-heden

30 jaar

vernietigen

Warenrekeningen van gevangenissen met ateliers

1985-heden

30 jaar

vernietigen

Administratieve dossiers van projecten

1995-heden

10 jaar


Aan- en verkoopfacturen van projecten

1995-heden

10 jaar

vernietigen

?-heden

10 jaar

vernietigen

Grati Tool voor het beheer van de vergoedingen (gratificaties) van de gedetineerden

52

Opmerkingen

Artikel 3 van het MB van 1 oktober 2004 tot inrichting van de in dubbele boekhouding van de Regie van de gevangenisarbeid en haar controle: “De originele verantwoordingsstukken en de boeken worden gedurende tien jaar bewaard, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op afsluiting volgt.”

Wordt bewaard in de kelder.


Maandelijkse staten van vergoedingen (‘gratificaties’) van gedetineerden

1995-heden

10 jaar

vernietigen

Uitbetalingen van schadeloosstellingen aan ex-gedetineerden die een blijvende invaliditeit hebben opgelopen ten gevolge van een arbeidsongeval in de gevangenis

1995-heden

20 jaar

selecteren

Aan- en verkoopdagboeken van de diverse penitentiaire inrichtingen

1995-heden

10 jaar

vernietigen

Dagboeken ‘diverse verrichtingen’

1995-heden

10 jaar

vernietigen

Facturen van alle vestigingen

1995-heden

10 jaar

vernietigen

Facturen van investeringen

1995-heden

10 jaar

vernietigen

Stortingen aan de schatkist

1995-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers van dubieuze debiteurs

1990-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers van falingen

1990-heden

10 jaar

vernietigen

Overzicht van de stock

1995-heden

10 jaar

vernietigen

Jaarlijkse inventaris van de ateliers in gevangenissen

1995-heden

10 jaar

vernietigen

Maandelijkse BTW-aangiften

1995-heden

10 jaar

vernietigen

Collectieve betalingen

1995-heden

10 jaar

vernietigen

Rekeninguittreksels

1995-heden

10 jaar

vernietigen

53

Ongeveer 5 % van de dossiers bewaren, bij voorkeur de dikste dossiers.


TECHNISCHE DIENST BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



Opmerkingen

-

-

-

-

-


Datering



Opmerkingen

Technische dossiers van de gevangenissen

1970-2006

10 jaar

selecteren

Aankoopdossiers

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Klantendossiers

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Contracten met klanten

1980-heden

20 jaar na afloop van het contract

vernietigen

Offertes voor de Regie der Gebouwen

1997-heden

10 jaar

vernietigen

Uitgeprinte versies van bestelbons

2003-heden

3 jaar

vernietigen

Datering



2003-heden

tot uitdiensttreding

vernietigen

Enkel de map “Regie der Gebouwen” met plattegronden bewaren.

Deze gegevens zijn opgeslagen in PIA.

VEILIGHEIDSKORPS BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Personeelsdossiers

54

Opmerkingen

De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door de P&O dienst van het DG EPI.


Verloffiches

2003-heden

3 jaar

vernietigen

Datering



Principedossiers

2003-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake het verstrekken van het basispakket van het uniform en de jaarlijkse kledijvernieuwing

2003-heden

3 jaar

vernietigen

Datering



2003-heden

tot het uit dienst treden van het personeelslid

vernietigen

Datering



2003-heden

3 jaar

vernietigen


Opmerkingen

CENTRALE GARAGE BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Personeelsdossiers


Rittenbladen

55

Opmerkingen



INTERNE DIENST VOOR PREVENTIE EN BESCHERMING (IDPB) BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST

Datering



2004- heden

tot de betrokkene de dienst verlaat

vernietigen

Datering



Dienstnota’s van de voorzitter en van het DG EPI

2004-heden

5 jaar

bewaren

Notulen van de maandelijkse teamvergaderingen

2004-heden

5 jaar

bewaren

Individuele dossiers van de preventieadviseurs BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST

Kopieën van de verslagen van de basisoverlegcomités

2004-heden

5 jaar

bewaren

Maandverslagen van de preventieadviseurs

2004-heden

5 jaar

vernietigen

Jaarverslagen

2004-heden

5 jaar

bewaren

Geordend per strafinrichting

56

Opmerkingen


De preventieadviseurs zijn verplicht om de basisoverlegcomités te informeren over de preventiemaatregelen die in de strafinrichting moeten genomen worden. Deze verslagen geven dus een goede samenvatting van hun actie.


Adviezen (over diverse onderwerpen, o.a. persoonlijke beschermingsmiddelen, werken in de hoogte, legionellabestrijding enz.), vaak met een ontwerp van dienstnota in bijlage

2004-heden

10 jaar

bewaren

Meldingen van arbeidsongevallen

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Werkpostfiches van diverse strafinrichtingen

2006-heden

5 jaar

vernietigen

Dossier inzake (de organisatie van) opleiding

2004-heden

5 jaar

vernietigen

57

Op lokaal niveau moeten de arbeidsongevallensteekkaarten 10 jaar bijgehouden worden.

ARCHIEF VAN DE FDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE DIRECTORAAT-GENERAAL PENITENTIAIRE INRICHTINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

Recommend Documents