ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 21

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

door Guy COPPIETERS

Brussel 2008

2

ARCHIEF VAN DE FOD KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

door Guy COPPIETERS

Brussel 2008

4

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

LIJST VAN AFKORTINGEN ADSV

Algemene Directie voor Selectie en Vorming

Ann.adm.

Annuaire administratif et judiciaire de Belgique / Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België

Besl. W.

Besluitwet

B&B

Budget en Beheerscontrole

B.S.

Belgisch Staatsblad

BSG

Besluit van de secretarissen-generaal

CDVU

Centrale Dienst der Vaste Uitgaven

CMCES

Comité Minstériel de Coordination Économique et Social

CRISP

Centre de recherche et d'information socio-politiques

CSC

Comité supérieur de controle

DAB

Dienst van Algemeen Bestuur

DEM

Diensten van de Eerste Minister

DEH

Dienst voor Economisch Herstel

EM

Eerste Minister

FOD

Federale Overheidsdienst

FVD

Belgische Federale Voorlichtingsdienst

GM

Gids der Ministeries / Guide des Ministères

HCT

Hoog Comité van Toezicht

ICT

Informatie- en Communicatietechnologie

IEC

Interministeriële Economische Commissie

Inbel

Belgisch Instituut voor Voorlichting en Documentatie

IPC

International Perscentrum in het Résidence Palace (RP-IPC)

Inbel

Belgisch Instituut voor Voorlichting en Documentatie / Institut belge d’Information et de Documentation

KB

Koninklijk Besluit

MCEC

Ministerieel Comité voor Economische Coördinatie

MCESC

Ministeriëel Comité voor Economische en Sociale Coördinatie

OREC

Office de Redressement Économique

P&O

Personeel en Organisatie

POD

Programmatorische Federale Overheidsdienst

PM

Premier Minstre

RB

Regentsbesluit

7

SAG

Service d'administration générale

SFI

Service Fédéral belge d’Information

SPR

Secrétariat Permanent au Recrutement / Secrétariat permanent de recrutement du personnel de I’État

s.m.

strekkende meter

VNCPC Vaste Nationale Cultuurpactcommissie VWS

Vast Secretariaat voor Werving van het Rijkspersoneel / Vast Wervingssecretariaat

8

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het personeel van FOD Kanselarij van de EM weet op deze wijze in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn voor vernietiging in aanmerking komen en welke wegens hun historisch belang blijvende bewaring verdienen. Deze laatste kunnen op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefbescheiden

De archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Archiefbescheiden, die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling, maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering De archiefbescheiden worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Adm. bewaartermijn

De administratieve bewaartermijn wordt bepaald door de FOD Kanselarij van de EM en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De administratieve bewaartermijnen, die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn nog voor wijziging vatbaar. De FOD Kanselarij van de EM kan deze termijnen op elk moment opnieuw bekijken.

Def. bestemming

De definitieve bestemming wordt bepaald door het Algemeen Rijksarchief in overleg met de contactpersonen, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen

Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven

9

10

Archiefselectielijst

Datering

Administratieve bewaartermijn

Thematische dossiers inzake de werking van de FOD Kanselarij van de EM

2003-heden

Legislatuur

Bewaren

Geordend volgens directie / (staf)dienst / commissie en vervolgens per onderwerp.

Notulen en bijhorende vergaderstukken van het Forum van de voorzitters van de FOD’s en POD’s

2003-heden

6 jaar

Bewaren

Chronologisch geordend per vergadering.

Managementplan 2004-2008

2004

4 jaar

Bewaren

Register van ingekomen en uitgaande stukken

?-heden

Legislatuur

Bewaren

BESCHEIDEN

Definitieve bestemming

Opmerkingen

1. BEHEERSORGANEN OF ‘HORIZONTALE’ DIRECTIES 1.1. VOORZITTER VAN HET DIRECTIECOMITÉ

11

Vermenging met stukken van beleidscel. Intern beschouwd als zijnde “privaat” archief.


BESCHEIDEN

Datering


1.2. DIRECTIECOMITÉ Archiefbescheiden betreffende het Directiecomité worden bewaard door de Stafdienst P&O.

12


Opmerkingen


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

1.3. GEMEENSCHAPPELIJKE STAFDIENSTEN / SERVICES D’ENCADREMENT COMMUNS 1.3.1. Dienst Budget & Beheerscontrole (B&B) / Service Budget & Controle de la Gestion 1.3.1.1. Directeur stafdienst Budget & Beheerscontrole (shared Services) Besluitenlijst van de vergadering met de stafdirecteurs

2003-heden

5 jaar

Bewaren

Rapporten aan het Directiecomité

2003-heden

5 jaar

Vernietigen

Tussentijdse (technische) rapporten betreffende financiële aangelegenheden

2003-heden

6 jaar

Vernietigen

Maandelijkse boordtabel betreffende financiële beheerscontrole

2003-heden

6 jaar

Vernietigen

Rapporten betreffende occasionele gebeurtenissen

2008-heden

6 jaar

Bewaren

Dossiers inzake maatsoftware voor de shared services

2007-heden

5 jaar

Bewaren

Mailberichten ontvangen en verstuurd door de directeur van de stafdienst B&B

2003-heden

5 jaar

Bewaren

Opgesplitst per FOD en per thema boekhouding, begroting, Directiecomité.

Verstreken

Bewaren

Update in 2004 en 2005 op niveau van de FOD. Bewaard bij de stafdienst P&O.

Managementplan 2003 van de directeur

2003

13

Bewaard bij de bescheiden van het Directiecomité.

Bewaard bij Directiecomité.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

1.3.1.2. Boekhouding van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister

Koninklijke en Ministeriële Besluiten betreffende financiële en boekhoudkundige aangelegenheden

1992-heden

5 jaar

Bewaren

Vóór 1992 bevinden deze originelen zich bij de Personeelsdienst. Het betreft hier onder meer de aanstelling van rekenplichtigen bij MB en de toekenning van subsidies bij KB.

Budgettaire en boekhoudkundige gegevens onder elektronische vorm, ingebracht in het programma Cobra

1997-heden

6 jaar

Bewaren

Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 125).

Vastleggingbulletins betreffende kredietreservering voor bepaalde uitgaven

1998-heden

6 jaar

Vernietigen

Chronologisch geordend. Bevat contracten en bestelbons. Chronologisch geordend.

Ordonnanties met opdracht tot betaling aan het Ministerie van / de FOD Financiën. Formulier en bijhorende bewijsstukken betreffende de betaling van facturen en schuldvorderingen

1998-heden

6 jaar

Vernietigen

Aanrekeningslijsten van de Thesaurie van het Ministerie van / de FOD Financiën met uittreksels van uitgaven

1998-heden

6 jaar

Vernietigen

Geldend als officieel bewijs dat de ordonnantie werd uitgevoerd.

Tabellen betreffende de herverdeling van gestemde kredieten per basisallocatie afkomstig van de CDVU. Met begeleidende brief

1993-heden

1 jaar

Vernietigen

Controle-instrument om risico van kredietoverschrijding te vermijden.

Kopies van de bestelbons gericht aan de leveranciers

1998-heden

6 jaar

Vernietigen

Nederlands- of Franstalig volgens de taal waarin het contract of de factuur is opgemaakt.

Kopie ervan bevindt zich ook bij het economaat. Vanaf 2005 per dienst geordend.

14


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

Originelen bevinden zich bij het Rekenhof. Kopies van ingekomen facturen

1998-2002

6 jaar

Vernietigen

Alfabetisch geordend per leverancier en per jaar. Belangrijke of specifieke geordend in afzonderlijke ordner, bijvoorbeeld advocaten, De Lijn,…

Ingekomen facturen

2003-heden

6 jaar

Vernietigen

Kopie van de rekeningen van de biculturele instellingen

2002-heden

2 jaar

Vernietigen Voor fiche 281.10 worden de originelen opgemaakt door de CDVU.

Kopie van persoonlijke fiches voor belastingsaangifte 281.10 (werknemers), 281.50 (vrije beroepen) en 325.10 (verzamellijsten van gegevens van persoonlijke fiches)

1998-heden

6 jaar

Vernietigen

Kopie van staat van personeelsuitgaven van de CDVU per maand en per jaar

1998-2006

2 jaar

Vernietigen

Accessbestand met gedetailleerde staat van personeelsuitgaven van de CDVU

2006-heden

2 jaar

Vernietigen

Indicateur van uitgaande briefwisseling

1995-heden

6 jaar

Vernietigen

BESCHEIDEN

Rekenhof komt sinds 2003 ter plaatse voor controle.

Datering

15

Administratieve

Definitieve

Originele fiches worden opgemaakt betreffende de presentiegelden voor drie commissies.

Uitgebreide versie is enkel onder elektronische vorm beschikbaar, meer bepaald in een Excel-spreadsheet. Opmerkingen


bewaartermijn

bestemming

Kopie van minuten van uitgaande brieven betreffende leveranciers, het Rekenhof, de Inspectie van Financiën, de controleur van de Vastleggingen

1998-heden

6 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake het verlenen van subsidies aan de FVD, het Museum van Europa, de Stichting Roeping en de Europese Beweging-België

1996-heden

6 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake de financiering van de Koning Boudewijnstichting

1987-1995

Verstreken

Vernietigen

Chronologisch geordend per jaar en genummerd.

1.3.1.3. Rekenplichtige voor de Directie Externe Communicatie en het IPC Databank met boekhoudkundige gegevens betreffende het IPC

2002-heden

6 jaar

Bewaren

Boekhoudprogramma sisa(winsone). Dagelijkse backup via server. Geen mogelijkheid gegevens selectie te wissen.

Kopies van inkomende facturen betreffende het IPC

2002-heden

6 jaar

Vernietigen

Originelen bewaard bij het IPC.

Kopies van minuten van uitgaande facturen betreffende het IPC

2002-heden

6 jaar

Vernietigen


(Kopies van ) Rekeninguittreksels betreffende het IPC

2002-heden

6 jaar

Vernietigen

Originelen bewaard bij het IPC tot 2005.

Minuten van uitgaande brieven betreffende boekhoudkundige aangelegenheden van het IPC

2002-heden

6 jaar

Vernietigen

De informatie- en communicatieopdracht van de Federale en Programmatorische Overheidsdiensten Overeenkomsten en bijhorende stukken betreffende de informatie- en communicatieopdracht van de Federale en Programmatorische Overheidsdiensten, bevattende onder meer bestelbons, krantenuittreksels en protocollen. BESCHEIDEN

2004-heden

Datering

16

6 jaar

Administratieve

Selecteren

Definitieve

Duplicaat bij de Directie Externe Communicatie. Bestelbons en stukken van secundair belang kunnen verwijderd worden. Opmerkingen


bewaartermijn

bestemming

Ingekomen facturen betreffende de informatie- en communicatieopdracht van de Federale en Programmatorische Overheidsdiensten

2004-heden

6 jaar

Vernietigen

Rekeninguittreksels betreffende de informatie- en communicatieopdracht van de Federale en Programmatorische Overheidsdiensten

2004-heden

6 jaar

Vernietigen

Minuten van uitgaande brieven gericht aan de FOD Financiën en het Rekenhof betreffende de informatie- en communicatieopdracht van de Federale en Programmatorische Overheidsdiensten

2004-heden

6 jaar

Vernietigen

Fonds voor de financiering van de informatie- en communicatieopdrachten ontwikkeld door de Algemene Directie Externe Communicatie Kopie van overeenkomsten betreffende het Fonds voor de financiering van de informatie- en communicatieopdrachten ontwikkeld door de Algemene Directie Externe Communicatie

2003-heden

6 jaar

Vernietigen

Originelen bij Algemene directie externe communicatie.

Rekeninguittreksels betreffende het Fonds voor de financiering van de informatie- en communicatieopdrachten ontwikkeld door de Algemene Directie Externe Communicatie

2003-heden

6 jaar

Vernietigen

Andere opdrachten dan deze voor de FOD’s-POD’s.

Ingekomen brieven van en minuten van uitgaande brieven gericht aan de FOD Financiën en het Rekenhof betreffende het Fonds voor de financiering van de informatie- en communicatieopdrachten ontwikkeld door de Algemene Directie Externe Communicatie

2003-heden

6 jaar

Vernietigen

Andere opdrachten dan deze voor de FOD’s-POD’s.

17


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

1.3.1.4. Rekenplichtige voor de Kanselarij en het kabinet/ de beleidscel Rekeningen en bewijsstukken betreffende de ontvangsten voor syndicale premies en andere syndicale aangelegenheden van de openbare instellingen (parastatalen en autonome overheidsbedrijven)

1987-heden

6 jaar

Bewaren

Maandelijkse balansen met verzamelstaten van ontvangsten en uitgaven, dubbels van rekeninguittreksels en bijhorende verklaringen op erewoord. In 1997 en 2006 werden akkoorden gesloten met de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Plaatselijke en Provinciale Overheden (RSZPPO) betreffende de ontvangsten en stortingen voor de ambtenaren van lokale en provinciale besturen.

Stukken betreffende het beheer van het Leningskantoor van de DEM / Kanselarij, de zogenaamde Leenkas

1989-2006

6 jaar

Bewaren

In het bijzonder verantwoordingsstukken tegenover de Thesaurie en het afsluiten van de rekeningen.

Kopies van bewijsstukken, facturen en schuldvorderingen, van de Voorschotkas

1992-heden

6 jaar

Vernietigen

Originelen viermaandelijks overgemaakt aan het Rekenhof.

Stukken betreffende het beheer van de Voorschotkas met basisallocaties en originele rekeninguittreksels, geordend per maand

1998-heden

6 jaar

Vernietigen

Voorschotkas mag betalingen verrichten tot max. 5.500 Euro zonder visum (kasuitgaven en gezamenlijke overschrijvingen via postcheque). Originele stukken betreffende saldi worden overgemaakt aan het Rekenhof.

18


BESCHEIDEN

Datering



Stukken betreffende buiten- en binnenlandse zendingsopdrachten en dienstreizen

2006-heden

6 jaar

Vernietigen

Staten met overzicht van maandelijkse basisallocaties per dienst of directie

2006-heden

6 jaar

Vernietigen

Tabellen van maandelijkse uitgaven per basisallocatie

2000-heden

6 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

Uitgeprinte versie beschikbaar vanaf 2001. Vanaf 2005 opgemaakt in Excel.

Copies van facturen en schuldvorderingen

2000-heden

6 jaar

Vernietigen

Boekhoudkundige stukken betreffende Bistel

1998

Verstreken

Vernietigen

19

Geordend per jaar en alfabetisch.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

1.3.2. Dienst Personeel & Organisatie (P&O) / Service Personnel & Organisation 1.3.2.1. Personeelsaangelegenheden Verzameling van Koninklijke Besluiten betreffende benoemingen en personeelsorganisatie voorgedragen door de EM

1949-heden

20 jaar

Bewaren

Verzameling van Ministeriële Besluiten betreffende benoemingen en personeelsorganisatie voorgedragen door de EM

1949-heden

20 jaar

Bewaren

Verzameling van Besluiten door staatssecretarissen, toegewezen aan de DEM, betreffende benoemingen en personeelsorganisatie

1945-1950, 1968-1992

Beheer van deze staatssecretariaten gebeurde door de Kanselarij. Verstreken

Bewaren Geordend per minister of staatssecretaris.

110 jaar na Personeelsdossiers

1949-heden

Statutaire Nederlandstalige personeelsleden

1949-heden

Statutaire Franstalige personeelsleden

1949-heden

Contractuele Nederlandstalige personeelsleden

1949-heden

Contractuele Franstalige personeelsleden

1949-heden

Nederlandstalige kabinetsmedewerkers

1949-heden

Franstalige kabinetsmedewerkers

1949-heden

20

Bevat vóór 1992 ook besluiten betreffende boekhoudkundige en financiële aangelegenheden.

de geboortedatum van het personeelslid

Bewaren



BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

(Vervolg personeelsdossiers) 1962-2003 FVD (1994-2003) en de rechtsvoorganger Inbel (1962-1994) VWS

1949-1996

ADSV

1964-1985

HCT

1949-1996

DAB

1964-1985

Contractueel hulppersoneel

1949-heden

Betreft geen stukken van de leden van het College.

Betreft meestal onderhoudspersoneel en personeel met logistieke taken. Gegevens terug te vinden in de personeelsdossiers.

Personeelsfiches “Inventaris van het personeel”

1975-1985

20 jaar

Vernietigen

Gegevensbank per personeelslid volgens rijksregisternummer, onderverdeeld in persoonlijke, administratieve en geldelijke gegevens.

1992-heden

20 jaar

Bewaren

Voorbereidende dossiers inzake de administratieve organisatie van het VWS

1969-1992

Verstreken

Bewaren

Dossiers inzake personeelsaangelegenheden van het HCT

1950-1995

Verstreken

Bewaren

Dossiers inzake de rekrutering bij het HCT

1968-1986

Verstreken

Bewaren

21

Sinds 1999 onder elektronische vorm bewaard onder de benaming PDATA en bewaard bij de FOD P&O.

Bevat jaarverslagen van het VWS voor de periode 1987-1992.


BESCHEIDEN

Datering



Omzendbrieven van de DAB

1947-1985

Verstreken

Bewaren

Kopies van de weddenfiches van de DAB

1972-1984

Verstreken

Vernietigen

Dossiers inzake het organiek kader van de DAB

1967-1984

Verstreken

Bewaren

Dienstorders en -nota’s van de DAB

1959-1974

Verstreken

Bewaren

Dossiers inzake stagiairs van niveau 1 van de DAB

1961ca.1975

Kopies van agenda, notulen en notificaties van het Ministerieel Comité voor Buitenlands Beleid.

110 jaar na de geboortedatum van het personeelslid

Bewaren

1967-1970, 1977-1980

Verstreken

Bewaren

Dossiers inzake Ministeriële Comités

1989-1992

Verstreken

Vernietigen

“Opgaven der wijzigingen CDVU”, maandelijkse staat met opdrachten van de (FOD) Kanselarij aan de CDVU voor de Nederlandstalige personeelsleden

1964-heden

15 jaar

Bewaren

“Opgaven der wijzigingen CDVU”, maandelijkse staat met opdrachten van de (FOD) Kanselarij aan de CDVU voor de Franstalige personeelsleden

1964-heden

15 jaar

Bewaren

Briefwisseling met de CDVU

1982-heden

20 jaar

Vernietigen

Ingekomen instructies van de CDVU

Ca.1950heden

20 jaar

Vernietigen

Ingekomen instructies van de Rijksdienst voor Kinderbijslag van Werknemers

Ca. 1980heden

20 jaar

Vernietigen

22

Opmerkingen

Bevat beknopte informatie.

Bevat fotokopies.


BESCHEIDEN

Notulen en vergaderstukken betreffende de Algemene Syndicale Raad van Advies

Datering

1974-1985


20 jaar


Opmerkingen

Bewaren

Nadien overgenomen door de Secretarie voor syndicale aangelegenheden. Nadien overgenomen door de Secretarie voor syndicale aangelegenheden.

Dossiers inzake het syndicaal statuut van de overheidsdiensten

1974-1986

20 jaar

Bewaren

Dossiers inzake de organisatie en het personeelskader

1949-2001

5 jaar

Bewaren

Jaarboek van het personeel

1975-heden

5 jaar

Bewaren na schoning

Dubbels verwijderen. Eénmalige opdracht van de staatssecretaris van Modernisering en Informatisering van de Openbare Diensten Guy Lutgen.

Dossiers inzake de informatisering van de personeelsdienst

1988-1992

Verstreken

Bewaren

“Radioscopie”, dossiers inzake de doorlichting van de DEM

1990-1992

Verstreken

Bewaren

Nota’s van de personeelsdienst aan de Ministerraad

1968-1988

Verstreken

Vernietigen

Volledige verzameling bij Secretarie van de Ministerraad. Volledige verzameling bij Directie Coördinatie en Juridische zaken die alle vragen centraliseert en overmaakt aan Kamer en Senaat.

Stukken betreffende parlementaire vragen aan de EM betreffende personeelsaangelegenheden en openbaar ambt

1964-1984

Verstreken

Vernietigen

Jaarlijkse rekruteringsplannen

1971-1981

Verstreken

Bewaren

Nota’s betreffende rekrutering en wervingsmachtigingen

1975-1988

Verstreken

Bewaren

BESCHEIDEN

Datering

23

Administratieve

Definitieve

Opmerkingen


bewaartermijn

bestemming

Register betreffende wervingsmachtigingen

1975-1988

Verstreken

Bewaren

Dossiers inzake wervingen

1988-heden

30 jaar

Bewaren

Dossiers inzake benoemingen en bevorderingen in de sector Openbaar ambt

1949-1984

Verstreken

Vernietigen

Dossiers inzake benoemingen en bevorderingen (in de sector EM)

1949-heden

20 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake tewerkstellingsprojecten van jongeren en werklozen

1977-1991

50 jaar

Bewaren

Dossiers inzake bevorderingsexamens

1949-heden

30 jaar

Bewaren

Weddeschalen

1953-1970

30 jaar

Vernietigen

Loonlijsten

1968-1974

30 jaar

Vernietigen

Driemaandelijkse opgaven van de pensioenen

1969-1988

20 jaar

Vernietigen

Verzamelstaten van loonsverhogingen

1978-1981

Verstreken

Vernietigen

Thematische dossiers inzake uiteenlopende personeelsaangelegenheden zoals kinderbijslag, taalkaders, bezoldiging, mobilisatie van rijksambtenaren of buitenlandse missies

1951-1998

Verstreken

Selecteren

Stukken betreffende het College van Secretarissen-generaal

1994-1999

Verstreken

Vernietigen

Stukken betreffende de sociale dienst

1951-1978

10 jaar

Bewaren

BESCHEIDEN

Datering

24



Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie.

Opmerkingen


Bevat fotokopies.

Dossiers inzake nationale orden en burgerlijke eretekens

1948-1988

Verstreken

Vernietigen

Deze stukken zijn ook terug te vinden bij de Secretarie van de Ministerraad van de Directie Secretariaten en Overleg en bij de Dienst Protocol & Onderscheidingen van de Directie Coördinatie en Juridische zaken.

Minuten van uitgaande brieven van de personeelsdienst

1988-heden

20 jaar

Vernietigen

Afschriften van minuten van uitgaande brieven bevinden zich in de personeelsdossiers.

Register van de uitgaande brieven van de personeelsdienst

1950-heden

20 jaar

Bewaren

Vanaf 2002 wordt het register elektronisch bijgehouden.

Verzoekschriften met aanvragen voor rijksregisternummers / nationale nummers

Ca. 1980ca. 1990

Verstreken

Vernietigen

Verzameling van besluiten, circulaires en ministeriële beslissingen

1942-1960

Verstreken

Selecteren

Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie. Bewaard bij FOD P&O

“Mededelingen aan het personeel”, interne dienstmededelingen voor de DEM

1965-heden

20 jaar

Bewaren

Kopies van ministeriële omzendbrieven

1975-heden

Verstreken

Vernietigen

Datering


BESCHEIDEN

25


Opmerkingen


Thematische dossiers van Christophe Cuche

1963-2006

Verstreken

Selecteren

Documentatie en publicaties betreffende personeelsaangelegenheden en reglementering terzake

1970-heden

10 jaar

Vernietigen


1.3.2.2. Directieraad en directiecomité Ingebonden. Notulen van de vergaderingen van de Directieraad van de DEM

1950-1970

20 jaar

Bewaren Vergaderingen nrs. 1-154.

Kopie van de notulen van de vergaderingen van de Directieraad van de DEM

1950-1966

20 jaar

Vernietigen

Notulen van de vergaderingen van de Directieraad van de DEM. Sector Openbaar ambt

1979-1984

20 jaar

Bewaren

Notulen van de vergaderingen van de Directieraad van de DEM. Sector EM

1980-1984

Notulen van de vergaderingen van de Directieraad van de besturen die onder het gezag van de EM zijn geplaatst

Vergaderingen nrs. 1-150. Ingebonden. Vergaderingen nrs. 54-82. Ingebonden.

Verstreken

Bewaren Vergaderingen nrs. 51-70.

1985-heden

20 jaar

Bewaren

Ingebonden voor vergaderingen 1 tot 95. In ordners voor vergaderingen 96 tot 111. Vanaf 2001 enkel onder elektronische vorm beschikbaar.

Correspondentie en convocaties betreffende de Directieraad

1953-1956

26

Verstreken

Bewaren


Dossiers inzake de Directieraad, sinds de Copernicushervorming Directiecomité genoemd

1987-heden

15 jaar

Bewaren

Voorbereidende dossiers inzake de samenstelling van de Directieraad van het Vast Wervingsecretariaat

1940-1965

Verstreken

Bewaren

27

Vanaf 2005 onder elektronische vorm beschikbaar.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

1.3.3. Dienst Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) / Technologies de l’Information et de la Communication Uitnodigingen voor interne werkvergaderingen

1997-heden

10 jaar

Vernietigen

Notulen van vergaderingen van interne werkvergaderingen en technische meetings betreffende werkprocessen

1997-heden

10 jaar

Vernietigen

Handleidingen van ICT-toepassingen

1999-heden

10 jaar

Vernietigen

Minuten van verantwoordingsnota’s betreffende aankopen

1997-heden

10 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake de bestelling en de aankoop van informaticamateriaal (waarborg, fouten in facturatie, toewijzing, afspraken, …)

1997-heden

10 jaar

Vernietigen


Omzendbrieven betreffende ICT-procedures

1997-heden

10 jaar

Vernietigen

Bevat nauwelijks recente omzendbrieven.

Briefwisseling betreffende de toegang tot informatie- en documentatiebronnen voor ambtenaren van de Federale overheid

1998-heden

10 jaar

Vernietigen

Toegang tot persagentschap Belga, Reuters, AFP, Regedoc,…

Slides en andere presentatiestukken betreffende toespraken over ICT

1998-heden

10 jaar

Vernietigen

Tabellen voor budget en software licenties

2001-heden

10 jaar

Vernietigen

28

Opgemaakt in Excel (Spreadsheet).


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

1.4. ONDERSTEUNENDE DIENSTEN / SERVICES D’APPUI 1.4.1. Vertaaldienst / Service Traduction Mailberichten van de coördinator van de Vertaaldienst

2000-heden

1 jaar

Vernietigen

Het archiefbeheer gebeurt op individuele basis. Enkel onder elektronische vorm bewaard op een server.

Ingekomen teksten voor vertaling

2007-heden

Legislatuur

Vernietigen Origineel bewaard bij de opdrachtgever. Enkel onder elektronische vorm bewaard op een server.

Uitgaande vertaalde teksten

2007-heden

Legislatuur

Vernietigen Vertaling bewaard bij de opdrachtgever. Alleen terminologische woordenlijst bewaren.

Gegevens opgenomen in vertaalsoftware met herkenbaarheid van eerder vertaald werk en een woordenlijst van terminologie

2004-heden

29

Legislatuur

Selecteren

Sinds begin 2007 verplicht en systematisch gebruik van de vertaalsoftware. In deze software wordt ad hoc een dossier gecreëerd.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

1.4.2. Secretariaat & Logistiek / Secrétariat & Logistique Kopie van facturen

2003-heden

3 jaar

Vernietigen

Originelen bij boekhouding.

Dossiers inzake overeenkomsten

2003-heden

Einde contract + 1 jaar

Vernietigen

Geordend per bedrijf of per thema.

Briefwisseling met de Regie der Gebouwen betreffende het beheer van de gebouwen

1975-heden

Gebruik van de gebouwen

Bewaren na schoning

Kopie van plannen en plattegronden van de gebouwen

1975-heden

Gebruik van de gebouwen

Bewaren

1985-heden

2 legislaturen

Afschriften van benoemingsbesluiten van kabinetsmedewerkers

Vernietigen

Originelen bij de Regie der Gebouwen. Originelen bij de respectievelijke FOD of POD. Geordend per ministerie/FOD/POD.

Verzoekschriften gericht aan de premier betreffende de samenstelling van een wagenpark

1999-heden

30

2 legislaturen

Vernietigen


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2. OPERATIONELE OF ‘VERTICALE’ DIRECTIES 2.1. DIRECTIE SECRETARIATEN EN OVERLEG / DIRECTION SECRÉTARIATS ET CONCERTATION 2.1.1. Secretarie van de Ministerraad / Secrétariat du Conseil des Ministres 2.1.1.1. Organisatie Dossiers inzake de voorbereiding van de Ministerraad

1944-heden

Legislatuur

Bewaren

Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p.126).

Beknopt verslag van de Ministerraad

1914-heden

Legislatuur

Bewaren

Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 126-127). Ingebonden per jaar.

Agenda’s van de Ministerraad

1944-heden

Legislatuur

Bewaren

Notificaties van de beslissingen van de Ministerraad

1944-heden

Legislatuur

Bewaren

Ingebonden per jaar.

Elektronische Regedoc-dossiers van de Ministerraad en het Overlegcomité

1989-heden

60 jaar

Bewaren


Inlichtingenfiches met persoonlijke gegevens van regeringsleden

1944-heden

60 jaar

Bewaren

Alfabetisch geordend.

Fiches van regeringsleden, op naam, met opeenvolgende regeringsambten

1944-heden

Overlijden minister

Bewaren

BESCHEIDEN

Datering

31

Administratieve

Aangevuld met toegevoegde agendapunten.

Alfabetisch geordend. Afzonderlijk klassement voor overleden en levende ministers.

Definitieve

Opmerkingen


bewaartermijn

Processen-verbaal van eedafleggingen van ministers

Processen-verbaal van de eedaflegging van de Voorzitters van de Executieven / Ministers-presidenten van de deelregeringen

1944-heden

Legislatuur

bestemming

Bewaren

Opgemaakt in twee exemplaren waarvan één bestemd voor het Koninklijk Paleis. Opgemaakt in drie exemplaren waarvan één bestemd voor het Koninklijk Paleis en één voor de executieven/deelregeringen.

1981-heden

Legislatuur

Bewaren

Briefwisseling met vragen tot informatie of inlichtingen over de regering, de werking van de Ministerraad, het kabinet,…

1979-heden

5 jaar

Bewaren na schoning

Briefwisseling met het het Koninklijk Paleis (Kabinet van de Koning)

1940-heden

5 jaar

Bewaren na schoning

Thematische dossiers van de Ministerraad

1945-heden

Afhankelijk van onderwerp

Bewaren

Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 127)

Collectie van parlementaire documenten (gedrukte stukken)

1945-heden

3 jaar

Vernietigen

Beschikbaar bij parlement.

Belgisch Staatsblad

1945-heden

3 jaar

Vernietigen

Dubbel gebruik na selectie/verhuis naar bibliotheek.

Ingekomen brieven betreffende de aanvragen van ministers voor reizen naar het buitenland

1999-heden

5 jaar

Vernietigen

Copie van de adviezen van de Raad van State

1999-heden

3 jaar

Vernietigen

2.1.1.2. Archieven (en verzending)

Beschikbaar bij de Raad van State. BESCHEIDEN

Datering

32

Administratieve

Definitieve

Opmerkingen


bewaartermijn

bestemming

Schriftelijke parlementaire vragen met minuut van begeleidend schrijven en antwoord

1985-heden

5 jaar

Vernietigen

Indicateur van de briefwisseling met het Koninklijk Paleis (Kabinet van de Koning) betreffende stukken ter ondertekening van het Staatshoofd

1918-heden

10 jaar

Bewaren

Ingekomen brieven van het ministerie van Justitie / de FOD Justitie betreffende de bekleding van de wetten met ’s Lands zegel door de minister van Justitie en de toelating tot bekendmaking in het Belgisch Staatsblad

1990-heden

5 jaar

Bewaren

Circulaires hoofdzakelijk betreffende de werking van de Ministerraad en de kabinetten

1946-heden

10 jaar

Bewaren

Notulen van het kernkabinet

1977-1981

Verstreken

Bewaren

Normaliter bewaard in het kabinetsarchief van de premier.

Nota’s van de administratie aan de Ministerraad

1982-1991

Verstreken

Bewaren

Normaliter bewaard in de dossiers van de Ministerraad.

Originelen van Ministeriële Besluiten van de Diensten van de Eerste Minister

1918-1965

Verstreken

Bewaren

Originelen van Koninklijke Besluiten van de FOD Kanselarij van de EM die op de Ministerraad gekomen zijn

1918-heden

10 jaar

Bewaren

Verzameling van regeringsverklaringen, -akkoorden en –mededelingen van de EM

1918-heden

Legislatuur

Bewaren

Agenda’s en notificaties van de Ministerraad

1972-heden

10 jaar

Bewaren

BESCHEIDEN

Datering

33

Administratieve

Definitieve

Beschikbaar bij parlement.

Bevat ook verzoeken tot decoraties komende van gemeenschappen en gewesten.

Opmerkingen


bewaartermijn

Persberichten met verslag van de Ministerraad, opgemaakt door Inbel

1982-1996

Verstreken

bestemming

Bewaren

Recentere persberichten bewaard door Directie Externe Communicatie.

Kopie van notulen van het Overlegcomité

1982-1996

Verstreken

Vernietigen

Zie reeks Agenda’s, notificaties van de beslissingen en notulen van het Overlegcomité bewaard door de Secretarie van het Overlegcomité.

Dossiers inzake de samenstelling van de regering, geordend per regering

1918-heden

10 jaar

Bewaren


Originelen van bijzondere machten en bijhorende stukken onder de regeringen Van Zeeland en de Broqueville

1934-1936

Verstreken

Bewaren

Diverse stukken betreffende besluitvorming, in het bijzonder betreffende de besluitwetten

1939-1940

Verstreken

Bewaren

Originelen van Koninklijke Besluiten betreffende de oprichting van vier executieven en de overdracht van personeelsleden

1979-1988

Verstreken

Bewaren

Dossiers van de Ministerraad betreffende de oprichting van Ministeriële Comités

1979-1992

Verstreken

Bewaren

Archiefbescheiden afkomstig van G. Hubert

Archiefbescheiden afkomstig van S. Blickx

BESCHEIDEN

1964-1990

1988-1995

Datering

34

Verstreken

Verstreken

Administratieve

Selecteren


Selecteren


Definitieve

Opmerkingen


bewaartermijn

Voorbereidende documenten, notulen, agenda’s en notificaties betreffende diverse ministeriële comités, interministeriële conferenties, fondsen en commissies

1960(?)heden

35

Verstreken

bestemming

Bewaren

Archieven zullen wellicht in de zomer van 2008 overgedragen worden, voorzien van overdrachtslijst.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.1.2. Secretarie van het Overlegcomité / Secrétariat du Comité de Concertation Chronologisch geordend. Agenda’s, notificaties van de beslissingen en notulen van het Overlegcomité

Tot 1993 bewaard in kelder. 1980-heden

20 jaar

Bewaren

Op papier en digitaal vanaf 1989-1993: zie elektronische Regedoc-dossiers bij de Secretarie van de Ministerraad. Thematisch geordend.

Dossiers omvattende nota’s en alle andere vergaderstukken van het Overlegcomité

1980-heden

20 jaar

Bewaren

Briefwisseling betreffende het Overlegcomité

1980-heden

Legislatuur

Bewaren

Convocaties van het Overlegcomité voor de werkgroepen

1995-2004

20 jaar

Vernietigen

Agenda’s en notificaties van de beslissingen van het Comité van het Impulsfonds voor het migrantenbeleid

1994-2002

20 jaar

Bewaren

Chronologisch geordend.

Dossiers omvattende nota’s en alle andere vergaderstukken van het Comité van het Impulsfonds voor het migrantenbeleid

1994-2002

20 jaar

Bewaren na schoning

Dubbels van notificaties verwijderen. Chronologisch geordend.

Agenda’s en notificaties van de beslissingen van de Samenwerkingscommissie Staat- Brussels Hoofdstedelijk Gewest

1993-1998

20 jaar

Bewaren.


Dossiers omvattende nota’s en alle andere vergaderstukken van de Samenwerkingscommissie Staat- Brussels Hoofdstedelijk Gewest

1994-2002

20 jaar

Bewaren na schoning

36

Op papier en digitaal vanaf 1989-1993: Zie elektronische Regedoc-dossiers. Geïntegreerd in de dossiers van het Overlegcomité.

Dubbels van notificaties verwijderen. Chronologisch geordend.


BESCHEIDEN

Dossiers inzake de Interministeriële Conferenties

Datering

1989-heden


Geen


Bewaren

Opmerkingen

Geordend per ministerie / FOD (in classeur) en vervolgens chronologisch geordend in ordner. Onvolledig.

Dossiers inzake samenwerkingsakkoorden

1988-heden

37

Geen

Bewaren

Thematisch geordend. Volledig voor de aangelegenheden behandeld door het Overlegcomité, onvolledig voor de andere overlegorganen.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.1.3. Secretarie voor syndicale aangelegenheden / Secrétariat des Affaires syndicales 2.1.3.1. Secretarie van de comités Notulen en protocollen van het Comité A, het Gemeenschappelijk Comité voor alle overheidsdiensten

1987-heden

50 jaar

Bewaren

Kopie van notulen, protocollen en bijhorende vergaderstukken van het Comité A, het Gemeenschappelijk Comité voor alle overheidsdiensten

1987-heden

Legislatuur

Bewaren na schoning

Chronologisch geordend per vergadering.

Vernietigen

Stukken zijn beschikbaar onder elektronische vorm (pdf-formaat) via sharepoint voor de betrokkenen. Anno 2007 bestaan er plannen om de notulen en vergaderstukken te integreren in de maatsoftware e-premier. Deze bescheiden vormen een onderdeel van het Comité A, maar worden gezien hun omvang apart bijgehouden. Het protocol dat tussen de delegaties van de overheden en van de vakorganisaties wordt afgesloten met betrekking tot een Intersectoraal Akkoord, vindt men eveneens terug in de desbetreffende vergadering van het Comité A.

Notulen en vergaderstukken van het Comité A, het Gemeenschappelijk Comité voor alle overheidsdiensten

2005-heden

Legislatuur

Vergaderstukken van de informele werkgroepen betreffende de opmaak van Intersectorale Akkoorden

1989-heden

10 jaar

Bewaren

Notulen en protocollen van het Sectorcomité I - Algemeen Bestuur

1987-heden

50 jaar

Bewaren

BESCHEIDEN

Datering

38

Administratieve

Definitieve

Opmerkingen


bewaartermijn

bestemming

Chronologisch geordend per vergadering. Kopie van notulen, protocollen en bijhorende vergaderstukken van het Sectorcomité I - Algemeen Bestuur.

1987-heden

Legislatuur

Bewaren na schoning

Adviezen van het Hoog Overlegcomité - Sector I

1986-heden

50 jaar

Bewaren

Bevat notulen en bijhorende vergaderstukken van het Hoog Overlegcomité Sector I.

Chronologisch geordend per vergadering Kopie Notulen, adviezen en bijhorende vergaderstukken van het Hoog Overlegcomité - Sector I.

1986-heden

Legislatuur

Bewaren na schoning

Briefwisseling met de vakbonden

1985-heden

5 jaar

Bewaren

Geordend per vakorganisatie en vervolgens chronologisch

Briefwisseling betreffende de uitreiking van legitimatiekaarten aan vakbondsafgevaardigden door het Ministerie van Ambtenarenzaken / FOD P&O

1984-heden

5 jaar

Vernietigen

Bevat kopie van de legitimatiekaart en origineel verzoekschrift van de vakbond.

Thematische operationele dossiers (betreffende onder meer 4dagenweek, bescherming van de syndicale afgevaardigden, tewerkstelling in de publieke sector, personen met een handicap, overleg in de zorgsector, wijziging relevante wetgeving…)

1985-heden

10 jaar

Bewaren na schoning

BESCHEIDEN

Datering

39

Administratieve

Definitieve

Geïntegreerd in Notulen, protocollen en bijhorende vergaderstukken van het Comité I, het sectorcomité Algemeen Bestuur.

Opmerkingen


bewaartermijn

bestemming

Statistieken betreffende het aantal contractueel en statutair tewerkgestelden in de overheidsdiensten - federaal en deelstatelijk niveau: Tewerkstellingsrapport (uitvoering van protocol 144/1 van het Comité A van 4 juni 2004); - aantal contractuelen tewerkgesteld in de diensten die onder het Sectorcomité I vallen (op basis van deze gegevens hebben de vakorganisaties het recht om een aantal contractueel afgevaardigden aan te duiden (art. 88, §§ 1, 3 en 4 KB van 28 september 1984); - herverdeling van de arbeid in de openbare sector - controlefiches (art. 9, §§ 2 en 3 KB van 10 april 1995)

2005-heden 5 jaar

Bewaren

2001-heden

Het Tewerkstellingsrapport is eveneens beschikbaar in elektronische vorm (pdf-formaat) via sharepoint voor de betrokkenen.

1995-heden

2.1.3.2. Secretarie van de Commissies (met een autonoom statuut) Notulen van de Commissie voor de vakbondspremies en van de Commissie voor de controle van de representativiteit van de vakorganisaties in de publieke sector

1980-heden

50 jaar

Bewaren

Dossiers betreffende vakbondspremies

1980-heden

10 jaar

Bewaren

Dossiers betreffende representativiteit van de vakorganisaties

1984-heden

10 jaar

Bewaren

Briefwisseling met de vakbonden (specifiek voor wat betreft de vakbondspremies en de representativiteit)

1980-heden

5 jaar

Bewaren

40

Chronologisch geordend per vakorganisatie.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.1.4. Secretarie van het Ministerieel Comité en van het College voor inlichting en veiligheid / Secrétariat du Comité ministériel et du Collège du renseignement et de la sécurité

Dossiers van het Ministerieel Comité voor inlichting en veiligheid

1998-heden

50 jaar

Bewaren

Vanaf 2001 thematisch geordend. Voor de periode vanaf 2001 bestaat er een tabel met inhoudsopgave voor circa 90 dossiers. Voordien chronologisch geordend, niet alles geïntegreerd.

Dossiers van het College voor inlichting en veiligheid

1998-heden

50 jaar

Bewaren

Vanaf 2001 thematisch geordend. Voor de periode vanaf 2001 bestaat er een tabel met inhoudsopgave voor circa 90 dossiers. Voordien chronologisch geordend, niet alles geïntegreerd.

Dossiers van Pierre-Yves Dutillieux (tot 2001 secretaris van het College) voornamelijk inzake voorbereiding van wetgeving betreffende inlichtingen en veiligheid

Operationele dossiers van Koen Declercq voornamelijk inzake voorbereiding van wetgeving betreffende inlichtingen en veiligheid

1998-2001

2001-heden

41

10 jaar

10 jaar

Selecteren


Selecteren



BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.2. DIRECTIE COÖRDINATIE EN JURIDISCHE ZAKEN / DIRECTION COORDINATION ET AFFAIRES JURIDIQUES 2.2.1. Studiedienst / Service d’Etudes Dossiers inzake de instellingen (NOB, PSK, De Munt,) die onder de voogdij van de EM vallen, in het bijzonder betreffende parlementaire vragen, de samenstelling van de beheersorganen, taalkaders, … Dossiers inzake het Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding

2003-heden

2003-2007

10 jaar

10 jaar

Vernietigen

Zie Thematische dossiers van de Ministerraad voor de dossiers die daar behandeld worden.

Vernietigen

Zie Thematische dossiers van de Ministerraad voor de dossiers die daar behandeld worden.

5 jaar

Kanselarij treedt op als coördinator bij de vragen om inlichtingen.

Publicatie van economisch landenonderzoek van België door de OESO in de reeks OECD Economic Surveys en voorbereidende stukken terzake

2004-heden

Nota’s betreffende de stand van zaken van de omzetting van Europese richtlijnen die onder de bevoegdheid van de EM vallen

2004-heden

5 jaar

Vernietigen

Zie Thematische dossiers van de Ministerraad.

Geactualiseerde tabel betreffende de opvolging van de arresten van het Grondwettelijk Hof, voorheen het Arbitragehof, op voorstel van de Kamer van Volksvertegenwoordigers. Met begeleidend schrijven van de Kamervoorzitter

2004-heden

2 jaar

Vernietigen

Zie Thematische dossiers van de Ministerraad waar de definitieve versie wordt goedgekeurd.

Vernietigen

Zie Thematische dossiers van de Ministerraad. Mondeling vragen worden behandeld door beleidscel. Beschikbaar bij Parlement.

Schriftelijke parlementaire vragen

BESCHEIDEN

Legislatuur

Datering

42

(2 vorige edities)

10 jaar

Administratieve

Vernietigen

Studie gebeurt om de twee jaar.

Definitieve

Opmerkingen


bewaartermijn

Adviezen aan de beleidscel

1999-heden

10 jaar

bestemming

Selecteren

Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie. Elektronische archieven.

Algemene dossiers en/of briefwisseling (met regeringsleden, andere FOD’s, Gewesten, Gemeenschappen, niet-gouvernementele organisaties, burgers, …), in het bijzonder betreffende vragen om juridisch advies

1999-heden

10 jaar

Selecteren

Inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie. Elektronische archieven. Thematisch geordend.

43


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.2.2. Dienst Overheidsopdrachten / Service des Marchés publics

Notulen en vergaderstukken Overheidsopdrachten

van

de

Commissie

voor

de

Dossiers inzake klachten van de Europese Commissie betreffende overheidsopdrachten

Sinds midden jaren 1990 ook onder elektronische vorm. 1960-heden

30 jaar

Bewaren De archiefbescheiden van de periode 1960-1980 werden ingebonden.

1980-heden

30 jaar

Bewaren

Geordend per klacht. Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p.128).

Dossiers inzake overheidsopdrachten

1977-heden

20 jaar

Bewaren

Dossiers inzake de voorbereiding van implementatie van Europese richtlijnen

1975-heden

20 jaar

Bewaren

Sinds 2006 archiefbescheiden onder elektronische vorm.

Dossiers inzake richtlijnen behandeld door het Aviserend Comité voor de overheidsopdrachten (bij de Europese Commissie), de EGwerkgroepen General Agreement on Tariffs and Trade (GATT) Wereldhandelsorganisatie (WHO) / Organisation Mondiale du Commerce (OMC), Benelux…

1980-2000

20 jaar

Bewaren

Sinds 2006 archiefbescheiden onder elektronische vorm.

Ingekomen en minuten van uitgaande brieven voornamelijk betreffende de interpretatie van de regelgeving

1992-heden

20 jaar

Bewaren

Belangrijke mails worden afgedrukt en toegevoegd.

44

Zie Thematische dossiers van de Ministerraad voor dossiers voorgelegd aan de raad.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.2.3. Dienst Geschillen / Service du Contentieux Zie Thematische dossiers van de Ministerraad. Sinds oprichting van Arbitragehof in 1989. Dossiers van rechtszaken voor het Grondwettelijk Hof, voorheen het Arbitragehof

1989-heden

30 jaar

Bewaren

Dossiers van rechtszaken voor de Raad van State waarbij de premier betrokken is

1984-heden

30 jaar

Bewaren

Dossiers inzake geschillen voor de rechtbank waarbij de premier betrokken is (bijvoorbeeld met dagvaarding en juridische uitspraak)

1984-heden

30 jaar

Bewaren

Dossiers « Geschillen - Planschade / Contentieux - Plans de secteur » inzake de lasten van het verleden

1981-heden

30 jaar

Bewaren

Correspondentie betreffende aangelegenheden zonder juridische gevolgen

1984-heden

10 jaar

Bewaren

45

Kanselarij treedt op als coördinator/”brievenbus”. Dossiers van de Kanselarij zijn anders samengesteld dan de dossiers bij het Hof ‘(accent op administratieve afhandeling met toewijzing aan bevoegde minister, aanstelling van advocaat). Sinds de oprichting van de dienst in 1984.

Kanselarij treedt op als coördinator. Deze dossiers worden automatisch doorgestuurd naar de bevoegde minister.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.2.4. Dienst Protocol & Onderscheidingen / Service Protocole et Distinctions honorifiques

Kopies van individuele verzoekschriften tot het bekomen van eretekens of onderscheidingen afkomstig van gemeenschappen en Gewesten

Originele verzoekschriften keren terug naar de administratie van de betrokkene. Gegevens worden geregistreerd in het steekkaartensysteem en de algemene gegevensbank van de Nationale orden (burgerlijke eretekens) / Fichier central des Ordres bij de FOD Buitenlandse Zaken.

2005-heden

2 jaar

Vernietigen

Individuele verzoekschriften tot het bekomen van eretekens of onderscheidingen, afkomstig van de Kanselarij

1980-heden

5 jaar

Bewaren

Dossiers inzake het ceremonieel protocol betreffende de Koninklijke Familie (Huwelijken, Overlijdens, adellijke titels,…)

1984-heden

15 jaar

Bewaren

Zie Thematische dossiers van de Ministerraad. Bevattende onder meer gegevens vanaf 1830, alfabetische lijsten van huidige ministers, lijsten met politieke informatie.

Lijsten van de Ministers van Staat

1963-heden

15 jaar

Bewaren

Correspondentie betreffende diverse aangelegenheden

1998-heden

15 jaar

Vernietigen

46


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.2.5. Dienst Institutionele Hervormingen / Service Réformes institutionelles

Dossiers inzake de overdracht van goederen en personeel naar de Gewesten en Gemeenschappen

1988-heden

20 jaar

Bewaren

Zie ook Thematische dossiers van de Ministerraad. KB’s betreffende eigendoms- en personeelsoverdracht moeten goedgekeurd worden door de Ministerraad.

Dossiers inzake de opvolging van het Overlegcomité waarin de premier het initiatief heeft

2004-heden

10 jaar

Bewaren

Zie ook Dossiers van het Overlegcomité.

47


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.3. DIRECTIE EXTERNE COMMUNICATIE / DIRECTION COMMUNICATION EXTERNE 2.3.1. Directeur-generaal Dossiers inzake de oprichting van de Algemene Directie Externe Communicatie en de ontbinding van de FVD

2002-2003

Verstreken

Bewaren

Strategisch business plan van de Directeur-generaal betreffende communicatie

2002

Duur van het plan

Bewaren

Eénmaal geactualiseerd tot op heden.

Stukken betreffende de interne organisatie

2002-heden

Mandaat

Bewaren

Ook beschikbaar op de server.

Net-exemplaren van toespraken of speeches van de Directeur-generaal

2002-heden

5 jaar

Bewaren

Ook beschikbaar op de server.

Lijsten van van politieke woordvoerders en andere communicatieverantwoordelijken van de overheidsdiensten

2002-heden

Legislatuur

Bewaren

Presentaties van de Directeur-generaal, in het kader van zijn lidmaatschap van de Club de Venise, die de verantwoordelijken van de nationale informatiediensten in de Europese unie groepeert

2003-heden

5 jaar

Bewaren

Dossiers inzake het internationale luik van de campagne en promotietour Invest in belgium

2003-heden

Einde campagne

Bewaren

Dossiers inzake het nationale luik van de promotietour Invest in belgium, uitgevoerd met de werkgeversverenigingen

2005-2006

Einde campagne

Bewaren

Dossiers inzake de organisatie van het evenement ter gelegenheid van de uitbreiding van de Europese Unie

2004

Afsluiting project

Bewaren

48

Alle presentaties worden ook beheerd op de website, die enkel toegankelijk is voor leden van deze informele groep.

Vooral betreffende de promotie van de notionele intrestaftrek.


BESCHEIDEN

Datering



Dossiers inzake de vieringen van het 175-jarig bestaan van België en 25 jaar federalisme

2004-2006

Afsluiting project (2008?)

Bewaren

Evaluatieformulier van de Directeur-generaal en verslag van de EM betreffende de werking van de Directie Externe Communicatie

2005-2007

2 jaar

Bewaren

Dossiers van Fernand Van Hemelrijck, afgevaardigde van de EM bij de Raad van Bestuur van de rechtsvoorgangers FVD en Inbel

(1962)1997 -2002

Verstreken

Selecteren

Opmerkingen


Beknopte inventaris zal door de dienst voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie. Onderbreking voor 2005 ten gevolge van crash van de harde schijf.

Ingekomen en uitgaande mailberichten van de Directeur-generaal

2002-heden

Projectgebonden

Selecteren

Geordend volgens project, kalender per maand of alfabetisch. Selectie van inhoudelijk relevante mailberichten.

Kopie van briefwisseling met onder meer de ministers van Begroting en Financiën betreffende het Fonds voor de financiering van de informatie- en communicatieopdrachten ontwikkeld door de Directie Externe Communicatie

Notulen en vergaderstukken betreffende het informatie- en communicatiebeleid van de Europese Instellingen

BESCHEIDEN

2002-heden

1 jaar

Vernietigen

Origineel bewaard bij stafdienst B&B. Kopie bij de projectbeheerder. Elektronisch consulteerbaar op Europese website.

2002-heden

5 jaar

Vernietigen Bewaard bij de Cel Steun & Coördinatie.

Datering

49

Administratieve

Definitieve

Opmerkingen


bewaartermijn

bestemming

Kopies van dossiers inzake de beroepsprocedure voor de Raad van State tegen de benoeming van de Directeur-generaal

2002-heden

Tot uitspraak

Vernietigen

Originele dossiers bewaard bij Directie Coördinatie en Juridische Zaken.

Kopie van verslagen betreffende de rekeningen van het IPC

2003-2007

3 jaar

Vernietigen


Nota’s aan het forum van voorzitters betreffende de visie en de opdracht van externe communicatie bij de overheidsdiensten (FOD’s en POD’s)

2004-heden

3 jaar

Vernietigen

Bewaard in archieven van het Forum van de voorzitters van de FOD’s en de POD’s (Zie voorzitter van het Directiecomité).

Kopie van “Balanced score card”, steekkaarten met evaluatie en meting betreffende de werking van de dienst

2007-heden

Per evaluatieperiode

Vernietigen

Originelen bewaard bij stafdienst B&B.

50


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.3.2. Cel Steun & Coördinatie / Cellule Appui & Coordination Dossiers inzake de algemene organisatie van Inbel en FVD afkomstig van beide rechtsvoorgangers

1962-2001

10 jaar

Vernietigen

Personeelsnota’s

1990-1992

Verstreken

Vernietigen

Thematische stukken betreffende personeelsaangelegenheden

1992-2003

20 jaar

Vernietigen

Overeenkomsten, protocolakkoorden en contracten betreffende informatie- en communicatieopdrachten

1991-heden

20 jaar

Bewaren

Verslagen van de vergaderingen van de Directie Externe Communicatie

2003-2005

5 jaar

Bewaren

Minuten van uitgaande brieven en nota’s

2003-heden

10 jaar

Bewaren

Dossiers inzake eigen initiatieven in het kader van de viering 175 jaar België / 25 jaar Federalisme

2004-2006

10 jaar

Bewaren

Dossiers inzake de aanvaarding van externe initiatieven voor financiële tussenkomst in het kader van de viering 175 jaar België / 25 jaar Federalisme

2004-2008

10 jaar

Bewaren

Aanrekeningslijsten van de Thesaurie van het Ministerie van Financiën met uittreksels van uitgaven in het kader van de viering 175 jaar België / 25 jaar Federalisme.

2005-heden

8 jaar

Vernietigen

Stukken betreffende de algemene werking van het IPC

2002-heden

10 jaar

Vernietigen

BESCHEIDEN

Datering

51

Administratieve

Definitieve

Niet-geselecteerd archief voor overdracht naar Algemeen Rijksarchief.

Bevat zowel kopies als originelen.

Met indicateur in Excel-spreadsheet.

Opmerkingen


bewaartermijn

bestemming

Kopie van boekhoudkundige stukken betreffende de concessie van het restaurant van het IPC

2003-heden

5 jaar

Vernietigen

Originelen bevinden zich bij het IPC.

Minuten van uitgaande bestelbons

2003-heden

10 jaar

Vernietigen

Geklasseerd per nummer en ontsloten via lijst in spreadsheet.

Register van overheidsopdrachten en lastenboeken

2003-heden

10 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake de toekenning van subsidies aan promotie-initiatieven

2003-heden

10 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake de opvolging van de projecten uitgevoerd door de diensten van de Directie Externe Communicatie

2003-heden

5 jaar

Vernietigen

Doorgaans schaduwarchief.

Kopie van dossiers inzake de voorbereiding en het beheer van het budget van de Directie Externe Communicatie

2003-heden

10 jaar

Vernietigen

“Basisdossier” bij stafdienst B&B.

Kopies van inlichtingsformulieren van de FOD Kanselarij van de EM en de FOD Buitenlandse Zaken

2003-heden

10 jaar

Vernietigen

Originelen bevinden zich bij respectievelijke FOD’s.

Stukken betreffende de Club de Venise

2002-heden

5 jaar

Vernietigen

Documentatie

2003-heden

5 jaar

Vernietigen

Notulen en vergaderstukken het informatie- en communicatiebeleid van de Europese Instellingen

Betreffende onder meer auteursrecht, Witboek of Club de Venise. Bewaard in opdracht van Directeurgeneraal.

2002-heden

5 jaar

Vernietigen Elektronisch consulteerbaar op Europese website.

52


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.3.3. Dienst Creatie en Distributie / Service Création & Distribution 2.3.3.1. Dienst in Wetstraat 16, Brussel Briefwisseling

2003-heden

10 jaar

Bewaren na schoning

Dossiers inzake projecten van publicaties

2003-heden

10 jaar

Bewaren na schoning

Dossiers inzake projecten van overheidscampagnes

2004-heden

10 jaar

Bewaren na schoning

Dossiers inzake andere projecten

Databanken, hoofdzakelijk met adresgegevens

2004-heden

1997-heden

10 jaar

10 jaar

Bewaren na schoning

Vernietigen

Sommige brieven werden geregistreerd.

Bijvoorbeeld film over België ( 20042005), vernieuwing van de Infoshop en infoshop bij de website ( 2006), samenwerking met De Post. Bijvoorbeeld repertoria van de ministeries / FOD’s of de kabinetten. De data werden meestal gepubliceerd.

Dossiers, onder elektronische vorm, geplaatst op de server van de FOD Kanselarij

2003-heden

10 jaar

Vernietigen

Kopies van bestelbons

2003-heden

3 jaar

Vernietigen

Kopies van uitgaande facturen

2003-heden

3 jaar

Vernietigen

BESCHEIDEN

Datering

53

Administratieve

Definitieve

Betreft een werkinstrument voor de belangrijkste hierboven vermelde dossiers.

Opmerkingen


bewaartermijn

Inventaris van de infoshop

bestemming

2003-heden

10 jaar

Vernietigen

Briefwisseling

1995-heden

10 jaar

Vernietigen

Bestelbons van de klant en kopies van uitgaande facturen

1993-heden

10 jaar

Vernietigen

Facturen betaald door de klanten

1998-heden

10 jaar

Vernietigen

Vorderingsbonnen betreffende de gratis levering van producten

1999-heden

10 jaar

Vernietigen

Stukken betreffende (gratis) leveringen aan het Koninklijk Paleis

1993-heden

10 jaar

Vernietigen

Ontvangstenboek met kastickets

1998-heden

10 jaar

Vernietigen

Ontvangstenboek betreffende de stortingen op rekening van De Post

1998-heden

10 jaar

Vernietigen

Leveringsbons

1998-heden

10 jaar

Vernietigen

Kredietnota’s

1998-heden

10 jaar

Vernietigen

Zwart-witfoto’s betreffende aspecten van België

1962-1980

100 jaar

Bewaren

Zie Archiefvorming en archiefbeheer (p. 128-129).

Fichefardes met afdrukken van foto’s betreffende aspecten van België

1962-1980

100 jaar

Bewaren


2.3.3.2. Organisatie en beheer van de Infoshop, Regentlaan 54, Brussel

Vanaf 2004 gebruikt de infoshop een nieuw boekhoudsysteem met opvolging van stockbeheer.

Vanaf 2004 werd wekelijks een rekening opgemaakt van de kastickets.

2.3.3.3. Activiteiten van de Infoshop, Regentlaan 54, Brussel

BESCHEIDEN

Datering

54

Administratieve

Definitieve

Opmerkingen


bewaartermijn

bestemming

Negatieven van zwart-witfoto’s betreffende aspecten van België

1962-1980

100 jaar

Bewaren


Kleurendia’s (ektachromen) betreffende aspecten van België

1962-1980

100 jaar

Bewaren


Kopie van Kleurendia’s (ektachromen) betreffende aspecten van België en in het bijzonder de meest populaire zichten

1962-1980

100 jaar

Bewaren


Publicaties van Algemene Directie Externe Communicatie en rechtsvoorgangers Inbel en FVD

1962-heden

100 jaar

Bewaren


Foto’s van audiënties bij de Koninklijke Familie gemaakt door Dimitri Ardelean, fotograaf in dienst van Inbel

1989-1997

100 jaar

Bewaren

Originele negatieven van de officiële foto’s en de staatsieportretten van de Koninklijke Familie

1989-heden

100 jaar

Bewaren

Geordend per gezin.

Foto’s betreffende aspecten van België gemaakt door Dimitri Ardelean, fotograaf in dienst van Inbel

1990-2002

10 jaar

Bewaren


Kleurenfoto’s betreffende aspecten van België gemaakt door Dimitri Ardelean, fotograaf in dienst van Inbel

2000-2002

10 jaar

Bewaren

Het betreft hier de circa 500 geselecteerde opnamen geselecteerd voor digitalisering onder de vorm van een witte ordner ter inzage. De foto’s werden op een CD-rom geplaatst (Zie infra). Afdrukken Zie hogervermelde fichefardes en Archiefvorming en archiefbeheer (p. 129).

BESCHEIDEN

Datering

55



Opmerkingen


Filmrollen, negatieven en fotografische afdrukken (‘contactplaten’) betreffende aspecten van België gemaakt door Dimitri Ardelean, fotograaf in dienst van Inbel

2000-2002

100 jaar

Bewaren

Geordend volgens nummer van de filmrol.

CD-rom met circa 500 kleurenfoto’s betreffende aspecten van België gemaakt door Dimitri Ardelean, fotograaf in dienst van Inbel

2000-2002

10 jaar

Bewaren

De foto’s werden gescand op 3 verschillende resoluties. Bibliotheek afkomstig van Inbel / FVD, opgericht in 1987-1988.

Publicaties en documentatie van de voormalige Bibliotheek

1962-heden

50 jaar

Bewaren na schoning

Geen ontleningen of aankopen meer, uitsluitend voor intern gebruik. Er bestaat een toegang via een Excelspreadsheet en een alfabetisch geordende fichesbak.

Verzameling van audiovisuele documenten betreffende België

1988(1992?)

56

10 jaar

Selecteren



BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.3.4. Dienst Communicatie van de Ministerraad / Service Communication du Conseil des Ministres Toegankelijk via website. Voor de programmawetten worden er geen persmededelingen verspreid. Elektronische persmededeling van de Ministerraad

1995-heden

30 jaar

Bewaren

Er bestaat geen papieren versie van deze mededelingen. Papieren afdrukken werden verspreid indien een persconferentie georganiseerd werd. Tot 2002 werden berichten per fax naar de redacties gestuurd.

Databank van de ingeschreven Belgische journalisten

2002-heden

30 jaar

Vernietigen

Databank van buitenlandse correspondenten en gerechtigden tot consultatie

2002-heden

30 jaar

Vernietigen

57

Databank (beheerd door het IPC) maakt melding naam, persnummer, eventueel medium of krant, thema’s.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.3.5. Dienst Online / Service Online Businessplan

2002

Duur van het plan

Bewaren

Masterplan

2003

Duur van het plan

Bewaren

Projectdossiers inzake de aanmaak en het beheer van websites en servers

1997-heden

Dossiers inzake het beheer van de federale portaalsite

Dossiers intern anti-chronologisch geordend.

Duur van het project

Bewaren

2000-heden

Geldigheid

Selecteren


Elektronische versie van de Federale portaalsite www.belgium.be

2000-heden

Geldigheid

Bewaren

Kopie beschikbaar op CD-ROM (bij Fedict).

Notulen en vergaderstukken van CommnetKernPortaal (CNKP)

2004-heden

5 jaar

Bewaren

Notulen en vergaderstukken van CommnetKern

2004-heden

5 jaar

Vernietigen

Bewaard bij FOD P&O.

Dossiers inzake de seminaries van Commnet

2004-heden

5 jaar

Vernietigen

Bewaard bij FOD P&O.

Excel-spreadsheet met synthese van de bestelbons van alle projecten van de dienst Online

2006-heden

6 jaar

Bewaren

Mailberichten van het diensthoofd

2005-heden

1 jaar

Selecteren

58

Betreft ongeveer 70 websites en 15 servers.

Elektronisch bewaard in jaarlijkse folders op de server.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

Elektronisch gearchiveerd in projectfolders op de server van de Kanselarij.

Elektronische dossiers met belangrijkste operationele documenten van een project

2005-heden

Duur project

Selecteren

Projectdossiers inzake de aankoop van hard- en software met prijsvragen voor bedragen tot 67000 Euro

1997-heden

6 jaar

Vernietigen

Projectdossiers inzake aangekochte dienstverlening (consultancy)

1997-heden

6 jaar of duur van de opdracht

Vernietigen

Bugetfiches per jaar

2000-heden

6 jaar

Vernietigen

Ingekomen aankoopfacturen

2002-heden

6 jaar

Vernietigen

Een kopie is ter beschikking bij dienst Boekhouding.

Verkoopfacturen

2002-heden

6 jaar

Vernietigen

Een kopie is ter beschikking bij dienst Boekhouding.

2005-heden

Einde mandaat van Task Force

Vernietigen

Bewaard bij FOD Buitenlandse Zaken.

Elektronische dossiers van de International Task Force Holocaust

59


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.3.6. Dienst Offline / Service Offline Financieringstype: “sans flux” (overheidsdienst betaalt direct); thesaurie of 1227 (eigen middelen). Excel spreadsheet met synthesetabel van bestelbons per dossier per jaar en per financieringstype

2004-heden

6 jaar

Bewaren

Excel spreadsheet met overzichtstabel van de campagnes

2004-heden

6 jaar

Bewaren

Excel spreadsheet met tabel budgettaire projectfiche

2004-heden

6 jaar

Bewaren

Volgens respondent zijn er gelijkaardige tabellen bij Cel Steun & Coördinatie op leverancier en onderwerp; bij rekenplichtige B&B aangevuld met facturatiegegevens.

Gelijkaardige tabellen bij rekenplichtige B&B aangevuld met facturatiegegevens. Offerte, prospectus (inclusief CDRom) worden bewaard.

Dossiers inzake voorstel van campagne

2002-heden

6 jaar

Selecteren

Dossiers inzake de toewijzing en het beheer van promotiecampagnes

2004-heden

6 jaar

Bewaren


Powerpointpresentatie van uitgevoerde campagnes

2005-heden

1 jaar

Bewaren

Bewaard op server.

60

“Creatieve presentaties”, doorgaans weergegeven op Cad-a-pack-platen of architectenkarton, worden vernietigd.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2006 ontbreekt gedeeltelijk. Mailberichten per campagne

2003-heden

Promotiemateriaal op diverse dragers (synthetische banners, golfbal, affiches, pralinedoosjes, T-shirts, tassen…)

2002-heden

Dossiers inzake overeenkomsten met de federaties van uitgevers (van dagbladen en andere communicatiemiddelen) om te genieten van voorkeurstarieven bij de federale overheid

1993-heden

61

Duur campagne

Selecteren

Selectie van inhoudelijk relevante mailberichten voor de campagne. Eén exemplaar van papieren dragers apart te bewaren.

Duur campagne

Selecteren

6 jaar na einde overeenkomst

Bewaren

Voor andere dragers dient de dienst zelf collectie aan te leggen. Bevat bedrijfsgevoelige informatie.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

2.3.7. Internationaal Perscentrum in het Résidence Palace / Centre de Presse international au Résidence Palace (RP-IPC) (Staatsdienst met afzonderlijk beheer) 2.3.7.1. Organisatie en beheer “Financiële rapportering”. Jaarrapporten betreffende de financiële aangelegenheden

2002-heden

8 jaar

Bewaren

Agenda betreffende de activiteiten van het IPC

2002-heden

5 jaar

Vernietigen

Uitsluitend beschikbaar onder elektronische vorm.

Tabel betreffende de planning voor het gebruik van de zalen

2002-heden

6 jaar

Vernietigen

Uitsluitend beschikbaar onder elektronische vorm. Tot 2004 onder de vorm van een Excel-tabel.

Stukken betreffende zaalverhuur

2002-heden

3 jaar

Vernietigen

Bevat gegevens over huurders / klanten.

Overeenkomsten betreffende algemene ondersteunende diensten (onder meer catering,…)

2002-heden

3 jaar

Vernietigen

Overeenkomsten betreffende technische ondersteuning (onder meer verlichting,…)

2002-heden

3 jaar

Vernietigen

Vervallen huurovereenkomsten

2002-heden

3 jaar

Vernietigen

Actieve huurovereenkomsten voor drie jaar

2002-heden

6 jaar

Vernietigen

Huurovereenkomsten voor 27 jaar

2002-heden

30 jaar

Vernietigen

62

Komt slechts zelden voor.


BESCHEIDEN

Datering


Stukken betreffende de goedkeuring door de Inspectie van Financiën van


Opmerkingen

Vernietigen 2002-heden

Duur huurovereenkomst

2002-heden

5 jaar

Verzoekschriften betreffende de reservatie van de zalen, meestal ingekomen mailberichten

2002-heden

3 jaar

Vernietigen

Aanbestedingsdossiers

2002-heden

8 jaar

Vernietigen

Originele bewijsstukken (o.a. meer specifiek: facturen) voor de boekhouding

2002-heden

8 jaar

Vernietigen

Uittreksels van de bankrekening

2002-heden

30 jaar

Vernietigen

Attestatie wanneer er geen facturen worden opgemaakt.

Kopie van de boekhoudkundige rapporten

2002-heden

8 jaar

Bewaren

Volgens respondent bevindt origineel zich bij rekenplichtige in de Wetstraat 16, maar daar niet teruggevonden.

Ingekomen facturen

2002-heden

8 jaar

Vernietigen

Chronologisch geordend volgens facturatienummer.

Minuten van uitgaande facturen

2002-heden

8 jaar

Vernietigen

Chronologisch geordend volgens facturatienummer.

a) huurovereenkomsten

b) aanbestedingen na vervallen termijn

BESCHEIDEN

Datering

63

Administratieve

Definitieve

Opmerkingen


bewaartermijn

Documentatie ter ondersteuning van de exploitatie van het perscentrum

bestemming

2002-heden

1 jaar

Vernietigen

Jaarlijks businessplan

2002-heden

5 jaar

Bewaren

Verslagen en bijhorende vergaderstukken van het Beheerscomité

2002-heden

8 jaar

Bewaren

2.3.7.2. Activiteiten

Chronologisch geordend per vergadering. Uitsluitend beschikbaar onder elektronische vorm.

Persmededeling van de Ministerraad

1995-heden

3 jaar

Bewaren

Persmededelingen van de Federale Overheid verspreid via presscenter.org

2002-heden

3 jaar

Bewaren

64

Persmededelingen van de voormalige FVD werden opgenomen in het bestand. Uitsluitend beschikbaar onder elektronische vorm.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

3. DIENST VOOR ADMINISTRATIEVE VEREENVOUDIGING (DAV) / AGENCE POUR LA SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE (ASA) 3.1. Organisatie en beheer Minuten van uitgaande brieven

1999-heden

10 jaar

Bewaren na schoning

Boekhoudkundige stukken betreffende buitenlandse zendingen en reizen

1999-heden

5 jaar

Selecteren

Kopies van facturen

1999-heden

10 jaar

Vernietigen

Dossiers van kredietvastlegging

1999-heden

5 jaar

Vernietigen

Borderel van postverzending

1999-heden

5 jaar

Vernietigen

Schuldvorderingen

1999-heden

5 jaar

Vernietigen

Kasregister

1999-heden

5 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake externe vergaderingen

1999-heden

5 jaar

Vernietigen

Betreft onder meer de levering van toestellen.

Nota’s gericht aan de Sociale verzekeringsfondsen

1999-heden

5 jaar

Vernietigen

FOD Sociale Zekerheid, DG Zelfstandigen en RSVZ zijn eigenaars en uitgever van deze documenten.

65

Overzichtslijsten bewaren en onkostennota’s vernietigen.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

3.2. Activiteiten Jaarverslagen

1999-2003

10 jaar

Bewaren

Beschikbaar voor 1999-2000, 2001, 2002-2003 en werden neergelegd bij de Koninklijke bibliotheek.

Actieplannen, jaarprogramma van de DAV

1999-heden

20 jaar

Bewaren

In 1999 strategisch plan en vervolgens elk jaar een actieplan.

Dossiers inzake het Sturingscomité

1999-heden

10 jaar

Bewaren


Ingekomen en uitgaande mailberichten van de directeur-generaal.

1999-heden

5 jaar

Bewaren

Enkel bewaard onder elektronische vorm.

Gegevensbank betreffende het Kafkameldpunt voor administratieve lasten

2003-heden

10 jaar

Bewaren na schoning


Rapporten betreffende de Kafka-meldingen

2004-heden

10 jaar

Bewaren

Vooruitgangsrapporten van het Kafkaplan gericht aan de Ministerraad

2004-heden

5 jaar

Vernietigen

Syntheseverslag betreffende de opvolging en actualisering van het actieplan vereenvoudiging van de federale regering, opgesteld per overheidsdienst

2000-heden

5 jaar

Vernietigen

1999-heden

5 jaar

Vernietigen

Adviezen inzake administratieve vereenvoudiging op vraag van de Ministerraad, regeringsleden, staatssecretarissen of overheidsdiensten BESCHEIDEN

Datering

66

Administratieve

Definitieve

Bewaard in archief van de Ministerraad en van de Staatssecretaris voor administratieve vereenvoudiging. Sporadisch opgemaakt. Bewaard in de thematische dossiers van de Ministerraad. Alfabetisch geordend. De uitgebrachte adviezen zijn verwerkt in de nota's aan de Ministerraad. Opmerkingen


bewaartermijn

Lastenboeken betreffende de website www.vereenvoudiging.be

2000-heden

5 jaar

bestemming

Bewaren

Dossiers inzake de enquête en het meten van administratieve lasten

2000-heden

10 jaar

Bewaren na schoning

Het onderzoek wordt om de twee jaar uitgevoerd door het Federaal Planbureau, met rapport. In de toekomst zullen deze meetdossiers geïntegreerd worden in de realisatiedossiers en geplaatst in de nieuwe lokalen van de cel meetbureau. Deze metingen zijn eigen metingen van de DAV, volgens de Standard Kosten Model (SKM)-methodologie.

Dossiers inzake realisaties van vereenvoudigingsprojecten

2003-heden

10 jaar

Bewaren na schoning

Zie opmerkingen bij de vorige archiefreeks.

Selecteren

Inventaris zal door de DAV voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie.

Dossiers inzake overheidsopdrachten ter uitvoering van projecten

1999-heden

10 jaar

Databank met ontwerpen van vereenvoudigingsprojecten en de opvolging ervan

2004-heden

10 jaar

Bewaren

Bestaat uit 2 databanken door de creatie van een nieuwe versie (Catali Gent).

Dossiers inzake het netwerk van vereenvoudigingsambtenaren

1999-heden

10 jaar

Bewaren

Geordend per vergadering.

Lijst met contactpersonen van netwerk van vereenvoudigingsambtenaren in overheidsdiensten (FOD’s en POD’s)

1999-heden

10 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake het Overlegplatform inzake administratieve vereenvouding

2003-heden

10 jaar

Bewaren

BESCHEIDEN

Datering

67

Administratieve

Definitieve

Geordend per vergadering. Opmerkingen


bewaartermijn

Thematische dossiers van adjunct-directeur-generaal De Vos

1999-heden

10 jaar

bestemming

Selecteren

Met volgende hoofdindeling: DAV, economie, sociale zekerheid, financiën, werkgelegenheid, zelfstandigen, openbaar bestuur en instellingen, OESO. Inventaris zal door de DAV voorgelegd worden aan het Algemeen Rijksarchief voor het uitvoeren van de selectie. Onvolledig. Bij selectie van notulen en bijhorende vergaderstukken verifiëren of archief integraal bewaard wordt in kabinetsarchief van Verhofstadt I.

Dossiers inzake de Task Force Administratieve Vereenvoudiging

BESCHEIDEN

2001-2003

Datering

68

5 jaar


Selecteren


Task Force was slechts twee jaar actief en kende een beperkt aantal vergaderingen. Betreft onder meer de opstart van de Kruispuntbank voor Ondernemingen en de opmaak van de wet van 16 januari 2003 betreffende de oprichting ervan.

Opmerkingen


Stukken betreffende de deelname aan werkgroepen en organen waarvan de DAV niet de initiatiefnemer is, onder meer het Coördinatiecomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, de werkgroepen in het kader van E-gov, het douaneplatform bij de FOD Financiën, portal www. belgium, de Gemengde werkgroep Modernisering van de Sociale Zekerheid, de Public Sector Information Group, het Interministerieel Economisch Comité bij de FOD Economie, de officiële vertegenwoordiging van België op internationaal niveau bij de Europese Unie en de OESO, de Interministeriële Economische Commissies bij het Ministerie van Economische Zaken / de FOD Economie.

1999-heden

5 jaar

Vernietigen

Stukken betreffende de presentatie van colloquia en studiedagen

2004-heden

10 jaar

Vernietigen

“Landendossiers”, documentatie betreffende buitenlandse diensten voor administratieve vereenvoudiging

1999-heden

10 jaar

Bewaren na schoning

Persdossiers met overzicht van de berichtgeving inzake administratieve vereenvoudiging

1999-heden

5 jaar

Bewaren na schoning

Dossiers inzake de analyse van NIS-enquêtes

2000-heden

10 jaar

Vernietigen

Inventaris van de vennootschapswetgeving en procedures voor het starten van een onderneming

2001

10 jaar

Bewaren

Het ging hier om een éénmalige inventarisatie-operatie.

Dossiers inzake gegevensinzameling voor de Kruispuntbank van Ondernemingen

2001-heden

5 jaar

Vernietigen

FOD Economie is de beheerder.

Vernietigen

FOD Binnenlandse Zaken (diensten Rijksregister) en Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid zijn eigenaars en beheerders.

Dossiers inzake de gegevensinzameling voor het Rijksregister, aangevuld met het BISregister van de Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid

2006-heden

69

5 jaar

Onder elektronische vorm.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

4. COMMISSIES / COMMISSIONS 4.1. COMMISSIE VOOR SCHADELOOSSTELLING VAN DE LEDEN VAN DE JOODSE GEMEENSCHAP VAN BELGIË / COMMISSION DE DÉDOMMAGEMENT DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ JUIVE DE BELGIQUE 4.1.1. Organisatie en beheer Dossiers inzake de interne werking en de coördinatie van de Commissie

2001-2007

5 jaar

Bewaren

Mandaten en bijhorende briefwisseling met de Thesaurie betreffende de uitbetaling van verschuldigde bedragen

2003-2007

10 jaar

Bewaren

Lijsten van bezoekers

2003-2007

5 jaar

Bewaren

Eindrapport van de Commissie voor de schadeloosstelling van de leden van de Joodse gemeenschap van België

December 2007

5 jaar

Bewaren

Kopies van jaarverslag over te maken aan de EM

2002-2007

5 jaar

Bewaren

Niet openbaar, bevat privacygevoelige gegevens

Notulen en bijhorende vergaderstukken van de Commissievergaderingen

2002-2007

10 jaar

Bewaren


Centraal repertorium onder de vorm van een databank met verzameling van gegevens betreffende de aanvragen

1997-2007

10 jaar

Bewaren

4.1.2. Activiteiten

BESCHEIDEN

Datering

70

Administratieve

Definitieve

Opmerkingen


bewaartermijn

bestemming

Individuele dossiers met aanvragen tot schadeloosstelling

1997-2007 (einde 19de eeuw)

10 jaar

Bewaren

Repertorium onder de vorm databank, genaamd Mala Zimetbaum, betreffende aanvragen tot schadeloosstelling ingediend bij de Studiecommissie

1997-2001

10 jaar

Bewaren

Juridische dossiers inzake geschillen in behandeling bij de Raad Van State

2003-heden

5 jaar

Bewaren

Briefwisseling, mailberichten of faxen met vragen betreffende algemene inlichtingen

2001-2006

5 jaar

Bewaren

Kopies van verzoekschriften tot schadeloosstelling ingediend bij de Studiecommissie

1997-2001

5 jaar

Bewaren na schoning

Individuele verzoekschriften tot schadeloosstelling en bijhorende bewijsstukken, ingediend via de World Jewish Restitution Organization (WJRO), Belgische afdeling

1997-2001

5 jaar

Bewaren

Laattijdige verzoekschriften tot schadeloosstelling

2003-2007

5 jaar

Bewaren

Individuele archieven van de onderzoekers bij de Studiecommissie

1997-2001

5 jaar

Bewaren na schoning

Dossiers inzake de restitutie van culturele goederen behandeld door dhr. Jacques Lust onderzoeker bij onder meer het Belgisch Interventieen Restitutiebureau en de FOD Kanselarij van de EM

2002-2007

5 jaar

Bewaren

BESCHEIDEN

Datering

71

Administratieve

Definitieve


Toegang via agenda tot 2005.

Door de onderzoekers is per categorie (financiën, verzekeringen, immobiliën…) een archief aangelegd.

Opmerkingen


bewaartermijn

Kopies van archiefbescheiden betreffende rekeningen van de Brüsseler Treuhandgesellschaft (BTG) bij de Société française de Banque et de Dépôts (SFBD)

Kopies van collectie Sammelverfahren – Wiedergutmachung

Kopies van collectie International Commission on Holocaust Era Insurance Claims (ICHEIC), dossiers inzake aanvragen betreffende verzekeringspolis

bestemming

1998 5 jaar

Bewaren

(1940)

2002-2007 (19601980)

2002-2007

5 jaar

Bewaren

Kopies van originele documenten gemaakt bij de Société Générale door de Studiecommissie (sluit aan bij het archief Sekwester- Brüsseler Treuhandgesellschaft (BTG), dossiers SFBD). Kopies van originele documenten uit archief in Berlijn. Toegang via centrale databank.

5 jaar

Bewaren

Kopies van originele documenten betreffende België, ingediend bij het ondertussen opgedoekte ICHEIC Londen, onder Pdf-formaat. Slechts gedeeltelijk op papieren drager. Kopies van originele documenten uit archief “Dienst Oorlogsslachtoffers”.

Kopies van archiefbescheiden betreffende Möbelaktion Antwerpen + Möbelaktion Brussel

2002-2007 (1942)

5 jaar

Kopies van individuele formulieren met gegevens van Joodse individuen, opgemaakt door het Devisen Schutz Kommando (DSK)

2002-2007 (1940)

5 jaar

72

Bewaren Gegevens voor Möbelaktion Antwerpen staan op CD-rom. Bewaren

Wellicht onvolledig.


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

4.2. ADMINISTRATIEVE DIENSTEN VAN DE VASTE NATIONALE CULTUURPACTCOMMISSIE (VNCPC) / SERVICES ADMINISTRATIFS DE LA COMMISSION NATIONALE PERMANENTE DU PACTE CULTUREL (CNPPC) 4.2.1. Organisatie en beheer Stukken betreffende het economaat en financiën

1985

7 jaar

Vernietigen

Kopie van ingekomen facturen

1985-heden

7 jaar

Vernietigen

Originele stukken beschikbaar bij B&B.

Kopie van stukken betreffende fondsenvoorschotten

1985-heden

7 jaar

Vernietigen


Kopie van bestelbons

1985-heden

7 jaar

Vernietigen


Kopie van uittreksels van postrekening

1985-heden

7 jaar

Vernietigen

Originele stukken na 4 maand bij Rekenhof.

Jaarverslagen

1977-heden

4 jaar

Bewaren

Notulen van de Algemene Vergadering

1975-heden

4 jaar

Bewaren

Notulen van het Directiecomité

1975-heden

4 jaar

Bewaren

Dossiers inzake de samenstelling van de commissie

1976-heden

4 jaar

Bewaren

Persoonsdossiers met beknopte inlichtingen over de leden van de Commissie en het Bureau

1975-heden

4 jaar

Bewaren

4.2.2. Activiteiten

73


Dossiers inzake klachten ingediend bij de VNCPC

1976-heden

Uitspraak + 6 maand

Bewaren


Repertorium met algemene gegevens betreffende de klachtendossiers

1976-heden

50 jaar

Bewaren

Databank onder Access.

Ingekomen stukken, voornamelijk brieven

1976

Uitspraak + 6 maand

Bewaren

Ingekomen brieven betreffende klachten worden geïntegreerd in het klachtendossier.

Nederlandstalig register van ingekomen stukken

1976-heden

50 jaar

Bewaren

Franstalig register van ingekomen stukken

1976-heden

50 jaar

Bewaren

Minuten van uitgaande stukken, voornamelijk brieven

1976-heden

Uitspraak + 6 maand

Bewaren

Nederlandstalig register van uitgaande stukken

1976-heden

50 jaar

Bewaren

Franstalig register van uitgaande stukken

1976-heden

50 jaar

Bewaren

Documentatie van Nederlandstalige dienst

1976-heden

10 jaar

Vernietigen

Documentatie met bijzonder nuttig karakter wordt bijgehouden.

Documentatie van Franstalige dienst

1976-heden

10 jaar

Vernietigen

Documentatie met bijzonder nuttig karakter wordt bijgehouden.

74

Minuten van uitgaande brieven betreffende klachten worden geïntegreerd in het klachtendossier.


75


BESCHEIDEN

Datering



Opmerkingen

5. BIJZONDERE MISSIES / MISSIONS PARTICULIÈRES Tijdens een telefonisch onderhoud gaven dhr. Van Hemelrijck en dhr. Debuisson te kennen geen archief te vormen. Ze maken hun archiefbescheiden hoofdzakelijk over aan de stafdienst B&B.

76

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

Recommend Documents