ARCHIEF VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL VAN DE BENELUX ARCHIEFSELECTIELIJST 2012

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 95

ARCHIEF VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL VAN DE BENELUX ARCHIEFSELECTIELIJST 2012

door Geert LELOUP

Brussel 2012

ARCHIEF VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL VAN DE BENELUX ARCHIEFSELECTIELIJST 2012

door Geert LELOUP

Brussel 2012

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE .................................................................................................... 5 LIJST VAN AFKORTINGEN.................................................................................... 7 ARCHIEFSELECTIELIJST .................................................................................... 11 A. Organisatie en interne werking ....................................................................... 13 A.1. Administratief beheer ............................................................................... 13 A.2. Juridisch beheer........................................................................................ 16 A.3. Financieel beheer ..................................................................................... 18 A.4. Personeelsbeheer ...................................................................................... 20 A.5. Materieel beheer ....................................................................................... 23 A.6. ICT-beheer ............................................................................................... 24 A.7. Communicatie en public relations............................................................ 25 A.8. Vertalingen en tolken ............................................................................... 26 B. Bevoegdheden ................................................................................................. 28 B.1. Ondersteuning van de Benelux-samenwerking ........................................ 28

5

Secretariaat-Generaal van de Benelux

6


LIJST VAN AFKORTINGEN ABNL

Admiraliteit Benelux

AD

Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen

AG

Agenda

AJ

Bijzondere Commissie Administratieve en Strafrechtelijke Samenwerking

AP

Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen

AR

afdeling Algemene Zaken en Ruimtelijke Ordening

ARP

Commissie voor Landbouw, Voedselvoorziening en Visserij

AZ

Afdeling Algemene Zaken

BBIE

Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom

BBTM

Benelux-Bureau voor Tekeningen of Modellen

BCKB

Bijzondere commissie voor Kwaliteitsverklaringen in de Bouw

BEB

Commissie voor Buitenlandse Economische Betrekkingen

BEU

Benelux Economische Unie

BLEU

Belgisch-Luxemburgse Economische Unie

BMB

Benelux Merkenbureau

BNL

Benelux

BOIE

Benelux-Organisatie voor de Intellectuele Eigendom

BU

Bijzondere commissie voor de Vergelijking der Begrotingen van Overheids- en Semioverheidsinstellingen

CAC

Raad voor de Handelsakkoorden

CAD

Administratieve Raad voor de Douaneregelingen

CBPC

Werkgroep Consumentenbescherming

CIC

Commissie voor Industrie en Handel

CLIM

overleg inzake klimaat en milieu

CM

Bijzondere Commissie voor de Middenstand

CO

Convocatie

7


COG

Centrale Overleggroep

COL

College

COM

Dienst Boekhouding

COOP

Expertengroep “Politiële en justitiële samenwerking”

CRB

Centrale Raad voor het Bedrijfsleven

D

Team Duurzame Ontwikkeling

DF

Commissie voor Douane en Belastingen

EEG

Europese Economische Gemeenschap

EMU

Economische en Monetaire Unie

EN

Bijzondere Commissie voor Energie

ESRA

Economische en Sociale Raad van Advies

ET

Commissie voor het Vrije Verkeer en de Vestiging van Personen

EU

Europese Unie

GS

Werkgroep Grensoverschrijdende Samenwerking

HO

(Zee)Havenoverleg

HPA

Commissie voor de Harmonisatie van de Landbouwpolitiek

I

Dienst Bedrijfsvoering

IMI

Afdeling Interne Markt

IPR

Raadgevende Interparlementaire Beneluxraad

IZ

Afdeling Interne Zaken

J (1)

Commissie voor Justitie

J (2)

Team Justitie en Binnenlandse Zaken

JEU

Werkgroep Jeugdbeleid

JUR

Juridische afdeling

KvK

Kamers van Koophandel

LM

Commissie voor Leefmilieu

LOG

overleg inzake logistiek

8

Secretariaat-Generaal van de Benelux M

Team Markt

M&D

Afdeling Markt en Duurzame Ontwikkeling

MF

Commissie voor Monetaire en Financiële Vraagstukken

NO

nota / brief

P

Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer

PRO

Programmatisch Centrum

PV

proces-verbaal

R

Raad van de Economische Unie

R/a

Raad van de Economische Unie in beperkte samenstelling

R/jur

Comité van Juristen

RDP

Vergadering van de Voorzitters van de raden

REB

Werkgroep Economische Samenwerking en Regionaal Economisch Beleid

REG

Afdeling Ruimtegebonden Grensoverschrijdende Samenwerking

REU

Raad van de Economische Unie

RIZIV

Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering

RO

Bijzondere Commissie voor Ruimtelijke Ordening

S

Stafbureau

S&O

Afdeling Strategie en Organisatie

S&P

Afdeling Veiligheid en Externe relaties

SE

Sociaal-economische Afdeling

SG

Secretariaat-Generaal

SO

Commissie voor Sociale Vraagstukken

SP

Bijzondere Commissie voor de Volksgezondheid

ST

Bijzondere Commissie voor de Coördinatie van de Statistiek

P

Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer

PR

Public Relations

T (1)

Bijzondere Commissie voor het Toerisme

T (2)

Dienst Taal

9


T&S

Afdeling Ruimte en Mens

VE

Commissie voor het Verkeer

VVSA

overleg van de secretarissen-generaal inzake voedselveiligheid

10

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefreeksen, hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het Secretariaat-Generaal van de Benelux weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De bevoegdheden De bevoegdheden worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. Codes De codes bieden de mogelijkheid om elke archiefreeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren bij contacten tussen het Rijksarchief en het Secretariaat-Generaal van de Benelux. Deze codes houden geen enkel verband met de eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Drager De drager is het materiaal waarop de gegevens worden vastgelegd: papier, digitaal, papier en digitaal of andere dragers. Datering (uiterste data) De datering van de archiefreeksen gebeurt op basis van het oudste en het jongste aanwezige document of dossier en geeft dus aan welke periode de archiefreeks overspant. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door het Secretariaat-Generaal van de Benelux en geeft aan hoe lang deze de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen goede werking te kunnen garanderen als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de auteur van de selectielijst en het Secretariaat-Generaal van de Benelux. Een bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de reeks geen nut meer bezit. Wanneer de reeks in kwestie niet langer aangevuld wordt én in zijn geheel geen enkel administratief nut meer bezit, dan wordt bij de bewaartermijn vermeldt dat deze “verstreken” is. Tot slot nog signaleren dat bij de berekening van de termijn het lopend jaar niet mag meegerekend worden. Stukken uit 2002 met een bewaartermijn van 10 jaar kunnen bijvoorbeeld pas vanaf januari 2013 vernietigd worden.

11


Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt, in overleg, bepaald door het Rijksarchief en het Secretariaat-Generaal van de Benelux, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de nadere selectie. Opmerkingen De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie.

12

Secretariaat-Generaal van de Benelux – selectielijst

Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn

Definitieve bestemming

5 jaar

bewaren

Opmerkingen

A. ORGANISATIE EN INTERNE WERKING A.1. ADMINISTRATIEF BEHEER

A.1.01.

Agenda’s van de ingekomen brieven

papier & digitaal

1974-heden

A.1.02.

Minuten van verzonden nota’s en brieven en bijhorende inschrijvingslijsten (per entiteit)

papier & digitaal

1960-heden

5 jaar

selecteren

A.1.03.

Dossiers inzake de doorlichting en reorganisatie van het Secretariaat-Generaal en de Benelux-instellingen

papier & digitaal

1988-heden

5 jaar

bewaren

A.1.04.

Stukken betreffende de coördinatie van de bedrijfsvoering

papier & digitaal

2005-heden

5 jaar

vernietigen

A.1.05.

Dossiers inzake de opmaak van vierjaarlijkse Gemeenschappelijke werkprogramma’s

papier & digitaal

2012-heden

5 jaar

vernietigen

13

Selecteren op basis van de inhoud en de herkomst van de reeks. Basisregel is dat interne stukken vernietigd kunnen worden en externe stukken blijvend bewaard moeten worden.

Deze informatie is ook terug te vinden in de stukken van het College van SecretarissenGeneraal en/of bij de betrokken diensten.


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


A.1.06.

Gemeenschappelijke werkprogramma’s

papier & digitaal

2012-heden

30 jaar

bewaren

A.1.07.

Dossiers inzake de opmaak van jaarplannen

papier & digitaal

2008-heden

1 jaar

vernietigen

A.1.08.

Jaarplannen

papier & digitaal

2009-heden

30 jaar

bewaren

A.1.09.

Dossiers inzake de opmaak van jaarverslagen

papier & digitaal

2009-heden

1 jaar

vernietigen

A.1.10.

Jaarverslagen

papier & digitaal

1972-heden

30 jaar

bewaren

A.1.11.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Raad van de Economische Unie in beperkte samenstelling (“Administratieve Raad”, R/a) en de eraan gekoppelde werkgroepen

papier & digitaal

1953-heden

10 jaar

bewaren

14

Opmerkingen

De jaarverslagen worden tevens overgemaakt aan het Beneluxparlement en uitgegeven als gedrukt parlementair stuk.


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


A.1.12.

Briefwisseling van de Raad van de Economische Unie in beperkt samenstelling (“Administratieve Raad”, R/a) en de eraan gekoppelde werkgroepen

papier & digitaal

1953-heden

10 jaar

bewaren

A.1.13.

Nota’s van de Raad van de Economische Unie in beperkt samenstelling (“Administratieve Raad”, R/a) en de eraan gekoppelde werkgroepen

papier & digitaal

1953-heden

10 jaar

bewaren

A.1.14.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van het College van Secretarissen-Generaal ("COL")

papier & digitaal

1960-heden

10 jaar

bewaren

A.1.15.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de stafvergaderingen en van de eraan gekoppelde overlegorganen (management teams, enz.)

papier & digitaal

1993-heden

5 jaar

bewaren

A.1.16.

Verslagen van het teamoverleg

digitaal

2009-heden

15

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

De belangrijkste informatie is ook terug te vinden in de stukken van de stafvergaderingen. Opgelet: deze verslagen worden op dit moment slechts door één team opgesteld.


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


A.1.17.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de werkgroepen voor ontwikkeling van nieuwe samenwerkingsinitiatieven in het kader van de Benelux

papier & digitaal

2007-heden

10 jaar

bewaren

A.1.18.

Toespraken en presentatiebestanden van leden van het College van Secretarissen-Generaal

papier & digitaal

2007-heden

5 jaar

bewaren

A.1.19.

Algemene presentatiebestanden

digitaal

2009-heden

5 jaar

vernietigen

A.2. JURIDISCH BEHEER A.2.01.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van het Comité van Juristen (R/jur)

papier & digitaal

1955-heden

10 jaar

bewaren

A.2.02.

Briefwisseling van het Comité van Juristen (R/jur)

papier & digitaal

1955-heden

10 jaar

bewaren

A.2.03.

Nota’s van het Comité van Juristen (R/jur)

papier & digitaal

1955-heden

10 jaar

bewaren

A.2.04.

Dossiers inzake de juridische voorbereiding en de ratificatie van verdragen, overeenkomsten en protocollen

papier & digitaal

[1950]-heden

tot vervanging

bewaren

16

Opmerkingen


Code van de reeks A.2.05.

Reeks

Originele volmachten van de landen aan hun ministers of functionarissen tot ondertekening van verdragen, overeenkomsten en protocollen

Drager

papier

Datering

Bewaartermijn


[1950]-heden

5 jaar

bewaren

A.2.06.

Originele verdragen, overeenkomsten, protocollen en akten van bekrachtiging

papier

[1950]-heden

A.2.07.

Lijsten met de stand van zaken van de ministeriële beschikkingen (M)

papier & digitaal

A.2.08.

Dossiers inzake de juridische voorbereiding van ministeriële beschikkingen (M) en verdragen

A.2.09.

Opmerkingen

Wordt het Secretariaat-Generaal door een verdrag aangeduid tot depositaris, dan geldt de bewaartermijn “tot zolang deze van kracht blijven”.

tot vervanging

bewaren

1997-heden

5 jaar

bewaren

papier

1958-heden

tot vervanging

bewaren

Originele ministeriële beschikkingen (M)

papier

1955-heden

tot vervanging

bewaren

Deze worden gepubliceerd in het Benelux Publicatieblad.

A.2.10.

Dossiers inzake de juridische voorbereiding van administratieve ministeriële beschikkingen (MADM)

papier

1962-heden

tot vervanging

bewaren

De administratieve ministeriële beschikkingen worden eveneens in deze dossiers bewaard.

A.2.11.

Originele overeenkomsten en authentieke afschriften van overeenkomsten afgesloten in het kader van het veiligheidsbeleid

papier & digitaal

2004-heden

tot vervanging

bewaren

17


Code van de reeks

A.2.12.

Reeks

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de vergadering van de presidenten van de raad van state van de Benelux

Drager

Datering

Bewaartermijn


papier

1987-2003

10 jaar

bewaren

A.3. FINANCIEEL BEHEER

A.3.01.

Dossiers inzake de ontwerpbegroting

papier & digitaal

1968-heden

10 jaar

bewaren

A.3.02.

Registers van salarissen

papier & digitaal

1996-heden

75 jaar

vernietigen

A.3.03.

Dagboeken

papier

1989-1993

verstreken

vernietigen

A.3.04.

Databank van de boekhouding

digitaal

1993-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.05.

Facturen, dubbels van bestelbonnen en andere verantwoordingsstukken (weeklijsten, aanwezigheidslijsten, enz.)

papier

1975-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.06.

Dossiers inzake de aangifte van de salarissen bij de belastingsdiensten

papier

1965-heden

10 jaar

vernietigen

18

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


A.3.07.

“Relevés appointements”, lijsten met een overzicht van de uitkering van vergoedingen en toelagen aan personeelsleden (eindejaarstoelage, vakantiegeld, kindergeld, enz.)

papier & digitaal

1972-heden

40 jaar

vernietigen

A.3.08.

Dossiers inzake de uitkering van vergoedingen en toelagen aan personeelsleden (eindejaarstoelage, vakantiegeld, kindergeld, enz.)

papier

1989-heden

40 jaar

vernietigen

A.3.09.

Lijsten van de uitgekeerde pensioenen via het RIZIV

papier

2005-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.10.

Rekeninguittreksels

papier

1988-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.11.

Kwartaalafrekeningen

papier & digitaal

1968-heden

10 jaar

bewaren

A.3.12.

Verslagen van de controleurs en de commissarissen

papier & digitaal

1973-heden

10 jaar

bewaren

19

Opmerkingen

Deze worden in principe tevens voorgelegd aan de Raad van de Economische Unie in beperkt samenstelling (“Administratieve Raad”, RA): vernietigen indien deze ook daar terug te vinden zijn. Deze worden in principe tevens voorgelegd aan de Raad van de Economische Unie in beperkt samenstelling (“Administratieve Raad”, RA): vernietigen indien deze ook daar terug te vinden zijn.


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


A.3.13.

Dossiers inzake extrabudgettaire projecten

papier & digitaal

2005-heden

tot 10 jaar na afronding project

vernietigen

A.3.14.

Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringen

papier

1994-heden

10 jaar na verval polis

vernietigen

A.3.15.

Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van onderhoudscontracten en van contracten voor nutsvoorzieningen

papier

1954-heden

10 jaar na verstrijken contract

vernietigen

Opmerkingen

A.4. PERSONEELSBEHEER

A.4.01.

Dienstnota’s

papier & digitaal

1960-heden

20 jaar

bewaren

A.4.02.

Dossiers inzake het administratief en financieel statuut van het personeel

papier & digitaal

1960-heden

tot invoering nieuw statuut (onderdeel)

bewaren

Dossiers inzake de aanwerving van personeelsleden

papier & digitaal

2000-heden

tot uitputting beroepsmogelijkheden

vernietigen

A.4.03.

20

De vacature wordt in principe in het personeelsdossier van de aangeworven kandidaat opgenomen.


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


3 jaar

vernietigen

A.4.04.

Stukken betreffende spontane sollicitaties

papier & digitaal

1993-heden

A.4.05.

Steekkaartensysteem van de personeelsleden

papier

[1960]-heden

tot vervanging

bewaren

A.4.06.

Databank van de personeelsleden

digitaal

2011-heden

tot vervanging

bewaren

selecteren

A.4.07.

Personeelsdossiers

papier

1949-heden

1 jaar na overlijden van de beide partners

A.4.08.

Verloflijsten

papier & digitaal

1993-heden

5 jaar

vernietigen

A.4.09.

Prikkaartgegevens

papier & digitaal

2006-heden

3 jaar

vernietigen

A.4.10.

Ziekteverloflijsten en individuele ziekteverloffiches

papier & digitaal

2003-heden

tot invoering nieuw systeem

vernietigen

21

Opmerkingen

De salarisfiches vernietigen, alle overige stukken bewaren.

Deze gegevens worden niet jaarlijks herberekend, wat de lange bewaartermijn verklaart.


Code van de reeks A.4.11.

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Verzekeringsdossiers ernstige arbeidsongevallen - zonder rente

papier

1988-heden

30 jaar

vernietigen

- met rente

papier

1988-heden

looptijd rente

vernietigen

A.4.12.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Commissie Ambtenarenrechtspraak (AR)

papier & digitaal

1974-heden

10 jaar

bewaren

A.4.13.

Briefwisseling van de Commissie Ambtenarenrechtspraak (AR)

papier & digitaal

1974-heden

10 jaar

bewaren

A.4.14.

Nota’s van de Commissie Ambtenarenrechtspraak (AR)

papier & digitaal

1974-heden

10 jaar

bewaren

A.4.15.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van het personeelscomité voor overleg met het College

papier & digitaal

1969-heden

30 jaar

bewaren

A.4.16.

Dossiers inzake de inzet van stagiairs via stagecontracten

papier & digitaal

1995-heden

5 jaar

vernietigen

A.4.17.

Dossiers inzake de inzet van jobstudenten

papier & digitaal

1994-heden

5 jaar

vernietigen

22

Deze dossiers worden samen bewaard in één enkele reeks.


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A.5. MATERIEEL BEHEER

A.5.01.

Dossiers inzake de bouw, de aanpassing, de renovatie en de restauratie van de gebouwen

papier

A.5.02.

Dossiers inzake het onderhoud en herstel van de gebouwen

papier

1964-heden

zolang het gebouw door de instelling benut wordt

selecteren

[1980]-heden

15 jaar na de werken

vernietigen

selecteren

vernietigen

A.5.03.

Plannen van de gebouwen

papier

1969-1972

zolang het gebouw door de instelling benut wordt

A.5.04.

Dossiers inzake de huur van gebouwen

papier

1992-1994

10 jaar na einde huurcontract

23

De verslagen, adviezen en beslissingen van het openbaar onderzoek, lastenboeken en bestekken, weerhouden offertes, gunningsverslagen, gunningsbrieven, vergunningen, verslagen van architecten, bevelen tot aanvang, opleveringsstukken (voorlopige oplevering, definitieve oplevering, tekortkomingen, ingebrekestelling, enz.) en eindafrekening bewaren, de overige stukken vernietigen.

De "as-built" plannen en de uitvoeringsplannen bewaren, de plannen van nutsvoorzieningen vernietigen.


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


A.5.05.

Dossiers inzake de aankopen van materiaal via overheidsopdrachten

papier

2005-heden

10 jaar

vernietigen

A.5.06.

Dubbels van contracten voor nutsvoorzieningen

papier

2000-heden

10 jaar

vernietigen

A.5.07.

Dubbels van bestelbonnen

papier

1999-heden

10 jaar

vernietigen

A.5.08.

Formulieren voor de reservatie van vergaderzalen

papier

2009-heden

1 jaar

vernietigen

A.6. ICT-BEHEER A.6.01.

Dubbels van bestelbonnen voor de aankoop van hard- en softwaresystemen

digitaal

2006-heden

5 jaar

vernietigen

A.6.02.

Databank met inventaris van hard- en softwaresystemen

digitaal

2006-heden

30 jaar

vernietigen

A.6.03.

Databank met gegevens over de ondersteuning van het gebruik van hard- en softwaresystemen

digitaal

2010-heden

5 jaar

vernietigen

24

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A.7. COMMUNICATIE EN PUBLIC RELATIONS Dossiers inzake de ontwikkeling van een communicatiebeleid

papier & digitaal

Dossiers inzake de ontwikkeling van huisstijl en logo

papier & digitaal

A.7.03.

Perscommuniqués

papier & digitaal

A.7.04.

Dossiers inzake de organisatie van persconferenties

papier & digitaal

Dossiers inzake de organisatie van evenementen

papier & digitaal

A.7.01.

A.7.02.

A.7.05.

selecteren

De analyses bewaren, alle overige stukken vernietigen. De belangrijkste stukken worden tevens voorgelegd aan het College van Secretarissen-Generaal.

10 jaar

selecteren

De inhoudelijk belangrijke stukken (verslagen en eindproducten in de vorm van briefhoofden, enz.) bewaren, de overige vernietigen.

1954-heden

10 jaar

1 exemplaar in elke taal bewaren

2008-heden

10 jaar

selecteren

De persteksten of het persdossier bewaren, de uitnodigingen en aanwezigheidslijsten vernietigen.

selecteren

De uitnodiging, het draaiboek, teksten van toespraken en foto's bewaren, overige stukken betreffende de praktische organisatie vernietigen.

2010-heden

2009-heden

2009-heden

25

10 jaar

5 jaar


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A.7.06.

Dossiers inzake de opmaak van publicaties, folders en brochures

papier & digitaal

2009-heden

5 jaar

vernietigen

A.7.07.

Publicaties, brochures, folders en affiches (met inbegrip van het Benelux-Publicatieblad)

papier & digitaal

1954-heden

10 jaar

1 exemplaar in elke taal bewaren

A.7.08.

Dossiers inzake de ontwikkeling van de internetsite

papier & digitaal

2005-heden

10 jaar

vernietigen

tot vervanging

vóór en na elke ingrijpende aanpassing bewaren

De "look and feel" van de internetsite dient vóór en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd worden om de evolutie te kunnen documenteren De oudere films zullen in bewaring gegeven worden aan het Koninklijk Filmarchief in Brussel.

A.7.09.

Internetsite

digitaal

2009-heden

A.7.10.

Foto’s en films waarop de instelling de rechten bezit

diverse

[1950]-heden

30 jaar

bewaren

papier

1991-heden

2 jaar

vernietigen

A.8. VERTALINGEN EN TOLKEN A.8.01.

Lijsten van vertaal- en tolkopdrachten

26


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


A.8.02.

Informatiesysteem voor het beheer van vertaal- en tolkopdrachten (externe applicatie, vDoc)

digitaal

2010-heden

2 jaar

vernietigen

A.8.03.

Dossiers inzake de uitbesteding van vertaal- en tolkopdrachten met nota’s voor het College, het formulier voor aanvraag van vertalingen of de memo voor de inzet van tolken en een kopie van de factuur

papier & deels digitaal

2003-heden

2 jaar

vernietigen

27

Opmerkingen

De vertaalopdrachten werden vóór 2010 op papier verdeeld en uitgevoerd, waarna het bestand met de vertaling overgemaakt werd aan de betrokken collega’s en de papieren stukken vernietigd werden. De gegevens in dit systeem kunnen in principe na twee jaar vernietigd worden.


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

B. BEVOEGDHEDEN B.1. ONDERSTEUNING VAN DE BENELUX-SAMENWERKING Opgelet: de afzonderlijk bewaarde convocaties kunnen na het verstrijken van de bewaartermijn in principe vernietigd worden. Opgelet: voor de selectie van stukken betreffende de organisatie van studiedagen en de opmaak van publicaties, zie reeksen A.7.05 en A.7.06.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van het Comité van Ministers en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

1946-heden

30 jaar

bewaren

B.1.02.

Ingekomen brieven van het Beneluxparlement

papier & digitaal

1958-heden

3 jaar

vernietigen

Deze informatie wordt ook op het niveau van het Beneluxparlement bewaard.

B.1.03.

Dossiers inzake de voorbereiding van de plenaire zittingen van het Beneluxparlement en van diens commissies

papier & digitaal

1958-heden

3 jaar

vernietigen


B.1.04.

Dossiers inzake de behandeling van aanbevelingen en schriftelijke vragen van het Beneluxparlement

papier & digitaal

1958-heden

3 jaar

vernietigen


B.1.05.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Economische en Sociale Raad van Advies (ESRA)

papier

1961-1997

verstreken

bewaren

B.1.01.

28


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


B.1.06.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Vergadering van de Voorzitters van de Raden (RDP) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1946-1960

verstreken

bewaren

B.1.07.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Administratieve Raad voor de Douaneregelingen (CAD) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1945-1960

verstreken

bewaren

B.1.08.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Raad van de Economische Unie (REU) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

1946-heden

30 jaar

bewaren

B.1.09.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van het Coördinatiecomité

papier & digitaal

2005-heden

10 jaar

bewaren

B.1.10.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Commissie voor Buitenlandse Economische Betrekkingen (BEB) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1958-1996

verstreken

bewaren

B.1.11.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Commissie voor Monetaire en Financiële Vraagstukken (MF) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1958-1996

verstreken

bewaren

29

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


B.1.12.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Commissie voor Industrie en Handel (CIC) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1958-1996

verstreken

bewaren

B.1.13.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Commissie voor Landbouw, Voedselvoorziening en Visserij (ARP) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1958-1996

verstreken

bewaren

B.1.14.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Commissie voor Douane en Belastingen (DF) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1958-1996

verstreken

bewaren

B.1.15.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Commissie voor het Verkeer (VE) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

1958-heden

10 jaar

bewaren

B.1.16.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Commissie voor Sociale Vraagstukken (SO) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

1958-heden

30

10 jaar

selecteren

Opmerkingen

De commissie zelf is niet langer actief, maar talloze organen blijven het overleg voeren in het beleidsdomein sociale vraagstukken.


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


B.1.17.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Commissie voor de Harmonisatie van de Landbouwpolitiek (HPA) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1958-1963

verstreken

bewaren

B.1.18.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Commissie voor het Vrije Verkeer en de Vestiging van Personen (ET) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1963-1983

verstreken

bewaren

B.1.19.

Dossiers inzake de overnameovereenkomsten van akkoorden met derde landen inzake het vrije verkeer en de vestiging van personen

papier & digitaal

1980-heden

30 jaar

bewaren

B.1.20.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Commissie voor Justitie (J) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1970-1992

verstreken

bewaren

B.1.21.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Bijzondere Commissie voor de Coördinatie van de Statistiek (ST) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1958-1965

verstreken

bewaren

31

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


B.1.22.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Bijzondere Commissie voor de vergelijking der Begrotingen van Overheids- en SemiOverheidsinstellingen (BU) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1958-1970

verstreken

bewaren

B.1.23.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Bijzondere Commissie voor de Aanbestedingen (AP) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1958-1996

verstreken

bewaren

B.1.24.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Bijzondere Commissie voor de Middenstand (CM) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

1958-2007

10 jaar

bewaren

B.1.25.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Bijzondere Commissie voor Kwaliteitsverklaringen in de Bouw (BCKB) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

1991-2005

10 jaar

bewaren

B.1.26.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Bijzondere Commissie voor het Personenverkeer (P) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

1965-heden

10 jaar

bewaren

32

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


B.1.27.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Bijzondere Commissie Administratieve en Strafrechtelijke Samenwerking (AJ) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1970-1970

verstreken

bewaren

B.1.28.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Bijzondere Commissie voor de Volksgezondheid (SP) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier

1958-1997

verstreken

bewaren

B.1.29.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Bijzondere Commissie voor Energie (EN) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

B.1.30.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Bijzondere Commissie voor Ruimtelijke Ordening (RO) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

1976-heden

B.1.31.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Bijzondere Commissie voor het Toerisme (T) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

1976-2004

B.1.32.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Commissie voor Leefmilieu (LM) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

1984-heden

1980-heden

33

Opmerkingen

bewaren

De commissie zelf is niet langer actief, maar talloze organen blijven het overleg voeren in het beleidsdomein energie

10 jaar

bewaren

De van de landen ontvangen structuurplannen kunnen na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd worden.

10 jaar

bewaren

10 jaar

10 jaar

bewaren

De commissie zelf is niet langer actief, maar talloze organen blijven het overleg voeren in het beleidsdomein leefmilieu.


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


B.1.33.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Expertengroep “Politiële en justitiële samenwerking” (COOP)

papier

1995-1996

verstreken

bewaren

B.1.34.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Centrale Overleggroep (COG) van het Senningenoverleg en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

2003-heden

10 jaar

bewaren

B.1.35.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Werkgroep Fraude en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

2001-heden

10 jaar

bewaren

B.1.36.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Werkgroep Drugsbeleid

papier & digitaal

2001-heden

10 jaar

bewaren

B.1.37.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van (de rechtsvoorganger van) het Steering Committee van Euro Contrôle Route (ECR) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

2003-heden

10 jaar

bewaren

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Werkgroep Intellectuele Eigendom (PIC)

papier & digitaal

B.1.38.

1958-heden

34

10 jaar

bewaren

Opmerkingen

Deze werkgroep was aanvankelijk verbonden aan de Commissie voor industrie en handel als de Subcommissie voor industriële en commerciële eigendom.


Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


10 jaar

bewaren

Opmerkingen

B.1.39.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Werkgroep Economische Samenwerking en Regionaal Economisch Beleid (REB) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

B.1.40.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Werkgroep van de hoofden van de veterinaire diensten (VET, ook wel: Chief Veterinary Officer of CVO) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

1990-heden

10 jaar

bewaren

Deze werkgroep was aanvankelijk verbonden aan de Commissie voor landbouw, voedselvoorziening en visserij.

B.1.41.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van het overleg van de secretarissen-generaal inzake voedselveiligheid (VVSA) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

2010-heden

10 jaar

bewaren

Het betreft hier een nieuw en nader te ontwikkelen samenwerkingsterrein van de Benelux.

B.1.42.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Werkgroep Grensoverschrijdende Samenwerking (GS) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

1985-heden

10 jaar

bewaren

B.1.43.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Werkgroep Consumentenbescherming (CBPC) en van de eraan gekoppelde overlegorganen

papier & digitaal

2007-heden

10 jaar

bewaren

B.1.44.

Stukken betreffende het overleg inzake klimaat en milieu (CLIM)

papier & digitaal

2009-heden

10 jaar

bewaren

1985-heden

35



Code van de reeks

Reeks

Drager

Datering

Bewaartermijn


B.1.45.

Stukken betreffende het overleg inzake logistiek (LOG)

digitaal

2010-heden

10 jaar

bewaren

B.1.46.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Werkgroep Jeugdbeleid (JEU)

papier & digitaal

2000-heden

10 jaar

bewaren

B.1.47.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de Taskforce Ambulances

papier & digitaal

2006-heden

10 jaar

bewaren

B.1.48.

Dossiers inzake de coördinatie van INTERREGprojecten

papier & digitaal

1997-2003

15 jaar

selecteren

B.1.49.

Dossiers inzake de procesadvisering bij belangrijke, grensoverschrijdende infrastructuurwerken

papier & digitaal

2003-2008

verstreken

bewaren

B.1.50.

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de gemengde werkgroepen

papier

1958-1970

verstreken

bewaren

Opmerkingen


Deze taskforce was aanvankelijk verbonden aan de Bijzondere commissie voor de volksgezondheid. De bewaartermijn werd opgelegd door de Europese Unie.

36

Het eindrapport en de verslagen van werkconferenties bewaren, alle overige stukken vernietigen. Deze dossiers zijn voorbeelden van een wetenschappelijk interessante aanpak van de samenwerking.

ARCHIEF VAN HET SECRETARIAAT-GENERAAL VAN DE BENELUX ARCHIEFSELECTIELIJST 2012

Recommend Documents