Archief van de Belgische Technische Coöperatie - zetel. Archiefselectielijst

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

156

Archief van de Belgische Technische Coöperatie - zetel Archiefselectielijst 2014

door

Geert LELOUP

5468

Brussel – Bruxelles 2015

ARCHIEF VAN DE BELGISCHE TECHNISCHE COÖPERATIE - ZETEL ARCHIEFSELECTIELIJST 2014



156

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification: Publ. 5468 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



156

Archief van de Belgische Technische Coöperatie - zetel

Archiefselectielijst 2014

door

Geert LELOUP


ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefreeksen, hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De bevoegdheden De bevoegdheden worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen De reeksen worden met het oog op het gebruiksgemak voorzien van een code, waarmee elke reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig geïdentificeerd kan worden. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Bewaartermijn Gebaseerd op de administratieve bewaartermijn, is de bewaartermijn gelijk- of langduriger. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een normatieve tekst, een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de archivaris-inspecteur en de archiefvormer. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de reeks geen nut meer bezit. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in België in overleg met de instelling, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de selectie. Opmerkingen Voor bepaalde archiefreeksen wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie opgenomen met betrekking tot hun inhoud, functie en/of nadere selectie.

5

Belgische Technische Coöperatie (BTC) - zetel

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn

Definitieve bestemming

10 jaar

bewaren

Opmerkingen

A. ORGANISATIE EN INTERNE WERKING A.1. BEHEER STRATEGIE

Algemeen A.1.01.

Rekenblad voor de registratie van de uitgaande brieven, faxen en e-mails (digitaal)

A.1.02.

Minuten van de uitgaande brieven van de Voorzitter (papier, chronologisch geordend)

2005-heden

A.1.03.

Ingekomen brieven voor de Voorzitter (papier, chronologisch geordend)

2001, 2004-heden

10 jaar

bewaren

A.1.04.

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen (papier, chronologisch geordend)

2006-heden

5 jaar

vernietigen

A.1.05.

Vennootschapsakten (papier)

1999-heden

5 jaar na de vereffening

bewaren

2004-heden

6

10 jaar

bewaren

Heel wat brieven worden door de Voorzitter ondertekend, maar vervolgens door de desbetreffende diensten beheerd en bewaard. Heel wat brieven worden door de Voorzitter ondertekend, maar vervolgens door de desbetreffende diensten beheerd en bewaard. Deze dossiers bevatten enkel vraag en antwoord en kunnen vernietigd worden aangezien deze in het Bulletin van Vragen en Antwoorden gepubliceerd worden.


Code van de reeks

A.1.06.

Reeks

Datering

Contracten en overeenkomsten, zowel met betrekking tot praktische (huur gebouw, facility, consultancy, enz.) als beleidsgebonden (overeenkomsten met andere landen) aspecten

Bewaartermijn


2006-heden

10 jaar na verstrijken contract

selecteren

2007-heden

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

De beleidsgebonden contracten bewaren, alle overige vernietigen. De contracten in het kader van overheidsopdrachten worden bewaard door de desbetreffende dienst, zie reeks A.10.02. Nog andere originele contracten bevinden zich bij de betrokken diensten.

Ondernemingsplan en beleidsverslag A.1.07.

Stukken betreffende de opmaak van het jaarlijks ondernemingsplan (digitaal)

A.1.08.

Jaarlijks ondernemingsplan (digitaal)

2000-heden

5 jaar

1 exemplaar in elke taal bewaren

A.1.09.

Stukken betreffende de opmaak van het jaarlijks beleidsverslag (digitaal)

2006-2009, 2010-heden

5 jaar

vernietigen

De stukken uit de periode 20062009 worden bewaard door het Secretariaat van de Voorzitter.

A.1.10.

Jaarlijks beleidsverslag (digitaal)

1999-heden

5 jaar


Dit beleidsverslag zal vanaf 2010 de informatie uit het jaarverslag en het beleidsverslag bundelen.

7


Code van de reeks A.1.11.

Reeks

Datering

Rekenblad met performantiemeting van processen (digitaal)

2010-heden

Bewaartermijn


Opmerkingen

5 jaar

vernietigen

De belangrijkste gegevens worden opgenomen in de management reviews, zie reeks A.2.05.

Tijdens dit overleg worden hoofdzakelijk praktische zaken besproken. Belangrijke punten komen ook aan bod op het Directiecomité.

Bestuurs- en overlegorganen

A.1.12.

Verslagen en bijhorende stukken van de “Ochtendbriefing”, het dagelijks overleg van de Voorzitter met de directeurs (digitaal)

2005-heden

5 jaar

vernietigen

A.1.13.

Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité (papier en digitaal, chronologisch geordend)

1999-heden

10 jaar

bewaren

A.1.14.

Notulen en bijhorende stukken van het Gemengd Beheerscomité BTC - DGOS (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2006-heden

10 jaar

bewaren

A.1.15.

Notulen en bijhorende stukken van de Raad van Bestuur (papier en digitaal, chronologisch geordend)

1999-heden


bewaren

A.1.16.

Notulen en bijhorende stukken van de Algemene Vergadering (papier en digitaal, chronologisch geordend)

1999-heden


bewaren

8

De oudere stukken uit de periode 1999-2006 zijn voorlopig niet terug te vinden.


Code van de reeks

A.1.17.

Reeks

Datering

Stukken van interne werkgroepen (digitaal)

Bewaartermijn


2006-heden

5 jaar

selecteren

Opmerkingen

Selecteren in overleg met een archivaris van het Rijksarchief en op basis van het takenpakket van de werkgroep.

Organisatiestructuur en verbeteringsprojecten A.1.18.

Dossiers inzake aanpassingen van de organisatiestructuur (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2009-heden

10 jaar

bewaren

A.1.19.

Dossiers inzake verbeteringsprojecten (papier en digitaal, geordend per project en daarbinnen chronologisch)

2009-heden

10 jaar

selecteren

De verslagen en eindrapporten bewaren, alle overige stukken vernietigen.

Juridisch advies en ondersteuning- personeelskwesties A.1.20.

Dossiers inzake juridisch advies met betrekking tot personeelskwesties (papier en digitaal, thematisch geordend)

2004-heden

10 jaar

bewaren

A.1.21.

Dossiers inzake rechtsprocedures met betrekking tot personeelskwesties (papier, geordend op familienaam)

2004-heden

10 jaar na definitieve uitspraak

selecteren

9

De dossiers met precedentwaarde bewaren, alle overige vernietigen.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Juridisch advies en ondersteuning - algemene kwesties en openbare aanbestedingen A.1.22.

Dossiers inzake juridisch advies (papier, chronologisch geordend)

A.1.23.

Dossiers inzake rechtsprocedures (papier, chronologisch geordend)

2009-heden

10 jaar

bewaren


bewaren


bewaren

2009-heden

10 jaar

bewaren

1999-heden

tot invoering nieuwe versie

- zakelijke rechtsvorderingen 2006-heden - persoonlijke rechtsvorderingen

A.1.24.

Rekenblad voor de registratie van aanvragen tot openbaarmaking van bestuursdocumenten (digitaal)

Het aantal dossiers is vooralsnog erg beperkt.

Het aantal dossiers is vooralsnog erg beperkt.

A.2. KWALITEITSBEHEER

A.2.01.

Policies, guidelines, templates en checklists (digitaal)

10

bewaren

De oude en nieuwe bestanden worden offline bewaard, maar kunnen geraadpleegd worden via het Quality platform (Q platform) (IDS Scheer ARIS) op het intranet.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.2.02.

Procesnomenclatuur en -beschrijvingen (digitaal)

2005-heden


A.2.03.

Rekenblad van de verbeteringsprojecten (digitaal)

2010-heden


bewaren

A.2.04.

Rapporten van process reviews (digitaal)

2010-heden

10 jaar


A.2.05.

Rapporten van (half)jaarlijkse management reviews (digitaal)

2010-heden

10 jaar


A.2.06.

Management response op externe evaluaties, bijvoorbeeld door DGOS van de FOD Buitenlandse Zaken (digitaal)

5 jaar


2010-heden

11

bewaren

Opmerkingen

De oude en nieuwe bestanden worden offline bewaard, maar kunnen geraadpleegd worden via het Quality platform (Q platform) (IDS Scheer ARIS) op het intranet.

De oudere bestanden zijn vooralsnog niet terug te vinden.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen


bewaren

Deze reeks vertoont een lacune in 2003 omdat er toen tijdelijk geen notulen zijn opgesteld.

vernietigen

De auditeurs rapporteren aan het Auditcomité en maken alle belangrijke stukken over aan dit orgaan.

vernietigen


vernietigen


vernietigen

De papieren dossiers uit de periode 2005-2007 zijn afkomstig van de externe consultant die de functie van interne auditeur bekleedde.

A.3. MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN (MVO)

Audit A.3.01.

Notulen en bijhorende stukken van het College van Commissarissen en van het Auditcomité (papier en digitaal, chronologisch geordend)

A.3.02.

Dossiers inzake de interne organisatie en de procedures van de interne audit (papier en digitaal, thematisch geordend)

A.3.03.

“Permanente dossiers”, dossiers inzake de op BTC toepasbare interne en externe richtlijnen en documentatie voor de interne audit (papier en digitaal, thematisch geordend)

A.3.04.

Dossiers inzake het intern auditplan en de jaarlijkse risicoanalyse (papier en digitaal, chronologisch geordend op jaar)

A.3.05.

Dossiers inzake de uitvoering van interne audits (papier en digitaal, chronologisch geordend op jaar en daarbinnen per interne audit)

2001-heden

2008-heden

2008-heden

5 jaar

7 jaar

2008-heden

7 jaar

2005-2007, 2008-heden

7 jaar na ondertekening verslag

12


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


2008-heden

tot opmaak nieuwe versie

bewaren

Gezondheid en veiligheid A.3.06.

Identificatiedocument (papier en digitaal)

A.3.07.

Vijfjaarlijkse globale preventieplannen (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

bewaren

A.3.08.

Jaarlijkse actieplannen (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

bewaren

A.3.09.

Maandverslagen (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

bewaren

A.3.10.

Jaarverslagen en bijlagen (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

bewaren

A.3.11.

Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van het Basisoverlegcomité (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

bewaren

13

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.3.12.

Register waarin werknemers voorstellen, opmerkingen of advies kunnen optekenen

2010-heden

10 jaar

bewaren

A.3.13.

Dossiers inzake het beleid inzake de preventie en bescherming op het werk (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

bewaren

A.3.14.

Dossiers inzake de samenwerking met de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.15.

Wetten, besluiten en overeenkomsten betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk (papier en digitaal)

2008-heden

tot zolang van toepassing

vernietigen

A.3.16.

Dossiers inzake de adviezen en controles van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.17.

Dossiers inzake de voorstellen en adviezen van de preventieadviseur in het kader van het globale preventieplan (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

vernietigen

14

Opmerkingen

Dit register zal in de loop van 2010 opgestart worden.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.3.18.

Dossiers inzake de organisatie van vorming, cursussen en bijscholingen (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.19.

Dossiers inzake de organisatie van acties inzake welzijn op het werk (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.20.

Dossiers inzake de opmaak van risicoanalyses (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.21.

Verslagen van periodieke bezoeken aan de werklokalen (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

bewaren

A.3.22.

"Gebouwendossiers", dossiers inzake de veiligheidscoördinatie van een gebouw (papier en digitaal)

2008-heden

zolang het gebouw door de instelling benut wordt

vernietigen

A.3.23.

Dossiers inzake de veiligheids- en gezondheidscoördinatie bij derden of bij telewerk (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

vernietigen

15

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.3.24.

Veiligheidsplan van tijdelijke werkplaatsen (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.25.

Gezondheidsplannen van tijdelijke werkplaatsen (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.26.

Interne noodplannen en -procedures (papier en digitaal)

2008-heden


vernietigen

A.3.27.

Verslagen van de brand- en evacuatieoefeningen (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.28.

Dossiers inzake de organisatie van de eerste hulp bij ongelukken (papier en digitaal)

2008-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.29.

Dossiers inzake de aankoop van arbeidsmiddelen, collectieve beschermingsmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen (papier en digitaal)

2010-heden

zolang middel of installatie in dienst is

vernietigen

16

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


vernietigen

A.3.30.

Dossiers inzake de installatie of ingebruikname en het indienststellingsverslag van arbeidsmiddelen, collectieve beschermingsmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen (papier en digitaal)

2010-heden

zolang middel of installatie in dienst is

A.3.31.

Lijst van de gebruikte gevaarlijke stoffen en preparaten (papier en digitaal)

2008-heden


vernietigen

A.3.32.

Inventaris van het asbest (papier en digitaal)

2000-heden


vernietigen

A.3.33.

Arbeidsongevallenformulieren (papier en digitaal)

2009-heden

10 jaar

vernietigen

A.3.34.

Arbeidsongevallensteekkaarten (papier en digitaal)

2009-heden

10 jaar

vernietigen

17

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.3.35.

"Klachtendossiers", dossiers inzake psychosociale klachten en inzake klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk (OSGW) of grensoverschrijdend gedrag (GOG) (papier en digitaal)

2002-heden

10 jaar

bewaren

A.3.36.

Register van klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk (OSGW) of grensoverschrijdend gedrag (GOG) (papier en digitaal)

2002-heden

10 jaar

bewaren

Opmerkingen

Milieu

A.3.37.

Dossiers inzake de ontwikkeling van een milieubeleid binnen de organisatie (papier en digitaal)

2009-heden

18

10 jaar

selecteren

De strategische nota’s, milieujaarverslagen en statistieken bewaren, alle overige stukken vernietigen. De stukken met betrekking tot landen en projecten worden opgenomen in de formuleringsdossiers, zie reeks B.2.06.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Integriteit

A.3.38.

Dossiers inzake de ontwikkeling van een integriteitsbeleid binnen de organisatie (papier en digitaal)

2009-heden

10 jaar

selecteren

De strategische nota’s en statistieken bewaren, alle overige stukken vernietigen. De stukken met betrekking tot landen en projecten worden opgenomen in de formuleringsdossiers, zie reeks B.2.06..

selecteren

De strategische nota’s en statistieken bewaren, alle overige stukken vernietigen. De stukken met betrekking tot landen en projecten worden opgenomen in de formuleringsdossiers, zie reeks B.2.06.

selecteren

De strategische nota’s en statistieken bewaren, alle overige stukken vernietigen. De stukken met betrekking tot landen en projecten worden opgenomen in de formuleringsdossiers, zie reeks B.2.06.

Gender en diversiteit

A.3.39.

Dossiers inzake de ontwikkeling van een gender- en diversiteitsbeleid binnen de organisatie (papier en digitaal)

2009-heden

10 jaar

HIV- en aids

A.3.40.

Dossiers inzake de ontwikkeling van een HIV- en aidsbeleid binnen de organisatie (papier en digitaal)

2009-heden

19

10 jaar


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A.4. FINANCIEEL BEHEER

Boekhouding A.4.01.

Databank van de boekhouding (MS Navision)

1999-heden

7 jaar

bewaren

A.4.02.

Kredietnota’s (papier, geordend op validatienummer databank)

1999-heden

7 jaar

vernietigen

A.4.03.

Facturen (papier, geordend op validatienummer databank)

1999-heden

7 jaar

vernietigen

A.4.04.

Kasstukken (papier, geordend op validatienummer databank)

1999-heden

7 jaar

vernietigen

A.4.05.

Rekeninguittreksels (papier, geordend op validatienummer databank)

1999-heden

7 jaar

vernietigen

A.4.06.

Dossiers inzake de aanpassingen (papier en digitaal, chronologisch geordend)

1999-heden

7 jaar

vernietigen

20

Deze databank is gekoppeld aan de databanken van de vertegenwoordigingen in het buitenland.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A.4.07.

Dossiers inzake de opmaak van de jaarrekening, balans, resultatenrekening en toelichting (papier en digitaal, chronologisch geordend)

1999-heden

7 jaar

selecteren

De definitieve versie bewaren, alle voorbereidende stukken vernietigen.

A.4.08.

Aangiften van de rechtspersonenbelasting (papier, chronologisch geordend)

1999-heden

7 jaar

vernietigen

De BTC is door de wet van 21 december 1998 van deze belasting vrijgesteld.

vernietigen

Deze dossiers dateren hoofdzakelijk uit de periode voordat de databanken aan elkaar gekoppeld waren (zie reeks A4.01) en informatie afzonderlijk doorgegeven moest worden.

7 jaar

vernietigen

Het financieel eindverslag wordt doorgegeven aan de operationele diensten, die het op hun beurt, samen met hun inhoudelijk verslag, bezorgen aan het DGOS van de FOD Buitenlandse Zaken.

7 jaar

bewaren

De oudere dossiers uit de periode 1998-2003 zijn voorlopig niet terug te vinden.

A.4.09.

A.4.10.

Dossiers inzake de financiële opvolging van activiteiten in het buitenland (papier, chronologisch geordend op jaar en daarbinnen per project)

Dossiers inzake de financiële afsluiting van prestaties in het buitenland (papier en digitaal, chronologisch geordend op jaar en daarbinnen per project)

1999-heden

1999-heden

7 jaar

Controlling - begroting, financiële planning, betalingen en bankrekeningen A.4.11.

Dossiers inzake de opmaak en goedkeuring van de begroting (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2004-heden

21


Code van de reeks

A.4.12.

Reeks

Dossiers inzake de opvolging van het globaal budget en van het budget hoofdkantoor en de budgetten representaties (papier en digitaal, chronologisch geordend)

Datering

2004-heden

Bewaartermijn


7 jaar

vernietigen

De oudere dossiers uit de periode 1998-2003 zijn voorlopig niet terug te vinden. De boekhoudkundige gegevens worden overgeheveld naar de databank van de boekhouding: zie reeks A.4.01. De databank is echter wel een interessante bron voor statistische analyses in verband met budgetten.

A.4.13.

Financial Information Tool (FIT), databank met gegevens over de boekhouding, budgetopvolging, en financiële planning van projecten (digitaal: FileMaker Inc. FileMaker Pro)

2005-heden

7 jaar

bewaren

A.4.14.

“Cash Calls Requests”, betalingsaanvragen voor projecten (papier, geordend per land en daarbinnen per project)

2005-heden

7 jaar

vernietigen

vernietigen

bewaren

A.4.15.

Dossiers inzake de opening van bankrekeningen en het beheer van bankmandaten (papier en digitaal)

2006-heden

5 jaar na afsluiting van de rekening

A.4.16.

Auditrapporten van buitenlandse zendingen van leden van het College van Commissarissen, actieplannen en stukken betreffende de implementatie van deze actieplannen (papier en digitaal)

2007-heden

10 jaar

22

Opmerkingen


Code van de reeks

A.4.17.

Reeks

Bewaartermijn


2008-heden

10 jaar

bewaren

2010-heden

3 jaar

vernietigen

- e-mails inzake kandidaten die aan de selectieprocedure hebben deelgenomen

2004-heden

10 jaar

vernietigen

- e-mails inzake kandidaten die niet aan de selectieprocedure hebben deelgenomen en e-mails inzake spontane sollicitaties

2004-heden

2 jaar

vernietigen

Auditrapporten van lokale audits, actieplannen en stukken betreffende de implementatie van deze actieplannen (papier en digitaal)

Datering

Opmerkingen

A.5. PERSONEELSBEHEER

Algemeen A.5.01.

Verslagen van de Kern, het intern overleg van de personeelsdiensten (digitaal, chronologisch geordend)

Aanwerving en selectie A.5.02.

E-mails betreffende rekrutering en selectie, bewaard in de mailbox [email protected] (MS Outlook, vanaf juni 2009 IBM Lotus Notes)

23

Tijdens dit overleg worden hoofdzakelijk praktische zaken besproken.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.5.03.

Dossiers inzake de inschakeling van een externe partner bij de selectie en rekrutering van kandidaten (digitaal)

2008-heden

10 jaar

selecteren

A.5.04.

“Selectieoverzicht”, rekenblad met gegevens inzake de rekrutering en selectie van kandidaten (digitaal)

2006-heden

10 jaar

bewaren

A.5.05.

Jaarlijkse statistieken inzake de rekrutering en selectie van kandidaten (digitaal)

2007-heden

10 jaar

bewaren

A.5.06.

Databank van de kandidaten (digitaal: MS Navision) - gegevens met betrekking tot de kandidaten

2002-heden

10 jaar

vernietigen

- bijlagen (CV, motivatiebrieven en andere briefwisseling)

2002-heden

5 jaar

vernietigen

CV’s van kandidaten (papier, tot 2007 geordend op Navision volgnummer, vanaf 2008 geordend op volgnummer van de selectie)

2000-heden

2 jaar

vernietigen

A.5.07.

24

Opmerkingen

Het bestek en de weerhouden offerte bewaren, alle overige stukken vernietigen.



Reeks

Datering

Bewaartermijn


Dossiers inzake de selectie van kandidaten (papier en digitaal, geordend per land en daarbinnen op volgnummer) - ‘termes de référence’, ‘demande d’ouverture de poste (DOP)’, lijst van kandidaten, proces-verbaal en lijst met uitslagen

2000-heden

10 jaar

bewaren

- alle overige stukken

2000-heden

5 jaar

vernietigen

- digitale stukken

2003-heden

5 jaar

vernietigen

- papieren stukken

2003-heden

2 jaar

vernietigen

A.5.10.

Dossiers inzake de rekrutering en selectie van stagiairs (papier en digitaal)

2005-heden

2 jaar

vernietigen

A.5.11.

Dossiers inzake “sourcing”, de samenwerking met andere openbare diensten en instellingen (digitaal, geordend per instelling)

2005-heden

10 jaar

selecteren

A.5.09.

Opmerkingen

Dossiers inzake de rekrutering en selectie van jobstudenten (papier en digitaal)

25

De briefwisseling, nota’s en protocollen bewaren, alle overige stukken vernietigen.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Personeelsbeheer zetel A.5.12.

Databank van de personeelsleden van de zetel (digitaal, SD Worx e-Blox)

1999-heden

75 jaar na geboortejaar personeelslid

bewaren

A.5.13.

Rekenblad met overzicht van de personeelsleden van de personeelsleden van de zetel (digitaal)

2000-heden

3 jaar

vernietigen

A.5.14.

Rekenblad met overzicht van de afwezigheden van de personeelsleden van de zetel (digitaal)

2009-heden

3 jaar

vernietigen

A.5.15.

Personeelsdossiers van de personeelsleden van de zetel (papier, alfabetisch geordend op familienaam)

1999-heden

26


selecteren

Personeelsdossiers bewaren van: leidende ambtenaren (voorzitter, directeurs en diensthoofden), met inbegrip van diegenen die de functie ad interim uitoefenen experts De overige dossiers vernietigen.


Code van de reeks

A.5.16.

Reeks

Dossiers inzake de individuele evaluatie van de personeelsleden van de zetel in het kader van de ontwikkelcirkels (papier, alfabetisch geordend op familienaam)

Datering

2006-heden

Bewaartermijn



selecteren

Opmerkingen

Dossiers bewaren van: leidende ambtenaren (voorzitter, directeurs en diensthoofden), met inbegrip van diegenen die de functie ad interim uitoefenen experts De overige dossiers vernietigen.

A.5.17.

Dossiers inzake de afwezigheden wegens ziekte van de personeelsleden van de zetel (papier, alfabetisch geordend op familienaam)

2010-heden

3 jaar

vernietigen

Deze werden vóór 2010 in het personeelsdossier bewaard.

A.5.18.

Vakantieattesten van de personeelsleden van de zetel (papier, alfabetisch geordend op familienaam)

2010-heden

3 jaar

vernietigen


A.5.19.

Dossiers inzake de overuren van de personeelsleden van de zetel (papier, alfabetisch geordend op familienaam)

2010-heden

3 jaar

vernietigen


A.5.20.

Formulieren van de bedrijfsvoorheffing van de personeelsleden van de zetel (papier, chronologisch geordend)

2000-heden

10 jaar

vernietigen

27


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.5.21.

Maandelijkse lijsten van betalingen van de personeelsleden van de zetel (papier, chronologisch geordend)

2000-heden

3 jaar

vernietigen

A.5.22.

Rekenblad en lijsten inzake de toekenning van maaltijdcheques aan de personeelsleden van de zetel (papier en digitaal, chronologisch geordend)

1999-heden

3 jaar

vernietigen

A.5.23.

Dossiers inzake de uitbetaling van vergoedingen voor het woonwerkverkeer van de personeelsleden van de zetel (papier, alfabetisch geordend op familienaam)

1999-heden

3 jaar

vernietigen

A.5.24.

Dossiers inzake de “checklist”, de maandelijkse afsluiting van de verrichtingen met betrekking tot de personeelsleden van de zetel (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2010-heden

3 jaar

vernietigen

A.5.25.

Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringen voor 1999-heden de personeelsleden van de zetel (papier en digitaal, geordend per polis)

28

10 jaar na

verval polis

vernietigen

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.5.26.

Dossier inzake de tussenkomst van de verzekeraar voor de personeelsleden van de zetel (papier, alfabetisch geordend op familienaam)

2000-heden

5 jaar

vernietigen

A.5.27.

Dossiers inzake interim-personeelsleden (papier, alfabetisch geordend op familienaam)

1999-heden

5 jaar

vernietigen

A.5.28.

Dossiers inzake Junior Assistants (papier, alfabetisch geordend op familienaam)

2009-heden

75 jaar na geboortejaar

bewaren

A.5.29.

Dossiers inzake startbaanovereenkomsten (papier, alfabetisch geordend op familienaam)

2005-heden

5 jaar

vernietigen

A.5.30.

Dossiers inzake jobstudenten (papier, geordend per groep en daarbinnen alfabetisch op familienaam)

2005-heden

5 jaar

vernietigen

A.5.31.

Dossiers inzake de leden van de Raad van Bestuur (papier, chronologisch geordend)

2002-heden

3 jaar

vernietigen

29

Opmerkingen

Opgelet: eventuele dossiers inzake ernstige arbeidsongevallen kunnen pas na 30 jaar (indien zonder rente) of na het verstrijken van de looptijd van de rente (indien met rente) vernietigd worden.

Deze handelen voornamelijk over praktische zaken, zoals de uitbetaling van zitpenningen.


Code van de reeks

A.5.32.

Reeks

Contracten met sociaal secretariaat (papier)

Datering

Bewaartermijn


1999-heden

10 jaar na verstrijken contract

vernietigen

Opmerkingen

Personeelsbeheer terrein A.5.33.

Dienstnota’s voor personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, chronologisch geordend)

2000-2006

20 jaar

bewaren

A.5.34.

Nota’s voor het directiecomité met betrekking tot de personeelsleden met het statuut van expatriate (papier en digitaal, chronologisch geordend)

1999-heden

20 jaar

vernietigen

A.5.35.

“Expats lijsten”, rekenbladen met statistische gegevens over de personeelsleden met het statuut van expatriate (digitaal)

2000-heden

20 jaar

bewaren

Deze rekenbladen bevatten veel uitgebreidere gegevens dan het jaarverslag.

A.5.36.

Rekenbladen met statistische gegevens over het lokaal aangeworven personeel (digitaal)

2008-heden

20 jaar

bewaren

Deze rekenbladen bevatten veel uitgebreidere gegevens dan het jaarverslag.

30

Deze nota’s worden ook bewaard door het secretariaat van het Directiecomité (zie reeks A.1.13).


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.5.37.

Databank van de personeelsleden met het statuut van expatriate (digitaal: AbiWare)

2000-heden


bewaren

A.5.38.

Personeelsdossiers van de personeelsleden met het statuut van expatriate, met inbegrip van de Junior Assistants (papier, geordend per land en daarbinnen alfabetisch op familienaam, na vertrek alfabetisch geordend op familienaam)

2000-heden


bewaren

A.5.39.

Dossiers inzake de individuele evaluatie van personeelsleden met het statuut van expatriate in het kader van de ontwikkelcirkels (papier, chronologisch geordend op jaar en daarbinnen alfabetisch op familienaam)

2009-heden


bewaren

A.5.40.

Verlofformulieren van personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, chronologisch geordend op jaar en daarbinnen alfabetisch op familienaam)

2000-heden

tot einde contract personeelslid

vernietigen

A.5.41.

“Budget forecasts”, rekenbladen met driemaandelijkse begrotingsvoorstellen voor de personeelsleden met het statuut van expatriate (digitaal)

2005-heden

3 jaar

vernietigen

31

Opmerkingen

Deze databank bevat retroactief opgenomen gegevens uit 1999.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.5.42.

Richtlijnen van de FOD Buitenlandse Zaken en studies met betrekking tot het financieel pakket voor de personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, chronologisch geordend)

2000-heden

10 jaar

vernietigen

A.5.43.

“BV lijsten en fiscale fiches 281.10”, formulieren van de bedrijfsvoorheffing van de personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, chronologisch geordend op jaar en daarbinnen alfabetisch op familienaam)

2000-heden

10 jaar

vernietigen

A.5.44.

“Banklijsten”, maandelijkse lijsten van betalingen van de personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, chronologisch geordend)

2000-heden

3 jaar

vernietigen

A.5.45.

Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringen voor 2000-heden personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, geordend per polis)

A.5.46.

Maandelijkse lijsten van betalingen in het kader van de verzekeringen en de Dienst voor Overzeese Sociale Zekerheid (DOSZ) voor personeelsleden met het statuut van expatriate (papier, chronologisch geordend)

2000-heden

32

10 jaar na

verval

vernietigen

polis

3 jaar

vernietigen

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Vorming A.5.47.

Jaarprogramma en strategische documenten inzake vorming (papier en digitaal, chronologisch geordend

2004-heden

5 jaar

bewaren

A.5.48.

Statistieken inzake vorming (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2004-heden

5 jaar

vernietigen

A.5.49.

Rekenblad met gegevens inzake groepsvormingen en individuele vormingen (digitaal)

2003-heden

5 jaar

bewaren

A.5.50.

Dossiers inzake de organisatie van groepsvormingen (papier en digitaal, geordend per vorming)

2005-heden

3 jaar

selecteren

Het programma, de syllabi en de presentaties van intern ontwikkelde vormingen bewaren, alle overige stukken vernietigen.

A.5.51.

Dossiers inzake de opvolging van individuele vormingen (papier, geordend op familienaam personeelsleden)

2004-heden

3 jaar

vernietigen

De belangrijkste informatie is in principe ook terug te vinden in het desbetreffende personeelsdossier.

2002-heden

10 jaar

bewaren

Overleg met de vakbonden A.5.52.

Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité (papier en digitaal, chronologisch geordend)

33

De belangrijkste informatie is ook terug te vinden in het jaarverslag en in de sociale balans. Dit rekenblad zal binnenkort opgevolgd worden door een databank.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A.6. ICT-BEHEER

Algemeen A.6.01.

Actieplannen en andere strategische documenten (papier en digitaal)

2009-heden

10 jaar

bewaren

A.6.02.

Stukken betreffende de opmaak van de begroting (papier en digitaal)

2009-heden

10 jaar

vernietigen

2009-heden

3 jaar

vernietigen

De originele stukken worden overgemaakt aan de logistieke diensten.

selecteren

Bewaren indien de software gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie, alle overige vernietigen.

vernietigen

Daarnaast is er ook nog een Excel-rekenblad met gegevens vanaf 2004.

Aankoop, ontwikkeling en implementatie A.6.03.

Dossiers inzake de aankoop van hard- en softwaresystemen (digitaal, chronologisch geordend op jaar)

A.6.04.

Dossiers inzake de ontwikkeling van softwaresystemen (papier en digitaal, geordend per medewerker)

2000-heden

zolang systeem in gebruik is

A.6.05.

Databank voor het versiebeheer bij de ontwikkeling van softwaresystemen (digitaal: My SQL)

2008-heden


34


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.6.06.

Softwarelicenties (digitaal)

2004-heden

tot einde licentie

vernietigen

A.6.07.

Wiki met hypertextdocumenten inzake de implementatie van hard- en softwaresystemen (digitaal: GNU GPL)

2009-heden


vernietigen

2010-heden


vernietigen

2010-heden

volgens interne afspraken

vernietigen

2008-heden

10 jaar

bewaren

Opmerkingen

Ondersteuning A.6.08.

A.6.09.

Databank voor de ondersteuning van het gebruik van hard- en softwaresystemen (digitaal: Open source Ticket Request System, OTRS)

Back-ups (veiligheidskopieën)

A.7. KENNISBEHEER A.7.01.

Rekenbladen met lijsten van gearchiveerde dossiers van de zetel (digitaal, opgesplitst tussen interne en externe bewaring)

35

Momenteel worden er zowel wekelijkse als maandelijkse back-ups gemaakt.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A.8. LOGISTIEK BEHEER

Reizen A.8.01.

Rekenblad met belangrijkste gegevens inzake reizen en visa (digitaal)

2002-heden

20 jaar

vernietigen

A.8.02.

Dossiers inzake de organisatie van de reizen en visa voor personeelsleden van de zetel (papier, geordend op familienaam)

2002-heden

5 jaar

vernietigen

A.8.03.

Dossiers inzake de organisatie van de reizen en visa voor personeelsleden op het terrein (papier, geordend per land en daarbinnen op familienaam)

2002-heden

1 jaar na beëindiging contract betrokkene

integreren in personeelsdossier betrokkene

A.8.04.

Dossiers inzake de organisatie van de reizen voor studiebeurzen en -stages (papier, geordend op datum van vertrek)

2002-heden

5 jaar

vernietigen

36

De dossiers worden opgenomen in de personeelsdossiers, zie reeks A.5.15.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Gebouwen A.8.05.

Contracten met betrekking tot verzekeringen, nutsvoorzieningen, voertuigen, enz. (papier)

2000-heden

tot 10 jaar na einde contract

vernietigen

A.8.06.

Dossiers inzake de huur van gebouwen in Brussel (papier, chronologisch geordend)

2000-heden

tot 10 jaar na einde huurcontract

vernietigen

A.8.07.

Plannen en plattegronden van de gebouwen in Brussel (papier en digitaal)

2000-heden

zolang het gebouw door de instelling benut wordt

selecteren

A.8.08.

Dossiers inzake de werken aan gehuurde gebouwen in Brussel (papier, chronologisch geordend)

2000-heden

10 jaar na einde huurcontract

vernietigen

A.8.09.

Rekenblad met inventaris van materieel en/of meubilair in Brussel (digitaal)

2010-heden


vernietigen

37

Het originele huurcontract wordt bewaard bij het secretariaat van de Voorzitter, zie reeks A.1.06.

De "as-built" plannen en plattegronden bewaren, de plannen van nutsvoorzieningen vernietigen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.8.10.

Stukken betreffende het voorraadbeheer in Brussel en bij de vertegenwoordigingen in het buitenland: dubbels van bestelbons, dubbels van facturen, leveringsbonnen, aanvraagformulieren, enz. (papier)

2000-heden

3 jaar

vernietigen

A.8.11.

Dossiers inzake de aankopen via openbare aanbestedingen in Brussel en bij de vertegenwoordigingen in het buitenland (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2000-heden

10 jaar

vernietigen

2006-heden

3 jaar

vernietigen

3 jaar


Opmerkingen

A.9. BEHEER VAN MARKETING

Interne communicatie A.9.01.

Processen-verbaal van het Directiecomité voor interne communicatie met geanonimiseerde en geschrapte gegevens (digitaal, chronologisch geordend)

A.9.02.

Interne nieuwsbrieven (digitaal, chronologisch geordend)

2010-heden

38

De huidige tweewekelijkse nieuwsbrief, de Management Online Letter (MOL), wordt per e-mail verzonden.


Code van de reeks

Reeks

A.9.03.

Interne nieuwsbrieven van de representaties (digitaal)

A.9.04.

Dossiers inzake de ontwikkeling van het intranet (papier)

A.9.05.

Intranetsite (digitaal: Joomla, vanaf 2010 Drupal)

Datering

2008-heden

Bewaartermijn


5 jaar


2006-heden

5 jaar

2007-heden


selecteren

Het bestek, de weerhouden offerte, de sitemap en de lijst van gepubliceerde bijdragen bewaren, alle overige stukken vernietigen.

selecteren

De look and feel van de intranetsite dient vóór en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd te worden.

A.9.06.

Databank van de vertalingen, met basisdocumenten (digitaal: SDL Trados)

2002-2005, 2008-heden

10 jaar

bewaren

A.9.07.

Rekenblad voor de registratie van de ingekomen brieven bij de zetel (digitaal)

2001-2003, 2007-heden

10 jaar

bewaren

A.9.08.

Bezoekerslijsten (papier, chronologisch geordend)

2009-heden

1 jaar

vernietigen

39

Opmerkingen

Deze databank wordt veiligheidshalve bewaard, omdat niet gegarandeerd kan worden dat op de diensten alle stukken blijvend bewaard worden.



Reeks

Bewaartermijn


2001-2003, 2007-heden

5 jaar

vernietigen

2008-heden



- zetel in Brussel

2005-heden

3 jaar


- vertegenwoordigingen in het buitenland

2010-heden

3 jaar


Verzendingsnota’s, onder meer van verzendingen via diplomatieke tas (papier, chronologisch geordend)

Datering

Externe communicatie A.9.10.

Strategische nota inzake de externe communicatie (digitaal)

A.9.11.

Jaarlijkse communicatieplannen (digitaal)

40

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A.9.12.

Guidelines inzake communicatie (digitaal)

2008-heden



A.9.13.

Dossier inzake de organisatie van opleidingen omtrent communicatie (digitaal)

2007-heden

5 jaar

selecteren

De intern opgestelde syllabi en de presentaties bewaren, alle overige stukken vernietigen.

A.9.14.

Nieuwsbrieven voor de communicatieverantwoordelijken (Single Point of Contact of SPOC) van de vertegenwoordigingen in het buitenland (digitaal: MS Outlook, chronologisch geordend)

2009-heden

1 jaar

vernietigen

Deze tweewekelijkse nieuwsbrief bevat hoofdzakelijk praktische informatie.

A.9.15.

Dossier inzake de organisatie van enquêtes (digitaal)

2007-heden

10 jaar

selecteren

Het enquêteformulier en de enquêteresultaten bewaren, alle overige stukken vernietigen

A.9.16.

Dossiers inzake de ontwikkeling van een huisstijl (papier en digitaal)

1998-heden

10 jaar

selecteren

Het bestek, de weerhouden offerte en de eindproducten bewaren, alle overige stukken vernietigen.

A.9.17.

Databank met adres- en contactgegevens in België (digitaal: FileMaker Inc. FileMaker Pro)

2007-heden

1 jaar

vernietigen

Deze databank wordt jaarlijks herzien en geactualiseerd.

41


Code van de reeks

A.9.18.

Reeks

Perscommuniqués (digitaal)

Datering

2004-heden

Bewaartermijn


5 jaar


Opmerkingen

A.9.19.

Dossiers inzake de organisatie van persconferenties en -reizen (digitaal)

2005-heden

5 jaar

selecteren

Het persdossier, het programma en/of de deelnemerslijsten bewaren, alle overige stukken met betrekking tot de praktische organisatie vernietigen.

A.9.20.

Dossiers inzake de ontwikkeling van de internetsite (papier en digitaal)

2003-heden

10 jaar

selecteren

Het bestek, de weerhouden offerte en de sitemap bewaren, alle overige stukken vernietigen.

selecteren

De look and feel van de internetsite dient vóór en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd te worden. Van de vorige versies van de website uit 2003 en 2005 zijn respectievelijk enkel afdrukken en screenshots (JPEG) bewaard gebleven.

A.9.21.

Internetsite (digitaal: Drupal)

2010-heden

42

tot vervanging


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.9.22.

Externe nieuwsbrieven (digitaal: MS Outlook, chronologisch geordend)

2005-heden

3 jaar


A.9.23.

Dossiers inzake de opmaak van publicaties (papier en digitaal)

2005-heden

5 jaar

vernietigen

A.9.24.

Bronbestanden van de publicaties (digitaal: Adobe InDesign, Fotoshop en Illustrator)

2009-heden

3 jaar

vernietigen

A.9.25.

Publicaties, met inbegrip van brochures, leaflets, posters… (papier en digitaal)

2005-heden

10 jaar


A.9.26.

Dossiers inzake de opmaak van de jaarverslagen (papier en digitaal)

1998-heden

5 jaar

vernietigen

43

Opmerkingen

Deze nieuwsbrieven zijn gekoppeld aan de website en kunnen enkel gearchiveerd worden door middel van een afdruk. Daardoor zijn ze ook niet allemaal bewaard gebleven.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


10 jaar


A.9.27.

Jaarverslagen (papier en digitaal)

A.9.28.

Dossiers inzake de ontwikkeling van promomateriaal (papier en digitaal)

A.9.29.

Databank van de foto’s waarop BTC de rechten bezit (digitaal: MS Expression Media 2)

2008-heden

10 jaar

bewaren

A.9.30.

Films waarop BTC de rechten bezit (diverse dragers en formaten)

2004-heden

10 jaar

bewaren

A.9.31.

Dossiers inzake de organisatie van (personeels)evenementen, van tentoonstellingen en van het onthaal van prominente personen en groepen (digitaal)

2006-heden

5 jaar

selecteren

1998-heden

2007-heden

44

5 jaar

selecteren

Opmerkingen

Het bestek, de weerhouden offerte en de eindproducten in de vorm van objecten, enz. bewaren, alle overige stukken vernietigen.

De oudere foto’s werden eveneens in de databank opgenomen, maar zijn niet altijd goed gedocumenteerd.

De verslagen, teksten, zaalteksten, foto's, tekeningen, enz. bewaren, alle overige stukken vernietigen.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


15 jaar

bewaren

Opmerkingen

A.10. BEHEER VAN OPENBARE AANBESTEDINGEN A.10.01.

Rekenblad voor de registratie van aankopen via openbare aanbestedingen in Brussel (digitaal)

A.10.02.

Dossiers inzake de aankopen via openbare aanbestedingen in Brussel (papier en digitaal, geordend op volgnummer)

2005-heden

- werken met tienjaarlijkse aansprakelijkheid - alle overige werken, leveringen en diensten voor bedragen lager dan € 67.000 (exclusief BTW)

10 jaar 2009-heden

- alle overige werken, leveringen en diensten voor bedragen hoger dan € 67.000 (exclusief BTW)

A.10.03.

Dossiers inzake de interne kwaliteitscontrole (“compliance”) van de aankopen via openbare aanbestedingen op het terrein (papier, geordend per land en daarbinnen op Navision-code)

5 jaar

selecteren

10 jaar

2007-heden

45

10 jaar

vernietigen

Het bestek, de weerhouden offerte, het gunningsverslag, de gunningsbrief en alle processenverbaal ( voorlopige oplevering, definitieve oplevering, tekortkomingen, ingebrekestelling, enz.) bewaren, alle overige stukken vernietigen. De oudere dossiers worden nog bewaard door de betrokken diensten. Sinds de centralisering van de overheidsopdrachten worden deze diensten geacht de uitvoeringsdossiers na afronding aan de centrale dienst over te dragen.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.10.04.

Rekenblad voor de registratie van mandaten voor de toekenning van openbare aanbestedingen op het terrein (digitaal: MS Excel)

2008-heden

10 jaar

vernietigen

A.10.05.

Mandaten voor de toekenning van openbare aanbestedingen op het 2005-heden terrein (papier en digitaal, geordend per land)

10 jaar

vernietigen

-

-

A.11. BEHEER VAN PARTNERSCHAPPEN A.11.01.

Vooralsnog geen archiefvorming.

-

46

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


tot 5 jaar na definitieve oplevering project

bewaren

Opmerkingen

B. BEVOEGDHEDEN B.1. ALGEMEEN

B.1.01.

Project Information Tool (PIT), databank met overzicht van projecten (digitaal)

2005-heden

B.2. INTERVENTIES IN HET ZUIDEN VOOR DE BELGISCHE OVERHEID

Algemeen

B.2.01.

Verslagen van de departementale vergaderingen (digitaal)

2003-heden

5 jaar

vernietigen

B.2.02.

Zendingsorders en travel expenses reports (TER) (papier, geordend per sector, daarbinnen alfabetisch op familienaam en daarbinnen chronologisch, en digitaal, geordend op code Navision)

2005-heden

10 jaar

vernietigen

47

Tijdens deze vergaderingen komen hoofdzakelijk praktische kwesties aan bod. Belangrijke punten worden tevens besproken door het Directiecomité (zie reeks A.1.13).


Code van de reeks

B.2.03.

B.2.04.

Reeks

Rekenblad voor de registratie van de Conventions Mise en Œuvre (CMO) en addenda (digitaal)

Conventions Mise en Œuvre (CMO) en addenda (papier, geordend per land en daarbinnen op code Navision)

Datering

Bewaartermijn


1999-heden

tot invoering nieuw registratieinstrument

bewaren

1999-heden

tot 5 jaar na definitieve oplevering project

bewaren

2002-heden

20 jaar

bewaren

2002-heden

tot 5 jaar na aanvaarding door DGD van definitieve oplevering project

Opmerkingen

Deze reeks bevat ook de originele overdrachtscontracten van projecten van het vroegere ABOS. De digitale versies worden bewaard in de Project Information Tool (PIT), zie reeks B.1.01.

Formulering en technische ondersteuning B.2.05.

B.2.06.

Dossiers inzake de sectorgebonden strategie (digitaal, geordend per sector en geordend per land)

Dossiers inzake de formulering van de projecten in het zuiden (papier en digitaal, geordend per land en daarbinnen op code Navision)

48

selecteren

Het bestek en de weerhouden offerte, studies, de “as built”plannen” en foto’s bewaren, alle overige stukken vernietigen. De originele referentiedocumenten worden bewaard in de reeks B.2.09.


Code van de reeks

B.2.07.

Reeks

Dossiers inzake de technische ondersteuning van projecten in het zuiden (papier en digitaal, geordend per land en daarbinnen op code Navision)

Datering

2002-heden

Bewaartermijn



selecteren

Opmerkingen

Het bestek en de weerhouden offerte, de studies,de “as built”plannen en foto’s bewaren, alle overige stukken vernietigen.

Uitvoering

B.2.08.

Dossiers inzake de partnerprogramma’s (papier en digitaal, geordend per land, daarbinnen chronologisch)

1999-heden

49

10 jaar

bewaren

Deze bevatten de verslagen van de vierjaarlijkse gemengde commissie, het vierjaarlijks indicatief samenwerkingsprogramma (ISP), de jaarlijkse voortgangnota’s, verslagen van het uitgebreid partnercomité, verslagen van het gemengd partnercomité en zendingsorders en travel expenses reports (TER). Deze laatste kunnen vernietigd worden, zie reeks B.2.02.


Code van de reeks

B.2.09.

Reeks

Dossiers inzake de uitvoering en opvolging van projecten in het zuiden (papier en digitaal, geordend per land en daarbinnen op code Navision)

Datering

Bewaartermijn


1999-heden


selecteren

Opmerkingen

De originele referentiedocumenten [bijzondere overeenkomst, Convention Mise en Œuvre (CMO), verslagen Gemengde Lokale Overlegstructuur (GLOS), Document Technique et Financier (DTF), het Rapport de Formulation (RDF), jaarrapporten, MidTerm Review (MTR), eventuele End-of-Term Review (ETR), inhoudelijke en financiële afsluiting] bewaren, alle overige stukken vernietigen.

Studiebeurzen en -stages B.2.10.

Strategische documenten inzake de studiebeurzen en -stages (papier, chronologisch geordend)

2000-heden

10 jaar

bewaren

B.2.11.

Dossiers inzake de inschakeling van een externe partner bij het onthaal in het kader van de studiebeurzen en -stages (papier, chronologisch geordend)

2000-heden

10 jaar

selecteren

50



Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


B.2.12.

Dossiers inzake de jaarlijkse Convention Mise en Œuvre (CMO), opvolging, evaluatie en rapportering van de studiebeurzen en -stages (papier en digitaal, opgesplitst tussen Belgische en lokale beurzen en daarbinnen chronologisch geordend)

1999-heden

10 jaar

bewaren

B.2.13.

Databank voor de opvolging van studiebeurzen en -stages (digitaal: FileMaker Inc. FileMaker Pro)

2000-heden

10 jaar

bewaren

B.2.14.

Dossiers inzake de opvolging van studiebeurzen en -stages met stukken betreffende de selectie, de contacten met de instelling, de administratieve opvolging, de betalingen, de verzekeringen, gecertificeerde kopieën van akten en diploma’s, een exemplaar van het proefschrift, een evaluatieformulier, enz. (papier, geordend per type beurs of stage, daarbinnen op jaar en daarbinnen alfabetisch op familienaam)

1999-heden

5 jaar

selecteren

B.2.15.

Lijst van gearchiveerde dossiers inzake de opvolging van studiebeurzen en -stages (papier en digitaal)

2004-2008

10 jaar

bewaren

51

Opmerkingen

Tot 2005 waren er meerdere Conventions Mise en Œuvre.

Voor de studiebeurzen: bewaren. Voor de stages: één jaar per decennium bewaren: 2000, 2010, enz., en de overige vernietigen. Het jaar heeft betrekking op de afsluiting van het dossier.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


2007-heden

10 jaar

bewaren

Opmerkingen

Micro-interventieprogramma (MIP)

B.2.16.

Dossiers inzake de jaarlijkse Convention Mise en Œuvre (CMO), opvolging, evaluatie en rapportering van het micro-interventieprogramma (MIP) (papier, chronologisch geordend)

B.3. INTERVENTIES IN HET NOORDEN VOOR DE BELGISCHE OVERHEID

Fair Trade B.3.01.

Dossiers inzake de opmaak, opvolging en evaluatie van de Convention Mise en Œuvre (CMO) (papier en digitaal)

2005-heden

10 jaar

bewaren

B.3.02.

Rapporten van het pilootcomité (papier en digitaal)

2005-heden

10 jaar

bewaren

B.3.03.

Dossiers inzake de externe evaluatie van het Fair Trade Centre (papier en digitaal)

2005-heden

10 jaar

bewaren

B.3.04.

Dossiers inzake de externe formulering van het Trade for Development Centre (papier en digitaal)

2005-heden

10 jaar

bewaren

52

De oudere stukken uit de periode 2000-2006 zijn voorlopig niet terug te vinden.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

B.3.05.

Notulen en bijhorende stukken van de Technische Commissie voor eerlijke handel (papier en digitaal)

2005-heden

10 jaar

bewaren

B.3.06.

Reglement inzake de steun aan producten in het zuiden in het kader van eerlijke handel (papier en digitaal)

2005-heden

10 jaar

bewaren

B.3.07.

Dossiers inzake de steun aan producten in het zuiden in het kader van eerlijke handel (papier en digitaal.)

2006-heden

10 jaar

vernietigen

Elk ondersteund project wordt toegelicht in een afzonderlijke brochure. Zie reeks: B.3.16.

B.3.08.

Dossiers inzake de technische bijstand in het zuiden in het kader van eerlijke handel (papier en digitaal)

2009-heden

10 jaar

selecteren

Strategische nota’s en zendingsverslagen bewaren, alle overige stukken vernietigen.

B.3.09.

Dossiers inzake de organisatie van overlegvergaderingen met de actoren, seminaries, marketingateliers, enz. in het kader van eerlijke handel (papier en digitaal)

2006-heden

10 jaar

selecteren

Verslagen, presentaties, foto’s, enz. bewaren, alle overige stukken vernietigen.

B.3.10.

Dossiers inzake de organisatie van onderzoeken en studies met betrekking tot eerlijke handel (papier en digitaal)

2005-heden

10 jaar

selecteren

De onderzoeksresultaten bewaren, alle overige stukken vernietigen

53


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

B.3.11.

Dossiers inzake de organisatie van sensibiliseringscampagnes met betrekking tot eerlijke handel (papier en digitaal)

2002-heden

10 jaar

selecteren

Het Trade for Development Centre heeft enkele archieven geërfd van het Internationaal Huis en van de Stichting Max Havelaar uit de periode 2002-2005. De begroting, het bestek, de weerhouden offerte en de eindproducten in de vorm van affiches, folders, brochures bewaren, de overige vernietigen.

B.3.12.

Dossiers inzake de ontwikkeling van de internetsite met betrekking tot eerlijke handel (papier en digitaal)

2006-heden

10 jaar

selecteren

Het bestek, de weerhouden offerte en de sitemap bewaren, alle overige stukken vernietigen. De look and feel van de internetsite dient vóór en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd te worden. Tegelijkertijd dient ook een voorbeeld van de tijdelijke lay-out van de Week van de Fair Trade gearchiveerd te worden.

B.3.13.

Internetsite met betrekking tot eerlijke handel (digitaal: Code Fusion)

2006-heden

tot vervanging

selecteren

B.3.14.

Nieuwsbrief met betrekking tot eerlijke handel (digitaal)

2006-heden

10 jaar

bewaren

B.3.15.

Dossiers inzake de opmaak van publicaties met betrekking tot eerlijke handel (papier en digitaal)

2007-heden

10 jaar

vernietigen

54


Code van de reeks B.3.16.

Reeks

Publicaties met betrekking tot eerlijke handel, met inbegrip van brochures, leaflets, posters… (papier en digitaal)

Datering

Bewaartermijn


2007-heden

10 jaar


Juniorprogramma B.3.17.

Notulen en bijhorende stukken van het overlegcomité met kabinet, DGOS en BTC (digitaal, chronologisch geordend)

2007-heden

10 jaar

bewaren

B.3.18.

Notulen en bijhorende stukken van het teamoverleg (digitaal, chronologisch geordend)

2006-heden

10 jaar

bewaren

B.3.19.

Dossiers inzake de opmaak van de activiteitenverslagen (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2006-heden

5 jaar

vernietigen

B.3.20.

Activiteitenverslagen (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2006-heden

10 jaar


B.3.21.

Dossiers inzake het beleid en de strategie, met Convention Mise en Oeuvre (CMO), Mid-Term Review (MTR), naamsverandering… (papier en digitaal, thematisch geordend)

2006-heden

10 jaar

bewaren

B.3.22.

Dossiers inzake de organisatie van informatieavonden (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2007-heden

5 jaar

vernietigen

55

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

B.3.23.

Dossiers inzake de selectie van de kandidaat Junior Assistenten (papier, geordend per medewerker en digitaal, geordend per procedurestap en daarbinnen chronologisch)

B.3.24.

“Tableau Central”, rekenblad met gegevens van de Junior Assistenten die op het terrein ingezet worden (digitaal)

B.3.25.

Dossiers inzake de Junior Assistenten die op het terrein ingezet worden (papier en digitaal, geordend per land en daarbinnen per groep)

B.3.26.

Dossiers inzake de organisatie van opleidingen (papier en digitaal, geordend per groep)

Datering

Bewaartermijn

2006-heden

10 jaar

2009-heden


2006-heden

2006-heden

56


10 jaar


Opmerkingen

vernietigen

De gegevens met betrekking tot de kandidaten die geselecteerd én op het terrein ingezet worden, worden in een afzonderlijke reeks bewaard: zie reeks B.3.25.

bewaren

Deze Excel-tabel groepeert gegevens uit verschillende oudere Excel-tabellen en bevat retroactief gegevens sinds 2006.

bewaren

De stukken met een tijdelijk belang (zoals verloffiches en ziekteformulieren) kunnen in principe na 5 jaar vernietigd worden. De originele contracten, loonfiches en formulieren C4 worden bewaard door de personeelsdiensten voor de zetel en het terrein, zie reeksen A.5.15 en A.5.38.

selecteren

De programma’s, de syllabi, de presentaties en de deelnemerslijsten bewaren, alle overige stuken vernietigen.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

B.3.27.

Dossiers inzake de organisatie van individuele debriefings (papier en digitaal, geordend per groep)

2007-heden

10 jaar

vernietigen

Het eindverslag van de debriefing wordt opgenomen in het desbetreffende individuele dossier.

B.3.28.

Dossiers inzake de organisatie van collectieve debriefings (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2007-heden

10 jaar

selecteren

Het eindverslag van de debriefing bewaren, alle overige stuken vernietigen.

Website met blog en forum van Junior Assistenten (digitaal: Wordpress)

2008-heden

tot vervanging

selecteren

Zowel de look and feel als de inhoud van de internetsite dient vóór en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd te worden.

B.3.30.

Briefwisseling (papier, zonder ordening)

2002-heden

5 jaar

vernietigen

B.3.31.

Notulen en bijhorende stukken van de stuurgroep met vertegenwoordigers van kabinet, DGOS en BTC (digitaal, chronologisch geordend)

2007-heden

5 jaar

bewaren

B.3.32.

Notulen en bijhorende stukken van het overleg met de pedagogische verantwoordelijken (digitaal, chronologisch geordend)

2004-heden

5 jaar

bewaren

B.3.29.

Infocycli

57


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


B.3.33.

Notulen en bijhorende stukken van het overleg met de actoren van de sector (digitaal, chronologisch geordend)

2009-heden

5 jaar

bewaren

B.3.34.

Dossiers inzake de ontwikkeling van projecten in het kader van het overleg met de actoren (papier en digitaal)

2010-heden

5 jaar

selecteren

B.3.35.

Verslagen van het overleg met de directeur (digitaal, chronologisch geordend)

2002-heden

5 jaar

vernietigen

B.3.36.

Verslagen van de Team meetings (digitaal, chronologisch geordend)

2004-heden

5 jaar

vernietigen

B.3.37.

Activiteitenverslagen (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2002-heden

10 jaar


B.3.38.

Getuigschrift tot erkenning van de opleiding in het kader van het betaald educatief verlof (papier, chronologisch geordend)

2002-heden

10 jaar

vernietigen

B.3.39.

Dossiers inzake de openbare aanbestedingen

2002-heden

10 jaar

selecteren

B.3.40.

Stukken betreffende kleinere uitgaven

2002-heden

3 jaar

vernietigen

58

Opmerkingen

De eindresultaten bewaren, alle overige stukken vernietigen.




B.3.42.

B.3.43.

Reeks

Dossiers inzake de opmaak van publicaties (papier en digitaal)

Publicaties, met inbegrip van brochures, leaflets, posters…

Foto’s waarop BTC de rechten bezit

Datering

2002-heden

2002-heden

2002-heden

Bewaartermijn


10 jaar

vernietigen

10 jaar

10 jaar

selecteren

De publicaties bewaren die niet bij de communicatiedienst te vinden zijn (zie reeks A.9.25), alle overige vernietigen.

selecteren

De foto’s bewaren die niet bij communicatiedienst te vinden zijn (zie reeks A.9.29), alle overige vernietigen. De films bewaren die niet bij communicatiedienst te vinden zijn (zie reeks A.9.30), alle overige vernietigen.

B.3.44.

Films waarop BTC de rechten bezit

2002-heden

10 jaar

selecteren

B.3.45.

Dossiers inzake de opmaak, opvolging en evaluatie van de Convention Mise en Œuvre (CMO) (digitaal, chronologisch geordend)

2002-heden

10 jaar

bewaren

B.3.46.

Convention Mise en Oeuvre (CMO) en Document Technique et Financier (DTF) (digitaal, chronologisch geordend)

2002-heden

59

10 jaar

Opmerkingen

bewaren

De originelen papieren versies worden bewaard door het secretariaat van de directeur, zie reeks A.1.06.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

bewaren

Dit rekenblad bevat informatie over de deelnemers, de pedagogische verantwoordelijken, het budget, enz.

10 jaar

bewaren

Deze databank bevat informatie over de deelnemers, de pedagogische verantwoordelijken, het budget, enz.

2002-heden

10 jaar


Kalenders, zowel gepland als uitgevoerd (digitaal, chronologisch geordend)

2002-heden

10 jaar


Dossiers inzake de externe pedagogische verantwoordelijken (papier en digitaal, geordend op familienaam of naam van de instelling)

2002-heden

10 jaar

selecteren

B.3.47.

Rekenblad met informatie over de Infocycli (digitaal)

B.3.48.

Databank met informatie over de Infocycli (digitaal)

B.3.49.

Programma’s, zowel gepland als uitgevoerd (digitaal, chronologisch geordend)

B.3.50.

B.3.51.

2002-2004

2004-heden

60

10 jaar

De syllabi, presentaties en gebruikte teksten bewaren, alle overige stukken vernietigen.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Dit platform bevat online lesmodules; syllabi, presentaties, gebruikte teksten, oefeningen, enz. Momenteel worden oudere versies vervangen door nieuwe.

B.3.52.

E-learning platform (digitaal: Claroline, GNU GPL)

B.3.53.

Dossiers inzake de deelnemers (papier, chronologisch geordend per jaar en daarbinnen op familienaam)

2002-heden

10 jaar

selecteren

B.3.54.

Getuigschriften van de deelnemers (papier, chronologisch geordend per jaar en daarbinnen op familienaam)

2002-heden

50 jaar

bewaren

B.3.55.

Deelnemerslijsten van de opleidingen (papier, chronologisch geordend)

2002-heden

10 jaar

vernietigen

De gegevens worden ook bewaard in de databank, zie reeks B.3.48.

B.3.56.

Deelnemerslijsten van de examens (papier, chronologisch geordend)

2002-heden

10 jaar

vernietigen

De gegevens worden ook bewaard in de databank, zie reeks B.3.48.

B.3.57.

Examenresultaten van de deelnemers (papier, chronologisch geordend)

2002-heden

10 jaar

vernietigen

B.3.58.

Evaluaties van de opleidingen door de deelnemers (papier en digitaal)

2002-heden

5 jaar

vernietigen

2009-heden

61

10 jaar

bewaren

De in deze dossiers bewaarde getuigschriften afzonderen (zie volgende reeks) en alle overige stukken vernietigen. De getuigschriften zijn origineel en ondertekend.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Kleur Bekennen - Annoncer la Couleur Opgelet: aanvankelijk waren alle reeksen opgesplitst tussen Kleur Bekennen en Annoncer la Couleur, maar sinds 2009 zijn een aantal onder hen samengevoegd.

B.3.59.

Notulen en bijhorende stukken van de stuurgroep voor het overleg met kabinet en DGOS (papier en digitaal, chronologisch geordend)

1998-heden

10 jaar

bewaren

B.3.60.

Notulen en bijhorende stukken van het overlegcomité voor het overleg met de partners (papier en digitaal, chronologisch geordend)

1998-heden

10 jaar

bewaren

B.3.61.

Notulen en bijhorende stukken van het teamoverleg (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2002-heden

10 jaar

bewaren

B.3.62.

Verslagen van het coördinatieoverleg (digitaal, chronologisch geordend)

2009-heden

1 jaar

vernietigen

Tijdens dit overleg worden hoofdzakelijk praktische zaken besproken.

B.3.63.

Dossiers inzake de deelname aan werkgroepen en de uitbouw van netwerken, zowel op nationaal als internationaal vlak (papier en digitaal, geordend per overlegstructuur)

selecteren

De stukken bewaren van werkgroepen waarvan het secretariaat door BTC verzorgd wordt, alle overige vernietigen.

2000-heden

62

5 jaar


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


B.3.64.

Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse actieplannen (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2003-heden

5 jaar

vernietigen

B.3.65.

Actieplannen (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2003-heden

10 jaar

bewaren

B.3.66.

Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse activiteitenverslagen (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2003-heden

5 jaar

vernietigen

B.3.67.

Activiteitenverslagen, met inbegrip van statistieken (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2003-heden

10 jaar

bewaren

B.3.68.

Dossiers inzake de opmaak, opvolging en evaluatie van de Convention Mise en Œuvre (CMO) en de koninklijke besluiten (papier en digitaal, chronologisch geordend)

1998-heden

10 jaar

bewaren

B.3.69.

Dossiers inzake de opmaak, opvolging en evaluatie van de akkoorden met de partners (papier en digitaal, chronologisch geordend)

1998-heden

10 jaar

bewaren

63

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

B.3.70.

Dubbels van bestelbonnen, facturen, onkostennota’s, enz. (papier en digitaal, geordend per type en daarbinnen chronologisch)

2003-heden

3 jaar

vernietigen

B.3.71.

Dossiers inzake openbare aanbestedingen (papier en digitaal, geordend per aanbesteding)

2002-heden

5 jaar

selecteren


B.3.72.

Dossiers inzake de organisatie van activiteiten, zoals studiedagen (papier en digitaal, geordend per activiteit)

2000-heden

5 jaar

selecteren

Het programma, de presentaties en het verslag bewaren, alle overige stukken vernietigen.

B.3.73.

Dossiers inzake de opmaak van educatief en pedagogisch materiaal (papier en digitaal)

2000-heden

5 jaar

vernietigen

B.3.74.

Educatief en pedagogisch materiaal (papier en digitaal)

2000-heden

10 jaar

bewaren

B.3.75.

Dossiers inzake de opmaak van promotiemateriaal (papier en digitaal)

2000-heden

5 jaar

vernietigen

64


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

B.3.76.

Promotiemateriaal (papier en digitaal)

2000-heden

10 jaar


B.3.77.

Dossiers inzake de ontwikkeling van de internetsites (papier en digitaal)

2003-heden

5 jaar

selecteren

Het bestek, de weerhouden offerte en de sitemap bewaren, alle overige stukken vernietigen.

B.3.78.

Internetsites

KLB: 2003-heden ALC: 2007-heden

tot vervanging

selecteren

De look and feel van de internetsite dient vóór en na elke ingrijpende aanpassing gearchiveerd te worden.

B.3.79.

Nieuwsbrieven (papier en digitaal, chronologisch geordend)

2000-heden

10 jaar


B.3.80.

Dossiers inzake het beheer van de documentatie(centra) (papier en digitaal)

2000-heden

10 jaar

vernietigen

65

Enkel van toepassing voor KLB.


Code van de reeks

B.3.81.

Reeks

Databank voor het beheer van de documentatie (digitaal, Colibris)

Datering

Bewaartermijn


2003-heden

tot invoering nieuw systeem

vernietigen

B.4. INTERVENTIES TOEGEWEZEN DOOR DERDEN

Algemeen B.4.01.

Verslagen van vergaderingen (digitaal, chronologisch geordend)

2005-heden

5 jaar

vernietigen

B.4.02.

Actieplannen (digitaal, chronologisch geordend)

2005-heden

10 jaar

bewaren

B.4.03.

Management reports (digitaal, chronologisch geordend)

2005-heden

10 jaar

bewaren

Rekenblad voor de registratie van mogelijke interventies voor derden (digitaal)

2007-heden

5 jaar

bewaren

Prospectie B.4.04.

66

Opmerkingen

Enkel van toepassing voor KLB.



Reeks

Dossiers inzake mogelijke interventies voor derden (papier en digitaal, chronologisch geordend op jaar een daarbinnen op volgnummer)

Datering

Bewaartermijn


2007-heden

5 jaar

vernietigen

2005-heden

tot 10 jaar na aanvaarding definitieve oplevering project

bewaren

Opmerkingen

Contracten

B.4.06.

Contracten afgesloten in het kader van interventies voor derden (papier, geordend per land en daarbinnen op code Navision)

Uitvoering

B.4.07.

Dossiers inzake de uitvoering en opvolging van projecten in het zuiden voor derden (papier en digitaal, geordend per land en daarbinnen op code Navision)

2005-heden

67

tot 10 jaar na aanvaarding definitieve oplevering project

selecteren

De originele referentiedocumenten [voorstel, contracten, zendingsverslagen, auditverslagen, uitvoeringsrapporten, eindrapport, aanvaardingsbrief] bewaren, alle overige stukken vernietigen. Deze worden bewaard bij de dossiers inzake de interventies in het zuiden ten voordele van de Belgische overheid (zie reeks B.2.09) en gekenmerkt door een Navision-code met achtervoegsel T (Tiers).



156

Archief van de Belgische Technische Coöperatie - zetel Archiefselectielijst 2014

door

Geert LELOUP

5468


Archief van de Belgische Technische Coöperatie - zetel. Archiefselectielijst

Recommend Documents