Archief van de Belgische Technische Coöperatie (BTC) Landenkantoren in het buitenland. Archiefselectielijst

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

157

Archief van de Belgische Technische Coöperatie (BTC) Landenkantoren in het buitenland Archiefselectielijst 2014

door

Geert LELOUP

5469

Brussel – Bruxelles 2015

ARCHIEF VAN DE BELGISCHE TECHNISCHE COÖPERATIE (BTC) LANDENKANTOREN IN HET BUITENLAND ARCHIEFSELECTIELIJST 2014



157

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification: Publ. 5469 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



157


door

Geert LELOUP


ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefreeksen, hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De bevoegdheden De bevoegdheden worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen De reeksen worden met het oog op het gebruiksgemak voorzien van een code, waarmee elke reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig geïdentificeerd kan worden. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werkbelasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Bewaartermijn Gebaseerd op de administratieve bewaartermijn, is de bewaartermijn gelijk- of langduriger. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een normatieve tekst, een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de archivaris-inspecteur en de archiefvormer. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de reeks geen nut meer bezit. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in België in overleg met de instelling, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de selectie. Opmerkingen Voor bepaalde archiefreeksen wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie opgenomen met betrekking tot hun inhoud, functie en/of nadere selectie.

5

Belgische Technische Coöperatie (BTC) - landenkantoren in het buitenland

Code van de reeks

Reeks

Bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

A. ORGANISATIE EN INTERNE WERKING A.1. BEHEER STRATEGIE A.1.01.

Registers van de briefwisseling/faxen

10 jaar

Bewaren

A.1.02.

Ingekomen brieven/faxen

10 jaar

Vernietigen

A.1.03.

Minuten (kopieën) van uitgaande brieven/faxen

10 jaar

Vernietigen

A.1.04.

Jaarverslagen

10 jaar

Bewaren

A.1.05.

Organogrammen van de vertegenwoordiging

10 jaar

Bewaren

A.1.06.

Verslagen van de coördinatievergadering van de ambassade

5 jaar

Vernietigen

A.1.07.

Verslagen van de vergaderingen met andere donoren

5 jaar

Vernietigen

A.1.08.

Proces-verbaal van overgave/overname bij de komst van een nieuwe vertegenwoordiger, met beschrijving van personeelsbestand, lokalen, meubilair, informatica- en telecommunicatiemateriaal, kantoormateriaal, voertuigen, ordening archief, enz.

tot opmaak nieuw procesverbaal

Bewaren

A.1.09.

Dossiers inzake rechtsprocedures

10 jaar na definitieve uitspraak

Selecteren

6

Deze worden bewaard door de FOD Buitenlandse Zaken.

Na overleg met de zetel in Brussel de dossiers met precedentwaarde bewaren, alle overige vernietigen.


Code van de reeks

Reeks

Bewaartermijn


7 jaar

Vernietigen

A.2. KWALITEITSBEHEER A.2.01.

Niet van toepassing

A.3. MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN (MVO) A.3.01.

Stukken betreffende de medewerking aan de uitvoering van audits

A.4. FINANCIEEL BEHEER A.4.01.

Dossiers inzake de opmaak en opvolging van de uitvoering van de begroting

7 jaar

Vernietigen

A.4.02.

Maandelijkse lijsten Financial Information Tool (FIT) met gegevens over de boekhouding, budgetopvolging, en financiële planning van projecten

7 jaar

Vernietigen

A.4.03.

Maandelijkse Financial Activity Statements (FAS)

7 jaar

Vernietigen

A.4.04.

Financiële stukken (overschrijvingsbevelen, facturen, kasstukken, reçu’s, enz.)

7 jaar

Vernietigen

A.4.05.

Stukken betreffende de opening van bankrekeningen en het beheer van bankmandaten

5 jaar na afsluiting van de rekening

Vernietigen

A.4.06.

Rekeningoverzichten en -uittreksels

7 jaar

Vernietigen

7

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Bewaartermijn


7 jaar

Vernietigen

tot vertrek personeelslid

Vernietigen

A.4.07.

Loonfiches

A.4.08.

Verlofformulieren

A.4.09.

Stukken betreffende de betaling van sociale bijdragen

7 jaar

Vernietigen

A.4.10.

Stukken betreffende fiscale vrijstellingen (BTW, douane, enz.)

7 jaar

Vernietigen

A.4.11.

Jaarlijks financieel rapport

7 jaar

Bewaren

A.5. PERSONEELSBEHEER A.5.01.

Dienstnota’s

20 jaar

Bewaren

A.5.02.

Dossiers inzake de selectie van kandidaten

5 jaar

Vernietigen

A.5.03.

Personeelsoverzichten (lijsten, steekkaarten, databanken)

tot invoering nieuwe versie

Bewaren

8

Opmerkingen


Code van de reeks A.5.04.

Reeks

Bewaartermijn


1 jaar na vertrek

Vernietigen

75 jaar na geboortejaar

Bewaren

- personeelsleden projecten

1 jaar na vertrek

Vernietigen

- bezoekende experts

1 jaar na vertrek

Vernietigen

75 jaar na geboortejaar

Bewaren

10 jaar na verval polis

Vernietigen

Opmerkingen

Personeelsdossiers - plaatselijke vertegenwoordiger in het buitenland - lokale personeelsleden landenkantoor

A.5.05.

Originele arbeidscontracten van lokale personeelsleden

A.5.06.

Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringen voor lokale personeelsleden

A.5.07.

Dossier inzake de tussenkomst van de verzekeraar voor lokale personeelsleden

5 jaar

9

Vernietigen

Opgelet: eventuele dossiers inzake ernstige arbeidsongevallen kunnen pas na 30 jaar (indien zonder rente) of na het verstrijken van de looptijd van de rente (indien met rente) vernietigd worden.


Code van de reeks

Reeks

Bewaartermijn


A.6.01.

Stukken betreffende de aankoop van harden softwaresystemen

3 jaar

Vernietigen

A.6.02.

Softwarelicenties

tot einde licentie

Vernietigen

A.6.03.

Stukken betreffende de ondersteuning van het gebruik van harden softwaresystemen (interventiefiches, rapporten, enz.)

3 jaar

Vernietigen

A.6.04.

Back-ups (veiligheidskopieën)

volgens interne afspraken

Vernietigen

10 jaar

Bewaren

5 jaar na verstrijken contract

Vernietigen

zolang de lokalen benut worden

Vernietigen

Opmerkingen

A.6. ICT-BEHEER

A.7. KENNISBEHEER A.7.01.

Lijsten van gearchiveerde dossiers

A.8. LOGISTIEK BEHEER A.8.01.

Originele contracten (huur, verzekering, enz.)

A.8.02.

Stukken betreffende de huur, inrichting, aanpassing, beveiliging, verzekering… van de lokalen van de vertegenwoordiging

10

Voor de selectie van stukken betreffende overheidsopdrachten, zie rubriek A.10.


Code van de reeks

Bewaartermijn


Stukken betreffende de aankoop/invoer, inschrijving, verkoop, verzekering… van voertuigen

zolang de voertuigen gebruikt worden

Vernietigen

A.8.04.

Inventaris van materieel en meubilair

tot opmaak nieuwe inventaris

Vernietigen

A.8.05.

Stukken betreffende de verkoop of het verlies van voertuigen, uitrusting, materieel, enz.

10 jaar

Vernietigen

-

-

A.8.03.

Reeks

Opmerkingen

Voor de selectie van stukken betreffende overheidsopdrachten, zie rubriek A.10.

A.9. BEHEER VAN MARKETING A.9.01.

Niet van toepassing.

A.10. BEHEER VAN OPENBARE AANBESTEDINGEN A.10.01.

Dossiers inzake de aankopen via openbare aanbestedingen -

werken met tienjaarlijkse aansprakelijkheid

10 jaar

-

alle overige werken, leveringen en diensten voor bedragen lager dan € 67.000 (exclusief BTW)

5 jaar

-

10 jaar

alle overige werken, leveringen en diensten voor bedragen hoger dan € 67.000 (exclusief BTW)

11

Selecteren

Het bestek, de weerhouden offerte, het gunningsverslag, de gunningsbrief en alle processen-verbaal ( voorlopige oplevering, definitieve oplevering, tekortkomingen, ingebrekestelling, enz.) bewaren, alle overige stukken vernietigen.


Code van de reeks

Reeks

Bewaartermijn


-

-

Opmerkingen

A.11. BEHEER VAN PARTNERSCHAPPEN A.11.01.


B. BEVOEGDHEDEN B.1. INTERVENTIES IN HET ZUIDEN VOOR DE BELGISCHE OVERHEID

B.1.01.

B.1.02.

Dossiers inzake de financiële en inhoudelijke opvolging van de uitvoering van projecten (geordend per project)

10 jaar

Schenkingsattesten van voertuigen, uitrusting, materieel, enz.

10 jaar

12

Vernietigen

Deze dossiers omvatten voor elk project doorgaans briefwisseling, verslagen van het begeleidingscomité, vooruitgangsrapporten of activiteitenverslagen, rapporten revisor, rapporten externe audits, midterm review, endterm review FAS en financiële stukken (overschrijvingsbevelen, facturen, rekeninguittreksels, enz.), inventaris en verslag overdracht. Voor de selectie van stukken betreffende personeelsleden, zie rubriek A.5.; voor de selectie van stukken betreffende openbare aanbestedingen zie rubriek A.10.

Vernietigen

De in het kader van projecten aangekochte voertuigen, uitrusting, materieel,… wordt vaak aan de partner geschonken om de continuïteit van het project te kunnen verzekeren.


Code van de reeks

Reeks

Bewaartermijn


B.1.03.

Dossiers inzake de financiële en inhoudelijke opvolging van beurzen en stages (zowel lokaal als in België)

5 jaar

Selecteren

B.1.04.

Dossiers inzake de afgewezen aanvragen voor beurzen en stages (zowel lokaal als in België)

3 jaar

Vernietigen

B.1.05.

Dossiers inzake de financiële en inhoudelijke opvolging van projecten in het kader van het micro-interventieprogramma (MIP)

10 jaar

Bewaren

B.1.06.

Dossiers inzake de afgewezen aanvragen voor projecten in het kader van het micro-interventieprogramma (MIP)

3 jaar

Vernietigen

-

-

B.2. INTERVENTIES IN HET NOORDEN VOOR DE BELGISCHE OVERHEID B.2.01.


13

Opmerkingen

Deze dossiers omvatten voor elke beurs of stage doorgaans aanvraag, CV, kopie diploma, verhandeling of stageverslag, FAS en financiële stukken. Voor de studiebeurzen: bewaren. Voor de stages: één jaar per decennium bewaren: 2000, 2010, enz., en de overige vernietigen. Het jaar heeft betrekking op de afsluiting van het dossier.


Code van de reeks

Reeks

Bewaartermijn


Opmerkingen

B.3. INTERVENTIES TOEGEWEZEN DOOR DERDEN

B.3.01.

Dossiers inzake de financiële en inhoudelijke opvolging van de uitvoering van projecten (geordend per project)

10 jaar

14

Vernietigen

Deze dossiers omvatten voor elk project doorgaans briefwisseling, verslagen van het begeleidingscomité, vooruitgangsrapporten of activiteitenverslagen, rapporten revisor, rapporten externe audits, midterm review, endterm review FAS en financiële stukken (overschrijvingsbevelen, facturen, rekeninguittreksels, enz.), inventaris en verslag overdracht.



157


door

Geert LELOUP

5469


Archief van de Belgische Technische Coöperatie (BTC) Landenkantoren in het buitenland. Archiefselectielijst

Recommend Documents