ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE EXPERTISE (MEDEX) FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU ARCHIEFSELECTIELIJST

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 29

ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE EXPERTISE (MEDEX) FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU ARCHIEFSELECTIELIJST

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2009

2

ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE EXPERTISE (MEDEX) FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU ARCHIEFSELECTIELIJST

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2009

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN AGD

Administratieve gezondheidsdienst

AMS/SMA

Aeromedical Section/Section de Médecine Aéronautique (FOD Mobiliteit, Bestuur der luchtvaart)

ARA

Algemeen Rijksarchief

ARAB

Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming

BPR

Business Process Reengineering

BS

Belgisch Staatsblad

BSC

Balanced scorecard

CAF

Common Assessment Framework

CODA

Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie

DAG

Dienst arbeidsgeneeskunde

DIMONA

Déclaration immédiate/Onmiddellijke aangifte

ECLG

Expertisecentrum voor Luchtvaartgeneeskunde

FAGG

Federaal Agentschap voor Geneeskunde en Gezondheidsproducten

FBZ

Fonds voor Beroepsziekten

FOD

Federale Overheidsdienst

GDPBW

Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk

GGD/OML

Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst/Office médico-légal

HGR

Hoge Gezondheidsraad

KB

Koninklijk besluit

IDPBW

Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk

IHE

Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie

IWONL

Instituut tot aanmoediging van het Wetenschappelijk Onderzoek in Nijverheid en Landbouw

MB

Ministerieel besluit

Medex

Bestuur van de medische expertise

WGO

Wereldgezondheidsorganisatie

WIV

Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid

7

8

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het Bestuur van de medische expertise weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk

Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Reekscode

Voor het gebruiksgemak wordt een reekscode gehanteerd om de reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren.

Datering

De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk.

Bewaartermijn

De bewaartermijn wordt bepaald door de het Bestuur van de medische expertise en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden.

Def. bestemming

De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen

Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven.

9

Bestuur van de medische expertise (Medex) - Archiefselectielijst

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

BESTUUR VAN DE MEDISCHE EXPERTISE A. CENTRALE DIENSTEN DIRECTRICE Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst A.001

Verslagen van de stafvergaderingen

2000-heden

5 jaar

bewaren

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst A.002

Verslagen van het directiecomité van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu

2002-heden

10 jaar

vernietigen

Moeten bewaard worden op het niveau van de voorzitter.1

A.003

Mailberichten ontvangen en verstuurd door de directrice

2000-heden

5 jaar

selecteren

Persoonlijke of louter informatieve e-mails vernietigen. E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de opdrachten hebben administratieve waarde en moeten bewaard worden. De e-mails dienen bij voorkeur op elektronische drager b d d b i

1

M. JACQUEMIN, Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, en van de Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 81.

11

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

bewaard te worden en buiten de e-mail software. Opteer hierbij voor een zo open mogelijk exporteerformaat.2 A.004

Dossiers inzake de BPR Copermed en een aantal grote projecten, zoals het project ‘ziekteverzuim’

ca. 2001heden

10 jaar

selecteren

Bewaren: de opdracht, de onderhandelingsprocedure, het eindrapport (de resultaten). De voorstellen van de diverse inschrijvers op de opdracht kunnen vernietigd worden.

OFFICE MANAGEMENT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

10 jaar

bewaren

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B.001

Dossier inzake de BPR Copermed

ca. 2001-2003

Verslagen van vergaderingen, briefwisseling, rapporten enz.

2

S. SOYEZ, Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. Deze brochure is voorlopig enkel beschikbaar in het Frans. Een Nederlandse vertaling is in voorbereiding

12

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

Code van de reeks B.002

Reeks

Dossiers inzake een aantal lopende projecten zoals Mediflow, het scanproject voor de medische dossiers enz.

Datering

ca. 2004heden

Bewaartermijn tot einde project

Definitieve bestemming selecteren

Opmerkingen

Belangrijke briefwisseling en nota’s bewaren. Vanaf 2006 (°PMO): projectfiches, vooruitgangsrapporten en eindrapporten bewaren op het niveau van de dienst Knowledge management

B.003

Dossiers inzake de werkgroep die geleid heeft tot het onstaan van Empreva, de centrale cel van de gemeenschappelijke preventiedienst van sommige federale overheidsdiensten3

jaren 19902005

verstreken

bewaren

SECRETARIAAT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst C.001

Briefwisseling met de minister, de voorzitter, de inspecteur van Financiën

2002-heden

10 jaar

bewaren

C.002

Briefwisseling met andere FOD’s en administraties

2003-heden

10 jaar

bewaren

3

Empreva, opgericht op 11 maart 2005, situeert zich administratief binnen de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (www.empreva.be).

13

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


C.003

Dossiers inzake overeenkomsten met diverse administraties

2000-2007

5 jaar na het einde van de overeenkomst

bewaren

C.004

Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s

2001-heden

10 jaar

bewaren

C.005

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen

2000-heden

5 jaar

vernietigen

C.006

Dossiers inzake de behandeling van vragen van de federale ombudsman

1999-heden

5 jaar

vernietigen

C.007

Ontwerpen van ministeriële en koninklijke besluiten ter advies voorgelegd aan de minister (bijvoorbeeld inzake het kilometerkrediet voor de ambtenaren en artsen van Medex, inzake tarieven voor de medische prestaties uitgevoerd voor rekening van Medex in het kader van de controles van de afwezigheden wegens ziekte enz.)

ca. 2000heden

10 jaar

vernietigen

C.008

Dossiers inzake de benoeming van effectieve en plaatsvervangende leden van het College van gerechtelijkgeneeskundige rechtspraak (Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst)

ca. 2000heden

10 jaar

bewaren

Bevat: briefwisseling, kandidaturen, koninklijke besluiten

14

Opmerkingen

Parlementaire vragen en antwoorden worden gepubliceerd.


Code van de reeks C.009

Reeks

Dossiers inzake de samenstelling van het College van Geneesheren dat optrad bij de controle van de lichamelijke geschiktheid vereist voor gegadigden voor bepaalde overheidsbetrekkingen (art. 3 van het KB van 1 december 1964)

Datering

Bewaartermijn


1964-2002

verstreken

bewaren

Opmerkingen

De algemene aannemingsonderzoeken voor statutaire ambtenaren werden afgeschaft vanaf 2004.

Briefwisseling met de Academiën voor Geneeskunde4 inzake de voordracht van kandidaat-leden, en met de leden (met in bijlage: kopie van het ministerieel besluit van benoeming)

C.010

Dossiers inzake de aanduiding van geneesheren-niet-ambtenaren voor de pensioencommissie5

ca. 2000heden

10 jaar

bewaren

C.011

Briefwisseling met privé-personen

ca. 2000heden

5 jaar

vernietigen

C.012

Dankbetuigingen

2000-heden

3 jaar

vernietigen

C.013

Personeelsdossiers

?-heden

5 jaar na het einde van de loopbaan van het personeelslid

vernietigen

2001

5 jaar

vernietigen

Het betreft enkel het administratief dossier (functiebeschrijvingen, evaluaties enz.). De medische dossiers van Medex-personeel worden bewaard door het diensthoofd Medische kwaliteit

C.014

Inlichtingenformulieren ingevuld door de personeelsleden

4

De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O.6

De Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België en de Académie royale de Médecine. Overeenkomstig artikel 1 van het KB van 10 augustus 1939 duidt de minister van Volksgezondheid jaarlijks, voor iedere provincie, geneesheren aan om als lid van de pensioencommissie te functioneren. 6 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 98. 5

15

Code van de reeks C.015

Reeks

Tabellen “afwezigheden personeel”

Datering

Bewaartermijn


ca. 2005heden

3 jaar

vernietigen

Jaarlijkse tabellen met gegevens inzake verlof, recuperatie enzovoort.

C.016

Opvolgingstabel met gegevens inzake verminderde prestaties (begin- en einddatum van 50%, 80% enz.) en afwezigheden van het personeel van minimum 1 maand

ca. 2005heden

tot substitutie

vernietigen

C.017

Tabel “opvolging evaluaties”

ca. 2005heden

5 jaar

vernietigen

?-heden

5 jaar

vernietigen

Deze tabel wordt bijgehouden a.d.h.v. binnenkomende verslagen. De verslagen worden in het personeelsdossier gestoken en als pdf naar P&O verstuurd

C.018

Tabel “tableau bord Medex” Opvolgingstabel van de ontwikkelcirkels (functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken)

C.019

Stukken betreffende de opleiding van personeel

2002-heden

3 jaar

vernietigen

C.020

Statistieken inzake griepvaccinatie van het personeel van Medex

2007-heden

3 jaar

vernietigen

C.021

Dienstnota’s aan het personeel

2000-2006

5 jaar

bewaren

C.022

Dienstnota’s van P&O

2003-2005

5 jaar

vernietigen

C.023

Inkomende nota’s van de juridische dienst

ca. 2000heden

5 jaar

vernietigen

16

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


C.024

Stukken betreffende buitenlandse zendingen (nota’s, reglementering enz.)

2004-heden

5 jaar

vernietigen

C.025

Lijsten van treinvertragingen vanwege de NMBS

ca. 2000-2004

verstreken

vernietigen

Opmerkingen

QUALITY MANAGEMENT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst D.001

Verslagen van de jaarlijkse externe audit (door Bureau Veritas) voor de ISO 9001-accreditatie van het ECLG (Expertisecentrum voor Luchtvaartgeneeskunde)

2008-heden

5 jaar

vernietigen

D.002

Verslagen van de driemaandelijkse interne audits

2008-heden

5 jaar

vernietigen

D.003

Dossier inzake de introductie van een systeem van zelfevaluatie van de diensten van Medex volgens het CAF model (Common Assessment Framework)

2008-heden

5 jaar

bewaren

D.004

Verslagen van de balanced scorecards per KPI (key performance indicators of kritische succesfactoren)

2007-heden

5 jaar

bewaren

17

-

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


D.005

Kwaliteitshandboek van het ECLG

2008-heden

1 jaar (wordt jaarlijks aangepast)

vernietigen

D.006

Fiches inzake het medisch materiaal van het ECLG (calibratie, onderhoud…)

?-heden

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

KNOWLEDGE MANAGEMENT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst E.001

Projectfiches

2006-heden

3 jaar na het einde van het project

bewaren

Deze projectfiches bevinden zich op de gemeenschappelijke (T-) schijf

E.002

Maandelijkse vooruitgangsrapporten betreffende de diverse projecten, aangeleverd door de projectleider

2006-heden


bewaren

E.003

Eindverslagen van de projecten

2006-heden


bewaren

18

-


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


E.004

Stukken betreffende de beschrijving van processen en procedures binnen Medex (wie doet wat, welke documenten worden gebruikt, waar moeten deze naartoe, enz.)

2006-heden

tot invoering van nieuwe procedures

bewaren

E.005

Klachten over Medex, ingekomen via het webformulier, en afschriften van de antwoorden geformuleerd door de verantwoordelijke (de zogenaamde ‘klachteneigenaar’)

2006-heden

5 jaar

vernietigen

E.006

Antwoorden op klachten

2006-heden

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

.

INFORMATION MANAGEMENT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst F.001

Boordtabellen van de diverse missies van Medex (BSC)

2007-heden

10 jaar

bewaren

F.002

Analyses en statistieken gemaakt in opdracht (bijvoorbeeld in antwoord op parlementaire vragen of vragen van de federale ombudsman, in het kader van de voorbereiding van het jaarverslag enz.)

2007-heden

10 jaar

bewaren

F.003

Documentatie over de analyses

2007-heden

10 jaar

bewaren

19

-

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

COMMUNICATIE EN KLANTENBEHEER Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst G.001

Klantendossiers

?-heden

5 jaar na het einde van het contract

vernietigen

Bevat: briefwisseling, het aansluitingscontract enz.

G.002

Aangiften van personeelsgegevens ter aanmaak van een medisch nummer (fiches van de werkgevers)

2009-heden

1 maand

vernietigen

G.003

Dossiers inzake communicatiecampagnes en -producten

2005-heden

5 jaar

vernietigen

G.004

Teksten inzake Medex voor de website van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (www.health.fgov.be)

2005-heden

2005-heden

bewaren

7

M. JACQUEMIN, op. cit., p. 84.

20

Van alle brochures en affiches zal één exemplaar in beide landstalen bewaard worden op het niveau van de Communicatiedienst (diensten van de voorzitter).7


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

G.005

Stukken betreffende de technische uitbouw en het onderhoud van de intranetsite

2005-heden

tot substitutie

selecteren

Samenvattende documenten i.v.m. de technische structuur bewaren.

G.006

Intranet

ca. 2005heden

tot substitutie

selecteren

Een beeld van de site bewaren bij elke grondige wijziging. Het Rijksarchief bereidt momenteel richtlijnen voor inzake de archivering van websites.

G.007

Website

ca. 2005heden

tot substitutie

bewaren

De website van de FOD dient op centraal niveau bewaard te worden.8

?-heden


vernietigen


BUDGET EN BEHEER Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst H.001

8 9

Personeelsdossiers

M. JACQUEMIN, op. cit., p. 101. Het Rijksarchief bereidt momenteel richtlijnen voor inzake de archivering van websites. Ibid., p. 98.

21

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst H.002

Informaticatoepassing voor de uitvoering van de begroting (“Fedcom”)

2008-heden

tot substitutie

niet van toepassing (wordt niet beheerd door Medex)

H.003

Dossiers inzake opmerkingen vanwege het Rekenhof

jaren 1990heden

10 jaar

vernietigen

H.004

Dossiers inzake de herverdeling van het budget

2003-heden

10 jaar

vernietigen

H.005

Vastleggingsbulletins

2003-heden

7 jaar

vernietigen

H.006

Bestelbons

2003-heden

7 jaar

vernietigen

H.007

Afschriften van facturen

2003-heden

5 jaar

vernietigen

10

http://www.begroting.be.

22

De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu fungeert als één van de testdepartementen voor het project Fedcom dat de modernisering van de federale boekhouding als doel heeft. Het project wordt gecoördineerd door de FOD Budget en Beheerscontrole.10


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


H.008

Contracten met leveranciers

?-heden


vernietigen

H.009

Honorariastaten van de geneesheren-experten en van de kamers van beroep

2003-heden

7 jaar

vernietigen

H.010

Honorariastaten voor huisbezoeken door de geneesheren-experts

2003-heden

7 jaar

vernietigen

H.011

Honorariastaten van de geneesheren-specialisten

2003-heden

7 jaar

vernietigen

H.012

Driemaandelijkse rekeningen van de rekenplichtigen van de medische centra

2003-heden

7 jaar

vernietigen

H.013

Stukken betreffende verblijfs- en reiskosten van personeelsleden van Medex

2003-heden

7 jaar

vernietigen

H.014

Uittreksels van de postcheckrekening

2003-heden

7 jaar

vernietigen

H.015

Dossiers inzake arbeidsongevallen met derde verantwoordelijke

jaren 1980heden

tot afsluiting van het dossier

vernietigen

H.016

Briefwisseling

2005-heden

5 jaar

vernietigen

H.017

Klachtenbrieven van leveranciers (firma’s, geneesheren enz.)

2005-heden

5 jaar

vernietigen

23

Opmerkingen

Budget en Beheer ontvangt 4 exemplaren; het stuurt 3 ervan naar het Rekenhof.

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

CENTRALE POSTBUS (CP) Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst I.001

Inkomende e-mailberichten (via het centraal e-mailadres van Medex)

2005-heden

5 jaar

vernietigen

2008-heden

5 jaar

vernietigen

Binnenkomende e-mails worden door de CP verstuurd naar de bevoegde dienst of het betrokken medisch centrum, maar ook elektronisch gearchiveerd (per dag)

I.002

Inkomende faxen (via het centrale faxnummer van Medex) De CP verspreidt binnenkomende faxen verder als pdf-bestanden. Deze worden elektronisch gearchiveerd (per dag)

I.003

Borderellen van de stukken afgeleverd door De Post

2005-heden

5 jaar

vernietigen

I.004

Borderellen van de stukken bestemd voor De Post

2005-heden

5 jaar

vernietigen

I.005

Borderellen van in- en uitgaande dossiers (via de chauffeur)

2005-heden

5 jaar

vernietigen

BEHEER MEDISCH CENTRA Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

24

-

-

-


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst J.001

Stukken betreffende de ontwikkelcirkels11: verslagen van functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met het administratief en het onderhoudspersoneel van de medische centra

ca. 2005heden

5 jaar

vernietigen

Deze verslagen worden via e-mail naar P&O gestuurd, waar de eigenlijke personeelsdossiers bewaard worden.

J.002

Stukken betreffende de tweemaandelijkse vergaderingen met de secretarissen van de medische centra

ca. 2005heden

3 jaar

vernietigen

Van deze vergaderingen wordt geen PV opgemaakt.

MEDISCHE KWALITEIT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst K.001

Dossier inzake het budget van de dienst

2007-heden

5 jaar

vernietigen

K.002

Stukken betreffende opleidingen voor de geneesheren

2007-heden

5 jaar

vernietigen

5 jaar

bewaren

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst K.003

Thematische dossiers over de diverse missies van Medex (arbeidsongevallen en beroepsziekten, pensioenen, ziekteverzuim en verkeersveiligheid)

2007-heden

Wet- en regelgeving, richtlijnen aan de geneesheren, belangrijke briefwisseling enz.

11

Ontwikkelcirkels zijn een managementinstrument dat dient om de competenties van personeelsleden – leidinggevenden én medewerkers – te ontwikkelen zodat niet alleen het individu, maar ook het team en de organisatie beter en optimaler zouden functioneren. http://www.fedweb.belgium.be.

25

Code van de reeks K.004

Reeks

Dossiers inzake de medische vergaderingen (‘réunions médicales’) die een aantal keer per jaar georganiseerd worden.

Datering

Bewaartermijn


2007-heden

5 jaar

bewaren

Opmerkingen

Uitnodigingen, agenda’s, voordrachten (PowerPoint voorstellingen) enz.

K.005

Beslissingsmodellen voor medische onderzoeken bij arbeidsongevallen (publicatie)

2008

tot substitutie

bewaren

1 exemplaar in beide landstalen.

K.006

Beslissingsmodellen voor medische onderzoeken bij vervroegde pensioneringen (publicatie)

2008

tot substitutie

bewaren

1 exemplaar in beide landstalen.

K.007

Medische dossiers van het actieve Medex-personeel

?-heden

Idem als voor de overige medische dossiers (zie p. 79): dossiers zonder AO12 of met AO 0%: 5 jaar na pensionering van de ambtenaar.

vernietigen

Het diensthoofd Medische kwaliteit bewaart deze dossiers omwille van de confidentialiteit in haar kantoor. Als het personeelslid in kwestie op pensioen gaat of Medex verlaat, wordt het dossier overgemaakt aan het bevoegde medisch centrum.

- dossiers met AO: levenslang

12

AO = arbeidsongeval.

26


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


K.008

Briefwisseling, vnl. vragen om informatie

2007-heden

5 jaar

vernietigen

K.009

Inkomende klachtenbrieven en antwoorden

2007-heden

5 jaar

vernietigen

jaren 1980heden

5 jaar

bewaren

tot invoering van nieuwe procedure

bewaren

Opmerkingen

EVALUATIE LICHAMELIJKE SCHADE ARBEIDSONGEVALLEN – BEROEPSZIEKTEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst L.001

Dienstorders

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst L.002

Administratieve procedures inzake arbeidsongevallen en beroepsziekten

?-heden

‘Oude’ procedures bewaren op het niveau van de dienst. Vanaf 2006: administratieve procedures centraal bewaren door de dienst Knowledge management.

L.003

Thematisch dossier inzake arbeidsongevallen en beroepsziekten (vnl. wetgeving en reglementering)

jaren 1990heden

5 jaar

selecteren

L.004

Interne cursus over arbeidsongevallen (voor personeel van het hoofdbestuur en van de medische centra)

2007-heden

5 jaar

bewaren

27

Bewaren: belangrijke briefwisseling en nota’s. Vernietigen: kopieën van wetgeving.

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


L.005

Klachtenbrieven en antwoorden

?-heden

5 jaar

vernietigen

L.006

Tabel klachtenbeheer

?-heden

5 jaar

vernietigen

L.007

Tabel voor de follow-up van de dossiers beroepsziekten politie

ca. 2001heden

tot substitutie

vernietigen

Opmerkingen

Bevat volgende rubrieken: datum aangifte, datum van binnenkomst dossier, jaar, geneeskundig nummer, naam, datum van vertrek van het dossier

MEDISCHE KOSTEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst M.001

Schuldvorderingen

2003-heden

7 jaar

vernietigen

2003-heden

5 jaar

vernietigen

De betalingen worden per 50 gegroepeerd in ‘ordonnances’. Er wordt onderscheid gemaakt tussen 5 soorten ‘ordonnances’: betalingen aan dienstverleners, betalingen aan slachtoffers, verplaatsingskosten, kosten in het buitenland en retouren

M.002

Briefwisseling Sinds 2009 wordt de briefwisseling ook elektronisch gearchiveerd. De papieren briefwisseling wordt geordend op medisch nummer (vóór 2009: chronologisch)

28

-


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


M.003

Circulaires van het Fonds voor Arbeidsongevallen

2001-heden

5 jaar

vernietigen

M.004

Stukken betreffende RIZIV-reglementering

?-heden

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

TRADITIONELE ACTIVITEITEN GGD Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst N.001

Individuele dossiers (nrs. 10.000-ca. 248.500)

ca. 1940heden

10 jaar na het overlijden

selecteren

Bewaren: elk 1 000ste dossier, nl. nr. 10 000, nr. 11 000, nr. 12 000 enzovoort. Indien deze nummers ontbreken (omdat ze reeds vernietigd werden) of indien het een dossier betreft waarvan de ABT nog niet verstreken is, dient gekozen voor het eerstvolgende nummer (dus bijvoorbeeld nr. 10 001 i.p.v. nr. 10 000).

N.002

Klappers van de individuele dossiers

juli 1953-2003

tot de vernietiging van de individuele dossiers

vernietigen

Deze registers bevatten slechts enkele elementaire gegevens nl. nummer, naam, voornaam en dossiernummer van de opdrachtgevende administratie.

Het betreft een 15-tal registers

29

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


N.003

Access-databank

jaren 19502003

tot de vernietiging van de individuele dossiers

vernietigen

N.004

Verslagen van de vergaderingen van het College van gerechtelijk geneeskundige rechtspraak

?-heden

5 jaar

bewaren

Opmerkingen

De dienst maakte aanvankelijk gebruik van steekkaarten die opgeborgen waren in twee grote rolklassementen. In de jaren ’90 werden deze fiches ingevoerd in een accessdatabank; de fiches zelf werden vernietigd. Sinds 2003 maakt de GGD gebruik van de applicatie “Emulatie”. De gegevens van de Accessdatabank werden echter niet allemaal overgenomen in “Emulatie”

PENSIOENEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst O.001

Thematisch dossier inzake vervroegde pensioneringen

?-heden

30

5 jaar

selecteren

Bewaren: belangrijke briefwisseling en nota’s. Vernietigen: kopieën van wetgeving.


Code van de reeks O.002

Reeks

Administratieve procedures inzake vervroegde pensionering

Datering

?-heden

Bewaartermijn tot invoering van nieuwe procedure

Definitieve bestemming bewaren

Opmerkingen

‘Oude’ procedures bewaren op het niveau van de dienst. Vanaf 2006: administratieve procedures centraal bewaren door de dienst Knowledge management

O.003

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen

ca. 2000heden

5 jaar

vernietigen

O.004

Dossiers inzake de behandeling van vragen van de federale ombudsman

ca. 2000heden

5 jaar

vernietigen

ZIEKTEVERZUIM Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

31

-

-

-

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst P.001

Webapplicatie “Absenteisme”

2006-heden

tot substitutie

vernietigen

P.002

Handleiding voor de gebruikers (m.a.w. de administraties)

2009

tot substitutie

vernietigen

Analyses en wetenschappelijke studies op basis van de gegevens van de applicatie (door Information management of door het WIV13 bijvoorbeeld) dienen wel bewaard te worden.

Deze handleiding zal op de onthaalpagina van de webapplicatie beschikbaar zijn

P.003

Administratieve procedures inzake ziekteverzuim

2006-heden


bewaren

P.004

Dossiers van de externe controleartsen

2006-heden


vernietigen

2006-?

5 jaar

bewaren

Bevat: de aanwijzing als controlearts, het contract, belangrijke briefwisseling (bijvoorbeeld herhaalde of ernstige klachten) enz.

P.005

13

Nieuwsbrieven voor de controleartsen

Administratieve procedures dienen centraal bewaard te worden door de dienst Knowledge management.

Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid. Op zijn website geeft het WIV een lijst van beschikbare rapporten en publicaties. http://www.iph.fgov.be.

32


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


P.006

Dossiers inzake de door de dienst georganiseerde didactische causerieën voor de externe controleartsen

2006-heden

3 jaar

bewaren

P.007

Voordrachten (informatiesessies) over de werking van de dienst en het controlesysteem op het ziekteverzuim

2006-heden

3 jaar

bewaren

P.008

Lijsten met controleaanbiedingen per dag

2008-heden

1 jaar

vernietigen

P.009

Briefwisseling (vnl. elektronische briefwisseling met administraties)

2006-heden

5 jaar

vernietigen

P.010

Klachtenbrieven

2006-heden

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Het betreft briefwisseling over praktische, organisatorische aangelegenheden.

VERKEERSVEILIGHEID – EXPERTISECENTRUM VOOR LUCHTVAARTGENEESKUNDE (ECLG) Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

10 jaar na het laatste contact

Papieren dossiers: overdragen aan de FOD Mobiliteit. Elektronische dossiers: vernietigen

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst Q.001

Medische dossiers piloten

?-heden

Papieren dossiers (alfabetisch gerangschikt), en sedert 2003 ook elektronische medische dossiers (in ‘Health one’)

33

De papieren dossiers behoren toe aan het AMS (FOD Mobiliteit). Momenteel loopt in het ECLG een scanproject. Na afloop zullen de papieren dossiers overgemaakt worden aan de FOD Mobiliteit.

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Q.002

Medische dossiers van ongeschikt bevonden Rijnschippers

2006-heden


vernietigen

Q.003

Administratieve procedures inzake medische onderzoeken van chauffeurs, schippers en piloten

1996-heden


bewaren

Opmerkingen

‘Oude’ procedures bewaren op het niveau van de dienst. Vanaf 2006: administratieve procedures centraal bewaren door de dienst Knowledge management.

Q.004

Klachtenbrieven

2007-heden

5 jaar

vernietigen

?-heden


vernietigen

2003-heden

5 jaar

vernietigen

B. MEDISCHE CENTRA Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst R.001

Personeelsdossiers Bevatten documenten betreffende verlof, opleiding enz.

R.002

14

Afschriften van bestelbons

M. JACQUEMIN, op. cit., Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 98.

34



Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


R.003

Driemaandelijkse rekeningen van het medisch centrum

2001-heden

7 jaar

vernietigen

R.004

Rekeningen van kleine aankopen (ten laste van de kas van het medisch centrum)

2001-heden

7 jaar

vernietigen

tot substitutie

vernietigen

Opmerkingen

Deze driemaandelijkse rekening wordt overgemaakt aan Budget en Beheer.

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst R.005

Applicatie “Emulatie/Emulation”

ca. 1990heden

Bevat ca. 2 miljoen records

Deze applicatie wordt door vrijwel alle diensten van Medex gebruikt (GGD, Centrale postbus, cel Medische kosten…). Ze wordt in deze archiefselectielijst slechts één keer vermeld. Er is een project lopende om “Emulatie” te vervangen door “Mediflow”.

35

Code van de reeks R.006

Reeks

Medische dossiers

Datering

ca. 1937heden

Geordend volgens medisch nummer. De dossiers bevatten zowel administratieve documenten (o.a. de AGD1B-attesten) als medische stukken

Bewaartermijn Dossiers zonder AO15 of met AO 0%: 5 jaar na pensionering van de ambtenaar


Opmerkingen

vernietigen

Een staal van een 100-tal Vlaamse en een 100-tal Waalse dossiers dient overgedragen te worden aan het Rijksarchief

Dossiers met AO en dossiers van bedienaars der erediensten: levenslang R.007

Dossiers ‘chauffeurs’

jaren 1950heden


vernietigen

Een 5-tal dossiers dienen als specimen overgedragen te worden aan het Rijksarchief.

jaren 1950heden


vernietigen

Een 5-tal dossiers dienen als specimen overgedragen te worden aan het Rijksarchief.

ca. 2003heden

tot substitutie

vernietigen

Geordend volgens Rijksregisternummer

R.008

Dossiers ‘schippers’ Geordend op volgnummer per jaar

R.009

“Lijst onderzoeken” Excel-bestand voor de expertises van schippers. Bevat volgende rubrieken: nummer, naam, geboortedatum en datum onderzoek

15

AO = arbeidsongeval.

36



Reeks

Radiografieën

Datering

Bewaartermijn


einde jaren 1990-ca. 2003

tot vernietiging van het medisch dossier

vernietigen

Alfabetisch geklasseerd

R.011

Medische attesten AGD1 (afwezigheden wegens ziekte)

2005-heden

3 jaar

vernietigen

R.012

Medische attesten AGD1C (afwezigheid van één dag)

2009-heden

tot invoering van de gegevens

vernietigen

R.013

Elektronische agenda voor het vastleggen van de afspraken van de geneesheren (UtraGenda)

?-heden

5 jaar

vernietigen

R.014

Stukken betreffende de tweemaandelijkse vergaderingen van de secretarissen van de medische centra op het hoofdbestuur

ca. 2005heden

3 jaar

vernietigen

37

Opmerkingen

Niet in alle medische centra is er nog een klassement radiografieën. Sinds enige jaren worden RX-opnamen meegegeven aan de patiënt.

Deze attesten zullen op termijn wellicht afgeschaft worden. Besturen van het federaal openbaar ambt hoeven nu al niet langer een AGD1C door te geven aan Medex. Zij kunnen afwezigheden van één dag rechtstreeks meedelen via de applicatie “Absenteïsme”. Aangesloten besturen maken voorlopig wel nog een AGD1C aan het bevoegde medisch centrum van de afwezige ambtenaar over.


Reeks

Wetgeving en documentatie inzake ziekteverzuim, arbeidsreglementering enz.

Datering

?-heden

Bewaartermijn geldigheid van de wetgeving

Definitieve bestemming vernietigen

Opmerkingen

Het betreft afschriften van wetgeving.

C. REGIONALE GGD-CENTRA Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst S.001

Registers der zittingen, zowel voor geneesheren-experten als voor de kamers van beroep (‘het roze boek’)

jaren 1960heden

tot subsitutie

selecteren

ca. 2004heden

3 jaar

vernietigen

De registers worden ingevuld per dokter. De secretaris vermeldt: datum van de zitting, uur van oproeping, naam en voornaam aanvrager, dossiernummer. De geneesheer-expert vult het boek aan per zitting (wat is er met het dossier gebeurd? Bijvoorbeeld: aanvragen gespecialiseerd onderzoek, aanvragen medische documenten, afwezig, overleden, af te werken op stukken, huisbezoek)

S.002

Maandelijkse lijsten van de zittingen Datum zitting, uur, naam van de dokter, naam en voornaam aanvrager, dossiernummer

38

De registers van één regionaal centrum in Vlaanderen en van één regionaal centrum in Wallonië bewaren.


Code van de reeks S.003

Reeks

Honorariastaten voor de geneesheren-experten en de kamers van beroep

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

2003-heden

5 jaar

vernietigen

Opgemaakt in viervoud: 2 voor Budget en Beheer, 1 voor het centrum en 1 voor de geneesheer-expert.

De honorariastaten worden opgemaakt per dokter en apart voor de traditionele taken en politie

S.004

Honorariastaten voor huisbezoeken

2003-heden

5 jaar

vernietigen

Opgemaakt in viervoud: 2 voor Budget en Beheer, 1 voor het centrum en 1 voor de geneesheer-expert.

S.005

Afschriften van honorariastaten van de geneesheren-specialisten

2003-heden

5 jaar

vernietigen

De geneesheer-specialist dient de honorariastaat in 3 exemplaren af te leveren (ev. 1 origineel en 2 afschriften). Een originele staat en 1 kopie worden opgestuurd naar Budget en Beheer. Soms stuurt de geneesheer-specialist de staten rechtstreeks naar Budget en Beheer.

S.006

Borderellen van binnenkomende GGD-dossiers

2005-heden

5 jaar

vernietigen

S.007

Borderellen van buitengaande GGD-dossiers

2005-heden

5 jaar

vernietigen

S.008

Lijsten van aangetekende zendingen verstuurd door het centrum

2005-heden

5 jaar

vernietigen

39

41

ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE EXPERTISE (MEDEX) FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU ARCHIEFSELECTIELIJST

Recommend Documents