ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (DG1)

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 47

ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (DG1) ARCHIEFSELECTIELIJST

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2010

ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (DG1) ARCHIEFSELECTIELIJST

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2010

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN ABTBG

antibioticatherapiebeleidsgroepen

APR-DRG

All Patients Refined Diagnosis Related Groups

AZ

algemene ziekenhuizen

BAPCOC

Belgian Antibiotic Policy Coordination Committee

BFHI

Baby Friendly Hospital Initiative

BFM

budget van financiële middelen

BSC

balanced score card

BTZ

boordtabel der ziekenhuizen

BW

beschut wonen

CAF

Common Assessment Framework

CDBI

Comité Directeur pour la Bioéthique

CEMG

Centrum Etnische Minderheden en Gezondheid

CGD

Cel Gezondheidsbeleid Drugs

cib

coördinator interculturele bemiddeling

CIC

Centraal instellingenbestand (fichier centralisé des institutions)

CMM

comités voor medisch materiaal

CND

Commission on Narcotic Drugs

CODA

Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie

DOSZ

Dienst voor de Overzeese Sociale Zekerheid

DSM-IV

Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders, 4th edition

EMAS

Eco-Management and Audit Scheme

EUNetPaS

European Union Network for Patient Safety

FAGG

Federaal Agentschap voor Geneeskunde en Gezondheidsproducten

FOD

federale overheidsdienst

HCQI

Health Care Quality Indicators

IARC

International Agency for Research on Cancer

ibs

interculturele bemiddelaar

IBW

initiatieven beschut wonen

ICANT

International Cannabis Need of Treatment

ICD-9-CN

International Classification of Diseases, 9th revision, Clinical Modification

IFEB

Instituut voor Farmaco-Epidemiologie van België vzw

FBVC

Federaal Borstvoedingscomité

G

dienst Geriatrie

KCE

Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg

7

LCE

lokale commissie voor ethiek

MDFT

Multi Dimensional Family Therapy

Medex

Bestuur van de Medische Expertise

MFC

medisch farmaceutische comités

MFG

minimale financiële gegevens

MKG

minimale klinische gegevens

MPG

minimale psychiatrische gegevens

MRS

mimimaal responsieve status

MUG

mobiele urgentiegroep

MVG

minimale verpleegkundige gegevens

MZG

mimimale ziekenhuisgegevens

NIOOO

Nationaal Instituut voor Oorlogsinvaliden, Oud-strijders en Oorlogsslachtoffers

NRZV

Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen

OGGZ

overlegplatform geestelijke gezondheidszorg

PIT

paramedisch interventieteam

PNVS

persisterende neurovegetatieve status

PVT

psychiatrische verzorgingstehuizen

PZ

psychiatrische ziekenhuizen

RAI

Resident Assessment Instrument

RIZIV

Rijksdienst voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering

RSZPPO

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten

RVT

rust- en verzorgingstehuis

SEMINOP

Semantic Interoperability Committee

SIMPATIE

Safety Improvement for Patients in Europe

Sp dienst

dienst voor chronische aandoeningen

TCT

Technische Cel-Cellule Technique

TDI

Treatment Demand Indicator

UNICEF

United Nations International Children’s Emergency Fund

VTE

voltijds equivalenten

VVVL

(FOD) Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu

WGO

Wereldgezondheidsorganisatie

WIV

Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid

8

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk

Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Reekscode

Voor het gebruiksgemak wordt een reekscode gehanteerd om de reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren.

Datering

De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk.

Bewaartermijn

De bewaartermijn wordt bepaald door het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden.

Def. bestemming

De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen

Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven.

9

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

DIRECTEUR-GENERAAL Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst A.001

Dossiers inzake de staf- en boordtabelvergaderingen van DG1

2002-heden

5 jaar

vernietigen

Bewaren op het niveau van de secretaris van de vergaderingen, nl. het diensthoofd van het Management Office.

Bewaren op het niveau van de voorzitter van de FOD. 1

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst A.002

Verslagen van het directiecomité van de FOD VVVL

2002-heden

10 jaar

vernietigen

A.003

Managementplannen DG1

2004-heden

10 jaar

bewaren

2004-heden

10 jaar

bewaren

Vijfjaarlijks (2004-2008 en 2009-2013)

A.004

Operationele plannen DG1 Jaarlijks

1

M. JACQUEMIN, Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, en van de Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 81. 10

Code van de reeks A.005

Reeks

Mailberichten ontvangen en verstuurd door de directeur-generaal

Datering

2002-heden

Bewaartermijn 5 jaar

Definitieve bestemming selecteren

Opmerkingen

Persoonlijke of louter informatieve e-mails vernietigen. E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de opdrachten hebben administratieve waarde en moeten bewaard worden. De e-mails dienen bij voorkeur op elektronische drager bewaard te worden en buiten de e-mail software. Opteer hierbij voor een zo open mogelijk exporteerformaat. 2

2

S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009 (raadpleegbaar op de website van het Rijksarchief: http://arch.arch.be). 11

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

SECRETARIAAT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B.001

Opvolgingstabel voor het beantwoorden van brieven en e-mails

2007-heden

3 jaar

vernietigen

Inkomende briefwisseling wordt niet systematisch geregistreerd, maar onmiddellijk verdeeld onder de diverse diensten en cellen. In deze opvolgingstabel wordt dus slechts een gedeelte van de briefwisseling geregistreerd, namelijk de briefwisseling die de directeur-generaal zelf eerst bekijkt. Het betreft hier enkel de briefwisseling geregistreerd in de opvolgingstabel.

Bevat volgende rubrieken: Suivi nr. in 3 , onderwerp, gesteld door (externe klanten, kabinet, voorzitter…), drager (e-mail, brief, nota, andere), datum ontvangst DG1, verantwoordelijke, limietdatum intern, rappel, datum binnen intern, limietdatum extern, datum verstuurd extern, Suivi nr. uit, opmerkingen. Elk jaar wordt een nieuwe tabel aangemaakt

B.002

Inkomende briefwisseling met kopie van het antwoord zoals opgesteld door de bevoegde dienst

2007-heden

3 jaar

vernietigen

B.003

Persoonlijke briefwisseling van de directeur-generaal

2007-heden

3 jaar

vernietigen

3

‘Suivi’ refereert aan de databank voor de registratie van inkomende en uitgaande post die sinds 1996 gebruikt wordt door de diensten van de voorzitter. 12

Code van de reeks B.004

Reeks

Opvolgingstabel voor het beantwoorden van schriftelijke parlementaire vragen

Datering

Bewaartermijn


2007-heden

3 jaar

vernietigen

2007-heden

3 jaar

vernietigen

2007-heden

3 jaar

vernietigen

2007-heden

3 jaar

vernietigen

2007-heden

3 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Bevat volgende rubrieken: nummer, Suivi nr. in, naam parlementariër, kenmerk, datum ontvangst DG1, verantwoordelijke, limietdatum intern, datum binnen intern, limietdatum extern, datum verstuurd extern, Suivi nr. uit, opmerkingen. Elk jaar wordt een nieuwe tabel aangemaakt.

B.005

Opvolgingstabel voor het beantwoorden van mondelinge parlementaire vragen Bevat volgende rubrieken: nummer, naam parlementariër, nummer van de mondelinge vraag, datum ontvangst DG1, verantwoordelijke, limietdatum, datum van verzending, opmerkingen. Elk jaar wordt een nieuwe tabel aangemaakt

B.006

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen

Parlementaire vragen worden gepubliceerd.

Bevatten: parlementaire vraag, eventueel kopie van het antwoord, print van de opvolgingstabel met actuele stand van zaken

B.007

Opvolgingstabel voor het beantwoorden van kabinetsnota’s Bevat volgende rubrieken: Suivi nr. in, onderwerp, limiet datum absoluut, gesteld door (kabinet, voorzitter), datum ontvangst DG1, verantwoordelijke, limietdatum intern, rappel, datum binnen intern, limietdatum extern, datum verstuurd extern, Suivi nr. uit, opmerkingen. Elk jaar wordt een nieuwe tabel aangemaakt

B.008

Kabinetsnota’s

13

Het betreft enkel de inkomende nota’s, niet de antwoorden. Deze worden bewaard door de bevoegde diensten.

Code van de reeks B.009

Reeks

Personeelsdossiers

Datering

jaren 1980heden

Bewaartermijn tot uitdiensttreding van het personeelslid

Definitieve bestemming vernietigen

Opmerkingen

De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O. 4 Deze personeelsdossiers bevinden zich in het klassement ‘thematische dossiers’.

B.010

Inventaris (lijst) van de thematische dossiers inzake gezondheidszorg

wordt regelmatig aangepast

10 jaar

bewaren

B.011

Thematische dossiers inzake gezondheidszorg

jaren 1980heden

10 jaar

bewaren

Alfabetisch geordend

B.012

Dossiers inzake adviezen en arresten van de Raad van State

jaren 1980heden

30 jaar

bewaren

B.013

Dossiers inzake geschillen voor de rechtbank waarbij de administratie betrokken is of over zaken i.v.m. volksgezondheid

jaren 1980heden

30 jaar

bewaren

B.014

Dossiers van rechtszaken voor het Grondwettelijk Hof (voorheen: Arbitragehof)

jaren 1980heden

30 jaar

bewaren

B.015

Teksten van speeches gehouden door dhr. C. Decoster, directeurgeneraal, met bijhorende stukken (programma’s, folders enz.)

jaren 1980heden

5 jaar

bewaren

4

M. JACQUMIN, op. cit., p. 98. 14

MANAGEMENT OFFICE (MO) Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst C.001

Stukken betreffende de ontwikkelcirkels 5 : verslagen van functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met personeelsleden van MO

ca. 2003heden

5 jaar

vernietigen

2002-heden

5 jaar

bewaren

De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O. 6

De papieren verslagen worden bewaard door de evaluator. De verslagen worden ook in pdf ingeladen in DeBOHRA (Data Base Oracle for Human Resources Administration)

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst C.002

Dossiers inzake de staf- en boordtabelvergaderingen van DG1 Elektronische dossiers. Bevatten: 1° agenda, 2° documenten behandeld/besproken tijdens de vergadering, 3° het opvolgdocument

C.003

Dossiers inzake de voorbereiding van de jaarlijkse managementmeeting

2003-heden

3 jaar

vernietigen

C.004

Dossiers inzake het budget (zowel de budgetopbouw als de uitvoering ervan)

2006-heden

3 jaar

vernietigen

5

MO heeft deze taak in 2006 overgenomen van de dienst Boekhouding en Beheer Ziekenhuizen. Het betreft interne planningsbestanden. Voor de uitvoering van de begroting wordt sinds 2009 gebruik gemaakt van Fedcom (voorheen: Finesse).

Ontwikkelcirkels zijn een managementinstrument dat dient om de competenties van personeelsleden – leidinggevenden én medewerkers – te ontwikkelen zodat niet alleen het individu, maar ook het team en de organisatie beter en optimaler zouden functioneren. http://www.fedweb.belgium.be. 6 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 98. 15

Code van de reeks C.005

Reeks

Bestanden inzake het kredietbeheer (Microsoft Office Excel)

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

2008-heden

3 jaar

vernietigen

Het betreft data die ook in Fedcom opgeslagen zijn.

De originele besluiten worden bewaard door de diensten van de voorzitter. 7

Het betreft planningsbestanden die aangevuld worden met betalingsgegevens. Deze bestanden worden door de administratie aangemaakt omwille van het gebruiksgemak (vlotter raadpleegbaar dan Fedcom)

C.006

Specifieke dossiers inzake kredietbeheer, nl. dossiers inzake de voorbereiding van koninklijke en ministeriële besluiten houdende toekenning van subsidies

2006-heden

5 jaar

vernietigen

C.007

Vastleggingsdossiers en betaaldocumenten

2003-heden

5 jaar

vernietigen

ca. 2003heden

10 jaar

vernietigen

Deze contracten zullen bewaard worden op het niveau van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister. 8

ca. 2003heden

5 jaar

vernietigen

De eigenlijke dossiers worden bewaard door de campagnebeheerders (de diensten/cellen die instaan voor de campagne). MO heeft slechts een adviesfunctie inzake externe communicatie.

Papieren dossiers

C.008

Dossiers inzake contracten met de FOD Kanselarij van de Eerste Minister betreffende informatie- en communicatiecampagnes van DG1 Voor elke campagne wordt een dossier bijgehouden met: 1° contract, 2° het vastleggingsdossier en 3° het ordonnanceringsdossier

C.009

Dossiers inzake informatie- en communicatiecampagnes van DG1 Een dossier per campagne. Deze bevatten o.a. persberichten, teksten voor de website, vertalingen, briefwisseling met het vertaalbureau

7 8

M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81. G. COPPIETERS, Archief van de Federale Overheidsdienst Kanselarij van de Eerste Minister. Archiefselectielijst, Brussel, 2008, p. 185. 16

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


C.010

Dossier inzake de voorbereiding van een ministeriële en een technische conferentie in het kader van het Belgisch voorzitterschap van de Europese Unie (tweede helft van 2010)

2009-2010

5 jaar

bewaren

C.011

Jaarlijkse personeelsplannen

ca. 2003heden

5 jaar

vernietigen

C.012

Personeelsdossiers

?-heden

tot uitdiensttreding van het personeelslid

vernietigen

Bevat: kopieën van documenten die door P&O aan DG1 worden overgemaakt (bijvoorbeeld: toelatingen tot deeltijds werken, promoties)

C.013

Functieprofielen DG1 (in het kader van de voorbereiding van de toepassing van de federale cartografie niveau A) 10

2008-heden

5 jaar

vernietigen

C.014

Lijsten betreffende het jaarlijks verlof van de personeelsleden DG1

2005-heden

3 jaar

vernietigen

C.015

Stukken betreffende het prikklokbeheer

2007-heden

1 jaar

vernietigen

C.016

Dossiers voortvloeiend uit de adviesfunctie van het MO ten aanzien van de directeur-generaal en de diensthoofden betreffende kwaliteit (EMAS, 11 ISO, CAF 12 )

2002-heden

5 jaar

vernietigen

9

Opmerkingen

De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door P&O. 9

Het betreft vnl. documentatie.

M. JACQUEMIN, op. cit., p. 98. De federale cartografie is een databank die federale personeelsleden, personeelsdiensten en burgers een overzicht biedt van alle functies en functiefamilies die voorkomen binnen het federaal administratief openbaar ambt. www.federalecartografie.be. 11 EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) is een beheersinstrument waarmee ondernemingen en ander organisaties hun milieuprestaties kunnen evalueren, rapporteren en verbeteren. 12 Het Common Assessment Framework (of het Gemeenschappelijk Zelfevaluatiekader voor Overheidsdiensten) wordt door het European Institute of Public Administration aangeboden als een instrument om overheidsorganisaties over heel Europa te helpen bij het gebruik van technieken van kwaliteitsmanagement om hun prestaties te verbeteren. Het CAF biedt hiertoe een eenvoudig, bruikbaar kader geschikt voor de zelfevaluatie van overheidsdiensten. http://www.eipa.eu. 10

17

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


C.017

Dossiers inzake logistieke aangelegenheden (bijvoorbeeld onthaal van de bezoekers)

2007-heden

1 jaar

vernietigen

C.018

Stukken betreffende aanvragen van buitenlandse zendingen

2007-heden

1 jaar

vernietigen

C.019

Stukken betreffende het drukken van visitekaartjes

2007-heden

1 jaar

vernietigen

C.020

Stukken betreffende vertaalaanvragen

2007-heden

1 jaar

vernietigen

C.021

Stukken betreffende aanvragen voor Taxipost

2007-heden

1 jaar

vernietigen

C.022

Overzichtslijsten van te verzenden post (met het oog op de controle van verzendingen door B&B)

2007-heden

1 jaar

vernietigen

C.023

Stukken betreffende de bestelling van parking- en treintickets

2007-heden

1 jaar

vernietigen

18

Opmerkingen

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

ACUTE, CHRONISCHE EN OUDERENZORG ORGANEN, EMBRYO’S EN BIO-ETHIEK Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst D.001

Formulieren voor instemming of weigering tot orgaandonatie (‘Verklaring van de wilsuitdrukking inzake wegneming en transplantatie van organen en weefsels na overlijden’) 13

ca. 1990 heden

30 jaar na het overlijden van de donor

vernietigen

D.002

Databank ‘Orgadon’

2004-heden

tot substitutie

bewaren

ca. 2005heden

tot vernietiging van de formulieren voor instemming of weigering tot orgaandonatie

vernietigen

Bevat: naam, voornaam, adres, datum en plaats van geboorte, rijksregisternummer, de wilsverklaring, plaats en datum van opmaak. Deze organendonorbank kan permanent geconsulteerd worden door de transplantcoördinatoren van de Belgische ziekenhuizen

D.003

Databank ‘Expression volonté’ Bevat dezelfde gegevens als Orgadon, plus een automatisch gegenereerd documentnummer en het nummer van de map waarin het formulier geklasseerd is

13

Het standaardformulier is beschikbaar op http://www.beldonor.be. 19

Het betreft reeds meer dan 270.000 documenten.

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


D.004

Formulieren van wilsverklaring inzake euthanasie 14

2008-heden

30 jaar na het overlijden van de betrokken persoon

vernietigen

D.005

Databank ‘Euthanasie’

2008-heden

tot substitutie

bewaren

D.006

Dossiers inzake Beldonor, een nationale informatiecampagne over orgaan- en weefseldonatie

2005-heden

5 jaar

selecteren

Opmerkingen

De cel bewaart nu al een 10.000-tal formulieren van wilsverklaring inzake euthanasie.

Een exemplaar in beide talen bewaren van de brochures, affiches, publicaties en van het didactisch materiaal. Vernietigen: diverse briefwisseling, werkdocumenten.

D.007

Dossiers inzake het pilootproject Gift

2006-heden

10 jaar

selecteren

Bewaren: omzendbrieven, voorbeeld van een contract, verslagen van de begeleidingscommissie, rapporten van de deelnemende ziekenhuizen en het jaarlijkse syntheserapport opgesteld door de cel Organen. Vernietigen: diverse briefwisseling, contracten, stukken betreffende het vormingsprogramma voor de zorgverstrekkers.

14

Het standaardformulier is beschikbaar op de website: www.health.fgov.be > mijn gezondheid > levenseinde > burgers. 20

Code van de reeks D.008

Reeks

Databank ‘Donor Action’

Datering

Bewaartermijn


2006-heden

10 jaar

bewaren

jaren 1990heden

10 jaar

vernietigen

Opmerkingen

In de afdeling Intensieve Zorgen van de ziekenhuizen die deelnemen aan ‘Gift’ worden in deze databank gegevens geregistreerd m.b.t. het mortaliteitspatroon (doodsoorzaken), het reële aantal donoren, mogelijke remmingen, indicatoren die de basis kunnen vormen van een gestructureerde organisatie voor orgaan- en weefseldonatie

D.009

Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek Bevatten: uitnodigingen, notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen

Een personeelslid neemt met raadgevende stem deel aan de vergaderingen van het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek. De archieven bewaren op het niveau van het secretariaat van het Comité.

D.010

Dossiers inzake Eurotransplant

jaren 1990heden

10 jaar

bewaren

?-heden

5 jaar

selecteren

Bevatten: verslagen van meetings, briefwisseling, antwoorden op vragen waarin gepeild wordt naar de Belgische situatie enz.

D.011

Dossiers inzake de opvolging van de thema’s orgaandonatie, transplantatie, bio-ethiek en patiëntveiligheid op Europees niveau (Experts Meetings on Organ Donation and Transplantation (Europese Commissie), SimPatIE 15 enz.)

Bewaren: verslagen van de vergaderingen opgemaakt door het celhoofd, nota’s/presentaties over de Belgische situatie. Vernietigen: officiële Europese documenten.

15

SIMPATIE: Safety Improvement for Patients in Europe. http://www.simpatie.org. 21

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

D.012

Dossiers betreffende de behandeling van kabinetsnota’s

?-heden

5 jaar

vernietigen

Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter. 16

D.013

Dossiers betreffende de behandeling van parlementaire vragen

?-heden

5 jaar

vernietigen


MEDISCH BELEID Voor de archieven van: - de Colleges van Geneesheren - de archieven van de Federale Commissie voor medisch en wetenschappelijk onderzoek op embryo’s in vitro zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg” Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

10 jaar

bewaren

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst E.001

Dossiers inzake de voorbereiding, de opstart en de coördinatie van het Nationaal Kankerplan

2008-heden

Deze dossiers bevatten: voorbereidende documenten (verslagen van rondetafelgesprekken over thema’s in verband met kanker, verslagen van besprekingen met patiëntenverenigingen), verslagen van werkgroepen belast met het definiëren van concrete acties, conceptuele nota’s voor deze werkgroepen, nota’s voor het kabinet, presentaties n.a.v. de officiële voorstelling op 10 maart 2008 enz.

16

M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81. 22

-

Code van de reeks E.002

Reeks

Dossiers inzake de opvolging van de 32 concrete initiatieven van het Nationaal Kankerplan (2008-2010)

Datering

Bewaartermijn


2008-heden

10 jaar

selecteren

Bewaren: omzendbrieven, voorbeelden van contracten, eindverslagen van de verschillende initiatieven, jaarlijkse stand van zaken van het Nationaal Kankerplan, het syntheserapport (2010).

2006-heden

10 jaar

selecteren

Bewaren: omzendbrieven (beschrijving project/oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, verslagen van de begeleidingscommissie, eindrapporten, ev. evaluatierapporten.

Deze dossiers bevatten: omzendbrieven (projectoproepen), stukken betreffende de samenstelling van een jury, lijst van de geselecteerde projecten, contracten, verslagen van vergaderingen met het Referentiecentrum voor Kanker enz.

E.003

Dossiers inzake pilootprojecten, zoals PIT (Paramedisch Interventieteam, d.i. een interventieteam bestaande uit een ambulancier en een verpleegkundige) 17

Opmerkingen

Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen. E.004

Dossiers inzake het Baby Friendly Hospital Initiative

2005-heden

10 jaar

vernietigen

Bewaren op het niveau van het Federaal Borstvoedingscomité, promotor van het actieplan.

E.005

Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s

?-heden

5 jaar

vernietigen


17

Door het inschakelen van paramedische interventieteams wil men het mogelijk maken om overbodige MUG-tussenkomsten te vermijden zonder de kwaliteit van de dringende geneeskundige hulpverlening in het gedrang te brengen. 18 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81. 23

Code van de reeks E.006

Reeks


Datering

?-heden

Bewaartermijn


5 jaar

vernietigen

5 jaar

vernietigen

10 jaar

selecteren

Opmerkingen


OUDEREN-, CHRONISCHE EN PALLIATIEVE ZORG Voor de archieven van: - de interkabinettenwerkgroepen Ouderenzorgbeleid, Chronische Zieken en Palliatieve Zorgen - de permanente werkgroep RVT van de NRZV - de federale overlegplatforms Palliatieve Zorgen, Coma en Geriatrie zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg” Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst F.001

Register van de uitgaande briefwisseling

?-heden

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst F.002

Dossiers inzake pilootprojecten, zoals BelRAI, Geriatrische dagziekenhuizen, Interne liaison

jaren 1990heden

Bewaren: omzendbrieven (beschrijving project/oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, verslagen van de begeleidingscommissie, eindrapporten, ev. evaluatieverslagen. Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen.

24

Code van de reeks F.003

Reeks

Dossiers inzake onderzoek/beleidsondersteunende studies door onderzoeksequipes zoals de studie inzake ontslagmanagement in Belgische ziekenhuizen of het onderzoek betreffende de besluitvorming en medische zorghandelingen bij het levenseinde

Datering

jaren 1990heden



Opmerkingen

Bewaren: omzendbrieven (beschrijving van het onderzoek/oproep aan onderzoeksgroepen), eindrapporten, nota’s over de studies. Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen.

F.004

Dossiers inzake infodagen en symposia georganiseerd door de cel

jaren 1990heden

5 jaar

selecteren

Bevatten: uitnodigingen, programma, ev. informatiebrochure, presentaties…

Bewaren: programma’s en verslagen, een exemplaar in beide landstalen van brochures en/of affiches.

F.005

Federale statistische enquête RVT en centra voor dagverzorging: verzamelde gegevens

1995-2002

10 jaar

bewaren

F.006

Brochures met de resultaten van de statische enquête RVT en centra voor dagverzorging

1995-2002

10 jaar

bewaren

Een exemplaar in beide landstalen bewaren.

F.007


?-heden

5 jaar

vernietigen


F.008


?-heden

5 jaar

vernietigen


19


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

KWALITEIT EN SAFETY Voor de archieven van: - de Federale Raad voor de Kwaliteit van de Verpleegkundige Activiteit - de archieven van BAPCOC - de archieven van het Netwerk van Medisch Farmaceutische Comités en van het Netwerk van Comités voor Medisch Materiaal zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg” Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst G.001

Databank Jaarlijkse ziekenhuisstatistieken

2000-heden

30 jaar

bewaren

G.002

Feedbackrapporten (‘Multidimensionele en geïntegreerde feedback van administratieve ziekenhuisgegevens’, ‘Multidimensionele feedback naar de ziekenhuizen’, ‘Feedback van patient safety indicators…’)

2006-heden

10 jaar

bewaren


G.003

Dossiers inzake pilootprojecten (bijvoorbeeld de projecten m.b.t. Klinische Paden dementie, chirurgie, obesitas en gerelateerde aandoeningen)

jaren 1990heden

10 jaar

selecteren


26

Code van de reeks G.004

Reeks

Dossiers inzake onderzoek/beleidsondersteunende studies door onderzoeksequipes (bijvoorbeeld: de wetenschappelijke studie in verband met de ziekenhuispediatrie, de beleidsondersteunende studie Klinische Paden, studie over evaluatie van de ondervoeding in geriatrische eenheden…)

Datering

jaren 1990heden



Opmerkingen


G.005

Contracten ‘Coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid’

2007-heden

10 jaar

vernietigen

2007-heden

10 jaar

vernietigen

2007-heden

10 jaar

bewaren

2007-heden

5 jaar

vernietigen

Het betreft jaarlijkse contracten

G.006

Rapporten ‘Contract kwaliteit en patiëntveiligheid’ De jaarlijkse rapportage gebeurt via een rapporteringsdocument dat beschikbaar is op de website www.patient-safety.be

G.007

Jaarlijks eindrapport voor het contract ‘Coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid’


Gepubliceerd 20

G.008

20

Dossiers inzake de organisatie van workshops en infosessies ter ondersteuning van de ziekenhuizen voor de uitvoering van het contract coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid

Raadpleegbaar op de website: www.health.fgov.be > gezondheidszorg > zorginstellingen > patiëntveiligheid > contract coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid > rapport. 27


Reeks

Dossiers inzake de organisatie van de jaarlijkse week van de patiëntveiligheid

Datering

Bewaartermijn


2007-heden

5 jaar

selecteren

2000-2008

10 jaar

dossiers overdragen aan de RSZPPO 21 die sinds 2009 het project opvolgt

Deze dossiers bevatten: het programma, posters, presentaties, foto’s enz.

G.010

Dossiers van kandidaten voor het project Vorming 600 Dit project biedt de mogelijkheid aan werknemers uit de federale gezondheidssector om met behoud van loon een opleiding te volgen van maximum 3 schooljaren tot bachelor in de verpleegkunde (A1) of gebrevetteerde verpleegkundige (A2)

G.011

Dossiers van geselecteerde kandidaten (project Vorming 600) die de opleiding volgden

2000-2008

10 jaar

dossiers overdragen aan de RSZPPO die sinds 2009 het project opvolgt

G.012

Dossiers inzake het EUNetPas-project (European Union Network for Patient Safety) gefinancierd door de Europese Commissie

2007-heden

5 jaar

selecteren

Opmerkingen

Bewaren: programma’s en verslagen, een exemplaar in beide landstalen van affiches, folders enz.

Bewaren: eigen verslagen van de vergaderingen, nota’s/presentaties over de Belgische situatie. Vernietigen: officiële Europese documenten.

21

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten. 28


Reeks

Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van de High Level Group Working Party on Patient Safety

Datering

2004-heden



Opmerkingen

Bewaren: eigen verslagen van de vergaderingen, nota’s/ presentaties over de Belgische situatie. Vernietigen: officiële Europese documenten.

G.014

Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van het International Agency for Research on Cancer (IARC) van de Wereldgezondheidsorganisatie

jaren 1990heden

5 jaar

selecteren

Bewaren: eigen verslagen over de vergaderingen, nota’s/presentaties over de Belgische situatie. Vernietigen: officiële documenten.

G.015

Dossiers inzake het OESO Health Care Quality Indicators Project (HCQI)

2004-heden

5 jaar

selecteren

Indicatoren rond zorg die België aanlevert bewaren op het niveau van Datamanagement.

G.016


?-heden

5 jaar

vernietigen


G.017


?-heden

5 jaar

vernietigen


22


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

BELEID EN TELEMATICA Voor de archieven van de Commissie Telematica, zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg” Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

2009-heden

10 jaar

bewaren

ca. 2000heden

10 jaar

selecteren

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst H.001

Dossiers inzake de vergaderingen van de werkgroep SEMINOP (Semantic Interoperability Committee) Bevatten: uitnodigingen, verslagen van de vergaderingen met bijhorende stukken

H.002

Dossiers inzake onderzoeksprojecten zoals Vinca en Flow. Deze dossiers bevatten: voorbereidende documenten (bijvoorbeeld lastencohier voor de producent van de software, testresultaten), oproep tot kandidaten, inschrijvingsformulieren, stukken betreffende de selectie van de kandidaten, contracten, vragenlijsten (met feedback), eindrapporten enz.

Bewaren: omzendbrieven (oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, beschrijving van het project (ev. PowerPoint presentaties), eindrapporten. Vernietigen: kandidaatstellingen/inschrijvingsformulieren, contracten, antwoorden op vragenlijsten.

H.003

Homologeringscriteria voor softwarepakketten voor het beheer van patiëntendossiers in de huisartsgeneeskunde, de kinesitherapie, de tandheelkunde, de thuisverpleegkunde en de logopedie

2000-heden

30

tot herziening

bewaren

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

H.004

Homologeringsprocedures voor softwarepakketten voor het beheer van patiëntendossiers in de huisartsgeneeskunde, de kinesitherapie, de tandheelkunde, de thuisverpleegkunde en de logopedie

2000-heden

tot herziening

bewaren

H.005

Verslagen van werkgroepen belast met de homologering van softwarepakketten

2000-heden

5 jaar

bewaren

H.006

Referentiedocumenten

2000-heden

5 jaar

vernietigen

H.007

Lijsten van gehomologeerde softwarepakketten voor het beheer van patiëntendossiers in de huisartsgeneeskunde, de kinesitherapie, de tandheelkunde, de thuisverpleegkunde en de logopedie

2000-heden

tot herziening

bewaren

H.008

Europese documenten en aanbevelingen

2000-heden

5 jaar

vernietigen

H.009

Stukken betreffende het jaarlijkse symposium over informatica, telematica en communicatie in de gezondheidssector

2004-2009

5 jaar

selecteren


H.010


?-heden

5 jaar

vernietigen


H.011

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire nota’s

?-heden

5 jaar

vernietigen

23


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

PSYCHOSOCIALE GEZONDHEIDSZORG Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst I.001

Opvolgingstabel (follow-up tool)

2009-heden

3 jaar

bewaren

2002-2009

3 jaar

bewaren

ca. 2000heden

5 jaar

bewaren

2005-2009

3 jaar

vernietigen

Tabel in Excel met stand van zaken van lopende projecten

I.002

Verslagen van het kernteam (dit zijn de 3 celhoofden van Psychosociale Gezondheidszorg) Oorspronkelijk vergaderde het kernteam tweewekelijks, inmiddels is dit eerder ad hoc (gemiddeld één keer per maand)

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst I.003

Beleidsnota’s inzake geestelijke gezondheidszorg

GEESTELIJKE GEZONDHEIDSZORG Voor de archieven van: - de interkabinettenwerkgroep Taskforce GGZ - de permanente werkgroep Psychiatrie van de NRZV - het federaal overlegplatform Psychiatrie zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg” Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst J.001

Verslagen van celmeetings

32

Sinds 2009 worden geen verslagen meer gemaakt, maar wordt gebruik gemaakt van de follow-up tool van de dienst.

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst J.002

Dossiers inzake pilootprojecten, zoals het proefproject betreffende eenheden voor ernstig gedragsgestoorde en/of agressieve patiënten, ontslagmanagement in psychiatrische ziekenhuizen en forensische psychiatrie

2001-heden

10 jaar

selecteren

Bewaren: omzendbrieven (beschrijving project/ oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, verslagen van de begeleidingscommissie, eindrapporten, ev. evaluatieverslagen. Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen.

J.003

Contracten met de diverse actoren van het transversaal overleg (KCE, familie- en patiëntenorganisaties, overlegplatforms geestelijke gezondheidszorg)

2007-heden

10 jaar

vernietigen

J.004

Dossiers inzake de maandelijkse vergaderingen van de gemengde werkgroep FOD

2007-heden

10 jaar

bewaren

Bevatten: uitnodigingen met agenda, verslagen van de vergaderingen en bijhorende stukken

J.005

Gegevens beheerd met behulp van de applicatie ontwikkeld voor de informatieverzameling betreffende de therapeutische projecten GGZ in het kader van het transversaal overleg

2007-heden

10 jaar

bewaren

J.006

Publicaties van de cel (o.a. brochures en studies voortvloeiend uit pilootprojecten) 24

ca. 2000heden

5 jaar

bewaren

24


Een voorbeeld is de publicatie: De patiënt als spil van de zorg. Kleinschalige projecten zorgvernieuwing in de geestelijke gezondheidszorg, Brussel, FOD VVVL, 2003. 33

Code van de reeks J.007

Reeks

Dossiers betreffende de organisatie van studie- of infodagen

Datering

Bewaartermijn


ca. 2000heden

5 jaar

selecteren

Deze bevatten: het programma, ev. informatiebrochure, PowerPoint presentaties, foto’s enz.

Opmerkingen


J.008

Speeches opgesteld voor de minister

ca. 2000heden

5 jaar

bewaren

J.009


?-heden

5 jaar

vernietigen


J.010


?-heden

5 jaar

vernietigen



INTERCULTURELE BEMIDDELING EN BELEIDSONDERSTEUNING Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst K.001

Stukken betreffende de ontwikkelcirkels: verslagen van functie-, plannings-, functionnerings- en evaluatiegesprekken met personeelsleden van de cel

ca. 2003heden

5 jaar

vernietigen

K.002

Verslagen van celvergaderingen

ca. 2000heden

3 jaar

vernietigen

K.003

Stukken betreffende buitenlandse zendingen (administratieve stukken en verslagen)

ca. 2000heden

5 jaar

vernietigen

25 26

M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81. Ibid., p. 98. 34

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst K.004

Jaarverslagen

1999-2002 en 2008

10 jaar

bewaren

K.005

Aanvragen van algemene en psychiatrische ziekenhuizen voor financiering van een intercultureel bemiddelaar en/of coördinator interculturele bemiddeling

2002-heden

5 jaar

vernietigen

K.006

Adviezen inzake de aanvragen voor financiering van een intercultureel bemiddelaar en/of coördinator interculturele bemiddelaar 27

2002-heden

5 jaar

bewaren

K.007

Dossiers inzake het budget (dus inzake de verdeling van de middelen voor interculturele bemiddeling)

2002-heden

5 jaar

vernietigen

K.008

Verslagen van de driemaandelijkse supervisievergaderingen

2002-heden

5 jaar

vernietigen

K.009

Dossiers inzake de jaarlijkse registratie van de activiteiten van de interculturele bemiddelaars en van de coördinatoren interculturele bemiddeling

2002-heden

5 jaar

bewaren

Deze documenten hebben slechts een tijdelijk belang.

Het betreft zowel de gegevens als de analyse ervan

27

Het KB van 25 april 2002 betreffende de vaststelling en de vereffening van het budget van financiële middelen van de ziekenhuizen stipuleert dat de ziekenhuizen “na advies van de Coördinatiecel “Interculturele Bemiddeling” (…) geselecteerd [worden] door de Minister die de vaststelling van het budget van financiële middelen onder zijn bevoegdheid heeft en door de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft, volgens een rangschikking opgesteld overeenkomstig de volgende criteria: - het aantal opnamen van onderdanen van een andere Staat dan een Lidstaat van de Europese Unie - het aantal opnamen van onderdanen van een Lidstaat van de Europese Unie met uitzondering van het Koninkrijk België - voor de ziekenhuizen waar reeds interculturele bemiddelaars of een coördinator interculturele bemiddeling gefinancierd wordt: de resultaten van een evaluatie van hun activiteiten door de Coördinatiecel “Interculturele Bemiddeling”.” Belgisch Staatsblad, 30.05.2002. 35

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


K.010

Dossiers inzake de communicatiecampagne over interculturele bemiddeling: affiches (doelgroep: patiënten) en brochures (doelgroep: hulpverleners)

1999-heden

5 jaar

bewaren

K.011

Dossiers inzake de organisatie van supervisie- en vormingssessies (tolkopleidingen, medische terminologie in de moedertaal…) voor interculturele bemiddelaars en coördinatoren interculturele bemiddeling

1999-heden

5 jaar

bewaren

K.012

Dossiers inzake de organisatie van sensibiliseringssessies en trainingen ‘samenwerken met interculturele bemiddelaars’ voor hulpverleners in de ziekenhuizen

1999-heden

5 jaar

bewaren

K.013

Terminologielijsten (medische termen in de moedertaal van de bemiddelaars (bijvoorbeeld: Turks, Berbers) en in het Nederlands, Frans en Duits)

2005-heden

tot herziening

bewaren

K.014

Dossier inzake het project Intercultureel bemiddelen/tolken via internet

ca. 2006 heden

10 jaar

selecteren

K.015

Dossier inzake opvolging werkzaamheden van de werkgroep Sociale dienst in het ziekenhuis

2008-heden

10 jaar

bewaren

K.016

Dossier inzake de opvolging van pilootprojecten, zoals Outreaching des adultes – Group cible sans-abri

ca. 2002heden

10 jaar

selecteren

36

Opmerkingen

Een exemplaar van de brochures en affiches in beide landstalen bewaren.

De onderzoeksverslagen en het eindverslag bewaren.

De onderzoeksverslagen en het eindverslag bewaren.

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

K.017

Dossiers inzake onderzoeken/beleidsondersteunende studies door onderzoeksequipes zoals het onderzoek Ontwikkeling van een sturingsinstrument binnen sociaal werk in een ziekenhuis

2008-heden

10 jaar

selecteren


K.018

Artikels en publicaties waaraan medewerkers van de cel meewerkten 28

1992-heden

5 jaar

vernietigen

Gepubliceerd.

K.019

PowerPoint voorstellingen in het kader van deelname aan internationale conferenties rond interculturele bemiddeling en sociaal tolken

1999-heden

5 jaar

vernietigen

K.020

Dossiers inzake de organisatie van conferenties (over interculturele bemiddeling, over sociale diensten in het ziekenhuis…)

1999-heden

5 jaar

selecteren

Bewaren: programma’s en verslagen, een exemplaar in beide landstalen van brochures en/of affiches

Bevatten: programma, folder, PowerPoint voorstellingen, verslagen van workshops, conclusies en aanbevelingen…

28

Een aantal van deze publicaties zijn raadpleegbaar op de website van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (interculturele bemiddeling). 37

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

K.021

Dossier inzake de voorbereiding van een aanbeveling over gezondheidszorg in multicultureel Europa, op 8 november 2006 aangenomen door de ministerraad van de Raad van Europa (Recommendation Rec(2006)18 of the Committee of Ministers to member states on health services in a multicultural society) 29

2005-2006

5 jaar

vernietigen

Deze aanbeveling werd gepubliceerd.

K.022


?-heden

5 jaar

vernietigen


K.023


?-heden

5 jaar

vernietigen


DRUGS Voor de archieven van de Cel Gezondheidsbeleid Drugs en van de Algemene Cel Drugsbeleid: zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg” Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst L.001

Stukken betreffende het budget van de cel

2001-heden

3 jaar

vernietigen

L.002

Verslagen van het kernteam (dit zijn de 3 celhoofden van Psychosociale Gezondheidszorg)

2002-2009

3 jaar

vernietigen

2001-heden

3 jaar

vernietigen

Oorspronkelijk vergaderde dit kernteam tweewekelijks, inmiddels is dit eerder ad hoc (gemiddeld één keer per maand)

L.003

Verslagen van de tweewekelijkse vergaderingen van de cel Drugs (op basis van een boordtabel)

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst 29 30

https://wcd.coe.int/ViewDoc.jsp?id=1062769&BackC. De celverantwoordelijke was consultant voor de voorbereiding van deze aanbeveling M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81. 38

Bewaren op niveau van het diensthoofd Psychosociale Gezondheidszorg.

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


L.004

Verslagen en bijhorende stuken van de driemaandelijkse vergaderingen van de werkgroep Inter DG bestaande uit leden van de diverse diensten van de FOD VVVL bevoegd inzake drugs

2003-heden

3 jaar

bewaren

L.005

Verslagen van de centrale stuurgroep drugs gecoördineerd door de FOD Justitie

?-heden

3 jaar

vernietigen

L.006

Financieringsaanvragen voor projecten tot bestrijding van verslavingen (Fonds ter bestrijding van verslavingen)

2006-heden

10 jaar

vernietigen

L.007

Verslagen van de comités Verslavingen en Tabak die de projectvoorstellen evalueren

2006-heden

10 jaar

bewaren

L.008

Lijsten van goedgekeurde projecten

2006-heden

10 jaar

vernietigen

L.009

Dossier inzake het TDI (Treatment Demand Indicator)-project, een registratieproject van de behandelingsaanvragen

2004-heden

10 jaar

bewaren

L.010

Dossiers inzake de reglementering van de behandeling met vervangingsmiddelen (KB van 19 maart 2004, KB van 6 oktober 2006 en MB van 15 januari 2007)

2004-heden

10 jaar

bewaren

39

Opmerkingen

Bewaren op het niveau van de FOD Justitie.

Worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Code van de reeks L.011

Reeks

Dossiers inzake pilootprojecten zoals Crisiseenheden met case manager, Dubbele diagnose 31 , Zorgcoördinatoren, ICANT (International Cannabis Need of Treatment)

Datering

2002-heden



Opmerkingen


L.012

Dossiers inzake de jaarlijkse campagne ter promotie van een verantwoord gebruik van benzodiazepines (slaap- en kalmeermiddelen)

2003-heden

5 jaar

selecteren

Bevatten: affiches, brochures, publicaties (bijvoorbeeld: hulpmiddelenboek voor huisartsen en apothekers), adviezen van de HGR, persberichten, stukken betreffende de organisatie van trainingen inzake niet-medicamenteuze aanpak van angst, stress en slaapproblemen voor huisartsen en apothekers, jaarverslagen over het project enz.

L.013

Dossiers inzake onderzoeksprogramma’s beleidsgericht drugsonderzoek beheerd door Federaal Wetenschapsbeleid

Bewaren: jaarverslagen, een exemplaar van alle publicaties, affiches en folders (in beide landstalen). Vernietigen: adviezen van de HGR, persberichten, stukken betreffende de organisatie van trainingen.

2002-heden

5 jaar

vernietigen

Bewaren op het niveau van Federaal Wetenschapsbeleid. 32

De cel drugs kan voorstellen doen (projecten indienen), maar zetelt ook in de beleidingscomités die de projecten evalueert

31

Dubbele diagnose: een drug gerelateerd gezondheidsprobleem in combinatie met een psychisch probleem. G. MAES, Archief van de Programmatorische Overheidsdienst Wetenschapsbeleid, Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie, Belnet en de Belgische Hoge Vertegenwoordiging voor het Ruimtevaartbeleid. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009, p. 96. 40 32


Reeks

Thematische dossiers, o.a. alcohol, nationaal voedingsplan, tabak, gokverslaving, kanker

Datering

2001-heden



Opmerkingen

Bewaren: studiedocumenten, nota’s opgesteld door medewerkers van de cel Drugs. Vernietigen: documentatie, Europese documenten, adviezen van de Hoge Gezondheidsraad (deze worden gepubliceerd).

L.015

Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van de 2001-heden Europese Horizontal Working Group on Drugs

5 jaar

selecteren

De cel neemt deel aan de maandelijkse vergaderingen voor de punten ‘gezondheid’

Bewaren: eigen verslagen van de maandelijkse vergaderingen, nota’s/presentaties over de Belgische situatie. Vernietigen: officiële Europese documenten.

L.016

Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van de 2001-2008 platforms Onderzoek en Behandeling van de Groupe Pompidou in de schoot van de Raad van Europa

5 jaar

selecteren

Bewaren: eigen verslagen van de vergaderingen, nota’s/presentaties over de Belgische situatie. Vernietigen: officiële Europese documenten.

41


Reeks

Datering

Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van de 2006-heden Commission on Narcotic Drugs (Verenigde Naties)



Opmerkingen

Bewaren: eigen verslagen van de jaarlijkse bijeenkomst van de commissie, nota’s opgesteld met het oog op deze vergaderingen. Vernietigen: officiële documenten.

L.018


?-heden

5 jaar

vernietigen


L.019


?-heden

5 jaar

vernietigen


L.020

Verslagen en documentatie over bijgewoonde studiedagen

2001-heden

3 jaar

vernietigen

L.021

Stukken betreffende een audit door het Rekenhof

2005

10 jaar

vernietigen

33


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

DATAMANAGEMENT DATABANKBEHEER Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst M.001

Databank CIC (Centraal instellingenbestand - Fichier centralisé des institutions)

2006-heden

30 jaar

bewaren

M.002

Databank MKG-RCM (Minimale klinische gegevens - Résumé clinique minimum)

1993-2007

30 jaar

bewaren

M.003

Databank MVG-RIM (Minimale verpleegkundige gegevens Résumé infirmier minimum)

1988-2006

30 jaar

bewaren

M.004

Databank MZG-RHM (Minimale ziekenhuisgegevens - Résumé hospitalier minimum)

2008-heden

30 jaar

bewaren

M.005

Databank MPG-RPM (Minimale psychiatrische gegevens Résumé psychiatrique minimum)

1996-heden

30 jaar

bewaren

M.006

Databank MUG-SMUR (Mobiele urgentiegroep - Service mobile urgence)

2003-31 augustus 2007

30 jaar

bewaren

M.007

Databank MUGREG-SMUREG (MUG registratie)

1 september 2007-heden

30 jaar

bewaren

M.008

Databank Finhosta (financiële statistieken)

1988-heden

30 jaar

bewaren

43

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

M.009

Technische documentatie over de databanken

jaren ‘90heden

30 jaar

bewaren

M.010

Omzendbrieven betreffende de registraties

jaren ’90heden

30 jaar

bewaren

M.011

Brochures, richtlijnen en gebruikershandleidingen

jaren ’90heden

tot herziening

bewaren


M.012

Publicaties op basis van de geregistreerde gegevens (rapporten, feedbacks enz.) 34

jaren ’90heden

5 jaar

bewaren


M.013

Gezondheidsstatistieken aangeleverd aan Eurostat, WHO en OESO (excel-bestanden) en feedback van de aangeleverde gegevens

ca. 2000heden

5 jaar

bewaren

AUDIT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst N.001

N.002

34

Briefwisseling met de ziekenhuizen Omzendbrieven

ca. 2000heden

10 jaar

vernietigen

ca. 2000heden

10 jaar

bewaren

Veel publicaties zijn raadpleegbaar op de website van de FOD VVVL: www.health.fgov.be > gezondheidszorg > zorginstellingen > registratiesystemen > publicaties. 44

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

N.003

Auditrapporten

ca. 2000heden

10 jaar

vernietigen

Van alle rapporten wordt een papieren versie, en sinds 2003 ook een elektronische versie bewaard.

N.004

Publicaties zoals het codeerhandboek ICD-9-CM en het codeerhandboek van de verpleegkundige gegevens van de MZG

ca. 2000heden

tot herziening

bewaren


5 jaar

vernietigen

ca. 2007heden

5 jaar

vernietigen

Stukken betreffende de organisatie van vorming voor de ca. 2000codeerverantwoordelijken heden

5 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de behandeling van vragen inzake codering

ca. 2000heden

3 jaar

vernietigen

Thesissen van stagiairs van de dienst

ca. 2000heden

5 jaar

bewaren

2004-heden

5 jaar

selecteren

N.005

N.006

N.007

N.008

N.009

N.010

Verslagen en bijhorende stukken van de vergaderingen van de ca. 2007werkgroepen (bestaande uit auditeurs en externe experts) belast heden met het opstellen van de codeerhandboeken Presentaties over de codeerhandleidingen

Dossiers inzake de opvolging van de werkzaamheden van de internationale werkgroep Violence Prevention Alliance (Wereldgezondheidsorganisatie).

Bewaren: eigen verslagen van de vergaderingen, nota’s/presentaties over de Belgische situatie. Vernietigen: officiële documenten.

45

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

1997-heden

30 jaar

bewaren

1997-heden

30 jaar

bewaren

TECHNISCHE CEL (TCT) Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst O.001

Nationale databank Medische diagnose/zorg & kost (databank met medische consumptiegegevens over de ziekenhuizen) Gekoppelde databank van de MKG-gegevens van de FOD VVVL en van de MFG-gegevens (minimale financiële gegevens) van het RIZIV

O.002

35

Technische documentatie over de databank

De databank is raadpleegbaar op een gemeenschappelijke website van de FOD VVVL en het RIZIV: https://tct.fgov.be/etct. 46

De koppeling van MKG- en van de MFG-gegevens biedt de mogelijkheid om per medische aandoening een overzicht te krijgen van de verleende zorg en de door de ziekteverzekering terugbetaalde kost (voor ieder ziekenhuis apart of voor alle ziekenhuizen samen). 35

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

LEGAL MANAGEMENT JURIDISCHE CEL

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst P.001

Dossiers inzake het uitwerken van wetsontwerpen en uitvoeringsbesluiten

ca. 2003heden

10 jaar

selecteren

Selecteren op basis van een lijst, na overleg met het Rijksarchief. De belangrijkste dossiers (bijvoorbeeld: ziekenhuiswet, patiëntenrechtenwet) dienen bewaard te worden.

P.002

Dossiers inzake beroepen bij de Raad van State en het Arbitragehof

ca. 2003heden

10 jaar na afhandeling van het dossier

vernietigen

Het betreft onvolledige dossiers. De eigenlijke geschillendossiers worden beheerd door de centrale juridische dienst (diensten van de voorzitter). 36

P.003

Dossiers inzake de omzetting van richtlijnen

ca. 2003heden

10 jaar

vernietigen

36

M. JACQUEMIN, op. cit., p. 62 en p. 92. 47

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

P.004

Kopieën van door de koning en/of minister getekende wetten en besluiten

ca. 2003heden

5 jaar

vernietigen

De originele wetten en besluiten worden bewaard door het secretariaat van de voorzitter. Legal Management krijgt een kopie toegestuurd op basis waarvan de drukproef en de publicatie in het Belgisch Staatsblad wordt aangevraagd.

P.005

Dossiers inzake de behandeling van vragen i.v.m. interpretatie van wet- en regelgeving of vragen om informatie

ca. 2003heden

5 jaar

vernietigen

P.006


?-heden

5 jaar

vernietigen


P.007


?-heden

5 jaar

vernietigen


PATIËNTENRECHTEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

37

-

-


-

-

-

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst Q.001

Dossiers inzake klachten op het vlak van de patiëntenrechtenwet (22 augustus 2002) 38

2003-heden

tot de uitgave van het jaarverslag volgend op de afhandeling van de dossiers

vernietigen

Q.002

Dossiers ‘informatie en advies’

2003-heden

5 jaar

vernietigen

Q.003

Jaarverslagen van de federale ombudsdienst ‘Rechten van de Patiënt’

2004-heden

10 jaar

bewaren

Artikel 13 van het KB van 1 april 2003 stipuleert dat “de persoonsgegevens verzameld in het kader van het onderzoek van de klacht (…) slechts bewaard (mogen) worden gedurende de tijd nodig voor de behandeling ervan en het opstellen van de jaarverslag bedoeld in artikel 14”.

Een exemplaar in beide landstalen bewaren. In 2004 verscheen een afzonderlijk verslag van de Nederlandstalige en van de Franstalige ombudspersoon. Sinds 2005 wordt jaarlijks één gezamenlijk verslag gepubliceerd. 39

Q.004

38

Flyers en brochures over patiëntenrechten

2003-heden

5 jaar

bewaren


Wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt. Belgisch Staatsblad, 26.09.2002. Raadpleegbaar op de website: www.health.fgov.be > mijn gezondheid > patiëntenrechten en interculturele bemiddeling > patiëntenrechten > federale ombudsdienst > jaarverslagen ombudsdienst. 49 39

Code van de reeks Q.005

Reeks

Dossiers inzake de organisatie van studiedagen over de bemiddeling ‘rechten van de patiënt’ voor ombudspersonen

Datering

2003-heden

RADEN EN COMMISSIES

Voor de archieven van: - de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen - de Nationale Paritaire Commissie Geneesheren-Ziekenhuizen - de Federale Commissie ‘Rechten van de Patiënt’ - de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg”

50


Definitieve bestemming vernietigen

Opmerkingen

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

BOEKHOUDING EN BEHEER ZIEKENHUIZEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst R.001

Personeelsdossiers

jaren 1980heden

tot uitdiensttreding van het personeelslid

vernietigen

R.002

Kopieën van in- en uitgaande briefwisseling

2009-heden

3 jaar

vernietigen


FINANCIERINGSCONTROLE (FRANS EN NEDERLANDS) Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst S.001

Verslagen van de stafvergaderingen DG1

ca. 2002heden

5 jaar

vernietigen

Bewaren op het niveau van de secretaris van de vergaderingen, nl. het diensthoofd van het Management Office.

S.002

Stukken betreffende de ontwikkelcirkels: verslagen van functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met personeelsleden van de cel

ca. 2003heden

5 jaar

vernietigen


40 41

M. JACQUMIN, op. cit., p. 98. Id. 51

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst S.003

Dossiers inzake de controle op de financiering van de ziekenhuizen

ca. 1980 heden

10 jaar na de herziening

vernietigen

Dossier per ziekenhuis met: BFM (notificatie + bijlage), opmerkingen van de ziekenhuizen, verslag van de dossierbeheerder, documenten die de ziekenhuizen verplicht moeten opsturen (balans, resultatenrekening, verslagen van de bedrijfsrevisor, facturen enz.), herzieningsdossier

S.004

Specifieke dossiers (onderzoeken buiten de gewone herziening)

?-heden

10 jaar

vernietigen

S.005

Briefwisseling met ziekenhuizen

?-heden

10 jaar

vernietigen

S.006

Overeenkomsten met ziekenhuizen

?-heden

30 jaar

vernietigen

S.007

Omzendbrieven van toeleverende organisaties (bijvoorbeeld van ziekenhuisverenigingen)

ca. 2000heden

5 jaar

vernietigen

S.008

Dossiers inzake de opvolging van werkzaamheden van de afdeling Financiering van de NRZV en van diverse werkgroepen van de afdeling (o.a. de werkgroep B2, B5, radiotherapie, de gemengde werkgroep bouwkalender)

ca. 2000heden

5 jaar

vernietigen

Bewaren op het niveau van het secretariaat van de afdeling Financiering van de NRZV.

S.009

Adviezen van de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen

ca. 2000heden

5 jaar

vernietigen

Bewaren op het niveau van het secretariaat van de NRZV .

S.010

Dossiers inzake de lopende bouwkalender (2006-2015)

2006-heden

tot einde bouwkalender

vernietigen

Bewaren op het niveau van het secretariaat van de interkabinettenwerkgroep Bouwkalender.

S.011

Regelgeving

?-heden

tot wijziging

vernietigen

52

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

S.012


ca. 2000heden

5 jaar

vernietigen


S.013


ca. 2000heden

5 jaar

vernietigen


EXTERNE BELEIDSONDERSTEUNING Voor de archieven van de interkabinettenwerkgroep Bouwkalender: zie archiefselectielijsten “Overlegstructuren inzake gezondheidszorg” Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

?-heden

10 jaar

bewaren

1961-heden

30 jaar

bewaren

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst T.001

Opvolgingsdossiers van besluiten (o.a. financieringsbesluiten ziekenhuizen) Opvolgingsdossier per besluit, met: adviesaanvraag NRZV, advies van de NRZV, adviezen van de Inspecteur van Financiën, akkoord van de minister van begroting, advies van Raad van State, nota’s voor Ministerraad, doorzendingsbladen, mails.

T.002

42

Omzendbrieven aan zorginstellingen


Deze omzendbrieven werden gescand en zijn raadpleegbaar op de G-schijf.

Code van de reeks T.003

Reeks

Dossiers inzake ziekenhuispersoneel tewerkgesteld via de Sociale Maribel 43

Datering

Bewaartermijn


1997-2005

15 jaar

vernietigen

?-heden

15 jaar

vernietigen

Bevatten: toetredingsakte, trimesteriële aangifte (overzicht van personeel tewerkgesteld via Sociale Maribel), briefwisseling enz.

T.004

Trimesteriële aangiften van contractueel personeel in privéziekenhuizen gesubsidieerd door het Interdepartementaal Begrotingsfonds (IBF) 44

Opmerkingen

Kopieën van deze dossiers werden overgemaakt aan RZS PPO (Rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten) die deze dossiers nu behandelt.

Geordend per trimester; per instelling (in alfabetische volgorde).

T.005

Overzichten van de betalingen van de premies IBF private sector, opgestuurd door de RSZ PPO

?-heden

15 jaar

vernietigen

T.006

Bestanden betreffende de raming en opvolging van het budget netwerken palliatieve zorgen

1997-heden

15 jaar

vernietigen

43

Het doel van de Sociale Maribel is het bevorderen van de tewerkstelling in de non-profitsector door de creatie van bijkomende arbeidsplaatsen, teneinde tegemoet te komen aan de noden van de sector en zo de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. De werkgevers creëren nieuwe arbeidsplaatsen gefinancierd via patronale bijdrageverminderingen die vooraf werden gemutualiseerd bij de fondsen Sociale Maribel (http://www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=729#AutoAncher0). 44 Het interdepartementaal begrotingsfonds in de sector van de ziekenhuizen beoogt de tewerkstelling van langdurig werklozen en bestaansminimumtrekkers in de verzorgingssector als administratief personeel, arbeider of verzorgend personeel. De werkgever ontvangt hiervoor een subsidie (http://www.meta.fgov.be/defaultTab.aspx?id=672#AutoAncher2). 54


Reeks

Dossiers inzake de jaarlijkse subsidies aan netwerken palliatieve zorgen

Datering

Bewaartermijn


1997-heden

15 jaar

vernietigen

2007-heden

15 jaar

vernietigen

De dossiers bevatten: kennisgave van de voor het dienstjaar toegekende subsidie, aanvragen van de netwerken tot betaling van een voorschot, 45 aanvragen tot betaling van het saldo of de subsidie, bewijsstukken (balans, resultaatrekening, bewijzen van aanwerving personeel), briefwisseling (o.a.informatie-aanvragen), aanvragen tot betaling aan Office Management enz.

T.008

Dossiers inzake de opvolging van projecten ten gunste van de tewerkstelling van jongeren in de social profitsector voortspruitend uit de wet van 23 december 2005 betreffende het generatiepact, 46 namelijk: - veiligheid in de ziekenhuizen - kinderverzorgsters in de pediatrische diensten - aanvulling bestemd voor openbare ziekenhuizen in het kader van de problematiek van de geïnterneerde gedetineerden Bevatten: omzendbrieven aan de ziekenhuisbeheerders, briefwisseling (kennisgave van het aantal aan te werven VTE per project + aanvaarding of weigering van de voorgestelde arbeidsplaatsen vanwege de instellingen), enquête (om na te gaan hoeveel instellingen effectief overgegaan zijn tot de aanwerving van de toegekende VTE) enz.

45 46

De netwerken kunnen een voorschot ten bedrage van 60 % van de toegekende subsidie aanvragen. Wet van 23 december 2005 betreffende het generatiepact. Belgisch Staatsblad, 30.12.2005. 55

Opmerkingen

De besluiten houdende vaststelling van subsidies toegekend aan associaties voor palliatieve zorgen worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.


Reeks

Datering

‘Algemene rapporten per werknemer’: rapporten gegenereerd door 2001-heden de informaticatoepassing voor gegevensoverdracht betreffende de eindeloopbaanmaatregelen (vrijstelling van dienstprestaties in het kader van de eindeloopbaanproblematiek) 47

Bewaartermijn


15 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Deze rapporten bevatten gegevens over de begunstigden én over de ter compensatie aangeworven personen. De rapporten zijn door de directeur of de beheerder van de instelling gedateerd en voor echt verklaard. De door de applicatie gegenereerde gegevensbestanden worden eveneens via email aan de FOD VVVL overgemaakt

T.010

Kopieën van contracten van personen aangeworven ter compensatie van personeelsleden die gebruik maken van de eindeloopbaanmaatregel

2001-heden

15 jaar

vernietigen

T.011

Dossiers inzake de toekenning van een functiecomplement aan hoofdverpleegkundigen en diensthoofden

2008-heden

15 jaar

vernietigen

2004-heden

15 jaar

vernietigen

Bevatten: omzendbrieven, briefwisseling (informatieaanvragen), gegevens/info nodig voor de berekening van het functiecomplement, overzichtslijsten

T.012

Databank ‘Tableau suivi budget B4’ Bevat volgende gegevens: 1° instelling, 2° benaming project, 3° periode, 4° bedrag (het gereserveerde bedrag + het reëel toegekende bedrag)

47

De eindeloopbaanmaatregelen laten een arbeidsvrijstelling toe van een aantal uren op basis van de leeftijd met behoud van het loon zoals bepaald in het initiële arbeidscontract. De arbeidsvrijstelling kan genomen worden in de vorm van een arbeidsduurvermindering of het equivalent ervan in de vorm van een premie, afhankelijk van de leeftijd van de werknemer (2 uur voor het personeelslid dat de leeftijd van 45 jaar bereikt heeft; 4 uur voor het personeelslid dat de leeftijd van 50 jaar bereikt heeft en 6 uur voor een personeelslid dat de leeftijd van 55 jaar bereikt heeft). 56

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

T.013

Kopieën van contracten van pilootprojecten DG1

ca. 2004heden

5 jaar

vernietigen

De originele contracten worden bewaard door de dienst/cel verantwoordelijk voor het project.

T.014

Bestanden inzake de opmaak (berekening) van het globaal budget, d.i. de jaarlijkse globale enveloppe om de Belgische ziekenhuizen van werkingsmiddelen te voorzien.

2005-heden

10 jaar

selecteren

Om de vijf jaar het bestand met de definitieve versie van het budget bewaren ter illustratie van de berekeningswijze.

2002-heden

10 jaar

bewaren

Het betreft ramingen en herramingen (Excelbestanden + papieren versie)

T.015

Dossiers inzake de koninklijke besluiten globaal budget Het betreft volledige opvolgingsdossiers met adviezen van de Inspecteur van Financiën, akkoord van de minister van begroting, nota voor de Ministerraad en beslissingsdocumenten van het RIZIV

T.016

Verslagen en bijhorende stukken van de maandelijkse high level overlegvergaderingen tussen de directeur-generaal van DG1 en de directeur-generaal van het RIZIV

2002-heden

5 jaar

bewaren

T.017

Verslagen en bijhorende stukken van de Algemene Raad van het RIZIV

2002-heden

5 jaar

vernietigen

Bewaren op het niveau van het RIZIV.

T.018

Verslagen en bijhorende stukken van het Verzekeringscomité van het RIZIV

2002-heden

5 jaar

vernietigen

Bewaren op het niveau van het RIZIV.

T.019

Budgettaire fiches nieuwe maatregelen

2002-heden

5 jaar

vernietigen

Slechts een aantal budgettaire fiches worden door het budgetconclaaf (oktober) weerhouden.

57


Reeks

Dossiers inzake de opvolging van de budgetten BW, PVT en schadeloosstellingen

Datering

Bewaartermijn


jaren ’90heden

5 jaar

vernietigen

1989-juni 2002

30 jaar

bewaren

1 juli 2002heden

30 jaar

bewaren

1992-heden

30 jaar

bewaren

Opmerkingen

Het betreft vnl. ramingen en herramingen (Excelbestanden)

T.021

Dossiers inzake de verpleegdagprijzen van ziekenhuizen Dossier per ziekenhuis, met telkens een gele map met de prijzen en een roze map met de berekeningen. De dossiers zijn voorzien van een index

T.022

Dossiers inzake het BFM (budget van financiële middelen) dat twee maal per jaar (1 juni en 1 januari) aan de ziekenhuizen wordt gestuurd Dossier per ziekenhuis, met de brief met het budgetvoorstel en een gedetailleerde berekening

T.023

Dossiers inzake de prijzen van beschut wonen Dossier per instelling, met de brieven met de prijzen en de berekeningen

T.024

Dossiers inzake PVT (psychiatrische verzorgingstehuizen) met 1° prijzen en 2° erkenningen

1992-heden

30 jaar

bewaren

T.025

Databank van erkenningen van PVT

1992-heden

30 jaar

bewaren

T.026

Dossiers inzake de controle van bestanden van de diverse verzekeringsinstellingen en OCMW’s

2003-heden

10 jaar

vernietigen

T.027

Dossiers inzake de vereffening van de budgetten ziekenhuizen, BW en PVT

2003-heden

10 jaar

vernietigen

58

Opgemaakt in 3 exemplaren: één voor het ziekenhuis, één voor de bevoegde inspecteur (Financieringscontrole) en één voor het klassement van de dienst. Aan het RIZIV wordt een kopie van de brief gestuurd.

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

T.028

Dossiers inzake schadeloosstelling bij sluiting van ziekenhuisbedden en ziekenhuisdiensten

jaren 1970heden

30 jaar

vernietigen

T.029

Dossiers inzake terugvorderbare voorschotten

jaren 1970heden

30 jaar

vernietigen

T.030

Dossiers inzake de opvolging van werkzaamheden van de afdeling Financiering van de NRZV en diverse werkgroepen (o.a. de gemengde werkgroep Bouwkalender, de werkgroep verslag Rekenhof, werkgroep B2)

?-heden

5 jaar

vernietigen

Bewaren op het niveau van het secretariaat van de afdeling Financiering van de NRZV.

T.031


?-heden

5 jaar

vernietigen


T.032


?-heden

5 jaar

vernietigen


FINANCIËLE STATISTIEK

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst U.001

Brochures ‘Inzameling van de statistische en financiële gegevens van de ziekenhuizen. Formaten van de gegevensbestanden’

1997-heden

tot herziening

bewaren

U.002

Briefwisseling met de ziekenhuizen (i.v.m. de ingezonden gegevens: vragen om uitleg, rechtvaardiging van verbeteringen…)

1997-heden

10 jaar

vernietigen

48



Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

U.003

Publicaties op basis van de verzamelde financiële en boekhoudkundige gegevens van de ziekenhuizen (brochures, statistieken…)

1985-heden

10 jaar

bewaren


U.004

Dossiers inzake de behandeling van diverse vragen (vragen vanwege het kabinet, ziekenhuisverenigingen, universiteiten enz.)

?-heden

10 jaar

selecteren

Bewaren: dossiers inzake een aantal grote projecten zoals bijvoorbeeld de enquête over de psychiatrische instellingen.

U.005

Boordtabel der ziekenhuizen (BTZ)

2004-heden

10 jaar

bewaren

Deze tabel is via een beveiligde toegang raadpleegbaar op de website van de FOD VVVL. 49 De ratio’s en grafische weergaven, balansen, resultatenrekeningen en resultaten per definitieve kostenplaats zijn voor iedereen toegankelijk; de gegevens betreffende een ziekenhuis vereisen een gepersonaliseerd paswoord.

Het betreft een synthetisch instrument van financiële analyse van de ziekenhuissector. De BTZ is gebaseerd op de financiële en boekhoudkundige gegevens van de Finhosta-toepassing.

49

www.health.fgov.be > gezondheidszorg > zorginstellingen > boordtabel der ziekenhuizen. 60

ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (DG1)

Recommend Documents