ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 80
ARCHIEF VAN HET ALGEMEEN BEHEERSCOMITÉ VOOR HET SOCIAAL STATUUT DER ZELFSTANDIGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010
door François ANTOINE
Brussel 2012
ARCHIEF VAN HET ALGEMEEN BEHEERSCOMITÉ VOOR HET SOCIAAL STATUUT DER ZELFSTANDIGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2010
door François ANTOINE
Brussel 2012
DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.
5
6
LIJST VAN AFKORTINGEN AD: afk.: AR: art.: BS: DOSZ: FOD: FAO: FBZ HVKZ HVW: HZIV: KB: KSZ: M. B: NIS: OISZ: RIZIV: RJV: RKW: RSVZ: RSZ: RSZPPO: RVA: RVP: VSVZ:
Algemene Directie afkorting Algemeen Rijksarchief artikel Belgisch Staatsblad Dienst voor de Overzeese Sociale Zekerheid Federale Overheidsdienst Fonds voor Arbeidsongevallen Fonds voor de Beroepsziekten Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden Hulpkas voor Werkloosheidsuitkeringen Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering koninklijk besluit Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid ministerieel besluit Nationaal Instituut voor de Statistiek Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening Rijksdienst voor Pensioenen Vereniging der Sociale Verzekeringsfondsen voor Zelfstandigen
7
8
ARCHIEFSELECTIELIJST Deze archiefselectielijst is opgesteld volgens een structureel model, d.w.z. dat de opsomming van de archiefreeksen het organogram of de organisatiestructuur van de instelling volgt. GEGEVENS DIE IN DE TABEL WORDEN VERMELD Archiefvormende diensten Voor een goed begrip hebben we een onderscheid gemaakt tussen iedere directie – en eventueel ook tussen iedere dienst en cel - als een entiteit die archieven vormt. Iedere entiteit wordt aangeduid in een grijze horizontale lijn om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de archiefreeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren: de werkbelasting die de selectie met zich zal meebrengen, zal geringer zijn dan wanneer op dossierniveau zou moeten geselecteerd worden. Bewaartermijn De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen de archivarisinspecteur en de archiefvormer. Definitieve bestemming In de hiernavolgende tabel worden drie mogelijkheden aangeduid:
Bewaren = het volledige behoud van de archiefreeks;
Vernietigen = de integrale vernietiging van de archiefreeks;
Selecteren = de gedeeltelijke vernietiging van de reeks en de bewaring van de overgebleven documenten. In de kolom “Opmerkingen” worden de selectiecriteria vermeld die de ambtenaar belast met de selectie dient uit te voeren.
Hierbij dient opgemerkt dat het schonen, d.i. het vernietigen van duplicaten, kopieën en blanco formulieren binnen de dossiers niet beschouwd wordt als het doorvoeren van een ‘selectie’. Het gaat immers eerder om een actie die verbonden is aan een goed beheer van de dossiers; een handeling die iedere ambtenaar in zijn activiteiten moet integreren. Bij het schonen dienen de ambtenaren eveneens alle elementen te verwijderen die schade zouden kunnen berokkenen aan de goede bewaring van de documenten (en bij voorkeur uitsluitend bij de dossiers die uiteindelijk zullen worden bewaard), met name paperclips, nietjes maar ook ringmappen en andere mappen met een metalen sluiting. Het is ten zeerste aangeraden dat dit principe goed wordt toegepast om een latere werkoverlast en bijkomende kosten te vermijden.
9
Opmerkingen De kolom “Opmerkingen” dient om aanvullende informatie te vermelden over de reeks of over de definitieve bestemming en verwijst eventueel naar het hoofdstuk inzake de vorming, het beheer en de selectie van het archief. Volgorde van de voorstelling van de reeksen Voor iedere entiteit (directie, dienst, cel) van ieder hiërarchisch niveau van het organigram worden de reeksen archieven voorgesteld in een volgorde die overeenstemt met de functies die door de entiteit (de dienst) worden uitgeoefend op dit hiërarchisch niveau. De functies worden in een systematische volgorde opgenomen: 1.
De archieven inzake de organisatie en het beheer van de dienst • • • • • •
2.
De archieven inzake de bevoegdheden en de activiteiten die eigen zijn aan de dienst • • •
3.
De organisatie van de dienst. Het administratief beheer van de dienst. Het personeelsbeheer van de dienst. De boekhouding van de dienst. Het beheer van lokalen die door de dienst worden gebruikt. Het economaat van de dienst (beheer van de uitrusting).
De primaire archieven, d.w.z. de documenten die rechtstreeks worden voorgelegd tijdens de uitoefening van de activiteiten. De documenten die door andere instellingen worden voorgelegd (FOD Sociale Zekerheid, andere parastatalen, rechtbanken, enz.) en die van nut zijn voor de activiteiten van de dienst. De repertoria en de indexen die als zoekinstrument dienen voor de primaire archieven. De archieven inzake een rechtsvoorganger van de dienst Hier wordt dezelfde volgorde gevolgd als in punt 1 en 2.
10
Algemeen Beheerscomité voor het sociaal statuut der zelfstandigen
Code van de reeks
Reeks
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Opmerkingen
Algemeen Beheerscomité voor het sociaal statuut der zelfstandigen Archief inzake de organisatie en het beheer van de dienst
Y.01
Personeelsdossiers (ontwikkelcirkels)
10 jaar na het vertrek van de ambtenaar
Vernietigen
Y.02
Nota's over het budget van het Algemeen Beheerscomité voor het sociaal statuut der zelfstandigen.
8 jaar
Vernietigen
Zie Personeelsdienst (G.11)
Archief inzake de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst
Y.03
Dossiers inzake de werkgroepen van het Algemeen Beheerscomité voor het sociaal statuut der zelfstandigen
15 jaar
Bewaren
Y.04
Eindverslagen en eindadviezen van het Algemeen Beheerscomité voor het sociaal statuut der zelfstandigen
30 jaar
Bewaren
Y.05
Lijst van de leden van het Algemeen Beheerscomité voor het sociaal statuut der zelfstandigen
10 jaar na het ontslag van het lid
Vernietigen
11
De jaarlijkse lijst met de leden wordt vermeld in het jaarverslag van het RSVZ (K.09). De namen van de leden kunnen bovendien altijd in het Belgisch Staatsblad worden teruggevonden.
Algemeen Beheerscomité voor het sociaal statuut der zelfstandigen
Code van de reeks
Reeks
Bewaartermijn
Definitieve bestemming
Y.06
Jaarverslagen van het Algemeen Beheerscomité voor het sociaal statuut der zelfstandigen
30 jaar
Bewaren
Y.07
Voordrachten aan de minister die het sociaal statuut der zelfstandigen onder zijn bevoegdheid heeft, van personen (dubbeltallen) die de zelfstandigen, de meewerkende echtgenoten en de zelfstandige helpers kunnen vertegenwoordigen als lid van de Commissie voor het Vrij Aanvullend Pensioen voor Zelfstandigen
10 jaar na het einde van het mandaat
Vernietigen
Y.08
Officieuze coördinatie van het RSVZ en commentaren
30 jaar
Vernietigen
12
Opmerkingen
Zie dienst Algemene en juridische studiën (M.10)
