Voorbereidend studiedossier

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

97

Archiefselectielijst ziekenhuisarchieven

Voorbereidend studiedossier [JUNI 2012]

door

Emmanuel BODART en Kathleen DEVOLDER met medewerking van

Rolande DEPOORTERE en Michel NUYTTENS ISBN 978 90 5746 545 1

9789057465451 5183

Brussel – Bruxelles 2012

ARCHIEFSELECTIELIJST ZIEKENHUISARCHIEVEN

VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER [JUNI 2012]



97

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen AfgeleideWerken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

ISBN : 978 90 5746 545 1

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume D/2012/531/116 Bestelnummer – Numéro de commande : Publ. 5183 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



97



door


Rolande DEPOORTERE en Michel NUYTTENS


DANKWOORD

Deze selectielijst is het resultaat van de werkzaamheden van een werkgroep samengesteld uit leden van de verschillende departementen van het Rijksarchief, namelijk: - Emmanuel Bodart, diensthoofd van het Rijksarchief te Namen; - Rolande Depoortere, hoofd van de Afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie; - Kathleen Devolder, archivaris verbonden aan de Afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie; - Michel Nuyttens, waarnemend departementshoofd van het Rijksarchief Vlaamse Provinciën. Heel wat mensen hebben echter direct of indirect meegeholpen aan de totstandkoming ervan en verdienen een speciale vermelding. Onze dank gaat in de eerste plaats uit naar de directie en naar het medisch, verplegend en administratief personeel van de ziekenhuizen die we in het kader van dit project bezochten: het Centre hospitalier régional de Namur, het Centre hospitalier régional du Val de Sambre, het AZ Jan Palfijn te Gent en het Militair Hospitaal Koningin Astrid te Neder-OverHeembeek. Ondanks hun drukke agenda maakten zij tijd vrij om tekst en uitleg te geven over de organisatie en werking van het ziekenhuis en over het archiveringsbeleid. Hun input was van onmisbaar belang bij de opmaak van deze selectielijst. In de beginfase van het project nam An Chevalier, hoofd van het departement Archieven van CHIREC deel aan de vergaderingen van de werkgroep. We willen haar bedanken voor haar waardevolle inbreng. Hetzelfde geldt voor de archivarissen van het OPZ Geel en van het OPZC Rekem die we in de eindfase van de redactie van de selectielijst contacteerden. Zij waren zo vriendelijk om ons de voorlopige versies van hun archiefbeheersplannen ter beschikking te stellen, wat leidde tot aanvullingen en verfijningen van onze werkversie. Bijzondere dank zijn wij verschuldigd aan Catherine Barvaux, verantwoordelijke voor de medische informatie in het Centre hospitalier régional de Namur, voor haar constructieve bijdrage aan deze selectielijst. Dank ook aan Merijn Peeters, student van de VUB-opleiding Master na Master Archivistiek, die ons enkele nuttige bibliografische referenties doorspeelde. In de loop der jaren bezochten rijksarchivarissen heel wat ziekenhuizen in het kader van de wettelijke toezichtsopdracht van het Rijksarchief. Vermelden wij o.a. het AZ Sint-Jan Brugge, het AZ Groeninge Kortrijk, het UZ Gent,… Omgekeerd werd het Rijksarchief meermaals gecontacteerd door zorginstellingen met vragen over archiefbeheer. Ook deze instellingen en personeelsleden willen wij bedanken: de inlichtingen die zij ons verstrekten, hun opmerkingen en suggesties werden verwerkt in deze archiefselectielijst.

5

INHOUDSTAFEL

DANKWOORD .......................................................................................................................... 5 INHOUDSTAFEL....................................................................................................................... 7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN ...................................................................................... 9 DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE ............................................................................... 13 GEZONDHEIDSZORG IN BELGIË: BEKNOPTE SCHETS VAN HET ZIEKENHUISLANDSCHAP .................................................................................................... 15 Algemene en psychiatrische ziekenhuizen .............................................................................................17 Algemene ziekenhuizen......................................................................................................................17 Psychiatrische ziekenhuizen ...............................................................................................................18 Openbare en private ziekenhuizen..........................................................................................................18 Ziekenhuiswetgeving..............................................................................................................................19 De eerste Belgische ziekenhuiswet (1963) .........................................................................................19 Evolutie sinds de jaren 1980...............................................................................................................20 Ziekenhuisbeheer en -organisatie ...........................................................................................................22 Het medisch departement ...................................................................................................................23 Het verpleegkundig departement........................................................................................................23 Overleg- en adviesorganen .................................................................................................................24 ARCHIEFVORMING EN - SELECTIE..................................................................................... 31 De patiëntendossiers...............................................................................................................................31 Het medisch dossier............................................................................................................................31 Het verpleegkundig dossier ................................................................................................................33 Vanwaar deze verschillende bewaartermijnen?..................................................................................34 En na het verstrijken van de 30-jarige termijn? ..................................................................................36 De selectie van ziekenhuisarchieven ......................................................................................................40 Voorstelling van het concept ‘selectie’...............................................................................................40 Reeksen m.b.t. het algemeen beheer van het ziekenhuis ....................................................................42 a. Organisatie en interne werking ...................................................................................................42 b. Activiteiten van de beleidsorganen.............................................................................................42 c. Activiteiten van de medische raad en de commissie voor medische ethiek................................42 d. Activiteiten van het comité (team) voor ziekenhuishygiëne.......................................................42 e. Activiteiten van het comité medisch materiaal, medisch farmaceutisch comité, pluridisciplinaire antibiotherapiebeleidsgroep, transfusiecomité, interne transplantatieraad .....................................43 f. Personeelsbeheer .........................................................................................................................43 g. Financieel beheer........................................................................................................................43 h. Beheer van roerende en onroerende goederen ............................................................................44 i. Coördinatie van de communicatie, perscontacten en onthaal ......................................................44 j. Beheer van informatie- en communicatietechnologie .................................................................44 k. Juridische ondersteuning ............................................................................................................45 l. Kwaliteitsbeheer ..........................................................................................................................45 m. Beheer milieuzorg .....................................................................................................................45 n. Coördinatie van preventie en bescherming op het werk .............................................................45

7

o. Beheer van de ziekenhuiskeuken................................................................................................45 p. Beheer van de registraties...........................................................................................................45 q. Klachtenbeheer (ombudsdienst) .................................................................................................46 r. Beheer van bibliotheek, documentatie, archief en (museum)collectie(s) ....................................46 s. Patiëntenadministratie en centrale inning ................................................................................... 46 t. Sociale dienst...............................................................................................................................46 Reeksen m.b.t. de medische zorgverlening.........................................................................................46 a. Organisatie van de zorgverlening ...............................................................................................46 b. Beheer van de ziekenhuisapotheek .............................................................................................47 c. Zorgverlening .............................................................................................................................47 BIJLAGE ................................................................................................................................. 53

8

LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN

BRONNEN Adviezen van de Telematica Commissie (www.health.belgium.be) Belgisch Staatsblad G. CEUTERICK en G. DUVILLIER (samengesteld door), C. DECOSTER (onder de wetenschappelijke leiding van), De gecoördineerde wet op de ziekenhuizen en andere verzorgingsinrichtingen. De tekst van de wet en de uitvoeringsbesluiten op datum van 1 oktober 2009, Heule, UGA, 862 p. Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen, Brussel, Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, s.d. [Brochure]

FOD

Jaarverslag 2010 UZ Leuven. “Samen streven naar topgeneeskunde”, Leuven, 2011, 52 p. Universitaire Ziekenhuizen in België. Innovatieve en kwalitatieve zorg ondersteund door opleiding en onderzoek, Raad van de Universitaire Ziekenhuizen van België, 2007. [Brochure] http://www.absym-bvas.be http://www.belgiquelex.be http://www.ccc-ggc.irisnet.be http://www.ec.europa.eu http://www.health.belgium.be http://www.hopitalmilitaire.be http://www.janpalfijn.be http://www.kce.fgov.be http://www.knmg.nl http://www.opzcrekem.be http://www.opzgeel.be http://www.ordomedic.be http://www.riziv.be http://socialsante.wallonie.be http://www.univ-hospitals.be http://www.uzgent.be http://www.werk.belgie.be http://www.zorg-en-gezondheid.be

WERKEN B. ANDRÉ en C. BOURGEOIS, De overlevingskansen van de openbare ziekenhuizen, in: Het Tijdschrift van het Gemeentekrediet, 1995, p. 27-38. Het Belgische Gezondheidssysteem in 2010. KCE reports 138A, Brussel, Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg, 2010.

9

Bewaartermijn patiëntengegevens. Pleidooi voor wetswijziging, Den Haag, Gezondheidsraad, 2004 (Publicatie nr. 2004/08). S. CALLENS en J. PEERS (eds.), Organisatie van de gezondheidszorg, Antwerpen-Oxford, Intersentia, 2008. J. DERWAEL, Archief van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Algemene Directie Humanisering van de Arbeid en de Hoge Raad voor Bescherming en Preventie op het Werk. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009. K. DEVOLDER, Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen (DG1). Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 2010. K. DEVOLDER, Archieven van overlegstructuren inzake gezondheidszorg ondersteund door het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Archiefselectielijsten, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 2010. P. DEVOLDER, Opzetten van een process management framework binnen de social profit sector, Universiteit Gent, Scriptie tot het behalen van de academische graad van burgerlijk werktuigkundig-elektrotechnisch ingenieur, 2002-2003. P. DROSSENS, Archief gewogen. Een onderzoek naar de theorie en praktijk van waardering en selectie, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 2011. Inventaris van databanken gezondheidszorg, KCE reports, vol. 30A, Brussel, Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg, 2006. R. LHEUREUX, La gestion des archives hospitalières en France. L’exemple de l’Assistance publique-hôpitaux de Paris, in : L. HONNORÉ (ed.), Actes du colloque international La santé et sa mémoire. Les archives médicales et leurs ressources. Bruxelles, 15-17 mars 2007. Handelingen van het Internationaal Colloquium Het geheugen van onze gezondheid. Het medisch archief en zijn hulpbronnen. Brussel, 15-17 maart 2007. Proceedings of the International Congress To Document Health Memory. Medical Archives and their Uses. Brussels, 15-17 March 2007, Brussel, Archives et Bibliothèques de Belgique - Archief- en Bibliotheekwezen in België, extra nummer 86, p. 13-25. M. NUYTTENS, Het archiefbeheer in de West-Vlaamse Openbare Ziekenhuizen. Enkele vaststellingen en voorstellen in verband met selectie, in: L. HONNORÉ (ed.), Actes du colloque international La santé et sa mémoire. Les archives médicales et leurs ressources. Bruxelles, 15-17 mars 2007. Handelingen van het Internationaal Colloquium Het geheugen van onze gezondheid. Het medisch archief en zijn hulpbronnen. Brussel, 15-17 maart 2007. Proceedings of the International Congress To Document Health Memory. Medical Archives and their Uses. Brussels, 15-17 March 2007, Brussel, Archives et Bibliothèques de Belgique Archief- en Bibliotheekwezen in België, extra nummer 86, p. 67-78. M. NUYTTENS, Het archief van de hospitaalcongregaties, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1996. H. PRIMS, Subsidiëring van ziekenhuizen: zin of onzin, in: Sociale bescherming op nieuwe paden. Liber Memorialis Béatrice Van Buggenhout (onder redactie van het Instituut voor Sociaal Recht KU Leuven) , Leuven, Universitaire Pers, 2003, p. 485-502.

10

P. SEGAERT, UZ Leuven digitaliseert papieren medisch archief. Laatste stap naar volledig elektronisch medisch dossier, in: Hospitals.be, 2009, nr. 2. C. STUYVEN, Universitaire ziekenhuizen Leuven. Het medische dossier: van het tastbare naar het virtuele, in: L. HONNORÉ (ed.), Actes du colloque international La santé et sa mémoire. Les archives médicales et leurs ressources. Bruxelles, 15-17 mars 2007. Handelingen van het Internationaal colloquium Het geheugen van onze gezondheid. Het medisch archief en zijn hulpbronnen. Brussel, 15-17 maart 2007. Proceedings of the International Congress To Document Health Memory. Medical Archives and their Uses. Brussels, 15-17 March 2007, Brussel, Archives et Bibliothèques de Belgique – Archief- en Bibliotheekwezen in België, extra nummer 86, p. 91-100. De toekomstige behoefte aan acute ziekenhuisvoorzieningen in België. Les besoins futurs en équipements hospitaliers aigus en Belgique. Eindrapport – Rapport final. Onderzoek uitgevoerd in opdracht van Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid R. Demotte en in samenwerking met de Organisatie van de Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Enquête réalisée sur l'ordre du Ministre des Affaires Sociales et de la Santé Publique R. Demotte et en collaboration avec l'Organisation des Etablissements de Soins du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement, oktober 2005. B. VAN BUGGENHOUT, Aanvullende sociale verzekeringen in België: solidariteit en subsidiariteit in de sociale bescherming, in: Sociale bescherming op nieuwe paden. Liber Memorialis Béatrice Van Buggenhout (onder redactie van het Instituut voor Sociaal Recht KU Leuven), Leuven, Universitaire Pers, 2003, p. 231-251. T. VANSWEEVELT en F. DEWALLENS, Het patiëntendossier, Antwerpen-Cambridge, Intersentia, 2011. Zakboekje voor de ziekenhuisarts, Wolters Kluwer Belgium NV, 2009.

11

DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE

Onderhavige selectielijst kent een lange voorgeschiedenis. Het idee om een selectielijst te maken voor de archieven van (openbare) ziekenhuizen gaat terug tot begin de jaren 2000 toen Michel Nuyttens, toenmalig diensthoofd van het Rijksarchief Brugge, in het kader van de wettelijke toezichtstaak van het Rijksarchief onderzoek verrichtte naar het archiefbeheer in zes West-Vlaamse openbare ziekenhuizen: het AZ Sint-Jan te Brugge, het revalidatiecentrum ‘ten Bos’ te Izegem, het AZ Groeninge-Onze-Lieve-Vrouw te Kortrijk, het ziekenhuis Henri Serruys te Oostende, het stedelijk ziekenhuis te Roeselare en het Sint-Janshospitaal te Wervik. Een schriftelijke enquête en plaatsbezoeken wezen uit dat de zorginstellingen nood hadden aan duidelijke richtlijnen met betrekking tot de bewaring van hun archieven. Na de inspectieronde in West-Vlaanderen werden ook contacten gelegd met andere ziekenhuizen (o.a. met het UZ Gent en met de psychiatrische ziekenhuizen van het Waalse Gewest) en met de Orde der Geneesheren. Aanvankelijk was het de bedoeling dat het werkveld zelf zou instaan voor de opmaak van een selectielijst ziekenhuisarchieven, weliswaar met de medewerking van het Rijksarchief. Op de studiedag “Het geheugen van onze gezondheid. Het medisch archief en zijn hulpbronnen”, georganiseerd in maart 2007 door Archief- en Bibliotheekwezen in België, bepleitte Michel Nuyttens de opmaak van een selectielijst door een gemengde werkgroep bestaande uit rijksarchivarissen, afgevaardigden van de Hoge Raad en van de Commissie Standaarden inzake Telematica ten behoeve van de sector van de gezondheidszorg1 en uit archiefverantwoordelijken van diverse ziekenhuizen.2 Eind 2010 werd deze piste evenwel verlaten. Binnen het Rijksarchief werd een interne werkgroep opgericht, belast met de opmaak van een archiefselectielijst die bij voorkeur zowel op openbare als op private ziekenhuizen toepasbaar zou zijn (zie de inleiding bij de archiefselectielijst: “Voor welke ziekenhuizen is deze selectielijst bedoeld?”). Twee archivarissen, Emmanuel Bodart en Kathleen Devolder, verdiepten zich in de complexe ziekenhuiswetgeving en bezochten respectievelijk twee Waalse en een Vlaams ziekenhuis – het Centre hospitalier régional de Namur, het Centre hospitalier régional du Val de Sambre en het AZ Jan Palfijn te Gent – om de archiefreeksen van ziekenhuizen in kaart te brengen, evenals de wettelijke en/of gangbare bewaartermijnen. De resultaten werden verwerkt in een eerste ontwerpversie die vervolgens afgetoetst werd tijdens meerdere bezoeken aan het Militair Hospitaal Koningin Astrid te Neder-Over-Heembeek. Het MHKA werd door het Rijksarchief bezocht in het kader van een globale audit van de archieven van de Belgische Krijgsmacht. Hoewel het ziekenhuis als enige in België niet onder de ziekenhuiswet valt, verschilt de werking – en dus ook de archiefvorming – ervan niet wezenlijk van die van andere (‘gewone’) ziekenhuizen. Het MHKA bleek effectief een goede testcase voor de ontwerpselectielijst: dankzij de gesprekken en plaatsbezoeken konden nog een aantal belangrijke aanvullingen en verfijningen aangebracht worden. In een laatste fase werd de ontwerpselectielijst nauwgezet nagelezen door de rest van de werkgroep. De definitieve bestemmingen van de reeksen in het algemeen en de criteria 1

In 2008 werden de bevoegdheden van de Telematica Commissie overgeheveld naar het eHealth-platform. Wet van 21 augustus 2008 houdende oprichting en organisatie van het eHealth-platform, Belgisch Staatsblad, 13.10.2008. 2 M. NUYTTENS, Het archiefbeheer in de West-Vlaamse Openbare Ziekenhuizen. Enkele vaststellingen en voorstellen in verband met selectie, in: L. HONNORÉ (ed.), Actes du colloque international La santé et sa mémoire. Les archives médicales et leurs ressources. Bruxelles, 15-17 mars 2007. Handelingen van het Internationaal Colloquium Het geheugen van onze gezondheid. Het medisch archief en zijn hulpbronnen. Brussel, 15-17 maart 2007. Proceedings of the International Congress To Document Health Memory. Medical Archives and their Uses. Brussels, 15-17 March 2007, Brussel, ABB, extra nummer 86, p. 72.

13

voor de selectie van patiëntendossiers in het bijzonder werden grondig bediscussieerd. Onderhavig studiedossier weerspiegelt het denk- en werkproces binnen de werkgroep: de studie van de wetgeving en van de organisatie en de werking van de ziekenhuizen enerzijds en het reflecteren over de selectie en de selectiecriteria anderzijds.

14

GEZONDHEIDSZORG IN BELGIË: BEKNOPTE SCHETS VAN HET ZIEKENHUISLANDSCHAP Sinds de staatshervorming van 8 augustus 1980 zijn de bevoegdheden inzake volksgezondheid in het algemeen en de zorg in de ziekenhuizen in het bijzonder verdeeld over verschillende beleidsniveaus en overheidsinstanties. Zo staat de federale overheid in voor de opmaak van de wetgeving inzake gezondheidszorg (o.a. de algemene ziekenhuiswetgeving en de erkenningsnormen voor ziekenhuisdiensten), voor de financiering van de exploitatie van de ziekenhuizen, de ziekte- en invaliditeitsverzekering, de basisregels voor programmatie en de financiering van de infrastructuur,… De deelstaten zijn o.a. bevoegd voor gezondheidspromotie en preventie, “moeder en kind”-zorg, en de erkenning (en daarmee samenhangend de inspectie) van ziekenhuizen. Verder kunnen zij bijkomende normen opleggen inzake programmatie of financiering van de infrastructuur.3 Binnen de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu zijn twee administraties bevoegd voor de voorbereiding van het beleid inzake de volksgezondheid en de uitvoering ervan: - het Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen (DG1), met als belangrijkste actiedomeinen acute, chronische en ouderenzorg, psychosociale gezondheidszorg, en boekhouding en beheer der ziekenhuizen; - het Directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer (DG2), bevoegd op het vlak van de gezondheidszorgberoepen.4 Binnen de Vlaamse overheid zijn de twee belangrijkste agentschappen op ziekenhuisniveau: - Zorginspectie, dat bevoegd is voor de doorlichting (ter plaatse) van de organisatie van de zorg; - het agentschap Zorg en Gezondheid dat instaat voor de opvolging na de audits, het verlenen van (of het verlengen van) een erkenning, het toekennen van financiering voor infrastructuurwerken (via het VIPA, het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden) en het uitwerken van preventieve gezondheidsprojecten.5 Aan Waalse zijde staat de Direction des Soins hospitaliers (Direction générale opérationnelle des Pouvoirs locaux, de l’Action sociale et de la Santé - Département de la Santé et des Infrastructures médico-sociales) in voor de erkenning en de inspectie van ziekenhuizen.6 In het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad is de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie bevoegd voor ziekenhuizen die wegens hun organisatie niet uitsluitend tot de Vlaamse of de Franse Gemeenschap behoren. Het betreft zowel openbare ziekenhuizen als privé-instellingen die geen keuze hebben gemaakt tussen beide gemeenschappen en derhalve, niet kunnen worden beschouwd als uitsluitend behorend tot de ene of de andere gemeenschap.7 Om de samenwerking tussen de verschillende autoriteiten te vergemakkelijken worden regelmatig interministeriële conferenties georganiseerd.8 Het gezondheidszorgsysteem wordt hoofdzakelijk gefinancierd door een verplichte, ruime en quasi universele ziekteverzekering. De verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering werd 3

http://www.zorg-en-gezondheid.be. http://www.health.belgium.be. 5 http://www.zorg-en-gezondheid.be. 6 http://socialsante.wallonie.be/?q=sante/soins-hospitaliers. 7 http://www.ccc-ggc.irisnet.be. 8 Het Belgische Gezondheidssysteem in 2010. KCE reports 138A, Brussel, Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg, 2010, p. ii. 4

15

ingevoerd door de besluitwet van 28 december 1944, kort na de bevrijding van België.9 Aanvankelijk gold de maatregel enkel voor loon- en weddetrekkenden, maar na 1944 werd het toepassingsgebied uitgebreid tot specifieke werknemerscategorieën zoals zeevissers, binnenschippers, dienstboden, landbouwers enz. Later werd bepaald dat naast de verzekerde, ook zijn weduwe de hoedanigheid van verzekerde kon krijgen en dat ook de leden van het gezin tegemoetkomingen voor gezondheidszorg kregen. In 1964 kwam er een verplichte verzekering voor gezondheidszorgen voor zelfstandigen. De verzekering tegen arbeidsongeschiktheid voor zelfstandigen kwam er pas in 1971.10 Sinds 1 januari 2008 is er niet langer een verschil tussen de dekking van gezondheidszorgkosten in de algemene ziekteverzekering en die in de ziekteverzekering voor de zelfstandigen, omdat in deze laatste nu ook de kleine risico’s zijn opgenomen.11 Anno 2012 kan bijna de volledige Belgische bevolking (> 99%) genieten van een uitgebreid pakket aan terugbetaalde gezondheidszorgen. De organisatie van gezondheidsdiensten wordt gekenmerkt door de beginselen van therapeutische vrijheid voor artsen, vrijheid van keuze voor patiënten en een vergoeding gebaseerd op een betaling per prestatie (fee-for-service). Het beheer van de ziekte- en invaliditeitsverzekering is sinds 1963 (wet van 9 augustus 1963) in handen van het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverkering (RIZIV).12 De gezondheidszorg in België omvat 6 soorten van verzorgingsinstellingen, elk met een specifiek zorgaanbod, een eigen infrastructuur en werking, en eigen financieringsmechanismen: - ziekenhuizen - rust- en verzorgingstehuizen (RVT’s) - centra voor dagverzorging - psychiatrische verzorgingstehuizen (PVT’s) - initiatieven beschut wonen (BW) - spoeddiensten.13 Artikel 2 van de gecoördineerde ziekenhuiswet definieert ziekenhuizen als “instellingen voor gezondheidszorg waarin op ieder ogenblik geëigende medisch-specialistische onderzoeken en/of behandelingen in het domein van de geneeskunde, de heelkunde en eventueel de verloskunde in pluridisciplinair verband kunnen verstrekt worden, binnen het nodige en aangepaste medisch, medisch-technisch, verpleegkundig, paramedisch en logistiek kader, aan patiënten die er worden opgenomen en kunnen verblijven, omdat hun gezondheidstoestand dit geheel van zorgen vereist om op een zo kort mogelijke tijd de ziekte te bestrijden of te verlichten, de gezondheidstoestand te herstellen of te verbeteren of de letsels te stabiliseren.”14 In het artikel wordt tevens benadrukt dat ziekenhuizen een opdracht van algemeen belang vervullen.

9

Besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, Belgisch Staatsblad, 30.12.1944, err. Belgisch Staatsblad, 25.01.1945. 10 S. CALLENS en J. PEERS (eds.), Organisatie van de gezondheidszorg, Antwerpen-Oxford, Intersentia, 2008, pp. 16-19. 11 Het Belgische Gezondheidssysteem in 2010. KCE reports 138A, Brussel, Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg, 2010, p. ii. 12 Ibid. http://www.riziv.be. 13 Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, s.d. [Brochure verstrekt door dhr. C. Decoster, directeur-generaal DG Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen]. http://www.health.belgium.be/eportal/Healthcare/Healthcarefacilities/index.htm. 14 Wet betreffende de ziekenhuizen en andere verzorgingsinrichtingen, gecoördineerd op 10 juli 2008, Belgisch Staatsblad, 07.11.2008.

16

Algemene en psychiatrische ziekenhuizen Binnen de ziekenhuizen wordt onderscheid gemaakt tussen algemene en psychiatrische ziekenhuizen. Op dit moment zijn er in België 194 ziekenhuizen: 128 algemene en 66 psychiatrische ziekenhuizen.15

Algemene ziekenhuizen Het betreft de ‘gewone’ (lees: niet-psychiatrische) erkende ziekenhuizen waar patiënten dag en nacht terecht kunnen voor medische, gespecialiseerde hulp zoals interne geneeskunde, heelkunde, cardiologie… Er is ook een kraamkliniek, een spoeddienst, een afdeling voor kinderen en een geriatrische afdeling voor ouderen die aan verschillende gezondheidsproblemen lijden. De categorie van de algemene ziekenhuizen omvat: - de acute ziekenhuizen. Met ‘acuut ziekenhuis’ wordt bedoeld een algemeen ziekenhuis met een eigen beheer dat minstens één acute C- of D-dienst aanbiedt.16 Meerdere ziekenhuizen die werken in fusieverband worden beschouwd als één ziekenhuis omwille van de eenheid van beheer. Het aantal acute ziekenhuizen is in België de voorbije decennia sterk afgenomen. Deze vermindering is het gevolg van de tendens tot concentratie van de ziekenhuisactiviteit: kleine ziekenhuizen fuseren onderling of met andere, grotere ziekenhuispartners. De voornaamste drijfveren voor de fusies zijn het halen van minimum schaalgrootte, het concentreren van zwaar medisch-technische diensten en het kunnen voorzien in hoog kwalitatieve geneeskundige zorg.17 Onder de acute ziekenhuizen zijn er 7 universitaire (of academische) ziekenhuizen18, dit zijn ziekenhuizen die horen bij een universiteit die over een faculteit geneeskunde met volledig leerplan beschikt.19 Een universitair ziekenhuis biedt niet alleen consultaties en zorg in alle medische vakgebieden aan. Het leidt ook artsen en verpleegkundigen op, verricht wetenschappelijk onderzoek en ontwikkelt nieuwe technologieën.20 -

de gespecialiseerde ziekenhuizen. Deze ziekenhuizen zijn kleiner en bieden alleen zorg voor specifieke doelgroepen. Een ziekenhuis kan bijvoorbeeld gespecialiseerd zijn in hart- en longziekten, locomotorische aandoeningen, neurologische problemen, palliatieve zorg, chronische ziekten of psychogeriatrie.

15

Gegevens voor 1 januari 2012. Informatie verstrekt door de dienst Datamanagement van DG Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen (FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu). 16 Dienst C: diagnose en heelkundige behandeling - Dienst D: diagnose en geneeskundige behandeling. 17 De toekomstige behoefte aan acute ziekenhuisvoorzieningen in België. Les besoins futurs en équipements hospitaliers aigus en Belgique. Eindrapport – Rapport final. Onderzoek uitgevoerd in opdracht van Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid R. Demotte en in samenwerking met de Organisatie van de Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Enquête réalisée sur l'ordre du Ministre des Affaires Sociales et de la Santé Publique R. Demotte et en collaboration avec l'Organisation des Etablissements de Soins du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement, oktober 2005, p. II-14. 18 De 7 Belgische universitaire ziekenhuizen zijn: Centre Hospitalier Universitaire de Liège (CHU de Liège), Cliniques universitaires de Bruxelles - Hôpital Erasme (H. Erasme), Cliniques Universitaires Saint-Luc (CU SaintLuc), Universitair Ziekenhuis Antwerpen (UZ Antwerpen), UZ Brussel, UZ Gent en UZ Leuven. http://www.univhospitals.be. 19 Er zijn welbepaalde voorwaarden waaraan een ziekenhuis moet voldoen om als universitair ziekenhuis te worden aangewezen. Zie het KB van 7 juni 2004 tot vaststelling van de voorwaarden om te worden aangewezen als universitair ziekenhuis, universitaire ziekenhuisdienst, universitaire ziekenhuisfunctie of universitair zorgprogramma, Belgisch Staatsblad, 10.08.2004. Universitaire Ziekenhuizen in België. Innovatieve en kwalitatieve zorg ondersteund door opleiding en onderzoek, Raad van de Universitaire Ziekenhuizen van België, 2007, p. 4. 20 http://www.belgium.be/nl/gezondheid/gezondheidszorg/medische_diensten/ziekenhuizen.

17

-

de geriatrische ziekenhuizen. Deze categorie ziekenhuizen is exclusief bedoeld voor specifieke ouderenzorg.21

Psychiatrische ziekenhuizen Dit zijn ziekenhuizen die uitsluitend bestemd zijn voor psychiatrische patiënten (gecoördineerde ZHW, art. 3).

Openbare en private ziekenhuizen Binnen de ziekenhuizen wordt op grond van de aard van de inrichtende macht, ook een onderscheid gemaakt tussen openbare en private ziekenhuizen. Openbare ziekenhuizen worden beheerd door een publiekrechtelijke rechtspersoon. In het KB van 15 juni 1998 tot uitvoering van artikel 86bis van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, worden openbare ziekenhuizen omschreven als ziekenhuizen beheerd door een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, of door een vereniging bedoeld in hoofdstuk 12 in de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, of door een intercommunale vereniging die een of meer openbare centra voor maatschappelijk welzijn of gemeenten omvat, of door een provincie, door de Staat, door een gemeenschap of een gewest of een daarvan afhangende instelling.22 Privé-ziekenhuizen daarentegen worden beheerd door een privaatrechtelijke rechtspersoon. In de praktijk gaat het vaak om vzw’s die banden hebben met de congregaties waartoe de ziekenhuizen vroeger behoorden.23 Zij kunnen echter ook door een universiteit worden uitgebaat of door een nv of bvba.24 De openbare ziekenhuizen zijn in België in de minderheid: er zijn slechts 50 openbare t.o.v. 144 private ziekenhuizen. Zij beschikken respectievelijk over 22.326 en 47.736 bedden (toestand op 1 januari 2012).25 Driekwart eeuw geleden was die verhouding nog omgekeerd: in 1940 nam de openbare sector 75 % van het totale beddenbestand voor zijn rekening. Deze ontwikkeling houdt verband met de wijziging van de regels inzake toekenning van subsidies voor werkzaamheden en uitrusting. Aanvankelijk konden enkel openbare ziekenhuizen aanspraak maken op toelagen.26 Vanaf 1953 kwamen ook private ziekenhuizen van het type vzw en instellingen van openbaar

21

http://www.belgium.be/nl/gezondheid/gezondheidszorg/medische_diensten/ziekenhuizen. Koninklijk besluit van 15 juni 1998 tot uitvoering van artikel 86bis van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, Belgisch Staatsblad, 17.07.1998. 23 Voor de hospitaalcongregaties zie: M. NUYTTENS, Het archief van de hospitaalcongregaties, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 1996. 24 S. CALLENS en J. PEERS (eds.), op. cit., p. 43. 25 41 openbare algemene ziekenhuizen (18.751bedden), 87 private algemene ziekenhuizen (35.947 bedden), 9 openbare psychiatrische ziekenhuizen (3.575 bedden) en 57 private psychiatrische ziekenhuizen (11.789 bedden). Gegevens voor 1 januari 2012. Informatie verstrekt door de dienst Datamanagement van DG Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. 26 Subsidiëring van ziekenhuizen bestaat in ons land al sinds 1949 voor de openbare sector (Besluit van de regent van 2 juli 1949 betreffende het verlenen van Staatstussenkomst inzake toelagen voor uitvoering van werken door de commissies van openbare onderstand). H. PRIMS, Subsidiëring van ziekenhuizen: zin of onzin. In Sociale bescherming op nieuwe paden. Liber Memorialis Béatrice Van Buggenhout, Leuven, Universitaire Pers, 2003, p. 485. 22

18

nut hiervoor in aanmerking, zij het in mindere mate.27 Voor openbare besturen bedroeg de subsidiëring tussen de 60 en 75 % van de onkosten; voor private instellingen slechts 15 %. Het duurde tot 1966 vooraleer deze discriminatie werd opgeheven en de betoelaging voor beide sectoren werd vastgelegd op 60 %.28 De ziekenhuissector kende in de jaren ’60 en ’70 een explosieve groei. Het aantal bedden steeg van 52.000 in 1940 (of 6,5 bedden per 1000 inwoners) tot ongeveer 90.000 bedden in 1980 (d.i. 9,3 bedden per 1000 inwoners), maar aangezien het privé-beddenbestand sneller steeg dan het openbaar beddenbestand (van 13.000 naar 40.000 versus van 39.000 naar 50.000), verschoof de verhouding openbaar-privé in het voordeel van de private ziekenhuizen. In 1980 telde België ‘nog slechts’ 55 % openbare ziekenhuisbedden. Vanaf het einde van de jaren tachtig zette de ‘beddenshift’ van de openbare naar de privé-sector zich verder door, omdat in het kader van de sanering van de ziekenhuissector (zie p. 19) grotere hoeveelheden openbare bedden geschrapt werden en er meer openbare bedden naar de privé-sector verdwenen dan dat er privé-bedden door de openbare sector werden overgenomen.29 Overigens is het verschil tussen openbare en private ziekenhuizen zeer relatief; de financieringsregels en de wetgeving zijn gemeenschappelijk voor alle ziekenhuizen.30 Wel is het zo dat openbare ziekenhuizen onderworpen zijn aan striktere interne beheersregels en dat eventuele tekorten onder bepaalde voorwaarden gedekt worden door de gemeenten of plaatselijke besturen (gecoördineerde ZHW, art. 125).

Ziekenhuiswetgeving De eerste Belgische ziekenhuiswet (1963) In december 1963 werden de Belgische ziekenhuizen voor het eerst op een systematische manier aan regels onderworpen. De wet van 23 december 1963 beoogde vier objectieven: - kwaliteitsverbetering (hetgeen normering en erkenning veronderstelt); - kosteloosheid van de hospitalisatie voor sociaal verzekerden; - leefbaarheid van de instellingen, zowel van de private als van de publieke sector; - ziekenhuisplanning. Het betrof een eerste poging tot ziekenhuisplanning waarbij de behoeften aan ziekenhuisbedden in ons land werden vastgesteld. Het ging om nationale streefcijfers die op lokaal vlak moesten gehanteerd worden in functie van het bestaande beddenaantal en de gemiddelde bezetting ervan, de demografische prognose en de sociaal-economische evolutie van het te bedienen gebied. De planning was echter nog niet dwingend; ze was enkel van toepassing voor ziekenhuizen die subsidies aanvroegen voor uit te voeren werken. Indien geen subsidies aangevraagd werden, mocht gebouwd worden zonder voorafgaandelijke toestemming van de minister van Volksgezondheid. De ziekenhuiswet van 1963 was een kaderwet die via besluiten verder diende te worden uitgewerkt. In 1966 werden diverse belangrijke uitvoeringsbesluiten gepubliceerd (KB van 12 december 1966 tot vaststelling van de criteria van een nationaal ziekenhuisprogramma, KB van 13 december 1966 tot bepaling van het percentage van de toelagen voor de opbouw, de herconditionering, de uitrusting en de apparatuur van ziekenhuizen en van zekere 27

KB van 25 juli 1953 betreffende het verlenen van toelagen aan de verenigingen zonder winstoogmerk en aan de verenigingen van openbaar nut voor het bouwen en het uitrusten van hospitaalinrichtingen. H. PRIMS, loc. cit. 28 H. PRIMS, art. cit., p. 485-488. 29 B. ANDRÉ en C. BOURGEOIS, De overlevingskansen van de openbare ziekenhuizen, in: Het Tijdschrift van het Gemeentekrediet, 1995, p. 30-31. 30 De ziekenhuiswet voorziet enkel een uitzondering voor het ziekenhuis van het Ministerie van Landsverdediging. Art 1 van de gecoördineerde ZHW: “De titels I tot en met IV van deze gecoördineerde wet vinden toepassing op alle ziekenhuizen, ongeacht of zij beheerd worden door publiek- of privaatrechtelijke rechtspersonen, met uitzondering van het Ministerie van Landsverdediging”.

19

voorwaarden waaronder ze worden verleend, het MB van 3 november 1969 tot bepaling van de te volgen procedure in dit verband).31 In 1973 onderging de ziekenhuiswet een aantal belangrijke wijzigingen. De ziekenhuisplanning die men in de wet van 1963 trachtte te realiseren via subsidies werd vervangen door een dwingende ziekenhuisprogrammatie. Artikel 2 van de wet van 6 juli 1973 bepaalde uitdrukkelijk dat iedere in een ziekenhuis opgerichte dienst moest worden erkend door de minister van Volksgezondheid en dat de dienst, om erkend te worden, moest voldoen aan de normen en “geïntegreerd (zijn) in het (…) programma”.32 Er werd een Nationale Commissie voor ziekenhuisprogrammatie opgericht, drie Gewestelijke Commissies voor ziekenhuisprogrammatie en een Fonds voor de bouw van ziekenhuizen en medisch-sociale inrichtingen. De oprichting van het Fonds beoogde drie objectieven: - de versoepeling van de strikte budgettaire regels opgelegd door de rijksbegroting; - het scheppen van een gunstig klimaat voor het realiseren van een geprogrammeerde bouw van verzorgingsinstellingen (het betrof niet enkel ziekenhuizen, maar ook bijvoorbeeld rustoorden voor bejaarden); - het verzekeren van de continuïteit van de bouwwerken door het ter beschikking stellen van voldoende middelen.33

Evolutie sinds de jaren 1980 Begin de jaren ’80 leidde de verslechterende economische situatie tot maatregelen om de uitgaven in de ziekenhuissector af te remmen. Het aantal ziekenhuisbedden had op dat moment een recordhoogte bereikt. In het protocol afgesloten tussen de nationale regering en de gemeenschapsexecutieven met betrekking tot maatregelen tot beheersing en vermindering van het aantal bedden in de algemene ziekenhuizen is sprake van een “belangrijk overtal aan bedden in vergelijking met de nationaal vastgelegde programmatiecriteria”, en dat voor gans het land. Er waren 69.855 bedden in plaats van de 58.233 programmatorisch voorziene bedden, m.a.w. 20 % meer. Daarbij dienden nog ca 6.500 bedden in opbouw geteld te worden, en een 2.000-tal waarvoor een princiepsakkoord verleend was maar waarvan de bouwwerken nog niet aangevat waren.34 Via de herstelwet van 10 februari 1981 inzake de sociale zekerheid en welvaartvastheid (art. 8) werd het principe van de afschaffing van overtollige ziekenhuisbedden in de ziekenhuiswet ingevoerd.35 In juli 1982 werd een moratorium ingesteld op het aantal ziekenhuisbedden. Er werd een artikel 21bis in de ziekenhuiswet ingevoerd, dat luidde: “Tot de door de Koning te bepalen datum, mag niet worden overgegaan tot ingebruikneming en exploitatie van ziekenhuisdiensten in algemene ziekenhuizen zonder voorafgaande specifieke vergunning. Deze vergunning mag niet worden afgeleverd indien de ingebruikneming of exploitatie van de bedoelde ziekenhuisdiensten een overschrijding meebrengt van het op 1 juli 1982 bestaande aantal ziekenhuisbedden”.36 Ziekenhuizen werden gestimuleerd om vrijwillig

31

H. PRIMS, art. cit., p. 486-488. Wet van 6 juli 1973 tot wijziging van de wet van 23 december 1963 op de ziekenhuizen, Belgisch Staatsblad, 29.09.1973. 33 H. PRIMS, art. cit., p. 492. 34 De overschrijding deed zich zowel voor in Vlaanderen (+15,7 %), als in Wallonië (+14,2 %) en Brussel (+68,8 %). Maatregelen tot beheersing en vermindering van het aantal bedden in algemene ziekenhuizen. Protocol tussen de Nationale Regering en de Franse en de Vlaamse Gemeenschapsexecutieve, Belgisch Staatsblad, 27.07.1982. 35 Herstelwet van 10 februari 1981 inzake de sociale zekerheid en de welvaartsvastheid in 1981, Belgisch Staatsblad, 14.02.1981. 36 Koninklijk Besluit nr. 60 van 22 juli 1982 tot wijziging van de wet van 23 december 1963 op de ziekenhuizen, Belgisch Staatsblad, 27.07.1982. 32

20

ziekenhuisbedden om te schakelen naar RVT-bedden.37 Er werd een Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen opgericht die op het vlak van de programmatie, de erkenning en de financiering van ziekenhuizen een belangrijke adviesfunctie zou vervullen (en nog steeds vervult).38 De regering Martens VI (28 november 1985–21 oktober 1987) stelde zich tot doel om het aantal bedden terug te brengen tot het niveau van de programmatiecriteria. Dit kwam neer op een sluiting van 2000 bedden in acute ziekenhuizen in 1987 en van 4000 acute bedden in 1988. De juridische basis hiertoe werd gelegd door het KB van 18 april 1986 tot wijziging en aanvulling van de wet van 23 december 1963 op de ziekenhuizen.39 De wijzigingen situeerden zich voornamelijk op het vlak van de erkenning, de financiering (er kwam een budget per ziekenhuis en een prijs per verpleegdag per patiënt), de programmatie (het (ver)bouwverbod gold voortaan ook voor verbouwingswerken die niet resulteerden in een verhoging van bedden; door de invoering van deze bepaling wilde men voorkomen dat verouderde ziekenhuizen in overcapacitaire streken van het land vernieuwd werden waardoor de overcapaciteit behouden bleef) en het statuut van de ziekenhuisgeneesheer en de medische raad. Door de vele aanpassingen drong een coördinatie van de ziekenhuiswet zich op, wat gebeurde bij KB van 7 augustus 1987.40 Via de gezondheidswet van 14 januari 200241 werd de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, opnieuw grondig gewijzigd. Er kwam een (nieuwe) regeling voor netwerken, zorgcircuits en referentiecentra, en voor kamer- en honorariasupplementen. Tevens werd de basis gelegd voor een nieuwe ziekenhuisfinanciering: het budget van financiële middelen (BFM) kwam in de plaats van het vroegere verpleegdagbudget. In 2008 werd een nieuw KB gepubliceerd “houdende coördinatie van de wet betreffende de ziekenhuizen en andere verzorgingsinstellingen”.42

37

Koninklijk Besluit nr. 59 van 22 juli 1982 tot wijziging van artikel 5 van de wet van 27 juni 1978 tot wijziging van de wetgeving op de ziekenhuizen en betreffende sommige andere vormen van verzorging, Belgisch Staatsblad, 27.07.1982. 38 Koninklijk Besluit nr. 60 van 22 juli 1982 tot wijziging van de wet van 23 december 1963 op de ziekenhuizen, Belgisch Staatsblad, 27.07.1982. 39 Koninklijk besluit nr. 407 van 18 april 1986 tot wijziging en aanvulling van de wet van 23 december 1963 op de ziekenhuizen, Belgisch Staatsblad, 06.05.1986; H. PRIMS, art. cit., p. 493-495. 40 Koninklijk besluit van 7 augustus 1987 houdende coördinatie van de wet op de ziekenhuizen, Belgisch Staatsblad, 07.10.1987. 41 Wet van 14 januari 2002 houdende maatregelen inzake gezondheidszorg, Belgisch Staatsblad, 22.02.2002. 42 Belgisch Staatsblad, 07.11.2008.

21

Ziekenhuisbeheer en -organisatie Het ziekenhuisbeheer is onderworpen aan een aantal wettelijke verplichtingen; de eigenlijke ziekenhuisorganisatie varieert. Het overgrote deel van de ziekenhuizen heeft een functionele organisatiestructuur, m.a.w. een structuur opgebouwd rond disciplines of beroepsgroepen/functies (medisch departement, verpleegkundig departement, technisch departement, administratief departement enzovoort). Een aantal, voornamelijk grote ziekenhuizen hebben de voorbije jaren de klassieke functionele structuur verlaten en zijn geëvolueerd naar een divisionele of service-line organisatie, gericht op zorgprogramma's rond de patiënt of de bewoner.43 De vele fusies en samenwerkingsakkoorden die het huidige ziekenhuislandschap kenmerken zijn hier niet vreemd aan.44 De algemene en uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de ziekenhuisactiviteit op het vlak van de organisatie en de werking alsook op het financiële vlak berust bij de beheerder, dit is “het orgaan dat volgens het juridisch statuut van het ziekenhuis belast is met het beheer van de uitbating van het ziekenhuis” (gecoördineerde ZHW, art. 8). Ziekenhuizen die afhangen van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn worden beheerd door een beheerscomité waarvan de Vlaamse regering de samenstelling en de werking bepaalt. Een aantal bevoegdheden inzake het ziekenhuisbeheer zijn echter voorbehouden aan de raad voor maatschappelijk welzijn, zoals het nemen van beslissingen die het ziekenhuisaanbod op belangrijke punten wijzigen en het vaststellen van het huishoudelijk reglement van het ziekenhuis.45 De ziekenhuisbeheerder bepaalt het algemeen beleid van het ziekenhuis. Bij het nemen van beheersbeslissingen moet hij wel de bepalingen omtrent het statuut van de ziekenhuisarts respecteren (gecoördineerde ZHW, art. 16). De algemene leiding van de dagelijkse werking van het ziekenhuis berust bij ziekenhuisdirecteur (gecoördineerde ZHW, art. 8). De ziekenhuisdirecteur is rechtstreeks uitsluitend verantwoordelijk tegenover de beheerder en werkt nauw samen met hoofdgeneesheer, met de hoofden van het verpleegkundig departement en van paramedische, administratief-financiële en technische diensten, en met ziekenhuisapotheker (gecoördineerde ZHW, art. 17).

de en de de de

Art. 18 en 23 van de gecoördineerde ZHW stipuleren dat de medische en de verpleegkundige activiteit “gestructureerd” moet zijn (dit is nodig voor de erkenning van het ziekenhuis) en maken melding van een medisch en een verpleegkundig departement.

43 Een voorbeeld is het Virga Jesseziekenhuis dat na de fusie met het Salvator-Sint-Ursulaziekenhuis Hasselt & Herk-de-Stad (01.01.2010) overstapte van de functionele structuur naar een divisionele organisatiestructuur. Alle beroepsgroepen werden gegroepeerd in semi-autonome eenheden rond verwante pathologie-groepen/specialismen. Er kwamen 13 zorggroepen: 9 klinisch georiënteerde (zoals inwendige geneeskunde, moeder en kind, neurologieneurochirurgie, oncologie, pscyhiatrie enzovoort) en 4 ‘technisch’ geörienteerde (peri-operatieve geneeskunde, laboratoriumdiagnostiek, medische beeldvorming en apotheek-centrale sterilisatie), 2 ondersteunende groepen (ICT en gebouwen & technieken) en 6 directies. B. DE BAKKER, m.m.v. dr. Y. BREYSEM, Het kantelingsproces in het Virga Jesseziekenhuis – Hasselt. Lessons learned (geraadpleegd op de website http://www.uzgent.be). 44 P. DEVOLDER, Opzetten van een process management framework binnen de social profit sector, Universiteit Gent, Scriptie ingediend tot het behalen van de academische graad van burgerlijk werktuigkundig-electrotechnisch ingenieur, 2002-2003, p. 18. 45 Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (art. 128), Belgisch Staatsblad, 24.12.2008.

22

Het medisch departement De ziekenhuisbeheerder moet een hoofdgeneesheer benoemen en/of aanwijzen die verantwoordelijk is voor de goede gang van zaken in het medisch departement. De hoofdgeneesheer staat in samenwerking met de geneesheren-diensthoofd en de medische staf, in voor de algemene organisatie en coördinatie van de medische activiteit in het ziekenhuis. In het KB van 15 december 1987 wordt de functieomschrijving van de hoofdgeneesheer gepreciseerd. De hoofdgeneesheer dient de nodige initiatieven te nemen om: - de toepassing van de wettelijke en reglementaire voorschriften m.b.t. de medische activiteiten te waarborgen; - de naleving te verzekeren van het medisch reglement; - de beheersbeslissingen inzake de organisatie en coördinatie van de medische activiteiten voor te bereiden en uit te voeren; - een geregeld overleg te organiseren met de geneesheren-diensthoofd; - de samenwerking tussen de geneesheren van het ziekenhuis te verzekeren en de groepsgeest te bevorderen; - de samenwerking met het ander ziekenhuispersoneel te bevorderen; - de samenwerking tussen de geneesheren van het ziekenhuis en andere geneesheren (zoals huisartsen en verwijzende behandelende artsen) te bevorderen; - de kwaliteit van de in het ziekenhuis beoefende geneeskunde te bevorderen en op een permanente wijze te evalueren; - de continuïteit van de medische zorgen in de opname-, raadplegings-, urgentie- en medisch-technische diensten te verzekeren (onder meer door het organiseren van de medische permanentie in het ziekenhuis en van de medewerking van de geneesheren aan de wachtdiensten).46 De hoofdgeneesheer is, wat zijn ziekenhuisactiviteit betreft, exclusief verbonden aan één of aan meerdere ziekenhuizen die deel uitmaken van eenzelfde ziekenhuisgroepering. De functie van hoofdgeneesheer, die voltijds of deeltijds (samen met andere functies in hetzelfde ziekenhuis of in dezelfde groepering) kan uitgeoefend worden, is onverenigbaar met het voorzitterschap van de medische raad. De beheerder benoemt of wijst naast de hoofdgeneesheer, ook een geneesheer-diensthoofd aan voor de verschillende diensten van het medisch departement. Alle ziekenhuisgeneesheren samen vormen de medische staf (gecoördineerde ZHW, art. 18). De stafwerking heeft tot doel een goede medische dienstverlening in het ziekenhuis te verzekeren door de ziekenhuisgeneesheren te betrekken bij de geïntegreerde werking van het ziekenhuis, bij de kwaliteitstoetsing, en bij de initiatieven om de kwaliteit van de medische dienstverlening in het ziekenhuis in stand te houden of te verbeteren. De werking van de medische staf behelst onder andere de organisatie van colloquia, de bespreking van de minimale ziekenhuisgegevens, de evaluatie van het opname- en ontslagbeleid en van het voorschrijfgedrag inzake geneesmiddelen. De werking van de medische staf wordt uitgewerkt in het medisch reglement en eventueel ook in specifieke stafreglementen.47

Het verpleegkundig departement Het verpleegkundig departement wordt voor alle verpleegkundige aangelegenheden binnen het ziekenhuis vertegenwoordigd door het hoofd van het verpleegkundig departement. Hij/zij: - is verantwoordelijk voor het algemeen beleid van de verpleegkundige verzorging binnen het verpleegkundig departement van het ziekenhuis; - bevordert de uitbouw van het verpleegkundig beleid in het ziekenhuis; 46 KB van 15 december 1987 houdende uitvoering van de artikels 13 tot en met 17 van de wet op de ziekenhuizen, zoals gecoördineerd door het KB van 7 augustus 1987, Belgisch Staatsblad, 25.12.1987. 47 Art. 20 en 21 van het KB van 15 december 1987 houdende uitvoering van de artikels 13 tot en met 17 van de wet op de ziekenhuizen, zoals gecoördineerd door het KB van 7 augustus 1987, Belgisch Staatsblad, 25.12.1987.

23

- heeft de dagelijkse leiding over het verpleegkundig en verzorgend personeel.48 Daarnaast heeft het hoofd van het verpleegkundig departement nog een aantal bijzondere activiteiten met betrekking tot de strategische visie van het ziekenhuis, de zorg, het personeelsbeleid, het beheer van de middelen, de opleiding en ontwikkeling, de communicatie en het overleg.49 Het hoofd van het verpleegkundig departement wordt benoemd en/of aangewezen door de beheerder, na advies van de directeur en van de hoofdgeneesheer. Hij/zij is rechtstreeks hiërarchisch afhankelijk van de directeur en werkt in nauw contact met de hoofdgeneesheer en met de verantwoordelijken van de onderscheiden aspecten van de ziekenhuisactiviteiten.50 Het hoofd van het verpleegkundig departement wordt bijgestaan door de verpleegkundigendiensthoofden, verantwoordelijk voor de organisatie, de continuïteit en de kwaliteit van de verpleegkundige activiteit binnen hun bevoegdheidsgebied. Zij vormen samen het middenkader.51 De hoofdverpleegkundigen, bijgestaan door de adjunct-hoofdverpleegkundigen vormen het verpleegkundig kader van een ziekenhuis. Ten slotte is er nog de verpleegkundige staf gevormd door alle ziekenhuisverpleegkundigen, het verzorgend en het ondersteunend personeel.52 De medische en de verpleegkundige activiteit moeten dusdanig georganiseerd zijn dat ze een integrerend deel vormen van de ziekenhuisactiviteit, “met dien verstande dat het ziekenhuis dusdanig georganiseerd moet worden dat de medische/verpleegkundige activiteit er in optimale voorwaarden kan geschieden” (gecoördineerde ZHW, art. 19 en 24). De medische en de verpleegkundige activiteit moeten kwalitatief worden getoetst, zowel intern als extern. Hiertoe moet voor elke patiënt een medisch en een verpleegkundig dossier worden aangelegd – samen het enig patiëntendossier – dat in het ziekenhuis wordt bewaard onder de verantwoordelijkheid van de hoofdgeneesheer (gecoördineerde ZHW, art. 25). Tevens dienst een interne registratie te worden opgezet, op basis waarvan een rapport over de kwaliteit van de medische/verpleegkundige activiteit moet worden opgesteld (gecoördineerde ZHW, art. 20 en 25). Nadere regels voor de kwalitatieve toetsing van de medische en de verpleegkundige activiteit werden uitgewerkt in twee koninklijke besluiten die respectievelijk in 1999 en 2007 werden gepubliceerd.53

Overleg- en adviesorganen Elk ziekenhuis heeft, naast de overlegorganen die wettelijk verplicht zijn voor alle grote ondernemingen zoals de ondernemingsraad en het Comité preventie en bescherming op het werk, een aantal specifieke overleg- en adviesorganen. 48 KB van 14 december 2006 houdende uitvoering van artikel 17bis van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, voor wat de functie van het verpleegkundig departement betreft, Belgisch Staatsblad, 24.01.2007 (art. 1). 49 KB van 14 december 2006 houdende uitvoering van artikel 17bis van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, voor wat de functie van het verpleegkundig departement betreft, Belgisch Staatsblad, 24.01.2007 (art. 4 t.e.m. 9). 50 Gecoördineerde ZHW, art. 23; KB van 14 december 2006 houdende uitvoering van artikel 17bis van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, voor wat de functie van het verpleegkundig departement betreft, Belgisch Staatsblad, 24.01.2007 (art 2 en 3). 51 Gecoördineerde ZHW, art. 23; KB van 14 december 2006 houdende uitvoering van artikel 17bis van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, voor wat de functie van verpleegkundige-diensthoofd betreft, Belgisch Staatsblad, 24.01.2007. 52 Gecoördineerde ZHW, art. 23. 53 KB van 15 februari 1999 betreffende de kwalitatieve toetsing van de medische activiteit in de ziekenhuizen, Belgisch Staatsblad, 25.03.1999; KB van 27 april 2007 betreffende de kwalitatieve toetsing van de verpleegkundige activiteit in de ziekenhuizen, Belgisch Staatsblad, 04.06.2007.

24

Een eerste belangrijk orgaan is de medische raad. De medische raad is het vertegenwoordigend orgaan waardoor de ziekenhuisgeneesheren betrokken worden bij de besluitvorming in het ziekenhuis (gecoördineerde ZHW, art. 133). De samenstelling, de wijze van verkiezing, de duur van het mandaat en de werking van de medische raad zijn wettelijk vastgelegd bij KB van 10 augustus 1987.54 De medische raad heeft als opdracht er over te waken dat de ziekenhuisgeneesheren hun medewerking verlenen aan maatregelen om: - de kwaliteit van de in het ziekenhuis beoefende geneeskunde te bevorderen en op een permanente wijze te evalueren; - de groepsgeest onder de ziekenhuisgeneesheren te bevorderen; - de samenwerking met het ander ziekenhuispersoneel te bevorderen; - de samenwerking te bevorderen tussen de geneesheren van het ziekenhuis en andere geneesheren (meer bepaald de huisartsen en/of de verwijzende behandelende artsen); - geneeskundige activiteiten met een wetenschappelijk karakter te stimuleren (gecoördineerde ZHW, art. 136). De medische raad heeft vooral een adviesbevoegdheid. In artikel 137 van de gecoördineerde ziekenhuiswet zijn 18 items opgesomd die de ziekenhuisbeheerder op straffe van correctionele vervolging55 voor advies aan de medische raad moet voorleggen. Het betreft de algemene regeling van de rechtsverhoudingen tussen het ziekenhuis en de ziekenhuisgeneesheren, de vaststelling en wijziging van het medisch personeelskader, de benoeming/aanwijzing van de hoofdgeneesheer en van de geneesheren-diensthoofd, het ontslag van ziekenhuisartsen enzovoort. Elk ziekenhuis dient over een medische raad te beschikken; het exploiteren van een ziekenhuis zonder medische raad is strafbaar (gecoördineerde ZHW, art. 164). Met het oog op “de financiële doorzichtigheid van de geldstromen binnen het ziekenhuis” wordt er regelmatig overleg gepleegd tussen de beheerder en de medische raad. Dit gebeurt in de schoot van de financiële commissie die paritair samengesteld is uit een delegatie van de beheerder en een vertegenwoordiging van de medische raad.56 De financiële commissie bespreekt ten minste de jaarlijkse begrotingsramingen, de jaarrekening, het verslag van de bedrijfsrevisor en de aard van de aangerekende kosten (gecoördineerde ZHW, art. 143). Er kan binnen het ziekenhuis ook een permanent overlegcomité – of permanent comité van overleg tussen de beheerder en de ziekenhuisgeneesheren – worden opgericht. Dit laatste is echter facultatief (gecoördineerde ZHW, art. 142). Om te worden erkend moet een ziekenhuis krachtens de ziekenhuiswet (art. 70) beschikken over een plaatselijk ethisch comité dat een begeleidende en raadgevende opdracht heeft met betrekking tot de ethische aspecten van de ziekenhuiszorg en een adviserende opdracht met betrekking tot alle protocollen inzake experimenten op mensen en op reproductief materiaal. Sinds enkele jaren wordt de voorkeur gegeven aan de benaming commissie voor medische ethiek (CME). Een CME bestaat uit minstens 8 en hoogstens 15 leden – mannen én vrouwen – waaronder een meerderheid artsen die aan het ziekenhuis verbonden zijn, minstens één huisarts, minstens één lid van het verpleegkundig personeel en een jurist. De adviezen en raadgevingen van de commissie zijn vertrouwelijk en niet bindend en ze zijn het voorwerp van een gemotiveerd verslag dat uitsluitend aan de verzoeker (een personeelslid of een arts

54

KB van 10 augustus 1987 tot vaststelling van de regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van de medische raad in uitvoering van de artikelen 24, 25 en 26 van de wet van 23 december 1963 op de ziekenhuizen, Belgisch Staatsblad, 18.08.1987. 55 Art. 164 van de gecoördineerde ZHW spreekt over een gevangenisstraf van acht dagen tot drie maanden en/of een geldboete van 26 tot 2.000 euro. 56 “De delegaties bestaan uit respectievelijk leden van het beheer en de in artikel 17 bedoelde directeur, waaronder ten minste één beheerder en ziekenhuisgeneesheren aangewezen door de medische raad. Deze laatsten kunnen zich laten bijstaan door een financieel deskundige”. Gecoördineerde ZHW, art. 143.

25

van het ziekenhuis of van de ziekenhuisgroepering) wordt overgemaakt en waarin de verschillende standpunten van de leden worden weergegeven.57 De organisatorische normen die door de ziekenhuizen moeten worden nageleefd, bevatten een rist bepalingen inzake het bevorderen van de ziekenhuishygiëne. In ieder ziekenhuis is een team voor ziekenhuishygiëne en een comité ziekenhuishygiëne actief. Het team voor ziekenhuishygiëne, bestaande uit één of meerdere geneeshe(e)r(en)-ziekenhuishygiënist en één of meerdere verpleegkundige(n)-ziekenhuishygiënist, vervult de volgende taken: - de ontwikkeling, implementatie en opvolging van een beleid i.v.m. a. standaardvoorzorgsmaatregelen ter preventie van overdracht van besmettelijke kiemen b. isolatie van besmette patiënten ter indijking van overdracht van besmettelijke ziekten c. surveillance van ziekenhuisinfecties aan de hand van indicatoren die toelaten hun incidentie in de instelling te volgen en bij te sturen - het opzetten van een epidemiebeleid; - het opvolgen van de hygiëneaspecten bij ziekenhuisactiviteiten zoals a. het bouwen of verbouwen b. de activiteiten in het operatiekwartier en het verloskwartier c. de aankoop van materialen - de implementatie van richtlijnen en aanbevelingen opgesteld door officiële instanties zoals de Hoge Gezondheidsraad; - de uitwisseling van informatie en ervaring met andere instellingen binnen het kader van een samenwerkingsplatform op het gebied van ziekenhuishygiëne.58 Het team voor ziekenhuishygiëne is op het operationele vlak onafhankelijk, maar rapporteert aan het comité voor ziekenhuishygiëne. Dit laatste is minstens samengesteld uit de directeur van het ziekenhuis, het team voor ziekenhuishygiëne, een ziekenhuisapotheker, een microbioloog, de hoofdgeneesheer, het hoofd van het verpleegkundig departement, drie geneesheren werkzaam in de instelling, aangewezen door de medische raad, en drie verpleegkundigen aangewezen door het hoofd van het verpleegkundig departement. Het comité voor ziekenhuishygiëne vervult minimaal volgende taken: - het bespreken en goedkeuren van het algemeen strategisch plan en van het jaarlijkse beleidsplan opgesteld door het team; - het bespreken en goedkeuren van het jaarlijks activiteitenverslag opgesteld door het team; - het bespreken en goedkeuren van het jaarlijks verslag van de werking van het team; - het bespreken en goedkeuren van de budgetten en kostenramingen; - het coördineren van het toewijzen van opdrachten op het vlak van: a) de controle op technieken van sterilisatie b) het antibioticumbeleid c) het uitwerken van richtlijnen voor en het houden van toezicht op:  de methoden van wassen en verdeling van linnen  de hygiëne in de bereiding en de distributie van de voeding in keuken en melkkeuken  het verzamelen en verwijderen van ziekenhuisafval d) het opstellen van een reglement van inwendige orde voor de operatieafdeling, de bevallingsafdelingen en desgewenst de risicodiensten.59 57

In geval van een erkende ziekenhuisgroepering kan geopteerd worden voor hetzij een gemeenschappelijk comité voor alle ziekenhuizen van de groepering, hetzij een apart comité voor elk ziekenhuis van de groepering. KB van 12 augustus 1994 tot wijziging van het koninklijk besluit van 23 oktober 1964 tot bepaling van de normen die door de ziekenhuizen en hun diensten moeten worden nageleefd, Belgisch Staatsblad, 27.09.1994. 58 Koninklijk besluit van 26 april 2007 tot wijziging van het koninklijk besluit van 23 oktober 1964 tot bepaling van de normen die door de ziekenhuizen en hun diensten moeten worden nageleefd, Belgisch Staatsblad, 07.06.2007.

26

Belgische ziekenhuizen hebben ook een aantal overlegorganen voor geneesmiddelen en medisch materiaal, namelijk het medisch farmaceutisch comité en het comité medisch materiaal. Het medisch farmaceutisch comité is samengesteld uit de directeur van het ziekenhuis of zijn afgevaardigde, de ziekenhuisapotheker-titularis en één of meerdere andere ziekenhuisapothekers, de hoofdgeneesheer, geneesheren aangeduid door de medische raad, eventueel ook andere geneesheren-specialisten, en het hoofd van de verpleegkundige diensten. Het medisch farmaceutisch comité heeft als taken: - het opstellen en het bijhouden van een therapeutisch formularium, dit is een verplichte lijst van geneesmiddelen, gekozen op overwogen en economisch verantwoorde wijze, die permanent beschikbaar zijn teneinde aan de diagnostische en therapeutische behoeften te kunnen voldoen; - de standaardisatie van de procedures over het gebruik van geneesmiddelen; - de analyse van het geneesmiddelenverbruik in het ziekenhuis (per geneesmiddelenklasse, per dienst en per voorschrijvende arts); - het voorstellen van maatregelen met het oog op een beter geneesmiddelenverbruik en op het vermijden van voorschrijffouten; - het opstellen van een jaarrapport; - het overmaken van het jaarrapport aan de ministers bevoegd voor volksgezondheid en sociale zaken; - het verspreiden van het jaarrapport onder het medisch personeel; - het ontwerpen en of installeren van de nodige software met het oog op het automatiseren van het toezicht op het geneesmiddelenvoorschrift en het toezicht op het geneesmiddelenverbruik; - het uitvoeren van vergelijkende analyses steunend op lokale of nationale gegevensbanken; - het afstemmen van de strategieën van het medisch farmaceutisch comité en van het comité voor ziekenhuishygiëne met betrekking tot het voorschrijven van antibiotica; - het organiseren van intramurale werkgroepen, binnen het ziekenhuis en tussen ziekenhuizen om positieve ervaringen met betrekking tot het geneesmiddelenverbruik te verspreiden; - het eventueel bepalen, opvolgen en verbeteren van het transfusiebeleid van het ziekenhuis.60 In de schoot van het medisch farmaceutisch comité neemt de antibiotherapiebeleidsgroep de taken op het vlak van anti-infectieuze geneesmiddelen waar. Deze pluridisciplinaire beleidsgroep staat meer in het bijzonder in voor: - het ontwikkelen en bijhouden van het gedeelte van het therapeutisch formularium dat betrekking heeft op de anti-infectieuze geneesmiddelen van het ziekenhuis; - het opstellen en bijhouden van de schriftelijke aanbevelingen inzake empirische, etiologische en prophylactische anti-infectieuze behandelingen, in het bijzonder de nationale aanbevelingen goedgekeurd door de commissie voor de coördinatie van het antibioticabeleid, en zorgen voor de verspreiding ervan onder alle voorschrijvende artsen van de instelling; - het ontwikkelen, toepassen en evalueren van initiatieven om het overmatige gebruik van antibiotica te beperken met inbegrip van een plaatselijk beleid inzake promotieactiviteiten betreffende anti-infectieuze geneesmiddelen; 59

Koninklijk besluit van 26 april 2007 tot wijziging van het koninklijk besluit van 23 oktober 1964 tot bepaling van de normen die door de ziekenhuizen en hun diensten moeten worden nageleefd, Belgisch Staatsblad, 07.06.2007. 60 Artikels 24 en 25 van het koninklijk besluit van 4 maart 1991 houdende vaststelling van de normen waaraan een ziekenhuisapotheek moet voldoen om te worden erkend, Belgisch Staatsblad, 23.03.1991.

27

-

-

-

-

het organiseren van permanente opleiding binnen het ziekenhuis om de kennis van het medisch, verpleegkundig en het verzorgend personeel met betrekking tot de diagnose, de microbiologie, de epidemiologie van infecties en de principes inzake passende behandeling van infectieziekten te verbeteren; het regelmatig meten van de implementatiegraad van het formularium en van de aanbevelingen; het opzetten en beheren van een systeem voor het volgen van de plaatselijke consumptieprofielen inzake anti-infectieuze geneesmiddelen evenals het regelmatig informeren van de hoofdgeneesheer en de voorschrijvende artsen over de consumptieprofielen en over de volumes en de kostprijs van de anti-infectieuze behandelingen; het ontwikkelen van een bewakingssysteem voor resistentie dat gebaseerd is op laboratoriumgegevens en dat beheerd wordt door een geneesheer-specialist in klinische biologie of een apotheker, houder van het diploma specialist in klinische biologie. Dit systeem moet het mogelijk maken een follow-up en de systematische rapportering over de plaatselijke epidemiologie van de resistente micro-organismen te organiseren; het opstellen van een jaarrapport voor de Commissie voor de coördinatie van het antibioticabeleid (volgens een model verstrekt door BAPCOC).61

Het comité voor medisch materiaal bestaat uit de directeur van het ziekenhuis of zijn afgevaardigde, een of meer ziekenhuisapothekers, de hoofdgeneesheer of zijn afgevaardigde, de verpleegkundig directeur of zijn afgevaardigde, door de medische raad aangewezen artsen, andere geneesheren-specialisten (leden van de medische staf), een geneesheerziekenhuishygiënist en een verpleegkundige-ziekenhuishygiënist van het team voor ziekenhuishygiëne, en een door de hoofdgeneesheer als verantwoordelijke voor de sterilisatie aangewezen persoon. Het comité wordt voorgezeten door de hoofdgeneesheer of zijn afgevaardigde. 62 Het comité medisch materiaal probeert het gebruik van steriel medisch-chirurgisch materiaal, implantaten en prothesen te stroomlijnen. De taken van het comité zijn: - het uitvoeren en controleren van de voor alle implantaten van categorie I en II verplichte registratie en toezicht; - het opmaken en bijwerken van een formulier medisch materiaal (d.i. een lijst met permanent beschikbare medische hulpmiddelen in het ziekenhuis) en van de toepassingsregels van dat formulier; - het regelmatig informeren van de professionele gebruikers van medische hulpmiddelen over de kostprijs van de medische hulpmiddelen en over de terugbetaling ervan door de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen; - het bevorderen van het gestandaardiseerd gebruik van de medische hulpmiddelen gebruikt in het kader van diagnostische en therapeutische procedures; - het opmaken van een intern rapport met o.a. verbruikscijfers van het materiaal (per categorie, per dienst en in voorkomend geval per arts in correlatie met de diagnostische en therapeutische procedures terzake), de analyse van de afwijkingen van de vergelijkende consumptiemodellen en nationale en internationale referenties inzake vergelijkbare pathologieën en ten slotte de genomen maatregelen met het oog op het doen verdwijnen van niet verantwoorde praktijkafwijkingen;

61 Art. 25ter van het koninklijk besluit van 4 maart 1991 houdende vaststelling van de normen waaraan een ziekenhuisapotheek moet voldoen om te worden erkend, Belgisch Staatsblad, 23.03.1991. 62 Art. 26 van het koninklijk besluit van 4 maart 1991 houdende vaststelling van de normen waaraan een ziekenhuisapotheek moet voldoen om te worden erkend, Belgisch Staatsblad, 23.03.1991.

28

-

-

-

-

de verspreiding van dit interne rapport onder het medisch personeel, de analyse ervan met de betrokken diensten en de organisatie van een permanente opvolging van het gebruik van de medische hulpmiddelen en van de uitgewerkte richtlijnen; het opstellen van richtlijnen betreffende het hernieuwd gebruik van medische hulpmiddelen, gebaseerd op de nationale en internationale normen betreffende de selectie van de medische hulpmiddelen, de procedures en de traceerbaarheid; het oprichten van interne werkgroepen met een of meer geneesheren-specialisten, verpleegkundigen of andere medewerkers die het betrokken medisch specialisme als gebruiker vertegenwoordigen, om de vragen betreffende het medisch materiaal in functie van de betrokken discipline of betrokken gespecialiseerde dienst voor te bereiden en te behandelen; het opstellen van een gestandaardiseerde procedure voor gebruik van het medisch materiaal voor klinische proeven, overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen, met name de wet van 7 mei 2004 betreffende de proefnemingen op mensen.63

In bepaalde gevallen kan de beheerder van het ziekenhuis beslissen het medisch farmaceutisch comité en het comité voor medisch materiaal samen te voegen.64 Krachtens het KB van 16 april 2002 moet ieder algemeen ziekenhuis beschikken over een transfusiecomité dat instaat voor de bepaling, opvolging en verbetering van het transfusiebeleid van het ziekenhuis.65 Eventueel kan de beheerder van het ziekenhuis beslissen om het transfusiecomité onder te brengen bij het medisch farmaceutisch comité. Het transfusiecomité is samengesteld uit de hoofdgeneesheer, het hoofd van het verpleegkundig departement, de geneesheer of apotheker-bioloog verantwoordelijk voor het bloeddepot, minstens drie geneesheren van verschillende disciplines (werkzaam in het ziekenhuis en aangewezen op voorstel van de medische raad), de ziekenhuisapotheker-titularis en de afgevaardigde van het bloedtransfusiecentrum dat voor de normale bevoorrading van het ziekenhuis zorgt. Het comité is wettelijk belast met volgende taken: - het waarborgen van een wetenschappelijk gefundeerd, veilig en kwalitatief verantwoord transfusiebeleid in het ziekenhuis door het toepassen van door haar opgestelde transfusierichtlijnen; - het samenbrengen van de richtlijnen in een transfusiehandboek; - het overmaken of ter beschikking stellen van het transfusiehandboek aan alle betrokkenen van het ziekenhuis; - het stimuleren en het meewerken aan wetenschappelijk onderzoek m.b.t. transfusiebeleid; - het verspreiden van nationale en internationale literatuurgegevens en in het bijzonder praktijkveranderende wetenschappelijke informatie inzake transfusie; - het organiseren van een kwaliteitscontrole en, meer in het bijzonder, van een systeem van hemovigilantie; - het bekwamen van het personeel op het vlak van transfusie. Transplantatiecentra moeten dan weer beschikken over een interne transplantatieraad, waarin de verantwoordelijken van alle in het ziekenhuis bestaande orgaantransplantatieprogramma’s vertegenwoordigd zijn. De leden van de interne transplantatieraad worden 63

Art. 27 van het koninklijk besluit van 4 maart 1991 houdende vaststelling van de normen waaraan een ziekenhuisapotheek moet voldoen om te worden erkend, Belgisch Staatsblad, 23.03.1991. 64 Art. 28 van het koninklijk besluit van 4 maart 1991 houdende vaststelling van de normen waaraan een ziekenhuisapotheek moet voldoen om te worden erkend, Belgisch Staatsblad, 23.03.1991. 65 Koninklijk besluit van 16 april 2002 tot wijziging van het koninklijk besluit van 23 oktober 1964 tot bepaling van de normen die door de ziekenhuizen en hun diensten moeten worden nageleefd, Belgisch Staatsblad, 02.07.2002.

29

aangesteld door de hoofdgeneesheer op voordracht van de medische raad en na advies van het ethisch comité. De raad wordt voorgezeten door de geneesheer-diensthoofd van het transplantatiecentrum. De interne transplantatieraad is belast met: - de coördinatie van de opvolging van de getransplanteerde patiënten in samenwerking met de behandelende geneesheren; - de verzameling van kwalitatieve indicatoren met betrekking tot prelevatie en transplantatie, inzonderheid inzake de selectie van de receptoren; - het opstellen van een jaarlijks activiteitenverslag dat wordt overgemaakt aan de Belgische Transplantatieraad.66

66 Koninklijk besluit van 23 juni 2003 houdende vaststelling van de normen waaraan een transplantatiecentrum moet voldoen om te worden erkend als medische dienst zoals bedoeld in artikel 44 van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, Belgisch Staatsblad, 04.08.2003.

30

ARCHIEFVORMING EN - SELECTIE

De patiëntendossiers Ziekenhuizen zijn complexe ondernemingen met dito archiefvorming. Het brede activiteitenpakket – de medische zorg, maar ook alle facilitaire, technische en medischondersteunende activiteiten – ligt aan de basis van een aanzienlijke documentproductie. De eigenlijke selectielijst bevat een zo volledig mogelijke opsomming van de diverse archiefreeksen die door de verschillende ziekenhuisorganen worden beheerd: processenverbaal van vergaderingen van beleids- en adviesorganen, personeelsdossiers, boekhoudkundige stukken enzovoort. In dit hoofdstuk ligt de focus op de archieven die voortvloeien uit de kernactiviteit van het ziekenhuis, namelijk de patiëntendossiers. Samen met de beleidsstukken zijn dit immers met voorsprong de interessantste dossiers die door een ziekenhuis worden geproduceerd. Bovendien vertegenwoordigen ze het leeuwendeel van het totale archiefbestand van de zorginstellingen. De gecoördineerde wet op de ziekenhuizen bepaalt dat voor elke patiënt een medisch dossier moet worden aangelegd en in het ziekenhuis bewaard (art. 20), evenals een verpleegkundig dossier, “dat samen met het medisch dossier het enig patiëntendossier vormt en in het ziekenhuis wordt bewaard onder de verantwoordelijkheid van de hoofdgeneesheer” (art. 25). Meer gedetailleerde informatie betreffende de inhoud, de termijn en de wijze van bewaring van medische dossiers in ziekenhuisverband is terug te vinden in twee koninklijke besluiten: - het KB van 3 mei 1999 houdende bepaling van de algemene minimumvoorwaarden waaraan het medisch dossier, bedoeld in artikel 15 van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, moet voldoen67; - het KB van 28 december 2006 houdende bepaling van de algemene minimumvoorwaarden waaraan het verpleegkundig dossier, bedoeld in artikel 17quater van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, moet voldoen moet voldoen.68

Het medisch dossier Krachtens het KB van 3 mei 1999 (art. 2) dient het medisch dossier van een ziekenhuispatiënt ten minste de volgende documenten en gegevens te bevatten: 1. de identiteit van de patiënt; 2. de familiale en persoonlijke antecedenten, de huidige ziektegeschiedenis, de gegevens der voorgaande raadplegingen en hospitalisaties; 3. de uitslagen van de klinische, radiologische, biologische, functionele en histopathologische onderzoeken. Deze verslagen moeten door de verantwoordelijke arts ondertekend zijn; 4. de adviezen van de geconsulteerde geneesheren, ondertekend door de geraadpleegde artsen; 5. de voorlopige en definitieve diagnose, ondertekend door de arts die de diagnose heeft gesteld; 6. de ingestelde behandeling en bij een chirurgische ingreep, het operatief protocol en het anesthesieprotocol, ondertekend door de behandelende chirurg en anesthesist; 7. de evolutie van de aandoening;

67 68

Belgisch Staatsblad, 30.07.1999. Belgisch Staatsblad, 30.01.2007.

31

8. het verslag van een eventuele lijkschouwing, ondertekend door de anatoompatholoog; 9. een afschrift van het ontslagverslag. Dit verslag bestaat uit 2 luiken: - het voorlopig verslag dat alle informatie bevat die het elke door de patiënt geconsulteerde arts mogelijk moet maken de continuïteit van de zorg te verzekeren. Het wordt ofwel aan de patiënt meegegeven die het aan zijn behandelende arts en aan iedere betrokken arts bezorgt, ofwel wordt het rechtstreeks aan laatstgenoemden bezorgd - het volledig verslag over het ziekenhuisverblijf dat de meest kenmerkende anamnetische, klinische, technische en therapeutische gegevens over de hospitalisatie en de vereiste nazorg bevat. Dit verslag wordt ondertekend door de arts die voor de patiënt verantwoordelijk is en wordt door hem overgemaakt aan de door de patiënt aangewezen arts 10. voor elke transfusie het toegediende labiel bloedproduct (met eenheid- of lotnummer), de datum en het uur van toediening, de toedieners (arts en verpleegkundige), de indicatie voor de transfusie, de eventuele reacties en een klinische en/of biologische evaluatie van de doeltreffendheid van de interventie). Het document dat deze gegevens bevat, moet worden opgesteld in de dienst waar het eerste labiel bloedproduct wordt toegediend en het volgt de patiënt gedurende zijn volledige verblijf in het ziekenhuis tot bij de dienst waar de patiënt het ziekenhuis verlaat. Art. 4 van het KB van 3 mei 1999 stipuleert uitdrukkelijk dat het medisch dossier, en in het bijzonder het ontslagverslag, de therapeutische en diagnostische aanpak getrouw moeten weergeven. Het KB geeft ook indicaties over de manier waarop medische dossiers bewaard moeten worden, over de bewaartermijn en over het recht op raadpleging.  Art. 1, § 2 bepaalt dat het medisch dossier mag bijgehouden en bewaard worden in elektronische vorm, “mits voldaan wordt aan alle in dit besluit gestelde voorwaarden”. De uitwerking van de praktische modaliteiten betreffende de elektronische uitwisseling van gegevens uit het medisch dossier werd toevertrouwd aan de minister van Volksgezondheid. Ziekenhuizen kunnen dus vrij de vorm van het patiëntendossier kiezen. De vorm van het patiëntendossier heeft geen invloed op het juridische statuut ervan. Art. 45bis van de Wet Uitoefening Gezondheidszorgberoepen bepaalt dat de koning minimumcriteria kan vaststellen waaraan de programmatuur voor het beheer van het elektronisch medisch (en verpleegkundig) dossier moet beantwoorden om gehomologeerd te worden door de minister van Volksgezondheid. Tot nu toe heeft de koning nog geen gebruik gemaakt van deze bevoegdheid.69  Art. 1, § 3 stipuleert dat het medisch dossier “gedurende minstens dertig jaar in het ziekenhuis” bewaard dient te worden. Er wordt niet gepreciseerd wanneer die 30jarige termijn ingaat of afloopt. De bepaling “in het ziekenhuis” dient volgens de Telematica Commissie70 niet letterlijk geïnterpreteerd te worden. De bewaring van patiëntendossiers behoort tot de verantwoordelijkheden van de hoofdgeneesheer van het ziekenhuis – hij verzekert de veiligheid, de geldigheid, de volledigheid, de confidentialiteit en de beschikbaarheid van de gestockeerde documenten – maar de opslag kan ook buiten het ziekenhuis gebeuren. De bewaring van documenten kan uitbesteed worden aan gespecialiseerde 69

T. VANSWEEVELT en F. DEWALLENS, Het patiëntendossier, Antwerpen-Cambridge, 2011, p. 38.

70

De Commissie ‘Standaarden inzake telematica ten behoeve van de sector van de gezondheidszorg’, kortweg Telematica Commissie genaamd, werd opgericht bij KB van 3 mei 1999 om de ministers van Volksgezondheid en Sociale Zaken te adviseren over de problematiek van de elektronische uitwisseling van patiëntengegevens. In 2008 werden de bevoegdheden van de Telematica Commissie overgeheveld naar het eHealth-platform ten gevolge van de wet houdende oprichting en organisatie van dit platform (wet van 21 augustus).

32

bedrijven mits naleving van artikel 16 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levensfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.71 Voor elektronische dossiers verplicht deze wet de verantwoordelijke voor de verwerking evenals de verwerker om de gepaste technische en elektronische maatregelen te nemen die nodig zijn ter bescherming van de persoonsgegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, evenals tegen de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens (art. 16, § 4,).72  Art. 6, § 1 stelt dat de dossiers van patiënten die de dienst hebben verlaten, worden geklasseerd en bewaard in een medisch archief dat bij voorkeur centraal en elektronisch, of minstens op het niveau van de dienst wordt gegroepeerd met een enig nummer per patiënt binnen het ziekenhuis.  Nog krachtens art. 6 moeten de dossiers steeds geraadpleegd kunnen worden door de geneesheren die betrokken zijn bij de behandeling van de patiënt (§ 1). De patiënt of zijn wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht om, door toedoen van een door hem gekozen geneesheer, kennis te krijgen van de hem betreffende gegevens in het medisch dossier (§ 2).

Het verpleegkundig dossier Het KB van 28 december 2006 houdende bepaling van de algemene minimumvoorwaarden waaraan het verpleegkundig dossier, bedoeld in artikel 17quater van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, moet voldoen, is analoog aan het KB van 3 mei 1999 betreffende het medisch dossier. Het verpleegkundig dossier wordt omschreven als “de weerslag van het verpleegproces” en “een instrument dat toelaat de continuïteit in de verpleegkundige zorg te waarborgen” (art. 2, § 1). Krachtens art. 2, § 2 bevat het verpleegkundig dossier ten minste de volgende documenten en gegevens: 1. de identiteit van de patiënt; 2. de verpleegkundige anamnese, met name alle elementen die tot doel hebben de leefgewoonten van de patiënt te identificeren, de evaluaties, de evoluties, de huidige en potentiële wijzigingen van zijn behoeften alsook alle elementen ter voorbereiding op zijn ontslag; 3. de medische en paramedische informatie die nodig is om de kwaliteit en de continuïteit van de verpleegkundige zorg aan de patiënt te verzekeren; 4. de voorgeschreven medische behandelingen, met name de medicamenteuze toedieningen, de diagnostische onderzoeken, de technische verstrekkingen en de toevertrouwde handelingen; 5. het verpleegplan, met name het document dat het klinisch oordeel van de verpleegkundige omschrijft bij de benadering van gezondheidsproblemen die voortvloeien uit zijn/haar specifieke verantwoordelijkheid. Het verpleegplan bestaat uit verpleegproblemen en/of verpleegdiagnoses, de doelstellingen, de verwachte resultaten en verpleegkundige interventies; 6. de verpleegplanning die een lijst is van de geplande en al dan niet verstrekte zorgen, overeenkomstig het verpleegplan en de voorgeschreven behandelingen; 7. de gestructureerde observatienota's die de evaluatie van de bereikte resultaten documenteren en die de opvolging van de problemen en verwachtingen van de patiënt verzekeren; 8. een afschrift van het verpleegkundig ontslagrapport; dit rapport bevat alle elementen die onontbeerlijk zijn voor het verzekeren van de continuïteit van de verpleegkundige 71

Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, Belgisch Staatsblad, 18.03.1993. 72 T. VANSWEEVELT en F. DEWALLENS, Op. cit., p. 149.

33

zorg. Het wordt ofwel aan de patiënt meegegeven, ofwel behandelende of aan de door de patiënt aangewezen beroepsbeoefenaar.

bezorgd aan de gezondheidszorg-

Het beheer van de informatie bedoeld in artikel 2, § 2, 2°, 5°, 6°, 7°, 8°, valt onder de verantwoordelijkheid van de verpleegkundige. Art. 5 van het KB stipuleert uitdrukkelijk dat het verpleegkundig dossier de verpleegkundige aanpak getrouw moeten weergeven. De bepalingen inzake de bewaring van de verpleegkundige dossiers (mogelijkheid tot bewaring in elektronische vorm, centrale archivering in een verpleegkundig archief, raadpleging door de verpleegkundigen betrokken bij de verzorging van de patiënt) zijn gelijklopend met deze voor de medische dossiers, op één belangrijk verschil na: de bewaartermijn. In tegenstelling tot het medisch dossier dient het verpleegkundig dossier slechts “gedurende minstens 20 jaar” in het ziekenhuis bewaard te worden (art. 1, § 3).

Vanwaar deze verschillende bewaartermijnen? De bewaring van patiëntendossiers beoogt meerdere doelstellingen: het ondersteunen van het werk van de gezondheidsbeoefenaars, het verzekeren van de continuïteit en coherentie in de medische opvolging van de patiënt, het meten en evalueren van de kwaliteit van de zorg en het verzamelen (bewaren) van gegevens voor epidemiologische studies en wetenschappelijk onderzoek. Patiëntendossiers hebben echter ook een belangrijke bewijsfunctie op juridisch vlak (bescherming tegen aansprakelijkheidsvorderingen).73 De 30-jarige bewaartermijn voor medische dossiers is in eerste instantie gebaseerd op de dertigjarige verjaringstermijn die tot 1998 gold voor alle rechtsvorderingen. Artikel 2262 van het Burgerlijke Wetboek bepaalde immers: "alle rechtsvorderingen, zowel zakelijke als persoonlijke, verjaren door verloop van dertig jaren". Artikel 46 van de Code van geneeskundige plichtenleer preciseert de 30-jarige bewaring van medische dossiers en stipuleert: “de geneesheer moet de medische dossiers gedurende 30 jaar na het laatste contact met de patiënt bewaren”.74 In 1998 werd in het Burgerlijk Wetboek echter een kortere verjaringstermijn ingevoerd voor persoonlijke rechtsvorderingen. Door de wet van 10 juni 1998 tot wijziging van sommige bepalingen betreffende de verjaring, werd artikel 2262 van het Burgerlijk Wetboek vervangen door: “Alle zakelijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van dertig jaar, zonder dat hij die zich op deze verjaring beroept, verplicht is daarvan enige titel te vertonen of dat men hem de exceptie van kwade trouw kan tegenwerpen.” … en een artikel 2262bis ingevoegd: "§ 1. Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van tien jaar. In afwijking van het eerste lid verjaren alle rechtsvorderingen tot vergoeding van schade op grond van buitencontractuele aansprakelijkheid door verloop van vijf jaar vanaf de dag volgend op die waarop de benadeelde kennis heeft gekregen van de 73

In een advies van 21 september 2002 van de Nationale Raad van de Orde van geneesheren luidt het als volgt: “Het ligt voor de hand dat voor medische ziekenhuisdossiers zoals voor alle medische dossiers minstens de termijn van bewaring moet gerespecteerd worden die overeenstemt met de wettelijk bepaalde termijnen van verjaring voor de burgerlijke aansprakelijkheid van de artsen en voor de indiening van schadeclaims door patiënten.” (http://www.ordomedic.be, Doc a098004). 74 Code van geneeskundige plichtenleer (http://www.ordomedic.be).

34

schade of van de verzwaring ervan en van de identiteit van de daarvoor aansprakelijke persoon. De in het tweede lid vermelde vorderingen verjaren in ieder geval door verloop van twintig jaar vanaf de dag volgend op die waarop het feit waardoor de schade is veroorzaakt, zich heeft voorgedaan. § 2. Indien een in kracht van gewijsde gegane beslissing over een vordering tot vergoeding van schade enig voorbehoud heeft erkend, dan is de eis die strekt om over het voorwerp van dat voorbehoud vonnis te doen wijzen, ontvankelijk gedurende twintig jaar na de uitspraak." Het KB houdende bepaling van de algemene minimumvoorwaarden waaraan het verpleegkundig dossier moet voldoen, dat recenter is dan het KB houdende bepaling van de algemene minimumvoorwaarden waaraan het medisch dossier moet voldoen – 2006 versus 1999 – weerspiegelt deze evolutie van het recht. In de praktijk maakt de verschillende bewaartermijn van de medische en van de verpleegkundige dossiers – respectievelijk 30 en 20 jaar – het beheer van de patiëntendossiers er niet gemakkelijker op. De Werkgroep Archieven van de Telematica Commissie heeft in het verleden de mogelijkheid bestudeerd om het KB van 1999 aan te passen en door een verkorting van de bewaartermijn te verhelpen aan de “reële logistieke stockeringsproblemen” waar de ziekenhuizen mee kampen. De Telematica Commissie adviseerde in 2002 (dus een aantal jaar vóór het verschijnen van het KB over het verpleegkundig dossier) om: “de wettelijke termijn te volgen, zoals voorgeschreven in artikel 2262bis, §2 van het burgerlijk wetboek en de volledige patiëntendossiers gedurende ten minste 20 jaar te bewaren na het laatste contact van de meerderjarige patiënt met de instelling of vanaf de meerderjarigheid van de minderjarige patiënt (artikel 2252 van burgerlijk wetboek: de verjaring loopt niet tegen minderjarigen).Het laatste contact wordt bepaald als de ontslagdatum van de gehospitaliseerde patiënt of de datum van het laatste ambulant ziekenhuisbezoek (consultatie, dienst spoedgevallen inbegrepen, technisch onderzoek, behandeling, dag-hospitalisatie), spontaan of gepland Na de wettelijke termijn van 20 jaar, dienen beknopte patiëntendossiers bewaard te worden. Deze dossiers moeten minstens de ontslagrapporten, de consultatieverslagen, de anatomopathologische onderzoeksprotocols en de operatieprotocols bevatten. Er wordt aanbevolen ook de laatste problemenlijst van de patiënt alsook de gegevens i.v.m. met de evolutie specifiek voor bepaalde pathologieën te bewaren. Behoudens gemotiveerde beslissing tot bewaring, goedgekeurd door de hoofdgeneesheer, mogen de overige documenten vernietigd worden (zoals onder andere radiologische beelden, elektrocardiograms en elektro-encefalografische tracés, medische en paramedische dossiers en medicatievoorschriften).”75 Dit advies stuitte op verzet bij de Orde van geneesheren76 en werd tot nog toe niet omgezet in regelgeving. Aangezien de in hetzelfde jaar gepubliceerde wet op de patiëntenrechten77 evenmin bepalingen bevat over de bewaartermijn van patiëntendossiers, wordt in deze selectielijst vastgehouden aan de 30-jarige bewaartermijn voor patiëntendossiers met mogelijkheid tot selectie na 20 jaar (vernietiging van de verpleegkundige dossiers) zoals wettelijk vastgelegd door de koninklijke besluiten van 3 mei 1999 en 28 december 2006. 75

http://www.health.belgium.be/eportal/Healthcare/Telematics/Studygroups/TelematicsCommission/8092434?ie2Te rm=telematica&ie2section=83 76 http://www.ordomedic.be (Doc a098004). 77 Wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt, Belgisch Staatsblad, 26.09.2002.

35

Gezien de grote omvang van de dossiers zal deze selectie in de praktijk voornamelijk plaatsvinden indien gewerkt wordt met elektronische dossiers die na het verstrijken van de bewaartermijn op automatische wijze geselecteerd kunnen worden. In veel ziekenhuizen worden papieren en elektronische verpleegkundige dossiers momenteel nog naast elkaar gebruikt, maar de wil is zeker aanwezig om over te stappen op volledig elektronische dossiers omwille van de efficiëntie (transparantie, snelheid van informatieoverdracht, deelbaarheid van informatie) én de kostenbesparingen die gerealiseerd kunnen worden op het vlak van personeel en ruimte. Veel ziekenhuizen kampen immers met overvolle archieven en plaatsgebrek. De overheid probeert actief de informatisering van het verpleegkundige dossiers te stimuleren. In 2005 werd op vraag van de minister van Volksgezondheid een specifieke werkgroep opgericht inzake telematica in de verpleegkunde.78 Deze heeft, in samenwerking met de medische sector, volgende taken: - aanbevelingen formuleren betreffende de minimale functies van een elektronisch verpleegkundig dossier; - het gebruik van een elektronisch verpleegkundig dossier bevorderen en dit zowel in de ziekenhuissector als in de bejaarden- en ambulante zorg; - de elektronische uitwisseling van verpleegkundige gegevens bevorderen zowel binnen het ziekenhuis als tussen ziekenhuizen onderling. Sinds 1 januari 2008 wordt een bedrag van 16.291.000 euro verdeeld onder alle ziekenhuizen dat prioritair dient besteed te worden aan de automatisering van het verpleegkundige luik van het patiëntendossier.79 De stand van zaken van de informatisering wordt nauwgezet opgevolgd.80 De 30-jarige termijn moet worden gezien als een minimumtermijn: de Nationale Raad van de Orde van Geneesheren heeft er in het advies van 11 april 1992 op gewezen dat “medische gegevens, die van wezenlijk belang zijn voor de eventuele latere medische verzorging van de patiënt, zeker gedurende 30 jaar (dienen) te worden bewaard, en soms zelfs nog langer, indien het belang van de verzorging van de patiënt het eist.”81

En na het verstrijken van de 30-jarige termijn? In de praktijk fungeert de minimum bewaartermijn van 30 jaar in ons land vooral als maximale termijn: de meeste ziekenhuizen kampen met plaatstekort en gaan na verloop van 30 jaar over tot daadwerkelijke vernietiging van de patiëntendossiers82, conform artikel 4, paragraaf 1 (punten 3 en 5) van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet): “Art. 4. § 1. Persoonsgegevens dienen: 1° eerlijk en rechtmatig te worden verwerkt; 2° voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden te worden verkregen en niet verder te worden verwerkt op een wijze die, rekening houdend met alle relevante factoren, met name met de redelijke verwachtingen van de 78

http://www.health.belgium.be/eportal/Healthcare/Telematics/Computerizationofhealthprofessionals/Nursing/ WGtelematicsinnursing. 79 Art. 3, § 10 van het koninklijk besluit van 19 september 2008 tot wijziging van het koninklijk besluit van 25 april 2002 betreffende de vaststelling en de vereffening van het budget van financiële middelen van de ziekenhuizen, Belgisch Staatsblad, 07.10.2008. 80 Zie: PowerPoint van B. FOLENS, M. LARDENNOIS, N. BESRI, Informatisering van het verpleegkundig dossier in de ziekenhuizen: een stand van zaken, [FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 2009]. 81

http://www.ordomedic.be (Doc a057006).

82

M. NUYTTENS, Het archiefbeheer in de West-Vlaamse Openbare Ziekenhuizen. Enkele vaststellingen en voorstellen in verband met selectie, in: L. HONNORÉ (ed.), op. cit., p. 71; Bewaartermijn patiëntengegevens. Pleidooi voor wetswijziging, Den Haag, Gezondheidsraad, 2004, p. 121.

36

betrokkene en met de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen, onverenigbaar is met die doeleinden. Onder de voorwaarden vastgesteld door de Koning na advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, wordt verdere verwerking van de gegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden niet als onverenigbaar beschouwd; 3° toereikend, terzake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt; 4° nauwkeurig te zijn en, zo nodig, te worden bijgewerkt; alle redelijke maatregelen dienen te worden getroffen om de gegevens die, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt, onnauwkeurig of onvolledig zijn, uit te wissen of te verbeteren; 5° in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren, niet langer te worden bewaard dan voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt, noodzakelijk is. De Koning voorziet, na advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, in passende waarborgen voor persoonsgegevens die, langer dan hiervoor bepaald, voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.” Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de persoonsgegevens opgenomen in de medische dossiers als niet meer “terzake dienend” beschouwd en de bewaring ervan als “niet langer nodig voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij werden verkregen”, namelijk de zorgverstrekking. De vernietiging van medische dossiers gebeurt onder het toezicht van de (hoofd)geneesheer. Krachtens art. 46 van de Code van geneeskundige plichtenleer moet hij erop toezien dat de dossiers derwijze worden vernietigd dat het beroepsgeheim gewaarborgd blijft. Openbare ziekenhuizen zijn onderworpen aan de Archiefwet van juni 1955 (gewijzigd bij wet van 6 mei 2009) en moeten toestemming vragen aan de algemeen rijksarchivaris vooraleer over te gaan tot de effectieve vernietiging van hun archieven, met inbegrip van de medische dossiers. In het verleden is van diverse zijden gewezen op het grote wetenschappelijk belang van patiëntendossiers en op het feit dat een systematische vernietiging ervan het onderzoek kan schaden. Tijdens het internationaal colloquium “Het geheugen van onze gezondheid. Het medisch archief en zijn hulpbronnen” dat in maart 2007 door Archief- en Bibliotheekwezen in België georganiseerd werd, werd uitvoerig ingegaan op de waarde van medisch archief – “ce patrimoine irremplacable, car de chair et de sang”83 – als bronnenmateriaal voor het epidemiologisch en historisch onderzoek. In Nederland waar grote controverse bestaat over de zeer beperkte bewaartermijn van medische dossiers (15 jaar)84 wordt vaak verwezen naar de hongerwinter-studie, gestart in de jaren negentig, waarbij op basis van de verloskundige gegevens van alle kinderen geboren in het Amsterdamse Wilhelmina Gasthuis kort voor, tijdens en na de oorlogswinter van 1944-45 enerzijds en hun verdere medische geschiedenis 83

Dixit Rosine Lheureux, archivaris Assistance publique - Hôptiaux de Paris. R. LHEUREUX, La gestion des archives hospitalières en France: l’exemple de l’Assistance Publique-hopitaux de Paris, in: L. HONNORÉ, op. cit., p. 25. 84 Volgens de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo) dienen patiëntendossiers na 15 jaar te worden vernietigd. Langer bewaren mag alleen als dat redelijkerwijs voortvloeit uit de zorg van een goed hulpverlener. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de relatie patiënt-huisarts. Oorspronkelijk was in de Wgbo een bewaartermijn van 10 jaar opgenomen. Via een overgangsregeling in de Wgbo was deze vernietigingsplicht voor oudere dossiers uitgesteld tot 1 april 2005. Naar aanleiding van een in 2004 gepubliceerd advies van de Gezondheidsraad over de bewaartermijn van patiëntengegevens werden de wettelijke bewaartermijn en de overgangsregeling verlengd tot 15 jaar ofwel tot 1 april 2010. In afwachting van een definitieve regeling roept de KNMG (Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot Bevordering der Geneeskunst) op om voorlopig geen patiëntendossiers te vernietigen. “Vernietig uw oude patiëntendossiers niet!” (http://knmg.artsennet.nl/Nieuws/Nieuwsarchief/Nieuwsbericht-1/Vernietig-uw-oude-patientendossiers-niet.htm).

37

anderzijds gezocht werd naar een verband tussen blootstelling aan ondervoeding in de baarmoeder en diverse gezondheidsrisico’s op latere leeftijd (o.a. neurale ontwikkelingsstoornissen, fertiliteit en geboortegewicht van kinderen in de volgende generatie). Dit onderzoek had niet kunnen plaatsvinden indien de dossiers na 10 of 15 jaar waren vernietigd.85 De wetgever heeft effectief de mogelijkheid ingebouwd om medische dossiers te gebruiken als bron voor wetenschappelijk onderzoek. Hoewel de wet van 8 december 1992 een principieel verbod instelt op verwerking van persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, voorziet art. 7, § 2, niet minder dan elf uitzonderingsgevallen:86 “§ 2. Het verbod om de in § 1 bedoelde persoonsgegevens te verwerken, is niet van toepassing in de volgende gevallen: a) wanneer de betrokkene schriftelijk heeft toegestemd in een dergelijke verwerking met dien verstande dat deze toestemming te allen tijde door de betrokkene kan worden ingetrokken; de Koning kan, bij een in Ministerraad overlegd besluit na advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, bepalen in welke gevallen het verbod om gegevens betreffende de gezondheid te verwerken niet door de schriftelijke toestemming van de betrokkene ongedaan kan worden gemaakt; b) wanneer de verwerking noodzakelijk is met het oog op de uitvoering van de specifieke verplichtingen en rechten van de verantwoordelijke voor de verwerking met betrekking tot het arbeidsrecht; c) wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de verwezenlijking van een doelstelling vastgesteld door of krachtens de wet met het oog op de toepassing van de sociale zekerheid; d) wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de bevordering en de bescherming van de volksgezondheid met inbegrip van bevolkingsonderzoek; e) wanneer de verwerking om redenen van zwaarwegend algemeen belang verplicht wordt door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie; f) wanneer de verwerking noodzakelijk is ter verdediging van vitale belangen van de betrokkene of van een andere persoon indien de betrokkene fysiek of juridisch niet in staat is om zijn toestemming te geven; g) wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het voorkomen van een concreet gevaar of voor de beteugeling van een bepaalde strafrechtelijke inbreuk; h) wanneer de verwerking betrekking heeft op gegevens die duidelijk door de betrokkene zijn openbaar gemaakt; i) wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte; j) wanneer de verwerking noodzakelijk is voor doeleinden van preventieve geneeskunde of medische diagnose, het verstrekken van zorg of behandelingen aan de betrokkene of een verwant, of het beheer van de gezondheidsdiensten handelend in het belang van de betrokkene en de gegevens worden verwerkt onder het toezicht van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg; k) wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het wetenschappelijk onderzoek en verricht wordt onder de voorwaarden vastgesteld door de Koning bij een in Ministerraad overlegd besluit, na advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.” In het KB van 13 februari 2001 ter uitvoering van de Privacywet wordt de latere verwerking van persoonsgegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden 85

Bewaartermijn patiëntengegevens. Pleidooi voor wetswijziging, Den Haag, Gezondheidsraad, 2004, p. 64. Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levensfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, Belgisch Staatsblad, 18.03.1993. 86

38

(verwerking van gecodeerde en van niet-gecodeerde persoonsgegevens, bekendmaking van de resultaten) en de voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens bedoeld in de artikelen 6 tot 8 van de Wet Privacy (m.a.w. ook de persoonsgegevens die de gezondheid betreffen)87 uitvoering toegelicht.88 Ondanks het bestaan van een degelijk wettelijk kader heeft de Orde van Geneesheren zich in het verleden weigerachtig opgesteld t.a.v. het “blind bewaren van medische gegevens, d.w.z. zonder dat voorafgaandelijk bepaald is met welk doel bepaalde gegevens worden bewaard”. In een advies van 21 september 2002 stelde de Nationale Raad van de Orde van Geneesheren dat “het bewaren van medische gegevens met het oog op epidemiologisch of wetenschappelijk onderzoek enkel kan met de toestemming van de patiënt die geïnformeerd dient te worden over de doelstelling van de bewaring.”89 Met het oog op de redactie van een archiefselectielijst voor ziekenhuisarchieven wilde het Rijksarchief klaarheid scheppen over de wettelijkheid van de bewaring van medische archieven van openbare ziekenhuizen na de bewaartermijn van 30 jaar in het Rijksarchief. Op 22 mei 2008 werd Michel Nuyttens, waarnemend departementshoofd Rijksarchieven in de Vlaamse Provinciën, door het Bureau van de Nationale Raad van de Orde der Geneesheren ontvangen waar hij de permanente bewaring van een representatief staal van medische dossiers in het Rijksarchief bepleitte. Om tegemoet te komen aan de eisen van de Orde werd voorgesteld dat deze dossiers pas 150 jaar na de geboorte van de patiënt openbaar zouden worden. Als reactie op dit onderhoud verzocht de voorzitter van het Bureau van de Nationale Raad, dhr. D. Holsters, de algemeen rijksarchivaris om het advies in te winnen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL).90 In antwoord op een schrijven van 22 oktober 200891 ontving de algemeen rijksarchivaris op 20 december 2011 een uitvoerige analyse van de Privacycommissie over de overdracht van medische dossiers van openbare ziekenhuizen en de terbeschikkingstelling van deze dossiers voor wetenschappelijk onderzoek.92 Meer bepaald wordt een antwoord geformuleerd op volgende vragen: - is de permanente bewaring van medische dossiers door het Algemeen Rijksarchief in overeenstemming met de privacywet? - is de mededeling door het Algemeen Rijksarchief van medische dossiers aan onderzoekers in overeenstemming met de privacywet? - is de algemene openbaarmaking van medische dossiers na 150 jaar in overeenstemming met de privacywet? - is een uitzondering mogelijk op de verplichting tot verwerking onder toezicht van een beroepsbeoefenaar?

87

Artikel 6: persoonsgegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of het lidmaatschap van een vakvereniging blijken, alsook persoonsgegevens die het seksuele leven betreffen. Artikel 7: persoonsgegevens die de gezondheid betreffen. Artikel 8: persoonsgegevens inzake geschillen voorgelegd aan hoven en rechtbanken alsook aan administratieve gerechten, inzake verdenkingen, vervolgingen of veroordelingen met betrekking tot misdrijven, of inzake administratieve sancties of veiligheidsmaatregelen. 88 Koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, Belgisch Staatsblad, 13.03.2001. 89 http://www.ordomedic.be (Doc a098004). 90 Brief van D. Holsters, Bureau van de Nationale Raad van de Orde der Geneesheren, 12 juni 2008. 91 Brief van K. Velle, algemeen rijksarchivaris aan dhr. W. Debeuckelare, voorzitter van de Privacycommissie, 22 oktober 2008. 92 Brief van W. Debeuckelaere, voorzitter van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer aan K. Velle, algemeen rijksarchivaris, 20.12.2011.

39

De integrale tekst van de analyse van de CBPL is in bijlage opgenomen. In het kader van deze selectielijst verdient vooral het bevestigende antwoord van de Privacycommissie op de eerste vraag de nodige aandacht: “Overdracht van ziekenhuisdossier aan het Rijksarchief kan (…) gebeuren in overeenstemming met art. 7 van de privacywet. Alle geldende voorwaarden moeten uiteraard nageleefd worden. Onder meer moet de verwerking steeds gebeuren onder de verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg en moeten de bepalingen van het privacyKB nageleefd worden (art. 25-27 privacyKB).” Het positief advies van de Privacycommissie in verband met de mogelijke bewaring van patiëntendossiers na de administratieve bewaartermijn in het Rijksarchief, verlegt de focus naar een volgende vraag, namelijk: hoeveel en welke patiëntendossiers zullen worden bewaard? Op basis van welke selectiecriteria zullen de uitgebreide archieven van ziekenhuizen geselecteerd worden? Een integrale bewaring van de miljoenen medische dossiers bewaard in alle Belgische openbare ziekenhuizen is immers geen optie. De selectie van de ziekenhuisarchieven in het algemeen, en van de patiëntendossiers in het bijzonder wordt besproken in de volgende paragrafen.

De selectie van ziekenhuisarchieven Voorstelling van het concept ‘selectie’ Binnen de archiefwereld bestaat consensus over het feit dat instellingen hun archieven moeten selecteren. Een eventueel toekomstig gebruik van documenten weegt immers niet op tegen de gigantische kostprijs van een integrale bewaring. Bovendien hebben we tijdens onze bezoeken aan diverse openbare ziekenhuizen kunnen vaststellen dat het niet regelmatig selecteren van archieven op termijn vaak een averechts effect ressorteert. Wanneer de archiefruimten overvol geraken, is het gevaar reëel dat de beheerders op een dag beslissen om tabula rasa te maken, en dat ook documenten die zeer waardevol zijn voor de geschiedenis van de instelling in de papierversnipperaar belanden. Het Rijksarchief heeft als wettelijke taak om historische archieven te bewaren, maar ook zij beschikt niet over de financiële en materiële middelen om alles te bewaren. Openbare archieven worden voor hun overbrenging naar het Rijksarchief op een systematische wijze aan een selectie onderworpen. Met het oog op een verantwoorde selectie wordt onderzoek verricht naar de inhoud van de archieven enerzijds en naar de context waarin ze werden gemaakt/ontvangen anderzijds. Deze methode wordt in het archivistisch jargon omschreven als ‘contextuele microselectie’. Elke reeks wordt getoetst aan een aantal criteria die de bewaring of de vernietiging ervan kan rechtvaardigen: wettelijke en administratieve verplichtingen, criteria betreffende de relatieve informatiewaarde en criteria betreffende de aard van de gegevens. In het geval van de ziekenhuisarchieven speelden wettelijke en administratieve verplichtingen geen rol bij de bepaling van de definitieve bestemmingen – ziekenhuizen produceren immers geen reeksen met blijvende (d.w.z. onverjaarbare) bewijskracht – maar wel bij de vastlegging van de bewaartermijnen. De langste bewaartermijnen gelden voor de individuele personeelsdossiers die met het oog op de pensioenrechten van de personeelsleden een vijftigtal jaar bewaard moeten worden, voor de archieven van de bestuursorganen (processenverbaal van de vergaderingen, jaarverslagen enz.) en voor de patiëntendossiers (30 jaar).

40

Criteria betreffende de relatieve informatiewaarde (de mate van volledigheid en van uniciteit van de informatie, het bewaarniveau, het synthetisch karakter van de bescheiden, enzovoort) speelden daarentegen wel een belangrijke rol bij de waardering van de reeksen. Indien meerdere documenten voorhanden zijn die gelijkaardige informatie bevatten, dan werd steeds gekozen voor bewaring van dat document waarin de informatie het meest volledig aanwezig is. Hetzelfde principe wordt toegepast voor documenten die op verschillende administratieve niveaus worden bewaard. In de opmerkingentabel wordt meermaals verwezen naar het criterium bewaarniveau. Documenten die unieke informatie bevatten werden dan weer met zeer grote voorzichtigheid geëvalueerd. Indien deze reeksen toch de bestemming ‘vernietigen’ meekregen, is dit meestal te wijten zijn aan hun weinig interessante inhoud. Ook de aard van de documenten werd in beschouwing genomen. Er werd voorrang gegeven aan de bewaring van originelen, tenzij het kopieën betreft die deel uitmaken van volwaardige dossiers, die rijker aan informatie zijn. Ziekenhuizen die nog archieven hebben die dateren van vóór de Tweede Wereldoorlog of uit hun ontstaansperiode, willen wij vragen om het Rijksarchief te contacteren vooraleer een selectie door te voeren. Aangezien de archiefsituatie inzake openbare ziekenhuizen nog onduidelijk is, zou het kunnen dat de selectiebeslissingen uit deze lijst bijgestuurd dienen te worden en dat het Rijksarchief beslist om reeksen die normaal gezien vernietigd worden, toch te bewaren. Werden eveneens ‘uitverkoren’ voor definitieve bewaring: archieven die op een beknopte manier gegevens uit andere documenten samenvatten, zoals jaarverslagen. De integrale bewaring van deze synthesedocumenten rechtvaardigt in zekere mate de vernietiging van (een deel van) de documenten die de detailinformatie bevatten. Op gelijkaardige wijze rechtvaardigt het bestaan van publicaties (artikels, administratieve en wetenschappelijke verslagen,…) de vernietiging van minuten en voorbereidende documenten. Het zogenaamde schonen, dit is het verwijderen van dubbels en allerhande kopieën wordt over het algemeen niet als selecteren beschouwd; het maakt onderdeel uit van een normaal, correct dossierbeheer. Bij de waardering van de archiefreeksen werd zeker ook aandacht besteed aan de aard van de informatie die de documenten bevatten. Komen op systematische wijze in aanmerking voor definitieve bewaring, de documenten die informatie bevatten over: - de oprichting, de organisatie en de werking van het ziekenhuis; - de plaats van de instelling in de organisatie en de administratieve hiërarchie (bijvoorbeeld: de centra van maatschappelijk welzijn die hen beheren); - het algemeen beleid gevoerd door het ziekenhuis (processen-verbaal van beleids- en adviesorganen) en de manier waarop het ziekenhuis haar missie interpreteert (richtlijnen, onderzoeksprogramma’s, dienstorders…) - de interne werking van het ziekenhuis; - de werkzaamheden (jaarverslagen, wetenschappelijke verslagen, …) Uitzonderlijke omstandigheden hebben directe en indirecte gevolgen voor de werking van openbare ziekenhuizen en voor hun archiefproductie. Herstructureringen, fusies, uitbreidingen,… hebben hun weerslag op de archieven. Andere gebeurtenissen beroeren de hele maatschappij en worden weerspiegeld in de archieven van de instelling. Het lijkt ons belangrijk om die documenten te bewaren die gemaakt werden juist voor en juist na een institutionele hervorming, om een studie van de totstandkoming van nieuwe procedures mogelijk te maken. Wereldoorlogen, hervormingen in de openbare bijstand,… hebben de Belgische maatschappij getekend en een zeer grote invloed gehad op de werking van

41

verzorgingsinstellingen. Archieven die betrekking hebben op deze periodes komen dus zeker ook in aanmerking voor definitieve bewaring. Daarentegen wordt de vernietiging van documenten aanvaard, indien: - de documenten kopieën of dubbels zijn waarvan de originelen bewaard zijn in goede, geordende en toegankelijke staat; - de informatie in de bescheiden fragmentarisch en onvolledig is; - de informatie in de bescheiden in gedrukte vorm beschikbaar is (het drukwerk moet dan wel een volledige en getrouwe weergave zijn van het origineel); - de informatie in de bescheiden volledig of grotendeels aanwezig is in bescheiden die elders worden bewaard; - de informatie van zeer persoonlijke aard is of slechts een beperkte draagwijdte heeft (op voorwaarde dat andere criteria niet in het voordeel van een bewaring pleiten). Deze criteria werden voor de verschillende reeksen afgetoetst.

Reeksen m.b.t. het algemeen beheer van het ziekenhuis a. Organisatie en interne werking De reeksen met betrekking tot de organisatie en interne werking van het ziekenhuis moeten grotendeels bewaard worden; het betreft hier immers het ‘zenuwcentrum’ van het ziekenhuis. Routinebriefwisseling, dubbels van briefwisseling en statistieken die ook in gedrukte vorm beschikbaar zijn, mogen wel vernietigd worden. Stukken betreffende lidmaatschap of deelname van ziekenhuispersoneel van/aan externe overlegorganen en werkgroepen dienen enkel bewaard te worden indien de betrokken personen ook officieel het secretariaat van deze organen/werkgroepen waarnemen. b. Activiteiten van de beleidsorganen De archiefreeksen aangemaakt door deze organen zijn vanuit historisch oogpunt bijzonder waardevol aangezien zij richting geven aan het ziekenhuisbeleid. Slechts een beperkt aantal reeksen mogen hier vernietigd worden: de uitnodigingen voor vergaderingen, de aanwezigheidslijsten (deze zijn immers ook opgenomen in de notulen van de vergaderingen) en de stukken betreffende de praktische organisatie van de vergaderingen. c. Activiteiten van de medische raad en de commissie voor medische ethiek Hetzelfde geldt voor de twee belangrijkste adviesorganen: de medische raad en de commissie voor medische ethiek. Gezien de belangrijke invloed van deze organen op het ziekenhuisbeleid mag maar een beperkte selectie doorgevoerd worden (uitnodigingen of andere stukken betreffende de praktische organisatie van vergaderingen mogen vernietigd worden). d. Activiteiten van het comité (team) voor ziekenhuishygiëne Onze bedoeling is om die documenten te bewaren die een beeld geven van het beleid inzake hygiëne gevoerd door het ziekenhuis en van de concrete acties op de werkvloer. De concrete richtlijnen ziekenhuishygiëne mogen vernietigd worden; de inhoud ervan zal immers ook aan bod komen in de algemene documenten (beleidsplannen, strategische plannen, notulen van vergaderingen) die wèl worden bewaard.

42

e. Activiteiten van het comité medisch materiaal, medisch farmaceutisch comité, pluridisciplinaire antibiotherapiebeleidsgroep, transfusiecomité, interne transplantatieraad De activiteiten van deze organen geven aanleiding tot heel wat praktische documenten (richtlijnen, aanbevelingen, procedures…) zonder grote historische waarde. Bij het selecteren dienen vooral die documenten bewaard te worden die een overzichtelijk beeld geven van de activiteiten van de comités, zoals jaarverslagen en registers. Stukken betreffende deelname van comitéleden aan externe werkgroepen dienen enkel bewaard te worden indien de betrokken personen ook officieel het secretariaat van deze werkgroepen waarnemen. f. Personeelsbeheer Wet- en regelgeving m.b.t. personeelszaken mag vernietigd worden aangezien het hier geen originele archiefbescheiden betreft; de originelen zullen op andere beleidsniveaus worden bewaard. Belangrijk is wel om de dossiers inzake de algemene personeelspolitiek van het ziekenhuis (reglementering, recrutering, specialisatie…) te bewaren. Dossiers inzake het geldelijk, administratief en syndicaal statuut van het personeel zullen eveneens op een hoger niveau bewaard worden. De notulen van het overleg met de vakbonden, een goede bron voor de perceptie van de werkomstandigheden, moeten wel op het niveau van het ziekenhuis bewaard worden. De enige stukken inzake de recrutering van personeel die bewaard moeten worden, zijn opgenomen in de personeelsdossiers. Alle andere (stukken betreffende aanwervingsprocedures, niet weerhouden kandidaturen,…) mogen reeds na vrij korte periode vernietigd worden. Het personeelsregister dat een algemeen overzicht biedt, moet ook na de administratieve bewaartermijn bewaard worden. Eventuele andere personeelsoverzichten en lijsten mogen op het moment van hun vervanging/vernieuwing vernietigd worden. De personeelsdossiers die soms in afzonderlijke reeksen zijn opgesplitst (bijvoorbeeld: vorming en evaluatie) dienen geselecteerd te worden. Aan het einde van de administratieve bewaartermijn, vastgelegd op 75 jaar na de geboortedatum – m.a.w. 10 jaar na de pensioenleeftijd – zullen enkel de dossiers van de directie, van de geneesheren en van de hoofdverpleegkundigen integraal bewaard worden. Een staal van de overige personeelsdossiers (ca. 5 %) zal getuigen van de andere profielen aanwezig in de instelling (bijvoorbeeld technisch personeel, verpleeg- en zorgkundigen). Courante stukken inzake sociale zekerheid, salarissen, vergoedingen… kunnen vernietigd worden indien ze geen administratief nut meer hebben. Van de dossiers inzake de organisatie van personeelsevenementen zullen de teksten van de toespraken en eventueel beeldmateriaal bewaard worden. Dossiers die getuigen van moeilijke of bijzondere gebeurtenissen (oorlogen, stakingen, rampen…) komen zeker ook in aanmerking voor definitieve bewaring. Indien één of meerdere personeelsverenigingen actief zijn in de instelling, is het belanbrijk om de algemene documenten (statuten, processen-verbaal van de vergaderingen) te bewaren. Uitvoerende stukken mogen na 10 jaar vernietigd worden. g. Financieel beheer De bewaartermijn van financiële stukken werd in overeenstemming met art. 6 van het KB van 14 december 1987 vastgelegd op 10 jaar. Na verloop van die 10 jaar moeten enkel de algemene documenten die een samenvattend beeld van de boekhouding bieden (de grootboeken, de jaarrekeningen, de boekhoudkundige jaarverslagen en de verslagen van de bedrijfsrevisor) bewaard worden. Alle andere documenten kunnen vernietigd worden, met uitzondering van de aankoopdossiers van gesofisticeerde medische apparatuur, die interessant zijn voor de studie van de technologische vooruitgang in de medische sector, een hoogtechnologische sector bij uitstek, en van de dossiers inzake giften en legaten.

43

Inlichtingen die de ziekenhuizen verplicht moeten overmaken aan de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu zullen op dat niveau worden bewaard. Eventuele dubbels bewaard in het ziekenhuis mogen vernietigd worden. Duplicaten van getuigschriften voor verstrekte hulp en van facturen moeten zeven jaar bewaard worden. Na afloop van de administratieve bewaartermijn mogen deze kopieën vernietigd mogen worden. Informatie m.b.t. (terug)betalingen zal op een hoger niveau bewaard worden (RIZIV). h. Beheer van roerende en onroerende goederen Vanuit administratief én historisch oogpunt is het belangrijk om de dossiers inzake de verwerving en de overdracht van terreinen en gebouwen en inzake belangrijke nieuwbouw, aanpassings- en verbouwingswerken van het ziekenhuis te bewaren. Zij getuigen van de uitbreidings/inkrimpingspolitiek van de instelling. Dossiers inzake het gewone onderhoud en inzake de huur of de verhuring van terreinen of gebouwen daarentegen mogen vernietigd worden na het verstrijken van de administratieve en juridische bewaartermijn. Alle specifieke dossiers inzake roerende goederen (bijvoorbeeld inventarissen, stukken betreffende verhuizingen…) kunnen vernietigd worden na de administratieve bewaartermijn. De stukken die interessant zijn vanuit historisch oogpunt zullen op een hoger niveau bewaard worden, met name op het niveau van de dienst belast met het financieel beheer. i. Coördinatie van de communicatie, perscontacten en onthaal Uit de archieven van de dienst(en) communicatie en onthaal zullen die documenten geselecteerd worden die getuigen van belangrijke evenementen georganiseerd door de instelling en van het beeld van het ziekenhuis dat in de media wordt geschetst. Het betreft o.a. de dossiers inzake bezoeken van personaliteiten, het Gouden Boek van de instelling, persdossiers of –teksten en persknipsels m.b.t. het ziekenhuis. Van alle publicaties van het ziekenhuis (bijvoorbeeld: brochures, affiches) zal één exemplaar bewaard worden. De voorbereidende stukken en eventuele stocks (niet verspreide publicaties) kunnen vernietigd worden. Veel moeilijker is het om de internet-, extranet- en intranetsite van het ziekenhuis te bewaren, aangezien deze quasi permanent evolueert. Dit zou serieuze inspanningen vergen, voor een weinig overtuigend resultaat. Belangrijk is dat men er op toeziet dat documentatie over de structuur, over de presentatie en de functionaliteiten wordt bewaard, evenals enkele printscreens of snapshots van de schermen. Deze zullen getuigen van de communicatiestrategie van het ziekenhuis. Een eventuele fotoverzameling van het ziekenhuis komt zeker in aanmerking voor blijvende bewaring. Deze visuele documenten vormen immers een waardevolle aanvulling op de geschreven documenten. j. Beheer van informatie‐ en communicatietechnologie De reeksen van deze dienst hebben betrekking op de diverse hard- en softwaresystemen die in het ziekenhuis gebruikt worden. Documentatie m.b.t. de softwaresystemen moet enkel bewaard blijven indien deze gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie (historische archieven). Andere stukken mogen vernietigd worden van zodra ze geen nut meer hebben voor de dienst.

44

k. Juridische ondersteuning De dossiers inzake rechtsprocedures moeten geselecteerd worden: enkel diegene die aan de basis lagen van praktijkwijzigingen binnen het ziekenhuis, m.a.w. de dossiers met precedentswaarde, moeten bewaard worden. l. Kwaliteitsbeheer In de ziekenhuizen die een kwaliteitsmanagementsysteem op poten hebben gezet en in het bijzonder in Vlaanderen waar dit bij decreet is vastgelegd, zullen de opeenvolgende kwaliteitshandboeken worden bewaard. Deze zijn bijzonder interessant, o.a. omdat ze een periodieke zelfevaluatie van de klinische en van de operationele performantie bevatten. De confrontatie met andere bronnen, met name met de archieven van de beleidsorganen van de instelling, zal ongetwijfeld de invloed van deze vaststellingen aantonen. m. Beheer milieuzorg Omwille van het groot maatschappelijk belang van het thema en omwille van de specificiteit van het milieubeheer in de ziekenhuiscontext, dienen algemene milieudossiers van het ziekenhuis bewaard te worden. Andere stukken mogen vernietigd worden na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn. n. Coördinatie van preventie en bescherming op het werk De studie van de werkomstandigheden in openbare verzorgingsinstellingen vereist zeker de bewaring van de reglementen eigen aan de instelling en van de globale preventieplannen. Ook de jaarverslagen en de notulen van het comité PB, die informatie geven over problemen ondervonden op de werkvloer en over getroffen maatregelen komen in aanmerking voor permanente bewaring. Hetzelfde geldt voor het register waar werknemers voorstellen of opmerkingen kunnen optekenen; uit dit document zal immers hun perceptie blijken van de werkomgeving. Medische dossiers van personeelsleden mogen 15 jaar na het vertrek van de betrokken personen worden vernietigd. Belangrijk is wel op te merken dat een aantal wettelijke bepalingen voorzien in de overbrenging van dossiers van personeelsleden blootgesteld aan specifieke risico’s (asbest, ioniserende straling,…) naar de FOD Volksgezondheid. Enkele bijzondere reeksen zullen eveneens worden bewaard: verslagen opgesteld na zware arbeidsongevallen, aangezien zij getuigen van de werkomstandigheden in een welbepaalde omgeving, en de registers van klachten over geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk. Deze laatste fungeren als graadmeters voor de omvang van dit probleem binnen de instelling en voor de bewustwording van dergelijk problematisch gedrag. Alle andere uitvoerende stukken, zeker deze die als bron/basis dienden voor de opmaak van algemene stukken, kunnen op regelmatige basis geselecteerd en vernietigd worden. o. Beheer van de ziekenhuiskeuken In het kader van het beheer van de ziekenhuiskeuken worden uitsluitend uitvoerende stukken zonder blijvende waarde geproduceerd. Zij mogen zonder enige uitzondering vernietigd worden. p. Beheer van de registraties De gegevens worden doorgegeven en bewaard op een hoger niveau (FOD Volksgezondheid of directie van het ziekenhuis). Kopieën die een tijdlang intern worden bewaard, mogen na 5 jaar vernietigd worden.

45

q. Klachtenbeheer (ombudsdienst) De werking van de ombudsdienst in ziekenhuizen is aan strikte regels gebonden. Het KB van 8 juli 2003 houdende vaststelling van de voorwaarden waaraan de ombudsfunctie in de ziekenhuizen moet voldoen, regelt de bewaartermijn van persoonsgegevens verzameld in het kader van het onderzoek van de klacht: deze mogen slechts bewaard worden gedurende de tijd nodig voor de behandeling van de klacht en voor het opstellen van het jaarverslag. Komen wel in aanmerking voor permanente bewaring: het huishoudelijk reglement van de dienst en het jaarverslag. Aan de hand van dit synthesedocument zal het mogelijk zijn om zich een goed beeld te vormen van de problemen en klachten waarmee het ziekenhuis jaarlijks geconfronteerd wordt. r. Beheer van bibliotheek, documentatie, archief en (museum)collectie(s) Conform de vigerende regels voor instellingen belast met de bewaring van erfgoed en archieven, is het in de eerste plaats belangrijk om de inventarissen, registers en/of repertoria van de bestanden en verzamelingen van het ziekenhuis te bewaren. Dossiers inzake de organisatie van tentoonstellingen moeten geselecteerd worden: het volstaat om inhoudelijke stukken en documenten betreffende de externe communicatie (folders, persteksten,…) te bewaren. Voorbereidende en uitvoerende stukken (boekhoudkundige documenten bijvoorbeeld) mogen vernietigd worden. Ook de opeenvolgende reglementen voor bezoekers/lezers zullen bewaard worden. s. Patiëntenadministratie en centrale inning Met uitzondering van het reglement betreffende de werking van de inningsdienst, zijn de documenten aangemaakt in het kader van de patiëntenadministratie niet bestemd voor blijvende bewaring. Ze bevatten ‘slechts’ persoonsgegevens die in andere overheidsarchieven met meer bewijskracht opgezocht zullen kunnen worden, en gegevens van praktische aard (bijvoorbeeld over de kamerkeuze, over de hospitalisatieverzekering,…). t. Sociale dienst De sociale dossiers van de ziekenhuizen dienen behandeld te worden in overeenstemming met de bestaande selectierichtlijnen voor OCMW-archieven.93 Bedoeling is niet om alle informatie te bewaren, maar om een kleine steekproef te selecteren waaruit blijkt hoe in de loop der jaren tegemoet gekomen werd aan de sociale noden van de personen opgenomen in het ziekenhuis. We opteren voor een bewaring van maximaal 5 % van de dossiers. De databank die toegang geeft tot de totaliteit van de dossiers mag vernietigd worden van zodra de dossiers die erin opgenomen zijn geen administratief nut meer hebben.

Reeksen m.b.t. de medische zorgverlening a. Organisatie van de zorgverlening De manier waarop de verschillende ziekenhuisdiensten de zorgverlening organiseren is vastgelegd in reglementen. We geven de voorkeur aan de bewaring van deze reglementen, evenals van de registers die een aantal afdelingen zoals de materniteit bijhouden, boven die van geïsoleerde documenten. Ook de patiëntendossiers, waarvan een selectie bewaard zal worden (zie verder) zullen getuigen van de werkwijze in de diverse diensten.

93 Voor de archiefselectielijst van OCMW-archieven: zie www.arch.be (“advies over archiefbeheer” selectielijsten).

46

-

b. Beheer van de ziekenhuisapotheek Ook hier wordt de voorkeur gegeven aan bewaring van die stukken die een beeld geven van de organisatie en de werking van de apotheek. Financiële en uitvoerende stukken (voorschriften en registers, bestelbonnen,…) mogen vernietigd worden. c. Zorgverlening De bepaling van selectiecriteria voor de patiëntendossiers was veruit de moeilijkste selectiebeslissing. In de werkgroep werd gediscussieerd over de denkpistes die in het verleden reeds bewandeld werden voor de selectie van medische dossiers, namelijk:94 -

een steekproefgewijze selectie, een selectiemethode waarbij de beslissing tot het al dan niet bewaren wordt genomen op grond van bepaalde chronologische, geografische, alfabetische, numerieke of fysieke criteria. De ordening van de reeks (numeriek, alfabetisch, chronologisch…) is bepalend voor de keuze van de criteria. Voor ziekenhuizen die gebruik maken van het JALEMA-systeem (klassement op basis van de geboortedag en -maand) zou bijvoorbeeld gekozen kunnen worden voor permanente bewaring van de dossiers van alle personen geboren op bepaalde dagen van de maand. Voor ziekenhuizen met een numeriek klassement, zou een numeriek criterium kunnen worden gehanteerd, bijvoorbeeld: alle dossiers waarvan het nummer eindigt op 0. Systematische steekproeven op basis van alfabetische criteria waarbij de selectie gebeurt op basis van de eerste letter(s) van de familienaam zijn minder aangewezen aangezien deze methode geen rekening houdt met de gebrekkige representativiteit van bepaalde letters, noch met de over- of ondervertegenwoordiging van bepaalde initialen in bepaalde talen (bijv. de D in het Frans, de V in het Nederlands). Met de systematische steekproef wordt geen representativiteit nagestreefd, maar worden massabestanden op vrij eenvoudige wijze tot beheersbare proporties gereduceerd. Doorgaans wordt in het Rijksarchief een bewaarpercentage van 10 % nagestreefd. In het verleden heeft het Rijksarchief deze selectiemethode met succes toegepast, bijvoorbeeld bij de selectie van gerechtelijke archieven. Een belangrijk voordeel van deze selectiemethode is dat achteraf de mogelijkheid blijft bestaan om zowel kwantitatief95 als kwalitatief onderzoek96 te verrichten op de weerhouden dossiers.97

-

het bewaren van dossiers van bepaalde afdelingen omwille van het intrinsieke belang van bepaalde specialisaties. Dossiers van andere afdelingen zouden slechts in uitzonderlijke gevallen (“manifest wetenschappelijk interessante gevallen”) bewaard worden.98

94 M. NUYTTENS, Het archiefbeheer in de West-Vlaamse Openbare Ziekenhuizen. Enkele vaststellingen en voorstelling in verband met selectie, in: L. HONNORÉ (ed.), op. cit., p. 77. 95 Onderzoek om op lange of middenlange termijn trends te onderscheiden, grote lijnen te zien en algemene conclusies te trekken. 96 Onderzoek naar een specifiek onderwerp, naar een persoon of een groep van personen, een gebeurtenis of plaats. 97 P. DROSSENS, Archief gewogen. Een onderzoek naar de theorie en praktijk van waardering en selectie, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 2011, p. 272. 98 M. NUYTTENS, Het archiefbeheer in de West-Vlaamse Openbare Ziekenhuizen. Enkele vaststellingen en voorstelling in verband met selectie, in: L. HONNORÉ (ed.), op. cit., p. 77.

47

Bij het vastleggen van de selectiecriteria voor de bewaring van patiëntendossiers in het Rijksarchief werd rekening gehouden met het feit dat het Rijksarchief niet de enige bewaarplaats voor statische patiëntendossiers is (d.w.z. dossiers waarvan het administratief nut verstreken is) én met het feit dat een gedeelte van de informatie uit de medische en verpleegkundige dossiers in gecodeerde of geaggregeerde vorm op een hoger niveau – op het niveau van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu – bewaard wordt (en later permanent bewaard zal worden in het Rijksarchief). Permanente bewaring van patiëntendossiers buiten het Rijksarchief Een aantal zorginstellingen – het betreft zowel private als openbare instellingen – heeft er om uiteenlopende redenen voor gekozen om de patiëntendossiers permanent te bewaren, in papieren of gedigitaliseerde vorm. Dat is bijvoorbeeld het geval voor het Universitair Ziekenhuis te Leuven waar jaarlijks 65.000 patiënten worden gehospitaliseerd en 635.000 consultaties plaatsvinden.99 De oudst aanwezige dossiers in het Centraal Medisch Archief (CMA) dateren van 1942.100 Het UZ Leuven heeft beslist om geen gegevens te vernietigen, en dit omwille van hun waarde voor het wetenschappelijk onderzoek. Weliswaar worden niet alle patiëntendossiers in hun originele vorm bewaard. Een gedeelte van de dossiers, met name het actieve gedeelte van het CMA, werd in de jaren 2007-2009 gedigitaliseerd waarna de originele, papieren dossiers werden vernietigd.101 Ook de patiëntendossiers van het Militair Hospitaal Koningin Astrid in Neder-OverHeembeek worden niet geselecteerd na het verstrijken van de bewaartermijn. Zij worden, evenals alle documenten met medisch karakter die betrekking hebben op (ex-)personeelsleden van Defensie of op personen die door Defensie werden verzorgd, gemicrofilmeerd en gescand en op die manier permanent gearchiveerd door de Dienst Medische Archieven (ressorterend onder ACOS Well-Being). Beschikbaarheid van informatie uit de patiëntendossiers in federaal georganiseerde registraties, met name in de MZG- en de MPG-registratie (MZG: minimale ziekenhuisgegevens - MPG: minimale psychiatrische gegevens) Krachtens het KB van 27 april 2007102 zijn algemene, niet-psychiatrische ziekenhuizen verplicht om gegevens over de patiëntenopnamen te registreren en zesmaandelijks over te maken aan de FOD Volksgezondheid. De MZG-registratie kwam op 1 januari 2008 in de plaats van de afzonderlijke registratie van de minimale verpleegkundige gegevens (MVG) en van de minimale klinische gegevens (MKG) die respectievelijk in 1988 en in 1990 werden ingevoerd.103

-

De MZG bevatten: structuur gegevens waaronder de basisinformatie over het ziekenhuis; administratieve gegevens waaronder 1° identificatiegegevens (van de patiënt en van het verblijf d.m.v. unieke nummers), 2° patiëntgegevens (geboortejaar, geslacht,

99

Jaarverslag 2010 UZ Leuven. “Samen streven naar topgeneeskunde”, Leuven, 2011, p. 24. C. STUYVEN, Universitaire ziekenhuizen Leuven. Het medisch dossier: van het tastbare naar het virtuele, in: L. HONNORÉ (ed.), op. cit., p. 94. 101 P. SEGAERT, UZ Leuven digitaliseert papieren medisch archief. Laatste stap naar volledig elektronisch medisch dossier, in: Hospitals.be, 2009, nr 2. 102 Koninklijk besluit van 27 april 2007 houdende bepaling van de regels volgens welke bepaalde ziekenhuisgegevens moeten worden medegedeeld aan de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft, Belgisch Staatsblad, 10.07.2007. 103 De inhoudelijke aspecten en modaliteiten van de verplichte mededeling door de niet-psychiatrische ziekenhuizen van de MKG en de MVG werden geregeld door het koninklijk besluit van 6 december 1994 (Belgisch Staatsblad, 30.12.1994), gewijzigd door de KB’s van 8 oktober 1996, 4 december 1998, 3 mei 1999, 2 december 1999, 1 oktober 2002 en 6 december 2005. Dit koninklijk besluit werd opgeheven bij KB van 27 april 2007, Belgisch Staatsblad, 10.07.2007. 100

48

-

-

gemeente/land, nationaliteit, verzekering, heropname) en 3° gegevens aangaande het verblijf (o.a. datum van opname en van ontslag, het aantal te factureren verpleegdagen, de verwijzende instantie, de bestemming van de patiënt na ontslag, aanduiding in welk(e) specialisme(n) de patiënt is behandeld); medische gegevens (o.a. diagnose(s), doodsoorzaak, ingrepen en onderzoeken). De medische gegevens worden gecodeerd volgens de internationale ICD-9-CM classificatie104 en de RIZIV-nomenclatuur; verpleegkundige gegevens (detail van de verpleegkundige toegediende zorgen). Voor de registratie van de verpleegzorg werd een classificatie opgesteld van 78 criteria; personeelsgegevens, waaronder beschikbaar personeel en aantal gepresteerde uren. De medische en de verpleegkundige dossiers vormen de basis voor de registratie van de medische en de verpleegkundige gegevens (KB van 3 mei 1999, art. 5105 en KB van 28 december 2006, art. 6106). De ziekenhuizen moeten de administratieve en de medische gegevens continu voor elke patiëntopname registreren. De registratie van verpleegkundige en de personeelsgegevens daarentegen is beperkt tot vier steekproefperiodes, namelijk de eerste vijftien dagen van de maanden maart, juni, september en december. In de MKG-databank zijn de identificatiegegevens van de patiënten (registratienummer en verblijfsnummer) gecodeerd. Krachtens art. 9 § 2 van het KB van 27 april 2007107 dienen de MZG door de FOD Volksgezondheid gedurende een termijn van 30 jaar bewaard te worden. Deze termijn wordt noodzakelijk geacht om trends op lange termijn te kunnen bestuderen (o.a. voor het epidemiologisch onderzoek). Op advies van de Privacycommissie die er op gewezen had dat er ondanks de codering van de identificatoren (registratienummer en verblijfsnummer) een risico op heridentificatie op basis van de geregistreerde gegevens bleef bestaan,108 werd wel een beveiliging ingebouwd: de sleutel om de gegevens te verbinden met het medisch dossier van de patiënt binnen het betrokken ziekenhuis, met name het registratienummer van de patiënt en het verblijfsnummer, dient reeds na 10 jaar vernietigd te worden. Overigens legt het KB sterke beperkingen op aan de toegankelijkheid van deze beveiligde databank: enkel de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens – een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg, met name een dokter in de genees-, heel- en verloskunde – heeft toegang tot de volledige databank. Voor de analyses dienen afzonderlijke bestanden aangemaakt te worden enkel met de gegevens nodig om aan specifieke doeleinden te voldoen.109

104

International Classification of Diseases, 9th revision, Clinical Modification (WHO). “De stukken vermeld in artikel 4 vormen de basis voor de registratie van de Minimale Klinische Gegevens, bedoeld in artikel 153, § 2, 3°, van de wet van 29 april 1996 houdende sociale bepalingen.” Art. 5 van het KB van 3 mei 1999 houdende bepaling van de algemene minimumvoorwaarden waarvan het medisch dossier, bedoeld in artikel 15 van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, moet voldoen, Belgisch Staatsblad, 30.07.1999. 106 “Het verpleegkundig dossier vormt de basis voor de registratie van de Minimale Verpleegkundige Gegevens, bedoeld in de artikelen 2, 3bis en 7ter van het koninklijk besluit van 6 december 1994 houdende bepaling van de regels volgens welke bepaalde statistische gegevens moeten worden meegedeeld aan de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft”. Art. 6 van het KB van 28 december 2006 houdende bepaling van de algemene minimumvoorwaarden waaraan het verpleegkundig dossier, bedoeld in artikel 17quater van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, moet voldoen, Belgisch Staatsblad, 30.01.2007. 107 Belgisch Staatsblad, 10.07.2007. 108 “De Commissie vestigt de aandacht of het feit dat, hoewel de identificatiegegevens van de betrokkenen worden gecodeerd, sommige van de verzamelde gegevens makkelijk kunnen gebruikt worden met het oog op heridentificatie van deze personen. De data van opname en ontslag bijvoorbeeld, volstaan vaak om de identiteit van de betrokkene te achterhalen.” KB van 27 april 2007 houdende bepaling van de regels volgens welke bepaalde ziekenhuisgegevens moeten worden meegedeeld aan de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft, Belgisch Staatsblad, 10.07.2007. 109 Artikel 9 van het KB van 27 april 2007 houdende bepaling van de regels volgens welke bepaalde ziekenhuisgegevens moeten worden meegedeeld aan de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft, Belgisch Staatsblad, 10.07.2007. 105

49

Voor psychiatrische ziekenhuizen (PZ), psychiatrische afdelingen van algemene ziekenhuizen (PAAZ), initiatieven beschut wonen (IBW) en psychiatrische verzorgingstehuizen (PVT) bestaat een aparte registratie, de MPG-registratie (MPG: minimale psychiatrische gegevens), geregeld door de KB’s van 25 februari 1996, 20 september 1998 en 1 oktober 2002 (en vooral hun bijlagen voor wat betreft de precisering van de registratie-items)110. In de MPG worden per verblijf gegevens geregistreerd over socio-demografische kenmerken van de patiënt, klinische gegevens (diagnose gecodeerd volgens DSM-IV111), gegevens over de behandeling, maar ook gegevens over problemen die nog resten bij ontslag (psychische tekens en symptomen, relationele en sociale problemen, fysieke problemen en ontwikkelingsstoornissen). Tevens worden er ook gegevens over de instelling zelf geregistreerd, zoals ligdagen, leefeenheden en erkende plaatsen. De inzameling van de gegevens gebeurt met het oog op de voorbereiding van het gezondheidszorgbeleid en het opstellen van het budget van de zorginstellingen, maar de databanken worden ook aangewend om gegevens voor nationale en internationale statistieken te extraheren en om de performantie van de Belgische zorginstellingen in kaart te brengen.112 En het is duidelijk dat de databanken ook een belangrijke potentiële bron voor historisch onderzoek zijn. Omwille van hun grote gegevensrijkdom kregen de MZG- en MPG-databanken, evenals de statistieken, rapporten en ‘feedbacks’ gerealiseerd op basis van de geregistreerde gegevens, in de selectielijst van de FOD Volksgezondheid de definitieve bestemming ‘bewaren’ (m.a.w. overdracht naar het Rijksarchief na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn).113 Overigens zijn de MZG- en de MPG-registraties lang niet de enige gegevensverzamelingen. België beschikt op het niveau van de publieke overheid (FOD, RIZIV, WIV, NIS enzovoort) over een goudmijn van te exploiteren gezondheidszorggegevens. Daarbij komen de registraties op het niveau van de gemeenschappen en gewesten (o.a. de overlijdensregisters, de kankerregistratie). In 2006 publiceerde het Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidzorg een inventaris en doorlichting van de beschikbare gezondheidszorgdatabanken. In het rapport worden de mogelijkheden die de databanken bieden geschetst, evenals de moeilijkheden die zich stellen bij het gebruik van de gegevens.114 Rekening houdend met deze elementen raakte de werkgroep het erover eens dat de patiëntendossiers na het verstrijken van de bewaartermijn aan een drastische selectie moeten onderworpen worden en dat slechts een klein percentage van de dossiers voor permanente bewaring in het Rijksarchief in aanmerking komt. Er heerste eveneens consensus over het feit dat bijzondere aandacht moest uitgaan naar dossiers m.b.t. erfelijke en psychiatrische aandoeningen.

110

Inventaris van databanken gezondheidszorg, KCE reports vol. 30 A, Brussel, Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg, 2006, p. 23 en p. 130. 111 Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders, 4th Edition. 112 De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu publiceert feedbackrapporten op basis van de geregistreerde data waardoor zorgvoorzieningen zich kunnen positioneren t.o.v. de andere instellingen en hun intern beleid kunnen bijsturen. 113 K. DEVOLDER, Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidzorgvoorzieningen (DG1). Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, 2010, p. 103. 114 Inventaris van databanken gezondheidszorg. KCE reports vol. 30A, Brussel, Federaal Kenniscentrum voor de gezondheidszorg, 147 p. + 734 p. (supplementrapport).

50

Uiteindelijk kwam de werkgroep tot volgende selectiecriteria: 1. Voor openbare algemene ziekenhuizen: integrale bewaring van de medische dossiers van medisch-genetische afdelingen en bewaring van medische dossiers van personen die op de 15de dag van elke maand geboren zijn. Indien de ordening van de dossiers een selectie op basis van de geboortedatum niet toelaat, dan dient op een andere manier ongeveer 1/30ste van de dossiers geselecteerd te worden. In geval van een numeriek klassement kan bijvoorbeeld dossier nr. 1, nr. 31, nr. 61, enzovoort… weerhouden worden.

-

2. Voor openbare psychiatrische ziekenhuizen: integrale bewaring van de medische dossiers afgesloten voor 1980 voor de dossiers afgesloten sinds 1980: selectie van minstens 1/30ste van de totaliteit van de dossiers. Indien gewenst kunnen meer dossiers voor definitieve bewaring in aanmerking komen: het precieze aandeel te bewaren dossiers dient bepaald te worden in overleg met de overheden waaronder de instellingen sinds de tweede staatshervorming ressorteren. 3. Integrale bewaring van de medische dossiers van het Militair Hospitaal Koningin Astrid te Neder-Over-Heembeek In alle patiëntendossiers moeten de verpleegkundige dossiers vernietigd worden; enkel de medische dossiers komen in aanmerking voor permanente bewaring.

Deze criteria zijn mee geïnspireerd door de Finse selectiepolitiek inzake patiëntendossiers zoals uiteengezet in een rapport van de Nederlandse Gezondheidsraad over de bewaartermijnen van patiëntendossiers (bijlage C: “Rechtsvergelijking zes EU-landen en Noorwegen”).115 Ze gelden voor openbare ziekenhuizen, maar kunnen ook navolging vinden bij private ziekenhuizen die niet onder de toepassing van de Archiefwet vallen.

115

Bewaartermijn patiëntengegevens. Pleidooi voor wetswijziging, Den Haag, Gezondheidsraad, 2004, p. 129-130.

51

BIJLAGE

53

54

55

56

57

58

59

60

61



97



door


Rolande DEPOORTERE en Michel NUYTTENS ISBN 978 90 5746 545 1

9789057465451 5183


Voorbereidend studiedossier

Recommend Documents