Federale Overheidsdienst Financiën. Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

117

Archief van de

Federale Overheidsdienst Financiën ̶ Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen Archiefselectielijst APRIL 2012

door

Liesbeth DE FRENNE

5315

Brussel – Bruxelles 2014

ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN ALGEMENE ADMINISTRATIE VAN DE DOUANE EN ACCIJNZEN

ARCHIEFSELECTIELIJST APRIL 2012



117

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification : Publ. 5315 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



117

Archief van de

Federale Overheidsdienst Financiën Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen Archiefselectielijst APRIL 2012

door

Liesbeth DE FRENNE


INHOUDSTAFEL

INHOUDSTAFEL ................................................................................................................... 5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL ..................................... 7 LIJST VAN AFKORTINGEN ............................................................................................... 9 GEBRUIKSAANWIJZING.................................................................................................. 11 ARCHIEFSELECTIELIJST................................................................................................ 13

I. LEIDING EN INTERN BEHEER VAN DE DIENSTEN ............................................... 13 A. LEIDING ............................................................................................................... 13 A.1. Algemene leiding van de administratie .................................................................... 13 A.2. Functie van het Directiecomité................................................................................. 14 A.3. Leiding en beheer op gewestelijk niveau ................................................................. 15 A.4. Leiding en beheer van de diensten ........................................................................... 18

B. ONDERSTEUNENDE FUNCTIES.............................................................................. 20 B.1. Interne audit .............................................................................................................. 20 B.2. Materieel beheer ....................................................................................................... 21 B.3. Informatiebeheer....................................................................................................... 21 B.4. Archiefbeheer ........................................................................................................... 22 B.5. Interne en externe communicatie .............................................................................. 22 B.6. Ondersteuning inzake wetgeving.............................................................................. 24 B.7. Ondersteuning inzake automatisering....................................................................... 36 B.8. Ondersteuning inzake nationale en internationale samenwerking ............................ 37 B.9. Ondersteuning inzake risicobeheer ........................................................................... 39 B.10. Beheer van het Kledingfonds ................................................................................. 40

II.

SPECIFIEKE OPDRACHTEN VAN DE ADMINISTRATIE ..................................... 43

C. KLANTENMANAGEMENT EN MARKETING ........................................................... 43 C.1. Risicobeheer inzake operatoren ................................................................................ 43 C.2. Beheer van de vergunningen .................................................................................... 44

D. TOEZICHT, CONTROLE EN BIJHORENDE VASTSTELLINGEN ............................... 52 D.1. Risicobeheer inzake goederen .................................................................................. 52 D.2. Ondersteuning inzake controles en toezicht ............................................................. 54 D.3. Organisatie van de controle- en toezichtsacties........................................................ 58 D.4. Organisatie van specifieke controlediensten en controlemiddelen........................... 59 D.5. Uitvoeren van toezicht en controle ........................................................................... 60

5

E. GEÏNTEGREERDE VERWERKING VAN AANGIFTEN .............................................. 62 E.1. Toezicht en interne controle op de behandeling van aangiften ................................. 62 E.2. Activabeheer ............................................................................................................. 63 E.3. Uitoefenen van de helpdeskfunctie voor PLDA ....................................................... 65 E.4. Opvolging van de elektronische aangiften ................................................................ 65 E.5. Verwerking van aangiften ......................................................................................... 66 E.6. Comptabiliteit van de douaneschuld ......................................................................... 70

F. ONDERZOEK EN OPSPORING VAN FRAUDE .......................................................... 70 F.1. Coördinatie en organisatie van onderzoek en opsporing .......................................... 70 F.2. Uitvoeren van onderzoek en opsporing van fraude................................................... 71

G. BEHANDELEN VAN OVERTREDINGEN EN INVORDERING ..................................... 72 G.1. Coördinatie van de behandeling van overtredingen en invordering ......................... 72 G.2. Uitvoeren van de behandeling van overtredingen en invordering ............................ 77

6

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden, en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden.

WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een archiefselectielijst is een essentieel instrument voor een kwaliteitsvol beheer van de werkprocessen, in het bijzonder voor het documenten informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek,

7

economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

8

LIJST VAN AFKORTINGEN AM

Assistance Mutuelle

AGD

Administratief GeleideDocument

BIRB

Belgisch Interventie en Restitutie Bureau

BLEU

Belgisch-Luxemburgse Economische Unie

CSP bis

Clementine Solutions Publisher bis

D&A

Douane en Accijnzen

EEG

Europese Economische Gemeenschap

EMCS

Excise Movement and Control System

EU

Europese Unie

ISPS

International Ship and port Security

NCTS

New Computerised Transit System

PLDA

Paperless Douane en Accijnzen

PO

Purchase Order

RA

Rijksarchief

RI

Risk Information

SPS

SelectieProfiel/Profil de Sélection

TARBEL

Tarief van invoerrechten

9

GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in deze selectielijst niet volgens de organisatiestructuur van de instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waarvan de documenten opgemaakt of ontvangen werden. Om de reeksen van uw dienst terug te vinden, moet u zich afvragen welke bevoegdheden en activiteiten uw dienst uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels van de tabel. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn uitgezet. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief – bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven – de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en bijvoorbeeld niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast worden, te vermijden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen. Tenzij anders vermeld, vangt de bewaartermijn steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde bewaartermijnen, zie het studiedossier. Definitieve bestemming van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden:  bewaren en overbrengen naar het RA: integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  selecteren en overbrengen naar het RA: gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  vernietigen: integrale vernietiging.

11

Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve bestemmingen kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve bestemmingen, zie het studiedossier.

Opmerkingen De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier.

VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD Voor elke bevoegdheid en elke activiteit worden de reeksen in de hieronder aangegeven volgorde weergegeven:   

Het archief dat rechtstreeks tijdens de uitoefening van de activiteiten tot stand komt (bijvoorbeeld: de proceduredossiers van de behandelde zaken, de activiteitenverslagen, de inkomende en uitgaande briefwisseling, enz.) De archiefreeksen die toegangsinstrumenten vormen voor de hierboven omschreven reeksen (repertoria, registers, alfabetische fichiers, enz.) De door andere archiefvormers neergelegde archieven.

12

Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen – Archiefselectielijst

ARCHIEFSELECTIELIJST I. LEIDING EN INTERN BEHEER VAN DE DIENSTEN Code

Reeks

Administratieve bewaartermijn

Definitieve bestemming

30 jaar

Bewaren en overbrengen naar het RA

Tot substitutie


A. LEIDING A.1. ALGEMENE LEIDING VAN DE ADMINISTRATIE A.1.01.

Briefwisseling en dossiers van de administrateurgeneraal (papier en digitaal)

A.1.02.

Indicateurs van de briefwisseling

A.1.03.

Managementplannen van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen

30 jaar


A.1.04.

Operationele plannen van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen

30 jaar


13

Opmerkingen


Code

Reeks



A.1.05.

Opvolgingstabel voor het beantwoorden van parlementaire vragen

30 jaar

Vernietigen

A.1.06.

Dossiers inzake het beantwoorden van parlementaire vragen

30 jaar

Vernietigen

A.1.07.

Dossiers inzake het organigram van Douane en Accijnzen

10 jaar


A.1.08.

Dienstnota’s door de administrateur-generaal

30 jaar


A.1.09.

Omzendbrieven en instructies voor de gehele administratie

Zolang de instructie geldig is


30 jaar


A.2. FUNCTIE VAN HET DIRECTIECOMITÉ A.2.01.

Notulen en bijhorende stukken van het permanent overlegcomité

14

Opmerkingen

De ‘Hoge Directie’ bewaart een volledige reeks instructies en circulaires op papier. De digitale versie staat op het intranet en wordt bewaard in Fisconetplus.


Code

Reeks



10 jaar


Tot substitutie


10 jaar


Zolang de dienstorder geldig is


30 jaar


100 jaar na geboortedatum

Vernietigen

Opmerkingen

A.3. LEIDING EN BEHEER OP GEWESTELIJK NIVEAU A.3.01.

Notulen en vergaderstukken van directievergaderingen

A.3.02.


A.3.03.

Dossiers inzake de opvolging van het informatieplan

A.3.04.

Dienstnota’s van de gewestelijke directie

A.3.05.

Briefwisseling en dossiers van de gewestelijke directeur

PERSONEELSBEHEER OP GEWESTELIJK NIVEAU A.3.06.

Personeelsdossiers

15

Het originele personeelsdossier bevindt zich bij de stafdienst P&O van de FOD Financiën


Code

Reeks



A.3.07.

Documenten betreffende deelname aan cursussen

10 jaar

Vernietigen

A.3.08.

Documenten betreffende deelname aan examens

10 jaar

Vernietigen

A.3.09.

Dossiers inzake tuchtprocedures

20 jaar

Vernietigen

A.3.10.

Maandstaten inzake vergoedingen

10 jaar

Vernietigen

A.3.11.

Dossiers inzake ziekteverlof

70 jaar

Vernietigen

A.3.12.

Evaluatiedossiers

20 jaar

Vernietigen

A.3.13.

Databank inzake de burgerlijke staat van personeelsleden

Tot substitutie

Vernietigen

A.3.14.

Personeelsregister

Tot substitutie


16

Opmerkingen

Het originele tuchtdossier bevindt zich bij de stafdienst P&O van de FOD Financiën

Vroeger op papier, nu in databank


Code

Reeks

A.3.15.

Databank inzake het beheer van ziekteverloven

A.3.16.

Maandelijkse overzichten inzake het ziekteverlof



Tot substitutie

Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE A.3.17.

Dossiers inzake de bezoeken aan de administratie

5 jaar


A.3.18.

Dossiers inzake de organisatie van opleidingen

5 jaar


A.3.19.

E-mails met vragen om inlichtingen en antwoorden van de gewestelijke directie

1 jaar

Vernietigen

2 jaar

Vernietigen

AUTOMATISERING

A.3.20.

Dossiers inzake het oplossen van praktische ICTproblemen

17

Opmerkingen


Code

Reeks



A.3.21.

Dossiers inzake het ontwikkelen van kleine automatiseringstoepassingen

2 jaar

Vernietigen

A.3.22.

Lijsten van het computermateriaal

5 jaar

Vernietigen

Zolang een toepassing in gebruik is

Vernietigen

Tot substitutie


A.3.23.

Handleidingen van automatiseringstoepassingen

Opmerkingen

A.4. LEIDING EN BEHEER VAN DE DIENSTEN A.4.01.


A.4.02.

Briefwisseling (die afzonderlijk bewaard wordt in een doorlopende reeks)

Alle briefwisseling met betrekking tot

10 jaar

Selecteren en overbrengen formele beslissingen en formele uitvoering van de taken bewaren, naar het RA informele briefwisseling vernietigen.

A.4.03.

Verslagen van dienstvergaderingen

10 jaar

18



Code

Reeks



Opmerkingen

Enkel de dienstnota’s die eigen zijn aan

A.4.04.

Dienstnota’s

Zolang de nota geldig is

Selecteren en overbrengen de lokale dienst bewaren, de nota’s van de gewestelijke directie en het naar het RA hoofdbestuur vernietigen.

PERSONEELSBEHEER VAN DE DIENSTEN

A.4.05.

Personeelsdossiers

Zolang het personeelslid in dienst is

Vernietigen

Het gaat hier om een dossier dat kopieën bevat van de originele stukken uit het dossier dat bij de stafdienst P&O wordt bewaard.

Het gaat hier om kopieën van de originelen die bewaard worden door de stafdienst S&L.

MATERIEEL BEHEER VAN DE DIENSTEN A.4.06.

Dossiers inzake de aankoop van materiaal

Zolang ze nuttig zijn voor de dienst

Vernietigen

A.4.07.

Dossiers inzake het stockbeheer (bureaumateriaal, drukwerken, …)


Vernietigen

A.4.08.

Dossiers inzake het beheer van het telecommunicatiemateriaal


Vernietigen

19


Code

Reeks



Opmerkingen

B. ONDERSTEUNENDE FUNCTIES B.1. INTERNE AUDIT Het eindrapport en de documenten

B.1.01.

Dossiers inzake het uitvoeren van interne audits

30 jaar

Selecteren en overbrengen inzake de opvolging bewaren, alle naar het RA andere documenten vernietigen.

B.1.02.

Dossiers inzake het ondersteunen en opvolgen van externe audits door de Europese Commissie, de inspectie van Financiën, het Rekenhof, de Europese Rekenkamer, etc.

30 jaar

Selecteren en overbrengen inzake de opvolging bewaren, alle naar het RA andere documenten vernietigen.

B.1.03.

Dossiers inzake projecten in verband met de integriteit en deontologie binnen de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen

30 jaar

B.1.04.

Dossiers inzake bijzondere inspectieopdrachten

30 jaar

B.1.05.

Dossiers inzake moderniseringsprojecten

30 jaar

Het eindrapport en de documenten


Het eindrapport en de documenten

20

Selecteren en overbrengen inzake de opvolging bewaren, alle naar het RA andere documenten vernietigen. Bewaren en overbrengen naar het RA


Code

Reeks



Opmerkingen

B.2. MATERIEEL BEHEER B.2.01.

Dossiers inzake het verlenen van advies aangaande de aankoop van gemotoriseerd materieel

10 jaar

Vernietigen

B.2.02.

Dossiers inzake het verlenen van advies inzake de aankoop van dienstwapens

10 jaar

Vernietigen

B.2.03.

Dossiers inzake het verlenen van advies inzake de aankoop van laboratoriummateriaal

10 jaar

Vernietigen

B.2.04.

Dossiers inzake het beheer van de douanegebouwen op de grens

10 jaar

Vernietigen

B.3. INFORMATIEBEHEER B.3.01.

Dossiers inzake de opmaak van het informatieplan van Douane en Accijnzen

30 jaar

B.3.02.

Dossiers inzake de ontwikkeling van de webapplicatie voor het informatiebeheer bij Douane en Accijnzen

Zolang de webapplicatie gebruikt wordt

21

Selecteren en overbrengen Enkel de definitieve versies van het informatieplan bewaren. naar het RA

Bewaren


Code

B.3.03.

Reeks Webapplicatie voor het informatiebeheer bij Douane en Accijnzen



Tot substitutie

Vernietigen

30 jaar


Verstreken


5 jaar


Opmerkingen

B.4. ARCHIEFBEHEER B.4.01.

Dossiers inzake het archiefbeheer bij Douane en Accijnzen

B.5. INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE B.5.01.

Tijdschrift ‘Info D&A’

B.5.02.

Persberichten

B.5.03.

Dossiers inzake de organisatie van activiteiten in verband met externe en interne communicatie  Presentaties (power point) en begeleidende teksten  Folders  Affiches  Brochures

Enkel de eindproducten (in alle

10 jaar

Selecteren en overbrengen landstalen) bewaren; alle voorbereidende documenten naar het RA vernietigen.

22


Code

B.5.04.

B.5.05.

Reeks

Jaarlijkse activiteitenverslagen van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen

Dossiers inzake het beheer van de internetsite



30 jaar


5 jaar

Selecteren en overbrengen naar het RA

Enkel documentatie bewaren over de structuur van de site (de site-map), zijn werking en vormgeving, en het overzicht van de types inlichtingen en gepubliceerde bijdragen.

Enkel de notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van het strategisch comité en van de verschillende werkgroepen bewaren; alle andere documenten vernietigen.

B.5.06.

Dossiers inzake de organisatie van het Nationaal Forum van Douane en Accijnzen

10 jaar


B.5.07.

Dossiers inzake het beheer van het budget inzake communicatie

5 jaar

Vernietigen

23

Opmerkingen

De originelen worden bewaard op de stafdienst Budget- en beheerscontrole.


Code

Reeks



B.6. ONDERSTEUNING INZAKE WETGEVING ONDERSTEUNING INZAKE DOUANEWETGEVING B.6.01.

B.6.02.

Dossiers inzake wetgeving en algemeenheden



principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake vrijstellingen



principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

24

Opmerkingen


Code

B.6.03.

Reeks



B.6.05.


principedossiers



routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake goederenbewegingen



B.6.04.


Dossiers inzake invoer en uitvoer



principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake actieve veredeling



principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

25

Opmerkingen


Code

B.6.06.

B.6.07.

B.6.08.

Reeks



Dossiers inzake passieve veredeling



principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake de behandeling onder douanetoezicht



principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake tijdelijke invoer



principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

26

Opmerkingen


Code

B.6.09.

B.6.10.

B.6.11.

Reeks



Dossiers inzake het Carnet ATA



principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake het communautair carnet voor verkeer



principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake oorsprong van douanegoederen



principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

27

Opmerkingen


Code

B.6.12.

B.6.13.

B.6.14.

Reeks



Dossiers inzake internationaal verkeer



principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake samenwerking met andere administraties 

principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake het wegverkeer



principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

28

Opmerkingen


Code

B.6.15.

B.6.16.

B.6.17.

Reeks



Dossiers inzake retributies en vergoedingen voor bijzondere prestaties 

principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake documenten en drukwerken 

principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake verbods-, beperkings- en controlemaatregelen voor rekening van andere departementen 

principedossiers





routinedossiers

3 jaar

Vernietigen

29

Opmerkingen


Code

Reeks



30 jaar



Opmerkingen

ONDERSTEUNING INZAKE ACCIJNSWETGEVING B.6.18.

Dossiers inzake de nationale en internationale samenwerking Dossiers inzake bewegingen van accijnsgoederen 

Dossiers inzake wettelijke en reglementaire bepalingen




Dossiers inzake administratieve bepalingen

30 jaar

B.6.19.

B.6.20.

Selecteren en overbrengen Enkel de principedossiers bewaren, alle uitvoerende dossiers vernietigen. naar het RA

Dossiers inzake milieubelastingen 






30 jaar

30

Bewaren en overbrengen naar het RA Selecteren en overbrengen Enkel de principedossiers bewaren, alle uitvoerende dossiers vernietigen. naar het RA


Code

B.6.21.

B.6.22.

Reeks




Opmerkingen

Dossiers inzake nationale accijnsproducten 






30 jaar

Selecteren en overbrengen Enkel de principedossiers bewaren, alle uitvoerende dossiers vernietigen naar het RA

Dossiers inzake communautaire accijnsproducten 






30 jaar

31

Bewaren en overbrengen naar het RA Selecteren en overbrengen Enkel de principedossiers bewaren, alle uitvoerende dossiers vernietigen naar het RA


Code

B.6.23.

B.6.24.

B.6.25.

Reeks




Opmerkingen

Dossiers inzake niet met accijnzen gelijkgestelde belastingen 






30 jaar

Selecteren en overbrengen Enkel de principedossiers bewaren, alle uitvoerende dossiers vernietigen naar het RA

Dossiers inzake administratief beroep aangaande accijnsprocedures 






30 jaar

Statistieken inzake accijnsprocedures

10 jaar

32

Bewaren en overbrengen naar het RA Selecteren en overbrengen Enkel de principedossiers bewaren, alle uitvoerende dossiers vernietigen naar het RA Bewaren en overbrengen naar het RA


Code

Reeks

ONDERSTEUNING INZAKE NOMENCLATUUR



Bewaren en overbrengen

Opmerkingen

EN TARIEF

B.6.26.

Dossiers inzake het opvolgen van de wetgeving omtrent nomenclatuur en douane gebruikstarief

30 jaar

B.6.27.

Dossiers inzake het opstellen van instructies aangaande nomenclatuur en tarifering


B.6.28.

Dossiers inzake het afleveren van bindende tariefinlichtingen

10 jaar

Vernietigen

B.6.29.

Dossiers inzake contacten met andere administraties betreffende de nomenclatuur

10 jaar

Vernietigen

B.6.30.

Omzendbrieven in verband met de toepassing van de nomenclatuur

Zolang de omzendbrief geldig is


B.6.31.

Dossiers inzake contacten met economische operatoren en met particulieren betreffende de toepassing van de nomenclatuur

10 jaar

Vernietigen

33

Selecteren en overbrengen Alleen de instructies bewaren, alle voorbereidende dossiers vernietigen. naar het RA


Code

B.6.32.

Reeks

Dossiers inzake contacten met het douanelaboratorium inzake de nomenclatuur



10 jaar

Vernietigen

30 jaar


Opmerkingen

ONDERSTEUNING INZAKE DOUANEWAARDE B.6.33.

Dossiers inzake het opvolgen van de wetgeving aangaande douanewaarde

B.6.34.

Dossiers inzake de instructie ‘douanewaarde’

Zolang de instructie van toepassing is

Selecteren en overbrengen en alle principedossiers bewaren, alle naar het RA andere dossiers vernietigen

B.6.35.

Dossiers inzake de instructie ‘waarderingen’

Zolang de instructie van toepassing is

Selecteren en overbrengen en alle principedossiers bewaren, alle naar het RA andere dossiers vernietigen

B.6.36.

Dossiers inzake het opstellen van dienstbrieven aangaande wisselkoersen en vereenvoudigde procedures

B.6.37.

Dossiers inzake administratieve bezwaren over douanewaarde

De definitieve versies van de instructie

De definitieve versies van de instructie

Zolang de dienstbrieven van toepassing zijn

Vernietigen

20 jaar

Vernietigen

34


Code

Reeks



Tot substitutie

Vernietigen

Vernietigen

Opmerkingen

ONDERSTEUNING INZAKE ECONOMISCHE MAATREGELEN

B.6.38.

Databank inzake het BLEU gebruikstarief, de nomenclatuur en de economische maatregelen (TARBEL)

B.6.39.

Dossiers inzake het bijwerken van TARBEL

5 jaar

B.6.40.

Dossiers inzake het opvolgen van de wetgeving omtrent tariefcontingenten en economische maatregelen

10 jaar

Selecteren en overbrengen Enkel de principedossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen. naar het RA

B.6.41.

Dossiers inzake het opstellen van instructies inzake TARBEL en economische maatregelen

10 jaar

Selecteren en overbrengen Alleen de instructies bewaren, alle voorbereidende dossiers vernietigen. naar het RA

ONDERSTEUNING INZAKE LANDBOUWWETGEVING

B.6.42.

Dossiers inzake het opvolgen van de Europese wetgeving en reglementering inzake landbouwprocedures

30 jaar

Vernietigen

B.6.43.

Verslagen van overlegvergaderingen tussen het BIRB en de Douane

30 jaar


35


Code

Reeks


Definitieve bestemming Bewaren en overbrengen naar het RA

Opmerkingen

B.6.44.

Verslagen van de interministeriële Economische Commissie

30 jaar

B.6.45.

Dossiers aangaande de opmaak van instructies in verband met landbouwprocedures

30 jaar

Selecteren en overbrengen Enkel de definitieve instructie bewaren, de werkdossiers vernietigen naar het RA

B.6.46.

Dossiers aangaande de opmaak van omzendbrieven in verband met landbouwprocedures

30 jaar

Selecteren en overbrengen Enkel de definitieve omzendbrief bewaren, de werkdossiers vernietigen naar het RA

B.7. ONDERSTEUNING INZAKE AUTOMATISERING

B.7.01.

Handleidingen van de toepassingen

Zolang de toepassing gebruikt wordt

B.7.02.

Dossiers inzake het ontwikkelen en het beheer van toepassingen voor de automatisering van douane en accijnzen

2 jaar na opheffing van de toepassing

Vernietigen

B.7.03.

Adviesdossiers inzake de automatisering van douane en accijnzen

5 jaar

Vernietigen

36

Enkel de handleidingen bewaren van

Selecteren en overbrengen de toepassingen die permanent naar het RA bewaard moeten blijven.


Code

B.7.04.

Reeks

Dossiers inzake aanvragen voor listings en duplicaten van informatie



5 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

B.8. ONDERSTEUNING INZAKE NATIONALE EN INTERNATIONALE SAMENWERKING B.8.01.

B.8.02.

Kennisdatabank inzake nationale en internationale samenwerking



vergaderdocumenten

15 jaar




beleidsnota’s, visiedocumenten en correspondentie

15 jaar




wetgevingsdocumenten

Zolang de wetgeving geldig is


15 jaar


Dossiers inzake nationale en internationale samenwerking

37

Het gaat hier hoofdzakelijk over dossiers van voor de ingebruikname van de kennisdatabank.


Code

B.8.03.

Reeks




Vernietigen

5 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

Budgettaire dossiers inzake dienstreizen 

Dossiers van precedenten



Routinedossiers

B.8.04.

Notulen en vergaderstukken van de bijeenkomsten van de Belgisch-Luxemburgse Economische Unie



B.8.05.

Verslagen van de vergaderingen van de gemengde commissie voor Congolese douanekantoren in België (1952-1975)

verstreken


B.8.06.

Notulen en vergaderstukken van het havenoverleg Zeebrugge – Antwerpen – Gent

B.8.07.

Notulen en vergaderstukken van het havenoverleg met Rotterdam

10 jaar


Het originele exemplaar wordt bewaard door de gewestelijke directie Antwerpen en dient overgedragen worden. Alle andere diensten mogen hun exemplaar vernietigen.

10 jaar


Het originele exemplaar wordt bewaard door de gewestelijke directie Antwerpen en dient overgedragen te worden.

38


Code

B.8.08.

Reeks

Dossiers inzake de organisatie van het Nationaal Forum van Douane en Accijnzen



10 jaar


Tot substitutie

Vernietigen

B.9. ONDERSTEUNING INZAKE RISICOBEHEER B.9.01.

Geautomatiseerd systeem voor de selectie van aangiften (CSP bis)

B.9.02.

ISPS-berichten

3 jaar

Vernietigen

B.9.03.

Databank voor de opvolging van ISPS-berichten

5 jaar

Vernietigen

B.9.04.

Dossiers inzake de analyse van pre-arrival en predeparture berichten

5 jaar

vernietigen

39

Opmerkingen

Enkel de notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen van het strategisch comité en van de verschillende werkgroepen bewaren; alle andere documenten vernietigen.


Code

Reeks



B.10. BEHEER VAN HET KLEDINGFONDS RAAD VAN HET KLEDINGFONDS B.10.01.

Notulen en vergaderstukken van de vergaderingen van de Raad van het Kledingfonds van D&A

30 jaar


B.10.02.

Processen-verbaal van de driemaandelijkse bijeenkomsten beperkt comité van het Kledingfonds

10 jaar


UITVOEREN VAN DE DAGELIJKSE WERKING VAN HET KLEDINGFONDS B.10.03.

Dossiers inzake openbare aanbestedingen aangaande de dienstkledij van het personeel van Douane en Accijnzen

10 jaar

Vernietigen

B.10.04.

Kopieën van facturen

7 jaar

Vernietigen

B.10.05.

Beheersrekeningen

7 jaar

Vernietigen

B.10.06.

Voorschottenrekeningen

7 jaar

Vernietigen

B.10.07.

Staten inzake toegekende kledijvergoedingen

10 jaar

Vernietigen

40

Opmerkingen


Code

Reeks



B.10.08.

Rectificatiestaten inzake toegekende kledijvergoedingen

10 jaar

Vernietigen

B.10.09.

Inventaris van de voorraad kledij

10 jaar

Vernietigen

B.10.10.

Dossiers inzake PO’s (in SAP)

10 jaar

Vernietigen

B.10.11.

Bestelformulieren

3 jaar

Vernietigen

B.10.12.

Register voor de opvolging van de bestellingen

10 jaar

Vernietigen

B.10.13.

Jaarlijkse rapporten inzake de individuele rekeningen van het personeel

10 jaar

Vernietigen

B.10.14.

Winst- en verliesrekening

7 jaar

Vernietigen

B.10.15.

Samenvattende staat 30

10 jaar


B.10.16.

Kasboeken

7 jaar

Vernietigen

41

Opmerkingen


Code

B.10.17.

Reeks

Leverancierboeken



7 jaar

Vernietigen

42

Opmerkingen


II. SPECIFIEKE OPDRACHTEN VAN DE ADMINISTRATIE Code

Reeks



C. KLANTENMANAGEMENT EN MARKETING C.1. RISICOBEHEER INZAKE OPERATOREN ONTWIKKELEN VAN DE METHODOLOGIE C.1.01.

Handboeken inzake risicobeheer AEO, grote en middelgrote operatoren

30 jaar


C.1.02.

Omzendbrieven, instructies en dienstnota’s

30 jaar


EVALUATIE VAN DE METHODOLOGIE EN HULPMIDDELEN C.1.03.

Notulen en vergaderstukken van de nationale coördinatievergaderingen

30 jaar


C.1.04.

Notulen en vergaderstukken van vergaderingen “ad hoc”

30 jaar


43

Opmerkingen


Code

Reeks



Tot substitutie

Vernietigen

Tot substitutie

Vernietigen

principedossiers





vergunningsdossiers

Zolang de vergunning geldig is

Vernietigen



routinedossiers

5 jaar

Vernietigen

UITVOEREN VAN RISICO-ANALYSE INZAKE OPERATOREN C.1.05.

Databank Risk & Audit Management

C.2. BEHEER VAN DE VERGUNNINGEN BEHEER VAN VERGUNNINGEN INZAKE DOUANEMATERIES C.2.01.

Databank voor de opvolging van de vergunningen inzake douanemateries

C.2.02.

Dossiers inzake het gemeenschappelijk landbouwbeleid en niet-fiscale maatregelen



44

Opmerkingen


Code

C.2.03.

Reeks



Dossiers inzake oorsprong



principedossiers





vergunningsdossiers


Vernietigen



routinedossiers

5 jaar

Vernietigen

5 jaar

Vernietigen


Vernietigen

5 jaar na aflopen vergunning

Vernietigen

C.2.04.

Dossiers inzake terugbetaling en kwijtschelding van rechten bij invoer

C.2.05.

Dossiers inzake douanevergunningen

C.2.06.

Vergunningsdossiers inzake bijzondere bestemmingen

45

Opmerkingen


Code

Reeks



Tot substitutie

Vernietigen

5 jaar

Vernietigen

C.2.07.

Databank voor de opvolging van de vergunningen voor zelfarchivering

C.2.08.

Statistieken van de substitutiecontrole

C.2.09.

Databank voor de opvolging van de dossiers inzake het toekennen van het AEO-certificaat (BANAEOS)

Tot substitutie

Vernietigen

C.2.10.

Databank voor het beheer van de dossiers door de gewestelijke directie

Tot substitutie

Vernietigen

C.2.11.

Dossiers inzake het toekennen van het AEO-certificaat

10 jaar

Vernietigen

C.2.12.

Dossiers inzake de herbeoordeling van vereenvoudigde vergunningen

10 jaar

Vernietigen


Vernietigen

BEHEER VAN VERGUNNINGEN INZAKE ACCIJNSMATERIES C.2.13.

Vergunningsdossiers inzake accijnzen

46

Opmerkingen


Code

Reeks




Vernietigen

C.2.14.

Toegekende vergunningen inzake accijnzen

C.2.15.

Dossiers inzake het verstrekken van inlichtingen in verband met de wetgeving omtrent accijnsprocedures

5 jaar

Vernietigen

C.2.16.

Verslagen van vergaderingen van werkgroepen waarbij de privésector betrokken is

5 jaar


COÖRDINATIE VAN DE CONTROLES A-POSTERIORI INZAKE HET EUROPEES LANDBOUWGARANTIEFONDS Zolang de reglementering geldig is

Vernietigen

Verslagen van vergaderingen aangaande controles aposteriori inzake ELGF

10 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake risicoanalyse aangaande de financieringsregeling van het ELGF

10 jaar


C.2.17.

Dossiers inzake de basiswetgeving aangaande subsidies van het ELGF

C.2.18.

C.2.19.

47

Opmerkingen


Code

Reeks


Definitieve bestemming Bewaren en overbrengen naar het RA

C.2.20.

Dossiers inzake het controleprogramma aangaande de verrichtingen in het kader van de financieringsregeling van het ELGF

10 jaar

C.2.21.

Dossiers inzake de opmaak van de jaarverslagen

10 jaar

C.2.22.

Dossiers inzake verzoeken om bijstand van andere lidstaten

10 jaar

Vernietigen

C.2.23.

Dossiers inzake gemeenschappelijk uitgevoerde onderzoeken

10 jaar

Vernietigen

C.2.24.

Lijst van in België uitbetaalde, maar in andere lidstaten gevestigde ondernemingen

10 jaar

Vernietigen

C.2.25.

Lijst van in België gevestigde, maar in andere lidstaten uitbetaalde ondernemingen

10 jaar

Vernietigen

C.2.26.

Controledossiers

20 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

Enkel de jaarverslagen (in beide

48

Selecteren en overbrengen landstalen) bewaren, alle naar het RA voorbereidende dossiers vernietigen.


Code

C.2.27.

Reeks

Handboek voor het uitvoeren van controles





Opmerkingen

UITVOEREN VAN ADMINISTRATIEVE EN BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLES EN AUDITS

C.2.28.

Dossiers inzake het ondersteunen en adviseren van buitendiensten inzake werkprocessen (inning en controle)

10 jaar

C.2.29.

Dossiers inzake waardebeslissingen

10 jaar

C.2.30.

Databank van de waardebeslissingen

Tot substitutie

Vernietigen

C.2.31.

Dossiers inzake wederzijdse bijstand aangaande waardebeslissingen

10 jaar

Vernietigen

C.2.32.

Dossiers inzake moderniseringsprojecten

Tot einde project


C.2.33.

Controledossiers inzake militaire programma’s

5 jaar

Vernietigen

49


Selecteren en overbrengen 1 dossier per jaar bewaren naar het RA


Code

Reeks



C.2.34.

Dossiers inzake waardeonderzoeken

10 jaar

Vernietigen

C.2.35.

Dossiers inzake controles met betrekking tot economische douaneregelingen

5 jaar

Vernietigen

C.2.36.

Dossiers inzake controles met betrekking tot douaneentrepots

5 jaar

Vernietigen

C.2.37.

Dossiers inzake controles a posteriori van douanedocumenten

5 jaar

Vernietigen

C.2.38.

Dossiers inzake controles met betrekking tot bijzondere douaneregelingen

5 jaar

Vernietigen

C.2.39.

Dossiers van kopers waarbij controle uitgevoerd wordt inzake douanewaarde (DV1)

Zolang deze kopers gecontroleerd worden

Vernietigen

50

Opmerkingen


Code

Reeks



Zolang deze firma’s gecontroleerd worden

Vernietigen

5 jaar na einde vergunning

Vernietigen

C.2.40.

Vergunningen

C.2.41.

Dossiers inzake controles met betrekking tot vergunningen inzake accijnswetgeving

C.2.42.

Dossiers inzake firma’s die onder de accijnswetgeving vallen

5 jaar na stopzetting bedrijf

Vernietigen

C.2.43.

Dossiers inzake overtredingen op de accijnswetgeving (geschillendossiers)

10 jaar

Vernietigen

51

Opmerkingen


Code

Reeks



D. TOEZICHT, CONTROLE EN BIJHORENDE VASTSTELLINGEN D.1. RISICOBEHEER INZAKE GOEDEREN RISICOBEHEER INZAKE CRIMINELE GOEDEREN ONTWIKKELEN METHODOLOGIE D.1.01.

Handboeken inzake risicobeheer criminele goederen

D.1.02.


5 jaar


Zolang de ze geldig zijn


UITVOEREN RISICO-ANALYSE PER DOELGROEP D.1.03.

Dossiers inzake risicoprofielen

30 jaar


D.1.04.

SPS-fiches en bijhorende dossiers

10 jaar

Vernietigen

D.1.05.

Alarmberichten en bijhorende dossiers

10 jaar

Vernietigen

52

Opmerkingen


Code

Reeks



OPVOLGEN NATIONALE EN INTERNATIONALE VERGADERINGEN INZAKE RISICOBEHEER D.1.06.

Dossiers inzake nationale en internationale vergaderingen met betrekking tot risicobeheer

30 jaar




30 jaar


RISICOBEHEER INZAKE LEGALE GOEDEREN ONTWIKKELEN METHODOLOGIE D.1.07.

Handboeken inzake risicobeheer legale goederen

D.1.08.


UITVOEREN RISICO-ANALYSE PER DOELGROEP D.1.09.

Dossiers inzake risicoprofielen

30 jaar


D.1.10.

Notulen en vergaderstukken van de consolidatievergaderingen

30 jaar


53

Opmerkingen


Code

Reeks



D.1.11.

SPS-fiches en bijhorende dossiers

30 jaar

Vernietigen

D.1.12.

Alarmberichten en bijhorende dossiers

30 jaar

Vernietigen

D.1.13.

Dossiers inzake tijdelijke acties en speciale controles

30 jaar


Opmerkingen

D.2. ONDERSTEUNING INZAKE CONTROLES EN TOEZICHT D.2.01.

D.2.02.

Dossiers inzake vergunningen 

Principedossiers





Routinedossiers

5 jaar

Vernietigen



5 jaar

Vernietigen

Bevatten dossiers over de wetgeving, overeenkomsten en samenwerking met andere departementen, adviesdossiers, …

Dossiers inzake financiële maatregelen 

Principedossiers



Uitvoeringsdossiers

54



Code

D.2.03.

D.2.04.

D.2.05.

Reeks





5 jaar

Vernietigen



5 jaar

Vernietigen



5 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

Dossiers inzake economische maatregelen



Principedossiers



Uitvoeringsdossiers


Dossiers inzake gezondheidsmaatregelen



Principedossiers



Uitvoeringsdossiers


Dossiers inzake beschermingsmaatregelen



Principedossiers



Uitvoeringsdossiers

55



Code

D.2.06.

D.2.07.

D.2.08.

Reeks





5 jaar

Vernietigen



5 jaar

Vernietigen



5 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

Dossiers inzake kwaliteitscontrole



Principedossiers



Uitvoeringsdossiers


Dossiers inzake openbare veiligheid



Principedossiers



Uitvoeringsdossiers


Dossiers inzake maatregelen tegen kinderbescherming



Principedossiers



Uitvoeringsdossiers

56



Code

Reeks



D.2.09.

Databank van eigenaars van intellectuele eigendomsrechten

Tot substitutie

Vernietigen

D.2.10.

Dossiers inzake eigenaars van intellectuele eigendomsrechten

Zolang het eigendomsrecht geldig is

Vernietigen

D.2.11.

Statistieken inzake de ontdekkingen van namaak en piraterij

5 jaar


D.2.12.

Dossiers inzake analyses door het laboratorium van D&A 

Routinedossiers

3 jaar

Vernietigen



Bijzondere dossiers

7 jaar

Vernietigen



Dossiers inzake analyses in het kader van de samenwerking met het BIRB

10 jaar

Vernietigen

57

Opmerkingen


Code

Reeks



D.2.13.

Dossiers inzake bindende tariefinlichtingen

6 jaar

Vernietigen

D.2.14.

Dossiers inzake douanewaarde

6 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

D.3. ORGANISATIE VAN DE CONTROLE- EN TOEZICHTSACTIES Enkel de eindverslagen met de

D.3.01.

Dossiers inzake de acties uitgevoerd door de mobiele teams

D.3.02.

Handboek voor het uitvoeren van controleacties



D.3.03.

Werkfiches met specifieke controlerichtlijnen


Vernietigen

D.3.04.

Verslagen van overlegvergaderingen met andere departementen

30 jaar


D.3.05.

Dossiers inzake de opmaak van dienstnota’s voor het controlebeleid

30 jaar

30 jaar

58

Selecteren en overbrengen resultaten bewaren, het draaiboek en naar het RA alle andere documenten vernietigen

Selecteren en overbrengen Enkel de definitieve dienstnota’s bewaren, de werkdossiers vernietigen naar het RA


Code

Reeks

D.3.06.

Dossiers inzake de opmaak van omzendbrieven betreffende specifieke controlemaatregelen bij de in- en uitvoer van landbouwproducten

D.3.07.

Databank inzake de controles aangaande uitvoerrestituties (Agristat 3)

D.3.08.

Boordtabellen inzake controles op uitvoerrestituties

D.3.09.

Handboek voor controles inzake uitvoerrestituties

D.3.10.

Landbouwdossiers


30 jaar


Selecteren en overbrengen Enkel de definitieve omzendbrieven bewaren, de werkdossiers vernietigen. naar het RA

Tot substitutie

Vernietigen

10 jaar


Zolang het geldig is


30 jaar

Opmerkingen

Selecteren en overbrengen Enkel de principedossiers bewaren; alle routinedossiers vernietigen naar het RA

D.4. ORGANISATIE VAN SPECIFIEKE CONTROLEDIENSTEN EN CONTROLEMIDDELEN

D.4.01.

Dossiers inzake de oprichting van specifieke controlediensten (motobrigade, hondenbrigade, douane te water)

30 jaar

59

Selecteren en overbrengen Enkel de beleidsdocumenten bewaren naar het RA


Code

Reeks



Opmerkingen

D.4.02.

Instructies inzake de organisatie en werking van de specifieke controlediensten



D.4.03.

Dossiers inzake de aankoop van materiaal voor de specifieke controlediensten

10 jaar

Vernietigen

D.4.04.

Dossiers inzake samenwerkingsakkoorden

Zolang het samenwerkingsakkoord loopt


D.4.05.

Dossiers inzake de ingebruikname van specifieke controlemiddelen (containerscanners, megaports, …)

10 jaar

Selecteren en overbrengen Enkel de beleidsdocumenten bewaren. naar het RA

D.4.06.

Dossiers inzake het beheer en het gebruik van specifieke controlemiddelen (containerscanners, megaports, …)

30 jaar

Selecteren en overbrengen Enkel de dossiers inzake het opstellen van de instructies bewaren. naar het RA

D.5. UITVOEREN VAN TOEZICHT EN CONTROLE D.5.01.

Dagverslagen inzake controles

5 jaar

60

Vernietigen


Code

Reeks



D.5.02.

Statistieken inzake controles

5 jaar


D.5.03.

Dossiers van vaststellingen

5 jaar

Vernietigen

D.5.04.

Register van vaststellingen

5 jaar


D.5.05.

Dossiers van inbeslagnames

30 jaar

Vernietigen

D.5.06.

Maandrapporten van de controlediensten

5 jaar

Vernietigen

D.5.07.

Databank met fotomateriaal inzake controles

Tot substitutie

Vernietigen

D.5.08.

Dossiers inzake de openingsbelasting en het vergunningsrecht

30 jaar

61


Opmerkingen

Het gaat hier om de dossiers op niveau van de controlekantoren die bewaard moeten blijven. De dossiers inzake openingsbelasting en vergunningsrecht van de hulpkantoren mogen vernietigd worden (zie reeks E.5.21)


Code

D.5.09.

Reeks

Registers inzake de openingsbelasting en het vergunningsrecht



30 jaar


D.5.10.

Steekkaarten van belastingplichtigen inzake de openingsbelasting en het vergunningsrecht (drukwerk nr. 241)

30 jaar


D.5.11.

Inlichtingenfiches voor drankgelegenheden (drukwerk nr. 518H)

30 jaar


D.5.12.

Register der overtredingen (register nr. 480)

30 jaar


E. GEÏNTEGREERDE VERWERKING VAN AANGIFTEN E.1. TOEZICHT EN INTERNE CONTROLE OP DE BEHANDELING VAN AANGIFTEN E.1.01.

Dossiers inzake het toezicht en interne controle op behandeling van aangiften

5 jaar

Vernietigen

E.1.02.

Dossiers inzake de controle op de activiteiten van de hulpkantoren

5 jaar

Vernietigen

62

Opmerkingen

Het gaat hier om de steekkaarten op niveau van de controlekantoren die bewaard moeten blijven. De steekkaarten van de hulpkantoren mogen vernietigd worden (zie reeks E.5.22)


Code

Reeks



E.2. ACTIVABEHEER BEHEER VAN ONTVANGSTEN E.2.01.

Dossiers inzake kwijtschelding van de douaneschuld

5 jaar

Vernietigen

E.2.02.

Rekeninguittreksels

5 jaar

Vernietigen

E.2.03.

Dossiers inzake terugbetalingen

5 jaar

Vernietigen

E.2.04.

Lijsten van betalingsuittreksels

5 jaar

Vernietigen

E.2.05.

Databank van ontvangsten en uitgaven inzake douaneschuld (PLDA)

5 jaar

Vernietigen

BEHEER VAN TERUGBETALINGEN E.2.06.

Dossiers inzake ‘som in beraad’

5 jaar

Vernietigen

E.2.07.

Dossiers inzake terugbetalingen borgtochten

10 jaar

Vernietigen

63

Opmerkingen


Code

Reeks



E.2.08.

Dossiers ‘Rectindcom’

5 jaar

Vernietigen

E.2.09.

Dossiers 106 (werkingskosten)

7 jaar

Vernietigen

E.2.10.

Listings van de overschrijvingen inzake terugbetalingen (Excel)

10 jaar

Vernietigen

E.2.11.

Dossiers inzake geweigerde terugbetalingen

5 jaar

Vernietigen

10 jaar na opzegging of ontbinding van de borgstelling

Vernietigen

1 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

BEHEER VAN BORGTOCHTEN

E.2.12.

Dossiers van borgstellingen

E.2.13.

Lijsten van borgstellingsdossiers per hulpkantoor

E.2.14.

Registers van de borgstellingsdossiers

Tot substitutie

64

Vernietigen

Dit zijn de oude registers van de hulpkantoren waarin de borgstellingen opgevolgd werden. Niet alle hulpkantoren hebben hun registers 306 aan het Enig Kantoor overgedragen.


Code

E.2.15.

Reeks

Databank voor de opvolging van de dossiers van borgstellingen (PLDA)



Tot substitutie

Vernietigen

E.3. UITOEFENEN VAN DE HELPDESKFUNCTIE VOOR PLDA E.3.01.

Dossiers inzake noodprocedures

5 jaar

Vernietigen

E.3.02.

Vragen om bijstand inzake het gebruik van PLDA

5 jaar

Vernietigen

E.4. OPVOLGING VAN DE ELEKTRONISCHE AANGIFTEN E.4.01.

Databank voor de opvolging van elektronische aangiften inzake douane (PLDA)

Tot substitutie

Vernietigen

E.4.02.

Databank voor het opvolgen van elektronische aangiften inzake accijnzen (EMCS)

Tot substitutie

Vernietigen

E.4.03.

Databank voor het opvolgen van de elektronische doorvoeraangiften (NCTS)

Tot substitutie

Vernietigen

65

Opmerkingen


Code

Reeks



E.5. VERWERKING VAN AANGIFTEN E.5.01.

Formulieren inzake de invoeraangifte (IM, EU, COM - 4, 5, 6)

5 jaar

Vernietigen

E.5.02.

Formulieren inzake de uitvoeraangifte (EX, EU, COM - 1, 2, 3)

5 jaar

Vernietigen

E.5.03.

Formulieren inzake de doorvoeraangifte T1 en T2

5 jaar

Vernietigen

E.5.04.

Formulieren inzake de aangifte van opslag in entrepot (en bijhorende dossiers)

5 jaar

Vernietigen

E.5.05.

Formulieren T5 inzake uitvoer met restitutie en invoer met bijzondere bestemming

5 jaar

Vernietigen

E.5.06.

Formulieren inzake de aanvraag tot inschrijving van voertuigen voor invoer of intracommunautaire werving van auto’s

5 jaar

Vernietigen

E.5.07.

Oorsprongscertificaten EUR1, ATR1 en FORMA

5 jaar

Vernietigen

66

Opmerkingen


Code

Reeks



E.5.08.

Formulieren T2L als bewijs van communautair karakter

5 jaar

Vernietigen

E.5.09.

Formulieren inzake de globalisatieaangifte voor bunkering van minerale olie

5 jaar

Vernietigen

E.5.10.

Aangiften inzake accijnzen

5 jaar

Vernietigen

E.5.11.

Administratieve geleidedocumenten (AGD) voor verzending en vaststelling van uitvoer van accijnsgoederen

5 jaar

Vernietigen

E.5.12.

Documenten voor de aanmelding van de vereenvoudigde aangifte (faxberichten)

5 jaar

Vernietigen

E.5.13.

Dossiers inzake binnenkomende zeeschepen (BENELUX 20)

5 jaar

Vernietigen

E.5.14.

Dossiers inzake uitvoerende zeeschepen (BENELUX 21)

5 jaar

Vernietigen

67

Opmerkingen

Voor 2010 gaat het om papieren formulieren, nadien om xmldocumenten in de ECMS-database (zie E.4.0.2)


Code

Reeks



E.5.15.

Dossiers inzake douanewetgeving

5 jaar

Vernietigen

E.5.16.

Dossiers inzake navordering van douanerechten

10 jaar

Vernietigen

E.5.17.

Dossiers inzake teruggave van douanerechten

10 jaar

Vernietigen

E.5.18.

Dossiers van minnelijke schikking of transacties inzake douanerechten en andere belastingen (BTW, accijnzen…)

10 jaar

Vernietigen

E.5.19.

Dossiers inzake falingen

10 jaar

Vernietigen

E.5.20.

Dossiers inzake in beslag genomen en/of verbeurdverklaarde goederen

10 jaar

Vernietigen

E.5.21.

Dossiers inzake de openingsbelasting en het vergunningsrecht

5 jaar na afschaffing van de belasting

68

Vernietigen

Opmerkingen Het gaat hier om stukken betreffende de controle ‘a posteriori’, stukken betreffende het bepalen van de zekerheidstelling, stukken betreffende vragen om inlichtingen en stukken betreffende de aanzuivering van Tdocumenten..

Het gaat hier om de dossiers op het niveau van het hulpkantoor. De dossiers inzake openingsbelasting en vergunningsrecht op niveau van de controlekantoren dienen wel bewaard te blijven en overgebracht te worden naar het Rijksarchief (zie reeks D.5.08)


Code

Reeks



E.5.22.

Steekkaarten van belastingplichtigen inzake de openingsbelasting en het vergunningsrecht


Vernietigen

E.5.23.

Registers inzake de openingsbelasting en het vergunningsrecht (drukwerk nr. 241)



E.5.24.

Beroepsaangiften inzake tabak (drukwerk nr. 108bis)

30 jaar


E.5.25.

Registers van beroepsaangiften vanwege tabaksfabrikanten, -handelaars, -kooplieden, -slijters, enz. (register nr. 108bis)

30 jaar


E.5.26.

Bezits- en beroepsaangifte inzake accijnsproducten (drukwerken nr. 108 en 109)

30 jaar


E.5.27.

Brouw- en stookaangiften

5 jaar

Vernietigen

69

Opmerkingen Het gaat hier om de steekkaarten op het niveau van het hulpkantoor. De dossiers inzake openingsbelasting en vergunningsrecht op niveau van de controlekantoren dienen wel bewaard te blijven en overgebracht te worden naar het Rijksarchief (zie reeks D.5.10)


Code

Reeks



Opmerkingen

E.6. COMPTABILITEIT VAN DE DOUANESCHULD E.6.01.

Staten der ontvangsten en uitgaven

6 jaar

Vernietigen

E.6.02.

Processen-verbaal van de kastoestand

6 jaar

Vernietigen

E.6.03.

Beheersrekeningen

6 jaar

Vernietigen

E.6.04.

Staten der overgedragen rechten

6 jaar

Vernietigen

E.6.05.

Kasboeken

6 jaar

Vernietigen

Vernietigen

F. ONDERZOEK EN OPSPORING VAN FRAUDE F.1. COÖRDINATIE EN ORGANISATIE VAN ONDERZOEK EN OPSPORING F.1.01.

Onderzoeksdossiers (groene dossiers)

15 jaar

F.1.02.

Dossiers inzake de opvolging en de controle van de vergunningen voor de handel in precursoren

15 jaar

70

Selecteren en overbrengen 1 dossier per maand bewaren. naar het RA


Code

Reeks



Tot substitutie


F.1.03.

Databank inzake de opvolging en de controle van de vergunningen voor de handel in precursoren

F.1.04.

AM-berichten

5 jaar

Vernietigen

F.1.05.

RI-berichten

5 jaar

Vernietigen

F.1.06.

Dossiers inzake samenwerkingsverbanden met andere nationale en internationale overheden (werkgroepen, commissies, …)

5 jaar


Opmerkingen

F.2. UITVOEREN VAN ONDERZOEK EN OPSPORING VAN FRAUDE F.2.01.

Onderzoeksdossiers 

Dossiers zonder gevolg

5 jaar

Vernietigen



Dossiers met gevolg

10 jaar

Vernietigen

71

Het originele dossier wordt bewaard door de dienst ‘geschillen’ van de gewestelijke directie


Code

Reeks



Tot substitutie

Vernietigen

Opmerkingen

F.2.02.

Databank voor opvolging van de onderzoeksdossiers (Indaro)

F.2.03.

Maandelijkse activiteitenrapporten

10 jaar

Vernietigen

F.2.04.

Jaarlijkse activiteitenrapporten

10 jaar


F.2.05.

Processen-verbaal

10 jaar

Vernietigen

Het originele proces-verbaal wordt neergelegd bij de griffie van de bevoegde rechtbank.

F.2.06.

Verslagen van verhoren

10 jaar

Vernietigen

Deze verslagen maken ook onderdeel uit van de onderzoeksdossiers.

G. BEHANDELEN VAN OVERTREDINGEN EN INVORDERING G.1. COÖRDINATIE VAN DE BEHANDELING VAN OVERTREDINGEN EN INVORDERING G.1.01.

Principedossiers aangaande geschillen inzake douane en accijnzen

Zolang ze nuttig zijn

72



Code

Reeks



Opmerkingen

G.1.02.

Dossiers inzake fraude van douanerechten en heffingen van gelijke verdeling

10 jaar

Selecteren en overbrengen Enkel de algemene dossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen. naar het RA

G.1.03.

Dossiers inzake fraude van accijnsrechten en bijzondere accijnsrechten

10 jaar


G.1.04.

Dossiers inzake inbreuken op wettelijke verbodsbepalingen, beperkingen of controlemaatregelen

10 jaar


G.1.05.

Dossiers inzake inbreuken in verband met het vergunningsrecht en de openingsbelasting

10 jaar

Selecteren en overbrengen Enkel de algemene dossiers bewaren, alle andere dossiers vernietigen naar het RA

G.1.06.

Dossiers inzake inbreuken aangaande de tolkring

10 jaar


G.1.07.

Dossiers inzake overtredingen aangaande doorvoer

10 jaar


G.1.08.

Dossiers inzake overtredingen aangaande entrepots

10 jaar


73


Code

Reeks



Opmerkingen

G.1.09.

Dossiers inzake navordering van invoerrechten

10 jaar


G.1.10.

Dossiers inzake dienstverhindering

10 jaar


G.1.11.

Dossiers inzake inbreuken aangaande het gemeen recht

10 jaar


G.1.12.

Dossiers inzake overtredingen aangaande de BTW

10 jaar


G.1.13.

Dossiers inzake overtredingen aangaande de verkeersbelasting en het Eurovignet

10 jaar


G.1.14.

Dossiers inzake borgtochten

10 jaar


G.1.15.

Dossiers inzake voorrechten

10 jaar


G.1.16.

Dossiers inzake hypotheken

10 jaar


74


Code

Reeks



Opmerkingen

G.1.17.

Dossiers inzake invorderingen

10 jaar


G.1.18.

Dossiers inzake de comptabiliteit inzake geschillen, bewaring en verkoop van in beslag genomen goederen

10 jaar


G.1.19.

Dossiers inzake het verlenen van vergunningen aan douane-expediteurs

10 jaar na einde erkenning als douane-expediteur


G.1.20.

Dossiers inzake de burgerlijke aansprakelijkheid van de administratie

10 jaar


G.1.21.

Dossiers inzake ongevallen overkomen aan ambtenaren in dienst

10 jaar

Vernietigen

G.1.22.

Dossiers inzake diefstal of beschadiging van goederen in entrepot

10 jaar

Vernietigen

G.1.23.

Dossiers inzake verschuldigdheid, berekening en teruggaaf van rechten

10 jaar

Vernietigen

75


Code

Reeks



G.1.24.

Dossiers inzake aanvragen om vertaling

10 jaar

Vernietigen

G.1.25.

Onderzoeksdossiers inzake aanvragen tot naturalisatie

10 jaar

Vernietigen

G.1.26.

Onderzoeksdossiers inzake eretekens

10 jaar

Vernietigen

G.1.27.

Dossiers inzake het beantwoorden van parlementaire vragen

10 jaar

Vernietigen

G.1.28.

Onderzoeksdossiers inzake paspoorten

10 jaar

Vernietigen

G.1.29.

Dossiers inzake landbouwproblemen in de EEG

10 jaar

Vernietigen

G.1.30.

Dossiers inzake het regeringsbeleid

10 jaar


G.1.31.

Statistieken inzake geschillen

5 jaar


76

Opmerkingen


Code

G.1.32.

Reeks

Dossiers inzake genadeverzoeken



30 jaar


Opmerkingen

G.2. UITVOEREN VAN DE BEHANDELING VAN OVERTREDINGEN EN INVORDERING

G.2.01.

Geschillendossiers


Een maand per jaar bewaren: maart voor de oneven jaren, oktober voor de even jaren (vb. maart 1971, oktober 1972, …). De maand waarin het dossier werd afgesloten wordt als referentie gebruikt.

10 jaar


Een maand per jaar bewaren: maart voor de oneven jaren, oktober voor de even jaren (vb. maart 1971, oktober 1972, …). De maand waarin het dossier werd afgesloten wordt als referentie gebruikt.

5 jaar

G.2.02.

Gerechtsdossiers

G.2.03.

Registers van geschillen, overtredingen, minnelijke schikkingen

Tot substitutie


Vroeger bekend onder reeks 480, nu is dit vervangen door een databank.

G.2.04.

Databank voor de opvolging van gerechtsdossiers

Tot substitutie


Vroeger op papier, nu in een databank.

77


Code

Reeks



Opmerkingen

G.2.05.

Maandelijkse activiteitenrapporten van de opsporingsinspecties

5 jaar

Vernietigen

Het origineel wordt door de opsporingsinspecties bewaard.

G.2.06.

Jaarlijkse rapporten over wapenhandel

5 jaar

Vernietigen

De originele rapporten worden opgesteld door en bewaard bij het hoofdbestuur.

78



117

Archief van de

Federale Overheidsdienst Financiën ̶ Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen Archiefselectielijst APRIL 2012

door

Liesbeth DE FRENNE

5315


Federale Overheidsdienst Financiën. Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen

Recommend Documents