Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole
Jaarverslag 2014
1
Inhoudstafel
Opdrachten.............................................................................................................................................. 3 Inleidend woord door de voorzitter van het Directiecomité .................................................................. 4 Organisatie en opdrachten ...................................................................................................................... 5 Organogram......................................................................................................................................... 5 Opdrachten.......................................................................................................................................... 6 De dienst van de Voorzitter............................................................................................................. 6 De stafdienst Personeel en Organisatie .......................................................................................... 6 De stafdienst Budget en Beheerscontrole ...................................................................................... 7 De stafdienst ICT.............................................................................................................................. 7 De dienst Begeleiding begroting ..................................................................................................... 8 De dienst Federale accountant ..................................................................................................... 11 De Macrobudgettaire dienst ......................................................................................................... 12 De dienst Beheerscontrole ............................................................................................................ 12 Activiteiten ............................................................................................................................................ 14 De dienst van de Voorzitter............................................................................................................... 14 De stafdienst Personeel en Organisatie ............................................................................................ 16 De stafdienst Budget en Beheerscontrole ........................................................................................ 20 De stafdienst ICT................................................................................................................................ 22 De dienst Begeleiding begroting ....................................................................................................... 23 Begroting en Controle ................................................................................................................... 23 Controle van de vastleggingen ...................................................................................................... 27 De dienst Federale accountant ......................................................................................................... 30 De Macrobudgettaire dienst ............................................................................................................. 34 De dienst Beheerscontrole ................................................................................................................ 38 BIJLAGE : het personeel in cijfers .......................................................................................................... 42 Algemeen overzicht ........................................................................................................................... 42 Verdeling per niveau ......................................................................................................................... 43 Verdeling per leeftijdscategorie ........................................................................................................ 44 Opleidingen ....................................................................................................................................... 45 Colofon .................................................................................................................................................. 48 2
Opdrachten De taak van de FOD B&B als horizontale FOD bestaat erin een bevoorrechte gesprekspartner te zijn voor de andere Federale Overheidsdiensten (FOD's), Programmatorische Overheidsdiensten (POD's) en federale overheidsinstellingen, met inbegrip van de Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid (OISZ), om zo de regering en het parlement in te lichten over de evolutie van de begroting. In dat opzicht stelt de FOD B&B inzake begroting en de bijhorende controle een kader en instrumenten ter beschikking waarmee de Minister en de regering - maar ook de overheidsdiensten - een doeltreffend begrotingsbeheer kunnen voeren. Voor de boekhouding stelt de FOD B&B een systeem ter beschikking waarmee de hele financiële cyclus kan worden beheerd en die voldoende aandacht besteedt aan de juistheid en volledigheid van de financiële rapportering van de federale overheid. De FOD B&B stelt zijn competenties ten dienste van de FOD's, POD's en OISZ om deze zo goed mogelijk te ondersteunen. Inzake deontologie en management support wenst de FOD B&B zijn bevoorrechte relatie te bestendigen met de grote groep ambtenaren en overheidsinstellingen. Daartoe stelt hij instrumenten ter beschikking, biedt hij methodologische steun en legt hij concreet uit welk beleid er moet worden gevoerd inzake beheerscontrole en deontologie. Met deze aanpak wil de FOD de beheerscontrole verbeteren en het imago en de werking van de overheid versterken. Om in zijn opdracht te slagen ontwikkelt de FOD B&B in zijn bevoegdheidsdomeinen een expertisecentrum ter ondersteuning van de federale overheidsdiensten. Deze kennis- en ervaringsdeling gebeurt via uitwisseling van knowhow binnen verschillende fora en netwerken of door informatie en best practices via het internet vlot toegankelijk te maken. De FOD B&B werkt in een "shared services" omgeving voor zijn ondersteunende diensten. Zo gebruikt hij zijn middelen optimaal en deelt hij zijn competenties met de andere horizontale FOD's.
3
Inleidend woord door de voorzitter van het Directiecomité
Alfons Boon
Ook dit jaar heeft de FOD Budget en Beheerscontrole zijn taken succesvol uitgevoerd. In 2014 werden talrijke nieuwe projecten opgestart en verwezenlijkt die tot ingrijpende veranderingen geleid hebben in de manier van werken. De invoering van een communicatieplan, de opmaak van een nieuwe arbeidstijdregeling, de ontwikkeling van een nieuw systeem voor het beheer van documenten en de uitwerking van een systeem voor klachtenbeheer zijn het gevolg van een intensere samenwerking en verder doorgedreven responsabilisering van de medewerkers in de FOD, maar ook van meer openheid naar de klanten toe. Uiteraard werden hierbij de opvolging en uitvoering van alle recurrente opdrachten van de FOD Budget en Beheerscontrole niet uit het oog verloren; de opmaak van de begroting, het verslag van het Monitoringcomité, het stabiliteitsprogramma, de opstelling van het rapport artikel 7, ... vormen een permanente uitdaging in de huidige economische context.
Het directiecomité, de beleidscel en onze klanten konden bij al deze werkzaamheden steevast rekenen op de efficiënte en permanente medewerking van alle medewerkers van de FOD. 2015 belooft opnieuw een spannend jaar te worden, waarbij de in de loop der jaren opgedane ervaring en vaardigheden ongetwijfeld hun nut zullen bewijzen.
Veel leesplezier!
Alfons Boon, Voorzitter van de Directiecomité
4
Organisatie en opdrachten Organogram
5
Opdrachten De dienst van de Voorzitter De dienst van de Voorzitter staat in voor de voorbereiding, het secretariaat en de opvolging van de vergaderingen van het directiecomité. Met het oog op de openheid van het directiecomité tegenover alle medewerkers van de FOD, worden de samenvattingen van de belangrijkste beslissingen van het directiecomité meegedeeld op het intranet. Om de interne communicatie te verstevigen, staat de dienst van de Voorzitter ook in voor het secretariaat van een tussenstructuur, namelijk het Managementteam. Dit is samengesteld uit alle leidinggevenden van de diensten van de FOD. Het heeft als doel de interne communicatie tussen de diensten en vanuit de directie naar de diensten te bevorderen. Deze bijeenkomsten zijn ook bedoeld om het delen van de kennis en informatie onder de medewerkers te bevorderen. Het geeft ook de mogelijkheid om de beslissingen van het directiecomité eenduidiger, sneller en makkelijker mee te delen aan de leidinggevenden. De leidinggevenden hebben als opdracht er voor te zorgen dat de informatie bij hun medewerkers verspreid wordt. Zo tracht de FOD via de verschillende niveau’s transparant te zijn naar alle medewerkers toe. De dienst van de Voorzitter bereidt het strategisch forum van de stafdirecteuren Budget en Beheerscontrole voor, maakt het verslag op van deze vergaderingen en verzorgt de opvolging. Via dit forum betrekt de FOD de stafdirecteuren bij het uitzetten van de krijtlijnen van de FOD op het vlak van begroting, boekhouding, interne controle en deontologie. Op deze manier wil de FOD respect tonen voor de bekommernissen van de stafdirecteuren B&B. Dit brengen we in de praktijk door overleg en door hen in onze strategische beslissingen te betrekken. Met het oog op de opvolging van het managementplan heeft de dienst van de Voorzitter de balanced scorecard opgezet en wordt ze maandelijks opgevolgd. Zo kan er bijgestuurd worden als het gevaar bestaat dat de doelstellingen niet worden gehaald. De cel algemene ondersteuning, die deel uitmaakt van de dienst van de Voorzitter, staat in voor de logistiek van de FOD B&B, alsook voor de praktische organisatie van evenementen ter ondersteuning van de activiteiten van de verschillende diensten. Deze cel coördineert ook de activiteiten inzake duurzame ontwikkeling en verzorgt het secretariaat van het Comité voor veiligheid en gezondheid op het werk. De coördinatie van de interne en externe communicatie van de FOD maakt eveneens deel uit van de opdrachten van de Voorzitter, net zoals de vertalingen.
De stafdienst Personeel en Organisatie De stafdienst P&O staat in voor het human ressources-beleid van de FOD B&B en voor het administratieve beheer van de loopbaan van zijn ambtenaren. Om zijn opdrachten te vervullen, is deze dienst samengesteld uit twee cellen met verschillende opdrachten: De cel Personeelsadministratie staat in voor het administratief en geldelijk personeelsbeheer, de loonadministratie (in samenwerking met de CDVU) en het tijdsregistratiesysteem. Deze cel telt twee dossierbeheerders (1 NL en 1 FR) en een P&O-expert die bepaalde specifieke materies opvolgt.
6
De cel Human ressources staat in voor de coördinatie van het human ressources-beleid in de FOD B&B. Zijn grootste uitdagingen bestaan erin elke medewerker een veilige werkomgeving te bieden waarin hij zich kan ontplooien en reële doorgroeikansen krijgt en de organisatie de nodige menselijke middelen aan te reiken opdat ze haar opdrachten kan uitvoeren. Daartoe ontwikkelt de cel HR verschillende instrumenten die ze ter beschikking stelt, waaronder competentie-ontwikkeling, talentbeheer, evaluatie, werving, coaching en diversiteitsbeheer. Deze cel telt een adviseur en een HR-coördinator die beiden als aanspreekpunt fungeren voor alle vragen van de medewerkers en hun leidinggevenden op het vlak van personeelsbeheer.
De stafdienst Budget en Beheerscontrole De stafdienst Budget en Beheerscontrole (B&B) staat in voor het financieel beheer van de FOD B&B. Hij werkt de begroting uit, ziet toe op de uitvoering ervan, volgt de betalingen op en houdt de boekhouding bij. Om het directiecomité in te lichten, maakt hij maandelijks boordtabellen op waarmee de FOD en de beleidscel de evolutie van de uitgaven kunnen opvolgen. De dienst werkt nauw samen met de cel Algemene Ondersteuning van de dienst van de Voorzitter, in het bijzonder bij de aanrekening van de bestelbonnen. Deze dienst houdt ook regelmatig contact met de diensten Begeleiding Begroting en Federal Accountant van de FOD B&B, met de Inspectie van Financiën, het Rekenhof en de controleurs van de vastleggingen. Sinds FEDCOM werd opgestart en er aanpassingen werden aangebracht, heeft de stafdienst B&B een grondige kennis verworven van de kwaliteiten, de mogelijkheden en de beperkingen van dit systeem. Dank zij deze kennis kan de stafdienst B&B steeds volledigere en juistere gegevens leveren, kan hij de andere diensten beter ondersteunen en zo op financieel vlak een doelmatiger interne controle bieden. Door met FEDCOM te werken, kan de dienst immers beter de ontvangsten opvolgen, boordtabellen opmaken, aangepaste rapporten leveren voor de verschillende diensten, weten welk bedrag aan kredieten gebruikt is en informatie verstrekken over de openstaande facturen.
De stafdienst ICT De ICT dienst heeft als voornaamste doel de ondersteuning van zijn gebruikers binnen en buiten de eigen organisatie in hun werkzaamheden door hen te voorzien van moderne en performante ICTmiddelen. Binnen deze context heeft de ICT dienst daardoor ook bepaalde verantwoordelijkheden bij projecten met een impact op die ICT-omgeving. De ICT dienst werkt binnen ICT Shared Services samen met de andere horizontale FOD’s wat er voor zorgt dat we voor de backend-infrastructuur en de zgn. commodities (mail, internet, filestorage, e.d.) de nodige schaalvoordelen gerealiseerd kunnen worden. Daarbij wordt er binnen dit samenwerkingsverband zo maximaal mogelijk gestreefd naar het behoud van de noodzakelijke controle op die ICT-middelen of informatiesystemen die eigen zijn aan de FOD B&B. De FEDCOM applicatie is hiervan het meest zichtbare voorbeeld.
7
De dienst Begeleiding begroting Begroting en Controle Overeenkomstig de wet staat de afdeling Begroting en Controle van de dienst Begeleiding Begroting in voor de ondersteuning en het advies bij de opmaak en de aanpassing van de federale begroting.
Om zijn opdracht uit te voeren beschikt deze dienst over 5 cellen: -
een centrale cel; drie cellen die de begrotingen van de FOD’s/POD's/departementen en instellingen van openbaar nut coördineren; een cel die de begrotingen van de openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ) coördineert; een cel die de dossiers behandelt voor de terugbetaling van geneesmiddelen.
Binnen de afdeling Begroting en Controle werkt de centrale cel transversaal om de draaiboeken te bepalen waarmee het door de regering uitgetekende begrotingspad kan worden nageleefd en de begrotingswerkzaamheden kunnen worden gecoördineerd. Zo heeft deze cel een globale kijk op de ontvangsten en uitgaven van de federale Staat en kan zij samenwerken met de Macrobudgettaire dienst om de gegevens te consolideren. Haar voornaamste taken bestaan erin de Minister van Begroting te ondersteunen bij de opmaak en de uitvoering van de begroting. Net als andere jaren was de cel werkzaam in sterk uiteenlopende domeinen, waaronder: -
het opstellen van de omzendbrieven met betrekking tot de begrotingsbehoedzaamheid en de afsluiting van het begrotingsjaar en andere ad hoc begrotingsomzendbrieven; de opmaak van rapporten en samenvattende tabellen na de technische bilaterale vergaderingen; de opvolging van de organieke fondsen; het beleid inzake personeelskredieten en personeelsplannen; de opvolging van de uitvoering van de begroting en van de blokkeringen; het beheer van het investeringsprogramma; het beheer van de interdepartementale provisie; de coördinatie van de begrotingswerkzaamheden; de aanlevering van rapporten voor de dienst; het beheer van het programma eXL-Budget ter ondersteuning van de begrotingswerkzaamheden; de coördinatie van de schriftelijke parlementaire vragen; het opvragen en analyseren van de ontvangsten om de Middelenbegroting uit te werken; het beheer van de juridische aspecten van begrotingsaangelegenheden in verband met de FOD B&B:
-
de opvolging van de dossiers inzake juridische en administratieve geschillen (Grondwettelijk Hof, Raad van State, gewone rechtspraak); de opvolging van de omzetting naar Belgisch recht van de Europese richtlijnen in begrotingsaangelegenheden; de voorbereiding van de koninklijke besluiten tot verdeling van de interdepartementale provisie; de opmaak van de ontwerpen van begrotingswetten.
De opmaak van de begroting begint met de opstelling van de begrotingsomzendbrief (gebaseerd op de vooruitzichten van het Federaal Planbureau) die de technische parameters en de beginselen voor de opmaak van de begroting overmaakt aan de instellingen. Deze omzendbrief beoogt een samenhangend begrotingsbeleid in te voeren en technische en juridische ondersteuning te bieden aan de medewerkers die de begrotingen coördineren.
8
De invoering van eXL-BUDGET, dat in een recordtempo en zonder bijkomende middelen intern werd ontwikkeld, heeft het werk van de medewerkers die instaan voor de begrotingen van de departementen vergemakkelijkt. Dankzij dit programma gaat het rapporteren sneller, beter en veiliger : de departementen krijgen begrotingstabellen waarvan het formaat vooraf is vastgelegd, waardoor ze sneller verwerkt worden met minder gevaar op fouten. Vervolgens krijgen alle spelers van de begrotingscyclus rapporten die ze dan grondig kunnen analyseren. In 2014 was het economisch klimaat onstabiel en werden de sleutelfactoren van de economie veelvuldig naar beneden toe herzien. De regering heeft deze richtlijnen dan ook meermaals moeten bijsturen om aan te sluiten bij het begrotingspad vastgelegd in het stabiliteitsprogramma voor België. Nieuwe kostenbesparende maatregelen werden systematisch herzien in overeenstemming met de beleidsbeslissingen. Dit heeft het werk beïnvloed van de afdeling Begroting en Controle, die verantwoordelijk is voor de aanpassing van de groeiparameters van de uitgaven, zowel in de richtlijnen aan de departementen als op het niveau van de controle van de toepassing van deze richtlijnen. Naast haar kennis en deskundigheid inzake begrotingsrecht, moet de centrale cel ook lineaire maatregelen voor verschillende soorten kredieten invoeren: personeel, instellingen van openbaar nut, werkingskredieten, beleidscellen, facultatieve toelagen, enz. Dit vraagt om een rapporteringssysteem waarmee op zeer korte tijd, met een gestandaardiseerde en onpartijdige methodologie en met nauwkeurige cijfers beslissingen kunnen worden uitgevoerd.
Drie andere cellen staan in voor de opvolging en de coördinatie van de begrotingen van de FOD’s/POD's/departementen en instellingen van openbaar nut; de medewerkers van deze cellen zijn bevoorrechte gesprekspartners voor bilateraal werk waarbij de ontwikkeling van de uitgaven wordt opgevolgd gedurende de hele begrotingscyclus: -
analyse van de dossiers voorgelegd aan de Minister van Begroting in het kader van de administratieve en begrotingscontrole; deelname aan technische werkgroepen; analyse van de begrotingsvoorstellen van de departementen; voorbereiding, opvolging en opstelling van de notulen van de technische bilaterale vergaderingen met de FOD's/POD's/departementen en de Minister van Begroting; opvolging van de beleidsbeslissingen en omzetting van de beslissingen van het conclaaf in definitieve begrotingsvoorstellen voor de departementen; opvolging van de parlementaire fase, waaronder een analyse van de opmerkingen van het Rekenhof en de ondersteuning van de Minister van Begroting in het parlementair debat; aanrekening van de blokkeringen in FEDCOM naar aanleiding van de beslissingen die in 2014 genomen werden op het vlak van begrotingsbehoedzaamheid.
De cel OISZ staat in voor de voorbereiding en de uitwerking van de verwachtingen van de Minister van Begroting en voor de onderhandeling van de bestuurscontracten van de OISZ in samenwerking met de beleidscel van de Minister van Begroting. Samen met de FOD Sociale Zekerheid bereidt ze de bilaterale en trilaterale vergaderingen voor die nodig zijn voor de onderhandelingen en volgt zij deze op; ook bepaalt ze de begrotingen (de norm) voor de duur van de contracten (meestal 3 jaar) volgende de laatste gekende hypotheses. Bij de afwerking van de onderhandelingen zorgt deze cel ervoor dat de bestuurscontracten in overeenstemming zijn met de resultaten van de onderhandelingen met het oog op hun voorlegging aan de Raad van Ministers en hun aansluitende publicatie in het Belgisch Staatsblad. De cel OISZ staat ook in voor de organisatie van de "Fora van de Commissarissen" (die de regeringscommissarissen inlichten over de evolutie van de wetgeving met betrekking tot de OISZ), voor de vordering van de onderhandelingen over de contracten of wijzigingen aangebracht aan de vorige contracten en voor het communiceren van de richtlijnen inzake kredietoverdrachten, maatregelen inzake begrotingsbehoedzaamheid, ... Er werd dan ook een Sharepoint aangemaakt opdat de Commissarissen vlot toegang zouden hebben tot alle informatie en dit platform kunnen gebruiken om hun ervaringen uit te wisselen.
9
De cel OISZ staat ook in voor de opvolging op begrotingsvlak (kredietoverdrachten, ...) van de bestuursovereenkomsten en voor de verwezenlijking van de doelstellingen uit de contracten om eenvormige beslissingen te garanderen, aangezien deze opdrachten door de wetgeving aan de Regeringscommissarissen toegewezen werden. Zij bepaalt de inter-OISZ provisie voor de achterstallen inzake gecertifieerde opleidingen en de verdeling ervan tussen de OISZ. Ze maakt ook de gelijkvormig verklaarde uitvoeringsrekeningen van de OISZ over aan het Rekenhof. De cel OISZ maakt deel uit van de Commissie voor de Normalisatie van de Openbare Boekhouding van de OISZ die het boekhoudplan van de OISZ moet opstellen en richtlijnen opstelt om de registratie en de aanrekening van de uitgaven van de OISZ te verduidelijken. De opdracht van de cel geneesmiddelen bestaat erin dossiers met aanvragen van farmaceutische bedrijven voor terugbetaling van geneesmiddelen, meer bepaald de farmaceutische specialiteiten, ten laste van de begroting geneeskundige verzorging te behandelen ten behoeve van de Minister van Begroting. Het reglementair kader is vervat in het koninklijk besluit van 21 december 2001 tot vaststelling van de procedures, termijnen en voorwaarden inzake de tegemoetkoming van de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen in de kosten van farmaceutische specialiteiten. Leden van deze cel zetelen in de commissie voor terugbetaling van geneesmiddelen bij het RIZIV als waarnemer van de Minister van Begroting. Deelname aan deze vergaderingen laat toe om een eerste zicht te hebben op de voorstellen tot wijziging van de terugbetaalde specialiteiten die in deze commissie worden besproken en na goedkeuring in het kader van de administratieve controle aan de Minister van begroting zullen worden voorgelegd. Gelet op de beperkte tijd waarin de Minister van Begroting zich moet uitspreken, namelijk 10 dagen, is deelname aangewezen teneinde te kunnen anticiperen op eventuele problemen. Bovendien schept de aanwezigheid mogelijkheden om duurzame contacten te leggen met de actoren die in deze commissie zetelen teneinde deze technische en complexe materie beter te begrijpen.
Controle van de vastleggingen De opdracht van de controle van de vastleggingen wordt geregeld door de artikelen 9 tot 15 van de programmawet van 22 december 2008, het koninklijk besluit van 31 mei 1966 en het ministerieel besluit van 7 juli 1966. De controleur van de vastleggingen wordt aangeduid als boekhouder van de vastleggingen, waardoor hij verantwoordelijk is voor de opvolging van de begrotingsboekhouding van de diensten van de centrale administraties (FOD/POD). Ook al zijn ze hiërarchisch ondergebracht bij de dienst Begeleiding Begroting, toch genieten de controleurs van de vastleggingen een zekere autonomie en hangen ze rechtstreeks af van de Minister van Begroting (rekenplichtigen voor het Rekenhof). De controle van de vastleggingen houdt de begrotingsboekhouding van de Staat bij (controle van de correcte aanrekening van de uitgaven), volgt de uitgaven op en gaat de wettelijkheid/het in aanmerking komen van de uitgaven na, om te garanderen dat de kredieten die voor een bepaald boekjaar toegewezen werden niet overschreden worden. Deze controle biedt de Minister van Begroting bij de afsluiting van de rekeningen van het Algemeen Bestuur de zekerheid dat deze correct zijn en ter controle voorgelegd kunnen worden aan het Rekenhof en het Parlement. De controle van de vastleggingen betreft alle contracten en opdrachten afgesloten door de diensten van het Algemeen Bestuur, waarbij het hele administratieve proces gecontroleerd wordt (raming van de opdracht, oproep tot kandidaatstelling, naleving van de administratieve drempels, bekendmaking, ...). De controle van de vastleggingen controleert eveneens de vereffeningen van de openbare uitgaven, dus de controle dat wat besteld werd ook effectief gepresteerd/geleverd werd, en de controleurs verstrekken advies aan de verschillende boekhoudkundige en financiële diensten en diensten voor interne controle in de FOD's/POD's.
10
De dienst Federale accountant De opdrachten van de federale Accountant kunnen als volgt samengevat worden:
het functionele onderhoud van FEDCOM; onderhoud en ondersteuning van de functionaliteiten van de toepassing; beheer van de basisgegevens; beheer van de autorisatieprofielen; helpdesk; configuratie, ontwikkeling en implementatie van nieuwe functionaliteiten; gecontroleerde migratie van de toepassing naar de nieuwe SAP-technologieën. de boekhoudkundige rapportering voor de diensten van het Algemeen Bestuur en de consolidatie van de boekhouding op het niveau van de federale Staat: ondersteuning van de FOD's inzake algemene boekhouding en opmaak van de wettelijke verslagen; rapportering aan het Rekenhof en het Parlement; opvolging van de uitvoering van de begroting; Communicatie en opleiding: bijwerken, ontwikkelen en beschikbaar maken van de opleidingen voor FEDCOM; de richtlijnen met betrekking tot de procedures voor de uitvoering van de begroting opstellen, beheren en verspreiden.
De dienst Federale Accountant is momenteel samengesteld uit zeven teams: 1.
Het team "Autorisatie, normering en wetgeving" werkt het wettelijk kader verder uit en werkt de wetgeving voortdurend bij. Het stelt de boekhoudregelgeving op (in ruime zin) en beheert de machtigingen en het boekhoudplan in FEDCOM.
2.
Het team "Functioneel beheer" onderhoudt en ondersteunt het systeem. Een helpdesk ontvangt meldingen van gebruikers betreffende functionele problemen en lost deze op. Dit team staat ook in voor de invoering en het beheer van de masterdata (klanten, leveranciers). Het analyseert en ondersteunt nieuwe projecten. Het biedt technische ondersteuning bij de invoering van begrotingsverrichtingen zoals het opladen van de begroting, het beheer van de organieke en virtuele fondsen, kredietblokkeringen, herverdelingen, enz.
3.
Het team "softwareontwikkeling" voert aanpassingen uit aan de FEDCOM-programmatuur en komt zo tegemoet aan de vragen van onze klanten (FOD's/POD's); het ontwikkelt in BI/BW/BO om rapporten over de boekhouding en over de begroting te kunnen maken.
4.
Het team "managementondersteuning, projectbeheer en veranderingsbeheer" heeft tot taak het management van de dienst Federal Accountant bij te staan. Het coördineert ook de portfolio van een twintigtal projecten van de dienst en beheert de veranderingen die te maken hebben met FEDCOM.
5.
Het team "Kwaliteitscontrole" voert tests uit op alle configuraties en ontwikkelingen vooraleer die in productie worden genomen in het systeem. Het ziet erop toe dat de documentatie en de procedures opgesteld en bijgewerkt worden. Dit team coördineert de registratie in FEDCOM van de historiek van de vaste activa van de FOD's/POD's. Het verzorgt ook de rapportering van bepaalde KPI's.
6.
Het team "Rapportering" staat in voor de opvolging van de boekhoudverrichtingen van de FOD's/POD's, de maandelijkse en jaarlijkse afsluiting van de boekhouding en de opmaak en verzending naar het Rekenhof van de wettelijke boekhoudkundige rapporten via de Minister van Begroting. Het gaat om de algemene rekening van het Algemeen Bestuur, die de jaarrekening en de uitvoeringsrekening van de begroting omvat. De jaarrekening bestaat uit de balans, de resultatenrekening, de samenvattende rekening van de begrotingsverrichtingen volgens de economische classificatie en de toelichting.
11
Dit team bereidt eveneens het wetsontwerp ter goedkeuring van de algemene rekening van het Algemeen bestuur voor, die bij de Kamer van Volksvertegenwoordigers ingediend wordt door de Minister van Begroting. 7.
Het team « Business Process Integration » staat in voor de implementatie en opvolging van nieuwe projecten, zoals bijvoorbeeld de configuratie van nieuwe SAP-modules of interfaces en de uitbreiding van FEDCOM naar andere organisaties.
Naast deze teams beschikt de dienst Federal Accountant ook over drie experts die verschillende projecten ondersteunen in hun respectieve expertisedomeinen.
De Macrobudgettaire dienst De Macrobudgettaire dienst heeft een dubbele opdracht. Deze dienst verzorgt de economische en functionele hergroepering van de verrichtingen van de federale overheid. Hij staat in voor de methodologie van deze twee hergroeperingen en voor zijn eenvormige toepassing door de federale overheid, de Gemeenschappen en Gewesten. In deze context neemt hij het secretariaat waar van de Algemene gegevensbank die tot stand kwam via een samenwerkingsakkoord tussen de federale overheid en de gemeenschappen en gewesten. De Algemene Gegevensbank verzamelt op uniforme wijze de begrotingsinformatie van de betrokken overheden; op basis van deze informatie maakt het Instituut voor de Nationale Rekeningen de rekeningen van de overheden op. Naast deze statistische opdracht ondersteunt de dienst ook de beleidscel van de Minister van Begroting bij de voorbereiding en uitvoering van het begrotingsbeleid, wat hij onder meer inhoudt dat hij de cijfers van de federale overheid en van de sociale zekerheid verzamelt en evalueert. In dezelfde context volgt de dienst de uitvoering op van de begrotingen van de subsectoren van de overheid, maakt hij de meerjarenramingen op en bereidt hij sommige officiële teksten voor, zoals de algemene toelichting, het stabiliteitsprogramma en de nota over de vergrijzing.
Naast deze tweeledige opdracht vervult de Macrobudgettaire dienst ook een informatie-opdracht.
De dienst Beheerscontrole De dienst Beheerscontrole bestaat uit het Bureau voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie en Management support.
Het Bureau voor Ambtelijke Ethiek en Deontologie (BAED) heeft als opdracht toe te zien op de integriteit in het federaal administratief openbaar ambt. Het treedt op als expertisecentrum op het vlak van integriteitsbeheer en ondersteunt als consultant de instellingen van het federaal administratief openbaar ambt. Het BAED volgt eveneens de werkzaamheden op van de internationale organisaties waarin integriteitsbeleid een onderdeel is van de strijd tegen corruptie (Verenigde Naties, Europese Unie, Raad van Europa (GRECO) en OESO). Om een referentiekader voor zijn opdracht te ontwikkelen, heeft het BAED een aantal integriteitsinstrumenten ontwikkeld waaronder het deontologisch kader voor de ambtenaren van het federaal administratief openbaar ambt, de handleiding voor het beheer van belangenconflicten en verscheidene omzendbrieven betreffende overheidsopdrachten. Het Bureau heeft ook een belangrijke rol gespeeld bij de opmaak van de wet van 15 september 2013 betreffende de melding van een veronderstelde integriteitsschending in de federale administratieve overheden door haar
12
personeelsleden en werd belast met de implementatie van het koninklijk besluit ter verduidelijking van de rol, de opdracht en de selectie van de vertrouwenspersoon integriteit. Het Bureau coördineert ook de aanpak inzake belangenconflicten en de cumulatie van functies in het federaal administratief openbaar ambt om ervoor te zorgen dat de reglementering ter zake coherent en grondig wordt toegepast.
Management support is een expertisecentrum op het vlak van interne controle en interne audit. Het treedt op als interne consultant en referentiepartner voor de federale overheidssector inzake uitwerking, optimalisatie en harmonisering van de interne controlesystemen. Om zijn opdracht uit te voeren, ontwikkelt de dienst in overleg met de betrokken organisaties een reeks instrumenten en methodologieën die op grote schaal ter beschikking worden gesteld. De dienst Management Support baseert zich daarbij op de internationaal erkende methodes en standaarden (COSO, INTOSAI, IIA). Hij onderhoudt en promoot netwerken opgericht met derden die aandacht besteden aan interne controle en interne audit.
13
Activiteiten De dienst van de Voorzitter De dienst van de Voorzitter heeft in 2014, in samenwerking met de stafdienst ICT, het Document Management System in gebruik genomen. In het DMS wordt de binnenkomende briefwisseling in elektronische vorm gecapteerd en gebruikmakend van een workflow wordt die verwerkt. De uitgaande post kan van daaruit op termijn ook in elektronische vorm uitgewisseld worden met onze partners. De activiteiten inzake duurzame ontwikkeling, de taaldienst en de coördinator voor het archiefbeheer van de FOD B&B behoren tot de cel algemene ondersteuning, die deel uitmaakt van de dienst van de Voorzitter. De voornaamste taken van de cel duurzame ontwikkeling zijn : -
de vertegenwoordiging van de FOD B&B bij de Interdepartementale Commissie Duurzame ontwikkeling; de sensibilisering voor duurzame ontwikkeling : via dienstmededelingen worden de personeelsleden op de hoogte gebracht van nuttige informatie omtrent duurzame ontwikkeling.
Het duurzaam ontwikkelingsbeleid van de FOD B&B bestond uit volgende punten: 1 - Milieubeheer -
Om de personeelsleden in contact te brengen met eerlijke handel werd naar jaarlijkse gewoonte op de dag van de duurzame ontwikkeling een ontbijt met fairtradeproducten aangeboden.
-
Er is aandacht voor duurzame criteria bij de aankoop van producten en de levering van uitrustingen.
-
De
sensibilisering van het personeel ging vooral uit naar de volgende aandachtspunten: enkel documenten te printen als het noodzakelijk is; lichten doven bij het verlaten van kantoren en vergaderzalen; de computerschermen zo instellen dat ze na één minuut automatisch uitgeschakeld worden; de computers (inclusief scherm) ‘s avonds uitzetten; voor verplaatsing zo veel mogelijk gebruik maken van het openbaar vervoer.
2 - Milieuprestaties voor het gebouw Eind 2014 werd het energieprestatiebeheer -certificaat behaald voor het gebouw. 3 - Milieuprestaties van de aangekochte voertuigen van de FOD In de loop van 2014 werd de vervanging van twee leasingwagens voorzien. De wagens beantwoorden aan de vereisten van de omzendbrief en gaan worden geleverd in de loop van 2015. 4 - Mobiliteit Het bedrijfsvervoersplan werd opgesteld zoals gevraagd door het Brussels Hoofdstedelijk gewest. Dit plan is ook de basis voor de federale diagnostiek ivm het woon-werkverkeer zoals opgesteld door de FOD Mobiliteit. Door het opstellen van dit bedrijfsvervoersplan heeft de FOD dus voldaan aan haar verplichtingen voor de komende 4 jaar.
14
In 2014 werd gewerkt aan een up-date van de archieflijst. Deze herziening houdt rekening met het digitaliseringsproces dat aan de gang is in de adminstratie. De herziening is nog niet afgerond en zal worden gefinaliseerd in de loop van 2015. De Taaldienst zorgt ervoor dat de nodige teksten zowel in het Nederlands als in het Frans ter beschikking gesteld worden van de medewerkers en de burgers. Om zijn werkwijze te optimaliseren heeft de taaldienst in maart 2014 de vertaalsoftware Trados Studio aangekocht. Dit systeem deelt de teksten in segmenten op, waarna de vertaalde segmenten in een vertaalgeheugen worden opgeslagen. Zo kunnen reeds vertaalde segmenten opnieuw worden gebruikt. Het systeem verhoogt niet alleen de kwaliteit van de vertalingen, het werkt ook een harmonieus en coherent taalgebruik in de hand. Op termijn wordt verwacht dat deze werkwijze het rendement van de taaldienst zal verhogen. In maart 2014 ging een medewerker met pensioen. Hij werd in oktober vervangen. Overeenkomstig de doelstellingen van het managementplan vormt de interne en externe communicatie een belangrijke uitdaging voor de leidinggevenden die het moeten inbedden in de organisatiestructuur. In dit opzicht werd in 2014 een communicatieplan uitgewerkt, in navolging van de aanbevelingen van de communicatieaudit die eind 2013 uitgevoerd werd. Het B-team, samengesteld uit gemotiveerde en dynamische medewerkers van onze FOD, heeft verschillende teambuildingactiviteiten georganiseerd, met de bedoeling informele contacten te stimuleren ter gelegenheid van een culturele activiteit of bij culinaire ontdekkingen. Maandelijks (behalve in juli en augustus) worden in de FOD infosessies gehouden om de medewerkers te informeren over uiteenlopende thema's die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met de werking van de FOD. Deze infosessies, Newscafés genoemd, hebben tot doel uitwisseling en dialoog te stimuleren. Praktische informatie met betrekking tot de FOD wordt via het intranet onder alle medewerkers verspreid. Een dagelijkse update van de communicatie zorgt voor een totaalbeeld van alle facetten van de organisatie van de FOD. Om zichtbaar te zijn voor de burgers en zijn partners, verstrekt de internetsite van de FOD B&B alle nuttige informatie met betrekking tot de haar toevertrouwde taken. De burgers kunnen ook online informatie vragen via de informatieambtenaar. In 2014 werden 102 vragen gesteld per mail, 80% daarvan werden in minder dan 10 dagen beantwoord. Tot slot draagt ook de publicatie van een jaarverslag dat de activiteiten van de FOD tijdens het afgelopen jaar beschrijft, bij tot de transparantie die door het directiecomité nagestreefd wordt.
15
De stafdienst Personeel en Organisatie Een efficiënte en dynamische organisatie steunt allereerst op de werkkracht van haar personeel. De belangrijkste opdracht van onze stafdienst P&O bestaat er dus in ervoor te zorgen dat alle medewerkers van de FOD Budget en Beheerscontrole zichzelf kunnen ontplooien in een professionele omgeving die optimaal het midden houdt tussen hun noden en de noden van de organisatie. In deze context zorgt de stafdienst P&O, en de cel Personeelsadministratie in het bijzonder, ervoor dat de voortdurend wijzigende administratieve en geldelijke reglementen correct toegepast worden en dat de medewerkers zich kunnen toeleggen op het behalen van hun doelstellingen. Parallel hiermee streeft de cel human ressources ernaar een beleid te voeren waardoor de medewerkers over de nodige middelen kunnen beschikken om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken, met respect voor diversiteit en oog voor rechtvaardigheid, vooral in de volgende materies: Opmaak en uitvoering van het personeelsplan Dankzij personeelsplanning kan het management van een organisatie: -
een inventaris opmaken van de bestaande menselijke middelen; toekomstige personeelsnoden inschatten om de doelstellingen te verwezenlijken; aangepaste acties bepalen en ondernemen om tegemoet te komen personeelsbehoeften.
aan
de
Het doel bestaat erin het gepaste aantal medewerkers aan te werven, met de noodzakelijke competenties, in de juiste functies, op het gepaste moment en met een correcte kostenraming. Het personeelsplan is dus een methodologisch instrument dat de organisatie ondersteunt bij het behalen van deze objectieven. Voor 2014 werden 29 acties (aanwerving, promotie, toegang, ...) goedgekeurd in het personeelsplan, waarvan er op het einde van het jaar 26 verwezenlijkt waren, wat overeenkomt met een realisatiegraad van 89,7% van het personeelsplan. Selecties en aanwervingen In 2014 werden 6 nieuwe personeelsleden aangeworven om aan de personeelsbehoeften te voldoen: -
2 statutaire stagiairs 4 contractuelen voor de dienst Federale Accountant, in het raam van het Optifedproject.
Hetzij 4 van niveau A en 2 van niveau B. Bovendien werden 4 medewerkers van de vzw e-gov aangeworven voor de volgende functies: -
ICT-coördinator ABAP-developer projectbeheerder functioneel analyst
Het wervingsbeleid van de FOD B&B bleef aandacht besteden aan de naleving van de gelijke behandeling van eenieder, ongeacht zijn geslacht, oorsprong, religieuze overtuiging, leeftijd of eventuele handicap.
16
Bevorderingen Om zijn medewerkers een omgeving te bieden waarin ze kunnen evolueren, heeft de FOD B&B interne promoties georganiseerd waardoor 6 ambtenaren in 2014 een A3-functie behaald hebben.
Evaluatiecyclus De nieuwe regeling inzake personeelsevaluatie (koninklijk besluit van 24 september 2013) is in 2014 in werking getreden. De stafdienst P&O heeft de nodige tijd besteed aan het opleiden en inlichten van de medewerkers en hun leidinggevenden over de bepalingen van deze nieuwe regeling en over hun respectieve rollen in deze cyclus.
Ambtenaren die in 2014 geëvalueerd werden
144,00
Aantal uitgevoerde planificatiegesprekken
136,00
Verwezenlijkingsgraad van de planificatiegesprekken (in %)
94,44
Aantal uitgevoerde evaluatiegesprekken
97,00
Verwezenlijkingsgraad van de evaluatiegesprekken (in %)
67,36
Verdeling van de vermeldingen van de cyclus van 2014 Vermeldingen
Aantal
%
Uitzonderlijk
14
14,43
Voldoet aan de verwachtingen
81
83,51
Te verbeteren
1
1,03
Onvoldoende
1
1,03
Opleidingen 2014 werd opnieuw gekenmerkt door de ontwikkeling van een aantal competenties, in het bijzonder dankzij de deelname van onze medewerkers aan talrijke opleidingen en andere seminaries in de privésector. Hierbij ging het voornamelijk om de volgende ontwikkeldoelstellingen: -
talen informatica de ontwikkeling van de competenties van de leidinggevenden en de evaluatiecycli core-business: boekhouding, begroting en interne audit
74 ambtenaren volgden 161 opleidingen in de privésector.
17
Er werden ook talrijke opleidingen gevolgd aan het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO). -
gecertifieerde opleidingen, met gevolgen voor de loopbaan en de wedde (premie) standaardopleidingen en opleidingen tijdens de stage
In 2014 volgden 56 ambtenaren 109 opleidingen aan het OFO.
Traject voor competentieontwikkeling van de leidinggevenden In 2014 heeft de stafdienst P&O verder geïnvesteerd in het traject voor competentieontwikkeling van de leidinggevenden, met ondersteuning door externe consultants die ons reeds bijstaan sinds de opstart van het programma in 2011. Het jaar 2014 werd vooral gewijd aan het consolideren binnen de organisatie van de workshops die in 2012 en 2013 plaatsvonden en aan de ondersteuning van de leidinggevenden in hun rol.
Opstelling van een nieuw reglement m.b.t. de werktijdregeling In 2014 heeft de stafdienst P&O het ontwerp van een nieuwe werktijdregeling gecoördineerd, waarbij meer aandacht besteed wordt aan het vertrouwen en het werken in functie van een doelstelling en de prikklok afgeschaft wordt. In de voorgestelde principes (zie verder) wordt uitgegaan van een arbeidsrelatie waarin personeelsleden en leidinggevenden een gedeelde verantwoordelijkheid dragen voor de resultaten van de organisatie. Zo ondersteunt de organisatie van de arbeidstijd een resultaatgerichte organisatiecultuur waarin het accent wordt gelegd op meer verantwoordelijkheid en vertrouwen bij het behalen van de doelstellingen van de organisatie, in overeenstemming met de visie op leidinggeven en de waarden van de FOD B&B. Dit project werd in drie stappen uitgevoerd. -
-
-
In een eerste fase heeft de stafdienst een nota voorgelegd aan het directiecomité waarin hij het kader schetst waarbinnen de reorganisatie moest gebeuren. Daarna werd deze nota herzien door de leidinggevenden van de organisatie. Er werd een werkgroep opgericht samengesteld uit alle medewerkers van de FOD B&B, met de bedoeling een voorstel over te maken aan het directiecomité tot een nieuwe reorganisatie van de werktijd die beter beantwoordt aan de huidige realiteit van het werk en tegemoet komt aan de wensen van de medewerkers van de FOD B&B. overleg met de vakbonden en aanpassing van de tekst op hun verzoek (begonnen eind 2014).
De nieuwe werktijdregeling is op 1 mei 2015 in werking getreden.
Diversiteitsbeleid Het diversiteitsbeleid wil de diversiteit bevorderen en strijden tegen elke vorm van discriminatie, zowel in het raam van het personeelsbeleid als in dat van de relaties met de burger. Als werkgever wil de FOD B&B zijn vaardigheden optimaliseren en een voorbeeld zijn op het vlak van diversiteit.
18
De stafdienst P&O coördineert het diversiteitsbeleid voor onze FOD en baseert zich daarbij voornamelijk op de 5 assen die door het federaal diversiteitsnetwerk bepaald werden: -
sensibilisering en diversiteit in het algemeen werving en selectie onthaal en integratie opleiding en ontwikkeling begeleiding.
De FOD Personeel en Organisatie en het netwerk van diversiteitsverantwoordelijken leggen zich al talrijke jaren toe op de bevordering van de diversiteit en de gelijkheid van kansen bij de federale overheid. In 2013 heeft deze inzet geleid tot het organiseren van een federale dag van de diversiteit rond het thema handicap. Deze dag was een groot succes. Om tegemoet te komen aan de blijvende noodzaak de federale overheidsdiensten en hun medewerkers te sensibiliseren voor het belang van diversiteit hebben de FOD P&O en het netwerk van diversiteitsverantwoordelijken besloten een tweede editie te organiseren. Deze heeft plaatsgevonden op donderdag 4 december 2014 rond het thema culturele diversiteit. De stafdienst P&O heeft meegewerkt aan de organisatie van deze dag van de diversiteit en heeft in samenwerking met de dienst van de Voorzitter verschillende activiteiten aangeboden, waaronder een maaltijd met streekgerechten en een quiz.
19
De stafdienst Budget en Beheerscontrole Het leeuwendeel van de begroting van de FOD B&B bestaat uit kredieten bestemd voor de interdepartementale provisie. Deze kredieten dekken de behoeften van de verschillende instellingen en projecten. Ze worden verdeeld via een overdrachtsbesluit. In 2014 werd 71 696 miljoen euro overgedragen naar andere FOD's. De begroting 2014 van de FOD B&B bedraagt 26 928 duizend euro, als volgt verdeeld:
Verdeling van de kredieten Personeel
Specifieke personeel
Werking
ICT
FEDCOM
e-Budget
1%
46%
4%
37%
4%
8%
De onderstaande tabel geeft u een overzicht van de evolutie van de activiteiten van de dienst sinds 2009. Deze gegevens betreffen de FOD B&B en de eraan verbonden beleidscellen. -
De bestelbonnen betreffen de algemene werkingskosten maar ook belangrijke overheidsopdrachten. De facturen omvatten de facturen en kredietnota's met betrekking tot de leveranciers en de onkostennota's van de personeelsleden. De kasverrichtingen omvatten ook de kasontvangsten van de Inspectie van Financiën. De gemiddelde betalingstermijn wordt berekend op basis van de ontvangstdatum van de factuur. De ontvangsten betreffen de vastgestelde rechten van de FOD en van de Inspectie van Financiën.
Jaar
Bestelbonnen
Facturen
Kassa
2009
1.034
2.337
35
Gemiddelde betalingstermijn (dagen) 25
Ontvangsten
2010
1.247
2.899
527
21.2
265
2011
1.120
2.612
149
23,4
429
2012
946
2.087
176
25,8
312
2013
756
2.101
159
21,7
318
2014
619
1.542
133
23,4
326
306
20
Het aantal uitgavenactiviteiten is sinds 2009 gedaald omdat we van het boekhoudkundig beleid van 3 beleidscellen zijn overgestapt naar een enkele beleidscel sinds 2013. De activiteiten verbonden met de inkomsten bleven daarentegen vrij stabiel net zoals de gemiddelde betaaltermijnen. In 2014 heeft de dienst 619 bestelbonnen verwerkt, waarvan 43 % voor rekening van de beleidscellen. De stafdienst B&B heeft 1.675 facturen betaald (waarbij ook de kredietnota's), waarvan 133 via kasuitgaven. De gemiddelde betaaltermijn bedraagt 23,4 dagen; 1,6 % van de facturen worden betaald op 50 dagen (voornamelijk om technische redenen). Er vonden 326 uitgavenverrichtingen plaats. Het Rekenhof en de controleurs van de vastleggingen hebben enkele technische opmerkingen geformuleerd. Waar nodig heeft de dienst zijn werking aangepast aan de opmerkingen. Bovenop deze activiteiten impliceert de dubbele boekhouding het opmaken van maandelijkse en jaarlijkse afsluitingen. Ze laat ook een analyse van de resultatenrekening en de balans toe. In 2014 maakte de dienst ook deel uit van de pilootgroep voor het e-invoicingproject. De dienst blijft de implementatie van dit project in volle opmars ondersteunen.
21
De stafdienst ICT Behalve de inspanningen die binnen de ICT-dienst geleverd worden om op het vlak van ICT Shared Services door gezamenlijke investeringen de modernisering en het beheer van de centrale ITbouwstenen te realiseren, ligt de focus van onze dienst in hoofdzaak op de volgende domeinen of platformen: -
Sharepoint FEDCOM infrastructuur Lokale Heldesk eXL-Budget en eOIP
Het beheer van deze functies of platformen vormt aldus het belangrijkste takenpakket van de verschillende specialisten binnen ICT. Daarnaast ging een aanzienlijk deel van de inspanningen in 2015 richting vernieuwingen en verbeteringen. Op het vlak van Sharepoint werden een aantal bijkomende extranet sites ontwikkeld voor de gerichte samenwerking en communicatie met derden rond specifieke thema’s. De eigen internetpagina onderging een technologische vernieuwing naar Sharepoint en op het vlak van incident management, dashboarding en reporting werden eveneens de nodige ontwikkelingen afgerond. Een belangrijke stap in 2014 was ook de algemene uitbreiding van DMS voor de digitale verspreiding van de interne post en het dossierbeheer. Voor wat betreft FEDCOM dient vooral de upgrade naar EHP7 voor SAP vermeld te worden, net zoals de realisatie van de elektronische facturatie voor een aantal leveranciers van de federale overheid. Eveneens werd de interface met Belfius voor de betalingen vanuit FEDCOM gerealiseerd. De lokale IT-helpdesk staat in voor het beheer van het informaticapark van onze FOD en was vanuit die rol bij een groot gedeelte van de hierboven beschreven vernieuwingen betrokken daar waar deze ook een impact hadden op de gebruikers en het pc-park. De vernieuwing van dit park werd in 2014 ook opgestart door de installatie van nieuwe apparatuur en in de tweede helft van het jaar stond de helpdesk in voor de opstart van de nieuwe beleidscel voor wat betreft haar IT- en telefoniesystemen. In 2014 werden er voor eXL-Budget de nodige programmaties doorgevoerd zodat deze mee kon blijven evolueren met de nieuwe behoeften in het kader van het beheer van de begroting voor de komende jaren. Een aanzienlijk aandeel van de inspanningen werd ook geleverd om de performantie van de applicatie te verbeteren en het beheer ervan te vereenvoudigen. Bijkomend werd er voorzien in de eOIP applicatie voor de macro-budgettaire dienst. Beheer en omkadering De FOD B&B is een kleine, maar hoogst beweeglijke organisatie. De IT-dienst dient hierop afgestemd te zijn. Door binnen de context van ICT Shared Services en met een externe partner samen te werken op het vlak van beheer en vernieuwing, lukken we erin de noodzakelijke ICT-middelen ter beschikking te stellen. Dit vraagt wel dat de verschillende betrokken partijen gealigneerd zijn. Dit gebeurt via het nodige overleg binnen en buiten ICT Shared Services en op de verschillende lagen van de betrokken organisaties. De ICT dienst van de FOD B&B neemt hier ook steeds een meer actieve rol in op om zodoende bij te kunnen dragen aan de effectiviteit van de gezamenlijke ICT organisatie.
22
De dienst Begeleiding begroting Begroting en Controle Omwille van de grotere strengheid verbonden aan de moeilijke economische context moesten er besparingen doorgevoerd worden, waardoor de werklast van de verschillende cellen in 2014 aanzienlijk steeg. In 2014 heeft de dienst 2 197 dossiers behandeld in het kader van de administratieve en begrotingscontrole. Dit is een lichte daling in vergelijking met 2013 (lopende zaken van april tot oktober omwille van verkiezingen).
Dossiers van de administratieve en begrotingscontrole 2500 2000 1500 1000 500 0 2009
2010
2011
2012
2013
2014
Wat de opmaak van de begroting betreft, konden er dankzij de ontwikkeling van eXL-Budget drie aanpassingsbladen van de begroting opgesteld worden met een transparante aanrekening op de begroting per cijferkolom, in het bijzonder voor het monitoringcomité dat het begrotingstraject aanlevert dat België moet volgen. De dienst Begroting en controle stond ook op de eerste lijn voor de opmaak van de begroting 2015 en heeft een simulator ontwikkeld om de begrotingsonderhandelingen te ondersteunen. Dankzij deze vernieuwing: -
kunnen we nagaan of de notificaties van het conclaaf overeenkomen met de cijfers van de simulator; kunnen we in eXL-Budget alle lineaire en andere maatregelen importeren (facultatieve overdrachten, dotaties, ontwikkelingssamenwerking, NMBS, defensie, beleidscel, personeel, werking, investering, ION en specifieke maatregelen); kunnen we de berekeningen uitleggen aan de actoren van de begrotingscyclus, onder meer het Monitoringcomité en het Rekenhof; kunnen we de maatregelen 2016-2019 ramen in de meerjarenramingen; kunnen we de berekeningen automatiseren en manuele fouten of interpretatieproblemen vermijden; kunnen we de facultatieve subsidies identificeren in het systeem; kunnen we de tijd nodig om de begroting te publiceren verkorten.
23
Om haar Europese afspraken na te komen heeft de regering in 2014 ook talrijke maatregelen genomen inzake begrotingsbehoedzaamheid. De dienst Begeleiding Begroting kreeg tot taak deze besluiten ten uitvoer te leggen: -
Opstelling van zes omzendbrieven inzake begrotingsbehoedzaamheid en uitvoering ervan: een omzendbrief om 400.000 kEUR te blokkeren, voornamelijk op personeel, werking en investeringen, waarbij de begroting per schijf van 3 maanden vrijgemaakt wordt; de omzendbrief begrotingsbehoedzaamheid tijdens de periode van dringende en lopende zaken na de verkiezingen; de omzendbrief die de aanwervingen bevriest en de begroting per maandelijkse schijf vrijmaakt; de omzendbrief die enkel herverdelingen van basisallocaties machtigt die slaan op verplichte en onvermijdelijke uitgaven; de omzendbrief die de uitgaven beperkt tot de verplichte en onvermijdelijke uitgaven; de omzendbrief met betrekking tot de afsluiting van de boekhoudkundige en begrotingsverrichtingen van het begrotingsjaar 2014 van het algemeen bestuur; de omzendbrief houdende maatregelen inzake de monitoring van het federale personeel.
-
Ontwikkeling van het FEDCOM-instrument voor de begrotingsbehoedzaamheid.
De voornoemde omzendbrieven noodzaakten een performant beheer van de blokkeringen in het Fedcom-systeem. Er moest immers een onderscheid kunnen worden gemaakt tussen ‘tijdelijke’ blokkeringen (vrijgave in schijven) en meer definitieve blokkeringen (blokkeringen ter garantie van de onderbenuttingsdoelstelling). Op vraag van de Dienst Begeleiding Begroting ontwikkelde de Federale Accountant de mogelijkheid tot het invoeren van verschillende types blokkeringen (5 in totaal, met als codes 12, B1-B4) en werd een uploadtool aangemaakt (via transactie ZFM06). Deze aanpassingen aan het Fedcom-systeem lieten de Dienst Begeleiding Begroting toe om een performante rapportering uit te voeren over de toestand van de blokkeringen en om op een snelle manier de gevraagde aanpassingen aan de blokkeringen uit te voeren (trimestriële vrijgave van de kredieten, gevolgd door maandelijkse vrijgaves vanaf september). De trimestriële en later maandelijkse vrijgaves werden verzekerd in het Fedcom-systeem door de begrotingstitularissen van de Dienst Begeleiding Begroting, op basis van standaardrekenbladen aangemaakt door de Centrale Cel. Deze operatie werd telkens gecontroleerd door de celhoofden en de centrale cel. -
Maandelijkse monitoring van de uitvoering van de begroting;
Vanaf april 2014 verzekerde de centrale cel een analyse van de onderbenuttingsdoelstelling door middel van een maandelijkse bevraging van de departementen. Maandelijks werd een rapport opgemaakt waarbij er rekening werd gehouden met de rapporten van het Monitoringcomité, de bestaande blokkeringen, de realisaties van de departementen en de vooruitzichten (projecties) van deze laatste. Vanaf november 2014 werd dit rapport vervangen door een intensievere controle door de controleurs van de vastleggingen en een monitoring door de Directeur-Generaal, het hoofd van de controleurs van de vastleggingen en het kabinet Begroting. Naar aanleiding van de samenwerking met de dienst Federal Accountant heeft de dienst ook verslagen aangemaakt waarmee de gegevens van FEDCOM benut kunnen worden voor de opvolging van de begrotingsuitvoering: -
verslag over de benutting van de kredieten; verslag over de vorming van de kredieten; verslag over de maandelijkse vereffening van de kredieten; verslag over het detail van de analytische kosten (grootboekrekeningen).
van
het
openbaar
ambt
24
Samen met de Macrobudgettaire Dienst werd ook een module voor de verslaggeving van de begroting van de ION en gelijkgestelde instellingen (sector S1311 van de NBB) ontwikkeld. Hiermee kunnen de verslagen die door de entiteiten overgemaakt worden aan de Macrobudgettaire Dienst gebruikt worden om hun begrotingsvoorstellen in bilaterale vergadering te bespreken op basis van een gemeenschappelijk stramien. Daarnaast werd intern door de centrale cel van de Dienst Begeleiding Begroting een rapportering ontwikkeld van de Begrotingsfondsen. Dit rapport werd maandelijks bijgewerkt. De centrale cel neemt actief deel aan het transversale e-BMC-project dat door de OD opgestart werd met de volgende doelstellingen: -
de uitvoering van een legistieke analyse om de manier te bepalen waarop de wijzigingen van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en de comptabiliteit van de federale Staat en sommige van zijn uitvoeringsbesluiten best opgesteld worden, in overleg met de Inspectie van Financiën en het Rekenhof;
-
de implementatie van een nieuwe beheerstool « e-BMC » (Budget – Monitoring – Consolidatie) ter ondersteuning van de processen voor de opmaak en de opvolging van de begroting en de economische en boekhoudkundige consolidatie voor alle diensten en andere entiteiten bedoeld in artikel 2, zoals bepaald in de wet van 22 mei 2003, om zich aan te passen aan de Europese normen. Dit nieuwe instrument is gebaseerd op een SAP-BPC (Business Planning Consolidation)- module en kadert in de optimalisatie van de FEDCOMtoepassing die door de FOD B&B beheerd wordt.
In samenwerking met de Macrobudgettaire dienst heeft de centrale cel actief bijgedragen tot de wijziging van de begrotingswetten met het oog op de omzetting in het nationaal recht van de Europese richtlijn 2011/85/EU van de Raad van 8 november 2011 tot vaststelling van voorschriften voor de begrotingskaders van de lidstaten. Deze werkzaamheden hebben ertoe geleid dat de volgende wetten goedgekeurd werden: -
-
De wet van 10 april 2014 tot wijziging, met het oog op de gedeeltelijke omzetting van de richtlijn 2011/85/EU, van de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof. De wet van 10 april 2014 tot wijziging, met het oog op de gedeeltelijke omzetting van de richtlijn 2011/85/EU, van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de Federale Staat en houdende diverse bepalingen betreffende de begrotingsfondsen.
Bovendien heeft de centrale cel ook samengewerkt met de dienst Federal Accountant om de wet van 8 mei 2014 op te stellen tot wijziging van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de Federale Staat, die er onder meer toe strekt de indiensttreding van deze wet uit te stellen voor de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie, de administratieve openbare instellingen en de Staatsbedrijven. In 2014 werd het boekhoudplan van de OISZ goedgekeurd en gepubliceerd in de koninklijke besluiten van 26 januari 2014. Dankzij deze besluiten kunnen de uitgaven ten laste van de opdrachtenbegroting en de beheersbegroting beter geïdentificeerd worden. Naast de opvolging van de begroting heeft de OISZ-cel een monitoring uitgevoerd van de uitgaven van de OISZ, zodat de Regering de verzekering gegeven kon worden dat de onderbenutting die het College van de IOSZ opgelegd werd voor 2014 wel degelijk gehaald zou worden. Door de daling van het aantal VTE in de cel Geneesmiddelen moest de verdeling van de diensten/taken herbekeken worden. Oplossingen die de efficiëntie verhogen zijn onder andere het
opstellen van beknopte nota’s, standaard antwoordbrieven, het verlenen van stilzwijgende begrotingsakkoorden, het schrappen van de verplichting een register van de behandelde dossiers bij te houden. 25
Onderstaande tabel geeft een overzicht van het aantal dossiers: jaar
aantal dossiers
Wijziging in % t.o.v. voorgaand jaar
2008
384
20,38%
2009
548
42,71%
2010
554
1,09%
2011
696
25,63%
2012
472
-32,18%
2013 2014
557 562
18,01% 0,90%
Na een afname van het aantal dossiers in 2012 is in 2013 een forse stijging merkbaar, namelijk met 18,01% of 85 dossiers meer. In 2014 is het aantal dossiers ten opzichte van 2013 vrijwel constant gebleven. In 2014 zijn er in totaal 562 dossiers voor begrotingsakkoord voorgelegd. Voor 234 dossiers (180 dossiers in 2013) werd een antwoordbrief voor de Minister van Begroting opgesteld en een uitdrukkelijk begrotingsakkoord verleend. Voor de overige dossiers werd na nazicht van de dossiers een stilzwijgend akkoord verleend (na het verstrijken van de termijn van 10 dagen). Bij deze laatste gaat het bijvoorbeeld om de opname van generische geneesmiddelen waarvan de vergoedingsbasis reglementair is vastgelegd of om wijzigingen van formele aard zonder budgettaire weerslag. Over 3 dossiers heeft de FOD B&B negatief geadviseerd. Deze dossiers werden na verdere tussenkomst van de beleidscel begroting al dan niet ongewijzigd goedgekeurd. De werklast per dossier kan sterk verschillen. Bepaalde dossiers vergen meer tijd. Een specifieke nadruk wordt gelegd op de moeilijkere dossiers met een omvangrijke financiële weerslag. Een voorbeeld van dossier die meer tijd vergt is deze over de goedkeuring van de overeenkomsten1 tussen het RIZIV en de farmaceutische industrie. Dit aantal vrij complexe dossiers is toegenomen van 8 dossiers in 2011 naar 18 dossiers in 2012, 21 dossiers in 2013 en 27 dossiers in 2014. Het beroep op deze uitzonderingsprocedure neemt jaarlijks in belang toe. Naast het schrijven van een adviesnota en ontwerpbrief aan de Minister van Begroting neemt een vertegenwoordiger van de FOD B&B deel aan de voorafgaande onderhandelingen waarbij er ongeveer 3 per overeenkomst worden gehouden. In 2014 hebben 3 aanvragen van firma’s niet geleid tot het afsluiten van een overeenkomst. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de evolutie van de uitgaven inzake farmaceutische verstrekkingen ingeschreven in de partiële begrotingsdoelstelling 3,a) 2 van de begroting geneeskundige verzorging.
1
Deze “Risk sharing” overeenkomsten gaan over de tijdelijke terugbetaling van nieuwe, innovatieve en dure geneesmiddelen waarover nog onduidelijkheid en onzekerheid bestaat over de resultaten en hebben tot doel de budgettaire impact van de terugbetaling onder controle te houden. De financiële modaliteiten zijn vertrouwelijk. Dit vermindert de transparantie waardoor een vergelijking van de netto-kostprijs van de ziekteverzekering met andere Europese landen niet meer mogelijk is. 2 De begroting geneeskundige verzorging wordt begrensd op het niveau van de totale uitgaven en vormt de globale begrotingsdoelstelling. De globale begrotingsdoelstelling wordt verdeeld over de verschillende sectoren van de gezondheidszorg (bv. artsen, kinesitherapeuten, farmaceutische verstrekkingen) die elk een partiële begrotingsdoelstelling krijgen toegewezen.
26
uitgaven farm. Specialiteiten (in K€)
jaar
% wijziging
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014*
3.750.845 3.903.818 4.012.702 4.143.415 4.105.316 4.008.221 4.024.796
11,59% 4,08% 2,79% 3,26% -0,92% -2,37% 0,41%
2015**
4.123.477
2,45%
totale uitgaven geneeskundige verzorging
% wijziging
20.677.311 22.123.421 22.823.605 24.077.384 24.984.852 26.131.496 26.831.334 23.846.820** *
9,56% 6,99% 3,16% 5,49% 3,77% 4,59% 2,68%
27.528.431
2,60%
-11,12%
***inclusief Staatshervorming (3,7 miljard euro)
Uit bovenstaande tabel blijkt dat de uitgaven in stijgende lijn zijn. Deze trend wordt de laatste jaren wel getemperd door de genomen besparingsmaatregelen. De geraamde uitgaven 2015 zijn over 10 jaar met 31,5% toegenomen. Deze uitgaven vertegenwoordigen ongeveer 17% van de globale uitgaven van de verzekering voor geneeskundige verzorging. De FOD B&B zet zich met de beschikbare middelen verder in om enerzijds de uitgaven op te volgen en na te gaan of de besliste besparingsmaatregelen worden behaald en anderzijds de aanvragen van inschrijving op de lijst van vergoedbare geneesmiddelen en de wijzigingen in deze lijst, die voor akkoord aan de minister van Begroting worden voorgelegd, kritisch te behandelen met het oog op een rationeel beheer van de toegekende middelen. Er kan vastgesteld worden dat steeds meer nieuwe behandelingen op de markt komen die steeds meer kosten. De beperking van de budgettaire risico’s zijn hierbij essentieel, teneinde begrotingsontsporing te vermijden.
Controle van de vastleggingen 2014 was een atypisch jaar op het vlak van de uitvoering van de begrotingen. De kredieten werden beperkt met het oog op een nieuw begrotingsevenwicht in 2018 en er werden kredietblokkeringen doorgevoerd, evenals een trimestriële vrijgave van de kredieten (trimestrieel sinds september 2014). Deze maatregelen hebben tot een overmaat aan werk geleid en tot problemen bij de vastlegging van de ramingstaten bij het begin van het jaar, aangezien tot de blokkeringen beslist werd op 17 januari 2014 met terugwerkende kracht tot 1 januari 2014. De FOD Budget heeft twee omzendbrieven opgesteld om de problemen op te lossen. Bovenop dit begrotingsprobleem kwamen er nog 2 bijkomende verplichtingen: -
het comité voor de opvolging van ICT dat opgelegd werd voor alle informatica-uitgaven (28 maart 2014); de implementatie van de "nieuwe" wet op de overheidsopdrachten van 15 juni 2006 (de wet is op 1 juli 2013 in voege getreden, maar gezien de termijnen inzake overheidsopdrachten kwamen de eerste dossiers pas begin 2014 toe op de controle van de vastleggingen).
27
Statistieken Vastleggingen In 2014 werden 82.524 dossiers gecontroleerd, gespreid als volgt:
10000 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000
Zoals u uit onderstaande grafiek kan afleiden, heeft de impact van de omzendbrief van 17 januari 2014 betreffende de begrotingsbehoedzaamheid de werklast op de maanden februari en maart overgedragen. Het aantal controles is in april gestegen ingevolge de vrijgave van de tweede schijf op 15 maart 2014. De maanden juni tot augustus ondervonden de weerslag van het jaarlijks verlof en de vrijgave van de derde schijf op 15 juni 2014. De maanden oktober, november en december worden gekenmerkt door de maandelijkse vrijgave van de kredieten. De uitgevoerde controles zijn tweeërlei: de controles voorafgaand aan de uitgave (uitgaven van meer dan 5.500 EUR exclusief BTW); de controles ex post (gelijktijdige visa).
Aantal dossiers
Bedrag contrôleur
Préalable Ex-post
Pas contrôleur
Slechts 20% van de dossiers wordt voorafgaandelijk vastgelegd, toch goed voor +/- 80% van de vastgelegde bedragen.
28
Dit varieert ook sterk van een FOD tot een andere. Voor sommige FOD’s (Defensie, Politie, ...) wordt 100% van de dossiers voorafgaandelijk vastgelegd, terwijl voor andere de gelijktijdige visa tot 50% van de werkings- en investeringsuitgaven van de FOD vertegenwoordigen (of 92% van de dossiers). Hierbij moet men opmerken dat het feit dat een dossier voorgelegd wordt aan de controle van de vastleggingen niet uitsluit dat deze departementen zich op een gelijktijdig visum beroepen via de provisionele vastleggingen. Ook al bepaalt de controleur de aard en de budgettaire en boekhoudkundige aanrekening van de uitgave, toch behelzen de uitgaven uitgevoerd op deze provisionele vastleggingen geen overheidsopdracht. Ongeveer 45% - of ongeveer 900 miljoen EUR per jaar - van de werkings- en functioneringsuitgaven maken geen deel uit van een overheidsopdracht.
Vereffening In 2014 werden 425.245 facturen of schuldvorderingen gecontroleerd.
70000 65000 60000 55000 50000 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000
In januari werden de vastleggingen 2013 vereffend. De forse stijging van de facturen in december 2014 is te wijten aan het feit dat de departementen zoveel mogelijk facturen vereffend hebben op de kredieten 2014 gezien de vermindering met 20% van de vereffeningskredieten 2015. De piek in juni 2014 is het gevolg van de vereffening van de facturen van de geïntegreerde Politie, omdat de Inspectie van Financiën de ramingstaten van de Politie (+/- 90 % van hun uitgave) pas eind mei goedgekeurd heeft.
29
De dienst Federale accountant De projecten Een aantal projecten werd afgerond in 2014. Het gaat om de projecten EPH7, e-Catalogue en SCANNING. Het project EPH7 (SAP Enhancement Pack 7) werd opgestart in februari en beëindigd op 6 juni 2014. Het gaat om de eerste grote actualisering van het FEDCOM-systeem sinds zijn invoering in 2008. Deze actualisering was noodzakelijk om het systeem aan te passen aan de SAP-ontwikkelingen. Dit gebeuren heeft de hele dienst gemobiliseerd gedurende meer dan 4 maanden en vereiste 637 transacties en 116 scenario's. Er werd niet alleen samengewerkt met de verschillende FEDCOMteams, maar ook met meerdere FOD's/POD's die deelnamen aan de tests om de continuïteit van hun functionaliteiten na te gaan. Het project e-Catalogue werd dit jaar eveneens tot een goed einde gebracht. Het gaat om een toepassing van de federale dienst e-Procurement die verbonden is met het FEDCOM-systeem en de aanbestedende overheden in staat stelt online-catalogi aan te bieden. Deze toepassing is beschikbaar voor alle Belgische aanbestedende overheden. Het SCANNING-project is sinds februari 2014 operationeel bij de FOD Financiën. Dit project maakt de opvolging mogelijk van alle inkomende papieren facturen van leveranciers, vanaf hun aankomst in de FOD tot hun betaling via FEDCOM. Het maakt deel uit van het programma "Elektronische factuur" dat twee doelen nastreeft: enerzijds optreden als motor voor de Belgische bedrijven en hen ertoe aanzetten elektronische facturatie in te voeren in België, anderzijds de FOD's/POD's in staat stellen facturen uit verschillende bronnen (papieren facturen, per mail ontvangen PDF-facturen en "echte" elektronische facturen) op uniforme wijze te behandelen. Bedoeling is dat de Regering op termijn zoveel mogelijk elektronische facturen en zo weinig mogelijk papieren en PDF-facturen behandelt.
Andere projecten - e-invoicing en e-BMC - worden verdergezet in 2015. Het e-invoicing-projet, dat ook deel uitmaakt van het programma "Elektronische factuur" en in 2013 ingevoerd werd, werd verdergezet. Dit project strekt ertoe een systeem van inkomende elektronische facturatie aan te bieden aan alle FOD's. Organisaties die deel uitmaken van het pilootproject zijn operationeel sinds juli 2014 (FOD B&B, FEDICT en Kanselarij van de Eerste Minister). Het e-BMC-project kwam in 2014 tot stand op de basis van het e-BUDGET-project (De uitwerking van de elektronische begroting), waaraan twee doelstellingen toegevoegd werden : 1) De opvolging van de begroting en haar uitvoering. 2) De consolidatie van de rekeningen die op dit moment nog niet opgenomen zijn in FEDCOM maar onder de toepassing van de wet van 22 mei 2003 vallen.
Nieuw systeem voor de behandeling van de tickets bij de FEDCOM-Helpdesk De dienst Federal Accountant heeft in 2014 een nieuw systeem - ITSM genaamd - ingevoerd voor de behandeling van de tickets van de FEDCOM-Helpdesk. Dit systeem vervangt het oude systeem CA Unicenter en is sinds 1 januari 2015 operationeel. Het gaat om een in FEDCOM geïntegreerde SAP-module. Deze module wordt regelmatig verbeterd naar aanleiding van opmerkingen van sleutelgebruikers en wanneer leden van de dienst Federal Accountant bepaalde noden identificeren.
30
Nieuwe methode om de beheersrekeningen van de rekenplichtigen van de niet-fiscale uitgaven op te stellen De dienst Federal Accountant heeft in 2014 een nieuwe procedure op punt gesteld waarmee de rekenplichtigen hun beheersrekening kunnen opstellen op basis van de cijfers van de standaardverslagen van de algemene boekhouding in FEDCOM. Hierbij wordt de begrotingsopvolging overgeslagen. De beheersrekening bestaat uit drie delen: het verslag over de financiële rekening, de opsplitsing van de ontvangsten en uitgaven (terugbetalingen aan klanten, stortingen in de Schatkist) en de opvolging van de vastgestelde rechten op basis van de klantenboekhouding. Voor 2014 wordt deze nieuwe procedure ingesteld door de rekenplichtigen van de piloot-FOD's (zijnde de FOD's Volksgezondheid, Mobiliteit, Binnenlandse Zaken, Economie en Defensie). De andere FOD's volgen in 2015.
Nieuwe methodologie inzake projectbeheer De dienst Federal Accountant heeft een nieuwe methodologie voor projectbeheer uitgewerkt. Deze methode gaat uit van de officiële PRINCE2®-methodologie en strekt ertoe het beheer van de projecten van de dienst te professionaliseren en de projectleiders bewust te maken voor de managementaspecten. De projectleiders kregen in september 2014 een opleiding; de methode zal in 2015 getest worden en een uitbreiding van de methode naar alle projecten van de FOD wordt in het vooruitzicht gesteld voor 2016.
Opleiding en communicatie De dienst Federal Accountant heeft in 2014 een catalogus van de FEDCOM-diensten uitgebracht die op didactische wijze de mogelijkheden van FEDCOM belicht. De catalogus geeft een beknopte beschrijving van FEDCOM voor de diensten die ertoe willen toetreden. In september en november 2014 werden opleidingen inzake algemene boekhouding en FEDCOM verstrekt aan een zestigtal deelnemers uit verschillende FOD's en POD's. Deze opleidingen kwamen tot stand dankzij de samenwerking van de FOD B&B en zes andere organisaties in een werkgroep die eind 2013 opgericht werd. Een nieuwe opleidingscyclus zal in 2015 georganiseerd worden voor ongeveer 90 gebruikers.
Uitbreiding en ondersteuning door de FEDCOM-ploeg In 2014 traden twee nieuwe entiteiten toe tot FEDCOM: -
het Agentschap van de Schuld (op 1 januari 2014) de Mededingingsautoriteit (op 1 januari 2015)
Enkele betekenisvolle cijfers voor 2014 Thans telt FEDCOM:
3432 gebruikers, verspreid over 50 rollen voor 23 verschillende organisaties; 637 geconfigureerde transacties; 72 interfaces; 193 000 klantgegevens; 273 000 leveranciersgegevens.
31
In 2014 werden ongeveer 58 miljoen transacties uitgevoerd in de productieomgeving SAP RP1, wat overeenkomt met een maandelijks gemiddelde van 4,8 miljoen. In 2013 vonden 66 miljoen transacties plaats, in 2012 waren dat er 69 miljoen. In 2014 hebben de organisaties die hun gegevens in het systeem inbrengen, het volgende geproduceerd: -
69 000 bestelbonnen; 735 000 leveranciersfacturen; 199 000 vastgestelde rechten.
Antaal open/gesloten tickets per maand (behalve master data) 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0
Geopend Gesloten
Soort masterdatabehandeling 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 jan-14 feb-14 mar-14 apr-14 mei-14 jun-14 jul-14 aug-14 sept-14 okt-14 nov-14 dec-14 Creatie master data
Andere: wijziging, uitbreiding, verwijdering, blokkering, wijziging bank
32
Maandelijks behandeld aantal masterdata 7.000 6.000 5.000 4.000
2013
3.000
2014
2.000 1.000 0 jan
feb
maart
apr
mei
juni
juli
aug
sept
okt
nov
dec
33
De Macrobudgettaire dienst De Algemenegegensbank De Macrobudgettaire dienst is belast met het secretariaat van de Algemene Gegevensbank. In het kader van deze opdracht worden begrotingsgegevens ingezameld van de federale overheid, de gemeenschappen en gewesten. Er wordt ook gewaakt over een uniforme toepassing van de economische en functionele hergroepering door de verschillende overheidsniveaus. De dienst stelt de ingezamelde informatie ter beschikking van het Instituut voor de Nationale Rekeningen dat deze gebruikt als basismateriaal voor de opmaak van de overheidsrekeningen. De dienst maakt deze gegevens ook over aan de Hoge Raad van Financiën (Afdeling Financieringsbehoeften), het Federaal Planbureau, enz. Het secretariaat staat in voor de publicatie van het Jaarverslag. Het Jaarverslag 2013 bevat begrotingsgegevens van de verschillende fasen van de uitvoering van de begroting (verwezenlijkingen 2012, afsluiting 2013 en initiële begroting 2014). Net als de laatste jaren heeft de dienst bijzondere aandacht besteed aan de overgang van het saldo volgens de economische hergroepering van de ontvangsten en de uitgaven van de overheden naar het saldo volgens de overheidsrekeningen (ESR 95). De gegevens van het Jaarverslag zijn ook te consulteren op de website
www.begroting.be
De Algemene Gegevensbank zorgt eveneens voor de bijwerking van de economische classificatie. De economische classificatie die tot de begroting van 2014 gebruikt werd, was de economische classificatie van maart 2009 gebaseerd op het ESR 95. De classificatie van maart 2009 werd hoofdzakelijk bijgewerkt om rekening te houden met de implicaties van de overgang van het ESR 95 naar het ESR 2010. De nieuwe versie van de economische classificatie zal in de loop van 2015 beschikbaar zijn.
De economische en functionele hergroepering De economische en functionele hergroepering vormen belangrijke basisstatistieken waarmee het Instituut voor de Nationale Rekeningen de overheidsrekeningen opmaakt. De Macrobudgettaire Dienst staat in voor deze hergroeperingen voor de federale overheid. De economische en functionele hergroepering en de kruistabellen zijn beschikbaar voor volgende jaren: 2012 verwezenlijkingen 2013 afsluiting 2014 initieel. U kan ze raadplegen op de internetsite www.budgetfederal.be.
Het Monitoringcomité Sinds de invoering van het Monitoringcomité in 2010 verzorgt de Macrobudgettaire Dienst het secretariaat. De nota’s van het monitoringcomité vormen het startpunt voor de begrotingsconclaven van de regering. Het Monitoringcomité heeft in 2014, 4 nota's opgesteld:
Ramingen 2014 in maart. Actualisering 2014-2015 in juni. Actualisering 2014 en ramingen 2015-2019 in juli. Actualisering 2014-2015 in september.
34
De voorbereiding van de Algemene Toelichting Zowel voor de initiële begroting als voor de begrotingscontrole wordt in overeenstemming met artikel 46 van de wet van 2003 een Algemene Toelichting ingediend bij het Parlement. De voorbereiding van dit document vormt een belangrijke opdracht van de Macrobudgettaire dienst. De teksten die in dit document worden opgenomen, worden voor een deel voorbereid door de Macrobudgettaire dienst zelf, voor een deel door andere (externe) diensten. De belangrijkste taken in dit kader zijn: -
zorgen voor een sluitende vertaling van de conclaafbeslissingen; zorgen dat andere diensten die teksten moeten voorbereiden over de nodige gegevens beschikken; opstellen van teksten waarvoor de Macrobudgettaire dienst bevoegd is; toetsen van teksten voorbereid door andere diensten op hun conformiteit met de conclaafbeslissingen; waken over de homogeniteit van het globaal document; organiseren van de zogenaamde leescomité’s waar de teksten gefinaliseerd worden met de beleidscellen; instaan voor de praktische organisatie (contacten met drukkerij, …).
De Draft budgetary plan Voor de tweede keer heeft België een ontwerpbegrotingsplan voorgelegd aan de Europese Commissie. De voorbereiding van dit document vormt een belangrijke opdracht van de Macrobudgettaire dienst en vereist een nauwe samenwerking met de Gemeenschappen en Gewesten om tijdig informatie in te winnen over hun ontwerpbegrotingen en deze informatie te verwerken. Aangezien de regeringsonderhandelingen op 10 oktober afgerond werden, kon slechts een voorlopig ontwerpbegrotingsplan (bij ongewijzigd beleid) ingediend worden op de uiterste indieningsdatum (15 oktober). Pas op 22 oktober kon een definitieve versie van het ontwerpbegrotingsplan ingediend worden. In haar advies van 28 november 2014 beschouwde de Europese Commissie dat het ontwerpbegrotingsplan mogelijks niet conform was met de bepalingen van het stabiliteits- en groeipact.
De voorbereiding van het Stabiliteitsprogramma De dienst stond samen met de Studiedienst van de FOD Financiën in voor de voorbereiding en de opmaak van het stabiliteitsprogramma 2014-2017. Dit tekent het begrotingstraject uit dat de federale regering voorziet voor de komende 3 jaar. Het geschetste traject laat toe dat België in 2017 zijn medium term objective (MTO) bereikt. Gezien 2014 een verkiezingsjaar was, ging het om een louter indicatief project.
De implementatie van de Europese regels Sinds 2013 werkt de Macrobudgettaire dienst zowel het six-pack als het two-pack uit in België. De werkzaamheden leidden in 2014 tot de goedkeuring van twee wetten, van een wet houdende instemming met een samenwerkingsakkoord en van een samenwerkingsakkoord. -
-
-
De wet van 10 april 2014 tot wijziging, met het oog op de gedeeltelijke omzetting van de richtlijn 2011/85/EU, van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de Federale Staat en houdende diverse bepalingen betreffende de begrotingsfondsen. De wet van 10 april 2014 tot wijziging, met het oog op de gedeeltelijke omzetting van de richtlijn 2011/85/EU, van de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof. De wet van 28 maart 2014 houdende instemming met het samenwerkingsakkoord van 13 december 2013 tussen de Federale Overheid, de Gemeenschappen, de Gewesten en de
35
-
Gemeenschapscommissies betreffende de uitvoering van artikel 3, § 1, van het Verdrag inzake stabiliteit, coördinatie en bestuur in de Economische en Monetaire Unie. Het samenwerkingsakkoord van 22 mei 2014 tussen de Federale Staat, de Gemeenschappen, de Gewesten en de Gemeenschapscommissies tot organisatie van de publicatie van de maandelijkse en de kwartaalbegrotingsgegevens en tot aanduiding van de onafhankelijke instelling belast met de evaluatie van de begrotingsprognoses.
De EDP-rapporten In juni 2014 heeft de Europese Raad een einde gesteld aan de in december 2009 tegen België opgestarte procedure wegens buitensporig begrotingstekort. Deze procedure schakelde in juni 2013 in hogere versnelling door de aanmaning van de Europese Commissie. Via deze aanmaning eiste de Commissie dat België trimestriële rapporten zou overhandigen over de toestand van de overheidsfinanciën. Het laatste verslag dat net zoals de andere verslagen door de Macrobudgettaire dienst opgesteld werd, werd aan de Europese Commissie overgemaakt in maart 2014.
Rapportering Richtlijn 2011/85 (« six pack ») verplicht de Lidstaten vanaf 2014 regelmatig gegevens te publiceren met betrekking tot de ontvangsten en uitgaven uitgevoerd door alle subsectoren van de overheid. De hogere overheden (federale overheid, gemeenschappen, gewesten en gemeenschappelijke commissies) en de sociale zekerheid moeten deze gegevens maandelijks publiceren, de lokale besturen (gemeenten, OCMW's, provincies, politiezones) driemaandelijks. Voor België werd de Macrobudgettaire dienst belast met de uitvoering, de coördinatie en de publicatie van deze periodieke rapportering. U kan de gepubliceerde gegevens raadplegen op de internetsite www.budgetfederal.be.
De cel begrotingscoördinatie van Europese dossiers De macrobudgettaire dienst coördineert ook de verdediging van de budgettaire en financiële belangen van België ten opzichte van de internationale organisaties en in het bijzonder de Europese Unie. Hiertoe verzamelt en verspreidt deze dienst op alle overheidsniveaus de informatie die nuttig of noodzakelijk is met het oog op de situering van België in reglementeringsprojecten; hij onderzoekt de impact van deze reglementering op de overheidsfinanciën en brengt er verslag over uit; hij waakt over de manier waarop de (Europese) reglementering in het Belgisch recht geïntegreerd en toegepast wordt door de nationale instanties : op deze manier neemt hij deel aan de strijd tegen economische en financiële fraude.
De andere opdrachten ter voorbereiding en ondersteuning van het begrotingsbeleid In de loop van 2014 werden ook volgende taken uitgevoerd: -
voorbereiding van het bezoek van delegaties van officiële of private internationale organisaties (IMF, OESO, Standard and Poor's) op vraag van de beleidscel; raming van het saldo van de instellingen van openbaar nut, in elke fase van de begrotingscyclus en tegen het einde van het jaar.
36
De informatieopdrachten In het kader van een meer algemene informatieve opdracht verzorgde de dienst in 2014 een aantal toelichtingen over de Belgische openbare financiën, onder meer aan een delegatie van Bosnië en Herzegovina, aan het Instituut van de Bedrijfsrevisoren en aan een groep Trainees van het Nederlandse Ministerie van Financiën.
37
De dienst Beheerscontrole De netwerken Zowel het BAED als Management Support beschikken over een netwerk dat ze faciliteren en animeren. Het gaat om het Netwerk Integriteit van de Federale Overheid (NIFO) voor het BAED en om het Internal Control and Audit Network (ICAN) voor Management Support. Het Netwerk RIEF Het Netwerk Integriteit Federale Overheid werd opgericht in 2011, en is operationeel geworden in 2012. Dit netwerk heeft tot doel de uitwisseling van praktische ontwikkelingen, onderwerpen en goede voorbeelden waarmee de organisaties vorm en inhoud kunnen geven aan hun integriteitsbeleid. Het vormt ook het uitgelezen kanaal voor informatiedoorstroming en dient als een discussieplatform. Alle organisaties van het federaal administratief openbaar ambt (federale en programmatorische overheidsdiensten, wetenschappelijke instellingen, instellingen van openbaar nut en openbare instellingen van sociale zekerheid) werden uitgenodigd een integriteitscoördinator aan te stellen met het oog op deelname aan dit Netwerk Integriteit. Het Netwerk telt zo’n 60-tal leden. In 2014 werden er succesvolle bijeenkomsten georganiseerd, onder meer : Een bijeenkomst rond “Aanspreken en aangesproken worden”, in samenwerking met I – Force. Een bijeenkomst waar een aantal “good practices” van de FOD Financiën, de FOD Justitie en de RSZ werden voorgesteld. Het netwerk ICAN Het Internal Control and Audit Network (ICAN) is het contactnetwerk van Management Support. Sinds 2010 brengt het de verantwoordelijken voor de ontwikkeling en de ondersteuning van het internecontrolesysteem van de federale overheidsinstellingen samen. Zijn opdracht bestaat erin de invoering van de interne controle binnen deze instellingen te vergemakkelijken, te harmoniseren en te ondersteunen doorheen de uitwisseling van ideeën en goede praktijken. Het ICAN telt ongeveer 80 leden en vergaderde in 2014 tien maal. Er werd ook een gezamenlijk evenement georganiseerd rond het thema van de integriteitsrisico's en de interne controle. Met deze meeting werd de aandacht gevestigd op het feit dat binnen elke organisatie risico’s bestaan die de integriteit ervan en haar medewerkers kunnen aantasten. Om risico’s in kaart te brengen en passende maatregelen te kunnen nemen, is een (integriteits)risicoanalyse van groot belang.
Consultancy en ondersteunende opdrachten Het Bureau heeft in de loop van 2014 op het vlak van consultancy belangrijke inspanningen geleverd bij het ondersteunen van FOD’s (Financiën, Justicie en Buitenlandse Zaken) in het bepalen en implementeren van hun integriteitsbeleid. Ook aan het Rijksarchief, de Hulpkas voor ziekte- en invaliditeitsverzekering en B-Fast werd punctueel advies verstrekt, respectievelijk omtrent het voeren van een adequaat integriteitsbeleid, een waardencharter en een gedragscode. Voor alle voormelde organisaties werd voornamelijk advies en feedback geleverd bij de concrete implementatie van hun acties op het vlak van integriteitsbeheer.
38
Management Support heeft in 2014 punctueel consultancy-opdrachten vervuld: rol van de interne en externe audit op het vlak van de beheersing van de boekhoudkundige operaties; monitoring van het internecontrolesysteem (FOD B&B, BUDICO-project). De dienst Management Support heeft eveneens de federale overheidsdiensten ondersteund bij de implementatie van internecontrolesystemen in de vorm van: ad-hoc internecontroleopleiding bij FEDASIL ; informatie en sensibilisering met betrekking tot de pijlers van een internecontrolesysteem; bijdrage tot de beschrijving van de processen en tot de analyse van de operationele risico's ontwikkeling van de monitoring van het internecontrolesysteem; kick-off event voor de opzet van het internecontrolesysteem : Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie (BIPT).
De andere activiteiten van het jaar 2014 Het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie Het klachtenbeheer binnen de FOD B&B Het BAED staat in voor de implementatie van het klachtenbeheersysteem binnen de FOD B&B Externe klanten – zoals ondernemingen, instellingen en burgers – maken vaak gebruik van een dienst of product van de federale administraties. Zij hebben recht op een correcte en klantgerichte dienstverlening. Federale administraties die een goede dienstverlening willen brengen, werken aan een klantgericht beleid waarbij de klantbenadering een centrale rol speelt. Verschillende initiatieven, waaronder klachtenmanagement, ondersteunen dit streven naar klantgerichtheid. Door het uitwerken van een klachtenmanagement wordt tegemoet gekomen aan de doelstelling om een samenhangend en doeltreffend integriteitsbeleid te ondersteunen en te stimuleren, en wordt er gezorgd voor meer transparantie. Tevens wordt hiermee ook gewezen op de professionele verantwoordelijkheid van alle personeelsleden binnen onze FOD. Het klachtenmanagement binnen de FOD B&B is operationeel geworden op 1 januari 2014.
Toepassing van het Koninklijk Besluit van 9 oktober 2014 betreffende de vertrouwenspersoon integriteit De wet van 15 september 2013 betreffende de melding van een veronderstelde integriteitsschending in de federale administratieve overheden door haar personeelsleden, in werking getreden op 5 april 2015, bepaalt dat er zowel een interne als een externe component geïmplementeerd moet worden. De medewerkers van de federale organisaties kunnen dan een veronderstelde integriteitsschending melden bij de externe component, zijnde het integriteitscentrum bij de Federale Ombudsman. De vertrouwenspersoon integriteit is de interne component van het meldingssysteem. Het BAED speelt een centrale rol bij de implementatie van de voorschriften bepaald in het Koninklijk besluit van 9 oktober 2014 betreffende de vertrouwenspersoon integriteit.
De omzendbrief betreffende draaideurconstructies De omzendbrief van 5 mei 2014 genaamd "Omzendbrief - Overheidsopdrachten Belangenvermenging - Draaideurconstructie ('Revolving doors') verscheen in het Belgisch Staatsblad van 20 mei 2014. De draaideurconstructie bestaat erin dat een Staatsambtenaar na zijn ontslag uit het Openbaar ambt als privépersoon voor de Staat optreedt als consultant of privébedrijf. Deze draaideursituatie houdt een risico op belangenvermenging in of kan op zijn minst die indruk wekken.
39
Deze omzendbrief beoogt preventief te vermijden dat een persoon die zich in dergelijke draaideursituatie bevindt, wordt ingeschakeld in een overheidsopdrachtenprocedure of de uitvoering van de overheidsopdracht van de aanbestedende overheid waarvoor hij vroeger werkte, en dit gedurende een periode van twee jaar nadat hij zijn vroegere activiteiten heeft beëindigd, op voorwaarde dat er een direct verband bestaat tussen zijn vroegere activiteiten en zijn activiteiten in het kader van de opdracht. Om de naleving van deze maatregel concreet af te dwingen, bepaalt de omzendbrief dat de federale aanbestedende overheden een standaardclausule moeten opnemen in hun opdrachtdocumenten. Deze clausule wijst de kandiderende/inschrijvende ondernemingen op voormelde preventieve maatregel, maar ook op de mogelijke gevolgen (sancties) van de niet-naleving ervan. Die sancties zijn de wering van de aanvraag tot deelneming of van de offerte en, in het kader van de uitvoering van een opdracht, de eenzijdige verbreking door de aanbestedende overheid.
De reglementering inzake lobbying Het BAED streeft ernaar expertise te ontwikkelen in het domein van de lobbying en heeft in deze context een stand van zaken opgemaakt met betrekking tot de reglementering ervan wereldwijd. Ook werkt het BAED samen met de FOD Justitie in het raam van de Raad van Europa aan de uitwerking van een aanbeveling ter zake.
Dienst Management Support Coördinatie van de opmaak van het verslag art. 7 Het verslag art. 7 gaat over de werking van het internecontrolesysteem en de verbeteringen die worden overwogen. De leidinggevende van de FOD stelt dit verslag elk jaar op in samenwerking met de dienst Management Support. Hierbij heeft Management Support een ad hoc werkwijze bepaald.
Deelname aan het netwerk PIC (Public Internal Control Network) De dienst Management Support neemt deel aan het netwerk PIC, een initiatief van de Europese Commissie om deskundigen in interne controle in de lidstaten van de EU-27 samen te brengen, en aan de werkgroep opgericht door dit netwerk. Deze werkgroep bestaat uit zeven vrijwillige landen (België, Bulgarije, Frankrijk, Nederland, Oostenrijk, Polen en Portugal) en bereidt de PIC-conferenties mee voor, die ertoe strekken best practices op het vlak van interne controle en interne audit tussen de Lidstaten te communiceren en uit te wisselen. Deze activiteiten hebben bijgedragen tot de keuze van topics voor de PIC-conferentie van Den Haag in mei 2014 en hebben thema's voorgelegd voor de volgende PIC-conferentie in november 2015 in Parijs. Management Support heeft ook informatie aangeleverd voor de opmaak van de Update van het PIC-Compendium. Dit Compendium geeft uitleg bij de internecontrolesystemen van de overheidssector van de verschillende Lidstaten van de EU.
Interne audit -
Uitwerken werkkader en concretisering van de interne audit voor de FOD B&B en ontwikkeling samenwerkingsverband met een aantal andere overheidsdepartementen Meewerken aan ontwerp voor de toepassingsmodaliteiten inzake artikel 31 van de comptabiliteitswet (financiële audit).
40
Internationale aanwezigheid en deelnamen aan opleidingen, colloquia en conferenties Het BAED vertegenwoordigt België in het Public sector Integrity Network (PIN) van de OESO. in dit forum heeft een medewerker van het Bureau een lezing gehouden over de wet van 15 september 2013 betreffende de melding van een veronderstelde integriteitsschending in de federale administratieve overheden door haar personeelsleden. Als gesprekspartner van de Verenigde Naties in het kader van het Verdrag tegen corruptie, neemt het Bureau elk jaar deel aan de werkgroep "Preventie van corruptie" in Wenen. Tot slot heeft het Bureau de voorbereiding aangevat van de beoordeling van België door de UNO. Deze zou moeten plaatsvinden in de periode 2015-2019 en dient om na te gaan in welke mate België de verplichtingen van de Conventie nakomt. Een medewerker van de dienst Management support heeft een uiteenzetting gehouden over de interne audit binnen het openbaar ambt (The internal audit function in the public sector) tijdens het International Public Sector Seminar in Brazilië in september 2014. En wat interne audit betreft, heeft een medewerker van Management Support stage gelopen bij de interneauditdienst van de Europese Commissie en het departement Economie en Financiën in Frankrijk.
Om zijn rol als expertisecentrum zo goed mogelijk uit te oefenen, zorgt het BAED voor de permanente ontwikkeling van zijn medewerkers en stimuleert het hun actieve deelname aan talrijke seminaries, conferenties en nationale en internationale colloquia.
41
BIJLAGE : het personeel in cijfers Algemeen overzicht
Aantal personeelsleden (31/12/2014) Fysieke eenheden VTE
Aantal
156 133,9
42
Verdeling per niveau
43
Verdeling per leeftijdscategorie
Leeftijdscategorie
Man
Vrouw
65+
0
0
60 - 64
6
6
55 - 59
15
12
50 - 54
7
11
45 - 49
11
11
40 - 44
12
14
35 - 39
12
13
30 - 34
13
4
25 - 29
7
2
18 - 24
0
0
44
Opleidingen
Telewerk
45
46
47
Colofon Coördinatie Valérie Paulus
[email protected] Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole Koningstraat 138/2 02-212 37 11 www.begroting.be Dankwoord Wij danken al wie heeft bijgedragen tot de totstandkoming van dit document.
Verantwoordelijke uitgever De Heer Alfons Boon, Voorzitter van het Directiecomité Koningsstraat 138, bus2, 1000 Brussel
Ce rapport existe également en Français.
48
