ARCHIEF VAN DE RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN EN DE VASTE BEROEPSCOMMISSIE VOOR VLUCHTELINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 71

ARCHIEF VAN DE RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN EN DE VASTE BEROEPSCOMMISSIE VOOR VLUCHTELINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

door Filip STRUBBE

Brussel 2011

2

ARCHIEF VAN DE RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN EN DE VASTE BEROEPSCOMMISSIE VOOR VLUCHTELINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

door Filip STRUBBE

Brussel 2011 3

4

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archief stukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

LIJST VAN AFKORTINGEN

ARA

Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën

BS

Belgisch Staatsblad

CGVS

Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen

FOD

Federale Overheidsdienst

RVS

Raad van State

RVV

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

VBC

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen

7

8

VASTE BEROEPSCOMMISSIE VOOR VLUCHTELINGEN

9

10

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefreeksen, hun bewaar termijn en hun definitieve bestemming. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De archiefvormende bevoegdheden De bevoegdheden worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen De reeksen worden met het oog op het gebruiksgemak voorzien van een code, waarmee elke reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig geïdentificeerd kan worden. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werk belasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Datering (uiterste data) De archiefreeksen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudste en het jongste aanwezige document of dossier. Bewaartermijn Gebaseerd op de administratieve bewaartermijn, is de bewaartermijn gelijk- of langduriger. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een normatieve tekst, een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de archivaris-inspecteur en de archiefvormer. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de reeks geen nut meer bezit. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de instelling, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de selectie. Opmerkingen Voor bepaalde archiefreeksen wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie opgenomen met betrekking tot hun inhoud, functie en/of nadere selectie.

11

12


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn

Definitieve bestemming

A.1.1.

Dossiers afkomstig van Paul Lefebvre, voorzitter van de Nederlandstalige kamer van de VBC, inzake personeelszaken (uitbreiding van het kader, huishoudelijk reglement, vastleggen van procedures, enz.)

1989-1991

Verstreken

Bewaren

A.1.2.

Briefwisseling (met bijlagen) van Jacques Boucquey, voorzitter van de Franstalige kamer van de VBC

1988-1991

Verstreken

Bewaren

1997-2006

Verstreken

Bewaren

- Word

2001-2006

Verstreken

Bewaren

Notulen van de interne vergaderingen van de Franstalige magistraten van de VBC [Word en papier]

1997-2006

Verstreken

Bewaren

A. BEHEERSORGANEN A.1. UITOEFENING VAN HET VOORZITTERSCHAP

Briefwisseling (met bijlagen) van Serge Bodart, voorzitter van de Franstalige kamers van de VBC: A.1.3.

A.1.4.

- Papier

13

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


A.1.5.

Beheersplannen van de VBC

1997-2005

Verstreken

Bewaren

A.1.6.

Dienstnota’s [Word en papier]

1997-2006

Verstreken

Bewaren

1988-2007

10 jaar

Bewaren

Opmerkingen

Statistieken betreffende de activiteiten van de VBC [Excel], met daarin opgenomen: A.1.7.

- Algemeen overzicht (1988 - februari 2007) - Aantal beroepen voor de VBC (2002 - 2006) - Aantal beslissingen van de VBC (1988 - 2006) - Overzicht per taalrol (1988 - februari 2007)

B. ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING B.1. PERSONEELSBEHEER

B.1.1.

Dossiers afkomstig van de voormalige beheerder van de VBC

1996-2000

14

Verstreken

Vernietigen

Het betreft dossiers inzake de rekrutering van tijdelijke en bijzondere werkkrachten, het behoud van contractuelen en de mogelijkheid tot onderbreking van de beroepsloopbaan.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


B.1.2.

Dossiers inzake de reglementering van personeelszaken (arbeidsongevallen, uitkeringen in het kader van omvormingsprojecten, enz.)

1998-2001

Verstreken

Vernietigen

B.1.3.

Dossiers inzake opleidingen (informatica, talen, enz.)

1998-1999

Verstreken

Vernietigen

B.1.4.

Dossiers inzake de aanwerving van stagiairs in het kader van de startbaanovereenkomst

1997

Verstreken

Vernietigen

B.1.5.

Dossiers inzake spontane sollicitaties

1999-2006

Verstreken

Vernietigen

B.1.6.

Personeelsdossiers van voormalige personeelsleden van de VBC:

1988-2006

75 jaar na de geboorte van het personeelslid

Selecteren*

- Nederlandstalige ambtenaren, gerangschikt op familienaam, A-Z - Franstalige ambtenaren, gerangschikt op familienaam, A-Z - Dossiers van de voormalige beheerder en van twee voormalige bijzitters

Opmerkingen

Overzichtsfiches van de loopbaan, originele benoemingsbesluiten of verklaringen van eedaflegging, evaluatiedossiers en eventuele tuchtdossiers bewaren, de overige stukken vernietigen. *De selectie van de ambtenarendossiers en van het dossier van de voormalige beheerder dient te gebeuren door de Stafdienst P&O van de FOD Binnenlandse Zaken. De selectie van de dossiers van de voormalige bijzitters kan gebeuren door de

15


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

personeelsdienst van de RVV. B.1.7.

Dienstnota’s afkomstig van het Ministerie van Binnenlandse Zaken

1991-2000

Verstreken

Vernietigen

B.1.8.

Dossier inzake de arbeidsgeneeskunde

1995-2000

Verstreken

Vernietigen

2001

Verstreken

Bewaren

2004-2006

Verstreken

Selecteren

2003-2004

Verstreken

Bewaren

B.2. VERZORGING VAN DE INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE Stukken met betrekking tot de website van de VBC: B.2.1.

- Briefwisseling, nota’s en lastenboek betreffende de opmaak van de website - Briefwisseling en nota’s met betrekking tot de inhoud van de website

B.2.2.

B.2.3.

Nieuwsbrief van de VBC [Word]

Briefwisseling met diverse instellingen en ngo’s

2004-2006

16

Verstreken

Selecteren

De briefwisseling met de privacycommissie bewaren.

De briefwisseling met het Rijksarchief en met de vluchtelingenorganisaties bewaren.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


B.2.4.

Briefwisseling en programma’s betreffende opleidingen en evenementen georganiseerd voor personeelsleden van de VBC

2004-2006

Verstreken

Selecteren

B.2.5.

Notulen (en bijlagen) van de vergaderingen van het Belgisch Comité voor Hulp aan Vluchtelingen

2003-2007

Verstreken

Bewaren

2000-2007

5 jaar

Bewaren

Opmerkingen

De programma’s en de briefwisseling rond hun inhoud bewaren.

B.3. VERZORGING VAN DE JURIDISCHE ONDERSTEUNING B.3.1.

Samenvattende nota’s van beslissingen geveld door de VBC, eerst geordend per jaar, vervolgens alfabetisch via trefwoord (in het Frans en in het Nederlands)

B.4. BEHEER VAN DE ICT B.4.1.

Dossiers inzake de organisatie van een collectief documentatiecentrum (“Cedoca”) voor DVZ, VBC en CGVS

1997-2001

Verstreken

Bewaren

B.4.2.

Dossier inzake de informatisering van de DVZ, het CGVS en de VBC

1998-2000

Verstreken

Bewaren

B.4.3.

Dossiers inzake de ontwikkeling van een gemeenschappelijke databank voor het CGVS en de VBC

2000-2002

Verstreken

Selecteren

17

De dossiers inzake de functionele analyse van de oude databank bewaren.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Tot zolang de goederen worden benut

Vernietigen

Opmerkingen

B.5. LOGISTIEKE COÖRDINATIE, ECONOMAAT EN PREVENTIE OP HET WERK BEHEER VAN ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN

B.5.1.

Dossiers inzake de aanschaf en het onderhoud van roerende goederen (radio’s, fotokopieermachines, enz.)

B.5.2.

Nota’s betreffende de verantwoording van de algemene uitgavenbegroting van de VBC [Word]

1999-2000

1998-2005

Verstreken

Vernietigen

1994-2001

Verstreken

Vernietigen

1991-2006

Verstreken

Vernietigen

BEHEER VAN DE LOGISTIEKE ACTIVITEITEN Registers van verzending van dossiers inzake beroepen naar DVZ en het CGVS, met daarin opgenomen: B.5.3.

- Het nummer van het dossier geopend door de VBC - De naam van de betrokken persoon - De datum van verzending en de bestemming

B.5.4.

Registers van dossiers overgemaakt aan de Raad van State, chronologisch geordend

18

Deze gegevens zijn integraal gepubliceerd in de handelingen van de Kamer van Volksvertegenwoordigers.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


COÖRDINATIE VAN VEILIGHEID EN PREVENTIE OP HET WERK B.5.5.

Dossiers inzake de Interne Dienst voor Veiligheid en Bescherming op het Werk (IDPB)

2000-2005

Verstreken

Vernietigen

B.5.6.

Notulen (en bijlagen) en documentatie van het Comité VGV (“Veiligheid, Gezondheid en Verfraaiing van Werkplaatsen”)

1996-1999

Verstreken

Bewaren

C. BEHANDELING VAN BEROEPEN IN HET VREEMDELINGENCONTENTIEUX C.1. VERZORGING VAN ONTHAAL EN EXPEDITIE C.1.1.

Indicateurs van de courante briefwisseling, chronologisch gerangschikt

1993-2004

Verstreken

Vernietigen

C.1.2.

Indicateurs van de aangetekende briefwisseling, chronologisch gerangschikt

1995-2004

Verstreken

Vernietigen

C.1.3.

Lijsten van aangetekende stukken, chronologisch gerangschikt

1993-2007

5 jaar

Vernietigen

19

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

C.2. ADMINISTRATIEVE OPVOLGING VAN DE BEROEPEN REPERTORIA EN REGISTERS Back-up van de databank van dossiers afgesloten door de VBC [Oracle 9.2], met negen tabellen: - De naam van de betrokken vreemdeling - Diens voornaam - Diens geboortedatum C.2.1.

- Het nummer van het dossier aangelegd door de VBC

1988-2007

- Het nummer van het dossier aangelegd door DVZ - Het nummer van het dossier aangelegd door het CGVS

5 jaar na de sluiting van het laatste dossier behandeld door de VBC

Vernietigen*

*Voor de vernietiging dient te worden geverifieerd of alle gegevens ook voorkomen in de databank van het CGVS. De negen tabellen zijn de enige gegevens uit de oude databank die nog kunnen worden gevisualiseerd.

- Het Rijksregisternummer van de betrokkene - De datum van de beslissing van de VBC - Het type beslissing uitgesproken door de VBC C.2.2.

Register van beslissingen van de VBC [papier], met volgende gegevens:

1989-2007

- het nummer van het dossier aangelegd door de VBC

5 jaar

Bewaren

De gegevens zijn chronologisch gerangschikt op de datum van de betekening van de beslissing (5de kolom). Het betreft hier uitsluitend gegevens voor de beslissingen van de Nederlandstalige kamers. Wat

- Terechtzitting voor een alleenzetelend rechter of voor drie rechters (“ten gronde”)

20


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

- de datum van de terechtzitting - het nummer van de beslissing de Franstalige kamers betreft, is er slechts een register beschikbaar met gegevens die nagenoeg niet meer te interpreteren zijn.

- de datum van de betekening van de beslissing - een code voor het type uitspraak [ON = onontvankelijk; W = weigering; E = erkenning; A = afstand; ZV = zonder voorwerp; O = onbevoegd; U = uitstel; TW = technische weigering] Register van beroepen [papier], met daarin opgenomen: - Het dossiernummer van de VBC - Het nummer van het dossier aangelegd door het CGVS - De datum van de beslissing van het CGVS C.2.3.

1999-2007

- De taal van de procedure - De naam van de asielzoeker - Diens nationaliteit - De naam van de advocaat van de verzoekende partij - De datum van de aantekening van het beroep

21

5 jaar

Vernietigen

De gegevens zijn gerangschikt op datum van aantekening van het beroep. Ze zijn ook integraal opgenomen in de databank van het CGVS.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

PROCEDURESTUKKEN Individuele dossiers geopend door de VBC, behandeld vóór de oprichting van de RVV, met daarin opgenomen: 10 volledige dossiers per jaar bewaren.

- het verzoekschrift, voorzien van bijlagen - ontvangstbewijs van het verzoekschrift en briefwisseling tot kennisgeving van het beroep aan de betrokken overheidsinstanties C.2.4.

- het onderzoeksrapport van de adjunct-adviseur (met een inventaris van de stukken), eventueel voorzien van een voorbereidend onderzoeksrapport

2000-mei 2007

Verstreken

Selecteren

1989-2007

5 jaar

Bewaren

- een kopie van het zittingsverslag, eventueel met bijlagen - een kopie van de beslissing - de betekening van de beslissing aan de verzoekende en de verwerende partij - een papieren identificatiefiche van het dossier, afkomstig uit de oude databank C.2.5.

Originele beslissingen van de VBC, ondertekend door de voorzitter en de secretaris en geordend volgens drie opeenvolgende niveaus: - De taal van de procedure (Frans of Nederlands).

22

De dossiers zijn chronologisch geordend op openingsdatum. Elk nummer bestaat uit een code van zes cijfers: de twee eerste getallen verwijzen naar het jaar waarin het dossier werd geopend, de overige vier getallen vormen het volgnummer binnen de jaargang in kwestie. Bijvoorbeeld: 05/0100 verwijst naar het honderdste dossier dat in 2005 werd geopend.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


1997-2007

5 jaar

Bewaren

Opmerkingen

- Beslissingen geveld door één rechter of door een kamer samengesteld uit drie rechters. - Het type beslissing (afstand, onontvankelijkheid, erkenning of weigering van het statuut van vluchteling, technische weigering, onbevoegdheid, doorverwijzing en tussenarresten), met een chronologische ordening binnen elke categorie.

C.2.6.

Kopieën van beslissingen van de VBC [PDF]

C.3. INZET VAN TOLKEN C.3.1.

Identificatiefiches en cv’s van tolken, alfabetisch gerangschikt

2001-2003

Verstreken

Vernietigen

C.3.2.

Aanwezigheidslijsten van tolken, chronologisch gerangschikt

2003-2005

Verstreken

Vernietigen

C.3.3.

Dossiers inzake niet-operationele tolken, geschrapt uit de databank

2001-2002

Verstreken

Vernietigen

23

De arresten zijn geordend op taalrol, vervolgens op jaar en tenslotte op arrestnummer.


24

RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN

25

26

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefreeksen, hun bewaar termijn en hun definitieve bestemming. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaar termijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde blijvend bewaard zullen moeten worden. De archiefselectielijst bevat de volgende gegevens: De archiefvormende bevoegdheden De bevoegdheden worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs wordt ingekleurd om de archiefselectielijst gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen De reeksen worden met het oog op het gebruiksgemak voorzien van een code, waarmee elke reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig geïdentificeerd kan worden. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat deze de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van de documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren, zonder dat dit een al te zware werk belasting met zich meebrengt voor hen die met de uitvoering ervan belast zullen worden. Datering (uiterste data) De archiefreeksen worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudste en het jongste aanwezige document of dossier. Bewaartermijn Gebaseerd op de administratieve bewaartermijn, is de bewaartermijn gelijk- of langduriger. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een normatieve tekst, een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota ofwel op een overeenkomst tussen de archivaris-inspecteur en de archiefvormer. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in aantal jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen, vooral wanneer het niet mogelijk is op voorhand te bepalen wanneer de reeks geen nut meer bezit. Definitieve bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de instelling, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: de integrale bewaring, de integrale vernietiging of de selectie. Opmerkingen Voor bepaalde archiefreeksen wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie opgenomen met betrekking tot hun inhoud, functie en/of nadere selectie.

27


28

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A. BEHEERSORGANEN A.1. BEHEER VAN HET SECRETARIAAT VAN DE EERSTE VOORZITTER A.1.1.

Briefwisseling van de eerste voorzitter, chronologisch gerangschikt per jaar [papier en Word]

2007-heden

10 jaar

Bewaren

A.1.2.

Jaarverslagen, opgesteld per gerechtelijk jaar [papier en PDF]

2007-heden

10 jaar

Bewaren

A.1.3.

Jaarlijkse werkingsverslagen van de eerste voorzitter en de beheerder, opgestuurd naar de Minister [papier en Word]

2007-heden

10 jaar

Bewaren

A.1.4.

Kopie van de halfjaarlijkse werkingsverslagen van de eerste voorzitter, opgestuurd naar de Minister [papier en Word]

2007-heden

10 jaar

Bewaren

A.1.5.

Beleidsplannen van de eerste voorzitter [papier en PDF]

2009-heden

10 jaar

Bewaren

A.1.6.

Dienstorders van de eerste voorzitter

2007-heden

29

10 jaar

Selecteren

Mededelingen inzake vervangingen (bijvoorbeeld tijdens ziekteverlof of

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


[papier en PDF]

A.1.7.

Beschikkingen van de eerste voorzitter [papier en PDF]

A.1.8.

Dossiers inzake de uitvoering van het managementplan en de werking van de RVV (opmaak van het budget, statistieken, evaluatiecriteria, enz.) [papier en PDF]

A.1.9.

Maandelijkse statistieken betreffende de activiteiten en de werklast binnen de RVV [SQL Server Reporting Services 2005]

Opmerkingen

vakantieperiodes) vernietigen.

2007-heden

2007-heden

10 jaar

10 jaar

Selecteren

Beschikkingen inzake vakantieperiodes en sluitingsdagen vernietigen.

Selecteren

De dossiers bewaren waarvan de gegevens niet elders werden verwerkt (werkingsverslagen, beleidsplan, notulen van de algemene vergaderingen van de RVV, enz.). In de toekomst wordt een bijkomende functie voorzien voor de rechtstreekse aanmaak van digitale rapporten op de server.

2007-heden

30 jaar

Bewaren

A.1.10.

Organogrammen van de RVV [papier en Word]

2007-heden

Tot de opmaak van een nieuwe versie

Vóór en na elke ingrijpende aanpassing bewaren

A.1.11.

Kopieën van de notulen en bijlagen van de formele vergadering van alle magistraten, chronologisch geordend [papier en Word]

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

30

De originele notulen worden bewaard door de hoofdgriffier. Zie reeks C.1.05.


Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

A.1.12.

Notulen en bijlagen van de voorzittersvergadering (de “informele vergadering”), chronologisch geordend [papier en PDF]

2007-heden

10 jaar

Bewaren

De notulen en hun bijlagen worden in aparte ordners geklasseerd. De bijlagen omvatten ook periodieke verslagen van de kamervoorzitters. Vanaf 2010 is de reeks enkel beschikbaar in digitale vorm.

A.1.13.

Notulen en bijlagen van de beleidsvergadering van het managementteam (de eerste voorzitter, de voorzitter, de hoofdgriffier en de beheerder), chronologisch geordend [papier en PDF]

2007-heden

10 jaar

Bewaren

De notulen en hun bijlagen worden in aparte ordners geklasseerd.

A.1.14.

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen

2007-heden

10 jaar

Vernietigen

De vragen en antwoorden werden integraal gepubliceerd.

Selecteren

Routinebriefwisseling na 3 jaar vernietigen, de overige briefwisseling selecteren op het niveau van de bijlagen (nota’s, enz.) die in een digitaal mappenklassement worden bewaard. De digitale documenten behouden waarvan de gegevens niet elders werden verwerkt (werkingsverslagen, beleidsplan, notulen van de algemene vergaderingen van de RVV, enz.).

A.2. UITOEFENING VAN HET VOORZITTERSCHAP

A.2.1.

Briefwisseling (met bijlagen) van de voorzitter (e-mail)

2007-heden

31

3 jaar voor de routinebriefwisseling, 10 jaar voor de overige

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen Code van de reeks A.2.2.

Reeks

Dossiers inzake de deelname van de voorzitter aan de EAC (European Asylum Curriculum)

Datering

Bewaartermijn


2008-2009

10 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

Het gaat om documentatiedossiers die eveneens op Europees niveau worden bewaard.

B. BEHEER VAN DE ALGEMENE DIENSTEN B.1. ALGEMEEN BEHEER Er bestaat geen afzonderlijk personeelsplan voor de RVV. De voorstellen worden verwerkt in het globale personeelsplan van de Stafdienst P&O van de FOD Binnenlandse Zaken. Deze gegevens werden verwerkt in andere reeksen bewaard op het secretariaat van de eerste voorzitter (beleidsverslag, werkingsplannen, enz.).

B.1.1.

Briefwisseling (e-mail en papier) met de FOD Binnenlandse Zaken betreffende de opmaak van het personeelsplan van de RVV

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

B.1.2.

Nota’s en presentaties betreffende managementprojecten en werkprocessen [Word en Powerpoint]

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

B.1.3.

Jaarlijkse werkingsverslagen [papier en Word]

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

De reeks wordt bewaard op het niveau van het secretariaat van de eerste voorzitter (zie A.1.03).

B.1.4.

Halfjaarlijkse werkingsverslagen [papier en Word]

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

De reeks wordt bewaard op het niveau van het secretariaat van de eerste voorzitter (zie A.1.04).

B.1.5.

Maandelijkse rapporten aan het kabinet van de bevoegde minister [Word]

2010

5 jaar

Vernietigen

Deze gegevens zijn eveneens vervat in de jaarlijkse en halfjaarlijkse werkingsverslagen.

32


Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

B.2. PERSONEELSBEHEER

B.2.1.

Dossiers inzake de organisatie van de selectie en aanwerving van magistraten en griffiers, geordend op datum van de verschijning van de vacature

B.2.2.

Nota’s, briefwisseling en documentatie betreffende de administratieve omkadering van de selectie van magistraten, griffiers en administratief personeel

2007-heden

Tot het verstrijken van eventuele beroepen

Selecteren

2007-heden

10 jaar

Bewaren Overzichtsfiches van de loopbaan, originele benoemingsbesluiten of verklaringen van eedaflegging, evaluatiedossiers en eventuele tuchtdossiers bewaren, de overige stukken vernietigen.

Personeelsdossiers van de RVV, opgedeeld in twee categorieën:

B.2.3.

B.2.4.

- Dossiers van huidige personeelsleden, opgesplitst in dossiers van magistraten en griffiers (alfabetisch gerangschikt op naam) en dossiers van juristen/ambtenaren (geordend per taalrol, vervolgens alfabetisch gerangschikt op naam)

[1988]-heden

75 jaar na de geboorte van het personeelslid

De processen-verbaal met de deelnemerslijsten, vragen en uitslagen bewaren, de overige stukken vernietigen.

Selecteren*

- Dossiers van voormalige personeelsleden, alfabetisch gerangschikt op naam

*De selectie van de dossiers van de juristen en ambtenaren dient te gebeuren door de Dienst P&O van de FOD Binnenlandse Zaken. De selectie van de dossiers van de magistraten en griffiers kan gebeuren door de personeelsdienst van de RVV.

Maandelijkse personeelsinventaris, opgedeeld volgens functieniveau binnen iedere dienst [Excel]

De gegevens in dit werkinstrument zijn afkomstig uit de Ulysses databank van de FOD Binnenlandse Zaken.

2007-heden

33

5 jaar

Vernietigen


B.2.5.

Reeks

Datering

Stukken betreffende jobstudenten (verloffiches, lijsten en evaluaties), geordend per jaar [papieren, Excel en PDF]

Bewaartermijn


2007-heden

3 jaar

Vernietigen

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

2007-heden

3 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

De contracten en originele evaluaties worden bewaard door de Stafdienst P&O van de FOD Binnenlandse Zaken.

Dossiers inzake stagiairs, opgedeeld in zomerstages en stages van statutairen: B.2.6.

- Lijsten van de verschillende types stagiairs [Excel] - Nota’s betreffende de stagiairs [Word]

B.2.7.

Stukken betreffende spontane sollicitaties

B.2.8.

Attesten van afwezigheden (Medex formulieren, enz.), alfabetisch gerangschikt op familienaam

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

B.2.9.

WINTIME databank (verlof, prikklok, ziekteverlof, opleidingen, enz.)

2007-heden

3 jaar

Vernietigen

B.2.10.

Kopieën van dienstnota’s met betrekking tot het personeelsbeheer, afkomstig van de FOD Binnenlandse Zaken [PDF]

2007-heden

10 jaar

Vernietigen

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

B.2.11.

Nota’s en documentatie afkomstig van de FOD Binnenlandse Zaken omtrent personeelsbeheer (gecertificeerde opleidingen, 34

Het betreft hier enkel de attesten van afwezigheden van ambtenaren. De attesten van magistraten en griffiers bevinden zich in hun personeelsdossiers.


Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

loopbanen, tuchtprojecten, prikklok, ziekteverzuim, stages, deontologie, enz.)

B.2.12.

Publicaties afkomstig van de FOD Binnenlandse Zaken (vademecums, brochures rond functiefamilies, ontwikkelingscirkels, enz.)

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

B.2.13.

Onthaalbrochure

2007-heden

Tot opmaak van nieuwe versie

Bewaren

B.3. OPMAAK VAN HET BUDGET EN DE BESTELLLINGEN B.3.1.

Viermaandelijkse postchequerekeningen, goedgekeurd door het Rekenhof (chronologisch geordend)

2002-heden

10 jaar

Vernietigen

B.3.2.

Orderboeken van facturen, van vastleggingen en van buitenlandse zendingen

2007-heden

7 jaar

Vernietigen

1996-heden

7 jaar

Vernietigen

B.3.3.

Vastleggingdossiers inzake diverse uitgaven (energie, aankoop van meubilair, telefoon, enz.), geordend per jaar, vervolgens op visumnummer: - Vastleggingbulletins

35

Het visumnummer wordt toegekend door de stafdienst Begroting en Beheerscontrole van de FOD Binnenlandse Zaken. De originele facturen worden verstuurd naar het Rekenhof.


Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

- Kopieën van facturen - Bestekken en offertes betreffende onderhandelingsprocedures

B.3.4.

Dossiers inzake wettelijke tarieven omtrent onkosten, geordend per rubriek (o.m. post, kilometercontingent, fietsvergoeding, buitenlandse zendingen, vertalingen en abonnementen MIVB)

2007-heden

Tot zolang de tarieven gelden

Vernietigen

B.3.5.

Jaarbalansen, chronologisch geordend per jaar [Excel]

1999-heden

10 jaar

Bewaren

B.3.6.

Rekeninguittreksels

2005-heden

7 jaar

Vernietigen

B.3.7.

Bestelbonnen (en faxrapporten), geordend per jaar, vervolgens op begrotingsrubriek

2008-heden

7 jaar

Vernietigen

2007-heden

5 jaar

Bewaren

B.4. VERZORGING VAN INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE INTERNE WERKING

B.4.1.

Notulen (en bijlagen) van de maandelijkse vergaderingen van de functionele chefs, chronologisch geordend [Word]

36

Vanaf 2011 zal worden voorzien in een softwareapplicatie van SAP AG.


Reeks

Datering

Bewaartermijn


B.4.2.

Notulen (en bijlagen) van de vergaderingen tussen de juridische dienst en de dienst communicatie (voorlopig enkel beschikbaar in papieren versie)

2007-heden

5 jaar

Bewaren

B.4.3.

Stukken betreffende vertalingen

2007-heden

1 jaar

Vernietigen

B.4.4.

Dossiers inzake de redactie van publicaties, brochures en folders

2007-heden

1 jaar

Vernietigen

2007-heden

Contractduur

Vernietigen

2007-heden

5 jaar

Bewaren

Opmerkingen

Stukken met betrekking tot de opbouw van de internetsite:

B.4.5.

- Briefwisseling en overeenkomsten betreffende onderhoud en webhosting - Notulen (en bijlagen) van vergaderingen met de onderhoudsfirma [papier en Word]

BEHEER VAN INTERNE COMMUNICATIE B.4.6.

Maandelijkse nieuwsbrief (in het Nederlands en in het Frans) [Word]

2007-heden

5 jaar

Bewaren

B.4.7.

Infoplus nieuwsbrief voor magistraten [Word]

2007-heden

5 jaar

Bewaren

37

Deze nieuwsbrieven zijn chronologisch geordend per gerechtelijk jaar.

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen Code van de reeks B.4.8.

Reeks

E-direct berichten [Word]

Datering

Bewaartermijn


2008-heden

3 jaar

Vernietigen

Vernietigen

Vernietigen

B.4.9.

Intranetsite

2007-heden

Tot vervanging door een andere versie

B.4.10.

Persberichten, samengesteld door de DVZ en de FOD Binnenlandse Zaken [PDF]

2007-heden

5 jaar

Opmerkingen

De oude intranetsite van de VBC werd niet meer bewaard.

BEHEER VAN EXTERNE COMMUNICATIE

B.4.11.

Internetsite

2007-heden


Selecteren

De oude website van de VBC werd niet meer bewaard.

B.4.12.

Mededelingen bij de arresten van de RVV, chronologisch geordend [Word en papier]

2007-heden

5 jaar

Bewaren

B.4.13.

Publieksvragen, verstuurd per e-mail of via de website

2007-heden

3 jaar

Vernietigen

38

Documentatie over de structuur en de inhoud (o.m. printscreens van de voornaamste pagina’s) van de oude versie bewaren.

De meeste e-mails worden afgedrukt en afzonderlijk bewaard.


Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

B.4.14.

Dossiers inzake ontwerpen van antwoorden op parlementaire vragen

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

De definitieve versies worden op papier bijgehouden op het secretariaat van de eerste voorzitter. Zie reeks A.1.14.

B.4.15.

Dossiers inzake de organisatie van enquêtes [Word en papier]

2007-heden

5 jaar

Selecteren

De enquêteresultaten bewaren, de overige stukken vernietigen.

B.4.16.

Nota’s en documentatie omtrent de “imagobuilding” van de RVV (logo, huisstijl, enz.) [Word en papier]

2007-heden

5 jaar

Bewaren

B.4.17.

Publicaties, brochures en folders

2007-heden

5 jaar

1 exemplaar in elke taal bewaren

B.4.18.

Dossiers inzake contacten met buitenlandse organisaties

2007-heden

5 jaar

Selecteren

De dossiers inzake PR-projecten van de RVV bewaren.

B.4.19.

Briefwisseling (gedrukte e-mails met bijlagen) omtrent publieksbezoek en verslagen van Europese uitwisselingsstages aan de RVV

2007-heden

5 jaar

Selecteren

De stageverslagen en de programma’s van de bezoeken bewaren.

B.4.20.

Lijsten betreffende de ontvangst van delegaties en groepen op de RVV [Word]

2007-heden

5 jaar

Bewaren

39


Reeks

Datering

Bewaartermijn



Bewaren

Opmerkingen

B.5. COÖRDINATIE VAN DE JURIDISCHE DIENST INTERNE ORGANISATIE VAN DE DIENST

B.5.1.

B.5.2.

Draaiboek van de juridische dienst [Word]

2008-heden

Notulen van vergaderingen van de juridische dienst

2008-heden

10 jaar

Bewaren

B.5.3.

Documentatiedossiers inzake de nationale en internationale wet- en regelgeving betreffende het vreemdelingenbeleid, geordend op beleidsniveau (internationale akkoorden, Europese wetgeving, bilaterale akkoorden en Belgische wetgeving) [PDF en Word]

2007-heden

Tot de wijziging van de wetgeving

Vernietigen

B.5.4.

Documentatiedossiers inzake de Dublin II verordening, geordend in drie mappen: overzichten van de rechtspraak (RVV, Raad van State, andere landen, enz.), rapporten van ngo’s en rapporten van Europese instanties [Word, PDF en Excel]

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

2007-heden

10 jaar

Vernietigen

COÖRDINATIE VAN JURIDISCHE ONDERSTEUNING

B.5.5.

Dossiers inzake de Belgische en Europese jurisprudentie in het vreemdelingenrecht, gerangschikt per type instelling (de

40

De notulen van de vergaderingen, die ongeveer elke maand plaatsvinden, worden sedert 2010 in beide landstalen opgesteld.


Reeks

Datering

Bewaartermijn


2007-heden

10 jaar

Vernietigen

2008-heden

10 jaar

Bewaren

2008-heden

10 jaar

Bewaren

Belgische rechterlijke macht, de Raad van State, het Grondwettelijk Hof, het Europese Hof voor de Rechten van de Mens en het Europese Hof van Justitie): - Arresten en beschikkingen [PDF] - Samenvattende nota’s van de teksten, opgesteld binnen de RVV [Word]

B.5.6.

Juridische nota’s betreffende de asiel- en migratieproblematiek, opgesteld door de juridische dienst van de RVV en chronologisch gerangschikt per jaar [Word, PDF en Powerpoint] Tweetalige databank van relevante arresten voor de rechtspraktijk binnen de RVV [File Maker Pro 9.0], met daarin opgenomen: - Een PDF van de opgenomen arresten

B.5.7.

- Het nummer en de datum van elk opgenomen arrest - Een korte samenvatting - De naam van de zetelende magistraat - Een eventuele commentaar bij de procedure

B.5.8.

Documentatie over de structuur van de databank van relevante arresten van de RVV

41

Opmerkingen


Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

[Word]

B.5.9.

Back-up van nota’s ingevoerd in File Maker Pro, chronologisch gerangschikt per maand [Word]

2009-heden

10 jaar

Vernietigen

B.5.10.

Notulen van de interne vergaderingen met de kamerjuristen over de evaluatie en ontwikkeling van de database in File Maker Pro

2010

5 jaar

Vernietigen

B.5.11.

Beschikkingen over arresten die niet mogen worden gepubliceerd, ondertekend door de eerste voorzitter

2007-heden

10 jaar

Bewaren

B.5.12.

Nota’s en documentatie betreffende interne en externe opleidingen [Powerpoint, Word en PDF]

2007-heden

5 jaar

Selecteren

2007-heden

5 jaar

1 PDF en papieren exemplaar van elke verhandeling bewaren

2007-heden

Tot

Vernietigen

B.5.13.

Interne eindverhandelingen opgesteld door stagiairs [Papier, Word en PDF]

BEHEER VAN DE BIBLIOTHEEK B.5.14.

Thematische en alfabetische inventaris van de bibliotheek van de RVV

42

De presentaties rond de voorstelling van de RVV bewaren. Enkele eindverhandelingen betreffende geijkte formules in de rechtspraak van de RVV bevinden zich in een aparte map op de Comrec.


Reeks

Datering

[Word]

Bewaartermijn


vervanging

B.5.15.

Artikels uit diverse juridische tijdschriften [PDF]

2007-heden

10 jaar

Vernietigen

B.5.16.

Lijsten van ontleende publicaties [Excel]

2007-heden

3 jaar

Vernietigen

B.5.17.

Lijsten van aangekochte publicaties

2007-heden

3 jaar

Vernietigen

2007-heden

3 jaar

Bewaren

2007-heden


Vernietigen

B.6. BEHEER VAN DE ICT B.6.1.

Notulen van de vergaderingen van de dienst ICT en de beheerder, chronologisch geordend [Word]

B.6.2.

Databank van de computers en van de gebruikers [Access]

B.6.3.

Inventaris van de hardware van alle computers [Excel]

2007-heden

43

Tot de opmaak van een nieuwe

Vernietigen

Opmerkingen


Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

versie

B.6.4.

Gebruikshandleidingen en documentatie rond toepassingen ontwikkeld of gebruikt door de ICT dienst [Word en PDF]

B.6.5.

Back-ups van de server Comrec

2008-heden

Tot de vervanging door een andere toepassing

Selecteren

2007-heden

1 jaar

Vernietigen

2004-heden

Tot zolang het gebouw door de instelling wordt benut

Selecteren

2007-heden

Tot zolang het gebouw door de instelling wordt benut

Vernietigen

Documentatie behouden rond toepassingen waarvan de gegevens geheel of gedeeltelijk worden bewaard.

B.7. LOGISTIEKE COÖRDINATIE EN ECONOMAAT BEHEER VAN ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN

B.7.1.

B.7.2.

Bouwplannen, plattegronden en technische plannen van het Laurentide gebouw

Kopie van het lastenkohier van de verbouwingswerkzaamheden aan het Laurentide gebouw

44

De “as-built” plannen en plattegronden bewaren, de overige plannen vernietigen.

Het originele lastenkohier wordt bewaard door de eigenaar.


Reeks

Datering

Bewaartermijn


B.7.3.

Notulen (en bijlagen) van de vergaderingen met de verhuurders van het Laurentide gebouw [Word]

2007- heden

5 jaar

Vernietigen

B.7.4.

Kopieën van driemaandelijkse interventierapporten afkomstig van de beheersvennootschap betreffende het onderhoud van het Laurentide gebouw

2007- heden

5 jaar

Vernietigen

2006-2007

5 jaar

Vernietigen

2007-heden

Tot zolang de goederen in gebruik worden genomen

Vernietigen

Opmerkingen

Dossier inzake de verhuis van de RVV naar het Laurentide gebouw: [Word en Excel] B.7.5.

- Nota’s betreffende de logistieke noden en de werkplaatsen - Inventarissen van het meubilair, van de computers en van de roerende goederen per persoon - Lijst van de agenten en van de bureaus

B.7.6.

Inventaris van het materieel/meubilair, geordend per bureau en per type van materieel [Acces]

45

Een inventaris wordt ook bewaard door de Administratie der Domeinen.

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen Code van de reeks B.7.7.

Reeks

Processen-verbaal van overgave van onroerende goederen aan de dienst der Domeinen

Datering

Bewaartermijn


2007-heden

5 jaar

Vernietigen

2007-heden

1 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

BEHEER VAN DE LOGISTIEKE DIENST Stukken betreffende de organisatie van vergaderingen:

B.7.8.

- Fiches betreffende de opvolging van vergaderingen, chronologisch geordend per jaar, vervolgens per maand [Excel] - Reservatieformulieren, chronologisch geordend per jaar [Word]

B.7.9.

Kopieën van ontvangstbewijzen betreffende dossiers inzake beroepen overgebracht naar de DVZ, het CGVS, de Raad van State en de FOD Binnenlandse Zaken

2007-heden

1 jaar

Vernietigen

B.7.10.

Databank van het transport van dossiers inzake beroepen [Acces]

2008- heden

3 jaar

Vernietigen

2007-heden


Vernietigen

Stukken betreffende evacuatieprocedures: B.7.11.

- Evacuatieplan van het gebouw - Reglement en lijst van de hulpverleners

46

De originelen worden bewaard door de griffie.


Reeks

Datering

Bewaartermijn


2008-heden


Bewaren

C.1.2.

Draaiboek van werkprocessen inzake de administratieve behandeling van beroepen door de griffie [Word]

2007-heden


Bewaren

C.1.3.

Nota’s van de griffie betreffende specifieke werkprocedures, goedgekeurd door de eerste voorzitter en de voorzitter [Word en papier]

2007-heden

10 jaar

Bewaren

2008-heden

Tot vervanging door een nieuwe versie

Vernietigen

C. BEHANDELING VAN BEROEPEN IN HET VREEMDELINGENCONTENTIEUX C.1. ORGANISATIE VAN DE INTERNE WERKING VAN DE GRIFFIE Draaiboeken van beroepsprocedures: - Beroepen in volle rechtsmacht C.1.1.

- Schorsings- en annulatieberoepen - Beroepen in versnelde procedure - Beroepen in uiterst dringende noodzakelijkheid

C.1.4.

Lijst van griffiers die de wacht waarnemen [Word]

47

Opmerkingen


C.1.5.

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Notulen en bijlagen van de formele algemene vergadering van alle magistraten, chronologisch geordend [papier]

2007-heden

10 jaar

Bewaren

Opmerkingen

C.2. VERZORGING VAN ONTHAAL EN EXPEDITIE C.2.1.

Bewijsformulieren van aangetekende zendingen van procedurestukken

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

C.2.2.

Kopie van de bewijsformulieren van aangetekende zendingen van procedurestukken

2007-heden

1 jaar

Vernietigen

C.2.3.

Ontvangstbewijzen betreffende dossiers inzake beroepen overgebracht naar de DVZ, het CGVS, de Raad van State en de FOD Binnenlandse Zaken

2007-heden

3 jaar

Vernietigen

C.2.4.

Elektronische postbak voor inkomende post, chronologisch geordend [Access]

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

C.2.5.

Aanwezigheidsformulieren voor de zittingen

2007-heden

1 jaar

Vernietigen

C.2.6.

Kopie van alle arresten, gedepersonaliseerd voor raadpleging aan het onthaal:

48

Bevat enkel gegevens over de datum, de verzender en het soort zending (gewone brief of aangetekende zending).


Reeks

- Papieren kopie - PDF-kopie op USB-stick

Datering

Bewaartermijn


2007-2009

Verstreken

Vernietigen

2007-heden

-

-

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

2007-heden

10 jaar

Selecteren

Opmerkingen

Lijst van het klachtenbeheer [Excel], met daarin opgenomen: - De datum van de ontvangst en het ontvangstbewijs C.2.7.

- De naam van de verzender - Het voorwerp van de klacht - De kamer waar de zaak aanhangig is - Een korte inhoud van het antwoord en de verzendingsdatum

C.3. ADMINISTRATIEVE OPVOLGING VAN DE BEROEPEN REPERTORIA EN REGISTERS C.3.1.

Digitaal register van de griffie van de RVV [Databank Oracle 8i, bijgenaamd Laurentide], met acht 8 tabellen: - Voorlopig register van onvolledige verzoekschriften - Algemene rol, met een samenvatting en het verloop van elke zaak - Register van arresten van de RVV, met een link naar hun PDFversie - Overzicht van de terechtzittingen

49

De gegevens in de volgende tabellen dienen te worden bewaard: algemene rol, het register van arresten en de taal van het programma. De databank omvat: (1) de dossiers geopend door de RVV sedert juni 2007 en (2) de dossiers van de VBC die nog niet waren behandeld voor die datum.


Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

- Registratiebeheer van de gebruikers - Parameters: gegevens over de advocaten en de vakantiedagen - Kamer: lijst van de samenstelling en van het personeel van de kamers - Taal van het programma (Frans of Nederlands)

C.3.2.

Databank voor de hernummering van onafgesloten dossiers geopend door de VBC [Access]

2007-2008

Verstreken

Vernietigen

De gegevens in deze voorlopige databank zijn integraal opgenomen in de databank Laurentide.

Deze papieren versie van de algemene rol werd aangelegd als voorzorgsmaatregel. De gegevens, gerangschikt volgens rolnummer, lopen tot nummer 22.718 (maart 2008) en zijn intussen integraal opgenomen in de databank Laurentide.

Register van beroepen [papier], met daarin opgenomen: - Het rolnummer van elke zaak - De naam van de verzoeker C.3.3.

- De naam van de verwerende partij

2007-2008

Verstreken

Vernietigen

2007-heden

Verstreken

Vernietigen

- Het nummer van het dossier aangelegd door het CGVS - Het nummer van het dossier aangelegd door DVZ - Uiterst dringende noodzakelijkheid van het verzoek: ja/neen C.3.4.

Register inzake de omzetting van dossiernummers geopend door de VBC en afgehandeld door de RVV [papier], met daarin opgenomen:

50

Alle dossiers van de VBC werden chronologisch genummerd op openingsjaar, terwijl de RVV één doorlopende nummering voor zijn dossiers hanteert. Vermits elk openstaand dossier van de VBC


Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

- Het nummer van het oude VBC-dossier - Het rolnummer hiervan bij de RVV

intussen al een RVV-nummer heeft gekregen, zijn deze gegevens redundant geworden.

- Het arrestnummer - De taal van de procedure PROCEDURESTUKKEN

Tien dossiers per jaar bewaren.

C.3.5.

C.3.6.

Individuele dossiers inzake beroepen geopend door VBC, maar behandeld door de RVV

Individuele dossiers inzake beroepen geopend door de RVV, met daarin opgenomen: - het verzoekschrift, voorzien van bijlagen (in zes exemplaren) - controlelijst inzake ontvankelijkheid en procedureel verloop - de procedurestukken (oproep tot de terechtzitting, samenstelling van de kamer, enz.) - de verweernota van de verwerende partij (origineel en vier à vijf kopieën) - briefwisseling met de betrokken partijen

51

ca. 2000heden

3 jaar

Selecteren

2007-heden

3 jaar

Selecteren

De inhoud van de dossiers is vrijwel identiek aan reeks C.2.04 in de selectielijst van de VBC, maar bevat een subdossier met bescheiden betreffende de hernieuwing van het beroep voor de RVV. Tien dossiers per jaar bewaren. De dossiers zijn chronologisch geordend op openingsdatum. Elk dossier is voorzien van een uniek identificatienummer.


Reeks

Datering

Bewaartermijn


- kopie van het arrest (in zes exemplaren) - inventaris van de stukken

C.3.7.

Voorbereidende nota’s bij de terechtzittingen, opgesteld door kamerattachés [Word]

2007-heden

1 jaar

Vernietigen

C.3.8.

Dossiers inzake niet-geregulariseerde verzoekschriften, chronologisch geordend volgens een doorlopende nummering.

2007-heden

3 jaar

Vernietigen

2007-heden

3 jaar

Vernietigen

2007-heden

3 jaar

Vernietigen

2007-heden

3 jaar

Vernietigen

Stukken betreffende de regeling van de terechtzittingen: C.3.9.

- Agenda van de terechtzittingen, geordend per kamer [Word] - Kalender van de zittingen, geordend per maand [Word] - Zittingsbladen [Word]

C.3.10.

C.3.11.

Notulen van de terechtzittingen, chronologisch geordend op datum van de zitting Notulen van uitspraken van individuele arresten, onderverdeeld volgens twee niveaus: - De taal van de procedure (Frans of Nederlands)

52

Opmerkingen


Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

- Het type van arrest (geveld door één rechter of door drie rechters, uiterst dringende noodzakelijkheid, enz.), met een chronologische ordening binnen elke categorie

C.3.12.

Originele arresten van de RVV, ondertekend door de kamervoorzitter en de toegevoegde griffier

2007-heden

5 jaar

Bewaren

C.3.13.

Kopieën van de arresten geveld in uiterst dringende noodzakelijkheid [PDF]

2007-heden

5 jaar

Vernietigen

C.3.14.

Kopieën van alle arresten [PDF]

2007-heden

5 jaar

Bewaren

2010

1 jaar

Vernietigen

2010

Tot de opmaak van een nieuwe

Vernietigen

C.4. INZET VAN TOLKEN C.4.1.

C.4.2.

Dagelijkse lijsten van tolken per kamer [Word] Lijst van tolktalen, alfabetisch geordend per taal en per taalcode [Excel en Word]

53

Alle arresten zijn doorlopend genummerd. De arresten geveld in uiterst dringende noodzakelijkheid worden wel apart geklasseerd. De overige arresten vormen één reeks, opgedeeld volgens taal (Nederlands of Frans). Deze kopieën zijn integraal opgenomen in de reeks C.3.14. Deze PDF kopieën zijn geïndexeerd en kunnen via Adobe Acrobat PDX (versie 8.1) op een willekeurig trefwoord worden doorzocht.


Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

versie

C.4.3.

Wachtlijst voor tolken, geordend per taal [Word en PDF]

C.4.4.

Lijst van beschikbare tolken voor de RVV [Excel]

C.4.5.

Schriftelijke oproepingen van tolken [Word]

54

2010

1 jaar

Vernietigen

2010


Vernietigen

2007-heden

1 jaar

Vernietigen

Bevat enkel volgende gegevens: de naam van de instelling, de code, naam en voornaam van de tolk en diens talenkennis.

ARCHIEF VAN DE RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN EN DE VASTE BEROEPSCOMMISSIE VOOR VLUCHTELINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

Recommend Documents