ARCHIEF VAN DE RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN EN DE VASTE BEROEPSCOMMISSIE VOOR VLUCHTELINGEN

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 71

ARCHIEF VAN DE RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN EN DE VASTE BEROEPSCOMMISSIE VOOR VLUCHTELINGEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

door Filip STRUBBE

Brussel 2011

2

ARCHIEF VAN DE RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN EN DE VASTE BEROEPSCOMMISSIE VOOR VLUCHTELINGEN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2011

door Filip STRUBBE

Brussel 2011

3

4

INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE....................................................................................................5 WOORD VOORAF......................................................................................................7 INLEIDING..................................................................................................................9 LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES............................................11 BRONNEN....................................................................................................................11 WERKEN.....................................................................................................................11 WEBSITES....................................................................................................................12 LIJST VAN ILLUSTRATIES...................................................................................13 LIJST VAN AFKORTINGEN..................................................................................15 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER VAN DE VASTE BEROEPSCOMMISSIE VOOR VLUCHTELINGEN (VBC)..............................17 GESCHIEDENIS..............................................................................................................17 BEVOEGDHEDEN............................................................................................................21 WERKING EN ORGANISATIE............................................................................................24 EVOLUTIE VAN DE WERKLAST BINNEN DE VASTE BEROEPSCOMMISSIE ..................................28 ORGANOGRAMMEN..............................................................................................31 VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEF......................................33 PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK..........................................................33 ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING.................................................................................33 BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSE ARCHIEFREEKSEN.......................................................34 BEWAARTERMIJNEN.......................................................................................................36 SELECTIEPOLITIEK.........................................................................................................36 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER VAN DE RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN (RVV)......................................................43 GESCHIEDENIS..............................................................................................................43 BEVOEGDHEDEN............................................................................................................43 WERKING EN ORGANISATIE.............................................................................................47 ORGANOGRAM.......................................................................................................55 VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEF......................................57 PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK..........................................................57 ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING.................................................................................57 BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSE ARCHIEFREEKSEN.......................................................65 BEWAARTERMIJNEN.......................................................................................................67 SELECTIEPOLITIEK.........................................................................................................68

5

6

WOORD VOORAF De auteur wil bij deze graag alle betrokkenen bedanken die hem geholpen en ondersteund hebben bij de opmaak van de voorliggende archiefselectielijst. Eerst en vooral gaat zijn dank uit naar alle leden van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen die ondanks hun drukke agenda de nodige tijd vrij gemaakt hebben om hem te ontvangen, hun taken en opdrachten toe te lichten en het door hen beheerde papieren en digitaal archief te bespreken. Zonder hun medewerking was het niet mogelijk geweest de archiefselectielijst te realiseren. Daarnaast wil de auteur zijn hiërarchisch meerderen en collega's van het Algemeen Rijksarchief bedanken. Hij kon ook nu weer rekenen op de ondersteuning en de waardevolle feedback van dhr. Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en van mevr. Rolande Depoortere, afdelingshoofd van de afdeling “Toezicht en advies”. Hetzelfde geldt trouwens voor zijn collega's van diezelfde afdeling, in het bijzonder Sébastien Soyez, bij wie hij altijd kon aankloppen voor het bespreken en aftoetsten van zijn beslissingen.

7

8

INLEIDING WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het geeft aan welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats (in dit geval het Rijksarchief) overgebracht kunnen worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, het beheer van alle relevante informatie (records management), en dus voor het kennisbeheer (knowledge management). Een selectielijst levert belangrijke voordelen op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Als dusdanig vormt hij een essentieel instrument voor beleidsmakers en verantwoordelijken op alle niveaus bij het toekennen van geschikte menselijke, financiële en materiële middelen om de levenscyclus van archiefbescheiden beter te controleren, gaande van hun vorming tot hun bewaring. DE CONTEXT VAN DE PUBLICATIE Dit instrument, opgesteld door het Rijksarchief, is het sluitstuk van een samenwerkingsverband tussen Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling “Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie”, en Filip Strubbe, attaché archivaris bij afdeling 5 (“Hedendaagse archieven”) begaan met de toekomstige overbrengingen van de archieven afkomstig van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. DE FASEN VAN DE ONTWIKKELING In december 2009 nam de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen contact op met het Algemeen Rijksarchief, met de vraag of een aantal archiefreeksen, inzonderheid de oudste individuele dossiers inzake beroepen in het vreemdelingencontentieux, op korte termijn konden worden vernietigd. Tijdens een eerste bezoek van mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling “Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie”, en dhr. Pierre-Alain Tallier, hoofd van de afdeling “Hedendaagse Archieven”, bleek algauw dat de Raad erg gebaat zou zijn bij de opmaak van een archiefselectielijst. Deze opdracht zou worden verzorgd door Rolande Depoortere en Filip Strubbe, attaché archivaris bij de afdeling “Hedendaagse archieven”. Na een verkennend bezoek aan de archiefruimten van de Raad in januari 2010 gingen de eerste inspectiebezoeken van start in mei. Tot november 2010 werden in totaal 12 bezoeken gebracht aan alle diensten van de Raad met het oog op het verzamelen van de nodige gegevens voor de opmaak van de archiefselectielijst. Eind juni 2011 werd de ontwerpversie goedgekeurd door de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen.

9

10

LIJST VAN BRONNEN, WERKEN EN WEBSITES BRONNEN Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, Brussel, 1967-2009. Belgisch Staatsblad, Brussel, 1939-2009. Jaarverslagen van het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen, Brussel, 1989-2009. Jaarverslagen van de Raad van State, Brussel, 1994-2009. Jaarverslagen van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, Brussel, 2007-2009. Parlementaire handelingen, Kamer van Volksvertegenwoordigers, Brussel, 2003-2006. Publicatieblad van de Europese Unie, Luxemburg, 1997-2007.

WERKEN BRIJS B., CUYPERS D., e.a. Migratie- en migrantenrechten: recente ontwikkelingen: procedures en contentieux in het vreemdelingenrecht. Brugge, 2003. CAESTECKER F., Vluchtelingenbeleid in de naoorlogse periode. Brussel, 1992. CAESTECKER F., Ongewenste gasten: Joodse vluchtelingen en migranten in de dertiger jaren in België. Brussel, 1993. CAESTECKER F., Alien Policy in Belgium, 1840-1940. The Creation of Guest workers, Refugees and Illegal Aliens. Oxford, 2000. CAESTECKER F., STRUBBE F., TALLIER P.-A., De individuele vreemdelingendossiers afkomstig van de Openbare Veiligheid (Vreemdelingenpolitie), 1835-1943. Brussel, (Algemeen Rijksarchief. Zoekwijzers; 18), 2009. DE BOCK J., “De vreemdelingenwet van 28 maart 1952. L’étranger doit être parfait”, in Belgisch Tijdschrift voor Nieuwste Geschiedenis, Gent, 1-2, 2008, pp. 159-200. FRANCEUS F., “Een (vooruit)blik op de rol van de Raad van State bij het cassatiecontentieux ten aanzien van asielbeslissingen” in Tijdschrift voor bestuurswetenschappen en publiekrecht, Brussel, 8, 2002, pp. 523-542. HOBIN V., DE RIDDER R. en DE GEEST G., Administratieve wegwijzer voor vreemdelingen, vluchtelingen en migranten. Deurne, 1989. MISSON L., “La Commission permanente de recours aux réfugiés”, in Le citoyen face à l’administration, Luik, 1990, pp. 301-317. VANDEN BOSCH H., “De Vaste Beroepscommissie voor vluchtelingen”, in SIRJACOBS I. en VANDEN BOSCH H., De administratieve rechtscolleges in België sinds 1975, II, pp. 1095-1106.

11

VAN DE PUTTE M. en SABBE H. “De Vaste Beroepscommissie der Vluchtelingen”, in De weg naar het gerecht, dl. 4, Gent, 1993, pp. 1-57.

WEBSITES Website van het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen: http://www.cgra.be/nl Website van de Dienst Vreemdelingenzaken: https://dofi.ibz.be Website van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen: www.rvv-cce.be Website van de Office of the United Nations High Commissioner for Human Rights: http://www2.ohchr.org/english/law/refugees.htm

12

LIJST VAN ILLUSTRATIES 1.

Foto van de leidingen boven de archiefrekken in de hoofdkelder van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Foto auteur.

2.

Foto van de dossiers afgesloten sinds 2000, bewaard in de hoofdkelder van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Foto auteur.

3.

Foto van de oudste dossiers (afgesloten tot 1999), bewaard in het secundaire archieflokaal van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Foto auteur.

4.

Foto van het archieflokaal op de eerste verdieping van het gebouw van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Foto auteur.

5.

Foto van het klassement van originele arresten Vreemdelingenbetwistingen, bewaard door de griffie. Foto auteur.

13

van

de

Raad

voor

14

LIJST VAN AFKORTINGEN

ARA

Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën

BS

Belgisch Staatsblad

CGVS

Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen

FOD

Federale Overheidsdienst

RVS

Raad van State

RVV

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

VBC

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen

15

16

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER VAN DE VASTE BEROEPSCOMMISSIE VOOR VLUCHTELINGEN (VBC) GESCHIEDENIS In de loop van de twintigste eeuw werd de Belgische Staat meermaals geconfronteerd met grote vluchtelingenstromen. De opvang en integratie van deze inwijkelingen verliep lang niet altijd van een leien dakje. In tegenstelling tot andere migrantengroepen, zoals gastarbeiders, was de immigratie van vluchtelingen het gevolg van externe factoren (bijvoorbeeld regimewissels in het buitenland) die aan de greep van de Belgische overheid ontsnapten. De dynamiek van vluchtelingenstromen is immers niet conjunctureel bepaald en staat bijgevolg los van de economische noden van het asielland. Bovendien maakt de precaire situatie van de vluchteling een gedwongen terugkeer naar diens vaderland doorgaans onmogelijk. Dit uitgangspunt heeft de Belgische overheid echter niet belet om het statuut van vluchtelingen mettertijd strakker te omkaderen. De spanningsverhouding tussen de uitbouw van het asielrecht en de nood aan immigratiecontrole loopt als een rode draad doorheen het naoorlogse vreemdelingenbeleid en is zich vanaf de jaren 1980 ook steeds nadrukkelijker gaan manifesteren.1 Al tijdens de economische crisis in de jaren 1930 gaf de instroom van duizenden Joodse vluchtelingen aanleiding tot een strengere immigratiecontrole, onder meer door de invoering van het vreemdelingenregister.2 Niettegenstaande de kritiek op de verregaande beslissingsmacht van de Minister van Justitie inzake het verblijf van vreemdelingen op Belgisch grondgebied, leidde de toenemende oorlogsdreiging in 1939 tot een nog restrictiever vreemdelingenbeleid.3 Na de bevrijding bleef men deze harde lijn aanhouden en werd het vooroorlogs wettelijk kader tijdelijk verlengd in afwachting van een nieuwe regelgeving. Die laatste kwam er met de Wet van 28 maart 1952 op de Vreemdelingenpolitie en was een onmiskenbaar uitvloeisel van het ontluikende Koude Oorlogsklimaat, waarbij de uitvoerende macht uitgebreide bevoegdheden verkreeg om de openbare orde en de nationale veiligheid te vrijwaren. Geen enkele vreemdeling genoot voortaan nog een absoluut verblijfrecht: indien de persoon in kwestie niet over een door de Minister van Justitie toegekende verblijf- of vestigingsvergunning beschikte, dan kon deze te allen tijde uit het land worden gezet. Hetzelfde gold voor elke vreemdeling die de voorwaarden verbonden met diens verblijfsvergunning niet naleefde of wiens aanwezigheid werd beschouwd als schadelijk voor de openbare orde, de veiligheid of de economie van het land. Vooraleer een uitzettingsbesluit kon worden genomen, diende men het advies in te winnen van een door de wet in het leven geroepen Raadgevende Commissie voor Vreemdelingen. Aangezien dit advies evenwel louter optioneel en dus niet bindend was, bood het de vreemdeling weinig rechtszekerheid: noch de wetgevende, noch de rechterlijke macht werden bij de besluitvorming betrokken. Slechts voor één categorie vreemdelingen, met name de vluchtelingen, werden de restrictieve bepalingen van de nieuwe vreemdelingenwet enigszins versoepeld. De Belgische Staat diende immers het internationale vluchtelingenstatuut te ratificeren dat op 28 juli 1951 in het Vluchtelingenverdrag van Genève was vastgelegd. De wet van 1952 verklaarde het Hoog Commissariaat voor de Vluchtelingen onder de Verenigde Naties bevoegd voor de erkenning 1

Caestecker, F. Vluchtelingenbeleid in de naoorlogse periode, p. 109-111. Voor een uitvoerige analyse van de vluchtelingenproblematiek in deze periode, zie CAESTECKER, F. Ongewenste gasten: joodse vluchtelingen en migranten in de dertiger jaren in België. Brussel, 1993; CAESTECKER, F. Alien policy in Belgium: the creation of guest workers, refugees and illegal aliens. Oxford, 2000, pp. 155-255. 3 Besluitwet op de Vreemdelingenpolitie van 28 september 1939 (BS 30/09/1939). 2

17

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen van de vluchtelingen en schiep daarmee en uniek precedent in de rechtsgeschiedenis: voor het eerst stond een nationale staat een bevoegdheid af aan een internationale instelling. 4 Nochtans kregen erkende vluchtelingen pas na tien jaar een definitieve verblijfstitel. Tot zolang kon de Minister van Justitie autonoom beschikken over het lot van de vluchteling en deze nog steeds uitwijzen indien zijn aanwezigheid de openbare orde, de veiligheid of de economie in gevaar bracht. Vanaf de jaren 1960 werd de beschikkingsmacht van de Minister van Justitie evenwel in toenemende mate bekritiseerd. De socialistische senator Henri Rolin lag aan de basis van een in 1964 goedgekeurd wetsvoorstel waardoor vluchtelingen die niet onder de Conventie van Genève vielen voortaan in België asiel konden aanvragen. 5 De erkenning van deze nieuwe categorie vluchtelingen kwam aanvankelijk toe aan de Minister van Justitie, maar na de ratificatie van het Protocol van New York in 1970 behandelde het Hoog Commissariaat voor de Vluchtelingen opnieuw alle asielaanvragen. 6 Intussen werd de strenge vreemdelingenwet van 1952 steeds vaker gecontesteerd door acties van buitenlandse studenten en vanuit syndicale hoek. Hierop besliste de overheid besliste om een Commissie voor de Studie van het Statuut van de Vreemdeling op te richten (onder leiding van Minister van Staat Henri Rolin), belast met het ontwerp van een nieuwe vreemdelingenwet. Het verslag van de commissie zou via de nodige parlementaire omwegen uitmonden in de Wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, de vestiging, het verblijf en de verwijdering van vreemdelingen. Deze wettekst, vaak aangeduid als “de vreemdelingenwet”, is dus de eerste die alle aspecten van toegang tot het grondgebied en het bedrijf regelt en dus niet louter handelt over vreemdelingen die zich schuldig maken aan criminele feiten.7 De nieuwe wet diende in de eerste plaats tegemoet te komen aan een aantal internationale verplichtingen, waaronder een soepele procedure voor de erkenning van politieke vluchtelingen. Voortaan maakte de wetgever een onderscheid tussen de procedure inzake de toegang en het verblijf op het grondgebied, het zogenaamde ontvankelijkheidsonderzoek, en de procedure rond de erkenning van de hoedanigheid van vluchteling, het gegrondheidsonderzoek. De macht van de Minister van Justitie beperkte zich tot het onderzoek naar de ontvankelijkheid, terwijl het verlenen van het vluchtelingenstatuut werd verzorgd door de Vertegenwoordiger in België van het Hoog Commissariaat voor de Vluchtelingen van de Verenigde Naties. 8 De pijlsnelle stijging van het aantal asielaanvragen vanaf 1984-1985 maakte echter dat de vertegenwoordiger van de VN al gauw overbelast werd en er een groeiende achterstand in te behandelen dossiers ontstond. 9 Bovendien maakten vreemdelingen die niet als vluchteling waren erkend massaal gebruik van een beroep in kort geding om de uitvoering van elke maatregel tot uitzetting, verwijdering van het grondgebied of terugdrijving naar de grens op te schorten. 10 Om deze impasse het hoofd te bieden, werd de vluchtelingenprocedure ingrijpend gewijzigd door de Wet van 14 juli 1987. De nieuwe wettekst voorzag onder meer in strengere 4

DE BOCK, J. De Vreemdelingenwet van 28 maart 1952, p. 172-174. Wet van 30 april 1964 (BS 30/06/1964). De wettekst nam de definitie van de Conventie van Genève over, maar zonder tijdbeperking. Het oorspronkelijke Vluchtelingenverdrag plaatste vluchtelingen immers in het kader van “events occurring in Europe before 1 January 1951”. 6 CAESTECKER, F. Vluchtelingenbeleid in de naoorlogse periode, p. 97. 7 SIRJACOBS, I. en VANDEN BOSCH, H. De administratieve rechtscolleges in België sinds 1795, II, p. 1097. 8 Ibid., p. 1097. Sedert 1954 was deze bevoegdheid aan de VN-Hoge Commissaris toegekend door de Minister van Buitenlandse Zaken. Zie Eerste jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen. Werkingsjaar 1988, p. 7. 9 Tijdens de eerste helft van de jaren 1970 telde ons land nog veel Europese vluchtelingen uit autoritaire regimes zoals Griekenland, Spanje en Portugal. In de tweede helft van de jaren 1970 trad er een kentering op en steeg het aandeel van vluchtelingen uit de Derde Wereld. De nasleep van de dekolonisatie leidde vooral in Afrika en Azië tot spanningen en interne conflicten met massale vluchtelingenstromen tot gevolg. Sedertdien hebben ook economische immigraties zich geënt op het vluchtelingenstatuut. Zie CAESTECKER, F. Vluchtelingenbeleid in de naoorlogse periode p. 97-98 en p. 114. 10 Raad van State. Openbaar verslag jaar 1994-1995, p. 254-255. 5

18

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen terugdrijvingsmaatregelen, kortere termijnen voor het indienen van een asielaanvraag en de afschaffing van het gerechtelijk kortgeding tegen een hele reeks beslissingen tot verwijdering van het grondgebied. De belangrijkste omwenteling betrof evenwel de oprichting van twee nieuwe instellingen die de vluchtelingenproblematiek in België zouden kanaliseren. Vanaf 1 februari 1988 werd het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen bevoegd om de hoedanigheid van vluchteling te erkennen, te weigeren, te bevestigen, ongedaan te maken of in te trekken.11 Daarnaast werd de oprichting voorzien van de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen, een administratief rechtscollege dat in tweede aanleg zou oordelen over de gegrondheid van elke asielaanvraag. 12 Aangezien de benoemingen van de leden van dit beroepsorgaan pas in april 1989 in het Staatsblad verschenen, duurde het tot juni van datzelfde jaar eer de Vaste Beroepscommissie daadwerkelijk aan de slag kon. 13 Bij de aanvang van hun activiteiten keken de leden dus al tegen een achterstand van honderden dossiers aan. Begin jaren 1990 raakte ook de Raad van State betrokken bij de beroepsprocedure voor afgewezen asielzoekers. Na goedkeuring van de Wet van 19 juli 1991 kon bij de Raad van State immers een administratief kort geding worden ingevoerd tegen elke administratieve handeling met ernstige gevolgen voor de verzoekende partij. 14 Vanzelfsprekend maakten ook vreemdelingen massaal gebruik van deze mogelijkheid tegen beslissingen genomen in het kader van de asielprocedure, met als gevolg dat de Raad van State snel te kampen kreeg met een toevloed aan vorderingen tot schorsing die niet binnen de wettelijk vastgestelde termijn konden worden behandeld. Om aan de tekortkomingen binnen de behandeling van asielaanvragen en -beroepen te verhelpen, trof de wetgever in de loop van de jaren 1990 verschillende maatregelen gericht op het vrijmaken van meer middelen en personeel, alsook op het stroomlijnen van de procedures binnen en tussen de drie voornoemde instanties (cf. infra). Aanvankelijk leek deze aanpak te werken: vanaf het midden van de jaren 1990 raakten het Commissariaat-Generaal, de Vaste Beroepscommissie en de Raad van State beter op elkaar afgestemd en wisten zij de aangroei van achterstallige dossiers onder controle te houden. Nochtans heeft deze gunstige evolutie zich niet lang doorgezet bij elk van de drie instellingen, zoals mag blijken uit de volgende tabel:

11

Wet van 14 juli 1987, art. 9 (BS 18/07/1987). De vertegenwoordiger in België van de VN-Hoge commissaris bleef bevoegd om alle asielaanvragen af te handelen die tot en met 31 januari 1988 waren ingediend (Wet van 14 juli 1987, art. 17). 12 Ibid, art. 10. 13 Tweede jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen. Werkingsjaar 1989 , p. 19. 14 Wet van 19 juli 1991 (BS 12/10/1991). Zie ook Raad van State. Openbaar verslag jaar 1994-1995, p. 256.

19

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen

Jaar 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

Evolutie van de achterstanden in de asielprocedure bij het CGVS, de VBV en de Raad van State15 CGVS VBV Raad van State 23.684 1.249 1.127 21.961 1.584 1.421 19.481 2.886 1.961 16.580 2.529 1.600 24.656 1.698 1.059 40.231 881 2.177 53.803 1.275 8.791 ca. 42.000 661 ca. 15.000 ca. 32.000 2.060 ca. 20.000 24.949 4.106 24.435 20.098 6.982 27.957 10.380 10.597 25.72416

Vanaf 1998 valt er een scherpe stijging te bemerken in het aantal zaken die bij het Commissariaat-Generaal en bij de Raad van State aanhangig werden gemaakt. Ongetwijfeld is deze tendens in belangrijke mate het rechtstreekse gevolg van de interpretatie die het Arbitragehof in haar arrest nr. 43/98 van 22 april 1998 heeft gegeven aan de artikelen 10 en 11 van de Grondwet.17 Het bewuste arrest bepaalde immers dat asielzoekers sociale bijstand konden blijven genieten zolang zij een annulatieverzoek of schorsingsberoep voor de Raad van State lopende hadden tegen een beslissing van het Commissariaat-Generaal of van de Vaste Beroepscommissie. Zoals men kon voorzien, leidde deze maatregel tot een explosie van verzoeken voor de Raad van State, vermits de kandidaten er wettelijk belang bij hadden om deze procedure aan te grijpen.18 Het Commissariaat-Generaal worstelde in 2000 met een ongeziene achterstand die nog dreigde te vergroten door een nieuwe instroom van asielzoekers als gevolg van de grootschalige regularisatieronde van illegale vreemdelingen onder de Regering-Verhofstadt I.19 Het feit dat de Vaste Beroepscommissie pas enkele jaren later door een gelijkaardige evolutie werd getroffen, valt wellicht te wijten aan de vertraging in de dossierbehandeling bij het Commissariaat-Generaal. Vermoedelijk trad hier een “watervaleffect”20 op en verplaatste een deel van de achterstand zich na enkele jaren naar de Vaste Beroepscommissie. De vraag of de drie voornoemde instellingen deze achterstanden konden beheersen en stelselmatig wegwerken, zou bepalend blijken voor hun toekomst. Daar waar het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen er vanaf 2001 in slaagde om een trendbreuk te realiseren en de achterstanden in te lopen met behulp van een reeks managementtechnieken,21 bleven de twee administratieve rechtscolleges kampen met een groeiende werklast. Wat de Raad van State betreft, bedroeg het vreemdelingencontentieux 15

De cijfergegevens voor het Commissariaat-generaal en de Vaste Beroepscommissie zijn afkomstig uit de jaarverslagen van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen de staatlozen voor de periode 1994-2005. Ook de gegevens van de Raad van State voor de jaren 1994-2000 zijn hieruit afkomstig. De gegevens uit de jaarverslagen van de Raad van State zijn vaak moeilijk interpreteerbaar en geordend per gerechtelijk jaar (d.i. medio september tot en met eind juli). Voor de jaren 2000-2005 zijn de gegevens afkomstig uit de Parlementaire stukken van de Kamer van Volksvertegenwoordigers, 2005-2006, Doc. 51, 2.479, p. 6. 16 Dit cijfer weerspiegelt de situatie op 1 december 2005. 17 BS 29/04/1998. 18 Elfde jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen. Werkingsjaar 1998, p. 40. 19 SIRJACOBS, I. en VANDEN BOSCH, H. De administratieve rechtscolleges in België sinds 1795, II, p. 145, p. 1098. 20 Deze term is ontleend aan het Tweede jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen, p. 56. 21 Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Jaarverslag 2001-2002, p. 26-28 en jaarverslag 2003, p. 20-23.

20

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen rond 2005 ongeveer 82 % van alle arresten, terwijl de Vaste Beroepscommissie in datzelfde jaar voor het eerst de kaap van 10.000 onbehandelde dossiers overschreed. 22 De verschillende structurele wijzigingen inzake de gerechtelijke behandeling van het contentieux die de jaren voordien waren getroffen, bleken hier duidelijk niet afdoende en effenden het pad voor diepgaandere maatregelen. De linker- en rechterzijde in het parlement hadden destijds al tientallen wetsvoorstellen tot herziening van het asielbeleid geformuleerd. Uiteindelijk werd op 24 juni 2005 een nota goedgekeurd van voormalig Minister van Binnenlandse Zaken en Vice-premier Patrick Dewael. Deze nota bevatte een aantal basisprincipes tot hervorming van de Raad van State en de asielprocedure, een uitgangspunt voor een voorontwerp van wet dat op 23 december 2005 het fiat kreeg van de Ministerraad. 23 De geplande hervorming steunde op twee pijlers: enerzijds het wegwerken van de gerechtelijke achterstand bij de Raad van State, die niet langer zou optreden als annulatie- en schorsingsrechter tegen persoonsgerichte beslissingen genomen in het kader van de vreemdelingenwetgeving, anderzijds de nood aan een ingrijpende wijziging van de administratiefrechtelijke vreemdelingenprocedures. De Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen zou worden opgeheven en geïntegreerd in een nieuw administratief rechtscollege, de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, die tevens de rol van de Raad van State in het vreemdelingencontentieux overnam. 24 De Raad voor Vreemdelingenbetwistingen werd opgericht bij wet van 15 september 2006 tot hervorming van de Raad van State en tot oprichting van een Raad voor Vreemdelingenbetwistingen.25 Het nieuwe orgaan vatte officieel zijn werkzaamheden aan op 1 juni 2007.

BEVOEGDHEDEN De Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen vormde een onderdeel in het raderwerk van een complexe asielprocedure. Naast deze instelling waren immers nog drie andere instanties bij een asielaanvraag betrokken: de Dienst Vreemdelingenzaken, het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen en tenslotte de Raad van State. 26 We overlopen de verschillende fasen van de procedure in vogelvlucht. Een asielzoeker kan men het eenvoudigst definiëren als “een persoon die in een onthaalland aankomt en er bescherming vraagt onder het vluchtelingenstatuut”. 27 Het moet gaan om een gegronde en geïndividualiseerde vrees voor vervolging, die het onthaalland kan onderzoeken. Tot 2006 maakte de Belgische wetgever een strikt onderscheid tussen het ontvankelijkheidsonderzoek en het gegrondheidsonderzoek van een asielaanvraag, een opdeling die heden niet meer wordt gehanteerd. In de ontvankelijkheidsfase besliste de Minister van Binnenlandse Zaken of zijn gevolmachtigde28 of de vreemdeling al dan niet tot de procedure werd toegelaten. Werd de 22

Parlementaire stukken van de Kamer van Volksvertegenwoordigers, 2005-2006, Doc. 51, 2.479, p. 5, p. 10. Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Jaarverslag 2005, p. 12. 24 Parlementaire stukken van de Kamer van Volksvertegenwoordigers, 2005-2006, Doc. 51, 2.479, p. 11-12. 25 Wet tot hervorming van de Raad van State en tot oprichting van een Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (BS 06/10/2006). 26 CVGS, 2005, p. 42. De vertegenwoordiger in België van de VN-Hoge Commissaris voor de Vluchtelingen kan tijdens de asielprocedure tussenbeide komen, maar het betreft hier enkel een adviserende bevoegdheid. 27 SIRJACOBS, I. en VANDEN BOSCH, H., De administratieve rechtscolleges in België, II, p. 1099. De Internationale Vluchtelingenconferentie van 1951 definieert de vluchteling als “een persoon die een gegronde vrees koestert om vervolgd te worden wegens zijn ras, godsdienst, nationaliteit, het behoren tot een sociale groep of zijn politieke overtuiging”. 28 Tot 1991 ressorteerden de Dienst Vreemdelingenzaken, het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen alsook de Vaste Beroepscommissie onder het voormalige Ministerie van Justitie. Op 15 juli 1992 werden de drie instellingen onder de bevoegdheid van de Minister van Binnenlandse Zaken geplaatst (BS 15/07/1992), maar bleven ze tot 31 december 1993 wel budgettair en organiek afhangen van het Ministerie 23

21

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen asielaanvraag onontvankelijk verklaard, dan kon de asielzoeker een dringend beroep indienen bij het Commissariaat-generaal, wat de beslissing van de Dienst Vreemdelingenzaken en het bevel om het grondgebied te verlaten opschortte. Indien de commissaris-generaal de beslissing van de Dienst Vreemdelingenzaken bevestigde, dan werd de weigering van toegang tot het grondgebied of verblijf uitvoerbaar en diende de betrokkene het land te verlaten. De laatste optie die de asielzoeker in dat geval restte, was het instellen van een beroep tot vernietiging of opschorting van de beslissing voor de Raad van State. 29 Indien de commissaris-generaal echter besliste dat verder onderzoek noodzakelijk was, dan werd de aanvraag ten gronde behandeld door het Commissariaat-generaal. 30 Het werkingsveld van de Vaste Beroepscommissie beperkte zich tot het tweede luik in de asielprocedure, het onderzoek ten gronde, 31 dat in eerste aanleg gebeurde door het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen. Indien de betrokken asielzoeker niet voldeed aan de criteria van het Vluchtelingenverdrag en dus geen blijk kon geven van een gegronde vrees voor vervolging, dan kon de commissaris-generaal de status van vluchteling weigeren of onder bepaalde voorwaarden zelfs terug intrekken. De Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen was als administratief rechtscollege 32 bevoegd om kennis te nemen van beroepen tegen deze beslissingen van de commissaris-generaal waarbij een asielzoeker de hoedanigheid van vluchteling werd verleend of geweigerd. Zowel de asielzoeker in kwestie als de bevoegde minister konden dus beroep aantekenen, waarmee de beslissing van de commissaris-generaal de facto werd opgeschort. Aangezien het beroep bij de Vaste Beroepscommissie een devolutief karakter had, ging de zaak met al zijn feitelijke en juridische vragen over naar dit orgaan. De Vaste Beroepscommissie onderwierp de aanvraag aan een nieuw onderzoek, dat zowel de grond van de aanvraag als de wettelijkheid van de beslissing van de commissaris-generaal omvatte. De Vaste Beroepscommissie kon een weigering tot erkenning van de commissaris-generaal dus hervormen of bevestigen. In het eerste geval werd de asielzoeker toch als vluchteling erkend: als gevolg van het devolutief karakter van het beroep verving de beslissing van de Vaste Beroepscommissie immers de uitspraak van de commissaris-generaal. 33 Indien de Vaste Beroepscommissie de beslissing van de commissaris-generaal evenwel bevestigde, kon de Dienst Vreemdelingenzaken een bevel uitvaardigen om het grondgebied te verlaten. Tegen een beslissing van de Vaste Beroepscommissie kon de betrokkene, alsook de bevoegde Minister, binnen 30 dagen nog een administratief cassatieberoep instellen bij de Raad van State.34 Dit beroep was echter niet opschortend, waardoor de betrokkene kon worden uitgewezen tijdens de behandeling ervan. Indien de Raad van State de bestreden beslissing van Justitie. 29 Het beroep bij de Raad van State diende te worden ingesteld binnen de 30 dagen na betekening van de beslissing door de commissaris-generaal. De rol van de Raad van State beperkte zich louter en alleen tot een wettigheidscontrole van deze beslissing. De schorsing van de bestreden beslissing maakte dat deze niet meer kon worden uitgevoerd, terwijl haar eventuele vernietiging het beroep van de betrokken asielzoeker opnieuw hangende maakte. Ook de Minister van Binnenlandse Zaken of de Dienst Vreemdelingenzaken konden een beroep tot vernietiging instellen indien zij de beslissing van de commissaris-generaal strijdig achtten met de wet. Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Jaarverslag 2005, p. 42. 30 Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Jaarverslag 2005, p. 42. 31 Er bestond één uitzondering op deze regel, het zogenaamde “evocatierecht”: de Minister kon een zaak aanhangig maken bij de Vaste Beroepscommissiebij indien de commissaris-generaal geen beslissing had genomen inzake dringend beroep binnen de door de wet vastgestelde termijn. Dit evocatierecht werd opgeheven door de (tweede) wet van 9 maart 1998 (BS 03/07/1998) als gevolg van een arrest van het Arbitragehof op 13 november 1996. Het arrest gaf te kennen dat deze maatregel ongrondwettig was, aangezien de Minister van Binnenlandse Zaken de zaak aanhangig kon maken bij de Vaste Beroepscommissie (en niet de asielzoeker), wat indruiste tegen het gelijkheids- en non-discriminatieprincipe. Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Jaarverslag 1998, p. 27-28. 32 Het arrest van het Arbitragehof van 18 maart 1997 (BS 08/05/1997) heeft duidelijk de betwistingen inzake de erkenning van de hoedanigheid van vluchteling en inzake het asielrecht als politiek recht gekwalificeerd en de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen als administratief rechtscollege. Deze bepaling werd nadien ook nadrukkelijk vermeld in wet van 16 maart 2005 (BS 10/05/2005). 33 DE MOFFARTS, G. De Belgische asielprocedure, knelpunten en ontwikkelingen, p. 29.

22

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen echter vernietigde, werd de zaak opnieuw teruggestuurd naar de Vaste Beroepscommissie om een nieuwe uitspraak te doen over de asielaanvraag, rekening houdend met het arrest van de Raad van State.35 Men kan de hierboven geschetste procedure ook weergeven aan de hand van een schema 36:

Gegrondheid

CGVS

VBC

Onderzoek Ten Gronde

Beroep

Raad van State

Dringend Beroep

Wettigheidscontrole

Registratie & ontvankelijkheid

Bevel om het grondgebied te verlaten

CGVS

Weigering vluchtelingenstatuut

DVZ

Weigering toegang & verblijf

Ontvankelijkheid

OVERZICHT VAN DE ASIELPROCEDURE TOT 2006

ERKENNING ALS VLUCHTELING & VERBLIJFSRECHT

Eind 2006 traden belangrijke wijzigingen op in de bevoegdheden van de Vaste Beroepscommissie. De Wet van 15 september 2006 tot hervorming van de Raad van State en tot oprichting van een Raad voor Vreemdelingenbetwistingen voorzag immers in een overgangsperiode van zes maanden waarbij de Vaste Beroepscommissie reeds het takenpakket van zijn rechtsopvolger zou overnemen om het pad voor de nieuwe instelling te effenen.37 Vanaf 1 december 2006 was de Vaste Beroepscommissie bevoegd om kennis te nemen van beroepen ingesteld tegen beslissingen tot weigering van de vluchtelingenstatus en de subsidiaire beschermingsstatus genomen door de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. De Vaste Beroepscommissie beschikte hierbij over volle rechtsmacht, maar verloor wel haar onderzoeksbevoegdheid. Aangezien deze vernieuwingen volledig kaderen in de werking van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, zullen zij uitvoeriger worden besproken in het tweede onderdeel van deze selectielijst.

34

De beoordeling van de erkenning van hoedanigheid van vluchteling werd in toepassing van artikel 146 van de Grondwet bij wet onttrokken aan de gewone rechtbanken. De rechter in kort geding is dus niet bevoegd om een verbod of bevel uit te vaardigen ten aanzien van een administratieve rechtbank. De rechter in kort geding kon evenmin de Belgische Staat bevelen om een beslissing van de Vaste Beroepscommissie niet uit te voeren wanneer een cassatieberoep bij de Raad van State hangende was. DE MOFFARTS, G. De Belgische asielprocedure, knelpunten en ontwikkelingen, p. 38. 35 Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Jaarverslag 2005, p. 43-44. Uiteraard kan de vreemdeling wiens asielaanvraag werd afgewezen steeds een nieuwe aanvraag indienen wanneer deze nieuwe gegevens aanbrengt. 36 Ibid., p. 44. 37 Zie de Wet van 15 september 2006, art. 235, §1 (tweede lid) en §2 (BS 06/10/2006).

23

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen WERKING EN ORGANISATIE WERKING EN RECHTSPLEGING De Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen kende een moeizame start. Hoewel de oprichting van het orgaan reeds was voorzien in de Wet van 14 juli 1987, konden de leden wegens het uitblijven van hun benoemingsbesluiten pas zetelen vanaf 1 juni 1989. 38 Van bij de aanvang worstelde de Vaste Beroepscommissie dus met een substantiële achterstand in de behandeling van dossiers. Daarenboven werden de aangestelde leden pas vanaf 1991 voltijds belast met hun opdracht.39 Tot 8 oktober 1991 bestond de vaste Beroepscommissie slechts uit één Nederlandstalige en één Franstalige kamer, telkens voorgezeten door een magistraat van de zetel, een ambtenaar van Justitie, een ambtenaar van Buitenlandse Zaken, een advocaat en tenslotte – met raadgevende stem – de Vertegenwoordiger in België van de VN-Hoge Commissaris voor de Vluchtelingen.40 Deze bezetting bleek echter volstrekt ontoereikend om het aantal aanhangige beroepen efficiënt te behandelen. Men vreesde dan ook terecht dat achterstanden in dossierbehandeling bij de Dienst Vreemdelingenzaken en op het Commissariaat-generaal zouden worden doorgeschoven naar de Vaste Beroepscommissie, wat het raderwerk van de asielprocedure dreigde te ontwrichten. Het Koninklijk besluit van 30 september 1991 voorzag in de oprichting van vier kamers binnen de Vaste Beroepscommissie, alsook in de benoeming van vier voltijdse voorzitters en vier voltijdse bijzitters. 41 Voortaan bestond elke kamer uit nog slechts drie permanente leden, zijnde een voorzitter, een bijzitter en de vertegenwoordiger in België van de VN-Hoge commissaris voor de vluchtelingen of diens gemachtigde die voortaan met stemrecht de vergaderingen kon bijwonen. 42 Nochtans zou ook deze samenstelling van de kamers niet lang behouden blijven. In mei 1993 trok de vertegenwoordiger van het VN-Hoog Commissariaat zich vrijwillig terug uit de Vaste Beroepscommissie, wat een nieuwe hervorming noodzakelijk maakte. 43 Het koninklijk besluit van 12 augustus 1993 bracht een definitieve oplossing via de aanstelling van vier supplementaire bijzitters (twee Franstalige en twee Nederlandstalige) voor de vier kamers van de beroepsinstantie.44 De procedure en de werking van de Vaste Beroepscommissie hadden intussen vaste vorm gekregen. Zoals tevoren werd aangehaald, konden zowel de Minister (in geval van erkenning) als de kandidaat-vluchteling of diens raadsman (in geval van weigering van erkenning) een beroep instellen bij de Vaste Beroepscommissie tegen een beslissing van de commissarisgeneraal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Een beroep ingesteld door de gemachtigde van de minister gold als onontvankelijk. 45 Aanvankelijk had men 30 dagen de tijd om beroep aan te tekenen, maar vanaf 1 oktober 1991 werd deze termijn gereduceerd tot 15 dagen. 46 38

Het koninklijk besluit tot benoeming van de kamervoorzitters werd uitgevaardigd op 30 december 1987 (BS 16/01/1988). De plaatsvervangende voorzitters en de leden werden aangesteld bij koninklijk besluit van 23 maart 1989 (BS 21/04/1989). Bijkomende plaatsvervangende leden werden pas eind 1990 benoemd (BS 18/12/1990). 39 Tweede jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen. Werkingsjaar 1989 , p. 19, p. 21. 40 Vierde jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen. Werkingsjaar 1991, p. 27. 41 Koninklijk besluit tot aanstelling van de voorzitters en bijzitters van de Vaste Beroepscommissie voor vluchtelingen, 30 september 1991 (BS 09/10/1991). 42 Ibid., art. 6 (BS 09/10/1991). 43 Beslissing van de Vertegenwoordiger in België van de Hoge Commissaris van de Verenigde Naties voor de Vluchtelingen, 13 mei 1993 (BS 21/05/1993). 44 Koninklijk besluit van 12 augustus 1993 (BS 14/09/1993). 45 DE MOFFARTS, G. De Belgische asielprocedure, knelpunten en ontwikkelingen, p. 36. Krachtens de wet van 18 juli 1991 konden sinds 1 oktober 1991 alle onontvankelijkheidsgronden worden ingeroepen door de gemachtigde van de Minister van Justitie, d.i. de Dienst Vreemdelingenzaken. Zie Vierde jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen. Werkingsjaar 1991, p. 7. 46 Wet tot wijziging van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen, 18 juli 1991, art. 5 (BS 26/07/1991).

24

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen Tijdens de beginjaren van de Vaste Beroepscommissie werd nog gesleuteld aan de verhouding tussen het aangetekend beroep en de beslissing van de commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. De wet van 18 juli 1991 bepaalde dat “de vreemdeling, bij afzonderlijke akte, een verzoek om opschorting van de bestreden akte kan indienen bij de voorzitter van de Vaste Beroepscommissie”, die binnen acht dagen na het indienen van het verzoek hierover een beslissing diende te nemen. 47 Deze omslachtige opschortingsprocedure werd in 1993 opnieuw afgeschaft. Sindsdien had het beroep ingediend bij de Vaste Beroepscommissie een van rechtswege schorsend karakter: de beslissing van de Commissaris-generaal kon dus niet worden uitgevoerd zolang het beroep aanhangig was. 48 Een beroep ingesteld bij de Vaste Beroepscommissie diende te voldoen aan een aantal substantiële vormvereisten. Werden deze vereisten niet nageleefd, dan kon het beroep onontvankelijk worden verklaard.49 Een zaak diende bij de Vaste Beroepscommissie aanhangig te worden gemaakt door middel van een verzoekschrift, ingediend binnen 15 dagen na betekening van de beslissing van de commissaris-generaal, opgesteld in de taal van de procedure (Nederlands of Frans) en ondertekend ofwel door de minister of diens gemachtigde, ofwel door de vreemdeling of diens advocaat. De kandidaat-vluchteling moest in België woonplaats kiezen, waar de betrokkene alle kennisgevingen in het kader van de procedure op geldige wijze kon ontvangen. Inhoudelijk diende het verzoekschrift de volgende elementen te bevatten: 1° de naam, voornamen, nationaliteit, geboorteplaats en -datum van de vreemdeling evenals de door hem gekozen woonplaats; 2° in voorkomend geval de naam, voornaam en het kantooradres van de advocaat; 3° de keuze van het Nederlands of het Frans als taal van de rechtspleging; 4° de referte of een kopie van de beslissing van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen, die het voorwerp uitmaakt van het beroep; 5° een uiteenzetting van de feiten en middelen, waarbij minstens één duidelijke en voldoende nauwkeurige grief tegen de beslissing van de commissaris-generaal werd aangevoerd.50 Wanneer een beroep was ingesteld door de minister of door zijn gemachtigde, dan werd de betrokken vreemdeling hiervan op de hoogte gebracht door een kopie van het verzoekschrift, opgestuurd via de post. Ook de commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen ontving een kopie, waarna het administratief dossier van het Commissariaatgeneraal meteen naar de Vaste Beroepscommissie werd verzonden. 51 Na registratie belandde dit dossier bij een van de gekwalificeerde onderzoekers van de Beroepscommissie, die het dossier voorbereidde en de nodige onderzoeksverrichtingen deed. Andere documenten waarvan de vreemdeling of zijn advocaat en de Minister of zijn gemachtigde wilden gebruik maken, werden in originele vorm of als kopie aan de Vaste Beroepscommissie voorgelegd, eventueel vergezeld van een voor eensluidend verklaarde vertaling wanneer het stukken betrof die waren opgesteld in een andere taal dan deze van de rechtspleging.52 De partijen hadden recht op inzage in het dossier. De eerste voorzitter verzekerde de verdeling van de zaken tussen de voorzitters van de kamers, het houden van de algemene rol en de leiding van de dienst. Hij verleende de nodige machtigingen aan de personeelsleden betreffende de kennisgevingen en de oproepingen. 53 De voorzitter van de kamer (of de alleenzetelende vaste bijzitter) verzekerde op zijn beurt de 47

Ibid., art 5. Wet van 6 mei 1993, art. 17 (BS 21/05/1993). 49 Een rechter die een niet regelmatig aangebracht beroep ten gronde behandelt, gaat bijgevolg zijn bevoegdheid te buiten. Zie DE MOFFARTS, G. De Belgische asielprocedure, knelpunten en ontwikkelingen, p. 37. 50 Koninklijk besluit tot regeling van de werking en de rechtspleging voor de Vaste Beroepscommissie voor vluchtelingen van 19 mei 1993, art. 4 (BS 21/05/1993). Naar schatting werden ongeveer 10% van de beroepen ingesteld bij de Vaste Beroepscommissie onontvankelijk verklaard. 51 Ibid., art. 6-7. 52 Ibid., art. 13. 53 Ibid., art. 2. Indien de eerste voorzitter het nodig achtte, kon hij alle voorzitters en vaste bijzitters samenroepen om te ijveren voor een eenvormige rechtspraak. Een dergelijke algemene vergadering diende minstens eenmaal per jaar plaats te vinden of wanneer twee derden van de kamerleden hierom verzochten. 48

25

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen organisatie van de zittingsrol.54 Wanneer na inzage van het verzoekschrift echter bleek dat het beroep onontvankelijk of kennelijk ongegrond was, kon de voorzitter of de door hem gemachtigde bijzitter, het beroep zelf behandelen en werd de zaak meteen definitief beslecht. Was het beroep daarentegen ontvankelijk en kennelijk gegrond, dan verwees de kamervoorzitter de behandeling ervan naar een drieledige kamer. 55 In dat laatste geval kwam het dossier terecht bij drie rechters met een volledige instructiebevoegdheid. De rechters riepen de kandidaat op voor een hoorzitting, die tegensprekelijk en mondeling was. In principe waren de zittingen openbaar, maar de voorzitter kon ambtshalve of op verzoek bevelen om de zaak met gesloten deuren te behandelen wanneer het een dossier met vertrouwelijke stukken betrof. Indien nodig, maakte men gebruik van een tolk die na de eedaflegging de vragen van de rechter voor de kandidaat vertaalde. Ook tijdens de hoorzitting genoot de Vaste Beroepscommissie een ruime onderzoeksbevoegdheid: getuigen en deskundigen konden worden gehoord en alle nuttige bescheiden en inlichtingen ingewonnen. De secretaris stelde een beknopt verslag van de zitting op, die werd besloten met het pleidooi van de advocaat. Ofwel deden de rechters daarna meteen een uitspraak, ofwel namen zij de zaak verder in beraad. De procedure voor de Vaste Beroepscommissie eindigde met het verzenden per aangetekend schrijven van de gemotiveerde beslissing aan de kandidaat-vluchteling en diens advocaat. 56 Tegen de beslissing van de Vaste Beroepscommissie kon de vreemdeling bij de Raad van State een administratief cassatieberoep tot nietigverklaring indienen. Aanvankelijk diende dit cassatieberoep te worden aangetekend binnen een termijn van 60 dagen, maar vanaf 1 augustus 2000 werd deze teruggeschroefd naar 30 dagen. 57 In geval van vernietiging van de beslissing door de Raad van State werd de zaak teruggestuurd naar een anders samengestelde Vaste Beroepscommissie. In de loop der jaren onderging de werking van de Vaste Beroepscommissie een aantal wijzigingen en aanvullingen. Zo werd in 1996 de taalregeling van de verzoekschriften aangepast als gevolg van een groeiende discrepantie in het aantal beroepen tussen de Nederlandstalige en Franstalige kamers. Vooral de twee Franstalige kamers van de Vaste Beroepscommissie worstelden rond die periode met een stijgend aantal onbehandelde dossiers, onder meer als gevolg van een onvolledige personeelsbezetting. 58 Om het onevenwicht weg te werken, werd de rechtspleging van de Vaste Beroepscommissie eind 1996 onderworpen aan een nieuwe taalregeling. 59 Tot vóór 22 oktober 1996 diende de taalkeuze door de asielzoeker schriftelijk te gebeuren. Deze taalkeuze was onherroepbaar: ofwel koos de asielzoeker in zijn verzoekschrift voor een tolk, waarop de eerste voorzitters gezamenlijk de proceduretaal bepaalden, ofwel verklaarde de asielzoeker geen tolk nodig te hebben en koos hij het Nederlands of het Frans als proceduretaal. De wet van 15 juli 1996 stipuleerde dat de taal van de rechtspleging werd bepaald door de Dienst Vreemdelingenzaken indien de asielzoeker beroep deed op een tolk. Was dit niet het geval, dan kon de vreemdeling het Nederlands of het Frans kiezen als taal van het onderzoek.60 Eind 2005 maakte de wetgever deze keuzemogelijkheid ongedaan en diende het

54

Ibid., art. 14. Koninklijk besluit van 19 mei 1993 tot regeling van de werking van en de rechtspleging voor de Vaste Beroepscommissie voor vluchtelingen, art. 8 (BS 21/05/1993). 56 Ibid., art. 15-19. 57 Koninklijk besluit van 9 juli 2000 (BS 15/07/2000). 58 Voor een gedetailleerder overzicht van de verschuivingen binnen de Franstalige kamers, zie het Jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen. Werkingsjaar 1996, p. 31. 59 Koninklijk besluit van 27 september 1996 (BS 12/10/1996). De nieuwe regeling gebeurde overeenkomstig artikel 2 van de wet van 15 juli 1996 (BS 5 oktober 1996). 60 Wet van 10 juli 1996, art. 2 (BS 05/10/1996). 55

26

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen verzoekschrift aan de Vaste Beroepscommissie te worden opgesteld in de taal waarin de asielprocedure was opgestart.61 In 1998 voorzag de wetgever ook in een tuchtregeling voor de vaste leden van de Beroepscommissie.62 Afhankelijk van de situatie, kon de persoon die tekort kwam aan de waardigheid van zijn ambt of aan zijn plichten worden geschorst of afgezet door een arrest van de Raad van State. Deze tuchtprocedure verliep overeenkomstig artikel 75 van de gecoördineerde wetten op de Raad van State en verschilde als dusdanig van de tuchtregeling die was voorzien voor de commissaris-generaal en diens adjuncten. Begin 2005 vond er nog een belangrijke wijziging plaats in de werking van de Vaste Beroepscommissie. Voordien zetelden de kamers steeds met drie rechters, behalve wanneer de kamervoorzitter of de door hem gevolmachtigde bijzitter oordeelde dat het beroep onontvankelijk of kennelijk ongegrond was, waarna een alleenzetelende rechter de zaak kon afhandelen (cf. supra). De wettekst 16 maart 2005 keerde dit principe om: voortaan werden alle zaken behandeld door een alleenzetelend vast lid, behalve wanneer de voorzitter of de bijzitter oordeelden dat de zaak principiële vragen opriep, waarop het verzoekschrift werd voorgelegd aan een drieledige kamer. 63 Een dergelijke maatregel was duidelijk bedoeld om de procedure te versnellen en het aantal uitspraken te verhogen. Zoals tevoren reeds werd aangegeven, bleek deze ingreep echter onvoldoende om de achterstanden in aanhangige beroepen op te halen, wat de weg baande voor een grondiger hervorming van de asielprocedure met de oprichting van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Reeds op 1 december 2006 werden een aantal overgangsmaatregelen van kracht die de werking van de Vaste Beroepscommissie afstemden op de rechtspleging binnen dit nieuwe orgaan. Deze wijzigingen worden uitgebreid besproken in het tweede luik van deze selectielijst. Van bij zijn oprichting tot december 2006 werden bij de Vaste Beroepscommissie 47.494 beroepschriften ingediend. Eind 2006 waren 36.281 beslissingen geveld. Bij de overname van de Vaste Beroepscommissie door de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen op 1 juni 2007 bedroeg de uiteindelijke achterstand 10.227 onafgehandelde beroepen. Het schema op de volgende bladzijde biedt een gedetailleerder overzicht van de evolutie in de achterstallige beroepen.

61

Koninklijk besluit van 10 november 2005 tot wijziging van het koninklijk besluit van 19 mei 1993 (BS 14/12/2005). 62 Wet van 9 maart 1998, art. 5 (BS 07/10/1998). 63 Wet van 16 maart 2005 tot wijziging van artikel 57/12 van de wet van 15 december 1980, art. 2 (BS 10/05/2005). De door de nieuwe wet vooropgestelde evenwichtige taalverdeling werd pas in 1998 verwezenlijkt. Het jaar voordien belandde twee derden van de verzoekschriften nog steeds bij de Franstalige kamer van de Vaste Beroepscommissie. Zie het Jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen. Werkingsjaar 1997, p. 22.

27

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen Evolutie van de werklast binnen de Vaste Beroepscommissie 64 Jaar

Beroepen

1989-1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 1989-2006

18.405 2.572 1.479 3.504 4.238 5.017 6.893 5.386 47.494

Beslissingen Nederlandstalige kamers 7.498 818 761 852 1.077 1.019 1.400 1.742 15.167

Beslissingen Franstalige kamers 9.979 1.442 1.297 1.253 1.115 1.121 1.879 3.028 21.114

Totaal aantal beslissingen 17.477 2.260 2.058 2.105 2.192 2.140 3.279 4.770 36.281

ORGANISATIE Wat de organisatie en personeelsbezetting van de Vaste Beroepscommissie betreft, kan men sinds de voltijdse bezetting van dit rechtscollege in 1991 een onderscheid maken tussen enerzijds de magistraten en anderzijds het administratief personeel onderworpen aan het statuut voor het rijkspersoneel. Sinds 9 oktober 1991 bestond de Beroepscommissie uit twee Nederlandstalige en twee Franstalige kamers. Aan het hoofd stonden twee personen, met name de eerste voorzitter van de Nederlandstalige kamers en de eerste voorzitter van de Franstalige Kamers. Tot begin 1993 bestond elke kamer nog uit een kamervoorzitter, een bijzitter en de vertegenwoordiger in België van de VN-Hoge Commissaris voor de vluchtelingen of diens afgevaardigden. Vanaf september 1993 werd de plaats van deze laatste in elke kamer echter ingenomen door een tweede bijzitter.65 In de tweede helft van de jaren 1990 werden nog eens vier bijzitters (twee Franstalige, twee Nederlandstalige) benoemd. 66 Daarmee telde de Vaste Beroepscommissie in totaal 16 rechters: twee eerste voorzitters, vier kamervoorzitters en tien vaste bijzitters. Om de goede werking van de rechtsgang te verzekeren, werd ook een beroep gedaan op in totaal 20 plaatsvervangende bijzitters, wier aantal constant bleef. De voorzitters en de bijzitters werden aangesteld voor een termijn van vijf jaar, waarna zij definitief konden worden benoemd. De aanstellingen en de benoemingen geschiedden door de koning, op voordracht van de bevoegde minister, bij een in de Ministerraad overlegd koninklijk besluit. Om zich voor een van deze functies te kwalificeren, moest men aanvankelijk aan de volgende vereisten voldoen: Belg zijn, doctor of licentiaat in de rechten, dertig jaar oud zijn en door middel van een diploma of taalrol bewijzen dat men de taal kende van de kamer waarin men zetelde. 67 Een wetswijziging in 2005 maakte de selectiecriteria ietwat strenger: voortaan dienden voorzitters of bijzitters 35 jaar oud te zijn en blijk te geven van minstens vijf jaar nuttige ervaring in de vreemdelingenproblematiek. 68 De plaatsvervangende bijzitters werden eveneens benoemd voor een periode van vijf jaar, maar werden niet vast benoemd. Hun mandaat kon na vijf jaar wel worden vernieuwd. 69 64

De gegevens voor dit overzicht werden ontleend aan de statistieken die destijds door de Vaste Beroepscommissie werden opgesteld en die raadpleegbaar zijn op de website van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen onder de rubriek cijfers: http://www.rvv-cce.be/ 65 Zie het vorige hoofdstuk, p. 24. De vertegenwoordiger in België van de VN-Hoge Commissaris trok zich uit de procedure terug als gevolg van interne besparingen binnen het Hoog Commissariaat voor de Vluchtelingen. 66 Jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen. Werkingsjaar 1997, p. 21; Jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen. Werkingsjaar 1999, p. 32. 67 Wet van 18 juli 1991, art. 6 (BS 26/07/1991). 68 Wet van 16 maart 2005, art. 2 (BS 10/05/2005). 69 Wet van 18 juli 1991, art. 6 (BS 26/07/1991).

28

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen Reeds bij de aanvang van de werkzaamheden van de Vaste Beroepscommissie ondervonden haar vaste leden de nood aan administratief personeel om de behandeling van beroepen te laten vlotten. Een auditrapport opgesteld door de adviseurs van het Openbaar Ambt op 26 april 1990 gewaagde zelfs van een nakende catastrofe “indien niet zeer snel de nodige maatregelen werden genomen.” Op 26 april 1991 besloot de Ministerraad de Minister van Justitie te machtigen om 19 contractuele ambtenaren aan te werven. 70 Vanaf het midden van de jaren 1990 voorzagen verschillende Koninklijke besluiten in de aanwerving van contractuelen door Binnenlandse Zaken om te voldoen aan uitzonderlijke en tijdelijke personeelsbehoeften.71 Een aantal van deze arbeidsposten werd mettertijd omgevormd tot statutaire betrekkingen, waardoor de Vaste Beroepscommissie de effectieven van zijn administratief personeel gestaag zag aangroeien. In 1998 stelde Binnenlandse Zaken 45 ambtenaren (contractueel en statutair) ter beschikking. In 1999 waren dit er reeds 53 en op 1 september 2005 was het aantal gestegen tot 68 medewerkers. 72 Het administratief personeel was verdeeld over niveaus A tot D en oefende de meest diverse taken uit: het verzorgen van de griffie (bestuurssecretarissen en klerken), de voorbereiding van de dossiers inzake beroepen (de zgn. onderzoekers73) en algemene administratieve ondersteuning (stenotypisten, klasseerders, boden, chauffeurs, enz.). Hoewel de Vaste Beroepscommissie de opmaak van zijn uitgaven bijhield, zelf zijn personeelsdossiers verzorgde, over ICT-personeel beschikte en een administratief beheerder in dienst had, werd noch in de wetteksten, noch in de archieven van het voormalige administratieve rechtscollege enig spoor teruggevonden van afgebakende horizontale diensten. In de praktijk waren medewerkers van de Vaste beroepscommissie met dergelijke taken begaan, maar zij waren niet gegroepeerd in diensten opgenomen in een officieel organigram. Het jaarlijks budget waarover de Vaste Beroepscommissie beschikte, werd tot 1993 ingeschreven op de begroting van het voormalige Ministerie van Justitie, om vanaf 1994 onder Binnenlandse Zaken te ressorteren. In beide gevallen werden de beschikbare bedragen genoteerd onder Sectie 60 van de begroting, die zowel het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen als de Vaste Beroepscommissie betrof. Het bleek niet eenvoudig om precieze budgettaire gegevens terug te vinden uit de vroege periode van de Vaste Beroepscommissie, maar vanaf eind jaren 1990 is er wel informatie voorhanden. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de budgettaire middelen waarover de Vaste Beroepscommissie kon beschikken voor zijn werkingskosten (personeelskosten dus niet meegerekend):

70

Jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen. Werkingsjaar 1991, p. 28. Koninklijke besluiten van 10 april 1995 (BS 20/04/1995), 11 december 1997 (BS 30/12/1997), 23 juni 1998 (BS 07/07/1998) en 2 december 1998 (BS 18/12/1998). 72 Budgettaire nota’s van de Vaste Beroepscommissie, 1998-2006. Zie de selectielijst, reeks B.5.02. Men mag tevens stellen dat de verhouding tussen de contractuele en statutaire medewerkers over deze periode vrij constant bleef: ongeveer 60% was aangeworven op contractuele basis. 73 Tijdens de laatste jaren beschikte de Vaste Beroepscommissie over in totaal 22 gekwalificeerde onderzoekers. Deze informatie is afkomstig uit een oude presentatiefilm van de FOD Binnenlandse Zaken, die nog steeds online raadpleegbaar is: http://www.ibz.be/code/nl/interieur/video.shtml 71

29

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen Evolutie van de werkingsbudgetten weggelegd voor de Vaste Beroepscommissie 74 Begrotingsjaar 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006

Budget 16.340.000 BEF 18.240.000 BEF 40.750.000 BEF 882.000 € 848.000 € 803.000 € 772.000 € 784.000 €

De Vaste Beroepscommissie was telkens werkzaam op dezelfde locatie als het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen. Uiteraard vonden er in de loop der jaren verscheidene verhuisoperaties plaats als gevolg van de groeiende nood aan kantoorruimte om de steeds omvangrijker infrastructuur en het uitgebreide personeelsbestand van beide instellingen te herbergen. Aanvankelijk huurde de Vaste Beroepscommissie kantoorruimte op een verdiep in een gebouw in Regentschapsstraat 61 te Brussel. Al snel bleek de beschikbare ruimte echter onvoldoende om het groeiende personeelskader van het Commissariaat-generaal te huisvesten. Op 21 januari verhuisde de Vaste Beroepscommissie net als haar zusterinstelling naar een gebouw in de Ravensteinstraat 60 te Brussel, waar haar diensten de eerste verdieping konden gebruiken. 75 Beide instellingen zouden er evenmin lang gevestigd blijven. Onenigheid met de eigenaar van het vastgoed inzake de mogelijke verhuur van nieuwe kantoorruimten noopte het Commissariaat-generaal om begin 1994 te verhuizen naar de North Gate I (E. Jacqmainlaan 150) en North Gate II (Koning Albert II-Laan 16) gebouwen te Brussel. Midden augustus 1994 volgde de Vaste Beroepscommissie dit voorbeeld en vestigde zich in het North Gate II gebouw, waar haar diensten mettertijd bijna drie verdiepingen in beslag gingen nemen. 76 De volgende verhuis zou pas plaatsvinden in 2007, toen de rechtsopvolger van de Vaste Beroepscommissie het nieuw opgerichte Laurentidegebouw in gebruik nam.

74

De gegevens zijn afkomstig uit verantwoordingsnota’s van de algemene uitgavenbegroting van de VBC, die tevens terug te vinden zijn in de handelingen van de Kamer van Volksvertegenwoordigers (zie selectielijst, reeks B.5.02). 75 Dienstnota inzake de verhuis van de Vaste Beroepscommissie, opgesteld door voormalig voorzitter Paul Lefebvre (zie selectielijst, reeks A.1.01.). 76 Jaarverslag van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de Staatlozen. Werkingsjaar 1994, p. 61.

30

ORGANOGRAMMEN DE VASTE BEROEPSCOMMISSIE IN 1990

NEDERLANDSTALIGE VOORZITTER

FRANSTALIGE VOORZITTER

NEDERLANDSTALIGE KAMER

FRANSTALIGE KAMER

▪ MAGISTRAAT VAN DE ZETEL

▪ MAGISTRAAT VAN DE ZETEL

▪ AMBTENAAR VAN JUSTITIE

▪ AMBTENAAR VAN JUSTITIE

▪ AMBTENAAR VAN BUITENLANDSE ZAKEN

▪ AMBTENAAR VAN BUITENLANDSE ZAKEN

▪ ADVOCAAT

▪ ADVOCAAT

▪ VERTEGENWOORDIGER IN BELGIË VAN DE VN-HOGE COMMISSARIS VOOR DE VLUCHTELINGEN

▪ VERTEGENWOORDIGER IN BELGIË VAN DE VN-HOGE COMMISSARIS VOOR DE VLUCHTELINGEN

31

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen

DE VASTE BEROEPSCOMMISSIE VANAF SEPTEMBER 1993

NEDERLANDSTALIGE

FRANSTALIGE

EERSTE VOORZITTER

EERSTE VOORZITTER

NEDERLANDSTALIGE KAMERS

FRANSTALIGE KAMERS

KAMER I

KAMER I ▪ KAMERVOORZITTER ▪ VASTE BIJZITTERS

▪ KAMERVOORZITTER ▪ VASTE BIJZITTERS

▪ PLAATSVERVANGENDE BIJZITTERS

▪ PLAATSVERVANGENDE BIJZITTERS

KAMER II

KAMER II

▪ KAMERVOORZITTER ▪ VASTE BIJZITTERS

▪ KAMERVOORZITTER ▪ VASTE BIJZITTERS

▪ PLAATSVERVANGENDE BIJZITTERS

▪ PLAATSVERVANGENDE BIJZITTERS

32

VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEF PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK Archiefstukken De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren in principe niet tot het archief. Archiefreeksen De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeelden zijn de briefwisseling van de voormalige voorzitters van de Vaste Beroepscommissie, de statistieken betreffende de activiteiten, het register van beroepen en de onderzoeksrapporten van de voormalige adjunct-adviseurs van de Vaste Beroepscommissie. Archiefvormers De organisatie, persoon of groep personen die, in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, archief tot stand brengt of tot stand heeft gebracht: in dit geval de instellingen van openbaar nut.

ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING Het is moeilijk om een goed beeld te krijgen van de dagelijkse archiefvorming en het archiefbeheer op de voormalige Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen. Voor zover bekend heeft er destijds nooit een inspectiebezoek van een rijksarchivaris aan de dienst plaatsgevonden. Wel werden er in het statisch archief van de voormalige organisatie enkele brieven teruggevonden waaruit blijkt dat er eind 1996 een formeel contact is geweest tussen het Algemeen Rijksarchief en de Vaste Beroepscommissie. In het kader van een project rond digitale archivering op het voormalige Ministerie van Binnenlandse Zaken kreeg de toenmalige Franstalige voorzitter van de Vaste Beroepscommissie een exemplaar van de archiefwet en van de richtlijnen inzake de bewaring, selectie en overdracht van archieven op het Algemeen Rijksarchief toegestuurd. Op het voorstel tot het bijwonen van een informatievergadering op het Algemeen Rijksarchief werd evenwel niet ingegaan omwille van het feit dat “de Vaste Beroepscommissie als jong organisme […] nog niet werd geconfronteerd met de problematiek inzake het bewaren en sorteren van documenten”. 77 Op basis van interne nota’s afkomstig van het economaat van de Vaste Beroepscommissie kan men zich een idee vormen van het toenmalige archiefbeheer, dat in grote lijnen overeenstemt met de huidige praktijken op de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. 78 De dossiers inzake beroepen, die ook toen reeds de bulk van de archiefvorming uitmaakten, werden ofwel bewaard in een archiefruimte met kasten voor hangmappen (wanneer het ging om onafgesloten dossiers), ofwel in een kelderruimte waarin kasten met metalen rekken 77 78

De brieven werden teruggevonden in een reeks die in de selectielijst staat aangeduid als B.1.03. Zie reeks B.5.02. in de selectielijst.

33

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen stonden (voor de afgesloten dossiers). Daarnaast werden de dossiers en stukken met betrekking tot het beheer van de Vaste Beroepscommissie zelf (personeelsdossiers, boekhoudkundige stukken, notulen van interne vergaderingen, enz.) allicht geklasseerd in de bureaus van de verschillende medewerkers. Men mag veronderstellen dat de bewaaromstandigheden van het archief in deze lokalen en in de kelder van het North Gate II gebouw (vanaf 1994) qua verpakking, temperatuur, luchtvochtigheid en beveiliging min of meer overeenstemden met de huidige situatie op de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (cf. infra). De vorming van digitale archiefreeksen was destijds uiterst beperkt. In de tweede helft van de jaren 1990 beschikte elke medewerker over een p.c., maar er bestond zeker geen overkoepelende en coherente strategie voor de langetermijnbewaring van digitale kantoordocumenten en e-mails. De digitale kantoordocumenten werden wellicht vaak op persoonlijke harde schijven bewaard. De belangrijkste stappen ondernomen op het vlak van overkoepelende digitaliseringsprojecten betroffen de opbouw van een gemeenschappelijke databank voor de opvolging van dossiers met het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen in 2002-2003 en de aanmaak van een eigen website rond diezelfde periode. Het is bijzonder moeilijk om te bepalen of er mettertijd veel archiefdocumenten door de Vaste Beroepscommissie zijn vernietigd. Uit de reeksen opgenomen in de selectielijst blijkt evenwel dat er geen grootschalige vernietigingen hebben plaatsgevonden en al zeker niet in de kernreeksen (notulen van interne vergaderingen, dossiers inzake jurisprudentie, dossiers inzake beroepen, enz.). Tijdens de laatste verhuis van de dienst begin 2007, enkele maand voor de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen van start ging, zou ongeveer 4 à 5 kubieke meter documenten zijn vernietigd79 zonder de voorafgaande toestemming van het Algemeen Rijksarchief. Het overgrote deel van de vernietigde bescheiden zou echter bestaan hebben uit tijdschriften, kranten en stukken van documentaire aard.

BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSE ARCHIEFREEKSEN Alle archiefreeksen in de selectielijst van de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen zijn geordend volgens de klassieke driedeling: enerzijds de archiefbestanden gevormd door de voormalige voorzitters, anderzijds de reeksen eigen aan de beheersgebonden bevoegdheden (personeelsbeheer, comptabiliteit, enz.) en de functiegebonden bevoegdheden (alle reeksen voortvloeiend uit de behandeling van beroepen inzake asielaanvragen). De archiefreeksen afkomstig van de voormalige voorzitters, die ondanks de nodige lacunes terugreiken tot de beginjaren van de Vaste Beroepscommissie, omvatten vooral briefwisseling van de oud-voorzitters, dossiers, statistische gegevens en beheersplannen inzake de werking van de Beroepscommissie. Aan Franstalige zijde werden ook notulen bewaard van interne vergaderingen van de magistraten. 80 De lacunes in de reeksen lopen doorgaans over de jaren 1992-1996. De reeksen gevormd door de voormalige beheerder van de Vaste Beroepscommissie kunnen integraal worden ondergebracht bij het personeelsbeheer. Het betreft hier vrijwel uitsluitend dossierreeksen, waaronder naast personeelsdossiers van voormalige medewerkers en leden van de Vaste Beroepscommissie vooral dossiers inzake de arbeidsreglementering, opleidingen en spontane sollicitaties. Andermaal duikt er een lacune op voor de beginperiode tot circa 1995. 79

Informatie verkregen tijdens een onderhoud met dhr. Pascal Renquin, hoofd van de logistieke dienst van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. 80 Uit een gesprek met dhr. Marc Bonte, voormalig voorzitter van de Nederlandstalige kamers van de Vaste Beroepscommissie, bleek dat dergelijke vergaderingen aan Nederlandstalige kant veel minder plaatsvonden en dat het resultaat van dergelijke bijeenkomsten evenmin schriftelijk werd bijgehouden.

34

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen

Tijdens de inspectiebezoeken werden een aantal boekhoudkundige reeksen zoals bestelbonnen, rekeningsuittreksels en postchequerekeningen daterend uit de periode van de Vaste Beroepscommissie teruggevonden. Aangezien het hier echter gaat om reeksen die heden nog worden voortgezet onder de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, werden zij meteen in de selectielijst van deze laatste instelling ondergebracht. 81 Voor de periode na 2000 treft men ook archiefreeksen aan die voortvloeien uit de communicatiegerichte projecten van de voormalige Vaste Beroepscommissie. Wat de interne communicatie en organisatie van de dienst betreft, werden stukken betreffende de opbouw van de oude website van de Beroepscommissie bewaard, alsook oude nieuwsbrieven uit de jaren 2003-2004 en dossiers inzake evenementen georganiseerd voor het personeel (20042006). Op het vlak van externe communicatie noteren we notulen van de vergaderingen van het Belgisch Comité voor Hulp aan Vluchtelingen waaraan de Vaste Beroepscommissie destijds deelnam en briefwisseling met externe instellingen, waaronder ngo’s (2004-2006). De juridische ondersteuning binnen de Vaste Beroepscommissie vertaalde zich in samenvattende nota’s waarin de belangrijkste beslissingen van de instelling thematisch werden gerangschikt. Deze verzamelingen nota’s, lopend over de jaren 200-2007, zijn in zekere zin de voorloper van de File Maker pro databank die de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen gebruikt om zijn jurisprudentie te ordenen (cf. infra). De reeksen met betrekking tot het ICT-beheer van de Vaste Beroepscommissie dateren hoofdzakelijk van eind jaren 1990 en bestaan uit documentatiedossiers inzake de informatisering van de instelling en de projecten die op dit vlak werden gelanceerd, zoals de gemeenschappelijke databank en het collectief documentatiecentrum (“Cedoca”) met het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen. Een aantal archiefreeksen weerspiegelen ook de werking van het voormalige economaat van de Vaste Beroepscommissie, al zijn er hier wel chronologische verschillen merkbaar tussen de reeksen onderling. De dossiers en nota’s inzake het beheer van de roerende en onroerende goederen bestrijken de jaren 1998-2005. De registers van verzendingen van dossiers naar het Commissariaat-generaal, de DVZ en de Raad van State gaan verder terug in de tijd, tot 1991. De dossiers en notulen inzake de interne coördinatie van veiligheid en preventie op het werk lopen tenslotte samen over een periode van tien jaar (1996-2005). De reeksen die destijds werden gevormd bij de behandeling van beroepen inzake asielaanvragen beslaan uiteraard het gros van het bewaard gebleven archief. De verzorging van het onthaal en de expeditie, alsook de coördinatie van de tolken gaf destijds aanleiding tot de aanleg van enkele kleinere reeksen, waaronder indicateurs van briefwisseling, lijsten van aangetekende stukken (allebei bewaard vanaf 1993), aanwezigheidslijsten en identificatiefiches van tolken (vanaf 2001). De reeksen met betrekking tot de administratieve opvolging en afhandeling van asielberoepen in enge zin zijn vanzelfsprekend serieel. Wat de overzichtsinstrumenten betreft, noteren we papieren registers inzake beslissingen van de Vaste Beroepscommissie (1989-2007, hoofdzakelijk gericht op de Nederlandstalige kamers) en inzake beroepen (1999-2007). Vanaf 2002 kon de Vaste Beroepscommissie ook bogen op een Oracle databank die ze deelde met het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen. De gegevens van alle dossiers die sedert het begin van de instelling waren ingediend, werden opgenomen in een back-up maar zijn heden ten gevolge van een probleem met de interface nog slechts gedeeltelijk consulteerbaar. Daarnaast zijn er de procedurestukken zelf, met als meest omvangrijke reeks de individuele dossiers inzake beroepen die werden behandeld vanaf juni 1989. De ruim 10.000 achterstallige dossiers die in 81

Zie p. 96-97.

35

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen juni 2007 werden doorverwezen naar de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen staan in de selectielijst van deze laatste instelling vermeld. Buiten de dossiers inzake beroepen zijn weinig andere reeksen van procedurestukken terug te vinden. De dossiers die door de Vaste Beroepscommissie werden aangelegd, bevatten echter stukken van diverse aard: naast het verzoekschrift en zijn bijlagen en de briefwisseling tussen de betrokken partijen, treft men ook onderzoeksrapporten aan van de adjunct-adviseurs (met een inventaris van de stukken), kopieën van de zittingsverslagen, alsook kopieën van de beslissingen en van de betekening hiervan aan de verzoekende en de verwerende partij. Wel zijn er ook aparte reeksen aangelegd van twee soorten documenten die men in kopievorm in de dossiers terugvindt: de onderzoeksrapporten van de adjunct-adviseurs (het gaat hier om een PDF versie van alle rapporten over de periode 1990-2007) en natuurlijk de beslissingen van de Vaste Beroepscommissie, waarvan er zowel een papieren (ondertekend) origineel als een PDF versie (vanaf 1997) voorhanden is.

BEWAARTERMIJNEN Het bleek niet moeilijk om administratieve bewaartermijnen toe te kennen aan de archiefreeksen opgelijst in de selectielijst van de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen: aangezien het een “uitgestorven administratie” betreft, is het administratief nut van de overgrote meerderheid van de reeksen eveneens verstreken. Het is daarom eenvoudiger om kort stil te staan bij de reeksen die van deze bepaling afwijken. Dit is in eerste instantie het geval voor de statistieken van de voormalige Vaste Beroepscommissie: rekening houdend met het mogelijk administratief nut van deze reeks werd er geopteerd voor een bewaartermijn van 10 jaar: de gegevens bieden immers inzicht in de belangrijkste ontwikkelingen en tendensen inzake de behandeling van beroepen door de Vaste Beroepscommissie. De bewaartermijn van de personeelsdossiers van de voormalige medewerkers van de Vaste Beroepscommissie werd vastgelegd op 75 jaar na de geboorte van het oud-personeelslid, hetgeen moet volstaan voor de latere berekening van de pensioenrechten van de betrokkene. De chronologisch gerangschikte nota’s van beslissingen geveld door de Vaste Beroepscommissie vormen een thematisch synthese-instrument dat nog sporadisch kan worden geraadpleegd door de medewerkers van de Raad: hier werd geopteerd voor een bewaartermijn van 5 jaar, hetgeen inhoudt dat de reeks eind 2012 of begin 2013 integraal aan het Rijksarchief kan worden overgedragen. Tenslotte werd het administratief nut van de back-up van de oude Oracle databank voor de opvolging van beroepen afgestemd op de bewaartermijn van de dossiers inzake beroepen en de originele beslissingen van de Vaste Beroepscommissie. Aangezien deze twee laatste reeksen hun administratief nut verliezen na 5 jaar, geldt dat ook met zekerheid voor de databank, wanneer men 5 jaar rekent na de sluiting van het laatste door de Vaste Beroepscommissie behandelde dossier. Op die manier wordt een uniforme termijn bekomen voor verwante reeksen die uit eenzelfde werkproces resulteren.

SELECTIEPOLITIEK TOEGEPASTE PRINCIPES De selectie is de intellectuele en materiële ingreep die erin bestaat om binnen een geheel aan archief datgene af te zonderen wat bewaard moet worden en datgene wat vernietigd mag worden. De intrinsieke informatiewaarde van archiefbescheiden en hun mogelijk belang voor later wetenschappelijk en historisch onderzoek zijn twee elementaire criteria die helpen te bepalen of een document moet worden bewaard, dan wel vernietigd. Vanuit dit oogpunt vormen de archiefreeksen gevormd door de voormalige voorzitters van de Vaste Beroepscommissie een zeer waardevolle bron van informatie. De briefwisseling en dossiers van de leidende magistraten, de statistieken over de activiteiten van de instelling, de notulen van de interne vergaderingen en de voormalige beheersplannen zijn

36

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen synthesedocumenten die de werking en evolutie van de Vaste Beroepscommissie weerspiegelen en die dus permanent dienen te worden bewaard. In de stukken met betrekking tot het personeelsbeheer kan daarentegen grondig worden geselecteerd. De meeste dossierreeksen zijn van louter documentaire aard en behandelen enkel het wettelijke en administratieve kader van het personeelsbeleid (rekrutering, opleiding, arbeidsongevallen, enz.). Deze gegevens zijn niet specifiek voor de Vaste Beroepscommissie en dienen dus op een ander niveau te worden bewaard. In de personeelsdossiers van de voormalige leden van de Vaste Beroepscommissie, die nog voor de oprichting van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen de instelling verlieten, kan mettertijd worden geselecteerd. Een microselectie binnen de dossiers is het meest aangeraden: een dergelijke operatie richt zich op de bewaring van de belangrijkste bescheiden in elk dossier (zoals de overzichtsfiches van de loopbaan, originele benoemingsbesluiten, evaluatiedossiers, eventuele tuchtdossiers enz.). De selectie van de personeelsdossiers van de voormalige magistraten (de kamervoorzitters en de bijzitters) kan mettertijd het best worden uitgevoerd door de dienst P&O van de huidige Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, naar analogie met de toekomstige selectie van de personeelsdossiers van de huidige Raad (cf. infra, p. 84). De selectie van de personeelsdossiers van de overige medewerkers dient daarentegen te gebeuren door de overkoepelende stafdienst P&O van de FOD Binnenlandse Zaken, vermits het hier gaat om administratief personeel ter beschikking gesteld door de FOD Binnenlandse Zaken. Aangezien alle stukken in de personeelsdossiers van deze voormalige administratieve medewerkers in principe ook worden bewaard door de overkoepelende stafdienst wordt op termijn een dubbel klassement vermeden. De reeksen die voortvloeien uit de communicatieprojecten van de Vaste Beroepscommissie zijn inhoudelijk interessant doordat ze een weinig gekend aspect van de voormalige instelling belichten. Wat de interne communicatie en organisatie van de dienst betreft dienen de nieuwsbrieven, de stukken met betrekking tot de opmaak van de oude website en de programma’s rond evenementen georganiseerd voor personeelsleden te worden bewaard. Op het vlak van de externe communicatie komen de briefwisseling met ngo’s, de notulen van de deelname aan vergaderingen van het Belgisch Comité voor Hulp aan Vluchteling in aanmerking voor blijvende bewaring. Hoewel de Vaste Beroepscommissie niet over een uitgebouwde juridische dienst beschikte zoals dat heden het geval is met de huidige Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, hebben haar medewerkers een waardevolle reeks nagelaten die de jurisprudentie van de instelling documenteert. De thematische nota’s betreffende de belangrijkste beslissingen van de Vaste Beroepscommissie vormen immers een uiterst waardevol instrument dat toelaat om thematische opzoekingen te verrichten binnen een deel van de beslissingen. Wat het beheer van de ICT betreft, dient men de documentatiedossiers inzake de informatisering te bewaren: deze bevatten interessante gegevens over de organisatie van ICT toepassingen binnen de Vaste Beroepscommissie (documentatiecentrum, databank, enz.) en verwante overheidsinstellingen. In de archiefreeksen van de logistieke dienst kan zeer grondig worden geselecteerd: enkel de notulen en documentatie van het Comité “Veiligheid, Gezondheid en Verfraaiing van Werkplaatsen” dienen te worden bewaard; alle overige stukken met betrekking tot de dagelijkse logistieke operaties hebben administratief noch historisch nut en kunnen worden vernietigd. De historische waarde van de archiefreeksen met betrekking tot de behandeling van asielberoepen, de kerntaak van de Vaste beroepscommissie, kan sterk variëren. Zaak is de reeksen met de meeste informatiewaarde te bewaren, waarin de activiteiten van de voormalige instelling liggen vervat. De reeksen met betrekking tot de verzorging van het onthaal en de 37

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen expeditie (indicateurs van briefwisseling en lijsten van aangetekende stukken), alsook de stukken betreffende de inzet van tolken (identificatiefiches, aanwezigheidslijsten, enz.) hebben geen administratief of historisch belang meer en mogen zonder probleem worden vernietigd. Wat de registers betreft was de oude Oracle databank die de Vaste Beroepscommissie deelde met het Commissariaat-generaal het voornaamste werkinstrument. De back-up waarover de huidige Raad voor Vreemdelingenbetwistingen nog steeds beschikt, komt evenwel niet voor blijvende bewaring in aanmerking. In de eerste plaats bevat de databank enkel gegevens met betrekking tot de dossiers die reeds door de Vaste Beroepscommissie waren afgesloten: informatie met betrekking tot de historische achterstand van onafgesloten dossiers die de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen erfde, vindt men hierin niet terug. Daarenboven is de raadpleging van de metadata omwille van een probleem met de interface niet eenvoudig: aangezien de gegevens niet rechtstreeks meer kunnen worden opgevraagd, dienen de data te worden opgezocht met SQL of SQL+, waarna zij in een Excel of Access document kunnen worden geplakt. Om deze redenen is het aangeraden om de gegevens te bewaren op het niveau van het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen, waar men over een geactualiseerde, volledige en makkelijker te raadplegen instrument beschikt. 82 De definitieve bestemming van de oude papieren registers en overzichten van de Vaste Beroepscommissie hangt rechtstreeks af van hun informatiewaarde. Hoewel het register van beslissingen slechts voor de Nederlandstalige kamers beschikbaar is en minder flexibele zoekmogelijkheden biedt dan een databank (de gegevens zijn immers chronologisch geordend op datum van de betekening van de beslissing), loont het de moeite om deze compacte reeks te bewaren. Op die manier heeft men reeds een handige toegang ter beschikking die een deel van de beslissingen ontsluit. Het papieren register van beroepen is daarentegen inhoudelijk veel minder interessant (het type beslissing is hier bijvoorbeeld niet in opgenomen): aangezien alle gegevens ook in de databank van het Commissariaat-generaal zijn opgenomen en het register heden niet meer wordt geraadpleegd, kan het zonder problemen worden vernietigd. De individuele dossiers inzake asielberoepen geopend en afgesloten door de Vaste Beroepscommissie kunnen zeer grondig worden geselecteerd op macroniveau, d.i. op dossierniveau. Een steekproef waarbij voor elk (gerechtelijk) jaar 10 volledige dossiers worden bewaard, is wat dat betreft voldoende. Deze beslissing over de definitieve bestemming van de meest omvangrijke reeks afkomstig van de Vaste Beroepscommissie kan uitgebreid worden gemotiveerd: a. In eerste instantie werd samen met collega Sébastien Soyez van de afdeling Toezicht een vergelijkende studie verricht naar de inhoud van de dossiers van vijf willekeurig gekozen asielzoekers, afkomstig van de Dienst Vreemdelingenzaken, van het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen en van de Vaste Beroepscommissie/Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. De vergelijking van deze dossiers afkomstig van de drie federale instellingen begaan met het vreemdelingenen asielcontentieux bood een beter zicht op de informatiewaarde van elk afzonderlijk dossier, alsook op de informatiestroom tussen de drie instellingen. Uit de vergelijking bleek dat de dossiers van de Vaste Beroepscommissie (en van diens rechtsopvolger, de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen) inhoudelijk het minst interessant zijn, en wel om twee redenen: In de eerste plaats bestrijken de dossiers van de Vaste Beroepscommissie slechts een beperkt gedeelte van het verblijf van de betrokken asielzoeker in België: diens aankomst en vestiging in België zijn uitvoeriger gedocumenteerd in de individuele dossiers van de Dienst Vreemdelingenzaken en de dossiers afkomstig van het Commissariaat-generaal. Aangezien 82

Zie de selectielijst van SOYEZ S., Commissariat-général aux Réfugiés et aux Apatrides (CGRA) – Délégation belge du Haut Commissariat pour les Réfugiés (DBHCR). Tableau de tri des archives (te verschijnen).

38

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen

-

de Vaste Beroepscommissie enkel als beroepsinstantie tegen de beslissingen van het Commissariaat-generaal fungeerde, is reikwijdte van de dossiers immers beperkt tot de afhandeling van deze specifieke procedure. Bijgevolg zijn er in deze dossiers ook geen gegevens terug te vinden over het lot van de asielzoeker na de beslissing van de Vaste Beroepscommissie. In de tweede plaats bevatten de dossiers van de Dienst Vreemdelingenzaken en van het Commissariaat-generaal kopieën van de belangrijkste stukken uit het dossier van de Vaste Beroepscommissie, met name de briefwisseling betreffende de procedurefasen in het rechtsgeding en de beslissing inzake het beroep.

b. In het dossier van de Vaste Beroepscommissie zit één welbepaald document waarvan men nergens anders een kopie aantreft: het onderzoeksrapport van de adjunctadviseur, opgesteld ter voorbereiding van de terechtzittingen. Aangezien de Vaste Beroepscommissie in tegenstelling tot zijn rechtsopvolger over onderzoeksbevoegdheid in het asielberoep beschikte, werden de gegevens uit de dossiers van de Dienst Vreemdelingenzaken en het Commissariaat-generaal aan een nieuw onderzoek onderworpen. Een dergelijk onderzoeksrapport was doorgaans opgebouwd uit de volgende rubrieken: 1° een identificatiefiche van de betrokken asielzoeker en diens dossier; 2° een overzicht van de documenten die de betrokken persoon kon voorleggen ter staving van zijn relaas; 3° een overzicht van diens reisweg; 4° de ingeroepen elementen, d.i. een beknopte weergave van het verhaal van de asielzoeker; 5° het onderzoek van de motieven van de aanvraag tot erkenning, waarin de feiten, de uitspraak van het Commissariaat-generaal en de rechtsmiddelen van de betrokkene worden uiteengezet en tenslotte 6° een overzicht van de procedure voor de Vaste Beroepscommissie met bemerkingen en een evaluatie van het verzoekschrift. De gegevens op basis waarvan het onderzoeksrapport is opgesteld, zijn evenwel niet uniek. Aangezien elk onderzoeksrapport de gegevens waarover de Dienst Vreemdelingenzaken en het Commissariaat-generaal beschikken aan een nieuwe analyse onderwerpt, ligt het voor de hand dat deze informatie ook de ruggengraat van het rapport vormt. Uit een ontleding van de onderzoeksrapporten blijkt dat deze steunen op vier andere documenten: enerzijds het verslag van het eerste verhoor door de Dienst Vreemdelingenzaken (afkomstig uit het individuele vreemdelingendossier), anderzijds het aanvraagformulier tot erkenning als kandidaat-vluchteling, het verhoorverslag en de uitspraak van het Commissariaat-generaal. Al deze documenten bevinden zich ook in het dossier van het Commissariaat-generaal (hetzij als origineel, hetzij als kopie) en zijn bestemd om op dat niveau te worden bewaard. 83 Het is bijgevolg overbodig om binnen de dossiers van de Vaste Beroepscommissie een tijdrovende interne selectie door te voeren en de onderzoekrapporten te bewaren. 84 Het oordeel van de Vaste Beroepscommissie na het onderzoek in beroep komt immers tot uiting in de beslissing die zij velde. Indien de beslissing afwijkt van deze van het Commissariaat-generaal, wordt dit standpunt hierin uitvoerig gemotiveerd. De huidige Raad voor Vreemdelingenbetwistingen heeft echter een digitale versie van de meeste Franstalige onderzoeksrapporten sinds 1990 bewaard. Deze bevinden zich in een aparte map op de gemeenschappelijke server en zijn geordend op 83

Ik verwijs wat dat betreft andermaal naar SOYEZ S., Commissariat-général aux Réfugiés et aux Apatrides (CGRA) – Délégation belge du Haut Commissariat pour les Réfugiés (DBHCR). Tableau de tri des archives (te verschijnen). 84 Er dient wat dat betreft op gewezen dat niet elk dossier van de Vaste Beroepscommissie een onderzoeksrapport bevat: vooral tijdens de eerste werkingsjaren van de instelling verklaarde de Vaste Beroepscommissie zich onbevoegd voor een aantal beroepen die o.m. door de vertegenwoordiger in België van de VN-Hoge Commissaris voor de Vluchtelingen waren aangetekend. Aangezien dergelijke beroepen kennelijk onontvankelijk waren, dienden zij niet ten gronde te worden onderzocht.

39

Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen dossiernummer. Aangezien de totale omvang van de digitale reeks slechts 812 Megabyte bedraagt en de onderzoeksrapporten via het dossiernummer kunnen worden gekoppeld aan de beslissingen van de Vaste Beroepscommissie, vormen zij een praktisch zoekinstrument dat kan worden bewaard. Wat tenslotte de beslissingen van de Vaste Beroepscommissie betreft, verdient het aanbeveling om zowel de papieren originelen als de PDF kopieën te bewaren. De originele, ondertekende beslissingen vormen de belangrijkste reeks die de Vaste beroepscommissie voortbracht: de authenticiteit en de bewijskracht van deze stukken rechtvaardigen hun permanente bewaring. De PDF versie van de beslissingen, die niet zijn ondertekend maar waarvan de tekst overeenstemt met de papieren versie, dient eveneens te worden bewaard omwille van het praktisch nut van deze reeks om toekomstige opzoekingen te verrichten. In totaal zijn er 42 reeksen opgenomen in de selectielijst van de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen, waarvan 16 reeksen dienen te worden bewaard, 20 mogen worden vernietigd en 6 reeksen het voorwerp uitmaken van selectie. VERNIETIGDE EN OVERGEDRAGEN ARCHIEFREEKSEN Eind januari 2011 bleek dat de opslagruimte in de hoofdkelder van de Raad ontoereikend was om de snel aangroeiende stroom van individuele dossiers inzake beroepen te bolwerken. Als voorlopige maatregel werd daarom al een selectie doorgevoerd in de oudste reeks dossiers, die van 1989 tot 1999 door de Vaste Beroepscommissie waren afgesloten. De operatie gebeurde volledig volgens het selectiecriterium dat in de ontwerpversie van deze archiefselectielijst was opgenomen, waarbij een steekproef van 10 willekeurig gekozen dossiers per jaar werd bewaard. Op deze manier kon een kleine 200 strekkende meter dossiers worden vernietigd. De uitgelichte dossiers bedroegen zowat twee strekkende meter en werden op dinsdag 8 maart 2011 overgedragen aan het Algemeen Rijksarchief. Tevens werd van de gelegenheid gebruik gemaakt om een kleine reeks digital born archives over te brengen. Het betrof de chronologisch geordende onderzoeksrapporten van de voormalige Franstalige adjunctadviseurs van de Vaste Beroepscommissie, opgemaakt over de jaren 1990-2006 en gekoppeld aan het nummer van de overeenkomstige dossiers inzake beroepen. Deze worddocumenten (in totaal 812 Megabyte) werden op maandag 14 maart overgebracht.

40

RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN

41

42

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER VAN DE RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN (RVV) GESCHIEDENIS De Raad voor Vreemdelingenbetwistingen werd als administratief rechtscollege opgericht bij wet van 15 september 2006 tot hervorming van de Raad van State en tot oprichting van een Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. De voornaamste reden achter de verregaande hervorming van de asielprocedure die de nieuwe wet teweegbracht, was de gerechtelijke achterstand in het vreemdelingencontentieux waarmee de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen en de Raad van State worstelden.85 De Raad voor vreemdelingenbetwistingen ging van start op 1 juni 2007. Aangezien de Raad vanaf die dag meteen operationeel diende te zijn om de historische achterstanden in de beroepsprocedure aan te pakken, werden de bevoegdheden van de Vaste Beroepscommissie op 1 december 2006 reeds afgestemd op die van haar toekomstige rechtsopvolger. 86 Dankzij deze overgangsmaatregel was de continuïteit in de asielprocedure verzekerd.

BEVOEGDHEDEN De bevoegdheden van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen hangen nauw samen met de verschuivingen binnen de asielprocedure sinds 2006. Net zoals de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen neemt de Raad een welbepaald onderdeel van een asielaanvraag voor zijn rekening. We overlopen de verschillende stappen binnen de nieuwe procedure en de verhouding met de andere betrokken instanties. De Dienst Vreemdelingenzaken, het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen, de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen en de Raad van State zijn weliswaar nog steeds de vier instellingen begaan met de asielaanvragen, maar hun onderlinge taakverdeling is wel flink door elkaar geschud.87 De beperking van de bevoegdheden van de Dienst Vreemdelingenzaken vormt een van de krachtlijnen in de nieuwe asielprocedure. De Dienst Vreemdelingenzaken fungeert nog steeds als eerste aanspreekpunt voor asielzoekers om de toegang tot de procedure en de verblijfsstatus van de vreemdeling na te gaan. Vreemdelingenzaken registreert elke asielaanvraag en verifieert of België wel verantwoordelijk is voor de behandeling ervan. 88 Indien de asielaanvraag in ons land wordt behandeld, dan overhandigt de Dienst Vreemdelingenzaken het dossier van de vreemdeling in kwestie aan het Commissariaatgeneraal, voortaan de enige instantie bevoegd voor het onderzoek van de asielaanvraag. De Dienst Vreemdelingenzaken blijft wel bevoegd voor het vastleggen van de proceduretaal,

85

Zie art. 77-79 van de voornoemde wet (BS 06/10/06). Ibid., art 235, §1-2 (BS 06/10/06). 87 Ook de Vertegenwoordiger in België van de VN-Hoge Commissaris voor de Vluchtelingen kan nog steeds in elk stadium van de asielprocedure tussenbeide komen. Het betreft hier evenwel een louter adviserende bevoegdheid. 88 Krachtens de Overeenkomst van Dublin uit 1997 is het land binnen de Europese Unie waar de asielzoeker voor het eerst een asielaanvraag heeft ingediend immers verantwoordelijk voor de afhandeling hiervan. Zo kan België bijvoorbeeld asielaanvragen overhevelen naar andere Europese landen of omgekeerd ook overnemen. Zie wat dat betreft de overeenkomst betreffende de vaststelling van de staat die verantwoordelijk is voor de behandeling van een asielverzoek dat bij een van de lidstaten van de Europese Gemeenschappen wordt ingediend - Overeenkomst van Dublin (Publicatieblad van de Europese Unie, C 254, 19/08/1997, p. 1-12). 86

43

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen voor de behandeling van meervoudige asielaanvragen 89 en, indien nodig, voor de vasthouding van een asielzoeker of de betekening van de bevelen om het grondgebied te verlaten. 90 Het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen is als onafhankelijke administratieve asielinstantie de enige instelling met onderzoeksbevoegdheid. Het Commissariaat-generaal onderzoekt ambtshalve alle asielaanvragen en is bevoegd om de hoedanigheid van vluchteling te erkennen of te weigeren, alsook om de subsidiaire beschermingsstatus toe te kennen of te weigeren. De subsidiaire beschermingsstatus is een nieuwe vorm van bescherming die sinds 10 oktober 2006 in België wordt toegekend aan “een onderdaan van een derde land of een staatloze die niet voor de vluchtelingenstatus in aanmerking komt, maar ten aanzien van wie er zwaarwegende gronden bestaan om aan te nemen dat, wanneer hij naar zijn land van herkomst […] terugkeert, een reëel risico zou lopen op ernstige schade.”91 Het Commissariaat-generaal roept de asielzoeker één of meerdere keren op voor een verhoor, waarna de Commissaris-generaal een beslissing neemt die internationale bescherming (vluchtelingenstatus of subsidiaire beschermingsstatus) aan de vreemdeling verleent of weigert.92 De Raad voor Vreemdelingenbetwistingen neemt nu als enige beroepsinstantie kennis van alle dossiers in het vreemdelingen- en asielrecht. In tegenstelling tot de voormalige Vaste Beroepscommissie is de Raad dus ook bevoegd ten aanzien van alle persoonsgerichte beslissingen genomen met toepassing van de wetten betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. De uitbreiding van het bevoegdhedenpakket van de Raad kadert in de opheffing van het strikte onderscheid tussen de ontvankelijkheids- en gegrondheidsfase van de asielprocedure dat voorheen werd gehanteerd. De bevoegdheden van de Raad verschillen echter wel naargelang dit administratief rechtscollege zich uitspreekt in een asieldossier, dan wel in een ander dossier van vreemdelingenrecht. Wat de asielverzoeken betreft doet de Raad uitspraak, bij wijze van arresten, op de beroepen ingesteld tegen de beslissingen van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Het dient opgemerkt dat de Raad kennis kan nemen van beroepen tegen alle beslissingen van het Commissariaat-generaal, en dus niet enkel van beslissingen in de gegrondheidsfase van de procedure, zoals het geval was voor de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen. Bij de behandeling van deze beroepen beschikt de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen over volheid van rechtsmacht. Dit houdt in dat de Raad “het geschil in zijn geheel aan een nieuw onderzoek onderwerpt en als administratieve rechter in laatste aanleg uitspraak doet over de grond van het geschil.” 93 De Raad kan een bestreden beslissing van de Commissaris-generaal omtrent het al dan niet toekennen van het vluchtelingenstatuut of van subsidiaire bescherming in eerste instantie bevestigen of 89

Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Jaarverslag 2006, p. 13. Bij de behandeling van een nieuwe asielaanvraag door eenzelfde persoon dient de kandidaat-vluchteling nieuwe relevante elementen aan te brengen, zo niet kan de Dienst Vreemdelingenzaken weigeren om de aanvraag van de betrokkene in overweging te nemen. 90 Ibid., p. 13. 91 Wet van 15 september 2006 tot hervorming van de Raad van State en tot oprichting van een Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, art. 22-24 en art. 26 (BS 06/10/06). De wettekst is het resultaat van de omzetting van Europese richtlijn 2004/83/EG, die de minimumnorm bepaalt voor personen die subsidiaire bescherming behoeven. De “ernstige schade” waarvan sprake in de wettekst bestaat uit “a) doodstraf of executie; of b) foltering of onmenselijke of vernederende behandeling of bestraffing van een verzoeker in zijn land van herkomst; of c) ernstige bedreiging van het leven van de persoon van een burger als gevolg van willekeurig geweld in het geval van een internationaal of binnenlands gewapend conflict”. Zoals de term te kennen geeft, heeft dit beschermingssysteem een “subsidiair” karakter tegenover de bescherming voorzien door het Vluchtelingenverdrag van Genève en de bescherming van personen met ernstige gezondheidsproblemen. 92 Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Jaarverslag 2006, p. 13-14. In het geval van een asielaanvraag ingediend door een onderdaan van een EU-lidstaat of van een kandidaat-lidstaat, kan het Commissariaat-generaal binnen de vijf werkdagen beslissen om de aanvraag niet in overweging te nemen wanneer uit de verklaringen van de asielzoeker geen gegronde vrees voor vervolging of een reëel risico op ernstige schade blijkt. 93 Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Jaarverslag 2007-2008, p. 12.

44

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen hervormen. Zij kan de bestreden beslissing echter evengoed vernietigen indien zij van mening is dat hieraan een substantiële onregelmatigheid kleeft die door de Raad niet kan worden hersteld of indien essentiële elementen ontbreken waardoor de Raad niet tot de bevestiging of hervorming van de beslissing kan komen. 94 In dat laatste geval dient het commissariaatgeneraal een aanvullend onderzoek te voeren om vervolgens een nieuwe beslissing te nemen. In tegenstelling tot de Vaste Beroepscommissie beschikt de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen immers niet over een eigen onderzoeksbevoegdheid: wat het feitenonderzoek betreft, heeft de volheid van rechtsmacht bijgevolg een beperkte werking. 95 Daarnaast doet de Raad ook uitspraak als annulatierechter in beroepen tot nietigverklaring tegen individuele beslissingen genomen met toepassing van de wetten betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. 96 Deze schorsings- en annulatiebevoegdheid, die voorheen door de Raad van State werd uitgeoefend, beoogt onwettige rechtshandelingen (bijvoorbeeld overschrijding van macht) te doen verdwijnen. De Raad herstelt met andere woorden de rechtsorde, maar oordeelt daarbij enkel over de wettigheid van de bestreden administratieve handeling. Het geschonden recht van de verzoekende vreemdeling wordt daarentegen enkel behandeld in een beroep met volle rechtsmacht. De beslissingen binnen het kader van de Vreemdelingenwet waartegen bij de Raad een beroep kan worden ingesteld, zijn inzonderheid: 1° het niet in aanmerking nemen van asielaanvragen ingediend door een onderdaan van een lidstaat van de Europese Unie; 2° beslissingen om een latere asielaanvraag niet in aanmerking te nemen; 3° beslissingen genomen binnen het kader van de Dublinakkoorden; 4° beslissingen van de minister of diens gemachtigde in geschillen rond toegang, verblijf, vestiging en immigratie in ruime zin; 5° elke intrekkingsbeslissing inzake de intrekking of beslissing van impliciete weigering. 97 Een beroep bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen kan worden aangetekend door de asielzoeker of diens advocaat, maar ook door de bevoegde minister wanneer deze een beslissing van de Commissaris-generaal tot de toekenning van de vluchtelingenstatus of van subsidiaire bescherming wil aanvechten. Beroepen in volle rechtsmacht bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen hebben tenslotte een schorsende werking: de bestreden beslissing kan met andere woorden niet worden uitgevoerd zolang de Raad geen uitspraak hierover heeft gedaan. De annulatieberoepen zijn in regel niet schorsend, tenzij de verzoeker de schorsing van de tenuitvoerlegging van de bestreden beslissing effectief vordert. Dergelijke maatregelen rekent men tot de accessoire bevoegdheden bij het annulatieberoep. 98 De beslissingen van de Raad zijn enkel vatbaar voor een cassatieberoep voor de Raad van State. Om het aantal cassatieberoepen evenwel binnen de perken te houden, heeft de wetgever in een filterprocedure voorzien, waarbij elk cassatieberoep vooraf wordt onderworpen aan een onderzoek inzake toelaatbaarheid. Indien de Raad van State zonder rechtsmacht is om de beroepen te kunnen behandelen, of wanneer deze kennelijk onontvankelijk of zonder voorwerp zijn, worden de beroepen “niet toelaatbaar” verklaard. 99 Het schema op de volgende bladzijde geeft een bondig overzicht van de nieuwe asielprocedure.100

94

Vreemdelingenwet, art. 39/2, §1. Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Jaarverslag 2007, p. 17. 96 Vreemdelingenwet, art. 39/2, §2. 97 Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Jaarverslag 2007-2008, p. 15. 98 Ibid., p. 13. 99 Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Jaarverslag 2007, p. 18. 100 Het weergegeven schema is een vereenvoudigde versie van het overzicht dat men terugvindt in de meest recente jaarverslagen van het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen. Zie bijvoorbeeld Jaarverslag 2009, p. 59. 95

45

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

DE ASIELPROCEDURE VANAF JUNI 2007 DVZ ▪ Toepassing Dublin-verordening - Behandeling door België Administratieve behandeling & toewijzing asielzoeker

-

Overname door Dublin-Staat

▪ Onderzoek meervoudige aanvragen - Inoverwegingname -

Niet-inoverwegingname

CGVS ▪ Onderzoek

▪ Onderzoek vluchtelingen -status

subsidiaire bescherming - Toekenning

- Erkenning

- Weigering

- Weigering

Asielaanvraag van EU-burger

RVV Procedure bij volle rechtsmacht - Erkenning van vluchtelingen status OF - Toekenning van subsidiaire bescherming

- Weigering van vluchtelingen status - Weigering van subsidiaire bescherming

Annulatieprocedure Vernietiging beslissing DVZ of CGVS (terugzenden dossier)

VERBLIJF

Verwerping annulatie beroep

WEIGERING VAN VERBLIJF

Cassatieberoep Raad van State

46

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen WERKING EN ORGANISATIE WERKING EN RECHTSPLEGING Van bij het begin van zijn werking “erfde” de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen de rechtspraak die de Vaste Beroepscommissie en de Raad van State binnen de asielprocedure hadden ontwikkeld. Zodoende waren de continuïteit en de rechtszekerheid in het vreemdelingencontentieux in belangrijke mate gewaarborgd. Niettemin is de rechtspraak van de Raad ook onderhevig aan veranderingen die het gevolg zijn van wetswijzigingen en van procesrechtelijke wijzigingen.101 De rechtspleging voor de Raad vertoont een zestal basiskenmerken, die zowel voor de procedure in volle rechtsmacht als voor de annulatieprocedure gelden: 102 - De administratieve rechtspleging voor de Raad is autonoom, d.i. verloopt volgens haar eigen regels, waardoor de bepalingen in het Gerechtelijk Wetboek in principe niet van toepassing zijn. - De Raad voert de leiding van de rechtspleging. Anders dan in het burgerlijk procesrecht geschiedt de mededeling van processtukken door bemiddeling van de griffie en is de Raad bevoegd om rechtstreeks briefwisseling te voeren met de partijen. - In tegenstelling tot de mondelinge procedure die destijds door de Vaste Beroepscommissie voor de Vluchtelingen werd gehanteerd, verloopt de rechtspleging bij de Raad hoofdzakelijk schriftelijk. Tijdens de zittingen mogen partijen en raadsleden hun opmerkingen wel mondeling formuleren, maar zij kunnen geen andere middelen aanvoeren dan dewelke in de processtukken (beroepen of nota’s) zijn uiteengezet.103 De partijen dienen tevens mee te werken aan de procesvoering en moeten ter terechtzitting aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Wanneer de verzoekende partij immers niet ter terechtzitting opdaagt, wordt het beroep verworpen. Omgekeerd wordt de verwerende partij geacht in te stemmen met de vordering of het beroep indien zij niet opdaagt. 104 - De rechtspleging verloopt volgens een aantal formele vereisten. Zo kan een beroep enkel aanhangig worden gemaakt met een verzoekschrift, dat moet voldoen aan wettelijk vastgelegde vormvereisten.105 Ook wat betreft de briefwisseling met de Raad en de verzending van de processtukken geldt dat alle toegezonden en uitgaande stukken bij aangetekend schrijven moeten gebeuren. 106 - De procedure is tegensprekelijk: zowel tijdens de schriftelijke fase als tijdens de terechtzitting kunnen de betrokken partijen op elkaars opmerkingen reageren en wederwoord bieden. 101

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Jaarverslag 2007-2008, p. 44. Ibid., p. 17-18. 103 In volle rechtsmachtprocedure voorziet de vreemdelingenwet wel in het aanbrengen van nieuwe gegevens, maar enkel onder de cumulatieve voorwaarden dat “1° de gegevens moeten steun vinden in het rechtsplegingsdossier; 2° ze van die aard zijn dat ze op een zekere wijze het gegrond of ongegrond karakter van het beroep kunnen aantonen; 3° de partij aannemelijk maakt dat zij de nieuwe gegevens niet eerder in de procedure kon meedelen.” Zie de Vreemdelingenwet, art. 39/76, §1. 104 Ibid., art. 39/59. 105 Het verzoekschrift dient te worden ondertekend door de partij of diens advocaat en moet volgende gegevens bevatten: “1° de naam, nationaliteit, woonplaats van de verzoekende partij en het kenmerk van haar dossier bij de verwerende partij zoals vermeld op de bestreden beslissing; 2° de keuze van woonplaats in België; 3° de beslissing waartegen het beroep gericht is; 4° een uiteenzetting van de feiten en middelen die ter ondersteuning van het beroep […]; 5° de taal voor het horen ter terechtzitting.” Daarenboven moet het verzoekschrift “6° ingediend worden in het Nederlands of het Frans en 7° ondertekend zijn door de verzoeker of diens advocaat”. Beroepen die niet aan deze voorwaarden voldoen, worden niet op de rol van de Raad geplaatst. Zie art. 39/69, §1 van de vreemdelingenwet. Verzoekschriften die niet aan de vooropgestelde criteria voldoen, worden onontvankelijk verklaard. In dat geval richt de hoofdgriffier aan de verzoekende partij een brief waarin wordt verklaard waarom het verzoekschrift niet op de rol is ingeschreven. De verzoekende partij wordt dan verzocht om het verzoekschrift alsnog binnen de acht dagen te regulariseren. 106 Enkel bij procedures in uiterst dringende noodzakelijkheid (cf. infra) kan de verzending van stukken ook per fax gebeuren. 102

47

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen -

Tenslotte heeft de Raad, in tegenstelling tot de voormalige Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen, geen onderzoeksbevoegdheid. Indien de Raad een bijkomend onderzoek nodig acht, wordt de zaak in kwestie opnieuw overgemaakt aan het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen.

Naast deze algemene voorschriften gelden een aantal specifieke bepalingen, zowel voor beroepen in volle rechtsmacht als voor annulatieberoepen. In geval van beroepen in volle rechtsmacht tegen de beslissingen van de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen kent men naast een gewone ook een versnelde procedure. Bij annulatieberoepen maakt men een onderscheid tussen de gewone annulatieprocedure, de schorsingsprocedure en de beroepen in uiterst dringende noodzakelijkheid. Deze twee laatste procedures in de annulatieprocedure kunnen aanleiding geven tot het bevelen van voorlopige maatregelen. De gewone procedure bij een beroep in volle rechtsmacht begint met het indienen van een verzoekschrift, hetzij door de asielzoeker, hetzij door de Minister of diens gemachtigde. Dit moet gebeuren binnen een termijn van 30 dagen. 107 Bij ontvangst van het verzoekschrift zendt de griffie onverwijld een afschrift naar de verwerende partij. Deze laatste bezorgt de griffier binnen de vijftien dagen na kennisgeving van het beroep het administratief dossier, eventueel voorzien van een nota met opmerkingen.108 Gebeurt dit niet binnen de vastgelegde termijn, dan worden de door de verzoekende partij vermelde feiten als bewezen geacht. Onmiddellijk na ontvangst van het verzoekschrift onderzoekt de aangewezen kamervoorzitter of rechter bij voorrang de beroepen (1) die zonder voorwerp of (2) kennelijk onontvankelijk zijn, (3) waarbij afstand wordt gedaan of (4) die van de rol dienen te worden afgevoerd. In dat geval worden de partijen door de kamervoorzitter of de aangewezen rechter in vreemdelingenzaken opgeroepen om op korte termijn voor hem te verschijnen. Op de terechtzitting wordt in een beknopt verslag uiteengezet waarom de zaak door de Raad niet verder kan worden behandeld, waarop de kamervoorzitter of aangewezen rechter onverwijld uitspraak doet. 109 Ook wat de overige beroepen betreft, worden de partijen in het geding op de hoogte gebracht van de datum van de terechtzitting. Dit gebeurt minstens acht dagen voor de datum van de rechtsdag. De kamervoorzitter of de aangewezen rechter onderzoekt in dat geval of de bestreden beslissing gegrond is, met andere woorden of hij deze dient te bevestigen, hervormen of vernietigen. De kamervoorzitter of aangewezen rechter neemt vervolgens een beslissing binnen de drie maanden na ontvangst van het beroep (of van de regularisatie hiervan). Betreft het een beroep in een zaak die de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen met voorrang heeft behandeld, dan wordt het beroep eveneens bij voorrang behandeld door de Raad en wordt de termijn van de uitspraak ingekort tot twee maanden. 110 De versnelde procedure geldt voor beroepen ingediend door vreemdelingen die zich in een welbepaalde plaats bevinden (die zij niet zonder toestemming mogen verlaten) of die ter beschikking zijn gesteld van de Regering. Na ontvangst van het beroep dat op de rol mag worden ingeschreven, zendt de griffie van de Raad nog binnen de werkdag een afschrift naar de Commissaris-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen. Bij de neerlegging van het administratief dossier stelt de Kamervoorzitter of de aangewezen rechter dit beroep onmiddellijk vast en roept de partijen op om voor hem te verschijnen binnen ten hoogste vijf werkdagen volgend op de datum van de ontvangst van de dagstelling. Na de sluiting van de 107

Aanvankelijk bedroeg de termijn slechts 15 dagen, maar het Grondwettelijk Hof vernietigde deze termijn op 27 mei 2008. Met de inwerkingtreding van de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen betreffende asiel en migratie werd de huidige bepaling van kracht. Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Jaarverslag 2008-2009, p. 23. 108 Vreemdelingenwet, art. 39/71 en art. 39/72. 109 Ibid., art. 39/73. Sinds 10 januari 2011 kan de Raad bij terechtzitting ook een geldboete opleggen voor een kennelijk onrechtmatig beroep. Zie Vreemdelingenwet, art. 39/73-1 (ingevoegd door de wet houdende diverse bepalingen van 29 december 2010). 110 Ibid., art 39/74-76. Zaken die door de Commissaris-generaal met voorrang worden behandeld, betreffen o.m. asielzoekers in illegaal verblijf wiens identiteit niet eenvoudig kan worden vastgesteld of vreemdelingen die een gevaar voor de openbare orde en nationale veiligheid kunnen betekenen.

48

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen debatten neemt de kamervoorzitter of de aangewezen rechter een beslissing binnen de vijf werkdagen: de uitvoering hiervan kan onmiddellijk worden bevolen. 111 De annulatieberoepen voor de Raad hebben, zoals reeds vermeld, betrekking op individuele beslissingen genomen met toepassing van de wetten betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. In principe verloopt een annulatieberoep in grote lijnen zoals een beroep in volle rechtsmacht: de normale procedure wordt gestart na het indienen van een verzoekschrift binnen een termijn van 30 dagen. Het beroep kan zowel door een vreemdeling als door de bevoegde minister aanhangig worden gemaakt.112 Indien een beroep tot nietigverklaring van een beslissing tot toegang of verblijf samenhangt met een beroep in volle rechtsmacht, heeft de behandeling van het laatstgenoemde beroep voorrang. Met het oog op de goede rechtsbedeling kan de Raad evenwel ofwel beslissen om beide beroepen samen te behandelen, ofwel om het onderzoek van het beroep tot nietigverklaring op te schorten tot het beroep in volle rechtsmacht is afgedaan.113 Eenmaal de griffie van de Raad het verzoekschrift tot nietigverklaring heeft ontvangen, wordt een afschrift naar de verwerende partij gezonden. Binnen de acht dagen bezorgt deze het administratief dossier, eventueel voorzien van een nota met opmerkingen, aan de griffier. Indien het verzoekschrift ontvankelijk is en kan worden onderzocht, zendt de griffie een afschrift van de verweernota met opmerkingen aan de verzoekende partij. Deze beschikt vervolgens over 15 dagen om een repliekmemorie op te sturen. 114 Indien de verzoekende partij binnen de voorziene termijn geen repliekmemorie indient, doet de Raad na verhoor van de partijen onverwijld uitspraak, waarbij het ontbreken van het vereiste belang bij de verzoeker wordt vastgesteld. Wordt de repliekmemorie wel tijdig ingediend, dan wordt de procedure volgens de normale gang van zaken voortgezet en neemt de rechter in vreemdelingenzaken een beslissing binnen de drie maanden na ontvangst van het beroep. 115 Indien een akte van een administratieve overheid vatbaar is voor vernietiging dan kan de Raad als enige de schorsing van de tenuitvoerlegging hiervan bevelen. Een dergelijke schorsing kan slechts gebeuren wanneer er ernstige middelen worden aangevoerd die de vernietiging van de aangevochten akte verantwoorden of wanneer de uitvoering van de akte een moeilijk te herstellen ernstig nadeel kan berokkenen. 116 De verzoeker dient bij de vordering tot schorsing te bepalen of hij een vordering bij uiterst dringende noodzakelijkheid, dan wel een gewone schorsing indient. In geval van een gewone vordering tot schorsing moeten in één en hetzelfde verzoekschrift zowel de vordering tot schorsing als het beroep tot nietigverklaring worden ingesteld. Bij gebrek aan een gemotiveerd verzoekschrift tot nietigverklaring van een akte worden elke schorsing of voorlopige maatregelen die reeds binnen dit kader werden genomen meteen weer opgeheven. Indien aan de vormvereisten werd voldaan, roept de kamervoorzitter of de aangeduide rechter in vreemdelingenzaken de partijen op en doet hij binnen 30 dagen een uitspraak over de vordering tot schorsing. Wordt de schorsing van de uitvoering van een akte bevolen, dan kan de Raad de akte zelf ook meteen nietig verklaren indien de tegenpartij binnen een termijn van acht dagen na de uitspraak geen verzoek tot voortzetting van de rechtspleging heeft ingediend. Omgekeerd geldt dat bij de afwijzing van 111

Vreemdelingenwet, art. 39/77. Een bijzonder geval zijn de asielaanvragen ingediend door onderdanen van landen uit de Europese Unie: bij een beslissing tot weigering van erkenning van diens verblijfsrecht kan deze gemachtigd worden om zijn verdediging in persoon te voeren, behalve wanneer zijn verschijning de openbare orde in gedrang brengt of wanneer het gaat om een beroep tegen een weigering van toegang tot het grondgebied. Zie art. 39/79, § 2 van de Vreemdelingenwet. 113 Ibid., art. 39/80. 114 Gelet op de juridische complexiteit van een aantal zaken kan de kamervoorzitter sinds 10 januari 2010 ook bij beschikking aan de verzoekende partij eisen om in plaats van een repliekmemorie een synthesememorie neer te leggen, waarin de verzoekende partij al haar argumenten op rij zet. Ook hier geldt een termijn van 15 dagen. Zie Vreemdelingenwet, art. 39/81 (ingevoegd door de wet houdende diverse bepalingen van 29 december 2010). 115 Ibid., art. 39/81. 116 Ibid., art. 39/82, §2. 112

49

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen een vordering tot schorsing de verzoekende partij binnen acht dagen een verzoek tot voortzetting van de rechtspleging moet indienen, wil zij geen vermoeden van afstand oproepen. Uiteraard betekent de schorsing van een akte nog niet dat deze ook effectief wordt vernietigd, maar enkel dat zij voorlopig niet kan worden uitgevoerd. Wanneer een schorsing is bevolen, neemt de Raad binnen de vier maanden na deze uitspraak een beslissing over het verzoekschrift tot nietigverklaring. Indien de akte waartegen het schorsingsberoep gericht is niet wordt vernietigd, kan de Raad de bevolen schorsing meteen opnieuw intrekken. 117 De vreemdeling die het voorwerp uitmaakt van een verwijderings- of terugdrijvingsmaatregel waarvan de uitvoering imminent is, kan een schorsing van deze beslissing vorderen bij uiterst dringende noodzakelijkheid. Indien de vreemdeling binnen de vijf dagen na betekening van de hangende maatregel een vordering bij uiterst dringende noodzakelijkheid aantekent, dan wordt dit beroep afgedaan binnen de 48 uur na ontvangst door de Raad. 118 Komt de kamervoorzitter of rechter in vreemdelingenbetwistingen binnen deze termijn niet tot een uitspraak, dan moet de eerste voorzitter op de hoogte worden gebracht. Deze neemt de nodige maatregelen om een uitspraak te bekomen ten laatste binnen de 72 uur na indiening van het verzoekschrift.119 Tenslotte voorziet de wetgever ook in de mogelijkheid tot het bevelen van voorlopige maatregelen door de Raad. Deze gebeuren steeds binnen het kader van schorsingsverzoeken, waarbij de Raad maatregelen kan laten nemen om de belangen veilig te stellen van de partijen of van personen die belang hebben bij de oplossing van een zaak. 120 Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een vreemdeling een vordering tot schorsing heeft ingediend maar intussen het voorwerp is van een uitwijzings- of verwijderingsmaatregel die dreigt te worden uitgevoerd nog voor de Raad zich over deze vordering kan uitspreken. De betrokkene kan dan verzoeken dat de Raad zijn schorsingsverzoek zo snel mogelijk behandeld, d.i. in uiterst dringende noodzakelijkheid. In dat geval zal de Raad niet binnen de 30 dagen, maar hooguit 72 uur na ontvangst van het verzoekschrift uitspraak doen. Het volgende schema geeft een overzicht van de verschillende procedures binnen de Raad: 121

Beroepen tegen CGVS

Beroep in volle rechtsmacht

Gewone procedure

Beroepen tegen DVZ en anderen Asie l EU

Annulatieberoep

Gewone annulatie

Versnelde procedure

Schorsingsprocedure

UDN

Voorlopige maatregel

In regel wordt een zaak behandeld door één rechter, behalve wanneer het gaat om een zaak die na Cassatie naar de Raad verwezen is of die door de tweetalige kamer van de Raad wordt behandeld (cf. infra).122 Ook de kamervoorzitter, die bevoegd is voor de verdeling van zaken 117

Ibid., art. 39/82, § 3, § 5-8. Ibid., art. 39/82, §4. 119 Ibid., art. 39/82, § 4. 120 Ibid., art. 39/84-85. Vanzelfsprekend mogen deze voorlopige maatregelen geen inbreuk betekenen op de burgerlijke rechten van de betrokken partijen. 121 Dit schema is ontleend aan Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Jaarverslag 2008-2009, p. 27. 122 Vreemdelingenwet, art. 39/10. 118

50

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen tussen de rechters binnen zijn kamer, kan oordelen dat een zaak door drie rechters dient te worden behandeld om de eenheid van de rechtspraak in de kamer te verzekeren. Tevens deelt hij aan de eerste voorzitter en de voorzitter zaken mee die naar zijn mening door de algemene vergadering van de Raad dienen te worden behandeld. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval wanneer de schorsing van een administratieve beslissing wordt bevolen wegens machtsafwending.123 In principe zijn de terechtzittingen van de Raad openbaar, maar de Kamervoorzitter of de rechter in vreemdelingenzaken kan ambtshalve of op verzoek van een van de partijen ook bevelen om een zaak met gesloten deuren te behandelen. 124 Indien de vreemdeling in zijn verzoekschrift om de hulp van een tolk heeft verzocht, dan zal de griffie deze oproepen voor de terechtzitting. De uitspraken van de Raad zijn steeds met redenen omkleed en de arresten zijn steeds ondertekend door de kamervoorzitter en een lid van de griffie. Hierop worden de arresten door de griffie aan de partijen betekend. De arresten zijn ook steeds te raadplegen op de griffie. Een gedeelte van de rechtspraak van de Raad wordt gepubliceerd onder voorbehoud van depersonalisatie en is raadpleegbaar via de website van de instelling. 125

ORGANISATIE De samenstelling van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen is bij wet bepaald en omvat de Raad, de griffie, de beheerder en administratief personeel. Naar organisatiemodel bestaat de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen uit verticale en uit horizontale diensten. De verticale diensten bestaan uit de kamers, de horizontale diensten zijn ondergebracht in de griffie en de algemene diensten. De Raad “in enge zin” bestaat uit tweeëndertig leden, zijnde de eerste voorzitter, een voorzitter, vier kamervoorzitters en zesentwintig rechters in vreemdelingenzaken. Deze Raad telt zes kamers, waarvan één wordt voorgezeten door de voorzitter (kamer I), twee kennis nemen van zaken in het Nederlands (kamers II en IV), twee van de zaken in het Frans (kamers III en V) en één van de tweetalige zaken (kamer VI). 126 De eerste, vierde en vijfde kamer nemen bij voorrang kennis van de beroepen in volle rechtsmacht, terwijl de tweede en derde kamer in regel de beroepen in annulatie voor hun rekening nemen. 127 De tweetalige kamer neemt kennis van de zogenaamde “verknochte zaken”, d.i. zaken die met elkaar verband houden en waarvan de behandeling in een verschillend taalstelsel moet geschieden. De eerste voorzitter oefent het mandaat van korpschef uit. Hij staat in voor het opmaken van het beleidsplan, dat hij bij zijn kandidaatstelling voor het mandaat diende voor te leggen. Zijn mandaat loopt over een periode van 5 jaar en is eenmaal hernieuwbaar alvorens de functie vacant wordt verklaard. De eerste voorzitter is ermee belast jaarlijks een werkingsverslag op te stellen waarin o.m. de implementatie van zijn beleidsplan en de evaluatie ervan worden uiteengezet. De eerste voorzitter oefent dus toezicht uit op het beleid en de algemene werking van de Raad en regelt zo nodig de bijsturing van het plan, doet voorstellen om de werking van 123

Ibid., art. 39/6, § 3. Ibid., art. 39/64. 125 Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Jaarverslag 2007-2008, p. 21-22. Voor de publicatie van de rechtspraak voorziet de Raad in negatieve en in positieve selectiecriteria. Negatieve criteria zijn (1) de gevallen waarin de publicatie geen belang heeft voor de rechtspraak of het juridisch onderzoek of (2) waarbij de publicatie de openbare orde of de veiligheid van personen in het gedrang kan brengen. Positieve selectiecriteria zijn: (1) arresten waarvan de inhoud opschudding in de samenleving teweegbrengt, (2) waarin een rechtsregel geformuleerd of gewijzigd wordt, (3) waarin de interpretatiemethode leidt tot een ongebruikelijke toepassing van een rechtsregel op een geheel van feiten, (4) waarin volkomen nieuwe argumenten worden aangevoerd, (5) arresten over een aangelegenheid betreffende de rechtsmacht en de bevoegdheid van het rechtscollege, (6) arresten waarin de Raad een afwijkend standpunt inneemt of een andere oplossing weergeeft dan dewelke voorgesteld door een hoger rechtscollege en tenslotte (7) arresten waarin een rechtsbeginsel, een beginsel van behoorlijk bestuur en/of een geheel van zaken van algemeen belang ter discussie wordt gesteld. 126 Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Jaarverslag 2007-2008, p. 42. 127 Geconsolideerde beschikking 2007/02 van de eerste voorzitter, 1 oktober 2007. 124

51

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen de Raad te verbeteren en om eventuele gerechtelijke achterstanden weg te werken. Zo bepaalt de eerste voorzitter de samenstelling van de kamers binnen de Raad en geeft hij bij achterstand in de behandeling van zaken de opdracht om bijkomende zittingen te houden. 128 De voorzitter oefent een adjunct-mandaat uit, dat net als het mandaat van eerste voorzitter 5 jaar geldig is en eenmaal kan worden hernieuwd. Hij vervangt de eerste voorzitter wanneer deze verhinderd is en staat in nauw overleg met deze wat betreft de evaluatie en uitwerking van diens beleidsplan en jaarlijks werkingsverslag. De voorzitter zit de eerste kamer van de Raad voor en oefent als dusdanig alle bevoegdheden uit van een kamervoorzitter. In de praktijk is de voorzitter ook begaan met de opvolging van de jurisprudentie en het toezicht op de eenheid van de rechtspraak binnen de kamers van zijn taalrol. 129 De zes kamers binnen de Raad bestaan elk uit een kamervoorzitter, minstens twee rechters in vreemdelingenzaken, een coördinator, attachés-juristen en één of meerdere griffiers. Elke kamervoorzitter oefent eveneens een adjunct-mandaat uit en is belast met de organisatie van de kamer. Hij waakt erover dat de eenheid van de rechtspraak wordt gevrijwaard en brengt geregeld verslag uit aan de eerste voorzitter of voorzitter, naar gelang het geval. Een kamervoorzitter wordt aangewezen uit de leden van de Raad die tenminste drie jaar zijn benoemd als rechter in vreemdelingenzaken. Deze rechters in vreemdelingenzaken oefenen een rechtsprekende functie uit en zijn in principe voor het leven benoemd. De coördinator helpt de kamervoorzitter in diens werkzaamheden door toe te zien op de verdeling van de beroepen onder de magistraten. De coördinator treedt op als functionele chef van alle attachés in de kamer, die voor het merendeel jurist zijn en voorstellen doen voor de zaakafhandeling. In de praktijk schrijven de attachés onder verantwoordelijkheid van de magistraat de ontwerparresten uit en nemen zij bepaalde functies waar van het ambt van toegevoegd griffier zoals de wachtdienst: in geval van beroepen in uiterste dringende noodzakelijkheid moet de Raad immers kunnen instaan voor de snelle afhandeling hiervan. De griffiers tenslotte zijn belast met de administratieve voorbereiding en afhandeling van de beroepen, nemen deel aan de terechtzitting, volgen alle procedurevoorschriften op en verzekeren de wachtdienst. 130 De Raad telt eveneens een algemene vergadering, samengesteld uit de magistraten. De algemene vergadering houdt steeds zitting in even getal en met tenminste zes leden. Ze wordt voorgezeten door de eerste voorzitter of, bij ontstentenis, door de voorzitter. Indien geen van beiden aanwezig zijn, neemt de oudst aangewezen kamervoorzitter of de oudst benoemde rechter het voorzitterschap waar. De beheerder van de algemene diensten kan de algemene vergadering met adviserende stem bijwonen wanneer onderwerpen met betrekking tot diens bevoegdheden op de agenda staan. De algemene vergadering kan ook worden samengeroepen door de eerste voorzitter of de voorzitter om een zaak te behandelen die van belang is voor het verzekeren van de eenheid van de rechtspraak. 131 Tot de horizontale diensten van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen rekent men de griffie en de algemene diensten. De griffie staat onder leiding van een hoofdgriffier en is opgedeeld in een viertal diensten met elk een eigen takenpakket: 132 - De eigenlijke griffie is belast met de uitvoering van diverse administratieve taken eigen aan de werking van de Raad, zoals de ontvangst en registratie van alle beroepen, de administratieve organisatie van de voorafgaande maatregelen nodig voor de behandeling van het beroep (de uitwisseling van memories, enz.), het opmaken van de zittingsrollen voor de terechtzittingen, de verwerking van de arresten, het 128

Vreemdelingenwet, art. 39/6, art. 39/24, art. 39/27. Ibid., art. 39/6, art. 39/27. De voorzitter en de eerste voorzitter mogen overigens niet van dezelfde taalrol zijn. 130 Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Jaarverslag 2008-2009, p. 42. 131 Vreemdelingenwet, art. 39/11-12. Indien de kamer na interne beraadslaging om de bijeenroeping van de algemene vergadering verzoekt, is de eerste voorzitter gehouden daarop in te gaan. 132 Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Jaarverslag 2008-2009, p. 43-45. Het adjunct-mandaat van hoofdgriffier loopt over een periode van 3 jaar en is hernieuwbaar. Na een periode van negen jaar wordt de hoofdgriffier vast aangewezen. 129

52

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

-

-

beheer van het klassement, de verwerking van de cassatieberoepen tegen arresten van de Raad en het up-to-date houden van de interne databank Laurentide. In tweede instantie verzorgt de griffie ook het onthaal voor de gehele Raad en de verwerking van de inkomende en uitgaande post. Aan het onthaal, dat ononderbroken open is van 8u30 tot 16u00 (en tot 18u00 op donderdag), kunnen procesdossiers worden geraadpleegd. Tijdens het afgelopen gerechtelijk jaar 2008-2009 ontving de Raad nagenoeg 26.000 personen, gaande van betrokken partijen en advocaten tot tolken en bezoekers. Een tweede takenpakket van de onthaalmedewerkers betreft de verwerking van de inkomende en uitgaande post. Alle inkomende post wordt gesorteerd, geregistreerd en bezorgd aan de betrokken diensten binnen de Raad, terwijl de uitgaande post wordt klaargemaakt voor de verzending. Het afgelopen gerechtelijk jaar werden ruim 49.000 ingekomen poststukken geregistreerd en meer dan 42.000 stukken verzonden. Tenslotte telt de griffie een tolkendienst die beschikt over een bestand van 230 operationele tolken die samen 100 verschillende talen beheersen. Wanneer de behandeling van een verzoekschrift een specifieke tolktaal vereist, zorgt de tolkendienst voor de oproep van een geschikte tolk. De prestaties die de tolken voor de Raad leveren, worden beschouwd als zelfstandige prestaties en vergoed volgens tarieven vastgelegd bij ministerieel besluit.

De vreemdelingenwet bepaalt dat het bevoegde ministerie (d.i. de FOD Binnenlandse Zaken) aan de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen ook administratief personeel en middelen ter beschikking stelt die de instelling nodig heeft voor het vervullen van zijn opdrachten. 133 Deze medewerkers zijn werkzaam in zes algemene diensten die instaan voor het personeelsbeheer, het budget en de beheerscontrole, de informatie- en communicatietechnologie, de interne en externe communicatie, de juridische dienst en de logistieke ondersteuning. Deze diensten, wier vaste en tijdelijke personeelsformatie is ingedeeld bij het centraal bestuur van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, staan onder leiding van een beheerder die een adjunct-mandaat bekleedt. De beheerder is belast met het dagelijkse, administratieve beheer van de Raad en zijn infrastructuur, met uitzondering van de bevoegdheden die aan de hoofdgriffier toekomen. In de praktijk is de beheerder dus belast met o.m. de uitwerking van managementprojecten, administratieve werkprocessen en de opvolging van personeelsverschuivingen. De beheerder stelt jaarlijks een werkingsverslag op met daarin de evolutie van de werkvoorraad tegenover de beschikbare middelen en een uiteenzetting van de budgettaire impact van nieuwe maatregelen. 134 De dienst P&O van de Raad verzekert het management van de administratieve medewerkers van de Raad en de uitvoering van het personeelsplan. De dienst wordt zelf geruggensteund door de stafdienst P&O van de FOD Binnenlandse Zaken. De dienst P&O is in eerste instantie betrokken bij de aanwerving van nieuwe leden en administratieve medewerkers voor de Raad, al bestaat er een verschillende procedure voor beide groepen. De selectie van magistraten en griffiers wordt georganiseerd door de Raad zelf, met ondersteuning van de dienst P&O. De werving van contractuele en statutaire ambtenaren daarentegen gebeurt op basis van een vergelijkende selectie die door Selor op touw wordt gezet en waaraan de Raad actief deelneemt onder meer via een vertegenwoordiging in de jury en door het opstellen van vragen. De dienst P&O doet tevens aan managementondersteuning, onder meer door de opmaak van de ontwikkelingscirkels en functiebeschrijvingen van het administratief personeel die het takenpakket en de tijdsbesteding van alle attachés optimaliseren. 135

133

Vreemdelingenwet, art. 39/54. Ibid., art. 39/8. Het adjunct-mandaat van beheerder loopt over een periode van vijf jaar en is telkens hernieuwbaar. Samen met de magistraten en de leden van de griffie behoort de beheerder tot het strikt wettelijke kader van de Raad. Alle overige medewerkers zijn ambtenaren die de algemene diensten bemannen en dus ter beschikking worden gesteld door de FOD Binnenlandse Zaken. 135 Jaarverslag 2007-2008, p. 30-32. 134

53

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen De communicatiedienst van de Raad verzorgt het interne en externe communicatiebeheer. Wat de interne communicatie betreft, beschikt de Raad over een intranet dat juridische en organisatorische gegevens verstrekt aan alle medewerkers. Alle diensten krijgen ook relevante informatie omtrent belangrijke arresten of (buitenlandse) wetgeving doorgestuurd via E-direct berichten en via een interne nieuwsbrief. De externe communicatie verloopt voornamelijk via de website van de Raad, waarop o.m. een deel van de rechtspraak, de zittingsbladen voor de terechtzittingen en diverse mededelingen voor het publiek worden gepubliceerd. De communicatiedienst staat ook in voor het beantwoorden van schriftelijke publieksvragen. Tenslotte is hij ook begaan met de PR van de Raad in de ruime zin van het woord, zoals de ontvangst van groepen en buitenlandse delegaties op de Raad en de organisatie van bezoeken in het kader van stages georganiseerd door de FOD Binnenlandse Zaken. 136 De hoofdopdracht van de juridische dienst bestaat in de juridische ondersteuning van de mandaathouders in de kamers van de Raad. In eerste instantie gaat het om het onderzoek van juridische vraagstukken op vraag van de kamervoorzitters of rechters in vreemdelingenzaken: dergelijke studies vormen het uitgangspunt van interne discussies. Daarnaast is de juridische dienst begaan met de opbouw van een gestructureerde databank inzake de jurisprudentie van de Raad, een intern werkinstrument ter ondersteuning van juridische processen. Tenslotte geeft de dienst juridische vorming in functie van de noden van de Raad en beheert ze de interne bibliotheek.137 De ICT-dienst verzekert de gangbaarheid van de ICT-infrastructuur van de Raad. De dienst is echter ook betrokken bij de ontwikkeling van een aantal interne informaticatoepassingen zoals de databank Laurentide voor het dossierbeheer binnen de Raad, de databank van de jurisprudentie (in nauwe samenwerking met de juridische dienst) en het intranet. 138 De dienst Budget- en Beheerscontrole beheert het budget waarover de Raad beschikt en staat in voor de boeking van alle werkingsuitgaven. Het totale budget voor het dienstjaar 2008 bedroeg 12.556.000 € (2.207.000 € voor werkingsmiddelen, aangevuld met een personeelskrediet voor een bedrag van 10.349.000 €), een bedrag dat voor 2009 werd opgetrokken tot 13.126.000 € (2.247.000 € voor werkingsmiddelen, aangevuld met een personeelskrediet voor een bedrag van 10.879.000 €). 139 De logistieke dienst (dienst Facility) van de Raad heeft een tweetal hoofdtaken. In de eerste plaats verschaft hij aan de medewerkers van de Raad de nodige werkingsmiddelen en voorziet zij in het onderhoud en de veiligheid van het gebouw. Het tweede takenpakket heeft betrekking op de dagelijkse logistieke werking van de Raad. De medewerkers verzekeren het klassement van alle dossiers inzake beroepen ingediend bij de Raad, met inbegrip van de oude dossiers afkomstig van de Vaste Beroepscommissie voor Vluchtelingen. De dienst regelt ook het dagelijks transport van dossiers naar de andere actoren in het vreemdelingenbeleid, met name de Dienst Vreemdelingenzaken, het Commissariaat-generaal voor de vluchtelingen en de staatlozen, de Raad van State en de FOD Binnenlandse Zaken. 140 Eind 2009 telde de Raad 215 medewerkers, waaronder 30 magistraten, 91 attachés, 4 griffiers en 77 administratieve ambtenaren.141 Met uitzondering van de eerste voorzitter en de voorzitter zijn de magistraten en de griffiers onderworpen aan een schriftelijk evaluatiesysteem. Het kan daarbij gaan om de evaluatie van een adjunct-mandaat of, in geval van een benoeming, om een periodieke evaluatie. De evaluaties, die steeds worden voorafgegaan door een planningsgesprek, bevatten of slechts de beoordeling “goed” of 136

Ibid., p. 33. Ibid., p. 33. 138 Ibid., p. 34. 139 Jaarverslag 2008-2009, p. 49. 140 Jaarverslag 2007-2008, p. 34. 141 Jaarverslag 2008-2009, p. 46-47. 137

54

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen “onvoldoende”. Wat de magistraten betreft, vindt de periodieke evaluatie een eerste maal plaats één jaar na de eedaflegging in het ambt, vervolgens om de drie jaar. Hoewel de rechters in vreemdelingenzaken in principe voor het leven worden benoemd, kunnen zij tot ontslag worden gedwongen wegens beroepsongeschiktheid indien zij tweemaal op rij een beoordeling “onvoldoende” bekomen. De evaluatie van het adjunct-mandaat van kamervoorzitter geschiedt aan het eind van de mandaatstermijn, die telkens met drie jaar kan worden hernieuwd na een positieve beoordeling. Na negen jaar worden de kamervoorzitters vast aangewezen. Wat de griffiers betreft wordt om de twee jaar een beoordelingsstaat opgemaakt. Ook hier kan de betrokkene na twee opeenvolgende beoordelingen “onvoldoende” worden ontslagen wegens beroepsongeschiktheid. Net zoals bij kamervoorzitters gebeurt de evaluatie van het mandaat van hoofdgriffier aan het eind van de mandaatstermijn en kan het mandaat in geval van een positieve beoordeling telkens met drie jaar worden verlengd tot een vaste benoeming na negen jaar.142 De Raad voor Vreemdelingenbetwistingen is van bij zijn inwerkingtreding in juni 2007 ondergebracht in het “Laurentide-gebouw” in de Gaucheretstraat 92-94 te Brussel. Op het gelijkvloers beschikt de Raad over tien permanente terechtzittingszalen, een onthaalruimte en een ruimte voor tolken. Alle diensten en medewerkers zijn ondergebracht in kantoorruimten op het tweede en derde verdiep van dit gebouw. 143 De Raad beschikt tenslotte over vier archieflokalen naast de parkeergarage in de kelderverdieping.

VERTICALE DIENSTEN

HORIZONTALE DIENSTEN

ORGANOGRAM DE RAAD VOOR VREEMDELINGENBETWISTINGEN SINDS 2007144

EERSTE VOORZITTER VOORZITTER

SECRETARIAAT

KAMER I (Voorzitter)

GRIFFIE

▪ Kamervoorzitter ▪ Rechters ▪ Coördinator ▪ Griffier ▪ Juristen

- Hoofdgriffier ▪ GRIFFIE

KAMER II (Nederlandstalig) ▪ Kamervoorzitter Vreemdelingenwet, art. 39/28-32. ▪ ONTHAAL ▪ Rechters ▪ Coördinator De Raad voor Vreemdelingenbetwistingen deelt het “Laurentide-gebouw” met een tweede administratie, met ▪ Griffier Juristen nam Flanders Investment and Trade,▪ die de kantoorruimten op de vierde en vijfde verdieping inneemt. 144 Dit organogram is afkomstig uit het Jaarverslag 2008-2009, p. 41. 142 143

▪ EXPEDITIE

55

▪ TOLKENDIENST

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

KAMER III (Franstalig) ▪ Rechters ▪ Griffier

▪ Kamervoorzitter ▪ Coördinator ▪ Juristen

KAMER IV (Nederlandstalig)

ALGEMENE DIENSTEN

▪ Kamervoorzitter ▪ Rechters ▪ Coördinator ▪ Griffier ▪ Juristen

- Beheerder ▪ SECRETARIAAT ▪ P&O

KAMER V (Franstalig) ▪ Rechters ▪ Griffier

▪ Kamervoorzitter ▪ Coördinator ▪ Juristen

▪ BUDGET EN BEHEER ▪ ICT ▪ COMMUNICATIE

KAMER VI (tweetalig)

▪ JURIDISCHE DIENST

▪ Kamervoorzitter ▪ Rechters ▪ Coördinator ▪ Griffier ▪ Juristen

▪ LOGISTIEK

56

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEF PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK Archiefstukken De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren in principe niet tot het archief. Archiefreeksen De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeelden zijn de beleidsplannen van de eerste voorzitter, de personeelsdossiers van de magistraten en medewerkers bij de Raad, de nieuwsbrieven en de individuele dossiers inzake beroepen. Archiefvormers De organisatie, persoon of groep personen die, in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, archief tot stand brengt of tot stand heeft gebracht: in dit geval de instellingen van openbaar nut.

ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING ALGEMEEN KADER De Raad voor Vreemdelingenbetwistingen beschikt niet over een eigen archiefdienst. In de praktijk neemt de logistieke dienst een groot deel van de archiefzorg onder zijn hoede, met name het klassement van de afgesloten dossiers inzake beroepen voor de Raad. Naar omvang vertegenwoordigen deze dossiers de grootste archiefreeks binnen de Raad, een massa papier die zich uitstrekt over ruim 700 vierkante meter. Rekening houdend met de snelle aangroei van de reeks (elk jaar worden meer dan 10.000 nieuwe dossiers geopend), dreigt plaatsgebrek in de opslagruimten van de archiefkelder te ontstaan. De zorg voor de dynamische en semi-dynamische archieven gevormd in het kader van het vreemdelingencontentieux (onafgesloten dossiers inzake beroepen, zittingsrollen, arresten, enz.) wordt verzekerd door de medewerkers van de griffie. De openstaande dossiers bevinden zich grotendeels in een centraal archieflokaal op de eerste verdieping van het Laurentidegebouw. Bij de daadwerkelijke behandeling van een beroep wordt het dossier hieruit opgevist om tijdelijk op één van de bureaus van de juristen en de administratieve medewerkers van de griffie te belanden. De opvolging van een dossier verloopt via de databank Laurentide, waarvan de structuur gemodelleerd is naar het informaticasysteem van de Raad van State. Eenmaal een beroep wordt afgehandeld, wordt het dossier overgebracht naar de kelder en geklasseerd door een administratief medewerker van niveau D. Het archiefbeheer bij de algemene diensten verloopt daarentegen gedecentraliseerd. Elke dienst of medewerker organiseert en ordent naar eigen inzicht het archief. Men mag dus stellen dat de archieven van de Raad voor vreemdelingenbetwistingen naargelang hun aard en “levenscyclus” op drie verschillende plaatsen worden bewaard: 57

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen - De bureaus van de medewerkers, waar men dossiers in behandeling terugvindt, evenals de dynamische en semi-dynamische archieven van de algemene diensten. - Het archieflokaal op de eerste verdieping, waarin overwegend onafgesloten dossiers inzake beroepen worden geklasseerd met het oog op hun behandeling. - De archiefkelders van de Raad, waarin enkel statisch en semi-statsch archief wordt bewaard.

KLASSERINGSMETHODE De Raad voor Vreemdelingenbetwistingen beschikt niet over een globaal ordeningsplan voor de klassering van alle archiefreeksen. Niettemin verloopt de ordening van procesgebonden archiefstukken door de griffie en de logistieke dienst in de praktijk veel meer gestructureerd dan het archiefbeheer bij de algemene diensten. Het feit dat het gaat om seriële archiefreeksen die de directe neerslag vormen van de functiegebonden bevoegdheden van de Raad is hier wellicht niet vreemd aan. Bovendien is de vorming en raadpleging van deze stukken tijdens de beroepsprocedure gekoppeld aan strikte termijnen, wat uiteraard het belang van een eenvormige klasseringsmethode verklaart. De dossiers inzake beroepen die bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen aanhangig worden gemaakt, zijn op een andere manier geordend dan de dossiers afkomstig van de voormalige Vaste Beroepscommissie. Waar de Vaste Beroepscommissie werkte met een nummering gebaseerd op het jaartal waarin het dossier werd geopend (bijvoorbeeld de eerste dossiers geopend in 2004 dragen de nummers 2004/01, 2004/02, 2004/03, enz.), zijn de dossiers geopend en behandeld door de Raad voorzien van een doorlopende nummering, die uiteraard wel min of meer chronologisch is. Aangezien de Raad van bij zijn ontstaan meer dan tienduizend onafgesloten dossiers van de Vaste Beroepscommissie erfde, werden de eerste 10.227 nummers in de reeks meteen gereserveerd voor deze achterstallige beroepen. Zoals tevoren werd aangegeven, beschikt de Raad over vier archiefruimten in de kelder van het Laurentide-gebouw, waarvan twee lokalen worden gebruikt voor de bewaring van afgesloten dossiers. In een eerste lokaal werden tot maart 2011 de oudste dossiers afkomstig van de Vaste beroepscommissie bewaard, d.i. de dossiers geopend en afgesloten tijdens de jaren 1989-1999: deze reeks bestond uit 16.828 dossiers opgeborgen in 256 verhuisdozen, goed voor ruim 200 strekkende meter. Begin maart 2011 werd hierin een grondige selectie doorgevoerd, waarna slechts 110 willekeurig gekozen dossiers (10 per jaar) werden bewaard. Sindsdien is deze secundaire kelder leeggemaakt om er nieuwe archiefrekken te installeren. In een tweede archiefruimte heeft men de dossiers ondergebracht die werden behandeld sinds januari 2000: het gaat hier zowel om beroepen afkomstig van de Vaste Beroepscommissie (afgesloten én achterstallige dossiers) als om beroepen ingediend en behandeld na de oprichting van de Raad (dossiers vanaf nummer 10.228). De classificatie van de dossiers overgedragen door de Vaste Beroepscommissie is afhankelijk van hun sluitingsdatum: werd het dossier afgesloten door de Vaste Beroepscommissie, dan werd de oorspronkelijke nummering van de voormalige instelling bewaard; betreft het daarentegen een achterstallig dossier dat opnieuw aanhangig werd gemaakt voor de Raad, dan is het volgnummer van het dossier opgenomen in het ordeningssysteem van de Raad. Dat laatste neemt echter niet weg dat het dossier in kwestie nog steeds fysiek geordend is in de reeks afgesloten dossiers van de Vaste Beroepscommissie, hoewel het volgnummer op de dossierkaft intussen werd aangepast aan de nummering van de Raad. De dossierreeks afkomstig van de Vaste Beroepscommissie bedraagt ongeveer 330 strekkende meter, terwijl de dossiers geopend en behandeld door de Raad na mei 2007 momenteel meer dan 800 strekkende meter in beslag nemen. Tenslotte zijn er de openstaande dossiers, zowel afkomstig van de Vaste Beroepscommissie als van beroepen die sinds 1 juni 2007 rechtstreeks bij de Raad aanhangig werden gemaakt. Deze dossiers maken het voorwerp uit van een voorlopig klassement in het archieflokaal op de eerste verdieping van het Laurentide-gebouw. Wat de rangschikking betreft heeft men deze dossiers opgedeeld in achterstallige beroepen afkomstig van de Vaste Beroepscommissie en in dossiers geopend door de Raad. De dossiers van de Raad zijn nog eens onderverdeeld in 58

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen beroepen in volle rechtsmacht en annulatieberoepen. Beide reeksen omvatten eind 2010 nog zo’n 250 strekkende meter. 145 Vanzelfsprekend leggen de nieuwe dossiers geopend door de Raad qua omvang en aangroei het meeste gewicht in de schaal. Binnen een paar jaar zal de historische achterstand van dossiers afkomstig van de Vaste Beroepscommissie immers volledig zijn weggewerkt. Eind augustus 2009 bedroeg de achterstand nog 5.667 onafgesloten dossiers (d.i. 55% van het oorspronkelijke aantal). 146 De klassering en bewaring van de dossiers inzake beroepen kan men in het volgende overzicht samenvatten: Bewaarplaats

Reeks

Periode

◦ Dossiers afgesloten door de Vaste Beroepscommissie

2000-2006

Omvang

350 s.m. Hoofdlokaal in de archiefkelder

Archieflokaal op de eerste verdieping

TOTAAL

+ achterstallige dossiers afgesloten door de Raad

2007-heden

◦ Dossiers geopend en afgehandeld door de Raad

2007-heden

ca. 1000 s.m.

2007-heden

250 s.m.

1989-heden

ca. 1.600 s.m.

◦ Achterstallige dossiers afkomstig van de Vaste Beroepscommissie + onafgesloten dossiers van de Raad Dossiers inzake beroepen in het vreemdelingencontentieux

Naast de dossiers inzake beroepen heeft de Raad ook een apart klassement voorzien voor al zijn arresten en voor alle beslissingen van de voormalige Vaste Beroepscommissie. De arresten van de Raad zijn doorlopend genummerd en worden bewaard op de griffie. Wat de fysieke ordening betreft werden de arresten geveld in uiterst dringende noodzakelijkheid apart gerangschikt (om snelle opzoekingen te vergemakkelijken) en zijn de overige stukken opgedeeld volgens taalrol (Nederlands en Frans). De beslissingen van de Vaste Beroepscommissie zijn ondergebracht in het archieflokaal op de eerste verdieping van het Laurentide-gebouw en zijn als volgt opgedeeld: eerst op taalrol, vervolgens op beslissingen genomen door één rechter of door een kamer met drie rechters, tenslotte op het type beslissingen. De overige archiefreeksen binnen de Raad zijn grotendeels afkomstig van de algemene diensten. De aangroei van het papieren archief is hier weliswaar veel bescheidener dan bij de dossiers inzake beroepen, maar de ordening van deze reeksen varieert doorgaans van dienst tot dienst. Een aantal seriële reeksen zoals de personeelsdossiers en de budgettaire stukken (vastleggingsdossiers, postchequerekeningen, rekeningsuittreksels, enz.) werden respectievelijk alfabetisch en chronologisch geordend, maar de meeste overige archiefreeksen zijn vaak thematisch of louter opeenvolgend geklasseerd in ordners of hangmappen die zich in kasten in de bureaus van de medewerkers bevinden. 145

Men mag ook niet vergeten dat verscheidene honderden dossiers van beroepen in behandeling op de bureaus van diverse medewerkers binnen de Raad berusten. 146 Jaarverslag 2008-2009, p. 59.

59

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

Net zoals nagenoeg alle overheidsdiensten beschikt de Raad nog niet over een overkoepelende en coherente strategie voor de langetermijnbewaring van digitale kantoordocumenten en e-mail. De digitale kantoordocumenten worden op een gedeelde netwerkschijf (Comrec) of op persoonlijke harde schijven bewaard, die echter niet altijd even efficiënt beheerd en ingedeeld worden. Op de gedeelde netwerkschrijf hebben sommige diensten hun digitale documenten ondergebracht in meerdere hoofdmappen, vaak zonder duidelijk onderling verband. Soms draagt deze map de naam van de dienst, soms verwijst ze naar een belangrijke archiefreeks. De meeste hoofdmappen zijn weliswaar genummerd, maar in een paar gevallen heeft men tweemaal hetzelfde nummer gebruikt of ontbreekt een nummer in de reeks. Tevens zijn een zevental mappen op het einde van het overzicht niet genummerd, wat in de toekomst tot een wildgroei aan nieuwe mappen kan leiden. In de hoofdmappen zijn de ondermappen niet altijd even gestructureerd. Er zijn documenten (en ontwerpversies) op diverse plaatsen terug te vinden, al dan niet opgedeeld in verdere ondermappen. Het lijkt aangewezen om meer structuur aan te brengen en een gemeenschappelijke politiek te ontwikkelen inzake het gebruik van de mappenstructuur op de gemeenschappelijke server (vooral wat de benaming, ordening en de aanbreng van digitale documenten betreft). De e-mails worden doorgaans in de eigen persoonlijke mailbox bewaard, wat betekent dat deze informatie verloren gaat wanneer een personeelslid vertrekt. In de praktijk worden nog flink wat digitale documenten uit veiligheidsoverwegingen op papier afgedrukt, wat tot een aangroei van de papiermassa leidt. Zoals hierboven werd aangegeven, ligt een mogelijke oplossing voor deze problematiek in de invoering van digitale groepsklassementen op de gedeelde netwerkschijf, met een gestructureerde mappenstructuur die het bestaande papieren ordeningsstelsel en/of de belangrijkste taken weerspiegelt en de creatie van digitale dossiers mogelijk maakt. Een meer gebruiksvriendelijke, maar duurdere oplossing is de invoering van een aangekochte of zelf ontwikkelde Records Management Application (RMA), dat zich van een DMS onderscheidt door een beter gedefinieerde ordeningsstructuur, de optie om bewaartermijnen en definitieve bestemmingen te integreren en de mogelijkheid om e-mail op verantwoorde wijze te archiveren. Nadeel is wel dat een RMA minder flexibel is dan een DMS. E-mails en hun bijlagen dienen in beide gevallen niet langer in het e-mailsysteem bewaard te worden, maar kunnen samen met de andere relevante digitale bestanden van het emailprogramma naar het desbetreffende digitale dossier geëxporteerd worden en daar bewaard worden (zoals papieren brieven samen met andere documenten in één dossier bewaard worden). Voor de archivering van databanken en websites zal het Rijksarchief nog specifieke richtlijnen uitwerken. Op de website van het Rijksarchief zijn reeds richtlijnen en brochures over de digitalisering van werkprocessen en de bewaring van digitale documenten en e-mails beschikbaar.147

ARCHIEFRUIMTEN Zoals reeds werd aangegeven, gebruikt men op de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen verschillende ruimten voor de fysieke opslag van dynamische en statische archieven. De statische archieven worden nagenoeg uitsluitend bewaard in de kelders van het Laurentidegebouw. In totaal beschikt de Raad er over vier archieflokalen, die qua omvang en opslagcapaciteit onderling evenwel sterk verschillen. 148 De muren van de archieflokalen in de kelder zijn doorgaans geverfd en vrij glad om steengruis te voorkomen. Geen van de lokalen bezit ramen, wat schadelijke lichtinval op archiefdocumenten uitsluit. In de hoofdkelder, waar de dossiers worden bewaard die sinds 2000 zijn afgesloten, is een administratief medewerker begaan met de klassering van de stukken. 147

De brochures en richtlijnen zijn vrij raadpleegbaar onder de afdeling “Advies over archiefbeheer”: http://arch.arch.be/content/view/641/253/lang,nl_BE/ 148 De gegevens in de volgende paragrafen zijn afkomstig uit een inspectieverslag opgesteld door Rolande Depoortere en Filip Strubbe na een bezoek aan de archiefruimten van de Raad op 18 januari 2010.

60

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

De verluchtings- en verwarmingsbuizen, alsook de water- en elektriciteitsleidingen die boven de archiefrekken lopen, zijn echter nergens afgedekt door een vals plafond. Dit is geen optimale situatie, te meer daar een van de buizen tegen het plafond sporen vertoont van een waterlek. Het merendeel van de leidingen lijkt evenwel goed te zijn geïsoleerd.

FOTO 1 – De leidingen boven de archiefrekken in de hoofdkelder

De archiefruimten in de kelder hebben geen klimaatregeling, maar een verluchtingssysteem. De temperatuur in de hoofdkelder bedraagt ongeveer 17 à 18 graden, wat ideaal is voor de bewaring van papieren archief. Tevens zijn grote temperatuurschommelingen uitgesloten. De luchtvochtigheidsgraad in alle archieflokalen bedraagt ongeveer 55-60%, eveneens een optimaal resultaat. In de hoofdkelder worden de afgesloten dossiers bewaard in metalen rekken zonder rugsteun of deuren. De hoogte van de platen kan worden aangepast en hun breedte is geschikt voor de bewaring van documenten van A4-formaat. Op één plaat kunnen tussen de 50 à 100 dossiers worden bewaard, afhankelijk van de dikte van het dossier. De dossiers krijgen bij hun opening een uniek reeksnummer toegekend, maar hun sluitingsdatum varieert uiteraard van geval tot geval. Hierdoor zijn vele rekken nog maar gedeeltelijk gevuld, al is de nodige plaats voorzien om de platen later aan te vullen met de nog ontbrekende dossiers. Het feit dat vele dossiers wegens het teveel aan ruimte doorbuigen vormt geen ernstig nadeel, aangezien zij na verloop van hun administratieve levensduur het voorwerp zullen uitmaken van een grondige selectie (cf. infra). In totaal kan men het hoofdlokaal naar schatting 2000 strekkende meter archief bewaren. De snelle aangroei van dossiers (gemiddeld 12.000 à 13.000 per jaar, goed voor meer dan honderd meter archief) kan in de toekomst worden opgevangen door een systematische selectie.

61

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

FOTO 2 – Dossiers afgesloten sinds 2000, bewaard in de rekken van de hoofdkelder

In één van de secundaire archiefruimten werden de oudste dossiers inzake beroepen bewaard, geopend en afgesloten door de Vaste Beroepscommissie tijdens de jaren 1989-1999. Na de selectie van deze reeks in maart 2011 werden rekken besteld om de toekomstige aangroei van de dossierreeks op te vangen. In de twee overige kelderlokalen wordt slechts een minieme hoeveelheid archief bewaard. In beide gevallen zijn de archieven bewaard in zuurhoudende archief- of verhuisdozen die zich niet op rekken bevinden, maar werden opgestapeld tussen tal van bureauvoorwerpen, verpakkingsmaterialen, paletten met blikjes frisdrank en lege dozen. Het lijkt ons vanzelfsprekend aangewezen om het onderscheid te maken tussen een archiefruimte en een voorraadruimte, wil men niet het risico lopen om na verloop van tijd historisch waardevol archief te verliezen. Alle kelderlokalen zijn tenslotte goed beveiligd. Om toegang te verkrijgen tot elk lokaal, dienen minstens twee gesloten deuren te worden geopend, waarvan de sleutel wordt bijgehouden door het hoofd van de logistieke dienst.

62

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

FOTO 3 – De oudste dossiers (geselecteerd in 2011), bewaard in het secundaire archieflokaal

In een ruim lokaal op het eerste verdiep van het Laurentide-gebouw worden de recente dossiers inzake beroepen geklasseerd. De vloer is er bedekt met vast karpet en aan de rechterzijde van het lokaal bevinden zich grote ramen. De verlichting wordt echter getemperd door het feit dat vele documenten en dossiers in hangmappen of ordners zijn geklasseerd. De dossiers bevinden zich ook hier in kasten zonder rugsteun of deuren, geschikt voor documenten van A4-formaat. Het lokaal wordt verlucht door airconditioning en de temperatuur bedraagt er ongeveer 20 graden. Hoewel deze temperatuur net iets te hoog is, blijft ze wel constant. Het lokaal is voorzien van een branddetector. Elke persoon heeft vrije toegang tot het lokaal, wat in principe altijd een risico op diefstal of verlies van documenten met zich meebrengt. De bewaaromstandigheden in de overige lokalen op het eerste en tweede verdiep van de Raad zijn gelijkaardig. Zowel de medewerkers op de griffie als op de algemene diensten klasseren hun archiefbescheiden doorgaans in ordners die worden bewaard in open of in gesloten kasten.

63

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

FOTO 4 – Het archieflokaal op de eerste verdieping

FOTO 5 – Het klassement van originele arresten van de Raad, bewaard op de griffie

64

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSE ARCHIEFREEKSEN Alle archiefreeksen in de selectielijst van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen zijn geordend volgens de klassieke driedeling: enerzijds de archiefbestanden gevormd door de beheersorganen (het secretariaat van de eerste voorzitter en de uitoefening van het ambt van voorzitter), anderzijds de reeksen eigen aan de beheersgebonden bevoegdheden (de zgn. algemene diensten) en de functiegebonden bevoegdheden (overeenkomstig het takenpakket van de griffie). Deze vaststelling hoeft niet te verbazen, gelet op de welomlijnde structuur van de Raad. Het secretariaat van de eerste voorzitter bewaart in eerste instantie alle reeksen met betrekking tot het beleid van de Raad. Uiteraard omvatten deze de briefwisseling van de eerste voorzitter, chronologisch gerangschikt per jaar en geklasseerd in ordners waarin men overzichtsfiches vindt van de ingekomen en de uitgaande correspondentie (met daarop o.m. de naam van de correspondent, het onderwerp, de datum van de verzending en een code bestaande uit de initialen van de medewerker). Tevens bewaart het secretariaat synthesedocumenten zoals de jaarverslagen, het beleidsplan van de eerste voorzitter, diens halfjaarlijkse en jaarlijkse werkingsverslagen, beschikkingen en het huishoudelijk reglement van de Raad. Nauw verwant hiermee zijn de bestanden die de informatie voor deze reeksen aanleveren, zoals de documentatiedossiers inzake de beleidsprojecten en SQL Server Reporting Services 2005 waarmee men statistische gegevens over de werking van de Raad inzamelt. Momenteel kan men de resultaten van een gerichte opzoeking hierin nog niet digitaal bewaren, maar in de toekomst wordt de opbouw van een historiekfunctie voorzien die moet toelaten om digitale maandrapporten op te slaan. Tenslotte vindt men op het secretariaat ook notulen van de verschillende interne vergaderingen tussen de magistraten en de personen met een adjunct-mandaat. De beheerder van de algemene diensten creëert weinig eigen reeksen, maar is vooral begaan met werkingsverslagen, rapportering en dossiers inzake projecten die men ook op het secretariaat van de eerste voorzitter terugvindt. Het ligt voor de hand welke archiefreeksen door de personeelsdienst worden beheerd. Naast personeelsdossiers van de ambtenaren en magistraten bewaart de dienst ook dossiers inzake de aanwerving van magistraten en de activiteiten van stagiairs of jobstudenten. In tweede instantie zijn er reeksen bestaande uit sociale documenten, waaronder een digitale personeelsinventaris (met daarin de naam, de functie, de taalrol en de werkverdeling van de personeelsleden binnen elke dienst), afwezigheidsformulieren, enz. Aangezien de personeelsdienst van de Raad geruggensteund wordt door de stafdienst P&O van de FOD Binnenlandse Zaken, vindt men flink wat publicaties, documentatie en dienstnota’s afkomstig van de FOD Binnenlandse Zaken. De stafdienst P&O neemt tevens de loonadministratie van alle raadsleden en medewerkers binnen de Raad waar. De dienst Budget en Beheerscontrole bewaart alle financiële stukken met betrekking tot de werkingsmiddelen en onkosten van de Raad, zoals bestelbonnen, rekeningsuittreksels, orderboeken van facturen, postchequerekeningen, enz. De dienst Communicatie oefent een brede waaier aan activiteiten uit die in eerste instantie de buitenwereld moet informeren over de rol en de taken van de Raad. Op de dienst vindt men bijgevolg mededelingen bij de arresten op de internetsite van de Raad, brochures, lijsten en briefwisseling betreffende de ontvangst van groepen en delegaties, dossiers inzake enquêtes en de ontwikkeling van de huisstijl van de Raad. Wat de interne werking en communicatie betreft verzorgt de dienst de intranetsite en bewaart hij o.m. de nieuwsbrieven en dagelijkse nieuwsberichten. Tenslotte staat de dienst in voor de opmaak en bewaring van de notulen van vergaderingen met diensthoofden van andere horizontale diensten.

65

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen De reeksen gevormd of bewaard door de juridische dienst zijn nagenoeg allemaal digital born en bevinden zich in een vertakte map op de gemeenschappelijke server van de Raad. Naast het draaiboek van de juridische dienst en digitale documentatiedossiers inzake de Belgische en Europese regelgeving rond het asiel- en vreemdelingenbeleid, treft men ook intern opgestelde juridische nota’s aan die op vraag van de kamervoorzitters zijn opgesteld. Het belangrijkste instrument is ongetwijfeld de File Maker pro databank, die de jurisprudentie van de Raad in kaart brengt. In deze databank kan men op vier manieren zoeken naar arresten: via een trefwoordenboom, op basis van een trefwoordenlijst, op basis van woorden in de samenvatting van het arrest of op “meerdere criteria”. Hoewel de selectie van de relevante arresten voor de rechtspraktijk binnen de Raad door de kamerattachés gebeurt, verzorgen de medewerkers van de juridische dienst de input. Tevens bewaart de juridische dienst presentaties betreffende opleidingen en de interne eindverhandelingen opgesteld door stagiairs. Het beheer van de bibliotheek van de Raad leidde tenslotte tot de opmaak van o.m. een inventaris van de collectie en lijsten van aangekochte en ontleende publicaties. De ICT dienst van de Raad produceert weinig archief. Naast notulen betreffende de interne vergaderingen van de dienst bewaart men documentatie rond de (al dan niet intern ontwikkelde) softwareapplicaties en bescheiden die voortvloeien uit de praktische bezigheden van de dienst, waaronder een databank van de gebruikte computers en overzichten van alle gebruikers. Tenslotte houdt de ICT dienst ook back-ups bij van het mappenklassement op de gemeenschappelijke server. Het dagelijks beheer van de roerende en onroerende goederen maakt dat de logistieke dienst een inventaris van het materieel, bouwplannen, plattegronden, technische plannen en een lastenkohier van het Laurentide-gebouw bijhoudt. Vermits een deel van dit vastgoed wordt gehuurd door de Raad bewaart de dienst ook stukken met betrekking tot de verhuis, notulen van vergaderingen met de verhuurders en interventierapporten van de beheersvennootschap die het onderhoud verzekert. De logistieke werkzaamheden van de dienst van hun kant worden weerspiegeld in stukken betreffende de organisatie van vergaderingen en het dagelijks transport van dossiers dat via een databank wordt opgevolgd. De griffie is tenslotte begaan met de meest omvangrijke archiefreeksen. Een beperkt aantal handelt over de interne werking van de griffie: draaiboeken van beroepsprocedures en werkprocessen, nota’s betreffende werkprocessen en een lijst van griffiers die de wacht waarnemen. De verzorging van het onthaal en de expeditie leidt tot de vorming van reeksen als een elektronisch postvak, bewijsformulieren van aangetekende zendingen, ontvangstbewijzen van getransporteerde dossiers en een gedepersonaliseerde kopie van alle arresten en een lijst van het klachtenbeheer. De reeksen met betrekking tot de administratieve opvolging van de beroepen, de core business van de Raad, zijn uiteraard serieel. Heden bedienen de griffiers en medewerkers van de raadsleden zich van een digitaal register, de zgn. Laurentide databank, om de opvolging van elk beroep te verzekeren. De papieren registers worden heden dus niet meer aangevuld. Binnen de individuele dossiers inzake beroepen die de grootste reeks vormen, kan men het onderscheid aanbrengen tussen de achterstallige dossiers afkomstig van de Vaste Beroepscommissie en deze geopend door de Raad zelf. Op inhoudelijk vlak zijn er echter weinig verschillen tussen beide series. 149 Een aantal reeksen heeft betrekking op de organisatie en werking van de terechtzittingen: voorbereidende nota’s van de zittingen opgesteld door de kamerattachés, agenda’s en kalenders, notulen van de 149

Wat de dossiers geopend door de Raad betreft, onderscheidt de kleur van de dossierkaft de beroepen in volle rechtsmacht (lichtgrijze kleur) van de annulatieberoepen (donkergrijze kleur). Beide dossierreeksen bevatten een aantal subdossiers. Zo bevatten de dossiers inzake beroepen in volle rechtsmacht naast een procedurele overzichtsfiche een lichtblauw mapje met daarin de kopieën van het verzoekschrift, een geel mapje (genaamd “magistraat”) met het originele verzoekschrift, voorzien van bijlagen, een voorlopig beige mapje met het dossier van het Commissariaat-generaal en een rood mapje met de briefwisseling gevoerd tussen de partijen en de Raad. De dossiers inzake annulatieberoepen bevatten gelijkaardige submappen: een groen mapje voor de briefwisseling met de partijen, een lichtroze mapje voor de stukken van de verwerende partij (doorgaans de Dienst Vreemdelingenzaken) en tenslotte een blauw mapje voor de kopieën van de arresten.

66

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen terechtzittingen en notulen van uitspraken van individuele arresten. Naast de originele ondertekende arresten, die afzonderlijk worden bewaard, treft men ook een volledige reeks kopieën in PDF aan. De coördinatie van tolken door de griffie vindt tenslotte zijn neerslag in lijsten van tolken en tolktalen, wachtlijsten en schriftelijke oproepingen van tolken.

BEWAARTERMIJNEN De overgrote meerderheid van de bewaartermijnen in de selectielijst van de Raad zijn bepaald in overeenkomst met de diensthoofden en medewerkers van de Raad en steunen dus op de administratieve praktijk. Dit is vooral het geval voor de archiefreeksen voortvloeiend uit de functiegebonden bevoegdheden van de Raad. Slechts voor een beperkt aantal reeksen onder de personeelsdienst en de dienst budget en beheerscontrole kan men terugvallen op wettelijke bewaartermijnen. Wat het secretariaat van de eerste voorzitter betreft werd voor de reeks statistieken gekozen voor de maximale door de Archiefwet toegelaten bewaartermijn van 30 jaar. Deze kernreeks heeft immers een langdurig administratief nut, niet alleen omdat ze de instelling inzicht kan bieden in de belangrijkste beslissingen van de laatste decennia, maar tevens omdat zij de beleidskeuzes kan verantwoorden. Voor de jaarverslagen, het strategisch beleidsplan en alle dossiers betreffende de concrete uitwerking hiervan (bijvoorbeeld jaarlijkse en halfjaarlijkse werkingsverslagen van de eerste voorzitter en de beheerder) werd een termijn van 10 jaar vooropgesteld, die overeenstemt met een dubbele ambtstermijn de betrokken personen. Een zelfde termijn werd gehanteerd voor de overige reeksen op het secretariaat (dienstorders van de eerste voorzitter, notulen van de beleidsvergaderingen, enz.), alsook voor de archiefbescheiden gevormd door de voorzitter. De bewaartermijn van de reeksen bewaard door de beheerder werd teruggebracht tot 5 jaar, vermits deze gegevens ook op het secretariaat van de eerste voorzitter terug te vinden zijn. De bewaartermijn van de personeelsdossiers bijgehouden door de dienst P&O bedraagt 75 jaar na het geboortejaar van de medewerker of van het raadslid: dit moet voldoende lang zijn voor de latere berekening van de pensioenrechten van de betrokkene. De sociale documenten (afwezigheidsattesten, personeelsinventaris, enz.) hebben een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar. Voor de overige reeksen werden termijnen van 3 jaar (stukken betreffende spontane sollicitaties, enz.) of 10 jaar (brochures en documentatie afkomstig van Binnenlandse Zaken) voorzien. De bewaartermijnen van de reeksen op de dienst budget en beheerscontrole volgen de wettelijke bepalingen. De jaarbalansen en viermaandelijkse postchequerekeningen dienen 10 jaar te worden bewaard (dit laatste op voorstel van het Rekenhof), terwijl de overige financiële stukken 7 jaar moeten worden bijgehouden. Voor het merendeel van de reeksen onder de dienst communicatie werd een bewaartermijn van 5 jaar voorzien. Louter interne werkdocumenten zoals stukken betreffende vertalingen en dossiers inzake de opmaak van brochures of publicaties mogen daarentegen al na één jaar worden vernietigd. De bewaartermijn van de intra- en internetsite van de Raad is tenslotte afhankelijk van diens vervanging door een nieuwere versie. Wat de reeksen aangelegd door de juridische dienst betreft, werd in regel een bewaartermijn van 10 jaar voorzien voor de documentatiedossiers en interne nota’s inzake de Belgische en Europese migratie- en asielproblematiek. Gelet op de snelle ontwikkeling van het wettelijk en juridisch kader moet deze termijn ruimschoots volstaan. Aan de meeste overige reeksen (zoals interne verhandelingen van stagiairs en nota’s betreffende opleidingen) werd een termijn van 5 jaar toegekend. Ook voor de stukken met betrekking tot het beheer van de bibliotheek wordt in de praktijk een korte bewaartermijn weggelegd.

67

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen Aan de digitale documenten bewaard op de ICT kunnen vrijwel uitsluitend open bewaartermijnen worden toegekend, d.i. de reeksen in kwestie dienen te worden bewaard tot hun vervanging door een nieuwe of bijgewerkte versie. De back-ups van de gemeenschappelijke server dienen 1 jaar te worden bewaard, wat volledig overeenstemt met de praktijk. Voor de reeksen met betrekking tot het logistieke beheer van de Raad is andermaal gekozen voor een pragmatische aanpak, waarbij de bewaartermijn van de stukken betreffende de roerende en onroerende goederen gekoppeld wordt aan de periode van hun gebruik door de Raad. De bewaartermijn van de interventierapporten van het beheersvennootschap, de notulen van de vergaderingen met de verhuurders en de stukken met betrekking tot de verhuis van de Raad werd vastgelegd op 5 jaar. Stukken met betrekking tot het beheer van de logistieke werkzaamheden kennen tenslotte een korte administratieve levensloop van 1 of 3 jaar. Aangezien de griffie archieven vormt binnen het kader van uiteenlopende taken, varieert de administratieve bewaartermijn van reeks tot reeks. Wat de interne werking van de griffie betreft, werd een open bewaringstermijn toegekend aan de lijst van griffiers die de wacht waarnemen, alsook aan de draaiboeken (tot hun vervanging door een nieuwe versie) en een termijn van 10 jaar aan de nota’s betreffende specifieke werkprocedures. De stukken met betrekking tot het onthaal en de expeditie kregen een bewaartermijn van 1 of 3 jaar, behalve in het geval van de digitale kopie van gedepersonaliseerde arresten: aangezien de Raad wettelijk verplicht is om deze kopie steeds ter beschikking te stellen van elke bezoeker, heeft deze reeks een onbeperkte bewaartermijn. Wat de repertoria van de Raad betreft, wordt enkel het digitale register (Laurentide databank) nog gebruikt: het nut van de oude papieren registers is verstreken. Voor de dossiers inzake beroepen is de administratieve bewaartermijn door de Raad vastgelegd op 3 jaar, zowel voor beroepen in volle rechtspraak als voor annulatieberoepen, te rekenen vanaf de sluiting van het dossier. De bewaartermijn van de meeste overige reeksen procesgebonden stukken, die niet in de dossiers inzake beroepen terug te vinden zijn (voorbereidende nota’s, notulen van de terechtzittingen en van uitspraken van arresten), werd afgestemd op de maximale bewaartermijn van de dossiers, met name 3 jaar. Deze regeling stemt volledig overeen met de gangbare levenscyclus van de documenten binnen de Raad. Een uitzondering hierop zijn de originele arresten, waarvoor een bewaartermijn van 5 jaar werd verkozen. De stukken betreffende de regeling van de terechtzittingen zelf (agenda’s, kalenders, zittingsbladen) dienen best 3 jaar te worden bewaard. De lijsten met betrekking tot de coördinatie van de tolken tenslotte hebben een zeer korte levensloop, waaraan ofwel een open bewaartermijn (tot vervanging door een recentere lijst) ofwel een termijn van 1 jaar kan worden toegekend.

SELECTIEPOLITIEK De selectie is de intellectuele en materiële ingreep die erin bestaat om binnen een geheel aan archief datgene af te zonderen wat bewaard moet worden en datgene wat vernietigd mag worden. De intrinsieke informatiewaarde van archiefbescheiden en hun mogelijk belang voor later wetenschappelijk en historisch onderzoek zijn twee elementaire criteria die helpen te bepalen of een document moet worden bewaard, dan wel vernietigd. De reeksen bewaard door het secretariaat van de eerste voorzitter zijn inhoudelijk uiteraard van groot belang: de briefwisseling van de eerste voorzitter, diens beleidsplan en jaarlijkse werkingsplannen, de jaarverslagen, de statistische gegevens in de SQL Server Reporting Services, de dossiers inzake de organisatie en interne uitvoering van het managementplan en de notulen van de formele vergaderingen zijn kerndocumenten die inzicht bieden in de belangrijkste beslissingen, ontwikkelingen en tendensen binnen de Raad. De dossiers inzake antwoorden op parlementaire vragen mogen worden vernietigd, vermits deze antwoorden telkens integraal worden gepubliceerd. Wat de dienstorders en beschikkingen van de

68

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen voorzitter betreft, mogen stukken sluitingsdagen) worden vernietigd.

betreffende

vervangingen

(ziekteverloven

en

De reeksen gevormd door de beheerder van de algemene diensten maken allemaal het voorwerp uit van vernietiging, aangezien al deze gegevens hun neerslag vinden in reeksen bewaard op het niveau van het secretariaat van de eerste voorzitter. Ook de archiefreeksen die voortkomen uit het personeelsbeheer kunnen grondig geselecteerd worden. De selectie van de personeelsdossiers van de magistraten (de raadsleden) kan mettertijd het best worden uitgevoerd door de dienst P&O van de Raad: aangezien de aanwerving en evaluatie van magistraten intern gebeuren (dus zonder tussenkomst van de stafdienst P&O van de FOD Binnenlandse Zaken), kan men deze beslissing rechtvaardigen. Het is daarentegen wel aangeraden om de selectie van de personeelsdossiers van de overige medewerkers te laten uitvoeren door de overkoepelende stafdienst P&O, vermits het hier gaat om administratief personeel ter beschikking gesteld door de FOD Binnenlandse Zaken. Alle stukken in de personeelsdossiers van deze medewerkers op de Raad dient men in principe ook terug te vinden op het niveau van de overkoepelende stafdienst. Op die manier wordt op termijn ook een dubbel klassement vermeden. Wat de selectie-ingreep zelf betreft, lijkt een microselectie binnen de dossiers het meest aangeraden: een dergelijke operatie richt zich op de bewaring van de belangrijkste bescheiden in elk dossier (zoals de overzichtsfiches van de loopbaan van elk personeels- of raadslid, originele benoemingsbesluiten, evaluatiedossiers, eventuele tuchtdossiers, enz.). Op de onthaalbrochure en de dossiers inzake de aanwerving van magistraten na, kunnen de meeste overige reeksen van de dienst P&O worden vernietigd vermits zij slechts een tijdelijk, administratief belang bezitten. De reeksen afkomstig van de dienst budget en beheerscontrole kunnen na verloop van tijd vrijwel integraal worden vernietigd: de diverse verantwoordingsstukken (facturen, bestelbonnen, enz.) hebben geen historische waarde. Enkel de jaarbalansen vormen een praktisch instrument met synthesegegevens die hun permanente bewaring rechtvaardigen. De archiefreeksen die voortvloeien uit de werkzaamheden van de dienst communicatie bevatten een aantal inhoudelijk interessante stukken, waaronder de notulen van de interne vergaderingen tussen de diensthoofden, de nieuwsbrieven, de dossiers inzake de organisatie van communicatiecampagnes en het bezoek van prominente personen of groepen. Voorts moet van elke publicatie of brochure één archiefexemplaar in elke taal worden bewaard. De bewaring van gegevens met betrekking tot de internetsite is afhankelijk van de functie die dit medium vervult. Aangezien een website fungeert als een interactief communicatiemiddel, volstaat het om documentatie over de opbouw en structuur hiervan te bewaren, evenals enkele printscreens van de voornaamste schermen om een spoor te behouden van zijn lay-out, zijn functionaliteiten, de aangeboden publieksdiensten en de verschillende categorieën informatie. Op die manier wordt de werking van oudere versies gedocumenteerd. De gegevens op de website zelf (PDF documenten, enz.) en de online toepassingen moeten daarentegen niet worden behouden, vermits deze door andere diensten (en op andere servers) binnen de instelling worden bewaard (wat de Raad betreft zijn dit o.m. de jaarverslagen en de mededelingen bij de arresten). Daarnaast willen we ook de bezoekers- en gebruiksstatistieken van de website laten bewaren (gegevens op jaarbasis), maar niet de beheersgegevens van de site zelf. De stukken betreffende de beantwoording van vragen en de stukken betreffende de vertalingen tenslotte hebben geen blijvend belang. Wat de juridische dienst betreft, dienen in eerste instantie reeksen over de interne werking (draaiboek en notulen van interne vergaderingen) te worden bewaard. Vermits de internationale wet- en regelgeving rond het vreemdelingenbeleid door toekomstige onderzoekers ook via andere kanalen kan worden opgezocht, hebben de documentatiedossiers hieromtrent geen blijvende waarde. Hetzelfde geldt voor de juridische nota’s over specifieke onderwerpen of externe wetteksten opgesteld door de medewerkers van de Raad: aangezien 69

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen de informatiewaarde beperkt blijft tot een opsomming of verwerking van bestaande (Europese en Belgische) wetgeving of jurisprudentie van andere rechtsorganen, heeft het weinig zin om deze informatie op het niveau van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen te behouden. Daarentegen dient de databank van de jurisprudentie van de Raad (en de documentatie rond zijn structuur) wel te worden bewaard: deze databank biedt een overzicht van de belangrijkste arresten van de Raad en laat toe om thematische opzoekingen (bijvoorbeeld op nationaliteit en motivatie van de verzoeker) te verrichten. Als dusdanig vormt de databank een syntheseinstrument dat ook voor een toekomstige onderzoekers uiterst waardevol is. Andere te bewaren reeksen zijn de beschikkingen van de voorzitter die niet voor publicatie vatbaar zijn en de interne eindverhandelingen van stagiairs. De stukken met betrekking tot het beheer van de bibliotheek bezitten tenslotte geen blijvende waarde. Hoewel de ICT dienst in de praktijk een belangrijke ondersteunende taak heeft, bewaart ze weinig historisch waardevolle reeksen: buiten de notulen van de interne dienstvergaderingen dient alleen de documentatie betreffende de ontwikkeling en implementatie van (eigen) softwaresystemen blijvend bewaard te worden. Het heeft geen zin om de back-ups van het mappenklassement op de gemeenschappelijke server te bewaren: los van het praktische feit dat back-uptapes geen geschikte drager zijn voor een overbrenging, raken de back-ups snel gedateerd en bevatten zij diverse reeksen die elders in de selectielijst zijn beschreven en die vaak niet voor definitieve bewaring in aanmerking komen. In de archiefreeksen van de logistieke dienst kan zeer grondig worden geselecteerd: enkel de “as built”-plannen en plattegronden van het Laurentide-gebouw dienen te worden bewaard; alle overige stukken met betrekking tot het onderhoud en herstel, het meubilair en de dagelijkse logistieke operaties kunnen het voorwerp uitmaken van vernietiging. Zoals tevoren werd bemerkt, oefent de griffie een gevarieerd takenpakket uit, wat het ontstaan heeft gegeven aan uiteenlopende reeksen. Het komt erop aan om de synthesedocumenten en werkinstrumenten te bewaren die de activiteiten van de dienst (en in het verlengde daarvan: de Raad) het best weerspiegelen: - Wat de interne werking van de griffie betreft, zijn dit de verschillende draaiboeken van beroepsprocedures en specifieke werkprocedures die een licht werpen op het theoretisch kader waarbinnen de beroepen worden behandeld. - De reeksen gevormd bij de verzorging van het onthaal en de expeditie hebben geen blijvende waarde. - Wat de overzichten inzake de administratieve behandeling van beroepen betreft, is er slechts één repertorium dat dient te worden bewaard, met name het digitale register van de griffie (databank Laurentide). Vermits het papieren register van beroepen en het register ter hernummering van de achterstallige dossiers afkomstig van de Vaste beroepscommissie niet meer worden aangevuld en al hun gegevens reeds zijn opgenomen in het digitale register, mogen deze voormalige werkinstrumenten worden vernietigd. Niet alle gegevens in de Laurentide databank dienen overigens te worden bewaard: de twee velden “algemene rol” en “register van arresten” bevatten alle nodige gegevens omtrent de betrokken partijen, de behandeling van een zaak, de terechtzitting(en) en het arrest. Het is aangeraden om ook een derde veld, de “taal van het programma”, te bewaren vermits hiermee de tweetaligheid van de metadata in de voornoemde velden wordt verzekerd. De gegevens in het digitale register fungeren tevens als basis voor de statistieken over de activiteiten van de Raad (SQL Server Reporting Services), wat hun informatiewaarde des te belangrijker maakt. - De dossiers inzake beroepen afgehandeld door de Raad (inclusief de achterstallige dossiers afkomstig van de Vaste Beroepscommissie) kunnen zeer grondig worden geselecteerd, waarbij een steekproef van 10 volledige dossiers per jaar volstaat. De regel die werd gehanteerd voor de dossiers afkomstig van de Vaste Beroepscommissie kan hier eveneens zonder probleem worden toegepast: op een kopie van het arrest van de Raad na, bevat het dossier geen nieuwe gegevens met 70

Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

-

-

-

-

betrekking tot de vorige fasen in de procedure (d.i. vergeleken met het dossier van de Dienst Vreemdelingenzaken of van het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen). Inhoudelijk zijn de dossiers van de Raad ook minder rijk dan deze van de voormalige Vaste Beroepcommissie, aangezien de Raad geen onderzoeksbevoegdheid meer bezit. Een vergelijkende steekproef tussen de dossiers van vier personen afkomstig van de Raad, van de Dienst Vreemdelingenzaken en van het Commissariaat-generaal bevestigde deze verwachting: de belangrijke stukken met betrekking tot de beroepsprocedure voor de Raad (met name de beslissing van de Commissaris-generaal of van de Dienst Vreemdelingenzaken, de convocatiebrieven en de kopieën van de arresten van de Raad) zijn eveneens in de twee andere dossierreeksen terug te vinden en dekken slechts een beperkt gedeelte van het verblijf van een vreemdeling in ons land. 150 In de praktijk zal de selectie een goede samenwerking vereisen tussen de griffie en de logistieke dienst die begaan is met het klassement van de afgesloten dossiers. Het feit dat er reeds een duidelijke afbakening is aangebracht tussen enerzijds de beroepen in volle rechtsmacht en de annulatieberoepen (via de kleur van de dossierkaften) en anderzijds de openstaande en afgesloten dossiers (die in de kelder worden bewaard) helpt alleszins om deze selectie systematisch te laten gebeuren. De voorbereidende nota’s bij de terechtzittingen, opgesteld door de kamerattachés, dienen niet te worden bewaard. Qua structuur lijken deze documenten op de onderzoeksrapporten die destijds door de adjunct-adviseurs van de Vaste Beroepscommissie werden opgesteld, maar vermits de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen geen onderzoeksbevoegdheid meer heeft, is de inhoudswaarde van de stukken beperkt tot een opsomming van feitelijke gegevens die ook terug te vinden zijn in de arresten van de Raad en vooral in de dossiers van de Dienst Vreemdelingenzaken en het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen. Zoals tevoren werd aangegeven, maken de originele ondertekende arresten van de Raad het voorwerp uit van een apart klassement, dat integraal dient te worden bewaard. De arresten zijn immers de belangrijkste documenten die de Raad in het kader van zijn bevoegdheden produceert. Een arrest bevat een uiteenzetting van de omstreden beslissing,151 een discussie rond de rechtsmiddelen van de verzoekende partij, hun toetsing en tenslotte een uitspraak. Het geheel is doorgaans uiterst gedetailleerd en bevat alle gegevens die men ook in het dossier van de Raad terugvindt. In een map op de gemeenschappelijke server bewaart de griffie tevens een PDF kopie van alle arresten: de inhoud hiervan is identiek aan de papieren versie, maar de digitale kopie is niet ondertekend. Niettemin is het aangeraden om ook deze digitale reeks te bewaren, gelet op haar praktisch nut bij het verrichten van opzoekingen. De medewerkers van de Raad hebben deze PDF kopieën geïndexeerd (dus doorzoekbaar gemaakt op trefwoord) aan de hand van Adobe Acrobat PDX. De stukken betreffende de regeling van de terechtzittingen, de notulen van de terechtzittingen en de notulen van de uitspraken van individuele arresten mogen na verloop van tijd worden vernietigd: de informatie die in deze reeksen ligt vervat, is uiterst summier en eveneens terug te vinden in de arresten zelf. Tenslotte kunnen ook alle reeksen met betrekking tot de coördinatie van de tolken het voorwerp van vernietiging uitmaken. Deze stukken hebben enkel een louter administratief belang.

In totaal zijn er 125 reeksen opgenomen in de selectielijst van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, waarvan 34 reeksen dienen te worden bewaard, 75 mogen worden vernietigd en 16 reeksen het voorwerp uitmaken van selectie. 150

De steekproef vond 2010 plaats in juni 2010 in samenwerking met collega Sébastien Soyez van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie. 151 Vanaf 2007 bevatten hernemen de meeste arresten ook integraal de tekst met de beslissing van het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen.

71