ARCHIEF VAN DE KONINKLIJKE MUSEA VOOR KUNST EN GESCHIEDENIS ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 13

ARCHIEF VAN DE KONINKLIJKE MUSEA VOOR KUNST EN GESCHIEDENIS ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

door Geert LELOUP

Brussel 2008

ARCHIEF VAN DE KONINKLIJKE MUSEA VOOR KUNST EN GESCHIEDENIS ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

door Geert LELOUP

Brussel 2008

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

LIJST VAN AFKORTINGEN

AERE

Association égyptologique Reine Élisabeth

AIP

Association Internationale de Papyrologues

ARA

Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën

ACGD

Assyriologisch Centrum Georges Dossin

ASGD

Assyriologische Stichting Georges Dossin

BCOJ

Belgisch Comité voor Opgravingen in Jordanië

BIHCS

Belgisch instituut voor hoge Chinese studiën

BOC

Basisoverlegcomité

B.S.

Belgisch Staatsblad

Bijl. B.S.

Bijlagen van het Belgisch Staatsblad

btw

belasting op de toegevoegde waarde

CAGD

Centre Assyriologique Georges Dossin

CAL

Centraal Iconografisch Archief van Nationale Kunst en Centraal Laboratorium der Belgische Musea

CBOE

Comité voor Belgische opgravingen in Egypte

CBFE

Comité belge des fouilles en Egypte

DWTC

Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Technische en Culturele aangelegenheden

EGKE

Egyptologisch Genootschap Koningin Elisabeth

ESKE

Egyptologische Stichting Koningin Elisabeth

FAGD

Fondation Assyriologique Georges Dossin

FCFO

Fonds voor Collectief en Fundamenteel Onderzoek

FERE

Fondation égyptologique Reine Elisabeth

FWI

Federale Wetenschappelijke Instelling

FWO

Fonds Wetenschappelijk Onderzoek

IBHEC

Institut belge des hautes études chinoises

7

Lijst van afkortingen

ICC

Islamitisch en Cultureel Centrum van België

ICT

Information and Communication Technologies

IvA

Instituut voor Amerikanistiek

KIK

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium

KLM

Koninklijk Legermuseum

KMKG

Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis

KMMA

Koninklijk Museum voor Midden-Afrika

KMSKB

Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België

MIM (1)

Musée des Instruments de Musique

MIM (2)

Muziekinstrumentenmuseum

MNOC

Ministerie van Nationale Opvoeding en Cultuur

MRA

Musicological Research Association

OGHB

Office Généalogique et Héraldique de Belgique

POD

Programmatorische Overheidsdienst

RSZ

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid

SAB

Société des Américanistes de Belgique

VED

Vrienden van de Educatieve Dienst

vso

vennootschap met sociaal oogmerk

vzw

vereniging zonder winstoogmerk

8

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale bewaartermijn en hun definitieve bestemming. De Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis weten op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk

De archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Datering

De archiefstukken wordt zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk.

Bewaartermijn

De bewaartermijn wordt bepaald door de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis en drukt uit hoe lang ze het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefstukken worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis kan deze termijnen immers te allen tijde opnieuw bekijken.

Def. bestemming

De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen

Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie opgenomen.

9

Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis - Archiefselectielijst

DIRECTIE EN DIENSTEN Datering

Bewaartermijn

Definitieve bestemming

Agenda’s van de briefwisseling

1859-heden

5 jaar

bewaren

Briefwisseling (ongeordend en gefragmenteerd)

1859-1891

verstreken

bewaren

Briefwisseling (chronologisch geordend)

1891-1898

verstreken

bewaren

Briefwisseling (alfabetisch geordend op familienaam)

1898-1913

verstreken

bewaren

Briefwisseling met het wetenschappelijk personeel (alfabetisch geordend op familienaam)

1897-1913

verstreken

bewaren

Briefwisseling (geordend op volgnummer)

1903-1946

verstreken

bewaren

Briefwisseling (ongeordend en gefragmenteerd)

1955-1959

verstreken

bewaren


1955-1961

verstreken

bewaren

Dienstnota’s (oudere ongeordend en gefragmenteerd)

1911-heden

10 jaar

bewaren

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER – DIRECTIE

10

Opmerkingen

Deze reeks bevat hoofdzakelijk formele en protocollaire briefwisseling (felicitaties, condoleances).


Dossiers inzake de organisatie en interne werking (ongeordend en gefragmenteerd)

1838-1918

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de organisatie en interne werking (geordend op dienst of departement)

1980-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake het beheer van het fonds «Per Musea»

1990-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake de praktische lessen archeologie

1903-1950

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de coördinatie van de samenwerking met binnenlandse en buitenlandse musea, verenigingen, tentoonstellingsorganisatoren, universiteiten, wetenschappelijke instellingen, onderzoekscentra, stichtingen en andere instellingen (oudere ongeordend en gefragmenteerd)

1880-heden

10 jaar

structurele samenwerkingsinitiatieven bewaren, overige vernietigen

Jaarverslagen (oudere ongeordend en gefragmenteerd)

1860-heden

10 jaar

bewaren

Driemaandelijkse verslagen van het wetenschappelijke personeel (deels ongeordend en gefragmenteerd)

1904-1950

verstreken

bewaren

Jaarverslagen van het wetenschappelijke personeel

1973-1996

11

10 jaar

selecteren

Deze reeks handelt voornamelijk over het reglement, het organigram, de relatie met de voogdijbesturen...

De jaarverslagen enkel tot en met het jaar 1988 bewaren, aangezien deze individuele jaarverslagen vanaf het jaar 1989 in het jaarverslag van de instelling werden opgenomen.


Dossiers inzake de organisatie van bezoeken, bezoekersaantallen, openingsuren en klachten van bezoekers

1983-heden

10 jaar

bewaren

Gulden Boek van het Bellevuemuseum

1978-1994

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Bestuurscommissie

1860-1860

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Commissie van Toezicht (oudere ongeordend en gefragmenteerd)

1878-1969

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Oude Kunstnijverheden en Oudheden

1894-1905

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Monumentale en Industriële Kunst

1899-1914

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de organisatie en interne werking van de afdeling Monumentale en Industriële Kunst

1890-1920

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Decoratieve Schilderkunst

1891-1911

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de organisatie en interne werking van de afdeling Decoratieve Schilderkunst

1891-1906

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Oudheid

1913-1940

verstreken

bewaren

12


Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Kunstnijverheid

1914-1931

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Wapens en Wapenuitrustingen

1912-1929

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Wetenschappelijke Raad

1981-heden

10 jaar

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Commissie voor het Beheer van het Eigen Vermogen (oudere ongeordend en gefragmenteerd)

1933-1986

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Beheerscommissie van de Groepering Musea en van de Beheerscommissie van de Pool Musea

1987-heden

10 jaar

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Directieraad

1999-heden

10 jaar

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Aankoopcommissie

2000-heden

10 jaar

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de vergadering van het wetenschappelijk personeel

1988-1998

10 jaar

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de vergadering van de diensthoofden

2001-heden

10 jaar

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Jury van Werving en Bevordering en de Commissie van Werving en Bevordering

1982-heden

10 jaar

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité (BOC)

1988-heden

10 jaar

bewaren

13


Notulen en bijhorende stukken van de Technische Vergadering

1993-1998, 2005-heden

10 jaar

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Commissie Beveiliging Verzamelingen

1997-2000

10 jaar

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van het College der Hoofden van de Wetenschappelijke Inrichtingen en het College van Instellingshoofden van de Federale Wetenschappelijke Instellingen («College der Directeurs»)

1990-2005

10 jaar

vernietigen

Notulen en bijhorende stukken van het Directiecomité van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid

2005-heden

10 jaar

vernietigen

Notulen en bijhorende stukken van de Hoge Raad Technisch Onderwijs

1905-1914

verstreken

vernietigen

De originelen worden reeds bewaard in het Algemeen Rijksarchief.

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

2001-heden

10 jaar

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Dossiers inzake begrotingen en begrotingswijzigingen (oudere ongeordend en gefragmenteerd)

1860-heden

15 jaar

bewaren

Dossiers inzake bijzondere kredieten

1861-1883

verstreken

bewaren

Registers van de uitgaven

1901-1910

verstreken

bewaren

REEKSEN JURIDISCHE ONDERSTEUNING EN ADVIES – JURIDISCHE DIENST

Dossiers inzake juridische ondersteuning (geordend op «A(rchief)»-volgnummer) REEKSEN FINANCIEEL BEHEER – BOEKHOUDING

14

Opmerkingen


Grootboeken

1904-1956, 2002-heden

15 jaar

bewaren

Dagboeken

1902-1953

verstreken

bewaren

Kasboeken voor de verkoop van toegangskaarten

1924-1948

verstreken

bewaren

Voorschotregisters

1950-1975

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de rekening en verantwoording in uitvoering van art. 15 van de Wet van 29 oktober 1846 (chronologisch geordend)

1855-1988

verstreken

bewaren

Bestelbonnen (vanaf 2002 geordend op volgnummer PIA)

2000-heden

15 jaar

vernietigen

Facturen (geordend op volgnummer betaling)

1974-2001

15 jaar

selecteren

Facturen (geordend op begrotingsartikel)

1993-2001

15 jaar

selecteren

Facturen (geordend op volgnummer PIA)

2002-heden

15 jaar

selecteren

Kasstukken

2000-heden

15 jaar

vernietigen

15

Deze reeks handelt over de uitgaven voor personeel, materiaal en de aankoop van collecties en wordt in de periode 1909-1945 opgedeeld in een reeks dossiers inzake de uitgaven voor personeel en een reeks dossiers inzake de uitgaven voor materiaal en de aankoop van collecties.

De originele facturen met betrekking tot de aankoop van de duurzame goederen en de collecties (art. 74) en de originele facturen met betrekking tot de renovaties (art. 12.01) bewaren, de overige vernietigen.


Rekeninguittreksels (vanaf 2002 geordend op volgnummer PIA)

1992-heden

15 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de btw-aangiften

2000-heden

15 jaar

vernietigen

Databank voor boekhoudkundig en financieel beheer (Microsoft Access)

1997-2001

15 jaar

bewaren

Databank voor boekhoudkundig en financieel beheer (PIA, Oracle)

2002-heden

15 jaar

bewaren

Jaarrekeningen

1987-heden

15 jaar

bewaren

Dubbels van contracten met derden

2000-heden

5 jaar na beëindiging contract

bewaren

Datering

Bewaartermijn


REEKSEN FINANCIEEL BEHEER – EIGEN VERMOGEN

Dossiers inzake het financieel beheer van het Eigen Vermogen (met facturen, rekeninguittreksels, wissels...)

1933-1969

verstreken

vernietigen

Grootboeken van het Eigen Vermogen

1936-1956

verstreken

bewaren

Dagboeken van het Eigen Vermogen

1921-1956, 1975-1982

verstreken

bewaren

Inkoopboek van het Eigen Vermogen

1970-1987

verstreken

vernietigen

Verkoopboek van het Eigen Vermogen

1970-1987

verstreken

vernietigen

Postchequerekeningregister van het Eigen Vermogen

1975-1989

verstreken

vernietigen

16

Opmerkingen


Portregisters van het Eigen Vermogen

1981-1987

verstreken

vernietigen

Facturen van het Eigen Vermogen

1973-1988

verstreken

vernietigen

Rekeninguittreksels van het Eigen Vermogen

1973-1974

verstreken

vernietigen

Registers van verzonden foto’s van het Eigen Vermogen

1943-1968

verstreken

vernietigen

Registers van verzonden postkaarten van het Eigen Vermogen

1942-1968

verstreken

vernietigen

Bewaartermijn


Opmerkingen

10 jaar

selecteren

De inhoudelijk belangrijke stukken betreffende structurele en ingrijpende werken bewaren ( niet uitgevoerde voorontwerpen, «as built» plannen, maquettes, foto's, bestekken, weerhouden offertes, goedkeuringsbeslissingen, opleveringsstukken…), de overige stukken vernietigen.

1891-1912, 1983-1988

verstreken

vernietigen

- dossiers (chronologisch geordend)

1859-1897

verstreken

bewaren

- registers (geordend op volgnummer)

1934-1970

verstreken

bewaren

REEKSEN MATERIEEL BEHEER – TECHNISCHE DIENSTEN

Dossiers en plannen inzake de verwerving, de bouw, de inrichting, het onderhoud, de renovatie, de restauratie en/of de beveiliging van de terreinen en de gebouwen (grotendeels ongeordend en gefragmenteerd)

Dossiers inzake het telefoonnetwerk

Datering

dossiers: 1844-1999 plannen: 1909-1970

Inventaris van materieel en meubilair

17


- registers (geordend per lokaal)

1934-1953

verstreken

bewaren

- plakkaten (geordend per lokaal)

1951-1951

verstreken

vernietigen

Notulen en bijhorende stukken van de Commissie voor de inrichting en het gebruik van het Jubelparkpaleis en de Kunstberg verbonden aan het Ministerie van Openbare Werken

1919-1924

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Commissie voor de verlichting van musea en van kunstwerken verbonden aan de vzw Belgisch Nationaal Comité voor Verlichtingskunde

1950-1954

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de organisatie van en de procedures voor de bewaking

1996-1998

verstreken

bewaren

Beurtlijsten en verslagen van de bewakers

1912-1999

verstreken

selecteren

Bewaartermijn


Dossiers inzake de levering van goederen en diensten 1887-1968 (meubilair, kantoorbenodigdheden, laboratoriummateriaal, werktuigen...)

verstreken

vernietigen

Orderboeken voor de levering van goederen en diensten 1927-1953 (meubilair, kantoorbenodigdheden, laboratoriummateriaal, werktuigen...)

verstreken

vernietigen

Steekkaarten inzake de levering van goederen en diensten 1962-1990 (meubilair, kantoorbenodigdheden, laboratoriummateriaal, werktuigen...)

verstreken

vernietigen

REEKSEN MATERIEEL BEHEER – ECONOMAAT

Datering

18

De verslagen met betrekking tot opmerkelijke voorvallen bewaren, de overige stukken vernietigen. Opmerkingen


Voorschotregisters voor de levering van goederen en diensten 1911-1933 (meubilair, kantoorbenodigdheden, laboratoriummateriaal, werktuigen...)

verstreken

vernietigen

Dubbels van bestelbonnen voor de levering van goederen en diensten 1954-heden (meubilair, kantoorbenodigdheden, laboratoriummateriaal, werktuigen...)

5 jaar

vernietigen

Leveringsbonnen voor de levering van goederen en diensten 2005-heden (meubilair, kantoorbenodigdheden, laboratoriummateriaal, werktuigen...)

5 jaar

vernietigen

Maandelijkse staten met opgave kopieaantallen van de kopieerapparaten

2000-heden

10 jaar

vernietigen

REEKSEN PERSONEELSBEHEER – PERSONEELSDIENST

Datering

Bewaartermijn


2 jaar

vernietigen

Briefwisseling en formulieren inzake spontane sollicitaties (oudere ongeordend en gefragmenteerd)

1877-1994

Dossiers inzake de aanwerving en bevordering van personeelsleden

1976-1982

20 jaar

selecteren

Stukken betreffende het administratief en het financieel statuut van het personeel (deels ongeordend en gefragmenteerd)

1853-1998

15 jaar

bewaren

Eensluidende afschriften van koninklijke en ministeriële besluiten houdende de benoeming, de loonsverhoging, de disponibiliteit en het ontslag van personeelsleden (chronologisch geordend)

1879-1951

verstreken

bewaren

Opgaven der wijzigingen van personeelsleden

1926-1946

verstreken

vernietigen

19

Opmerkingen

De processen-verbaal, deelnemerslijsten, vragen en uitslagen bewaren, de overige stukken vernietigen.


Dossiers inzake het personeelsplan

2005-heden

3 jaar

bewaren

Dossiers inzake de organisatie van opleidingen voor het personeel

2006-heden

5 jaar

bewaren

Afwezigheidregisters

1936-1940

verstreken

vernietigen

Aanwezigheidslijsten, puntinglijsten en prikkloklijsten

1977-1994

verstreken

vernietigen

Prikklokdatabank (Unitime)

2004-heden

3 jaar

vernietigen

Verlofkaarten en verloffiches (deels ongeordend en gefragmenteerd)

1973-1999

verstreken

vernietigen

Verlofdatabank (Unitime)

2004-heden

3 jaar

vernietigen

1980-heden

110 jaar na geboortedatum personeelslid

bewaren

1985-heden


bewaren

Personeelslijsten van personeelsleden

Personeelssteekkaarten van personeelsleden

20


Personeelsdatabank van personeelsleden (Microsoft Access)

1990-heden


bewaren

Personeelsdossiers (geordend op volgnummer)

1856-heden


Jobstudentendossiers

1997-heden

5 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de bijdragen voor de Weduwen- en Wezenkas

1867-1924

verstreken

vernietigen

Notulen en bijhorende stukken van de Onderzoekscommissie (voor onderzoek van gedrag personeelsleden tijdens de Eerste Wereldoorlog)

1919-1919

verstreken

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Notulen en bijhorende stukken van de maandelijkse vergaderingen

2004-heden

2 jaar

bewaren

Dossiers inzake de aankoop en de levering van ICT-technologie

2004-heden

15 jaar

vernietigen

REEKSEN ICT-BEHEER – ICT-DIENST

21

bewaren

Deze personeelsdossiers worden in drie verschillende op volgnummer geordende reeksen bewaard. Sommige dossiers dienen opnieuw samengesteld te worden. Een personeelsdossier zou vijf jaar na de pensionering of het vertrek van het betrokken personeelslid geschoond kunnen worden, waarbij de volgende documenten verwijderd kunnen worden: geneeskundige attesten, verlofkaarten en verloffiches…

Opmerkingen


Back-uptapes met gegevens van servers, databanken en e-mailverkeer

2006-heden

6 maanden

vernietigen

Datering

Bewaartermijn


Briefwisseling betreffende de (mogelijke) aankoop, schenking, legatering of ruil van collecties

1835-heden

10 jaar

bewaren

Formulieren van de te koop, schenking of ruil aangeboden collecties

1904-1908, 1928-1962

verstreken

bewaren

Aanwinstenformulieren van de collecties

1901-1929

verstreken

bewaren

Aanwinstendossiers van de via aankoop verworven collecties (geordend op volgnummer)

1898-1989

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers van de via aankoop verworven collecties (geordend per departement)

1970-1998

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers van de via schenking, legaat, ruil of bruikleen verworven collecties (geordend op volgnummer)

1901-1960

tot substitutie

bewaren

Deze reeks handelt na 1960 over uitgaande bruiklenen. Zie ook de lager in de lijst omschreven reeks.

Aanwinstendossiers van de via aankoop, schenking of legaat verworven collecties

1982-heden

tot substitutie

bewaren

Deze reeks vertoont lacunes. Voor meer informatie, zie hoofdstuk over archiefvorming en archiefbeheer.

Aanwinstendossiers van de collecties van het Hallepoortmuseum

1909-1926

tot substitutie

bewaren

REEKSEN COÖRDINATIE COLLECTIEBEHEER

22

Opmerkingen


Aanwinstenregisters van de collecties («algemene inventarissen»)

1848-heden

tot substitutie

bewaren


Aanwinstenregisters van de via schenking of legaat verworven collecties

1874-1917

tot substitutie

bewaren


[20ste eeuw]

verstreken

bewaren

Steekkaartencatalogus van de collecties (houten steekkaartenkast) - deel geordend op domein: beeldhouwwerk, meubels, leder, zegels… - deel geordend op legataris: Godschalk, Ravenstein, Vermeersch. - deel geordend op volgnummer "Fonds Musées". - deel geordend op volgnummer van de schenkingen. Steekkaartencatalogus van de collecties (metalen steekkaartenkast) - deel geordend op naam van de schenker, legataris of verkoper. - deel geordend op type object: bord, vaas, zegel… - deel geordend op type materiaal: zilver, steen, ijzer, porselein, faience…

[20ste eeuw]

- deel bewaargevingen - deel geordend op legataris: Ravenstein, Godschalk, Lohest, Evenepoel en Vermeersch.

23

verstreken

bewaren

Deze steekkaarten verwijzen naar het nummer van het aanwinstenregister («algemene inventaris ») en/of naar het nummer van de afdeling en soms naar het nummer van het aanwinstendossier.


Centrale databank van de collecties (MuseumPlus)

2007-heden

tot substitutie

bewaren

Briefwisseling betreffende uitgaande bruiklenen van collecties (chronologisch geordend)

1856-1892

verstreken

bewaren

Formulieren van uitgaande bruiklenen van collecties (geordend op volgnummer)

1958-1977

verstreken

bewaren

Dossiers inzake uitgaande bruiklenen van collecties (geordend op volgnummer, vanaf 2003 geordend op jaar en volgnummer)

1960-heden

1 jaar

bewaren

Dossiers inzake langdurige uitgaande bruiklenen van collecties en vitrines aan overheidsinstellingen en kerkelijke instellingen (geordend op volgnummer)

1929-heden

tot 1 jaar na beëindiging bruikleen

bewaren

Dossiers inzake de verzekering van collecties gedurende hun restauratie (geordend op volgnummer)

2000-heden

1 jaar

bewaren

Briefwisseling inzake de aanvragen tot reproductie van collecties (chronologisch geordend)

1856-1892

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de diefstal van collecties

1909-1960

verstreken

bewaren

Briefwisseling met betrekking tot ongevallen met collecties

1968-1984

verstreken

bewaren

24

Deze reeks handelt vóór 1960 over via schenking, legaat, ruil of bruikleen verworven collecties. Zie ook de hoger in de lijst omschreven reeks.


Dossiers inzake de door het Verdrag van Saint-Germain-en-Laye gestipuleerde teruggave van de collectie wapens en wapenuitrustingen van het Arsenaal in Brussel, in 1794 weggevoerd door de Oostenrijkers

verstreken

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Dubbels van bestelbonnen

1996-heden

5 jaar

vernietigen

Dossiers inzake tewerkgestelde stagairs

1983-heden

5 jaar

vernietigen

Lijsten van restauraties van collecties («Demandes d'intervention»)

1983-heden

tot substitutie

bewaren

Verslagen van restauraties van collecties («Demandes d'intervention»)

1983-heden

tot substitutie

bewaren

Foto's van te restaureren en gerestaureerde collecties

2003-heden

5 jaar

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Dossiers inzake de coördinatie van de organisatie van permanente of tijdelijke tentoonstellingen

1902-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake de medewerking aan tentoonstellingen

1867-heden

10 jaar

bewaren

REEKSEN COLLECTIERESTAURATIE – RESTAURATIEATELIER

REEKSEN COÖRDINATIE TENTOONSTELLINGEN – DIRECTIE

1918-1924

25

Opmerkingen

Opmerkingen


REEKSEN PERMANENTE TENTOONSTELLINGEN – MUSEOLOGISCHE DIENST

Dossiers inzake de organisatie van permanente en tijdelijke tentoonstellingen en hun didactische omkadering (geordend per project)

REEKSEN TIJDELIJKE TENTOONSTELLINGEN – DIENST TIJDELIJKE TENTOONSTELLINGEN

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

2000-heden

10 jaar

selecteren

De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren (briefwisseling, verslagen, bestekken, weerhouden offertes, draaiboek, zaalteksten, luisterteksten, foto's, tekeningen…), de overige vernietigen.

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Dossiers inzake de organisatie van tijdelijke tentoonstellingen (geordend per tentoonstelling)

1988-heden

20 jaar

selecteren

Affiches, brochures, folders en uitnodigingen (geordend per tentoonstelling)

1990-heden

20 jaar

bewaren

Datering

Bewaartermijn


verstreken

bewaren

REEKSEN COÖRDINATIE WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK – DIRECTIE

Dossiers inzake wetenschappelijke zendingen (deels ongeordend en gefragmenteerd)

1859-1995

26

De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren (briefwisseling, verslagen, bestekken, weerhouden offertes, bruikleengegevens, zaalteksten, luisterteksten, foto's, tekeningen…), de overige vernietigen.

Opmerkingen


REEKSEN PERS EN COMMUNICATIE - COMMUNICATIEDIENST

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

De inhoudelijk belangrijke stukken met betrekking tot het communicatiebeleid bewaren (nota's, briefwisseling verslagen…), de overige vernietigen.

Dossiers inzake de algemene communicatie (oudere ongeordend en gefragmenteerd)

1925-heden

10 jaar

selecteren

Dossiers inzake de promotie van de permanente tentoonstellingen

1995-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake de promotie van de tijdelijke tentoonstellingen

1995-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake de public relations

2000-heden

10 jaar

bewaren

Brochures en folders

1996-heden

5 jaar

1 exemplaar bewaren

Affiches

2000-heden

5 jaar

1 exemplaar bewaren

Films

1995-heden

5 jaar

bewaren

Website

2006-heden

tot ingrijpende aanpassing

bewaren

Persknipsels (chronologisch geordend)

1968-heden

2 jaar

selecteren

27

De persknipsels met betrekking tot de instelling bewaren, de overige vernietigen.


1995-heden

5 jaar

1 exemplaar bewaren

Datering

Bewaartermijn


Dossiers inzake de terbeschikkingstelling of verhuur van zalen voor de organisatie van congressen, colloquia, banketten, externe tentoonstellingen... (geordend per evenement)

1972-heden

15 jaar

vernietigen

Dubbels van facturen voor de terbeschikkingstelling of verhuur van zalen voor de organisatie van congressen, colloquia, banketten, externe tentoonstellingen... (chronologisch geordend)

2001-heden

15 jaar

vernietigen

Briefwisseling inzake de promotie van de terbeschikkingstelling of verhuur van zalen voor de organisatie van congressen, colloquia, banketten, externe tentoonstellingen... in gespecialiseerde publicaties

2001-heden

15 jaar

vernietigen

Foto's van de in de terbeschikkinggestelde of verhuurde zalen gehouden congressen, colloquia, banketten, externe tentoonstellingen...

2003-heden

15 jaar

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Persknipselmappen («Pressbooks», per tentoonstelling)

REEKSEN ZALENVERHUUR – DIENST ZALENVERHUUR

REEKSEN FRANSTALIGE EDUCATIE - SERVICE ÉDUCATIF ET CULTUREL (zie ook het hoofdstuk over de vzw Diffusion Culturelle)

Verslagen van de vergaderingen

1984-1995

10 jaar

bewaren

Jaarverslagen

2000-2003

10 jaar

vernietigen

Briefwisseling inzake spontane sollicitaties

2000-heden

3 jaar

vernietigen

28

Opmerkingen

Opmerkingen

Deze jaarverslagen bevatten dezelfde informatie als de jaarverslagen van de instelling.


Personeelsdossiers van tijdelijke gidsen

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Dubbels van facturen voor tijdelijke gidsen (alfabetisch geordend op familienaam van de tijdelijke gids)

2000-heden

3 jaar

vernietigen

Databank voor reservatie van rondleidingen en museumateliers (Vista)

2003-heden

5 jaar

bewaren

Briefwisseling inzake de reservatie en betaling van rondleidingen voor permanente tentoonstellingen (chronologisch geordend)

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Briefwisseling inzake de reservatie en betaling van rondleidingen voor tijdelijke tentoonstellingen (geordend per tijdelijke tentoonstelling)

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de organisatie van museumateliers en workshops

1971-heden

10 jaar

selecteren

De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren (richtlijnen, verslagen, foto's…), de overige vernietigen.

Dossiers inzake de redactie van bezoekersgidsen, brochures, folders…

2000-heden

5 jaar

selecteren

De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren (verslagen, foto's…), de overige vernietigen.

Dossiers inzake de organisatie van lezingen, evenementen, excursies…

2000-heden

10 jaar

selecteren


selecteren

De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren (briefwisseling, verslagen, bestekken, weerhouden offertes, bruikleengegevens, zaalteksten, luisterteksten, foto's, tekeningen…), de overige vernietigen.

Dossiers inzake de organisatie van het Museum voor Blinden

1970-heden

29

10 jaar


Dossiers inzake de tewerkstelling en evaluatie van stagiairs

2005-heden

5 jaar

vernietigen

Datering

Bewaartermijn


Verslagen van de vergaderingen

1984-heden

10 jaar

bewaren

Jaarverslagen

1986-2003

10 jaar

bewaren

Briefwisseling inzake spontane sollicitaties

1992-heden

3 jaar

vernietigen

Personeelsdossiers van tijdelijke gidsen

1992-heden

5 jaar

vernietigen

Dubbels van facturen voor tijdelijke gidsen

1992-heden

5 jaar

vernietigen

Registers voor de reservatie van rondleidingen

1994-2003

5 jaar

vernietigen

Databank voor reservatie van rondleidingen en museumateliers (Vista)

2003-heden

5 jaar

bewaren

Briefwisseling inzake de reservatie en betaling van rondleidingen voor permanente tentoonstellingen (chronologisch geordend)

1999-heden

5 jaar

vernietigen

Briefwisseling inzake de reservatie en betaling van rondleidingen voor tijdelijke tentoonstellingen (geordend per tijdelijke tentoonstelling)

1998-heden

5 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de organisatie van museumateliers en workshops

1985-heden

10 jaar

selecteren

REEKSEN NEDERLANDSTALIGE EDUCATIE - EDUCATIEVE EN CULTURELE DIENST (zie ook het hoofdstuk over de vzw Vrienden van de Educatieve Dienst)

30

Opmerkingen

Deze jaarverslagen bevatten meer gedetailleerde informatie dan de jaarverslagen van de instelling.



Dossiers inzake de redactie van bezoekersgidsen, brochures, folders…

1992-heden

5 jaar

selecteren


Dossiers inzake de organisatie van lezingen, evenementen, excursies…

1992-heden

10 jaar

selecteren

De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren (verslagen, foto's…), de overige vernietigen. De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren (briefwisseling, verslagen, bestekken, weerhouden offertes, bruikleengegevens, zaalteksten, luisterteksten, foto's, tekeningen…), de overige vernietigen.

Dossiers inzake de organisatie van het Museum voor Blinden

1984-heden

10 jaar

selecteren

Dossiers inzake de tewerkstelling en evaluatie van stagiairs

1992-heden

5 jaar

vernietigen

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

De inhoudelijk belangrijke stukken met betrekking tot het bibliotheekbeleid bewaren (nota's, briefwisseling verslagen…), de overige vernietigen.

REEKSEN BEHEER CENTRALE BIBLIOTHEEK

Dossiers inzake de interne organisatie en werking

1970-heden

5 jaar

selecteren

Notulen en bijhorende stukken van de Bibliotheekcommissie

2002-heden

5 jaar

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de interne dienstvergadering

2003-heden

5 jaar

bewaren

Aanwinstenregisters van de collecties boeken en tijdschriften («Bibliothèque inventaire», geordend op inventarisnummer)

1857-heden

tot substitutie

bewaren

31

Er bestaan ook enkele afzonderlijke aanwinstenregisters voor aan de instelling geschonken collecties.


Aanwinstenformulieren van de collecties boeken en tijdschriften

1903-1928

verstreken

vernietigen

Stukken betreffende de aankoop van boeken en tijdschriften (oudere ongeordend en gefragmenteerd)

1860-heden

3 jaar

vernietigen

Stukken betreffende de ruil of schenking van boeken en tijdschriften (oudere ongeordend en gefragmenteerd)

1937-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de conservatie en restauratie van boeken en tijdschriften

1970-heden

5 jaar

selecteren

Steekkaartencatalogus voor de collecties boeken («Algemene catalogus», alfabetisch geordend op familienaam auteur)

1900-heden

tot substitutie

vernietigen

Steekkaartencatalogus voor de collecties boeken («Trefwoordencatalogus», alfabetisch geordend op trefwoord)

1900-heden

tot substitutie

vernietigen

Steekkaartencatalogus voor de collectie tijdschriften en veilingcatalogi («Tijdschriftencatalogus», geordend op binnenlandse en buitenlandse)

1900-heden

tot substitutie

vernietigen

Steekkaarten inzake de interne ontlening van boeken en tijdschriften (geordend op familienaam conservator, vervolgens op inventarisnummer)

1950-heden

tot substitutie

vernietigen

Inschrijvingsformulieren

1991-heden

3 jaar

vernietigen

1997-heden

tot 3 jaar na start nieuw register

vernietigen

Leeszaalregisters

32

De stukken betreffende belangrijke restauraties bewaren, de overige vernietigen.


REEKSEN BEHEER VOORMALIGE DIENST VOOR BELGISCHE DOCUMENTATIE

Dossiers inzake de organisatie en werking van de voormalige Dienst voor Belgische Documentatie REEKSEN BEHEER VOORMALIGE FOTOWERKPLAATS

Datering

1920-1946 Datering

Bewaartermijn


verstreken

bewaren

Bewaartermijn


Briefwisseling van de voormalige fotowerkplaats

1902-1907

verstreken

bewaren

Verslagen van de voormalige fotowerkplaats

1903-1904

verstreken

bewaren

Aanwinstenformulieren van de voormalige fotowerkplaats

1903-1906

verstreken

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Bestelbonnen van de diatheek

2002-heden

5 jaar

vernietigen

Verzendingsnota's van de diatheek

2002-heden

5 jaar

vernietigen

Steekkaartencatalogus van de collecties van de diatheek (geordend per categorie en/of per thema)

1974-2005

tot substitutie

bewaren

Catalogus van de collecties van de diatheek (geordend per categorie en/of per thema)

1991-2003

tot substitutie

bewaren

Lijsten van de collecties van de diatheek (Microsoft Excel)

2002-2005

tot substitutie

bewaren

REEKSEN BEHEER DIATHEEK EN FOTOTHEEK

33

Opmerkingen

Opmerkingen

Opmerkingen


Bestelbonnen van de fototheek

1997-heden

5 jaar

vernietigen

Verzendingsnota's van de fototheek

1997-heden

5 jaar

vernietigen

Databank voor de collecties van de fototheek (Microsoft Access)

2007-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de interne aanmaak van beeldmateriaal

1997-heden

5 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de overeenkomsten met fotografen voor de externe aanmaak van beeldmateriaal

1997-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake de externe aanvragen tot reproductie van beeldmateriaal (oudere ongeordend en gefragmenteerd)

1898-heden

5 jaar

vernietigen

REEKSEN BEHEER AFGIETSELWERKPLAATS (zie ook verder: voormalige Commission royale belge des échanges internationaux - section artistique)

Datering

Bewaartermijn


Briefwisseling

1917-heden

5 jaar

bewaren

Dossiers inzake de organisatie en interne werking

1894-1965

verstreken

bewaren

Grootboeken

1920-1956

verstreken

bewaren

Dagboeken

1920-1952

verstreken

bewaren

Kasboeken

1920-1948

verstreken

bewaren

34

Opmerkingen

Deze reeks wordt sinds 2004 opgesplitst in interne briefwisseling, briefwisseling met klanten en briefwisseling met leveranciers.


Inventarissen van de collecties mallen

1931-2001

verstreken

bewaren

Databank van de collecties mallen (Microsoft Access)

2001-heden

tot substitutie

bewaren

Klantenregisters voor de verkoop van afgietsels

1955-1989

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de verkoop van afgietsels

1927-1947

verstreken

bewaren

Bestelbonnen voor de verkoop van afgietsels

1909-heden

5 jaar

bewaren

Foto's van mallen, afgietsels en activiteiten in de afgietselwerkplaats

1900-heden

tot substitutie

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Dossiers inzake de aankoop en aanvaarding in depot van publicaties en voorwerpen

2003-heden

5 jaar

vernietigen

Steekkaarten inzake de verkoop en voorraad van publicaties

1991-heden

tot beëindiging verkoop

vernietigen

Dagelijkse kasoverzichten en voorraadoverzichten

2005-heden

3 jaar

vernietigen

Dubbels van aan klanten verzonden facturen

2003-heden

3 jaar

vernietigen

REEKSEN BEHEER MUSEUMSHOP

35

Deze reeks omvat meer algemene stukken. De individuele verkopen werden via de briefwisseling of de bestelbonnen geregeld.

Opmerkingen


REEKSEN PUBLICATIES

Datering

Bewaartermijn


Dossiers inzake de redactie van collectiecatalogi

1896-1921

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de redactie en de druk van het Bulletin

1904-heden

5 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de verkoop van het Bulletin

1902-1952

verstreken

vernietigen

Register inzake de verkoop van publicaties

1955-1963

verstreken

vernietigen

Dossiers inzake de verkoop van publicaties

1960-1970

verstreken

vernietigen

Datering

Bewaartermijn


Minuten van de uitgaande brieven (chronologisch geordend)

1994-heden

5 jaar

vernietigen

Lijsten van de vrijwilligers

2007-heden

2 jaar

bewaren

Prestatiestaten van de vrijwilligers

1998-heden

2 jaar

vernietigen

Aanwezigheidslijsten van de vrijwilligers

2003-heden

2 jaar

vernietigen

1994-heden

tot bereik maximumleeftijd voor vrijwilligers

vernietigen

REEKSEN VRIJWILLIGERSWERK

Dossiers inzake de vrijwilligers (alfabetisch geordend op familienaam)

36

Opmerkingen

Opmerkingen


VOORMALIGE COMMISSION ROYALE BELGE DES ÉCHANGES INTERNATIONAUX – SECTION ARTISTIQUE REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER

Datering

Bewaartermijn


Briefwisseling

1874-1909

verstreken

bewaren

Notulen

1871-1921

verstreken

bewaren

Jaarverslagen (met aanwinstenlijsten)

1896-1913

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de organisatie en de interne werking

1891-1921

verstreken

bewaren

Bewaartermijn


verstreken

bewaren

Bewaartermijn


REEKSEN FINANCIEEL BEHEER

Dossiers inzake het financieel beheer REEKSEN ACTIVITEITEN

Datering

1871-1914 Datering

Dossiers inzake de via ruil en aankoop verworven afgietsels

1869-1926

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de vervaardiging van afgietsels

1823-1924

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de verkoop van afgietsels

1904-1923

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de organisatie van permanente en tijdelijke tentoonstellingen van afgietsels

1886-1924

verstreken

bewaren

37

Opmerkingen

Opmerkingen

Opmerkingen


DEPARTEMENT I OUDHEID REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER


Datering

Bewaartermijn


2000-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake de organisatie en de interne werking (thematisch geordend)

2000-heden

10 jaar

selecteren

Notulen en bijhorende stukken van de departementale vergaderingen

2000-heden

5 jaar

bewaren

Datering

Bewaartermijn


2000-heden

5 jaar

selecteren

Datering

Bewaartermijn


-

-

-

Datering

Bewaartermijn


-

-

-


Dossiers inzake het financieel beheer (chronologisch geordend)

REEKSEN MATERIEEL BEHEER

REEKSEN PERSONEELSBEHEER

-

38

Opmerkingen

De inhoudelijke belangrijke departementsgebonden stukken (nota's, verslagen…) bewaren, de overige vernietigen.

Opmerkingen

De (vanaf 2005 opgestelde) samenvattende opgaven bewaren, de overige stukken vernietigen. Opmerkingen

Opmerkingen


Datering

Bewaartermijn


-

-

-

Datering

Bewaartermijn


Collectiedossiers voor de collecties Egypte (geordend op volgnummer)

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties Egypte («E», geordend op volgnummer)

1903-heden

tot substitutie

bewaren

Databank van de collecties Egypte (Microsoft Access)

1997-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties Egypte (chronologisch geordend, per tentoonstelling)

1973-heden

10 jaar

vernietigen

Aanwinstenregisters van de foto's Egypte (geordend op volgnummer)

1900-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus van de foto's Egypte (geordend op museum, vervolgens op typologie)

1920-heden

tot substitutie

bewaren

REEKSEN ICT-BEHEER

-

Opmerkingen

AFDELING 1 EGYPTE, NABIJE-OOSTEN, IRAN REEKSEN COLLECTIEBEHEER

39

Opmerkingen

Deze dossiers bevatten algemene briefwisseling, aanwinstengegevens, restauratiegegevens…


Foto's Egypte

1900-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus van de dia's Egypte (geordend op volgnummer)

1950-1987

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus van de dia's Egypte (thematisch geordend)

1950-1987

tot substitutie

bewaren

Dia's Egypte

1900-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus van de glasplaten Egypte (geordend op volgnummer)

1920-1950

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus van de glasplaten Egypte (thematisch geordend)

1920-1950

tot substitutie

bewaren

Glasplaten Egypte (diapositieven met formaat 8,5 op 10 cm)

1920-1950

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de collecties Nabije Oosten (chronologisch geordend)

1966-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties Nabije Oosten («O», geordend op volgnummer)

1903-heden

tot substitutie

bewaren

Collectielijsten van de collecties Nabije Oosten (Microsoft Excel)

2006-heden

tot substitutie

bewaren

40

Deze foto's omvatten niet alleen afbeeldingen van de collecties, maar ook documentatie-afbeeldingen.

Deze dia's omvatten niet alleen afbeeldingen van de collecties, maar ook documentatie-afbeeldingen.

Deze glasplaten omvatten niet alleen afbeeldingen van de collecties, maar ook documentatie-afbeeldingen.


Deze dossiers worden samen bewaard met de dossiers inzake de organisatie van tentoonstellingen met betrekking tot het Nabije Oosten (zie onder)

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties Nabije Oosten (chronologisch geordend)

1989-heden

10 jaar

vernietigen

Aanwinstendossiers voor de collecties Iran (geordend op oorsprong)

1934-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties Iran («IR», geordend op volgnummer)

1964-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de restauratie van de collecties Iran (chronologisch geordend)

1954-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties Iran (geordend per tentoonstelling)

1982-heden

tot substitutie

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

1974-heden

*permanent: tot renovatie circuit/zaal *tijdelijk: 10 jaar

selecteren

De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren (briefwisseling, verslagen, bestekken, weerhouden offertes, draaiboek, zaalteksten, foto's, tekeningen…), de overige vernietigen.

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

1937-heden

tot vertrek conservator

selecteren

REEKSEN TENTOONSTELLINGEN

Dossiers inzake de organisatie van permanente en tijdelijke tentoonstellingen (geordend per conservator)

REEKSEN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK

Dossiers inzake de organisatie en uitvoering van wetenschappelijke onderzoeksprojecten (geordend per conservator)

41

De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren (projectaanvragen, briefwisseling, niet door de instelling


uitgegeven publicaties en artikels, teksten van lezingen...), de overige vernietigen.

AFDELING 2 KLASSIEKE OUDHEID REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER

Datering

Bewaartermijn


Briefwisseling (grotendeels chronologisch geordend)

1920-1996

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van het Comité van de afdeling Oudheid

1913-1949

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Commissie van Toezicht

1920-1944

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de Commissie voor het Beheer van het Eigen Vermogen

1941-1942

verstreken

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Aanwinstendossiers voor de collecties Klassieke Oudheid (grotendeels geordend op volgnummer)

1900-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstenregister van de collecties Klassieke Oudheid («A»)

1902-1939

verstreken

bewaren

Aanwinstenregister van de collecties Klassieke Oudheid («A»)

1902-1963

verstreken

bewaren

REEKSEN COLLECTIEBEHEER

42

Opmerkingen

Opmerkingen


Steekkaartencatalogus voor de collecties Klassieke Oudheid («A», geordend op volgnummer)

1903-1922

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties Klassieke Oudheid («A», geordend op volgnummer)

1922-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties Klassieke Oudheid («A», geordend op volgnummer, met aanduiding locatie)

1960-heden

tot substitutie

bewaren

Collectielijsten van de collecties Klassieke Oudheid (Microsoft Excel)

2006-heden

tot substitutie

bewaren

Foto's van de collecties Klassieke Oudheid (geordend op volgnummer)

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaarten en dossiers inzake de restauratie van de collecties Klassieke Oudheid

1974-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de controle van de collecties Klassieke Oudheid

1923-1933

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de veiligheid van de collecties Klassieke Oudheid

1939-1953

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de diefstal van de collecties Klassieke Oudheid

1957-1968

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake uitgaande bruiklenen van de collecties Klassieke Oudheid

1958-heden

10 jaar

bewaren

43

Deze dossiers handelen over het in veiligheid brengen van de collecties tijdens de Tweede Wereldoorlog, de brand in 1946…



Dossiers inzake de organisatie van de permanente en tijdelijke tentoonstellingen met briefwisseling, nota's, steekkaarten, foto's…


Dossiers inzake de organisatie en uitvoering van wetenschappelijke onderzoeksprojecten met betrekking tot de Klassieke Oudheid en van opgravingen (geordend per conservator)


Opmerkingen

1995-heden


selecteren


Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

Datering

Bewaartermijn

1900-heden

44


selecteren

De inhoudelijk belangrijke stukken bewaren (projectaanvragen, briefwisseling, niet door de instelling uitgegeven publicaties en artikels, teksten van lezingen...), de overige vernietigen.


DEPARTEMENT II KUNSTNIJVERHEDEN REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

De inhoudelijke belangrijke departementsgebonden stukken (nota's, verslagen…) bewaren, de overige vernietigen.

Dossiers inzake de organisatie en interne werking

2000-heden

10 jaar

selecteren

Notulen en bijhorende stukken van het departementaal technisch comité (chronologisch geordend)

1992-1994

verstreken

bewaren

Notulen en bijhorende stukken van de departementale vergaderingen (chronologisch geordend)

1998-heden

5 jaar

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

2000-heden

5 jaar

selecteren

De samenvattende opgaven bewaren, de overige stukken vernietigen.

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

Datering

Bewaartermijn


2000-heden

tot vertrek personeelslid

vernietigen


Dossiers inzake het financieel beheer (chronologisch geordend) REEKSEN MATERIEEL BEHEER


Dossiers inzake het personeelsbeheer (geordend per personeelslid)

45

Opmerkingen


REEKSEN ICT-BEHEER

Datering

Bewaartermijn


-

-

-

Datering

Bewaartermijn



Steekkaartencatalogus van de collecties Kunstnijverheden («Fonds des Musées», geordend op volgnummer)

1920-1964

verstreken

bewaren

Steekkaartencatalogus van de collecties Kunstnijverheden (geordend per typologie, materie of legataris)

1920-1964

verstreken

bewaren

Steekkaartencatalogus van de collecties Kunstnijverheden («IA», geordend per collectie)

1970-1980

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de aanvragen voor uitgaande bruiklenen van collecties Kunstnijverheden

2000-heden

5 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de aanvragen tot restauratie van collecties Kunstnijverheden

2000-heden

1 jaar

vernietigen

Datering

Bewaartermijn


2000-heden

tot renovatie circuit/zaal

bewaren

Datering

Bewaartermijn


2000-heden

10 jaar

vernietigen


Foto's en zaalteksten van de permanente tentoonstelling (geordend per circuit en per zaal) REEKSEN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK

Dossiers inzake de aanvragen voor wetenschappelijke zendingen

46

Opmerkingen

Opmerkingen

Opmerkingen

Opmerkingen


AFDELING 3 BEELDHOUW- EN MEUBELKUNSTEN, TEXTIEL Datering

Bewaartermijn


Steekkaartencatalogus voor de collecties meubels en beeldhouwwerk (geordend op typologie of materiaalsoort)

1964-heden

tot substitutie

bewaren

Collectiedossiers voor de collecties meubels en beeldhouwwerk (geordend op volgnummer)

1980-heden

tot substitutie

bewaren

Foto's van de collecties meubels en beeldhouwwerk

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de collecties meubels 20e eeuw

2000-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties meubels 20e eeuw («M», geordend op volgnummer)

1964-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de collecties beeldhouwwerk 20e eeuw

2000-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties beeldhouwwerk 20e eeuw («SC», geordend op volgnummer)

1964-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties schilderijen («P», geordend op volgnummer)

1964-1970

tot substitutie

bewaren


47

Opmerkingen

Deze worden vanaf 2000 opgemaakt en bewaard in Microsoft Word.




Steekkaartencatalogus voor de collecties design («DES», geordend op datum van aankoop, vervolgens op volgnummer)

1995-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties affiches («AFF», geordend op volgnummer)

1999-2000

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties behangpapier («BP», geordend op volgnummer)

2006-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de inkomende bruiklenen voor de collecties decoratieve kunsten 20e eeuw («D, aangevuld met initialen bruikleengever», geordend op volgnummer)

2000-heden

tot substitutie

bewaren

Databank voor de collecties decoratieve kunsten 20e eeuw (Microsoft Access)

2000-heden

tot substitutie

bewaren

Collectielijsten voor de collecties decoratieve kunsten 20e eeuw (Microsoft Word)

2000-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties decoratieve kunsten 20e eeuw (geordend op volgnummer)

2000-heden

tot 1 jaar na einde bruikleen

vernietigen

De belangrijkste gegevens worden op de steekkaart van het stuk genoteerd.

Dossiers inzake de restauratie van de collecties decoratieve kunsten 20e eeuw

2000-heden

tot substitutie

bewaren

De belangrijkste gegevens worden op de steekkaart van het stuk genoteerd.

Aanwinstenregister voor de collecties textiel

1927-heden

tot substitutie

bewaren

Collectiedossiers voor de collecties textiel (geordend op typologie)

1956-heden

tot substitutie

bewaren

48


Steekkaartencatalogus voor de collecties textiel («TX», geordend op volgnummer)

1966-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor collecties textiel («TX», geordend op typologie)

1966-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de restauratie van de collecties textiel

2000-heden

tot substitutie

bewaren

Collectiedossiers voor de collecties wandtapijten (geordend op volgnummer)

1956-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties wandtapijten («TP», geordend op volgnummer)

1966-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de restauratie van de collecties wandtapijten

2000-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties vloertapijten («CAR», geordend op volgnummer)

1993-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties textiel, wandtapijten en vloertapijten

1992-heden

10 jaar

vernietigen

Aanwinstendossiers voor de collecties kant

1980-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties kant («D», geordend op volgnummer)

1950-1982

tot substitutie

bewaren

Collectiecatalogus voor de collecties kant (dBase 4, later Microsoft Word en Microsoft Access)

1982-heden

tot substitutie

bewaren

49

Deze bevat enkel fiches voor die collectiestukken met foto’s.


Foto's van de collecties kant

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de collecties kostuums

1978-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties kostuums («C», geordend op volgnummer)

1970-1990

tot substitutie

bewaren

Collectiecatalogus voor de collecties kostuums (Microsoft Word)

1990-heden

tot substitutie

bewaren

Foto's van de collecties kostuums

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

1989-heden


selecteren


Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen


Dossiers inzake de organisatie van de permanente en tijdelijke tentoonstellingen (geordend per conservator)



1903-heden

50


selecteren



AFDELING 4 METALEN EN EDELSMEEDWERK, ZILVERWERK EN PRECIOSA Datering

Bewaartermijn


1994-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties metalen («M(E)», geordend op volgnummer)

1964-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties metalen («M(E)», geordend op typologie)

1930-1994

tot substitutie

bewaren

Foto's van de collecties metalen (geordend op typologie)

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de collecties zilverwerk, preciosa, miniaturen en waaiers

1989-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties zilverwerk («IA» - «AG», geordend op volgnummer)

1900-heden

tot substitutie

bewaren

Foto's van de collecties zilverwerk

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties preciosa («BJ», geordend op volgnummer)

1964-heden

tot substitutie

bewaren


Collectiedossiers voor de collecties metalen

51

Opmerkingen

Deze steekkaarten worden wegens praktische en administratieve redenen momenteel door verschillende conservatoren bewaard.


Foto's van de collecties preciosa

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties miniaturen («M», geordend op volgnummer)

1964-heden

tot substitutie

bewaren

Foto's van de collecties miniaturen

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties waaiers («EV», geordend op volgnummer)

1964-heden

tot substitutie

bewaren

Foto's van de collecties waaiers

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties zilverwerk, preciosa, miniaturen en waaiers

1968-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de restauratie van de collecties zilverwerk, preciosa, miniaturen en waaiers

1972-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de collecties fotografie en film

1997-heden

10 jaar

bewaren

Steekkaartencatalogus van de collecties foto's («PH», geordend op volgnummer)

2000-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus van de collecties foto- en filmapparatuur («FI», geordend op volgnummer)

2000-heden

tot substitutie

bewaren

52


Dossiers inzake de restauratie van de collecties fotografie en film

1998-heden

10 jaar

bewaren

Steekkaartencatalogus van de collecties telefonie en telegrafie («BEL», geordend op volgnummer)

1970-1980

tot substitutie

bewaren

Databank van de collecties telefonie en telegrafie (Microsoft Access)

2005-2006

tot substitutie

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

1994-heden


selecteren


Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen


Dossiers inzake de organisatie van de permanente en tijdelijke tentoonstellingen (geordend per conservator)



1933-heden

53


selecteren



AFDELING 5 GLASWERK, GLASRAMEN, KERAMIEK Datering

Bewaartermijn


Aanwinstenregister van de collecties glaswerk

1996-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de collecties glaswerk (chronologisch geordend)

1996-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties glaswerk («VE», geordend op volgnummer)

1890-1960, 1965-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties glaswerk

1996-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de restauratie van de collecties glaswerk

1953-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstenregister van de collecties glasramen

1965-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de collecties glasramen (chronologisch geordend)

1996-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties glasramen («VI», geordend op volgnummer)

1965-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties glasramen

1996-heden

10 jaar

vernietigen


54

Opmerkingen


Dossiers inzake de restauratie van de collecties glasramen

1980-1998

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties glasramenkartons («CVI», geordend op volgnummer)

1965-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstenregister van de collecties precisie-instrumenten en uurwerken

1964-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de precisie-instrumenten en uurwerken (chronologisch geordend)

1939-1960, 1996-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties precisie-instrumenten en uurwerken («IP», geordend op typologie)

1996-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de precisie-instrumenten en uurwerken

1996-heden

10 jaar

vernietigen

Steekkaartencatalogus voor de collecties keramiek («CR», geordend op volgnummer)

1900-1990

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties keramiek («CR», geordend op categorie)

1920-1990

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties keramiek («CR», geordend op categorie)

1945-heden

tot substitutie

bewaren

De oude 19de-eeuwse steekkaarten zijn in sommige gevallen aan deze steekkaarten gehecht.

Inventarissen van geschonken collecties keramiek

1900-1910

tot substitutie

bewaren

Deze inventarissen zijn door de schenkers samen met de collectie aan de instelling geschonken.

55


De foto wordt sinds 2000 aan de collectiesteekkaart gehecht.

Foto's van collecties keramiek (geordend op categorie)

1950-2000

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties keramiek (chronologisch geordend)

1985-heden

10 jaar

vernietigen

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

1980-heden


selecteren




Dossiers inzake de organisatie van het Bellevuemuseum



1976-1995

15 jaar

selecteren


Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

1879-heden

56


selecteren



AFDELING 6 VOLKSKUNDE, RIJTUIGEN Datering

Bewaartermijn


Aanwinstendossiers voor de collecties volkskunde

1990-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties volkskunde («F», geordend op volgnummer)

1920-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties volkskunde («F», geordend op subrubriek en vervolgens op volgnummer)

1996-heden

tot substitutie

bewaren

Catalogus van de collectie Boyadjian (het Hartenmuseum)

1990-1990

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de restauratie van de collecties volkskunde

1996-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de collecties transportvoertuigen

1994-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties transportvoertuigen («IA» - «C» - «V» hernummerd tot «TR», geordend op volgnummer)

1945-heden

tot substitutie

bewaren

Databank voor de collecties transportvoertuigen (Macintosh, FileMaker Pro, Microsoft Access)

1988-heden

tot substitutie

bewaren

10 jaar

vernietigen


Dossiers inzake uitgaande bruiklenen van de collecties transportvoertuigen 2000-heden

57

Opmerkingen

Deze reeks omvat zowel de oude steekkaarten als de afdrukken uit de verschillende collectiedatabanken.


Collectiecatalogus voor de collecties wapens en wapenuitrustingen

Databank voor de collecties wapens en wapenuitrustingen (FileMaker Pro)

1910-1947

tot substitutie

1995-2000

tot substitutie

bewaren

Deze omschrijft de hele collectie, met inbegrip van de aan het Koninklijk Legermuseum in bruikleen gegeven collectiestukken.

bewaren

Deze omschrijft de hele collectie, met inbegrip van de aan het Koninklijk Legermuseum in bruikleen gegeven collectiestukken. Deze omschrijft enkel het gedeelte van de collectie die nog in de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis wordt bewaard.

Databank voor de collecties wapens en wapenuitrustingen (Microsoft Access)

2004-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties wapens en wapenuitrustingen

1995-heden

10 jaar

vernietigen

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

1993-heden


selecteren


selecteren




Dossiers inzake de organisatie van het Hallepoortmuseum

1993-heden

58

10 jaar




Datering

1990-heden

Bewaartermijn



selecteren

Opmerkingen


VOORMALIGE DIENST VOOR CONTROLE VAN DE UITVOER EN CIRCULATIE VAN BEPAALDE KUNSTWERKEN REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER

Datering

Bewaartermijn


Agenda’s van de briefwisseling

1946-1955

verstreken

bewaren

Stukken betreffende de organisatie en de werking

1946-1951

verstreken

bewaren

Activiteitsverslagen

1945-1950

verstreken

bewaren

Bewaartermijn


REEKSEN ACTTIVITEITEN

Datering

Dossiers inzake de controle van de uitvoer en circulatie van bepaalde kunstwerken

1946-1955

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de controle van de invoer en circulatie van bepaalde kunstwerken

1946-1949

verstreken

bewaren

59

Opmerkingen

Opmerkingen


VOORMALIGE DIENST REPERTORIUM VAN HET CULTUREEL BEZIT REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER

Datering

Bewaartermijn


-

-

-

Datering

Bewaartermijn


verstreken

bewaren

REEKSEN ACTTIVITEITEN

Dossiers inzake de redactie van het repertorium van het cultureel bezit

1951-1960

60

Opmerkingen

Opmerkingen


DEPARTEMENT III ALGEMENE ARCHEOLOGIE EN NIET-EUROPESE BESCHAVINGEN Datering

Bewaartermijn


Briefwisseling met betrekking tot de organisatie en interne werking (per personeelslid)

2005-heden

10 jaar

selecteren

Notulen en bijhorende stukken van de departementale vergaderingen (chronologisch geordend)

2005-heden

5 jaar

bewaren

Datering

Bewaartermijn


2005-heden

5 jaar

vernietigen

Datering

Bewaartermijn


-

-

-

Datering

Bewaartermijn


-

-

-

Datering

Bewaartermijn


-

-

-

REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER


Dossiers inzake het financieel beheer REEKSEN MATERIEEL BEHEER


REEKSEN ICT-BEHEER

-

61

Opmerkingen

De inhoudelijk belangrijke brieven bewaren, de overige vernietigen.

Opmerkingen

Opmerkingen

Opmerkingen

Opmerkingen


AFDELING 7 NATIONALE ARCHEOLOGIE, ALGEMENE PREHISTORIE REEKSEN COLLECTIEBEHEER

Datering

Bewaartermijn


Collectiecatalogus van de in bruikleen ontvangen collecties nationale archeologie en algemene prehistorie («D», geordend op volgnummer)

1897-1925

tot substitutie

bewaren

Collectiecatalogus van de collecties nationale archeologie en algemene prehistorie («B», geordend op volgnummer)

1900-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus van de collecties nationale archeologie en algemene prehistorie («B», geordend op volgnummer)

1900-1980

tot substitutie

bewaren

Collectielijsten van de collecties nationale archeologie en algemene prehistorie (Microsoft Excel)

2000-heden

tot substitutie

bewaren

Foto's en dia's van de Gallo-Romeinse collecties

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de restauratie van de Gallo-Romeinse collecties

1991-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de Gallo-Romeinse collecties

2000-heden

10 jaar

vernietigen

Foto's en dia's van de Merovingische collecties (geordend op volgnummer)

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de restauratie van de Merovingische collecties (geordend op type materiaal)

2004-heden

tot substitutie

bewaren

62

Opmerkingen


Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de Merovingische collecties (chronologisch geordend)

2004-heden

10 jaar

vernietigen

Foto's en dia's van de collecties nationale prehistorie en algemene prehistorie

1890-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de restauratie van de collecties nationale prehistorie en algemene prehistorie

1990-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties nationale prehistorie en algemene prehistorie

1992-heden

5 jaar

vernietigen

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

1998-heden


selecteren


Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

1880-heden

tot substitutie

bewaren




Dossiers inzake het wetenschappelijk onderzoek en de opgravingen (alfabetisch geordend op naam van gemeente - archeologische site)

63

Deze reeks vormt één geheel, maar wordt meer en meer door elke conservator afzonderlijk bewaard.


AFDELING 8 AMERIKA, AZIË, NOORD-AFRIKA, OCEANIË Datering

Bewaartermijn


Aankoopdossiers van de collecties Amerika (alfabetisch geordend op familienaam verkoper)

1930-heden

tot substitutie

bewaren

Schenkingsdossiers en legaatdossiers van de collecties Amerika (alfabetische geordend op familienaam schenker of legataris)

1930-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de etnografische collecties Amerika («ET»-«ETAM», geordend op volgnummer)

1938-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de archeologische collecties Amerika («AAM», geordend op volgnummer)

1938-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de iconografische collecties Amerika («IAM», geordend op volgnummer)

2006-heden

tot substitutie

bewaren

Databank voor de collecties Amerika (FileMaker Pro)

1996-1999

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de restauratie van de collecties Amerika (geordend op type materiaal)

2001-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties Amerika

1970-heden

10 jaar

vernietigen

Aanwinstendossiers voor de collecties India en Zuidoost-Azië (chronologisch geordend)

1964-heden

tot substitutie

bewaren


64

Opmerkingen


Steekkaartencatalogus voor de collecties India en Zuidoost-Azië («ET» - «EO» - «Ver» - «H» - «P» - «L» - «Am» - «T», geografisch geordend per land)

1900-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de restauratie van de collecties India en Zuidoost-Azië (chronologisch geordend)

1995-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake de uitgaande bruiklenen van de collecties India en Zuidoost-Azië (chronologisch geordend)

1960-heden

10 jaar

vernietigen

Aanwinstendossiers voor de collecties Japan en China

1901-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties Japan («J» - «TJ» - «D» - «G» - «L» - «M» - «V» - «VDB» - «VDN», geordend op volgnummer)

1945-heden

tot substitutie

bewaren

Foto's van de collecties Japan (geordend op volgnummer)

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties China («EO» - «C(H)» - «H» – «L» - «Ver» - «P» - «ET» - «VDN» - «LH» - «G» «V», geordend op volgnummer)

1930-heden

tot substitutie

bewaren

Foto's van de collecties China (geordend op volgnummer)

1950-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties Korea («EO» - «KO», geordend op volgnummer)

1930-heden

tot substitutie

bewaren

Inventaris van de collecties Japanse prenten

1905-1934

tot substitutie

bewaren

65


Steekkaartencatalogus voor de collecties Japanse prenten

1905-heden

tot substitutie

bewaren

Inventaris van de collecties Japanse en Chinese keramiek

1913-1944

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collectie Chinees exportporselein

1848-heden

tot substitutie

bewaren

Dossiers inzake uitgaande bruiklenen van de collecties Japan en China

1970-heden

10 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de restauratie van de collecties Japan en China

1995-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de collecties Islam en Christelijke kunst van het Oosten

1953-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties Islam, met foto's («IS», geordend per collectie)

1972-heden

tot substitutie

bewaren

Collectiedossiers voor de collecties Islam («IS», geordend per collectie)

2001-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties Christelijke kunst van het Oosten, met foto's («ACO», geordend per collectie)

1972-heden

tot substitutie

bewaren

Collectiedossiers voor de collecties Christelijke kunst van het Oosten («ACO», geordend per collectie)

2001-heden

tot substitutie

bewaren

66

Deze dossiers bevatten een dubbel van de collectiesteekkaart, foto's, transcripties, een restauratierapport ingeval van restauratie, een dubbel van de verzekeringspolis ingeval van bruikleen…

Deze dossiers bevatten een dubbel van de collectiesteekkaart, foto's, i i i


transcripties, een restauratierapport ingeval van restauratie, een dubbel van de verzekeringspolis ingeval van bruikleen …

Dossiers inzake uitgaande bruiklenen van de collecties Islam en Christelijke kunst van het Oosten

1962, 1983, 1990-heden

10 jaar

bewaren

Deze dossiers bevatten enkel briefwisseling, een omschrijving van het in bruikleen gegeven stuk, transportpapieren…

Dossiers inzake de restauratie van de collecties Islam en Christelijke kunst van het Oosten

1994-heden

tot substitutie

bewaren

Deze dossiers handelen over algemene restauratiecampagnes.

Collectiedossiers voor de collecties Oceanië (chronologisch geordend)

1941-1997

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collecties Oceanië («ET», geordend op volgnummer)

1930-heden

tot substitutie

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

1967-heden


selecteren


selecteren




Dossiers inzake de organisatie van de Musea van het Verre Oosten

1980-heden

67

10 jaar




Datering

1970-heden

Bewaartermijn



selecteren

Opmerkingen


VOORMALIGE BESTENDIGE TENTOONSTELLING IN JAPANSE TOREN EN CHINEES PAVILJOEN TE LAKEN REEKSEN ACTIVITEITEN

Briefwisseling en documentatie van de bestendige tentoonstelling in de Japanse Toren en het Chinees Paviljoen te Laken (voornamelijk briefwisseling met bedrijven)

Datering

1909-1921

68

Bewaartermijn


verstreken

bewaren

Opmerkingen


DEPARTEMENT IV MUZIEKINSTRUMENTENMUSEUM AFDELING 9 OUDE MUZIEK AFDELING 10 MODERNE (XIXDE EN XXSTE EEUW) EN TRADITIONELE MUZIEK REEKSEN ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER

Datering

Bewaartermijn


Briefwisseling (hoofdzakelijk alfabetisch geordend op familienaam)

1880-1913

verstreken

bewaren

Kopieboeken van de uitgaande brieven (chronologisch geordend)

1893-1908

verstreken

bewaren

Briefwisseling (hoofdzakelijk ongeordend en gefragmenteerd)

1923-1956

verstreken

bewaren

Briefwisseling (hoofdzakelijk alfabetisch geordend op familienaam)

1957-1968

verstreken

bewaren

Briefwisseling (hoofdzakelijk alfabetisch geordend op land/regio van de correspondent)

1968-1989

verstreken

bewaren

Dubbels van de uitgaande brieven (hoofdzakelijk alfabetisch geordend op familienaam)

1973-1984

verstreken

bewaren

Dubbels van de uitgaande brieven (hoofdzakelijk chronologisch geordend)

1973-1989

verstreken

bewaren

69

Opmerkingen


Briefwisseling (hoofdzakelijk alfabetisch geordend familienaam)

1993-1994

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen

1968-1982

verstreken

vernietigen

Dienstnota’s

1957-heden

verstreken

bewaren

Activiteitenverslagen van personeelsleden

1972-1972

verstreken

bewaren

Dossiers inzake de organisatie en de interne werking

1968-heden

3 jaar

bewaren

Verslagen van de vergaderingen van het wetenschappelijk personeel en verslagen van de vergaderingen van de diensthoofden

1994-heden

3 jaar

bewaren

Bezoekersregisters

1954-1988

verstreken

bewaren

Bewaartermijn



Uitgavenregisters van het Koninklijk Muziekconservatorium van Brussel

Datering

1904-1934

70

verstreken

bewaren

Deze reeks wordt momenteel niet systematisch bewaard en zou deels hersamengesteld moeten worden.

Deze reeks wordt momenteel niet systematisch bewaard en zou deels hersamengesteld moeten worden.

Opmerkingen

Deze uitgavenregisters dienen in het archief van het Koninklijk Muziekconservatorium geïntegreerd te worden, dat momenteel reeds in het Rijksarchief te Anderlecht wordt bewaard.


Dossiers inzake de begroting

1964-1987

verstreken

bewaren

Dagboek

1963-1964

verstreken

bewaren

Grootboek

1965-1971

verstreken

bewaren

Geldvoorschottenregisters

1974-1980

verstreken

bewaren

Facturenboeken

1976-1987

verstreken

bewaren

Facturen

1974-1990

verstreken

selecteren

Stukken betreffende het financieel beheer

2000-heden

3 jaar

vernietigen

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

De inhoudelijk belangrijke stukken betreffende structurele en ingrijpende werken bewaren (niet uitgevoerde voorontwerpen, «as built» plannen, maquettes, foto's, bestekken, weerhouden offertes, goedkeuringsbeslissingen, opleveringsstukken…), de overige stukken vernietigen.

REEKSEN MATERIEEL BEHEER

Dossiers en plannen inzake de bouw, de inrichting, het onderhoud, de renovatie, de restauratie en de beveiliging van de gebouwen

Dossiers inzake het preventiebeleid, onderhoudscontracten en servicerapporten, risicoanalyses, schadegevallen, indienststellingsen keuringsverslagen van uitrustingsgoederen

1971-heden

10 jaar

selecteren

1999-heden

tot zolang gebouw of installatie in gebruik blijft

vernietigen

71

De facturen met betrekking tot de aankoop van muziekinstrumenten bewaren, de overige vernietigen.


Dossiers inzake de inventaris van materieel en meubilair REEKSEN PERSONEELSBEHEER

Stukken betreffende het personeelsbeheer REEKSEN ICT-BEHEER

1963-1989

verstreken

bewaren

Datering

Bewaartermijn


1952-heden

3 jaar

vernietigen

Datering

Bewaartermijn


-

-

-

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

De inhoudelijk belangrijke stukken met betrekking tot het communicatiebeleid bewaren (nota's, briefwisseling, verslagen…), de overige vernietigen.

REEKSEN PERS EN COMMUNICATIE

Dossiers inzake de communicatie, de pers en de sponsoring (vanaf 2004 chronologisch geordend)

1949-heden

5 jaar

selecteren

Affiches, folders en brochures (vanaf 2004 chronologisch geordend)

1974-heden

10 jaar

1 exemplaar bewaren

Website

2000-heden

tot ingrijpende aanpassing

bewaren

Persknipsels (chronologisch geordend)

1940-heden

5 jaar

selecteren

72

Opmerkingen

Opmerkingen

De persknipsels met betrekking tot de instelling bewaren, de overige vernietigen.


REEKSEN EDUCATIEVE DIENST

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

De inhoudelijk belangrijke stukken met betrekking tot het educatief beleid bewaren (nota's, briefwisseling verslagen…), de overige vernietigen.

Dossiers inzake de organisatie en interne werking (Microsoft Word)

1999-heden

10 jaar

selecteren

Catalogus van de educatieve collectie muziekinstrumenten

1977-1977

verstreken

bewaren

Databank van de educatieve collectie muziekinstrumenten (Microsoft Access)

2000-heden

tot substitutie

bewaren

Collectielijsten van de educatieve collectie muziekinstrumenten (Microsoft Excel)

2000-heden

tot substitutie

bewaren

Databank van de collectie dia's (Microsoft Access)

2002-2002

tot substitutie

bewaren

Collectielijsten van de collectie dia's (Microsoft Excel)

2002-2002

tot substitutie

bewaren

Briefwisseling met betrekking tot geleide (groeps)bezoeken

1959-1991

verstreken

vernietigen

Formulieren voor de reservatie van geleide (groeps)bezoeken

1974-1992

verstreken

vernietigen

Databank voor de reservatie van educatieve initiatieven (Vergilius)

2004-heden

10 jaar

bewaren

Dossiers inzake de organisatie van educatieve initiatieven voor kinderen en andersvaliden (voornamelijk Microsoft Word)

1999-heden

20 jaar

selecteren

73



Dossiers inzake de organisatie van educatieve initiatieven voor adolescenten en volwassenen (voornamelijk Microsoft Word)

1999-heden

20 jaar

selecteren

Publicaties

1999-heden

20 jaar

1 exemplaar bewaren

Datering

Bewaartermijn


REEKSEN CONCERTEN

Dossiers en stukken inzake de organisatie van concerten (tot 2006 grotendeels chronologisch geordend per jaar en per concert, vanaf 2006 chronologisch geordend per jaar, per thema en per concert)

1937-1945, 1967-1990, 1998-heden

5 jaar

selecteren

Geluidsopnames van de concerten (cd's, geordend op volgnummer) met bijhorende collectielijst (Microsoft Excel)

2000-heden

tot substitutie

bewaren

Kalender van de concerten (Microsoft Excel)

2004-heden

5 jaar

bewaren

Datering

Bewaartermijn


REEKSEN BIBLIOTHEEK

Aanwinstenregisters voor de collecties boeken en tijdschriften

1963-1970

tot substitutie

bewaren

Aanwinstensteekkaarten voor de collecties boeken en tijdschriften

1973-1987

tot substitutie

bewaren

Aanwinstenregisters voor de collecties boeken

1990-heden

tot substitutie

bewaren

74


Opmerkingen

De inhoudelijk belangrijke stukken (briefwisseling, contracten, prijsafspraken, perscommuniqués, programma's, affiches…) bewaren, de overige vernietigen.

Opmerkingen


tot substitutie

bewaren

Aanwinstenlijsten en facturen voor de aankoop van boeken en tijdschriften 1969-heden (chronologisch geordend)

15 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de ruil of schenking van boeken en tijdschriften

2000-heden

15 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de conservatie of restauratie van boeken en tijdschriften

1999-heden

15 jaar

selecteren

Catalogi van het «Fonds Mahillon»

1930-1970

tot substitutie

vernietigen

Steekkaartencatalogus voor de boeken (onvolledig)

1930-1990

tot substitutie

vernietigen

Steekkaartencatalogus voor de magneetbanden (onvolledig)

1950-1970

tot substitutie

vernietigen

Databank voor de collecties boeken en tijdschriften (Extensity Vubis Smart)

2000-heden

tot substitutie

vernietigen

Uitleenformulieren

2000-heden

10 jaar

vernietigen

Datering

Bewaartermijn


1969-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstenregisters voor de collecties audiovisueel materiaal

REEKSEN ICONOTHEEK

Aanwinstendossiers van de iconotheek

1990-1990, 1993-heden

75

De stukken betreffende belangrijke restauraties bewaren, de overige vernietigen.

Opmerkingen


Aanwinstenregister van de iconotheek

1890-1901, 1960-1976

tot substitutie

bewaren

Aanwinstensteekkaartencatalogus van de iconotheek

1976-1990

tot substitutie

bewaren

Aanwinstenlijsten van de iconotheek (Microsoft Word Perfect, Microsoft Word, Microsoft Excel)

1991-heden

tot substitutie

bewaren

Foto's van de collecties muziekinstrumenten (geordend op volgnummer)

1960-1960

tot substitutie

bewaren

Foto's van de collecties muziekinstrumenten (in drievoud: geordend op volgnummer, op clichénummer en per type)

1978-1980

tot substitutie

bewaren

Foto's van de collectie muziekinstrumenten (JPEG, geordend per type en/of op volgnummer)

1999-heden

tot substitutie

bewaren

Datering

Bewaartermijn


Verslagen van het overleg van het restauratieatelier

2002-heden

3 jaar

bewaren

Dubbels van bestelbonnen en facturen van het restauratieatelier

1975-1979, 1995-heden

3 jaar

vernietigen

Dossiers inzake de restauratie van de collecties muziekinstrumenten (vanaf 1965 geordend op volgnummer)

1960-heden

tot substitutie

bewaren

Databank inzake de restauratie van de collecties muziekinstrumenten (FileMaker Pro)

1997-heden

tot substitutie

bewaren

REEKSEN RESTAURATIEATELIER

76

Deze aanwinstenlijsten worden vanaf 2000 geïllustreerd met digitale foto's.

Opmerkingen



Datering

Bewaartermijn


Briefwisseling met betrekking tot de aankoop en restauratie van muziekinstrumenten

1936-1951

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers van de collecties muziekinstrumenten

1957-heden

tot substitutie

bewaren

Opmerkingen

Aanwinstenregisters van de collecties muziekinstrumenten (chronologisch geordend)

1968-2004

tot substitutie

bewaren

De aanwinstenregisters uit de periode 1968-1999 worden in de bibliotheek bewaard. Voorts circuleren er ook heel wat kopieën, waar de conservatoren of de medewerkers eigen aantekeningen op maken.

Aanwinstenlijsten van de collecties muziekinstrumenten (Microsoft Word)

2001-heden

tot substitutie

bewaren

Deze aanwinstenlijsten worden geïllustreerd met digitale foto's.

Collectielijsten van de collecties muziekinstrumenten («JT»)

1974-1999

tot substitutie

bewaren

Checklists en controlekaarten van de collecties muziekinstrumenten

1963-1999

tot substitutie

bewaren

Bruikleenregister van de collecties muziekinstrumenten

1931-1956

verstreken

bewaren

Briefwisseling met betrekking tot bruiklenen van de collecties muziekinstrumenten

1946-1955

verstreken

bewaren

Dossiers inzake bruiklenen van de collecties muziekinstrumenten (hoofdzakelijk chronologisch geordend)

1968-heden

10 jaar

bewaren

77


Dossiers inzake diefstal of verlies van collecties muziekinstrumenten

1977-heden

tot substitutie

bewaren

Beeldopnames van de collecties muziekinstrumenten (videocassettes Video 8)

1999-2000

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de collecties Europese snaarinstrumenten (chronologisch geordend)

1955-heden

tot substitutie

bewaren

Collectiedossiers voor de collecties Europese snaarinstrumenten (met collectiesteekkaarten, foto's, documentatie…)

1955-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers van de collecties Europese blaasinstrumenten (alfabetisch geordend op familienaam verkoper, schenker of legataris)

1970-heden

tot substitutie

bewaren

Collectielijsten voor de collecties Europese blaasinstrumenten (Microsoft Excel)

2002-heden

tot substitutie

bewaren

Collectiedossiers voor de collecties piano's (geordend per categorie, vervolgens alfabetisch geordend op naam)

1995-heden

tot substitutie

bewaren

Collectielijsten van de collecties piano's (Microsoft Excel)

1995-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers voor de collectie Europese volksinstrumenten (geordend op jaar en daarbinnen op volgnummer)

1998-heden

tot substitutie

bewaren

Steekkaartencatalogus voor de collectie Europese volksinstrumenten (geordend op volgnummer)

1975-1991

tot substitutie

bewaren

78

Deze beeldopnames werden vervaardigd naar aanleiding van de verhuis van de collectie van het vorige naar het huidige gebouw.


Collectielijsten van de collecties Europese volksinstrumenten (Microsoft Excel)

2007-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers van de collecties muziekinstrumenten Verre Oosten

2007-heden

tot substitutie

bewaren

Collectielijsten voor de collecties muziekinstrumenten Verre Oosten (Microsoft Excel)

2007-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers van de collecties Afrikaanse muziekinstrumenten

2003-heden

tot substitutie

bewaren

Collectielijsten voor de collecties Afrikaanse muziekinstrumenten (Microsoft Excel)

2003-heden

tot substitutie

bewaren

Aanwinstendossiers van de collecties Amerikaanse, Indische, Indonesische en Oceanische muziekinstrumenten

1960-heden

tot substitutie

bewaren

Checklists voor de collecties niet-Europese muziekinstrumenten

1975-1985

tot substitutie

bewaren

79

De oudere aanwinstendossiers zijn deels in de aanwinstendossiers terug te vinden van de collecties Europese blaasinstrumenten, omdat deze collecties door éénzelfde conservator werden beheerd.

Deze aanwinstendossiers zullen per continent herordend worden. De oudere aanwinstendossiers zijn deels in de aanwinstendossiers terug te vinden van de collecties Europese blaasinstrumenten, omdat deze collecties door éénzelfde conservator werden beheerd.







Opmerkingen

1970-heden


selecteren


Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

1960-heden


selecteren

Datering

Bewaartermijn

80

81

ARCHIEF VAN DE KONINKLIJKE MUSEA VOOR KUNST EN GESCHIEDENIS ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

Recommend Documents