ALV NOTULEN 29 NOVEMBER 2013

ALV NOTULEN 29 NOVEMBER 2013

ALGEMENE LEDENVERGADERING GOLFCLUB ROXENISSE 29 november 2013 Aanwezig:

52 leden

Afwezig m.k.: 41 leden Voorzitter:

Willem Meijer

Notulist:

Margreeth van der Vlis

1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur en heet iedereen van harte welkom, in het bijzonder ons erelid Jan Perquin en leden van verdienste Auke Dijkstra en Frans van Adrighem. Punt 10, wijziging statuten, zal worden behandeld als punt 7 op de vergadering. 2. Notulen ALV 18 april 2013 De notulen zijn vooraf toegestuurd en staan ook op de website. Er zijn geen opmerkingen over de notulen en zij worden ongewijzigd vastgesteld, met dank aan zowel de vorige als de huidige secretaris. 3. Mededelingen en ingekomen stukken Op 23 september is de jaarlijkse NGF secretarissendag gehouden, waar naast Jeroen Stevens (voorzitter NGF) ook 35 secretarissen van andere golfclubs aanwezig waren. Ingekomen stukken: - er waren 41 Afmeldingen voor vanavond - Vragen van Paul Brijs m.b.t. de wijziging van de statuten - NGF: nationale open golfdagen (12/13 april 2014) - NGF: APP NGF golf met informatie over wedstrijden, competitie, handicap en nieuws - NGF: Crash Bulletin met mededelingen over regels, deze regels worden ook besproken in het Golfjournaal. Hierin wordt o.a. gesproken over het gebruik van afstandsmeters in de baan m.i.v. 1-1-2014. Hierna staat de VZ stil bij het overlijden van Danker Peeman. Er wordt een minuut stilte gehouden. 4. Jubileum Het jubileumjaar is bijna voorbij met als hoogtepunt de jubileumweek. De penningmeester doet de financiële verantwoording.


De laatste 3 jaar was er telkens een bedrag gereserveerd door een verhoging van het lidmaatschapsgeld, daarnaast was er een garantstelling door het bestuur. Er is in totaal € 59 meer uitgegeven dan begroot. Na de uitleg van de penningmeester, verleent de voorzitter decharge aan de jubileumcommissie, onder dankzegging voor alle werkzaamheden. De voorzitter maakt ook van de gelegenheid gebruik om Marcel van Suylekom en zijn team te bedanken voor hun inzet in de feestweek. 5. Beleidsplan volgens het MVSA model Onlangs is op de website al uitleg gegeven over dit model middels een ‘stukje van het bestuur’. MVSA staat voor missie, visie, strategie en actie. Werken met dit model betekent professionalisering van het bestuur en is bedoeld om structuur te brengen in het beleid. Overigens zijn de aanbevelingen van de beleidscommissie hier allemaal in terug te vinden. Hoewel het eenvoudig klinkt, is het best nog een klus, maar het is een vast agendapunt op de vergaderingen. Middels de stukjes van het bestuur zullen wij u op de hoogte houden van het verloop. Na vragen uit het publiek geeft Hendry Klooster een uitleg van het MVSA model. 6. Jeugdbeleid – committed to family Het bestuur is van mening dat het huidige jeugdbeleid niet of niet goed functioneert. Het bedrag op de begroting voor sponsoring van jeugdlessen heeft er helaas niet toe geleid dat we meer jeugd krijgen. Wat dan wel als we hiermee stoppen? Het vorige bestuur wilde graag committed to jeugd introduceren. Echter, na een recent gesprek met de NGF, waarin het duidelijk werd dat het belangrijk is om op specifieke doelgroepen te concentreren, is besloten om –gezien ons lage aantal jeugdleden en de concurrentie van andere banen- een ander programma te omarmen: committed to family. Gezien de leeftijd van onze meeste leden en een daling van het ledenaantal (15% over de laatste 4 jaar, meer dan andere verenigingen in de regio) ligt het voor de hand om te concentreren op committed to family, zodat we kinderen, ouders en grootouders daarmee kunnen aanspreken. Er zijn wel voorwaarden om officieel committed to family te worden: familielessen, familie baanpermissie, speciale afslagplaatsen voor jonge spelers en beginners. Het is ook noodzakelijk om een jaarplan te maken, anders is er geen kans van slagen. Op deze manier kunnen we iets doen met jeugd, maar wellicht ook aan het dalende ledenaantal. We willen de jeugd van nu niet in de steek laten en daarom doet de VZ een oproep voor een aantal vrijwilligers die eens in de zoveel


weken een rondje met een aantal kinderen willen lopen. 7. Overeenkomst met Catharinenburg BV De VZ geeft aan dat een van de doelstellingen van de overeenkomst is om elkaars belangen te respecteren. De BE heeft aangegeven dat een overeenkomst geen dictaat moet zijn; als ondernemer wil hij zelf bepalen wat er in zijn onderneming gebeurt. Dat gegeven hebben wij moeten respecteren. De besprekingen zijn in goede sfeer verlopen en er is een gevoel ontstaan om ‘samen’ iets te willen bereiken. De drie speerpunten uit het contract zijn als volgt: 1. Het speelrechtbedrag voor 2014 2. De ruimte voor investeringen om het complex op een hoger plan te brengen overeenkomstig ons beleidsplan 3. Afspraken over het baanonderhoud. De VZ en de PM, afgevaardigden namens de club, zien het uiteindelijke resultaat als het maximaal haalbare waar zij, met goedkeuring van het Bestuur, volledig achter staan. Teun van Dam: geldt dit contract weer voor 3 jaar? Ja, dat klopt. Kees Tanis: wordt er veel gebruik gemaakt van de introductie, gezien de verhoging van het aantal introducties? Ja, 220 mensen hebben gebruik gemaakt van de introductiekorting in het afgelopen jaar. Wij zouden dat graag nog hoger zien, dat gebeurt ook bij omliggende banen. Frans van Adrichem: ik mis de speelrechttijd, percentages? De percentages speelrecht zijn niet veranderd. Er was een vraag m.b.t. tot waarom de verbetering van de wegbewijzering erin staat, dat is toch alleen voor greenfeespelers van belang? Klopt, maar ook bijvoorbeeld mensen die in een NGF wedstrijd spelen. Frank Canters: wat wordt bedoeld met par3- leden die lid mogen worden van de grote baan voor € 1350? In plaats van € 1000 inschrijfgeld + speelrecht, krijgen zij een stimuleringsaanbieding van € 1350 totaal. Er zijn geen tegenstemmers of onthouders van stemmen, dus de overeenkomst wordt unaniem goedgekeurd. Na een pauze van 30 minuten wordt de vergadering voortgezet. In de pauze heeft Margreet van Dam zich aangemeld om eens in de 6 weken de jeugd te begeleiden. 8. Voortgang ICT Geruime tijd geleden is er een ad hoc commissie ingesteld met de opdracht het bestuur te adviseren over een nieuw aan te schaffen programma ter vervanging van het verouderde MMS systeem.


Inmiddels heeft de commissie haar taak voltooid en Staf Guilliams (voorzitter van de IT&C commissie) doet verslag van de stand van zaken. We kunnen terugkijken op een constructief jaar. Er is een inventarisatie gemaakt van alle aanbieders van golfsoftware. Eindconclusie: het is onmogelijk een pakket te kiezen waar iedereen zijn wensenlijstje vervuld krijgt. Bovendien zou een ander programma op veel weerstand stuiten, wat onwenselijk is. Het advies aan het Bestuur was als volgt: - overgang naar de MMS cloudversie met behoud van functionaliteiten en zuil - boekhoudprogramma selecteren - netwerk en internetverbinding upgraden zodat gebruikers een betere en stabielere verbinding hebben - WIFI hotspot creëren om het inloggen en zelfregistratie te bevorderen - aanstellen ICT verantwoordelijken en opleiders (zie vacatures) - iedere commissie een eigen inlog met functionaliteiten en hardware opties. Het Bestuur heeft besloten de adviezen over te nemen. Op 6 november is ook een start gemaakt voor een meer dynamische website met o.a. vormgeving van een portalpagina voor GC Roxenisse – Golfbaan Catharinenburg – Restaurant Roxenisse voor tenminste de huidige inhoud van de respectievelijke websites en voor nader uit te werken pagina’s. Doel is lancering eind januari 2014, testfase februari/maart 2014. Oplevering eind maart 2014. Besloten is om te blijven bij het MMS programma, maar dan de nieuwe versie in de Cloud, waarbij de zuil behouden zal blijven. Er zal ook een ICT verantwoordelijke worden aangesteld (zie de vacatures op de site). Daarnaast krijgen alle commissie hun eigen inlog. De leden moeten zo min mogelijk merken van alle aanpassingen en het bestuur zal trachten de communicatie zo goed mogelijk op gang te houden. Tevens wordt er gevraagd om begrip wanneer er misschien voor een deel geen toegang is tot de systemen. Staf maakt nog van de gelegenheid gebruik om alle leden te bedanken die zich hebben ingezet voor het ter beschikking stellen van gegevens, foto’s, redigeren van tekst, schrijven van tekst en het distribueren van het Jubileum Par-hole. Martien Cornelisse: is het boekhoudsysteem onderdeel van het MMS systeem? Het was altijd al apart en blijft hetzelfde. Thea Verwaal: wanneer gaan we mensen bij elkaar roepen en wegwijs maken in de nieuwe procedures? Als alles binnen is van MMS, zal de implementatie onder begeleiding van Henk Stout gaan aanvangen.


De VZ bedankt Staf Guilliams en de ad hoc commissie, bestaande uit Staf Guilliams, Hendry Klooster, Henk Stout, Ewoud Gebraad, Paul Brijs, Marion de Zeeuw en Ron Hendriks. De commissie wordt bij deze decharge verleend. 9. Vaststellen van de begroting (stukken al meegestuurd met de agenda) De PM licht de begroting toe. Paul Brijs: kun je iets zeggen over ‘opleiding commissieleden’? Dat is het bedrag in de offerte van MMS, is dus voor de opleiding t.b.v. de nieuwe software. Frans van Adrighem: in de begroting 2014 staat kosten jeugd, familie en senioren: een vrij ruim bedrag. We hebben hetzelfde bedrag als anders begroot. Hieronder vallen ook de eventuele kosten m.b.t. Par3 leden. Kees Tanis: kunnen wij onze Triple A status behouden? De PM denkt van wel, gezien de contacten met de Rabobank. De begroting wordt vastgesteld. 10.Wijziging statuten Op de vorige ALV werd duidelijk dat de statuten aangepast zouden moeten worden. Volgens artikel 26 van de statuten moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan - 50% van de stemgerechtigde leden moeten aanwezig zijn: dat is vanavond niet het geval; - het voorstel tot wijziging had 15 dagen voor de vergadering rondgestuurd moeten zijn (dag van verzending en dag van vergadering niet meegerekend): ook daar is niet aan voldaan, de VZ biedt daar de excuses van het Bestuur voor aan; - mochten er veranderingen in het voorstel worden aangebracht, dan moet de hele procedure weer opnieuw omdat de leden eerst een definitief voorstel moeten krijgen. Gevolgen? We kunnen vanavond geen besluit nemen. Voor de vereniging verandert er niets, omdat de oude statuten gewoon van kracht blijven. De wijziging van de statuten wordt daarom doorgeschoven naar de volgende ALV. Het voorliggende voorstel is tot stand gekomen door de inzet van de VZ, met de hulp van Ronald van de Mark en Auke Dijkstra. Vooraf is ook commentaar gevraagd van de notaris. Op 21 november heeft het Bestuur een verzoek ontvangen van Paul Brijs over de voorgestelde statutenwijzigingen. Hoewel we normaal gesproken dit soort vragen schriftelijk beantwoorden, willen we hiervoor een uitzondering maken en de vragen in deze vergadering


met u door te nemen (zie bijlage). Er komt een tussenvraag over leden van verdienste door Myrna Trumpi. Hierover is al eerder discussie geweest. Na overleg met de jurist is er vastgesteld dat leden van verdienste volgens de huidige statuten geen stemrecht hebben. Willem Werner vindt dat de vereniging de ‘schade’ zou moeten dragen als er iemand erelid wordt. Frank Canters: er is bij de behandeling van de vragen van Paul Brijs een aantal keren gesproken over greenfees en bedragen voor driving range, etc. Frank heeft altijd gedacht dat er bepalingen in de statuten moeten staan over de hoogte van de diverse bedragen voor verschillende leden. Staan er ook niet in, die staan in de speelrechtovereenkomst met Catharinenburg. Myrna: in de notulen van 18 april staat dat de machtiging per email is gekomen. Hoe kan dat? Het definitieve voorstel voor wijziging van de statuten zal op de agenda van de ALV van maart worden gezet en zal minimaal 17 dagen van tevoren naar alle leden worden verstuurd. 11. Lid van verdienste De VZ doet een inleiding over leden die zich op een bijzonder wijze inzetten voor de vereniging. Volgens artikel 9 van de statuten zijn dit leden die vanwege hun prestatie door het Bestuur benoemd kunnen worden tot Lid van verdienste. Marion de Zeeuw heeft zich meer dan 10 jaar ingespannen voor het secretariaat, reden waarom het bestuur heeft besloten haar tot lid van verdienste te benoemen. Omdat Marion niet aanwezig kon zijn, is haar benoeming eerder deze week in een ingelaste bestuursvergadering een feit geworden. Na dit agendapunt houdt de VZ een pleidooi, getiteld ‘Niet lullen maar poetsen’. De VZ benadrukt het belang van vrijwilligers, nodig om Roxenisse en Catharinenburg beter en mooier te maken. Een vereniging lijkt soms net het wilde westen, aldus de VZ, met valkuilen, schietgrage bendeleden en dwarsliggers. Daarom is het soms lastig doelen te bereiken, reden waarom de VZ zich regelmatig heeft afgevraagd wat hij eigenlijk aan het doen was. Toen hij echter erop werd gewezen dat het verstandiger is om te kijken naar dingen die wel bereikt zijn in plaats van je blind te staren op dingen die niet lukken, kwam de realisatie: tel je zegeningen! Er zijn dan ook al aardig wat zaken gerealiseerd:


geluidsinstallatie clubhuis/terras, toilet in de baan, organisatie jubileumweek, langlaufen, Ledenbestand up-to-date gemaakt ICT vernieuwing in ver gevorderd stadium, nieuwe geïntegreerde website, smoelenboek, wijziging van statuten voorbereid, speelrechtovereenkomst voorbereid, invoering van de Roxenisse Masters (komend jaar). De VZ doet nogmaals een beroep op de leden om zich als vrijwilliger te melden. Hetzij voor vacatures in bestuur, hetzij als hulp bij evenementen. 12. Datum, tijd en locatie nieuwjaarsreceptie Het bestuur wil de traditionele nieuwjaarsreceptie omtoveren tot een nieuwjaars-event. We zullen dan in een gezelligheidsronde over 9 holes met elkaar over van alles kunnen praten (partners mogen meelopen). Daarna gaan we naar het clubhuis voor een glaasje champagne met wat woorden van de voorzitter. Nadere details zullen snel worden bekend gemaakt. 13. Rondvraag Tijdens de pauze zijn alleen vragen ingediend m.b.t. reeds afgehandelde agendapunten, deze zullen niet verder worden behandeld. Verder geen vragen. 14. Datum volgende vergadering De volgende ALV zal plaatsvinden op 28 maart 2014. De VZ dankt de BE en zijn team voor hun inzet en sluit de vergadering. JL Mijnders bedankt iedereen voor de rustige vergadering en geeft tot slot een rondje. 15. Sluiting De vergadering wordt gesloten om 22.07 uur.

ALV NOTULEN 29 NOVEMBER 2013

Recommend Documents