VOETBALVERENIGING WIELDRECHT OPGERICHT 15 JULI 1947 p/a Postbus 8146, 3301 CC Dordrecht
[email protected]
Notulen Algemene Ledenvergadering (ALV) d.d. 5 november 2012
1. Opening De voorzitter, Edwin van Vught, opent de ALV om 20.30 uur en heet de aanwezigen en in het bijzonder de ereleden en leden van verdiensten, van harte welkom. Pun Valk notuleert de vergadering. De presentielijst en de financiële stukken liggen ter inzage bij de ingang. Er zijn voldoende leden aanwezig om deze vergadering rechtsgeldig te laten zijn. De voorzitter zal voor de pauze terugblikken op het afgelopen seizoen en na de pauze vooruitkijken naar het komende seizoen. De voorzitter staat stil bij de volgende zaken: Een moment stilte wordt in acht genomen om stil te staan bij het overlijden van Dries Brand (erelid) en Marcus van den Heuvel (barvrijwilliger). Over de prestaties is al genoeg gezegd en geschreven, de sportieve prestaties waren verschillend, degradatie D1 uit hoofdklasse, 1e heeft zich op slotdag weten te handhaven, 2e heeft nacompetitie bereikt. Er zijn weer veel activiteiten georganiseerd onder andere Boekelkamp, F-kamp, Wieldrechtcross, thuistoernooien, Familiedag, Feestavonden etc. Tijdens de ALV 2011 is aandacht besteed aan het vrijwilligersbeleid, een vrijwilligerscommissie is ingesteld om meer vrijwilligers bij de vereniging te betrekken. De vrijwilligerscommissie is enthousiast van start gegaan, de respons viel echter zwaar tegen, mensen zijn aangesproken, er is een schrijven uitgegaan en dat heeft uiteindelijk geleid tot 10 reacties. Over het alternatief om vrijwilligersactiviteiten af te kopen is ook nagedacht, maar dat vergt een te intensieve administratie. De vrijwilligerscommissie is met alle wervingsactiviteiten gestopt en heeft de problematiek teruggelegd bij het Bestuur. Het Bestuur heeft in kaart gebracht hoe groot het probleem op dit moment is en of de activiteiten kunnen worden uitgevoerd met de huidige vrijwilligers/bezetting. Het Bestuur is tot de conclusie gekomen dat de vrijwilligersactiviteiten vooralsnog met de huidige bezetting lukt en daardoor wordt er niet overgegaan tot het verplichten c.q. afkopen van de vrijwilligersactiviteiten. De activiteitencommissie (voorheen recreatiecommissie) is bij de jeugdcommissie ondergebracht. Notulen ALV d.d. 05112012
1
De reünie wegens het 65-jarige bestaan van Wieldrecht op 27 juli 2012 was een groot succes. Vanwege het succes is gekeken of het haalbaar is om wekelijks een soos te organiseren, animo voor een soos was echter gering. Er wordt door het Bestuur wel nagedacht op welke manier de oudere leden bij de vereniging kunnen worden betrokken. Dankzij intensief en goed contact met de Gemeente Dordrecht is in de zomervakantie de renovatie van het kunstgras uitgevoerd. In juni 2012 is na een jarenlang traject gestart met de Buiten Schoolse Opvang (BSO) bij Wieldrecht in het voormalige jeugdhonk. De Kleine Burght exploiteert de BSO. Van de opbrengsten Grote Clubactie 2011 is inmiddels het pannaveld (trapveldje) gerealiseerd, de feestelijke opening was een groot succes.
2. Notulen van de Algemene Ledenvergadering 7 november 2011 De notulen van de vorige ALV zijn gepubliceerd op onze website op 10 januari 2012. Er zijn geen vragen of opmerkingen en de notulen worden ongewijzigd goedgekeurd. Pun Valk en Wout Reedijk (Secretaris) worden bedankt voor het opstellen van de notulen. 3. Ingekomen stukken en mededelingen De secretaris, Wout Reedijk, deelt mee dat er geen ingekomen stukken zijn binnengekomen. De secretaris heeft wel machtigingen ontvangen. Afmeldingen: Lex Zwanenburg, Sjaak Kleijnendorst, Sven Valk, Marius Valk, Vincent van Mil. Machtigingen: Marius Valk aan Hans de Jong, Sven Valk aan Pun Valk, Sjaak Kleijnendorst aan Wout Reedijk. 4. Financiële verslagen De voorzitter geeft het woord aan de penningmeester om een toelichting te geven op de financiële stukken over het afgelopen seizoen. De financiële administratie is door Bert Robbemont en de administratie van de ledencontributie is door Jeanette Reedijk verzorgd. De penningmeester, Reinier Theesing, geeft een toelichting op een aantal posten: De jaarstukken zijn naar vorm en systeem opgesteld conform die van voorgaande jaren. Om een beeld te krijgen van de kantineontvangsten, voorraadbeheer en inkoopbeleid is inmiddels overgegaan tot de aanschaf van een kassasysteem gekoppeld aan een computer met een duidelijk op de horeca gericht beeldschemer. Er wordt naar tevredenheid mee gewerkt. Helaas zijn de kasverschillen, waarvan voorheen een vermoeden was, nu daadwerkelijk geconstateerd. Het financieel eindresultaat is echter nog steeds negatief. Oorzaken zijn lagere subsidies, een hogere post onderhoud gebouwen en een fikse (eenmalige) stijging van de energiekosten. Liquide middelen zijn flink gedaald.. De tribune is inmiddels volledig afbetaald, deels door sponsoring en de rest via een lening. Er is nauwelijks sprake van van contributieachterstand. Notulen ALV d.d. 05112012
2
De resultaten van de kantine hebben weer een plus laten zien, complimenten voor Joel Polak en Mark van der Linden aangezien zij het inkoopbeleid aanzienlijk hebben verbeterd. Helaas zijn wij de subsidie op de ecotax misgelopen. Van de inkomsten 3 uit 15 is een nieuwe televisie gekocht. Mark van der Linden licht toe dat bij het opstellen van de begroting geen rekening is gehouden met het onderhoud aan de buitenkant van het gebouw, besloten is toch een aantal werkzaamheden uit te besteden en in één jaar te laten uitvoeren. Van de Gemeente Dordrecht is een aanslag rioolrechten over de afgelopen drie jaar ontvangen. Verzekeringskosten lopen gelijk. Contributiekosten heeft te maken met de kosten van het computersysteem, de administratie wordt hiermee gedaan en de licentie is flink aan de prijs. Van de inkomsten Club uit 50 is een nieuwe kopieermachine aangeschaft.
Peter Kurpershoek vraagt hoe de verbouwing eind 2011 van de grote bar is gefinancierd. De penningmeester antwoordt dat dit is bekostigd uit de opbrengsten van de speciale Wieldrecht-loterij (voorjaar 2011). 5. Verslag kascontrolecommissie De kascontrolecommissie bestaat uit Hans de Jong, Ferry van der Wulp en Frans Mertens. De bevindingen over het boekjaar 2011/2012 worden door Hans de Jong namens de kascontrolecommissie toegelicht. Op donderdag 25 oktober en donderdag 1 november 2012 heeft de kascommissie van v.v. Wieldrecht de financiële verantwoording van het boekjaar 2011/2012 en de bijbehorende administratie van v.v. Wieldrecht gecontroleerd. Daarbij is zij tot de volgende bevindingen gekomen: a)
De kascommissie heeft gezien dat de administrateur een deel van de aanbevelingen die zij heeft gedaan over het boekjaar 2010/2011, heeft uitgevoerd. Het deel van de inkomende geldstroom dat de kascommissie heeft onderzocht, met uitzondering van de kantine-exploitatie, wijzen op juistheid en volledigheid. De inkomende geldstroom van de kantine is beter inzichtelijk dan vorig jaar. De kascommissie heeft wel zijn vraagtekens gezet bij het relatief lage exploitatieresultaat.
b)
De financiële administratie is in handen van een ander persoon dan de penningmeester. De verantwoordelijkheid voor de exploitatie van de kantine en de financiële verantwoording van de kantine is gescheiden. Dit zelfde geldt voor de administratie van de ledencontributie, die door een ander dan de penningmeester wordt gevoerd. Voor de verantwoording is dit een positief punt.
Notulen ALV d.d. 05112012
3
c)
De kascommissie heeft zich extra verdiept in de volgende onderwerpen: 1. Consistentie grootboekadministratie en jaarrekening 2. Salarisadministratie 3. Exploitatie en onderhoud clubgebouw 4. Vrijwilligersvergoedingen 5. Steekproeven inkomende en uitgaande geldstroom 6. Kasverschillen op de kantine-exploitatie
Ad 1, 2, 3, 4 en 5): De kwaliteit van de administratie is uitstekend. De waardering van vaste activa is voorzichtig, en de administratie bevat alleen uit de jaarrekening blijkende verplichtingen. Ad 6): De penningmeester heeft een aantal acties opgezet die moesten leiden tot significante verbeteringen in de kantineverkoop-administratie. Met gebruik van de nu beschikbare administratieve middelen wijzen alle steekproeven, een enkele uitzondering daargelaten, op een aanzienlijk lagere inhoud van de kas dan op basis van de verkoopadministratie verwacht mocht worden, terwijl de kascommissie juist een hogere inhoud verwachtte dan uit de verkoopadministratie is af te leiden. De kascommissie adviseert de algemene ledenvergadering om het Bestuur decharge te verlenen voor de financiële administratie en verantwoording van het boekjaar 2011/2012, met de volgende aanbevelingen:. Het uitvoeren van een diepgaand onderzoek naar, en zo nodig onmiddellijke maatregelen tegen , de geconstateerde kasverschillen De ontwikkeling en invoering van een strakke, voor de kascommissie controleerbare procedure van kantine, inkoop, verkoop, voorraad, eigen verbruik en representatie. Handhaven van de huidige administratie-precisie. Handhaven van de huidige scheiding van uitvoerende, administratieve en rapporterende taken. Johan van der Weijden wat betekent meer aangeslagen dan in de kassa zit? Hans de Jong antwoordt dat dit betekent dat er meer producten/omzet wordt aangeslagen dan dat er in contanten in de kassa aanwezig is. Als door drukte slecht wordt aangeslagen zou dit juist andersom moeten zijn. Joel Polak geeft aan dat er echt nader onderzoek moet worden gedaan naar de oorzaak, het gaat om € 200,- per week kasverschil. De voorzitter geeft aan dat dit al jaren een punt van zorg is, daarom is er een nieuwe kassa aangeschaft. Vraag is of de verschillen een gevolg zijn van kinderziektes. Vrijwilligers moeten er mee leren omgaan, misschien is kassa niet goed geprogrammeerd? Vandaar dat nu dagelijks de voorraad wordt bijgehouden, geteld en verschillen vastgelegd. De resultaten tot nu toe geven aan dat de verschillen zich op alle dagen voordoen. Het onderzoek zal dan ook worden voortgezet. De aanwezigen dechargeren het Bestuur voor de financiële administratie en verantwoording 2011/2012. Notulen ALV d.d. 05112012
4
6. Verkiezing kascontrolecommissie De voorzitter vraagt de aanwezigen wie er volgend jaar zitting wil nemen in de kascontrolecommissie. Peter van de Schalie meldt zich vrijwillig aan. De kascontrolecommissie 2012 / 2013 jaar ziet er als volgt uit: Frans Mertens (3e keer) Ferry v.d. Wulp (2e keer) Peter van de Schalie (1e keer) 7. Pauze De voorzitter biedt de leden namens het Bestuur een drankje aan. 8. Bestuursverkiezing Karel van Vuuren en Mark Opstal nemen zitting in de stemcommissie. Aftredend en niet herkiesbaar Wout Reedijk, Secretaris Wout Reedijk treedt regulier af, volgens het vast roulatieschema van het Bestuur. Vanwege prive-omstandigheden heeft hij zich niet herkiesbaar gesteld. Het Bestuur heeft begrip voor zijn beslissing en dankt hem voor zijn inzet de afgelopen jaren. Kandidaat Jeanette Reedijk-Henzen, Secretaris Binnen het Bestuur is naar een oplossing / kandidaat gezocht en die is gevonden in de persoon van de huidige 2e Secretaris, Jeanette Reedijk en deze voordracht heeft de volledige steun van het Bestuur. Voor de functie van secretaris is een schriftelijke stemronde voorgeschreven. De stemcommissie heeft de stembriefjes uitgedeeld en de stemmen geteld: 138 stemmen uitgebracht, 123 stemmen voor, 12 stemmen tegen en 3 blanco. Daarmee is Jeanette Reedijk gekozen tot secretaris. De nieuwe secretaris bedankt de aanwezigen voor hun vertrouwen. 9. Begroting seizoen 2012 - 2013 De voorzitter geeft het woord aan de penningmeester om een toelichting te geven op de begroting: Een van de eisen van de KNVB is een sluitende begroting, de voorliggende begroting voldoet hieraan. Het Bestuur kiest voor een beleid met een gezonde financiële basis, dus vandaar uitstel van grote investeringen. In deze tijd van bezuinigingen, Btw-verhoging, het vaker opzeggen van reclameborden en sponsors, is het zaak dat de sponsorcommissie probeert nieuwe sponsors te werven. Ondanks hun inzet wordt dit steeds lastiger. Rob Lagarde is kartrekker en momenteel enig lid van de sponsorcommissie. De contributieopbrengsten zijn hoger ingeschat. Hoewel eind van vorig seizoen veel afmeldingen zijn ontvangen, zijn er in augustus ook weer veel leden bijgekomen, het ledenaantal is nagenoeg gelijk gebleven. De BSO heeft in principe het contract verlengd. De uitgaven/lasten stijgen enigszins, maar is wel beperkt gebleven, omdat vorig seizoen veel is uitgegeven aan materialen voor de jeugd. De contributie aan de KNVB is gelijk gebleven. Notulen ALV d.d. 05112012
5
Sander van Andel zegt de sponsoring loopt terug en ook de deelname aan de Club van 50/100. Misschien is het een idee om er een bestedingsdoel aan te plakken en dit ook kenbaar te maken binnen de vereniging. Nu weten veel deelnemers aan de Club van 50/100 niet wat er met de opbrengsten wordt gedaan en hierdoor haken ze af. Ook Hans de Jong is van mening dat mensen makkelijker geven als ze weten wat er voor wordt aangeschaft. Marius Valk doet de suggestie voor een Club van 25 in deze economische moeilijke tijden. Misschien maakt dat de drempel wat lager? De voorzitter zegt toe alle suggesties in het bestuur te bespreken. Joel Polak vraagt of vanwege de btw- en accijnsverhoging de kantineprijzen per 1 januari 2013 worden verhoogd. De voorzitter zegt dat de prijzen zullen stijgen, maar dat de exacte verkoopprijzen nog niet bekend zijn, deze zijn mede afhankelijk van de nieuwe inkoopprijzen van de leveranciers. De voorzitter zegt toe dat er dit seizoen extra kritisch naar de uitgaven wordt gekeken en hij herhaalt dat de barcommissie blijft trachten na te gaan wat de oorzaken zijn van de huidige kasverschillen. De voorzitter meldt dat een “Commissie 14+ 21” in het leven is geroepen om aanbevelingen te doen aan de jeugdcommissie en Bestuur om het ledenverlies vooral bij de oudere niet-selectiejeugd te beperken. De afname van het ledenaantal is de laatste jaren weliswaar niet schrikbarend, wel stelt de commissie vast dat aan de onderkant ( mindere instroom E en F) en de bovenkant (A en B jeugd) de problemen zitten, waardoor Wieldrecht nog maar 6 seniorenteams heeft. Dit is weinig vergeleken met andere Dordtse clubs. Bij E en F is inmiddels veel veranderd, de organisatie is verbeterd waardoor weer een toename van jonge leden is waar te nemen. Na een uitgebreide gedachtewisseling wordt de begroting 2012 / 2013 door de aanwezigen goedgekeurd. De penningmeester dankt de financiële commissie voor hun werkzaamheden en steun. 10. Rondvraag Nico Koster vraagt of de nieuwe televisie het ook doet? Mark van der Linden zal hier naar kijken en zonodig maatregelen nemen. Joel Polak vraagt wat de vrijwilligerscommissie nu gaat doen. Mensen hebben een voorkeur voor de persoonlijke aanpak, een aantal willen best iets doen maar moeten dan wel gevraagd worden? De voorzitter antwoordt dat er op dit moment door de vrijwilligerscommissie niets wordt gedaan, zij heeft de opdracht teruggegeven aan het Bestuur. Het Bestuur gaat na waar de problemen zitten c.q. gaten vallen en gaat zelf actief vrijwilligers hiervoor werven. Hans de Jong vraagt waarom de timmer- en verfwerkzaamheden zijn uitbesteed, onvoldoende vrijwilligers? De voorzitter antwoordt dat waar mogelijk eigen vrijwilligers worden ingezet en alleen op advies van de bouwcommissie bepaalde werkzaamheden worden uitbesteed. Notulen ALV d.d. 05112012
6
Agnes Burger vraagt waarom zij als coördinator meisjes niet weet dat de damescommissie is opgeheven? De voorzitter antwoordt dat hij voor de zomerstop een e-mail van de coördinator Dames heeft ontvangen waarin zij aangaf zich terug te trekken uit de damescommissie en als coördinator dames. De voorzitter van de Dames-commissie was al eerder vertrokken. Het Bestuur heeft in eerste instantie gekeken naar de gevolgen voor het damesteam (kon het damesteam überhaupt worden gehandhaafd zonder coördinator?). Na een uitgebreide gedachtewisseling is besloten om de meisjesteams MB1 en MD1 onder te brengen bij de jeugdcommissie zodat zij een aanspreekpunt zouden hebben. Agnes Burger zegt nog steeds op een aantal spullen voor de meisjesteams te wachten. De voorzitter zegt dat dit door de jeugdcommissie zal worden uitgezocht en terugkoppeling volgt. Piet Slooff vraagt wat we gaan doen aan de mensen achter de grote bar die daar niet horen, het heen en weer geloop van niet barvrijwilligers is heel irritant. Hier moeten duidelijke afspraken over worden gemaakt en worden gehandhaafd. Tevens vraagt hij wanneer er een microfoon komt bij de grote bar om berichten om te roepen? Mark van der Linden antwoordt hier druk mee bezig te zijn. 11. Sluiting De voorzitter bedankt de leden voor hun aanwezigheid en vertrouwen in het Bestuur. Het laatste nieuws kan altijd op de Wieldrecht website worden gevonden. De voorzitter sluit de vergadering om 22.10 uur en biedt de aanwezigen een drankje aan namens het Bestuur.
Notulen ALV d.d. 05112012
7
