VOETBALVERENIGING
WIELDRECHT
OPGERICHT 15 JULI 1947 p/a Postbus 8146, 3301 CC Dordrecht
[email protected]
Notulen Algemene Ledenvergadering (ALV) d.d. 3 november 2014
1. Opening: De voorzitter opent de ALV om 20.35 en heet de aanwezigen en in het bijzonder de spelddragers en leden van verdiensten en ereleden, van harte welkom. Secretaris is vanwege gezondheidsproblemen afwezig. Nieuw aan de bestuurstafel is Simone Maissan, sinds maart de nieuwe notulist van het Hoofdbestuur. De presentielijst en de financiële stukken liggen ter inzage. Leden aanwezig Ouders van jeugdleden Machtigingen leden Machtigingen jeugdleden
: : : :
36 0 1 0
x 3 stemmen
108
x 3 stemmen
3
De voorzitter blikt terug op vorig seizoen: - Helaas heeft de vereniging afscheid moeten nemen van Bert Robbemont (lid van verdienste) en de heren Leen Reedijk en Co Buntsma (ereleden). Ter nagedachtenis vraagt de voorzitter de aanwezigen een minuut stilte in acht te nemen; e - Historisch seizoen: kampioenschap 2 , B1 terugkeer naar de hoofdklasse, C1 heeft de e stap naar landelijke 3 divisie gemaakt, damesteam heeft hard gewerkt aan de doelstelling, 4e elftal en meerdere jeugdteams zijn kampioen geworden; - Er hebben weer veel activiteiten plaatsgevonden zoals de Wieldrechtcross, sinterklaasfeest, dart toernooi, familiedag, vrijwilligers BBQ, schoolvoetbaltoernooien, VTT, jeugdvoetbaldag en diverse thuistoernooien met zeer aansprekende tegenstanders; - Vrijwilligersbeleid: vorig jaar heeft Vincent van Mil een oproep gedaan voor ondersteuning van de onderhoudsploeg. De voorzitter, samen met de voorzitter van de jeugdcommissie zijn hierop een actie gestart om vrijwilligers te zoeken uit alle lagen uit de club. Dit heeft onder meer geleid tot nieuwe medewerkers voor de keuken, wedstrijdsecretariaat en notulist hoofdbestuur. Echter, zowel de onderhoudsploeg, bar en keuken zijn nog steeds op zoek naar versterking. De voorzitter maakt van de gelegenheid gebruik om degene die zich het afgelopen seizoen belangeloos voor de vereniging hebben ingezet te bedanken met een applaus. - Seizoen 2014-2015: prestaties vallen nog wat tegen, positieve geluiden zijn er wel! - Boekelkamp 2014; Verheugd te melden dat ondanks het aantal deelnemers van 34 toch weer een Boekelkamp heeft kunnen plaatsvinden. Bestuur heeft haar steun toegezegd voor de organisatie 2015; - In de zomermaanden hebben veel verbouwingen en onderhoudswerkzaamheden aan het complex plaatsgevonden. De voorzitter verwijst ook naar het redactionele stukje op de website hierover. Onder andere de vloer van de entree is vernieuwd. De kleedkamers en de bestuurskamer zijn opgeknapt en de kantine heeft een schilderbeurt gehad. Het aanpassen van het terras moet nog plaatsvinden. De voorzitter legt uit dat de opstap van het terras naar binnen toe nu te hoog is en dat wanneer iemand door over zou struikelen, de vereniging aansprakelijk is. - Op 15 juli 2014 (47 jaar na oprichting van de vereniging) is de stichting Vrienden van Wieldrecht opgericht. Veel gestelde vraag was of er draagvlak aanwezig was voor een Pagina 1 van 7
-
Businessclub bij Wieldrecht. De praktijk bewijst dat inderdaad het geval is. Op dit moment staat de teller op 25 leden die het financiële steuntje in de rug kunnen geven waarbij de speerpunten van de Stichting zijn: de jeugdopleiding, het complex en het vrijwilligersbeleid; BSO De Burgt: Ontwikkelt zich positief. de groepsgrootte van maximaal 20 kinderen is bereikt. Dit betekent een extra financiële impuls voor Wieldrecht; TV en internet: Ons internet is nu middels een tweetal straalverbindingen opgebouwd. Dit zorgt voor een goede en snellere verbinding. TV: wordt ook wat apparatuur vernieuwd zodat het aanbod verbeterd wordt.
2. Notulen van de Algemene Leden Vergadering van 4 november 2013: Geen opmerkingen. Met dank aan notulisten Pun Valk en Jeanette Reedijk worden de notulen vastgesteld. 3. Ingekomen stukken en mededelingen Ingekomen stukken: De voorzitter meldt namens de secretaris dat een e-mail van Vincent Weeda voor de rondvraag is ontvangen. Mededelingen: schriftelijke afmeldingen zijn ontvangen van:Henk Kurpershoek, Huub Huibrechtse, Erik van de Graaf, Job Sas, Walter Weeda (ouder van Vincent Weeda), Henk Mudde, Sven Valk, Hans de Jong en Bert ten Veen. Mondelinge afmelding is ontvangen van Jeanette Reedijk. Machtigingen: Sven Valk aan Marius Valk. 4. Financiële verslagen De voorzitter geeft het woord aan de penningmeester om een toelichting te geven op de financiële verslagen over het afgelopen seizoen. De financiële administratie is door Bert Robbemont verzorgd, na zijn overlijden heeft Edwin van Vught zich beschikbaar gesteld om zijn taken over te nemen. De ledencontributie is verzorgd door Jeanette Reedijk. Alles onder het toeziend oog van de penningmeester De penningmeester geeft een toelichting op de BALANS. Activa: • post materiële activa: op het complex is iets afgeschreven. • post vlottende activa: in verband met het overlijden van Bert Robbemont voorraad niet geteld. Dit staat wel weer op de planning voor volgend jaar. Passiva. • post eigen vermogen: besteed aan o.a. het onderhoud aan het complex. • ten opzichte van het vorige boekjaar is een winst van € 2.000,- behaald. • post schulden op korte termijn: geen bijzonderheden. De penningmeester geeft een toelichting op de post OPBRENGSTEN: • Post bruto omzet kantine: enorme stijging! Bestuur is verheugd met deze cijfers t.o.v. het vorige boekjaar. Een betere registratie, inkoop en controle hebben hieraan bijgedragen. De marge tussen omzet en inkoop is ongeveer gelijk aan vorig jaar. • Post inkoopbeleid: zeer kritisch opgepakt. • Post contributies: zijn iets gedaald t.o.v. begroting door minder leden aan het begin dit jaar. • Post subsidies: hierin zit ook de energiebelasting die we terug krijgen, bedrag van vorig jaar nog niet ontvangen. • Post rente: staat niet vermeld, bedrag ongeveer gelijk aan vorig jaar. • Post baten entree: het bestuur heeft besloten alleen entree te heffen voor clubs uit de regio. Opbrengsten wegen niet op tegen de voorbereiding en inzet van vrijwilligers. Laagste bedrag dat is ontvangen is € 20,-. Het hoogste bedrag was € 100,-. • Post club van 50: Kost steeds meer moeite om mensen te vinden. Op dit moment telt de club 31 donateurs. • post vergoeding BSO: Naast de inkomsten moet Wieldrecht een afdracht doen aan de gemeente per kind. Deze kosten zijn in mindering gebracht op de inkomsten.
Pagina 2 van 7
De penningmeester geeft een toelichting op de post LASTEN: • Post salarissen: iets lager uitgevallen. Sommigen vergoedingen zijn salarissen af en krijgen hiervoor in de plaats een onkostenvergoeding, waardoor de onkostenvergoeding hoger uitvalt. • Post kosten teams: betreft onder meer reiskosten, trainingskampen, bus. • Post jeugd: kleding, ballen, toernooikosten. • Post terrein: bedrag gelijk gebleven. • Post KNVB: iets lager uitgevallen. • Post energiekosten: iets lager uitgevallen. Gelet wordt op het tijdig uitdoen van de verlichting van de velden. • Post afschrijving: gaan omlaag omdat we in het algemeen veel posten die we maken direct als kostenpost verantwoorden en niet meer op de balans zetten. • Post reclameborden: hierin zit weinig groei meer, omdat er momenteel geen bordsponsoren bij komen. • Post representatiekosten: o.a. de sjaals die in voorraad waren ineens als representatiekosten geboekt. • Post internet en website: wordt hoger door kwaliteitsverbetering. • Post contributies: dit betreft de diverse abonnementen. • Post eigen gebruik: inkoopwaarden artikelen, leden, bestuur, vrijwilligers. • Post kosten 3 uit 15: kosten zijn in mindering gebracht op de baten. Toelichting Specifieke vorderingen: Onderhoud is toegevoegd. e Posten te betalen: terreinhuur 5052 aan de gemeente, 2 kwartaal 2014. Bert van de Wulp: vraagt of het inzamelen van oud papier en kleding nog zin heeft. Ja, dit bedrag wordt opgenomen onder inkomsten diversen. Bedragen die we hiermee binnen halen zijn marginaal, oa door daling papierprijzen. Inzameling kleding blijft achter. De penningmeester maakt van de gelegenheid gebruik om wijlen Bert Robbemont te bedanken voor zijn bijdrage en ook zijn opvolger Edwin van Vught. 5. Verslag kascontrolecommissie Op 7,8, 15 en 29 oktober 2014 heeft de kascommissie, bestaande uit Marc Opstal, Karel van Vuuren en Ferry van der Wulp, de financiële verantwoording over het boekjaar 2013/2014 en de bijbehorende administratie van de VV Wieldrecht gecontroleerd. Daarbij is zij tot de volgende bevindingen gekomen: a) De kascommissie heeft geconstateerd dat de administrateur en het bestuur grotendeels de aanbevelingen die zij heeft gedaan over het boekjaar 2012/2013 hebben uitgevoerd, maar slechts ten dele de aanbeveling ten aanzien van de kantine inkoop,-verkoop, voorraad, eigen verbruik en representatie. Verder zijn de kasverschillen op de kantine-exploitatie in het boekjaar 2013/2014 volgens de verklaring van de penningmeester kleiner geworden mede dankzij de destijds aangeschafte kassa en de hierbij vanaf december 2013 gevolgde procedure (als zodanig vastgesteld door het bestuur). Het bestuur heeft de in 2013 aangeschafte bewakingscamera’s niet hoeven te gebruiken voor het vaststellen van kasverschillen op de kantine-exploitatie m.b.t. dit boekjaar b) De financiële administratie is in handen van een andere persoon dan de penningmeester. M.i.v. december 2013 overgenomen door een nieuwe administrateur i.v.m. het overlijden van toenmalige administrateur. De verantwoordelijkheid voor de exploitatie van de kantine en de financiële verantwoording van de kantine is nog steeds gescheiden. Dit zelfde geldt voor de administratie van de ledencontributie, die door een ander dan de penningmeester wordt gevoerd.
Pagina 3 van 7
c) De kascommissie heeft zich extra verdiept in de volgende onderwerpen: 1. Onkosten teams (o.a. medische kosten) 2. Onkostenvergoedingen 3. Representatiekosten 4. Contributies en Abonnementen 5. Steekproef ledencontributie 6. Onderhoud Gebouwen (schoonmaakkosten en verzekeringen) Op basis van het vorenstaande is de kwaliteit van de administratie goed verzorgd. De kascommissie adviseert de algemene ledenvergadering dan ook om het bestuur decharge te verlenen voor de financiële administratie en verantwoording over het boekjaar 2013/2014, met de volgende aanbevelingen: • Dat de kascommissie voor het boekjaar 2014/2015 wederom controleert of een verdere invoering van een strakke, voor de kascommissie controleerbare, procedure van kantine-inkoop,-verkoop, voorraad, eigen verbruik en representatie, heeft plaatsgevonden. • Dat het tellen, opbergen in de kluis en het storten van de kasgelden bij de bank zoveel mogelijk door twee personen tegelijk wordt uitgevoerd. • Handhaven van de huidige administratieprecisie. • Onderzoek of met het huidige boekhoudpakket automatisch de balans en winst- en verliesrekening samengesteld kan worden. • Sleutelbeheer: kritisch beoordelen. Breng o.a. het aantal personen terug die toegang hebben tot de ‘kleine kluis’. • Handhaven van de huidige scheiding van uitvoerende, administratieve en rapporterende taken. • Onderzoek of SportLink een goed alternatief is voor het voeren van de ledenadministratie. De aanwezigen dechargeren het bestuur voor de gevoerde financiële administratie en verantwoording 2013/2014. 6. Verkiezing kascontrolecommissie De voorzitter vraagt de aanwezigen wie er volgend jaar zitting wil nemen in de kascontrolecommissie. Ferry vd Wulp heeft deze taak drie jaar op zich genomen en is daarom niet meer beschikbaar. Max Karelse zegt zijn medewerking toe. De kascontrolecommissie voor 2014/2015 ziet er als volgt uit: • Karel van Vuuren (2e keer) • Marc Opstal (2e keer) • Max Karelse (1e keer) 7. Bestuursverkiezing Aftredend en herkiesbaar Reinier Theesing, penningmeester Reinier Theesing is als lid van het Dagelijks Bestuur binnen het Hoofdbestuur aftredend en herkiesbaar. Het huidige bestuur is blij dat Reinier heeft aangegeven zijn termijn te willen verlengen met als voorbehoud zijn functioneren per jaar te bekijken. Statutair is dit toegestaan. Het penningmeesterschap is een zware en verantwoordelijke klus. Stemming geschiedt middels een stembriefje. Stemcommissie: Nick Dijker en Floris Vermaat. De volwassen leden ontvangen een stembriefje voor 3 stemmen, de jeugdleden mogen, via hun ouders, 1 stem uitbrengen. De stemcommissie heeft de stemmen geteld, 114 voor, 6 tegen en 3 blanco waarmee herverkiezing een feit is. Reinier Theesing is herkozen als penningmeester.
Pagina 4 van 7
8. Pauze 21.32 wordt de vergadering geschorst voor 15 minuten. Vergadering wordt hervat om 21.45 uur. 9. Begroting seizoen 2014-2015 De voorzitter geeft het woord aan de penningmeester om een toelichting te geven op de begroting. Inkomsten: • De stukken gaan uiterlijk 31 januari 2015 naar de KNVB, deze accepteert geen tekort! Begroting is opgesteld door de penningmeester in samenspraak met Edwin van Vugt en de voorzitter. • Gekozen voor een voorzichtige begroting. • Reclameborden is inclusief inkomsten van de Stg. Vrienden van Wieldrecht (Stg. VvW). Inkomsten borden dalen, deze worden echter gecompenseerd met de inkomsten uit de Stg. VvW. • Loterijen en 3 uit 15: iets hoger ingeschat. • BSO: verwachting is dat de inkomsten hoger uit gaan vallen, dan begroot. Totale inkomsten: €184.100,-. Uitgaven: • Materialen: Verhoogt, omdat we al weten dat er meer nodig is dan vorig seizoen. e e • Teams: iets lager begroot omdat de tegenstanders van het 1 en het 2 dichterbij gelegen zijn waardoor minder reiskosten gemaakt hoeven te worden. • Jeugd: bedrag opgetrokken. • KNVB: opgetrokken op basis van de ervaringen afgelopen seizoen. • Onderhoud gebouw: wordt altijd hoger ingeschat omdat dit altijd tegenvalt. • Rioolrecht: groot verbruiker van water! • Contributies: = abonnementen. Totale uitgaven €184.100,-. Nico Koster: waar kunnen de inkomsten van de sponsoren en Stg. VvW teruggevonden worden? Begroot op € 10.000,- (borden en Stg. VvW). Hoofdsponsor (TDA, fa. Kloens en Hogeweg) staat bij kledingsponsor. Eveneens voorzichtig begroot. De voorzitter ligt toe dat op het moment dat de begroting werd opgesteld het aantal deelnemers aan de Stg. VvW minder was, naar verwachting stijgt dit bedrag. Niet gekozen is voor splitsing omdat de Stg. VvW de borsponsoring rondom het hoofdveld overgenomen heeft. Over een jaar wordt meer zicht hierin verwacht en kunnen de bedragen gesplitst worden op de begroting. De penningmeester merkt namens het bestuur op dat: een aantal producten in de kantine zullen worden verhoogd, waaronder bier. Laatste verhoging heeft 2 jaar geleden plaatsgevonden. Inkoop van een aantal producten is gestegen, bestuur wil de marge van 49% graag vasthouden. Joël Polak verduidelijkt dat er een flinke verhoging in de prijs van bier heeft plaatsgevonden. Voorheen hadden we een grote tank staan, echter is weer gekozen om terug te keren naar het oude fustsysteem. Informatie over de prijsstijgingen volgt via de website. De voorzitter voegt hieraan toe dat een deel van de opbrengst van de loterij 3 uit 15 is besteed aan de tv. De opbrengsten en uitgaven van de Grote Club actie zullen ook via de website gecommuniceerd worden. Brian v.d. Graaf: was het tankssysteem niet goedkoper? Nee, tanks gaven problemen en worden niet meer door Heineken onderhouden. Leidingsysteem was dermate lang dat het bier hierin stil bleef staan, met bederf tot gevolg. Besloten is om terug te gaan naar het fustsysteem. Cees van de Linden: vraagt waarom toch gekozen is voor een prijsverhoging terwijl de omzet van de kantine is gestegen? De voorzitter geeft aan dat de marge tussen omzet en inkoop ten opzichte van vorig seizoen gelijk is. Wanneer dan de inkoopprijs gaat stijgen zal jeook de verkoopprijs moeten aanpassen om hetzelfde geld over te houden. Verhoging zal minimaal zijn. Stijging van de omzet is veroorzaakt door hogere afnamen, niet door verebetering van de marge. Als we het resultaat op hetzelfde niveau willen houden zijn we genoodzaakt de prijzen te verhogen. Pagina 5 van 7
Ook de toernooien hebben een positief effect gehad op de inkomsten van de kantine, evenals het WK en een aantal uitstekend bezochte thuiswedstrijden van het eerste elftal. Peter Kurpershoek: geeft aan dat er nieuwe tanks op de markt zijn, waarom worden deze niet gebruikt door Wieldrecht? Joël Polak geeft aan dat de nieuwe tanks 1000 liter bevatten. Dat is niet rendabel voor de vereniging. Ook hier geldt bijvoorbeeld dat bij warm weer bederving van bier en dus verlies plaats vindt. Verder nemen deze tanks veel meer plek in, meer dan wij beschikbaar hebben. Begroting 2014-2015 goedgekeurd met dank aan Edwin van Vught voor zijn inbreng. 10. Rondvraag De voorzitter meldt dat erelid Bas de Roo is opgenomen in een verzorgingstehuis in Schiebroek en dat hij contact onderhoud met zijn dochter. Het adres, voor het sturen van een kaartje, is beschikbaar bij Vincent van Mil. De voorzitter doet melding van de ingekomen vraag van Walter Weeda: stelt voor om bij niet meer dan 4 wissels per team te hanteren. Probleem speelt bij B, C, D en E teams. Kritische grens voor de grootte van een team ligt tussen 14-16 spelers. Met 8 spelers kan geen nieuw team geformeerd worden. De vraag is duidelijk maar het alternatief is dat mensen niet kunnen voetballen. Lex Zwanenburg zegt toe hem dit als antwoord terug te koppelen. De voorzitter voegt toe dat voor genoemde categorieën een zachte ledenstop gehanteerd wordt. Dit betekent dat leden wel meetrainen maar nog geen wedstrijden spelen. Een herindeling van teams kan plaatsvinden in de winterstop. Martin Bezemer: kan een lid gebruik maken van de kantine (verhuur voor gelegenheden zoals trouwerij, verjaardagsfeest etc.) De voorzitter meldt dat zo lang dit besloten feesten zijn dit niet wordt toegestaan. Buiten de reguliere openstelling van het clubgebouw om worden geen feesten (privé) georganiseerd. Dit kan ook tot problemen met de Gemeente leiden. Piet Slooff: zijn de punten uit de barvergaderingen al besproken in het hoofdbestuur? Onder andere het wisselgeld, het niet meer achter de bar komen van mensen die geen bardienst hebben en de afsluiting. Joël Polak meldt dat een aantal punten liggen bij de barvrijwilligers zelf, aantal punten spelen in de zomer (warmte) en een aantal punten zijn uitgezet. De problematiek van het wisselgeld is bekend. Feit dat er meer om wisselgeld gevraagd wordt betekend dat hierover nagedacht moet worden. Wisselgeld moet op meerdere plekken beschikbaar zijn. Voor zaterdag 8-11-14 zullen alvast maatregelen getroffen worden. Verloop wisselgeld is grillig. Agnes Bürger: probleem is voornamelijk dat het wisselgeld ook niet in de kluis aanwezig is. Edwin van Vught probeert iedere vrijdag te bepalen hoeveel wisselgeld voor de zaterdag nodig is. Karel van Vuuren: kascommissie heeft voorgesteld om in de keuken ook met een kassa te werken. De penningmeester geeft aan dat dit voor het probleem rondom het wisselgeld niets uitmaakt. Suggesties uit het overleg met de barcommissie worden meegenomen. De penningmeester zegt toe met het hoofdbestuur nogmaals kritisch naar dit probleem te kijken. Marc Opstal: een andere suggestie van de kascommissie was de invoering van een mobiel pinautomaat. De voorzitter geeft aan dat op dit gebied veel beschikbaar is en de juiste optie voor Wieldrecht gezocht moet worden. Hij geeft het voorbeeld van de voetbalclub Boeimeer ((Breda) waar alleen betaald kan worden met pin en de omzet met 10% is toegenomen. Aantal factoren bepalen het verloop van het wisselgeld. Marius Valk: pinsystemen zijn langzaam, gaat ten koste van de verkoop. Voorzitter tegenwoordig zijn er al systemen waarbij het afrekenen heel eenvoudig is. Piet Slooff: vraagt om vier nieuwe warmwater ketels. Joël Polak zal hiervoor zorgen.
Pagina 6 van 7
Agnes Bürger: feesten lopen terug qua aantallen mensen. Judith van Noppen en Agnes Bürger hebben geopperd om tijdens een Dordtse derby de kantine langer open te houden en daar een feest van te maken (voorbeeld: bekerwedstrijd tegen Dubbeldam). De voorzitter geeft aan dat ook het bestuur al aan deze mogelijkheid had gedacht en zal dit opnemen met de feestcommissie. De voorzitter bedankt Judith/Agnes voor de suggestie. Voortbordurend op e de feestcommissie meldt de voorzitter dat op 13 december, thuiswedstrijd 1 tegen Strijen, een mooi feest georganiseerd gaat worden voor een ander publiek waardoor hopelijk meer mensen naar de club getrokken worden. Terugkeer naar de kerstfeesten van weleer is het uitgangspunt. Brian van de Graaf: complimenteert het nieuwe bestuur met het door haar gevoerde beleid het afgelopen seizoen. 11. Sluiting De voorzitter bedankt de leden voor hun aanwezigheid en vertrouwen in het bestuur, niet alleen in woord maar ook in gebaar en vraagt de website in de gaten te houden voor mededelingen. De voorzitter sluit de vergadering om 22.29 uur en biedt de aanwezigen een drankje aan namens het bestuur.
Pagina 7 van 7
