Algemene Ledenvergadering dinsdag 13 november 2012
NOTULEN
Aanvang : 20.30 uur Plaats : kantine AAV’36 Aanwezig: 29 leden inclusief het gehele bestuur. Afwezig met kennisgeving: Cees Justus Vogel, Gerard Rewijk en Wim Verkade.
1.
OPENING
Voorzitter opent de vergadering om 20.30 uur. Voorzitter heet in het bijzonder de aanwezige ereleden en het lid van verdienste hartelijk welkom. Bij aanvang van de vergadering stelt voorzitter voor om de volgorde van de vergadering zoals vermeld in de agenda te wijzigen. Als aftredend voorzitter wenst hij de op hem betrekking hebbende onderwerpen te behandelen te weten de notulen van de vergadering van 8 mei en de afronding van de financiële verantwoording over het jaar 2011 (agendapunt 5). Vervolgens stelt hij voor om de verkiezing van de nieuwe voorzitter te agenderen (agendapunt 7), waarna hij de hamer aan zijn opvolger ter beschikking wil stellen. De vergadering gaat met deze wijziging akkoord. 2.
NOTULEN ALV 8 MEI 2012
Op blz. 1 bij pt 3 voor Sportzaken invoegen “het bestuurslid”. Blz 2 voor Graathuis lezen Gaarthuis. Het verslag wordt goedgekeurd. Vervolgens wordt Eric Sarelse met algemene stemmen gekozen tot voorzitter van AAV'36. Alvorens over te gaan naar agendapunt 4 van de vergadering verzoekt de nieuwe voorzitter aan John Wassenaar om de kantine tijdelijk te verlaten. Voorzitter vervolgt met te constateren dat John Wassenaar voor een periode van meer dan 10 jaar een actieve, enthousiaste en betrokken voorzitter van onze vereniging is geweest. Tijdens deze periode heeft hij de vereniging naar gemeente en atletiekunie vertegenwoordigd, interne
conflicten bespreekbaar gemaakt en opgelost en is hij nog heel regelmatig ook nog actief geweest als wedstrijdleider, starter en jurylid. Mede door zijn inbreng en betrokkenheid zijn we nu de trotse gebruiker van een van de mooiste atletiekbanen van Nederland en hebben we met veel evenementen het lustrumjaar 2011 gevierd met als absolute hoogtepunt natuurlijk de organisatie van het succesvolle NKJ. Reden voor het bestuur om aan de vergadering voor te stellen om John te benomen tot erelid van onze vereniging. Hiermee stemt de vergadering van harte in. Bij terugkomst van John Wassenaar stelt de voorzitter hem van dit besluit op de hoogte en ondersteunt dit met een bloemetje. 3.
UITREIKING JAARPRIJZEN: AARHOEKTROFEE EN SPIRIT PENPRIJS
De Aarhoektrofee is de jaarlijkse prijs voor een zeer gewaardeerde vrijwilliger. Dit jaar is de prijs toegekend aan Ton Veelenturf. Niet alleen is Ton een enthousiast en bevlogen trainer voor de jeugd, ook is hij altijd bereid om advies te geven en werk te verrichten om noodzakelijke aanpassingen aan de infrastructuur te realiseren. Daarnaast helpt hij bij het verzinnen van oplossingen voor allerlei problemen en vragen binnen de vereniging. Reden waarom het het bestuur een genoegen is om Ton dit jaar en voor de duur van een jaar de Aarhoektrofee te overhandigen. Vervolgens het woord aan Ruud Harinck voor de uitreiking van de Spirit Penprijs. Dit jaar wordt deze prijs toegekend aan Ron van der Veer voor zijn zeer actieve benadering van het inbrengen van artikelen in de regionale pers en het clubblad. Ron is niet aanwezig en zal deze prijs later ontvangen Jan de Jong doet vervolgens mededeling van de beste atleten en atletes en van de toekenning van de Jurybeker. Beste heer is Alwin de Jong, beste dame Jarmilla van Stralen. Beste jongen is Niels Mijnsbergen, beste meisje Ilse Kuijf. De Jurybeker was dit jaar voor John Schoemaker ook voor zijn inspanningen voor de gehandicapte atleet. Een speciale prijs is toegekend aan de G Groep om hun bijzondere bijdrage aan de vereniging. 4.
UITVOERING BELEIDSPLAN (VOORTGANG)
Hans Vlak geeft een overzicht van de voortgang op het beleidsplan. Hij maakt melding van de werkzaamheden van onze nieuwe trainingscodinator Ferry Konter, de aanpak van de technische commissie op het gebied van verbetering van veiligheid en kwaliteit en kwantiteit van trainers, de organisatie van de technische commissie en de wedstrijdorganisatie commissie die voor het eerst sinds lange tijd weer volledig bemant/bevrouwt zijn en de plannen voor de toekomst. Daarna geeft secretaris een overzicht van de beschikbare gelden voor investeringen in de toekomst en de aansluiting van de idee die er over besteding van de middelen zijn met de plannen van de TC. In principe zijn de beschikbare gelden te gebruiken voor het opknappen van de infrastructuur en daarbij met name de kantine, het uitbreiden van de middelen (bijv. het in samenwerking met de gemeente realiseren van een veilig loopparkoers buiten de baan) en (kwaliteit van) trainers om de prestaties te verbeteren en de hogere ledenaantallen aan te
・
pakken en tenslotte het doen van aanvullende investeringen onder andere door het plaatsen van trainings- en speeltoestellen langs de baan. De vergadering spreekt een duidelijke voorkeur aan voor het doen van investeringen die rechtstreeks in verband staan met de ambities uit het beleidsplan dus een verhoging van de ledenaantallen tot 1000 leden en een verbetering van de prestaties. Secretaris geeft aan dat in de volgende ALV er een concreet investeringsplan ter besluitvorming zal worden voorgelegd, waarin rekening wordt gehouden met de prioriteiten en richtingen zoals door de ALV aangegeven. Jan de Jong vraagt hoe het geregeld gaat worden met evt. sponsoren. Krijgen die ook zichtbaarheid op de kleding. Daarover is nog geen uitspraak te doen, maar hier zal zeker later op worden teruggekomen. Ton Veelenturf heeft ook een vraag hoe extra kosten worden gedekt voor de talenten. Daar zal een koppeling gemaakt moeten worden tussen het aanbod vanuit de vereniging en de betaling daarvan. Bestuurslid Sportzaken geeft aan dat hier nog geen eenduidig beleid voor is, maar dat dit zeker onderwerp van verder beleid zal zijn. Hij vraagt instemming vanuit de leden om verder te gaan met het ingezette beleid op basis van de voorgestelde ambities.
・
Ton Veelenturf is van mening dat de continu eit in principe moet komen uit de gelden van de vereniging. Hans Vlak brengt daarin in dat we moeten voorkomen dat er een vereniging binnen de vereniging ontstaat. Dat hoeft geen belemmering te zijn voor initiatieven om aparte activiteiten vanuit verschillende kanten te financieren. Ton Veelenturf vraagt om een plan dat aan de volgende ALV aangeboden kan worden. Het bestuur stemt hiermee in. Hans Vlak haalt ook de betere organisatie van de Wedstrijd Organisatie Commissie aan. Ook de projecten vanuit deze commissie worden toegejuicht onder andere de nieuwe tijdsregistratie tijdens de Zegerplaslopen. Secretaris geeft een overzicht van de beschikbare gelden voor aanvullende investeringen binnen de vereniging. Jan de Jong meldt dat de Atletiekunie nieuwe eisen stelt aan de organisatie van pupillenwedstrijden. Daarvoor zijn extra investeringen noodzakelijk van ca. 4000 Euro. Investeringen zouden vooral moeten liggen in de kwaliteit van het beleid en daar dienen ook de richtingen van de investeringen worden gezocht. Daar moet ook een beter gebruik van de kantine bij komen. Pas wanneer dit is gerealiseerd kan er worden ge vesteerd. Daar staat tegenover dat pas bij een actief kantinebeheer er ook een aantrekkelijke kantine moet zijn.
・
Belangrijk is om vooral op zoek te gaan naar een beheerder voor de kantine. De ALV wordt gevraagd om met voorstellen of idee op dit gebied te komen. Een idee voor de vrijwilligers is het betrekken van de ouders van kinderen bij het vervullen van kantinetaken.
・
Er wordt ook gevraagd om een duidelijker structuur voor de website. Nu is deze sterk afhankelijk van kennis van de vereniging waardoor hij slecht toegankelijk is voor mensen van buiten. Ook moet hij worden aangepast voor software ten behoeve van smartphones en tablets. Er moet een lijstje komen voor de punten ter verbetering van de website. Deze punten kunnen worden
gezonden aan bestuurslid Pr en Sponsoring. Ton Veelenturf pleit voor het realiseren van een overdekte trainingsmogelijkheid. Volgens voorzitter is de tijd nu rijp voor het voorstellen van oplossingen onder in relatie tot het slopen van de Rijnstreekhal. Een mogelijke partner in deze is de korfbalvereniging.
・
Er vindt een discussie plaats over de reservering van gelden in de financi e administratie voor verschillende doeleinden. Genoemd werd het pot van de stroopwafelactie, de pupillen en het NKJ. De vergadering stemt in met het opheffen van de pupillen en NKJ fondsen. Voor de stroopwafelactie moet de CD groep met voorstellen komen voor de volgende ALV en anders wordt deze reservering ook in de algemene middelen opgenomen.. 5.
FINANCIËLE SITUATIE
Penningmeester leest het verslag van de kascontrolecommissie verkort voor nadat hij daarvoor van het aanwezige lid van deze commissie Ron Groen toestemming heeft gekregen. Hij behandelt achtereenvolgens de opmerkingen van deze commissie zoals bij de controle gedaan. De commissie is van mening dat de administratie goed is gevoerd en stelt voor om het bestuur van de vereniging voor het door hen gevoerde beleid te dechargeren. De vergadering stemt hiermee in. 6.
BEHANDELING BEGROTING EN REALISATIEOVERZICHT
Penningmeester presenteert het overzicht voor de begroting 2013 en het overzicht van de realisatie tot dit moment. Hij haalt aan de geringe opbrengst van de kantine onder andere door het niet organiseren van 2 wedstrijden, het gebrekkige beheer en het slecht registeren van het gebruik van drankjes tijdens trainingsavonden en overige evenementen. Er is weinig verschil te constateren tussen de resultaten en realisatie tussen 2011 en 2012. Het bestuur acht ook geen verhoging van de contributie nodig gezien de vermogenspositie. Misschien moet er nog een geringe aanpassing noodzakelijk zijn voor een verhoging van de bijdrage aan de Atletiekunie. De verenigingscontributie blijft voor 2013 ongewijzigd. 7.
VERKIEZING NIEUWE VOORZITTER
Voorzitter verzoekt om de kandidaat voor de functie van nieuwe voorzitter te benoemen Eric Sarelse. De vergadering gaat met handopsteken en bij acclamatie akkoord met de nieuwe voorzitter. 8.
VOORSTELLEN AANPASSING HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Penningmeester stelt een aantal wijzigingen voor in het huishoudelijk reglement (HR). In punt 2.19 wordt voorgesteld om te komen tot een reglement van de Kascommssie. Dit betreft meer duidelijke richtlijnen aan de commissie. Dit naar aanleiding van vragen en ervaringen met deze commissies in de afgelopen jaren. Hiermee wordt er een duidelijker richting gegeven aan deze belangrijke commissie en de door haar te verrichten controle. Het reglement wordt als bijlage bij het HR opgenomen.
Ook wordt er een vereenvoudiging voorgesteld voor de richtlijnen aan commissies en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Er wordt dus geen specifieke richtlijn meer meegegeven aan de organisatie van deze evenementen. De wijziging sluit daarmee aan aan de inmiddels ontstane praktijk van een vaste toelage per lid aan een activiteit. Er wordt voorgesteld om een onderscheid te maken tussen jeugdleden en volwassen leden (vanaf de categorie senioren) en geen bedragen te noemen. De vergadering gaat hiermee akkoord.
・
In punt 4.9 wordt een aantal aanpassingen voorgesteld in de categorie die daar als lid worden vermeld. Dit betreft vooral een verdere verduidelijking van het lidmaatschap in verschillende categorie . De door de TC opgestelde reglementen over blessureleden en gastleden worden ook als bijlage opgenomen bij het HR. Leden die 65 jaar en ouder zijn worden vrijgesteld van het vrijwilligersbeleid.
・
De vergadering stemt in met alle wijzigingen die zijn voorgesteld. 9.
INGEKOMEN STUKKEN
Er zijn geen ingekomen stukken. 10.
RONDVRAAG
Nico Verkade pleit voor het consequent dragen van clubkleding tijdens wedstrijden. Als lid van een vereniging zou je trots moeten zijn op je vereniging en dit zou ook door trainers moeten worden uitgedragen. Jan de Jong vraagt naar de stand van zaken van bestrijding van de eikenprocessierups. Deze blijven een probleem voor het imago van de vereniging. Er moet een duidelijker beleid komen om deze insecten te bestrijden. Het voorstel om te komen tot het kappen van de bomen stuit op een aantal bezwaren. Het bestuur zal nogmaals dit probleem onder de aandacht te brengen van het Sportspectrum en de gemeente. Voorzitter vermeldt dat er een tractor komt met bezem om de baan sneeuwvrij te houden. Er moeten echter een aantal mensen komen die deze machines kunnen bedienen op een professionele en verantwoorde manier. Voorzitter haalt aan dat de ledenadminstratie van Robert van der Hoorn is overgenomen door Sigrid Wassenaar. 11.
SLUITING
Voorzitter sluit de vergadering om 22.40 uur.
