Notulen Algemene Ledenvergadering AV Clytoneus Dinsdag, 26 maart 2013, 20.30 uur Aanwezig: Raoul van Aalst, Hans Bakker, Hans van Keulen, Jeroen Ros, Rutger Peenstra, Annemiek Roozen, Gerard Vermeij, Hilda Brak, Ajan van Dam, Gerard Sengers, Martin Vergeer, Albert v.d. Meer, Wim Peeters, Dick de Vries, Ellen Neuvel, Marry v.d. Heuvel, Koos van den Nieuwendijk, Dirk Blom, Jan Vesseur, Thijs Ros, Gerard van der Meer, Jan Willem Burggraaf, Rob Stofberg, Joost Avis (21.30 uur), Janneke van de Kerkhoff, Piet van de Kerkhoff, Francois Bakker, Wim van den Berg. Afwezig met kennisgeving: Joost Avis (aanwezig vanaf 21.30 uur) , Henk Fidder, Aat Hendrikson, Petra van Zeeland, Tom van Veldhuijzen, Leo v.d. Hoven, Hilly v.d. Wouden.
1. Opening en mededelingen Raoul van Aalst opent om 20.35 uur de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Hij toont het roulatieschema van het bestuur door de jaren heen, hetgeen een goed inzicht geeft wie er zoal actief zijn geweest binnen de vereniging, en vaak nog zijn. 2. Huldigingen/jubilea Leo v.d. Hoven is de enige 25 jarige jubilaris. Hij is verhinderd; een passend geschenk zal hem alsnog worden aangeboden. Thijs Ros merkt op dat hij augustus 1987 lid is geworden, dus ook hij viert zijn 25-jarig jubileum. Hij wordt alsnog vereerd met een pluim. Jarenlang was De Atleet het clubblad van Clytoneus. Inmiddels is overgegaan tot een digitale versie. De Atleet is afgesloten met een mooie uitgave. Bij twee mensen, Martin Vergeer en Wim Peeters, wil voorzitter even stilstaan. Het clubblad is een belangrijke drager van een vereniging. Voorzitter spreekt waardering uit voor al die jaren dat beiden zich aan de Atleet hebben gewijd en bedankt hen voor hun bijdrage. Zij ontvangen een pluim. Ook voor Hilly van der Wouden, vanavond niet aanwezig, is er een bedankje. Voorzitter, wijzend op het historisch perspectief, zet Martin Vergeer speciaal in het zonnetje. Door de jaren heen is Martin zeer actief in diverse functies. Voorzitter stelt voor Martin het erelidmaatschap aan te bieden, waarmee de aanwezigen van harte instemmen. Martin meldt in zijn dankwoord dat hij bezig is met een historisch overzicht. Hij vindt het een eer dat hij het erelidmaatschap krijgt aangeboden. 3. Notulen algemene ledenvergadering 22 maart 2012 Pieter ’t Hart herinnert het bestuur aan de toezegging de uitslag van de ledenenquête op de site te publiceren. Voorzitter zegt toe hier alsnog toe over te gaan. De notulen worden onder dankzegging aan Petra van Zeeland goedgekeurd.
1
4. Jaarverslagen Vanwege een omissie van de voorzitter, zijn de jaarverslagen niet op de site gepubliceerd. Daarom wordt een korte leespauze ingelast. Voor wat het bestuur betreft kan Raoul melden dat in 2012 op aantal punten voortgang geboekt is. Hij noemt dat de communicatie up to date is, middels een twitter account, digitale nieuwsbrief. Uiteindelijk zien we ook een bescheiden ledengroei. Het bestuur is tevreden met deze ledengroei, vooral omdat het laatste jaar vooral pupillen en junioren lid zijn geworden. Wij hebben een actieve jeugdcommissie, een goeie trainersgroep bij de jeugd. Peuterpret mag ook niet onvermeld blijven. De Triatleten is een andere groep die hard groeit. Er is vrij veel geïnvesteerd in materialen. Trots zijn we op de activiteitenkalender: er staat een hele serie activiteiten gepland. Zijn er nog wensen? Het bestuur maakt zich sterk voor uitbreiding van het trainerscorps. Naar aanleiding hiervan merkt Piet v.d. Kerkhoff op dat hij moet vaststellen dat de groep cjunioren gedemotiveerd raakt vanwege onvoldoende trainingsmogelijkheden. Raoul bevestigt dat daar inderdaad een probleem ligt. Er komt een info-avond voor belangstellenden. Jan Willem Burggraaf mist in de jaarverslagen de clubrecords. Hans Ros houdt deze bij. Hij zegt toe deze zo spoedig mogelijk op de site te publiceren. Pieter ’t Hart vraagt naar de stand van zaken rond de barbezetting, met name op dinsdagavond. Dankzij bereidwilligheid van Martin Vergeer krijgt de groep op dinsdag koffie. Voorzitter laat weten dat dit de aandacht heeft van het bestuur. 5. Financieel jaarverslag 2012 Toelichting penningmeester. Hans van Keulen geeft een korte toelichting op de cijfers. Wij hebben 2012 positief kunnen afsluiten, ondanks een aantal extra, niet geplande, uitgaven. Pieter ’t Hart merkt op dat het overzicht van sponsoren 2012 niet correct is. Als er niet meer gesponsord wordt, moeten de borden ook weggehaald worden. Hier wordt aandacht besteed. Hans laat weten dat een aantal sponsoren heeft afgehaakt. Verslag kascontrolecommissie De kascontrolecommissie spreekt haar waardering uit voor de werkzaamheden van de penningmeester. De commissie heeft een goed beeld gekregen van de financiën. Het verslag ziet er prima uit en is in orde bevonden. Raoul bedankt de leden van de kascontrolecommissie voor hun werkzaamheden. 6. Decharge bestuur 2012 De ALV verleent het bestuur decharge over 2012. 7. Verkiezing kascontrolecommissie Hilda Brak is aftredend. Jan Willem gaat nog een jaar door. François Bakker meldt zich aan als nieuw lid en wordt als zodanig verkozen.
2
8. Bestuursverkiezing Jeroen Ros stopt vanwege verhuizing met zijn lidmaatschap van het bestuur. Raoul bedankt hem voor zijn bijdrage. Hij zal Clytoneus niet vergeten en ook in zijn rol als scheidsrechter bij de AU zullen we hem regelmatig terug zien. Sinds 1999 heeft Hans Bakker zich ingezet voor het bestuur. Hij heeft besloten zijn lidmaatschap te beëindigen. Maar Clytoneus verliest Hans ook niet voor de vereniging, want hij blijft zich op verschillende terreinen inzetten. Voorzitter memoreert dat Hans de atletiek in de maatschappij brengt, atletiek naar de straat toe brengt. Hans krijgt de waarderingsspeld van de Atletiekunie uitgereikt. Beide aftredende bestuursleden krijgen een passend afscheidscadeau. In zijn dankwoord vertelt Hans hoe hij destijds in het bestuur terecht is gekomen en wat voor hem het moment is geweest om te besluiten afscheid te nemen. Het bestuur is op zoek naar nieuwe kandidaten. Het bestuur bestaat uit: Raoul van Aalst (voorzitter), Annemiek Roozen (secretaris), Hans van Keulen (penningmeester), Rutger Peenstra en Petra van Zeeland. Inmiddels is Joost Avis binnengekomen. Raoul wijst erop dat ook hij zo’n verenigingsman is, die door de jaren heen op diverse terreinen zich heeft ingezet voor de vereniging. Maar wat de jurycoördinatie betreft heeft hij het stokje overgedragen aan Ajan van Dam. Ook voor sport in Woerden heeft Joost veel gedaan. Ook hij verdient de waarderingsspeld van de Atletiekunie. In zijn dankwoord zegt Joost verrast, verbaasd, vereerd te zijn. Hij vond het vooral leuk om het de afgelopen jaren gedaan te hebben. Hoopt dat Ajan net zoveel lol eraan gaat beleven als dat hij gedaan heeft. 9. Beleidsplan Clytoneus In 2011 is een enorme slag geslagen om het beleidsplan uit te schrijven. Het beleidsplan blijkt al werkende veel statischer te zijn dan aanvankelijk gedacht. Dat is in feite goed nieuws. Het bestuur houdt vast aan het bestaande beleidsplan. Een aantal zaken krijgt prioriteit: uitbreiding trainerscorps staat met stip op 1. Aanschaf verenigingspakket is een volgend belangrijke item. Verder: de aankleding van de accommodatie, herkenbaarheid van de vereniging. Ter illustratie: Michel Mooi architectuur heeft een schets gemaakt van hoe het zou kunnen worden. Preview, leden zijn enthousiast. Gaaf! Wordt vervolgd. Tenslotte, ook niet onbelangrijk, het realiseren van structurele sponsorinkomsten. Piet v.d. Kerkhof wijst in dit verband op de mogelijkheid banken te benaderen. Contact met de Rabobank heeft het bestuur al in het vizier. En van het VSB fonds verwachten we ook aardige bijdrage te krijgen. Samengevat: het bestuur zal voortgang geven aan het beleidsplan. 10. Begroting 2013 Hans van Keulen licht er een aantal zaken uit. Wat betreft de kosten onderhoud baan lijkt het er naar uit te zien dat wij als vereniging er positief uitkomen. De meerjarenbegroting heeft hij
3
positief kunnen bijstellen. Verder is er een ruim budget voor de jeugdcommissie. Sponsorinkomsten zijn behoedzaam geraamd. Voor thuiswedstrijden is een budget beschikbaar. Woerden Atletics handhaven op een kleine overschrijding. Kijkend naar de begroting wordt geconstateerd dat een belangrijke deel bestaat uit inkomsten van de BSO. Het contract loopt nog een aantal jaren, maar in de kinderopvang gaat het moeizaam. Daarom worden de rentelasten fors teruggebracht om een eventuele klap op te kunnen vangen. Andere post waar we veel geld aan kwijt zijn is de elektriciteit. Een overweging is om zonnepanelen op het dak te plaatsen. Een andere variant is letverlichting. Vanuit de vergadering wordt gewezen op de deurdranger en op de hoge stand van de verwarming. Jan Willem Burggraaf vraagt of de bijdragen van SHV en RCW niet omhoog kunnen. Hij vindt deze nog steeds aan de lage kant. De groepen vormen een behoorlijke belasting op de baan. Ze gebruiken ook materialen die nogal gauw stuk gaan. Raoul zegt toe hier actie op te nemen. Tenslotte meldt penningmeester dat er fors geïnvesteerd is in een nieuwe boiler. Niettemin hebben we de stroppenpot kunnen verhogen. 11. Combinatiefunctionaris Het bestuur heeft Ron Vermeij uitgenodigd om een toelichting te geven op zijn werkzaamheden. Hij is inmiddels gearriveerd. Raoul heet hem welkom en geeft hem het woord. De leukste baan van Woerden! Middels het scherm geeft Ron de vergadering toelichting op de functie CF en de wijze waarop de gemeente Woerden die toepast. Ron vertelt enthousiast over zijn werkzaamheden in het algemeen en specifiek de taken en doelstellingen binnen Clytoneus. Verder laat hij zien wat hij inmiddels bereikt heeft, zoals Kids Plus, structuur in trainersoverleg, een actieve jeugdcommissie, aantrekkelijke trainingen jongste jeugd, uitbreiding trainerscorps, stijging aantal jeugdleden, maandbrief pupillen. En wat nog komt: peuterpret. Ron wordt met applaus van harte bedankt voor zijn bijdrage. 12. Huishoudelijk reglement Er zijn geen wijzigingen in het huishoudelijk reglement. 13. Rondvraag Jan Willem Burggraaf vraagt of er een flyer aanwezig is. Het antwoord is negatief, er is alleen een flyer voor pupillen. Maar het bestuur vindt het een goed idee, gaat ermee aan de slag. 14. Sluiting Raoul van Aalst bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en aanwezigheid en sluit de vergadering om 22.15 uur.
4
5
